Open Collections

BC Historical Books

BC Historical Books

BC Historical Books

Annual Report of the National Archives of Canada 1986-1987 Public Archives of Canada 1987

Item Metadata

Download

Media
bcbooks-1.0340044.pdf
Metadata
JSON: bcbooks-1.0340044.json
JSON-LD: bcbooks-1.0340044-ld.json
RDF/XML (Pretty): bcbooks-1.0340044-rdf.xml
RDF/JSON: bcbooks-1.0340044-rdf.json
Turtle: bcbooks-1.0340044-turtle.txt
N-Triples: bcbooks-1.0340044-rdf-ntriples.txt
Original Record: bcbooks-1.0340044-source.json
Full Text
bcbooks-1.0340044-fulltext.txt
Citation
bcbooks-1.0340044.ris

Full Text

Array Special
 Annual Report
National Archives
of Canada 
Rapport annue l
Archives nationales 
du Canada  Annual Report
of the
National Archives
of Canada
Rapport annuel
des
Archives nationales
du Canada
1*1
National Archives
of Canada
Archives nationales
du Canada Cover: Norman McLaren, Montreal, 1957. Couverture : Norman McLaren, Montréal,
Photo by Yousuf Karsh, 1957. Photo : Yousuf Karsh
Copyright: Yousuf Karsh. Droit d'auteur : Yousuf Karsh.
Print: National Archives of Canada. Tirage : Archives nationales du Canada.
(PA-149989) (PA-149989)
Coordinated by Coordonné par
Bruce Wilson Bruce Wilson
assisted by avec l'aide de
Sheena Charette Sheena Charette
©Minister of Supply and ©Ministre des Approvisionnements
Services Canada 1987 et Services Canada 1987
Cat. No.: SA1-1987 N° de cat. : SA1-1987
ISBN: 0-662-55462-0 ISBN : 0-662-55462-0 Table of Contents
Table des matières
4
Report of the National
5
Rapport de l'Archiviste
Archivist
national
16
Preserving Our National
17
Préservation du patrimoine
Heritage
national
18
Acquiring Collections
19
Acquisition des fonds
34
Housing the Collections
35
Entreposage des fonds
36
Conserving the Collections
37
Conservation des fonds
40
Making the Collections
Accessible
41
Accès aux fonds
45
Au service de la nation
44
Serving the Nation and
et du public
the Public
47
Services à la recherche
46
Research Use
49
Publications
48
Publications
49
Expositions
48
Exhibitions
51
Conseil canadien des
50
Canadian Council of
archives
Archives
53
Gours, colloques et projets
52
Conferences, Courses and
conjoints
Cooperative Ventures
55
Services au public
54
Public Service
55
Autres activités reliées
54
Other Service Activities
au service
56
Managing the Records of
57
Gestion des documents
the Government of
du Gouvernement du
Canada
Canada
58
Records Management
59
Fonctions de gestion des
Functions
documents
68
Privacy and Access to
69
Lois sur l'accès à
Information Legislation
l'information et sur
70
Other Activities of Rele
la protection des
vance to the Federal
renseignements
personnels
Government
71
Autres activités reliées au
72
Our Staff
gouvernement fédéral
74
Staff Contributions beyond
the Department
73
Notre personnel
74
Personnel
75
Contributions du
personnel hors du
76
Looking to the Future
cadre ministériel
75
Le personnel
82
Appendices
84
Appendix A Publications,
1986-1987
77
Un regard vers l'avenir
84
Appendix B Exhibitions,
83
Annexes
1986-1987
85
Annexe A Publications,
86
Appendix C Loans,
1986-1987
1986-1987
85
Annexe B Expositions,
88
Appendix D Staff
1986-1987
»   Contributions beyond
87
Annexe C Prêts,
the Department
1986-1987
94
Appendix E Organizational
89
Annexe D Contributions
Chart of the National
du personnel hors du
Archives of Canada
cadre ministériel
96
Annexe E Organigramme
des Archives nationales
du Canada Report of the National Archivist Rapport de l'Archiviste national
«»%^
iè
h
<*&*^
%*f
ÎKilË1
.1
%
*^*l?^
'^fc^ll.
•*■• ** _r?" • feét. 6   Report of the National Archivist
"We must ask ourselves why
we have treated culture so
casually... Our only defence
against being manipulated Is
knowledge... "
(John Meisel)
The year just past was one of
many challenges: adjusting our
structures and operations to a
changing, paradoxical context
of new constraints and new initiatives; rationalizing our activities and preparing for the effects
of the proclamation of the new
National Archives Act; developing the Archives' leadership
within an increasingly unified
and cooperative Canadian
archival community; and preparing a long-term plan to
computerize our operations.
Of course, our essential functions changed little, although
the new Act does establish a
clearer framework for them and
broadens them in keeping with
present needs. Those functions
are: first, since the creation of
the Archives in 1872, to acquire
and conserve both public (from
the federal government and,
before Confederation, from
colonial governments) and private historical records of national significance and make
them accessible in conformity
with existing legislation; second, since 1945, at Treasury
Board's request, to provide
federal departments and agencies with advisory and operational services related to records management; and, third,
to offer support to the Canadian
and international archival communities. This threefold mission — more precisely defined
in the new Act — is carried out
by the National Archives in a
context of extremely rapid
changes.
Archives can be thought of as
the memory of a group or a nation, but for too many people,
the image that leaps to mind is
that of dormitories, or warehouses of dried-up, dusty
papers. That image, however,
ignores reality: the National
Archives houses laboratories
on the cutting edge of technology; federal departments and
agencies recall more than
1,600,000 files each year from
our records centres; the Personnel Records Centre annually
receives about 100,000 requests for personal information;
the historical archives sector
responded to 95,770 requests
for information during the past
year and served 8,600 researchers who visited the Archives —
more than 2,000,000 records
were examined and 1,200,000
photocopies were made; three-
quarters of our clients are ordinary citizens looking for information on their ancestry or
other aspects of their past, as
well as media representatives,
lawyers, civil servants and investigators for various commissions of inquiry, all keenly interested in current problems
with roots in the past. As for the
one-quarter who are scholars,
they seek to keep the nation's
memory alive through their
systematic examination of past
records and by their writings.
Therein lies the growing challenge for the National Archives
of Canada: to abolish the cliché
of dusty archives and to make
this heritage a current concern
and asset in the daily life of
Canadians. We must reach out
to the Canadian people and try
to instil in them a heightened
sense of their historical heritage.
Archives and the present should
be thought of as a continuum,
as a tree with roots, a trunk, old
branches and new shoots, all
nourished by the sap coming
from the roots and all benefiting
from the synthesis of the present. The National Archives preserves important records of the
past and present so that Canadians may use them to understand themselves better, to learn
from their experience and to
glean a clearer definition of
their identity and their ideals.
The Archives' work is concerned with our collective
memory. But this memory is intimately linked to the present,
indeed, the future, of all Canadians and their descendants.
Elie Wiesel, recent winner of the
Nobel Peace Prize, put it very
well when he said: "Memory is
probably the most important
asset that the human being can
have... Without memory, we
wouldn't be what we are. Without memory, there would be no
future."
The National Archives carries
out this mission in a complex
and changing environment.
The first part of this report
focuses on this point. The second part describes some of the
important events in 1986-1987
in the National Archives' main
areas of activity. The final part
gives a brief overview of the difficulties encountered and progress made in the area of human resources and ends with a
description of our disastrous
accommodation situation.
I
Many events, most of them
positive, occurred during the
past fiscal year: adoption of a
new Act, internal reorganization, acquisition of additional
funds, continued staff reductions and progress in computerization. All of these elements
affect the environment in which
the National Archives operates,
both as a cultural institution
and as the government's central agency for records management.
1   Dr. Jean-Pierre Wallot. National
Archivist Photo and copyright Yousuf
Karsh. Print: National Archives of
Canada. ♦! Rapport de I Archiviste national
« We must ask ourselves why
we have treated culture so
casually... Our only defence
against being manipulated is
knowledge... »
(John Meisel)
Pendant l'année qui vient de
s'écouler, nous avons relevé un
grand nombre de défis : ajustement des structures et des
opérations à un contexte
mouvant et paradoxal de contraintes et d'initiatives nouvelles; rationalisation des
activités et préparation des
lendemains de la proclamation
de la nouvelle loi des Archives
nationales du Canada; évolution du leadership des Archives
au sein d'une communauté
archivistique canadienne de
plus en plus solidaire et engagée dans une vaste entreprise
de concertation; préparation
d'un plan à long terme pour
informatiser les opérations.
Certes, nos fonctions essentielles n'ont guère changé,
encore que la nouvelle loi en
établisse les fondements plus
clairement et leur donne une
extension conforme aux besoins actuels. Ces fonctions
consistent d'abord, depuis la
création des Archives nationales en 1872, à acquérir et
conserver les archives historiques d'importance nationale,
d'origine tant publique (c'est-à-
dire du gouvernement fédéral
et des gouvernements coloniaux d'avant la Confédération)
que privée, et de les rendre
accessibles en conformité avec
les lois; ensuite, depuis 1945,
à la demande du Conseil du
Trésor, à assurer des services
consultatifs et opérationnels
en matière de gestion des
documents aux ministères et
organismes du gouvernement
fédéral; enfin, à offrir un appui
à la communauté archivistique
canadienne et internationale.
Cette triple mission — mieux
précisée dans la nouvelle loi —
s'exerce dans un contexte où
les transformations sont
extrêmement rapides.
L'on conçoit volontiers que les
archives constituent la mémoire d'un groupe ou d'une
nation. Mais l'image qui surgit
spontanément en trop d'esprits
est celle de « dortoirs », de
dépôts de papiers racornis et
poussiéreux. En fait, ce serait
oublier que les Archives nationales abritent des laboratoires
à la fine pointe de la technologie; que les ministères et organismes du gouvernement
fédéral rappellent chaque
année plus de 1 600 000 dossiers de leurs centres de documents; que le Centre des
documents du personnel reçoit
annuellement environ 100 000
demandes d'information; que
les Ressources historiques ont
répondu à 95 770 demandes
d'information au cours de
l'année écoulée, en plus de
recevoir 8 600 chercheurs, ce
qui a occasionné l'examen de
plus de 2 000 000 de documents
et la production de 1 200 000
photocopies; que 75 pour 100
des clients sont des citoyens
ordinaires à la recherche de
leur généalogie ou d'informations sur leur passé, des représentants des médias, des
avocats, des bureaucrates, des
enquêteurs pour diverses
commissions d'enquête, etc.,
passionnés par des problèmes
actuels dont les racines plongent
dans le passé. Quant aux 25
pour 100 de « savants », ils
poursuivent l'objectif indispensable de faire vibrer la mémoire
de la nation grâce à leur examen systématique de la documentation passée et à leurs
écrits. C'est là d'ailleurs le défi
croissant des Archives natio-
' nales : abolir le cliché des
archives poussiéreuses, faire
de cet héritage une préoccupation et un actif actuels dans la
vie quotidienne des Canadiens.
Il faut atteindre ces derniers et
tenter de leur inculquer un
sens rehaussé de leur héritage
historique.
Il conviendrait donc de concevoir plutôt les archives et la
vie présente comme un continuum, comme un arbre avec
des racines, un tronc, des
branches anciennes et de nouvelles pousses, toutes ces
réalités étant nourries par la
sève provenant des racines
et intégrant les apports de la
synthèse du présent. Si les
Archives nationales préservent
les documents importants du
passé et du présent, c'est pour
que leur utilisation par les
Canadiens fasse que ceux-ci se
comprennent mieux, apprennent
de leurs expériences passées
et puissent en extraire une
définition plus claire de leur
identité et de leurs idéaux. Les
Archives se préoccupent de
notre mémoire collective. Mais
cette mémoire est liée intimement au présent, voire à l'avenir
même de tous les Canadiens et
de leurs descendants. Comme
l'exprimait si bien le récent
récipiendaire du prix Nobel de
la paix, Elie Wiesel, la mémoire
est probablement le bien le
plus précieux de l'être humain.
Sans elle, nous ne serions pas
ce que nous sommes, nous
n'aurions pas d'avenir.
Cette mission des Archives
nationales s'accomplit dans un
environnement complexe et
mouvant. C'est ce qu'évoque la
première partie de ce rapport.
La seconde partie aborde un
certain nombre de jalons
marquants en 1986-1987 dans
chacune des fonctions des
Archives nationales. Enfin, un
bref survol des difficultés et des
progrès en matière de ressources humaines précède des
données sur la situation
désastreuse de nos locaux.
I
De nombreux événements,
positifs pour la plupart, sont
survenus au cours de la dernière année financière : adoption d'une nouvelle loi, réorganisation interne, obtention de
crédits supplémentaires, poursuite des réductions de personnel, avancement des travaux
en matière d'informatisation —
autant d'éléments qui affectent
l'environnement dans lequel
doivent agir les Archives nationales en tant qu'institution
culturelle et organisme central
-du gouvernement en matière
de gestion des documents.
Adoption d'une nouvelle loi
Il faut applaudir à l'adoption
de la loi des Archives nationales du Canada par le Parlement. La ratification du
Gouverneur général a été
obtenue et il ne manque plus
que la proclamation de cette
pièce majeure de législation
pour qu'elle entre en vigueur.
Cette loi de 1987 remplacera
celle de 1912 et confiera aux
Archives nationales (autrefois
les Archives publiques du
Canada) un mandat conforme
à leurs pratiques depuis plusieurs années et aux défis
qui s'annoncent pour les prochaines décennies. Outre le
changement de nom de l'établissement et l'inclusion de
tous les supports dans la définition du mot «documents»,
la loi obligera tous les ministères et organismes gouvernementaux soumis aux dispositions des lois sur l'accès à
l'information et sur la protection des renseignements personnels à pratiquer une saine
gestion des documents et à
n'en détruire aucun sans
l'autorisation de l'Archiviste
national. La loi élargira également le mandat des Archives,
notamment en matière d'appui
à la communauté archivistique,
appui essentiel à la réalisation d'un système canadien
des archives. La loi obligera
également les ministres à
transférer les documents
ministériels d'importance
historique aux Archives, lorsqu'ils quittent leurs fonctions.
1 M. Jean-Pierre Wallot, Archiviste
national. Photo et droit d'auteur :
Yousuf Karsh. Tirage : Archives
nationales du Canada. Report of the National Archivist
Adoption of a New Act
Parliament is to be applauded
for adopting a new National
Archives Act. This major
piece of legislation, already
ratified by the Governor General, will come into effect as
soon as it is proclaimed. The
1987 Act replaces its 1912
predecessor and gives the
National Archives of Canada
(formerly the Public Archives
of Canada) a mandate consistent with both its practices
over the last several years
and the challenges of the
coming decades. In addition
to changing the institution's
name and including all media
in the definition of the word
"record", the Act requires
government departments and
agencies covered by the Access to Information and Privacy Acts to practise proper
records management and to
refrain from destroying any
record without the National
Archivist's consent. The Act
will also broaden the Archives'
mandate, particularly with respect to support of the archival community. Such
support is essential to the
creation of a Canadian archival system. The Act also
requires ministers to transfer
ministerial records of historical
importance to the Archives
upon leaving office.
Internal Reorganization
After a preliminary, minor reorganization in 1985-1986, we
conducted a full-scale study
of our organization and functions in 1986-1987. This led
to a major reorganization of
the various branches and divisions within the Archives to
enable us to better carry out
our mission, as defined by
the new Act. These changes
came only after many long
discussions at all levels of
the organization, the submission of recommendations by
the audit and program evaluation committees and a
number of consultants' studies. Bringing such a project
to a successful conclusion,
with a minimum of upheaval,
required the active cooperation of Archives staff, who
demonstrated their professionalism throughout. The
organization's new, simplified
structure (see organization
chart on p. 94) more clearly
identifies the responsibility
centres for our various programs and eliminates some
previous duplication of effort.
Additional Funds
Following the federal government's commitment to provide
$7 million a year for five years,
the National Archives set up
some new programs and made
significant improvements to its
basic operations. The Government Records Branch carried
out a number of studies and
projects in anticipation of the
extension of records management services to almost seventy
departments and agencies following the promulgation of the
new Archives Act. These studies and projects improved considerably our capacity to provide advice and training, and to
control the establishment of
records retention and disposal
schedules for a much greater
number of federal institutions.
The additional funds also allowed us to improve the conservation program, to develop
the computerized archives sector, to provide concrete assistance to the Canadian archival
community, and to make Canadians more aware of their archival heritage, as this introduction explains.
Staff Reduction
In June 1985, the Government
of Canada announced a program to reduce the number of
public servants. The National
Archives' total staff will thus be
reduced by about 9 per cent
(72 person-years) over the next
five years. These downsizing
measures have also forced the
National Archives to redeploy
forty other person-years in
order to be able to promote its
institutional priorities. Thanks
to systematic co-operation
between the Personnel Services
Branch, the Workforce Adjustment Committee and the
unions, departmental managers
and employees, we have
successfully resolved 47 out of
68 cases where employees
were declared surplus to
departmental requirements.
The Workforce Adjustment
Committee met regularly and
made sure that everyone
involved was kept informed.
Computerization of the
National Archives
Computerization is essential if
the National Archives is to meet
its increased responsibilities to
both its "upstream" (departments, agencies, private sector)
and "downstream" (researchers, general public) clients with
the reduced human resources
at its disposal. Thus, during
1986-1987, the National Archives studied and adopted a
long-term information plan
which establishes our needs,
as well as the links between this
information, program administration and the provision of
services. It also determines the
kind of computer technology
required. The development of a
long-term plan has shown that
computerization is a necessity,
not a luxury, if the National Archives hopes to fulfil its mandate and provide an adequate
level of service to all Canadians.
Computerizing our operations,
even in the archival sector,
requires a certain number of
conditions: training and cooperation on the part of staff,
definition of common standards
in the areas of description, access and services, and so on.
We are working closely with
the Canadian Bureau of Archivists and the Canadian Council
of Archives on this.
II
Several significant developments occurred in 1986-1987 in
the Archives' three main areas
of activity.
Management of Federal
Government Records
Proper management of current
government records, regardless
of the medium, will ensure a
relatively complete chronicle of
the activities of today's federal
government for future generations. This major role, given to
the National Archives under
Treasury Board directives and,
henceforth, the new Archives
Act, authorizes the Archives to
offer advice on records management to the federal agencies
listed in the schedules to the
Access to Information and Privacy Acts, to approve their retention and disposal schedules
and to store their semi-active
records in centres specially
designed for that purpose. This
storage, selection and disposal
service saves Canadian taxpayers almost $29 million and
ensures that the National Archives maintains a "good"
memory.
The National Archives will continue to look for ways to improve the services it offers to
federal institutions, including
the many additional agencies,
so that it can locate information
more quickly and easily, and
ensure the preservation of records with lasting value, regardless of the medium. In conformity with these two objectives,
the National Archives and
Treasury Board recently developed a joint action plan which
specifies the roles and responsibilities of each agency, as well
as the goals on which the efforts of both must be concentrated during the planning period. Particular attention must
be paid to computer records,
which are at present very difficult to conserve, owing to the
fragility of the medium and the
lack of firm management policies in various departments
and agencies. 9   Rapport de l'Archiviste national
Réorganisation interne
Après une première réorganisation mineure en 1985-1986,
nous avons procédé en 1986-
1987 à une étude de l'ensemble de notre organisation et
de nos fonctions. Celle-ci
a abouti à une réorganisation
majeure des directions générales et des divisions de
façon à mieux accomplir
notre mission, telle que définie par la nouvelle loi. Ces
changements ont été précédés de longues et nombreuses consultations, à tous
les échelons, de recommandations des comités de vérification et d'évaluation des
programmes ainsi que d'études de consultants. Mener
un tel projet à bon terme
sans trop de remous a impliqué la collaboration active du
personnel et a mis en évidence son professionnalisme.
La nouvelle structure simplifie
l'organisation (voir l'organigramme en p. 96), identifie
plus clairement les centres
de responsabilité pour les
divers programmes et élimine
certains dédoublements
d'efforts.
Crédits supplémentaires
Suite au versement par le Gouvernement du Canada de
7 millions de dollars par année
pendant cinq ans, les Archives
nationales ont mis sur pied de
nouveaux programmes et ont
amélioré sensiblement leurs
opérations fondamentales.
Ainsi, la Direction des documents gouvernementaux a
procédé à nombre d'études et
mis sur pied des projets en
prévision de l'extension des
services de gestion des documents à près de 70 ministères
et organismes suite à la promulgation de la nouvelle loi des
archives. Ces études et ces
projets ont accru notablement
la capacité des Archives nationales de fournir des conseils et
des services de formation,
ainsi que de contrôler l'établissement des calendriers de conservation et d'élimination des
documents pour un nombre
beaucoup plus grand d'institutions fédérales. De même, ces
sommes additionnelles ont
permis d'améliorer le programme de conservation, de
développer le secteur des
archives informatisées, d'aider
concrètement la communauté
archivistique canadienne et de
sensibiliser les Canadiens à
leur héritage archivistique,
comme l'explique ce rapport.
Réduction du personnel
En juin 1985, le Gouvernement
du Canada annonçait un
programme de réduction du
nombre de fonctionnaires.
Dans ce contexte, la réduction
de l'effectif total des Archives
nationales atteindra près
de 9 pour 100 (72 années-
personnes au cours des cinq
prochaines années). Ces mesures de restriction ont aussi
forcé les Archives nationales
à procéder à une réaffectation
de 40 autres années-personnes
de façon à promouvoir leurs
priorités institutionnelles.
Grâce à une concertation systématique de la Direction du
personnel, du Comité de réaménagement des effectifs, des
syndicats, des gestionnaires
et des employés, nous avons
pu trouver une solution pour 47
des 68 cas d'employés déclarés
excédentaires. Le comité se
réunit régulièrement et s'assure
que tous les intéressés sont
bien informés de la situation.
Informatisation des Archives
nationales
L'informatisation s'avère un
moyen essentiel pour permettre
aux Archives nationales de
remplir leur mandat élargi à
l'endroit d'un nombre croissant
de « clients » en amont (ministères, organismes, secteur
privé) et en aval (chercheurs,
grand public), avec des ressources humaines amoindries.
Aussi, tout au long de 1986-
1987, les Archives ont procédé
à l'étude et à l'adoption d'un
plan d'information à long terme.
Ce dernier identifie nos besoins
en information, ainsi que les
liens entre cette information, l'administration des programmes et la prestation des
services. Enfin, il détermine la
nature de la technologie informatique requise. L'élaboration
d'un tel plan a démontré que
l'informatisation n'est pas un
luxe, mais une nécessité, si les
Archives nationales espèrent
remplir leur mandat et dispenser un niveau adéquat de
services à l'ensemble des
Canadiens.
L'informatisation de nos opérations, même dans le secteur
archivistique proprement dit,
implique certaines conditions :
formation et collaboration du
personnel, et définition de
normes standardisées de description, d'accès et de service,
etc., d'où notre collaboration
suivie avec le Bureau des archivistes canadiens et avec le
Conseil canadien des archives.
Il
PI usieu rs développements
significatifs sont survenus dans
les trois fonctions principales
des Archives nationales en
1986-1987.
Gestion des documents du
gouvernement fédéral
Une saine gestion des documents gouvernementaux
actuels, quel qu'en soit le
support, assurera une mémoire
relativement complète des
activités du gouvernement
fédéral d'aujourd'hui pour les
générations de demain. Ce rôle
important imparti aux Archives
nationales en vertu de directives du Conseil du Trésor et,
désormais, de la nouvelle loi,
les autorise à offrir des conseils
en matière de gestion des
documente aux organismes
fédéraux mentionnés dans
l'annexe des lois sur l'accès à
l'information et sur la protection des renseignements personnels, à approuver leurs
calendriers de conservation et
d'élimination et à entreposer
leurs documents semi-actifs
dans des centres spécialement
conçus à cette fin. D'ailleurs,
ce service d'entreposage, de
sélection et de destruction des
documents permet des éco-
nomies de près de 29 millions
de dollars aux contribuables
canadiens et assure la continuité d'une mémoire « bien
faite » aux Archives nationales.
Les Archives nationales continueront de chercher à améliorer les services offerts aux
institutions fédérales, y compris les nombreux organismes
additionnels, à la fois pour
localiser plus rapidement et
facilement l'information, et
pour assurer la préservation des
documents ayant une valeur
permanente, quel qu'en soit le
support. Conformément à ce
double objectif, les Archives
nationales et le Conseil du
Trésor ont récemment élaboré
un plan d'action conjoint qui
précise les rôles et les responsabilités de chaque organisme,
de même que les buts sur
lesquels doivent se concentrer
les efforts communs au cours
de la période de planification.
Une attention particulière doit
être accordée aux documents
sur support informatique, dont
la conservation est très incertaine en ce moment (fragilité
du support, absence de politiques fermes de gestion dans
les ministères et organismes).
Acquisitions
Notre mission la plus connue
demeure l'acquisition, la conservation, l'organisation et la
mise à la disposition des chercheurs de divers fonds publics
et privés d'importance nationale. Ce rôle, nous avons continué à le jouer, encore que
notre incapacité d'obtenir des
locaux convenables nous ait
nui considérablement au cours
des derniers mois. Chaque
année, les fonds des Archives
nationales augmentent par
suite du transfert d'un fort vo-
I u m e de documents du gouvernement fédéral — les Archives
n'en conservent pourtant que
5 pour 100 environ — et de
l'acquisition sélective de documents privés d'importance
nationale. Certains de ces
documents ont une valeur
particulière, car ce sont des
trésors nationaux. 10   Report of the National Archivist
Acquisitions
Our best known role is still acquiring, conserving and organizing various public and private collections of national
significance and making them
available to researchers. We
have continued to play this role
even though our inabil+ty to obtain suitable accommodation
has hurt us considerably over
the last few months. Each year,
the National Archives' holdings
increase with the transfer of
large numbers of federal government records — of which
only 5 per cent or so are
preserved — and the selective
acquisition of private records
of national significance. Some
of these are particularly valuable
because they are considered
national treasures.
This year, thanks to the support
of the Minister of Communications and Treasury Board, the
National Archives has acquired
several significant holdings, including the coveted collection
of internationally acclaimed
Canadian photographer Yousuf
Karsh. This unique and irreplaceable collection enriches
our cultural heritage immeasurably. It contains thousands of
distinctive and penetrating portraits of great statesmen, sovereigns, artists, scientists and
others who have worked in almost every field of human
endeavour and left their mark
on our era. The collection contains over a quarter of a million
negatives, 12,000 colour slides,
and some 50,000 original prints.
During the coming year, we
hope to be able to introduce a
large number of Canadians to
the contents of this precious
collection.
Assistance to Canadian
Archives
The supplementary allocation
of $7 million by the Canadian
government in 1986-1987 allowed the National Archives to
initiate various programs to
support the Canadian archival
community and develop a
Canadian archival system. The
financing of the Canadian
Council of Archives (formed of
representatives of all regions)
and its committees helped the
Council to establish its priorities, set up new programs and
exchange essential information, so that, today, archivists
throughout Canada are organizing themselves and working
together to establish a Canadian archival system. The Canadian Council of Archives
(CCA) gave us very useful advice on the measures required
to develop a Canadian archival
system. We established an Archival Community Relations
Division, within the new Public
Programs Branch, to be responsible for the support programs, to maintain a permanent
secretariat for the CCA and to
provide advisory services and
technical assistance to the
Canadian archival community.
Two recent actions taken by
the National Archives to assist
the archival community should
be mentioned. The first was the
Archives' provision of funds in
1986-1987 so that a needs assessment and planning study
could be carried out; 1,368 archival repositories across Canada are providing information
on their operations as part of
this study, which will establish
the needs of these various institutions and should be finished during the coming year.
The study will be very useful to
the Canadian Council of Archives when it examines its priorities and initiatives.
The second was the establishment of the CCA's arrangement
and description backlog reduction cost-shared cooperative
program. This program is aimed
at various Canadian repositories that keep documents on all
types of media and is intended
to reduce the number of holdings which are neither summarily described nor classified,
in order to give Canadians real
access to their archival heritage.
On the advice of the CCA, the
National Archives allocated
$1,200,000 to this cost-shared
program, thereby assisting 143
institutions throughout Canada,
including the territories. The
program, which was extremely
well received by the archival
community and is a first essential step in establishing a Canadian archival system, will continue in 1987-1988.
The National Archives also has
an international assistance program for Third World countries
(courses, expertise, training,
and so on) which it offers with
the help of the Canadian International Development Agency
and UNESCO. It will hold eight
International Council of Archives committee meetings or
seminars between now and the
end of 1991, not to mention the
ICA Congress in 1992, which is
being held in Canada for the
first time.
Increasing Access
Thanks to modern technology,
the National Archives is entering a new era in which users
will not have to visit the Archives
in person to obtain information
on its resources or even reproductions of those resources.
Over the next five years, we intend to develop the means to
make various information on
our services and collections, as
well as copies of certain holdings, available to Canadians
across the country.
This is certainly not an entirely
new initiative. Since the beginning of the 1970s, the National
Archives has distributed microfilm series of its archival holdings to provincial and territorial
archives. In a country of immense distances where computerized access is still in the
developmental stage, this is an
effective means of making a
larger number of archival holdings accessible to researchers
and the Canadian public. During the past fiscal year, 1,082
reels of microfilm were distributed to the provinces and territories, more than twice as
many as the year before. This
was the result of a concerted
effort and a doubled program
budget. 11    Rapport de /Archiviste national
Cette année, grâce à l'appui de
la ministre des Communications
et du Conseil du Trésor, les
Archives nationales ont acquis
plusieurs fonds importants,
dont la collection si convoitée
du photographe canadien de
renommée internationale,
Yousuf Karsh. Cette collection
unique et irremplaçable enrichit
d'une façon inestimable le
patrimoine culturel canadien.
Elle comprend notamment des
milliers de portraits distinctifs
et pénétrants de grands hommes
d'État, de souverains, d'artistes,
de scientifiques et de personnes qui ont œuvré dans
presque tous les domaines de
l'activité humaine et ont marqué notre époque. La collection
compte plus d'un quart de
million de négatifs, 12 000 diapositives couleur et quelque
50 000 tirages originaux.
Au cours de l'année à venir,
nous espérons être en mesure
de faire connaître à un grand
nombre de Canadiens le
contenu de cette précieuse
collection.
Aide aux archives canadiennes
L'allocation supplémentaire de
7 millions de dollars accordée
aux Archives nationales par
le Gouvernement du Canada
en 1986-1987 leur a permis
de lancer divers programmes
d'appui à la communauté ar-
chivistique canadienne et de
développement d'un système
canadien des archives. Le
financement du Conseil canadien des archives (formé de
représentants de toutes les
régions du pays) et de ses
fpmités a facilité l'établissement des priorités du Conseil,
la mise en place de nouveaux
programmes et l'échange d'informations essentielles. De
sorte qu'aujourd'hui, à travers
le Canada, les archivistes se
mobilisent et travaillent de
concert à l'établissement d'un
système canadien des archives.
Le Conseil canadien des
archives a donné d'utiles conseils quant aux mesures nécessaires au développement d'un
système canadien des archives.
Dans le cadre de la nouvelle
Direction des programmes
publics, nous avons mis sur
pied une Division des relations
avec la communauté archivistique, qui est chargée de gérer
les programmes de soutien,
de tenir un secrétariat permanent pour le Conseil et de
fournir des services de consultation et une aide technique
à la communauté archivistique
canadienne.
Il convient de mentionner deux
activités récentes des Archives
nationales en matière d'aide à
la communauté archivistique.
D'abord, les Archives nationales
ont fourni des fonds en 1986-
1987 pour une étude d'évaluation des besoins et de planification. Dans le cadre de cette
étude, 1 368 dépôts d'archives
de tout le Canada fournissent
des données sur leur fonctionnement. Cette étude dégagera
les besoins de ces diverses
institutions et devrait être terminée au cours de l'année qui
vient. Elle sera très utile au
Conseil pour l'examen de ses
priorités et de ses initiatives.
La seconde activité d u Conseil
— le programme coopératif à
frais partagés de classement et
de description visante réduire
l'accumulation de documents
— s'adresse à divers dépôts
canadiens qui conservent des
documents sous toutes sortes
de supports. Elle vise à réduire
le nombre de fonds qui ne sont
pas décrits sommairement ni
classés, de façon à permettre à
la population d'avoir un accès
réel à son patrimoine archivistique. Sur les avis du Conseil,
les Archives nationales ont
consacré 1 200 000 $ à ce programme. Elles ont ainsi aidé
143 institutions à travers tout
le Canada, y compris dans les
territoires. Extrêmement bien
