CONTENTdm
Revue annuelle des Archives nationales du Canada 1993-1994
British Columbia Historical Books Collection
Report on Canadian Archives
Public Archives of Canada
"Title varies: 1881-1905, Report on Canadian Archives; 1908-1912, Report of the work of the Archives Branch; 1913-1914/15, Report of the work of the Public Archives. No reports issued for 1906-1907, 1911, 1916, 1927. Also found in Canada. Parliament. Sessional Papers, 1873-1924, and in the Annual Departmental Reports, 1925-1929/30. Reports for 1872-1880 were not issued separately but included in the Reports of the Minister of Agriculture. Some reports reprint the text of newly acquired documents. 1886, 1889, 1890 and especially 1892, contain material found significant by Hume Wrong for his biography of Alexander Mackenzie (no.623); 1891 contains important documents concerning Beckwith's secret mission to the U.S.A. re Nootka; 1928 has a copy of Duncan McGiIIivray's Some account of the trade carried on by the North West Company, first published in 1811 as On the origin and progress of the North-West Company (no.421)." -- Strathern, G. M., & Edwards, M. H. (1970). Navigations, traffiques & discoveries, 1774-1848: A guide to publications relating to the area now British Columbia. Victoria, BC: University of Victoria, p. 47.
64 pages : photographs, portraits, maps ; 26 cm
application/pdf
Annual report of the National Archives of Canada 1993-1994 This publication is printed on alkaline paper. Le papier de cette publication est alca National Archives of Canada Archives nationales du Canada 395 Wellington Street 395, rue Wellington Ottawa, Ontario Ottawa (Ontario) K1A 0N3 K1A 0N3 (613) 995-5138 (613) 995-5138 Cover: The Parliament Buildings through the winter Couverture : Les édifices du Parlement pho- forest of Capitol Hill by Roloff Beny. Roloff Beny tographiés par Roloff Beny l'hiver, à travers les Collection. PA-182758. Detail. arbres. Collection Roloff Beny. PA-182758. Détail. Annual report of the National Archives of Canada 1993-1994 (fable of Contents Mission Statement 4 Introduction 6 Staff Contributions 14 Holdings Development and Management 22 t Acquisition 22 t Conservation 26 t Control 28 Management of Government Information 30 Services, Awareness and Assistance 32 t Services 32 t Awareness 36 Resource Development and Partnerships 36 Exhibitions 36 Publications 38 Loans 40 ▼ Assistance 42 International Activities 44 Accommodation 46 Administration 48 An Overview of the Strategic Priorities, 1994-1998 52 Introduction 54 Managing a National Institution in Tough Economic Times 56 Delivery of the National Archives Program 58 ▼ Improving Access to Our Archival Heritage 58 ▼ Improving the Management of Government Information Holdings 58 ▼ Preservation of the Audio-Visual Heritage 60 Cornerstones of the National Archives 60 ▼ Obtaining Adequate Accommodation 60 ▼ Achieving Benefits through Automation 62 Conclusion 62 T able des matières Énoncé de la mission, Introduction 7 Contributions du personnel 14 Développement et gestion des fonds 23 Acquisition 23 Conservation 27 Contrôle 29 Gestion de l'information gouvernementale 31 Services, sensibilisation et aide 33 Services 33 Sensibilisation 35 Développement des ressources et partenariat 35 Expositions 35 Publications 37 Prêts 39 Aide 43 Activités internationales 45 Locaux 47 Administration 49 Aperçu général des priorités stratégiques pour la période de 1994 à 1998 53 Introduction 55 La gestion d'une institution culturelle nationale en période de difficultés économiques 57 La réalisation du programme des Archives nationales 59 L'accroissement de l'accessibilité à notre patrimoine archivistique 59 L'amélioration du processus de gestion de l'information gouvernementale 59 La sauvegarde du patrimoine archivistique audiovisuel canadien 61 Pierres angulaires des Archives nationales 61 Obtention de locaux adéquats 61 Les avantages de l'automatisation 63 Conclusion "* jyational Çîrchi Jv\ ofc rchives Canada Mission o preserve the collective memory of the nation and of the Government of Canada and to contribute to the protection of rights and the enhancement of a sense of national identity. Vision o make the documentary memory of the nation available to al Canadians for their use, well-being and enjoyment. Fundamental Values e value the mission we are given to serve the people and the Government of Canada; the rights and freedoms of a democratic society; the historical records entrusted to our care; the effective management of information in the federal government; the exchange of knowledge that results from our relationship with the Canadian and international archival and information management communities; and the competence, dedication, initiative and resourcefulness of our colleagues. archives nationales du Canada Mission réserver la mémoire collective de la nation et du gouvernement canadien, collaborer à la protection des droits et contribuer à l'enrichissement du sentiment d'identité nationale. Vision endre la mémoire documentaire de la nation accessible à tous le Canadiens pour leur usage, leur agrément et leur bien-être. Valeurs fondamentales ous valorisons notre mission, qui consiste à servir le peuple et le gouvernement du Canada; les droits et libertés d'une société démocratique; les documents historiques dont nous avons la garde; la gestion efficace des documents gouvernementaux; l'échange de connaissances qui résulte de nos rapports avec les milieux des archives et des gestionnaires de l'information au Canada et à l'étranger; et la compétence, le dévouement, l'esprit d'initiative et la débrouillardise de nos collègues. 0 ntroduction "This collective memory is constantly being reorganized, but in whatever form it takes, it reveals to each generation a common fund of knowledge, tradition, values and ideas which give some sense to human existence." (Gail Cuthbert Brandt and Tim J.A. Le GojJ) In a remarkable plea for the kind of development of humanity that would be based primarily on people and go beyond mere growth in material resources, Javier Perez de Cuéllar wrote: [trans.] "If culture becomes the star that guides development, if it ranks first among the priorities of the national and international agenda, we will then have preserved mankind's only legacy which is still intact: the untouched territory of the future." This short quote integrates the concepts of development, culture, and heritage into a continuum embracing past, present and future. Indeed, archives are testimonials demonstrating that societies' evolution stems basically from the lengthy maturing of several components of identity, ranging from basic values to myths and ideals, and including formal and informal institutions of a political, economic, social, cultural, and religious nature. All of these elements constitute grounds for compromise between collective ideals (rarely unique, sometimes conflicting) and material wealth (necessarily limited). Societies cannot be guided towards sustainable development unless there is an understanding, a coherent and articulated vision of these components of identity, so strongly representative, in terms of original aim and ultimate reality, of the culture they nurture and by which they are shaped. It is not through sheer chance that societies are created differently from one place to another, from one era to another. And it would be futile to try to alter societies' course without understanding their "underlying plan." -Pierre Wallot, National Archivist. Photo and Copyright: Yousuf Karsh. Print: National Archives of Canada (detail). TTT Jean-Pierre Wallot, Archiviste national. Photo et droit d'auteur : Yousuf Karsh. Épreuve : Archives nationales du Canada (détail). 0 ntroduction « Cette mémoire collec- I tive se réorganise constamment et, I peu importe la forme qu'elle prend, I révèle à chaque génération un fond I commun de connaissances, de I valeurs, de traditions et d'idées qui I donnent un sens à à l'existence ] humaine. » (Gail Cuthbert Brandt et Tim J.A. Le Goff) Dans un remarquable plaidoyer en faveur d'un développement de l'humanité qui prenne d'abord appui sur la personne et qui dépasse la simple croissance des ressources matérielles, M. Javier Pérez de Cuéllar écrivait : « Si la culture devient l'étoile qui guide le développement, si elle accède au premier rang des priorités de l'agenda national et international, alors nous aurons préservé le seul patrimoine encore intact de l'humanité : la terre vierge du futur. » Ce raccourci heureux arrime les notions de développement, de culture et de patrimoine en un continuum embrassant le passé, le présent et l'avenir. Et en effet, les témoignages que constituent les archives démontrent que le développement des sociétés M résulte essentiellement d'un long 11 processus de maturation de ^kum plusieurs facteurs identitaires : depuis les valeurs fondamentales jusqu'aux mythes et idéaux, en passant par les institutions formelles et informelles de nature politique, économique, sociale, culturelle et religieuse qui constituent autant de lieux de compromis entre idéaux collectifs (rarement uniques, parfois conflictuels) et richesses matérielles (forcé ment limitées). On ne peut guider les sociétés sur la voie d'un développement durable sans une compréhension, sans une vue cohérente et articulée de ces composantes identitaires, elles-mêmes si pré- gnantes, en amont et en aval, de la culture qu'elles alimentent et qui les façonne en même temps. Ce n'est pas au hasard que les sociétés s'instituent différemment, d'un lieu à un autre, d'un temps à un autre. Et l'on ne saurait chercher à en infléchir les itinéraires sans en saisir le « dessein ». À cet égard, les archives, éléments primordiaux de la mémoire du monde comme de celle de notre pays, constituent un instrument privilégié pour contribuer au développement durable de toute société, y compris la nôtre. À la fois preuves, témoignages et sources de renseignements, elles documentent la vie des sociétés, rendent les organismes et les gouvernements transparents et responsables face à leurs commettants, donc servent la démocratie, prouvent les droits collectifs et individuels, s'avèrent ce « jardin » riche des espoirs, des réalisations et des diversités qui nourrissent la vision du monde et les projets d'avenir de nos contemporains. Source d'enseignements et de réflexions, les archives constituent un point d'ancrage pour l'accomplissement des sociétés en ce qu'elles rappellent toujours à leur mémoire leurs valeurs, leurs droits, leurs réalisations, les fondements de leur évolution et de leur développement, les obstacles et les échecs aussi. Ce constat s'applique particulièrement bien au Canada, pays exceptionnel par sa qualité de vie, mais aussi par sa diversité, par les temporalités différentes de son développement et de ses régions, par ses « identités limitées » (J.M.S. Careless) qui ont émergé de son évolution, par ses It follows that archives, as fundamental components of the world's memory and of Canada's, are one of the most appropriate means of contributing to the sustainable development of any society, including our own. Archives are at the same time evidence, testimonies and sources of information, that document the life of societies, make agencies and governments transparent and accountable to their constituents and thereby serve democracy, and substantiate collective and individual rights. They become the "garden," overflowing with the hopes, achievements, and differences that foster our contemporaries' vision of the world and their plans for the future. A source of lessons and reflections, archives constitute a reference point in the development of societies, in that they constantly remind them of their values, rights, achievements and the foundations of their evolution, and development, as well as of their obstacles and setbacks. This is particularly true in Canada, a country outstanding for its quality of life, but also for its diversity, for the different time frames of its development and of its regions, for the "limited identities" (J.M.S. Careless) that have emerged from its history, and for its strongly rooted traditions of tolerance, compromise and openness to the future. Canada is a country outstanding also for its relatively frequent and sometimes far-reaching self-questioning. The importance of the memorial role of archives arises from the threefold social function they serve. First, archives have probative value: they confirm treaties signed between peoples, legal codes or contracts entered into, individual and collective rights, in short, the "rules of the game" in society. Then, they have general information value and, as such, are an inexhaustible source of information on a vast We are expected to remind Canadians that theirs is an exceptionally valuable archival heritage, and that without it, they will find neither answers nor meaning to their questions, to their anxieties and to the choices currently before them. on Archives: [tra array of topics. Finally, archives have evidential value: they document actions taken; they reflect the intensity and complexity of discussions and debate; they attest to decisions taken. By virtue of their content and of their organic nature — they are spontaneously created through the activities of individuals, organizations or states — they trace the development of organizations and the paths of individuals, and reveal their basic values, convictions, and beliefs. Bearers of proof, information, and evidence, archives therefore unveil culture, adding the "extra spiritual dimension" that gives meaning and identity to human communities. That is why Pope John Paul II said at an audience in 1989 for the members of the Executive Committee of the International Council s.] "You are serving the continuity of the memory of the world's peoples. Without a living and well- informed memory, nations would lose much of their culture." From this point of view, the National Archives of Canada is a "log book," recording the short-term memory of the federal government (information management, federal records centres), its long-term memory (archives per se) and, in cooperation with other archival institutions, the memory of the nation. The National Archives Act (1987) provides that the National Archives shall acquire, preserve, and make accessible public and private records of national significance, including ministerial records, on all media (from paper to magnetic tape and including film and maps) so that Canadians may use them to better understand one another and plan their future together. The Act also states that the National Archives shall assist the federal government in managing its information holdings, resulting in a savings of ten million dollars a year, and that it shall encourage archival activities and the archival traditions généralement tenaces de tolérance, de compromis et d'ouverture à l'avenir. Pays exceptionnel aussi par ses remises en question relativement fréquentes et parfois fondamentales. L'importance du rôle mémoriel des archives ressort de la triple fonction sociale qu'elles exercent. D'abord, les archives portent une valeur probatoire : elles attestent des traités entre les peuples, des codes juridiques ou des contrats passés, des droits individuels et collectifs, des « règles du jeu » dans la société. Puis elles comportent une valeur d'information générale et, à ce titre, elles sont une source inépuisable de renseignements de toutes sortes