Array Annual Report Rapport annuel of the des National Archives Archives nationales of Canada du Canada 1987-1988 1987-1988 ■ „*•■ National Archives Archives nationales 1^1 of Canada du Canada National Archives of Canada 395 Wellington Street Ottawa, Ontario K1A0N3 (613)995-5138 Archives nationales du Canada 395, rue Wellington Ottawa (Ontario) K1A0N3 (613) 995-5138 © Minister of Supply and Services Canada 1988 Cat No.: SA1-1988 ISBN: 0-662-55915-0 © Ministre des Approvisionnements et Services Canada 1988 N°decat. : SAM 988 ISBN : 0-662-55915-0 June 30, 1988 Le 30 juin 1988 The Honourable Flora MacDonald, P.C., M.P. Minister of Communications Parliament Buildings Ottawa, Ontario L'honorable Flora MacDonald, C.P., députée Ministre des Communications Édifice du Parlement Ottawa (Ontario) Madam: Madame la Ministre, In accordance with Section 11 of the National Archives of Canada Act, I have the honour to submit herewith my report on the National Archives of Canada for the fiscal year ending March 31,1988. Respectfully submitted, Conformément à l'article 11 de la Loi sur les Archives nationales du Canada, j'ai l'honneur de vous soumettre avec la présente mon rapport pour l'exercice financier se terminant le 31 mars 1988. Je vous prie d'agréer, Madame la Ministre, l'assurance de ma très haute considération. L'archiviste national, ydean-Pierre Wallot /National Archivist &0i Jean-Pierre Wallot Table of Contents Table des matières 7 Message from the National Archivist 13 Preserving Our National Heritage 14 Acquisitions 18 Conservation 20 Control and Access 7 Message de l'archiviste national 13 Préservation du patrimoine national 15 Acquisition 19 Conservation 21 Contrôle et accès 25 Serving the Nation and the Public 26 Publications 26 Exhibitions 26 Courses, Conferences and Coopérative Ventures 30 Public Service 33 Managing the Records of the Government of Canada 34 Records Management Activities 36 Access to Information and Privacy Législation 38 Other Activities of Relevance to the Federal Government 41 International Activities 42 Cooperative Ventures 42 Advisory Services 44 International Organizations 47 Managing the Department 48 Staff Contributions beyond the Department 48 Personnel 50 National Archives of Canada User Fee Revenue Plan 50 1987 Strategic Planning Session 50 Informatics and Records Services Branch 53 Appendices 54 Appendix A Publications, 1987-1988 54 Appendix B In-House Exhibitions, 1987-1988 56 Appendix C Circulating Exhibitions, 1987-1988 58 Appendix D Loans, 1987-1988 58 Appendix E Staff Contributions beyond the Department 68 Appendix F Organizational Chart of the National Archives of Canada 72 Appendix G Statistical Tables 25 Au service de la nation et du public 27 Publications 27 Expositions 27 Cours, colloques et projets conjoints 31 Services au public 33 Gestion des documents du Gouvernement du Canada 35 Activités de gestion des documents 37 Accès à l'information et protection des renseignements personnels 39 Autres activités reliées au gouvernement fédéral 41 Activités internationales 43 Projets conjoints 43 Services consultatifs 45 Organismes internationaux 47 Administration du département 49 Contributions du personnel hors du cadre départemental 49 Personnel 51 Plan de recettes provenant des droits d'utilisation 51 Session de planification stratégique 1987 51 Direction de l'informatique et des services des documents 53 Annexes 55 Annexe A Publications, 1987-1988 55 Annexe B Expositions sur place, 1987-1988 57 Annexe C Expositions itinérantes, 1987-1988 59 Annexe D Prêts, 1987-1988 59 Annexe E Contributions du personnel hors du cadre départemental 70 Annexe F Organigramme des Archives nationales du Canada 72 Annexe G Tableaux statistiques Message from the National Archivist Message de l'archiviste national Annual Report of the National Archives 1987-1988 Message from the National Archivist A recent press release boasts 'Original Documents Bring Canada's History To Life at the National Archives," and an award-winning advertising campaign launched in 1987-1988 entices Canadians to discover Canada's past. But there is more. The National Archives of Canada is not only a repository for the history sought by researchers from all walks of life, but it also plays a key role in the management of the records of the Government of Canada. In the 1987-1988 fiscal year, the National Archives served 6,382 visiting researchers, retrieved 1,977,468 files which were recalled from the Federal Records Centres, serviced 96,435 requests for personal information from the Personnel Records Centre, and responded to 98,479 requests for information from the historical archives sector. More than 2,897,313 records were examined and 1,532,186 photocopies were made. The tables in Appendix G detail these statistics. Providing this much in these times of restraint has made it a challenging year. Some important highlights follow. New Archives Legislation A milestone in the history of one of Canada's oldest federal cultural institutions was reached on 11 June 1987. The National Archives of Canada Act was proclaimed to replace the Public Archives Act oi 1912. Attempts to obtain an updated law had been a major focus of the Archives for the past two decades. In 1962, the Glassco Commission recommended new legislation for the Archives, as did the subsequent Symons Commission on Canadian Studies in 1976 and the Federal Cultural Policy Review Committee (Applebaum- Hébert) in 1982. The new law meets current legislative needs and anticipates future ones. At the outset it defines terms used throughout the law, so that crucial ones such as "record," "government institution" and "ministerial record" are understood, and the law interpreted and applied correctly. The Dominion Archivist becomes the National Archivist of Canada and is responsible for managing the National Archives of Canada. The status of the Archives within the federal bureaucracy has not changed: it is still a "branch designated as a department" and the Archivist, as deputy head, continues to report to the Minister of Communications. The Act articulates and reinforces the existing three-fold mission of the Archives and in this sense updates the agency's authority to carry out its activities. First, the National Archives of Canada is assigned the responsibility to collect and care for private and public archival records of national significance. These now include ministerial records and the records of 60 new agencies listed in the schedules to the Access to Information and Privacy Acts as well as those which were already covered by Treasury Board regulations. Under certain conditions and with few exceptions, providing access to records, for researchers and the public from all parts of Canada, is another important facet of this first responsibility. Second, the Archives te given explicit responsibility in facilitating the management of records of federal government institutions and ministerial records. Third, the Archives is to encourage archival activities and the archival community. The effects of the National Archives of Canada Act will undoubtedly extend beyond tile Archives itself. Some will be more immediate and obvious than others, but this much- needed and long-anticipated législation will meet the needs of many: those responsible for the management and preservation of records of government institutions and ministerial records, those involved in acquiring and caring for archival records of national significance, those who comprise the archival, academic and research communities, and ultimately all Canadians. Policies This past year saw the adoption of a departmental conservation policy and a departmental acquisition policy. The former states how the institution will meet its responsibility to preserve the records in its holdings and the latter indicates what kinds of records should be acquired and retained. These are important policies which clarify many existing practices and are the foundation of future directions. The Conservation Branch will now concentrate its efforts on the drafting of a Conservation Program and the delineation of roles and responsibilities in the application of the policy. The Historical Resources Branch will follow its policy with a departmental acquisition strategy and divisional appraisal criteria. Accommodation For several years, the National Archives has been gravely concerned about the lack of appropriate space for properly conducting its archival and records management operations and accommodating its C staff, clients and holdings. The critical nature of this situation • • was recognized by the House of Commons Standing Committee on Communications and Culture when it requested an independent report on the organization's short and long- term archival storage needs. This report, tabled on 8 December 1987, reinforces previous statements concerning the National Archives' accommodation plight. In the past year, due to poor accommodation, the National Archives recorded 120 incidents threatening or damaging records compared to approximately 90 in 1986-1987. In addition to its efforts to secure a permanent headquarters building, the department must replace its existing substandard accommodation with interim facilities which meet some or most of the environmental and security requirements for the storage of archival material. Adequate temporary quarters are required if the department is to fulfill its mission to acquire records before a long-term solution is found to its accommodation problems. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 Message de l'archiviste national Un récent communiqué de presse proclamait : « Des documents originaux exposés aux Archives nationales donnent vie à l'histoire du Canada », tandis qu'une campagne de publicité primée en 1987-1988 encourageait les Canadiens à partir à la découverte de leur passé. Mais il y a plus. Les Archives nationales du Canada sont non seulement le dépositaire de documents historiques, mais elles jouent aussi un rôle-clé dans la gestion des documents du Gouvernement du Canada En 1987-1988, les Archives nationales ont continué de fournir un service de qualité aux chercheurs et au public Elles ont reçu 6 382 chercheurs, retourné aux ministères 1 977 468 dossiers entreposés dans les centres de documents, et répondu à 96 435 demandes de renseignements personnels adressées au Centre des documents du personnel, et à 98 479 demandes adressées au secteur des archives historiques. Le personnel a examiné plus de 2 897 313 dossiers et fourni 1 532186 photocopies (voir annexe G). Tout un défi en ces temps de restrictions. Nouvelle loi sur les Archives Le 11 juin 1987 restera une date importante dans l'histoire de la plus ancienne institution culturelle fédérale : elle marque la promulgation de la Loi sur les Archives nationales du Canada, qui remplace la Loi sur les Archives publiques de 1912. L'obtention d'une nouvelle loi était un objectif prioritaire des Archives depute près de vingt ans. En 1962, la Commission Glassco recommandait l'adoption d'une nouvelle loi pour les Archives, recommandation réitérée dans les rapports de la Commisssion Symons sur les études canadiennes en 1976 et du Comité de révision de la politique culturelle fédérale (Applebau m-Hébert) en 1982. La nouvelle loi répond aux besoins législatifs actuels des Archives nationales et à leurs besoins futurs. Certains termes utilisés dans la nouvelle loi y sont définis dès le début afin que ceux qui ont une importance cruciale comme « documents », « institution fédérale » et « documents ministériels », soient bien compris et que la loi soit correctement interprétée et appliquée. L'archiviste fédéral devient archiviste national du Canada et il est responsable de la gestion des Archives nationales du Canada Le statut des Archives au sein de l'administration fédérale reste inchangé : elles demeurent une direction équivalant à un ministère, et, en tant que sous- ministre, l'archiviste relève toujours du ministre des Communications. La loi énonce et renforce l'actuelle mission tripartite des Archives et, en ce sens, elle renouvelle le mandat de l'institution. Les Archives nationales du Canada ont, en tout premier lieu, la responsabilité d'acquérir et de conserver les documents archivistiques qui présentent un intérêt national, et, sous certaines conditions et à quelques rares exceptons près, de les mettre à la disposition des chercheurs et du public, partout au Canada Ces documents comprennent maintenant les documents ministériels et les documents de 60 nouvelles institutions fédérales soumises à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, de même que ceux déjà couverts par les directives du Conseil du Trésor. Deuxièmement, les Archives sont explicitement responsables de la gestion des documents des institutions fédérales et des documents ministériels. Troisièmement, les Archives doivent encourager les activités archivistiques et la communauté archivistique. La Loi sur les Archives nationales du Canada aura indubitablement des répercussions qui dépasseront le cadre strict des Archives. Certaines seront plus immédiates et évidentes que d'autres, mais cette loi si nécessaire et tant attendue répondra aux besoins de nombreuses personnes : les responsables de la gestion et de la conservation des documents des institutions fédérales et des documents ministériels, les personnes chargées de l'acquisition et de la conservation des documents archivistiques d'importance nationale, les membres des communautés archivistique et universitaire, les chercheurs et, en fin de compte, tous les Canadiens. Politiques Une politique de conservation et une politique d'acquisition ont été adoptées au cours de l'année. La première définit les moyens que prendra I' inst it ut io n pour assurer la préservation des documents, et la seconde précise le genre de documents à acquérir et à conserver. Ces politiques revêtent une importance capitale, dans la mesure où elles clarifient de nombreuses pratiques déjà en vigueur et constituent tes assises d'orientations futures. La Direction de la conservation s'efforcera maintenant de mettre au point un programme de conservation et de définir les rôles et les responsabilités liés à l'application de la politique. La Direction des ressources historiques fera suivre sa propre politique d'une stratégie d'acquisition valable pour l'ensemble du département et de critères d'évaluation spécifiques à chaque division. Locaux Depuis plusieurs années, tes Archives nationales sont sérieusement préoccupées par te manque d'espace adéquat qui leur permettrait de s'acquitter convenablement de leurs tâches archivistiques et de gestion des documents et d'abriter leur personnel, leurs clients et leurs fonds. Le Comité permanent de la Chambre des communes sur les communications et la culture a reconnu l'urgence de la situation en demandant un rapport sur tes besoins de l'institution à court et à long termes. Ce rapport, déposé le 8 décembre 1987, renforce les déclarations précédentes sur l'état critique des locaux des Archives nationales. Cette année, celles-ci ont eu à déplorer 120 incidents qui ont menacé ou endommagé des documents, alors qu'il y en avait eu environ 90 en 1986-1987. Outre ces efforts pour obtenir un édifice permanent, le département dort remplacer ses locaux non conformes aux normes par des installations temporaires qui répondent à certaines, ou à la plupart, des exigences en matière d'environnement et de sécurité pour l'entreposage des documents d'archives. Des installations temporaires adéquates sont indispensables si l'on veut que le département puisse continuer à remplir sa mission d'acquisition des documents, en attendant que soit trouvée une solution à long terme à ses problèmes de locaux. Annual Report of the National Archives 1987-1988 Management of Government Records In response to the requirements of the new National Archives of Canada Act, the National Archives has intensified its efforts toward improving the management of recorded information within government institutions. These efforts are now being made in a much larger arena than in previous years, because of the Archives' new records management responsibility in an additional 60 government institutions. The National Archives of Canada will also continue to emphasize the importance of sound information management in the federal government. The Archives will work with the Treasury Board Secretariat with the implementation of a comprehensive policy on the management of government information holdings. The National Archives will continue to place emphasis on the scheduling and archival preservation of EDP records, and provide leadership, training and information in the field of records management. The efficient management of the records of federal government institutions located outside the National Capital region will continue to be examined in the coming year. Automation To improve productivity in operational and administrative areas, the National Archives is committed to exploiting information technology and systems whenever feasible. A great deal of progress was made in this past fiscal year. The next one to two years will be a period of consolidation and reorientation as current initiatives are completed and development of strategic systems begins. The pace of development for the system related to archival holdings will depend to a large extent on the progress made in the drafting of archival description, conservation and acquisition standards, and on the elaboration of public service initiatives following completion of a study on markets and opportunities. In the government records area, the main focus of attention will be on automating the processing of the schedules received from other government departments. The department's administrative functions will be streamlined by the replacement of the system used in managing its financial resources and the development of automated systems for the activities associated with the management of personnel. Automated systems will also be acquired to assist with the various functions carried out by branch and divisional offices. International Cooperation With Canada hosting the Congress of the International Council on Archives in 1992, work has already begun in increasing the awareness of the international dimension of the archival community. Between 1987 and 1992, the National Archives will sponsor eight events in Canada related to the International Council on Archives. In addition, it will make a significant annual contribution of effort and resources in preparation for the 1992 Congress which te expected to be one of the most prestigious events in the history of the Canadian archival community. Staff Involvement Again this year, staff members of the National Archives have been very active in a number of professional associations, notably the Associâtion des archivistes du Québec, the Association of Canadian Archivists, and the Association of Records Managers and Ad m in istrato rs (ARMA). In f act, the Ottawa Chapter of ARMA won a Chapter of the Year award at the annual meeting in Anaheim, California last October. Staff members have also published articles in many journals and delivered papers locally, nationally and internationally. This is indeed witness to the National Archives' quality and renown and the reason that despite resourcing problems, it has succeeded in fulfilling its mandate. 31 March 1988 Jean-Pierre Wallot National Archivist Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 Gestion des documents gouvernementaux Pour répondre aux exigences de la nouvelle loi, tes Archives nationales ont redoublé d'efforts pour améliorer la gestion des documents au sein des institutions fédérales. Ces efforts se déploient désormais dans un rayon d'action beaucoup plus vaste, puisque les Archives se sont vu confier la responsabilité de gérer les documents de 60 institutions supplémentaires. Les Archives nationales vont également continuer de souligner l'importance d'une saine gestion de l'information au gouvernement fédéral. Elles travailleront avec le secrétariat du Conseil du Trésor à l'implantation d'une politique générale de gestion de l'information au gouvernement. Les Archives nationales continueront de mettre l'accent sur tes calendriers de conservation et la préservation des documents informatisés. Elles offriront de l'aide, des services de formation professionnelle et de l'information en gestion des documents. Au cours de Tannée à venir, elles continueront d'étudier dans quelle mesure les documents des institutions fédérales situées hors de la région de ia Capitale nationale sont gérés efficacement. Informatisation Soucieuses d'améliorer la productivité dans les secteurs opérationnels et administratifs, les Archives nationales ont recours aussi souvent que possible à la technologie et aux systèmes d'information. D'importants progrès ont été réalisés au cours de Tannée. Les deux prochaines années seront consacrées à la con- solidation et à la réorientation, puisque les projets actuels seront terminés, et qu'il faudra commencer la mise au point de systèmes stratégiques. Le développement du système des fonds d'archives dépendra en grande partie des progrès réalisés dans la préparation de normes de description, de conservation et d'acquisition, et de l'élaboration d'initiatives de service au public qui suivra la réalisation d'une étude sur les marchés et les possibilités. Dans le secteur des documents gouvernementaux, l'attention se portera sur l'informatisation du traitement des calendriers de conservation envoyés par d'autres ministères. Le remplacement du système de gestion des ressources financières et f informatisation des activités de gestion du personnel permettront de rationaliser tes fonctions administratives du département Diverses fonctions assumées par les directions et tes divisions bénéficieront également du soutien de l'informatisation. Coopération internationale Le Canada devant être l'hôte, en 1992, du congrès du Conseil international des archives, des initiatives visant à sensibiliser le public au caractère international de la communauté archivistique ont déjà été mises sur pied. Entre 1987 et 1992, les Archives nationales parraineront huit manifestations au Canada en rapport avec le Conseil international des archives. De plus, elles consacreront de nombreux efforts et d'importantes ressources à la préparation du congrès 1992, qui devrait être Tune des manifestations tes plus prestigieuses de l'htetoire de la communauté archivistique canadienne. Personnel Les membres du personnel ont poursuivi cette année leurs activités au sein d'associations professionnelles, notamment l'Association des archivistes du Québec, l'Association of Canadian Archivists et l'Association de gestionnaires et d'administrateurs de documents (ARMA). La section d'Ottawa de l'ARMA a d'ailleurs remporté le prix de section de l'année à la réunion annuelle de l'Association à Anaheim en Californie en octobre. Les membres du personnel ont également publié des articles et donné des conférences aux niveaux local, national et international. Cette participation illustre la compétence et le renom des Archives nationales et est la raison pour laquelle tes Archives, malgré tes restrictions, ont réussi à remplir leur mandat 31 mars 1988 Jean-Pierre Wallot, archiviste national. Preserving Our National Heritage Préservation du patrimoine national Annual Report of the National Archives 1987-1988 Preserving Our National Heritage Acquisitions Part of the National Archives of Canada's legislated mandate is to acquire and safeguard the nation's private and government archival records which are nationally significant and have long-term value. Each year, more and more records are added to what is an impressive national collection in a number of different media. This is a rich resource for researchers in many fields and walks of life. This past year, two divisions experienced a serious lack of storage space and had to curtail the receipt of acquisitions: the Government Archives Division could not accept any textual government records for which space had not already been alloted after April 1987; the Manuscript Division imposed a moratorium on acquisitions in May 1987 and as a result their acquisitions were severely reduced in com- » parison to previous years. This shortage is critical in an area where often it is impossible to predict what will become available at any given time. Opportunities to enrich collections can easily be lost. Acquisition Program Evaluation Study Between April 1987 and January 1988, the National Archives undertook a program evaluation study of its archival acquisition activities. This study was a part of the department's ongoing program of evaluating its activities and operations and was designed to support the development of the acquisition policy, it addressed the rationale for, and the policy implications of such issues as cooperation, deaccessioning and reappraisal, and the department's archivai acquisition mandate. In addition, the study assessed the nature and feasibility of developing strategies for the acquisition function. The program evaluation study was an unprecedented examination of an archival acqu isition program. The National Archives collected information from more than 100 other archives, libraries and museums across Canada; it interviewed hundreds of users of the National Archives and reviewed historiographical developments in order to assess research requirements and trends; it evaluated the nature of a selected area of its holdings by reviewing more than 1,300 collections ; and it undertook assessments of costs and benefits of deaccessioning and reappraisal activities, and of cooperative acquisition arrangements. The study contributed to the development of a National Archives Acquisition Policy, and the planning for related acquisition strategies. The National Archives approved its Acquisition Policy in March 1988. The National Archivist brought one of the study's recommendations to the attention of the Canadian Council of Archives, that of a national acquisition strategy. At its March 1988 meeting, the Council established a task force to study the development of such a national strategy. Manuscript Division The Manuscript Division, which is responsible for private textual records, was able to obtain the papers of journalist Kathleen Blake "Kit" Coleman and the correspondence of Dorothy Cotton, a nursing sister in the Canadian Army Medical Corps during World War I; the documents from the Aubert de Gaspé family and the seigneuries of Saint-Jean-Port-Joli and Rhéaume; the papers of the artist Charles Comfort and the art historian J. Russell Harper's research notes on Canadian painters and sculptors; and the papers of the Canadian film producer Peter Jones, relating to his career with the National Film Board from the 1940s to the 1980s. Among the literary acquisitions was the Guy Maufette Collection, including papers on his career as an animator and producer for Radio-Canada and the papers of producer Lucien Thériault, the actress Estelle Mauffette, and Father Carmel Brouillard, a literary critic in the 1930s. An extensive collection of records of Dominion- Bridge/AMCA International, formerly on deposit, was transferred to the ownership of the National Archives. Six additional letterbooks of Sir James Kempt, Lieutenant- Governor of Nova Scotia, 1820- 1828, and administrator of the Government of Canada 1828- 1830, were obtained. The Right Honourable Pierre Elliott Trudeau donated 154 metres of VIP correspondence files, 1968-1976, and Department of Justice files, 1966- 1968. The Honourable J. Judd Buchanan donated 62.8 metres of papers concerning his term as Minister of Indian and Northern Affairs and as a Member of Parliament. Through the National Archivée' London Office, the division obtained copies of War Office 120, Royal Hospital Chelsea Regimental Registers, and select io ns of War Office 97, Soldiers Documents. A small but rich collection of correspondence of Chief Justice William Osgoode (1754-1824) was obtained by the London Office of the National Archives. Government Archives Division Although few records were received, several acquisitions are noteworthy. Articles of agreement from the central registry of seamen and ships logs, totalling 33 metres arid dating from World War II and immediate post-war years, 1939-1947, were obtained from the Department of Transport. Ninety-six metres of Indian Head Experimental Farm records, 1968-1980, containing information on the many activities for which this farm was responsible, were obtained. Some 40 metres of civil litigation and property registry files, 1884-1950, were received from the Department of Justice. Six machine- readable data files, 1974- 1977, were obtained on the "Mincome" project. This project, sponsored jointly by the federal and Manitoba governments, was designed to assess the effects of Canada's social security system on Canadians. