CONTENTdm
[Report on Canadian archives]
Archives Publiques Canada rapport annuel 1973/1974
British Columbia Historical Books Collection
Report on Canadian Archives
Public Archives of Canada
"Title varies: 1881-1905, Report on Canadian Archives; 1908-1912, Report of the work of the Archives Branch; 1913-1914/15, Report of the work of the Public Archives. No reports issued for 1906-1907, 1911, 1916, 1927. Also found in Canada. Parliament. Sessional Papers, 1873-1924, and in the Annual Departmental Reports, 1925-1929/30. Reports for 1872-1880 were not issued separately but included in the Reports of the Minister of Agriculture. Some reports reprint the text of newly acquired documents. 1886, 1889, 1890 and especially 1892, contain material found significant by Hume Wrong for his biography of Alexander Mackenzie (no.623); 1891 contains important documents concerning Beckwith's secret mission to the U.S.A. re Nootka; 1928 has a copy of Duncan McGiIIivray's Some account of the trade carried on by the North West Company, first published in 1811 as On the origin and progress of the North-West Company (no.421)." -- Strathern, G. M., & Edwards, M. H. (1970). Navigations, traffiques & discoveries, 1774-1848: A guide to publications relating to the area now British Columbia. Victoria, BC: University of Victoria, p. 47.
125, 131 pages : tables, photographs, illustrations, maps, advertisements ; 26 cm
application/pdf
I* annual report 1973/1974 Contract No. 02KT.02011-6-0407 Cat. No.: SA1-1973/1974 Contents Introduction Records Management Branch Headquarters Records Centres Division Regional Records Centres Division Historical Branch Manuscript Division Public Records Division National Map Collection Picture Division Public Archives Library National Film Archives Division Machine Readable Archives Division 5 5 13 Office of Records Management Services Division 25 26 57 71 98 104 109 Administration and Technical Services Branch 111 Office of Program Development 111 Office of Technological Studies 112 Office of the Bilingual and Bicultural Adviser 113 Administrative Services Division 113 Management Services Division 116 Personnel Division 117 Technical Division 118 Displays and Publicity Division 121 Publications Division 125 Ilntroduction The fiscal year 1973-1974 was again another year of continued development and expansion for the Public Archives of Canada. For the Records Management Branch this development was highlighted by the establishment of two new regional records centres, one opened In Winnipeg In November 1973 and the other in Halifax In January 1974. This means that records management services to regional offices of federal government departments now extend from coast to coast. There are also plans to establish a regional centre in Edmonton in the near future. In Ottawa there was a remarkable increase in technical assistance by the Office of Records Management Services Division to government departments, the number of projects undertaken equalling the total for the previous six years. A special Task Force on Electronic Data Processing (EDP) in the federal government and guidelines which were approved by an Interdepartmental Committee recognized that the records management responsibilities of the Public Archives included public records generated by computer (EDP public records) which should be integrated into the normal arrangements for scheduling, appraisal, storage and reference. Resources were allocated to the Records Management Branch to commence an inventory and development of services in regard to this medium. The first EDP course for records managers was conducted in January 1974. After discussions with Treasury Board officials and departmental records officers concerning a proposed task force on information management it was decided that the current functions of the Public Archives in regard to records management are satisfactory and that the annual report of the Dominion Archivist to Treasury Board on the state of records management will be the medium for identifying problems and recommending action that may be required. Records management manuals are being produced in French and plans are being made for a French speaking records management course. Within the Historical Branch two new Divisions were officially established: the Public Records Division and the Machine Readable Archives Division. During the fiscal year the Public Records Division received additional resources to arrange, index and microfilm records of the Indian Affairs Branch which are being used extensively for research concerning Indian claims. A Cabinet directive in June 1973 defined arrangements for transfer of and access to public records. Transfer of records from departments to the Public Archives will generally be governed by the application of schedules approved by the Dominion Archivist. Records which are 30 years old are open with certain exceptions. In addition, departments are encouraged to permit access to records less than 30 years old. The Public Records Division was engaged in discussions with several departments concerning the application of the Cabinet directive. PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 The Machine Readable Archives Division is responsible for the acquisition, description and reference relating to machine readable records from government departments and agencies and the private sector. The first year was spent chiefly in recruitment of staff and development of principles and guidelines. The recently created National Film Archives Division continued to develop slowly. A Chief of the Division was appointed in September 1973. The role and program of the Division were discussed in meetings of the Film Archives Committee and with representatives of film societies in the private sector. An agreement with CTV recognized the Public Archives as the archival repository for that television network. The Manuscript Division carried out a complete reorganization with the creation of several new Sections. One of them, the National Ethnic Archives Section, received an impetus from additional resources which were allocated as part of the multicultural program of the federal government. Possibly the most important acquisition of the year for the Division was the papers of former Prime Minister Lester B. Pearson presented by his widow Maryon Pearson in June 1973. To permit the public to see the memorabilia included in the gift, it was decided to reproduce in Laurier House the study of Mr. Pearson with all its contents. A major feature of the Centennial of the Public Archives in 1972, was the discussion concerning the Diffusion Program. Considerable progress was made during the fiscal year in that regard. Microfilm copies of the Sir Wilfrid Laurier Papers were deposited in each provincial archives, an expanded exhibition program was carried out with most exhibitions being circulated throughout Canada and the copublication arrangements with the University of Toronto and Laval University Presses produced the publications Braves and Buffalo: Plains Indian Life in 1837, water-colours by Alfred Miller, and Relentless Verity. Canadian Military Photographers since 1885. Both publications were based on exhibitions of the Public Archives. During the year the Public Archives of Canada continued to demonstrate the increasing importance of international archival relations. The Dominion Archivist was President of the Society of American Archivists, a member of the Executive Committee of the International Council on Archives, a member of the Bureau of the International Round Table on Archives and the Secretary of the UNESCO International Advisory Council on Documentation, Libraries and Archives. The Assistant Dominion Archivist was elected Chairman of the Archives Section of the Pan-American Institute of Geography and History. The Chief of the Machine Readable Archives Division was Secretary of the ICA working group on EDP Archives and was Editor of its bulletin ADPA. The Senior Adviser on Technological Studies was a member of the International Council on Archives Microfilm Committee, an executive member of the International Council for Reprography and a member of committees of the International Micrographie Congress and the Society of American Archivists. A cultural agreement between Canada and the U.S.S.R. provided for the exchange of archivists. An agreement was reached for the exchange of archivists with Australia. Archivists from other countries continued to attend Public Archives courses in archives and records management and to receive special training in conservation and micrography. The space shortage in the Wellington Street Building continues to be a matter of major concern for the Public Archives. Several Divisions are now located in a INTRODUCTION 3 number of buildings which are scattered throughout the Ottawa area on both sides of the Ottawa River. The Public Records Division was unable to accept approximately 10,000 cubic feet of public records because of Insufficient space. This situation will inevitably become more serious before a new building Is constructed. Satisfactory progress was made with the planning of the new building. A consulting architect was selected and a full-time accommodation officer was assigned to cooperate with the Department of Public Works. From a personnel point of view the year was saddened by the deaths of several outstanding individuals. Two former Assistant Dominion Archivists, whose combined service to the Public Archives covered more than 85 years, passed away. Norman Fee, born in Ottawa in 1889, studied at Queen's University and came to the Public Archives in 1907. He served as an artillery officer on the Western Front in 1917 and 1918, winning the Military Cross. Resuming his career at the Public Archives he held a number of posts, notably that of Chief of the Map Division, before being appointed Assistant Dominion Archivist in 1945. He continued in that position until 1956 when he was appointed Special Assistant to the Dominion Archivist. In 1957 he was the recipient of one of the few commemorative medals awarded to civil servants on the completion of 50 years service. He was for many years Treasurer of the Canadian Historical Association. Mr. Fee is remembered as a true gentleman who exemplified the quiet dignity and service to scholars which prevailed in the Archives and his intimate knowledge of the history of the Department was of great value to younger members of the staff. Pierre Brunet was born in Quebec City in 1898. Educated at the College of Sainte-Anne-de-la-Pocatière and the University of Ottawa he served in World War I and then worked as a journalist for le Soleil (1921-1925) and as private secretary to the Honourable Lucien Cannon, Solicitor General of Canada until 1931. He joined the staff of the Public Archives in 1932 and occupied a series of positions including Chief of the Picture Division, Director of Numismatics and the Archives Museum and Senior French Archivist, before being appointed Assistant Dominion Archivist in 1956, a position he occupied until his retirement in 1966. Major Brunet served as company commander and second in command in le régiment de Hull during World War II. He was well known for his writing and talks on CBC radio stations on hundreds of historical subjects. In 1948 he was instrumental in the founding of the Canadian Numismatic Association. The staff was also saddened by the death of Robert Rosewarne, Chief of the Displays and Publicity Division. Mr. Rosewarne came to the Archives in 1968 and he was chiefly responsible for the development of the exhibition programs of the Public Archives and the National Library. At the time of his death he was engaged in plans for the expansion of exhibition activity, especially the circulation of exhibitions throughout Canada. A popular and competent member of the staff and a recognized authority in his field, his sudden death is deeply regretted. At the end of 1973 Theodore Layng retired after 25 years in the Map Division of which he had been Chief since 1955. He laid the foundations of the modern National Map Collection. An indication of the development under his direction is the increase in the holdings from 20,000 to approximately 500,000 items and in the staff from 4 to 28. His contributions to Canadian historical cartography are most significant In addition to Sixteenth Century Maps Relating to Canada, he is the author of many articles on Canada's early cartography and the care and PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 preservation of maps. He developed an area classification for maps which Is now in use in a number of other map collections in Canada and he Initiated the National Union Catalogue of Maps. He also initiated the national organization of map curators which developed into the Association of Canadian Map Libraries of which he was the first president in 1967. Mr. Layng achieved international status in the field of historical cartography and is largely responsible for the fine reputation of the National Map Collection. I would like to express sincere thanks to all those who have assisted in the work of the Public Archives: the members of the staff whose initiative and enthusiasm is a guarantee of improvement in the quality of work, colleagues in other archives, departmental records managers and others whose cooperation is so valuable, and all those who have donated archival material. All have made contributions to the preservation of our heritage. 31 March 1974 Wilfred I. Smith Dominion Archivist Records Management Branch The fiscal year 1973-1974 was the 8th year of Records Management Branch operations and the 18th completed year for the Headquarters (Ottawa) Records Centres. It was the 9th year for the Toronto Centre, the 8th year for the Montreal Centre, the 2nd for the Vancouver Centre and the opening year for two new centres, one In Halifax and the other in Winnipeg. Under the terms of the Public Records Order (P.C. 1966-1749, 9 September 1966) the Records Management Branch is authorized to provide a comprehensive service in its field to government departments and agencies In Ottawa and the larger metropolitan centres across Canada. This service includes: records centre storage and reference facilities; advice and assistance in records scheduling and disposal; the provision of training courses, printed standards and guides in records management, records surveys, audit and evaluations; and assistance in other related aspects of records management including the federal government's Essential Records Program. Table I below gives a breakdown of the total holdings of the Records Management Branch as it spans Canada from Halifax to Vancouver. TABLE I Total Holdings as of 31 March 1974 Shelving Occupied Records Centre Cubic Feet of Records (approximate miles) Halifax 901 — Montreal 119,496 22.5 Ottawacomplex 549,603 104 Toronto 131,712 25 Winnipeg 11,417 2 Vancouver 45,171 8.5 Totals 858,300 Headquarters Records Centres Division This Division was reorganized on 1 April 1972 and divided into three sections, two of which are designated as records centres: the General Records Centre, the Canadian Forces Records Centre and the Personnel Records Systems Services Section. Reporting procedures were worked out by sections, and realignment in reporting practices has now been completed. Performance Indicators have been worked out which are acceptable to the Management Systems Implementation Division and, hopefully, these will become meaningful standards. 6 PUBUC ARCHIVES REPORT 1973-1974 ^ w ^ 6 ■g i snqaaaqq S. o I ■2 g g»5o^o>j ~ §3 œ.-intoœ.œo | 111 13,821 24,281 26,934 25,833 47,097 102,973 40,029 40,900 i « 1° * si SMDOOIflStD 1 || ||| o> £ g 1 3l|e 1 s I2 ol E n o 9=1.-1 c «a «0 e» e <wo«mijioco 2 S o UJ * _i O m M o-*CMin(oncDoo < S cq in o o> o o> ■«■_ eq • o 8 s O) W •* CM*-<D * * ®ro • O g III 126,53 125,07 124,25 127,84 148,89 122,52 187,281 221,670 iï CM(000)'f<0(OCM "~- © f» | ||l| 65,94 53,79 44,80 45,79 118,54 142,90 282,86 395,15 jt m ZQ. £ 5 ® 3 » aiaN(oo)^oo oiT-a>o><Mococo ■o o 3 £sS • X i *~ ^**«100OOÏ) li» s 2. i s-"! 1 |C cm m •«■ <m to <o co ■* ill E"" " o 43,050 40,546 40,627 54,645 83,773 155,167 61,729 55,473 m C S^-gg ô g. s Q E oi$ 55 56 59 59 -71** 62 -72 69 -73 54 -74 49 RECORDS MANAGEMENT BRANCH 7 Projects and Notes of Interest — Central Mortgage and Housing Corporation after three years of negotiation have finally agreed to transfer approximately 6,500 cubic feet of their legal mortgage files. The reference activity is fairly high, averaging 100 requests and 100 interfiles each day. Since these records are required mainly for court cases on short notice, the records have to be drawn, put away and interfiled on the same day as requested. The last part of this accession should be transferred before the end of May 1974. The Department of Supply and Services' Cheque Redemption Control Division provides the largest group of records received annually. Since cheque accessions are so high, the Centre tries to make some deviations from standard policies of not adjusting shelving. Since the change in the retention period of cheques has been increased to six years from five years, an effort is being made to standardize the cheque size and the cheque boxes to provide more shelving space in the Records Centre Building basement. Some 17,600 cubic feet of space could be saved if an agreement on size were reached. The storage area would then total 87,600 cubic feet, enough to store all cheques in the basement rather than have them on various floors in the Records Centre. Records Management Branch consultant preparing his records survey report. Also of note is the progress made in microfilming. The microfilming of all World War I and II indices has released 600 square feet of sorely needed office space in the Canadian Forces Records Centre's Reference Sub-Section. 8 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Training — Due to the heavy service demands as well as internal activities, much training within the Division was conducted. Where it was considered necessary to acquire specialized knowledge, outside agency training was provided. Outside training included: 1) an operational performance measurement course; 2) a program planning and budgeting course; 3) an introduction to management for supervisors course; 4) French language courses; and 5) a problem analysis and decision process course. In all, a total of nine weeks were allotted for training senior personnel and four weeks for intermediate staff members of the Division. Alteration* to the Public Archives Records Centre Annex — Alterations were done to accommodate the Chief of the Division, the Head of the Personnel Records Systems Services Section and the Head of the Canadian Forces Records Centre. This has resulted in offices that are now large enough to hold meetings of more than three persons at a time as well as providing more privacy, both of which were nonexistent in the Annex. A wall erected in Room H ensured security of documents and served as the reception centre for incoming records. The staff of the Civilian Personnel Records Centre Unit was moved from the main Records Centre Building to the newly renovated Reference Room in the I Annex. A permanent receptionist has been engaged and accommodated in an enclosed front area, which has resulted in better customer service as well as better security. GENERAL RECORDS CENTRE — Accessions — During the year 52,526 cubic feet of general or subject records were accessioned. Also accessioned were 1,153 cubic feet of Emergency Measures Organization material as well as 4,187 cubic feet of military and civilian personnel records, including X-rays. Reference — Requests on general files increased from 109,137 to 131,945. The biggest customer was the Central Mortgage and Housing Corporation with 35,157 requests, followed by Revenue Canada with 28,347 and the Department of Supply and Services with 19,383. An increase in interfiles of 27,701 was due mainly to CMHC's space shortage which resulted in the transferring of 43,247 interfiles. Due to continued improvements in procedures, research hours held at last year's level of 155. Physical Disposals — Waste — Completely up-to-date with the exception of the financial records which were held to conform with the change in the retention period from five to six years. Classified Disposals — Authorization was received from the Crown Assets Disposal Corporation to sell classified material directly to a paper mill. After extensive searching, a paper mill was located that would purchase the paper, provide their own transportation, destroy the material immediately, and guarantee complete and confidential destruction under Branch supervision. Between August and October arrangements were made to clear out ail classified material. This involved the disposal of approximately 16,000 cubic RECORDS MANAGEMENT BRANCH Records Management Branch employees applying records schedules to obsolete records in typical storage area at Tunney's Pasture. feet of material, resulting in revenue of $1,167.10, payable to the Crown Assets Disposal Corporation. The whole topic of classified disposals has been brought up at the Advisory Council on Public Records, resulting in the formation of a subcommittee to study the complete classified disposal problem. Irregular Disposals — Several departments serviced by the General Records Centre are having problems disposing of classified material. As a result, the Centre has accepted nonaccessionable material for disposal action only. 10 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 During the year a total of 577 cubic feet of nonaccessioned material was destroyed for the following Departments: Supply and Services; Energy, Mines and Resources; Revenue Canada; Transport Canada. Transfers — During the year a considerable amount of time was spent on transferring a total of 5,920 cubic feet of records: 3,139 cubic feet to various departments and 2,781 cubic feet to the Historical Branch of the Public Archives of Canada. Due to a lack of storage space at the main building, some 4,000 cubic feet of Historical Branch records will remain at the Centre until additional shelving space can be obtained. Extra Duties — A total of 41 man-days was expended to help the Office of Records Management Services Division transfer course material, service the essential records sites and assist the National Library in moving books from Room T in the Annex to new quarters. Also during the year, an unprecedented number of man- days was expended by the Centre to move records. Fumigation — During the months of December and January a total of 160 cubic feet of records was fumigated for the Historical Branch. New Customers — For the first time, records were accessioned from the Agriculture Stabilization Board, the Ministry of State for Science and Technology and the Tax Review Board, bringing the total of departments and agencies, separate boards and commissions to 77. Relocations — This year marked the end of a project which involved the relocation of the remaining records from the old Taxation Data Centre and the installation of heavy warehouse shelving in Room 1 to accommodate oversized groups of records such as roiled maps, ledgers and IBM boxes. All relocated accessions were converted to the bay system, with revised or amended finding aids prepared showing the new locations, cubic footage and, where necessary, summations of all disposal activity that had occurred. Altogether, 40 accessions comprising 9,199 cubic feet of records were so relocated, resulting in a total net increase of 1,794 cubic feet to the General Records Centre's holdings. CANADIAN FORCES RECORDS CENTRE — The Centre has been achieving excellent results as shown in its mounting statistics which will continue to increase, perhaps peaking about the year 1978. The upsurge is a result of veterans retiring or dying, as well as new Department of Veterans Affairs legislation expanding I benefits to veterans or their families. Thus, requests by user departments totalled 80,583 plus an additional 22,351 requests received by individuals, private or service agencies, via the mails. Considerable advances were made in the area of X-ray films. A new X-ray envelope has been designed which will permit the Centre to identify better the films of individual veterans for long or short term retention. Over 6,000,000 index cards of World War I and II personnel were microfilmed and the hard copy destroyed. This resulted in the retrieval of 600 square feet of sorely needed prime office space. RECORDS MANAGEMENT BRANCH 11 PERSONNEL RECORDS SYSTEMS SERVICES SECTION — Again this year, the Section has exceeded in most areas. Despite a considerable staff turnover there was a high rate of achievement, which Is a crédit to the supervisors In maintaining high morale as well as production. Statistics — Personnel files processed totalled 395,152 compared to last year's 282,866. Within the personnel files scheme there are five separate operations working simultaneously. These operations, with their total production are: Wartime and Current Regular Releases (automated) 165,917 Reserve Force (manual) 147,722 Civilian Personnel (manual) 56,386 RCMP Personnel (automated) 25,127 Conversion (manual to automated) 186,187 cards Total 395,152 Civilian Personnel Files: Requests 9,005 ( - 1,908 from 1972-73) Interfiles 28,591 (+16,177 from 1972-73) Research Hours 2,296 ( +674 from 1972-73) Persons Processed .. 56,386 (+15,366 from 1972-73) Automated Equipment — Automated equipment was updated to handle a higher volume of processing. The 082 sorter was replaced with the 083 model and the 087 collator was replaced with the 188 model. These changes have basically quadrupled the speed of processing. Special Vehicle — A special truck was designed for the purpose of moving civilian personnel files from the Public Archives Records Centre to the Annex. An adequate one could not be purchased. The practical design was done by Mr. Ted Van Leyen who received an award from the Suggestion Awards Committee. Integration and Support Services Unit — This Unit has integrated 12,033 cubic feet of files and has given 11,120 hours of support to other units during the year. Over and above its normal activities, the Unit has: 1) relocated the X-ray Film Unit from the main floor to the basement; 2) boxed and removed 17,000 cubic feet of World War II Navy files from Room A1 to enable shelving of this room; 3) removed thousands of staples from wartime index cards to facilitate microfilming; 4) played a major role in centralizing all personnel records in one building; and 5) sorted, arranged and interfiled 155,566 pay sheets received from 28 military pay bases across the country. Automated Services — The most demanding project this year was the creation of an RCMP Personnel Files Scheme. This consisted of designing the format for punch cards and data collection slips, developing required program cards for punch verification and the wiring of diagrams for the plugboards. There were 12 accessions dating from 1876 to 1971. Persons processed totalled 25,127 including 6,088 interfiles. In processing, the overage files (232 cubic feet) were extracted and returned to the RCMP for disposal, as per agreement. In addition, year of birth statistics were compiled (i.e. how many born in any given year) to assist the RCMP in planning their manpower requirements for their disposal program. The project took six months to complete. PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Key punch operator recording Records Management Branch Information for future retrieval. During the year the processing of World War II RCAF files was completed. Half of the World War II Navy files have been processed, as well as current Regular Force releases. Of the Regular Force (1946 to 1971 releases) manual index totalling 214,000 cards, 186,187 have been converted to the automated system. There were 162 cubic feet of old accession #3 remaining. These were reviewed and in part destroyed, or integrated with relevant documents, or identified as overage/historical. A significant number (25 cubic feet or 15 per cent) were of historical value as compared to the overage 5 per cent in other groups. RECORDS MANAGEMENT BRANCH Records Management Branch employee retrieving information through automated card storage system. Regional Records Centres Division The Regional Records Centres Division has three main activities which correspond roughly to those general activities in the foregoing pages dealing with the Headquarters Records Centres Division. Indeed the variances in such activities arise largely from geographical location and differing types of records held and serviced. Thus, activities include: 1. The provision of economical storage facilities for departmental dormant records of the general or subject category in the regions where the federal government has its main metropolitan areas of activity, i.e. in Halifax, Montreal, Toronto, Winnipeg and Vancouver; but this does not include the servicing Of personnel records (civilian or armed forces) all of which are centralized in Ottawa and referenced by automated indices. 2. The provision to departments and requesting agencies of a complete reference service on the local records stored in the regional records centres. 3. The provision of a service for the physical destruction of obsolete or useless (dead) records by their incineration, or by shredding, baling and despatch to waste paper contractors. This is done to obtain money from the sale of such waste paper, to assist departments crowded for space and to create more storage space in the records centres. 14 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 4. Additional to the mentioned functions, the Division provides coordinating services to other units of the Public Archives. These include: arrangements and controls for the destruction of security records forwarded periodically from the Headquarters Records Centres (Division) to the Montreal area; reception and temporary storage in regional centres of local records designated as historical by the Historical Branch; and the safeguarding of those records until such time as they may be transferred to the Public Archives in Ottawa for permanent retention. General — Despite numerous obstacles, including unexpected labour problems, the 1973-1974 fiscal year recorded great development in all regional centres established and proposed. In particular, as anticipated in the last Annual Report, for the first time since establishment of the Records Management Branch in 1966 two new records centres (Halifax and Winnipeg) opened their doors in the same year. Increasing demands for service throughout the country have led to increased workloads in all areas of accessions, requests and disposals. Hence, despite efforts to achieve and maintain a balance between incoming and outgoing records, accessioning has so outrun disposal programs as to require immediate expansion of space in the two elder centres, Montreal and Toronto. Similarly, this trend has made it necessary to identify expansion for the Vancouver Centre by as early as April 1975. Pressure for additional service In the western provinces, most particularly in Alberta, has led to further action In that direction. A request was made to Treasury Board for authorization and funds to proceed with establishment of a records centre in Edmonton, where an earlier survey indicated the viability of such a centre, during the course of the 1975-1976 fiscal year. It is hoped that the Edmonton building facilities may be developed along the pattern of the Winnipeg Records Centre which is ideal for records operations, in large part because there are no joint-occupancy involvements. Experience has sadly shown that joint- occupancy (i.e. the Archives sharing the same building with other departments) too easily leads to great delays in the opening of a records centre, and a multitude of subsequent administrative problems (security, space pressures, parking priorities, etc.) so long as the joint tenure lasts. The Chief of the Regional Records Centres Division, resident In Ottawa, was unable to visit the older established centres as often as expected, or advisable, due largely to particular problems attendant on the budding new centres, Halifax and Winnipeg. With the continued growth and activity of all centres, established and proposed, it is likely that the demands on the time and energy of the Divisional Chief will continue and even increase for some indefinite period. It is hoped, therefore, that some additional staff may be appointed to attend to some of the tasks and prevent build-up of backlogs during the periodic absences of the Chief on his cross-country duties. HALIFAX RECORDS CENTRE — This newest regional centre was originally projected to be operational sometime within the 1972-1973 fiscal year. A feasibility and accommodation survey of the Halifax area was made by the Chief of the Regional Records Centres Division in 1970, and discussions started on establishment of a centre there. For numerous reasons progress went very slowly. RECORDS MANAGEMENT BRANCH 15 it was only on 28 February 1973 that Treasury Board approved the project, with the date of completion named as 30 November 1973. Yet another factor, labour strikes, intervened to hold back completion of the building until 15 February 1974. The shelving for the building originally scheduled for delivery early in December 1973 was not delivered and Installed until the last week of March 1974. Despite this delay over 900 cubic feet of records had been accessioned and placed on the open floor. The Centre thereby actually began operations within the closing days of the fiscal year 1973-1974. The Head of the Centre has been most active in the various duties required preliminary to any centre becoming fully operational. He has been contacting federal offices in the area, speaking to groups of records officers on the facilities and procedures of records centres and, most importantly, liaising with the local Public Service Commission office to complete the selection of appropriate staff for the Halifax Centre. The first small accessions to be made had to be shipped into the Centre by the owner-departments themselves because the vehicle requisitioned for Centre use had not arrived on time. Despite handicaps the Centre proceeded to send out approximately 6,000 storage boxes to various departments and to supply written or direct verbal instructions to departmental clerks on how to prepare and box their records to obtain maximum service from the Centre. Staffing, at the year's end, remained the most serious problem, largely because of the difficulty in finding suitable bilingual candidates for the two key positions of Administrative Clerk and Records Clerk. MONTREAL RECORDS CENTRE — During the fiscal year this Centre was without a Head for a four-month period, broken finally by the appointment of a new Head on 1 October 1973. During the year there was a general increase in the overall activities. Some 39,145 cubic feet of records were accessioned and 31,660 cubic feet of disposals actioned. Both the present and former Head of the Montreal Centre had made extensive liaison trips to Quebec City, and elsewhere in the province, in order to locate and negotiate possible accessions of dormant records. Departments and agencies contacted on these trips included the Canadian Parole Board, the Ministry of Transport, Health and Welfare, Veterans Affairs, Environment Canada, Indian and Northern Affairs, the Unemployment Insurance Commission, the Canadian National Railways and others. Altogether the visits resulted in the servicing of five new client departments. Among other interesting revelations a visit to Sorel brought to light the existence of original plans and blueprints dating from 1700 relating to the construction of ships at that location. Other materials encountered in quantity, which may yet be transferred to the Montreal Centre after due negotiation, were 20,000 cubic feet of Family Allowance and Old Age Security records, 10,000 cubic feet of Canadian National Railways records and perhaps 2,500 cubic feet annually of Unemployment Insurance Commission records. The general increase in records volume accessioned this year alone has necessitated a request for further expansion at the Montreal Centre. This need for more space was identified to the Department of Public Works by the Divisional Chief on 30 March and 13 June 1973. It is expected that 16,000 square feet of floor space will be added which will raise the total storage capacity of the Montreal Records Centre from 131,712 cubic feet at this fiscal year's end to an eventual total of 240,000 cubic