reçu par la communauté archivistique, ce programme, qui
constitue un premier pas
essentiel à la mise en place
d'un système canadien des
archives, se poursuivra en
1987-1988.
Les Archives nationales ont
aussi un programme d'aide
internationale aux pays du
tiers-monde (cours, expertise,
stage, etc.) qu'elles offrent avec
l'appui de l'Agence canadienne
de développement international
et de l'UNESCO. Elles tiendront
huit séminaires ou réunions de
comités du Conseil international des archives d'ici la fin
de 1991, sans compter le grand
Congrès international des
archives en 1992, qui aura lieu
pour la première fois au
Canada.
Élargissement de l'accès
Grâce à la technologie moderne,
les Archives nationales approchent d'une nouvelle ère : au
lieu de voir tous les usagers
venir à elles, elles les rejoindront avec des informations
sur leurs ressources et même
des reproductions de ces ressources. En effet, au cours des
cinq prochaines années, nous
entendons développer les
moyens de rendre accessibles
aux Canadiens, à travers le
pays, diverses informations
concernant nos services et nos
collections ainsi que des
copies de certains de nos fonds
eux-mêmes. 12   Report of the National Archivist
Modern technology seems to
be offering new methods, and
this is an area that particularly
interested us in 1986-1987. The
National Archives commissioned a study intended first
of all to establish current and
future nation-wide needs for
computerized access to information on the Archives^ holdings, as well as those of other
Canadian repositories, and
second, to evaluate the extent
to which existing and planned
government and commercial
information networks are capable of disseminating archival
records. The concl usions of
that study will help us to perfect
remote access for those Canadians who need such services.
Four thousand researchers
who used the National Archives
and more than two hundred
institutions are participating in
this study. We have visited and
interviewed archivists, librarians
and museum directors in
various regions of Canada in
order to determine how information on archival resources
can be effectively exchanged
so as to serve the individual
needs of specific communities
of current and potential National
Archives users.
Besides the decentralization of
access and the dissemination
program, the National Archives
of Canada is seriously considering the gradual development
of a network of regional centres
across Canada, starting with
locations farthest from the capital and perhaps using the National Archives' semi-active
records centres (of which there
are six outside Ottawa: Vancouver, Edmonton, Winnipeg,
Toronto, Montreal and Halifax).
The program would ensure
better regional management of
records in federal departments
and agencies. It would also afford researchers in these regions more direct access to
historical holdings of greater
specific interest to them, as wel I
as to all our microfilms. This
extension of our services, which
might also use other channels
(for example, provincial or university archives), would result
in major cost reductions for the
vast majority of our outside
users and would stimulate interest in the National Archives
throughout Canada.
However, these good intentions
will come to nothing unless we
can develop a precise plan to
set up these centres and obtain
new resources (relatively modest ones, particularly in terms
of personnel) over the next six
or seven years.
Ill
Since human resources are the
primary tool needed to fulfil
our various complementary
mandates, we are particularly
concerned with their ability,
commitment to the National
Archives and its users, and
their development. We have
thus tried to innovate and forge
ahead despite reductions in
staff. It is clear that with the
increase in our responsibilities
following the adoption of the
new Act, the expansion of our
holdings and collections, the
effort required to make them
more accessible and the scattering of our warehouses and
offices — with the resultant
loss in time and money — our
staff has had to increase its
productivity considerably and
has met the challenge with
professionalism, competence,
devotion and imagination.
However, sooner or later, the
size of the staff will have to be
brought into line with our mandate and needs with respect to
both records management and
services to the research community and Canadian public.
Some of the progress that has
been made, particularly in the
area of affirmative action,
should be emphasized. In November 1986, just before the
reorganization of several of our
services, there was only one
woman at the senior management level (out of 18), and none
on the Senior Management
Committee (composed of the
directors general). During the
coming year, we hope to have
between three and five women
at that level; there is already
one woman on the Senior Management Committee. We have
also directed our efforts toward
the groups from which upper
management is drawn (the representation of women in these
groups went from 22.9 per cent
to 27.5 per cent between 1984
and 1987) and toward management training.
We must however continue our
efforts at systematic redress
and try to achieve, beyond the
objectives approved by the '
central agencies — which we
have already attained — equitable representation not only
for women, but also for other
groups that are underrepre-
sented within the National
Archives or within certain
activities: native people, the
handicapped and other visible
minorities,Francophones will
also have to be more fairly represented among the archivists.
IV
Last year's Annual Report
noted, and not for the first time,
the urgent need to relocate
many of the national historical
treasures preserved by the National Archives to more suitable
and centralized accommodations (our archival collections
are pressently housed in nine
buildings, none of which meet  I
the standards for long-term
records conservation). In one
sense, because of their content,
these collections do not have a
monetary value — how can one
put a price on memory? But if
they were sold, they would
fetch more than a billion dollars.
If the pages were all laid end to
end, they would reach from the J
earth to the moon eight times
over and would cover a distance
of more than 5,760,000 kilometres. 13   Rapport de I Archiviste national
Certes, il ne s'agit pas là d'une
initiative entièrement nouvelle.
Depuis le début des années
1970, les Archives nationales
distribuent des séries de microfilms de leurs fonds d'archives
aux archives des provinces et
des territoires. Dans un pays
où les distances sont énormes
et où l'accès informatisé en est
encore au stade de l'élaboration, c'est là une façon efficace
de mettre un plus grand nombre de fonds d'archives à la
disposition des chercheurs et
du public canadiens. Au cours
de l'exercice financier qui vient
de s'écouler, 1 082 bobines de
microfilm ont été distribuées
aux provinces et aux territoires,
soit plus du double du total de
l'année précédente. Ce fait
résulte d'une approche concertée et du doublement du
budget de ce programme.
La technologie moderne
semble nous présenter d'autres
moyens, et c'est là une question
qui nous a particulièrement
Intéressés en 1986-1987. En
effet, les Archives nationales
ont commandé une étude
visant premièrement à établir
lis besoins actuels et futurs,
à l'échelle nationale, à l'égard
de l'accès automatisé à des
renseignements sur leurs fonds
et sur ceux d'autres dépôts
d'archives canadiens; en
second lieu, l'étude devait
évaluer dans quelle mesure
les réseaux d'information commerciaux et gouvernementaux
existants et prévus pourraient
diffuser les documents d'archives. Les conclusions de
cette étude nous aideront à
mettre au point un meilleur
accès à distance pour la partie
de la population canadienne
qui a besoin de tels services.
Quatre mille chercheurs venus
aux Archives nationales et plus
de 200 institutions participent à
cette étude. Ainsi, nous avons
visité et interviewé des archivistes, des bibliothécaires et
des directeurs de musée dans
diverses régions du Canada
pour comprendre comment
l'information sur les ressources
arch i vistiq ues peut être efficacement échangées, de façon
à servir les besoins particuliers
de communautés spécifiques
d'utilisateurs actuels ou potentiels des Archives nationales.
Au-delà de la décentralisation
de l'accès et du programme de
diffusion, les Archives nationales songent sérieusement à
développer graduellement un
réseau de centres régionaux
à travers le Canada, en commençant par les endroits les
plus éloignés de la capitale et
en utilisant possiblement
leurs centres de documents
semi-actifs (au nombre de six
à l'extérieur d'Ottawa : Vancouver, Edmonton, Winnipeg,
Toronto, Montréal, Halifax). Ce
programme permettrait d'assurer en région une meilleure
gestion des documents dans
les ministères et organismes du
gouvernement fédéral. Il permettrait aussi un accès plus
direct des chercheurs de ces
régions aux fonds historiques
d'intérêt plus spécifique pour
elles ainsi qu'à tous nos microfilms. Cette extension de nos
services, qui pourrait aussi
emprunter d'autres voies (par
exemple, des archives provinciales ou universitaires), entraînerait une diminution très
importante des coûte pour le
plus grand nombre de nos utilisateurs extérieurs et stimulerait l'intérêt pour les archives
nationales dans toutes les
régions du Canada.
Toutefois, ces bonnes intentions ne pourront se concrétiser que si nous pouvons
développer un plan précis
d'implantation de ces centres
et obtenir des ressources
nouvelles, relativement modestes, particulièrement en
personnel, au cours des six
ou sept prochaines années.
Ill
Les ressources humaines
constituent la première ressource nécessaire à l'accomplissement de nos divers
mandats. C'est pourquoi leur
engagement à l'endroit des
Archives nationales et de leurs
utilisateurs et leur perfectionnement nous préoccupent tout
spécialement. Nous avons
donc tenté d'innover et d'aller
de l'avant malgré la diminution
de nos effectifs. Il est clair
qu'avec l'accroissement de nos
responsabilités suite à l'adoption
de la nouvelle loi, l'augmentation de nos fonds et collections
et les efforts requis pour les
rendre plus accessibles, ainsi
que la dispersion de nos entrepôts et de nos bureaux qui
entraîne des pertes de temps et
d'argent, notre personnel a dû
hausser sensiblement sa productivité. Il a relevé le défi avec
professionnalisme, compétence,
dévouement et imagination.
Toutefois, tôt ou tard, il faudra
ajuster les effectifs en fonction
du mandat et des besoins, tant
du côté de la gestion des
documents que du côté de nos
services à la communauté de
chercheurs et à l'ensemble des
Canadiens.
Il convient de souligner certains
progrès, notamment-en matière d'action positive. En
novembre 1986, juste avant
une réorganisation de plusieurs de nos services, le
groupe des hauts gestionnaires ne comportait qu'une
seule femme sur 18, le
Comité de la haute direction
(formé des directeurs généraux), aucune. Au cours de la
prochaine année, nous espérons compter de trois à cinq
femmes dans la catégorie des
cadres supérieurs, dont une
siège déjà au Comité delà
haute direction. Nos efforts
ont également porté sur les
groupes d'où proviennent ces
cadres supérieurs (la représentation des femmes y est
passée de 22,9 pour 100 à
27,5 pour 100 entre 1984et
1987) et sur leur formation en
gestion.
Il nous faudra cependant continuer ces efforts de redressement systématique et tenter
d'atteindre, au-delà des objectifs approuvés par les organismes centraux et que nous
avons déjà atteints, une
représentation équitable, non
seulement des femmes, mais
aussi d'autres groupes sous-
représentés dans l'ensemble
des Archives nationales ou
dans certains types d'activités : les autochtones, les handicapés, les minorités visibles.
La représentation linguistique
au sein du groupe des archivistes devra aussi faire une
plus juste part aux
francophones.
IV
L'an dernier, te Rapport annuel
faisait déjà (et à nouveau) état
de la nécessité urgente de
relocaliser une bonne partie
des trésors historiques canadiens conservés par les Archives nationales dans des locaux
enfin adéquats et moins dispersés (nos fonds d'archives
sont présentement répartis
entre neuf édifices dont aucun
ne répond aux normes de
conservation à long terme des
documents). À la limite, à
cause de leur contenu, ces
fonds n'ont pas de valeur
monétaire — la mémoire a-t-elle
une valeur monétaire? Mais si
on cherchait à les vendre sur le
marché, leur prix dépasserait le
milliard de dollars. En quantité,
en mettant les pages bout à
bout, on joindrait la terre à la
lune huit fois et on couvrirait
une distance de plus de
5 760 000 kilomètres. 14   Report of the National Archivist
The Archives' most pressing
problem is the unacceptable
conditions in which all of
these national treasures are
kept: storehouses without temperature or humidity controls
or protection against fire, floods,
theft, vandalism or insects.
During the past year, the
National Archives (and the
National Library, which shares
the same premises) experienced
more than ninety different
disasters, one of which affected
3,000 volumes and required
1,000 of them to be frozen and
restored one by one. Several
very important collections were
directly endangered. We are
just waiting for a major disaster
to happen sometime soon —
although we are certainly
hoping to avoid it.
The Minister of Communications, the Honourable Flora
MacDonald, has strongly supported our representations on
this subject. Furthermore, the
condition of the storage space
for our current collections is
only one aspect of our accommodation problems: the National Archives has not acquired
any major new collections,
public or private, since the end
of the fiscal year 1986-1987
because of a lack of space in
which to store them. Four of
the seven regional semi-active
records centres are full and
one other will be within two
years' time. It is thus becoming
impossible for the National
Archives to fulfil its mandate in
terms of either government
records management (which
saves taxpayers money and
ensures that records of historical
importance are protected), or
the acquisition, conservation
and provision of access to
public and private historical
records of national significance.
There is a real risk that departments and agencies will have
to either rent their own storage
space, which may be inadequate
and expensive, or destroy large
numbers of records regardless
of their historical importance.
Initiatives involving the National
Archives, the Department of
Public Works and Treasury
Board should allow us to resolve
the problem of records centres.
As for the problem of accommodation for historical archives (and, incidentally, for
the National Library), the National Archives has had various
studies carried out and has
presented the government with
a range of long-term options
(85,000 m2 required), the
costs of which vary according
to the number of buildings and
their location. In the meantime,
more suitable, although no
doubt imperfect, accommodation must be found for the most
endangered of our collections
(8,300 m2) and for new collections until 1989 (5,000 m2);
discussions are under way and
we can only hope that they will
produce an acceptable solution
in the near future.
Conclusion
Given the resources at its disposal and the changes in its
environment, the National Archives of Canada has carried
out its threefold mandate and
has fulfilled its responsibilities
in a commendable fashion.
During the past year, it has met
many challenges and made
significant progress on several
fronts, although major problems
remain. More than ever, we are
aware of the importance of our
mission to the Canadian public
and are thus trying to make
Canadians more aware of their
archival heritage. At the same
time, we must provide the maximum in service to the various
federal departments and agencies. Finally, we must take a
leading, but more shared, role
within the Canadian archival
community. As Peter C. Newman said: "The function of
democratic leadership... is to
respect the past, convince the
present, and enlarge the future".
That is precisely our ambition
in the area of archives, for the
fundamental principle of our
profession and the one which
must guide all archivists is to
demonstrate a profound respect
for and total commitment to the
past, inasmuch as it constitutes
the memory of the present and
the future, and thus is the basis
of our understanding of Canadian society, our choices and,
ultimately, our culture.
31 March 1987
Jean-Pierre Wallot
National Archivist 15   Rapport de l'Archiviste national
Or, le problème le plus crucial
des Archives, ce sont les conditions inacceptables dans lesquelles sont logés tous ces
trésors nationaux : entrepôts
sans contrôles de température
ni d'humidité, sans protection
contre le feu, les inondations,
le vol, le vandalisme, voire les
insectes. Au cours de l'année
écoulée, les Archives nationales
(et la Bibliothèque nationale
qui partage les mêmes locaux)
ont eu à déplorer plus de 90
désastres divers dont l'un a
affecté 3 000 volumes et a
nécessité la congélation de
1 000 d'entre eux et leur restauration un par un. Plusieurs
fonds de très grande importance
ont été directement menacés.
Comment ne pas prédire —
sans l'espérer — un désastre
majeur dans un avenir qui ne
peut être très éloigné?
La ministre des Communications, M"16 Flora MacDonald, a
appuyé fortement nos représentations à ce propos. D'ailleurs, l'état des locaux pour
nos fonds actuels ne constitue
qu'une facette du problème :
les Archives nationales n'acquièrent plus de fonds importants, publics ou privés, depuis
la fin de l'année financière
1986-1987, faute d'espace où
les loger. Quatre des sept
centres régionaux sont remplis
à pleine capacité et un autre le
sera d'ici deux ans. Il devient
donc impossible aux Archives
nationales d'accomplir leur
mandat tant en gestion des
documents gouvernementaux
(laquelle épargne de l'argent
aux contribuables et assure la
protection des documents
d'importance historique), qu'en
matière d'acquisition, de conservation et d'accès en ce qui a
trait aux documents historiques
publics et privés d'importance
nationale. Le risque est réel
que les ministères et les organismes soient forcés de louer
eux-mêmes, à grands frais, des
locaux inadéquats ou fassent
détruire des masses importantes
de documents sans égard à
leur valeur historique.
Des initiatives impliquant les
Archives nationales, le ministère des Travaux publics et le
Conseil du Trésor devraient
nous permettre de résoudre le
problème des centres de documents. Quant à celui des locaux
pour les archives historiques
(et, faut-il ajouter, pour la
Bibliothèque nationale), les
Archives nationales ont fait
effectuer diverses études et ont
soumis au gouvernement un
éventail d'options pour le long
terme (besoin de 85 000 m2),
dont les coûts varient en fonction du nombre de bâtiments et
de leur localisation. Entretemps, il faut trouver d'autres
locaux, sans doute imparfaits,
mais plus acceptables, pour
loger la partie de nos fonds la
plus menacée (8 300 m2) et
pour accueillir les acquisitions
jusqu'en 1989 (5000 m2) : des
consultations sont en cours et
il faut espérer qu'elles déboucheront dans les meilleurs délais sur une solution acceptable.
Conclusion
Compte tenu des ressources à
leur disposition et des transformations de l'environnement,
les Archives nationales du
Canada se sont acquittées de
leur triple mandat et ont assumé
leurs responsabilités. Au cours
de l'année écoulée, elles ont
relevé de nombreux défis, ont
réalisé des progrès significatifs
sur plusieurs fronts, même si
des problèmes majeurs subsistent. Plus que jamais, nous
sommes conscients de l'importance de notre mission par
rapport au public canadien.
C'est pourquoi nous cherchons
à le sensibiliser à son patrimoine archivistique. Parallèlement, il nous faut maximiser
nos services aux différents
ministères et organismes du
gouvernement fédéral. Enfin,
nous devons assumer un leadership certain, mais davantage
partagé, au sein de la collectivité archivistique canadienne.
Comme le disait Peter C.
Newman, un leadership démocratique doit respecter le passé,
convaincre le présent et s'ouvrir
au futur. C'est bien là notre
ambition dans le domaine des
archives, cardans l'âme même
de l'archiviste s impose le principe fondamental de notre profession, à savoir un profond
respect du passé et un engagement total vis-à-vis de celui-ci
étant donné qu'il constitue la
mémoire du présent et celle de
l'avenir, donc le fondement
devant servir à notre compréhension de la réalité sociale
canadienne, à nos choix et,
ultimement, à notre culture.
31 mars 1987
Jean-Pierre Wallot,
Archiviste national. Preserving Our National Heritage
■ WET ; Préservation du patrimoine national 18   Preserving Our National Heritage
The National Archives of
Canada acts as a guardian of
the cultural heritage and a bulwark of the Canadian identity
by assuring the permanent retention of archival materials —
textual records, maps, plans,
photographs, documentary art,
computer tapes, television, film
and sound recordings — of
long-term national significance.
A few highlights of this year's
acquisitions are given below.
Acquiring Collections
In 1986-1987, the National Archives acquired 3,200 metres of
government and private textual
records for permanent retention. The National Archives
also acquired 610,925 other
record units (photographic
records, cartographic records,
published items, etc.) The substantial decreases from last
year's totals (30 per cent and 50
per cent respectively) reflect
many complex factors, including
limited storage space and
decreasing budgets.
2 Dr. Jean-Pierre Wallot, Yousuf Karsh,
Lilly Koltun, director, Documentary
Art and Photography Division, following the signing of the agreement to
purchase the Karsh Collection.
3 Les ouvriers, Canadian Steel and
Foundry. Photo by Pierre Gaudard.
The National Archives acquired the
collection of this important Quebec
photographer this year. (PA-154116)
4 Zeller's Interior, Hamilton, Ontario,
1920s-1930s. Photo by Cunningham.
This photo is found in the National
Design Council Collection. The Collection gives insight into the development of marketing in Canada.
(PA-148797)
5 Beaver Hall Hill, Montreal, Quebec,
1869-1870. Photo by Alexander Henderson. From the Dallett Album, acquired by the National Archives this
year. Photographs of this view at
such an early date are rare.
6 John Charles Polanyi, Companion
of the Order of Canada and Nobel
Prize Winner 1986. Photo courtesy
of Harry Palmer. Detail. Mr. Palmer is
photographing all the living Companions of the Order of Canada. The
National Archives has acquired 89
photographs from the first series,
taken between 1982 and 1986.
(PA-148807)
Acquisition Highlights
Documentary Art and
Photography Division
On 31 March 1987, Yousuf
Karsh, internationally renowned
photographer, accepted the
offer of the National Archives
of Canada for the entire photographic production of his studio
in Ottawa from 1930 to 1987.
The acquisition consists of
more than 250,000 black and
white negatives, 50,000 original
prints, and 17,000 colour transparencies as well as indexes,
correspondence registers and
some administrative documents
of the Karsh studio.
The national and international
reputation of the Karsh Collection is without equal in the world
of contemporary portraiture.
Karsh has immortalized Canadian and international figures
who have themselves marked
the course of world history, including Winston Churchill,
Albert Einstein, Pope John XXIII,
William Lyon Mackenzie King,
Hans Selye, Cardinal Paul-Émile
Léger and Marshall McLuhan.
With this acquisition, the National Archives of Canada has
become the world centre of
documentation on the work,
career and creative development of Yousuf Karsh.
In contrast to that of Karsh is
the photography of Pierre
Gaudard, whose collection of
nearly 73,000 photographs
documents Quebec society in
general and urban society in
particular between 1961 and
1984. Two series of his works
stand out — "Les ouvriers"
(1969-1971) consists of nearly
10,000 black and white negatives
concentrating on the work
environment and forcefully
revealing the human dimension
of the "anonymous worker".
The second series, "Les prisons"
(1974-1975), is composed of
5,000 black and white negatives
taken in eight penal institutions
in Ontario and Quebec and is
one of the largest photographic
documentaries on Canada's
prison environment.
More than 16,000 items were
received from the National Design Council. The photographs,
relating to Canadian manufacturers, are largely of a promotional nature. Much can be
learned of Canadian marketing,
design and advertising from
this collection.
An early photograph album
(c. 1863-1875) of an unknown
Montreal family was acquired
in the Timothy B. Dallett Collection. It is interesting to note
that two major Montreal photographers, William Notman
and Alexander Henderson,
contributed to this common
album apparently made to
order for their client. The
album includes rare views
such as "Beaver Hall Hill" by
Henderson. 19   Préservation du patrimoine national
Les Archives nationales du
Canada s'efforcent de préserver
l'identité canadienne et ie
patrimoine archivistique de la
nation en assurant la conservation permanente des documents — textes, cartes, plans,
photographies, documents
iconographiques, bandes pour
ordinateur, émissions de télévision, films et enregistrements
sonores — qui présentent un
intérêt national à long terme.
Acquisition des fonds
En 1986-1987, les Archives nationales ont acquis 3 200 mètres
de documents écrits des secteurs public et privé pour les
conserver en permanence, de
même que 610 925 autres articles (documents photographiques et cartographiques,
publications, etc.). Il s'agit
d'une baisse substantielle de
30 et 50 pour 100, respectivement, par rapport aux chiffres
de l'année dernière. Parmi les
facteurs complexes et variés
qui l'expliquent, on ne saurait
nier l'importance du manque
d'espace d'entreposage ni celle
des réductions budgétaires.
Acquisitions principales
Division de l'art documentaire
et de la photographie
Le 31 mars 1987, le photographe
Yousuf Karsh a accepté une
offre d'achat des Archives
nationales pour l'ensemble
des œuvres photographiques
de son studio d'Ottawa de
1930 à 1987, soit plus de
250 000 négatifs en noir et
blanc, 50 000 épreuves originales et 17 000 diapositives
en couleurs, ainsi qu'index,
registres de correspondance
et autres documents administratifs du studio.
La réputation nationale et internationale de Yousuf Karsh est
sans égale parmi les portraitistes contemporains. Ce photographe a immortalisé plusieurs personnalités canadiennes et internationales qui
ont marqué le cours de l'histoire
mondiale, entre autres Winston
Churchill, Albert Einstein, le
pape Jean XXIII, William Lyon
Mackenzie King, Hans Selye, le
cardinal Paul-Emile Léger et
Marshall McLuhan. Par cette
acquisition, les Archives
nationales sont devenues le
centre mondial de documentation sur l'œuvre, la carrière et
révolution artistique de Yousuf
Karsh.
Contrastant avec celle de Karsh,
l'œuvre de Pierre Gaudard,
quelque 73 000 photographies,
représente une description de
la société q uébécoise en général et celle des villes en particulier entre les années 1961 et
1984. Deux séries se détachent
nettement : « Les ouvriers »
(1969-1971) et « Les prisons»
(1974-1975). La première, qui
comprend quelque 10 000
négatifsennoiret blanc, se
concentre sur le milieu de
travail des ouvriers, révélant
de façon poignante la dimension trumaine du « travailleur
anonyme ». La deuxième réunit
5 000 négatifs en noir et blanc
pris dans huit établissements
pénitenciers de l'Ontario et
du Québec. Elle représente l'un
des documentaires photographiques les plus complets sur
le milieu carcéral canadien.
2 MM. J.-P. Wallot et Yousuf Karsh, et
M™ Lilly Koltun. directrice. Division
de l'art documentaire et de la photographie, lors de la signature de l'offre
d'achat de la collection Karsh.
3 « Les ouvriers », Canadian Steel and
Foundry. Photo : Pierre Gaudard.
Les Archives nationales ont acquis la
collection de cet important photographe québécois cette année.
(PA-154116)
4 L'intérieur d'un magasin Zeller's.
Hamilton (Ont.), 1920-1930.
Photo : Cunningham. Cette photo se
trouve dans le fonds du Conseil
national de l'esthétique industrielle,
qui documente l'évolution du marketing au Canada. (PA-148797)
5 Côte du Beaver Hall, Montréal
(Que.). 1869-1870 Photo :
Alexander Henderson. Tiré de
l'album Dallett acquis par les
Archives nationales cette année.
De telles prises de vue sont rares à
cette époque.
6 John Charles Polanyi, Compagnon
de l'Ordrcdu Canada et Prix Nobel
1986. Photo : courtoisie de Harry
Palmer. Détail. M. Palmer photographie tous les compagnons de l'Ordre
du Canada encore en vie. Les Archives
nationales ont acquis 89 photos de la
première série prises entre 1982 et
1986. (PA-148807)
J 20   Preserving Our National Heritage
In the sphere of documentary
art, one of the most important
acquisitions was a watercolour
by Charles Ramus Forrest, one
of the most talented of the British military artists who served
in Canada. The painting, done
at Quebec City, includes a
rare view of the mouth of the
Chaudière River as it meets the
St. Lawrence, showing several
of the buildings located there.
This watercolour was acquired
with the assistance of a grant
from the Department of Communications under the Cultural
Property Export and Import
Act.
7 Charles Ramus Forrest (active 1802-
1827), Cape Diamond and Pointe de
Levy, Quebec, from the Chaudière
River, July 1823, watercolour. Forrest
was among the most talented of the
British military artists who served in
Canada. (C-130700)
8 Arthur Lismer (1885-1969) "Ernest
Mac playing the Cuckoo", c. 1925-
1935, black crayon drawing. Sir Ernest
Mac Mi I Ian (1893-1973) was a noted
Canadian composer. This drawing
was likely done at the Arts and Letters
Club in Toronto (C-130083)
9 Adrian Raeside (1957- ), Sample of
Clean, Pure Water from Canada, 30
September 1984, pen and black ink
on illustration board. With the creation
of the Canadian Centre for Caricature,
the National Archives has moved to
enhance its current collection of cartoons and caricatures. This cartoon
appeared in the Victoria Times Colonist (C-130084)
10 Sir William Cornelius Van Home's
insignia of a Commander of the
Order of St. Michael and St. George
(K.C.M.G.)
11 John H Dumb le (active 1869-1903)
A farm near Cob ou rg, Ontario.
c. 1870, watercolour. Dumble was a
member of a prominent Cobourg
family and worked as a lawyer and
surveyor. (C-129591)
A black crayon drawing of Sir
Ernest Macmillan, Canadian
composer and conductor,
by Arthur Lismer, member of
the Group of Seven was also
acquired. The National Archives
holds several other portraits
and satirical sketches by Lismer.
With the creation of the Canadian Centre for Caricature, the
Archives has begun a program
to enhance its current collection
of cartoons and caricatures.
Among the first acquisitions
made under this new initiative
was the donation of over 1,000
editorial cartoons (1973-1984)
by Adrian Raeside of the Victoria Times Colonist.
The National Archives holds
12,000 medals, decorations,
tokens and medallic items. The
collection was enhanced this
year by the addition of Sir William Van Home's insignia of a
Knight Commander of the
Order of St. Michael and St.
George (K.C.M.G.) a gift from
Mrs. William Van Home. Van
Home, a major figure in the
building of the Canadian Pacific
Railway, was one of the few
Canadians to receive the honour. The Order recognized service outside Great Britain, including the Dominions. 21   Préservation du patrimoine national
Le Conseil national de l'esthétique industrielle a donné
quelque 16000 articles. Le
caractère largement publicitaire
de ces photos relatives aux
manufacturiers canadiens fait
de ce fonds une importante
source de renseignements sur
le marchandisage, le design et
la publicité au Canada.
Les Archives ont acquis un
ancien album de photos (v. 1863-
1875) d'une famille montréalaise
inconnue, dans le fonds
Timothy B. Dallett. Il est intéressant de noter que deux
grands photographes de
Montréal, William Notman et
Alexander Henderson, ont
contribué àcet album commun
commandé par un client. Il
contient des vues d'une rare
beauté de la Côte du Beaver
Hall réalisées par Henderson.
Dans le domai ne de l'art documentaire, l'une des plus importantes acquisitions a été une
aquarelle de Charles Ramus
Forrest, un des artistes militaires britanniques les plus
doués en poste au Canada.
On y aperçoit, vue de Québec,
l'embouchure de la rivière
Chaudière se jetant dans le
Saint-Laurent et quelques-uns
des édifices environnants.
L'acquisition de cette aquarelle
a été rendue possible grâce à
une subvention du ministère
des Communications en vertu
de la Loi sur l'exportation
et l'importation des biens
culturels.
En plus de plusieurs portraits
et dessins satiriques d'Arthur
Lismer qu'elles possèdent déjà,
les Archives nationales ont
acquis un dessin au crayon
noir de cet artiste, membre du
Groupe des sept, illustrant sir
Ernest MacMillan, compositeur
et chef d'orchestre canadien.
Avec la création du Centre
canadien de la caricature, les
Archives nationales ont établi
un programme pour enrichir
leurs fonds de caricatures.
Elles ont notamment reçu plus
de 1 000 dessins humoristiques,
datés de 1973 à 1984, d'Adrian
Raeside, caricaturiste du
Victoria Times Colonist.
Les Archives nationales conservent 12 000 médailles, décorations et jetons, auxquels se
sont ajoutés cette année les
insignes de Chevalier de l'ordre
de Saint-Michel et Saint-
Georges (K.C.M.G.) attribués à
sir William Van Home, donnés
par M™ William Van Horne.
Figure importante de la construction du Canadien Pacifique, Van Horne fut l'un des
rares Canadiens à mériter les
honneurs de cet ordre fondé
pour reconnaître les services
hors de la Grande-Bretagne,
y compris les dominions.
-r-r
,   SHUDZ. RMKR M
MTfOFOflM
1    WER HOU BROUGHT      .
m Fran mmi   J
7 Charles Ramus Forrest (connu 1802-
1827), Cap Diamant et Pointe de Lévy
(Que.), vus de la rivière Chaudière,
juillet 1823, aquarelle. Forrest était
l'un des artistes militaires les plus
doués de l'armée britannique en
poste au Canada. (C-130700)
8 Arthur Lismer (1885-1969), « Ernest
Mac playing the Cuckoo », vers 1925-
1935, dessin au crayon noir. Sir Ernest
MacMillan (1893-1973) était un
remarquable compositeur canadien.
Ce dessin a probablement été réalisé
au Arts and Letters Club à Toronto.
(C-130083)
9 Adrian Raeside (1957- ),caricature
dans le Victoria Times Colonist,
30 septembre 1984, plume et encre
noire sur carton. Avec la création du
Centre canadien de la caricature, les
Archives nationales ont décidé de
mettre en valeur leur actuelle collection de dessins humoristiques et
de caricatures. (C-130084)
10 Insignes de Chevalier de
l'Ordre de Saint-Michel et Sa i n t-
Georges (K. C.M.G.) appartenant à
sir William Cornelius Van Home.
11 John H. Dumble (connu 1869-1903).
Une ferme près de Cobourg (Ont.),
vers 1870, aquarelle. Membre d'une
grande famille de Cobourg, Dumble
a été avocat et ingénieur. (C-129591 ) 22   Preserving Our National Heritage
Government Archives Division
As in any year, this Division
acquired a wide range of records documenting a diversity
of government activities. Significant state records received
include records of the Department of External Affairs, 1940-
1963, (162 m) tracing Canada's
growing international activities
and responsibilities especially
during the decade immediately
following the Second World
War; and records of the Department of Justice (43 m) which
include central registry files
dating from the mid-nineteenth
century to the Depression and
records of the Legislation Section which drafts all bills presented to Parliament by the
government of the day. The
legislation files date from 1859
to 1913 and from 1947 to 1960.
Of interest to the scientific
community are two National
Research Council accessions
(3 m) containing Prairie Region laboratory notebooks dating from the 1930s and a series
of divisional reports, many
concerning the development of
radar in Canada. As well, the
first major accession (30.6 m)
of records was received from
the Dominion Astrophysical
Observatory in Victoria. Covering the period 1909-1980, these
records consist of director's
correspondence, registry files,
research data, and numerous
scientific reports.
In response to growing demands from researchers interested in the technological and
regulatory aspects of Canada's
immense transportation and
communication industries, two
accessions merit noting. They
are the acquisition of 555 microfilm reels and 27,000 micro-
jackets of Canadian aircraft
registration files from 1920 to
1981 from the Department of
Transport covering many
aspects of the development of
the aircraft industry in Canada.
Major acquisitions of machine-
readable records came from
the Canadian Wheat Board, the
Canadian Gallup Poll Limited,
and Health and Welfare Canada. The latter provided a number of valuable data files commissioned by the Health Services and Promotion Branch to
determine what young Canadians know about health and
safety issues. These data files
are a welcome addition to a
growing collection on health
and drug related material.
