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Annual report of the public Archives of Canada 1985-1986 Public Archives of Canada 1986

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Array  i   UNIVERSITY OF
BRITISH
COLUMBIA 1+
Public Archives     Archives publiques
Canada Canada r: Woman in Eskimo Clothing from Labrador, Couverture : Femme en costume inuit
ca. 1768-1772. by Angelica Kauffman. 1768-1772, par Angelic;
(C-95201) (C-95201)
•Minister of Supply and °Ministre des Approvisionnements
Services Canada 1986 et Services Canada 1986
Cat. No.: SA1-1986 N°de cat : SA1-1986
ISBN: 0-662-54537-0 ISBN : 0-662-54537-0 Table of Contents
Table des matières
4   Introduction
14   Preserving Our
National Héritage
16   Acquiring Collections
30   Housing the Collections
32   Conserving the Collections
38   Making the Collections
Accessible
42   Serving the Nation
and the Public
44   National Prominence
44   Research Use
48   Publications
50   Exhibitions
52   Courses, Conferences and
Cooperative Ventures
54   Public Service
58   Other Service Activities
60   Managing the Records of
the Government of
Canada
62   Records Management
Functions
68   Privacy and Access to
Information Legislation
70   Other Activities of
Relevance to the
Federal Government
72   Our Staff
76   Staff Contributions beyond
the Department
78   Personnel
80   Looking to the Future
86   Appendices
88   Appendix A Publications,
1985-1986
88   Appendix B Exhibitions,
1985-1986
90   Appendix C Loans,
1985-1986
92   Appendix D Organizational
Chart of the Public
Archives of Canada
5   Introduction
15   Préservation du
patrimoine national
17   Acquisition des collections
31   Entreposage des collections
33   Conservation des
collections
39   Accès aux collections
43   Au service de la nation
et du public
45   Importance nationale
45   Services à la recherche
49   Publications
51    Expositions
53   Cours, colloques et projets
conjoints
55   Services au public
59   Autres activités reliées
au service
61   Gestion des documents
du Gouvernement
du Canada
63   Fonctions de gestion des
documents
69   Loi sur la protection
des renseignements
personnels et Loi sur
l'accès à l'information
71   Autres activités reliées au
gouvernement fédéral
73   Notre personnel
77   Contributions du personnel
hors du cadre ministériel
79   Le personnel
81   Un regard vers l'avenir
87   Annexes
89   Annexe A Publications,
1985-1986
89   Annexe B Expositions,
1985-1986
91    Annexe C Prêts, 1985-1986
94   Annexe D Organigramme
des Archives publiques
du Canada  zF^Z^-JËSSZÏ^ wmiamsmHim
"The higher man's state of civilization, the more he seeks to
understand where he came
from and what kind of individual
he is."
(Arthur R.M. Lower)
National identity and cultural sovereignty were two of the topics
uppermost in the minds of Canadians in 1985-1986, and this
was reflected at the Public Archives of Canada. As novelist
Joy Kogawa's character said, "If
you cut yourself off from your
past, you lose a part of yourself."
A nation without archives is a nation without a history, and in the
famous words of Lord Durham, a
nation without a history is a nation without a culture; it is a nation without a memory, unable to
relate to the events, undertakings and achievements that
make up its collective personality; a nation lacking both the
identity it needs to understand itself and others and the perspective necessary to guide its future.
Without a past, without knowing
what has gone on before, a nation is incapable of taking full advantage of its institutions, of justifying them, of defending Its
collective and individual rights,
and of providing a solid base for
those rights that reflects their
meaning and scope.
The role of the Public Archives of
Canada, like other archival repositories in their various
spheres, is to trace, conserve
and prepare the raw material that
researchers will weave into a coherent story defining what we
are, what we are like, and what
makes us a nation. Our role is to
help explain how and why
Canada is different from its
neighbour to the south, the countries that gave it birth, and the
vast array of nations represented
by the waves of immigration that
have reached our shores over
nearly four centuries. This is the
essence of our task. To safeguard this knowledge and its
origins, we as archivists — and
sometimes as historians — must
preserve the records of the past,
prepare the archives of the future
by properly managing contemporary documents, and make
this heritage available to as
many Canadians as possible.
A brief overview of the Public Archives' main activities in 1985-
1986 is followed by an examination of the priorities identified for
the coming years. I have not
given details about our activities
since these can be found in the
report itself.
I
The Public Archives of Canada
was created in 1872 and has existed as a separate repository
since 1912. Its 1985-1986
budget was $41,984,712. The
Archives provides three basic
services: collecting and conserving historical records of national
importance, public (federal) as
well as private; since 1945, and
at the request of Treasury Board,
organizing, managing, preserving or disposing of the current
records of federal departments
and agencies; and providing assistance, even if on a modest
basis, to the archival community
in Canada and around the world.
The first function is the oldest
and most widely known. The
second draws less attention but
is of utmost importance since it
concerns the classification and
conservation of tomorrow's historical documents, which future
historians will use to compile a
lasting record of this era. This
function has received rather substantial government support in
recent years. The Archives saves
taxpayers considerable amounts
of money each year (more than
$20,000,000 in 1985-1986) by
rationalizing the management of
government records, storing records in central repositories, and
providing quick access to them.
The provisions of the Access to
Information and Privacy Acts
mean that historical records and
current documents (active or
semiactive) must be managed in
a particularly efficient manner.
Finally, assistance to the Canadian archival community takes
the form of microfilm exchanges,
the establishment of on-the-job
training programs and the sharing of expertise, particularly in
times of crisis (fires, floods and
so on). On the international front,
the Archives has made a particular name for itself through a number of cooperative programs and
its contribution to the specialized
committees of the International
Council on Archives. And of
course, our archivists publish
scholarly articles and give specialized addresses at many colloquiums and conferences.
Most Canadians are aware of the
fact that historians and specialists use the Public Archives
when writing books and articles
on Canadian history. However,
this accounts for only a quarter
of our clientele. We serve people
of every origin and from all walks
of life with a wide variety of
needs. For example, we help
genealogists, journalists, government workers, jurists and visitors
engaged in such varied activities
as producing films, identifying
claims by Indians or other ethnic
groups, researching judicial and
administrative questions (such
as the investigation of the
Deschênes Commission on the
possible entry of war criminals in
Canada), obtaining retirement
benefits, and tracing their family
history.
The public also has access to its
documentary heritage through
exhibitions (some of which are
sent on tour), books, pamphlets,
films and other media. This year,
the travelling exhibits Dreams of
Empire and Private Realms of
Light continued to draw crowds
both at home and abroad; new
exhibits included Taking Root
and Phoenix on the Hill. Publications such as Taking Root, The
Four Indian Kings, the Union List
of Manuscripts Supplement and
another general guide entitled
National Map Collection, are examples of our attempt to reach a
wider audience.
The Public Archives provides a
host of services in response to
inquiries from members of the
Canadian public. In 1985-1986,
the Archives handled close to 1.8
million requests for files from
government departments, some
47,000 requests for personal information and about 84,000 requests regarding a wide range of
other subjects. Among these,
some 7,900 related to Access to
Information and Privacy legislation. The Public Archives supplied researchers with 1.3 million
copies of documents and loaned
17,000 reels of microfilm through
the interlibrary loans service. Assistance was given to approximately 7,000 people who came
to the Archives to do research.
it, Dominion Archivi MflMiB/WJffll
« The higher man's state of civilization, the more he seeks to understand where he came from
and what kind of individual he
is. »
(Arthur R.M. Lower)
L'identité canadienne, la souveraineté culturelle, voilà deux leit-
motive qui ressortent des préoccupations des Canadiens en
1985-1986. Les Archives publiques du Canada n'y ont pas
échappé. En effet, comme
l'énonce en substance un personnage de la romancière Joy
Kogawa, « si vous coupez dans
votre passé, vous êtes un amputé ». Un peuple sans archives
est un peuple sans histoire, et un
peuple sans histoire, selon la célèbre formule de lord Durham,
est un peuple sans culture : un
peuple amnésique qui ne peut se
raccrocher aux épreuves, aux
entreprises et aux réussites qui
tissent une personnalité collective qui lui échappe et qu'il ne
peut enrichir; un peuple sans
cette identité indispensable à la
compréhension de lui-même et
des autres, sans la perspective
nécessaire pour guider ses projets d'avenir. Sans passé, sans
« précédent », un peuple ne saurait même profiter pleinement de
ses institutions, les justifier,
défendre ses droits collectifs et
individuels, les fonder sur des
racines solides qui en révèlent
le sens et l'étendue.
Les Archives publiques du
Canada, comme les autres
dépôts d'archives dans leurs
sphères respectives, ont pour
fonction de retracer, de conserver et de préparer ces fils que
tresseront ensuite les chercheurs
dans une trame historique cohérente expliquant ce que nous
sommes, ce qui nous caractérise, ce qui nous identifie comme
nation; bref, d'aider à faire
comprendre pourquoi et en quoi
le Canada diffère de ses voisins
du sud, de ses anciennes mères-
patries, des innombrables
nations d'où sont venues les
vagues successives d'immigration depuis près de quatre
siècles. Voilà en quoi notre tâche
est essentielle : comme archivistes, et parfois même comme
historiens, nous nous devons de
maintenir ce savoir et ses fondements en préservant des archives historiques, en préparant
les archives historiques de demain grâce à une saine gestion
des documents actuels et en
mettant ce patrimoine à la disposition du plus grand nombre
possible de citoyens canadiens.
Quelques rappels généraux des
grandes activités des Archives
publiques du Canada en 1985-
1986 précéderont l'examen des
priorités envisagées pour les
prochaines années. On trouvera
le détail de nos activités dans le
rapport qui suit cette
introduction.
I
Les Archives publiques du
Canada existent depuis 1872 et,
comme dépôt séparé, depuis
1912. Elles avaient un budget en
1985-1986 de 41 984 712$.
Elles dispensent essentiellement
trois grands services : la collecte
et la conservation des archives
historiques d'importance nationale, tant publiques (fédérales)
que privées; depuis 1945, à la
demande du Conseil du Trésor,
l'organisation, la gestion, la destruction ou la préservation des
documents courants des divers
ministères et organismes fédéraux; enfin, bien que sur une
base modeste, l'aide à la
communauté archivistique
canadienne et internationale.
La première fonction demeure la
plus connue et la plus ancienne.
La seconde capte moins l'attention. Elle s'avère pourtant capitale puisqu'elle prépare le tri et la
conservation des archives historiques de demain, donc les retailles de notre présent que devront scruter et assembler les
futurs historiens. Elle a d'ailleurs
reçu un appui relativement substantiel du gouvernement au
cours des dernières décennies,
car elle permet d'épargner des
sommes considérables aux
contribuables (plus de
20 000 000 $ en 1985-1986) en
assurant la rationalisation de la
gestion des documents gouvernementaux, leur entreposage en
des dépôts centraux et leur
accès rapide. Les lois sur l'accès
à l'information et sur la protection
des renseignements personnels
exigent d'ailleurs une gestion
particulièrement efficace des documents historiques et des documents courants (qu'ils soient actifs ou semi-actifs). Enfin, l'aide à
la communauté archivistique
canadienne a donné lieu à des
échanges de microfilms, à la
mise sur pied de stages de formation, au partage de l'expertise, surtout dans des moments
de crise (incendies, inondations,
etc.), alors que sur le plan international, les Archives publiques
se sont particulièrement distinguées dans divers programmes
de coopération ou encore dans
les comités d'experts du Conseil
international des archives. Inutile
d'ajouter que nos archivistes
publient des articles savants et
donnent des communications
spécialisées lors de nombreux
colloques et congrès.
Les Canadiens savent que les
Archives publiques sont utilisées
par les historiens et par divers
spécialistes qui écrivent des
livres ou des articles savants sur
notre histoire. En fait, il ne s'agit
là que de 25 pour 100 de notre
clientèle. Nous desservons également des citoyens de toutes
origines et de toutes professions
à diverses fins : par exemple,
des généalogistes, des journalistes, des fonctionnaires, des juristes, des visiteurs de passage,
que ce soit pour la production de
films, rétablissement des réclamations des Indiens ou d'un
groupe ethnique, des enquêtes
judiciaires ou administratives
(par exemple, la Commission
Deschênes sur l'entrée possible
de criminels de guerre au
Canada), l'obtention de bénéfices de retraite et l'histoire
familiale.
Le public canadien peut aussi
accéder à son patrimoine archivistique grâce à des expositions,
dont plusieurs sont itinérantes, à
des livres, des dépliants, des
films, etc. Au cours de l'année,
des expositions itinérantes telles
Rêves d'empire et Le Cœur au
métier ont continué d'attirer des
foules au Canada et à l'étranger,
alors que nous avons lancé de
nouvelles expositions telles
VEnracinement et Le Phénix de
la colline. Divers volumes, dont
L'Enracinement, Les Quatre Rois
indiens, le Supplément au Catalogue collectif des manuscrits et
un autre guide général, intitulé
Collection nationale de cartes et
plans, illustrent nos efforts de
mieux rejoindre la population.
Afin de répondre aux demandes
d'information en provenance des
Canadiens, les Archives publiques offrent une multitude de
services publics : entre autres,
elles ont répondu, au cours de
l'année, à près de 1,8 million de
demandes de dossiers provenant des ministères fédéraux, à
environ 47 000 autres provenant
de chercheurs pour l'obtention
de renseignements dans les dossiers personnels du gouvernement, et à 84 000 demandes sur
toutes sortes de sujets. Parmi
celles-ci, 7 900 furent présentées
en vertu des lois sur l'accès à
l'information et sur la protection
des renseignements personnels. ■fuwrriffli
To ensure that Canadians have
access to information about their
past, the Archives has 600 kilometres of shelving for historical
and semiactive records; storage
space for almost 100,000 hours
of films and radio and television
programs; more than one million
maps and architectural drawings;
11 million photographs; and
100,000 paintings, prints and
drawings. Over the past decade
the Archives' holdings have increased by about 10 per cent annually, despite the fact that at
least 95 per cent of government
documents, having outlived their
usefulness, are destroyed. Unfortunately, the amount of space
and number of employees have
not grown at the same rate. As a
result, we are less and less
capable of meeting the needs of
the public and the government to
the extent that was possible in
the past. To cite an example, the
number of formal requests submitted to the National Personnel
Records Centre in 1985-1986
was up 125 per cent over the
previous year. As a result of staff
and program cuts in other departments, more duties were assumed by our records management centres. Similarly, the
number of employees in the Archives Branch increased by only
13.9 per cent between 1975 and
1985, while the number of documents more than doubled. This
is why we have only done preliminary cataloguing on slightly
more than half of our collections.
What is more, our backlog is
growing every year.
II
In view of these responsibilities
and the legal, financial, documentary, human and technical
constraints that have multiplied
in recent years, Public Archives
management has looked at the
various problems confronting it
and has set its priorities for the
next five years.
These priorities were established
within the current framework of
reorganizations and severe
budget cuts. As part of the downsizing measures Included in the
May 1985 budget, the Archives
had to eliminate 72 person-years
— almost nine per cent of the
total staff— between 1986 and
1991. By acting quickly we were
able to place the majority of
those whose jobs are to be eliminated in 1986-1987. To avoid
weakening the department's performance by spreading ourselves
too thin, activities less closely
linked to our primary objective
(for example, Central Microfilm
Operations) had to be abandoned, and some resources
(over and above the 72 positions
cut) had to be redeployed to ensure that the Archives' priorities
for the next few years are met. I
undertook a partial reorganization of the Public Archives,
grouping priority activities that already existed into two new
branches: Public Programs, and
Policy (see Appendix D containing the new organization chart).
A study is now under way to determine whether a more radical
restructuring of the system is appropriate or possible.
Archives Legislation
The Public Archives has for
many years been hoping for the
replacement of the 1912 Archives Act with modem legislation that would take into account
the Archives' dual role as a cultural agency and a central administrative body acting on behalf of Treasury Board, and
would also recognize the important and necessary contribution
of the Public Archives to the national and international community. Throughout the year, we
held the necessary consultations
with other departments at the request of the Honourable Marcel
Masse, Minister of Communications. As a result, the Minister
tabled a new Archives Bill in the
House of Commons last February. The new act will provide a legal framework for a large number
of essential services that the Archives already provides, chiefly
as part of its administrative mandate but also as the result of
practices that have evolved over
the years. The Public Archives
has also made known its views
regarding the draft amendments
to the Access to Information Act,
currently under study by the
Standing Committee on Culture
and Communications.
Accommodation
The Public Archives has long
sought adequate, centralized accommodation in a sufficiently
large main building with the controls needed for safe storage and
conservation of the documents it
houses. At present, historical
records are scattered in seven
buildings in the National Capital
Region, not including the regional records centres containing
semiactive documents (at least
three of which are full). Almost 70
per cent of the valuable historical
records are stored under conditions that are totally unsuited to
conservation and handling, and
which make rapid access by researchers difficult (humidity, climate and temperature control,
protection against theft, fire and
insects, and so on). The inevitable results of current storage
conditions are inefficiency, delays, lost time, and damage to
documents. There have been
more than 45 major incidents
over the past four years, 20 of
them in 1985-1986; a collapsed
wall, cracks and floods have resulted in considerable losses and
damage to priceless documents.
The situation led the Minister of
Communications to ask an interdepartmental group to prepare a
report on the matter. The report
recommended that more adequate and more functional premises be made available to the
Public Archives as soon as
possible.
Managing Government
Documents
The Public Archives' annual reports to Treasury Board on managing the records of federal departments and agencies — and
in particular the 1985-1986 report — have brought to light a
number of weaknesses in the application of Treasury Board directives. In these times of austerity
where greater efficiency is of
prime importance, and within the
context of existing legislation (the
Access to Information and Privacy Acts), it is clear that records
management in all departments
must be expanded, not diminished. There have been meetings between representatives of
the Archives and Treasury
Board, and a committee has
been set up to develop a joint
plan of action for improving records management across the
federal administration. mm
Les Archives publiques ont fourni
aux chercheurs 1,3 million de copies de documents et ont prêté
17 000 bobines de microfilm par
l'intermédiaire du système de
prêts entre bibliothèques. Elles
ont aussi aidé 7 000 chercheurs
qui sont venus personnellement
aux Archives publiques.
Pour permettre aux Canadiens
d'avoir ainsi accès aux données
relatives à leur passé, les
Archives maintiennent 600 kilomètres de rayonnage pour les
documents historiques et semi-
actifs, et entreposent près de
100 000 heures d'émissions de
radio, de télévision et de films,
plus de 1 000 000 de cartes et
de dessins architecturaux,
11 000 000 de photographies et
100 000 peintures, gravures et
dessins. Au cours de la dernière
décennie, les fonds d'archives se
sont accrus d'environ 10 pour
100 par année, malgré la destruction d'au moins 95 pour 100
des documents gouvernementaux n'ayant plus d'utilité administrative. Malheureusement, les
ressources en espaces et en
années-personnes n'ont pas
suivi cette courbe ascendante, et
nous pourrons de moins en
moins satisfaire tous les besoins
du public et des ministères au
même degré que par le passé.
Par exemple, les demandes formelles au Centre national des
documents du personnel ont
bondi de 125 pour 100 en 1985-
1986, comparativement aux
chiffres de 1984-1985. Les coupures de personnel et la fermeture de programmes, dans les
autres ministères, ont entraîné
une augmentation du nombre de
tâches pour nos centres fédéraux de documents. D'autre part,
à la Direction des archives, le
personnel ne s'est accru que de
13,9 pour 100 entre 1975 et
1985, alors que la quantité de
documents a plus que doublé.
Ce qui explique que nous
n'avons inventorié d'une façon
préliminaire qu'un peu plus de la
moitié de nos collections : or, ce
retard s'accroît d'année en
II
Compte tenu de ces responsabilités et des contraintes diverses
(légales, financières, documentaires, humaines, techniques) qui
se sont accrues au cours des
dernières années, la direction
des Archives publiques a examiné les divers problèmes auxquels elle se trouvait confrontée
et a précisé ses priorités pour les
cinq prochaines années.
L'établissement de ces priorités
s'est déroulé dans une conjoncture de restrictions budgétaires
sévères et de restructuration.
Dans le cadre des mesures de
compression prévues dans le
budget de mai 1985, les Archives
ont dû prévoir et planifier l'élimination de 72 années-personnes
au cours des années 1986-1991
(soit près de 9 pour 100 de ses
effectifs globaux). En s'y prenant
tôt, elles ont réussi à replacer la
très grande majorité des personnes dont les postes seront
supprimés en 1986-1987. Par
ailleurs, afin d'éviter la médiocrité générale de tous les secteurs, il a fallu abandonner des
activités moins liées directement
à notre mission principale (par
exemple, les Services centraux
du microfilm) et même prévoir le
redéploiement de ressources
(au-delà des 72 postes supprimés) de façon à assurer l'atteinte des priorités au cours des
prochaines années. En outre, j'ai
procédé à une réorganisation
partielle des Archives publiques
en regroupant des activités déjà
existantes, mais prioritaires,
dans deux nouvelles directions :
la Direction des programmes
publics et la Direction des
politiques (voir le nouvel organigramme à l'annexe D). Une
étude est en cours pour déterminer si une refonte plus radicale
des structures actuelles serait
opportune et possible.
Loi des archives
Depuis plusieurs années, les Archives publiques espèrent que la
loi de 1912 sera remplacée par
une loi moderne sur les archives
nationales qui tienne compte de
leur double rôle d'agence culturelle et d'organisme administratif
central agissant pour le compte
du Conseil du Trésor, et qui reconnaisse également l'apport
important et nécessaire des
Archives publiques à la communauté nationale et internationale.
Tout au cours de l'année, à la
demande du ministre des
Communications, l'honorable
Marcel Masse, nous avons procédé aux consultations interministérielles indispensables, et le
ministre a pu déposer un projet
de loi à la Chambre des
communes, en février dernier.
Cette loi fonderait légalement un
grand nombre d'activités essentielles qu'accomplissent déjà les
Archives en vertu de mandats
surtout administratifs ou de précédents accumulés au fil des
ans. Les Archives publiques ont
également fait connaître leur
point de vue sur le projet de révision de la Loi sur l'accès à l'Information, présentement à
l'étude au Comité permanent de
la culture et des communications.
Locaux
Depuis plusieurs années, les Archives publiques réclament des
locaux adéquats et regroupés,
c'est-à-dire un édifice principal
suffisamment spacieux et doté
des contrôles requis pour l'entreposage sécuritaire et la conservation des documents dont elles
sont dépositaires. Actuellement,
sans tenir compte des centres de
documents semi-actifs (dont au
moins trois sont saturés), les archives historiques sont reparties
entre sept édifices dans la
Région de la capitale nationale.
Près de 70 pour 100 des archives historiques, pourtant précieuses, sont logées dans des
conditions (humidité, climatisation, température, protection
contre le vol, le feu, les insectes,
etc.) tout à fait impropres à leur
conservation, à leur traitement et
à leur mise à la disposition des
chercheurs dans des délais
rapides. Inefficacité, retards,
pertes de temps, dégradation
des documents (45 incidents
graves sont survenus au cours
des quatre dernières années,
dont plus d'une vingtaine en
1985-1986 : effondrement d'un
mur, fissures, inondations, entraînant des pertes ou des dégâts considérables à des documents de valeur inestimable),
voilà l'inévitable résultat des
conditions actuelles d'entreposage. Aussi le ministre des
Communications a-t-il demandé
à un groupe interministériel de lui
préparer un rapport sur la question. Ce rapport lui a été remis et
propose l'octroi de locaux plus
fonctionnels et plus adéquats
aux Archives publiques dans un
proche avenir.
Gestion des documents
gouvernementaux
Les rapports annuels des
Archives publiques du Canada
au Conseil du Trésor (surtout
celui pour l'année 1985-1986)
concernant la gestion des documents dans les divers ministères
et organismes fédéraux, ont mis
à jour diverses faiblesses au
niveau de l'application des directives du Conseil. Or, en cette période d'austérité qui exige plus
d'efficacité et compte tenu de
plusieurs lois (accès à l'information, protection des renseignements personnels), il est clair
qu'il faut améliorer et non amoindrir la gestion des documents
dans l'ensemble des ministères.
Aussi des rencontres ont-elles
eu lieu entre des représentants
des Archives publiques et du
Conseil du Trésor, et un comité a
été mis sur pied pour énoncer un
plan d'action conjoint pour améliorer la gestion des documents
dans l'ensemble des ministères
et agences du gouvernement
fédéral. mmmmm
Another challenge facing the
Public Archives of Canada and
most other archives around the
world is the identification, acquisition and preservation of archival records stored on computer
media. Over the past four years,
the federal government has purchased 500,000 magnetic tapes,
in addition to floppy discs and
hard discs. It is estimated that
these tapes and discs, probably
numbering several million, contain more than ten times the
amount of information stored on
paper. Unfortunately, hardly any
of these tapes have been
brought under records management control. Moreover, we do
not yet have the resources
needed to deal effectively with
the overall problem. Because the
medium is so fragile (affected by
temperature, light and gradual
effacement), and because it is so
easy to delete or change the ■
data, we must resolve the problem very soon. Otherwise there
will be a large hole in Canada's
documentary heritage covering
the recent past and the immediate future, thus making the work
of tomorrow's researchers very
difficult. The Public Archives has
undertaken a more detailed
study in this area to identify the
scope of the problem; with
Treasury Board support it will
strive to find a solution.
Computerization at the
Public Archives
To increase productivity in both
the operational (records management, historical archives,
conservation) and administrative
sectors of the Public Archives,
management has decided to proceed as quickly as possible with
plans to computerize the administration and the physical and intellectual control of the collections. This decision has resulted
in the expansion of EDP services
and, for the medium term, will require the development of common standards for all branches
and divisions, with a view to exchanging information, compiling
multimedia cumulative indexes,
providing access to the data via
remote computer terminals, and
improving priorities planning in
the areas of indexing and conservation. The annual report provides details on the various operations already under way and on
the office automation experiments at the Department of
Communications in which the
Public Archives has been involved. These experiments are
set to continue to some extent at
the Archives, and every effort will
be made to better coordinate the
various computerization
initiatives.
Conservation
It is not enough simply to retain a
country's historical records. They
must be preserved, which involves a host of treatments and
procedures designed to restore
archival documents or preserve
them for posterity; these treatments and procedures include
microfilming, deacidification, restoration and the transfer of material on magnetic tapes onto optical discs. In 1985-1986, a
program evaluation study was
conducted to identify the planning, policy and management requirements of a rational and adequate conservation program. The
planning and management system being developed should be
in place within two years.
Research Assistance and
Public Programs
In response to specific needs,
the Public Archives over the
years has established several
programs aimed at the archival
community, the general public,
and its most frequent users. This
aspect of the Archives' mandate
is bound to increase in importance in the future. The Archives
must reach out and try to touch
all Canadians. Greater public
awareness and understanding of
the role they play in society is vital to the survival and prosperity
of archival institutions. Archives
must also stay in touch with the
public and be responsive to its
needs. During the year, management reviewed an evaluation report that urged the Public
Archives to rationalize its
educational and information tools
for researchers and the general
public, to make its collections
more widely known, to decentralize and disseminate information
to other repositories and libraries, to provide greater support
for the archival community in
Canada by lending expertise and
institutional support, and finally
to develop reasonable standards
of service and identify a target
public for exhibits and publications. The creation last fall of a
Public Programs Branch should
therefore come as no surprise.
A major development in 1985—
1986 was the creation of the Canadian Council of Archives. The
Council is the fruit of several
studies (the Symons, SHRCC
and Applebaum-Hébert Reports), the 1982 Archives Congress in Kingston, the expressed
desire of representatives of various repositories (federal, provincial and territorial) and professional associations (Association
des archivistes du Québec,
Canadian Archives Association),
and finally a 1984 agreement between the federal, provincial and
territorial ministers. The ultimate
goal of the Council is to make the
proposed Canadian archival system a reality. With the approval of
the Minister of Communications,
I appointed the members of the
Council, which met in Ottawa in
November 1985 and March
1986; committee and executive
meetings were also held. This
project is crucial in a country like  j
Canada that has many identities
and jurisdictions, and where the
preservation and organization of '
our heritage and the establishment of common standards cannot proceed without coopération
among all the parties involved.
The main areas of activity for the
coming year have already been
identified. wmssm
Un défi supplémentaire confronte
les Archives publiques comme la
plupart des dépôts d'archives à
travers le monde : il s'agit de
l'identification, de l'acquisition et
de la préservation des documents d'archives qui se trouvent
sur des supports informatisés.
Or, depuis quatre ans, le gouvernement fédéral a acheté 500 000
rubans magnétiques, sans
compter les disquettes et
disques durs. On estime que ces
supports, probablement au
nombre de plusieurs millions,
contiennent plus de dix fois les
données qui se trouvent consignées sur papier. Malheureusement, presque aucun de ces rubans magnétiques n'est soumis
à la gestion des documents. De
plus, à ce jour, nous n'avons pas
les ressources requises pour
nous attaquer au problème
global de façon efficace. Or, à
cause de la fragilité du support
(température, lumière, effacement graduel) et de la facilité
avec laquelle on peut biffer ou
modifier les données, si nous ne
résolvons pas ce problème dans
un très proche avenir, le patrimoine archivistique canadien
comportera un « trou » important
couvrant les années récentes et
prochaines, ce qui rendra la
tâche très difficile aux chercheurs de demain. Là encore,
les Archives publiques ont entrepris une étude plus fouillée pour
saisir l'ampleur du problème; et
avec l'appui du Conseil du
Trésor, elles s'emploieront à le
résoudre.
Informatisation des Archives
publiques
Pour accroître la productivité des
Archives publiques, tant dans les
secteurs opérationnels (gestion
des documents, archives historiques, conservation) qu'administratifs, la direction a décidé de
procéder le plus rapidement possible à l'informatisation de l'administration et du contrôle physique
et intellectuel des collections.
Une telle orientation a nécessité
le renforcement du service informatique. Elle implique aussi, à
moyen terme, la détermination
de standards communs pour
l'ensemble des divisions et des
directions de façon à pouvoir
échanger les informations, à
constituer des répertoires cumulatifs multi-médias, à rendre ces
données accessibles éventuellement à distance, sur ordinateur,
à mieux planifier les priorités en
matière de répertoriage et de
conservation, etc. Le rapport annuel fournit des détails sur les diverses opérations en cours et sur
les expériences de bureautique
auxquelles ont participé les
Archives publiques au sein du
ministère des Communications.
Ces expériences se poursuivront
en partie aux Archives publiques, et tous les efforts seront
faits pour mieux coordonner les
nombreuses initiatives
d'informatisation.
Conservation
Il ne suffit pas d'avoir la garde du
patrimoine historique de la nation. Il faut encore préserver les
collections, fonction qui englobe
tous les traitements ou procédures destinés à restaurer ou à
préserver à long terme les documents d'archives (par exemple,
microfilmage, désacidification,
remise en état, transcription de
bandes magnétiques sur disque
optique). En 1985-1986, une
étude d'évaluation de programme a permis de déterminer
les exigences en matière de planification, de politique et de gestion qu'entraînerait la création
d'un programme rationnel de
conservation. Le mécanisme de
planification et de gestion est en
cours de gestation et devrait être
en place d'ici deux ans.
Aide aux chercheurs et
programmes publics
Avec le temps et compte tenu
des besoins, les Archives publiques ont mis sur pied certains
programmes s'adressant soit à la
communauté archivistique, soit
au public en général, soit à leurs
clients privilégiés. Cette facette
de leur mandat ne pourra que
croître en importance à l'avenir.
D'une part, les Archives publiques doivent tenter de rejoindre tous les Canadiens. Une
prise de conscience et une
compréhension accrues du
public à l'égard de la place des
archives dans la société sont
indispensables à la survie et à
la santé de ces établissements.
Il faut également que ceux-ci
soient à l'écoute du public et répondent à ses attentes. D'autre
part, un rapport d'évaluation étudié au cours de l'année par la
direction invite les Archives publiques à une rationalisation de
leurs instruments d'information et
d'éducation, pour les chercheurs
et le public, à une plus grande
diffusion des répertoires, à une
décentralisation et une dissémination de l'information vers les
autres dépôts d'archives et les
bibliothèques, à un appui accru
au milieu archivistique canadien
sous forme de ressources d'expertise et d'appui institutionnel,
enfin à la définition de normes de
service raisonnables ainsi qu'à
l'identification d'un public-cible
pour les expositions et les publications. Il ne faut donc pas
s'étonner de la création, l'automne dernier, d'une Direction
des programmes publics.