feet. 16 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 The Centre has an establishment of 15 full-time employees and is serving 23 departments or agencies. TORONTO RECORDS CENTRE — The year 1973-1974 was a record-breaking year for this Centre with figures surpassing those of previous years in all major functions. Accessions increased by 16 per cent, references approximately by 3 per cent and disposals by 7 per cent. The paper salvage total increased from 223 tons last year to 311 for this year. The Centre serviced 19 departments or crown agencies. An intensive obsolete records destruction program was launched this year following a complete inventory of all records held at the Centre. All records that could be disposed of (some 31,600 cubic feet) were accordingly destroyed. As a result, it was possible to recover valuable shelf space and delay any further expansion for a full year. A request for later expansion of Centre space was made to the Department of Public Works on 20 June 1973 to be effected on or by the end of 1974. The unexpected upsurge of accessioning activity, mentioned above, cut into the space gains to such an extent that representations were made to Public Works again on 30 November 1973 to step up the space expansion program. Public Works Is now finalizing a set of plans calling for a second storey addition of 34,000 square feet of floor space to the existing premises. A shelving layout plan developed by the Divisional Chief to accommodate future expansion indicates that the proposed expansion will Increase building storage capacity by 100,000 cubic feet, for an ultimate total capacity of 240,000 cubic feet. During the course of the year the Centre used basic performance indicators developed by the Management Systems Implementation Division of the Public Archives. Also Important was the creation of two subsections which increased the Centre's staff to 15 full-time employees. WINNIPEG RECORDS CENTRE — The Winnipeg Centre, one of the two new centres which opened during the fiscal year, was operative by 1 August 1973 although the official opening did not take place until 13 November 1973 to allow for complete arrangements and full publicity as the occasion warranted. Dr. W.I. Smith, Dominion Archivist, who presided over the ceremonies, was accompanied by the Director of the Records Management Branch and the Chief of the Regional Records Centres Division. Some 90 guests representing 17 federal departments and agencies accompanied by the local newspapers, radio and television attended the occasion. After six months of operation the statistics indicate clearly that the Centre is now well and truly established. Accessions to date (31 March 1974) total 11,612 cubic feet. Requests actioned total 5,072, records destroyed amount to 195 cubic feet and the volume of records now stored at the Centre total 11,417 cubic feet. With six full-time employees, some 10 departments and agencies are currently being serviced. The Head of the Winnipeg Centre has made special visits afield to contact departmental and agency officials in his wide regional jurisdiction, including visits from Thunder Bay, Ontario to Regina, Saskatchewan. As a result, officials contacted have already sent or are considering sending their records to Winnipeg for storage and servicing. In this program of greater records management service, the Winnipeg Centre is well on its way. RECORDS MANAGEMENT BRANCH ococo 2i-5: 18 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 VANCOUVER RECORDS CENTRE — Over the course of the 1973-1974 fiscal year the Vancouver Centre accessioned 14,415 cubic feet, an expected decline from the first full year of operation (1972-1973) when a thumping backlog of 30,853 cubic feet — steadily accumulating when the Centre's opening was repeatedly delayed — entered the Centre. The average rate of annual accessions in the whole British Columbia area serviced by the Centre is expected to remain in the range of approximately 14,000 to 15,000 cubic feet. Now after the first two full years of operation, the Centre is again faced with the necessity of piling storage boxes on the open floors due to delays in procuring additional shelving. A total of 83,476 requests and 20,363 interfiles were actioned during the year. Staff training was treated as a priority and five employees attended various records management training courses. The Head of the Centre, on special request, spent several weeks in midsummer making a first-hand survey of the records of federal offices in the larger cities of Alberta in order to confirm and update an earlier feasibility study on the viability of a proposed Edmonton records centre. That project has now been identified and is awaiting Treasury Board approval. Talks have been initiated with the Department of Public Works leading to construction of the proposed centre along the same practical design as the new Winnipeg Centre. Altogether the accomplishment of the Vancouver Centre staff has been impressive and commendatory in a range of activities this year, including successful attendance to a request of the Ministry of Transport (Marine Services — Regional Office) for a records management survey to improve their records room procedures and practices. All of this activity was carried out with a total staff of seven full-time employees. Office of Records Management Services Division The Office of Records Management Services Division has the basic responsibilities for the following activities: 1. To assist government departments in the development of records schedules for both manual and automated records, to process and apply these schedules and to make recommendations to the Dominion Archivist in regard to the disposal of records. 2. To survey and audit the performance in records management of departments, to prepare reports for departments, the Dominion Archivist and Treasury Board, and to maintain an inventory of records holdings, equipment and staff. 3. To provide an advisory service in records management for government departments and to assist them in projects to Improve efficiency in records management. 4. To conduct regular training courses In records management for the staff of government departments and agencies and in other ways to provide formal instruction In records management. RECORDS MANAGEMENT BRANCH 19 5. To prepare and publish manuals and guides for the use of government departments in establishing and maintaining uniform procedures and standards in records management. 6. To service the government's Essential Records Program to ensure protection of records against nuclear or natural disaster. 7. From 2 above to identify the requirements for additional records centres across Canada. 8. To provide for the ultimate disposal of all records held at the Ottawa Records Centre. 9. To promote the use of records centres by government departments and agencies in the interest of efficiency and economy. The major activities of the Division are described below, topically, not necessarily in order of importance. Records Scheduling and Microfilm Submissions — Table IV indicates the number of submissions concerning records schedules, records destruction proposals and microfilm submissions from 1961, when the Public Archives assumed the responsibility for the examination of these submissions, to 31 March 1974. TABLE IV Number of Records Schedules or Total Destruction Number of Number Fiscal Five-Year Proposals Microfilm* Five-Year of Year Period Submitted Submissions Total Submissions - 1961-66 (March) 194 58 252 252 — 1966-71 (March) 373 52 425 677 1971-72 — 50 28 — 755 1972-73 _ 40 41 — 836 1973-74 — 26 59 — 921 Totals 13 years 683 238 - 921 s proposals for microfiln uipment from 1961 t< Although the number of microfilm submissions received during the year increased by about 50 per cent, the number of records scheduling submissions declined for the second consecutive year, reflecting the near-completion of the scheduling task imposed by the terms of the Public Records Order upon departments. The Office of Records Management Services Division is still investigating the possibility of producing as a companion volume to the General Records Disposal Schedules of the Government of Canada (covering housekeeping records only), another scheduling authority which would cover operational records, thus offering those departments which are particularly new or reorganized a ready-made schedule for operational records for immediate use. A total of 89 man-days was devoted to the examination of, and reporting on, records scheduling and microfilming submissions. 20 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Records Disposai — The Office of Records Management Services Division is responsible for the application of approved records schedules to the Public Archives holdings of dormant departmental records. Table V illustrates the total volume of records disposed of at the Ottawa Records Centres (both general and civilian personnel files) for the years indicated. For the first fifteen years the figures are listed in five-year blocks. For subsequent years each individual year Is shown for purposes of comparison. In the twelvemonth period from 1 April 1973 to 31 March 1974, a total of 36,470 cubic feet of records was disposed of, comprising 249 cubic feet of civilian personnel files and 36,221 cubic feet of general files. The total volume of records disposed of between 1956 and 31 March 1974 was 437,564 cubic feet, more than the capacity of the main Ottawa Records Centre Building and enough records to fill almost 83 miles of shelving. During the fiscal year 448.5 man-days were devoted to records disposal. TABLE V Ottawa Records Centres Cubic Feet Disposed of from 1956 to 31 March 1974* Fiscal Five-Year General Personnel** Annual Five-Year Cumulative Year Period Files Files Total Total Total _ 1956-60 21,091 153 _ 21,244 21,244 — 1961-65 92,401 1,617 — 94,018 115,262 — 1966-71* (March) 207,316 2,707 — 210,023 325,285 1971-72 — 37,001 465 37,466 — 362,751 1972-73 — 38,274 69 38,343 — 401,094 1973-74 — 36,221 249 36,470 — 437,564 Totals 18 years 432,304 5,260 - - 437,564 * On 1 April 1967, the Records Management Branch converted from a calendar year to a fiscal year reporting system. ** This total includes only Civilian Personnel files. Publications and Directives on Records Management — During the year the Office of Records Management Services Division worked closely with the Publications Division of the Public Archives and the Translation Bureau of the Department of the Secretary of State revising and translating records management publications. During the year the publication Mail Management in Government Departments and Agencies was revised and translated into French under the title La gestion du courrier au sein des ministères et organismes gouvernementaux. The publication Records Scheduling and Disposal was translated into French under the title Plan de conservation et d'élimination des documents. Also translated into French were the publications General Records Disposal Schedules of the Government of Canada under the title Plans généraux d'élimination des documents du gouvernement du Canada and Records Organization and Operations under the title Organisation et opérations relatives à la gestion des documents. It is expected that all of the above mentioned publications will be printed early in the next fiscal year. The Division also plans to revise drastically in the new fiscal year the Subject Classification Guide for Housekeeping Records, translated under the title Guide de classement idéologique des dossiers administratifs. RECORDS MANAGEMENT BRANCH 21 The Emergency Preparedness Division of the Security Services Branch of the Department of Supply and Services issued both English and French editions of the booklet Essential Records for Industry, translated as Archives essentielles dans l'industrie, which the Office of Records Management Services Division had originally prepared in 1964 for issue by the Emergency Supply Planning Branch of the Department of Defence Production, and had revised in 1972. A total of 128.5 man-days was devoted to the publication activity in the fiscal year. Training — In the fiscal year 1973-1974 the Division conducted two full four-week Records Management Courses, Numbers 20 and 21, with an enrollment of 61 students, 43 from departmental headquarters, 15 from departmental field offices, two from provincial governments and one from Nigeria sponsored by the Canadian International Development Agency. In addition, the Division contributed resource people to small courses in records management offered by other organizations, as well as operating several small seminars at the request of individual departments. The Division also collaborated with the Machine Readable Archives of the Historical Branch and the Control Data Corporation in the presentation of the first course on EDP (Electronic Data Processing) Records Management given to records managers by the Public Archives. There are plans to repeat this course late in the coming fiscal year. At present, training aids such as publications and lectures are being prepared for a French Records Management Course. As a result of a questionnaire sent out in January 1974 to some 45 departments, some 35 departments replied indicating that for the coming fiscal year there would be a total of 21 eligible candidates for a Records Management Course in French. Normally, the course complement ranges from 30 to 35 students. A total of 309.75 man-days was devoted to the training activity during the fiscal year. Essential Records — The total holdings of those records essential to the continuity of government in the event of a natural or nuclear disaster now are approximately 8,970 cubic feet, an increase of 570 cubic feet over the previous year. The improved storage facilities provide adequate humidity, temperature and cleanliness standards for the housing of dormant microfilm and magnetic tape records. The number of computer-generated records has increased sharply. A total of 196 man-days was devoted to essential records during the fiscal year. Departmental Projects — The Public Archives, under the Public Records Order, ensures that departments properly document their programs and policies. In addition, departments refer many of their records management problems to the Public Archives for advice and assistance. Consequently, the Office of Records Management Services Division was deeply involved during the year with various projects for departments. They included: conducting surveys and preparing reports; developing new, or revising old, classification systems; developing procedural manuals; conducting mail management surveys; and giving assistance and advice in records office organization, staffing matters, equipment, layout and space. 22 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-197* Table VI indicates the growth in the technical assistance provided to departments and agencies since 1967. In the fiscal year 1973-1974 the number» projects exceeded the total number of projects carried out in the previous six years. A total of 1,208 man-days was devoted to this activity. TABLE VI Technical Assistance Provided to Departments and Agencies Total Number Fiscal Year of Projects 1967-68 10 1968-69 13 1969-70 15 1970-71 13 1971-72 16 1972-73 18 1973-74 94 Other Projects — In addition to assistance given to specific departments, the Division was involved in projects for the general improvement of records management in the federal government. The Advisory Council on Public Records had several subcommittees active during the year, including: the Subcommittee on the Disposal of Classified Waste; the Subcommittee on Classification of Records Office Positions; and the Subcommittee on Records Office Forms. The Division also participated actively in three major committees of the Public Archives: the EDP Records Management Committee; the Legislation Committee; and the Ad Hoc Committee on Paperwork Management, stemming from Treasury Board's proposed Task Force on Paperwork Management. The projects, mentioned consumed 220 man-days. Visitors — In addition to visitors from the federal government and its agencies, their Division welcomed visitors from Nigeria, the Cayman Islands, Brazil, the Ontario government and private business to exchange information, provide advice and work on projects of mutual interest. Selection Boards — During the year Divisional staff sat on various selection boards to assist departments in choosing the best available records management personnel. There was a total of 27 such boards, occupying 64.5 man-days, to select approximately 33 persons. Operational Performance Measurement System — This was the first full year of the introduction of the Operational Performance Measurement System within the Division. Some interesting statistics emerged and are listed on page 23. General Comments — The Division's authorized establishment during the fiscal year 1973-1974 was 15 man-years. During the year a great amount of time wasV spent on reorganization and reclassification matters. At the end of the fiscal year a firm proposal for reorganization was ready to be advanced for approval by the Department. RECORDS MANAGEMENT BRANCH Activity Output Training Courses 8 Departmental Projects 94 Essential Records 76 Records Scheduling and Microfilm Submissions 85 Records Disposal 189 Publications Preparation — Selection Boards 27 Meetings with Departments 50 Administrative Overhead — Nonproductive time (vacations, sick leave, courses taken, etc.) — Other — * Rounded off to nearest whole number. ** Of this total, 220 man-days were devoted to "Other Projects", Percentage of Available Man-Days Man-Days* 575.25** 495.5 Historical Branch Increased expansion and diversification of Branch programs resulted in the formation of two new Divisions during the fiscal year 1973-1974. Public Records, which was created as a Section of the Manuscript Division in 1965, achieved Divisional status with three Sections of its own: State and Military Records, Trade and Communications Records, and Resource Records. A Machine Readable Archives Division has also been formed to acquire and service automated public records and similar material of permanent value from the private sector, with the result that the acquisition programs of the Branch now span every archival medium of record from parchment to magnetic tape. The broad mandate of the Public Archives, which has made this span possible and which has served the Branch so well in the past, will also have profound implications for the future as we move towards a "one world" concept of information retrieval from archival sources, both within the Archives and in the other repositories across Canada. The Diffusion Program outlined in last year's report is gaining momentum and is described in the Divisional reports. The sale and deposit of microfilm, microfiche and slides of manuscript and historical maps may well prefigure the transmission of these images by on-line processes within the next few years. Several automated programs for inventory and retrieval are now in use and each Division is reappraising its systems with a view to future automation. We are already moving into an era of "networked" information which will bring users and repositories into even closer relationships. This new approach is also reflected in work being done on thematic guides and inventories which gather together sources within a broad subject field and spanning a variety of media. The Branch, however, faces two major problems and asks its clientèle to be patient if service is not quite as efficient as it could be. Shortage of space has forced the delay of acceptance of large series of public records. Whole collections and series of documents will have to be housed away from the main building. Those most frequently used will be retained in the main building but there may be some delay if material has to be called in. Every effort will be made to keep the staff in the main building but it may also become necessary to continue the location of Divisions elsewhere. At present, the National Film Archives is located in the West Memorial Building and the Machine Readable Archives is in Hull. Not until the Archives has a new building will the Historical Branch again operate under one roof. The second major problem involves the conservation of the documents themselves. Heavy use before and after accessioning by the Public Archives and the deterioration of the paper base will result in more and more originals being withdrawn from use. Microfilm or xerox copies will have to suffice until a cheap, rapid form of repair can be developed which is archivally acceptable. Traditional methods of repair will continue but this will have to be limited to a relatively small 25 26 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974S number of documents where it is essential to maintain use of the original for research or exhibition purposes. Course in Archival Principles and Methodology — Eighteen students registered for this five-week course which was directed by Harold Naugler and given in association with the Archives Section, Canadian Historical Association. Three of the country's five regions were represented, there being no one this year from Quebec or the Prairie Provinces. Visits to the various Divisions of the Public; Archives and one to the Queen's University Archives at Kingston were combined with seminars, based on papers which, in most cases, were distributed in advance. The course is designed for graduate archivists with one year's practical experience. Manuscript Division In April 1973 the Manuscript Division divested itself of its holdings of records of the Government of Canada. The reorganized Division was restructured to comprise six Sections and three Units with the following responsibilities: Pre-Confederation Section has responsibility for all pre-Confederation private manuscripts and corporate and public records, including the records of British and French authorities who administered Canada and the various colonies and provinces in North America. Prime Ministers Section has responsibility for all papers of Canadian prime ministers and their correspondents. Public Affairs Section has responsibility for private papers of individuals and corporate records of organizations and institutions active in national public affairs: elected or appointed public officials, judiciary, military service, political parties, etc. Socio-Economic Section has responsibility for manuscripts and records received from the private sector including the arts, business, labour, philanthropy, sports, scholastics, etc. National Ethnic Archives Section has responsibility for private papers of individuals and corporate records of associations and institutions serving the various cultural communities in Canada. Research and Inquiries Section has responsibility for coordinating the incoming correspondence and the research undertaken in response to public inquiries for historical data. The Section also coordinates inquiries for information from records of the federal government. Reference Room Unit has responsibility for the various calendars, indexes and other finding aids which are available for public reference and examination. It also coordinates the consultant service offered to the public by professional and support staff in the Reference Room. Union List of Manuscripts Unit has responsibility for compiling, editing and publishing the Union List of Manuscripts in Canadian Repositories. It acts as liaison with other repositories. Technical Services and Diffusion Unit has responsibility for coordinating Divisional programs on conservation, Divisional microfilming and the Diffusion Program. HISTORICAL BRANCH 27 The Division continued its program of publishing General Inventories of manuscript holdings. The most recent, Volume 3, comprising MGs 17-21 will be printed early in the next fiscal year. The Systematic National Acquisition Programme continued to occupy the attention of archivists in such fields as politics, judiciary, warfare, public affairs, education, culture, arctic exploration, ethnicity, sports, etc. New areas that are being developed in greater depth are the arts (literature, theatre), business and labour. Attention is also focussed on records relating to the protection of environment and women's rights. The more significant collections that were accessioned during 1973-74 are listed under sectional acquisitions. PRE-CONFEDERATION SECTION — The Pre-Confederation Section consists of three Subsections: French Records, British Records and Canadian Records. The French Records Subsection concentrates on textual sources relating to the period of the French Regime, including the records of colonial administration, military authorities, foreign affairs and private papers generated in the colonies themselves. The British Records Subsection is responsible for textual sources relating to the British Colonial Regime in North America which include, for example, the records of the Admiralty, Colonial Office, War Office, Customs and Plantations, Treasury, etc. Its expertise covers the fields of fur trade, colonial administration, and military and economic affairs. The Canadian Records Subsection is responsible for pre-Confederation public records of the various colonial and provincial governments in British North America and for corporate records and private manuscripts covering the period from 1760 to 1867. The Subsection specializes in political, social and religious affairs and in such fields as ethnology, genealogy and local government. Special Projects The major project is the revision of existing inventories. Volume 3 of the General Inventory, comprising MGs 17-21 (Ecclesiastical Archives, Pre-Conquest Papers, Fur Trade and Indians, Hudson's Bay Company and the British Museum) has been prepared for publication in the spring of 1974. The British Records Subsection has begun the revision of MGs 11-16 (Colonial Office, Admiralty and War Office, Foreign Office, Audit Office and Treasury, Post Office, Customs and Plantations and other offices), with publication expected in the spring of 1975. The Canadian Records Subsection has undertaken the preparation of a Guide to pre- Confederation public records. Investigation has begun in Spanish archives to locate documents of Interest to Canada. Extensive sources relating to Basque participation in the cod and whale fisheries in the Gulf of St. Lawrence and off Newfoundland have been identified and are being calendared. Copying will follow. In association with St. Paul's University, Ottawa, and St. Paul's College, University of Manitoba, the Public Archives began acquiring microfilm copies of selected documents from the archives of the Sacred Congregation of Propaganda Fide covering the 17th to 19th centuries. Further copying is planned of this series and of other sources held by the Vatican Archives in Rome. The preparation of finding aids will follow. 28 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 The Hudson's Bay Company has decided to transfer its archives to Winnipeg! in 1975, thus making available for research in Canada its original records. Thejl Public Archives recognized the importance of this outstanding collection by publishing an inventory of its microfilm holdings of the Hudson's Bay Company records (MG 20). Permission was also secured from the Company to prepare xerox copies of seven registers which provide detailed shelf listing of the pre-1870 archives. A microfilm copy of the catalogue of maps, plans and charts in the Company's archives has also been acquired. The Hudson's Bay Company archivist, Mrs. Shirlee Smith, gave assurances that when the transfer to Winnipeg has been completed, microfilming of the post- 1870 records will be undertaken and copies deposited at the Public Archives. According to the agreement, the Public Archives will become the microfilnœ repository for the Company's archives. Under the terms of the agreement, negative copies of the pre-1870 records will be transferred to Ottawa, where a complete positive copy will be prepared within the next fiscal year and placed in the Public Records Office, London. Further copies may be prepared at a later date for other archival repositories in North America, should the Company so direct. A small display entitled Titles of Honour (Titres honorifiques) was prepared for the third floor lobby case. Instruments granting titles of honour from the 17th to the 20th centuries were shown. The display centred on the letters patent creating Sir Duncan Campbell a baronet of Nova Scotia, 29 May 1625. This patent, the second such instrument issued, is noteworthy for its early use of the name "Canada". Restoration of Record Group 8, British Military Records, has progressed at a steady rate. A complete microfilm copy is also being prepared. Several small collections were removed from general circulation and xerox or microfilm copies were prepared for research purposes to preserve the originals. The Brant Family Papers (MG 19, F 6), the journals of Walter Butler Cheadle (MG 24, H 40) and the Upper Canada Marriage Bonds (RG 5, B 9) have also been microfilmed and will circulate on interUbrary loan. Finding Aids In the course of inventory revision, a number of finding aids for British records have been amended, updated and improved by the addition of conversion lists, descriptions of new material, indexes, etc. These include: FA 645, Colonial Office 323 (MG 11); FA 174, War Office 34, Sir Jeffrey Amherst Papers (MG 12, B); FA 661, Admiralty 1 (MG 12, A); FA 930, Colonial Office 1 (MG 11). All finding aids for British Museum collections have been consolidated as FA 599; calendars, lists of contents, indexes, shelf lists, microfilm conversion lists, etc. have been reorganized. The arrangement now follows that of the revised inventory and simplifies access to the collections. A detailed descriptive list has been created for the Customs-Plantations Papers (MG 16 — 68 reels); a list of contents (FA 929) is being prepared for the Cabinet 41 class. Un programme d'automation de la consultation des archives françaises a été soumis et discuté. L'auteur a étudié la possibilité d'appliquer le système de classification CDU à l'indexage des manuscrits historiques. Il a rédigé un autre document intitulé: « Traitement de l'Information de la série D2C (Troupes des Colonies) du fonds des colonies (MG 1) ». HISTORICAL BRANCH 29 Des inventaires analytiques ont été complétés par la sous-section des archives françaises. Ils décrivent les séries Amérique du Nord (I.R. 840: MG 1, C11C); contrôle général des finances (I.R. 852: MG 3, I, G 7); commissions extraordinaires du Conseil (I.R. 895: MG 3, I, V 7); Bayonne: Chambre de commerce (I.R. 912: MG 6, B 17) et municipalité (I.R. 913: MG 6, B 18). À partir des notes de recherche de M. René Godinet, on a préparé un guide des sources relatives aux navires bayonnais venus au Canada (I.R. 914). The calendaring of the Upper Canada Sundries (RG 5, A1), a major project of the past several years, has been completed. The calendar (FA 881) will be microfilmed, as was the complete series this past year, and made available through the Diffusion Program. Finding aids were also prepared for a number of new accessions and several older collections. These include: FA 908, James Poole (MG 24, K 49); FA 740, Kupp Collection, additional (MG 18, O 12); FA 452, Russell Family, additional (MG 23, H I 2); FA 898, Gemmill Family (MG 24, K 44); FA 899, James Duncan Graham (MG 24, F 83); FA 866, Wilson Family (MG 24, I 162); FA 860, Ayer Collection (MG 18, N 50); FA 845, Caldwell Family (MG 24, B 147); FA 924, David D. Keenan (MG 24,1163); FA 925, J.E. Landry (MG 24, K 50); FA 869, P.-E. Leclere (MG 24, B 148). The finding aid for the Louis-Joseph Papineau Papers (FA 292) was amended and enlarged following the arrangement and integration of the additional material acquired last year. In the course of inventory revision, several finding aids were prepared, amended or enlarged. These Included: FA 266, Ontario Department of Crown Lands (MG 9, D 4); FA 870, Petitions and Addresses to the Executive Council (RG 1, E 16); FA 915, Customs Records of the Provincial Secretary, Lower Canada (RG 4, B 58); FA 918, Temperance Petitions, Lower Canada (RG 4, B 70); FA 910, Source Material on the Rebellion of 1837-1838. Acquisitions BRITISH REGIME Cabinet 2: Imperial Defence Committee, 1902-1938 (microfilm, 4 reels, B-3820 to B-3823); minutes of meetings and subject indexes copied from volumes 1-7. Cabinet 23: Cabinet Minutes, 1917-1939 (microfilm, 60 reels, B-3837 to B-3896); minutes, agendas, conclusions and other records of the British Cabinet, Imperial War Cabinet and related bodies, with indexes, copied from volumes 1-101. Cabinet 41: Cabinet Letters, 1868-1916 (microfilm, 13 reels, A-894 to A-906); letters reporting on cabinet discussions prior to the establishment of a Cabinet Secretariat and the practice of preparing formal minutes. Copied from volumes 1-40, the originals of which are in the Royal Archives at Windsor. FA 929 provides a list of the contents for each reel. Colonial Office 5: Colonial Papers, General Series (microfilm, 34 reels, B-3800 to B-3819, B-3897 to B-3910); selections from volumes 1054-1141, Board of Trade correspondence, letterbooks and other records relating to New York, 1664-1782. Customs 17: States of Navigation, Commerce and Revenue, 1772-1809 (microfilm, 9 reels, B-3911 to B-3919); accounts, reports and related records from volumes 1-30, with indexes. 30 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Vice-Admiralty Court, Halifax, 1784-1818 (originals, 55 feet 4 inches); transferred from the Public Records Division. The documents relate to prize court decisions. A list of the prize and captor ships serves as a finding aid to the series. The records were formerly classified as part of RG 13, Department of Justice. FRENCH REGIME Archives des Colonies (MG 1, série E), dossiers personnels (microfilm, 8 bobines, F-781 à F-785, F-828 à F-830); cartons 147 à 246, Dufreney à La Gautrais. Bayonne, Chambre de commerce (MG 6, B 17), 1641-1871 (microfilm, 1 bobine); un choix de documents relatifs aux activités commerciales des Basques en Amérique. Les principaux sujets concernent le commerce et l'industrie, la piraterie et la pêche de la morue et de la baleine. L'instrument de recherche n° 912 est en quelque sorte un index thématique des pièces microfilmées. Bayonne, municipalité de (MG 6, B 18), 1519-1789 (microfilm, 1 bobine); documents concernant les activités économiques des Basques en Amérique. L'instrument de recherche n° 913 est un inventaire analytique des pièces reproduites. Bayonne, Musée basque (MG 6, B 19), s.d. (photographies, 11 pages); trois chansons basques concernant les voyages à Terre-Neuve et les difficultés de l'endroit. Nouvelle-France, correspondance officielle (MG 8, A 1), 1663-1679 (transcriptions, 1 pouce); volume 2 de la deuxième série des copies de documents obtenues des Archives de divers ministères à Paris par G.