12 Foundations for the Institute of Practical Technology at Katubedde, Sri
Lanka. Blueprints are discussed as
women workers carry bowls of cement to the site, 1956. Much material
related to Canadian foreign aid programs can be found in the External
Affairs records transferred to the
National Archives this year.
(PA-159581)
13 Telescope in the Dominion Astro-
physical Observatory, Victoria, B.C.
The National Archives acquired the
records of the Dominion Astrophysical Observatory this year.
(PA-46702)
14 This de Havilland DH-60M Moth carries the registration letters CF-AAA,
the first registration in the CF Series
adopted for Canadian aircraft in 1929.
Material related to registration records of the Department of Transport
was acquired this year. (C-59949)
15 Page from the Muir Grand Trunk
Railway Survey Album, 1878. The
National Archives acquired records
pertaining to the railway this year.
(C-38913) 23   Preservation du patrimoine national
La Division des archives
gouvernementales
Comme chaque année, la
division a acquis une large
gamme de documents publics
importants, témoins de la diversité de l'action du gouvernement. Parmi ces documents
figurent des dossiers du ministère des Affaires extérieures,
1940-1963 (162 m), documentant l'activité et les responsabilités internationales croissantes
du Canada, en particulier
durant la décennie suivant
immédiatement latin de la
Seconde Guerre mondiale. Il
faut aussi mentionner des
documents du ministère de la
Justice (43m), qui comprennent des dossiers du
registre central, de la deuxième
moitié du dix-neuvième siècle
jusqu'à la Dépression; ainsi
que des documents de la
Section de la législation chargée
de rédiger une première
ébauche de tous les projets de
loi présentés au Parlement par
le gouvernement, de 1859 à
1913 et de 1947 à 1960.
12 On creuse les fondations de l'Institut
de technologie pratique à Katubedde,
Sri Lanka, 1956. On examine les plans
pendant que des femmes transportent
le ciment sur le chantier. On peut
trouver dans les documents envoyés
aux Archives nationales par les
Affaires extérieures, de nombreuses
v pièces relatives aux programmes
d'aide du Canada à l'étranger.
(PA-159581)
13 Télescope utilisé au laboratoire
astrophysique fédéral à Victoria
(C-B.). Les Archives nationales ont
acquis des documents de cet
observatoire. (PA-46702)
14 Ce DH-60M Mothde De Havilland
arbore les lettres d'immatriculation
C F-AAA, les premières de la série CF
adoptée par l'aviation canadienne
en 1929. Les Archives ont obtenu du
ministère des Transports des documents relatifs à l'immatriculation.
(C-59949)
15 Une page du Registre d'arpentage
du Grand Tronc tenu par M. Muir,
1878. Les Archives nationales ont
acquis cette année des documents
concernant les chemins de fer.
(C-38913)
La communauté scientifique
sera sans doute intéressée par
deux acquisitions du Conseil
national de recherches (3 m),
qui contiennent des notes de
laboratoire de la région des
Prairies datant des années
1930, ainsi qu'une série de rapports divisionnaires dont un
grand nombre concerne l'évolution du radar au Canada. La
division a en outre reçu la
première acquisition importante de l'Observatoire astrophysique fédéral à Victoria
(30,6 m). Couvrant les années
1909-1980, ces documents
comprennent la correspondance du directeur, des dossiers de registre, des données
de recherche et de nombreux
rapports scientifiques.
Pour les chercheurs, de plus
en plus nombreux, qui s'intéressent aux aspects technologiques et réglementaires des
immenses industries du transport et des communications au
Canada, il convient de signaler
deux acquisitions : 555 bobines
de microfilm et 27 000 micro-
jaquettes des dossiers d'enregistrement de l'aviation canadienne de 1920 à 1981, en
provenance du ministère des
Transports, couvrant divers
aspects de l'évolution de
l'aviation au Canada.
La Commission canadienne du
blé, l'Institut de sondage Gallup
du Canada Ltée et Santé et
Bien-être social Canada ont
fourni d'importants documents
informatisés. Le dernier a
versé de précieux fichiers sur
des recherches commandées
par la Direction des services
de santé et de la promotion
de la santé pour déterminer
ce que les jeunes Canadiens
savaient des questions de
santé et de sécurité : une heureuse addition aux fonds de
données relatives à la santé et
aux médicaments.
m
tfvf
fc
-*##*£..
'Â
1? 24   Preserving Our National Heritage
Moving Image and Sound
Archives Division
The Moving Image and Sound
Archives has put much of its
efforts this year into a major
exhibition to open next spring
entitled, "Beyond the Printed
Word". The exhibition will reflect Canada's twentieth century
heritage as transmitted to Canadians by film newsreels and
radio and television news
broadcasting. Research for the
exhibition has provided the impetus to acquire news broadcasts from Global, CTV, TVA,
Quatre Saisons, Radio-Québec
and the CBC networks.
Film footage, including that not
incorporated in the final film,
was acquired of Warrendale,
an award-winning Canadian
documentary film about a therapy used in treating emotionally
disturbed teenagers. The INCO
collection of films, both those
about the mining industry and
those used for training, were
added to the holdings.
Film production in Canada is
increasingly being merged with
video as many feature-length
productions are being done for
television. The Division acquires
many of these through its own
satellite receiving dish and
through its arrangements with
Telefilm Canada. However, it
also continues to acquire high
quality 35 mm films and in the
last year these included Dancing in the Dark, Loyalties, Le
Déclin de l'empire américain,
La Femme de l'hôtel, and
Pouvoir Intime.
Bill McNeil interviews Gerry
Weisenstein, an Australian cowboy
living in Orillia, Ontario, for the radio
program, "Assignment", September
1966
17 Marie Tifo and Pierre Curzi in Pouvoir intime (Canada 1986, Director:
Yves Simoneau).
18 Oedipus Rex (Canada 1956, Director: Tyrone Guthrie), a rare document
of Canadian theatrical history. The
film was found in the United States
in 1978 and restored for future près- J
ervation. 25   Préservation du patrimoine national
Division des archives
audio-visuelles
Les Archives audio-visuelles
ont consacré beaucoup d'efforts, cette année, à la préparation d'une grande exposition
qui débutera le printemps prochain. Elle aura pour titre :
« Au-delà de l'écrit » et sera le
reflet du patrimoine canadien
du vingtième siècle vu à travers
les actualités filmées et les
reportages à la radio et à la
télévision. Les recherches pour
l'exposition ont permis d acquérir les bulletins de nouvelles
diffusés par les réseaux Global,
CTV, TVA, Quatre Saisons,
Radio-Québec et Radio-
Canada.
Des images de Warrendale, y
compris celles qui n'apparaissent pas dans le produit
final, ont été acquises. Ce film,
gagnant d'un prix, est un documentaire canadien sur le traitement suivi par des adolescents
en proie à des troubles affectifs.
Se sont également ajoutés aux
fonds, les films d'INCO, ceux
qui concernent l'industrie
minière et ceux qui servent à
la formation du personnel.
À cause des longs métrages
réalisés pour la télévision, la
production cinématographique
canadienne se confond de plus
en plus avec celle de la vidéo.
La division en acquiert un
grand nombre par l'intermédiaire de sa plaque réceptrice
par satellite et grâce à des
ententes conclues avec Téléfilm Canada. Elle continue,
malgré tout, ses acquisitions
de films de grande qualité dont,
entre autres, pour cette année :
Dancing in the Dark, Loyalties,
Le Déclin de l'empire américain, La Femme de l'hôtel et
Pouvoir intime.
16 Bill McNeil interviewe Gerry
Weisenstein, un cowboy australien
vivant à Orillia (Ont), pour l'émission rad iophon iq ue « Assignment »,
septembre 1966.
17 Marie Tifo et Pierre Curzi dans
Pouvoir intime (Canada, 1986;
réalisateur : Yves Simoneau).
18 Oedipus Rex (Canada, 1956; réalisateur : Tyrone Guthrie), un document rare sur l'histoire du théâtre
canadien. Le film a été trouvé aux
États-Unis en 1978 et restauré pour
la conservation. 26   Preserving Our National Heritage
Manuscript Division
New acquisitions of the Manuscript Division covered a wide
spectrum of Canadian political,
military, economic and cultural
life. The Division received the
files of Pierre Elliott Trudeau,
the former Prime Minister, as
Leader of the Opposition iff
1979.
A major literary accession was
the manuscripts and correspondence of the author Timothy
Findley. This is a very rich collection, including documentation on the writing of his novels
The Last of the Crazy People,
The Butterfly Plague, The Wars,
Famous Last Words and Not
Wanted on the Voyage, as well
as his stage plays and his contributions to the television series
"The National Dream", "The
Newcomers" and "Jalna". In
addition, there is excellent personal material, including journals, and correspondence with
noted writers and actors and
with members of Findley's family.
Also acquired this year were the
Nairn Kattan Papers. Kattan,
who was born in Iraq, is the
author of the autobiographical
novels Adieu, Babylone and
Les Fruits arrachés, as well as
the collection of essays, Le
Réel et le Théâtral. The Kattan
Papers contain the original
manuscript drafts of these
works, along with the manuscripts for his many other
writings. There is, as well, an
extensive correspondence series
in the papers, with letters from
André Gide, Anne Hébert,
Mordecai Richler and Margaret
Laurence. The Kattan Papers also
contain material documenting his
involvement with the Jewish
community in Montreal.
The Division acquired a microfilm copy of credit ledgers of
R.G. Dun & Co. This Company,
a credit advisory service, was
founded in 1841 in the United
States with the purpose of providing information to lenders
on the credit worthiness of
businessmen. In 1933 it merged
with the Bradstreet Co. to form
Dun & Bradstreet Inc. The material filmed consists of credit
ledgers containing reports on
the financial status and credit
worthiness of businessmen
and businesses in Canada from
1843 to 1881. It will be a most
valuable source for business
historians.
An outstanding acquisition in
the political area was the Donald Fleming Papers. Fleming
was Minister of Finance and
later Minister of Justice during
the Diefenbaker administration.
His papers, 40 metres in extent,
include files on the Bank of
Canada, the Columbia River
Power Project, the European
Economic Community and the
International Monetary Fund
as well as Cabinet documents.
They are an important supplement to the existing documentation of the Diefenbaker years.
19 An early draft of one of the first chapters of Timothy Findley's novel The
Wars (1977), found in a manuscript
notebook in the Findley Papers.
(C-130710)
20 Dr. Daniel Hill, Ombudsman of
Ontario. The National Archives acquired Dr. Hill's papers this year.
They are significant both for ethno-
cultural studies and for documenting
the promotion of human rights.
Photo courtesy of Dr. Hill.
The acquisition of the papers
of Dr. Daniel G. Hill is significant both forethnocultural
studies and for documenting
the promotion of human rights.
Dr. Hill is a prominent member
of the black community, former
Director and Chairman of the
Ontario Human Rights Commission, and has been, since
1984, Ombudsman for Ontario.
The collection includes his
own correspondence and research notes on the black experience in Canada, as well as
important material relating to
his work as a human rights activist, when he was involved in
the Toronto Labour Committee
for Human Rights, the Canadian Labour Congress and the
Jewish Labour Committee in
the 1950s.
In cooperation with Parks Canada, the Manuscript Division
has acquired through the London Office, a microfilm copy of
part of the British War Office
records known as VV.0.97. This
is the main series of service
documents of soldiers who became in- or out-pensioners of
the Royal Hospital, Chelsea. It
provides information on age,
birthplace, trade or occupation
on enlistment, a record of service includ.ng any decorations
and reason for discharge to
pension. This acquisition should
prove very useful for military
historians and also for genealogists.
/~  «-  ^
V?    A-l    7/u 27   Préservation du patrimoine national
Division des manuscrits
De nombreuses facettes de la
vie politique, militaire, économique et culturelle canadienne
sont représentées par les nouvelles acquisitions de la Division des manuscrits. Celle-ci a
reçu les dossiers de l'ancien
premier ministre Pierre Elliott
Trudeau lorsqu'il était chef de
l'opposition en 1979.
Du point de vue littéraire, mentionnons les manuscrite et la
correspondance de l'écrivain
Timothy Findley. Il s'agit d'un
très riche fonds incluant la
documentation sur la rédaction
de ses romans The Last of the
Crazy People, The Butterfly
Plague, The Wars, Famous Last
Words et Not Wanted on the
Voyage, sur ses pièces de
théâtre et ses contributions
aux séries télévisées « The
National Dream », « The New-
corners » et « Jalna ». Il comprend, en outre, une excellente
documentation personnelle
dont les journaux de l'auteur et
sa correspondance avec des
écrivains et des acteurs
célèbres ainsi qu'avec des
membres de sa famille.
La division a également acquis
les documents de Nairn Kattan.
Né en Irak, M. Kattan est l'auteur des romans autobiographiques Adieu, BabyloneeX
Les Fruits arrachés, de même
que de la collection d'essais
Le Réel et le Théâtral. Les
documents comprennent les
manuscrits originaux de ces
publications de même que les
manuscrits de plusieurs autres
écrits. On y retrouve en outre
une abondante correspondance, notamment des lettres
d'André Gide, Anne Hébert,
Mordecai Richleret Margaret
Laurence, ainsi que des documents sur son engagement
dans la communauté juive de
Montréal.
La division s'est procuré une
copie sur microfilm des grands
livres de crédit de R.G. Dun
& Co., contenant des rapports
sur l'état financier et la cote de
crédit d'hommes d'affaires et
de compagnies de 1843 à 1881.
R.G. Dun & Co., qui offrait des
services de consultation en cré-
dit, fut fondée en 1841 aux
États-Unis afin de fournir aux
prêteurs des renseignements
sur la solvabilité des hommes
d'affaires. Elle fusionna avec
la Bradstreet Co. en 1933 pour
devenir Dun & Bradstreet Inc.
Cette acquisition constituera,
à coup sûr, une source inestimable de renseignements pour
les historiens du monde des
affaires.
Une acquisition de première
importance dans le domaine
politique a été celle des papiers
de Donald Fleming, tour à tour
ministre des Finances et ministre de la Justice dans le gouvernement de Diefenbaker. Ces
papiers (40 m) comprennent,
en plus des documents du
Cabinet, des dossiers sur le
Projet hydroélectrique de la
rivière Columbia, la Banque du
Canada, la Communauté économique européenne et le
Fonds monétaire international.
Ils constituent une addition
importante à la documentation
sur les années Diefenbaker.
L'acquisition des papiers de
Daniel G. Hill est importante
pour les études ethnoculturelles
et les recherches sur la promotion des droits de la personne.
M. Hill est un membre eminent
de la communauté noire : ancien
directeur et président de la
Commission des droits de la
personne de l'Ontario, il occupe,
depuis 1984, le poste d'ombudsman de cette province. Le
fonds comprend sa propre correspondance ainsi que des
notes de recherche sur l'expérience noire au Canada, de
même qu'une importante documentation relative à son travail
pour la promotion des droits
de la personne à titre de membre du Toronto Labour Committee for Human Rights, du
Congrès du travail du Canada
et du Jewish Labour Committee
dans les années 1950.
En collaboration avec Parcs
Canada, la division a acquis,
par l'entremise du Bureau de
Londres, une copie sur microfilm d'une partie des dossiers
du British War Office (W.O. 97).
Il s'agit de la série principale
des documents de service de
soldats devenus par la suite
invalides internes ou externes
du Royal Chelsea Hospital. On
y trouve des renseignements
sur l'âge, le lieu de naissance,
la profession ou l'occupation
au moment de l'enrôlement,
un état de service contenant
toutes les décorations et la
raison de la démobilisation
pour invalidité. Cette acquisition devrait se révéler très
utile pour les historiens de
l'armée et les généalogistes.
19 Première ébauche de l'un des premiers chapitres du roman de Timothy
Findley, The Wars (1977), trouvée
dans un carnet manuscrit des papiers
de Findley. (C-130710)
20 M. Daniel Hi 11, ombudsman de
l'Ontario. Photo : gracieuseté de
M. Hill. Les Archives nationales ont
fait l'acquisition des papiers de M. Hill
cette année, ils sont importants et
pour leur intérêt ethnoculturel et
pour la recherche sur la promotion
des droits de la personne. 28   Preserving Our National Heritage
Cartographic and Architectural
Archives Division
The Cartographic and Architectural Archives Division was
enriched by the acquisition of a
number of early maps of Canada. The Division also acquired
maps of the world, Western
Hemisphere, and North America, as well as several hydro-
graphic charts prepared by the
British Admiralty in the early
1800s. The two most outstanding items were a large coloured
manuscript map of part of
Lower Canada, c. 1807, by
Joseph Bouchette and an apparently unique copy, dated
1821, of John Purdy'swall map
of eastern Canada titled A Map
of Cabotia.
To assist with the restoration of
the HMCS Sackville to its 1944
condition for display in Halifax
harbour, the Canadian Naval
Corvette Trust requested the
corvette class plans from the
Architectural Unit, Maritime
Command, Department of National Defence. This request
led to discussions with the National Archives of Canada and
the transfer of an estimated
1,000 corvette plans to the Division, with more expected   /
shortly. The visit of archives
staff to the Maritime Command
revealed their extensive holdings (about 1,000,000) of plans
and drawings, and demonstrated
the weaknesses in identifying
archival records in regional
operational units of the federal
government.
21 Detail of John Purdy's 1821 edition
of a map of "Cabotia", the name he
gave to Canada to recognize John
Cabot's role in exploring the eastern
coast of Canada for the King of England. (NMC-97929)
22 "Canadian Demonstration House".
Central Mortgage and Housing Corporation, October 1963, taken from
the more than 7,000 architectural
drawings transferred from CMHC to
the Archives this year. (C-130121)
During 1986-1987, more than
20,000 plans and drawings were
transferred from Public Works
Canada. These relate to federal
buildings, wharves, bridges
and harbour improvements
which no longer exist or which
are no longer administered by
that department. These records
were received from Public
Works headquarters, from the
regional offices in Montreal and
Vancouver, and from the Federal Records Centre in Halifax.
A collection of more than 7,000
drawings from the Architecture
and Design Branch (1955-1973)
of Canada Mortgage and Housing Corporation illustrates the
rapidly evolving post-World
War II development of housing
design in Canada, when this
Branch was an acknowledged
leader in the field.
Researchers in the area of industrial architecture will find
the Prack and Dobell Collection
most useful. Donated by Wright
Dobell Architects Ltd., the Collection consists of 12,045 drawings, with accompanying photographs and textual records.
The records date from 1911
and include many industrial
buildings and complexes, as
well as hospitals, schools and
residences, in southwestern
Ontario.
¥ 29   Préservation du patrimoine national
Division des archives
cartographiques et
architecturales
La division s'est enrichie d'un
certain nombre de cartes anciennes montrant le Canada,
notamment des cartes du
monde, de l'hémisphère occidental et de l'Amérique du
Nord, ainsi que plusieurs cartes
hydrographiques préparées
par l'Amirauté britannique au
début des années 1800. Une
grande carte manuscrite en
couleurs de Joseph Bouchette
représentant le Bas-Canada
vers 1807, et une copie, apparemment unique, datée de 1821,
d'une carte murale de John
Purdy de l'Est du Canada intitulée A Map of Cabotia sont
les deux documents les plus
remarquables.
Pour aider à la restauration du
HMCS Sackville à son état de
1944 pour l'exposition dans
le port de Halifax, la Fiducie de
la Corvette navale canadienne
a fait appel à l'Unité architecturale du Commandement de
la Marine du ministère de la
Défense nationale afin d'obtenir
les plans de la classe corvette.
Cette demande a donné lieu à
des discussions avec les Archives nationales pour aboutir au
transfert d'un millier de plans
de corvette à la division en
attendant un plus grand nombre
dans un proche avenir. Une
visite au Commandement delà
Marine a permis au personnel
des Archives de se rendre
compte qu'il y existe de très
nombreux plans et dessins
(environ 1 000 000) et que les
unités opérationnelles régionales du gouvernement fédéral
parviennent difficilement à
identifier les documents
d'archives.
En 1986-1987, Travaux publics
Canada a envoyé plus de 20 000
plans et dessins aux Archives
nationales. Ceux-ci se rapportent à des édifices fédéraux,
des quais, des ponts et des
travaux d'amélioration de ports
qui n'existent plus ou ne sont
plus administrés par ce
ministère. Ces documents
proviennent du bureau principal, des bureaux régionaux
de Montréal et de Vancouver
de même que du Centre fédéral
de documents à Halifax.
Rus de 7 000 dessi ns de la
Direction générale de l'architecture et du design (1955-1973)
de la Société canadienne d'hypothèques et de logement
témoignent de la rapide évolution du design domiciliaire au
Canada après la Seconde
Guerre mondiale, au moment
où cette direction était un
chef de file reconnu dans ce
domaine.
Les chercheurs dans le domaine
de l'architecture industrielle
apprécieront grandement les
documents de Prack and
Dobell. Don de Wright Dobell
Architects Ltd, le fonds comprend 12 045 dessins avec
photos et documentation écrite.
Datés de 1911, ces documents
portent sur plusieurs édifices et
complexes industriels de même
que des hôpitaux, écoles et
résidences du Sud-Ouest de
l'Ontario.
"^^^^^^
CANADIAN  DEMONSTRATION   HOUSE    ™L ™ m « °^™
October 1963
Ion Mocleraian     EB.A.IC     Chief Architect and Planner
21 Detail de l'édition de 1821 d'une carte
réalisée par John Purdy. « Cabotia »
est le nom donné au Canada par
l'auteur pour souligner le rôle de
John Cabot dans l'exploration de la
côte est du Canada pour le roi
d'Angleterre. (NMC-97929)
22 Modèle de maison canadienne.
Société canadienne d'hypothèques
et de logement, octobre 1963. Un
des 7 000 dessins et plus d'architecture
envoyés aux Archives cette année
parlaSCHL (C-130121) r
30   Preserving Our National Heritage
Archives Library
In collaboration with the Paris
Office, the Library has acquired
a nearly complete set of the
Almanachs Royaux (1699-1776)
in almost perfect condition. It is
extremely rare to acquire so
complete a set. With its listing
of the names and titles of the
senior clergy, military officers,
major officials and councillors
of the king, it will allow identification of individuals named in
the official correspondence of
colonial authorities.
More than thirty printed collections and portions of collections
acquired by the National Archives, were transferred to the
Library in the course of the year.
Included are the books of the
Honourable Donald Fleming as
well as two interesting manuals,
The Cabinet-Maker's Assistant
and The Cabinet-Maker's
Sketch books (18--) by Thomas Campbell, a furniture
maker in Ottawa from 1866.
London and Paris Offices
Both Offices continued their
acquisition of original and copied material overseas. Acquisitions of the London Office included six letter books relating
to the career of Sir James
Kempt, Lieutenant-Governor of
Nova Scotia (1820-1828) and
Governor-in-Chief of British
North America (1828-1830) and
a small collection of correspondence between W.L.M. King
and English actress Irene
Rooke; a collection of fifty-five
photographs of the mine works
and town at Copper Cliff,
Ontario, (c. 1910) and the
personal photograph album of
a British sailor on a tour of
Canada aboard the H MS
Constance, 1868.
Much of the work of the Paris
Office involves painstaking research to locate often rare and
scattered records relating to
early Canada. The Atlantic
coast of Canada was frequented
by thousands of European
sailors who have not left in
Canada any written trace of
their presence. Many French
archival repositories, notably
that of the Seine-Maritime at
Rouen yield records concerning
this important presence. The
French population that in the
seventeenth and eighteenth
centuries installed itself in Canada can be traced through the
Notarial Archives at La Rochelle
in France. The provisioning of
Canada by ships especially
chartered for this purpose is
carefully recorded in the Ar
chives de l'Amirauté at Bordeaux. This careful research is
supplemented by the filming of
large series of documents in
Paris, taken from the eighteenth
century records of the Ministère des Colonies. In total, thirty-
eight reels of microfilm were
acquired this year. An agreement was arrived at with the
Ministère de la Marine which
will allow filming in certain
repositories where this was not
previously possible.
The Office also acquired papers
and photographs of Jacques
Plante, the hockey star, from
his widow in Switzerland and
two rare and precious funeral
orations of the Duchess of
Aiguillon, founder of the Hôtel-
Dieu of Quebec City in 1639.
Personnel Records Centre
The Personnel Records Centre
obtained 1,804 metres of records which included individual
personnel files, ancillary records and collective medical
records. Several new clients
were added, the largest being
the Canadian Broadcasting
Corporation. CBC record holdings forwarded to the Centre
were substantial, with over 122
metres or hardcopy records
and an additional 400 reels of
microfilm.
/Ui.'hO rl\% flp
23 Information pertaining to the Bishop
and Bishopric of Quebec, taken from
the Almanach Royal of 1755. Part of
a nearly complete set of Almanachs
Royaux (1699-1776) acquired by the
National Archives Library. (C-130190)
24 Rare book, Du chess of Aiguillon
Funeral Oration, acquired by the
Paris Office of the National Archives.
The Duchess was founder of the
Hôtel-Dieu of Quebec City.
(C-107684).
ALMANACH
ROYAL,
ANNÉE   M.   DCC.   LV.
CO NTENANT
LES NaifTances des Princes & Prtaceffes de l'Europe
LesArchevaque$,Eveq.Cardinaux,&Abbe2Comtaendataires
Les Maréchaux de France, les Lieutenans Généraux, Maré-
-'•anx de Camp ,& Brigadiers des Armées ; les Lieutenans
neraux des Armées Navales, Chers d'Efcadres;lesChe-
lers, Commandeurs & Officiers des Ordres da Roy; les
_ juverneui-s & Lieutenans Généraux des Provinces  &c
LesConieilsdu Roy ; lesDépàrtemens des Secretaires d'Etat,
& des Intenta» des Finances; les Confeillers d'Etat, les
Bureaux du Confeil, les Maîtres des Requêtes les Intendant
desProvinces.la Grande Chancelferie.WaWcOnfeil.
P Parlement, la Chambre des Comptes, la Cour des Ay des
tomes les Cours & TnrifdicWons de Paris. y     '
Umverfité^s Académies, les Bibliotheoues publiques, &c.
les Tréforiers des Deniers Royaux, les Payeurs des I  ' \
& leurs Contrôleurs, la Compagnie des Indes, &c.
A     PARIS,
De rlmpiimerie de Le Breton, Imprimeur or
"U R O Y, au bas de la rue de la Harpe-
?5j 'BESANÇON, Antoine Pierre de Grammont,facré 171.
u Septembre; toi} fl. j6000Iiv. 8,g
«741 S. Claude , Jofeph de Méalet de Fargues, facré 174»
îAouft; 1500 fl. 170001.
173g'Belley enBugey, Jean du Douflèt, facré 17591}
Décembre ; 3}} fl. 10000 liv. m
Entre plufieurs fugragons de Befancon, Belley tfl le feul dans It
Royaume.
1713 CAMBRAY, Charles de Saint-Albin, facré Evêquede
Leon 1711 16 Avril ; 6000 fl. 100000 liv. jog
I7ij * Arras , François deBaglion de la Salle, facré 171716
1717 *Saint-Omer, Jofeph AlphonfèdeValbelledeTourves,
nommé en 1711 à l'Evéché de Sarlat, facré Evêquede
Jéropolis i?!} 11 Avril ; 1000fl. 40000 liv. m
1704'Strasbourg, fitftragant de Msience, Armand Gaftoa
Maximilien de Rohan, facréEvêque de Tibériade 1701
16 Juin ; ijoofl. 170000 Uv.
De Rohan-Vantadour, Evêque de Ptolémaïde, & nommé
Coadjuteur de Strafbourg en 1741.
1738 Beth lébm, Louis laTafte, Evêque Titulaire, facré 1739
j Avril ; 3 3 fl. 1000 liv. 11 a fa rélidence auprès de Clame-
1740 Qu
|EC En CANADA, fournis au S. Siège immédiatement,
nry Marie du Breil dePontbriand,facré 1741 9Avril;
300 fl. noooliv. Il n'efljuffragant d'aucun Archevêché.
g"^» Pierre Herman Dofquet, qui en étoit Titulaire depoi»
1733, a donné fa démifïion en 1738; il a été facré fous le tine
d'Evêque de Samos à Rome le i j Décembre 1717.
De l'Evéché de Québec dépend encore toute l'Amérique Septentrionale, c'eft-à-dire l'Ifle de Terre-neuve,la Baye du Nord,
l'Acadie, la Louiliane, ou autrement les Terres arrofées do
fleuve Miffifltpi, & toutes les Nations fauvages qui font dansk
profondeur des Terres de ce Pays.
Les IslesFrançoifes, comme la Martinique, la Guadeloupe, la
Cayenne , Marigaknde, Saint-Domingue, & autres, ne foot
par plufieurs Religieux de divers Corps qui en font les Patteursi
Reprennent leur pouvoir du S. Siège, ou quelquefois de l'Archevêque de Saint-Domingue, ville dans la partie qui appartient aux
Efpagnols. 31   Préservation du patrimoine national
Bibliothèque
En collaboration avec le Bureau
de Paris, la Bibliothèque a
acquis une collection presque
complète des Almanachs
Royaux (1699-1776) en parfait
état ou presque. Il est extrêmement rare d'acquérir une collection si complète. Avec ses
listes de noms et de titres du
haut clergé, des officiers militaires, des grands dignitaires
et conseillers du roi, elle permettra d'identifier certains
individus cités dans la correspondance officielle des autorités
coloniales.
Plus de 30 collections d'imprimés, qui faisaient partie de
fonds acquis par les Archives
nationales, ont été envoyées à
la Bibliothèque au cours de
l'année. Parmi elles, signalons
les livres de Donald Fleming, et
deux manuels intéressants,
777e Cabinet-Maker's Assistant
et 777e Cabinet-Maker's Sketch
books (18—), de Thomas
Campbell, fabricant de meubles
à Ottawa à partir de 1866.
ORAISON FUNEBRE
DE   MADAME
MARIE DE WIGNEROD
DUCHESSE
DAIGUILLON,
PAIR DE FRANCE.
TRO NJ) N C È E    EN    LE G LIS E
des CormeUtu de U rue Chapon le  12. jour
â'Aoufi 167 s-
Par Moniteur Fléchie r, Abbé de Saint Scvcrin.
SECONDS   EDITION.
Centre des documents du
personnel
Le Centre des documents du
personnel a acquis 1 804 mètres
de documents comprenant des
dossiers de particuliers, des
dossiers auxiliaires et des dossiers médicaux collectifs. Plusieurs nouveaux clients se sont
ajoutés, dont le plus important
en taille est la Société Radio-
Canada qui a fait parvenir au
centre plus de 122 mètres de
documents sur papier et
400 bobines de m ic rof i I m.
Bureaux de Londres et de Paris
Ces deux bureaux ont continué
d'acquérir des originaux et des
copies de documents à l'étranger. Les acquisitions du Bureau
de Londres comprennent six
recueils de lettres se rapportant
à la carrière de sir James Kempt,
lieutenant-gouverneur de la
Nouvelle-Ecosse (1820-1828).
puis gouverneur-en-chef de
l'Amérique du Nord britannique
(1828-1830); de la correspondance de W.L.M. King avec
l'actrice Irene Rooke; une collection de 55 photographies
de travaux miniers et du village
à Copper Cliff (Ont.), vers
1910; et un album personnel
de photographies d'un marin
britannique en tournée au
Canada sur le H MS Constance,
1868.
/fr/rs
A   PARIS,
Chez Sebastien Mabs.e-Cx.amoist, Imprimeur
da Roy, rue Saint Jacques, aux Cicognes.
M.    DC    L X X V I.
xAVEC   TRIVILEGE  VV   2^0 Y.
Le Bureau de Paris se consacre
en grande partie à une recherche laborieuse pour localiser
des documents rares et dispersés sur les débuts du Canada. La côte atlantique était
fréquentée par des milliers
de marins européens qui n'ont
laissé au Canada aucune trace
écrite de leur présence. De
nombreux dépôts d'archives
français, notamment celui de la
Seine-Maritime à Rouen, renferment des documents attestant cette importante présence.
La population française, qui au
_ dix-septième et au dix-huitième
siècles s'est installée au Canada, peut être retracée à partir
des archives notariales de La
Rochelle, en France. L'approvisionnement du Canada par
des bateaux spécialement
affrétés à cette fin est rapporté
soigneusement dans les Archives de l'Amirauté à Bordeaux.
À cette recherche attentive de
documents, s'ajoute le microfilmage de grandes séries de
documents du dix-huitième
siècle au ministère des Colonies, à Paris. Au total, 38 bobines de microfilm ont été
acquises cette année. Une
entente a été conclue avec le
ministère de la Marine, qui permettra le microfilmage dans
certains dépôts, où cela n'avait
pas été possible jusqu'ici.
Le bureau s'est aussi porté
acquéreur des papiers et des
photographies de la vedette de
hockey Jacques Plante par
l'entremise de la veuve de ce
dernier en Suisse, puis de deux
rares et précieuses oraisons
funèbres de la duchesse
d'Aiguillon, fondatrice de
l'Hôtel-Dieu de Québec, en
1639.
23 Renseignements sur l'archevêque et
l'archevêché de Québec, tirés de
ï'Almanach Royal de 1755. La
Bibliothèque des Archives a acquis
la collection presque complète des
Almanachs Royaux (1699-1776).
(C-130190)
24 Oraison funèbre de la duchesse
d'Aiguillon, un livre rare acquis par le
Bureau de Paris. La Duchesse était la
fondatrice de l'Hôtel-Dieu de Québec.
(C-107684) 32   Preserving Our National Heritage
Acquisition Planning
The National Archives of Canada is charged with acquiring
documentation of national significance relating to all aspects
of Canadian culture and life.
Given the volume of potential
acquisitions as opposed to its
limited resources, the National
Archives strives constantly to
improve its selection process.
An internal audit of the acquisition function was undertaken
during 1986-1987. A number of
recommendations were made
by the auditors and accepted
by management which should
improve current acquisition
practices and procedures.
Preliminary work was undertaken on the preparation of a
department-wide acquisition
policy which will be in place by
the fall of 1987. The development of the acquisition policy
will coincide with a departmental evaluation of the acquisition
function that will be initiated in
April 1987.
The Manuscript Division has
begun a systematic review of
its acquisition program in order
to more precisely define its
long-term collecting mandate
and strategy, consistent with
departmental policy and with
an emphasis on interinstitu-
tional cooperation. Through a
prototype project involving its
labour acquisition program,
guidelines are being developed
which will be used to undertake
a review of all divisional acquisition programs. The Division
has also established an Acquisition Review Committee which
has functioned successfully
over the past year. All new acquisition proposals must be
approved by this Committee
which consists of the Director
and four section chiefs who
serve on a rotational basis.
The Library of the National Archives has made major progress
in its shift from maintaining a
large general historical research
collection to the preservation
and servicing of the national
archival heritage. It maintains
published sources considered
as integral parts of collections
acquired by the National Archives.
The Government Archives Division is entering the second
year of a project defining sampling guidelines and methods.
With a large and growing backlog of case files for departments
like Health and Welfare, the
adoption of appropriate archival sampling techniques is a
pressing concern. To improve
scheduling and selection processes, emphasis has been
placed on having departments
incorporate both textual and
machine-readable records into
one comprehensive schedule.
In the Documentary Art and
Photography Division, a survey
of historical advertising, promotional and commercial :
photography begun over one
year ago continues and will
constitute an invaluable guide
for future acquisitions.
25 Publications relating to the study of
Archival Science housed in the Na- .
tional Archives Library. (C-130192)!
TABLE I — Acquisitions/
TABLEAU I — Acquisitions
1981-1982    1982-1983    1983-1984    1984-1985    1985-1986    1986-1987
Historical Resources Branch
Direction des ressources historiques
Metres of Government Textual Records/
Textes officiels (mètres)
1597
922
9105
5 895
3 789
2 601.38
Metres of Private Textual Records/
Textes du secteur privé (mètres)
868
493
1 170
1358
685
603.3
Documentary Art and Photographic Records
Documents photographiques et iconographiques
594 482
212162
146 038
874 513
958 994
420 847
Film, Television and Sound Records
(10-minute segments)/
Documents cinématographiques, télévisés
et enregistrés (dix minutes)
102 564
—
87 688
123 810
106119
109 824
Cartographie Records/
Documents cartographiques
23 206
52947
70858
71 474
53 649
68052
Machine-Readable Data Files/
Dossiers de données ordinolingues
56
131
124
99
357
97
Published Items/
Publications
30 605
14 979
28 541
27 204
32 717
12105
Government Records Branch/
Direction des documents gouvernementaux
Metres of Inactive Government Textual Records Stored/
Textes officiels inactifs (mètres)
65 701
72983
72 544
78 953
84 359
91751
Inactive Government Magnetic Tapes Registered/
Bandes magnétiques officielles inactives enregistrées
	
