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Annual Report of the National Archives of Canada 1987-1988 Public Archives of Canada 1988

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Array   Annual Report Rapport annuel
of the des
National Archives Archives nationales
of Canada du Canada
1987-1988 1987-1988
■ „*•■     National Archives     Archives nationales
1^1     of Canada du Canada National Archives of Canada
395 Wellington Street
Ottawa, Ontario
K1A0N3
(613)995-5138
Archives nationales du Canada
395, rue Wellington
Ottawa (Ontario)
K1A0N3
(613) 995-5138
© Minister of Supply and Services
Canada 1988
Cat No.: SA1-1988
ISBN: 0-662-55915-0
© Ministre des Approvisionnements et Services
Canada 1988
N°decat. : SAM 988
ISBN : 0-662-55915-0 June 30, 1988
Le 30 juin 1988
The Honourable Flora MacDonald, P.C., M.P.
Minister of Communications
Parliament Buildings
Ottawa, Ontario
L'honorable Flora MacDonald, C.P., députée
Ministre des Communications
Édifice du Parlement
Ottawa (Ontario)
Madam:
Madame la Ministre,
In accordance with Section 11 of the National Archives
of Canada Act, I have the honour to submit herewith
my report on the National Archives of Canada for the
fiscal year ending March 31,1988.
Respectfully submitted,
Conformément à l'article 11 de la Loi sur les Archives
nationales du Canada, j'ai l'honneur de vous soumettre avec la présente mon rapport pour l'exercice financier se terminant le 31 mars 1988.
Je vous prie d'agréer, Madame la Ministre, l'assurance
de ma très haute considération.
L'archiviste national,
ydean-Pierre Wallot
/National Archivist
&0i
Jean-Pierre Wallot  Table of Contents
Table des matières
7 Message from the National Archivist
13 Preserving Our National Heritage
14 Acquisitions
18 Conservation
20 Control and Access
7 Message de l'archiviste national
13 Préservation du patrimoine national
15 Acquisition
19 Conservation
21 Contrôle et accès
25 Serving the Nation and the Public
26 Publications
26 Exhibitions
26 Courses, Conferences and Coopérative Ventures
30 Public Service
33 Managing the Records of the Government
of Canada
34 Records Management Activities
36   Access to Information and Privacy Législation
38   Other Activities of Relevance to the Federal
Government
41 International Activities
42 Cooperative Ventures
42 Advisory Services
44 International Organizations
47 Managing the Department
48 Staff Contributions beyond the Department
48   Personnel
50   National Archives of Canada User Fee
Revenue Plan
50   1987 Strategic Planning Session
50   Informatics and Records Services Branch
53 Appendices
54 Appendix A
Publications, 1987-1988
54  Appendix B
In-House Exhibitions, 1987-1988
56   Appendix C
Circulating Exhibitions, 1987-1988
58   Appendix D
Loans, 1987-1988
58   Appendix E
Staff Contributions beyond the Department
68   Appendix F
Organizational Chart of the National Archives
of Canada
72   Appendix G
Statistical Tables
25 Au service de la nation et du public
27 Publications
27 Expositions
27 Cours, colloques et projets conjoints
31 Services au public
33  Gestion des documents du Gouvernement du
Canada
35  Activités de gestion des documents
37  Accès à l'information et protection des
renseignements personnels
39  Autres activités reliées au gouvernement fédéral
41 Activités internationales
43 Projets conjoints
43 Services consultatifs
45 Organismes internationaux
47 Administration du département
49   Contributions du personnel hors du cadre
départemental
49   Personnel
51   Plan de recettes provenant des droits d'utilisation
51   Session de planification stratégique 1987
51   Direction de l'informatique et des services
des documents
53 Annexes
55   Annexe A
Publications, 1987-1988
55   Annexe B
Expositions sur place, 1987-1988
57  Annexe C
Expositions itinérantes, 1987-1988
59   Annexe D
Prêts, 1987-1988
59   Annexe E
Contributions du personnel hors du cadre
départemental
70  Annexe F
Organigramme des Archives nationales
du Canada
72  Annexe G
Tableaux statistiques  Message from the National Archivist
Message de l'archiviste national Annual Report of the National Archives 1987-1988
Message from the
National Archivist
A recent press release boasts
'Original Documents Bring
Canada's History To Life at the
National Archives," and an
award-winning advertising campaign launched in 1987-1988
entices Canadians to discover
Canada's past. But there is
more. The National Archives of
Canada is not only a repository
for the history sought by
researchers from all walks of
life, but it also plays a key role
in the management of the
records of the Government of
Canada.
In the 1987-1988 fiscal year,
the National Archives served
6,382 visiting researchers,
retrieved 1,977,468 files which
were recalled from the Federal
Records Centres, serviced
96,435 requests for personal information from the Personnel
Records Centre, and
responded to 98,479 requests
for information from the historical archives sector. More than
2,897,313 records were
examined and 1,532,186
photocopies were made. The
tables in Appendix G detail
these statistics. Providing this
much in these times of restraint
has made it a challenging year.
Some important highlights
follow.
New Archives Legislation
A milestone in the history of
one of Canada's oldest federal
cultural institutions was
reached on 11 June 1987. The
National Archives of Canada
Act was proclaimed to replace
the Public Archives Act oi 1912.
Attempts to obtain an updated
law had been a major focus of
the Archives for the past two
decades. In 1962, the Glassco
Commission recommended
new legislation for the Archives,
as did the subsequent Symons
Commission on Canadian
Studies in 1976 and the
Federal Cultural Policy Review
Committee (Applebaum-
Hébert) in 1982.
The new law meets current
legislative needs and anticipates future ones. At the outset it defines terms used
throughout the law, so that crucial ones such as "record,"
"government institution" and
"ministerial record" are understood, and the law interpreted
and applied correctly. The
Dominion Archivist becomes
the National Archivist of
Canada and is responsible for
managing the National Archives of Canada. The status of
the Archives within the federal
bureaucracy has not changed:
it is still a "branch designated
as a department" and the
Archivist, as deputy head, continues to report to the Minister
of Communications.
The Act articulates and reinforces the existing three-fold mission of the Archives and in this
sense updates the agency's
authority to carry out its
activities. First, the National
Archives of Canada is assigned
the responsibility to collect and
care for private and public
archival records of national significance. These now include
ministerial records and the
records of 60 new agencies
listed in the schedules to the
Access to Information and
Privacy Acts as well as those
which were already covered by
Treasury Board regulations.
Under certain conditions and
with few exceptions, providing
access to records, for
researchers and the public from
all parts of Canada, is another
important facet of this first
responsibility. Second, the
Archives te given explicit
responsibility in facilitating the
management of records of
federal government institutions
and ministerial records. Third,
the Archives is to encourage
archival activities and the
archival community.
The effects of the National
Archives of Canada Act will
undoubtedly extend beyond tile
Archives itself. Some will be
more immediate and obvious
than others, but this much-
needed and long-anticipated
législation will meet the needs
of many: those responsible for
the management and preservation of records of government
institutions and ministerial
records, those involved in
acquiring and caring for
archival records of national
significance, those who comprise the archival, academic
and research communities,
and ultimately all Canadians.
Policies
This past year saw the adoption of a departmental conservation policy and a departmental
acquisition policy. The former
states how the institution will
meet its responsibility to
preserve the records in its holdings and the latter indicates
what kinds of records should
be acquired and retained.
These are important policies
which clarify many existing
practices and are the foundation of future directions. The
Conservation Branch will now
concentrate its efforts on the
drafting of a Conservation
Program and the delineation of
roles and responsibilities in the
application of the policy. The
Historical Resources Branch
will follow its policy with a
departmental acquisition
strategy and divisional
appraisal criteria.
Accommodation
For several years, the National
Archives has been gravely concerned about the lack of
appropriate space for properly
conducting its archival and
records management operations and accommodating its C
staff, clients and holdings. The
critical nature of this situation • •
was recognized by the House
of Commons Standing Committee on Communications and
Culture when it requested an
independent report on the
organization's short and long-
term archival storage needs.
This report, tabled on 8 December 1987, reinforces previous
statements concerning the
National Archives' accommodation plight. In the past year, due
to poor accommodation, the
National Archives recorded 120
incidents threatening or damaging records compared to
approximately 90 in 1986-1987.
In addition to its efforts to
secure a permanent headquarters building, the department must replace its existing
substandard accommodation
with interim facilities which
meet some or most of the
environmental and security
requirements for the storage of
archival material. Adequate temporary quarters are required if
the department is to fulfill its
mission to acquire records
before a long-term solution is
found to its accommodation
problems. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
Message de l'archiviste
national
Un récent communiqué de
presse proclamait : « Des documents originaux exposés aux
Archives nationales donnent
vie à l'histoire du Canada »,
tandis qu'une campagne de
publicité primée en 1987-1988
encourageait les Canadiens à
partir à la découverte de leur
passé. Mais il y a plus. Les
Archives nationales du
Canada sont non seulement
le dépositaire de documents
historiques, mais elles jouent
aussi un rôle-clé dans la
gestion des documents du
Gouvernement du Canada
En 1987-1988, les Archives nationales ont continué de fournir
un service de qualité aux
chercheurs et au public Elles
ont reçu 6 382 chercheurs,
retourné aux ministères
1 977 468 dossiers entreposés
dans les centres de documents, et répondu à 96 435
demandes de renseignements
personnels adressées au
Centre des documents du personnel, et à 98 479 demandes
adressées au secteur des
archives historiques. Le
personnel a examiné plus de
2 897 313 dossiers et fourni
1 532186 photocopies (voir annexe G). Tout un défi en ces
temps de restrictions.
Nouvelle loi sur les Archives
Le 11 juin 1987 restera une
date importante dans l'histoire
de la plus ancienne institution
culturelle fédérale : elle marque
la promulgation de la Loi sur
les Archives nationales du
Canada, qui remplace la Loi
sur les Archives publiques de
1912. L'obtention d'une
nouvelle loi était un objectif
prioritaire des Archives depute
près de vingt ans. En 1962, la
Commission Glassco recommandait l'adoption d'une
nouvelle loi pour les Archives,
recommandation réitérée dans
les rapports de la Commisssion
Symons sur les études
canadiennes en 1976 et du
Comité de révision de la
politique culturelle fédérale
(Applebau m-Hébert) en 1982.
La nouvelle loi répond aux besoins législatifs actuels des
Archives nationales et à leurs
besoins futurs. Certains termes
utilisés dans la nouvelle loi y
sont définis dès le début afin
que ceux qui ont une importance cruciale comme « documents », « institution fédérale »
et « documents ministériels »,
soient bien compris et que la loi
soit correctement interprétée et
appliquée. L'archiviste fédéral
devient archiviste national du
Canada et il est responsable
de la gestion des Archives nationales du Canada Le statut
des Archives au sein de
l'administration fédérale reste
inchangé : elles demeurent une
direction équivalant à un
ministère, et, en tant que sous-
ministre, l'archiviste relève
toujours du ministre des
Communications.
La loi énonce et renforce
l'actuelle mission tripartite des
Archives et, en ce sens, elle
renouvelle le mandat de
l'institution. Les Archives nationales du Canada ont, en tout
premier lieu, la responsabilité
d'acquérir et de conserver les
documents archivistiques qui
présentent un intérêt national,
et, sous certaines conditions et
à quelques rares exceptons
près, de les mettre à la disposition des chercheurs et du
public, partout au Canada Ces
documents comprennent maintenant les documents ministériels et les documents de 60
nouvelles institutions fédérales
soumises à la Loi sur l'accès à
l'information et à la Loi sur la
protection des renseignements
personnels, de même que ceux
déjà couverts par les directives
du Conseil du Trésor.
Deuxièmement, les Archives
sont explicitement responsables de la gestion des documents des institutions fédérales
et des documents ministériels.
Troisièmement, les Archives
doivent encourager les
activités archivistiques et la
communauté archivistique.
La Loi sur les Archives
nationales du Canada aura
indubitablement des répercussions qui dépasseront le cadre
strict des Archives. Certaines
seront plus immédiates et évidentes que d'autres, mais cette
loi si nécessaire et tant attendue répondra aux besoins de
nombreuses personnes : les
responsables de la gestion et
de la conservation des documents des institutions fédérales
et des documents ministériels,
les personnes chargées de
l'acquisition et de la conservation des documents archivistiques d'importance nationale,
les membres des communautés archivistique et universitaire, les chercheurs et, en fin
de compte, tous les Canadiens.
Politiques
Une politique de conservation
et une politique d'acquisition
ont été adoptées au cours de
l'année. La première définit
les moyens que prendra
I' inst it ut io n pour assurer la
préservation des documents, et
la seconde précise le genre de
documents à acquérir et à
conserver.
Ces politiques revêtent une
importance capitale, dans la
mesure où elles clarifient de
nombreuses pratiques déjà
en vigueur et constituent tes
assises d'orientations futures.
La Direction de la conservation
s'efforcera maintenant de mettre au point un programme de
conservation et de définir les
rôles et les responsabilités liés
à l'application de la politique.
La Direction des ressources
historiques fera suivre sa
propre politique d'une stratégie
d'acquisition valable pour
l'ensemble du département et
de critères d'évaluation spécifiques à chaque division.
Locaux
Depuis plusieurs années, tes
Archives nationales sont
sérieusement préoccupées par
te manque d'espace adéquat
qui leur permettrait de
s'acquitter convenablement de
leurs tâches archivistiques et
de gestion des documents et
d'abriter leur personnel, leurs
clients et leurs fonds. Le
Comité permanent de la
Chambre des communes sur
les communications et la culture a reconnu l'urgence de la
situation en demandant un
rapport sur tes besoins de
l'institution à court et à long
termes. Ce rapport, déposé le
8 décembre 1987, renforce les
déclarations précédentes sur
l'état critique des locaux des Archives nationales. Cette année,
celles-ci ont eu à déplorer 120
incidents qui ont menacé ou
endommagé des documents,
alors qu'il y en avait eu environ
90 en 1986-1987.
Outre ces efforts pour obtenir
un édifice permanent, le département dort remplacer ses
locaux non conformes aux
normes par des installations
temporaires qui répondent à
certaines, ou à la plupart, des
exigences en matière
d'environnement et de sécurité
pour l'entreposage des documents d'archives. Des installations temporaires adéquates
sont indispensables si l'on veut
que le département puisse
continuer à remplir sa mission
d'acquisition des documents,
en attendant que soit trouvée
une solution à long terme à ses
problèmes de locaux. Annual Report of the National Archives 1987-1988
Management of
Government Records
In response to the requirements of the new National
Archives of Canada Act, the
National Archives has intensified its efforts toward improving the management of
recorded information within
government institutions. These
efforts are now being made in a
much larger arena than in previous years, because of the
Archives' new records management responsibility in an additional 60 government
institutions. The National
Archives of Canada will also
continue to emphasize the
importance of sound information management in the federal
government. The Archives will
work with the Treasury Board
Secretariat with the implementation of a comprehensive policy
on the management of government information holdings.
The National Archives will continue to place emphasis on the
scheduling and archival preservation of EDP records, and
provide leadership, training and
information in the field of
records management. The efficient management of the
records of federal government
institutions located outside the
National Capital region will continue to be examined in the
coming year.
Automation
To improve productivity in
operational and administrative
areas, the National Archives is
committed to exploiting information technology and systems
whenever feasible. A great deal
of progress was made in this
past fiscal year. The next one
to two years will be a period of
consolidation and reorientation
as current initiatives are completed and development of
strategic systems begins.
The pace of development for
the system related to archival
holdings will depend to a large
extent on the progress made in
the drafting of archival description, conservation and acquisition standards, and on the
elaboration of public service initiatives following completion of
a study on markets and
opportunities.
In the government records
area, the main focus of attention will be on automating the
processing of the schedules
received from other government departments. The
department's administrative
functions will be streamlined by
the replacement of the system
used in managing its financial
resources and the development
of automated systems for the
activities associated with the
management of personnel.
Automated systems will also be
acquired to assist with the
various functions carried out by
branch and divisional offices.
International Cooperation
With Canada hosting the
Congress of the International
Council on Archives in 1992,
work has already begun in increasing the awareness of the
international dimension of the
archival community. Between
1987 and 1992, the National
Archives will sponsor eight
events in Canada related to the
International Council on
Archives. In addition, it will
make a significant annual contribution of effort and resources
in preparation for the 1992
Congress which te expected to
be one of the most prestigious
events in the history of the
Canadian archival community.
Staff Involvement
Again this year, staff members
of the National Archives have
been very active in a number of
professional associations,
notably the Associâtion des
archivistes du Québec, the
Association of Canadian
Archivists, and the Association
of Records Managers and
Ad m in istrato rs (ARMA). In f act,
the Ottawa Chapter of ARMA
won a Chapter of the Year
award at the annual meeting in
Anaheim, California last
October. Staff members have
also published articles in many
journals and delivered papers
locally, nationally and internationally. This is indeed witness
to the National Archives' quality
and renown and the reason
that despite resourcing
problems, it has succeeded in
fulfilling its mandate.
31 March 1988
Jean-Pierre Wallot
National Archivist Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
Gestion des documents
gouvernementaux
Pour répondre aux exigences
de la nouvelle loi, tes Archives
nationales ont redoublé
d'efforts pour améliorer la gestion des documents au sein
des institutions fédérales. Ces
efforts se déploient désormais
dans un rayon d'action
beaucoup plus vaste, puisque
les Archives se sont vu confier
la responsabilité de gérer les
documents de 60 institutions
supplémentaires. Les Archives
nationales vont également continuer de souligner l'importance
d'une saine gestion de
l'information au gouvernement
fédéral. Elles travailleront avec
le secrétariat du Conseil du
Trésor à l'implantation d'une
politique générale de
gestion de l'information au
gouvernement.
Les Archives nationales continueront de mettre l'accent sur
tes calendriers de conservation
et la préservation des documents informatisés. Elles offriront de l'aide, des services de
formation professionnelle et de
l'information en gestion des
documents. Au cours de
Tannée à venir, elles continueront d'étudier dans quelle
mesure les documents des institutions fédérales situées hors
de la région de ia Capitale nationale sont gérés efficacement.
Informatisation
Soucieuses d'améliorer la
productivité dans les secteurs
opérationnels et administratifs,
les Archives nationales ont
recours aussi souvent que possible à la technologie et aux
systèmes d'information.
D'importants progrès ont été
réalisés au cours de Tannée.
Les deux prochaines années
seront consacrées à la con-
solidation et à la réorientation,
puisque les projets actuels
seront terminés, et qu'il faudra
commencer la mise au point de
systèmes stratégiques.
Le développement du système
des fonds d'archives dépendra
en grande partie des progrès
réalisés dans la préparation de
normes de description, de conservation et d'acquisition, et de
l'élaboration d'initiatives de
service au public qui suivra la
réalisation d'une étude sur les
marchés et les possibilités.
Dans le secteur des documents
gouvernementaux, l'attention
se portera sur l'informatisation
du traitement des calendriers
de conservation envoyés par
d'autres ministères. Le
remplacement du système de
gestion des ressources financières et f informatisation des
activités de gestion du personnel permettront de rationaliser
tes fonctions administratives du
département Diverses
fonctions assumées par les
directions et tes divisions
bénéficieront également du
soutien de l'informatisation.
Coopération internationale
Le Canada devant être l'hôte,
en 1992, du congrès du Conseil international des archives,
des initiatives visant à sensibiliser le public au caractère
international de la communauté
archivistique ont déjà été mises
sur pied. Entre 1987 et 1992,
les Archives nationales parraineront huit manifestations
au Canada en rapport avec le
Conseil international des
archives. De plus, elles consacreront de nombreux efforts
et d'importantes ressources à
la préparation du congrès
1992, qui devrait être Tune des
manifestations tes plus prestigieuses de l'htetoire de la
communauté archivistique
canadienne.
Personnel
Les membres du personnel ont
poursuivi cette année leurs
activités au sein d'associations
professionnelles, notamment
l'Association des archivistes du
Québec, l'Association of
Canadian Archivists et
l'Association de gestionnaires
et d'administrateurs de documents (ARMA). La section
d'Ottawa de l'ARMA a d'ailleurs
remporté le prix de section de
l'année à la réunion annuelle
de l'Association à Anaheim en
Californie en octobre. Les
membres du personnel ont
également publié des articles et
donné des conférences aux
niveaux local, national et international. Cette participation
illustre la compétence et le
renom des Archives nationales
et est la raison pour laquelle tes
Archives, malgré tes restrictions, ont réussi à remplir leur
mandat
31 mars 1988
Jean-Pierre Wallot,
archiviste national.  Preserving Our National Heritage
Préservation du patrimoine national Annual Report of the National Archives 1987-1988
Preserving Our
National Heritage
Acquisitions
Part of the National Archives of
Canada's legislated mandate is
to acquire and safeguard the
nation's private and government archival records which
are nationally significant and
have long-term value. Each
year, more and more records
are added to what is an impressive national collection in a
number of different media. This
is a rich resource for
researchers in many fields
and walks of life.
This past year, two divisions
experienced a serious lack of
storage space and had to curtail the receipt of acquisitions:
the Government Archives
Division could not accept any
textual government records for
which space had not already
been alloted after April 1987;
the Manuscript Division imposed a moratorium on acquisitions in May 1987 and as a
result their acquisitions were
severely reduced in com- »
parison to previous years. This
shortage is critical in an area
where often it is impossible to
predict what will become
available at any given time.
Opportunities to enrich
collections can easily be lost.
Acquisition Program
Evaluation Study
Between April 1987 and
January 1988, the National
Archives undertook a program
evaluation study of its archival
acquisition activities. This study
was a part of the department's
ongoing program of evaluating
its activities and operations and
was designed to support the
development of the acquisition
policy, it addressed the rationale for, and the policy implications of such issues as
cooperation, deaccessioning
and reappraisal, and the
department's archivai acquisition mandate. In addition, the
study assessed the nature and
feasibility of developing
strategies for the acquisition
function.
The program evaluation study
was an unprecedented
examination of an archival
acqu isition program. The
National Archives collected
information from more than 100
other archives, libraries and
museums across Canada; it
interviewed hundreds of users
of the National Archives and
reviewed historiographical
developments in order to
assess research requirements
and trends; it evaluated the
nature of a selected area of its
holdings by reviewing more
than 1,300 collections ; and it
undertook assessments of
costs and benefits of deaccessioning and reappraisal
activities, and of cooperative
acquisition arrangements.
The study contributed to the
development of a National
Archives Acquisition Policy, and
the planning for related acquisition strategies. The National
Archives approved its Acquisition Policy in March 1988. The
National Archivist brought one
of the study's recommendations to the attention of the
Canadian Council of Archives,
that of a national acquisition
strategy. At its March 1988
meeting, the Council established a task force to study the
development of such a national
strategy.
Manuscript Division
The Manuscript Division, which
is responsible for private textual
records, was able to obtain the
papers of journalist Kathleen
Blake "Kit" Coleman and the
correspondence of Dorothy
Cotton, a nursing sister in the
Canadian Army Medical Corps
during World War I; the documents from the Aubert de
Gaspé family and the seigneuries of Saint-Jean-Port-Joli
and Rhéaume; the papers of
the artist Charles Comfort and
the art historian J. Russell
Harper's research notes on
Canadian painters and
sculptors; and the papers of the
Canadian film producer Peter
Jones, relating to his career
with the National Film Board
from the 1940s to the 1980s.
Among the literary acquisitions
was the Guy Maufette Collection, including papers on his
career as an animator and
producer for Radio-Canada
and the papers of producer
Lucien Thériault, the actress
Estelle Mauffette, and Father
Carmel Brouillard, a literary
critic in the 1930s.
An extensive collection of
records of Dominion-
Bridge/AMCA International,
formerly on deposit, was transferred to the ownership of the
National Archives.
Six additional letterbooks of Sir
James Kempt, Lieutenant-
Governor of Nova Scotia, 1820-
1828, and administrator of the
Government of Canada 1828-
1830, were obtained.
The Right Honourable Pierre
Elliott Trudeau donated 154
metres of VIP correspondence
files, 1968-1976, and Department of Justice files, 1966-
1968. The Honourable J. Judd
Buchanan donated 62.8 metres
of papers concerning his term
as Minister of Indian and
Northern Affairs and as a
Member of Parliament.
Through the National Archivée'
London Office, the division obtained copies of War Office
120, Royal Hospital Chelsea
Regimental Registers, and
select io ns of War Office 97,
Soldiers Documents. A small
but rich collection of correspondence of Chief Justice William
Osgoode (1754-1824) was
obtained by the London Office
of the National Archives.
Government Archives
Division
Although few records were
received, several acquisitions
are noteworthy. Articles of
agreement from the central
registry of seamen and ships
logs, totalling 33 metres arid
dating from World War II and
immediate post-war years,
1939-1947, were obtained from
the Department of Transport.
Ninety-six metres of Indian
Head Experimental Farm
records, 1968-1980, containing
information on the many
activities for which this farm
was responsible, were
obtained. Some 40 metres of
civil litigation and property
registry files, 1884-1950, were
received from the Department
of Justice. Six machine-
readable data files, 1974-
1977, were obtained on the
"Mincome" project. This project,
sponsored jointly by the federal
and Manitoba governments,
was designed to assess the
effects of Canada's social
security system on Canadians. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
Préservation du
patrimoine national
Acquisition
En vertu de la loi, les Archives
nationales du Canada ont pour
mandat d'acquérir et de
sauvegarder les documents
d'archives des secteurs public
et privé qui présentent un
intérêt national et ont une
valeur à long terme. Chaque
année, un nombre grandissant
de documents sur supports
variés viennent s'ajouter à la
déjà impressionnante collection
nationale qui constitue une
ressource précieuse pour tes
chercheurs dans de nombreux
domaines.
Au cours de l'année, deux
divisions ont connu un sérieux
manque d'espace d'entreposage qui tes a contraintes à
limiter leurs acquisitions : après
avril 1987, la Division des archives gouvernementales a été
dans l'impossibilité d'accepter
des documents auxquels
l'espace n'avait pas déjà été
alloué, tandis que la Division
des manuscrits a imposé un
moratoire sur les acquisitions
en mai 1987, ce qui s'est
traduit par une importante
réduction des acquisitions par
rapport aux années précédentes. Cette pénurie ne manque pas d'être inquiétante dans
un secteur où il est souvent impossible de prévoir ce qui sera
disponible à tel ou tel moment.
Des occasions d'enrichir tes
fonds peuvent ainsi facilement
être perdues à jamais.
Étude d'évaluation du
programme d'acquisition
Entre avril 1987 et janvier
1988, les Archives nationales
ont entrepris une étude
d'évaluation de leur programme
d'acquisition. Cette étude
s'intégrait dans le programme
permanent d'évaluation des
activités et des opérations du
département et visait à étayer
l'élaboration de la politique '
d'acquisition. Elle présentait les
raisons d'être et les implications de questions telles que la
coopération, la déclassification,
la réévaluation, et te mandat du
département en matière d'acquisition d'archives. L'étude
examinait en outre la nature
des stratégies applicables à la
fonction d'acquisition et
s'interrogeait sur la faisabilité
de leur instauration.
L'étude constituait une
première dans l'examen d'un
programme d'acquisition
d'archives. Les Archives nationales ont rassemblé des renseignements provenant de plus
de 100 dépôts d'archives,
bibliothèques et musées de
tout te Canada Des entrevues
avec des usagers des Archives
nationales et l'étude de
l'historiographie ont permis de
déterminer les besoins et les
tendances de la recherche.
L'étude évaluait aussi la nature
d'une partie des fonds en en
examinant plus de 1 300 et elle
tentait de déterminer les coûts
et les bénéfices des activités
de déclassification et de
réévaluation et des accords
coopératifs d'acquisition.
L'étude est venue appuyer
l'élaboration de la politique
d'acquisition et la planification
des stratégies d'acquisition.
Les Archives nationales ont
approuvé la politique en mars
1988.
L'archiviste national a soumis à
l'attention du Conseil canadien
des archives une des recommandations de l'étude qui ported sur une stratégie nationale
d'acquisition. Lors de sa
réu n ion de mars 1988, le Conseil a créé un groupe de travail
pour étudier l'élaboration d'une
telle stratégie.
Division des manuscrits
La Division des manuscrits, qui
est responsable des archives
privées textuelles, a pu obtenir
les papiers de la journaliste
Kathleen Blake « Kit »
Coleman; la correspondance
de Dorothy Cotton, religieuse
garde-malade dans le corps
médical de l'armée canadienne
pendant la Première Guerre
mondiale; tes documents de la
famille Aubert de Gaspé et des
seigneuries de Saint-Jean-Port-
Joli et Rhéaume; les papiers de
l'artiste Charles Comfort; tes
notes de recherche de
l'historien de l'art, J. Russell
Harper, sur des peintres et des
sculpteurs canadiens; et les
papiers du réalisateur
canadien, Peter Jones, relatifs
à sa carrière à l'Office national
du film, des années 1940 aux
années 1980. Parmi les acquisitions littéraires, mentionnons la
collection Guy Maufette, qui
comprend des documents sur
la carrière de cet animateur et
réalisateur à Radio-Canada et
les papiers du réalisateur
Lucien ThériauIt, de la
comédienne Estelle Maufette et
du père Carmel Brouillard, critique littéraire dans les années
1930.