et de toutes formes sur une infinité de sujets. Enfin, elles ont valeur de témoignage : elles documentent les gestes posés; elles reflètent l'intensité et la complexité des débats et remises en question; elles attestent des décisions prises; par leur caractère organique (elles émanent naturellement de l'activité des individus ou des organismes ou des États) aussi bien que par leur contenu, elles retracent l'évolution des organisations et le cheminement des individus et traduisent leurs valeurs fondamentales, leurs convictions et leurs croyances. Porteuses de preuves, d'information et de témoignages, les archives agissent donc comme un révélateur de culture, c'est-à- dire ce « supplément d'âme » qui donne un sens et une identité aux groupes humains. Ce qui faisait dire à Jean-Paul II, lors d'une audience en 1989 aux membres du Comité exécutif du Conseil international des archives : « Vous servez la continuité de la mémoire des peuples du monde. Sans une mémoire vivante et bien informée, les peuples perdraient beaucoup de leur culture...» Dans cette perspective, les Archives nationales du Canada constituent le « registre » étayant la mémoire à court terme (gestion de l'information, centres fédéraux de documents) et à long terme (archives proprement dites) du gouvernement fédéral et, en concertation avec d'autres institutions d'archives, de la nation. Leur loi constitutive (1987) établit qu'elles acquièrent, préservent et rendent accessibles les documents publics et privés d'importance nationale, y compris les documents ministériels, sur tous sup- MONS À RENDRE LES P°rtS f^P™ ^ PaPier jusqu aux bandes ma- Canadiens et les Canadiennes gnétiques, en passant INE par le film et les cartes), afin que les Canadiens archivistique d'exceptionnelle valeur, sans lequel ils ne sauraient trouver réponse ou sens à leurs questions, à leurs angoisses et à leurs CHOIX présents. et les Canadiennes des générations actuelles et futures puissent s'en servir pour mieux se comprendre et mieux deviser de leur avenir; qu'elles assistent le gouvernement fédéral dans la gestion de son information, lui permettant d'épargner environ dix millions de dollars par année; et qu'elles aident la communauté archivistique (nationale, internationale). Certes, cette triple mission devient de plus en plus difficile à remplir. La double crise financière et identitaire dont souffre le Canada accule les Archives nationales du Canada à des défis complexes : encaisser des coupures de plus en plus profondes, donc tronquer les programmes au moment même où les coupures ailleurs dans le gouvernement entraînent un déversement important de documents sur les Archives, tout en cherchant à rendre les Canadiens et les Canadiennes plus conscients de leur patrimoine archivistique d'exceptionnelle valeur, sans lequel ils ne sauraient trouver réponse ou sens à leurs questions, à leurs angoisses et à leurs choix présents. Des community at the national and international level. This threefold mission is increasingly difficult to fulfil. In adverse financial times, Canada must also cope with an identity crisis. This situation creates complex challenges for the National Archives of Canada. We are asked to absorb deeper and deeper cuts, and hence curtail programs, at the very time when cutbacks elsewhere in government result in major deposits of records in the Archives, and when we should remind Canadians that theirs is an exceptionally valuable archival heritage, and that without it, they will find neither answers nor meaning to their questions, to their anxieties and to the choices currently before them. Agonizing choices will have to be made during the next fiscal year. They will inevitably have a major impact on the programs and staff of the Archives and, in the end, equally serious consequences for its clientele. Despite this unfavourable context, the National Archives has managed to carry out its priorities successfully and even to achieve some remarkable results. This Annual Review lists a large number of these initiatives. I would like to highlight just a few of them. In 1993-1994, the National Archives carried out a thorough review of its organization and programs in order to meet the challenges of today's economic climate. A Task Force chaired by one of its most experienced senior managers, Jay Atherton, examined a number of basic issues, met with over 80 employees and managers and studied many written submissions. This review resulted in a report whose implementation essentially began in August 1993: a division solely responsible for records disposition was created; government archives and government records, The acquisition of the sketchbooks of George Back, a member of the ill- fated Franklin Expedition in the Northwest Territories from 1819 to 1822, was one of the year's highlights. previously entrusted to two branches, were amalgamated; reference and research services were offered through a single window; the Access to Information Act and Privacy Act implementation units became part of the same division; the Communications and Public Programs Division was assigned major responsibility for communication products and public awareness activities, which included setting up a resource development program and organizing "The Friends of the National Archives of Canada." The National Archives also made headlines on November 9,1993, when the Right Honourable Pierre Elliott Trudeau donated his papers; the signing ceremony for the transfer of the papers to the National Archives was broadcast live on television and covered by all the Canadian media. This ceremony coincided with the launching of Mr. Trudeau's Memoirs, which contain excerpts from documents held by the National Archives. In addition, Treasury Board agreed to provide temporary assistance so that we could process the papers of other former prime ministers. In the present difficult economic situation which threatens to persist for some time, cooperation and partnership with the private sector are imperative. That is why the National Archives laid the groundwork for creating an association of "Friends" and launched a program geared towards sponsorships and partnerships to enable us to acquire, preserve or exhibit certain archival treasures. The acquisition of the sketchbooks of George Back, a member of the ill- fated Franklin Expedition in the Northwest Territories from 1819 to 1822, was one of the year's highlights. This acquisition was made possible through a partnership between Hoechst-Celanese Canada, the Canadian Cultural Property Export Review choix déchirants devront être faits au cours Autre événement à signaler, la cérémonie de la prochaine année financière. Ils auront de signature du versement de ses papiers forcément un impact majeur sur les programmes et sur le personnel des Archives avec, en bout de ligne, un contrecoup non moins important sur la clientèle. Malgré ce contexte défavorable, les Archives nationales ont pu mener à bien leurs priorités et même accomplir certaines activités marquantes. Le texte de la Revue énumère bon nombre de ces initiatives. Je ne voudrais qu'en faire ressortir quelques- unes. Au cours de l'année 1993-1994, les Archives nationales ont procédé à un examen en profondeur de leur organisation et de leurs programmes afin de mieux relever les défis qui les confrontent dans la conjoncture actuelle. Un groupe de travail, présidé par l'un des hauts gestionnaires les plus expérimentés, M. Jay Atherton, a scruté plusieurs questions fondamentales et a rencontré plus de quatre-vingts employés et cadres, en plus de lire nombre de mémoires écrits. Cet examen a débouché sur un rapport dont la mise en oeuvre, pour l'essentiel, a commencé au mois d'août 1993 : création d'une division pour la disposition des documents, fusion des directions d'archives et de documents gouvernementaux en une seule direction, établissement d'un guichet unique pour la prestation des services de référence et de recherche, regroupement des services d'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels en une seule division, octroi de la responsabilité principale des produits de communication et des activités de sensibilisation (y compris la mise sur pied des « Ami(e)s des Archives nationales du Canada » et d'un programme de développement des ressources) à la Division des communications et des programmes publics, etc. Un point fort, au cours de l'année, a été l'acquisition des carnets de croquis de George Back, lequel faisait partie de la désastreuse expédition de franklin dans le nord-ouest, de 1819 À 1822. aux Archives nationales par le très honorable Pierre Elliott Trudeau, le 9 novembre 1993, a été diffusée en direct par la télévision et couverte par tous les médias du Canada. Cette cérémonie coïncidait avec le lancement des Mémoires politiques de M. Trudeau, mémoires contenant des extraits de documents conservés aux Archives nationales. En outre, le Conseil du Trésor a accepté de nous aider temporairement pour que nous puissions traiter des papiers d'autres anciens premiers ministres. Dans la conjoncture difficile du présent qui menace de durer quelque temps, la collaboration et le partenariat avec le secteur privé s'imposent comme une approche incontournable. C'est pourquoi les Archives nationales ont posé les jalons de l'établissement d'un groupe d'« Ami(e)s » et d'un programme axé sur les commandites et les partenariats afin de réussir malgré tout à acquérir, à préserver ou à diffuser certains trésors d'archives. Un point fort, au cours de l'année, a été l'acquisition des carnets de croquis de George Back, lequel faisait partie de la désastreuse expédition de Franklin dans le Nord-Ouest, de 1819 à 1822. Cette acquisition, nous la devons à un partenariat entre Hoechst et Celanese Canada, la Commission canadienne d'examen des exportations de biens culturels et les Archives nationales. Nous avons également acquis le fonds complet du photographe renommé Roloff Beny. Un don généreux de la succession de Roloff Beny nous permet d'organiser et de décrire le fonds. La sauvegarde et l'accès au patrimoine audiovisuel canadien se trouvent compromis à cause de la quantité de la production, de l'instabilité des supports, du coût des équipements et des services requis, ainsi que d'un manque de concertation entre les Board and the National Archives. We also acquired the complete collection of the renowned photographer Roloff Beny. Thanks to a generous grant from the Roloff Beny Estate, we are now in the process of organizing and describing this collection. The preservation of Canada's audio-visual heritage, and access to it, is compromised by the vast quantities of material produced, by unstable media, equipment and service costs, and a lack of coordination among the "players." If nothing is done, this increasingly important part of our memory — the audio-visual heritage — will continue to disappear. Therefore, with the support of the Honourable Michel Dupuy, Minister of Canadian Heritage, the National Archives established a Task Force whose goal was to develop a Canada-wide strategy for preserving this heritage and maintaining access to it. The Task Force involved all interested parties (producers, directors, distributors, film libraries, archives, etc.) and is scheduled to submit its report in the spring of 1995, the centenary of film. The National Archives still requires suitable premises to ensure the preservation and visibility of Canada's documentary heritage. We are particularly pleased with the progress in the construction of the building (storage vaults and laboratories) in Gatineau, Quebec. It will still be necessary, however, to obtain sufficient support to implement the second part of the accommodation solution, namely, the renovation of the West Memorial Building and the construction of a heritage pavillion in the Garden of the Provinces next door. In addition, the development of informatics tools to describe documents and facilitate access to them or their circulation is proceeding quite rapidly despite a serious shortage of resources. The planned approach to the disposition of government records is the key to permanent preservation of the documentary memory of government, and hence of citizens and agencies. By simplifying procedures and creating a specific division responsible for systematically evaluating government information holdings, we hope to reach the goals stated in our multi-year disposition plan. Finally, I want to extend heartfelt thanks to those who are chiefly responsible for the survival and health of the National Archives: the staff of the National Archives of Canada, who, notwithstanding the cuts, the increasing complexity of the work and the demands created by the growing numbers of researchers, have made it possible for our institution to go through a massive reorganization, to absorb the cutbacks without sacrificing essential programs and, despite everything, to provide excellent service to the public. At a time when it is fashionable to criticize the Public Service and public servants, I can only acknowledge the extraordinary dedication, total commitment and outstanding skill of the staff of the National Archives of Canada. Jean-Pierre Wallot National Archivist of Canada and President of the international Council on Archives « acteurs ». Si rien n'est fait, cette partie de plus en plus importante de notre mémoire — le patrimoine audiovisuel — continuera à disparaître. C'est pourquoi, avec l'appui du ministre du Patrimoine canadien, l'honorable Michel Dupuy, les Archives nationales ont mis sur pied un groupe de travail avec l'objectif d'élaborer une stratégie pancanadienne pour la préservation de ce patrimoine et son accessibilité. Le groupe de travail a entrepris ses travaux en impliquant tous les milieux intéressés (producteurs, réalisateurs, diffuseurs, cinémathèques, archives, etc.). Il devrait déposer son rapport au printemps 1995, année du centenaire du cinéma. Les Archives nationales ont toujours besoin de locaux convenables pour assurer la préservation de la mémoire documentaire du pays et sa visibilité. Nous sommes particulièrement heureux des progrès de la construction de l'édifice — aires d'entreposage et laboratoires de conservation — à Gatineau (Québec). Il reste cependant qu'il faudrait obtenir des appuis suffisants pour mettre en œuvre la deuxième partie de la solution, à savoir la rénovation de l'Edifice commémoratif-ouest (rue Wellington, à Ottawa) et la construction d'un pavillon patrimonial dans le Jardin des provinces, à quelques pas de là. Par ailleurs, le développement d'outils informatiques pour décrire les documents et en faciliter l'accès ou la diffusion progresse assez rapidement malgré un manque certain de ressources. La disposition planifiée des documents gouvernementaux est la clé pour assurer la préservation permanente de la mémoire documentaire du gouvernement, donc des citoyens, et de ses organismes. En simplifiant les mécanismes et en créant une division spécifique chargée de l'évaluation systématique des fonds de renseignements détenus par les institutions gouvernementales, nous espérons atteindre cet objectif à l'intérieur d'un plan étalé sur plusieurs années. Je ne saurais conclure sans chaleureusement les principaux responsables de la survie et de la santé des Archives nationales : le personnel des Archives nationales du Canada qui, malgré les coupures, la complexité croissante du travail, les pressions de chercheurs plus nombreux, a permis à