-B. Faribault vers 1851-1852. Transféré de la Bibliothèque nationale. Des archivistes ont proposé des projets d'acquisition systématique touchant l'histoire de la Nouvelle-France. EXPLORATION AND TRAVEL Gazel, l'abbé Pierre (MG 23, G IV 11) (1763- vers 1830, prêtre), 1792-1820 (microfilm, 1 bobine, F-182); huit petits cahiers contenant des notes de voyage au Canada, 1792-1793, et en Angleterre, 1796-1800, des résumés d'ouvrages sur les États-Unis et la province de Québec, enfin un petit traité de navigation. Copie microfilmée en 1973 des originaux au Grand séminaire d'Annecy, France. Lefroy, Sir John Henry (MG 24, H 25), (1817-1890, army officer, surveyor and scientist), 1843-1844 (microfilm, 1 reel, M-2314); journal of an expedition to C Fort Good Hope. Copied from the originals in the Yale University Library, New Haven, Connecticut. Vincent, Dr. (MG 24, H 65), (fl. 1856, medical doctor), 1856 (originals, 29 pages); journal of a voyage from England to Simcoe, Canada West. Presented in 1973 by Miss Lulu Dodds of Beaverton, Ontario. FUR TRADE AND FISHERIES Kupp Collection, additional (MG 18,0 12), 1607-1768 (xerox, 4 inches); volumes 9 and 10 of documents from Dutch notarial archives relating to the cod fisheries HISTORICAL BRANCH 31 and fur trade of Newfoundland and Dutch participation therein. Copies presented by Dr. Jan Kupp of Victoria, British Columbia. Finding Aid 740 provides a descriptive list of the documents. Masquaro, Labrador (MG 19, D 19), 1842-1846 (originals, 1 inch); a "Journal of Daily Occurances..." kept by Leslie MacFarlane Bryson at the Hudson's Bay Company post of Masquaro. Acquired in 1973. Rupert's House (MG 19, D 20), 1838-1839 (originals, V* inch); journal kept by Henry Connolly at Rupert's House. Acquired in 1973. BUSINESS AND FINANCIAL AFFAIRS Banque d'épargne de la cité et du district de Montréal (MG 24, D 77), 1846-1850 (photocopies, 61 pages; microfilm, 1 bobine, M-2814); le premier livre de la caisse de la banque, accompagné d'une liste alphabétique des noms des clients. Copies originales réalisées en 1973 au Musée historique Charles Le Moyne de Longueil, Québec. Ellice Family, additional (MG 24, A 2), 1817-1832 (microfilm, 1 reel, A-886); indexed letterbooks of Edward Ellice. Copied in 1973 from the originals in the possession of the National Library of Scotland. Fountain, Stephen (MG 23, C 27), (d. 1819?, blacksmith), 1770-1885 (microfilm, 1 reel, M-2313); account book of Stephen Fountain, a blacksmith at Sandy Cove, Nova Scotia, with notes on the settlement of his estate. Copied in 1973 from the originals in the possession of Mrs. Lonika Ensor of Sandy Cove, Nova Scotia. Poole, James (MG 24, K 49), (b.ca. 1825, editor), 1856-1865 (originals, 8 inches); correspondence addressed to James Poole as editor of the Carleton Place Herald, concerning placement of advertisements. Transferred in 1970 from the National Library. Finding Aid 908 provides a list of dates and issue numbers to which the correspondence relates. MILITARY AND NAVAL AFFAIRS Ayer Collection (MG 18, N 50), 1638-1894 (microfilm, 1 reel, M-1680); selected documents relating to the military conflict between the French and British in North America. Copied in 1970 from the originals in the Ayer Collection, Newberry Library, Chicago. Bell, Matthew (MG 24, G 75), (1769-1849, militia officer), 1813-1814 (xerox, 17 pages); orderly book of Matthew Bell's troop of light cavalry. Copied in 1973 from the originals in the possession of Mr. Fabian Paul of Saint-Hubert, Quebec. Campbell of Barbreck and Auchlndoun Family (MG 24, F 89), 1745-1883 (originals, 8 inches); monthly returns of the 74th Regiment while in garrison at Fort George, Penobscott, 1778-1782 and letterbook of Colin Campbell, regimental commissary, 1782-1783; naval commissions, correspondence and estate papers, 1798-1846, of Donald Campbell of Barbreck and Auchindoun Family, orderbook of Admiral Colin Yorke Campbell, 1851-1853; accounts and notes of Alexander Dugald Campbell, 1871-1883; miscellaneous related papers. Acquired in 1973. 32 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Douglas FamUy, additional (MG 24, A 3), 17547-1828 (originals, 8 inches); correspondence, accounts and journals accumulated by Sir Howard Douglas during the Peninsular War; notebook of Captain William Douglas of the Royal Marines recording an expedition against Martinique and Guadaloupe, 1759, and notebooks of James Sholto Douglas, 17547-1759, kept while studying medicine at Edinburgh. Horn Collection (MG 18, N 51), 1757-1922 (originals, 4 inches); correspondence, clippings, prints and engravings relating to the career of James Wolfe, the capture of Quebec and the erection of monuments to Wolfe's memory, collected by M.J. Horn. Acquired in 1973. Mackenzie, Frederick (MG 23, K 34), (fl. 1755-1791, army officer), 1748-1778 (originals, 4 inches); journals, orderbooks, field notes and official correspondence accumulated by Mackenzie, sometime Deputy Adjutant General to the Commander of the Forces, British North America. Acquired in 1973. Mercer, Alexander Cavalié (MG 24, K 51), (1783-1868, army officer and topographical artist), 1783-1889 (microfilm, 1 reel, A-885); military reminiscences, diaries and related papers. Copied in 1972 from the originals in the Royal Artillery Institution, Woolwich, England. Thompson, James, Sr. (MG 23, K 2), (1733-1830, Overseer of Works at Quebec), 1758-1867 (microfilm, 1 reel, M-2312); journals kept by James Thompson during military campaigns and his service as Overseer of Works at Quebec, with correspondence, petitions, reports and related papers, part accumulated by his family. Copied in 1972 from the originals in the Archives nationales du Québec. Wetherall, Sir George Augustus (MG 24, F 90), (1798-1868, army officer), 1837-1838 (xerox, 11 pages); correspondence regarding his role in and after the Rebellion of 1837-1838. Copied in 1973 from the originals in the Archives nationales du Québec. POLITICAL LIFE Leclere, Pierre-Edouard (MG 24, B 148) (1798-1866, homme politique et homme d'affaires), 1833-1863 (originaux, 85 pages; xerox, 12 pages); correspondance et autres documents concernant le poste de chef de police de Montréal, les affaires politiques, commerciales et personnelles, de même que le voyage de Leclere en Europe en 1852-1853. Originaux acquis en 1973; copie originale réalisée aux Archives nationales du Québec. New Brunswick, Lieutenant Governor's Office, additional (MG 9, A 2), 1842-1848 (photostats, 2 inches); copies of correspondence, reports and New Brunswick Legislative Assembly proceedings relative to the disputed boundaries with Maine and the Province of Canada. Transferred in 1972 from the National Library. Russell Family, additional (MG 23, H I 2), 1796-1799 (originals, 106 pages); letterbook of Peter Russell, containing correspondence, instructions, speeches and other documents relating to Indian affairs. Finding Aid 452 provides a descriptive list of the contents. Acquired in 1973. HISTORICAL BRANCH 33 Sherbrooke, Sir John Coape, additional (MG 24, A 57), (1764-1830, soldier and statesman), 1813-1814 (microfilm, 1 reel, A-887); "Out-letter book", 1813-1814. Copied in 1973 from the originals in the possession of a descendant in England. SOCIAL AND CULTURAL LIFE Gait, John, additional (MG 24,14), (1779-1839, poet, novelist and land speculator), 1838-1947 (originals, 1 foot); genealogical and biographical notes and related material concerning John Gait and his family. Acquired in 1974. Hawkins, Ann, née Douglas (MG 24, C 42), (1805-1886, gentlewoman), ca. 1805-1926 (microfilm, 1 reel, A-881); reminiscences of Ann Douglas Hawkins, including anecdotes of life with her father, Sir Howard Douglas. Copied in 1973 from the originals in the possession of Mr. Berkely Portman, England. Joseph, Abraham, additional (MG 24,1 61), (1815-1866, financier and importer), 1837-1849 (originals, 4 inches); seventeen journals kept by Joseph. Presented in 1972 by Mr. Edward C. Joseph of Quebec, Quebec. Labrie, Jacques (MG 24, K 52) (1784-1837, médecin et homme politique), s.d. (photocopies, 14 pages); notes relevées par l'abbé Arthur Maheux comprenant une chronologie de la vie de Labrie, une liste des sources manuscrites et des études imprimées sur Labrie, des notes sur ses opinions et ses oeuvres. Reçues en 1973 de la bibliothèque des Archives publiques. March Township, Ontario, Township Council (MG 9, D 8-56), 1822-1859 (originals, Vi inch); minute book of the council. Presented in 1973 by Mr. C.W. Young- husband of Hazeldean, Ontario. Waddington, Alfred (MG 24, E 44), (1801-1872, engineer), 1703-1872 (microfilm, 1 reel, A-884); biographical and genealogical notes concerning Waddington and his family. Copied in 1973 from the originals in the possession of Mrs. Charles De Bunsen, London, England. PARISH REGISTERS Allumette Island, Quebec, Allumette Island Wesleyan Methodist Circuit (MG 8, G 48), (microfilm, 1 reel, M-2823); parish register of the Circuit, 1858-1887. Copied from the originals in the Campbell's Bay United Church, through the courtesy of Mr. Gordon Crouse. Campbell's Bay, Quebec, St. George's (Anglican) Church (MG 8, G 56), (microfilm, 1 reel, M-2520); registers of St. George's and its predecessors, the Missions of Portage-du-Fort, Litchfield and Mansfield (Fort Coulonge), 1857-1920. Copied from the originals loaned by the Rev. Charles Boole of St. George's, through the courtesy of Mr. Gordon Crouse of Shawville. Clarendon, Quebec, Clarendon (AngUcan) Mission, additional (MG 8, G 47), (microfilm, 1 reel, M-2819); register of the mission of North Clarendon, 1864-1873. Copied from the originals in the custody of Rev. M.K. Roberts, Archdeacon of Western Quebec and Rector of Clarendon Parish. Morrisburg, Ontario, St Lawrence (Lutheran) Church (MG 9, D 7-39), (microfilm, 1 reel, M-2981); registers of the Lutheran Congregation of Williamsburg (later, St. John's), 1826-1895 and St. Paul's (Lutheran) Church, Morrisburg, n 34 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 1843-1972. Copied from the originals in the custody of Rev. F.L. Howaid of Morrisburg, Ontario. Ottawa, Ontario, St. Andrew's (Presbyterian) Church (MG 9, D 7-35), (microfilm, 2 reels, M-2365 and M-2366); registers of St. Andrew's, 1829-1964 and Elders' Roll Book, 1831-1973. Copied from the originals deposited by the Church in the custody of the Public Archives. Richmond, Ontario, St. Philip's (Roman Catholic) Church (MG 9, D 7-38), (microfilm, 1 reel, M-2818); registers of St. Philip's, Richmond, 1836-1969 and St. Clare's, Dwyer Hill, 1891-1969. Copied from the originals in the possession of St. Philip's Church, Richmond. ShawviUe, Quebec, ShawviUe United Church (MG 8, G 53), 1877-1939 (microfilm, 1 reel, M-2374); register of Clarendon Baptist Church, 1877-1939, and minute book of the congregation, 1877-1919. Copied from the originals loaned by Rev. Alistalr J. Macintosh of Shawville United Church, through the courtesy of Mr. Gordon Crouse. Thunder Bay, Ontario, St. John the Evangelist and St. Ansgarius (MG 9, D 7-37), (microfilm, 2 reels, M-2820 and M-2821); registers of St. John's (Anglican), 1872-1926, and St. Ansgarius (Lutheran), 1906-1912, the latter having been absorbed by the former parish; included are historical notes and parish census of 1877, 1903 and 1907. Copied from the originals loaned by Rev. Canon Alvin J. Thomson of St. John's Church, Thunder Bay. Toronto, Ontario, United Church of Canada (MG 9, D 7-41), (xerox, 80 pages); marriage register kept by Robert T.D. Simpson at Toronto, 1923-1956. Copied from the originals in the possession of Miss Reda M. Simpson of Ottawa. GENEALOGIES Genealogical notes, charts and related papers concerning the following families were added to MG 25: Porter Family (No. 141), additional, presented by Mrs. Bertha J. Brocklesby of Ottawa. Van Cortland Family (No. 149), presented by Miss Margaret E. Moffat of Ottawa. Lett Family (No. 152), copied from originals In the possession of Miss Gladys Stuart of Willowdale, Ontario. Souris Family (No. 155), copied from originals in the possession of Mr. E.R. Souris % of Toronto, Ontario. McDougall-Wilson Family (No. 156), copied from originals in the possession of Mrs. Marian Wilson of Toronto. Mcintosh Family (No. 157), copied from originals in the possession of Mr. Keith Mcintosh of Monkland, Ontario. Stone Family (No. 158), presented by Mr. H.P. Stone of Ottawa. Milliken Family (No. 159), presented by Mr. A.T. Ante of Penticton, British Columbia. HISTORICAL BRANCH 35 Coburn Family (No. 160), presented by Mrs. B. Humphreys of Ottawa. Gordon Family (No. 161), copied from a typescript in the possession of Mrs. K.B. Campbell of Rockcliffe Park, Ontario. Famille Miville (n° 162), copiés des originaux en possession de M. Raymond Ouimet de Hull, Québec. McMillan Family (No. 163), presented by Mrs. D. Warner of Ottawa. Famille Nantel (n° 164), manuscrite présentés par Mm* Régine Chevrier Marsh d'Ottawa. CEMETERY AND FUNERAL RECORDS Ontario, Granville County cemeteries (MG 9, D 7-36), (microfilm, 1 reel, M-2375); inscriptions recorded on tombstones, compiled by members of the Grenville County and Merrickville Historical Societies. Copied from the originals in the custody of the Grenville County Historical Society. Ontario, inscriptions on tombstones (MG 9, D 7-37), (xerox, V4 inch); inscriptions recorded on tombstones in 14 cemeteries of Eastern Ontario. Copied from the originals in the custody of Mr. W.J. Kearns of Ottawa. Quebec funeral notices (MG 8, G 55), 1790-1856 (originals, 38 pages); notices chiefly concerning residents of Montreal. Acquired in 1973. Quebec, Inscriptions on tombstones (MG 8, G 54), (transcripts, VA inches); inscriptions recorded in cemeteries of Lotbinière and Mégantic Counties. Copied from the originals in the possession of Mr. W.T.L. Harper of Willowdale, Ontario. FINDING AIDS FROM OTHER INSTITUTIONS (MG 36) Abbaye de Saint-Paul, Rome (xerox, 43 pages); finding aid for documents concerning Canada in the archives of the Abbey, 1851-1888. Copied from the original prepared by Father Antoine Debevec, loaned by the Centre de recherches en histoire.... Archives de la paroisse de Saint-Roch de Québec (xérox, 67 pages); inventaire des archives de la paroisse, dressé en 1966 par Jean-Marc Paradis. Copie originale réalisée au Centre de recherches en histoire religieuse de l'université Saint-Paul, Ottawa. Archives de Notre-Dame-de-Québec (xérox, 160 pages); répertoire des archives de la cathédrale, copié en 1973 à partir de l'original fait par Paul-V. Charland, prêtre. L'original se trouve au Centre de recherches ... de l'université Saint- Paul, Ottawa. English College Archives, Rome (xerox, 45 pages); finding aid for documents concerning Canada in the Regestes (Registers) of the English College, 1817-1888. Copied from the original prepared by Father Antoine Debevec, loaned by the Centre de recherches en histoire Propaganda Fide Archives, Rome (xerox, 1 inch); finding aid for documents concerning Canada in the Propaganda Fide Archives, 1618-1763. Copied from the original prepared by Father Antoine Debevec, loaned by the Centre de recherches en histoire .... 36 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Université Saint-Paul, Ottawa (xérox, 5 pages); liste des documents publiés dans la série Congrégation des rites, positions. Copie tirée des originaux en possession de l'université Saint-Paul, Ottawa. PRIME MINISTERS SECTION — The establishment of the Prime Ministers Section resulted from the reorganization of the former Post-Confederation Section. The responsibilities of the Section are as follows: acquisition of prime ministers' papers as well as the papers of family, friends and associates of the prime ministers including executive, special and private secretaries and assistants; arrangement and description of these archival units; preparation of detailed finding aids to assist information retrieval in these large and heavily used collections; and specialized reference and inquiry service for prime ministers' papers and custodial responsibility for Manuscript Group 36 (inventories and finding aids to holdings of other repositories). During the past year, specific acquisition projects were undertaken to approach the associates of prime ministers St-Laurent, Diefenbaker and Pearson; favourable response was received to the appeal to supplement the Section's holdings in these areas. Acquisitions Bennett, Rt. Hon. R.B. The original Bennett Papers are the property of the University of New Brunswick. In 1965 the original papers were transferred to the Public Archives to be numbered, microfilmed and indexed. The numbering was completed several years ago and this year the 100 volumes of the Personal Series were microfilmed, thus completing this stage of the work. The major task remaining Is the completion of the detailed indexing of the collection. An index of all file titles, major names, corporations and subjects has been prepared for the collection. These entries are now being edited for input using electronic data processing methods. To date 65 per cent of the editing has been completed, however, a considerable backlog exists in input due to a personnel shortage. Consultations have taken place with Data Logic Canada Limited, the firm which has been handling the contract since the federal government's Computer Services Bureau ceased to operate, in order to finalize the program format for the Bennett Papers project. It is expected that the project will be completed in 1975. Borden, Sir R.L. Several additional accessions, including "Letters to Limbo", a series of 75 letters written by Sir Robert Borden on a variety of subjects from 1933 to 1937, were received and accessioned. (4 inches) Diefenbaker, Rt. Hon. J.G. Additional correspondence, notes, photographs and memorabilia were received for security storage. (10 feet) King, Rt. Hon. W.L.M. Detailed indexing of the Primary Correspondence Series (J1) 1922-1950 continued this year and has been completed to the end of 1926. Plans were finalized for the preparation of a pilot project incorporating . the author and subject entries from the 1922 to 1924 period. Upon completion, this portion of the finding aid will be made available to researchers. Microfilming of the King Papers continued with the completion of the J1 Series for 1942 and 1943. After consultations with the Literary Executors, restrictions were relaxed on certain parts of the papers to make them more available for research. HISTORICAL BRANCH 37 Laurier, Sir Wilfrid. The Prime Ministers Section prepared a small display of original manuscript material from the Laurier Papers for Waterloo Lutheran University to assist in their celebration of the change in name and status of their institution to Wilfrid Laurier University. The University Library in turn provided the Archives with copies of 24 original Laurier-Ulric Barthe letters (1889-1890) in their possession. The original Laurier Papers in the Public Archives, like the original Macdonald Papers, have been withdrawn from general circulation and researchers are requested to use copyflo paper reproductions or microfilm. As part of the Diffusion Program, microfilm copies of the Archives' Laurier Papers were sent to each provincial archives. Mackenzie, Hon. Alexander. Tests were completed on the Mackenzie letterbooks (10,000 pages) to determine whether those portions which have badly deteriorated can be restored sufficiently to be microfilmed. It was found possible to treat the letterbooks in order to restore the handwriting for microfilming without causing further damage to the originals and plans are underway to complete this during the next year. Pearson, Rt. Hon. LB. In October 1973, Mrs. Maryon Pearson officially presented the Pearson Papers to the Public Archives. At that time a portion of the collection was opened for research, including the pre-1948 correspondence, ail speeches and clippings. The arrangement, description and listing of a number of series in the collection continued. Moreover, several significant additions to the Pearson Papers were received, including correspondence, notes and speeches relating to Mr. Pearson's post-Prime Ministerial activities, 1968-1972; reference and research material used in the preparation of the Pearson Memoirs, volumes one and two; and a collection of Canadian Press clippings gathered at the time of Mr. Pearson's death. The total extent of the collection is now 1,200 feet. St-Laurent, Rt. Hon. L.S. The file list to the St-Laurent Papers was completed, typed and bound and is now available to researchers. Several additional accessions, amounting to approximately 40 feet, were received. One was received from Mrs. G.F. Lafferty, Mr. St-Laurent's daughter, who forwarded correspondence, photographs, clippings and memoranda from the Quebec City residence of the former Prime Minister. A collection of newspaper clippings, compiled by the Canadian Press Clipping Service, was also received and accessioned. The total extent of the St-Laurent Papers is now 275 feet. PUBLIC AFFAIRS SECTION — The Public Affairs Section was created in June 1973 from the former Post-Confederation Section, with responsibilities for all military, judicial, diplomatic, public service and political (excluding Prime Ministers') manuscripts from the post-Confederation era. This includes custodial and reference responsibilities for materials Inventoried in Manuscript Groups 27 and 32 (political papers), as well as relevant portions of MGs 28, 29, 30 and 31. The Section has acquisition responsibilities in each of the above subject areas. There is an ongoing program in the naval and military field, and some work has been undertaken in acquiring archival materials of the judiciary and the public service. In the political field, it has seemed practical to concentrate activity on short-term projects, and separate efforts to identify and acquire archives of individuals prominent in the Diefenbaker and Pearson administrations have been undertaken. 38 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Efforts have been made to extend archival arrangements with cabinet ministers, members of parliament and public servants, by means of which the Archives offers security storage for their dormant records. These records are not available for public reference. Under this program a number of unite were received for deposit during the year: Andras, Hon. Robert, 330 feet; Gillespie, Hon. Alastair, 33 feet; Juneau, Pierre, 7 feet; Roebuck, Hon. A.W., additional, 5 feet. Accessions GOVERNORS GENERAL AND ASSOCIATED INDIVIDUALS Massey Family Papers. Correspondence, speeches and publications of Vincent Massey covering the period 1920-1960. Presented by Mr. Hart Massey. (5 inches, additional) Vanier, Rt. Hon. Georges-P. (1888-1967). Correspondence and notes of Mr. Robert Speaight used in the preparation of his Vanier biography. Presented by Mr. Speaight. (6 inches, additional) Willis-O'Connor Family Papers. Correspondence, notes, diaries, newspaper clippings and publications of Daniel O'Connor (1796-1858), Col. Henry Willis- O'Connor (1886-1957) and Mrs. Hyacinth Willis-O'Connor. Presented by Mrs. Mélodie Massey and Mr. H.R. Willis-O'Connor. (2 feet 4 inches, additional) POLITICAL ORGANIZATIONS Cooperative Commonwealth Federation (est. 1932). Correspondence, clippings and pamphlets of anti-CCF propaganda, and correspondence concerning communist activities and the Communist Party of Canada, 1933-1956. Presented by W.D. Young of Vancouver, British Columbia. (1 foot) Clippings, pamphlets and some correspondence relating to the CCF, 1940-1959. Presented by the New Democratic Party. (7 feet, additional) Liberal Federation of Canada (est. 1932). Correspondence, memoranda and printed material relating to the activities of the Liberal Federation, including records of the National Federation of Liberal Women of Canada, 1940-1972. Presented by the Liberal Party of Canada. (38 feet, additional) New Democratic Party (est. 1960). Correspondence, reports and memoranda on the early years of the Party, 1960-1968. Presented by the NDP. (15 feet, additional) Progressive Conservative Party. Correspondence, memoranda and printed material relating to all aspects of Party activity and organization, 1920-1969. Presented by the Progressive Conservative Party of Canada. (450 feet, additional) POLITICAL FIGURES Black, Martha Louise (1886-1957). Author and politician. Photocopies of correspondence with Mr. Otto Nordling, 1950-1965. Presented by Mr. Otto Nordling. (32 pages, additional) Blair, D. Gordon (b. 1919- ). Member of Parliament. Files relating to Blair's career in the Ontario Liberal Party and as Member of Parliament for Grenville Carleton, 1960-1970. Presented by Mr. Gordon Blair. (50 feet) HISTORICAL BRANCH Some selected items covering the period 1936 to 1972. From the Progressive Conservative Party Papers. Desmarais, Stanislas-E. (1872-1948). Député. Correspondance, notamment au sujet de la compagnie Huof Rifle Automatic Attachment Company Limited et de la carrière politique de S.-E. Desmarais dont des lettres de Taschereau, Mackenzie King et Godbout. Présenté par M. John Desmarais. (1 pouce) Drew, Hon. George (1894-1973). Leader of the Opposition. Correspondence, 1941-1972; press clippings, 1928-1972; speeches, 1943-1948; diaries, notes, scrap-books, awards. Presented by the Drew Family. (18 feet) Fergusson, Hon. Muriel (b. 1899). Speaker of the Senate. Scrap-books of clippings relating to Senator Fergusson's career and to the status of women, 1943-1972. Presented by Senator Fergusson. (3 feet) Francis, C. Lloyd (b. 1920). Member of Parliament. Pamphlets and brochures relating to Lloyd Francis' political career as Member of Parliament for Carleton and Ottawa West, 1965-1972. Presented by Lloyd Francis. (3 feet) Green, Hon. Howard C. (b. 1895). Cabinet minister. Files relating to Canadian external policy, 1959-1963. Presented by Mr. Green, Vancouver. (6 feet) Heaps, Abraham A. (1889-1954). Member of Parliament. Correspondence and clippings related to the career of A.A. Heaps, Independent Labour M.P. for Winnipeg, 1913-1954, including notes on the Winnipeg General Strike of 1919. Presented by Leo Heaps. (6 inches) 40 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Kierans, Hon. Eric (b. 1914). Cabinet minister. Correspondence, speeches, notes and publications. Presented by Mr. Kierans. (34 feet) MacNaughton, Hon. Alan A. (b. 1903). Speaker of the House of Commons. Papers consist of correspondence, memoranda, speeches, scrap-books, visitor's books and printed material relating to Senator MacNaughton's political career as a Member of Parliament and Speaker of the House of Commons and the Senate. Presented by Mr. MacNaughton. (10 feet 8 inches) MacPherson, Robert G. (1889-1926). Member of Parliament. Correspondence, scrap-book and clippings dealing mainly with Oriental immigration. Presented by Mr. Grant Deachman. (4 inches) MacRae, John Chester (b. 1912). Member of Parliament. Correspondence and subject files concerning MacRae's career in the House of Commons. Presented in 1973 by J. Chester MacRae. (6 inches) Martin, Hon. Paul (b. 1903). Cabinet minister. Correspondence, memoranda, notes, speeches, articles, personal and subject clippings, 1925-1968. Presented by Senator Martin. (250 feet) Stanbury, Richard J. (b. 1923). Senator. Papers consist of correspondence, 1968-1973, while Stanbury was President of the Liberal Federation of Canada. Presented by Senator R.J. Stanbury. (1 foot 4 inches) Stevens, Hon. H.H. (1878-1973). Cabinet minister. Files relating to Stevens' career in politics and business. Presented by the Stevens Family of Vancouver. (25 feet, additional) Thomas, Gladys (Mrs. W.H.A.) (b. 1895). Photographs of Mrs. Thomas' early life on an Alberta ranch, and scrap-books containing clippings relating to her husband's career in Parliament. Presented by Mrs. Thomas. (1 foot) Tweed, Thomas (1852-1906). Legislator. Diary of Thomas Tweed's trip to Europe in 1905-1906. Presented by Mrs. T.W. Tweed, Toronto, Ontario. (V* inch) Wahn, Ian (b. 1916). Member of Parliament. Subject and nominal files, 1963-1972, relating to constituency matters, the External Affairs and National Defence Committee and government business. Presented by Mr. Ian Wahn. (6 feet) Wallace Family. Microfilm copy of Wallace Family correspondence, including some political correspondence of N. Clarke and Thomas Wallace, and business papers of Thomas Wallace, 1826-1902. Microfilmed from originals in the possession of William Young, (microfilm, I reel) Woodsworth, James Shaver (1874-1942). Leader of the CCF Party. Correspondence, scrap-books, publications by and about Woodsworth, and photographs. Lucy L. Woodsworth's Diary, 1934. Presented by Mrs. Grace Maclnnis. (1 foot, additional) PUBLIC SERVICE AND JUDICIARY Abbott, Hon. Douglas G (b. 1899). Cabinet minister and justice. Correspondence and reports concerning Abbott's activities as Justice of the Supreme Court of Canada, 1969-1973. Presented by Mr. Abbott. (11 feet, additional) Heeney, Arnold D.P. (1902-1970). Diplomat. Diaries, 1962-1969. (8 inches, additional) HISTORICAL BRANCH 41 Lambart, Frederick H.J. Public servant. Diaries of F.H.J. Lambart, engineer and member of the Geodetic Survey of Canada, 1905-1939. Presented by Miss Evelyn Lambart. (2 feet) Parkinson, Joseph F. (b. 1904). Public servant. The collection consists of correspondence and memoranda, addresses and speeches, printed reports and press releases relating to Mr. Parkinson's activities with the Wartime Prices and Trade Board, the World Bank and the International Monetary Fund. Presented by J.F. Parkinson. (8 inches) Burns, Lieut-Gen. E.L.M. Manuscripts of his books, including Manpower in the Canadian Army and Megamurder. Presented by E.L.M. Burns. (11 feet, additional) Gariépy, Léo (b. 1912). Collector and soldier. Correspondence, photographs and clippings relating to Gariépy's project of raising a Canadian tank and establishing it as a memorial at Courseulles-sur-Mer, Normandy. (4 inches) Hall, Henry F. (1896-1937). Military officer. Two trench log-books collected by Major H.F. Hall, M.C. while on duty on the Western Front, 1915-1916. Presented by Mr. John Hall of Ottawa, through the Directorate of History, Department of National Defence. (1 inch) Holder, Lieut-Col. G.G.K. (b. 1894). Military officer. Records of the 28th Battalion, C.E.F. retained by the Unit on its return to Canada; paybooks and individual correspondence; correspondence of the Battalion Association regarding Battle Honours. Presented by G.G.K. Holder, through Mr. S.D. MacGowan. (1 foot) Howland, Harry H. (b. 1889). Soldier and author. The material consists of a transcript for a book entitled March With Me, an autobiography by Harry Howland relating to his experiences with the 7th Battalion — 1st British Columbia Regiment during World War I. Presented by Harry Howland. (2 inches) McNaughton, Hon. A.G.L. (1887-1966). Military officer and cabinet minister. Copy of a speech of Andrew G.L. McNaughton delivered 24 March 1914 to the Montreal Electrical Association. Presented by W.R. Meredith, Q.C., Ottawa, Ontario. (23 pages, additional) Murray, Rear-Admiral Leonard Warren (1896-1971). Naval officer. Correspondence, memoranda, notes, certificates and clippings relating to Admiral Murray's naval career, including his role as Commander-in-Chief, Canadian North West Atlantic and the "V.E. Day" Riots in Halifax, 1910-1972. Originals transferred from the Canadian War Museum. (1 foot 8 inches, additional) Papineau, Talbot Mercer (1883-1917). Military officer. Papineau's letters to his mother, with letters he received from third parties, 1914-1921. Acquired with the Papineau Collection. (8 inches) Pullen, Major E.F. Military officer. Xerox copy of diary maintained by Puilen during service in the Boer War and World War I. Copies of correspondence, clippings 42 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 and memoranda relating to the discovery and operation of the Alexo Mining Company of Northern Ontario. Presented by Mrs. J.N. Brough of Ottawa. (2 inches) Spilett, Ernest Jasper (1887-1964). Soldier. Typed transcripts of a letter and reminiscences written by Sgt. E.J. Spilett of the 46th Battalion (Pioneer Section), C.E.F. relating to his experiences in France, 1917-1919. Presented by Mrs. Kathleen F. Gibson, Edmonton, through the Directorate of History, Department of National Defence. (17 pages) Wallace, Lieut. John Francis (b. 1921). Military officer. Narrative of the 1943 Sicily campaign written by Lieut. Wallace in 1945. Presented by Mr. Wallace through the Directorate of History, Department of National Defence. (34 pages) SOCIO-ECONOMIC SECTION — The Socio-Economic Section was established in June 1973 from the former Post-Confederation Section. Broadly defined, its acquisition, custodial and reference responsibilities extend to all private manuscripts in the post-confederation era which are nonpolitical. In terms of manuscript groups, the Section has custodial and reference responsibilities for the larger portions of Manuscript Groups 28, 29, 30 and 31. During the fiscal year 1973-1974, the very active acquisitions program of the Socio-Economic Section was further expanded. Good progress was made in acquiring research material to augment the national collections in the areas of Canadian Arts, Business, Labour, Sports and in the Medical and Scientific field. In addition to these already established acquisition areas, archivists devoted considerable time to acquiring papers in the areas of Northern Exploration and Development, Canadian Aviation, Protection of Environment, Education and research material on the role of Women in Canadian history. Work on the revision and publication of inventories has continued. Last year the inventories for Manuscript Groups 26 and 27 were revised and published. This year a team of archivists revised Manuscript Group 29 and the new inventory is scheduled for publication late in 1974. Also, it is expected that a beginning will be made on the revision of Manuscript Group 30. During 1973-1974 the Section acquired a large number of collections which are listed under the following headings: Arts, Business, Labour, Sports, Medical and Scientific, and Archival Material acquired in other fields. Accessions ARTS Aitken, Kate (1890-1971). Broadcaster. Correspondence, scripts, photographs and printed material documenting the career of Kate Aitken were presented by Mrs. Aitken's daughters, Mrs. C. Thompson, London, Ontario and Mrs. R. Hortop, Mississauga, Ontario, (ca. 25 feet) Canadian Conference of the Arts (est. 1945). Records of the Canadian Conference of the Arts were presented by the Canadian Conference of the Arts and Mrs. E. Ransom, Toronto, (ca. 40 feet) Cuthbertson, George Adrian (1898-1969). Artist. Manuscript and illustrations for his Canadian Transportation Catalogue (unpublished). Presented by Mrs. J.D. Gardner, Ottawa, 1973. (6 feet) HISTORICAL BRANCH Empry, Gino. Public relations. Papers relating to productions of the Spring Thaw review. Presented by Gino Empry, Toronto, Ontario, (ca. 5 feet) Festival of Underground Theatre, 1970 and Renaissance, 1971. Records of these two Toronto festivals were acquired from Mr. Ken Gass, Toronto, Ontario. (2 feet) Glassco, John (b. 1909). Writer. Correspondence, manuscripts, translations and printed material relating to the literary career and private life of John Glassco, 1924-1971. Acquired from Montreal Book Auctions. (2 feet 3 inches) Grandbois, Alain (né en 1900). Écrivain. Manuscrits autographes de deux livres et de cent causeries radiophoniques d'Alain Grandbois, 1950-1952. Acquis d'Alain Grandbois. (16 pouces) Gustafson, David (b. 1941). Director and writer. Correspondence, manuscripts and typescripts, reports on theatre, theatre programs and promotional material, 1965-1973. Acquired from Dr. Gustafson of Toronto. (1 foot 4 inches, additional) Hamel, Guy F. Claude (b. 1935). Patriarch and author. Manuscripts and printed material documenting the careers of Claude Hamel as author and as Claudius I, Universal Patriarch of the Old Roman Catholic Church were presented by Claude Hamel. (ca. 7 feet) Klein, Abraham Moses (1909-1972). Poet. Correspondence, manuscripts, research material and clippings relating to the career and personal life of A.M. Klein, 1922-1969. Acquired from Colman Klein and Sandor J. Klein of Montreal. (10 feet) McCurry, Mrs. Harold (d. 1973). Papers and photographs relating to Mrs. McCurry and her family, including material of her uncle, the poet Archibald Lampman, were donated by her daughter, Mrs. A. Johnston, Ottawa, Ontario, (ca. 1 foot 6 inches) Morawetz, Oskar (b. 1917). Composer. Manuscripts, programs, scrap-books and copies of correspondence documenting the career of Dr. Morawetz. Presented by Dr. Oskar Morawetz, Toronto, (ca. 2 feet 6 inches) Newman, Archibald Hamilton (b. 1905). Journalist and public relations man. Correspondence, published and unpublished articles, miscellaneous material relating to Polymer Corporation; Gloucester Ward, Ottawa; Magazine Digest and Elson Club, 1918-1973. Presented by Archibald Newman, Ottawa, Ontario. (8 inches) Parkin, G. Raleigh (b. 1896). Papers relating to Mr. Parkin's various activities, including the collection of material documenting the life of his father, Sir George Parkin, were acquired from Mr. G. Raleigh Parkin, Montreal, Quebec. (16 feet) Professional Photographers of Canada (est. 1947). General correspondence, organizational and financial records and material documenting branch expansion were acquired from the Professional Photographers of Canada through the Picture Division. (7 feet) Schull, Joseph (b. 1910). Writer. Correspondence and manuscripts of radio plays, television plays, books and short stories, ca. 1941-1971. Acquired from Mr. Schull. (47 feet) PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 The poet A.M. Klein in July 1926, the summer before his freshman year at McGill University. Stursberg, Peter (b. 1913). Journalist. Transcripts of interviews made by Mr. Stursberg while doing research for a book on the Diefenbaker years, 1968, 1971-1973. Presented by Mr. Stursberg. (5 inches) Theatre Canada (Dominion Drama Festival). Additional papers were received from the Ottawa and Toronto offices of Theatre Canada, (ca. 25 feet) Toronto Camera Club (est. 1885). The records of the Toronto Camera Club including lists of lantern slides for exhibitions, exhibition catalogues, minute