CONTENTdm
[Report on Canadian archives]
Rapport annuel des Archives publiques du Canada 1985-1986
British Columbia Historical Books Collection
Report on Canadian Archives
Public Archives of Canada
"Title varies: 1881-1905, Report on Canadian Archives; 1908-1912, Report of the work of the Archives Branch; 1913-1914/15, Report of the work of the Public Archives. No reports issued for 1906-1907, 1911, 1916, 1927. Also found in Canada. Parliament. Sessional Papers, 1873-1924, and in the Annual Departmental Reports, 1925-1929/30. Reports for 1872-1880 were not issued separately but included in the Reports of the Minister of Agriculture. Some reports reprint the text of newly acquired documents. 1886, 1889, 1890 and especially 1892, contain material found significant by Hume Wrong for his biography of Alexander Mackenzie (no.623); 1891 contains important documents concerning Beckwith's secret mission to the U.S.A. re Nootka; 1928 has a copy of Duncan McGiIIivray's Some account of the trade carried on by the North West Company, first published in 1811 as On the origin and progress of the North-West Company (no.421)." -- Strathern, G. M., & Edwards, M. H. (1970). Navigations, traffiques & discoveries, 1774-1848: A guide to publications relating to the area now British Columbia. Victoria, BC: University of Victoria, p. 47.
93 pages : photographs, illustrations, map ; 26 cm
application/pdf
i UNIVERSITY OF BRITISH COLUMBIA 1+ Public Archives Archives publiques Canada Canada r: Woman in Eskimo Clothing from Labrador, Couverture : Femme en costume inuit ca. 1768-1772. by Angelica Kauffman. 1768-1772, par Angelic; (C-95201) (C-95201) •Minister of Supply and °Ministre des Approvisionnements Services Canada 1986 et Services Canada 1986 Cat. No.: SA1-1986 N°de cat : SA1-1986 ISBN: 0-662-54537-0 ISBN : 0-662-54537-0 Table of Contents Table des matières 4 Introduction 14 Preserving Our National Héritage 16 Acquiring Collections 30 Housing the Collections 32 Conserving the Collections 38 Making the Collections Accessible 42 Serving the Nation and the Public 44 National Prominence 44 Research Use 48 Publications 50 Exhibitions 52 Courses, Conferences and Cooperative Ventures 54 Public Service 58 Other Service Activities 60 Managing the Records of the Government of Canada 62 Records Management Functions 68 Privacy and Access to Information Legislation 70 Other Activities of Relevance to the Federal Government 72 Our Staff 76 Staff Contributions beyond the Department 78 Personnel 80 Looking to the Future 86 Appendices 88 Appendix A Publications, 1985-1986 88 Appendix B Exhibitions, 1985-1986 90 Appendix C Loans, 1985-1986 92 Appendix D Organizational Chart of the Public Archives of Canada 5 Introduction 15 Préservation du patrimoine national 17 Acquisition des collections 31 Entreposage des collections 33 Conservation des collections 39 Accès aux collections 43 Au service de la nation et du public 45 Importance nationale 45 Services à la recherche 49 Publications 51 Expositions 53 Cours, colloques et projets conjoints 55 Services au public 59 Autres activités reliées au service 61 Gestion des documents du Gouvernement du Canada 63 Fonctions de gestion des documents 69 Loi sur la protection des renseignements personnels et Loi sur l'accès à l'information 71 Autres activités reliées au gouvernement fédéral 73 Notre personnel 77 Contributions du personnel hors du cadre ministériel 79 Le personnel 81 Un regard vers l'avenir 87 Annexes 89 Annexe A Publications, 1985-1986 89 Annexe B Expositions, 1985-1986 91 Annexe C Prêts, 1985-1986 94 Annexe D Organigramme des Archives publiques du Canada zF^Z^-JËSSZÏ^ wmiamsmHim "The higher man's state of civilization, the more he seeks to understand where he came from and what kind of individual he is." (Arthur R.M. Lower) National identity and cultural sovereignty were two of the topics uppermost in the minds of Canadians in 1985-1986, and this was reflected at the Public Archives of Canada. As novelist Joy Kogawa's character said, "If you cut yourself off from your past, you lose a part of yourself." A nation without archives is a nation without a history, and in the famous words of Lord Durham, a nation without a history is a nation without a culture; it is a nation without a memory, unable to relate to the events, undertakings and achievements that make up its collective personality; a nation lacking both the identity it needs to understand itself and others and the perspective necessary to guide its future. Without a past, without knowing what has gone on before, a nation is incapable of taking full advantage of its institutions, of justifying them, of defending Its collective and individual rights, and of providing a solid base for those rights that reflects their meaning and scope. The role of the Public Archives of Canada, like other archival repositories in their various spheres, is to trace, conserve and prepare the raw material that researchers will weave into a coherent story defining what we are, what we are like, and what makes us a nation. Our role is to help explain how and why Canada is different from its neighbour to the south, the countries that gave it birth, and the vast array of nations represented by the waves of immigration that have reached our shores over nearly four centuries. This is the essence of our task. To safeguard this knowledge and its origins, we as archivists — and sometimes as historians — must preserve the records of the past, prepare the archives of the future by properly managing contemporary documents, and make this heritage available to as many Canadians as possible. A brief overview of the Public Archives' main activities in 1985- 1986 is followed by an examination of the priorities identified for the coming years. I have not given details about our activities since these can be found in the report itself. I The Public Archives of Canada was created in 1872 and has existed as a separate repository since 1912. Its 1985-1986 budget was $41,984,712. The Archives provides three basic services: collecting and conserving historical records of national importance, public (federal) as well as private; since 1945, and at the request of Treasury Board, organizing, managing, preserving or disposing of the current records of federal departments and agencies; and providing assistance, even if on a modest basis, to the archival community in Canada and around the world. The first function is the oldest and most widely known. The second draws less attention but is of utmost importance since it concerns the classification and conservation of tomorrow's historical documents, which future historians will use to compile a lasting record of this era. This function has received rather substantial government support in recent years. The Archives saves taxpayers considerable amounts of money each year (more than $20,000,000 in 1985-1986) by rationalizing the management of government records, storing records in central repositories, and providing quick access to them. The provisions of the Access to Information and Privacy Acts mean that historical records and current documents (active or semiactive) must be managed in a particularly efficient manner. Finally, assistance to the Canadian archival community takes the form of microfilm exchanges, the establishment of on-the-job training programs and the sharing of expertise, particularly in times of crisis (fires, floods and so on). On the international front, the Archives has made a particular name for itself through a number of cooperative programs and its contribution to the specialized committees of the International Council on Archives. And of course, our archivists publish scholarly articles and give specialized addresses at many colloquiums and conferences. Most Canadians are aware of the fact that historians and specialists use the Public Archives when writing books and articles on Canadian history. However, this accounts for only a quarter of our clientele. We serve people of every origin and from all walks of life with a wide variety of needs. For example, we help genealogists, journalists, government workers, jurists and visitors engaged in such varied activities as producing films, identifying claims by Indians or other ethnic groups, researching judicial and administrative questions (such as the investigation of the Deschênes Commission on the possible entry of war criminals in Canada), obtaining retirement benefits, and tracing their family history. The public also has access to its documentary heritage through exhibitions (some of which are sent on tour), books, pamphlets, films and other media. This year, the travelling exhibits Dreams of Empire and Private Realms of Light continued to draw crowds both at home and abroad; new exhibits included Taking Root and Phoenix on the Hill. Publications such as Taking Root, The Four Indian Kings, the Union List of Manuscripts Supplement and another general guide entitled National Map Collection, are examples of our attempt to reach a wider audience. The Public Archives provides a host of services in response to inquiries from members of the Canadian public. In 1985-1986, the Archives handled close to 1.8 million requests for files from government departments, some 47,000 requests for personal information and about 84,000 requests regarding a wide range of other subjects. Among these, some 7,900 related to Access to Information and Privacy legislation. The Public Archives supplied researchers with 1.3 million copies of documents and loaned 17,000 reels of microfilm through the interlibrary loans service. Assistance was given to approximately 7,000 people who came to the Archives to do research. it, Dominion Archivi MflMiB/WJffll « The higher man's state of civilization, the more he seeks to understand where he came from and what kind of individual he is. » (Arthur R.M. Lower) L'identité canadienne, la souveraineté culturelle, voilà deux leit- motive qui ressortent des préoccupations des Canadiens en 1985-1986. Les Archives publiques du Canada n'y ont pas échappé. En effet, comme l'énonce en substance un personnage de la romancière Joy Kogawa, « si vous coupez dans votre passé, vous êtes un amputé ». Un peuple sans archives est un peuple sans histoire, et un peuple sans histoire, selon la célèbre formule de lord Durham, est un peuple sans culture : un peuple amnésique qui ne peut se raccrocher aux épreuves, aux entreprises et aux réussites qui tissent une personnalité collective qui lui échappe et qu'il ne peut enrichir; un peuple sans cette identité indispensable à la compréhension de lui-même et des autres, sans la perspective nécessaire pour guider ses projets d'avenir. Sans passé, sans « précédent », un peuple ne saurait même profiter pleinement de ses institutions, les justifier, défendre ses droits collectifs et individuels, les fonder sur des racines solides qui en révèlent le sens et l'étendue. Les Archives publiques du Canada, comme les autres dépôts d'archives dans leurs sphères respectives, ont pour fonction de retracer, de conserver et de préparer ces fils que tresseront ensuite les chercheurs dans une trame historique cohérente expliquant ce que nous sommes, ce qui nous caractérise, ce qui nous identifie comme nation; bref, d'aider à faire comprendre pourquoi et en quoi le Canada diffère de ses voisins du sud, de ses anciennes mères- patries, des innombrables nations d'où sont venues les vagues successives d'immigration depuis près de quatre siècles. Voilà en quoi notre tâche est essentielle : comme archivistes, et parfois même comme historiens, nous nous devons de maintenir ce savoir et ses fondements en préservant des archives historiques, en préparant les archives historiques de demain grâce à une saine gestion des documents actuels et en mettant ce patrimoine à la disposition du plus grand nombre possible de citoyens canadiens. Quelques rappels généraux des grandes activités des Archives publiques du Canada en 1985- 1986 précéderont l'examen des priorités envisagées pour les prochaines années. On trouvera le détail de nos activités dans le rapport qui suit cette introduction. I Les Archives publiques du Canada existent depuis 1872 et, comme dépôt séparé, depuis 1912. Elles avaient un budget en 1985-1986 de 41 984 712$. Elles dispensent essentiellement trois grands services : la collecte et la conservation des archives historiques d'importance nationale, tant publiques (fédérales) que privées; depuis 1945, à la demande du Conseil du Trésor, l'organisation, la gestion, la destruction ou la préservation des documents courants des divers ministères et organismes fédéraux; enfin, bien que sur une base modeste, l'aide à la communauté archivistique canadienne et internationale. La première fonction demeure la plus connue et la plus ancienne. La seconde capte moins l'attention. Elle s'avère pourtant capitale puisqu'elle prépare le tri et la conservation des archives historiques de demain, donc les retailles de notre présent que devront scruter et assembler les futurs historiens. Elle a d'ailleurs reçu un appui relativement substantiel du gouvernement au cours des dernières décennies, car elle permet d'épargner des sommes considérables aux contribuables (plus de 20 000 000 $ en 1985-1986) en assurant la rationalisation de la gestion des documents gouvernementaux, leur entreposage en des dépôts centraux et leur accès rapide. Les lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels exigent d'ailleurs une gestion particulièrement efficace des documents historiques et des documents courants (qu'ils soient actifs ou semi-actifs). Enfin, l'aide à la communauté archivistique canadienne a donné lieu à des échanges de microfilms, à la mise sur pied de stages de formation, au partage de l'expertise, surtout dans des moments de crise (incendies, inondations, etc.), alors que sur le plan international, les Archives publiques se sont particulièrement distinguées dans divers programmes de coopération ou encore dans les comités d'experts du Conseil international des archives. Inutile d'ajouter que nos archivistes publient des articles savants et donnent des communications spécialisées lors de nombreux colloques et congrès. Les Canadiens savent que les Archives publiques sont utilisées par les historiens et par divers spécialistes qui écrivent des livres ou des articles savants sur notre histoire. En fait, il ne s'agit là que de 25 pour 100 de notre clientèle. Nous desservons également des citoyens de toutes origines et de toutes professions à diverses fins : par exemple, des généalogistes, des journalistes, des fonctionnaires, des juristes, des visiteurs de passage, que ce soit pour la production de films, rétablissement des réclamations des Indiens ou d'un groupe ethnique, des enquêtes judiciaires ou administratives (par exemple, la Commission Deschênes sur l'entrée possible de criminels de guerre au Canada), l'obtention de bénéfices de retraite et l'histoire familiale. Le public canadien peut aussi accéder à son patrimoine archivistique grâce à des expositions, dont plusieurs sont itinérantes, à des livres, des dépliants, des films, etc. Au cours de l'année, des expositions itinérantes telles Rêves d'empire et Le Cœur au métier ont continué d'attirer des foules au Canada et à l'étranger, alors que nous avons lancé de nouvelles expositions telles VEnracinement et Le Phénix de la colline. Divers volumes, dont L'Enracinement, Les Quatre Rois indiens, le Supplément au Catalogue collectif des manuscrits et un autre guide général, intitulé Collection nationale de cartes et plans, illustrent nos efforts de mieux rejoindre la population. Afin de répondre aux demandes d'information en provenance des Canadiens, les Archives publiques offrent une multitude de services publics : entre autres, elles ont répondu, au cours de l'année, à près de 1,8 million de demandes de dossiers provenant des ministères fédéraux, à environ 47 000 autres provenant de chercheurs pour l'obtention de renseignements dans les dossiers personnels du gouvernement, et à 84 000 demandes sur toutes sortes de sujets. Parmi celles-ci, 7 900 furent présentées en vertu des lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels. ■fuwrriffli To ensure that Canadians have access to information about their past, the Archives has 600 kilometres of shelving for historical and semiactive records; storage space for almost 100,000 hours of films and radio and television programs; more than one million maps and architectural drawings; 11 million photographs; and 100,000 paintings, prints and drawings. Over the past decade the Archives' holdings have increased by about 10 per cent annually, despite the fact that at least 95 per cent of government documents, having outlived their usefulness, are destroyed. Unfortunately, the amount of space and number of employees have not grown at the same rate. As a result, we are less and less capable of meeting the needs of the public and the government to the extent that was possible in the past. To cite an example, the number of formal requests submitted to the National Personnel Records Centre in 1985-1986 was up 125 per cent over the previous year. As a result of staff and program cuts in other departments, more duties were assumed by our records management centres. Similarly, the number of employees in the Archives Branch increased by only 13.9 per cent between 1975 and 1985, while the number of documents more than doubled. This is why we have only done preliminary cataloguing on slightly more than half of our collections. What is more, our backlog is growing every year. II In view of these responsibilities and the legal, financial, documentary, human and technical constraints that have multiplied in recent years, Public Archives management has looked at the various problems confronting it and has set its priorities for the next five years. These priorities were established within the current framework of reorganizations and severe budget cuts. As part of the downsizing measures Included in the May 1985 budget, the Archives had to eliminate 72 person-years — almost nine per cent of the total staff— between 1986 and 1991. By acting quickly we were able to place the majority of those whose jobs are to be eliminated in 1986-1987. To avoid weakening the department's performance by spreading ourselves too thin, activities less closely linked to our primary objective (for example, Central Microfilm Operations) had to be abandoned, and some resources (over and above the 72 positions cut) had to be redeployed to ensure that the Archives' priorities for the next few years are met. I undertook a partial reorganization of the Public Archives, grouping priority activities that already existed into two new branches: Public Programs, and Policy (see Appendix D containing the new organization chart). A study is now under way to determine whether a more radical restructuring of the system is appropriate or possible. Archives Legislation The Public Archives has for many years been hoping for the replacement of the 1912 Archives Act with modem legislation that would take into account the Archives' dual role as a cultural agency and a central administrative body acting on behalf of Treasury Board, and would also recognize the important and necessary contribution of the Public Archives to the national and international community. Throughout the year, we held the necessary consultations with other departments at the request of the Honourable Marcel Masse, Minister of Communications. As a result, the Minister tabled a new Archives Bill in the House of Commons last February. The new act will provide a legal framework for a large number of essential services that the Archives already provides, chiefly as part of its administrative mandate but also as the result of practices that have evolved over the years. The Public Archives has also made known its views regarding the draft amendments to the Access to Information Act, currently under study by the Standing Committee on Culture and Communications. Accommodation The Public Archives has long sought adequate, centralized accommodation in a sufficiently large main building with the controls needed for safe storage and conservation of the documents it houses. At present, historical records are scattered in seven buildings in the National Capital Region, not including the regional records centres containing semiactive documents (at least three of which are full). Almost 70 per cent of the valuable historical records are stored under conditions that are totally unsuited to conservation and handling, and which make rapid access by researchers difficult (humidity, climate and temperature control, protection against theft, fire and insects, and so on). The inevitable results of current storage conditions are inefficiency, delays, lost time, and damage to documents. There have been more than 45 major incidents over the past four years, 20 of them in 1985-1986; a collapsed wall, cracks and floods have resulted in considerable losses and damage to priceless documents. The situation led the Minister of Communications to ask an interdepartmental group to prepare a report on the matter. The report recommended that more adequate and more functional premises be made available to the Public Archives as soon as possible. Managing Government Documents The Public Archives' annual reports to Treasury Board on managing the records of federal departments and agencies — and in particular the 1985-1986 report — have brought to light a number of weaknesses in the application of Treasury Board directives. In these times of austerity where greater efficiency is of prime importance, and within the context of existing legislation (the Access to Information and Privacy Acts), it is clear that records management in all departments must be expanded, not diminished. There have been meetings between representatives of the Archives and Treasury Board, and a committee has been set up to develop a joint plan of action for improving records management across the federal administration. mm Les Archives publiques ont fourni aux chercheurs 1,3 million de copies de documents et ont prêté 17 000 bobines de microfilm par l'intermédiaire du système de prêts entre bibliothèques. Elles ont aussi aidé 7 000 chercheurs qui sont venus personnellement aux Archives publiques. Pour permettre aux Canadiens d'avoir ainsi accès aux données relatives à leur passé, les Archives maintiennent 600 kilomètres de rayonnage pour les documents historiques et semi- actifs, et entreposent près de 100 000 heures d'émissions de radio, de télévision et de films, plus de 1 000 000 de cartes et de dessins architecturaux, 11 000 000 de photographies et 100 000 peintures, gravures et dessins. Au cours de la dernière décennie, les fonds d'archives se sont accrus d'environ 10 pour 100 par année, malgré la destruction d'au moins 95 pour 100 des documents gouvernementaux n'ayant plus d'utilité administrative. Malheureusement, les ressources en espaces et en années-personnes n'ont pas suivi cette courbe ascendante, et nous pourrons de moins en moins satisfaire tous les besoins du public et des ministères au même degré que par le passé. Par exemple, les demandes formelles au Centre national des documents du personnel ont bondi de 125 pour 100 en 1985- 1986, comparativement aux chiffres de 1984-1985. Les coupures de personnel et la fermeture de programmes, dans les autres ministères, ont entraîné une augmentation du nombre de tâches pour nos centres fédéraux de documents. D'autre part, à la Direction des archives, le personnel ne s'est accru que de 13,9 pour 100 entre 1975 et 1985, alors que la quantité de documents a plus que doublé. Ce qui explique que nous n'avons inventorié d'une façon préliminaire qu'un peu plus de la moitié de nos collections : or, ce retard s'accroît d'année en II Compte tenu de ces responsabilités et des contraintes diverses (légales, financières, documentaires, humaines, techniques) qui se sont accrues au cours des dernières années, la direction des Archives publiques a examiné les divers problèmes auxquels elle se trouvait confrontée et a précisé ses priorités pour les cinq prochaines années. L'établissement de ces priorités s'est déroulé dans une conjoncture de restrictions budgétaires sévères et de restructuration. Dans le cadre des mesures de compression prévues dans le budget de mai 1985, les Archives ont dû prévoir et planifier l'élimination de 72 années-personnes au cours des années 1986-1991 (soit près de 9 pour 100 de ses effectifs globaux). En s'y prenant tôt, elles ont réussi à replacer la très grande majorité des personnes dont les postes seront supprimés en 1986-1987. Par ailleurs, afin d'éviter la médiocrité générale de tous les secteurs, il a fallu abandonner des activités moins liées directement à notre mission principale (par exemple, les Services centraux du microfilm) et même prévoir le redéploiement de ressources (au-delà des 72 postes supprimés) de façon à assurer l'atteinte des priorités au cours des prochaines années. En outre, j'ai procédé à une réorganisation partielle des Archives publiques en regroupant des activités déjà existantes, mais prioritaires, dans deux nouvelles directions : la Direction des programmes publics et la Direction des politiques (voir le nouvel organigramme à l'annexe D). Une étude est en cours pour déterminer si une refonte plus radicale des structures actuelles serait opportune et possible. Loi des archives Depuis plusieurs années, les Archives publiques espèrent que la loi de 1912 sera remplacée par une loi moderne sur les archives nationales qui tienne compte de leur double rôle d'agence culturelle et d'organisme administratif central agissant pour le compte du Conseil du Trésor, et qui reconnaisse également l'apport important et nécessaire des Archives publiques à la communauté nationale et internationale. Tout au cours de l'année, à la demande du ministre des Communications, l'honorable Marcel Masse, nous avons procédé aux consultations interministérielles indispensables, et le ministre a pu déposer un projet de loi à la Chambre des communes, en février dernier. Cette loi fonderait légalement un grand nombre d'activités essentielles qu'accomplissent déjà les Archives en vertu de mandats surtout administratifs ou de précédents accumulés au fil des ans. Les Archives publiques ont également fait connaître leur point de vue sur le projet de révision de la Loi sur l'accès à l'Information, présentement à l'étude au Comité permanent de la culture et des communications. Locaux Depuis plusieurs années, les Archives publiques réclament des locaux adéquats et regroupés, c'est-à-dire un édifice principal suffisamment spacieux et doté des contrôles requis pour l'entreposage sécuritaire et la conservation des documents dont elles sont dépositaires. Actuellement, sans tenir compte des centres de documents semi-actifs (dont au moins trois sont saturés), les archives historiques sont reparties entre sept édifices dans la Région de la capitale nationale. Près de 70 pour 100 des archives historiques, pourtant précieuses, sont logées dans des conditions (humidité, climatisation, température, protection contre le vol, le feu, les insectes, etc.) tout à fait impropres à leur conservation, à leur traitement et à leur mise à la disposition des chercheurs dans des délais rapides. Inefficacité, retards, pertes de temps, dégradation des documents (45 incidents graves sont survenus au cours des quatre dernières années, dont plus d'une vingtaine en 1985-1986 : effondrement d'un mur, fissures, inondations, entraînant des pertes ou des dégâts considérables à des documents de valeur inestimable), voilà l'inévitable résultat des conditions actuelles d'entreposage. Aussi le ministre des Communications a-t-il demandé à un groupe interministériel de lui préparer un rapport sur la question. Ce rapport lui a été remis et propose l'octroi de locaux plus fonctionnels et plus adéquats aux Archives publiques dans un proche avenir. Gestion des documents gouvernementaux Les rapports annuels des Archives publiques du Canada au Conseil du Trésor (surtout celui pour l'année 1985-1986) concernant la gestion des documents dans les divers ministères et organismes fédéraux, ont mis à jour diverses faiblesses au niveau de l'application des directives du Conseil. Or, en cette période d'austérité qui exige plus d'efficacité et compte tenu de plusieurs lois (accès à l'information, protection des renseignements personnels), il est clair qu'il faut améliorer et non amoindrir la gestion des documents dans l'ensemble des ministères. Aussi des rencontres ont-elles eu lieu entre des représentants des Archives publiques et du Conseil du Trésor, et un comité a été mis sur pied pour énoncer un plan d'action conjoint pour améliorer la gestion des documents dans l'ensemble des ministères et agences du gouvernement fédéral. mmmmm Another challenge facing the Public Archives of Canada and most other archives around the world is the identification, acquisition and preservation of archival records stored on computer media. Over the past four years, the federal government has purchased 500,000 magnetic tapes, in addition to floppy discs and hard discs. It is estimated that these tapes and discs, probably numbering several million, contain more than ten times the amount of information stored on paper. Unfortunately, hardly any of these tapes have been brought under records management control. Moreover, we do not yet have the resources needed to deal effectively with the overall problem. Because the medium is so fragile (affected by temperature, light and gradual effacement), and because it is so easy to delete or change the ■ data, we must resolve the problem very soon. Otherwise there will be a large hole in Canada's documentary heritage covering the recent past and the immediate future, thus making the work of tomorrow's researchers very difficult. The Public Archives has undertaken a more detailed study in this area to identify the scope of the problem; with Treasury Board support it will strive to find a solution. Computerization at the Public Archives To increase productivity in both the operational (records management, historical archives, conservation) and administrative sectors of the Public Archives, management has decided to proceed as quickly as possible with plans to computerize the administration and the physical and intellectual control of the collections. This decision has resulted in the expansion of EDP services and, for the medium term, will require the development of common standards for all branches and divisions, with a view to exchanging information, compiling multimedia cumulative indexes, providing access to the data via remote computer terminals, and improving priorities planning in the areas of indexing and conservation. The annual report provides details on the various operations already under way and on the office automation experiments at the Department of Communications in which the Public Archives has been involved. These experiments are set to continue to some extent at the Archives, and every effort will be made to better coordinate the various computerization initiatives. Conservation It is not enough simply to retain a country's historical records. They must be preserved, which involves a host of treatments and procedures designed to restore archival documents or preserve them for posterity; these treatments and procedures include microfilming, deacidification, restoration and the transfer of material on magnetic tapes onto optical discs. In 1985-1986, a program evaluation study was conducted to identify the planning, policy and management requirements of a rational and adequate conservation program. The planning and management system being developed should be in place within two years. Research Assistance and Public Programs In response to specific needs, the Public Archives over the years has established several programs aimed at the archival community, the general public, and its most frequent users. This aspect of the Archives' mandate is bound to increase in importance in the future. The Archives must reach out and try to touch all Canadians. Greater public awareness and understanding of the role they play in society is vital to the survival and prosperity of archival institutions. Archives must also stay in touch with the public and be responsive to its needs. During the year, management reviewed an evaluation report that urged the Public Archives to rationalize its educational and information tools for researchers and the general public, to make its collections more widely known, to decentralize and disseminate information to other repositories and libraries, to provide greater support for the archival community in Canada by lending expertise and institutional support, and finally to develop reasonable standards of service and identify a target public for exhibits and publications. The creation last fall of a Public Programs Branch should therefore come as no surprise. A major development in 1985— 1986 was the creation of the Canadian Council of Archives. The Council is the fruit of several studies (the Symons, SHRCC and Applebaum-Hébert Reports), the 1982 Archives Congress in Kingston, the expressed desire of representatives of various repositories (federal, provincial and territorial) and professional associations (Association des archivistes du Québec, Canadian Archives Association), and finally a 1984 agreement between the federal, provincial and territorial ministers. The ultimate goal of the Council is to make the proposed Canadian archival system a reality. With the approval of the Minister of Communications, I appointed the members of the Council, which met in Ottawa in November 1985 and March 1986; committee and executive meetings were also held. This project is crucial in a country like j Canada that has many identities and jurisdictions, and where the preservation and organization of ' our heritage and the establishment of common standards cannot proceed without coopération among all the parties involved. The main areas of activity for the coming year have already been identified. wmssm Un défi supplémentaire confronte les Archives publiques comme la plupart des dépôts d'archives à travers le monde : il s'agit de l'identification, de l'acquisition et de la préservation des documents d'archives qui se trouvent sur des supports informatisés. Or, depuis quatre ans, le gouvernement fédéral a acheté 500 000 rubans magnétiques, sans compter les disquettes et disques durs. On estime que ces supports, probablement au nombre de plusieurs millions, contiennent plus de dix fois les données qui se trouvent consignées sur papier. Malheureusement, presque aucun de ces rubans magnétiques n'est soumis à la gestion des documents. De plus, à ce jour, nous n'avons pas les ressources requises pour nous attaquer au problème global de façon efficace. Or, à cause de la fragilité du support (température, lumière, effacement graduel) et de la facilité avec laquelle on peut biffer ou modifier les données, si nous ne résolvons pas ce problème dans un très proche avenir, le patrimoine archivistique canadien comportera un « trou » important couvrant les années récentes et prochaines, ce qui rendra la tâche très difficile aux chercheurs de demain. Là encore, les Archives publiques ont entrepris une étude plus fouillée pour saisir l'ampleur du problème; et avec l'appui du Conseil du Trésor, elles s'emploieront à le résoudre. Informatisation des Archives publiques Pour accroître la productivité des Archives publiques, tant dans les secteurs opérationnels (gestion des documents, archives historiques, conservation) qu'administratifs, la direction a décidé de procéder le plus rapidement possible à l'informatisation de l'administration et du contrôle physique et intellectuel des collections. Une telle orientation a nécessité le renforcement du service informatique. Elle implique aussi, à moyen terme, la détermination de standards communs pour l'ensemble des divisions et des directions de façon à pouvoir échanger les informations, à constituer des répertoires cumulatifs multi-médias, à rendre ces données accessibles éventuellement à distance, sur ordinateur, à mieux planifier les priorités en matière de répertoriage et de