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Annual Report of the National Archives of Canada 1988-1989 Public Archives of Canada 1989

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Array   1988-
-1989
ANNUAL
RAPPORT
REPORT
ANNUEL
OF THE
DES
NATIONAL
ARCHIVES
ARCHIVES
NATIONALES
OF CANADA
DU CANADA
1^1     National Archh
I     ■     of Canada
/es     Archives nationales
du Canada Cover: Frances Anne Hopkins
(1838-1919), Forest in the
Backwoods of Canada, ca.
1880-1890. Watercolour on
paper. Acquired with the
assistance of a grant from the
Minister of Communications
under the terms of the Cultural
Property Export and Import Act.
(C-133819)
: Frances Anne Hopkins
(1838-1919), «Forêts de
l'arrière-pays canadien »,
v. 1880-1890. Aquarelle
sur papier. Acquis grâce
à une subvention du
ministre des Communications en vertu de la Loi
sur l'exportation et
l'importation de tnens
culturels. (C-133819)
National Archives of Canada
395 Wellington Street
Ottawa, Ontario
K1A 0N3
(613) 995-5138
® Minister of Supply and Services
Canada 1989
Cat. No.: SA1-1989
ISBN: f>662-57142-8
Archives nationales du Canada
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)
K1A 0N3
(613)995-5138
• Ministre des Approvisionnements
et Services Canada 1989
N° de cat. : SA1-1989
ISBN : 0-662-57142-8 June 30, 1989
The Honourable Marcel Masse, P.C., M.P.
Minister of Communications
Parliament Buildings
Ottawa, Ontario
Sir:
In accordance with Section 11 of the National
Archives of Canada Act, I have the honour to submit
herewith my report on the National Archives of
Canada for the fiscal year ending March 31, 1989.
Respectfully submitted,
/Jean-Pierre Wallot
National Archivist
Le 30 juin 1989
L'honorable Marcel Masse, OP., député
Ministre des Communications
Édifice du Parlement
Ottawa (Ontario)
Monsieur le Ministre,
Conformément à l'article 11 de la Loi sur les
Archives nationales du Canada, j'ai l'honneur de
vous soumettre avec la présente mon rapport pour
l'exercice financier se terminant le 31 mars 1989.
Je vous prie d'agréer, Monsieur le Ministre,
l'assurance de ma très haute considération.
L'archiviste national,
Jean-Pierre Wallot  Table of Contents
Table des matières
7
Introduction to the
Annual Report
7
Rapport annuel -
Introduction
23
Acquisition, Preservation
and Access to Our
National Heritage
23
Acquisition, préservation
et accès à notre patrimoine national
24
Acquisitions
25
Acquisition
40
Conservation
41
Conservation
44
Control and Access
45
Contrôle et accès
49
Management of the
Records of the
Government of Canada
49
Gestion des documents
du Gouvernement du
Canada
50
Information Management
Activities
51
Activités de gestion de
l'information
50
Records Centres
51
Centres de documents
50
Records Management and
Micrographie Systems
51
Systèmes de la gestion des
documents et de la
53
Serving the Public
micrographie
54
Reference and Researcher
53
Au service du public
Services
55
Services de référence et
54
Exhibitions
Services aux chercheurs
56
Publications
55
Expositions
58
Special Events
57
Publications
60
Conferences, Educational
59
Événements spéciaux
Courses and
61
Colloques, cours et projets
Cooperative Ventures
conjoints
62
Consultations, Information
and Advisory Services
63
Consultations, information
et services consultatifs
65
International Activities
66
Cultural Exchanges
65
Activités internationales
66
Staff Exchanges
67
Échanges culturels
66
Symposiums and
67
Échanges de personnel
Conferences
67
Colloques et conférences
68
Training and Advice
69
Formation et conseils
68
Joint Ventures
69
Projets conjoints
71
Managing the Department
72
National Archives of
Canada Advisory Board
71
Administration du
département
72
Strategic Planning
73
Comité consdltatif des
72
Operational Planning
Archives nationales du
72
New Accommodation
Canada
74
Cost Recovery and
73
Planification stratégique
Revenue Generation
73
Planification opérationnelle
74
Copyright Legislation
73
Nouveaux locaux
74
Staffing
75
Recouvrement des coûts et
76
Informatics and Records
production de recettes
Services Branch
75
Législation sur le droit
d'auteur
79
Appendices
75
Personnel
80
A. Fundamental Values in
the National Archives of
Canada
77
Direction de
l'informatique et des
services des documents
80
B. Publications
82
C. In-House Exhibitions
79
Annexes
82
D. Travelling Exhibitions
81
A. Les valeurs fondamen
84
E.  Loans
tales des Archives
86
F.   Staff Contributions
nationales du Canada
Beyond the Department
81
B. Publications
98
G. Organizational Chart of
83
C. Expositions internes
the National Archives of
83
D. Expositions itinérantes
Canada
85
E.  Prêts
102
H. Statistical Tables
87
F.  Contributions du
109
I.    Resource Summary
100
102
109
personnel hors du
cadre départemental
G. Organigramme des
Archives nationales du
Canada
H. Tableaux statistiques
I.   Sommaire des
ressources   8       Annual Report 1988-1989
"We are what we know."
(James Burke)
Today, perhaps more than ever,
our national character and
identity, including our multi-
culturalism and bilingualism,
influence the way Canadians
deal with most major issues
facing them. At the same time,
concern for finding our roots is
growing across the land. Thus,
archives are gradually losing
their anonymity, shaking their
traditional staid image, and
reaching out to more and more
Canadians as a vibrant part of
their heritage and of their understanding of themselves.
With better preserved, organized
and accessible archival collections in numerous locations,
everyone — not just scholars —
can admire the rich tapestry of
Canadian history and the complex texture of our identity. One
of our major roles — in the
National Archives as well as in
other Canadian repositories — is
to make as many Canadians as
possible aware of our distinct
identity, of its mosaic complexion, of its challenges and successes. In brief, if "we are what
we know," if "c'est au regard de
la mémoire...que la
nation...garde sa pertinence"
(Pierre Nora), then the main task
of the National Archives is to
continue to acquire and to make
accessible essential pieces of
the Canadian collective memory,
itself nurtured by a myriad of
more fragmented, yet linked
experiences.
Before describing recent
developments in the National
Archives, covered in more detail
in the body of this Annual
Report, I will refer to two critical
environments that affect our
activities: first, the federal
government, within which the
National Archives of Canada
operates; second, the community of archives in Canada.
I Two Environments
(1 ) The National Archives in the
Federal Government
Environment
Nations which arise from colonies, as Canada did, have a
sense of their destiny, of what
one Canadian cultural pundit
calls their "shared dynamic
potential — a history yet to
come" (Mavor Moore). But conventional wisdom is that the
United States has a destiny and
that Canada has an identity
crisis. The second part of the
supposition is hardly surprising.
After contact between the native
populations and Europeans,
Canada was colonized first by
the French, then by the British,
and bordered a strong republic
that had a sure sense of its own
destiny. Canada's overall political unification started only in
1867 with the compromise of
Confederation. Following the
relatively large waves of
immigrants from all over the
world, particularly in the late
nineteenth and early twentieth
centuries, it has become a modern pluralistic society with strong
regional interests and economic
disparities. Canada's history is
reflected in its bilingualism and
more recently in its multicultural-
ism. It is a vast geographical
area rather sparsely populated,
a country whose national
government is 120 years old but
whose own flag has flown for
less than 25 years.
The National Archives is
Canada's oldest federal cultural
institution, created to recognize
our long and diverse traditions.
Its origin goes back to 1872,
when an Archives Branch was
created in the Department of
Agriculture to collect, copy,
arrange and make available for
research, historical records
relating to Canada in Canada,
Great Britain and France. In
1903, the Dominion Archivist
was also given responsibility for
the historical records of the
Government of Canada. In 1912,
with the passage of the PuMc
Archives of Canada Act, the
institution was assigned the
extensive mandate to collect
historically important material of
every nature and description not
only from government sources
but also from the private sector.
Dr. Jean-Pierre Wallot, National
Archivist. Photo and copyright: Yousuf
Karsh. Print: National Archives of
Canada.
These roles as a cultural institution and as the keeper of the
"corporate memory" of the
Government of Canada have
continued. Over the years, the
responsibilities of the Archives
increased to include an administrative role in government that
reinforces its role as keeper of
the memory. Since World War II,
the Archives has been assigned
responsibility for the organization, sound management, preservation and disposal of records of
federal government departments
and agencies. In fact, since the
Public Records Order of 1966, it
has had a quasi-central agency
role in this field and is now collaborating with Treasury Board
to develop policies for the
management of all government
information holdings, whatever
their medium, from paper to
computer records.
Finally, for at least the past 30
years, the National Archives of
Canada has played a third role,
of providing assistance to the
archival community in Canada
and abroad. All three roles are
entrenched in the legislated
mandate assigned to this institution with the proclamation of the
new National Archives of
Canada Act, in June 1987.
These three roles are the means
of achieving the National
Archives of Canada's objective,
which is "the systematic preservation of government and private records of Canadian
national significance in order to
facilitate not only the effective
and efficient operation of the
Government of Canada and
historical research in all aspects -
of the Canadian experience, but
also the protection of rights and
the enhancement of a sense of
national identity based on
archives as the collective
memory of the nation." (Part III
— Main Estimates)
In 1988-1989, the National
Archives of Canada had an
annual operating budget of
$54,000,000 and a staff of
approximately 800. Its headquarters and main operations
are in Canada's National Capital
Region, but it also has seven
major records centres across
the country, and offices in
London and Paris.
The National Archives is divided
into seven branches (see
Appendix G), three of which are
involved with archival records
and one which carries out
management of government 9       Rapport annuel 1988-1989
« Nous sommes ce que nous
savons. » (James Burke)
Plus que jamais, le caractère et
l'identité de notre pays, y compris leurs composantes de multiculturalisme et de bilinguisme,
influent sur la façon dont les
Canadiens abordent la majorité
des grands problèmes auxquels
ils font face. De plus en plus,
ces derniers s'intéressent à leurs
racines. Les archives perdent
donc graduellement leur anonymat ou cette image figée traditionnelle pour faire découvrir à
un nombre croissant de Canadiens un élément vital de leur
patrimoine, qui leur permet de
mieux se comprendre.
Grâce à des fonds d'archives
mieux préservés, organisés et
accessibles en de nombreux
endroits, tous — et pas seulement les érudits — peuvent
admirer les nombreuses facettes
de l'histoire canadienne et les
éléments complexes qui ont
façonné notre identité. Un de
nos rôles principaux aux Archives nationales aussi bien que
dans d'autres dépôts au pays
est de sensibiliser le plus grand
nombre possible de Canadiens
aux particularités de notre identité, à sa richesse, aux obstacles
et aux réussites qui ont marqué
son émergence. En un mot, si
« nous sommes ce que nous
savons », si « c'est au regard de
la mémoire [...] que la nation
[...] garde sa pertinence » (Pierre
Nora), la tâche essentielle des
Archives nationales est de continuer à acquérir et à rendre
accessibles des éléments essentiels de la mémoire collective
canadienne, qui résulte d'un
grand nombre d'expériences distinctes, quoique liées entre elles.
Avant d'aborder les récents événements aux Archives nationales, qui sont examinés plus en
détail dans le corps de ce Rapport annuel, j'évoquerai deux
contextes d'une importance
capitale qui influent sur nos activités : en premier lieu, celui du
gouvernement fédéral, au sein
duquel fonctionnent les Archives
nationales; et en second lieu, la
communauté archivistique au
Canada.
/ Deux contextes
1 ) Les Archives nationales dans
le contexte du gouvernement
fédéral
Les nations qui sont d'anciennes
colonies, comme le Canada, ont
le sens de leur destinée, de ce
qu'un commentateur de la culture canadienne appelle leur
« potentiel dynamique commun
— une histoire encore en gestation » (Mavor Moore). Mais la
sagesse populaire veut que les
États-Unis aient une destinée et
que le Canada ait une crise
d'identité. La seconde partie de
l'affirmation est à peine étonnante. En effet, après les contacts qui y eurent lieu entre les
populations autochtones et les
Européens, le Canada fut
d'abord colonisé par les Français, puis par les Britanniques,
et il devait ensuite avoir comme
voisin une puissante république
convaincue de sa destinée.
L'unification politique globale du
Canada n'a commencé qu'en
1867 avec l'adoption de la Confédération, qui était en fait un
compromis. Après l'arrivée de
vagues relativement importantes
d'immigrants du monde entier,
en particulier à la fin du xixe et
au xxe siècle, notre pays est
devenu une société pluraliste
moderne caractérisée par des
intérêts régionaux marqués et
des disparités économiques. Le
Canada a une histoire qui se
reflète dans son bilinguisme et,
depuis peu, dans son multiculturalisme. Il possède un vaste
territoire peu peuplé. Son gouvernement n'a que cent vingt
ans, son drapeau, moins de
vingt-cinq ans.
M. Jean-Pierre Wallot, archiviste
national. Photo et droit d'auteur :
Yousuf Karsh. Tirage : Archives
nationales du Canada.
Les Archives nationales sont la
plus ancienne institution culturelle fédérale du Canada : celle-
ci fut créée pour documenter
nos traditions nombreuses et
bien établies. Son origine
remonte à 1872, année où une
direction des archives a été
créée au ministère de l'Agriculture. Sa mission : recueillir,
copier, organiser et rendre
accessibles aux chercheurs, les
documents historiques relatifs au
Canada, qu'ils soient au pays
même, en Grande-Bretagne ou
en France. L'archiviste national .':
a également été chargé, en
1903, de la garde des documents historiques du gouvernement du Canada. En 1912,
après l'adoption de la Loi sur les
Archives publiques du Canada,
l'institution a reçu le mandat très
ambitieux de recueillir des documents d'importance historique
de toute nature et description,
non seulement de sources gouvernementales, mais également
du secteur privé.
Ces rôles d'institution culturelle
et de conservateur de la
« mémoire institutionnelle » du
gouvernement du Canada persistent jusqu'à ce jour. Au fil des
années, les Archives ont également assumé un rôle administratif au sein du gouvernement, qui
renforce son rôle de gardien de
la mémoire. Depuis la Seconde
Guerre mondiale, l'organisation,
la saine gestion, la préservation
et la destruction des documents
des ministères et organismes
fédéraux relèvent d'elles. En fait,
depuis le Décret sur les documents publics de 1966, elles ont
pratiquement joué le rôle d'un
organisme central dans ce
domaine et collaborent actuellement avec le Conseil du Trésor
à l'élaboration de politiques
visant la gestion de toute l'information au sein du gouvernement, quel que soit le support
utilisé, qu'il s'agisse de documents sur papier ou de documente lisibles par machine.
Enfin, au cours des trente dernières années au moins, les
Archives nationales du Canada
ont joué un troisième rôle, celui
d'apporter une a/de à la communauté archivistique du Canada et
de l'étranger. Ces trois rôles
sont enchâssés dans le mandat
de l'institution depuis la proclamation de la nouvelle Loi sur les
Archives nationales du Canada,
en juin 1987.
Ces trois rôles permettent aux
Archives nationales du Canada
d'atteindre leur objectif, qui est
la « préservation systématique
des documents gouvernementaux et privés d'importance
nationale pour le Canada, afin
de faciliter non seulement l'efficacité et l'efficience des opérations du gouvernement du
Canada et la recherche historique sur tous les aspects de la
vie canadienne mais aussi la
protection des droits et l'enrichissement du sentiment d'identité nationale par les archives, la
mémoire collective de la
nation. » (Partie III — Budget des
dépenses)
Pour l'année 1988-1989, les
Archives nationales du Canada
disposent d'un budget annuel de
fonctionnement de 54 millions
de dollars, et d'un personnel
d'environ 800 employés. L'administration centrale et le siège
principal de leurs activités se
trouvent dans la région de la
capitale nationale, mais elles disposent également de sept centres de documents au pays,
ainsi que de bureaux à Londres
et à Paris.
Les Archives nationales comprennent sept directions (voir
annexe G), dont trois s'occupent
des documents d'archives et
une assure la gestion des documents gouvernementaux. La
Direction des ressources historiques est responsable de l'acquisition et de la garde de
documents gouvernementaux et
privés d'importance nationale.
Elle compte 240 employés, dont
environ un tiers sont des archivistes (quelques-uns sont des
bibliothécaires) et la majorité
des autres occupent des postes
dans le domaine des sciences
sociales ou du soutien de
bureau. La Direction des programmes publics, avec 70
employés, est responsable des
services de référence et des
services aux chercheurs, des
relations avec la communauté
archivistique canadienne, et du
programme départemental de
sensibilisation du public, notamment des publications, des
expositions, des relations avec
la collectivité et les médias, nual Report 1988-1989
records. The Historical
Resources Branch is responsible
for the acquisition and custody
of government and private
records having national significance. Of its 240 employees,
approximately one-third are
archivists (a few are librarians)
and most of the remainder are
in social science or clerical
support positions. The Public
Programs Branch, with a staff of
70, is responsible for reference
and researcher services, for
relations with the Canadian
archival community, and for the
department's public awareness
program, including publications,
exhibitions, community and
media relations, as well as
outreach activities. The Conservation Branch, with almost 80
employees, is responsible for
carrying out a comprehensive
conservation program including
treatments, duplication of
records in various media formats, research, and disaster
contingency planning.
The Government Records
Branch, with more than 240
employees, is responsible for
activities such as evaluating the
management of records in
government institutions, developing records scheduling systems
and coordinating the scheduling
function. The Branch advises
government institutions on
managing recorded information
on all media, and administers a
network of seven federal
records centres across Canada.
These activities result not only
in the preservation of government records of lasting value,
but also in cost-savings to Canadian taxpayers estimated at $10
million annually in storage costs
alone. This Branch is also
responsible for raising revenues
for the Government of Canada
through the recycling of shredded records.
The remaining branches of the
National Archives are responsible for various aspects of the
administration and management
of the institution. The Policy
Branch is responsible for corporate management, specifically
planning, program evaluation
and policy development, as well
as for international involvement.
The Management Services
Branch, created from the fusion
of the Personnel Services
Branch and of the Financial and
Administrative Services Branch,
provides department-wide
services in these areas. These
services are also provided to the
National Library of Canada. The
Informatics and Records
Services Branch is responsible
for managing the information
systems and technology of the
National Archives' operational
and administrative information.
This organization was put in
place in 1986-1987, with some
further changes in 1987-1988.
Our main concerns and
challenges in the federal government environment are several.
First, we have the responsibility
to facilitate the sound management of information in all
government departments and
agencies, for more efficiency
and economy. The National
Archives also must respect
rights of access and privacy,
and ensure a more regular and
orderly transfer of valuable
records to our historical archives
as well as plan the destruction
of other records. Second, we
are making a strong effort to
integrate computer records —
not only large data banks, but
also records produced on pergonal computers and in automated offices — with all other
information holdings both in the
information management process
and in the coherent transfer of
historically significant records to
the historical archives. Third, we
are building, with the Canadian
Council of Archives, a database,
ideally comprising information
on all archival holdings in
Canada, which will enable
researchers to locally search
finding aids and locate relevant
records across the country.
Finally, we strive to develop
within the federal government
and, of course, among all Canadians, the understanding that the
National Archives is the memory
of the nation and should be
treated as such.
(2) The National Archives in the
Canadian Archival Community
The National Archives of
Canada is the largest, and one
of the oldest, archival institutions
in the country and has a long
history of involvement within ttie
Canadian archival community
due to its size, long and stable
history and its broad mandate.
This role has been both passive
and active. In a passive sense
the National Archives has had a
strong influence on Canadian
archives in other jurisdictions.
For instance, many smaller
archives have adopted our
model of an archives as both a
cultural institution and an agent
of sound records management.
The National Archives has
played a highly visible, direct
and active assistance role with
other repositories through a
variety of means, such as
exchanging microfilms, sharing
expertise, offering courses and
training, sponsoring archival
events, and assisting the
archival community financially.
Our role within this community
in the past may be described as
one of leadership and assistance.
Today, however, direct and centralized leadership based in a
national institution is no longer
appropriate. The number of institutions in the country having
archives as either a primary or
secondary function total more
than 550. These institutions form
a vibrant, energetic and visible
community engaged in a relationship of cooperation, collaboration and shared responsibilities.
As a result, the National
Archives is able to respond
more appropriately to the needs
and aspirations that the archival
community has identified, and to
take its place as a strong participant in and facilitator of shared
objectives of this community.
It is within the Canadian archival
community, rather than within,
the confines of any one particular institution, that significant
developments for archives in
Canada are taking place today,
including building the Canadian
Archival System. Along with the j
growth of national professional
associations like the Association
of Canadian Archiviste (ACA)
and the Association des
archivistes du Québec (AAQ),
strong institutional links are
being forged through organizations such as the Canadian
Council of Archives. It was in
1975 that the archivists' subgroup of the Canadian Historical
Association formed a group of
its own, the Association of
Canadian Archiviste, which
represents English-language
archivists. That same year, the
Association des archivistes du
Québec, formed in 1967, was
also incorporated as the national
association for Canadian French-
language archivists. The objectives of these two national
associations are similar: a scholarly program of publications
(ACA's Archivaria, AAQ's
Archives); the promotion of
sound archival administration;
the development of a code of
professional responsibility and of
descriptive standards; a lobbying!
function; the cooperation and
exchange of information; the
promotion of public awareness
about archives and archival institutions; and the promotion of
academic programs leading to
professional qualification in
archival education.
The two national bodies, the
ACA and AAQ, communicate
through the Bureau of Canadian
Archivists, with the objective of
furthering their respective aims.
The Bureau liaises with
archivists, the federal government, other national and international groups, and coordinates
joint committees of the two
associations. The National
Archives of Canada works
closely with other archivists in
the country under the auspices
of the Bureau on issues germane to the theory and practice
of archives in our country. 11       Rapport annuel 1988-1989
ainsi que des activités de vulgarisation. La Direction de la conservation, qui a près de 80
employés, est chargée de l'exécution d'un programme complet
de conservation comprenant
notamment les traitements, la
reproduction des documents
sous diverses formes, la recherche et la planification
d'urgence.
La Direction des documents
gouvernementaux, qui dispose
de plus de 240 employés, est
chargée de diverses activités,
notamment l'évaluation de la
gestion des documente conservés dans les institutions gouvernementales, l'élaboration de
plans de conservation et la coordination de cette fonction. Cette
direction conseille les institutions
fédérales sur la gestion de
l'information consignée, quel
que soit le support utilisé, et elle
administre un réseau de sept
centres fédéraux de documents
à travers le Canada. Cela permet non seulement de préserver
les documente gouvernementaux
présentant une valeur durable,
mais également de réaliser pour
les contribuables canadiens des
économies d'environ dix millions
de dollars par an pour les seuls
frais d'entreposage. Cette direction est également chargée de
réaliser des recettes au profit du
gouvernement canadien grâce
au recyclage des documente
déchiquetés.
Les autres directions sont responsables de tout ce qui a trait
à l'administration et à la gestion.
La Direction des politiques est
chargée de la gestion institutionnelle et plus particulièrement, de
la planification et de l'évaluation
des programmes et de l'élaboration des politiques, ainsi que des
interventions sur le plan international. La Direction des services
de gestion, issue de la fusion de
la Direction des services du
personnel et de la Direction des
services financiers et administratifs, assure des services dans
ces domaines à l'ensemble du
ministère, ainsi qu'à la Bibliothèque nationale du Canada. La
Direction de l'informatique et
des services des documents est
chargée de la gestion de la
technologie et des systèmes
relatifs à l'information opérationnelle et administrative des Archives nationales. Cette réorganisation est entrée en vigueur en
1986-1987, et quelques changements supplémentaires y ont été
apportés en 1987-1988.
Dans le contexte fédéral, nous
devons faire face à plusieurs
préoccupations et difficultés
importantes. Primo, nous avons
la responsabilité de faciliter la
saine gestion de l'information
dans les ministères et organismes fédéraux, afin d'améliorer
l'efficience; nous sommes également tenus de respecter les
droite d'accès à l'information et
de protection des renseignements personnels, et nous
devons veiller à assurer un
transfert plus régulier et rationnel de documente de grande
valeur à nos archives historiques, sans compter que nous
devons planifier la destruction
d'autres documente. Secundo,
nous faisons des efforts soutenus pour intégrer les documents
informatisés — non seulement
les banques de données importantes, mais également les
documente produite sur des
ordinateurs personnels et dans
des bureaux dont le fonctionnement est automatisé — aux
autres fonds d'information, tant
en ce qui concerne le processus
de gestion de l'information que
pour le transfert cohérent de
documents d'importance historique aux services d'archives.
Tertio, nous sommes en train de
constituer, avec le Conseil canadien des archives (CCA), une
base de données informatisée
qui, idéalement, contiendra des
données sur tous les fonds
d'archives existant au Canada.
Celle-ci aidera les chercheurs à
trouver l'information dont ils ont
besoin et à repérer les documente pertinente. Finalement,
nous nous efforçons de faire
valoir l'idée, au sein du gouvernement fédéral et chez tous les
Canadiens, que les Archives
nationales constituent la
mémoire de la nation et doivent?
être traitées en tant que telle.
2) Les Archives nationales au
sein de la communauté
archivistique canadienne
Les Archives nationales du
Canada constituent le service
d'archives le plus important et
l'un des plus anciens du pays.
Blés participent depuis fort
longtemps aux activités de la
communauté archivistique canadienne en vertu de leur mission
générale, qu'elles peuvent remplir avec compétence en raison
de leurs effectifs et de l'expérience acquise au cours des
ans. Elles tiennent un rôle à la
fois actif et passif. Ce dernier
aspect tient au fait qu'elles exercent une forte influence sur les
archives canadiennes d'autres
niveaux. Par exemple, de nombreuses institutions moins importantes s'inspirent de notre
modèle qui combine la fonction
culturelle et la fonction gestion
des documente au sein d'une
même institution. Les Archives
nationales ont aidé de façon très
active d'autres dépôts en recourant à diverses méthodes,
notamment l'échange de microfilms, la mise en commun des
compétences, la prestation de
cours et de sessions de formation, le parrainage de manifestations archivistiques et l'octroi
d'une aide financière à la
communauté.
Au sein de cette communauté,
notre rôle a été jusqu'à présent
d'exercer un leadership et de
venir en aide aux autres.
Aujourd'hui, par contre, un
leadership direct et centralisé ne
convient plus. Le nombre d'institutions canadiennes dont la conservation d'archives constitue
une fonction primaire ou secondaire dépasse 550. Ces institutions constituent une corn m u nauté
dynamique, énergique et visible
qui a forgé des liens de coopération et de partage des responsabilités. Ainsi, les Archives
nationales sont en mesure de
mieux répondre aux besoins et
aux aspirations définis par la
communauté archivistique et de
participer vigoureusement à la
poursuite d'objectifs communs.
C'est au sein de la communauté
archivistique canadienne plutôt
que dans une institution particulière que se produisent actuellement les développements
importante dans le domaine
archivistique, comme par exemple rétablissement du Système
canadien des archives. Le développement d'associations professionnelles nationales, l'Association
of Canadian Archiviste (ACA) et
l'Association des archivistes du
Québec (AAQ), a favorisé la formation de liens solides entre les
diverses institutions par l'intermédiaire d'organismes tels que
le CCA. C'est en 1975 que le
sous-groupe des archivistes de
la Société historique du Canada
a formé l'ACA, qui représente
les archivistes canadiens anglophones. La même année, l'AAQ,
constituée en 1967, est devenue
l'association nationale des archivistes francophones canadiens.
Ces deux associations nationales partagent les mêmes
objectifs : programme de publications savantes (Archivaria, de
l'ACA, Archives de l'AAQ); promotion d'une saine gestion des
archives; élaboration d'un code
d'éthique professionnel et de
normes descriptives; lobbying;
coopération et échange d'information; effort de sensibilisation
du public à l'égard des archives
et des institutions d'archives;
promotion de programmes universitaires en vue d'une formation
professionnelle en archivistique. 12      Annual Report 1988-1989
In this context, the National
Archives, in cooperation with the
Canadian Council of Archives, is
an active participant and supporter of the Bureau's Working
Group on Archival Descriptive
Standards, a precondition to the
development of a computerized
network that will be part of the
Canadian Archival System. The
goal of this group, composed of
archivists from various types of
repositories across the country,
is "to produce a set of proposals
for adoption by the Canadian
archival community in the area
of developing standards and
guidelines for the description of
archival materials," with a final
target date of 1992. The ultimate
goal of archivists in Canada is a
system of standards that will
facilitate inter-institutional
exchange of information and
distant access by researchers to
the finding aids of all archival
repositories.
In addition, each of the ten
provinces and the two territories
has formed its own provincial/
territorial council. The councils
are responsible for representing
and coordinating the interests of
archival institutions within their
respective areas, and for representing those interests at the
Canadian Council of Archives.
Created in 1985, at the request
of the federal Minister of Communications and Provincial/
Territorial Ministers responsible
for Culture and Heritage, the
Canadian Council of Archives
(CCA) is composed of representatives from each of the twelve
Provincial and Territorial Councils of Archives, from the
Bureau of Canadian Archivists
and the National Archivist. The
CCA advises the National
Archives, other archival institutions and parent bodies on the
development of a Canadian
Archival System. This system
will consist of a group of
archival institutions and professional associations of archivists
which, while maintaining their
autonomy, will identify priorities
in the field of archival science,
develop standards, and propose
acquisition policies and strategies. It will identify and allocate
resources and disseminate information, and eventually maintain
a network to give access to the
global memory accumulated
across the nation.
The CCA has advised the
National Archives of Canada on
national priorities, policies and
programs for the development
and operation of a Canadian
Archival System. The National
Archives supports a permanent
secretariat for the CCA, and distributes financial assistance to
the archival community according to the recommendations of
the Council (right now, about
$1.4 million a year in shared-
costs projects, $1.8 million in
all). The CCA reviews and
assesses provincialAerritorial
requests for support for priority
projects of the archival community, it has also identified five
priority areas of action, covering
all regions of Canada, to develop
a Canadian Archival System: A
Report on the National Needs
and Priorities of Canadian
Archives (completed in
1987-1988); an Arrangement
and Description Backlog Reduction Cost-Shared Cooperative
Program, which has as its main
purpose the processing of backlogs of important unorganized
archival records; a professional
development and training program; work on descriptive standards through the Bureau of
Canadian Archivists; and a
national strategy for Conservation Planning, which is near
completion.
Thus, together, the National
Archives of Canada, the Councils (and the member institutions)
and associations constitute a
community of interests. They
are separate and independent
bodies, yet share similar concerns and goals. All are part of
the developing Canadian
Archival System, signifying both
a coming of age of archives in
Canada and a distinctly Canadian approach characteristic of a
federation.
// Achievements and
Challenges for the National
Archives
The diverse roles, administrative
requirements, varied clientele,
professional aspirations, general
environment and other strong
internal and external forces all
exert a strong influence on the
National Archives. Our reaction
to these sometimes complementary, sometimes conflicting and
sometimes unrelated forces is to
identify for ourselves, our sponsors and our users, the main
issues and priorities for our institution. This we do annually, by
identifying our main areas of
concern. We have also identified
the following priorities for a five-
year period: implementing our
new legislation, obtaining new
accommodation, improving the
management of government
records and implementing
departmental automation. As
well, the Archives is giving priority to developing a systematic
conservation program, increasing public awareness of and
access to National Archives
activities and holdings, developing the Canadian Archival System, rationalizing acquisition
practices, and furthering international cooperation in archival
affairs.
I would like to focus on a few of
our achievements in 1988-1989,
and also on the challenges we
are facing within the two environments previously described.
(1) New Legislation
For many years, our first priority
was obtaining new legislation,
since it was essential to the
achievement of our other priorities and would be the basis for
our present and future activities.
The new law is now being
implemented, having come into
effect in June 1987. In speaking  -
of its anticipated impact, we
have tended to focus on the
immediate implications. These
are the additional responsibilities
for the National Archives of
Canada (for instance, the addition of the records of more than
60 other government institutions
and of ministerial records) and
the resultant pressures on existing employees, budget and
space. Certainly these are I eg it i-   \
mate concerns. However, I
believe that the impact of the
new legislation will entail other
significant and perhaps unforeseen benefits.
By assigning a strong legal mandate, allowing the Archives to
undertake both the records
management and archival
records functions within the federal government context, the Act
acknowledges the concept of
the life cycle of recorded information and the role of archiviste 1
and related spécialiste through-   J
out the various stages of the
life-cycle of these records. This
approach, however, implicates
all who have a connection with   f
the records throughout the life-
cycle of those records, such as
their creators and users. The
challenge for an archives is
enormous — to define what is a
historical or archival record and
to arrive at a consensus with
creators and users of this infor-   I
mation on their respective roles.
This, by the way, is the general
theme of the 1992 Congress of  1
the International Council on
Archives in Montreal: "The
Archivist in the Information
Age." Similarly, the broad défini-1
tion of "record" to include
documentary material of all
media, regardless of physical
form or characteristic, and to 13      Rapport annuel 1988-1989
L'ACA et l'AAQ communiquent
par l'intermédiaire du Bureau
canadien des archivistes (BCA)
afin de faciliter l'atteinte de leurs
objectifs respectifs. Le Bureau
assure la liaison avec les archivistes, le gouvernement fédéral,
d'autres groupes nationaux et
internationaux, et il coordonne
des comités mixtes des deux
associations. Les Archives nationales du Canada travaillent en
étroite collaboration avec
d'autres archivistes du pays
sous les auspices du Bureau
pour les questions liées à la
théorie et à la pratique des
archives.
Dans ce contexte, les Archives-
nationales, en coopération avec
le CCA, participent activement
au Groupe de travail sur les normes de description en archivistique du Bureau, travail nécessaire
à l'élaboration d'un réseau
informatisé qui fera partie du
Système canadien des archives.
Ce groupe, composé d'archivistes représentant divers types
de dépôt à travers tout le pays,
a pour objectif « d'élaborer une
série de propositions en vue de
leur adoption par la communauté archivistique canadienne,
propositions touchant à l'élaboration de nonnes et de lignes
directrices concernant une
description des documente
d'archives » (traduction), objectif
dont la réalisation est prévue
pour 1992. Le but ultime est
d'établir un système de normes
qui faciliteront les échanges
d'information entre les institutions et l'accès à distance, par
les chercheurs, aux documente
de travail de tous les dépôts
d'archives.
En outre, les dix provinces et
les deux territoires ont chacun
constitué leur propre conseil.
Ces conseils sont chargés de
présenter et de coordonner les
besoins et les priorités des services d'archives dans leurs
régions respectives, et de défendre ces besoins devant le CCA.
Créé en 1985 à la demande du
ministère fédéral des Communications et des ministres provinciaux et territoriaux responsables
de la culture et du patrimoine, le
CCA est composé de représentants de chacun des douze conseils d'archives provinciaux et
territoriaux et du Bureau canadien des archivistes, ainsi que
de l'archiviste national. Il fournit
des conseils aux Archives nationales, aux autres services
d'archives et aux institutions sur
l'élaboration d'un système canadien des archives. Ce système
sera composé d'un groupe de
services d'archives et d'associations professionnelles d'archivistes qui, tout en conservant leur
autonomie, détermineront les
priorités dans le domaine de
l'archivistique, élaboreront des
normes et proposeront des politiques et des stratégies d'acquisition. Les responsables
identifieront et affecteront les
ressources et diffuseront l'information, pour arriver au stade où
il y aura un réseau permettant
d'avoir accès à la mémoire collective accumulée dans l'ensemble du pays.
Le CCA donne avis et conseils
aux Archives nationales du
Canada relativement aux priorités, aux programmes et aux
lignes directrices qui doivent
orienter l'élaboration et l'exploitation d'un système canadien
des archives. Les Archives
nationales apportent leur appui
au secrétariat permanent du
CCA et offrent une aide financière qu'elles répartissent dans
la communauté archivistique
conformément aux recommandations du Conseil (à l'heure
actuelle, environ 1,4 million de
dollars par an pour les seuls
projets à coûts partagés, 1,8
million de dollars au total).
Le CCA étudie et évalue les
demandes d'aide présentées par
les provinces et les territoires en
faveur des projets prioritaires de
la communauté archivistique. Il
a également déterminé cinq
domaines d'intervention prioritaires, couvrant toutes les
régions du Canada, en vue
d'élaborer un système canadien
des archives : une étude sur les
besoins et les priorités (terminée
en 1987-1988); un programme
coopératif à frais partagés de
classement et de description,
qui a pour objectif principal de
traiter les arriérés de documente
d'archives importants qui ne
sont pas encore classés; un
programme de formation; la préparation des normes par fintef- ~
médiaire du BCA; et une étude
sur les besoins en matière de
conservation, qui est en voie
d'achèvement.
Pris collectivement, les Archives
nationales du Canada, les conseils (et les institutions membres) et les associations forment
une communauté d'intérêt. Ce
sont des entités distinctes et
indépendantes, et pourtant elles
partagent les mêmes préoccupations et objectifs. Toutes font
partie du Système canadien des
archives actuellement en train
de se tonner, ce qui signifie que
les archives sont parvenues à
maturité dans notre pays et que
l'approche originale que nous
avons adoptée est caractéristique d'une fédération.
// Réalisations des Archives
nationales et défis à relever
La diversité des rôles, les exigences administratives, les clientèles variées, les aspirations
professionnelles, le contexte
général ainsi que d'autres forces
vives tant internes qu'externes,
influent fortement sur les
Archives nationales. Notre
réaction à ces forces parfois
complémentaires, parfois contradictoires, parfois sans aucun lien
entre elles, consiste à déterminer, pour nous-mêmes comme
pour ceux qui nous « parrainent »
et font appel à nos services,
quelles sont les grandes priorités et les questions d'importance dont notre établissement
doit tenir compte. C'est là une
tâche que nous remplissons
chaque année en identifiant nos
principaux domaines de préoccupation. Nous nous sommes
donc fixés les priorités suivantes
pour une période de cinq ans :
application de la nouvelle Loi,
obtention de nouveaux locaux,
amélioration de la gestion des
documents du gouvernement,
automatisation du département,
élaboration d'un programme de
conservation systématique,
meilleure sensibilisation du
public aux activités et aux fonds
des Archives nationales et à leur
accès, élaboration du Système
canadien des archives, rationalisation de nos méthodes
d'acquisition et promotion de la
coopération internationale dans
le domaine des archives.
Je voudrais maintenant souligner
quelques-unes de nos réalisations en 1988-1989 ainsi que les
défis que nous aurons à relever
dans les deux contextes déjà
décrits. 14      Annual Report 1988-1989
explicitly name technology-
dependent record formats such
as machine-readable records,
clarifies the inclusiveness of the
Archives' mandate. It also
implies a great challenge for
archivists, who must now be
equipped to address the issues
emanating from both this inclusive definition and the subject of
technology. Some issues which
come to mind are the treatment
of records sharing provenance
but existing within records systems that do not interconnect. In
a multi-media archives this
problem is compounded.
The new law has impacted
strongly on our operations. For
instance, the National Archives
has been working hard at identifying and collecting ministerial
records. By virtue of the new
Act, such records, previously
considered to be part of the private papers of each Minister,
must now be transferred to the
National Archives when a Minister leaves or changes office and
they cannot be destroyed without permission of the National
Archivist. The new definition and
requirements have presented the
new challenge to our staff of
informing and assisting Ministers
and their officials to better fulfill
their obligations to preserve the
historical records of our nation.
In the last 12 months, our staff
has developed a video, a publication and a course to help
ministerial staff and departmental
officials in this area. As for the
general records management
function in the federal government, reinforced by tfie new
legislation, the flow of records
from various government departments has increased. But many
departments' information
retrieval performance still
appears slow and uncertain. A
substantial portion of government records are not yet scheduled for retention and disposal.
The National Archives still has
to continue its initiatives to
achieve the full intent of the
legislation and new policies such
as the security policy enacted
by Treasury Board. An annual
report by the National Archivist
to Treasury Board summarizes
the findings on this aspect in the
12 departments audited by us
each year.
(2) Need for New
A ccommodation
The quest for appropriate permanent accommodation for our
national treasures has focussed
attention on the department and
has absorbed our energies. The
National Archives' holdings are
housed in 14 different buildings
in the National Capital Region
and the quality and quantity of
space is poor. Following the
report of the House of Commons Standing Committee on
Communications and Culture, in
December 1987, the Government of Canada announced its
decision, in May 1988, to renovate the West Memorial Building
in Ottawa, making it the headquarters of the National Archives,
and the construction of a satellite
facility to house the laboratories
and the collections in Gatineau.
In fact, a tract of 92 acres in
Gatineau was bought by the federal government in March 1989.
Meanwhile, the former Mitel
facility in Renfrew was also
acquired in June 1988 to ensure
safe interim storage of some of
our most threatened collections
that had suffered from too many
incidents and still continue to be
in danger in certain facilities.
The assessment of the department's needs is nearly completed and negotiations are
going on with Treasury Board,
Public Works, the National Capital Commission and the Department of Communications for the
implementation of the government's decisions as quickly as
the present restraint situation will
allow.
For the moment, however, we
are still lacking good quality
space, even with the Renfrew
facility, and only a tight moratorium on most acquisitions coupled with the use of compact
shelving may help us through
1989-1990. In addition, steps
have been taken to provide us
with new Records Centres in
Quebec, Ottawa, Toronto and
Edmonton, in order to meet the
increasing requirements of our
records management operations
in the regions.
(3) Acquisitions
In the past, it has been through
donations, gifts and purchases
that the National Archives has
acquired significant records
relating to the development of
the country. These collections
from individuals and organizations, combined with the federal
government's archival records,
have provided a rich historical
resource for authors, producers
and others to produce books,
films, television and radio programs and local histories, as
well as being a research source
for academics, media representatives, government officials,
genealogists, Royal Commissions, interest groups and the
general public. For more than a
century, the National Archives
has been preserving the collective memory of the Canadian
people. Witness this extract from
one of our correspondents, the
widow of a veteran from World
War II, who wanted to entrust to
us the safeguarding of her husband's records: "I do not want
his discharge papers or any of
his pictures to be thrown out on
a spring clean-up after I have
been layed [sic] to rest. I know
if they go to Archives, they will
stay in Canada and be a part of
our great historical past. It is a
shame that our past at times
ends up in auction sales, flea
markets and in the city land fill
sites. I only wish more people
would consider keeping their
past intact."