books, cash books, scrap-books and clippings, 1888-1966. Transferred from the Toronto Camera Club through the courtesy of the Picture Division. (4 feet 4 inches) HISTORICAL BRANCH 45 Tweed, Tommy (1908-1971). Author and actor. Additional papers, including manuscripts and notes were presented by Mrs. T.W. Tweed, Toronto, Ontario. (6 inches) Wilson, Marian. Arts administrator. Papers relating to her activities with various arts organizations were presented by Mrs. Marian Wilson, Toronto, Ontario, (ca. 8 feet) BUSINESS Canadian Freight Association (Montreal). Minutes of meetings of the Freight Committee of the Association and other committees, dockets for committee meetings, circular letters and other association papers. Includes some material on the Eastern Canadian Passenger Association. Received in 1973 from the University of Western Ontario. (23 feet) Canadian Pacific Airlines (CP Air, 1942- , Vancouver). Microfilm copy of the two scrap-books containing correspondence, memoranda, pamphlets, photographs, publicity releases, historical sketches and clippings and a photostat copy of a newspaper article on Grant McConachie, 1925-1973. Lent for photocopying by CP Air in 1973. (2 reels and 1 photostat) Canadian Passenger Association (Montreal). Extensive subject files relating to the provision of passenger services by Canadian railways and the administration of rail rates. Included is a card index created by the Association. Obtained from the Association through the CNR in 1972. (38 feet) Dominion Glass Company Limited (1913- , Montreal). Minute books, annual reports, catalogues, stock records, sales and legal records, land titles and labour agreements. Collection embraces the records of preceding companies, including Sydenham Glass, Diamond Glass, Diamond Flint Glass and Jefferson Glass. Material dates from 1866 to 1959. Presented by the Dominion Glass Company Limited in 1973. (10 feet) Home Bank of Canada (1903-1923, Toronto). Minute books, head office files, ledgers, registers, branch office files, correspondence, records relating to the winding up of the Bank's affairs, evidence presented to the Royal Commission on the Home Bank, records of the Home Bank Depositors Relief Association and records of I.E. Weldon, K.C., 1878-1936. Presented by the University of Waterloo in 1972. (450 feet) Industrial Mortgage and Savings Company (1889- , Sarnia). After 1928 the Company's name was Industrial Mortgage and Trust Company. Correspondence with Messrs: J.S. Symington and D.N. Sinclair, managers of the Company, regarding business and some personal matters. This collection dating from 1891 to 1931 was placed in the Public Archives by Mr. George Smith of Brights Grove, Ontario in 1962. (15 feet) Montreal Board of Trade (1822- , Montreal). Minute books, Executive Committee Minute Books, records of general and annual meetings, and annual reports of the Montreal Board of Trade; minute books and letterbook of the Dominion Board of Trade. Collection date from 1822 to 1952. Copied from the originals in the possession of the Montreal Board of Trade in 1973. (28 reels) 46 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Reid and Christie Families (Cumberland County, Nova Scotia). Xerox copies of personal and business records relating to the Reid and Christie families of Cumberland County, Nova Scotia and to their businesses which were located in several small communities in the area. Material includes letters and invoices, and it dates from 1836 to 1913. Presented by Mrs. Helen Roberta Elliott of London, England in 1973. (4 feet) Robert Reford Company (1876- , Montreal). A series of letterbooks, including the private and business letters, accounts and shipping arrangements of the William Ross Company, Toronto (1852-1865), the Reford and Dillon Company, Toronto and Montreal (1866-1876) and the Robert Reford Company, Montreal (1876-1911). Also included is a letterbook relating to the Royal Commission on Transportation, dated 1905-1907. Donated to the Archives by Mr. Eric Reford in 1973. (8 feet) Robson-Lang Leathers Limited (1865- , Oshawa). The collection consists of the historical records of Robson-Lang Leathers Limited from 1865 to 1925 and includes letterbooks, account books, photographs and clippings. Presented in 1973 by Mrs. Charles Robson. (8 feet) LABOUR Co-operative Press Association (est. 1945). News releases, 1961-1971. Deposited by Mr. Morden Lazarus. (3 feet 6 inches) Forsey, Eugene A. (b. 1904). Political scientist and senator. Correspondence and subject files, also memoranda and drafts of the Third Report of the Special Joint Committee of the Senate and House of Commons on the Constitution of Canada, 1944-1972. Presented by Dr. Eugene A. Forsey. (1 foot 5 inches, additional) Jacques, Norman. Working papers, reports, election broadsides and newspapers collected when Mr. Jacques was active in Local 598, International Union of Mine, Mill and Smelter Workers of America, especially during the period from 1952-1959 when he was Financial Secretary of the Local; 1947-1960. Presented by Mr. Jacques. (10 inches) Kearnes, William D. (1896-1971). Records collected during his career in the Toronto trade movement, including documentation relating to Beverage Dispensers International Union, Local 280; the Toronto District Trades and Labour Council; the Labour Participation Project of the Community Chest of Greater Toronto; the Labour Council of Metropolitan Toronto. Presented in 1973 by Mr. E. Chmielewski. (2 feet) Ontario Federation of Labour (est. 1957). Executive Board and Council minutes; convention proceedings, reports and statements. Files of the President and Secretary-Treasurer. Also, records of the Ontario Provincial Federation of Labour (affiliated with the Trades and Labor Congress of Canada) and subject files on the merger of the Canadian Congress of Labor and the Trades and Labor Congress of Canada; 1944-1971. Presented by the Federation. (6 feet 3 inches) Printing Pressmen and Assistants Union, Local 10 (est. 1880). Microfilm copy of the Minute Book of Local 10, Printing Pressmen and Assistants Union, Toronto, 1880-1890. Copying arranged by Mr. Edward Seymour of the Textile Workers Union of America. (2 feet) HISTORICAL BRANCH 47 Rea, J.E. (b. 1931). Transcripts of interviews with Marshall J. Gouvin, Michael Harris, Chester King, Stanley Knowles, Michael Korab, Norman Penner, Mitch Sago, CE. Simonlte and Fred Tipping, 1969-1970. Copied from originals in the possession of Professor Rea, Winnipeg, Manitoba. (137 pages) Toronto District Labour Council (est. 1881). General correspondence files, committee minutes and reports, and subject files, 1956-1972. Donated by the Council, (ca. 35 feet, additional) United Packinghouse, Food and Allied Workers of America (est. 1943). Records of the Canadian district headquarters, Including minutes of international executives' board meetings, reports of organizers and locals, negotiation and grievance files, and scrap-books. Also included are bound copies of the United Packinghouse Worker and copies of the staff newsletter; 1943-1967. Presented in 1973 by the Canadian Food and Allied Workers Union, (ca. 40 feet) SPORTS Amateur Athletic Union of Canada (1884-1970). Xerox copies and original annual minutes of the Union, 1884-1898, 1908-1936, 1938-1969. Presented by the Union through Mr. John Andru of the Canadian Fencing Association. (1 foot, additional) Canadian Amateur Football Association (est. 1967). Correspondence, minutes, financial records and reports concerning various provincial bodies and the junior and senior national playdowns. Also, correspondence files of the various committees of the Canadian Rugby Union; 1949-1973. Presented by the Canadian Amateur Football Association. (6 feet 4 inches) Canadian Figure Skating Association (est. 1914). Minutes, reports, financial statements, correspondence, publications, ruiebooks, championship results and photographs, 1913-1950, 1953-1972. Transferred to the Archives by the Executive Manager of the Canadian Figure Skating Association. (8 feet) Canadian Intercollegiate Athletic Union (est. 1961). Minutes, correspondence, reports, financial statements and subject files of the CIAU, 1957-1971. Transferred to the Archives by the Executive Director of the CIAU. (3 feet 4 inches) Canadian Water Ski Association (est. 1950). Correspondence, subject files, bulletins and minutes of the Association. Also, correspondence files, score sheets and photographs of the 9th and 10th World Championships; 1950-1972. Transferred by the Executive Director of the Canadian Water Ski Association. (2 feet) Federation of Canadian Archers (est. 1927). Minutes, correspondence and directives of the Executive as well as files concerning nominations, elections and the amateur — professional question, championship results and files concerning leadership clinics and instructional programs, 1951-1971. Transferred from the Federation of Canadian Archers. (2 feet 4 inches, additional) Gladish, William M. Newspaperman. Newspaper clippings, brochures and a scrapbook concerning cycling, lacrosse and track and field. Also, back issues 48 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 of the Quebec Mercury, the Canadian Aviation Magazine and the Canadian Motion Picture Yearbooks; 1814, 1910, 1932-1933, 1950-1955. Presented by Mr. William Gladish of Ottawa. (1 foot, additional) Gorman, Thomas Patrick (1886-1961). Sports promoter, manager and coach. Correspondence, photographs, programs and financial records reflecting T.P. Gorman's lengthy and varied career in the sports world. Presented to the Archives by Mr. Frank Gorman. (14 inches) Hitchman, Fred Lionel (1901-1961). Hockey player. Scrap-books of newsclippings, programs, photographs, correspondence and a 1923 Hockey Yearbook, 1920-1969. Presented by Mrs. Claude Colburn of Ottawa. (3 feet) Hockey Hall of Fame (est. 1961). Microfilm copies of scrap-books illustrating the careers of "Newsy" Lalonde, Tom Flanagan, Harry Watson, John L. Scholes and Leila Brooks. Also, a scrap-book of clippings concerning the old National Hockey Association compiled by Mr. Hugh Joseph of Quebec City; 1890-1955. Copied from the originals in the possession of the Hockey Hall of Fame, Toronto, Ontario. (2 reels, additional) MEDICAL AND SCIENTIFIC Canadian Sociology and Anthropology Association (est. 1965). Minutes of Executive Committee and annual general meetings, Executive Committee reports, financial statements, briefs, bulletins and a copy of the CSAA Constitution and Amendments. Presented by the Association. (4 inches) Davies, Frank T. (b. 1904). Geophysicist. Copies of the log-book and diary of F.T. Davies kept during the Canadian Polar Year Expedition, 1932-1933. Presented by Mr. Frank T. Davies. (IV2 inches) Hanna, Dr. William Fielding (1892-1972). Plant pathologist. Correspondence concerning Dr. Hanna's relations with various national and international societies, as well as correspondence concerning the U.S.S.R. Agricultural Exhibition, 1954 and the 9th International Botanical Congress; 1946-1958. Transferred from the Department of Agriculture in 1972. (1 foot) Herzberg, Dr. Gerhard (b. 1904). Physicist. Office correspondence (1928-1940, 1950-1962) relating to his research, administrative matters and his move from Germany to Canada. Presented by Dr. Herzberg in 1972. (11 feet) Macphail, Sir Andrew (1864-1938). Pathologist and author. Correspondence with friends, colleagues and such literary and political notables as Marjorie Pickthall, Robert Tait McKenzie, Archibald MacMechan, E.W. Thomson, William E. Marshall, John St. Loe Strachey, Sir Robert Borden, Lord Grey and Lord Beaverbrook, 1890-1939. Presented by Mrs. L.M. Lindsay of Montreal. (16 inches, additional) McDougal, John A. (1868-1935). Mining engineer. Copies of John McDougal's diary of his journey to the Klondike gold fields and a report on mining conditions in the Yukon, 1898,1906. Copied from originals in the possession of Miss Mary McDougal of Vancouver. (1 inch) Military Engineers Association of Canada. Minutes, correspondence, memoranda and memorabilia relating to the Association's activities. Presented by the Association. (12 feet, additional) HISTORICAL BRANCH 49 Royal Geographical Society Collection. Microfilm copies of correspondence, photographs, maps, sketches and memoranda concerning Arctic exploration. Also, memoranda and correspondence concerning the Palliser Expedition; 1804, 1830-1862. Copied from the originals in the possession of the Royal Geographical Society. (2 reels, additional) Simpson, John. Civil engineer. Tenders, estimates and specifications of work for such railways as the Canadian Pacific Railway, the Scottish Central Railway, the Toronto Grey and Bruce Railway, the Atlantic and Northwest Railway, the Ontario and Quebec Railway and others. Also, specifications and tenders from the Toronto Engineers Office; 1859-1892. Acquired from Montreal Book Auctions. (1 foot) RESEARCH MATERIAL ACQUIRED IN OTHER FIELDS Arctic Institute of North America (est. 1944). General correspondence, minutes of meetings and publications. Also, files from the office of the editor of Arctic; 1959-1969. Presented by the Institute. (32 feet) Barker, Lieut-Col. William George (1894-1930). Aviator. Xerox copies of the World War I combat report book, the pilot's flying log, air combat records and reports of W.G. Barker, V.C. Also, a one page report on Barker by Air Vice- Marshal R. Brooke-Popham and extracts from the London Gazette documenting Barker's numerous decorations; 1916-1919,1926. Copied from originals in the possession of Mrs. Gerald Greene, Toronto, Ontario. (4 inches) Bell, Alexander Graham (1847-1922). Inventor. Scrap-books were lent by the Brant Historical Museum for microfilming. (4 inches) Caldwell, John F. (b. 1892). Lawyer. Notes, diagrams and Eskimo vocabulary lists. Typescript with photographs entitled "Ungava"; 1913-1920, 1949. Presented by Mr. John F. Caldwell, Belfast, Northern Ireland. (1 inch) Canadian Association of Consumers/Association canadienne des consommateurs (f. 1947). Minutes and related papers of annual, executive and Board of Directors' meetings, 1947-1968; resolutions and consumer education material. Presented by the Association. (4 feet 8 inches) Canadian Association of Latin American Studies (est. 1969). Copies of papers which were presented at CALAS meetings at Winnipeg, Montreal and Mexico. Also, material relating to the Executive for 1970, the Association's Newsletter, the constitution, minutes, membership listings, booklets and clippings; 1969-1972. Presented by the Canadian Association of Latin American Studies, through Myron J. Frankman, Department of Economics, McGill University. (8 inches) Canadian Association of University Teachers. Records of the Canadian Association of University Teachers were presented by the Association, (ca. 130 feet) Canadian Federation of University Women (est. 1919). Correspondence, subject files, annual and triennial reports, minutes, scrap-books, newsletters and pamphlets, 1919-1972. Presented by the Federation. (14 feet) 50 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Canadian Forestry Association (f. 1900). Minutes of annual meetings 1900-1964, financial records and subject files; photographs and promotional material. Presented by the Association, (ca. 30 feet) Cleverdon, Catherine L. Author. Correspondence, clippings and pamphlets acquired by Miss Cleverdon in the course of research for her book, The Woman Suffrage Movement in Canada; 1941-1949. Presented by Miss Catherine L. Cleverdon, Bronxville, New York, U.S.A. (4 inches) Dallyn, Gordon Mealey (b. 1891). Forester and editor. Reports, essays, speeches, articles and scrap-books relating to Gordon Dallyn's career as a forester and as an official of the Canadian Forestry Association, 1914-1938. Presented by Gordon Dallyn, Jr. (1 foot 8 inches) Dunlop Family. Farmers. Photocopies of a diary recording life on a farm in Southern Saskatchewan, 1922-1945. Copied from originals in the possession of Mr. CD. Dunlop. (2 inches) Federal War Services Commission of the Churches of Canada (1918-1926). Correspondence, minutes and reports relating to the founding and dissolution of the Commission, expenditure of funds and cooperation with the Chaplain Service of Canada and Overseas, 1918-1926. Transferred from the Archives Library. (4 inches) Fullerton, Elmer G. (1893-1968). Aviator. Copies of correspondence and articles relating to the flight to Fort Norman for Imperial Oil in 1921, Fullerton's logbook and other articles regarding early aviation development, 1936-1960. Copied from the originals in the possession of Mrs. Elmer G. Fullerton of Calgary, Alberta. (200 pages) Hill and Hill Law Firm (est. 1857). Papers of the Firm consisting of wills, deeds, transfers, assignments, court cases and other legal records, 1870-1960. Presented by Charles Hill. (25 feet) Jaworski, Squadron Leader (retired) Jack. Copies of Squadron Leader Jaworski's reminiscences Cleared to Land as well as photographs illustrating his career, ca. 1972. Copied from originals in the possession of Mr. Jaworski. (2 inches) Larsen, Henry A. (1899-1964). Correspondence, notes, photographs, clippings, publications and maps, ca. 1935-1964. Presented by Mr. Gorden Larsen. (6 feet) Also a typescript of Larson's The Big Ship presented by Mr. Frank Sheer. (3V2 inches) Legg, Herbert. Author. Research and correspondence files relating to the history of the various customs stations in Western Canada, the Northwest Territories and the Yukon, 1913-1970. Presented by Mr. Herbert Legg. (2 feet 4 inches) McLean, Alexander Daniel (1896-1969). Air controller and aviator. Correspondence, reports, photographs, scrap-books and log-books, 1914-1972. Presented by Mrs. A.D. McLean. (1 foot 6 inches) McMillan, Stanley R. (b. 1905). Aviator. Copies of McMillan's scrap-book of news clippings, files of correspondence and memorabilia. 1929-1969. Copied from originals in the possession of Mr. S.R. McMillan of Edmonton, Alberta. (2 inches) HISTORICAL BRANCH 51 Norrish, Wilbert H. (1892-1972). Surveys engineer. Correspondence, notes, photographs and publications relating to his work with the Department of the Interior, Queen's University and Ottawa Film Productions Ltd. Material, 1908-1941. Presented by Mrs. Eleanor Graham of Ottawa. (8 inches) Oaks, Harold Anthony (1896-1968). Mining engineer and aviator. Correspondence, diaries, military and business papers, drafts of articles, speeches and news clippings, 1917-1968. Presented by Mrs. H.A. Oaks of Toronto. (8 inches) Ottawa Field-Naturalists Club (est. 1863). Minutes of council meetings and minutes of annual meetings, 1863-1969. Presented by the Ottawa Field- Naturalists Club. (1 foot 4 inches) Payne, Walter L. CPR publicity agent. Pamphlets and scrap-books of clippings and programs documenting Payne's career as a publicity agent whose task was to promote travel and immigration to Canada, 1921-1959. Presented by R.W. Payne, Montreal, Quebec. (1 foot) Rochester, Lloyd B. (b. 1893). Mining engineer and prospector. List of aircraft and aircraft log-books used by Prospectors Airways, 1929-1935. Also included are articles by Rochester on Prospectors Airways Ltd., 1929-1973. Presented by Mr. L.B. Rochester, Ottawa, Ontario. (138 pages) Servicewomen and escorts relax at the leave centre operated by the YWCA in Saint John, New Brunswick during World War II. From the Young Women's Christian Association of Canada Papers. 52 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Sims, A.G. Aviator. Copies of photograph albums, magazines and reports illustrating Sims' career and the early years of Canadian commercial avaiation, 1909,1924,1930-1931 and 1939-1959. Copied from originals in the possession of Mr. A.G. Sims of Montreal. (6 inches) Young Women's Christian Association (est. 1893). Minute books, reports, correspondence, subject files, pamphlets and publications of the National YWCA, 1895-1968. Presented by the YWCA. (ca. 50 feet) NATIONAL ETHNIC ARCHIVES SECTION — The National Ethnic Archives is one of the new Sections created in the Manuscript Division as part of the reorganization which took place during the year. The National Ethnic Archives began in 1972 as an element of the Pre-Confederation Section and by the beginning of this fiscal year had a staff of four. Because of increased federal commitment to multiculturalism, additional funds and staff were allocated to collect and preserve archival records relating to Canada's cultural minorities. The aim of the National Ethnic Archives is tne preservation of all archival material of national significance relating to Canada's cultural minorities. These documents will be arranged, described and made available to researchers. In addition the Section seeks to stimulate in individuals and organizations an interest in the preservation of historical material. Therefore, much of the Section's work consists of creating a greater awareness to the importance of, nature of and need for archival material. Each community is encouraged to take steps to protect its documentary heritage, even though the material may remain in private possession for a time. The Section is divided into units headed by coordinators who are responsible for locating, acquiring and making available to researchers archival collections relating to cultural groups of North European, Central European, Eastern European, Southwestern European and Afro-Asian origins. The coordinators responsible for the last two also deal with groups of Latin American and Caribbean origins. As collections usually include nontextual media, the Section actively cooperates with other Divisions in the Archives by transferring relevant accessions to them. One of the projects of the Section Is to transfer from microfilm to magnetic computer tape the data on immigrants who arrived at Canadian ports. By storing the data on magnetic tape the information may be automatically retrieved and should prove of considerable value to historians, sociologists and généalogiste. Acquisitions Barbera, Vito. Mr. Barbera is co-owner of FARO Film in Toronto which produces Italian language television programs. Mr. Barbera has donated 16 reels of film relating to the Italian community in the 1950's and he has promised to donate further material. Films were transferred to the National Film Archives. Canadian Polish Congress. The initial transfer includes the minutes of meetings, records of conventions, correspondence and financial reports for the period 1943-1966. (1 foot 8 inches) Canadian Ukrainian Youth Association, National Executive (est. 1931). Minutes of meetings, correspondence, a financial convention and other records of the national coordinating body of the Canadian Ukrainian Youth Association in Canada, 1929-1969. (18 feet 8 inches) HISTORICAL BRANCH Dr. Casimir G. Stanczykowski, a prominent Montreal broadcaster and leading advocate of the public recognition of cultural minorities, presents part of his personal collection to Dr. W.I. Smith, the Dominion Archivist. , Cardinal, Kurt von. Personal records and newspaper clippings concerning the establishment of the Trans-Canada Alliance of German Canadians in 1952, the German Canadian community and immigration; 1950-1970's. (6 feet 6 inches, not yet arranged) Dragan, George E. Mrs. Dragan began to transfer Dr. Dragan's valuable photograph collection. Several hundred photographs have been accessioned in the National Photograph Collection to date and more will be transferred shortly. These photographs relate to the history of the Ukrainian Canadian community, the history of medicine and of Western Canada. Grittani, Joseph, Sr. Mr. Grittani was active in the Italian community in Toronto and in fostering commercial relations with Italy. His donation includes personal papers and photographs which were transferred to the National Photography Collection. Additional donations will follow. (4 inches) 54 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Ignatieff, Paul and Natalie. Memoirs written by Count and Countess Ignatieff. Count Ignatieff was a minister of education in Czarist Russia and emigrated to England and later to Canada after the Russian Revolution. Donated by his son Vladimir Ignatieff. (4 inches) // Giornale di Toronto. Complete documentation of sources and editorial work for this Italian language newspaper for 1972 illustrating some of the actual operations of the ethnic press. More material will be transferred next year. (3 feet) Lamberti, Carlo (b. 1882). Mr. Lamberti came to Canada in 1910 and worked in a variety of trades but also as a teacher of voice in Toronto. He has written his memoirs, a book-length manuscript on voice theory and various works of fiction which he donated or will donate to the Archives. He was interviewed by John Grohovaz and demonstrated a keen and lucid memory. Approximately 20 hours of tape will be transferred to the Historical Sound Recordings Section. (1,500 pages) Macioce, Aldo. Mr. Macioce is a printer and an active member of the Italian community in Toronto. He has donated the newspapers // Progresso Italo- Canadese 1929-1932, and will add more personal papers. (4 inches) Maltese Canadian Society of Toronto (1922- ). The Public Archives has undertaken to microfilm the minutes of meetings, correspondence and financial records. Orto Estonian Publishing House. Orto was the largest Estonian language publishing firm outside the Soviet Union during the 1950's and 1960's. First portion of the collection consists of manuscripts of novels and other books, including Estonian translations of English-Canadian authors together with some business records. (1 foot 8 inches) Ottawa Vaad Ha'ir (Jewish Community Council). Minutes of meetings, correspondence, financial and other records of Agudath Achim and Adath Jeshurun Congregations, 1928-1955; marriage registers, 1899-1946; records of related community organizations, chiefly the Ottawa Hebrew Benevolent Society, 1902-1957. (4 feet 4 inches) Rudnyckyj, Dr. J.B. Academician and linguist. The founder of the Department of Slavic Studies at the University of Manitoba and a member of the Royal Commission on Bilingualism and Biculturalism. Dr. Rudnyckyj donated his papers relating to his career as scholar, author, administrator and activist in the world-wide community of Ukrainian origin. The papers are at present being sorted and arranged (65 feet) I RESEARCH AND INQUIRIES SECTION — The Research and Inquiries Section was established in August 1972 to coordinate in a central office all research activities undertaken by clerical and professional staff in response to written inquiries received in the Manuscript Division, and more recently, in the Public Records Division. The number of written inquiries received in the Manuscript and Public Records Divisions in 1973-1974 increased by approximately 2 per cent over 1972-1973. Approximately 40 per cent of the inquiries handled by the Section HISTORICAL BRANCH 55 were of a genealogical nature. The remaining 60 per cent were inquiries received from university students and professors, project researchers, archivists, authors, local historians, editors and journalists. Reference Room Unit — The Reference Room of the Manuscript Division contains the Main Entry Catalogue, the inventories, card indexes and other finding aids describing its holdings. An archivist is always on duty during working hours to assist researchers and a reference desk clerk handles the registration process. At present the Main Entry Catalogue gives the title of each unit, the location reference, the terminal dates, the extent, the nature of the collection and a brief note on the arrangement, provenance and identity of the creator. It contains some 7,000 entries of which 500 were inserted this year. The inventories describe the main characteristics of a unit and serve as a general introduction to the unit. The description consists of the unit title, the nature, the terminal dates, the extent, the provenance and notes on the origin and arrangement of the collection, and reference to any more detailed finding aids available. Manuscript Group inventories now number 35. Finding aids to units in the Manuscript Division now number 900. Each finding aid is a detailed description of the contents of all or part of a unit. Prepared over a number of years, the finding aids vary both in structure and quality of content. Attempts at settling standards for the preparation of finding aids are being made to ensure that the best possible finding aids are produced. The number of card indexes in the Reference Room continues to grow, and there are now 1.8 million cards. The largest card index is the British Military "C" Series Index, consisting of 500,000 cards and describing the contents of military records found in Record Group 8. The General Index, consisting of 100,000 cards, continues to grow as the number of accessions and finding aids increase. It contains cross-referenced subjects and nominal entries from inventories to new accessions, and card indexes to 150 of the finding aids. However, this manual operation no longer keeps abreast of the rapidly expanding holdings of the Division and an automated information retrieval system is becoming a necessity. New persons registering to use the research facilities of the Manuscript Division were from four categories: 41 per cent were project researchers, archivists, authors, local historians, editors and journalists; 36 per cent were university students and professors; 16 per cent were genealogists; and 7 per cent were employees of the federal government. In response to a growing need to establish criteria for the standardization and preparation of finding aids and other indexes in the Reference Room of the Manuscript Division, the position of Reference Room Coordinator was established and filled late in the fiscal year. The coordinator will begin projects aimed at integrating and improving the Main Entry Catalogue, the finding aid network and the card indexes. Union List of Manuscripts Unit — The Union List of Manuscripts In Canadian Repositories is a catalogue of unpublished manuscript material available to the public in archival institutions across Canada. The first edition, published in 1968, contained more than 11,000 entries from 124 repositories. These repositories included federal, provincial and city archives, university archives and libraries, church archives, historical societies and museums, and public libraries. 56 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 The second edition of this catalogue has been in preparation for some time. Early in 1973, it was decided that this revised edition should be processed by computer, using the Alphatext system. Some of the features of the Alphatext system which we found attractive were: the capacity to correct errors without the retyping of large sections of text; the automatic sorting of entries in alphabetical order by title; the capacity to prepare the cross-reference index and the repository index from the original input; and the possibility of preparing inventories of holdings of the contributing repositories, should such inventories be required in the future. Two Alphatext terminals were installed and two terminal operators were hired on contract. Six contract editors were also hired (three English language and three French language) and two contract proofreaders (one French and one English). Inputting was begun about the end of June 1973. By the end of February 1974, a total of 21,360 out of an estimated 30,000 entries had been inserted. Nearly 200 institutions will be represented in the revised edition, which will probably consist of three volumes. Technical Services and Diffusion Unit — Acting upon the Secretary of State's policy of cultural diffusion, the Public Archives began a program to make its resources more accessible and better known to researchers and the general public. One aspect of the Diffusion Program was the provision of microfilm copies of selected historical sources to each provincial archives. This year a copy of the papers of Sir Wilfrid Laurier was sent to each provincial archives. Totalling 216,000 pages on 208 reels of microfilm, the Laurier Papers constitute a prime source of information for studies on the late 19th and early 20th centuries, a period in which Canada experienced tremendous growth. Microfilming of federal government documents will continue to be an important facet of the Diffusion Program. Each province will receive a copy of the unprinted House of Commons Sessional Papers from 1916 to 1958, totalling about 500,000 pages. This year the papers to 1923 were filmed. The three Prairie Provinces received 77 reels, about 180,000 pages of Immigration Branch records. The remainder of the Upper Canada Sundries records were reproduced and sent to the Ontario Provincial Archives. For British Columbia and the Maritime Provinces, filming of the Postal Inspectors' reports was begun. These records provide a great deal of information about the communities that are situated in those provinces. For Quebec, work was begun on the Provincial Secretary's Correspondence for Canada East. These records will be filmed over a period of several years. In all, more than 400,000 pages of new microfilming were processed under the Diffusion Program and 2,978 reels of film were sent to provincial archives. Microfilming and Restoration — Microfilming of historical sources for the preservation both of the originals and of the information, continued at a high rate. More than 350,000 pages were filmed. The restoration of the "C" Series continued. About 15,000 pages were cleaned, repaired, deacidified and laminated. Other restoration work included the repair of 18 charters and 355 pages of manuscript material, the repair and mounting of 77 posters and the binding of 607 volumes. HISTORICAL BRANCH 57 Register of Dissertations — The 1974 edition of the Register of Dissertations shows that the rate of growth of postgraduate research in Canadian history has decreased. For the first time since its appearance in 1966, the Register had a decline in the number of entries from 2,161 in 1973 to 2,121 in 1974, however, it still remains a useful publication. The replies to a recent questionnaire reveal that it is used as a guide to trends in research, to ensure that a topic is not already being worked upon, to learn what thesis a student is engaged upon and to learn what thesis an individual is supervising. TABLE VIII Manuscript and Public Records Divisions Review of Selected Services, 1970-1974 1970-71 Accessions of Manuscripts (number) . 387 534 Accessions of Manuscripts (linearfeet) 2,035 630 Accessions of Records (number) 153 142 Accessions of Records (linear feet) ... 3,371 2,899 Accessions of microfilm (reels) 2,097 1,234 Inquiries (written) 7,024 7,873 Registration of Researchers 2,786 3,370 Circulation of Manuscripts and Records (volumes) 47,139 55,836 Circulation of Microfilm (reels) 19,612 20,040 InterUbrary Loans of Microfilm (reels) . 