notre institution de se réorganiser profondément, d'absorber les compressions sans retrancher dans les programmes essentiels et d'assurer, malgré tout, un excellent service au public. À un moment où il est de bon ton de critiquer la fonction publique et « les fonctionnaires », je ne peux que reconnaître l'extraordinaire dévouement, l'engagement total et la compétence exceptionnelle du personnel des Archives nationales du Canada. Jean-Pierre Wallot, Archiviste national du Canada et président du Conseil international des archives s taff Contributions/ Contributions du personnel Papers and Lectures in Canada / Communications et conférences au Canada BOLOTENKO, George Paper, "Canadian History Source Materials in Russian Archives," on Russian Sources relating to Canada to the Canadian Association of Slavists and to the Canadian Committee on Labour History of the Canadian Historical Association Presentation, "Visual Resources for the Study of Canadian History," Archives Association of Ontario post-appointment training workshop on media collections, Ottawa, Ontario BROTHMAN, Brien Paper, "Straits and Substrates: Theories that Archivists are Occupied With/By," Association of Canadian Archivists Conference, St. John's, Newfoundland BROWN, Richard Presentation: "Macro-Appraisal Theory and the Context of the Public Records Creator," Association of Canadian Archivists Conference, St. John's, Newfoundland BURANT, Jim Presentation, "Canadian Prints in Books and How to Identify Processes," Bibliographic Society of Canada/National Library of Canada co-sponsored course on Bibliography, National Library of Canada, Ottawa, Ontario Presentation, "Graphic Materials" (with archivist Robert Albota of Société Radio- Canada) to graduate class in Public History at Carleton University taught by Professors Carmen Bickerton and John Taylor, Ottawa, Ontario BURDEN, Patrick Paper, "Uncontested Terrain: Archives, Federal Government Departments, Libraries and Grey Literature," Association of Canadian Archivists Conference, St. John's, Newfoundland TTT CARDINAL, Louis Lecture, "Cartographic and Architectural Archives: Acquisition and Custody Guidelines," Archives Association of Ontario, Ottawa, Ontario COOK, Terry Lecture, "Between an (Ayers) Rock and a Hard Place: Archives in Australia," Archives Association of Ontario, Ottawa, Ontario TTT CUMMING, Judi Paper, "Intrinsic Value and Acquisition Practices in the Private Sector in the National Archives of Canada," Association of Canadian Archivists Conference, St. John's, Newfoundland DODD, Dianne Lecture, "Helen MacMurchy, M.D. (1862- 1953): An Early Feminist's Career in Education, Medicine and Eugenics," Ontario Historical Society, Peterborough, Ontario Lecture, "The Almosts: A Study of the Feebleminded in Literature," by Helen MacMurchy, M.D., 1862-1953, Hannah Institute for the History of Medicine, University of Ottawa, Ottawa, Ontario Lecture, "Understanding the Records of the Colonial Era," Association of Newfoundland and Labrador Archivists, St. John's, Newfoundland KESTERIS, Andris Paper, "Specialized Research and Access to Audio-Visual Documents of the National Archives," Association for the Study of Canadian Radio and Television, Carleton University, Ottawa, Ontario DUBE, Timothy Paper, "A Glimpse Inside the T Chest: A Survey of the Military Archives of the Second World War at the National Archives of Canada," Military Museum Conference, Calgary, Alberta GADOURY, Lorraine Communication, en collaboration avec Danielle Laçasse, Marc Lebel et Lucie Paquet, « Milieux sociaux et cultures : les ressources des Archives nationales du Canada », congrès annuel de l'Institut d'histoire de l'Amérique française, Trois-Rivières (Québec) HYAM, Grace Lecture, "Copyright and the Archivist," Association of Newfoundland and Labrador Archivists, St. John's, Newfoundland TTT KENNEDY, Patricia Exposé, « Les fonctionnaires et la diplomatique : l'influence de l'environnement administratif sur la création et la gestion des documents dans le Régime britannique », Université du Québec à Hull, Hull (Québec) KEDD, Betty "Commentary: Cartographie Archives and Map Libraries: Two Sides of the Same Coin," at a joint session between the Association of Canadian Map Libraries and Archives and Association of Canadian Archives, on the discussion relating to map libraries and cartographic archives, St. John's, Newfoundland TTT KOLCON-LACH, Emilia Presentation, "Disposition Program, What it Offers to Institutions," Government of Newfoundland LAÇASSE, Danielle Communication, en collaboration avec Lorraine Gadoury, Marc Lebel et Lucie Paquet, « Milieux sociaux et cultures : les ressources des Archives nationales du Canada », congrès annuel de l'Institut d'histoire de l'Amérique française, Trois-Rivières (Québec) TTT LEBEL, Marc Communications, « Les ressources des Archives nationales du Canada dans trois champs de l'histoire socio-culturelle : le livre et la lecture, l'expérience du voyage, la pratique du journal personnel, 1650- 1850 » et, en collaboration avec Lorraine Gadoury, Danielle Laçasse et Lucie Paquet, « Milieux sociaux et cultures : les ressources des Archives nationales du Canada », congrès annuel de l'Institut d'histoire de l'Amérique française, Trois-Rivières (Québec) TTT MARTIN, Ann Paper, "Living and Working Along the Rideau, 1820-1900," Ontario Genealogical Society, Kingston, Ontario LOVERING, Cynthia Lecture, "Introduction to Rules for Archival Description," Ontario Association of Archivists, Ottawa and Thunder Bay, Ontario MACNEIL, Heather Keynote Address, "Archival Theory and Practice: Between a Rock and a Hard Place," Association of Canadian Archivists Conference, St. John's, Newfoundland Presentation, "Descriptive Standards for Electronic Records," Archives Association of British Columbia Workshop, Ancient Science: Modern Machines, Vancouver, British Columbia Presentation, "Fair Information Practices: Political and Ethical Underpinnings," Information Policies in the 90's: The Dawn of Freedom of Information and Privacy Protection in British Columbia, conference sponsored by Tom Riley and Associates, Vancouver, British Columbia Presentation, "Privacy Issues for Archivists," National Archives of Canada Training Course, Ottawa, Ontario MAJOR-MAROTHY, Eva Lecture, "Art and History," Association of Canadian Archivists Conference, St. John's, Newfoundland Lecture, "Art as Visual Communication," Carleton University, Ottawa, Ontario Lecture, "Canadian Landscape Painting," Carleton University, Ottawa, Ontario. 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Winearls and L. Dubreuil), "Cataloguing Rare Cartographie Materials," Association of Canadian Map Libraries and Archives Conference, St. John's, Newfoundland RODGER, Andrew Paper, "Non-Film Materials and the National Archives of Canada Relating to the History of Film in Canada," symposium "Towards the Study of Canadian Cinema: Regions and Resources," Carleton University, Ottawa, Ontario Workshop, "Photographs and Archives," Ontario Association of Archivists workshop on non-textual archives, Ottawa, Ontario RUSSELL, Bill Paper, "Records of the Federal Department of Indian Affairs at the National Archives of Canada: A Source for Genealogical Research," Ontario Genealogical Society seminar, Toronto, Ontario, and Ottawa Branch, Ontario Genealogical Society Geno-O-Rama, Ottawa, Ontario SCHEINBERG, Ellen Lecture, "Alternative Careers for History Graduates," Conference for Canadian Graduate Students, Concordia University, Montreal, Quebec Paper, "Case File Theory: Does it Work in Practice," Association of Canadian Archivists Conference, St. John's, Newfoundland SCHWARTZ, Joan M. 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Goodman, President and CEO of Goodman Communications Inc. to the National Archives. Mr. Trudeau TTT M1*41 Françoise Houle, Canada, l Pierre Elliott Trudeau, et M. Jeoffrey M. Goodman, président et directeur général de Goodman Communications Inc., aux Archives nationales. M. Trudeau assistait à une CÉRÉMONIE OFFICIELLE POUR SOULIGNER le don de ses papiers pe Archives. oldings Development and Management Acquisition Accomplishing more with fewer resources is now one of the pressing challenges facing the National Archives. Through the introduction of the Multi-Year Disposition Plan or MYDP, the Archives now possesses a sharply focused strategy for the acquisition or destruction of all government records. In the year 1993-1994 important fonds were acquired from government departments. As part of a project at the Halifax Federal Records Centre, 40 metres of nineteenth-century lighthouse-keeper files dating from 1873 to 1969 were acquired from Transport Canada. They document the supply, maintenance, and operations of lighthouses in the Atlantic region. The Vancouver Federal Records Centre acquired the records of the Shaughnessy Hospital, which was founded by the Military Hospitals Commission in 1917 to provide services for the treatment of casualties from World War I. There are 16.2 metres of records, including 15,000 photographs, dating from 1916 to 1994. Fourteen metres of registry files, 1938- 1972, were acquired from the Office of the Deputy Minister of Indian and Northern Affairs. The files are on a wide range of subjects such as territorial ordinances, oil pipelines, mining companies, northern roads and utilities, historic sites, and national parks. A large acquisition from Environment Canada included 200 metres of records from the Minister's office, 10 metres of central registry files from the Environmental Protection Services and eight metres of central registry files from the Canadian Parks Services dealing with Pukaskwa National Park. As we face the devolution of federal programs to the provinces, the private sector, or agencies such as aboriginal band councils, it has become even more important that the Archives respond quickly and effectively when decisions must be made concerning the future of federal government records. A pilot project in Vancouver examined the viability of a regional archival program which will be in keeping with the regional records policy of leaving records of archival value in the appropriate region. The National Archives has reaffirmed its commitment to the continued acquisition of private sector records as part of its strategy to document the diversity of Canadian society. The private papers of national figures such as John Crosbie, Georges Vanier and Jeanne Sauvé, all acquired this year are valuable collections that will enrich our holdings relating to public life in Canada. In a ceremony in November 1993 former prime minister, Pierre Elliott Trudeau made an official gift of his papers to the National Archives. développement et gestion des fonds Acquisition Faire plus avec moins : voilà l'un des défis que doivent relever les Archives nationales. Grâce à la mise en œuvre des plans pluriannuels de disposition, les Archives possèdent maintenant une stratégie bien arrêtée d'acquisition ou de destruction de tous les documents gouvernementaux. En 1993-1994, les Archives ont fait l'acquisition de fonds importants provenant de ministères fédéraux. Dans le cadre d'un projet au Centre fédéral de documents de Halifax, Transports Canada a remis au Centre 40 mètres de dossiers de gardiens de phares, datant de 1873 à 1969. Ces dossiers documentent les opérations, l'équipement et l'entretien des phares dans la région de l'Atlantique. Le Centre fédéral de documents de Vancouver a reçu les documents de l'hôpital Shaughnessy, fondé en 1917 par la Commission des hôpitaux militaires afin d'offrir des services et des traitements aux victimes de la Première Guerre mondiale. Les 16,2 mètres de documents comprennent 15 000 photographies et datent de 1916 à 1994. Le cabinet du sous-ministre des Affaires indiennes et du Nord a remis aux Archives quatorze mètres de dossiers versés au bureau des documents et couvrant la période de 1938 à 1972. Les dossiers portent sur de nombreux sujets, tels que les ordonnances territoriales, les oléoducs, les compagnies minières, les routes et les installations dans le Nord, ainsi que les sites historiques et les parcs nationaux. D'Environnement Canada, les Archives ont reçu un versement considérable comportant 200 mètres de documents en provenance du cabinet du ministre, dix mètres de dossiers — classés au bureau des documents — du Service de protection de l'environnement, et huit mètres de dossiers issus du bureau des documents du Service canadien des parcs et traitant du parc national Pukaskwa. En raison du transfert de programmes fédéraux aux provinces, au secteur privé ou à des organismes comme les conseils de bandes, il est devenu primordial que les Archives réagissent avec célérité et efficacité lorsqu'il s'agit de décider du sort des documents du gouvernement fédéral. Un projet pilote mis sur pied à Vancouver permettra d'évaluer la viabilité d'un programme d'archives régional qui serait conforme à la politique sur les documents régionaux — i. e. la conservation des documents de valeur archivistique dans la région pertinente. Les Archives ont réaffirmé leur engagement à acquérir des documents du secteur privé dans le but de documenter le plus possible la diversité de la société canadienne. Les documents privés de personnalités nationales comme John Crosbie, Georges Vanier et Jeanne Sauvé, acquis cette année, enrichiront nos fonds sur la vie publique canadienne. Lors d'une cérémonie qui s'est déroulée en novembre 1993, le très honorable Pierre Elliott Trudeau, ancien premier ministre du Canada, a officiellement transféré ses papiers aux Archives nationales. De nouveaux documents ont enrichi la collection Stephen Leacock, y compris un texte partiel, écrit de la main de l'auteur, de son ouvrage humoristique Arcadian Adventures with the Idle Rich. Une ébauche originale du célèbre roman Morefoyin Heaven, de Morley Callaghan, s'est ajoutée à la collection de cet auteur. Left to right: Yvette BrindAmour, Hélène loiselle and nathalie Naubert in Chekov's Three Sisters. Montreal, c. 1965. Photo by Roloff Beny. Roloff Beny Collection. PA-182764 TTT De gauche à droite, Yvette BrindAmour, Hélène Loiselle et Nathalie Naubert dans les Trois Sœurs de Tchékhov. Montréal (Québec), v. 1965. Photo : Roloff Beny. Collection Roloff Beny. PA-182764 Additional records were acquired for the Stephen Leacock collection, including a partial holograph manuscript of his classic work of humour Arcadian Adventures with the Idle Rich. The Morley Callaghan collection was enriched with an original draft of his critically-acclaimed novel Morefoyin Heaven. The remaining business and personal papers of Sir William Van Home and family were purchased. Van Home, legendary builder of the Canadian Pacific Railway, was an executive or director of 40 major Canadian and multi-national companies. The family papers include extensive correspondence between Van Home and his wife from 1864 to 1915 and a substantial series of photographs of the Canadian west in the 1880s and 1890s. After a decade of negotiations, 8,000 Canadian fire insurance plans by the Chas. E. Goad Company were received on loan from the British Library so that they could be copied on 105-mm microfilm. A superb globe, entitled "Ellen Fritz's Miniature Mechanical Globe, American, c. 1880." was Records Film, 1 (items) - Computi Records Conserved Textual records (metres) — 2,771 Graphic records (items) — 1,391,000 Film, video and sound records (hours) — 18,058 Cartographic and