L'important fonds de la
Dominion Bridge/AMCA International, auparavant placé en
dépôt, est devenu propriété des
Archives nationales.
La division a acquis six recueils
additionnels de lettres de sir
James Kempt, lieutenant-
gouverneur de la Nouvelle-
Ecosse (1820-1828), pute
administrateur du Canada
(1828-1830).
Le très honorable Pierre Elliott
Trudeau a remis 154 mètres de
dossiers de correspondance
avec diverses personnalités,
1968-1976, et des dossiers du
ministère de la Justice, 1966-
1968. L'honorable J. J udd
Buchanan a fait don de 62,8
mètres de documents relatifs à
ses mandats de ministre des
Affaires indiennes et du Nord et
de député.
Par l'entremise du Bureau de
Londres des Archives nationales, la division a pu se
procurer des copies des dossiers du British War Office 120,
des registres relatifs aux pensionnaires du Royal Chelsea
Hospital, et de certains des dossiers de militaires du War Office
97, de même que la correspondance du juge en chef William
Osgoode (1754-1824), collection précieuse quoique quantitativement modeste.
Division des archives
gouvernementales
Bien que, cette année, le
nombre des acquisitions ait été
limité, plusieurs de celles-ci
méritent d'être mentionnées.
Le ministère des Transports a
transféré 33 mètres de contrats
d'engagement provenant du
registre central des marins et
des journaux de bord, datant
de la Deuxième Guerre mondiale et de l'immédiat après-
guerre, 1939-1947. Les 96
mètres de documents de la
Ferme expérimentale de Indian
Head renseignent sur tes
nombreuses activités de cet
établissement entre 1968 et
1980. Le ministère de la Justice
a cédé quelque 40 mètres de
dossiers de contentieux
d'affaires civiles et d'enregistrements de propriétés, 1884-
1950. Six dossiers d'archives
ordinolingues, 1974-1977, relatives au projet « Mincome »,
sont venus enrichir tes fonds.
Ce projet, parrainé conjointement par le gouvernement
fédéral et le gouvernement du
Manitoba vise à évaluer les
effets du système de sécurité
sociale sur tes Canadiens. Annual Report of the National Archives 1987-1988
Cartographic and
Architectural Archives
Division
Federal government acquisitions of significance in 1987-
1988 included a collection of
architectural and marine
engineering plans from the
Quebec Regional Office of
Public Works Canada and additional architectural drawings
from Headquarters; plans showing a coal field near Sydney,
N.S. from the Geological
Survey of Canada; a large collection of aperture cards of
plans for former RCAF aircraft
from the Department of
National Defence; and currently
published federal government
cartography from various
departments. The division continued to receive maps of other
countries from the Department
of National Defence, and is in
the process of updating its
agreement (last updated in
1976) with that department.
Among the more important
early maps and atlases
acquired was the first known
printed map containing the
name "Canada." This is a world
map from 1560 on an oval
projection prepared by Paolo
Forlani and published by
Giovanni Camocio. Four 1790
navigational charts of the east
coast of Canada, from Cape
Breton Island to Passamaquod-
dy Bay, including most of the
Bay of Fundy, were also among
the noteworthy acquisitions in
the past year. The acquisition
of this map and these charts
were made possible with the assistance of the Cultural Property Import and Export Review
Board.
Two states of J.F.W.
DesBarres' charts from The
Atlantic Neptune, namely of the
Bay of Seven Islands (1 July
1778) and of the Bay of Gaspé
(1 July 1781) were obtained as
well as a copy of the atlas The
North American Pilot (London:
Sayer and Bennett) dated 1784
on its title page but containing
charts with dates as late as
1794. An 1813 Spanish navigational chart, Carta General para
las Navegaciones a la India
Oriental, by José de Espinosa
was also acquired. It was
drawn just over a decade after
Captain Vancouver's charts of
his exploration of the British
Columbia coast were published
and it shows the routes of
Spanish explorers in that area.
Finally, the most significant
architectural acquisition was
the estimated 30,000 architectural drawings and specifications of the architectural firm of
Lithwick, Johnson, and Moy
from the Ottawa and Eastern
Ontario areas.
Documentary Art and
Photography Division
Documentary Art
There were 2,747 iconographie
records acquired in the
Documentary Art and Photography Division. Of these, the
following are of exceptional
quality and value to
researchers.
Watercolours include Making
Maple Sugar, Lower Canada,
1837, by Major-General Philip
John Bainbrigge (British, 1817-
1881 ), which te an early representation of all the stages of
the production of maple sugar.
The Aurora Borealis, Quebec,
1837, by Captain George St.
Vincent Whitmore (British,
active 1816-1851 ), is a rare representation of this natural
phenomenon. Looking toward
Quebec from the St Louis
Road and Barracks from the
com» of the Place d'Armes,
Quebec are two more water-
colours done ca 1837 by
Captain Charles Wright (British,
1793-1866). These were pur- «
chased at auction, with the
assistance of the National
Archives' London Office, at
one of the largest sales of
Canadiana in London in recent
years. Portrait of Katherine
Jane Ellice, ca. 1841, is a
watercolour on ivory which is a
miniature in a locket. It was
done by William Charles Ross
(British, 1794-1860). Mrs. Ellice
was the wife of Edward Ellice,
Jr., secretary to Lord Durham,
and is known for her water-
colours and diaries which pertain to her stay in Canada in
1838. These items can be
found in the National Archives
of Canada.
Portrait of Wayne Gretzky,
1983, is a serigraph print by
Andy Warhol (American, 1930?-
1987) which was donated.
Three gouache drawings by
Harold A. Pearl (Canadian,
1891-1977) were purchased.
They are designs for travel
brochure covers, ca 1930, and
include See Quebec by
Luxurious Steamships done for
Canada Steamship Lines, and
The bland of Enchantment:
Cruise to the West Indies done
for Canadian National.
Another important purchase
was the 34 plaster models for
medal designs, ca 1920-1949,
by Emmanuel Hahn (Canadian,
1881 -1957), one of Canada's
best known sculptors who also
designed coinage and stamps.
Cartoons, include 28 in pen
and ink, ca. 1906-1916, by J.B.
Fitzmaurice (Canadian, ca.
1875-1926) done for the
Vancouver Daily Province and
the Montreal Herald. Edd
Uluschak's (Canadian, 1943-)
1,067 pen and ink editorial cartoons done for the Edmonton
Journal from 1968 to 1987
were also acquired. Also added
to the collection was Merle
Tingley's (Canadian, 1921-)
Gimme a... BNA COMPROMISE, 1981, which is a
black felt-tip pen and black ink
cartoon recording the repatriation of the Canadian Constitution. It is signed by Prime
Minister Trudeau and the
Premiers of the ten provinces.
Photography
Important acquisitions in 1987-
1988 include a daguerreotype
and five ambrotypes of civil servant Charles Pope (1834-1869)
and his wife Catherine. These
are fine examples of nineteenth-
century photographic
portraiture.
The career of journalist
Kathleen Blake "Kit" Coleman
of the Toronto Mail and Empire,
who was active between 1889
and 1915 and who was the first
president of the Canadian
Women's Press Club, is
illustrated in a collection of 364
photographs, many of which
are early Kodak prints taken by
Miss Coleman herself.
A collection of 43,000 negatives and prints supplies comprehensive documentation of
both the public career and family life (ca 1919-1983) of the artist Charles Comfort, who was
Director of the National Gallery
of Canada from 1960 to 1965.
Ordnance lands and buildings
throughout Canada which were
managed by the federal Department of the Interior are the subject of a collection of 896
photographs, taken between
1922 and 1933, and transferred
to the National Archives by
Parks Canada.
The Royal Canadian
Geographical Society donated
a collection of 23,000
photographs which were
acquired by and sometimes
published in the Society's publications Canadian Geographical
Journal and Canadian Geographerbetween 1930 and 1979.
Extensive coverage of
Canadian government activity
in the Northwest Territories and
the Yukon Territory between
1898 and 1978 is supplied by a
collection of 25,000
photographs documenting the
career of the late Richard
Sterling Rnnie (1906-1987),
administrator, film producer and
historian. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
Division des archives
cartographiques et
architecturales
Au nombre des principales
acquisitions de 1987-1988
provenant du gouvernement
fédéral figurent des plans
architecturaux et de génie
maritime émanant du bureau
régional de Travaux publics
Canada à Québec, ainsi que
d'autres dessins architecturaux
réalisés au bureau principal;
des plans de la région houillère
de Sydney (N.-É.) provenant de
la Commission géologique du
Canada; une importante collection de cartes à fenêtres, de la
Défense nationale, relatives à
des plans d'anciens appareils
de l'aviation royale canadienne;
et des documents cartographiques courants publiés par
divers ministères fédéraux. La
division reçoit toujours du ministère de la Défense nationale
des cartes d'autres pays et elle
s'apprête à revoir son entente
(révisée pour la dernière fois en
1976) avec ce ministère.
Parmi tes cartes et atlas
anciens tes plus importants
acqu is cette année, signalons
la première carte imprimée
connue qui porte le toponyme
« Canada ». Il s'agit d'une mappemonde de 1560 sur projection ovale, établie par Paolo
Forlani et publiée par Giovanni
Camocio. A mentionner également quatre cartes de navigation de 1790, représentant la
côte orientale du Canada de
fie du Cap-Breton à la baie de
Passamaquoddy et incluant
l'essentiel de la baie de Fundy.
Cette mappemonde et ces cartes on pu être acquises grâce
au concours de la Commission
canadienne d'examen des exportations de biens culturels.
La division a obtenu deux états
de cartes de J.F.W. DesBarres
tirées de son Atlantic Neptune,
à savoir la baie de Seven
Islands (1er juillet 1778) et la
baie de Gaspé (1er juillet 1781),
ainsi qu'une copie de l'atlas
The North American Pilot
(Londres : Sayer and Bennett)
qui porte sur la page de titre la
date de 1784 bien qu'il
renferme des cartes datées de
1794. La division a également
acquis une carte de navigation
espagnole de 1813, Carta
General para las Navegaciones
a la India Oriental, par José de
Espinosa. Cette carte a été
réalisée un peu plus de dix ans
après la publication des cartes
établies par le capitaine Vancouver lors de son exploration
de la côte de la Colombie-
Britannique et elle montre le
parcours des explorateurs
espagnols dans cette région.
Enfin, l'acquisition la plus importante dans le domaine architectural a été les quelque 30 000
dessins architecturaux avec
spécifications, provenant de la
société d'architectes Lithwick,
Johnson, and Moy et concernant la région d'Ottawa et l'Est
de l'Ontario.
Division de l'art documentaire et de la photographie
Art documentaire
La d ivision a acquis 2 747 documents iconographiques. Certains d'entre eux, mentionnés
ci-après, sont d'une qualité et
d'une valeur exceptionnelles
pour les chercheurs.
Au nombre des aquarelles
figurent : « La fabrication du
sucre d'érable, Bas-Canada,
1837 », par le général de
division Philip John Bainbrigge
(Britannique, 1817-1881), qui
retrace toutes les étapes de la
fabrication du sucre d'érable;
« Les aurores boréales,
Québec », 1837, par te
capitaine George Si Vincent
Whitmore (Britannique, connu
1816-1851 ), 1837, qui est une
des rares représentations de ce
phénomène naturel; « Vue de
Québec depuis le chemin St-
Louis » et « La caserne depuis
la Place d'armes, Québec »,
vers 1837, par le capitaine
Charles Wright (Britannique,
1793-1866). Ces aquarelles ont
été achetées avec le concours
du Bureau de Londres des
Archives nationales, à Tune
des plus grandes ventes aux
enchères de documents
canadiens qui ait eu lieu dans
cette ville ces dernières
années. Le portrait de
Katherine Jane Ellice, vers
1841, aquarelle sur ivoire, par
William Charles Ross (Britannique, 1794-1860), est une miniature insérée dans un médaillon.
K.J. Ellice est l'épouse
d'Edward Ellice, fils, secrétaire
de lord Durham, et elle est connue pour ses aquarelles et son
journal qui témoignent de son
séjour au Canada en 1838 et
font déjà partie des collections
des Archives nationales.
Le Portrait of Wayne Gretzky,
1983, sérigraphie d'Andy War- - ;
ho I (Américain, 193 0 ?-1987) a
été donné aux Archives nationales, tandis que tes trois dessins à la gouache de Harold A.
Pearl (Canadien, 1891-1977)
ont été achetés. Ces dessins
devaient illustrer la couverture
de brochures de voyages, vers
1930. Ils comprennent See
Quebec by Luxurious Steamships, réalisé pour la Canada
Steamship Lines, et The Island
of Enchantment: Cruise to the
West indies, préparé pour le
Canadien National.
Parmi tes achats importants,
notons aussi tes 34 maquettes
en plâtre de médailles, vers
1920-1949, par Emmanuel
Hahn (Canadien, 1881-1957),
Tun des plus célèbres
sculpteurs du Canada à qui f on
doit également des pièces de
monnaie et des timbres.
La collection de caricatures
s'est enrichie de 28 dessins à
la plume et à l'encre, 1906-
1916, de J.B. Fitzmaurice
(Canadien, vers 1875-1926),
réalisés pour te Daily Province
de Vancouver et te Herald de
Montréal. Ont également été
acquises, 1 067 caricatures à
la plume et à l'encre, œuvres
de Edd Uluschak (Canadien,
1943- ) pour le Journal
d'Edmonton, 1968-1987. La
division a aussi acquis
« Gimme a... BNA COMPROMISE », 1981, de Merle
Tingley (Canadien, 1921- ),
une caricature au feutre et a
l'encre noirs sur le rapatriement
de la Constitution canadienne.
Elle est signée par le premier
ministre Trudeau et tes
premiers ministres des dix
provinces.
Photographie
Les principales acquisitions de
1987-1988 comprennent un
daguerréotype et cinq
ambrotypes du fonctionnaire
Charles Pope (1834-1869) et
de sa femme Catherine. Ce
sont de beaux exemples de
portraits photographiques du
dix-neuvième siècle.
La carrière de la journaliste
Kathleen Blake « Kit »
Coleman du Mail and Empire
da Toronto, qui a exercé ses
fonctions entire 1889 et 1915 et
qui a été la première présidente
du Club canadien des femmes
journalistes, est illustrée par
une collection de 364
photographies, dont beaucoup
sont d'anciennes épreuves
Kodak et ont été prises par
K.B. Coleman elle-même.
Une collection de 43 000
négatifs et épreuves apporte
une documentation complète
sur la carrière et la vie privée
(vers 1919-1983) de l'artiste
Chartes Comfort, qui a été
directeur du Musée des beaux-
arts du Canada de 1960 à
1965.
Les terrains et bâtiments
militaires du Canada qui étaient
administrés par le ministère
fédéral de l'Intérieur constituent
le thème d'une collection de
896 photographies prises entre
1922 et 1933 et transférées aux
Archives nationales par Parcs
Canada
La Royal Canadian Geographical Society a fait don de
quelque 23 000 photographies
acquises pour ses publications,
Canadian Geographical Journal et Le Géographe canadien
où elles ont été quelquefois
publiées entre 1930 et 1979.
Une collection de 25 000
photographies illustrant la
carrière de Richard Sterling
Fin nie (1906-1987), administrateur, réalisateur et historien,
fournit un témoignage très complet des activités du gouvernement dans les Territoires du
Nord-Ouest et au Yukon entre
1898 et 1978. 18
Annual Report of the National Archives 1987-1988
Moving Image and Sound
The acquisition of federal
Conservation
The Bureau of Management
Archives Division
government records continued
Consulting was engaged to
to account for over half of all
Accommodation
prepare a Strategic Accom
Major acquisitions include oral
new accessions. The CBC,
modation Plan for the National
history collections from the
Radio-Canada and the National
The acquisition of adequate
Archives which will address the
Royal Canadian Legion
Film Board were again the
and safe storage space for its
accommodation requirements
documenting the Canadian
main depositors in quantity and
collections continued to be of
of all National Archives of
military experience, Paul
quality of material.
primary importance to the
Canada activities until the year
Kligman's interviews with J. B.
National Archives of Canada
2010. This plan will document
Salzberg, Frontier College
London and Paris Offices
during 1987-1988.
the nature and extent of the
material on its history, and
problems which the present   -
material on the performing arts
The London Office purchased a
Since 1 April 1987, over 120
inferior accommodations cause
in Canada from Joan Irwin and
number of important items and
incidents of failure of building
the National Archives. It will
Grace Shaw. Richard Finnie's
collections on behalf of Histori
structures or systems have
also project the requirement for
collection of films from his
cal Resources Branch divisions
caused damage to or have
accommodation into the
arctic expeditions, which had
and arranged for approximately
destroyed irreplaceable
foreseeable future. This report
long been targeted as a priority
150 microfilm reels to be made
materials. In the Historical
will support a submission to
acquisition, were finally ob
of textual material from various
Resources Branch, one-third of
Treasury Board for "accom
tained. Early films include the
sources. A major project was
the holdings of the Manuscript
modation program approval" for
nitrate film collection of Alberta
undertaken at the Post Office
Division continue to be stored
the long-term accommodation
film exhibitor Triton Fedoruk
Archives to complete filming
in substandard conditions in
needs of the National Archives.
and Toronto publisher and
initiated some ten years ago.
Journal lower South. One
newsreel pioneer Andrew
Because of the Post Office's
major f bod occurred in
Conservation
McLean.
responsibility for colonial postal
June 1987, resulting in con
operations before 1851 and its
siderable damage to several
The Picture Conservation
The conservation of contem
prominence in imperial cable,
collections. A total of ten other
Division examined and treated
porary feature films continued
telegraphic and wireless com
less serious floods and
22 oil paintings; about 300
with the acquisition of preserva
munication in the late
leakages have taken a great
works of art on paper; 120
tion masters of numerous distin
nineteenth and early twentieth
deal of staff time to investigate
medals; and over 2,000
guished productions such as
centuries, its archives include
and correct. The Government
photographic negatives and
Fashion 99, Fatnfy Viewing, Un
records ranging from accounts
Archives Division was chronical
prints. Among these were a
zoo la nuit, Les Fous de
and staff appointments for the
ly short of storage space and
nineteenth-century portrait in
Bassan and I've Heard the
postal service in the pre-Con-
24 leaks in existing stack areas
oil of Joseph Papineau,    |
Mermaids Singing, among
f ederation colonies to imperial
damaged 36 metres of records.
attributed to Louis Dulongpré;
others. Thanks to the contrac
communications schemes of
In the Conservation Branch, the
a landscape by William
tual collaboration with Telefilm
this century.
Records Conservation Division
G.R. Hind: Crossing Prairie in
Canada, the division was able
is hampered in its operations
Winter, three watercolours by
to acquire many of these titles
The Parte Office continued its
because of its location. Health
Peter Rindisbacher; aquatints
in subtitled version as well,
search for and acquisition of
and safety regulations require
and watercolours by James
usually on video, making this
material in France. Original
that certain chemicals be used
Pattison Cockburn; as well as
unique collection available for
records obtained were more
only under well-ventilated condi
watercolours by Susanna
study in both official languages.
diversified than in past years
tions. However, the cost of
Moodie. Much of that work was
and were not limited to textual
property installing an adequate
performed in preparation for
An overview of 40 years of
documents. After decades of
fume hood in the existing
exhibitions at the National
programming from CKSB in St
negotiation, Les Archives des
laboratories is too prohibitive.
Archives and elsewhere.
Boniface, Manitoba was one of
ports de la Marine finally
the major radio acquisitions as
allowed microfilming of its
The importance of acquiring
Special projects on the clean
was the Marguerite Clou tier
records. In the past year, 80
new space with environmental
ing and restoration of 6,000
early 1950s collection of the
microfilm reels of the Inscription
controls appropriate for archival
glass plate negatives and on
Raconteurs de chez nous
maritime de Granville fonds
material was reinforced by the
the complete restoration of the
series with Albert Duquesne.
were obtained from these
8 December 1987 report to Par
Jacobs Album from the
archives. These documents
liament by the Standing Com
Documentary Art and Photog
Approximately 100 to 120
concern commercial fishing in
mittee on Communications and
raphy Division were also com
hours a month of current
the Gulf of St. Lawrence in the
Culture which recognized the
pleted this year.
television broadcasting (Radio-
eighteenth century.
inadequacy of the Archives'
Canada, CBC and CTV) were
current accommodation and
recorded off-satellite for the
Government Records Branch
strorigly recommended that
division. The CBC tape recy
priority be given to the construc
cling program continued,
At the Personnel Records
tion of a new facility which
wherein approximately 50 to
Centre (PRC) several govern
would meet the needs of the
100 hours per month of original
ment organizations, among
National Archives until the year
CBC television programs are
them the National Arts Centre,
2010.
copied onto preservation
became new clients during the
videotapes and the original
past fiscal year. This con
tapes are returned to the CBC
tributed to a significant increase
for reuse.
in the Centre's holdings. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
Division des archives
audio-visuelles
Les principales acquisitions
comprennent des collections
d'histoire orale qui proviennent
de la Légion royale canadienne
et témoignent de l'expérience
militaire canadienne, des
entrevues de Paul Kligman
avec J.B. Salzberg, des documents sur l'histoire du Frontier
College, et des documents sur
tes arts de la scène au Canada
donnés par Joan Irwin et Grace
Shaw. La division a finalement
réalisé une de ses priorités de
longue date, à savoir
l'acquisition de la collection de
films de Richard Fin n ie relatant
ses expéditions dans l'Arctique.
Elle a également acquis des
films anciens au nitrate
appartenant à Triton Fedoruk,
exploitant de salles de cinéma
dans I'Alberta, et à Andrew
McLean, éditeur torontois et
pionnier des actualités filmées.
La division a poursuivi son
programme de conservation de
longs métrages contemporains
par l'acquisition de copies de
conservation de nombreuses
productions de qualité, telles
que Fashion 99, Family Viewing, Un zoo la nuit. Les Fous de
Bassan et I've Heard the Mermaids Singing. Grâce à son
entente contractuelle avec
Téléfilm Canada la division a
pu obtenir, généralement sur
bandes vidéo, nombre de ces
titres en version sous-titrée, ce
qui permet de mettre cette collection unique à la disposition
du public dans les deux
langues officielles.
Dans le domaine radiopho-
nique, signalons l'acquisition
d'un panorama de quarante
ans de programmation à
CKSB, St-Boniface (Man.), et
de la collection de Marguerite
Cloutier d'enregistrements
datant des années 1950 de la
série « Raconteurs de chez
nous » avec Albert Duquesne.
Environ 100 à 120 heures
mensuelles d'émissions de
télévision actuelles (Radio-
Canada et CTV) ont été enregistrées en direct par satellite
pour la division. Le programme
de recyclage des bandes de
Radio-Canada s'est poursuivi,
et de 50 à 100 heures par mois
de programmation télévisée
originale ont été transférées sur
des bandes vidéo de conservation, alors que les bandes
originales étaient retournées
pour réutilisation.
Les documents du gouvernement fédéral représentent plus
de la moitié des nouvelles acquisitions. Radio-Canada et
l'Office national du film ont effectué, cette année encore, les
versements tes plus importants,
en quantité et en qualité.
Bureaux de Londres et
de Paris
Le Bureau de Londres a acheté
un nombre important de documents et de collections pour le
compte de la Direction des ressources historiques et a fart
réaliser environ 150 bobines de
microfilm de documents textuels de diverses provenances.
Un important projet a été
entrepris aux archives du
British Post Office pour terminer le filmage commencé il y
a environ dix ans. Comme les
postes britanniques ont été
responsables des opérations
postales coloniales avant 1851
et qu'elles ont joué un rôle prépondérant dans les communications par câble, par télégraphe
et par radio à la fin du dix-
neuvième siècle et au début du
vingtième, leurs archives contiennent des documents allant
des relevés de compte et des
nominations de personnel pour
le Canada avant la Confédération jusqu'aux modes de
communication en vigueur
dans l'Empire britannique au
vingtième siècle.
Le Bureau de Paris a poursuivi
ses recherches et ses acquisitions de documents en France.
Les documents originaux
obtenus ont été plus diversifiés
que par le passé et ils ne se
sont pas limités à des documents textuels. Après des
décennies de négociation, tes
Archives des ports de la Marine
ont finalement autorisé le
microfilmage de leurs documents. Au cours de l'année,
ces archives ont fourni 80
bobines de microfilm de docu
ments de l'Inscription maritime
de Granville qui ont trait à la
pêche commerciale dans le
golfe du Saint-Laurent au
dix-huitième siècle.
Direction des documents
gouvernementaux
Au cours de Tannée, plusieurs
institutions fédérales, dont le
Centre national des arts, sont
devenues clients du Centre des
documents du personnel, ce
qui a provoqué un important
accroissement des fonds.
Conservation
Entreposage
En 1987-1988, une des principales priorités des Archives
nationales a été d'obtenir de
l'espace adéquat et sûr pour y
entreposer leurs fonds.
Depuis le 1er avril 1987, plus de
120 incidents dus à des défectuosités dans l'infrastructure ou
les installations de l'immeuble
ont endommagé ou détruit des
documents irremplaçables. À la
Direction des ressources historiques, un tiers des fonds de la
Division des manuscrits est
toujours entreposé dans des
conditions inacceptables dans
la tour sud de l'immeuble Journal. En juin 1987, une importante inondation a causé des
dommages considérables à
plusieurs fonds. Dix autres
inondations ou fuites d'eau de
moindre envergure ont nécessité des enquêtes et des réparations exigeant beaucoup de
temps de la part du personnel.
La Division des archives
gouvernementales a souffert
d'un manque chronique
d'espace, et 24 fuites d'eau
dans les aires d'entreposage
ont endommagé 36 mètres de
documents. À la Direction de la
conservation, tes locaux
entravent les activités de la
Division de la conservation des
documents. Les règlements de
Santé et sécurité au travail
stipulent que certains produits
chimiques ne doivent être
utilisés que dans des endroits
bien aérés. Cependant, te coût
d'installation d'une hotte dans
les laboratoires actuels serait
trop proh ibitif.
Le rapport envoyé le 8
décembre 1987 au Parlement
par le Comité permanent sur
les communications et la
culture vient corroborer tes
demandes des Archives pour
de nouvelles installations à environnement contrôlé. Ce rapport reconnaft Pinsuffisance des
locaux actuels et recommande
fortement que la priorité soit
accordée à la construction d'un
nouvel immeuble qui répondrait
aux besoins des Archives
nationales jusqu'en 2010.
Le Bureau des conseillers en
gestion a été engagé pour
préparer un plan stratégique
qui devrait tenir compte du besoin d'espace pour toutes les
activités des Archives nationales jusqu'en 2010. Ce document attestera la nature et
l'étendue des problèmes
causés par les piètres installations actuelles. Il fera également des projections pour
déterminer tes besoins en
espace jusque dans un avenir
prévisible. Il viendra appuyer
une demande au Conseil du
Trésor d'approuver le
programme de locaux à long
terme des Archives nationales.
Conservation
La Division de la restauration
des peintures et estampes a
examiné et traité 22 peintures à
l'huile, 300 oeuvres d'art sur
papier, 120 médailles et plus de
2 000 négatifs et épreuves
photographiques. Parmi ces
œuvres, signalons un portrait à
l'huile du dix-neuvième siècle,
de Joseph Papineau, attribué à
Louis Dutongpré; un paysage
de William G.R. Hind, intitulé
« À travers la prairie en hiver »;
trois aquarelles de Peter Rindis-
bacher; des aquatintes et des
aquarelles de James Pattison
Cockburn; ainsi que des
aquarelles de Susanna
Moodie. La plupart de ces
travaux ont été effectués pour
des expositions aux Archives
nationales ou ailleurs. 20
Annual Report of the National Archives 1987-1998
Several staff members con
Components for a large scale
Control and Access
and prepare an action plan for
tinued experimental projects on
ultrasonic cleaning machine for
enhancing decentralized
the chemical restoration of
transcription discs were pur
The Informatics and Records
access.
discoloured black-and-white
chased. It appears to be the
Services Branch has given
photographs; on the perfor
only method by which the
priority to the development of
Manuscript Division
mance of writing pens suitable
National Archives can address
an integrated database system
for marking photographic prints
the massive disc conservation
which will provide intellectual
In the Historical Resources
for purposes of identification;
problem within the time and
and physical control of holdings
Branch, the Manuscript
on the causes of edge fading
resource restraints facing the
according to new departmental
Division Main Entry Catalogue
observed on early nineteenth-
organization.
descriptive standards and will
and the General Inventories
century prints; arid on the effect
thus allow easier access to in
were rricrofiched (126 fiches)
of fingerprints on the stability of
Plans are underway to provide
formation about holdings. The
and copies are available for
photographic prints and
the Photography Services
first stage of this Archival Hold
sale through the Finding Aids
negatives.