2,639 3,136 Copies of Documents on Paper (pages) 105,742 97,714 Copies of Documents on Negative Microfilm (pages) 37,150 24,171 3,546 49,383 20,259 3,456 132,110 3,871 68,040 15,754 3,981 199,152 29,355 43,015 Public Records Division The Public Records Division was established on 1 April 1973 out of two elements of the Manuscript Division: the Public Records Section and the public service portion of the Auxiliary Services Section. The Division consists of four Sections and one Unit. Three of the Sections have the same functions but are differentiated according to the types of agencies for whose records each is responsible. These Sections are: State and Military Records, Trade and Communications Records, and Resource Records. The fourth Section, Public Service, provides a common service to both the Public Records and Manuscript Divisions. In addition, a Data Processing Unit provides for the listing and detailed indexing of lists of files, and the processing of the Division's pubUcations. The Chief of the Division is J. Atherton. The Public Records Division is responsible for the appraisal, acquisition, custody and servicing of the unpublished historical records created and received by the various departments and agencies of the Government of Canada and its predecessors. The holdings of the Division, which occupy over 10 miles of shelf space, relate to and document all aspects of Canadian history from the 18th century to the present. Their format includes dockets, files, letterbooks, registers, indexes and similar types of written and typewritten documentation. Other media 58 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 received from government departments and agencies are transferred to the various divisions responsible for their safekeeping, such as the Archives Library, the National Map Collection, the Picture Division, the National Film Archives and the Machine Readable Archives Division. The role of the Division is to ensure that all departmental files that have lost their administrative usefulness are examined, and that records with research value are transferred to the Historical Branch of the Public Archives on a regular and continuing basis. In this activity the Division works in close liaison and cooperation with the staff of the Records Management Branch and the various departmental records managers. In addition, the Division prepares and makes available to researchers suitable inventories, lists, indexes and other finding aids. The same functions are exercised by the Division in relation to the records of a growing number of crown corporations (including the Canadian National Railways) and royal commissions of enquiry. All the records in its custody have been assembled, according to their source, into almost 100 record groups, each representing a separate government office. In December 1973, the Division began a search for all public records in the custody of departments and agencies of the federal government, both headquarters and field offices, that have not been included in departmental records retention and disposal schedules. Most of these records are probably over 30 years old and are no longer of administrative value to the creating offices. If they are found to be of historical value, negotiations will be undertaken for their transfer to the Public Archives. The first project in this survey involved visits by two staff members, R. Peter Gillis and André Martineau, to the Regional Records Centres in Winnipeg and Montreal, to survey the dormant records stored in each location. In addition, Mr. Gillis visited the Manitoba Provincial Archives and made several other contacts with a view to tracing the whereabouts of files created by the old Department of the Interior. In March, Mr. Gillis and B. Corbett visited several repositories in Alberta and Saskatchewan. Accessions — The rate of accessions of records to the Division during 1973-1974 was curtailed because of a lack of shelf space in the Public Archives Building (the situation will be rectified early in 1974-1975 with the acquisition of dormant storage space in another building in the Ottawa area). During the whole fiscal year the Division received 95 accessions containing 2,235 feet of records and 1,104 reels of microfilm (compared with 130 accessions of 7,190 feet and 1,162 reels during 1972-1973). An estimated additional 10,000 feet of records were available for transfer from the Records Centre and departments at the close of the fiscal year. The more important accessions received during the year were: Canadian Transport Commission. Numbered dockets created by the Board of Transport Commissioners, the Air Transport Board and the Canadian Maritime Commission, 1904-1957, 340 feet. Committee to Survey the Organization and Work of the Canadian Pension Commission. Records covering the organization and operations of the Committee, including minutes, correspondence, briefs and submissions, 1965-1968, 8 feet. External Affairs. Operational files of the' Canadian Embassy in Washington, 1927-1963, 93 feet. The "AR" (classified) series of Canada House records, HISTORICAL BRANCH 59 1936-1955, 42 feet. Central registry files from both the "1939" and "1940" series, plus two feet of British Daily War Telegrams, 1939-1945, 27 feet. Finance. Registry files dealing with economic development and resource programs, 1950-1970, 22 feet. Files relating to international programs and international economic relations, 1962-1969, 25 feet. Indian Affairs Branch. Records from the Maniwaki Agency Office, 1868-1967; the Sept-Iles District Office, 1923-1970; the Restigouche Agency Office, 1925-1971; the Fort Smith Agency Office, 1946-1969: 34 feet. Maritime Provinces Field Office records documenting various aspects of administration for the Miramichi Agency, 1923-1969; the Saint John River Agency, 1935-1971; the Eskasoni Agency, 1939-1970; the Amherst Region, 1942-1970; the Shubénacadie Agency, 1948-1969: 93 feet. Labour. Collective agreements between unions and companies, 1919-1962, 92 feet. Records of the Women's Bureau; reports from various United Nations commissions, committees, councils and programs; despatches and correspondence concerning labour matters throughout the world: 1941-1972, 18 feet. Militia and Defence. An unnumbered file regarding recruiting in England for the Royal Canadian Navy and a roll book for the 1st (Brighton) Field Company, 1895-1903, 1912, 4 inches. National Health and Welfare. Nutrition Division files concerning health services, policy, the Committee on Food Analysis, the National Restaurant Association, surveys, etc.; Child and Maternal Health Division files containing minutes of meetings, correspondence and reports relating to organizations dealing with the Division: 1920-1971, 58 feet. National Research Council. Presidential files of Dr. C.J. Mackenzie dealing with the early development of atomic energy in Canada, 1942-1947, 1 foot. Northern Administration Branch. Registry files relating to such subjects as the Yukon Gold Company, the Dominion Water Power Act, exhibitions, radio stations, reindeer, hospitals, the DEW line, Eskimo housing and centennial projects, 1897-1970, 9 feet. Railways and Canals/Public Works/Transport. Reference books of transcribed legal documents, registers and indexes of the Legal Branch, including a minute book of the Commission for Improving the Navigation of the St. Lawrence River, 1833-1835, and a register of deeds and leases of joint defence projects, Canada and the U.S.A., 1934-1954: 1791-1957, 27 feet. Railways and Canals /Transport Numbered files of the Railways Branch, Department of Railways and Canals, plus Transport registry files 3206-3 to 3920-9 containing numbered correspondence of the Departments of Public Works, and Railways and Canals, 1866-1936, 660 feet. The index cards to these files were received In a separate accession totalling 30 feet. Royal Commission on Bilingualism and Biculturalism. Additional records of the Commission, including briefs, working papers, subject files, etc., 1963-1970, 29 feet. 60 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Transport Files concerning the operations of the Canadian National (West Indies) Steamships Company Limited, created by an officer of the Company who was also an employee of the Department of Transport, 1925-1958, 8 inches. Veterans Affairs, Veterans Land Administration. Reports on various activities of the Administration, 1937-1967, 2 feet. STATE AND MILITARY RECORDS SECTION — This Section is responsible for the records created and collected by those government departments and agencies concerned with central government administration or with military, defence and related matters. Of major importance are the Orders in Council and other records of the Privy Council of Canada dating from 1867 and the original Sessional Papers of the Canadian Parliament dating from 1916, as well as the records of the Treasury Board and the Departments of National Revenue and Finance. Those interested in Canada's external relations frequently consult the records of the Governor General's Office and the Department of External Affairs. The military sources include the records of the Department of National Defence and its predecessor, Militia and Defence. The staff of the Section consists of four archivists, an archives assistant and two clerks. The Head of the Section is J.W. O'Brien. Because the extent of the new records accessioned by the Section was far below the usual annual amount, an opportunity arose to place considerable emphasis on the reduction of the backlog of unprocessed material and to carry out further reorganization of the older records in custody. The Division's inventory publication program included the inventories of many of this Section's record groups, all of which were reviewed for the purpose of preparing each for eventual publication. Progress was also made toward making available better finding aids to some of the older records within some groups. The preparation of adequate finding aids to the holdings, in the form of either typewritten or computerized printouts, receives a high priority. Defence Production. Over 600 feet of files in this group were boxed during the year and a list of nearly half of these files was prepared. External Affairs. Approximately 670 feet of central registry files, 1909-1939, were boxed early in the year. During the last quarter, work was begun to prepare a computerized finding aid for all of the records in this group. Justice. The sorting and boxing of nearly 700 feet of central registry files, covering the period 1853-1934, was completed during the year. Militia and Defence. The inventory for all of the militia records in this group has been completely rewritten and the records and finding aids reorganized accordingly. Work has been started on the final arrangement and description of the more than 3,000 feet of files of the Canadian Expeditionary Force, 1914-1919. National Defence. A finding aid was prepared consisting of a list of central registry files of all three services contained on 156 reels of microfilm. Approximately 1,000 such reels of microfilm remain to be listed. Public Archives and National Library. A reorganization of the records In this group was carried out and a complete finding aid was prepared at the same time. HISTORICAL BRANCH 61 Records of Parliament The microfilming of the unprinted Sessional Papers (1916-1958) was begun during the third quarter of the year and the filming completed up to the year 1925. This filming is part of the Archives Diffusion Program. RCMP. The reorganization of this group of records and the preparation of a revised inventory and finding aids were completed during the year. The inventory for this group is scheduled for publication very early in the 1974-1975 fiscal year. Royal Commissions. During the second quarter the unpublished studies of the Royal Commission on the Status of Women were microfilmed. Permission was obtained from the Chairman to make these films available on interUbrary loan subject to certain restrictions. Also during the year, the transcripts and briefs of four other royal commissions were placed on microfilm, namely the Commissions on Dominion-Provincial Relations, Taxation, Broadcasting and Energy. Very late in the fiscal year the records of the Inquiry into the Non- Medical Use of Drugs (Le Dain) were transferred to the Public Archives. TRADE AND COMMUNICATIONS RECORDS SECTION — The Trade and Communications Records Section is responsible for the records created and collected by those government departments and agencies concerned with the promotion and regulation of trade, commerce and communication. Among the important record groups for which the Section is responsible are: Post Office (RG 3), Public Works (RG 11), Transport (RG 12), Trade and Commerce (RG 20), Canadian National Railways (RG 30), Statistics Canada (RG 31), Marine (RG 42), Air Canada (RG 70), Canadian Government Exhibition Commission (RG 72) and Corporations Branch of the Department of Consumer and Corporate Affairs (RG 95). The Section has been divided arbitrarily into several fields of interest: Trade, Railway, Air and Water communications. There are specialists within each of these areas. The staff of the.Section consists of four archivists, an archival assistant and two clerks. The Head of the Section is André Martineau. Post Office. During the past year the microfilming of the Post Office Impression Books was completed and copies sent to the Post Office Museum. As part of the Diffusion Program of the Historical Branch, the microfilming of the records of Divisional Inspectors was also started. Upon completion, copies will be distributed to the Archives of New Brunswick, Nova Scotia, Prince Edward Island and British Columbia. These records consist mainly of reports and letterbooks for the years 1851-1902. Public Works. In 1973, the Department of Public Works began reviewing its immense holdings of dormant records. A member of the Trade and Communications Records Section has been working closely with Public Works' officials in order to review file by file the registry from 1910-1950 and series by series the registry from 1950-1966. Close to 300 feet from the early registry were reviewed and all of the "Buildings" or "Construction" files of the latter completed, leaving only the "Marine" or "Engineering" block to be done. Statistics Canada. The records of the 1871 census have been prepared for remicrofiiming. The nominal census (schedule) already filmed will be redone and schedules 2 to 9 will be microfilmed at the same time. 62 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Trade and Commerce. In 1972, a key-word index to the central registry files was prepared by the Section's RECODEX automation program. This year the J Section started to review the finding aid and to prepare for input the other series in the group. The Department of Trade and Commerce now forwards to the Division copies of lists of files sent to dormant storage in the Records Centre. These will also be processed, giving the Department, the Public Archives and the public a better reference system. RESOURCE RECORDS SECTION — The Resource Records Section is responsible for the records created by those departments and agencies concerned with the development and regulation of human and natural resources. I Many of the records were created by the Department of the Interior and its several successors, including the Departments of Mines and Technical Surveys, and Northern Affairs and National Resources, as well as the various branches that | grew out of them: Mines, Mineral Resources, Northern Administration, Surveys and Mapping, National Parks and many others. Considerable research is undertaken in the records of the Indian Affairs Branch, the Immigration Branch and the Department of Labour, with much valuable information also found in the records of the Departments of Agriculture, and National Health and Welfare. The staff of the Section consists of four archivists, three archival assistants and one clerk. The Head of the Section is Harold A. Naugler. Immigration. As part of the Public Records Division's contribution to the National Ethnic Archives Program, the Resource Records Section has undertaken to create a Guide to sources in the Division's holdings which relate to immigration and land settlement. The Guide will be composed of two parts. One will be a printed inventory containing information of the various agencies and departments which had any responsibility in this area and outlining what records are available from these sources. The second part will be a listing of the individual subject files which contain a "key-word" index to the Division's holdings. The printout of the "key-word" index will be microfilmed for distribution. Both portions of the Guide are to be made available to as large a number of researchers as possible through such media as university libraries and provincial archives. The program requires detailed research into the organization and responsibilities of the various agencies and departments in order to assess their role in immigration and land settlement. It is also necessary to prepare a listing of the individual sources in each record group in the Public Records Division which relate to the topic. This detailed and comprehensive listing has been completed for approximately half of the record groups. The inventory for the Immigration Branch records (Record Group 76) has been completed and is scheduled for publication in the fall of 1975. TheJ various accessions comprising Record Group 76 have been integrated and a complete listing of all of these files is now available. Indian Affairs. Approval was given in November 1973 by both the Cabinet andi Treasury Board to a special submission providing for a large-scale microfilming and indexing program of Indian Affairs records in the custody of the Public Archives. The major objective of the submission was to make available as efficiently as possible and to the largest number of researchers § the Indian Affairs records in PAC custody, while at the same time protecting HISTORICAL BRANCH An Exceptional ..OPPORTUNITY **XMRt ArVTBITriOTJS MEX. The Canadian Government has thrown the gates of WESTERN CANADA wide open and offers 160 ACRES FREE to every man of 18 years and over. The Best Land ^xtesatsssa on Earth ! ■*• ■*• 2= to WESTERN CANADA. M. V. NaclNNES. Gen. Can. Gov. Agent, SEE THE FINEST NEW OXFORD HOTEL OXFORD, AI Day THURSDAY, January 17th, 1901. GRAIN ON EARTH. Samples of the Grains and Grasses of Western Canada HARRINGTON HOUSE. BROWN CITY. will be on exhibition. Mapi. Pamphlets, etc.. given «way. FRIDAY, January 18th, MOI CHEAI» RATES "*""•" *^Tb«tt° H^ûlJ!" co^tiOT." "* *"** To go and see the Country. M.V. MaclNNES, «jSsSSs* Detroit, Mich. Poster issued by M. V. Maclnnes, Canadian Government Agent, Detroit, Michigan, In 1901, to induce Americans to settle in western Canada. (RG 76, vol. 140, file 33674, part 1) the original records from serious damage and possible destruction due to overhandling. A related objective was to provide facilities for the expected increase in copying requirements on the part of researchers over the next four years. It was considered that these objectives could best be met through the undertaking of two projects by the Public Archives. First of all, by the microfilming of all the pertinent Indian Affairs records in the Public Archives, approximately 4,000 feet in extent, for their protection and dissemination. PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 ! Sportsmen! TonrLstes! Capitalistes! En Route pour la Suisse Canadienne? Société d'Immigration et de Colonisation No. 1 d'Ontario. siLACTEMISCAMINGUE MUE 2 SEPTElSrir ^DEPART. De Quebec St Gabnel Î2H«5« B St. Jerome Stbn , '..ShefCi^e . St Jean St Hyacinthe D'Ottawa ««">"" Prix des Billets. -£{EK=ï3Sfy£ aaasaassagag -^■'^vrili^iv^;; ~-**"—— *fr"~*~* "" " i i., " * "T*"™ Distri t de Temiscami igue. ;^Sê5^'Hr ^^èêû'^'^SSr • sssp«s^»"^ IsesSSS-™* '^ ■■ ■" S.33 Poster issued by the Société dim- migration et de colonisation n° 1 d'Ontario, advertising an excursion to New Ontario in 1901, used in attempts at repatriation of French Canadians from the United States. (RG 76, vol. 241, file 150301) HISTORICAL BRANCH 65 Secondly, by the preparation of detailed indexes to these records in order to meet the requirements of the large number of researchers working on the Indian Affairs records. At the same time provision was made for the Public Archives to acquire additional xerox copying equipment and microfilm reader-printers, together with staff to operate such devices, in order to handle the expected volume of copying. Approval of the submission has enabled the Public Archives to ensure the security of a block of important historical records. The records are important not only for their obvious value for research, but also because of their cultural content. They are, in fact, a record of Canada's native peoples. As such, their continued existence must be safeguarded. The program of microfilming and indexing is expected to commence by 1 April 1974 and is scheduled for completion by the fall of 1977. In June 1951, the Public Archives published the Preliminary Inventory for Record Group 10, being the records of the Indian Affairs Branch. As a large volume of extremely important Indian Affairs records has been transferred to the Public Archives since that date, it has been decided to republish RG 10. This has been the priority project of the Resource Records Section and as a result a considerable amount of staff time and effort has gone into the preparation of the Inventory. It should be available by the summer of 1974. During the month of August 1973, the Department of Indian and Northern Affairs arranged with the Public Archives to have a four-man task force undertake a review of restricted Indian Affairs files with the objective of clearing as many files as possible for research access. Of the 1,800 feet of material transferred by the Department to the Public Archives in the fall of 1973, approximately 650 feet were reviewed by the end of March 1974. As a result of the review a considerable portion of previously restricted files has been made available for research purposes. The large accession of material referred to above, reflecting all aspects of Indian Affairs administration, has been listed and reboxed, as well as edited for computerization. Interior. In the autumn of 1972, the Department of Indian Affairs and Northern Development transferred to the Public Archives a large amount of material relating to the Métis: affidavits, receipts, scrips, certificates, powers of attorney, etc. For each scrip received, a receipt was signed and returned to the government by the original recipient, by bankers who purchased Métis scrips or by persons who received powers of attorney by the original grantees for control of their scrips. Many of the scrips do not contain the name of the original grantee, and so in order to properly index the 55,000 now in the Archives, it is necessary to begin by indexing the receipts in which the name of each person entitled to receive a scrip is indicated. The indexing of the receipts was concluded during the month of March 1974. Also included in the above accession of material were 828 reels of microfilm containing copies of approximately 500,000 letters patent for Manitoba, Saskatchewan, Alberta and British Columbia, issued by the federal government between 1883 and 1930. The original libers of letters patent are currently stored in the Public Archives Records Centre at Tunney's Pasture. PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Indian Treaty Number 2 (Eastern) signed at Detroit, Province of Quebec, 19 May 1790, with Chiefs of the Ottawas, Chippewas, Potawatomis and Wyandotts. While the totems emerge clearly, much of the text has faded badly and is barely legible, highlighting the conservation problems facing the Public Archives. (RG 10, vol. 1840, Eastern Treaty No. 2) There were also some 50,000 aperture cards included in this accession, containing copies of such documentation as the following: (1) an alphabetical list of the names of individuals or companies who received letters patent for a portion of land between 1883 and 1930, giving the land description, the nature of the grant, the date of the patent, the fiat number, the file number, and the liber and folio in which the land is recorded; HISTORICAL BRANCH aj (2) a list of the land issued to the Hudson's Bay Company in Manitoba, Saskatchewan and Alberta, giving the land description and the grant numbers (also a list by numerical order of the grants, notifications or letters patent); (3) an alphabetical list of soldiers who received Military Bounty Warrants for services rendered during the Red River Rebellion and the Riel Rebellion (also a numerical list of these warrants); (4) an alphabetical list of those North West Mounted Police who received Military Bounty Warrants for their services (also a numerical list of the warrants); (5) an alphabetical list of soldiers who received warrants for services rendered in the South African War (also a numerical list of the warrants); (6) 74 registers relating to Métis matters, including such things as: (a) an alphabetical list of lands allotted to children of Métis born in Manitoba before 15 July 1870, giving a description of the land allotted to them (also a numerical list of these claims); (b) an alphabetical list of the Métis heads of families who received scrip of $160 redeemable for land in any of the western provinces; (c) an alphabetical list of affidavits of claimants and householders signed in support of their claims to land; (d) an alphabetical list of original white settlers who received land under the Manitoba Act; (e) an alphabetical list of Métis children, Métis heads of families and original white settlers or their deceased children, other than those mentioned above, giving the date of birth; (f) an alphabetical list of Métis who received scrip under the Half- Breed Commissions of 1885 and 1887 (also a numerical list of these claims); (g) an alphabetical list of Métis who received scrip under the Saskatchewan Half-Breed Commission of 1900 (also a numerical list of these claims); (h) an alphabetical list of Métis who received scrip under the Alberta Half-Breed Commissions of 1900 and 1901 (also a numerical list of these claims); (/) a numerical list of North West and Manitoba Half-Breed Supplementary Claims; (/) an alphabetical list of Athabasca claims of 1900,1901,1903,1905, 1907 and 1908; (k) an alphabetical list of all Métis who received scrip showing the date of issue, the scrip number and to whom it was delivered; (/) an alphabetical list of Métis in the Mackenzie District of the Northwest Territories; (m)a numerical list of the Métis scrip of 1900 which was assigned to other persons who received letters patent In their favour; (7) railway subsidy grants, being records of grants issued to the various railway companies in the Prairie Provinces; (8) a list of the land in the Prairie Provinces and the Railway Belt of British Columbia to which railway companies were granted rights of way; (9) records relating to parishes in Manitoba; 68 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 (10) delivery books. When the original grants were forwarded to the grantees in Manitoba and British Columbia and the District Registrars in Saskatchewan and Alberta, they were entered in different registers giving the land descriptions, the names of the grantees, the dates of delivery and the place or person to which or to whom they were sent. These "Delivery Books" date from 1873 to 1910. Another large project in the Resource Records Section was initiated in October 1973. This is an attempt to reconstruct the administrative history of the old Department of the Interior, as well as to determine the disposition of the records created in the many branches and divisions of that department. The project will involve a search of the basement areas and central registry systems of the various successor departments here in Ottawa. In addition, many files of the Department of the Interior were transferred to the western provinces in 1930. At present no record of these files can be found and it was felt that knowledge of such material would be invaluable to the Public Archives staff working in this area, especially before the reorganization and reintegration of recently accessioned Interior records is finalized. It is also the Section's intention to produce in detail a composite inventory of the Department of Interior files both in Ottawa and in the western provinces. The survey of records was begun in December, when an archivist from the Section spent several days in Winnipeg in an attempt to determine what Interior files were turned over to the Manitoba government in 1930 and succeeding years. Two archivists continued the survey in March, spending two weeks visiting various repositories in Alberta and Saskatchewan. The survey has revealed a large variety of historical material relating to the settlement and development of western Canada from 1873 to 1930. TABLE IX Processing Statistics Section State and Military Records . Trade and Communications Records Resource Records Totals (31 March 1974) Organization/ Selection Box/List Processed Backlog (feet) Backlog (feet) (feet) Totals 43,733 54,873 The relatively low volume of accessions received during the year (due to a lack of shelf space) enabled the Division to diminish its backlog to the point where 80 per cent of its holdings were under control. This situation will change significantly with the acquisition of new shelf space in the next fiscal year. I DATA PROCESSING UNIT — This Unit is responsible, through an automated program named RECODEX (for flecords Control and Indexing), for the production of detailed indexes and other finding aids for lists of files. By the close of the year it had also assumed responsibility for the preparation of shelf-lists and processing the Division's publications. The staff consists of three clerks and one typist. The supervisor of the Unit is Mrs. Joyce Olson. HISTORICAL BRANCH 69 Automation (RECODEX) Projects — During the year the Unit processed two groups (National Parks Branch and Northern Administration Branch) to the point where preliminary key-word indexes had been received and updated. At year's end the new data was ready to be typed. In addition, the data for half of the records of the CNR had been updated. Further processing of these records will wait until the remainder of the CNR material has been edited and is ready for typing. While the two main series of registry files of the Department of Trade and Commerce have already been processed, they will be run again with the rest of the group with the addition of several accessions still in the custody of that department. As of 31 March 1974, all editing had been completed, and this group of records was ready for typing. Editing had also begun on the records of the Department of External Affairs (30 per cent of these records had been edited by year's end) and those of the Indian Affairs Branch (90 per cent had been edited by year's end). As it had been found that the Department of National Defence key-word index on microfilm was awkward and slow to work with, a printed version on COPYFLO was produced. During the year, discussions took place with the Department of Indian Affairs and Northern Development with a view to their using the RECODEX program. This program would allow for more sophisticated bibliographic control over the records in their custody. Further progress in this area is expected in 1974-1975. Shelf-lists — Despite staff shortage during the year the Division was still able to produce shelf-lists for some of the most frequently used record groups. Priorities and guidelines were set for future typing of shelf-lists and it is expected that the production of shelf-lists will increase substantially in the next fiscal year. Publications — During the year 1973-1974 a publication program aimed at the production of the Division's inventories was initiated. The inventories would be printed in compact form suitable for future updating and eventual cumulation. The overall coordinator of the project is Mr. R.P. Gillis of the Resource Records Section. The Data Processing Unit is responsible for the actual production of camera-ready copy. For this purpose word-processing equipment was obtained in March. The first three groups being prepared for publication are: Indian Affairs (RG 10), RCMP (RG 18) and Trade and Commerce (RG 20). PUBLIC SERVICE SECTION — This Section is responsible for the public service operations of the Manuscript Division and the Public Records Division. These operations include the registration of researchers using the facilities, the retrieval and return of material requested by researchers, the photoduplication of archival holdings and the control and interUbrary loan of microfilm holdings. Table VIII on page 57 indicates significant increases in the volume of public service over the past five years. Comparing the figures for 1973-1974 with those for 1972-1973, it may be seen that the number of research registrations has increased by 325 (9 per cent), the number of volumes circulated in the Search Rooms by 18,657 (38 per cent), the volume of interUbrary loans of microfilm by 525 reels (11 per cent) and overall photoduplication production (copies provided at the Circulation Desk and by the Photoduplication Service, including negative microfilm) by a total of 80,702 pages (50 per cent). The only area that registered a decrease was the amount of microfilm circulated in the Search Rooms, down by 4,505 reels (22 per cent) over 1972-1973. This was probably a result of a noticeable PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 shift in patterns of research, with greater emphasis being placed on the use of public records, especially concerning Indian claims research. THE LONDON OFFICE — The London Office continued its search of official and private repositories for manuscripts relating to Canada. Many of the documents obtained were duplicated on the Office's own microfilm camera, in addition, the Office answered a large number of requests for information and assisted the Picture Division in identifying British artists who worked in Canada. Documents copied in the Public Records Office included selections from: CO. 5, volumes 1091-1276 (23 reels); CO. 323, volumes 934-942 (1 reel); Cab. 23, volumes 1-101 (62 reels); Customs 17, volumes 1-30 (9 reels). Copies obtained from other repositories included: Ellice Papers from the National Library of Scotland (1 reel); Hutton Papers, letters of Sir George Parkin to Gen. Sir Edward Hutton, and letters to Sir William and Sir John Johnson from the British Museum (2 reels); and copies of the letters of Sir George Parkin from the Bodleian Library, Oxford. The Office also selected and copied documents from the Army Museum Ogilvy Trust (8 reels), the Royal Geographical Society (2 reels), the Hudson's Bay Company (5 reels), the Colonial Office Library (1 reel), Dr. Bernardo (17 reels) and from several other private individuals (3 reels). Statistics Inquiries (by telephone, by letter or in person) 700 Visits by Researchers 150 Microfilm Obtained from Institutions (reels) 98 Microfilm Prepared in the London Office (reels) 36 THE PARIS OFFICE — During the year 1973-1974 further progress was made in the systematic search for documents relating to Canada in the archives of France. Activity has focused on the southwestern part of France, a region where many documents of interest to Canada have been found which hitherto have received little attention. The information available in the archives visited brings to light the role played by the Basques in sailing the North Atlantic. Fishing was naturally the most prominent, though not the only aspect of their activities. It has been possible to draw up a list of 400 cod-fishing vessels and 100 whalers which came to fish off the coast of Newfoundland and in the Gulf of St. Lawrence from the 16th to the 18th centuries. The tens of thousands of documents uncovered will enable historians to make quantitative analyses of fishing in these regions. The documents also contain information about the Basques who came to Louisbourg, about the construction of trading vessels and warships destined for Louisbourg and Quebec City, about the conveyance of goods belonging to Canadians returning to France after the conquest and about many other subjects. This search for documents will also be carried out in archives in the southwest and will include the very important archives of the département de la Gironde in Bordeaux. At the same time careful examination continues on Series E "Personal Records" in the Archives des Colonies. HISTORICAL BRANCH 71 As in the past, the Paris Office has carried out many tasks beyond that of acquiring documents of interest to Canada. It has helped the diplomatic staff of the Canadian Embassy who often require information of a historical nature; it has responded to requests for research originating in Canada as well as in different regions of France; it has provided assistance to students preparing theses and to others whose work is related to Canada's history; and it has played a part in Franco-Canadian relations in the archives field. The cataloguing of the Office's library of more than 2,000 titles has brought about an improvement in the service to research workers this year. They are particularly appreciative of this, considering how difficult it is to find specialized works on Canada in Paris. Statistics Inquiries (by telephone, by letter or in person) 300 Visits by Researchers 150 Loans of Reference Volumes to the Canadian Cultural Centre . 