conservation, etc. Le rapport annuel fournit des détails sur les diverses opérations en cours et sur les expériences de bureautique auxquelles ont participé les Archives publiques au sein du ministère des Communications. Ces expériences se poursuivront en partie aux Archives publiques, et tous les efforts seront faits pour mieux coordonner les nombreuses initiatives d'informatisation. Conservation Il ne suffit pas d'avoir la garde du patrimoine historique de la nation. Il faut encore préserver les collections, fonction qui englobe tous les traitements ou procédures destinés à restaurer ou à préserver à long terme les documents d'archives (par exemple, microfilmage, désacidification, remise en état, transcription de bandes magnétiques sur disque optique). En 1985-1986, une étude d'évaluation de programme a permis de déterminer les exigences en matière de planification, de politique et de gestion qu'entraînerait la création d'un programme rationnel de conservation. Le mécanisme de planification et de gestion est en cours de gestation et devrait être en place d'ici deux ans. Aide aux chercheurs et programmes publics Avec le temps et compte tenu des besoins, les Archives publiques ont mis sur pied certains programmes s'adressant soit à la communauté archivistique, soit au public en général, soit à leurs clients privilégiés. Cette facette de leur mandat ne pourra que croître en importance à l'avenir. D'une part, les Archives publiques doivent tenter de rejoindre tous les Canadiens. Une prise de conscience et une compréhension accrues du public à l'égard de la place des archives dans la société sont indispensables à la survie et à la santé de ces établissements. Il faut également que ceux-ci soient à l'écoute du public et répondent à ses attentes. D'autre part, un rapport d'évaluation étudié au cours de l'année par la direction invite les Archives publiques à une rationalisation de leurs instruments d'information et d'éducation, pour les chercheurs et le public, à une plus grande diffusion des répertoires, à une décentralisation et une dissémination de l'information vers les autres dépôts d'archives et les bibliothèques, à un appui accru au milieu archivistique canadien sous forme de ressources d'expertise et d'appui institutionnel, enfin à la définition de normes de service raisonnables ainsi qu'à l'identification d'un public-cible pour les expositions et les publications. Il ne faut donc pas s'étonner de la création, l'automne dernier, d'une Direction des programmes publics. Un développement majeur est survenu en 1985-1986 avec la mise sur pied du Conseil canadien des archives. Cet organisme résulte de diverses études (rapports Symons, CRSHC, Applebaum-Hébert), du congrès sur les archives tenu à Kingston en 1982, de la volonté exprimée des représentants de divers dépôts d'archives (fédéral, provinciaux et territoriaux) et d'associations professionnelles (Association des archivistes du Québec, Association canadienne des archivistes) et enfin d'un accord survenu entre les ministres fédéral, provinciaux et territoriaux en 1984. L'objectif ultime est de concrétiser le projet de système canadien des archives. Avec l'autorisation du ministre des Communications, j'ai procédé à la nomination des membres du Conseil qui s'est réuni à deux reprises à Ottawa (en novembre 1985 et en mars 1986, sans compter les réunions des comités et de l'exécutif). Il s'agit là d'un projet crucial dans un pays aux identités et aux juridictions multiples comme le Canada, où l'on ne peut procéder à la préservation et à l'organisation du patrimoine ainsi qu'à la détermination de normes communes qu'en concertation entre tous les intéressés. Les principaux axes d'action, pour la prochaine année, ont déjà été identifiés. WMSBSSMË Selection and Acquisition The Public Archives' primary responsibility is to handle the records of the institution of which it is a part, the Government of Canada. It also has a mandate to acquire and conserve private sector documents that are of national importance. The Archives Branch is putting much effort into developing a general acquisitions policy that takes into account not only the mandates of the Public Archives itself and a growing number of government and private archival facilities nationwide, but also the need for closer cooperation between all parties and the lack of resources available to the Archives. This work should be completed during the next fiscal year. Assistance to the Archival Community The Public Archives continues to be active in the archival community both in Canada and around the world. In addition to creating the Canadian Council of Archives, the Public Archives and several of its staff members worked with private and public repositories across Canada on rescue and conservation operations, training courses, the coordination of acquisitions, and microfilm exchanges. Seminars were held both at the Archives and in other regions, under the direction of Archives staff. There were 10 important meetings at the Archives this year, including some international symposiums and the 1985 annual meeting of the executive of the International Council on Archives. We at the Public Archives hope the new Archives of Canada Act will clarify our mandate in this area. Conclusion A former Dominion Archivist, Arthur G. Doughty, once wrote, "Of all national assets, archives are the most precious: they are the gift of one generation to another, and the extent of our care of them marks the extent of our civilization." The diversity of our culture and identity can be traced not only to our various European and Amerindian origins, but also to the different — and sometimes opposing — eras, historical events, institutions, customs and values that have mutually enriched us, but which have done so without creating a "melting pot" that would have fused us into a single entity. This is the true originality of the Canadian experience. Archives do not simply arouse our curiosity. They, Hire old relics, are artifacts. An archaeologist can rebuild a civilization from a few shards dug out of the earth and subjected to systematic analysis. We archivists are equally systematic in gathering and storing the documentary remnants of the past, records that researchers must work into their reconstructions of a time that is gone forever. These documents are exciting not only because of their age, but also because they reveal our roots, without which we could not develop a coherent view of the future. Preparations for tomorrow's past must be made today by gathering together contemporary documents of historical significance. The present quickly becomes the past, so we must preserve each link in the chain of time so that the chain will not break and lose all meaning. This annual report bears witness to our efforts throughout the year to save, conserve and make accessible a little more of Canada's under-used documentary heritage, part of which is already in danger. Contributions must be made to the international as well as the Canadian archival heritage. Our identity does not take on its full significance until it is viewed in relation to that of others. And in spite of all the obstacles, difficulties and constraints, including the inadequacy of our premises, we at the Public Archives have tried to be a little like the documents that constitute our heritage. Having overcome many obstacles and many changes, those documents stand today as testimony to a past that would otherwise be unknown, misunderstood and traumatized by its very absence. Just as nature cannot abide a vacuum, the present cannot abide an ill-defined past. 31 March 1986 Jean-Pierre Wallot Dominion Archivist Sélection et acquisition La principale responsabilité des Archives publiques concerne les documents de l'institution dont elles dépendent, le Gouvernement du Canada. Le Département a également pour mandat d'acquérir et de conserver les documents du secteur privé qui ont une importance nationale. La Direction des archives a consacré de nombreux efforts à l'élaboration d'une politique globale d'acquisition qui tienne compte du mandat des Archives publiques, de celui d'un nombre croissant d'institutions archivis- tiques gouvernementales ou privées à travers le Canada, d'une concertation plus étroite entre tous les intervenants et des ressources insuffisantes à la disposition des Archives publiques. Ce travail devrait aboutir au cours du prochain exercice financier. Aide à la communauté archivistique Les Archives publiques ont continué à jouer un rôle actif au sein de la communauté archivistique canadienne et internationale. Outre la mise sur pied du Conseil canadien des archives, notre institution et divers membres de notre personnel ont collaboré avec des dépôts publics et privés à travers le Canada, soit pour des opérations de sauvetage ou de conservation, soit pour des cours de formation, soit pour la coordination d'acquisitions ou l'échange de microfilms. De nombreux séminaires ont eu lieu aux Archives publiques, mais aussi dans d'autres régions, sous la direction de notre personnel. De même, une dizaine de rencontres importantes ont eu lieu aux Archives publiques, dont certains séminaires internationaux et la réunion annuelle (1985) de l'exécutif du Conseil international des archives. Les Archives publiques espèrent que la nouvelle loi clarifiera leur mandat à cet égard. Conclusion L'un de mes prédécesseurs, l'archiviste fédéral Arthur G. Doughty, a écrit jadis que « les archives, de tous les trésors nationaux, sont le plus précieux : elles constituent le legs d'une génération à une autre, et la qualité des soins que nous leur accordons témoigne du degré de notre civilisation ». Or, notre culture et notre identité, ses racines et ses diversités tiennent autant aux différentes origines européennes ou amérindiennes qu'à des chronologies, des accidents historiques, des institutions, des coutumes, des valeurs diverses, qui se sont à la fois combattues et enrichies mutuellement sans se fondre dans un même creuset, marquant par là l'originalité même de l'expérience canadienne. Les archives ne font pas qu'attiser notre curiosité. Elles constituent aussi des artefacts, au même titre que de vieux objets. L'archéologue reconstruit une civilisation à partir de quelques tessons repérés sous le sol et analysés systématiquement. Nous rassemblons aussi systématiquement que possible et conservons les tessons documentaires de l'histoire, ceux que les historiens doivent recoller dans leurs architectures qui rendent compte d'un passé qui n'est plus. Au-delà de la patine du temps, ces documents sont passionnants parce qu'ils recèlent nos racines sans lesquelles on ne saurait élaborer un avenir lucide. Même le passé de demain, il faut le préparer aujourd'hui par l'assemblage des documents contemporains de valeur historique, car le présent deviendra vite passé et doit assurer la conservation des chaînons plus anciens, sans lesquels la chaîne se brisera et perdra son sens. Le présent rapport annuel témoigne de nos efforts, tout au long de 1985-1986, pour sauver, conserver et rendre accessible un peu plus le patrimoine archivistique canadien dont une partie est en danger et qui est insuffisamment exploité. Au-delà du patrimoine archivistique canadien, il y a le patrimoine archivistique mondial auquel il faut contribuer. Notre identité, en effet, ne prend tout son sens qu'en relation avec l'identité des autres. Et malgré les obstacles, les difficultés, les compressions, les locaux inadéquats, nous avons tenté, aux Archives publiques du Canada, de ressembler un peu à ces documents divers qui, à travers mille obstacles et avatars, ont survécu pour nous parler aujourd'hui d'un passé qui serait autrement inconnu, incompris et traumatisant par son absence même : la nature a horreur du vide et le présent a horreur d'un passé indéfini. Jean-Pierre Wallot Archiviste fédéral Preserving Our National Heritage Préservation du patrimoine national I w-M^jM.tmimn.wnnmm The Public Archives of Canada acts as a guardian of the cultural heritage and a bulwark of the Canadian identity by assuring the permanent retention of archival materials — textual records, maps, plans, photographs, documentary art, computer tapes, television, film and sound recordings — of long-term national significance. A few highlights of this year's acquisitions are given below. Acquiring Collections In 1985-1986, the Public Archives acquired 4,500 metres of government and private textual records for permanent retention. The Archives also acquired 1,119,000 other record units (photographic records, cartographic records, published items, etc.), an increase of two per cent over last year. Those areas that have experienced sustained growth over the past five years, photographic records, film, television and sound records, and cartographic records, have received the bulk of their acquisitions in large accessions from federal government departments. "Teaching the Eskimo how to swim," 1964, by Duncan Macpherson. The Archives now holds almost 3,000 Portrait of Willet Carpenter, ca. 1790- 1810, a recent acquisition. Carpenter was a New Brunswick Loyalist. (C-12976) "The Wood Wharf or Orange Bitters, Kingston," 1860, by Sir Henry Acland, personal physician to the Prince of The steady growth in the annual accession rate of inactive government textual records stored and serviced by the Records Management Branch reflects the increase in the generation of records by the government and the increasing call upon the Archives to store such material. The annual acquisition rate has increased by 50 per cent since 1980-1981. Although only a small proportion of this material is permanently retained — as obsolete records are shredded after their period of retention expires — space for its storage is rapidly running out. Acquisition Highlights Picture Division Among the most widely known and best-loved of Canadian oil paintings are those of voyageurs and canoe scenes by Frances Anne Hopkins. The Public Archives holds five of the nine previously known oils of Mrs. Hopkins, all of which concern Canada. This year, a large rare oil painting by Mrs. Hopkins was acquired from a private source in Great Britain. The work, entitled "Left to Die, "was exhibited at the London Royal Academy in 1872. Its location had been unknown in this century. Mrs. Hopkins chose an Indian subject for this canvas, based on stories or legends of wounded Plains Indians abandoned to a grisly fate. The Indian's costume is copied, however, from actual Indian garments collected by her husband while he was private secretary to Sir George Simpson of the Hudson's Bay Company. Canadian colonists in 1860 considered the royal visit of Edward, Prince of Wales, one of the high points of their history. A second repatriation, a series of 287 watercolours and drawings by Dr. Henry Acland, who accompanied the Prince of Wales as his personal physician, brings alive for us now the excitement of that tour. Both these outstanding acquisitions were made with the help of grants from the Department of Communications under the Cultural Property Export and Import Act. The PAC gratefully acknowledges this aid in acquiring these and other collections during the year. The acquisition of the most com- I prehensive collection of works by the cartoonist, Duncan Macpherson, was completed with the purchase of 446 drawings, together with a gift of a further 809 from the artist himself. The PAC now holds almost 3,000 drawings by Macpherson, as well as substantial collections of works by other Canadian cartoonists. The Minister of Communications has asked the Public Archives to explore the possibility of creating a museum of caricature. Work is proceeding on this project. drawings were purchased frorr family in 1985. The Prince refu enter Kingston because he wo have to pass under several arc erected by the Orange Order. (C-124448) imÉmt\mmwmm\Mi Les Archives publiques du Canada s'efforcent de préserver l'identité canadienne et le patrimoine culturel de la nation en assurant la conservation permanente des documents — textes, cartes, pians, photographies, documents iconographiques, bandes pour ordinateur, émissions de télévision, films et enregistrements sonores — qui présentent un intérêt national à long terme. Acquisition des collections En 1985-1986, les Archives publiques ont acquis 4 500 mètres de documents écrits des secteurs public et privé pour les conserver en permanence. Elles ont également acquis 1119 000 autres articles (documents photographiques et cartographiques, publications, etc.), ce qui constitue une hausse de 2 pour 100 par rapport à l'année passée. Dans les secteurs qui connaissent une croissance soutenue depuis cinq ans, à savoir photographie, cartographie, film, télévision et enregistrements sonores, le gros des acquisitions a été reçu des ministères fédéraux, en grande quantité à la fois. De même, la hausse constante du taux annuel d'acquisition de documents gouvernementaux inactifs, qui sont entreposés et administrés par la Direction de la gestion des documents, reflètent l'accroissement de la masse de documents créés par le gouvernement et le recours croissant aux Archives pour les conserver. Le taux annuel d'acquisition a augmenté de 50 pour 100 depuis 1980-1981. Seulement une petite partie de ces documents sont conservés en permanence, puisque les documents désuets sont détruits à l'expiration de leur période de conservation; malgré tout, l'espace d'entreposage disponible diminue rapidement. Acquisitions principales Division de l'iconographie Les peintures à l'huile de Frances Anne Hopkins représentant des voyageurs et des scènes de canoë comptent parmi les tableaux canadiens les plus connus et les plus appréciés. Des neuf huiles de M™ Hopkins dont on connaissait l'existence — et qui dépeignent toutes des thèmes canadiens—, les Archives publiques en détenaient déjà cinq. Cette année, on a acheté d'une source privée en Grande-Bretagne une peinture à l'huile de Mme Hopkins d'une grande rareté. Ce tableau aux dimensions importantes, intitulé « Abandonné », avait été exposé à la London Royal Academy en 1872, mais on en avait perdu la trace au vingtième siècle. M™ Hopkins avait choisi pour sa toile un thème indien, s'inspirant des contes et légendes d'Indiens des Grandes Plaines qui, blessés, étaient livrés à un destin macabre. Le costume, par contre, est copié d'authentiques vêtements d'Indiens collectionnés par son mari lorsqu'il était secrétaire privé de sir George Simpson à la Compagnie de la Baie d'Hudson. Pour les colons canadiens, la visite royale du prince de Galles Edouard en 1860 a été un des instants les plus marquants de leur histoire. Une série de 287 aquarelles et dessins du Dr Henry Acland, médecin personnel du prince de Galles pendant son voyage, nous permet de revivre l'exaltation de cette tournée. Ces deux achats ont été possibles grâce aux subventions du ministère des Communications en vertu de la Loi sur l'exportation et l'importation de biens culturels. Les Archives publiques sont reconnaissantes pour l'aide accordée dans l'achat de ces collections et d'autres fonds au cours de l'année. Les Archives publiques disposent maintenant de la collection la plus complète de dessins du caricaturiste Duncan Macpherson suite à l'achat de 446 dessins, en plus du don de 809 dessins de la part de l'artiste lui- même. La Division de l'iconographie possède maintenant plus de 3 000 dessins de Macpherson, en plus d'importantes collections d'oeuvres d'autres caricaturistes canadiens. À la demande du ministre des Communications, les Archives publiques étudient présentement la possibilité de créer un musée de la caricature. 2 « Abandonné », 1872, de Frances Anne Hopkins. Importante acquisition d'une œuvre d'une artiste réputée pour ses scènes de voyageurs, notamment en canoë. (C-126820) 3 « Teaching the Eskimo how to swim », 1964, de Duncan Macpherson. Les Archives possèdent actuellement près de 3 000 œuvres de ce dessinateur humoristique contemporain. (C-96557) 4 Portrait de Willet Carpenter, réalisé entre 1790 et 1810, que les Archives viennent d'acquérir. Carpenter était un loyaliste venu s'installer au Nouveau-Brunswick. (C-12976) .e quai, Kingston », 0, de si ■- wooi. iA*r4-i. v "vx^e (r en 1985. Le prince refusa d'entrer à Kingston parce qu'il aurait dû passer sous plusieurs arches érigées par l'Ordre d'Orange. (C-124448) immmnmiwmnMm Federal Archives Division Researchers with interests ranging from family history to computer-based social science research projects have all welcomed the microfilm copies of the 1891 census, schedule 1, "Nominal Return of the Living," which were transferred to the Archives this year by Statistics Canada. These census records join others dating from 1661 to 1881, which are constantly consulted at the PAC. A similar range of researchers are interested in the transferral by Employment and Immigration Canada of 288 microfilm reels of copies of ships' passenger lists as well as records of entry through Canada-U.S. border posts from 1908 to 1918. These records are thought to be the only official documentation of the arrival in Canada of hundreds of thousands of new Canadians, as all original records are presumed to be destroyed. On the occasion of the centenary of Canada's national parks, significant resources were devoted by the Federal Archives Division to improving that agency's archival holdings. Based on an agreement signed by the deputy ministers of Parks Canada and the Public Archives, over 1,200 boxes of very valuable older Parks records were transferred to the Archives on the occasion of the system's centennial. For its part, the Public Archives agreed to arrange and list the records, prepare a Parks exhibition, and research and publish the inventory of all Parks Canada records. These goals were all met in 1985, and plans to microfilm and to prepare an automated index for the records were also put in place. INSTRUCTIONS TO PURSCHS-Ex* p* !;!< i < i Pi! jjiji I It 1U : • t Sfgs.^S -*7' àZ~Urt ^ÙS* V^urf" Ju 2K* O ^^j*r"' JLÏ sà^- f S J* tyr* l i 6 Portion of a ship's passenger list, for the Missanabie. CPR Line, arrived in Quebec, October 1915. Such lists are used by a wide range of researchers. This one includes returning Canadian soldiers. RG 76, Records of the Immigration Branch. Microfilm Reel T-4815. ■J^JiWJMil.ill.MJJfiiMJ.rJff^ & 4*,ZZ*-?>2 *é£zzzr sïZïZLr *&KSSf.&, «.j&sGsrfy^s Partie de la liste de passagers du navire Missanabie du CP, arrivé à Québec en octobre 1915. Un grand nombre de chercheurs consultent des listes de ce genre. Celle-ci comprend les noms de soldats canadiens rentrant chez eux. RG 76, archives de la Direction de l'immigration. Bobine de microfilm T-4815. Division des archives fédérales Des chercheurs dont les intérêts vont de la généalogie aux projets de recherche en sciences sociales assistés par ordinateur ont tous accueilli avec joie la duplication sur microfilm du recensement de 1891, annexe 1, « Dénombrement des vivants », transféré cette année de Statistique Canada. Les documents de ce recensement seront regroupés avec d'autres, datant de 1661 à 1881, qui sont constamment consultés aux Archives publiques. Un éventail semblable de chercheurs s'intéressent à la cession par Emploi et immigration Canada de 288 bobines de microfilm contenant des copies des listes de passagers des navires et des documents d'entrée aux postes frontaliers Canada-États- Unis entre 1908 et 1918. Il semble que ces registres constituent la seule documentation officielle sur l'arrivée au Canada de centaines de milliers de Néo- Canadiens, car on présume que les documents originaux ont été détruits. À l'occasion du centenaire de Parcs Canada, la Division des archives fédérales a consacré d'importantes ressources au fonds d'archives de cet organisme dans le but de l'améliorer. En vertu d'une entente signée par les sous-ministres de Parcs Canada et des Archives publiques, plus de 1 200 boîtes de documents anciens de grande valeur ont été transférées au Département. Pour notre part, nous avions accepté de classer et de répertorier les documents, de monter une exposition sur les parcs, et de publier un inventaire de tous les documents de Parcs Canada. En plus de réaliser tous ces objectifs en 1985, nous avons dressé des plans pour le microfilmage des documents et la création d'un répertoire automatisé. wmmmwiimmiimmm Bomb squad officer is helped into his gear before checking a fake bomb m attempted robbery. Photo by Ron Bull, from the vast new Toronto Star Collection. (PA-146746) O'Keefe's Delivery Truck, Toronto, 1937. From the John Micklethwaite Collection that specializes in cial vehicles. (PA-150436) 9 Ambrotype, showing twi in auction, photographer . 1856. Commercial photographs of this period are extremely rare. (PA-143635) perceptions of Canada of a renowned German photo journalist Felix H. * Man Collection. (PA-145951 ) National Photography Collection A massive collection of 650,000 news photo negatives, 1979- 1984, was received from the Toronto Star. Fourteen thousand architectural and topographic photographs taken between 1880 and 1977 give an unprecedented depiction of the areas under the mandate of the National Capital Commission and its predecessor, the Federal District Commission, while 182 prints and 600 negatives chronicle the perceptions of the renowned German photojournalist, Felix H. Man, of Canada. that the names of the sitters are all recorded. The photographs are truly multicultural. They are of Indians in Victorian dress and settings. The tinting and inpaint- ing on the photographs has been done in a naive and primitive style that is of artistic interest, especially since the artists appear to have been Chinese and have given the figures and scenery a distinct oriental caste. wmmimmm-Mu\mm.m Collection nationale de photographies Le Toronto Star a donné aux Archives publiques une collection comportant 650 000 négatifs de photos de reportages publiés entre 1979 et 1984. Par ailleurs, les 14 000 photographies architecturales et topographiques prises entre 1880 et 1977 donnent une description sans précédent des zones sous le mandat de la Commission de la capitale nationale et de son prédécesseur, la Commission du district fédéral. Finalement, les 182 épreuves et les 600 négatifs de Felix H. Man, photojournaliste allemand très connu, font la chronique de ses perceptions du Canada. « Les Musées nationaux du Canada nous ont cédé des œuvres fort intéressantes et d'une grande rareté. Il s'agit de 25 agrandissements solaires, dont plusieurs coloriés à la main. Ces photographies, datant d'environ 1890-1910, sont des portraits en studio d'Indiens de l'île de Vancouver et du continent. Ces œuvres ont un intérêt technique en tant qu'agrandissements, car ce procédé était encore très peu courant à l'époque. D'autre part, ces portraits d'autochtones sont d'autant plus exceptionnels que le nom du modèle figure sur chaque portrait, ils montrent des Indiens dans un cadre victorien, portant des vêtements de l'époque. Le style de la coloration et des retouches est naïf et primitif, ce qui confère aux photographies un intérêt artistique; il est probable que les artistes aient été des Chinois, et ils ont donné aux personnages et aux paysages un aspect nettement oriental. Un agent d'une brigade spécialisée reçoit de l'aide pour mettre son équipement avant d'aller examiner une (fausse) bombe utilisée lors d'une tentative de vol. Photo de Ron Bull, tirée de l'importante nouvelle collection du Toronto Star. (PA-146746) Camion de livraison d'O'Keefe, Toronto, 1937. Photo tirée de la collection John Micklethwaite, portant surtout sur les véhicules x. (PA-150436) 9 Ambrotype d'auteur inconnu réalisé vers 1856. Cette œuvre récemment acquise montre deux hommes tenant un placard annonçant une vente aux enchères. Les photographies commerciales de cette époque sont très rares. (PA-143635) 10 Plate-forme d'observation du train transcontinental du CP, 1933. Une vue du Canada par un célèbre reporter photographe allemand. Collection Felix H. Man. (PA-145951) Photographie st agrandie ILjj 1 1 \J Wy 1 lis ¥ m: tP "«S * fMzmmmnsmEnma Manuscript Division The papers of Stanley Knowles will throw new light on his long and distinguished career representing Winnipeg North Centre in the House of Commons as well as many aspects of his public and personal life, while the papers of Amelia Hal, the actress, noted particularly for her long association with the Stratford Shakespearean Theatre will . intrigue those with an interest in Canadian culture. The records of the International Association of Machinists and Aerospace Workers are one of the collections relating to labour and a diversity of other national organizations received this year. Machine Readable Archives Division The major acquisition in machine-readable format has been the 234 Canadian Gallup Polls covering the period from 1945 to 1982. This series provides researchers with a unique opportunity to study the changes in Canadian public opinion on a number of issues over almost 40 years. No other series of data exists to provide this opportunity to analyse Canadian attitudes over such a time span. The closing of the Canadian Unity Information Office led to the acquisition of 41 survey files. A file is information collected for a research activity, coded for computer manipulation and stored on computer magnetic tape. A file is often quite extensive. The data collected provides valuable information on the opinions and attitudes of the Canadian public with regard to government information and national unity and identity. London and Paris Offices Both offices continued their acquisition of original and copied material overseas. The London Office surveyed 207 British archival repositories for their holdings relevant to Canada and arranged the microfilming of the Lord Beaverbrook Papers at the House of Lords Record Office (53 reels). The Paris Office carried out research and listing at departmental archives at La Rochelle, Bordeaux and Rouen, and at the National Archives in Paris. Much research went into the identification and filming of notarial, judicial and maritime records relevant to Canada. M^lp** CÇÏ&& ||tc§^ 12 Amelia Hall, the actress, whose papers were acquired this year, an Jack Creley in The Canvas Barn- cade, Stratford Festival, 1961. (PA-115038) 13 Patent, 1883, to CM. Douglas for "folding boats," received this year. Sometimes a single document hint at a fascinating story. Douglas was one of the first Canadians to win a Victoria Cross when in 1882 he ret Ocean by manoeuvering a small boat through the surf. In the Rebellion of 1885, he canoed 200 miles down the Saskatchewan River in a folding boat Saskatoon a day before the main force. In 1889, he paddled from Colhngwood to Chicago to exhibit his boat at the Chicago World's Fair and in 1895, paddled across the English Channel. CM. Douglas Papers, MG30B9. Vol. 1.File 7. Charter of the Stratford, Ontario Lodge of the National Association of Machinists, 1890. First Canadian Lodge of the Machinists Union, created by workers in the Grand Trunk Railway repair shops at Stratford. Acquired as part of the papers of the al Association of Machin- id Aerospace Workers. MG 28 6(xM\ti> tO t» At» „„,/ r,,;rr/ r,/, ,..*> ,/ tr /v/yr//ff/ .^r-ry/rrrZ/f/l <m<t dM»img /r///tr///r/t# * /*W*V //* fJtU. ,/„/,/„„/, r,/,^ ,/„>/,r/, <r//,r,/lr-,//, '/A/,,,/ ' /,. ifc.siO. "vr^/'z/y f/fr/f-y/'/- 5tfc f/sty sS twj. /883, ys/v/Tf/i/*r/A> étant*»"- tlotUo. âou^loa. •/** Kiflir, jlr^'.r./,,/ ECMSBEE mMsm Division des manuscrits Les écrits de Stanley Knowles jetteront un nouvel éclairage sur sa carrière, à la fois tongue et distinguée, comme représentant de Winnipeg Nord-Centre à la Chambre des communes, ainsi que sur de nombreux aspects de sa vie personnelle et publique. D'autre part, les écrits de l'actrice Amelia Hall, connue surtout pour son association avec le Théâtre shakespearien de Stratford, éveilleront la curiosité de ceux qui s'intéressent à la culture canadienne. Les documents de l'Association internationale des machinistes et des travailleurs de l'aéroastronautique comptent parmi les fonds reçus cette année portant sur divers organismes nationaux, et notamment sur les associations à caractère syndical. Division des archives ordinolingues La principale acquisition en format ordinolingue est les 234 sondages Gallup canadiens de 1945 à 1982. Cette série donne aux chercheurs une occasion unique d'étudier les changements de l'opinion publique canadienne à l'égard de diverses questions pendant presque 40 ans. Il n'existe aucune autre série de données permettant d'analyser l'évolution des attitudes des Canadiens au cours d'une période aussi longue. On a acquis 41 fichiers de sondage provenant du Centre d'information sur l'unité canadienne suite à sa fermeture. Ces fichiers contiennent les renseignements recueillis dans le cadre des activités de recherche, codés pour la manipulation par ordinateur et stockés sur ruban magnétique d'ordinateur; la quantité d'informations qu'ils contiennent est parfois énorme. Ils fournissent des renseignements précieux sur les opinions et les attitudes du public canadien à l'égard non seulement de l'information gouvernementale, mais aussi de l'unité et de l'identité nationales. Bureaux de Londres et de Paris Ces deux bureaux ont poursuivi leur acquisition de documents originaux et de copies. Le Bureau de Londres a examiné 207 dépôts de documents britanniques pour repérer les documents présentant un intérêt pour le Canada. Les papiers de lord Beaverbrook, gardés au Record Office de la Chambre des lords, ont été enregistrés sur 53 bobines de microfilm. Le Bureau de Paris a effectué des travaux de recherche et de catalogage aux archives départementales de La Rochelle, de Bordeaux et de Rouen et aux Archives nationales à Paris. Une partie considérable des recherches avait trait au repérage et au microfilmage de documents notariés, judiciaires et maritimes présentant un intérêt pour le Canada. CHARTER! NATIONAL ASSOCIATION OF MACHINISTS. 1$ L'actrice Amelia Hall, dont nous avons acquis les papiers cette année, . ainsi que Jack Creley, dans The Canvas Barricade, festival de Stratford, 1961. (PA-115038) Brevet d'invention délivré à CM. Douglas en 1883 pour ses « canoés pliants », reçu cette année. Il arrive qu'un simple document soit lié à une 'e fascinante. Douglas fut l'un des pi rsCanac 1882, conduisant un petit bateau dans les eaux agitées de l'océan Indien, il parvint à secourir 17 officiers et civils blessés aux îles Andaman. Lors de la Rébellion de 1885, il descendit la rivière Saskatchewan sur une distance de 200 milles dans un canoë pliant qu'il avait lui-môme conçu et atteignit Saskatoon un jour avant le reste de la troupe. En 1889, il pagaya de Collingwood à Chicago pour présenter son canoë à la foire internationale, et traversa la Manche en 1895. Papiers de CM. Douglas, MG30B9, vol. 1, dossier 7. Statuts de la section de Stratford de nistes, 1890. Prei dienne du syndicat des machinistes, créée par des travailleurs des ateliers de réparation du chemin de fer Grand Tronc à Stratford. Le document faisait partie des papiers acquis de l'Association internationale des machinistes et des travailleurs de tique, MG 28! 191. _ ^MsmsMESSMsmm National Film, Television and Sound Archives In the most complex conversion from volatile nitrate film it has yet undertaken, the division virtually reconstituted the 1919 Canadian feature film, Back to God's Country. Two versions of the film, both incomplete, were compared, shot sequence was first established on videotape (using the techniques of electronic editing) and then a new colour negative was painstakingly rephoto- graphed frame by frame. The restored film, which retains the original colour tinting and toning, was premiered in September 1985 as the closing program of a series of nine archival restorations presented by the Public Archives of Canada at the Festival of Festivals in Toronto. Also acquired were 315 films produced between 1954 and 1977 by Chetwynd Film, still an active Canadian company that produces industrial documentaries for a wide variety of sponsors. The collection is particularly strong in the coverage of sporting events. The most significant sound acquisition in the past year came with the collection of Joseph Car- din. It includes 2,200 sound recordings, ca. 1930 to 1982. These constitute the division's richest collection of private French-language broadcasting in Canada. Notable is the series Les raconteurs de chez nous with Albert Duquesne (50 episodes). Most of the programing was broadcast by CJSO in Sorel. 