Un développement majeur est
survenu en 1985-1986 avec la
mise sur pied du Conseil canadien des archives. Cet organisme résulte de diverses études
(rapports Symons, CRSHC,
Applebaum-Hébert), du congrès
sur les archives tenu à Kingston
en 1982, de la volonté exprimée
des représentants de divers
dépôts d'archives (fédéral,
provinciaux et territoriaux) et
d'associations professionnelles
(Association des archivistes du
Québec, Association canadienne
des archivistes) et enfin d'un accord survenu entre les ministres
fédéral, provinciaux et territoriaux en 1984. L'objectif ultime
est de concrétiser le projet de
système canadien des archives.
Avec l'autorisation du ministre
des Communications, j'ai
procédé à la nomination des
membres du Conseil qui s'est
réuni à deux reprises à Ottawa
(en novembre 1985 et en mars
1986, sans compter les réunions
des comités et de l'exécutif). Il
s'agit là d'un projet crucial dans
un pays aux identités et aux juridictions multiples comme le
Canada, où l'on ne peut procéder à la préservation et à l'organisation du patrimoine ainsi qu'à
la détermination de normes
communes qu'en concertation
entre tous les intéressés. Les
principaux axes d'action, pour la
prochaine année, ont déjà été
identifiés. WMSBSSMË
Selection and Acquisition
The Public Archives' primary responsibility is to handle the records of the institution of which it
is a part, the Government of
Canada. It also has a mandate to
acquire and conserve private
sector documents that are of national importance. The Archives
Branch is putting much effort into
developing a general acquisitions policy that takes into account not only the mandates of
the Public Archives itself and a
growing number of government
and private archival facilities nationwide, but also the need for
closer cooperation between all
parties and the lack of resources
available to the Archives. This
work should be completed during
the next fiscal year.
Assistance to the
Archival Community
The Public Archives continues to
be active in the archival community both in Canada and around
the world. In addition to creating
the Canadian Council of Archives, the Public Archives and
several of its staff members
worked with private and public
repositories across Canada on
rescue and conservation operations, training courses, the coordination of acquisitions, and microfilm exchanges. Seminars
were held both at the Archives
and in other regions, under the
direction of Archives staff. There
were 10 important meetings at
the Archives this year, including
some international symposiums
and the 1985 annual meeting of
the executive of the International
Council on Archives. We at the
Public Archives hope the new Archives of Canada Act will clarify
our mandate in this area.
Conclusion
A former Dominion Archivist,
Arthur G. Doughty, once wrote,
"Of all national assets, archives
are the most precious: they are
the gift of one generation to another, and the extent of our care
of them marks the extent of our
civilization." The diversity of our
culture and identity can be traced
not only to our various European
and Amerindian origins, but also
to the different — and sometimes
opposing — eras, historical
events, institutions, customs and
values that have mutually enriched us, but which have done
so without creating a "melting
pot" that would have fused us
into a single entity. This is the
true originality of the Canadian
experience.
Archives do not simply arouse
our curiosity. They, Hire old relics,
are artifacts. An archaeologist
can rebuild a civilization from a
few shards dug out of the earth
and subjected to systematic
analysis. We archivists are
equally systematic in gathering
and storing the documentary
remnants of the past, records
that researchers must work into
their reconstructions of a time
that is gone forever. These documents are exciting not only because of their age, but also because they reveal our roots,
without which we could not develop a coherent view of the future. Preparations for tomorrow's
past must be made today by
gathering together contemporary
documents of historical significance. The present quickly becomes the past, so we must preserve each link in the chain of
time so that the chain will not
break and lose all meaning.
This annual report bears witness
to our efforts throughout the year
to save, conserve and make accessible a little more of Canada's
under-used documentary heritage, part of which is already in
danger. Contributions must be
made to the international as well
as the Canadian archival heritage. Our identity does not take
on its full significance until it is
viewed in relation to that of
others. And in spite of all the obstacles, difficulties and constraints, including the inadequacy of our premises, we at the
Public Archives have tried to be
a little like the documents that
constitute our heritage. Having
overcome many obstacles and
many changes, those documents
stand today as testimony to a
past that would otherwise be unknown, misunderstood and traumatized by its very absence. Just
as nature cannot abide a vacuum, the present cannot abide
an ill-defined past.
31 March 1986
Jean-Pierre Wallot
Dominion Archivist Sélection et acquisition
La principale responsabilité des
Archives publiques concerne les
documents de l'institution dont
elles dépendent, le Gouvernement du Canada. Le Département a également pour mandat
d'acquérir et de conserver les
documents du secteur privé qui
ont une importance nationale. La
Direction des archives a
consacré de nombreux efforts à
l'élaboration d'une politique globale d'acquisition qui tienne
compte du mandat des Archives
publiques, de celui d'un nombre
croissant d'institutions archivis-
tiques gouvernementales ou privées à travers le Canada, d'une
concertation plus étroite entre
tous les intervenants et des ressources insuffisantes à la disposition des Archives publiques. Ce
travail devrait aboutir au cours du
prochain exercice financier.
Aide à la communauté
archivistique
Les Archives publiques ont continué à jouer un rôle actif au sein
de la communauté archivistique
canadienne et internationale.
Outre la mise sur pied du Conseil
canadien des archives, notre institution et divers membres de
notre personnel ont collaboré
avec des dépôts publics et privés
à travers le Canada, soit pour
des opérations de sauvetage ou
de conservation, soit pour des
cours de formation, soit pour la
coordination d'acquisitions ou
l'échange de microfilms. De
nombreux séminaires ont eu lieu
aux Archives publiques, mais
aussi dans d'autres régions,
sous la direction de notre personnel. De même, une dizaine
de rencontres importantes ont eu
lieu aux Archives publiques, dont
certains séminaires internationaux et la réunion annuelle
(1985) de l'exécutif du Conseil
international des archives. Les
Archives publiques espèrent que
la nouvelle loi clarifiera leur
mandat à cet égard.
Conclusion
L'un de mes prédécesseurs,
l'archiviste fédéral Arthur G.
Doughty, a écrit jadis que « les
archives, de tous les trésors
nationaux, sont le plus précieux :
elles constituent le legs d'une
génération à une autre, et la
qualité des soins que nous leur
accordons témoigne du degré de
notre civilisation ». Or, notre
culture et notre identité, ses racines et ses diversités tiennent
autant aux différentes origines
européennes ou amérindiennes
qu'à des chronologies, des accidents historiques, des institutions, des coutumes, des valeurs
diverses, qui se sont à la fois
combattues et enrichies mutuellement sans se fondre dans un
même creuset, marquant par là
l'originalité même de
l'expérience canadienne.
Les archives ne font pas qu'attiser notre curiosité. Elles constituent aussi des artefacts, au
même titre que de vieux objets.
L'archéologue reconstruit une
civilisation à partir de quelques
tessons repérés sous le sol et
analysés systématiquement.
Nous rassemblons aussi systématiquement que possible et
conservons les tessons documentaires de l'histoire, ceux que
les historiens doivent recoller
dans leurs architectures qui rendent compte d'un passé qui n'est
plus. Au-delà de la patine du
temps, ces documents sont passionnants parce qu'ils recèlent
nos racines sans lesquelles on
ne saurait élaborer un avenir lucide. Même le passé de demain,
il faut le préparer aujourd'hui par
l'assemblage des documents
contemporains de valeur historique, car le présent deviendra
vite passé et doit assurer la
conservation des chaînons plus
anciens, sans lesquels la chaîne
se brisera et perdra son sens.
Le présent rapport annuel témoigne de nos efforts, tout au
long de 1985-1986, pour sauver,
conserver et rendre accessible
un peu plus le patrimoine archivistique canadien dont une partie
est en danger et qui est insuffisamment exploité. Au-delà du
patrimoine archivistique canadien, il y a le patrimoine archivistique mondial auquel il faut
contribuer. Notre identité, en
effet, ne prend tout son sens
qu'en relation avec l'identité des
autres. Et malgré les obstacles,
les difficultés, les compressions,
les locaux inadéquats, nous
avons tenté, aux Archives publiques du Canada, de ressembler un peu à ces documents divers qui, à travers mille obstacles
et avatars, ont survécu pour
nous parler aujourd'hui d'un
passé qui serait autrement inconnu, incompris et traumatisant
par son absence même : la
nature a horreur du vide et le
présent a horreur d'un passé
indéfini.
Jean-Pierre Wallot
Archiviste fédéral Preserving Our National Heritage Préservation du patrimoine national
I w-M^jM.tmimn.wnnmm
The Public Archives of Canada
acts as a guardian of the cultural
heritage and a bulwark of the Canadian identity by assuring the
permanent retention of archival
materials — textual records,
maps, plans, photographs, documentary art, computer tapes, television, film and sound recordings — of long-term national
significance. A few highlights of
this year's acquisitions are given
below.
Acquiring Collections
In 1985-1986, the Public Archives acquired 4,500 metres of
government and private textual
records for permanent retention.
The Archives also acquired
1,119,000 other record units
(photographic records, cartographic records, published items,
etc.), an increase of two per cent
over last year. Those areas that
have experienced sustained
growth over the past five years,
photographic records, film, television and sound records, and
cartographic records, have received the bulk of their acquisitions in large accessions from
federal government departments.
"Teaching the Eskimo how to swim,"
1964, by Duncan Macpherson. The
Archives now holds almost 3,000
Portrait of Willet Carpenter, ca. 1790-
1810, a recent acquisition. Carpenter
was a New Brunswick Loyalist.
(C-12976)
"The Wood Wharf or Orange Bitters,
Kingston," 1860, by Sir Henry Acland,
personal physician to the Prince of
The steady growth in the annual
accession rate of inactive government textual records stored
and serviced by the Records
Management Branch reflects the
increase in the generation of records by the government and the
increasing call upon the Archives
to store such material. The annual acquisition rate has increased by 50 per cent since
1980-1981. Although only a
small proportion of this material
is permanently retained — as obsolete records are shredded after
their period of retention expires
— space for its storage is rapidly
running out.
Acquisition Highlights
Picture Division
Among the most widely known
and best-loved of Canadian oil
paintings are those of voyageurs
and canoe scenes by Frances
Anne Hopkins. The Public Archives holds five of the nine previously known oils of Mrs.
Hopkins, all of which concern
Canada. This year, a large rare
oil painting by Mrs. Hopkins was
acquired from a private source in
Great Britain. The work, entitled
"Left to Die, "was exhibited at the
London Royal Academy in 1872.
Its location had been unknown in
this century. Mrs. Hopkins chose
an Indian subject for this canvas,
based on stories or legends of
wounded Plains Indians abandoned to a grisly fate. The Indian's costume is copied, however,
from actual Indian garments collected by her husband while he
was private secretary to Sir
George Simpson of the Hudson's
Bay Company.
Canadian colonists in 1860 considered the royal visit of Edward,
Prince of Wales, one of the high
points of their history. A second
repatriation, a series of 287 watercolours and drawings by Dr.
Henry Acland, who accompanied
the Prince of Wales as his personal physician, brings alive for
us now the excitement of that
tour.
Both these outstanding acquisitions were made with the help of
grants from the Department of
Communications under the Cultural Property Export and Import
Act. The PAC gratefully acknowledges this aid in acquiring these
and other collections during the
year.
The acquisition of the most com-  I
prehensive collection of works by
the cartoonist, Duncan
Macpherson, was completed
with the purchase of 446 drawings, together with a gift of a further 809 from the artist himself.
The PAC now holds almost 3,000
drawings by Macpherson, as well
as substantial collections of
works by other Canadian cartoonists. The Minister of Communications has asked the Public
Archives to explore the possibility of creating a museum of caricature. Work is proceeding on
this project.
drawings were purchased frorr
family in 1985. The Prince refu
enter Kingston because he wo
have to pass under several arc
erected by the Orange Order.
(C-124448) imÉmt\mmwmm\Mi
Les Archives publiques du
Canada s'efforcent de préserver
l'identité canadienne et le patrimoine culturel de la nation en
assurant la conservation permanente des documents — textes,
cartes, pians, photographies,
documents iconographiques,
bandes pour ordinateur, émissions de télévision, films et enregistrements sonores — qui
présentent un intérêt national à
long terme.
Acquisition des collections
En 1985-1986, les Archives publiques ont acquis 4 500 mètres
de documents écrits des secteurs public et privé pour les
conserver en permanence.
Elles ont également acquis
1119 000 autres articles (documents photographiques et cartographiques, publications, etc.),
ce qui constitue une hausse de
2 pour 100 par rapport à l'année
passée. Dans les secteurs qui
connaissent une croissance soutenue depuis cinq ans, à savoir
photographie, cartographie, film,
télévision et enregistrements sonores, le gros des acquisitions a
été reçu des ministères fédéraux, en grande quantité à la
fois.
De même, la hausse constante
du taux annuel d'acquisition de
documents gouvernementaux
inactifs, qui sont entreposés et
administrés par la Direction de la
gestion des documents, reflètent
l'accroissement de la masse de
documents créés par le gouvernement et le recours croissant
aux Archives pour les conserver.
Le taux annuel d'acquisition a
augmenté de 50 pour 100 depuis
1980-1981. Seulement une petite partie de ces documents sont
conservés en permanence,
puisque les documents désuets
sont détruits à l'expiration de leur
période de conservation; malgré
tout, l'espace d'entreposage
disponible diminue rapidement.
Acquisitions principales
Division de l'iconographie
Les peintures à l'huile de Frances
Anne Hopkins représentant des
voyageurs et des scènes de canoë comptent parmi les tableaux
canadiens les plus connus et les
plus appréciés. Des neuf huiles
de M™ Hopkins dont on connaissait l'existence — et qui dépeignent toutes des thèmes canadiens—, les Archives publiques
en détenaient déjà cinq. Cette
année, on a acheté d'une source
privée en Grande-Bretagne une
peinture à l'huile de Mme Hopkins
d'une grande rareté. Ce tableau
aux dimensions importantes, intitulé « Abandonné », avait été exposé à la London Royal Academy en 1872, mais on en avait
perdu la trace au vingtième
siècle. M™ Hopkins avait choisi
pour sa toile un thème indien,
s'inspirant des contes et légendes d'Indiens des Grandes
Plaines qui, blessés, étaient
livrés à un destin macabre. Le
costume, par contre, est copié
d'authentiques vêtements d'Indiens collectionnés par son mari
lorsqu'il était secrétaire privé de
sir George Simpson à la Compagnie de la Baie d'Hudson.
Pour les colons canadiens, la
visite royale du prince de Galles
Edouard en 1860 a été un des
instants les plus marquants de
leur histoire. Une série de 287
aquarelles et dessins du Dr
Henry Acland, médecin personnel du prince de Galles pendant
son voyage, nous permet de
revivre l'exaltation de cette
tournée.
Ces deux achats ont été possibles grâce aux subventions du
ministère des Communications
en vertu de la Loi sur l'exportation et l'importation de biens
culturels. Les Archives publiques
sont reconnaissantes pour l'aide
accordée dans l'achat de ces
collections et d'autres fonds au
cours de l'année.
Les Archives publiques disposent maintenant de la collection
la plus complète de dessins du
caricaturiste Duncan Macpherson suite à l'achat de 446 dessins, en plus du don de 809 dessins de la part de l'artiste lui-
même. La Division de l'iconographie possède maintenant plus de
3 000 dessins de Macpherson,
en plus d'importantes collections
d'oeuvres d'autres caricaturistes
canadiens. À la demande du ministre des Communications, les
Archives publiques étudient présentement la possibilité de créer
un musée de la caricature.
2 « Abandonné », 1872, de Frances
Anne Hopkins. Importante acquisition
d'une œuvre d'une artiste réputée
pour ses scènes de voyageurs, notamment en canoë. (C-126820)
3 « Teaching the Eskimo how to
swim », 1964, de Duncan Macpherson. Les Archives possèdent actuellement près de 3 000 œuvres de ce
dessinateur humoristique contemporain. (C-96557)
4 Portrait de Willet Carpenter, réalisé
entre 1790 et 1810, que les Archives
viennent d'acquérir. Carpenter était
un loyaliste venu s'installer au
Nouveau-Brunswick. (C-12976)
.e quai, Kingston »,
0, de si
■- wooi.  iA*r4-i. v "vx^e (r
en 1985. Le prince refusa d'entrer à
Kingston parce qu'il aurait dû passer
sous plusieurs arches érigées par
l'Ordre d'Orange. (C-124448) immmnmiwmnMm
Federal Archives Division
Researchers with interests ranging from family history to computer-based social science research projects have all
welcomed the microfilm copies of
the 1891 census, schedule 1,
"Nominal Return of the Living,"
which were transferred to the Archives this year by Statistics
Canada. These census records
join others dating from 1661 to
1881, which are constantly consulted at the PAC.
A similar range of researchers
are interested in the transferral
by Employment and Immigration
Canada of 288 microfilm reels of
copies of ships' passenger lists
as well as records of entry
through Canada-U.S. border
posts from 1908 to 1918. These
records are thought to be the
only official documentation of the
arrival in Canada of hundreds of
thousands of new Canadians, as
all original records are presumed
to be destroyed.
On the occasion of the centenary
of Canada's national parks, significant resources were devoted
by the Federal Archives Division
to improving that agency's archival holdings. Based on an agreement signed by the deputy ministers of Parks Canada and the
Public Archives, over 1,200
boxes of very valuable older
Parks records were transferred
to the Archives on the occasion
of the system's centennial. For its
part, the Public Archives agreed
to arrange and list the records,
prepare a Parks exhibition, and
research and publish the inventory of all Parks Canada records.
These goals were all met in
1985, and plans to microfilm and
to prepare an automated index
for the records were also put in
place.
INSTRUCTIONS TO PURSCHS-Ex* p*
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6 Portion of a ship's passenger list, for
the Missanabie. CPR Line, arrived in
Quebec, October 1915. Such lists are
used by a wide range of researchers.
This one includes returning Canadian
soldiers. RG 76, Records of the Immigration Branch. Microfilm Reel
T-4815. ■J^JiWJMil.ill.MJJfiiMJ.rJff^
& 4*,ZZ*-?>2 *é£zzzr sïZïZLr
*&KSSf.&,
«.j&sGsrfy^s
Partie de la liste de passagers du
navire Missanabie du CP, arrivé à
Québec en octobre 1915. Un grand
nombre de chercheurs consultent des
listes de ce genre. Celle-ci comprend
les noms de soldats canadiens rentrant chez eux. RG 76, archives de la
Direction de l'immigration. Bobine de
microfilm T-4815.
Division des archives fédérales
Des chercheurs dont les intérêts
vont de la généalogie aux projets
de recherche en sciences sociales assistés par ordinateur ont
tous accueilli avec joie la duplication sur microfilm du recensement de 1891, annexe 1, « Dénombrement des vivants »,
transféré cette année de Statistique Canada. Les documents de
ce recensement seront regroupés avec d'autres, datant de
1661 à 1881, qui sont constamment consultés aux Archives
publiques.
Un éventail semblable de chercheurs s'intéressent à la cession
par Emploi et immigration
Canada de 288 bobines de microfilm contenant des copies des
listes de passagers des navires
et des documents d'entrée aux
postes frontaliers Canada-États-
Unis entre 1908 et 1918. Il
semble que ces registres constituent la seule documentation officielle sur l'arrivée au Canada de
centaines de milliers de Néo-
Canadiens, car on présume que
les documents originaux ont été
détruits.
À l'occasion du centenaire de
Parcs Canada, la Division des
archives fédérales a consacré
d'importantes ressources au
fonds d'archives de cet organisme dans le but de l'améliorer.
En vertu d'une entente signée
par les sous-ministres de Parcs
Canada et des Archives publiques, plus de 1 200 boîtes de
documents anciens de grande
valeur ont été transférées au Département. Pour notre part, nous
avions accepté de classer et de
répertorier les documents, de
monter une exposition sur les
parcs, et de publier un inventaire
de tous les documents de Parcs
Canada. En plus de réaliser tous
ces objectifs en 1985, nous
avons dressé des plans pour le
microfilmage des documents et
la création d'un répertoire
automatisé. wmmmwiimmiimmm
Bomb squad officer is helped into his
gear before checking a fake bomb
m attempted robbery. Photo
by Ron Bull, from the vast new
Toronto Star Collection. (PA-146746)
O'Keefe's Delivery Truck, Toronto,
1937. From the John Micklethwaite
Collection that specializes in
cial vehicles. (PA-150436)
9   Ambrotype,
showing twi
in auction, photographer
. 1856. Commercial photographs of this period are extremely
rare. (PA-143635)
perceptions of Canada of a renowned
German photo journalist Felix H.  *
Man Collection. (PA-145951 )
National Photography Collection
A massive collection of 650,000
news photo negatives, 1979-
1984, was received from the
Toronto Star. Fourteen thousand
architectural and topographic
photographs taken between
1880 and 1977 give an unprecedented depiction of the areas under the mandate of the National
Capital Commission and its predecessor, the Federal District
Commission, while 182 prints
and 600 negatives chronicle the
perceptions of the renowned
German photojournalist, Felix H.
Man, of Canada.
that the names of the sitters are
all recorded. The photographs
are truly multicultural. They are
of Indians in Victorian dress and
settings. The tinting and inpaint-
ing on the photographs has been
done in a naive and primitive
style that is of artistic interest,
especially since the artists appear to have been Chinese and
have given the figures and scenery a distinct oriental caste. wmmimmm-Mu\mm.m
Collection nationale de
photographies
Le Toronto Star a donné aux Archives publiques une collection
comportant 650 000 négatifs de
photos de reportages publiés
entre 1979 et 1984. Par ailleurs,
les 14 000 photographies architecturales et topographiques
prises entre 1880 et 1977 donnent une description sans précédent des zones sous le mandat
de la Commission de la capitale
nationale et de son prédécesseur, la Commission du district
fédéral. Finalement, les 182
épreuves et les 600 négatifs de
Felix H. Man, photojournaliste
allemand très connu, font la
chronique de ses perceptions
du Canada.
«
Les Musées nationaux du
Canada nous ont cédé des
œuvres fort intéressantes et
d'une grande rareté. Il s'agit de
25 agrandissements solaires,
dont plusieurs coloriés à la main.
Ces photographies, datant d'environ 1890-1910, sont des portraits en studio d'Indiens de l'île
de Vancouver et du continent.
Ces œuvres ont un intérêt technique en tant qu'agrandissements, car ce procédé était encore très peu courant à l'époque.
D'autre part, ces portraits d'autochtones sont d'autant plus exceptionnels que le nom du modèle figure sur chaque portrait,
ils montrent des Indiens dans un
cadre victorien, portant des vêtements de l'époque. Le style de la
coloration et des retouches est
naïf et primitif, ce qui confère aux
photographies un intérêt artistique; il est probable que les artistes aient été des Chinois, et ils
ont donné aux personnages et
aux paysages un aspect nettement oriental.
Un agent d'une brigade spécialisée
reçoit de l'aide pour mettre son équipement avant d'aller examiner une
(fausse) bombe utilisée lors d'une
tentative de vol. Photo de Ron Bull,
tirée de l'importante nouvelle
collection du Toronto Star.
(PA-146746)
Camion de livraison d'O'Keefe,
Toronto, 1937. Photo tirée de la
collection John Micklethwaite,
portant surtout sur les véhicules
x. (PA-150436)
9 Ambrotype d'auteur inconnu réalisé
vers 1856. Cette œuvre récemment
acquise montre deux hommes tenant
un placard annonçant une vente aux
enchères. Les photographies
commerciales de cette époque sont
très rares. (PA-143635)
10   Plate-forme d'observation du train
transcontinental du CP, 1933. Une
vue du Canada par un célèbre
reporter photographe allemand. Collection Felix H. Man. (PA-145951)
Photographie
st agrandie
ILjj 1  1 \J
Wy 1 lis ¥
m: tP
"«S * fMzmmmnsmEnma
Manuscript Division
The papers of Stanley Knowles
will throw new light on his long
and distinguished career representing Winnipeg North Centre
in the House of Commons as
well as many aspects of his public and personal life, while the
papers of Amelia Hal, the actress, noted particularly for her
long association with the Stratford Shakespearean Theatre will
. intrigue those with an interest in
Canadian culture. The records of
the International Association of
Machinists and Aerospace Workers are one of the collections relating to labour and a diversity of
other national organizations received this year.
Machine Readable
Archives Division
The major acquisition in
machine-readable format has
been the 234 Canadian Gallup
Polls covering the period from
1945 to 1982. This series provides researchers with a unique
opportunity to study the changes
in Canadian public opinion on a
number of issues over almost 40
years. No other series of data
exists to provide this opportunity
to analyse Canadian attitudes
over such a time span.
The closing of the Canadian Unity Information Office led to the
acquisition of 41 survey files.
A file is information collected for
a research activity, coded for
computer manipulation and
stored on computer magnetic
tape. A file is often quite extensive. The data collected provides
valuable information on the opinions and attitudes of the Canadian public with regard to government information and national
unity and identity.
London and Paris Offices
Both offices continued their acquisition of original and copied
material overseas. The London
Office surveyed 207 British archival repositories for their holdings
relevant to Canada and arranged
the microfilming of the Lord
Beaverbrook Papers at the
House of Lords Record Office
(53 reels).
The Paris Office carried out research and listing at departmental archives at La Rochelle, Bordeaux and Rouen, and at the
National Archives in Paris. Much
research went into the identification and filming of notarial, judicial and maritime records relevant to Canada.
M^lp**
CÇÏ&&
||tc§^
12 Amelia Hall, the actress, whose
papers were acquired this year, an
Jack Creley in The Canvas Barn-
cade, Stratford Festival, 1961.
(PA-115038)
13 Patent, 1883, to CM. Douglas for
"folding boats," received this year.
Sometimes a single document hint
at a fascinating story. Douglas was
one of the first Canadians to win a
Victoria Cross when in 1882 he ret
Ocean by manoeuvering a small boat
through the surf. In the Rebellion of
1885, he canoed 200 miles down the
Saskatchewan River in a folding boat
Saskatoon a day before the main
force. In 1889, he paddled from
Colhngwood to Chicago to exhibit his
boat at the Chicago World's Fair and
in 1895, paddled across the English
Channel. CM. Douglas Papers,
MG30B9. Vol. 1.File 7.
Charter of the Stratford, Ontario
Lodge of the National Association of
Machinists, 1890. First Canadian
Lodge of the Machinists Union, created by workers in the Grand Trunk
Railway repair shops at Stratford.
Acquired as part of the papers of the
al Association of Machin-
id Aerospace Workers. MG 28
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Kiflir,   jlr^'.r./,,/ ECMSBEE
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Division des manuscrits
Les écrits de Stanley Knowles
jetteront un nouvel éclairage sur
sa carrière, à la fois tongue et
distinguée, comme représentant
de Winnipeg Nord-Centre à la
Chambre des communes, ainsi
que sur de nombreux aspects de
sa vie personnelle et publique.
D'autre part, les écrits de l'actrice Amelia Hall, connue surtout
pour son association avec le
Théâtre shakespearien de Stratford, éveilleront la curiosité de
ceux qui s'intéressent à la
culture canadienne. Les documents de l'Association internationale des machinistes et des travailleurs de l'aéroastronautique
comptent parmi les fonds reçus
cette année portant sur divers
organismes nationaux, et notamment sur les associations à
caractère syndical.
Division des archives
ordinolingues
La principale acquisition en format ordinolingue est les 234 sondages Gallup canadiens de 1945
à 1982. Cette série donne aux
chercheurs une occasion unique
d'étudier les changements de
l'opinion publique canadienne à
l'égard de diverses questions
pendant presque 40 ans. Il
n'existe aucune autre série de
données permettant d'analyser
l'évolution des attitudes des
Canadiens au cours d'une
période aussi longue.
On a acquis 41 fichiers de sondage provenant du Centre d'information sur l'unité canadienne
suite à sa fermeture. Ces fichiers
contiennent les renseignements
recueillis dans le cadre des activités de recherche, codés pour la
manipulation par ordinateur et
stockés sur ruban magnétique
d'ordinateur; la quantité d'informations qu'ils contiennent est
parfois énorme. Ils fournissent
des renseignements précieux sur
les opinions et les attitudes du
public canadien à l'égard non
seulement de l'information gouvernementale, mais aussi de
l'unité et de l'identité nationales.
Bureaux de Londres et de Paris
Ces deux bureaux ont poursuivi
leur acquisition de documents
originaux et de copies. Le Bureau de Londres a examiné 207
dépôts de documents britanniques pour repérer les documents présentant un intérêt pour
le Canada. Les papiers de lord
Beaverbrook, gardés au Record
Office de la Chambre des lords,
ont été enregistrés sur 53
bobines de microfilm.
Le Bureau de Paris a effectué
des travaux de recherche et de
catalogage aux archives départementales de La Rochelle, de
Bordeaux et de Rouen et aux Archives nationales à Paris. Une
partie considérable des recherches avait trait au repérage
et au microfilmage de documents
notariés, judiciaires et maritimes
présentant un intérêt pour le
Canada.
CHARTER!
NATIONAL ASSOCIATION  OF MACHINISTS.   1$
L'actrice Amelia Hall, dont nous
avons acquis les papiers cette année,
. ainsi que Jack Creley, dans The Canvas Barricade, festival de Stratford,
1961. (PA-115038)
Brevet d'invention délivré à CM.
Douglas en 1883 pour ses « canoés
pliants », reçu cette année. Il arrive
qu'un simple document soit lié à une
'e fascinante. Douglas fut l'un
des pi
rsCanac
1882, conduisant un petit bateau
dans les eaux agitées de l'océan Indien, il parvint à secourir 17 officiers
et civils blessés aux îles Andaman.
Lors de la Rébellion de 1885, il descendit la rivière Saskatchewan sur
une distance de 200 milles dans un
canoë pliant qu'il avait lui-môme
conçu et atteignit Saskatoon un jour
avant le reste de la troupe. En 1889, il
pagaya de Collingwood à Chicago
pour présenter son canoë à la foire
internationale, et traversa la Manche
en 1895. Papiers de CM. Douglas,
MG30B9, vol. 1, dossier 7.
Statuts de la section de Stratford de
nistes, 1890. Prei
dienne du syndicat des machinistes,
créée par des travailleurs des ateliers
de réparation du chemin de fer Grand
Tronc à Stratford. Le document faisait
partie des papiers acquis de l'Association internationale des machinistes
et des travailleurs de
tique, MG 28! 191.
_ ^MsmsMESSMsmm
National Film, Television and
Sound Archives
In the most complex conversion
from volatile nitrate film it has yet
undertaken, the division virtually
reconstituted the 1919 Canadian
feature film, Back to God's
Country. Two versions of the
film, both incomplete, were compared, shot sequence was first
established on videotape (using
the techniques of electronic editing) and then a new colour negative was painstakingly rephoto-
graphed frame by frame. The
restored film, which retains the
original colour tinting and toning,
was premiered in September
1985 as the closing program of a
series of nine archival restorations presented by the Public Archives of Canada at the Festival
of Festivals in Toronto.
Also acquired were 315 films
produced between 1954 and
1977 by Chetwynd Film, still an
active Canadian company that
produces industrial documentaries for a wide variety of sponsors. The collection is particularly strong in the coverage of
sporting events.
The most significant sound acquisition in the past year came
with the collection of Joseph Car-
din. It includes 2,200 sound recordings, ca. 1930 to 1982.
These constitute the division's
richest collection of private
French-language broadcasting in
Canada. Notable is the series
Les raconteurs de chez nous
with Albert Duquesne (50 episodes). Most of the programing
was broadcast by CJSO in Sorel.
15 Nell Shipman in Back to God's Country, 1919, an early Canadian feature
film restored this year by the
Archives.
16 Broadcasting studio at CJSO, Sorel,
ca. 1940. The Archives this year
received its richest ever collection of
private French-language broadcasting tapes from this station. (C-96765) tmfimmmmimtmE
15 Nell Shipman dans Sac* To God's
Country, 1919, long métrage canadien restauré par les Archives cette
16 Studio de la station de radio CJSO à
Sorel, vers 1940. Cette année les
Archives ont reçu de CJSO leur plus
riche collection d'émissions de radio
en langue française produites par de
stations privées. (C-96765)
Archives nationales du film, de la
télévision et de l'enregistrement
sonore
La reconstitution pratiquement
complète de Back to God's
Country, long métrage canadien
datant de 1919, constitue la
conversion la plus complexe de
pellicule de nitrate — très volatile
— réalisée par la division à ce
jour. On a d'abord comparé deux
versions incomplètes du film,
puis on a établi la séquence des
prises de vues sur magnétoscope au moyen des techniques
de montage électronique. Finalement, on a laborieusement recréé un nouveau négatif en couleurs en photographiant le film
image par image. Le film restauré, qui garde la coloration et
les tonalités de l'original, a été
projeté pour la première fois en
septembre 1985 au programme
de clôture d'une série de neuf
restaurations d'archives présentées par les Archives publiques
dans le cadre du Festival of Festivals à Toronto.