500 Microfilm Produced (not including documents already discovered, but which cannot be filmed until 1974-1975) (reels) 20 National Map Collection The year 1973-1974 has been a year of both change and development in the National Map Collection. The retirement of Theodore E. Layng at the end of Mr. Theodore E. Layng comments on the map Carte des nouvelles découvertes... by J.N. Delisle and P. Buache, presented to him by the Public Archives of Canada on the occasion of his retirement. PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Twenty of the 25 Divisional staff r lembers were present for this group photograph at Mr. Layng's retirement. December 1973 marked the end of an era in the Division — Mr. Layng had been Division Chief since 1955 and had worked in the Division since 1948. The Head of the Canadian Section, Betty Kidd, was appointed Acting Chief on Mr. Layng's retirement. In February 1974, the Head of the Foreign Section since 1968, Mrs. Karen Lochhead, also decided to retire. On 16 March 1974, one of the most respected members of the staff, E.R. (Ted) Bateman, who was Acting Head of the Foreign Section, died suddenly. For the first time within memory, the Division was struck in this manner. During the year the Division played an active role in the Diffusion Program. The contribution of the National Map Collection has been basically one of publication, although few items were actually published in this fiscal year. The Foreign Section published two listings of map series held by that Section: Volume I listed the European (including the U.S.S.R.) series and Volume II the African series — both were prepared by Vivien Cartmell. A third volume — Australia, New Zealand, etc., prepared in 1973-1974, will be printed in April 1974. Manuscripts readied for publication in 1973-1974 were: Ottawa in Maps by Thomas Nagy; Winnipeg in Maps by Alan Artibise and Edward Dahl; French Atlases in the Rare Atlas Collection by Lou Seboek; and Maps Relating to the Riel Rebellions by William Oppen. Manuscripts started in 1973-1974 which will be completed in 1974-1975 are: Bird's Eye Views of Canada by Edward Dahl and Betty Kidd; County Maps of Canada by Heather Maddick; Maps of Prince Edward Island by Louis Cardinal; Township Plans of the Canadian West by Guy Poulin and Francine Cadieux. HISTORICAL BRANCH 73 Significant progress was made in the National Union Catalogue of Maps program with the appointment in August of a full-time staff member, Hugo L.P. Stibbe, as Registrar of Canadian Map Resources. The preparation of cataloguing guidelines for thematic separately published maps was commenced and early in March 1974, a meeting was held of the National Union Catalogue of Maps Committee to discuss these guidelines. The response to these rules — based in part on the internal rules of the National Map Collection, which are in effect, the first detailed guidelines in the world, has been enthusiastic. Guidelines for series maps, atlases and other cartographical materials will be written in the next year or An overview of the acquisitions and the reference services of the National Map Collection shows a marked increase in all areas except loans provided by the Foreign Section. The total acquisitions for 1973-1974, 45,217, is an increase of about 2,000 from the previous fiscal year. Total inquiries have increase by approximately 650. TABLE X Acquisitions, Inquiries, Photoduplications and Loans Canadian Section Foreign Section Total Acquisitions 27,440 17,777 45,217 Inquiries Telephone 642 219 861 Written 1,277 80 1,357 Researchers and Tours 1,641 176 1,817 Total Inquiries 3,560 475 4,035 Photoduplications 15,108* — 15,108* Loans — 424 424 * Photoduplications include the new negatives retained in the Public Archives in addition to the photoduplications provided for the researchers. CANADIAN SECTION — The Canadian Section, actively involved in the Diffusion Program, also made significant progress in its functional activities during the fiscal year. The breakdown into three functional Units — Accession and Control, Cataloguing, and Reference — continued in 1973-1974, but acquisition duties became more specialized as several staff members spent increasing amounts of time in this activity. One cataloguer, James Knight, joined the staff during the year. Three of the newer archivists were accepted for the 1973 Archives Course. Gilles Langelier of the Reference Unit, and Thomas Nagy and William Oppen of the Cataloguing Unit who attended the Course found it extremely beneficial. Staff of the Canadian Section attended a number of international, national and regional conferences during 1973-1974. Betty Kidd attended the Fifth international Conference on the History of Cartography held at Warsaw — Jadwisin in Poland in September 1973, a conference at which 18 nations were represented. Gilles Langelier attended the conference of the Association des Archivistes du Québec at Trois-Rivières and Robert Hayward attended the Canadian Association of Geographers at Thunder Bay. Several staff members were present 74 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 at the Canadian Historical Association Conference in Kingston and the Association of Canadian Map Libraries Conference in Banff. Robert Hayward has also attended, on behalf of the Public Archives, several meetings of the Ontario Historical Geographers. Mr. Hayward also prepared an article for the Urban History Review entitled "Sources for urban historical research: insurance plans and land use atlases". Other members of the National Map Collection also helped to organize several regional meetings of the Association of Canadian Map Libraries. The first in May, featured speakers on the mapping programs of the federal government, and the second in December, honoured T.E. Layng on his retirement. Betty Kidd is the President of the Association; Hugo Stibbe is the Chairman of the National Union Catalogue of Maps Committee; Edward Dahl is Chairman of the Publications Committee. The Canadian Section of the National Map Collection participated in the Heritage Kingston display at the Agnes Etherington Art Centre, Queen's University, by lending materials and helping with catalogue entries. Through this exhibit, more information about the holdings of the Public Archives was diffused. Acquisitions — The Canadian Section acquired 27,440 maps, plans, atlases, etc. as compared to 26,027 in the previous fiscal year. Amongst these were a large number of significant archival items either purchased by or donated to the Division. A very important donation of eight original John By plans of the Rideau Canal and six accompanying report sheets was made by Mr. Schneider of the National Research Council; this followed closely the donation of other By material in late 1972-1973. Other material was donated by H. Hinchley, Renfrew, Ontario; Dr. and Mrs. S. Geggie, Wakefield, Quebec; F. Graves, Elgin, Ontario; Mrs. W. PeUetier, Buckingham, Quebec; Miss E. Lambert, Pierrefonds, Quebec; Mrs. A. Hope, Ottawa, Ontario; G. Smith, Bright's Grove, Ontario. Through the courtesy of Dr. B. MacKay of the Bytown Museum, the Division had photographed for its files "The Diary of John Burrows 1827". A number of government departments have transferred material to the National Map Collection. Of special interest were numerous airport plans from the Ministry of Transport and plans from the Emergency Measures Organization. The two most significant purchases were the insurance plans and atlases from the Charles E. Goad Company of London, England and the maps from the Robert Reford Collection. The Goad material, which numbers over 1,000 separate plates or sheets, includes plans of cities such as Toronto, Montreal and Vancouver and over 90 smaller urban centres across Canada. In addition, there are plans of individual enterprises such as grain elevators, warehouses, glass works and breweries. Several day books documenting the Company's activities from 1890 to 1910 were also received; these were transferred to the Manuscript Division. This purchase has added significantly to the already large assemblage of Canadian urban source materials in the Collection. The Reford Collection includes maps by such famous cartographers as J. Cary, J. Wyld, H. Moll, T. Jefferys, W. Faden, J. Bouchette and T. Kitchin. HISTORICAL BRANCH PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 A 1597 map from Cornelius Wytfliet's Descriptionis Ptolemalcae Augmentum, which has been called the first general publication dealing with the geography of North America. Local historians and genealogists will be interested to learn of the purchase of an 1896 Oxford County, Ontario map showing landowners' names. This map should prove to be a most valuable acquisition. For the first time, the Collection purchased a map knowing that it was a skilful forgery. This map, purchased with other original items from the 17th and 18th centuries, is entitled "Recens édita totius Novi Belgii in America Septentrionali ...", by Mathew Seutter (ca. 1740). Only the clarity of the impression and the lack of plate imperfections gave the map away as a forgery. The paper is similar to that used in the 18th century and the colouring has been carefully done by hand. Other maps purchased from varying sources include those by Cornelius Wytfliet, 1597; C.J. Visscher, 1652; J. Van Loon, 1680; H. Jaillot, 1694. The National Map Collection continued to correspond with the map producing agencies throughout the country. Federal and provincial mapping agencies, as well as municipalities and private companies voluntarily deposit copies of all maps, plans, etc. as they are published or printed. These contacts should be reinforced with actual visits within the next year. Reference — The number of reference inquiries increased from 2,867 in 1972-1973 to 3,560 in 1973-1974, an increase of approximately 20 per cent. HISTORICAL BRANCH 77 TABLE XI Canadian Section Acquisitions Number Source of Items Federal Agencies 22,035 Provincial Agencies 1,398 Municipalities 297 Donations from Individuals 178 Map and Book Dealers, Commercial Companies 1,472 Universities 1,393 Other Divisions (PAC) 620 All Others 47 Total 27,440 The ratio of current to archival material intake was approximately 60 per cent to 40 per cent. TABLE XII Photoduplications Prepared Number Type of Items Photostats 7,569 Photographs 1,583 Xerox 2,276 Microfilm 5 Transparencies 10 New Photostat Negatives 2,874 New Photograph Negatives 791 Total 15,108 In addition to these figures, it should be noted that in several special circumstances, such as for colour work and for television, photographers have photographed material in the Collection. The increasing number of inquiries and the corresponding increase in the number of photocopies provided is evidence that the National Map Collection is the national cartographical resource and research centre. Numbers alone are not completely explanatory and firsthand observation of the diversity and depth of the inquiries received through correspondence, visitors, telephone calls, etc. is necessary to fully appreciate the developing role of the National Map Collection. More and more maps are being used to illustrate publications, reflecting the growing awareness on the part of authors and publishers of the value of maps and of their appeal to readers. A significant number of university (and several senior high school) classes tour the National Map Collection each year. In 1973-1974, in addition to participating in the general tours of the whole Department, the Division welcomed classes who were introduced to research methods relating to older maps. Cataloguing — In the early part of 1973-1974, the staff of the Cataloguing Unit prepared written guidelines for an internal cataloguing manual. This project was coordinated by the Acting Unit Head, William Oppen. 78 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 During 1973-1974, catalogue entries describing 3,520 maps, plans, etc. were prepared for the Main Catalogue of Maps. This was an increase of more than 100 per cent from 1972-1973. For the first time, statistics were kept according to the date of the material. Of the 3,520 maps described 680 are dated prior to 1850, 836 are from the 1851-1950 period, and 2,004 are dated after 1951. In 1973-1974, records kept for a performance measurement study included the number of catalogue cards handled by the cataloguing clerk; the total was a surprising 98,224. The Canadian Section prepared the annual contributions for both the 1972 and 1973 editions of the Bibliographie cartographique internationale. The 1972 contribution of 94 pages contained 570 entries describing 2,029 cartographical items. The 1973 contribution of 57 pages contained 204 entries describing 1,437 cartographical items. In 1973, the first publication in a provisional series describing rare atlases by country of origin was distributed. This catalogue, Atlases published in the Netherlands in the rare atlas collection, was prepared by Lou Seboek and described Dutch atlases. Mr. Seboek also published an article on Dutch atlases in the December 1973 edition of The Canadian Cartographer. Work was also completed on the first volume of French Atlases in the Rare Atlas Collection. Accessions and Control — The 27,440 items acquired by the Canadian Section were recorded in the accession book and assigned the proper classifications. The inventory was maintained to reflect these actions. The purchase of new horizontal cabinets allowed for redistribution from the previously overcrowded drawers in the older cabinets. Some 37,996 maps were refiled, banded, etc., in addition to the filing and other necessary attention to the new acquisitions. TABLE XIII Work Done by the Records Conservation Section, 1973-1974 Maps Laminated (mylar) 1,081 Maps Backed with Cotton (wet process) 335 Maps Backed with Cotton-Lamatec 265 Maps Backed with Permalife 17 Maps Backed with Permalife-Lamatec 29 Maps Restored with Nylon 13 Books and Gazeteers Bound 27 Atlases Bound 7 Atlases Labelled 32 Extensions Added 31 Bands removed 1 Binders and Portfolios 6 Repairs 4 Total 1,848 The small number of items treated emphasizes the Division's continual request that map conservation receive more importance in the overall program of the Department. HISTORICAL BRANCH •4^ MP^àClsI i«M~#li 80 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 FOREIGN SECTION — The total number of acquisitions increased slightly from 17,108 in 1972-1973 to 17,777 in 1973-1974. The sources of the majority of items continued to be either official deposits or surplus maps from university and government collections. The total number of inquiries received by the Section decreased from 515 to 475. Of these inquiries, 219 were by telephone, 176 were by researchers in person and 80 were written. The Foreign Section was also responsible for loaning 424 map sheets. The redistribution program of the Foreign Section continued and many university collections received map sheets (surplus to the National Map Collection) which enabled them to have more complete coverage of specific geographical areas. As already mentioned, Vivien Cartmell, a new cataloguer to the Section, compiled two listings of map series held by the Foreign Section, one relating to Europe (including the U.S.S.R.) and the other to Africa. A major rearrangement and increase in shelving in the Section resulted in more compact storage for foreign material. The Canadian Section also benefitted in that over 300 square feet of storage space was freed for that Section's use. Picture Division The following statistics and pages will serve as an indicator of the work performed by the two Sections of the Picture Division during the fiscal year 1973-1974. Of special note during the year was an increased participation in the government's cultural policy. In addition, thanks to the work of our heraldic artist, fruitful contacts could be established with the various groups which constitute our national mosaic. Their contribution to the Ethnic Heraldic Register of the Public Archives of Canada indicates the existence of a rich historical patrimony which should be preserved. Total Holdings 1971-72 1972-73 1973-74 Paintings 1,938 2,205 2,505 Drawings 9,031 12,736 12,841 Prints and Engravings 73,685 78,173 81,812 Photo Negatives and Prints 2,545,800 2,742,052 3,313,435 Service to the Public Persons Registered 628 1,038 1,254 Enquiries 2,234 2,652 6,700 Reproductions Supplied 16,350 25,217 31,477 PAINTINGS, DRAWINGS AND PRINTS SECTION — The availability of additional resources for the 1973-1974 Diffusion Program occasioned a revision of plans in order to diffuse the Section's material to a greater extent than in the past. New projects were added to the existing exhibition and publication programs and a research officer was assigned on a full-time basis to the Manoir Richelieu Collection. Two of these projects, concerning microfiche and 35 millimetre transparencies, will lay before scholars and the general public throughout the country much that was up to that date only available to the staff or registered researchers in Ottawa. HISTORICAL BRANCH 81 Microfiche Project — For many years the increasing demand for reproductions of research material in the Paintings, Drawings and Prints Section has induced the Department to expand its reproduction services. Although copies could be obtained through correspondence, researchers wishing to consult the Section's Permanent Collection were obliged to visit the Public Archives personally. A system that could economically produce artwork facsimiles was sought. After consulting the Micrographie Advisory Section it was decided that a microfiche system would fulfill this need. The system requires that artwork be filmed with a 35 millimetre planetary camera. A silver duplicate positive is produced and inserted in a two-channelled 35 millimetre microfiche jacket. These jackets are labelled in sets according to the artist, each artist's total collection composing a "set". The last frame of each microfiche jacket is left vacant to allow for the later insertion of a microfilm copy of a handlist for the material contained in the respective jackets. Diazo duplicates of the microfiche jackets would then be produced and distributed. The project has been in the planning stages for the past year with the first set of microfiche duplicates being produced for distribution in April 1974. For the 1974-1975 year the following artists' works will be made available; H.F. Ainslie, A.E. Boultbee, F. Holloway, J. Hunter, A.J. Miller, J. Peachey, W.G.B. Willis and J. Meres, totalling in all 243 artworks. It is projected that 21,000 items will eventually be reproduced and made available on microfiche. A project of this nature involving a major portion of the paintings, drawings and prints preserved in the Public Archives of Canada has to our knowledge never been attempted. The success of such a project should encourage the use of microfiche for art reproduction and make more material available to researchers. In addition to its economical advantages, the system can be up-dated without major adjustments, thus making it possible to maintain an accurate representation of the Collection. The National History Project — Important discussions were conducted by the Division Chief for the dissemination of the Public Archives exhibitions and documentary collections through the audio-visual media. Both the National Film Board of Canada and the private sector were considered for this project. By the end of 1973, an agreement was concluded between the Historical Branch and the National Film Board in order to make more widely available to provincial archives, research centers and schools, quality reproductions in the form of slides or continuous rolls of the most interesting documents preserved by the Public Archives of Canada. Registered as the National History Project — Le Projet national d'histoire, all slides produced in cooperation with the Historical Branch will carry the additional title of the Archives Canada Series. Priority will be given to exhibitions and other items grouped around an artist or a theme designated from time to time for this series. In addition to the slide sets, for use in schools, the National Film Board will prepare a teacher's manual as a companion piece. The final product will consist of a clear plastic slide holder that can accommodate up to 40 slides and the manual. Reference Services — Not only has the number of inquiries increased considerably this year, but requests for information have become more complex. This is due in part to the emphasis placed on social history in recent years. 82 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Pictures to illustrate daily life are now in high demand. As a result, pictorial documents have to be carefully scrutinized for details of costume, mode of transportation, trades, amusements, ethnic groups and so on. History of art students are making greater use of the Section's collections. As a result specialized requests for information relating to medium, size and provenance of individual items or collections have become more numerous. In continuance with the policy adopted by the Section last year, efforts were made to familiarize the public with questions of copyright. Researchers were often directed to other institutions when the Section's holdings did not cover their topic of research adequately. In response to a growing demand for coloured reproductions, the Paintings, Drawings and Prints Section has initiated programs whereby a selection of the best coloured pictures will be made available in the form of 35 millimetre slides and 4" x 5" coloured transparencies. The programs are still at a developmental stage and their progress has been inhibited by a staff shortage throughout the year. The growing number of inquiries reflects a greater public awareness of the resources of the Section's pictorial collections. It is the general impression of the Section's reference staff that requests for information are gradually becoming more representative of the nation as a whole. Numerous inquiries are also received from other countries, particularly from the United States. A record of the provenance of inquiries on a regional and international basis would no doubt be useful in measuring the impact of the Archives' Diffusion Program. The staff of the Section have participated actively in the series of courses offered by the Archives. Specialized courses were conducted as part of a series of lectures and seminars on archival principles organized by le Service de l'éducation permanente of the CEGEP, Notre-Dame-de-Foy at Cap Rouge, Quebec. Exhibition Program — In continued response to the democratization and decentralization policy of the Secretary of State, the preparation of travelling exhibitions demanded a considerable portion of staff time and effort. Four exhibitions, Pictured Opinions, Trails of '98, W.H. Coverdale Collection of Canadiana and Western Odyssey, 1881, are ample proof of meeting this challenge. Pictured Opinions, a display of editorial cartoons from the past and present, was prepared by A. Vachon on the occasion of the Association of American Editorial Cartoonists' annual meeting held in Ottawa in May 1973. This exhibit is the result of cooperation between the A.A.E.C. and the Public Archives and it is hoped that it shall provide the basis for future ones. Organized by J. Bunting, Trails of '98 comprised a unique, visual record left by two enterprising men, Frederick Gardiner (active ca. 1898-ca. 1925) and Alfred E. Boultbee, Jr. (active 1875-1929), of their pursuits for Klondike gold. Gardiner's naive yet confident pen and ink drawings depicting the Chilkoot Trail, contrast sharply with Boultbee's more sophisticated water-colour renderings of the Stikine Trail. Despite a divergence in routes, both men were to reach their ultimate destination — Dawson and the goldfields. Apparently, the pickings were few and HISTORICAL BRANCH Opening ceremonies of the Association of American Editorial Cartoonists' Convention, Chateau Laurier, Ottawa, 24 May 1973. Prime Minister Trudeau speaks to Mr. Ben Wicks, editorial c both men returned home to Toronto in 1899 enriched by the experience if not with gold. Beginning its tour in Edmonton, Alberta, this exhibit travelled as far north as Whitehorse, Yukon Territory. The eagerly awaited W.H. Coverdale Collection of Canadiana exhibition of 100 selected water-colours, drawings and prints was officially opened in June 1973 by the Honourable Hugh Faulkner, Secretary of State. This collection, which formerly graced the walls of the Manoir Richelieu, the Canada Steamship Lines' hotel at Murray Bay, Quebec, was purchased by the Canadian government in 1970. It is "comprised of over 2,000 oil paintings, water-colours, engravings, lithographs and maps which document Canadian topography, military and social events, personalities and fauna from St. John's, Newfoundland to Victoria, British Columbia; there is, of course, a heavy concentration on pre-Confederation Canada east of the Lakehead. Some of the artists are well known to collectors: James Peachey (act. 1774-1797), James Pattison Cockburn (1778-1847), W.H. Bartlett (1809-1854), William Armstrong (1822-1914) and C.W. Jefferys (1869-1951) are but a few." 84 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Michael Bell, the former Head of the Paintings, Drawings and Prints Section, made the final selection for this exhibition which in his words "... tries to suggest the variety of themes of Canadian history and topography as they were observed in the 18th and 19th centuries." The exhibit has met with such enthusiastic response during its Ontario circuit that Coverdale II is scheduled for 1976. The year concluded on a high note with Western Odyssey, 1881, an exhibition of drawings by Sydney Prior Hall (1842-1922). Hall in his capacity as "special artist" for the London Graphic had been asked to join the party of the Governor- General of Canada, the Marquis of Lome, on his journey to the Canadian Northwest. The purpose of this "western odyssey" was to encourage British emigration to the largely unsettled Northwest to counterbalance German, Russian and especially American territorial initiatives. Hall's highly informal drawings, later reproduced as wood engravings for the London Graphic for mass circulation, helped to obliterate this notion of the "great lone land" and to entice the much needed settlers to the West. Following its western tour, including Banff, Alberta; Saskatoon, Saskatchewan and Winnipeg, Manitoba, this exhibit will make a stopover in Kingston, Ontario and then proceed east to Halifax, Nova Scotia and Saint John, New Brunswick. In addition to organizing exhibitions, the Section was delighted to help celebrate the tercentenary of Kingston by the loan of 23 paintings and water- colours to the Heritage Kingston exhibition held in the summer of 1973 at the Agnes Etherington Art Centre. A further loan of the well known water-colours of Alfred Jacob Miller (1810-1874), recently published in Braves and Buffalo as part of the Public Archives of Canada series, was well received. In cooperation with the National Gallery of Canada, the Paintings, Drawings and Prints Section contributed William Armstrong's pastel of "Silver Islet seen from the Mainland" to the Canadian Landscape Painting, 1670-1930: The Artist and the Land exhibition which opened at the Elvehjem Art Centre, University of Winconsin. The Section also agreed to loan the entertaining coloured lithograph of "A Canadian Gentleman Going to a Frolic" by A. Cameron to People's Art. Exhibitions of James Pattison Cockburn's Quebec water-colours and drawings, and Henry James Warre's works depicting his journey to the Oregon Territory in 1845-1846 are scheduled for the coming year which should be equally exciting. Accessions PAINTINGS La Verendrye, Canada's Farthest West, 1732. Oil painting by John Innes (1863-1941). Gift of W.E. Gale. Colonel La Corne St. Luc. Oil painting by Sir Joshua Reynolds (1723-1792). Gift of A.M.S. Lighthall. Canada's Tribute: The Great War 1914-1919. Preliminary study in oil depicting the placing of the Colours of the Thlrty-Hghth Battalion, C.E.F., on Wolfe's Monument, Westminster Abbey. Painted by E.M.B. Warren. Gift of Mrs. D.M. McRae. HISTORICAL BRANCH 85 Professor James T. Shotweil. Oil painting by the sitter's daughter, Helen Shotwell. Gift of the Shotwell family. The Hon. John Simpson and Andrew Russell. Two charcoal portraits by Jenny Russell Simpson (1847-1936), daughter of Andrew Russell. Gift of DE. Simpson. Chief Justice Peter Livius and his wife. Two oil portraits by an anonymous artist. Purchased. Doucet Collection. Five 19th century oil portraits of Mr. and Mrs. René Kimber, Madame Toussaint Pothier, Nicholas Benjamin Doucet and his wife, Euphrosine and one water-colour of Théodore Doucet by Henry Sandham (1842-1910). Purchased from H.E.T. Doucet. WATER-COLOURS, DRAWINGS AND PRINTS A Halfcast and his two Wives. Water-colour by Peter Rindisbacher (1806-1834). This important addition to the Collection was painted circa 1825-1826. Being a fine example of the artist's work, it demonstrates his attention to detail and his accurate and colourful rendering of his encounters while living on the Red River. Only through recent exhibitions of his work has Rindisbacher become more widely appreciated as a major artist of Indian and pioneer life, comparable to Alfred Miller, George Catlin and Paul Kane. Purchased. Effecf of a Snow Storm at Quebec. Water-colour by A.C Mercer (1783-1868). Purchased. Snow Shed in the Canadian Pacific Railway. Water-colour by W.F. Friend (ca. 1820-fllg. 1886). Purchased. William Aikens, carriage maker. Pen and ink portrait by David Milne (1882-1953). Transferred from the Milne Papers (MG 30, D 38), Manuscript Division. E.B. Eddy's Manufacturing & Lumbering Establishments. Late 19th century lithograph. Gift of E.B. Eddy Co. Sketchbook of J.E.H. MacDonald (1873-1932). The sketchbook, completed in 1923, contains 42 pages of pencil and water-colour sketches and several pages of artist's note pertaining to the interior decoration of St. Anne's Anglican Church, Toronto. It was used as a reference by the artist and contains copies of Byzantine motifs and paintings taken from various sources. Gift of T. MacDonald. Eleven 19th century water-colours, sepia and pen and ink drawing. Artists being J.H. Caddy, Sir J. Ross, E.T. Adney, A.D. Patterson, A.M. Skene, W. Bengough and F.A. Grant. Purchased from T. Lande. Robert W. Reford Collection of Canadiana. Four hundred and thirty-three items including water-colours, drawings, sepia sketches and numerous engravings. Engravings compose the largest part of the collection and pertain to personalities and events important in Canadian history, along with many representations of cities and towns in 19th century Canada. Purchased from the Reford Estate. PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 HISTORICAL BRANCH ^m^u \%A mmm llflMtJ PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 HISTORICAL BRANCH ART HISTORICAL DOCUMENTATION Hayward Inventory of Canadian Sculptors. Extensive collection of photographs, slides and biographical notes relating to over 20 Canadian sculptors including F.N. Loring, P. Hébert, L Vallière, F. Wyle, G. Laliberté and R. Tait McKenzie. Access restricted. Purchased from L. Hayward. POSTERS Approximately 150 items have been added to the poster collection this year, the most significant among these is a large number of posters from large and small theatres and theatre groups throughout Canada. For the most part these theatre posters were obtained through the arts archives of the Manuscript Division. Posters were also acquired from government and private institutions. Along with being a valuable source of information these posters are often of outstanding artistic design. HISTORICAL PHOTOGRAPHS SECTION — This has been a year of consolidation and moderate expansion. In line with government and departmental policy, the objectives of the Section have been to promote and maintain the National Photography Collection and to provide archival and curatorial services for Canada's national photographic heritage. During the year the Section was restructured and reorganized along functional lines. Five Units have been created: Office of the Section Head, Acquisitions and Research, Custodial, Cataloguing, and Reference Services. Reflecting the major operational responsibilities of the Section, the Units offer more specialized curatorial and archival approaches to the handling of photographic records. Under senior supervisors, the Units allow for more effective training and guidance and for the development of a much needed expertise and awareness of modern archival advancements in the visual field. Surveys and Negotiations — One of the primary responsibilities of the Section is to be able to determine the state of Canada's photographic heritage. This it does in a number of ways. Supported by historical research projects probing into the past to determine who were creating, collecting and using photographic records, the Section's staff carries on surveys across Canada to find out what portion of the photographic heritage has survived, where It is located and how it is being protected and utilized. By maintaining current awareness and active contacts in the field of contemporary Canadian photography, the Section seeks to protect the significant photographic records of the present for the future. Through personal contacts and visits, extensive use of the telephone and correspondence, the Section communicates continuously with photographers, collectors, government departments and agencies, private industry and a host of archives, museums, galleries, societies and private individuals. As these surveys and contacts reveal photographic records which should be in the National Photography Collection or which require servicing that the Section can best provide, negotiations for their acquisition, loan or protection are undertaken. This year, as last year, every effort was made to continue to approach photographers in order to explain to them the work of the Section and to encourage them to deposit their negatives and prints in the Archives. This was achieved by visiting photographers and by attending their conventions, as well as by addressing them on numerous occasions at conferences and meetings. 