Laboratory with its own proper
ings Project, the analysis of sys
on Microfiche program.
ly filtered, dedicated water sys
tem requirements, was begun
Numerous finding aids were
The Photography Services
tem. This system, combined
this year. The department has
completed this year, notably
Division working closely with
with equipment filters, is ex
chosen KnowledgeWare's Infor
those for the following collec
the Picture Conservation
pected to eliminate any further
mation Engineering Workbench
tions: Robert Bell, Canadian
Division, designed a device to
contamination of processing
software to help in the
Labour Congress, Gravel et
relax tightly-curled original
chemistries by the entry of
documentation and design of
Associés, Hudson's Bay Com
nitrate negatives to a point
impurities from the main water
the system in order to
pany (revision), Molson
where they could be opened,
supply. These impurities have
accelerate development.
Archives (pre-1911 material)
without damage, and dupli
resulted in a considerable loss
and John Arthur Porter.
cated onto contemporary film.
of both materials and tech
The Machine Readable
nician production time.
Cataloguing (MARC) Pilot
The Location Control System
New equipment, manufactured
Project, begun last year, was
became operational as an on
by Opti-copy for microfilming
The Records Conservation
continued. The project team
line replacement for the manual
cartographic records, acquired
Division continued its investiga
has established the system re
system at year-end. The bar
at the end of March 1987, was
tion into establishing a leaf cast
quirements, the data structure
coding of holdings will be under
utilized during the year.
ing system and the Optical Disc
and the software to be used.
taken next.
Although the results of the tests
Advisor investigated the use of
The data will initially be stored
surpassed expectations, the
optical disc technology in the
with UTLAS International but
Current data is being entered
quantity of records microfilmed
EDP Records Preservation Unit
will be entered using microcom
into the Manuscript Accession
was much smaller than
of the National Archives. The
puters. Data collected by this
and Inventory Control System
anticipated due to a number of
use of optical disc technology
project will be transferred to the
(MAINS) and the automated
technical and administrative
for the display of the holdings
Archival Holdings database
system is being used to
problems now on the way to
of the Canadian Centre for
when it is completed. The
generate the reports that are
being solved.
Caricature, and the preserva
project will provide experience
needed until it is possible to
tion and print production of the
with the MARC format through
operate on-line. The stand
The Conservation Branch's
black-and-white photographic
a database consisting of an
ardization/editing and conver
Technical Operations was also
holdings of the National
nual accession records from
sion of the existing General
able to begin using a new long-
Archives were also inves
the Historical Resources
Inventory is now proceeding at
term colour film preservation
tigated. The results to date indi
Branch beginning in April 1988.
a good pace.
vault. Current archival thinking
cate that this technology will be
is that the use of such a cold
chosen as soon as some tech
The Public Programs Branch
PIAF (Programme d'inventaire
vault is the best approach for
nical difficulties with system in
commissioned a study relating
des archives françaises), using
the preservation of colour film
terfaces are resolved.
to the feasibility of decentral
the software MINISIS, is now
materials against colour fading.
ized access for the National
Archives. A report submitted
operational. The 35,000
records prepared off-line in
The nitrate film storage facility
during the summer of 1987 indi
1986-1987 were edited and
was also upgraded. The depar
cated that users would benefit
loaded into the system.
ture of another department
from decentralized access to in
from the premises permitted
formation about the National
the National Archives to paint
Archives and to the holdings
and resherve the balance of
themselves; that opportunities
this specially-built structure. As
exist for expanding the base of
a result of this work, the Nation
researchers; that there are
al Archives' nitrate film holdings
limitations to the archival
were further segregated in the
community's ability to par
facility so that the potential loss
ticipate in access delivery; and
due to fire or other disasters
that users and archives are
could be minimized.
looking to the National Archives
for initiatives. The Public
Programs Brandi will examine
the strategies outlined in the
report, review the implications, Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
Le nettoyage et la restauration
de 6 000 négatifs sur plaque de
verre et la restauration de
l'Album Jacobs de la Division
de Part documentaire et de la
photographie ont été menés à
terme cette année.
Plusieurs membres du personnel ont poursuivi certains
projets expérimentaux :
restauration chimique de
photographies en noir et blanc
décolorées; efficacité des
crayons à marquer les
épreuves photographiques;
causes de la décoloration des
bords observée sur les premières épreuves photographiques du dix-neuvième siècle;
effet des traces de doigts sur la
stabilité des épreuves et des
négatifs photographiques.
La Division des services
photographiques a travaillé en
étroite collaboration avec la
Division de la restauration des
peintures et estampes, à la
mise au point d'un système
permettant de déplier les bords
roulés des négatifs au nitrate et
de les mettre à plat sans tes
abimer pour les reproduire sur
des films contemporains.
Le nouvel appareil de la firme
Opti-copy, pour microfilmer les
documents cartographiques,
acquis à la toute fin de mars
1987, a été mis en opération au
cours de l'année. Même si les
résultats des tests ont dépassé
tes attentes, te nombre de
documents microfilmés a été
beaucoup moins important que
prévu, en raison de certains
problèmes techniques et
administratifs qui sont en
passe d'être résolus.
Les Opérations techniques de
la Direction de la conservation
ont commencé à utiliser une
chambre de conservation à
long terme pour tes films
couleur. À l'heure actuelle,
cette chambre froide
constituerait te meilleur moyen
d'empêcher la décoloration des
films couleur.
L'entreposage des films nitrate
a également été amélioré. Le
départ d'un autre ministère a
permis aux Archives nationales
de repeindre et d'installer des
rayonnages dans te reste du
bâtiment prévu pour ce type de
films. Grâce à cet aménagement, les collections de films
nitrate ont été encore plus
isolées afin de minimiser les
pertes que pourraient causer
un incendie ou d'autres
désastres.
L'achat des composants d'une
machine à ultra-sons pour nettoyer les disques de transcription permettra aux Archives
nationales de faire face au
problème de la conservation
des disques, malgré les
restrictions en temps et en
ressources.
Des plans sont à l'étude pour
pourvoir le laboratoire des Services photographiques de son
propre système d'eau filtrée.
Grâce à divers types de filtres,
ce système devrait éliminer des
produits de traitement toute
contamination par les impuretés de l'eau, qui sont à l'origine
de pertes considérables tant en
matériel qu'en temps de production chez tes techniciens.
La Division de la conservation
des documents a poursuivi ses
recherches en vue d'établir un
système de colmatage, et
l'expert en technologie du disque optique a étudié tes possibilités qu'offrirait ce support à
la Section de conservation des
documents de TED. On s'est
également penché sur
l'utilisation de la technologie du
disque optique pour l'exposition
des collections du Centre
canadien de la caricature, et
pour la préservation et la
production d'épreuves des collections de photographies en
noir et blanc des Archives nationales. Jusqu'ici, H semble
que cette technologie pourra
être utilisée dès que tes
problèmes d'interface des
systèmes seront résolus.
Contrôle et accès
Cette année, la Direction de
l'informatique et des services
des documents a eu pour
priorité de mettre sur pied un
système intégré de bases de
données qui permettra de
contrôler intellectuellement et
physiquement les fonds selon
tes nouvelles normes départementales de description et
facilitera l'accès à Pinformation
relative aux fonds. L'analyse
des besoins du système,
première étape du projet, a été
amorcée cette année. L'utilisation du logiciel Knowledge-
Ware's Information Engineering
Workbench aidera aux recherches préliminaires et à la
conception du système et
accélérera ainsi le travail
d'élaboration.
Lancé l'année dernière, le
projet pilote MARC (Machine
Readable Cataloguing) s'est
poursuivi cette année. L'équipe
chargée du projet a défini les
besoins du système, la structure des données et le logiciel à
utiliser. D'abord entreposées
sur UTLAS International, tes
données seront introduites à
l'aide de micro-ordinateurs. À la
toute fin du projet, les données
ainsi rassemblées seront
transférées dans la base de
données des fonds d'archives.
Le projet permettra de faire
l'expérience du catalogage
informatisé (MARC) par
l'entremise d'une base de
données contenant les notices
d'acquisitions annuelles de la
Direction des ressources historiques, à partir d'avril 1988.
La Direction des programmes
publics a commandé une étude
sur la décentralisation de
l'accès. Un rapport déposé au
cours de l'été 1987 indiquait
que les utilisateurs bénéficieraient d'une décentralisation de
l'accès à l'information relative
aux Archives nationales et aux
fonds eux-mêmes; qu'il existe
des possibilités d'augmenter le
bassin de chercheurs; que les
possibilités de participation de
la communauté archivistique à
la prestation de services
d'accès est limitée; et que tes
utilisateurs, comme la
communauté archivistique,
attendent tes initiatives des
Archives nationales. La Direction des programmes publics
va examiner les stratégies
présentées dans le rapport, en
étudier tes implications et
préparer un plan d'action en
faveur de la décentralisation.
Division des manuscrits
Le catalogue des notices
principales et les inventaires
généraux de la Division des
•-. manuscrits ont été mis sur
microfiches (126 fiches). Les
copies sont en vente par
l'entremise du programme des
instruments de recherche sur
microfiches. De nombreux instruments de recherche ont été
terminés cette année, notamment ceux des fonds suivants :
Robert Bell, Congrès canadien
du travail, Gravel et Associés,
Compagnie de la baie
d'Hudson (révision), archives
Molson (documents antérieurs
à 1911) et John Arthur Porter.
Le système de contrôle de
localisation est maintenant
opérationnel. Il s'agit d'un
substitut en direct au système
manuel. La prochaine étape
consistera à établir te codage à
banes des fonds.
L'introduction des données
dans le système de contrôle de
l'inventaire et des acquisitions    .
de manuscrits (MAINS) est en
cours. Ce système automatisé
permettra de produire les rapports dont on a besoin jusqu'à
ce qu'on puisse travailler en
direct. La normalisation, la
révision et la conversion de
l'inventaire général progressent
à un rythme soutenu.
Le PIAF (Programme
d'inventaire des archives
françaises), qui utilise le logiciel
MINISIS, est maintenant
opérationnel. Les 35 000
fiches préparées en différé en
1986-1987 ont été révisées et
introduites dans le système. Annual Report of the National Archives 1987-1988
Cartographic and
Architectural Archives
Division
In the Cartographic and
Architectural Archives Division,
work continued in the cataloguing area, with the translation of
the English PRECIS records
into French; the project is
expected to be finished by the
end of the summer 1988. The
following collections/record
groups are among the most significant organized and itemized
in the past months: Planning
and Design Branch of Canada
Mortgage and Housing Corporation (RG 56M); Railway Branch
of Transport Canada (RG 30M);
Canadian Hydrographie Service—field sheets (RG 139M);
Ontario Regional Office and
Smiths Falls District Office of
Parks Canada (RG 84M) —
plans of the Rideau Canal; completion of the Massey-Flanders
Collection; Dominion Bridge
Collection; and World War I
Collection.
Various control activities are
now being undertaken utilizing
the new IBM System 36 minicomputer. Among the applications automated in 1987-1988
are — accessioning, the
microfilm register, the redistribution listings, and the creation of
finding aids.
The division continues its
activity in the developing Foundation for Documents for
Architecture (FDA). The
software for this international
database is now being
developed by the Getty Trust in
California The extent of the
National Archives' involvement
in FDA will be determined in
1988-1989.
Government Archives
Division
In the Government Archives
Division, effort was again
directed towards processing
records most in demand by researchers, and in making use
of the computer system to
achieve this end. Work on a bar
coding system to better
manage space allocation, access status, and charge-out to
researchers of the records
occupying 71 kilometres of
shelf space as well as the
90,000 reels of microfilm,
progressed through
the development
of the system and initial
implementation.
Moving Image and Sound
Archives Division
In the Moving Image and
Sound Archives Division
(MISAD), all current acquisitions are regularly brought
under minimal control at the
document level, i.e., each accessioned document is entered
into MISACS (Moving Image
and Sound Archives Control
System) database and retrievable by accession number, collection, title and location
number.
To provide better access to the
collection, Technical Operations
(Conservation Branch) embarked on a project to input the
backlog of shelf location and
technical description records
into the shared MISACS
database.
Retrospective entry at collection level was done for some 75
per cent of MISAD's holdings.
This makes approximately
6,300 accessions available online in the Collection Inventory
Record database.
The MISACS Development Office was created to consolidate
all divisional EDP and descriptive standards planning functions. This off ice also assumed
the data management function
and serves as a liaison with
Technical Operations, which is
in charge of data relevant for
physical control.
Documentary Art and
Photography Division
A Port of Entry registration system was implemented in the
Documentary Art and Photography Division to achieve improved physical control of art
works and photographs prior to
an acquisition/disposition
decision. The division's longstanding service contract with
Alphatext was terminated following the successful conversion and loading to MINISIS of
the photo accession and caption databases, representing
10,000 and 16,000 records
respectively. Data capture and
conversion to MINISIS of a finding aid to the William James
Topley Collection of over
100,000 glass negatives was
also completed. Optical disk
technology for a system to support research, reference and
documentation needs of the
Canadian Centre for Caricature
was explored. Evaluation
criteria and system specifications have been prepared, following completion of a
feasibility study.
National Archives Library
The Library, in cooperation with
the publishers of Archives,
issued an Archival Science
Bibliography, 1980-1986 (whiij»
includes records management).
This publication is a follow-up
to the List of Archival Literature
in the Public Archives Library
published in 1980. It lists over
55 publications from Quebec,
France, the United States and
other parts of the world.
For a year and a half, the
Library has been participating
in the UTLAS bibliographic system. This system constitutes a
network for the exchange of bibliographic data among the participating members and
contributes to improved dissemination of information on
the Library's collections.
The Canadian Centre for Information and Documentation on
Archives (CCIDA), a component of the Library, has
automated the current bibliography on archival science. It
now constitutes a bibliographic
database called ARCHBIB, and
will permit electronic production
of the bibliography published in
every issue of Archives, and of
specialized bibliographies in
the areas of archival science
and records management.
In addition, the CCIDA has
developed a bilingual
thesaurus for archival science
and records management. This
tool consists of a database containing approximately 1,300
specialized terms, combined
with an automated control system for the record files.
Personnel Records Centre
The Personnel Records Centre
has developed and implemented a refile control system
to increase control over the
movement of records and
provide an audit trail for all
refiled papers, files and file
jackets. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
Division des archives
cartographiques et
architecturales
La division a poursuivi la traduction en français des notices
PRECIS; te projet devrait être
terminé a l'été 1988. Parmi tes
fonds ou groupes de documents importants qui ont été
organisés et inventoriés au
cours des derniers mois,
mentionnons : Direction de la
planification et de la conception
de la Société canadienne
d'hypothèques et de logement
(RG 56M); Direction des
transports ferroviaires de
Transports Canada (RG 30M);
documents de recherche sur le
terrain du Service hydrographique canadien (RG 139M);
plans du canal Rideau
provenant du bureau régional
de l'Ontario et du bureau de district de Smiths Falls de Parcs
Canada (RG 84M); fin du répertoriage des fonds Massey-
Flanders et Dominion Bridge et
de la collection relative à la
Première Guerre mondiale.
Le nouveau mini-ordinateur
IBM System 36 a permis
d'entreprendre diverses activités de contrôle. Au nombre
des applications automatisées
en 1987-1988, signalons
l'acquisition, le registre des
microfilms, les listes de
redistribution et la cré at io n
d'instruments de recherche.
La division poursuit ses activités relatives à la Foundation
for Architecture (FDA). Le Trust
Getty, en Californie, travaille
présentement à l'élaboration du
logiciel pour cette base de
données internationale. On
déterminera en 1988-1989
dans quelle mesure les
Archives nationales
participeront à la FDA.
Division des archives
gouvernementales
La Division des archives
gouvernementales a mis
Paccent sur le traitement des
documents tes plus demandés
par tes chercheurs et sur
l'utilisation du système informatique à cette fin. Un système
de code à barres destiné à
faciliter la gestion de l'espace,
des conditions de consultation
et du prêt aux chercheurs de
71 kilomètres de documents et
de 90 000 bobines de microfilm
a été élaboré et implanté dans
sa phase initiale.
Division des archives
audio-visuelles
À la Division des archives
audio-visuelles, toutes tes acquisitions courantes commencent par être sommairement
décrites, c'est-à-dire que tous
les documents enregistrés sont
introduits dans la base de
données SYCAIMES (Système
de contrôle des archives
d'images en mouvement et
d'enregistrements sonores) où
ils peuvent être retrouvés par
numéro d'acquisition,
collection, titre et numéro de
localisation.
Afin de faciliter l'accès aux
fonds, tes Opérations techniques de la Direction de la conservation se sont lancées dans
un projet d'introduction des
arriérés de notices topographiques et de description technique dans la base de données
SYCAIMES.
Des notices rétrospectives, au
niveau du fonds, ont été
établies pour quelque 75 pour
100 des fonds de la division,
rendant ainsi environ 6 300
acquisitions accessibles en
direct dans la base de données
de l'inventaire.
Le Bureau de développement
de la Division des archives
audio-visuelles a été créé pour
regrouper toutes les fonctions
de planification du TED et des
normes de description. Ce
bureau s'occupe également de
la gestion des données et
assure la liaison avec les
Opérations techniques qui sont
responsables des données
nécessaires au contrôle
physique.
Division de l'art documentaire et de la photographie
Un système d'enregistrement
préliminaire a été implanté à la
Division de Part documentaire
et de la photographie, afin
d'assurer un meilleur contrôle
des œuvres d'art et des
photographies avant même
que ne soit prise la décision
d'acquérir ou non le document.
Le contrat de services avec
Alphatext s'est terminé suite à
la conversion et au chargement
sur MINISIS des bases de
données d'acquisitions et de
titres de photos représentant
respectivement 10 000 et
16 000 notices. La division a
également terminé la saisie et
la conversion à MINISIS des
données d'un instrument de
recherche pour la collection
William James Topley, qui se
compose de plus de 100 000
négatifs sur verre. On a exploré
l'apport que constituerait la
technologie du disque optique
pour la recherche, la référence
et la documentation du Centre
canadien de la caricature. Les
critères d'évaluation et les
spécifications d'un système ont
été établis après l'achèvement
d'une étude de faisabilité.
Bibliothèque des
Archives nationales
La Bibliothèque, en collaboration avec les éditeurs de la
revue Archives, a publié une
Bibliographie en archivistique,
1980-1986 (incluant la gestion
des documents). Cette publication fait suite au Répertoire
d'ouvrages et d'articles traitant
d'archivistique conservés à la
Bibliothèque des Archives publiques du Canada paru en 1980.
Elle répertorie plus de 55
revues québécoises,
canadiennes, françaises,
américaines et internationales.
La Bibliothèque participe,
depuis un an et demi, au
système bibliographique
UTLAS. Ce système constitue
un réseau d'échange de
données bibliographiques entre
les membres participants et permet une meilleure diffusion de
l'information sur les collections
de la Bibliothèque.
Le Centre canadien
d'information et de documentation en archivistique (CCIDA),
unité constituante de la
Bibliothèque, a automatisé la
bibliographie courante en archivistique, qui constitue maintenant la base de données
bibliographiques ARCHBIB.
Cela lui permet de produire
électroniquement la bibliographie qui parait dans chaque
numéro de la revue Archives,
et de produire des biblio-
".. graphies spécialisées en
archivistique et en gestion des
documents.
De plus, te CCIDA a élaboré un
thésaurus bilingue en archivistique et en gestion des documents sous forme de base de
données comprenant environ
1 300 termes spécialisés, ainsi
qu'un système automatise de
contrôle de ses dossiers de
documentation.
Centre des documents du
personnel
Le Centre des documents du
personnel a mis au point et implanté un système de contrôle
des documents reclassés qui
permettra de mieux contrôler le
mouvement des dossiers et
fournira une piste de vérification pour tous les papiers,
dossiers et couvertures de
dossiers reclassés.  Serving the Nation and the Public
Au service de la nation et du public Annual Report of the National Archives 1987-1988
Serving the Nation
and the Public
Publications
One way in which the National
Archives of Canada reaches
out to the public te through
exhibition publications. During
the year, catalogues were
published to complement the
exhibitions Rebellion in the
Canadas, 1837-1838, The
Canada Council: Fulfillment of
a Dream and Beyond the
printed word. In response to the
audience demand for publications related to circulating
exhibits, three folders and three
catalogues were reprinted in
1987-1988.
The appeal of the department's
external periodical The
Archivist continues to grow
each year. Some of the interesting themes included The Rockies," "Canadian-American
relations," "SL Laurent and the
fifties" and The lumber
industry." The cover of the
November-December issue
highlighted the magnificent
portrait photograph of Her
Excellency the Governor
General of Canada,
Jeanne Sauvé, by the
renowned photographer
Yousuf Karsh.
Those interested in genealogical research welcomed the
revised fourth edition of Checklist of Parish Registers, 1986.
This publication outlines the
availability of microfilm and
microfiche copies of various
parish registers.
In the National Archives of
Canada's Ethnocultural Guide
Series, two booklets were
published : Archival Sources for
the Study of Polish Canadians
and Archivai Sources for the
Study of Canadian Jewry
(revised).
A complete list of the
publications released during
1987-1988 can be found in
Appendix A.
Exhibitions
Approximately 56,000 visitors
viewed the exhibitions
presented at the National
Archives in 1987-1988. Among
the five major exhibitions was
Karsh: A Celebration, which
highlighted the acquisition of
the works of the photographer
Yousuf Karsh. It was opened
on 3 December by the
Honourable Flora MacDonald,
Minister of Communications,
and consisted of 102 portraits
of prominent individuals representing many fields of human
endeavour. A special exhibition
of the Proclamation of the
Canada Act of 1982 was seen
by 6,000 people. Among the 12
small exhibitions which were
presented were Budge
Crawley, 1911-1987, The
Canada Council: Fulfillment of
a Dream (a joint exhibition with
the Canada Council) and
Labour Union Charters. Two
loan exhibitions were hosted,
The Live m ois — Photographers (Musée du Québec)
and Developing the Map
(University of Western Ontario).
Eleven circulating exhibitions
were presented at 42 venues in
Canada, England and France.
They were viewed by
approximately 144,000 people.
The major exhibition of
documentary art, The Painted
Past, was presented in
Vancouver and Montreal,
where it was seen by a total of
37,000 people. Another major
exhibition, Taking Root, continued a successful tour across
Canada, travelling from
Nova Scotia and Quebec to
British Columbia.
In seeking to fulfill its mandate,
the National Archives strives to
present material to as wide an
audience as possible. In doing
so, it is aware of the precarious
balance between the protection
of records and the benefits
derived from public showings.
This was recently underlined at
the Montreal venue of The
Painted Past where a painting
by Cornelius Krieghoff, entitled
Habitant Driving a Sleigh, was
stolen. An investigation is
ongoing.
A list of in-house and circulating
exhibitions appears in Appendices B and C.
Two staff members of the
Records Conservation Division
represented the National
Archives at the annual Salon
du livre exhibition in Hull. The
display at the exhibition consisted of video presentations,
demonstrations of paper repair
techniques, and examples of
fine binding and gold tooling.
This popular exhibition
attracted over 40,000 people
over a five-day period.
Courses, Conferences and
Cooperative Ventures
Courses
The Historical Resources
Branch again held its Archives
Course from 14 September to
9 October 1987. It was offered
in English to 14 archivists from
other organizations and to 11
staff members.
The Government Records
Branch also conducted a two-
day seminar on Computer Assisted Retrieval and a one-day
seminar on optical disk technology for departmental records
managers and micrographie
coordinators. Both drew an
attendance of over 100 from 50
institutions. The three-week
Records Management Prin-    ~
ciples and Practices Course
was offered in both English and
French. The one-week Introduction to Records Management
Course was given in Halifax,
Montreal (in French), Ottawa
(twice, once in French and
once in English), Toronto
(twice), Winnipeg, Edmonton
and Vancouver. The one-week
Microrecording Technology
Course was held twice in
English and once in French.
The training plan for next year
includes the provision of advice
and development of materials
to help more institutions
provide their own introductory-
level training; the reformulation
of the Records Management
Principles and Practices
Course into four one-week courses to be offered to support
staff, officers and managers in
a sequence facilitating career
progression; updating and
standardization of course content; and the further extension
of training offerings to the
regions of the country.
Field Placements for Students
A number of divisions hosted
student internship programs or
provided other types of training
during the course of the year.
Four student interns from Carleton University worked in the
Cartographic and Architectural
Archives Division and the
Documentary Art and Photography Division. Three students
from Algonquin College and
two students from the CEGEP
in Hull received field training in
the Photography Services
Division, the Records Conservation Division and the Informatics and Records Services
Branch. In the summer of 1987,
one student from the University
of Ottawa's Fine Arts and
Photography program gained
experience in the various
laboratory areas in Photography Services.
The Picture Conservation
Division hosted two students,
one in oil paintings conservation, one in prints and drawings
conservation, from the Master
of Art Conservation Program at
Queen's University for three
months; one student h
chemistry for four months; one
student from the Université de
Paris I (Panthéon-Sorbonne),
France, for six months; one student from the Conservation
School of the Academy of Fine
Arts in Vienna, Austria, also for
six months; and one conservator from the Provincial
Archives of Manitoba for a
four-week period. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
Au service de la nation
et du public
Publications
Les publications reliées à des
expositions permettent aux
Archives nationales de rejoindre un vaste public. Au cours
de Tannée, des catalogues
d'exposition ont été publiés
pour Les rébellions dans les
Canadas, 1837-1838, Le Conseil des Arts du Canada : un
rêve réalisé et Au-delà de
l'écrit. Pour accompagner tes
expositions itinérantes, à la
demande du public, trois
dépliants et trois catalogues ont
été réimprimés en 1987-1988.
D'année en année, la revue
externe du département,
L'Archiviste, suscite un intérêt
croissant. Parmi tes thèmes
abordés cette année, relevons :
« Les Rocheuses », « Les relations can ado-américain es »,
« St-Laurent et les années
1950 » et « L'exploitation
forestière ». La couverture du
numéro de novembre-
décembre présentait te
magnifique portrait de Son
Excellence le gouverneur
général du Canada, Jeanne
Sauvé, par le célèbre
photographe, Yousuf Karsh.
Les chercheurs en généalogie
ont salué avec plaisir la parution de la quatrième édition
révisée du Répertoire de
registres paroissiaux, 1986, qui
informe sur la disponibilité des
coptes sur microfilms ou
microfiches des registres
paroissiaux.
Dans la collection des guides
ethnocuItureIs, deux titres ont
été publiés : Sources
d'archives sur les Canadiens
polonais et Sources d'archives
sur les Juifs canadiens (édition
révisée).
L'annexe A présente une liste
complète des publications
parues en 1987-1988.
Expositions
En 1987-1988, environ 56 000
visiteurs sont venus voir tes
expositions présentées aux
Archives nationales. Au
nombre des cinq principales
expositions figure Hommage à
Karsh, qui soulignait
l'acquisition des œuvres de
Yousuf Karsh. Cette exposition,
qui a été inaugurée le 3
décembre par l'honorable Flora
Macdonald, ministre des Communications, comportait 102
portraits de célébrités de tous
les domaines de l'activité
humaine. Une exposition
spéciale de la Proclamation de
la Loi constitutionnelle de 1982
a attiré 6 000 personnes. Parmi
tes 12 petites expositions qui
ont été présentées, signalons :
Budge Crawley, 1911-1987, Le
Conseil des Arts du Canada :
un rêve réalisé, organisée conjointement avec le Conseil des
Arts du Canada; et enfin, Chartes syndicales. Les Archives
ont accueilli deux prêts
d'expositions : Les Livemois,
photographes (Musée du
Québec) et L'évolution de la
cartographie (Université
Western Ontario).
Onze expositions itinérantes
présentées dans 42 localités
au Canada, en Angleterre et en
France, ont été vues par
environ 144 000 personnes. La
principale exposition d'art
documentaire, Le passé en
peinture, a été présentée à
Vancouver et à Montréal où elle
a attiré 37 000 visiteurs. Une
autre grande exposition,
L'enracinement, a poursuivi
une tournée remarquée dans
tout le Canada, de la Nouvelle-
Ecosse à la Colombie-Britannique en passant par le Québec.
Les Archives nationales
s'efforcent de présenter à un
public aussi vaste que possible
leurs fonds et collections. Pour
ce faire elles doivent maintenir
un délicat équilibre entre la
protection des documents et le
droit des Canadiens de pouvoir
tes voir et les consulter.
Équilibre souvent précaire,
comme on a pu te constater
brs de la tenue à Montréal de
l'exposition Le passé en peinture. Une peinture de Cornelius
Krieghoff, « Habitant en
traîneau », a été volée. Une
enquête est en cours.
On trouvera aux annexes B et
C une liste des expositions
internes et des expositions
itinérantes.
Deux membres du personnel
de la Division de la conservation des documente ont
représenté les Archives nationales au Salon du livre qui se
tient chaque année à Hull. Les
activités consistaient en
présentations de bandes vidéo,
démonstrations de techniques
de réparation du papier et
exemples de belles reliures et
de dorures à chaud. Cette exposition populaire a attiré plus
de 40 000 personnes en cinq
jours.