Despite a moratorium on large
acquisitions, we did acquire    •
some important archival
materials during 1988-1989.
These included the Charles
Bedaux collection of films and
photographs, repatriated from
France, documenting an expedition across northern British
Columbia in 1934; a number of   j
valuable oral history interviews;   A
several oil paintings and water-
colours including a watercolour
by Frances Anne Hopkins; 750
cartoons by Len Norris of the
Vancouver Sun; machine-
readable files; a large transfer of
cartographic records from the
Department of Energy, Mines
and Resources; registry files
from the Department of Labour;
the papers, general correspondence and priority correspondence of the Right Honourable
Pierre Elliott Trudeau; the Trade
Negotiations Office records;
ministerial records; and the
papers of the international ly
acclaimed Canadian author,
Robertson Davies.
Following an agreement with the |
Canada Post Corporation and
the Canadian Museum of Civilization, the National Archives
took over responsibility for the   1
archival collections of the former
National Postal Museum and
related services to the philatelic   ]
community, thus broadening our J
responsibilities and the scope of
our public service.
The approval of an acquisition   I
policy by the National Archives, I
in consultation with the Canadian Council of Archives and the
larger community, should
enhance the consultation,
cooperation and coordination
that characterize archival acqui- §
sitions today across Canada. Wei
are now developing criteria for   §
acquisitions, by media, as well
as long-term strategy of acquisi- i
tions; both documents should be
completed during the next fiscal
year. Our acquisition policy is
available on request. 15 Rapport annuel 1988-1989
1 ) La nouvelle Loi
Pendant de nombreuses années,
notre priorité absolue a été
d'obtenir la promulgation d'une
nouvelle loi, car celle-ci était
indispensable à la réalisation de
nos autres priorités et allait
constituer le fondement législatif
de nos activités présentes et
futures. La nouvelle Loi, votée
en juin 1987, est actuellement
en cours d'application. En ce qui
concerne les répercussions prévues, nous avons jusqu'à présent
eu tendance à nous attacher
surtout aux conséquences immédiates. En l'occurrence, celles-ci
avaient trait aux responsabilités
additionnelles des Archives
nationales du Canada (par
exemple, l'ajout des archives de
plus de 60 institutions gouvernementales additionnelles et de
documents ministériels) et les
contraintes qui en résultaient
pour les employés, le budget et
les locaux. Il s'agit là de préoccupations légitimes. J'estime
cependant que la nouvelle Loi
apportera d'autres avantages
importante et peut-être
imprévus.
En accordant aux Archives un
mandat vaste qui leur permet
d'assumer à la fois la fonction
d'aide à la gestion des documente et celle de la garde des
documente d'archives dans le
contexte du gouvernement fédérât, la nouvelle Loi reconnaît
l'utilité de l'information consignée et le rôle des archivistes et
des autres spécialistes tout au
long des différentes phases du
cycle de vie des documente.
Cette approche fait cependant
intervenir toutes les personnes
qui, aussi longtemps que l'information consignée sera utile, verront lier leur nom aux documente
en question, notamment les
créateurs de ces derniers et
leurs utiIisateurs. Le défi à relever est considérable : définir ce
qu'est un document historique
ou un document d'archives et
parvenir à se mettre d'accord
avec les créateurs et les utilisateurs de cette information sur
leurs rôles respectifs. C'est précisément là le thème général du
Congrès de 1992 du Conseil
international des archives à
Montréal : « L'archiviste à l'ère
de l'information ». De même, le
fait que la définition de « document » englobe le matériel documentaire sur tous les supports,
indépendamment de leur présentation matérielle et de leurs
caractéristiques, et désigne
explicitement les divers types de
documents tributaires de la technologie tels que les documents
lisibles par machine, témoigne
clairement de l'ampleur du
mandat des Archives, il laisse
également supposer que les
archivistes doivent relever un
grand défi : il est en effet indispensable que ceux-là soient
aujourd'hui munis de ce qui leur
permet de résoudre les questions
soulevées par cette définition
globale et par la technologie.
Parmi les problèmes qui se
posent, citons le traitement de
documente ayant une provenance commune mais existant
dans des systèmes non reliés.
Lorsqu'il s'agit d'archives multimédias, le problème se trouve
compliqué d'autant.
La nouvelle Loi a eu d'importantes répercussions sur notre
fonctionnement. Les Archives
nationales ont, par exemple,
déployé beaucoup d'efforts pour
identifier et rassembler des
documente ministériels. En vertu
de la nouvelle Loi, ces documente que l'on considérait auparavant comme faisant partie des
papiers personnels de chaque
ministre doivent maintenant être
transférés aux Archives nationales lorsqu'un ministre quitte
son poste ou en accepte un
autre, et ils ne peuvent être
détruite sans l'autorisation de
l'archiviste national. Il incombe
maintenant au personnel des
Archives d'informer les ministres
et leurs collaborateurs et de les
aider à mieux s'acquitter de
leurs obligations en ce qui concerne la préservation des documente historiques de la nation.
Au cours des douze derniers
mois, les Archives ont élaboré
un vidéo, une publication et un
cours destinés à aider le personnel politique et les fonctionnaires
des ministères dans ce
domaine. La fonction générale
de gestion des documente au
sein du gouvernement fédéral a
été renforcée par la nouvelle
Loi, si bien que le nombre de
documente provenant de divers
ministères fédéraux a augmenté.
Cependant, dans beaucoup de
ministères, la récupération de
l'information paraît toujours lente
et aléatoire. Il n'existe pas
encore de calendrier de conservation et de destruction pour
beaucoup de documents du
gouvernement. Un rapport
annuel de l'archiviste national au
Conseil du Trésor résume les
conclusions, dans ce domaine,
des vérifications que les Archives nationales effectuent chaque
année dans douze ministères.
Les Archives nationales se doivent de poursuivre leurs efforts
pour assurer la pleine application de la Loi ainsi que celle de
nouvelles politiques telles que la
politique en matière de sécurité
promulguée par le Conseil du
Trésor.
2) Besoin en matière de
nouveaux locaux
La recherche de locaux permanents appropriés pour nos trésors nationaux a attiré l'attention
sur les Archives nationales et a
accaparé nos efforts. Nos fonds
d'archives sont logés dans 14
édifices différents de la région
de la capitale nationale et ces
locaux laissent beaucoup à désirer sur le plan de la qualité et
de la quantité. À la suite de la
présentation du rapport du
Comité permanent de la Chambre des communes sur les communications et la culture, en
décembre 1987, le gouvernement du Canada a annoncé en
mai 1988 que l'édifice commé-
moratif de l'ouest serait rénové
et abriterait l'administration centrale des Archives nationales, à
Ottawa, et qu'une installation
satellite serait construite pour
loger les laboratoires et les
fonds à Gatineau. De fait, le
gouvernement fédéral a acheté
un terrain de 92 acres à Gatineau en mars 1989.
Entretemps, il a également
acheté les anciens locaux de
Mitel, à Renfrew, en juin 1988,
pour y loger provisoirement en
toute sécurité ceux de nos fonds
dont l'existence est déjà trop
compromise dans certaines installations. L'évaluation des
besoins des Archives nationales
est presque terminée et des
négociations sont en cours avec
le Conseil du Trésor, les Travaux publics, la Commission de
la capitale nationale et le minis-
-. tore des Communications en
vue de l'application des décisions du gouvernement aussi
rapidement que les restrictions
actuelles le permettront.
Pour le moment, nous continuons à manquer de locaux de
qualité, en dépit de l'édifice à
Renfrew, et seul un strict moratoire imposé à la plupart des
acquisitions et l'utilisation de
rayonnages denses nous permettront peut-être de traverser
l'année 1989-1990 sans encombre. En outre, des mesures ont
été prises pour nous fournir des
nouveaux centres de documents
semi-actifs à Québec, Ottawa,
Toronto et Edmonton, de
manière à répondre aux exigences croissantes de nos activités de gestion de documents
dans les régions.
3) Acquisitions
Jusqu'à présent, ce sont les
donations, les dons et les achats
qui ont permis aux Archives
nationales d'acquérir des documente importante. Ces documente
de particuliers et d'organismes
constituent, avec les archives du
gouvernement fédéral, une riche
source de renseignements qui a
servi à produire des livres, des
films, des émissions de radio et
de télévision ainsi que des histoires locales, et dans laquelle
puisent des universitaires, des
représentants des médias, des
gouvernements et des commissions royales, des généalogistes, des groupes d'intérêts et le
grand public. Depuis plus d'un 16      Annual Report 1988-1989
(4) Conservation
Conservation of records consists
of a number of treatments that
can be taken to ensure the long-
term survival of records. One of
the most important aspects of
conservation is a proper
environment, particularly one
with climatic and safety controls.
Our proposed new accommodation will address this crucial
question in the future. Meanwhile, approval of our conservation policy (available on request)
has been followed by a document defining the roles and
responsibilities inside the
National Archives. An annual
departmental conservation plan
has been approved by the
Senior Management Committee
for 1989-1990 to be followed by
the development of a long-range
conservation plan. We are also
cooperating with the CCA in the
development of a ten-year plan,
to be submitted to the federal
and provincial governments,
aimed at ensuring a minimal
level of conservation for the
nation's archival treasures. In
pursuing this initiative, we have
also contracted with the Canadian Conservation Institute for
research on the deacidification
of paper. Our Conservation
Branch conducted a very successful international symposium
last spring entitled "Conservation in Archives: Current Dimensions and Future Developments"
in conjunction with the International Council on Archives, that
brought to Ottawa more than
220 participants from Canada
and abroad.
(5) Informatics
Following several years of planning the strategic use of information processing technology,
the National Archives has begun
development of departmental
systems to manage archival
holdings and to automate office
functions. These systems will
greatly increase productivity and
effectiveness in acquisition, control, conservation and access,
as well as in management and
administration.
A disciplined information
resource management approach
has been adopted to ensure that
available resources are allocated
to those systems that most
directly support the department's
mission, and to achieve optimal
integration of hardware and
databases.
Some of the areas where new
technologies offer great promise
are in making our holdings (and
those of other Canadian
archives) more available to the
public, and in the preservation
of valuable historical information.
For example, optical disc technology has been used to capture thousands of images from
the holdings of the Canadian
Centre for Caricature. Our
clients can now retrieve and
examine these images quickly
and efficiently on a computer
screen with no disruption of the
originals.
Such applications should benefit
from the integration of information processing, telecommunications, personal computing and
perhaps even television to put
our holdings at the fingertips of
a much greater number of Canadians. Also, optical disc technology might replace microfilming.
(6) Records Management
As already mentioned, our new
law increased our challenges as
well as opportunities. One of our
most urgent tasks remains to
help improve the management
of all government information.
The National Archives is undertaking this task in conjunction
with Treasury Board. The laws
of access to information and of
protection of privacy should help
accelerate developments in this
field, particularly as more and
more Canadians become aware
of their impact. Another urgency
is that we must find ways to
ensure the sound management
and disposal of computerized
records, a task that now constitutes the major challenge to all
archives in the developed world.
On a positive note, over the
past year, departments have
submitted more and more comprehensive schedules for the
disposal of their documents, a
sure sign of their growing
involvement in records
management.
(7) Outreach and Public
Programs
Don Wilson, the recently
appointed National Archivist of
the United States, has stated
that "Traditionally, our foremost
concern in the National Archives
has been the historical
researcher...many of us recognize that the Archives could
serve a larger audience — a
history-minded public excited
about their country's past." To
achieve this purpose, the
National Archives of Canada has
used methods such as cooperative ventures with museums and
art galleries as well as the traditional exhibitions and publications programs. There are
numerous travelling exhibitions
in different format and media,
both in Canada and abroad
including the extremely successful Beyond the printed word
exhibit, which was visited by
hundreds of thousands of
viewers at the Museum of
Science and Technology; an
exhibition using artifacts and
records entitled Colonial Identities; a high profile exhibition in
cooperation with Elections
Canada entitled Behind the Ballot Box; and one commemorating the 25th anniversary of the
Canada Council. Numerous new
titles have been produced in our
publications program.
The National Archives is also
reaching out, to those who have
not had an opportunity to
experience'the richness of
national archival records. We
are doing this through the use of
advertisements in leading Canadian magazines, and liaison with
media representatives, particularly in relation to exhibitions
with large media appeal. Beyond
that, the National Archives has
approved a principle asserting
that federal records of national
significance pertaining to a
region and produced in that
region should remain there
whenever possible. This means
a projected regionalization of the
National Archives' activities and
services in the different areas
where it already has records
centres. A two-year pilot project
is in progress in Winnipeg. The
results of this project should
provide us with information
needed to identify the resources
required for the implementation   Ï
of this objective. Regional
service points would provide
many of our holdings and find-  1
ing aids on microfilm and optical
disc. Finally, distant access is
expected to be possible in the
1990s through the computeriza-1
tion of information on our
holdings. 17      Rapport annuel 1988-1989
siècle, les Archives nationales
préservent la mémoire collective
du peuple canadien, comme en
témoigne cet extrait de la lettre
d'une veuve d'un ancien combattant de la Seconde Guerre
mondiale, qui voulait nous confier la garde des documents de
son mari : « Je ne veux pas que
ces certificats de démobilisation
ni qu'aucune de ses photographies ne soient jetés à la poubelle après un grand nettoyage
de printemps, une fois que je ne
serai plus là. Je sais que si ces
documente vont aux Archives,
ils resteront au Canada et feront
partie de notre belle histoire. Il
est terriblement dommage que
notre passé finisse parfois dans
des ventes aux enchères, des
marchés aux puces et dans les
dépotoirs. Je voudrais tant qu'il
y ait plus de gens soucieux de
conserver leur passé intact.»
En dépit d'un moratoire sur les
acquisitions volumineuses, nous
avons acquis certains documents d'archives importante en
1988-1989, notamment la collection de films et de photographies
de Charles Bedaux, rapatriée de
France, illustrant une expédition
dans le nord de la Colombie-
Britannique en 1934; un certain
nombre d'interviews d'histoire
orale; plusieurs peintures à
l'huile et aquarelles, dont une
aquarelle de Frances Anne
Hopkins; 750 caricatures
par Len Norris, du Sun de
Vancouver; des dossiers ordino-
lingues; un important transfert
de documente cartographiques
du ministère de l'Énergie, des
Mines et des Ressources; des
dossiers du registre central du
ministère du Travail; les papiers,
la correspondance générale et la
correspondance prioritaire de M.
Pierre Elliott Trudeau; les documente du Bureau des négociations commerciales; des
documente ministériels; et les
papiers de Robertson Davies,
auteur canadien de renommée
mondiale.
A la suite d'un accord conclu
avec la Société canadienne des
postes et le Musée canadien
des civilisations, les Archives
nationales sont maintenant
responsables des collections
d'archives de l'ancien Musée
national des postes et des services assurés aux philatélistes,
ce qui accroît nos responsabilités et l'étendue de nos
services au public.
L'adoption d'une politique
d'acquisition par les Archives
nationales, en consultation avec
le CCA et la communauté archivistique, devrait intensifier les
consultations, la coopération et
la coordination qui caractérisent
les acquisitions d'archives dans
l'ensemble du Canada. Nous élaborons actuellement des critères
d'acquisition, par média, ainsi
qu'une stratégie à long terme
pour les acquisitions; les deux
documents devraient être terminés au cours de la prochaine
année financière. Quant à notre
politique d'acquisition, nous la
faisons parvenir aux intéressés
sur demande.
4) Conservation
La conservation des documents
comporte un certain nombre de
traitements qui permettent
d'assurer la survie à long terme
des documente. Un des éléments les plus importants est le
maintien d'un environnement
approprié, permettant en particulier d'exercer un contrôle sur le
plan de la climatisation et de la
sécurité. Les nouveaux locaux
permettront de résoudre cette
question cruciale à l'avenir.
Entretemps, l'adoption d'une
politique de conservation (qu'on
peut obtenir sur demande) a été
suivie par l'élaboration d'un
document définissant les rôles et
les responsabilités au sein des
Archives nationales. Le Comité
de la haute direction a approuvé
un plan de conservation départemental pour 1989-1990, qui sera
suivi par la préparation d'un plan
de conservation à long terme.
Nous collaborons également
avec le CCA à un plan décennal
qui sera soumis aux gouvernements fédéral et provinciaux et
qui a pour objet d'assurer un
niveau minimal de conservation
aux archives importantes de la
nation. À cet effet, nous avons
également passé un contrat
avec l'Institut canadien de conservation pour que celui-ci effectue des recherches sur la
désacidification du papier. Notre
Direction de la conservation a
organisé un séminaire international très réussi sur la conservation aux archives au printemps
dernier, en collaboration avec le
Conseil international des archives, qui a réuni à Ottawa plus
de 220 participante du Canada
et de l'étranger.
5) Informatique
À la suite de plusieurs années
de planification concernant l'utilisation stratégique de la technologie
de traitement de  l'information,
les Archives nationales ont commencé à élaborer des systèmes
départementaux en vue de la
gestion des fonds d'archives et
de l'automatisation des fonctions
de bureau. Ces systèmes
accroîtront considérablement la
productivité et l'efficacité dans le
domaine des acquisitions, du
contrôle, de la conservation et
de l'accès aux documents, ainsi
que dans celui de la gestion et
de l'administration.
On a adopté une gestion rationnelle des ressources en matière
d'information afin de s'assurer
que les ressources disponibles
soient allouées aux systèmes
qui contribuent le plus directement à la mission du département, et afin d'assurer une
intégration optimale du matériel
et des logiciels.
Les nouvelles technologies sont
très prometteuses; elles permettront notamment de faciliter
l'accès du public à nos fonds (et
à ceux d'autres archives canadiennes) et faciliteront la préservation de données historiques
précieuses. Par exemple, on a
utilisé la technologie du disque
optique pour fixer des milliers
d'images provenant des fonds
du Centre canadien de la caricature. Nos usagers peuvent maintenant extraire rapidement et
efficacement ces images et les
examiner sur un écran d'ordinateur sans qu'il soit nécessaire de
toucher aux originaux.
De telles applications devraient
bénéficier de l'intégration du traitement de l'information, des télécommunications, des ordinateurs
personnels et peut-être même
de la télévision, et permettre de
mettre directement nos fonds à
la portée d'un plus grand nombre de Canadiens.
6) Gestion des documents
Comme nous l'avons déjà mentionné à la partie 11-1, notre
nouvelle Loi a multiplié tout
autant les possibilités que les
défis. Une de nos tâches les
plus urgentes dans ce domaine
consiste à aider les gestionnaires à améliorer la gestion de
tous les documents du gouvernement, indépendamment de leur
support, pour réduire les frais et
pour assurer une plus grande
efficacité et la conservation des
documents de valeur permanente. Les Archives nationales
se consacrent à cette tâche de
concert avec le Conseil du Trésor. Les lois relatives à l'accès à
l'information et à la protection
des renseignements personnels
devraient continuer à accélérer
l'évolution de la situation dans
ce domaine, et cela d'autant
plus qu'un nombre croissant de
Canadiens prennent conscience
des effets de ces lois. Autre
problème urgent, il faut trouver
les moyens d'assurer une saine
gestion des documente informatisés, tâche qui constitue actuellement le principal problème à
résoudre pour toutes les archives du monde développé. Sur
une note positive, au cours de
l'année écoulée, les ministères
nous ont soumis des calendriers
d'élimination de leurs documents
de plus en plus complets, signe
certain de l'intérêt croissant
qu'ils portent à leur gestion. 18      Annual Report 1988-1989
(8) International Cooperation
The numerous international
meetings scheduled between
1988 and 1991, notably in conservation, descriptive standards,
current records and audio-visual
records, are leading up to the
Xltth Congress of the International Council on Archives in
Montreal, in September 1992.
This congress is proposed to be
considered by UNESCO as an
event within the World Decade
for Cultural Development in the
1990s. It will also commemorate
the 500th anniversary of
Columbus coming to America,
the 350th anniversary of the
founding of Montreal and the
125th anniversary of Confederation. Holding this conference in
Montreal exemplifies our commitment and will serve to
increase public awareness of
archives both nationally and
internationally. At the last Congress of the ICA, in Paris, in
August 1988, the Canadian
Minister of Communications, the
Honourable Flora MacDonald,
invited archivists from around
the world to come to Canada in
1992. The Minister of Culture of
Quebec, the Honourable Lise
Bacon and the Mayor of Montreal, Mr. Jean Doré also joined
in the message transmitted from
Canada by satellite to the large
screen in the Palais des congrès
in Paris.
This should be a landmark congress, running concurrently with
the annual meetings of our two
national associations and the
Society of American Archivists.
It will be a time not only to
assess the archival profession
and to compare experiences
among the 130 country members of the ICA, but also to use
the Canadian archival expertise
and know-how to advance international archival development.
(9) Staff and Management
We often refer to staff as our
most valuable resource. In light
of what recent studies have indicated about poor morale within
the public service, particularly in
this time of government-wide
down-sizing and of its impact on
those in areas concerned, I am
proud to acknowledge the
professionalism, commitment
and dedication of National
Archives staff. The great volume
of enthusiastic letters of appreciation we receive bear witness to
their exceptional record in public
service.
In 1988-1989, the managers and
the staff of the National Archives
have engaged in an exercise to
define the specific values
governing the policies and practices in the department. After
numerous versions and great
input from staff, we have come
up with a statement of the
values that are basic to our way
of life within our institution (see
Appendix A). The challenge is
to match these values with
actions that demonstrate, in a
real sense, our commitment to
these words. To do this we are
introducing a work assignment
program and a rejuvenated
lateral transfer system to stimulate job mobility and career
development. We are also maintaining a vital and pro-active
occupational health and safety
program, including training in
ergonomics, and ensuring active
consultation with employees.
As a complement to this statement of governing values, we
are fully committed to the
government's employment
equity policy. For instance,
between January 1984 and
March 1989, the proportion of
women in the senior management category has risen from
5.6 per cent to 23.5 per cent; in
the professional and scientific
classes, from 30 per cent to
36.7 per cent; in our institution
workforce overall, from 40.6 per
cent to 46.3 per cent. For the
same period, 1984-1989, the
number of aboriginal staff has
increased from 6 to 17 persons
and the number of handicapped
persons, from 17 to 30. We
have still a long way to go, but,
given the reduction of
resources, we believe these
achievements bode well for the
future. 19 Rapport annuel 1988-1989
7) Programmes de vulgarisation
et programmes publics
Don Wilson, récemment nommé
au poste d'archiviste national
des états-Unis, a déclaré : < la
tradition veut que les Archives
nationales se préoccupent surtout du chercheur dans le
domaine historique [...] cependant, beaucoup d'entre nous
avons compris que les Archives
pourraient servir un plus large
public — un public qui s'intéresse à l'histoire et au passé de
son pays. » Et c'est à cette fin
que les Archives nationales du
Canada ont employé des méthodes éprouvées telles que des
entreprises collectives menées
avec des musées et des galeries d'art, et des instrumente
classiques tels que des expositions et des publications. Elles
ont organisé plusieurs expositions itinérantes faisant appel à
des présentations et des médias
différente, au Canada comme à
l'étranger, notamment l'exposition Au-delà de l'écrit qui a
connu un succès considérable
et a été vue par des centaines
de milliers de personnes au
Musée des sciences et de la
technologie; Identités coloniales
qui utilise divers objets et documents; une exposition de prestige, en coopération avec
Élections Canada, intitulée Les
coulisses des élections; et une
exposition pour célébrer le 25e
anniversaire du Conseil des arts
du Canada. Plusieurs nouveaux
titres ont paru dans le cadre de
notre programme de publications.
Les Archives nationales s'efforcent également de rejoindre
ceux qui n'ont pas eu la possibilité d'apprécier la richesse des
documente d'archives grâce à
diverses méthodes, en faisant
notamment de la publicité dans
les grandes revues canadiennes,
et en restant en liaison avec les
représentants des médias, en
particulier en ce qui concerne
les expositions présentant beaucoup d'intérêt pour ceux-ci. En
outre, les Archives nationales
ont adopté pour principe que les
documente fédéraux d'importance nationale relatifs à une
région et produite dans celle-ci
devraient y demeurer dans la
mesure du possible. Cela signifie que l'on projette la régionalisation des activités et des
services des Archives nationales
dans les différentes parties du
pays où elles ont déjà des centres de documente. Un projet
pilote de deux ans est en cours
à Winnipeg, qui devrait nous
fournir les données nécessaires
pour déterminer quelles ressources exige la réalisation de
ce projet. Des centres régionaux
pourraient mettre à la disposition
des usagers une grande partie
de nos fonds et de nos instrumente de recherche sur microfilms et disques optiques. Enfin,
l'accès à distance des données
devrait être possible dans les
années 1990 grâce à l'informatisation de l'information relative à
nos fonds.
8) Coopération internationale
Les nombreuses réunions internationales prévues entre 1988 et
1991, notamment dans le
domaine de la conservation, des
normes de description, des
archives courantes et des documents audiovisuels, seront couronnées par le XIIe congrès du
Conseil international des archives qui aura lieu à Montréal en
septembre 1992. Il est proposé
que l'UNESCO inscrive ce congrès au programme des activités
prévues pour la Décennie mondiale du développement culturel
dans les années 1990. Le congrès marquera également le
500e anniversaire de la découverte de l'Amérique par
Christophe Colomb, le 350e
anniversaire de la fondation de
Montréal et le 125e anniversaire
de la Confédération. Sa tenue à
Montréal témoigne du sérieux de
notre engagement et sensibilisera davantage le grand public à
l'existence des archives à
l'échelle tant nationale qu'internationale. Au dernier congrès du
CIA, à Paris, en août 1988, le
ministre canadien des Communications, l'honorable Flora
MacDonald, a invité les archivistes du monde entier à venir
au Canada en 1992. La ministre
de la Culture du Québec, l'honorable Lise Bacon, et le maire de
Montréal, M. Jean Doré, se sont
également associés à ce message transmis par satellite et
projeté sur l'écran géant du
Palais des congrès à Paris.
Le congrès de 1992, qui se
déroulera concurremment avec
les réunions annuelles de nos
deux associations nationales et
de la Society of American Archivists, devrait faire date. Ce sera
le moment non seulement d'évaluer la profession d'archiviste et
de comparer les expériences
des 130 pays membres du CIA,
mais également d'exploiter
l'expérience et le savoir-faire
des Canadiens afin de promouvoir le développement international dans le domaine des
archives.
9) Personnel et direction
Nous répétons souvent que
notre personnel est notre ressource la plus précieuse.
Compte tenu de ce que de
récentes études ont révélé au
sujet du moral à la baisse au
sein de la fonction publique,
plus particulièrement en cette
période de compression des
effectifs gouvernementaux dans
leur ensemble, et de ses répercussions sur les employés, je
suis fier de rendre hommage au
professionnalisme, au sérieux et
au dévouement des membres
du personnel des Archives
nationales. Le nombre de lettres
de remerciements enthousiastes
que nous recevons témoigne de
la qualité exceptionnelle des services qu'ils rendent au sein de
la fonction publique.
En 1988-1989, les cadres et le
personnel des Archives nationales ont participé à une activité
destinée à définir les valeurs
spécifiques régissant les politiques et pratiques du département. Après la rédaction de
nombreuses versions et les très
utiles commentaires du personnel, nous nous sommes mis
d'accord sur un énoncé des
valeurs qui sont des éléments
fondamentaux de notre mode de
vie au sein de notre institution
(voir annexe A). La difficulté,
bien sûr, est d'agir d'une
manière qui démontre concrètement notre engagement à
l'égard de ces valeurs. C'est à
cette fin que nous adoptons un
programme d'affectation des
tâches et un système rajeuni de
mutations latérales destinés à
stimuler la mobilité dans l'emploi
et l'avancement. Nous assurons
le maintien d'un programme
dynamique et proactif d'hygiène
et de sécurité au travail, comportant notamment une formation
dans le domaine de l'ergonomie,
et de fréquentes consultations
avec les employés.
Pour compléter cet énoncé des
valeurs fondamentales, nous
endossons la politique fédérale
d'équité en matière d'emploi.
C'est ainsi qu'entre janvier 1984
et mars 1989, la proportion des
femmes dans la catégorie de la
gestion supérieure est passée
de 5.6 % à 23,5 %; dans les
catégories professionnelles et
scientifiques, de 30 % à 36,7 % ;
et pour l'ensemble des effectifs
de notre institution, de 40,6 % à
46,3 %. Au cours de la même
période, le nombre d'employés
autochtones a augmenté de six
à dix-sept personnes et celui
des personnes handicapées, de
dix-sept à trente. Il reste encore
beaucoup de chemin à faire,
mais, étant donné la diminution
des ressources, nous considérons que ces résultats augurent
bien de l'avenir. 20      Annual Report 1988-1989
Conclusion
Through the thousands of years
that constitute the history of
mankind and through numerous
technological revolutions, all
societies have striven to know
themselves. Each era leaves a
lasting imprint on the map of
history, a legacy of knowledge
about themselves, their culture,
their rights, their institutions and
their customs. In so doing, they
impart to future generations and
to humanity a collective memory, a record of the past that is
requisite to an understanding of
the present and a vision of the
future. These have been
recorded on all kinds of media,
from rock or clay tablets, the
bark of trees, parchment and
paper to, more recently, moving
images and sound, tapes and
optical discs. Archives exist to
ensure the preservation of that
collective memory and its use to
permeate the lives of citizens
and societies. As President
François Mitterand stated at the
Xlth Congress of the International Council on Archives, last
August in Paris: "You are
preserving the world's memory
and bringing it into focus. By
recording the évente of the past
and tracing their development,
national archives are shedding
light on and shaping the
present." This explains the
vehement rebuke of a young
high school graduate, in
Montreal's La Presse (November
14, 1988), against the school
system and the adults' views on
it: "How can we think that ignoring the past is the way to turn
resolutely toward the future?
Without history, we merely turn
inward. You have deprived us of
the understanding that would
enable us to situate humanity
within the universe and restore
its true worth, the understanding
that would give us a reference
point and draw us out of the
solitude that overwhelms those
who have no memory." Which
historian has said it better?
For the National Archives, these
recent developments, problems,
challenges and opportunities are
highly constructive and they will
also impact on the Canadian
archival community and the
sponsors of archives in general.
In fact, they could have a long
and lasting impact on alt those
having some link to archival
records. A recognition within
government of the need for
good archival programs can
translate into secure and continuing support, even when it is
at first motivated by the immediate need for sound and economical records management. A
broad and generalized awareness among Canadians that the
nation's recorded information is
valuable to them will help
enhance the care and protection
given to our archival documents.
It is in this sense that Robin
Winks wrote recently that "The
true test of the nature of national
character is in what people
choose, by a conscious act, in
the face of contending choices,
to preserve." Archives constitute
the collective memory of the
nation; they are not a luxury, but
a necessity in a society that protects individual and collective
rights and that needs to foster a
sense of identity, of having been
and of becoming. Without the
"we were," there can be no
"we are." This belief carries
with it a trust that archivists will
do their utmost as custodians
and will be effective intermediaries between recorded information and those who need to use
that information. Such a trust
carries with it the enormous obligation that the profession performs well, using fully the tools
it has and seeking opportunities
to use them. At the National
Archives of Canada, we strive
to respond to this obligation
every day with excellence.
Jean-Pierre Wallot
National Archivist 21  Rapport annuel 1988-1989
Conclusion
Depuis les débuts de l'humanité,
toutes les sociétés se sont efforcées de parvenir à la connaissance d'elles-mêmes. Chaque
ère nouvelle laisse une marque
durable et nous lègue des connaissances sur elle-même, sa
culture, ses droits, ses institutions et ses coutumes. Elle
transmet ainsi aux générations
futures et à l'humanité une
mémoire collective, un recueil
de données sur le passé qui est
indispensable pour comprendre
le présent et prévoir l'avenir.
Ces données ont été fixées sur
toutes sortes de supports,
depuis la pierre et les tablettes
d'argile, en passant par l'écorce
des arbres, le parchemin et le
papier jusqu'à, plus récemment,
les films, les bandes magnétiques et les disques optiques.
Les archives existent pour assurer la préservation de cette
mémoire collective et permettre
d'en tirer les leçons qui marqueront la vie des citoyens et des
sociétés. Comme le déclarait,
en août dernier, le président
François Mitterand, au XIe congrès
du Conseil international des
archives : « C'est la mémoire du
monde que vous préservez et
que vous mettez en valeur. Les
archives de tous les pays, en
gardant la trace des actes d'hier
et leurs cheminementeréclairent
mais aussi commandent le présent. » Cela explique la véhémente attaque d'une jeune
diplômée de l'enseignement
secondaire, dans le numéro du
14 novembre 1988 de La
Presse, contre le système scolaire et la vision qu'en ont les
adultes : « Comment peut-on
croire qu'en ignorant le passé,
on se tourne résolument vers
l'avenir? Sans histoire on ne se
tourne que vers soi-même. Vous
nous avez privés de la compréhension. Celle qui permet de
replacer l'être humain dans l'univers et lui redonne sa juste
valeur [...] Celle qui donne la
référence et nous retire de cette
solitude accablante de la
mémoire vide. » Quel historien
ou archiviste dit mieux?
Pour les Archives nationales,
ces récents événements, problèmes, défis et possibilités,
sont extrêmement constructifs et
auront un effet sur la communauté archivistique canadienne
et sur tous ceux qui « parrainent » les archives en général.
En fait, ils pourraient avoir un
effet très durable sur tous ceux
et celles qui ont quelque chose
à voir avec les documents
d'archives. Le fait que le gouvernement reconnaisse la nécessité
de bons programmes d'archives
peut se traduire par un appui
sûr et continu, même si celui-ci
est motivé au départ par la
nécessité immédiate d'une gestion des documente saine et
économique. Si les Canadiens
dans leur ensemble se rendent
compte de ce que l'information
contenue dans ces documente a
de l'importance pour eux, ils
contribueront, par leur attitude, à
accroître l'attention et la protection accordées à nos documents
d'archives. C'est ce que voulait
dire Robin Winks lorsqu'il écrivait récemment : « Ce qui révèle
véritablement la nature du caractère national, c'est ce que les
gens décident de préserver
lorsqu'ils sont confrontés à des
choix contradictoires. » Les
archives constituent la mémoire
collective de la nation; elles ne
sont pas un luxe, mais une
nécessité dans une société qui
protège les droits individuels et
collectifs et qui a besoin de
renforcer chez ses membres le
sentiment d'avoir une identité,
d'avoir été et de devenir. Impossible de dire qui « nous sommes » si nous ne pouvons dire
« qui nous avons été ». Une telle
conviction implique du même
coup celle que les archivistes
feront tout leur possible en tant
que gardiens de cette mémoire
collective et qu'ils seront d'efficaces intermédiaires entre
l'information préservée dans les
documente et ceux qui veulent
utiliser cette information. Cette
confiance s'accompagne de
l'énorme obligation pour les
membres de la profession de
bien faire leur travail et d'utiliser
au maximum les outils dont ils
disposent. Aux Archives nationales du Canada, nous nous
efforçons tous les jours d'atteindre à l'excellence en remplissant
cette obligation.
Jean-Pierre Wallot,
archiviste national  L_ 24      Annual Report 1988-1989
Acquisitions
The National Archives approved
its  Acquisition  Policy in  March
1988. In April 1988, the Senior
Management Committee approved
a plan for the development of a
departmental acquisition strategy
and the Historical Resources
Branch (HRB) Acquisition
Strategy Task Force was
established soon after to
develop it.
This Task Force first defined
acquisition terms and identified a
number of outstanding issues
which would affect the development and implementation of the
acquisition strategy. Revised
tables of contents were then
developed for the departmental
acquisition strategy and the HRB
divisional ones. A number of
meetings were devoted to an
examination of the environment
within which the National
Archives must function, including legislative, political, economic, government and
technological areas, and their
effect on any strategy which is
developed.
Concurrently, divisional
representatives drafted documents that summarized their
acquisition milestones, current
acquisition activities and the
particular research environment
that affects their operations.
These will be incorporated into
the departmental document.
It is anticipated that the main
acquisition strategy will be
drafted by June 1989 and those
of the HRB divisions by March
1990.
Manuscript Division
During 1988-1989, the Manuscript Division received a number of notable acquisitions in the
areas of colonial history, politics
and public life, literature, economic and social development,
multiculturalism, and constitutional history.
Among acquisitions relating to
the colonial period, one of the
most significant was a collection
of 81 original documents of the
Chartier de Lotbinière family,
concerning the activities of the
first four generations of this   ,
family in Canada. Another outstanding acquisition was the
drawings, reports and family
correspondence of Henry Shrapnel (1761-1842), developer of
the spherical case shot, more
commonly known as the "shrapnel shell." The Division also
acquired the original treaty of
friendship signed by William
Johnson and the Hurons of
Detroit in 1764.
In the area of politics and public
life, the papers of Willard Z.
Estey were a significant addition
to the holdings of papers of
Supreme Court judges. This collection, about 13 metres in
extent, includes judgments,
appeals, correspondence and
speeches. Mr. Justice Estey, a
native of Saskatchewan, was
appointed to the Supreme Court
in 1977, after a twenty-year
career in Toronto, including an
appointment as Chief Justice of
Ontario. The Division also
acquired an additional 218
metres of Pierre Elliott Trudeau
Papers, including general correspondence files, 1969-1976,
and priority correspondence
files, 1976-1978.
I
1 Sketch of a cannon platform, 1810.
From the Shrapnel Collection.
(C-1 33476)
2 A plan showing an eighteen-pounder
solid round shot, a section view of
Shrapnel's eighteen-pounder spherical case shot empty, and an
eighteen-pounder spherical case shot
filled. From the Shrapnel Collection.
(C-133475)
3   Appointment given to René-Louis
Chartier de Lotbinière. 1 May 1677.
Signed: Louis XIV and Colbert. (N/B) 25      Rapport annuel 1988-1989
Acquisition
Les Archives nationales ont
approuvé, en mars 1988, leur
politique d'acquisition. En avril
1988, le Comité de la haute
direction a approuvé un plan
pour l'élaboration d'une stratégie
d'acquisition départementale et,
peu de temps après, le groupe
de travail de la stratégie d'acquisition a été créé à la Direction
des ressources historiques
(DRH).
Le groupe de travail a commencé par définir les conditions
d'acquisition et par cerner un
certain nombre de problèmes en
suspens qui pourraient influer
sur l'élaboration et la mise en
oeuvre de la stratégie d'acquisition. Il a ensuite révisé le plan
pour la stratégie d'acquisition
départementale et les stratégies
des divisions de la DRH. Plusieurs réunions ont été consacrées à un examen du contexte
dans lequel les Archives nationales doivent fonctionner,
notamment sur le plan législatif,
politique, économique, gouvernemental et technologique, ainsi
qu'à celui des répercussions sur
toute stratégie élaborée.
Simultanément, des représentants des divisions ont rédigé
des documents donnant les
grandes lignes de leurs méthodes d'acquisition, les activités
actuelles dans ce domaine, et le
contexte particulier, sur le plan
de la recherche, influant sur leur
fonctionnement. Ces études
seront incorporées au document
départemental.
On prévoit que la stratégie principale d'acquisition sera rédigée
vers juin 1989 et celle de chaque division de la DRH, vers
mars 1990.
Division des manuscrits
En 1988-1989, la Division des
manuscrits a acquis un certain
nombre de documents importants
dans les domaines de l'histoire
coloniale, de la politique et de la
vie publique, de la littérature, du
développement économique et
social, du multiculturalisme et de
l'histoire constitutionnelle.
Parmi les acquisitions relatives à
la période coloniale, il faut mentionner 81 documents originaux -
de la famille Chartier de Lotbinière, concernant les activités    .
des quatre premières générations de cette famille au
Canada. Une autre acquisition
exceptionnelle a été celle des
dessins, des rapports et de la
correspondance familiale de
Henry Shrapnel (1761-1842),
inventeur de l'obus à mitraille
sphérique, plus connu sous le
nom de « shrapnel ». La division
a également acquis l'original du
traité d'amitié signé par William
Johnson et les Hurons de
Détroit en 1 764.
Dans le domaine de la politique
et de la vie publique, les papiers
de Willard Z. Estey ont constitué
un apport important aux fonds
des juges de la Cour suprême.
Le fonds Estey, de 13 mètres
environ, comprend des jugements, des appels, de la correspondance et des discours. Le
juge Estey, natif de la Saskatchewan, a été nommé à la Cour
suprême en 1977, après avoir
passé vingt ans de sa carrière à
Toronto où il a notamment
occupé le poste de juge en chef
de l'Ontario. La division a également acquis 218 mètres supplémentaires de papiers de Pierre
Elliott Trudeau, notamment les
dossiers de correspondance
générale de 1969 à 1976, et de
correspondance prioritaire, de
1976 à 1978.
Plans : croquis dune plate-forme de
canon (1810), fonds Shrapnel.
(C-133476)
Dessin dun boulet massif de 18
livres, une coupe dun obus à
mitraille sphérique de 18 livres vide
et d'un obus à mitraille sphérique de
18 livres plein conçus par Henry
Shrapnel. (C-133475)
Provisions accordées à René-Louis
Chartier de Lotbinière. 1er mai 1677.
Signé : Louis XIV et Colbert. (N/B) Annual Report 1988-1989
One of the most welcome literary acquisitions was the papers
of the internationally acclaimed
Canadian author Robertson
Davies. The extensive collection,
including manuscripts of his
plays, novels, short stories,
sketches and articles, dating
from the late 1930s to the
present, provides a comprehensive record of Dr. Davies' prolific writing career. Another
notable literary acquisition was
the papers of the Canadian
writer Marie José Thériault,
including personal and business
correspondence and manuscripts
of her works.
In the area of economic and
social development, the Division
received 26 metres of records
from the national office of the
Canadian Auto Workers. The
material documents the activities
of this influential union during
the 1970s, including its negotiations with Ford, Chrysler,
General Motors, De Havilland,
internal United Auto Workers
(UAW) councils, and local union
activities. Also included is
correspondence of Dennis
McDermott and Robert White,
Regional Directors in Canada.