architectural/technical records (items) —107,822 Computer files (megabytes) — 51 Described (Preliminary Accessioning) ecords (metres) — 5,636 records (items) — 467,240 leo and sound records (hours) — 27,752 iphic and architectural/technical records -65,917 sr files - 2,748 of ministers on deposit (metres) — 2,131 acquired. This is a rare cartographic document and the only globe in our collection produced by a woman, Ellen Fritz, who originated from Saint John, New Brunswick. Principal film acquisitions include a 16-mm film shot by Peter Varley of his father, Group of Seven painter Frederick Varley, instructing an art class at Doon Summer College of the Arts in 1949. The Bill Galloway collection includes the film Hockey Champions shot in 1933 and both the unedited and final versions of the film Hot Ice which was produced in 1939 by the Canadian Government Motion Picture Bureau. Two sketchbooks by British Midshipman (later Admiral) George Back (1796-1878) were acquired with the assistance of Hoechst and Celanese Canada and the Minister of Canadian Heritage under the Cultural Property Export and Import Act. Dating from 1819 to 1822, the sketchbooks were done during the first overland expedition led by Sir John Franklin (1786-1847). They contain 67 watercolours and 85 maps depicting the native people they met, the landscape they traversed from Manitoba to the Northwest Territories, and the flora and fauna they catalogued and subsisted on. Roloff Beny's photograph and manuscript collection was officially donated to the National Archives by his estate in 1993. The collection contains some 200,000 photographic items concentrated on his studies of ancient and classical cultures, Canada, 24 Documents enregistrés (acquisition préliminaire) Documents écrits (mètres) — 5 636 Documents graphiques (pièces) — 467 240 Films, émissions télévisées et enregistrements sonores (heures) — 27 752 Documents cartographiques, architecturaux et techniques (pièces) — 65 917 Fichiers informatiques — 2 748 Fonds d'archives des ministres en dépôt (mètres) —2 131 Documents conservés Documents écrits (mètres) — 2 771 Documents graphiques (pièces) — 1 391 000 Films, émissions télévisées et enregistrements sonores (heures)—18 058 Documents cartographiques, architecturaux et techniques (pièces) — 107 822 Documents informatiques (méga-octets) — 51 Les Archives ont acheté ce qui restait des papiers personnels et des documents commerciaux de sir William Van Home et de sa famille. Van Home, entré dans la légende après avoir dirigé la construction du chemin de fer du Canadien Pacifique, a été dirigeant ou membre du conseil d'administration de quarante grandes sociétés canadiennes et multinationales. On retrouve parmi les papiers personnels de nombreuses lettres échangées entre Van Home et son épouse de 1864 à 1915, ainsi qu'une importante série de photographies de l'Ouest canadien dans les années 1880 et 1890. Après dix années de pourparlers, la British Library a consenti à prêter 8 000 plans de villes faits par la Chas. E. Goad Company aux fins d'assurance-incendie; ces plans seront copiés sur du microfilm 105 mm. Les Archives ont aussi fait l'acquisition d'un magnifique globe intitulé « Ellen Fritz's Miniature Mechanical Globe, American, c. 1880 ». Il s'agit d'un document cartographique rare et de l'unique globe de notre collection réalisé par une femme. Ellen Fritz était originaire de Saint John, au Nouveau-Brunswick. Parmi les acquisitions de documents audiovisuels, on retrouve un film de 16 mm tourné en 1949 par Peter Varley, dans lequel on voit son père, le célèbre peintre Frederick Varley, du Groupe des sept, donnant un cours d'art au Doon Summer College of the Arts. La collection Bill Galloway comprend le film Hockey Champions, tourné en 1933, ainsi que deux versions — avant et après montage — du film Hot Ice (Glace vive), réalisé en 1939 par le Bureau de cinématographie du gouvernement canadien. Deux carnets de croquis de l'aspirant britannique (plus tard amiral) George Back (1796-1878) ont été acquis avec l'aide de Hoechst et Celanese Canada et du ministre du Patrimoine canadien, en vertu de la Loi sur l'exportation et l'importation de biens culturels. Les croquis ont été exécutés de 1819 à 1822, lors de la première expédition Portrait de sir William Van Horne, président de la Canadian Pacific Railway Company, v. 1890-1910. Photographe inconnu. Collection sir William Cornelius Van Horne. PA-182603 TTT Portrait of Sir William Van Horne, President, Canadian Pacific Railway Company, ca. 1890-1910. Photographer unknown. Sir William Cornelius Van Horne Collection. PA-182603 and a unique collection of portraits. The Roloff Beny Estate also donated $151,000 to cover the salary of staff required for the arrangement and description of the material. Conservation The increasingly integrated approach that is seen in the National Archives acquisition strategy is again apparent in the way the Archives deals with the conservation and custody of archival records. These functions have now been centralized in the new Archives Preservation Branch ensuring that concerns for long-term, cost effective preservation of the holdings starts as soon as material is acquired. par terre dirigée par sir John Franklin (1786-1847). Les carnets contiennent 67 aquarelles et 85 cartes représentant des populations autochtones que les explorateurs ont rencontrées, des paysages qu'ils ont vus depuis le Manitoba jusqu'aux Territoires du Nord-Ouest, ainsi que la flore et la faune qu'ils ont cataloguées et dont ils se sont nourris. En 1993, la succession de Roloff Beny a officiellement donné aux Archives nationales la collection de photographies et de manuscrits de ce célèbre photographe. La collection contient environ 200 000 documents photographiques dont les sujets sont liés aux cultures classiques et à celles de l'Antiquité, que Beny avait longtemps étudiées. On y trouve aussi de nombreuses images extraordinaires du Canada et des portraits remarquables. La succession de Beny a offert la somme de 151 000 $ pour payer le traitement du personnel affecté au classement et à la description des documents. Conservation L'approche intégrée qui caractérise de plus en plus la stratégie d'acquisition des Archives nationales s'observe également dans la façon dont les Archives s'occupent de la conservation et de la garde des documents d'archives. Ces fonctions sont maintenant centralisées dans la nouvelle Direction de la préservation des archives, afin que la préservation à long terme soit prise en charge d'une manière rentable dès l'acquisition des documents. La Direction regarde au-delà de la conservation au niveau de la pièce; elle se consacre à la préservation de tous les fonds des Archives nationales. Ainsi, les conservateurs des Archives participent directement à l'évaluation de l'ensemble des besoins en matière de conservation, qu'il s'agisse d'un fonds particulier ou d'un support e Maria Bydinski avec une carte du golfe du Saint-Laurent datant du début du 18e siècle, avant (à droite) et après (à gauche) un traitement de conservation. TTT Paper conservator, Maria Bydinski, with an early eighteenth-century map of the Gulf of St. Lawrence before (right) and after (left) conservation treat- The branch looks beyond individual item agement of holdings through all phases of conservation to the broader preservation of their archival life, including preservation, all the National Archives' holdings. As a storage, public access, exhibitions and result our conservators are now directly loans to other institutions. The National involved in assessing the range of conser- Library's new system, AMICUS, was exam- vation needs of a particular collection or of ined and found it could respond to some of a specific media. This results in the devel- the National Archives' needs in this field, opment of long-range strategies to plan for A pilot project will take place during 1994- bulk treatment of collections where possi- 1995 to test the potential of this system ble. This approach enables the Archives to within an archives' setting, stabilize large portions of our holdings and „ , ,, . 9 ! , ., iAnr,*it,r4-\,n-r,~~A t„ 1 • c ! 4. To meet the needs of researchers who wish identity tne need tor item-specific treat- , . . , , , „,„. ■ ! to consult original documents, and to con- ment requirements. . , .5 i . ' troi the massive number of documents stored in numerous buildings, the Archives developed and implemented a circulation The intellectual and physical control of ^ tracking system called TRAKKER. This vast archival holdings is one of the major system provides location information for tasks facing the National Archives. During almost one million containers of docu- the past year the design and prototype of ments in a number of National Archives the Archival Holdings System was com- storage sites, and handles client orders to pleted. This system will support the man- view them- spécifique. Cela mène à l'élaboration de stratégies à long terme visant à planifier le traitement en bloc des fonds et collections, là où c'est possible. Cette approche permet aux Archives de stabiliser de grandes parties de leurs fonds et d'évaluer les besoins de traitement de documents particuliers. Contrôle Le contrôle intellectuel et matériel des vastes fonds d'archives est l'une des tâches les plus importantes des Archives nationales. Au cours du dernier exercice, les Archives ont achevé la conception et le prototype du Système de gestion des fonds d'archives. Ce système a pour but de soutenir la gestion des fonds à toutes les étapes de leur vie archivistique — préservation, entreposage, consultation, expositions et prêts à d'autres institutions. Le nouveau système AMICUS de la Bibliothèque nationale a été examiné, et l'on a constaté qu'il pourrait répondre à une partie des besoins des Archives nationales dans ce domaine. Un projet pilote sera lancé en 1994-1995 afin de mesurer le potentiel de ce système dans le contexte des archives. Pour répondre aux besoins des chercheurs désireux de consulter les documents originaux, ainsi que pour contrôler la masse importante des documents qu'elles conservent dans de nombreux édifices, les Archives ont élaboré et mis en œuvre un système de circulation et de repérage (TRAKKER). Ce système gère les commandes des clients et permet de localiser les documents classés dans près d'un million de caisses entreposées dans les divers entrepôts des Archives nationales. Le tableau The Queen's Tribute par Frederick Marlett Bell-Smith, avant (page ci-contre) et après (ci- un TRAITEMENT DE CONSERVATION. LE TABLEAU SERA L'UN DES DOCUMENTS HISTORIQUES LES PLUS IMPORTANTS l'exposition Premier parmi ses pairs. TTT The painting The Queen's Tribute by Frederick Marlett Bell-Smith, before (left) and after (right) conservation treatment. The painting will be one of the most historically significant documents exhibition First Among Equals. muai Review 1993 v Detail of a large French chart, "Océan Atlantique et Mers Adjacentes," published in Paris by le Rouge IN 1778. NMC 157144 TTT Détail d'une carte française grand format, « Océan Atlantique et Mers Adjacentes », publiée À Paris en 1778 chez le Rouge. NMC 157144 I /anagement of Government Misinformation In order to help government institutions in preserving their corporate memory, the National Archives has played a leading role in the implementation of Treasury Board Secretariat information management policies and directives. Providing advice, developing standards and practices, designing and delivering courses, and building a framework for the evaluation of current information management practices were strategies used to achieve this goal. The National Archives in cooperation with Treasury Board Secretariat (TBS), published The Guide to the Review of the Management of Government Information Holdings; and established a framework for monitoring transfer agreements for archival records. During the year the National Archives contributed to the Blueprint for Renewing Government Services Using Information Technology, a TBS document that will serve as the cornerstone for government-wide initiatives in information and information technology management. As part of Treasury Board's Shared Systems Program, the National Archives participated in an inter-departmental initiative to identify and assess automated record keeping systems for the management of both hardcopy and electronic records. The National Archives led an inter-departmental initiative to develop thesaurus standards and approaches for the identification, classification, and description of government information holdings. During the year the Archives responded to over 800 requests from within government for advice on the management of information. Given the changes that occurred in the government after the federal election, particular emphasis was given to providing advice to the staff of ministers' offices. A template of an automated file classification system, tailored to the needs of ministers' offices, was developed. The National Archives organized and delivered over 30 courses to records management personnel across the country. As well, the Archives, in cooperation with federal and provincial governments and representatives from key segments of the pulp and paper industry, led an initiative that secured $625,000 for the study of the permanence of paper. In October 1993 an agreement between the Canadian Broadcasting Corporation (CBC) and the National Archives was signed. The agreement transfers permanent custody of those CBC records already at the Archives to the National Archives and provides a basis for the future transfer of selected CBC records. estion de l'information gouvernementale Afin d'aider les institutions gouvernementales à préserver leur mémoire, les Archives nationales ont joué un rôle de premier plan dans la mise en œuvre des politiques et directives sur la gestion de l'information émises par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Pour cela, elles ont prodigué des conseils, élaboré des normes et pratiques, conçu et offert des cours, et mis en place une structure pour l'évaluation des pratiques actuelles de gestion de l'information. Les Archives nationales, en collaboration avec le SCT, ont publié le Guide de revue de la Gestion des renseignements détenus par le gouvernement et établi une structure pour contrôler les accords de transfert de documents d'archives. Au cours de l'année, les Archives ont collaboré au Plan directeur pour le renouvellement des services gouvernementaux à l'aide des technologies de l'information, un document émanant du SCT qui servira de base aux initiatives gouvernementales en matière de gestion de l'information et de gestion des technologies de l'information. s- ■% : J"~-=sr"__ ; Qçp -■====. —--. Carte hydrographique de la Marine britannique n° 2426. Port Simpson, 1853. Publiée en 1856. NMC 106386 Dans le cadre du Programme des systèmes partagés du Conseil du Trésor, les Archives nationales ont mené une initiative interministérielle destinée à identifier et à évaluer les systèmes automatisés d'archivage pour la gestion des documents papier et électroniques. Les Archives nationales ont également mené une initiative interministérielle en vue d'élaborer des normes et des techniques en matière de thésaurus pour l'identification, la classification et la description des fonds de renseignements du gouvernement. Au cours de l'année, les Archives ont répondu