	
	
_
230 258
317 420
Metres of Government Personnel Records/
Documents officiels du personnel (mètres)
—
1935
—
—
1626
1 804 33   Préservation du patrimoine national
Planification des
acquisitions
Les Archives nationales du
Canada ont pour mission
d'acquérir des documents qui
présentent un intérêt national
relativement à tous les aspects
de la vie et de la culture canadiennes. Compte tenu du volume potentiel d'acquisitions
et des ressources limitées, les
Archives s'efforcent constamment d'améliorer le processus
de sélection. C'est ainsi qu'on
^entrepris, en 1986-1987,
une vérification interne de la
fonction d'acquisition. Les
recommandations, acceptées
par la direction, devraient
améliorer les pratiques et les
méthodes existantes.
Prévue pour l'automne 1987
au plus tard, une politique
d'acquisition à la grandeur du
ministère est déjà en voie de
préparation. L'élaboration
d'une telle politique devra
coïncider avec l'évaluation
ministérielle de la fonction
d'acquisition en avril 1987.
Mettant l'accent sur la coopération entre les institutions et
soucieuse de se conformer à
la politique ministérielle, la
Division des manuscrits a entrepris une révision systématique
de son programme d'acquisition dans le but de mieux définir son mandat et sa stratégie
à long terme. S'inspirant des
résultats d'un projet pilote en
acquisition d'archives ouvrières,
elle est à mettre au point des
lignes directrices qui lui serviront de guides pour la révision
de l'ensemble de ses programmes d'acquisition. Elle a
aussi créé un Comité d'analyse
des acquisitions qui a très bien
fonctionné au cours de l'année
écoulée. Composé du directeur
comme président et de quatre
chefs de section siégeant en
alternance, le comité approuve
toute proposition de nouvelles
acquisitions.
La Bibliothèque des Archives
a réalisé de grands progrès, en
ce qui concerne son changement de mandat. Plutôt que de
conserver purement et simplement une vaste collection de
documents offrant un intérêt
historique général, elle vise
à préserver et à entretenir ie
patrimoine national tout en
conservant les documents
publiés considérés comme
parties intégrantes des fonds
acquis par les Archives.
La Division des archives gouvernementales entrent dans la
deuxièmeannéed'un projet
visant à définir des lignes di rec-
trices et des méthodes d'échantillonnage. Compte tenu du
retard accumulé dans les
dossiers pour des ministères
comme Santé et Bien-être
social, l'adoption de techniques
appropriées devient une véritable nécessité. Dans le but
d'améliorer les processus de tri
des documents et d'établissement de calendriers de conservation. Indivision s'est surtout
appliquée à obtenir que les
ministères incluent dans un
seul et même calendrier autant
les documents informatisés
que les documents textuels.
À la Division de l'art documentaire et de la photographie,
l'étude entreprise depuis plus
dun an sur la publicité historique et la photographie publicitaire et commerciale se poursuit et se révélera un guide
d'une valeur inestimable pour
de futures acquisitions.
25 Publications relatives à l'archivistique
et à la gestion des documents disponibles à la Bibliothèque des Archives.
(C-130192) 34   Preserving Our National Heritage
Housing the Collections
Due to severe accommodation
problems, the National Archives
now has offices, laboratories
and storage facilities in fourteen
different buildings in the
National Capital Region. Along
with its six regional records
centres, the Archives must
attempt to coordinate its
activities in twenty different
buildings. A recent study
indicates that none of the facilities provide adequate storage
space or protection for the
holdings. The holdings also
face threats from increasing
rates of deterioration, theft and
vandalism. National Archives
storage facilities have suffered
ninety leaks and floods in the
course of 1986, one of which
was extremely serious and
threatened both important
records of government departments as well as the papers of
ministers. The National Archivist has asserted that, under
present conditions, it is only a
matter of time before the institution suffers a major catastrophe involving the loss of an
important part of our national
patrimony. "The storage facilities which we use", he has said,
"do not serve and protect our
holdings — they threaten the/n".
Due to the dispersion of
holdings, 60 per cent of the
employees of the National
Archives in the National Capital
Region work outside its main
building. This dispersion
causes major problems of
coordination and efficiency. It
is calculated that nine person
years could be saved if the
holdings were concentrated in
one location. The constant
transportation of documents
between buildings leads to
damage not only from handling
but from variation in temperature and humidity. The
conservation and preservation
of archival and government
record holdings are also
impeded by a severe shortage
and overcrowding of laboratory
and collection processing
space, technical service areas
as well as public and office
space.
Most troubling is the lack of
space to store further acquisitions. In January, the Archives
declared a moratorium on the
transfer of government records
slated for permanent retention
from the Montreal, Toronto and
Ottawa records centres and
from departments because
there was no space to accommodate these records. At the
same time, the Montreal,
Toronto, Ottawa and Edmonton records centres have had to
advise clients that additional
records can be accepted only if
disposals create additional
space. The Winnipeg Records
Centre has been in a similar
condition for two years. As a
result, federal government
institutions which cannot consign their semi-active and
inactive documents to the
Archives are being forced to
store their documents themselves, an uneconomic procedure which again encourages
the keeping of documents
under unsuitable conditions.
Indeed, since the end of the
fiscal year, the National Archives has found it necessary
to declare a moratorium on the
acquisition of all major collections, public or private.
In order to determine how best
a new facility can be built or an
existing facility can be renovated
to proyide the National Archives' specialized environmental requirements, a Building
Environmental Standards
Study was recently completed
by the Building Performance
Unit of Public Works Canada.
The knowledge acquired from
this study will be invaluable as
it marks the first time building
specialists and archival staff
have worked together in a preplanning stage to define and
understand what is required to
meet archival standards and
what is feasible in today's
technology.
Treasury Board approved the
partial requirement for
5,000 metres of interim 'archival/
library special purpose space'
in May 1986 to meet the National Archives' storage requirements to 1988-89. Public Works
Canada was asked to secure
this space immediately, however, no such space was available on the Public Works
Canada Inventory in the National Capital Region to satisfy
the requirement. The National
Archives continues to wait for
Public Works Canada to meet
its recognized needs.
26 Coping with a serious water leak in a
National Archives/National Library
satellite building. (ARC/4506/A4)
27 Crowded office conditions at the
National Archives.
ii*f
m ■* « 35   Préservation du patrimoine national
Entreposage des fonds
Les Archives nationales se
trouvent aux prises avec un
grave problème de locaux, et
c'est ainsi que leurs bureaux,
laboratoires et installations
d'entreposage sont actuellement répartis dans 14 immeubles
de la Région de la capitale
nationale. Si l'on tient compte de
leurs six centres régionaux de
documents, les Archives doivent
essayer de coordonner leurs
activités dans 20 immeubles
différents. Une étude récente a
révélé qu'aucune des installations n'assure une protection
suffisante aux fonds ni ne fournit
un espace d'entreposage
répondant aux besoins. Entrent
également en ligne de compte
les menaces que constituent le
taux croissant de détérioration
et l'augmentation du nombre de
vols et d'actes de vandalisme.
Pendant l'année 1986, on a
relevé dans les installations des
jiltfchrves 90 cas de fuites et
d'inondation, dont un extrêmement grave qui a compromis
la sécurité d'importants documents de ministères et de
documents personnels de
ministres. L'Archiviste national
soutient donc que, dans les
circonstances actuelles, il
s'écoulera peu de temps avant
qu'une catastrophe n'entraîne
la perte d'une partie importante
de notre patrimoine national.
IpLes installations que nous
utilisons, a-t-il fait observer, ne
protègent pas nos fonds; au
contraire, ils en compromettent
l'existence. »
Comme les fonds d'archives
sont répartis en plusieurs
endroits, 60 pour 100 des
employés des Archives en
poste dans la Région de la
capitale nationale travaillent
dans des locaux autres que
ceux de l'immeuble principal.
D'où de graves problèmes de
coordination et d'efficacité.
Selon les estimations, il nous
serait possible d'économiser
neuf années-personnes si l'on
concentrait les fonds au même
endroit. Par ailleurs, le transport
constant de documents entre
les immeubles se traduit par
des dommages causés à la fois
par les nombreuses manipulations et par les écarts de température (humidité). De plus,
l'insuffisance et l'encombrement aussi bien des laboratoires
et des aires de traitement des
fonds que des locaux techniques, des salles publiques et
des bureaux entravent les
travaux de conservation et de
préservation des archives et
des documents gouvernementaux.
Ce qui devient le plus préoccupant, c'est le manque de
locaux où loger les nouvelles
acquisitions. En janvier, les
Archives ont imposé un moratoire sur le transfert des
documents gouvernementaux
en provenance des ministères
et des centres de Montréal,
Toronto et Ottawa pour le motif
qu'elles ne disposent plus
d'espace où les conserver en
permanence. À la même époque,
les trois centres susmentionnés,
de même que celui d'Edmon-
ton, ont dû informer leurs
clients qu'ils ne pourraient plus
accepter d'autres documents à
moins que les cas d'élimination
ne créent de l'espace additionnel. Le centre de Winnipeg
se trouve dans une situation
analogue depuis deux ans. Les
établissements fédéraux ne
peuvent donc confier leurs
documents inactifs et semi-
actifs aux Archives et sont
obligés de les entreposer eux-
mêmes, ce qui se révèle peu
économique et explique le fait
que des documents sont conservés dans de mauvaises
conditions. En fait, depuis la fin
de l'année financière, les
Archives ont imposé un moratoire sur l'acquisition de tout
fonds d'importance, public
comme privé.
Afin de déterminer quelle serait
la meilleure façon de construire
une installation nouvelle ou de
réaménager une installation
existante pour répondre aux
besoins particuliers des
Archives, le Module d'analyse
du rendement des immeubles
de Travaux publics Canada a
mené récemment une étude
sur les normes applicables aux
conditions ambiantes des
immeubles. Les connaissances
acquises grâce à cette étude
seront d'autant plus précieuses
que c'est la première fois que
^des~archivistes et des spé-
cialistes de la construction
travaillent ensemble à définir et
à comprendre, à l'étape de la
planification préparatoire, ce
dont on a besoin pour satisfaire
aux normes archivistiques et ce
que permet la technologie
d'aujourd'hui.
En mai 1986, le Conseil du
Trésor a approuvé l'affectation
de 5 000 mètres d'espace provisoire destinés à répondre en
partie aux besoins particuliers
des Archives nationales jusqu'à
1988-1989. Il a demandé à
Travaux publics Canada de
fournir immédiatement l'espace
nécessaire, mais, comme
d'après l'inventaire des biens
immobiliers de ce ministère il
n'y a pas de locaux disponibles
dans la Région de la capitale
nationale qui satisferaient aux
besoins des Archives, celles-ci
attendent toujours.
26 Aux prises avec une importante fuite
d'eau dans un édifice auxiliaire des
Archives nationales. (ARC/4506/A4)
27 Bureau encombré aux Archives
nationales. 36   Preserving Our National Heritage
Conserving the Collections
A major step forward has been
taken this year with the creation
of a unified Conservation
Branch which has responsibility
for all conservation and restoration processes performed by
the Archives. It has been given
the task of developing a comprehensive program of conservation for the institution.
The sheer volume of its holdings
create problems for the National Archives' conservation
program. Given the size of its
holdings as opposed to its limited staff and budget for conservation, only a small proportion of its collections, in the
main those of the stature of national treasures, can undergo
direct conservation treatment.
28 Drycleaning an illuminated parchment.
29 Spotting and retouching a photograph.
30 Transferring information on motion
picture film to video tape to protect
the original film and to provide a
working copy.
31 Inserting a magnetic tape into a protective enclosure prior to placing it
on a shelf in an environmentally
controlled Bally Data Shield.
32 Using a View Camera to produce a
4" * 5" photographic copy negative.
33 Inpainting a portrait.
Despite variations, no sustained
increase or decrease in conservation treatments has occurred
in the past five years. This year,
23,500 manuscript sheets were
sent for various kinds of conservation treatment, including
cleaning and restoration. Two
thousand eight hundred maps
and posters were treated as
well as 370 watercolours, prints
and drawings, 38 oil paintings
and 117 medals, ivorys and
seals.
A number of standard conservation treatments were performed on 10,020 still photographic records. A total of
21,500 film, television and
sound records was processed,
while almost 3,000 magnetic
computer tapes were rewound
and cleaned. Total sheets of
paper deacidified for this year
exclude those done for the National Library which had been
included in past statistics.
Much conservation work, particularly on documentary art,
has been related to the institution's exhibition loans for the
year. Conservation on the Sir
John A. Macdonald Papers was
completed. This collection of
over 100,000 sheets has had at
least one person working full
time on them since 1972. About
6,500 glass plates and sheet
film photographic negatives in
the Andrew Merrilees Collection, whichdeals extensively    ,
with technology, are being
cleaned and duplicated for
conservation purposes. Several
detailed studies of environmental conditions in display
and storage areas have been
undertaken in the past year.
Extensive use has been made
of the freezer facility to dry out
considerable quantities of
books and records which have
been damanged by leaks in the
main building and elsewhere.
Such use of the freezer facility
has disrupted mass deacidifi-
cation operations which also
use the freezer. 37   Preservation du patrimoine national
Conservation des fonds
La création, cette année, d'une
Direction de la conservation
pour assumer la responsabilité
de la conservation et de la restauration aux Archives nationales marque une étape importante. Cette direction a pour
mandat d'élaborer pour l'établissement un programme
complet de conservation.
Le volume même des fonds est
une source de problèmes pour
le programme de conservation.
Si l'on songe, d'une part, à
l'énorme volume de documents
que possèdent les Archives
nationales et, d'autre part, à
leur personnel limité et à leur
modeste budget de conservation, il est évident qu'une partie
seulement des fonds, à savoir
la catégorie des trésors nationaux, peuvent faire l'objet
d'un traitement direct de
conservation.
Malgré certaines variations, le
nombre de traitements de conservation est demeuré relativement stable au cours des cinq
dernières années. Cette année,
23 500 feuilles manuscrites ont
fait l'objet de divers types de
traitement, notamment le nettoyage et la restauration. Deux
mille huit cents cartes et affiches
ont aussi été traitées, de même
que 370 aquarelles, estampes
et dessins, 38 tableaux à l'huile
et 117 médailles, ivoires et
sceaux.
Un certain nombre de traitements traditionnels ont également été appliqués à 10 020
documents photographiques.
Un total de 21 500 films et enregistrements sonores et télévisuels ont été traités, tandis que
3 000 bandes magnétiques pour
ordinateur ont été nettoyées
et rebobinées. Contrairement
aux anciennes statistiques, le
nombre de feuilles désacidi-
fiées cette année ne comprend
pas les chiffres de la
Bibliothèque nationale.
Cette année, les traitements de
conservation, surtout en ce qui
concerne l'art documentaire,
ont été en grande partie reliés
aux prêts pour les expositions.
Le traitement des papiers de sir
John A. Macdonald a été complété. Ce fonds de plus de
100 000 feuilles a nécessité au
moins le travail d'un employé
à temps plein depuis 1972. On
procède actuellement au nettoyage et à la reproduction
de près de 6 500 négatifs sur
plaque de verre et sur pellicule
appartenant à la collection
Andrew Merrilees qui traite de
technologie. Plusieurs études
approfondies ont été réalisées
sur l'environnement des aires
d'exposition et d'entreposage.
On a souvent eu recours au
congélateur pour assécher des
quantités considérables de
res et d'autres documents
endommagés par l'eau dans
l'édifice principal et ailleurs, ce
qui a eu pour effet d'interrompre
les opérations de désacidif ica-
tion de masse, un procédé qui
utilise aussi le congélateur.
28 Nettoyage à sec d'un parchemin
enluminé.
29 Examen et retouche d'une
photographie.
30 On procède à la copie magnétoscopique d'un film afin de préserver
l'original et disposer d'une copie de
travail.
31 On insère une bande magnétique
dans une gaine protectrice avant de
la placer sur le rayon dans un protecteur de données réfrigéré.
32 On utilise un appareil touriste pour
réaliser un négatif 4 * 5 po.
33 Restauration d'un portrait. 38   Preserving Our National Heritage
The National Archives has long
used microfilming as a primary
conservation tool for both textual and cartographic documentation. The switch this year
from in-house to external microfilming facilities has led to a
number of adjustments and
thus a significant slowing of
filming. Only 54 metres of
textual material was filmed this
year as compared to 186.5 in
1985-1986.
The most significant and impressive piece of conservation
equipment installed this year
was a new 105 mm microfilm
camera in the Cartographic
and Architectural Archives Division. Capable of producing
high resolution black and white
and colour microfiche, the
camera represents state-of-the-
art technology. Most of its
functions are computer-controlled. Its lens is one of only
two in North America and required six and a half months
to be ground. Because it will
require much less handling of
material, the camera is expected
to increase production by 50
percent.
Cold storage conditions for
master colour film and colour
photographs was improved by
the installation of a new Bally
Data Shield. Much experimentation has occurred with equipment designed to transfer
machine-readable information
stored on magnetic tape to the
more stable storage medium of
optical disc. It is hoped to have
a new system in place by early
1988.
Deterioration over time is not
the only danger faced by archival holdings. The Archives continued to work on contingency
planning for major and minor
disasters and upon improvements in security. The Archives
and the National Library have
initiated a Disaster Preparedness Committee to coordinate
the actions of the two departments in the eventuality of a
disaster. A preliminary survey
of the security management
practices in operation in the
National Archives was carried
out. The implementation of
its recommendations and of
those in a new Treasury Board
security policy will initiate a
new level of security for the
Archives.
Much can be achieved in the
area of conservation by simple
precautions and education.
The National Archives Library
last year began to require that
all staff and researchers wear
gloves while handling rare
books. A video film showing a
deteriorated manuscript being
treated was produced as an
experiment to explore the possibilities for producing similar
videos about conservation
which could be used for training
and educational purposes. Research was carried out on the
use of the demanding medium
of continuous tone microfilm
for the conservation of some
photographic collections. Research on the preservation of
miniatures and painted photographs was also pursued.
34  Microfilm camera.
TABLE II — Conservation/
TABLEAU II — Restauration
1981-1982
1982-1983
1983-1984
1984-1985
1985-1986
1986-1987
Magnetic Tapes Rewound/
Bandes magnétiques rebobinées
5 267
1456
939
1 715
904
2 949
Film, Television and Sound Records Processed/
Documents cinématographiques, télévisés et
enregistrés traités
30 325
38 751
41 519
23 825
21574
Cartographie Records Microfilmed/
Documents cartographiques microfilmés
7 489
9 557
33 961
14 242
25 550
30 349
Metres of Government Textual Records Microfilmed/
Textes officiels microfilmés (mètres)
95
92
142
110
120
30.8
Metres of Private Textual Records Microfilmed/
Textes du secteur privé microfilmés (mètres)
40
40
44.5
57
66.5
23.21
Oil Paintings/
Huiles
Examinations/Examens
Treatments/Traitements
30
46
34
42
35
12
155
43
25
20
47
38
Watercolours, Prints and Drawings/
Aquarelles, gravures et dessins
Examinations/Examens
Treatments/Traitements
427
427
257
257
1436
479
1027
937
462
465
544
370 39   Préservation du patrimoine national
Les Archives nationales privilégient depuis longtemps le
microfilm comme principal
outil de conservation des documents textuels et cartographiques. Comme la production
de microfilms a été confiée à
l'extérieur, cette année, les
nombreux ajustements que
cela représentait ont entraîné
un ralentissement important
des activités dans ce domaine.
Ainsi, pas plus de 54 mètres de
documents textuels ont été
filmés, comparativement à
186,5 mètres en 1985-1986.
34 Appareil photo pour
TABLE II — Conservation
La Division des archives cartographiques et architecturales
s'est dotée d'une nouvelle
caméra 105 mm pour microfilm.
C'est l'acquisition la plus importante et la plus impressionnante
en matière de conservation
cette année. Capable de produire des microfiches à haute
résolution en noir et blanc
comme en couleurs, cet appareil est le dernier cri de la technologie. La plupart de ses
fonctions sont contrôlées par
ordinateur. Son objectif, qui
n'existe qu'en deux exemplaires
dans toute l'Amérique du Nord,
a nécessité six mois de rodage.
Comme il réduit de beaucoup
les manipulations, il est appelé
à accroître la production de
50 pour 100.
L'entreposage au froid des
copies originales des films et
des photographies en couleurs
a été amélioré grâce à l'installation d'un nouveau protecteur
(Bally Data Shield). On a procédé à de nombreuses expériences avec l'équipement pour
convertir les données ordino-
lingues conservées sur bandes
magnétiques au disque optique,
un support reconnu plus
stable. On espère la mise en
place d'un nouveau système
en 1988 au plus tard.
Continued/
D'autres dangers que la détérioration par le temps guettent
les documents. C'est pourquoi,
les Archives ont poursuivi leurs
travaux de planification d'urgence en cas d'imprévus ou de
catastrophes et l'amélioration
de leur système de sécurité.
Avec la Bibliothèque nationale,
elles ont créé un comité d'alerte
pour coordonner les interventions des deux organismes
dans l'éventualité d'un sinistre.
Une étude préliminaire a été
réalisée sur les pratiques de la
gestion de la sécurité aux Archives. La mise en application
de ses recommandations jointes
à celles de la nouvelle politique
de sécurité du Conseil du
Trésor devrait marquer une
nouvelle étape en cette matière
pour les Archives.
Dans le domaine de la conservation, des précautions élémentaires et l'éducation peuvent
conduire à de grands résultats.
Depuis l'année dernière, la
Bibliothèque des Archives
demande à ses employés et
aux chercheurs de porter des
gants pour manipuler les livres
rares. Un film vidéo sur la
restauration d'un manuscrit a
été réalisé à titre d'expérience
pour voir s'il était possible d'en
produire d'autres semblables
sur la conservation qu'on pourrait utiliser dans les sessions de
formation et à des fins d'éducation. Les recherches se sont
poursuivies sur l'usage du film
« à ton continu », un support
exigeant, pour la conservation
de certaines collections photographiques, et également sur la
préservation des miniatures et
des photographies en couleurs.
TABLEAU II — Restauration   Suite
1981-1982    1982-1983    1983-1984    1984-1985    1985-1986    1986-1987
Photographs/
Photographies
Examinations/Examens
Treatments/Traitements
415
620
1 387
1445
610
330
153 2 575 6 841
97 2 540 10 020
Medals, Ivory and Seals/
Médailles, ivoires et sceaux
Examinations/Examens
Treatments/Traitements
4 083
146
113
113
128
116
157
97
346
117
Photographie Documentation/
Documents photographiques
B.&W. Négatives/Négatifs en noir et blanc
B.&W. Prints/Épreuves en noir et blanc
Col. Transparencies/Transparents en couleurs
1074 1 449 828 1 258 872 3 047
1382 1 764 236 546 348 507
3 762 2 658 6 354 7 896 8 628 8 841
Photographie Research/
Recherches photographiques
Test Samples/Échantillons d'essai
Density Readings/Lectures de densité
5 727
245 864
2 109
99 664
PHOCUS Entries/Entrées au PHOCUS
836
Environmental Readings/
Contrôles environnementaux
2132
Conservation/
Restauration
Documents and Manuscripts/
Documents et manuscrits
Maps and Posters/Cartes et affiches
Books/Livres
Cases, Portfolios/Coffrets et portefeuilles
Seals/Sceaux	
Sheets Deacidified/
Feuilles désacidifiées
26 471
4 863
1236
5015
1 127
8 303
24642
3992
1078
15718
8211
922
119
22 790
6117
598
179
2
23505
2 871
624
156
4
1 327 750     3 169 964     2 273 000        882 500 40   Preserving Our National Heritage
Making the Collections
Accessible
This year the National Archives
processed 830 metres of textual
records and 1,226,000 other
records units. This represents
only a portion of the existing
backlog. The Government Archives Division, for example,
experiences continuing problems in bringing its massive
textual holdings under even an
elementary level of control. It
saw the percentage of its textual holdings under preliminary
control — that is, selected for
permanent retention — fall from
54 per cent in 1985 to 52 per
cent in 1986. From 1973 to 1983,
the total records under such
control averaged 85 per cent.
The importance of developing
and implementing proper descriptive standards has long
been recognized by the National Archives. Two positions
are being established to undertake work in this area. The officers will be working closely
with the members of the Planning Committee on Descriptive
Standards of the Bureau of
Canadian Archivists, as well as
individuals in various national
and international associations,
institutions and organizations.
In the Documentary Art and
Photography Division, description standards for a complete
automated inventory of the art
collection have been finalized.
Description standards have
also been established for the
entry of all newly acquired
works of art into a computerized
data bank and an automated
shelf list was created for all
works of art in the main building. A complete automated
inventory of all medals and of
all photographed posters is
nearing completion.
Several finding aids have been
prepared concurrent with the
organization of photographic
collections. An automated finding aid to the William Topley
Collection of 100,000 glass
negatives is in preparation. An
inventory and report on the
work of the Canadian photographer Alexander Henderson
(1831-1913) has been completed. The main body of Henderson's negatives has been
destroyed; what exists in the
National Archives is dispersed
throughout several collections.
The inventory will facilitate
acquisitions and research on
the work of this important professional from about 1866 onwards, documenting landscapes, architecture and railroad building.
Utilizing a large team of contract, term, summer and regular
staff, an impressive number of
projects designed to make collections more accessible were
completed in the Government
Archives Division this year. Because of numerous access requests and the interest sparked
by the Deschênes Royal Commission on Nazi war criminals,
three immigration agencies' inventories were completely rewritten, special thematic guides
were prepared as well as a
source analysis. Listing and
editing for a computerized index of the voluminous Records
of Entry (passenger lists and
border crossings) for the period
1865 to 1918 was also completed. A detailed finding aid
which constitutes a guide to
the records of the units of the
Canadian Expeditionary Force
(1914-1918) was completed
after several years of painstaking work. Another multi-year
project completed — an index
for 54.1 metres of frequently
consulted Railway Transport
files of the Canadian Transport
Commission — enables researchers to make full use of a
very important series of records
documenting the expansion
and reorganization of railways
in Canada and the establishment and alteration of their
permanent facilities.
A major thrust throughout 1986-
1987 was the processing of the
backlog of machine-readable
data files. It is not until an archivist has verified the data and
prepared the documentation
manual that a researcher is
able to use a machine-readable
data file. The vulnerability of
the medium requires that processing be completed as soon
as possible. Experimental work
in the use ef a new international
standard Apr the transfer of
data from one computer system
to another was undertaken.
Preliminary results indicated
that such a standard could be
of tremendous assistance in
the acquisition and processing
of government data. Subsequent control through the
cataloguing and indexing of
machine-readable data files was
completed. Full descriptions of
these files have been entered
into the automated information
control and retrieval system
thus providing easy access to
the holdings.
TABLE 111 —Control*/
TABLEAU III — Contrôle*
1981-1982    1982-1983    1983-1984    1984-1985    1985-1986
Historical Resources Branch
Direction des ressources historiques
Metres of Government Textual Records/
Textes officiels (mètres)
1242
542
1383
2 230
684
332.19
Metres of Private Textual Records/
Textes du secteur privé (mètres)
_
_
848
1085
519
494.695
Documentary Art and Photographic Records/
Documents photographiques et iconographiques
591 428
205 266
144 428
865 102
1 174 761
1 137 044
Film, Television and Sound Records
(10-minute segments)/
Documents cinématographiques, télévisés
et enregistrés (dix minutes)
57 673
55 045
47 349      22 006.5
Cartographie Records/
Documents cartographiques
20 257
43 720
61880
63 745
53 649
62 078
Machine-Readable Data Files/
Dossiers de données ordinolingues
90
113
59
82
234
257
Published Items/
Publications
8515
6 244
6 141
8 032
7 550
4 394
* Records brought under minimal control./
Documents soumis à un contrôle minimum. 41   Préservation du patrimoine national
Accès aux fonds
Cette année, les Archives nationales ont traité 830 mètres
de documents écrits et 1 226 000
autres articles. Cela ne représente qu'une partie de l'arriéré. La Division des archives
gouvernementales, par exemple, éprouve toujours des difficultés à soumettre l'immense
quantité des documents qu'elle
détient au contrôle le plus rudi-
mentaire. Elle a vu le pourcentage de ses fonds subissant le
contrôle préliminaire, c'est-à-
dire retenus pour la conservation en permanence, passer de
54 à 52 pour 100 entre 1985 et
1986. La moyenne des documents soumis à ce contrôle
minimum était de 85 pour 100
de 1973 à 1983.
Les Archives nationales ont
toujours reconnu l'importance
d'avoir des normes descriptives
et de s'y conformer. Elles dotent
présentement deux postes
pour commencer à agir dans
ce domaine. Les titulaires
devront travailler en étroite
collaboration avec les membres
du Comité de planification des
normes descriptives du Bureau
des archivistes canadiens, de
même qu'avec des particuliers
appartenant à divers établissements et organismes nationaux
et internationaux.
La Division de l'art documentaire et de la photographie
dispose maintenant de normes
descriptives pour un inventaire
automatisé de ses fonds d'art
documentaire. De telles normes
ont été aussi établies pour -
entrer toutes les nouvelles
acquisitions d'art dans une
banque de données automatisée, et un catalogue automatisé a été conçu pour toutes les
œuvres d'art de l'édifice principal. Quant aux médailles et
aux affiches, leur inventaire
automatisé est sur le point
d'être terminé.
Plusieurs instruments de
recherche ont été préparés
avec l'organisation des fonds
de photographies. Un instrument de recherche automatisé
est en préparation pour les
100 000 négatifs sur plaque de
verre du fonds William Topley.
On a terminé un inventaire et
une étude sur l'œuvre du photographe canadien Alexander
Henderson (1831-1913). Le
gros des négatifs de Henderson
a été détruit, et ce qui reste aux
Archives nationales se trouve
disséminé dans plusieurs fonds.
L'inventaire facilitera les acquisitions et la recherche sur
l'œuvre de cet important professionnel à partir de 1866
environ, qui se compose de
paysages, de photos d'architecture et de photos sur la
construction du chemin de fer.
Cette année, la Division des
archives gouvernementales a
pu réaliser un nombre impressionnant de projets destinés
à rendre ses fonds pi us accessibles grâce au travail d'une
équipe formée d'agents contractuels, d'employés engagés
pour des périodes déterminées,
d'employés d'été et du personnel régulier. Suite à de
nombreuses demandes de
consultation et à l'intérêt suscité
par la Commission Deschênes
sur les criminels de guerre
nazis, il a fallu récrire entièrement les inventai res de trois
organismes de l'immigration, et
préparé des guides thématiques
spéciaux et une analyse source.
On a en outre compilé et corrigé des données pour un
index automatisé du volumineux registre dès entrées
(liste des passagers et des
traversées de la frontière)
pour la période de 1865 à
1918. Après plusieurs années
de travail ardu, on a terminé
un instrument de recherche
pour les documents des
unités du Corps expéditionnaire canadien (1914-1918).
Un autre projet entrepris
depuis plusieurs années a été
terminé : un index pour
54,1 mètres de documents
fréquemment consultés sur le
transport ferroviaire en provenance de la Commission
canadienne des transports.
Cet outil permettra aux
chercheurs d'utiliser pleinement une très importante
série de documents sur l'expansion et la réorganisation
des chemins de fer au Canada,
ainsi que sur la construction et
les transformations de leurs
installations permanentes.
Beaucoup d'efforts ont été
consacrés au traitement de
l'arriéré des dossiers ordino-
lingues. Avant qu'un chercheur
puisse utiliser un dossier, l'archiviste doit vérifier toutes les
données et préparer le manuel
de documentation. Ce support
est si fragile qu'il faut terminer
le traitement le plus tôt possible.
On a tenté, à titre expérimental,
d'utiliser une nouvelle norme
internationale pour le transfert
de données d'un système automatisé à un autre. D'après les
résultats préliminaires, une
telle norme pourra s'avérer très
utile pour l'acquisition et le
traitement des documents
gouvernementaux. Le contrôle
subséquent des dossiers ordi-
nolingues, c'est-à-dire leur
catalogage et leur indexation,
a été complété. Les descriptions
complètes de ces dossiers ont
été introduites dans le système
de contrôle et de recherche
documentaire automatisé,
assurant ainsi un accès facile
aux fonds. /"-
42   Preserving Our National Heritage
In the Manuscript Division, the
major achievements with respect to automation were the
development and implementation of MAINS, the Manuscript
Division's Information System,
and the installation and completion of retrospective data
entry for LOCS (Location
Control System). The latter
provides information on the
shelf location of all holdings
which are temporarily or permanently in the Division's custody. Combined with the Materials Tracking System which is
being implemented jointly with
the Government Archives Division this will provide a continuous record of all holdings in the
Division's custody, whether in
storage or being used. MAINS
provides a much more detailed
record of holdings, including a
description of the informational
content of each fonds, its state
of arrangement, physical condition and provenance. It will
be used for management purposes as well as the basic information source for researchers.
In addition to these major applications an automated database is being developed for
records in the Manuscript Division's custody of the French
Regime in Canada. Known as
"Projet d'inventaire des archives
françaises" (PIAF) this database will contain nearly 50,000
records by April 1987.
A number of important collections were organized in the
Manuscript Division and finding
aids for them were prepared or
revised. The correspondence
and manuscripts of H. Marshall
McLuhan were fully organized
and a detailed finding aid prepared. The papers of Robert
Bell, pioneer Canadian geologist, were reorganized to include a large addition of material acquired in 1980. The inventory of the Hudson's Bay
Company Archives (Manuscript
Group 20) was revised to include newly microfilmed material for the years 1870-1904 and
to describe some of the other
series more accurately. This
revised inventory will be especially useful to researchers taking advantage of the interlibrary
loan service recently instituted
by the HBC Archives in Winnipeg.
The National Archives completed the indexing of the primary correspondence series of
the Mackenzie King Papers to
1946. If funds are available next
year, indexing of this series,
which covers the years from
1921 to 1950, should be completed. The finding aid to the
Finnish Organization of Canada
was completed. The FOC was
one of the major ethnic organizations associated with the
Canadian radical left.
The Cartographic and Architectural Archives Division
through the use of contract
employees, processed and produced finding aids for three
major architectural collections:
Prack and Dobell, Massey/
Flanders, and Fetherstonhaugh;
as well as voluminous collections from the Privy Council
Office and Transport Canada.
A collection of more than 25,000
foreign topographic maps from
National Defence relating to
World War II was also processed. A contract with UTLAS
International to input a backlog
of approximately 2,000 coded
work sheets was finished in this
fiscal year. The Cartographic
and Architectural Archives Division installed a mini-computer
(the IBM System 36) late in the
fiscal year as well as fourteen
computer work stations. Material tracking applications, accessioning and office automation will be implemented during
the coming year. The Division
has initiated a project to place
its subject, author and region
catalogue on microfiche. The
microfiche will constitute an
updated edition of the Division's
1976 catalogue.
The National Archives Library
has this year been integrated
into the UTLAS computer
network. The network facilitates
bibliographic research and the
exchange of data and thus
accelerates the process of
description of works in the
Library. To date, more than
3,000 titles have been added to
our listings. Use of microcomputers has also greatly
contributed to improving
control of printed items transferred to the Library from other
divisions.
As part of the office automation
initiative under way in the Government Archives Division
(GAD), the EDP Records Preservation Unit was integrated
into the GAD local area network.
Because the storage of the records is in another location, the
linkage by computer with the
archivists will allow for better
and faster communication concerning the data files.
35 Children in turnip field —F
Brothers farm, Woodstock, N.B.,
1912. Photo by W.J. Topley. A new
automated finding aid for the Topley
Collection was in preparation this
year. (PA-10724)
36 Marshall McLuhan, Professor of
English at the University of Toronto,
speaker at the Pharmaceutical Advertising luncheon, Montreal, Quebec, 19 January 1966. Photo by
Juster. The National Archives completed a new finding aid for the
McLuhan Collection this year.
(PA-133299) 43   Preservation du patrimoine national
À la Division des manuscrits,
les grandes réalisations relatives
à l'automatisation ont été l'élaboration et la mise en application de MAINS, le système
d'information de la division, de
même que l'entrée de données
rétrospectives pour LOCS, le
système de contrôle de loca-
lisation. Celui-ci permet de
repérer sur les rayons tous les
documents gardés temporairement ou en permanence à la
division. Avec le système de
repérage des documents, appliqué conjointement avec la
Division des archives gouvernementales, on pourra disposer
en permanence d'un catalogue
de tous les documents con-
servés par la division, qu'ils
soient en circulation ou en
entreposage. Les données contenues dans le MAINS sont
Bus complètes puisqu'elles
renseignent sur le contenu de
chaque fonds, son organisation, sa condition physique et
sa provenance. Tout en servant
à des fins de gestion, MAINS
s'imposera comme une source
indispensable de renseignements pour les chercheurs.
En outre, une base de données
automatisée est en préparation
pour les documents du Régime
français conservés à la division.
Connue sous le nom de « Projet d'inventaire des archives
françaises » (PIAF), cette base
contiendra près de 50 000 documents dès le mois d'avril 1987.
35 Enfants dans un champ de navets,
ferme des frères Peabody, Woodstock
(N.-B.), 1912. Photo : W.J. Topley.
On a préparé cette année un nouvel
instrument de recherche pour la
collection Topley. (PA-10724)
36 Marshall McLuhan, professeur
d'anglais à l'Université de Toronto,
s'adresse à son auditoire au déjeuner-
causerie du Pharmaceutical
Advertising, Montréal (Que.),
19 janvier 1966. Photo : Juster. Les
Archives nationales ont complété,
cette année, un nouvel instrument de
recherche pour le fonds McLuhan.
(PA-133299)
Un certain nombre de fonds
ont été organisés, et des instruments de recherche préparés
ou révisés à la Division des