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 Préservation du patrimoine national Acquisition En vertu de la loi, les Archives nationales du Canada ont pour mandat d'acquérir et de sauvegarder les documents d'archives des secteurs public et privé qui présentent un intérêt national et ont une valeur à long terme. Chaque année, un nombre grandissant de documents sur supports variés viennent s'ajouter à la déjà impressionnante collection nationale qui constitue une ressource précieuse pour tes chercheurs dans de nombreux domaines. Au cours de l'année, deux divisions ont connu un sérieux manque d'espace d'entreposage qui tes a contraintes à limiter leurs acquisitions : après avril 1987, la Division des archives gouvernementales a été dans l'impossibilité d'accepter des documents auxquels l'espace n'avait pas déjà été alloué, tandis que la Division des manuscrits a imposé un moratoire sur les acquisitions en mai 1987, ce qui s'est traduit par une importante réduction des acquisitions par rapport aux années précédentes. Cette pénurie ne manque pas d'être inquiétante dans un secteur où il est souvent impossible de prévoir ce qui sera disponible à tel ou tel moment. Des occasions d'enrichir tes fonds peuvent ainsi facilement être perdues à jamais. Étude d'évaluation du programme d'acquisition Entre avril 1987 et janvier 1988, les Archives nationales ont entrepris une étude d'évaluation de leur programme d'acquisition. Cette étude s'intégrait dans le programme permanent d'évaluation des activités et des opérations du département et visait à étayer l'élaboration de la politique ' d'acquisition. Elle présentait les raisons d'être et les implications de questions telles que la coopération, la déclassification, la réévaluation, et te mandat du département en matière d'acquisition d'archives. L'étude examinait en outre la nature des stratégies applicables à la fonction d'acquisition et s'interrogeait sur la faisabilité de leur instauration. L'étude constituait une première dans l'examen d'un programme d'acquisition d'archives. Les Archives nationales ont rassemblé des renseignements provenant de plus de 100 dépôts d'archives, bibliothèques et musées de tout te Canada Des entrevues avec des usagers des Archives nationales et l'étude de l'historiographie ont permis de déterminer les besoins et les tendances de la recherche. L'étude évaluait aussi la nature d'une partie des fonds en en examinant plus de 1 300 et elle tentait de déterminer les coûts et les bénéfices des activités de déclassification et de réévaluation et des accords coopératifs d'acquisition. L'étude est venue appuyer l'élaboration de la politique d'acquisition et la planification des stratégies d'acquisition. Les Archives nationales ont approuvé la politique en mars 1988. L'archiviste national a soumis à l'attention du Conseil canadien des archives une des recommandations de l'étude qui ported sur une stratégie nationale d'acquisition. Lors de sa réu n ion de mars 1988, le Conseil a créé un groupe de travail pour étudier l'élaboration d'une telle stratégie. Division des manuscrits La Division des manuscrits, qui est responsable des archives privées textuelles, a pu obtenir les papiers de la journaliste Kathleen Blake « Kit » Coleman; la correspondance de Dorothy Cotton, religieuse garde-malade dans le corps médical de l'armée canadienne pendant la Première Guerre mondiale; tes documents de la famille Aubert de Gaspé et des seigneuries de Saint-Jean-Port- Joli et Rhéaume; les papiers de l'artiste Charles Comfort; tes notes de recherche de l'historien de l'art, J. Russell Harper, sur des peintres et des sculpteurs canadiens; et les papiers du réalisateur canadien, Peter Jones, relatifs à sa carrière à l'Office national du film, des années 1940 aux années 1980. Parmi les acquisitions littéraires, mentionnons la collection Guy Maufette, qui comprend des documents sur la carrière de cet animateur et réalisateur à Radio-Canada et les papiers du réalisateur Lucien ThériauIt, de la comédienne Estelle Maufette et du père Carmel Brouillard, critique littéraire dans les années 1930. L'important fonds de la Dominion Bridge/AMCA International, auparavant placé en dépôt, est devenu propriété des Archives nationales. La division a acquis six recueils additionnels de lettres de sir James Kempt, lieutenant- gouverneur de la Nouvelle- Ecosse (1820-1828), pute administrateur du Canada (1828-1830). Le très honorable Pierre Elliott Trudeau a remis 154 mètres de dossiers de correspondance avec diverses personnalités, 1968-1976, et des dossiers du ministère de la Justice, 1966- 1968. L'honorable J. J udd Buchanan a fait don de 62,8 mètres de documents relatifs à ses mandats de ministre des Affaires indiennes et du Nord et de député. Par l'entremise du Bureau de Londres des Archives nationales, la division a pu se procurer des copies des dossiers du British War Office 120, des registres relatifs aux pensionnaires du Royal Chelsea Hospital, et de certains des dossiers de militaires du War Office 97, de même que la correspondance du juge en chef William Osgoode (1754-1824), collection précieuse quoique quantitativement modeste. Division des archives gouvernementales Bien que, cette année, le nombre des acquisitions ait été limité, plusieurs de celles-ci méritent d'être mentionnées. Le ministère des Transports a transféré 33 mètres de contrats d'engagement provenant du registre central des marins et des journaux de bord, datant de la Deuxième Guerre mondiale et de l'immédiat après- guerre, 1939-1947. Les 96 mètres de documents de la Ferme expérimentale de Indian Head renseignent sur tes nombreuses activités de cet établissement entre 1968 et 1980. Le ministère de la Justice a cédé quelque 40 mètres de dossiers de contentieux d'affaires civiles et d'enregistrements de propriétés, 1884- 1950. Six dossiers d'archives ordinolingues, 1974-1977, relatives au projet « Mincome », sont venus enrichir tes fonds. Ce projet, parrainé conjointement par le gouvernement fédéral et le gouvernement du Manitoba vise à évaluer les effets du système de sécurité sociale sur tes Canadiens. Annual Report of the National Archives 1987-1988 Cartographic and Architectural Archives Division Federal government acquisitions of significance in 1987- 1988 included a collection of architectural and marine engineering plans from the Quebec Regional Office of Public Works Canada and additional architectural drawings from Headquarters; plans showing a coal field near Sydney, N.S. from the Geological Survey of Canada; a large collection of aperture cards of plans for former RCAF aircraft from the Department of National Defence; and currently published federal government cartography from various departments. The division continued to receive maps of other countries from the Department of National Defence, and is in the process of updating its agreement (last updated in 1976) with that department. Among the more important early maps and atlases acquired was the first known printed map containing the name "Canada." This is a world map from 1560 on an oval projection prepared by Paolo Forlani and published by Giovanni Camocio. Four 1790 navigational charts of the east coast of Canada, from Cape Breton Island to Passamaquod- dy Bay, including most of the Bay of Fundy, were also among the noteworthy acquisitions in the past year. The acquisition of this map and these charts were made possible with the assistance of the Cultural Property Import and Export Review Board. Two states of J.F.W. DesBarres' charts from The Atlantic Neptune, namely of the Bay of Seven Islands (1 July 1778) and of the Bay of Gaspé (1 July 1781) were obtained as well as a copy of the atlas The North American Pilot (London: Sayer and Bennett) dated 1784 on its title page but containing charts with dates as late as 1794. An 1813 Spanish navigational chart, Carta General para las Navegaciones a la India Oriental, by José de Espinosa was also acquired. It was drawn just over a decade after Captain Vancouver's charts of his exploration of the British Columbia coast were published and it shows the routes of Spanish explorers in that area. Finally, the most significant architectural acquisition was the estimated 30,000 architectural drawings and specifications of the architectural firm of Lithwick, Johnson, and Moy from the Ottawa and Eastern Ontario areas. Documentary Art and Photography Division Documentary Art There were 2,747 iconographie records acquired in the Documentary Art and Photography Division. Of these, the following are of exceptional quality and value to researchers. Watercolours include Making Maple Sugar, Lower Canada, 1837, by Major-General Philip John Bainbrigge (British, 1817- 1881 ), which te an early representation of all the stages of the production of maple sugar. The Aurora Borealis, Quebec, 1837, by Captain George St. Vincent Whitmore (British, active 1816-1851 ), is a rare representation of this natural phenomenon. Looking toward Quebec from the St Louis Road and Barracks from the com» of the Place d'Armes, Quebec are two more water- colours done ca 1837 by Captain Charles Wright (British, 1793-1866). These were pur- « chased at auction, with the assistance of the National Archives' London Office, at one of the largest sales of Canadiana in London in recent years. Portrait of Katherine Jane Ellice, ca. 1841, is a watercolour on ivory which is a miniature in a locket. It was done by William Charles Ross (British, 1794-1860). Mrs. Ellice was the wife of Edward Ellice, Jr., secretary to Lord Durham, and is known for her water- colours and diaries which pertain to her stay in Canada in 1838. These items can be found in the National Archives of Canada. Portrait of Wayne Gretzky, 1983, is a serigraph print by Andy Warhol (American, 1930?- 1987) which was donated. Three gouache drawings by Harold A. Pearl (Canadian, 1891-1977) were purchased. They are designs for travel brochure covers, ca 1930, and include See Quebec by Luxurious Steamships done for Canada Steamship Lines, and The bland of Enchantment: Cruise to the West Indies done for Canadian National. Another important purchase was the 34 plaster models for medal designs, ca 1920-1949, by Emmanuel Hahn (Canadian, 1881 -1957), one of Canada's best known sculptors who also designed coinage and stamps. Cartoons, include 28 in pen and ink, ca. 1906-1916, by J.B. Fitzmaurice (Canadian, ca. 1875-1926) done for the Vancouver Daily Province and the Montreal Herald. Edd Uluschak's (Canadian, 1943-) 1,067 pen and ink editorial cartoons done for the Edmonton Journal from 1968 to 1987 were also acquired. Also added to the collection was Merle Tingley's (Canadian, 1921-) Gimme a... BNA COMPROMISE, 1981, which is a black felt-tip pen and black ink cartoon recording the repatriation of the Canadian Constitution. It is signed by Prime Minister Trudeau and the Premiers of the ten provinces. Photography Important acquisitions in 1987- 1988 include a daguerreotype and five ambrotypes of civil servant Charles Pope (1834-1869) and his wife Catherine. These are fine examples of nineteenth- century photographic portraiture. The career of journalist Kathleen Blake "Kit" Coleman of the Toronto Mail and Empire, who was active between 1889 and 1915 and who was the first president of the Canadian Women's Press Club, is illustrated in a collection of 364 photographs, many of which are early Kodak prints taken by Miss Coleman herself. A collection of 43,000 negatives and prints supplies comprehensive documentation of both the public career and family life (ca 1919-1983) of the artist Charles Comfort, who was Director of the National Gallery of Canada from 1960 to 1965. Ordnance lands and buildings throughout Canada which were managed by the federal Department of the Interior are the subject of a collection of 896 photographs, taken between 1922 and 1933, and transferred to the National Archives by Parks Canada. The Royal Canadian Geographical Society donated a collection of 23,000 photographs which were acquired by and sometimes published in the Society's publications Canadian Geographical Journal and Canadian Geographerbetween 1930 and 1979. Extensive coverage of Canadian government activity in the Northwest Territories and the Yukon Territory between 1898 and 1978 is supplied by a collection of 25,000 photographs documenting the career of the late Richard Sterling Rnnie (1906-1987), administrator, film producer and historian. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 Division des archives cartographiques et architecturales Au nombre des principales acquisitions de 1987-1988 provenant du gouvernement fédéral figurent des plans architecturaux et de génie maritime émanant du bureau régional de Travaux publics Canada à Québec, ainsi que d'autres dessins architecturaux réalisés au bureau principal; des plans de la région houillère de Sydney (N.-É.) provenant de la Commission géologique du Canada; une importante collection de cartes à fenêtres, de la Défense nationale, relatives à des plans d'anciens appareils de l'aviation royale canadienne; et des documents cartographiques courants publiés par divers ministères fédéraux. La division reçoit toujours du ministère de la Défense nationale des cartes d'autres pays et elle s'apprête à revoir son entente (révisée pour la dernière fois en 1976) avec ce ministère. Parmi tes cartes et atlas anciens tes plus importants acqu is cette année, signalons la première carte imprimée connue qui porte le toponyme « Canada ». Il s'agit d'une mappemonde de 1560 sur projection ovale, établie par Paolo Forlani et publiée par Giovanni Camocio. A mentionner également quatre cartes de navigation de 1790, représentant la côte orientale du Canada de fie du Cap-Breton à la baie de Passamaquoddy et incluant l'essentiel de la baie de Fundy. Cette mappemonde et ces cartes on pu être acquises grâce au concours de la Commission canadienne d'examen des exportations de biens culturels. La division a obtenu deux états de cartes de J.F.W. DesBarres tirées de son Atlantic Neptune, à savoir la baie de Seven Islands (1er juillet 1778) et la baie de Gaspé (1er juillet 1781), ainsi qu'une copie de l'atlas The North American Pilot (Londres : Sayer and Bennett) qui porte sur la page de titre la date de 1784 bien qu'il renferme des cartes datées de 1794. La division a également acquis une carte de navigation espagnole de 1813, Carta General para las Navegaciones a la India Oriental, par José de Espinosa. Cette carte a été réalisée un peu plus de dix ans après la publication des cartes établies par le capitaine Vancouver lors de son exploration de la côte de la Colombie- Britannique et elle montre le parcours des explorateurs espagnols dans cette région. Enfin, l'acquisition la plus importante dans le domaine architectural a été les quelque 30 000 dessins architecturaux avec spécifications, provenant de la société d'architectes Lithwick, Johnson, and Moy et concernant la région d'Ottawa et l'Est de l'Ontario. Division de l'art documentaire et de la photographie Art documentaire La d ivision a acquis 2 747 documents iconographiques. Certains d'entre eux, mentionnés ci-après, sont d'une qualité et d'une valeur exceptionnelles pour les chercheurs. Au nombre des aquarelles figurent : « La fabrication du sucre d'érable, Bas-Canada, 1837 », par le général de division Philip John Bainbrigge (Britannique, 1817-1881), qui retrace toutes les étapes de la fabrication du sucre d'érable; « Les aurores boréales, Québec », 1837, par te capitaine George Si Vincent Whitmore (Britannique, connu 1816-1851 ), 1837, qui est une des rares représentations de ce phénomène naturel; « Vue de Québec depuis le chemin St- Louis » et « La caserne depuis la Place d'armes, Québec », vers 1837, par le capitaine Charles Wright (Britannique, 1793-1866). Ces aquarelles ont été achetées avec le concours du Bureau de Londres des Archives nationales, à Tune des plus grandes ventes aux enchères de documents canadiens qui ait eu lieu dans cette ville ces dernières années. Le portrait de Katherine Jane Ellice, vers 1841, aquarelle sur ivoire, par William Charles Ross (Britannique, 1794-1860), est une miniature insérée dans un médaillon. K.J. Ellice est l'épouse d'Edward Ellice, fils, secrétaire de lord Durham, et elle est connue pour ses aquarelles et son journal qui témoignent de son séjour au Canada en 1838 et font déjà partie des collections des Archives nationales. Le Portrait of Wayne Gretzky, 1983, sérigraphie d'Andy War- - ; ho I (Américain, 193 0 ?-1987) a été donné aux Archives nationales, tandis que tes trois dessins à la gouache de Harold A. Pearl (Canadien, 1891-1977) ont été achetés. Ces dessins devaient illustrer la couverture de brochures de voyages, vers 1930. Ils comprennent See Quebec by Luxurious Steamships, réalisé pour la Canada Steamship Lines, et The Island of Enchantment: Cruise to the West indies, préparé pour le Canadien National. Parmi tes achats importants, notons aussi tes 34 maquettes en plâtre de médailles, vers 1920-1949, par Emmanuel Hahn (Canadien, 1881-1957), Tun des plus célèbres sculpteurs du Canada à qui f on doit également des pièces de monnaie et des timbres. La collection de caricatures s'est enrichie de 28 dessins à la plume et à l'encre, 1906- 1916, de J.B. Fitzmaurice (Canadien, vers 1875-1926), réalisés pour te Daily Province de Vancouver et te Herald de Montréal. Ont également été acquises, 1 067 caricatures à la plume et à l'encre, œuvres de Edd Uluschak (Canadien, 1943- ) pour le Journal d'Edmonton, 1968-1987. La division a aussi acquis « Gimme a... BNA COMPROMISE », 1981, de Merle Tingley (Canadien, 1921- ), une caricature au feutre et a l'encre noirs sur le rapatriement de la Constitution canadienne. Elle est signée par le premier ministre Trudeau et tes premiers ministres des dix provinces. Photographie Les principales acquisitions de 1987-1988 comprennent un daguerréotype et cinq ambrotypes du fonctionnaire Charles Pope (1834-1869) et de sa femme Catherine. Ce sont de beaux exemples de portraits photographiques du dix-neuvième siècle. La carrière de la journaliste Kathleen Blake « Kit » Coleman du Mail and Empire da Toronto, qui a exercé ses fonctions entire 1889 et 1915 et qui a été la première présidente du Club canadien des femmes journalistes, est illustrée par une collection de 364 photographies, dont beaucoup sont d'anciennes épreuves Kodak et ont été prises par K.B. Coleman elle-même. Une collection de 43 000 négatifs et épreuves apporte une documentation complète sur la carrière et la vie privée (vers 1919-1983) de l'artiste Chartes Comfort, qui a été directeur du Musée des beaux- arts du Canada de 1960 à 1965. Les terrains et bâtiments militaires du Canada qui étaient administrés par le ministère fédéral de l'Intérieur constituent le thème d'une collection de 896 photographies prises entre 1922 et 1933 et transférées aux Archives nationales par Parcs Canada La Royal Canadian Geographical Society a fait don de quelque 23 000 photographies acquises pour ses publications, Canadian Geographical Journal et Le Géographe canadien où elles ont été quelquefois publiées entre 1930 et 1979. Une collection de 25 000 photographies illustrant la carrière de Richard Sterling Fin nie (1906-1987), administrateur, réalisateur et historien, fournit un témoignage très complet des activités du gouvernement dans les Territoires du Nord-Ouest et au Yukon entre 1898 et 1978. 18 Annual Report of the National Archives 1987-1988 Moving Image and Sound The acquisition of federal Conservation The Bureau of Management Archives Division government records continued Consulting was engaged to to account for over half of all Accommodation prepare a Strategic Accom Major acquisitions include oral new accessions. The CBC, modation Plan for the National history collections from the Radio-Canada and the National The acquisition of adequate Archives which will address the Royal Canadian Legion Film Board were again the and safe storage space for its accommodation requirements documenting the Canadian main depositors in quantity and collections continued to be of of all National Archives of military experience, Paul quality of material. primary importance to the Canada activities until the year Kligman's interviews with J. B. National Archives of Canada 2010. This plan will document Salzberg, Frontier College London and Paris Offices during 1987-1988. the nature and extent of the material on its history, and problems which the present - material on the performing arts The London Office purchased a Since 1 April 1987, over 120 inferior accommodations cause in Canada from Joan Irwin and number of important items and incidents of failure of building the National Archives. It will Grace Shaw. Richard Finnie's collections on behalf of Histori structures or systems have also project the requirement for collection of films from his cal Resources Branch divisions caused damage to or have accommodation into the arctic expeditions, which had and arranged for approximately destroyed irreplaceable foreseeable future. This report long been targeted as a priority 150 microfilm reels to be made materials. In the Historical will support a submission to acquisition, were finally ob of textual material from various Resources Branch, one-third of Treasury Board for "accom tained. Early films include the sources. A major project was the holdings of the Manuscript modation program approval" for nitrate film collection of Alberta undertaken at the Post Office Division continue to be stored the long-term accommodation film exhibitor Triton Fedoruk Archives to complete filming in substandard conditions in needs of the National Archives. and Toronto publisher and initiated some ten years ago. Journal lower South. One newsreel pioneer Andrew Because of the Post Office's major f bod occurred in Conservation McLean. responsibility for colonial postal June 1987, resulting in con operations before 1851 and its siderable damage to several The Picture Conservation The conservation of contem prominence in imperial cable, collections. A total of ten other Division examined and treated porary feature films continued telegraphic and wireless com less serious floods and 22 oil paintings; about 300 with the acquisition of preserva munication in the late leakages have taken a great works of art on paper; 120 tion masters of numerous distin nineteenth and early twentieth deal of staff time to investigate medals; and over 2,000 guished productions such as centuries, its archives include and correct. The Government photographic negatives and Fashion 99, Fatnfy Viewing, Un records ranging from accounts Archives Division was chronical prints. Among these were a zoo la nuit, Les Fous de and staff appointments for the ly short of storage space and nineteenth-century portrait in Bassan and I've Heard the postal service in the pre-Con- 24 leaks in existing stack areas oil of Joseph Papineau, | Mermaids Singing, among f ederation colonies to imperial damaged 36 metres of records. attributed to Louis Dulongpré; others. Thanks to the contrac communications schemes of In the Conservation Branch, the a landscape by William tual collaboration with Telefilm this century. Records Conservation Division G.R. Hind: Crossing Prairie in Canada, the division was able is hampered in its operations Winter, three watercolours by to acquire many of these titles The Parte Office continued its because of its location. Health Peter Rindisbacher; aquatints in subtitled version as well, search for and acquisition of and safety regulations require and watercolours by James usually on video, making this material in France. Original that certain chemicals be used Pattison Cockburn; as well as unique collection available for records obtained were more only under well-ventilated condi watercolours by Susanna study in both official languages. diversified than in past years tions. However, the cost of Moodie. Much of that work was and were not limited to textual property installing an adequate performed in preparation for An overview of 40 years of documents. After decades of fume hood in the existing exhibitions at the National programming from CKSB in St negotiation, Les Archives des laboratories is too prohibitive. Archives and elsewhere. Boniface, Manitoba was one of ports de la Marine finally the major radio acquisitions as allowed microfilming of its The importance of acquiring Special projects on the clean was the Marguerite Clou tier records. In the past year, 80 new space with environmental ing and restoration of 6,000 early 1950s collection of the microfilm reels of the Inscription controls appropriate for archival glass plate negatives and on Raconteurs de chez nous maritime de Granville fonds material was reinforced by the the complete restoration of the series with Albert Duquesne. were obtained from these 8 December 1987 report to Par Jacobs Album from the archives. These documents liament by the Standing Com Documentary Art and Photog Approximately 100 to 120 concern commercial fishing in mittee on Communications and raphy Division were also com hours a month of current the Gulf of St. Lawrence in the Culture which recognized the pleted this year. television broadcasting (Radio- eighteenth century. inadequacy of the Archives' Canada, CBC and CTV) were current accommodation and recorded off-satellite for the Government Records Branch strorigly recommended that division. The CBC tape recy priority be given to the construc cling program continued, At the Personnel Records tion of a new facility which wherein approximately 50 to Centre (PRC) several govern would meet the needs of the 100 hours per month of original ment organizations, among National Archives until the year CBC television programs are them the National Arts Centre, 2010. copied onto preservation became new clients during the videotapes and the original past fiscal year. This con tapes are returned to the CBC tributed to a significant increase for reuse. in the Centre's holdings. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 Division des archives audio-visuelles Les principales acquisitions comprennent des collections d'histoire orale qui proviennent de la Légion royale canadienne et témoignent de l'expérience militaire canadienne, des entrevues de Paul Kligman avec J.B. Salzberg, des documents sur l'histoire du Frontier College, et des documents sur tes arts de la scène au Canada donnés par Joan Irwin et Grace Shaw. La division a finalement réalisé une de ses priorités de longue date, à savoir l'acquisition de la collection de films de Richard Fin n ie relatant ses expéditions dans l'Arctique. Elle a également acquis des films anciens au nitrate appartenant à Triton Fedoruk, exploitant de salles de cinéma dans I'Alberta, et à Andrew McLean, éditeur torontois et pionnier des actualités filmées. La division a poursuivi son programme de conservation de longs métrages contemporains par l'acquisition de copies de conservation de nombreuses productions de qualité, telles que Fashion 99, Family Viewing, Un zoo la nuit. Les Fous de Bassan et I've Heard the Mermaids Singing. Grâce à son entente contractuelle avec Téléfilm Canada la division a pu obtenir, généralement sur bandes vidéo, nombre de ces titres en version sous-titrée, ce qui permet de mettre cette collection unique à la disposition du public dans les deux langues officielles. Dans le domaine radiopho- nique, signalons l'acquisition d'un panorama de quarante ans de programmation à CKSB, St-Boniface (Man.), et de la collection de Marguerite Cloutier d'enregistrements datant des années 1950 de la série « Raconteurs de chez nous » avec Albert Duquesne. Environ 100 à 120 heures mensuelles d'émissions de télévision actuelles (Radio- Canada et CTV) ont été enregistrées en direct par satellite pour la division. Le programme de recyclage des bandes de Radio-Canada s'est poursuivi, et de 50 à 100 heures par mois de programmation télévisée originale ont été transférées sur des bandes vidéo de conservation, alors que les bandes originales étaient retournées pour réutilisation. Les documents du gouvernement fédéral représentent plus de la moitié des nouvelles acquisitions. Radio-Canada et l'Office national du film ont effectué, cette année encore, les versements tes plus importants, en quantité et en qualité. Bureaux de Londres et de Paris Le Bureau de Londres a acheté un nombre important de documents et de collections pour le compte de la Direction des ressources historiques et a fart réaliser environ 150 bobines de microfilm de documents textuels de diverses provenances. Un important projet a été entrepris aux archives du British Post Office pour terminer le filmage commencé il y a environ dix ans. Comme les postes britanniques ont été responsables des opérations postales coloniales avant 1851 et qu'elles ont joué un rôle prépondérant dans les communications par câble, par télégraphe et par radio à la fin du dix- neuvième siècle et au début du vingtième, leurs archives contiennent des documents allant des relevés de compte et des nominations de personnel pour le Canada avant la Confédération jusqu'aux modes de communication en vigueur dans l'Empire britannique au vingtième siècle. Le Bureau de Paris a poursuivi ses recherches et ses acquisitions de documents en France. Les documents originaux obtenus ont été plus diversifiés que par le passé et ils ne se sont pas limités à des documents textuels. Après des décennies de négociation, tes Archives des ports de la Marine ont finalement autorisé le microfilmage de leurs documents. Au cours de l'année, ces archives ont fourni 80 bobines de microfilm de docu ments de l'Inscription maritime de Granville qui ont trait à la pêche commerciale dans le golfe du Saint-Laurent au dix-huitième siècle. Direction des documents gouvernementaux Au cours de Tannée, plusieurs institutions fédérales, dont le Centre national des arts, sont devenues clients du Centre des documents du personnel, ce qui a provoqué un important accroissement des fonds. Conservation Entreposage En 1987-1988, une des principales priorités des Archives nationales a été d'obtenir de l'espace adéquat et sûr pour y entreposer leurs fonds. Depuis le 1er avril 1987, plus de 120 incidents dus à des défectuosités dans l'infrastructure ou les installations de l'immeuble ont endommagé ou détruit des documents irremplaçables. À la Direction des ressources historiques, un tiers des fonds de la Division des manuscrits est toujours entreposé dans des conditions inacceptables dans la tour sud de l'immeuble Journal. En juin 1987, une importante inondation a causé des dommages considérables à plusieurs fonds. Dix autres inondations ou fuites d'eau de moindre envergure ont nécessité des enquêtes et des réparations exigeant beaucoup de temps de la part du personnel. La Division des archives gouvernementales a souffert d'un manque chronique d'espace, et 24 fuites d'eau dans les aires d'entreposage ont endommagé 36 mètres de documents. À la Direction de la conservation, tes locaux entravent les activités de la Division de la conservation des documents. Les règlements de Santé et sécurité au travail stipulent que certains produits chimiques ne doivent être utilisés que dans des endroits bien aérés. Cependant, te coût d'installation d'une hotte dans les laboratoires actuels serait trop proh ibitif. Le rapport envoyé le 8 décembre 1987 au Parlement par le Comité permanent sur les communications et la culture vient corroborer tes demandes des Archives pour de nouvelles installations à environnement contrôlé. Ce rapport reconnaft Pinsuffisance des locaux actuels et recommande fortement que la priorité soit accordée à la construction d'un nouvel immeuble qui répondrait aux besoins des Archives nationales jusqu'en 2010. Le Bureau des conseillers en gestion a été engagé pour préparer un plan stratégique qui devrait tenir compte du besoin d'espace pour toutes les activités des Archives nationales jusqu'en 2010. Ce document attestera la nature et l'étendue des problèmes causés par les piètres installations actuelles. Il fera également des projections pour déterminer tes besoins en espace jusque dans un avenir prévisible. Il viendra appuyer une demande au Conseil du Trésor d'approuver le programme de locaux à long terme des Archives nationales. Conservation La Division de la restauration des peintures et estampes a examiné et traité 22 peintures à l'huile, 300 oeuvres d'art sur papier, 120 médailles et plus de 2 000 négatifs et épreuves photographiques. Parmi ces œuvres, signalons un portrait à l'huile du dix-neuvième siècle, de Joseph Papineau, attribué à Louis Dutongpré; un paysage de William G.R. Hind, intitulé « À travers la prairie en hiver »; trois aquarelles de Peter Rindis- bacher; des aquatintes et des aquarelles de James Pattison Cockburn; ainsi que des aquarelles de Susanna Moodie. La plupart de ces travaux ont été effectués pour des expositions aux Archives nationales ou ailleurs. 