Cours, colloques et
projets conjoints
Cours
La Direction des ressources
historiques a donné son cours
d'archivistique du 14 septembre au 9 octobre 1987. Ce
cours a été offert en anglais à
14 archivistes venus d'autres
institutions et à 11 membres du
personnel.
La Direction des documents
gouvernementaux a organisé,
à l'intention des gestionnaires
des documents et des coordon-
nateurs de la micrographie des
ministères, un séminaire de
deux jours sur la recherche
automatisée et un séminaire
d'une journée sur la technologie du disque optique. Ces
deux séminaires ont attiré plus
de 100 participants venus de
50 institutions. Le cours de trois
semaines sur les règles et les
principes de gestion des documents a été offert en anglais et
en français. Le cours d'une
semaine d'introduction à la
gestion des documents a été
donné à Halifax, Montréal (en
français), Ottawa (deux cours,
dont un en français), Toronto
(deux cours), Winnipeg,
Edmonton et Vancouver. Le
cours d'une semaine sur la
technologie des microenregistrements a été donné
deux fois en anglais et une fois
en français.
Pour l'année prochaine, les
plans de formation prévoient la
prestation de services consultatifs et la préparation de documents qui permettront à un plus
grand nombre d'institutions de
fournir leur propre formation de
base; la refonte du cours sur
les règles et les principes de
. gestion des documents en
quatre cours d'une semaine
chacun à l'intentbn du personnel de soutien, des fonctionnaires et des gestionnaires
selon un ordre propice à
l'avancement professionnel; la
mise à jour et la normalisation
du contenu du cours; et
l'expansion des possibilités de
formation à toutes les régions
du pays.
Stages pour étudiants
Un certain nombre de divisions
ont accueilli des stagiaires ou
participé à d'autres modes de
formation professionnelle au
cours de l'année. Quatre
stagiaires de l'Université Carleton ont travaillé à la Division
des archives cartographiques
et architecturales et à la
Division de l'art documentaire
et de la photographie. Trois
étudiants du collège Algonquin
et deux étudiants du CEGEP
de Hull ont reçu une formation
pratique à la Division des services photographiques, à la
Division de la conservation des
documents et à la Direction de
l'informatique et des services
des documents. Pendant l'été
1987, un étudiant du
programme d'arts visuels et de
photographie de l'Université
d'Ottawa a acquis de
l'expérience dans les divers
laboratoires des Services de la
photographie. 28
Annual Report of the National Archives 1987-1898
As part of an internship
In November 1987, Treasury
2. The Needs Assessment and
In December 1987, the
program with Sir Sanford Flem
Board approved a National
Planning Study Program: a
Cartographic and Architectural
ing College, the Conservation
Archives submission for resour
total of $50,325 was provided
Archives Division forwarded, on
Branch's Technical Operations
ces to support the Diefenbaker
to the Provincial/Territorial
ban, 52 plans from the Power
provides six months of work ex
Centre with a contribution of
Councils of British Columbia,
Collection to the Queen's
perience for a student enrolled
$150,000 in 1987-1988, and
Manitoba, Nova Scotia,
University Archives. This is the
in the Conservation Technician
contributions of $320,000 in
Prince Edward Island and
first of a series of loans which
Course. A joint structured
each of 1988-1989 and 1989-
Saskatchewan to assist them in
will make available to re
program has been devised and
1990. One of the main condi
conducting their needs studies.
searchers in Kingston, and in
it is anticipated that this
tions of the contribution was the
In addition, the Bureau of
particular to students in
program will be continued as
requirement that the National
Canadian Archivist received
architectural history at Queen's
more students display interest
Archives and the University of
$10,000 from this program.
University, original material
in the media handled by Techni
Saskatchewan conclude an
from this collectbn. The length
cal Operations.
agreement, by means of the ex
3. The Professional Develop
of the individual bans are to be
change of letters, regarding the
ment and Training Cooperative
based on the academic year.
The National Archives Library
"archival program" to be
Program: various projects and
took part in a cooperative
created at the Diefenbaker
activities designed to address
The Manuscript Division en
program organized by the
Centre as a result of the federal
the professional and training
couraged several microfilm ex
University of Western Ontario
funding. The program will in
needs of archivists and those
changes, notably those with the
and the Public Service Commis
clude the following : the proper
working in archives were
Provincial Archives of New
sion. Under the professional
management and preservation
funded for a total of $146,856.
foundland and Labrador, the
direction of the head of the
of the Diefenbaker papers to
Archives of Ontario, the Univer
J.K. Lamb Library, graduating
the standards used by the Na
4. The Academic Internship
sity of New Brunswick and
students in library science par
tional Archives of Canada for
Program: assistance was given
Queen's University.
ticipated in the establishment
other prime ministerial papers;
to 14 archival science students
and consolidation of this satel
continued public access to the
in obtaining experience in their
Collaboration continued on Film
lite library.
Diefenbaker papers, with
areas of specialization. A total
Canadiana and the FORMAT
professional archivist support;
of $60,000 was allocated to this
database as a joint project of
Consultation, Aid and Advisory
and the provision of finding aids
program.
the National Archives, National
Services
and other reference materials,
Library, National Film Board
so that study of the Diefen
The National Archives also sup
and Cinémathèque
Over the course of the year,
baker papers can be supported
ported the CCA's Secretariat
québécoise. The Moving Image
National Archives staff were
by many of the same archival
Office and the work of its com
and Sound Archives Division
once again called upon to
tools available to researchers in
mittees. Over the course of the
also continued to represent the
share their knowledge and
Ottawa.
year, the CCA held two full
National Archives on the work
expertise with their colleagues.
council meetings and four meet
ing team for the establishment
Many contributions are listed in
Cooperative Ventures
ings of its Executive Commit
of the Natbnal Audio-Visual
Appendix E, Staff Contributions
tee. Other CCA committees
Data Base sponsored by the
beyond tile Department.
In pursuing its objective of
developing a Canadian Archival
met regularly and are currently
supporting projects on
Department of Communications
The Cartographic and
System, the National Archives
descriptive standards and
Architectural Archives Division
of Canada allocated, in 1987-
conservation.
continues to compile the
1988,1.8 million dollars in
occasional Cartographic
Government of Canada funds
Archivists' Newsletter and is
to support the Canadian Coun
planning to hold another
cil of Archives (CCA), its com
cartographic/architectural
mittees and its major programs.
archivists' seminar in 1988-
Assistance to the Canadian
1989.
archival community was basically provided through the following four cost-shared
programs developed by the
CCA:
1. The Arrangement and
Description Backlog Cost-
Shared Cooperative Program:
a sum of $1,276,593 was distributed to 128 institutions housing archival collections in order
that they may process their
backlogs of important multi
media records. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
La Division de la restauration
des peintures et estampes a
reçu pendant trois mois deux
étudiants du programme de
maîtrise en conservation des
œuvres d'art de l'Université
Queen, l'un en conservation
des peintures à l'huile, l'autre
en conservation des estampes
et dessins; un étudiant en
chimie pendant quatre mois; un
étudiant de l'Université de Paris
I (Panthéon-Sorbonne) pendant
six mois; un étudiant de l'école
de restauration de l'Académie
des beaux-arts de Vienne,
Autriche, également pendant
, six mois; et un conservateur
Cdes Archives provinciales du
Manitoba pour un stage de
quatre semaines.
Dans te cadre du programme
conjoint de stages avec le
collège Sir Sanford Fleming, un
étudiant inscrit au programme
de technicien en conservation
a travaillé pendant six mois aux
Opérations techniques de la
Direction de la conservation.
Un programme conjoint a été
Minis sur pied, qui devrait être
perfectionné au fur et à mesure
que s'accroîtra le nombre
d'étudiants intéressés par le
domaine d'activité des
Opérations techniques.
La Bibliothèque des Archives
natbnales a participé au
programme coopératif parrainé
par l'Université Western
Ontario et la Commission de ta
fonction publique. Des finissants en bibliothéconomie ont
ainsi travaillé, sous la direction
de la responsable de la
Bibliothèque J.K. Lamb, à
rétablissement et à la
consolidation de cette
bibliothèque satellite.
Consultation, aide et services
consultatifs
Au cours de l'année, tes
empbyés des Archives nationales ont été une fois de plus
appelés à partager leurs connaissances et leur savoir-faire
avec leurs collègues. On
trouvera à l'annexe E une liste
de la plupart des contributions
du personnel hors du cadre
départemental.
La Division des archives cartographiques et architecturales
continue de compiler le
Newsletter des archivistes en
cartographie et projette
d'organiser en 1988-1989 un
autre séminaire pour les archivistes spécialisés en cartographie et en architecture.
En novembre 1987, le Conseil
du Trésor a approuvé une
proposition des Archives nationales d'appuyer le Centre
Diefenbaker par une contribution de 150 000 $ en 1987-
1988 et des contributions de
320 000$ en 1988-1989 et
1989-1990. L'une des principales conditions à cet appui
était que les Archives nationales en arrivent à un accord
écrit avec l'Université de la Saskatchewan sur le programme
archivistique qui doit être mis
sur pied au Centre Diefenbaker
suite au financement fédéral.
Le programme comprendra les
aspects suivants : gestion et
conservation des papiers
Diefenbaker conformément aux
normes utilisées aux Archives
nationales du Canada pour tes
documents d'autres premiers
ministres; accès permanent du
public aux papiers Diefenbaker,
avec l'aide d'un archiviste
professionneI; et création
d'instruments de recherche et
d'autres documents de
référence de même nature que
ceux dont disposent les chercheurs à Ottawa
Projets conjoints
Poursuivant leur objectif
d'instaurer un système archivistique canadien, les Archives nationales du Canada ont alloué
en 1987-1988, 1,8 million de
dollars en fonds du gouvernement du Canada pour aider te
Conseil canadien des archives
(CCA), ses comités et ses principaux programmes. L'aide à la
communauté archivistique
canadienne est venue
essentiellement des quatre
programmes à frais partagés
mis au point par le CCA.
1. Le programme coopératif à
frais partagés de classement et
de description visant à réduire
l'accumulation de documents :
une somme de 1 276 593 $ a
été distribuée à 128 établissements détenteurs de fonds
d'archives pour leur permettre
de traiter leurs arriérés de
documents importants, quel
qu'en soit le support.
2. Le programme coopératif à
frais partagés d'études de
planification et d'évaluation des
besoins : un total de 50 325 $ a
été octroyé aux conseils provinciaux de la Colombie-Britannique, du Manitoba, de la
Nouvelle-Ecosse, de l'île-du-
Prince-Édouard et de la Saskatchewan pour tes aider à
mener à bien leurs études des
besoins. En outre, le Bureau
canadien des archivistes a reçu
10 000 $ dans le cadre de ce
programme.
3. Le programme coopératif de
formation et de développement
prof ession nels : un total de
146 856 $ a été distribué pour
divers projets et activités
relatifs au perfectionnement et
à la formation des archivistes et
du personnel des archives.
4. Le programme de stages et
de complément de formation en
milieu de travail : un total de
60 000 $ a été alloué à ce
programme, qui a aidé 14
étudiants en arch ivistiq u e à
acquérir de l'expérience dans
leur domaine de spécialisation.
Les Archives natbnales ont
également apporté leur appui
au secrétariat du CCA et au
travail de ses comités. Au
cours de l'année, le CCA a
tenu deux réunbns plénières et
quatre réunions de son Comité
de direction. D'autres comités
du CCA se sont réunis
régulièrement et appuient
actuellement des projets relatifs
aux normes de description et à
la conservation.
En décembre 1987, la Division
des archives cartographiques
et architecturales a prêté 52
plans de la collection Power
aux archives de l'Université
Queen. Ce prêt est le premier
d'une série qui mettra à la
disposition des chercheurs de
Kingston, et plus particulièrement des étudiants en histoire
architecturale de l'Université
Queen, des documents
originaux de cette collection.
La durée de chacun des prêts
sera fonction du calendrier
universitaire.
La Division des manuscrits a
encouragé plusieurs échanges
de microfilms, en particulier
avec les Archives provinciales
de Terre-Neuve et du Labrador,
tes Archives de l'Ontario,
l'U ni ve rsité du Nouveau-
Brunswick et l'Université
Queen.
La collaboration s'est poursuivie en ce qui a trait à FUm
Canadiana et à la base de
données FORMAT, dans le
cadre du projet conjoint des
Archives nationales, de la
Bibliothèque nationale, de
l'Office national du film et de la
Cinémathèque québécoise. La
Division des archives audiovisuelles a également continué
de représenter les Archives nationales au sein de l'équipe de
travail sur l'établissement d'une
base de données nationale des
documents audio-visuels,
projet parrainé par le ministère
des Communications. Annual Report of the National Archives 1987-1988
Public Service
As part of the recent reorganization at the National Archives, a
Reference and Researcher Services Division was established
within the Public Programs
Branch to plan and deliver
reference and researcher services, both at headquarters and
at a distance, in response to
enquiries about the National
Archives, its services, holdings
and facilities.
In 1987-1988, the National
Archives embarked on a national publicity campaign aimed at
increasing awareness of
archives across Canada,
through the use of print and
electronic media. It was an unqualified success, giving the
Archives a very positive profile
and resulting in an unprecedented number of enquiries. A
number of awards were
received for the department's
public relatbns work in 1987-
1988. Posters, promotional
packages, audio-visuals and
television advertisements
received gold and silver
honours from local, natbnal
and international communications associations.
A number of tours of the
facilities, laboratories and
storage areas, and demonstrations of systems and techniques were given to individuals,
groups, international visitors
and to the media. Well over
800 people went on tours; this
involved some 60 tours.
The Canadian Centre for
Information and Documentation
on Archives, meanwhile,
distributed nearly 3,000 specialized bibliographies to institutions, associations or
individuals involved in training
in the areas of archival science
and records management.
The London Office answered
approximately 140 enquiries m
and the Paris Office
approximately 250. Advice is |
provided to Canadian
researchers in identifying
documentary material in the
British Isles and France and in
contacting appropriate
repositories. The London and
Parte Offices also assist British
and French researchers in
beating material in the collections of the National Archives
and other Canadian archives. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
Services au public
Dans le cadre de la récente
réorganisation des Archives
nationales, une Division des
services de référence et des
services aux chercheurs a été
créée à la Direction des
programmes publbs pour
planifier et assurer les services
de référence et les services
aux chercheurs, à la fois sur
place et à distance, en réponse
aux demandes sur les Archives
nationales, leurs services, leurs
fonds et leurs installations.
En 1987-1988, les Archives
nationales ont participé à une
campagne nationale de
publicité utilisant autant
l'imprimé que les médias
électroniques et visant à sensibiliser le public à la présence
d'archives dans tout le Canada.
Cette campagne a remporté un
indéniable succès. Elle donnait
des Archives une image très
positive et s'est soldée par un
nombre de demandes sans
précédent Le travail de relations publiques a été couronné
par plusieurs prix cette année.
Des affiches, des trousses
publicitaires, des montages
audio-visuels et des annonces
télévisées ont remporté des
distinctbns d'or et d'argent
décernées par des associations de communications
locales, nationales et
intematbnales.
Un certain nombre de visites
ont permis à des particuliers,
des groupes, des visiteurs
étrangers et aux médias de voir
les laboratoires et les entrepôts
et d'assister à des démonstrations de systèmes et de techniques. Plus de 800 personnes
ont participé à une soixantaine
de visites guidées.
Le CCIDA pour sa part a
distribué plus de 3 000
bibliographies spécialisées en
archivistique et en gestion des
documents à des institutions,
des associations ou des
particuliers.
Le Bureau de Londres a
répondu à environ 140
demandes et le Bureau de
Paris à environ 250. Ces
bureaux conseillent les chercheurs canadiens dans leur
recherche de documents dans
les Iles britanniques et en
France et communiquent avec
les dépôts concernés. Ils aident
également les chercheurs
britanniques et français à
localiser les documents dans
les fonds des Archives
natbnales et d'autres archives
canadiennes.  Managing the Records of the Government of Canada
Gestion des documents du Gouvernement du Canada 94
Annual Report of the National Archives 1987-1988
Managing the Records
of the Government of
Canada
The Government Records
Branch controls the process of
records retentbn and destruction throughout the federal
government, and evaluates implementation of policies about
recorded information in departments and agencies. It further
facilitates the management of
government records by providing courses, offering consulting
services, conducting applied
research, producing technical
publications, and operating an
extensive network of records
centres across the country.
Records Management
Activities
Records Management and
Micrographie Systems
Division (RMMS)
This d ivision's main goal is to
improve the management of
government records. Its staff
work with departments and
agencies and the Treasury
Board. The division pursues its
aims through evaluation,
scheduling, advice and
research, and professional
development and publications
activities. Progress te reflected
annually in a report of the
National Archivist to the
Secretary of the Treasury
Board on the Management of
Government Records.
The National Archivist's 1997
report noted improvement, but
concluded that serious
shortcomings persist. In many
departments, information
retrieval still appears slow and
uncertain. A sig nif icant proportion of records are not yet
scheduled for retentbn and disposal. Records of archival or
historical importance continue
to make their way only very
slowly to the National Archives.
The National Archivist's co n-
clusions are based primarily
upon formal evaluations of
departmental records management programs. Ten were conducted in 1987, two by staff of
the RMMS» the other eight by
departmental internal audit
directorates in consultation with
RMMS staff. The division's
involvement ranged from a
preliminary meeting with internal audit directorates, through
contact at critical points in the
process, to full participation as
team members. RMMS staff
commented on draft audit
reports prior to their consideration by departmental management and prepared summaries
of the final versions for
inclusion in the National
Archivist's report.
The Archivist's findings, among
other factors, have resulted in
the Treasury Board approving a
set of principles which are to
lead to a new policy covering
the comprehensive management by departments of all their
inform ation ho Id ings. For the
first time, government institutions will be obliged to manage
information in all media ift a
carefully coordinated way.
The proclamation» in June
1987, of the new National
Archives of Canada Act establishes, by law, the previous
requirement in government
regulation and policy that no
records be destroyed or otherwise disposed of without the
consent of the National
Archivist. The schedule is the
prime instrument by which consent is secured, and records of
enduring value to the nation are
identified and ultimately
acquired by the Archives.
The division has been responsible for coordinating the efforts
of various divisions of the
Government Records Branch
and Historical Resources
Branch inthe common cause
of recommending sound
schedules for the approval of
the National Archivist.
Work this year has included
documenting the key elements
of the review and approval
process and the roles and
accountabilities ol the major
players, testing and refining the
approach, and preparing formal
communications and training
plan to inform departments.
Inadequate scheduling submissions have meanwhile been
returned and the remainder
placed in order of priority for
review. Review has proceeded
and submissions have been
approved.
This year, the most significant
undertaking in our Advice and
Research Section was a
government-wide review of
micrographics — to determine
the current status ot
micrographie operations in
government to discern
departmental trends and to
assess the effectiveness of
National Archives' services to
departments and agencies. The
first such comprehensive
review since 1975, it surveyed
89 institutions by questionnaire,
with 61 responding, and supplemented these findings by a
series of interviews with representatives of some of the larger
programs.
The study confirmed that
micrographics is widely
employed inthe federal sphere
in the management of information and that it is increasingly
being used in conjunction with
computer technologies. Other
findings and recommendations
are being assessed.
Automated Information
Systems Division
The Automated Information
Systems Division facilitates the
bentificalion, retentbn, conser-
vation and disposition of
automated records under the
control of federal government
institutions. Considerable effort
was made to assist in the reduction of the backlog of retentbn
and disposal schedules that
has been submitted to the
department. Within the context
of the branch effort to promote
the development and submis-
sbn of comprehensive
schedules, i.e., describing the
retention specifications of ail
records regardless of media,
the division provided advice to
a number of institutions concerning the préparât io n of appropriate descriptions of their
data holdings and related retention specifbations. Particular
emphasis was placed on
priority areas in Employment
and Immigration, Statistics
Canada, Indian and Northern
Affairs, and Health and Welfare.
In providing advice to government institutions regarding the
conservation of their data holdings, it was determined that the
federal records centres' tape
storage facilities could play a
significant role. During the latter
part of the year, a study was initiated to assess the extent to
which the existing tape storage
services inthe records centres
could be augmented to provide,
on behalf of government institutions, an active data conservation function for valuable
corporate data holdings. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
Gestion des documents
du Gouvernement du
Canada
La Direction des documents
gouvernementaux contrôle le
processus de conservation et
d'élimination des documents
dans tout te gouvernement
fédéral et évalue l'implantation
des politiques relatives à
l'information dans tes ministères et organismes. Elle
facilite en outre la gestion des
documents gouvernementaux
en organisant des cours, en
offrant des services consultatifs, en faisant de la recherche appliquée, en produisant
des publications techniques, et
en gérant un réseau complet
de centres de documents dans
tout le pays.
Activités de gestion des
documents
Division des systèmes de la
gestion des documents et de
h micrographie
Cette division a pour principal
objectif d'améliorer la gestion
des documents gouvernementaux, en travaillant avec tes ministères et les organismes et le
Conseil du Trésor. La division
poursuit ses objectifs au moyen
d'activités d'évaluation,
d'établissement de plans de
conservation, de consultation
et de recherche, de perfectionnement professionnel et de publications. L'état de la gestion
des documents au gouvernement est étudié chaque année
dans le rapport que l'archiviste
national adresse au secrétaire
du Conseil du Trésor.
Tout en soulignant tes améliorations, le rapport de 1987
conclut à la persistance
d'importantes lacunes. Dans de
nombreux ministères, la recherche d'informations semble encore lente et incertaine. Un fort
pourcentage de documents ne
sont pas encore pourvus de
calendriers de conservation et
d'élimination. Les documents
importants du point de vue
archivistique ou historique ne
sont acheminés que très lentement aux Archives natbnales.
Les conclusions de l'archiviste
national se fondent principalement sur des évaluations
officielles des programmes de
gestion des documents. En
1987, dix ont été réalisées :
deux par le personnel de la
division et les huit autres par
les directions de vérification
interne des ministères, en consultation avec le personnel de
la division. La participation de
la division a pris des formes
variées, de la réunion
préliminaire avec les directions
de vérificatbn interne à une
pleine participation comme
membre de l'équipe, en passant par des contacts à des
étapes cruciales du processus.
La division a fait ses commentaires sur les rapports de
vérification avant leur soumission aux gestionnaires des
ministères et elle a préparé des
synthèses des versions finales
qui paraîtront dans le rapport
de l'archiviste national.
Les conclusions de l'archiviste
ont incité le Conseil du Trésor à
approuver un ensemble de principes devant déboucher sur
l'élaboration d'une nouvelle
politique de gestion de
l'information pour les ministères. Pour la première fois, les
institutions fédérales seront
obligées d'assurer une gestbn
coordonnée de l'information,
quel qu'en soit le support.
La nouvelle Loi sur les Archives
nationales du Canada, promulguée en juin 1987, donne une
assise législative à l'ancienne
prescription gouvernementale
qu'aucun document ne doit être
détruit ou éliminé de quelque
façon que ce soit sans le
consentement de l'archiviste
national. Le calendrier de conservation constitue le système
de base grâce auquel ce consentement est octroyé et les
documents qui ont une valeur
durable pour la nation sont
identifiés, puis acquis par les
Archives.
La division a assumé la responsabilité de coordonner les
efforts de diverses divisions de
la Direction des documents
gouvernementaux et de la
Direction des ressources
historiques chargées de
recommander des calendriers
pertinents à l'approbation de
l'archiviste national.
Au nombre des activités de
l'année, notons la documentation des éléments-clés du
processus d'étude et
d'approbatbn ainsi que des
rôles et responsabilités des
principaux participants, la mise
à l'essai et le raffinement de la
méthode et la préparation d'un
plan officiel de formation et de
communication à l'intention des
ministères. Les calendriers de
conservation erronés ont été
renvoyés, tandis que les autres
étaient classés par ordre de
priorité pour être examinés.
Après examen, des calendriers
ont été approuvés.
L'entreprise la plus considérable de la Sectbn des
services consultatifs et de la
recherche a été, cette année,
l'étude des programmes de
micrographie dans tout le
gouvernement, afin de déterminer l'actuel statut des opérations micrographiques, de
déceler les tendances ministérielles et d'évaluer l'efficacité
des services fournis par les
Archives natbnales aux ministères et organismes. Pour une
première étude de ce genre
depuis 1975,69 institutions ont
été consultées par questionnaire. Soixante-et-une ont
répondu, et ces conclusions
ont été complétées par une
série d'entrevues avec des
représentants de certains des
programmes les plus
importants.
L'étude a confirmé.que la
micrographie est couramment
employée au gouvernement
fédéral dans la gestbn de
l'information, et de plus en plus
en relatbn avec les
technologies informatiques.
D'autres conclusions et
recommandations sont en
cours d'évaluation.
Division des systèmes
automatisés d'information
La Divisbn des systèmes
automatisés d'information
facilite le repérage, la conservation et l'élimination des documents automatisés contrôlés
par les institutions fédérales.
Des efforts considérables ont
été déployés pour tenter de
réduire l'arriéré de calendriers
de conservation et d'élimination
soumis au département. Dans
te cadre des efforts accomplis
par la direction pour
promouvoir l'élaboration et la
présentation de calendriers
complets (c'est-à-dire fournissant les spécifications de
conservation de tous les documents, quel qu'en soit le support), la division a fourni à un
certain nombre d'institutions
des services consultatifs sur la
façon de décrire leurs fonds de
données et les spécifications
de conservation qui s'y
rattachent. L'accent a été mis
sur les secteurs prioritaires
d'Emploi et Immigration, Statistique Canada, Affaires indiennes
et au Nord et Santé et Bien-
être social.
Ces services consultatifs ont
permis de souligner le rôle
déterminant que pouvaient
jouer les entrepôts de bandes
magnétiques des centres
fédéraux de documents. Vers
la fin de l'année, une étude a
été entreprise pour évaluer
dans quelle mesure on pouvait
étendre les services actuels
d'entreposage pour assurer, au
nom des institutions fédérales,
un service actif de conservation
pour les données de valeur. 36
Annual Report of the National Archives 1987-1988
It was also recognized that if
Federal Records
Computer Media Library activity
During the year, work continued
data were to be accessible for
Centres Division
grew by 14 per cent with a par
on major rewriting of the Natbn
extended periods of time,
ticularly high rate of growth
al Standard "Microfilm as
regardless of changes made to
The records centres are able to
(from 878 in 1986-1987 to
Documentary Evidence." The
the original software and
realize cost avoidance savings
4,079 in 1987-1988) in the new
ISO standard "Flowchart Sym
hardware, then institutions
by bulk purchasing of shelving
IBM cassettes.
bols and Their Use in
would also require guidance
equipment and through the use
Micrographics" was adopted
concerning the storage of data
of warehouse accommodation.
New federal security regula
and published as a National
according to standard formats.
Surveys have shown that it
tions have increased the
Standard of Canada and the
As a result, a study was con
takes one staff member to ser
volume of classified records
ISO standard "Graphical Sym
ducted of the applicability of ex
vice 1,650 metres of records in
destroyed by the division.
bols for Use in Microfilming"
isting and proposed electronic
a departmental records office
There has been an increase of
was issued as a CGSB
information exchange stand
compared to one staff member
8 per cent in the volume
provisional standard. Three
ards to the data conservation
to 3,000 metres in a records
destroyed over last year. There
ISO standards in preparation
needs of institutions and, by ex
centre.
are now 211 departments using
by TC171 will be adopted
tension, to the archival interests
this facility compared to 197
when published. In addition,
of the National Archives. The
Insufficient accommodation in
test year.
reviews have commenced on
results of this study have
four of the seven records
four National Standards of
served as a catalyst to the
centres (Montreal, Ottawa,
Office of Micrographie
Canada.
establishment of a formal
Toronto and Edmonton) con
Standards
Treasury Board-sponsored
tinued to hamper operatbns
Access to Information and
government-wide working
during the year. In the Van
The National Archives
Privacy Legislation
group on electronic data and
couver regbn, 16 client offices
withdrew sponsorship of
document interchange
moved to smaller offices and
micrographie standards
In addition to the requests
standards.
six new clients began to use
development at the end of the
made to the Personnel
the records centre. This has in
1987-1988 fiscal year. Conse
Records Centre (see Table VII
Personnel Records
creased the number of acces
quently the Canadian General
in Appendix G), the number of
Centre Division
sions by 17 per cent over last
Standards Board (CGSB) Coor
formal requests made to the
year. Unfortunately, the
dinating Committee will now be
Government Archives Division
This fifth year of experience in
Edmonton Records Centre
the voting body on draft stand
under the Access to Informa
the application of the Access to
could not provide the same
ards prepared by the CGSB
tion and Privacy Acts declined
Information and Privacy Acts
support to the 28 departments
Working Group (formerly CGSB
slightly from 66 in 1986-1987J0
has been an extremely busy
moving into the new Canada
Standards Committees). Iden
60 in 1987-1988. While num
one. (Detailed information can
Place Complex. Even though
tified now as the Committee on
bers declined, the amount of
be found in Appendix G.)
departments are moving into
Micrographie Standards, it will
time devoted to the processing
smaller offices, the Edmonton
also function as the Canadian
of these requests increased
On 1 April 1987, the division
Records Centre was able to
Advisory Committee on ISO/TC
substantially as several of
took on the responsibility for
accept only 5,910 metres of
171.
them, involving access to
the reception and transmission
records compared to 8,017 the
departmental operational
of all departmental Telex mes
year before. This volume could
To expedite the preparation
records, proved to be extremely
sages. To assist in this function.
only be accepted as retention
of Canadian natbnal
complex and difficult. On the
an automated Telex control
periods on older records
micrographie standards, ISO
other hand, informal requests
process was developed which
expired and disposals were
standards will be adopted only
for access review were com
provides printout listings of all
carried out. Additional accom
upon publication, and CGSB
pleted for 600 researchers and
processed and outstanding in
modation for these four records
provisional standards will not
a total of 500,000 pages were
coming and outgoing mes
centres should be available by
be issued. Also, preparation of
reviewed. This compares to
sages. About 95 per cent of the
the end of 1988-1989.
a Canadian standard will be
424,037 pages for 505     !
over 800 Telex messages
authorized only when an ISO or
researchers in 1986-1987.
received each month are direct
There has been a dramatic
a national standard te neither
ly concerned with Personnel
decrease of 24 per cent in the
available nor anticipated.