à plus de huit cents demandes de renseignements en provenance d'institutions fédérales sur la gestion de l'information. En raison des changements survenus au gouvernement à la suite des élections, les Archives ont fait un effort particulier pour conseiller le personnel des cabinets de ministres. Elles ont mis au point un modèle de système automatisé de classification des dossiers, adapté aux besoins des cabinets de ministres. Les Archives nationales ont organisé et donné au-delà de trente cours au personnel de la gestion des documents à travers le pays. En collaboration avec d'autres institutions fédérales, des gouvernements provinciaux et des représentants de secteurs clés de l'industrie des pâtes et papiers, les Archives ont mené une initiative qui a permis l'affectation d'une somme de 625 000 $ à l'étude de la permanence du papier. En octobre 1993, les Archives nationales ont signé avec la Société Radio-Canada (SRC) une entente qui transfère aux Archives la garde permanente des documents de la SRC (déjà versés au Département) et qui donne une base aux futurs transferts des documents qui seront choisis à la SRC. s ervices, Awareness and Assistance Services In its continuing efforts to provide the public with easier access to its holdings, the National Archives has followed the government's guideline to offer a "single service window" to its clientele. Reference and related researcher services were standardized and consolidated in the Researcher Services Division as part of this new initiative. This consolidation will permit researchers to consult both finding aids and original records (textual, cartographic, photographic, documentary art, audio-visual, library, and philatelic) in one location. As part of the Archives' effort to make information about its holdings more accessible to researchers in Ottawa and across the country it is involved in the dissemination of data through the production of CD- ROMs. In 1993-1994, for example, an interactive CD-ROM product, giving instruction on how to do general research and family history research in archives, was developed. This and other products will be made available at headquarters in Ottawa Records Copied Textual records (pages) — 943,893 Graphic records (items) — 17,190 Film, video, and sound records (hours) — 282 Cartographic and architectural/technical records (items) — 4,059 Computer files (megabytes) — 25 Records Circulated or Loaned Textual records (containers) — 55,805 Graphic records (items) — 844,897 Film, video, and sound records (hours) — 4,171 Cartographic and architectural/technical records (items)—14,430 Originals loaned (items) — 1,240 Microforms accessed on-site) — 51,206 Microforms supplied on inter-institutional loan) —14,531 Transparencies (copies of works of art) loaned — 383 and through the National Archives network of decentralized access sites, thereby broadening public access to information about the institution's substantial collections. During 1993-1994 the Client Services and Communications Branch received more than 100,000 written and oral requests from the public. In addition the Archives responded to 5,209 formal requests and 12,584 informal requests under the Access to Information and Privacy Acts in the new Access to Information and Privacy Division. the National Archives as part of i tural studies program. TTT DES ÉTUDIANTS INUIT DE IGLOOLIK, DAI DU NORD-OUEST, ACCOMPAGNÉS DE LB D'AÎNÉS DE LEUR COMMUNAUTÉ, ONT VI NATIONALES DANS LE CADRE DU VOLET les Territoires s professeurs et rÉ les Archives s ervices, sensibilisation et aide Services Dans un effort constant pour faciliter au public l'accès à leurs fonds, les Archives nationales ont suivi la directive du gouvernement qui insiste sur la nécessité d'améliorer la qualité des services offerts au public et ont créé un « guichet unique » pour leurs services. Pour ce faire, les services de référence et aux chercheurs ont été uniformisés et regroupés au sein de la Division des services aux chercheurs. Ce regroupement permettra aux chercheurs de consulter, en un seul et même lieu, les instruments de recherche et les documents originaux — textuels, cartographiques, photographiques, audiovisuels, philatéliques, d'art documentaire et de bibliothèque. Pour rendre l'information sur leurs fonds plus accessible aux chercheurs, à Ottawa et partout ailleurs au Canada, les Archives ont commencé à préparer la diffusion de données sur CD-ROM. En 1993-1994, elles ont mis au point un produit CD-ROM interactif qui montre comment faire de la recherche en général ainsi que de la recherche généalogique au moyen de documents d'archives. Ce produit, comme bien d'autres, sera mis à la disposition des chercheurs à l'administration centrale d'Ottawa et dans les points d'accès décentralisés des Archives, ce qui élargira l'accès du public à l'information sur les importants fonds et collections de l'institution. En 1993-1994, la Direction des services aux clients et des communications a reçu du public plus de 100 000 demandes (écrites ou verbales). Dans le cadre de l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les Archives ont aussi répondu à 5 209 demandes officielles et à 12 584 demandes officieuses, lesquelles ont toutes été traitées Services de référence / Documents reproduits Documents écrits (pages) — 943 893 Documents graphiques (pièces) — 17 190 Films, émissions de télévision et enregistrements sonores (heures) - 282 Documents cartographiques, architecturaux et techniques (pièces) — 4 059 Fichiers informatiques — 25 Documents d'archives mis en circulation et prêtés Documents écrits (cartons) — 55 805 Documents graphiques (pièces) — 844 897 Films, émissions de télévision et enregistrements sonores (heures) — 4 171 Documents cartographiques, architecturaux et techniques — 14 430 Originaux prêtés (pièces) — 1 240 Microformes consultées sur place — 51 206 Microformes fournies par voie d'un prêt entre établissements — 14 531 Transparents (reproductions d'oeuvres d'art) -383 Le front de l'Ouest : les lignes maginot et Siegfried. Calgary Brewing & Malting Co. Limited. W.P. & L. Co. Ltd., Calgary, octobre 1939. NMC 157130 TTT Western Front Maginot & Siegfried Lines. Calgary ■ Brewing & Malting Co. Limited. Calgary: W.P. & L. Co. Ltd., October 1939. NMC 157130 Sfe-SSif^- dans la nouvelle Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. Rebellions in the Canadas • Simcoe County Museum, Minesing, Ontario • Welland Historical Museum, Welland, Ontario • Moncton Museum, Moncton, New Brunswick • Bibliothèque municipale de Mont-Joli, Mont-Joli, Québec Sir John A. Macdonald • Popes Museum, Grande- Anse, New Brunswick • Grace Campbell Gallery, Prince Albert, Saskatchewan • Welland Historical Museum, Welland, Ontario Behind the Ballot Box • Barr Colony Heritage Cultural Centre, Lloydminster, Alberta • Red Deer and District Museum, Red Deer, Alberta • Dryden and District Museum, Dryden, Ontario Sensibilisation Développement des ressources et partenariat Au début de 1993-1994, l'ancienne Direction des programmes publics commençait à élaborer un Programme de développement des ressources pour les Archives nationales du Canada. Le tout devait consister en un programme de levées de fonds et de parrainage, un programme de bénévolat et une stratégie de marketing pour les services et les produits. Après la réorganisation départementale survenue à la fin de l'été 1993, ce projet est devenu une priorité pour la nouvelle Direction des services aux clients et des communications, et un exposé de principes du Programme de développement des ressources a été approuvé par la haute direction en octobre 1993. Le Bureau de développement des ressources et du partenariat a été créé peu de temps après. Trois membres du personnel ont été chargés du parrainage et des levées de fonds, ainsi que de la création d'une association de coopération. Avec un mandat clair bien établi, le travail du Bureau de développement des ressources et du partenariat a progressé de façon constante jusqu'à la fin de l'exercice financier. Mentionnons, entre autres choses, une entente de partenariat pour l'exposition sur les premiers ministres canadiens (ouverture en mai 1994) et des démarches en vue de la création d'une corporation à but non lucratif, « Les Ami(e)s des Archives nationales du Canada », dont l'objectif sera d'appuyer les activités des Archives et de sensibiliser le public canadien à leur importance. Dans le but de faciliter l'accès des clients éventuels à tous les projets de développement des ressources, une « banque de données de partenaires » a été créée. Cette banque contient des renseignements sur les particuliers qui ont montré de l'intérêt à Plan d'assurance-incendie. New Westminster (Colombie-Britannique), 1897. Chas. E. Goad. NMC 151565, section 2. Reproduit en accord avec le CoNSEn, de la British Library. TTT Fire Insurance Plan. New Westminster, British Columbia, 1897. Chas. E. Goad. NMC 151565, Section 2. Reproduced with British Library Board. Publications et expositions Titres publiés — 27 Publications distribuées et vendues — 238 622 Expositions internes organisées — 11 Visiteurs des expositions internes — 39 000 Expositions itinérantes — 8 Etablissements ayant accueilli une exposition itinérante — 37 l'égard des produits et des services des Archives nationales; elle servira à assortir des clients à des produits et à des services. Le Département a fait l'acquisition du programme informatique Raiser's Edge pour gérer les données et repérer les activités de développement des ressources. Expositions En tant qu'institution culturelle dynamique, les Archives nationales ont produit des expositions (et des publications) destinées à mieux faire connaître aux Canadiens et Canadiennes leur passé. Elles ont présenté onze expositions internes, y compris celles du Musée canadien de la caricature. De plus, huit expositions itinérantes ont voyagé dans vingt-six villes canadiennes. L'exposition principale, Face à face avec l'histoire — la première grande rétrospective de portraits des Archives nationales du Canada —, présentait quelque cent cinquante peintures, estampes, dessins et photographies du XVIIe siècle à nos jours. Expositions aux Archives nationales du Canada • Face à face avec l'histoire — Portraits des Archives nationales du Canada • Les sentiers de l'autonomie — L'INCA se souvient • Dordrecht 1650-1800 • Aperçu — Souvenirs Expositions au Musée canadien de la caricature • Verdissez de rire — L'humour écolo de Pijet, Marc, Kara et Yayo • Des bâtons dans les roues — Les caricaturistes font grincer les rouages de la machine politique canadienne • Welland Historical Museum, Welland (Ontario) • Moncton Museum, Moncton (Nouveau-Brunswick) • Bibliothèque municipale de Mont-Joli, Mont-Joli (Québec) Sir John A. Macdonald • Musée des papes, Grande-Anse (Nouveau-Brunswick) • Welland Historical Museum, Welland (Ontario) • Barr Colony Heritage Cultural Centre, Lloydminster (Alberta) • Red Deer and District Museum, Red Deer (Alberta) • Dryden and District Museum, Dryden (Ontario) Album: A Century of Ukrainian Life in Canada • High Prairie Museum, High Prairie, Alberta • Peace River Centennial Museum and Archives, Peace River, Alberta • Mackenzie Crossroads Museum and Visitors Centre, High Level, • Barr Colony Heritage Cultural Centre, Lloydminster, Alberta • Moose Jaw Art Museum, Moose Jaw, • Sir Alexander Galt Museum and Archives, Lethbridge, Alberta A Future Defined — Canada from 1849 to 1873 • DesBrisay Museum, Bridgewater, Nova Scotia • London Regional Art and Historical Museums, London, Ontario • Welland Historical Museum, Welland, Ontario 1931—Painters of Canada Series — Exhibition of Christmas Cards • Provincial Museum of Alberta, Edmonton, Awareness Activities Titles published — 27 Publications distributed and sold — 238,622 ln-house exhibitions produced — 11 Visitors to in-house exhibitions — 39,000 Circulating exhibitions — 8 Canadian venues — 37 Awareness Resource Development and Partnerships Early in 1993 a Resource Development Program for the National Archives of Canada was initiated by the former Public Programs Branch. The proposed program included fundraising, sponsorship, volunteer activities and a marketing strategy for services and products. After the departmental reorganization in the late summer of 1993, the project became a priority for the new Client Services and Communications Branch and an orientation document outlining the proposed Resource Development Program was approved by Senior Management in October 1993. The Resource Development and Partnerships Office was established and three staff members were assigned the responsibilities of sponsorship and fundraising, and the creation of a cooperating association. With the Resource Development and Partnerships Office in place and a clear mandate in view, work progressed steadily until the end of the fiscal year. It included the solicitation of sponsors for various projects, such as the proposed Prime Ministers Exhibition scheduled for opening in May 1994 and the creation of a not-for- profit cooperating association, to be known as the Friends of the National Archives of Canada. The goal would be to support the activities of the National Archives and to raise the awareness of the Canadian public to the importance and value of archives. To facilitate access to potential clients for all of the proposed resource development projects, a "partnerships databank" was created as a repository of personal information about individuals who had indicated an interest in the products and services offered by the National Archives. The databank will be used to match clients to products and services. A computer program known as "Raiser's Edge" was acquired to manage the data and to track resource development activity. Exhibitions As a dynamic cultural institution, the National Archives has produced several exhibitions that will familiarize Canadians with their interesting past. During the year the Archives presented 11 exhibitions including those at the Canadian Museum of Caricature. As well, eight travelling exhibitions toured 26 Canadian towns and I The principal exhibition Facing History was a retrospective of portraits held at the National Archives of Canada; with 150 paintings, stamps, designs and photographs from the seventeenth century to the present being exhibited. Exhibitions at the National Archives of Canada: • Facing History - Portraits from the National Archives of Canada • Pathways to Independence - The CNIB Remembers • Dordrecht 1650-1800 • Aperçu — Souvenirs pRflgï 1 Elizabeth Harrison. L'heure du lunch, cafétéria du Château Laurier, Ottawa (Ontario), 1944. Huile sur toile. C-141163 Publications Vingt-sept titres ont été publiés cette année. Le catalogue d'exposition Face à face avec l'histoire — Portraits des Archives nationales du Canada a certainement été la publication la plus marquante de l'année. Du général Wolfe au pianiste de jazz Oscar Peterson, ce catalogue illustre environ quatre cents ans d'histoire visuelle au Canada. En collaboration avec l'Institut national canadien pour les aveugles, les Archives nationales ont produit leur première publication à gros caractères. Intitulé Les sentiers de l'autonomie — L'INCA se souvient, ce livret illustré (produit pour accompagner l'exposition du même titre) décrit l'évolution du mouvement de défense des personnes ayant une déficience visuelle au Canada. Elizabeth Harrison. Lunchtime, Cafeteria at the Chateau Laurier, Ottawa, Ontario, 