20 Annual Report of the National Archives 1987-1998 Several staff members con Components for a large scale Control and Access and prepare an action plan for tinued experimental projects on ultrasonic cleaning machine for enhancing decentralized the chemical restoration of transcription discs were pur The Informatics and Records access. discoloured black-and-white chased. It appears to be the Services Branch has given photographs; on the perfor only method by which the priority to the development of Manuscript Division mance of writing pens suitable National Archives can address an integrated database system for marking photographic prints the massive disc conservation which will provide intellectual In the Historical Resources for purposes of identification; problem within the time and and physical control of holdings Branch, the Manuscript on the causes of edge fading resource restraints facing the according to new departmental Division Main Entry Catalogue observed on early nineteenth- organization. descriptive standards and will and the General Inventories century prints; arid on the effect thus allow easier access to in were rricrofiched (126 fiches) of fingerprints on the stability of Plans are underway to provide formation about holdings. The and copies are available for photographic prints and the Photography Services first stage of this Archival Hold sale through the Finding Aids negatives. Laboratory with its own proper ings Project, the analysis of sys on Microfiche program. ly filtered, dedicated water sys tem requirements, was begun Numerous finding aids were The Photography Services tem. This system, combined this year. The department has completed this year, notably Division working closely with with equipment filters, is ex chosen KnowledgeWare's Infor those for the following collec the Picture Conservation pected to eliminate any further mation Engineering Workbench tions: Robert Bell, Canadian Division, designed a device to contamination of processing software to help in the Labour Congress, Gravel et relax tightly-curled original chemistries by the entry of documentation and design of Associés, Hudson's Bay Com nitrate negatives to a point impurities from the main water the system in order to pany (revision), Molson where they could be opened, supply. These impurities have accelerate development. Archives (pre-1911 material) without damage, and dupli resulted in a considerable loss and John Arthur Porter. cated onto contemporary film. of both materials and tech The Machine Readable nician production time. Cataloguing (MARC) Pilot The Location Control System New equipment, manufactured Project, begun last year, was became operational as an on by Opti-copy for microfilming The Records Conservation continued. The project team line replacement for the manual cartographic records, acquired Division continued its investiga has established the system re system at year-end. The bar at the end of March 1987, was tion into establishing a leaf cast quirements, the data structure coding of holdings will be under utilized during the year. ing system and the Optical Disc and the software to be used. taken next. Although the results of the tests Advisor investigated the use of The data will initially be stored surpassed expectations, the optical disc technology in the with UTLAS International but Current data is being entered quantity of records microfilmed EDP Records Preservation Unit will be entered using microcom into the Manuscript Accession was much smaller than of the National Archives. The puters. Data collected by this and Inventory Control System anticipated due to a number of use of optical disc technology project will be transferred to the (MAINS) and the automated technical and administrative for the display of the holdings Archival Holdings database system is being used to problems now on the way to of the Canadian Centre for when it is completed. The generate the reports that are being solved. Caricature, and the preserva project will provide experience needed until it is possible to tion and print production of the with the MARC format through operate on-line. The stand The Conservation Branch's black-and-white photographic a database consisting of an ardization/editing and conver Technical Operations was also holdings of the National nual accession records from sion of the existing General able to begin using a new long- Archives were also inves the Historical Resources Inventory is now proceeding at term colour film preservation tigated. The results to date indi Branch beginning in April 1988. a good pace. vault. Current archival thinking cate that this technology will be is that the use of such a cold chosen as soon as some tech The Public Programs Branch PIAF (Programme d'inventaire vault is the best approach for nical difficulties with system in commissioned a study relating des archives françaises), using the preservation of colour film terfaces are resolved. to the feasibility of decentral the software MINISIS, is now materials against colour fading. ized access for the National Archives. A report submitted operational. The 35,000 records prepared off-line in The nitrate film storage facility during the summer of 1987 indi 1986-1987 were edited and was also upgraded. The depar cated that users would benefit loaded into the system. ture of another department from decentralized access to in from the premises permitted formation about the National the National Archives to paint Archives and to the holdings and resherve the balance of themselves; that opportunities this specially-built structure. As exist for expanding the base of a result of this work, the Nation researchers; that there are al Archives' nitrate film holdings limitations to the archival were further segregated in the community's ability to par facility so that the potential loss ticipate in access delivery; and due to fire or other disasters that users and archives are could be minimized. looking to the National Archives for initiatives. The Public Programs Brandi will examine the strategies outlined in the report, review the implications, Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 Le nettoyage et la restauration de 6 000 négatifs sur plaque de verre et la restauration de l'Album Jacobs de la Division de Part documentaire et de la photographie ont été menés à terme cette année. Plusieurs membres du personnel ont poursuivi certains projets expérimentaux : restauration chimique de photographies en noir et blanc décolorées; efficacité des crayons à marquer les épreuves photographiques; causes de la décoloration des bords observée sur les premières épreuves photographiques du dix-neuvième siècle; effet des traces de doigts sur la stabilité des épreuves et des négatifs photographiques. La Division des services photographiques a travaillé en étroite collaboration avec la Division de la restauration des peintures et estampes, à la mise au point d'un système permettant de déplier les bords roulés des négatifs au nitrate et de les mettre à plat sans tes abimer pour les reproduire sur des films contemporains. Le nouvel appareil de la firme Opti-copy, pour microfilmer les documents cartographiques, acquis à la toute fin de mars 1987, a été mis en opération au cours de l'année. Même si les résultats des tests ont dépassé tes attentes, te nombre de documents microfilmés a été beaucoup moins important que prévu, en raison de certains problèmes techniques et administratifs qui sont en passe d'être résolus. Les Opérations techniques de la Direction de la conservation ont commencé à utiliser une chambre de conservation à long terme pour tes films couleur. À l'heure actuelle, cette chambre froide constituerait te meilleur moyen d'empêcher la décoloration des films couleur. L'entreposage des films nitrate a également été amélioré. Le départ d'un autre ministère a permis aux Archives nationales de repeindre et d'installer des rayonnages dans te reste du bâtiment prévu pour ce type de films. Grâce à cet aménagement, les collections de films nitrate ont été encore plus isolées afin de minimiser les pertes que pourraient causer un incendie ou d'autres désastres. L'achat des composants d'une machine à ultra-sons pour nettoyer les disques de transcription permettra aux Archives nationales de faire face au problème de la conservation des disques, malgré les restrictions en temps et en ressources. Des plans sont à l'étude pour pourvoir le laboratoire des Services photographiques de son propre système d'eau filtrée. Grâce à divers types de filtres, ce système devrait éliminer des produits de traitement toute contamination par les impuretés de l'eau, qui sont à l'origine de pertes considérables tant en matériel qu'en temps de production chez tes techniciens. La Division de la conservation des documents a poursuivi ses recherches en vue d'établir un système de colmatage, et l'expert en technologie du disque optique a étudié tes possibilités qu'offrirait ce support à la Section de conservation des documents de TED. On s'est également penché sur l'utilisation de la technologie du disque optique pour l'exposition des collections du Centre canadien de la caricature, et pour la préservation et la production d'épreuves des collections de photographies en noir et blanc des Archives nationales. Jusqu'ici, H semble que cette technologie pourra être utilisée dès que tes problèmes d'interface des systèmes seront résolus. Contrôle et accès Cette année, la Direction de l'informatique et des services des documents a eu pour priorité de mettre sur pied un système intégré de bases de données qui permettra de contrôler intellectuellement et physiquement les fonds selon tes nouvelles normes départementales de description et facilitera l'accès à Pinformation relative aux fonds. L'analyse des besoins du système, première étape du projet, a été amorcée cette année. L'utilisation du logiciel Knowledge- Ware's Information Engineering Workbench aidera aux recherches préliminaires et à la conception du système et accélérera ainsi le travail d'élaboration. Lancé l'année dernière, le projet pilote MARC (Machine Readable Cataloguing) s'est poursuivi cette année. L'équipe chargée du projet a défini les besoins du système, la structure des données et le logiciel à utiliser. D'abord entreposées sur UTLAS International, tes données seront introduites à l'aide de micro-ordinateurs. À la toute fin du projet, les données ainsi rassemblées seront transférées dans la base de données des fonds d'archives. Le projet permettra de faire l'expérience du catalogage informatisé (MARC) par l'entremise d'une base de données contenant les notices d'acquisitions annuelles de la Direction des ressources historiques, à partir d'avril 1988. La Direction des programmes publics a commandé une étude sur la décentralisation de l'accès. Un rapport déposé au cours de l'été 1987 indiquait que les utilisateurs bénéficieraient d'une décentralisation de l'accès à l'information relative aux Archives nationales et aux fonds eux-mêmes; qu'il existe des possibilités d'augmenter le bassin de chercheurs; que les possibilités de participation de la communauté archivistique à la prestation de services d'accès est limitée; et que tes utilisateurs, comme la communauté archivistique, attendent tes initiatives des Archives nationales. La Direction des programmes publics va examiner les stratégies présentées dans le rapport, en étudier tes implications et préparer un plan d'action en faveur de la décentralisation. Division des manuscrits Le catalogue des notices principales et les inventaires généraux de la Division des •-. manuscrits ont été mis sur microfiches (126 fiches). Les copies sont en vente par l'entremise du programme des instruments de recherche sur microfiches. De nombreux instruments de recherche ont été terminés cette année, notamment ceux des fonds suivants : Robert Bell, Congrès canadien du travail, Gravel et Associés, Compagnie de la baie d'Hudson (révision), archives Molson (documents antérieurs à 1911) et John Arthur Porter. Le système de contrôle de localisation est maintenant opérationnel. Il s'agit d'un substitut en direct au système manuel. La prochaine étape consistera à établir te codage à banes des fonds. L'introduction des données dans le système de contrôle de l'inventaire et des acquisitions . de manuscrits (MAINS) est en cours. Ce système automatisé permettra de produire les rapports dont on a besoin jusqu'à ce qu'on puisse travailler en direct. La normalisation, la révision et la conversion de l'inventaire général progressent à un rythme soutenu. Le PIAF (Programme d'inventaire des archives françaises), qui utilise le logiciel MINISIS, est maintenant opérationnel. Les 35 000 fiches préparées en différé en 1986-1987 ont été révisées et introduites dans le système. Annual Report of the National Archives 1987-1988 Cartographic and Architectural Archives Division In the Cartographic and Architectural Archives Division, work continued in the cataloguing area, with the translation of the English PRECIS records into French; the project is expected to be finished by the end of the summer 1988. The following collections/record groups are among the most significant organized and itemized in the past months: Planning and Design Branch of Canada Mortgage and Housing Corporation (RG 56M); Railway Branch of Transport Canada (RG 30M); Canadian Hydrographie Service—field sheets (RG 139M); Ontario Regional Office and Smiths Falls District Office of Parks Canada (RG 84M) — plans of the Rideau Canal; completion of the Massey-Flanders Collection; Dominion Bridge Collection; and World War I Collection. Various control activities are now being undertaken utilizing the new IBM System 36 minicomputer. Among the applications automated in 1987-1988 are — accessioning, the microfilm register, the redistribution listings, and the creation of finding aids. The division continues its activity in the developing Foundation for Documents for Architecture (FDA). The software for this international database is now being developed by the Getty Trust in California The extent of the National Archives' involvement in FDA will be determined in 1988-1989. Government Archives Division In the Government Archives Division, effort was again directed towards processing records most in demand by researchers, and in making use of the computer system to achieve this end. Work on a bar coding system to better manage space allocation, access status, and charge-out to researchers of the records occupying 71 kilometres of shelf space as well as the 90,000 reels of microfilm, progressed through the development of the system and initial implementation. Moving Image and Sound Archives Division In the Moving Image and Sound Archives Division (MISAD), all current acquisitions are regularly brought under minimal control at the document level, i.e., each accessioned document is entered into MISACS (Moving Image and Sound Archives Control System) database and retrievable by accession number, collection, title and location number. To provide better access to the collection, Technical Operations (Conservation Branch) embarked on a project to input the backlog of shelf location and technical description records into the shared MISACS database. Retrospective entry at collection level was done for some 75 per cent of MISAD's holdings. This makes approximately 6,300 accessions available online in the Collection Inventory Record database. The MISACS Development Office was created to consolidate all divisional EDP and descriptive standards planning functions. This off ice also assumed the data management function and serves as a liaison with Technical Operations, which is in charge of data relevant for physical control. Documentary Art and Photography Division A Port of Entry registration system was implemented in the Documentary Art and Photography Division to achieve improved physical control of art works and photographs prior to an acquisition/disposition decision. The division's longstanding service contract with Alphatext was terminated following the successful conversion and loading to MINISIS of the photo accession and caption databases, representing 10,000 and 16,000 records respectively. Data capture and conversion to MINISIS of a finding aid to the William James Topley Collection of over 100,000 glass negatives was also completed. Optical disk technology for a system to support research, reference and documentation needs of the Canadian Centre for Caricature was explored. Evaluation criteria and system specifications have been prepared, following completion of a feasibility study. National Archives Library The Library, in cooperation with the publishers of Archives, issued an Archival Science Bibliography, 1980-1986 (whiij» includes records management). This publication is a follow-up to the List of Archival Literature in the Public Archives Library published in 1980. It lists over 55 publications from Quebec, France, the United States and other parts of the world. For a year and a half, the Library has been participating in the UTLAS bibliographic system. This system constitutes a network for the exchange of bibliographic data among the participating members and contributes to improved dissemination of information on the Library's collections. The Canadian Centre for Information and Documentation on Archives (CCIDA), a component of the Library, has automated the current bibliography on archival science. It now constitutes a bibliographic database called ARCHBIB, and will permit electronic production of the bibliography published in every issue of Archives, and of specialized bibliographies in the areas of archival science and records management. In addition, the CCIDA has developed a bilingual thesaurus for archival science and records management. This tool consists of a database containing approximately 1,300 specialized terms, combined with an automated control system for the record files. Personnel Records Centre The Personnel Records Centre has developed and implemented a refile control system to increase control over the movement of records and provide an audit trail for all refiled papers, files and file jackets. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 Division des archives cartographiques et architecturales La division a poursuivi la traduction en français des notices PRECIS; te projet devrait être terminé a l'été 1988. Parmi tes fonds ou groupes de documents importants qui ont été organisés et inventoriés au cours des derniers mois, mentionnons : Direction de la planification et de la conception de la Société canadienne d'hypothèques et de logement (RG 56M); Direction des transports ferroviaires de Transports Canada (RG 30M); documents de recherche sur le terrain du Service hydrographique canadien (RG 139M); plans du canal Rideau provenant du bureau régional de l'Ontario et du bureau de district de Smiths Falls de Parcs Canada (RG 84M); fin du répertoriage des fonds Massey- Flanders et Dominion Bridge et de la collection relative à la Première Guerre mondiale. Le nouveau mini-ordinateur IBM System 36 a permis d'entreprendre diverses activités de contrôle. Au nombre des applications automatisées en 1987-1988, signalons l'acquisition, le registre des microfilms, les listes de redistribution et la cré at io n d'instruments de recherche. La division poursuit ses activités relatives à la Foundation for Architecture (FDA). Le Trust Getty, en Californie, travaille présentement à l'élaboration du logiciel pour cette base de données internationale. On déterminera en 1988-1989 dans quelle mesure les Archives nationales participeront à la FDA. Division des archives gouvernementales La Division des archives gouvernementales a mis Paccent sur le traitement des documents tes plus demandés par tes chercheurs et sur l'utilisation du système informatique à cette fin. Un système de code à barres destiné à faciliter la gestion de l'espace, des conditions de consultation et du prêt aux chercheurs de 71 kilomètres de documents et de 90 000 bobines de microfilm a été élaboré et implanté dans sa phase initiale. Division des archives audio-visuelles À la Division des archives audio-visuelles, toutes tes acquisitions courantes commencent par être sommairement décrites, c'est-à-dire que tous les documents enregistrés sont introduits dans la base de données SYCAIMES (Système de contrôle des archives d'images en mouvement et d'enregistrements sonores) où ils peuvent être retrouvés par numéro d'acquisition, collection, titre et numéro de localisation. Afin de faciliter l'accès aux fonds, tes Opérations techniques de la Direction de la conservation se sont lancées dans un projet d'introduction des arriérés de notices topographiques et de description technique dans la base de données SYCAIMES. Des notices rétrospectives, au niveau du fonds, ont été établies pour quelque 75 pour 100 des fonds de la division, rendant ainsi environ 6 300 acquisitions accessibles en direct dans la base de données de l'inventaire. Le Bureau de développement de la Division des archives audio-visuelles a été créé pour regrouper toutes les fonctions de planification du TED et des normes de description. Ce bureau s'occupe également de la gestion des données et assure la liaison avec les Opérations techniques qui sont responsables des données nécessaires au contrôle physique. Division de l'art documentaire et de la photographie Un système d'enregistrement préliminaire a été implanté à la Division de Part documentaire et de la photographie, afin d'assurer un meilleur contrôle des œuvres d'art et des photographies avant même que ne soit prise la décision d'acquérir ou non le document. Le contrat de services avec Alphatext s'est terminé suite à la conversion et au chargement sur MINISIS des bases de données d'acquisitions et de titres de photos représentant respectivement 10 000 et 16 000 notices. La division a également terminé la saisie et la conversion à MINISIS des données d'un instrument de recherche pour la collection William James Topley, qui se compose de plus de 100 000 négatifs sur verre. On a exploré l'apport que constituerait la technologie du disque optique pour la recherche, la référence et la documentation du Centre canadien de la caricature. Les critères d'évaluation et les spécifications d'un système ont été établis après l'achèvement d'une étude de faisabilité. Bibliothèque des Archives nationales La Bibliothèque, en collaboration avec les éditeurs de la revue Archives, a publié une Bibliographie en archivistique, 1980-1986 (incluant la gestion des documents). Cette publication fait suite au Répertoire d'ouvrages et d'articles traitant d'archivistique conservés à la Bibliothèque des Archives publiques du Canada paru en 1980. Elle répertorie plus de 55 revues québécoises, canadiennes, françaises, américaines et internationales. La Bibliothèque participe, depuis un an et demi, au système bibliographique UTLAS. Ce système constitue un réseau d'échange de données bibliographiques entre les membres participants et permet une meilleure diffusion de l'information sur les collections de la Bibliothèque. Le Centre canadien d'information et de documentation en archivistique (CCIDA), unité constituante de la Bibliothèque, a automatisé la bibliographie courante en archivistique, qui constitue maintenant la base de données bibliographiques ARCHBIB. Cela lui permet de produire électroniquement la bibliographie qui parait dans chaque numéro de la revue Archives, et de produire des biblio- ".. graphies spécialisées en archivistique et en gestion des documents. De plus, te CCIDA a élaboré un thésaurus bilingue en archivistique et en gestion des documents sous forme de base de données comprenant environ 1 300 termes spécialisés, ainsi qu'un système automatise de contrôle de ses dossiers de documentation. Centre des documents du personnel Le Centre des documents du personnel a mis au point et implanté un système de contrôle des documents reclassés qui permettra de mieux contrôler le mouvement des dossiers et fournira une piste de vérification pour tous les papiers, dossiers et couvertures de dossiers reclassés. Serving the Nation and the Public Au service de la nation et du public Annual Report of the National Archives 1987-1988 Serving the Nation and the Public Publications One way in which the National Archives of Canada reaches out to the public te through exhibition publications. During the year, catalogues were published to complement the exhibitions Rebellion in the Canadas, 1837-1838, The Canada Council: Fulfillment of a Dream and Beyond the printed word. In response to the audience demand for publications related to circulating exhibits, three folders and three catalogues were reprinted in 1987-1988. The appeal of the department's external periodical The Archivist continues to grow each year. Some of the interesting themes included The Rockies," "Canadian-American relations," "SL Laurent and the fifties" and The lumber industry." The cover of the November-December issue highlighted the magnificent portrait photograph of Her Excellency the Governor General of Canada, Jeanne Sauvé, by the renowned photographer Yousuf Karsh. Those interested in genealogical research welcomed the revised fourth edition of Checklist of Parish Registers, 1986. This publication outlines the availability of microfilm and microfiche copies of various parish registers. In the National Archives of Canada's Ethnocultural Guide Series, two booklets were published : Archival Sources for the Study of Polish Canadians and Archivai Sources for the Study of Canadian Jewry (revised). A complete list of the publications released during 1987-1988 can be found in Appendix A. Exhibitions Approximately 56,000 visitors viewed the exhibitions presented at the National Archives in 1987-1988. Among the five major exhibitions was Karsh: A Celebration, which highlighted the acquisition of the works of the photographer Yousuf Karsh. It was opened on 3 December by the Honourable Flora MacDonald, Minister of Communications, and consisted of 102 portraits of prominent individuals representing many fields of human endeavour. A special exhibition of the Proclamation of the Canada Act of 1982 was seen by 6,000 people. Among the 12 small exhibitions which were presented were Budge Crawley, 1911-1987, The Canada Council: Fulfillment of a Dream (a joint exhibition with the Canada Council) and Labour Union Charters. Two loan exhibitions were hosted, The Live m ois — Photographers (Musée du Québec) and Developing the Map (University of Western Ontario). Eleven circulating exhibitions were presented at 42 venues in Canada, England and France. They were viewed by approximately 144,000 people. The major exhibition of documentary art, The Painted Past, was presented in Vancouver and Montreal, where it was seen by a total of 37,000 people. Another major exhibition, Taking Root, continued a successful tour across Canada, travelling from Nova Scotia and Quebec to British Columbia. In seeking to fulfill its mandate, the National Archives strives to present material to as wide an audience as possible. In doing so, it is aware of the precarious balance between the protection of records and the benefits derived from public showings. This was recently underlined at the Montreal venue of The Painted Past where a painting by Cornelius Krieghoff, entitled Habitant Driving a Sleigh, was stolen. An investigation is ongoing. A list of in-house and circulating exhibitions appears in Appendices B and C. Two staff members of the Records Conservation Division represented the National Archives at the annual Salon du livre exhibition in Hull. The display at the exhibition consisted of video presentations, demonstrations of paper repair techniques, and examples of fine binding and gold tooling. This popular exhibition attracted over 40,000 people over a five-day period. Courses, Conferences and Cooperative Ventures Courses The Historical Resources Branch again held its Archives Course from 14 September to 9 October 1987. It was offered in English to 14 archivists from other organizations and to 11 staff members. The Government Records Branch also conducted a two- day seminar on Computer Assisted Retrieval and a one-day seminar on optical disk technology for departmental records managers and micrographie coordinators. Both drew an attendance of over 100 from 50 institutions. The three-week Records Management Prin- ~ ciples and Practices Course was offered in both English and French. The one-week Introduction to Records Management Course was given in Halifax, Montreal (in French), Ottawa (twice, once in French and once in English), Toronto (twice), Winnipeg, Edmonton and Vancouver. The one-week Microrecording Technology Course was held twice in English and once in French. The training plan for next year includes the provision of advice and development of materials to help more institutions provide their own introductory- level training; the reformulation of the Records Management Principles and Practices Course into four one-week courses to be offered to support staff, officers and managers in a sequence facilitating career progression; updating and standardization of course content; and the further extension of training offerings to the regions of the country. Field Placements for Students A number of divisions hosted student internship programs or provided other types of training during the course of the year. Four student interns from Carleton University worked in the Cartographic and Architectural Archives Division and the Documentary Art and Photography Division. Three students from Algonquin College and two students from the CEGEP in Hull received field training in the Photography Services Division, the Records Conservation Division and the Informatics and Records Services Branch. In the summer of 1987, one student from the University of Ottawa's Fine Arts and Photography program gained experience in the various laboratory areas in Photography Services. The Picture Conservation Division hosted two students, one in oil paintings conservation, one in prints and drawings conservation, from the Master of Art Conservation Program at Queen's University for three months; one student h chemistry for four months; one student from the Université de Paris I (Panthéon-Sorbonne), France, for six months; one student from the Conservation School of the Academy of Fine Arts in Vienna, Austria, also for six months; and one conservator from the Provincial Archives of Manitoba for a four-week period. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 Au service de la nation et du public Publications Les publications reliées à des expositions permettent aux Archives nationales de rejoindre un vaste public. Au cours de Tannée, des catalogues d'exposition ont été publiés pour Les rébellions dans les Canadas, 1837-1838, Le Conseil des Arts du Canada : un rêve réalisé et Au-delà de l'écrit. Pour accompagner tes expositions itinérantes, à la demande du public, trois dépliants et trois catalogues ont été réimprimés en 1987-1988. D'année en année, la revue externe du département, L'Archiviste, suscite un intérêt croissant. Parmi tes thèmes abordés cette année, relevons : « Les Rocheuses », « Les relations can ado-américain es », « St-Laurent et les années 1950 » et « L'exploitation forestière ». La couverture du numéro de novembre- décembre présentait te magnifique portrait de Son Excellence le gouverneur général du Canada, Jeanne Sauvé, par le célèbre photographe, Yousuf Karsh. Les chercheurs en généalogie ont salué avec plaisir la parution de la quatrième édition révisée du Répertoire de registres paroissiaux, 1986, qui informe sur la disponibilité des coptes sur microfilms ou microfiches des registres paroissiaux. Dans la collection des guides ethnocuItureIs, deux titres ont été publiés : Sources d'archives sur les Canadiens polonais et Sources d'archives sur les Juifs canadiens (édition révisée). L'annexe A présente une liste complète des publications parues en 1987-1988. Expositions En 1987-1988, environ 56 000 visiteurs sont venus voir tes expositions présentées aux Archives nationales. Au nombre des cinq principales expositions figure Hommage à Karsh, qui soulignait l'acquisition des œuvres de Yousuf Karsh. Cette exposition, qui a été inaugurée le 3 décembre par l'honorable Flora Macdonald, ministre des Communications, comportait 102 portraits de célébrités de tous les domaines de l'activité humaine. Une exposition spéciale de la Proclamation de la Loi constitutionnelle de 1982 a attiré 6 000 personnes. Parmi tes 12 petites expositions qui ont été présentées, signalons : Budge Crawley, 1911-1987, Le Conseil des Arts du Canada : un rêve réalisé, organisée conjointement avec le Conseil des Arts du Canada; et enfin, Chartes syndicales. Les Archives ont accueilli deux prêts d'expositions : Les Livemois, photographes (Musée du Québec) et L'évolution de la cartographie (Université Western Ontario). Onze expositions itinérantes présentées dans 42 localités au Canada, en Angleterre et en France, ont été vues par environ 144 000 personnes. La principale exposition d'art documentaire, Le passé en peinture, a été présentée à Vancouver et à Montréal où elle a attiré 37 000 visiteurs. Une autre grande exposition, L'enracinement, a poursuivi une tournée remarquée dans tout le Canada, de la Nouvelle- Ecosse à la Colombie-Britannique en passant par le Québec. Les Archives nationales s'efforcent de présenter à un public aussi vaste que possible leurs fonds et collections. Pour ce faire elles doivent maintenir un délicat équilibre entre la protection des documents et le droit des Canadiens de pouvoir tes voir et les consulter. Équilibre souvent précaire, comme on a pu te constater brs de la tenue à Montréal de l'exposition Le passé en peinture. Une peinture de Cornelius Krieghoff, « Habitant en traîneau », a été volée. Une enquête est en cours. On trouvera aux annexes B et C une liste des expositions internes et des expositions itinérantes. Deux membres du personnel de la Division de la conservation des documente ont représenté les Archives nationales au Salon du livre qui se tient chaque année à Hull. Les activités consistaient en présentations de bandes vidéo, démonstrations de techniques de réparation du papier et exemples de belles reliures et de dorures à chaud. Cette exposition populaire a attiré plus de 40 000 personnes en cinq jours. Cours, colloques et projets conjoints Cours La Direction des ressources historiques a donné son cours d'archivistique du 14 septembre au 9 octobre 1987. Ce cours a été offert en anglais à 14 archivistes venus d'autres institutions et à 11 membres du personnel. La Direction des documents gouvernementaux a organisé, à l'intention des gestionnaires des documents et des coordon- nateurs de la micrographie des ministères, un séminaire de deux jours sur la recherche automatisée et un séminaire d'une journée sur la technologie du disque optique. Ces deux séminaires ont attiré plus de 100 participants venus de 50 institutions. Le cours de trois semaines sur les règles et les principes de gestion des documents a été offert en anglais et en français. Le cours d'une semaine d'introduction à la gestion des documents a été donné à Halifax, Montréal (en français), Ottawa (deux cours, dont un en français), Toronto (deux cours), Winnipeg, Edmonton et Vancouver. Le cours d'une semaine sur la technologie des microenregistrements a été donné deux fois en anglais et une fois en français. Pour l'année prochaine, les plans de formation prévoient la prestation de services consultatifs et la préparation de documents qui permettront à un plus grand nombre d'institutions de fournir leur propre formation de base; la refonte du cours sur les règles et les principes de . gestion des documents en quatre cours d'une semaine chacun à l'intentbn du personnel de soutien, des fonctionnaires et des gestionnaires selon un ordre propice à l'avancement professionnel; la mise à jour et la normalisation du contenu du cours; et l'expansion des possibilités de formation à toutes les régions du pays. Stages pour étudiants Un certain nombre de divisions ont accueilli des stagiaires ou participé à d'autres modes de formation professionnelle au cours de l'année. Quatre stagiaires de l'Université Carleton ont travaillé à la Division des archives cartographiques et architecturales et à la Division de l'art documentaire et de la photographie. Trois étudiants du collège Algonquin et deux étudiants du CEGEP de Hull ont reçu une formation pratique à la Division des services photographiques, à la Division de la conservation des documents et à la Direction de l'informatique et des services des documents. Pendant l'été 1987, un étudiant du programme d'arts visuels et de photographie de l'Université d'Ottawa a acquis de l'expérience dans les divers laboratoires des Services de la photographie. 28 Annual Report of the National Archives 1987-1898 As part of an internship In November 1987, Treasury 2. The Needs Assessment and In December 1987, the program with Sir Sanford Flem Board approved a National Planning Study Program: a Cartographic and Architectural ing College, the Conservation Archives submission for resour total of $50,325 was provided Archives Division forwarded, on Branch's Technical Operations ces to support the Diefenbaker to the Provincial/Territorial ban, 52 plans from the Power provides six months of work ex Centre with a contribution of Councils of British Columbia, Collection to the Queen's perience for a student enrolled $150,000 in 1987-1988, and Manitoba, Nova Scotia, University Archives. This is the in the Conservation Technician contributions of $320,000 in Prince Edward Island and first of a series of loans which Course. A joint structured each of 1988-1989 and 1989- Saskatchewan to assist them in will make available to re program has been devised and 1990. One of the main condi conducting their needs studies. searchers in Kingston, and in it is anticipated that this tions of the contribution was the In addition, the Bureau of particular to students in program will be continued as requirement that the National Canadian Archivist received architectural history at Queen's more students display interest Archives and the University of $10,000 from this program. University, original material in the media handled by Techni Saskatchewan conclude an from this collectbn. The length cal Operations. agreement, by means of the ex 3. The Professional Develop of the individual bans are to be change of letters, regarding the ment and Training Cooperative based on the academic year. The National Archives Library "archival program" to be Program: various projects and took part in a cooperative created at the Diefenbaker activities designed to address The Manuscript Division en program organized by the Centre as a result of the federal the professional and training couraged several microfilm ex University of Western Ontario funding. The program will in needs of archivists and those changes, notably those with the and the Public Service Commis clude the following : the proper working in archives were Provincial Archives of New sion. Under the professional management and preservation funded for a total of $146,856. foundland and Labrador, the direction of the head of the of the Diefenbaker papers to Archives of Ontario, the Univer J.K. Lamb Library, graduating the standards used by the Na 4. The Academic Internship sity of New Brunswick and students in library science par tional Archives of Canada for Program: assistance was given Queen's University. ticipated in the establishment other prime ministerial papers; to 14 archival science students and consolidation of this satel continued public access to the in obtaining experience in their Collaboration continued on Film lite library. Diefenbaker papers, with areas of specialization. A total Canadiana and the FORMAT professional archivist support; of $60,000 was allocated to this database as a joint project of Consultation, Aid and Advisory and the provision of finding aids program. the National Archives, National Services and other reference materials, Library, National Film Board so that study of the Diefen The National Archives also sup and Cinémathèque Over the course of the year, baker papers can be supported ported the CCA's Secretariat québécoise. The Moving Image National Archives staff were by many of the same archival Office and the work of its com and Sound Archives Division once again called upon to tools available to researchers in mittees. Over the course of the also continued to represent the share their knowledge and Ottawa. year, the CCA held two full National Archives on the work expertise with their colleagues. council meetings and four meet ing team for the establishment Many contributions are listed in Cooperative Ventures ings of its Executive Commit of the Natbnal Audio-Visual Appendix E, Staff Contributions tee. Other CCA committees Data Base sponsored by the beyond tile Department. In pursuing its objective of developing a Canadian Archival met regularly and are currently supporting projects on Department of Communications The Cartographic and System, the National Archives descriptive standards and Architectural Archives Division of Canada allocated, in 1987- conservation. continues to compile the 1988,1.8 million dollars in occasional Cartographic Government of Canada funds Archivists' Newsletter and is to support the Canadian Coun planning to hold another cil of Archives (CCA), its com cartographic/architectural mittees and its major programs. archivists' seminar in 1988- Assistance to the Canadian 1989. archival community was basically provided through the following four cost-shared programs developed by the CCA: 1. The Arrangement and Description Backlog Cost- Shared Cooperative Program: a sum of $1,276,593 was distributed to 128 institutions housing archival collections in order that they may process their backlogs of important multi media records. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 La Division de la restauration des peintures et estampes a reçu pendant trois mois deux étudiants du programme de maîtrise en conservation des œuvres d'art de l'Université Queen, l'un en conservation des peintures à l'huile, l'autre en conservation des estampes et dessins; un étudiant en chimie pendant quatre mois; un étudiant de l'Université de Paris I (Panthéon-Sorbonne) pendant six mois; un étudiant de l'école de restauration de l'Académie des beaux-arts de Vienne, Autriche, également pendant , six mois; et un conservateur Cdes Archives provinciales du Manitoba pour un stage de quatre semaines. Dans te cadre du programme conjoint de stages avec le collège Sir Sanford Fleming, un étudiant inscrit au programme de technicien en conservation a travaillé pendant six mois aux Opérations techniques de la Direction de la conservation. Un programme conjoint a été Minis sur pied, qui devrait être perfectionné au fur et à mesure que s'accroîtra le nombre d'étudiants intéressés par le domaine d'activité des Opérations techniques. La Bibliothèque des Archives natbnales a participé au programme coopératif parrainé par l'Université Western Ontario et la Commission de ta fonction publique. Des finissants en bibliothéconomie ont ainsi travaillé, sous la direction de la responsable de la Bibliothèque J.K. Lamb, à rétablissement et à la consolidation de cette bibliothèque satellite. Consultation, aide et services consultatifs Au cours de l'année, tes empbyés des Archives nationales ont été une fois de plus appelés à partager leurs connaissances et leur savoir-faire avec leurs collègues. On trouvera à l'annexe E une liste de la plupart des contributions du personnel hors du cadre départemental. La Division des archives cartographiques et architecturales continue de compiler le Newsletter des archivistes en cartographie et projette d'organiser en 1988-1989 un autre séminaire pour les archivistes spécialisés en cartographie et en architecture. En novembre 1987, le Conseil du Trésor a approuvé une proposition des Archives nationales d'appuyer le Centre Diefenbaker par une contribution de 150 000 $ en 1987- 1988 et des contributions de 320 000$ en 1988-1989 et 1989-1990. L'une des principales conditions à cet appui était que les Archives nationales en arrivent à un accord écrit avec l'Université de la Saskatchewan sur le programme archivistique qui doit être mis sur pied au Centre Diefenbaker suite au financement fédéral. Le programme comprendra les aspects suivants : gestion et conservation des papiers Diefenbaker conformément aux normes utilisées aux Archives nationales du Canada pour tes documents d'autres premiers ministres; accès permanent du public aux papiers Diefenbaker, avec l'aide d'un archiviste professionneI; et création d'instruments de recherche et d'autres documents de référence de même nature que ceux dont disposent les chercheurs à Ottawa Projets conjoints Poursuivant leur objectif d'instaurer un système archivistique canadien, les Archives nationales du Canada ont alloué en 1987-1988, 1,8 million de dollars en fonds du gouvernement du Canada pour aider te Conseil canadien des archives (CCA), ses comités et ses principaux programmes. L'aide à la communauté archivistique canadienne est venue essentiellement des quatre programmes à frais partagés mis au point par le CCA. 1. Le programme coopératif à frais partagés de classement et de description visant à réduire l'accumulation de documents : une somme de 1 276 593 $ a été distribuée à 128 établissements détenteurs de fonds d'archives pour leur permettre de traiter leurs arriérés de documents importants, quel qu'en soit le support. 2. Le programme coopératif à frais partagés d'études de planification et d'évaluation des besoins : un total de 50 325 $ a été octroyé aux conseils provinciaux de la Colombie-Britannique, du Manitoba, de la Nouvelle-Ecosse, de l'île-du- Prince-Édouard et de la Saskatchewan pour tes aider à mener à bien leurs études des besoins. En outre, le Bureau canadien des archivistes a reçu 10 000 $ dans le cadre de ce programme. 3. Le programme coopératif de formation et de développement prof ession nels : un total de 146 856 $ a été distribué pour divers projets et activités relatifs au perfectionnement et à la formation des archivistes et du personnel des archives. 4. Le programme de stages et de complément de formation en milieu de travail : un total de 60 000 $ a été alloué à ce programme, qui a aidé 14 étudiants en arch ivistiq u e à acquérir de l'expérience dans leur domaine de spécialisation. Les Archives natbnales ont également apporté leur appui au secrétariat du CCA et au travail de ses comités. Au cours de l'année, le CCA a tenu deux réunbns plénières et quatre réunions de son Comité de direction. D'autres comités du CCA se sont réunis régulièrement et appuient actuellement des projets relatifs aux normes de description et à la conservation. En décembre 1987, la Division des archives cartographiques et architecturales a prêté 52 plans de la collection Power aux archives de l'Université Queen. Ce prêt est le premier d'une série qui mettra à la disposition des chercheurs de Kingston, et plus particulièrement des étudiants en histoire architecturale de l'Université Queen, des documents originaux de cette collection. La durée de chacun des prêts sera fonction du calendrier universitaire. La Division des manuscrits a encouragé plusieurs échanges de microfilms, en particulier avec les Archives provinciales de Terre-Neuve et du Labrador, tes Archives de l'Ontario, l'U ni ve rsité du Nouveau- Brunswick et l'Université Queen. La collaboration s'est poursuivie en ce qui a trait à FUm Canadiana et à la base de données FORMAT, dans le cadre du projet conjoint des Archives nationales, de la Bibliothèque nationale, de l'Office national du film et de la Cinémathèque québécoise. La Division des archives audiovisuelles a également continué de représenter les Archives nationales au sein de l'équipe de travail sur l'établissement d'une base de données nationale des documents audio-visuels, projet parrainé par le ministère des Communications. Annual Report of the National Archives 1987-1988 Public Service As part of the recent reorganization at the National Archives, a Reference and Researcher Services Division was established within the Public Programs Branch to plan and deliver reference and researcher services, both at headquarters and at a distance, in response to enquiries about the National Archives, its services, holdings and facilities. In 1987-1988, the National Archives embarked on a national publicity campaign aimed at increasing awareness of archives across Canada, through the use of print and electronic media. It was an unqualified success, giving the Archives a very positive profile and resulting in an unprecedented number of enquiries. A number of awards were received for the department's public relatbns work in 1987- 1988. Posters, promotional packages, audio-visuals and television advertisements received gold and silver honours from local, natbnal and international communications associations. A number of tours of the facilities, laboratories and storage areas, and demonstrations of systems and techniques were given to individuals, groups, international visitors and to the media. Well over 800 people went on tours; this involved some 60 tours. The Canadian Centre for Information and Documentation on Archives, meanwhile, distributed nearly 3,000 specialized bibliographies to institutions, associations or individuals involved in training in the areas of archival science and records management. The London Office answered approximately 140 enquiries m and the Paris Office approximately 250. Advice is | provided to Canadian researchers in identifying documentary material in the British Isles and France and in contacting appropriate repositories. The London and Parte Offices also assist British and French researchers in beating material in the collections of the National Archives and other Canadian archives. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 Services au public Dans le cadre de la récente réorganisation des Archives nationales, une Division des services de référence et des services aux chercheurs a été créée à la Direction des programmes publbs pour planifier et assurer les services de référence et les services aux chercheurs, à la fois sur place et à distance, en réponse aux demandes sur les Archives nationales, leurs services, leurs fonds et leurs installations. En 1987-1988, les Archives nationales ont participé à une campagne nationale de publicité utilisant autant l'imprimé que les médias électroniques et visant à sensibiliser le public à la présence d'archives dans tout le Canada. Cette campagne a remporté un indéniable succès. Elle donnait des Archives une image très positive et s'est soldée par un nombre de demandes sans précédent Le travail de relations publiques a été couronné par plusieurs prix cette année. Des affiches, des trousses publicitaires, des montages audio-visuels et des annonces télévisées ont remporté des distinctbns d'or et d'argent décernées par des associations de communications locales, nationales et intematbnales. Un certain nombre de visites ont permis à des particuliers, des groupes, des visiteurs étrangers et aux médias de voir les laboratoires et les entrepôts et d'assister à des démonstrations de systèmes et de techniques. Plus de 800 personnes ont participé à une soixantaine de visites guidées. Le CCIDA pour sa part a distribué plus de 3 000 bibliographies spécialisées en archivistique et en gestion des documents à des institutions, des associations ou des particuliers. Le Bureau de Londres a répondu à environ 140 demandes et le Bureau de Paris à environ 250. Ces bureaux conseillent les chercheurs canadiens dans leur recherche de documents dans les Iles britanniques et en France et communiquent avec les dépôts concernés. Ils aident également les chercheurs britanniques et français à localiser les documents dans les fonds des Archives natbnales et d'autres archives canadiennes. Managing the Records of the Government of Canada Gestion des documents du Gouvernement du Canada 94 Annual Report of the National Archives 1987-1988 Managing the Records of the Government of Canada The Government Records Branch controls the process of records retentbn and destruction throughout the federal government, and evaluates implementation of policies about recorded information in departments and agencies. It further facilitates the management of government records by providing courses, offering consulting services, conducting applied research, producing technical publications, and operating an extensive network of records centres across the country. Records Management Activities Records Management and Micrographie Systems Division (RMMS) This d ivision's main goal is to improve the management of government records. Its staff work with departments and agencies and the Treasury Board. The division pursues its aims through evaluation, scheduling, advice and research, and professional development and publications activities. Progress te reflected annually in a report of the National Archivist to the Secretary of the Treasury Board on the Management of Government Records. The National Archivist's 1997 report noted improvement, but concluded that serious shortcomings persist. In many departments, information retrieval still appears slow and uncertain. A sig nif icant proportion of records are not yet scheduled for retentbn and disposal. Records of archival or historical importance continue to make their way only very slowly to the National Archives. The National Archivist's co n- clusions are based primarily upon formal evaluations of departmental records management programs. Ten were conducted in 1987, two by staff of the RMMS» the other eight by departmental internal audit directorates in consultation with RMMS staff. The division's involvement ranged from a preliminary meeting with internal audit directorates, through contact at critical points in the process, to full participation as team members. RMMS staff commented on draft audit reports prior to their consideration by departmental management and prepared summaries of the final versions for inclusion in the National Archivist's report. The Archivist's findings, among other factors, have resulted in the Treasury Board approving a set of principles which are to lead to a new policy covering the comprehensive management by departments of all their inform ation ho Id ings. For the first time, government institutions will be obliged to manage information in all media ift a carefully coordinated way. The proclamation» in June 1987, of the new National Archives of Canada Act establishes, by law, the previous requirement in government regulation and policy that no records be destroyed or otherwise disposed of without the consent of the National Archivist. The schedule is the prime instrument by which consent is secured, and records of enduring value to the nation are identified and ultimately acquired by the Archives. The division has been responsible for coordinating the efforts of various divisions of the Government Records Branch and Historical Resources Branch inthe common cause of recommending sound schedules for the approval of the National Archivist. Work this year has included documenting the key elements of the review and approval process and the roles and accountabilities ol the major players, testing and refining the approach, and preparing formal communications and training plan to inform departments. Inadequate scheduling submissions have meanwhile been returned and the remainder placed in order of priority for review. Review has proceeded and submissions have been approved. This year, the most significant undertaking in our Advice and Research Section was a government-wide review of micrographics — to determine the current status ot micrographie operations in government to discern departmental trends and to assess the effectiveness of National Archives' services to departments and agencies. The first such comprehensive review since 1975, it surveyed 89 institutions by questionnaire, with 61 responding, and supplemented these findings by a series of interviews with representatives of some of the larger programs. The study confirmed that micrographics is widely employed inthe federal sphere in the management of information and that it is increasingly being used in conjunction with computer technologies. Other findings and recommendations are being assessed. Automated Information Systems Division The Automated Information Systems Division facilitates the bentificalion, retentbn, conser- vation and disposition of automated records under the control of federal government institutions. Considerable effort was made to assist in the reduction of the backlog of retentbn and disposal schedules that has been submitted to the department. Within the context of the branch effort to promote the development and submis- sbn of comprehensive schedules, i.e., describing the retention specifications of ail records regardless of media, the division provided advice to a number of institutions concerning the préparât io n of appropriate descriptions of their data holdings and related retention specifbations. Particular emphasis was placed on priority areas in Employment and Immigration, Statistics Canada, Indian and Northern Affairs, and Health and Welfare. In providing advice to government institutions regarding the conservation of their data holdings, it was determined that the federal records centres' tape storage facilities could play a significant role. During the latter part of the year, a study was initiated to assess the extent to which the existing tape storage services inthe records centres could be augmented to provide, on behalf of government institutions, an active data conservation function for valuable corporate data holdings. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 Gestion des documents du Gouvernement du Canada La Direction des documents gouvernementaux contrôle le processus de conservation et d'élimination des documents dans tout te gouvernement fédéral et évalue l'implantation des politiques relatives à l'information dans tes ministères et organismes. Elle facilite en outre la gestion des documents gouvernementaux en organisant des cours, en offrant des services consultatifs, en faisant de la recherche appliquée, en produisant des publications techniques, et en gérant un réseau complet de centres de documents dans tout le pays. Activités de gestion des documents Division des systèmes de la gestion des documents et de h micrographie Cette division a pour principal objectif d'améliorer la gestion des documents gouvernementaux, en travaillant avec tes ministères et les organismes et le Conseil du Trésor. La division poursuit ses objectifs au moyen d'activités d'évaluation, d'établissement de plans de conservation, de consultation et de recherche, de perfectionnement professionnel et de publications. L'état de la gestion des documents au gouvernement est étudié chaque année dans le rapport que l'archiviste national adresse au secrétaire du Conseil du Trésor. Tout en soulignant tes améliorations, le rapport de 1987 conclut à la persistance d'importantes lacunes. Dans de nombreux ministères, la recherche d'informations semble encore lente et incertaine. Un fort pourcentage de documents ne sont pas encore pourvus de calendriers de conservation et d'élimination. Les documents importants du point de vue archivistique ou historique ne sont acheminés que très lentement aux Archives natbnales. Les conclusions de l'archiviste national se fondent principalement sur des évaluations officielles des programmes de gestion des documents. En 1987, dix ont été réalisées : deux par le personnel de la division et les huit autres par les directions de vérification interne des ministères, en consultation avec le personnel de la division. La participation de la division a pris des formes variées, de la réunion préliminaire avec les directions de vérificatbn interne à une pleine participation comme membre de l'équipe, en passant par des contacts à des étapes cruciales du processus. La division a fait ses commentaires sur les rapports de vérification avant leur soumission aux gestionnaires des ministères et elle a préparé des synthèses des versions finales qui paraîtront dans le rapport de l'archiviste national. Les conclusions de l'archiviste ont incité le Conseil du Trésor à approuver un ensemble de principes devant déboucher sur l'élaboration d'une nouvelle politique de gestion de l'information pour les ministères. Pour la première fois, les institutions fédérales seront obligées d'assurer une gestbn coordonnée de l'information, quel qu'en soit le support. La nouvelle Loi sur les Archives nationales du Canada, promulguée en juin 1987, donne une assise législative à l'ancienne prescription gouvernementale qu'aucun document ne doit être détruit ou éliminé de quelque façon que ce soit sans le consentement de l'archiviste national. Le calendrier de conservation constitue le système de base grâce auquel ce consentement est octroyé et les documents qui ont une valeur durable pour la nation sont identifiés, puis acquis par les Archives. La division a assumé la responsabilité de coordonner les efforts de diverses divisions de la Direction des documents gouvernementaux et de la Direction des ressources historiques chargées de recommander des calendriers pertinents à l'approbation de l'archiviste national. Au nombre des activités de l'année, notons la documentation des éléments-clés du processus d'étude et d'approbatbn ainsi que des rôles et responsabilités des principaux participants, la mise à l'essai et le raffinement de la méthode et la préparation d'un plan officiel de formation et de communication à l'intention des ministères. Les calendriers de conservation erronés ont été renvoyés, tandis que les autres étaient classés par ordre de priorité pour être examinés. Après examen, des calendriers ont été approuvés. L'entreprise la plus considérable de la Sectbn des services consultatifs et de la recherche a été, cette année, l'étude des programmes de micrographie dans tout le gouvernement, afin de déterminer l'actuel statut des opérations micrographiques, de déceler les tendances ministérielles et d'évaluer l'efficacité des services fournis par les Archives natbnales aux ministères et organismes. Pour une première étude de ce genre depuis 1975,69 institutions ont été consultées par questionnaire. Soixante-et-une ont répondu, et ces conclusions ont été complétées par une série d'entrevues avec des représentants de certains des programmes les plus importants. L'étude a confirmé.que la micrographie est couramment employée au gouvernement fédéral dans la gestbn de l'information, et de plus en plus en relatbn avec les technologies informatiques. D'autres conclusions et recommandations sont en cours d'évaluation. Division des systèmes automatisés d'information La Divisbn des systèmes automatisés d'information facilite le repérage, la conservation et l'élimination des documents automatisés contrôlés par les institutions fédérales. Des efforts considérables ont été déployés pour tenter de réduire l'arriéré de calendriers de conservation et d'élimination soumis au département. Dans te cadre des efforts accomplis par la direction pour promouvoir l'élaboration et la présentation de calendriers complets (c'est-à-dire fournissant les spécifications de conservation de tous les documents, quel qu'en soit le support), la division a fourni à un certain nombre d'institutions des services consultatifs sur la façon de décrire leurs fonds de données et les spécifications de conservation qui s'y rattachent. L'accent a été mis sur les secteurs prioritaires d'Emploi et Immigration, Statistique Canada, Affaires indiennes et au Nord et Santé et Bien- être social. Ces services consultatifs ont permis de souligner le rôle déterminant que pouvaient jouer les entrepôts de bandes magnétiques des centres fédéraux de documents. Vers la fin de l'année, une étude a été entreprise pour évaluer dans quelle mesure on pouvait étendre les services actuels d'entreposage pour assurer, au nom des institutions fédérales, un service actif de conservation pour les données de valeur. 36 Annual Report of the National Archives 1987-1988 It was also recognized that if Federal Records Computer Media Library activity During the year, work continued data were to be accessible for Centres Division grew by 14 per cent with a par on major rewriting of the Natbn extended periods of time, ticularly high rate of growth al Standard "Microfilm as regardless of changes made to The records centres are able to (from 878 in 1986-1987 to Documentary Evidence." The the original software and realize cost avoidance savings 4,079 in 1987-1988) in the new ISO standard "Flowchart Sym hardware, then institutions by bulk purchasing of shelving IBM cassettes. bols and Their Use in would also require guidance equipment and through the use Micrographics" was adopted concerning the storage of data of warehouse accommodation. New federal security regula and published as a National according to standard formats. Surveys have shown that it tions have increased the Standard of Canada and the As a result, a study was con takes one staff member to ser volume of classified records ISO standard "Graphical Sym ducted of the applicability of ex vice 1,650 metres of records in destroyed by the division. bols for Use in Microfilming" isting and proposed electronic a departmental records office There has been an increase of was issued as a CGSB information exchange stand compared to one staff member 8 per cent in the volume provisional standard. Three ards to the data conservation to 3,000 metres in a records destroyed over last year. There ISO standards in preparation needs of institutions and, by ex centre. are now 211 departments using by TC171 will be adopted tension, to the archival interests this facility compared to 197 when published. In addition, of the National Archives. The Insufficient accommodation in test year. reviews have commenced on results of this study have four of the seven records four National Standards of served as a catalyst to the centres (Montreal, Ottawa, Office of Micrographie Canada. establishment of a formal Toronto and Edmonton) con Standards Treasury Board-sponsored tinued to hamper operatbns Access to Information and government-wide working during the year. In the Van The National Archives Privacy Legislation group on electronic data and couver regbn, 16 client offices withdrew sponsorship of document interchange moved to smaller offices and micrographie standards In addition to the requests standards. six new clients began to use development at the end of the made to the Personnel the records centre. This has in 1987-1988 fiscal year. Conse Records Centre (see Table VII Personnel Records creased the number of acces quently the Canadian General in Appendix G), the number of Centre Division sions by 17 per cent over last Standards Board (CGSB) Coor formal requests made to the year. Unfortunately, the dinating Committee will now be Government Archives Division This fifth year of experience in Edmonton Records Centre the voting body on draft stand under the Access to Informa the application of the Access to could not provide the same ards prepared by the CGSB tion and Privacy Acts declined Information and Privacy Acts support to the 28 departments Working Group (formerly CGSB slightly from 66 in 1986-1987J0 has been an extremely busy moving into the new Canada Standards Committees). Iden 60 in 1987-1988. While num one. (Detailed information can Place Complex. Even though tified now as the Committee on bers declined, the amount of be found in Appendix G.) departments are moving into Micrographie Standards, it will time devoted to the processing smaller offices, the Edmonton also function as the Canadian of these requests increased On 1 April 1987, the division Records Centre was able to Advisory Committee on ISO/TC substantially as several of took on the responsibility for accept only 5,910 metres of 171. them, involving access to the reception and transmission records compared to 8,017 the departmental operational of all departmental Telex mes year before. This volume could To expedite the preparation records, proved to be extremely sages. To assist in this function. only be accepted as retention of Canadian natbnal complex and difficult. On the an automated Telex control periods on older records micrographie standards, ISO other hand, informal requests process was developed which expired and disposals were standards will be adopted only for access review were com provides printout listings of all carried out. Additional accom upon publication, and CGSB pleted for 600 researchers and processed and outstanding in modation for these four records provisional standards will not a total of 500,000 pages were coming and outgoing mes centres should be available by be issued. Also, preparation of reviewed. This compares to sages. About 95 per cent of the the end of 1988-1989. a Canadian standard will be 424,037 pages for 505 ! over 800 Telex messages authorized only when an ISO or researchers in 1986-1987. received each month are direct There has been a dramatic a national standard te neither ly concerned with Personnel decrease of 24 per cent in the available nor anticipated. There was no progress made Records Centre operatbns. number of negative searches because of automation in government departments. On the other hand there has been an equally dramatic increase of 84 per cent in the number of interfiles because departments no longer find it necessary to retain as much paper in their offices. on retrospective access review of records, as staff were fully occupied with completing current access requests. It is to be noted that the implementation of the federal government Security Policy will have serious workload implications for the division, as it provides for declassif icat ion/downgrading of all record hobings of the federal government, including archival records. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 On a par ailleurs convenu que, si les données doivent être accessibles pendant longtemps malgré les changements apportés au logiciel et au matériel originaux, les institutions auront besoin de conseils pour les entreposer suivant un format standard. Par conséquent, une étude a été réalisée pour déterminer dans quelle mesure les normes d'échange d'informations actuelles et proposées sont applicables aux besoins des institutions en matière de conservation des données et, par extension, aux intérêts archivistiques des Archives nationales. Les résultats de cette étude ont amené la création d'un groupe de travail, parrainé par te Conseil du Trésor, sur les normes d'échange de documents et de données électroniques au gouvernement. Division du Centre des documents du personnel Cette cinquième année d'expérience dans l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été marquée par une grande activité (voir annexe G). Depuis avril 1987, la division est responsable de la réception et de la transmissbn de tous tes messages télex au ministère. Un processus automatisé de contrôle des télex a donc été mis sur pied. Il fournit des listes de tous tes messages reçus ou à envoyer, traités et en cours de traitement. Sur plus de 800 messages télex reçus chaque mois, 95 pour 100 environ concernent directement les opérations du Centre des documents du personnel. Division des centres fédéraux de documents Les centres de documents peuvent réaliser des économies par l'achat en gros de rayonnages et par l'utilisation d'entrepôts. Des études ont montré que, dans un ministère, il faut un employé pour 1 650 mètres de documents, alors que dans un centre de documents, un employé suffit pour 3 000 mètres de documents. Au cours de l'année, l'insuffisance des beaux dans quatre des sept centres (Montréal, Ottawa, Toronto, Edmonton) a continué à entraver tes opérations. Le nombre d'acquisitions du centre de Vancouver a augmenté de 17 pour 100 par rapport à l'année dernière, en raison notamment du fait que 16 bureaux clients ont déménagé dans des beaux plus petits et six nouveaux clients se sont ajoutés. Malheureusement, le centre de documents d'Edmonton n'a pu apporter le même appui aux 28 ministères qui ont déménagé dans des beaux plus petits au nouveau complexe Place Canada. Le centre d'Edmonton n'a pu accepter que 5 910 mètres de documents contre 8 017 Tannée précédente. Ces documents n'ont pu être acceptés qu'au fur et à mesure qu'expiraient les périodes de conservation de documents plus anciens. Ces quatre centres de documente devraient bénéficier d'espace supplémentaire d'ici latin de 1988-1989. On a enregistré un déclin spectaculaire (24 pour 100) du nombre de recherches infructueuses, dû à l'avènement de l'automatisation dans les ministères. D'autre part, on a noté un accroissement non moins impressionnant (84 pour 100) du nombre de dossiers à intercaler, les ministères n'estimant plus nécessaire de conserver autant de documents sur papier dans leurs bureaux. Les activités des magnétothèques ont connu un accroissement de 14 pour 100, accroissement particulièrement marqué pour les nouvelles cassettes IBM (de 878 en 1986-1987 à 4 079 en 1987- 1988). Les nouveaux règlements fédéraux de sécurité ont augmenté le volume des documents confidentiels détruits par la division. On a enregistré une hausse de 8 pour 100 par rapport à l'année précédente. Actuellement, 211 ministères utilisent ces installations comparativement à 197 l'année dernière Bureau des normes micrographiques Les Archives nationales ont cessé de parrainer ta mise au point des normes micrographiques à la fin de l'année financière 1987-1988. Le Comité de coordination de l'Office des normes générales du Canada (ONGC) devra donc voter sur tes projets de normes préparés par te Groupe de travail de l'ONGC (auparavant Comité des normes de l'ONGC). Sous l'appellation de Comité des normes micrographiques, il agira aussi en tant que Comité consultatif canadien au sein du Comité technique en micrographie (TC 171 ) de l'International Standards Organization (ISO). Pour accélérer la préparation des nonnes micrographiques nationales canadiennes, tes normes de l'ISO ne seront adoptées qu'après publication, et les normes provisoires de l'ONGC ne seront pas publiées. De même, on n'autorisera l'élaboration d'une norme canadienne que dans tes cas où ii n'existera ni norme de l'ISO ni norme natbnale et qu'aucune ne sera attendue dans un avenir proche. Au cours de l'année, on a continué la reformulation de la norme nationale « Microfilm — Preuve littérale ». La norme de l'ISO sur les symboles des graphiques et leur utilisation en mbrographie a été adoptée et publiée comme norme nationale du Canada. Quant à la nonne de l'ISO relative aux symboles graphiques et à leur utilisation dans le microfilmage, elle a été publiée à titre de norme provisoire de l'ONGC. Trois normes de TISO, en cours de préparation par le TC 171, seront adoptées lorsqu'elles seront publiées. En outre, on a entrepris la révision de quatre normes nationales canadiennes. Accès à l'information et protection des renseignements personnels Outre les demandes adressées au Centre des documents du personnel (voir le tableau VII, annexe G), te nombre de demandes formelles faites à la Division des archives gouvernementales en vertu des bis sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels a légèrement diminué, passant de 66 en 1986-1987 à 60 en 1987-1988. En dépit de cette baisse, le temps consacré au traitement des demandes a augmenté substantiellement du fait que plusieurs d'entre elles, qui visaient des documents opérationnels du département, étaient extrêmement complexes et délicates. D'autre part, des demandes informelles de révision de l'accès ont été remplies pour le compte de 600 chercheurs, et un total de 500 000 pages ont été révisées contre 424 037 pages pour 505 chercheurs en 1986-1987. J Annual Report of the National Archives 1987-1988 Other Activities of Relevance to the Federal Government Work continued in extension of the local area network within the Government Archives Division and Government Records Branch. This network, in addition to its contribution towards office efficiency, is designed to test mechanisms for acquiring records of permanent archival value, leading to functional specifications for systems which could be implemented across government. Testing of the records control capability of the system continued throughout the year. The Records Services Office underwent a major shift in its activities. Internal mail delivery was contracted with a private firm and the six person years were transferred to records operatbns in order to speed the conversion of all records to the department's classification system. The records of six divisions were converted and 14 cubic metres of records removed from active status and either destroyed according to records schedules or placed in dormant storage. Records Services contributed significantly to the development and implementation of the departmental security policy. Every year, the Parte Off be is consulted on numerous occasions in the context of activities undertaken by the Department of External Affairs in France. During 1987-1988, the office participated in sorting and eliminating material from the archives of the Canadian Embassy in Paris; organizing the archives of the Maison des étudiants canadiens in Parte; preparing a history of the residence of the Canadian Ambassador to France; and selecting printed matter and theses, which were produced in France and have a bearing on Canadian history, for shipping to the National Archives in Ottawa Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 La révisbn rétrospective de l'accès aux documents n'a pu être poursuivie, le personnel ayant été entièrement accaparé par les demandes courantes. Par ailleurs, l'implantation de la politique de sécurité du gouvernement fédéral aura de sérieuses répercussions sur la charge de travail de la division, dans la mesure où elle prévoit la déclassification de tous les documents du gouvernement fédéral, y compris des documents d'archives. Autres activités reliées au gouvernement fédéral On a continué à étendre le réseau local au sein de la Divisbn des archives gouvernementales et de la Direction des documents gouvernementaux. En plus d'augmenter l'efficacité des fonctions de soutien, ce réseau doit faire l'essai des mécanismes d'acquisition des documents ayant une valeur archivistique, et mener à la formulatbn des spécifications fonctionnelles pour des systèmes qui pourraient être implantés dans tout le gouvernement. On a testé tout au long de l'année la capacité du système à contrôler les documents. Le Bureau des services des documents a connu d'importants changements dans ses activités. La livraison du courrier interne a été donnée à contrat à une compagnie privée et six années- personnes ont ainsi pu être transférées au traitement des documents, permettant d'accélérer la conversbn de tous les documents au système de classification du département. Les documents de six divisbns ont été convertis et 14 mètres cube de documents jusqu'alors actifs ont été soit détruits selon leur calendrier d'élimination, soit intégrés aux dossiers inactifs. Les Services des documents ont joué un rôle important dans la mise au point et l'implantation de la politique départementale de sécurité. Chaque année, le Bureau de Paris est souvent consulté dans le cadre des activités du ministère des Affaires extérieures en France. Au cours de l'année 1987-1988, le bureau a participé au tri et à Péliminatbn dans les archives de l'Ambassade du Canada à Paris; à l'organisation des archives de la Maison des étudiants canadiens à Paris; à la préparatbn de l'historique de la résidence de l'ambassadeur du Canada en France; et au choix et à l'expédition aux Archives nationales du Canada à Ottawa, d'imprimés et de thèses produits en France et touchant l'histoire du Canada. International Activities Activités internationales Annual Report of the National Archives 1987-1988 International Activities International activities are an important part of the National Archives of Canada's missbn to encourage archival activities and the archival community. The exchange of ideas, advbe and training, as well as cooperative projects are vital. Many issues must be resolved at the international level and as a result international relations and representation on working groups play a key role in the archival environment. At the National Archives of Canada, a report entitled Archives Sponsorship of Future International Activities was approved in 1987. The report contained proposals for the creation and management of an International Programs Activity within the National Archives. Elements of the program include a planning cycle, formal decision and approval process, a financial control and accounting system, and a reporting mechanism to record the results achieved. The implementation of the report started in January 1988. Cooperative Ventures The National Archives of Canada and the National Archives and Records Administration of the United States have an agreement whereby the results of research projects on records management and automated information systems are shared. The agreement includes a provision that ensures that both institutions inform each other of any research plans whbh effectively eliminates any duplication of effort. Dr. Jean-Pierre Wallot, the National Archivist, visited Bulgaria and discussed cooperative projects and exchanges with the country's national archives. Mr. E.M. Kozhevnikov, the first assistant to the Head of the Main Archival Directorate of the Council of Ministers of the U.S.S.R. and Mr. Y.P. Tarasov, Chief of the External Relations Office of the Main Archival Directorate visited Canada as part of a formal exchange of archivists between the two countries in order to make the work of archives better known and understood. Between 30 October and 8 November 1987, they held formal meetings with officials of the National Archives of Canada and examined archival facilities of the federal government in Ottawa. They also visited archives in Winnipeg, Toronto and Montreal before returning to the Soviet Union. In September 1987, the National Archives of Canada contributed a copy of the thesaurus of the PHOCUS database, which is devoted to documentation related to the conservation of photographic material, to the Getty Conservation Institute Documentation Program. The PHOCUS terminology will be studied along with other controlled vocabularies and thesauri in order to devebp a standardized vocabulary of terms for use in the international Conservation Information Network. The National Archives is also providing some 6,000 records from the PHOCUS database to the Getty Conservation Institute Documentatbn Program. In doing so, the Natbnal Archives makes a unique and substantial contribution towards the international exchange of information on photographic conservation. For a number of years, the London Office has enjoyed a cordial and cooperative relationship with the Australian Joint Copying Project which is similarly engaged in copying for deposit in Australian archives. During the year, one particularly important joint mbrofilming venture involved the records of the Society for Promoting Christian Knowledge, which was active in both Canada and the antipodean region. The Manuscript Division has agreed to a request, from the National Library of Australia, to publish our finding aid to the records known as Dominions Off be 35 as a Handbook of the Australian Joint Copying Project. An exchange of microfilm was arranged with the Bermuda Archives. The Paris Office is participating in a joint project with France's Service historique de la Marine for publication, over the next two years, of a cumulative inventory of naval edicts and orders issued under the Ancien régime. An archivist spent three weeks at the Natbnal Archives of the Netherlands as part of the Department of External Affairs' bilateral cultural exchange program. The organization and operations of that archives was studied and some archival source material was identified and will be exchanged on microfilm. Advisory Services Practical training given to foreign archivists is an important facet of the National Archives' international activities. An archivist and a conservator from the Archives of Senegal completed training in conservation and reprography over an eleven-month period. This gave them an overview of basic conservation techniques and was a preliminary step in the establishment of a conservation training program at the Archives of Senegal. The training was part of an International Development Research Centre program. Beginning in January 1988, two archivists from the People's Republic of China began a ten- month training session designed to give them experience in archival procedures and particularly in the application of automated systems to archival work. Guided tours were given to a number of prominent foreign visitors including: a delegation from the Musée de la Somme in France; Minoru Nomura of the National Diet Library in Tokyo; D. Cassell of the West Indies; M. Ahmeth N'Diaye, professor of archival science at the University of Dakar, Senegal; Marilyn MacLennan, reference librarian from Canada House, London, U.K.; Brett Harrison from the Leeds District Archives, Leeds, U.K.; and personnel from the Australian National University and the Washington State Archives, Office of the Secretary of State. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 Activités internationales Projets conjoints Les activités internatbnales sont une composante essentielle de la mission des Archives nationales qui consiste à appuyer les activités archivistiques et la communauté archivistique. Les échanges d'idées, de conseils et de services de formation, tout comme les projets conjoints, sont vitaux. De nombreux problèmes ne pouvant être résolus qu'au niveau international, tes relations internationales et la participation à des groupes de travail jouent un rôle primordial dans le monde des archives. Les Archives nationales du Canada ont approuvé un rapport intitulé « Archives Sponsorship of Future International Activities », qui contient des propositions pour la création et la gestbn d'un programme d'activités internatbnales au sein des Archives. Ce programme comprend notamment un cycle de planification, un processus officiel de décision et d'approbation, un système de contrôle financier et de comptabilité, et un mécanisme d'enregistrement des résultats obtenus. L'implantation des recommandations du rapport a débuté en janvier 1988. Un accord existe entre les Archives nationales du Canada et les National Archives and Records Administration des États-Unis qui prévoit que seront partagés par les deux institutions les résultats de travaux de recherche en gestion des documents et en systèmes automatisés d'information. L'accord prévoit également que les deux institutions se tiendront mutuellement informées de leurs projets de recherche de façon à éliminer tout dédoublement d'efforts. L'archiviste natbnal, M. Jean- Pierre Wallot, a discuté d'échanges et de projets conjoints avec les archives nationales de Bulgarie brs d'un séjour dans ce pays. M. E.M. Kozhevnikov, premier adjoint au chef de la Direction générale des archives du Conseil des ministres d'URSS, et M. Y.P. Tarasov, chef du Bureau des relations extérieures de la Direction générale des archives, sont venus au Canada dans le cadre d'un échange d'archivistes entre les deux pays, conçu pour faire mieux connaître et comprendre te travail des archives. Entre le 30 octobre et le 8 novembre 1987, ils ont tenu des réunions officielles avec des fonctionnaires des Archives nationales et ont étudié les installations d'archives du gouvernement fédéral à Ottawa. Ils ont également visité les archives à Winnipeg, Toronto et Montréal avant de regagner l'Unbn soviétique. En septembre 1987, tes Archives nationales du Canada ont donné au programme de documentation du Getty Conservation Institute une copie du thésaurus de la base de données PHOCUS, qui porte sur la documentation relative à la conservation des documents photographiques. L'étude de la terminologie de PHOCUS et d'autres thésaurus et vocabulaires contrôlés permettra d'établir une liste normalisée de termes qui seront utilisés dans le réseau international d'information sur la conservation. Les Archives nationales ont également donné quelque 6 000 documents de la base de données PHOCUS au Getty Conservation Institute, apportant ainsi une contribution à la fois unique et substantielle à l'échange international d'information sur la conservation des photographies. Depuis un certain nombre d'années, te Bureau de Londres collabore avec le projet australien qui s'occupe d'obtenir des copies de documents pour les archives australiennes. Au cours de l'année, s'est déroulé un important projet conjoint de microfilmage des documents de la Society for Promoting Christian Knowledge, laquelle s'est manifestée tant au Canada que dans la région australe. À la demande de la Bibliothèque nationale d'Australie, la Divisbn des manuscrits a accepté de publier l'instrument de recherche relatif aux documents connus sous te nom de Dominion Off be 35, à titre de manuel du projet conjoint australien de copie de documente. Un échange de microfilms a été conclu avec les Archives des Bermudes. Le Bureau de Parte a un projet conjoint avec le Service historique de la Marine de France pour la publicatbn, au cours des deux prochaines années, d'un inventaire cumulatif des Édite et Ordonnances de la Marine sous l'Ancien régime. Un archiviste a passé trois semaines aux Archives nationales des Pays-Bas dans le cadre du programme d'échanges culturels bilatéraux du ministère des Affaires extérieures. Il a étudié l'organisation et le fonctionnement des archives des Pays- Bas et identifié certains documents d'archives qui seront échangés sur microfilm. Services consultatifs La formatbn pratique que les Archives nationales permettent à des archivistes étrangers d'acquérir constitue une importante facette de leurs activités internationales. Un archiviste et un conservateur des Archives du Sénégal ont suivi un stage de onze mois en conservation et en reprographie. Ce séjour leur a permis de se familiariser avec les techniques de base en conservation et a été le prélude à l'instauration d'un programme de formation en conservation aux Archives du Sénégal. Le stage faisait partie d'un programme du Centre de recherche en développement international. En janvier 1988, deux archivistes de la République populaire de Chine ont entrepris une sessbn de formation de dix mois qui doit accroître leur expérience des méthodes archivistiques et plus spécialement de l'application des systèmes automatisés au travail archivistique. Des visites guidées ont été organisées à l'intention de visiteurs étrangers de marque : délégation du Musée de la Somme en France; Minoru Nomura de la Natbnal Diet Library de Tokyo; D. Cassell des Antilles; M. Ahmeth N'Diaye, professeur d'archivistique à l'Université de Dakar, Sénégal; Marilyn MacLennan, bibliothécaire de référence à la Maison du Canada à Londres, Grande- Bretagne; Brett Harrison des Leeds District Archives, Leeds, Grande-Bretagne; et personnel de l'Université nationale d'Australie et des Archives de l'État de Washington, Bureau du Secrétariat d'État Annual Report of the National Archives 1987-1988 International Organizations Canada will be hosting the International Council on Archives' 1992 Congress in Montreal, 4-12 September 1992. This Congress is the archival community's most prestigious event, held every four years, and usually attracts over a thousand participants from around the world. The National Archives of Canada and the Archives nationales du Québec are collaborating in the preparation of this major event. In the past year, a Natbnal Commission and specific committees were established to oversee the organization of the Congress. A number of Natbnal Archives staff members are active in many international archival, library, and museobgical organizations. Of particular note is the participation of staff members on many committees of the Intematbnal Council on Archives. These include the Current Records Committee, the Committee on Automation, the Committee on Reprography, the Commission on Archival Development (CAD), the Committee on Audio-Visual Archives, the Committee on Literature and Art Archives, and finally the Committee on Profes- sbnal Training and Education. Details may be found in Appendix E which lists Staff Contributions beyond the Department. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 Organismes internationaux Le Canada recevra le congrès 1992 du Conseil international des archives à Montréal du 4 au 12 septembre 1992. Organisé tous les quatre ans, ce congrès, qui constitue la manifestation la plus prestigieuse de la communauté archivistique, attire habituellement plus d'un millier de participants de tous les coins du monde. Les Archives natbnales du Canada et les Archives nationales du Québec collaborent à la préparation de cet événement marquant Cette année, une commission nationale et des comités ont été mis sur pied pour superviser l'organisation du congrès. Un certain nombre de membres du personnel des Archives nationales sont actifs dans divers organismes internationaux, notamment dans des comités du Conseil international des archives : comité dès archives courantes, comité de l'automatisation, comité de la reprographie, commission de développement des archives (CAD), comité des archives audio-visuelles, comité des archives littéraires et artistiques, comité de la formation professionnelle et de l'éducation. On trouvera à l'annexe E des détails sur ces activités. Managing the Department Administration du département Annual Report of the National Archives 1987-1988 Managing the Department Two long-standing employees retired this fiscal year. The Natbnal Archives of Canada wishes to thank Charles Taybr, Director General of Financial and Administrative Services, and Georges Delisle, Director of the former Picture Division, for their many years of untiring service. Mr. Taybr joined the Public Service in 1953 with Agriculture Canada and came to the Archives in 1978. Mr. Delisle began his career in the Archives in 1955 and contributed a great deal to the knowledge, protection and promotion of Canadian iconography. Staff Contributions beyond the Department Each year, Natbnal Archives staff contribute to the archival community through papers they deliver, outside publications, conference organization, memberships on executive of professional associations, editorship and teaching positions. A list of contributions appears in Appendix E. Personnel Employment Equity A voluntary employee survey was carried out in the summer of 1987, the results of which revealed that the statistical representation of disabled persons and aboriginal peoples has significantly increased over the representation reported at the end of March 1987. The survey also established for the first time the representation of members of visible minority groups in the departmental population. Table VIII entitled Workforce Statistical Overview shows the current statistical representation of the major groups in the departmental workforce in comparison with that in March 1987. The results of this survey will serve as a base for determining numerical objectives for increasing further the representation of employment equity target groups in the Natbnal Archives for the period 1988-1991. Positive efforts have been made to develop qualified women with high potential to compete for positions in the Management Category. During the past year, three women were assigned senbr management responsibilities through acting assignments in senbr management or executive level positions, two of which have been confirmed. Additionally, a program to provide training and development opportunities for women with the potential to become senbr managers, called the Senbr Management Development Program for High Potential Women, has been approved and will be made operational in 1988-1989. A small number of candidates will be selected each year to participate in this program, which will equip the participants to compete for senbr management positions in the Natbnal Archives or elsewhere in the government Woridorce Adjustment The Natbnal Archives workforce adjustment program continued to have a successful record in 1987-1988. Since the beginning of the workforce adjustment program, when a cut of almost nine per ce nt was imposed on the National Archives to be carried out over five years, the vast majority of affected empbyees have been placed in alternate positions in either the National Archives or in other federal departments. Most of the surplus positions had been identified as a result of the elimination of the Central Microfilm Operatbns With the continued cooperation and support of management and staff, the department is confident that all or nearly all remaining and future workforce adjustment situations will be successfully resolved. Personnel Operations A major undertaking by the Personnel Services Branch during 1987-1988 was the realization of the Administrative Review of Staffing project. This review of the staffing process in the department included questionnaires and interviews with managers and personnel officers as well as an interview sessbn with employee representatives. The recommendations from this review are expected to speed up and streamline the staffing process, enhance the planning and management of personnel activities and clarify roles and responsibilities for both personnel and line management Automation in the Personnel Services Branch The Natbnal Archives developed an automated system for the capture and reporting of information pertaining to employees' leave. The Leave and Attendance Reporting System provides immediate access to empbyee leave data, and allows managers access to the - system for leave usage information. The program not only meets the present requirements of the department and central agencies, but can also easily be modified to meet new requirements for many years to come. It is estimated that this system will result in an annual saving of approximately $15,000 to the department. The system was presented at a Personnel Management Systems market showcase sponsored by Supply and Services Canada, and as a result the program has since been given to five other government departments or agencies. Audits During 1987-1988, six functional audits were in process, and five follow-up audits were undertaken on operatbns in the National Archives and Natbnal Library. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 Administration du département Deux empbyés de longue date ont pris leur retraite au cours de l'année. Les Archives nationales du Canada tiennent à remercier Charles Taybr, directeur général des Services administratifs et financiers, et Georges Delisle, directeur de l'ancienne Division de l'iconographie, pour leurs nombreuses années d'inlassable service. M. Taylor est entré à la Fo net ion publique en 1953, à Agriculture Canada avant de venir aux Archives en 1978. M. Delisle a commencé sa carrière aux Archives en 1955 et a grandement contribué à la connaissance, à la protection et à la promotbn de l'iconographie canadienne. Contributions du personnel hors du cadre départemental Chaque année, les contributions du personnel des Archives nationales à la communauté archivistique sont multiples : communications, publications, organisation de congrès, participation à l'administration d'associations professionnelles, rédaction de revues, enseignement On trouvera à l'annexe E une liste des contributions du personnel. Égalité en matière d'emploi Une enquête a été menée auprès des employés à Pété 1987. Les résultats ont fait apparaître que la représentation statistique des personnes handicapées et des autochtones s'était accrue de façon substantielle par rapport aux chiffres de la fin de mars 1987. L'enquête révèle également pour la première f o is la présence de membres des minorités visibles parmi les empbyés du département Le tableau VIII donne la représentation statistique actuelle des principaux groupes constitutifs du personnel du département comparée à celle de mars 1987. Les résultats de cette enquête serviront de base pour fixer les objectifs numériques du programme d'égalité en matière d'empbi aux Archives nationales pour la période 1988-1991. Des efforts concluante ont été faits pour favoriser le perfectionnement des femmes aptes à occuper des postes de direction. Au cours de l'année, deux des trois femmes qui ont accédé à titre intérimaire à des postes de gestion ou d'administration supérieure ont été confirmées dans leurs fonctions. En outre, un programme de perfectionnement professionnel à l'intention des femmes capables d'occuper des postes de direction a été approuvé. Il deviendra opérationnel en 1988-1989 et permettra de sélectionner chaque année un petit nombre de candidates qui pourront ainsi acquérir les connaissances nécessaires pour être compétitives dans les concours à des postes de haute direction aux Archives nationales ou ailleurs au gouvernement Réaménagement des effectifs Le programme de réaménagement des effectifs des Archives natbnales a continué sur sa lancée en 1987-1988. Depuis le début du programme, après qu'une réduction de près de neuf pour cent sur cinq ans a été imposée aux Archives nationales, la grande majorité des employés touchés par cette mesure ont été affectés à d'autres postes, soit aux Archives nationales soit dans d'autres ministères. La plupart des postes en surplus résultent de la disparition des Services centraux du microfilm. Avec la collaboration soutenue et l'appui de la direction et du personnel, le département est confiant de pouvoir régler au mieux les problèmes de réaménagement des effectifs à venir ou encore en suspens. Opératbns du personnel Au cours de 1987-1988, la Direction des services du personnel a effectué une importante étude du processus de dotatbn au sein du département au moyen de questionnaires et d'entrevues avec les gestionnaires et les agents du personnel, de même qu'avec des représentants des employés. Les recommandations de cette étude devraient permettre d'accélérer et de rationaliser le processus de dotation, d'améliorer les activités de planification et de gestbn du personnel et de clarifier les responsabilités et les rôles respectifs du personnel et des gestionnaires. Automatisation à la Direction des services du personnel Les Archives nationales ont mis sur pied un système automatisé de saisie et de versement des données relatives aux congés des empbyés, qui fournit à l'ad m in istration un accès immédiat aux données de congé des empbyés. Non seulement le programme répond aux exigences actuelles du département et des organismes centraux, mate il peut aussi être facilement modifié pour répondre à d'éventuels besoins pendant un grand nombre d'années encore. On estime que ce système permettra d'économiser environ 15 000$ par année. Après avoir été présenté à une exposition des systèmes de gestbn du personnel parrainé par Approvisionnements et Services Canada le programme a été introduit dans cinq autres ministères ou organismes du gouvernement. Vérifications Au cours de l'année 1987- 1988, on a procédé à six vérifications fonctionnelles et à cinq vérifications de suivi des opératbns aux Archives natbnales et à la Biblbthèque nationale. Annual Report of the National Archives 1987-1988 National Archives of Canada User Fee Revenue Plan 1987 Strategic Planning Session Informatics and Records Services Branch In the context of the government's cost-recovery policy, and in accordance with Treasury Board instructions, the Natbnal Archives of Canada devebped its User Fee Revenue Plan. This plan identifies, for a three-year period, the revenues expected to be generated from the provision of special services including the use of facilities by the Natbnal Archives of Canada to its users. The Natbnal Archives of Canada User Fee Revenue Plan was approved by Treasury Board in October 1987. Other legal and administrative aspects of the cost-recovery exercise were also dealt with. Extensive consultations were earned out with officiate of the Privatization and Regulatory Affairs Secretariat, Privy Council Office, Treasury Board Secretariat, and the Archives' legal counsel as a prelude to obtaining Governor-in-Council authorization to charge user fees. The 1987 Strategic Planning Session was held in Cornwall between 29 September and 2 October 1987. Assessment of Organization Change, Archives Sponsorship of Future International Activities, Regbnalization and Decentralized Access, Resourcing, Review of Strateg ic Approaches, 1988- 1992 and Consideration for a Strategy in the Area of Human Resources were discussed by the Natbnal Archives' Senbr Management Committee during the sessbn. Following the review and approval of strateg ic directions for the period 1988-1992, the Strategic Approaches for the National Archives of Canada, 1988-1992 was published. During the year, the Informatics and Records Services Branch completed the Long Range Information Technology and Systems Plan (LRITSP) and had it approved. The plan established a framework for devebpment of automated systems in the department and outlined four devebpment environments: Archival Holdings, Off be Support, Government Records, and Ad- ministration. The first two of these environments were given priority. In addition to the Archivai Holdings project, a contract was made to provide the functional requirements of the Office Support environment and to produce a feasibility study on implementing an automated and integrated office support system. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 Plan de recettes provenant des droits d'utilisation Dans le cadre de la politique gouvernementale de recouvrement des coûts, et conformément aux instructions du Conseil du Trésor, tes Archives natbnales ont mis sur pied le Plan de recettes provenant des droite d'utilisation. Ce plan, approuvé par le Conseil du Trésor en octobre 1987, définit, pour une période de trois ans, tes revenus que devrait générer la prestation de services spéciaux, y compris l'utilisation des installations et équipements des Archives nationales par tes usagers. D'autres aspects juridiques et administratifs du recouvrement des coûts ont également été considérés. Avant de pouvoir obtenir l'autorisation d'imposer des frais d'utilisation, d'importantes consultations ont été nécessaires avec le Secrétariat de la privatisation, de la réglementation et des opératbns, le Conseil privé, le Secrétariat du Conseil du Trésor et avec le conseiller juridique des Archives. Session de planification stratégique 1987 La sessbn 1987 de planification stratégique a eu lieu à Cornwall du 29 septembre au 2 octobre 1987. Le Comité de la haute direction s'est penché sur revaluation des changements organisationnels, le parrainage d'activités internationales, la régionalisation et la décentralisation de f accès, tes ressources, la révision des orientations stratégiques, 1988- 1992, et l'étude d'une stratégie en matière de ressources humaines. Après révision et approbatbn des directives stratégiques pour la période 1988-1992, les Orientations stratégiques des Archives nationales du Canada, 1988-1992 ont été publiées. Direction de l'informatique et des services des documents Au cours de l'année, la Direction de l'informatique et des services des documents a terminé son Plan de technologie et de systèmes d'information à long terme (PTSILT), et l'a fait approuver. Le plan propose un cadre pour l'expansion des systèmes automatisés au sein du département et détermine quatre secteurs de développement : les fonds d'archives, les activités de soutien, tes documents gouvernementaux et l'ad m in istrat ion. La priorité a été donnée aux deux premiers secteurs. Outre te projet des fonds d'archives, un contrat a été accordé pour élaborer des spécif icatbns fonctionnelles applicables aux activités de soutien et pour produire une étude de faisabilité sur l'implantation d'un système intégré de bureautique. L Appendices Annexes r Annual Report of the National Archives 1987-1988 Appendix A Publications, 1987-1988 NEW PUBLICATIONS Finding Aids and Guides Archival Sources for the Study of Canadian Jewry Archival Sources for the Study of Polish Canadians Canadian Centre for Information and Documentation on Archives Cartographic and Architectural Archives Division Checklist of Parish Registers, 1986 FIAF, 1986 Introduction to the National Archives of Canada National Archives of Canada Act Publications, July 1987 Exhibition Catalogues Beyond the printed word The Canada Council: Fulfillment of a Dream Periodicals Government Records Bulletin Machine Readable Records Bulletin The Archivist Others Annual Report of the National Archives of Canada, 1986-1987 Proclamation of the Canada Act of 1982 REPRINTS Aperçu — Dressing Up Aperçu — Quintessential Canada Aperçu — Unseen Visions National Archives of Canada Act Papineau: His Life and Times The Painted Past The Widening Sphere: Women in Canada, 1870-1940 DISTRIBUTION OF PUBLICATIONS Public Service Statistics Number sold to individuals or Supply and Services Canada 655 Number free in response to individual requests 30,513 Number free through mailing lists 36,117 Appendix B In-House Exhibitions, 1987-1988 MAJOR EXHIBITIONS 100 Years of Architecture in Kingston: John Power to Drever& Smith 18 June-4 October 1987 Proclamation of the Canada Act of 1982 and Portraits of the Prime Ministers of Canada 2-31 July 1987 Rebellion in the Canadas 1837- 1838 13 August-4 October 1987 Karsh: A Celebration 4 December 1987-28 February 1988 SMALLER EXHIBITIONS Aperçu — Unseen Visions 28 May-3 December 1987 New Facsimiles of Old Maps May-12 October 1987 Budge Crawley, 1911-1987 May-August 1987 Nairn Kaftan 15 July 1987-31 January 1988 Sovereign Great Priory of Canada 11-20 August 1987 Canadian Maps and Atlases 1984-1987 1-8 October 1987 Aperçu — Yousuf Karsh 4 December 1987 Karsh Canada: Canadian Governors-General and Prime Ministers 4 December 1987 The Canada Council: Fulfillment of a Dream The exhibition marked the 30th anniversary of the founding of the Council. It was accompanied by an exhibition of works from the Art Bank which was marking its 15th anniversary. 10 December 1987-28 March - 1988 Labour Union Charters January-July 1988 Acquisition of Current Maps February-August 1988 Strategic Approaches of the National Archives of Canada, 1988-1992 Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 Annexe A Publications, 1987-1988 NOUVELLES PUBLICATIONS Instruments de recherche et guides Centre canadien d'information et de documentation en archivistique Division des archives cartographiques et architecturales FIAF, 1986 Loi sur les Archives natbnales du Canada Publications, juillet 1987 Répertoire de registres paroissiaux, 1986 Sources d'archives sur les Canadiens polonais Sources d'archives sur les Juifs canadiens Une introduction aux Archives nationales du Canada Catalogues d'expositions Au-delà de récrit Le Conseil des Arts du Canada : un rêve réalisé Périodiques L'Archiviste Bulletin des archives ordinolingues Bulletin des documents gouvernementaux Autres Orientations stratégiques des Archives nationales du Canada, 1988-1992 RÉIMPRESSIONS Aperçu — La quintessence du Canada Aperçu — La valse des atours Aperçu — VTsbns fugitives Loi sur les Archives nationales du Canada Papineau et son temps Le passé en peinture Vers des horizons nouveaux : la femme canadienne, 1870- 1940 DISTRIBUTION DES PUBLICATIONS Statistiques du service au public Vendues à des particuliers ou à Approvisionnements et Services Canada 655 Gratuites en réponse à des demandes 30 513 Gratuites aux personnes inscrites sur tes listes d'envoi 36117 AnnexeB Expositions internes, 1987-1988 GRANDES EXPOSITIONS 100 ans d'architecture à Kingston — De John Power à Drever & Smith 18 juin-4 octobre 1987 Proclamation de la Loi constitutionnelle de 1982 et Portraits des premiers ministres du Canada 2-31 juillet 1987 Les rébellions dans les Canadas, 1837-1838 13 août-4 octobre 1987 Hommage à Karsh 4 décembre 1987-28 février 1988 EXPOSITIONS PLUS PETITES Aperçu — Visions fugitives 28 mai-3 décembre 1987 Nouveaux fac-similés de cartes anciennes Mai-12 octobre 1987 Budge Crawley, 1911-1987 Mai-août 1987 Nairn Kaftan 15 juillet 1987-31 janvier 1988 Grande commanderie du Canada 11-20 août 1987 Cartes et atlas canadiens 1984-1987 î"* octobre 1987 Aperçu — Yousuf Karsh 4 décembre 1987 Karsh Canada .'gouverneurs généraux et premiers ministres canadiens 4 décembre 1987 Le Conseil des Arts du Canada : un rêve réalisé Cette exposition commémorait le trentième anniversaire de la fondation du Conseil Elle était accompagnée d'une exposition de la Banque d'oeuvres d'art qui soulignait son quinzième anniversaire. 10 décembre 1987-28 mars 1988 s Chartes syndicales Janvier-juillet 1988 Acquisitbn de cartes récentes Février-août 1988 La Proclamation de la Loi constitutionnelle de 1982 Rapport annuel des Archives natbnales du Canada, 1986- 1997 Annual Report of the National Archives 1987-1988 Appendix C Circulating Exhibitions, 1987-1988 OUT-GOING The Painted Past 10 April-7 June 1987 Vancouver Art Gallery, Vancouver, British Columbia 8 Jury 1987-3 January 1988 McCord Museum, Montreal, The Widening Sphere 11 April-7 June 1987 Aitken Bicentennial Centre, Saint John, New Brunswick 26 J u ne-18 August 1987 Windsor Publb Library, Wi ndsor, Ontario 17 September-8 November 1987 Lawson Museum, London, Ontario Aperçu — Dressing Up 16May-5July 1987 Ameliasburgh Museum, Ameliasburgh, Ontario 15 July-21 August 1987 Thunder Bay Historical Society Museum, Thunder Bay, Ontario 1 September-1 November 1987 Guelph Civic Museum, Guelph, Ontario 10 November-12 December Aperçu — Quintessential i Canada 24 April-31 May 1987 Prince of Wales Northern Heritage Centre, Yellowknife, J| Northwest Territories 2 July-28 August 1987 Grace Campbell Gallery, Prince Albert, Saskatchewan 15 September-12 November 1987 Greater Vernon Museum and Uuebec 8-27 March 1988 1987 Archives, Vernon, British University of Winnipeg, Leaf Rapids National Exhibition Columbia Taking Root Winnipeg, Manitoba Centre, Leaf Rapids, Manitoba Eastern Set 1 December 1987-3 January Papineau: His Life and Times 29 December 1987-29 January 1988 6 June-6 July 1987 1988 Northern Life Museum and Acadian Village, Caraquet, 23 May-26 July 1987 Dauphin Arts Centre, Dauphin, Natbnal Exhibition Centre, Ft. New Brunswick Manoir Globenski, St. Eustache, Quebec Manitoba Smith, Northwest Territories m 28 September-23 November Aperçu — Unseen Visbns 15 January-15 February 1988 j 1987 12 September-18 October 1987 Dawson Creek Art Gallery, Colchester Historical Museum, Maison Papineau, Laval, 15 January-31 March 1988 Dawson Creek, Truro, Nova Scotia Quebec University of Waterloo, Waterloo, Ontario British Columbia 9 January-21 February 1988 26 October-3 November 1987 1-22 March 1988 Nova Scotia Museum, Halifax, Université de Montréal, Aperçu — Souvenirs of Yorkton Art Council, Yorkton, Nova Scotia Montreal, Quebec Evangeline Land Saskatchewan 2 March-10 April 1988 9-28 November 1987 14 May-15 June 1987 Aperçu — Canada Fantasy Moncton Museum, Moncton, Bibliothèque municipale de Colchester Historical Museum, New Brunswick Granby, Granby, Quebec Truro, Nova Scotia 1 September 1986-30 June 1988 Canada House, London, Western Set 11 January-11 March 1988 19-23 June 1987 16June-16July 1987 Bibliothèque munbipale de Owens Art Gallery, Sackville,. England Boucherville, Boucherville, New Brunswick Moose Jaw Natbnal Exhibition Quebec Dreams of Empire Centre, Moose Jaw, 1 August-15 October 1987 Saskatchewan Aperçu — Inner Visions P.E.I. Museum Headquarters, 5 September 1986- Charbttetown, Prince Edward 1 September 1989 4 August-1 September 1987 1-26 June 1987 Island Brouage Cathedral, Brouage, Kambops Museum and Heritage House Museum, France Archives, Kambops, British Smiths Falls, Ontario 8 January-7 February 1988 Columbia Mt. St. Vincent University Art IN-COMING EXHIBITIONS 3 February-30 April 1988 Gallery, Halifax, Nova Scotia 15 September-1 November North Bay and Area Museum, Developing the Map 1987 North Bay, Ontario 1 March-April 1988 Maitwood Museum and Art Gallery, Victoria, British Columbia Bibliothèque Langelier, Montreal, Quebec 12 October-23 December 1987 3-31 December 1987 The Live mois — Photographers Madrona Exposition Centre, Nanaimo, British Columbia 20 October-18 November 1987 23 January-20 February 1988 Medbine Hat Museum and Art Gallery, Medbine Hat, Alberta 15 March-15 June 1988 Fort Calgary, Calgary, Alberta Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 57 Annexe C Vers des horizons nouveaux Aperçu —La valse des atours Aperçu — La quintessence du Expositions itinérantes, 1987-1988 11 avril-7 juin 1987 16 mai-5 juillet 1987 Canada Aitken Bicentennial Centre, Ameliasburgh Museum, 24 avril-31 mai 1987 Saint-Jean (N.-B.) Ameliasburgh (Ont.) Prince of Wales Northern EXPOSITIONS MISES EN Heritage Centre, Yellowknife CIRCULATION 26 juin-18 août 1987 15 juillet-21 août 1987 (T.N.O.) Bibliothèque publique de Thunder Bay Historical Society Le passé en peinture Windsor, Windsor (Ont.) Museum, Thunder Bay (Ont.) 2 juillet-28 août 1987 Grace Campbell Gallery, 10 avril-7 juin 1987 17 septembre-8 novembre 1987 1er septembre- Prince Albert (Sask.) Vancouver Art Gallery, Lawson Museum, London (Ont.) 1er novembre 1987 Vancouver (C.-B.) Guelph Civic Museum, Guelph 15septembre- 8-27 mars 1988 (Ont) 12 novembre 1987 8 juillet 1987-3 janvier 1988 Université de Winnipeg, Greater Vernon Museum and Musée McCord, Montréal (Que.) Winnipeg (Man.) 10 novembre- 12 décembre 1987 Archives, Vernon (C.-B.) L'enracinement Papineau et son temps Leaf Rapids National Exhibition 1er décembre 1987- Région de l'est Centre, Leaf Rapids (Man.) 3 Janvier 1988 23 mai-26 juillet 1987 Northern Life Museum and 6 juin-6 juillet 1987 Manoir Globenski, 29 décembre 1987- Natbnal Exhibition Centre, Village acadien, Caraquet Saint-Eustache (Que.) 29 Janvier 1988 Fort Smith (T.N.-O.) (N.-B.) Dauphin Arts Centre, Dauphin 12 septembre-18 octobre 1987 (Man.) 15 janvier-15 février 1988 28 septembre- Maison Papineau, Laval (Que.) Dawson Creek Art Gallery, 23 novembre 1987 Colchester Historical Museum, Truro (N.-É.) 26 octobre-3 novembre 1987 Aperçu — Visions fugitives Dawson Creek (C.-B.) Université de Montréal, 15 janvier-31 mars 1988 1w-22 mars 1988 Montréal (Que.) Université de Waterbo, Yorkton Art Council, Yorkton 9 janvier-21 février 1988 Nova Scotia Museum, Halifax (N.-É.) 9-28 novembre 1987 Waterloo (Ont.) (Sask.) Bibliothèque municipale de Aperçu—Souvenirs du pays Aperçu — Canada de fantaisie Granby, Granby (Que.) d'Évangéline 2 mars-10 avril 1988 Musée de Moncton, Moncton 11 janvier-11 mars 1988 14mai-15juin 1987 1er septembre 1986- 30 juin 1988 (N.-B.) Bibliothèque municipale de Colchester Historical Museum, Canada House, Londres, Région de l'ouest Boucherville, Boucherville (Que.) Truro (N.-É.) Angleterre 19-23 juin 1987 Rêves d'empire 16 juin-16 juillet 1987 Moose Jaw National Exhibition Centre, Moose Jaw (Sask.) Aperçu — Intérieurs 1w-26 juin 1987 Owens Art Gallery, Sackvilie (N.-B.) 5 septembre 1986- 1er septembre 1989 Heritage House Museum, 1 " août-15 octobre 1987 Cathédrale de Brouage, 4 août-1 septembre 1987 Kamloops Museum and Ar Smiths Falls (Ont.) P.E.I. Museum Headquarters, Chartattetown (Î.-P.-E.) Brouage, France chives, Kamloops (C.-B.) 3 f évrier-30 avril 1988 EXPOSITIONS REÇUES North Bay and Area Museum, 8 janvier-7 février 1988 15 septembre- 1er novembre 1987 North Bay (Ont.) Mt. St. Vincent University Art Gallery, Halifax (N.-É.) L'évolution de la cartographie Maltwood Museum and Art 12 octobre-23 décembre 1987 Gallery, Victoria (C.-B.) 1er mars-l" avril 1988 3-31 décembre 1987 Bibliothèque Langelier, Montréal (Que.) Les Livemois, photographes Madrona Exposition Centre, 20 octobre-18 novembre 1987 Nanaimo (C.