The Division also purchased a
microfilm copy of the Hill Papers
from the James Jerome Hill
Reference Library, St. Paul,
Minnesota. J.J. Hill's papers are
an excellent source for the study
of Canadian railways and the
history of western Canada. The
papers of Roger Yates Stanier
(1916-1982), a world-renowned
microbiologist were also
acquired. He was bom in
Canada but did his research at
the University of California at
Berkeley and at the Institut
Pasteur in Paris. Stanier devoted
much effort to the classification
of bacteria to show their interrelationships. Papers of the
Canadian-bom peace activist
Julia Grace Wales (1881-1957),
who became famous for her
proposal to end the Great War,
"Continuous Mediation without
Armistice," were also acquired.
Multiculturalism holdings were
augmented by the acquisition of
the Rev. Father Michael
Horoshko Collection, that
includes information of
Horoshko's service as a Ukrainian Catholic chaplain In World
War II. Another notable acquisition was the personal papers of
Rabbi Reuven Bulka, one of
Canada's leading orthodox
rabbis who has written extensively on Jewish religious
thought.
Finally, to supplement existing
holdings on Canadian constitutional history, a photographic
reproduction of the original
Statute of Westminster, 1931,
was obtained from the House of
Lords Records Office.
Government Archives Division
Again this year, because of a
lack of space, only a few small
but significant textual government records were acquired.
Initiatives were taken, however,
to identify machine-readable
records of archival value within
a number of departments, with a
view to their eventual
acquisition.
The Division acquired 36
machine-readable data files from
the Ener$ave Program at
Energy. Mines and Resources.
The objective of the program
was to make Canadians aware
of their energy consumption
patterns. Two survey data sets
were acquired from the Review
Directorate, Corporate Systems
and Services Branch of the
Public Service Commission.
These data sets provide information on hiring practices in the
government.
I
Military survey plane table sheet of
Camp Hughes. 1921, RG 88M.
88986, Camp Hughes #15.
One example of standard drawing of
modern (arm buildings produced by
the Canadian Farm Building Service,
1953-1972. (NMC-107279) 27       Rapport annuel 1988-1989
Parmi les acquisitions littéraires,
citons les papiers de Robertson
Davies, écrivain canadien de
réputation internationale. Cet
important fonds, qui comprend
des manuscrits de ses pièces,
de ses romans, de ses nouvelles, et de ses sketches et
articles, de la fin des années
1930 à la période actuelle, constitue un panorama complet de la
prolifique carrière de M. Davies.
Autre acquisition notable, les
papiers de l'écrivain canadien
Marie José Thériault, qui comprennent sa correspondance
personnelle et sa correspondance d'affaires ainsi que les
manuscrite de ses oeuvres.
Dans le secteur du développement économique et social, la
division a reçu 26 mètres de
documente du bureau national
des Travailleurs canadiens de
l'automobile. Ces documente
illustrent les activités de ce puissant syndicat dans les années
1970, y compris ses négociations avec Ford, Chrysler, General Motors et de Havilland, et
contiennent des informations sur
les conseils internes et sur les
activités locales du Syndicat
international des travailleurs unis
de l'automobile. Cette acquisition comprenait également la
correspondance de Dennis
McDermott et de Robert White,
directeurs régionaux au Canada.
La division a aussi acheté un
microfilm des papiers Hill qui
provient de la bibliothèque de
référence James Jerome Hill à
St. Paul (Minnesota). Ces
papiers sont une excellente
source d'information pour l'étude
des chemins de fer canadiens et
de l'histoire de l'Ouest du
Canada. D'autre part, la division
a acquis les papiers de Roger
Yates Stanier (1916-1982),
microbiologiste de réputation
mondiale, né au Canada mais
ayant fait ses recherches à
l'Université Berkeley en Californie ainsi qu'à l'Institut Pasteur
à Paris. Ce savant a beaucoup
travaillé à la classification des
bactéries afin de montrer les
liens existant entre elles. Les
papiers de Julia Grace Wales
(1881-1957), pacifiste née au
Canada, célèbre pour sa proposition de mettre fin à la Grande
Guerre par une « médiation continue sans armistice », ont aussi
été ajoutés aux fonds de la
division.
Les fonds sur le multiculturalisme comprennent maintenant
les papiers du père Michael
Horoshko, qui contiennent
notamment des informations sûr *
les activités de celui-ci pendant
la Seconde Guerre mondiale où
il a servi comme aumônier
catholique ukrainien. Les papiers
personnels du rabbin Reuven
Bulka, un des rabbins orthodoxes les plus éminents du
Canada, qui a beaucoup écrit
sur la pensée religieuse juive,
constituent une autre acquisition
notable.
Enfin, pour enrichir les fonds sur
l'histoire constitutionnelle canadienne, la division a réussi à
obtenir du bureau des archives
de la Chambre des lords, une
reproduction photographique du
Statut de Westminster de 1931.
Division des archives
gouvernementales
Cette année encore, le manque
d'espace a obligé la division à
ne faire que quelques petites
acquisitions, mais d'une importance indéniable. Elle a cependant procédé, dans un certain
nombre de ministères, à l'identification des documents ordinolin-
gues présentant une valeur
archivistique et étant susceptibles d'être acquis par la suite.
■ La division a acquis 36 fichiers
de données ordinolingues provenant du Programme Ener$ave
d'Énergie, Mines et Ressources
Canada qui a pour objectif de
sensibiliser les Canadiens aux
caractéristiques de leur consommation d'énergie. Elle a également acquis deux ensembles de
données d'enquête provenant de
la Direction de la revue, Direction générale des services et
des systèmes de gestion, à la
Commission de la Fonction
publique. Ces ensembles permettent d'obtenir des renseignements sur les pratiques de
recrutement du gouvernement.
5  Un exemple de dessin de bâtiments
de ferme produit par le Service canadien de construction des bâtiments
de ferme (organisme fédérai/
provincial), 1953-1972. (NMC-107279) 28      Annual Report 1988-1989
Perhaps the most significant
textual acquisition was the
records of Canadian National in
the Winnipeg Federal Records
Centre. These date from the late
nineteenth century and relate to
the activities of Canadian
National Railways and its
predecessors, especially the
Canadian Northern Railway. The
records include correspondence,
reports, ledger books, registers,
maps and plans related to the
acquisition and development of
land for the railways as well as
to the actual construction of the
rail lines and the development of
townsites in the West.
The records of the Alachor
Review Board of the Department
of Agriculture were acquired.
The Board was created to
examine evidence regarding the
risks, to the environment and
human health, of using Alachor
products. These records include
the exhibits, transcripts and final
submissions from the hearings
of the Board.
Also of note are the Central
Registry files acquired from the
Department of Labour which
cover various legislative initiatives, and material pertinent to
all the department's major
programs from 1922 to 1982
including those of the Canadian
Centre for Occupational Health
and Safety.
Records of the Commission of
Inquiry into the Westbank Indian
Band of British Columbia,
received from the Privy Council
Office, give valuable information
on the management of this
Indian Band from 1975 to 1986.
Finally, records from the Office
of the Judge Advocate General,
National Defence, contain
opinions and rulings on a wide
range of subjects referred to the
office between 1909 and 1947.
Subjects covered include billeting of troops in Canada during
World War I, the sale of National
Defence buildings, policy on distributing canteen funds, and the
exercise of clemency.
Cartographic and Architectural
Archives Division
A major acquisition late in the
1987-1988 fiscal year was a
large transfer from the Department of Energy, Mines and
Resources of cartographic
records, numbering approximately 41,500 items. These
records include extensive
Canadian topographical series
holdings, many thematic maps,
boundary atlases and gazetteers.
These records, when integrated
with similar records already held
by the National Archives, will
ensure a comprehensive documentation of late nineteenth and
early twentieth-century federal
government mapping.
Another important transfer from
Energy, Mines and Resources
was an estimated 1,500 military
survey plane table sheets and a
small sampling of topographical
survey plotting sheets. These
came from the Data Services
Section of the former Geodetic
Survey, now known as the
Canada Centre for Surveying.
Statistics Canada transferred
approximately 4,000 maps from
the 1981 census.
Of the numerous government
record accessions in the past
several years, the Division has
noted a constantly increasing
number of transfers of engineering and technical drawings. Of
particular note in the past year
were 25,000 ship plans from
several areas within Transport
Canada, including the Ship
Safety Branch; 13,500 technical
drawings of Canadian Armed
Forces 2.5 ton trucks; and
approximately 23,000 drawings
of the CF 104 aeroplane from
the Department of National
Defence.
Among the more important early .
maps acquired during the year
were:
a) The first state (1715) of
Herman Moll's A New and Exact
Map of the Dominions of the
King of Great Britain on ye
Continent of North America,
popularly known as the "beaver
map" because of a large
engraved inset showing "ye
Industry of ye Beavers of
Canada in making Dams."
b) An engraved 1742 French
navigational chart, printed on
vellum, titled Carte réduite de
l'Océan occidental. A note
concerning the earlier version of
this map which contained errors
corrected here, states: "On avertit que celle de 1738 a été contrefaite en Angleterre."
1715 Beaver map — first printing of
this map. (NMC-117147)
1754 map by Nicolas Bellin of the
Gulf of St. Lawrence. (NMC-109715) 29 Rapport annuel 1988-1989
Les archives du Canadien National, conservées au Centre fédéral de documents de Winnipeg,
sont aussi dignes de mention.
Elles remontent à la fin du xrx*
siècle et ont trait aux activités
des Chemins de fer nationaux
du Canada et de leurs prédécesseurs, en particulier le Canadian
Northern Railway. Elles comprennent de la correspondance,
des rapporte, des livres de
comptabilité générale, des registres, des cartes et des plans
relatifs à l'acquisition et à l'aménagement de terres pour les
chemins de fer, ainsi qu'à la
construction des voies ferrées et
à la formation de lotissements
humains dans l'Ouest.
La division a acquis les archives
du Comité de révision de
l'Alachlore du ministère de
l'Agriculture. Ce comité avait été
créé pour étudier les éléments
de preuve relatifs aux risques
que les produite de l'Alachlore
présentent pour l'environnement
et la santé. Ces archives comprennent les pièces à conviction, les transcriptions et les
observations finales des audiences du Comité.
Il faut aussi mentionner l'acquisition des dossiers du registre
central du ministère du Travail
portant sur diverses initiatives
législatives. La documentation
relative à tous les principaux
programmes du Ministère de
1922 à 1982, notamment ceux
qui ont trait au Centre canadien
d'hygiène et de sécurité au travail, s'y trouve également.
Le Bureau du Conseil privé a
remis à la division les archives
de la Commission d'enquête sur
la bande indienne de Westbank,
en Colombie-Britannique, qui
contiennent des renseignements
précieux sur la manière dont
cette bande a été administrée
de 1975 à 1986.
Enfin, les archives du Bureau du
Juge-avocat général contiennent
des opinions et des décisions
sur les sujets très divers qui lui
ont été soumis entre 1909 et
1947. Citons, entre autres, le
cantonnement de troupes au
Canada pendant la Grande
Guerre, la vente d'édifices de la
Défense nationale, la politique
relative à la distribution des
fonds pour les cantines et l'exercice de la clémence.
Division des archives cartographiques et architecturales
À la fin de l'année financière
1987-1988, le ministère de
l'Énergie, des Mines et des
Ressources a transféré à la division environ 41 500 documents
cartographiques, il s'agit là
d'une acquisition majeure qui
comprend une très importante
collection de séries topographiques du Canada, de nombreuses cartes thématiques, des
atlas de délimitation des districts
et des index géographiques.
Quand ces documents seront
intégrés aux fonds de même
nature des Archives nationales,
ils constitueront une documentation complète sur la cartographie
du gouvernement fédéral à la fin
du xrxe siècle et au début du
Un autre transfert important de
ce ministère comprend environ
1 500 levés militaires à la planchette et un petit échantillonnage de feuilles de relevés
topographiques provenant de la
Section des services de données du Service géodésique du
Canada, qui s'appelle maintenant le Centre canadien des
levés.
Statistique Canada a remis à la
division quelque 4 000 cartes du
recensement de 1981.
Parmi les nombreux documents
gouvernementaux qu'elle a
acquis au cours de ces dernières années, la division a noté
une augmentation constante des
transferts de dessins techniques
et de génie. Elle a reçu cette
année 25 000 plans de navires
provenant de plusieurs secteurs
de Transports Canada, notamment la Direction de la sécurité
des navires; 13 500 dessins
techniques relatifs aux plans de
eamions de 2,5 tonnes des
forces armées canadiennes; et
environ 23 000 copies de plans
de l'avion de chasse CF 104,
provenant du ministère de la
Défense nationale.
Parmi les cartes anciennes les
plus importantes qui ont été
acquises, citons :
a) La première version (1715)
de la carte de Herman Moll, A
New and Exact Map of the
Dominions of the King of Great
Britain on ye Continent of North
America (Nouvelle carte exacte
des Dominions du roi de Grande-
Bretagne sur le continent
d'Amérique du Nord), mieux
connue sous le nom de « Beaver
Map » (carte du Castor) en raison du grand médaillon gravé
qui représente « ye Industry of
ye Beavers of Canada in making
Dams » (Comment les castors
du Canada construisent des
barrages).
mM
mm
b) Une carte de navigation française gravée, de 1742, imprimée sur papier vélin et intitulée
Carte réduite de l'Océan occidental. Une note concernant une
version antérieure de cette carte
qui contenait des erreurs corrigées dans celle-ci, précise :
« On avertit que celle de 1738 a
été contrefaite en Angleterre. »
4*3
m
6 Carte du Castor (1715). Il s'agit de la
toute première version de cette carte.
(NMC-117147)
7 Carte du golfe St-Laurent, 1754,
réalisée par Nicolas Bellin.
(NMC-109715) 30      Annual Report 1988-1989
c) A large two-sheet navigational chart of 1815 titled A New
Chart of the Atlantic or Western
Ocean, by W. Heather and J.W.
Norie. Tracks of ships sailing
between Europe and Newfoundland and points to the south are
indicated, and "immense ice
islands" from the North are
noted as far south as the Banks
of Newfoundland.
d) An 1848 navigational chart of
part of the west coast of Newfoundland, published by the
French Dépôt général de la
marine and titled, Baie de
Sainte-Marguerite et Anse du
Nouveau-Férole.
e) John Arrowsmith's 1846
British North America, a classic
map of Canada containing much
new information and released by
the Hudson's Bay Company in
17 known versions between
1832 and 1859. The National
Archives now lacks only three
of these 17 versions.
Thé most significant architectural
fonds acquired include a collection of 2,000 plans of the
Dobush, Stewart and Hein firm,
which include plans of installations of Atomic Energy of
Canada and the National
Research Council in Ottawa and
Chalk River, as well as a major
addition to the McLean and
MacPhadyen Collection.
1940 map of British Columbia,
showing distribution of Japanese,
Germans, Italians, etc. Observe in
particular the note in bottom left
corner by the B.C. Police
Commissioner. (S/600/1940)
French version of the map showing
the 21 November 1988 election
results. (1100/1988-MCR-197F).
0  Plan from Doré Collection. This
collection from the turn of the
century is principally of Ottawa
buildings. (NMC-112583)
■:
IMPt: Rapport annuel 1988-1989
c) Une grande carte de navigation de 1815 comprenant deux
feuilles et intitulée : A New
Chart of the Atlantic or Western
Ocean (Nouvelle carte de l'océan
Atlantique ou Occidental), de W.
Heather et J.W. Norie. Elle indique les routes suivies par les
navires entre l'Europe et Terre-
Neuve ainsi que des points au
sud. Elle signale également la
présence d'« immenses îles de
glace » venues du nord, à des
latitudes aussi méridionales que
celles des Bancs de ■
Terre-Neuve.
d) Une carte de navigation de
1848 représentant une partie de
la côte Ouest de Terre-Neuve,
publiée par le Dépôt général de
la marine française et intitulée,
Baie de Sainte-Marguerite et
Anse du Nouveau-Férole.
e) La carte classique du
Canada, British North America,
(l'Amérique du Nord britannique)
de 1846, établie par John
Arrowsmith. Il en a publié 17
versions connues contenant
beaucoup de données nouvelles
communiquées par la Compagnie
de la baie d'Hudson, entre 1832
et 1859. Les Archives nationales
possèdent maintenant 14 des 17
versions.
Dans le domaine architectural, le
fonds de 2 000 plans de la
société Dobush, Stewart et Hein
a constitué l'acquisition la plus
importante. Il comprend les
plans des installations d'Énergie
atomique du Canada et dû Conseil national de recherches à
Ottawa et à Chalk River, ainsi
qu'un ajout important au fonds
McLean et MacPhadyen.
Mac Lare- ai    Jtueet    room;
8 Carte de 1940 de la Colombie-
Britannique montrant la répartition
des Japonais, des Allemands, des
Italiens, etc. Noter en particulier la
remarque ajoutée dans le coin
inférieur gauche par le commissaire
de police de la Colombie-Britannique.
(S/600/1940)
9 Version française de la carte
montrant les résultats des élections
du 21 novembre 1988.
(1100/1988-MCR-197F).
10 Plan tiré du fonds Doré. Ce fonds,
qui date du tournant du siècle, renferme essentiellement des plans de
bâtiments d'Ottawa. (NMC-112583) 32      Annual Report 1988-1989
Documentary Art and
Photography Division
The major addition to the collections of the Division was the
transfer of the archival collections from the former National
Postal Museum consisting of
approximately 625,000 items,
depicting philately and postal
history. The collection contains
Canadian postage stamps in all
the various stages of production,
and postal markings. Among
these are the mint marginal
corner pair of the twelve pence
black stamps issued by the
Province of Canada, and the
most sought-after stamp design
error, the 1959 commemorative
issue of the St. Lawrence Seaway with an inverted centre.
11 A die-proof of the 50<t Bluenose
stamp, issued 8 January 1929.
(P0S-54)
12 Robert Bateman (1930-       ),
Eastern Cougar. Acrylic on board.
Commissioned for a postage stamp,
issued on 30 March 1977, featuring
endangered species of wildlife in
Canada. (POS-732)
13 Unknown artist, Miniature of
Capt. Sir John Montresor. (C-133736)
14 Unknown artist, The First Mail Run to
Kingston, 16 December 1851.
Watercolour on paper. (P0S-32)
Also included is an international
postage stamp collection. The
collection includes a number of
works of art, paintings and collages, relating to the Canadian
postage stamp design program.
Among these are paintings by
such well-known Canadian
artists as Robert Bateman,
Jean-Paul Lemieux and Antoine
Dumas. Included in the transfer
is a specialized library on the
subject of philately and postal
history, as well as a multi-media
collection relating to Canadian
philately.
A number of significant
documentary art items were
acquired. They included a painting by Charles Lutyens, The
Governor of Montreal, Sir
Thomas Gallwey, driving his
tandem and sleigh, ca. 1850,
and a watercolour by Frances
Anne Hopkins, Forest in the
Backwoods of Canada, ca.
1880s. These were purchased in
England with the assistance of
the Cultural Property Export
Review Board and the Minister
of Communications. Other acquisitions included, Berttmr-en-'
Haut, Quebec, ca. 1886, a painting by Henry Bunnett. purchase;
Portrait of Sir John Montresor,
ca. 1765, miniature by an
unknown artist, purchase; View
of Halifax, View of a Tandem
Sleigh near Halifax, and View of
Placentia; ca. 1824, drawings by
R.L. Hombrook, purchase; 750
cartoons by Leonard Norris for.
the Vancouver Sun, ca. 1956 to
1986, purchase; nine election
posters by Newton McConnell Rapport annuel 1988-1989
Division de l'art documentaire
et de la photographie
Le principal ajout aux fonds de
la division a été le transfert des
fonds d'archives de l'ancien
Musée national des postes,
qui comptent quelque 625 000
pièces décrivant la philatélie et
l'histoire des postes, notamment
une collection de timbres-poste
aux diverses étapes de leur production, ainsi que des cachets
postaux. Y figurent la paire du
timbre-poste noir de douze
pence avec le coin extérieur de
la marge non oblitéré, émis par
la Province du Canada, et
l'émission de 1959 d'un timbre
pour marquer l'ouverture de la
Voie maritime du Saint-Laurent.
dont le centre est inversé, erreur
la plus recherchée par les philatélistes. Faisaient aussi partie du
transfert une collection de
timbres-poste du monde entier
et un grand nombre d'oeuvres
d'art, de peintures, d'oeuvres sur
papier et de collages ayant trait
au programme de dessin des
timbres-poste canadiens. On y
trouve notamment des peintures
d'artistes canadiens aussi connus que Robert Bateman, Jean-
Paul Lemieux et Antoine Dumas.
Le transfert comprend aussi une
bibliothèque spécialisée dans le
domaine de la philatélie et de
l'histoire des postes, ainsi
qu'une collection multimédia
relative à la philatélie
canadienne.
La division a acquis un certain
nombre d'oeuvres d'art documentaire importantes, notamment
« Le gouverneur de Montréal,
sir Thomas Gallwey, conduisant
son traîneau à deux chevaux »
vers 1850, une peinture de
Charles Lutyens; et « Forêt dans
une région inexploitée du
Canada», vers 1880, aquarelle
de Frances Anne Hopkins. Ces
deux oeuvres ont été achetées
en Angleterre avec le concours
de la Commission canadienne
d'examen des exportations de
biens culturels et du ministre
des Communications. Parmi les
autres acquisitions, citons
« Berthier-en-Haut » (Québec),
vers 1886, oeuvre peinte par
Henry Bunnett (achat); « Portrait
de sir John Montresor », vers
1765, miniature d'un artiste
inconnu (achat); « Vue de Halifax », « Vue d'un traîneau à deux
chevaux près de Halifax » et
«Vue de Placentia», vers 1824,
dessins de R.L. Hornbrook
(achats); 750 caricatures par
Leonard Norris pour le Sun de
Vancouver, vers 1956-1986
(achat); neuf affiches électorales
de Newton McConnell, conçues
pour le Parti conservateur pendant la campagne électorale de
Épreuve en relief du timbre de
50 cents « Bluenose » émis le
8 janvier 1929. (POS-54)
Robert Bateman (1930-       ),
« Couguar de fEst canadien ».
Acrylique sur panneau.
Commandé pour la production d'un
timbre-poste émis le 30 mars 1977,
représentant les espèces sauvages
menacées au Canada (POS-732)
Artiste inconnu, « Portrait miniature
du capitaine sir John Montresor >.
(C-133736)
Artiste inconnu,
« La première malle-poste en route
pour Kingston », 16 décembre 1851
Aquarelle sur papier. (POS-32) Annual Report 1988-1989
designed for the Conservative
Party in the 1911 election campaign dealing with the free trade
or Reciprocity issue, purchase;
13 drawings by A.Y. Jackson
and two drawings by Arthur
Lismer, ca. 1927 to 1956,
donated by Dr. Naomi Jackson
Groves, niece of A.Y. Jackson;
and five etchings dated 1949
depicting courtroom scenes and
one lithograph from the Unemployed series, 1934, by Ernst
Neumann.
The Division also acquired
several major photographic
records which include: an album
containing views of Newfoundland from 1872 to 1885, compiled by Elizabeth Rosetta
Glover and her husband, Sir
John Hawley Glover, Governor
of Newfoundland; the Charles-
Eugène Bedaux collection of
photographs documenting his
Sub-Arctic Expedition of June to
October 1934, which attempted
to traverse northern British
Columbia. From the long-time
collector Edward McCann, a
comprehensive body of photographs, dealing with many
aspects of nineteenth-century
Canadian history and photography was acquired. Among them,
were two daguerreotype postmortem oortraits of Louis-Joseph
Papineau, infant son of Louis-
Joseph Papineau, 1855, a
painted photograph of the Prince
of Wales by W.A. Carson, 1860,
and the Suspension Bridge,
Niagara, by William England, ca.
1859. From the studio of Max
and June Sauer, a large collection dealing with advertising,
publicity and fashion, ca. 1932
up to 1984 was purchased. Also
'acquired were 55 prints in the
Harry Palmer series of portraits
of Companions of the Order of
Canada.
Significant government collections include: photographs from
Environment Canada depicting
the Klondike Gold Rush, ca.
1901 to 1905; a large collection
of photographs from Energy,
Mines and Resources, Geographical Services Division,
representing economic and
glacial geology and other
geographical studies; and the
1988 Calgary Winter Games
Collection from Health and
Welfare Canada which documents the department's involvement through Sports Canada in
the construction of various
facilities.
Cultural activities were
documented by the acquisition
of the Société Radio-Canada
Collection, which depicts various
activities in the Ottawa-Hull and
western Quebec region and by
a collection from the Alliance of
Canadian Cinema, Television
and Radio Artists (ACTRA), consisting of portraits of ACTRA
and Equity members.
15 Arthur Lismer (1885-1969), Alexis in
Excelsis, May 1936. Pencil on wove
paper. (C-132995)
16 Alexander Young Jackson
(1882-1974), North Devon Island, ca.
1927. Pencil on wove paper.
(C-133727)
17 Group of unidentified people sluicing
for gold during the Klondike Gold
Rush. Yukon Territory, ca.
1900-1901. Photo by Kinsey &
Kinsey (artrib.). (PA-168973)
18 Niagara Suspension Bridge, 1859.
Photo by William England.
(PA-165997)
19 Arme Hébert, 1986. Photo by Harry
E. Palmer. (PA-165981) 35      Rapport annuel 1988-1989
1911 et traitant du libre-échange
ou de la réciprocité (achat); 13
dessins par A.Y. Jackson et
deux  par Arthur  Lismer,  vers
1927-1956, don de Naomi
Jackson Groves, nièce de
A.Y. Jackson; cinq eaux-fortes,
datées de 1949, représentant
des scènes de salle de tribunal;
et une lithographie d'Ernst
Neumann provenant de la série
«Unemployed», 1934.
Plusieurs documents photographiques importants sont venus
enrichir nos fonds, notamment
un album de vues de Terre-
Neuve, vers 1870-1885, constitué par Elizabeth Rosetta Glover
et son mari, sir John Hawley
Glover, gouverneur de Terre-
Neuve; la collection de photos de
Charles-Eugène Bedaux illustrant
son expédition dans les zones
subarctiques de juin à octobre
1934, au cours de laquelle il
avait tenté de traverser le Nord
de la Colombie-Britannique; un
ensemble complet de photogra
phies appartenant à Edward
McCann, collectionneur de longue date, illustrant de nombreux
aspects de la photographie et
de l'histoire du Canada au xixe
siècle; deux portraits daguerréotypes posthumes du fils de
Louis-Joseph Papineau, 1855;
une photographie peinte du
prince de Galles par W.A.
Carson, 1860; ainsi qu'une vue
du pont suspendu sur la rivière
Niagara, de William England,
vers 1859. La division a d'autre
part acquis une importante collection consacrée à la publicité
et à la mode, entre 1932 et
1984, provenant du studio de
Max et June Sauer, ainsi que 55
épreuves de la collection de
portraits des Compagnons de
TOrdre du Canada, de Harry
Palmer.
Au nombre des collections gouvernementales importantes figurent des photos transférées
d'Environnement Canada, illustrant la ruée vers l'or au Klondike, vers 1901-1905; une
grande collection de photographies provenant de la Division
des services géographiques
d'Énergie, Mines et Ressources
Canada, portant sur la géologie
économique et celle des glaces,
et sur d'autres études géographiques; et la collection des
Jeux d'hiver de Calgary, transférée par Santé et Bien-être social
Canada, illustrant la participation
du ministère par l'entremise de
Sports Canada, à la construction
de diverses installations.
De nouveaux documents sur les
activités culturelles ont été
recueillis grâce à l'acquisition du
fonds de la Société Radio-
Canada (SRC), qui dépeint
diverses activités de la région
d'Ottawa-Hull et de l'Ouest du
Québec, et par celle du fonds
de l'Alliance of Canadian
Cinema, Television and Radio
Artists (ACTRA), qui comprend
une série de photos des membres de ce groupe.
15 Arthur Lismer (1885-1969), « Alexis
in Excelsis », mai 1936. Crayon sur
vélin. (C-132995)
16 Alexander Young Jackson
(1882-1974), « Ile North Devon »,v.
1927. Crayon sur vélin. (C-133727)
17 Groupe de personnes non identifiées
à la recherche de pépites pendant la
ruée vers l'or du Klondike. Territoire
du Yukon, v. 1900-1901. Photo
attribuée à Kinsey & Kinsey.
(PA-168973)
18 Pont suspendu sur la rivière Niagara,
1859. Photo: William England.
(PA-165997)
19 Anne Hébert. 1986. Photo : Harry E.
Palmer. (PA-165981) nual Report 1988-1989
Moving Image and Sound
Archives Division
While the number of acquisitions
is lower than normal because of
the moratorium on the acquisition of audio-visual amateur
productions, the ongoing commitments and the increasing
number of transfers from other
divisions have ensured a high
volume of work.
The volume of film and television
acquisitions from the private
sector reflected the growth of
production due to the increased
level of support provided by the
federal government through
Telefilm Canada. Prints and
production elements were
received from Don Haig, Quest
Film Productions, Canadian Filmmakers Distribution Centre and
Cinépix. Feature films included;
Les Portes tournantes, Cowboys
Dont Cry, La Guerre oubliée,
Milk and Honey, Le Sourd dans
la ville, Life Classes, A Winter
Tan and Les Années de rêves.
Collections of audio-visual material were also acquired from
Global Television, CHEZ-FM.
and the Television Bureau of
Canada. Ongoing deposit agreements with the Canadian Film
and Television Association, the
Yorkton Film Festival, the Atlantic
Film Festival, Can-Pro and the
Radio Television News Directors
Association, resulted in the
deposit of award-winning
productions.
20 Les Années de rêves, a film by
Jean-Claude Labrecque, produced by
Les Films Vision 4 Inc., 1984.
(MISA-15209)
21 In 1988. the Moving Image and
Sound Archives Division acquired
from CBC 80.5 hours of programs in
the half-hour interview series The
Watson Report, featuring Patrick
Watson's hard hitting interviews of
public figures, broadcast between
1975 and 1981. (MISA/CBC
Collection 23997)
22 The Luck of Ginger Coffey, produced
by Crawley Films, directed by Irvin
Kershner, 1965, was presented at
the Archives for the opening of the
Crawley Films Limited exhibit to
commemorate the 50th Anniversary
of the Company.
Oral history acquisitions during
the year included interviews
conducted by Geoff Robinson
with Maritimers involved in
rum-running; interviews with
parliamentarians, co-sponsored
by the Library of Parliament;
interviews on labour organizations, conducted by Don Wells
and Travey Morey; and interviews conducted by Dan Conlin
with veterans of the Canadian
Army Rim Unit.
Other notable collections
acquired in the past year include
the Timothy Findley Collection
of radio programs, 1963-1973;
film elements from productions
sponsored by Alcan, 1978-1988;
and the Charles-Eugène Bedaux
Collection, 35mm nitrate
documenting the 1934 expedition across northern British
Columbia. The Bedaux Collection was repatriated from France
with the assistance of a special
appropriation from the Department of Communications.
As part of the program to document the history of film production in Canada, the National
Archives acquired 17 photographs from The Great Shadow,
a feature film produced by the
Adanac Company in 1919 on
the menace of communism,
directed by Harley Knoles.
Federal government records
continue to constitute the
greatest part of accessioned
records this year. The Canadian
Broadcasting Corporation transfer
projects in French and English
network productions are the
single largest source for acquisitions. The Moving Image and
Sound Archives Division continued to coordinate the preservation of these records by
regional archives.
The acquisition of film elements
for National Film Board productions from 1939 to 1979 was
completed this year.
Federal agencies which
deposited material this year
include: House of Commons,
Emergency Preparedness
Canada, Canada Council,
Energy, Mines and Resources
Canada, External Affairs
Canada, the Royal Canadian
Mounted Police, the Canadian
War Museum, Agriculture
Canada, the Canadian Radio
and Television Commission and
the Canadian High Commission
of London. Rapport annuel 1988-1989
Division des archives
audio-visuelles
Bien que le nombre des acquisitions soit inférieur à la normale
à cause du moratoire imposé à
l'acquisition d'oeuvres d'amateurs, les engagements permanents et le nombre croissant de
transferts d'autres divisions ont
créé une imposante charge de
travail.
Le volume des productions cinématographiques et télévisées en
provenance du secteur privé
témoigne de l'appui croissant à
la production apporté par le gouvernement fédéral par l'intermédiaire de Téléfilm Canada. Don
Haid. Quest Film Productions,
Canadian Filmmakers Distributions Centre et Cinépix ont
remis à la division des copies et
des éléments de films. Parmi les
longs métrages, citons : Les Por-
tes tournantes, Cowboys Don't
Cry, La Guerre oubliée, Milk and
$Honey, Le Sourd dans la ville,
Life Classes, A Winter Tan et
Les Années de rêves.
La division a aussi acquis des
fonds de Global Television, de
CHEZ-FM et du Bureau de la
télévision du Canada. Elle a
reçu en dépôt des productions
primées dans le cadre des
ententes permanentes conclues
avec l'Association canadienne de
cinéma-télévision, le Yorkton Film
Festival, l'Atlantic Film Festival,
Can-Pro, et l'Association canadienne des directeurs de l'information en radio-télévision.
Parmi les acquisitions d'histoire
orale, on retrouve des interviews
d'habitants des Maritimes ayant
participé à la contrebande du
mum, menées par Geoff
Robinson; des entrevues de parlementaires pour le projet permanent coparrainé par la
Bibliothèque du Parlement; des
entrevues sur les syndicats
ouvriers animées par Don Wells
et Travey Morey; et des entrevues d'anciens membres de
l'unité du film de l'armée canadienne, menées par Dan Conlin.
Parmi les autres fonds importants acquis au cours de
l'année, notons entre autres
celui de Timothy Findley comprenant des émissions radiopho-
niques. de 1963 à 1973; des
éléments de productions cinématographiques commanditées
par Alcan, de 1978 à 1988; et
le fonds Charles-Eugène Bedaux
de films 35 mm au nitrate, qui
illustre l'expédition de 1934
dans le Nord de la Colombie-
Britannique. Ce fonds a été
rapatrié de France grâce à une
subvention spéciale du ministère
des Communications.
Dans le cadre du programme
destiné à étayer par des documents l'histoire de la production
cinématographique au Canada, il
faut mentionner l'acquisition de
17 photographies du long
métrage The Great Shadow, réalisé par l'Adanac Company en
1919 sous la direction de Harley
Knoles, qui traite de la menace
du communisme.
Les archives du gouvernement
fédéral constituent, encore cette
année, la partie la plus importante des acquisitions, grâce au
transfert de la Société Radio-
Canada portant sur les production des réseaux français et
anglais. La division a continué
de coordonner la préservation
de ces documents par les archives régionales.
L'Office national du film a
déposé les derniers éléments
• des films produits jusqu'à 1979
■ inclusivement.
Les organismes fédéraux qui ont
déposé des documents sont les
suivants : Chambre des communes, Protection civile Canada,
Conseil des Arts du Canada,
Énergie, Mines et Ressources,
Affaires extérieures, Gendarmerie royale du Canada, Musée
canadien de la guerre, Agriculture Canada, Conseil de la
radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, et Haut
Commissariat du Canada à
Londres.
"AN EXCEPTIONALLY
GOOD MOVIE! I HOPE
EVERYONE WILL GO
AND SEE IT!
Robert Shaw is
superb!"
'A MOTION PICTURE
OF DISTINCTION.
OHE OF THE BEST
TO COME ALONG
FROM ANYWHERE
THIS YEAR!
Acted with rare
subtlety by
Robert Shaw
and Mary Ure!"
1»!^,^ ROBERT SHAW • MARY URE «
the Luck of Ginger Coffey
Screens by BRIAN MOORE Owe*! by IRVIN KERSHNER Eœcuhw e.oducer F. R. CRAWLEY Producer LEON ROTH
CRAWIE* FWIS R0TH«(«H«f:RPR£SEW»Ii«J-»C0l«riWfrt*llSSIRi8Ul»ffilNC RELEASE
20 Les Années de rêves, un film de
Jean-Claude Labrecque, produit par
Les Films Vision 4 hic., 1984.
(MISA-15209)
21 En 1988, les Archives audio-visuelles
ont acquis de Radio-Canada 80,5
heures d'interviews d'une demi-heure
de la série intitulée The Watson
Report. Patrick Watson reçoit
diverses personnalités et les interroge de façon franche. Ces émissions ont été diffusées entre 1975 et
1981 (MISA/Fonds de la SRC-23997)
22 The Luck of Ginger Coffey fut produit
par Crawley Films et réalisé par Irvin
Kershner (1965). Il fut présenté aux
Archives lors de l'inauguration de
l'exposition Crawley Films Limited,
qui célébrait le cinquantième
anniversaire de cette compagnie. 38      Annual Report 1988-1989
London Office
The London Office is responsible
for the identification, evaluation
and acquisition of original
records and microform copies of
records of national significance.
During the past year a number of
original  records  were acquired
on behalf of the Historical
Resources Branch divisions that
included photographs, works of
documentary art, and manuscript
diaries and letterbooks.
Of particular note among these
acquisitions are the Beryl
Richardson and Don F.W. Harris
Collections of slides and photographs of Canadian subjects; the
portrait miniature of John
George Lambton, later Lord
Durham; a very fine miniature of
Captain Sir John Montresor and
a large watercolour painting by
Frances Anne Hopkins. Twenty-
two illustrative photographs of
British Columbia were purchased
and a donation of photographs
of a prison of war camp in
Quebec, 1915, was received.
More than 250 reels of microfilm
have been acquired during the
year from various sources.
Papers from the Dominion
Office, which were formerly too
sensitive to release, have
provided background information
on the relationship between
Britain and Canada in the years
following World War I and
Canada's role in the
Commonwealth.
The papers of Marion Wesley
Smith, and the diaries of Canon
Turner were copied and will
yield information about aborigines
in Canada, and the papers of
P.B.V. Broke provide historical
naval information.
Paris Office
The Paris Office acquires documents which are relevant to the
history of Canada, mainly information on French colonization
and commercial links between
Canada and France. Two significant acquisitions arranged by
this office were three metres of
files   which   were  offered   by
Madame Germaine G. Stanier,
the widow of professor Roger Y.
Stanier (1916-1982), a microbiologist born in Victoria, British
Columbia, who had an international career at Berkeley, California, and the Pasteur Institute in
Paris; and five original letters of
the Rigaud de Vaudreuil family
obtained through an antique
dealer.
Twenty-two rolls of microfilm
were produced as a result of
research completed on the files
of the Amirauté de Guyenne at
Bordeaux. Research of this
fonds which spanned a ten-year
period yielded a total of 67
microfilm reels of selected documents. Selected notes of the
lawyers Rivière and Soul lard, at
La Rochelle were microfilmed
onto five rolls. Eighty rolls of
microfilm from the Rôles d'équipage were produced from the
collections of the Inscription
maritimes de Granville of the
nineteenth century. Microfiche
reproductions of several maps
of Newfoundland in the nineteenth century were provided by
the Service hydrographique et
océanographique de la Marine at
Brest.
National Archives Library
The Library selects, acquires,
safeguards, processes, controls,
circulates and provides access    \
to publications for National
Archives staff. The publications  j
include information on archival    I
sciences, records managements  !
public administration and
management, Canadian history    1
and related disciplines. The
Library also provides access to
commercial data banks for
National Archives staff. It is
responsible for the administra-    I
tion of departmental memberships in professional and learned
associations and societies and
for the management of the
Archives Documentation Centre, i
The Canadian Centre for Information and Documentation
acquired a variety of documents
on the evolution of archives in
Canada. Efforts are being made
to acquire those items which are
didactic or promotional in nature
and may be shared by archivists
working in distant locations.
23   Frances Anne Hopkins (1838-1919),
Forest in the Backwoods of Canada,
ca. 1880-1890. Watercolour on
paper. Acquired with the assistance
of a grant from the Minister of
Communications under the terms of
the Cultural Property Export and
Import Act. (C-133819) 39 Rapport annuel 1988-1989
Bureau de Londres
Le Bureau de Londres identifie,
évalue et acquiert des documents originaux et des copies
sur microforme de documents
d'importance nationale. Au
cours de l'année écoulée, ce
bureau a acquis un certain nombre de documents originaux
notamment des photographies,
des oeuvres d'art documentaire,
des journaux intimes et des
recueils de lettres.
Certaines de ces acquisitions
méritent d'être soulignées,
comme les collections Beryl
Richardson et Don F.W. Harris
de diapositives et de photos; le
portrait en miniature de John
George Lambton, le futur lord
Durham; une très belle miniature
du capitaine sir John Montresor;
et une grande aquarelle peinte
par Frances Anne Hopkins. Le
bureau a aussi acheté 22 photos
sur la Colombie-Britannique et a
reçu en don des clichés d'une
prison d'un camp militaire au
Québec, en 1915.
Plus de 250 bobines de microfilm provenant de sources
diverses ont été acquises. Des
papiers du Dominion Office qui,
autrefois, présentaient un caractère trop confidentiel pour être
communiqués, ont permis de
recueillir des renseignements sur
les relations entre la Grande-
Bretagne et le Canada au cours
des années qui ont suivi la Première Guerre mondiale ainsi que
sur le rôle du Canada dans le
Commonwealth.
Les papiers de Marion Wesley
Smith et les journaux intimes du
chanoine Turner ont été copiés
et nous fourniront des renseignements sur les autochtones
au Canada. Ceux qui s'intéressent à l'histoire navale trouveront dans les papiers de P.B.V.
Broke d'utiles renseignements.
Bureau de Paris
Le Bureau de Paris acquiert tous
les documents touchant à l'histoire du Canada; ses principaux
domaines d'intérêt sont la colonisation française et les liens
commerciaux entre le Canada et
la France. Grâce à ce bureau,
trois mètres de dossiers offerts
par Mme Germaine G. Stanier, la
veuve du professeur Roger Y.
Stanier (1916-1982), microbiologiste né à Victoria (Colombie-
Britannique), que sa carrière
internationale a mené à Berkeley
(Californie) et à l'Institut Pasteur
a Paris, et cinq lettres originales
de la famille Rigaud de Vaudreuil,
obtenues par l'intermédiaire d'un
antiquaire, se trouvent désormais dans nos fonds.