On a également acheté 315 films
produits entre 1954 et 1977 par
Chetwynd Film, une société cinématographique canadienne encore active qui produit des documentaires industriels pour un
grand nombre de clients. Un des
points forts de la collection est
les reportages d'événements
sportifs.
L'achat de la collection de Joseph
Cardin constitue la plus importante acquisition d'enregistrements sonores de la dernière
année. Ces 2 200 enregistrements, datant d'environ 1930 à
1982, sont en effet la collection
la plus riche que possède la division en matière de radiodiffusion
en langue française au Canada.
Les 50 épisodes de la série Les
Raconteurs de chez nous, avec
Albert Duquesne, sont particulièrement notables. La plupart des
programmes avaient été diffusés
par CJSO à Sorel. mmmwii.ii.mmmimm
Public Archives Library
As part of the Molson Collection
acquired by the Public Archives,
the library received 139 books
relating to the art and industry of
brewing from the eighteenth and
nineteenth centuries in Britain,
Europe and America.
National Map Collection
An estimated 15,000 glass plate
negatives and 7,000 photographic prints were received from
the Director of Cartography of
the Department of National
Defence relating to the horizontal
survey project (1947-1957). The
survey primarily covered transportation routes in Northern British Columbia and the Yukon. The
"phototop" (photographic topography) technique used was conducted in high foothill and mountain areas where the summits
were predominantly bare. With
the introduction of electronic distance measurement, the necessity for phototop survey work
ceased. The records provide a
very detailed description for a
then remote, but now increasingly important portion of
Canada.
An estimated 375 architectural
drawings of theatres, museums
and other cultural institutions
were received from the Department of Communications. These
drawings were part of the applications in the early 1980s for
grants under the Special Program of Cultural Initiatives.
One of the year's most important
cartographic acquisitions relating
to early Canadian history is Guillaume de Nautonier's La
Mecometrie de I'Eymant (Toulouse and Venes: Raimond Co-
lomies & Antoine de Courtnefue,
1603-1604), a rare and classic
work on the lodestone and the
problem of longitude. The world
map in this volume, in its second
state, is the first cartographic
record of Samuel de Champlain's
1604 exploration of New France,
805.
17 Illustration from R. Shani
Heal Treatise on Brewing, Distilling
and Rectification
Part of a large acquisition of books
brewing in the Molson Collection.
(C-108930)
18 Architectural plan for the Edmonton
Citadel Theatre, ca. 1981. Records of
the Department of Communications.
(NMC 82980, 1 of 3)
19 Detail from world map in Nautonier's
La Mecometrie de I'Eymant, 1603-
1604, showing first cartographic
record of Champlain's 1604 exploration of New France. (C-107618)
since Nautonier revised and
reengraved that part of his world
map to reflect new information
received in letters from Cham-
plain. The acquisition of this volume was made possible by
assistance from the Department
of Communications under the
Cultural Property Export and
Import Act.
National Personnel Records
Centre
The centre acquired 1,600
metres of records including personnel files, ancillary records
and collective medical records.
Seven new government offices
and agencies were added to the
automated system and negotiations are continuing with several
others. *Mmmmm\\M'iim\Mm
Bibliothèque des Archives Collection nationale de cartes et
publiques plans
La collection Molson achetée par
les Archives publiques
comprend, entre autres, 139
livres sur l'art et le métier du
brasseur, édités en Grande-
Bretagne, en Europe et aux
États-Unis entre le dix-huitième
et le dix-neuvième siècle.
Le directeur de la cartographie
du ministère de la Défense nationale a donné aux Archives publiques quelque 15 000 négatifs
sur plaque de verre et environ
7 000 épreuves photographiques
provenant du projet de topographie horizontale (1947-1957),
qui s'occupait surtout des voies
de transport dans le Nord de la
Colombie-Britannique et au
Yukon. La technique de topographie photographique, pratiquée à
l'époque sur des contreforts et
des montagnes aux sommets
relativement déboisés, a été
remplacée de nos jours par le
mesurage électronique des distances. Ces documents constituent une description très détaillée d'une région du Canada jadis
très reculée, mais qui prend de
plus en plus d'importance.
On a également reçu du ministère des Communications
quelque 375 dessins architecturaux de théâtres, de musées et
d'autres établissements culturels. Ces dessins font partie des
demandes de subventions du
début des années 1980 dans le
cadre du Programme spécial
d'initiatives culturelles.
Un des achats les plus importants de l'année dans le domaine
de l'histoire canadienne ancienne est La Mecometrie de
I'Eymant de Guillaume de Nauto-
nier (Toulouse et Venes : Rai-
mond Colomies et Antoine de
Courtnefue, 1603-1604), un
ouvrage classique d'une grande
rareté sur la magnetite et le problème de la longitude. La carte
du monde contenue dans la
deuxième édition de ce volume
est le premier document cartographique de l'exploration de la
Nouvelle-France en 1604 par
Samuel de Champlain. En effet,
Nautonier révisa et regrava cette
partie-là de sa carte en fonction
des nouveaux renseignements
fournis par Champlain dans ses
lettres. L'achat de ce volume a
été possible grâce à l'aide du
ministère des Communications
dans le cadre de la Loi sur l'exportation et l'importation de
biens culturels.
Centre national des documents
du personnel
Le Centre a acquis 1 600 mètres
de dossiers, y compris des dossiers du personnel, des documents auxiliaires et des dossiers
médicaux collectifs. D'autre part,
sept nouveaux bureaux et organismes gouvernementaux ont
été ajoutés au système informatique; l'ajout de plusieurs autres
fait actuellement l'objet de
négociations.
1%, 7'pptr ,ur E-di
Illustration tirée d'un ouvrage de R.
Shannon intitulé A Practical Treatise
on Brewing, Distilling and Rectification ..., Londres, 1805. Il fait partie
d'une importante acquisition de livres
lu théâtre Citadel
d'Edmonton, vers 1981. Archives du
ministère des Communications.
(NMC 82980 [1* de 3])
Section de la carte du monde parue
dans La Mecometrie de I'Eymant de
Nautonier, 1603-1604, montrant la
première représentation graphique de
l'exploration de la Nouvelle-France
par Champlain en 1604. (C-107618) Acquisition Planning
Given the volume of potential
acquisitions that face it as
opposed to its limited resources,
the Public Archives strives constantly to improve its selection
process, limiting its acquisitions
to those essential to future
research. The PAC retains, for
instance, only five per cent of the
paper generated by the federal
government, its heaviest depositor. Controlling acquisition intake,
however, involves a delicate balance between establishing strict
criteria for selection and undertaking new acquisition activity
both to meet the legally established requirements of the federal government and to provide
future researchers with adequate
coverage in new and expanding
areas of study.
TABLE I — Acquisitions/
TABLEAU I — Acquisitions
To improve its selection process,
the Federal Archives Division
this year instituted new procedures for better documenting its
appraisal decisions; it also circulated a draft guide on appraisal
and selection criteria. Sampling
is another method of reducing
some series of records. By the
year's end, a two-year study of
sampling procedures and methods for voluminous accessions of
case files was half completed. A
large pilot sampling project on
Manpower records was
completed.
While the volume of the acquisitions of the National Film, Television and Sound Archives
remained near to last year's
level, the quality of intake
improved thanks to a more rigid
preselection process carried out
in close collaboration with
NFTSA's major depositors-
producers (namely CBC and the
National Film Board); the documents were identified, selected
and partially described before
the deposit.
The Public Archives Library has
begun a shift away from maintaining a large general historical
research collection to one specializing in works related to the
preservation and servicing of the
national archival heritage.
At the same time that it attempts
to limit its intake of material, the
Public Archives has to respond
to the requirements of the federal
government and the expanding
research interests of its users:
much of the Federal Archives
Division's acquisition time, for
instance, was taken up by the
large number of records schedules received from departments
responding to government
scheduling requirements to
describe their holdings for the
1985 Personal Information Index.
Records schedules are "time
tables" listing a department's
records holdings, the period of
time the information must be
retained for its administrative
value and the ultimate disposal
of each file whether through
destruction or transfer as an
archival record to the Public
Archives. Such schedules must
be approved by the Public
Archives through the authority of
the Dominion Archivist. The Fed- ;
eral Archives Division received,
reviewed and approved 40 records schedules, 61 schedules to
Personal Information Banks and
16 microfilm submissions.
An example of visual material found
in government records from the records of the National Capital Commission. Sparks Street, Ottawa, looking
west, 1945, by George Hunter.
(PA-1'
Î1)
1980-1981
1981-1982
1982-1983
1983-1984
1984-1985
1985-1986
Archives Branch/
Direction des archives
Metres of Government Textual Records/
Textes officiels (mètres)
3 449
1597
922
9105
5 895
3 789
Metres of Private Textual Records/
Textes du secteur privé (mètres)
824
868
493
1 170
1358
685
Photographie Records/
Documents photographiques
1 128 760
591 428
205 266
141 726
868 614
952 467
Film, Television and Sound Records
(10-minute segments)/
Documents cinématographiques, télévisés
et enregistrés (dix minutes)
33 818
102 564
87 688
123 810
106119
Cartographie Records/
Documents cartographiques
38 951
23 206
52 947
70 858
71 474
53 649
Machine-Readable Data Files/
Dossiers de données ordinolingues
46
56
131
124
99
357
Iconographie Records/
Documents iconographiques
4131
3 054
6 896
4 312
5 899
6 527
Published Items/
Publications
20 287
30 605
14 979
28 541
27 204
32 717
Records Management Branch/
Direction de la gestion des documents
Metres of Inactive Government Textual Records Stored/
Textes officiels inactifs (mètres)
59 438
65 701
72 983
72 544
78 953
84 359
Inactive Government Magnetic Tapes Registered/
Bandes magnétiques officielles inactives enregistrées
_
_
_
_
_
230 258
Metres of Government Personnel Records/
Documents officiels du personnel (mètres)
_
_
1 935
_
_
1 626 BEii53ggn«ama
Planification des acquisitions
Compte tenu du volume potentiel
d'acquisitions et des ressources
limitées, les Archives publiques
s'efforcent constamment d'améliorer le processus de sélection
et de limiter les acquisitions à
celles qui sont indispensables
pour les chercheurs de l'avenir.
Elles ne gardent, par exemple,
que 5 pour 100 des documents
écrits produits par le gouvernement fédéral, le plus important
de leurs dépositaires. Le contrôle
des acquisitions n'en exige pas
moins un équilibre délicat entre
l'établissement de critères de sélection stricts, d'une part, et de
nouvelles activités d'acquisition,
d'autre part. Il s'agit non seulement de satisfaire les exigences
établies par le gouvernement fédéral, mais aussi de fournir aux
chercheurs de l'avenir des données de base adéquates dans
de nouveaux domaines d'étude
et dans d'anciens domaines en
pleine expansion.
La Division des archives fédérales a mis en œuvre cette année de nouvelles marches à
suivre visant à mieux documenter ses décisions d'évaluation;
elle a également fait circuler
l'ébauche d'un guide contenant
des critères d'appréciation et de
sélection. L'échantillonnage est
une autre méthode permettant
de réduire certaines séries de
documents. Une étude de deux
ans portant sur les méthodes et
les modalités d'échantillonnage
en vue de l'acquisition massive
de dossiers individuels en est à
la fin de sa première année.
Cette année a également vu
l'achèvement d'une expérience
d'échantillonnage des dossiers
de Main-d'œuvre.
20   Image provenant de la Commis:
la Capita
le qui e
exemple des illustrations qu'or
dans les archives gouverm
Rue Sparks à Ottawa en 1945 photographiée depuis l'est par George
Hunter. (PA-146691)
Même si le volume des acquisitions des Archives nationales du
film, de la télévision et de l'enregistrement sonore est demeuré à
peu près au même niveau que
l'année passée, la qualité des
acquisitions s'est améliorée
grâce à un processus de présélection plus rigoureux effectué en
étroite collaboration avec les
principaux producteurs et dépositaires des ANFTES, soit la Société Radio-Canada et l'Office
national du film. Les documents
ont été identifiés, sélectionnés et
partiellement décrits avant le
dépôt.
Actuellement, la Bibliothèque
des Archives publiques envisage
de mettre moins l'accent sur
rétablissement d'une grande collection destinée aux recherches
historiques générales, pour se
spécialiser dans des imprimés
ayant trait à la conservation et à
l'entretien du patrimoine archivistique national.
Tout en essayant de limiter les
acquisitions, les Archives publiques doivent répondre aux exigences du gouvernement fédéral
ainsi qu'aux intérêts de recherche de plus en plus variés
des utilisateurs. À titre
d'exemple, la Division des archives fédérales a consacré une
grande partie du temps d'acquisition aux plans d'élimination ou
de conservation de dossiers
reçus des différents ministères
suite aux directives du gouvernement exigeant la description des
dossiers à inclure au Répertoire
des renseignements personnels
de 1985. Les plans en question
sont des « calendriers » qui répertorient les dossiers détenus
par un ministère et spécifient la
période pendant laquelle les renseignements doivent être gardés
en vue de leur utilité administrative ainsi que la destination finale
du dossier (destruction ou cession aux Archives publiques à
titre documentaire). L'approbation de ces plans relève de l'Archiviste fédéral. La Division des
archives fédérales a reçu 40
plans de dossiers, 61 plans de
Banques de données personnelles et 16 microfilms à
examiner et à approuver. Mm\t}w\i.wmiiMmm
The Machine Readable Archives
Division, the National Map Collection and the National Photography Collection have all been
involved in pilot projects to identify unscheduled material in government departments in order to
determine what archivally significant material in their respective
media are at present inadequately scheduled and not
reaching the Public Archives.
The National Film, Television and
Sound Archives made major
strides this year in making
arrangements with a variety of
festivals and competitions for
acquisition of award-winning
titles. These arrangements allow
the NFTSA to acquire a broad
sampling of current film, video
and radio production and also
help to remind the audio-visual
industries of the mandate and
resources of the Public Archives
of Canada. A significant increase
in acquisition of current television
production was achieved by
recording directly off-air (via satellite) on broadcast format videotape. Expanded technology will
now allow the NFTSA to cover
CBC French as well as English
production, and also selected
productions by private
broadcasters.
In the Machine Readable
Archives Division, pioneer
research on the archiving of
computer-based map data continued during the year. A report is
expected halfway through the
next fiscal year.
Housing the Collections
Accommodation remains a primary concern for the Public
Archives. A departmental committee, in conjunction with a private consulting firm this year
developed an architectural program as well as criteria for site
selection and other supporting
documentation necessary to
seek cabinet approval for a new
building.
In the meantime, the heritage
collections continue to be stored
in seven buildings in the National
Capital Region and 60 per cent
of staff are located outside the
main building. Documents are
continually being transported
from one facility to another at
considerable risk of damage or
loss. Staff efficiency is reduced
by the need to travel between
facilities. Researchers are frustrated by the difficulties they
experience in gaining access to
the entire collection. Document
storage areas in some facilities
are substandard and contribute
to the accelerated deterioration
of the collections. Storage space
for heritage collections will be
filled by mid-1987.
The Public Archives has already
exhausted its space for the storage of current government records at three records centres,
Montreal, Ottawa and Toronto,
and can only accept new records
at these centres as currently
stored records are disposed.
Unsuitable storage conditions
pose major problems for preservation of the collections. During
the past year on 23 separate
occasions, leaks of varying types
(water, salt, oil) were reported
and investigated in one Ottawa
location where a major portion of
the private manuscript collection
is housed. A moratorium on new
acquisitions was imposed by the
Manuscript Division for several
months while alternative storage
space was sought.
Storage areas holding public records also suffered 12 leaks in the
course of the year. A program to
monitor environmental conditions
in the Federal Archives Division's
stack areas demonstrated once
again the shortcomings of present accommodation for the
long-term storage of records.
Unfortunately, textual and other
archival materials still remain in
unsuitable buildings and documents of national importance are
endangered.
21 Recording directly off-air via satellite
has led to a significant increase in
acquisition of current television
production.
22 Water damage from leakage in a
stack area. Unsuitable storage space
remains one of the Archives' major
problems. La Division des archives ordinolingues, la Collection nationale
de cartes et plans et la Collection nationale de photographies
ont toutes participé à un projet-
pilote visant à identifier les documents gardés par les ministères
fédéraux et n'ayant pas fait l'objet d'un plan d'élimination ou de
conservation, afin de repérer
dans chacun de ces trois domaines les documents qui ont
une importance pour les
archives mais qui ne sont pas
actuellement acheminés aux
Archives publiques.
Les Archives nationales du film,
de la télévision et de l'enregistrement sonore ont fait des progrès
énormes cette année en ce qui
concerne l'acquisition des titres
primés aux festivals et concours,
ce qui leur permet de posséder
un éventail représentatif de la
production radiophonique, cinématographique et magnétoscopique actuelle et d'aider les industries audiovisuelles à prendre
conscience du mandat des Archives publiques et des ressources qu'elles possèdent.
L'enregistrement en direct, effectué par satellite sur une bande
magnétoscopique du même format que l'émission elle-même,
sans besoin de passer à
l'antenne, permet d'accroître
considérablement les acquisitions de la production télévisée.
Grâce aux progrès techniques,
les ANFTES pourront donc enregistrer tant la production française que la production anglaise
de la Société Radio-Canada tout
en enregistrant des émissions de
stations privées.
La Division des archives ordinolingues a poursuivi ses recherches sur la conservation de
données cartographiques générées par ordinateur. Le rapport
est prévu pour le milieu du
prochain exercice.
Entreposage des collections
Le problème des locaux est
critique pour les Archives publiques. Un comité ministériel,
secondé par une société d'experts-conseils, a mis au point
cette année un programme architectural et a élaboré des critères de sélection pour les lieux
du nouveau bâtiment. Il a également préparé tous les documents de soutien nécessaires
pour présenter le projet à
l'approbation du Cabinet.
Entre temps, les collections du
patrimoine national continuent à
être logées dans sept immeubles
de la Région de la capitale nationale, et 60 pour 100 du personnel travaille ailleurs qu'au bâtiment principal. Comme il faut
sans cesse transporter les documents d'un local à un autre, ils
courent des risques considérables de perte ou d'endomma-
gement, sans compter que ce
va-et-vient réduit l'efficacité du
personnel. La difficulté à avoir
accès en même temps à une collection entière constitue une
source de frustration pour les
chercheurs. Les locaux dans certains bâtiments ne répondent
pas aux normes, ce qui contribue
à accélérer la dégradation des
documents. En outre, on prévoit
qu'il n'y aura déjà plus d'espace
pour loger les collections du patrimoine vers le milieu de 1987.
Les Archives publiques manquent déjà de locaux pour l'entreposage des dossiers courants
du gouvernement dans leurs
centres de documents de Montréal, d'Ottawa et de Toronto,
c'est-à-dire qu'elles ne peuvent
accepter de nouveaux documents dans ces centres qu'en
éliminant une quantité équivalente de documents gardés.
Les conditions inadéquates des
locaux posent des problèmes
considérables. Au cours de l'année, 23 fuites différentes d'eau,
de sel ou d'huile ont été repérées
et examinées à Ottawa dans un
des principaux bâtiments servant
de dépôt pour des manuscrits
privés. La Division des manuscrits a dû déclarer un moratoire
de plusieurs mois sur les nouvelles acquisitions pendant
qu'elle cherchait de nouveaux
locaux d'entreposage.
Il y a également eu 12 fuites au
cours de l'année dans des locaux destinés à l'entreposage de
documents publics. Un programme dont le but était d'examiner la climatisation des zones
de rayonnage de la Division des
archives fédérales a démontré
encore une fois l'insuffisance des
locaux actuels en vue de la
conservation à long terme de documents. Malheureusement, non
seulement des textes mais aussi
d'autres types de matériel continuent à être logés dans des bâtiments inadéquats, et des documents d'importance nationale
courent le risque d'être détruits.
21 Depuis qu'il est possible d'enregistrer
des émissions directement par satellite, les Archives ont acquis beaucoup
plus de productions courantes.
22 Dommages causés par l'eau dans un
problèmes des Ai YmmëM'immimm
Lack of work space for the selection and arrangement of collections wastes staff time and contributes to errors. In the
Manuscript Division, for instance,
many collections are more than
100 boxes in extent, and thus are
too large to be worked on in one
place. Often an archivist is
forced to work on only a portion
of a collection at one time, and
trying to relate the portions to
one another becomes difficult.
Search rooms are often crowded
and sometimes inadequate. In
the National Film, Television and
Sound Archives none of the
study rooms where audio, film
and visual documents are made
accessible are equipped with
basic temperature or humidity
controls. For many types of
material a researcher may now
wait up to a day for material to be
produced from distant storage
facilities.
Staff facilities, too, are very limited and crowded. Federal
Archives Division staff has spent
a decade in an inadequate office
area initially designed only for
storage. A number of moves
have occurred throughout the
Public Archives of Canada in the
past year in attempts to maximize the available space. But,
other than planning for the
future, only limited improvements
in accommodation have been
possible. No major new accommodation space suitable for
archival storage has become
available.
Conserving the Collections
During the year, the PAC conducted an evaluation study on
the effectiveness of the conservation functions performed on
archival records. The study
addressed questions pertaining
to the planning, decision-making
and management of conservation programs in archives. It also
examined issues concerning
research and development, the
conservation of original documents, and the application of
preventative conservation measures. The study concluded that
the effectiveness of this function
depended upon the development
of a corporate strategy including
a conservation policy, a long-
range conservation plan, and
research and development. The
recommendations of the study
were accepted by the Dominion
Archivist for implementation by
1987.
Given the size of the PAC's holdings as opposed to its limited
staff and budget for conservation, only a small proportion of its
collections, in the main those of
the stature of national treasures,
can undergo direct conservation
treatment.
Despite variations, no sustained
increase or decrease in direct
conservation treatments has
occurred since 1980-1981.
Twenty-three thousand manuscript sheets were sent for various kinds of conservation treatment this year including cleaning
and restoration. Six thousand
one hundred maps and posters
were treated as well as 465
prints, drawings and watercolours, 20 oil paintings and 97
medals.
23   Repairing a
24 Portrait of Sir John A. Macdonald by
25 after restoration.
26 Bundles of water damaged docu-
27 a manuscript separated from a
cleaned, deacidified and reinforced.
28
final inpainting.
rving VMtirnimmmiwm
Le manque d'espace de travail
pour la sélection et l'organisation
des documents entraîne une
perte de temps pour le personnel
et contribue aux erreurs. Dans la
Division des manuscrits, par
exemple, de nombreuses collections occupent plus de 100
boîtes chacune. Dans les conditions actuelles, il est impossible
de travailler sur de telles collections dans un même endroit.
L'archiviste se voit souvent
obligé de les travailler une
tranche à la fois, puis d'essayer
de relier entre elles les
différentes sections.
Les salles de recherche sont
souvent encombrées et parfois
inadéquates. Aux Archives nationales du film, de la télévision et
de l'enregistrement sonore, aucune des salles d'étude où l'on
peut avoir accès à des documents sonores, cinématographiques ou visuels n'est équipée
d'un système de climatisation. Le
chercheur doit parfois attendre
une journée entière avant d'avoir
accès aux documents dans le
cas de certains types de matériel, logés dans des entrepôts
Les locaux de travail sont également limités et encombrés. Le
personnel de la Division des archives fédérales travaille depuis
dix ans dans des bureaux
conçus à l'origine pour le rangement. Plusieurs secteurs des Archives publiques ont déménagé
l'année passée afin de maximiser l'espace disponible. Cependant, mise à part la planification
pour l'avenir, les améliorations
sur ce plan ont été très modestes, car les Archives publiques n'ont pas eu accès à de
nouveaux dépôts à la fois grands
' la conservation
d'archives.
Conservation des collections
Les Archives publiques ont réalisé une étude cette année visant
à évaluer l'efficacité des fonctions de préservation effectuées
sur les documents d'archives, et
portant sur trois aspects des programmes de préservation d'archives : la planification, la prise
de décisions et la gestion. Elle
s'est penchée également sur la
recherche et le perfectionnement, sur la conservation de documents originaux, et sur l'application de mesures de
conservation préventive. Les
conclusions ont indiqué que l'efficacité de cette fonction dépendait de la mise au point d'une
stratégie globale comprenant
une politique de conservation, un
plan de conservation à long
terme et des activités de recherche et de développement.
Les recommandations ont été
approuvées par l'Archiviste
fédéral et seront mises en
œuvre en 1987.
Si l'on songe, d'une part, à
l'énorme volume de documents
que possèdent les Archives publiques et, d'autre part, à leur
personnel limité et à leur modeste budget de conservation, il
est évident qu'une partie seulement des collections, à savoir la
catégorie des trésors nationaux,
peuvent faire l'objet d'un traitement direct de conservation. Depuis 1980-1981, le nombre de
traitements directs est demeuré
relativement stable, malgré certaines variations.
Vingt-trois mille feuilles manuscrites ont fait l'objet de divers
types de traitement de conservation cette année, notamment le
nettoyage et la restauration. Six
mille cent cartes et affiches ont
aussi été traitées, de même que
465 estampes, dessins et aquarelles, 20 tableaux à l'huile et 97
médailles.
23 Réparation d'un négatif sur plaque de
24 Portrait de sir John A. Macdonald par
un artiste inconnu, avant et
25 après restauration.
26 Liasses de documents abîmés par
nt qu'ils
oient tn A number of standard conservation treatments were performed
on 2,500 still photographic records. Conservation measures
were applied to 78,500 audiovisual documents (films, audio
tapes, videos, etc.), while 900
magnetic computer tapes were
precision rewound and cleaned,
and 33 machine-readable data
files were recopied.
Five thousand Public Archives of
Canada books have been treated
through the mass deacidification
process, a new technique
pioneered by the department
that allows neutralization of
destructive acid without unbinding books.
The Public Archives continued to
emphasize microfilm as the primary conservation tool for textual
documentation. About 190
metres of documents were
filmed, ensuring the security and
protection of often fragile originals. The Federal Archives Division has developed microfilm
priorities based on the conservation status of the records, to
implement a five-year program
that will result in over 700 metres
of records being filmed.
Over the past five years, the In order to minimize redox blem- :
number of metres of government    ish damage to duplicate copies
and private records microfilmed     of microfilm, a project to respool
has increased by 25 per cent (95   and rebox over 12,000 silver
metres to 120 metres) and 41 films was completed.
per cent (40 metres to 66.5
metres) respectively. The number of cartographic records
microfilmed has ranged from a
low of 7,489 records in 1981—
1982 to a high of 33,961 in
1983-1984 while the 1985-1986
fiscal year saw 25,550 records
filmed. The fluctuation relates to
a concerted effort in 1983-1984
to establish a substantial base of
filmed material.
Variation in the examination and
treatment of watercolours, photographs, medals and the like
related mostly to projects aimed
at determining the state of conservation of entire collections or
significant proportions of them.
29   Processing microfilm. (C-121570) *mmmwiMti\miHMib\i
Un certain nombre de traitements traditionnels de conservation ont également été appliqués
à 2 500 documents photographiques, tandis que 78 500 documents audiovisuels (films,
bandes sonores, vidéogrammes,
etc.) ont fait l'objet de mesures
de conservation, 900 bandes
magnétiques pour ordinateur ont
été nettoyées et rebobinées et
33 fichiers ordinolingues ont été
recopiés.
Cinq mille livres des Archives publiques ont fait l'objet d'un procédé de désacidification de
masse, nouvelle technique mise
au point par le Département,
permettant de neutraliser l'acide
qui détruit le papier sans défaire
la reliure du livre.
Les Archives publiques ont continué à privilégier le microfilm
comme principal outil de conservation de documents textuels.
Plus de 190 mètres de documents ont été filmés, ce qui a
permis de protéger les originaux,
souvent fragiles. La Division des
archives fédérales a élaboré des
priorités de microfilmage en
fonction de la condition de préservation des documents et envisage de mettre en œuvre un
programme quinquennal aboutissant à l'enregistrement sur microfilm de plus de 700 mètres de
documents.
Depuis cinq ans, le nombre de
mètres de documents écrits des
secteurs public et privé qui ont
été microfilmés a augmenté de
25 pour 100 (de 95 à 120
mètres) et de 41 pour 100 (de 40
à 66,5 mètres) respectivement.
Le nombre de documents cartographiques microfilmés a passé
d'un minimum de 7 489 en
1981-1982 à un maximum de
33 961 en 1983-1984, tandis
que 25 550 ont été microfilmés
en 1985-1986. Les variations
sont dues à un effort voulu en
1983-1984 pour constituer un
fonds de documents microfilmés.
Les aquarelles, photographies,
médailles et autres qui ont été
examinées et traitées L'ont été
dans le cadre d'études sur l'état
de conservation de collections
complètes ou quasi-complètes.
Dans le cadre d'un projet visant
à minimiser l'apparition de
taches d'oxydo-réduction sur le
microfilm lors de la duplication,
on a rebobiné 12 000 films
argentés pour les ranger dans
de nouvelles boîtes.
29 Traitement de microfilms. (C-121570)
30 Inspection de microfilms pour déceler
les taches d'oxydoréduction.
(C-111363) New equipment purchased this
year will aid conservation.
Upgrading the existing cinema
film to video tape transfer equipment and adding an optical
printer developed specifically for
archival use will significantly
increase the volume of film transfers possible from substandard
film and allow processing of
almost any gauge of film. The
Machine Readable Archives Division has purchased a new tape
cleaner and an evaluator-
cleaner. This equipment has
improved the conservation work
performed on computer tapes as
well as the evaluation of new
tapes. After several delays, a
backup power supply has been
installed and is operational when
required. A halon gas system
has also been installed in the
event of a fire.
Deterioration over time is not the
only danger faced by archival
holdings. The Archives continued
work on contingency planning for
major or minor disasters, plan-
. ning that has constantly paid
returns. In December 1985, for
instance, a serious water leak
was reported in a building where
the Public Archives of Canada
stores a substantial portion of its
federal records holdings.
Although the Public Archives had
only one employee in the building at the time, quick action
brought a disaster team to the
site. Within an hour and a
quarter of the discovery of the
leak, all the endangered records
had been removed and the wet
containers emptied. No serious
damage was incurred by any
archival records.
Education is an important element in conservation. The Conservation and Technical Services
Branch presented its third course
on the conservation of paper to
59 staff members of the Public
Archives, and to 21 others. Module II, a course on the conservation of nonpaper materials, will
be presented in June 1986.
Research and experimentation
are significant factors in conservation. The Picture Conservation
Division has put much effort into
this area. Staff members are
engaged in searching for new
methods for the restoration of
deteriorated photographic materials and in developing a textbook and laboratory manual for
photograph conservators. The
division has established a bibliographic database, called
31   The generation of a characteristic
curve using the PHOTOSENS system
that was developed by the Archives.
PHOCUS, which covers the literature on the conservation of photographic records. It is developing an automated sensitometric
analysis system, known as
PHOTOSENS, in support of
duplication, copying and chemical restoration work. Considerable progress was made in efforts
to restore discoloured and faded
black-and-white photographs in
chemical solutions.
One major project in the area of
conservation this fiscal year was
the development of a proposal in
the Machine Readable Archives
Division to use optical data discs
as a medium of storage. Initial
tests on the conversion of com- Jji
puter records from magnetic tape ]
to optical data disc and then
back to magnetic tape were successful and a proposal to test
this medium more fully was
accepted. The optical data disc
system will be used to store one
copy of the data files and to service research requests. Results of
the tests will be vital in the decision to use the system as the
long-term storage medium for   if
computer records.
Despite the magnitude of the
Archives' conservation opera-   m
tions, much remains to be done
to assure the proper preservation
of the collections.
1980-1981
1981-1982
1982-1983
1983-1984
1984-1985
1985-1986
Archives Branch/
Direction des archives
Items Conserved or Transferred to Other Formats/
Articles restaurés ou convertis sous d'autres formes
Magnetic Tapes Rewound/
Bandes magnétiques rebobinées
2465
5 267
1 456
939
1 715
904
Film, Television and Sound Records Processed/
Documents cinématographiques, télévisés et
enregistrés traités
30 325
38 751
41 519
23 825
Cartographie Records Microfilmed/
Documents cartographiques microfilmés
11 136
7 489
9 557
33 961
14 242
25 550
Records Management Branch/
Direction de la gestion des documents
Metres of Government Textual Records Microfilmed/
Textes officiels microfilmés (mètres)
95
92
142
110
120
Metres of Private Textual Records Microfilmed/
Textes du secteur privé microfilmés (mètres)
_
40
40
44.5
57
66.5
Conservation and Technical Services Branch/
Direction de la conservation et des services techniques
Oil Paintings/
Huiles
Examinations/Examen 878
Treatments/Traitement 8
Watercolours, Prints and Drawings/
Aquarelles, gravures et dessins
Examinations/Examen
281
427
257
1 436
1 027
462
Treatments/Traitement
281
427
257
479
937
465 MimmimiMiimimm
Cette année a vu l'achat de nouveaux appareils qui faciliteront la
conservation. L'amélioration des
appareils existants pour le transfert d'images de pellicule cinématographique à bande magnétoscopique et l'achat d'une
imprimante optique pour utilisation archivistique permettront
d'accroître de façon significative
le volume de transferts de films
ne répondant pas aux normes de
conservation et aussi de traiter
presque tous les formats de film.