-B.) 23 janvier-20 février 1988 Medicine Hat Museum and Art Gallery, Medicine Hat (Alb.) 15mars-15juin 1988 Fort Calgary. Calgary (Alb.) Annual Report of the National Archives 1987-1988 Appendix D Loans, 1987-1988 DOCUMENTARY ART AND PHOTOGRAPHY London Regional Art Gallery, London, Ont., Waterworks April-July 1987 6 works by Roebuck, Levinge, Williams and Cockburn Canadian Forces Base Esquimalt, Victoria, B.C., History of the Naval Base at Esquimalt May 1987-May 1988 9 medals for display concerning Victoria Cross recipient Roland Bourke Art Gallery of Hamilton, Hamilton, Ont., Industrial Images/Industrial Imagination May-July 1987 5 posters and 1 print Musée du Québec, Quebec, Que., The Livemois — Photographers June-September 1987 5 albums of photographs, 7 unmounted photographs, 1 painted photograph Musée du Québec, Quebec, Que., Henri Beau, 1863-1949 June-September 1987 8 watercolours and 4 oil paintings Mississauga Civic Centre Art Gallery, Mississauga, Ont., Mississauga Past and Present June-August 1987 1 watercolour and 1 drawing Royal Ontario Museum, Toronto, Ont., Posted to Canada: The Watercolours of George Russell Dart ne II, 1835-44 September 1987-February 1988 5 watercolours Winnipeg Art Gallery, Winnipeg, Man., Vistas of Promise November 1987-January 1988 17 works by Charleson, Chesterton Hall, Pedder, Roper, Schell Musée du Saguenay-Lac St Jean, Chicoutimi, Que., Le cent-cinquième anniversaire de la région du Saguenay-Lac St Jean November 1987-January 1988 3 works by Hamel Art Gallery of Northumberland, Cobourg, Ont., Some Prominent People November 1987-January 1988 1 watercolour and 1 work by Hamel Nickle Arts Museum, Calgary, A It a., Tait McKenzie Retrospective January-March 1988 2 plaques by McKenzie Whyte Museum of the Canadian Rockies, Banff, Alta., When Winter Was King: The Image of Winter in 19th Century Canada January-March 1988 25 works of art by Armstrong, Wane, Cresswell, Weston, Eagar, Napier, Lock, Hind, Rindisbacher, Peachey, Cockburn, Levinge and Anon. 10 photographs by Horetzky, Topley, Henderson, Notman and Anon. FILMS Various European archives, 10 Best Canadian Films, 1987- 1988, organized jointly with External Affairs 10 films CARTOGRAPHIC RECORDS New Brunswick Museum, Saint John, N.B., Theatre of Empire: 300 Years of Maps of the Maritimes 8 maps Annapolis Valley-Macdonald Museum, Middleton, N.S., The Sea Coasts of Nova Scotia horn the Pages of Book I of J.F.W. DesBarres Atlantic Neptune 2 copper plates International Cartographic Association Conference, Morelia, Mexico, Canadian Maps and Atlases 1984-1987 October 1987 Various items Appendix E Staff Contributions beyond the Department ATHERTON, Jay Representative, Committee on 1 Professional Training and Education, International Council on Archives BALLANTYNE, Derek Paper on users and automated systems, Association of Canadian Archivists » President, Eastern Ontario Archivists Associ at ion BARBER, Loretta Editor, Newsletter, Ontario Association of A re h i v i st s BERGERON, Rosemary Editor, Bulletin, Association for the Study of Canadian Radio and Television BIRRELL, Andrew Paper, "Automation and Research in the National Archives of Canada: Present I Reality, and Future Hopes," International Council for Canadian Studies, Hamilton, Ont. BLAIS, Gabrielle Editorial Board, Book Review Editor, Archivaria Editor, Historical Booklet Series, Canadian Historbal Association "Recovering a Lost Heritage: The Case of the Canadian Forestry Service Records," Archivaria, No. 25 BROWN, David "Pricing Decisions for Ontario Land: The Farm Community and the Speculator in Essex County During the First Half of the Nineteenth Century," Canadian Geographic, Geographba, Vol. 31 Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 Annexe D Prêts, 1987-1988 ART DOCUMENTAIRE ET PHOTOGRAPHIE London Regbnal Art Gallery, London (Ont.), Waterworks Avril-juillet 1987 6 œuvres de Roebuck, Levinge, Williams et Cockburn Base des Forces armées canadiennes à Esquimalt, ijctoria (C.-B.), History of the Naval Base at Esquimalt Mai1987-mai 1988 9 médailles concernant Roland Bourke, récipiendaire de la croix de Victoria Art Gallery of Hamilton, Hamilton (Ont.), Industrial Images/Industrial Imagination Mai-juillet 1987 5 affiches et 1 estampe Musée du Québec, Québec (Que.), Les Livemois, photographes Juin-septembre 1987 5 albums de photographies, 7 photographies non montées, 1 photographie peinte Musée du Québec, Québec (Que), Henri Beau, 1863-1949 Juin-septembre 1987 8 aquarelles et 4 huiles Mississauga Civic Centre Art Gallery, Mississauga (Ont.), Mississauga Past and Present Juin-août 1987 1 aquarelle et 1 dessin Royal Ontario Museum, Toronto (Ont.), Posted to Canada: The Watercolours of George Russell Dartnell, 1835-44 Septembre 1987-février 1988 5 aquarelles Winnipeg Art Gallery, Winnipeg (Man.), Vistas of Promise Novembre 1987-janvier 1988 17 œuvres de Charleson, Chesterton Hall, Pedder, Roper etSchell Musée du Saguenay-Lac Saint-Jean, Chicoutimi (Que.), Le cent-cinquième anniversaire de la région du Saguenay-Lac St-Jean Novembre 1987-janvier 1988 3 œuvres de Hamel Art Gallery of Northumberland, Co bourg (Ont.), Some Prominent People Novembre 1987-janvier 1988 1 aquarelle et 1 œuvre de Hamel Nickle Arts Museum, Calgary (Alb.), Tait McKenzie Retrospective Janvier-mars 1988 2 plaques de McKenzie Whyte Museum of the Canadian Rockies, Banff (Alb.), When Winter was King: The Image of Winter h 19th Century Canada Janvier-mars 1988 25 œuvres d'art de Armstrong, Wane, Cresswell, Weston, Eagar, Napier, Lock, Hind, Rin- disbacher, Peachey, Cockburn, Levinge et Anon, et 10 photographies de Horetzky, Topley, Henderson, Notman et Anon. FILMS Divers dépôts d'archives européens. Les 10 meilleurs films canadiens, 1987-1988, organisé conjointement avec le ministère des Affaires extérieures 10 films DOCUMENTS CARTOGRAPHIQUES New Brunswick Museum, Saint-Jean (N.-B.), Theatre of Empire: 300 Years of Maps of the Maritimes 8 cartes Annapolis Valley-Macdonald Museum, Middleton (N.-É.), The Sea Coasts of Nova Scotia from the Pages of Book I of J.F.W. Des Barres Atlantic Neptune 2 plaques de cuivre Congrès de l'Association internationale de cartographie, Morelia, Mexique, Cartes et atlas canadiens 1984-1987 Octobre 1987 Divers documents Annexe E Contributions du personnel hors du cadre départemental ATHERTON, Jay Représentant, comité de la formation professionnelle et de l'éducation, Conseil international des archives BALLANTYNE, Derek Communication sur les systèmes automatisés et les utilisateurs, Association of Canadian Archiviste Président, Eastern Ontario Archiviste Association BARBER, Loretta Rédactrice, Newsletter, Ontario Association of Archivists BERGERON, Rosemary Rédactrice, Bulletin, Association pour l'étude de la radio-télévision canadienne BIRRELL, Andrew Communication, « Automation and Research in the Natbnal Archives of Canada: Present Reality, and Future Hopes », Conseil international des études canadiennes, Hamilton (Ont.) BLAIS, Gabrielle Comité de rédaction, responsable des comptes rendus, Archivaria Rédactrice, Collection des livrets historiques, Société historique du Canada « Recovering a Lost Heritage: The Case of the Canadian Forestry Service Records », Archivaria, n° 25 BROWN, David « Pricing Decisions for Ontario Land: The Farm Community and the Speculator in Essex County During the First Half of the Nineteenth Century », Canadian Geographic, Geographica, vol. 31 60 Annual Report of the National Archives 1987-1988 BURANT, Jim DAHL, Ed DICK, Ernie HAWKINS, Elizabeth Research Associate, Depart Canadian representative, Inter Paper on the sound collection Member, Advisory Committee, ment of Art History, Carleton national Map Collectors Society of the National Archives, National Study on Photocopy University Conference of the International ing in Canadian Libraries Editorial Advisor, The Map Association of Sound Archives, Talks, University of Ottawa Collector Amsterdam, Netherlands HENDRIKS, Klaus Women's Club and Friends of Paper, "On Storage Conditions the Natbnal Gallery of Canada Canadian representative, Paper on selection criteria for for Photographb Rim," History M History of Cartography Group, broadcast news, Local of Photography Article on the artist Robert PAIGH Television News Archives Con Hood, The Dictionary of ference, Madison, Wisconsin, "Further Experiments on the Canadian Biography Canadian contributor, U.S.A. Restoration of Discolored Black- Bibliographia Cartographica and-White Photographb Prints 1 Picture consultant, The DOZOIS, Paulette in Chemical Solutions/ Illustrated History of Canada Chairman, Publications and President, Eastern Ontario Preprints of the Eighth Triennial Nominations Committees, Arch ivists Association Meeting, ICOM Committee for CARDINAL, Louis Society for the History of Conservation Member, Canadian Natbnal Discoveries, London, England DUBE, Timothy Committee, International Editor, Observair, Canadian "Storage and Handling of Cartog raphic Association Chairman, Sessbn on carto- Aviation Historical Society Photographb Materials," bibliography, 12th International Preservation of Library Treasurer, Canadian Conference on the History of FAIRWEATHER, Joan Materials, IFLA Publication 41 Cartog raphic Associatio n Cartography, Paris, France Executive Committee, Associa tion for the Study of Canadian Paper, "On the Possibilities of French translator, abstracts Chairman and compiler, Radb and Television Restoring Discolored Black- Cartographica Facsimile Map Series and-White Photographb Prints GAVREL, Katharine in Chemical Solutions," IADA, CASTONGUAY, Denis Associate editor and history of Workshop on management of Berlin, West Germany Paper on the computerization cartography editor. EDP records, IASSIST, Associa of iconographie records at the Cartographica tion of Canadian Archivists, Two papers, one on the restora Natbnal Archives of Canada, Society of American Archiviste, tion of faded photographb im Association of Canadian Consultant and contributing Society of Arch ivists (Britain) ages and "Image Manipulation I Archivists author, The Canadian in the Eighties," Royal Encyclopedia Executive Committee, IASSIST Photographb Society, Oxford, CHABOT, Victorin and International Federation of England Presentation on the description Lecture, "The Larger Picture: Data Organizations of archival documente and An Overview of the Early Map Advisory services provided to automation, Association des ping of Canada," Saint John, With John McDonald, seminar the Natbnal Archives of archivistes du Québec N.B. on data scheduling, UBC Zimbabwe and the Archives of Archival Studies Program Senegal. COOK, Terry Paper, "Historical Overview of "Leaving Safe and Accustomed the Cartography of the Quebec GIGNAC, Gilbert HILLMAN, Thomas Ground: Ideas for Archivists," City Regbn", Carto- Paper on the aspects of hand- "A Statutory Chronology of Archivaria, No. 23 Quebec/Canadian Cartographic coloured photographs, Friends Southwestern Ontario 1792- Association Conference, of Art History, Carleton 1981," Canadian Papers in "Legacy in Limbo: An 1 ntreduc Quebec, Que. University Rural History, Vol. 6 tion to the Records of the Department of the Interior," DEMPSEY, Colleen Member, Selection Committee, Paper, "Introduction of Rural Archivaria, No. 25 President, Association of Royal Canadian Mint Mail Delivery Service in Canadian Archivists Canada," British North America Editor, Historical Booklet Member, Awards Jury, First Philatelic Society, Series, Canadian Historical DESMARAIS, Ellen International Exhibition of the Chartattetown, P.E.I. Association Slide presentation on the Pastel Society of Canada ICCROM course in Rome, Italy KAZYMYRA-DZIOBA, Nadia CRAIG-BULLEN, Catherine "Conservatbn of Paper GORDON, Robert Paper, "Cataloguing Paper, "The Conservatbn of a Objects," National Archives of Representative, Committee on Procedures for Architectural Lanark Renfrew County Map," Canada and Natbnal Library of Literature and Art Archives, In Drawings at the Natbnal American Institute for Conserva Canada ternational Council on Archives Archives of Canada," Interna- 1 tion, Vancouver, B.C. tional Congress of Architectural GUAY, Louise Museums Conference, Paper on the history of photog Warsaw, Poland 1 raphy, Carleton University Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 BURANT, Jim Assistant de recherche, Département de l'histoire de l'art, Université Carleton Causeries, Club des femmes de l'Université d'Ottawa et Amis du Musée des beaux-arts du Canada Article sur l'artiste Robert Hood, Dictionnaire biographique du Canada Conseiller en iconographie. The Illustrated History of Canada CARDINAL, Louis Membre, comité national canadien, Association internationale de cartographie Trésorier, Association canadienne de cartographie Traducteur de résumés de Cartographica CASTONGUAY, Denis Communication sur l'informatisation des documents iconographiques aux Archives nationales du Canada, Association of Canadian Archivists CHABOT, Victorin Exposé sur la description des documents d'archives et l'automatisation, Association des archivistes du Québec COOK, Terry « Leaving Safe and Accustomed Ground: Ideas for Archivists », Archivaria, n° 23 « Legacy in Limbo: An Introduction to the Records of the Department of the Interior », Archivaria, n° 25 Rédacteur, Collection des livrets historiques, Société historique du Canada CRAIG-BULLEN, Catherine Communication, « The Conservatbn of a Lanark Renfrew County Map », American Institute for Conservation, Vancouver (C.-B.) DAHL, Ed Représentant du Canada, international Map Collectors Society Conseiller à la rédaction, The Map Collector Représentant du Canada, Groupe d'histoire de la cartographie, PAIGH Collaborateur canadien, Bibliographia Cartographica Président, comité des publications et comité des mises en candidature, Society for the History of Discoveries, Londres, Angletene Président, session sur la carto- bibliographie, 12e congrès international sur l'histoire de la cartographie, Paris, France Président et compilateur, Facsimile Map Series Rédacteur adjoint et rédacteur de la section d'histoire de la cartographie, Cartographica Conseiller et auteur, The Canadian Encycbpedia Conférence, « The Larger Picture: An Overview of the Early Mapping of Canada », Saint- Jean (N.-B.) Communication, « Historical Overview of the Cartography of the Quebec City Regbn », congrès Carto-Québec/ Association canadienne de cartographie, Québec (Que.) DEMPSEY, Colleen Présidente, Association of Canadian Arch ivists DESMARAIS, Ellen Présentation de diapositives sur te cours de l'ICC ROM à Rome, Italie, « Conservation of Paper Objecte », Archives nationales du Canada et Bibliothèque nationale du Canada DICK, Ernie Communication sur les fonds d'archives sonores des Archives nationales du Canada, congrès de l'International Associatbn of Sound Archives, Amsterdam, Pays-Bas Communication sur les critères de sélection pour tes nouvelles radio et télédiffusées, congrès des Local Television News Archives, Madison (Wisconsin), États-Unis DOZOIS, Paulette Présidente, Eastern Ontario Archivists Associatbn DU BE, Timothy Rédacteur, Observair, Canadian Aviation Historical Society FAIRWEATHER, Joan Comité de direction, Associatbn pour l'étude de la radio-télévision canadienne GAVREL, Katharine Atelier sur la gestbn des documents de TED, IASSIST, Association of Canadian Archiviste, Society of American Archiviste, Society of Archivists (Grande-Bretagne) Comité de direction, IASSIST et Association internationale des organisations pour tes services des données en sciences sociales En collaboration avec J. McDonald, séminaire sur l'établissement des calendriers de conservation des données, Programme de maîtrise en archivistique, Université de la Colombie-Britannique GIGNAC, Gilbert Communication sur les aspects des photographies colorées à la main, Friends of Art History, Université Carleton Membre, comité de sélection, Monnaie royale canadienne Membre du jury, première exposition internationale de la Pastel Society of Canada GORDON, Robert Représentant, comité des archives littéraires et artistiques, Conseil international des archives GUAY, Louise Communication sur l'histoire de la photographie, Université Carleton HAWKINS, Elisabeth Membre, comité consultatif, étude nationale sur la - photocopie dans les bibliothèques HENDRIKS, Klaus « On Storage Conditions for Photographb Film », History of Photography « Further Experiments on the Restoration of Discolored Black- and-White Photographic Prints in Chemical Solutions », Preprints of the Eighth Triennial Meeting, ICOM Committee for Conservation « Storage and Handling of Photographb Materials », Preservation of Library Materials, IFLA Publication 41 Communication, « On Possibilities of Restoring Discolored Black-and-White Photographb Prints in Chemical Solutions », IADA, Berlin, Allemagne de l'Ouest Deux communications, Tune sur la restauration des images photographiques décolorées et « Image Manipulation in the Eighties », Royal Photographie Society, Oxford, Angletene Services consultatifs aux Archives natbnales du Zimbabwe et aux Archives du Sénégal HILLMAN, Thomas « A Statutory Chronology of Southwestern Ontario 1792- 1981 », Canadian Papers in Rural History, vol. 6 Communication, « Introduction of Rural Mail Delivery Service in Canada », British North America P h ilate lie Society, Chariottetown (Î-P.-É.) Annual Report of the National Archives 1987-1988 KELLY, Susan Editorial Board, Film Canadiana Member, panel discussion on art institutions, University of Toronto, Ont. LITALIEN, Raymonds Paper, "Jacques Cartier explorateur" to Rencontre du Paper on machine-readable data and archives, UBC Library Sciences and Archival Studies KENNEDY, Patricia Sabn du livre maritime Program Paper on sources relating to Adjunct Professor, Art History organized by the Commission penal transportation from Department, Carleton University française d'histoire maritime, Presentation on data schedul British North America to Concameau, France ing to records managers and Bermuda and Australia before KULA, Sam systems administrators, 1841, Canadian Law History Member, Executive Boards of LOCHEAD, Richard Government of British Columbia Conference Intematbnal Federation of Paper on the validity of oral Television Archives and Interna history as evidence, American Presentation on information KESTERIS, Andris tional Federation of Film Oral History Association, St. management and office Secretary, Ottawa Chapter, Archives Paul, Minnesota, U.S.A. automatbn to Data Processing Society of Motion Picture and Institute and Society of Television Engineers Board of Directors, Canadian Editor, Journal of the Oral Canadian Office Automatbn Film Institute History Association Professionals KIDD, Betty Corresponding Editor, Imago Editorial Board, Film Canadiana LOEWEN, Candace With R. Provbk, workshop on Mundi "Women for Peace: Voice of electronic records, Ontarb Undertook the assignment to Women, the 1960's," Horizon Archives "Report of the Cartographic and establish and direct, for two Canada, No. 82 Architectural Archives Divisbn years, the Canadian Centre for McDONALD, Lee to the 1987 Annual Conference Advanced Film Studies, MacDONALD, Wilma Representative, Current of the ACMLA," ACMLA Bulletin Toronto, Ont Paper, "Anglican Archives in Records Committee, Interna 64, September, 1987 Rupert's Land," Canadian tional Council on Archives Member of panel discussion on Studies Conference on the Chairperson, Session on collec selection in archives, Banff TV Anglican Church in Western MOORE, Dan tion inventory and rationaliza Festival Canadian History, Winnipeg Editor, Newsletter, Canadian tion, ACMLA Annual Conference Historical Association L'ESPÉRANCE, Jeanne Gukie to the Holdings of the Selection of material for the President, Ontario Association Archives of the Ecclesiastical English-Language Secretary, Ontarb Institute of Chartered of Archivists, 1987-1988 Province and Dioceses of Canadian Historical Association Cartographers Conference, Rupert's Land, Winnipeg, 1986 Lindsay, Ont. Secretary Treasurer, Canadian MOREAU, Jean-Paul Committee on Women's History MAJOR-MAROTHY, Eva Paper on the preservation of Editorial Advisory Committee, Course on art as visual com audio materials, archives Canadian Geographic Exhibitions Review Editor, Archivaria munication, Carleton University course, University of Montreal Felbw and Director, Royal McCLYMONT, Ian Bibliographic information on Canadian Geographical Society LAINE, Edward Chairman, Natbnal Archival French language radio and Secondment, for two years, Appraisal Board television, Archives KLEMPAN, Barbara Chief, Area III History Exhibition Managing editor, Journal of the Project, Canadian Museum of Mcdonald, John MORRIS, Lynn International Institute for Civilization Commentator, Office Automa Administrator, Natbnal Archival Conservation-Canadian Group tion Sessbn, workshop on Appraisal Board LANGELIER, Gilles machine-readable records, As Board of Directors, Internation Paper on the microfilming sociatbn of Canadian Archivists MOUSAW, Norma al Institute for Conservatbn- program, Special Libraries Membership Secretary, Associa Canadian Group Association Conference, Board, Society of Canadian tion of Canadian Map Libraries Anaheim, California Office Automatbn Professionals and Archives Guest lecturer, "What a Paint ing Communicates to a Conser Article on Jeremiah McCarthy Chairperson, Government vator," Carleton University in Volume VI of the Canadian Records Section, Society of Dictionary of Biography American Arch ivists KOLTUN, Lilly Intematbnal Advisory Board, LaROSE, Michèle Paper, "Data and Document In History of Photography: An Member, Conservation Commit terchange Standards," Society International Quarterly tee, Canadian Council of Archives of American Archivists Lecture on the scheduling of With K. Gavrel, seminar on government photographs, Lecture on archival preserva- data scheduling, UBC Archival Society of American Archivists, tbn programs, Concordia Studies Program New York City, U.S.A. University Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 KAZYMYRA-DZIOBA, Nadia Communication, « Cataloguing Procedures for Architectural Drawings at the Natbnal Archives of Canada », congrès international de l'Architectural Museums Conference, Varsovie, Pologne KELLY, Susan Comité de rédaction, Film Canadiana KENNEDY, Patricia Communication sur les sources relatives aux déportations pénales de l'Amérique du Nord britannique aux Bermudas et en Australie avant 1841, Canadian Law History Conference KESTERIS, Andris Secrétaire, sect io n d'Ottawa, Society of Motion Picture and Television Engineers KIDD. Betty Conespondante, Imago Mundi « Report of the Cartographe and Architectural Archives Division to the 1987 Annual Conference of the ACMLA », ACMLA Bulletin 64, septembre 1987 Présidente, séance sur l'inventaire et la rationalisation des collections, congrès annuel de TACMLA Choix de documents pour l'Ontario Institute of Chartered Cartographers Conference, Lindsay (Ont.) Comité consultatif de la rédaction, Canadian Geographic Membre et directrice, Royal Canadian Geographical Society KLEMPAN, Barbara Rédactrice en chef, Journal of the International Institute for Conservation — Canadian Group Conseil d'administration du groupe canadien de l'Institut intematbnal de la conservatbn Conférencière invitée, « What a Painting Communicates to a Conservator », Université Carleton KOLTUN, Lilly Conseil consultatif international, History of Photography: An International Quarterly Conférence sur rétablissement des plans de conservation des photographies du gouvernement, Society of American Archivists, New York (N.Y.), États-Unis Membre, table ronde sur les établissements artistiques, Université Carleton Professeur adjoint, Département de l'histoire de l'art, Université Carleton KULA, Sam Membre, comités de direction de la Fédération internationale des archives de télévision et de la Fédération internationale des archives du film Comité de direction, Institut canadien du film Comité de rédaction, Film Canadiana Membre, table ronde sur la sélection des archives, Banff TV Festival En détachement pour deux ans afin d'établir et de diriger le Canadian Centre for Advanced Film Studies, Toronto (Ont.) L'ESPÉRANCE, Jeanne Présidente, Ontarb Association of Archiviste, 1987-1988 Secrétaire-trésorière, comité canadien de l'histoire des femmes Rédactrice, comptes rendus d'expositions, Archivaria LAINE, Edward En détachement pour deux ans, chef, Projet des expositions historiques, zone III, Musée canadien des civilisations LANGELIER, Giles Communication sur le programme de microfilmage, congrès de la Special Libraries Association, Anaheim (Californie), États-Unis Article sur Jeremiah McCarthy, Dictionnaire biographique du Canada, vol. VI LaROSE, Michèle Membre, comité de la conservation, Conseil canadien des archives Conférence sur les programmes de conservation des archives, Université Concordia LITALIEN, Raymonde Communication, « Jacques Cartier expbrateur », Rencontre du Salon du livre maritime, Commission française d'histoire maritime, Concarneau, France LOCHEAD, Richard Communication sur la validité de l'histoire orale comme preuve, American Oral History Association, St. Paul (Minnesota), États-Unis Rédacteur, Journal of the Oral History Association LOEWEN, Candace « Women for Peace: Voice of Women, the 1960's », Horizon Canada, n° 82 MacDONALD, Wilma Communication, « Anglican Archives in Rupert's Land », congrès des études canadiennes sur l'église anglicane dans l'histoire de l'Ouest canadien, Winnipeg (Man.) Guide to the Holdings of the Archives of the Ecclesiastical Pmvince and Dioceses of Rupert's Land, Winnipeg, 1986 MAJOR-MAROTHY, Eva Cours sur Tart comme communication visuelle, Université Carleton McCLYMONT, Ian Président, Conseil natbnal d'évaluation des archives McDONALD, John Commentateur, séance sur la bureautique, atelier sur les archives ordinolingues, Association of Canadian Archivists Conseil d'administration, Society of Canadian Off be Automation Professionals Président, section des documents gouvernementaux, "Society of American Archivtets Communication, « Data and Document Interchange Standards », Society of American Archivists En collaboration avec K. Gavrel, séminaire sur l'établissement des calendriers de conservatbn des données, programme de maîtrise en archivistique, Université de la Colombie-Britannique Communication sur les données ordinolingues et les archives, Bibliothèque des sciences et programme de matoise en archivistique, Université de la Colombie- Britannique Exposé sur les calendriers de conservation des données présenté devant un groupe de gestionnaires de documents et d'administrateurs de systèmes, Gouvernement de la Colombie- Britannique Exposé sur la gestbn de l'information et la bureautique au Data Processing Institute et à la Society of Canadian Office Automatbn Professionals En collaboration avec R. Provick, atelier sur les documents électroniques, Ontarb Archives McDONALD, Lee Représentant, comité des archives courantes, Conseil international des archives MOORE, Dan Rédacteur, Newsletter, Société historique du Canada Secrétaire anglophone, Société historique du Canada Annual Report of the National Archives 1987-1988 MURRAY, Jeffrey Review Editor, Association of Canadian Map Libraries Bulletin With Jennifer Hamilton, "The Map is the Message," The Geographical Magazine, Vol. LIX, No. 5 "Preserving the Past on the Trail of '98," The Beaver, Vol. 67, No. 4 "The Mounties of Cypress Hills," Archaeology, Vol. 41, No. 1 NAUGLER, Harold Representative, Automatbn Committee, Intematbnal Council on Archives Co-chairperson, Automated Records and Techniques Task Force, Society of American Archivists Chairperson, Education Committee, Associatbn of Canadian Archives Felbw, Society of American Archivists NEUTEL, Walter Cultural exchange, Natbnal Archives of the Netherlands PARKER, Velma Treasurer, Associatbn of Canadian Map Libraries and Archives Editor, Cartographic Cataloguer's Newsletter POITRAS, Mbhel Director of Programs, Association of Records Managers and Administrators (local chapter) PORTER, Donna Chair, Awards Committee, Presentation on data administration, Washington State Archives and Oregon State Archives With D. Taylor-Munro, presentation on data administration and office automatbn, Association of Records Managers and Administrators, Ottawa Chapter ROBERTSON, Peter Book Review Editor, Archivaria Guest Editor, Summer 1988 issue, Archivaria Genera] Editor, 1988-1990, Archivaria ROY, Denis Paper, "A Comparison of Several Methods of Recording Light Levels for Long Periods of Time," International Institute for Conservation-Canadian Group SALMON, Stephen "Fool Propositions: Mackenzie King, The Dominion Marine Association and the Inland Water Freight Rates Act of 1923," Fresh Water Cocompiler, Canadian Maritime Bibliography for 1986 SCHWARTZ, Joan Editorial Consultant, History of Photography: An Intematbnal Quarterly Canadian Correspondent, Newsletter, European Society for the History of Photography Lecture on Gob Rush photography, Penn State University Address, centenary of the founding of the Toronto Camera Club SMITH, William Paper "Program Evaluation and Program Change: Researcher and Public Services in the Public Archives of Canada," Canadian Evaluation Society, Annual Conference, May 1987 Resource individual, Canadian Council of Archives, Planning and Priorities Committee STEVENS, Pierre Film programming, Margaret Mead Film Festival, New York, U.S.A. and Le Cinéma réel, Paris, France Paper on archival resources, Circumpolar Conference, Montreal, Que. TAPPER, Lawrence Contributing editor, Avotaynu — The Intematbnal Review of Jewish Geneabgy TAYLOR-MUNRO, Doug With R. Provick, presentation on data ad m in istrat ion and office automation, Association of Records Managers and Administrators, Ottawa Chapter THOMPSON, Michael Paper, The Conservatbn of a Lanark Renfrew County Map," American Institute for Conservation, Vancouver, B.C. TURNER, D. John Paper on archiving films, Concordia University Member of a panel on the restoration of Back to Gods Country, Boise University, Idaho, U.S.A. Canada's Recovery and Restoration of Back to Gods Country, University of Boise Press, 1986 VAN LEYEN, Ted Advisory services provided to the People's Republic of China VOSIKOVSKA, Jana Member, panel on archiving motion pictures and making them accessible, Conference of Canadian and American Film Studies Associations, Montreal, Que. Board of Directors, Canadian Film Institute Editorial Board, Film Canadiana, and Intematbnal Index to Film and TV Periodicals Editor, Bibliography of FIAF Members' Publbations Representative, Committee on Audio-Visual Archives, international Council on Archives