15 Nell Shipman in Back to God's Country, 1919, an early Canadian feature film restored this year by the Archives. 16 Broadcasting studio at CJSO, Sorel, ca. 1940. The Archives this year received its richest ever collection of private French-language broadcasting tapes from this station. (C-96765) tmfimmmmimtmE 15 Nell Shipman dans Sac* To God's Country, 1919, long métrage canadien restauré par les Archives cette 16 Studio de la station de radio CJSO à Sorel, vers 1940. Cette année les Archives ont reçu de CJSO leur plus riche collection d'émissions de radio en langue française produites par de stations privées. (C-96765) Archives nationales du film, de la télévision et de l'enregistrement sonore La reconstitution pratiquement complète de Back to God's Country, long métrage canadien datant de 1919, constitue la conversion la plus complexe de pellicule de nitrate — très volatile — réalisée par la division à ce jour. On a d'abord comparé deux versions incomplètes du film, puis on a établi la séquence des prises de vues sur magnétoscope au moyen des techniques de montage électronique. Finalement, on a laborieusement recréé un nouveau négatif en couleurs en photographiant le film image par image. Le film restauré, qui garde la coloration et les tonalités de l'original, a été projeté pour la première fois en septembre 1985 au programme de clôture d'une série de neuf restaurations d'archives présentées par les Archives publiques dans le cadre du Festival of Festivals à Toronto. On a également acheté 315 films produits entre 1954 et 1977 par Chetwynd Film, une société cinématographique canadienne encore active qui produit des documentaires industriels pour un grand nombre de clients. Un des points forts de la collection est les reportages d'événements sportifs. L'achat de la collection de Joseph Cardin constitue la plus importante acquisition d'enregistrements sonores de la dernière année. Ces 2 200 enregistrements, datant d'environ 1930 à 1982, sont en effet la collection la plus riche que possède la division en matière de radiodiffusion en langue française au Canada. Les 50 épisodes de la série Les Raconteurs de chez nous, avec Albert Duquesne, sont particulièrement notables. La plupart des programmes avaient été diffusés par CJSO à Sorel. mmmwii.ii.mmmimm Public Archives Library As part of the Molson Collection acquired by the Public Archives, the library received 139 books relating to the art and industry of brewing from the eighteenth and nineteenth centuries in Britain, Europe and America. National Map Collection An estimated 15,000 glass plate negatives and 7,000 photographic prints were received from the Director of Cartography of the Department of National Defence relating to the horizontal survey project (1947-1957). The survey primarily covered transportation routes in Northern British Columbia and the Yukon. The "phototop" (photographic topography) technique used was conducted in high foothill and mountain areas where the summits were predominantly bare. With the introduction of electronic distance measurement, the necessity for phototop survey work ceased. The records provide a very detailed description for a then remote, but now increasingly important portion of Canada. An estimated 375 architectural drawings of theatres, museums and other cultural institutions were received from the Department of Communications. These drawings were part of the applications in the early 1980s for grants under the Special Program of Cultural Initiatives. One of the year's most important cartographic acquisitions relating to early Canadian history is Guillaume de Nautonier's La Mecometrie de I'Eymant (Toulouse and Venes: Raimond Co- lomies & Antoine de Courtnefue, 1603-1604), a rare and classic work on the lodestone and the problem of longitude. The world map in this volume, in its second state, is the first cartographic record of Samuel de Champlain's 1604 exploration of New France, 805. 17 Illustration from R. Shani Heal Treatise on Brewing, Distilling and Rectification Part of a large acquisition of books brewing in the Molson Collection. (C-108930) 18 Architectural plan for the Edmonton Citadel Theatre, ca. 1981. Records of the Department of Communications. (NMC 82980, 1 of 3) 19 Detail from world map in Nautonier's La Mecometrie de I'Eymant, 1603- 1604, showing first cartographic record of Champlain's 1604 exploration of New France. (C-107618) since Nautonier revised and reengraved that part of his world map to reflect new information received in letters from Cham- plain. The acquisition of this volume was made possible by assistance from the Department of Communications under the Cultural Property Export and Import Act. National Personnel Records Centre The centre acquired 1,600 metres of records including personnel files, ancillary records and collective medical records. Seven new government offices and agencies were added to the automated system and negotiations are continuing with several others. *Mmmmm\\M'iim\Mm Bibliothèque des Archives Collection nationale de cartes et publiques plans La collection Molson achetée par les Archives publiques comprend, entre autres, 139 livres sur l'art et le métier du brasseur, édités en Grande- Bretagne, en Europe et aux États-Unis entre le dix-huitième et le dix-neuvième siècle. Le directeur de la cartographie du ministère de la Défense nationale a donné aux Archives publiques quelque 15 000 négatifs sur plaque de verre et environ 7 000 épreuves photographiques provenant du projet de topographie horizontale (1947-1957), qui s'occupait surtout des voies de transport dans le Nord de la Colombie-Britannique et au Yukon. La technique de topographie photographique, pratiquée à l'époque sur des contreforts et des montagnes aux sommets relativement déboisés, a été remplacée de nos jours par le mesurage électronique des distances. Ces documents constituent une description très détaillée d'une région du Canada jadis très reculée, mais qui prend de plus en plus d'importance. On a également reçu du ministère des Communications quelque 375 dessins architecturaux de théâtres, de musées et d'autres établissements culturels. Ces dessins font partie des demandes de subventions du début des années 1980 dans le cadre du Programme spécial d'initiatives culturelles. Un des achats les plus importants de l'année dans le domaine de l'histoire canadienne ancienne est La Mecometrie de I'Eymant de Guillaume de Nauto- nier (Toulouse et Venes : Rai- mond Colomies et Antoine de Courtnefue, 1603-1604), un ouvrage classique d'une grande rareté sur la magnetite et le problème de la longitude. La carte du monde contenue dans la deuxième édition de ce volume est le premier document cartographique de l'exploration de la Nouvelle-France en 1604 par Samuel de Champlain. En effet, Nautonier révisa et regrava cette partie-là de sa carte en fonction des nouveaux renseignements fournis par Champlain dans ses lettres. L'achat de ce volume a été possible grâce à l'aide du ministère des Communications dans le cadre de la Loi sur l'exportation et l'importation de biens culturels. Centre national des documents du personnel Le Centre a acquis 1 600 mètres de dossiers, y compris des dossiers du personnel, des documents auxiliaires et des dossiers médicaux collectifs. D'autre part, sept nouveaux bureaux et organismes gouvernementaux ont été ajoutés au système informatique; l'ajout de plusieurs autres fait actuellement l'objet de négociations. 1%, 7'pptr ,ur E-di Illustration tirée d'un ouvrage de R. Shannon intitulé A Practical Treatise on Brewing, Distilling and Rectification ..., Londres, 1805. Il fait partie d'une importante acquisition de livres lu théâtre Citadel d'Edmonton, vers 1981. Archives du ministère des Communications. (NMC 82980 [1* de 3]) Section de la carte du monde parue dans La Mecometrie de I'Eymant de Nautonier, 1603-1604, montrant la première représentation graphique de l'exploration de la Nouvelle-France par Champlain en 1604. (C-107618) Acquisition Planning Given the volume of potential acquisitions that face it as opposed to its limited resources, the Public Archives strives constantly to improve its selection process, limiting its acquisitions to those essential to future research. The PAC retains, for instance, only five per cent of the paper generated by the federal government, its heaviest depositor. Controlling acquisition intake, however, involves a delicate balance between establishing strict criteria for selection and undertaking new acquisition activity both to meet the legally established requirements of the federal government and to provide future researchers with adequate coverage in new and expanding areas of study. TABLE I — Acquisitions/ TABLEAU I — Acquisitions To improve its selection process, the Federal Archives Division this year instituted new procedures for better documenting its appraisal decisions; it also circulated a draft guide on appraisal and selection criteria. Sampling is another method of reducing some series of records. By the year's end, a two-year study of sampling procedures and methods for voluminous accessions of case files was half completed. A large pilot sampling project on Manpower records was completed. While the volume of the acquisitions of the National Film, Television and Sound Archives remained near to last year's level, the quality of intake improved thanks to a more rigid preselection process carried out in close collaboration with NFTSA's major depositors- producers (namely CBC and the National Film Board); the documents were identified, selected and partially described before the deposit. The Public Archives Library has begun a shift away from maintaining a large general historical research collection to one specializing in works related to the preservation and servicing of the national archival heritage. At the same time that it attempts to limit its intake of material, the Public Archives has to respond to the requirements of the federal government and the expanding research interests of its users: much of the Federal Archives Division's acquisition time, for instance, was taken up by the large number of records schedules received from departments responding to government scheduling requirements to describe their holdings for the 1985 Personal Information Index. Records schedules are "time tables" listing a department's records holdings, the period of time the information must be retained for its administrative value and the ultimate disposal of each file whether through destruction or transfer as an archival record to the Public Archives. Such schedules must be approved by the Public Archives through the authority of the Dominion Archivist. The Fed- ; eral Archives Division received, reviewed and approved 40 records schedules, 61 schedules to Personal Information Banks and 16 microfilm submissions. An example of visual material found in government records from the records of the National Capital Commission. Sparks Street, Ottawa, looking west, 1945, by George Hunter. (PA-1' Î1) 1980-1981 1981-1982 1982-1983 1983-1984 1984-1985 1985-1986 Archives Branch/ Direction des archives Metres of Government Textual Records/ Textes officiels (mètres) 3 449 1597 922 9105 5 895 3 789 Metres of Private Textual Records/ Textes du secteur privé (mètres) 824 868 493 1 170 1358 685 Photographie Records/ Documents photographiques 1 128 760 591 428 205 266 141 726 868 614 952 467 Film, Television and Sound Records (10-minute segments)/ Documents cinématographiques, télévisés et enregistrés (dix minutes) 33 818 102 564 87 688 123 810 106119 Cartographie Records/ Documents cartographiques 38 951 23 206 52 947 70 858 71 474 53 649 Machine-Readable Data Files/ Dossiers de données ordinolingues 46 56 131 124 99 357 Iconographie Records/ Documents iconographiques 4131 3 054 6 896 4 312 5 899 6 527 Published Items/ Publications 20 287 30 605 14 979 28 541 27 204 32 717 Records Management Branch/ Direction de la gestion des documents Metres of Inactive Government Textual Records Stored/ Textes officiels inactifs (mètres) 59 438 65 701 72 983 72 544 78 953 84 359 Inactive Government Magnetic Tapes Registered/ Bandes magnétiques officielles inactives enregistrées _ _ _ _ _ 230 258 Metres of Government Personnel Records/ Documents officiels du personnel (mètres) _ _ 1 935 _ _ 1 626 BEii53ggn«ama Planification des acquisitions Compte tenu du volume potentiel d'acquisitions et des ressources limitées, les Archives publiques s'efforcent constamment d'améliorer le processus de sélection et de limiter les acquisitions à celles qui sont indispensables pour les chercheurs de l'avenir. Elles ne gardent, par exemple, que 5 pour 100 des documents écrits produits par le gouvernement fédéral, le plus important de leurs dépositaires. Le contrôle des acquisitions n'en exige pas moins un équilibre délicat entre l'établissement de critères de sélection stricts, d'une part, et de nouvelles activités d'acquisition, d'autre part. Il s'agit non seulement de satisfaire les exigences établies par le gouvernement fédéral, mais aussi de fournir aux chercheurs de l'avenir des données de base adéquates dans de nouveaux domaines d'étude et dans d'anciens domaines en pleine expansion. La Division des archives fédérales a mis en œuvre cette année de nouvelles marches à suivre visant à mieux documenter ses décisions d'évaluation; elle a également fait circuler l'ébauche d'un guide contenant des critères d'appréciation et de sélection. L'échantillonnage est une autre méthode permettant de réduire certaines séries de documents. Une étude de deux ans portant sur les méthodes et les modalités d'échantillonnage en vue de l'acquisition massive de dossiers individuels en est à la fin de sa première année. Cette année a également vu l'achèvement d'une expérience d'échantillonnage des dossiers de Main-d'œuvre. 20 Image provenant de la Commis: la Capita le qui e exemple des illustrations qu'or dans les archives gouverm Rue Sparks à Ottawa en 1945 photographiée depuis l'est par George Hunter. (PA-146691) Même si le volume des acquisitions des Archives nationales du film, de la télévision et de l'enregistrement sonore est demeuré à peu près au même niveau que l'année passée, la qualité des acquisitions s'est améliorée grâce à un processus de présélection plus rigoureux effectué en étroite collaboration avec les principaux producteurs et dépositaires des ANFTES, soit la Société Radio-Canada et l'Office national du film. Les documents ont été identifiés, sélectionnés et partiellement décrits avant le dépôt. Actuellement, la Bibliothèque des Archives publiques envisage de mettre moins l'accent sur rétablissement d'une grande collection destinée aux recherches historiques générales, pour se spécialiser dans des imprimés ayant trait à la conservation et à l'entretien du patrimoine archivistique national. Tout en essayant de limiter les acquisitions, les Archives publiques doivent répondre aux exigences du gouvernement fédéral ainsi qu'aux intérêts de recherche de plus en plus variés des utilisateurs. À titre d'exemple, la Division des archives fédérales a consacré une grande partie du temps d'acquisition aux plans d'élimination ou de conservation de dossiers reçus des différents ministères suite aux directives du gouvernement exigeant la description des dossiers à inclure au Répertoire des renseignements personnels de 1985. Les plans en question sont des « calendriers » qui répertorient les dossiers détenus par un ministère et spécifient la période pendant laquelle les renseignements doivent être gardés en vue de leur utilité administrative ainsi que la destination finale du dossier (destruction ou cession aux Archives publiques à titre documentaire). L'approbation de ces plans relève de l'Archiviste fédéral. La Division des archives fédérales a reçu 40 plans de dossiers, 61 plans de Banques de données personnelles et 16 microfilms à examiner et à approuver. Mm\t}w\i.wmiiMmm The Machine Readable Archives Division, the National Map Collection and the National Photography Collection have all been involved in pilot projects to identify unscheduled material in government departments in order to determine what archivally significant material in their respective media are at present inadequately scheduled and not reaching the Public Archives. The National Film, Television and Sound Archives made major strides this year in making arrangements with a variety of festivals and competitions for acquisition of award-winning titles. These arrangements allow the NFTSA to acquire a broad sampling of current film, video and radio production and also help to remind the audio-visual industries of the mandate and resources of the Public Archives of Canada. A significant increase in acquisition of current television production was achieved by recording directly off-air (via satellite) on broadcast format videotape. Expanded technology will now allow the NFTSA to cover CBC French as well as English production, and also selected productions by private broadcasters. In the Machine Readable Archives Division, pioneer research on the archiving of computer-based map data continued during the year. A report is expected halfway through the next fiscal year. Housing the Collections Accommodation remains a primary concern for the Public Archives. A departmental committee, in conjunction with a private consulting firm this year developed an architectural program as well as criteria for site selection and other supporting documentation necessary to seek cabinet approval for a new building. In the meantime, the heritage collections continue to be stored in seven buildings in the National Capital Region and 60 per cent of staff are located outside the main building. Documents are continually being transported from one facility to another at considerable risk of damage or loss. Staff efficiency is reduced by the need to travel between facilities. Researchers are frustrated by the difficulties they experience in gaining access to the entire collection. Document storage areas in some facilities are substandard and contribute to the accelerated deterioration of the collections. Storage space for heritage collections will be filled by mid-1987. The Public Archives has already exhausted its space for the storage of current government records at three records centres, Montreal, Ottawa and Toronto, and can only accept new records at these centres as currently stored records are disposed. Unsuitable storage conditions pose major problems for preservation of the collections. During the past year on 23 separate occasions, leaks of varying types (water, salt, oil) were reported and investigated in one Ottawa location where a major portion of the private manuscript collection is housed. A moratorium on new acquisitions was imposed by the Manuscript Division for several months while alternative storage space was sought. Storage areas holding public records also suffered 12 leaks in the course of the year. A program to monitor environmental conditions in the Federal Archives Division's stack areas demonstrated once again the shortcomings of present accommodation for the long-term storage of records. Unfortunately, textual and other archival materials still remain in unsuitable buildings and documents of national importance are endangered. 21 Recording directly off-air via satellite has led to a significant increase in acquisition of current television production. 22 Water damage from leakage in a stack area. Unsuitable storage space remains one of the Archives' major problems. La Division des archives ordinolingues, la Collection nationale de cartes et plans et la Collection nationale de photographies ont toutes participé à un projet- pilote visant à identifier les documents gardés par les ministères fédéraux et n'ayant pas fait l'objet d'un plan d'élimination ou de conservation, afin de repérer dans chacun de ces trois domaines les documents qui ont une importance pour les archives mais qui ne sont pas actuellement acheminés aux Archives publiques. Les Archives nationales du film, de la télévision et de l'enregistrement sonore ont fait des progrès énormes cette année en ce qui concerne l'acquisition des titres primés aux festivals et concours, ce qui leur permet de posséder un éventail représentatif de la production radiophonique, cinématographique et magnétoscopique actuelle et d'aider les industries audiovisuelles à prendre conscience du mandat des Archives publiques et des ressources qu'elles possèdent. L'enregistrement en direct, effectué par satellite sur une bande magnétoscopique du même format que l'émission elle-même, sans besoin de passer à l'antenne, permet d'accroître considérablement les acquisitions de la production télévisée. Grâce aux progrès techniques, les ANFTES pourront donc enregistrer tant la production française que la production anglaise de la Société Radio-Canada tout en enregistrant des émissions de stations privées. La Division des archives ordinolingues a poursuivi ses recherches sur la conservation de données cartographiques générées par ordinateur. Le rapport est prévu pour le milieu du prochain exercice. Entreposage des collections Le problème des locaux est critique pour les Archives publiques. Un comité ministériel, secondé par une société d'experts-conseils, a mis au point cette année un programme architectural et a élaboré des critères de sélection pour les lieux du nouveau bâtiment. Il a également préparé tous les documents de soutien nécessaires pour présenter le projet à l'approbation du Cabinet. Entre temps, les collections du patrimoine national continuent à être logées dans sept immeubles de la Région de la capitale nationale, et 60 pour 100 du personnel travaille ailleurs qu'au bâtiment principal. Comme il faut sans cesse transporter les documents d'un local à un autre, ils courent des risques considérables de perte ou d'endomma- gement, sans compter que ce va-et-vient réduit l'efficacité du personnel. La difficulté à avoir accès en même temps à une collection entière constitue une source de frustration pour les chercheurs. Les locaux dans certains bâtiments ne répondent pas aux normes, ce qui contribue à accélérer la dégradation des documents. En outre, on prévoit qu'il n'y aura déjà plus d'espace pour loger les collections du patrimoine vers le milieu de 1987. Les Archives publiques manquent déjà de locaux pour l'entreposage des dossiers courants du gouvernement dans leurs centres de documents de Montréal, d'Ottawa et de Toronto, c'est-à-dire qu'elles ne peuvent accepter de nouveaux documents dans ces centres qu'en éliminant une quantité équivalente de documents gardés. Les conditions inadéquates des locaux posent des problèmes considérables. Au cours de l'année, 23 fuites différentes d'eau, de sel ou d'huile ont été repérées et examinées à Ottawa dans un des principaux bâtiments servant de dépôt pour des manuscrits privés. La Division des manuscrits a dû déclarer un moratoire de plusieurs mois sur les nouvelles acquisitions pendant qu'elle cherchait de nouveaux locaux d'entreposage. Il y a également eu 12 fuites au cours de l'année dans des locaux destinés à l'entreposage de documents publics. Un programme dont le but était d'examiner la climatisation des zones de rayonnage de la Division des archives fédérales a démontré encore une fois l'insuffisance des locaux actuels en vue de la conservation à long terme de documents. Malheureusement, non seulement des textes mais aussi d'autres types de matériel continuent à être logés dans des bâtiments inadéquats, et des documents d'importance nationale courent le risque d'être détruits. 21 Depuis qu'il est possible d'enregistrer des émissions directement par satellite, les Archives ont acquis beaucoup plus de productions courantes. 22 Dommages causés par l'eau dans un problèmes des Ai YmmëM'immimm Lack of work space for the selection and arrangement of collections wastes staff time and contributes to errors. In the Manuscript Division, for instance, many collections are more than 100 boxes in extent, and thus are too large to be worked on in one place. Often an archivist is forced to work on only a portion of a collection at one time, and trying to relate the portions to one another becomes difficult. Search rooms are often crowded and sometimes inadequate. In the National Film, Television and Sound Archives none of the study rooms where audio, film and visual documents are made accessible are equipped with basic temperature or humidity controls. For many types of material a researcher may now wait up to a day for material to be produced from distant storage facilities. Staff facilities, too, are very limited and crowded. Federal Archives Division staff has spent a decade in an inadequate office area initially designed only for storage. A number of moves have occurred throughout the Public Archives of Canada in the past year in attempts to maximize the available space. But, other than planning for the future, only limited improvements in accommodation have been possible. No major new accommodation space suitable for archival storage has become available. Conserving the Collections During the year, the PAC conducted an evaluation study on the effectiveness of the conservation functions performed on archival records. The study addressed questions pertaining to the planning, decision-making and management of conservation programs in archives. It also examined issues concerning research and development, the conservation of original documents, and the application of preventative conservation measures. The study concluded that the effectiveness of this function depended upon the development of a corporate strategy including a conservation policy, a long- range conservation plan, and research and development. The recommendations of the study were accepted by the Dominion Archivist for implementation by 1987. Given the size of the PAC's holdings as opposed to its limited staff and budget for conservation, only a small proportion of its collections, in the main those of the stature of national treasures, can undergo direct conservation treatment. Despite variations, no sustained increase or decrease in direct conservation treatments has occurred since 1980-1981. Twenty-three thousand manuscript sheets were sent for various kinds of conservation treatment this year including cleaning and restoration. Six thousand one hundred maps and posters were treated as well as 465 prints, drawings and watercolours, 20 oil paintings and 97 medals. 23 Repairing a 24 Portrait of Sir John A. Macdonald by 25 after restoration. 26 Bundles of water damaged docu- 27 a manuscript separated from a cleaned, deacidified and reinforced. 28 final inpainting. rving VMtirnimmmiwm Le manque d'espace de travail pour la sélection et l'organisation des documents entraîne une perte de temps pour le personnel et contribue aux erreurs. Dans la Division des manuscrits, par exemple, de nombreuses collections occupent plus de 100 boîtes chacune. Dans les conditions actuelles, il est impossible de travailler sur de telles collections dans un même endroit. L'archiviste se voit souvent obligé de les travailler une tranche à la fois, puis d'essayer de relier entre elles les différentes sections. Les salles de recherche sont souvent encombrées et parfois inadéquates. Aux Archives nationales du film, de la télévision et de l'enregistrement sonore, aucune des salles d'étude où l'on peut avoir accès à des documents sonores, cinématographiques ou visuels n'est équipée d'un système de climatisation. Le chercheur doit parfois attendre une journée entière avant d'avoir accès aux documents dans le cas de certains types de matériel, logés dans des entrepôts Les locaux de travail sont également limités et encombrés. Le personnel de la Division des archives fédérales travaille depuis dix ans dans des bureaux conçus à l'origine pour le rangement. Plusieurs secteurs des Archives publiques ont déménagé l'année passée afin de maximiser l'espace disponible. Cependant, mise à part la planification pour l'avenir, les améliorations sur ce plan ont été très modestes, car les Archives publiques n'ont pas eu accès à de nouveaux dépôts à la fois grands ' la conservation d'archives. Conservation des collections Les Archives publiques ont réalisé une étude cette année visant à évaluer l'efficacité des fonctions de préservation effectuées sur les documents d'archives, et portant sur trois aspects des programmes de préservation d'archives : la planification, la prise de décisions et la gestion. Elle s'est penchée également sur la recherche et le perfectionnement, sur la conservation de documents originaux, et sur l'application de mesures de conservation préventive. Les conclusions ont indiqué que l'efficacité de cette fonction dépendait de la mise au point d'une stratégie globale comprenant une politique de conservation, un plan de conservation à long terme et des activités de recherche et de développement. Les recommandations ont été approuvées par l'Archiviste fédéral et seront mises en œuvre en 1987. Si l'on songe, d'une part, à l'énorme volume de documents que possèdent les Archives publiques et, d'autre part, à leur personnel limité et à leur modeste budget de conservation, il est évident qu'une partie seulement des collections, à savoir la catégorie des trésors nationaux, peuvent faire l'objet d'un traitement direct de conservation. Depuis 1980-1981, le nombre de traitements directs est demeuré relativement stable, malgré certaines variations. Vingt-trois mille feuilles manuscrites ont fait l'objet de divers types de traitement de conservation cette année, notamment le nettoyage et la restauration. Six mille cent cartes et affiches ont aussi été traitées, de même que 465 estampes, dessins et aquarelles, 20 tableaux à l'huile et 97 médailles. 23 Réparation d'un négatif sur plaque de 24 Portrait de sir John A. Macdonald par un artiste inconnu, avant et 25 après restauration. 26 Liasses de documents abîmés par nt qu'ils oient tn A number of standard conservation treatments were performed on 2,500 still photographic records. Conservation measures were applied to 78,500 audiovisual documents (films, audio tapes, videos, etc.), while 900 magnetic computer tapes were precision rewound and cleaned, and 33 machine-readable data files were recopied. Five thousand Public Archives of Canada books have been treated through the mass deacidification process, a new technique pioneered by the department that allows neutralization of destructive acid without unbinding books. The Public Archives continued to emphasize microfilm as the primary conservation tool for textual documentation. About 190 metres of documents were filmed, ensuring the security and protection of often fragile originals. The Federal Archives Division has developed microfilm priorities based on the conservation status of the records, to implement a five-year program that will result in over 700 metres of records being filmed. Over the past five years, the In order to minimize redox blem- : number of metres of government ish damage to duplicate copies and private records microfilmed of microfilm, a project to respool has increased by 25 per cent (95 and rebox over 12,000 silver metres to 120 metres) and 41 films was completed. per cent (40 metres to 66.5 metres) respectively. The number of cartographic records microfilmed has ranged from a low of 7,489 records in 1981— 1982 to a high of 33,961 in 1983-1984 while the 1985-1986 fiscal year saw 25,550 records filmed. The fluctuation relates to a concerted effort in 1983-1984 to establish a substantial base of filmed material. Variation in the examination and treatment of watercolours, photographs, medals and the like related mostly to projects aimed at determining the state of conservation of entire collections or significant proportions of them. 29 Processing microfilm. (C-121570) *mmmwiMti\miHMib\i Un certain nombre de traitements traditionnels de conservation ont également été appliqués à 2 500 documents photographiques, tandis que 78 500 documents audiovisuels (films, bandes sonores, vidéogrammes, etc.) ont fait l'objet de mesures de conservation, 900 bandes magnétiques pour ordinateur ont été nettoyées et rebobinées et 33 fichiers ordinolingues ont été recopiés. Cinq mille livres des Archives publiques ont fait l'objet d'un procédé de désacidification de masse, nouvelle technique mise au point par le Département, permettant de neutraliser l'acide qui détruit le papier sans défaire la reliure du livre. Les Archives publiques ont continué à privilégier le microfilm comme principal outil de conservation de documents textuels. Plus de 190 mètres de documents ont été filmés, ce qui a permis de protéger les originaux, souvent fragiles. La Division des archives fédérales a élaboré des priorités de microfilmage en fonction de la condition de préservation des documents et envisage de mettre en œuvre un programme quinquennal aboutissant à l'enregistrement sur microfilm de plus de 700 mètres de documents. Depuis cinq ans, le nombre de mètres de documents écrits des secteurs public et privé qui ont été microfilmés a augmenté de 25 pour 100 (de 95 à 120 mètres) et de 41 pour 100 (de 40 à 66,5 mètres) respectivement. Le nombre de documents cartographiques microfilmés a passé d'un minimum de 7 489 en 1981-1982 à un maximum de 33 961 en 1983-1984, tandis que 25 550 ont été microfilmés en 1985-1986. Les variations sont dues à un effort voulu en 1983-1984 pour constituer un fonds de documents microfilmés. Les aquarelles, photographies, médailles et autres qui ont été examinées et traitées L'ont été dans le cadre d'études sur l'état de conservation de collections complètes ou quasi-complètes. Dans le cadre d'un projet visant à minimiser l'apparition de taches d'oxydo-réduction sur le microfilm lors de la duplication, on a rebobiné 12 000 films argentés pour les ranger dans de nouvelles boîtes. 29 Traitement de microfilms. (C-121570) 30 Inspection de microfilms pour déceler les taches d'oxydoréduction. (C-111363) New equipment purchased this year will aid conservation. Upgrading the existing cinema film to video tape transfer equipment and adding an optical printer developed specifically for archival use will significantly increase the volume of film transfers possible from substandard film and allow processing of almost any gauge of film. The Machine Readable Archives Division has purchased a new tape cleaner and an evaluator- cleaner. This equipment has improved the conservation work performed on computer tapes as well as the evaluation of new tapes. After several delays, a backup power supply has been installed and is operational when required. A halon gas system has also been installed in the event of a fire. Deterioration over time is not the only danger faced by archival holdings. The Archives continued work on contingency planning for major or minor disasters, plan- . ning that has constantly paid returns. In December 1985, for instance, a serious water leak was reported in a building where the Public Archives of Canada stores a substantial portion of its federal records holdings. Although the Public Archives had only one employee in the building at the time, quick action brought a disaster team to the site. Within an hour and a quarter of the discovery of the leak, all the endangered records had been removed and the wet containers emptied. No serious damage was incurred by any archival records. Education is an important element in conservation. The Conservation and Technical Services Branch presented its third course on the conservation of paper to 59 staff members of the Public Archives, and to 21 others. Module II, a course on the conservation of nonpaper materials, will be presented in June 1986. Research and experimentation are significant factors in conservation. The Picture Conservation Division has put much effort into this area. Staff members are engaged in searching for new methods for the restoration of deteriorated photographic materials and in developing a textbook and laboratory manual for photograph conservators. The division has established a bibliographic database, called 31 The generation of a characteristic curve using the PHOTOSENS system that was developed by the Archives. PHOCUS, which covers the literature on the conservation of photographic records. It is developing an automated sensitometric analysis system, known as PHOTOSENS, in support of duplication, copying and chemical restoration work. Considerable progress was made in efforts to restore discoloured and faded black-and-white photographs in chemical solutions. One major project in the area of conservation this fiscal year was the development of a proposal in the Machine Readable Archives Division to use optical data discs as a medium of storage. Initial tests on the conversion of com- Jji puter records from magnetic tape ] to optical data disc and then back to magnetic tape were successful and a proposal to test this medium more fully was accepted. The optical data disc system will be used to store one copy of the data files and to service research requests. Results of the tests will be vital in the decision to use the system as the long-term storage medium for if computer records. Despite the magnitude of the Archives' conservation opera- m tions, much remains to be done to assure the proper preservation of the collections. 