There was no progress made
Records Centre operatbns.
number of negative searches
because of automation in
government departments. On
the other hand there has been
an equally dramatic increase of
84 per cent in the number of
interfiles because departments
no longer find it necessary to
retain as much paper in their
offices.
on retrospective access review
of records, as staff were fully
occupied with completing current access requests. It is to be
noted that the implementation
of the federal government
Security Policy will have
serious workload implications
for the division, as it provides
for declassif icat ion/downgrading of all record hobings of the
federal government, including
archival records. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
On a par ailleurs convenu que,
si les données doivent être accessibles pendant longtemps
malgré les changements apportés au logiciel et au matériel
originaux, les institutions auront
besoin de conseils pour les
entreposer suivant un format
standard. Par conséquent, une
étude a été réalisée pour déterminer dans quelle mesure les
normes d'échange d'informations actuelles et proposées
sont applicables aux besoins
des institutions en matière de
conservation des données et,
par extension, aux intérêts
archivistiques des Archives
nationales. Les résultats de
cette étude ont amené la
création d'un groupe de travail,
parrainé par te Conseil du
Trésor, sur les normes
d'échange de documents et de
données électroniques au
gouvernement.
Division du Centre des
documents du personnel
Cette cinquième année
d'expérience dans l'application
de la Loi sur l'accès à
l'information et de la Loi sur la
protection des renseignements
personnels a été marquée par
une grande activité
(voir annexe G).
Depuis avril 1987, la division
est responsable de la réception
et de la transmissbn de tous
tes messages télex au
ministère. Un processus
automatisé de contrôle des
télex a donc été mis sur pied. Il
fournit des listes de tous tes
messages reçus ou à envoyer,
traités et en cours de traitement. Sur plus de 800 messages télex reçus chaque mois,
95 pour 100 environ concernent directement les opérations
du Centre des documents du
personnel.
Division des centres
fédéraux de documents
Les centres de documents
peuvent réaliser des économies par l'achat en gros de
rayonnages et par l'utilisation
d'entrepôts. Des études ont
montré que, dans un ministère,
il faut un employé pour 1 650
mètres de documents, alors
que dans un centre de documents, un employé suffit pour
3 000 mètres de documents.
Au cours de l'année,
l'insuffisance des beaux dans
quatre des sept centres
(Montréal, Ottawa, Toronto,
Edmonton) a continué à
entraver tes opérations. Le
nombre d'acquisitions du
centre de Vancouver a augmenté de 17 pour 100 par rapport à l'année dernière, en
raison notamment du fait que
16 bureaux clients ont déménagé dans des beaux plus
petits et six nouveaux clients
se sont ajoutés. Malheureusement, le centre de documents
d'Edmonton n'a pu apporter le
même appui aux 28 ministères
qui ont déménagé dans des
beaux plus petits au nouveau
complexe Place Canada. Le
centre d'Edmonton n'a pu accepter que 5 910 mètres de
documents contre 8 017
Tannée précédente. Ces documents n'ont pu être acceptés
qu'au fur et à mesure
qu'expiraient les périodes de
conservation de documents
plus anciens. Ces quatre
centres de documente
devraient bénéficier d'espace
supplémentaire d'ici latin de
1988-1989.
On a enregistré un déclin spectaculaire (24 pour 100) du
nombre de recherches infructueuses, dû à l'avènement de
l'automatisation dans les ministères. D'autre part, on a noté
un accroissement non moins
impressionnant (84 pour 100)
du nombre de dossiers à intercaler, les ministères n'estimant
plus nécessaire de conserver
autant de documents sur papier
dans leurs bureaux.
Les activités des magnétothèques ont connu un
accroissement de 14 pour 100,
accroissement particulièrement marqué pour les nouvelles cassettes IBM (de 878 en
1986-1987 à 4 079 en 1987-
1988).
Les nouveaux règlements
fédéraux de sécurité ont augmenté le volume des documents confidentiels détruits par
la division. On a enregistré une
hausse de 8 pour 100 par rapport à l'année précédente.
Actuellement, 211 ministères
utilisent ces installations
comparativement à 197 l'année
dernière
Bureau des normes
micrographiques
Les Archives nationales ont
cessé de parrainer ta mise au
point des normes micrographiques à la fin de l'année financière 1987-1988. Le Comité de
coordination de l'Office des
normes générales du Canada
(ONGC) devra donc voter sur
tes projets de normes préparés
par te Groupe de travail de
l'ONGC (auparavant Comité
des normes de l'ONGC). Sous
l'appellation de Comité des
normes micrographiques, il
agira aussi en tant que Comité
consultatif canadien au sein du
Comité technique en
micrographie (TC 171 ) de
l'International Standards
Organization (ISO).
Pour accélérer la préparation
des nonnes micrographiques
nationales canadiennes, tes
normes de l'ISO ne seront
adoptées qu'après publication,
et les normes provisoires de
l'ONGC ne seront pas
publiées. De même, on
n'autorisera l'élaboration d'une
norme canadienne que dans
tes cas où ii n'existera ni norme
de l'ISO ni norme natbnale et
qu'aucune ne sera attendue
dans un avenir proche.
Au cours de l'année, on a
continué la reformulation de la
norme nationale « Microfilm —
Preuve littérale ». La norme de
l'ISO sur les symboles des
graphiques et leur utilisation en
mbrographie a été adoptée et
publiée comme norme nationale du Canada. Quant à la
nonne de l'ISO relative aux
symboles graphiques et à leur
utilisation dans le microfilmage,
elle a été publiée à titre de
norme provisoire de l'ONGC.
Trois normes de TISO, en cours
de préparation par le TC 171,
seront adoptées lorsqu'elles
seront publiées. En outre, on a
entrepris la révision de quatre
normes nationales
canadiennes.
Accès à l'information et
protection des renseignements personnels
Outre les demandes adressées
au Centre des documents du
personnel (voir le tableau VII,
annexe G), te nombre de
demandes formelles faites à la
Division des archives gouvernementales en vertu des bis
sur l'accès à l'information et sur
la protection des renseignements personnels a légèrement
diminué, passant de 66 en
1986-1987 à 60 en 1987-1988.
En dépit de cette baisse, le
temps consacré au traitement
des demandes a augmenté
substantiellement du fait que
plusieurs d'entre elles, qui
visaient des documents
opérationnels du département,
étaient extrêmement complexes et délicates. D'autre
part, des demandes informelles
de révision de l'accès ont été
remplies pour le compte de 600
chercheurs, et un total de
500 000 pages ont été révisées
contre 424 037 pages pour 505
chercheurs en 1986-1987.
J Annual Report of the National Archives 1987-1988
Other Activities of Relevance
to the Federal Government
Work continued in extension of
the local area network within
the Government Archives
Division and Government
Records Branch. This network,
in addition to its contribution
towards office efficiency, is
designed to test mechanisms
for acquiring records of permanent archival value, leading
to functional specifications for
systems which could be implemented across government.
Testing of the records control
capability of the system continued throughout the year.
The Records Services Office
underwent a major shift in its
activities. Internal mail delivery
was contracted with a private
firm and the six person years
were transferred to records
operatbns in order to speed
the conversion of all records to
the department's classification
system. The records of six
divisions were converted and
14 cubic metres of records
removed from active status and
either destroyed according to
records schedules or placed in
dormant storage. Records Services contributed significantly
to the development and implementation of the departmental security policy.
Every year, the Parte Off be is
consulted on numerous
occasions in the context of
activities undertaken by the
Department of External Affairs
in France. During 1987-1988,
the office participated in sorting
and eliminating material from
the archives of the Canadian
Embassy in Paris; organizing
the archives of the Maison des
étudiants canadiens in Parte;
preparing a history of the
residence of the Canadian Ambassador to France; and selecting printed matter and theses,
which were produced in France
and have a bearing on
Canadian history, for shipping
to the National Archives in
Ottawa Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
La révisbn rétrospective de
l'accès aux documents n'a pu
être poursuivie, le personnel
ayant été entièrement accaparé
par les demandes courantes.
Par ailleurs, l'implantation de la
politique de sécurité du
gouvernement fédéral aura de
sérieuses répercussions sur la
charge de travail de la division,
dans la mesure où elle prévoit
la déclassification de tous les
documents du gouvernement
fédéral, y compris des
documents d'archives.
Autres activités reliées au
gouvernement fédéral
On a continué à étendre le
réseau local au sein de la
Divisbn des archives gouvernementales et de la Direction
des documents gouvernementaux. En plus d'augmenter
l'efficacité des fonctions de
soutien, ce réseau doit faire
l'essai des mécanismes
d'acquisition des documents
ayant une valeur archivistique,
et mener à la formulatbn des
spécifications fonctionnelles
pour des systèmes qui pourraient être implantés dans tout
le gouvernement. On a testé
tout au long de l'année la
capacité du système à
contrôler les documents.
Le Bureau des services des
documents a connu
d'importants changements
dans ses activités. La livraison
du courrier interne a été
donnée à contrat à une compagnie privée et six années-
personnes ont ainsi pu être
transférées au traitement des
documents, permettant
d'accélérer la conversbn de
tous les documents au système
de classification du département. Les documents de six
divisbns ont été convertis et
14 mètres cube de documents
jusqu'alors actifs ont été soit
détruits selon leur calendrier
d'élimination, soit intégrés aux
dossiers inactifs. Les Services
des documents ont joué un rôle
important dans la mise au point
et l'implantation de la politique
départementale de sécurité.
Chaque année, le Bureau de
Paris est souvent consulté
dans le cadre des activités du
ministère des Affaires
extérieures en France. Au
cours de l'année 1987-1988, le
bureau a participé au tri et à
Péliminatbn dans les archives
de l'Ambassade du Canada à
Paris; à l'organisation des
archives de la Maison des
étudiants canadiens à Paris; à
la préparatbn de l'historique de
la résidence de l'ambassadeur
du Canada en France; et au
choix et à l'expédition aux
Archives nationales du Canada
à Ottawa, d'imprimés et de
thèses produits en France et
touchant l'histoire du Canada.  International Activities
Activités internationales Annual Report of the National Archives 1987-1988
International Activities
International activities are an
important part of the National
Archives of Canada's missbn
to encourage archival activities
and the archival community.
The exchange of ideas, advbe
and training, as well as
cooperative projects are vital.
Many issues must be resolved
at the international level and as
a result international relations
and representation on working
groups play a key role in the
archival environment.
At the National Archives of
Canada, a report entitled
Archives Sponsorship of Future
International Activities was approved in 1987. The report contained proposals for the
creation and management of
an International Programs
Activity within the National
Archives. Elements of the
program include a planning
cycle, formal decision and approval process, a financial control and accounting system,
and a reporting mechanism to
record the results achieved.
The implementation of the
report started in January 1988.
Cooperative Ventures
The National Archives of
Canada and the National
Archives and Records
Administration of the United
States have an agreement
whereby the results of research
projects on records management and automated information systems are shared. The
agreement includes a provision
that ensures that both institutions inform each other of any
research plans whbh effectively eliminates any duplication of
effort.
Dr. Jean-Pierre Wallot, the
National Archivist, visited
Bulgaria and discussed
cooperative projects and
exchanges with the country's
national archives.
Mr. E.M. Kozhevnikov, the first
assistant to the Head of the
Main Archival Directorate of the
Council of Ministers of the
U.S.S.R. and Mr. Y.P. Tarasov,
Chief of the External Relations
Office of the Main Archival
Directorate visited Canada as
part of a formal exchange of
archivists between the two
countries in order to make the
work of archives better known
and understood. Between 30
October and 8 November 1987,
they held formal meetings with
officials of the National
Archives of Canada and
examined archival facilities of
the federal government in
Ottawa. They also visited
archives in Winnipeg, Toronto
and Montreal before returning
to the Soviet Union.
In September 1987, the National Archives of Canada contributed a copy of the thesaurus
of the PHOCUS database,
which is devoted to documentation related to the conservation
of photographic material, to the
Getty Conservation Institute
Documentation Program. The
PHOCUS terminology will be
studied along with other controlled vocabularies and thesauri
in order to devebp a standardized vocabulary of terms for
use in the international Conservation Information Network.
The National Archives is also
providing some 6,000 records
from the PHOCUS database to
the Getty Conservation Institute
Documentatbn Program. In
doing so, the Natbnal Archives
makes a unique and substantial contribution towards the international exchange of
information on photographic
conservation.
For a number of years, the
London Office has enjoyed a
cordial and cooperative relationship with the Australian Joint
Copying Project which is
similarly engaged in copying for
deposit in Australian archives.
During the year, one particularly important joint mbrofilming
venture involved the records of
the Society for Promoting Christian Knowledge, which was
active in both Canada and the
antipodean region.
The Manuscript Division has
agreed to a request, from the
National Library of Australia, to
publish our finding aid to the
records known as Dominions
Off be 35 as a Handbook of the
Australian Joint Copying
Project.
An exchange of microfilm was
arranged with the Bermuda
Archives.
The Paris Office is participating
in a joint project with France's
Service historique de la Marine
for publication, over the next
two years, of a cumulative
inventory of naval edicts and
orders issued under the Ancien
régime.
An archivist spent three weeks
at the Natbnal Archives of the
Netherlands as part of the
Department of External Affairs'
bilateral cultural exchange
program. The organization and
operations of that archives was
studied and some archival
source material was identified
and will be exchanged on
microfilm.
Advisory Services
Practical training given to
foreign archivists is an important facet of the National
Archives' international activities. An archivist and a conservator from the Archives of
Senegal completed training in
conservation and reprography
over an eleven-month period.
This gave them an overview of
basic conservation techniques
and was a preliminary step in
the establishment of a conservation training program at the
Archives of Senegal. The training was part of an International
Development Research Centre
program.
Beginning in January 1988, two
archivists from the People's
Republic of China began a ten-
month training session
designed to give them experience in archival procedures
and particularly in the application of automated systems to
archival work.
Guided tours were given to a
number of prominent foreign
visitors including: a delegation
from the Musée de la Somme
in France; Minoru Nomura of
the National Diet Library in
Tokyo; D. Cassell of the West
Indies; M. Ahmeth N'Diaye,
professor of archival science at
the University of Dakar,
Senegal; Marilyn MacLennan,
reference librarian from
Canada House, London, U.K.;
Brett Harrison from the Leeds
District Archives, Leeds, U.K.;
and personnel from the
Australian National University
and the Washington State Archives, Office of the Secretary
of State. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
Activités internationales    Projets conjoints
Les activités internatbnales
sont une composante
essentielle de la mission des
Archives nationales qui consiste à appuyer les activités
archivistiques et la communauté archivistique. Les
échanges d'idées, de conseils
et de services de formation,
tout comme les projets conjoints, sont vitaux. De
nombreux problèmes ne
pouvant être résolus qu'au
niveau international, tes relations internationales et la
participation à des groupes de
travail jouent un rôle primordial
dans le monde des archives.
Les Archives nationales du
Canada ont approuvé un rapport intitulé « Archives Sponsorship of Future International
Activities », qui contient des
propositions pour la création et
la gestbn d'un programme
d'activités internatbnales au
sein des Archives. Ce
programme comprend notamment un cycle de planification,
un processus officiel de
décision et d'approbation, un
système de contrôle financier
et de comptabilité, et un
mécanisme d'enregistrement
des résultats obtenus.
L'implantation des recommandations du rapport a débuté en
janvier 1988.
Un accord existe entre les
Archives nationales du Canada
et les National Archives and
Records Administration des
États-Unis qui prévoit que
seront partagés par les deux
institutions les résultats de
travaux de recherche en
gestion des documents et en
systèmes automatisés
d'information. L'accord prévoit
également que les deux institutions se tiendront mutuellement
informées de leurs projets de
recherche de façon à éliminer
tout dédoublement d'efforts.
L'archiviste natbnal, M. Jean-
Pierre Wallot, a discuté
d'échanges et de projets
conjoints avec les archives
nationales de Bulgarie brs
d'un séjour dans ce pays.
M. E.M. Kozhevnikov, premier
adjoint au chef de la Direction
générale des archives du Conseil des ministres d'URSS, et
M. Y.P. Tarasov, chef du Bureau
des relations extérieures de la
Direction générale des archives, sont venus au Canada
dans le cadre d'un échange
d'archivistes entre les deux
pays, conçu pour faire mieux
connaître et comprendre te
travail des archives. Entre le 30
octobre et le 8 novembre 1987,
ils ont tenu des réunions officielles avec des fonctionnaires
des Archives nationales et ont
étudié les installations
d'archives du gouvernement
fédéral à Ottawa. Ils ont également visité les archives à
Winnipeg, Toronto et Montréal
avant de regagner l'Unbn
soviétique.
En septembre 1987, tes
Archives nationales du Canada
ont donné au programme de
documentation du Getty Conservation Institute une copie du
thésaurus de la base de
données PHOCUS, qui porte
sur la documentation relative à
la conservation des documents
photographiques. L'étude de la
terminologie de PHOCUS et
d'autres thésaurus et vocabulaires contrôlés permettra
d'établir une liste normalisée de
termes qui seront utilisés dans
le réseau international
d'information sur la conservation. Les Archives nationales
ont également donné quelque
6 000 documents de la base de
données PHOCUS au Getty
Conservation Institute, apportant ainsi une contribution à la
fois unique et substantielle à
l'échange international
d'information sur la conservation des photographies.
Depuis un certain nombre
d'années, te Bureau de
Londres collabore avec le
projet australien qui s'occupe
d'obtenir des copies de
documents pour les archives
australiennes. Au cours de
l'année, s'est déroulé un important projet conjoint de microfilmage des documents de la
Society for Promoting Christian
Knowledge, laquelle s'est
manifestée tant au Canada que
dans la région australe.
À la demande de la
Bibliothèque nationale
d'Australie, la Divisbn des
manuscrits a accepté de
publier l'instrument de recherche relatif aux documents connus sous te nom de Dominion
Off be 35, à titre de manuel du
projet conjoint australien de
copie de documente.
Un échange de microfilms a été
conclu avec les Archives des
Bermudes.
Le Bureau de Parte a un projet
conjoint avec le Service historique de la Marine de France
pour la publicatbn, au cours
des deux prochaines années,
d'un inventaire cumulatif des
Édite et Ordonnances de la
Marine sous l'Ancien régime.
Un archiviste a passé trois
semaines aux Archives nationales des Pays-Bas dans le
cadre du programme d'échanges culturels bilatéraux du
ministère des Affaires
extérieures. Il a étudié
l'organisation et le fonctionnement des archives des Pays-
Bas et identifié certains
documents d'archives qui
seront échangés sur microfilm.
Services consultatifs
La formatbn pratique que les
Archives nationales permettent
à des archivistes étrangers
d'acquérir constitue une importante facette de leurs activités
internationales. Un archiviste et
un conservateur des Archives
du Sénégal ont suivi un stage
de onze mois en conservation
et en reprographie. Ce séjour
leur a permis de se familiariser
avec les techniques de base en
conservation et a été le prélude
à l'instauration d'un programme
de formation en conservation
aux Archives du Sénégal. Le
stage faisait partie d'un
programme du Centre de
recherche en développement
international.
En janvier 1988, deux archivistes de la République populaire
de Chine ont entrepris une
sessbn de formation de dix
mois qui doit accroître leur
expérience des méthodes
archivistiques et plus spécialement de l'application des
systèmes automatisés au
travail archivistique.
Des visites guidées ont été
organisées à l'intention de
visiteurs étrangers de marque :
délégation du Musée de la
Somme en France; Minoru
Nomura de la Natbnal Diet
Library de Tokyo; D. Cassell
des Antilles; M. Ahmeth
N'Diaye, professeur
d'archivistique à l'Université de
Dakar, Sénégal; Marilyn
MacLennan, bibliothécaire de
référence à la Maison du
Canada à Londres, Grande-
Bretagne; Brett Harrison des
Leeds District Archives, Leeds,
Grande-Bretagne; et personnel
de l'Université nationale
d'Australie et des Archives de
l'État de Washington, Bureau
du Secrétariat d'État Annual Report of the National Archives 1987-1988
International Organizations
Canada will be hosting the International Council on Archives'
1992 Congress in Montreal,
4-12 September 1992. This
Congress is the archival
community's most prestigious
event, held every four years,
and usually attracts over a
thousand participants from
around the world. The National
Archives of Canada and the
Archives nationales du Québec
are collaborating in the preparation of this major event. In the
past year, a Natbnal Commission and specific committees
were established to oversee
the organization of the
Congress.
A number of Natbnal Archives
staff members are active in
many international archival,
library, and museobgical organizations. Of particular note
is the participation of staff members on many committees of
the Intematbnal Council on
Archives. These include the
Current Records Committee,
the Committee on Automation,
the Committee on Reprography, the Commission on
Archival Development (CAD),
the Committee on Audio-Visual
Archives, the Committee on
Literature and Art Archives, and
finally the Committee on Profes-
sbnal Training and Education.
Details may be found in Appendix E which lists Staff Contributions beyond the Department. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
Organismes internationaux
Le Canada recevra le congrès
1992 du Conseil international
des archives à Montréal du 4
au 12 septembre 1992.
Organisé tous les quatre ans,
ce congrès, qui constitue la
manifestation la plus
prestigieuse de la communauté archivistique, attire
habituellement plus d'un millier
de participants de tous les
coins du monde. Les Archives
natbnales du Canada et les
Archives nationales du Québec
collaborent à la préparation de
cet événement marquant Cette
année, une commission nationale et des comités ont été mis
sur pied pour superviser
l'organisation du congrès.
Un certain nombre de membres
du personnel des Archives nationales sont actifs dans divers
organismes internationaux,
notamment dans des comités
du Conseil international des archives : comité dès archives
courantes, comité de
l'automatisation, comité de la
reprographie, commission de
développement des archives
(CAD), comité des archives
audio-visuelles, comité des archives littéraires et artistiques,
comité de la formation professionnelle et de l'éducation.
On trouvera à l'annexe E des
détails sur ces activités.  Managing the Department
Administration du département Annual Report of the National Archives 1987-1988
Managing the
Department
Two long-standing employees
retired this fiscal year. The
Natbnal Archives of Canada
wishes to thank Charles Taybr,
Director General of Financial
and Administrative Services,
and Georges Delisle, Director
of the former Picture Division,
for their many years of untiring
service. Mr. Taybr joined the
Public Service in 1953 with
Agriculture Canada and came
to the Archives in 1978.
Mr. Delisle began his career in
the Archives in 1955 and contributed a great deal to the
knowledge, protection and
promotion of Canadian
iconography.
Staff Contributions beyond
the Department
Each year, Natbnal Archives
staff contribute to the archival
community through papers they
deliver, outside publications,
conference organization, memberships on executive of professional associations, editorship
and teaching positions.
A list of contributions appears in
Appendix E.
Personnel
Employment Equity
A voluntary employee survey
was carried out in the summer
of 1987, the results of which
revealed that the statistical representation of disabled persons
and aboriginal peoples has significantly increased over the
representation reported at the
end of March 1987. The survey
also established for the first
time the representation of members of visible minority groups
in the departmental population.
Table VIII entitled Workforce
Statistical Overview shows the
current statistical representation of the major groups in
the departmental workforce in
comparison with that in
March 1987. The results of this
survey will serve as a base for
determining numerical objectives for increasing further the
representation of employment
equity target groups in the
Natbnal Archives for the period
1988-1991.
Positive efforts have been
made to develop qualified
women with high potential to
compete for positions in the
Management Category. During
the past year, three women
were assigned senbr management responsibilities through
acting assignments in senbr
management or executive level
positions, two of which have
been confirmed. Additionally, a
program to provide training and
development opportunities for
women with the potential to become senbr managers, called
the Senbr Management
Development Program for High
Potential Women, has been approved and will be made operational in 1988-1989. A small
number of candidates will be
selected each year to participate in this program, which
will equip the participants to
compete for senbr management positions in the Natbnal
Archives or elsewhere in the
government
Woridorce Adjustment
The Natbnal Archives
workforce adjustment program
continued to have a successful
record in 1987-1988. Since the
beginning of the workforce adjustment program, when a cut
of almost nine per ce nt was imposed on the National Archives
to be carried out over five
years, the vast majority of
affected empbyees have been
placed in alternate positions in
either the National Archives or
in other federal departments.
Most of the surplus positions
had been identified as a result
of the elimination of the Central
Microfilm Operatbns With the
continued cooperation and support of management and staff,
the department is confident that
all or nearly all remaining and
future workforce adjustment
situations will be successfully
resolved.
Personnel Operations
A major undertaking by the Personnel Services Branch during
1987-1988 was the realization
of the Administrative Review of
Staffing project. This review of
the staffing process in the
department included questionnaires and interviews with
managers and personnel officers as well as an interview
sessbn with employee
representatives.
The recommendations from this
review are expected to speed
up and streamline the staffing
process, enhance the planning
and management of personnel
activities and clarify roles and
responsibilities for both personnel and line management
Automation in the Personnel
Services Branch
The Natbnal Archives
developed an automated system for the capture and reporting of information pertaining to
employees' leave. The Leave
and Attendance Reporting System provides immediate access
to empbyee leave data, and allows managers access to the -
system for leave usage information. The program not only
meets the present requirements of the department and
central agencies, but can also
easily be modified to meet new
requirements for many years to
come. It is estimated that this
system will result in an annual
saving of approximately
$15,000 to the department.
The system was presented at a
Personnel Management Systems market showcase sponsored by Supply and Services
Canada, and as a result the
program has since been given
to five other government departments or agencies.
Audits
During 1987-1988, six functional audits were in process, and
five follow-up audits were undertaken on operatbns in the
National Archives and Natbnal
Library. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
Administration du
département
Deux empbyés de longue date
ont pris leur retraite au cours
de l'année. Les Archives nationales du Canada tiennent à
remercier Charles Taybr,
directeur général des Services
administratifs et financiers, et
Georges Delisle, directeur de
l'ancienne Division de
l'iconographie, pour leurs
nombreuses années
d'inlassable service. M. Taylor
est entré à la Fo net ion publique
en 1953, à Agriculture Canada
avant de venir aux Archives en
1978. M. Delisle a commencé
sa carrière aux Archives en
1955 et a grandement contribué à la connaissance, à la
protection et à la promotbn de
l'iconographie canadienne.
Contributions du personnel
hors du cadre départemental
Chaque année, les contributions du personnel des
Archives nationales à la
communauté archivistique sont
multiples : communications,
publications, organisation de
congrès, participation à
l'administration d'associations
professionnelles, rédaction de
revues, enseignement
On trouvera à l'annexe E une
liste des contributions du
personnel.
Égalité en matière d'emploi
Une enquête a été menée
auprès des employés à Pété
1987. Les résultats ont fait apparaître que la représentation
statistique des personnes handicapées et des autochtones
s'était accrue de façon substantielle par rapport aux chiffres de
la fin de mars 1987. L'enquête
révèle également pour la
première f o is la présence de
membres des minorités visibles
parmi les empbyés du département Le tableau VIII donne la
représentation statistique actuelle des principaux groupes
constitutifs du personnel du
département comparée à celle
de mars 1987. Les résultats de
cette enquête serviront de base
pour fixer les objectifs numériques du programme d'égalité
en matière d'empbi aux
Archives nationales pour la
période 1988-1991.
Des efforts concluante ont été
faits pour favoriser le perfectionnement des femmes aptes à
occuper des postes de direction. Au cours de l'année, deux
des trois femmes qui ont
accédé à titre intérimaire à des
postes de gestion ou d'administration supérieure ont été confirmées dans leurs fonctions.