1944. Oil on canvas. C-141163 On note également la parution du deuxième volume des Archives des commissions royales d'enquête (RG 33). Il porte sur les activités de soixante-douze commissions d'enquête et comporte un index des noms et un index des sujets pour les deux volumes de la série. Voici quelques-unes des publications parues au cours de l'année : Instruments de recherche et guides • Archives des commissions royales d'enquête (RG 33), volume 2 • Division des manuscrits (Collection de guides généraux) • Carto-Canadiana (Cartes sur microfiches) • High Prairie Museum, High Prairie (Alberta) • Peace Rtver Centennial Museum and Archives, Peace River (Alberta) • Mackenzie Crossroads Museum and Visitors Centre, High Level (Alberta) • Barr Colony Heritage Cultural Centre, Lloydminster (Alberta) • Sir Alexander Galt Museum and Archives, Lethbridge (Alberta) Édifier l'avenir — Le Canada de 1849 À1873 • DesBrisay Museum, Bridgewater (Nouvelle-Ecosse) • Musée des papes, Grande-Anse (Nouveau-Brunswick) • London Regional Art and Historical Museums, London (Ontario) • Welland Historical Museum, Welland (Ontario) 1931-Exposition de cartes de Noël—Série des peintres du Canada • Provincial Museum of Alberta, Edmonton (Alberta) • Tisdale Arts Council Library, Tisdale, Saskatchewan • Hudson Bay Allied Arts Council, Brooksby, Saskatchewan « Humboldt and District Arts Council, Humboldt, Saskatchewan • Biggar and District Arts Council, Biggar, Saskatchewan • Watrous Area Arts Council, Broadview, Saskatchewan • Broadview Community Arts Council, Broadview, Saskatchewan • Kipling and District Arts Community, Kipling, Saskatchewan Aperçu — Unseen visions • Shaunavon Arts Council, Shaunavon, Saskatchewan • Maple Creek arts council, Maple Creek, Saskatchewan Exhibitions at the Museum of Caricature: • GreenS-Bear It—The Environmentally-Friendly Humour ofPifet, Marc, Kara and Yayo • A Wrench in the Works: Cartoonists' Views of Canada's Political Machinery Publications The publishing highlight for the year was the release of the exhibition catalogue Facing History—Portraits from the National Archives of Canada. From General James Wolfe to jazz pianist Oscar Peterson, this publication spans approximately 400 years of Canadian visual history. In cooperation with The Canadian National Institute for the Blind, the National Archives produced its first large print format publication. Entitled Pathways to Independence — The CNIB Remembers, this illustrated exhibition booklet describes the evolution of the blind movement in Canada. The second volume of Records of Federal Royal Commissions (RG 33) was published. It deals with the activities of 72 royal commissions and includes a name index and subject index for the two volumes in this series. Following are some of the publications produced during the year: Finding Aids and Guides • Records of Federal Royal Commissions (RG 33), Volume 2 • General Guide Series — Manuscript Division • Carto-Canadiana (Maps on Microfiche) • Managing Your Computer Directories and Files • Managing Photographic Records in the Government of Canada • Tracing Your Ancestors in Canada • The National Archives of Canada Presents the Canadian Postal , Archives Selected Portraits at the Canadian Embassy in Washington. Yousuf Karsh and Esterlita Karsh entering the Embassy Gallery with Ambassador and Mrs. R. Chrétien and Mr. Robert Smith (left), the President and CEO of American Barrick Resources Corporation Ouverture de l'exposition Yousuf Karsh: Selected Portraits à l'ambassade du Canada à Washington. M. Yousuf Karsh et Mme Esterlita Karsh arrivent à la galerie, accompagnés de M. Robert Smith (à gauche), président et directeur général de l'American Barrick Resources Corporation (commanditaire de l'exposition), de l'ambassadeur c/ M. Raymond Chrétien, et de Mm Chrétien. • Comment gérer les répertoires et les fichiers dans votre ordinateur • La gestion des documents photographiques au gouvernement du Canada • Guide des sources généalogiques au Canada • Les Archives nationales du Canada présentent les Archives postales canadiennes Publications reliées aux expositions • Face à face avec l'histoire — Portraits des Archives nationales du Canada (livre et affiche) • Les sentiers de l'autonomie — L'INCA se souvient • Des bâtons dans les roues — Les caricaturistes font grincer les rouages de la machine politique canadienne • Aperçu — Souvenirs Périodiques • L'Archiviste • Bulletin sur la gestion de l'information • Interfax Autres • Orientations stratégiques des Archives nationales du Canada 1993-1997 • Publications 1993 et expositions itinérantes 1993-1994 Archives de l'art documentaire et de la photographie i) Cour des Arts, Ottawa (Ontario) History of Art and Artists of Ottawa and Surroundings 23 juin - 5 septembre 1993, 25 œuvres sur papier ii) Mackenzie Art Gallery, Regina (Saskatchewan) Molly Lamb Bobak : une rétrospective Novembre 1993 -1995, 15 œuvres sur papier Aperçu — Que sait-on de sa géologie? • Tisdale Arts Council Library, Tisdale (Saskatchewan) • Hudson Bay Allied Arts Council, Brooksby (Saskatchewan) • Humboldt and District Arts Council, Humboldt (Saskatchewan) • Biggar and District Arts Council, Biggar (Saskatchewan) • Watrous Area Arts Council, Broadview (Saskatchewan) • Broadview Community Arts Council, Broadview (Saskatchewan) • Kipling and District Arts Community, Kipling (Saskatchewan) • Weyburn Arts Council, Weyburn (Saskatchewan) • Estevan Arts Council, Estevan (Saskatchewan) • Shaunavon Arts Council, Shaunavon (Saskatchewan) • Maple Creek Arts Council, Maple Crée (Saskatchewan) The Grain Castle by John Vanderpant. John Vanderpant Collection. The Grain Castle par John Vanderpant. Collection John Vanderpant. PA-182602 Exhibition Publications • Facing History—Portraits from the National Archives of Canada (book and poster) • Pathways to Independence — The CNIB Remembers • A Wrench in the Works: Cartoonists' Views of Canada's Political Machinery • Aperçu — Souvenirs Periodicals Strategic Approaches of the National Archives of Canada 1993-1997 Publications 1993 and Travelling Exhibitions 1993-1994 Documentary Art and Photographic Records i) Gallery at Arts Court, Ottawa, Ontario History of Art and Artists of Ottawa and Surroundings 23 June - 5 September 1993 25 works on paper ii) Mackenzie Art Gallery, Regina, Saskatchewan Molly Lamb Robak: A Retrospective November 1993 -1995 15 works on paper iii) Canadian Embassy in Washington, D.C. Yousuf Karsh: Selected Portraits 27 January - 5 April 1994 68 photographs iv) Mendel Art Gallery, Saskatoon, Saskatchewan Urban Prairies: 1880-1960 15 October 1993 -1 May 1995 3 works on paper v) Art Gallery of Ontario, Toronto, Ontario Mrs. Simcoe: Upper Canada Album 15 July -10 October 1993 4 works on paper Musée de la Poste, Paris, France La valeur de l'erreur en philatélie 13 September - 9 October 1993 2 stamps Information Management Bulletin Interfax ide du Canada, Washington, D.C. Yousuf Karsh: Selected Portraits 27 Janvier - 5 avril 1994, 68 photographies iv) Mendel Art Gallery, Saskatoon (Saskatchewan) Urban Prairies: 1880-1960 15 octobre 1993 - 1er mai 1995, 3 œuvres sur papier v) Art Gallery of Ontario, Toronto (Ontario) Mrs. Simcoe: Upper Canada Album 15 juillet -10 octobre 1993, 4 œuvres sur papier vi) Musée de la Poste, Paris, France La valeur de l'erreur en philatélie 13 septembre - 9 octobre 1993, 2 timbres Archives gouvernementales i) Moncton Museum, Moncton (Nouveau-Brunswick) H.M.C.S. Moncton 4 octobre 1993 - 21 février 1994, 1 carnet de bord Archives cartographiques et architecturales i) London Regional Art and Historical Museum, London (Ontario) Governor Simcoe's New London, 1793 2 mars -11 juillet 1993, 3 cartes ii) Bibliothèque nationale du Canada, Ottawa (Ontario) Le Nord : paysages imaginaires 27 octobre 1993 - 27 mars 1994, 3 cartes London Regional Art and Historical Museum, London (Ontario) Curtain Rising — The History of Theatre in London Juillet - novembre 1993, 4 pièces i) Centre de recherche Lionel- Groulx, Montréal (Québec) Fichier bibliographique analytique d'articles touchant le Canada, parus dans les publications des sociétés savantes de France Juillet - décembre 1993, 1162 fiches ii) Bibliothèque nationale du Canada, Ottawa (Ontario) Le Nord : paysages imaginaires 27 octobre 1993 - 27 mars 1994, 1 journal intime Bado (Guy Badeaux). Sans titre. Une version contemporaine DU TABLEAU Le PlN de Tom Thomson, publiée dans Le Droit, le 10 juillet 1982. Plume et encre. C-141795 TTT Bado (Guy Badeaux). No title. a contemporary version of Tom Thomson's painting The Jack Pine published in Le Droit on July 10,1982. Pen ani Government Records i) Moncton Museum, Moncton, New Brunswick H.M.C.S. Moncton 4 October 1993 - 21 February 1994 1 log book Cartographic and Architectural Records i) London Regional Art and Historical Museum, London, Ontario Governor Simcoe's New London, 1793 2 March -11 July 1993 3 maps ii) National Library of Canada, Ottawa, Ontario North: Landscape of the Imagination 27 October 1993 - 27 March 1994 3 maps Manuscripts i) London Regional Art and Historical Museum, London, Ontario Curtain Rising -The History of Theatre in London July - November 1993 4 items ii) Centre de recherche Lionel- Groulx, Montreal, Quebec Fichier bibliographique analytique d'articles touchant le Canada, parus dans les publications des sociétés savantes de France July - December 1993 1,162 index cards iii) National Library of Canada, Ottawa, Ontario North: Landscape of the Imagination 17 October 1993 - 27 March 1994 1 diary Assistance The Canadian archival community is a network of over 600 local and regional archival institutions with the common goal of preserving our documentary heritage ' &0 and making it available to the public. The federal government supports this goal, through the cooperation of the National Archives and the Canadian Council of Archives (CCA), by providing financial assistance to specific projects undertaken by the archival community. In 1993-1994 the CCA distributed approximately $1.2 million in federal grants and contributions to 107 archival institutions in four program areas: the Arrangement and Description Backlog Reduction Program; the Professional Development and Training Co-operative Program; the Academic internship Program; and Co-operative Special Projects. Under the CCA Conservation Plan for Canadian Archival Records, another $900,000 was allocated to support the preservation of archival records, mainly through the Co-operative Assistance Program and various research and development projects. George Back (1796-1878). Broaching to — Canoes crossing Melville Sound, North West Territories, August 1821. Watercolour on wove paper. C-141501 Purchased with the assistance of Hoechst and Celanese Canada and the Minister of Canadian Heritage under the Cultural Property Export and Import Act. TTT George Back (1796-1878). Embardée — Traversée du détroit de Melville en canot, Territoires du Nord-Ouest, août 1821. Aquarelle sur papier VÉLIN. C-141501 Achetée grâce à l'aide de Hoechst et Celanese Canada et du ministère du Patrimoine canadien en vertu de la loi sur l'exportation et l de blsns culturels Aide La collectivité archivistique canadienne est un réseau de plus de six cents établissements d'archives à vocation locale ou régionale, qui ont pour objectif commun de préserver et de rendre accessible au public le patrimoine documentaire du pays. Le gouvernement fédéral appuie cet objectif en fournissant, par le biais des Archives nationales et du Conseil canadien des archives (CCA), une aide financière à certains projets mis de l'avant par la collectivité archivistique. En 1993-1994, le CCA a accordé environ 1,2 million de dollars en subventions et contributions fédérales à 107 établissements d'archives dans le cadre des programmes suivants : Programme visant à réduire les retards dans le classement et la description des documents d'archives; Programme coopératif de formation et de développement professionnel; Programme de stages; et projets coopératifs spéciaux. En vertu du Plan de conservation des documents d'archives canadiens — du CCA —, une somme supplémentaire de 900 000 $ a été allouée pour la préservation des documents d'archives, principalement par l'entremise du Programme coopératif à frais partagés et de divers projets de recherche et développement. .jp&XSjM. m *^% 1981. Tanya Oboroniw Looking on, from left to right, are halyna kls, Nadia Kazymyra-Dzioba, irina ilyushchenko, volodimir lozytskyj, Georgij Pap akin, Michael Swift, J.B. Rudnyckyj, Myron Momryk, Yevhen polishchuk and andrij Vesselovsky. TTT' Tanya Oboroniw en train de signer l'accord de transfert des documents du Gouvernement national d'Ukraine en exil, mis en dépôt aux Archives nationales. elle est entourée (de gauche à droite) de halyna kls, Nadia Kazymyra-Dzioba, Irina Ilyushchenko, volodimir lozytskyj, Georgi] Papakin, Michael Swift, J.B. Rudnyckyj, Myron Momryk, Yevhen Polishchuk et Andrij Vesselovsky. 0 hternational Activities The National Archives of Canada plays a leading role in supporting the development of archives in many foreign countries. Recent developments in world politics have opened the door to opportunities for the exchange of information with archives in the former Eastern Block. In cooperation with the Department of Foreign Affairs and International Trade, the National Archives assisted Russian archivists in dealing with the theoretical and practical problems of "opening up" their archival collections to the public. During a three-week visit to Canada in the fall of 1993, two Russian archivists were given extensive training in such areas as reference service, access and privacy legislation, and the management of electronic records, As part of this project, Dr. George Bolotenko, an archivist from the National Archives, visited several Russian archives and arranged for the copying of valuable historical material related to Canada. In January 1994, representatives from the Main Archival Administration under the Cabinet of Ministers of Ukraine, visited the National Archives. Discussions centred on matters of bilateral cooperation, including the eventual repatriation of the records of the Ukrainian National Government in Exile that are on deposit at the National Archives. Throughout 1993-1994 National Archives staff continued to be actively involved in committees, meetings and activities of the International Council on Archives (ICA). As the current ICA president, the National Archivist attended the XXLX International Conference of the Round Table on Archives held in Mexico City in September 1993. The Round Table discussions, which centred around the theme "Advancing Archives: Strategies within Governments," were preceded by a Seminar on International Standards for Archival Description that staff members from the National Archives attended. a ctivités internationales Les Archives nationales du Canada jouent un rôle de premier plan en matière d'aide au développement des services d'archives dans un grand nombre de pays étrangers. Les récents événements sur la scène politique internationale ont ouvert la voie à l'échange d'information avec les services d'archives des pays de l'ancien bloc de l'Est. En collaboration avec le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, les Archives nationales ont aidé des archivistes de Russie à résoudre des problèmes théoriques et pratiques reliés à î'« ouverture » de leurs fonds d'archives au public. Au cours d'une visite