La Division des archives ordinolingues a acheté un nouvel appareil de nettoyage de bandes ainsi
qu'un appareil qui fait à la fois le
nettoyage et l'évaluation, ce qui
a permis d'améliorer le travail de
préservation effectué sur les
bandes pour ordinateur et a facilité l'évaluation des nouvelles
bandes. Après plusieurs retards,
on a installé une unité d'alimentation de réserve qui fonctionnera en cas de besoin. Une autre
nouveauté est l'installation d'un
système d'extinction d'incendies
à base de gaz Halon.
Les Archives ont également
poursuivi leurs travaux de planification d'urgence permettant d'intervenir en cas d'imprévus ou de
catastrophes. Ce type de planification est toujours extrêmement
rentable. En décembre 1985, par
exemple, une grave fuite d'eau a
été repérée dans un des bâtiments où les Archives publiques
gardent une proportion considérable de leurs documents fédéraux. Grâce à l'intervention
rapide du seul employé des
Archives qui se trouvait sur les
lieux, une équipe d'urgence avait
réussi à enlever, une heure un
quart après la découverte de la
fuite, tous les documents menacés et à vider tous les contenants mouillés. Aucun des
documents n'a subi de
dommages importants.
La Direction de la conservation
et des services techniques a présenté pour la troisième fois son
cours sur la conservation du papier à 59 membres du personnel
des Archives publiques et à 21
autres personnes. Les membres
du personnel pourront prendre
en juin 1986 le module II,
consacré à la conservation des
documents autres que le papier.
La Division de la restauration
des peintures et estampes a investi beaucoup d'efforts dans la
recherche théorique et pratique.
Certains membres du personnel
participent à la mise au point de
nouvelles méthodes de restauration de matériaux photographiques détériorés et à l'élaboration d'un manuel d'instruction et
d'un manuel de laboratoire pour
les conservateurs de matériaux
photographiques. La division a
mis sur pied une base de données bibliographiques, appelée
PHOCUS, sur la conservation de
documents photographiques.
Elle travaille actuellement à la
mise au point d'un système
d'analyse sensitométrique automatisé, appelé PHOTOSENS,
pour aider dans les travaux de
duplication, de copie et de restauration chimique. On a fait des
progrès considérables dans
l'emploi de solutions chimiques
pour la restauration de photographies en noir et blanc pâlies ou
décolorées.
Un important projet de conservation cette année était la préparation d'une proposition par la Division des archives ordinolingues
pour l'utilisation de disques optiques comme support de mémoire. Les essais préliminaires
sur la conversion de documents
informatiques de bande magnétique à disque optique, puis de
disque optique à bande magnétique, ont été couronnés de
succès, et une proposition visant
à soumettre ce système à des
essais plus approfondis a été acceptée. Le système à disques
optiques servira à stocker une
copie des documents et à répondre aux demandes de renseignements provenant des chercheurs. Cesessais sont
critiques, car de leurs résultats
dépendra l'utilisation de ce système comme support de
mémoire à long terme pour les
documents informatiques.
Malgré l'ampleur des opérations
de conservation des Archives, il
reste beaucoup à faire pour
assurer la sauvegarde des
collections.
31   Création d'une courbe caractéristique
à l'aide du système PHOTOSENS
mis au point par les Archives.
TABLE II — Conservation    Continued/
TABLEAU II — Restauration   Suite
1980-1981
1981
-1982
1982
-1983
1983-1984
1984-1985
1985-1986
Photographs/
Photographies
Examinations/Examen
Treatments/Traitement
869
1 232
415
620
1 387
1 445
610
330
153
97
2 575
2 540
Medals, Ivory and Seals/
Médailles, ivoires et sceaux
Examinations/Examen
Treatments/Traitement
4 380
130
4 083
146
2 889
148
113
113
128
116
157
97
Photographie Documentation/
Documents photographiques
B.&W. Négatives/Négatifs en noir et blanc
B.&W. Prints/Épreuves en noir et blanc
Col. Transparencies/Transparents en couleurs
074
1 449
828
1 258
872
382
1 764
236
546
348
762
2 658
6 354
7 896
8 628
Photographie Research/
Recherches photographiques
Test Samples/Echantillons d'essai
Density Readings/Lectures de densité
Phocus Entries/Entrées au Phocus
Environmental Readings/
Contrôle environnemental
_
_
_
2444
Conservation/
Restauration
Documents and Manuscripts/
Documents et manuscrits
Maps and Posters/Cartes et affiches
Books/Livres
Cases, Portfolios/Coffrets et portefeuilles
Seals/Sceaux
23 829
2 273
1 101
26 471
4 863
1 236
5 015
1 127
8 303
24 642
3 992
1 078
15718
8 211
922
119
22 790
6117
598
179
2
Sheets Deacidified/
Désacidification de feuilles
_
_
_
1 327 750
3169 964
2 273 000 Making the Collections Accessible
This year, the Public Archives of
Canada processed slightly over
1,200 metres of textual material
and 1,276,000 other record units.
This represents only a proportion
of the existing backlog.
The major thrust of the Public
Archives in providing greater and
more efficient access to its collections has been through automation. Because of the variation
in size and scope of the Public
Archives of Canada's collections
and their varying needs, much
thought and planning must go
into automation.
In the Archives Branch, the activities of the various media divisions are coordinated through a
Long Range Informatics Plan
that outlines existing automated
systems and proposed modifications, as well as systems
planned for development over
the next five years. The decision
in principle this year to adopt the
MARC (Machine Readable Cataloguing) format will have a major
impact in moving current automated systems closer to
standardization.
At present, all automation in the
Archives Branch is based on the
Hewlett-Packard 3000 minicomputer using MINISIS, the UTLAS
(University of Toronto Library
Automated System) cataloguing
program and microcomputers.
The National Film, Television and
Sound Archives has an automated physical and intellectual
control system and since
November 1985 has input all its
data into the system. It is now
contending with the problems of
a dual system, both manual (pre-
1985) and automated (post-
1985), and the lack of human
resources to convert the manual
system.
The Federal Archives Division
experiences similar problems in
bringing its massive holdings
under even an elementary level
of control. It has seen the percentage of its collection under
preliminary control fail from 63
per cent in 1983-1984 to 54 per
cent in 1985-1986. Thus, almost
half of the holdings require this
first level of treatment. The division has been able to process
only those records most in
demand by researchers. Efforts
are continuing to better define
the backlog of unprocessed records into several descriptive categories. Manual boxing and listing efforts were complemented
EEŒEBŒ2E
by new approaches, such as the
listing of file titles of 2,800 metres
of military records directly on
microcomputer disc for future
selection and finding aid
preparation.
The Federal Archives Division
presently has an automated
materials location system. Much
effort this year went into a feasa-
bility study for placing its inventories of holdings into automated
format. Work also began on
translation of all record group
inventories into both official
languages.
The Picture Division is completing work on an automated system to provide physical and intellectual control of its collection.
Inventorying of collections and
registration of all new accessions
will be automated as of April 1,
1986.
In the Manuscript Division, a
location control system, which
will eventually carry data on the
location of the 150,000 boxes
and reels in the division's custody, was designed and implemented. The developmental
work on a material tracking system to control in-house circulation of documents and the interlibrary loan of microfilm reached
the system design stage. It
should become operational in the
coming year. Much work was
carried out on an accessions
control system to track material S
through its normal life cycle of ■
acquisition, selection and
arrangement. It is expected to be
completed by early 1987.
The Machine Readable Archives
Division has prepared most of its
documentation manuals in
machine-readable form this year.
In the National Map Collection,
the UTLAS automated descriptive cataloguing program
became operational in 1985-    1
1986. By year-end, approximately 12,000 records were on m
the UTLAS database. The Pub»
Archives Library is also joining    I
UTLAS and expects to be fully
operational in the system within ~W
the next year.
TABLE III — Control*/
TABLEAU III — Contrôle*
1980-1981
1981-1982
1982-1983
1983-1984
1984-1985
1985-1986
Archives Branch/
Direction des archives
Metres of Government Textual Records/
Textes officiels (mètres)
698
1 242
542
1383
2 230
684
Metres of Private Textual Records/
Textes du secteur privé (mètres)
_
_
_
848
1 085
519
Photographie Records/
Documents photographiques
89 460
591 428
205 266
141 726
857 944
1 164 284
Film, Television and Sound Records
(10-minute segments)/
Documents cinématographiques, télévisés et
enregistrés (dix minutes)
6 044
94 261
215 878
57 673
55 045
47 349
Cartographie Records/
Documents cartographiques
29 444
20 257
43 720
61 880
63 745
53 649
Machine-Readable Data Files/
Dossiers de données ordinolingues
217
90
113
59
82
234
Iconographie Records/
Documents iconographiques
_
_
_
2 702
7158
10 477
Published Items/
Publications
5 526
8 515
6 244
6141
8 032
7 550 Accès aux collections
Cette année les Archives publiques du Canada ont traité un
peu plus de 1 200 mètres de documents écrits et 1 276 000
autres articles. Cela ne représente qu'une proportion de
l'arriéré.
C'est surtout l'automatisation qui
a permis aux Archives publiques
d'améliorer et de rendre plus efficace l'accès aux collections.
Comme les dimensions des collections varient considérablement et que celles-ci couvrent
des domaines fort différents, les
besoins en matière d'automatisation sont également très divers
et exigent beaucoup de réflexion
et de planification.
Dans la Direction des archives,
les activités des diverses divisions sont coordonnées par un
Plan d'automatisation à long
terme qui présente à grands
traits les systèmes automatisés
existants, les modifications proposées et les systèmes qui
seront mis au point au cours des
cinq prochaines années. La décision cette année d'adopter le format MARC de catalogage ordinolingue favorisera dans une
grande mesure une normalisation plus poussée des systèmes
informatiques actuels.
À présent, toutes les activités
d'automatisation réalisées par la
Direction des archives reposent
sur le mini-ordinateur Hewlett-
Packard 3000 et utilisent le soutien MINISIS, le logiciel de catalogage du University of Toronto
Library Automated System
(UTLAS) et des microordinateurs.
Les Archives nationales du film,
de la télévision et de l'enregistrement sonore possèdent un système de contrôle matériel et intellectuel informatisé qui traite
toutes leurs données depuis
novembre 1985. Elles doivent
maintenant faire face aux problèmes dus à l'utilisation d'un
système mixte, à la fois manuel
(avant 1985) et automatisé
(après 1985), et au manque de
ressources humaines qui
permettraient de convertir le
système manuel.
La Division des archives fédérales a des difficultés semblables
à soumettre l'immense quantité
de documents qu'elle détient au
contrôle le plus rudimentaire.
Elle a vu le pourcentage de ses
fonds subissant un contrôle préliminaire tomber de 63 pour 100
en 1983-1984 à 54 pour 100 en
1985-1986. Par conséquent,
près de la moitié des fonds ont
besoin d'un premier niveau de
traitement. La division n'a pu traiter que les documents les plus
en demande par ies chercheurs
et poursuit des efforts visant à
mieux définir l'arriéré de documents non traités et à les regrouper par catégories descriptives.
Les activités manuelles de mise
en boîte et de répertoriage ont
été complétées par de nouvelles
approches, par exemple le
répertoriage des titres de fichier
de 2 800 mètres de documents
militaires, directement sur disque
de micro-ordinateur pour sélection future et pour la préparation
d'instruments de recherche.
La Division des archives fédérales a actuellement un système
informatique de repérage de documents. Elle a investi beaucoup
d'efforts cette année dans un
avant-projet pour déterminer s'il
est possible d'automatiser les
inventaires de fonds. Elle a également commencée traduire
tous les inventaires de groupes
d'archives dans les deux langues
officielles.
La Division de l'iconographie
complète ses travaux d'informatisation dans le but de permettre
un contrôle matériel et intellectuel de ses collections. L'invento-
riage des collections et l'enregistrement de toutes les nouvelles
acquisitions se feront de façon
automatisée à partir du 1,r avril
1986.
La Division des manuscrits a
conçu et a mis en œuvre un système de repérage de documents
qui pourra contenir des données
sur l'emplacement des 150 000
boîtes et bobines sous sa garde.
Les travaux de mise au point
d'un système permettant de
contrôler la circulation des documents à l'intérieur de la division
et les prêts de microfilms entre
bibliothèques en sont au stade
de l'analyse organique. Ces systèmes doivent entrer en fonctionnement au courant de l'année
prochaine. Beaucoup d'efforts
ont été investis dans la création
d'un système de contrôle des
acquisitions qui permettrait de
suivre les documents le long de
leur cycle normal, qui comprend
l'acquisition, la sélection et la
disposition; la mise en œuvre est
prévue pour le début 1987.
La Division des archives ordinolingues a préparé cette année la
plupart de ses manuels de documentation en format ordinolingue. La Collection nationale de
cartes et plans a commencé à
utiliser le logiciel de catalogage
descriptif UTLAS dans le courant
de l'exercice. À la fin de l'année,
la base de données UTLAS
contenait déjà plus de 12 000
documents. La Bibliothèque des
Archives publiques est également en train de s'intégrer à UTLAS et devrait pouvoir fonctionner dans le cadre de ce système
au cours de l'année prochaine. The National Photography Collection uses computer systems
to support cataloguing, finding
aid creation and office functions
such as order processing and
correspondence. Considerable
progress was made in providing
item level access to holdings
through computer-generated
finding aids. Thirty new finding
aids were created. A photographers' name authority database
was created to support documentation activities and to provide biographical information on
photographers for research purposes. Over 3,000 photographers whose work is to be found
in Canadian archives are listed.
Growth of the computer tape
libraries in records centres outside of Ottawa, as well as the
impact that Access to Information and Privacy legislation
(ATIP) is having on the Federal
Records Centres Division, made
it necessary to expand the use of
computers. Records centres in
Ottawa, Toronto and Winnipeg
are now well underway to being
computerized.
The development of optical data
disc systems applications continues to advance in the Public
Archives. The development of
the final testing and design
stages for a pilot project, as well
as the high speed transfer rate
and virtually error-free recording,
indicate that the conversion of
data from computer tapes to an
optical data disc can be carried
out effectively. Ultimately, it is
planned to use the optical data
disc system for researcher
reference.
planting bulbs, Ottawa, 1957.
the Malak Collection for whicl
puter-generated finding aid w
pleted this year. (PA-150163) im^mmmn
La Collection nationale de photographies utilise des systèmes informatiques pour soutenir les activités de catalogage, la création
des instruments de recherche et
les fonctions de bureau comme
le traitement des demandes et la
correspondance. Des progrès
considérables ont été effectués
pour faciliter l'accès aux documents au moyen d'instruments
de recherche créés par ordinateur. Trente nouveaux instruments de recherche ont été
créés. On a élaboré une base de
données contenant les noms des
photographes pour soutenir les
activités de documentation et
pour fournir des renseignements
biographiques à des fins de recherche. Ce répertoire contient
la fiche signalétique de plus de
3 000 photographes dont les
œuvres se trouvent dans des
archives canadiennes.
L'accroissement du nombre de
magnétothèques dans des
centres de documents à l'extérieur d'Ottawa, de même que
l'impact qu'ont eu la Loi sur
l'accès à l'information et la Loi
sur la protection des renseignements personnels sur la Division
des centres fédéraux de documents exigent une utilisation accrue d'ordinateurs. Les centres à
Ottawa, à Toronto et à Winnipeg
sont en pleine voie
d'informatisation.
Les Archives publiques sont
constamment à la recherche de
nouvelles utilisations pour les
systèmes à disques optiques.
Les résultats des dernières
étapes de mise au point et
d'études du projet-pilote, ainsi
que le taux de transfert à haute
vitesse de l'enregistrement pratiquement exempt d'erreurs indiquent que la conversion de données de bandes pour ordinateur
à disques optiques est réalisable. Les systèmes à disques
optiques seront destinés dans
l'avenir aux consultations des
chercheurs.
femme plantant de
1957. Photo tirée d
Malak pour laquelle
cette anné
recherche généré par ordi
(PA-150163) Serving the Nation and the Public Au service de la nation et du public
* I imimmmimmmh
National Prominence
An indication of the significance
of the Public Archives of Canada
in the life of the nation is its
increasing public prominence.
The research of the Deschênes
Commission on Nazi War Criminals, as well as that of the
Japanese-Canadian claimants,
both of which made extensive
use of the resources of the Public Archives, brought the significance of the institution to the
attention of the Canadian public.
On two occasions, staff were
called upon to testify before
major commissions on policy and
procedures for the disposal of
government records.
The Canadian Encyclopedia was
one of the major Canadian publishing events of the year. Twenty
per cent of the photographs,
works of art and historical maps
in that publication came from the
Public Archives' collections as
did much of the primary documentation upon which its entries
-were ultimately based. Three
staff members acted as consultants to the encyclopedia and
staff contributed 27 articles.
Two Public Archives' exhibitions,
Phoenix on the Hill: Photographs
Before, During and After the
Centre Block Fire of 1916 and a
display of three oil portraits of Sir
John A. Macdonald in honour of
his birthday, including the earliest known portrait, attracted
national media coverage.
The Public Archives organized a
critically acclaimed film series,
The Open Vault, at the Festival of
Festivals in Toronto. The institution's own holdings were represented by the new version of the
Canadian film Back to God's
Country (1919), recently restored
by the National Film, Television
and Sound Archives.
Private Realms of Light: Canadian Amateur Photography,
1839-1940 continued to receive
laudatory reviews both for the
exhibition and the accompanying
book. Both have been praised for
shedding important new light on
the understanding of Canadian
amateur photography. The Public
Archives received the Information Services Institute's 1985
Award of Excellence for a priced
external publication for Private
Realms of Light.
Dreams of Empire: Canada
before 1700, a major exhibition
in the Records of Our History
series, has now toured for three
and a half years to 33 centres in
Canada and Europe and has
.been seen by 167,000 people,
thus becoming the PAC's most
widely viewed exhibition to date.
In a very different field of endeavour, the publication of the
finding aid Records of the Post
Office (RG 3) generated much
interest and enthusiasm amongst
philatelists with an interest in
postal history. Researchers also
welcomed the appearance of the
fourth supplement to the Union
List of Manuscripts in Canadian
Repositories. This catalogue of
unpublished manuscript material
and government records available to the public in archival institutions in Canada now includes
more than 46,000 entries. The
1981-1982 volume, which is the
largest of all the supplements
and nearly the size of the original
edition (1968), describes 9,000
entries from 73 institutions.
Over the year, the Public
Archives gave 70 interviews to
the print and electronic media
and issued 16 press releases.
Research Use
The PAC's most direct and constant service to the nation and
the public is providing access
and consultation services for its
collections to a wide range of
researchers. Much of the benefit
of the institution's service is evident in the fruits of their
research. A few examples of
research carried out using one of
our divisions, the National Personnel Records Centre (NPRC),
will graphically demonstrate the
point.
The NPRC holds inactive personnel files and collective medical records for government
departments, agencies and the
military forces. The records provide a wealth of information for
researchers. Concordia University and Sunnybrook Medical
Centre are currently studying the
intellectual and behavioural
changes associated with aging.
One facet of this study is an
examination of the relationships
between scores obtained by military personnel during World War
II on the Army "M" test and
scores obtained on current intelligence tests administered to the
same individuals. Researchers
are accumulating valuable information that will aid in the diagnosis and treatment of diseases of
an aging population. To protect
personal privacy, the anonymity
of all individuals studied is
maintained.
Another project underway is the
review by the historian of the
Canadian Scottish Regimental
Association of the military personnel files of all the soldiers
who died while serving with the
regiment. He is at present compiling detailed records of service
for the 374 fatal casualties suffered by the regiment during
World War II.
Information was provided by
NPRC to researchers and historic
ans on such subjects as: Black
soldiers who served in the Canadian Expeditionary Force; the
role of Canadian Indians in World
War I; Canadian fighter pilots
(Aces); war crimes; and personnel who served in Canadian submarines during World War I.
While the National Personnel
Records Centre has a strong
commitment to servicing the general public, governments and
researchers, there is a special
collective effort made to satisfy
its most frequent client, the veteran. Service officers from the
Royal Canadian Legion, which
represents several hundred thousand veterans, assist in both the
preparation and presentation of
disability pension claims before
the Canadian Pension Commission using NPRC resources.
Centre Block fire, Pa
ings, Ottawa, 1916,1
Shown in the exhibiti
the Hill. (PA-9237) mmmm-mmmirnTim
Importance nationale
Un indicateur de l'importance
I des Archives publiques du
Canada dans la vie de la nation
est l'attention publique
accrue. Les recherches de la
Commission Deschênes sur les
I criminels de guerre nazis et
I celles portant sur les Canadiens
d'origine japonaise ayant droit à
une indemnité se sont toutes les
deux fortement appuyées sur les
ressources des Archives publiques, ce qui n'a pas manqué
I d'attirer l'attention du public canadien sur l'importance de cet
établissement.
À deux reprises, le personnel a
dû témoigner devant d'importantes commissions au sujet des
politiques et modalités régissant
l'élimination de documents
publics.
La parution de la Canadian Encyclopedia a été un des événements marquants de l'année
dans les milieux de l'édition au
Canada. Vingt pour cent des
photographies, des œuvres d'art
et des cartes historiques de
cette publication, de même
qu'une partie considérable de la
documentation primaire sur laquelle se fondent les articles proviennent des collections des
Archives publiques. Trois des
membres du personnel ont prêté
leur expertise lors de l'élaboration de l'encyclopédie, et
27 articles ont été écrits par le
personnel.
Deux expositions des Archives
publiques ont attiré l'attention
des médias nationaux : Le Phénix de la colline : Photographies
prises avant, pendant et après
l'incendie de l'édifice central du
Parlement en 1916 et une exposition organisée à l'occasion de
l'anniversaire de naissance de
sir John A. Macdonald, regroupant trois portraits à l'huile de cet
homme d'État, y compris le plus
ancien connu.
Les Archives publiques ont organisé une série de films intitulée
The Open vault, acclamée par la
critique au Festival of Festivals à
Toronto. Les documents des Archives publiques étaient représentés par le film canadien Back
to God's Country (1919), récemment restauré par les Archives
nationales du film, de la télévision et de l'enregistrement
sonore.
L'exposition intitulée Le Cœur au
métier : La photographie amateur au Canada de 1839 à 1940
ainsi que le catalogue ont continué à recevoir des critiques élo-
gieuses, car ils ont le mérite
d'avoir jeté un éclairage nouveau
et important sur la photographie
amateur au Canada. Les Archives publiques ont reçu un prix
d'excellence de l'Institut des
services de l'information dans la
catégorie des publications non
gratuites pour le livre Le Cœur
au métier.
Une importante exposition de la
série Les Documents de notre
histoire intitulée Rêves d'empire : le Canada avant 1700, en
tournée depuis trois ans et demi,
a été montrée dans 33 centres
au Canada et en Europe et a attiré 167 000 personnes, ce qui
constitue un record pour les
expositions des Archives
publiques.
Par ailleurs, la publication de
l'instrument de recherche Ar-
chives du ministère des Postes
(RG 3) a suscité énormément
d'intérêt et d'enthousiasme parmi
les philatélistes férus d'histoire
postale. Les chercheurs ont salué la parution du quatrième supplément au Catalogue collectif
des manuscrits conservés dans
les dépôts d'archives canadiens. Ce catalogue répertorie à
l'heure actuelle plus de 46 000
fonds de manuscrits et de documents gouvernementaux accessibles au public dans des établissements archivistiques au
Canada. Le supplément de
1981-1982 — le plus volumineux de tous et presque aussi
important que l'édition originale
de 1968 — décrit 9 000 entrées
provenant de 73 établissements.
Dans le courant de l'année, ies
Archives publiques ont donné en
tout 70 entrevues aux médias
écrits et électroniques et ont
émis 16 communiqués de
presse.
Services à la recherche
Le service le plus direct et le plus
constant offert par les Archives
publiques à la nation et au public
consiste à répondre aux consultations d'un grand nombre de
chercheurs dans des domaines
variés et de leur permettre
l'accès aux collections. Les bénéfices découlant de ce service
sont évidents dans les fruits des
recherches. Voici quelques
exemples de recherches effectuées avec l'aide du Centre national des documents du
personnel (CNDP).
Le CNDP garde des dossiers de
personnel inactifs ainsi que des
dossiers collectifs médicaux pour
différents ministères et organismes gouvernementaux et
pour les forces armées. L'Université Concordia et le centre médical Sunnybrook utilisent les dossiers militaires pour étudier les
changements intellectuels et du
comportement associés au vieillissement. Un volet de cette
étude est un examen du rapport
entre le nombre de points obtenus par le personnel militaire au
cours de la Seconde Guerre
mondiale à l'examen « M » de
l'Armée et les résultats qu'obtiendront aujourd'hui ces mêmes
personnes dans les examens
d'intelligence utilisés actuellement. Les chercheurs accumulent des renseignements précieux qui faciliteront le diagnostic
et le traitement des maladies
d'une population vieillissante.
Pour protéger les renseignements personnels, le nom des
personnes étudiées n'est pas
divulgué.
Un autre projet est la révision par
l'historien de la Canadian Scottish Regimental Association des
dossiers des soldats morts en
service dans ce régiment. L'historien est actuellement en train
de compiler des documents de
service détaillés pour les 374
soldats du régiment morts au
cours de la guerre de 1939-
1945.
Le CNDP a fourni des renseignements aux chercheurs et aux historiens sur de nombreux sujets,
notamment sur les soldats noirs
ayant servi au Corps expéditionnaire canadien, sur le rôle des
autochtones canadiens dans la
Première Guerre mondiale, sur
les pilotes de chasse canadiens
(les As), sur les crimes de
guerre, et sur le personnel ayant
servi dans les sous-marins canadiens au cours de la guerre de
1914-1918.
Non seulement le Centre a-t-il le
mandat de servir le grand public,
les différents paliers du gouvernement et les chercheurs, mais il
fait un effort spécial pour satisfaire son client le plus assidu, les
anciens combattants. Les officiers de service de la Légion
royale canadienne, qui représentent plusieurs centaines de milliers d'anciens combattants, ont
recours au CNDP lorsqu'ils aident à préparer les demandes de
pensions d'invalidité, qu'ils présentent ensuite à la Commission
canadienne des pensions.
Incendie de l'édifice du Parlement,
Ottawa, 1916. Cette photographie de
W.J. Topley figurait dans l'exposition
Le Phénix de la colline. (PA-9237)
34   Employée aidant un chercheur au
Centre national de
personnel. M«JJJI,^,fJt'M,M,l:),r.li,rJJ)).)l
In addition to large scale
research projects, the NPRC's
records are in constant demand
for family and personal history.
This year the NPRC accepted an
invitation from the Royal Canadian Air Force (Women's Division) Association to speak at
their annual convention about the
work done and the services
offered by the centre. The
response was overwhelming;
over 2,700 formal requests for
information were received during
the two-day period. The NPRC
has a portable slide show, a
portable computer terminal and a
microfilm index to its holdings
that can be set up and demonstrated at meetings, conferences
and other public functions.
Other areas of the Public
Archives are also faced with similar diverse research requests.
During the year, more than half
of all requests for audio-visual
materials in the National Film,
Television and Sound Archives
came from CBC/Radio Canada
for programs being produced for
broadcast across Canada.
Requests also came from university researchers (from the University of Calgary, for example,
for audio material on the politician, Brooke Claxton) and from
numerous archives and
museums (for classics of Canadian film, for example, by Cinémathèque québécoise). Among
the many other requests the division responded to were those
from Expo '86 for footage of the
performing arts in Canada and
for North American footage on
traffic accidents from the Czechoslovak Film Archives.
Homeowners, local historians
and architects use the fire insurance plans in the National Map
Collection to study the details of
specific houses and streetscapes
for towns across Canada. Officials from External Affairs used
their collections this year to
research Canadian sovereignty
claims over the Arctic Islands, an
academic has been tracing
Ameridian influence on early
Canadian mapping and a curator
from a provincial museum has
been preparing a major exhibition for his institution on the cartography of the Maritime Provinces from 1550 to 1850.
Examples from these and other
divisions could be multiplied
many times over. In 1985-1986,
the Public Archives responded to
1,900,000 inquiries and reference requests from the public
and the government.
nineteenth-century letter-press copy I
36 An archivist (right) at the Genealogical Desk advises researchers on tracing their family history.
37 Fire Insurance Plan of Yellow Grass,
Saskatchewan, 1911. An example of
the sort of plan originally used by
insurance companies and now frequently consulted by homeowners,
local historians and architects to      1
determine structural details and for- -£
mer streetscapes. (NMC 10729V4) i Une archiviste (à droite) du bureau
des renseignements généalogiques
conseille de
37   Plan de Yellow Grass (Saskatche-
1911. C'est ce genre de plan qu'utili
vent aujourd'hui les propriétaire
architectes pour d
Les dossiers du CNDP sont en
demande non seulement pour
les projets de recherche à
grande échelle, mais aussi pour
les recherches généalogiques et
d'antécédents personnels. Cette
année, l'Association de l'aviation
royale du Canada (Division des
femmes) invitait le CNDP à présenter une communication a son
congrès annuel au sujet des travaux et des services du Centre.
La réponse a été extrêmement
enthousiaste; le Centre a reçu
2 700 demandes formelles de
renseignements au cours de ces
deux jours. Le CNDP s'est
équipé d'un système portatif,
comprenant un diaporama, un
terminal d'ordinateur et un index
sur microfilm des documents
qu'il détient, ce qui lui permet de
faire des démonstrations à l'occasion de toutes sortes de réunions, de colloques ou d'autres
événements publics.
Les autres secteurs des Archives
publiques répondent également
à un aussi grand éventail de besoins de recherche. Plus de la
moitié des demandes de matériel
audiovisuel déposées cette année auprès des Archives nationales du film, de la télévision et
de l'enregistrement sonore provenaient de la Société Radio-
Canada, qui prépare des émissions destinées à être diffusées
partout au pays. Les autres
demandes provenaient de chercheurs universitaires (l'Université
de Calgary, par exemple, avait
besoin de matériel sonore sur le
politicien Brooke Claxton) et de
musées et d'archives (la Cinémathèque québécoise, par
exemple, projette parfois des
classiques du cinéma canadien).
Parmi les nombreuses demandes de services auxquelles
la division a donné suite, il y a
celle 6'Expo 86 qui voulait du
métrage sur les arts de la scène
au Canada et celle des Archives
nationales de la Tchécoslovaquie, qui voulaient du métrage
nord-américain sur les accidents
de la circulation.
À la Collection nationale de
cartes et plans, par exemple, les
propriétaires de maisons, les historiens locaux et les architectes
ont eu recours aux plans d'assurance-incendie pour étudier ies
détails de rues et de maisons
dans différentes villes du
Canada; les Affaires extérieures
se sont servies de leurs fonds
pour étudier les questions
concernant la souveraineté canadienne dans les îles de l'Arctique; un chercheur universitaire
a étudié l'influence des autochtones sur les premières cartes
élaborées au Canada; et le
conservateur d'un musée provincial a préparé une importante exposition dans son établissement
sur la cartographie des
Provinces maritimes de 1550
à 1850.
Les Archives publiques ont répondu à 1 900 000 demandes de
renseignements du public et du
gouvernement en 1985-1986. i\mm.m\m\imwi\mm
Publications
Exhibition publications continued
to be an important avenue in our
communication with the public.
One major work released was
Taking Root: Canada from 1700
to 1760, the second in a series of
exhibition catalogues entitled
Records of Our History. Two
hundred and seven depictions of
maps, engravings, paintings,
seals, medals, manuscripts and
printed material have been faithfully reproduced in this exciting
volume.
Three new exhibition pamphlets
were also prepared to complement exhibits mounted in the
main building. In response to a
growing demand for circulating
exhibitions and related publications, six Aperçu pamphlets
highlighting photographic
exhibits were reprinted.