1980-1981 1981-1982 1982-1983 1983-1984 1984-1985 1985-1986 Archives Branch/ Direction des archives Items Conserved or Transferred to Other Formats/ Articles restaurés ou convertis sous d'autres formes Magnetic Tapes Rewound/ Bandes magnétiques rebobinées 2465 5 267 1 456 939 1 715 904 Film, Television and Sound Records Processed/ Documents cinématographiques, télévisés et enregistrés traités 30 325 38 751 41 519 23 825 Cartographie Records Microfilmed/ Documents cartographiques microfilmés 11 136 7 489 9 557 33 961 14 242 25 550 Records Management Branch/ Direction de la gestion des documents Metres of Government Textual Records Microfilmed/ Textes officiels microfilmés (mètres) 95 92 142 110 120 Metres of Private Textual Records Microfilmed/ Textes du secteur privé microfilmés (mètres) _ 40 40 44.5 57 66.5 Conservation and Technical Services Branch/ Direction de la conservation et des services techniques Oil Paintings/ Huiles Examinations/Examen 878 Treatments/Traitement 8 Watercolours, Prints and Drawings/ Aquarelles, gravures et dessins Examinations/Examen 281 427 257 1 436 1 027 462 Treatments/Traitement 281 427 257 479 937 465 MimmimiMiimimm Cette année a vu l'achat de nouveaux appareils qui faciliteront la conservation. L'amélioration des appareils existants pour le transfert d'images de pellicule cinématographique à bande magnétoscopique et l'achat d'une imprimante optique pour utilisation archivistique permettront d'accroître de façon significative le volume de transferts de films ne répondant pas aux normes de conservation et aussi de traiter presque tous les formats de film. La Division des archives ordinolingues a acheté un nouvel appareil de nettoyage de bandes ainsi qu'un appareil qui fait à la fois le nettoyage et l'évaluation, ce qui a permis d'améliorer le travail de préservation effectué sur les bandes pour ordinateur et a facilité l'évaluation des nouvelles bandes. Après plusieurs retards, on a installé une unité d'alimentation de réserve qui fonctionnera en cas de besoin. Une autre nouveauté est l'installation d'un système d'extinction d'incendies à base de gaz Halon. Les Archives ont également poursuivi leurs travaux de planification d'urgence permettant d'intervenir en cas d'imprévus ou de catastrophes. Ce type de planification est toujours extrêmement rentable. En décembre 1985, par exemple, une grave fuite d'eau a été repérée dans un des bâtiments où les Archives publiques gardent une proportion considérable de leurs documents fédéraux. Grâce à l'intervention rapide du seul employé des Archives qui se trouvait sur les lieux, une équipe d'urgence avait réussi à enlever, une heure un quart après la découverte de la fuite, tous les documents menacés et à vider tous les contenants mouillés. Aucun des documents n'a subi de dommages importants. La Direction de la conservation et des services techniques a présenté pour la troisième fois son cours sur la conservation du papier à 59 membres du personnel des Archives publiques et à 21 autres personnes. Les membres du personnel pourront prendre en juin 1986 le module II, consacré à la conservation des documents autres que le papier. La Division de la restauration des peintures et estampes a investi beaucoup d'efforts dans la recherche théorique et pratique. Certains membres du personnel participent à la mise au point de nouvelles méthodes de restauration de matériaux photographiques détériorés et à l'élaboration d'un manuel d'instruction et d'un manuel de laboratoire pour les conservateurs de matériaux photographiques. La division a mis sur pied une base de données bibliographiques, appelée PHOCUS, sur la conservation de documents photographiques. Elle travaille actuellement à la mise au point d'un système d'analyse sensitométrique automatisé, appelé PHOTOSENS, pour aider dans les travaux de duplication, de copie et de restauration chimique. On a fait des progrès considérables dans l'emploi de solutions chimiques pour la restauration de photographies en noir et blanc pâlies ou décolorées. Un important projet de conservation cette année était la préparation d'une proposition par la Division des archives ordinolingues pour l'utilisation de disques optiques comme support de mémoire. Les essais préliminaires sur la conversion de documents informatiques de bande magnétique à disque optique, puis de disque optique à bande magnétique, ont été couronnés de succès, et une proposition visant à soumettre ce système à des essais plus approfondis a été acceptée. Le système à disques optiques servira à stocker une copie des documents et à répondre aux demandes de renseignements provenant des chercheurs. Cesessais sont critiques, car de leurs résultats dépendra l'utilisation de ce système comme support de mémoire à long terme pour les documents informatiques. Malgré l'ampleur des opérations de conservation des Archives, il reste beaucoup à faire pour assurer la sauvegarde des collections. 31 Création d'une courbe caractéristique à l'aide du système PHOTOSENS mis au point par les Archives. TABLE II — Conservation Continued/ TABLEAU II — Restauration Suite 1980-1981 1981 -1982 1982 -1983 1983-1984 1984-1985 1985-1986 Photographs/ Photographies Examinations/Examen Treatments/Traitement 869 1 232 415 620 1 387 1 445 610 330 153 97 2 575 2 540 Medals, Ivory and Seals/ Médailles, ivoires et sceaux Examinations/Examen Treatments/Traitement 4 380 130 4 083 146 2 889 148 113 113 128 116 157 97 Photographie Documentation/ Documents photographiques B.&W. Négatives/Négatifs en noir et blanc B.&W. Prints/Épreuves en noir et blanc Col. Transparencies/Transparents en couleurs 074 1 449 828 1 258 872 382 1 764 236 546 348 762 2 658 6 354 7 896 8 628 Photographie Research/ Recherches photographiques Test Samples/Echantillons d'essai Density Readings/Lectures de densité Phocus Entries/Entrées au Phocus Environmental Readings/ Contrôle environnemental _ _ _ 2444 Conservation/ Restauration Documents and Manuscripts/ Documents et manuscrits Maps and Posters/Cartes et affiches Books/Livres Cases, Portfolios/Coffrets et portefeuilles Seals/Sceaux 23 829 2 273 1 101 26 471 4 863 1 236 5 015 1 127 8 303 24 642 3 992 1 078 15718 8 211 922 119 22 790 6117 598 179 2 Sheets Deacidified/ Désacidification de feuilles _ _ _ 1 327 750 3169 964 2 273 000 Making the Collections Accessible This year, the Public Archives of Canada processed slightly over 1,200 metres of textual material and 1,276,000 other record units. This represents only a proportion of the existing backlog. The major thrust of the Public Archives in providing greater and more efficient access to its collections has been through automation. Because of the variation in size and scope of the Public Archives of Canada's collections and their varying needs, much thought and planning must go into automation. In the Archives Branch, the activities of the various media divisions are coordinated through a Long Range Informatics Plan that outlines existing automated systems and proposed modifications, as well as systems planned for development over the next five years. The decision in principle this year to adopt the MARC (Machine Readable Cataloguing) format will have a major impact in moving current automated systems closer to standardization. At present, all automation in the Archives Branch is based on the Hewlett-Packard 3000 minicomputer using MINISIS, the UTLAS (University of Toronto Library Automated System) cataloguing program and microcomputers. The National Film, Television and Sound Archives has an automated physical and intellectual control system and since November 1985 has input all its data into the system. It is now contending with the problems of a dual system, both manual (pre- 1985) and automated (post- 1985), and the lack of human resources to convert the manual system. The Federal Archives Division experiences similar problems in bringing its massive holdings under even an elementary level of control. It has seen the percentage of its collection under preliminary control fail from 63 per cent in 1983-1984 to 54 per cent in 1985-1986. Thus, almost half of the holdings require this first level of treatment. The division has been able to process only those records most in demand by researchers. Efforts are continuing to better define the backlog of unprocessed records into several descriptive categories. Manual boxing and listing efforts were complemented EEŒEBŒ2E by new approaches, such as the listing of file titles of 2,800 metres of military records directly on microcomputer disc for future selection and finding aid preparation. The Federal Archives Division presently has an automated materials location system. Much effort this year went into a feasa- bility study for placing its inventories of holdings into automated format. Work also began on translation of all record group inventories into both official languages. The Picture Division is completing work on an automated system to provide physical and intellectual control of its collection. Inventorying of collections and registration of all new accessions will be automated as of April 1, 1986. In the Manuscript Division, a location control system, which will eventually carry data on the location of the 150,000 boxes and reels in the division's custody, was designed and implemented. The developmental work on a material tracking system to control in-house circulation of documents and the interlibrary loan of microfilm reached the system design stage. It should become operational in the coming year. Much work was carried out on an accessions control system to track material S through its normal life cycle of ■ acquisition, selection and arrangement. It is expected to be completed by early 1987. The Machine Readable Archives Division has prepared most of its documentation manuals in machine-readable form this year. In the National Map Collection, the UTLAS automated descriptive cataloguing program became operational in 1985- 1 1986. By year-end, approximately 12,000 records were on m the UTLAS database. The Pub» Archives Library is also joining I UTLAS and expects to be fully operational in the system within ~W the next year. TABLE III — Control*/ TABLEAU III — Contrôle* 1980-1981 1981-1982 1982-1983 1983-1984 1984-1985 1985-1986 Archives Branch/ Direction des archives Metres of Government Textual Records/ Textes officiels (mètres) 698 1 242 542 1383 2 230 684 Metres of Private Textual Records/ Textes du secteur privé (mètres) _ _ _ 848 1 085 519 Photographie Records/ Documents photographiques 89 460 591 428 205 266 141 726 857 944 1 164 284 Film, Television and Sound Records (10-minute segments)/ Documents cinématographiques, télévisés et enregistrés (dix minutes) 6 044 94 261 215 878 57 673 55 045 47 349 Cartographie Records/ Documents cartographiques 29 444 20 257 43 720 61 880 63 745 53 649 Machine-Readable Data Files/ Dossiers de données ordinolingues 217 90 113 59 82 234 Iconographie Records/ Documents iconographiques _ _ _ 2 702 7158 10 477 Published Items/ Publications 5 526 8 515 6 244 6141 8 032 7 550 Accès aux collections Cette année les Archives publiques du Canada ont traité un peu plus de 1 200 mètres de documents écrits et 1 276 000 autres articles. Cela ne représente qu'une proportion de l'arriéré. C'est surtout l'automatisation qui a permis aux Archives publiques d'améliorer et de rendre plus efficace l'accès aux collections. Comme les dimensions des collections varient considérablement et que celles-ci couvrent des domaines fort différents, les besoins en matière d'automatisation sont également très divers et exigent beaucoup de réflexion et de planification. Dans la Direction des archives, les activités des diverses divisions sont coordonnées par un Plan d'automatisation à long terme qui présente à grands traits les systèmes automatisés existants, les modifications proposées et les systèmes qui seront mis au point au cours des cinq prochaines années. La décision cette année d'adopter le format MARC de catalogage ordinolingue favorisera dans une grande mesure une normalisation plus poussée des systèmes informatiques actuels. À présent, toutes les activités d'automatisation réalisées par la Direction des archives reposent sur le mini-ordinateur Hewlett- Packard 3000 et utilisent le soutien MINISIS, le logiciel de catalogage du University of Toronto Library Automated System (UTLAS) et des microordinateurs. Les Archives nationales du film, de la télévision et de l'enregistrement sonore possèdent un système de contrôle matériel et intellectuel informatisé qui traite toutes leurs données depuis novembre 1985. Elles doivent maintenant faire face aux problèmes dus à l'utilisation d'un système mixte, à la fois manuel (avant 1985) et automatisé (après 1985), et au manque de ressources humaines qui permettraient de convertir le système manuel. La Division des archives fédérales a des difficultés semblables à soumettre l'immense quantité de documents qu'elle détient au contrôle le plus rudimentaire. Elle a vu le pourcentage de ses fonds subissant un contrôle préliminaire tomber de 63 pour 100 en 1983-1984 à 54 pour 100 en 1985-1986. Par conséquent, près de la moitié des fonds ont besoin d'un premier niveau de traitement. La division n'a pu traiter que les documents les plus en demande par ies chercheurs et poursuit des efforts visant à mieux définir l'arriéré de documents non traités et à les regrouper par catégories descriptives. Les activités manuelles de mise en boîte et de répertoriage ont été complétées par de nouvelles approches, par exemple le répertoriage des titres de fichier de 2 800 mètres de documents militaires, directement sur disque de micro-ordinateur pour sélection future et pour la préparation d'instruments de recherche. La Division des archives fédérales a actuellement un système informatique de repérage de documents. Elle a investi beaucoup d'efforts cette année dans un avant-projet pour déterminer s'il est possible d'automatiser les inventaires de fonds. Elle a également commencée traduire tous les inventaires de groupes d'archives dans les deux langues officielles. La Division de l'iconographie complète ses travaux d'informatisation dans le but de permettre un contrôle matériel et intellectuel de ses collections. L'invento- riage des collections et l'enregistrement de toutes les nouvelles acquisitions se feront de façon automatisée à partir du 1,r avril 1986. La Division des manuscrits a conçu et a mis en œuvre un système de repérage de documents qui pourra contenir des données sur l'emplacement des 150 000 boîtes et bobines sous sa garde. Les travaux de mise au point d'un système permettant de contrôler la circulation des documents à l'intérieur de la division et les prêts de microfilms entre bibliothèques en sont au stade de l'analyse organique. Ces systèmes doivent entrer en fonctionnement au courant de l'année prochaine. Beaucoup d'efforts ont été investis dans la création d'un système de contrôle des acquisitions qui permettrait de suivre les documents le long de leur cycle normal, qui comprend l'acquisition, la sélection et la disposition; la mise en œuvre est prévue pour le début 1987. La Division des archives ordinolingues a préparé cette année la plupart de ses manuels de documentation en format ordinolingue. La Collection nationale de cartes et plans a commencé à utiliser le logiciel de catalogage descriptif UTLAS dans le courant de l'exercice. À la fin de l'année, la base de données UTLAS contenait déjà plus de 12 000 documents. La Bibliothèque des Archives publiques est également en train de s'intégrer à UTLAS et devrait pouvoir fonctionner dans le cadre de ce système au cours de l'année prochaine. The National Photography Collection uses computer systems to support cataloguing, finding aid creation and office functions such as order processing and correspondence. Considerable progress was made in providing item level access to holdings through computer-generated finding aids. Thirty new finding aids were created. A photographers' name authority database was created to support documentation activities and to provide biographical information on photographers for research purposes. Over 3,000 photographers whose work is to be found in Canadian archives are listed. Growth of the computer tape libraries in records centres outside of Ottawa, as well as the impact that Access to Information and Privacy legislation (ATIP) is having on the Federal Records Centres Division, made it necessary to expand the use of computers. Records centres in Ottawa, Toronto and Winnipeg are now well underway to being computerized. The development of optical data disc systems applications continues to advance in the Public Archives. The development of the final testing and design stages for a pilot project, as well as the high speed transfer rate and virtually error-free recording, indicate that the conversion of data from computer tapes to an optical data disc can be carried out effectively. Ultimately, it is planned to use the optical data disc system for researcher reference. planting bulbs, Ottawa, 1957. the Malak Collection for whicl puter-generated finding aid w pleted this year. (PA-150163) im^mmmn La Collection nationale de photographies utilise des systèmes informatiques pour soutenir les activités de catalogage, la création des instruments de recherche et les fonctions de bureau comme le traitement des demandes et la correspondance. Des progrès considérables ont été effectués pour faciliter l'accès aux documents au moyen d'instruments de recherche créés par ordinateur. Trente nouveaux instruments de recherche ont été créés. On a élaboré une base de données contenant les noms des photographes pour soutenir les activités de documentation et pour fournir des renseignements biographiques à des fins de recherche. Ce répertoire contient la fiche signalétique de plus de 3 000 photographes dont les œuvres se trouvent dans des archives canadiennes. L'accroissement du nombre de magnétothèques dans des centres de documents à l'extérieur d'Ottawa, de même que l'impact qu'ont eu la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la Division des centres fédéraux de documents exigent une utilisation accrue d'ordinateurs. Les centres à Ottawa, à Toronto et à Winnipeg sont en pleine voie d'informatisation. Les Archives publiques sont constamment à la recherche de nouvelles utilisations pour les systèmes à disques optiques. Les résultats des dernières étapes de mise au point et d'études du projet-pilote, ainsi que le taux de transfert à haute vitesse de l'enregistrement pratiquement exempt d'erreurs indiquent que la conversion de données de bandes pour ordinateur à disques optiques est réalisable. Les systèmes à disques optiques seront destinés dans l'avenir aux consultations des chercheurs. femme plantant de 1957. Photo tirée d Malak pour laquelle cette anné recherche généré par ordi (PA-150163) Serving the Nation and the Public Au service de la nation et du public * I imimmmimmmh National Prominence An indication of the significance of the Public Archives of Canada in the life of the nation is its increasing public prominence. The research of the Deschênes Commission on Nazi War Criminals, as well as that of the Japanese-Canadian claimants, both of which made extensive use of the resources of the Public Archives, brought the significance of the institution to the attention of the Canadian public. On two occasions, staff were called upon to testify before major commissions on policy and procedures for the disposal of government records. The Canadian Encyclopedia was one of the major Canadian publishing events of the year. Twenty per cent of the photographs, works of art and historical maps in that publication came from the Public Archives' collections as did much of the primary documentation upon which its entries -were ultimately based. Three staff members acted as consultants to the encyclopedia and staff contributed 27 articles. Two Public Archives' exhibitions, Phoenix on the Hill: Photographs Before, During and After the Centre Block Fire of 1916 and a display of three oil portraits of Sir John A. Macdonald in honour of his birthday, including the earliest known portrait, attracted national media coverage. The Public Archives organized a critically acclaimed film series, The Open Vault, at the Festival of Festivals in Toronto. The institution's own holdings were represented by the new version of the Canadian film Back to God's Country (1919), recently restored by the National Film, Television and Sound Archives. Private Realms of Light: Canadian Amateur Photography, 1839-1940 continued to receive laudatory reviews both for the exhibition and the accompanying book. Both have been praised for shedding important new light on the understanding of Canadian amateur photography. The Public Archives received the Information Services Institute's 1985 Award of Excellence for a priced external publication for Private Realms of Light. Dreams of Empire: Canada before 1700, a major exhibition in the Records of Our History series, has now toured for three and a half years to 33 centres in Canada and Europe and has .been seen by 167,000 people, thus becoming the PAC's most widely viewed exhibition to date. In a very different field of endeavour, the publication of the finding aid Records of the Post Office (RG 3) generated much interest and enthusiasm amongst philatelists with an interest in postal history. Researchers also welcomed the appearance of the fourth supplement to the Union List of Manuscripts in Canadian Repositories. This catalogue of unpublished manuscript material and government records available to the public in archival institutions in Canada now includes more than 46,000 entries. The 1981-1982 volume, which is the largest of all the supplements and nearly the size of the original edition (1968), describes 9,000 entries from 73 institutions. Over the year, the Public Archives gave 70 interviews to the print and electronic media and issued 16 press releases. Research Use The PAC's most direct and constant service to the nation and the public is providing access and consultation services for its collections to a wide range of researchers. Much of the benefit of the institution's service is evident in the fruits of their research. A few examples of research carried out using one of our divisions, the National Personnel Records Centre (NPRC), will graphically demonstrate the point. The NPRC holds inactive personnel files and collective medical records for government departments, agencies and the military forces. The records provide a wealth of information for researchers. Concordia University and Sunnybrook Medical Centre are currently studying the intellectual and behavioural changes associated with aging. One facet of this study is an examination of the relationships between scores obtained by military personnel during World War II on the Army "M" test and scores obtained on current intelligence tests administered to the same individuals. Researchers are accumulating valuable information that will aid in the diagnosis and treatment of diseases of an aging population. To protect personal privacy, the anonymity of all individuals studied is maintained. Another project underway is the review by the historian of the Canadian Scottish Regimental Association of the military personnel files of all the soldiers who died while serving with the regiment. He is at present compiling detailed records of service for the 374 fatal casualties suffered by the regiment during World War II. Information was provided by NPRC to researchers and historic ans on such subjects as: Black soldiers who served in the Canadian Expeditionary Force; the role of Canadian Indians in World War I; Canadian fighter pilots (Aces); war crimes; and personnel who served in Canadian submarines during World War I. While the National Personnel Records Centre has a strong commitment to servicing the general public, governments and researchers, there is a special collective effort made to satisfy its most frequent client, the veteran. Service officers from the Royal Canadian Legion, which represents several hundred thousand veterans, assist in both the preparation and presentation of disability pension claims before the Canadian Pension Commission using NPRC resources. Centre Block fire, Pa ings, Ottawa, 1916,1 Shown in the exhibiti the Hill. (PA-9237) mmmm-mmmirnTim Importance nationale Un indicateur de l'importance I des Archives publiques du Canada dans la vie de la nation est l'attention publique accrue. Les recherches de la Commission Deschênes sur les I criminels de guerre nazis et I celles portant sur les Canadiens d'origine japonaise ayant droit à une indemnité se sont toutes les deux fortement appuyées sur les ressources des Archives publiques, ce qui n'a pas manqué I d'attirer l'attention du public canadien sur l'importance de cet établissement. À deux reprises, le personnel a dû témoigner devant d'importantes commissions au sujet des politiques et modalités régissant l'élimination de documents publics. La parution de la Canadian Encyclopedia a été un des événements marquants de l'année dans les milieux de l'édition au Canada. Vingt pour cent des photographies, des œuvres d'art et des cartes historiques de cette publication, de même qu'une partie considérable de la documentation primaire sur laquelle se fondent les articles proviennent des collections des Archives publiques. Trois des membres du personnel ont prêté leur expertise lors de l'élaboration de l'encyclopédie, et 27 articles ont été écrits par le personnel. Deux expositions des Archives publiques ont attiré l'attention des médias nationaux : Le Phénix de la colline : Photographies prises avant, pendant et après l'incendie de l'édifice central du Parlement en 1916 et une exposition organisée à l'occasion de l'anniversaire de naissance de sir John A. Macdonald, regroupant trois portraits à l'huile de cet homme d'État, y compris le plus ancien connu. Les Archives publiques ont organisé une série de films intitulée The Open vault, acclamée par la critique au Festival of Festivals à Toronto. Les documents des Archives publiques étaient représentés par le film canadien Back to God's Country (1919), récemment restauré par les Archives nationales du film, de la télévision et de l'enregistrement sonore. L'exposition intitulée Le Cœur au métier : La photographie amateur au Canada de 1839 à 1940 ainsi que le catalogue ont continué à recevoir des critiques élo- gieuses, car ils ont le mérite d'avoir jeté un éclairage nouveau et important sur la photographie amateur au Canada. Les Archives publiques ont reçu un prix d'excellence de l'Institut des services de l'information dans la catégorie des publications non gratuites pour le livre Le Cœur au métier. Une importante exposition de la série Les Documents de notre histoire intitulée Rêves d'empire : le Canada avant 1700, en tournée depuis trois ans et demi, a été montrée dans 33 centres au Canada et en Europe et a attiré 167 000 personnes, ce qui constitue un record pour les expositions des Archives publiques. Par ailleurs, la publication de l'instrument de recherche Ar- chives du ministère des Postes (RG 3) a suscité énormément d'intérêt et d'enthousiasme parmi les philatélistes férus d'histoire postale. Les chercheurs ont salué la parution du quatrième supplément au Catalogue collectif des manuscrits conservés dans les dépôts d'archives canadiens. Ce catalogue répertorie à l'heure actuelle plus de 46 000 fonds de manuscrits et de documents gouvernementaux accessibles au public dans des établissements archivistiques au Canada. Le supplément de 1981-1982 — le plus volumineux de tous et presque aussi important que l'édition originale de 1968 — décrit 9 000 entrées provenant de 73 établissements. Dans le courant de l'année, ies Archives publiques ont donné en tout 70 entrevues aux médias écrits et électroniques et ont émis 16 communiqués de presse. Services à la recherche Le service le plus direct et le plus constant offert par les Archives publiques à la nation et au public consiste à répondre aux consultations d'un grand nombre de chercheurs dans des domaines variés et de leur permettre l'accès aux collections. Les bénéfices découlant de ce service sont évidents dans les fruits des recherches. Voici quelques exemples de recherches effectuées avec l'aide du Centre national des documents du personnel (CNDP). Le CNDP garde des dossiers de personnel inactifs ainsi que des dossiers collectifs médicaux pour différents ministères et organismes gouvernementaux et pour les forces armées. L'Université Concordia et le centre médical Sunnybrook utilisent les dossiers militaires pour étudier les changements intellectuels et du comportement associés au vieillissement. Un volet de cette étude est un examen du rapport entre le nombre de points obtenus par le personnel militaire au cours de la Seconde Guerre mondiale à l'examen « M » de l'Armée et les résultats qu'obtiendront aujourd'hui ces mêmes personnes dans les examens d'intelligence utilisés actuellement. Les chercheurs accumulent des renseignements précieux qui faciliteront le diagnostic et le traitement des maladies d'une population vieillissante. Pour protéger les renseignements personnels, le nom des personnes étudiées n'est pas divulgué. Un autre projet est la révision par l'historien de la Canadian Scottish Regimental Association des dossiers des soldats morts en service dans ce régiment. L'historien est actuellement en train de compiler des documents de service détaillés pour les 374 soldats du régiment morts au cours de la guerre de 1939- 1945. Le CNDP a fourni des renseignements aux chercheurs et aux historiens sur de nombreux sujets, notamment sur les soldats noirs ayant servi au Corps expéditionnaire canadien, sur le rôle des autochtones canadiens dans la Première Guerre mondiale, sur les pilotes de chasse canadiens (les As), sur les crimes de guerre, et sur le personnel ayant servi dans les sous-marins canadiens au cours de la guerre de 1914-1918. Non seulement le Centre a-t-il le mandat de servir le grand public, les différents paliers du gouvernement et les chercheurs, mais il fait un effort spécial pour satisfaire son client le plus assidu, les anciens combattants. Les officiers de service de la Légion royale canadienne, qui représentent plusieurs centaines de milliers d'anciens combattants, ont recours au CNDP lorsqu'ils aident à préparer les demandes de pensions d'invalidité, qu'ils présentent ensuite à la Commission canadienne des pensions. Incendie de l'édifice du Parlement, Ottawa, 1916. Cette photographie de W.J. Topley figurait dans l'exposition Le Phénix de la colline. (PA-9237) 34 Employée aidant un chercheur au Centre national de personnel. M«JJJI,^,fJt'M,M,l:),r.li,rJJ)).)l In addition to large scale research projects, the NPRC's records are in constant demand for family and personal history. This year the NPRC accepted an invitation from the Royal Canadian Air Force (Women's Division) Association to speak at their annual convention about the work done and the services offered by the centre. The response was overwhelming; over 2,700 formal requests for information were received during the two-day period. The NPRC has a portable slide show, a portable computer terminal and a microfilm index to its holdings that can be set up and demonstrated at meetings, conferences and other public functions. Other areas of the Public Archives are also faced with similar diverse research requests. During the year, more than half of all requests for audio-visual materials in the National Film, Television and Sound Archives came from CBC/Radio Canada for programs being produced for broadcast across Canada. Requests also came from university researchers (from the University of Calgary, for example, for audio material on the politician, Brooke Claxton) and from numerous archives and museums (for classics of Canadian film, for example, by Cinémathèque québécoise). Among the many other requests the division responded to were those from Expo '86 for footage of the performing arts in Canada and for North American footage on traffic accidents from the Czechoslovak Film Archives. Homeowners, local historians and architects use the fire insurance plans in the National Map Collection to study the details of specific houses and streetscapes for towns across Canada. Officials from External Affairs used their collections this year to research Canadian sovereignty claims over the Arctic Islands, an academic has been tracing Ameridian influence on early Canadian mapping and a curator from a provincial museum has been preparing a major exhibition for his institution on the cartography of the Maritime Provinces from 1550 to 1850. Examples from these and other divisions could be multiplied many times over. In 1985-1986, the Public Archives responded to 1,900,000 inquiries and reference requests from the public and the government. nineteenth-century letter-press copy I 36 An archivist (right) at the Genealogical Desk advises researchers on tracing their family history. 