90 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 The Section's agreement with the Professional Photographers of Canada continued to bear fruit Several more cartons of records were transferred to the National Photography Collection as were a number of prints from previous Annual Print Shows. Following attendance at the Annual Convention in Halifax where a booth was setup in the Trade Show, A. Birrell was asked to explain to the Federal Council the plans for caring for the Annual Print Show prints. This was followed in February by a report to the Federal Council on the plans for exhibiting and protecting the Show in transit. The result has been whole hearted support of all the Section's proposals by the Council, with full operation scheduled for the 1974 Convention and Print Show. In addition to these formal presentations to the Professional Photographers of Canada, numerous contacts were made with photographers visiting the booth. Claude Minotto continued this work in a similar booth at the Annual Convention of the Association des photographes professionnels de la province de Québec held in Montreal in October. Following the PPOC Convention in Halifax, A. Birrell and C. Minotto visited photographers in Halifax, St. John, Charlottetown and St. John's. Initial contacta were made with Wilson Studio which owns the Isaac Erb Collection and with Maurice Crosby who owns the famous McAskill Collection. Claude Minotto investigated the collections at Studio Impact and Studio Marcil with a view to possible purchase in the coming fiscal year. He also arranged with P.L. Banks of the Dominion Bridge Company in Lachine, Quebec, for the transfer of approximately 5,000 glass negatives in their possession covering the Company's work back to the last century. Discussions were opened with the Department of Indian Affairs for the transfer of their photo files numbering approximately 60,000 items. Claude Minotto also arranged thetransfer of another glass plate collection from Gerald Michaud of the Department of Transport. This collection covers the construction of several canals in Quebec. The implementation of a program covering Canada's multicultural heritage was a major project during the year. In addition to negotiating for photographic documentation of the development of Canada's ethnic groups over the years, it was strongly felt that since there were so many highly honoured and well known contemporary photographers in Canada whose past reflected the nation's diversified cultural roots, representative selections of the work of some of these photographers should be obtained. Accordingly A. Birrell and C. Minotto approached a number of these men and requested that they make for the National Photography Collection a series of 25 or 30 exhibition quality prints which each photographer thought was a good representation of his work. In this way the preservation of their work will not be left to chance. In addition to prints, negatives were obtained in some instances. Nakash of Montreal donated his entire collection to the Archives. During the travels of the Section's staff it became evident that there were many institutions across the country which have important photographic collections, but lack the resources to preserve them adequately. This year saw the first step taken in offering limited aid for such preservation. The Public Archives has decided to offer its services in making copy negatives, a major step in the preservation of any collection, to those bodies who need and desire such help. In all cases the originals will be returned with a set of copy negatives. Among those HISTORICAL BRANCH 91 » with whom such a project was discussed were Lynn Ogden of the Vancouver City Archives, Catherine Hennessy of the Heritage Foundation of Prince Edward Island, i Burnham Gill, Archivist of the Province of Newfoundland and John Jursa of the Toronto Harbours Commission. Such cooperation has the double advantage of j preserving important collections while at the same time making them readily available to the public without endangering the originals. Further contact with amateur and professional photographers was made through the medium of lectures at universities, schools and conferences about the role being played by the Historical Photographs Section in the preservation of photographic heritage. Richard Huyda addressed groups of students at the Nova Scotia School of Design and Algonquin College in Ottawa. Andrew Birrell addressed a group of photography students at York University and a large f gathering of advanced amateurs and professionals at "Semina 74", a weekend conference held in Toronto. In addition, he also was asked to make a brief presentation to the members of the Order of Icarus, an organization composed of the foremost living aviators in Canada. This, in connection with an agreement with Canada's Aviation Hall of Fame, has brought to the Archives a considerable number of photographs and manuscripts dealing with Canada's aviation history. Acquisitions — Acquisitions for the fiscal year 1973-1974 numbered 471 collections, an approximate total of 357,802 photographs. The sources of the collections represented both governmental and nongovernmental areas, with collections being accessioned on a gift, loan or purchase basis. With regard to government departments, 135 collections were transferred from various departments and agencies, such as the former Department of Immigration and Colonization, Veterans Affairs, External Affairs, Transport, Indian Affairs and Northern Development and the former Department of Mines and Resources. The additional acquisitions from nongovernment sources resulted from active accessioning on the part of archives employees, from involvement in various programs (both internally and externally) and from unsolicited offers from private individuals, corporations and organizations. GOVERNMENT ACQUISITIONS — The types of government photographs and their sources are representative of a wide spectrum of government involvement in Canada. Perhaps the most interesting transfer is that of the North American Boundary Commission (1872-1875) provided by the Royal Canadian Mounted Police. The Department of Immigration transferred a collection of photos of government immigration buildings in Quebec (ca. 1910) which should prove to be a valuable source of architectural design. The aftermath of the Halifax explosion in 1917 has been well documented in a rare collection of prints from the Department of the Environment; and the aftermath of a possible atomic explosion in Ottawa is simulated in a series of composite photos arranged by the Emergency Measures Organization of National Defence. From a geographical point of view, government collections document Canada from Newfoundland to British Columbia, the latter depicted in photos of 1898-1900 in the Ministry of Transport's Collection. A Department of Immigration and Colonization Collection relates to farming in Western Canada. Northern Canada is represented by the Department of Mines and Resources Collection of 92 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 n 422 photos of Baffin and Ellesmere Islands in the 1920's, and by the more recent views of the Arctic and the Northwest from the Department of Indian Affairs and Northern Development. From the Canadian War Museum came the Wilson-Croft Collection documenting the township of Lanark. On an internal basis, transfers from the Manuscript Division provided a number of lively historical and cultural collections, among them the Willis- O'Connor Collection. Willis-O'Connor, aide-de-camp to five governors-general collected autographed portraits of his employers and his efforts have provided the Archives with valuable documentation of the Queen's representatives. The photos that were included with the John F. Caldwell Papers of 1890-1914 demonstrate life in the Ungava region of Quebec and provide a good record of various Hudson's Bay Company trading posts. Undoubtedly, the most interesting photographs were those from Frontier College, photos which give a notion of immigrant life in the Canadian labour camps of the early decades of the century, and in the mines, lumber camps and railway camps of more recent times. The David Gustafson Collection of the Canadian director and writer has been transferred; in it is a series of photographs depicting the Canadian theatre. Among the Traill Family Collection (of Catherine Parr Traill fame) are portraits of some of the literary giants in Canada: Susanna Moodie, the Strickland Sisters and Robertson Davies. ACQUISITIONS FROM NONGOVERNMENT SOURCES — The private contributions to the Archives represent two acquisition themes. The first is those collections obtained via the interests of individuals and organizations in society. The other covers all those photos gleaned through the definitive program of acquisition, carried out within the framework of the National Ethnic Archives Program. As part of the Multicultural Acquisition Program being conducted by the Historical Branch, finances were made available to the Section for a specific purpose — that being to assemble photographs representing the multicultural element of the Canadian society. The aims of the Program were two-fold. First, in conjuction with the National Ethnic Archives, the Section serves as a national repository for photographs documenting the background, lifestyles and contributions of the diversity of ethnic groups in Canada. Recent acquisitions include collections from Dr. V.J. Kaye, the noted Ukrainian-Canadian historian, from Mr. Roco d'Angelo depicting Italian life in Toronto, and from the Ottawa Jewish Historical Society. Secondly, as part of the National Photography Collection project, selected photographers, mainly of European origin, were asked to prepare a series of exhibition and archival quality prints of their photographic work. These photographers were chosen for their credited talents in the field of photography and for their variegated approach to the profession. They represent different disciplines of photography — portraiture, landscape, commercial and photo-journalism. Among them are such noted professionals as Cavouk, Nakash, Laslow Varkony, Johann Krieber, Karl Sommerer, AI Gilbert, Boris Spremo, Bert Hoferichter, Malak, Karsh and Michael Semak. Indicative of the nature of the HISTORICAL BRANCH 93 collections acquired are Krieber's very poignant shots of immigrant integration into the Montreal economy, Hoferichter's probing photographs of environmental pollution and the very humanistic style of Michael Semak. The remainder of the new accessions from the private sector cover a wide range of themes, both historical and contemporary. The most comprehensive subject covered is that of aviation. With the aid of Canada's Aviation Hall of Fame, the Historical Photographs Section has received photographs from numerous aviation figures in Canada. To name a few, there are Matt Berry, H.A. Oaks, A.G. Sims, W.R. May, E.G. Fullerton, T.M. Reid, Don Watson and Max Ward. Max Ward, President of Wardair Canada Ltd. has provided photos of planes he has flown or owned. Another great figure in the Hall of Fame is Romeo Vachon, one of Canada's pioneer aviators and provider of the first air mail service (singlehandedly) along the St. Lawrence River. On a more contemporary theme, Canadian Pacific Airlines loaned a series of photo albums relating to CP aircraft, CP personnel and CP executives. Other transportation themes covered are the canals of Quebec, notably the Soulanges, Beauharnois, Lachine, Sainte-Anne and Saint-Ours, to be found in the Ministry of Transport Collection. Mr. A. Pollard of Victoria, British Columbia added a series of photos of steamers on the West Coast from 1880 to 1949. Professional and amateur sports in Canada have been very prominent in recent acquisitions. One hundred and fifty-two photos were loaned by M.H. Reid, Curator of the Hockey Hall of Fame in Toronto. Ernie Fitzsimmons of New Brunswick again contributed the major part of the Section's Collection relating to hockey. Sport in Canada from 1925 to 1962 is covered by the Charles Mayer Collection. Included is the first meeting of the National Advisory Council on Fitness and Amateur Sport. n 94 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Labour history in Canada has been augmented through the Canadian Labour Congress Collection (1951-1965), the Percy Bengough Collection and the Ontario Labour Committee for Human Rights Collection. Percy Bengough was the President of the Trades and Labour Congress and his papers, received as a result of the acquisition program of the Manuscript Division, document the growth of labour history both nationally and internationally from 1935 to 1954. The Ontario Labour Committee Collection includes food strikes in Windsor, the CCF Summer School and the Jewish Labour Committee. To be noted also are the Lapointe Collections of l'Union catholique des cultivateurs (1929-1956), reflecting colonization in Northern Quebec. Industries in Canada have been represented by Robson Lang Leathers Ltd., which sent photographs of the Oshawa Tannery of 1870 to 1900. Mr. A.G. Muirhead contributed photos of the Herron-Gillies Mill in Lanark and the E. Curran Collection depicts the mining boom of 1905 in Cobalt, Ontario. Collections dealing with political personalities are extensive. The J.S. Woodsworth Collection, given through Grace Mclnnis (daughter of Woodsworth), contains a series of family snapshots and material on the All People's Mission. The Capital Press photos of Duncan Cameron document the newest members of parliament and his Excellency, Governor-General Roland Michener. Sir George Burn, President of Bank of Ottawa, and Arthur Ames, Director of Instruments Ltd. represent two Ottawa figures whose family papers were generously offered to the Archives. Additions were made to the newspaper photo holdings with negatives and prints coming regularly from Capital Press, the Toronto Star, the Montreal Gazette, the Globe and Mail and the Windsor Star. Finally, there were new accessions dealing with one of the priorities of the acquisition program — the history of photography in Canada. To document 19th century photography a series of daguerreotypes have been acquired, including those by Seth Park which were donated for the purposes of restoration. From S.B. Nicolson came a daguerreotype of George Keefer. Two ambrotypes of C.W. Hamilton during the late 1850s were purchased from an American dealer. The most important single acquisition of the year was the purchase of the superb daguerreotype portrait of Louis-Joseph Papineau. This portrait by an unknown daguerreotypist was offered recently to the Public Archives. Its addition to the National Photography Collection is invaluable. Custodial Services — Custodial services of the Section have kept apace with the influx of new acquisitions and the expanding knowledge of photo-archival technology. Confronted with rapidly increasing acquisitions and limitations on available facilities, manpower and resources, some major rethinking has been done. A systematic storage survey of collections is providing an accurate analysis of the exact physical nature of the collections and their custodial requirements. Although all collections require proper servicing, certain collections are unique and of such importance as to require more specialized treatment. The criteria for making proper collection distinctions and setting priorities are being developed. More specialized and protective containers have been researched, designed and purchased. Handling and circulating procedures have been modified to upgrade HISTORICAL BRANCH 95 the protection and accessibility of collections. Eight major collections have been organized, identified and indexed. As in past years a number of collections have been selected, evaluated and rephotographed for preservation and reference purposes. Conservation services available to the Section remained minimal and inadequate. Cataloguing Services — Cataloguing services have been augmented by the addition of two new staff members. More than 20 collections, consisting of over 13,000 photographs have been catalogued. In anticipation of even greater cataloguing demands in the future, the potential value of various electronic data processing systems for information retrieval has been investigated. Reference Services — The Section's reference services continued to be most active during the past year; a comparison of statistics shows that there was an increase in inquiries and an increase in the number of reproductions supplied. There were significant requests from some 50 Canadian and foreign publishing houses, periodicals and newspapers. The faculties and students of 40 Canadian and foreign universities, colleges, primary and secondary schools and educational boards and agencies ordered substantial numbers of reproductions. There were numerous requests from museums, corporations, galleries, ethnic organizations and historical associations throughout Canada. Reflecting the content regulations of the Canadian Radio and Television Commission were the extensive requests made by some 25 film production agencies and television networks. The Section made a substantial contribution to such critically-acclaimed television series as Images of Canada, The Days Before Yesterday and The National Dream produced by the Canadian Broadcasting Corporation. There were requests from over 30 departments and agencies of the federal government, as well as from a number of provincial and municipal governments and agencies. The Section served a clientele drawn from all parts of Canada as well as from seven foreign countries as far afield as Switzerland and Australia. Among the diverse subjects of which researchers requested photographic documentation were such popular topics as Indian Life, military activities, immigration, women's activities, labour unions and northern development. Diffusion and Dissemination — The publication of Relentless Verity: Canadian Military Photographers since 1885 represented one of the Section's major inputs into the Department's Diffusion and Dissemination Program for the year. Researched and written by Peter Robertson of the Historical Photographs Section, this study of the photographic works of 13 Canadian military photographers from the Northwest Rebellion to the present was published jointly by the University of Toronto Press and Les Presses de l'Université Laval, as volume 2 in the Archives Canada Series. The publication, which complemented the exhibition, was critically reviewed in a number of Canadian and international periodicals and newspapers. Canadian Magazine, in its December 1973 issue, ran a feature article based on the book. It is intended that Relentless Verity be followed by a series of subsequent volumes on Canadian photography. The research work of two other staff members has been published in the national periodical Canadian Photography, that of R. Huyda on H.L. Hime appeared in the July 1973 issue and A. Birrell's study of Charles Horetsky in the March 1974 issue. PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 BILL RIDER-RIDER Mr. William Rider-Rider, Canadian Official Photographer in France during World War I, at the opening of the exhibition Relentless Verity: Canadian Military Photographers since 1885, 11 September 1973. The Section's major exhibition during the past year was Relentless Verity: Canadian Military Photographers since 1885. Opened in September by Gen. Jacques Dextraze, Chief of the Defence Staff, this exhibition featured 250 prints representing the work of 13 representative military photographers. There were also three other exhibitions in which the Section played a part. Cooperating with le I musée d'Archéologie de l'Est du Québec at Rivière-du-Loup, the Section supplied some 30 prints for the exhibition D'hier à aujourd'hui par la photographie which opened in July. A small display of prints by Ottawa photographer Duncan Cameron took place at the National Press Building in the national capital beginning in August. Finally, the Section loaned 16 original prints to Sir Wilfrid Laurier University in Waterloo for an exhibition of Laurier memorabilia marking that institution's change of name. Back-up support has also been provided for à number of other departmental and government exhibitions. Publicity — Publicity for the National Photography Collection and for the objectives and work of the Section was generated successfully both internally and externally. Press, television and radio coverage on the Section's publication HISTORICAL BRANCH 97 efforts and exhibitions provided continuous and diversified cross-Canada exposure throughout the year. Relentless Verity: Canadian Military Photographers since 1885, both as an exhibition and publication produced national television, newspaper and magazine coverage. The publication is distributed through major bookstores across Canada. The exhibition, circulated by the Department of National Defence, is now travelling nationally. The articles and photo essays in Canadian Photography increased exposure in the Canadian photographic community. The Section itself issued two new brochures on its activities and aims. These coupled with the Section's presence at the Annual Trade Shows of the Professional Photographers of Canada and the Association des photographes professionnels de la province de Québec reinforced the Archives' image and served as an expression of continued awareness and concern for contemporary Canadian photography. Further publicity has come from the use and acknowledgement of the Section's holdings in major national television productions such as The National Dream and Images of Canada, in various film productions, in a host of national and international scholarly and popular publications, various exhibitions and audio-visual presentations and in commercial advertising. Such publicity ranges from the nationally distributed Eaton's of Canada full-page newspaper advertisement on Rememberance Day using a Ken Bell photo, to the official presentation by Prime Minister Trudeau of the Section's Frontier College photo of Dr. Norman Bethune to Premier Chou En-lai of the People's Republic of China. Lectures, Research and Advisory Services — Staff involvement in delivering lectures and in participating in and conducting courses and tours relating to Canada's photographic heritage is an important Sectional activity. During the past year, R. Huyda, A. Birrell and C. Minotto have given lectures and study sessions to groups of professional photographers and to photography students at various universities, technical colleges and institutes. Staff members actively contributed to the sessions of the Public Archives of Canada/Canadian Historical Association Course in Archival Administration and to the Course on Religious Archives and Archivists organized by St. Michael's College. Other significant individual presentations included A. Birreli's talk on photographic records to the Annual Conference on Historical Resources and R. Huyda's paper on H.L. Hime delivered to the Manitoba Historical Society. In addition, staff members spoke frequently to the numerous university and other groups touring the Public Archives. During the year there was a substantial increase in research projects on Canadian photography. P. Robertson completed his research on Canadian military photography. A. Birrell, supported by M. Phemister, M. Psutka and J. Williams, began a major research project on Western Canadian photographers and on Canadian surveying photography. C. Minotto continued research on a number of private collections and Canadian Arctic and Northern exploratory photography. R. Huyda undertook research on S. McLaughlin, Canada's first Government Photographer. Two excellent reports were prepared by casual staff: J. Burant's study of St. John, New Brunswick photographers, 1845-1865 and S. Franklin's report on the Canadian Photographic Journal, 1892-1897. A number of smaller research projects were completed in support of the Section's acquisition and evaluation activities. There was also a continued input into the index of Canadian Photographers. 98 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 As the foremost national photo repository and as an internationally recognized advanced photo archives, the Section is called upon frequently to provide advisory services. During the past year requests for assistance and information have come from archives, museums, government departments, photo repositories, organizations and individuals from across Canada, from the United States, the United Kingdom, Australia and other countries. A major input was also made into the Canadian Museums Association Symposium on the Care and Maintenance of Photographic Collections. Staff Notes — R. Huyda returned as Section Head and Curator of the National Photography Collection in July after 18 months as Acting Division Chief. A. Birrell who had served as Acting Section Head was placed in charge of the newly established Acquisition and Research Unit. P. Robertson, W. Ewers and B. LaRose were appointed respectively Heads of the Custodial, Cataloguing and Reference Service Units. Staff training and development are considered essential prerequisites for the Section effectiveness. During the past year A. Birrell and C. Minotto were granted educational leave to pursue their M.A. studies. Other staff members attended various secretarial, supervisory, language and management training courses. Six 1 professional research officers attended Photo History '73, a symposium at the International Museum of Photography, Rochester, New York and were scheduled to participate in the April 1974 Canadian Museums Association Symposium on the Care and Maintenance of Photographic Collections. Public Archives Library The Public Archives Library experienced in 1973-1974 a growing awareness of its expanding role within the Department. The marked rise of accessions in all Divisions of the Historical Branch, the increasing demands for advisory services in the Administration and Technical Services Branch, as well as the additional requests for advice received in the Records Management Branch, have brought about a substantial increase in demand for acquisitions of printed works in various fields to cover the diversified services now offered by the Public Archives of Canada. Microfiche reproductions of the items listed in the first volume of the Catalogue of Pamphlets..., Ottawa, 1931, was slowed for a period while a reassessment was effected. It has since been accelerated, and the results will be felt late in 1974. The Library wishes to express its gratitude to Miss Edith Firth of the Metropolitan Toronto Central Library for her courtesy in lending rare pamphlets for use in these reproductions in lieu of those in the Library's Collection which were incomplete or damaged, or otherwise not suitable for reproduction. The preparation of a revised Catalogue of Pamphlets is progressing satisfactorily. All pamphlets covering the years 1547 to 1900 are now catalogued, save for those pamphlets published from 1867 to 1900 and added to the Collection since 1972 through either purchase or gift. The Public Archives Library was represented at the annual meetings of the Canadian Library Association, the Association canadienne des bibliothécaires de HISTORICAL BRANCH 99 langue française, the Canadian Historical Association and the International Federation of Library Associations. The Chief Librarian attended the Colloquium of the Bibliographical Society of Canada and the Education Workshop of the Montreal Chapter of the Special Libraries Association — From Naming to Networks: Identification to Distribution. A program of reproducing articles of historical interest .contained European periodicals was initiated with the personnel of the Paris Office. This w enable the Library to acquire valuable reference material in sources to be found various European archival institutions. Although the program is at the initial stages, the groundwork has been established in the Bibliothèque nationale in Paris, whose sources are being used. The Library has lent books and posters for the Heritage Kingston exhibition presented in the Agnes Etherington Art Centre, Queen's University, Kingston, as well as for the Children's Book Exhibit presented by the National Library of Canada. For the second year the Library Division has continued implementation of the Operational Performance Measurement System; the exercise has proved to be a study and an assessment of the duties performed by members of the Department. The Library has further contributed to this program by lending one man-year to the Management Systems Implementation Section. Significant Canadian historical articles and books published in Canada in 1972 have been listed and edited for inclusion in the next edition of the International Bibliography of Historical Sciences. The Library's staff has contributed to a six week "in training" program for three consecutive groups of students from Hull's CEGEP; these students are seeking diplomas as Library technicians. The Library's staff also participated actively in the preparation of the Course in Archival Principles and Administration offered by the Public Archives of Canada. CIRCULATION AND EXTENSION SERVICES SECTION — Statistics — The implementation of the Operational Performance Measurement System has brought about a new structure of inputs and outputs. Without drastically altering the terms of reference, the system now allows for a better definition of operations producing more significant and functional statistics. Visits 10,307 Circulated Documents 38,731 InterUbrary Loan Requests 193 Reproduction Requests 3,329 Internal Distribution of Periodicals 2,608 Evolution of Services and Operational Context — In this second year as an autonomous Section, the concentration has been primarily on its extension services. A library branch has been organized in the Picture Division. This pilot project has defined better procedures and most important, has helped in the development of operations to be used in the establishment of similar branches in the other Divisions. As of this moment, some 1,595 volumes are located in the 100 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Picture Division on a permanent loan basis, and 44 periodicals circulate amongst its professional personnel members. A process of operations has been initiated in the National Map Collection, as well as in the Technical Division of the Administration and Technical Services Branch. The internal circulation of periodicals amongst Public Archives of Canada personnel is presently 285 titles, 1 and this service will extend to approximately 350 titles in the fiscal year 1974-1975. Special Projects — The Section has arranged for the reproduction, on 5" x 8" cards, of historical posters in the Library's Collection. A chronological card-index of 800 of these reproductions is now available for consultation. REFERENCE SECTION — During the year the Reference Section's activities included talks to visiting students from the University of Ottawa's History Department, McGill University's Library School, Brock University's Geography Department, and to members of the Association des Archivistes du Québec, the Ottawa Valley Historical Society, the Ontario Genealogical Society and the Société généalogique canadienne-française. The Reference Section answered some 2,680 oral and written inquiries concerning such varied subjects as Alberta's Alasand Oil Ltd., the St. Lawrence River Bridge Company, construction of log cabins, the Chautauqua Movement, the architecture of the Province of Quebec, advertisements on behalf of the fraudulent British Columbia Overland Transit Company and ginseng trade. The Centennial of the Royal Canadian Mounted Police in 1973 brought a fair number of inquiries concerning the Force's establishment and its early uniforms. As well, the Reference Section continues to receive a number of requests for the Centennial Commission's still extant publications. The Reference Section also spent several weeks in the preparation of the 1973 Course in Archival Principles and Administration. The Section's Finding Aids Program is being continued; some 1,143 entries were added to the Biography Index. ACQUISITIONS AND BINDERY SECTION — The Acquisitions and Bindery Section was created during the fiscal year 1973-1974. The Section is responsible for the selection, acquisition and registration of books, pamphlets, posters, microfiche, microfilm, periodicals and government publications, either purchased or received as gifts. As well, the Section is responsible for the conservation and restoration of these various documents. Following is a statistical chart of the Section's activities: Items Ordered 890 Items Registered 5,244 Items Sent to the Bindery 888 Items Received from the Bindery 1,235 Temporary Cards Filed 11,610 Other activities included the reorganization of city and telephone directories, the inventory of a number of hitherto unlisted volumes, the establishment of an inventory of serial publications and continued participation to extension services. HISTORICAL BRANCH 101 CATALOGUING SECTION — The Cataloguing Section has put the emphasis on the cataloguing of books destined for use by the Divisions or Sections within the Department. The organization of this service has created the need for catalogue units to accompany these collections. Work is progressing towards the creation of these units. h\- The arrival of a new cataloguer has enabled the Section to complete the cataloguing of material — Biography Section excepted — left uncatalogued from the collection accumulated in the original library. The typing and filing of cards for the pamphlet collection previous to 1910 have been terminated. Following are statistics of the Section's activities during the fiscal year 1973-1974: Items Catalogued 3,971 Items Processed 6,675 Cards Processed 35,661 Cards Filed 27,371 Important Acquisitions Bossu, N. Nouveaux voyages aux Indes occidentales..., Paris, Chez Le Jay, 1768, 2 part, en 1 vol. Canada. Department of Crown Lands. Information for immigrants, settlers and purchasers of public lands ... Quebec, Printed by Hunter, Rose & Lemieux, 1863. 20 p. Cellarius, Christoph. Christophori Cellarii Smalcaldiensis Geographia nova Halae Magdeburgicae, Sumtu lo., Bielkii, 1968. 20, 470, 69 p. Duchesne, Henri-Gabriel. Dictionnaire de l'industrie; ou, Collection raisonnes des procédés utiles dans les sciences et dans les arts; contenant nombre de secrets curieux et intéressants pour l'économie et les besoins de la vie ... Ferrière, Claude-Joseph. Dictionnaire de droit et de pratique, contenant l'explication des termes de droit, d'ordonnance, des coutumes et de pratique, Paris, Chez Brunet, 1749, 2 vol. Forsyth, Joseph. Government publications relating to Alberta; a bibliography ... Tylers Green, Eng., University Microfilms, 1972. 8 v. Glenbow-Alberta Institute. Library. Catalogue of the Glenbow Historical Library, the Glenbow-Alberta Institute Library, Calgary, Alberta. Boston, Mass., G.K. Hall, 1973. 4 v. Hindenlang, Charles. Déclaration volontaire de M. Charles Hindenlang, général de brigade dans l'armée des rebelles, Montréal, De l'Imprimerie de l'Ami du peuple, 1838, 3 p. International Boundary Commission (Canada and the United States). Joint report upon the survey and demarcation of the boundary between the United States and Canada from the Gulf of Georgia to the northwestern most point of Lake of the Woods Washington, D.C, 1937. 477 p. Journal de ce qui s'est passé au Canada depuis le mois d'octobre 1755 jusqu'au mois de juin 1756, n.p., 1756. 102 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 La Roche, Frank. En route to the Klondike; Chilkoot Pass and Skaguay Trail. Seattle, Wash., 1897. The Literature of photography. New York, Arno Press, 1973. 62 v. Montizambert, Edward Lewis. A lecture on the mercantile law of Lower Canada, delivered before the Mercantile Library Association of Montreal on the 27th January, 1848. Montreal, Printed by Lovell and Gibson, 1848. 22 p. Mountain, G.J. A letter to Mr. S.C. Blyth, occasioned by the recent publication of the narrative of his conversion to the Romish faith. Montreal, Printed by Nahum Mower, 1822. 288 p. Numismatic and Antiquarian Society of Montreal. Constitution and by-laws of the .... Montreal, Daniel Rose, 1866. 15 p. Painchaud, Joseph. Petition of Joseph Painchaud and others of the city of Quebec. Quebec, Printed by John Lovell, 1852. 2 p. Parke-Bernet Galleries, Inc. The celebrated collection of Americana formed by the late Thomas Winthrop Streeter, Morristown, N.J., sold by order of the trustees. New York, 1966-70. 8 v. Playfair, A.W. Suggestions on the defence of the Canadas .... n.p., 1865. 13 p. Roy, J.J.E. Histoire des colonies françaises et des établissements français en Amérique..., Tours, Marne, 1864. Strubberg, Friedrich Armand. Mes aventures en Amérique chez les Peaux- Rouges, Paris, Firmin Didot, 1880, 2 vol. Thieme, U. and F. Becker. Allgemeines Lexikon der bildenden Kunstler von der Antike bis zur Gegenwart... Zwickau /Sa., Photomechanischer Nachdruck von F. Ullman, 1969-72. 37 v. Time-Life Books. Life library of photography. The Times, London. Cuttings from the Times [on Canada, January 1909 — February 1967]. Tylers Green, Eng., University Microfilms, 1973. 20 v. Toronto. City Council. Select Committee Appointed to Inquire into the Issue and Sale of City Debentures. Report of the... in 1852, with evidence. Toronto, Geo. E. Thomas, 1853. 60 p. Valin, René-Josué. Commentaire sur l'ordonnance de la marine du mois d'août 1681, Poitiers, F.-A. Saurin, 1829, 644 p. Wagner, Henry R. The Plains and the Rockies; a bibliography of original narratives of travel and adventure, 1800-1865. Columbus, Ohio, Long's College Book Co., 1953. 601 p. Printed Material from Archival Collections Transferred to the Library Action Canada Papers (MG 28, IV 5H) Canada Foundation Papers Bell Canada Papers (MG 28, I 179) Bell (R.A.) Papers (MG 32, B 1) Canada. Prices and Incomes Bengough Papers (MG 30, B 47) Commission Papers (RG 36/30) Brown (H.L.) Papers (MG 31, D 17) Canadian Archery Association Papers HISTORICAL BRANCH 103 Canadian Labour Congress Papers Newman (AH.) Papers (MG 30, D 172) (MG 28, 1 103) Norrish (W.H.) Papers (MG 30, E 72) Canadian National Railways Papers Oaks (H.A.) Papers (MG 30, B 50) Churchill (G.) Papers (MG 32, B 9) Ontario Labour Committee on Human Cohen (J.L.) Papers (MG 30, E 69) Rights Papers (MG 28, I 173) Curran (J.E.G.) Papers (MG 30, K 5) Reford (R.) Papers Dallyn (G.M.) Papers (MG 30, B 46) Underhill (F.H.) Papers (MG 30, D 11) Gray (C.F.) Papers (MG 30, D 44) Willis-O'Connor Papers (MG 30, E 23) 1 Hill Papers Woodside (H.J.) Papers (MG 30, I 11) Lloyd (F.) Papers (MG 35, A 6) Yukon Consolidated Gold Corp. Papers 1 Mayer (C.) Papers (MG 30, K 7) List of Donors to the Public Archives Library for 1973-1974 Ambassade de France, Ottawa W.M. Connor Prof. John Andreassen, Council of Ontario Universities McGill University Georges Dargaud Howard C. Applegate, the Balch Dominion Glass Company Ltd. Institute, Philadelphia Rev. F.S. Dowe Arab Republic of Egypt Embassy, R.H. Durrell Ottawa Economic Council of Canada Mrs. Diane Armstrong (Ms. I. Lackner) L.-C. Audette Family Planning Federation of André Beaulieu Canada/Fédération pour la Michael Bell planification familiale du Canada Bell Canada Farm Credit Corporation/ P.-l.