Of special interest was the publishing of The Four Indian Kings,
a fully-illustrated bibliography of
the contemporary literature, ballads and the portraits relating to
the historic visit of the four
Mohawk sachems to London in
1710 to plead for the assistance
of Queen Anne. The PAC holds
the four major portraits of these
sachems.
It was a busy year in terms of
producing finding aids and
guides for researchers with the
release of 13 new titles. Union
List of Manuscripts in Canadian
Repositories Supplement 1981-
1982, Union List of Foreign Topographic Map Series in Canadian Map Collections and General Guide Series 1983: National
Map Collection headed the list.
During the year, 12 reprints of
previously published finding aids
and guides were produced.
The Henry James Warre Collection, documenting in watercolours Warre's extraordinary tour
to the Oregon Territory and other
topics, was published in the
Archives Canada Microfiches
Series (Nos. 15-20). As well, a
comprehensive Artist/
Geographic/Subject Index to
Microfiches 11-20 was released.
38   Halifax and environs, 1750, by T.
Jefferys. Reproduced in the publication Taking Root— Canada from
1700 to 1760, p. 64.
of the bishop's palace and its
, Quebec, 1760, by Richard
Short. Reproduced in the publication
Taking Root—Canada from 1700 to
1760, p. 273.
40   The magnificent portrait of Ho Nee
Yeath Taw No Row, 1710, by John
lich is in the Archives collection and reproduced in the book
The Four Indian Kings. (C-92417) Publications
Les catalogues d'exposition demeurent un moyen important de
communication avec le public.
Une des parutions importantes
de l'année était L'Enracinement :
Le Canada de 1700 à 1760, la
deuxième dans une collection intitulée Les Documents de notre
histoire. Ce beau volume
contient 207 reproductions
fidèles de cartes, gravures,
tableaux, sceaux, médailles,
manuscrits et documents
imprimés.
38 Halifax et ses environs, 1750, par T.
Jefferys. Reproduit dans L'Enracinement — Le Canada de 1700 à 1760,
p. 64.
39 Vue du palais episcopal et de ses
ruines, Québec, 1760, par Richard
Short. Reproduit dans L'Enracine-
M~ ment—La Canada de 1700 à 1760,
p. 273.
Trois nouvelles brochures ont été
préparées pour compléter
des expositions montées dans
l'édifice central. On a également
réimprimé six brochures Aperçu
portant sur des expositions de
photographies, pour donner suite
à la demande accrue d'expositions itinérantes et de publications associées à celles-ci.
La publication des Quatre Rois
indiens revêt une importance
particulière. Il s'agit en effet
d'une bibliographie illustrée
comprenant la documentation de
l'époque, les chansons et les
portraits relatifs à la visite historique des quatre chefs agniers
qui sont allés à Londres en 1710
pour demander l'aide de la reine
Anne. Les Archives publiques
détiennent les quatre principaux
portraits de ces sachems.
40
Magnifique portrait de Ho N
eeYeath
Taw No Row réalisé par Jo
n Verelst
Archives et figure dans le li
Quatre Rois indiens. (C-92417)
On a également édité cette année 13 nouveaux instruments de
recherche, dont les titres suivants : Catalogue collectif des
manuscrits conservés dans les
dépôts d'archives canadiens.
Supplément 1981-1982; Catalogue collectif des cartes topographiques étrangères dans les
cartothèques canadiennes; et
Collection de guides généraux
1983 : Collection nationale de
cartes et plans. On a vu également la réimpression au cours
de l'année de 12 guides et instruments de recherche.
La collection Henry James
Warre, qui commente par des
aquarelles le voyage extraordinaire de Warre au territoire
d'Oregon, ainsi que d'autres
thèmes, a été publiée dans les
numéros 15-20 de la série
Archives Canada Microfiches.
On a également publié un index
complet par artiste, par région et
par sujet aux microfiches 11-20. w\*mmmm\imm\mm
A set of 40 colour slides was prepared and duplicated by the
National Film Board, making our
recent exhibition The Painted
Past: Selected Paintings from
the Picture Division available in
this new format to teachers and
students across Canada. Each
set is accompanied with a catalogue published by the Public
Archives.
The Public Archives' three periodicals, The Archivist, Machine
Readable Archives Bulletin and
Records Management Bulletin,
continued to be well received by
the public.
A list of the publications released
during 1985-1986 can be found
in Appendix A.
Victorin Chabot, exhibition coordinator (right), points out a detail to the
Minister, the Honourable Marcel
Masse, Minister of Communications,
at the opening of Taking Root—
Canada from 1700 to 1760.
White Rock Mills, Nova Scotia, ca.
1896, by A.L. Hardy. Shown in the
exhibition Souvenirs of Evangeline
Land. (PA-126482)
Exhibitions
During 1985-1986, 52,000 visitors toured exhibitions presented
by the Public Archives of
Canada; an increase of seven
per cent from the previous year.
One major exhibition, Taking
Root: Canada from 1700 to
1760, was shown in Ottawa during the year. It will begin to tour
Canada in the next fiscal year.
Among the 13 small exhibits presented during the year were
Phoenix on the Hill: Photographs
Before, During and After the
Centre Block Fire of 1916, Parks
Canada Centenary, and The
Canadian Experimental Farms:
100 Years.
During the year, two major exhibitions, Private Realms of Light
and The Widening Sphere and
two smaller exhibits, Inner
Visions and Dressing Up, circulated to 12 centres throughout
Canada, from Charlottetown to
Calgary and Whitehorse. Private
Realms of Light: Canadian Amateur Photography, 1839-1940
completed its tour across
Canada. Over two and a half
years it was viewed by 68,500
people in four centres. One
major exhibition, Dreams of
Empire, was presented at four
venues in Italy and France A list of exhibitions presented
thereby completing its tour of during the year can be found in
Europe. Appendix B.
A display of 102 pieces from the
National Medal Collection was
mounted at the Regina convention of the Canadian Numismatic
Association. The association presented a specially engraved
medal to the Public Archives in
appreciation.
Eight exhibitions sponsored by
the Public Archives or National
Library were presented in the
foyer of the auditorium during the
year.
A number of works were loaned
for exhibition to institutions in
Canada and abroad. A list of
loans may be found in
Appendix C. §mmmminmrm'ii
L'Office national du film a préparé et reproduit un jeu de 40
diapositives en couleurs, qui permet aux enseignants et aux étudiants de tout le pays d'avoir
accès à la récente exposition Le
Passé en peinture : Un choix
d'œuvres de la Division de l'iconographie des Archives publiques du Canada. Chaque jeu
est accompagné d'un catalogue
publié par les Archives
publiques.
Les trois revues des Archives
publiques, L'Archiviste, le Bulletin des archives ordinolingues et
le Bulletin de la gestion des documents continuent à être appréciées par le public.
On trouve à l'annexe A une liste
des publications parues en
1985-1986.
Expositions
En 1985-1986, les expositions
des Archives publiques ont attiré
52 000 visiteurs, une augmentation de 7 pour 100 par rapport à
l'année dernière.
Une grande exposition, appelée
L'Enracinement : Le Canada de
1700 à 1760 a été présentée à
Ottawa au cours de l'année et
partira en tournée partout au
pays au cours du prochain exercice financier. Parmi les 13 petites expositions présentées au
cours de l'année, on retrouve Le
Phénix de la colline : Photographies prises avant, pendant et
après l'incendie de l'édifice central du Parlement en 1916, Le
Centenaire du premier parc national canadien, et Les Fermes
expérimentales : 100 ans.
42   Victorin Chabot,
e des Communicatior
J700à7760.
Moulin White Rock, Nouvelle-Ecosse,
vers 1896. Cette photographie prise
par A.L. Hardy a été présentée à
l'exposition Souvenirs du pays
d"Évangéline. (PA-126482)
Au cours de l'année, deux
grandes expositions, Le Cœur au
métier et Vers des horizons nouveaux, et deux autres expositions mineures, Intérieurs et La
Valse des atours, ont été présenr
tées dans 12 centres au Canada,
de Charlottetown à Whitehorse,
en passant par Calgary. Le Cœur
au métier a complété sa tournée
du Canada. Pendant plus de
deux ans et demi, cette exposition a attiré 68 500 visiteurs dans
quatre centres. Une exposition
importante, Rêves d'empire, a
été présentée dans quatre villes
italiennes et françaises,
complétant ainsi sa tournée
européenne.
Une présentation de 102 pièces
de la Collection nationale de médailles a été montée au Congrès
de l'Association numismatique
du Canada à Regina. Pour exprimer sa reconnaissance, l'Association a présenté une médaille
spécialement gravée aux Archives publiques.
Au cours de l'année, on a présenté dans l'entrée de l'auditorium huit expositions parrainées
par les Archives publiques ou par
la Bibliothèque nationale.
L'annexe B contient une liste des
expositions présentées pendant
l'année.
Plusieurs pièces d'exposition ont
été prêtées à des établissements
canadiens et étrangers. L'annexe
C contient une liste des prêts. Courses, Conferences and Cooperative Ventures
wtrnmrnmimmmmm
The Public Archives offers many
sen/ices beyond direct consultation of its collections. It disseminates technical information and
provides consultative services
and expertise in a variety of
fields, as well as some direct
financial aid. The audience it
serves includes the Canadian
and international archival community, the research and heritage communities, government
departments and the general
public.
The Public Archives of Canada
sees training as part of its contribution to the development of the
Canadian archival and heritage
communities. Its Archives
Course, which explores archival
issues and principles for newly
appointed archivists, has run
since 1958. This year, 40 archivists participated in the month-
long course, offered in both official languages. Half came from
outside the PAC, from archives
"across Canada and two from
abroad. Over 50 members of the
PAC staff made presentations to
the participants.
To assist government institutions
in upgrading the skills necessary
to efficiently and effectively manage their records programs, the
Records Management and
Micrographie Systems Division
presented across Canada three
four-week courses on "Records
Management Principles and
Practices" and eight courses on
"Introduction to Records Management." The division also presented two "Microrecording
Technology" courses.
The Public Archives provided
field placements for ten archival
science students from the University of Montreal and the University of British Columbia for
Student catalogues cartoor
of a practicum overseen by the Publ
Archives. (C-123155)
their summer semester. Practi-
cums in the Picture, National
Photography and Picture Conservation Divisions were
arranged for students from other
universities. The National Film,
Television and Sound Archives
provided training for staff members in charge of audio-visual
materials from the New Brunswick and Newfoundland Provincial Archives, and presented a
workshop on the archiving of
radio recordings at the University
of Montreal.
During the year, assistance was
offered to a number of Canadian
archival institutions. The Public
Archives of Canada aided the
Association of Newfoundland
and Labrador Archivists with
resources to present a course in
archival science. Aid was given
in setting up the Council of Nova
Scotia Archives and in preparing
a study at the Provincial Archives
of Newfoundland with a view to
creating a model useful for the
study of other provincial
archives.
As part of its continuing efforts to
encourage decentralization of
research through wider use of its
more significant collections, the
Public Archives added a further
450 reels of microfilm to the several thousand it has distributed to
provincial archives over a number of years.
Individual staff members carried
out important roles as teachers
and consultants. Lilly Koltun of
the National Photography Collection, with the aid and partial
sponsorship of the PAC,
accepted a position as Visiting
Professor at the University of
British Columbia's School of
Library, Archival and Information
Studies. Sam Kula of the
National Film, Television and
Sound Archives carried out
UNESCO and International
Council of Archives missions on
film archives in Argentina and
Brazil and conducted a seminar
in Panama. Geoffrey Morrow of
Conservation and Technical
Services acted as external
examiner for the Master of Art
Conservation Program at
Queen's University.
An exceptional number of important conferences and consultations occurred at the Public
Archives of Canada this year. In
September and October, the
Public Archives was host to five
international meetings. The
executive of the International
Council of Archives, as well as its j
Commission on Archival Development and its Committee on     |
Automation, met here. Profiting
from these circumstances, the
planning committee for the 500th
Anniversary of the Discovery of
America held discussions, while
the Machine Readable Archives
Division organized and presented an automation seminar to
Latin American archivists. The
meetings brought together the
national archivists from 30
countries.
at the PAC are,
Favier, National Archives of France;
Angeline Kamba, National
Zimbabwe; Hans Booms, Bundesar-
chiv, Federal Republic of Germany;
Oscar Gauye, Federal Archives of
Switzerland; and Jean-Pierre Wallot,
Dominion Archivist, Public
Canada. mEtmrnmnBEmmm
Cours, colloques et projets conjoints
Les Archives publiques offrent       Pour aider les agences gouver-
de nombreux services en plus de  nementales à améliorer les
ta consultation directe de ses
collections. Elles donnent des
renseignements techniques et
fournissent des services consultatifs et d'experts-conseils dans
de nombreux domaines, ainsi
qu'une certaine aide financière.
Le public qu'elles desservent
comprend le milieu archivistique
au Canada et à l'étranger, les
chercheurs, les associations de
protection du patrimoine, plusieurs ministères et le grand
ifjublic.
La formation fait partie de l'apport des Archives publiques à
l'essor de l'archivistique et de la
conservation du patrimoine au
Canada. Depuis 1958, elles dispensent à l'intention des archivistes récemment embauchés un  réal et de l'Université de la
cours explorant la problématique   Colombie-Britannique. Les Divi-
et tas principes de l'archivistique.   sions de l'iconographie, des ser-
Cette année, 40 archivistes ont     vices de photographie et de la
participé à ce cours, d'une durée   restauration des peintures et es-
d'un mois et dispensé dans les     tampes ont offert des stages à
deux langues officielles. La moi-    des étudiants de plusieurs autres
compétences nécessaires pour
une gestion efficace et rentable
de leurs dossiers, la Division des
systèmes de la gestion des documents et de la micrographie a
présenté dans divers centres du
Canada trois cours d'une durée
de quatre semaines sur les principes et pratiques de la gestion
des documents et huit cours d'introduction à la gestion des documents. La division a également
présenté deux cours sur les
techniques de microenregistrement.
Les Archives publiques ont également organisé pendant le semestre d'été des travaux sur le
terrain pour dix étudiants d'archi-
vistique de l'Université de Mont-
tié des archivistes provenaient
d'autres établissements du
Canada et deux de l'étranger.
Plus de 50 membres du personnel ont présenté des exposés
pendant le cours.
îiversités. Les Archives nationales du film, de la télévision et
de l'enregistrement sonore ont
dispensé des cours de formation
à des membres du personnel
des Archives provinciales du
Nouveau-Brunswick et de Terre-
Neuve chargés du matériel audiovisuel, et animé un atelier portant sur l'archivage d'enregistrements radiophoniques à
l'Université de Montréal.
Plusieurs établissements archi-
vistiques canadiens ont bénéficié
de l'aide des Archives publiques.
L'Association des archivistes de
Terre-Neuve et du Labrador a eu
recours aux ressources des Archives publiques pour présenter
un cours en archivistique. Les
Archives publiques ont également aidé à créer le Conseil des
archives de la Nouvelle-Ecosse
et à préparer une étude aux
archives provinciales de Terre-
Neuve en vue de mettre au point
un modèle pouvant servir à
l'étude d'autres archives
provinciales.
Dans le but toujours de favoriser
la décentralisation de la recherche par une utilisation accrue de leurs plus importantes
collections, les Archives publiques ont ajouté 450 bobines
de microfilm aux milliers qu'elles
avaient déjà distribuées aux
archives provinciales ces
dernières années.
Plusieurs membres du personnel
ont accompli un rôle important à
titre d'enseignants et d'experts-
conseils. Lilly Koltun de la Collection nationale de photographies a accepté la position de
professeur associé à l'École de
bibliothéconomie, d'archivistique
et de sciences de l'information
de l'Université de la Colombie-
Britannique, avec l'aide et le parrainage partiel des Archives publiques. Sam Kula des Archives
nationales du film, de la télévision et de l'enregistrement sonore a réalisé des missions pour
l'UNESCO et pour le Conseil international des archives portant
sur les archives du cinéma en
Argentine et au Brésil et a donné
une séance de travaux pratiques
au Panama. Geoffrey Morrow, de
la Direction de la conservation et
des services techniques, a agi
comme examinateur au programme de maîtrise en conservation de l'Université Queen.
Un nombre exceptionnel de
conférences et de consultations
importantes ont eu lieu cette année aux Archives publiques. En
septembre et en octobre, les Archives ont accueilli cinq congrès
internationaux. L'exécutif du
Conseil international des
archives, ainsi que sa Commission pour le développement des
archives et son Comité de l'informatique, se sont réunis ici. Bénéficiant de ces circonstances, le
comité planificateur du 500e anniversaire de la découverte de
l'Amérique a tenu des discussions, tandis que la Division des
archives ordinolingues a organisé un séminaire d'automatisation pour des archivistes latino-
américains. Ces réunions ont
rassemblé les directeurs des
archives nationales de 30 pays.
idiante catalogue des de
publiques. (C-123155)
45 Participant à la réunion du bureau du
Conseil international des archives
aux APC, de gauche à droite : Jean
Favier, Archives nationales de
France; Angeline Kamba, Archives
Booms, Bundesarchiv, République
fédérale d'Allemagne; Oscar Gauye,
Archives fédérales de Suisse; et
Jean-Pierre Wallot. Archiviste fédéral,
Archives publiques du Canada.
46 Des participants au Congrès international sur l'histoire de la cartographie
tenu aux Archives publiques admirent
une reproduction moderne tirée à
partir du cuivre original du dix-huitième UmWMMm\M.U]MUM)M
In July, the National Map Collection hosted the Eleventh International Conference on the History
of Cartography. It was attended
by 150 scholars, archivists and
specialist dealers representing
17 countries. Special themes on
which the conference focussed
were carto-bibliography, the
teaching of the history of cartography and colonial cartography.
It was the first time the conference had been held in Canada.
Its continuing concerns with conservation led the Public Archives
of Canada to host the Society of
Photographic Scientists and
Engineers' second international
symposium, "The Stability and
Presentation of Photographic
Images." It featured 30 presentations — half of them by photographic manufacturers, the
remainder from academic institutions and cultural repositories —
on current concerns about the
permanence of photographic
materials.
Cooperative ventures are important to the PAC both in order to
serve the Canadian public
through the network of Canadian
heritage and archival institutions
and organizations and, in a
period of restraint, to reduce
costs.
Canadian archives and archival
associations have long felt the
need for a more organized Canadian archival network. In 1984,
the federal and provincial ministers responsible for culture and
historical resources recognized
the necessity to encourage the
initiation of a Canadian archival
system. They called upon the
Dominion Archivist to proceed
with the establishment of the
Canadian Council of Archives
(CCA). A meeting in November
1985 brought together, under the
chairmanship of the Dominion
Archivist, representatives of 12
Provincial and Territorial Councils or their equivalents along
with representatives of the
Bureau of Canadian Archivists.
Meeting of the Canadian Coi
Archives. March 1986. From
right are David Rudkm. Norti
Territories Archives; Robert I
University of Cape Breton; w
Caya, McCord Museum; anc
That meeting concentrated on an
exploration and discussion of the
challenges and opportunities
facing the archival community.
The March 1986 meetings
focussed on the establishment of
an interim constitution and
bylaws to govern the current
work of the CCA. In addition,
some 30 resolutions were
passed outlining the short- and
long-term national and provincial
priorities and tasks necessary for
the initial development of the
Canadian archival system. The
Public Archives of Canada
intends to continue its commitment to the concept and realization of a viable Canadian archival
system and to support the intentions and work of the CCA.
The Machine Readable Archives
Division worked in cooperation
with the Ontario Genealogical
Society to convert data in the
1871 census to machine-
readable form. Because it is the
only institution in Canada
equipped to do the work, the
National Film, Television and
Sound Archives undertakes conservation work in its field for
many archives.
A conservator of the Picture Conservation Division travelled to
Halifax to advise the staff of
Dalhousie University on treatment alternatives for 90,000 volumes damaged by a fire in the
Weldon Law Library, while an
archivist of the Manuscript Division prepared a report for Memorial University, Newfoundland on
the advisability of establishing a
comprehensive records management and archival program.
In an example of interdepartmental collaboration, the Public
Archives of Canada, the National
Library of Canada and the
National Film Board of Canada
together create a database Film
Canadiana, that not only covers
the entire current film and video
production in Canada, but also
makes this information immediately available on-line through a
nation-wide bibliographic system
(UTLAS) and the National Film
Board's audio-visual database
(FORMAT). In addition a printed
catalogue is produced every two
years directly from the database.
The Public Archives Library continued to participate in the compilation of a bibliography on
archival science and related
technologies, published in
Archives, the journal of the Association des archivistes du Québec. The library also provided, as
it has done for 30 years, the
Canadian participation in the
International Bibliography of Historical Sciences.
The Public Archives sponsors
the development of micrographie
standards for the Canadian General Standards Board (CGSB),
with its Office of Micrographie
Standards and Development the
designated secretariat. Under
the chairmanship of the director
of the office, the CGSB Coordinating Committee on Micro-
graphic Standards oversees six
standards-writing committees.
Public Service
This year, the Public Archives   M
responded to 131,000 inquiries
from public and private researchers in person, by letter, telephone and Telex. The apparent
drop in inquiries to the Archives
Branch is explained by an
administrative attempt over the
last four years to more strictly M
define an inquiry and eliminate
the counting of follow-up queries.
The fall in original photographs
circulating is explained by the    J
microfiching of important segments of the photographic collection thus reducing the call on   Jj
often fragile originals.
The Records Management
Branch responds to an increasing number of requests as its
holdings of government files
grows. Requests for the retrieval
of stored files by government
offices and departments totalled
1,800,000 this year. The volume
of requests has risen by a total of
580,000 since 1980-1981, an
increase of almost 50 per cent.
The Archives Branch this year
registered over 7,000 researchers, an increase of seven per
cent over 1984-1985 and of 45
per cent since 1980-1981. Records produced for examination
over the whole Archives totalled
1.7 million, a jump of 12 per cent
in one year, and 1.3 million
photocopies were provided for  M
researchers, an increase of 40
per cent over the previous year
and of 160 per cent over 1980-
1981. wmmmmmtmrnmrni
En juillet, la Collection nationale
de cartes et plans a accueilli le
Onzième Colloque international
sur l'histoire de la cartographie.
Cent cinquante savants, archivistes et commerçants spécialisés, venus de 17 pays, y ont
participé. Parmi les thèmes
traités, on retrouve la carto-
bibliographie, l'enseignement de
l'histoire de la cartographie et la
cartographie coloniale. C'était la
première fois que le colloque
avait lieu au Canada.
Les Archives publiques ont été
les hôtes du deuxième colloque
international de la Society of
Photographie Scientists and En-
gineers, intitulé « The Stability
and Preservation of Photographie Images ». La moitié des
30 communications, qui abordaient la problématique actuelle
de la permanence des supports
photographiques, provenaient de
fabricants de matériel et d'instruments photographiques et l'autre
moitié d'établissements d'enseignement et de dépôts culturels.
Les projets conjoints sont importants pour les Archives publiques, car ils lui permettent non
seulement de servir le public
canadien par l'entremise d'un
réseau comprenant des associations pour la défense du patrimoine et des établissements
archivistiques, mais aussi —
compte tenu de la conjoncture
actuelle — de réduire les coûts.
Les associations et le milieu archivistiques canadiens éprouvent
depuis longtemps le besoin
d'améliorer l'organisation du réseau canadien des archives. En
1984, les ministres fédéraux et
provinciaux responsables de la
culture et des ressources historiques ont reconnu la nécessité
d'encourager le lancement d'un
système canadien des archives.
Ils ont donné à l'Archiviste fédéral le mandat d'établir un Conseil
canadien des archives. Les représentants des 12 conseils provinciaux et territoriaux ou de
leurs équivalents et les représentants du Bureau des archivistes
canadiens se sont réunis en novembre 1985, sous la présidence
de l'Archiviste fédéral. Les participants se sont penchés sur les
difficultés et les perspectives de
la communauté archivistique.
Les réunions de mars 1986 ont
porté sur l'établissement d'une
constitution intérimaire et de statuts et règlements pour régir les
travaux actuels du Conseil. En
outre, on a adopté environ 30 résolutions concernant les priorités
et les tâches nationales et provinciales à court et à long terme
nécessaires pour les premières
étapes de la mise au point d'un
système canadien des archives.
Les Archives publiques réitèrent
leur engagement non seulement
à l'égard du concept, mais aussi
à l'égard de la réalisation d'un
système viable, et promettent de
soutenir les intentions et les
travaux du Conseil.
La Division des archives ordinolingues a travaillé de concert
avec l'Ontario Genealogical Society pour convertir les données
du recensement de 1871 à un
format ordinolingue. Comme les
Archives nationales du film, de la
télévision et de l'enregistrement
sonore sont la seule institution
au Canada dotée de l'équipement nécessaire pour les travaux
de conservation de matériaux
audiovisuels, elles sont souvent
appelées à collaborer avec
d'autres établissements.
Un des conservateurs de la Division de la restauration des peintures et estampes s'est rendu à
Halifax pour conseiller le personnel de l'Université Dalhousie sur
les différents traitements possibles pour les 90 000 volumes
endommagés par l'incendie de la
bibliothèque de droit Weldon.
D'autre part, un archiviste de la
Division des manuscrits a préparé un rapport pour l'Université
Memorial à Terre-Neuve examinant l'opportunité d'un programme complet de gestion de
documents et d'archivistique.
Dans un exemple de collaboration interministérielle, les Archives publiques, la Bibliothèque
nationale et l'Office national du
film ont travaillé de concert pour
créer une base de données appelée Film Canadiana, qui non
seulement décrit toute la production cinématographique et magnétoscopique actuelle au
Canada, mais rend ces renseignements immédiatement disponibles en direct grâce à un système bibliographique national
(UTLAS) et à la base de données audiovisuelles de l'Office
national du film (FORMAT). En
outre, un catalogue est imprimé
à tous les deux ans directement
à partir de la base de données.
La Bibliothèque des Archives publiques continue de coordonner
la compilation d'une bibliographie en archivistique et techniques connexes publiée dans
Archives, la revue de l'Association des archivistes du Québec.
47   Réunion du Conseil canadien des archives, mars 1986. De gauche à
droite : David Rudkin, Archives des
Territoires du Nord-Ouest; Robert
Morgan, Université du Cap-Breton;
I Caya, musée McCord; f '
La Bibliothèque a rédigé également la contribution canadienne
à l'International Bibliography of
Historical Sciences, comme elle
le fait depuis 30 ans.
Les Archives publiques parrainent la mise au point de normes
micrographiques pour l'Office
des normes générales du
Canada (ONGC). Son Bureau
des normes et du développement micrographiques assure le
secrétariat de ce projet. Sous la
présidence du directeur du bureau, le Comité coordinateur des
normes micrographiques de
l'ONGC dirige six comités
chargés de rédiger des normes.
Services au public
Cette année les Archives publiques ont répondu à 131 000
demandes de renseignements
que des chercheurs des secteurs
public et privé avaient soumises
en personne ou par lettre, téléphone ou télex. L'apparente
baisse de demandes à la Direction des archives s'explique du
fait qu'on tente depuis quatre
ans de donner une définition plus
stricte du terme demande et de
ne plus comptabiliser les demandes de suivi. Par ailleurs, si
la quantité de photographies originales en circulation a diminué,
c'est qu'on a reproduit sur microfiche d'importantes parties de la
collection afin de réduire la manipulation d'articles souvent fra-
La Direction de la gestion des
documents répond à un nombre
grandissant de demandes au fur
et à mesure que ses fonds de
dossiers gouvernementaux s'accroissent. Les demandes de retrait de dossiers présentées par
les ministères et bureaux gouvernementaux ont totalisé
1 800 000 cette année. Depuis
1980-1981 il y en a eu 580 000
de plus, soit une augmentation
de près de 50 pour 100. Cette
année, la Direction des archives
a enregistré plus de 7 000 chercheurs, ce qui représente une
hausse de 7 pour 100 par rapport à 1984-1985 et de 45 pour
100 depuis 1980-1981. Dans
l'ensemble du Département, 1,7
million de documents ont été
m McTiei ■.i.WJ,'Jl,).L,IJJMiJ.),H,MMJ^).)ilJ
Much of the increase in photocopying relates to a heightened
public awareness of the significance of government records
generated by the publicity surrounding Access to Information
and Privacy legislation.
This year, the Public Archives of
Canada organized 89 special
visits for almost 1,500 visitors.
Many of the visitors were representatives of heritage institutions
from around the world seeking
information on the PAC's
advances in archival and related
fields. Many others were school
classes and interest groups
receiving general tours.
The above statistics indicate the
growing pressure upon the Public Archives from its expanding
clientele, both public and private,
and service demands that place
increasing strains upon its limited
staff and other resources.
A major study of Public Archives
of Canada research assistance
and public service was completed this year. Using statistical
surveys, interviews and detailed
studies, it reached conclusions to
12 major questions in the areas
of researcher assistance, outreach and assistance to archival
communities, it found that the
level and quality of on-site services met the requirements of
Public Archives users. It also
proposed a set of recommendations for a more effective system
of disseminating Public Archives
services to other institutions and
to users across the country.
The Public Archives Library also
undertook a retrospective study
of research requests over the
past five years that will aid in the
adjustment of its priorities in collection development and
cataloguing.
In a joint Public Archives/
National Library pilot project, an
information kiosk was set up for
the summer in the lobby of the
main building.
An upgrading of photoduplication
equipment will contribute to a
speedier and more efficient
copying service of benefit to
researchers.
In the area of photographic copies, plans are underway to
accommodate the current high
demand for colour printing and
production of duplicate negatives
for preservation purposes. Black-
and-white prints will increasingly
be provided through public and
private sector contracting. New
photographic equipment has
improved the quality and accelerated the production of 35 mm
slides and 4x5 inch negatives.
The greatest foreseeable
improvement in public service in
the near future will come from
the increased automation of both
intellectual and physical control
systems in the divisions directly
serving the public. This will considerably reduce retrieval time,
allow more rapid generation of
finding aids and guides and in
general improve public service.
Automation, however, is not a
cure for all ills and in fact creates
special problems of its own. Initial inputting requires a very
heavy investment of staff time in
a period when staff resources
are declining. Some areas of the
Public Archives are experiencing
difficulties in operating dual systems — both manual and auto- 1
mated — but lack the resources!
to convert entirely to automation.
Automation cannot completely M
resolve problems of increasing
demands for copies, written    -f
responses and personal refer- M
ence services. With decreasing
staff and declining budgets, the m
PAC must continue to seek new 1
and imaginative solutions for the
challenges posed by public service if there is not to be a rapid   1
decline in the extent and quality
of service offered.
TABLE IV — Public Service/
TABLEAU IV — Service au public
1980-1981      1981-19
1983-1984 1984-1985      1985-191
Archives Branch/
Direction des archives
Researchers Registered/
Chercheurs enregistrés
6 853 6 690 7183
Inquiries Responded to/
Demandes satisfaites
6 603 91 368
Photocopies Supplied/
Photocopies fournies
335132 475 919 521006
Original Photographs Circulated/
Photographies distribuées	
156 747175
Containers of Government and Private Records
Circulated/
Contenants de textes distribués (documents
publics et privés)	
80 074 90 620 115 302
Microfilm Reels of Textual Records Supplied on
Interlibrary Loan/
Bobines de microfilm diffusées par le prêt entre
bibliothèques (copies de textes)	
17 238 15 556 16 388
Pages Reviewed for Access and Privacy/
Pages révisées aux fins d'accès et de protection
des renseignements personnels
210 000 389 575 360 759
Records Management Branch/
Direction de la gestion des documents
Offices Served/
Bureaux clients
1 025 1 073 immmimnmrmii
produits à des fins de consultation, ce qui constitue une hausse
de 12 pour 100 en un an. Enfin
1,3 million de photocopies ont
été fournies aux chercheurs, soit
une augmentation de 40 pour
100 comparativement à l'année
précédente et de 160 pour 100
depuis 1980-1981. Cette forte
demande est en grande partie
attribuable à l'intérêt engendré
dans le public envers les documents gouvernementaux par les
lois sur l'accès à l'information et
sur la protection des renseignements personnels.
Les Archives publiques ont également organisé cette année, 89
visites pour presque 1 500 visiteurs. Un nombre important de
ces visiteurs étaient des représentants d'associations pour la
^protection du patrimoine de divers pays qui voulaient se renseigner sur les progrès effectués
par ies Archives publiques en archivistique et dans des domaines
connexes. Des étudiants en excursion et d'autres groupes de
personnes intéressées ont également bénéficié de tours guidés.
Ces statistiques montrent bien
que la clientèle toujours croissante des Archives, qu'elle soit
du secteur public ou privé, a des
besoins de plus en plus grands,
qui grèvent les ressources et l'effectif limités du Département.