WALLOT, Dr. Jean-Pierre With Gilles Paquet, $46,282 research grant from the Social Sciences and Humanities Research Council of Canada, April 1987 - December 1988 Doctorat honoris causa and Medal from the University of Rennes 2, Haute-Bretagne, France, 29 April 1987 Officer of the Ordre des Arts et j des Lettres de la République française, spring 1987 Citâtion "in recognition and appreciation for invaluable contributions," Intematbnal Records Management Council, j 21 October 1987 Member of the American Antiquarian Society, November 1987 Association of Canadian Map SMART, John Associate director of studies, Libraries and Archives Paper, "Leadership in Provin VACHON, Auguste École des Hautes Études en cial Associations," Associatbn Editor, Heraldry h Canada sciences sociales, Paris, Executive Secretary, Canadian Oral History Associatbn of Canadian Archiviste France, April 1987 — Board of Directors, Heraldry presented four seminars Executive, Eastern Ontario Society in Canada PROVICK, Robert Archivists Associatbn "Le comparatisme en histoire et With J. McDonald, workshop Director, Ottawa Valley Branch, la coopération internationale," on electronic records, Ontario Chairman, Constitutional Heraldry Society of Canada acceptance speech upon Archives Review Committee, Eastern receiving a Doctorat honoris Ontario Archivists Association Great Seals of Canada, Con causa from the University of sumer and Corporate Affairs, Rennes 2, Haute-Bretagne, Ottawa, 1988 France, 29 April 1987 Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 MOREAU, Jean-Paul Communication sur la conservatbn des documents sonores, cours d'archivistique, Université de Montréal Informations bibliographiques sur la radio et la télévisbn de langue française, Archives MORRIS, Lynn Membre, Conseil natbnal d'évaluation des archives MOUSAW, Norma Secrétaire à l'adhésion, Associatbn des cartothèques canadiennes MURRAY, Jeffrey Rédacteur responsable des comptes rendus, Bulletin, Associatbn des cartothèques canadiennes En collaboration avec J. Hamilton, « The Map is the Message », The Geographical Magazine, vol. LIX, n 5 « Preserving the Past on the Trail of '98 », The Beaver, vol. 67, n°4 « The Mounties of Cypress Hills », Archaeobgy, vol. 41, n°1 NAUGLER, Harold Délégué, comité de l'automatisation, Conseil intematbnal des archives Coprésident, Automated Records and Techniques Task Force, Society of American Archivists Président, comité de l'éducatbn, Association of Canadian Archivists Membre, Society of American Archiviste NEUTEL, Walter Échange culturel, Archives nationales des Pays-Bas PARKER, Velma Trésorière, Association des cartothèques canadiennes Rédactrice, Newsletter, Cartographie Cataloguer POÏTRAS, Michel Directeur des programmes, Association de gestionnaires et d'administrateurs des documents (section locale) PORTER, Donna Présidente, comité des distinctions, Association des cartothèques canadiennes Secrétaire, Société d'histoire orale du Canada PROVICK, Robert En collaboration avec J. McDonald, atelier sur les documents électroniques, Ontario Archives Exposé sur l'administration des données, Washington State Archives et Oregon State Archives En collaboration avec D. Taylor- Munro, exposé sur l'administration des données et la bureautique, Associatbn de gestionnaires et d'administrateurs des documents (section d'Ottawa) ROBERTSON, Peter Rédacteur responsable des comptes rendus, Archivaria Rédacteur invité, Archivaria, été 1988 Rédacteur en chef, Archivaria, 1988-1990 ROY, Dente Communication, « A Comparison of Several Methods of Recording Light Levels for Long Periods of Time », Institut international de la conservatbn —Groupe canadien SALMON, Stephen « Fool Propositions: Mackenzie King, The Dominion Marine Association and the Inland Water Freight Rates Act of 1923 », Fresh Water Collaborateur, Canadian Maritime Bibliography for 1986 SCHWARTZ, Joan Conseillère à la rédaction, History of Photography: An International Quarterly Correspondante canadienne, Bulletin, Association européenne pour l'histoire de la photographie Conférence sur les photographies de la ruée vers Por, Penn State University Allocution, centenaire de la fondation du Toronto Camera Club SMART, John Communication, « Leadership in Provincial Associations », Association of Canadian Archivists Conseil d'administration, Eastern Ontario Arch ivists Association Président, Constitutional Review Committee, Eastern Ontarb Arch ivists Associatbn SMITH, William Communication, « Program Evaluation and Program Change: Researcher and Publb Services in the Public Archives of Canada », Canadian Evaluation Society, conférence annuelle, mai 1987 Personne ressource, Conseil canadien des archives, comité de la planification et des priorités STEVENS, Pierre Programmation, Margaret Mead Film Festival, New York (N.Y.), États-Unis, et Le Cinéma réel, Paris, France Corn m u nication sur les ressources archivistiques, Circumpolar Conference, Montréal (Que.) TAPPER, Lawrence Rédacteur et auteur, Avotaynu — The International Review of Jewish Genealogy TAYLOR-MUNRO, Doug En collaboration avec R. Provick, exposé sur l'administration des données et la bureautique, Associatbn de gestionnaires et d'administrateurs des documents (section d'Ottawa) THOMPSON, Micheal Communication, «TheConservation of a Lanark Renfrew County Map », American Institute for Conservatbn, Vancouver (C.-B.) TURNER, D. John Comm u nication sur l'archivage des films, Université Concordia Membre, table ronde sur la - restauration de Back to God's Country, Boise University (Idaho), États-Unis Canada's Recovery and Restoration of Back to God's Country, University of Boise Press, 1986 VACHON, Auguste Rédacteur, L'Héraldique au Canada Conseil d'administration, Société héraldique du Canada Directeur, section de la vallée de l'Outaouais, Société hérabique du Canada Les Grands Sceaux du Canada, Consommation et Corporations Canada, Ottawa, 1988 VAN LEYEN, Ted Services consultatifs à la République populaire de Chine VOSIKOVSKA, Jana Membre, table ronde sur l'archivage des films et leur mise à la disposition du publb, congrès de l'Association pour les études sur le film canadien et de l'American Film Studies Associatbn, Montréal (Que.) Conseil d'administration, Institut canadien du film Comité de rédaetfon, Film Canadiana et Intematbnal Index to Film and TV Periodicals Rédactrice, Bibliographie des membres de la FIAF Représentante, comité des archives audio-visuelies, Conseil international des archives Annual Report of the National Archives 1987-1988 j A presentation to the Standing Committee on Communications and Culture regarding the status of the Publb Archives of Canada, 19 May 1987 With J. Hare, "Le livre au Québec et la librairie Nelson au tournant du XIXe siècle," a talk given at the colloquium Livres et lecture au Québec, May 1987 "Archival Leadership, the Future and the Publb Archives of Canada," a talk given to the Association of Canadian Archivists, Hamilton, June 1987 Official visit to the Bulgarian archives, August 1987 Participated in the meeting of the Executive Committee of the Intematbnal Council on Archives, Berne, Switzerland, August 1987 Participated in the ICA Round Table on Conservation, Gardone Riviera, Italy, September 1987 "La Révolution française à travers les écrits historiques canadiens du XIXe siècle à la Seconde Guerre mondiale," a talk given at the colloquium Le Canada et la Révolution française, at the Institut d'histoire de l'Amérique française, Montreal, Que., October 1987 "The Role of Natbnal Institutions in the Management of Recorded Information: Canada," a talk at the annual congress of the Association of Records Managers and Administrators, Anaheim, California, 20 October 1987 "The Impact of Information Technology on Organizations' Corporate Memory," a talk at the annual congress of the International Records Management Council, Anaheim, California, 21 October 1987 "Les Archives fédérales et la politique fédérale en matière d'information," a presentation to the Council of Federal Libraries, Ottawa, Ont., 26 October 1987 "Les besoins en formation d'archivistes," a presentation given at a meeting of professors in the Department of Library Science and Information Sciences, University of Montreal, 24 October 1987 "Les archives de ma vie...," a presentation to students in the Department of History, University of Montreal, 3 December 1987 "L'influence des idées révolutionnaires françaises dans l'imprimé au Québec," a presentation given at a special forum on the occasion of the 200th anniversary of the French Revolutbn, University of Montreal, 15 March 1988 With W. Dean and J. Warken- tin, coordinator of the Historical Atlas of Canada, Vol. 1 (R.C. Harris, editor), From the Beginning to 1800, Toronto and Montreal, 1987 Preface to S. Dépatie, C. Des- sureault and M. Lalancette, Contributions à l'étude du Régime seigneurial canadien, Montreal, 1987 With G. Paquet, "Nouvelle France/Québec/Canada: A World of Limited Identities," in N. Canny and A. Pagden, editors, Colonial Identity in the Atlantic World, 1500-1800, Princeton, 1987 "A la recherche de la nation: Maurice Séguin," in R. Corn- eau, editor, Maurice Séguin, historien du pays québécois vu par ses contemporains, Montreal, 1987 "What is an archives?", The Archivist, Vol. 15, No. 1 (January-February 1988) WALTON, Bruce Paper, "Sir Francis Hicks, Canadian Railway Policy, 1848- 1853," Canadian Historical Association Advisor, filmstrip, Natbnal Rim Board WEILBRENNER Bernard "Au service du publb vingt- quatre heures par jour," Miscellanea Carlos Wyffels, Brussels, 1987 "Los archives y bs usuarios (Archives and their users)," De archives y archivistas: Homenaje a Aurelio Tanodi, Washington, 1987 "Les grands courants de l'archivistique internationale," School of Information Sciences, University of Montreal, March 1987 "Les Archives de la province de Québec et leurs relations avec les archives fédérales, 1867- 1920. Quatrième partie: Une longue torpeur, 1892-1920," Archives, Vol. 18, No. 4 (1987) Contributor, CAD Informatbn, No. 18 (May 1987) and No. 19 (December 1987) Chairperson, Working group on the modernization of archives in the Spanish-American countries, Pan American Institute of Geography and History, Mexico, November 1987 Technical adviser to the committee of inquiry into the archives of French West Af rica, Abidjan, Ivory Coast, and Bamako, Mali, October 1987 and Dakar, Senegal, February 1988 Member emeritus, Association des archivistes du Québec WHEELER, William Representative, Committee on Reprography, International Council on Archives WHYTE, Doug "The Records of the Mining Lands Branch," Archivaria, No. 25 WILSON, Barbara With C.P. Stacey, The Half-Million: The Canadians in Britain 1939-1946, Toronto, 1987 WRIGHT, Glenn With Desmond Morton, Winning the Second Battle: Canadian Veterans and the Return to Civilian Life 1915- 1930, Toronto, 1987 WRIGHT, Sandra Seminar on contingency planning, Alberta Society of Archivists Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 67 WALLOT, Jean-Pierre Participation à la réunbn du Communication, « L'influence « Les Archives de la province En collaboration avec comité exécutif du Conseil des bées révolutionnaires de Québec et leurs relations G. Paquet, subvention de international des archives, françaises dans l'imprimé au avec les archives fédérales, recherche de 46 282 $ du Berne, Suisse, août 1987 Québec », forum spécial à 1867-1920. Quatrième partie : Conseil de recherche en l'occasion du 200e anniversaire Une longue torpeur, 1892- sciences humaines du Canada, Participation à la table ronde du de la Révolution française, 1920 », Archives, vol. 18, n° 4 avril 1987-décembre 1988 Conseil international des Université de Montréal, (1987) archives sur la conservation, 15 mars 1988 Doctorat honoris causa et Gardone Riviera, Italie, Rédacteur, Information CDA, médaille, Université de Rennes septembre 1987 En collaboration avec W. Dean n°18(mai1987)etn°19 2, Haute-Bretagne, France, et J. Warkentin, coordonnateur, (décembre 1987) 29 avril 1987 Communication, « La Révolu R.C. Harris, edit., Atlas histori tion française à travers les que du Canada, vol. 1, Des ~ Président, groupe de travail sur Officier de l'Ordre des Arts et écrite historiques canadiens du origines à 1900, Toronto et la modernisation des archives des Lettres de la République XIXe siècle à la Seconde Guerre Montréal, 1987 .dans les pays ibéroaméricains, française, printemps 1987 mondiale », colloque « Le Institut panaméricain de Canada et la Révolution Préface, S. Dépatte, C. Des géographie et d'histoire, Citation, « in recognition and française », Institut d'histoire de sure au It et M. Lalancette, Mexico, Mexique, novembre appreciation for invaluable l'Amérique française, Montréal Contributions à l'étude du 1987 contributions », Intematbnal (Que.), octobre 1987 Régime seigneurial canadien, Records Management Council, Montréal, 1987 Conseiller technique, comité 21 octobre 1987 Communication, « The Role of d'enquête sur les archives de the Natbnal Institutions in the En collaboration avec l'Afrique de l'Ouest franco Membre, American Antiquarian Management of Recorded Infor G. Paquet, « Nouvelle phone, Abidjan, Côte-d'lvoire, Society, novembre 1987 mation », congrès annuel, As France/Québec/Canada: A et Bamako, république du Mali, sociatbn de gestionnaires et World of Limited Identities », octobre 1987, et Dakar, Directeur d'études associé, d'administrateurs des docu N. Canny et A. Pagden, edit., Sénégal, février 1988 École des Hautes Études en mente, Anaheim (Californie), Colonial Identity in the Atlantic sciences sociales, Paris, États-U n is, 20 octobre 1987 World, 1500-1800, Princeton, Membre émérite, Associatbn France, avril 1987 — Présenta 1987 des archivistes du Québec tion de quatre séminaires Communication, « The Impact of Information Technology on « À la recherche de la nation : WHEELER, William « Le comparatisme en histoire Organizations' Corporate Maurice Séguin », R. Comeau, Représentant, comité de et la coopération internatio Memory », congrès annuel, édit., Maurice Séguin; historien reprographie, Conseil nale », discours de réception International Records Manage du pays québécois vu par ses international des archives d'un doctorat honoris causa à ment Council, Anaheim contemporains, Montréal, 1987 l'Université de Rennes 2, (Californie), États-Unis, WHYTE, Doug Haute-Bretagne, France, 21 octobre 1987 « Les Archives, une voie vers « The Records of the Mining 29 avril 1987 l'avenir », L'Archiviste, vol. 15, Lands Branch », Archivaria, Communication, « Les Archives n° 1 (janvier-février 1988) n°25 Présentation sur l'état des fédérales et la politique Archives publiques du Canada fédérale en matière WALTON, Bruce WILSON, Barbara devant le Comité permanent de d'information », Conseil des Communication, « Sir Francis En collaboration avec la Chambre des communes sur bibliothèques du gouvernement Hicks, Canadian Railway OP. Stacey, 77» Half-Million: les communications et la fédéral, Ottawa (Ont.), Polby, 1848-1853 », Société The Canadians in Britain 1939- culture, 19 mai 1987 26 octobre 1987 historique du Canada 1946, Toronto, 1987 En collaboration avec J. Hare, Communication, « Les besoins Conseiller, films fixes, Office WRIGHT, Glenn communication, « Le livre au en formation d'archivistes », natbnal du film En collaboration avec Québec et la librairie Nelson au assemblée des professeurs du D. Morton, Winning the Second tournant du XIXe siècle », Département de bibliothéco- WEILBRENNER, Bernard Battle: Canadian Veterans and colloque « Livres et lecture au nomie et des sciences de « Au service du public vingt- tiie Return to Civilian Life 1915- Québec », mai 1987 l'information, Université de quatre heures par jour », 1930, Toronto, 1987 Montréal, 24 octobre 1987 Miscellanea Cartes Wyffek, Communication, « Archivai Bruxelles, 1987 WRIGHT, Sandra Leadership, the Future and the Communication, « Les archives Séminaire sur tes dispositifs Publb Archives of Canada », de ma vie... », étudiants du « Los archivos y los usuarios d'intervention d'urgence, Association of Canadian Département d'histoire, Univer [Les archives et les Alberta Society of Archivists Archivists, Hamilton (Ont.), sité de Montréal, 3 décembre utilisateurs], De archivos y ar juin 1987 1987 chivistes: Homenaje a Aurelio Tanodi, Washington, 1987 Visite officielle des archives nationales de Bulgarie, août Communication, « Les grands 1987 courants de l'archivistique internationale », École des sciences de l'information, Université de Montréal, 8 mars 1987 Annual Report of the National Archives 1987-1999 Appendix F Organizational Chart of the National Archives of Canada Director General Government Records Branch Director General Historical Resources Branch Assistan National Director General Conservation Branch Assistant Director General Manuscript Division Government Archives Division Administration Director General Policy Branch Assistant Director General Technical Operations EDP Records Preservation Program Evaluation and Research Division Policy Analysis and Development Planning and Monitoring Picture Conservation Division Records Conservation Division , Microfilm Services Division Photography Services Rapport annuel des Archives nationales 1997-1988 ihivist Internai Audit Director General nformatics ind Records Services Branch Director General Public Programs Branch Computer and Telecommunications Division Systems L Analysis and Development Records L r Director General Personnel Services Branch Personnel Policy And Programs Human Resources Development and Affirmative Action Division Director General Financial and Administrative Services Branch Administration Annual Report of the National Archives 1987-1988 Annexe F Organigramme des Archives nationales du Canada Directeur général Direction des documents gouvernementaux Division des systèmes de la gestion des documents et de la micrographie Centres fédéraux de documents Halifax Montréal Ottawa Toronto Winnipeg Edmonton Vancouver Administratioi Directeur général Direction des ressources historiques Directeur général Direction de la conservation Directeur général Division des manuscrits Division des archives gouvernementales Division des archives cartographiques Division des archives audio-visuelles Administration Directeui général Opérations techniques Préservation des documents informatisés ision delà restauration des documents Directeur général Direction des politiques l ï Division d'évaluation déprogramme et recherche Analyse et élaboration de politiques i Planification et contrôle Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 J Annual Report of the National Archives 1987-1988 Appendix G/Annexe G Statistical Tables/Tableaux statistiques TABLE 1 — Acquisitions/ TABLEAU 1 — Acquisitions 1982-1983 1983-1984 1984-1985 1985-1986 1986-1987 1987-1988 Historical Resources Branch/ Direction des ressources historiques Metres of Government Textual Records/ Textes officiels (mètres) 922 9105 5 895 3 789 2 601.38 2 653.59 Metres of Private Textual Records/ Textes du secteur privé (mètres) 493 1 170 1358 685 630.3 308.19 Documentary Art and Photographic Records/ Documents photographiques et iconographiques 212162 146 038 874 513 958 994 420 847 302 331 Film, Television and Sound Records (10-minute segments)/ Documents cinématographiques, télévisés et enregistrés (dix minutes) 87688 123 810 106119 109 824 814895 Cartographie Records/ Documents cartographiques 52 947 70 858 71474 53 649 68 052 77499 Machine-Readable Data Files/ Dossiers de données ordinolingues 131 124 99 357 97 370 Government Records Branch/ Direction des documents gouvernementaux Metres of Inactive Government Textual Records Stored/ Textes officiels inactifs (mètres) 72 983 72544 78 953 84359 91751 91224 Inactive Government Magnetic Tapes Registered/ Bandes magnétiques officielles inactives enregistrées — — — 230 258 317420 357052 Metres of Government Personnel Records/ Documents officiels du personnel (mètres) 1935 — — 1 626 1 804 1 892.13 Rapport annuel des Archives nationales 1987-1989 73 TABLE II — Conservation/ TABLEAU I — Restauration 1982-1983 1983-1984 1984-1985 1985-1986 1986-1987 1987-1988 Magnetic Tapes Rewound/ Bandes magnétiques rebobinées 1456 939 1715 904 2949 3534 Film, Television and Sound Records Processed/ Documents cinématographiques, télévisés et enregistrés traités 38 751 41519 23 825 21574 26266 Microf il m Duplication/ Copie de microfilm Fiches 16 mm Rolls/Bobines 35 mm Rolls/Bobines jo mm nuits/pnumca Quality Control Inspection (fiche)/ Contrôle de la qualité (fiches) Oil Paintings/ Huiles Examinations/Examens Treatments/Traitements 5228 1 109 5151 23 804 34 42 35 12 155 43 25 20 47 38 85 23 Watercolours, Prints and Drawings/ Aquarelles, gravures et dessins Examinations/Examens Treatments/Traitements 257 257 1436 479 1027 937 462 465 544 370 317 273 Photographs/ Photographies Examinations/Examens Treat m e nts/Traitements 1 387 1445 610 330 153 97 2 575 2 540 6 841 10 020 1727 1 838 Medals, Ivory and Seals/ Médailles, ivoires et sceaux Examinations/Examens Treat m e nt s/Traitements 2 889 148 113 113 128 116 157 97 Conservatbn/ Restauration Documents and Manuscripts/ Documents et manuscrite Maps and Posters/Cartes et affiches Books/Livres Cases, Portfolios/Coffrets et portefeuilles Seals/Sceaux 346 117 151 189 Photographie Documentation/ Documents photog raphiq ues B.& W. Négatives/Négatifs en noir et blanc 1449 828 1258 872 3047 2616 B.& W. Print s/Épreuves en noir et blanc 1764 236 546 348 507 1606 Col Transparencies/Transparents en couleurs 2658 6354 7 896 8628 8 841 5 386 Photographie Research/ Recherches photographiques Test Samples/Échantillons d'essai Density Readings/Lectures de densité - - - 5 727 245 864 2 109 99 664 4106 43466 PHOCUS Entries/Entrées au PHOCUS — — 2637 397 836 800 Environmental Readings/ Contrôles environnementaux 2 444 2132 149 5 015 24 642 15 718 22790 23 505 18 751 1 127 3992 8211 6117 2 871 1 823 8 303 1 078 922 598 624 494 — — 119 179 156 124 — — — 2 4 1 Sheets Deacid if ied/ Feuilles désacidifiées — 1 327 750 74 Annual Report of the National Archives 1987-1988 TABLE III —Control*/ TABLEAU III — Contrôle* 1982-1983 1983-1984 1984-1985 1985-1986 1986-1987 1987-1988 Historical Resources Branch/ Direction des ressources historiques Metres of Government Textual Records/ Textes officiels (mètres) 542 1383 2230 684 332.19 324.57 Metres of Private Textual Records/ Textes du secteur privé (mètres) 848 1085 519 494.69 350.97 Documentary Art and Photographic Records/ Documents photographiques et iconographiques 205 266 144428 865 102 1 174761 1 137 044 1 168147 Film, Television and Sound Records (10-minute segments)/ Documents cinématographiques, télévisés et enregistrés (dix minutes) 215 878 57 673 55 045 47349 22 006.5 121 030 Cartographie Records/ Documents cartographiques 43720 61 880 63 745 53 649 62 078 42162 Machine-Readable Data Files/ Dossiers de données ordinolingues 113 59 82 234 257 106 'Records brought under minimal control./ Documents soumis à un contrôle minimum. Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 75 TABLE IV — Public Service/ TABLEAU IV —Service au public 1982-1983 983-1984 984-1985 985-1986 1986-1987 1987-1988 Historical Resources Branch/ Direction des ressources historiques Researchers Registered/ Chercheurs enregistrés 6 664 6853 6 690 7183 8 603 6 382 Inquiries Responded to/ Demandes satisfaites 97729 96 603 91368 84029 52 603 55 074 Photocopies Supplied/ Photocopies fournies 248 361 335132 475 919 521 006 491 181 792 715 Original Film, TV, Audio Segments Circulated/ Segments cinématographiques, télévisés, sonores originaux distribués 7 879 6 800 7 086 8 038 8135 9142 Original Documentary Art and Original Photographs Circulated/ Photographies et documents iconographiques distribués 607564 954156 747175 491 813 368 851 782330 Containers of Government and Private Records Circulated/ Contenants de textes distribués (documents publics et privés) 43 090 80 074 90 620 115 302 111790 110 048 Microfilm Reels of Textual Records Supplied on Interlibrary Loan/ Bobines de microfilm diffusées par le prêt entre bibliothèques (copies de textes) 18 626 17238 15 556 16 388 18 076 18325 Pages Reviewed for Access and Privacy/ Pages révisées aux fins d'accès et de protection des renseignements personnels 210 000 389 575 360 759 424 037 611 845 Government Records Branch/ Direction des documents gouvernementaux Offices Served/ Bureaux clients 976 1025 1073 1324 1329 1 818 Reference Requests (by government offices and departments for records from their own files)/ Demandes de consultation (par les institutions fédérales pour leurs dossiers) 1496145 1517290 1713 998 1 805 312 1 613 669 1412 621 Inquiries Responded to (by PRC)/ Demandes traitées (par le CDP) 62 608 35 820 36 417 46 870 43167 43405 Photocopies Supplied (by PRC)/ Photocopies fournies (par le CDP) 34799 241 216 350 491 630 928 689 269 739471 Records Produced (by FRC)/ Dossiers fournis (par les CFD) 1 449 799 1 612274 1 523 092 1 977468 Conservation Branch/ Direction de la conservation Film, TV, Audio Segments Supplied/ Segments cinématographiques, télévisés, sonores fournis 2 922 2 864 3053 2440 3 238 6158 Photographs Supplied/ Photographies fournies 45938 49396 44 825 43459 45 003 35130 Negatives Supplied/ Négatifs fournis 12 899 12413 11774 23 098 12694 Photostats — 1 710 2 086 2 930 2 296 1 612 105 mm Enlargements/ Agrandissements 105 mm 3149 3152 1920 1239 856 572 Colour Items/ Articles en couleurs 9239 10463 8 622 7736 9115 6 240 Photographic Assignments/ Tâches photographiques _ 162 125 144 149 170 CGPC Transactions/ Transactions CPGC — _ _ 84 67 27 Annual Report of the National Archives 1997-1999 TABLE V — Activities of the PRC/ TABLEAU V —Activités du CDP Type of Request/ Type de demande 1985-1986 1986-1987 1987-1988 Military/Militaire 37 303 43 131 33 750 Civilian/Civile 11 563 11 704 14 025 RCMP/GRC 16713 2 220 1856 Internal/Interne 36 833 38 039 40 270 X-Rays/Rayons X 1381 3 461 4119 Ancillary/Auxiliaire 1 247 1774 2415 Total 105 040 100 329 96435 Informal and General Requests for Information/ Demandes de renseignements informelles et générales Personal Visits/Visiteurs 415 563 598 Telex/Télex 9 065 9 745 8 995 Téléphone/Téléphone 8 820 6 290 8 123 Letters/Lettres 20 757 19 438 17 309 Total 39 057 36 036 35 025 Letter Inquiry Type, 1987-1988/ Type de demande faite par lettre, 1987-1988 Response Time (%)/ Délai de réponse (%) Under 30 Days/ Inférieur à 30 Jours 30 to 60 Days/ De 30 à 60 jours Supé Over 60 Days/ rieur à 60 jours Routine*/Ordinaire* 22 382 86.55 7.92 5.53 Complex/Complexe 1 784 78.08 10.71 11.21 Sensitive/Délicate 145 64.14 26.90 8.96 Genealogical/ Renseignements généalogiques 1 993 27.00 22.18 50.82 Total 26 304 Total Number of Photocopies/ Nombre total de photocopies 71 203 * Includes all Telex requests./ Y compris toutes les demandes faites par télex. Rapport annuel des Archives nationales 1997-1988 77 TABLE VI — Federal Records Centres, 1987-1988/ TABLEAU VI — Centres fédéraux de documents, 1987-1988 Centre Halifax Montréal Ottawa Toronto Winnipeg Edmonton Vancouver Total Personnel 10 21 41 19 13 5 12 121 Offices Served/Bureaux clients 227 359 353 249 136 223 271 1 818 Departments and Agencies Served/ Ministères et organismes clients 33 39 80 34 39 35 37 97 Metres Accessioned/ Enregistrements (en mètres) 6 752 19937 19433 20231 9274 5910 9 687 91224 Square Metres of Floor Space Released/ Surface libérée (en mètres canes) 1 110 3 039 2 817 2645 1426 1200 1576 13813 Re Cabinets/Classeurs 606 — — 15 — 189 641 1 451 Accessions Disposed (metres)/ Documents enregistrés élimines (en mètres) 7 063 16712 13 883 11086 10 580 3 959 6 494 69 777 Non accessions Disposed (metres)/ Documents non enregistrés éliminés (en mètres) 1562 4753 61083 4913 4470 5114 4529 86 424 Total Holdings (metres)*/ Total des documents (en mètres)* 38 698 90 265 143293 82327 45 036 30112 54 045 483 776 Number of Records Produced/ Documents fournis 97160 292778 754 695 327452 259 597 55 434 190 352 1 977 468 Number of Requests Processed/ Demandes traitées 88 419 206 987 287 948 376 601 222 057 31309 199 300 1412 621 Magnetic Tapes/ Bandes magnétiques Registered/Enregistrées Dereqistered/Radiées 17 632 13 670 10129 9 011 258493 250435 16229 15333 35 632 34 942 9161 9 041 9 776 8 852 357052 341284 Units Picked-up and Delivered/ Éléments ramassés et livrés 51 168 79 941 428 424 157015 39 958 24102 6466 787074 *Paperonly7 Papier seulement. Annual Report of the National Archives 1987-1988 TABLE VI — Activities of the PRC under the Access to Information and Privacy Acts, 1987-1988/ TABLEAU VB—Activités du CDP en vertu des lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels, 1987-1988 Access to Information Act/ Loi sur l'accès à l'information Response Time (%)/ Délai de réponse (%) Undei Inférieur 30 Days/ à 30 jours 30 to 60 Days/ Over 60 Days/ De 30 à 60 jours Supérieur à 60 jours Number of Formal Requests Processed/ Nombre de demandes formelles traitées 404 99.75 0.25 0 Number of Photocopies Provided/ Nombre de photocopies fournies 22 765 Privacy Act/ Loi sur la protection des renseignements personnels Number of Formal Requests Processed/ Nombre de demandes formelles traitées 7976 97.05 2.91 0.04 Number of Photocopies Provided/ Nombre de photocopies fournies 645 503 Total Number of Formal Requests Processed/ Nombre total de demandes formelles traitées 8 380 97.18 2.78 0.04 Total Number of Photocopies Provided/ Nombre total de photocopies fournies 668 268 Rapport annuel des Archives nationales 1987-1988 TABLE VII—Workforce Statistical Overview*/ TABLEAU VIII — Statistiques du personnel* Type Period/Période 1984-1985 % 1985-1986 % 1986-1987 % 1987-1988 % Total Population/Personnel total 772 100.0 770 100.0 739 100.0 730 100.0 Women/Femmes 325 42.1 325 42.2 317 42.9 326 44.6 Men/Hommes 447 57.9 445 57.8 422 57.1 404 55.4 Disabled/Handicapés 14 1.8 20 2.6 19 2.6 27 3.7 Aboriginal Peoples/Autochtones 6 0.8 5 0.7 5 0.7 14 1.9 Francophones 293 38.0 297 38.6 276 37.3 267 36.6 Anglophones 478 61.9 472 61.3 448 60.6 443 60.7 Official Language Unknown/ Langue officielle inconnue 1 0.1 1 0.1 15 2.0 20 2.7 'Source: Multi-Year Ope rat io n al Plan, 1984-1985 to 1987-19 Plan pluri-annuel, 1984-1985 à 1987-1988.
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BC Historical Books
Annual Report of the National Archives of Canada 1987-1988 Public Archives of Canada 1988
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