En outre, un programme de
perfectionnement professionnel
à l'intention des femmes
capables d'occuper des postes
de direction a été approuvé. Il
deviendra opérationnel en
1988-1989 et permettra de
sélectionner chaque année un
petit nombre de candidates qui
pourront ainsi acquérir les connaissances nécessaires pour
être compétitives dans les
concours à des postes de
haute direction aux Archives
nationales ou ailleurs au
gouvernement
Réaménagement des effectifs
Le programme de réaménagement des effectifs des Archives
natbnales a continué sur sa
lancée en 1987-1988. Depuis
le début du programme, après
qu'une réduction de près de
neuf pour cent sur cinq ans a
été imposée aux Archives nationales, la grande majorité des
employés touchés par cette
mesure ont été affectés à
d'autres postes, soit aux
Archives nationales soit dans
d'autres ministères. La plupart
des postes en surplus résultent
de la disparition des Services
centraux du microfilm. Avec la
collaboration soutenue et
l'appui de la direction et du personnel, le département est confiant de pouvoir régler au mieux
les problèmes de réaménagement des effectifs à venir ou
encore en suspens.
Opératbns du personnel
Au cours de 1987-1988, la
Direction des services du personnel a effectué une importante étude du processus de
dotatbn au sein du département au moyen de questionnaires et d'entrevues avec les
gestionnaires et les agents du
personnel, de même qu'avec
des représentants des
employés.
Les recommandations de cette
étude devraient permettre
d'accélérer et de rationaliser le
processus de dotation,
d'améliorer les activités de
planification et de gestbn du
personnel et de clarifier les
responsabilités et les rôles
respectifs du personnel et des
gestionnaires.
Automatisation à la Direction
des services du personnel
Les Archives nationales ont mis
sur pied un système automatisé de saisie et de versement
des données relatives aux
congés des empbyés, qui fournit à l'ad m in istration un accès
immédiat aux données de
congé des empbyés. Non
seulement le programme
répond aux exigences actuelles
du département et des organismes centraux, mate il peut
aussi être facilement modifié
pour répondre à d'éventuels
besoins pendant un grand
nombre d'années encore. On
estime que ce système
permettra d'économiser environ
15 000$ par année.
Après avoir été présenté à une
exposition des systèmes de
gestbn du personnel parrainé
par Approvisionnements et Services Canada le programme a
été introduit dans cinq autres
ministères ou organismes du
gouvernement.
Vérifications
Au cours de l'année 1987-
1988, on a procédé à six
vérifications fonctionnelles et à
cinq vérifications de suivi des
opératbns aux Archives
natbnales et à la Biblbthèque
nationale. Annual Report of the National Archives 1987-1988
National Archives of Canada
User Fee Revenue Plan
1987 Strategic Planning
Session
Informatics and Records
Services Branch
In the context of the
government's cost-recovery
policy, and in accordance with
Treasury Board instructions,
the Natbnal Archives of
Canada devebped its User
Fee Revenue Plan. This plan
identifies, for a three-year
period, the revenues expected
to be generated from the
provision of special services including the use of facilities by
the Natbnal Archives of
Canada to its users. The
Natbnal Archives of Canada
User Fee Revenue Plan was
approved by Treasury Board in
October 1987.
Other legal and administrative
aspects of the cost-recovery
exercise were also dealt with.
Extensive consultations were
earned out with officiate of the
Privatization and Regulatory Affairs Secretariat, Privy Council
Office, Treasury Board
Secretariat, and the Archives'
legal counsel as a prelude to
obtaining Governor-in-Council
authorization to charge user
fees.
The 1987 Strategic Planning
Session was held in Cornwall
between 29 September and 2
October 1987. Assessment of
Organization Change, Archives
Sponsorship of Future International Activities, Regbnalization
and Decentralized Access,
Resourcing, Review of
Strateg ic Approaches, 1988-
1992 and Consideration for a
Strategy in the Area of Human
Resources were discussed by
the Natbnal Archives' Senbr
Management Committee during
the sessbn.
Following the review and approval of strateg ic directions for
the period 1988-1992, the
Strategic Approaches for the
National Archives of Canada,
1988-1992 was published.
During the year, the Informatics
and Records Services Branch
completed the Long Range Information Technology and Systems Plan (LRITSP) and had it
approved. The plan established
a framework for devebpment of
automated systems in the
department and outlined four
devebpment environments: Archival Holdings, Off be Support,
Government Records, and Ad-
ministration. The first two of
these environments were given
priority. In addition to the Archivai Holdings project, a contract was made to provide the
functional requirements of the
Office Support environment
and to produce a feasibility
study on implementing an
automated and integrated office
support system. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
Plan de recettes provenant
des droits d'utilisation
Dans le cadre de la politique
gouvernementale de recouvrement des coûts, et conformément aux instructions du
Conseil du Trésor, tes Archives
natbnales ont mis sur pied le
Plan de recettes provenant des
droite d'utilisation. Ce plan, approuvé par le Conseil du Trésor
en octobre 1987, définit, pour
une période de trois ans, tes
revenus que devrait générer la
prestation de services
spéciaux, y compris l'utilisation
des installations et équipements des Archives nationales
par tes usagers.
D'autres aspects juridiques et
administratifs du recouvrement
des coûts ont également été
considérés. Avant de pouvoir
obtenir l'autorisation d'imposer
des frais d'utilisation,
d'importantes consultations ont
été nécessaires avec le
Secrétariat de la privatisation,
de la réglementation et des
opératbns, le Conseil privé, le
Secrétariat du Conseil du
Trésor et avec le conseiller
juridique des Archives.
Session de planification
stratégique 1987
La sessbn 1987 de planification stratégique a eu lieu à
Cornwall du 29 septembre au
2 octobre 1987. Le Comité de
la haute direction s'est penché
sur revaluation des changements organisationnels, le
parrainage d'activités internationales, la régionalisation et la
décentralisation de f accès, tes
ressources, la révision des
orientations stratégiques, 1988-
1992, et l'étude d'une stratégie
en matière de ressources
humaines.
Après révision et approbatbn
des directives stratégiques
pour la période 1988-1992, les
Orientations stratégiques des
Archives nationales du
Canada, 1988-1992 ont été
publiées.
Direction de l'informatique et
des services des documents
Au cours de l'année, la Direction de l'informatique et des services des documents a terminé
son Plan de technologie et de
systèmes d'information à long
terme (PTSILT), et l'a fait approuver. Le plan propose un
cadre pour l'expansion des
systèmes automatisés au sein
du département et détermine
quatre secteurs de développement : les fonds d'archives, les
activités de soutien, tes documents gouvernementaux et
l'ad m in istrat ion. La priorité a
été donnée aux deux premiers
secteurs. Outre te projet des
fonds d'archives, un contrat a
été accordé pour élaborer des
spécif icatbns fonctionnelles
applicables aux activités de
soutien et pour produire une
étude de faisabilité sur
l'implantation d'un système
intégré de bureautique. L Appendices
Annexes r
Annual Report of the National Archives 1987-1988
Appendix A
Publications, 1987-1988
NEW PUBLICATIONS
Finding Aids and Guides
Archival Sources for the Study
of Canadian Jewry
Archival Sources for the Study
of Polish Canadians
Canadian Centre for Information and Documentation on
Archives
Cartographic and Architectural
Archives Division
Checklist of Parish Registers,
1986
FIAF, 1986
Introduction to the National
Archives of Canada
National Archives of Canada
Act
Publications, July 1987
Exhibition Catalogues
Beyond the printed word
The Canada Council:
Fulfillment of a Dream
Periodicals
Government Records Bulletin
Machine Readable Records
Bulletin
The Archivist
Others
Annual Report of the National
Archives of Canada, 1986-1987
Proclamation of the Canada
Act of 1982
REPRINTS
Aperçu — Dressing Up
Aperçu — Quintessential
Canada
Aperçu — Unseen Visions
National Archives of Canada
Act
Papineau: His Life and Times
The Painted Past
The Widening Sphere: Women
in Canada, 1870-1940
DISTRIBUTION OF
PUBLICATIONS
Public Service Statistics
Number sold to individuals
or Supply and Services
Canada 655
Number free in response
to individual requests      30,513
Number free through
mailing lists 36,117
Appendix B
In-House Exhibitions,
1987-1988
MAJOR EXHIBITIONS
100 Years of Architecture in
Kingston: John Power to
Drever& Smith
18 June-4 October 1987
Proclamation of the Canada
Act of 1982 and Portraits of the
Prime Ministers of Canada
2-31 July 1987
Rebellion in the Canadas 1837-
1838
13 August-4 October 1987
Karsh: A Celebration
4 December 1987-28 February
1988
SMALLER EXHIBITIONS
Aperçu — Unseen Visions
28 May-3 December 1987
New Facsimiles of Old Maps
May-12 October 1987
Budge Crawley, 1911-1987
May-August 1987
Nairn Kaftan
15 July 1987-31 January 1988
Sovereign Great Priory of
Canada
11-20 August 1987
Canadian Maps and Atlases
1984-1987
1-8 October 1987
Aperçu — Yousuf Karsh
4 December 1987
Karsh Canada: Canadian
Governors-General and Prime
Ministers
4 December 1987
The Canada Council:
Fulfillment of a Dream
The exhibition marked the 30th
anniversary of the founding of
the Council. It was accompanied by an exhibition of
works from the Art Bank which
was marking its 15th
anniversary.
10 December 1987-28 March   -
1988
Labour Union Charters
January-July 1988
Acquisition of Current Maps
February-August 1988
Strategic Approaches of the
National Archives of Canada,
1988-1992 Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
Annexe A
Publications, 1987-1988
NOUVELLES PUBLICATIONS
Instruments de recherche
et guides
Centre canadien d'information
et de documentation en
archivistique
Division des archives cartographiques et architecturales
FIAF, 1986
Loi sur les Archives natbnales
du Canada
Publications, juillet 1987
Répertoire de registres
paroissiaux, 1986
Sources d'archives sur les
Canadiens polonais
Sources d'archives sur les Juifs
canadiens
Une introduction aux Archives
nationales du Canada
Catalogues d'expositions
Au-delà de récrit
Le Conseil des Arts du
Canada : un rêve réalisé
Périodiques
L'Archiviste
Bulletin des archives
ordinolingues
Bulletin des documents
gouvernementaux
Autres
Orientations stratégiques des
Archives nationales du
Canada, 1988-1992
RÉIMPRESSIONS
Aperçu — La quintessence du
Canada
Aperçu — La valse des atours
Aperçu — VTsbns fugitives
Loi sur les Archives nationales
du Canada
Papineau et son temps
Le passé en peinture
Vers des horizons nouveaux :
la femme canadienne, 1870-
1940
DISTRIBUTION DES
PUBLICATIONS
Statistiques du service
au public
Vendues à des particuliers
ou à Approvisionnements
et Services Canada 655
Gratuites en réponse à
des demandes 30 513
Gratuites aux personnes
inscrites sur tes listes
d'envoi 36117
AnnexeB
Expositions internes,
1987-1988
GRANDES EXPOSITIONS
100 ans d'architecture à
Kingston — De John Power à
Drever & Smith
18 juin-4 octobre 1987
Proclamation de la Loi
constitutionnelle de 1982 et
Portraits des premiers ministres
du Canada
2-31 juillet 1987
Les rébellions dans les
Canadas, 1837-1838
13 août-4 octobre 1987
Hommage à Karsh
4 décembre 1987-28 février
1988
EXPOSITIONS PLUS PETITES
Aperçu — Visions fugitives
28 mai-3 décembre 1987
Nouveaux fac-similés de cartes
anciennes
Mai-12 octobre 1987
Budge Crawley, 1911-1987
Mai-août 1987
Nairn Kaftan
15 juillet 1987-31 janvier 1988
Grande commanderie du
Canada
11-20 août 1987
Cartes et atlas canadiens
1984-1987
î"* octobre 1987
Aperçu — Yousuf Karsh
4 décembre 1987
Karsh Canada .'gouverneurs
généraux et premiers ministres
canadiens
4 décembre 1987
Le Conseil des Arts du
Canada : un rêve réalisé
Cette exposition commémorait
le trentième anniversaire de la
fondation du Conseil Elle était
accompagnée d'une exposition
de la Banque d'oeuvres d'art
qui soulignait son quinzième
anniversaire.
10 décembre 1987-28 mars
1988
s Chartes syndicales
Janvier-juillet 1988
Acquisitbn de cartes récentes
Février-août 1988
La Proclamation de la Loi
constitutionnelle de 1982
Rapport annuel des Archives
natbnales du Canada, 1986-
1997 Annual Report of the National Archives 1987-1988
Appendix C
Circulating Exhibitions,
1987-1988
OUT-GOING
The Painted Past
10 April-7 June 1987
Vancouver Art Gallery,
Vancouver, British Columbia
8 Jury 1987-3 January 1988
McCord Museum, Montreal,
The Widening Sphere
11 April-7 June 1987
Aitken Bicentennial Centre,
Saint John, New Brunswick
26 J u ne-18 August 1987
Windsor Publb Library,
Wi ndsor, Ontario
17 September-8 November
1987
Lawson Museum, London,
Ontario
Aperçu — Dressing Up
16May-5July 1987
Ameliasburgh Museum,
Ameliasburgh, Ontario
15 July-21 August 1987
Thunder Bay Historical Society
Museum, Thunder Bay, Ontario
1 September-1 November 1987
Guelph Civic Museum, Guelph,
Ontario
10 November-12 December
Aperçu — Quintessential   i
Canada
24 April-31 May 1987
Prince of Wales Northern
Heritage Centre, Yellowknife, J|
Northwest Territories
2 July-28 August 1987
Grace Campbell Gallery, Prince
Albert, Saskatchewan
15 September-12 November
1987
Greater Vernon Museum and
Uuebec
8-27 March 1988
1987
Archives, Vernon, British
University of Winnipeg,
Leaf Rapids National Exhibition
Columbia
Taking Root
Winnipeg, Manitoba
Centre, Leaf Rapids, Manitoba
Eastern Set
1 December 1987-3 January
Papineau: His Life and Times
29 December 1987-29 January
1988
6 June-6 July 1987
1988
Northern Life Museum and
Acadian Village, Caraquet,
23 May-26 July 1987
Dauphin Arts Centre, Dauphin,
Natbnal Exhibition Centre, Ft.
New Brunswick
Manoir Globenski,
St. Eustache, Quebec
Manitoba
Smith, Northwest Territories   m
28 September-23 November
Aperçu — Unseen Visbns
15 January-15 February 1988     j
1987
12 September-18 October 1987
Dawson Creek Art Gallery,
Colchester Historical Museum,
Maison Papineau, Laval,
15 January-31 March 1988
Dawson Creek,
Truro, Nova Scotia
Quebec
University of Waterloo,
Waterloo, Ontario
British Columbia
9 January-21 February 1988
26 October-3 November 1987
1-22 March 1988
Nova Scotia Museum, Halifax,
Université de Montréal,
Aperçu — Souvenirs of
Yorkton Art Council, Yorkton,
Nova Scotia
Montreal, Quebec
Evangeline Land
Saskatchewan
2 March-10 April 1988
9-28 November 1987
14 May-15 June 1987
Aperçu — Canada Fantasy
Moncton Museum, Moncton,
Bibliothèque municipale de
Colchester Historical Museum,
New Brunswick
Granby, Granby, Quebec
Truro, Nova Scotia
1 September 1986-30 June
1988
Canada House, London,
Western Set
11 January-11 March 1988
19-23 June 1987
16June-16July 1987
Bibliothèque munbipale de
Owens Art Gallery, Sackville,.
England
Boucherville, Boucherville,
New Brunswick
Moose Jaw Natbnal Exhibition
Quebec
Dreams of Empire
Centre, Moose Jaw,
1 August-15 October 1987
Saskatchewan
Aperçu — Inner Visions
P.E.I. Museum Headquarters,
5 September 1986-
Charbttetown, Prince Edward
1 September 1989
4 August-1 September 1987
1-26 June 1987
Island
Brouage Cathedral, Brouage,
Kambops Museum and
Heritage House Museum,
France
Archives, Kambops, British
Smiths Falls, Ontario
8 January-7 February 1988
Columbia
Mt. St. Vincent University Art
IN-COMING EXHIBITIONS
3 February-30 April 1988
Gallery, Halifax, Nova Scotia
15 September-1 November
North Bay and Area Museum,
Developing the Map
1987
North Bay, Ontario
1 March-April 1988
Maitwood Museum and Art Gallery, Victoria, British Columbia
Bibliothèque Langelier,
Montreal, Quebec
12 October-23 December 1987
3-31 December 1987
The Live mois — Photographers
Madrona Exposition Centre,
Nanaimo, British Columbia
20 October-18 November 1987
23 January-20 February 1988
Medbine Hat Museum and Art
Gallery, Medbine Hat, Alberta
15 March-15 June 1988
Fort Calgary, Calgary, Alberta Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
57
Annexe C
Vers des horizons nouveaux
Aperçu —La valse des atours
Aperçu — La quintessence du
Expositions itinérantes,
1987-1988
11 avril-7 juin 1987
16 mai-5 juillet 1987
Canada
Aitken Bicentennial Centre,
Ameliasburgh Museum,
24 avril-31 mai 1987
Saint-Jean (N.-B.)
Ameliasburgh (Ont.)
Prince of Wales Northern
EXPOSITIONS MISES EN
Heritage Centre, Yellowknife
CIRCULATION
26 juin-18 août 1987
15 juillet-21 août 1987
(T.N.O.)
Bibliothèque publique de
Thunder Bay Historical Society
Le passé en peinture
Windsor, Windsor (Ont.)
Museum, Thunder Bay (Ont.)
2 juillet-28 août 1987
Grace Campbell Gallery,
10 avril-7 juin 1987
17 septembre-8 novembre 1987
1er septembre-
Prince Albert (Sask.)
Vancouver Art Gallery,
Lawson Museum, London (Ont.)
1er novembre 1987
Vancouver (C.-B.)
Guelph Civic Museum, Guelph
15septembre-
8-27 mars 1988
(Ont)
12 novembre 1987
8 juillet 1987-3 janvier 1988
Université de Winnipeg,
Greater Vernon Museum and
Musée McCord, Montréal (Que.)
Winnipeg (Man.)
10 novembre-
12 décembre 1987
Archives, Vernon (C.-B.)
L'enracinement
Papineau et son temps
Leaf Rapids National Exhibition
1er décembre 1987-
Région de l'est
Centre, Leaf Rapids (Man.)
3 Janvier 1988
23 mai-26 juillet 1987
Northern Life Museum and
6 juin-6 juillet 1987
Manoir Globenski,
29 décembre 1987-
Natbnal Exhibition Centre,
Village acadien, Caraquet
Saint-Eustache (Que.)
29 Janvier 1988
Fort Smith (T.N.-O.)
(N.-B.)
Dauphin Arts Centre, Dauphin
12 septembre-18 octobre 1987
(Man.)
15 janvier-15 février 1988
28 septembre-
Maison Papineau, Laval (Que.)
Dawson Creek Art Gallery,
23 novembre 1987
Colchester Historical Museum,
Truro (N.-É.)
26 octobre-3 novembre 1987
Aperçu — Visions fugitives
Dawson Creek (C.-B.)
Université de Montréal,
15 janvier-31 mars 1988
1w-22 mars 1988
Montréal (Que.)
Université de Waterbo,
Yorkton Art Council, Yorkton
9 janvier-21 février 1988
Nova Scotia Museum, Halifax
(N.-É.)
9-28 novembre 1987
Waterloo (Ont.)
(Sask.)
Bibliothèque municipale de
Aperçu—Souvenirs du pays
Aperçu — Canada de fantaisie
Granby, Granby (Que.)
d'Évangéline
2 mars-10 avril 1988
Musée de Moncton, Moncton
11 janvier-11 mars 1988
14mai-15juin 1987
1er septembre 1986-
30 juin 1988
(N.-B.)
Bibliothèque municipale de
Colchester Historical Museum,
Canada House, Londres,
Région de l'ouest
Boucherville, Boucherville
(Que.)
Truro (N.-É.)
Angleterre
19-23 juin 1987
Rêves d'empire
16 juin-16 juillet 1987
Moose Jaw National Exhibition
Centre, Moose Jaw (Sask.)
Aperçu — Intérieurs
1w-26 juin 1987
Owens Art Gallery, Sackvilie
(N.-B.)
5 septembre 1986-
1er septembre 1989
Heritage House Museum,
1 " août-15 octobre 1987
Cathédrale de Brouage,
4 août-1   septembre 1987
Kamloops Museum and Ar
Smiths Falls (Ont.)
P.E.I. Museum Headquarters,
Chartattetown (Î.-P.-E.)
Brouage, France
chives, Kamloops (C.-B.)
3 f évrier-30 avril 1988
EXPOSITIONS REÇUES
North Bay and Area Museum,
8 janvier-7 février 1988
15 septembre-
1er novembre 1987
North Bay (Ont.)
Mt. St. Vincent University Art
Gallery, Halifax (N.-É.)
L'évolution de la cartographie
Maltwood Museum and Art
12 octobre-23 décembre 1987
Gallery, Victoria (C.-B.)
1er mars-l" avril 1988
3-31 décembre 1987
Bibliothèque Langelier,
Montréal (Que.)
Les Livemois, photographes
Madrona Exposition Centre,
20 octobre-18 novembre 1987
Nanaimo (C.-B.)
23 janvier-20 février 1988
Medicine Hat Museum and Art
Gallery, Medicine Hat (Alb.)
15mars-15juin 1988
Fort Calgary. Calgary (Alb.) Annual Report of the National Archives 1987-1988
Appendix D
Loans, 1987-1988
DOCUMENTARY ART AND
PHOTOGRAPHY
London Regional Art Gallery,
London, Ont., Waterworks
April-July 1987
6 works by Roebuck, Levinge,
Williams and Cockburn
Canadian Forces Base
Esquimalt, Victoria, B.C.,
History of the Naval Base
at Esquimalt
May 1987-May 1988
9 medals for display concerning Victoria Cross recipient
Roland Bourke
Art Gallery of Hamilton,
Hamilton, Ont., Industrial
Images/Industrial Imagination
May-July 1987
5 posters and 1 print
Musée du Québec, Quebec,
Que., The Livemois —
Photographers
June-September 1987
5 albums of photographs,
7 unmounted photographs,
1 painted photograph
Musée du Québec, Quebec,
Que., Henri Beau, 1863-1949
June-September 1987
8 watercolours and 4 oil
paintings
Mississauga Civic Centre Art
Gallery, Mississauga, Ont.,
Mississauga Past and Present
June-August 1987
1 watercolour and 1 drawing
Royal Ontario Museum,
Toronto, Ont., Posted to
Canada: The Watercolours of
George Russell Dart ne II,
1835-44
September 1987-February
1988
5 watercolours
Winnipeg Art Gallery, Winnipeg,
Man., Vistas of Promise
November 1987-January 1988
17 works by Charleson,
Chesterton Hall, Pedder,
Roper, Schell
Musée du Saguenay-Lac
St Jean, Chicoutimi, Que., Le
cent-cinquième anniversaire de
la région du Saguenay-Lac
St Jean
November 1987-January 1988
3 works by Hamel
Art Gallery of Northumberland,
Cobourg, Ont., Some
Prominent People
November 1987-January 1988
1 watercolour and 1 work by
Hamel
Nickle Arts Museum, Calgary,
A It a., Tait McKenzie
Retrospective
January-March 1988
2 plaques by McKenzie
Whyte Museum of the
Canadian Rockies, Banff, Alta.,
When Winter Was King: The
Image of Winter in 19th
Century Canada
January-March 1988
25 works of art by Armstrong,
Wane, Cresswell, Weston,
Eagar, Napier, Lock, Hind,
Rindisbacher, Peachey,
Cockburn, Levinge and Anon.
10 photographs by Horetzky,
Topley, Henderson, Notman
and Anon.
FILMS
Various European archives,
10 Best Canadian Films, 1987-
1988, organized jointly with
External Affairs
10 films
CARTOGRAPHIC RECORDS
New Brunswick Museum, Saint
John, N.B., Theatre of Empire:
300 Years of Maps of the
Maritimes
8 maps
Annapolis Valley-Macdonald
Museum, Middleton, N.S., The
Sea Coasts of Nova Scotia
horn the Pages of Book I of
J.F.W. DesBarres Atlantic
Neptune
2 copper plates
International Cartographic
Association Conference,
Morelia, Mexico, Canadian
Maps and Atlases 1984-1987
October 1987
Various items
Appendix E
Staff Contributions
beyond the Department
ATHERTON, Jay
Representative, Committee on 1
Professional Training and
Education, International
Council on Archives
BALLANTYNE, Derek
Paper on users and automated
systems, Association of
Canadian Archivists »
President, Eastern Ontario
Archivists Associ at ion
BARBER, Loretta
Editor, Newsletter, Ontario
Association of A re h i v i st s
BERGERON, Rosemary
Editor, Bulletin, Association for
the Study of Canadian Radio
and Television
BIRRELL, Andrew
Paper, "Automation and
Research in the National
Archives of Canada: Present   I
Reality, and Future Hopes,"
International Council for
Canadian Studies, Hamilton,
Ont.
BLAIS, Gabrielle
Editorial Board, Book Review
Editor, Archivaria
Editor, Historical Booklet
Series, Canadian Historbal
Association
"Recovering a Lost Heritage:
The Case of the Canadian
Forestry Service Records,"
Archivaria, No. 25
BROWN, David
"Pricing Decisions for Ontario
Land: The Farm Community
and the Speculator in Essex
County During the First Half of
the Nineteenth Century,"
Canadian Geographic,
Geographba, Vol. 31 Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
Annexe D
Prêts, 1987-1988
ART DOCUMENTAIRE ET
PHOTOGRAPHIE
London Regbnal Art Gallery,
London (Ont.), Waterworks
Avril-juillet 1987
6 œuvres de Roebuck,
Levinge, Williams et Cockburn
Base des Forces armées
canadiennes à Esquimalt,
ijctoria (C.-B.), History of the
Naval Base at Esquimalt
Mai1987-mai 1988
9 médailles concernant Roland
Bourke, récipiendaire de la
croix de Victoria
Art Gallery of Hamilton,
Hamilton (Ont.), Industrial
Images/Industrial Imagination
Mai-juillet 1987
5 affiches et 1 estampe
Musée du Québec, Québec
(Que.), Les Livemois,
photographes
Juin-septembre 1987
5 albums de photographies,
7 photographies non montées,
1 photographie peinte
Musée du Québec, Québec
(Que), Henri Beau, 1863-1949
Juin-septembre 1987
8 aquarelles et 4 huiles
Mississauga Civic Centre Art
Gallery, Mississauga (Ont.),
Mississauga Past and Present
Juin-août 1987
1 aquarelle et 1 dessin
Royal Ontario Museum, Toronto (Ont.), Posted to Canada:
The Watercolours of George
Russell Dartnell, 1835-44
Septembre 1987-février 1988
5 aquarelles
Winnipeg Art Gallery, Winnipeg
(Man.), Vistas of Promise
Novembre 1987-janvier 1988
17 œuvres de Charleson,
Chesterton Hall, Pedder, Roper
etSchell
Musée du Saguenay-Lac
Saint-Jean, Chicoutimi (Que.),
Le cent-cinquième anniversaire
de la région du Saguenay-Lac
St-Jean
Novembre 1987-janvier 1988
3 œuvres de Hamel
Art Gallery of Northumberland,
Co bourg (Ont.), Some
Prominent People
Novembre 1987-janvier 1988
1 aquarelle et 1 œuvre de
Hamel
Nickle Arts Museum, Calgary
(Alb.), Tait McKenzie
Retrospective
Janvier-mars 1988
2 plaques de McKenzie
Whyte Museum of the
Canadian Rockies, Banff (Alb.),
When Winter was King: The
Image of Winter h 19th
Century Canada
Janvier-mars 1988
25 œuvres d'art de Armstrong,
Wane, Cresswell, Weston,
Eagar, Napier, Lock, Hind, Rin-
disbacher, Peachey, Cockburn,
Levinge et Anon, et 10
photographies de Horetzky,
Topley, Henderson, Notman et
Anon.
FILMS
Divers dépôts d'archives
européens. Les 10 meilleurs
films canadiens, 1987-1988,
organisé conjointement avec
le ministère des Affaires
extérieures
10 films
DOCUMENTS
CARTOGRAPHIQUES
New Brunswick Museum,
Saint-Jean (N.-B.), Theatre of
Empire: 300 Years of Maps of
the Maritimes
8 cartes
Annapolis Valley-Macdonald
Museum, Middleton (N.-É.),
The Sea Coasts of Nova Scotia
from the Pages of Book I of
J.F.W. Des Barres Atlantic
Neptune
2 plaques de cuivre
Congrès de l'Association
internationale de cartographie,
Morelia, Mexique, Cartes et
atlas canadiens 1984-1987
Octobre 1987
Divers documents
Annexe E
Contributions du
personnel hors du
cadre départemental
ATHERTON, Jay
Représentant, comité de la
formation professionnelle
et de l'éducation, Conseil
international des archives
BALLANTYNE, Derek
Communication sur les
systèmes automatisés et les
utilisateurs, Association of
Canadian Archiviste
Président, Eastern Ontario
Archiviste Association
BARBER, Loretta
Rédactrice, Newsletter, Ontario
Association of Archivists
BERGERON, Rosemary
Rédactrice, Bulletin,
Association pour l'étude de la
radio-télévision canadienne
BIRRELL, Andrew
Communication, « Automation
and Research in the Natbnal
Archives of Canada: Present
Reality, and Future Hopes »,
Conseil international des
études canadiennes, Hamilton
(Ont.)