Les recherches effectuées dans
les dossiers de l'Amirauté de
Guyenne à Bordeaux ont permis
d'obtenir 22 bobines de microfilm. Ces recherches, qui ont
porté sur une période de dix
années, ont eu pour résultat, au
total, 67 bobines de microfilm
de documents. Les extraits des
notes des avocats Rivière et
Soudard, de La Rochelle, ont
donné cinq bobines, et les rôles
d'équipage extraits des collections maritimes de Granville du
xixe siècle, 80. Le Service
hydrographique et océanographique de la Marine, à Brest, a
fourni des reproductions sur
microfiches de plusieurs cartes
de Terre-Neuve au xixe siècle.
Bibliothèque des Archives
nationales
La bibliothèque choisit, acquiert,
protège, traite, contrôle, fait
circuler les publications et en
assure l'accès au personnel des
Archives. Ces publications ont
trait à l'archivistique, à la gestion
des documents, à l'administration et à la gestion publiques,
ainsi qu'à l'histoire du Canada et
aux disciplines connexes. La
bibliothèque veille aussi à ce
que le personnel puisse avoir
accès aux banques de données
commerciales. Elle est également responsable de l'administration des affiliations du
personnel à des associations et
des sociétés professionnelles et
savantes ainsi que de la gestion
du Centre canadien d'information et de documentation en
archivistique.
Ce dernier a acquis divers documents liés à révolution des
archives au Canada. On
s'efforce actuellement d'acquérir
les articles de caractère didactique ou promotionnel qui pourront également être mis à la
disposition des archivistes travaillant en régions éloignées.
23  Frances Arme Hopkins (1838-1919),
■ Forêts de rarrière-pays canadien »,
v. 1880-1890. Aquarelle sur papier.
Acquis grâce à une subvention du
ministre des Communications en
vertu de la Loi sur l'exportation et
l'importation de biens culturels.
(C-133819) Annual Report 1988-1989
Conservation
The development of the departmental conservation program
continued. The National
Archivist approved a document
detailing the roles and responsibilities of all branches with
regard to the implementation of
the departmental conservation
program. The first annual conservation plan was drafted in
consultation with all branches.
This plan describes conservation
activities to be undertaken in
1989-1990. Included in this plan
are the development of an
environmental monitoring
program, an initial research
program, standards for the
handling and transportation of
archival records, and a disaster
contingency plan.
The annual plan, together with
the strategic long-range conservation plan to be developed in
1989-1990 for approval by the
Senior Management Committee,
will ensure that departmental
resources are applied most
effectively to the long-term protection of the archival records
held in trust by the National
Archives for all Canadians.
The Picture Conservation Division treated a number of items,
some for National Archives
exhibits and some for loan or
borrowing purposes. Examples
of these include a canvas painting by Frances Anne Hopkins, a
watercolour by A. Cloutier and a
lithograph by C. Sandford.
Several experimental projects
continued towards completion.
These included examining the
causes of edge fading, the effect
of finger prints on photographic
materials and the conservation
of coloured and painted-over
photographs.
The Records Conservation Division treated a number of significant items including a hand
coloured engraved map of the
world by Blaeu, dated 1662, a
hand drawn and coloured map
of Chignecto Bay, 1755, the
Henry Shrapnel collections of
manuscripts, watercolours and
parchments, a war diary of the
50th Canadian Battalion and
several rare books on philately
from the Canadian Postal
Archives.
The Research Unit of the
Records Conservation Division
began a monitoring program to
study the effects of mass
deacidification on books. After
consulting with the Canadian
Conservation Institute, concerning the use of Parylene for
paper strengthening and other
research techniques, the laboratory of the Records Conservation
Division is being equipped to
carry out the testing associated
with this program.
The Canadian Council of
Archives initiated a research
project by the National Archives
of Canada's conservation staff
and the Canadian Conservation
Institute Research Division to
study the effect of alkaline
sensitivity of paper.
Significant '-terns handled by
Photography Services included
portions of the Karsh Collection,
nitrate based originals from
Canada Post and originals from
the Kryn Taconis Collection.
Photographic printing for the
198.1 Kryn Taconis exhibition
war done in cooperation with
the Documentary Art and Photography Division.
24 Double Hemisphere World Map of
1662 from Joan Blaeu's Atlas Maior.
Hand-coloured engraving with water-
colour, body colour and highlighted
with gold.
The upper half of the photograph
was taken before treatment using
tungsten lighting showing damage
and cockling. The lower half of the
photograph shows the map after
being cleaned, flattened and repaired
(NMC-108622)
25 The philately conservator examines
items from the recently acquired
Canada Post Collection prior to
preparing condition and
recommended treatment reports
(NA/22389/C9) 41       Rapport annuel 1988-1989
Conservation
L'élaboration du programme
départemental de conservation
Itfest poursuivie. L'archiviste
national a approuvé un document où sont décrits les rôles et
les responsabilités de toutes les
directions en ce qui concerne la
mise en oeuvre de ce programme. Le premier plan de
conservation annuel a été rédigé
en consultation avec toutes les
directions. Ce plan décrit les
activités qui devront être entreprises dans ce domaine en
1989-1990; il prévoit notamment
| l'élaboration d'un programme de
I surveillance de l'environnement,
|cTun programme de recherche,
des normes de manutention et
de transport des documents
d'archives, et d'un plan
d'urgence en cas de désastre.
Le plan annuel, ainsi que le plan
de conservation stratégique à
long terme, qui devra être éla-
I bore en 1989-1990 et soumis à
I l'approbation du Comité de la
haute direction, permettra d'utili-
I ser les ressources départementales de la manière la plus
I efficace possible pour assurer la
protection à long terme des
documents d'archives.
La Division de la restauration
des peintures et estampes a
traité un certain nombre de
pièces dont plusieurs étaient
destinées aux expositions
présentées par les Archives
nationales et d'autres, à des
prêts ou à des emprunts. Citons,
à titre d'exemple, une toile de
Frances Anne Hopkins, une
aquarelle de A. Cloutier et une
lithographie de C. Sandford.
Plusieurs projets expérimentaux
sont en voie d'achèvement dont
des études sur les causes de la
décoloration des bords, l'effet
des empreintes digitales sur les
documents photographiques, et
la conservation des photos en
couleurs et des photos peintes.
La Division de la restauration
des documents a traité un
certain nombre de pièces importantes, entre autres une carte du
monde de Blaeu, gravée et coloriée à la main, datée de 1662;
une carte de la baie de Chignec-
tou, dessinée et coloriée à la
main, 1755; les manuscrits,
aquarelles et parchemins
d'Henry Shrapnel; un journal de
guerre du 50e bataillon canadien; et plusieurs livres rares sur
la philatélie provenant des
Archives postales canadiennes.
La Section de la recherche de la
Division de la restauration des
documents a lancé un programme de surveillance afin
d'étudier les effets de la désaci-
dification de masse sur les
livres. Après consultation avec
l'Institut canadien de conservation au sujet de l'emploi du
parylène pour renforcer le papier
ainsi que d'autres techniques de
recherche, on est en train
d'équiper le laboratoire de la
division du matériel nécessaire
pour effectuer les tests que ce
programme comporte.
Le Conseil canadien des archives (CCA) a annoncé un projet
de recherche sur la sensibilité
alcaline du papier qui fait appel
au personnel de la division et à
la Division de la recherche de
l'Institut canadien de
conservation.
Les Services de la photographie
se sont occupés d'un certain
nombre d'articles de la collection Karsh, des originaux à base
de nitrate de Postes Canada et
des originaux de la collection
Kryn Taconis. En collaboration
avec la Division de l'art documentaire et de la photographie,
la division poursuit également le
tirage photographique pour
l'exposition Kryn Taconis qui
aura lieu en 1989.
Mappemonde de 1662 en deux
hémisphères, extraite de \'Atlas Maior
de Joan Blaeu. Gravure coloriée à la
main à Paquarelle, gouache et
rehauts d'or.
La partie supérieure de la
photographie a été prise avant le
traitement avec un éclairage au
tungstène qui fait ressortir les
détériorations et les froissures. La
partie inférieure de la photographie
montre la carte nettoyée, défroissée
et réparée. (NMC-108622)
25   Un conservateur en philatélie
examine des timbres de la collection
de Postes Canada, récemment
acquise, avant de préparer son
rapport sur l'état de la collection et
les traitements recommandés.
(NA/22389/C9) 42      Annual Report 1988-1989
There was considerable interest
shown in the technology of the
Opti-Copy camera system and in
the procedures for its use. This
program will permit individuals
and institutions to acquire
inexpensive microfiche and
paper copies of maps, architectural drawings and plans of
historical significance which
would otherwise not be available. Similar operations may
soon be introduced at the
National Archives and Records
Administration in Washington
and at the United States Bureau
of Census.
Work also continued towards
developing internal production
standards for colour microfilming
of maps.
Nineteen manuscript notebooks
by the poet Milton Acorn were
microfilmed and a number of
rolls of film of his work were
edited so that they could be
released under the Access to
Information regulations.
A microfilm program is being
developed which will permit
comprehensive preservation,
inspection, maintenance and
replacement of all microfilm
holdings.
The Technical Operations Division developed the equipment
necessary to custom clean
transcription discs. This
advancement has provided a
way to address the massive disc
conservation task.
Upon completion of testing of
the Optical Disc System, the
EDP Records Preservation Unit
has acquired a new storage
technology which will be used in
a pilot project to transfer
archival EDP data from magnetic
tape to optical disc media. If
successful, the optical disc will
be utilized as a long-term
preservation medium for the
storage of archival EDP records
in the National Archives of
Canada.
This unit has also developed an
"Optical Disc Monitoring System
Implementation Plan." This
three-year plan will test optical
discs in various environmental
conditions in order to acquire
information on reliability of
optical discs as a long-term
storage medium.
A committee has been formed
to investigate the Canadian
Expeditionary Forces Records
from World War I to find a long- I
term solution to the conservation
and public service challenges
presented by this Important
collection.
26 A records conservator weights dry
pulp in preparation for leafcasting (a
mechanical means of repairing
documents).
27 A conservator of photographs
consolidates emulsion that has
become detached from Its primary
glass support.
X  vs 43 Rapport annuel 1988-1989
La technique et le mode d'opération du système de photographie Opti-copie ont suscité un
intérêt considérable. Ce programme permettra aux particuliers et aux institutions d'acquérir
des copies bon marché, sur
microfiche et sur papier, de
cartes, de dessins et de plans
| architecturaux d'importance historique qu'il leur serait impossible de se procurer autrement. Il
se pourrait que l'on adopte bien-
ilôt des systèmes similaires à la
National Archives and Records
Administration de Washington
ainsi qu'aux United States
Bureau of Census.
La division collabore à l'élaboration de normes de production
interne pour le microfilmage en
couleurs de cartes.
Elle a microfilmé 19 carnets
manuscrits du poète Milton
Acorn et effectué le montage
d'un certain nombre de bobines
afin que celles-ci soient conformes aux dispositions relatives à
l'accès à l'information.
Un programme est en préparation, qui permettra de préserver,
d'inspecter, d'entretenir et de
remplacer tous les microfilms en
notre possession.
La Division des opérations techniques a mis au point le matériel
nécessaire pour nettoyer les disques de transcription en fonction
des besoins, ce qui permettra
de venir à bout de l'énorme
tâche de conservation des
disques.
Une fois les tests du système de
disques optiques numériques
terminés, la Section de la préservation des documents informatisés a acquis un nouveau
système de stockage qui sera
utilisé dans un projet pilote destiné à transférer sur disque optique les fichiers informatiques de
données archivistiques qui sont
actuellement sur bande magnétique. Si l'expérience réussit, le
disque optique sera utilisé aux
Archives nationales du Canada
comme support de conservation
à long terme pour le stockage
des documents archivistiques
informatisés.
Cette section a également élaboré un « plan en vue d'implanter un système de surveillance
des disques optiques numériques ». Ce plan d'une durée de
trois ans permettra de tester les
disques optiques dans des conditions ambiantes diverses afin
d'obtenir des renseignements
sur leur fiabilité comme support
d'information à long terme.
Un comité a été chargé d'étudier les documents des forces
expéditionnaires canadiennes
qui ont participé à la Première
Guerre mondiale afin de trouver
une solution à long terme à la
conservation de ce fonds important et aux difficultés que comporte le service au public dans
ce cas particulier.
26 Un conservateur de documents pèse
de la pâte à papier destinée au
colmatage (technique de réparation
des documents).
27 Un conservateur en photographie
renforce l'émulsion qui s'est détachée
de sa plaque de verre. Annual Report 1988-1989
Control and Access
The Office of Archival Descriptive Standards has been active
in developing a language of
description policy for internal
use at the National Archives and
in anticipation of the implementation of the emerging standards
of archival description that are
being developed in the Canadian
archival community. As part of
this activity, the Office coordinated the response of the
National Archives to the first
"Report of the Working Group
on Description at the Fonds
Level" that was circulated by the
Bureau of Canadian Archivists'
(BCA) Planning Committee on
Descriptive Standards. The
Office also developed a National
Archives standardized accession
number and actively participated
in the planning of the Business
Area Analysis of the holdings
computer environment under
development in the National
Archives. In addition, the Office
monitors, and participates in the
activities of the Canadian
Committee on MARC (CCM).
MARC is an acronym for
Machine-Readable Cataloguing,
a standard format for the
exchange of descriptive information (cataloguing information) in
machine-readable form. The
Office also participates in the
activities of the Planning Committee on Descriptive Standards
itself. The Senior Archival
Descriptive Standards Officer
sits as an observer on the
BCA's Planning Committee on
Descriptive Standards and
represents the archival community on the CCM on behalf of
this Committee.
During the past year, development of an automated system
for the control of the Archival
Holdings system was launched
through the Informatics and
Records Services Branch. This
system will provide intellectual
and physical control of the
institution holdings through an
integrated database which will
use new descriptive standards
being developed with the
Bureau of Canadian Archivists.
The Business Area Analysis
report which will produce fully
documented models for this system should be completed early
in the new year.
A prototype Historical Resources
Branch accessions database,
using a Machine-Readable
Cataloguing format, has been
developed using CDS/ISIS software to show that information
can be communicated among
different computers.
The National Archives Lanctôt
Library and Picture Conservation
Division made an important contribution to the on-line database
of the International Conservation
Information Network. Through
PHOCUS, the in-house National
Archives database, remote
access is provided to 6,470
bibliographic records which
contain extensive data covering
the history, permanence and
conservation of photographic
materials.
As a result of the 1987 report
on the feasibility of decentralized
access for the National Archives
of Canada, a plan for initial
action was completed and
approved by the Senior Management Committee. The Decentralized Access Office was
established within the Reference
and Researcher Services Division and plans were developed
for a pilot project at a location
outside of the National Capital
Region.
An optical disc system has been
acquired to preserve the holdings of the Canadian Centre for
Caricature. This system will allow
public access to the caricatures
without having to handle the
20,000 original drawings.
Manuscript Division
The Manuscript Division has
been developing an automated
system for its accession notices
and inventory entries. The Manuscript Automated Inventory
System, to be compatible with
other Historical Resources
Branch systems, will have four
main purposes. One will be to
provide the Public Programs
Branch with information about
new accessions and revisions to
existing inventories. The second
will give researchers on-line
access and subject access to
accession records and inventory
entries. The third will be to give
managers on-line access to certain administrative information
about the holdings. The fourth
will be to permit distant access
to the accession register and
inventories. It is expected that
data preparation and entry will
be completed in 1989-1990.
Suitable access software will be
developed during the same
period.
The finding aids of the French
Archives Section are also being
automated. Data already in the
"Programme d'inventaires des
archives françaises" has been
converted to software which will
permit the exchange of data
between the main data bank and
sources outside of Ottawa via
microcomputer.
Work progressed well on the
Diefenbaker Project and the
Trudeau Project. The former,
through a cooperative venture
with the University of Saskatchewan, focussed on Prime Minister
Diefenbaker"s Personal and Confidential files and his 1963-1967
Leader of the Opposition
Papers. The latter saw the
processing of two very large
series of Prime Minister's Office
correspondence, the 1969-1976
General Files and the 1976-1978
Priority Files. Work on the finding aids for both of these
projects continued.
Cartographic and Architectural
Archives Division
In 1988-1989, the Division participated as an active member of
the Foundation for Documents of
Architecture, sending one of its
staff members to Washington for
training in cataloguing for this
developing International automated database for architectural
records. The Division has
received financial assistance
from the Foundation to support
the cataloguer during the
months of training. By July
1989, the Division .will have a
computer linked with the database to input catalogue records
and to retrieve information.
Ongoing control work continued
on many components of divisional holdings and on some
specific collections and records
groups, as well as on organizing
and preparing finding aids.
Among the more significant
groups organized in recent
months were: British Admiralty
Charts for Canadian waters;
Jenkins collection of forestry
maps; Canadian National
Railway (RG 30 M); Transport
Canada (RG 12 M) air transportation records; Public Works
(RG 11 M) government building
and marine engineering in
Quebec and the Maritimes;
Registrar General (RG 68 M);
National Defence (RG 24 M)
truck plans; Moffatt Collection;
and the Dobush, Stewart and
Hein Collection. Work on the
preparation of the finding aid to
the World War I Collection
continued. 45 Rapport annuel 1988-1989
Contrôle et accès
Le Bureau des normes de des-
cription en archivistique a travaillé à l'élaboration d'une ligne
de conduite sur la langue de
description destinée à être utilisée au sein des Archives nationales, en prévision de la mise
en application des normes de
description archivistique qu'élabore actuellement la communauté archivistique canadienne.
Dans le cadre de cette activité,
le Bureau a rassemblé les
observations des Archives nationales sur le premier rapport du
groupe de travail sur la description au niveau du fonds d'archives, qu'a mis en circulation le
comité de planification des normes de description du Bureau
canadien des archivistes (BCA).
Le Bureau a aussi mis au point
une numérotation d'enregistrement normalisée et a participé
activement à la planification de
l'analyse professionnelle de
l'environnement informatique
des fonds que l'on crée actuellement aux Archives nationales.
De plus, le Bureau participe,
notamment par des contrôles,
aux activités du comité canadien
du MARC (CCM-Machine-
Readable Cataloguing). Il s'agit
d'une méthode normalisée permettant l'échange de renseignements descriptifs (information de
catalogage) par des moyens
informatiques. Le Bureau participe également aux activités du
comité de planification des normes de description lui-même.
L'agent principal des normes de
description archivistique siège à
titre d'observateur au sein du
comité de planification des normes de description du BCA et il
représente la communauté archivistique dans le CCM, pour ce
comité.
L'an dernier, la Direction de
l'informatique et des services
des documents a entrepris l'élaboration d'un système informatisé de contrôle des fonds
d'archives. Ce système permettra un contrôle intellectuel et
physique des fonds de l'institution grâce à une base de données intégrée qui utilisera les
nouvelles normes de description
que le BCA prépare. Le rapport
de l'analyse du secteur de gestion, qui fournira des modèles
totalement étayés par des documents pour ce système, devrait
être prêt l'an prochain.
On a aussi élaboré un prototype
de base de données sur les
acquisitions de la Direction des
ressources historiques grâce à
un système de catalogage ordi-
nolingue et au logiciel CDS/ISIS.
afin de montrer que l'information
peut circuler entre plusieurs
ordinateurs.
La bibliothèque et la Division de
la restauration des peintures et
estampes ont beaucoup contribué à l'établissement de la base
de données en direct du réseau
international d'information en
matière de conservation. Grâce
à PHOCUS, la base de données
interne des Archives nationales,
il est maintenant possible
d'accéder à distance aux 6 470
documents bibliographiques contenant un grand nombre de données sur l'historique, la
permanence et la conservation
du matériel photographique.
À la suite du rapport de 1987
sur la décentralisation de l'accès
aux Archives nationales, celles-
ci ont établi un plan d'action que
le Comité de la haute direction a
approuvé. Elles ont créé le
Bureau de décentralisation de
l'accès au sein de la Division
des services de référence et
des services aux chercheurs, et
élaboré des plans pour un projet
pilote qui sera réalisé en dehors
de la région de la capitale
nationale.
On a acquis un système de disques optiques destiné à préserver les fonds du Centre
canadien de la caricature. Ce
système permettra au public de
consulter ces caricatures sans
être obligé de manipuler les
20 000 dessins originaux.
Division des manuscrits
La Division des manuscrits est
en train d'élaborer un système
automatisé pour ses notices
d'acquisition et ses entrées
d'inventaire. Ce système, qui
sera compatible avec d'autres
systèmes de la Direction des
ressources historiques, aura
quatre buts principaux. D'abord,
fournir à la Direction des
programmes publics des renseignements sur les nouvelles
acquisitions et sur les révisions
des inventaires existants;
ensuite, permettre aux chercheurs d'avoir un accès direct
par sujet aux dossiers d'acquisition et aux entrées d'inventaires;
puis, permettre aux gestionnaires d'avoir directement accès à
certains renseignements administratifs au sujet des fonds;
enfin, permettre l'accès à distance au registre des acquisitions et aux inventaires. La
préparation et l'entrée des
données devraient se terminer
en 1989-1990 et un logiciel
d'accès approprié sera élaboré
pendant cette période.
Les instruments de recherche de
la Section des archives françaises sont également en train
d'être automatisés. Les données
qui sont déjà dans le « Programme d'inventaires des
archives françaises » ont été
converties à un logiciel qui permettra des échanges de données par micro-ordinateur entre
la principale banque de données
et les sources situées en dehors
d'Ottawa.
Le traitement des papiers
Diefenbaker et des papiers Trudeau progresse de manière
satisfaisante. Pour le premier
projet, réalisé avec la collaboration de l'Université de la
Saskatchewan, on a travaillé aux
dossiers personnels et confidentiels de premier ministre et sur
les papiers de chef de l'opposition pendant la période 1963-1967;
pour le second, on a traité deux
très grandes séries de correspondance du Cabinet du premier ministre : les dossiers
généraux de 1969-1976 et les
dossiers des priorités de
1976-1978. Les travaux sur les
instruments de recherche pour
ces deux projets se sont
poursuivis.
Division des archives cartographiques et architecturales
En 1988-1989, la division a pris
une part active aux travaux de
la Foundation for Documents of
Architecture et a dépêché à
Washington un membre de son
personnel qui y a reçu une formation en catalogage pour cette
base de données internationale
sur les documents architecturaux qu'on est en train d'élaborer. La fondation a fourni une
aide financière pour assurer
l'entretien du catalogueur pendant les mois de formation. En
juillet 1989, un ordinateur sera
relié à la base de données, ce
qui permettra d'entrer les documents du catalogue et d'extraire
l'information.
Les travaux de contrôle relatifs à
de nombreux éléments des
fonds et à certains groupes de
documents et de collections se
sont poursuivis, de même que
l'organisation et la préparation
des instruments de recherche.
Parmi les groupes traités
figurent les cartes de l'Amirauté
britannique pour les eaux canadiennes; la collection Jenkins
des cartes forestières; les
Chemins de fer nationaux du
Canada (RG 30 M); les documents
relatifs au transport aérien de
Transports Canada (RG 12 M);
les constructions gouvernementales et les ouvrages de génie
maritime effectués par les
Travaux publics au Québec et
dans les Maritimes (RG 11 M); le
Registraire générai (RG 68 M);
les plans de la Défense nationale concernant les camions
(RG 24 M); le fonds Moffatt; et le
fonds Dobush, Stewart et Hein.
La préparation de l'instrument
de recherche pour la collection
de la Première Guerre mondiale
s'est poursuivie. Annual Report 1988-1989
Government Archives Division
A system of barcoding has
placed 98,710 barcode numbers
on boxes and shelves this year.
This program was initiated to
better manage space allocation,
and to improve access and
charge-out services for
researchers of government
records. The use of this system
has helped to expedite the
move of some records to the
new National Archives building
in Renfrew. A major undertaking
was the revision and standardization of the Division's finding
aids and inventories. Revised
versions were then transferred
to the Public Programs Branch
for use in the reference area.
A major new activity this year
was the systematic review and
declassification of archival
records. During the year, 110.4
metres of records were
reviewed and opened for
research.
Moving Image and Sound
Archives Division
The changes made necessary
by the reorganization of control
functions this past year have
been enhanced by the introduction of procedures to improve
communication. Guidelines for
the addition of information on
documentation held by MISAD
to the Moving Image and Sound
Archives control system have
been prepared for Subject, Title
and Personality files and the
input of subject and title data
has started.
Documentary Art and
Photography Division
The Division implemented a new
accession form and system in
1988-1989, which resulted in
better collection records as well
as a unified method of describing
and recording photo, art and
philatelic records. In the Photography Section, the Canadian
Cities Series of approximately
14,000 items in the Karsh Collection has been organized and
resleeved, and a subject index
has been completed. A major
finding-aid listing for the poster
collection has been created,
which will give rapid access to
the holdings for research and
public service purposes. A finding aid has been created for the
Frank Prazak Collection and an
Inventory of Tintypes has been
completed.
The Documentation Project for
the Canadian Philatelic and
Postage Stamp Artwork Collection was started in November.
The project involves the data
capture of information on a
MINISIS database, the segregation of duplicate philatelic
materials for transfer to the
National Postal Museum and the
eventual consolidation of off-site
Canada Post Corporation historical holdings with those of the
Canadian Postal Archives.
Paris Office
Personnel studied and inventoried
the following important collections: the Arrêts, edits et ordonnances... du Roi at the Amirauté
de Guyenne; the papers of
Rivière et Soullard. notaries at
La Rochelle; and the Prize
Papers, at the Public Record
Office in London. Articles of
interest to Canada published by
learned societies in the nineteenth and twentieth centuries
(to 1945) were listed and
research into sources of material
in Spain was completed. 47       Rapport annuel 1988-1989
Division des archives
gouvernementales
Cette année, 98 710 boîtes et
étagères ont reçu un numéro à
barre. Ce système a été instauré
afin de faciliter la gestion de
l'espace, l'accès aux documents
et les prêts aux chercheurs. Son
utilisation a contribué à accélérer le déménagement de certains documents au nouvel
édifice des Archives à Renfrew.
La division a entrepris la révision et la normalisation de ses
instruments de recherche et de
ses inventaires et les a ensuite
transférés à la Direction des programmes publics pour qu'ils
soient utilisés dans les services
de référence.
L'examen systématique et la
déclassification des documents
d'archives représentent une activité supplémentaire importante.
Au cours de l'année 110,4
mètres de documents ont été
examinés et les chercheurs
peuvent les consulter.
Division des archives
audio-visuelles
Les changements rendus nécessaires par la réorganisation des
fonctions de contrôle au cours
de l'année écoulée ont été facilités par l'adoption de mesures
destinées à améliorer la communication. On a préparé des
lignes directrices pour l'ajout de
données relatives à la documentation préservée par la division
au Système de contrôle des
archives audio-visuelles en ce
qui concerne les dossiers par
sujet, titre et personnalité; on a
également commencé à entrer
les données concernant les
titres et les sujets.
Division de l'art documentaire
et de la photographie
Une nouvelle formule a été
adoptée et un nouveau système
d'acquisition permettant un meilleur enregistrement au niveau
des collections a été mis en
place. La division a aussi adopté
une méthode unifiée pour
décrire les oeuvres d'art documentaires et les documents photographiques et philatéliques.
Dans la Section de la photogra-   .-.
phie, elle a organisé et réinséré
dans des pochettes la série des
villes canadiennes de la collection Karsh (qui compte environ
14 000 pièces) et établi un
index-matières. Pour la collection des affiches, une liste des
principaux instruments de
recherche a été établie, qui permettra d'accéder rapidement aux
documents, pour les recherches
et le service au public. La collection Frank Prazak a bénéficié
d'un instrument de recherche et
d'un inventaire des ferrotypes.
Le projet de documentation relatif
à la collection canadienne
philatélique de dessins artistiques de timbres-poste a débuté
en novembre. Il comporte la
saisie de données sur une base
MINISIS, la séparation des
doubles de documente philatéliques en vue de leur transfert au
Musée national des postes et
ultimement la fusion des fonds
historiques extérieurs de la
Société canadienne des postes
avec ceux des Archives
postales canadiennes.
Bureau de Paris
Le personnel a étudié et inventorie les fonds suivants : les
Arrêts, edits et ordonnances... du
Roi relatifs à l'Amirauté de
Guyenne, les papiers de Rivière
et Soullard, notaires à La
Rochelle; et les papiers Prize, au
Public Record Office, à Londres.
On a dressé la liste des articles
présentant un intérêt pour le
Canada, publiés par des sociétés savantes au xix* et au xx*
siècles (jusqu'en 1945) et on a
terminé les recherches sur certaines sources en Espagne.   Annual Report 1988-1989
Information
Management Activities
The National Archives of
Canada Act of June 1987
defined a new type of record
called "ministerial records"
which now require transfer to
the National Archives. The Act
defines ministerial records as:
"The records of a member of
the Queen's Privy Council for
Canada who holds the office of
a minister and that pertain to
that office other than a record
that is of a personal or political
nature or that is under the control of a government institution."
These records which were
previously considered to be part
of the private papers of each
minister, must now be transferred to the National Archives
when a minister leaves or
changes office and cannot be
destroyed without the permission of the National Archivist.
The National Archives has been
active in advising ministers
about the new law and assisting
in identifying ministerial records.
The 1987-1988 Report of the
National Archivist to the Secretary of the Treasury Board on
the Management of Government
Records noted improvement, but
concluded that serious shortcomings persist. In many departments, information retrieval still
appears slow and uncertain. A
significant proportion of records
are not yet scheduled for retention and disposal. Records of
archival or historical importance
continue to make their way only
slowly to the National Archives.
Initiatives were established this
year with Health and Welfare
Canada, Transport Canada,
Employment and Immigration
Canada, the RCMP and Treasury Board Canada for the purpose of enhancing the capability
of institutions to identify, retain,
conserve and dispose of their
automated holdings. These initiatives are supported by new standards for the description of
records in automated systems
as well as authority and agreements that cover the disposition
and transfer of automated
records to the National Archives
of Canada.
The Government Records Branch
has participated in the Treasury
Board Office Systems Standards
Working Group, in order to
determine how the National
Archives should proceed regarding the identification, exchange
and conservation of automated
records, two studies were
completed. One explored the
emerging concept of "applications portability" while the other
assessed the impact of the
"Information Resource Dictionary
Standard" on the identification
and description of automated
records.
The National Archivist approved
26 schedules during the year.
Records in 22 of the schedules
were deemed significant to the
nation. Among these were
schedules for the Department of
Justice covering 5,181.6 metres
of records documenting the history of the administration of justice in Canada from 1859 to the
present. From the Department of
External Affairs were briefing
books dating from 1903 which
reflect the full spectrum of
departmental activities and
policy issues, and from the
Department of Energy, Mines
and Resources and its predecessors, five decades of executive
correspondence on all major
departmental programs.
Twenty-two information analyses
were prepared on submissions
which are now being assessed
archivally by the Historical
Resources Branch prior to being
recommended to the National
Archivist for approval. Forty-nine
other submissions were incomplete and returned with appropriate advice to departments
and agencies.
A video production "A Matter of
Record" which explains the legal
and policy provisions affecting
the handling and disposal of the
different categories of records
and describing the various
services available from the
Archives was produced and
made available as a demand
video on the House of Commons
OASIS network.
An evaluation/audit of the
records management programs
of 65 departments and agencies
is carried out on a four-year
cycle. Sixteen reviews were
conducted this year, five by
National Archives staff and 11
by internal audit directorates and
outside auditors. Twelve executive summaries of audit evaluations were also completed and
sent to the Treasury Board
Secretariat.
The National Archives and the
Department of National Defence
signed an updated agreement
concerning the transfer of maps
of other countries, received
through National Defence negotiations, to the National Archives.
Records Centres
The Personnel Records Centre
has processed over 115,000
reference requests throughout
the year. Two large Veterans
Affairs Canada projects, the
Korean Services Body and
Canadian Service Veterans,
have contributed to make this
the most active year yet. Three
new computer systems have
been designed, developed and
implemented to help the Personnel Records Centre achieve its
goals. These were: the ATIP
Document Tracking System,
Inventory Control System and
facsimile control/operation
systems.
Treasury Board approved the
creation of a new federal
records centre for Quebec City
and an additional 6,000 square
metres of records centre space
in Ottawa, Toronto and Edmonton. In January 1989, the staff
began operations out of an
interim location in Quebec City
with an expected opening of a
permanent facility in September
1989. The Toronto Records
Centre acquired interim accommodation in March 1989.
Despite Treasury Board
approval, no progress has been
made in Ottawa or Edmonton
during the fiscal year.
As a result of accommodation
shortages, it has been necessary to break up larger accessions. This will eventually cause
problems when disposal regulations must be applied. As well,
some records transfers have
had to be delayed causing some
departments to temporarily store
important records in aisles, hallways and basements.
As the only federal archival
presence outside the National
Capital Region, the offices of the
Federal Records Centres have
provided liaison with archival
contributors and operational
support services.__
Records Management
and Micrographie
Systems
The Division has been responsible for coordinating the efforts of
various divisions of the Government Records Branch and
Historical Resources "Branch in
the recommendation of sound
schedules for the approval of
the National Archivist.
The volume^rf material to be
disposed of (60,000 metres) aril
the increase in plastic base
records such as computer tapes,  I
films and fiches, have prompted   ]
organizational changes. Each
records centre now has a unit
dedicated to the application of
disposal schedules. 51  Rapport annuel 1988-1989
Activités de gestion de
l'information
La Loi sur les Archives nationales du Canada, promulguée
en juin 1987, définit un nouveau
type de documents, les « documente ministériels », qui doivent
maintenant être transférés aux
Archives nationales. Cette loi en
donne la définition suivante :
« Les documents, afférents à sa
qualité de ministre, d'un membre
du Conseil privé de la Reine
pour le Canada, à l'exclusion
des documente personnels ou
politiques et des documents des
institutions fédérales. » Ces
documents, qui étaient considérés comme faisant partie des
papiers personnels de chaque
ministre, doivent maintenant être
transférés aux Archives nationales lorsqu'un ministre s'en va
ou change de fonction, et ils ne
peuvent pas être détruits sans
l'autorisation de l'archiviste
national. Les employés des
Archives ont déployé beaucoup
d'efforts pour informer les ministres du contenu de la nouvelle
Loi et les aider à repérer les
documents ministériels.
Dans son rapport de 1987-1988
au secrétaire du Conseil du Trésor sur la gestion des documents gouvernementaux,
l'archiviste national notait que la
situation s'était améliorée, mais
concluait à la persistance de
lacunes importantes. Dans de
nombreux ministères, l'extraction
de reformation semble encore
tente et incertaine. Il n'existe
aucun calendrier de conservation et d'élimination pour un
pourcentage important des
documente. L'envoi aux Archives nationales de ceux qui revêtent une importance historique
ou archivistique continue à être
lent.
Cette année, on est intervenu
auprès de Santé et Bien-être
social Canada, de Transports
Canada, d'Emploi et Immigration, de la GRC et du Conseil du
Trésor pour accroître leur capacité d'identifier, de conserver et
d'éliminer leurs fonds automatisés. Ces interventions s'appuient
sur de nouvelles normes de description des documente dans les
systèmes automatisés ainsi que
sur les autorisations et tes
ententes qui régissent l'élimination des documents automatisés
et leur transfert aux Archives
nationales du Canada.
La Direction des documents
gouvernementaux a participé
aux activités du groupe de
travail du Conseil du Trésor sur
les normes des systèmes de
bureautique. Elle a effectué des
études pour déterminer comment les Archives nationales
devraient procéder pour identifier, échanger et conserver les
documents informatisés. L'une
était un examen des possibilités
offertes par le concept nouveau
de la « transférabilité des applications », et l'autre, une évaluation de l'incidence de la norme
concernant te répertoire des
ressources documentaires sur
l'identification et la description
des documents automatisés.
L'archiviste national a approuvé
26 calendriers de conservation
et d'élimination au cours de
l'année. On a jugé que les documents contenus dans 22 d'entre
eux étaient importante pour la
nation. Il s'agissait notamment
de 5 181,6 mètres de documents du ministère de la Justice
sur l'histoire de l'administration
de la justice au Canada, de
1859 à nos jours; de cahiers
documentaires remontant à
1903, en provenance des Affaires extérieures, qui représentent toute la gamme des activités ministérielles et des
questions politiques; et, du
ministère de l'Énergie, des
Mines et des Ressources et de
ses prédécesseurs, un demi-
siècle de correspondance de la
haute direction portant sur tous
les grands programmes
ministériels.
On a préparé 22 analyses concernant des mémoires que la
Direction des ressources historiques évalue actuellement du
point de vue archivistique, avant
de les soumettre à l'approbation
de l'archiviste national.
Quarante-neuf autres propositions incomplètes ont été
renvoyées aux ministères et
organismes concernés avec les
conseils pertinents.
On a réalisé un vidéo intitulé
Une histoire de documents, qui
explique les dispositions sur le
plan juridique et celui des politiques influant sur la manutention
et l'élimination des différentes
catégories de documents en
plus de décrire les divers
services offerts par les Archives.
Il peut être visionné sur
demande sur le réseau OASIS
de la Chambre des communes.
Sur une période de quatre ans,
on effectue une évaluation et
une vérification des programmes
de gestion des documents de
65 ministères et organismes.
Cette année, 16 de ces examens ont eu lieu; cinq ont été
assurés par du personnel des
Archives, et 11 par les directions internes de la vérification
ou par des vérificateurs de
l'extérieur. On a également
rédigé 12 sommaires de l'évaluation de ces vérifications que
l'on a envoyés au secrétariat du
Conseil du Trésor.
Les Archives nationales et le
ministère de la Défense nationale ont signé la mise à jour
d'un accord concernant le transfert, aux Archives nationales, de
cartes d'autres pays obtenues
par la Défense nationale grâce à
des négociations.
Centres de documents
Le Centre des documente du
personnel a traité plus de
115 000 demandes de référence
au cours de l'année. Deux
importants projets du ministère
des Anciens combattants, celui
du corps expéditionnaire en
Corée et celui des anciens combattants canadiens ont tenu les
employés occupés comme
jamais auparavant. On a conçu,
élaboré et mis en oeuvre trois
nouveaux systèmes informatisés
destinés à aider le Centre à
atteindre ses objectifs, à savoir :
le système de repérage des
documente AIPRP, le système
d'inventaire permanent et les
systèmes de contrôle et d'opération des télécopieurs.
Le Conseil du Trésor a
approuvé l'ouverture d'un nouveau centre à Québec ainsi que
l'octroi de 6 000 mètres carres
supplémentaires à Ottawa,
Toronto et Edmonton. En janvier
1989, le personnel a commencé
à travailler dans des locaux provisoires à Québec en attendant
l'ouverture de l'édifice permanent, qui est prévue pour
septembre 1989. Le Centre de
documente de Toronto a obtenu
des locaux provisoires en mars
1989. En dépit de l'autorisation
du Conseil du Trésor, aucun
progrès n'a été enregistré pour
ceux d'Ottawa et d'Edmonton au
cours de l'année financière.
À cause de la pénurie de
locaux, il a été nécessaire de
fractionner les grandes acquisitions, mesure qui risque de causer des difficultés lorsqu'on
appliquera les autorisations d'élimination. D'autre part, il a fallu
différer certains transferts de
documents, ce qui a contraint
quelques ministères à entreposer temporairement des documents importants dans des
couloirs, des entrées et des
sous-sols.
Les centres fédéraux de documents constituent la seule présence des Archives nationales
en dehors de la région de la
capitale nationale et ce sont eux
qui ont assuré la liaison avec les
donateurs et des services de
soutien opérationnels.
Systèmes de la gestion
des documents et de
la micrographie
Cette division coordonne les
efforts des diverses divisions de
la Direction des documente gouvernementaux et de la Direction
des ressources historiques en
vue de soumettre des calendriers à l'approbation de l'archiviste national.
Le volume imposant de documente à éliminer (60 000 mètres)
et l'augmentation du nombre de
documente à base de plastique
tels que les bandes pour ordinateur, les films et les fiches sont
tels qu'il a fallu faire des changements dans les centres.
Chacun d'entre eux dispose
maintenant d'une section
chargée de l'application des
calendriers d'élimination.   Annual Report 1988-1989
The National Archives is committed to sharing its treasures
and information with Canadians
and others. To achieve this, a
number of exhibitions, publications, interpretive programs,
courses, advisory services and
information are provided, often
in cooperation with other
government departments or cultural institutions.
Reference and
Researcher Services
The Reference and Researcher
Services Division provided reference and related researcher
services to all users of the
National Archives both at headquarters and outside the
National Capital Region. The
Division provided on site reference services to 5,300
researchers and responded to
3,360 written inquiries. A further
3,712 inquiries were forwarded
to the custodial divisions for in-
depth research.
Exhibitions
The exhibition program is made
up of in-house exhibits, displays
and travelling exhibitions. These
increasingly popular shows were
viewed by approximately
832,000 visitors. Major works in
this program included, Beyond
the printed word, Behind the
Ballot Box, Colonial Identities
and Taking Root.
Beyond the printed word, an
exhibition on newsreel and
broadcast reporting in Canada
from 1897 to 1987, was
organized by the National
Archives in cooperation with the
National Museum of Science
and Technology. This exhibit,
which employs automated data
retrieval systems, was seen in
1988 by 700,000 visitors and
will continue for another year at
the National Museum of Science
and Technology. The exhibit will
be followed by a travelling
version in 1989.
Behind the Ballot Box, an exhibition on the history of elections in
Canada, was a joint project
between the National Archives
of Canada and Elections
Canada. Using a number of
artifacts and documents and an
audio visual presentation, this
exhibit illustrated the important
points of electoral history in
Canada. An educational program
involving high school students in
mock elections was a highlight
of this exhibition.
Colonial Identities, the third exhibition in the National Archives'
series Records of Our History,
provided public access to 113
archival documents presented in
broad thematic fashion. Exhibits
such as these help to make
Canadian history more alive and
meaningful.