de trois semaines au Canada à l'automne 1993, deux archivistes de Russie ont reçu de la formation dans plusieurs domaines, dont les services de référence, la gestion des documents électroniques, la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Monsieur George Bolotenko, archiviste aux Archives nationales, s'est rendu dans plusieurs services d'archives de Russie où il a pris les dispositions nécessaires pour faire reproduire des documents de grand intérêt historique portant sur le Canada. En janvier 1994, des représentants du Service central des archives du Cabinet des ministres d'Ukraine ont visité les Archives nationales. Les entretiens ont porté sur la coopération bilatérale, notamment sur l'éventuel rapatriement des documents du Gouvernement national d'Ukraine en exil, mis en dépôt aux Archives nationales en 1981. Tout au long de 1993-1994, le personnel des Archives nationales a continué de participer activement aux réunions, aux activités et aux travaux des comités du Conseil international des archives (CIA). En sa qualité de président du CIA, l'Archiviste national a assisté à la XXIXe Conférence internationale de la Table ronde sur les archives, qui s'est tenue à Mexico en septembre 1993. Les discussions de la Table ronde — qui avaient pour thème « L'avancement des archives : stratégies gouvernementales » — ont été précédées d'un séminaire sur les normes internationales en matière de description archivistique, auquel du personnel des Archives nationales a contribué. TTT Elizabeth Sewell (c. 1811- 1888). Rimouski, Point au Père, Québec, 1867. Watercolour over pence. C-141848 TTT Elizabeth Sewell (v. 1811- 1888). Point au Père, Rimouski (Québec), 1867. Aquarelle et crayon sur papier vélin. C-141848 M ccommodation A secure climate-controlled storage facility is crucial for the long-term preservation of the valuable records the Archives is mandated to safeguard. The new state-of-the-art storage facility, currently under construction in Gatineau, will bring together, under one roof, conservation and records storage activities now dispersed throughout several locations in the National Capital Region. The second phase of the Gatineau project is now complete with the massive steel framework and 48 concrete storage vaults in place. The schedule for the Gatineau Building project is proceeding on time and within the approved budgets. As part of the continuing accommodation solution, the headquarters of the National Archives will be relocated, from the National Library Building, to the West Memorial Building on Wellington Street if proposed renovations are approved. Initiated in 1988 and subsequently delayed by budget restraints, the renovations will allow the building to serve as the administrative centre for the National Archives. These renovations include the construction of a pavillion that will provide the public with a single point of access to the holdings of the National Archives. Preliminary project approval will be requested from Treasury Board in 1994-1995. /ocaux Pour assurer la préservation à long terme des documents de valeur que les Archives nationales ont pour mandat de sauvegarder, il faut un lieu d'entreposage sûr, à conditions ambiantes contrôlées. De nouvelles installations d'entreposage à la fine pointe de la technologie sont actuellement en construction à Gatineau. Elles rassembleront sous un même toit les services de conservation et d'entreposage de documents présentement dispersés dans divers édifices de la Région de la capitale nationale. La deuxième étape du projet de Gatineau, qui consistait à monter la charpente massive d'acier et à mettre en place quarante-huit chambres fortes en béton, est maintenant achevée. Les travaux se poursuivent selon les délais et les budgets prévus. Pour parer aux problèmes de locaux, l'administration centrale des Archives nationales sera relocalisée; elle passera de l'édifice de la Bibliothèque nationale à l'Edifice commémoratif-ouest (ECO), rue Wellington, si le projet de rénovation est approuvé. Amorcés en 1988, puis reportés pour cause de restrictions budgétaires, les travaux de rénovation permettront de faire de l'ÉCO le centre administratif des Archives nationales. Ces travaux comportent la construction d'un pavillon qui offrira au public un point d'accès unique aux fonds des Archives nationales. L'approbation préliminaire du projet par le Conseil du Trésor sera demandée au cours de l'exercice 1994-1995. Hugh L. Keenleyside, ambassadeur canadien au Mexique, en train de signer l'accord commercial entre le Canada et le Mexique, à Mexico, 1946. Photographe inconnu. Fonds Hugh L. Keenleyside. PA-188157 TTT Hugh L. Keenleyside, Canadian Ambassador to Mexico, signing the Canada-Mexico Trade Agreement, Mexico City, 1946. Photographer unknown. Hugh L. Keenleyside Collection. PA-188157 j? Press conference i Montreal to a formation of the Task Force on the Enhanced Use of Canada's Audio-Visual Heritage, December 20, 1993. Left to right: Actor Pierre Curzi, Jean-Pierre Wallot, Actor and Senator Jean-Louis Roux, Actor Jean Besré and Jacques Proulx, from Montreal Radio Station CKAC TTT Conférence de presse tenue À Montréal le 20 décembre 1993 pour annoncer la création d'un groupe de travail pour la préservation et la sauvegarde du patrimoine audiovisuel Curzi; l'Archiviste national, Jean-Pierre Wallot; le comédien et sénateur Jean-Louis Roux; le comédien Jean Besré; et Jacques Proulx, de la Montréal. dministration As both a federal agency and a national cultural institution, the National Archives operates simultaneously within many environments; the Government of Canada, the archival community and a broad public context. The smooth administration of the Archives program depends upon our constant sensitivity and adaptability to these changing environments. Within the government context, the National Archives' role involves responding to the wide variety of regulations, reporting requirements and organizational changes that can affect its program. The government's restructuring in 1993 reoriented the Archives within the rubric of the new Department of Canadian Heritage. The National Archivist's reports to Parliament are now made through the Standing Committee on Canadian Heritage. Knowing and participating in government decisions and policy directions are also essential for the Archives' day-to-day operations. For example, revisions to the Copyright Act, some of which came into effect in 1994, are closely monitored for their potential impact on the handling of archival records. Within the archival community, the National Archives keeps abreast of issues affecting all archives through the annual meeting of National, Provincial and Territorial Archivists. Some key issues in 1993-1994 included budget issues, reductions in most provincial institutions, implementation of user fees, revenue generation and the challenges of large scale conservation. The execution of the Archives' own program is assisted twice annually through meetings of the National Archives of Canada Advisory Board. i* dministration Organisme fédéral et établissement culturel national, les Archives nationales ont un rôle à jouer dans trois environnements différents : l'administration fédérale, la collectivité archivistique et le grand public. Pour bien administrer leur programme, elles doivent sans cesse s'adapter à l'évolution de ce triple environnement. L'environnement fédéral oblige les Archives à respecter une réglementation variée et à tenir compte des besoins et des changements organisationnels susceptibles d'influencer leur programme. Depuis la réorganisation gouvernementale de 1993, le Département relève du nouveau ministère du Patrimoine canadien, et l'Archiviste national fait rapport au Parlement par l'intermédiaire du Comité permanent du patrimoine canadien. En outre, les Archives doivent connaître les décisions et les directives fédérales et y participer dans le cadre de leur fonctionnement journalier. Par exemple, elles suivent de près les répercussions que les modifications à la Loi sur le droit d'auteur — dont certaines sont entrées en vigueur en 1994 — peuvent avoir sur le traitement des documents d'archives. Dans le contexte de la collectivité archivistique, les Archives se tiennent au fait des questions d'intérêt pour tous les établissements d'archives en participant à la réunion annuelle du Comité des archivistes national, provinciaux et territoriaux. En 1993-1994, les discussions ont porté notamment sur les questions budgétaires, les compressions touchant la plupart des établissements provinciaux, la mise en œuvre de frais d'utilisation, la production de recettes et les défis de la conservation à grande échelle. En outre, le Comité consultatif des Archives nationales soutient le Département dans l'exécution de son programme lors de ses réunions semestrielles. L'établissement des priorités stratégiques des Archives nationales permet de définir les orientations et les objectifs généraux du programme du Département. Un aperçu général de ces priorités pour la période de 1994 à 1998 est présenté à la section suivante de cette Revue. En 1993-1994, la création du Groupe de travail sur la préservation et la mise en valeur du patrimoine audiovisuel canadien a marqué un pas vers la réalisation d'une Réunion du Comité consul- nationales du Canada, octobre 1993. De gauche à droite, première rangée : Ginette Noël, Terence Eastwood et Christine Ardern; seconde rangée : Marianne Scott, Mary Kinnear, Muriel Kent Roy et Jean-Pierre Wallot. TTT National Archives of Canada Advisory Board Meeting of October 1993. Back row left to right: Marianne Scott, Mary Kinnear, Muriel Kent Roy and Jean-Pierre Wallot. Front row left to right: Ginette Noël, Terence Eastwood and Christine Charles Comfort (1900- 1994). héritage, study for the mural in the national Library, 1966. Gouache on commercial board. gift of Charles and Louise Comfort. C-141315 TTT Charles Comfort (1900- 1994). Héritage, étude Bibliothèque nationale, 1966. Gouache sur carton À usage commercial. Don de Charles et Louise Comfort. C-141315 Establishing the strategic priorities for the institution is an exercise that focuses the Archives' program and sets broad corporate objectives. An overview of the strategic priorities of the National Archives for the period 1994-1998 forms the next section of this review. In 1993-1994 progress towards realizing a key strategic priority included the establishment of the Task Force on the Preservation and Enhanced Use of Canada's Audio-Visual Heritage. The Task Force, led by the National Archivist and involving many players from the private and public sectors, will examine the state of audiovisual records nationally and recommend strategies to ensure that this important part of Canada's documentary heritage is preserved. This coordinated national effort can help prevent further loss to an already endangered audio-visual memory. Recognizing the current climate of severe financial restraint and the evolving needs of its clientele,, the National Archives has sought ways to streamline its administration, reduce costs and re-engineer its business with a view to improving service delivery. To this end, an internal task force on departmental reorganization reaffirmed the primary archival functions as being acquisition, description, preservation and public access and have made recommendations so that the structure of the organization reflects these functions. The reorganization of the National Archives in the summer of 1993 allowed the Archives a clear strategy to deal with some of the large issues it faces: reduced budgets, moving the archival collections to Gatineau in 1996, and the "single window" for public access to the holdings. Ba™ grande priorité stratégique. Dirigé par l'Archiviste national et associant de nombreux représentants des secteurs public et privé, le Groupe doit examiner l'état des documents audiovisuels à l'échelle nationale et recommander des stratégies en vue d'assurer leur préservation. Cet effort national concerté vise à trouver des moyens de freiner la détérioration de notre mémoire audiovisuelle. Reconnaissant le climat actuel d'austérité et l'évolution des besoins de leur clientèle, les Archives nationales cherchent à simplifier leur administration, à réduire leurs coûts et à restructurer leurs activités tout en améliorant la qualité de leurs services. Dans cette perspective, un groupe de travail interne sur la réorganisation départementale a réaffirmé les fonctions de base des Archives, soit l'acquisition, la description, la préservation et l'accès aux documents d'archives, et a fait des recommandations pour que la structure de l'organisation reflète ces fonctions. La réorganisation des Archives à l'été 1993 permettra à l'institution de s'appuyer sur une organisation et une stratégie précises pour aborder des grandes questions, comme les compressions budgétaires, la réinstallation des fonds et collections à Gatineau en 1996 et le « guichet unique » pour les services aux clients. Annual Review 1993 r An Overview of THE Strategic Priorities, 1994-1998 Aperçu général DES PRIORITÉS STRATEGIQUES POUR LA PÉRIODE DE 1994 À 1998 Introduction For the past several years, the National Archives has made considerable progress in many sectors: construction of the new storage/conservation facility known as the Gatineau Building; significant headway in the implementation of department-wide automated systems; the successful hosting of the first Congress of the International Council on Archives held in Canada (September 1992); the opening in Winnipeg of the NA's first decentralized access site; and the ongoing implementation of multi-year disposition planning for government information. In the winter of 1993, the Senior Management Committee identified strategic priorities in the context of internal reorganization and budget cuts for the period 1994-1998. The need to focus on key aspects of the Department's mandate and the requirement for flexibility and adaptability were stressed during that exercise. Senior Management Committee identified three distinct categories of strategic priorities: managing a national cultural institu tion while deliv -mg. •chival s ; in a period of relentless economic pressures; delivering the Department's program; and strengthening the cornerstones of the National Archives. Introduction Ces dernières années, les Archives nationales ont réalisé des progrès considérables dans plusieurs secteurs : construction de nouvelles installations d'entreposage et de conservation (l'édifice de Gatineau); implantation de systèmes automatisés à la grandeur du Département; tenue pour la première fois au Canada du congrès du Conseil international des archives (en septembre 1992); ouverture à Winnipeg du premier point d'accès décentralisé des Archives; et poursuite de la mise en oeuvre du plan pluriannuel de disposition des documents gouvernementaux. À l'hiver 1993, le Comité de la haute direction a établi des priorités stratégiques pour la période 1994-1998, à la lumière de la réorganisation interne et des compressions budgétaires. Au cours de cet exercice, on a fait ressortir la nécessité de mettre l'accent sur les aspects clés du mandat du Département et sur la flexibilité et l'adaptabilité. Le Comité de la haute direction a regroupé les priorités stratégiques en trois types distincts : gestion d'une institution culturelle nationale en période de difficultés économiques; réalisation du programme du