BLAIS, Gabrielle
Comité de rédaction, responsable des comptes rendus,
Archivaria
Rédactrice, Collection des
livrets historiques, Société
historique du Canada
« Recovering a Lost Heritage:
The Case of the Canadian
Forestry Service Records »,
Archivaria, n° 25
BROWN, David
« Pricing Decisions for Ontario
Land: The Farm Community
and the Speculator in Essex
County During the First Half of
the Nineteenth Century »,
Canadian Geographic,
Geographica, vol. 31 60
Annual Report of the National Archives 1987-1988
BURANT, Jim
DAHL, Ed
DICK, Ernie
HAWKINS, Elizabeth
Research Associate, Depart
Canadian representative, Inter
Paper on the sound collection
Member, Advisory Committee,
ment of Art History, Carleton
national Map Collectors Society
of the National Archives,
National Study on Photocopy
University
Conference of the International
ing in Canadian Libraries
Editorial Advisor, The Map
Association of Sound Archives,
Talks, University of Ottawa
Collector
Amsterdam, Netherlands
HENDRIKS, Klaus
Women's Club and Friends of
Paper, "On Storage Conditions
the Natbnal Gallery of Canada
Canadian representative,
Paper on selection criteria for
for Photographb Rim," History M
History of Cartography Group,
broadcast news, Local
of Photography
Article on the artist Robert
PAIGH
Television News Archives Con
Hood, The Dictionary of
ference, Madison, Wisconsin,
"Further Experiments on the
Canadian Biography
Canadian contributor,
U.S.A.
Restoration of Discolored Black-
Bibliographia Cartographica
and-White Photographb Prints  1
Picture consultant, The
DOZOIS, Paulette
in Chemical Solutions/
Illustrated History of Canada
Chairman, Publications and
President, Eastern Ontario
Preprints of the Eighth Triennial
Nominations Committees,
Arch ivists Association
Meeting, ICOM Committee for
CARDINAL, Louis
Society for the History of
Conservation
Member, Canadian Natbnal
Discoveries, London, England
DUBE, Timothy
Committee, International
Editor, Observair, Canadian
"Storage and Handling of
Cartog raphic Association
Chairman, Sessbn on carto-
Aviation Historical Society
Photographb Materials,"
bibliography, 12th International
Preservation of Library
Treasurer, Canadian
Conference on the History of
FAIRWEATHER, Joan
Materials, IFLA Publication 41
Cartog raphic Associatio n
Cartography, Paris, France
Executive Committee, Associa
tion for the Study of Canadian
Paper, "On the Possibilities of
French translator, abstracts
Chairman and compiler,
Radb and Television
Restoring Discolored Black-
Cartographica
Facsimile Map Series
and-White Photographb Prints
GAVREL, Katharine
in Chemical Solutions," IADA,
CASTONGUAY, Denis
Associate editor and history of
Workshop on management of
Berlin, West Germany
Paper on the computerization
cartography editor.
EDP records, IASSIST, Associa
of iconographie records at the
Cartographica
tion of Canadian Archivists,
Two papers, one on the restora
Natbnal Archives of Canada,
Society of American Archiviste,
tion of faded photographb im
Association of Canadian
Consultant and contributing
Society of Arch ivists (Britain)
ages and "Image Manipulation   I
Archivists
author, The Canadian
in the Eighties," Royal
Encyclopedia
Executive Committee, IASSIST
Photographb Society, Oxford,
CHABOT, Victorin
and International Federation of
England
Presentation on the description
Lecture, "The Larger Picture:
Data Organizations
of archival documente and
An Overview of the Early Map
Advisory services provided to
automation, Association des
ping of Canada," Saint John,
With John McDonald, seminar
the Natbnal Archives of
archivistes du Québec
N.B.
on data scheduling, UBC
Zimbabwe and the Archives of
Archival Studies Program
Senegal.
COOK, Terry
Paper, "Historical Overview of
"Leaving Safe and Accustomed
the Cartography of the Quebec
GIGNAC, Gilbert
HILLMAN, Thomas
Ground: Ideas for Archivists,"
City Regbn", Carto-
Paper on the aspects of hand-
"A Statutory Chronology of
Archivaria, No. 23
Quebec/Canadian Cartographic
coloured photographs, Friends
Southwestern Ontario 1792-
Association Conference,
of Art History, Carleton
1981," Canadian Papers in
"Legacy in Limbo: An 1 ntreduc
Quebec, Que.
University
Rural History, Vol. 6
tion to the Records of the
Department of the Interior,"
DEMPSEY, Colleen
Member, Selection Committee,
Paper, "Introduction of Rural
Archivaria, No. 25
President, Association of
Royal Canadian Mint
Mail Delivery Service in
Canadian Archivists
Canada," British North America
Editor, Historical Booklet
Member, Awards Jury, First
Philatelic Society,
Series, Canadian Historical
DESMARAIS, Ellen
International Exhibition of the
Chartattetown, P.E.I.
Association
Slide presentation on the
Pastel Society of Canada
ICCROM course in Rome, Italy
KAZYMYRA-DZIOBA, Nadia
CRAIG-BULLEN, Catherine
"Conservatbn of Paper
GORDON, Robert
Paper, "Cataloguing
Paper, "The Conservatbn of a
Objects," National Archives of
Representative, Committee on
Procedures for Architectural
Lanark Renfrew County Map,"
Canada and Natbnal Library of
Literature and Art Archives, In
Drawings at the Natbnal
American Institute for Conserva
Canada
ternational Council on Archives
Archives of Canada," Interna-   1
tion, Vancouver, B.C.
tional Congress of Architectural
GUAY, Louise
Museums Conference,
Paper on the history of photog
Warsaw, Poland
1
raphy, Carleton University Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
BURANT, Jim
Assistant de recherche,
Département de l'histoire de
l'art, Université Carleton
Causeries, Club des femmes
de l'Université d'Ottawa et Amis
du Musée des beaux-arts du
Canada
Article sur l'artiste Robert
Hood, Dictionnaire
biographique du Canada
Conseiller en iconographie.
The Illustrated History of
Canada
CARDINAL, Louis
Membre, comité national
canadien, Association
internationale de cartographie
Trésorier, Association
canadienne de cartographie
Traducteur de résumés de
Cartographica
CASTONGUAY, Denis
Communication sur
l'informatisation des documents
iconographiques aux Archives
nationales du Canada, Association of Canadian Archivists
CHABOT, Victorin
Exposé sur la description des
documents d'archives et
l'automatisation, Association
des archivistes du Québec
COOK, Terry
« Leaving Safe and Accustomed Ground: Ideas for Archivists », Archivaria, n° 23
« Legacy in Limbo: An Introduction to the Records of the
Department of the Interior »,
Archivaria, n° 25
Rédacteur, Collection des
livrets historiques, Société
historique du Canada
CRAIG-BULLEN, Catherine
Communication, « The Conservatbn of a Lanark Renfrew
County Map », American
Institute for Conservation,
Vancouver (C.-B.)
DAHL, Ed
Représentant du Canada, international Map Collectors Society
Conseiller à la rédaction, The
Map Collector
Représentant du Canada,
Groupe d'histoire de la
cartographie, PAIGH
Collaborateur canadien,
Bibliographia Cartographica
Président, comité des publications et comité des mises en
candidature, Society for the
History of Discoveries,
Londres, Angletene
Président, session sur la carto-
bibliographie, 12e congrès
international sur l'histoire de la
cartographie, Paris, France
Président et compilateur,
Facsimile Map Series
Rédacteur adjoint et rédacteur
de la section d'histoire de la
cartographie, Cartographica
Conseiller et auteur, The
Canadian Encycbpedia
Conférence, « The Larger Picture: An Overview of the Early
Mapping of Canada », Saint-
Jean (N.-B.)
Communication, « Historical
Overview of the Cartography of
the Quebec City Regbn »,
congrès Carto-Québec/
Association canadienne de
cartographie, Québec (Que.)
DEMPSEY, Colleen
Présidente, Association of
Canadian Arch ivists
DESMARAIS, Ellen
Présentation de diapositives
sur te cours de l'ICC ROM à
Rome, Italie, « Conservation of
Paper Objecte », Archives
nationales du Canada et
Bibliothèque nationale du
Canada
DICK, Ernie
Communication sur les fonds
d'archives sonores des
Archives nationales du
Canada, congrès de
l'International Associatbn of
Sound Archives, Amsterdam,
Pays-Bas
Communication sur les critères
de sélection pour tes nouvelles
radio et télédiffusées, congrès
des Local Television News
Archives, Madison (Wisconsin),
États-Unis
DOZOIS, Paulette
Présidente, Eastern Ontario
Archivists Associatbn
DU BE, Timothy
Rédacteur, Observair,
Canadian Aviation Historical
Society
FAIRWEATHER, Joan
Comité de direction,
Associatbn pour l'étude de la
radio-télévision canadienne
GAVREL, Katharine
Atelier sur la gestbn des
documents de TED, IASSIST,
Association of Canadian
Archiviste, Society of American
Archiviste, Society of Archivists
(Grande-Bretagne)
Comité de direction, IASSIST et
Association internationale des
organisations pour tes services
des données en sciences
sociales
En collaboration avec
J. McDonald, séminaire sur
l'établissement des calendriers
de conservation des données,
Programme de maîtrise en
archivistique, Université de la
Colombie-Britannique
GIGNAC, Gilbert
Communication sur les aspects
des photographies colorées à
la main, Friends of Art History,
Université Carleton
Membre, comité de sélection,
Monnaie royale canadienne
Membre du jury, première
exposition internationale de la
Pastel Society of Canada
GORDON, Robert
Représentant, comité des
archives littéraires et
artistiques, Conseil
international des archives
GUAY, Louise
Communication sur l'histoire
de la photographie, Université
Carleton
HAWKINS, Elisabeth
Membre, comité consultatif,
étude nationale sur la
- photocopie dans les
bibliothèques
HENDRIKS, Klaus
« On Storage Conditions for
Photographb Film », History of
Photography
« Further Experiments on the
Restoration of Discolored Black-
and-White Photographic Prints
in Chemical Solutions »,
Preprints of the Eighth Triennial
Meeting, ICOM Committee for
Conservation
« Storage and Handling of
Photographb Materials »,
Preservation of Library
Materials, IFLA Publication 41
Communication, « On
Possibilities of Restoring
Discolored Black-and-White
Photographb Prints in Chemical Solutions », IADA, Berlin,
Allemagne de l'Ouest
Deux communications, Tune
sur la restauration des images
photographiques décolorées et
« Image Manipulation in the
Eighties », Royal Photographie
Society, Oxford, Angletene
Services consultatifs aux Archives natbnales du Zimbabwe
et aux Archives du Sénégal
HILLMAN, Thomas
« A Statutory Chronology of
Southwestern Ontario 1792-
1981 », Canadian Papers in
Rural History, vol. 6
Communication, « Introduction
of Rural Mail Delivery Service
in Canada », British North
America P h ilate lie Society,
Chariottetown (Î-P.-É.) Annual Report of the National Archives 1987-1988
KELLY, Susan
Editorial Board, Film Canadiana
Member, panel discussion on
art institutions, University of
Toronto, Ont.
LITALIEN, Raymonds
Paper, "Jacques Cartier
explorateur" to Rencontre du
Paper on machine-readable
data and archives, UBC Library
Sciences and Archival Studies
KENNEDY, Patricia
Sabn du livre maritime
Program
Paper on sources relating to
Adjunct Professor, Art History
organized by the Commission
penal transportation from
Department, Carleton University
française d'histoire maritime,
Presentation on data schedul
British North America to
Concameau, France
ing to records managers and
Bermuda and Australia before
KULA, Sam
systems administrators,
1841, Canadian Law History
Member, Executive Boards of
LOCHEAD, Richard
Government of British Columbia
Conference
Intematbnal Federation of
Paper on the validity of oral
Television Archives and Interna
history as evidence, American
Presentation on information
KESTERIS, Andris
tional Federation of Film
Oral History Association, St.
management and office
Secretary, Ottawa Chapter,
Archives
Paul, Minnesota, U.S.A.
automatbn to Data Processing
Society of Motion Picture and
Institute and Society of
Television Engineers
Board of Directors, Canadian
Editor, Journal of the Oral
Canadian Office Automatbn
Film Institute
History Association
Professionals
KIDD, Betty
Corresponding Editor, Imago
Editorial Board, Film Canadiana
LOEWEN, Candace
With R. Provbk, workshop on
Mundi
"Women for Peace: Voice of
electronic records, Ontarb
Undertook the assignment to
Women, the 1960's," Horizon
Archives
"Report of the Cartographic and
establish and direct, for two
Canada, No. 82
Architectural Archives Divisbn
years, the Canadian Centre for
McDONALD, Lee
to the 1987 Annual Conference
Advanced Film Studies,
MacDONALD, Wilma
Representative, Current
of the ACMLA," ACMLA Bulletin
Toronto, Ont
Paper, "Anglican Archives in
Records Committee, Interna
64, September, 1987
Rupert's Land," Canadian
tional Council on Archives
Member of panel discussion on
Studies Conference on the
Chairperson, Session on collec
selection in archives, Banff TV
Anglican Church in Western
MOORE, Dan
tion inventory and rationaliza
Festival
Canadian History, Winnipeg
Editor, Newsletter, Canadian
tion, ACMLA Annual Conference
Historical Association
L'ESPÉRANCE, Jeanne
Gukie to the Holdings of the
Selection of material for the
President, Ontario Association
Archives of the Ecclesiastical
English-Language Secretary,
Ontarb Institute of Chartered
of Archivists, 1987-1988
Province and Dioceses of
Canadian Historical Association
Cartographers Conference,
Rupert's Land, Winnipeg, 1986
Lindsay, Ont.
Secretary Treasurer, Canadian
MOREAU, Jean-Paul
Committee on Women's History
MAJOR-MAROTHY, Eva
Paper on the preservation of
Editorial Advisory Committee,
Course on art as visual com
audio materials, archives
Canadian Geographic
Exhibitions Review Editor,
Archivaria
munication, Carleton University
course, University of Montreal
Felbw and Director, Royal
McCLYMONT, Ian
Bibliographic information on
Canadian Geographical Society
LAINE, Edward
Chairman, Natbnal Archival
French language radio and
Secondment, for two years,
Appraisal Board
television, Archives
KLEMPAN, Barbara
Chief, Area III History Exhibition
Managing editor, Journal of the
Project, Canadian Museum of
Mcdonald, John
MORRIS, Lynn
International Institute for
Civilization
Commentator, Office Automa
Administrator, Natbnal Archival
Conservation-Canadian Group
tion Sessbn, workshop on
Appraisal Board
LANGELIER, Gilles
machine-readable records, As
Board of Directors, Internation
Paper on the microfilming
sociatbn of Canadian Archivists
MOUSAW, Norma
al Institute for Conservatbn-
program, Special Libraries
Membership Secretary, Associa
Canadian Group
Association Conference,
Board, Society of Canadian
tion of Canadian Map Libraries
Anaheim, California
Office Automatbn Professionals
and Archives
Guest lecturer, "What a Paint
ing Communicates to a Conser
Article on Jeremiah McCarthy
Chairperson, Government
vator," Carleton University
in Volume VI of the Canadian
Records Section, Society of
Dictionary of Biography
American Arch ivists
KOLTUN, Lilly
Intematbnal Advisory Board,
LaROSE, Michèle
Paper, "Data and Document In
History of Photography: An
Member, Conservation Commit
terchange Standards," Society
International Quarterly
tee, Canadian Council of
Archives
of American Archivists
Lecture on the scheduling of
With K. Gavrel, seminar on
government photographs,
Lecture on archival preserva-
data scheduling, UBC Archival
Society of American Archivists,
tbn programs, Concordia
Studies Program
New York City, U.S.A.
University Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
KAZYMYRA-DZIOBA, Nadia
Communication, « Cataloguing
Procedures for Architectural
Drawings at the Natbnal
Archives of Canada », congrès
international de l'Architectural
Museums Conference,
Varsovie, Pologne
KELLY, Susan
Comité de rédaction, Film
Canadiana
KENNEDY, Patricia
Communication sur les sources
relatives aux déportations
pénales de l'Amérique du Nord
britannique aux Bermudas et
en Australie avant 1841,
Canadian Law History
Conference
KESTERIS, Andris
Secrétaire, sect io n d'Ottawa,
Society of Motion Picture and
Television Engineers
KIDD. Betty
Conespondante, Imago Mundi
« Report of the Cartographe
and Architectural Archives
Division to the 1987 Annual
Conference of the ACMLA »,
ACMLA Bulletin 64, septembre
1987
Présidente, séance sur
l'inventaire et la rationalisation
des collections, congrès annuel
de TACMLA
Choix de documents pour
l'Ontario Institute of Chartered
Cartographers Conference,
Lindsay (Ont.)
Comité consultatif de la rédaction, Canadian Geographic
Membre et directrice, Royal
Canadian Geographical Society
KLEMPAN, Barbara
Rédactrice en chef, Journal of
the International Institute for
Conservation — Canadian
Group
Conseil d'administration du
groupe canadien de l'Institut
intematbnal de la conservatbn
Conférencière invitée, « What a
Painting Communicates to a
Conservator », Université
Carleton
KOLTUN, Lilly
Conseil consultatif international, History of Photography: An
International Quarterly
Conférence sur rétablissement
des plans de conservation des
photographies du gouvernement, Society of American
Archivists, New York (N.Y.),
États-Unis
Membre, table ronde sur les
établissements artistiques,
Université Carleton
Professeur adjoint,
Département de l'histoire de
l'art, Université Carleton
KULA, Sam
Membre, comités de direction
de la Fédération internationale
des archives de télévision et de
la Fédération internationale des
archives du film
Comité de direction, Institut
canadien du film
Comité de rédaction, Film
Canadiana
Membre, table ronde sur la
sélection des archives, Banff
TV Festival
En détachement pour deux ans
afin d'établir et de diriger le
Canadian Centre for Advanced
Film Studies, Toronto (Ont.)
L'ESPÉRANCE, Jeanne
Présidente, Ontarb Association
of Archiviste, 1987-1988
Secrétaire-trésorière, comité
canadien de l'histoire des
femmes
Rédactrice, comptes rendus
d'expositions, Archivaria
LAINE, Edward
En détachement pour deux
ans, chef, Projet des expositions historiques, zone III,
Musée canadien des
civilisations
LANGELIER, Giles
Communication sur le
programme de microfilmage,
congrès de la Special Libraries
Association, Anaheim
(Californie), États-Unis
Article sur Jeremiah McCarthy,
Dictionnaire biographique du
Canada, vol. VI
LaROSE, Michèle
Membre, comité de la
conservation, Conseil canadien
des archives
Conférence sur les programmes de conservation des
archives, Université Concordia
LITALIEN, Raymonde
Communication, « Jacques
Cartier expbrateur »,
Rencontre du Salon du livre
maritime, Commission
française d'histoire maritime,
Concarneau, France
LOCHEAD, Richard
Communication sur la validité
de l'histoire orale comme
preuve, American Oral History
Association, St. Paul
(Minnesota), États-Unis
Rédacteur, Journal of the Oral
History Association
LOEWEN, Candace
« Women for Peace: Voice of
Women, the 1960's », Horizon
Canada, n° 82
MacDONALD, Wilma
Communication, « Anglican
Archives in Rupert's Land »,
congrès des études canadiennes sur l'église anglicane dans
l'histoire de l'Ouest canadien,
Winnipeg (Man.)
Guide to the Holdings of the
Archives of the Ecclesiastical
Pmvince and Dioceses of
Rupert's Land, Winnipeg, 1986
MAJOR-MAROTHY, Eva
Cours sur Tart comme
communication visuelle,
Université Carleton
McCLYMONT, Ian
Président, Conseil natbnal
d'évaluation des archives
McDONALD, John
Commentateur, séance sur la
bureautique, atelier sur les archives ordinolingues, Association of Canadian Archivists
Conseil d'administration,
Society of Canadian Off be
Automation Professionals
Président, section des
documents gouvernementaux,
"Society of American Archivtets
Communication, « Data and
Document Interchange Standards », Society of American
Archivists
En collaboration avec
K. Gavrel, séminaire sur
l'établissement des calendriers
de conservatbn des données,
programme de maîtrise en
archivistique, Université de la
Colombie-Britannique
Communication sur les
données ordinolingues et les
archives, Bibliothèque des
sciences et programme de
matoise en archivistique,
Université de la Colombie-
Britannique
Exposé sur les calendriers de
conservation des données
présenté devant un groupe de
gestionnaires de documents et
d'administrateurs de systèmes,
Gouvernement de la Colombie-
Britannique
Exposé sur la gestbn de
l'information et la bureautique
au Data Processing Institute et
à la Society of Canadian Office
Automatbn Professionals
En collaboration avec
R. Provick, atelier sur les
documents électroniques,
Ontarb Archives
McDONALD, Lee
Représentant, comité des
archives courantes, Conseil
international des archives
MOORE, Dan
Rédacteur, Newsletter, Société
historique du Canada
Secrétaire anglophone, Société
historique du Canada Annual Report of the National Archives 1987-1988
MURRAY, Jeffrey
Review Editor, Association of
Canadian Map Libraries Bulletin
With Jennifer Hamilton, "The
Map is the Message," The
Geographical Magazine, Vol.
LIX, No. 5
"Preserving the Past on the
Trail of '98," The Beaver, Vol.
67, No. 4
"The Mounties of Cypress
Hills," Archaeology, Vol. 41,
No. 1
NAUGLER, Harold
Representative, Automatbn
Committee, Intematbnal
Council on Archives
Co-chairperson, Automated
Records and Techniques Task
Force, Society of American
Archivists
Chairperson, Education Committee, Associatbn of Canadian
Archives
Felbw, Society of American
Archivists
NEUTEL, Walter
Cultural exchange, Natbnal
Archives of the Netherlands
PARKER, Velma
Treasurer, Associatbn of
Canadian Map Libraries and
Archives
Editor, Cartographic
Cataloguer's Newsletter
POITRAS, Mbhel
Director of Programs, Association of Records Managers and
Administrators (local chapter)
PORTER, Donna
Chair, Awards Committee,
Presentation on data
administration, Washington
State Archives and Oregon
State Archives
With D. Taylor-Munro, presentation on data administration and
office automatbn, Association
of Records Managers and
Administrators, Ottawa Chapter
ROBERTSON, Peter
Book Review Editor, Archivaria
Guest Editor, Summer 1988
issue, Archivaria
Genera] Editor, 1988-1990,
Archivaria
ROY, Denis
Paper, "A Comparison of
Several Methods of Recording
Light Levels for Long Periods of
Time," International Institute for
Conservation-Canadian Group
SALMON, Stephen
"Fool Propositions: Mackenzie
King, The Dominion Marine
Association and the Inland
Water Freight Rates Act of
1923," Fresh Water
Cocompiler, Canadian Maritime
Bibliography for 1986
SCHWARTZ, Joan
Editorial Consultant, History of
Photography: An Intematbnal
Quarterly
Canadian Correspondent,
Newsletter, European Society
for the History of Photography
Lecture on Gob Rush photography, Penn State University
Address, centenary of the
founding of the Toronto Camera
Club
SMITH, William
Paper "Program Evaluation and
Program Change: Researcher
and Public Services in the
Public Archives of Canada,"
Canadian Evaluation Society,
Annual Conference, May 1987
Resource individual, Canadian
Council of Archives, Planning
and Priorities Committee
STEVENS, Pierre
Film programming, Margaret
Mead Film Festival, New York,
U.S.A. and Le Cinéma réel,
Paris, France
Paper on archival resources,
Circumpolar Conference,
Montreal, Que.
TAPPER, Lawrence
Contributing editor, Avotaynu —
The Intematbnal Review of
Jewish Geneabgy
TAYLOR-MUNRO, Doug
With R. Provick, presentation
on data ad m in istrat ion and
office automation, Association
of Records Managers and
Administrators, Ottawa Chapter
THOMPSON, Michael
Paper, The Conservatbn of a
Lanark Renfrew County Map,"
American Institute for Conservation, Vancouver, B.C.
TURNER, D. John
Paper on archiving films,
Concordia University
Member of a panel on the
restoration of Back to Gods
Country, Boise University,
Idaho, U.S.A.
Canada's Recovery and
Restoration of Back to Gods
Country, University of Boise
Press, 1986
VAN LEYEN, Ted
Advisory services provided to
the People's Republic of China
VOSIKOVSKA, Jana
Member, panel on archiving
motion pictures and making
them accessible, Conference of
Canadian and American Film
Studies Associations, Montreal,
Que.
Board of Directors, Canadian
Film Institute
Editorial Board, Film
Canadiana, and Intematbnal
Index to Film and TV
Periodicals
Editor, Bibliography of FIAF
Members' Publbations
Representative, Committee on
Audio-Visual Archives, international Council on Archives
WALLOT, Dr. Jean-Pierre
With Gilles Paquet, $46,282
research grant from the Social
Sciences and Humanities
Research Council of Canada,
April 1987 - December 1988
Doctorat honoris causa and
Medal from the University of
Rennes 2, Haute-Bretagne,
France, 29 April 1987
Officer of the Ordre des Arts et   j
des Lettres de la République
française, spring 1987
Citâtion "in recognition and
appreciation for invaluable
contributions," Intematbnal
Records Management Council, j
21 October 1987
Member of the American
Antiquarian Society,
November 1987
Association of Canadian Map
SMART, John
Associate director of studies,
Libraries and Archives
Paper, "Leadership in Provin
VACHON, Auguste
École des Hautes Études en
cial Associations," Associatbn
Editor, Heraldry h Canada
sciences sociales, Paris,
Executive Secretary, Canadian
Oral History Associatbn
of Canadian Archiviste
France, April 1987 —
Board of Directors, Heraldry
presented four seminars
Executive, Eastern Ontario
Society in Canada
PROVICK, Robert
Archivists Associatbn
"Le comparatisme en histoire et
With J. McDonald, workshop
Director, Ottawa Valley Branch,
la coopération internationale,"
on electronic records, Ontario
Chairman, Constitutional
Heraldry Society of Canada
acceptance speech upon
Archives
Review Committee, Eastern
receiving a Doctorat honoris
Ontario Archivists Association
Great Seals of Canada, Con
causa from the University of
sumer and Corporate Affairs,
Rennes 2, Haute-Bretagne,
Ottawa, 1988
France, 29 April 1987 Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
MOREAU, Jean-Paul
Communication sur la
conservatbn des documents
sonores, cours d'archivistique,
Université de Montréal
Informations bibliographiques
sur la radio et la télévisbn de
langue française, Archives
MORRIS, Lynn
Membre, Conseil natbnal
d'évaluation des archives
MOUSAW, Norma
Secrétaire à l'adhésion,
Associatbn des cartothèques
canadiennes
MURRAY, Jeffrey
Rédacteur responsable des
comptes rendus, Bulletin,
Associatbn des cartothèques
canadiennes
En collaboration avec
J. Hamilton, « The Map is the
Message », The Geographical
Magazine, vol. LIX, n 5
« Preserving the Past on the
Trail of '98 », The Beaver, vol.
67, n°4
« The Mounties of Cypress
Hills », Archaeobgy, vol. 41,
n°1
NAUGLER, Harold
Délégué, comité de
l'automatisation, Conseil
intematbnal des archives
Coprésident, Automated
Records and Techniques Task
Force, Society of American
Archivists
Président, comité de
l'éducatbn, Association of
Canadian Archivists
Membre, Society of American
Archiviste
NEUTEL, Walter
Échange culturel, Archives
nationales des Pays-Bas
PARKER, Velma
Trésorière, Association des
cartothèques canadiennes
Rédactrice, Newsletter,
Cartographie Cataloguer
POÏTRAS, Michel
Directeur des programmes,
Association de gestionnaires et
d'administrateurs des
documents (section locale)
PORTER, Donna
Présidente, comité des
distinctions, Association des
cartothèques canadiennes
Secrétaire, Société d'histoire
orale du Canada
PROVICK, Robert
En collaboration avec J. McDonald, atelier sur les documents électroniques, Ontario
Archives
Exposé sur l'administration des
données, Washington State Archives et Oregon State Archives
En collaboration avec D. Taylor-
Munro, exposé sur l'administration des données et la
bureautique, Associatbn de
gestionnaires et d'administrateurs des documents
(section d'Ottawa)
ROBERTSON, Peter
Rédacteur responsable des
comptes rendus, Archivaria
Rédacteur invité, Archivaria,
été 1988
Rédacteur en chef, Archivaria,
1988-1990
ROY, Dente
Communication, « A Comparison of Several Methods of
Recording Light Levels for
Long Periods of Time », Institut
international de la conservatbn
—Groupe canadien
SALMON, Stephen
« Fool Propositions: Mackenzie
King, The Dominion Marine
Association and the Inland
Water Freight Rates Act of
1923 », Fresh Water
Collaborateur, Canadian
Maritime Bibliography for 1986
SCHWARTZ, Joan
Conseillère à la rédaction,
History of Photography: An
International Quarterly
Correspondante canadienne,
Bulletin, Association
européenne pour l'histoire
de la photographie
Conférence sur les
photographies de la ruée vers
Por, Penn State University
Allocution, centenaire de la fondation du Toronto Camera Club
SMART, John
Communication, « Leadership
in Provincial Associations », Association of Canadian Archivists
Conseil d'administration,
Eastern Ontario Arch ivists
Association
Président, Constitutional
Review Committee, Eastern
Ontarb Arch ivists Associatbn
SMITH, William
Communication, « Program
Evaluation and Program
Change: Researcher and
Publb Services in the Public
Archives of Canada »,
Canadian Evaluation Society,
conférence annuelle, mai 1987
Personne ressource, Conseil
canadien des archives, comité
de la planification et des
priorités
STEVENS, Pierre
Programmation, Margaret
Mead Film Festival, New York
(N.Y.), États-Unis, et Le
Cinéma réel, Paris, France
Corn m u nication sur les ressources archivistiques, Circumpolar
Conference, Montréal (Que.)