A number of smaller exhibitions
were also produced by National
Archives staff. Of note is,
Capital Offences: Canadian Cartoonists Look at Parliament Hill,
a cooperative venture with the
House of Commons; Proclamation of the Constitutional Act of
1982; Behind the Lines; and
Crawley Films Limited, a
celebration of the fiftieth year of
operation for this Canadian film
producing company. A complete
list of these smaller exhibitions
is shown in Appendix C.
28 Dr. Jean-Pierre Wallot and Ernest
J. Dick at the opening of the exhibition Beyond the printed word, organized by the National Archives and
presented at the National Museum of
Science and Technology,
7 April 1988. (ARC-0362-B-5)
29 Behind the Ballot Box exhibition was
presented at the National Archives
20 February-22 May 1989. 55       Rapport annuel 1988-1989
Les Archives nationales veulent
partager leurs richesses avec
les Canadiens et les gens d'ailleurs. À cette fin, elles offrent
des expositions, des publications, des programmes interprétatifs, des cours, des services consultatifs et de l'information, souvent en coopération
avec d'autres ministères ou
institutions culturelles.
Services de référence
et Services aux
chercheurs
Cette division a assuré des services de référence et d'aide à
tous les usagers des Archives
nationales, tant sur place qu'à
l'extérieur de la région de la
capitale nationale. Elle a accueilli
5 300 chercheurs et répondu à
3 360 demandes écrites de renseignements. Elle a transmis
3 712 autres demandes aux div
sions concernées pour que
celles-ci effectuent des recherches plus approfondies.
Expositions
Les Archives nationales montent
des expositions sur place et ont
un programme d'expositions itinérantes. Ces activités de plus
en plus populaires ont attire
environ 832 000 visiteurs. Les
plus importantes ont été : Au-
delà de l'écrit, Les coulisses des
élections, Identités coloniales et
L'enracinement.
Au-delà de l'écrit porte sur les
actualités filmées et les reportages radiophoniques et télévisés. Organisée par les Archives
nationales en collaboration avec
le Musée national des sciences
et de la technologie, cette exposition a recours à des systèmes
automatisés d'extraction de données. Elle a été vue par 700 000
visiteurs en 1988 et continuera
d'être présentée une année de
plus au Musée. Une version
itinérante sera produite en 1989.
Les coulisses des élections,
exposition consacrée à l'histoire
des élections au Canada, est un
projet conjoint des Archives
nationales du Canada et d'Élections Canada. Grâce à un certain nombre d'objets et de
documents et à une présentation
audio-visuelle, elle illustre les
grands moments de l'histoire
électorale du Canada. Un programme éducatif où des étudiante des écoles secondaires
simulaient une élection en a été
le point saillant.
Identités coloniales est la troisième exposition de la série intitulée Les documents de notre
histoire. Elle a permis au public
d'avoir accès à 113 documents
d'archives regroupés en grands
thèmes. Ce genre d'exposition
contribue à rendre l'histoire du
Canada plus vivante et plus
significative.
Le personnel a également conçu
et organisé plusieurs petites
expositions. Citons Offenses
capitales : la colline du Parlement des caricaturistes canadiens, projet conjoint avec la
Chambre des communes; Proclamation de la Loi constitutionnelle de 1982; Au-delà du trait;
et Crawley Films Limited, qui
marque le 50e anniversaire de la
fondation de cette société cinématographique canadienne.
L'annexe C donne la liste
complète de ces expositions.
28 M. Jean-Pierre Wallot et M. Ernest J.
Dick lors de l'ouverture de l'exposition Au-delà de l'écrit, organisée par
les Archives nationales et présentée
au Musée national des sciences et
de la technologie, le 7 avril 1988.
(ARC-0362-B-5)
29 L'exposition Les coulisses des élections a été présentée aux Archives
nationales, du 20 février au 22 mai 56      Annual Report 1988-1989
The Provincial Archives of Newfoundland and Labrador worked
with ttie National Archives to
produce an exhibition for the
first Labrador Straits Studies
Conference held in Forteau,
Labrador. A special video
presentation was prepared for
the International Council on
Archives in Paris. This display
was significant in that it used
Beyond the printed word, a new
high technology exhibit, to
demonstrate an automated
method of public access to
archival records. It was significant that only France and
Canada had functioning high
technology displays, and that
the next International Council on
Archives Congress will be held
in Canada in 1992 with the
theme "The Archivist in the
Information Age."
Gallery space for the Canadian
Centre for Caricature was
secured and this new gallery
will open in June 1989, at 136
St. Patrick Street, Ottawa.
Publications
The National Archives of
Canada continues to reach out
to its publics both in Canada
and throughout the world. One
way this is achieved is through
the production of various publications. It was an important year
in this regard as the third
release in the prestigious and
colourful Records of Our History
series was published under the
title Colonial Identities — Canada
from 1760 to 1815. An attractive
folder highlighting several of the
cartoons displayed in the exhibition Capital Offences: Canadian
Cartoonists Look at Parliament
Hill was also produced. Two
Aperçu folders were prepared
for the photo displays Behind
the Lines and The Glover
Album. In response to the
audience demand for publications relating to circulating
exhibits, four previously
published titles were reprinted in
The department's external periodical The Archivist continues
its popularity in the archival
community. Some of the themes
included "Broadcasting in
Canada," "Sports heroes,"
"Crime and punishment" and
the "Canadian North."
An important records management publication was printed
during the year entitled Guidelines on Computer-Assisted
Records Management. In an era
of computer-generated records
this publication is a valuable tool
for those who manage them.
This guide is another example of
how the department assists
records managers in the performance of their duties.
A complete list of the publications produced in 1988-1989
can be found in Appendix B.
30 A serigraph of Wayne Gretzky by
Andy Warhol, 1984. was featured on
the cover of the July-August issue of
The Archivist.
31 Cover picture of the March-April
issue of The Archivist is the Canadian satellite Hermes, launched in
19
M 9
1976.
32 Colonial Identities — Canada from
1760 to 1815 is the third volume in
the National Archives series entitled
Records of Our History.
33 Cover of the Guidelines on
Computer-Assisted Records Management Manual. Rapport annuel 1988-1989
Les Archives provinciales de
Terre-Neuve et du Labrador ont
organisé, en collaboration avec
les Archives nationales, une
exposition pour la première
conférence des Labrador Straits
Studies, qui a eu lieu à Forteau
(Labrador). On a préparé une
présentation spéciale de vidéodisques pour le congrès du CIA
à Paris. Au cours de cette présentation, on a fait appel à des
éléments tirés de Au-delà de
l'écrit, exposition recourant à
une technique nouvelle, pour
faire la démonstration d'une
méthode automatisée d'accès
aux documents d'archives pour
le public. Il est significatif que
seuls la France et le Canada
aient fait des présentations utilisant cette technique et que le
prochain congrès du CIA se
tiendra au Canada en 1992 et
aura pour thème, « L'archiviste
au siècle de l'information ».
Le Centre canadien de la caricature ouvrira ses portes en juin
1989. dans des locaux situés au
136 de la me Saint-Patrick.
Publications
Les Archives nationales du
Canada continuent à entretenir
des contacte avec leurs publics
au Canada et à l'étranger. Une
des méthodes qu'elles utilisent à
cette fin est la production de
publications. Cette année le
département a produit plusieurs
catalogues d'expositions, notamment le troisième volume de la
série prestigieuse Les documents de notre histoire intitulé
Identités coloniales, le Canada
de 1760 à 1815. Elles ont également fait paraître une brochure
très attrayante, illustrant plusieurs des caricatures présentées à l'exposition Offenses
capitales : la colline du Parlement des caricaturistes canadiens. Elles ont préparé deux
dépliants pour les expositions de
photos : Au-delà du trait et
L'Album Glover. Pour répondre
à la demande du public concernant les publications relatives
aux expositions itinérantes, les
Archives nationales en ont fait
réimprimer quatre en 1988-1989.
Le périodique du département
destiné au public, l'Archiviste,
est toujours très apprécié. Parmi
les thèmes abordés cette année,
notons : « la Radiodiffusion au
Canada », « les Héros du sport »,
« Crime et châtiment » et « le
Nord canadien ».
Une importante publication sur
la gestion des documents, intitulée Lignes directrices sur la gestion automatisée des documents,
est parue cette année. À une
époque dominée par l'informatisation des documents, cette
publication est un outil précieux
pour ceux qui tes gèrent. Ce
guide est un autre exempte de
la manière dont le département
aide les gestionnaires de documents à s'acquitter de leurs
responsabilités.
Le lecteur trouvera une liste
complète des publications
produites en 1988-1989 à
l'annexe B.
30 Cette sérigraphie de Wayne Gretzky
par Andy Warhol, qui date de 1984,
figure sur la couverture du numéro
de juillet-août de l'Archiviste.
31 Cette photo du satellite canadien
Hermes lancé en 1976 est reproduite
sur la couverture du numéro de
mars-avril de l'Archiviste.
32 Couverture du catalogue de l'exposition Identités coloniales - Le Canada
de 1760 à 1815. Il s'agit du troisième
volume publié par les Archives
nationales dans la collection Les
documents de notre histoire.
33 Couverture du manuel Lignes directrices sur la gestion automatisée des
documents.
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-           ^ 58      Annual Report 1988-1989
Special Events
The National Archives worked
cooperatively with many other
cultural institutions in the
National Capital Region. The
Archives has been involved in
such events as the Salon du
livre de I'Outaouais, the Festival
of Spring, the Salon des femmes
de I'Outaouais, Community Day
and the Salon du livre de
Montréal.
A new corporate identifier was
developed for the National
Archives and was used successfully with the increasing number
of public programming activities.
In preparation for the 1992 International Council on Archives, a
new video was produced to promote and invite the international
archival community to participate in this prestigious event.
Participante in the video
included the Honourable Flora
MacDonald, Minister of Communications, the Honourable Lise
Bacon, ministre des Affaires
culturelles du Québec, and his
worship Mayor Jean Doré, from
Montreal. The video was transmitted via satellite to the closing
ceremonies of tfie 1988 International Council on Archives which
was held in Paris.
An interview with Dr. K.B.
Hendriks on Radio-Canada indicated public interest in the work
of the Picture Conservation
Division. The science program
"Découverte" of Radio-Canada
Television produced a film clip
on the restoration of photographs and the CBC's Midday
also filmed material within the
Division.
Public relations activities for the
Archives Headquarters Accommodation Program included: the
preparation of a communications
strategy, tours of the new facility,
information bulletins, an information hot line, briefings for
management and staff and all
media events. Working closely
with the media, the National
Archives organized interviews,
conferences and briefings which
responded to the publicity
generated as a result of the
Parliamentary Committee on
Communication and Culture's
report on accommodation problems at the National Archives of
Canada.
A number of other special
events were organized by the
department and implemented.
They included the opening of
the exhibitions Beyond the
printed word in April, and
Colonial Identities in May, the
ceremony for the transfer of
Laurier House from the National
Archives to Environment Canada
in June, the launching of the
Frances Anne Hopkins stamp in
collaboration with Canada Post
in November.
A special ceremony was
organized for Dr. Naomi Jackson
Groves who donated 13 drawings by A.Y. Jackson and two
drawings by Arthur Lismer.
A publicity campaign directed at
encouraging more Canadians to
use the archives was implemented. This project included
the use of advertisements
placed in national and specialized magazines in support of
archives in general.
Among the special visits
arranged for visitors to the
National Archives were those for
M. Kecskemeti, Executive Secretary for the International Council
on Archives, M. Eken, National
Archivist of Norway, Shen Lihua
of China and M. Sigmund of the 1
Netherlands.
During the year, the department
also began to develop program»
for volunteers, Friends of the
National Archives, fundraising
and sponsorship activities and
education/animation programs.
To enhance its programs and
the distribution of archival
products including"travelling
exhibitions and publications, the
department increased its market-1
ing efforts.
^m   I
Exhibition opening of Colonial Identities, 8 May 1988. (ARC/0940/C-13) 59      Rapport annuel 1988-1989
Événements spéciaux
Le département a collaboré
avec de nombreuses autres institutions culturelles de la région
de la capitale nationale. Il a participé à des manifestations telles
que le Salon du livre de
I'Outaouais, le Festival du printemps, le Salon des femmes de
I'Outaouais, le Jour communautaire et le Salon du livre de
Montréal.
On a élaboré un nouveau
symbole graphique pour les
Archives nationales; celui-ci a
été utilisé avec succès à
l'occasion de présentations de
programmes destinés au public,
dont le nombre est croissant.
Pour préparer le congrès de
1992 du CIA, on a réalisé un
nouveau vidéo destiné à promouvoir l'événement et à inviter
la communauté archivistique
internationale à participer à cette
prestigieuse manifestation. Mme
Flora MacDonaJd, ministre des
Communications, M"» Lise
Bacon, ministre des Affaires culturelles du Québec, et M. Jean
Doré, maire de Montréal, y ont
collaboré. Le vidéo a été transmis par satellite aux cérémonies
de clôture du congrès du CIA
de 1988, qui a eu lieu à Paris.
L'interview de M. K.W. Hendricks
de la Division de la restauration
des peintures et estampes, par
le réseau français de Radio-
Canada, a montré l'intérêt que le
travail de cette division suscite
dans le public. L'émission scientifique télévisée Découverte du
même réseau a tourné une
séquence sur la restauration des
photographies, et Midday du
réseau anglais de Radio-Canada
a également filmé du matériel
dans les locaux de la division.
Les activités de relations publiques pour le Programme de
logements de l'Administration
centrale des Archives ont
compris entre autres, la préparation d'une stratégie de communication, des visites guidées des
lieux, des bulletins d'information,
une ligne directe de renseignements; des séances d'information pour les gestionnaires et le
personnel ainsi que tous les
événements médiatiques. En
collaboration étroite avec les
médias, les Archives nationales
ont organisé des interviews, des
conférences et des séances
d'information pour répondre à la
publicité suscitée par le rapport
du Comité parlementaire des
communications et de la culture
sur les problèmes de logement
auxquels cette institution est
confrontée.
Le département a également
organisé un certain nombre
d'autres événements spéciaux,
notamment l'ouverture des expositions Au-delà de l'écrit, en
avril, et Identités coloniales, en
mai; la cérémonie de transfert
de la maison Laurier qui relèvera désormais d'Environnement
Canada, en juin; le lancement
du timbre de Frances Anne
Hopkins, en collaboration avec
la Société canadienne des
postes, en novembre.
Une cérémonie spéciale a été
organisée en l'honneur de Mme
Naomi Jackson Groves qui a fait
don aux Archives de 13 dessins
par A.Y. Jackson et de deux
dessins par Arthur Lismer.
Les Archives nationales ont
lancé une campagne de publicité destinée à encourager un
plus grand nombre de Canadiens à utiliser leurs archives.
Dans le cadre de ce projet, elles
ont mis des annonces dans des
revues nationales et spécialisées
pour appuyer les services
d'archives en général.
Un certain nombre de visites
spéciales ont été organisées
pour des personnalités de
passage, notamment M.
Kecskemeti, secrétaire exécutif
du CIA; M. Eken, archiviste
national de Norvège; M. Shen
Lihua de Chine; M. Sigmund,
des Pays-Bas.
Au cours de l'année, le département a également commencé à
élaborer des programmes de
bénévoles, des Amis des Archives nationales, des activités de
collecte de fonds et de
commandite, des programmes
d'éducation et d'animation; il a
aussi fait des efforts pour
commercialiser ses programmes
comme les expositions itinérantes et les publications.
34  Ouverture de rexposition Identités
coloniales, 8 mai 1988.
(ARC/0940/C-13) 60      Annual Report 1988-1989
Conferences,
Educational Courses
and Cooperative
Ventures
The department organized a
number of conferences, the
most notable of which were:
"Conservation in Archives:
Current Dimensions and Future
Developments," "Invitational
Meeting of Experts on Descriptive Standards," and Beyond the
printed word.
Staff of the Conservation Branch
gave three presentations: "Conservation of Film, Television and
Sound Records," "Disaster
Planning" and "Conservation
Planning and Programs" during
the international symposium,
"Conservation in Archives."
Video programs dealing with the
deterioration of the world's
library and archival collections
and disaster plans for small
archives were used to direct the
discussion of a day-long workshop for Canadian archivists.
The Government Records Branch
carried out the planning for an
international symposium entitled,
"Converging Disciplines in the
Management of Recorded Information." This symposium will be
held in May 1989 under the
aegis of the International Council
on Archives' Committee on Current Records. It will be interdisciplinary in nature and will
appeal to information executives,
librarians, data managers, information technologists, information
policy specialists, archivists and
records managers.
The Cartographic and Architectural Archives Division organized
and hosted its fourth seminar for
cartographic and architectural
archivists in October 1988.
Archivists from across Canada
and the United States discussed
acquisition, descriptive standards,
the role of microcomputers,
preventative conservation, cooperative projects, and copyright
and architecture.
At the annual conference of the
Association of Canadian Map
Libraries and Archives, approximately 2,000 maps, from the
Division's redistribution files,
were selected by conference
for their collections.
The Moving Image and Sound
Archives Division organized and
provided support for a number
of activities this year. These
included a seminar at the
University of Montreal, the hosting of the Film and Television
Archives Advisory Committees
in October 1988, and collaboration with the National Library,
the National Film Board and the
Cinématèque québécoise on
The Records Management and
Micrographie Systems Division
prepared and delivered a number of educational programs to
government management staff.
These courses included
"Records Management Principles and Practices," a "Micro-
recording Technology Course"
and "Introduction to Records
Management." They were
attended by 280 participants.
New courses offered by the
Division entitled "Scheduling and
Disposition," "Records Management: the Managers' Role" and
"Special Topics in Managing
Government Records" were
more focussed and designed to
address the needs of established records managers.
Advanced courses entitled
"Records Management: The
Regional Setting," which deals
with the unique challenges
facing the senior levels of
records personnel, was
presented regionally.
In addition, tours for participants
to selected government departments and a special four-day
training course on the management of government records will
be provided.
The Historical Resources Branch
again offered its month-long
Archives Course in both French
and English. Archivists from
large and small institutions
across the country met to learn
and to exchange views, thereby
gaining an appreciation of the
concerns, constraints and innovations in many organizations.
Students and speakers alike are
drawn from the National Archives
and from repositories across
Canada. The 1988 course had
seven English and six French
students from the National
Archives and 11 English and
eight French students from other
organizations.
tiitiixliixiiiixtilL
35   Stanley Burke, former reporter and i «»•»«»» « « * • * ' **Mv ♦Ui'.J
host of CSC National News, was one       X»{è»3tt»*»$llllli
of the guests at the " Beyond the
printed word' symposium organized
by the National Archives of Canada,
19-22 October 1988. (ARC/3205/E1)
adding data to FORMAT. They   |
also included the editing and
publication of Film Canadiana, \
working with the Department of j
Communications to develop the I
National Audio Visual Data
Base, and continued support of :|
the Canadian Film Institute and   I
its regular series of screening of I
old and new Canadian films.
Employees from the Informatics ■
and Records Services Branch
played a significant role in the
organization and reception of the!
International MINISIS User Group
Conference. Assistance was
provided in the planning of a
joint workshop dealing with
automation in heritage
institutions.
The Records Conservation in-
house training program was
modified to provide in-depth
training in book restoration.
Other training activities will be   1
developed to supplement
courses in community colleges -JÊ
and universities or for individuals
from archival or library
institutions. 61       Rapport annuel 1988-1989
Colloques, cours et
projets conjoints
Le département a organisé un
certain nombre de colloques
dont les plus marquants ont été
« La conservation aux archives :
ses dimensions actuelles et son
avenir », « Réunion restreinte
d'experts en normes de description » et « Au-delà de l'écrit ».
Le personnel de la Direction de
la conservation a présenté trois
exposés au colloque international sur la conservation aux
archives : un traitait de la conservation des films, des enregistrements télévisés et sonores,
l'autre portait sur l'élaboration de
programmes de conservation et
le troisième traitait de plans de
mesures d'urgence pour les
Spchives.
Le département a utilisé des
vidéos sur la détérioration des
collections de livres et d'archives du monde entier et sur les
plans de mesures d'urgence en
cas de catastrophe pour les petites archives afin d'orienter les
discussions dans le cadre d'un
atelier d'une journée, organisé à
l'intention des archivistes
canadiens.
La Direction des documente
gouvernementaux a assuré la
planification d'un colloque international intitulé, « Les disciplines
convergentes dans la gestion de
l'information consignée ». Ce colloque aura lieu en mai 1989
sous les auspices du Comité
des archives courantes du CIA.
Il sera interdisciplinaire et intéressera les directeurs de l'information, les bibliothécaires, les
gestionnaires de données, les
technologues de l'information.
tes spécialistes des politiques
d'information, les archivistes et
tes gestionnaires de documente.
Les responsables du programme
de perfectionnement professionnel de la Division des systèmes
de la gestion des documents et
de la micrographie ont préparé
et exécuté un certain nombre de
programmes éducatifs destinés
au personnel de gestion des
documents du gouvernement
fédéral. Ces cours ont notamment porté sur les principes et
pratiques de la gestion des
documents, sur la technique de
la micrographie et sur l'« Introduction à la gestion des documents ». Ils ont attiré 280
participants.
Parmi les nouveaux cours
offerts, citons « Établissement du.
calendrier et déclassement »,
« Gestion des documents : le
rôle des gestionnaires » et
« Sujets spéciaux dans la gestion
des documents gouvernementaux ». Pour la première fois, ces
cours étaient axés sur les
besoins des gestionnaires de
documents expérimentés.
Un cours supérieur a été présenté dans les régions. Intitulé
« La gestion des documents : le
cadre régional », il traite des difficultés particulières auxquelles
sont confrontés les cadres supérieurs chargés de la gestion des
documente.
De plus, des visites seront
organisées dans certains
ministères fédéraux et un cours
spécial de formation en gestion
des documente du gouvernement, d'une durée de quatre
jours, sera offert aux intéressés.
La Direction des ressources
historiques a offert un cours en
archivistique d'un mois dans les
deux langues officielles. Ce
cours donne l'occasion aux
archivistes de petites et de
grandes institutions du pays de
se rencontrer et d'échanger des
idées. Ils peuvent ainsi mieux
comprendre les préoccupations
et les innovations de nombreuses institutions ainsi que les
contraintes auxquelles elles sont
soumises. Les étudiante comme
les conférenciers proviennent. .-
des Archives nationales et de
dépôts de tout le Canada. Le
cours de 1988 a attiré sept participants anglophones et six
participants francophones des
Archives nationales et onze
anglophones et huit francophones d'autres organismes.
La Division des archives cartographiques et architecturales a
accueilli des spécialistes en cartographie et en architecture à
son quatrième séminaire, en
octobre 1988. Des archivistes
du Canada et des États-Unis ont
ainsi eu l'occasion de discuter
de l'acquisition, des normes de
description, du rôle des microordinateurs, de la conservation
préventive, des projets conjoints, du droit d'auteur et de
l'architecture.
À l'assemblée annuelle de
l'Association des cartothèques
canadiennes, tes délégués ont
sélectionné pour leur collection
environ 2 000 cartes des dossiers de redistribution de la
division.
Cette année, la Division des
archives audio-visuelles a organisé un certain nombre d'activités ou y a contribué, notamment
un séminaire à l'Université de
Montréal; la réception des comités consultatifs des archives du
cinéma et de la télévision en
octobre 1988; et une collaboration avec la Bibliothèque nationale, l'Office national du film et
la Cinémathèque québécoise en
vue d'ajouter des données à
FORMAT. Elle a également participé à la révision et à la
publication de Film Canadiana,
collaboré avec le ministère des
Communications à l'élaboration
de la base nationale de données
audio-visuelles et apporté un
soutien continu à l'Institut canadien du film et à la présentation
de sa série régulière de projection de films canadiens anciens
et nouveaux.
Les employés de la Direction de
^informatique et des services
des documents ont joué un rôle
important dans l'organisation et
la réception de la conférence
internationale du Groupe des
usagers de MINISIS. Ils ont prêté
leur concours à la planification
d'un atelier conjoint sur l'automatisation dans les institutions
du patrimoine.
La Division de la restauration
des documents a modifié son
programme interne de formation
afin d'en assurer une de plus
haut niveau dans le domaine de
la restauration des livres. Elle
élaborera d'autres cours de formation afin de compléter ceux
qui sont donnés dans les
collèges communautaires et tes
universités, ainsi qu'à l'intention
des employés des services
d'archives et des bibliothèques.
35  M. Stanley Burke, ancien reporteur et
présentateur de rémission CSC
National News, était un des invités au
colloque «Au-delà de récrit»,
organisé par les Archives nationales
du Canada, du 19 au 22 octobre
1988. (ARC/3205/E1) Annual Report 1988-1989
Consultations,
Information and
Advisory Services
Advice was provided by the
Documentary Art and Photography Division to the City of
Ottawa in connection with their
plan to name new city streets
after significant Canadian photographers, and, in connection
with the 150th anniversary of
photography in 1989, to Canada
Post for their special four-stamp
issue and to the CBC program
The Journal in connection with
their broadcast to celebrate the
event.
The London Office responded to
more than 160 inquiries from
Canadian researchers searching
for Canadian documentary material in the British Isles and from
British researchers who are
trying to locate materials in
the National Archives or other
Canadian repositories.
The London Office also provided
assistance to other Canadian
institutions. On behalf of the
National Museum of Natural
Sciences, the Dalhousie Herbarium was purchased from the
dealers, Burgess Browning. A
Nova Scotia land grant map was
purchased from Sothebys for the
Public Archives of Nova Scotia.
A large collection of glass
slides, negatives and miscellanea was received for the
Public Archives of Newfoundland and Labrador.
Support was provided to the
Ontario Genealogical Society/
National Archives 1871 Census
Indexing Project for the publication of Haldimand-Norfolk and
Kingston-Frontenac-Lennox-
Addington. Four publications
were produced by the Ontario
Genealogical Society as a result
of this work.
The Technical Operations Division provided an evaluation of
film and video samples in the
conservation/copying of motion
pictures unique to Bermuda for
the Bermuda Archives.
Under the Access to information
and Privacy Acte, the National
Archives met 80 formal requests.
In addition, 600,000 pages were
reviewed in response to informal
requests by 550 researchers.
Optical disc advice was
provided to the Saskatchewan
Archives concerning the formulation of a terms of reference
document for a proposed optical
disc project.
The Canadian Centre for Information and Documentation on
Archives, during its first year of
operation, contributed much to
the development of other
archives across Canada. More
than 1,000 documents were
loaned, several hundred
responses for specialized information were completed, a dozen
new bibliographies were
produced, approximately 2,000
copies of bibliographies were
provided and over 10,000
copies of other documente were
distributed. The centre developed two databases for its
clients. ARCREF is a system
designed to control ephemeral
or non-published material and
ARCTHE is an automatic thesaurus which is used to produce
various work instruments for
those who work in the indexation of documents designed for
the management and administration of archives.
Technical information about
photographic processes was
provided to local colleges and
private groups. Numerous
requests were responded to
concerning the use of the optical
disc as an alternate means of
preserving images held by the
National Archives.
The Records Management and
Micrographie Systems Division
continued to provide advice and
assistance concerning the
management of records, micro-
graphic applications, optical disc
and related technologies. Advice
was provided to 28 departments
and 31 agencies as well as to
other governments and
countries. Rapport annuel 1988-1989
Consultations,
information et services
consultatifs
La Division de l'art documentaire
et de la photographie a conseillé
la vide d'Ottawa en ce qui a trait
à son projet de donner le nom
de grands photographes canadiens à de nouvelles mes. À
l'occasion du 150e anniversaire
de la photographie en 1989, elle
a également donné des conseils
à la Société canadienne des
postes pour son émission spéciale de quatre timbres, et au
réseau anglais de Radio-Canada
pour la couverture de cet
événement dans son émission
télévisé The Journal.
Le Bureau de Londres a
répondu à plus de 160
demandes de renseignements
de chercheurs canadiens en
quête de documentation sur le
Canada conservée dans les lies
britanniques, et de chercheurs
anglais essayant de localiser
des documente dans les
Archives nationales ou dans
d'autres services d'archives au
Canada.
Il a aussi prêté son concours à
d'autres institutions canadiennes.
Pour le compte du Musée national des sciences naturelles du
Canada, il a acheté l'herbier
Dalhousie au marchand Burgess
Browning et, pour le compte
des Archives publiques de la
Nouvelle-Ecosse, une carte des
concessions de terres dans
cette province, à Sothebys. Il a
reçu pour les Archives publiques de Terre-Neuve et du
Labrador une importante collection de diapositives sur verre, de
négatifs et d'articles divers.
On a apporté une aide au projet
de répertoriage du recensement
de 1871 des Archives nationales
et de l'Ontario Genealogical
Society pour la publication de
« Haldimand-Norfolk » et de
« Kingston-Frontenac-Lennox-
Addington ». À la suite de ces
travaux, l'Ontario Genealogical
Society a réalisé quatre
publications.
À l'intention des Archives des
Bermudes, la Division des opérations techniques a procédé à
l'évaluation d'échantillons de
films et de vidéos en vue de la
conservation et de la reproduction d'oeuvres cinématographiques particulières aux
Bermudes.
Les Archives nationales ont
répondu à 80 demandes qui lui
ont été officiellement adressées
en vertu de la Loi sur l'accès à
l'information et de la Loi sur la
protection des renseignements
personnels. En outre, à titre
d'information, elles ont examiné
600 000 pages à la suite de
demandes informelles émanant
de 550 chercheurs.
Elles ont conseillé les Archives
de la Saskatchewan en ce qui
concerne l'élaboration d'un
document établissant le champ
d'application d'un projet de
disques optiques numériques.
Au cours de sa première année
de fonctionnement, le Centre
canadien d'information et de
documentation en archivistique a
beaucoup contribué au développement des archives au Canada. Il
a prêté plus de 1 000 documente, répondu à plusieurs
centaines de demandes de renseignements spécialisés, publié
une douzaine de bibliographies,
fourni environ 2 000 copies de
bibliographies et envoyé plus de
10 000 copies de documents de
toutes sortes. Le centre a élaboré deux bases de données
pour ses clients : ARCREF,
système conçu pour contrôler
les documente éphémères ou
non publiés, et ARCTHE, thésaurus automatisé qui sert à
produire divers instruments de
travail pour ceux qui répertorient
les documente utilisés pour la
gestion des archives.
Des renseignements techniques
sur les procédés photographiques
ont été fournis à des collèges
locaux et à des groupes privés.
On a répondu à de nombreuses
demandes de renseignements
concernant l'utilisation du disque
optique comme autre méthode
de conservation d'images des
fonds des Archives nationales.
La Division de la gestion des
documents et des systèmes
micrographiques a continué à
fournir aide et conseils en ce qui
concerne la gestion des
documente, les applications
micrographiques, l'utilisation de
disques optiques et de techniques connexes. Ces conseils
ont été donnés à 28 ministères et
à 31 organismes ainsi qu'à
d'autres gouvernements et pays.  J 66      Annual Report 1988-1989
Continuing in the spirit of a
National Archives of Canada
1987 report entitled "Archives
Sponsorship of Future International Activities," a number of
significant activities were
completed.
Cultural Exchanges
"In 1987, the National Archives
of Canada and the Main Archival
Administration of the Council of
Ministers of the U.S.S.R. signed
a letter of agreement covering a
number of reciprocal archival
activities to be carried out by
the two institutions. As part of
this agreement, Canada's
National Archivist and Assistant
National Archivist visited several
archives in the Soviet Union in
1988. Discussions during the
visit have resulted in specific
decisions between the U.S.S.R.
and Canada on cooperative
initiatives to be undertaken. In
the first phase of this agreement, a Canadian archivist from
the National Archives will begin
the process of inventorying
documents and listing material in
Soviet archives of interest to
Canadian researchers. Arrangements for the eventual copying
and transfer of these copies to
Canada will follow. The U.S.S.R.
may also begin a similar process
in Canada. Other initiatives
already begun under this agreement include the exchange of
publications, particularly of
archival literature." Strategic
Approaches 1989-1993, pages
25-26.
As a result of participation in
federal-provincial meetings in
connection with the Canada-
France Cultural Mixed Commission, the National Archives will
contribute to the following
undertakings in the future. The
Archives exhibit Taking Root will
circulate in France as part of the
celebrations of the bicentenary
of the French Revolution. Under
the "Bank of Missions"
exchange program, the National
Archives will receive French
visitors in 1989-1990.
Staff Exchanges
As part of the Canada-China
Human Development Program,
the Informatics and Records
Services Branch provided an
orientation for two Chinese
archivists at the National
Archives and an opportunity to
study the applications of automated procedures. Their ten-
month program included an
overview of the department and
visits to other archives. Between
four and five weeks were spent
in the Government Archives
Division while they received
training in the processing of
machine-readable records and
office automation. A study
period was also organized for an
archivist from India.
Symposiums and
Conferences
The National Archives, in cooperation with the International
Council on Archives, coordinated, through its Conservation
Branch, an international symposium entitled "Conservation in
Archives: Current Dimensions
^and Future Developments,"
which had 220 participants from
19 countries.
In October 1988, the National
Archives hosted and sponsored
an Invitational Meeting of Experts
on Descriptive Standards in
cooperation with the International
Council on Archives. Representatives from 15 countries and
the International Federation of
Library Associations and Institutions and the International
Organization for Standardization,
met to report upon and discuss
current developments in the field
of descriptive standards in various countries. Resolutions were
developed which will serve as
the basis for medium and long-
term planning by all concerned.
The Paris Office, in cooperation
with the French organizers and
the Canadian delegation, contributed various services to the
International Council on Archives
Conference in Paris in 1988.
The presentation of the exhibit
Taking Root — Canada from
1700 to 1760, at the Canadian
Cultural Centre, drew 1,000 conference delegates on 25 Augusf
1988. 67 Rapport annuel 1988-1989
Toujours fidèles à l'esprit du
rapport « Parrainage d'activités
internationales futures par les
.Archives », écrit en 1987, les
Archives nationales ont participé
à un certain nombre d'activités
importantes.
Échanges culturels
En 1987, les Archives nationales
du Canada et l'administration
principale des archives du
Conseil des ministres de l'URSS
ont signé une lettre d'entente
portant sur un certain nombre
d'échanges ayant trait à des
activités entre les deux institutions. Dans le cadre de cette
entente, l'archiviste national et
Srarchiviste national adjoint ont
visité plusieurs dépôts d'archives en Union soviétique en
1988. Les discussions qu'ils ont
eues au cours de cette visite ont
amené l'URSS et le Canada à
prendre un certain nombre d'initiatives de coopération. Dans un
premier temps, un archiviste
des Archives nationales commencera à établir des listes et à
inventorier des documente qui,
parmi les archives soviétiques,
présentent un intérêt pour les
chercheurs canadiens. Par la
suite, des dispositions seront
prises pour que ces documente
puissent être copiés, et les
copies transférées au Canada. Il
est prévu qu'un archiviste soviétique effectuera le même travail
au Canada. Parmi d'autres
mesures prises en vertu de cet
accord, signalons l'échange de
publications, et en particulier de
publications dans le domaine
archivistique. (Orientations
stratégiques, 1989-1993, pages
26 et 27).
Au cours des prochaines
années, par suite de leur participation aux réunions fédérales-
provinciales relatives à la
Commission culturelle mixte
Canada-France, tes Archives
nationales contribueront aux
entreprises suivantes : leur
exposition L'enracinement
circulera en France à l'occasion
des célébrations du bicentenaire
de la Révolution, et en 1989-1990,
dans  le  cadre  du  programme
d'échanges, la « Banque des
missions », les Archives nationales accueilleront des visiteurs
français.
Echanges de
personnel
Dans le cadre du Programme de
développement des ressources
humaines Canada-Chine, la
Direction de l'informatique et
des services des documente a
assuré la formation de deux
archivistes chinois et leur a
dorme la possibilité d'étudier les
applications des méthodes automatisées. Le programme de dix
mois leur a permis d'avoir une
vue d'ensemble du département
et de rendre visite à d'autres
dépôts d'archives. Ces deux
visiteurs ont passé de quatre à
cinq semaines à la Division des
archives gouvernementales où
ils ont reçu une formation dans
le domaine du traitement des
documents ordinolingues et de
la bureautique. Un stage d'étude
a également été organisé pour
un archiviste de l'Inde.
Colloques et
conférences
En collaboration avec te CIA,
les Archives nationales ont
coordonné, par l'intermédiaire de
la Direction de la conservation,
un colloque international intitulé
« La conservation aux archives :
ses dimensions actuelles et son
avenir », auquel ont assisté 220
personnes venues de 19 pays.
En octobre 1988, en collaboration
avec le CIA, les Archives
nationales ont parrainé et présidé une réunion sur invitation
de spécialistes en normes de
description. Des représentants
de 15 pays, de la Fédération
internationale des associations
de bibliothécaires et de bibliothèques, et de l'Organisation
internationale de normalisation,
se sont réunis pour présenter
des rapporte sur les progrès
récente réalisés dans te domaine
des nonnes de description dans
divers pays, et pour en discuter.
Les décisions auxquelles ils sont
parvenus serviront de base à
une planification à moyen et à
long terme pour tous les
intéressés.
En coopération avec les
organisateurs français et la
délégation canadienne, le
Bureau de Paris a offert divers
services à la conférence du CIA
qui s'est tenue à Paris en 1988.
Le vernissage de l'exposition
L'enracinement, le Canada de
1700 à 1760 au Centre culturel
canadien a attiré 1 000 participante
à la conférence, le 25 août 1988. 68      Annual Report 1988-1989
1992 International Council on
Archives
The National Archives will be a
major participant in the Xllth
Congress of the international
Council on Archives in 1992 as
Canada hosts this prestigious
event. This congress, and
related ones such as the SAA,
ACA and AAQ, will bring
together in Montreal over 3,000
archivists and directors of
national archival institutions from
more than 125 countries.
The National Archives of
Canada is also the sponsor of
eight events associated with the
International Council on Archives
scheduled between 1988 and
1992. These include a Conservation Colloquium, a meeting of
experts on Descriptive Standards
held in 1988, a Committee and
Colloquium on current records
and a Committee and Colloquium on professional training.
Training and Advice Joint Ventures
Sessions on the acquisition,
appraisal and description of
machine-readable records were
given by the Government
Archives Division to the Society
of American Archiviste.
The Microfilm Services Division
performed a quality assurance
analysis on a microfilming project being carried out on behalf
of the National Archives of Italy.
The Technical Operations Division from the Conservation
Branch provided advice to the
American Film Institute and the
Archives of Bermuda.
The Documentary Art and Photography Division provided advice
and information concerning the
establishing of a new photographic archives to the Funda-
cion Antorchas in Argentina and
to M. Gérard Rougeron, Director
of the Historiale de la Grande
Guerre Peronne-Somme, a French
government-sponsored organization dedicated to the history of
World War I in Northern France.
The London Office continues to
work with the Australian Joint
Copying Project team which is
similarly engaged in copying for
deposit in Australian archives. It
is also active in the Surveying
and Copying Committee of the
Commonwealth Archiviste Association which brings together
representatives in the United
Kingdom of those Commonwealth
countries engaged in copying
programs. A representative also
participates in the Library and
Resources Group of the British
Association for Canadian
Studies.
With the French Admiralty and
its historical service, preparations were made for publication
of the inventory of the Édite,
arrête et ordonnances... du Roi
conserved in the National
Archives of France or the
Admiralty Archives. Rapport annuel 1988-1989
Congrès de 1992 du Conseil
international des archives
Les Archives nationales joueront
un rôle clé lors du XIIe congrès
du CIA en 1992, événement
prestigieux qui aura lieu au
Canada. Ce congrès et des
congrès parallèles tels que ceux
de la SAA, de l'ACA et de
l'AAQ réuniront à Montréal plus
de 3 000 archivistes et directeurs d'archives nationales de
plus de 125 pays.
Les Archives nationales du
Canada parrainent également
huit manifestations liées au CIA,
qui auront lieu entre 1988 et
1992. Il s'agit notamment d'un
colloque sur la conservation et
d'une réunion d'experts des
normes de description qui ont
eu lieu en 1988, d'un comité et
d'un colloque sur les archives
courantes, d'un comité et d'un
colloque sur la formation
professionnelle.
Formation et conseils      Projets conjoints
La Division des archives gouvernementales a organisé, à la
Society of American Archiviste,
des cours sur l'acquisition,
l'évaluation et la description des
documents ordinolingues.
La Division des services du
microfilm a procédé à un contrôle
de la qualité d'un projet de
microfilmage exécuté pour le
compte des Archives nationales
de l'Italie.
La Division des opérations
techniques de la Direction de la
conservation a prodigué des
conseils à l'American Film Institute et aux Archives des
Bermudes.
La Division de l'art documentaire
et de la photographie a donné
des renseignements et des conseils sur rétablissement d'un
nouveau service d'archives
photographiques à la Fundacion
An torchas en Argentine, et à
M. Gérard Rougeron, directeur
de l'Historiale de la Grande
Guerre Péronne-Somme, organisation parrainée par le gouvernement français qui se
consacre à l'histoire de la
Première Guerre mondiale dans
le Nord de la France.
Le Bureau de Londres continue
à collaborer avec le responsable
du projet australien dont l'objet
est d'obtenir des copies de
documents pour les archives
australiennes. Il participe aussi
activement au Surveying and
Copying Committee de la Commonwealth Archiviste Association, qui réunit au Royaume-Uni
les représentants des pays du
Commonwealth engagés dans
des programmes de reproduction.
Un représentant du Bureau participe également aux travaux du
Library and Resources Group de la
British Association for Canadian
Studies.
De concert avec l'Amirauté française et son service historique,
le Bureau de Paris prépare la
publication du répertoire des
« Édite, arrête, ordonnances... du
Roi » conservés aux Archives
nationales de France ou aux
Archives de l'Amirauté.  J 72      Annual Report 1988-1989
National Archives of
Canada Advisory Board
Implementation of new legislative
provisions under the National
Archives of Canada Act (1987)
continued. The Act provides for
the appointment of the National
Archives of Canada Advisory
Board to "advise and assist the
Archivist in carrying out the
objectives and functions of the
National Archives of Canada."