Département; et renforcement des pierres angulaires des Archives nationales. Managing a National Institution in Tough Economic Times The impact of the fiscal crisis facing the country means the National Archives will have to reduce or eliminate certain programs to carry out its core functions. The challenge will be to maintain high quality programs and the delivery of exemplary services to clients in a period of government retrenchment. For this the National Archives will continue to rely on the dedication, professionalism and innovation of its staff. Despite the pressures created by restructuring, planned multi-year reductions and the impact of information technology, the National Archives reaffirms its commitment to staff. Those affected by reorganization and resource reductions will be given every support possible in selecting new career options. Progressive opportunities such as working at home, job sharing and flexible hours, and a new approach to continuous learning will be explored. Strategic planning and review will be refined in order to ensure that resources are directed to the realization of corporate priorities. Staff will participate in re-engineering studies to ensure optimum use of limited resources. Departmental resources will be reallocated to the implementation of a resource development strategy. La gestion d'une institution culturelle nationale en période de difficultés économiques La crise financière qui secoue le pays oblige les Archives nationales à réduire ou à éliminer certains programmes si elles veulent continuer à remplir leurs fonctions de base. Le défi consistera à maintenir des programmes de haute qualité et à fournir aux clients des services exemplaires en période de réduction des dépenses gouvernementales. Pour relever ce défi, les Archives pourront continuer à compter sur le dévouement, le professionnalisme et l'esprit d'innovation de leur personnel. Malgré les pressions exercées par la restructuration, le plan pluri- annuel de réductions et l'incidence des technologies de l'information, les Archives nationales réaffirment leur engagement envers leur personnel. Les employés touchés par la réorganisation et la réduction des ressources bénéficieront de tout le soutien possible pour faire de nouveaux choix de carrières. On favorisera des options progressistes, telles que le travail à domicile, le partage d'emploi et l'horaire variable, ainsi qu'une nouvelle approche à la formation permanente. Un soin minutieux sera apporté à la planification et à l'analyse stratégiques afin que les ressources soient affectées à la réalisation des objectifs prioritaires du Département. Le personnel participera aux projets de réingénierie afin d'assurer l'optimisation des ressources limitées. Une stratégie de développement des ressources sera mise en œuvre. Delivery of the National Archives Program 1. Improving Access to Our Archival Heritage The National Archives, through its mandate to acquire, preserve and make available the documentary heritage of this country, fosters a sense of national identity. The "single window" concept of service to the public and the increasingly pervasive impact of informatiom technology, such as CD-ROM and communications networks like INTERNET, in making information available, have enabled the National Archives to modify its service delivery to its varied clienteles across the coun- try. To streamline access to the NA holdings, most client services will be centralized, standards will be developed for all reference and researcher services, and the distant access system will be extended with a new site opening in Halifax in the next year. The Archives will continue to examine how limited resources can be used in the acquisition, description and making available of government records created in the regions. Through its resource development strategy, the Department will encourage support from individuals and establish partnerships with the private sector to increase its profile and help disseminate information on Canada's documentary heritage. The Department will continue in its effort to assist government and First Nations' researchers in carrying out land claims research. It will also continue to participate in the development of the Canadian Archival System. 2. Improving the Management of Government The National Archives is committed to facilitating the optimum management of government information in departments and agencies and providing cost-effective storage in the federal records centres. The planned approach to the disposition of records of departments and agencies and the comprehensive acquisition of ministerial records support this strategic priority. La réalisation du programme des Archives nationales 1. L'ACCROISSEMENT DE L ACCESSIBILITÉ À NOTRE PATRIMOINE ARCHIVISTIQUE Les Archives nationales, de par leur mandat d'acquérir, de préserver et de rendre accessible le patrimoine documentaire canadien, contribuent à renforcer le sentiment d'identité nationale. Le principe du « guichet unique » pour les services aux clients et la présence de plus en plus envahissante des technologies de l'information (e.g. le CD-ROM et les réseaux de communication comme Internet) permettent aux Archives d'accroître l'accessibilité de leurs services d'un bout à l'autre du pays. Pour rationaliser l'accès aux fonds des Archives, la plupart des services à la clientèle seront centralisés, des normes seront élaborées pour tous les services de référence et de recherche, et le système d'accès à distance sera élargi avec l'ouverture d'un nouveau point d'accès à Halifax dès l'an prochain. Les Archives continueront de se pencher sur les moyens d'utiliser les ressources limitées en vue de l'acquisition, de la description et de la diffusion des documents gouvernementaux créés dans les régions. Fort de sa stratégie de développement des ressources, le Département verra à s'assurer l'appui de particuliers et à établir des partenariats avec le secteur privé afin de mieux faire connaître ses services et d'accroître les activités de diffusion d'information sur le patrimoine documentaire canadien. Le Département poursuivra ses efforts en vue d'aider les chercheurs du gouvernement et des peuples autochtones dans leurs recherches liées aux revendications territoriales. Il continuera également à participer au développement du Système canadien d'archives. 2. L'amélioration du processus de gestion de l'information gouvernementale Les Archives nationales se sont engagées à faciliter la gestion optimale de l'information gouvernementale dans les ministères et les organismes et à fournir de l'espace d'entreposage à bon compte dans les centres fédéraux de documents. L'approche planifiée à la disposition des documents des ministères et organismes et l'acquisition intensive des documents des ministres s'inscrivent dans cette priorité stratégique. In cooperation with the Treasury Board Secretariat, the NA will continue to develop standards and practices for the effective management of government information. Particular emphasis will be placed on the management of electronic records in networked office support systems. The ongoing advice to federal government institutions on information management will be expanded through publications on "leading-edge" issues, and more emphasis on reaching senior managers. 3. Preservation of the Audio-Visual Heritage Acquiring, preserving, and making available its audio-visual holdings of national significance remains a key corporate priority of the National Archives. The National Archivist will chair a working group to develop a national strategy for the preservation of Canada's audio-visual heritage. This group, with representation from all levels of government, the private sector and relevant associations, will report on their findings to the Minister of Canadian Heritage in 1995. Cornerstones of the National Archives 1. Obtaining Adequate Accommodation Provision of adequate accommodation for staff and collections of the National Archives has always been a priority. The conservation laboratories and main archival storage space in Gatineau are nearing completion. The West Memorial Building on Wellington Street will be the new headquarters and will house client services and most of the National Archives staff. Staff expertise and significant capital resources will continue to be diverted to these accommodation projects. The recently acquired "super centre" in Winnipeg has eliminated, for now, requirements for additional federal records centre space in Manitoba, Saskatchewan and Alberta. There are still serious accommodation problems with other federal records centres, particularly Ottawa, where the lack of space means that records cannot be accepted from departments. En collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, les Archives continueront d'élaborer des normes et pratiques liées à la gestion de l'information gouvernementale. Une importance particulière sera accordée à la gestion des documents électroniques dans les systèmes de bureautique réseautés. Elles continueront aussi à conseiller les institutions fédérales en matière de gestion de l'information par le biais, entre autres choses, de publications sur des questions nouvelles et d'efforts visant à mieux communiquer avec les gestionnaires supérieurs. 3. La sauvegarde du patrimoine archivistique audiovisuel canadien L'acquisition, la préservation et l'accessibilité aux documents d'archives audiovisuels d'importance nationale demeurent une priorité stratégique pour les Archives nationales. L'Archiviste national présidera un groupe de travail chargé d'élaborer une stratégie nationale pour la préservation du patrimoine audiovisuel canadien. Le groupe de travail, composé de représentants de divers paliers de gouvernement, du secteur privé et dé groupes intéressés à la question, rendra compte de ses travaux au ministre du Patrimoine canadien en 1995. Pierres angulaires des Archives nationales Les Archives nationales ont toujours eu pour priorité d'offrir des locaux adéquats à leur personnel et à leurs collections. Les laboratoires de conservation et les installations d'entreposage de Gatineau sont en voie d'achèvement. L'Édifice commémoratif- ouest, rue Wellington, futur siège de l'administration centrale, abritera les services aux clients et la majeure partie du personnel des Archives. D'importantes ressources humaines et financières continueront d'être affectées à ces projets de logement. Le « super centre » de documents récemment acquis à Winnipeg a permis d'éliminer, pour l'heure, le besoin de mettre en place d'autres centres fédéraux de documents au Manitoba, en Saskatchewan et en Alberta. Il existe toujours, par contre, de graves problèmes de manque de place dans d'autres centres fédéraux de documents, en particulier à celui d'Ottawa où le manque d'espace empêche les Archives d'accepter des documents en provenance des ministères. 2. Achieving Benefits through Automation The National Archives has diverted considerable operational resources to the planning and implementation of automated systems, with a clear focus on carrying out core business and strategic priorities at a reduced cost. The Department will evaluate the National Library of Canada's new system, AMICUS, for potential use as the central part of the Archival Holdings System which is intended to automate many of the National Archives' core functions. The government personnel records application (PERSFILE) will be re-engineered to eliminate the existing contract with a private sector service bureau. The Department will play an active role in the initiatives of the Council on Administrative Renewal which intends to streamline administrative functions government-wide. The use of CD-ROMs will enhance access to information about the Department's holdings. Access via INTERNET will permit researchers to query existing electronic finding aids and forward enquiries to the Researcher Services Division. Conclusion Developing the infrastructures and supporting the programs that will permit the National Archives to continue to safeguard the documentary heritage of the country for all Canadians are fundamental objectives. Given the budgetary constraints under which the National Archives will be operating for the foreseeable future, the achievement of its strategic priorities will require the further redirection of staff and resources from other operational activities. These priorities establish a corporate direction for the next five years, underlining the need for management and staff to work together to withstand the difficult times ahead. Revue annuelle 1 2. Les avantages de l'automatisation Les Archives nationales ont affecté des ressources opérationnelles considérables à la planification et à l'implantation de systèmes automatisés, en mettant nettement l'accent sur l'exécution des activités de base et des priorités stratégiques à un moindre coût. Le Département évaluera AMICUS, le nouveau système de la Bibliothèque nationale du Canada, en vue d'en faire l'élément central du Système de gestion des fonds d'archives qui permettra l'automatisation de nombreuses fonctions de base des Archives. L'application concernant les dossiers du personnel gouvernemental (PERSFILE) sera remaniée de façon à éliminer l'actuel contrat avec un entrepreneur du secteur privé. Le Département participera activement aux travaux du Conseil du renouveau administratif, qui a pour mandat de rationaliser les fonctions administratives dans l'ensemble de l'appareil gouvernemental. L'emploi du CD-ROM permettra d'accroître l'accessibilité à l'information sur les fonds des Archives. L'accès par le réseau Internet permettra aux chercheurs de consulter les instruments de recherche électroniques existants et de transmettre des demandes de renseignements à la Division des services aux chercheurs. Conclusion Le développement des infrastructures et le soutien des programmes qui permettront aux Archives nationales de continuer à préserver le patrimoine documentaire du pays pour le bénéfice de tous les Canadiens et Canadiennes demeurent des objectifs fondamentaux de l'institution. Compte tenu des contraintes budgétaires auxquelles seront assujetties les Archives nationales dans un avenir prévisible, la réalisation de leurs priorités stratégiques nécessitera une réorientation des ressources humaines et financières en puisant dans d'autres activités opérationnelles. Ces priorités déterminent l'orientation du Département pour les cinq prochaines années; cela suppose que les gestionnaires et le personnel devront travailler main dans la main pour affronter les temps difficiles qui s'annoncent. Micmac woman on board the French naval vessel Sesostris. Sydney, Cape Breton, Nova Scotia, 1857-1859. Photographer, Paul-Émile Miot. Fernand A. Levi Collection, Paul- Émile Miot/National Archrœs of Canada. PA-188213 TTT Femme micmaque à bord du navire français Sesostris. Sydney, Île du Cap-Breton (Nouvelle-Ecosse), 1857- 1859. Photo : Paul-Émile Miot. Collection Fernand A. Lêvi. Paul-Émile Miot / Archives nationales du Canada. PA-188213
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FC152 .C132
English ; French
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Original Format: University of British Columbia. Library. Rare Books and Special Collections. FC152 .C132
Canada--History--Sources
Archives--Canada
Annual review of the National Archives of Canada 1993-1994
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