TAPPER, Lawrence
Rédacteur et auteur, Avotaynu
— The International Review of
Jewish Genealogy
TAYLOR-MUNRO, Doug
En collaboration avec
R. Provick, exposé sur
l'administration des données et
la bureautique, Associatbn de
gestionnaires et d'administrateurs des documents
(section d'Ottawa)
THOMPSON, Micheal
Communication, «TheConservation of a Lanark Renfrew
County Map », American
Institute for Conservatbn,
Vancouver (C.-B.)
TURNER, D. John
Comm u nication sur l'archivage
des films, Université Concordia
Membre, table ronde sur la
- restauration de Back to God's
Country, Boise University
(Idaho), États-Unis
Canada's Recovery and Restoration of Back to God's
Country, University of Boise
Press, 1986
VACHON, Auguste
Rédacteur, L'Héraldique au
Canada
Conseil d'administration,
Société héraldique du Canada
Directeur, section de la vallée
de l'Outaouais, Société
hérabique du Canada
Les Grands Sceaux du
Canada, Consommation et
Corporations Canada, Ottawa,
1988
VAN LEYEN, Ted
Services consultatifs à la
République populaire de Chine
VOSIKOVSKA, Jana
Membre, table ronde sur
l'archivage des films et leur
mise à la disposition du publb,
congrès de l'Association pour
les études sur le film canadien
et de l'American Film Studies
Associatbn, Montréal (Que.)
Conseil d'administration,
Institut canadien du film
Comité de rédaetfon, Film
Canadiana et Intematbnal
Index to Film and TV
Periodicals
Rédactrice, Bibliographie des
membres de la FIAF
Représentante, comité des archives audio-visuelies, Conseil
international des archives Annual Report of the National Archives 1987-1988 j
A presentation to the Standing
Committee on Communications
and Culture regarding the
status of the Publb Archives of
Canada, 19 May 1987
With J. Hare, "Le livre au
Québec et la librairie Nelson au
tournant du XIXe siècle," a talk
given at the colloquium Livres
et lecture au Québec, May 1987
"Archival Leadership, the
Future and the Publb Archives
of Canada," a talk given to the
Association of Canadian
Archivists, Hamilton, June 1987
Official visit to the Bulgarian
archives, August 1987
Participated in the meeting of
the Executive Committee of the
Intematbnal Council on
Archives, Berne, Switzerland,
August 1987
Participated in the ICA Round
Table on Conservation,
Gardone Riviera, Italy,
September 1987
"La Révolution française à
travers les écrits historiques
canadiens du XIXe siècle à la
Seconde Guerre mondiale," a
talk given at the colloquium Le
Canada et la Révolution
française, at the Institut
d'histoire de l'Amérique
française, Montreal, Que.,
October 1987
"The Role of Natbnal Institutions in the Management of
Recorded Information:
Canada," a talk at the annual
congress of the Association of
Records Managers and
Administrators, Anaheim,
California, 20 October 1987
"The Impact of Information
Technology on Organizations'
Corporate Memory," a talk at
the annual congress of the
International Records Management Council, Anaheim,
California, 21 October 1987
"Les Archives fédérales et la
politique fédérale en matière
d'information," a presentation
to the Council of Federal
Libraries, Ottawa, Ont.,
26 October 1987
"Les besoins en formation
d'archivistes," a presentation
given at a meeting of professors in the Department of
Library Science and Information Sciences, University of
Montreal, 24 October 1987
"Les archives de ma vie...," a
presentation to students in the
Department of History, University of Montreal, 3 December
1987
"L'influence des idées
révolutionnaires françaises
dans l'imprimé au Québec," a
presentation given at a special
forum on the occasion of the
200th anniversary of the
French Revolutbn, University
of Montreal, 15 March 1988
With W. Dean and J. Warken-
tin, coordinator of the Historical
Atlas of Canada, Vol. 1
(R.C. Harris, editor), From the
Beginning to 1800, Toronto and
Montreal, 1987
Preface to S. Dépatie, C. Des-
sureault and M. Lalancette,
Contributions à l'étude du
Régime seigneurial canadien,
Montreal, 1987
With G. Paquet, "Nouvelle
France/Québec/Canada: A
World of Limited Identities," in
N. Canny and A. Pagden,
editors, Colonial Identity in the
Atlantic World, 1500-1800,
Princeton, 1987
"A la recherche de la nation:
Maurice Séguin," in R. Corn-
eau, editor, Maurice Séguin,
historien du pays québécois vu
par ses contemporains,
Montreal, 1987
"What is an archives?", The
Archivist, Vol. 15, No. 1
(January-February 1988)
WALTON, Bruce
Paper, "Sir Francis Hicks,
Canadian Railway Policy, 1848-
1853," Canadian Historical
Association
Advisor, filmstrip, Natbnal Rim
Board
WEILBRENNER Bernard
"Au service du publb vingt-
quatre heures par jour," Miscellanea Carlos Wyffels, Brussels,
1987
"Los archives y bs usuarios
(Archives and their users)," De
archives y archivistas:
Homenaje a Aurelio Tanodi,
Washington, 1987
"Les grands courants de
l'archivistique internationale,"
School of Information Sciences, University of Montreal,
March 1987
"Les Archives de la province de
Québec et leurs relations avec
les archives fédérales, 1867-
1920. Quatrième partie: Une
longue torpeur, 1892-1920,"
Archives, Vol. 18,
No. 4 (1987)
Contributor, CAD Informatbn,
No. 18 (May 1987) and No. 19
(December 1987)
Chairperson, Working group on
the modernization of archives
in the Spanish-American
countries, Pan American Institute of Geography and History, Mexico, November 1987
Technical adviser to the committee of inquiry into the archives
of French West Af rica, Abidjan,
Ivory Coast, and Bamako, Mali,
October 1987 and Dakar,
Senegal, February 1988
Member emeritus, Association
des archivistes du Québec
WHEELER, William
Representative, Committee on
Reprography, International
Council on Archives
WHYTE, Doug
"The Records of the Mining
Lands Branch," Archivaria,
No. 25
WILSON, Barbara
With C.P. Stacey, The Half-Million: The Canadians in Britain
1939-1946, Toronto, 1987
WRIGHT, Glenn
With Desmond Morton,
Winning the Second Battle:
Canadian Veterans and the
Return to Civilian Life 1915-
1930, Toronto, 1987
WRIGHT, Sandra
Seminar on contingency
planning, Alberta Society of
Archivists Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
67
WALLOT, Jean-Pierre
Participation à la réunbn du
Communication, « L'influence
« Les Archives de la province
En collaboration avec
comité exécutif du Conseil
des bées révolutionnaires
de Québec et leurs relations
G. Paquet, subvention de
international des archives,
françaises dans l'imprimé au
avec les archives fédérales,
recherche de 46 282 $ du
Berne, Suisse, août 1987
Québec », forum spécial à
1867-1920. Quatrième partie :
Conseil de recherche en
l'occasion du 200e anniversaire
Une longue torpeur, 1892-
sciences humaines du Canada,
Participation à la table ronde du
de la Révolution française,
1920 », Archives, vol. 18, n° 4
avril 1987-décembre 1988
Conseil international des
Université de Montréal,
(1987)
archives sur la conservation,
15 mars 1988
Doctorat honoris causa et
Gardone Riviera, Italie,
Rédacteur, Information CDA,
médaille, Université de Rennes
septembre 1987
En collaboration avec W. Dean
n°18(mai1987)etn°19
2, Haute-Bretagne, France,
et J. Warkentin, coordonnateur,
(décembre 1987)
29 avril 1987
Communication, « La Révolu
R.C. Harris, edit., Atlas histori
tion française à travers les
que du Canada, vol. 1, Des
~ Président, groupe de travail sur
Officier de l'Ordre des Arts et
écrite historiques canadiens du
origines à 1900, Toronto et
la modernisation des archives
des Lettres de la République
XIXe siècle à la Seconde Guerre
Montréal, 1987
.dans les pays ibéroaméricains,
française, printemps 1987
mondiale », colloque « Le
Institut panaméricain de
Canada et la Révolution
Préface, S. Dépatte, C. Des
géographie et d'histoire,
Citation, « in recognition and
française », Institut d'histoire de
sure au It et M. Lalancette,
Mexico, Mexique, novembre
appreciation for invaluable
l'Amérique française, Montréal
Contributions à l'étude du
1987
contributions », Intematbnal
(Que.), octobre 1987
Régime seigneurial canadien,
Records Management Council,
Montréal, 1987
Conseiller technique, comité
21 octobre 1987
Communication, « The Role of
d'enquête sur les archives de
the Natbnal Institutions in the
En collaboration avec
l'Afrique de l'Ouest franco
Membre, American Antiquarian
Management of Recorded Infor
G. Paquet, « Nouvelle
phone, Abidjan, Côte-d'lvoire,
Society, novembre 1987
mation », congrès annuel, As
France/Québec/Canada: A
et Bamako, république du Mali,
sociatbn de gestionnaires et
World of Limited Identities »,
octobre 1987, et Dakar,
Directeur d'études associé,
d'administrateurs des docu
N. Canny et A. Pagden, edit.,
Sénégal, février 1988
École des Hautes Études en
mente, Anaheim (Californie),
Colonial Identity in the Atlantic
sciences sociales, Paris,
États-U n is, 20 octobre 1987
World, 1500-1800, Princeton,
Membre émérite, Associatbn
France, avril 1987 — Présenta
1987
des archivistes du Québec
tion de quatre séminaires
Communication, « The Impact
of Information Technology on
« À la recherche de la nation :
WHEELER, William
« Le comparatisme en histoire
Organizations' Corporate
Maurice Séguin », R. Comeau,
Représentant, comité de
et la coopération internatio
Memory », congrès annuel,
édit., Maurice Séguin; historien
reprographie, Conseil
nale », discours de réception
International Records Manage
du pays québécois vu par ses
international des archives
d'un doctorat honoris causa à
ment Council, Anaheim
contemporains, Montréal, 1987
l'Université de Rennes 2,
(Californie), États-Unis,
WHYTE, Doug
Haute-Bretagne, France,
21 octobre 1987
« Les Archives, une voie vers
« The Records of the Mining
29 avril 1987
l'avenir », L'Archiviste, vol. 15,
Lands Branch », Archivaria,
Communication, « Les Archives
n° 1 (janvier-février 1988)
n°25
Présentation sur l'état des
fédérales et la politique
Archives publiques du Canada
fédérale en matière
WALTON, Bruce
WILSON, Barbara
devant le Comité permanent de
d'information », Conseil des
Communication, « Sir Francis
En collaboration avec
la Chambre des communes sur
bibliothèques du gouvernement
Hicks, Canadian Railway
OP. Stacey, 77» Half-Million:
les communications et la
fédéral, Ottawa (Ont.),
Polby, 1848-1853 », Société
The Canadians in Britain 1939-
culture, 19 mai 1987
26 octobre 1987
historique du Canada
1946, Toronto, 1987
En collaboration avec J. Hare,
Communication, « Les besoins
Conseiller, films fixes, Office
WRIGHT, Glenn
communication, « Le livre au
en formation d'archivistes »,
natbnal du film
En collaboration avec
Québec et la librairie Nelson au
assemblée des professeurs du
D. Morton, Winning the Second
tournant du XIXe siècle »,
Département de bibliothéco-
WEILBRENNER, Bernard
Battle: Canadian Veterans and
colloque « Livres et lecture au
nomie et des sciences de
« Au service du public vingt-
tiie Return to Civilian Life 1915-
Québec », mai 1987
l'information, Université de
quatre heures par jour »,
1930, Toronto, 1987
Montréal, 24 octobre 1987
Miscellanea Cartes Wyffek,
Communication, « Archivai
Bruxelles, 1987
WRIGHT, Sandra
Leadership, the Future and the
Communication, « Les archives
Séminaire sur tes dispositifs
Publb Archives of Canada »,
de ma vie... », étudiants du
« Los archivos y los usuarios
d'intervention d'urgence,
Association of Canadian
Département d'histoire, Univer
[Les archives et les
Alberta Society of Archivists
Archivists, Hamilton (Ont.),
sité de Montréal, 3 décembre
utilisateurs], De archivos y ar
juin 1987
1987
chivistes: Homenaje a Aurelio
Tanodi, Washington, 1987
Visite officielle des archives
nationales de Bulgarie, août
Communication, « Les grands
1987
courants de l'archivistique internationale », École des sciences
de l'information, Université de
Montréal, 8 mars 1987 Annual Report of the National Archives 1987-1999
Appendix F
Organizational Chart of the National Archives of Canada
Director General
Government
Records Branch
Director General
Historical
Resources Branch
Assistan
National
Director General
Conservation Branch
Assistant
Director
General
Manuscript
Division
Government
Archives
Division
Administration
Director General
Policy Branch
Assistant
Director
General
Technical
Operations
EDP Records
Preservation
Program
Evaluation
and Research
Division
Policy
Analysis
and Development
Planning
and Monitoring
Picture
Conservation
Division
Records
Conservation
Division ,
Microfilm
Services
Division
Photography
Services Rapport annuel des Archives nationales 1997-1988
ihivist
Internai Audit
Director General
nformatics
ind Records
Services Branch
Director General
Public
Programs Branch
Computer
and
Telecommunications
Division
Systems                      L
Analysis
and
Development
Records                      L
r
Director General
Personnel
Services Branch
Personnel
Policy And
Programs
Human Resources
Development
and
Affirmative
Action
Division
Director General
Financial
and Administrative
Services Branch
Administration Annual Report of the National Archives 1987-1988
Annexe F
Organigramme des Archives nationales du Canada
Directeur général
Direction
des documents
gouvernementaux
Division
des systèmes
de la gestion
des documents
et de la
micrographie
Centres
fédéraux
de documents
Halifax
Montréal
Ottawa
Toronto
Winnipeg
Edmonton
Vancouver
Administratioi
Directeur général
Direction des
ressources
historiques
Directeur général
Direction de la
conservation
Directeur
général
Division
des manuscrits
Division
des archives
gouvernementales
Division
des archives
cartographiques
Division
des archives
audio-visuelles
Administration
Directeui
général
Opérations
techniques
Préservation
des documents
informatisés
ision
delà
restauration
des documents
Directeur général
Direction des
politiques
l
ï
Division
d'évaluation
déprogramme
et recherche
Analyse
et élaboration
de politiques i
Planification
et contrôle Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
J Annual Report of the National Archives 1987-1988
Appendix G/Annexe G
Statistical Tables/Tableaux statistiques
TABLE 1 — Acquisitions/
TABLEAU 1 — Acquisitions
1982-1983
1983-1984
1984-1985
1985-1986
1986-1987
1987-1988
Historical Resources Branch/
Direction des ressources historiques
Metres of Government Textual Records/
Textes officiels (mètres)
922
9105
5 895
3 789
2 601.38
2 653.59
Metres of Private Textual Records/
Textes du secteur privé (mètres)
493
1 170
1358
685
630.3
308.19
Documentary Art and Photographic Records/
Documents photographiques et iconographiques
212162
146 038
874 513
958 994
420 847
302 331
Film, Television and Sound Records
(10-minute segments)/
Documents cinématographiques, télévisés
et enregistrés (dix minutes)
87688
123 810
106119
109 824
814895
Cartographie Records/
Documents cartographiques
52 947
70 858
71474
53 649
68 052
77499
Machine-Readable Data Files/
Dossiers de données ordinolingues
131
124
99
357
97
370
Government Records Branch/
Direction des documents gouvernementaux
Metres of Inactive Government Textual
Records Stored/
Textes officiels inactifs (mètres)
72 983
72544
78 953
84359
91751
91224
Inactive Government Magnetic Tapes
Registered/
Bandes magnétiques officielles inactives
enregistrées
—
—
—
230 258
317420
357052
Metres of Government Personnel Records/
Documents officiels du personnel (mètres)
1935
—
—
1 626
1 804
1 892.13 Rapport annuel des Archives nationales 1987-1989
73
TABLE II — Conservation/
TABLEAU I — Restauration
1982-1983
1983-1984
1984-1985
1985-1986
1986-1987
1987-1988
Magnetic Tapes Rewound/
Bandes magnétiques rebobinées
1456
939
1715
904
2949
3534
Film, Television and Sound Records Processed/
Documents cinématographiques, télévisés et
enregistrés traités
38 751
41519
23 825
21574
26266
Microf il m Duplication/
Copie de microfilm
Fiches
16 mm Rolls/Bobines
35 mm Rolls/Bobines
jo mm nuits/pnumca	
Quality Control Inspection (fiche)/
Contrôle de la qualité (fiches)
Oil Paintings/
Huiles
Examinations/Examens
Treatments/Traitements
5228
1 109
5151
23 804
34
42
35
12
155
43
25
20
47
38
85
23
Watercolours, Prints and Drawings/
Aquarelles, gravures et dessins
Examinations/Examens
Treatments/Traitements
257
257
1436
479
1027
937
462
465
544
370
317
273
Photographs/
Photographies
Examinations/Examens
Treat m e nts/Traitements
1 387
1445
610
330
153
97
2 575
2 540
6 841
10 020
1727
1 838
Medals, Ivory and Seals/
Médailles, ivoires et sceaux
Examinations/Examens
Treat m e nt s/Traitements
2 889
148
113
113
128
116
157
97
Conservatbn/
Restauration
Documents and Manuscripts/
Documents et manuscrite
Maps and Posters/Cartes et affiches
Books/Livres
Cases, Portfolios/Coffrets et portefeuilles
Seals/Sceaux 	
346
117
151
189
Photographie Documentation/
Documents photog raphiq ues
B.& W. Négatives/Négatifs en noir et blanc                 1449                 828              1258                 872              3047              2616
B.& W. Print s/Épreuves en noir et blanc                      1764                  236                  546                  348                  507 1606
Col Transparencies/Transparents en couleurs 2658 6354 7 896 8628 8 841 5 386
Photographie Research/
Recherches photographiques
Test Samples/Échantillons d'essai
Density Readings/Lectures de densité
-
-
-
5 727
245 864
2 109
99 664
4106
43466
PHOCUS Entries/Entrées au PHOCUS
—
—
2637
397
836
800
Environmental Readings/
Contrôles environnementaux
	
	
	
2 444
2132
149
5 015
24 642
15 718
22790
23 505
18 751
1 127
3992
8211
6117
2 871
1 823
8 303
1 078
922
598
624
494
—
—
119
179
156
124
—
—
—
2
4
1
Sheets Deacid if ied/
Feuilles désacidifiées
—        1 327 750 74
Annual Report of the National Archives 1987-1988
TABLE III —Control*/
TABLEAU III — Contrôle*
1982-1983
1983-1984
1984-1985       1985-1986       1986-1987       1987-1988
Historical Resources Branch/
Direction des ressources historiques
Metres of Government Textual Records/
Textes officiels (mètres)
542
1383
2230
684
332.19
324.57
Metres of Private Textual Records/
Textes du secteur privé (mètres)
848
1085
519
494.69
350.97
Documentary Art and Photographic Records/
Documents photographiques et iconographiques
205 266
144428
865 102
1 174761
1 137 044
1 168147
Film, Television and Sound Records
(10-minute segments)/
Documents cinématographiques, télévisés
et enregistrés (dix minutes)
215 878
57 673
55 045
47349
22 006.5
121 030
Cartographie Records/
Documents cartographiques
43720
61 880
63 745
53 649
62 078
42162
Machine-Readable Data Files/
Dossiers de données ordinolingues
113
59
82
234
257
106
'Records brought under minimal control./
Documents soumis à un contrôle minimum. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
75
TABLE IV — Public Service/
TABLEAU IV —Service au public
1982-1983
983-1984
984-1985
985-1986 1986-1987 1987-1988
Historical Resources Branch/
Direction des ressources historiques
Researchers Registered/
Chercheurs enregistrés
6 664
6853
6 690
7183
8 603
6 382
Inquiries Responded to/
Demandes satisfaites
97729
96 603
91368
84029
52 603
55 074
Photocopies Supplied/
Photocopies fournies
248 361
335132
475 919
521 006
491 181
792 715
Original Film, TV, Audio Segments Circulated/
Segments cinématographiques, télévisés, sonores originaux
distribués
7 879
6 800
7 086
8 038
8135
9142
Original Documentary Art and
Original Photographs Circulated/
Photographies et documents
iconographiques distribués
607564
954156
747175
491 813
368 851
782330
Containers of Government and
Private Records Circulated/
Contenants de textes distribués
(documents publics et privés)
43 090
80 074
90 620
115 302
111790
110 048
Microfilm Reels of Textual Records
Supplied on Interlibrary Loan/
Bobines de microfilm diffusées
par le prêt entre bibliothèques (copies de textes)
18 626
17238
15 556
16 388
18 076
18325
Pages Reviewed for Access and Privacy/
Pages révisées aux fins d'accès
et de protection des renseignements personnels
210 000
389 575
360 759
424 037
611 845
Government Records Branch/
Direction des documents gouvernementaux
Offices Served/
Bureaux clients
976
1025
1073
1324
1329
1 818
Reference Requests (by government offices
and departments for records from their own files)/
Demandes de consultation (par les institutions
fédérales pour leurs dossiers)
1496145
1517290
1713 998
1 805 312
1 613 669
1412 621
Inquiries Responded to (by PRC)/
Demandes traitées (par le CDP)
62 608
35 820
36 417
46 870
43167
43405
Photocopies Supplied (by PRC)/
Photocopies fournies (par le CDP)
34799
241 216
350 491
630 928
689 269
739471
Records Produced (by FRC)/
Dossiers fournis (par les CFD)
1 449 799
1 612274
1 523 092
1 977468
Conservation Branch/
Direction de la conservation
Film, TV, Audio Segments Supplied/
Segments cinématographiques, télévisés, sonores fournis
2 922
2 864
3053
2440
3 238
6158
Photographs Supplied/
Photographies fournies
45938
49396
44 825
43459
45 003
35130
Negatives Supplied/
Négatifs fournis
12 899
12413
11774
23 098
12694
Photostats
—
1 710
2 086
2 930
2 296
1 612
105 mm Enlargements/
Agrandissements 105 mm
3149
3152
1920
1239
856
572
Colour Items/
Articles en couleurs
9239
10463
8 622
7736
9115
6 240
Photographic Assignments/
Tâches photographiques
_
162
125
144
149
170
CGPC Transactions/
Transactions CPGC
—
_
_
84
67
27 Annual Report of the National Archives 1997-1999
TABLE V — Activities of the PRC/
TABLEAU V —Activités du CDP
Type of Request/
Type de demande
1985-1986
1986-1987
1987-1988
Military/Militaire
37 303
43 131
33 750
Civilian/Civile
11 563
11 704
14 025
RCMP/GRC
16713
2 220
1856
Internal/Interne
36 833
38 039
40 270
X-Rays/Rayons X
1381
3 461
4119
Ancillary/Auxiliaire
1 247
1774
2415
Total
105 040
100 329
96435
Informal and General Requests for Information/
Demandes de renseignements informelles et générales
Personal Visits/Visiteurs
415
563
598
Telex/Télex
9 065
9 745
8 995
Téléphone/Téléphone
8 820
6 290
8 123
Letters/Lettres
20 757
19 438
17 309
Total
39 057
36 036
35 025
Letter Inquiry Type, 1987-1988/
Type de demande faite par lettre,
1987-1988
Response Time (%)/
Délai de réponse (%)
Under 30 Days/
Inférieur à 30 Jours
30 to 60 Days/
De 30 à 60 jours        Supé
Over 60 Days/
rieur à 60 jours
Routine*/Ordinaire*
22 382
86.55
7.92
5.53
Complex/Complexe
1 784
78.08
10.71
11.21
Sensitive/Délicate
145
64.14
26.90
8.96
Genealogical/
Renseignements généalogiques
1 993
27.00
22.18
50.82
Total
26 304
Total Number of Photocopies/
Nombre total de photocopies
71 203
* Includes all Telex requests./
Y compris toutes les demandes faites par télex. Rapport annuel des Archives nationales 1997-1988
77
TABLE VI — Federal Records Centres, 1987-1988/
TABLEAU VI — Centres fédéraux de documents, 1987-1988
Centre
Halifax
Montréal
Ottawa
Toronto
Winnipeg Edmonton Vancouver
Total
Personnel
10
21
41
19
13
5
12
121
Offices Served/Bureaux clients
227
359
353
249
136
223
271
1 818
Departments and Agencies Served/
Ministères et organismes clients
33
39
80
34
39
35
37
97
Metres Accessioned/
Enregistrements (en mètres)
6 752
19937
19433
20231
9274
5910
9 687
91224
Square Metres of Floor Space Released/
Surface libérée (en mètres canes)
1 110
3 039
2 817
2645
1426
1200
1576
13813
Re Cabinets/Classeurs
606
—
—
15
—
189
641
1 451
Accessions Disposed (metres)/
Documents enregistrés élimines
(en mètres)
7 063
16712
13 883
11086
10 580
3 959
6 494
69 777
Non accessions Disposed (metres)/
Documents non enregistrés éliminés
(en mètres)
1562
4753
61083
4913
4470
5114
4529
86 424
Total Holdings (metres)*/
Total des documents (en mètres)*
38 698
90 265
143293
82327
45 036
30112
54 045
483 776
Number of Records Produced/
Documents fournis
97160
292778
754 695
327452
259 597
55 434
190 352
1 977 468
Number of Requests Processed/
Demandes traitées
88 419
206 987
287 948
376 601
222 057
31309
199 300
1412 621
Magnetic Tapes/
Bandes magnétiques
Registered/Enregistrées
Dereqistered/Radiées
17 632
13 670
10129
9 011
258493
250435
16229
15333
35 632
34 942
9161
9 041
9 776
8 852
357052
341284
Units Picked-up and Delivered/
Éléments ramassés et livrés
51 168
79 941
428 424
157015
39 958
24102
6466
787074
*Paperonly7
Papier seulement. Annual Report of the National Archives 1987-1988
TABLE VI — Activities of the PRC under the Access to Information and Privacy Acts, 1987-1988/
TABLEAU VB—Activités du CDP en vertu des lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements
personnels, 1987-1988
Access to Information Act/
Loi sur l'accès à l'information
Response Time (%)/
Délai de réponse (%)
Undei
Inférieur
30 Days/
à 30 jours
30 to 60 Days/              Over 60 Days/
De 30 à 60 jours      Supérieur à 60 jours
Number of Formal Requests Processed/
Nombre de demandes formelles traitées
404
99.75
0.25                                   0
Number of Photocopies Provided/
Nombre de photocopies fournies
22 765
Privacy Act/
Loi sur la protection des renseignements personnels
Number of Formal Requests Processed/
Nombre de demandes formelles traitées
7976
97.05
2.91                               0.04
Number of Photocopies Provided/
Nombre de photocopies fournies
645 503
Total Number of Formal Requests Processed/
Nombre total de demandes formelles traitées
8 380
97.18
2.78                               0.04
Total Number of Photocopies Provided/
Nombre total de photocopies fournies
668 268 Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988
TABLE VII—Workforce Statistical Overview*/
TABLEAU VIII — Statistiques du personnel*
Type
Period/Période
1984-1985
%
1985-1986
%
1986-1987
%
1987-1988
%
Total Population/Personnel total
772          100.0
770          100.0
739          100.0
730
100.0
Women/Femmes
325             42.1
325           42.2
317            42.9
326
44.6
Men/Hommes
447            57.9
445           57.8
422            57.1
404
55.4
Disabled/Handicapés
14              1.8
20              2.6
19              2.6
27
3.7
Aboriginal Peoples/Autochtones
6               0.8
5              0.7
5               0.7
14
1.9
Francophones
293            38.0
297            38.6
276            37.3
267
36.6
Anglophones
478           61.9
472            61.3
448             60.6
443
60.7
Official Language Unknown/
Langue officielle inconnue
1              0.1
1               0.1
15               2.0
20
2.7
'Source: Multi-Year Ope rat io n al Plan, 1984-1985 to 1987-19
Plan pluri-annuel, 1984-1985 à 1987-1988.   

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