The first Board, comprising a
broad cross-section of persons
experienced in archival matters,
was appointed by the Minister of
Communications in December
1988 for terms of from one to
three years. The ten members
of the Board are: Ginette Noël,
City of Quebec Archivist,
Christian Pouyez, Director-
General of the International
Canadian Studies Council,
Terence M. Eastwood, Assistant
Associate Professor, University
of British Columbia School of
Library, Information and Archival
Studies, Anne MacDermaid,
Archivist of Queen's University,
Dr. Jean-Pierre Wallot, National
Archivist of Canada, Marianne
Scott, National Librarian of
Canada, Dr. George MacDonald,
Director,- Canadian Museum of
Civilization, Susan Mann-
Trofimenkoff, Professor of
History and Academic Vice-
Rector, University of Ottawa,
Jean Usher Friesen, Associate
Professor of History, University
of Manitoba, and Margaret
Conrad, Professor of History,
Acadia University.
36 Moving company removing four-inch
archival containers from Larivière
Building in Hull onto a pallet for shipment to Renfrew. (ARC/4394/A12)
37 Northeast view of ground floor of
Larivière Building in Hull. Two-thirds
of the building's holdings have been
moved to Renfrew. (ARC/4394/A9)
38 National Archivist, Jean-Pierre Wallot
and Her Worship Audrey Greene,
Mayor of Renfrew, following the
announcement of the purchase of the
Mitel Building in Renfrew.
(ARC/1771/8-3)
Strategic Planning
The 1988 National Archives
Strategic Planning Session
which was held in September
focussed on topics that included
human resource issues, long-
term accommodation planning
issues, strategic positioning of
the National Archives as both a
federal cultural institution and an
administrative arm of government, an assessment of the
corporate planning system and
resourcing priorities.
Following the review and
approval of strategic directions
for the period 1989-1993, and
the addition of the recently
articulated Governing Values
statement to the body of the
document, Strategic Approaches
of the National Archives of
Canada, 1989-1993 was
published.
A new management system for
the National Archives of
Canada's participation in international activities was implemented within the department.
This system includes a planning
cycle, a formal decision and
approval process, a financial
control and accounting system
and a mechanism for reporting
on the activities carried out.
Operational Planning        New Accommodation
The Operational Plan Framework
is the basic structure for
presenting the National Archives
Program to the Treasury Board
and parliamentarians for the
purposes of planning and
resourcing. The passage of new
archives legislation in 1987, and
negotiations with the Treasury
Board for Increased Ministerial
Authority and Accountability,
necessitated a review and subsequent revision of the 1982
framework. Extensive consultations within the National
Archives and with the Treasury
Board Secretariat and the Office
of the Comptroller General led
to completion of a new Operational Plan Framework. It contains a statement of the
objectives of the National
Archives Program, establishes
the planning elements which
comprise the Program, and identifies the results that will be
used to assess the achievement
of those objectives.
Following Treasury Board's
introduction of a new regime of
Increased Ministerial Authority
and Accountability designed to
give ministers and senior
managers increased authority
and flexibility along with
enhanced accountability for
results, the National Archives of
Canada continued these discussions with a view to identifying
proposals for further delegations
of authority.
In December 1987, The House of
Commons  Standing  Committee!
on Communications and Culture
tabled the results of a study of    I
the National Archives accommo-1
dation needs. This study concluded that "the lack of space,
dispersed facilities and storage   I
in environmental conditions
unsuitable for conservation
purposes have serious consequences for the sound operation 4
of the institution and for the
protection of our archival
heritage."
In May 1988, the government
issued its comprehensive
response to the report of the
Standing Committee. The
government accepted the split
facility, two site option which
means that the West Memorial
Building in Ottawa would be refit
to serve as the new headquar-   I
ters for the National Archives of
Canada and a new building
would be located outside the
core of the National Capital
Region to accommodate labora-
tones and heritage collections.
In September 1988, the Minister  1
of Communications announced
that the new building for labora- J
tories and archival collections
would be built in Gatineau,
Quebec. It is now planned that
the refit of the West Memorial
Building will commence in the
summer of 1990. To coordinate
this project, the Archives Headquarters Accommodation Program was developed.
As an interim measure, the
former Mitel Plant in Renfrew,
Ontario was acquired to allow
consolidation of archival holdings currently held in a number Jl
of inadequate buildings. Rapport annuel 1988-1989
Comité consultatif des
Archives nationales du
Canada
La Loi sur les Archives nationales
du Canada, de 1987 prévoit la
création d'un comité consultatif
qui «conseille et assiste l'archiviste dans l'exécution de la mission
des Archives nationales du
Canada». En décembre 1988, le
ministre des Communications
nommait le premier Conseil, qui
I comprend un large échantillon
de personnes expérimentées en
archivistique, pour une durée
d'un à trois ans. Les dix membres du Conseil sont : Ginette
Noël, archiviste de la Ville de
Québec; Christian Pouvez, direc-
I teur général du Conseil international des études canadiennes;
Terence M. Eastwood, professeur associé adjoint, école de
bibliothéconomie de l'information
et des études archivistiques de
l'Université de ia Colombie-
Britannique; Anne MacDermaid,
archiviste de l'Université
Queen's; Jean-Pierre Wallot,
archiviste national; Marianne
Scott, directeur général de la
Bibliothèque nationale; George
MacDonald, directeur, Musée
canadien des civilisations; Susan
* Mann-Trofimenkoff, professeur
d'histoire et vice-recteur des
études, Université d'Ottawa;
I Jean Usher Friesen, professeur
I associé d'histoire, Université du
Manitoba; Margaret Conrad, professeur d'histoire, Université
iAcadia.
Planification
stratégique
La session de planification stratégique des Archives nationales,
qui a eu lieu en septembre
1988, a porté sur les ressources
humaines, la planification du
logement à long terme, la position stratégique des Archives
nationales en tant qu'institution
culturelle fédérale et organe
administratif du gouvernement,
l'évaluation du système de planification générale et tes priorités
en matière de renouvellement
du personnel.
Après la révision et l'approbation des directives stratégiques
pour la période 1989-1993, le
département y a ajouté l'énoncé
des valeurs fondamentales. Il a
ensuite publié les « Orientations
stratégiques des Archives nationales du Canada, 1989-1993».
Un nouveau système de gestion
de la participation du département aux activités internationales a été mis en oeuvre. Ce
système comprend un cycle de
planification, un processus de
décision et d'autorisation formelles, un système de contrôle
et de comptabilité financière et
un mécanisme de rapport sur
les activités réalisées.
*
il
Planification
opérationnelle
Le Cadre du plan opérationnel
constitue le cadre de base pour
la représentation du programme
des Archives nationales au
Conseil du Trésor et aux
députés aux fins de planification
et de recrutement de personnel.
L'adoption de la Loi sur les
Archives nationales du Canada,
en 1987, et les négociations avec
le Conseil du Trésor relatives à
l'augmentation des pouvoirs et
des responsabilités ministérielles
ont exigé l'examen du cadre de
1982, et sa révision. À la suite
de consultations poussées au
sein des Archives nationales
ainsi qu'avec le secrétariat du
Conseil du Trésor et le bureau
du Contrôleur général, un nouveau Cadre du plan opérationnel
a été établi. Il contient un
énoncé des objectifs du programme des Archives nationales; H établit des éléments de
planification de ce programme
et définit les résultats qui seront
utilisés pour déterminer dans
quelle mesure ces objectifs
auront été atteints.
À la suite de la mise en place,
par le Conseil du Trésor, d'un
nouveau régime de pouvoirs et
de responsabilités ministériels
accrus, conçu pour donner aux
ministres et aux cadres supérieurs plus d'autorité et de souplesse de fonctionnement tout
en les rendant plus directement
responsables des résultats, les
Archives nationales du Canada
ont poursuivi les discussions
afin d'identifier d'autres délégations de pouvoir.
36 Des employés de l'entreprise de
déménagement chargent des boîtes
d'archives de 4 po sur une palette
pour les transporter de l'immeuble
Larivière de Hull à Renfrew.
( ARC/4394/A1 2)
37 Le rez-de-chaussée de Pimmeuble
Larivière de Hufl vu du côté nord-est.
Les deux tiers des fonds conservés
dans cet immeuble ont été déménagés à Renfrew. (ARC/4394/A9)
38 L'archiviste national du Canada. M.
Jean-Pierre Wallot et la mairesse de
Renfrew, Mme Audrey Greene, après
l'annonce de rachat de l'ancienne
usine Mitel à Renfrew.
(ARC/1771AB-3)
Nouveaux locaux
En décembre 1987, le Comité
permanent des communications
et de la culture de la Chambre
des communes a déposé les
résultats d'une étude sur les
besoins des Archives nationales
en matière de logement. Cette
étude conclut que le manque
d'espace, la dispersion des installations et l'entreposage dans
des conditions ambiantes ne
convenant pas à la conservation
ont de graves répercussions sur
le fonctionnement de l'institution
et sur la protection de notre
patrimoine archivistique.
En mai 1988, le gouvernement a
répondu longuement au rapport
du Comité permanent. Il a
accepté de scinder les installations, ce qui signifie que l'administration centrale des Archives
nationales serait logée dans
l'édifice commémoratif de
l'ouest (qui serait rénové), les
laboratoires et les fonds d'archives serait logés dans un immeuble neuf, situé en dehors du
centre de la région de la
capitale nationale. En septembre
1988, le ministre des Communications a annoncé que le nouvel
immeuble destiné aux laboratoires et aux fonds d'archives
serait construit à Gatineau
(Québec). Quant à la rénovation
de l'édifice commémoratif de
l'ouest, elle devrait commencer
au cours de l'été 1990. C'est
pour coordonner ce projet que
l'on a créé le Programme de
logement de l'administration
centrale des Archives
nationales.
À fifre provisoire, on a acquis
l'ancienne usine Mitel à Renfrew
(Ontario) afin de regrouper les
fonds d'archives qui se trouvent
actuellement dans un certain
nombre de locaux inadéquats. 74       Annual Report 1988-1989
Cost Recovery and
Revenue Generation
The National Archives of
Canada advanced toward full
compliance with the government's policy on cost recovery.
A draft Order-in-Counci! was formulated authorizing the Minister
of Communications to prescribe
fees for National Archives of
Canada services, and supporting
documentation required for the
federal regulatory review
process was completed. The
approval of this draft Order will
authorize implementation of a
comprehensive fee schedule,
expected to be implemented
during 1989-1990.
The National Archives of Canada
continued to meet Treasury
Board requirements for an
annual user fee revenue plan.
Revenue totalling approximately
$400,000 was generated for the
Consolidated Revenue Fund
directly and an additional
approximate amount of $322,000
was generated by other government departments from the sale
of National Archives of Canada
products and assets.
Copyright Legislation       Staffing
The National Archives continued
to monitor the progress of new
copyright legislation and to coordinate file department's input. Of
particular interest to the Archives
in this matter were those sections which deal with a change
in the terms of protection for
unpublished works, a preservation copying exception and a
copying exception for research
purposes. The National Archives
and National Library jointly
hosted a seminar on copyright
given by W. Noël, copyright
lawyer, and F. Hébert, information resources consultant. The
seminar provided National
Archives staff with an overview
of the current and future copyright legislation and its impact
on archives services and
collections.
During 1988-1989, the National
Archives underwent a Treasury
Board directed classification
audit to verify the quality of
classification decisions and
ensure coincidence between job
descriptions and duties performed. A total of 90 positions
were reviewed through this
process.
The National Archives workforce
adjustment program continued
to have a successful record in
1988-1989. The vast majority of
affected employees have been
placed in alternate positions
within the Public Service or
have taken advantage of the
provision for "Pay in Lieu of
Unfulfilled Surplus Period." With
the continued cooperation and
support of management and
staff, the department is confident
that all remaining and future
workforce adjustment situations
will be successfully resolved.
The recommendations made by
the Administrative Staffing
Review Project team were discussed and priorities were
established. Project plans were
developed to proceed with
several of the recommendations.
The full effect of the implementation of the new government
Security Policy on staffing
became evident in January 1988
in the National Archives. Its
major effect on the staffing
process was the addition of a
Basic Reliability Check and an
Enhanced Reliability Check to
the already existing national
security levels.
The Official Languages Bilingual
Bonus Confirmation Program
was established in 1987 to
update test results for all
bilingual bonus recipients during
a three-year period and to
ensure that all had valid results.
During Phase II of the program
(1988-1989), 83 individuals were
identified requiring English tests
and 80 requiring French tests.
As part of the Employee Equity
Plan, the department established
a set of numerical objectives' for
certain identified groups
between 1989 and 1991. This
plan was based on a survey of $
the employee population carried
out during the summer of 1987.
The four designated groups are
women in senior management
and non-trâditional occupations,
disabled persons, aboriginal
peoples and members of visible
minority groups. These objectives have been formally submitted and were approved by the
Treasury Board of Canada.
Table VII shows the current
representation of these major
groups in the departmental work
force in comparison with March
1988.
A special effort has been made
to encourage high potential
women to compete for positions
in the Management Category.
Two individuals have been
selected to participate in this
program during 1988-1989.
During 1988-1989, five functional auditSr-one organizational f
audit, and three follow-up audits
were undertaken on operations
in the National Archives and the
National Library. The audit of
electronic systems under
development was introduced at
the National Archives and a
study was carried out to determine its EDP Audit Universe.
Internal Audit also initiated an
internal review of its working
paper files. 75      Rapport annuel 1988-1989
Recouvrement des
coûts et production de
recettes
Les Archives nationales sont en
passe de se conformer totalement à la politique gouvernementale de recouvrement des
coûts. Un projet de décret autorisant le ministre des Communications à prescrire des droits
pour les services offerts par les
Archives nationales a été rédigé
et les documents d'appui requis
pour le processus d'examen
réglementaire fédéral sont prêts.
Lorsque ce projet sera
approuvé, il autorisera l'établissement d'un barème de droits
complets qui devrait entrer en
vigueur en 1989-1990.
En ce qui concerne le plan
annuel de recettes provenant
des droits d'utilisation, les Archives nationales ont continué à
satisfaire aux exigences du Conseil du Trésor. Elles ont versé
au Fonds du revenu consolidé
des recettes directes de l'ordre
de 400 000 $, plus un montant
d'environ 322 000 $ provenant
de la vente de produits et de
biens des Archives nationales
par d'autres ministères fédéraux.
Législation sur le droit
d'auteur
Les Archives nationales ont continué à surveiller les travaux en
cours de la nouvelle loi sur le
droit (fauteur et à y participer.
Les articles prévoyant un changement dans la durée de protection des ouvrages non publiés et
des exceptions à la reproduction
aux fins de préservation et de
recherche revêtent une importance particulière pour les
Archives. Celles-ci ont, en collaboration avec la Bibliothèque
nationale, accueilli un colloque
sur le droit d'auteur animé par
W. Noël, avocat spécialisé dans
le droit d'auteur, et F. Hébert,
consultant en ressources d'information. Ce colloque a permis au
personnel des Archives nationales de se faire une idée
d'ensemble des dispositions
législatives actuelles et futures
dans ce domaine ainsi que de
leur incidence sur les services
et les fonds d'archives.
Personnel
En 1988-1989, les Archives
nationales ont été soumises à
une vérification de la classification des postes de son personnel, qui avait été ordonnée par
le Conseil du Trésor, afin de
vérifier la qualité des décisions
qui s'y rapportent et de s'assurer que les descriptions de
poste coïncident bien avec les
fonctions effectivement remplies.
Au total, 90 postes ont été
examinés.
Le programme de réaménagement des effectifs a continué de
présenter un aspect positif en
1988-1989. La grande majorité
des employés touchés par cette
mesure ont été affectés à
d'autres postes au sein de la
Fonction publique ou se sont
prévalus de la disposition
« rémunération en remplacement
de la partie non expirée de la
période de priorité excédentaire ». Grâce à la collaboration
et au soutien continus de la
direction et du personnel, le
département est sûr de pouvoir
régler au mieux tous les cas de
réaménagement des effectifs
encore en suspens.
Les recommandations formulées
par l'équipe du projet administratif d'examen de la dotation en
personnel ont été discutées et
des priorités, établies. On a
aussi élabore des plans pour
donner suite à plusieurs de ces
recommandations.
Le plein effet de la nouvelle
politique de sécurité du gouvernement sur la dotation en personnel s'est fait sentir en janvier
1988. La principale conséquence de cette politique sur le
processus de dotation a été
d'ajouter au niveau national de
sécurité qui existe déjà, une
vérification de base de la fiabilité
et une vérification approfondie
de la fiabilité.
En 1987, on a établi le Programme de confirmation de la
prime au bilinguisme. Celui-ci a
pour objet de mettre à jour, sur
une période de trois ans, les
résultats des tests administrés à
tous les employés recevant une
prime au bilinguisme, et de
s'assurer que ces résultats sont
toujours valables. Pendant la
phase II du programme
(1988-1989), on a identifié 83
personnes devant être testées
en anglais, et 80, en français.
Dans te cadre du Plan d'égalité
en matière d'emploi, le département a fixé une série d'objectifs
à atteindre entre 1989 et 1991
pour certains groupes identifiés
par lui. Ce plan a pour fondement une enquête sur le personnel menée pendant l'été 1987.
Les quatre groupes désignés
sont les suivants : les femmes
dans les postes de direction et
les emplois non traditionnels; les
personnes handicapées; les
autochtones; et les membres
des minorités visibles. Ces données ont été soumises officiellement au Conseil du Trésor qui
tes a approuvées. Le tableau VII
indique la représentation actuelle
des principaux groupes dans
l'effectif du département, comparée à celle de mars 1988.
Des efforts particuliers ont été
faits pour favoriser le perfectionnement des femmes aptes à
occuper des postes de direction.
Deux personnes ont été sélectionnées pour participer à ce
programme pendant l'année
financière 1988-1989. 76      Annual Report 1988-1989
Two long-standing employees
retired this fiscal year. The
National Archives wishes to
recognize the contribution of
Bernard Weilbrenner, former
Assistant National Archivist, and
Robert Gordon, former Director
of the Manuscript Division.
Mr. Weilbrenner joined the
National Archives in 1952 and
served in many capacities in the
Manuscript Division. In 1963, he
left the institution to become
Director of the then Archives de
la province du Québec. In 1967
he returned as Director of the
Archives Branch and in 1971 he
assumed the duties of Assistant
National Archivist. In a long and
distinguished career, he contributed significantly not only to
the National Archives but also to
the international archival
community.
Mr. Gordon began his career in
the Archives in 1956 and was
appointed Director of the Manuscript Division in 1965. Under
his leadership, the Manuscript
Division built up a very rich collection of nationally significant
manuscript records. Through his
initiatives the National Archival
Appraisal Board was established
and tax credits are now
accepted by Revenue Canada
for donations of archival
materials to repositories.
L
39   Joint Application Development (JAD)
sessions brought employees and information processing consultants
together to define the specification
for an integrated archival information
system.
Informatics and
Records Services
Branch
The Records Services Office of
the National Archives converted
approximately 10 cubic metres
of operational records to its
classification system in response
to Treasury Board. The Office
procured a security classification
and designation guide to be
used in assigning security levels
to all operational records
created in the department.
In addition to beginning work on
the Archival Holdings Project, a
consultant was hired to develop
the requirements for a departmental office support system.
This system will link all of the
department's microcomputers
providing a full range of office
automation features as well as
communications with external
minicomputers and mainframes.
The department expects to
begin acquiring and implementing the system during the fiscal
year 1989-1990. 77      Rapport annuel 1988-1989
Au cours de cette même
période, aux Archives nationales
et à la Bibliothèque nationale, on
a procédé à cinq vérifications
fonctionnelles, à une vérification
organisationnelle et à trois vérifications de suivi des opérations.
On a adopté, aux Archives
nationales, la formule de la
vérification des systèmes électroniques, qui est en voie d'élaboration, et on a effectué une
étude pour déterminer l'étendue
de la vérification informatisée.
La Vérification interne a enfin
procédé à un examen interne de
ses documents de travail.
Deux des employés les plus
anciens ont pris leur retraite. Les
Archives nationales tiennent à
rendre hommage à Bernard
Weilbrenner, ancien archiviste
national adjoint, et à Robert
Gordon, ancien directeur de la
Division des manuscrits, pour
l'importance de leur contribution.
M. Weilbrenner est entré aux
Archives nationales en 1952, où
il a rempli diverses fonctions à
la Division des manuscrits. En
1963, il a quitté le département
pour devenir directeur de ce qui
s'appelait alors les Archives de la
province de Québec. En 1967 il
est revenu comme directeur de
la Direction des archives historiques et en 1971, il a pris les
fonctions d'archiviste national
adjoint. Au cours de sa carrière
longue et distinguée, il a beaucoup fait, non seulement pour
les Archives nationales mais
aussi pour la communauté archivistique internationale.
M. Gordon a commencé sa carrière aux Archives en 1956 et a
été nommé directeur de la Division des manuscrits en 1965.
Sous sa direction, cette division
a augmenté considérablement le
nombre de ses fonds d'importance nationale. C'est à son
initiative qu'a été constitué te
Conseil national d'évaluation des
archives et que Revenu Canada
accepte aujourd'hui d'accorder
des crédits d'impôt pour tes
dons de documents aux
Archives.
Direction de l'informatique et des services
des documents
Le Bureau des services des
documents a informatisé environ
10 mètres cubes de documents
opérationnels pour les entrer
dans son système de classification; à la demande du Conseil
du Trésor, il a acquis un guide
de classification et de désignation en matière de sécurité qui
sera utilisé pour l'attribution de  -_
niveaux de sécurité à tous les
documents opérationnels créés
au sein du département.
La direction a commencé les
travaux relatifs au Projet des
fonds d'archives. Elle a en outre
engagé un expert-conseil afin de
déterminer les conditions requises pour un système de
bureautique départemental. Ce
système reliera tous les microordinateurs du département et
fournira une gamme complète
de fonctions bureautiques ainsi
que des communications avec
les mini-ordinateurs et les unités
centrales externes. L'acquisition
et la mise en oeuvre de ce
système devraient commencer
au cours de l'année financière
1989-1990.
39 Dans le cadre de séances d'élaboration d'applications conjointes, des
employés et des experts-conseils en
traitement de l'information se sont
réunis pour déterminer les caratéris-
tiques d'un système intégré d'information en archivistique.   Annual Report 1988-1989
Appendix A
Fundamental Values in
the National Archives
of Canada
Preamble
Every society recognizes the
existence of basic values that
are necessary to the attainment
and maintenance of an adequate
quality of life. The nature and
the relative place of those
values may change from one
society to another and even
from time to time within a given
society. Most human beings,
however, recognize such values
as goodness, truth, justice,
beauty, compassion and the
integrity of the individual as
being essential to life in society.
In addition to these, there are
also more specific institutional
values which develop within an
organization and which come to
be recognized as forces shaping
the way of life within the
organization.
Statement of Fundamental
Values
In the National Archives of
Canada,
• we value the mission we are
given to serve the people and
the government of Canada,
and we dedicate our efforts to
ensure that a knowledge of
the nation's past is preserved;
• we value those rights and
freedoms of a democratic
society that enable us to strive
to acquire and make available
complete and accurate
archives;
• we value the historical records
entrusted to our care, which,
as our collective memory,
enhance our sense of national
identity and provide a lasting
record of individual rights;
• we value the effective
management of government
records, and the contribution
we make to that program;
• we value the exchange of
knowledge that results from
our relationship with the Canadian and international archival
communities;
• we value each other as colleagues, in every part and at
every level of the organization,
recognizing that we are committed to a common and
important cause; and
• we acknowledge that excellence of achievement is a
product of the competence,
dedication, initiative and
resourcefulness of our colleagues, and we value that
excellence and desire to have
it recognized.
Appendix B
Publications
NEW PUBLICATIONS
Finding Aids and Guides
Accessions, 1986-1987
Archival Sources for the Study
of German Language Groups in
Canada
Conservation Branch
Conservation of Photographic
Materials — A Basic Reading
List
Government Archives Division
Guidelines on Computer-
Assisted Records Management
Introduction to Research at the
National Archives of Canada
Literary Archives Guide
Managing the Records of a
Minister's Office
Publications 1988
Records of the Department of
Labour
Tracing Your Ancestors in
Canada
Exhibition Catalogues
Aperçu — Behind the Lines
Aperçu — The Glover Album
Capital Offences: Canadian
Cartoonists Look at Parliament
Hill
Colonial Identities — Canada
from 1760 to 1815
Periodicals
Government Records Bulletin
Machine-Readable Records
Bulletin
Annual Report of the National   -•
Archives of Canada, 1987-1988
Annual Review of the National
Archives of Canada, 1987-1988
Conservation Policy
Strategic Approaches of the
National Archives of Canada,
1989-1993
Symposium — Beyond the
printed word
Taking Root
Aperçu — Quintessential
Canada
Aperçu — Unseen Visions
Beyond the printed word
Canadian Centre for Information
and Documentation on Archives
Canadian Feature Film Index,
1913-1985
Papineau: His Life and Times
Publications 1988
Rebellion in the Canadas
Taking Root
The Archivist, Vol. 15-Nos. 1
and 2
The Painted Past
The Widening Sphere: Women
in Canada, 1870-1940
DISTRIBUTION OF
PUBLICATIONS
Number of priced publications
distributed: 826
(doesn't include mailing lists)
Number of free publications
distributed: 61,676
(doesn't include mailing lists)
Number free through mailing
lists: 66,524
Number of priced publications
distributed through mailing
lists: 541 81       Rapport annuel 1988-1989
I Annexe A
Les valeurs fondamentales des Archives
l nationales du Canada
Préambule
\ Toute société reconnaît l'exis-
tence de valeurs fondamentales
qu'il faut posséder pour parvenir
I à une qualité de vie adéquate et
\ la maintenir. La nature et l'importance relative de ces valeurs
I peuvent changer d'une société à
I l'autre, et même d'une époque à
l'autre, au sein d'une société
donnée. Cependant, la plupart
des êtres humains reconnaissent
que la bonté, la vérité, la justice,
la beauté, la compassion et
I l'intégrité sont des valeurs
| essentielles à la vie en société.
IH existe aussi des valeurs moins
I générales, qui prennent nais-
| sance à l'intérieur d'un
I organisme et qui finissent par
être reconnues comme des
forces qui agissent sur le mode
| de fonctionnement des composantes de cet organisme.
Enoncé des valeurs fondamentales
Aux Archives nationales du
Canada,
• nous valorisons notre mission,
qui consiste à servir le peuple
et le gouvernement du
Canada, et nous consacrons
nos efforts à la préservation
du passé de notre pays;
• nous valorisons les droits et
libertés d'une société
démocratique qui nous permettent d'acquérir, de conserver et de rendre
accessibles au public tous les
documents historiques
d'importance nationale;
• nous valorisons les documents
historiques dont nous avons la
garde. Ils constituent la
mémoire collective en mettant
en valeur l'identité nationale et
en fournissant une attestation
durable des droits individuels;
• nous valorisons la gestion
efficace des documents gouvernementaux et la contribution de notre institution à ce
programme;
• nous valorisons l'échange de
connaissances qui résulte de
nos rapports avec la communauté des archives et de la
gestion des documents au
Canada et à l'étranger;
• nous valorisons la contribution
de tous nos collègues des
Archives nationales et reconnaissons notre engagement
collectif à une cause
commune et importante;
• nous reconnaissons que l'excellence est un produit de la
compétence, du dévouement,
de l'esprit d'initiative et de la
débrouillardise de nos collègues. Nous valorisons cette
excellence et désirons qu'elle
soit reconnue.
Annexe B
Publications
NOUVELLES PUBLICATIONS
Instruments de recherche et
guides
Acquisitions 1986-1987
Archives de Travail Canada
La conservation des documents
photographiques — Liste
d'ouvrages de référence de
base
Direction de la conservation
Division des archives gouvernementales
Gestion automatisée des
documents
La gestion des documents d'un
cabinet de ministre
Guide des archives littéraires
Guide des sources généalogiques au Canada
Publications 1988
Sources d'archives sur les
groupes de langue allemande au
Canada
Une introduction aux Archives
nationales du Canada
Catalogues d'expositions
Aperçu — L'Album Glover
Aperçu — Au-delà du trait
Identités coloniales — Le Canada de 1760 à 1815
Offenses capitales : La colline
du Parlement des caricaturistes
canadiens
Périodiques
L'Archiviste
Bulletin des archives or-
dinolingues
Bulletin des documents gouvernementaux
Autres
Colloque — Au-delà de l'écrit
L'enracinement
Orientations stratégiques des Archives nationales du Canada,
1989-1993
Politique de conservation
Rapport annuel des Archives nationales du Canada 1987-1988
Revue annuelle des Archives
nationales du Canada
1987-1988
RÉIMPRESSIONS
Aperçu — La quintessence du
Canada
Aperçu — Visions fugitives
L'Archiviste, vol. 15 - n™ 1 et 2
Au-delà de l'écrit
Centre canadien d'information et
de documentation en archivistique
- L'enracinement
Guide des sources généalogiques au Canada
Index des films canadiens de
long métrage, 1913-1985
Papineau et son temps
Le passé en peinture
Publications 1988
Les rébellions dans les Canadas
Vers des horizons nouveaux : la
femme canadienne, 1870-1940
DISTRIBUTION DES
PUBLICATIONS
Nombre de publications
payantes distribuées : 826
(à l'exclusion de celles destinées
aux inscrits sur les listes
d'adresses)
Nombre de publications gratuites
distribuées : 61 676
(à l'exclusion de celles destinées
aux inscrits sur les listes
d'adresses)
Nombre de publications gratuites
distribuées avec les listes
d'adresses : 66 524
Nombre de publications
payantes distribuées au moyen
des listes d'adresses : 541 Appendix C
Appendix D
Ukrainian Museum of Canada,
Aperçu — Inner Visions
In-House Exhibitions
Travelling Exhibitions
Saskatoon, Saskatchewan
19 March-30 April 1989
Mattawa and District Museum,
Mattawa, Ontario
Major Exhibitions
Taking Root (western set)
Papineau: His Life and Times
15 July-1 5 August 1988
North Himsworth Museum,
Beyond the printed word:
Provincial Museum of Alberta,
CEGEP de Joliette,
Callander, Ontario
newsreel and broadcast
Edmonton, Alberta
Joliette, Quebec
18 August-16 September 1988
reporting in Canada
7 July-15 August 1988
15-30 April 1988
7 April 1988-31 March 1990
Peterborojgh Museum and
Yukon Archives, Whitehorse,
Region of Peel Museum,
Archives, Peterborough, Ontario
Colonial Identities — Canada
Yukon Territory
Brampton, Ontario
25 January-5 March 1989
from 1760-1815
14 October-30 November 1988
16 May-15 June 1988
9-22 May 1988
Prince of Wales Northern
Maison Cartier,
Aperçu — Dressing Up
Behind the Ballot Box
Heritage Centre, Yellowknife,
Montreal, Quebec
Lieu historique national Le Port
de Quebec au xix? siècle,
Quebec, Quebec
1 February-19 April 1989
20 February-22 May 1989
Other Exhibitions
Northwest Territories
14 February-17 April 1989
Taking Root (eastern set)
1 July-28 August 1988
Moncton Museum,
Moncton, New Brunswick
19 September-
Capital Offences: Canadian
Cartoonists Look at Parliament
Confederation Centre Art Gallery
13 November 1988
Aperçu — Souvenirs of
Hill
and Museum, Charlottetown,
Public Archives of Nova Scotia,
Evangeline Land
13 August-3 November 1988
Prince Edward Island
Halifax, Nova Scotia
Saint John Regional Public
Proclamation of the Constitution
28 April-29 May 1988
1 December 1988-27 February
Library, Saint John,
Act of 1982
27 June-2 August 1988
Taking Root (European set)
1989
Musée de la Gaspésie,
New Brunswick
18 April-20 June 1988
Aperçu — Behind the Lines
Canadian Cultural Centre,
Gaspé, Quebec
Glendon College,
7 November 1988-5 February
Paris, France
16 March-11 June 1989
Toronto, Ontario
1989
25 August-14 October 1988
2-11 February 1989
Crawley Films Limited .
Maison des étudiants canadiens,
Paris, France
19-30 October 1988
Rebellion in the Canadas
Aperçu — Quintessential
7 February-13 March 1989
Fort Lennox, Saint-Paul-de-
l'île-aux-Noix, Quebec
Canada
Acquisition of Current Maps
Université Mont Saint-Aignan,
19 June-29 August 1988
Fort Frances Museum,
Maps from the Western Front
Rouen, France
Maison Cartier,
Fort Frances, Ontario
1914-1918
4-30 November 1988
Montreal, Quebec
1-30 April 1988
19 December 1988-
Archives départementales de
14 September-20 October 1988
Windsor Public Library,
Aperçu — The Glover Album
l'Orne, Alençon, France
CEGEP de Valleyfield,
Valleyfield, Quebec
Windsor, Ontario
31 March-14 June 1989
9 December 1988-
1-30 June 1988
Creating Archives
24 February 1989
28 November-
.  Swift Current National Exhibition
6-16 May 1988
Université de Rennes,
16 December 1988
Centre, Swift Current,
Conservation for Colonial
Identities
Rennes, France
25 February-24 March 1989
Bibliothèque municipale de
Beauharnois,
Saskatchewan
1-31 August 1988
9 May-9 August 1988
The Widening Sphere
Beauhamois, Quebec
19 December 1988-
Whitby Museum,
Whitby, Ontario
40th Anniversary — Human
Rights
9 December 1988-15 January
City Hall, Thompson, Manitoba
20 January 1989
12-22 September 1988
10-15 May 1988
Université de Montréal,
Brockville Museum,
1989
Leaf Rapids National Exhibition
Montreal, Quebec
Brockville, Ontario
Centre, Leaf Rapids, Manitoba
23 January-24 February 1989
1 October-17 November 1988
Early Globes
13 September-23 October 1988
31 May-25 June 1988
Canada Council: Fulfillment of
Belleville Public Library Art
Dr. Watson Arts Centre,
a Dream
Gallery, Belleville, Ontario
Dauphin, Manitoba
20 November 1988-
4-14 July 1988
Belleville Public Library Art
16 January 1989
Estevan National Exhibition
Gallery, Belleville, Ontario
27 February-31 March 1989
North Bay and Area Museum,
Centre, Estevan, Saskatchewan
North Bay, Ontario
30 September-24 October 1988
3 February-17 April 1989
Red Deer Museum and
Archives, Red Deer, Alberta
6-27 November 1988
Heritage Museum,
St. Albert, Alberta
5 January-26 February 1989 83      Rapport annuel 1988-1989
Annexe C
Expositions internes
Grandes expositions
Au-delà de l'écrit
7 avril 1988-31 mars 1990
Identités coloniales
9 mai-21 août 1988
Les coulisses des élections
20 février-22 mai 1989
Expositions plus petites
La création d'archives
6-16 mai 1988
Préservation et restauration pour
Identités coloniales
9 mai-9 août 1988
Proclamation de la Loi
constitutionnelle de 1982
J7 juin-2 août 1988
Offenses capitales
13 août-3 novembre 1988
Globes anciens
13 septembre-23 octobre 1988
Aperçu - Au-delà du trait
7 novembre 1988-5 février 1989
La cartographie de la Première
Guerre mondiale 19 décembre
40e anniversaire - Droits de la
personne 9 décembre 1988-
15 janvier 1989
Crawley Films Limited
7 février-13 mars 1989
Aperçu - L'Album Glover
31 mars-14 juin 1989
Annexe D
Expositions itinérantes,
L'enracinement (Ouest)
Provincial Museum of Alberta,
Edmonton (Alberta),
7 juillet-15 août 1988
Archives du Yukon,
Whitehorse (Yukon),
14 octobre-30 novembre 1988
Prince of Wales Northern
Heritage Centre, Yellowknife
(Territoires du Nord-Ouest),
14 février-17 avril 1989
L'enracinement (Est)
Confederation Centre Art Gallery
and Museum, Charlottetown
(île-du-Prince-Édouard),
28 avril-29 mai 1988
L'enracinement (Europe)
Centre culturel canadien,
Paris (France),
25 août-14 octobre 1988
Maison des étudiants canadiens,
Paris (France),
19-30 octobre 1988
Université Mont Saint-Aignan.
Rouen (France),
4-30 novembre 1988
Archives départementales de
rOme, Alençon (France),
9 décembre 1988-24 février
1989
Université de Rennes,
Rennes (France),
25 février-24 mars 1989
Vers des horizons nouveaux
Hôtel de ville, Thompson
(Manitoba), 10-15 mai 1988
Leaf Rapids National Exhibition
Centre, Leaf Rapids (Manitoba),
31 mai-25 juin 1988
Dr. Watson Arts Centre,
Dauphin (Manitoba),
4-14 juillet 1988
Estevan National Exhibition
Centre, Estevan (Saskatchewan),
30 septembre-24 octobre 1988
Red Deer Museum and
Archives, Red Deer (Alberta),
6-27 novembre 1988
Heritage Museum,
St. Albert (Alberta),
5 janvter-26 février 1989
Ukrainian Museum of Canada,
Saskatoon (Saskatchewan),
19 mars-30 avril 1989
Papineau et son temps
CEGEP de Joliette, Joliette
(Québec). 15-30 avril 1988
Region of Peel Museum,
Brampton (Ontario),
16 mai-15 juin 1988
Maison Cartier,
Montréal (Québec),
1er juillet-28 août 1988
Musée de Moncton,
Moncton (Nouveau-Brunswick),
19 septembre-13 novembre 1988
Archives publiques de la
Nouvelle-Ecosse,
Halifax (Nouvelle-Ecosse),
1er décembre 1988-27 février
1989
Musée de la Gaspésie.
Gaspé (Québec),
16 mars-11 juin 1989
Les rébellions dans tes Canadas
Fort Lennox,
Saint-Pau l-de-l 'îl e-aux-Noix
(Québec), 19 juin-29 août 1988
Maison Cartier,
Montréal (Québec),
14 septembre-20 octobre 1988
CEGEP de Valleyfield,
Valleyfield (Québec),
28 novembre-16 décembre 1988
Bibliothèque municipale de
Beauharnois,
Beauharnois (Québec), 19 décembre 1988-20 janvier 1989
Université de Montréal,
Montréal (Québec),
23 janvier-24 février 1989
Le ConseU des Arts du Canada :
Un rêve réalisé
Belleville Public Library Art
Gallery, Belleville (Ontario),
27 février-31 mars 1989
Aperçu — Intérieurs
Mattawa and District Museum,
Mattawa (Ontario), 15 juillet-
15 août 1988
North Himsworth Museum,
Callander (Ontario),
18 août-16 septembre 1988
Peterborough Museum and
Archives, Peterborough
(Ontario), 25 janvier-
5_mars 1989
Aperçu — La valse des atours
Lieu historique national Le Port
de Québec au xix* siècle,
Québec (Québec),
1 er février-19 avril 1989
Aperçu — Souvenirs du pays
d'Évangéline
Bibliothèque publique régionale
de Saint-Jean, Saint-Jean
(Nouveau-Brunswick),
18avril-20 juin 1988
Glendon College, Toronto
(Ontario), 2-11 février 1989
Aperçu — La quintessence du
Canada
Fort Frances Museum, Fort
Frances (Ontario), 1«*-30 avril
Windsor Public Library, Windsor
(Ontario), 1er-30 juin 1988
Swift Current National Exhibition
Centre, Swift Current
(Saskatchewan), 1^-31 août
1988
Whitby Museum, Whitby
(Ontario), 12-22 septembre 1988
Brockville Museum, Brockville
(Ontario), 1 * octobre-17
novembre 1988
Belleville Public Library Art
Gallery, Belleville (Ontario), 20
novembre 1988-16 janvier 1989
North Bay and Area Museum,
North Bay (Ontario), 3 février-
17 avril 1989 Annual Report 1988-1989
Aperçu — Unseen Visions
University of Waterloo,
Waterloo, Ontario
15 January-20 September 1988
Owens Art Gallary,
Sackville. New Brunswick
15 February-15 March 1989
Aperçu — Phoenix on the Hill
National Press Club,
Ottawa, Ontario
24 February-11 July 1988
Swift Current National Exhibition
Centre, Swift Current,
Saskatchewan
1-31 August 1988
Restigouche Gallery,
Campbellton, New Brunswick
7 November-11 December 1988
Peterborough Museum and
Archives, Peterborough, Ontario
25 January-5 March 1989
Aperçu — Livernois
PPOC Conference,
Toronto, Ontario
26-31 August 1988
Aperçu — Canada Fancy
Canada House,
London, England
1 September 1986-
1 September 1988
1931 Painters of Canada Series
Maison Cartier,
Montreal, Quebec
23 November-
18 December 1988
Dreams of Empire
Brouage Cathedral,
Brouage, France
5 September 1986-
September 1989
Canada Map Display
Prepared by Cartographic and
Architectural Archives Division
for the 26th Congress of the
International Geographical Union
in Sydney, Australia
August 1988
The Open Vault
Organized by Sam Kula for the
50th Anniversary of the
International Federation of Film
Archives at the Festival of
Festivals in Toronto, Ontario
8-17 September 1988
Exhibits Shown at the
National Archives of Canada
Theatre of Empire
13 September-23 October 198£
When Winter Was King
8 December 1988-
8 January 1989
Appendix E
Loans
DOCUMENTARY ART AND
PHOTOGRAPHY
The demand for the loan of
priginal documents continues to
grow: 1,500 photographs and
documentary art items were
loaned for use in exhibitions and
1,950 items from the Karsh Collection were borrowed by the
Karsh Studio. The loans for the
year are as follows:
Musée du Saguenay-Lac
St-Jean, Chicoutimi, Quebec,
Le Saguenay — Un royaume à
découvrir
November 1987-January 1988,
three oil paintings by Théophile
Hamel
Musée du Saguenay-Lac
St-Jean, Chicoutimi, Quebec,
Portraits et paysages du
Saguenay-LacSt-Jean
November 1988-January 1989,
three oil paintings by Théophile
Hamel
Art Gallery of Hamilton,
Hamilton, Ontario, Industrial
Images/Industrial Imagination
May 1987-October 1988, five
posters, one print
Whyte Museum of the Canadian
Rockies, Banff, Alberta, When
Winter Was King
January 1988-January 1989,
25 photographs by Horetzky,
Topley, Henderson, Notman and
Anon; 22 watercolours and
prints by Armstrong, Hind,
Warre, Weston, Eagar, Napier,
Lock, Rindisbacher, Peachey,
Cockbum, Levinge and Anon;
three oil paintings by Hind,
Cresswell; also one ambrotype,
one photo album by Topley, 11
prints and watercolours by Killa-
ly, Duncan, Dyneley, Coleridge,
"B"
Musée David M. Stewart, Montreal, Quebec, Les rébellions de
1837-1838
February 1988-June 1988, three
prints
National Gallery of Canada,
Ottawa, Ontario
Loan of Neapolitan lunettes from
Laurier House Collection
March 1988-June 1989, two
Italian Baroque oil paintings
collected by William Lyon
Mackenzie King
Ontario House, London,
England, A View of the World
from Ontario
June 1988-February 1989, 75
cartoons
Memorial University Art Gallery,
St. John's, Newfoundland,
St. John's Through Artiste's
Eyes
June 1988-August 1988, 18
prints and watercolours by
Eagar, Parsons, Grey, Best,
Sargent, Pyall, Shipley,
Le Marchant, Hall, Baxter,
Pocock, Musgrave, Spreat,
Hornyansky, Anon
Agnes Etherington Arts Centre,
Kingston, Ontario,
Art in Kingston
August 1988-October 1988, two
watercolours by Peachey and
Cartwright
Canadian War Museum, Ottawa,
Ontario, long-term loan of
Royal Arms of France,
extended to 1989, one
polychrome wood carving of
coat of arms
Mendel Art Gallery, Saskatoon,
Saskatchewan, The West in the
Nineteenth Century
September 1988-October 1988
McCord Museum, Montreal,
Quebec, Dulongpré: Analyse
scientifique de quelques œuvres
November 1988-February 1989
KitchenerA/Vaterloo Art Gallery,
Reynolds in Canada
December 1988-February 1989,
one print by Lupton after Joshua
Reynolds Rapport annuel 1988-1989
Aperçu — Visions fugitives
Université de Waterloo,
Waterloo, (Ontario), 15
janvier-20 septembre 1988
Owens Art Gallery, Sackville
(Nou veau-Bru nswick), 15
février-15 mars 1989
Aperçu — Le Phénix de la
Colline
Club national de la presse,
Ottawa (Ontario), 24 févrter-
11 juillet 1988
Swift Current National Exhibition
Centre, Swift Current
(Saskatchewan), Ier-31 août
1988
Galerie Restigouche,
Campbellton (Nouveau-
Bru nswick), 7 novembre-
11 décembre 1988
Peterborough Museum and
Archives, Peterborough
(Ontario), 25 janvter-5 mars
Aperçu — Livernois
PPOC Conference, Toronto
(Ontario), 26-31 août 1988
Les peintres du Canada 1931
Maison Cartier, Montréal
(Québec), 23 novembre-
18 décembre 1988
Rêves d'empire
Cathédrale de Brouage, Brouage
(France), 5 septembre 1986-
septembre 1989
Exposition de cartes du Canada
Préparée par la Division des
archives cartographiques et
architecturales pour le 26e
congrès de l'Union
géographique internationale,
Sydney (Australie), août 1988
Aperçu — Canada de fantaisie
Maison du Canada, Londres,
(Angleterre), 1er septembre
1986-1 er septembre 1988
The Open Vault
Organisée par S. Kula pour le
50e anniversaire de la
Fédération internationale des
archives du film, The Festival of
Festivals, Toronto (Ontario), 8-17
septembre 1988.