manuscrits. Ainsi, la correspondance et les manuscrits
de H. Marshall McLuhan ont
été entièrement organisés, et
un instrument de recherche
détaillé a été préparé. On a
aussi organisé le fonds Robert
Bell, ce pionnier de la géologie
au Canada, pour inclure un
grand nombre de documents
acquis en 1980. L'inventaire
des Archives de la Compagnie
de la baie d'Hudson (MG 20)
a été révisé pour comprendre
des documents récemment
microfilmés des années 1870
à 1904 et pour fournir une
description plus précise de
certaines séries. Cet inventaire
révisé sera surtout utile aux
chercheurs qui profitent du
service de prêt entre bibliothèques mis sur pied récemment
par les Archives de la CBH à
Winnipeg.
On a terminé l'indexation de la
première série de correspondance des papiers de Mackenzie
King jusqu'en 1946. Si des
fonds sont encore disponibles
l'an prochain, l'indexation de
cette série qui couvre les années
1921 à 1950 devrait être terminée. L'instrument de recherche a été complété pour l'Organisation finlandaise du Canada,
qui était l'une des grandes
organisations ethniques à
s'associer à la gauche radicale
canadienne.
En faisant appel à des employés
contractuels, la Division des
archives cartographiques et
architecturales a traité trois
grands fonds architecturaux,
pour lesquels elle a aussi produit des instruments de recherche : Prack and Dobell, Massey/
Flanders et Fetherstonhaugh,
de même que pour de volumineux fonds en provenance du
Bureau du Conseil privé et de
Transports Canada. De la
Défense nationale, plus de
25 000 cartes topographiques
étrangères en rapport avec la
Seconde Guerre mondiale ont
également été traitées. Un contrat avec UTLAS international
pour l'entrée d'un arriéré de
près de 2 000 feuilles de travail
codées est venu à terme au
cours de l'exercice. Vers la fin
de l'exercice, la division a
installé un micro-ordinateur
(le IBM System 36) ainsi que
14 postes de travail. L'automatisation du repérage, de l'enregistrement et du travail de
secrétariat se réalisera au
cours de l'année prochaine. La
division a lancé un projet pour
mettre sur microfiche son
catalogue par matières, auteurs
et régions. Les microfiches
formeront une édition à jour du
catalogue de la division daté de
1976.
Cette année, la Bibliothèque
des Archives a été intégrée au
réseau informatisé UTLAS. Le
réseau facilite la recherche
bibliographique et l'échange
de données, accélérant ainsi le
processus de description des
documents de la Bibliothèque.
Plus de 3 000 titres ont été
ajoutés à notre liste jusqu'à
présent. L'utilisation du microordinateur a aussi grandement
contribué à améliorer le contrôle des imprimés envoyés à
la Bibliothèque par d'autres
divisions.
Dans le cadre du programme
d'automatisation en cours à la
Division des archives gouvernementales (DAG), l'Unité de
la préservation des documents
informatisés a été intégrée au
réseau local de la DAG. Vu que
les documents sont entreposés
ailleurs, le contact par ordinateur avec les archivistes permettra d'améliorer et d'accélérer
les communications sur les
dossiers. Serving the Nation and the Public Au service de la nation et du public
jit   ** "m,, ^^
>#•
*r- 46   Serving the Nation and the Public
Research Use
The National Archives' most direct and constant service to the
public is providing access to
and consultation services for,
its collections to a wide range
of researchers. Much of the
benefit of the institution's service is evident in the fruits of
their research.
For instance, the protection of
the environment is a constant
concern of Canadians. Relevant
information often comes from
archives. When an ecological
disaster occurred near the Lees
Avenue bus station in Ottawa,
plans in the National Archives
originally created for fire insurance purposes were used to
identify and locate pools of oil
which were polluting the surrounding area. After the incident, the government authorities did a systematic review of
industrial sites using the fire
insurance plans.
An ever increasing use is made
of the records of the federal
government for a variety of personal and research purposes. A
notable example of this use has
been by, and on behalf of, native Canadians in two distinct
areas. The June 1985 passage
of Bill C-31, "An Act to Amend
the Indian Act", — with provisions for the reinstatement of
certain Indians who had previously lost their status — led
to a dramatic increase in the
use of the Indian Affairs Branch
Records by those seeking to
prove their Indian ancestry.
On an even broader scale, native groups and researchers
representing government departments have made extensive
use of government records
while conducting native land
claim research. The scope of
claims research reaches beyond
the Indian Affairs Branch records into those of the departments of Transport, Fisheries
and Oceans, and Railways and
Canals, to name a few. The use
of federal machine-readable
data is also increasing; the most
heavily used records are those
relating to health issues and
drug use as well as the records
of federal elections, transferred
from the office of the Chief
Electoral Officer. These files
provide information on the individual ridings, the candidates
and the number of votes
received.
The Department of National
Defence donated in 1985 its
collection of historical ship
plans. This led to an unsuspected new clientele — the
builders of scale models of vessels. In January 1987, 25 per
cent of the requests received in
the relevant division related to
these plans.
The Personnel Records Centre
each year responds to a wide
variety of requests concerning
the official records of Canada's
service men. This year, it
provided information from over
1,800 aircrew personnel for use
by the British Commonwealth
Air Training Plan Museum in
Brandon, Manitoba. Information
was provided to Veterans Affairs
for restoration of veteran's
plots in cemeteries and for the
provision of gravemarkers for
many cemeteries in Canada.
Several communities sought
information with a view to
erecting memorials and cenotaphs.
37   Reading Roon
Canada.
, National Archives of
38  General arrangement of profile, forecastle and bridge decks of the Flower
Class Corvette. Plans such as this
are used by enthusiastic ship modelers who consulted the National
Archives in substantial numbers this
year. (NMC-55058) 47   Au service de la nation et du public
Services à la recherche
Le service le plus direct et le
plus constant offert au public
par les Archives nationales
consiste à répondre aux demandes d'un grand nombre
de chercheurs dans des domaines variés et leur permettre
l'accès aux fonds. Les bénéfices
découlant de ce service sont
évidents dans les fruits des
recherches.
Par exemple, la protection de
l'environnement est un objet
de constante préoccupation
pour les Canadiens, et souvent,
des informations pertinentes
se trouvent dans les archives.
Ainsi, lorsqu'est survenue la
catastrophe écologique près
du terminus d'autobus de
l'avenue Lees à Ottawa, des
plans conservés aux Archives
nationales et conçus à l'origine
pour les besoins de l'assurance-
incendie ont permis d'identifier
et de localiser des nappes de
pétrole qui contribuaient à
polluer la région environnante.
À la suite de l'incident, les
autorités, utilisant les plans
d'assurance-incendie, ont
effectué un examen systématique de tous les sites industriels.
Que ce soit pour des raisons
personnelles ou pour la recherche, on consulte de plus en
plus les documents du gouver
nement fédéral. On a pu le
constater notamment, de la
part et au nom des Canadiens
autochtones, à deux occasions
différentes. La loi C-31, Une loi
pour amender la Loi sur les
Indiens, votée en juin 1985, qui
prévoit la réintégration de certains autochtones qui avaient
perdu leur statut, a fait bondir
de façon dramati q ue le taux
d'utilisation des documents de
la Direction des affaires indiennes par ceux qui cherchaient à prouver leur origine
indienne. La demande pour les
documents gouvernementaux
a été encore plus forte de la
part de groupes autochtones et
de représentants du gouvernement quand il s'est agi d'effectuer des recherches sur les revendications territoriales des
autochtones. La portée de ces
recherches a même débordé le
cadre des Affaires indiennes et
conduit les consultants à interroger les documents des Transports, de Pêches et Océans, et
des Chemins de fer et Canaux,
pour n'en nommer que
quelques-uns. On consulte
aussi de plus en plus les
documents informatisés du
gouvernement fédéral, et parmi
eux, les plus en demande sont
ceux qui se rapportent à la
santé et aux médicaments, de
même que les archives reçues
du Bureau du président des
élections. Ces dossiers contiennent des renseignements
sur chaque circonscription
électorale, les candidats et le
nombre de votes obtenus.
Le dépôt aux Archives nationales de plans de navires historiques par le ministère de la
Défense nationale a suscité
une toute nouvelle clientèle
jusque-là insoupçonnée : les
constructeurs de vaisseaux
miniatures. En janvier 1987,
25 pour 100 des demandes
reçues dans la division concernée portaient sur ces plans.
Le Centre des documents du
personnel répond à toutes
sortes de demandes à propos
des dossiers officiels de soldats
canadiens. Cette année, le
centre a fourni des renseignements sur plus de 1 800 membres d'équipage de l'aviation;
données qui serviront au British
Commonwealth Air Training
Plan Museum de Brandon
(Man.). Il a également donné
des informations aux Affaires
des anciens combattants pour
la restauration de lots d'anciens
combattants dans les cimetières
et pour la production d'inscriptions tombales pour beaucoup
de cimetières au Canada. Plusieurs communautés sont
venues chercher des renseignements dans le but d'ériger
des monuments funéraires et
des cénotaphes.
t. Archives nationales.
38  L'avant d'une Flower Class Corvette.
Les amateurs de modèles réduits ont
consulté en grand nombre les plans
comme celui-ci acquis par les
Archives nationales cette année.
(NMC-55058)
, g               : E3KI
7^ 1
U —- t   ^—t
 1 ■"•-:--nJ| r
48"   Serving the Nation and the Public
Publications
Two high quality catalogues
and posters were published this
year for the exhibitions: Michel
Lambeth — Photographer ana
The Molsons in Canada — The
First 200 Years. The Lambeth
book contains thirty precise
duotone reproductions of the
work of this exceptional Canadian photographer. In addition
to the attractive publication
that was produced for the Mol-
son exhibit, was an impressive
six-colour poster depicting the
history of this prominent family.
In response to the growing
demand for circulating exhibitions and related publications,
four Aperçu pamphlets promoting photographic exhibits were
reprinted.
It was an important year in terms
of producing finding aids and
guides for researchers. Twelve
new titles appeared. Of special
note for the federal records
management community was
the issuing of General Records
Disposal Schedules of the Government of Canada. This directive provides schedules authorizing the disposal of administrative records at the end of the
specified retention periods.
Researchers interested in radio
and television welcomed the
publication, Guide to CBC
Sources at the Public Archives.
In recognition of the Canadian
Broadcasting Corporation's
50th anniversary in 1986, it is
hoped that this guide will stimulate and facilitate the use of
CBC records. A mammoth research project started in 1972
was completed with the printing
of the Canadian Feature Film
Index, 1913-1985, which documents 1,222 Canadian feature
film productions. Catalogue of
Census Returns on Microfilm,
1666-1891 and Accessions,
1985-1986 are also important
research tools that became
available. In October, the Na
tional Film Board released a
slide set created to accompany
the catalogue of The Painted
Past, an exhibition of forty
magnificent oil paintings which
were on view at the National
Archives of Canada in 1984.
The Department's external periodical The Archivist was redesigned and its new look was
well received by contributors
and the public.
A complete list of the publications released during 1986-1987
can be found in Appendix A.
39  Cover of the exhibition catalogue
Michel Lambeth — Photographer.
40  Exhibition poster The Molsons in
Canada — The First 200 Years.
The Archivist, one of the National
Archives' three periodicals.
Circulating Exhibitions
During 1986-1987 fifteen exhibitions were presented at forty-
four venues in Canada, the
United States, England and
France. The major exhibition,
Dreams of Empire, was placed
on long-term loan with the
MacDonald-Stewart Foundation
(Montreal)^or presentation in
Brouage, France. The official
presentation at Brouage, the
home of Samuel de Champlain
was attended by the Canadian
ambassador to France,
M. Lucien Bouchard and
several hundred others. Another
major show, Taking Root,
began its tour across Canada.
Of the smaller shows which
circulated, 7937 Painters of
Canada Series, Aperçu:
Souvenirs of Evangeline Land
and The Canadian Experimental Farms: 100 Years were
highly successful. The exhibition Aperçu: Canada Fantasy
was presented at Canada
House, London, England in
conjunction with Dreamland, a
festival of silent films from the
collections of the National
Archives. 49   Au service de la nation et du public
Publications
Deux catalogues et affiches de
grande qualité ont été publiés
pour les expositions Michel
Lambeth — Photographe et Les
Molson au Canada — 200 ans
d'histoire. Le catalogue Lambeth
contient 30 reproductions
fidèles en deux tons de l'œuvre
de cet exceptionnel photographe canadien. À l'attrayante
publication produite pour
l'exposition Molson, s'ajoutait
une très belle affiche en six
couleurs représentant l'histoire
de cette grande famille. En
réponse à des demandes croissantes pour des expositions
itinérantes et les publications
qui s'y rapportent, on a réimprimé quatre brochures Aperçu
pour promouvoir les expositions
de photographies.
Cette année a été impressionnante pour la production d'instruments de recherche et de
guides à l'usage des chercheurs.
Douze nouveaux titres ont vu le
jour dont les Plans généraux
d'élimination des documents
du gouvernement du Canada,
particulièrement dig ne de mention pour tous ceux qui s'intéressent à la gestion des documents du gouvernement fédéral.
On y trouve des calendriers
d'élimination des documents
administratifs à la fin des
périodes de conservation. Les
chercheurs qui s'intéressent à
la radio et à la télévision ont
accueilli avec joie la publication
du Catalogue des fonds sur la
Société Radio-Canada déposés
aux Archives publiques, à l'occasion des cinquante ans de
la Société en 1986. On espère
que ce guide encouragera et
facilitera l'utilisation des documents de cet organisme. Un
projet de recherche d'envergure
entrepris en 1972 est venu à
terme avec la publication de
l'Index des films canadiens de
long métrage, 1913-1985 où l'on
peut trouver des données sur
1 222 longs métrages canadiens.
Le Catalogue de recensements
sur microfilm, 1666-1891 et
Acquisitions 1985-1986 constituent aussi d'importants instruments de recherche qui sont
devenus disponibles. En octobre, l'Office national du film a
produit une série de diapositives
pour accompagner le catalogue
de Le passé en peinture, une
exposition de 40 superbes
peintures à l'huile qui a eu lieu
aux Archives nationales en 1984.
Le périodique externe du
ministère, L'Archiviste, a fait
peau neuve, et cette nouvelle
présentation a été bien accueillie
par les collaborateurs autant
que par le public.
L'Annexe A contient une liste
complète des publications
parues en 1986-1987.
Expositions
Expositions itinérantes
Au cours de l'année, 15 expositions ont été présentées dans
44 villes différentes du Canada,
des États-Unis, de l'Angleterre
et de la France. La grande
exposition Rêves d'empire a
été prêtée à long terme à la
Fondation MacDonald-Stewart
de Montréal pour sa présentation à Brouage, en France.
L'ouverture officielle de l'exposition à Brouage, village natal
de Samuel de Champlain, a
été honorée de la présence de
l'ambassadeur du Canada en
France, M. Lucien Bouchard, et
de centaines d'autres visiteurs.
Une autre importante exposition, L'enracinement, a entrepris sa tournée à travers le pays.
Des expositions itinérantes de
moindre envergure ont aussi
eu beaucoup de succès : Série
des peintres du Canada 1931,
. Aperçu : Souvenirs du pays
d'Évangéline et Les fermes expérimentales canadiennes : 100
ans. L'exposition Aperçu : Canada de fantaisie a été présentée à la Maison du Canada à
Londres en même temps que
Dreamland, un festival de films
muets tirés des fonds des
Archives nationales.
39 Couverture du catalogue pour l'expo-
sition Michel Lambeth —
Photographe.
40 Affiche pour l'exposition Les Molson
au Canada — 200ans d'histoire.
41 L Archiviste, l'un des trois périodiques
des Archives nationales. 50   Serving the Nation and the Public
ln-house Exhibitions
During the year, four major ex-
hibitions were presented in
Ottawa. They were Canada In
The Nineteenth Century (on
loan from the Art Gallery of
Hamilton), Michel Lambeth —
Photographer, Papineau: His
Life and Times and The
Molsons in Canada — The First
200 Years.
Amongihe ten small exhibits
presented were: Aperçu: L'Amérique québécoise (photographs
by Michel Saint-Jean), Air Canada, The Visit of the Pegasus
1786-1787 and St. Lawrence &
Atlantic Railroads (on loan
from Canadian National).
In total, the National Archives'
exhibitions were viewed by almost 150,000 visitors.
A list of exhibitions is attached
as Appendix B.
Canadian Council of Archives
The past year has been a very
active one for the Canadian
Council of Archives (CCA)
which was established in November 1985 by the National
Archivist. The purpose of this
Council, which groups representatives of twelve Provincial
and Territorial Councils or their
equivalents and two representatives of the bureau of Canadian Archivists, is to advise the
National Archives of Canada
and other institutions on the
development of a Canadian Archival System.
In its endeavour to develop
such a system, the National Archives, on the recommendation
of the CCA, distributed, in 1986-
1987, over $1,400,000 to various
Canadian archival institutions.
The arrangement and description backlog reduction cost-
shared cooperative program
was developed to help archival
institutions organize their most
important collections and make
them more readily accessible
to the public. Under the terms
and conditions of this program,
a total of $1,200,000 was allocated to 143 institutions across
Canada. This program represents an important initial step
in the National Archives' effort
to build a Canadian archival
system. Concurrently, funds
were also allocated to Provincial/Territorial Councils or their
equivalents to conduct a Needs
Assessment and Planning
Study. This study had been
identified as the provinces' first
short-term priority. Other projects funded included a basic
booklet on practical conservation of archival records and the
Association of British Columbia
Archivists' elementary instruction manual on archival procedures.
42 Saint-Paul Bay, Charlevoix County,
1970. Photo by Michel Saint-Jean.
Reproduced in L'Amérique québécoise, an Aperçu photographic display. (PA-147535)
43 Viewing the exhibition The Molsons
in Canada — The First 200 Years.
44 Crating a circulating exhibit.
45 Thomas Backhouse's 1798 hydro-
graphic chart, "A Survey of Lunenburg Harbour on the Coast of Nova
Scotia", included in the New Brunswick Museum's exhibition Theatre of
Empire: 300 Years of Maps of the
Maritimes. The map will tour with
the exhibition for more than a year
after its stay in New Brunswick.
(NMC-19084)
46 The Honourable Flora MacDonald,
Minister of Communications, speaking with Dr. Wallot at the opening of
the exhibition Papineau: His Life
and Times. 51   Au service de la nation et du public
Expositions surplace
Quatre grandes expositions
ont été présentées à Ottawa
cette année : Le Canada au
dix-neuvième siècle (prêt de
l'Art Gallery of Hamilton),
Michel Lambeth — Photographe, Papineau et son temps
et Les Molson au Canada — 200
ans d'histoire.
Parmi les dix petites expositions,
il y a eu : Aperçu : L'Amérique
québécoise (photographies de
MichefSaint-Jean), Air Canada,
Les visites du Pegasus 1786-
1787, et St. Lawrence &
Atlantic Railroads (prêt du
Canadien National).
En tout, les expositions des
Archives nationales ont attiré
près de 150 000 visiteurs.
L'Annexe B contient une liste
des expositions.
42 Baie-Saint-Paul, comté de Charlevoix,
1970. Photo : Michel Saint-Jean,
reproduite dans L'Amérique
québécoise, une exposition
photographique Aperçu.
(PA-147535)
43 Visiteurs à l'exposition Les Molson au
Canada — 200 ans d'histoire.
Conseil canadien des archives
L'année écoulée a été très
active pour le Conseil canadien
des archives (CCA), fondé en
novembre 1985 par l'Archiviste national. Ce conseil, qui
regroupe des représentants
de 12 conseils provinciaux et
territoriaux ou leurs équivalents
et deux représentants du Bureau
des archivistes canadiens, a
pour mandat de conseiller les
Archives nationales et d'autres
établissements pour l'élaboration d'un système canadien des
archives.
Déterminées à développer ce
système, les Archives nationales, sur la recommandation
du CCA, ont distribué en1986-
1987 plus del 400000$à
divers établissements de la
communauté archivistique
canadienne. Un programme de
coopération à frais partagés
pour la réduction des arriérés
d'organisation et de descrip
tion a été lancé pour aider les
établissements arc h i visti q ues
à organiser leurs fonds les plus
importants et les rendre plus
d i rectement accessibles au
public. Un total de 1 200 000 $
a été alloué à 143 établissements d'un bout à l'autre du
pays conformément aux modalités du programme. Ce dernier
représente un premier pas
important pour implanter un
système canadien des archives.
Les conseils provinciaux et
territoriaux ou leurs équivalents
ont aussi reçu des fonds pour
effectuer une étude d'évaluation et de planification des
besoins, considérée par les
provinces comme une priorité
à court terme. Parmi les autres
projets subventionnés, il y a
eu une méthode élémentaire
d'archivistique, produite par
l'Association of British
Columbia Archivists, et un
livret de base sur la conservation pratique des documents
d'archives.
44 On met dans des caisses les pièces
d'une exposition itinérante.
45 Carte hydrographique de Thomas
Backhouse, 1798, « A Survey of
Lunenburg Harbour on the Coast of
Nova Scotia », qui fait partie de
l'exposition du musée du Nouveau-
Brunswick intitulée Theatre of
Empire: 300 Years of Maps of the
Maritimes. Cette exposition sera en
tournée pendant plus d'une année
après son séjour au Nouveau-
Brunswick. (NMC-19084)
46 M™ Flora MacDonald, ministre des
Communications, s'entretient avec
I M. Wallot à l'ouverture de léxposition
Papineau et son temps. 52   Serving the Nation and the Public
Conferences, Courses and
Cooperative Ventures
The National Archives offers
many services beyond direct
consultation of its collections.
It disseminates technical information and provides consultative services and expertise in a
variety of fields, as well as some
direct financial aid. The audience it serves includes the Canadian and international archival community, the research
and heritage communities,
government departments and
the general public.
As in the past, National Archives
employees were called upon to
share their expertise and to
contribute to the programs of
various conferences and seminars. John MacDonald and
Katharine Gavrel held a two-day
workshop on machine-readable
archives for University of British
Columbia students enrolled in
the Master of Archival Studies
Program. Sessions were also
given at the University of Montreal and at the Society of American Archivists. Halyna Kis
spoke on the impact of new
technology to a group of students from the University of
Montreal's archival program.
Patricia Kennedy participated
in the annual meeting of the
Council of Nova Scotia Archives
and gave a talk on the description of textual records. The
Archives Library coordinated a
course on the PRECIS indexing
system.
The Moving Image and Sound
Archives Division (MISAD)
continued to provide consultation and informal training to
regional and provincial archives
in virtually all parts of the
country. Specialized seminars
were conducted at the University
of Montreal and at the North-
South Institute. The Division
organized the "Workshop and
Consultation on Cataloguing
47 A point is discussed at the Annual
General Meeting of the Canadian
Council of Archives.
48 "World map as the face in a fool's
cap", published c. 1590, is one of the
numerous maps held by the National
Archives reproduced in the Association of Canadian Map Libraries Facsimile Map Series. The National Archives has cooperated in many similar publications.
Standards for Moving Image
and Sound Archives". There
were fifty-four participants
from every province and territory. It also hosted the Congress
of the International Federation
of Television Archives at
Concordia University, Montreal.
The Congress was organized in
association with the Conference
on the Evolution of Broadcasting organized by the Association
for the Study of Canadian
Radio and Television, Radio
Quebec and some universities
in Montreal.
The National Archives of Canada has met with the Architectural Drawings Advisory Group,
representing institutions in
North America and Europe
since 1984. The objective was
to develop international cataloguing standards for architectural documents and establish
an automated catalogue with a
shared data network. A new
organization, to speed up the
process towards meeting these
objectives, was established this
year in the U.S.A. under the
name of the Foundation for
Documents of Architecture. The
Cartographic and Architectural
Archives Division will partici
pate as an associate member in
this ambitious project to make
the National Archives' collections of architectural records
much more accessible for research.
A significant number of students
served internships at the National Archives in the course of
the year, including seven in the
Documentary Art and Photography Division, one in the
Manuscript Division and two
Senegalese archivists who
commenced an eleven-month
training program covering
book and archives conservation. A course syllabus is to be
developed for implementation
on their return for teaching
technicians from other francophone countries of Africa. A
number of other students were
taken on in various divisions as
summer placements.
The Moving Image and Sound
Archives Division continued a
program of assisting archives
in the preservation of CBC
regional records and contracted
for $100,000 of services with
the Provincial Archives of
Alberta, Saskatchewan, New
Brunswick and Nova Scotia,
and with the Memorial University of Newfoundland Folklore
and Language Archive. It continued to contribute to the work
of international organizations
in film (FIAF), television (FIAT)
and recorded sound (IASA),
participating in the executive
and organizing sessions at the
annual congresses. MISA also
compiled and published the
FIAF Bibliography of Members'
Publications, 1985, and continued its collaboration with the
National Library and National
Film Board in the compilation
of Film Canadiana and an online data base, FORMAT.
The Manuscript Division provided advice to the Royal College of Physicians and Surgeons
of Canada and CP Rail on the
maintenance of their archives.
The London Office participates
in the Surveying and Copying
Committee of the Commonwealth Archivists Association.
This committee brings together
representatives in the United
Kingdom of those Commonwealth countries engaged in
copying programs to facilitate
copying and exchange of information. 53   Au service de la nation et du public
Cours, colloques et projets
conjoints
Les Archives nationales offrent
de nombreux services en plus
de la consultation directe
de leurs fonds. Elles donnent
des renseignements techniques
et fournissent des services consultatifs et d'experts-conseils
dans de nombreux domaines,
ainsi qu'une certaine aide
financière. Le public qu'elles
desservent comprend le milieu
archivistique au Canada et à
l'étranger, les chercheurs, les
associations de protection du
patrimoine, plusieurs ministères
et le grand public.
Comme par le passé, le personnel des Archives nationales
a été invité à partager son expertise et à contribuer à divers
colloques et séminaires. John
Mac Donald et Katharine Gavrel
ont dirigé un atelier de travail
d'une durée de deux jours sur
les archives ordinolingues à
l'intention des étudiants de
l'Université de la Colombie-
Britannique inscrits au programme de maîtrise en archivistique; ils ont aussi donné
des cours à l'Université de
Montréal et à la Society of
American Archivists. Halyna
Kis a donné une conférence
sur les conséquences de la
nouvelle technologie à un
groupe d'étudiants en archivistique de l'Université de
Montréal. Patricia Kennedy a
participé à la rencontre annuelle
du Council of Nova Scotia
Archives et a prononcé une
conférence sur la description
des documents écrits. La
Bibliothèque a coordonné un
cours sur le système
d'indexation PRECIS.
La Division des archives audiovisuelles a continué de fournir
des services informels de consultation et de formation aux
archives provinciales et régionales dans presque tous les
coins du pays. Des séminaires
spécialisés ont été organisés
à l'Université de Montréal et à
47 Discussion d'un point à la réunion
générale annuelle du Conseil
canadien des archives.
48 «World map as the face in a fool's
cap », publiée vers 1590, une des
nombreuses cartes conservées aux
Archives nationales, reproduite
dans la collection de cartes en fac-
similé de r Association des carto-
thèques canadiennes. Les Archives
nationales ont collaboré à de nombreuses publications semblables.
l'Institut Nord-Sud. La division
a en outre organisé un atelier
de travail et de consultation sur
les normes de catalogage des
archives audio-visuelles pour
54 représentants de toutes les
provinces et des territoires. Elle
a été aussi l'hôtesse du congrès
de la Fédération internationale
des archives de télévision qui
s'est tenu à l'Université Concordia à Montréal. Le congrès
a été organisé en collaboration
avec la Conférence sur l'évolution de la radiodiffusion mise
sur pied par l'Association pour
l'étude de la radiotélévision
canadienne, Radio-Québec
et certaines universités à
Montréal.
Depuis 1984, les Archives nationales tiennent des rencontres avec le Groupe consultatif
sur les dessins d'architecture,
représentant des organismes
en Amérique du Nord et en
Europe. Ces rencontres cherchent à élaborer des normes
internationales pour le catalogage des documents d'architecture et à établir un catalogue
automatisé avec mise en commun du réseau de données. Un
nouvel organisme destiné à
accélérer la réalisation de ces
objectifs a vu le jour cette
année aux États-Unis sous le
nom de Foundation for Documents in Architecture. La Division des archives cartographiques et architecturales
participera à titre de membre
associé à cet ambitieux projet
dans le but de rendre les fonds
d'architecture des Archives
nationales beaucoup plus
accessibles aux chercheurs.
Les Archives nationales ont
accueilli en stage, au cours
de l'année, un grand nombre
d'étudiants, dont sept à la
Division de l'art documentaire
et de la photographie, un à la
Division des manuscrits, et
deux archivistes du Sénégal
qui ont entrepris un cours de
formation de onze mois sur la
conservation des livres et des
archives. Il est prévu de leur
préparer un programme qu'ils
pourront utiliser, de retour
dans leur pays, pour former
des techniciens d'autres pays
de l'Afrique francophone. Ru-
sieurs divisions ont aussi offert
des emplois d'été à un certain
nombre d'étudiants.
La Division des archives audiovisuelles a poursuivi son programme d'aide aux autres
dépôts d'archives pour les
aider à préserver les documents
régionaux de la Société Radio-
Canada. Elle a accordé des
contrats de service d'une valeur
de 100 000 $ aux Archives provinciales de l'Aiberta. de la
Saskatchewan, du No u veau-
Bru nswick et de la Nouvelle-
Ecosse, de même qu'au Memorial University of Newfoundland
Folklore and Language Archive.
Elle a aussi poursuivi sa colla
boration avec des organisations
internationales dans les domaines du film (FIAF), de la
télévision (FIAT), et de l'enregistrement sonore (IASA), soit
en participant à leur exécutif,
soit en organisant des sessions
à leurs congrès annuels. Elle
a aussi compilé et publié la
FIA F1985 Bibliographie : publi-
ca tions des membres de la
FIAF, et a continué de collaborer avec la Bibliothèque
nationale et l'Office national du
film pour la production de Film
Canadiana et de la base de
données en direct FORMAT.
La Division des manuscrits a
conseillé le Collège royal des
médecins et chirurgiens du
Canada ainsi que le Canadien
Pacifique sur l'entretien de
leurs archives.
Le Bureau de Londres est
membre du Surveying and
Copying Committee de la
Commonwealth Archivists
Association. Ce comité rassemble des représentants au
Royaume-Uni des pays du
Commonwealth qui sont engagés dans des programmes de
copie, pour faciliter les activités
de copie et échanger de
l'information. 54   Serving the Nation and the Public
Public Service
A very major step in public service this year was the decision
to create a single unit to be responsible for the management
of reference and researcher
services, both at headquarters
and in the regions. These include registration and orientation of researchers, providing
general reference services,
managing finding aids, managing written responses to all
enquiries on the holdings
and services of the National Archives, and operating loan and
duplication services for non-
original documentation. This
centralization was undertaken
to better coordinate the National Archives' services to
researchers and to give more
concerted attention to researchers needs.
This year, the National Archives
responded to 95,770 inquiries
from public and private researchers by letter, telephone
and Telex. The Government
Records Branch responded to
requests for the retrieval of
1,600,000 files by government
departments. The Historical
Resources Branch, this year,
registered 8,600 researchers,
an increase of 16 per cent over
1985-1986 and of 38 per cent
since 1980-1981. Records produced for examination over the
whole Archives totaled over 2
million and 1,200,000 photocopies were produced for
researchers.
A system has been developed
which will permit tracking the
circulation of volumes and microfilm reels of textual records
for the Government Archives
and Manuscript Divisions. This,
together with the development
of a bar coding system for all
records holdings of both Divisions which is now under way,
will result in improved control
and circulation of records within
the National Archives and
through the interlibrary loan
network.
This year, the National Archives
organized sixty-two special visits for 584 visitors. Visitors
came from across Canada and
around the world. Many came
to learn about specific aspects
of the National Archives' operations. A delegation from Caen,
Normandy, France visited the
institution as part of their planning to set up a research centre
on World War II in their own
city; two officials from New York
State came to study the treatment of photographs in the
National Archives' Government
Records Scheduling Pilot Project and members of the RCMP
Forensic Unit visited Photog
raphy Services. Other visitors
came from the National Library
of Australia, Archives nationales
de la France, British Library,
Radio-Canada International,
Archives of Ontario, Niagara
College, Welland, and Trent
University, Peterborough.
Other Service Activities
The National Archives administers Laurier House. This Museum was the former home of
two Canadian prime ministers,
Sir Wilfrid Laurier and William
Lyon Mackenzie King. Mr. King
presented the house to the na
tion upon his death in 1950.
Over 27,000 visitors were received at Laurier House this
year.
The National Archives shares
responsibility with the National
Library for the auditorium and
boardroom complex in the
main building. It is available to
the two departments, other
government departments and
non-profitorganizations. During the year, all facilities were
heavily used.
49   Public service playsan important role
at the National Archives. Here staff
members access a computerized
bank.
TABLE IV — Public Service/
TABLEAU IV — Service au public
1981-1982
1982-1983
1983-1984
1984-1985
1985-1986
1986-1987
Historical Resources Branch
Direction des ressources historiques
Researchers Registered/
Chercheurs enregistrés
5 339
6 664
6853
6 690
7183
8 603
Inquiries Responded to/
Demandes satisfaites
117 556
97 729
96 603
91 368
84 029
'52 603
Photocopies Supplied/
Photocopies fournies
372175
248 361
335132
475 919
521 006
491 181
Original Documentary Art and Original
Photographs Circulated/
Photographies et documents
iconographiques distribués
388 000
607 564
954156
747 175
491 813
368851
Containers of Government and Private Records
Circulated/
Contenants de textes distribués (documents
publics et privés)
40 030
43 090
80 074
90 620
115 302
111790
Microfilm Reels of Textual Records Supplied on
Interlibrary Loan/
Bobines de microfilm diffusées par le prêt entre
bibliothèques (copies de textes)
17 223
18 626
17 238
15 556
16 388
18 076
Pages Reviewed for Access and Privacy/
Pages révisées aux fins d'accès et de protection
des renseignements personnels
210 000
389 575
360 759
431 594
Government Records Branch/
Direction des documents gouvernementaux
Offices Served/
Bureaux clients
9*42
976
1025
1073
1324
1 329 55   Au service de la nation et du public
Services au public
Un très grand pas a été franchi,
cette année, dans le domaine
des services au public quand
il fut décidé de créer une unité
unique pour assumer la responsabilité des services de
référence et d'aide aux chercheurs tant à l'édifice principal
que dans les régions. Ces services sont multiples : enregistrer
et orienter les chercheurs,
fournir des services de référence générale, gérer les
instruments de recherche,
répondre par écrit à toutes les
demandes de renseignements
sur les fonds et les services
des Archives nationales, et
enfin, s'occuper du prêt et de la
reproduction des documents
non originaux. En centralisant
ainsi la référence et l'aide aux
chercheurs, on a voulu assurer
une meilleure coordination
des services et s'intéresser
davantage aux besoins des
chercheurs.
Le service au public joue un rôle
important aux Archives nationales.
Des membres du personnel
consultent une banque de
données automatisée.
Cette année, les Archives
nationales ont répondu par
écrit, par téléphone ou par
télex, à 95 770 demandes de
renseignements de la part de
chercheurs des secteurs public
et privé. La Direction des documents gouvernementaux a
répondu à des demandes de
retrait de 1 600 000 dossiers
présentées par les ministères.
La Direction des ressources
historiques a enregistré 8 600
chercheurs, soit une augmentation de 16 pour 100 comparativement aux chiffres de 1985=-
1986 et de 38 pour 100 depuis
1980-1981. Dans l'ensemble du
département, plus de 2
millions de documents ont été
produits à des fins de consultation, et un total de 1 200 000
photocopies ont été fournies
aux chercheurs.
On a mis au point un système
qui permettra de suivre la circulation des volumes et des
bobines de microfilm pour la
Division des archives gouvernementales et celle des
Manuscrits. On travaille aussi
à l'élaboration d'un système
de codification pour les fonds
de ces deux divisions. Toutes
ces mesures auront pour effet
d'assurer un meilleur contrôle
et de faciliter la circulation des
documents à l'intérieur du département et dans le réseau de
prêt entre bibliothèques.
Cette année, les Archives nationales ont organisé 62 visites
spéciales pour 584 visiteurs
du Canada et du monde entier.
Un grand nombre sont venus
se renseigner sur des aspects
précis des opérations des
Archives nationales. Une délégation française de Caen, en
Normandie, a visité l'établissement, dans le cadre de la planification d'un projet de fondation
d'un centre de recherche sur
la Seconde Guerre mondiale
dans leur propre ville. Deux
fonctionnaires sont venus de
l'État de New York pour étudier
le traitement des photographies
dans le projet pilote d'établissement de plans de conservation et d'élimination des documents du gouvernement, et les
membres de l'Unité judiciaire
de la GRC ont visité les services
de la photographie. D'autres
visiteurs sont venus de la
Bibliothèque nationale de
l'Australie, des Archives nationales de France, de la British
Library, de Radio-Canada
International, des Archives de
l'Ontario, du Niagara College,
Welland, et de l'Université
Trent, Peterborough.
Autres activités reliées au
service
Les Archives nationales administrent la maison Laurier. Ce
musée, qui fut jadis la résidence
de deux premiers ministres
canadiens, sir Wilfrid Laurier
et William Lyon Mackenzie
King, a été donnée par King à
la nation à sa mort en 1950.
Plus de 27 000 visiteurs y ont
été accueillis cette année.
Les Archives nationales partagent avec la Bibliothèque
nationale la responsabilité du
complexe auditorium-salles
de.conférence dans l'édifice
central. Ce complexe est mis
à la disposition non seulement
des deux ministères, mais
aussi d'autres ministères et
organismes sans but lucratif.
Tous les locaux ont été très en
demande.
TABLE IV — Public Service   Continued/
TABLEAU IV — Service au public   Su ite
1981-1982    1982-1983   1983-1984    1984-1985    1985-1986    1986-1987
Reference Requests (by government offices and
departments for records from their own files)/
Demandes de consultation (par les'institutions
fédérales pour leurs dossiers)
Conservation Branch/
Direction de la conservation
Photographs Supplied/
Photographies fournies
Negatives Supplied/
Négatifs fournis
1282190     1496145     1517290     1713$
1805 312     1613669
Inquiries Responded to (by PRC/
Demandes traitées (par le CDP)
47 381
62 608
35820
36417
46 870
43167
Photocopies Supplied (by PRC)/
Photocopies fournies (par le CDP)
42 935
34799
241 216
350491
630 928
689 269
Records Produced (by FRC)/
Dossiers fournis (par les CFD)
	