37 Fire Insurance Plan of Yellow Grass, Saskatchewan, 1911. An example of the sort of plan originally used by insurance companies and now frequently consulted by homeowners, local historians and architects to 1 determine structural details and for- -£ mer streetscapes. (NMC 10729V4) i Une archiviste (à droite) du bureau des renseignements généalogiques conseille de 37 Plan de Yellow Grass (Saskatche- 1911. C'est ce genre de plan qu'utili vent aujourd'hui les propriétaire architectes pour d Les dossiers du CNDP sont en demande non seulement pour les projets de recherche à grande échelle, mais aussi pour les recherches généalogiques et d'antécédents personnels. Cette année, l'Association de l'aviation royale du Canada (Division des femmes) invitait le CNDP à présenter une communication a son congrès annuel au sujet des travaux et des services du Centre. La réponse a été extrêmement enthousiaste; le Centre a reçu 2 700 demandes formelles de renseignements au cours de ces deux jours. Le CNDP s'est équipé d'un système portatif, comprenant un diaporama, un terminal d'ordinateur et un index sur microfilm des documents qu'il détient, ce qui lui permet de faire des démonstrations à l'occasion de toutes sortes de réunions, de colloques ou d'autres événements publics. Les autres secteurs des Archives publiques répondent également à un aussi grand éventail de besoins de recherche. Plus de la moitié des demandes de matériel audiovisuel déposées cette année auprès des Archives nationales du film, de la télévision et de l'enregistrement sonore provenaient de la Société Radio- Canada, qui prépare des émissions destinées à être diffusées partout au pays. Les autres demandes provenaient de chercheurs universitaires (l'Université de Calgary, par exemple, avait besoin de matériel sonore sur le politicien Brooke Claxton) et de musées et d'archives (la Cinémathèque québécoise, par exemple, projette parfois des classiques du cinéma canadien). Parmi les nombreuses demandes de services auxquelles la division a donné suite, il y a celle 6'Expo 86 qui voulait du métrage sur les arts de la scène au Canada et celle des Archives nationales de la Tchécoslovaquie, qui voulaient du métrage nord-américain sur les accidents de la circulation. À la Collection nationale de cartes et plans, par exemple, les propriétaires de maisons, les historiens locaux et les architectes ont eu recours aux plans d'assurance-incendie pour étudier ies détails de rues et de maisons dans différentes villes du Canada; les Affaires extérieures se sont servies de leurs fonds pour étudier les questions concernant la souveraineté canadienne dans les îles de l'Arctique; un chercheur universitaire a étudié l'influence des autochtones sur les premières cartes élaborées au Canada; et le conservateur d'un musée provincial a préparé une importante exposition dans son établissement sur la cartographie des Provinces maritimes de 1550 à 1850. Les Archives publiques ont répondu à 1 900 000 demandes de renseignements du public et du gouvernement en 1985-1986. i\mm.m\m\imwi\mm Publications Exhibition publications continued to be an important avenue in our communication with the public. One major work released was Taking Root: Canada from 1700 to 1760, the second in a series of exhibition catalogues entitled Records of Our History. Two hundred and seven depictions of maps, engravings, paintings, seals, medals, manuscripts and printed material have been faithfully reproduced in this exciting volume. Three new exhibition pamphlets were also prepared to complement exhibits mounted in the main building. In response to a growing demand for circulating exhibitions and related publications, six Aperçu pamphlets highlighting photographic exhibits were reprinted. Of special interest was the publishing of The Four Indian Kings, a fully-illustrated bibliography of the contemporary literature, ballads and the portraits relating to the historic visit of the four Mohawk sachems to London in 1710 to plead for the assistance of Queen Anne. The PAC holds the four major portraits of these sachems. It was a busy year in terms of producing finding aids and guides for researchers with the release of 13 new titles. Union List of Manuscripts in Canadian Repositories Supplement 1981- 1982, Union List of Foreign Topographic Map Series in Canadian Map Collections and General Guide Series 1983: National Map Collection headed the list. During the year, 12 reprints of previously published finding aids and guides were produced. The Henry James Warre Collection, documenting in watercolours Warre's extraordinary tour to the Oregon Territory and other topics, was published in the Archives Canada Microfiches Series (Nos. 15-20). As well, a comprehensive Artist/ Geographic/Subject Index to Microfiches 11-20 was released. 38 Halifax and environs, 1750, by T. Jefferys. Reproduced in the publication Taking Root— Canada from 1700 to 1760, p. 64. of the bishop's palace and its , Quebec, 1760, by Richard Short. Reproduced in the publication Taking Root—Canada from 1700 to 1760, p. 273. 40 The magnificent portrait of Ho Nee Yeath Taw No Row, 1710, by John lich is in the Archives collection and reproduced in the book The Four Indian Kings. (C-92417) Publications Les catalogues d'exposition demeurent un moyen important de communication avec le public. Une des parutions importantes de l'année était L'Enracinement : Le Canada de 1700 à 1760, la deuxième dans une collection intitulée Les Documents de notre histoire. Ce beau volume contient 207 reproductions fidèles de cartes, gravures, tableaux, sceaux, médailles, manuscrits et documents imprimés. 38 Halifax et ses environs, 1750, par T. Jefferys. Reproduit dans L'Enracinement — Le Canada de 1700 à 1760, p. 64. 39 Vue du palais episcopal et de ses ruines, Québec, 1760, par Richard Short. Reproduit dans L'Enracine- M~ ment—La Canada de 1700 à 1760, p. 273. Trois nouvelles brochures ont été préparées pour compléter des expositions montées dans l'édifice central. On a également réimprimé six brochures Aperçu portant sur des expositions de photographies, pour donner suite à la demande accrue d'expositions itinérantes et de publications associées à celles-ci. La publication des Quatre Rois indiens revêt une importance particulière. Il s'agit en effet d'une bibliographie illustrée comprenant la documentation de l'époque, les chansons et les portraits relatifs à la visite historique des quatre chefs agniers qui sont allés à Londres en 1710 pour demander l'aide de la reine Anne. Les Archives publiques détiennent les quatre principaux portraits de ces sachems. 40 Magnifique portrait de Ho N eeYeath Taw No Row réalisé par Jo n Verelst Archives et figure dans le li Quatre Rois indiens. (C-92417) On a également édité cette année 13 nouveaux instruments de recherche, dont les titres suivants : Catalogue collectif des manuscrits conservés dans les dépôts d'archives canadiens. Supplément 1981-1982; Catalogue collectif des cartes topographiques étrangères dans les cartothèques canadiennes; et Collection de guides généraux 1983 : Collection nationale de cartes et plans. On a vu également la réimpression au cours de l'année de 12 guides et instruments de recherche. La collection Henry James Warre, qui commente par des aquarelles le voyage extraordinaire de Warre au territoire d'Oregon, ainsi que d'autres thèmes, a été publiée dans les numéros 15-20 de la série Archives Canada Microfiches. On a également publié un index complet par artiste, par région et par sujet aux microfiches 11-20. w\*mmmm\imm\mm A set of 40 colour slides was prepared and duplicated by the National Film Board, making our recent exhibition The Painted Past: Selected Paintings from the Picture Division available in this new format to teachers and students across Canada. Each set is accompanied with a catalogue published by the Public Archives. The Public Archives' three periodicals, The Archivist, Machine Readable Archives Bulletin and Records Management Bulletin, continued to be well received by the public. A list of the publications released during 1985-1986 can be found in Appendix A. Victorin Chabot, exhibition coordinator (right), points out a detail to the Minister, the Honourable Marcel Masse, Minister of Communications, at the opening of Taking Root— Canada from 1700 to 1760. White Rock Mills, Nova Scotia, ca. 1896, by A.L. Hardy. Shown in the exhibition Souvenirs of Evangeline Land. (PA-126482) Exhibitions During 1985-1986, 52,000 visitors toured exhibitions presented by the Public Archives of Canada; an increase of seven per cent from the previous year. One major exhibition, Taking Root: Canada from 1700 to 1760, was shown in Ottawa during the year. It will begin to tour Canada in the next fiscal year. Among the 13 small exhibits presented during the year were Phoenix on the Hill: Photographs Before, During and After the Centre Block Fire of 1916, Parks Canada Centenary, and The Canadian Experimental Farms: 100 Years. During the year, two major exhibitions, Private Realms of Light and The Widening Sphere and two smaller exhibits, Inner Visions and Dressing Up, circulated to 12 centres throughout Canada, from Charlottetown to Calgary and Whitehorse. Private Realms of Light: Canadian Amateur Photography, 1839-1940 completed its tour across Canada. Over two and a half years it was viewed by 68,500 people in four centres. One major exhibition, Dreams of Empire, was presented at four venues in Italy and France A list of exhibitions presented thereby completing its tour of during the year can be found in Europe. Appendix B. A display of 102 pieces from the National Medal Collection was mounted at the Regina convention of the Canadian Numismatic Association. The association presented a specially engraved medal to the Public Archives in appreciation. Eight exhibitions sponsored by the Public Archives or National Library were presented in the foyer of the auditorium during the year. A number of works were loaned for exhibition to institutions in Canada and abroad. A list of loans may be found in Appendix C. §mmmminmrm'ii L'Office national du film a préparé et reproduit un jeu de 40 diapositives en couleurs, qui permet aux enseignants et aux étudiants de tout le pays d'avoir accès à la récente exposition Le Passé en peinture : Un choix d'œuvres de la Division de l'iconographie des Archives publiques du Canada. Chaque jeu est accompagné d'un catalogue publié par les Archives publiques. Les trois revues des Archives publiques, L'Archiviste, le Bulletin des archives ordinolingues et le Bulletin de la gestion des documents continuent à être appréciées par le public. On trouve à l'annexe A une liste des publications parues en 1985-1986. Expositions En 1985-1986, les expositions des Archives publiques ont attiré 52 000 visiteurs, une augmentation de 7 pour 100 par rapport à l'année dernière. Une grande exposition, appelée L'Enracinement : Le Canada de 1700 à 1760 a été présentée à Ottawa au cours de l'année et partira en tournée partout au pays au cours du prochain exercice financier. Parmi les 13 petites expositions présentées au cours de l'année, on retrouve Le Phénix de la colline : Photographies prises avant, pendant et après l'incendie de l'édifice central du Parlement en 1916, Le Centenaire du premier parc national canadien, et Les Fermes expérimentales : 100 ans. 42 Victorin Chabot, e des Communicatior J700à7760. Moulin White Rock, Nouvelle-Ecosse, vers 1896. Cette photographie prise par A.L. Hardy a été présentée à l'exposition Souvenirs du pays d"Évangéline. (PA-126482) Au cours de l'année, deux grandes expositions, Le Cœur au métier et Vers des horizons nouveaux, et deux autres expositions mineures, Intérieurs et La Valse des atours, ont été présenr tées dans 12 centres au Canada, de Charlottetown à Whitehorse, en passant par Calgary. Le Cœur au métier a complété sa tournée du Canada. Pendant plus de deux ans et demi, cette exposition a attiré 68 500 visiteurs dans quatre centres. Une exposition importante, Rêves d'empire, a été présentée dans quatre villes italiennes et françaises, complétant ainsi sa tournée européenne. Une présentation de 102 pièces de la Collection nationale de médailles a été montée au Congrès de l'Association numismatique du Canada à Regina. Pour exprimer sa reconnaissance, l'Association a présenté une médaille spécialement gravée aux Archives publiques. Au cours de l'année, on a présenté dans l'entrée de l'auditorium huit expositions parrainées par les Archives publiques ou par la Bibliothèque nationale. L'annexe B contient une liste des expositions présentées pendant l'année. Plusieurs pièces d'exposition ont été prêtées à des établissements canadiens et étrangers. L'annexe C contient une liste des prêts. Courses, Conferences and Cooperative Ventures wtrnmrnmimmmmm The Public Archives offers many sen/ices beyond direct consultation of its collections. It disseminates technical information and provides consultative services and expertise in a variety of fields, as well as some direct financial aid. The audience it serves includes the Canadian and international archival community, the research and heritage communities, government departments and the general public. The Public Archives of Canada sees training as part of its contribution to the development of the Canadian archival and heritage communities. Its Archives Course, which explores archival issues and principles for newly appointed archivists, has run since 1958. This year, 40 archivists participated in the month- long course, offered in both official languages. Half came from outside the PAC, from archives "across Canada and two from abroad. Over 50 members of the PAC staff made presentations to the participants. To assist government institutions in upgrading the skills necessary to efficiently and effectively manage their records programs, the Records Management and Micrographie Systems Division presented across Canada three four-week courses on "Records Management Principles and Practices" and eight courses on "Introduction to Records Management." The division also presented two "Microrecording Technology" courses. The Public Archives provided field placements for ten archival science students from the University of Montreal and the University of British Columbia for Student catalogues cartoor of a practicum overseen by the Publ Archives. (C-123155) their summer semester. Practi- cums in the Picture, National Photography and Picture Conservation Divisions were arranged for students from other universities. The National Film, Television and Sound Archives provided training for staff members in charge of audio-visual materials from the New Brunswick and Newfoundland Provincial Archives, and presented a workshop on the archiving of radio recordings at the University of Montreal. During the year, assistance was offered to a number of Canadian archival institutions. The Public Archives of Canada aided the Association of Newfoundland and Labrador Archivists with resources to present a course in archival science. Aid was given in setting up the Council of Nova Scotia Archives and in preparing a study at the Provincial Archives of Newfoundland with a view to creating a model useful for the study of other provincial archives. As part of its continuing efforts to encourage decentralization of research through wider use of its more significant collections, the Public Archives added a further 450 reels of microfilm to the several thousand it has distributed to provincial archives over a number of years. Individual staff members carried out important roles as teachers and consultants. Lilly Koltun of the National Photography Collection, with the aid and partial sponsorship of the PAC, accepted a position as Visiting Professor at the University of British Columbia's School of Library, Archival and Information Studies. Sam Kula of the National Film, Television and Sound Archives carried out UNESCO and International Council of Archives missions on film archives in Argentina and Brazil and conducted a seminar in Panama. Geoffrey Morrow of Conservation and Technical Services acted as external examiner for the Master of Art Conservation Program at Queen's University. An exceptional number of important conferences and consultations occurred at the Public Archives of Canada this year. In September and October, the Public Archives was host to five international meetings. The executive of the International Council of Archives, as well as its j Commission on Archival Development and its Committee on | Automation, met here. Profiting from these circumstances, the planning committee for the 500th Anniversary of the Discovery of America held discussions, while the Machine Readable Archives Division organized and presented an automation seminar to Latin American archivists. The meetings brought together the national archivists from 30 countries. at the PAC are, Favier, National Archives of France; Angeline Kamba, National Zimbabwe; Hans Booms, Bundesar- chiv, Federal Republic of Germany; Oscar Gauye, Federal Archives of Switzerland; and Jean-Pierre Wallot, Dominion Archivist, Public Canada. mEtmrnmnBEmmm Cours, colloques et projets conjoints Les Archives publiques offrent Pour aider les agences gouver- de nombreux services en plus de nementales à améliorer les ta consultation directe de ses collections. Elles donnent des renseignements techniques et fournissent des services consultatifs et d'experts-conseils dans de nombreux domaines, ainsi qu'une certaine aide financière. Le public qu'elles desservent comprend le milieu archivistique au Canada et à l'étranger, les chercheurs, les associations de protection du patrimoine, plusieurs ministères et le grand ifjublic. La formation fait partie de l'apport des Archives publiques à l'essor de l'archivistique et de la conservation du patrimoine au Canada. Depuis 1958, elles dispensent à l'intention des archivistes récemment embauchés un réal et de l'Université de la cours explorant la problématique Colombie-Britannique. Les Divi- et tas principes de l'archivistique. sions de l'iconographie, des ser- Cette année, 40 archivistes ont vices de photographie et de la participé à ce cours, d'une durée restauration des peintures et es- d'un mois et dispensé dans les tampes ont offert des stages à deux langues officielles. La moi- des étudiants de plusieurs autres compétences nécessaires pour une gestion efficace et rentable de leurs dossiers, la Division des systèmes de la gestion des documents et de la micrographie a présenté dans divers centres du Canada trois cours d'une durée de quatre semaines sur les principes et pratiques de la gestion des documents et huit cours d'introduction à la gestion des documents. La division a également présenté deux cours sur les techniques de microenregistrement. Les Archives publiques ont également organisé pendant le semestre d'été des travaux sur le terrain pour dix étudiants d'archi- vistique de l'Université de Mont- tié des archivistes provenaient d'autres établissements du Canada et deux de l'étranger. Plus de 50 membres du personnel ont présenté des exposés pendant le cours. îiversités. Les Archives nationales du film, de la télévision et de l'enregistrement sonore ont dispensé des cours de formation à des membres du personnel des Archives provinciales du Nouveau-Brunswick et de Terre- Neuve chargés du matériel audiovisuel, et animé un atelier portant sur l'archivage d'enregistrements radiophoniques à l'Université de Montréal. Plusieurs établissements archi- vistiques canadiens ont bénéficié de l'aide des Archives publiques. L'Association des archivistes de Terre-Neuve et du Labrador a eu recours aux ressources des Archives publiques pour présenter un cours en archivistique. Les Archives publiques ont également aidé à créer le Conseil des archives de la Nouvelle-Ecosse et à préparer une étude aux archives provinciales de Terre- Neuve en vue de mettre au point un modèle pouvant servir à l'étude d'autres archives provinciales. Dans le but toujours de favoriser la décentralisation de la recherche par une utilisation accrue de leurs plus importantes collections, les Archives publiques ont ajouté 450 bobines de microfilm aux milliers qu'elles avaient déjà distribuées aux archives provinciales ces dernières années. Plusieurs membres du personnel ont accompli un rôle important à titre d'enseignants et d'experts- conseils. Lilly Koltun de la Collection nationale de photographies a accepté la position de professeur associé à l'École de bibliothéconomie, d'archivistique et de sciences de l'information de l'Université de la Colombie- Britannique, avec l'aide et le parrainage partiel des Archives publiques. Sam Kula des Archives nationales du film, de la télévision et de l'enregistrement sonore a réalisé des missions pour l'UNESCO et pour le Conseil international des archives portant sur les archives du cinéma en Argentine et au Brésil et a donné une séance de travaux pratiques au Panama. Geoffrey Morrow, de la Direction de la conservation et des services techniques, a agi comme examinateur au programme de maîtrise en conservation de l'Université Queen. Un nombre exceptionnel de conférences et de consultations importantes ont eu lieu cette année aux Archives publiques. En septembre et en octobre, les Archives ont accueilli cinq congrès internationaux. L'exécutif du Conseil international des archives, ainsi que sa Commission pour le développement des archives et son Comité de l'informatique, se sont réunis ici. Bénéficiant de ces circonstances, le comité planificateur du 500e anniversaire de la découverte de l'Amérique a tenu des discussions, tandis que la Division des archives ordinolingues a organisé un séminaire d'automatisation pour des archivistes latino- américains. Ces réunions ont rassemblé les directeurs des archives nationales de 30 pays. idiante catalogue des de publiques. (C-123155) 45 Participant à la réunion du bureau du Conseil international des archives aux APC, de gauche à droite : Jean Favier, Archives nationales de France; Angeline Kamba, Archives Booms, Bundesarchiv, République fédérale d'Allemagne; Oscar Gauye, Archives fédérales de Suisse; et Jean-Pierre Wallot. Archiviste fédéral, Archives publiques du Canada. 46 Des participants au Congrès international sur l'histoire de la cartographie tenu aux Archives publiques admirent une reproduction moderne tirée à partir du cuivre original du dix-huitième UmWMMm\M.U]MUM)M In July, the National Map Collection hosted the Eleventh International Conference on the History of Cartography. It was attended by 150 scholars, archivists and specialist dealers representing 17 countries. Special themes on which the conference focussed were carto-bibliography, the teaching of the history of cartography and colonial cartography. It was the first time the conference had been held in Canada. Its continuing concerns with conservation led the Public Archives of Canada to host the Society of Photographic Scientists and Engineers' second international symposium, "The Stability and Presentation of Photographic Images." It featured 30 presentations — half of them by photographic manufacturers, the remainder from academic institutions and cultural repositories — on current concerns about the permanence of photographic materials. Cooperative ventures are important to the PAC both in order to serve the Canadian public through the network of Canadian heritage and archival institutions and organizations and, in a period of restraint, to reduce costs. Canadian archives and archival associations have long felt the need for a more organized Canadian archival network. In 1984, the federal and provincial ministers responsible for culture and historical resources recognized the necessity to encourage the initiation of a Canadian archival system. They called upon the Dominion Archivist to proceed with the establishment of the Canadian Council of Archives (CCA). A meeting in November 1985 brought together, under the chairmanship of the Dominion Archivist, representatives of 12 Provincial and Territorial Councils or their equivalents along with representatives of the Bureau of Canadian Archivists. Meeting of the Canadian Coi Archives. March 1986. From right are David Rudkm. Norti Territories Archives; Robert I University of Cape Breton; w Caya, McCord Museum; anc That meeting concentrated on an exploration and discussion of the challenges and opportunities facing the archival community. The March 1986 meetings focussed on the establishment of an interim constitution and bylaws to govern the current work of the CCA. In addition, some 30 resolutions were passed outlining the short- and long-term national and provincial priorities and tasks necessary for the initial development of the Canadian archival system. The Public Archives of Canada intends to continue its commitment to the concept and realization of a viable Canadian archival system and to support the intentions and work of the CCA. The Machine Readable Archives Division worked in cooperation with the Ontario Genealogical Society to convert data in the 1871 census to machine- readable form. Because it is the only institution in Canada equipped to do the work, the National Film, Television and Sound Archives undertakes conservation work in its field for many archives. A conservator of the Picture Conservation Division travelled to Halifax to advise the staff of Dalhousie University on treatment alternatives for 90,000 volumes damaged by a fire in the Weldon Law Library, while an archivist of the Manuscript Division prepared a report for Memorial University, Newfoundland on the advisability of establishing a comprehensive records management and archival program. In an example of interdepartmental collaboration, the Public Archives of Canada, the National Library of Canada and the National Film Board of Canada together create a database Film Canadiana, that not only covers the entire current film and video production in Canada, but also makes this information immediately available on-line through a nation-wide bibliographic system (UTLAS) and the National Film Board's audio-visual database (FORMAT). In addition a printed catalogue is produced every two years directly from the database. The Public Archives Library continued to participate in the compilation of a bibliography on archival science and related technologies, published in Archives, the journal of the Association des archivistes du Québec. The library also provided, as it has done for 30 years, the Canadian participation in the International Bibliography of Historical Sciences. The Public Archives sponsors the development of micrographie standards for the Canadian General Standards Board (CGSB), with its Office of Micrographie Standards and Development the designated secretariat. Under the chairmanship of the director of the office, the CGSB Coordinating Committee on Micro- graphic Standards oversees six standards-writing committees. Public Service This year, the Public Archives M responded to 131,000 inquiries from public and private researchers in person, by letter, telephone and Telex. The apparent drop in inquiries to the Archives Branch is explained by an administrative attempt over the last four years to more strictly M define an inquiry and eliminate the counting of follow-up queries. The fall in original photographs circulating is explained by the J microfiching of important segments of the photographic collection thus reducing the call on Jj often fragile originals. The Records Management Branch responds to an increasing number of requests as its holdings of government files grows. Requests for the retrieval of stored files by government offices and departments totalled 1,800,000 this year. The volume of requests has risen by a total of 580,000 since 1980-1981, an increase of almost 50 per cent. The Archives Branch this year registered over 7,000 researchers, an increase of seven per cent over 1984-1985 and of 45 per cent since 1980-1981. Records produced for examination over the whole Archives totalled 1.7 million, a jump of 12 per cent in one year, and 1.3 million photocopies were provided for M researchers, an increase of 40 per cent over the previous year and of 160 per cent over 1980- 1981. wmmmmmtmrnmrni En juillet, la Collection nationale de cartes et plans a accueilli le Onzième Colloque international sur l'histoire de la cartographie. Cent cinquante savants, archivistes et commerçants spécialisés, venus de 17 pays, y ont participé. Parmi les thèmes traités, on retrouve la carto- bibliographie, l'enseignement de l'histoire de la cartographie et la cartographie coloniale. C'était la première fois que le colloque avait lieu au Canada. Les Archives publiques ont été les hôtes du deuxième colloque international de la Society of Photographie Scientists and En- gineers, intitulé « The Stability and Preservation of Photographie Images ». La moitié des 30 communications, qui abordaient la problématique actuelle de la permanence des supports photographiques, provenaient de fabricants de matériel et d'instruments photographiques et l'autre moitié d'établissements d'enseignement et de dépôts culturels. Les projets conjoints sont importants pour les Archives publiques, car ils lui permettent non seulement de servir le public canadien par l'entremise d'un réseau comprenant des associations pour la défense du patrimoine et des établissements archivistiques, mais aussi — compte tenu de la conjoncture actuelle — de réduire les coûts. Les associations et le milieu archivistiques canadiens éprouvent depuis longtemps le besoin d'améliorer l'organisation du réseau canadien des archives. En 1984, les ministres fédéraux et provinciaux responsables de la culture et des ressources historiques ont reconnu la nécessité d'encourager le lancement d'un système canadien des archives. Ils ont donné à l'Archiviste fédéral le mandat d'établir un Conseil canadien des archives. Les représentants des 12 conseils provinciaux et territoriaux ou de leurs équivalents et les représentants du Bureau des archivistes canadiens se sont réunis en novembre 1985, sous la présidence de l'Archiviste fédéral. Les participants se sont penchés sur les difficultés et les perspectives de la communauté archivistique. Les réunions de mars 1986 ont porté sur l'établissement d'une constitution intérimaire et de statuts et règlements pour régir les travaux actuels du Conseil. En outre, on a adopté environ 30 résolutions concernant les priorités et les tâches nationales et provinciales à court et à long terme nécessaires pour les premières étapes de la mise au point d'un système canadien des archives. Les Archives publiques réitèrent leur engagement non seulement à l'égard du concept, mais aussi à l'égard de la réalisation d'un système viable, et promettent de soutenir les intentions et les travaux du Conseil. La Division des archives ordinolingues a travaillé de concert avec l'Ontario Genealogical Society pour convertir les données du recensement de 1871 à un format ordinolingue. Comme les Archives nationales du film, de la télévision et de l'enregistrement sonore sont la seule institution au Canada dotée de l'équipement nécessaire pour les travaux de conservation de matériaux audiovisuels, elles sont souvent appelées à collaborer avec d'autres établissements. Un des conservateurs de la Division de la restauration des peintures et estampes s'est rendu à Halifax pour conseiller le personnel de l'Université Dalhousie sur les différents traitements possibles pour les 90 000 volumes endommagés par l'incendie de la bibliothèque de droit Weldon. D'autre part, un archiviste de la Division des manuscrits a préparé un rapport pour l'Université Memorial à Terre-Neuve examinant l'opportunité d'un programme complet de gestion de documents et d'archivistique. Dans un exemple de collaboration interministérielle, les Archives publiques, la Bibliothèque nationale et l'Office national du film ont travaillé de concert pour créer une base de données appelée Film Canadiana, qui non seulement décrit toute la production cinématographique et magnétoscopique actuelle au Canada, mais rend ces renseignements immédiatement disponibles en direct grâce à un système bibliographique national (UTLAS) et à la base de données audiovisuelles de l'Office national du film (FORMAT). En outre, un catalogue est imprimé à tous les deux ans directement à partir de la base de données. La Bibliothèque des Archives publiques continue de coordonner la compilation d'une bibliographie en archivistique et techniques connexes publiée dans Archives, la revue de l'Association des archivistes du Québec. 47 Réunion du Conseil canadien des archives, mars 1986. De gauche à droite : David Rudkin, Archives des Territoires du Nord-Ouest; Robert Morgan, Université du Cap-Breton; I Caya, musée McCord; f ' La Bibliothèque a rédigé également la contribution canadienne à l'International Bibliography of Historical Sciences, comme elle le fait depuis 30 ans. Les Archives publiques parrainent la mise au point de normes micrographiques pour l'Office des normes générales du Canada (ONGC). Son Bureau des normes et du développement micrographiques assure le secrétariat de ce projet. Sous la présidence du directeur du bureau, le Comité coordinateur des normes micrographiques de l'ONGC dirige six comités chargés de rédiger des normes. Services au public Cette année les Archives publiques ont répondu à 131 000 demandes de renseignements que des chercheurs des secteurs public et privé avaient soumises en personne ou par lettre, téléphone ou télex. L'apparente baisse de demandes à la Direction des archives s'explique du fait qu'on tente depuis quatre ans de donner une définition plus stricte du terme demande et de ne plus comptabiliser les demandes de suivi. Par ailleurs, si la quantité de photographies originales en circulation a diminué, c'est qu'on a reproduit sur microfiche d'importantes parties de la collection afin de réduire la manipulation d'articles souvent fra- La Direction de la gestion des documents répond à un nombre grandissant de demandes au fur et à mesure que ses fonds de dossiers gouvernementaux s'accroissent. Les demandes de retrait de dossiers présentées par les ministères et bureaux gouvernementaux ont totalisé 1 800 000 cette année. Depuis 1980-1981 il y en a eu 580 000 de plus, soit une augmentation de près de 50 pour 100. Cette année, la Direction des archives a enregistré plus de 7 000 chercheurs, ce qui représente une hausse de 7 pour 100 par rapport à 1984-1985 et de 45 pour 100 depuis 1980-1981. Dans l'ensemble du Département, 1,7 million de documents ont été m McTiei ■.i.WJ,'Jl,).L,IJJMiJ.),H,MMJ^).)ilJ Much of the increase in photocopying relates to a heightened public awareness of the significance of government records generated by the publicity surrounding Access to Information and Privacy legislation. This year, the Public Archives of Canada organized 89 special visits for almost 1,500 visitors. Many of the visitors were representatives of heritage institutions from around the world seeking information on the PAC's advances in archival and related fields. Many others were school classes and interest groups receiving general tours. The above statistics indicate the growing pressure upon the Public Archives from its expanding clientele, both public and private, and service demands that place increasing strains upon its limited staff and other resources. A major study of Public Archives of Canada research assistance and public service was completed this year. Using statistical surveys, interviews and detailed studies, it reached conclusions to 12 major questions in the areas of researcher assistance, outreach and assistance to archival communities, it found that the level and quality of on-site services met the requirements of Public Archives users. It also proposed a set of recommendations for a more effective system of disseminating Public Archives services to other institutions and to users across the country. The Public Archives Library also undertook a retrospective study of research requests over the past five years that will aid in the adjustment of its priorities in collection development and cataloguing. In a joint Public Archives/ National Library pilot project, an information kiosk was set up for the summer in the lobby of the main building. An upgrading of photoduplication equipment will contribute to a speedier and more efficient copying service of benefit to researchers. In the area of photographic copies, plans are underway to accommodate the current high demand for colour printing and production of duplicate negatives for preservation purposes. Black- and-white prints will increasingly be provided through public and private sector contracting. New photographic equipment has improved the quality and accelerated the production of 35 mm slides and 4x5 inch negatives. The greatest foreseeable improvement in public service in the near future will come from the increased automation of both intellectual and physical control systems in the divisions directly serving the public. This will considerably reduce retrieval time, allow more rapid generation of finding aids and guides and in general improve public service. Automation, however, is not a cure for all ills and in fact creates special problems of its own. Initial inputting requires a very heavy investment of staff time in a period when staff resources are declining. Some areas of the Public Archives are experiencing difficulties in operating dual systems — both manual and auto- 1 mated — but lack the resources! to convert entirely to automation. Automation cannot completely M resolve problems of increasing demands for copies, written -f responses and personal refer- M ence services. With decreasing staff and declining budgets, the m PAC must continue to seek new 1 and imaginative solutions for the challenges posed by public service if there is not to be a rapid 1 decline in the extent and quality of service offered. TABLE IV — Public Service/ TABLEAU IV — Service au public 1980-1981 1981-19 1983-1984 1984-1985 1985-191 Archives Branch/ Direction des archives Researchers Registered/ Chercheurs enregistrés 6 853 6 690 7183 Inquiries Responded to/ Demandes satisfaites 6 603 91 368 Photocopies Supplied/ Photocopies fournies 335132 475 919 521006 Original Photographs Circulated/ Photographies distribuées 156 747175 Containers of Government and Private Records Circulated/ Contenants de textes distribués (documents publics et privés) 80 074 90 620 115 302 Microfilm Reels of Textual Records Supplied on Interlibrary Loan/ Bobines de microfilm diffusées par le prêt entre bibliothèques (copies de textes) 17 238 15 556 16 388 Pages Reviewed for Access and Privacy/ Pages révisées aux fins d'accès et de protection des renseignements personnels 210 000 389 575 360 759 Records Management Branch/ Direction de la gestion des documents Offices Served/ Bureaux clients 1 025 1 073 immmimnmrmii produits à des fins de consultation, ce qui constitue une hausse de 12 pour 100 en un an. Enfin 1,3 million de photocopies ont été fournies aux chercheurs, soit une augmentation de 40 pour 100 comparativement à l'année précédente et de 160 pour 100 depuis 1980-1981. Cette forte demande est en grande partie attribuable à l'intérêt engendré dans le public envers les documents gouvernementaux par les lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels. Les Archives publiques ont également organisé cette année, 89 visites pour presque 1 500 visiteurs. Un nombre important de ces visiteurs étaient des représentants d'associations pour la ^protection du patrimoine de divers pays qui voulaient se renseigner sur les progrès effectués par ies Archives publiques en archivistique et dans des domaines connexes. Des étudiants en excursion et d'autres groupes de personnes intéressées ont également bénéficié de tours guidés. Ces statistiques montrent bien que la clientèle toujours croissante des Archives, qu'elle soit du secteur public ou privé, a des besoins de plus en plus grands, qui grèvent les ressources et l'effectif limités du Département. On a complété cette année une importante étude sur les services d'aide aux chercheurs et au public offerts par les Archives publiques. Des enquêtes statistiques, des entrevues et des études détaillées ont permis de formuler des conclusions sur 12 questions d'importance au niveau de l'aide aux chercheurs, des relations externes et de l'aide au milieu archivistique. Ces conclusions permettent d'affirmer que le niveau et la qualité des services sur les lieux répondent aux exigences des utilisateurs. L'étude formule également des recommandations visant à disséminer plus efficacement les services des Archives publiques à d'autres établissements et à d'autres utilisateurs de par le pays. La Bibliothèque des Archives publiques a également entrepris une étude rétrospective des demandes de recherche au cours des cinq dernières années, ce qui lui permettra d'ajuster ses priorités dans le développement et le catalogage des collections. Dans le cadre d'un projet-pilote conjoint des Archives publiques et de la Bibliothèque nationale, un kiosque de renseignements a été installé pour l'été dans le foyer de l'édifice central. L'amélioration des appareils de photoduplication assurera un service de reprographie plus rapide et plus efficace qui sera fort apprécié par les chercheurs. Dans le domaine des copies photographiques, des plans ont été élaborés pour répondre à la demande élevée actuelle d'épreuves en couleurs et de duplication de négatifs pour fins de préservation. La production d'épreuves en blanc et noir sera donnée de plus en plus à des entrepreneurs publics ou privés. De nouveaux appareils photographiques ont permis d'améliorer la qualité et d'accélérer la production des diapositives de 35 mm et des négatifs de 4 x 5 po. L'automatisation accrue des systèmes de contrôle intellectuel et matériel dans les divisions qui servent le public directement permettra de réduire considérablement le temps de repérage d'un document, de créer plus rapidement des instruments de recherche et des guides et d'améliorer en général les services offerts au public. L'automatisation, toutefois, loin d'être une panacée, pose certains problèmes spécifiques. L'introduction initiale des données exige un investissement énorme de temps à un moment où la dotation subit une réduction. Certains secteurs des Archives publiques éprouvent des difficultés a exploiter un double système, à la fois manuel et automatisé, mais ils n'ont pas ies ressources nécessaires pour s'automatiser entièrement. L'automatisation ne peut pas résoudre complètement les problèmes poses par l'accroissement des demandes de copies, de réponses écrites et de services personnels de consultation. Avec des ressources réduites, les Archives devront, pour éviter une dégradation rapide de l'étendue et de la qualité des services, trouver de nouvelles réponses au défi posé par le service au public. TABLE IV — Public Service Continued/ TABLEAU IV — Service au public Suite 1980-1981 1981-1982 1982-1983 1983-1984 1984-1985 1985-1986 Reference Requests (by government offices and departments for records from their own files)/ Demandes de consultation (par les institutions fédérales pour leurs dossiers) 1 225 291 1 282 190 1 496 145 1 517 290 1 713 998 1 805 312 Inquiries Responded to (by NPRC)/ Demandes traitées (par le CNDP) 46 291 47 381 62 608 35 820 36 417 46 870 Photocopies Supplied (by NPRC)/ Photocopies fournies (par le CNDP) 47100 42 935 34 799 241 216 350 491 630 928 Records Produced (by FRC) Spssiers fournis (par les CFD) _ — _ — 1 449 799 1 612 274 Conservation and Technical Services Branch/ Direction de la conservation et des services techniques Photographs Supplied/ Photographies fournies 57 114 Negatives Supplied/ Négatifs fournis 44 825 43 459 12 413 11774 Photostats — — — 1 710 2 086 2 930 105 mm Enlargements/ Agrandissements 105 mm 2 636 3149 3152 1 920 1 239 Colour Items/ Articles en couleurs 9012 9 558 9 239 10 463 8 622 7 736 Photographic Assignments/ Tâches photographiques _ _ 162 125 144 CGPC Transactions/ Transactions CPGC _ _ — _ _ 84 wmmmmimmmm Other Service Activities The Public Archives administers Laurier House. This museum was the former home of two Canadian prime ministers, Sir Wilfrid Laurier and William Lyon Mackenzie King, which King presented to the nation. The primary event of the year at Laurier House was the annual open house on May 12 held to mark International Museums Day. In all, 28,800 visitors were received at Laurier House this year. The Public Archives shares responsibility with the National Library for the auditorium and boardroom complex in the main building. It is available to the two departments, other government departments and nonprofit organizations. During the year, all facilities were heavily used. mmmmhtmmiwm Autres activités reliées au service Les Archives publiques administrent la maison Laurier. Ce musée, qui fut jadis la résidence de deux premiers ministres canadiens, sir Wilfrid Laurier et William Lyon Mackenzie King, a été donné par King à la nation. Le principal événement de l'année était la journée d'accueil du 12 mai à l'occasion de la Journée internationale des musées. En tout, la maison Laurier a reçu 28 000 visiteurs cette année. Les Archives publiques partagent avec la Bibliothèque nationale la responsabilité du complexe auditorium-salles de conférence dans l'édifice central. Ce complexe est mis à la disposition non seulement des deux ministères, mais aussi d'autres ministères et organismes sans but lucratif. Tous les locaux ont été très en demande. Managing the Records of the Government of Canada ù -**,. MMf.mnmm:mMmiAMAwn^m4:mm The Public Archives of Canada has a dual mandate. It is the national cultural institution charged with acquiring, preserving and providing access to our national archival heritage. Preservation of the national heritage means, naturally, placing a heavy emphasis on the documentation created by the Canadian government. A significant majority of the Public Archives' holdings come from federal government sources — not only the textual documentation in the Federal Archives Division, but photographs, maps, films, audio tapes, electronically processed data and other media held by many PAC divisions. Most of the other holdings also have a strong relevance to the activities and concerns of the Canadian government. The manuscript collections, for instance, contain the personal papers of federal politicians, administrators, military figures and others, as well as the papers of political parties and special interest groups involved with the process of government. A second part of the Archives' mandate links it even more strongly to the concerns of government — it is the administrative arm of the federal government charged with providing advisory and operational services in records management. The Public Archives provides storage and service to inactive federal government records through the Federal Records Centres Division and to similar personnel records through the National Personnel Records Centre. Consultative and advisory services on records management and micrographics are provided through the Records Management and Micrographie Systems Division. Records Management Functions The Federal Records Centres Division provides storage and records management services for inactive paper records and environmentally controlled off- site storage and service for computer magnetic tapes, microfilm and sound and video recordings for federal government institutions. Records management services include bringing the records into the centres, providing a reference service and disposing of records after the authorized retention period has expired. The division also provides storage and services on archival records outside of the National Capital Region. The seven records centres (located in Halifax, Montreal, Ottawa, Toronto, Winnipeg, Edmonton and Vancouver) range in holdings from 20,500 metres in Edmonton to 134,000 metres in the Ottawa facility. 51 Halifax Federal Records Centre. Key words in the objective of the Federal Records Centres Division are "economical storage and management of general subject records." Based on current storage cost, the transfers into economical records centre storage facilities of government records resulted in a cost avoidance of over $4,000,000. The division avoids considerable costs to the government through economy of scale. Taking person-year savings together with savings in accommodation and equipment, the records centre cost avoidance yield stands at over $20,600,000. This is an increase in savings of $2,000,000 over -19 Many of these clients cited cutbacks in accommodation and staff as the reason for their use of records centres. The number of accessions increased by 400 over the year before and the volume increased by 3,600 metres. Correspondingly, the number of records requested increased by 377,616. The cost of destroying a metre of records has decreased from the 1983 cost of $4.26 per metre to $1.70 in 1985. The number of clients using the nonaccessioned classified disposal service has increased from 80 in 1982 to the present 171. Cutback measures applied in client departments began to have an effect on the records centres this year. In 1984-1985, after a year of intensive promotional activity, the division gained only 75 new clients. This year, all promotion was stopped as a restraint measure, but the division still gained 242 new clients. TABLE V — Federal Records Centres, 1985-1986/ TABLEAU V — Centres fédéraux de documents, 1985-1986 Centre/Centre Halifax Montréal Ottawa Toronto Winnipeg Edmonton Vancouver Total Personnel 10 23 44 19 13 6 14 129 Offices Served/ Bureaux clients 198 236 195 183 128 166 218 1 324 Departments and Agencies Served/ Ministères et organismes clients 30 41 82 29 37 34 28 _ Metres Accessioned/ Enregistrements (en mètres) 10 574 15811 17 976 16 791 7 109 5 561 10 537 84 359 Square Metres of Floor Space Released Surface libérée (en mètres carrés) 1 928 2 413 2 743 2 203 1 090 1 782 1 825 13 984 Equipment Released/ Matériel libéré Metres of Shelving/ Rayonnage (en mètres) 9 206 15811 17 976 16 791 7109 5 082 8 461 80 436 File Cabinets/Classeurs 448 — — 1 — 244 749 1 442 lHcMcm/ffT,'!lt./.M»j,,r:f,U-f.)>|ef.ll,'J:!J,l:?,,M,lf.i>l*j:|,>:;.j: Les Archives publiques du Canada ont un double mandat. Elles sont l'institution culturelle qui veille à l'acquisition et à la conservation du patrimoine archivistique national et qui le rend accessible au public. Préserver ta patrimoine national signifie forcément mettre l'accent sur la documentation créée par le Gouvernement du Canada. Par conséquent, la grande majorité des fonds des Archives publiques proviennent du gouver- I nement fédéral, et non seulement dans le cas de la documentation textuelle confiée à la Division des archives fédé- I ratas, mais aussi dans le domaine de la photographie, des cartes, des films, de l'enregistrement sonore, de l'informatique et I d'autres supports conservés dans les différentes divisions. Parmi les autres documents, un grand nombre ont une importance directe pour les activités et les intérêts du Gouvernement du Canada. Les collections de manuscrits, par exemple, contiennent les écrits personnels de politiciens et d'administrateurs fédéraux, de personnages militaires et autres, ainsi que les papiers des partis politiques et d'autres groupes d'intérêt qui participent au processus de gouvernement. L'autre volet du mandat des Archives publiques les lie encore plus étroitement aux intérêts du gouvernement. En effet, les Archives publiques sont le bras administratif du gouvernement fédéral qui s'occupe de fournir des services consultatifs et opérationnels en gestion de documents. Elles fournissent un service d'entreposage et d'entretien pour les documents inactifs du gouvernement fédéral par l'entremise de la Division des centres fédéraux de documents et, pour les documents du personnel, du Centre national des documents du personnel. Les services consultatifs et d'experts-conseils sont fournis par la Division des systèmes de la gestion des documents et de la micrographie. Fonctions de gestion des documents La Division des centres fédéraux de documents fournit à plusieurs institutions gouvernementales des services d'entreposage et de gestion de documents pour les documents sur papier inactifs, et offre un service d'entretien et d'entreposage — dans des locaux spéciaux climatisés — pour les bandes magnétiques pour ordinateur, les microfilms et les enregistrements sonores et magnétoscopiques. Les services comprennent aussi le transport des documents aux centres, le service de consultation et l'élimination des documents^ la fin de la période de conservation autorisée. La division fournit aussi des services d'entreposage et d'entretien pour des fonds d'archives de l'extérieur de la Région de la capitale nationale. Les sept centres de documents se trouvent à Halifax, Montréal, Ottawa, Toronto, Winnipeg, Edmonton et Vancouver. La quantité de documents qu'ils détiennent va de 20 500 mètres pour le centre d'Edmonton à 134 000 mètres pour le centre d'Ottawa. Une phrase-clé au niveau des objectifs de la Division des centres fédéraux de documents est « l'économie dans l'entreposage et la gestion des documents d'ordre général ». Compte tenu des coûts actuels d'entreposage, le transfert de documents fédéraux aux centres a permis d'économiser 4 000 000 $ cette année. La division permet également de faire des économies en années-personnes et des économies de locaux et d'équipement. Cette année, le gouvernement a épargné à cet égard 20 000 000 $, soit 2 000 000 $ de plus que l'année passée. Les effets des coupes effectuées dans les différents ministères- clients ont commencé à se faire sentir cette année dans les centres de documents. En 1984- 1985, après une année d'activité promotionnelle intense, la division n'avait gagné que 75 nouveaux clients. Cette année, toute la promotion a été éliminée pour freiner les dépenses, mais la division n'en a pas moins gagné 242 nouveaux clients. Un grand nombre de ces clients ont dit avoir eu recours aux centres de documents à la suite de coupures sur le plan des locaux et du personnel. Le nombre d'acquisitions a augmenté de 400 par rapport à l'année précédente, et le volume s'est accru de 3 600 mètres. Par la même occasion, le nombre de demandes de documents a augmenté de 377 616. Le coût de destruction d'un mètre de documents a diminué de 4,26 $ par mètre en 1983 à 1,70 $ par mètre en 1985. Le nombre de clients utilisant le service d'élimination pour les documents confidentiels non enregistrés a augmenté de 80 en 1982 à 171 à l'heure actuelle. TABLE V — Federal Records Centres, 1985-1986 Continued/ TABLEAU V — Centres fédéraux de documents, 1985-1986 Suite Accessions Disposed (metres)/ Documents enregistrés éliminés (en mètres) 5 685 13 241 11 611 17 581 5 444 1096 7 593 62 251 Nonaccessions Disposed (metres)/ Documents non enregistrés éliminés (en mètres) 1 199 2 573 43 447 1800 2 378 2 808 3 044 57 249 Total Holdings (metres)/ Total des documents (en mètres) 35 310 86 742 132 891 68 668 41 412 21 902 44 985 431 910 Number of Records Produced/ Documents fournis 160 117 344 043 327117 299 449 219 163 44 301 218 084 1 612 274 Number of Requests Processed/ Demandes traitées 128 602 341 607 288 629 401 938 261 170 24 793 253 533 1 700 272 Magnetic Tapes/ Bandes magnétiques Registered; Enregistrées 17 500 10 950 136 556 14 739 26 686 3 132 20 695 230 258 Deregistered Radiées 13 348 7 241 124 448 11 409 26 895 3 021 19 811 206 173 im\mmmmtm\.\immiwtiai Some departments are now submitting lists of records that under access and privacy legislation must be drawn from record groups prior to taking disposal action. In the Ottawa records centre, 11 accessions with over 900 metres of records were involved. It is expected that this activity will increase and that resources will be required despite the automation of the control aspect. Government restraint and cutback will continue to have an impact on records centres accommodation and resources. Some requests for service have been turned down for lack of resources such as the Canadian Broadcasting Corporation's request for storage and service for 2,488 films and 5,390 audio tapes. There are still 1,060 government records offices that are not using the records centres. As records centre resources become leaner requests for storage and service will be refused. One of the National Personnel Records Centre's (NPRC) mandates is to provide records services to government departments and agencies for personnel records ranging from accessions and storage to reference and disposal. Seven new government departments and agencies were added to its automated system and negotiations are continuing with several others. The holdings continued to be actively utilized as 105,000 requests were actioned. The NPRC also disposed of 600 metres of obsolete records during the year. It now holds in excess of 14 million records. The NPRC manages one operation (PERSFILE) and supports a second (a computer tape library), which effect major savings for the government by storing records, both hard-copy and electronic, in an efficient warehouse operation. The NPRC's history of improving efficiency has been well established with PERSFILE; a huge backlog of unprocessed material has been eliminated, five years ahead of schedule. Two independent studies conducted during this reporting year clearly indicate that further savings and improved efficiency will be realized by expanding the existing computer facilities. While the Federal Records Centres and National Personnel Records Centre Divisions are concerned with storage and service to the records, the Records Management and Micro- graphic Systems Division (RMMSD) provides advisory and consultative services to federal government departments on records management and micrographics. The main purpose of these endeavours is to improve the efficiency and effectiveness and thus the economy with which the government manages its records. Throughout this reporting period, the Records Management and Micrographie Systems Division provided technical advice and assistance to many government institutions and ministers' offices on how to improve their records management operations. As it was unable to accommodate all the requests for assistance, the division assisted a number of institutions in securing the services of outside consultants. If this practice continues there is a danger that the recommendations proposed by private consultants may not conform to the records practices advocated by the division. The Evaluation Section of the M division participated in audits of three major government institutions. The section consulted with a number of internal audit groups of government institutions to discuss their audit methodology. 1 m m m «f 52 PERSFILE sj National Pers (C-117781) 53 Participants) Type of Request/ Type de demande 1984-1985 1985-1986 Military/Militaire 33 712 37 303S Civilian/Civile 20 003 11 563 RCMP/GRC 6 649 16 713 Internai/Interne 31 595 36 833 X-Rays/Rayons X 1 367 1 381 Ancillary/Auxiliaire 1 147 1241 Total 94 473 105 0401 Informai and General Requests for Information/ Demandes de renseignements informelles et générales Personal Visits/Visiteurs 415 Telex/Télex 9 065 Téléphone/Téléphone 8 820 Letters/Lettres 20 757 Total 39 057 ■ c|:Ul.lJ.Ul./.M»),,!.-l.lJ.]l|c<.|IJJ:)JJJJ:!,JJIIW!fflT^ Suite à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, certains ministères soumettent maintenant aux centres de documents des listes de documents à retirer de certains dossiers destinés à l'élimination. Onze acquisitions totalisant 900 mètres ont fait l'objet de tel traitement. De nouvelles ressources seront nécessaires malgré l'automatisation du contrôle, car on prévoit une augmentation de cette activité. Les réductions budgétaires et la limitation des dépenses continueront à avoir un impact sur l'espace et les ressources des centres de documents. On a dû refuser certaines demandes de service à cause de l'insuffisance des ressources, notamment la demande de la Société Radio- Canada pour l'entreposage et l'entretien de 2 488 films et 5 390 bandes sonores. Il reste encore 1 060 bureaux de documents fédéraux qui n'utilisent pas les centres de documents. À mesure que les ressources des centres diminueront, ceux-ci se verront obligés de refuser un nombre de plus en plus grand de demandes de service d'entreposage et d'entretien. Un des mandats du Centre national des documents du personnel (CNDP) est de fournir à des ministères et à des organismes publics des services allant de l'acquisition et de l'entreposage à la consultation et à l'élimination de documents du personnel. Sept nouveaux ministères et organismes publics ont été ajoutés à son système automatisé, et des négociations sont en cours avec plusieurs autres. Le CNDP a donné suite à 105 000 demandes. Il a aussi éliminé 600 mètres de documents périmés et détient actuellement plus de 14 millions de documents. Le CNDP gère PERSFILE et soutient une magnétothèque pour ordinateurs, deux activités qui permettent au gouvernement de réaliser des économies considérables en améliorant l'exploitation des dépôts de documents sur papier ou électroniques. Le système PERSFILE a permis au CNDP de démontrer sa rentabilité en éliminant un énorme arriéré de documents non traités cinq ans avant l'échéance. Deux études indépendantes effectuées au cours de l'année indiquent clairement qu'il serait possible de réaliser de plus grandes économies en installant un plus grand nombre d'ordinateurs. Alors que ies Centres fédéraux de documents et le Centre national des documents du personnel servent de dépôts documentaires et répondent à des demandes de service relatives aux documents gardés, la Division des systèmes de la gestion des documents et de la micrographie fournit aux ministères fédéraux des services de consultation et d'experts-conseils sur la gestion des documents et la micrographie. Le but principal de cette activité est de rendre plus efficace et plus fructueuse la gestion des documents fédéraux, et donc de réaliser des économies. Au cours de l'année, la Division des systèmes de la gestion des documents et de la micrographie a aidé de nombreux établissements gouvernementaux et des cabinets de ministres à améliorer la gestion de leurs documents et leur a fourni des conseils techniques. Comme il lui a été impossible de répondre à toutes les demandes de service, la division a aidé un certain nombre d'établissements à choisir des cabinets d'experts-conseils privés. Cette pratique entraîne un danger éventuel, à savoir des recommandations qui ne se conforment pas aux pratiques de gestion des documents prescrites par la division. La Section d'évaluation a participé à la vérification de trois importants organismes gouvernementaux. La section a rencontré les groupes de vérification internes d'un certain nombre d'organismes publics pour examiner avec eux leur méthodologie de vérification. TABLE VI — Activities of the NPRC, 1985-1986 Continued/ TABLEAU VI — Activités du CNDP, 1985-1986 Suite Letter Inquiry Type/ Type de demande faite par lettre Response Time (%)/ Délai de réponse (%) Under 30 to Over 30 Days/ 60 Days/ 60 Days/ Inférieur à Entre 30 et Supérieur à 30 jours 60 jours 60 jours RoutineVOrdinaire* 25 572 94.88 4.36 0.76 Complex/Complexe 2 992 77.11 11.33 11.56 Sensitive/Délicate 129 91.47 4.65 3.88 Genealogical/Renseignements généalogiques 1 129 29.59 24.71 45.70 Total 29 822 Total Number of Photocopies Provided/ Nombre total de photocopies fournies 58 525 * Includes all Telex requests./ Y compris toutes les demandes faites par télex. 52 Employés du Centre national d< documents du personnel utilisa système PERSFILE. (C-117781 imimmmmmiimimiihmmmE The division prepared the third report on the State of Records Management in the Government of Canada and submitted it to the Treasury Board. Based on an analysis of the evaluations and studies conducted in nine departments between 1983 and 1985, the report concludes that there are serious shortcomings in the records management function. Notably, departments have been slow in resolving problems; they are not providing adequate support and resources to the records management function, and a large portion of their records are unorganized and not scheduled for ultimate disposal or retention. The report concludes, however, that the basis for effective records management exists across the government. Although government institutions have the major responsibility for developing records retention and disposal schedules for their records, only nominal emphasis is given by most institutions to this predominant element of records management. This, in turn, places a heavy burden on the scheduling staff of the Records Management Branch to provide assistance and guidance to institutions to ensure that schedules are properly prepared and cover all records of the institution regardless of medium. Considerable time and effort was also expended assisting institutions subject to the Privacy Act to ensure that personal information contained within government records was scheduled as required by Access to Information and Privacy legislation and Treasury Board regulations. Although guidelines have been distributed to all government institutions, most still require detailed explanations and consultations on the appropriate methods to complete this task. The Research and Development Section provides an advisory service to ensure the technical suitability of microfilm applications, and to advise on the latest micrographie processing techniques and equipment. This activity is now supported through the development and implementation, this year, of a computerized database on various elements of micrographics. A major undertaking involved a research study on the use of updatable microfilming systems. On behalf of the Advisory Council on Records (ACR), a federal government body, the Records Management and Micrographie Systems Division is coordinating a study on records management styles to examine the costs and effectiveness of centralized (i.e., records management operated) versus decentralized (i.e., user operated or delegated) modes of records operations for the federal government. The results of the study may have a significant impact for the future planning of records management. The Public Archives also con- m cerns itself, of course, with its Is own records. The Records Management Program progressed with development, revision and implementation of file classification systems for new users. The major project was the conversion of Records Management Branch records to the departmental file I classification system and the establishment of a records offices for that branch. A review of all departmental files under Infor- * mation Management Services ■% control resulted in the scheduling and disposal of over 11 cubic metres of records. 55 Dr. C. Armstrong of the Canadian I torical Association, Dr. Jean-Pierre Wallot and John Dumont of the Pu Archives and Mrs. F. Desparois of Treasury Board, at a meeting of th Advisory Council on Records. Records Schedules and Disposal Proposals Submitted/ Projets de Microfilm conservation ou Submissions/ Period/ d'élimination de Demandes de Cumulative Total*/ Période documents microfilmage Total Total cumulatif* 1971-1976 (March/mars) 208 207 415 1092 1976-1982 (March/mars) 322 190 512 1604 1982-1986 (March/mars) 271 82 353 1957 Total 15 years/ Total 15 ans 801 479 1 280 1957 * Since 1961/ Depuis 1961 ■ ■^ri:UJMJJAfJJJI<,JJ.IJJI|e|.ll,»J:|JJJ,,M,IJ./l^:|,M.« La division a préparé le troisième Rapport sur l'état de la gestion des documents au Gouvernement du Canada et l'a présenté au Conseil du Trésor. En fonction d'une analyse des évaluations et des études réalisées dans neuf ministères entre 1983 et 1985, le rapport soutient que la fonction de gestion des documents présente des faiblesses graves, et notamment les suivantes : les ministères tardent à résoudre des problèmes, le support et les ressources qu'ils fournissent à la fonction de gestion des documents sont insuffisants, et une grande partie de leurs documents manquent d'organisation et n'ont pas de plan de conservation et d'élimination. Le rapport conclut, toutefois, que les différents ministères du gouvernement possèdent la base nécessaire pour rentabiliser la gestion des documents. Même s'il incombe surtout aux organismes gouvernementaux d'élaborer un plan de conservation et d'élimination pour les documents qu'ils détiennent, ils négligent pour la plupart cet élément essentiel de la gestion des documents. Cela a pour effet d'augmenter la charge de travail du personnel de la Direction de la gestion des documents, qui se voit obligé de fournir de l'aide et des conseils à ces organismes et de préparer des calendriers complets qui couvrent tous les documents d'un organisme donné, indépendamment du support. On a consacré énormément de temps et d'efforts à aider des organismes sujets à la Loi sur la protection des renseignements personnels, car il fallait s'assurer que tas renseignements personnels contenus dans des dossiers gouvernementaux étaient destinés soit à l'élimination, soit à la conservation, conformément à la loi mentionnée, à la Loi sur l'accès à l'information et aux dispositions du Conseil duTrésor. Même si des lignes de conduite ont été distribuées à tous les organismes gouvernementaux, ceux-ci ont encore besoin, pour la plupart, d'explications détaillées et de consultations sur les méthodes appropriées pour pouvoir mener à bien cette tâche. La Section de la recherche et du perfectionnement fournit un service consultatif sur l'adéquation technique de diverses utilisations de microfilm et sur les dernières techniques et les plus récents appareils de traitement micrographique. Cette activité bénéficie maintenant du soutien d'une base de données informatisée portant sur plusieurs éléments de la micrographie, mise au point cette année. Un des principaux projets comportait une étude sur l'utilisation de systèmes de microfilmage pouvant être mis à jour. À la demande du Conseil consultatif des documents, un bureau du gouvernement fédéral, la Division des systèmes de la gestion des documents et de la micrographie, coordonne une étude qui examinera la rentabilité pour le gouvernement fédéral des systèmes centralisés de gestion de documents (exploités par un service de gestion des documents) par rapport aux systèmes décentralisés (exploités par l'utilisateur). Les résultats de cette étude pourront avoir un impact significatif sur la planification future de la gestion des documents. Les Archives publiques s'occupent également de leurs propres documents. Le programme de gestion des documents a fait des progrès avec la mise au point, la révision et l'application de systèmes de classification de dossiers pour nouveaux utilisateurs. Le projet principal comportait la conversion des documents de la Direction de la gestion des documents au système de classification de dossiers ministériels et rétablissement d'un service des dossiers dans cette direction. Un réexamen de tous les fichiers ministériels sous le contrôle des Services de gestion de l'information a permis de procéder à l'élimination de plus de 11 mètres cubes de documents. 54 Analyse des résultats de tests qu'on i fait subir à du matériel de micrographie. 