On a complété cette année une
importante étude sur les services
d'aide aux chercheurs et au public offerts par les Archives
publiques. Des enquêtes statistiques, des entrevues et des
études détaillées ont permis de
formuler des conclusions sur 12
questions d'importance au niveau de l'aide aux chercheurs,
des relations externes et de
l'aide au milieu archivistique.
Ces conclusions permettent d'affirmer que le niveau et la qualité
des services sur les lieux répondent aux exigences des utilisateurs. L'étude formule également
des recommandations visant à
disséminer plus efficacement les
services des Archives publiques
à d'autres établissements et à
d'autres utilisateurs de par le
pays.
La Bibliothèque des Archives
publiques a également entrepris
une étude rétrospective des demandes de recherche au cours
des cinq dernières années, ce
qui lui permettra d'ajuster ses
priorités dans le développement
et le catalogage des collections.
Dans le cadre d'un projet-pilote
conjoint des Archives publiques
et de la Bibliothèque nationale,
un kiosque de renseignements a
été installé pour l'été dans le
foyer de l'édifice central.
L'amélioration des appareils de
photoduplication assurera un
service de reprographie plus rapide et plus efficace qui sera fort
apprécié par les chercheurs.
Dans le domaine des copies
photographiques, des plans ont
été élaborés pour répondre à la
demande élevée actuelle
d'épreuves en couleurs et de duplication de négatifs pour fins de
préservation. La production
d'épreuves en blanc et noir sera
donnée de plus en plus à des entrepreneurs publics ou privés. De
nouveaux appareils photographiques ont permis d'améliorer la
qualité et d'accélérer la production des diapositives de 35 mm
et des négatifs de 4 x 5 po.
L'automatisation accrue des systèmes de contrôle intellectuel et
matériel dans les divisions qui
servent le public directement
permettra de réduire considérablement le temps de repérage
d'un document, de créer plus rapidement des instruments de recherche et des guides et d'améliorer en général les services
offerts au public. L'automatisation, toutefois, loin d'être une panacée, pose certains problèmes
spécifiques. L'introduction initiale
des données exige un investissement énorme de temps à un
moment où la dotation subit une
réduction. Certains secteurs des
Archives publiques éprouvent
des difficultés a exploiter un
double système, à la fois manuel
et automatisé, mais ils n'ont pas
ies ressources nécessaires pour
s'automatiser entièrement. L'automatisation ne peut pas résoudre complètement les problèmes poses par l'accroissement des demandes de copies,
de réponses écrites et de services personnels de consultation.
Avec des ressources réduites,
les Archives devront, pour éviter
une dégradation rapide de l'étendue et de la qualité des services,
trouver de nouvelles réponses au
défi posé par le service au
public.
TABLE IV — Public Service    Continued/
TABLEAU IV — Service au public   Suite
1980-1981
1981-1982
1982-1983
1983-1984
1984-1985
1985-1986
Reference Requests (by government offices and
departments for records from their own files)/
Demandes de consultation (par les institutions
fédérales pour leurs dossiers)
1 225 291
1 282 190
1 496 145
1 517 290
1 713 998
1 805 312
Inquiries Responded to (by NPRC)/
Demandes traitées (par le CNDP)
46 291
47 381
62 608
35 820
36 417
46 870
Photocopies Supplied (by NPRC)/
Photocopies fournies (par le CNDP)
47100
42 935
34 799
241 216
350 491
630 928
Records Produced (by FRC)
Spssiers fournis (par les CFD)
_
—
_
—
1 449 799
1 612 274
Conservation and Technical Services Branch/
Direction de la conservation et des services techniques
Photographs Supplied/
Photographies fournies 57 114
Negatives Supplied/
Négatifs fournis
44 825 43 459
12 413 11774
Photostats
—
—
—
1 710
2 086
2 930
105 mm Enlargements/
Agrandissements 105 mm
2 636
3149
3152
1 920
1 239
Colour Items/
Articles en couleurs
9012
9 558
9 239
10 463
8 622
7 736
Photographic Assignments/
Tâches photographiques
_
_
162
125
144
CGPC Transactions/
Transactions CPGC
_
_
—
_
_
84 wmmmmimmmm
Other Service Activities
The Public Archives administers
Laurier House. This museum
was the former home of two
Canadian prime ministers, Sir
Wilfrid Laurier and William Lyon
Mackenzie King, which King presented to the nation. The primary
event of the year at Laurier
House was the annual open
house on May 12 held to mark
International Museums Day. In
all, 28,800 visitors were received
at Laurier House this year.
The Public Archives shares
responsibility with the National
Library for the auditorium and
boardroom complex in the main
building. It is available to the two
departments, other government
departments and nonprofit organizations. During the year, all
facilities were heavily used. mmmmhtmmiwm
Autres activités reliées au service
Les Archives publiques administrent la maison Laurier. Ce musée, qui fut jadis la résidence de
deux premiers ministres canadiens, sir Wilfrid Laurier et
William Lyon Mackenzie King, a
été donné par King à la nation.
Le principal événement de l'année était la journée d'accueil du
12 mai à l'occasion de la Journée internationale des musées.
En tout, la maison Laurier a reçu
28 000 visiteurs cette année.
Les Archives publiques partagent avec la Bibliothèque
nationale la responsabilité du
complexe auditorium-salles de
conférence dans l'édifice central.
Ce complexe est mis à la disposition non seulement des deux
ministères, mais aussi d'autres
ministères et organismes sans
but lucratif. Tous les locaux ont
été très en demande. Managing the Records of the Government of Canada
ù
-**,.  MMf.mnmm:mMmiAMAwn^m4:mm
The Public Archives of Canada
has a dual mandate. It is the
national cultural institution
charged with acquiring, preserving and providing access to our
national archival heritage. Preservation of the national heritage
means, naturally, placing a heavy
emphasis on the documentation
created by the Canadian government. A significant majority of the
Public Archives' holdings come
from federal government sources
— not only the textual documentation in the Federal Archives
Division, but photographs, maps,
films, audio tapes, electronically
processed data and other media
held by many PAC divisions.
Most of the other holdings also
have a strong relevance to the
activities and concerns of the
Canadian government. The manuscript collections, for instance,
contain the personal papers of
federal politicians, administrators, military figures and others,
as well as the papers of political
parties and special interest
groups involved with the process
of government.
A second part of the Archives'
mandate links it even more
strongly to the concerns of government — it is the administrative arm of the federal government charged with providing
advisory and operational
services in records management.
The Public Archives provides
storage and service to inactive
federal government records
through the Federal Records
Centres Division and to similar
personnel records through the
National Personnel Records
Centre. Consultative and advisory services on records management and micrographics are
provided through the Records
Management and Micrographie
Systems Division.
Records Management
Functions
The Federal Records Centres
Division provides storage and
records management services
for inactive paper records and
environmentally controlled off-
site storage and service for computer magnetic tapes, microfilm
and sound and video recordings
for federal government institutions. Records management
services include bringing the records into the centres, providing a
reference service and disposing
of records after the authorized
retention period has expired. The
division also provides storage
and services on archival records
outside of the National Capital
Region. The seven records
centres (located in Halifax, Montreal, Ottawa, Toronto, Winnipeg,
Edmonton and Vancouver) range
in holdings from 20,500 metres
in Edmonton to 134,000 metres
in the Ottawa facility.
51    Halifax Federal Records Centre.
Key words in the objective of the
Federal Records Centres Division are "economical storage
and management of general subject records." Based on current
storage cost, the transfers into
economical records centre storage facilities of government records resulted in a cost avoidance
of over $4,000,000. The division
avoids considerable costs to the
government through economy of
scale. Taking person-year savings together with savings in
accommodation and equipment,
the records centre cost avoidance yield stands at over
$20,600,000. This is an increase
in savings of $2,000,000 over
-19
Many of these clients cited cutbacks in accommodation and
staff as the reason for their use
of records centres.
The number of accessions
increased by 400 over the year
before and the volume increased
by 3,600 metres. Correspondingly, the number of records
requested increased by 377,616.
The cost of destroying a metre of
records has decreased from the
1983 cost of $4.26 per metre to
$1.70 in 1985. The number of
clients using the nonaccessioned
classified disposal service has
increased from 80 in 1982 to the
present 171.
Cutback measures applied in
client departments began to
have an effect on the records
centres this year. In 1984-1985,
after a year of intensive promotional activity, the division gained
only 75 new clients. This year, all
promotion was stopped as a
restraint measure, but the division still gained 242 new clients.
TABLE V — Federal Records Centres, 1985-1986/
TABLEAU V — Centres fédéraux de documents, 1985-1986
Centre/Centre
Halifax
Montréal
Ottawa
Toronto
Winnipeg
Edmonton
Vancouver
Total
Personnel
10
23
44
19
13
6
14
129
Offices Served/
Bureaux clients
198
236
195
183
128
166
218
1 324
Departments and Agencies Served/
Ministères et organismes clients
30
41
82
29
37
34
28
_
Metres Accessioned/
Enregistrements (en mètres)
10 574
15811
17 976
16 791
7 109
5 561
10 537
84 359
Square Metres of Floor Space Released
Surface libérée (en mètres carrés)
1 928
2 413
2 743
2 203
1 090
1 782
1 825
13 984
Equipment Released/
Matériel libéré
Metres of Shelving/
Rayonnage (en mètres)
9 206
15811
17 976
16 791
7109
5 082
8 461
80 436
File Cabinets/Classeurs
448
—
—
1
—
244
749
1 442 lHcMcm/ffT,'!lt./.M»j,,r:f,U-f.)>|ef.ll,'J:!J,l:?,,M,lf.i>l*j:|,>:;.j:
Les Archives publiques du
Canada ont un double mandat.
Elles sont l'institution culturelle
qui veille à l'acquisition et à la
conservation du patrimoine archivistique national et qui le rend
accessible au public. Préserver
ta patrimoine national signifie forcément mettre l'accent sur la documentation créée par le Gouvernement du Canada. Par
conséquent, la grande majorité
des fonds des Archives publiques proviennent du gouver-
I nement fédéral, et non seulement dans le cas de la
documentation textuelle confiée
à la Division des archives fédé-
I ratas, mais aussi dans le domaine de la photographie, des
cartes, des films, de l'enregistrement sonore, de l'informatique et
I d'autres supports conservés
dans les différentes divisions.
Parmi les autres documents, un
grand nombre ont une importance directe pour les activités et
les intérêts du Gouvernement du
Canada. Les collections de manuscrits, par exemple, contiennent les écrits personnels de
politiciens et d'administrateurs
fédéraux, de personnages militaires et autres, ainsi que les
papiers des partis politiques et
d'autres groupes d'intérêt qui
participent au processus de
gouvernement.
L'autre volet du mandat des Archives publiques les lie encore
plus étroitement aux intérêts du
gouvernement. En effet, les Archives publiques sont le bras administratif du gouvernement fédéral qui s'occupe de fournir des
services consultatifs et opérationnels en gestion de documents. Elles fournissent un service d'entreposage et d'entretien
pour les documents inactifs du
gouvernement fédéral par l'entremise de la Division des
centres fédéraux de documents
et, pour les documents du personnel, du Centre national des
documents du personnel. Les
services consultatifs et d'experts-conseils sont fournis par la
Division des systèmes de la gestion des documents et de la
micrographie.
Fonctions de gestion des documents
La Division des centres fédéraux
de documents fournit à plusieurs
institutions gouvernementales
des services d'entreposage et de
gestion de documents pour les
documents sur papier inactifs, et
offre un service d'entretien et
d'entreposage — dans des locaux spéciaux climatisés — pour
les bandes magnétiques pour
ordinateur, les microfilms et les
enregistrements sonores et
magnétoscopiques. Les services
comprennent aussi le transport
des documents aux centres, le
service de consultation et l'élimination des documents^ la fin de
la période de conservation autorisée. La division fournit aussi
des services d'entreposage et
d'entretien pour des fonds d'archives de l'extérieur de la Région
de la capitale nationale. Les sept
centres de documents se trouvent à Halifax, Montréal, Ottawa,
Toronto, Winnipeg, Edmonton et
Vancouver. La quantité de documents qu'ils détiennent va de
20 500 mètres pour le centre
d'Edmonton à 134 000 mètres
pour le centre d'Ottawa.
Une phrase-clé au niveau des
objectifs de la Division des
centres fédéraux de documents
est « l'économie dans l'entreposage et la gestion des documents d'ordre général ». Compte
tenu des coûts actuels d'entreposage, le transfert de documents
fédéraux aux centres a permis
d'économiser 4 000 000 $ cette
année. La division permet également de faire des économies en
années-personnes et des économies de locaux et d'équipement.
Cette année, le gouvernement a
épargné à cet égard
20 000 000 $, soit 2 000 000 $
de plus que l'année passée.
Les effets des coupes effectuées
dans les différents ministères-
clients ont commencé à se faire
sentir cette année dans les
centres de documents. En 1984-
1985, après une année d'activité
promotionnelle intense, la division n'avait gagné que 75 nouveaux clients. Cette année, toute
la promotion a été éliminée pour
freiner les dépenses, mais la division n'en a pas moins gagné
242 nouveaux clients. Un grand
nombre de ces clients ont dit
avoir eu recours aux centres de
documents à la suite de coupures sur le plan des locaux et
du personnel.
Le nombre d'acquisitions a augmenté de 400 par rapport à l'année précédente, et le volume
s'est accru de 3 600 mètres. Par
la même occasion, le nombre de
demandes de documents a augmenté de 377 616. Le coût de
destruction d'un mètre de documents a diminué de 4,26 $ par
mètre en 1983 à 1,70 $ par
mètre en 1985. Le nombre de
clients utilisant le service d'élimination pour les documents confidentiels non enregistrés a augmenté de 80 en 1982 à 171 à
l'heure actuelle.
TABLE V — Federal Records Centres, 1985-1986   Continued/
TABLEAU V — Centres fédéraux de documents, 1985-1986 Suite
Accessions Disposed (metres)/
Documents enregistrés éliminés (en
mètres)
5 685
13 241
11 611
17 581
5 444
1096
7 593
62 251
Nonaccessions Disposed (metres)/
Documents non enregistrés éliminés
(en mètres)
1 199
2 573
43 447
1800
2 378
2 808
3 044
57 249
Total Holdings (metres)/
Total des documents
(en mètres)
35 310
86 742
132 891
68 668
41 412
21 902
44 985
431 910
Number of Records Produced/
Documents fournis
160 117
344 043
327117
299 449
219 163
44 301
218 084
1 612 274
Number of Requests Processed/
Demandes traitées
128 602
341 607
288 629
401 938
261 170
24 793
253 533
1 700 272
Magnetic Tapes/
Bandes magnétiques
Registered; Enregistrées
17 500
10 950
136 556
14 739
26 686
3 132
20 695
230 258
Deregistered Radiées
13 348
7 241
124 448
11 409
26 895
3 021
19 811
206 173 im\mmmmtm\.\immiwtiai
Some departments are now submitting lists of records that under
access and privacy legislation
must be drawn from record
groups prior to taking disposal
action. In the Ottawa records
centre, 11 accessions with over
900 metres of records were
involved. It is expected that this
activity will increase and that
resources will be required
despite the automation of the
control aspect.
Government restraint and cutback will continue to have an
impact on records centres
accommodation and resources.
Some requests for service have
been turned down for lack of
resources such as the Canadian
Broadcasting Corporation's
request for storage and service
for 2,488 films and 5,390 audio
tapes.
There are still 1,060 government
records offices that are not using
the records centres. As records
centre resources become leaner
requests for storage and service
will be refused.
One of the National Personnel
Records Centre's (NPRC) mandates is to provide records services to government departments
and agencies for personnel records ranging from accessions
and storage to reference and disposal. Seven new government
departments and agencies were
added to its automated system
and negotiations are continuing
with several others. The holdings
continued to be actively utilized
as 105,000 requests were
actioned. The NPRC also disposed of 600 metres of obsolete
records during the year. It now
holds in excess of 14 million
records.
The NPRC manages one operation (PERSFILE) and supports a
second (a computer tape library),
which effect major savings for
the government by storing records, both hard-copy and electronic, in an efficient warehouse
operation. The NPRC's history of
improving efficiency has been
well established with PERSFILE;
a huge backlog of unprocessed
material has been eliminated,
five years ahead of schedule.
Two independent studies conducted during this reporting year
clearly indicate that further savings and improved efficiency will
be realized by expanding the
existing computer facilities.
While the Federal Records
Centres and National Personnel
Records Centre Divisions are
concerned with storage and
service to the records, the Records Management and Micro-
graphic Systems Division
(RMMSD) provides advisory and
consultative services to federal
government departments on records management and micrographics. The main purpose of
these endeavours is to improve
the efficiency and effectiveness
and thus the economy with which
the government manages its
records.
Throughout this reporting period,
the Records Management and
Micrographie Systems Division
provided technical advice and
assistance to many government
institutions and ministers' offices
on how to improve their records
management operations. As it
was unable to accommodate all
the requests for assistance, the
division assisted a number of
institutions in securing the services of outside consultants. If this
practice continues there is a danger that the recommendations
proposed by private consultants
may not conform to the records
practices advocated by the
division.
The Evaluation Section of the M
division participated in audits of
three major government institutions. The section consulted with
a number of internal audit groups
of government institutions to discuss their audit methodology.    1
m
m
m
«f
52 PERSFILE sj
National Pers
(C-117781)
53 Participants)
Type of Request/
Type de demande
1984-1985
1985-1986
Military/Militaire
33 712
37 303S
Civilian/Civile
20 003
11 563
RCMP/GRC
6 649
16 713
Internai/Interne
31 595
36 833
X-Rays/Rayons X
1 367
1 381
Ancillary/Auxiliaire
1 147
1241
Total
94 473
105 0401
Informai and General Requests for Information/
Demandes de renseignements informelles et générales
Personal Visits/Visiteurs
415
Telex/Télex
9 065
Téléphone/Téléphone
8 820
Letters/Lettres
20 757
Total
39 057 ■ c|:Ul.lJ.Ul./.M»),,!.-l.lJ.]l|c<.|IJJ:)JJJJ:!,JJIIW!fflT^
Suite à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, certains ministères
soumettent maintenant aux
centres de documents des listes
de documents à retirer de certains dossiers destinés à l'élimination. Onze acquisitions totalisant 900 mètres ont fait l'objet de
tel traitement. De nouvelles
ressources seront nécessaires
malgré l'automatisation du
contrôle, car on prévoit une
augmentation de cette activité.
Les réductions budgétaires et la
limitation des dépenses continueront à avoir un impact sur
l'espace et les ressources des
centres de documents. On a dû
refuser certaines demandes de
service à cause de l'insuffisance
des ressources, notamment la
demande de la Société Radio-
Canada pour l'entreposage et
l'entretien de 2 488 films et 5 390
bandes sonores.
Il reste encore 1 060 bureaux de
documents fédéraux qui n'utilisent pas les centres de documents. À mesure que les
ressources des centres diminueront, ceux-ci se verront obligés
de refuser un nombre de plus en
plus grand de demandes de service d'entreposage et d'entretien.
Un des mandats du Centre national des documents du personnel
(CNDP) est de fournir à des ministères et à des organismes publics des services allant de l'acquisition et de l'entreposage à la
consultation et à l'élimination de
documents du personnel. Sept
nouveaux ministères et organismes publics ont été ajoutés à
son système automatisé, et des
négociations sont en cours avec
plusieurs autres. Le CNDP a
donné suite à 105 000 demandes. Il a aussi éliminé 600
mètres de documents périmés et
détient actuellement plus de 14
millions de documents.
Le CNDP gère PERSFILE et
soutient une magnétothèque
pour ordinateurs, deux activités
qui permettent au gouvernement
de réaliser des économies considérables en améliorant l'exploitation des dépôts de documents
sur papier ou électroniques. Le
système PERSFILE a permis au
CNDP de démontrer sa rentabilité en éliminant un énorme arriéré de documents non traités
cinq ans avant l'échéance. Deux
études indépendantes effectuées au cours de l'année indiquent clairement qu'il serait possible de réaliser de plus grandes
économies en installant un plus
grand nombre d'ordinateurs.
Alors que ies Centres fédéraux
de documents et le Centre national des documents du personnel
servent de dépôts documentaires et répondent à des demandes de service relatives aux
documents gardés, la Division
des systèmes de la gestion des
documents et de la micrographie
fournit aux ministères fédéraux
des services de consultation et
d'experts-conseils sur la gestion
des documents et la micrographie. Le but principal de cette
activité est de rendre plus efficace et plus fructueuse la gestion des documents fédéraux, et
donc de réaliser des économies.
Au cours de l'année, la Division
des systèmes de la gestion des
documents et de la micrographie
a aidé de nombreux établissements gouvernementaux et des
cabinets de ministres à améliorer
la gestion de leurs documents et
leur a fourni des conseils techniques. Comme il lui a été impossible de répondre à toutes les
demandes de service, la division
a aidé un certain nombre d'établissements à choisir des cabinets d'experts-conseils privés.
Cette pratique entraîne un danger éventuel, à savoir des
recommandations qui ne se
conforment pas aux pratiques de
gestion des documents prescrites par la division.
La Section d'évaluation a participé à la vérification de trois importants organismes gouvernementaux. La section a rencontré
les groupes de vérification internes d'un certain nombre d'organismes publics pour examiner
avec eux leur méthodologie de
vérification.
TABLE VI — Activities of the NPRC, 1985-1986    Continued/
TABLEAU VI — Activités du CNDP, 1985-1986 Suite
Letter Inquiry Type/
Type de demande faite par lettre
Response Time (%)/
Délai de réponse (%)
Under
30 to
Over
30 Days/
60 Days/
60 Days/
Inférieur à
Entre 30 et
Supérieur à
30 jours
60 jours
60 jours
RoutineVOrdinaire*
25 572
94.88
4.36
0.76
Complex/Complexe
2 992
77.11
11.33
11.56
Sensitive/Délicate
129
91.47
4.65
3.88
Genealogical/Renseignements généalogiques
1 129
29.59
24.71
45.70
Total
29 822
Total Number of Photocopies Provided/
Nombre total de photocopies fournies
58 525
* Includes all Telex requests./
Y compris toutes les demandes faites par télex.
52 Employés du Centre national d<
documents du personnel utilisa
système PERSFILE. (C-117781 imimmmmmiimimiihmmmE
The division prepared the third
report on the State of Records
Management in the Government
of Canada and submitted it to the
Treasury Board. Based on an
analysis of the evaluations and
studies conducted in nine
departments between 1983 and
1985, the report concludes that
there are serious shortcomings
in the records management function. Notably, departments have
been slow in resolving problems;
they are not providing adequate
support and resources to the
records management function,
and a large portion of their records are unorganized and not
scheduled for ultimate disposal
or retention. The report concludes, however, that the basis
for effective records management exists across the
government.
Although government institutions
have the major responsibility for
developing records retention and
disposal schedules for their records, only nominal emphasis is
given by most institutions to this
predominant element of records
management. This, in turn,
places a heavy burden on the
scheduling staff of the Records
Management Branch to provide
assistance and guidance to institutions to ensure that schedules
are properly prepared and cover
all records of the institution
regardless of medium. Considerable time and effort was also
expended assisting institutions
subject to the Privacy Act to
ensure that personal information
contained within government records was scheduled as required
by Access to Information and Privacy legislation and Treasury
Board regulations. Although
guidelines have been distributed
to all government institutions,
most still require detailed explanations and consultations on the
appropriate methods to complete
this task.
The Research and Development
Section provides an advisory
service to ensure the technical
suitability of microfilm applications, and to advise on the latest
micrographie processing techniques and equipment. This
activity is now supported through
the development and implementation, this year, of a computerized database on various elements of micrographics. A major
undertaking involved a research
study on the use of updatable
microfilming systems.
On behalf of the Advisory Council on Records (ACR), a federal
government body, the Records
Management and Micrographie
Systems Division is coordinating
a study on records management
styles to examine the costs and
effectiveness of centralized (i.e.,
records management operated)
versus decentralized (i.e., user
operated or delegated) modes of
records operations for the federal
government. The results of the
study may have a significant
impact for the future planning of
records management.
The Public Archives also con-   m
cerns itself, of course, with its    Is
own records. The Records Management Program progressed
with development, revision and
implementation of file classification systems for new users. The
major project was the conversion
of Records Management Branch
records to the departmental file I
classification system and the
establishment of a records offices
for that branch. A review of all
departmental files under Infor-   *
mation Management Services   ■%
control resulted in the scheduling
and disposal of over 11 cubic
metres of records.
55 Dr. C. Armstrong of the Canadian I
torical Association, Dr. Jean-Pierre
Wallot and John Dumont of the Pu
Archives and Mrs. F. Desparois of
Treasury Board, at a meeting of th
Advisory Council on Records.
Records Schedules
and Disposal
Proposals Submitted/
Projets de
Microfilm
conservation ou
Submissions/
Period/
d'élimination de
Demandes de
Cumulative Total*/
Période
documents
microfilmage
Total
Total cumulatif*
1971-1976 (March/mars)
208
207
415
1092
1976-1982 (March/mars)
322
190
512
1604
1982-1986 (March/mars)
271
82
353
1957
Total 15 years/
Total 15 ans
801
479
1 280
1957
* Since 1961/
Depuis 1961 ■ ■^ri:UJMJJAfJJJI<,JJ.IJJI|e|.ll,»J:|JJJ,,M,IJ./l^:|,M.«
La division a préparé le troisième
Rapport sur l'état de la gestion
des documents au Gouvernement du Canada et l'a présenté
au Conseil du Trésor. En fonction
d'une analyse des évaluations et
des études réalisées dans neuf
ministères entre 1983 et 1985, le
rapport soutient que la fonction
de gestion des documents présente des faiblesses graves, et
notamment les suivantes : les
ministères tardent à résoudre
des problèmes, le support et les
ressources qu'ils fournissent à la
fonction de gestion des documents sont insuffisants, et une
grande partie de leurs documents manquent d'organisation
et n'ont pas de plan de conservation et d'élimination. Le rapport
conclut, toutefois, que les différents ministères du gouvernement possèdent la base nécessaire pour rentabiliser la gestion
des documents.
Même s'il incombe surtout aux
organismes gouvernementaux
d'élaborer un plan de conservation et d'élimination pour les
documents qu'ils détiennent, ils
négligent pour la plupart cet élément essentiel de la gestion des
documents. Cela a pour effet
d'augmenter la charge de travail
du personnel de la Direction de
la gestion des documents, qui se
voit obligé de fournir de l'aide et
des conseils à ces organismes et
de préparer des calendriers
complets qui couvrent tous les
documents d'un organisme
donné, indépendamment du support. On a consacré énormément
de temps et d'efforts à aider des
organismes sujets à la Loi sur la
protection des renseignements
personnels, car il fallait s'assurer
que tas renseignements personnels contenus dans des dossiers
gouvernementaux étaient destinés soit à l'élimination, soit à la
conservation, conformément à la
loi mentionnée, à la Loi sur
l'accès à l'information et aux dispositions du Conseil duTrésor.
Même si des lignes de conduite
ont été distribuées à tous les
organismes gouvernementaux,
ceux-ci ont encore besoin, pour
la plupart, d'explications détaillées et de consultations sur les
méthodes appropriées pour pouvoir mener à bien cette tâche.
La Section de la recherche et du
perfectionnement fournit un service consultatif sur l'adéquation
technique de diverses utilisations
de microfilm et sur les dernières
techniques et les plus récents
appareils de traitement micrographique. Cette activité bénéficie
maintenant du soutien d'une
base de données informatisée
portant sur plusieurs éléments
de la micrographie, mise au point
cette année. Un des principaux
projets comportait une étude sur
l'utilisation de systèmes de microfilmage pouvant être mis à
jour.
À la demande du Conseil consultatif des documents, un bureau
du gouvernement fédéral, la Division des systèmes de la gestion
des documents et de la micrographie, coordonne une étude
qui examinera la rentabilité pour
le gouvernement fédéral des
systèmes centralisés de gestion
de documents (exploités par un
service de gestion des documents) par rapport aux systèmes
décentralisés (exploités par l'utilisateur). Les résultats de cette
étude pourront avoir un impact
significatif sur la planification
future de la gestion des documents.
Les Archives publiques s'occupent également de leurs propres
documents. Le programme de
gestion des documents a fait des
progrès avec la mise au point, la
révision et l'application de systèmes de classification de dossiers pour nouveaux utilisateurs.
Le projet principal comportait la
conversion des documents de la
Direction de la gestion des documents au système de classification de dossiers ministériels et
rétablissement d'un service des
dossiers dans cette direction. Un
réexamen de tous les fichiers ministériels sous le contrôle des
Services de gestion de l'information a permis de procéder à l'élimination de plus de 11 mètres
cubes de documents.
54 Analyse des résultats de tests qu'on i
fait subir à du matériel de
micrographie.
55 M. C Armstrong de la Société historique du Canada, MM. Jean-Pierre
Wallot et Jean Dumont des Archives
publiques et M™ F. Desparois du
Conseil du Trésor, à une réunion du Privacy and Access to Information Legislation
ummmimmmmtMm-iLimM
The Public Archives has been
heavily involved in both consultations and implementation of this
important legislation. In addition
to involvement mentioned in the
previous section, three divisions
of the Public Archives this year
have been particularly involved
in aiding the implementation of
this legislation: the National Personnel Records Centre, the Federal Archives Division and the
Machine Readable Archives
Division.
With the growing public awareness of the values of Privacy and
Access to Information, the volume of formal requests (i.e.,
requests made through the use
of the Access to Information
request form and the Personal
Information request form)
received in the NPRC continued
to increase dramatically. The
numbers speak for themselves.
By March 31,1986, the National
Personnel Records Centre processed 7,800 formal requests for
information. This number is
impressive as it represents a 122
per cent increase over the number of requests completed during
the previous year. Activity under
the Privacy Act proved to be
much greater than under the
Access to Information Act. During the period under review,
7,700 privacy requests were
completed, while only 120
requests under the Access to
Information Act were processed.
The National Personnel Records
Centre is able to respond to the
majority of these formal requests
within the recommended time
frame and for much less than the
average government cost. The
centre also responded informally
to 9,600 information requests
from individuals, which were
made without the completion of
an Access to Information request
form or a Personal Information
request form. These requests
were all handled in accordance
with the stipulations of the
Access to Information and Privacy Acts.
The number of formal requests
made to the Federal Archives
Division under the Access to
Information and Privacy Acts
rose from 20 in 1984-1985 to 52
this year. Informal requests came
from 513 researchers for the
review of 3,179 files containing
360,759 pages. Widespread
interest in Nazi war criminals as
well as continued interest in compensation for Japanese-Canadians who suffered loss of property and livelihood during World
War II, created heavy demands
on the resources of the Access
Section. Recurring staff shortages did not allow for any major
retrospective review of closed
records. However, some progress was made on case file
reviews for Northern Affairs records prior to the start of a microfilming project.
As a result of the Privacy Act and
regulations pursuant to the legislation, government institutions
are required to schedule all personal information including
machine-readable records. Divisional staff in the Machine Read-1
able Archives Division have
devoted considerable time in
assisting government institutions-i
in the development of system
overviews for their personal
information holdings in machine-
readable form.
56   Japanese Canadians register and
declare their possessions, Vancouver,"
1942. Many requests under Access to
TABLE VIM — Activities of the NPRC under the Access to Information and Privacy Acts/
TABLEAU VIII — Activités du CNDP en vertu des lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements
personnels
Access to Information Act/
Loi sur l'accès à l'information
Response Time (%)/
Délai de réponse (%)
Number of Formal Requests Processed/
Nombre de demandes formelles traitées
122
Under 30 Days/
Inférieur à 30 jours     Ent
65.57
30 to 60 Days/
e 30 et 60 jours
31.15
Over 60 Days/
Supérieur à 60 jours
3.28
Number of Photocopies Provided/
Nombre de photocopies fournies
11 408
Privacy Act/
Loi sur la protection des renseignements personnels
Number of Formal Requests Processed/
Nombre de demandes formelles traitées
7 691
80.41
19.01
0.58
Number of Photocopies Provided/
Nombre de photocopies fournies
560 995
Total Number of Formal Requests Processed/
Nombre total de demandes formelles traitées
7 813
80.17
19.20
0.63
Total Number of Photocopies Provided/
Nombre total de photocopies fournies
572 403 Loi sur la protection des renseignements personnels et Loi sur I'
■.M^Ui/.!,l.Mi./.M))„l:!,).M)ld.!)1yj,M„M,lf.HI«J:|l?:!./:
La participation des Archives publiques à la mise en application
de ces lois et aux consultations
qui ont précédé leur élaboration
a été considérable. En plus de la
participation déjà mentionnée,
trois divisions ont collaboré tout
particulièrement à la mise en application : le Centre national des
documents du personnel, la Division des archives fédérales et la
Division des archives
ordinolingues.