	
	
1 449 799
1612 274
1 523 092
49 396
12899
44 825
12413
43 459 45 003
11774 23 098
Photostats
—
—
1710
2 086
2 930
2296
105 mm Enlargements/
Agrandissements 105 mm
2 636
3149
3152
1920
1239
856
Colour Items/
Articles en couleurs
9558
9 239
10463
8622
7 736
9115
Photographic Assignments/
Tâches photographiques
	
	
162
125
144
149
CGPC Transactions/
Transactions CPGC
—
SSsSgï
—    .
—
84
67 Managing the Records of the Government of Canada Gestion des documents du Gouvernement du Canada 58   Managing the Records of the Government of Canada
Records Management Functions
The National Archives of Canada has a wide-ranging interest
in the records of the government of Canada. It is the national cultural institution
charged with acquiring, preserving and providing access
to our national archival heritage.
Preservation of the national
heritage means, naturally, placing a heavy emphasis on the
documentation created by the
Canadian government. A significant majority of the National
Archives' holdings come from
federal government sources —
not only the textual documentation in the Government
Archives Division, but photographs, maps, films, audio
tapes, electronically processed
data and other media held by
other National Archives divisions. Most of the other holdings also have a strong relevance to the Canadian
government. The manuscript
collections, for instance, contain the personal papers of federal politicians, administrators,
military figures and others, as
well as the papers of political
parties and special interest
groups involved with the process of government. A second
part of the Archives' mandate
links it even more strongly to
the concerns of government —
it is the administrative arm of
the federal government charged
with providing advisory and
operational services in records
management.
The objective of the Government Records Branch, the
major unit concerned with this
aspect of the Archives' mandate, is the optimum management of government records,
which it carries out through the
provision of advice and training,
records storage and disposal,
reference services and the
scheduling of records. The
Branch is comprised of five
operational divisions. Records
Management and Micrographie
Systems, Automated Information Systems, and the Office of
Micrographie Standards are
largely involved with policy
development, new technologies, and advice and assistance
to our clients. The Personnel
Records Centre and the Federal
Records Centres are primarily
involved with storing, making
available and disposing of
federal government records.
Personnel Records Centre
The Personnel Records Centre
(PRC) provides records services
ranging from accessions/storage to reference/disposal to
various government departments and agencies across
Canada and overseas. The
holdings of the Personnel Records Centre continue to be very
active with 100,000 requests
actioned. PRC also disposed
of 361 metres of records during
the year. In order to better serve
its governmental clients, the
PRC has published a Users
Guide which outlines the services provided as well as the
guidelines and instructions for
transferring records to the centre. This guide has now been
distributed to some three hundred regional personnel offices
and has gone a long way in
clarifying records handling
procedures.
Records Management and
Micrographie Systems
The Records Management and
Micrographie Systems Division
(RMMSD) in concert with other
divisions of the Government
Records Branch, plays its part
in the quest for optimum management of government records. Its staff work with departments and agencies and the
Treasury Board to: increase the
speed and accuracy of infor
mation retrieval in support of
government decision-making;
ensure the rapid location of
records requested by the Canadian public under Access to
Information and Privacy legislation; accord appropriate protection to records; facilitate
identification and acquisition
of archival or historical records
of importance to the nation;
promote the application of micrographics and related technologies tofjthe better management of information; and accomplish all these aims with an
eye to economy and efficiency.
■■HP
" wBfeif**!
HBlËi   m
mili Hp^syyL^ij
ttl
1
■BIhrI w$     wÊd$Ê$WÊÊ
TABLE V — Activities of the PRC, 1986-1987/
TABLEAU V — Activités du CDP, 1986-1987
50  Retrieving records from the Government Records Branch.
Type of Request/
Type de demande
1984-1985
1985-1986
1986-1987
Military/Militaire
33 712
37 303
43131
Civilian/Civile
20 003
11563
11704
RCMP/GRC
6 649
16713
2 220
Internal/Interne
31595
36 833
38 039
X-Rays/Rayons X
1367
1 381
3 461
Ancillary/Auxiliaire
1 147
1 247
1 774
Total
94 473
105 040
100 329
Informal and General Requests for Information/
Demandes de renseignements informelles et générales
Personal Visits/Visiteurs
415
563
Telex/Télex
9 065
9 745
Téléphone/Téléphone
8 820
6 290
Letters/Lettres
20 757
19 438
Total
39 057
36036 59   Gestion des documents du Gouvernement du Canada
Fonctions de gestion
des documents
Les Archives nationales sont
l'institution culturelle qui veille
à l'acquisition et à la conservation du patrimoine archivistique national et qui le rend
accessible au public. Préserver
le patrimoine national signifie
forcément mettre l'accent sur
la documentation créée par le
Gouvernement du Canada. Par
conséquent, la majorité des
fonds des Archives nationales
proviennent du gouvernement
fédéral, et non seulement dans
le cas de la documentation
textuelle confiée à la Division
des archives gouvernementales,
mais aussi dans le domaine de
la photographie, des cartes,
des films, de l'enregistrement
sonore, de l'informatique et
d'autres supports conservés
dans les différentes divisions.
Parmi les autres documents,
un grand nombre ont une
importance directe pour les
activités et les intérêts du Gouvernement du Canada. Les
fonds de manuscrits, par exemple, contiennent les papiers
personnels de politiciens et
d'administrateurs fédéraux, de
personnages militaires et autres,
ainsi que les documents des
partis politiques et d'autres
groupes d'intérêt qui participent
au processus de gouvernement.
Un autre volet du mandat des
Archives les lie encore plus
étroitement aux intérêts du
gouvernement. En effet, les Archives nationales sont le bras
administratif du gouvernement
fédéral qui s'occupe de fournir des services consultatifs et
opérationnels en gestion des
documents.
La Direction des documents
gouvernementaux forme l'unité
principale responsable de ce
dernier aspect du mandat des
Archives. Elle a été créée pour
assurer la meilleure gestion
possible des documents du
gouvernement et elle compte
y parvenir par des services de
consultation et de formation,
d'entreposage et d'élimination
de documents, de référence et
d'établissement de plans de
conservation. Elle est formée
de cinq divisions opérationnelles. Les Systèmes de la
gestion des documents et de
la micrographie, les Systèmes
automatisés d'information et
les Normes micrographiques
s'occupent principalement
d'élaboration de politiques,
de technologies nouvelles,
de consultation et d'aide à la
clientèle. Le Centre des documents du personnel et les
Centres fédéraux de documents
s'occupent surtout d entreposage, d'accessibilité et d'élimination des documents du
gouvernement fédéral.
Centre des documents
du personnel
Le Centre des documents du
personnel fournit à divers
ministères et organismes
publics au pays et à l'étranger,
des services allant de l'acquisition et de l'entreposage à la
consultation et à l'élimination
des documents du personnel.
Il a donné suite à 100 000
demandes et procédé à l'élimination de 361 mètres de
documents au cours de l'année.
Dans le but de fournir un meilleur service, il a publié un Guide
de l'usager où il explique ses
services et formule des lignes
directrices et des règles à suivre
pour le transfert de documents
au centre. Distribué dans
quelque 300 bureaux régionaux
du personnel, ce guide a beaucoup contribué à clarifier les
modes de traitement des
documents.
Gestion des documents
et micrographie
La Division des systèmes de la
gestion des documents et de
la micrographie (DSGDM)
joue aussi son rôle dans cette
recherche de gestion optimale
des documents publics. Son
personnel travaille en collaboration avec les ministères et
organismes publics de même
qu'avec le Conseil du Trésor
pour accroître la vitesse et la
précision de la recherche
documentaire destinée à
appuyer la prise de décision
au gouvernement; localiser
rapidement les documents
demandés par le public canadien en vertu des lois sur l'accès
à l'information et sur la protection des renseignements personnels; assurer la protection
adéquate des documents; faciliter l'identification et l'acquisition de documents arch i vis-
tiques ou historiques d'intérêt
national; promouvoir les applications de la micrographie et
des technologies connexes en
vue d'une meilleure gestion de
l'information; et réaliser tous
ces objectifs dans un souci
d'économie et d'efficacité.
TABLE V — Activities of the PRC, 1986-1987   Continued/
TABLEAU V — Activités du CDP, 1986-1987   Suite
50  Retrait de documents de la Direction
des documents gouvernementaux.
Letter Inquiry Type/
Type de demande faite par lettre
Response Time (% )
Délai de réponse (%)
Under
30 Days/
Inférieure
30 jours
30 to Over
60 Days/ 60 Days/
Entre 30 et Supérieur à
60 jours 60 jours
RoutineVOrdinaire*
24706
90.57
7.22
2.21
Complex/Complexe
2 772
82.83
8.18
8.99
Sensitive/Délicate
163
86.50
9.82
3.68
Genealogical/Renseignements généalogiques
1542
50.90
21.40
27.70
Total
29183
Total Number of Photocopies Provided/
Nombre total de photocopies fournies
59527
"Includes all Telex requests./
Y compris toutes les demandes faites par télex. 60   Managing the Records of the Government of Canada
Report of the
National Archivist
RMMSD pursues its aims
through evaluation, scheduling,
advice and assistance, training,
and research and development
activities. Its assessment of
progress is reflected annually
in the Report of the National
Archivist to the Secretary of the
Treasury Board on the State of
Records Management in the
Government of Canada.
The National Archivist's 1986
report, while acknowledging
improvement, asserted that
there are still serious shortcomings in the management of
government records. Specifically, information retrieval still
appears to fall far short of the
speed and quality required to
give sufficient support to departmental decision-making. In
many departments, records are
inadequately protected from
loss, deterioration and unauthorized destruction. The
scheduling of records, especially of EDP data and personal
information, continues to be
slow. As a result, archival records often cannot be identified
for preservation and even
worse, when they can, they are
frequently not transferred to
the National Archives.
Unless remedial measures are
taken quickly, the report predicted that gaps in the historical
record of the country, already
significant, will grow. Records
management functions will
continue to serve their agencies
less well than they should. As
well, it will be hard for institutions to comply with the new
government security policy
and to carry out their responsibilities under Access to Information and Privacy legislation
in a timely, effective and economical manner.
Formal evaluations of departmental records management
programs, done on a five-year
cycle, form the main basis for
the observations, conclusions
and recommendations in the
National Archivist's annual reports. The twelve evaluations
to be reflected in the 1987 report are already well under way.
The recently issued Guide to
an Audit of Records Management, to which staff of the Evaluation Section contributed,
should promote the reporting
of audit issues in a sufficiently
uniform way to determine the
state of records management
government-wide. Audits are to
be more comprehensive in
scope, and are to place special
emphasis on such critical issues
as management of the program, retrieval, protection,
scheduling, retention and disposal (including the identification and transfer of archival
records), automated support
for the program, and the management of microfilm and other
kinds of records such as maps
and photos.
Scheduling of Records
From the National Archivist's
perspective, the most critical
aspect of records management,
and the most important issue in
evaluations, is scheduling. The
schedule, which he must approve before any government
records may be destroyed, is
the prime instrument for identifying, and ultimately acquiring
from departments, records of
enduring value to the nation.
It is the responsibility of the
Scheduling Section of RMMSD
to coordinate the examination,
within the National Archives, of
government records retention
and disposal submissions. The
priority this year has been the
introduction of a proper records
management review of such
submissions. A rigorous assessment is now done of each
submission to ensure, before
referral to the Historical Resources Branch, that the records concerned are organized
and described sufficiently well
to permit an informed archival
appraisal.
This past year, twenty-four
scheduling submissions were
processed and approved by the
National Archivist. Ten of these
included personal information
banks and five involved the
microfilming of records.
Each record must be carefully
screened.
52 There are seven Federal Records
Centres across the country. 61   Gestion des documents du Gouvernement du Canada
Rapport de
l'Archiviste national
La DSGDM poursuit ses objectifs par des activités d'évaluation, d'établissement de calendriers de conservation, de
consultation et d'aide, de formation, et de recherche et
développement. Ses vues sont
contenues dans le rapport annuel de l'Archiviste national
au secrétaire du Conseil du
Trésor sur l'état de la gestion
des documents au Gouvernement du Canada.
C'est ainsi que tout en admettant certaines améliorations,
le rapport de 1986 signale de
sérieuses lacunes dans la gestion des documents de l'État.
De façon plus précise, la
recherche documentaire apparaît loin de répondre aux normes de vitesse et de qualité
requises pour aider les ministères à prendre des décisions
éclairées. Dans de nombreux
ministères, les documents ne
sont pas suffisamment protégés
contre tout danger de perte,
de détérioration et de destruction non autorisée. L'établissement de calendriers de conservation accuse toujours des
lenteurs, particulièrement en
ce qui concerne les données
informatisées et les renseignements personnels. Il en résulte
que, souvent, les documents
d'archives ne peuvent pas être
identifiés pour la conservation,
et, ce qui est pire, quand ils le
peuvent, fréquemment, ne sont
pas envoyés aux Archives
nationales.
À moins de mesures correctives
immédiates, le rapport prévoit
une détérioration grandissante
de la mémoire historique, déjà
déficiente, du pays. Les fonctions de gestion des documents
continueront d'être moins efficaces qu'elles ne le devraient,
et les établissements pourront
difficilement se conformer à la
nouvelle politique gouvernementale de sécurité et s'acquitter adéquatement, efficacement et économ iq uement
des responsabilités que leur
imposent les lois sur l'accès à
l'information et sur la protection des renseignements
personnels.
Les remarques, conclusions et
recommandations contenues
dans les rapports annuels de
l'Archiviste national s'appuient
sur des évaluations officielles
des programmes de gestion
des documents effectuées tous
les cinq ans. Les 12 qui formeront la base du rapport de
1987 sont déjà bien engagées.
Le récent guide pour la vérification de la gestion des documents, auquel le personnel de
la Section de l'évaluation a
contribué, devrait favoriser un
traitement uniforme des points
de vérification, et ainsi permettre aisément de se faire une
idée précise de l'état de la gestion des documents au gouvernement. Les vérifications
devront être plus détaillées et
insister davantage sur ces
points d'importance capitale
que sont la gestion du programme, la recherche documentaire, la protection des
documents, l'établissement
de calendriers, la conservation
et l'élimination (y compris
l'identification et le transfert
des documents archivistiques),
le support informatique pour
le programme, ainsi que la gestion des microfilms et autres
types de documents comme
les cartes et les photographies.
Calendriers de conservation
Aux yeux de l'Archiviste national, l'établissement d'un calendrier de conservation forme
l'aspect le plus critique de la
gestion des documents et le
point le plus important des
évaluations. Ce calendrier, que
l'Archiviste doit approuver
avant qu'un document officiel
puisse être détruit, constitue
l'instrument primordial qui sert
à identifier et, finalement, à
acquérir des ministères les
documents reconnus de valeur
durable pour la nation.
Il revient à la Section de la conservation de la DSGDM de
coordonner, à l'intérieur des
Archives nationales, l'examen
des demandes ministérielles
de conservation et d'élimination de documents. La priorité,
cette année, a été de soumettre
Joutes ces demandes à un
véritable examen de gestion
des documents. Ainsi, chaque
demande est maintenant soumise à une rigoureuse évaluation
avant d'être transmise à la Direction des ressources historiques, pour s'assurer que
l'organisation et la description
des documents sont assez précises pour permettre une évaluation archivistique éclairée.
Au cours de l'année, l'Archiviste
national a étudié et approuvé
24 propositions de calendriers
de conservation dont 10 concernaient des banques de renseignements personnels et
cinq le microfilmage de
documents.
51   Chaque document doit être scruté
avec soin.
52  II existe sept centres fédéraux de
documents à travers le pays. 62   Managing the Records of the Government of Canada
Advice and Assistance
Good schedules are one of the
fruits of good records management. The Advice and Assistance Section of RMMSD provides a consulting service to
departments and agencies in
improving the management of
their records. The Section seeks
to react quickly and appropriately to requests. Its aim is to
provide advice within one week
and more substantial assistance
within agreed times. Assistance is limited to one month to
assure equitable treatment of
all institutions. Further help is
facilitated by participation in
the preparation of specifications
for outside contracts and in the
selection of qualified consultants.
During the year, advice and assistance were given to thirty-
two departments and agencies.
Major projects have been done
for the Privy Council Office,
Revenue Canada (Minister's
Office), the Correctional Service
of Canada, the Canadian Advisory Council on the Status of
Women and the Canadian
Workplace Automation Research Centre.
Another project of special significance is just under way. The
Clerk of the House of Commons
has initiated a records management program for the most important records of the House.
Such a program will serve the
House well and over time will
reap a rich harvest of archival
records for the National Archives. The Section is participating in the launching of the
program along with an outside
consultant.
Another activity of the Section
has been coordination of the
divisional response to the many
requests received from across
government for assistance in
the classification and staffing
of records management and
micrographics positions.
Training
Advice and assistance to departments and agencies is augmented by the Division's training program in the fundamentals
of records management and
micrographics. The cornerstone of the program, the four-
week Records Management
Principles and Practices Course,
was held twice in English, in
the spring and the fall. Regrettably, the French version, slated
each year for the fall, had to be
cancelled for lack of sufficient
applicants. With an influx of
further nominations received
since, the next French course
has been advanced from the
fall to the spring of 1987. The
one-week Introduction to Records Management Course,
taught in cooperation with
chiefs of federal records centres, took place in English in
Halifax, Moncton, Winnipeg,
Edmonton and Vancouver; in
French in Montreal; and in both
English and French in Ottawa.
Thirdly, the one-week Micro-
recording Technology Course
was offered in English in the
spring and in French (for the
first time) in the fall.
Courses are also being designed, to be introduced next
year, for the professional development of officers and managers in the records management
and micrographics communities. To provide a conceptual
framework within which this
more fully rounded program
will evolve, the Section has
developed a philosophy of adult
^education in both academic
and lay language. The next
step, just completed, is a comprehensive training needs analysis across government.
Research and Development
Complementing RMMSD's initiatives in evaluation, scheduling, advice and assistance, and
training, is its research and
development work. The thrust
of the Research and Development Section's work is on three
fronts: writing of handbooks of
recommended records management and micrographics
procedures and-practices for
the guidance of departments
and agencies; fulfilment of the
entire role envisaged for the
National Archives in government micrographics policy;
and exploitation of the benefits
of optical disk and other imaging technologies and automated
support for the management of
records. This year, revised
General Records Disposal
Schedules of the Government
of Canada, covering the administrative records of government,
were issued.
The Section is conducting a
study of the state of micrographics in government. Its aim
is to determine the degree to
which this technology is being
applied to the better management of records. The study is
identifying the problems and
ascertaining the degree to
which the Section is currently
addressing them.
With respect to automated support for the departmental records management program, a
number of initiatives have occurred: preparation of a report
incorporating the results of a
survey of computer-assisted
records management systems
in government; assessment of
the effectiveness of the use of
computer-assisted records
management; and the organization of a seminar and preparation of audio-visual packages
on computer-assisted retrieval.
In regards to optical disk technology, research has begun in
the Section. Investigation of
recent developments in the
United States and abroad is
proceeding. A workshop and
audio-visual-package to be used
for educational purposes has
been prepared for introduction
next year.
t
53 Assisting a researcher at the Personnel Records Centre.
54  The Government Records Branch
provides a walk-in service counter. 63   Gestion des documents du Gouvernement du Canada
Services consultatifs
Debonsplansde conservation
sont le résultat d'une bonne
gestion de documents. Ainsi,
la Section des services consultatifs de la DSGDM aide les
ministères et organismes
publics en vue d'une meilleure
gestion de leurs documents.
Elle cherche à apporter une
réponse rapide et appropriée
aux demandes qui lui parviennent. L'objectif visé est de
fournir une réponse dans un
délai d'une semaine et d'apporter, dans un délai qui aura été
convenu entre les parties, une
aide plus substantielle pour
une durée maximale d'un mois
afin de permettre un traitement équitable pour tous les
ministères. Son aide se manifeste encore par sa participation
à la préparation de spécifications pour les contrats accordés
à l'extérieur ainsi qu'à la sélection de consultants qualifiés.
Trente-deux ministères et
organismes publics ont bénéficié de service de consultation.
D'importants projets ont été
réalisés pour le Bureau du
Conseil privé, Revenu Canada
(Cabinet du ministre), le Service
correctionnel du Canada, le
Conseil consultatif canadien
pour le statut de la femme et
le Centre canadien de recherche
sur l'information du travail.
La Section des services consultatifs, de même qu'un consultant de l'extérieur, participe
au lancement d'un programme
de gestion des documents à
la Chambre des communes
pour les dossiers les plus importants. Tout en étant fort
utile à la Chambre, ce programme pourra fournir aux Archives nationales bon nombre
de documents archivistiques.
La section s'est aussi chargée
de coordonner les réponses
de la division aux nombreuses
demandes reçues des orga-
nismes gouvernementaux pour
les aider à résoudre leurs problèmes de classification et de
dotation de postes en gestion
des documents et en micrographie.
Formation
Grâce à son programme d'initiation à la gestion des documents et à la micrographie, la
DSGDM a fourni une aide
accrue aux ministères et organismes publics. L'élément
principal de ce programme, le
cours de quatre semaines sur
la théorie et la pratique de la
gestion des documents, a été
offert dans sa version anglaise
au printemps et à l'automne.
Quant à la version française
prévue à l'automne de chaque
année, on a dû l'annuler à cause
du manque d'inscriptions, mais
comme de nouvelles demandes
ont été reçues depuis, elle a été
devancée et offerte ce printemps
au lieu de l'automne 1987. La
session d'une semaine sur
l'introduction à la gestion des
documents, offerte en collabo
ration avec les chefs des centres
fédéraux de documents, s'est
donnée en anglais à Halifax,
Moncton, Winnipeg et Edmonton, en français à Montréal,
et dans les deux langues officielles à Ottawa. Troisièmement,
le cours d'une semaine sur la
technologie du microenregistrement a été offert en
anglais au printemps et, pour
la première fois, en français
à l'automne.
Il se prépare aussi, pour l'an
prochain, des cours de perfectionnement à l'intention des
agents et des gestionnaires qui
oeuvrent déjà dans le domaine
de la gestion des documents et
de la micrographie. Pour créer
le cadre intellectuel indispensable au bon déroulement de ce
programme plus complet, la
section a élaboré une philosophie de l'éducation des
adultes accessible au spécialiste
autant qu'au profane. L'étape
suivante, tout juste terminée,
est une analyse complète des
besoins dans tous les services
du gouvernement.
Recherche et perfectionnement
Outre la consultation et l'assistance, l'évaluation, l'établissement de calend riers de conservation et la formation, l'activité
de la DSGDM s'exerce aussi
au niveau de la recherche et du
perfectionnement. Les efforts de
la Section de la recherche et du
perfectionnement visent un
triple objectif : rédiger, à l'in
tention des ministères et organismes publics, des manuels
de procédures et de pratiques
recommandées en gestion des
documents et en micrographie;
se conformer intégralement au
rôle assigné aux Archives dans
la nouvelle politique gouvernementale de micrographie; et
mettre à prof it l'ordinateur, le
disque optique et autres technologies visuelles pour la
gestion des documents. L'édition révisée des Plans généraux
d'élimination des documents
du gouvernement du Canada,
couvrant les documents
administratifs, a été publiée
cette année.
La section poursuit une étude
sur l'état des systèmes micrographiques au gouvernement
dans le but de savoir dans quelle
mesure cette technologie est
appliquée à une meilleure
gestion des documents. L'étude
identifie les problèmes et indique comment la section cherche à les corriger.
Quant à la technologie de
l'ordinateurappliquéeàla
gestion des documents, plusieurs projets ont été lancés :
préparation d'un rapport sur les
résultats d'une étude sur les
systèmes de gestion automatisée
des documents au gouvernement, évaluation de l'efficacité
de la gestion automatisée à
l'usage, et organisation d'un
séminaire et préparation de
matériel audio-visuel sur la
recherche documentaire
automatisée.
Concernant la technologie du
disque optique, la recherche
est déjà commencée à la
section : on fait enquête sur
les récents développements en
la matière aux États-Unis et
ailleurs dans le monde, et on
a préparé, pour l'année prochaine, un atelier de travail et
du matériel audio-visuel pour
servir à des fins éducatives.
53 Employée aidant un chercheur au
Centre des documents du personnel.
54 La Direction des documents
gouvernementaux offre un service
au comptoir. 64   Managing the Records of the Government of Canada
Automated Information
Systems
The Automated Information
Systems Division (AISD) has
the objective of facilitating the
implementation of a government-wide program for the
scheduling of data in automated
information systems and to assist in the development of technology-independent functional
specifications for the filing, retrieval and retention of corporate records in office automation environments.
With respect to the first objective, steps were taken to focus
data scheduling activities on
those systems and associated
program activities that were
expected to yield information
of high archival value. The systems and departments focused
on to date were Employment
and Immigration, Statistics
Canada, Indian and Northern
Affairs, Health and Welfare,
and Energy, Mines and Resources. Building on existing
efforts within each of the selected departments, plans were
developed concerning the
means by which senior officials
could be sensitized to the National Archives' concerns and
interests.
As schedules are established
and as historically valuable data
are identified, government institutions are expected to become more concerned about the
storage of data in formats that
would ensure their long-term
survival. In order to identify
possible solutions, a study was
initiated to examine the applicability of existing and proposed data and document interchange standards to the data
conservation needs of institutions and, by extension, to the
archival interests of the National
Archives.
The second objective of the
Automated Information Systems Division is the development of technology-independent specifications for the
handling of valuable corporate
records in office automation
environments. An initial set of
specifications were developed
based on experience gained at
the Department of Communications field trial. Based on a
joint project between the National Archives and the Canadian Workplace Automation
Research Centre, these specifications were reviewed by a
small interdepartmental working
group. In an effort to test the
functional specifications in a
live environment, an agreement
was reached with a vendor to
build prototype software to reflect the specifications and install it on a local area network
in the National Archives.
Finally, steps were taken to establish a base of knowledge on
systems activities across the
federal government. Based on
existing sources such as the
Access Register, the Information Technology and Systems
Plan and departmental surveys
of systems, information was
collected and organized on
selected government departments.
Micrographie Standards
The Office of Micrograhic Standards (OMS) sponsors the
preparation of micrographie
standards (e.g., quality criteria)
for the Canadian General Standards Board (CGSB), and acts
as the designated secretariat.
Under the chairmanship of the
Director, the CGSB Coordinating Committee on Micrographie Standards oversees six
standards-writing committees
consisting of some seventy-five
persons across Canada involved
in the preparation of micro-
graphic standards. The Director
is also the chairman of the
Standards Council of Canada's
Canadian Advisory Committee
on International Micrographie
Standards (ISO).
The Director (OMS) headed the
Canadian delegation of six experts to the meeting of ISO
Technical Committee 171 'Micrographics' which was held in
Washington, D.C. in October.
Canada provides the secretariat
of the Working Group 'Microforms in Libraries'.
The National Archives hosted
the annual meeting of the International Council of Archivists'
(ICA) Committee on Archival
Reprography held in Ottawa in
June, which was attended by
representatives from the archives of eight European countries.
Federal Records Centres
The Federal Records Centres
' Division (FRCD) has a mandate
to provide economical storage
and related management services for the records of the
government of Canada. In
1986-1987 the Division provided
storage for 460,000 metres of
paper records, 216,000 computer tapes, 350,000 reels of microfilm, 329,000 microfiche and
63,000 reels of sound and video
recordings.
The records centres are also an
important facet in the archival
role of the department. They
are a half-way house for the
permanently important semi-
active current records created
by government. After storage
in the records centre these records are selected and transferred to the archival side of the
department. The records centres in Vancouver, Edmonton,
Winnipeg and Halifax provide
storage and limited services for
the archival records (3,400 metres) which are relevant to the
regions in which they were
created. In this way the Federal
Records Centres provide a valuable National Archives presence in those regions of Canada. Historical records from
Montreal, Ottawa and Toronto
are transferred to the Historical
Resources Branch in Ottawa as
space is available.
Again this year records centres
are able to demonstrate substantial savings to the federal
government through cost
avoidance. During the year, 101
departments (1,400 off ices)
transferred 92,000 metres of
paper records, 22,000 computer
tapes, and 23,600 microforms
into the records centres, as well
as 70,000 metres of classified
records for authorized destruction. In so doing departments
released 25,000 square metres
of office space and 160,000 linear metres of shelving. If the
paper records had been retained in office space it would
have cost the government over
$10,100,000. The records
centres' cost was just under
$1,700,000. Cost avoidance on
these records therefore
amounted to about $8,400,000. 65   Gestion des documents du Gouvernement du Canada
Systèmes automatisés
d'information
La Division des systèmes
automatisés d'information
(DSAI) a pour premier objectif
de faciliter la mise en application
d'un programme gouvernemental en vue de l'établissement de calendriers de
conservation de données contenues dans les systèmes
automatisés. On a choisi de se
pencher d'abord sur l'établissement de calendriers de
conservation pour les données
des systèmes et activités
connexes du programme dont
on attendait des informations
de grande valeur archivistique.
Les systèmes et les ministères
choisis ont été ceux d'Emploi
et Immigration, de Statistique
Canada, des Affaires indiennes
et du Nord, de Santé et Bien-être
social, et d'Énergie, Mines et
Ressources. Partant de ce qui
existait déjà à l'intérieur de
chacun de ces ministères, on a
élaboré des stratégies de sensibilisation des hauts fonctionnaires aux préoccupations et
aux intérêts des Archives
nationales.
L'établissement des calendriers
de conservation et l'identification des données de valeur historique devraient amener progressivement les établissements
gouvernementaux à se préoccuper davantage d'entreposer
leurs documents dans des formats susceptibles de prolonger
leur espérance de vie. Dans
l'espoir de trouver les solutions possibles à ce problème,
on a entrepris d'étudier dans
quelle mesure les normes
actuelles ou proposées pour
les échanges de données et de
documents sont applicables
aux besoins des établissements
en matière de conservation de
données, et, par extension, aux
intérêts des Archives nationales.
Le second objectif visé par la
division est l'élaboration de
spécifications non technologiques pour le classement,
le repérage et la conservation
des documents de valeur archivistique dans un système de
bureautique. Un premier lot de
spécifications ont été élaborées
à partir de l'expérience acquise
à l'essai sur le terrain au ministère des Communications.
Produites en vertu d'un projet
conjoint entre les Archives
nationales et le Centre canadien
de recherche sur l'information
du travail, ces spécifications
ont été analysées par un petit
groupe de travail interministériel. Afin de procéder à l'essai   .
des spécifications dans un
milieu naturel, une entente a
été conclue avec un vendeur
pour construire un modèle de
logiciel conforme aux spécifications et de l'installer sur un
réseau local aux Archives
nationales.
Enfin, on a commencé de se
renseigner sur l'utilisation des
systèmes au gouvernement
fédéral. Partant des sources
disponibles telles que le
Registre d'accès, le Ran de
technologie et de systèmes
d'information et les études
ministérielles, on a pu recueillir
et organiser des données sur
certains ministères.
Nonnes micrographiques
Le Bureau des normes micrographiques (BNM) parraine la
mise au point de normes micrographiques (p.ex. des critères
de qualité) pour l'Office des
normes générales du Canada
(ONGC), et en assure le secrétariat. Sous la présidence du
directeur du bureau, le Comité
coordinateur des normes
micrographiques de l'ONGC
dirige six comités chargés de
rédiger des normes et formés
de quelque 75 membres répartis à travers le pays. Le directeur
est aussi le président du Comité
consultatif canadien du Conseil
des normes du Canada sur les
normes micrographiques
internationales (ISO).
Le directeur du BNM a dirigé la
délégation canadienne de six
experte à la réunion du Comité
technique 171 sur les systèmes
micrographiques tenue à
Washington (D.C.) en octobre.
C'est le Canada qui assure le
secrétariat du groupe de travail
sur les microformes dans les
bibliothèques.
Les Archives nationales ont été
l'hôte de la réunion annuelle du
comité du Conseil international
des archives sur la reprographie
archivistique tenue à Ottawa au
mois de juin. Des représentants
des archives de huit pays
européens étaient présents.
Centres fédéraux de documents
La Division des centres fédéraux
de documents est chargée
d'assurer l'entreposage économique de même que des services connexes de gestion aux
documents du Gouvernement
du Canada. En 1986-1987, la
division a assuré un espace
d'entreposage à 460 000 mètres
de documents sur papier,
216000 rubans d'ordinateur,
350 000 bobines de microti I m,
329000 microfiches et63 000
rubans d'enregistrement sonore
et magnétoscopique.
Les centres de documents
représentent aussi une importante facette de la fonction
archivistique du ministère. Ils
servent de lieu de transit aux
documents semi-actifs du gouvernement. Après un séjour
dans les centres, ces dossiers
sont triés puis transférés à la
Direction des ressources historiques. Les centres de Vancouver, Edmonton, Winnipeg
et Halifax assurent l'entreposage et des services connexes
limités à 3 400 mètres de documents archivistiques impor-
tants pou r les régions où ils
ont été créés. De cette manière,
les Archives nationales sont
présentes dans ces régions du
pays. Les documents historiques de Montréal, Ottawa et
Toronto sont envoyés à la
Direction des ressources historiques à Ottawa selon l'espace
disponible.
Cette année encore, les centres
de documents ont permis au
gouvernement fédéral de réaliser de substantielles économies : 101 ministères et organismes publics (1 400 bureaux)
y ont envoyé 92 000 mètres de
documents sur papier, 22 000
rubans d'ordinateur et 23 600
microformes, de même que
70 000 mètres de documents
secrets pour être éliminés.
Ce faisant, les organismes ont
réalisé un gain de 25 000 mètres
carrés d'espace de bureau et
160000 mètres de rayonnage.
Si les documents sur papier
avaient été conservés dans
l'espace de bureau, il en aurait
coûté plus de 10100 000 $ au
gouvernement. Le coût des
centres de documents étant un
petit peu inférieur à 1 700 000 $,
cela représente une économie
d'environ 8 400 000 $. 66   Managing the Records of the Government of Canada
The Division also provided storage and services for 216,000
computer tapes during the year
thereby saving an additional
$1,100,000 compared to industry costs. This makes a total
cost avoidance saving of
$9,400,000 on 1986-1987 operations based on records intake
and including only accommodation and equipment costs.
It should be noted too that the
classified records disposal activity provided employment for
sixty-five mentally handicapped
people through local associations for the handicapped.
These people segregated the
waste paper into varying grades
of quality thereby increasing
the value of the paper (4,053
tonnes) sold to recycling firms
for $15 to $65 per tonne and
returned $265,000 to the government.
Records centres achieve considerable cost avoidance savings through economy of scale.
The total holdings of the centres
at the end of 1986-1987 was
456,000 linear metres of records. The cost of providing
storage and services for these
records in departments (including shelving, personnel
and accommodation) would
have been $37,500,000. The
federal Records Centres' cost
for this is $14,000,000 for a cost
avoidance saving of $24,000,000.
To this can be added the Tape
Libraries and Disposals Services' savings of $5,000,000 for
total savings of $29,000,000.
Much has been done to automate control of holdings within
the records centres. All statistical reporting is now fully automated. What is interesting,
however, is the impact which
automation in other government departments has had on
records centres operations.
Some departments are tracking
the location of individual records through computers. One
department is using computer
technology to determine the
activity rate of records before
transferring them to the records centres. Some departments
are also entering routine information from the records into
their computers. As a result of
these automation moves, negative searches, that is requests
for records not in the records
centres, have dropped from
550,000 to 400,000. Overall requests for records have dropped
by 200,000 over prior years.
Departments (and the records
centres) are also finding that
computer printed file requests
are more efficient. The records
centres have adopted procedures and forms, where necessary, to complement these steps
in automation and will continue
to work closely with client departments in order to reap every
possible benefit from automation.
The Tape Libraries continue to
show dramatic increases in activity. The highest increases in
activity were in the Ottawa and
Halifax Federal Records Centres. Another facet of records
centres services which continues to show a dramatic increase in activity is the non-
accessioned disposal service
for classified records. Security
of information was of great
concern during the year and
this may have accounted for a
part of the increase. This service
ensures that departments have
somewhere to send classified
information for prompt, secure
and certified destruction so that
neither the nation nor the individual is compromised.
While the importance and sensitivity of working with the nation's records must not be
underplayed, the Federal Records Centres have always been
highly production oriented.
This comes from necessity because they offer from three to
twenty-four hour service on
their clients' demands for more
than 175,000 records per month.
Productivity has steadily increased in the records centres
as Table VI shows. In fact a
nineteen per cent increase in
productivity is shown for 1986
over the prior year.
The National Archives also
concerns itself with its own
records. During the year the
departmental Records Management Policy was revised
and approved by Senior Management. It included a reorganization which redistributed
personnel in order to give
greater emphasis to the records
operations and scheduling
functions. This will enhance
the department's control over
its own records.
TABLE VI — Federal Records Centres, 1986-1987/
TABLEAU VI — Centres fédéraux de documents, 1986-1987
Centre
Halifax
Montréal
Ottawa
Toronto
Winnipeg
Edmonton Vancouver
Total
Personnel
10
23
46
19
13
5
13
129
Offices Served/Bureaux clients
214
256
199
184
126
182
231
1 392
Departments and Agencies Served/
Ministères et organismes clients
29
41
71
26
31
36
22
_
Metres Accessioned/
Enregistrements (en mètres)
6612
14 425
21 953
15 474
13 454
8017
11816
91 751
Square Metres of Floor Space Released/
Surface libérée (en mètres carrés)
1 155
2188
3 346
2 025
2 051
1474
2 066
14 305
Equipment Released/
Matériel libéré
Metres of Shelving/
Rayonnage (en mètres)
5 043
14 425
21953
15 474
13 456
7 209
9 778
67 782
File Cabinets/Classeurs
521
—     {
-
54
-
383
830
1791 67   Gestion des documents du Gouvernement du Canada
Au cours de l'année, la division
a aussi fourni de l'espace d'entreposage et des services pour
216000 bandes d'ordinateur,
faisant ainsi réaliser une économie supplémentaire de
1100 000 $ par rapport à ce
qu'il en aurait coûté en recourant au secteur privé. La réduction totale des coûts est de
9 400 000 $ pour les opérations
de 1986-1987 à l'égard des
documents reçus, et ce en ne
tenant compte que des coûts
liés aux locaux et au matériel.
À noter aussi que l'élimination
de documents protégés a permis de fournir des emplois à
65 handicapés mentaux recrutés par l'entremise d'associations locales. Ces employés
ont classé les papiers de rebut
(4 053 tonnes) selon leur qualité,
de sorte qu'ils ont pu être
vendus à des entreprises de
recyclage à des prix supérieurs,
de 15 à 65 $ la tonne, ce qui a
rapporté 265 000$ au
gouvernement.
Les centres de documents ont
permis d'obtenir des réductions
de coût considérables grâce à
des économies d'échelle. Au
total, les centres possédaient,
à la fin de 1986-1987,456000
mètres linéaires de documents.
L'entreposage et la conservation
(avec le personnel, les locaux
et les rayonnages nécessaires)
d'une telle quantité de
documents auraient coûté
37 500000 $ aux ministères.
Quant aux coûts supportés par
les centres de documents pour
ces opérations, ils ont été de
14 000 000 $, soit une économie
de 24 000 000 $. À cette somme,
on peut ajouter les économies
liées aux services de la magné- -
tothèque et aux services d'élimination, ce qui donne des
économies totales de
29 000 000 $.
Beaucoup de choses ont été
réalisées pour automatiser le
contrôle des documents à l'intérieur des centres. Toutes
les données statistiques sont
maintenant entièrement automatisées. Mais il est intéressant
de souligner comment l'automatisation d'autres services du
gouvernement a influencé les
opérations des centres.
En effet, il existe aujourd'hui
des ministères qui interrogent
l'ordinateur pour trouver la
localisation de dossiers, un
autre pour évaluer le degré
d'activité des dossiers avant
de les expédier au centre de
documents, et d'autres encore
s'affairent à transcrire les renseignements courants de leurs
fichiers sur ordinateur. Toutes
ces initiatives ont entraîné une
diminution des recherches
infructueuses, c'est-à-dire celles
de documents qui ne se trouvaient pas dans les centres,
400 000 au lieu de 550 000
antérieurement. En général, les
centres ont reçu, cette année,
200 000 demandes de moins
que les années précédentes.
Certains ministères (et les
centres aussi) apprécient
davantage l'efficacité des
demandes adressées par ordinateur. Les centres de documents ont donc adopté des
règles et des formulaires là où
c'était nécessaire pour compléter ces étapes de leur automatisation et continueront de
travailler en étroite collaboration
avec les ministères clients de
manière à tirer profit le plus
possible de l'automatisation.
L'activité des magnétothèques,
notamment dans les centres
d'Ottawa et Halifax, continue
d'être dramatiquement à la
hausse. Il en est de même du
service d'élimination pour les
documents secrets non enregistrés. Cela s'explique par la
grande publicité qui a entouré
la sécurité des renseignements
cette année. Ce service met à
la disposition des ministères
un endroit sûr où ils peuvent envoyer leurs documents secrets
pour que leur destruction
dûment attestée s'effectue
rapidement et en toute sécurité,
sans risquer de compromettre
ni l'État ni le particulier.
Sans nier l'importance et le
caractère parfois délicat de
leur travail avec les documents
du gouvernement, les centres
fédéraux ont toujours été fortement orientés vers la productivité. C'est une véritable nécessité, car ils veulent répondre
en moins de vingt-quatre
heures aux demandes de leurs
clients pour plus de 175000
dossiers par mois. Comme le
démontre le tableau VI, la productivité s'est constamment
accrue dans les centres pour
afficher, cette année, un taux
de 19 pour 100 supérieur à
celui de l'année dernière.
Les Archives nationales se
soucient aussi de leurs propres
documents. Au cours de l'année,
la politique ministérielle de
gestion des documents a été
étudiée et approuvée par la
haute direction. Elle comportait un nouvel organigramme et
une redistribution du personnel
visant à mettre davantage
l'accent sur les opérations et
les fonctions d'établissement
de calendriers de conservation.
Le contrôle du ministère sur
ses propres documents en sera
grandement amélioré.
TABLE VI — Federal Records Centres, 1986-1987
TABLEAU VI — Centres fédéraux de documents,
Continued /
1986-1987    Suite
Centre
Halifax
Montréal
Ottawa
Toronto
Winnipeg
Edmonton
Vancouver
Total
Accessions Disposed (metres)
Documents enregistrés éliminés
(en mètres)   <
4 984
13742
23078
11282
6 437
2 331
6 348
68 202
Nonaccessions Disposed (metres)
Documents non enregistrés éliminés
(en mètres)
1539
3178
51404
3519
3304
3727
4 006
70677
Total Holdings (metres)
Total des documents (en mètres)
36 980
86 929
131920
73391
48 444
27 270
50 852
455 786
Number of Records Produced/
Documents fournis
88 778
310143
306 697
292 286
240293
44 278
240617
1523092
Number of Requests Processed/
Demandes traitées -
100 096       286939       275 271       373023       284 049
27 696       223428    1570502
Magnetic Tapes/
Bandes magnétiques
Registered/Enregistrées
Deregistered/Radiées
19 671
17 474
10292
9 071
203175
191 062
18 387
17 577
33664
32 757
5 621
5199
26 610
20 051
317 420
293191
Units Picked-up and Delivered
Éléments ramassés et livrés
20 406
81 628
413742
260 628
35 368
45 743
31828
889343 68   Managing the Records of the Government of Canada
Privacy and Access to
Information Legislation
The National Archives has been
heavily involved in both consultations and implementation