55 M. C Armstrong de la Société historique du Canada, MM. Jean-Pierre Wallot et Jean Dumont des Archives publiques et M™ F. Desparois du Conseil du Trésor, à une réunion du Privacy and Access to Information Legislation ummmimmmmtMm-iLimM The Public Archives has been heavily involved in both consultations and implementation of this important legislation. In addition to involvement mentioned in the previous section, three divisions of the Public Archives this year have been particularly involved in aiding the implementation of this legislation: the National Personnel Records Centre, the Federal Archives Division and the Machine Readable Archives Division. With the growing public awareness of the values of Privacy and Access to Information, the volume of formal requests (i.e., requests made through the use of the Access to Information request form and the Personal Information request form) received in the NPRC continued to increase dramatically. The numbers speak for themselves. By March 31,1986, the National Personnel Records Centre processed 7,800 formal requests for information. This number is impressive as it represents a 122 per cent increase over the number of requests completed during the previous year. Activity under the Privacy Act proved to be much greater than under the Access to Information Act. During the period under review, 7,700 privacy requests were completed, while only 120 requests under the Access to Information Act were processed. The National Personnel Records Centre is able to respond to the majority of these formal requests within the recommended time frame and for much less than the average government cost. The centre also responded informally to 9,600 information requests from individuals, which were made without the completion of an Access to Information request form or a Personal Information request form. These requests were all handled in accordance with the stipulations of the Access to Information and Privacy Acts. The number of formal requests made to the Federal Archives Division under the Access to Information and Privacy Acts rose from 20 in 1984-1985 to 52 this year. Informal requests came from 513 researchers for the review of 3,179 files containing 360,759 pages. Widespread interest in Nazi war criminals as well as continued interest in compensation for Japanese-Canadians who suffered loss of property and livelihood during World War II, created heavy demands on the resources of the Access Section. Recurring staff shortages did not allow for any major retrospective review of closed records. However, some progress was made on case file reviews for Northern Affairs records prior to the start of a microfilming project. As a result of the Privacy Act and regulations pursuant to the legislation, government institutions are required to schedule all personal information including machine-readable records. Divisional staff in the Machine Read-1 able Archives Division have devoted considerable time in assisting government institutions-i in the development of system overviews for their personal information holdings in machine- readable form. 56 Japanese Canadians register and declare their possessions, Vancouver," 1942. Many requests under Access to TABLE VIM — Activities of the NPRC under the Access to Information and Privacy Acts/ TABLEAU VIII — Activités du CNDP en vertu des lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels Access to Information Act/ Loi sur l'accès à l'information Response Time (%)/ Délai de réponse (%) Number of Formal Requests Processed/ Nombre de demandes formelles traitées 122 Under 30 Days/ Inférieur à 30 jours Ent 65.57 30 to 60 Days/ e 30 et 60 jours 31.15 Over 60 Days/ Supérieur à 60 jours 3.28 Number of Photocopies Provided/ Nombre de photocopies fournies 11 408 Privacy Act/ Loi sur la protection des renseignements personnels Number of Formal Requests Processed/ Nombre de demandes formelles traitées 7 691 80.41 19.01 0.58 Number of Photocopies Provided/ Nombre de photocopies fournies 560 995 Total Number of Formal Requests Processed/ Nombre total de demandes formelles traitées 7 813 80.17 19.20 0.63 Total Number of Photocopies Provided/ Nombre total de photocopies fournies 572 403 Loi sur la protection des renseignements personnels et Loi sur I' ■.M^Ui/.!,l.Mi./.M))„l:!,).M)ld.!)1yj,M„M,lf.HI«J:|l?:!./: La participation des Archives publiques à la mise en application de ces lois et aux consultations qui ont précédé leur élaboration a été considérable. En plus de la participation déjà mentionnée, trois divisions ont collaboré tout particulièrement à la mise en application : le Centre national des documents du personnel, la Division des archives fédérales et la Division des archives ordinolingues. A mesure que le public prend conscience de l'importance de ces deux lois, le volume de demandes formelles (demandes utilisant les formulaires « Accès à l'information » et « Renseignements personnels ») reçues par le CNDP augmente de façon spectaculaire. En mars 1986, le Centre avait traité 7 800 demandes formelles de renseignements, ce qui représente une augmentation de 122 pour 100 par rapport au nombre de demandes traitées l'année précédente. La Loi sur la protection des renseignements personnels a généré pendant la période en question un nombre beaucoup plus grand de demandes de renseignements que la Loi sur l'accès à l'information, soit 7 700 par rapport à 120. Le Centre peut répondre à la majorité de ces demandes formelles dans le délai recommandé et à un coût nettement inférieur à la moyenne gouvernementale. Il a également répondu de façon informelle à 9 600 demandes d'information de particuliers qui n'avaient pas rempli les formulaires officiels. Ces demandes ont été traitées conformément aux conditions stipulées par la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l'accès à l'information. accès à l'information Le nombre de demandes formelles déposées à la Division des archives fédérales en vertu de ces deux lois a passé de 20 en 1984-1985 à 52 cette année. Cinq cent treize chercheurs ont déposé des demandes informelles qui ont nécessité la révision de 3 179 dossiers comprenant 360 759 pages. Le grand intérêt pour les criminels de guerre nazis et pour l'indemnisation des Canadiens d'origine japonaise qui ont subi la perte de leurs biens et de leurs moyens de subsistance au cours de la Seconde Guerre mondiale a signifié une charge de travail considérable par rapport aux ressources dont dispose la Section de l'accès à l'information. Le manque chronique de personnel n'a pas permis d'entamer le réexamen rétrospectif des dossiers clos. Cependant, on a fait un certain progrès dans le réexamen des fichiers de cas dans les documents des Affaires du Nord avant le début du projet de microfilmage. Une des conséquences des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des règlements connexes est que les institutions gouvernementales doivent préparer des calendriers de conservation et d'élimination de tous les renseignements personnels, y compris les documents ordinolingues. Le personnel de la Division des archives ordinolingues a passé beaucoup de temps à aider des institutions gouvernementales à mettre au point des systèmes permettant d'avoir une vue d'ensemble des dossiers ordinolingues contenant des renseignements personnels. 56 Des Canadiens d'origine japonaise déclarent leurs biens, Vancouver, 1942. Bon nombre des demandes re- sur l'accès à l'information avaient trait aux indemnités réclamées par des citoyens nippo-canadiens en réparation de préjudices subis pendant la guerre. (C-44598) I^MiimTOIiTf.-n-l'l^flllil^lV^iliil-MI'l^liN^I Other Activities of Relevance to The National Map Collection, the National Photography Collection and the Machine Readable Archives Division each participated in a project to determine what archivally significant material in their respective media are at present inadequately scheduled by government departments and not reaching the Public Archives. Each of the divisions studied three government departments. During the year, these studies were completed and reports submitted to the Public Archives' Information Management Committee. The project should ultimately aid in the better identification and scheduling of maps, photographs and computer data in government departments for permanent retention. the Federal Government On February 7,1985, the Committee of the Privy Council appointed the Honourable Justice Jules Deschênes to conduct an inquiry regarding alleged war criminals in Canada. In an effort to assist the work of the Commission, the Department of Justice struck a working group consisting of representatives from a number of government agencies having an interest in the work of the Commission. As records relevant to the work of the Commission are under the control of the Public Archives, Robert Hay- ward, Chief of the Access Section, was assigned the responsibility to represent the Public Archives on the working group. The group met periodically during the life of the Commission to discuss matters of mutual concern, particularly access to government records. The Public Archives has been participating in the federal government's Office Communications Systems Program, specifically in a field trial in an automated office created in the Department of Communications' (DOC) policy sector. This joint governmental-industrial incentives program is designed to provide industry, on the one hand, with a testing ground for new products, and government, on the other, with the opportunity to assess the impact of these products on productivity, people, organization and ergonomics. The Public Archives has been involved with the development of procedures and software programs for the transmission of electronic documents throughout the test organization, with filing and retrieval of electronic documents and with the scheduling for retention or disposal of such documents. As the completion of the field trial is planned for the end of the fiscal year, the Public Archives of Canada Senior Management Committee has agreed to the implementation of test sites in the Machine Readable Archives Division and the Records Management Branch in 1986-1987. The test sites will use the technology introduced in the DOC field trial, thus providing more in-depth testing for managing electronic documents. Staff of the Machine Readable Archives Division have been working with Treasury Board officers in the drafting and issuance of a circular to update Chapter 440.7: "EDP Records Management" that appears in Treasury Board's Administrative Policy Manual. The objective of the work is to encourage government institutions to establish a scheduling program for their EDP data holdings. Discussions with Treasury Board officers are also being held concerning possible Public Archives of Canada involvement with the work of the Advisory Committee on Information Management. The division has continued to participate in the Government EDP Standards Committee's Working Group on Data Management and Working Group on Database Languages. Staff of the Records Management Branch are preparing to undertake a survey of EDP holdings in those government institutions that expend the most resources on EDP. The results from the survey will provide valuable information to the Public Archives, Treasury Board and government administrators in the identification of problems associated with machine-readable records. One major objective of the survey is to provide a measure of the volume of computer data that must be addressed by the PAC for an integrated archival and records management program. The work that has been undertaken in the scheduling of data in automated systems and in automated office environments should provide a better possibility of identifying and acquiring '] electronically data processed (EDP) records of archival value, it will also permit government institutions to meet legal and regulatory requirements associated with the management of their EDP holdings. Èàmmmmmmmmmii Autres activités reliées au gouvernement fédéral La Collection nationale de cartes et plans, la Collection nationale de photographies et la Division des archives ordinolingues ont chacune participé à un projet vi- Le 7 février 1985, le Comité du Conseil privé demandait à l'honorable juge Jutas Deschênes de réaliser une enquête sur les présumés criminels de guerre au sant à repérer dans leur domaine Canada. Afin de faciliter le travail respectif le matériel d'impor- de la Commission, le ministère tance archivistique gardé par des de la Justice créa un groupe de ministères fédéraux et qui, ne bénéficiant pas d'un plan adéquat de traitement, n'est pas déposé aux Archives publiques. Chacune des divisions a étudié trois ministères. Les études ont été achevées au cours de l'année, et les rapports ont été soumis au Comité de la gestion de l'information des Archives pu- tiques. Le projet devrait contribuer à améliorer l'identification travail comprenant des représentants de plusieurs agences gouvernementales qui s'intéressaient au travail de la Commission. Comme les documents nécessaires pour les travaux de la Commission sont sous le contrôle des Archives publiques, on a demandé à Robert Hayward, chef de la Section de l'accès à l'information, de représenter les Archives publiques des photographies, des données dans le groupe de travail. Le ordinolingues et des cartes et plans gardés par les ministères fédéraux qui devraient être destinés à la conservation permanente. groupe s'est réuni périodiquement au cours de l'existence de la Commission et s'est penché sur des thèmes qui intéressaient tous les représentants, et en particulier sur l'accès aux documents gouvernementaux. Dans le cadre du Programme de la bureautique du gouvernement fédéral, les Archives publiques font actuellement des essais dans un bureau automatisé créé par le secteur des politiques du ministère des Communications. Ce programme conjoint entre le gouvernement et l'industrie vise à fournir à l'industrie un terrain d'essai pour de nouveaux produits et au gouvernement, la possibilité d'évaluer l'impact de ces produits sur la productivité, sur les gens, sur l'organisation et sur l'ergonomie. Les Archives publiques participent à la mise au point de procédés administratifs et de logiciels permettant de transmettre des documents électroniques partout dans l'organisation, de tes classer, de les retrouver et de les identifier en vue de leur conservation ou élimination ultérieure. Comme l'essai sur le terrain doit s'achever avant la fin de l'exercice, le Comité de la haute direction des Archives publiques a accepté d'utiliser la Division des archives ordinolingues et la Direction de la gestion des documents comme sites d'essai en 1986-1987. Ces essais utiliseront la technologie introduite dans le projet du ministère des Communications, ce qui permettra un essai plus approfondi de la gestion des documents électroniques. Le personnel de la Division des archives ordinolingues travaille avec des représentants du Conseil du Trésor à la rédaction d'une circulaire pour mettre à jour le Chapitre 440.7 : « Gestion des documents informatisés » du Manuel de la politique administrative du Conseil du Trésor. L'objectif est d'encourager les institutions gouvernementales à établir des calendriers de conservation et d'élimination de leurs documents informatiques. D'autres discussions avec des représentants du Conseil du Trésor visent à cerner l'éventuelle participation des Archives publiques au Comité consultatif sur la gestion de l'information. La division participe encore à deux groupes de travail relevant du Comité des normes gouvernementales en informatique : le groupe de travail sur la gestion des données et le groupe de travail sur les langages pour bases de données. Le personnel de la Direction de la gestion des documents se prépare à faire une enquête sur les documents informatiques gardés par les établissements publics qui dépensent la plus grande proportion de ressources en informatique. Les résultats de l'enquête aideront les Archives publiques, le Conseil du Trésor et les administrateurs du gouvernement à identifier les problèmes associés aux documents ordinolingues. Un des principaux objectifs de l'enquête est de mesurer le volume de données informatiques que les Archives publiques doivent appréhender afin de mettre sur pied un programme intégré de gestion de documents et d'archives. Le travail entrepris dans l'établissement de plans pour la conservation ou l'élimination de documents contenus dans des systèmes et dans des bureaux automatisés permettra d'identifier et d'acquérir plus facilement les documents informatiques à valeur archivistique. Il permettra également aux institutions gouvernementales de répondre aux exigences juridiques et réglementaires relatives à la gestion de leurs documents informatiques. Our Staff In February 1985, the Public Archives welcomed a new Dominion Archivist, the distinguished historian and educator Dr. Jean-Pierre Wallot. Dr. Wallot has held numerous academic, research and administrative posts, has served on the executives of many learned societies and received many academic honours. A scholar of the first rank, Dr. Wallot is noted for his work on the economy and society of French Canada between 1760 and 1850. He is the author of eight books and more than 80 scholarly articles. Dr. Wilfred Smith, the recently retired Dominion Archivist, was honoured this year by being made an Officer of the Order of Canada and as the recipient of the Outstanding Achievement Award of the Public Service of Canada. In July, the institution was saddened by the death of Duncan Cameron. Mr. Cameron freelanced in Ottawa as a photographer for Capital Press Limited, a firm he owned and operated from 1960 to 1976. His photography is recognized as an invaluable record of Canadian political life and economic development. His collection of 175,000 prints, negatives and slides, 1948-1976, is held in the Public Archives. In 1976, he joined the Public Archives of Canada, where he laboured successfully to bring order to the millions of photographs in the National Photography Collection. Jan Pidek, Director of the Records Conservation Division, retired this year. His work at the Public Archives spanned nearly 22 years during which time he actively participated in the development of conservation processes, the expansion of records conservation services and in the development of standards for commercial binding. Two major projects undertaken by Mr. Pidek were the development of a Mass Deacidification System and the Records Conservation Training Program. Both projects are successful and will benefit the archives and library communities for many years. Jean Dumont, Director of the Records Management and Micrographie Systems Division retired this year after 31 years of service in the records management field with the federal government. Jean brought experience gained with Energy, Mines and Resources, Statistics Canada, Public Works and Transport Canada to the Public Archives. At the PAC, he will be remembered for spearheading the implementation of the new federal government records management policy. During the year, two new branches were created within the Public Archives. The Public Programs Branch, which will concern itself with the public profile of the institution, is headed by Richard Huyda. The Policy Branch, which coordinates departmental planning and monitors implementation of plans, is directed by Lee McDonald. 57 Doctors W.I. Smith, K. Lamb and J.-P. Wallot, successive Dominion Archivists. They have provided leadership jMimmmm En février 1985, les Archives publiques ont accueilli un nouvel archiviste fédéral, M. Jean-Pierre Wallot. Historien et pédagogue de distinction, M. Wallot a occupé divers postes dans les milieux universitaire, de la recherche et administratif. Il a également siégé au Comité exécutif de plusieurs sociétés savantes et a reçu un grand ■ambre d'honneurs universitaires. M. Wallot est un érudit de premier ordre connu pour ses travaux sur l'économie et la société du Canada français entre 1760 et 1850. Il a écrit huit livres et plus de 80 articles savants. M. Wilfred Smith, l'archiviste fédéral qui vient de prendre sa retraite, a été nomme cette année Officier de l'Ordre du Canada. La Fonction publique du Canada lui a également décerné le Prix pour services insignes. En juillet, notre établissement a déploré la perte de M. Duncan Cameron. M. Cameron a travaillé à Ottawa comme photographe à Capital Press Limited, une société qu'il avait fondée et exploitée entre 1960 et 1976. Il est reconnu que sa photographie constitue un documentaire précieux sur la vie politique et le développement économique du Canada. Sa collection de 175 000 épreuves, négatifs et diapositives, allant de 1948 à 1976, appartient aux Archives publiques. En 1976, il est entré aux Archives et s'est efforcé, avec beaucoup de succès, de mettre de l'ordre dans les millions de photographies de la Collection nationale de photographies. Smith et K. Lamb, anciens « fédéraux, et J.-P. Wallot, jlairedu poste. Depuis 1949, ccessivement assumé la SB Duncan Cameron, fleuve Irrawaddy, Rangoon, Birmanie, 1968. (PA-143090) Le directeur de la Division de la conservation des documents, M. J an Pidek, a pris sa retraite cette année. La carrière de M. Pidek aux Archives publiques couvre presque 22 ans, pendant lesquels il a participé activement au perfectionnement de procédés de conservation, à l'expansion des services offerts par la division et à l'élaboration de normes pour la reliure commerciale. Les deux principaux projets entrepris par M. Pidek étaient la mise au point d'un système de désacidification de masse et le programme de formation en conservation de documents. Les deux projets ont eu beaucoup de succès et fourniront un service précieux aux milieux de l'archivistique et de la bibliothéconomie pendant de nombreuses années. M. Jean Dumont, directeur de la Division des systèmes de la gestion des documents et de la micrographie, a pris sa retraite cette année après 31 ans de service au gouvernement fédéral. M. Dumont a apporté aux Archives publiques l'expérience qu'il avait acquise à Énergie, Mines et Ressources Canada, à Statistique Canada, au ministère des Travaux publics et à Transport Canada. Les Archives publiques se souviendront de M. Dumont comme celui qui a lancé les nouvelles politiques de gestion des documents du gouvernement fédéral. Deux nouvelles directions ont été créées aux Archives publiques cette année. Celle des Programmes publics, avec Richard Huyda à sa tête, se chargera de mieux faire connaître l'établissement aux Canadiens. Celle des Politiques, dirigée par Lee McDonald, coordonnera l'élaboration des plans du Département et en contrôlera l'application. Jan Pidek ont à la désacidifi (C-107628) *m»mirum The Archives Branch created a Planning and Program Coordination Division, to give greater central coordination to its activities. The division director is Michèle LaRose. Carman Carroll of the Manuscript Division was appointed Provincial Archivist of Nova Scotia. Dr. Douglas Schoenherr of the Picture Division has been seconded to the National Gallery for two years to replace the curator of drawings. William Russell has been appointed as Senior Archivist of the London Office. The Public Archives of Canada wishes to thank all those who have retired or left the department in the last year for their many contributions. Staff Contributions beyond the The staff of the Public Archives have extensive expertise in many fields and their services and knowledge are sought far beyond the Public Archives. Dr. Wallot, at the invitation of the Government of China, attended the celebration of the 60th anniversary of the founding of the First Historical Archives of China. He also gave many papers to scientific colloquia and archival and historical associations. Harold Naugler wrote The Archival Appraisal of Machine-Readable Records: A RAMP Study with Guidelines, published by UNESCO. Dr. Marianne McLean delivered papers on her studies of Scottish emigration to early Ontario to the British Association for Canadian Studies in Edinburgh and to the First North American Congress of Celtic Studies, as well as publishing in Canadian Papers in Rural History. Joan Schwartz gave a comparative paper on the photographic records of mid- nineteenth-century gold rushes at a Canada - New Zealand seminar at the University of Edinburgh, Scotland, and a lecture on amateur photography in Canada, 1839-1940, to the Symposium of Department the European Society for the History of Photography in Bradford, England. Dr. Norman Willis addressed both the Fédération internationale de la médaille in Stockholm and the Canadian Numismatic Association in Regina on Canadian medals. Hugo Stibbe spoke on international bibliographic standards in cartographic archives to the International Federation of Library Associations and Institutions in Chicago. John McDonald gave papers on various aspects of automated archives to a conference of information managers organized by the United States National Archives and Records Administration, the Association of Records Managers and Administrators, the international conference of the same association, and a series of lectures on automation in archives at George Brown College in Toronto. William Russell received the W. Kaye Lamb Prize for best scholarly article in Archivaria, 1984- 1985. His title was The White Man's Paper Burden: Aspects of Records Keeping in the Department of Indian Affairs, 1860- 1914." Dr. Klaus Hendriks lectured on the conservation of photographs at the Rochester Institute of Technology, McGill University I and Queen's University. He was course director of a seminar sponsored by the Ontario Museums Association and travelled to a meeting of the Photo Materials Group of the American Museum Association where five papers were given by current and former staff members. Staff of the Public Archives served as editors for Archivaria, CAD Information Bulletin, the Commonwealth Archivists Association Newsletter, both the Canadian Historical Association Booklet Series and its Historical Papers, and the ASCRT/'AERTC Bulletin. Staff occupied other positions for many of these pubtr^ cations, and with such publications as Heraldry in Canada, i- History of Photography, SLA Picture Division Bulletin, Film Canadiana, International Index to Film and Television Periodi- I cals, Cartographica, The Map I Collector and Imago Mundi. 60 Dr. Klaus Hendriks makes a poi the Society of Photographic Sci and Engineers' Symposium. 61 Disabled shredding obsolete La Direction des archives a mis sur pied la Division de la planification et de la coordination des programmes pour assurer une meilleure coordination centrale de ses activités. Elle en a confié la direction à Michèle LaRose. M. Carman Carroll de la Division des manuscrits a été nommé archiviste provincial de Nouvelle- Ecosse. M. Douglas Schoenherr de la Division de l'iconographie est en détachement au Musée des Beaux-Arts du Canada où il remplacera pendant deux ans le conservateur des dessins. M. William Russell a été nommé archiviste principal du Bureau de Londres. Les Archives publiques voudraient remercier tous les em- ployés qui ont quitté le ministère ou qui ont pris leur retraite au cours de l'année pour leurs multiples contributions. Contributions du personnel hors Les membres du personnel des Archives publiques ont une grande expertise dans de nombreux domaines, et leurs services et connaissances sont très en demande non seulement ailleurs au pays, mais aussi à l'étranger. Invité par le gouvernement de Chine, M. Wallot a participé au 60° anniversaire de la fondation des Premières Archives historiques de Chine. Il a aussi présente des communications lors de colloques scientifiques et de congrès d'associations historiques et archivistiques. M. Harold Naugler a écrit The Archival Appraisal of Machine-Readable Records: A RAMP Study with Guidelines, publiée par l'UNESCO. M™ Marianne McLean a présenté des communications sur l'émigration écossaise ancienne en Ontario à la British Association for Canadian Studies à Edimbourg et au First North American Congress for Celtic Studies, qu'elle a publiées également dans Canadian Papers in Rural History. Joan Schwartz a présenté une étude comparative des photographies canadiennes et néo-zélandaises se rapportant aux ruées vers l'or du milieu du dix-neuvième siècle, lors d'un du cadre ministériel colloque en Ecosse, à l'Université d'Edimbourg; elle a également donné une conférence sur la photographie amateur au Canada de 1839 à 1940 au Symposium of the European Society for the History of Pnotography à Bradford, en Angleterre. M. Norman Willis a pris la parole devant les membres de la Fédération internationale de la médaille à Stockholm et ceux de l'Association numismatique canadienne à Regina pour parler des médailles canadiennes. M. Hugo Siibbe a présenté une communication sur les normes bibliographiques internationales en archives cartographiques à la Fédération internationale des associations de bibliothécaires et de bibliothèques à Chicago. M. John McDonald a présenté une communication abordant divers aspects des archives automatisées à un colloque de gestionnaires de l'information organisé par la U.S. National Archives and Records Administration, à l'Association des administrateurs et des gestionnaires des documents et à la conférence internationale organisée par cette association. Il a également donné une série de causeries sur l'automatisation en archivistique au collège George Brown à Toronto. M. William Russell a reçu le prix W. Kaye Lamb pour le meilleur article savant dans Archivaria, 1984- 1985, intitulé « The White Man's Paper Burden: Aspects of Records Keeping in the Department of Indian Affairs, 1860-1914 ». M. Klaus Hendriks a donné des conférences sur la conservation de photographies au Rochester Institute of Technology, à l'Université McGill et à l'Université Queen. Il a dirigé un séminaire organisé par l'Association des musées de l'Ontario et s'est déplacé pour assister à une réunion du Photo Materials Group de l'American Museum Association, où cinq membres et anciens membres du personnel ont présenté des communications. Le personnel des Archives publiques s'est occupé de diriger les publications Archivaria, Bulletin d'information CDA et le Newsletter de la Commonwealth Archivists Association, les collections de livrets et d'articles historiques de la Société historique du Canada et le Bulletin de l'ASC ATI AERTC. Le personnel a occupé d'autres fonctions dans un grand nombre de ces publications, et dans d'autres comme l'Héraldique au Canada, History of Photography, le Bulletin de la division de l'iconographie de l'Association des bibliothèques spécialisées, Film Canadiana, l'International Index to Film and Television Periodicals, Carto- graphica, The Map Collector et Imago Mundi. M. Klaus Hendriks prenant la parole lors du colloque de la Society of Photographie Scientists and ""~ mim*m*mia Staff served on the executives of many learned associations concerned with archives and related fields. Personnel In support of the government's objective of a public service that is more representative of the Canadian population, the department submitted and obtained Treasury Board approval of its affirmative action plan covering the fiscal years to the end of March 1988. The Public Archives submitted to Treasury Board its first multiyear human resource plan to the end of 1990, an indication of its increasingly systematized approach to the management of its human resources. Reflected in this plan are the restraint measures determined by government policy, which will result in the reduction of the departmental workforce by ' almost nine per cent over five years. Due to the success of measures taken by the department, employees designated to be laid off by April 1986 have been redeployed either within the Public Archives or elsewhere in the federal government. In further support of the government restraint policy, a major audit of the classification levels of positions in the Public Archives was undertaken. Cases of misclassification identified by the audit were readily resolved. Classification specialists contributed to Treasury Board's review of all classification standards by playing a major role in the review of the three standards of particular interest to the Public Archives. The central government agencies placed increased emphasis on monitoring the implementation of the government Official Languages Policy. The department undertook a major initiative by surveying its employees to gather data on the use of the official languages at work and employee perceptions about language of work issues. Employees are generally increasing the use of their second language at work; furthermore, there is less necessity for language training at government expense. As part of overall downsizing and changes in its organizational structure, the Public Archives of Canada will be making increasing use of services offered by the private sector relating to micrographics, such as source document filming, computer output microfilm, as well as microfilm processing and duplication. As a result, Central Microfilm Operations will be phased out by 1987- 1988. The Public Archives will however, continue to microfilm heritage records through the private sector. Created in 1956, Central Microfilm Operations provided operational micrographie services to other government departments on a partial cost-recovery basis. Senior Management of the Public Archives informed the employees concerned and in support of Treasury Board Work Force Adjustment policies, the department put in place procedures to attempt to place affected employees in other positions either within the department itself or elsewhere in the Public Service. This process has been very successful to date. These changes are in keeping with the overall government restraint initiative to reduce the size of the federal administration - by 15,000 person-years by 1991 and the Government of Canada's current policy to make more use of services offered by the private sector. Classified records disposal projects in the Vancouver, Edmonton, Winnipeg, Ottawa and Halifax records centres employed, through contracting arrangements, 80 disabled people. Plans are underway to expand these I facilities in Winnipeg and Vancouver to meet the heavy demand. It is expected that the extra workload and receipts from the additional paper will support the employment of up to 30 more disabled people. During the fiscal year 1985- 1986, nine audits were undertaken on operations in the Public Archives and National Library. A major study was also carried out with regard to the application of a functional audit approach, and a five-year plan, within the Archives Branch. TABLE IX — Workforce Statistical Overview*/ TABLEAU IX — Statistiques du personnel* Type Period/Période 1983-1984 (%) 1984- (e 1985 /o) 1985-1986 (%) Total Population/Personnel total 748 100.0 772 100.0 770 100.0 Women/Femmes 321 42.9 325 42.1 325 42.2 Men/Hommes 427 57.1 447 57.9 445 57.8 Disabled/Handicapés 14 1.9 14 1.8 20 2.6 Indigenous/Autochtones 7 0.9 6 0.8 5 0.7 Francophones 289 38.6 293 38.0 297 38.6 Anglophones 457 61.1 478 61.9 472 61.3 Official Language Unknown/ Langue officielle inconnue 2 0.3 , 0.1 ^ 0.1 * Source: Multi-Year Operational Plan, 1983-1984 t< Plan pluri-annuel 1983-1984 à 1985-1986. tmmmmm Plusieurs membres du personnel ont siégé au comité exécutif de nombreuses associations savantes intéressées à l'archivistique et aux domaines connexes. Le personnel Un des objectifs du gouvernement fédéral est d'avoir une ponction publique qui reflète plus fidèlement la population du Canada. Pour aider le gouvernement à réaliser cet objectif, le ministère a présenté au Conseil du Trésor, qui l'a approuvé, son plan d'action positive pour la période allant jusqu'à la fin mars 1988. Il a fait de même pour son premier plan opérationnel pluriannuel en ressources humaines couvrant la période allant jusqu'à la fin 1990, ce qui révèle son approche de plus en plus systématisée à la gestion des ressources humaines. Ce plan reflète les mesures restrictives déterminées par les politiques du gouvernement qui ont abouti à la réduction de la force de travail du ministère de presque 9 pour 100 en cinq ans. Le succès des mesures ministérielles a permis de réaffecter les employés désignés pour la mise à pied en avril 1985 ailleurs aux Archives publiques ou au gouvernement fédéral. Pour mieux appliquer les restrictions, les Archives ont entrepris un important projet de vérification du niveau de classement des postes. Les cas de classement inexact identifiés ont été corrigés sans difficultés. Les spécialistes en classement ont contribué considérablement à l'examen de toutes les normes de classement réalisé par le Conseil du Trésor, en réexaminant les trois normes qui présentent un intérêt particulier pour les Archives publiques. Les organismes centraux du gouvernement ont mis l'accent sur la mise en pratique des politiques sur les langues officielles. Par conséquent, le ministère a effectué une importante enquête auprès des employés pour obtenir des renseignements sur l'utilisation des langues officielles au travail et sur les perceptions des employés au sujet de ces questions. Les employés tendent à faire un plus grand usage de leur langue seconde au travail, tandis que le besoin de formation linguistique aux frais du gouvernement a diminué. Dans le cadre des réductions et du remaniement structurel de l'organisation, les Archives publiques ont l'intention de recourir plus aux services offerts par le secteur privé dans le domaine de la micrographie, comme le fil- mage de documents, le microfilm de sortie d'ordinateur et le développement et la duplication de microfilms. Par conséquent, les Services centraux du microfilm seront supprimés graduellement en 1987-1988. Les Archives publiques recourront au secteur privé pour filmer des documents d'importance historique. Créés en 1956, les Services centraux du microfilm offraient des services micrographiques opérationnels à d'autres ministères, tout en récupérant une partie de leurs coûts. La direction des Archives publiques a informé ies employés affectés et, conformément à la politique de réaménagement de l'effectif du Conseil du Trésor, a essayé de les réaffecter à d'autres postes ailleurs au ministère ou à la Fonction publique. Ce processus a connu beaucoup de succès à ce jour. Les changements décrits se situent dans le cadre des politiques actuelles du Gouvernement du Canada visant à réduire l'effectif de la Fonction publique de 15 000 années-personnes d'ici 1991 et à faire un meilleur usage des services offerts par le secteur privé. Les programmes d'élimination de documents secrets des centres de documents de Vancouver, d'Edmonton, de Winnipeg, d'Ottawa et de Halifax ont employé 80 handicapés engagés à contrat. Des plans ont été élaborés pour étendre les services des centres de Winnipeg et de Vancouver. On prévoit que la charge de travail supplémentaire et les recettes provenant du volume de papier additionnel permettront d'employer jusqu'à 30 autres personnes handicapées. Au cours de l'exercice, il y a eu neuf vérifications des opérations des Archives publiques et de la Bibliothèque nationale. On a également réalisé à la Direction des archives une étude importante sur l'application