A mesure que le public prend
conscience de l'importance de
ces deux lois, le volume de demandes formelles (demandes
utilisant les formulaires « Accès
à l'information » et « Renseignements personnels ») reçues par
le CNDP augmente de façon
spectaculaire. En mars 1986, le
Centre avait traité 7 800 demandes formelles de renseignements, ce qui représente une
augmentation de 122 pour 100
par rapport au nombre de demandes traitées l'année précédente. La Loi sur la protection
des renseignements personnels
a généré pendant la période en
question un nombre beaucoup
plus grand de demandes de renseignements que la Loi sur
l'accès à l'information, soit 7 700
par rapport à 120.
Le Centre peut répondre à la
majorité de ces demandes
formelles dans le délai recommandé et à un coût nettement
inférieur à la moyenne gouvernementale. Il a également répondu
de façon informelle à 9 600 demandes d'information de particuliers qui n'avaient pas rempli les
formulaires officiels. Ces demandes ont été traitées conformément aux conditions stipulées
par la Loi sur la protection des
renseignements personnels et la
Loi sur l'accès à l'information.
accès à l'information
Le nombre de demandes formelles déposées à la Division
des archives fédérales en vertu
de ces deux lois a passé de 20
en 1984-1985 à 52 cette année.
Cinq cent treize chercheurs ont
déposé des demandes informelles qui ont nécessité la révision de 3 179 dossiers comprenant 360 759 pages. Le grand
intérêt pour les criminels de
guerre nazis et pour l'indemnisation des Canadiens d'origine japonaise qui ont subi la perte de
leurs biens et de leurs moyens
de subsistance au cours de la
Seconde Guerre mondiale a
signifié une charge de travail
considérable par rapport aux
ressources dont dispose la Section de l'accès à l'information. Le
manque chronique de personnel
n'a pas permis d'entamer le
réexamen rétrospectif des dossiers clos. Cependant, on a fait
un certain progrès dans le réexamen des fichiers de cas dans les
documents des Affaires du Nord
avant le début du projet de
microfilmage.
Une des conséquences des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des règlements
connexes est que les institutions
gouvernementales doivent préparer des calendriers de conservation et d'élimination de tous les
renseignements personnels, y
compris les documents ordinolingues. Le personnel de la Division des archives ordinolingues
a passé beaucoup de temps à
aider des institutions gouvernementales à mettre au point des
systèmes permettant d'avoir une
vue d'ensemble des dossiers
ordinolingues contenant des
renseignements personnels.
56 Des Canadiens d'origine japonaise
déclarent leurs biens, Vancouver,
1942. Bon nombre des demandes re-
sur l'accès à l'information avaient
trait aux indemnités réclamées par
des citoyens nippo-canadiens en réparation de préjudices subis pendant
la guerre. (C-44598) I^MiimTOIiTf.-n-l'l^flllil^lV^iliil-MI'l^liN^I
Other Activities of Relevance to
The National Map Collection, the
National Photography Collection
and the Machine Readable
Archives Division each participated in a project to determine
what archivally significant material in their respective media are
at present inadequately scheduled by government departments
and not reaching the Public
Archives. Each of the divisions
studied three government
departments. During the year,
these studies were completed
and reports submitted to the
Public Archives' Information
Management Committee. The
project should ultimately aid in
the better identification and
scheduling of maps, photographs
and computer data in government departments for permanent
retention.
the Federal Government
On February 7,1985, the Committee of the Privy Council
appointed the Honourable Justice Jules Deschênes to conduct
an inquiry regarding alleged war
criminals in Canada. In an effort
to assist the work of the Commission, the Department of Justice
struck a working group consisting of representatives from a
number of government agencies
having an interest in the work of
the Commission. As records relevant to the work of the Commission are under the control of the
Public Archives, Robert Hay-
ward, Chief of the Access Section, was assigned the responsibility to represent the Public
Archives on the working group.
The group met periodically during the life of the Commission to
discuss matters of mutual concern, particularly access to government records.
The Public Archives has been
participating in the federal government's Office Communications Systems Program, specifically in a field trial in an
automated office created in the
Department of Communications'
(DOC) policy sector. This joint
governmental-industrial incentives program is designed to provide industry, on the one hand,
with a testing ground for new
products, and government, on
the other, with the opportunity to
assess the impact of these products on productivity, people,
organization and ergonomics.
The Public Archives has been
involved with the development of
procedures and software programs for the transmission of
electronic documents throughout
the test organization, with filing
and retrieval of electronic documents and with the scheduling
for retention or disposal of such
documents. As the completion of
the field trial is planned for the
end of the fiscal year, the Public
Archives of Canada Senior Management Committee has agreed
to the implementation of test
sites in the Machine Readable
Archives Division and the Records Management Branch in
1986-1987. The test sites will
use the technology introduced in
the DOC field trial, thus providing
more in-depth testing for managing electronic documents.
Staff of the Machine Readable
Archives Division have been
working with Treasury Board officers in the drafting and issuance
of a circular to update Chapter
440.7: "EDP Records Management" that appears in Treasury
Board's Administrative Policy
Manual. The objective of the
work is to encourage government
institutions to establish a scheduling program for their EDP data
holdings. Discussions with
Treasury Board officers are also
being held concerning possible
Public Archives of Canada
involvement with the work of the
Advisory Committee on Information Management. The division
has continued to participate in
the Government EDP Standards
Committee's Working Group on
Data Management and Working
Group on Database Languages.
Staff of the Records Management Branch are preparing to
undertake a survey of EDP holdings in those government institutions that expend the most
resources on EDP. The results
from the survey will provide valuable information to the Public
Archives, Treasury Board and
government administrators in the
identification of problems associated with machine-readable records. One major objective of the
survey is to provide a measure of
the volume of computer data that
must be addressed by the PAC
for an integrated archival and
records management program.
The work that has been undertaken in the scheduling of data in
automated systems and in automated office environments
should provide a better possibility of identifying and acquiring   ']
electronically data processed
(EDP) records of archival value,
it will also permit government
institutions to meet legal and regulatory requirements associated
with the management of their
EDP holdings. Èàmmmmmmmmmii
Autres activités reliées au gouvernement fédéral
La Collection nationale de cartes
et plans, la Collection nationale
de photographies et la Division
des archives ordinolingues ont
chacune participé à un projet vi-
Le 7 février 1985, le Comité du
Conseil privé demandait à l'honorable juge Jutas Deschênes
de réaliser une enquête sur les
présumés criminels de guerre au
sant à repérer dans leur domaine   Canada. Afin de faciliter le travail
respectif le matériel d'impor- de la Commission, le ministère
tance archivistique gardé par des   de la Justice créa un groupe de
ministères fédéraux et qui, ne
bénéficiant pas d'un plan adéquat de traitement, n'est pas
déposé aux Archives publiques.
Chacune des divisions a étudié
trois ministères. Les études ont
été achevées au cours de l'année, et les rapports ont été soumis au Comité de la gestion de
l'information des Archives pu-
tiques. Le projet devrait contribuer à améliorer l'identification
travail comprenant des représentants de plusieurs agences gouvernementales qui s'intéressaient au travail de la
Commission. Comme les documents nécessaires pour les
travaux de la Commission sont
sous le contrôle des Archives publiques, on a demandé à Robert
Hayward, chef de la Section de
l'accès à l'information, de représenter les Archives publiques
des photographies, des données   dans le groupe de travail. Le
ordinolingues et des cartes et
plans gardés par les ministères
fédéraux qui devraient être
destinés à la conservation
permanente.
groupe s'est réuni périodiquement au cours de l'existence de
la Commission et s'est penché
sur des thèmes qui intéressaient
tous les représentants, et en
particulier sur l'accès aux
documents gouvernementaux.
Dans le cadre du Programme de
la bureautique du gouvernement
fédéral, les Archives publiques
font actuellement des essais
dans un bureau automatisé créé
par le secteur des politiques du
ministère des Communications.
Ce programme conjoint entre le
gouvernement et l'industrie vise
à fournir à l'industrie un terrain
d'essai pour de nouveaux produits et au gouvernement, la
possibilité d'évaluer l'impact de
ces produits sur la productivité,
sur les gens, sur l'organisation et
sur l'ergonomie.
Les Archives publiques participent à la mise au point de procédés administratifs et de logiciels permettant de transmettre
des documents électroniques
partout dans l'organisation, de
tes classer, de les retrouver et de
les identifier en vue de leur
conservation ou élimination ultérieure. Comme l'essai sur le terrain doit s'achever avant la fin de
l'exercice, le Comité de la haute
direction des Archives publiques
a accepté d'utiliser la Division
des archives ordinolingues et la
Direction de la gestion des documents comme sites d'essai en
1986-1987. Ces essais utiliseront la technologie introduite
dans le projet du ministère des
Communications, ce qui permettra un essai plus approfondi de la
gestion des documents
électroniques.
Le personnel de la Division des
archives ordinolingues travaille
avec des représentants du
Conseil du Trésor à la rédaction
d'une circulaire pour mettre à
jour le Chapitre 440.7 : « Gestion
des documents informatisés » du
Manuel de la politique administrative du Conseil du Trésor.
L'objectif est d'encourager les
institutions gouvernementales à
établir des calendriers de
conservation et d'élimination de
leurs documents informatiques.
D'autres discussions avec des
représentants du Conseil du Trésor visent à cerner l'éventuelle
participation des Archives publiques au Comité consultatif sur
la gestion de l'information. La
division participe encore à deux
groupes de travail relevant du
Comité des normes gouvernementales en informatique : le
groupe de travail sur la gestion
des données et le groupe de travail sur les langages pour bases
de données.
Le personnel de la Direction de
la gestion des documents se prépare à faire une enquête sur les
documents informatiques gardés
par les établissements publics
qui dépensent la plus grande
proportion de ressources en informatique. Les résultats de l'enquête aideront les Archives publiques, le Conseil du Trésor et
les administrateurs du gouvernement à identifier les problèmes
associés aux documents ordinolingues. Un des principaux objectifs de l'enquête est de mesurer
le volume de données informatiques que les Archives publiques doivent appréhender afin
de mettre sur pied un programme intégré de gestion de
documents et d'archives.
Le travail entrepris dans l'établissement de plans pour la conservation ou l'élimination de documents contenus dans des
systèmes et dans des bureaux
automatisés permettra d'identifier et d'acquérir plus facilement
les documents informatiques à
valeur archivistique. Il permettra
également aux institutions gouvernementales de répondre aux
exigences juridiques et réglementaires relatives à la gestion
de leurs documents
informatiques. Our Staff  In February 1985, the Public
Archives welcomed a new
Dominion Archivist, the distinguished historian and educator
Dr. Jean-Pierre Wallot. Dr. Wallot
has held numerous academic,
research and administrative
posts, has served on the executives of many learned societies
and received many academic
honours. A scholar of the first
rank, Dr. Wallot is noted for his
work on the economy and society of French Canada between
1760 and 1850. He is the author
of eight books and more than 80
scholarly articles.
Dr. Wilfred Smith, the recently
retired Dominion Archivist, was
honoured this year by being
made an Officer of the Order of
Canada and as the recipient of
the Outstanding Achievement
Award of the Public Service of
Canada.
In July, the institution was saddened by the death of Duncan
Cameron. Mr. Cameron freelanced in Ottawa as a photographer for Capital Press Limited, a
firm he owned and operated from
1960 to 1976. His photography is
recognized as an invaluable
record of Canadian political life
and economic development. His
collection of 175,000 prints, negatives and slides, 1948-1976, is
held in the Public Archives. In
1976, he joined the Public
Archives of Canada, where he
laboured successfully to bring
order to the millions of photographs in the National Photography Collection.
Jan Pidek, Director of the Records Conservation Division,
retired this year. His work at the
Public Archives spanned nearly
22 years during which time he
actively participated in the development of conservation processes, the expansion of records
conservation services and in the
development of standards for
commercial binding. Two major
projects undertaken by Mr. Pidek
were the development of a Mass
Deacidification System and the
Records Conservation Training
Program. Both projects are successful and will benefit the
archives and library communities
for many years.
Jean Dumont, Director of the
Records Management and
Micrographie Systems Division
retired this year after 31 years of
service in the records management field with the federal government. Jean brought experience gained with Energy, Mines
and Resources, Statistics
Canada, Public Works and
Transport Canada to the Public
Archives. At the PAC, he will be
remembered for spearheading
the implementation of the new
federal government records
management policy.
During the year, two new
branches were created within the
Public Archives. The Public Programs Branch, which will concern itself with the public profile
of the institution, is headed by
Richard Huyda. The Policy
Branch, which coordinates
departmental planning and monitors implementation of plans, is
directed by Lee McDonald.
57   Doctors W.I. Smith, K. Lamb and J.-P.
Wallot, successive Dominion Archivists. They have provided leadership jMimmmm
En février 1985, les Archives publiques ont accueilli un nouvel
archiviste fédéral, M. Jean-Pierre
Wallot. Historien et pédagogue
de distinction, M. Wallot a
occupé divers postes dans les
milieux universitaire, de la
recherche et administratif. Il a
également siégé au Comité
exécutif de plusieurs sociétés
savantes et a reçu un grand
■ambre d'honneurs universitaires. M. Wallot est un érudit de
premier ordre connu pour ses
travaux sur l'économie et la société du Canada français entre
1760 et 1850. Il a écrit huit livres
et plus de 80 articles savants.
M. Wilfred Smith, l'archiviste fédéral qui vient de prendre sa retraite, a été nomme cette année
Officier de l'Ordre du Canada. La
Fonction publique du Canada lui
a également décerné le Prix pour
services insignes.
En juillet, notre établissement a
déploré la perte de M. Duncan
Cameron. M. Cameron a travaillé
à Ottawa comme photographe à
Capital Press Limited, une société qu'il avait fondée et exploitée entre 1960 et 1976. Il est reconnu que sa photographie
constitue un documentaire
précieux sur la vie politique et le
développement économique du
Canada. Sa collection de
175 000 épreuves, négatifs et
diapositives, allant de 1948 à
1976, appartient aux Archives
publiques. En 1976, il est entré
aux Archives et s'est efforcé,
avec beaucoup de succès, de
mettre de l'ordre dans les
millions de photographies de la
Collection nationale de
photographies.
Smith et K. Lamb, anciens
« fédéraux, et J.-P. Wallot,
jlairedu poste. Depuis 1949,
ccessivement assumé la
SB   Duncan Cameron, fleuve Irrawaddy,
Rangoon, Birmanie, 1968.
(PA-143090)
Le directeur de la Division de la
conservation des documents, M.
J an Pidek, a pris sa retraite cette
année. La carrière de M. Pidek
aux Archives publiques couvre
presque 22 ans, pendant lesquels il a participé activement au
perfectionnement de procédés
de conservation, à l'expansion
des services offerts par la division et à l'élaboration de normes
pour la reliure commerciale. Les
deux principaux projets entrepris
par M. Pidek étaient la mise au
point d'un système de désacidification de masse et le programme de formation en conservation de documents. Les deux
projets ont eu beaucoup de
succès et fourniront un service
précieux aux milieux de l'archivistique et de la bibliothéconomie
pendant de nombreuses années.
M. Jean Dumont, directeur de la
Division des systèmes de la gestion des documents et de la
micrographie, a pris sa retraite
cette année après 31 ans de service au gouvernement fédéral.
M. Dumont a apporté aux Archives publiques l'expérience
qu'il avait acquise à Énergie,
Mines et Ressources Canada, à
Statistique Canada, au ministère
des Travaux publics et à Transport Canada. Les Archives publiques se souviendront de M.
Dumont comme celui qui a lancé
les nouvelles politiques de
gestion des documents du
gouvernement fédéral.
Deux nouvelles directions ont été
créées aux Archives publiques
cette année. Celle des Programmes publics, avec Richard
Huyda à sa tête, se chargera de
mieux faire connaître l'établissement aux Canadiens. Celle des
Politiques, dirigée par Lee
McDonald, coordonnera l'élaboration des plans du Département
et en contrôlera l'application.
Jan Pidek ont
à la désacidifi
(C-107628) *m»mirum
The Archives Branch created a
Planning and Program Coordination Division, to give greater central coordination to its activities.
The division director is Michèle
LaRose.
Carman Carroll of the Manuscript
Division was appointed Provincial Archivist of Nova Scotia.
Dr. Douglas Schoenherr of the
Picture Division has been seconded to the National Gallery for
two years to replace the curator
of drawings.
William Russell has been
appointed as Senior Archivist of
the London Office.
The Public Archives of Canada
wishes to thank all those who
have retired or left the department in the last year for their
many contributions.
Staff Contributions beyond the
The staff of the Public Archives
have extensive expertise in
many fields and their services
and knowledge are sought far
beyond the Public Archives. Dr.
Wallot, at the invitation of the
Government of China, attended
the celebration of the 60th anniversary of the founding of the
First Historical Archives of China.
He also gave many papers to
scientific colloquia and archival
and historical associations. Harold Naugler wrote The Archival
Appraisal of Machine-Readable
Records: A RAMP Study with
Guidelines, published by
UNESCO. Dr. Marianne McLean
delivered papers on her studies
of Scottish emigration to early
Ontario to the British Association
for Canadian Studies in Edinburgh and to the First North
American Congress of Celtic
Studies, as well as publishing in
Canadian Papers in Rural History. Joan Schwartz gave a comparative paper on the photographic records of mid-
nineteenth-century gold rushes
at a Canada - New Zealand
seminar at the University of Edinburgh, Scotland, and a lecture on
amateur photography in Canada,
1839-1940, to the Symposium of
Department
the European Society for the History of Photography in Bradford,
England. Dr. Norman Willis
addressed both the Fédération
internationale de la médaille in
Stockholm and the Canadian
Numismatic Association in
Regina on Canadian medals.
Hugo Stibbe spoke on international bibliographic standards in
cartographic archives to the
International Federation of
Library Associations and Institutions in Chicago. John McDonald
gave papers on various aspects
of automated archives to a conference of information managers
organized by the United States
National Archives and Records
Administration, the Association
of Records Managers and
Administrators, the international
conference of the same association, and a series of lectures on
automation in archives at George
Brown College in Toronto.
William Russell received the
W. Kaye Lamb Prize for best scholarly article in Archivaria, 1984-
1985. His title was The White
Man's Paper Burden: Aspects of
Records Keeping in the Department of Indian Affairs, 1860-
1914."
Dr. Klaus Hendriks lectured on
the conservation of photographs
at the Rochester Institute of
Technology, McGill University   I
and Queen's University. He was
course director of a seminar
sponsored by the Ontario
Museums Association and travelled to a meeting of the Photo
Materials Group of the American
Museum Association where five
papers were given by current
and former staff members.
Staff of the Public Archives
served as editors for Archivaria,
CAD Information Bulletin, the
Commonwealth Archivists Association Newsletter, both the
Canadian Historical Association
Booklet Series and its Historical
Papers, and the ASCRT/'AERTC
Bulletin. Staff occupied other
positions for many of these pubtr^
cations, and with such publications as Heraldry in Canada,     i-
History of Photography, SLA
Picture Division Bulletin, Film
Canadiana, International Index
to Film and Television Periodi-  I
cals, Cartographica, The Map   I
Collector and Imago Mundi.
60 Dr. Klaus Hendriks makes a poi
the Society of Photographic Sci
and Engineers' Symposium.
61 Disabled shredding obsolete La Direction des archives a mis
sur pied la Division de la planification et de la coordination des
programmes pour assurer une
meilleure coordination centrale
de ses activités. Elle en a confié
la direction à Michèle LaRose.
M. Carman Carroll de la Division
des manuscrits a été nommé archiviste provincial de Nouvelle-
Ecosse.
M. Douglas Schoenherr de la
Division de l'iconographie est en
détachement au Musée des
Beaux-Arts du Canada où il
remplacera pendant deux ans le
conservateur des dessins.
M. William Russell a été nommé
archiviste principal du Bureau de
Londres.
Les Archives publiques voudraient remercier tous les em-
ployés qui ont quitté le ministère
ou qui ont pris leur retraite au
cours de l'année pour leurs
multiples contributions.
Contributions du personnel hors
Les membres du personnel des
Archives publiques ont une
grande expertise dans de nombreux domaines, et leurs services et connaissances sont très
en demande non seulement
ailleurs au pays, mais aussi à
l'étranger. Invité par le gouvernement de Chine, M. Wallot a participé au 60° anniversaire de la
fondation des Premières Archives historiques de Chine. Il a
aussi présente des communications lors de colloques scientifiques et de congrès d'associations historiques et
archivistiques. M. Harold Naugler
a écrit The Archival Appraisal of
Machine-Readable Records: A
RAMP Study with Guidelines,
publiée par l'UNESCO. M™
Marianne McLean a présenté
des communications sur l'émigration écossaise ancienne en
Ontario à la British Association
for Canadian Studies à Edimbourg et au First North American
Congress for Celtic Studies,
qu'elle a publiées également
dans Canadian Papers in Rural
History. Joan Schwartz a présenté une étude comparative
des photographies canadiennes
et néo-zélandaises se rapportant
aux ruées vers l'or du milieu du
dix-neuvième siècle, lors d'un
du cadre ministériel
colloque en Ecosse, à l'Université d'Edimbourg; elle a également donné une conférence sur
la photographie amateur au
Canada de 1839 à 1940 au Symposium of the European Society
for the History of Pnotography à
Bradford, en Angleterre. M. Norman Willis a pris la parole devant
les membres de la Fédération
internationale de la médaille à
Stockholm et ceux de l'Association numismatique canadienne à
Regina pour parler des médailles
canadiennes. M. Hugo Siibbe a
présenté une communication sur
les normes bibliographiques internationales en archives cartographiques à la Fédération internationale des associations de
bibliothécaires et de bibliothèques à Chicago.
M. John McDonald a présenté
une communication abordant
divers aspects des archives
automatisées à un colloque de
gestionnaires de l'information organisé par la U.S. National Archives and Records Administration, à l'Association des
administrateurs et des gestionnaires des documents et à la
conférence internationale organisée par cette association. Il a
également donné une série de
causeries sur l'automatisation en
archivistique au collège George
Brown à Toronto. M. William
Russell a reçu le prix W. Kaye
Lamb pour le meilleur article
savant dans Archivaria, 1984-
1985, intitulé « The White Man's
Paper Burden: Aspects of Records Keeping in the Department
of Indian Affairs, 1860-1914 ».
M. Klaus Hendriks a donné des
conférences sur la conservation
de photographies au Rochester
Institute of Technology, à l'Université McGill et à l'Université
Queen. Il a dirigé un séminaire
organisé par l'Association des
musées de l'Ontario et s'est déplacé pour assister à une réunion du Photo Materials Group
de l'American Museum Association, où cinq membres et anciens
membres du personnel ont
présenté des communications.
Le personnel des Archives publiques s'est occupé de diriger
les publications Archivaria, Bulletin d'information CDA et le
Newsletter de la Commonwealth
Archivists Association, les collections de livrets et d'articles historiques de la Société historique
du Canada et le Bulletin de
l'ASC ATI AERTC. Le personnel a
occupé d'autres fonctions dans
un grand nombre de ces publications, et dans d'autres comme
l'Héraldique au Canada, History
of Photography, le Bulletin de la
division de l'iconographie de
l'Association des bibliothèques
spécialisées, Film Canadiana,
l'International Index to Film and
Television Periodicals, Carto-
graphica, The Map Collector et
Imago Mundi.
M. Klaus Hendriks prenant la parole
lors du colloque de la Society of Photographie Scientists and ""~ mim*m*mia
Staff served on the executives of
many learned associations concerned with archives and related
fields.
Personnel
In support of the government's
objective of a public service that
is more representative of the
Canadian population, the department submitted and obtained
Treasury Board approval of its
affirmative action plan covering
the fiscal years to the end of
March 1988. The Public Archives
submitted to Treasury Board its
first multiyear human resource
plan to the end of 1990, an indication of its increasingly systematized approach to the management of its human resources.
Reflected in this plan are the
restraint measures determined
by government policy, which will
result in the reduction of the
departmental workforce by
' almost nine per cent over five
years. Due to the success of
measures taken by the department, employees designated to
be laid off by April 1986 have
been redeployed either within the
Public Archives or elsewhere in
the federal government.
In further support of the government restraint policy, a major
audit of the classification levels
of positions in the Public
Archives was undertaken. Cases
of misclassification identified by
the audit were readily resolved.
Classification specialists contributed to Treasury Board's review
of all classification standards by
playing a major role in the review
of the three standards of particular interest to the Public
Archives.
The central government agencies placed increased emphasis
on monitoring the implementation of the government Official
Languages Policy. The department undertook a major initiative
by surveying its employees to
gather data on the use of the official languages at work and
employee perceptions about language of work issues. Employees are generally increasing the
use of their second language at
work; furthermore, there is less
necessity for language training at
government expense.
As part of overall downsizing and
changes in its organizational
structure, the Public Archives of
Canada will be making increasing use of services offered by the
private sector relating to micrographics, such as source document filming, computer output
microfilm, as well as microfilm
processing and duplication. As a
result, Central Microfilm Operations will be phased out by 1987-
1988. The Public Archives will
however, continue to microfilm
heritage records through the private sector.
Created in 1956, Central Microfilm Operations provided operational micrographie services to
other government departments
on a partial cost-recovery basis.
Senior Management of the Public Archives informed the employees concerned and in support of
Treasury Board Work Force
Adjustment policies, the department put in place procedures to
attempt to place affected
employees in other positions
either within the department itself
or elsewhere in the Public Service. This process has been very
successful to date.
These changes are in keeping
with the overall government
restraint initiative to reduce the
size of the federal administration -
by 15,000 person-years by 1991
and the Government of Canada's
current policy to make more use
of services offered by the private
sector.
Classified records disposal projects in the Vancouver, Edmonton, Winnipeg, Ottawa and Halifax records centres employed,
through contracting arrangements, 80 disabled people. Plans
are underway to expand these I
facilities in Winnipeg and Vancouver to meet the heavy
demand. It is expected that the
extra workload and receipts from
the additional paper will support
the employment of up to 30 more
disabled people.
During the fiscal year 1985-
1986, nine audits were undertaken on operations in the Public
Archives and National Library. A
major study was also carried out
with regard to the application of a
functional audit approach, and a
five-year plan, within the
Archives Branch.
TABLE IX — Workforce Statistical Overview*/
TABLEAU IX — Statistiques du personnel*
Type
Period/Période
1983-1984
(%)
1984-
(e
1985
/o)
1985-1986
(%)
Total Population/Personnel total
748
100.0
772
100.0
770
100.0
Women/Femmes
321
42.9
325
42.1
325
42.2
Men/Hommes
427
57.1
447
57.9
445
57.8
Disabled/Handicapés
14
1.9
14
1.8
20
2.6
Indigenous/Autochtones
7
0.9
6
0.8
5
0.7
Francophones
289
38.6
293
38.0
297
38.6
Anglophones
457
61.1
478
61.9
472
61.3
Official Language Unknown/
Langue officielle inconnue
2
0.3
,
0.1
^
0.1
* Source: Multi-Year Operational Plan, 1983-1984 t<
Plan pluri-annuel 1983-1984 à 1985-1986. tmmmmm
Plusieurs membres du personnel
ont siégé au comité exécutif de
nombreuses associations savantes intéressées à l'archivistique et aux domaines connexes.
Le personnel
Un des objectifs du gouvernement fédéral est d'avoir une
ponction publique qui reflète plus
fidèlement la population du
Canada. Pour aider le gouvernement à réaliser cet objectif, le ministère a présenté au Conseil du
Trésor, qui l'a approuvé, son plan
d'action positive pour la période
allant jusqu'à la fin mars 1988. Il
a fait de même pour son premier
plan opérationnel pluriannuel en
ressources humaines couvrant la
période allant jusqu'à la fin 1990,
ce qui révèle son approche de
plus en plus systématisée à la
gestion des ressources humaines. Ce plan reflète les mesures restrictives déterminées
par les politiques du gouvernement qui ont abouti à la réduction
de la force de travail du ministère
de presque 9 pour 100 en cinq
ans. Le succès des mesures ministérielles a permis de réaffecter
les employés désignés pour la
mise à pied en avril 1985 ailleurs
aux Archives publiques ou au
gouvernement fédéral.
Pour mieux appliquer les restrictions, les Archives ont entrepris
un important projet de vérification du niveau de classement
des postes. Les cas de classement inexact identifiés ont été
corrigés sans difficultés. Les
spécialistes en classement ont
contribué considérablement à
l'examen de toutes les normes
de classement réalisé par le
Conseil du Trésor, en réexaminant les trois normes qui présentent un intérêt particulier pour les
Archives publiques.
Les organismes centraux du
gouvernement ont mis l'accent
sur la mise en pratique des politiques sur les langues officielles.
Par conséquent, le ministère a
effectué une importante enquête
auprès des employés pour obtenir des renseignements sur l'utilisation des langues officielles au
travail et sur les perceptions des
employés au sujet de ces questions. Les employés tendent à
faire un plus grand usage de leur
langue seconde au travail, tandis
que le besoin de formation
linguistique aux frais du
gouvernement a diminué.
Dans le cadre des réductions et
du remaniement structurel de
l'organisation, les Archives publiques ont l'intention de recourir
plus aux services offerts par le
secteur privé dans le domaine de
la micrographie, comme le fil-
mage de documents, le microfilm
de sortie d'ordinateur et le développement et la duplication de
microfilms.
Par conséquent, les Services
centraux du microfilm seront
supprimés graduellement en
1987-1988. Les Archives publiques recourront au secteur
privé pour filmer des documents
d'importance historique.
Créés en 1956, les Services centraux du microfilm offraient des
services micrographiques opérationnels à d'autres ministères,
tout en récupérant une partie de
leurs coûts. La direction des Archives publiques a informé ies
employés affectés et, conformément à la politique de réaménagement de l'effectif du Conseil
du Trésor, a essayé de les réaffecter à d'autres postes ailleurs
au ministère ou à la Fonction
publique. Ce processus a connu
beaucoup de succès à ce jour.
Les changements décrits se
situent dans le cadre des politiques actuelles du Gouvernement du Canada visant à réduire
l'effectif de la Fonction publique
de 15 000 années-personnes
d'ici 1991 et à faire un meilleur
usage des services offerts par le
secteur privé.
Les programmes d'élimination de
documents secrets des centres
de documents de Vancouver,
d'Edmonton, de Winnipeg,
d'Ottawa et de Halifax ont employé 80 handicapés engagés à
contrat. Des plans ont été élaborés pour étendre les services
des centres de Winnipeg et de
Vancouver. On prévoit que la
charge de travail supplémentaire
et les recettes provenant du volume de papier additionnel permettront d'employer jusqu'à 30
autres personnes handicapées.
Au cours de l'exercice, il y a eu
neuf vérifications des opérations
des Archives publiques et de la
Bibliothèque nationale. On a
également réalisé à la Direction
des archives une étude importante sur l'application d'une approche fonctionnelle à la vérification et d'un pian quinquennal. Looking to the Future
/2£:-
1
•
' s Un regard vers l'avenir The objective of the Public
Archives of Canada has been
and will continue to be the systematic preservation of government and private records of
Canadian national significance in
order to facilitate not only the
effective and efficient operation
of the Government of Canada
and historical research in all
aspects of the Canadian experience, but also the protection of
collective and individual rights
and the enhancement of a sense
of national identity based on
archives as the collective
memory.
The existing Public Archives Act
of 1912 requires replacement
with new legislation that would
establish firmly in law the PAC's
dual role in records management
and in the preservation of historical records. A new act would
also delineate the department's
" responsibilities with respect to
other archives and other federal
institutions. This new legislation
will require the continuing
involvement of the department in
its preparation and subsequent
application.
The department will continue to
seek relief from the constant
pressure for adequate accommodations for its holdings and
operations. The option of reducing storage requirements by substituting microforms for original
records is recognized to be a viable alternative on a very limited
scale, but this costly option
would not reduce significantly the
extent of departmental accommodation needs over the next 20
years. Stricter selection standards for record acquisition may
prove a more plausible and
effective alternative. However,
there is a limit to the volume of
records that can be refused entry
into the department. This institution, as an archives, exists for
the preservation of records; as
long as significant records are
created, it must acquire and
safeguard them. Therefore, it will
be imperative for the department
to obtain additional archival
accommodation.
The objective is to have, by the
early 1990s, in proximity to the
National Library in Ottawa, a permanent Public Archives headquarters building worthy of this
nation's stature, built to acceptable archival standards on a safe
site. Such a headquarters building must be supplemented as
required by additional accommodation, either as expansions of
the permanent structure or as
satellite facilities.