of this important legislation.
Two divisions of the National
Archives have been particularly
involved in aiding the implementation of this legislation:
the Personnel Records Centre
and the Government Archives
Division.
The Personnel Records Centre
(PRC) processed 6,900formal
requests for information, that is,
requests made under the Access to Information Act or the
Privacy Act (ATIP) through the
use of the prescribed form. This
represents a decrease of 12 per
cent in the number of formal
requests completed compared
to the previous year. This decrease is largely because in
1985-1986, over 2,700 formal
requests for information were
received following the participation of PRC at a convention
of the Royal Canadian Air Force
(Women's Division) Association. This year, the Centre has
not been directly involved in
such reunions. However, it has
provided assistance on several
occasions to individuals who
were invited as guest speakers
to give presentations about access to military and other federal government personnel
records for genealogical and
historical societies.
As has been the case since the
inception of ATIP legislation,
activities under the Privacy Act
have again been much greater
than under the Access to Information Act. During the period
under review 6,600 privacy requests were completed while
only 290 access to information
requests were processed. It
should be noted, however, that
the number of formal Access to
Information requests processed
this year has more than doubled over the 122 Access requests completed in 1985-1986.
The Centre also responded to
36,000 informal requests for information received from the
public, federal and provincial
government departments, municipalities, members of parliament, etc. These requests covered such diverse subjects as
confirmation of military and
government service; references
for employment; course reports;
trade qualifications; servicemen's wills; proof of birth or
marriage and death certificates;
assistance in locating former
co-workers, witnesses to accidents, or natural parents; confirmation of places of residence
for legal and pensions purposes; medical, dental, vaccination and immunization
records; Oaths of Allegiance to
obtain visas from foreign consulates; applications for pardons
based on the Criminal Record
Act; decorations, medals and
citations; historical and genealogical research; and so on.
These requests were all handled
in accordance with the stipulations of the Access to Information and Privacy Act. In addition,
the Centre has also disclosed
personal information in 226
cases to authorized federal investigative bodies to enforce a
law or lawful investigation.
In the Access Section of the
Government Archives Division,
records relating to Nazi war
criminals and compensation
for Japanese-Canadians interned during World War II
continued to play a part in the
workload. About one-third of
the formal requests were
related to sensitive Immigration
Branch SF Series files. Because
of the security and intelligence
aspects of these records, their
review was difficult and required
consultations with a number of
federal departments and agencies.
The role of the Access Section
should soon expand to encompass implementation of the
new government-wide security
policy in relation to the declassification and downgrading of
archival records, and the anticipated inclusion of new agencies under the provision of the
Access and Privacy legislation.
Major review projects planned
by the Access Section for closed
records which are of special interest to the research community should be possible in 1987
with the addition of new personnel. An extensive review of
the Department of National
Defence records was undertaken by contract help.
TABLE VII — Activities of the PRC under the Access to Information and Privacy Acts/
TABLEAU VII — Activités du CDP en vertu des lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels
Access to Information Act/
Loi sur l'accès à l'information
Response Time (%)/
Délai de réponse (%)
Under 30 Days/ 30 to 60 Days/ Over 60 Days/
Inférieur à 30 jours   Entre 30 et 60 jours  Supérieure 60 jours
Number of Formal Requests Processed/
Nombre de demandes formelles traitées
290
84.48
14.83
0.69
Number of Photocopies Provided/
Nombre de photocopies fournies
16053
Privacy Act/
Loi sur la protection des renseignements personnels
Number of Formal Requests Processed/
Nombre de demandes formelles traitées
6615
97.85
2.00
0.15
Number of Photocopies Provided/
Nombre de photocopies fournies
613689
Total Number of Formal Requests Processed/
Nombre total de demandes formelles traitées
6905
97.29
2.54
0.17
Total Number of Photocopies Provided/
Nombre total de photocopies fournies
629 742 69   Gestion des documents du Gouvernement du Canada
Lois sur l'accès à l'inf ormation
et sur la protection des
renseignements personnels
La participation des Archives
nationales à la mise en application de ces lois et aux consultations qui ont précédé leur
élaboration a été considérable.
Deux divisions ont particulièrement collaboré à la mise en
application : le Centre des
documents du personnel et la
Division des archives
gouvernementales.
Le Centre des documents du
personnel (CDP) a traité 6 900
demandes formelles de renseignements, c'est-à-dire des
demandes en vertu de la Loi
sur l'accès à l'information ou
de la Loi sur la protection des
renseignements personnels
utilisant les formulaires prescrits. Cela représente une diminution de 12 pour 100 par rapport au nombre de demandes
formelles traitées l'année
précédente. Cette diminution
s'explique surtout du fait qu'en
1985-1986, plus de 2 700 demandes formelles avaient été
reçues suite à la participation du CDP à une convention
de l'Association de l'année de
l'air canadienne (section féminine). Cette année, le centre
n'a pas participé directement à
de telles réunions, mais il a assisté plusieurs particuliers qui,
à titre de conférenciers invités
de sociétés généalogiques
et historiques, devaient expliquer les procédures d'accès
aux dossiers des militaires et
du personnel du gouvernement.
Comme par le passé, la Loi sur
la protection des renseignements personnels a généré,
pendant la période en question,
un nombre beaucoup plus
grand de demandes de renseignements que la Loi sur l'accès
à l'information, soit 6 600 par
rapport à 290. Il faut noter,
toutefois, que le nombre de demandes en vertu de la Loi sur
l'accès à l'information a plus
que doublé par rapport à celui
de 1985-1986 qui était de 122.
Le centre a aussi répondu à
36 000 demandes informelles
de renseignements, de la part
du public, de ministères et
organismes publics fédéraux,
provinciaux et municipaux,
de députés, etc. Celles-ci se
rapportaient à des sujets
d'intérêt varié : confirmation de
service militaire ou civil; références pour l'emploi; dossiers
d'études; compétences commerciales; testaments de soldats;
certificats de naissance, de
mariage ou de décès; aide pour
retracer d'anciens compagnons
de travail, des témoins d'accidents ou des parents biologiques; confirmations de
résidence pour des raisons
judiciaires ou pour le versement
de pensions alimentaires;
dossiers médicaux, dentaires,
de vaccination ou d'immunisation; serments d'allégeance
pour l'obtention de visas
étrangers; demandes de grâce
en vertu de la Loi sur le casier
judiciaire; décorations, médailles
et citations; recherches historiques et généalogiques, etc.
Toutes ces demandes ont été
traitées en conformité avec la
Loi sur l'accès à l'information et
la Loi sur la protection des
renseignements personnels.
De plus, dans 226 cas, le
centre a aussi fourni des renseignements personnels à des
organismes d'enquête fédéraux
dûment autorisés pour aider à
faire appliquer une loi précise
ou pour des enquêtes légales.
À la Section de l'accès à l'information de la Division des
archives gouvernementales, les
dossiers relatifs aux criminels
de guerre nazis et à la compensation pour les Canadiens
d'origine japonaise qui avaient
été internés pendant la Seconde
Guerre mondiale comptaient
encore pour une bonne part de
la charge de travail du personnel. Près d'un tiers des
demandes reçues avaient
rapport à des dossiers de la
série SF de la Direction de
l'immigration. Pour des raisons
de sécurité et à cause de leurs
liens avec les services de renseignements, l'étude de ces
dossiers n'a pas été sans difficulté et il a fallu en conférer
avec un certain nombre de
ministères et organismes
publics.
Le mandat de la Section de
l'accès à l'information devrait
s'étendre bientôt pour comprendre la mise en application
de la nouvelle politique gouvernementale de sécurité relativement à la déclassification
des documents archivistiques
et les nouveaux organismes qui
seront soumis aux lois sur
l'accès à l'information et sur la
protection des renseignements
personnels.
La Section de l'accès à l'information a planifié d'importants
projets d'étude relativement à
des dossiers fermés représentant un intérêt spécial pour la
communauté scientifique; il
devrait être possible d'y donner
suite en 1987 avec l'augmentation du personnel. Des employés contractuels ont entrepris une analyse corn plète des
dossiers du ministère de la
Défense nationale. 70   Managing the Records of the Government of Canada
Other Activities of Relevance
to the Federal Government
Much effort and planning has
gone into making federal government records in the regions
more accessible. Teams of archivists worked at the records
centres in Vancouver, Edmonton and Winnipeg during the
year. Based on this experience
over two years, the Government
Archives Division produced, at
the request of the Senior Management Committee, a position
paper on the nature and scope
of regional records, problems,
opportunities and options for
handling a situation increasing
in importance with the ongoing
decentralization and regionali-
zation of federal government
activities.
For several decades, the National Archives has undertaken
a little known role in the area of
national security. Through an
agreement between the National Archives and the Department of National Defence, the
latter department has deposited
or arranged for the deposit of
maps of many foreign countries
in the Cartographic and Architectural Archives. The majority
of non-Canadian maps held by
the Cartographic and Architectural Archives have been acquired through this agreement.
In return, the National Archives
has agreed to retain copies in
mint condition for the use of
National Defence, as required.
In the past year, negotiations
have been carried out by the
two departments because of
the need for tighter security
regulations resulting from increasing international terrorism.
Its responsibilities and concerns
for documentation relating to
the federal government sometimes results in storage problems for the National Archives.
While its environmentally controlled storage capacity has
been expanded in recent years,
the transfer of the CBC 'kine'
collection (film records of television productions from the first
decade of broadcasting, 1952-
1962, roughly 25,000 cans) from
the Toronto Records Centre to
Ottawa has filled all available
space. The Moving Image and
Sound Archives has proposed
that the old technical facility
space be refitted as storage
space as it is already equipped
with environmental controls.
This will allow the transfer of
the kine collection from Radio-
Canada (20,000 cans) now
stored at the Montreal Records
Centre. The additional space
will also allow the deposit of
CBC Toronto holdings. Other
federal government agencies
that transferred substantial film,
video or sound collections to
the Moving Image and Sound
Archives over the past year include the Solicitor General,
Canadian High Commission in
London, the Royal Canadian
Mounted Police, the Royal
Commission on Sealing, Agriculture Canada, the Canada
Council, Department of National Defence, House of Commons, National Health and
Welfare, and the Royal Commission on the Ocean Ranger
Marine Disaster.
The National Archives also put
much effort into improving its
own general efficiency. Considerable attention was given
to the development of the departmental Long Range Information Technology and Systems Plan (LRITSP) throughout
the latter half of 1986-1987. The
LRITSP will have a major impact on the future development
of computer applications
throughhoutthe National Archives over the next five to ten
years.
Resources were devoted to office automation specifically in
developing the first automated
office environment to operate
on a local area network (interlinked network of microcomputers) in the National Archives.
Every attempt was made to include representatives from all
those areas of the department
that will have a role to play in
any future office automation
applications. Functional specifications and a site preparation plan were developed under
contract. An assessment group
has begun work on the evaluation of the effects of the systems
on office activities and staff.
This application will serve as a
test site to undertake further
research on software for document and task management
for identifying and controlling
archival records. It will also
provide the on-site experience
required to handle the records
created in such a system.
The efforts in information systems planning begun last year •
were continued this year and
resulted in the production of
the Long Range Information
Plan (LRIP) in July 1986. This
plan, based on the essential
functions of the department,
provides the information framework within which information
systems, both manual and automated, can be constructed.
The completion of the LRIP was
immediately followed by the
development of LRITSP. The
LRITSP established the framework for the development of
automated information systems.
The two plans will enable the
department to better manage
its resources and activity in applying computer technology.
Major work was undertaken on
the development of a departmental Five Year Plan for the
management and acquisition
of machine-readable records.
The plan described the issues
which must be faced in order to
ensure that these records are
not lost; specific projects or activities which must be undertaken over the planning period;
and the resources required to
complete the work. The Five
Year Plan provides a departmental approach to EDP records and was approved by
Senior Management in August
1986. A survey of automated
systems of the departments
considered to be major creators
of data was completed and provided information on the nature
and scope of the use and creation of automated systems.
In 1986-1987, the Policy Branch
carried out two major studies.
The first, the LRIP, was divided
into three stages: definition of
the role of the National Archives;
development of an information
network; and development of
an application framework. This
plan represents the global
framework used for information
management and the EDP
systems planning and development in National Archives.
The second, Organization
Study: The Requirements for
Change, carried out jointly by a
team of independent consultants, consisted of three phases:
diagnosis of organizational
issues, identification of potential change alternatives; and
testing of the alternatives in
order to recommend the most
viable option. The results from
this study were revjewed by the
National Archivist and National
Archives Senior Management
Committee during the strategic
planning session held in September 1986. The resulting reorganization came into effect
1 December 1986. The implementation committee, chaired
by the Assistant National Archivist, oversees the various
stages. 71   Gestion des documents du Gouvernement du Canada
Autres activités reliées au
gouvernement fédéral
De grands efforts de planification ont été déployés pour
rendre les documents du gouvernement fédéral plus accessibles dans les régions. Des
équipes d'archivistes ont travaillé, cette année, dans les
centres de documents de Vancouver, Edmonton et Winnipeg.
Forte de cette expérience de
deux ans, et répondant à une
demande du Comité de la haute
direction, la Division des archives gouvernementales a rédigé
un document sur la nature et
la portée des dossiers régionaux, les problèmes qu'ils
posent, les possibilités qu'ils
offrent et les solutions pour faire
face à une situation de plus en
plus préoccupante avec la
politique actuelle de décentralisation et de régionalisation
des activités du gouvernement
fédéral.
Les Archives nationales jouent,
depuis quelques décennies, un
rôle peu connu dans le domaine
de la sécurité nationale. En
vertu d'un accord avec le ministère de la Défense nationale,
celui-ci dépose ou fait déposer
des cartes de nombreux pays
aux Archives cartographiques
et architecturales. La majorité
des cartes étrangères conservées aux Archives sont dues à
cet accord. En retour, les
Archives nationales s'engagent
à garder des copies à l'état de
neuf pour les besoins de la
Défense nationale. Au cours de
l'année écoulée, la vague
montante de terrorisme international a forcé les deux
organismes à négocier un
resserrement des règles de
sécurité.
Le souci qu'ont les Archives
nationales de remplir leur mandat relativement aux documents
du gouvernement fédéral leur
cause parfois des problèmes
d'entreposage. Bien que l'espace d'entreposage climatisé
ait été augmenté ces dernières
années, la collection « ciné »
de Radio-Canada anglais (productions sur film des émissions
des dix premières années de la
télévision, 1952-1962, en gros
25 000 boîtes) envoyée par
le Centre de documents de
Toronto a pris tout l'espace
disponible. Les Archives audiovisuelles ont proposé de transformer l'espace des anciennes
installations techniques en
entrepôt, vu qu'il est déjà
équipé de système de climatisation. On pourra ainsi y transférer la collection « ciné » de
Radio-Canada français (20 000
boîtes) maintenant entreposée
au Centre de documents de
Montréal, et entreposer les
collections de Radio-Canada
de Toronto. D'autres organismes publics fédéraux ont
envoyé aux Archives d'importantes collections de films et
d'enregistrements sonores
et magnétoscopiques, entre
autres : le Solliciteur général,
le Haut Commissariat du
Canada à Londres, la Gendarmerie royale du Canada, la
Commission royale sur la
chasse aux phoques, Agriculture Canada, le Conseil des
Arts du Canada, le ministère de
la Défense nationale, la Chambre des communes, Santé et
Bien-être social Canada et la
Commission royale d'enquête
sur la tragédie de l'Océan
Rarfger.
Les Archives nationales ont
déployé des efforts considérables pour améliorer leur
propre efficacité générale. Au
cours du dernier semestre de
l'exercice, on s'est beaucoup
intéressé à l'élaboration du
Plan de technologie et de
systèmes d'information à long
terme (PTSILT) appelé à jouer
un grand rôle dans la mise en
place prévue des applications
de l'ordinateur aux Archives
nationales au cours des cinq à
dix prochaines années.
Des ressources ont été consacrées à la bureautique, notamment à la conception du premier bureau informatisé à
opérer sur un réseau local aux
Archives nationales. Tout a été
mis en œuvre pour inclure des
représentants de tous les secteurs du ministère qui auront
un rôle à jouer dans les applications futures de la bureautique. Des contrats ont été
accordés pour élaborer des
spécifications fonctionnelles
et un plan de préparation de
site. Un groupe d'évaluation est
déjà à l'œuvre pour étudier les
effets des systèmes sur le travail
et le personnel. Cette application servira de site d'essai pour
la poursuite des recherches
en logiciel de gestion des
documents et de gestion des
tâches pour l'identification
et le contrôle des documents
archivistiques. Elle permettra
aussi d'acquérir l'expérience
nécessaire pour le traitement
des documents générés dans
un tel système.
Les efforts entrepris l'année
dernière au niveau de la planification des systèmes d'information se sont poursuivis
cette année pour aboutir, en
juillet 1986, à la production du
Plan d'information à long terme
(PILT). Ce plan, élaboré à partir
des activités de base du ministère, fournit le cadre à l'intérieur
duquel tous les systèmes
peuvent être construits, qu'ils
soient manuels ou automatisés. La mise au point de PILT
a été immédiatement suivie de
l'élaboration du PTSILT qui a
servi de cadre à l'élaboration
des systèmes d'information
automatisés. Ces deux plans
permettront au ministère de
mieux gérer ses ressources et
ses services dans l'application
de la technologie de l'ordinateur.
Un travail important a été
accompli en vue de l'élaboration d'un plan quinquennal
ministériel pour la gestion et
l'acquisition de documents
informatisés. Le plan décrit
les points à considérer pour
bien s'assurer que ces documents ne sont pas perdus, les
projets ou les actions précises
à entreprendre pendant la
période concernée, et les ressources dont il faut disposer
pour le succès de l'opération.
Il représente la façon ministérielle d'aborder les documents
informatiques. Il a reçu l'approbation de la haute direction
au mois d'août 1986. Une étude
des systèmes automatisés des
ministères les plus susceptibles
de générer des données a livré
des renseignements sur l'utilisation et la création de systèmes automatisés, leur nature
et leur portée.
La Direction des politiques a
effectué deux importantes
études au cours de l'exercice.
La première, le PILT, comprend
trois volets : la définition du rôle
des Archives, l'élaboration d'un
réseau d'information et l'élaboration d'un cadre d'application.
La deuxième, une étude orga-
nisationnelle sur les changements nécessaires, a été
réalisée conjointement avec
un groupe de consultants
indépendants. Elle est aussi
présentée en trois volets : les
enjeux organisationnels, les
hypothèses de réorganisation,
et la vérification de toutes les
hypothèses de manière à choisir la plus satisfaisante. Les
résultats de cette étude ont été
analysés par l'Archiviste national et le Comité de la haute
direction lors de leur session
de planification stratégique en
septembre 1986. La réorganisation qui en est résultée est entrée en vigueur le 1er décembre
1986. Le Comité de mise en
application, présidé par l'Archiviste national adjoint, est chargé de superviser les diverses
étapes de l'opération.  Notre personnel
F 74   Our Staff
Reorganization has produced a
multitude of staff changes within
the National Archives. Amongst
the most major, Bernard Weil-
brenner has become Special
Advisor to the National Archivist; Michael Swift has become
Assistant National Archivist;
Jay Atherton, Director-General
of the Historical Resources
Branch; Lee McDonald, Director-General of the Government
Records Branch; Françoise
Houle, Director-General of the
Policy Branch; Robert Gordon,
Special Advisor to the Assistant
National Archivist; Andrew
Birrell, Director-General of the
Informatics and Records Services Branch; Michèle LaRose,
Assistant Director-General in
the Conservation Branch; and
Harold Naugler, Assistant
Director-General in the Historical Resources Branch. Georges
Delisle has undertaken a
special pre-retirement iconographie project.
Staff Contributions beyond
the Department
The staff of the National Archives have extensive expertise
in many fields and their services
and knowledge are sought far
beyond the National Archives.
A listing of individual contributions can be found in Appendix D.
Personnel
Although the main purpose of
departmental restructuring was
the maximization of human resources in a period of severe
budget restraint, another key
objective was to create opportunities for the achievement of
affirmative action goals and
targets.
Before the reorganization, the
senior management cadre in
the National Archives comprised one woman and seventeen men (a representation of
women of 5.6 per cent). After
the reorganization is completed,
there will be a minimum of
three to five women in the senior management category,
one of which will be at the Director-General level (a representation of 16.6 to 30 percent).
This percentage exceeds the
numerical objective originally
set for the National Archives in
this area, and exceeds the numerical target established by
the Treasury Board (12 per cent
by March 1988) for the representation of women in senior
management in the Public Service as a whole.
To ensure that there is a sufficient representation of women
in the levels immediately below
senior management, the National Archives has put into
place a comprehensive Senior
Management development program. This program will enable
the participants to acquire specific training and skills that will
enable them to compete for
and assume senior management positions in the National
Archives or in other government
departments.
While the National Archives has
achieved significant increases
in the representation of women
in many categories of employment, such as in the Historical
Research group, other areas of
affirmative action are also being
addressed. Efforts are continuing toward increasing the representation of other under-
represented groups, for example, indigenous people, the
disabled and visible minorities.
To the extent that is possible
under budget restrictions, reduction in the total staff complement of the department, the
need to try to redeploy employees declared surplus in this and
other departments, and the
normally low rate of turnover,
qualified members of the minority groups will be recruited
to fill vacant positions.
The department is continuing
its attempts to minimize the effects of workforce reduction on
its employees. Through the:
combined efforts of National
Archives managers, personnel
officers, the Workforce Adjustment Committee, and the employees themselves, the Archives has been extremely successful thus far. Since September 1985, sixty-eight employees
have been advised that their
positions were surplus to departmental requirements — the
majority as a result of the phasing out of the Central Microfilm
Operations. To date, forty-seven
employees have been placed in
other positions either in the
department of elsewhere in the
Public Service, or decided to
resign or retire. Efforts to place
the remaining employees continue.
During the fiscal year 1986-
1987, three functional audits
and nine follow-up audits were
undertaken on operations in the
National Archives and National
Library.
55 To assist employees with limited use
of their hands, the National Archives
provides a voice-activated computer. This device minimizes the number of keystrokes required to access
the system.
TABLE VIII — Workforce Statistical Overview*/
TABLEAU VIII — Statistiques du personnel*
Type
Period/Période
1983-1984
(%)
1984-1985
(%)
1985-1986
(%)
1986-1987
(%)
Total Population/Personnel total
748
100.0
772
100.0
770
100.0
739
100.0
Women/Femmes
321
42.9
325
42.1
325
42.2
317
42.9
Men/Hommes
427
57.1
447
57.9
445
57.8
422
57.1
Disabled/Handicapés
14
1.9
14
1.8
20
2.6
19
2.6
Indigenous/Autochtones
7
0.9
6
0.8
5
0.7
5
0.7
Francophones
289
38.6
293
38.0
297
38.6
276
37.3
Anglophones
457
61.1
478
61.9
472
61.3
448
60.6
Official Language Unknown/
Langue officielle inconnue
2
0.3
1
0.1
1
0.1
15
2.0
'Source: Multi-Year Operational Plan, 1983-1984 to 1986-1987/
Plan pluri-annuel 1983-1984 à 1986-1987. 75   Notre personnel
La réorganisation a donné lieu
à de multiples changements
parmi le personnel des Archives
nationales. Ainsi, pour ne mentionner que les plus importants,
Bernard Weilbrenner est devenu conseiller spécial auprès de
l'Archiviste national; Michael
Swift, Archiviste national adjoint;
Jay Atherton, directeur général
de la Direction des ressources
historiques; Lee McDonald,
directeur général de la Direction
des documents gouvernementaux; et Françoise Houle,
directrice générale de la Direction des politiques. Robert
Gordon est devenu conseiller
spécial auprès de l'Archiviste
national adjoint; Andrew Birrell,
directeur général de la Direction
des services de l'informatique
et des documents; Michèle
LaRose, directrice générale
adjointe à la Direction de la
conservation; et Harold Naugler,
directeur général adjoint à la
Direction des ressources historiques. Georges Delisie a entrepris un projet de pré-retraite
sur l'iconographie canadienne.
Contributions du personnel
hors du cadre ministériel
Les membres du personnel des
Archives nationales possèdent
une grande expertise dans de
nombreux domaines, et leurs
services et connaissances sont
très en demande non seulement
ailleurs au pays, mais aussi à
l'étranger. On trouvera, à
l'annexe D, un relevé des
contributions individuelles.
Le personnel
Tout en visant comme objectif
principal l'efficacité optimale
des ressources humaines en
une période de graves contraintes budgétaires, la réorganisation ministérielle cherchait
aussi, de façon tout aussi fondamentale, à tout mettre en
œuvre pour atteindre les buts
de l'action positive.
Avant la réorganisation, les
femmes étaient représentées
dans une proportion de 5,6
pour 100 au niveau de la haute
direction des Archives nationales
(une femme sur 18). Une fois
l'opération achevée, on comptera
au moins trois à cinq femmes
dans cette catégorie, dont une
directrice générale : leur représentation sera alors de 16,6 à
30 pour 100. Il s'agit d'un pourcentage plus élevé que ce qui a
été fixé au départ aux Archives
nationales, et supérieur même
à l'objectif de 12 pour 100
demandé par le Conseil du
Trésor pour l'ensemble de la
Fonction publique.
Pour assurer une représentation adéquate des femmes dans
les échelons immédiatement
inférieurs à celui de la haute
direction, les Archives nationales ont mis en place un programme de perfectionnement.
Grâce à ce programme, les
femmes qui en ont les capacités
pourront acquérir la formation
et les compétences précises
pour être habilitées à poser leur
candidature à des postes de
haute direction (et éventuellement les occuper) aux Archives
nationales ou dans d'autres
ministères.
Malgré les progrès réalisés au
niveau de la représentation
féminine dans diverses catégories d'emploi, tel le groupe
de recherche historique, les
Archives nationales poursuivent
leurs efforts dans le but d'augmenter aussi la représentation
d'autres groupes minoritaires,
comme les autochtones, les
personnes handicapées et les
minorités visibles. Dans la
mesure du possible, et compte
tenu des contraintes budgétaires, des coupures de postes,
de la nécessité de redéployer
le personnel en surplus ici ou
dans d'autres ministères, ainsi
que du taux normalement peu
élevé de mouvement du personnel, on veut faire appel à
des membres qualifiés des
groupes minoritaires pour
combler des postes vacants.
Le ministère tente toujours de
minimiser les effets de la
réduction de la main-d'œuvre
sur ses employés. Les résultats
obtenus aux Archives sont
extrêmement satisfaisants
jusqu'à présent, grâce aux
efforts conjugués de la direction, des agents du personnel,
du Comité de réaménagement
des effectifs et des employés
eux-mêmes. Depuis septembre
1985,68 employés ont été avisés
de la disparition de leurs
postes, la plupart en raison de
la suppression graduelle des
Services centraux du microfilm.
Jusqu'ici, 47 employés ont été
réaffectés ici même ou ailleurs
dans la Fonction publique ou
ont décidé soit de démissionner,
soit de prendre leur retraite.
Les efforts se poursuivent pour
essayer de placer les autres.
Au cours de l'année budgétaire
1986-1987, on a procédé à trois
vérifications fonctionnelles et à
neuf vérifications de suivi des
opérations aux Archives et à la
Bibliothèque nationales.
55 Afin d'aider les employés handicapes,
les Archives nationales disposent
d'un ordinateur à commande par
fréquence vocale. Cela diminue le
nombre de frappes requises pour
entrer dans le système. Looking to the Future Un regard vers l'avenir
mrik f
78   Looking to the Future
The objective of the National
Archives of Canada has been
and will continue to be the systematic preservation of government and private records of
Canadian national significance.
This facilitates not only the effective and efficient operation
of the government of Canada
and historical research in all
aspects of the Canadian experience, but also the protection
of collective and individual
rights and the enhancement of
a sense of national identity
based on archives as the collective memory of the nation.
Legislation
For several years, the National
Archives has anticipated having
its 1912 Act replaced with new
legislation that would establish
firmly in law its role — as a preserver of records of Canadian
national significance, as a provider of advisory and operational services in records management to federal departments
and agencies, and as a supporter of the Canadian archival
community and archival activities. The introduction of new
legislation for the National Archives of Canada took place in
February, when the proposed
bill received its first reading.
After second reading in June
1986, it was referred to a Legislative Committee for study.
After receiving all-party approval to reinstate the legislation,
the bill was reintroduced in October when the new session of
Parliament began. The new archives legislation will be enacted
in June 1987.
Accommodation
A critical concern is the lack of
adequate storage space to
house the historical collections
of the National Archives. The
holdings of the Archives, accumulated over a period of more
than a century, have a monetary
value of over one billion dollars
and a heritage value that is inestimable. In spite of this,
all of the collections are
stored in buildings woefully
lacking in environmental controls, plagued by water leaks
that continually damage documents and with questionable
security control. Valuable time
is spent shuttling both staff and
archival records between too
many dispersed storage locations. A great amount of staff
time and energy will continue
to be devoted both to the protection of documents stored in
unsuitable conditions and to
the acquisition of more suitable
storage space. The objective is
to have, by the early 1990s, in
proximity to the National
Library in Ottawa, a permanent
National Archives headquarters
building worthy of this nation's
stature, built to acceptable archival standards on a safe site.
Such a headquarters building
must be supplemented as required by additional accommodation, either as expansions of
the permanent structure or as
satellite facilities.
Automation
In order to improve productivity
within operational and administrative areas, management
has begun focussing on the
manner in which automation is
being applied within the National Archives of Canada. Priority is being given to the development i n 1987-1988 of a
workable top-down long-range
information plan indicating
departmental information functions, requirements and priorities. Following shortly after, a
long-term departmental EDP
plan will be prepared.
The use of automation for
greater public accessibility to
National Archives holdings and
services, both within and beyond the National Capital Region, will be given particular
emphasis. Pilot projects will be
designed and implemented to
deliver National Archives information across the nation. Additionally, work will continue on
a limited basis on automated
operational systems within Financial and Administrative Services and Personnel Services.
The regional federal records
centres will continue to develop
automated systems to control
their activities.
Retention of Documents
One critical impact of recent
technological change is the
expanding volume of information produced by the government and private sectors. This
information is being recorded
on a variety of new media such
as optical and magnetic discs,
tapes and film, as well as on the
more traditional medium of
paper. At the same time, technology is multiplying the possibilities of storing large quantities of information in ever smaller formats.
The explosion of information is
a major challenge for archives.
Its abundance makes difficult
the selection of appropriate
records for long-term retention,
and imposes new responsibilities on archives for each new
record medium. At the same
time, as more new records are
created, others are destroyed
by erasing or are rewritten before an archivist ever becomes
aware of their existence. Access to those records coming
into an archives becomes complicated by the variety of media
and micro formats. Processing,
storage and indexing become
increasingly more complex activities, demanding specialized
skills and technologies. Moreover, increased archival information means increased public
demand for access and use. 79   Un regard vers l'avenir
L'objectif des Archives nationales a été et demeure de préserver de façon systématique
les documents privés et publics
d importance nationale pour
le Canada. Cet objectif vise
non seulement à assurer une
administration plus efficace
et plus fructueuse du Gouvernement du Canada et à favoriser
la recherche historique dans
tous les aspects de l'expérience
canadienne, mais aussi à protéger les droits individuels et
à rehausser un sentiment
d'identité nationale fondé sur
des archives qui seraient la
mémoire collective de la nation.
Loi
Depuis plusieurs années,
les Archives nationales souhaitent le remplacement de
leur loi de 1912 par une nouvelle loi qui établira solidement
leur triple rôle : conserver les
documents d'importance nationale, fournir aux ministères et
organismes du gouvernement
des services de consultation
et d'aide en gestion des documents, et appuyer la communauté archivistique canadienne.
La nouvelle loi a effectivement
été présentée en première lecture pendant le mois de février.
Après la seconde lecture en
juin 1986, le projet a été envoyé
en commission parlementaire
pour y être étudié. Après avoir
obtenu le consentement unanime des partis, le projet fut
à nouveau présenté au Parlement au mois d'octobre, à
l'ouverture de la session. La
nouvelle loi sera promulguée
en juin.
Locaux
Le manque d'espace pour
entreposer les documents historiques qu'elles détiennent
demeure pour les Archives
nationales un objet de grande
préoccupation. Les acquisitions effectuées depuis plus
d'un siècle représentent une
valeur monétaire de plus d'un
milliard de dollars et constituent un patrimoine d'une
richesse inestimable. Malgré
tout cela, tous ces documents
sont gardés dans des édifices
dépourvus de tout contrôle
environnemental, où des fuites
d'eau peuvent à tout moment
causer des dommages, et où la
sécurité des lieux laisse beaucoup à désirer. Un temps
précieux se perd à faire voyager
le personnel et les documents
entre de nombreux centres
d'entreposage dispersés. Le
personnel continuera de consacrer une part appréciable de
son temps et de son énergie à
la protection de documents
entreposés dans des conditions
inacceptables et à la recherche
d'espace d'entreposage plus
convenable. L'objectif visé est
de construire au début des
années 1990 un édifice central
à la hauteur du prestige de la
nation et répondant à des critères archivistiques acceptables.
Cet édifice, qui serait situé sur
un terrain sûr près de la Bibliothèque nationale à Ottawa,
serait complété au besoin par
des bâtiments supplémentaires,
soit des ailes ajoutées à la
structure permanente, soit des
locaux indépendants.
Automatisation
Pour améliorer la productivité
dans les domaines administratif et opérationnel, la direction
a entrepris une étude sur la
façon dont l'automatisation est
appliquée aux Archives nationales. On donne la priorité à la
mise au point en 1987-1988
d'un plan d'information à long
terme, hiérarchique et praticable, indiquant les fonctions,
les exigences et les priorités
d information du ministère. Peu
de temps après, on procédera
à l'élaboration d'un plan
informatique ministériel à
long terme.
On portera une attention particulière à l'emploi de l'automatisation pour rendre les
documents et les services
des Archives nationales plus
accessibles au public, non
seulement dans la Région de
la capitale nationale, mais
ailleurs au pays. Des projets
pilotes seront conçus dans le
but d'étendre le réseau d'information à la nation tout entière.
De plus, les services financiers,
administratifs et du personnel
poursuivront, sur un plan limité,
leurs travaux d'élaboration
d'un système opérationnel informatisé. Les centres fédéraux
de documents continueront à
élaborer des systèmes automatisés pour contrôler leurs
activités.
Sélection des documents
Un des impacts critiques des
innovations techniques récentes
est l'accroissement du volume
d'information produit par les
secteurs public et privé. Cette
information peut être enregistrée sur un grand nombre de
supports nouveaux, par exemple sur des disques optiques
ou magnétiques, sur des bandes
et sur film, ou elle peut être
inscrite sur le support de papier
traditionnel. Par la même occasion, la technologie augmente
les possibilités de stocker de
grandes quantités d'information
dans des formats de plus en
plus petits.
Cette explosion de l'information
est un défi majeur pour l'archi-
vistique. L'abondance de
l'information rend difficile la
sélection des documents qu'il
convient de conserver à long
terme et impose de nouvelles
responsabilités aux archives
pour chaque nouveau support
de document. En même temps,
à mesure que de nouveaux
documents sont créés, d'autres
sont détruits par l'effacement
ou sont remaniés avant même
qu'un archiviste ne s'aperçoive
de leur existence. L'accès aux
■documents de ce type acquis
par des archives devient difficile à cause de la gamme de
supports et de microformats.
Le traitement, le stockage et
l'indexation sont des activités
de plus en plus complexes, qui
exigent des compétences et
des techniques spécialisées.
En outre, l'accroissement des
archives entraîne un accroissement parallèle de la demande
publique d'accès et d'utilisation. Looking to the Future
Conservation
In 1985-1986, a program évalua
tion study identified the management, policy and planning
requirements needed to support
the development of a rational
conservation program. The
planning and management
framework will be implemented
over this year and the next.
Prime importance is to be attached to the preservation of
collections, and the provision
of proper environmental conditions is the key factor in such
preservation. This is to be supported on a continual basis by
departmental and branch disaster contingency plans that
will provide protection coverage
for all departmental holdings,
material and facilities. The department is studying the nature
and extent of the records that
need to be preserved in original
form and those that can be disposed of after their essential
historical evidence has been
transcribed. This data will be
used in developing a long-term
conservation plan and strategy.
The centralization in 1986 of all
preventative and curative conservation activities into the
Conservation Branch and the
increased budgetary allocation
for this purpose will have an
impact on the National Archives
of Canada's ability to fulfil its
mandate in preserving the archival heritage of the country.
Public Service
The National Archives is intent
upon facilitating historical research more as a provider of
historical documentation for
others than as an interpreter of
Canada's history. Advice, assistance and information are
offered to individuals, groups
and organizations interested in
this institution, and in its holdings, services and activities. It
also wishes to stimulate public
awareness of the department's
essential role in the preservation
of our heritage and in the enhancement of our national
identity.
The National Archives intends
to enhance its dialogue with its
specialist and general publics.
Existing feedback mechanisms
and the process of consulting
with user groups will be enhanced. A greater advisory role
for the public in the department's decision-making processes on archival matters will
be encouraged. It is hoped that
this will increase public awareness, provide the means of
testing the value of what the
institution does, and assist in
determining what might be
done.
New Initiatives
The February 1986 budget announced an additional budgetary allocation of $7 million to
be used towards the establishment of a Canadian Archival
System, enhancement of activities in the areas of EDP archives
and conservation, and for initiatives in the areas of public
awareness. This increase represents an acknowledgement
of the crucial role of preserving
the archival heritage of this
country and the necessity for
the National Archives of Canada's enhanced involvement.
A comprehensive acquisition
policy and precise selection
standards are essential to ensure that the department can
consistently fulfil its obligations
in this regard. The Historical
Resources Branch will direct
its attention to the formulations
of selection standards documents covering all media in the
private and public sectors. This
process will include the development of guidelines at the
branch level in 1987 and the actual drafting of standards documents in 1988.
Records Management
Records management within the
government of Canada has
taken on new perspectives,
particularly as a result of recently revised policies embodied in Chapters 445 and 460 of
the Treasury Board's Administrative Policy Manual. These
policies, while clarifying the role
and responsibilities of the National Archives, have necessitated adjustments to its operations such as the undertaking
of an evaluation function to
monitor the state of records
management within the various
institutions. Technological advancements are forcing further
adaptations in records management principles and practices, including the use of automated systems to administer
the record keeping function. It
will be necessary to place increased emphasis on the management of automated cartographic and photographic
records.
Assistance to
Archival Community
Within the national and international archival community
the department will be expected
to maintain an active role. The
nature and extent of that role,
however, will require ongoing
assessment in order to ensure
equitable distribution and sound
management of the resources
likely to be available. Support
and assistance activities will
have to be selected and carried
out with care.
Conclusion
The National Archives has always been and will essentially
remain a service institution.   '
Safeguarding rich treasures of
our archival heritage, facilitating
records management within
the government of Canada,
supporting and assisting the
archival community, meeting
public demands for access to,
and use of, our holdings, all fulfil our administration responsibilities of providing services to
our sponsors and clients.
The challenge is to provide
good quality service in an appropriate balance of legitimate
but competing and complex
concerns. Faced with limited
resources and unlimited demands, the department will
have to make hard decisions on
priorities. Appropriate policies,
plans and operations must be
in place to ensure that the National Archives achieves optimum success in satisfying those
it serves, and those to whom it
is ultimately accountable.
Increased productivity will be
the key to the effective delivery
of services. Accountable stewardship of the trust and resources given to the department
is expected. It is hoped that
responsible management of our
most important resource —
departmental staff — along with
efficient and economical use of
our financial and material resources and the timely and appropriate adoption of new
technology, will provide the
mechanisms for achieving success. 81    Un regard vers Iavenir
i
Conservation
En 1985-1986, une étude d'évaluation de programme a iden-
I tjfié les besoins sur le plan
de la gestion, des politiques et
de la planification nécessaires
pour soutenir l'élaboration
d'un plan de conservation
rationnel. Le cadre de planification et de gestion sera
appliqué au cours de cette
année et de l'année prochaine.
La préservation des fonds est
d'une importance primordiale,
fet la création de conditions
ambiantes adéquates en est le
facteur-clé. Ces efforts devront
toujours être secondés par des
plans d'urgence élaborés par
le ministère dans son ensemble
et par chaque direction en particulier et visant à protéger
tous les documents, le matériel
et les installations. Le ministère
étudie actuellement la nature
et le volume des documents
qui doivent être préservés sous
leur forme originale, ainsi que
ceux qui peuvent être éliminés
une fois que leur contenu a été
transcrit. Ces données seront
utilisées pour concevoir un
plan et une stratégie de
conservation à long terme.
Grâce à la centralisation, en
1986, de toutes les activités de
conservation — prévention et
restauration —à la Direction
de la conservation et grâce
aussi à l'augmentation du
budget alloué à ce poste, les
Archives nationales pourront
mieux remplir leur mandat de
préserver le patrimoine
archivistique du Canada.
Service au public
L'intention des Archives nationales est de faciliter les recherches historiques en mettant la
documentation historique à
la disposition des chercheurs
plutôt qu'en interprétant l'histoire du Canada. Les Archives
offrent de l'aide, des conseils
et des renseignements aux
organisations, aux groupes et
aux particuliers qui s'intéressent à leurs fonds, services et
activités. Elles souhaitent également éveiller la conscience
publique au rôle essentiel
qu'elles jouent au niveau de
la préservation du patrimoine
et de la mise en valeur de
l'identité nationale.
Les Archives nationales ont
pris le parti de favoriser le
dialogue avec le public et les
spécialistes, notamment en
améliorant les mécanismes qui
leur permettent d'écouter les
suggestions du public et des
chercheurs et en consultant
davantage les groupes d'utilisateurs. On encouragera le
public à assumer un rôle consultatif plus important dans les
processus décisionnels du
ministère, dans le but de sensibiliser le public, d'évaluer les
services des Archives nationales
et de contribuer à la recherche
de solutions.
Nouvelles initiatives
Une allocation supplémentaire
de 7 millions de dollars a été
annoncée dans le budget de
février 1986. Cette somme est
destinée à établir un système