d'une approche fonctionnelle à la vérification et d'un pian quinquennal. Looking to the Future /2£:- 1 • ' s Un regard vers l'avenir The objective of the Public Archives of Canada has been and will continue to be the systematic preservation of government and private records of Canadian national significance in order to facilitate not only the effective and efficient operation of the Government of Canada and historical research in all aspects of the Canadian experience, but also the protection of collective and individual rights and the enhancement of a sense of national identity based on archives as the collective memory. The existing Public Archives Act of 1912 requires replacement with new legislation that would establish firmly in law the PAC's dual role in records management and in the preservation of historical records. A new act would also delineate the department's " responsibilities with respect to other archives and other federal institutions. This new legislation will require the continuing involvement of the department in its preparation and subsequent application. The department will continue to seek relief from the constant pressure for adequate accommodations for its holdings and operations. The option of reducing storage requirements by substituting microforms for original records is recognized to be a viable alternative on a very limited scale, but this costly option would not reduce significantly the extent of departmental accommodation needs over the next 20 years. Stricter selection standards for record acquisition may prove a more plausible and effective alternative. However, there is a limit to the volume of records that can be refused entry into the department. This institution, as an archives, exists for the preservation of records; as long as significant records are created, it must acquire and safeguard them. Therefore, it will be imperative for the department to obtain additional archival accommodation. The objective is to have, by the early 1990s, in proximity to the National Library in Ottawa, a permanent Public Archives headquarters building worthy of this nation's stature, built to acceptable archival standards on a safe site. Such a headquarters building must be supplemented as required by additional accommodation, either as expansions of the permanent structure or as satellite facilities. The Archives will continue its efforts towards improving the management of records within government institutions and ensuring the preservation of permanently valuable records. Emphasis will be placed on increasing the department's capacity to provide for the scheduling and archival preservation of EDP records, photographs and cartographic records. In order to improve productivity within operational and administrative areas, management has begun focussing on the manner in which automation is being applied within the Public Archives of Canada. Priority is being given to the development in 1986-1987 of a workable top- down long-range information plan indicating departmental information functions, requirements and priorities. Following shortly after, a long-term departmental EDP plan will be prepared. The use of automation for greater public accessibility to PAC holdings and services, both within and beyond the National Capital Region, will be given particular emphasis. Pilot projects will be designed and implemented to deliver PAC information across the nation. Additionally, work will continue on a limited basis on automated operational systems within Financial and Administrative Services and Personnel Services. The regional federal records centres will continue to develop automated systems to control their activities. One critical impact of recent technological change is the expanding volume of information produced by the government and private sectors. This information is being recorded on a variety of new media such as optical and magnetic discs, tapes and film, as well as on the more traditional medium of paper. At the same time, technology is multiplying the possibilities of storing large quantities of information in ever smaller formats. The explosion of information is a major challenge for archives. Its abundance makes difficult the selection of appropriate records for long-term retention, and imposes new responsibilities on archives for each new record I medium. At the same time as more new records are created, others are destroyed by erasing or are rewritten before an archivist ever becomes aware of their existence. Access to those records coming into an archives becomes complicated by the variety of media and micro formats. Processing, storage and indexing become increasingly more complex activities, demanding specialized skills and technologies. Moreover, increased archival information § means increased public demand for access and use. In 1985-1986, a program evaluation study identified the management, policy and planning requirements needed to support the development of a rational conservation program. The planning and management framework will be implemented over the next two years. Prime importance is to be attached to the preservation of collections, and the provision of proper environmental conditions is the key factor in such preservation. This is to be supported on a continual basis by departmental and branch disaster contingency plans that will provide protection coverage for all departmental holdings, material and facilities. The department is studying the nature and extent of the records that need to be preserved in original form and those that can be disposed of after their essential historical evidence has been transcribed. This data will be used in developing a long-term conservation plan and strategy. MMSMnsEmmsm L'objectif des Archives publiques a été et demeure de préserver de façon systématique les documents privés et publics d'importance nationale pour le Canada. Cet objectif vise non seulement à assurer une administration plus efficace et plus fructueuse du Gouvernement du Canada et à favoriser la recherche historique dans tous les aspects de l'expérience canadienne, mais aussi à protéger les droits individuels et à rehausser un sentiment d'iden- tité nationale fondé sur des archives qui seraient la mémoire collective de la nation. I La Loi sur les archives publiques de 1912 doit être remplacée par une nouvelle loi qui établirait solidement le double rôle des Archives publiques dans la gestion des documents et dans la conservation des archives historiques. Une nouvelle loi permettrait de délimiter les responsabilités du ministère par rapport aux autres archives et aux autres institutions fédérales. Les Archives publiques seront appelées à participer au processus d'élabora- I tion de cette nouvelle loi et à sa mise en application. Le ministère poursuivra ses efforts actuels visant à diminuer la ^pression créée par l'insuffisance chronique de locaux. L'option de -réduire les exigences d'entreposage en remplaçant les docu- •ments originaux par des microbe formes n'est viable que sur une échelle très limitée, et cette option coûteuse ne réduirait pas ■ suffisamment l'accroissement du ^besoin d'espace que prévoit le ;r ministère pour les 20 prochaines années. Des normes de sélection plus strictes pour l'acquisition de documents peuvent constituer une solution plus réaliste et plus satisfaisante. Toutefois, le volume de documents qu'il est possible de refuser a des limites. La raison d'être des Archives publiques est précisément de préserver des documents; tant que des documents importants seront créés, elles devront les acquérir et les protéger. Par conséquent, il devient impérieux pour le ministère de trouver de nouveaux locaux pour loger ses archives. L'objectif visé est de construire au début des années 1990 un édifice central à la hauteur du prestige de notre nation et répondant à des critères archivis- tiques acceptables. Cet édifice, qui serait situé sur un terrain sûr près de la Bibliothèque nationale à Ottawa, serait complété au besoin par des bâtiments supplémentaires, soit des ailes ajoutées à la structure permanente, soit des locaux indépendants. Les Archives poursuivront leurs efforts pour améliorer la gestion des documents dans les établissements publics et assurer la préservation des documents d'archives. On mettra l'accent sur l'accroissement de la capacité du ministère d'établir des calendriers de conservation et d'élimination de documents informatiques, de photographies et de documents cartographiques. Pour améliorer la productivité dans les domaines administratif et opérationnel, la direction a entrepris une étude sur la façon dont l'automatisation est appliquée aux Archives publiques. On donne la priorité à la mise au point en 1986-1987 d'un plan d'information à long tanne, hiérarchique et praticable, indiquant les fonctions, les exigences et les priorités d'information du ministère. Peu de temps après, on procédera à l'élaboration d'un plan informatique ministériel à long terme. On portera une attention particulière à l'emploi de l'automatisation pour rendre les documents et les services des Archives publiques plus accessibles au public, non seulement dans la Région de la capitale nationale, mais ailleurs au pays. Des projets-pilotes seront conçus et appliqués dans le but d'étendre le réseau d'information à la nation tout entière. De plus, les Services financiers, administratifs et du personnel poursuivront, sur un plan limité, leurs travaux d'élaboration d'un système opérationnel automatisé. Les centres fédéraux de documents continueront à élaborer des systèmes automatisés pour contrôler leurs activités. Un des impacts critiques des innovations techniques récentes est l'accroissement du volume d'information produit par les secteurs public et privé. Cette information peut être enregistrée sur un grand nombre de supports nouveaux, par exemple sur des disques optiques ou magnétiques, sur des bandes et sur film, ou elle peut être inscrite sur le support de papier traditionnel. Par la même occasion, la technologie augmente les possibilités de stocker de grandes quantités d'information dans des formats de plus en plus petits. Cette explosion de l'information est un défi majeur pour l'archivistique. L'abondance de l'information rend difficile la sélection des documents qu'il convient de conserver à long terme et impose de nouvelles responsabilités aux archives pour chaque nouveau support de document. En même temps, à mesure que de nouveaux documents sont créés, d'autres sont détruits par l'effacement ou sont remanies avant même qu'un archiviste ne s'aperçoive de leur existence. L'accès aux documents de ce type acquis par des archives devient difficile à cause de la gamme de supports et de microformats. Le traitement, le stockage et l'indexation sont des activités de plus en plus complexes, qui exigent des compétences et des techniques spécialisées. En outre, l'accroissement des informations contenues dans les archives entraîne un accroissement parallèle de la demande publique d'accès et d'utilisation. immmmmzm The Public Archives is intent upon facilitating historical research more as a provider of historical documentation for others than as an interpreter of Canada's history. Advice, assistance and information are offered to individuals, groups and organizations interested in this institution, and in its holdings, services and activities. It also wishes to stimulate public awareness of the department's essential role in the preservation of our heritage and in the enhancement of our national identity. The Public Archives intends to enhance its dialogue with its specialist and general publics. Existing feedback mechanisms and the process of consulting with users groups will be enhanced. A greater advisory role for the public in the department's decisionmaking processes on archival matters will be encouraged. It is hoped that this will increase public awareness, provide the means of testing the value of what the institution does, and assist in determining what might be done. Encouraging public participation in the shaping of archival plans and strategies might further ensure that the use of resources granted to archives will be more compatible with public expectations. The Public Archives' first responsibility is for the records of its sponsoring body, the Government of Canada. The department also has a mandate to acquire and preserve records of national significance from private sources. A comprehensive acquisition policy and precise selection standards are essential to ensure that the department can consistently fulfill its obligations in this regard. The Archives Branch, will direct its attention to the formulation of "selection standards" documents covering all media in the private and public sectors. This process will include the development of guidelines at the branch level in 1986 and the actual drafting of standards documents in 1987. Records management within the Government of Canada has taken on new perspectives, particularly as a result of recently revised policies embodied in Chapters 445 and 460 of the Treasury Board's Administrative Policy Manual. These policies, white clarifying the role and responsibilities of the Public Archives, have necessitated adjustments to its operations such as the undertaking of an evaluation function to monitor the state of records management within the various institutions. Technological advancements are forcing further adaptations in records management principles and practices, including the use of automated systems to administer the record keeping function. It will be necessary to place increased emphasis on the management of automated records. Within the national and international archival community the department will be expected to maintain an active role. The nature and extent of that role, however, will require ongoing assessment in order to ensure equitable distribution and sound management of the resources likely to be available. Support and assistance activities will have to be selected and carried out with care. The Public Archives has always been and will essentially remain a service institution. Safeguarding the rich treasures of our archival heritage, facilitating records management within the Government of Canada, supporting and assisting the archival community, meeting public demands for access to and use of our holdings, and fulfilling our administrative responsibilities are predicated upon the necessity of providing services to our sponsors and clients. The challenge is to provide reasonable quality service in an appropriate balance of legitimate but competing and complex interests. Faced with limited resources and unlimited demands, the department will have to make hard decisions on priorities. Appropriate policies, ■ plans and operations must be in place to ensure that the Public Archives achieves optimum success in satisfying those it serves, and those to whom it is ultimately accountable. Increased productivity will be the key to the effective delivery of services. Accountable stewardship of the trust and resources given to the department is expected. It is hoped that responsible management of our most important resource — departmental staff — along with efficient and economical use of our financial and material resources, and the timely and appropriate adoption of new technology, will provide the mechanisms for achieving success. imiihmmmm En 1985-1986, une étude d'évaluation de programme a identifié les besoins sur le plan de la gestion, des politiques et de la planification nécessaires pour soutenir l'élaboration d'un plan de conservation rationnel. Le cadre de planification et de gestion sera appliqué au cours des deux prochaines années. La préservation des collections est d'une importance primordiale, et la création de conditions ambiantes adéquates est le facteur-clé de cette préservation. Ces efforts devront toujours être secondés par des plans d'urgence élaborés par le ministère dans son ensemble et par chaque direction en particulier et visant à protéger tous les documents, le matériel et les installations. Le ministère étudie actuellement la nature et le volume des documents qui doivent être préservés sous leur forme originale, ainsi que ceux qui peuvent être éliminés une fois que leur contenu fa été transcrit. Ces données I seront utilisées pour concevoir un plan et une stratégie de conservation à long terme. L'intention des Archives publiques est de faciliter les recherches historiques en mettant la documentation historique à la disposition des chercheurs plutôt qu'en interprétant l'histoire du Canada. Nous offrons de l'aide, des conseils et des renseignements aux organisations, aux groupes et aux particuliers qui s'intéressent à notre établissement et à ses collections, services et activités. Les Archives publiques souhaitent également éveiller la conscience publique au rôle essentiel que joue le ministère au niveau de la préservation de notre patrimoine et de la mise en valeur de notre identité nationale. Les Archives publiques ont pris le parti de favoriser le dialogue avec le public et les spécialistes, notamment en améliorant les mécanismes qui lui permettent d'écouter les suggestions du public et des chercheurs et en consultant davantage les groupes d'utilisateurs. On encouragera le public à assumer un rôle consultatif plus important dans les processus décisionnels du ministère, dans le but de sensibiliser le public, d'évaluer les services des Archives publiques et de contribuer à la recherche de solutions. Une participation accrue du public à l'élaboration des plans et des stratégies archi- vistiques permettrait éventuellement de s'assurer que l'utilisation des ressources mises à la disposition des archives correspondra plus aux attentes du public. La responsabilité première des Archives publiques est face aux documents du Gouvernement du Canada. Le ministère a aussi pour mandat d'acquérir et de préserver des documents d'importance nationale provenant de sources privées. Il est indispensable pour le ministère d'avoir des politiques d'acquisition détaillées et des normes de sélection précises s'il veut pouvoir s'acquitter de ses obligations sur ce pian. La Direction des archives dirigera son attention à la formulation de « normes de sélection » pour tous les supports utilisés par les secteurs privé et public. Ce processus permettra d'élaborer des lignes directrices en 1986 et de rédiger des documents portant sur les normes de sélection en 1987. La gestion des documents du Gouvernement du Canada présente des perspectives nouvelles, surtout suite aux politiques récemment révisées des chapitres 445 et 460 du Manuel de la politique administrative du Conseil du Trésor. Ces politiques, tout en éclairant le rôle et les responsabilités des Archives publiques, ont exigé l'adaptation de leurs activités. Par exemple, il a fallu mettre sur pied une fonction d'évaluation pour surveiller la situation en matière de gestion de documents dans diverses institutions. Les progrès techniques entraînent de nouvelles adaptations dans les principes et les pratiques de gestion des documents, y compris l'utilisation de systèmes automatisés. Il sera nécessaire de mettre plus l'accent sur la gestion des documents automatisés. Le milieu archivistique du Canada et de l'étranger s'attend à ce que le ministère maintienne son rôle actif. Toutefois, la nature et la portée de ce rôle exigeront une évaluation constante pour assurer la distribution équitable et la bonne gestion des ressources qui seront probablement disponibles. Il faudra porter une attention particulière à la sélection et à la réalisation des activités d'assistance et de soutien. Les Archives publiques demeureront essentiellement une institution de service. En effet, en vertu de notre mandat, nous sauvegardons les riches trésors de notre patrimoine archivistique, nous facilitons la gestion des documents au Gouvernement du Canada, nous fournissons de l'aide et du soutien au milieu archivistique, nous répondons aux demandes du public qui veut avoir accès à nos documents et les utiliser, et nous nous acquittons de nos responsabilités administratives. Le défi consiste à fournir un service de qualité raisonnable dans un équilibre approprié d'intérêts légitimes mais contradictoires. Face aux ressources limitées et aux demandes illimitées, le ministère devra prendre des décisions dures sur le plan des priorités. Les Archives publiques devront mettre sur pied des politiques, des plans et des opérations permettant d'offrir un service optimal à ses clients et à tous ceux à qui, en dernière analyse, elles doivent rendre compte. L'augmentation de la productivité est la clé permettant de fournir des services efficaces. Le public et le gouvernement s'attendent à ce que le ministère puisse mériter la confiance qu'ils investissent en lui et rendre compte des ressources qu'ils lui allouent. Il faut espérer qu'une gestion responsable de notre ressource la plus importante — le personnel —, l'utilisation efficace et économique de nos ressources matérielles et financières et l'adoption opportune et appropriée de nouvelles techniques nous fourniront les clés du succès. Appendix A Publications, 1985-1986 NEW PUBLICATIONS Finding Aids and Guides Accessions 1984-1985: Federal Archives Division Archives Canada Microfiches: Microfiche 15: G. Back —H.J. Warre Archives Canada Microfiches: Microfiches 16-20: Henry James Warre Archives Canada Microfiches: Microfiche Index 11-20 Federal Records Centres Division Exhibition Catalogues Aperçu: Phoenix on the Hill Aperçu: Quintessential Canada Canada in the Nineteenth Century: The Stitt Family Collection Records of Our History: Taking Root — Canada from 1700 to 1760 Machine Readable Archives Bulletin Records Management Bulletin The Archivist General Guide Series 1983: National Map Collection -Health Promotion Data Files Records Centre Facility Standards Records of the Department of Railways and Canals (RG 43) Records of Parks Canada (RG 84) Records of the Post Office (RG3) The Management of the Federal Records Centres Union List of Foreign Topographic Map Series in Canadian Map Collections Union List of Manuscripts in Canadian Repositories Supplement 1981-1982 Annual Report 1984-1985 Canadian Archives in 1982 Strategic Approaches of the Public Archives of Canada 1986-1990 The Four Indian Kings REPRINTS Aperçu: Canada Fantasy Aperçu: Dressing Up Aperçu: Evangeline Land Aperçu: Inner Visions Aperçu: Livernois Aperçu: People of James Bay Fragile — Handle with Care General Guide Series 1983 — Federal Archives Division Health Promotion Data Files La gestion du courrier au sein des ministères et organismes gouvernementaux Laurier House Mail Management in Government Departments and Agencies Organisation et opérations relatives à la gestion des documents Plan de conservation et d'élimination des documents Records Management Guide for Ministers' Offices Records Organization and Operations Records Scheduling and Disposai Strategic Approaches of the Public Archives of Canada 1986-1990 Subject Classification Guide The Archivist, Volume 12 - Number 5 Your Employee Assistance Program Public Service Statistics DISTRIBUTION OF PUBLICATIONS Number sold to individuals or Supply and Services Canada 1,840 Number free in response to individual requests 94,531 Number free through mailing lists 28,911 Appendix B Exhibitions, 1985-1986 MAJOR EXHIBITIONS An Atlantic Album (loan from Mount St. Vincent University Art Gallery, Halifax) 16 September - 27 October 1985 Taking Root: Canada from 1700- 1760 6 December 1985 - 23 March SMALLER EXHIBITIONS Some Recent Cartographic Posters 4 April-26 June 1985 Treasures of the National Map Collection: A Selection 24 June - 22 July 1985 Dust Jackets and Early Maps 26 June - 26 August 1985 The Graphic Record July 1985 - January 1986 People of James Bay 2 July-7 August 1985 National Print Show (loan from Professional Photographers of Canada) 13 July-6 August 1985 Ukrainian Canadian Authors 9 August - 3 November 1985 The Canadian Experimental Farms: 100 Years August 1985- A Passing Glance October 1985- Phoenix on the Hill: Photographs Before, During and After the Centre Block Fire of 1916 7 January - 30 March 1986 Parks Canada Centenary 6-17 January 1986 Sir John A. Macdonald Portraits 6 January - 3 February 1986 H3E^E Annexe A Publications, 1985-1986 -NOUVELLES PUBLICATIONS Instruments de recherche et guides Acquisitions 1984-1985 de la Division des archives fédérales Archives Canada Microfiches : Index des Microfiches 11 à 20 ^Archives Canada Microfiches : I Microfiches 15 : G. Back - H.J. Warre I Archives Canada Microfiches : Microfiches 16 à 20: Henry James Warre Archives de Parcs Canada (RG 84) Archives du ministère des •J Chemins de fer et Canaux (RG 43) Archives du ministère des Postes (RG 3) Catalogue collectif des cartes topographiques étrangères dans les cartothèques canadiennes Catalogue collectif des manuscrits conservés dans les dépôts d'archives canadiens. Supplément 1981-1982 Collection de guides généraux 1983 : Collection nationale de cartes et plans Division des centres fédéraux de documents Dossier de recherches en promotion de la santé FIAF 1984 Gestion des centres fédéraux de documents Normes sur les installations des centres fédéraux de documents Catalogues d'exposition Aperçu : La Quintessence du Canada Aperçu : Le Phénix de la colline Le Canada au dix-neuvième siècle : La Collection de la famille Bert et Barbara Stitt Les Documents de notre histoire — L'Enracinement : Le Canada de 1700 à 1760 Périodiques L'Archiviste Bulletin de la gestion des documents Bulletin des archives ordinolingues Les Archives canadiennes en 1982 Orientations stratégiques des Archives publiques du Canada 1986-1990 Les Quatre Rois indiens Rapport annuel 1984-1985 RÉIMPRESSIONS Aperçu : Au pays d'Évangéline Aperçu : Canada de fantaisie Aperçu : Intérieurs Aperçu : La Valse des atours Aperçu : Les Habitants de la Baie James Aperçu : Livernois L'Archiviste, vol 12, n° 5 Collection de guides généraux 1983 — Division des archives fédérales Dossier de recherches en promotion de la santé Fragile — Avec soins La Gestion du courrier au sein des ministères et organismes gouvernementaux Mail Management in Government Departments and Agencies La Maison Laurier Organisation et opérations relatives à la gestion des documents Orientations stratégiques des Archives publiques du Canada 1986-1990 Plan de conservation et d'élimination des documents Records Management Guide for Minister's Offices Records Organization and Operations Records Scheduling and Disposai Subject Classification Guide Votre programme d'aide aux employés Statistiques du service au public DIFFUSION DES PUBLICATIONS Vendues à des particuliers ou à Approvisionnements et Services Canada : 1 840 Gratuites en réponse à des demandes : 94 531 Gratuites aux personnes inscrites sur les listes d'envoi : 28 911 Annexe B Expositions, 1985-19 GRANDES EXPOSITIONS Album de l'Atlantique (prêt de la Mount St. Vincent University Art Gallery, Halifax) 16 septembre - 27 octobre 1985 L'Enracinement : Le Canada de 1700 à 1760 6 décembre 1985 - 23 mars 1986 EXPOSITIONS PLUS PETITES Quelques affiches cartographiques récentes 4 avril-26 juin 1985 Les Trésors de la Collection nationale de cartes et plans : une sélection 24 juin-22 juillet 1985 Jaquettes de livres et cartes anciennes 26 juin-26 août 1985 La Documentation pittoresque Juillet 1985 - janvier 1986 Les Habitants de la Baie James 2 juillet-7 août 1985 Salon national de la photographie (prêt des Photographes professionnels du Canada) 13 juillet-6 août 1985 Auteurs canadiens ukrainiens 9 août - 3 novembre 1985 Les Fermes expérimentales canadiennes : 100 ans Août 1985- Clin d'œil Octobre 1985- Le Phénix de la colline : Photographies prises avant, pendant et après l'incendie de l'édifice central du Parlement en 1916 7 janvier - 30 mars 1986 Centenaire de Parcs Canada 6-17 janvier 1986 Portraits de sir John A Macdonald 6 janvier - 3 février 1986 CIRCULATING EXHIBITIONS - VENUES AND DATES Private Realms of Light Art Gallery of Ontario Toronto, Ont. 22 June -11 August 1985 Glenbow-Alberta Institute Calgary, Alta. 14 September - 3 November 1985 Confederation Centre Art Gallery and Museum Charlottetown, P.E.I. 18 December 1985 - 19 January 1986 The Widening Sphere Atikokan Centennial Museum Atikokan, Ont. 21 July-29 August 1985 Museum of Northern History Kirkland Lake, Ont. 12 September -17 October Dalhousie University Halifax, N.S. 15 November — 15 December 1985 Dreams of Empire Gemmis Provincial Library Bari, Italy 1 -15 April 1985 University of Degli Studi di Milano Milan, Italy 2-18 May 1985 Musée des Beaux-Arts Quimper, France 16 October - 30 November 1985 Université de Haute-Bretagne Rennes, France 5-19 December 1985 Aperçu: Inner Visions Art Gallery of Whitehorse Whitehorse, Y.T. 4-29 April 1985 Diefenbaker Centre Saskatoon, Sask. 1 February-31 March 1986 Aperçu: Dressing Up Windsor Public Library Windsor, Ont. 1-31 October 1985 Heritage House Museum Smiths Falls, Ont. I -21 December 1985 Chilliwack Museum and Historical Society Chilliwack, B.C. II January -1 February 1986 Heritage Museum St. Albert, Alta. 28 February - 24 March 1986 Appendix C Loans, 1985-1986 DOCUMENTARY ART Corcoran Art Gallery, Washington, D.C., for Niagara Falls June 1985-May 1986 7 works The Whyte Gallery, Banff, Alta., for National Parks Centennial October 1985-April 1986 3 works Rockwell Museum, Corning, N.Y., for Artists of the American West April 1985 - January 1986 7 works Archives nationales du Québec à Montréal, Que., for Montreal and the Fur Trade April - September 1985 10 works National Library of Canada, Ottawa, Ont., for John Buchan (Lord Tweedsmuir) Retrospective May-August 1985 1 work, 1 seal and 2 medals Université du Québec à Montréal, Que., for L'Indien imaginaire October 1985 6 works McMichael Canadiana Collection, Kleinburg, Ont., for Arthur Lismer Caricatures September - December 1985 2 works Prince of Wales Northern Heritage Centre, Yellowknife, N.W.T., for Treaty 11: Differing Perspectives April 1985 1 treaty medal Nova Scotia Museum, Halifax, N.S., for John Elliot Wootford January - April 1986 1 sketchbook FEDERAL GOVERNMENT DOCUMENTS McCord Museum, Montreal, Que., for John Ostell, Architect, Surveyor July-December 1985 3 documents National Library of Canada, Ottawa, Ont., for Aboriginal Rights in Canada November 1985-April 1986 1 document CARTOGRAPHIC RECORDS Museum of Architecture, Wroclaw, Poland, for Po//sh Architects in the World April-June 1986 Drawings from Z. Mathew Stankiewicz Collection McCord Museum, Montreal, Que., tor John Ostell, Architect, - Surveyor July - December 1985 2 architectural documents FILMS La Cinémathèque française, Paris, France April 1985 1 film International Federation of Film Archives, New York, for The Slapstick Symposium April 1985 2 films Cuba and Mexico, for Canada's Ten Best Films June and September 1985 6 films Festival of Festivals, Toronto, Ont., for Open Vault Series September 1985 1 film PAMPHLETS London Regional Art Gallery, London, Ont., for Blackfriars Bridge July-August 1985 1 pamphlet MANUSCRIPTS Osgoode Society for an exhibition at the Supreme Court Building, Ottawa, Ont., for Supreme Court of Canada: 1875 to 1985 September 1985 Facsimile documents EXPOSITIONS ITINÉRANTES — DATES ET LIEUX Le Cœur au métier Musée des Beaux-Arts de l'Ontario Toronto (Ont.) 22 juin — 11 août 1985 Glenbow-Alberta Institute Calgary (Alb.) 14 septembre - 3 novembre 1985 Confederation Centre Art Gallery and Museum Charlottetown (Î.-P.-É.) flè décembre 1985 -19 janvier 1986 Vers des horizons nouveaux Atikokan Centennial Museum Atikokan (Ont.) 21 juillet-29 août 1985 Museum of Northern History Kirkland Lake (Ont.) 12 septembre -17 octobre 1985 Université Dalhousie Halifax (N.-É.) 15 novembre -15 décembre 1985 Rêves d'empire Bibliothèque provinciale de Gemmis Bari, Italie 1»'- 15 avril 1985 Université Degli Studi di Miiano Milan, Italie 2-18 mai 1985 Musée des Beaux-Arts Quimper, France 16 octobre - 30 novembre 1985 Université de Haute-Bretagne Rennes, France 5-19 décembre 1985 Aperçu : Intérieurs Art Gallery of Whitehorse Whitehorse (Yukon) 4-29 avril 1985 Diefenbaker Centre Saskatoon (Sask.) 1er février-31 mars 1986 Aperçu : La Va/se des atours Windsor Public Library Windsor (Ont.) 1er -31 octobre 1985 Heritage House Museum Smiths Falls (Ont.) 1w-21 décembre 1985 Chilliwack Museum and Historical Society Chilliwack (C.-B.) 11 Janvier -1 - février 1986 Heritage Museum St. Albert (Alb.) 28 février - 24 mars 1986 Annexe C Prêts, 1985-1986 ART DOCUMENTAIRE Corcoran Art Gallery, Washington (D.C.), pour Niagara Falls Juin 1985-mai 1986 7 œuvres The Whyte Gallery, Banff (Alb.), pour National Parks Centennial Octobre 1985-avril 1986 3 oeuvres Rockwell Museum, Corning (N.Y.), pour Artists of the American West Avril 1985-Janvier 1986 7 œuvres Archives nationales du Québec à Montréal (Que.), pour Montréal, plaque tournante de la traite des fourrures Avril - septembre 1985 10 œuvres Bibliothèque nationale du Canada, Ottawa (Ont.), pour Rétrospective John Buchan (Lord Tweedsmuir) Mai-août 1985 1 œuvre, 1 sceau et 2 médailles Université du Québec à Montréal (Que.), pour L'Indien imaginaire Octobre 1985 6 œuvres McMichael Canadiana Collection, Weinburg (Ont.), pour Arthur Lismer Caricatures Septembre - décembre 1985 2 œuvres Prince of Wales Northern Heritage Centre, Yellowknife (T.N.-O.), pour Treaty 11 : Differing Perspectives Avril 1985 1 médaille Nova Scotia Museum, Halifax (N.-É.), pour John Elliot Woolford Janvier-avril 1986 1 album de dessins DOCUMENTS CARTOGRAPHIQUES Musée de l'Architecture, Varsovie, Pologne, pour Polish Architects in the World Avril-juin 1986 Dessins de la collection Z. Mathew Stankiewicz Musée McCord, Montréal (Que.), pour John Ostell, Architecte, Arpenteur Juillet - décembre 1985 2 documents architecturaux FILMS La Cinémathèque française, Paris, France Avril 1985 1 film Fédération internationale des archives du film, New York (N.Y.), pour The Slapstick Symposium Avril 1985 2 films Cuba et Mexique, pour Canada's Ten Best Films Juin et septembre 1985 6 films Festival of Festivals, Toronto (Ont.), pour Open Vault Series Septembre 1985 -t-fHm BROCHURES London Regional Art Gallery, London (Ont.), pour Blackfriars Bridge Juillet-août 1985 1 brochure L DOCUMENTS DU GOUVERNEMENT FÉDÉRAL Musée McCord, Montréal (Que.), pour John Ostell, Architecte, Arpenteur Juillet - décembre 1985 3 documents Bibliothèque nationale du Canada, Ottawa (Ont.), pour Droits des autochtones du Canada Novembre 1985 - avril 1986 1 document MANUSCRITS Osgoode Society, pour une exposition à l'édifice de la Cour suprême du Canada, Ottawa (Ont.), La Cour suprême du Canada: 1875 à 1985 Septembre 1985 Fac-similés de documents Appendix D Organizational Chart of the Public Archives of Canada Administration Planning and Program Coordination Administration Exhibition Services Records Management and Micrographie Systems Division Automated Information Systems Program National Personnel Records Centre Federal Records Centres Division Halifax Montreal Ottawa Toronto Winnipeg Edmonton Vancouver Machine Readable Archives Division National Film, Television and Sound Archives National Photography Collection Picture Conservation Division Records Conservation Division Photography Services Division Computer Systems Division Public Archives Library Federal Archives Division immimi Personnel Service Unit Financial and Administrative Services Branch Administration Financial Planning and Analysis Official Languages Accounting Operations and Systems Development Human Resources Planning and Affirmative Action Staff Relations Accommodation and Security Management Materiel Management Graphie Design: WAWA Design Conception graphique : WAWA Design Canadaî
Includes English and French reports. First alternative title from cover page of 1882 report. Other copies: http://www.worldcat.org/oclc/40314844
Annual reports
FC152 .C13
English ; French
Vancouver : University of British Columbia Library
Ottawa : Government Printing Bureau
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Original Format: University of British Columbia. Library. Rare Books and Special Collections. FC152 .C13
Canada--History--Sources
Archives--Canada
Annual report of the Public Archives of Canada 1985-1986
Text