Expositions reçues
Ambitions impérialistes
13 septembre-23 octobre 1988
Quand l'hiver était roi
8 décembre 1988-9 janvier 1989
Annexe E
Prêts
ART DOCUMENTAIRE ET
PHOTOGRAPHIE
La demande de documents
originaux continue à augmenter.
Les Archives nationales ont
prêté 1  500 documents
photographiques et d'art
documentaire pour des
expositions. Le Studio Karsh a   ~
emprunté 1 950 pièces de la
collection Karsh. Les prêts
effectués sont les suivants :
Musée du Saguenay-Lac
St-Jean, Chicoutimi (Québec), Le
Saguenay — Un royaume à
découvrir, novembre
1987-janvier 1988, trois huiles
de Théophile Hamel
Musée du Saguenay-Lac
St-Jean, Chicoutimi (Québec),
Portraits et paysages du
Saguenay-Lac-St-Jean,
novembre 1988-janvier 1989,
trois huiles de Théophile Hamel
Art Gallery of Hamilton,
Hamilton (Ontario), Industrial
Images/Industrial Imagination,
mai 1987-octobre 1988, cinq
affiches, une estampe
Whyte Museum of the Canadian
Rockies, Banff (Alberta), Quand
l'hiver était roi, avril 1988-janvier
1989, 25 photographies par
Horetzky, Topley, Henderson,
Notman et anon.; 22 aquarelles
et estampes par Armstrong,
Hind, Warre, Weston, Eagar,
Napier, Lock, Rindisbacher,
Peachey, Cockburn, Levinge et
anon.; trois huiles de Hind,
Cresswell, un ambrotype; un
album de photos par Topley, 11
estampes et aquarelles de
Killaly, Duncan, Dyneley,
Coleridge, « B»
Musée David M. Stewart,
Montréal (Québec), Les
rébellions de 1837-1838, février-
juin 1988, trois estampes
Musée des beaux-arts du
Canada, Ottawa (Ontario), « Prêt
de lunettes napolitaines
provenant de la collection de la
maison Laurier », mars 1988-juin
1989, deux huiles baroques
italiennes collectionnées par
William Lyon Mackenzie King
Maison de rOntario, Londres,
Angleterre, A View of the World
from Ontario, juin 1988-février
1989, 75 dessins humoristiques
Memorial University Art Gallery,
St. John's (Terre-Neuve), St.
John's Through Artiste's Eyes,
juin-août 1988, 18 estampes et
aquarelles par Eagar, Parsons,
Grey, Best, Sargent, Pyall,
Shipley, Le Marchant, Hall,
Baxter, Pocock, Musgrave,
Spreat, Hornyansky, anon.
Agnes Etherington Arts Centre,
Kingston (Ontario), Art In
Kingston, août-octobre 1988,
deux aquarelles de Peachey et
Cartwright
Musée canadien de la guerre,
Ottawa (Ontario), prêt à long
terme des armoiries royales de
France, prolongé jusqu'en 1989,
un blason en polychrome
sculpté sur bois
Mendel Art Gallery, Saskatoon
(Saskatchewan), The West in the
Nineteenth Century,
septembre-octobre 1988
Musée McCord, Montréal
(Québec), Dulongpré : Analyse
scientifique de quelques
œuvres, novembre 1988-février
1989
Kitchener/Waterloo Art Gallery,
Reynolds in Canada, décembre
1988-février 1989, une estampe
de Lupton d'après Joshua
Reynolds Annual Report 1988-1989
CARTOGRAPHIC RECORDS
New Brunswick Museum,
Saint John, New Brunswick,
Theatre of Empire: 300 Years of
Maps of the Maritimes
10 September-4 October 1988,
eight maps
Provincial Museum of Alberta,
Edmonton, Alberta, From Terra
Incognita to the Prairie West: A
Map Exhibit
18 June-16 August 1988;
2 October-13 November 1988,
also shown at the University
College of Cape Breton,
4 April-15 May 1988,
13 maps
Appendix F
Staff Contributions
Beyond the
Department
ATHERTON, Jay
Vice President, Association of
Canadian Archivists
BALLANTYNE, Derek
Presentation at IASSIST on Information Systems in Government
Archives Division
BARBER, Loretta
Membership Secretary and
Editor of the Newsletter,
Ontario Association of Archivists
BELL, John
Editor, At the Harbour Mouth, by
Archibald MacMechan
Guest Co-editor, Archivaria,
No. 27
BENOIT, Monique
Publication, "Tribulations des
évêques canadiens à la fin du
siècle à travers les archives de
la propagande," Annali
Accademici Canadesi, Vol. UWV,
Ottawa 1988
BERGERON, Rosemary
Editor, ASCRT Bulletin
BOIS, Monique
Presentation of the paper, "Aire
géographique des morutiers
normands," at the annual
conference of the Institut
d'histoire de l'Amérique
française
BOLOTENKO, George
Paper on Soviet Archives,
Association of Canadian
Archivists Conference, Windsor,
Ontario
Article, "Professional
Convergence: New Bindings,
Old Pages," published in
Archivaria, No. 27
Translation, "Current State of
Soviet Archives," Archivaria,
No. 27
BROWN, David
Published "The Upper Canadian
Land Market: Insights from
Essex County" in the Canadian
Historical Review, Vol. LXIX.
No. 2
Lectures to the Department of
Geography at Carleton University and to the Ontario Genealogical Society at Seminar '88 in
Ottawa
BROWN, Richard
"The Reception of Anna Sforza
in Ferrara" appeared in
Renaissance Studies, Volume 2
(Oxford 1988)
BURANT, Jim
Developed a graduate level
Public History Project for the
History Department, Carleton
University
Research Associate, Art History
Department of Carleton
University
Editorial Board, Journal of
Canadian Art History
Chairperson, "Multi-Media
Archives," annual meeting of
the Association of Canadian
Archivists, Windsor, Ontario
Consultant on visual records for
The Canadian Encyclopaedia,
2nd edition
Lecture to Friends of the
Department of Art History at
Carleton University in October
1988
"Printmaking" in The Canadian
Encyclopaedia, 2nd edition
"Robert Hood" in Dictionary of
Canadian Biography, vol. VI
(1987)
"The Military Artist and the
Documentary Art Record,"
Archivaria, No. 26
CARDINAL, Louis
Treasurer, Canadian
Cartographic Association
Paper, "Map Production in
Canada," North American
Cartographic Information Society
Conference, Denver, Colorado
Member, selection committee for
Canadian map display,
International Geographical
Congress, Sydney, Australia
CAREY, Brian
Lecture, Ottawa Camera Club
on Kryn Taconis retrospective
exhibition
CHABOT, Victorin
Member, Planning Committee on
Descriptive Standards, Bureau of
Canadian Archivists
Member, Working Group on
Indexing, Bureau of Canadian
Archivists
CHARRON, Claude
Lecture, "Conservation et élimination des documents," ARMA
Ottawa Chapter 1989 Annual
Spring Training Seminar
COOK, Terry
Presented conference overview
session paper at the meeting of
the Association of Canadian
Archivists, published in ACA
Bulletin
Editor, Canadian Historical
Association's historical booklets
series
CÔTÉ, Raymond
Archivist, Montreal ARMA
Chapter
Canadian Legislative and
Regulatory Affairs Committee^
ARMA Region VIII
Regional Alert Officer, Emergency Preparedness Canada
COUTURE, Real
Paper, "Les différentes phases
de la désacidification de masse
aux Archives nationales du
Canada," Canadian Conservation Institute Symposium, Ottawa
CRAIG-BULLEN, Catherine
Paper, "Searching for a
Leafcaster," Canadian
Conservation Institute
Symposium, Ottawa
Paper, "Leafcasting as a Method
of Repair," American Institute for
Conservation, New Orleans
CYR, Albert
Immediate Past President,
ARMA International, Halifax
Chapter
General Chairman, 1990
Region VIII (Canada) Records
Management Conference 87      Rapport annuel 1988-1989
DOCUMENTS
CARTOGRAPHIQUES
Musée du Nouveau-Brunswick,
Saint-Jean (Nouveau-Brunswick),
Theatre of Empire: 300 Years of
Maps of the Maritimes, 10 septembre^ octobre 1988. huit
cartes
Provincial Museum of Alberta,
Edmonton (Alberta), From Terra
Incognita to the Prairie West: A
Map Exhibit, 18 juin-16 août
1988. 2 octobre-13 novembre
1988. Cette exposition est
également présentée au collège
universitaire du Cap-Breton,
4 avril-15 mai 1988;
13 cartes
Annexe F
Contributions du
personnel hors du
cadre départemental
ATHERTON. Jay
Vice-président, Association of
Canadian Archivists (ACA)
BALLANTYNE, Derek
Exposé sur les systèmes
informatisés dans la Division des
archives gouvernementales,
IASSIST
BARBER, Loretta
Secrétaire à l'adhésion et
rédactrice, Newsletter, Ontario
Association of Archivists
BELL, John
Rédacteur, At the Harbour
Mouth, cTArchibald McMechan
Co-rédacteur invité, Archivaria,
n° 27
BENOIT, Monique
Publication, « Tribulations des
évoques canadiens à la fin du
siècle à travers les archives de
la propagande », Annali
Accademici Canadesi, vol. III-IV,
Ottawa, 1988
BERGERON, Rosemary
Rédactrice, Bulletin de
l'Association pour les études sur
la radio et la télévision
canadienne
BOIS, Monique
Communication, « Aire
géographique des morutiers
normands », au congrès annuel
de l'Institut d'histoire de
l'Amérique française
BOLOTENKO, George
Communication sur les archives
soviétiques, assemblée annuelle
de l'ACA, Windsor (Ontario)
« Professionnel Convergence:
New Bindings, Old Pages »,
Archivaria, n° 27
Traduction, « Current State of
Soviet Archives », Archivaria,
n° 27
BROWN, David
« The Upper Canadian Land
Market: Insights from Essex
County », Canadian Historical
Review, vol. LXIX, n° 2
Conférence au Département de
géographie, Université Carleton,
et au séminaire 1988 de
l'Ontario Genealogical Society,
Ottawa
BROWN, Richard
« The Reception of Anna Sforza
in Ferrara», Renaissance
Studies, vol. 2, Oxford, 1988
BURANT, Jim
Élaboration d'un projet d'histoire
publique, de niveau universitaire
supérieur, Département
d'histoire, Université Carleton
Assistant de recherche,
Département de l'histoire de
l'art, Université Carleton
Comité de rédaction, Journal de
l'histoire de l'art du Canada
Président, «Archives
multimédia», assemblée
annuelle de l'ACA, Windsor
(Ontario)
Conseiller en documents visuels
pour The Canadian
Encyclopaedia, 2e édition
Conférence devant les Amis du
Département de l'histoire de
l'art, Université Carleton, octobre
1988
« Gravure », Encyclopédie du
Canada, 1re édition
« Robert Hood », Dictionnaire
biographique du Canada, vol. 6,
1987
« The Military Artist and The
Documentary Art Record »,
Archivaria, n° 26
CARDINAL, Louis
Trésorier, Association
canadienne de cartographie
Communication, « Map
Production in Canada»,
assemblée de la North American
Cartographic Information
Society, Denver (Colorado)
Membre, comité de sélection
pour l'exposition canadienne de
cartes, congrès de l'Union
géographique internationale,
Sydney (Australie)
CAREY, Brian
Conférence sur l'exposition
rétrospective Kryn Taconis,
Ottawa Camera Club
CHABOT, Victorin
Membre, groupe de travail sur
les normes de description en
archivistique, BCA
Membre, Groupe de travail sur
le répertoriage, BCA
CHARRON, Claude
Présentation, « Conservation et
élimination des documenta »,
ARMA, section d'Ottawa,
séminaire annuel de formation
(printemps 1989)
COOK, Terry
Exposé général sur l'assemblée
annuelle, ACA, publié à   .
l'intention de l'ACA
Rédacteur, Collection des
brochures historiques, Société
historique du Canada
CÔTÉ, Raymond
Archiviste, ARMA, section de
Montréal
Membre, Canadian Legislative
and Regulatory Affairs
Committee, ARMA, région VIII
Agent régional d'alerte,
Protection civile Canada
COUTURE, Real
Communication, « Les différentes
phases de la désacidification de
masse aux Archives nationales
du Canada », colloque de
l'Institut canadien de
conservation, Ottawa
CRAIG-BULLEN, Catherine
Communication, « Searching for
a Leafcaster », colloque de
l'Institut canadien de
conservation, Ottawa
Communication, « Leafcasting as
a Method of Repair », American
Institute for Conservation,
Nouvelle-Orléans (Louisiane)
CYR, Albert
Président sortant, ARMA,
section d'Halifax
Président général, Records
Management Conference de
1990, région VIII (Canada) 88      Annual Report 1988-1989
DAHL, Ed
Canadian representative,
international Map Collectors
Society
Canadian Editorial Advisor, The
Map Collector
Canadian representative, History
of Cartographic Group, Pan
American Institute of Geography
and History
Canadian contributor,
Bibliographia Cartographies
Chairman and compiler,
Facsimile Map Series,
Association of Canadian Map
Libraries and Archives
Associate editor and editor of
history of cartography
literature reviews, Cartographica
Chairman, International Society
of Curators of Early Maps and
co-editor of Society's newsletter
Member of council, Society for
the History of Discoveries, and
Chairman, Publications
Committee, SHD
Program chairman, curators'
meeting at 13th International
Conference on the History of
Cartography, Amsterdam,
June 1989
Consulting Editor, Meridian —
Journal of the Map and
Geography Round Table,
American Library Association
Early map consultant, National
Geographic Society, United
States Historical Atlas
Paper, "The Strait of Belle Isle
in Maps, 1500-1988," at First
Labrador Straits Studies
Conference, Forteau, Labrador,
September 1988
Lecture, "The Contributions of
George R.F. Prowse to the
Study of Norumbega Maps"
at the Land of Norumbega
Conference, Portland, Maine,
December 1988
DELOTTINVILLE, Peter
Chairperson, Association of
Canadian Archivists' Labour
Archives Special Interest Group
Editor, "Studies in Documents,"
Archivaria
"Life in an Age of Restraint:
Recent Developments in Labour
Archives in English Canada,"
Archivaria, No. 27
DEMPSEY, Colleen
President, Association of
Canadian Archivists, 1987-1988
Presented two papers at the
conference of the Association
des archivistes du Québec,
Quebec
Member, Standing Committee
on Publications, Association of
Canadian Archivists
DICK, Ernest J.
Paper on audio visual archives
in the 1990s at ACA in Windsor,
Ontario
Paper with C. Graham on media
research at Eastern Ontario
Archivists Association, Ottawa,
Ontario
DUBÉ, Timothy
Paper, "Tracing Your Loyalist
Military Ancestors: Military
Organization and Archival
Records," United Empire
Loyalists Association of Canada,
December 1988
Article, "Legends, Lies and
Legacies: A Review of the Naval
War of 1812," Northwest Ohio
Quarterly, Autumn 1988
Editor, The Observair, Canadian
Aviation Historical Society
DURANCE, Cynthia
Chairperson, Section on
Information Technology (IFLA)
EASTON, Roger
Paper, "Barcodes in a MINISIS
Environment at the International
MINISIS Users Group
Conference, Ottawa, Ontario
ETHER, Dale
Speaker/Publication, "The
Identification and Management
of Essential Records," ARMA
Ottawa Chapter 1989 Annual
Spring Training Seminar
FERRIGAN, Mike
Director, Professional
Development, ARMA
International, Ottawa Chapter
FOY, Lydia
Entry on William H. Coverdale
for the Dictionary of Art,
a 28 volume reference work to
be published by Macmillan of
London
FROST, Eldon
Paper on Access to Information
at the National Archives,
Association for Canadian
Archivists
GAVREL, Sue
Past President, IASSIST
GIGNAC, Gilbert
Joint paper with Barbara
Klempan,"Exhibitions: A Joint
Venture," given at the Annual
International Institute for
Conservation — Canadian
Group in Toronto, May 1988
Member, Code of Ethics
Committee of International
Institute for Conservation —
Canadian Group
GOMES, Winston A.
Immediate Past President,
ARMA International, Ottawa
Chapter
Secretary, Federal/
Provincial/Territorial Records
Management Council
GRANDMAÎTRE, Robert
Paper, "Maps in the
Cartographic and Architectural
Archives Division for
Genealogical Research," Ontario
Genealogical Society
Conference, Ottawa, Ontario
GUAY, Louise
Lectures to Ottawa Camera Club
on Kryn Taconis retrospective
exhibition
Lecture on "History and
Techniques of Photography" at
Carleton University, Department
of Art History
Article, "Alexander Henderson,
Photographer," History of
Photography, Spring 1989
HALL, Susan
Constitution Committee Director,
Federal Council on Image
Management
Director, Technical Research,
ARMA International, Ottawa
Chapter
Speaker, "Computer-Assisted
Records Management and Office
Automation," New Brunswick    |
Provincial Government Archives
HEALY, Rhonda
Speaker/PublicationrJ'Scheduling;>
Records for Retention and
Disposal," ARMA-Qttawa
Chapter 1989 Annual Spring
Training Seminar
HENDRIKS, Klaus B.
Presentation to International
Oracle group of photograph
historians and curators,
Mont Ste-Marie, Quebec
Two lectures at a "Symposium
on the Conservation of
Photographic Images," Tokyo,
Japan
Presentation to Konica
Corporation and
Fuji Photo Film Co. Ltd.,
Tokyo, Japan
Lecture, "Conserving and
Preserving Materials in nonbook
format" at University of Illinois
at Urbana-Champaign
Article with Lincoln Ross:
"The Restoration of Discoloured
Black and White Photographic
Images in Chemical Solutions,"
American Institute for
Conservation of Historic and
Artistic Works, (Preprints),
Washington, D.C., 1988 Rapport annuel 1988-1989
DAHL, Ed
Représentant du Canada,
International Map Collectors
Society
Conseiller canadien à la
rédaction. The Map Collector
Représentant du Canada,
Groupe d'histoire de la
cartographie, Pan American
Institute of Geography and
History
Collaborateur canadien,
Bibliographia Cartographica
Président et compilateur,
Facsimile Map Series,
Association des cartothèques
canadiennes
Rédacteur adjoint et rédacteur
de la chronique d'histoire de la
cartographie, Cartographica
Président, International Society
of Curators of Early Maps et
corédacteur du bulletin de
l'association
Membre du conseil, Society for
the History of Discoveries, et
président du comité des
publications
Président du programme,
Réunion des conservateurs,
13e congrès international sur
l'histoire de la cartographie,
Amsterdam, juin 1989
Rédacteur-conseil, Meridian -
Journal of the Map and
Geography Round Table,
American Library Association
Conseiller en cartes anciennes,
National Geographic Society,
United States Historical Atlas
Communication, « Le détroit de
Belle Isle sur les cartes,
1500-1988 », à la conférence
First Labrador Straits Studies,
Forteau. Labrador, septembre
1988
Conférence, « The Contributions
of George R.F. Prowse to the
Study of Norumbega Maps », à
la conférence Land of
Norumbega, Portland (Maine),
décembre 1988
DELOTTINVILLE, Peter
Président, Groupe d'intérêt
spécial des archives du travail,
ACA
Rédacteur de la chronique,
« Studies in Documents »,
Archivaria
« Life in an Age of Restraint:
Recent Developments in Labour
Archives in English Canada »,
Archivaria, n° 27
DEMPSEY, Colleen
Présidente, ACA, 1987-1988
Deux communications,
assemblée de l'AAQ, Québec
Membre, Comité permanent des
publications, ACA
DICK, Ernest J.
Communication sur les archives
audio-visuelles des années 90,
ACA, Windsor (Ontario)
Communication, en collaboration
avec C. Graham, sur la
recherche au niveau des
médias, Eastern Ontario
Archivists Association, Ottawa
DUBÉ, Timothy
Communication, « Tracing Your
Loyalist Military Ancestors:
Military Organization and
Archival Records», United
Empire Loyalists Association of
Canada, décembre 1988
« Legends, Lies and Legacies: A
Review of the Naval War of
1812 », Northwest Ohio
Quarterly, automne 1988
Rédacteur, Observair, Canadian
Aviation Historical Society
DURANCE, Cynthia
Présidente, Section de la
technologie de l'information,
IFLA
EASTON, Roger
Communication sur te code à
barres dans un contexte de
MINISIS, conférence
internationale du Groupe des
usagers de MINISIS, Ottawa
ETHIER, Dale
Présentation et publication,
« The Identification and
Management of Essential
Records», ARMA, section
d'Ottawa, séminaire annuel de
formation (printemps 1989)
FERRIGAN Mike
Directeur, perfectionnement
professionnel, ARMA, section
d'Ottawa
FOY, Lydia
Article sur William H. Coverdale
destiné au Dictionary of Art,
ouvrage de référence de 28
volumes, qui sera publié par
Macmillan, Londres
FROST, Eldon
Communication sur l'accès à
l'information aux Archives
nationales du Canada, ACA
GAVREL, Sue
Ancienne présidente, I ASSIST
GIGNAC, Gilbert
Communication conjointe (avec
Barbara Klempan), « Exhibitions:
A Joint Venture », présentée à
l'assemblée annuelle du Groupe
canadien, Institut international de
conservation, Toronto, mai 1988
Membre, Comité du code
d'éthique, Institut international de
conservation, Groupe canadien
GOMES, Winston, A.
Président sortant, ARMA,
section d'Ottawa
Secrétaire, Conseil des
gestionnaires fédéraux,
provinciaux et territoriaux de
documents
GRANDMAÎTRE, Robert
Communication, « Maps in the
Cartographie and Architectural
Archives Division for
Genealogical Research »,
assemblée de l'Ontario
Genealogical Society, Ottawa
(Ontario)
GUAY, Louise
Conférences sur l'exposition
rétrospective Kryn Taconis,
Ottawa Camera Club
Conférence en anglais, sur
l'histoire et les techniques de la
photographie, Département de
l'histoire de l'art, Université
Carleton
« Alexander Henderson,
Photographer », History of
Photography: An International
Quarterly, printemps 1989
HALL, Susan
Directrice, Comité de
constitution, Conseil fédéral de
la gestion des images
Directrice, recherches
techniques, ARMA, section
d'Ottawa
Présentation, «Computer
Assisted Records Management
and Office Automation »,
Archives gouvernementales du
Nouveau-Brunswick
HEALY, Rhonda
Présentation et publication,
« Scheduling Records for
Retention and Disposai »,
ARMA, section d'Ottawa,
séminaire annuel de formation
(printemps 1989)
HENDRIKS, Klaus B.
Exposé, Groupe international
Oracle des historiens et
conservateurs de photographies,
Mont Sainte-Marie, Québec
Deux conférences, Colloque sur
la conservation des images
photographiques, Tokyo, Japon
Exposé, Konica Corporation et
Fuji Photo Film Co. Ltd., Tokyo,
Japon
Conférence, « Conserving and
Preserving Materials in nonbook
format », Université de Nllinois,
Urbana-Champaign
Article en collaboration avec
Lincoln Ross, « The Restoration
of Discoloured Black and White
Photographic Images in
Chemical Solutions », American
Institute for Conservation of
Historical and Artistic Works,
Preprints, Washington (D.C.),
1988 Annual Report 1988-1989
HILL, Greg
Paper, "Canadian Centre for
Caricature: Conservation
Survey"
HOLMES, John
Paper, TAPPI Paper
Presentation Symposium,
Washington, D.C.
HUBSHER, Robert
Co-Chairperson, Strategic
Planning Group, Public Libraries
of Ontario
Author, "Conduit," a column for
public libraries serving fewer
than 5,000 people, Ontario
Library Service Express
Speaker, "The public library
in Ontario: a librarian's
perspective," Ontario Library
Association Annual Conference,
1988
HYAM, Grace
Chairperson, Working Group on
Descriptive Standards for
Textual Records, Bureau of
Canadian Archivists
Presented information session
on copyright at the conference
of the Association of Canadian
Archivists, Windsor, Ontario
Chairperson, Copyright
Committee, Association of
Canadian Archivists
IPPERSIEL, Gerald
Attended the 10th Annual
MINISIS Users' Group meeting
in Ottawa, September 1988
JONES, Fiona
Paper, "Five Years Later: The
Records Conservation Training
Program of the National Archives of Canada," Canadian
Conservation Institute, Ottawa
KAMMERSGAARD, Kurt
Presented photography courses
in the evening at Algonquin
College
Gave lectures to photography
clubs in Ottawa
KELLY, Susan
Editorial Board, Film Canadiana
KENNEDY, Patricia
Member, Program Committee,
Ontario Association of Archivists
for the annual meeting, 1988
Member, Planning Committee,
Paper Treasures Festival,
Kingston, Ontario, 1989
KIDD, Betty
Secretary, Working Group on
Architectural Archives,
International Council on
Archives
Corresponding Editor, Imago
Mundi
Editorial Advisory Committee,
Canadian Geographic
Fellow and Director, Royal
Canadian Geographical Society
Director, Foundation for
Documents of Architecture
Paper "The role of a national
map collection in the
cartographic information field:
The Cartographic and
Architectural Archives Division,
National Archives of Canada,"
Congress of Cartographic
Information Specialist
Associations, Chicago, Illinois
Member, Selection Committee
for Canadian map display,
International Geographical
Congress, Sydney, Australia,
and editor of exhibition
catalogue
"1987-1988 Annual Report of
the Cartographic and
Architectural Archives Division
to the Association of Canadian
Map Libraries and Archives,"
ACM LA Bulletin, March 1989
KOLTUN, Lilly
Adjunct Professor for the
Department of Art History,
Carleton University, Ottawa
Member, International Advisory
Board for the History of
Photography: An International
Quarterly
Lecture, "Canadian
Documentary Art and
Photography — The Surprising
Collections" for the Fine Arts
Department, University of
Toronto, January 1989
KULA, Sam
Editorial Board, Film Canadiana
LANGELIER, Gilles
Chairperson, Copyright
Committee, Association of
Canadian Map Libraries and
Archives
Participant in a panel discussion
on "The Canadian Copyright
Legislation: Its Impact on Map
Producers and Users,"
Association of Canadian Map
Libraries and Archives Annual
Conference, Peterborough,
Ontario
L'ESPÉRANCE, Jeanne
Vice-President, Ontario Archivist
Association and member of
OAA Education Committee
Secretary/Treasurer, Canadian
Committee on Women's History,
a sub-committee of the
Canadian Historical Association
Exhibitions Review Editor,
Archivaria
Paper "Images of Women in the
19th century Popular Press"
given at American Popular
Culture Association
LEURS, Hubert
Paper, "La restauration du
manuscrit," Log Book of H.M.S.
Pegasus, written in 1786,
Canadian Conservation Institute
Symposium
LITALIEN, Raymonde
Lecture entitled "Les botanistes
français en Nouvelle-France" at
the Centre d'études et de
recherche sur les migrations
atlantiques, May 1988
Lecture entitled "Les Archives
nationales du Canada et leur
bureau à Paris" to the
Association des femmes
canadiennes, December 1988
Session, "Quelques sièges
d'amirauté, leur fonctionnement,
leurs archives," at the Sorbonne,
January 1989
Session, "Les Archives du
19e siècle aux Archives
nationales du Canada" at the
Sorbonne Centre for North
American Studies during the
seminar directed by Jacques
Portes, January 1989
LOCHEAD, Richard
Paper on copyright and the
media at IASA in Vienna
Editor, Journal of Oral History
Association
LOEWEN, Candace
Paper, "A Concept of Heritage
Over Time: A Study of Fort
Anne," Atlantic Canada
Workshop at Dalhousie
University
MAJOR-MAROTHY, Eva
Course entitled "Art as Visual 4
Communications," Department
of Art History, Carteton University
Lectures to the Ottawa Society
of Artists in February 1988 and
to the Friends of the Department
of Art History, Carleton University,
January 1989
Chaired a presentation to
the OAA "Seduction and
Disappointment: Research in
Moving Image and Sound
Archives," January 1989
MARLEAU, Martha
Attended a workshop on
Descriptive standards
McCARDLE, Bennett
Paper, "The Records of Chinese
Immigration at the National
Archives," Canadian Ethnic
Studies
Presentation, Ontario
Genealogical Society's annual
conference
McCLYMONT, Ian
Chairperson, National Archival
Appraisal Board, 1987-1988
.J Rapport annuel 1988-1989
HILL, Greg
Communication en collaboration
avec Susan North, « Centre
canadien de la caricature :
enquête sur la conservation »,
colloque 1988 sur la
conservation des œuvres
historiques et artistiques sur
papier, Ottawa, octobre 1988
HOLMES, John
Communication, TAPPI Paper
Présentation Symposium,
Washington (D.C.)
HUBSHER, Robert
Coprésident, Strategic Planning
Group, Public Libraries of
Ontario
Rédacteur de la chronique
■Conduit», publiée à l'intention
des bibliothèques publiques qui
ont moins de 5 000 usagers,
Ontario Library Service Express
Présentation, « The public library
in Ontario: a librarian's
perspective », conférence
annuelle de l'Ontario Library
Association, 1988
H Y AM, Grace
Présidente, Groupe de travail
sur les normes de description
pour les archives textuelles,
BCA
Présentation d'une séance
d'information sur le droit
d'auteur, assemblée annuelle de
l'ACA, Windsor (Ontario)
Présidente, Comité du droit
(fauteur, ACA
IPPERSIEL. Gerald
Participation à la 10e assemblée
annuelle du Groupe des usagers
de MINISIS, Ottawa, septembre
1988
JONES, Fiona
Communication, « Five Years
Later: The Records
Conservation Training Program
of the National Archives of
Canada », Institut canadien de
conservation, Ottawa
KAMMERSGAARD, Kurt
Cours de photographie, Collège
Algonquin
Conférences à des clubs de
photographie, Ottawa
KELLY, Susan
Comité de rédaction, Film
Canadiana
KENNEDY, Patricia
Membre, comité du programme
pour l'assemblée annuelle 1988
de l'Ontario Association of
Archivists
Membre, comité de planification,
Paper Treasures Festival,
Kingston (Ontario), 1989
KIDD, Betty
Secrétaire, groupe de travail sur
les archives architecturales, CIA
Correspondante, Imago Mundi
Comité consultatif de la
rédaction, Canadian Geographic
Membre et directrice, Royal
Canadian Geographical Society
Directrice, Fondation pour les
documents architecturaux
Communication, « The role of a
national map collection in the
cartographie information field:
The Cartographie and
Architectural Archives Division,
National Archives of Canada »,.
congrès de la Cartographie
Information Specialist
Associations, Chicago (Illinois)
Membre, comité de sélection
pour l'exposition canadienne de
cartes, congrès de l'Union
géographique internationale,
Sydney (Australie) et rédactrice
du catalogue de l'exposition
Rapport annuel 1987-1988 de la
Division des archives
cartographiques et
architecturales, Association des
cartothèques canadiennes,
Bulletin ACC, mars 1989
KOLTUN, Lilly
Professeur adjoint, Département
de l'histoire de l'art, Université
Carleton, Ottawa
Membre, Conseil consultatif
international, History of
Photography: An International
Quarterly
Conférence, « Canadian
Documentary Art and
Photography — The Surprising
Collections », Département des
beaux-arts, Université de
Toronto, janvier 1989
KULA, Sam
Comité de rédaction, Film
Canadiana
LANGELIER, Gilles
Président, comité du droit
d'auteur, Association des
cartothèques canadiennes
Membre, table ronde sur la
« Législation canadienne sur le
droit d'auteur : son incidence sur
les producteurs et les utilisateurs
de cartes », assemblée annuelle
de PAssociation des
cartothèques canadiennes,
Peterborough (Ontario)
L'ESPÉRANCE. Jeanne
Vice-présidente et membre du
comité de l'éducation, Ontario
Association of Archivists
• Secrétaire-trésorière, comité
canadien de l'histoire des
femmes, sous-comité de la
Société historique du Canada
Rédactrice, comptes rendus
d'expositions, Archivaria
Communication, « Images of
Women in the 19th century
Popular Press », American
Popular Culture Association
LEURS, Hubert
Communication, « La
restauration du manuscrit »,
journal de bord du H.M.S.
Pegasus écrit en 1786, colloque
de l'Institut canadien de
conservation, Ottawa
LITAUEN, Raymonde
Conférence, « Les botanistes
français en Nouvelle-France »,
Centre d'études et de recherche
sur les migrations atlantiques,
mai 1988
Conférence, « Les Archives
nationales du Canada et leur
bureau à Paris », Association
des femmes canadiennes,
décembre 1988
Session, « Quelques sièges
d'amirauté, leur fonctionnement,
leurs archives », la Sorbonne,
janvier 1989
Session, « Les Archives du
19e siècle aux Archives
nationales du Canada », Centre
d'études nord-américaines de la
Sorbonne, au cours du
séminaire animé par Jacques
Portes, janvier 1989
LOGHEAD, Richard
Communication, « Le droit
d'auteur et les médias », IASA,
Vienne
Rédacteur, Journal of the Oral
History Association
LOEWEN, Candace
Communication, « A concept of
Heritage Over Time: A Study of
Fort Anne », Atlantic Canada
Workshop, Université Dalhousie
MAJOR-MAROTHY, Eva
Cours sur l'art en tant que
communication visuelle,
Département de l'histoire de
l'art, Université Carleton
Conférence, Les Amis du
département de l'histoire de l'art,
Université Carleton, janvier 1989
Présidé la présentation à l'OAA
de l'exposé, « Seduction and
Disappointment: Research in
Moving Image and Sound
Archives », Ontario Association
of Archivists, janvier 1989
MARLEAU, Martha
Participation à un atelier sur les
normes de description
McCARDLE, Bennett
Communication, « Les
documents de l'immigration
chinoise aux Archives
nationales », Études ethniques
canadiennes
Exposé, assemblée annuelle de
l'Ontario Genealogical Society
McCLYMONT, lan
Président, Conseil national
d'évaluation des archives,
1987-1988 ual Report 1988-1989
Mcdonald, John f.
Chairman, Government Records
Section, SAA
Director, Society of Canadian
Office Automation Professionals
(SCOAP)
Chairman, Advisory Group On
Standards, SCOAP
Workshop, "Information
Management and Machine-
Readable Archives," NAGARA
"Data Administration and
Records Management, Closing
the Gap," in Records
Management Journal, Vol. 1,
No. 1, March 1989
Paper, "National Archives and
Electronic Record Keeping."
Presentation to New York State
Information Management Forum,
and University of Pittsburg
Institute on State Archives and
Electronic Records
Mcdonald, Lee
Member, ICA Current Records
Committee
Member, Advisory Committee
on Information Management
(ACIM)
Chairperson, Federal/
Provincial/Territorial Records
Management Council
McLEAN, Marianne
Member of Council, Canadian
Historical Association
Commentary on the theme
"Acquisition Policy In Ontario"
at 1988 annual meeting of the
Ontario Association of
Archivists, Ottawa, Ontario
Mcmullen, Fay
Vice-President, Records
Management Institute
McNALLY, Larry
Contributed a chapter entitled
"Roads, Streets and Highways"
to Canada Builds by
Norman Ball
MOMRYK, Myron
Paper, "Ukrainian Archives in
Canada," annual meeting of the
Canadian Society for Ukrainian
Labour Research, Toronto,
November 1988
MOORE, Dan
English-language secretary,
Canadian Historical Association
Editor, Newsletter, Canadian
Historical Association
MOREAU, Jean-Paul
Seminar on Moving Image and
Sound Archives at University of
Montreal
MORIN, Cimon
President, Société d'histoire
postale du Québec
"Bribes postales d'il y a	
50 ans," Philatélie Québec,
Vol. 14 (April 1988) to Vol. 15
(March 1989), a series of
10 articles
MORISSET, Micheline
Paper at the Association
canadienne-française pour
l'avancement des sciences,
Moncton, New Brunswick
MORRIS, Lynn
Administrator, National Archival
Appraisal Board
MOUSAW, Norma
Chairperson, Membership
Committee, Association of
Canadian Map Libraries and
Archives
MURRAY, Jeffrey
Review Editor, Association of
Canadian Map Libraries and
Archives Bulletin
"British-Canadian Military
Cartography on the Western
Front, 1914-1918," Archivaria,
No. 26
"Mapping the Prairies," The
Beaver, 69(1)
NAGY, Tom
Paper "Using System 36 for a
microfiches register and material
tracking system," Association of
Canadian Map Libraries and
Archives Annual Conference,
Peterborough, Ontario
Chair, SSHRC Grants
Committee, Association of
Canadian Map Libraries and
Archives
NAUGLER, Harold
President, ICA Automation
Committee
Chairperson, Select Committee
on Education, Association of
Canadian Archivists
NESMITH, Tom
Paper, "Canada and the
Archival Question (with
Apologies to Goldwin Smith)" to
the Association of Canadian
Archivists
NORTH, Susan
Paper entitled "Mapmaking and
Topographical Illustration" at the
CAA/OICC Annual Conference,
Toronto, Ontario, May 1988
Paper with Greg Hill, entitled
"Canadian Centre for Caricature:
Conservation Survey" at
Conservation of Historic and
Artistic Works on Paper
Symposium '88, Ottawa,
Ontario, October 1988
O'BRIEN, J.W.
Paper,"Acquisition Practices in
the 1990s; A Direction for the
National Archives," to the
Association of Canadian
Archivists
PARKER, Velma
Treasurer, Association of
Canadian Map Libraries and
Archives
Paper "Computer Cataloguing
with specific reference to
archival cartographic material,"*
Association of Canadian Map
Libraries and Archives Annual
Conference, Peterborough,
Ontario
Member, Topographic Map
Design Committee, Department
of Energy, Mines and Resources
Preparation of bibliographic
entries for Cartographica
ACMLA Representative,
Canadian Committee on
Cataloguing
PLOUFFE, JoAnne
Secretary, Records Management
Institute
ARMA Ottawa Spring Training
Conference, Program Director,
Basic Track (French)
Assistant lecturer, Programme
de gestion des documents,
CEGEP de I'Outaouais
PORTER, Donna
Chairperson, Awards
Committee, Association of
Canadian Map Libraries and
Archives
POWELL, Sheila
Secretary, Eastern Ontario
Archivists Association
ROBERTS-MOORE, Judith
Treasurer, Eastern Ontario
Archivists Association
ROBERTSON, Peter
General editor, Archivaria,
1988-1 990
"But We are Fortunately Able to
Carry On": Letters from the
PAC's London Office, 1940,"
Archivaria, No. 26
ROWAT, Theresa
Article, "Exhibiting Photography:
The Image and the Artifact,"
written for Muse, journal of the
Canadian Museums Association,
Vol. VI, No. 4
Notice for Canadian Feature
Film Index, 1913-1985 in
Archivaria, No. 25
Member, Program Committee,
Eastern Group, Costume Society
of Ontario
Secretary-General, Bureau of
Canadian Archivists
ROY, Marcel
Lecturer, Institute of Internal
Auditors 93      Rapport annuel 1988-1989
Mcdonald, John f.