canadien des archives, accroître
les activités dans les domaines
des archives informatiques et
de la conservation, et encourager des projets visant à sensibiliser le public. Cette augmentation est la preuve qu'on
reconnaît l'importance cruciale
de la préservation du patrimoine archivistique national
et la nécessité pour les Archives
nationales d'y jouer un rôle
accru.
Il est indispensable pour le
ministère d'avoir des politiques
d'acquisition détaillées et des
normes de sélection précises
s'il veut pouvoir s'acquitter de
ses obligations sur ce plan. La
Direction des ressources historiques dirigera son attention à
la formulation de « normes de
sélection » pou r tous les supports utilisés par les secteurs
privé et public. Ce processus
permettra d'élaborer des lignes
directrices en 1987 et de rédiger
des documents portant sur les
normes de sélection en 1988.
Gestion des documents
La gestion des documents du
Gouvernement du Canada
présente des perspectives
nouvelles, surtout suite aux
politiques récemment révisées
des chapitres 445 et 460 du
Manuel de la politique administrative du Conseil du Trésor.
Ces politiques, tout en éclairant
le rôle et les responsabilités
des Archives nationales, ont
exigé l'adaptation de leurs
activités. Par exemple, il a fallu
mettre sur pied une fonction
d'évaluation pour surveiller
la situation en matière de gestion de documents dans diverses institutions. Les progrès
techniques entraînent de nouvelles adaptations dans les
principes et les pratiques de
gestion des documents, y compris l'utilisation de systèmes
automatisés. Il sera nécessaire
de mettre plus l'accent sur
la gestion des documents automatisés, des photographies et
des documents cartographiques.
Aide à la communauté
archivistique
Les milieux archivistiques du
Canada et de l'étranger s'attendent à ce que le ministère
maintienne son rôle actif.
Toutefois, la nature et la portée
de ce rôle seront constamment
évaluées pour assurer la distribution équitable et la bonne
gestion des ressources qui
seront probablement disponibles. Il faudra porter une
attention particulière à la
sélection et à la réalisation
des activités d'assistance et
de soutien.
Conclusion
Les Archives nationales demeureront essentiellement
une institution de service. En
effet, en vertu de leur mandat,
elles sauvegardent les riches
trésors du patrimoine archivistique, elles faciIitent la gestion
des documents du Gouvernement du Canada, elles fournissent de l'aide et du soutien
au milieu archivistique, elles
répondent aux demandes du
public qui veut avoir accès aux
documents et les utiliser, et
elles s'acquittent de leurs responsabilités administratives.
Le défi consiste à fourni run
service de qualité raisonnable
dans un équilibre approprié
d'intérêts légitimes mais contradictoires. Face aux ressources limitées et aux demandes illimitées, le ministère
devra prendre des décisions
difficiles sur le plan des priorités. Les Archives nationales
devront mettre sur pied des
politiques, des plans et des
opérations permettant d'offrir
un service optimal à leurs clients
et à tous ceux à qui, en dernière analyse, ellesdoivent
rendre compte.
L'augmentation de la productivité est la clé permettant de
fournir des services efficaces.
Le public et le gouvernement
s'attendent à ce que le ministère puisse mériter la confiance
qu'ils investissent en lui et
rendre compte des ressources
qu'ils lui allouent. Il faut espérer
qu'une gestion responsable de
la ressource la plus importante
— le personnel —, l'utilisation
efficace et économique des
ressources matérielles et financières et l'adoption opportune
et appropriée de nouvelles
techniques fourniront les clés
du succès.  Annexes 84   Appendices
Appendix A
Publications, 1986-1987
NEW PUBLICATIONS
Finding Aids and Guides
Access to the Historical Records
of Canada
Accessions, 1985-1986
Canadian Feature Film Index,
1913-1985
Catalogue of Census Returns
on Microfilm, 1666-1891
Federal Records Centres User's
Guide
General Guide Series 1983 —
Public Archives of Canada
General Records Disposal
Schedules of the Government
of Canada
Guide to CBC Sources at the
Public Archives
National Personnel Records
Centre
National Personnel Records
Centre User's Guide
Public Archives Ethnic Guide
Series — Archival Sources for
the Study of Polish Canadians
Tape Libraries of the Federal
Records Centres
Exhibition Publications
Aperçu — L'Amérique québécoise
Aperçu — Unseen Visions
Michel Lambeth — Photographer
Michel Lambeth — Photographer (poster)
100 Years of Architecture in
Kingston
Papineau — His Life and Times
The Molsons in Canada —
The First 200 Years
The Molsons in Canada —
The First 200 Years (poster)
Periodicals
Machine Readable Archives
Bulletin
Records Management Bulletin
The Archivist
Others
Annual Report of the Public
Archives of Canada, 1985-1986
National Map Collection Annual
Report, 1984-1985
Report on Records Management, September 1986
Strategic Approaches of the
Public Archives of Canada,
1987-1991
Aperçu — Dressing Up
Aperçu — Phoenix on the Hill
Aperçu — Quintessential
Canada
Aperçu — Souvenirs of
Evangeline Land
Laurier House
National Photography
Collection
Publications, August 1985
The Archivist, Vol. 13 — No. 3
The Painted Past
DISTRIBUTION OF
PUBLICATIONS
Public Service Statistics
Number sold to individuals or
Supply and Services
Canada 421
Number free in response to
individual requests       29,028
Number free through mailing
lists 34,429
Appendix B
Exhibitions, 1986-1987
MAJOR EXHIBITIONS
Canada In The Nineteenth
Century: The Bert and Barbara
Stitt Family Collection
(loan from the Art Gallery of
Hamilton)
24 April — 22 June 1986
Michel Lambeth —
Photographer
10 July — 12 November 1986
Papineau: His Life and Times
27 November 1986—
26 February 1987
The Molsons in Canada —
The First 200 Years
4 December 1986—
26 February 1987
SMALLER EXHIBITIONS
Aperçu : Quintessential Canada
(photographs by Felix Man)
2 April — 13 July 1986
Reading Land and Water: Early
Canadian Map Series
22 May 1986 —
Sf. Lawrence & Atlantic
Railroads
16 July — 7 September 1986
The Visits of the Pegasus,
1786-1787
19 August 1986—
18 February 1987
Railroaded or Across the Continent with the Edison Company
9 September —
2 November 1986
Judy Crawley (In Memoriam)
1 October — 2 November 1986
Aperçu: L'Amérique québécoise
(photographs by Michel
Saint-Jean)
4 November 1986 —
1 March 1987
Hewers of Wood
10 October—
12 November 1986
Air Canada: 50th Anniversary
20 February 1987 —
Photojournalism 1945-1970: A
Passing Glance
12 February 1987 —
CIRCULATING
EXHIBITIONS-
VENUES AND DATES
Taking Root (Copy I)
Archives nationales du Québec,
Montreal, Que.
21 May — 15 September 1986
Musée du Saguenay —
Lac St-Jean,
Chicoutimi, Que.
1 October —15 November 1986
Parks Canada,
Quebec City, Que.
14 February — 1 June 1987
Taking Root (Copy II)
City Hall, Barrie, Ont.
25 June — 9 August 1986
Centennial Museum,
London, Ont.
2 September — 28 October 1986
Hon. John G. Diefenbaker
Centre,
Saskatoon, Sask.
14 January — 10 May 1987
The Widening Sphere
Heritage House Museum,
Smiths Falls, Ont.
12 May—1 July 1986
Guelph Civic Museum,
Guelph.Ont.
21 January — 22 March 1987
Dreams of Empire
Brouage Cathedral,
Brouage, France
5 September 1986 —
1 September 1989
100 Years of Architecture in
Kingston
Agnes Etherington Art Centre,
Kingston, Ont.
14 September —
9 November 1986 ,
Belleville Public Library,
Belleville, Ont.
5 December 1986—
25 January 1987
7937 Painters of Canada Series
Art Gallery of Ontario,
Toronto, Ont.
5 December 1986—
25 January 1987 85   Annexes
Annexe A
Publications, 1986-1987
NOUVELLES PUBLICATIONS
Instalments de recherche et
guides
Acquisitions 1985-1986
Catalogue de recensements
sur microfilm, 1666-1891
Catalogue des fonds sur la
Société Radio-Canada déposés
aux Archives publiques
Centre national des documents
du personnel
Centre national des documents
du personnel — Guide de
l'usager    ■
Collection des guides ethno-
culturels des Archives publiques
— Sources d'archives sur les
Canadiens polonais
Centres fédéraux de documents
— Guide de l'usager
Collection de guides généraux
1983 — Archives publiques
du Canada
Consultation des documents
historiques du gouvernement
du Canada
Index des films canadiens de
long métrage, 1913-1985
Magnétothèques des centres
fédéraux de documents
Plans généraux d'élimination
des documents du gouvernement du Canada
Publications d'expositions
Aperçu : L'Amérique québécoise
Aperçu : Visions fugitives
100 Ans d'architecture à
Kingston
Michel Lambeth — Photographe
Michel Lambeth — Photographe
(miche)
Papineau et son temps
Les Molson au Canada —
200 ans d'histoire
Les Molson au Canada —
200ans d'histoire (affiche)
Périodiques
L'Archiviste
Bulletin de la gestion des
documents
Bulletin des archives
ordinolingues
Autres
Orientations stratégiques des
Archives publiques du Canada,
1987-1991
Rapport annuel de la Collection
nationale de cartes et pians,
1984-1985
Rapport annuel des Archives
publiques du Canada,
1985-1986
Rapport sur la gestion des
documents, septembre 1986
RÉIMPRESSIONS
Aperçu : Le phénix de la colline
Aperçu : La quintessence du
Canada
Aperçu : Souvenirs du pays
d'Êvangéline
Aperçu : La valse des atours
L'Archiviste, vol. 13, n° 3
Collection nationale de
photographies
La maison Laurier
Le passé en peinture
Publications, août 1985
DIFFUSION DES
PUBUCATIONS
Statistiques du service au
public
Vendues à des particuliers
ou à Approvisionnements
et Services Canada 421
Gratuites en réponse à des
demandes 29 028
Gratuites aux personnes
inscrites sur les listes
d'envoi 34 429
Annexe B
Expositions, 1986-1987
GRANDES EXPOSITIONS
Le Canada au dix-neuvième
siècle : La Collection de la
famille Bert et Barbara Stitt
(prêt de l'Art Gallery of
Hamilton)
24 avril —22 juin 1986
Michel Lambeth — Photographe
10 juillet — 12 novembre 1986
Papineau et son temps
27 novembre 1986—
26 février 1987
Les Molson au Canada —
200ans d'histoire
4 décembre 1986—
26 février 1987
EXPOSITIONS PLUS PETITES
Aperçu : La quintessence du
Canada
(Photographies de Félix Man)
2 avril — 13 juillet 1986
Décrire le territoire : les
premières séries de cartes au
Canada
22 mai 1986—
Atlantic & St. Lawrence
Railroads
16 juillet — 7 septembre 1986
Les visites du Pegasus,
1786-1787
19 août 1986 —18 février 1987
En chemin de fer ou d'un bout
à l'autre du continent avec la
compagnie Edison
9 septembre —
2 novembre 1986
Judy Crawley (In memoriam)
1er octobre — 2 novembre 1986
Aperçu : L'Amérique québécoise
(Photographies de Michel
Saint-Jean)
4 novembre 1986 —
1er mars 1987
Coupeurs de bois
10 octobre — 12 novembre 1986
Air Canada : 50e anniversaire
20 février 1987 —
Le reportage photographique
1945-1970, un clin d'œil
12 février 1987 —
EXPOSITIONS ITINÉRANTES
DATES ET LIEUX
L'enracinemen t
Archives nationales du Québec,
Montréal (Que.)
21 mai — 15 septembre 1986
Musée du Saguenay —
Lac St-Jean,
Chicoutimi (Que.)
1er octobre —15 novembre 1986
Parcs Canada,
Québec (Que.)
14 février — 1er juin 1987
Hôtel de Ville de Barrie,
Barrîe (Ont.)
25 juin —9 août 1986
Centennial Museum,
London (Ont.)
2 septembre — 28 octobre 1986
Centre John G. Diefenbaker,
Saskatoon (Sask.)
14 janvier— 10 mai 1987
Vers des horizons nouveaux
Heritage House Museum,
Smiths Falls (Ont.)
12 mai — 1erjuillet 1986
Guelph Civic Museum,
Guelph (Ont.)
21 janvier — 22 mar's 1987
Rêves d'empire
Cathédrale de Brouage,
Brouage, France
5 septembre 1986—
^septembre 1989
700 Ans d'architecture à
Kingston
Agnes Etherington Art Centre,
Kingston (Ont.)
14 septembre —
9 novembre 1986
Bibliothèque publique de
Belleville,
Belleville (Ont.)
5 décembre 1986 —
25 janvier 1987
Série des peintres du Canada
1931
Musée des beaux-arts de
l'Ontario,
Toronto (Ont.)
5 décembre 1986 —
25 janvier 1987 86   Appendices
Aperçu: Souvenirs of
Evangeline Land
Contemporary Arts Centre,
New Orleans, Louisiana, U.S.A.
8—12 May 1986
Lafayette City Hall,
Lafayette, Louisiana, U.S.A.
14 May—19 June 1986
Church Point City Hall,
Church Point, Louisiana, U.S.A.
22 June—11 July 1986
New Iberia Public Library,
New Iberia, Louisiana, U.S.A.
14 —26 July 1986
West Baton Rouge Public
Library,
Port Allen, Louisiana, U.S.A.
28 July —8 August 1986
Ascension Parish Library,
Donaldsonville, Louisiana,
U.S.A.
11 —22 August 1986
Iberville Parish Library,
Plaquemine, Louisiana, U.S.A.
22 August — 5 September 1986
Lafayette Parish Public Library,
Lafayette, Louisiana, U.S.A.
8—16 September 1986
Yarmouth County Museum,
Yarmouth, N.S.
5 November —
31 December 1986
Old Kings Courthouse Heritage
Museum,
Kentville, N.S.
8 January — 28 February 1987
Hector National Exhibition
Centre,
Pictou, N.S.
6 March —27 April 1987
Aperçu: Dressing Up
Hon. John G. Diefenbaker
Centre,
Saskatoon, Sask.
I April —31 May 1986
Dawson Creek Art Gallery,
Dawson Creek, B.C.
12 June—1 August 1986
Northern Life Museum &
National Exhibition
Centre,
Fort Smith, N.W.T.
18 August — 19 September 1986
Medicine Hat Museum & Art
Gallery,
Medicine Hat, Alta.
II October — 6 November 1986
Atikokan Centennial Museum,
Atikokan, Ont.
1 —28 February 1987
Bibliothèque Mile-End,
Montreal, Que.
15 March —15 April 1987
Aperçu: Quintessential Canada
Oshawa-Sydenham Museum,
Oshawa, Ont.
15 August — 15 September 1986
Leaf Rapids National Exhibition
Centre,
Leaf Rapids, Man.
30 September—
27 October 1986
Dauphin Arts Centre,
Dauphin, Man.
1 —31 December 1986
Sir Alexander Gait Museum,
Lethbridge, Alta.
15 January — 15 March 1987
Aperçu: Inner Visions
Toronto Board of Education
Archives and Museum,
Toronto, Ont.
8 April —15 May 1986
Brockville Museum,
Brockville, Ont.
1 July — 6 September 1986
West Kootenay National
Exhibition Centre,
Castlegar, B.C.
1 February— 31 March 1987
Aperçu: Livernois
Timber Village Museum,
Blind River, Ont.
2 June — 2 July 1986
Bibliothèque Mile-End,
Montreal, Que.
1 October —
1 November 1986
Musée du Bas St-Laurent,
Rivière-du-Loup, Que.
16 November —
20 December 1986
Aperçu: Phoenix on the Hill
Sir Georges-Etienne Cartier
House,
Montreal, Que.
1 July —31 August 1986
Brockville Museum,
Brockville, Ont.
6 September —
10 November 1986
Aperçu: Canada Fantasy
Canada House,
London, Eng.
25 April 1986 —
Aperçu: People of James Bay
Hon. John G. Diefenbaker
Centre,
Saskatoon, Sask.
1 October — 31 December 1986
The Canadian Experimental
Farms: 100 Years
Central Experimental Farm,
Ottawa, Ont.
31 May —1 September 1986
Appendix C
Loans, 1986-1987
DOCUMENTARY ART
Corcoran Art Gallery,
Washington, D.C. Views and
Visions: American Landscape
Art Before 1830
September 1986 — April 1987
9 works. Travelling exhibition
Art Gallery of Ontario,
Toronto, Ont. 7937 — Painters
of Canada Series of Christmas
Cards
December 1986 — January 1987
89 Christmas Cards and 1
album
Musée du Québec, Que.
Horatio Walker
September— November 1986
1 miniature
Université du Québec à
Montréal, Que. 150 ans de
graphisme publicitaire au
Québec
September— December 1986
2 posters
École des Hautes Études
commerciales, Université de
Montréal. Les affiches
commerciales
April —May 1986
22 posters
Newfoundland Museum,
St. John's. Newfoundland
Interiors: 1769-1900
April —August 1986
1 miniature
National Museum of Natural
Sciences, Ottawa, Ont. The
Illustrated Bird in Canada: 1675
to the Present
June — September 1986
1 sketchbook
Museum of Lincolnshire,
Lincoln, England. The Franklin
Bicentenary
April —July 1986
1 sketchbook
Archives nationales du Québec,
Montréal et Québec, Que.
Les Notaires. La vie quotidienne
June 1986 — February 1987
5 works. Travelling exhibition
PHOTOGRAPHS
Whyte Museum of the Canadian
Rockies, Banff, Alta. In High
Places: Photography and the
Victorian Appreciation of
Mountains
1 J u ne 1986 — 31 March 1987
5 photographic prints 87   Annexes
Aperçu : Souvenirs du pays
d'Évangèline
Contemporary Arts Centre,
New Orleans (Louisiana), É.-U.
8—12 mai 1986
Lafayette City Hall,
Lafayette (Louisiana),
14 mai — 19 juin 1986
Church Point City Hall,
Church Point (Louisiana),
22 juin —11 juillet 1986
New Iberia Public Library,
New Iberia (Louisiana),
14 —26 juillet 1986
West Baton Rouge Public
Library,
Port Allen (Louisiana),
28 juillet — 8 août 1986
Ascension'Parish Library,
Donaldsonville (Louisiana),
É.-U.
11—22 août 1986
Iberville Parish Library,
Plaquemine (Louisiana),
22 août — 5 septembre 1986
Lafayette Parish Public Library,
Lafayette (Louisiana),
8—16 septembre 1986
Yarmouth County Museum,
Yarmouth (N.-É.)
5 novembre —
31 décembre 1986
Old Kings Courthouse Heritage
Museum,
Kentville (N.-É.)
8 Janvier — 28 février 1987
Hector National Exhibition
Centre,
Pictou (N.-É.)
6 mars —27 avril 1987
Aperçu : La valse des atours
Centre John G. Diefenbaker,
Saskatoon (Sask.)
1er avril —31 mai 1986
Dawson Creek Art Gallery,
Dawson Creek (C.-B.)
12 juin — 1er août 1986
Northern Life Museum &
National Exhibition Centre,
Fort Smith (T.N.-O.)
18août— 19 septembre 1986
Medicine Hat Museum & Art
Gallery,
Medicine Hat (Alb.)
11 octobre — 6 novembre 1986
Atikokan Centennial Museum,
Atikokan (Ont.)
1er—28 février 1987
Bibliothèque Mile-End,
Montréal (Que.)
15 mars— 15 avril 1987
Aperçu : La quintessence du
Canada
Oshawa-Sydenham Museum,
Oshawa (Ont.)
15 août — 15 septembre 1986
Leaf Rapids National Exhibition
Centre,
Leaf Rapids (Man.)
30 septembre —
27 octobre 1986
Dauphin Arts Centre,
Dauphin (Man.)
1er—31 décembre 1986
Sir Alexander Gait Museum,
Lethbridge (Alb.)
15 Janvier — 15 mars 1987
Aperçu : Intérieurs
Toronto Board of Education
A re h i ves and Museu m,
Toronto (Ont.)
8 avril — 15 mai 1986
Brockville Museum,
Brockville (Ont.)
1er juillet — 6 septembre 1986
West Kootenay National
Exhibition Centre,
Castlegar(C.-B)
^février — 31 mars 1987
Aperçu : Livernois
Timber Village Museum,
Blind River (Ont.)
2 juin — 2 juillet 1986
Bibliothèque Mile-End,
Montréal (Que.)
1er octobre —
^novembre 1986
Musée du Bas St-Laurent,
Rivière-du-Loup (Que.)
16 novembre —
20 décembre 1986
Aperçu : Le phénix de la colline
Maison Georges-Etienne Cartier,
Montréal (Que.)
1er juillet —31 août 1986
Brockville Museum,
Brockville (Ont.)
6 septembre —
10 novembre 1986
Aperçu : Canada de fantaisie
Maison du Canada,
Londres, Angl.
25 avril 1986 —
Aperçu : Les habitants de la
Baie James
Centre John G. Diefenbaker,
Saskatoon (Sask.)
1er octobre — 31 décembre 1986
Les fermes expérimentales
canadiennes : 100 ans
La ferme expérimentale
nationale,
Ottawa (Ont.)
31 mai — ^septembre 1986
Annexe C
Prêts, 1986-1987
ART DOCUMENTAIRE
Corcoran Art Gallery,
Washington (D.C.), Views and
Visions: American Landscape
Art Before 1830
Septembre 1986 —avril 1987
9 œuvres — Exposition
itinérante
Musée des beaux-arts de
l'Ontario, Toronto (Ont),
7937 — Painters of Canada
Series
Décembre 1986 —janvier 1987
89 cartes de Noël et 1 album
Musée du Québec, Québec
(Que.), Horatio Walker
Septembre — novembre 1986
1 miniature
Université du Québec à
Montréal (Que.), 150 ans de
graphisme publicitaire au
Québec
Septembre — décembre 1986
2 affiches
École des Hautes Études
commerciales, Université de
Montréal (Que.), Les affiches
commerciales
Avril — mai 1986
22 affiches
Newfoundland Museum,
St. John's (T.-N.),
Newfoundland Interiors:
1769-1900
Avril —août 1986
1 miniature
Musée national des sciences
naturelles, Ottawa (Ont.),
L'illustration d'oiseaux au
Canada
Juin — septembre 1986
1 album de dessins
Museum of Lincolnshire,
Lincoln, Angl., The Franklin
Bicentenary
Avril —juillet 1986
1 album de dessins
Archives nationales du Québec,
Montréal et Québec (Que.),
Les Notaires. La vie quotidienne
Juin 1986 — février 1987
5 œuvres — Exposition
itinérante
PHOTOGRAPHIES
Whyte Museum of the Canadian
Rockies, Banff (Alb.), In High
Places: Photography and the
Victorian Appreciation of
Mountains
1er juin 1986 — 31 mars 1987
5 épreuves 88   Appendices
Appendix D
Staff Contributions beyond the
Department
ATHERTON, Jay
Representative, Committee on
Professional Training and
Education, International Council on Archives.
BERGERON, Rosemary
Editor, Association for the Study
of Canadian Radio and Television.
blais, Gabrielle
Paper on the records of the
Department of the Interior,
Association of Canadian Archivists, Winnipeg, Man.
Book Review Editor, Archivaria.
Editor, Historical Booklet Series,
Canadian Historical Association.
brown, David
"Upper Canada Land Prices
1798-1850: Insights from Essex
County", Sixth International
Conference of Historical Geographers.
brown, Richard
"The Festival Years in
Renaissance Ferrara, 1450-
1505...", Society for
Renaissance Studies, University
of London, England.
BURANT, Jim
Research Associate, Department of Art History, Carleton
University.
"The Visual Records of the
A.P. Low Expedition of 1903-
1904" to Association of Canadian Archivists, Winnipeg, Man.
"The Early Visual History of
Ottawa", Women's World
Course, Nepean.
"Five Ottawa Painters", Ottawa
Historical Society.
CARDINAL, LouiS
Treasurer, Canadian Cartographic Association.
carey, Brian
"An Imperial Gift" in History of
Photography 10, no. 2 (April —
June 1986).
castonguay, Denis
Paper on indexation to Art
Libraries Society of America,
New York, U.S.A.
chabot, Victorin
Paper on the National Archives'
copying programs in France,
Italy and Spain presented to
Society of American Archivists,
Chicago; Société de généalogie canadienne-française,
Montreal; Société de généalogie de Québec, Québec.
cook, Terry
Paper on records of the Department of the Interior, Association of Canadian Archivists,
Winnipeg, Man.
Editor, Historical Booklet Series,
Canadian Historical Association.
Articles on the archival and
records management implications of the Deschênes Commission on Nazi War Criminals in
ACA Bulletin, Globe and Mail,
and Records Management
Branch Bulletin.
"Shadows in the Canadian
Archival Zeitgeist" in
Archivaria 22 (Summer 1986).
DAHL, Ed
Compiler, Historical Maps
of Canada, Portfolio 3: ACML
Facsimile Map Series, Numbers
101 -125, Ottawa, 1986.
Canadian representative, History of Cartography Group,
PAIGH.
Canadian representative, International Map Collectors Society.
Associate Editor,
Cartographica.
Editorial Advisor, The Map Collector.
delisle, Georges
Address to opening of 7937 —
Painters of Canada Series, Art
Gallery of Ontario, Toronto,
Ont.
delottinville, Peter
Paper on labour archives in
Canada, Society of American
Archivists, Chicago, U.S.A.
Editor, Ontario Association of
Archivists Newsletter.
Editor, Studies in Documents,
Archivaria.
dempsey, Colleen
Vice-president, Association
of Canadian Archivists.
dick, Ernie
Address, Australian Branch of
the International Association of
Sound Archives.
dorais, Lucie
J.W. Morrice, monograph no. 8
in National Gallery of Canada,
Canadian Artists Series.
dubé, Timothy
Paper on British military services, Essex County Branch,
Ontario Genealogical Society.
gavrel, Katharine
Paper, IASSIST Conference.
gomes, Winston
President, Ottawa Chapter of
ARMA.
grace, John and morrow,
Geoffrey
Video, "Karibari: The Preparation of an Oriental Drying
Screen". International Institute
for Conservation — Canadian
Group, Winnipeg, Man.
hayward, Robert
"The Use of Records by the
Deschênes Royal Commission
on Nazi War Criminals", Association of Canadian Archivists,
Winnipeg, Man.
HENDRIKS, KlaUS B.
"Storage and Care of Photographs", New York State
Conservation Consultancy
Bulletin 16 (April 1986).
hendriks, Klaus B. with Douglas Madeley, Fred Toll and
Brian Thurgood
"The Duplication of Historical
Black-and-White Negatives",
Journal of Imaging
Technology (August 1986).
Six technical notes, published
by the Canadian Conservation
Institute.
"Storage and Handling of
Photographic Materials", Conference of Directors of National
Libraries, Vienna, Austria.
Three presentations on preservation and storage of photographic materials and magnetic
media, Annual Congress of the
Association of Brazilian Archivists, Rio de Janeiro, Brazil.
"Photograph Conservation:
The State of the Art", American
Institute for Conservation,
Chicago, U.S.A.
"Photograph Conservation
at the Public Archives of
Canada", SPSE International
Symposium, Bangkok, Thailand.
hyam, Grace
Paper, "Limitations to Use: The
Problem of Access to Private
Papers," Association of Canadian Archivists, Winnipeg, Man.
kidd, Betty
"Report of the National Map
Collection to the 1986 Annual
Conference of the ACML",
ACML Bulletin 60 (Sept. 1986).
Fellow and Director, Royal
Canadian Geographical Society.
Editorial Advisory Committee,
Canadian Geographic.
Corresponding Editor, Imago
Mundi.
klempan, Barbara
Managing Editor, Journal of
the International Institute for
Conservation — Canadian
Group, Winnipeg, Man.
Board of Directors, International Institute for Conservation
— Canadian Group. 89   Annexes
Annexe D
Contributions du personnel
hors du cadre ministériel
ATHERTON, Jay
Membre du Comité sur la
formation professionnelle et
l'éducation, Conseil
international des archives.
BERGERON, Rosemary
Rédactrice en chef, Association
pour l'étude de la radio-télévision
canadienne.
blais, Gabrielle
Communication sur les documents du ministère de l'Intérieur,
Association canadienne des
archivistes, Winnipeg (Man.).
Rédactriceen chef de la section
des comptes rendus de livres,
dans Archivaria.
Rédactrice en chef, Collection
de livrets historiques, Société
historique du Canada.
brown, David
« Upper Canada Land Prices
1798-1850: Insights From Essex
County », Sixième Congrès
international des géographes
historiques.
brown, Richard
« The Festival Years in
Renaissance Ferrara, 1450-
t505... », Society for
Renaissance Studies, Université
de Londres, Angleterre.
burant, Jim
Chercheur, département
de l'histoire de l'art, Université
Carleton, Ottawa (Ont.).
«The Visual Records of the
A.P. Low Expedition of 1903-
1904 », Association canadienne
des archivistes, Winnipeg
(Man.).
« The Early Visual History of
Ottawa », Women's World
Course, Nepean (Ont.).
« Five Ottawa Painters »,
Société historique d'Ottawa
(Ont.).
cardinal, Louis
Trésorier, Association
canadienne de cartographie.
carey, Brian
«An Imperial Gift», dans
History of Photography 10, n° 2
(avril —juin 1986).
castonguay, Denis
Communication sur l'indexation,
Art Libraries Society of America,
New York, États-Unis.
chabot, Victorin
Communication sur le
programme de copie des
Archives nationales en France,
en Italie et en Espagne, Society
of American Archiviste,
Chicago, États-Unis; Société
de généalogie canadienne-
française, Montréal (Que.);
Société de généalogie de
Québec (Que.).
cook, Terry
Communication sur les
documents du ministère de
l'Intérieur, Association
canadienne des archivistes,
Winnipeg (Man.).
Rédacteur en chef, Collection
de livrets historiques, Société
historique du Canada.
Articles sur les conséquences
possibles sur la gestion des
archives et des documents,
de la Commission Deschênes
sur les criminels de guerre
nazis, dans AC A Bulletin,
Globe and Mail, et le Bulletin
de la gestion des documents.
« Shadows in the Canadian
Archival Zeitgeist », dans
Archivaria 22 (été 1986).
DAHL, Ed
Compilateur, Historical Maps
of Canada, Portfolio 3: A CML
Facsimile Map Series, Numbers
707-725, Ottawa, 1986.
Représentant du Canada,
Groupe d'histoire de la
cartographie, PAIGH.
Représentant du Canada,
International Map Collectors
Society.
Rédacteur associé,
Cartographica.
Conseiller à la rédaction, The
Map Collector.
delisle, Georges
Allocution à l'ouverture de
7937 — Painters of Canada
Series, Musée des beaux-arts
de l'Ontario, Toronto (Ont.).
delottinville, Peter
Communication sur les archives
ouvrières, Society of American
Archiviste, Chicago, États-Unis.
Rédacteur en chef, Newsletter,
Ontario Association of
Archiviste.
Rédacteur en chef, « Studies in
Documents », dans Archivaria.
dempsey, Colleen
Vice-présidente, Association
canadienne des archivistes.
dick, Ernie
Allocution, Section australienne
de l'International Association
of Sound Archives.
dorais, Lucie
J.IrV. Morrice, monographie
n° 8 de la Série des artistes
canadiens, Musée des beaux-
arts du Canada.
dubé, Timothy
Communication sur les services
militaires britanniques, Ontario
Genealogical Society.
gavrel, Katharine
Communication, Congrès
IASSIST.
GOMES, Winston
Président, ARMA (Section
d'Ottawa).
grace, John et
morrow, Geoffrey
Vidéogramme, « Karibari: The
Preparation of an Oriental
Drying Screen », Institut international de la conservation —
Le groupe canadien, Winnipeg
(Man.).
hayward, Robert
« The Use of Records by
the Deschênes Royal Commission
on Nazi War Criminals »,
Association canadienne des
archivistes, Winnipeg (Man.).
HENDRIKS, KlaUS B.
« Storage and Care of Photographs », dans Bulletin 16
(avril 1986), New York State
Conservation Consultancy.
hendriks, Klaus B., en
collaboration avec Douglas
Madeley, Fred Toll et Brian
Thurgood
«The Duplication of Historical
Black-and-White Negatives»,
dans Journal of Imaging
Technology (août 1986).
Six notes techniques publiées
par l'Institut canadien de la
conservation.
« Storage and Handling of
Photographic Materials»,
Congrès des directeurs de
Bibliothèques nationales,
Vienne, Autriche.
Trois communications sur la
conservation et l'entreposage
des documents photographiques et des bandes magnétiques, Congrès annuel de
l'Association des archivistes
du Brésil, Rio de Janeiro.
« Photograph Conservation:
The State of the Art », American
Institute for Conservation,
Chicago, États-Unis.
« Photograph Conservation
at the Public Archives of
Canada», SPSE International
Symposium, Bangkok,
Thaïlande.
hyam, Grace
« Limitations to Use: The
Problem of Access to Private
Papers », Association
canadienne des archivistes,
Winnipeg (Man.).
kidd, Betty
« Rapport de la Collection
nationale de cartes et plans au
Congrès annuel en 1986 de
l'Association des cartothèques
canadiennes », dans ACML,
Bulletin 60 (septembre 1986).
Membre et directrice, Royal
Canadian Geographical
Society.
Comité consultatif de la
rédaction, Canadian
Geographic.
Rédactrice correspondante,
Imago Mundi.
klempan, Barbara
Rédactrice en chef, Journal
of the International Institute
for Conservation — Canadian
Group, Winnipeg (Man.).
Conseil d'administration,
Institut international de la
conservation — Le groupe
canadien. 90   Appendices
koltun, Lilly
International Advisory Board,
History of Photography.
Discussions with provincial
records managers regarding
photo scheduling, B.C.
Community lectures on the history of photography, B.C.
Paper on photo acquisition and
arrangement to Eastern Ontario
Archivists Association, Almonte,
Ont.
Visiting Professor, Master of
Archival Studies program,
University of British Columbia.
Adjunct Professor, Art History
Department, Carleton University.
kula, Sam
Colloquium and demonstration
on uses of archival resources in
television production, Congress of the International Federation of Television Archives,
Montreal, Que.
l'espérance, Jean
Exhibition Reviews Editor, Archivaria. Council, Canadian
Historical Association Executive, Ontario Association of
Archivists Chairperson, Hilda
Neatby Prize Committee, CHA.
laine, Ed
Papers, "War and Society in the
Kalevala" and "The Relevance
of the Kalevala to Finnish Canadians" at conference, Sparks
from the Kalevala, Edmonton,
Alta.
'"Kallista Perintoa — Precious
Legacy': Finnish Canadian Archives, 1882-1985", Archivaria
22 (Summer 1986).
litalien, Raymonde
Paper, "Les Archives du Canada
et l'Exploitation du milieu naturel au Nouveau-Québec" to
Colloque International sur les
Inuit, Paris, France. Published
in Les Inuits du Nouveau-
Québec, Appropriation du milieu naturel et savoirs
autochtones.
MAJOR-MOROTHY, Eva
Lecturer, Art History Department, Carleton University.
Lecture, "Collection of the Picture Division in the Public Archives of Canada", Bells Corners Art League.
McCardle, Bennett
"The Non-Academic Use of
Records", Association of Canadian Archivists, Winnipeg, Man.
Paper on sources for immigration/ethnic research, Canadian
Ethnic Studies Association.
mattson, Margaret
"Sources for Studies on Air
History at the Public Archives
of Canada", CN Symposium,
Vancouver, B.C.
momryk, Myron
Paper on Polish archival collections at PAC at symposium,
"Presentations of Polish Heritage Archives and Libraries".
moreau, Jean-Paul
Address on Moving Image and
Sound Archives holdings and
operating policies. Fédération
des sociétés d'histoire du Québec.
morrow, Geoffrey
Paper, "Mass Deacidification:
Operational Experience at the
Public Archives and National
Library of Canada", Institute of
Paper Conservation, Oxford,
England.
naugler, Harold
Representative, Automation
Committee, International
Council on Archives.
NESMITH, Tom
General Editor, Archivaria.
parker, Velma
Treasurer, Association of Canadian Map Libraries.
Member, Anglo-American
Cataloguing Committee for
Cartographic Materials.
salmon, Stephen
Paper, "Small miserable little
tykes: The Norwegian entry
into the Great Lakes Trade,
1923-1928", Maritime History
Group, St. John's, Nfld.
Paper, "Tool propositions':
Mackenzie King, the Dominion
Marine Association and the
Royal Commission on Great
Lakes Grain Rates, 1923".
Schwartz, Joan
Paper, "From Ballarat to Barkerville: Early Photography and
the Popular Perception of
Place", Association of Canadian
Studies in Australia and New
Zealand, Brisbane, Australia.
Editorial consultant, History of
Photography.
Lecture, "The Perils and Prospects of Photo-Historical Research", Department of History,
Carleton University.
"The Little Wonzer", History
of Photography 10, no. 2 (April
— June 1986).
"Hazardous Feat at Niagara",
History of Photography 11,
no. 1 (Jan. — March 1987).
Correspondent for Canada for
European Society for History
of Photography Newsletter.
Reviewer/referee for Journal of
Forest History.
smart, John
President, Ontario Association
of Archivists.
stibbe, Hugo
Member, Anglo-American
Cataloguing Committee for
Cartographic Materials.
vachon, Auguste
"The Story of Canada's Flag",
"Le Red Ensign au Canada ",
"La fleur de lis", "L'Héraldique .
de Jacques Cartier", Heraldry
in Canada 20, no. 3 (Sept. 1986).
Notes on numerous coats of
arms, Heraldry in Canada,
March 1986 to March 1987 issues.
Short article published in sev-
everal newspapers on Red Ensign appearing on the new
Canadian five dollar bill.
Board of Directors and Executive of Heraldry Society of Canada.
Canadian correspondent, Confédération internationale de
généalogie et d'héraldique,
France.
Assistant Editor, Heraldry in
Canada.
"L'Héraldique et la généalogie"
to the Société de généalogie de
Québec, Quebec. 91   Annexes
koltun, Lilly
Conseil consultatif international,
History of Photography.
Entretiens avec des gestionnaires de documents provin-
ciaux sur l'établissement de
calendriers de conservation
-pour les photographies,
Colombie-Britannique.
Conférences publiques sur
l'histoire de la photographie,
Colombie-Britannique.
Communication sur l'acquisi-
pon et l'organisation des
photographies, Eastern Ontario
Archiviste Association, Almonte
(Ont.).
Professeur invité, Programme
de maîtrise en archivistique,
Université-de la Colombie-
Britannique.
Professeur adjoint, département
de l'histoire de l'art, Université
Carleton, Ottawa (Ont.).
kula, Sam
Colloque et démonstrations
sur l'utilisation des ressources
archivistiques pour la production d'émissions de télévision,
Congrès de la Fédération internationale des archives de
télévision, Montréal (Que.).
L'espérance, Jean
Rédactrice en chef de la revue
des expositions, dans Archivaria;
conseil, Société historique du
Canada; membre de la direction,
Ontario Association of Archiviste; présidente, Hilda Neatby
Prize Committee, Société
historique du Canada.
laine, Ed
« War and Society in the
Kalevala » et « The Relevance
of the Kalevala to Finnish
Canadians », congrès, « Sparks
from the Kalevala », Edmonton
■*>■)•
« Kal lista Perintoa — Precious
Legacy: Finnish Canadian
Archives, 1882-1985 », dans
Archivaria 22 (été 1986).
litalien, Raymonde
« Les Archives du Canada et
l'Exploitation du milieu naturel
au Nouveau-Québec », Colloque international sur les
Inuit, Paris, France. Publié
dans Les Inuits du Nouveau-
Québec, Appropriation du
milieu naturel et savoirs
autochtones.
MAJOR-MOROTHY, Eva
Conférencière, département
de l'histoire de l'art, Université
Carleton, Ottawa (Ont).
« Collection of the Picture
Division in the Public Archives
of Canada », Bells Corners Art
League.
McCardle, Bennett
« The Non-Academic Use of
Records », Association
canadienne des archivistes,
Winnipeg (Man.).
Communication sur les sources
pour la recherche sur l'immigration et les communautés
ethniques, Canadian Ethnie
Studies Association.
mattson, Margaret
« Sources for Studies on Air
History at the Public Archives
of Canada », Symposium du
CN, Vancouver (C.-B.).
momryk, Myron
Communication sur les fonds
d'archives polonaises aux
Archives nationales, Symposium
sur les archives et les bibliothèques du patrimoine polonais.
MOREAU, Jean-Paul
Conférence sur les fonds et
politiques d'opération de la
Division des archives audiovisuelles, Fédération des
sociétés d'histoire du Québec.
morrow, Geoffrey
« Mass Deâcidification: Operational Experience at the Public
Archives and National Library
of Canada », Institute of Paper
Conservation, Oxford,
Angleterre.
naugler, Harold
Délégué, Comité sur l'automatisation, Conseil international
des archives.
nesmith, Tom
Rédacteur en chef, Archivaria.
parker, Velma
Trésorière, Association des
cartothèques canadiennes.
Membre, Anglo-American
Cataloguing Committee for
Cartographic Materials.
salmon, Stephen
« Small miserable little tykes:
The Norwegian entry into the
Great Lakes Trade, 1923-1928 »,
Maritime History Group,
St. John's (T.-N.).
« 'Fool propositions': Mackenzie
King, the Dominion Marine
Association and the Royal
Commission on Great Lakes
Grain Rates, 1923».
Schwartz, Joan
« From Ballarat to Barkerville:
Early Photography and the
Popular Perception of Place »,
Association of Canadian
Studies in Australia and New
Zealand, Brisbane, Australie.
Conseillère à la rédaction,
History of Photography.
« The Perils and Prospects of
Photo-Historical Research »,
département d'histoire,
Université Carleton, Ottawa
(Ont.).
« The Little Wonzer », dans
History of Photography 10,
n°2 (avril— juin 1986).
« Hazardous Feat at Niagara »,
dans History of Photography
11, n° 1 (Janvier — mars 1987).
Correspondante canadienne,
Bulletin de l'Association européenne pour l'histoire de la
photographie.
Critique et juge, Journal of
Forest History.
smart, John
Président, Ontario Association
of Archivists.
stibbe, Hugo
Membre, Anglo-American
Cataloguing Committee for
Cartographic Materials.
vachon, Auguste
«The Story of Canada s Flag »,
« Le Red Ensign au Canada »,
« La fleur de lis », « L'Héraldique
de Jacques Cartier», dans
L'Héraldique au Canada 20,
n°3 (septembre 1986).
Notes sur plusieurs armoiries,
dans L'Héraldique au Canada
(mars 1986 — mars 1987).
Court article, publié dans
plusieurs journaux, sur le Red
Ensign figurant sur les nouveaux billets de 5 $ canadiens.
Conseil d'administration et
membre de la direction, Société
héraldique du Canada.
Correspondant canadien,
Confédération internationale
de généalogie et d'héraldique,
France.
Assistant à la rédaction,
L'Héraldique au Canada.
« L'Héraldique et la généalogie »,
Société de généalogie de
Québec (Que.). 92   Appendices
wallot, Jean-Pierre
President, Académie des Lettres
et des Sciences humaines,
Royal Society of Canada.
"The Public Archives of
Canada: Looking Ahead",
Toronto Archiviste Association
Group, May 1986.
"Managing the Federal Government's Records — Current
Challenges and Opportunities",
ARMA, (Ottawa Chapter), April
1986.
"The Role of the Public Archives
in the Records Management of
the Federal Government
Information Holdings", Treasury
Board, Advisory Committee on
Information Management, May
1986.
"La coopération: un cas
réussi", ACFAS, May 1986.
Member of round table discussions on "Commerce et stratégies paysannes au Bas-Canada
au tournant du XIXe siècle",
ACFAS, May 1986.
"Les Archives publiques du
Canada en 1986", Standing
Committee on Communications
and Culture, House of Commons, May 1986.
"Managing the Federal Government's Records — Current
Challenges and Opportunities",
in Records Management Bulle-
tin, Vol. 2, No. 1 and Vol. 2,
No. 2,1986.
"Les Archives publiques du
Canada: perspectives et prospective", in Archives 18 (June
1986).
Member of a session of the Association of Canadian Archivists
on sampling, Winnipeg, Man.,
June 1986.
Member of a session of the Historical Association of Canada
on marriage strategies and en-
trepreneurship in French Canada, Winnipeg, Man., June 1986.
Elected member of the Executive Committee of the International Council of Archives,
Leningrad, September 1986.
Participation in the meeting of
the Executive Council and at
the Round Table of the International Council of Archives, in
Leningrad and in Helsinki, September 1986.
"New Directions for the Public
Archives of Canada", Association of Canadian Archivists,
Winnipeg, Man., June 1986.
Revised version for students
and professors, University of
British Columbia, October 1986.
"An Holistic Approach to the
Management of All Government Records", Records Management Institute, Ottawa, Ont.,
October 1986.
"L'université nouvelle-phase
II", participation at a round
table on university training,
University of Montreal, February
1987.
"The Need for Deliberate
Action to Preserve Our National
Heritage", Canadian Conference on records management,
Ottawa, Ont., February 1987.
wallot, Jean-Pierre with Gilles
Paquet
"Stratégie foncière de l'habitant: Québec (1790-1835)", in
Revue d'histoire de l'Amérique
française, 39 (1986),
"Une spectrographie des genres de vie dans la société rurale
bas-canadienne (1792-1835)",
IX International Congress on
Economie History, Berne,
Switzerland, August 1986.
Introduction, "Structures et
niveaux de richesses dans les
campagnes du Québec, 1792-
1812", in J.Goy, editor,
Évolution et éclatement du
monde rural. France-Québec,
XVIe-XXe siècles, E.H.E.S.S.
and P.U.M., Paris, 1986,520 p.
"Niveaux et genres de vie chez
les habitants du Bas-Canada,
1792-1835", annual congress of
the I.H.A.F., October 1986.
"Y a-t-il division ethnique du
capital financier canadien au
coeur du XIXe siècle?", Colloque, d'histoire économique,
"The Roots of 'Retardation' in
Nineteenth-Century Economic
Development of Canada", Ottawa, Ont., November 1986.
"Les habitants de Montréal et
de Québec (1790-1835): contextes géo-économiques différents, même stratégie foncière", in F. Lebrun and
N. Séguin, editors, Sociétés
villageoises et rapports villes
campagnes au Québec et dans
la France de l'Ouest, XVIIe-XXe
siècles [...], Trois-Rivières and
Rennes, 1987.
whyte, Doug
Paper on records of the Department of the Interior, Association of Canadian Archivists,
Winnipeg, Man.
willis, Norman
"Medal-making in Canada —
The Beginnings to the 1920s",
in CF. Gilboy, editors, Aspects
of the Numismatics of North
America, Regina, 1986.
wilson, Bruce
General Editor, Archivaria.
"Bringing Home Canada's
Archival Heritage: The London
Office of the Public Archives
of Canada, 1872-1986", in
Archivaria2\ (Winter 1985-86).
Paper, "The London Office of
the Public Archives," Society of
American Archivists, Chicago,
U.S.A.
"The Struggle for Wealth and
Power at Fort Niagara, 1776-
1783", reprinted in J.M. Bum-
stead, ed., Aspects of Canadian
History, vol. 1 (Toronto, 1986).
wright, Sandra
"Pondering the Imponderable:
The Collections Survey as a
Planning Tool for Archives",
Association^ Canadian Archivists, Winnipeg, Man.
young, Rod
"Sampling of Textual Archival
Records" ACA Conference,
Winnipeg, Man. 93   Annexes
wallot, Jean-Pierre
Président, Académie des lettres
let des sciences humaines,
Société royale du Canada.
«The Public Archives of
Canada: Looking Ahead »,
Toronto Archiviste Association
Group, mai 1986.
« Managing the Federal Government's Records — Current
Challenges and Opportunities »,
ARMA (section d'Ottawa), avril
1986.
« The Role of the Public Archives
in the Records Management of
the Federal Government
Information Holdings »,
Comité consultatif sur la gestion
de l'information du Conseil du
Trésor, mai 1986.
« La coopération : un cas
réussi », ACFAS, mai 1986.
Membre d'une table ronde sur
le thème « Commerce et stratégies paysannes au Bas-
Canada au tournant du XIXe
siècle », ACFAS, mai 1986.
« Les Archives publiques du
Canada en 1986 », Comité
permanent sur les communications et la culture de la
Chambre des communes, mai
1986.
« Gestion des documents fédéraux — Défis et possibilités »,
dans Bulletin de la gestion des
MBGuments 2, n° 1 (1986); 2,
n°2(1986).
« Les Archives publiques du
Canada : perspectives et prospective », dans Archives 18
Spin 1986).
Commentateur à une séance
de l'Association canadienne
des archivistes sur l'échantillonnage, Winnipeg (Man.),
juin 1986.
Commentateur à une séance
de la Société historique du
Canada sur les stratégies
matrimoniales et l'entrepre-
neurship au Canada français,
Winnipeg (Man.), juin 1986.
Élu membre du Comité exécutif
du Conseil international des
archives, Leningrad, septembre
1986.
Participation à la réunion du
Conseil exécutif et à la Table
ronde du Conseil international
des archives, à Leningrad et à
Helsinki, septembre 1986.
« New Directions for the Public
Archives of Canada », Association canadienne des archivistes,
Winnipeg (Man.), juin 1986.
Version remaniée aux étudiants
et professeurs de la maîtrise
en archivistique, Université
de Colombie-Britannique,
octobre 1986.
« An Holistic Approach to the
Management of All Government Records », Institut de
gestion des documents,
Ottawa (Ont.), octobre 1986.
« L'université nouvelle-phase
Il », participation à une table
ronde sur la formation universitaire, Université de Montréal,
février 1987.
« The Need for Deliberate
Action to Preserve Our National
Heritage », Conférence canadienne sur la gestion des
documents, Ottawa (Ont.),
février 1987.
wallot, Jean-Pierre,
en collaboration avec
Gilles Paquet
« Stratégie foncière de l'habitant : Québec (1790-1835) »,
dans Revue d'histoire de
l'Amérique française 39 (1986).
« Une spectrographie des
genres de vie dans la société
rurale bas-canadienne (1792-
1835) », IXe Congrès international d'histoire économique,
Berne, Suisse, août 1986.
Introduction, « Structures et
niveaux de richesse dans les
campagnes du Québec, 1792-
1812», dans J.Goy, édit.,
Évolution et éclatement du
monde rural. France-Québec,
XvT-XX6 siècles, E.H.E.S.S. et
PU.M., Paris, 1986,520 p.
« Niveaux et genres de vie chez
les habitants du Bas-Canada,
1792-1835», Congrès annuel
de l'IHAF, octobre 1986.
« Y a-t-il division ethnique du
capital financier canadien au
cœur du XIXe siècle? », Colloque
d'histoire économique, « The
Roots of 'Retardation' in
Nineteenth-Century Economic
Development of Canada »,
Ottawa (Ont.), novembre 1986.
« Les habitants de Montréal
et de Québec (1790-1835) :
contextes géo-économiques
différents, même stratégie
foncière », dans F. Lebrun et
N. Séguin, édit., Sociétés villageoises et rapports villes campagnes au Québec et dans la
France de l'Ouest, XVIf-XX*
siècles [...], Trois-Rivièreset
Rennes, 1987.
WHYTE, Doug
Communication sur les documents du ministère de l'Intérieur, Association canadienne
des archivistes, Winnipeg
(Man.).
willis, Norman
« Medal-making in Canada —
The Beginnings to the 1920's »,
dans CF. Gilboy, edit., Aspects
of the Numismatics of North
America, Regina, 1986
wilson, Bruce
Rédacteur en chef, Archivaria.
. « Bringing Home Canada's
Archival Heritage: The London
Office of the Public Archives
of Canada, 1872-1986 », dans
Archivaria 21 (hiver 1985-1986).
« The London Office of the
Public Archives », Society of
American Archivists, Chicago,
États-Unis.
« The Struggle for Wealth and
Power at Fort Niagara, 1776-
1783 », réimprimé dans
J.M. Bumstead, edit., Aspects
of Canadian History, vol. 1,
Toronto, 1986.
Wright, Sandra
« Pondering the Imponderable:
The Collections Survey as a
Planning Tool for Archives »,
Association canadienne des
archivistes, Winnipeg (Man.).
YOUNG, Rod
«Sampling of Textual Archival
Records », Association
canadienne des archivistes,
Winnipeg (Man.). 94   Appendices
Appendix E
Organizational Chart of the National Archives of Canada 95   Appendices!
_J
Internal Audit
Hrector General
nformatics
ind Records
Services Branch
Computer
and
Telecommunications
Division
Director General
Public
Programs Branch
Systems
Analysis
and
Development
Records
^Services
Director General
Personnel
Services Branch
Personnel
Policy And
Programs
Division
Personnel
Operations
Staff
Relations
and Pay
And Benefits
Director General
Financial
and Administrative
Services Branch 96   Annexes
Annexe E
Organigramme des Archives nationales
du Canada 97   Annexes
1
U
Vérification interne
3
lirecteur général
lirection
e l'informatique
t des services •
es documents
Directeur général
Direction
des programmes
publics
Division
de l'informatique
et
télécommunications
Analyse
et développement
dessystèmes
Services
des documents
Directeur général
Direction
des services
du personnel
Directeur général
Direction
des services
financiers
et administratifs
Division
des politiques
et programmes
en personnel
Division
du développement
des ressources
humaines
et l'action
positive
Opérations
du personnel   Graphie Design:   WAWA Design
Conception graphique :   WAWA Design  Canada

Cite

Citation Scheme:

        

Citations by CSL (citeproc-js)

Usage Statistics

Share

Embed

Customize your widget with the following options, then copy and paste the code below into the HTML of your page to embed this item in your website.
                        
                            <div id="ubcOpenCollectionsWidgetDisplay">
                            <script id="ubcOpenCollectionsWidget"
                            src="{[{embed.src}]}"
                            data-item="{[{embed.item}]}"
                            data-collection="{[{embed.collection}]}"
                            data-metadata="{[{embed.showMetadata}]}"
                            data-width="{[{embed.width}]}"
                            async >
                            </script>
                            </div>
                        
                    
IIIF logo Our image viewer uses the IIIF 2.0 standard. To load this item in other compatible viewers, use this url:
http://iiif.library.ubc.ca/presentation/cdm.bcbooks.1-0340044/manifest

Comment

Related Items