The Archives will continue its
efforts towards improving the
management of records within
government institutions and
ensuring the preservation of permanently valuable records.
Emphasis will be placed on
increasing the department's
capacity to provide for the scheduling and archival preservation of
EDP records, photographs and
cartographic records.
In order to improve productivity
within operational and administrative areas, management has
begun focussing on the manner
in which automation is being
applied within the Public
Archives of Canada. Priority is
being given to the development
in 1986-1987 of a workable top-
down long-range information
plan indicating departmental
information functions, requirements and priorities. Following
shortly after, a long-term departmental EDP plan will be
prepared.
The use of automation for
greater public accessibility to
PAC holdings and services, both
within and beyond the National
Capital Region, will be given particular emphasis. Pilot projects
will be designed and implemented to deliver PAC information across the nation. Additionally, work will continue on a
limited basis on automated operational systems within Financial
and Administrative Services and
Personnel Services. The regional
federal records centres will continue to develop automated systems to control their activities.
One critical impact of recent
technological change is the
expanding volume of information
produced by the government and
private sectors. This information
is being recorded on a variety of
new media such as optical and
magnetic discs, tapes and film,
as well as on the more traditional
medium of paper. At the same
time, technology is multiplying
the possibilities of storing large
quantities of information in ever
smaller formats.
The explosion of information is a
major challenge for archives. Its
abundance makes difficult the
selection of appropriate records
for long-term retention, and
imposes new responsibilities on
archives for each new record    I
medium. At the same time as
more new records are created,
others are destroyed by erasing
or are rewritten before an archivist ever becomes aware of their
existence. Access to those records coming into an archives
becomes complicated by the
variety of media and micro formats. Processing, storage and
indexing become increasingly
more complex activities,
demanding specialized skills and
technologies. Moreover,
increased archival information    §
means increased public demand
for access and use.
In 1985-1986, a program evaluation study identified the management, policy and planning
requirements needed to support
the development of a rational
conservation program. The planning and management framework will be implemented over
the next two years. Prime importance is to be attached to the
preservation of collections, and
the provision of proper environmental conditions is the key factor in such preservation. This is
to be supported on a continual
basis by departmental and
branch disaster contingency
plans that will provide protection
coverage for all departmental
holdings, material and facilities.
The department is studying the
nature and extent of the records
that need to be preserved in original form and those that can be
disposed of after their essential
historical evidence has been
transcribed. This data will be
used in developing a long-term
conservation plan and strategy. MMSMnsEmmsm
L'objectif des Archives publiques
a été et demeure de préserver
de façon systématique les documents privés et publics d'importance nationale pour le Canada.
Cet objectif vise non seulement à
assurer une administration plus
efficace et plus fructueuse du
Gouvernement du Canada et à
favoriser la recherche historique
dans tous les aspects de l'expérience canadienne, mais aussi à
protéger les droits individuels et
à rehausser un sentiment d'iden-
tité nationale fondé sur des archives qui seraient la mémoire
collective de la nation.
I La Loi sur les archives publiques
de 1912 doit être remplacée par
une nouvelle loi qui établirait solidement le double rôle des Archives publiques dans la gestion
des documents et dans la
conservation des archives historiques. Une nouvelle loi permettrait de délimiter les responsabilités du ministère par rapport aux
autres archives et aux autres institutions fédérales. Les Archives
publiques seront appelées à participer au processus d'élabora-
I tion de cette nouvelle loi et à sa
mise en application.
Le ministère poursuivra ses efforts actuels visant à diminuer la
^pression créée par l'insuffisance
chronique de locaux. L'option de
-réduire les exigences d'entreposage en remplaçant les docu-
•ments originaux par des microbe formes n'est viable que sur une
échelle très limitée, et cette option coûteuse ne réduirait pas
■ suffisamment l'accroissement du
^besoin d'espace que prévoit le
;r ministère pour les 20 prochaines
années. Des normes de sélection plus strictes pour l'acquisition de documents peuvent
constituer une solution plus réaliste et plus satisfaisante. Toutefois, le volume de documents
qu'il est possible de refuser a
des limites. La raison d'être des
Archives publiques est précisément de préserver des documents; tant que des documents
importants seront créés, elles
devront les acquérir et les protéger. Par conséquent, il devient
impérieux pour le ministère de
trouver de nouveaux locaux pour
loger ses archives.
L'objectif visé est de construire
au début des années 1990 un
édifice central à la hauteur du
prestige de notre nation et répondant à des critères archivis-
tiques acceptables. Cet édifice,
qui serait situé sur un terrain sûr
près de la Bibliothèque nationale
à Ottawa, serait complété au besoin par des bâtiments supplémentaires, soit des ailes ajoutées à la structure permanente,
soit des locaux indépendants.
Les Archives poursuivront leurs
efforts pour améliorer la gestion
des documents dans les établissements publics et assurer la
préservation des documents
d'archives. On mettra l'accent
sur l'accroissement de la capacité du ministère d'établir des
calendriers de conservation et
d'élimination de documents informatiques, de photographies et
de documents cartographiques.
Pour améliorer la productivité
dans les domaines administratif
et opérationnel, la direction a
entrepris une étude sur la façon
dont l'automatisation est appliquée aux Archives publiques. On
donne la priorité à la mise au
point en 1986-1987 d'un plan
d'information à long tanne, hiérarchique et praticable, indiquant
les fonctions, les exigences et
les priorités d'information du ministère. Peu de temps après, on
procédera à l'élaboration d'un
plan informatique ministériel à
long terme.
On portera une attention particulière à l'emploi de l'automatisation pour rendre les documents
et les services des Archives publiques plus accessibles au public, non seulement dans la Région de la capitale nationale,
mais ailleurs au pays. Des projets-pilotes seront conçus et appliqués dans le but d'étendre le
réseau d'information à la nation
tout entière. De plus, les Services financiers, administratifs et
du personnel poursuivront, sur
un plan limité, leurs travaux
d'élaboration d'un système opérationnel automatisé. Les centres
fédéraux de documents continueront à élaborer des systèmes
automatisés pour contrôler leurs
activités.
Un des impacts critiques des innovations techniques récentes
est l'accroissement du volume
d'information produit par les secteurs public et privé. Cette information peut être enregistrée sur
un grand nombre de supports
nouveaux, par exemple sur des
disques optiques ou magnétiques, sur des bandes et sur
film, ou elle peut être inscrite sur
le support de papier traditionnel.
Par la même occasion, la technologie augmente les possibilités
de stocker de grandes quantités
d'information dans des formats
de plus en plus petits.
Cette explosion de l'information
est un défi majeur pour l'archivistique. L'abondance de l'information rend difficile la sélection des
documents qu'il convient de
conserver à long terme et impose de nouvelles responsabilités aux archives pour chaque
nouveau support de document.
En même temps, à mesure que
de nouveaux documents sont
créés, d'autres sont détruits par
l'effacement ou sont remanies
avant même qu'un archiviste ne
s'aperçoive de leur existence.
L'accès aux documents de ce
type acquis par des archives
devient difficile à cause de la
gamme de supports et de microformats. Le traitement, le stockage et l'indexation sont des
activités de plus en plus
complexes, qui exigent des
compétences et des techniques
spécialisées. En outre, l'accroissement des informations contenues dans les archives entraîne
un accroissement parallèle de la
demande publique d'accès et
d'utilisation. immmmmzm
The Public Archives is intent
upon facilitating historical
research more as a provider of
historical documentation for
others than as an interpreter of
Canada's history. Advice, assistance and information are offered
to individuals, groups and organizations interested in this institution, and in its holdings, services
and activities. It also wishes to
stimulate public awareness of
the department's essential role in
the preservation of our heritage
and in the enhancement of our
national identity.
The Public Archives intends to
enhance its dialogue with its specialist and general publics. Existing feedback mechanisms and
the process of consulting with
users groups will be enhanced. A
greater advisory role for the public in the department's decisionmaking processes on archival
matters will be encouraged. It is
hoped that this will increase public awareness, provide the
means of testing the value of
what the institution does, and
assist in determining what might
be done. Encouraging public participation in the shaping of archival plans and strategies might
further ensure that the use of
resources granted to archives
will be more compatible with
public expectations.
The Public Archives' first responsibility is for the records of its
sponsoring body, the Government of Canada. The department also has a mandate to
acquire and preserve records of
national significance from private
sources. A comprehensive
acquisition policy and precise
selection standards are essential
to ensure that the department
can consistently fulfill its obligations in this regard. The Archives
Branch, will direct its attention to
the formulation of "selection
standards" documents covering
all media in the private and public sectors. This process will
include the development of
guidelines at the branch level in
1986 and the actual drafting of
standards documents in 1987.
Records management within the
Government of Canada has
taken on new perspectives, particularly as a result of recently
revised policies embodied in
Chapters 445 and 460 of the
Treasury Board's Administrative
Policy Manual. These policies,
white clarifying the role and
responsibilities of the Public
Archives, have necessitated
adjustments to its operations
such as the undertaking of an
evaluation function to monitor the
state of records management
within the various institutions.
Technological advancements are
forcing further adaptations in
records management principles
and practices, including the use
of automated systems to administer the record keeping function.
It will be necessary to place
increased emphasis on the management of automated records.
Within the national and international archival community the
department will be expected to
maintain an active role. The
nature and extent of that role,
however, will require ongoing
assessment in order to ensure
equitable distribution and sound
management of the resources
likely to be available. Support
and assistance activities will
have to be selected and carried
out with care.
The Public Archives has always
been and will essentially remain
a service institution. Safeguarding the rich treasures of our
archival heritage, facilitating records management within the
Government of Canada, supporting and assisting the archival
community, meeting public
demands for access to and use
of our holdings, and fulfilling our
administrative responsibilities are
predicated upon the necessity of
providing services to our sponsors and clients.
The challenge is to provide reasonable quality service in an
appropriate balance of legitimate
but competing and complex
interests. Faced with limited
resources and unlimited
demands, the department will
have to make hard decisions on
priorities. Appropriate policies, ■
plans and operations must be in
place to ensure that the Public
Archives achieves optimum success in satisfying those it serves,
and those to whom it is ultimately
accountable.
Increased productivity will be the
key to the effective delivery of
services. Accountable stewardship of the trust and resources
given to the department is
expected. It is hoped that
responsible management of our
most important resource —
departmental staff — along with
efficient and economical use of
our financial and material
resources, and the timely and
appropriate adoption of new
technology, will provide the
mechanisms for achieving
success. imiihmmmm
En 1985-1986, une étude d'évaluation de programme a identifié
les besoins sur le plan de la gestion, des politiques et de la planification nécessaires pour soutenir l'élaboration d'un plan de
conservation rationnel. Le cadre
de planification et de gestion
sera appliqué au cours des deux
prochaines années. La préservation des collections est d'une importance primordiale, et la création de conditions ambiantes
adéquates est le facteur-clé de
cette préservation. Ces efforts
devront toujours être secondés
par des plans d'urgence élaborés par le ministère dans son
ensemble et par chaque direction en particulier et visant à
protéger tous les documents, le
matériel et les installations. Le
ministère étudie actuellement la
nature et le volume des documents qui doivent être préservés
sous leur forme originale, ainsi
que ceux qui peuvent être éliminés une fois que leur contenu
fa été transcrit. Ces données
I seront utilisées pour concevoir
un plan et une stratégie de
conservation à long terme.
L'intention des Archives publiques est de faciliter les recherches historiques en mettant
la documentation historique à la
disposition des chercheurs plutôt
qu'en interprétant l'histoire du
Canada. Nous offrons de l'aide,
des conseils et des renseignements aux organisations, aux
groupes et aux particuliers qui
s'intéressent à notre établissement et à ses collections, services et activités. Les Archives
publiques souhaitent également
éveiller la conscience publique
au rôle essentiel que joue le ministère au niveau de la préservation de notre patrimoine et de la
mise en valeur de notre identité
nationale.
Les Archives publiques ont pris
le parti de favoriser le dialogue
avec le public et les spécialistes,
notamment en améliorant les
mécanismes qui lui permettent
d'écouter les suggestions du
public et des chercheurs et en
consultant davantage les
groupes d'utilisateurs. On encouragera le public à assumer un
rôle consultatif plus important
dans les processus décisionnels
du ministère, dans le but de sensibiliser le public, d'évaluer les
services des Archives publiques
et de contribuer à la recherche
de solutions. Une participation
accrue du public à l'élaboration
des plans et des stratégies archi-
vistiques permettrait éventuellement de s'assurer que l'utilisation des ressources mises à la
disposition des archives correspondra plus aux attentes du
public.
La responsabilité première des
Archives publiques est face aux
documents du Gouvernement
du Canada. Le ministère a aussi
pour mandat d'acquérir et de
préserver des documents d'importance nationale provenant de
sources privées. Il est indispensable pour le ministère d'avoir
des politiques d'acquisition détaillées et des normes de sélection précises s'il veut pouvoir
s'acquitter de ses obligations sur
ce pian. La Direction des archives dirigera son attention à la
formulation de « normes de sélection » pour tous les supports
utilisés par les secteurs privé et
public. Ce processus permettra
d'élaborer des lignes directrices
en 1986 et de rédiger des documents portant sur les normes de
sélection en 1987.
La gestion des documents du
Gouvernement du Canada présente des perspectives nouvelles, surtout suite aux politiques récemment révisées des
chapitres 445 et 460 du Manuel
de la politique administrative du
Conseil du Trésor. Ces politiques, tout en éclairant le rôle et
les responsabilités des Archives
publiques, ont exigé l'adaptation
de leurs activités. Par exemple, il
a fallu mettre sur pied une fonction d'évaluation pour surveiller
la situation en matière de gestion
de documents dans diverses institutions. Les progrès techniques
entraînent de nouvelles adaptations dans les principes et les
pratiques de gestion des documents, y compris l'utilisation de
systèmes automatisés. Il sera
nécessaire de mettre plus
l'accent sur la gestion des
documents automatisés.
Le milieu archivistique du
Canada et de l'étranger s'attend
à ce que le ministère maintienne
son rôle actif. Toutefois, la nature
et la portée de ce rôle exigeront
une évaluation constante pour
assurer la distribution équitable
et la bonne gestion des ressources qui seront probablement
disponibles. Il faudra porter une
attention particulière à la sélection et à la réalisation des activités d'assistance et de soutien.
Les Archives publiques demeureront essentiellement une institution de service. En effet, en
vertu de notre mandat, nous
sauvegardons les riches trésors
de notre patrimoine archivistique,
nous facilitons la gestion des documents au Gouvernement du
Canada, nous fournissons de
l'aide et du soutien au milieu archivistique, nous répondons aux
demandes du public qui veut
avoir accès à nos documents et
les utiliser, et nous nous acquittons de nos responsabilités
administratives.
Le défi consiste à fournir un service de qualité raisonnable dans
un équilibre approprié d'intérêts
légitimes mais contradictoires.
Face aux ressources limitées et
aux demandes illimitées, le ministère devra prendre des décisions dures sur le plan des priorités. Les Archives publiques
devront mettre sur pied des politiques, des plans et des opérations permettant d'offrir un service optimal à ses clients et à
tous ceux à qui, en dernière
analyse, elles doivent rendre
compte.
L'augmentation de la productivité
est la clé permettant de fournir
des services efficaces. Le public
et le gouvernement s'attendent à
ce que le ministère puisse mériter la confiance qu'ils investissent en lui et rendre compte des
ressources qu'ils lui allouent. Il
faut espérer qu'une gestion responsable de notre ressource la
plus importante — le personnel
—, l'utilisation efficace et économique de nos ressources matérielles et financières et l'adoption
opportune et appropriée de nouvelles techniques nous fourniront
les clés du succès.   Appendix A
Publications, 1985-1986
NEW PUBLICATIONS
Finding Aids and Guides
Accessions 1984-1985: Federal
Archives Division
Archives Canada Microfiches:
Microfiche 15: G. Back —H.J.
Warre
Archives Canada Microfiches:
Microfiches 16-20: Henry
James Warre
Archives Canada Microfiches:
Microfiche Index 11-20
Federal Records Centres
Division
Exhibition Catalogues
Aperçu: Phoenix on the Hill
Aperçu: Quintessential Canada
Canada in the Nineteenth
Century: The Stitt Family
Collection
Records of Our History: Taking
Root — Canada from 1700 to
1760
Machine Readable Archives
Bulletin
Records Management Bulletin
The Archivist
General Guide Series 1983:
National Map Collection
-Health Promotion Data Files
Records Centre Facility
Standards
Records of the Department of
Railways and Canals (RG 43)
Records of Parks Canada
(RG 84)
Records of the Post Office
(RG3)
The Management of the Federal
Records Centres
Union List of Foreign
Topographic Map Series in
Canadian Map Collections
Union List of Manuscripts in
Canadian Repositories
Supplement 1981-1982
Annual Report 1984-1985
Canadian Archives in 1982
Strategic Approaches of the
Public Archives of Canada
1986-1990
The Four Indian Kings
REPRINTS
Aperçu: Canada Fantasy
Aperçu: Dressing Up
Aperçu: Evangeline Land
Aperçu: Inner Visions
Aperçu: Livernois
Aperçu: People of James Bay
Fragile — Handle with Care
General Guide Series 1983 —
Federal Archives Division
Health Promotion Data Files
La gestion du courrier au sein
des ministères et organismes
gouvernementaux
Laurier House
Mail Management in
Government Departments and
Agencies
Organisation et opérations
relatives à la gestion des
documents
Plan de conservation et
d'élimination des documents
Records Management Guide for
Ministers' Offices
Records Organization and
Operations
Records Scheduling and
Disposai
Strategic Approaches of the
Public Archives of Canada
1986-1990
Subject Classification Guide
The Archivist, Volume 12 -
Number 5
Your Employee Assistance
Program
Public Service Statistics
DISTRIBUTION OF
PUBLICATIONS
Number sold to individuals or
Supply and Services
Canada 1,840
Number free in response to
individual requests 94,531
Number free through mailing
lists 28,911
Appendix B
Exhibitions, 1985-1986
MAJOR EXHIBITIONS
An Atlantic Album
(loan from Mount St. Vincent
University Art Gallery, Halifax)
16 September - 27 October
1985
Taking Root: Canada from 1700-
1760
6 December 1985 - 23 March
SMALLER EXHIBITIONS
Some Recent Cartographic
Posters
4 April-26 June 1985
Treasures of the National Map
Collection: A Selection
24 June - 22 July 1985
Dust Jackets and Early Maps
26 June - 26 August 1985
The Graphic Record
July 1985 - January 1986
People of James Bay
2 July-7 August 1985
National Print Show
(loan from Professional
Photographers of Canada)
13 July-6 August 1985
Ukrainian Canadian Authors
9 August - 3 November 1985
The Canadian Experimental
Farms: 100 Years
August 1985-
A Passing Glance
October 1985-
Phoenix on the Hill: Photographs
Before, During and After the
Centre Block Fire of 1916
7 January - 30 March 1986
Parks Canada Centenary
6-17 January 1986
Sir John A. Macdonald Portraits
6 January - 3 February 1986 H3E^E
Annexe A
Publications, 1985-1986
-NOUVELLES PUBLICATIONS
Instruments de recherche et
guides
Acquisitions 1984-1985 de la
Division des archives
fédérales
Archives Canada Microfiches :
Index des Microfiches 11 à 20
^Archives Canada Microfiches :
I   Microfiches 15 : G. Back -
H.J. Warre
I Archives Canada Microfiches :
Microfiches 16 à 20: Henry
James Warre
Archives de Parcs Canada
(RG 84)
Archives du ministère des
•J   Chemins de fer et Canaux
(RG 43)
Archives du ministère des
Postes (RG 3)
Catalogue collectif des cartes
topographiques étrangères
dans les cartothèques
canadiennes
Catalogue collectif des
manuscrits conservés dans
les dépôts d'archives
canadiens. Supplément
1981-1982
Collection de guides généraux
1983 : Collection nationale de
cartes et plans
Division des centres fédéraux de
documents
Dossier de recherches en
promotion de la santé
FIAF 1984
Gestion des centres fédéraux de
documents
Normes sur les installations des
centres fédéraux de
documents
Catalogues d'exposition
Aperçu : La Quintessence du
Canada
Aperçu : Le Phénix de la colline
Le Canada au dix-neuvième
siècle : La Collection de la
famille Bert et Barbara Stitt
Les Documents de notre histoire
— L'Enracinement : Le
Canada de 1700 à 1760
Périodiques
L'Archiviste
Bulletin de la gestion des
documents
Bulletin des archives
ordinolingues
Les Archives canadiennes en
1982
Orientations stratégiques des
Archives publiques du
Canada 1986-1990
Les Quatre Rois indiens
Rapport annuel 1984-1985
RÉIMPRESSIONS
Aperçu : Au pays d'Évangéline
Aperçu : Canada de fantaisie
Aperçu : Intérieurs
Aperçu : La Valse des atours
Aperçu : Les Habitants de la
Baie James
Aperçu : Livernois
L'Archiviste, vol 12, n° 5
Collection de guides généraux
1983 — Division des archives
fédérales
Dossier de recherches en
promotion de la santé
Fragile — Avec soins
La Gestion du courrier au sein
des ministères et organismes
gouvernementaux
Mail Management in
Government Departments and
Agencies
La Maison Laurier
Organisation et opérations
relatives à la gestion des
documents
Orientations stratégiques des
Archives publiques du
Canada 1986-1990
Plan de conservation et
d'élimination des documents
Records Management Guide for
Minister's Offices
Records Organization and
Operations
Records Scheduling and
Disposai
Subject Classification Guide
Votre programme d'aide aux
employés
Statistiques du service au
public
DIFFUSION DES
PUBLICATIONS
Vendues à des particuliers ou à
Approvisionnements et
Services Canada : 1 840
Gratuites en réponse à des
demandes : 94 531
Gratuites aux personnes
inscrites sur les listes d'envoi :
28 911
Annexe B
Expositions, 1985-19
GRANDES EXPOSITIONS
Album de l'Atlantique
(prêt de la Mount St. Vincent
University Art Gallery, Halifax)
16 septembre - 27 octobre 1985
L'Enracinement : Le Canada de
1700 à 1760
6 décembre 1985 - 23 mars
1986
EXPOSITIONS PLUS PETITES
Quelques affiches
cartographiques récentes
4 avril-26 juin 1985
Les Trésors de la Collection
nationale de cartes et plans :
une sélection
24 juin-22 juillet 1985
Jaquettes de livres et cartes
anciennes
26 juin-26 août 1985
La Documentation pittoresque
Juillet 1985 - janvier 1986
Les Habitants de la Baie James
2 juillet-7 août 1985
Salon national de la
photographie
(prêt des Photographes
professionnels du Canada)
13 juillet-6 août 1985
Auteurs canadiens ukrainiens
9 août - 3 novembre 1985
Les Fermes expérimentales
canadiennes : 100 ans
Août 1985-
Clin d'œil
Octobre 1985-
Le Phénix de la colline :
Photographies prises avant,
pendant et après l'incendie de
l'édifice central du Parlement
en 1916
7 janvier - 30 mars 1986
Centenaire de Parcs Canada
6-17 janvier 1986
Portraits de sir John A
Macdonald
6 janvier - 3 février 1986 CIRCULATING EXHIBITIONS -
VENUES AND DATES
Private Realms of Light
Art Gallery of Ontario
Toronto, Ont.
22 June -11 August 1985
Glenbow-Alberta Institute
Calgary, Alta.
14 September - 3 November
1985
Confederation Centre Art Gallery
and Museum
Charlottetown, P.E.I.
18 December 1985 - 19 January
1986
The Widening Sphere
Atikokan Centennial Museum
Atikokan, Ont.
21 July-29 August 1985
Museum of Northern History
Kirkland Lake, Ont.
12 September -17 October
Dalhousie University
Halifax, N.S.
15 November — 15 December
1985
Dreams of Empire
Gemmis Provincial Library
Bari, Italy
1 -15 April 1985
University of Degli Studi di
Milano
Milan, Italy
2-18 May 1985
Musée des Beaux-Arts
Quimper, France
16 October - 30 November 1985
Université de Haute-Bretagne
Rennes, France
5-19 December 1985
Aperçu: Inner Visions
Art Gallery of Whitehorse
Whitehorse, Y.T.
4-29 April 1985
Diefenbaker Centre
Saskatoon, Sask.
1 February-31 March 1986
Aperçu: Dressing Up
Windsor Public Library
Windsor, Ont.
1-31 October 1985
Heritage House Museum
Smiths Falls, Ont.
I -21 December 1985
Chilliwack Museum and
Historical Society
Chilliwack, B.C.
II January -1 February 1986
Heritage Museum
St. Albert, Alta.
28 February - 24 March 1986
Appendix C
Loans, 1985-1986
DOCUMENTARY ART
Corcoran Art Gallery,
Washington, D.C., for Niagara
Falls
June 1985-May 1986
7 works
The Whyte Gallery, Banff, Alta.,
for National Parks Centennial
October 1985-April 1986
3 works
Rockwell Museum, Corning,
N.Y., for Artists of the American
West
April 1985 - January 1986
7 works
Archives nationales du Québec à
Montréal, Que., for Montreal and
the Fur Trade
April - September 1985
10 works
National Library of Canada,
Ottawa, Ont., for John Buchan
(Lord Tweedsmuir)
Retrospective
May-August 1985
1 work, 1 seal and 2 medals
Université du Québec à
Montréal, Que., for L'Indien
imaginaire
October 1985
6 works
McMichael Canadiana
Collection, Kleinburg, Ont., for
Arthur Lismer Caricatures
September - December 1985
2 works
Prince of Wales Northern
Heritage Centre, Yellowknife,
N.W.T., for Treaty 11: Differing
Perspectives
April 1985
1 treaty medal
Nova Scotia Museum, Halifax,
N.S., for John Elliot Wootford
January - April 1986
1 sketchbook
FEDERAL GOVERNMENT
DOCUMENTS
McCord Museum, Montreal,
Que., for John Ostell, Architect,
Surveyor
July-December 1985
3 documents
National Library of Canada,
Ottawa, Ont., for Aboriginal
Rights in Canada
November 1985-April 1986
1 document
CARTOGRAPHIC RECORDS
Museum of Architecture,
Wroclaw, Poland, for Po//sh
Architects in the World
April-June 1986
Drawings from Z. Mathew
Stankiewicz Collection
McCord Museum, Montreal,
Que., tor John Ostell, Architect, -
Surveyor
July - December 1985
2 architectural documents
FILMS
La Cinémathèque française,
Paris, France
April 1985
1 film
International Federation of Film
Archives, New York, for The
Slapstick Symposium
April 1985
2 films
Cuba and Mexico, for Canada's
Ten Best Films
June and September 1985
6 films
Festival of Festivals, Toronto,
Ont., for Open Vault Series
September 1985
1 film
PAMPHLETS
London Regional Art Gallery,
London, Ont., for Blackfriars
Bridge
July-August 1985
1 pamphlet
MANUSCRIPTS
Osgoode Society for an
exhibition at the Supreme Court
Building, Ottawa, Ont., for
Supreme Court of Canada: 1875
to 1985
September 1985
Facsimile documents EXPOSITIONS ITINÉRANTES
— DATES ET LIEUX
Le Cœur au métier
Musée des Beaux-Arts de
l'Ontario
Toronto (Ont.)
22 juin — 11 août 1985
Glenbow-Alberta Institute
Calgary (Alb.)
14 septembre - 3 novembre
1985
Confederation Centre Art Gallery
and Museum
Charlottetown (Î.-P.-É.)
flè décembre 1985 -19 janvier
1986
Vers des horizons nouveaux
Atikokan Centennial Museum
Atikokan (Ont.)
21 juillet-29 août 1985
Museum of Northern History
Kirkland Lake (Ont.)
12 septembre -17 octobre 1985
Université Dalhousie
Halifax (N.-É.)
15 novembre -15 décembre
1985
Rêves d'empire
Bibliothèque provinciale de
Gemmis
Bari, Italie
1»'- 15 avril 1985
Université Degli Studi di Miiano
Milan, Italie
2-18 mai 1985
Musée des Beaux-Arts
Quimper, France
16 octobre - 30 novembre 1985
Université de Haute-Bretagne
Rennes, France
5-19 décembre 1985
Aperçu : Intérieurs
Art Gallery of Whitehorse
Whitehorse (Yukon)
4-29 avril 1985
Diefenbaker Centre
Saskatoon (Sask.)
1er février-31 mars 1986
Aperçu : La Va/se des atours
Windsor Public Library
Windsor (Ont.)
1er -31 octobre 1985
Heritage House Museum
Smiths Falls (Ont.)
1w-21 décembre 1985
Chilliwack Museum and
Historical Society
Chilliwack (C.-B.)
11 Janvier -1 - février 1986
Heritage Museum
St. Albert (Alb.)
28 février - 24 mars 1986
Annexe C
Prêts, 1985-1986
ART DOCUMENTAIRE
Corcoran Art Gallery,
Washington (D.C.), pour Niagara
Falls
Juin 1985-mai 1986
7 œuvres
The Whyte Gallery, Banff (Alb.),
pour National Parks Centennial
Octobre 1985-avril 1986
3 oeuvres
Rockwell Museum, Corning
(N.Y.), pour Artists of the
American West
Avril 1985-Janvier 1986
7 œuvres
Archives nationales du Québec à
Montréal (Que.), pour Montréal,
plaque tournante de la traite des
fourrures
Avril - septembre 1985
10 œuvres
Bibliothèque nationale du
Canada, Ottawa (Ont.), pour
Rétrospective John Buchan
(Lord Tweedsmuir)
Mai-août 1985
1 œuvre, 1 sceau et 2 médailles
Université du Québec à Montréal
(Que.), pour L'Indien imaginaire
Octobre 1985
6 œuvres
McMichael Canadiana
Collection, Weinburg (Ont.), pour
Arthur Lismer Caricatures
Septembre - décembre 1985
2 œuvres
Prince of Wales Northern
Heritage Centre, Yellowknife
(T.N.-O.), pour Treaty 11 : Differing
Perspectives
Avril 1985
1 médaille
Nova Scotia Museum, Halifax
(N.-É.), pour John Elliot Woolford
Janvier-avril 1986
1 album de dessins
DOCUMENTS
CARTOGRAPHIQUES
Musée de l'Architecture,
Varsovie, Pologne, pour Polish
Architects in the World
Avril-juin 1986
Dessins de la collection
Z. Mathew Stankiewicz
Musée McCord, Montréal (Que.),
pour John Ostell, Architecte,
Arpenteur
Juillet - décembre 1985
2 documents architecturaux
FILMS
La Cinémathèque française,
Paris, France
Avril 1985
1 film
Fédération internationale des
archives du film, New York (N.Y.),
pour The Slapstick Symposium
Avril 1985
2 films
Cuba et Mexique, pour Canada's
Ten Best Films
Juin et septembre 1985
6 films
Festival of Festivals, Toronto
(Ont.), pour Open Vault Series
Septembre 1985
-t-fHm
BROCHURES
London Regional Art Gallery,
London (Ont.), pour Blackfriars
Bridge
Juillet-août 1985
1 brochure
L
DOCUMENTS DU
GOUVERNEMENT FÉDÉRAL
Musée McCord, Montréal (Que.),
pour John Ostell, Architecte,
Arpenteur
Juillet - décembre 1985
3 documents
Bibliothèque nationale du
Canada, Ottawa (Ont.), pour
Droits des autochtones du
Canada
Novembre 1985 - avril 1986
1 document
MANUSCRITS
Osgoode Society, pour une
exposition à l'édifice de la Cour
suprême du Canada, Ottawa
(Ont.), La Cour suprême du
Canada: 1875 à 1985
Septembre 1985
Fac-similés de documents Appendix D
Organizational Chart of the Public Archives of Canada
Administration
Planning and
Program
Coordination
Administration
Exhibition
Services
Records
Management
and
Micrographie
Systems
Division
Automated
Information
Systems
Program
National
Personnel
Records
Centre
Federal
Records
Centres
Division
Halifax
Montreal
Ottawa
Toronto
Winnipeg
Edmonton
Vancouver
Machine
Readable
Archives
Division
National Film,
Television and
Sound Archives
National
Photography
Collection
Picture
Conservation
Division
Records
Conservation
Division
Photography
Services
Division
Computer
Systems
Division
Public
Archives
Library
Federal
Archives
Division immimi
Personnel
Service Unit
Financial and
Administrative
Services Branch
Administration
Financial
Planning
and Analysis
Official
Languages
Accounting
Operations
and Systems
Development
Human
Resources
Planning and
Affirmative
Action
Staff Relations
Accommodation
and Security
Management
Materiel
Management Graphie Design:   WAWA Design
Conception graphique :   WAWA Design  Canadaî

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