Président, Section des
documents gouvernementaux,
SAA
Directeur, Society of Canadian
Office Automation Professionals
(SCOAP)
Président, Advisory Group On
Standards, SCOAP
Atelier, « Information
Management and Machine
Readable Archives», NAGARA
« Data Administration and
Records Management: Closing
the Gap », in Records
Management Journal, vol. 1,
n° 1, mars 1989
Communication, « National
Archives and Electronic Record
Keeping », New York State
Information Management Forum
et Institute on State Archives
and Electronic Records de
l'Université de Pittsburg
Mcdonald, Lee
Membre, Comité des archives
courantes du CIA
Membre, Comité consultatif sur
la gestion de l'information
(CCGI)
Président, Conseil des
gestionnaires fédéraux,
provinciaux et territoriaux de
documents
McLEAN, Marianne
Membre du Conseil, Société
historique du Canada
Commentaires sur le thème
« Politique d'acquisition en
Ontario », assemblée annuelle de
l'Ontario Association of
Archivists, Ottawa
Mcmullen, Fay
Vice-présidente, Institut de la
gestion des documents
McNALLY, Larry
Contribution à un chapitre d'un
ouvrage de Norman Bail intitulé
« Roads, Streets and Highways »,
pour Canada Builds
MOMRYK, Myron
Communication, « Ukrainian
Archives in Canada »,
assemblée annuelle de la
Canadian Society for Ukrainian
Labour Research, Toronto,
novembre 1988
MOORE, Dan
Secrétaire anglophone, Société
historique du Canada
Rédacteur, Newsletter, Société
historique du Canada
MOREAU, Jean-Paul
Séminaire sur les archives
audio-visuelles, Université de
Montréal
MORIN, Cimon
Président, Société d'histoire
postale du Québec
« Bribes postales d'il y a...
50 ans », Philatélie Québec,
vol. 14, avril 1988, au vol. 15,
mars 1989, série de dix articles
MORISSET, Micheline
Communication, Association
canadienne-française pour
l'avancement des sciences,
Moncton (Nouveau-Brunswick)
MORRIS, Lynn
Membre, Conseil national
d'évaluation des archives
MOUSAW, Norma
Présidente, comité d'adhésion,
Association des cartothèques
canadiennes
MURRAY, Jeffrey
Rédacteur responsable des
comptes rendus, Bulletin,
Association des cartothèques
canadiennes
« British-Canadian Military
Cartography on the Western
Front, 1914-1918 », Archivaria,
n°26
« The Map-Makers », The
Beaver, vol. 69, n° 1
NAGY, Tom
Communication, « Using System
36 for a microfiches register and
material tracking system »,
assemblée annuelle de
l'Association des cartothèques
canadiennes
Président, comité des
subventions SSHRC, Association
des cartothèques canadiennes
NAUGLER, Harold
Président, comité de
l'automatisation, CIA
Président, comité spécial de
l'éducation, ACA
NESMITH, Tom
Communication, « Canada and
the Archival Question (with
Apologies to Goldwin Smith) »,
ACA
NORTH, Susan
Communication, « Mapmaking
and Topographical Illustration »,
assemblée annuelle de la
CAA/OICC, Toronto, mai 1988
Communication en collaboration
avec Greg Hill, «Centre
canadien de la caricature :
enquête sur la conservation »,
colloque 1988 sur la
conservation des oeuvres
. historiques et artistiques sur
papier, Ottawa, octobre 1988
O'BRIEN, J.W.
Communication, « Acquisition
Practices in the 1990s; A
Direction for the National
Archives», ACA
PARKER, Velma
Trésorière, Association des
cartothèques canadiennes
Communication, « Computer
Cataloguing with specific
reference to archival
cartographic material »,
assemblée annuelle de
l'Association des cartothèques
canadiennes, Peterborough
(Ontario)
Membre, Comité des plans de
cartes topographiques, ministère
de l'Énergie, des Mines et des
Ressources
Préparation d'articles
bibliographiques pour
Cartographica
Déléguée de l'Association des
cartothèques canadiennes,
comité canadien de catalogage
PLOUFFE, JoAnne
Secrétaire, Institut de la gestion
des documents
Directrice de programme, classe
de niveaux (français), séminaire
annuel de formation (printemps),
ARMA, section d'Ottawa
Chargée de cours, Programme
de gestion des documents,
CEGEP de I'Outaouais
PORTER, Donna
Présidente, comité des
distinctions, Association des
cartothèques canadiennes
POWELL, Sheila
Secrétaire, Eastern Ontario
Archiviste Association
ROBERTS-MOORE, Judith
Trésorière, Eastern Ontario
Archivists Association
ROBERTSON, Peter
Rédacteur en chef, Archivaria,
1988-1 990
« But We are Fortunately Able to
Garry On », lettres du Bureau de
Londres des Archives
nationales, 1940, Archivaria,
n° 26
ROWAT, Theresa
« Exposer la photographie :
l'image et l'artefact», Muse,
journal de l'Association des
musées canadiens, vol. VI, n° 4
Critique de YIndex des films
canadiens de long métrage,
1913-1985, dans Archivaria,
n°25
Point de vue sur le Programme
Committee, Eastern Group,
Costume Society of Ontario
Secrétaire générale, BCA
ROY, Marcel
Conférencier, Institut des
auditeurs internes Annual Report 1988-1989
SALMON, M. Stephen
Paper, "Rank Imitation and the
Sincerest Flattery:
The Dominion Marine
Association and the Revision
of the Canadian Coasting
Regulations, 1922-1936,"
Canadian Historical Association
Conference, Windsor, Ontario
With Lewis R. Fischer, compiler,
Canadian Maritime Bibliography
for 1987, Canadian Nautical
Research Society, 1988
"Editing Naval Documents: The
Case of the War of 1812,"
Archivaria, No. 26
SCHWARTZ, Joan
Member of Visual Materials
Section, Society of American
Archivists
Canadian correspondent,
European Society for the History
of Photography
Ad Hoc Committee for the
Establishment of a North
American Society for the History
of Photography
Editorial consultant, History of
Photography: An International
Quarterly
Canadian correspondent, Views,
Newsletter of the Visual
Materials Section, Society of
American Archivists
Workshop, Association of
Manitoba Archivists, Winnipeg
Lectures to the Department of
Art History and the History
Department, Carleton University
"Documenting Disaster:
Photography at the Desjardins
Canal, 1857,"
Archivaria, No. 25
"Fearful Catastrophe on the
Great Western Railway," to be
published in 1989 in a festschrift
volume of essays
Book review, Mattison, David,
Eyes of a City: Early Vancouver
Photographers, 1868-1900
in BC Studies, No. 79
SMART, John
Contributed a paper to the
Canadian Historical Association
and at the Association of Canadian Archivist"s Conference in
Windsor, Ontario
STEVENS, Heather
Member of selection committee
for Canadian map display,
International Geographical
Congress, Sydney, Australia
STONE, Gerald
Chairman, Working Group on
Graphic Materials, Planning
Committee on Descriptive
Standards, Bureau of Canadian
Archivists
Member, Advisory Group of
Chairs, Planning Committee on
Descriptive Standards, Bureau of
Canadian Archivists
SWIFT, Michael
Report of the Canadian Delegation Visiting Archives of the
Soviet Union, August 1988
SYLVAIN, Philip
Presentation, "An Overview of
Optical Disc Technology in
1988," Ottawa chapter of the
Canadian Information and Image
Management Society
Talk about the application of
optical disc technology at the
National Archives of Canada
was given to the Association for
Systems Management in Ottawa
on 8 November 1988
TAPPER, Lawrence
Paper on Jewish genealogical
research in Canada to the
Seventh Summer Seminar on
Jewish Genealogy in
Washington, D.C., June 1988.
The paper was later published in
A votaynu
TESSIER, Guy
Provided two days of training on
photography archives to
members of the Eastern
Townships Historical Society
THERIAULT, Dwight
Executive in Charge, Ottawa
Valley System 36 Users' Group
THOMPSON, Michael
Committee member, Canadian
Conservation Institute
Symposium, Ottawa
THURGOOD, Brian
Course director of seminar,
"Care of the Photograph
Collections"
Two-day workshop at St. John's
Newfoundland, "Care of
Historical Photographs"
Read paper by K.B. Hendriks
and L. Ross entitled "The Restoration of Discoloured Black and
White Photographic Images in
Chemical Solutions" to the
general session of the American
Institute of Conservation, New
Orleans, Louisiana
Presented paper, "The Masking
of Black and White Negatives"
to American Institute of
Conservation, New Orleans,
Louisiana
Lecture at the Emily Carr
College of Art and Design,
Vancouver, entitled "Dust to
Dust: Conservation, the Artist
and the Gallery"
VACHON, Auguste
Appointed Saint-Laurent Herald
in June 1988
Editor, Heraldry in Canada
Guest Curator, National Museum
of Civilization to prepare display
for the 25th anniversary of
Canada's flag
Member, Board of Directors of
Ottawa Valley Branch of the
Heraldry Society of Canada
Beley lecture "Heraldic
Treasures of the National
Archives of Canada," in October
1988 in Hull, Quebec. The paper
was published in The Speaker's
Journal of the Heraldry Society
of Canada, Vol. 22, No. 5
"Flags of Canada: An Historical
Overview" in The Flag Bulletin,
Vol. 27, No. 3
Assisted Robert Watt, Chief
Herald of Canada in the
publication "The Canadian
Heraldic Authority" special issue
of Heraldry in Canada, Vol. 22,
No. 3
"The Mysterious Travels of a
Gentleman's Signet" republished
from Heraldry in Canada,
Vol. 19, No. 3, in ARMA (Quarterly Bulletin of the Heraldry
Society of South Africa),
No. 121
"L'autorité héraldique du
Canada" in Heraldry in Canada,
Vol. 22, No. 4
"Flag of Canada" in The
Canadian Encyclopedia
2nd edition
VOSIKOVSKA, Jana
Secretary of the Audio-Visual
Committee of the International
Council on Archives
Editorial Board, Film Canadiana
Editorial Board, International
Index to Film and Television
Periodicals
Editor, Bibliography of FIAF
Member Publications
WALLOT, Dr. Jean-Pierre
With Gilles Paquet, "Les inventaires après décès: source riche
pour l'étude de la culture
matérielle et des genres de vie
dans le Bas-Canada," paper
at the colloquium "Les
dynamismes culturels du
Québec et dans la France de
l'Ouest (17e-20e siècles). Étude
comparée," Rennes, France,
2-3 June 1988, published in
Annales de Bretagne et des
pays de l'Ouest, p. 95, 4 (1988)
With G. Paquet, Lower Canada
at the turn of the Nineteenth
Century: Restructuring and
Modernization, Ottawa, Historical
Booklet No. 45
"The Challenges of the
Canadian Council of Archives
and of the National Archives of
Canada," speech at the annual
congress of the Association of
Archivists of Manitoba,
15 April 1988
"The Role of Heritage in Modem
Society," speech at the annual
meeting of the Heritage Coalition
of Newfoundland and Labrador,
St John's, Newfoundland,
6 May 1988
"Archives Needs and Priorities
Assessments on the National
Scene," paper given to the
Association of Canadian
Archivists, Windsor,
8 June 1988
"Intégration des archives
nouvelles dans les services
d'archives existants ou création
ou utilisation d'institutions
spécifiques," paper given at the
Congress of the International
Council on Archives, Paris,
22-26 August 1988 Rapport annuel 1988-1989
SALMON, M. Stephen
I Communication, « Rank Imitation
and the Sincerest Flattery: The
Dominion Marine Association
and the Revision of the
Canadian Coasting Regulations,
1922-1936 », assemblée de la
t Société historique du Canada,
Windsor (Ontario)
En collaboration avec Lewis R.
| Fischer, compilateur, Canadian
Maritime Bibliography for 1987,
Société canadienne de
recherche nautique, 1988
« Editing Naval Documents: The
Case of the War of 1812 »,
Archivaria, n° 26
SCHWARTZ, Joan
Membre, section des documents
visuels, Society of American
Archivists
Correspondante canadienne de
l'Association européenne pour
l'histoire de la photographie
Membre du comité spécial pour
la création d'une association
nord-américaine pour l'histoire
de la photographie
Conseillère à la rédaction,
History of Photography: An
International Quarterly
Correspondante canadienne,
Views, bulletin de la Section des
documents visuels, Society of
American Archiviste
Atelier, Association of Manitoba
Archiviste, Winnipeg
Conférences au Département de
l'histoire de l'art et au
Département d'histoire.
Université Carleton
«Documenting Disaster:
Photography at the Desjardins
Canal, 1857», Archivaria, n° 25
« Fearful Catastrophe on the
Great Western Railway », qui
sera publié en 1989 dans un
volume d'essais dédicacé
Critique du livre Eyes of a City:
Early Vancouver Photographers,
1868-1900, David Mattison, BC
Studies, n° 79
SMART, John
Com m u n i catio n pour la Société
historique du Canada présentée
à l'assemblée annuelle de
l'ACA, Windsor (Ontario)
STEVENS, Heather
Membre, comité de sélection
pour l'exposition canadienne de
cartes, congrès de l'Union
géographique internationale,
Sydney (Australie)
STONE, Gerald
Président, Groupe de travail sur
les documents graphiques,
comité de planification des
normes de description, BCA
Membre, groupe consultatif des
présidents, comité de
planification des normes de
description, BCA
SWIFT, Michael
Rapport de la délégation
canadienne qui a visité les
Archives en Union soviétique,
août 1988
SYLVAIN, Philip
Exposé, « Vue d'ensemble de la
technologie des disques
optiques numériques en 1988 »,
section d'Ottawa de la Société
canadienne de la gestion de
l'information et des images
Causerie sur l'application de la
technologie des disques
optiques numériques aux
Archives nationales du Canada,
Association for Systems
Management, Ottawa,
8 novembre 1988
TAPPER, Lawrence
Communication, « Jewish
Genealogical Research in
Canada », Septième congrès
d'été sur la généalogie juive,
Washington (D.C.), juin 1988. La
communication a ensuite été
publiée dans Avotaynu
TESSIER, Guy
Formation de deux jours en
archives photographiques offerte
aux membres de l'Eastern
Townships Historical Society
THERIAULT. Dwight
Administrateur responsable,
Groupe des 36 usagers du
système 36 de la Vallée de
I'Outaouais
THOMPSON, Michael
Membre du comité, colloque de
l'Institut canadien de
conservation, Ottawa
THURGOOD, Brian
Directeur de cours, séminaire,
« Care of the Photograph
Collections »
Atelier de deux jours, St. John's
(Terre-Neuve), « Care of
Historical Photographs »
Lecture d'une communication de
K.B. Kendriks et de L. Ross,
« The Restoration of Discoloured
Black and White Photographic
Images in Chemical Solutions »,
session générale de I'American
Institute of Conservation,
Nouvelle-Orléans (Louisiane)
Communication, « The Masking
of Black and White Negatives »,
American Institute of
Conservation, Nouvelle-Orléans
(Louisiane)
Conférence, « Dust to Dust:
Conservation, the Artist and the
Gallery », Emily Carr College of
Art and Design, Vancouver
VACHON, Auguste
Nommé héraut d'armes Saint-
Laurent, juin 1988
Rédacteur, l'Héraldique au
Canada
Conservateur invité pour
préparer l'exposition sur le 25e
anniversaire du drapeau du
Canada, Musée canadien des
civilisations
Membre, Conseil
d'administration de la section de
la vallée de I'Outaouais, Société
héraldique du Canada
Conférence Beley, « Trésors
héraldiques des Archives
nationales du Canada», octobre
1988, Hull (Québec), publiée
dans le Journal de l'orateur de
la Société héraldique du
Canada, vol. 22, n° 5
« Drapeaux du Canada : vue
d'ensemble historique », The
Flag Bulletin, vol. 27, n° 3
Apporté son concours à Robert
Watt, Héraut d'armes du
Canada, pour « The Canadian
Heraldic Authority », numéro
spécial de l'Héraldique au
Canada, vol. 22, n° 3
« The Mysterious Travels of a
Gentleman's Signet », tiré de
l'Héraldique au Canada, vol. 19,
n° 3, publié à nouveau dans
ARMA (Bulletin trimestriel de la
Société héraldique de l'Afrique
du Sud), n° 121
« L'autorité héraldique du
Canada », l'Héraldique au
Canada, vol. 22, n° 4
« Flag of Canada », The
Canadian Encyclopedia, 2e
édition
VOSIKOVSKA, Jana
Secrétaire, comité audio-visuel,
CIA
Comité de rédaction, Film
Canadiana
Comité de rédaction,
International Index to Film and
Television Periodicals
Rédactrice, Bibliographie :
Publications des membres de la
FIA F
WALLOT, Jean-Pierre
Avec Gilles Paquet, « Les
inventaires après décès : source
riche pour l'étude de la culture
matérielle et des genres de vie
dans le Bas-Canada»,
communication au colloque de
Rennes sur « Les dynamismes
culturels du Québec et dans la
France de l'Ouest (17e-20*
siècles). Étude comparée », 2-3
juin 1988, publiée dans Annales
de Bretagne et des pays de
l'Ouest, vol. 95, n° 4, 1988
ID. Le Bas-Canada au tournant
du 19e siècle : restructuration et
modernisation, Ottawa, brochure
n° 45, Société historique du
Canada
Allocution, « The Challenges of
the Canadian Council of
Archives and of the National
Archives of Canada », congrès
annuel de l'Association of
Archivists of Manitoba, 15 avril
1988
Allocution, « The Role of
Heritage in Modern Society »,
réunion annuelle du Heritage
Coalition of Newfoundland and
Labrador, St John's (T.-N.),
6 mai 1988
Communication, «Archives
Needs and Priorities
Assessments on the National
Scene », assemblée annuelle de
l'ACA, Windsor (Ontario)
Communication, «Intégration
des archives nouvelles dans les
services d'archives existants ou
création ou utilisation
d'institutions spécifiques »,
congrès du CIA, Paris, 22-26
août 1988 96      Annual Report 1988-1989
"Recent Developments at the
National Archives of Canada,"
paper given at the congress of
the Society of American
Archivists, Atlanta, Georgia,
30 September 1988
"Les rébellions de 1837-1838
dans le Bas-Canada," lecture at
the Collège de Valleyfield,
1 December 1988
"L'agriculture canadienne aux
18e et 19e siècles," lecture at
the Canadian Museum of
Civilization, 27 February 1989
"Les Archives nationales du
Canada en 1988-1989,"
Association for Canadian
Studies Newsletter,
Vol. 10, No. 4
Participated on the Executive
Committee of the International
Council on Archives and at the
11th Congress of the ICA,
Paris and Nancy, France,
19-31 August 1988
Elected Vice-President of the
International Council on
Archives, Paris, August 1988
Presentation of Mr. André Morel
to the Royal Society of Canada,
University of Montreal,
10 February 1989
Article on Robert Shore Milnes
in Canadian Dictionary of
Biography, Vol. 5, edited
by F. Halpenny and J. Hamelin,
Quebec City, 1988
With S. Chassé and R. Girard-
Wallot, article on John Neilson
in ibid
Article on Charles Frederick
Grèce, in ibid
With J. Hare, "Le livre au
Québec et la librairie Neilson au
tournant du xix* siècle," in
Livre et lecture au Québec
(1800-1850), edited by
C. Galarneau and M. Lemire,
Quebec City, 1988
"La Révolution française à
travers les écrits historiques
canadiens du xixa siècle à la
seconde guerre mondiale," in
Le Canada et la Révolution
française, edited by
PH. Boulle and R.A. Lebrun,
Montreal, 1989
Participated on the Bureau of
the International Council on
Archives, Vienna, Austria,
15-18 March 1989
WALTON, Bruce
Secretary, Select Committee on
Education, Association of
Canadian Archivists
WEINHOLDT, Rick
Chairman, Standards Advisory
and Development Committee,
ARMA International
Instructor, University of
Winnipeg, Certificate Program in
Records and Information
Management
WESTINGTON, Ralph
Federal Government
Representative, Federal/
Provincial/Territorial Records
Management Council
WHALEN, James
"Almost as Bad as Ireland: The
Experience of the Irish Famine
Immigrant in Canada, Saint John
1847," published in The Irish in
Canada: The Untold Story,
Toronto, 1988
Published an entry in the
Dictionary of Canadian
Biography, Vol. VII, on
Dr. James Patrick Collins
WILLIS. Norman
Assistant Editor, The Heraldry
Bulletin
WRIGHT, Glenn
"James F. Kenney: Pioneer Irish
Scholar" was published in The
Irish In Canada: The Untold
Story, Toronto, 1988
Paper to the Association for
Canadian Archivists
Spoke at the Ontario
Genealogical Society's annual
conference
Was appointed assistant editor
of Canadian Catholic Historical
Studies
WRIGHT, Sandra
Presented a paper dealing with
the development of contingency
plans at the "Disaster Planning
and Recovery Workshop" at
Brigham Young University in
Provo, Utah
Participated in a workshop on
contingency planning at the
Association of Canadian
Archivists Annual Conference in
Windsor, Ontario
Appointed to the Association of
Canadian Archivists Program
Committee for the 1989
conference in Fredericton,
New Brunswick
YOUNG, Rod
Guest co-editor for Archivaria,
No. 27, a special theme issue
on Labour Archives
Awards
HILLMAN, Tom
Received the Cardinal Spellman
Award in the field of philately for
published inventory of archival
records of the Canadian Post
Office
SMART, John
Won the first-ever Alexander  . "
Fraser Award of the Ontario
Archivists Association for
signal contribution as the
association's president for
several years
VINCENT, Carl
Received the Fred Hatch Award.
from the Ottawa Chapter of the
Canadian Aviation Historical
Society for contribution to the
study of aviation history 97
Rapport annuel 1988-1989
1    Communication, ■ Recent
WESTINGTON, Ralph
WRIGHT, Sandra
Prix
W Developments at the National
Représentant du gouvernement
Communication sur l'élaboration
HILLMAN, Tom
Récipiendaire du Prix Cardinal
Spellman dans le domaine de la
philatélie pour l'inventaire des
documents archivistiques des
Archives of Canada », congrès
de la Society of American
fédéral auprès du Conseil des
gestionnaires fédéraux,
de dispositifs d'intervention
d'urgence, « Disaster Planning
Archivists, Atlanta (Géorgie), 30
provinciaux et territoriaux de
and Recovery », atelier tenu à
septembre 1988
documents
l'Université Brigham Young,
Provo (Utah)
Conférence, «bas rébellions de
WHALEN, James
« Almost as Bad as Ireland: The
Experience of the Irish Famine
Immigrant in Canada, Saint
John, 1847 », The Irish in
Canada: The Untold Story,
Toronto, 1988
Postes canadiennes, ouvrage
1837-1838 dans le Bas-
Canada », Collège de Valleyfield,
Participation à un atelier sur les
dispositifs d'intervention
publié
1er décembre 1988
d'urgence, assemblée annuelle
SMART, John
Conférence, «L'agriculture
1   canadienne aux 18e et 19e
R siècles », Musée canadien des
de l'ACA, Windsor (Ontario)
Membre, comité du programme
pour l'assemblée de 1989 à
Récipiendaire du premier Prix
Alexander Fraser décerné par
eastern Ontario Association of
Archiviste, en raison des
civilisations, 27 février 1989
Article sur le D1 James Patrick
Fredericton (Nouveau-
Brunswick), ACA
services rendus pendant
« Les Archives nationales du
Collins dans le Dictionnaire
plusieurs années à titre de
Canada en 1988-1989 », Bulletin
biographique du Canada, vol. 7
YOUNG, Rod
président
de l'Association d'études
\    canadiennes, vol. 10, n° 4
WILLIS, Norman
Corédacteur invité pour
VINCENT, Cari
Rédacteur adjoint, The Heraldry
Archivaria, n° 27, numéro
Récipiendaire du Prix Fred
Participation au Conseil exécutif
Bulletin
spécial sur les archives du
Hatch décerné par la section
du CIA et au XIe congrès du
travail
d'Ottawa de la Canadian
CIA, Paris et Nancy, France, 19
WRIGHT, Glenn
Aviation Historical Society pour
au 31 août 1988
« James F. Kenney: Pioneer Irish
sa contribution à l'étude de
Élu vice-président du CIA, Paris,
août 1988
Scholar », The Irish In Canada:
The Untold Story, Toronto, 1988
l'histoire de l'aviation
K « Presentation » de M. André
Communication, ACA
1    Morel à la Société royale du
Conférence à l'assemblée
Canada, Université de Montréal,
annuelle de l'Ontario
10 février 1989
Genealogical Society
\    « Robert Shore Milnes » in F.
Rédacteur adjoint, Canadian
Halpenny et J. Hamelin, éd.,
Catholic Historical Studies
Dictionnaire biographique du
Canada, vol. 5, Québec, 1988
r    Avec S. Chassé et R. Girard-
Wallot, « John Neilson » in ibid.
Avec J. Hare, « Le livre au
Québec et la librairie Neilson au
tournant du XIXe siècle », in C.
Galarneau et M. Lemire, éd.,
Livre et lecture au Québec
(1800-1850), Québec, 1988
« La Révolution française à
travers les écrits historiques
canadiens du XIXe siècle à la
seconde guerre mondiale », in
P.H. Boulle et R.A. Lebrun, éd.,
Le Canada et la Révolution
française, Montréal, 1989
Participation au Bureau du CIA,
Vienne, Autriche, 15-18 mars
1989
WALTON, Bruce
Secrétaire, comité spécial de
l'éducation, ACA
WEINHOLDT, Rick
Président, Standards Advisory
and Development Committee,
ARMA
Chargé de cours, Université de
Winnipeg, programme d'études
(certificat) en gestion des
documents et de l'information Annual Report 1988-1989
Appendix G
Organizational Chart of the National Archives off Canada
Director General
Government
Records Branch
Assistant
Director
General
Director General
Historical
Resources Branch
Personnel
Records
Centre
Ass
Nati
Director General
Conservation Branch
Assistant
Director
General
Government
Archives
Division
Moving Image
and Sound
Archives
Division
Documentary
Art and
Photography
Division
Director General
Policy Branch
Policy
Analysis and
Development
Planning
and Monitoring 99      Rapport annuel 1988-1989
fist I
Internal Audit
irector General
îformatics
nd Records
ervices Branch
Director General
Public
Programs Branch
Director General
Management
Services Brandi
Assistant
Director
General
Communications^
Division
Reference and
Researcher
Services
Division
Personnel
Services
Division
National
Archives
Library
Archival
Community
Relations muai Report 1988-1989
Annexe G
Organigramme des Archives nationales du Canada
Directeur général
Direction
des documents
gouvernementaux
Directeur
général
adjoint
L       Directeur général L
Direction des 'g
ressources ||
.'        historiques ■&
Centre
des documents
du personnel
Division
des systèmes
de la gestion
des documents
et de la
micrographie
Centres
fédéraux
de documents
Halifax
Montréal
Ottawa
Toronto
Winnipeg
Edmonton
Vancouver
Directeur général
Direction de la
conservation
Division
des manuscrits
Division
des archives
gouvernementales I
Division
des archives
cartographiques I
Division
de l'art
documentaire
et de la
photographie
Directeur général
Direction des
politiques
Division de la
conservation
des films,
des données
et des
enregistrements |
sonores
Division
d'évaluation
de programme
et recherche
Analyse
et élaboration
de politiques
Division
de la
restauration
des documents
Planification
et contrôle
Division de la
restauration
des peintures
et estampes
Division
des services
du microfilm
Services
de la
photographie Rapport annuel 1988-1989
J
Vérification interne
3
I
ecteur général        L
ection
l'informatique
des services
s documents
Division             ■
de l'informatiqueB
et télé-               |!
communications 1
Analyse             m
et                       *
développement ■
des systèmes    p
Service              L
des documents 1
Directeur général
Direction
des services
à la gestion
Division
des services
au personnel 102       Annual Report 1988-1989
Appendix H/Annexe H
Statistical Tables/Tableaux statistiques
TABLE I — Departmental Acquisitions/
TABLEAU I — Acquisitions du département
1983-1984
1984-1985
1985-1986
1986-1987
1987-1988
1988-1989
Metres of Government Textual Records/
Textes officiels (mètres)
9105
5 895
3 789
2 601.38
2 653.59
889.1
Metres of Private Textual Records/
Textes du secteur privé (mètres)
1 170
1 358
685
630.3
308.19
739.27
Documentary Art and Photographic Records/
Documents photographiques et iconographiques
146 038
874 513
958 994
420 847
302 331
625 070
Film, Television and Sound Records
(10-minute segments)/
Documents cinématographiques, télévisés
et enregistrés (dix minutes)
87 688 123 810 106119     109 824
Cartographie Records/
Documents cartographiques
70 858
71 474
53 649
68 052
77 499
108 688
Machine-Readable Data Files/
Dossiers de données ordinolingues
124
99
357
97
370
315 103      Rapport annuel 1988-1989
TABLE II — Conservation/
TABLEAU II — Restauration
1983-1984      1984-1985      1985-1986      1986-1987       1987-1988      1988-1989
Magnetic Tapes Processed/
Bandes magnétiques rebobinées
Film, Television and Sound Records Processed/
Documents cinématographiques, télévisés et
enregistrés traités	
Microfilm Duplication/
Copie de microfilm
Fiches
16 mm Rolls / Bobines
35 mm Rolls / Bobines
5 228
1 109
5 151
6926
493
1 473
Quality Control Inspection (fiche)/
Contrôle de la qualité (fiches)
Oil Paintings/
Huiles
Examinations / Examens
35
155
25
47
85
132
Treatments / Traitements
12
43
20
38
23
46
Watercolours, Prints and Drawings/
Aquarelles, gravures et dessins
Examinations / Examens
1 436
1 027
462
544
317
325
Treatments / Traitements
479
937
465
370
273
247
Photographs/
Photographies
Examinations / Examens
610
153
2 575
6 841
1 727
574
Treatments / Traitements
330
97
2540
10 020
1 838
474
Medals, Ivory and Seals/
Médailles, ivoires et sceaux
Examinations / Examens
113
128
157
346
151
815
Treatments / Traitements
113
116
97
117
189
28
Photographie Documentation/
Documents photographiques
B.& W. Negatives /Négatifs en-noir et blanc
B.& W. Prints /Épreuves en noir et blanc
Col. Transparencies / Transparents en couleurs
236
6 354
1 258
872
3 047
546
348
507
7 896
8 628
8 841
Conservation/
Restauration
Documents and Manuscripts/
Documents et manuscrits
Maps and Posters/Cartes et affiches
Books / Livres
Cases, Portfolios/Coffrets et portefeuilles
Seals / Sceaux
24 642
3 992
1 078
15718
8 211
922
119
22 790
6117
598
179
2
23 505
2 871
624
156
18 751
1 823
494
124
1
625
912
4 429
Photographie Research/
Recherches photographiques
Test Samples / Échantillons d'essai
Density Readings/Lectures de densité
-
5 727
245 864
2109
99 664
4106
43 466
1 099
4101
PHOCUS Entries /Entrées au PHOCUS
—              2 637
397
836
600
559
Environmental Readings/
Contrôles environnementaux
_                    _
2 444
2132
149
156
13003
1 471
495
21
Sheets Deacidified/
Feuilles désacidifiées
1 327 750
3169 964
2 273 000
882 500
1 121 750
762100
Freeze Drying — Sheets
Lyophilisation — Feuilles
"
~
~
—
447 250 104       Annual Report 1988-1989
TABLE III — Control*/
TABLEAU III — Contrôle*
1983-1984    1984-1985    1985-19
Historical Resources Branch/
Direction des ressources historiques
Metres of Government Textual Records/
Textes officiels (mètres)
1 383
2 230
684
332.19
324.57
117.23
Metres of Private Textual Records/
Textes du secteur privé (mètres)
848
1 085
519
494.69
350.97  .
460.8
Documentary Art and Photographic Records/
Documents photographiques et iconographiques
144 428
865102
1 174 761
1 137 044
1 168147
702 396
Film, Television and Sound Records
(10-fninute segmente)/
Documents cinématographiques, télévisés
et enregistrés (dix minutes)
57 673
55 045
47 349
22 006.5
121 030
141 336.4
Cartographie Records/
Documents cartographiques
61 880
63 745
53 649
62 078
42162
26 071
Machine-Readable Data Files/
Dossiers de données ordinolingues
59
82
234
257
106
91
* Records brought under minimal controlV
* Documents soumis à un contrôle minimum. 105      Rapport annuel 1988-1989
TABLE IV — Public Service/
TABLEAU IV — Service au public
1983-1984     1984-1985     1985-1986     1986-1987
1987-1988
1988-1989
A. Researchers Registered
Chercheurs inscrits
6 853              6 690              7183               8 603
6 382
6 660
B. Inquiries/
Demandes de renseignements
Oral and Written Inquiries Responded to/
Demandes orales ou écrites ayant reçu
des réponses
Rm, TV, Audio Segments Supplied/
Films, émissions télévisées et enregistrements
sonores fournis
C. Reproductions Supplied/
Reproductions fournies
Photographs Supplied/
Photographies	
Négatives Supplied/
Négatifs
12 899
12 413
11 774
23 098
12 694
9 711
Photostats/
Photocopies
1 710
2 086
2 930
2296
1 612
1 554
Colour Items/
Articles en couleurs
10 463
8 622
7 736
9115
6 240
3 245
Photographie Assignments/
Travaux de photographie
162
125
144
149
170
152
CGPC Transactions/
Opérations avec le C.E.G.C.
-
-
84
67
27
9
D. Circulation of Archival Documents/
Prêt de documents d'archives
Original Film, TV, Audio Segments Circulated/
Originaux de films, d'émissions télévisées et
d'enregistrements sonores
6 800
7 086
8 038
8135
9142
10915
Original Documentary Art and
Original Photographs Circulated/
Originaux de pièces d'art documentaire
et de photographies
954156
747175
491 813
368 851
782 330
618 241
Containers of Government and
Private Records Circulated/
Groupes de documents gouvernementaux
ou d'origine privée
80 074
90 620
115302
ÏH 790
110 048
40 279
Microfilm Reels of Textual Records
Supplied on Interlibrary Loan/
Bobines de microfilm renfermant des
documents textuels et fournies dans le
cadre d'un P.E.B.
17238 15556 16388 18076 18325
Art Transparencies Supplied to the Public/
Diapositives d'art fournies au public 106
Annual Report 1968-1989
TABLE V — Activities of the Personnel Records Centre/
TABLEAU V — Activités du CDP
Type of Request/
Type de demande
1985-1986
1986-1987
987-1988
1988-1989
Military/Militaire
37 303
43131
33 750
45 598
Civilian / Civile
11 563
11 704
14 025
13 035
RCMP/GRC
16713
2 220
1 856
1 850
Internal / Interne
36 833
38 039
40 270
51 672
X-Rays / Rayons X
1 381
3 461
4119
1 977
Ancillary / Auxiliaire
1 247
1 774
2 415
1 273
Total
105 040
100 329
96 435
115 405
Informal and General Requests for Information/
Demandes de renseignements informelles et générales
Personal Visite / Visiteurs
415
563
598
710
Telex / Télex
9 065
9 745
8 995
9 355
Telephone / Téléphone
8 820
6 290
8123
11 325
Letters / Lettres
20 757
19 438
17 309
22 710
Total
39 057
36 036
35 025
44 100
Letter Inquiry Type, 1988-1989/
Type de demande faite par lettre, 1988-1989
Response Time (%)/
Délai de réponse (%)
Under 30 Days/
Inférieur à 30 jours
30 to 60 Days/
De 30 à 60 jours
Over 60 Days/
Supérieur à 60 jours
Routine* / Ordinaire*                                               26 384
77.63
14.36
8.01
Complex / Complexe                                                  2 545
57.49
18.11
24.40
Sensitive /Délicate                                                      210
70.47
13.33
16.20
Genealogical/
Renseignements généalogiques                                2 926
24.23
15.55
60.22
Total                                                                           32 065
Total Number of Photocopies/
Nombre total de photocopies
67 606
"Includes all Telex requests./
*Y compris toutes les demandes faites par télex. 107      Rapport annuel 1988-1989
TABLE VI — Federal Records Centres, 1988-1989/
TABLEAU VI — Centres fédéraux de documents, 1988-1989
Centre                                                          HQ    Halifax   Montréal    Ottawa    Toronto   Winnipeg   Edmonton
Vancouver
Total
Personnel                                                        3             10              19            40             19               12                 6
13
122
Offices Served / Bureaux clients                                 247           401          369          276             144             238
260
1 935
Departments and Agencies Served/
Ministères et organismes clients
Metres Accessioned/
Enregistrements (en mètres)
6 990
17 636
23 455
17 037
8 765
7 393
13 345
94 621
Square Metres of Floor Space Released/
Surface libérée (en mètres carrés)
1 061
2 688
3 510
2 255
1 336
1 622
1 875
14 347
File Cabinets / Classeurs
326
—
—
4
—
t   t60
365
855
Accessions Disposed (metres)/
Documents enregistrés éliminés
(en mètres)
5 687
13 057
11 981
13 733
10 868
4129
5 056
64 511
Nonaccessions Disposed (metres)/
Documents non enregistrés éliminés
(en mètres)
2 986
4 512
58 631
7 870
5 331
5906
5 080
90 316
Total Holdings (metres)*/
Total des documents (en mètres)*
40 000
95 322
154 777
85 632
42 997
33 769
62 756
515 253
Number of Records Produced/
Documents fournis
77144
280 662
376153
293 548
349 372
72 064
204 492
1 653 435
Number of Requests Processed/
Demandes traitées
75138
231 833
245 524
301 412
220 023
32 884
204 864
1 311 678
Magnetic Tapes/
Bandes magnétiques
Registered / Enregistrées
Deregistered / Radiées
18 235
15 133
10 688
9 962
333 635
321 914
11 720
9 521
35 281
33 795
10196
8 933
10 286
9 036
430 041
408 294
Units Picked-up and Delivered/
Éléments ramassés et livrés
54116
81 516
487 261
118665
46 445
20 670
42129
850 802
•Paper only./
•Papier seulement.
TABLE VII — Workforce Statistical Overview*/
TABLEAU VII — Statistiques du personnel*
Type
Period / Période
1984-1985
%
1985-1986
%
1986-1987
%
1987-1988
%
1988-1989
%
Total Population / Personnel total
772
100.0
770
100.0
739
100.0
730
100.0
705
100.0
Women / Femmes
325
42.1
325
42.2
317
42.9
326
44.6
327
46.4
Men / Hommes
447
57.9
445
57.8
422
57.1
404
55.4
378
53.6
Disabled / Handicapés
14
1.8
20
2.6
19
2.6
27
3.7
23
3.3
Aboriginal Peoples / Autochtones
6
0.8
5
0.7
5
0.7
14
1.9
13
1.8
Francophones
293
38.0
297
38.6
276
37.3
267
36.6
274
38.9
Anglophones
478
61.9
472
61.3
448
60.6
443
60.7
425
60.3
Official Language Unknown/
Langue officielle inconnue
1
0.1
1
0.1
15
2.0
20
2.7
6
0.8
Visible Minorities/ Minorités visibles
8
1.1
•Source: Human Resources Planning Quarterly Report — 31 March 1989./
"Source : Rapports trimestriels sur la planification des ressources humaines — 31 mars 1989. 108       Annual Report 1988-1989
TABLE VIII — Activities of the PRC under the Access to Information and Privacy Acts, 1988-1989/
TABLEAU VIII — Activités du CDP en vertu des lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements
personnels, 1988-1989
Access to Information Act /
Loi sur l'accès à l'information
Response Time
Délai de temps de réponse
30 Days/
30 jours
31 to 60 Days/              61 to 120 Days/
De 31 à 60 jours            De 61 à 120 jours
Over 121 Days /
121 jours et plus
Formal Requests Responded to /
Demandes officielles ayant
reçu des réponses
566
20                                       33
3
Total Responses/
Nombre total de réponses
622
Privacy Act /
Loi sur la protection des renseignements personnels
Formal Requests Responded to/
Demandes officielles ayant
reçu des réponses
8110
252
Total Responses/
Nombre total de réponses
8 362 109     Rapport annuel 1988-1989
Appendix 1
Annexe 1
Resource Summary
Sommaire des
ressources
In 1988-1989, the National
Archives began implementing its
En 1988-1989, les Archives na
new mandate which resulted
tionales ont commencé à exé
from the 1987 National Archives
cuter le mandat qui leur avait
of Canada Act. More
été confié à la suite de l'adop
specifically, it received additional
tion de la Loi sur les Archives
resources to enable it to
nationales du Canada, promul
respond to its increased
guée en 1987. Elles ont reçu
responsibilities dealing with the
des ressources supplémentaires
complete records management
destinées à leur permettre de
programs of another
s'acquitter de leurs responsabi
64 government institutions as
lités accrues en ce qui concerne
well as ministerial records.
les programmes de gestion de
The newly-implemented
tous les documents de 64 autres
government security policy has
institutions gouvernementales
unique implications for the
ainsi que des documents
National Archives. It makes the
ministériels.
Archives responsible for
La nouvelle politique gouver
providing government institutions
nementale en matière de
with advice and assistance in
sécurité a des conséquences
applying the security policy to
particulières pour les Archives
information holdings within the
nationales du fait que celles-ci
context of the government" s
sont chargées de fournir aide et
records management policy. A
conseils aux institutions gouver
portion of the increased
nementales en ce qui concerne
resources was given to the
l'application de cette politique
department to meet these new
aux documents d'information,
obligations.
dans le contexte de la politique
de gestion des documents du
National Archives Person-Year and Financial Resources
gouvernement. Une partie des
ressources supplémentaires a
été accordée au département
pour qu'il s'acquitte de ces
1987/88          1988/89
Change
nouvelles obligations.
Person-Years                       784                803
19
Archives nationales : années-personnes et ressources
Financial $(000s)            49 939           53 666
3 727
financières
1987/1988 1988/1989 Changement
Années-personnes                   784            803                  19
Ressources financières       49 939       53 666             3 727
(en milliers de dollars)     

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