-E. Belmont Société du crédit agricole Dr. A.E. Blanchette, Department C.W. Ferguson of External Affairs John E. Fetzer Mme R. Boult, Commission canadienne First Baptist ChurgSt, *'•/ des transports France. Direction des archives Mr. and Mrs. E. Brossard Orland Gingerich, Western Ontario Ms. E. Bujea Mennonite Conference Inc. Mrs. F. Buxton Mme Y. Goldenberg, Musée Canada. Consommation de la monnaie, Paris et corporations (Claude G. Jarry) Benoit-Beaudry Gourd Canada. Department of National Health Hamilton P. Greenough and Welfare (Ms. Louise Brommeil) Mrs. Irene Halliday Canadian Council on Rural Harry Hinchley Development/Conseil canadien Alfred A. House de l'aménagement rural John Howells, Houston Civil War Canadian Imperial Bank of Commerce Round Table (H.G. Kettle) India. National Archives Canadian Medical Association Israel. State Archives (D.A. Geekie) Joseph Kapacinskas Gary Carroll Kingston, Ont. Committee James Crafton Carter on Architectural Review John E. Coderre Kingston Public Library Board Comité international R. Kreen des sciences historiques M.S. Kuhring PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Yvan Lamonde Donald G. Lane Frank Lavinskas Jean-Jacques Lefebvre, Société royale du Canada Library of Parliament (Ms. Pamela Hardistry) N.G.M. Lougheed Mrs. D.H. Lowry Dr. Earle D. MacPhee Thomas G.M. McDade Lester W. McLennan Manitoba. Provincial Archives R.E. Manning Hart Massey J. Mazik N. Mika, Mika Silk Screening Ltd. J.M. Milne Molson Breweries of Canada Ltd. (Mrs. M.T. Good) Montreal Star. The Library L'abbé Robert Morin William F.E. Morley Mount Allison University, Sackville, N.B. Mount Royal Cemetery Company Lieut.-Col. R.K. Muir National Indian Brotherhood Nova Scotia. Legislative Library (Ms. S. Elliott) Ontario. Office of the Prime Minister Oshawa Curling Club Ottawa. Cabinet du maire Our Country Publications Company Payette Radio Ltée Mrs. Fred J. Peister William Penn Washington A.E.H. Pétrie Edward Phelps G.G. Phillips Québec (ville). Service des loisirs et des parcs Mrs. Frances K. Smith, Agnes Etherington Art Centre, Queen's University Archives Frederick A. Rahmer Résidence Deschatelets John Rose Rev. R. Rowat Séminaire de Chicoutimi. Comité du centenaire Simon Fraser University Mlle B. Soublière, Radio-Canada His Worship Mayor George N. Speal, Office of the Mayor, Kingston, Ont. Erik Spicer, Library of Parliament Statistics Canada (Ms. G. Phelan, Chief Librarian) Mrs. John Grier Stevens Ms. Gladys Stuart Toronto Symphony Trent University. Thomas J. Bata Library Ukrainian Canadian Committee Université d'Ottawa. Département d'histoire (Pierre Savard) Université Saint-Paul (F.-G. Morrissey, o.m.i., doyen) University of New Brunswick. Department of Information University of Western Ontario. School of Library and Information Science Auguste Vachon Mrs. A.M. Ward The Whaling and Marine Manuscript Archives Ms. Ruth Whitley National Film Archives Division Organization — With the establishment of new positions, the appointment of new staff members, the purchase of new equipment, the promise of additional space and above all with the acquisition of significant sound, film and video records, the National Film Archives is beginning to develop the organization and the resources necessary to service the growing demand for access to image and sound records. The final stage in the organization will be the consolidation of the national collection of historical sound recordings and its reference services with the HISTORICAL BRANCH 105 national collections of film and video housed in the West Memorial Building. Plans for the renovation of the additional space in the West Memorial Building have been completed and it is hoped the reorganization will be accomplished in the fiscal year 1974-1975. In the meantime the Historical Sound Recordings Section was involved in three moves to achieve greater organizational unity and to complete its physical separation from the Picture Division. The first move transferred all the holdings of the Section into a temperature controlled vault in the West Memorial Building. The second move relocated the sound recording studio to a sound-proof room in the West Memorial Building. The final move, a temporary one, consolidated professional and clerical staff and the Section's files and office supplies in three consecutive offices in the main building. The Section looks forward to the complete consolidation of its reference and cataloguing services with those of its technical and storage services when renovations planned for the National Film Archives in the West Memorial Building are completed. These moves also reflect the increased demands placed upon the Section which has required expansion in bulk size and sophistication of its equipment and personnel. In June 1973, a technician was hired to take charge of the newly purchased recording equipment and to assume all technical duties related to recording and rerecording in the sound room. The new equipment included an EMT professional quality disc reproducer, a JVC AM-FM stereo receiver and a Metrotech professional reel-to-reel recorder with time signal generator and reader. A dictation transcribing unit was also purchased to aid the typist employed to transcribe the Peter Stursberg interviews. Personnel — Sam Kula was appointed Chief of the National Film Archives in September 1973. In April 1974, after completing language training, he will assume his duties. In March 1974, an archival assistant was appointed in the Historical Sound Recordings Section to survey oral history projects throughout Canada and to prepare a guide to such projects, with special attention to projects related to ethnic archives. RECORDED SOUND COLLECTION — Research and Publications — During the fiscal year 1973-1974 the staff in the Historical Sound Recordings Section contributed several articles to various publications. LaClare, Léo. Lord Stanley and the Demonstration of the Edison Perfected Phonograph in Canada, 1888. Recorded Sound. April-July 1973. LaClare, Léo. Oral History in Canada: an overview. Oral History Review. 1973. LaClare, Léo. Sound Recordings in the Public Archives of Canada — Les enregistrements sonores aux Archives publiques du Canada. Phonographic Bulletin. May 1973. Lochead, Richard. Labour History, Oral History and the Ginger Goodwin Case. Reynoldston Research and Studies. 1973. Dissemination — in addition to the publications listed above, information about the sound collection was disseminated through various exhibits and media 106 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 interviews. A demonstration booth was set up at the Annual Convention of the Canadian Association of Broadcasters held at the Château Laurier from 30 April to 2 May 1973 and a selection of oral history material was displayed at the Convention of the Canadian Historical Association held in Kingston in June 1973. Léo LaClare described the work of the Historical Sound Recording Section in an interview broadcast on CBC Radio Noon in July 1973 and in two interviews broadcast on Skyline Cablevision in July 1973 and February 1974. Requests and Services — By far the greatest number of requests for historical sound recordings come from the broadcasters themselves and hence much material has been recycled into radio programs pertaining to history. Examples of these are the flashback series and a documentary on Canadian history produced by radio station CHUM in Toronto as well as the Sounds of History feature on CBC radio's As It Happens Program. Material has also been used in two radio documentaries on Newfoundland, broadcast in April 1974 — one on radio station CEPL in London, Ontario repared by Professor Peter Neary and the other on the CBC radio network prepared by George Baker. The requests made by the academic community have been concerned for the most part with oral history and have become more frequent as the Division has become more active in this area. Oral History — Activity in the field of oral history has taken two forms. One form has been to act as a central clearing house for all literature and current developments in oral history throughout Canada. Toward this end an archival assistant has been hired to prepare a comprehensive directory of all oral history projects completed or in process in Canada today. Léo LaClare, as Chairman of the Oral History Committee of the CHA Archives Section, has laid the groundwork for the creation of a National Oral History Association and has coordinated the publication of the second issue of a new Canadian oral history journal. And finally, knowledge of oral history developments in the U.S. has been updated by attendance at the Oral History Association Conference at West Point, New York in November 1973 at which negotiations were also initiated with a view toward holding the 1976 OHA Conference in either Ontario or Quebec. The second form of activity has been to stimulate interest in oral history and thus increase the PAC's holdings in this area. Technical and professional assistance has been given to local and regional groups seeking to start their own oral history programs and Léo LaClare has given several talks to interested groups on this subject. The Historical Sound Recordings Section has aided directly in the production of Peter Stursberg's oral history interviews with major political figures of the Diefenbaker era — a project which included 19 hours of interviews with Mr. Diefenbaker himself. The past year has also seen the Section increase its holdings in oral history with the acquisition of several valuable collections including one by broadcaster Lyal D. Brown which documents early life in the Canadian West. Accessions and Holdings — The major accession in 1973-1974 was the CBC's As It Happens Collection, which consists of tapes of this award-winning CBC public affairs radio program from 4 October 1971 to 30 November 1973. In addition, negotiations were completed with the CBC for the acquisition of audio tapes for all interviews recorded for the Tenth Decade, First Person Singular and the Days HISTORICAL BRANCH 107 Before Yesterday Series. The combined CBC and Stursberg collection will add a valuable "analytical perspective" to the present extensive holdings of the Liberal Party of Canada and the Progressive Conservative Party of Canada. New accessions for 1973-1974 numbered 126, which represented 3,339 hours of new sound recordings. The total holdings of the Historical Sound Recordings Section are now approximately 14,500 hours. Work done on the Section's holdings can be summarized as follows: Hours Catalogued 537 Hours Indexed 585 Hours Rerecorded 936 Hours Transcribed 36.5 FILM AND VIDEO COLLECTIONS — Research and Publications — The work of the National Film Archives and its collections was the subject of a feature article by Robert McKeown in Weekend Magazine, 21 July 1973. Although the article in Weekend Magazine was a very general account, it resulted in a substantial number of inquiries, some indicated where early films were being held, and others offering film donations. Dissemination — As part of Festival Canada 1973, the National Film Archives organized a series of screenings in the Public Archives auditorium during the month of July. Four programs were prepared (a new program each week) demonstrating the range of material in the National Film Archives. In connection with these screenings, William Galloway appeared on Skyline Cablevision in June to preview the programs and describe the work of the Archives. The film and video collections averaged more than 10 serious requests per month and satisfied approximately 75 per cent of them. The requests included film footage for several CBC programs, the Ontario Educational Communications Association, several major CTV programs and numerous independent producers. Servicing the collections has been difficult because little of the footage is catalogued or indexed. The burden of identifying, selecting and preparing requested material fell equally on the Project Director, the Head of Technical Services and the technicians. Development of a catalogue for film and video resources and the appointment of professional staff to process and service the material must be a high priority in the next fiscal year. Videotape Program — In August 1973, a videotape technician was appointed to supervise the use of the videotape recording equipment and to initiate the program whereby film holdings are transferred to videotape cassettes as reference prints. Two hundred individual productions (150 hours of material) were transferred by March 1974, including the following: Canadian Army Film Unit 100 productions (15 hours) Associated Screen News Collection 27 productions (10 hours) Graphic Consultants (Ontario Motion Picture Bureau) 15 productions (10 hours) Alcan Collection 35 productions (15 hours) 108 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Accessions and Holdings — During 1973-1974 over 150 individuals and organizations were contacted for the purpose of soliciting or examining potential acquisitions. More than 3,000,000 feet of motion picture film was accessioned. The earliest material was a collection of 35 millimetre nitrate newsreels which included coverage of the tour of the Duke and Duchess of Dufferin to Victoria, British Columbia in 1904, and several "stories" on the training and embarkment of Canadian troops during World War I. Described below are some of the individual items acquired during the fiscal year. The Iron Curtain, 1948 (16 mm. black and white). The film produced by Twentieth Century Fox is based on the Igor Gouzenko spy case. The film was shot at various locations in Ottawa including the National Research Council and the Embassy of the U.S.S.R. Trail of the Royal Mounted, 1932 (16 mm. black and white). The first sound serial to be based on the work of the RCMP (10 chapters). The Heart of Humanity, 1918 (35 mm. tinted). Produced by Carl Laemmle's Jewel Productions and directed by Allen Holubar, this film is one of the antiwar films that skillfully combined melodrama and propaganda. The Confession, 1920 (16 mm. black and white). Directed by Walter Griffon and starring Henry B. Walthall, this is the earliest film version of the novel by Hal Reid in which a Catholic priest knows the identity of a murderer but cannot reveal it because he heard it in confession. Renfrew on the Great White Trail, 1938 (35 mm. black and white). This is one of the film adaptations of the Renfrew Novels (this one was from Renfrew Rides North) by Laurie York Erskine. It is a musical version produced and directed by AI Herman. North of '49, 1929 (35 mm. tinted). This is an early sound film set in Canada. Directed by and starring Neal Hart, the film's advertising promised "talking, singing and sound". Blue Blazes Rawden, 1918 (35 mm. black and white). The great William S. Hart in one of his classic westerns. Presented by Thomas H. Ince, the film is directed by J.G. Hawks and Hart himself. The Great White Trail, 1917 (16 mm. black and white). Produced by Wharton Felius, this melodrama was photographed on location in Northern New York State and the Eastern Township region of Quebec. The Alan Taylor Collection (6,000 feet, 35 mm. black and white). A collection of newsreels and actual items primarily dealing with Victoria, British Columbia, dating between 1907 and 1929. Included are such items as: (1) Chinese Funeral Parade, 1918 — as a cortège moves along Yates Street in Victoria, various dignitaries of Victoria join a huge delegation of Chinese Canadians paying their last respects; (2) Duke and Duchess of Connaught Visit Vancouver and Kamloops, 1912 — local scenes and dignitaries as the Royal Party tours the decorated streets and witnesses the parades; (3) The Great War Home Front, 1914 — scenes of military recruiting in Toronto and the departure of the 48th Highlanders Regiment for overseas; (4) Victoria Waterfront, 1914 — a look at the waterfront from the Grand Trunk Railway Building; (5) War Comes to Victoria, 1914 — anti-German sentiment as mobs HISTORICAL BRANCH 109 wreck German owned stores; the Yukon Regiment in Victoria; horses are collected and inspected for shipment overseas; (6) Victoria Views, 1907 — The Colonist, one of Canada's oldest newspapers honours its delivery boys; a political rally; tourists arriving and the work of the Visitors Bureau; (7) Malahat Highway, 1911 — a tour of the newly paved Malahat Highway through immense stands of Douglas Fir trees, along the coast and into Victoria; and (8) Good Old Fashioned Picnic, 1914 — the "Sir Richard McBride Picnic" is an annual turnout in Victoria at which all the events of picnics are featured. The British Columbia Provincial Archives (10,000 feet). Newsreels and documentaries, 1911-1933, relating to British Columbia. Onyx Films. Picture and sound printing elements ranging from feature films to television commercials. Bell Canada. Positive prints of films produced by Bell Canada prior to 1950. Includes such titles as Magic of Communication; You, Your Company and the War; Fifty Years of Telephone Progress. In addition, the National Film Archives has begun to acquire original videotape productions such as: Time Touched Me Gently. A videotape thesis on Professor Mel Thistle, produced at Carleton University. Dr. G. Watson, President of the Ontario Archaeology Society. A talk on aspects of the Ottawa Valley, produced by Skyline Cablevision. Liberal Party of Canada. A series of 24 political announcements ranging in length from 30 seconds to 5 minutes. Machine Readable Archives Division During the year the Historical Branch defined in conjunction with the Records Management and Administration and Technical Services Branches a program for the collection, organization, scheduling and reference of records produced by electronic data processing. A special submission was sent to Treasury Board and approval was received for some of the necessary resources to support such a program. With the resources identified for the Historical Branch a Machine Readable Archives Division was established on 1 August 1974. The purpose of this Division is to acquire, preserve and service machine readable records of historical value produced by the federal government and those of national significance produced by the private sector. The Division hopes to be fully operational by the end of 1974-1975 to perform its responsibilities for those machine readable records produced by the federal government. In the interim, the Division will perform its functions on an ad hoc basis to ensure that any machine readable records that are presented can be preserved. The most important activity in this area was the acquisition of the machine readable research files of the Royal Commission on Bilingualism and Biculturalism. Work on the files began in 1972-1973 and will be completed in 1974-1975. Administration and Technical Services Branch The Administration and Technical Services Branch is responsible for providing senior management, publicity and publication services for the Public Archives. It is also responsible for providing the administrative, management improvement, financial, personnel, technical and displays services common to both the Public Archives and the National Library. Microfilm operational and advisory services are made available by this Branch to other government departments and agencies. The Branch budget, including that of the Dominion Archivist's Office, amounted to $2,395,000 and 170 man-years for the fiscal year 1973-1974. In addition, the Central Microfilm Unit, which operates on a cost-recovery system, had a man-year allotment of 33. During the year there were several significant developments initiated in the Branch. Foremost among these was the engaging of a firm of consulting architects and the establishment of a full-time accommodations officer to plan for the construction of a new building for the Public Archives. Important progress has been made in this regard to date. A site has been suggested, the facilities of other archival institutions have been assessed, space and special requirements have been fully identified and a draft submission has been prepared for Treasury Board. The pressing need for such a building has been pointed out by the fact that within the last year several operations from both the Historical Branch and the Administration and Technical Services Branch have had to be relocated outside the main building. The Administration and Technical Services Branch relocated the Personnel Division, the Management Services Division, the Publications Division and the Office of the Bilingual and Bicultural Adviser. The exceptional growth of the Department and the Branch is expected to continue for the foreseeable future and so, will cause even further dislocation and need for additional accommodation. Office of Program Development The Office of Program Development was established in the latter part of the year to coordinate the requirements in the development of programs, particularly in the areas of long-range planning and policy. The Office will be primarily involved in developing approaches and procedures as well as providing advice and guidance. 111 112 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Office of Technological Studies The newly established Office of Technological Studies, in the person of the Senior Adviser, fulfills the need for senior Canadian representation on the international scene in the fields of micrography, conservation and related standards. In addition, it acts as a centre of technical knowledge from which the Public Archives can draw information pertaining to the preservation and automation of public records. With respect to the former responsibility, the Senior Adviser, as a member of the International Council on Archives Microfilm Committee, participated in the Rome Conference at which planning for assistance to developing countries was given highest priority. As an executive member of the International Council for Reprography he continues to contribute to the planning and commencement of international projects to disseminate reprographic knowledge. He has participated actively on senior committees of the International Micrographie Congress, the Society of American Archivists and, within Canada, the Canadian Micrographie Society. As the newly appointed Chairman of the Canadian Government Specification Board Committee on Microfilming, it is anticipated that he will further assist in the continuing progressive development of Canadian microfilm standards in conjunction with the activities of the International Standards Organization. The past year saw the completion of a policy study on management of conservation of archival materials in the Public Archives. Implementation of approved recommendations is expected during the coming year. The groundwork has been laid for a more extensive study on micrographics that will explore this subject with concern for the direct responsibility of the Public Archives and the state-of-the-art in Canada. The latter is of concern in the development of the programs of the Public Archives. The Senior Adviser has, on occasion, taken the lead in response to situations that have developed with regard to subjects of national interest in the field of legality of microfilm. To ensure that those responsible for the preliminary planning of a new Public Archives building are kept abreast of contemporary archival building practices and archival techniques and services, the Senior Adviser, accompanied in some instances by administrative officers of the Department, inspected selected archives in Europe that have been recently constructed. An illustrated report on their findings has been compiled, and it is expected that this will be of practical value to those persons of the Public Archives assigned to the complex planning of the new building. This has been the first full year of the Office and it is now apparent that its efforts have made a decisive impact on the activities of international organizations, besides providing meaningful technical representation for Canada in the archival field. The coming year will see the continuance of these programs as well as an emphasis being placed on the direction of the major micrographie study, which is expected to influence the future policy decisions of the Public Archives in its micrographie functions. ADMINISTRATION AND TECHNICAL SERVICES BRANCH 113 Office of the Bilingual and Bicultural Adviser There have been many developments this year in the field of bilingualism since the creation and implementation by Treasury Board of the Official Languages Administrative System. Soon after Treasury Board issued its directives, the Office of the Bilingual and Bicultural Adviser began identifying and designating bilingual positions, a task that had to be finished by 31 December 1973. The results were as follows: 28 unilingual French positions, 55 unilingual English positions, 360 bilingual positions and 153 positions requiring either French or English, for a total of 596 positions in the Public Archives. In view of the large number of bilingual positions, the Office of the Bilingual and Bicultural Adviser had to organize mass testing sessions to ascertain whether the employees in question met the language requirements of these positions. Over half the employees occupying bilingual positions were qualified as being bilingual. In-house second language training is presently being conducted and 30 employees from the Public Archives are participating. Because of the expansion of the official languages program, more personnel had to be recruited. The Office now has a total of 12 employees, which includes teachers and monitors. In an interesting project, a new position was created for a period of one year so that glossaries could be compiled in highly specialized fields in which the French vocabulary is sparse and very technical, such as microfilm technology. Administrative Services Division The Administrative Services Division provides a support service for the Public Archives and National Library Departments. Fields involved are records management, materiel management, property management, communications, accommodations, safety, fire prevention, security and parking. The Division also coordinates the use of the Departmental auditorium and boardrooms, the Departmental campaigns and the Suggestion Award Program. Auditorium and Boardrooms — The year 1973-1974 proved to be a busy period for the auditorium and boardrooms complex. The Public Archives' slide series was used extensively across the country as well as in the main building itself. Services were provided for all exhibit openings, the most notable being Relentless Verity, which used for the first time a video-cassette player and TV screen. Monthly television programs continued to be produced for "Arts in Ottawa". The film "Mirror of Canada Past" was shown over 60 times to some 2,800 students as part of the Educanada Program. Demands for the use of the auditorium and boardrooms, which are booked at least a year in advance, remain heavy. Transcribing Unit — This Unit was organized to service the Administration and Technical Services Branch, but has been used several times to type reports for the National Librarian's support staff. Flexibility is required by the small staff whose varied duties stem from general administrative, technical, personnel and financial activities. Some 31,769 typing jobs (an increase of 6,183 over last year) were 1 114 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 performed by this Unit during the year 1973-1974. The introduction of word processing equipment to this Unit has increased production enormously (a regular typist produces some 700 to 800 lines per day while an operator on a word processor constantly produces between 1,800 to 2,000 lines per day). General — Several campaigns were successfully coordinated over the past year. Of prime importance were those of the United Appeal and the Canada Savings Bonds. Some 37 suggestions were processed through the Suggestion Award Coordinator during the fiscal year. The calibre of suggestions has been improving tremendously in recent years. Awards were made to some 10 persons while five other suggestions are awaiting approval from the Incentive Award Board. The coordinator of the program attended a four-day conference with the National Association of Suggestion Systems in Chicago. After several years of seeking additional accommodation the Division was rewarded with the acquisition of some 23,000 square feet of storage space in the Larivière Building. Additional space totalling 18,000 square feet was also acquired in Postal Station "B". The Rockcliffe Film Vaults were officially released from the Department of National Defence and the Department of Public Works, thus providing more space for the Division in those quarters. RECORDS SERVICES SECTION — The Records Services Section plans, organizes and controls the Public Archives' Records Management Program. Areas involved are file classification scheduling, disposal, creation of filing systems, and mail and messenger service. During the past year the Records Services Section has initiated a program to gain complete control of the Departmental records, and to develop one system for the entire Department. A complete revamping of the file classification system was necessitated by the rapid growth of the Department in the past five years. Fifty per cent of the operational files have been amalgamated into the new system. When the remaining files have been amalgamated, a subrecords office will be established in the Historical Branch and the files will be housed there. The files of the Personnel Records Office and the Office of the Bilingual and Bicultural Adviser have been converted to the new system and are under the control of the Central Records Office. One half of the Materiel Management Section's files have also been converted to the new system and are under the functional control of the Central Records Office. A subrecords office has been established for the Management Services Division, and plans are under way to convert the Finance and Procurement Section's files to the new system. Also, work has begun on the conversion of the files of the Publications Division. Another achievement of relevant importance was the completion of a Bilingual Procedure Manual to be used by the Records Services Section. Two one- week in-house courses in records management were given during the fiscal year 1973-1974. These courses were for new employees in the Records Services Section as well as for employees maintaining files in other areas. An improved training program has been implemented for the Records Services Section's staff. Included in the program is an orientation course and training schedule. Job rotation has also been introduced whereby employees are trained in various areas of records management. ADMINISTRATION AND TECHNICAL SERVICES BRANCH 115 A total of 15 records surveys were conducted during the past 12 months. Three tours of other government departments' records offices were arranged for the staff of the Records Services Section. The mail and messenger service has increased markedly both in scope and productivity in order to meet the ever- increasing demands of the Department. Two new vehicles have been purchased by the Department: a car to be used specifically by the National Film Archives; and a large truck to accommodate the increased weight and volume of deliveries. A shuttle service providing passenger and mail delivery to Departmental staff located in other buildings has been established. The Records Services Section now controls 3,536 active files. This is over 1,000 more than the previous year. There are approximately 700 closed volumes maintained in the semi-active area. The number of incoming correspondence increased from 36,000 to 44,000. Outgoing mail increased from 156,200 to 176,900. Vehicle reservations by the Department rose from 300 to 400, and the incidence of external deliveries increased from 7,700 to 10,500. BUILDING SERVICES SECTION — This Section is responsible for the provision of communications, building maintenance, parking and fire prevention. Numerous requests for telephone changes were investigated and new systems were proposed, approved and installed. The Section has coordinated and supervised some 718 projects involving outside contractors and the Department of Public Works, as well as 825 others that were handled internally. Major Projects 1. The carpentry shop spent much of its time designing and building custom furniture for many of the divisions within the Department. 2. Several divisions were relocated within the main building and others in Postal Station "B". 3. Some 13,000 linear feet of books were moved from the Records Centre Annex to the new Bentley Avenue storage area and to the National Defence Computer Centre. 4. Some 500 hours were expended by the carpentry shop for the installation of exhibits. 5. All burlap on the walls of the main building was replaced with a vinyl material. MATERIEL MANAGEMENT SECTION — This Section plans, organizes and controls the provision of materiel support for the Department. During the year the Section handled a total of 2,899 procurement requests on behalf of the Public Archives involving some $2,887,850. A variety of equipment was procured for the new Regional Records Centres offices in Winnipeg and Halifax including items such as balers, shredders, shelving, and van and stake trucks. New vehicles were also obtained for the Administrative Services Division. Due to relocation in new quarters, new furniture and equipment was purchased for the Technical Division, the Management Services Division, the Personnel Division, the Office of the Bilingual and Bicultural Adviser, and the Publications Division. More than 15V2 tons of materiel were received while some two tons were shipped from the 116 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 Public Archives during the last year. Sales of stationery rose from $32,766 to $50,800. Inventory records showed a listing of 1,308 separate items, 831 held as noncatalogue items and 477 held under the Department of Supply and Services' stock numbers. Management Services Division The Division is responsible for coordinating and analyzing program forecasts and estimates, and for providing financial, book-keeping and management improvement services for the Public Archives and the National Library. The increasing size and diversity of functions in the Department, the larger budgets of all activities, the increasing demands for the improvement of management systems and procedures, the delegation of more responsibility and accountability to departments by Treasury Board, and the preparation of the necessary data for the Public Accounts reports contribute to the increasing activity in the Management Services Division. The Division is comprised of the Program Planning and Budget Section, the Management Improvement Section, the Finance Section and the Management Systems Implementation Section. PROGRAM PLANNING AND BUDGET SECTION — This Section coordinates, analyzes and prepares the annual program forecasts and estimates of the Department. These forecasts and estimates, which reflect expenditures to the level of nine activities, are submitted for Parliamentary approval each year. The expenditure pattern for the Departmental budgets is reviewed monthly and cash flow forecasts are prepared for responsibility centres. This Section is also responsible for providing advice to Departmental management on financial matters. MANAGEMENT IMPROVEMENT SECTION — This Section provides an internal management consulting service for the Public Archives. It is responsible for implementing an organization and methods program, for providing a management improvement advisory service to managers and officials, for planning and carrying out organization and methods studies, and for forms management and information systems. At present, a Directives Management Program is under way to disseminate information on Departmental policies, systems and procedures. FINANCE SECTION — The Section provides financial services for the Public Archives whose 1973-1974 budget amounted to $6,965,000. These services also include the maintenance of a variety of trust funds. MANAGEMENT SYSTEMS IMPLEMENTATION SECTION — This Section is responsible for developing, assessing and directing the implementation of effective management planning and reporting systems. Such systems include Planning, Programming and Budgeting Systems, Management Information Systems, and Operational Performance Measurement Systems. These systems are designed to relate findings to the plans of future operations for senior management in order to monitor the utilization of resources and their progress in ADMINISTRATION AND TECHNICAL SERVICES BRANCH 117 the achievement of Departmental objectives. In addition, this Section advises senior management on the development of Departmental forecasting and budgeting techniques and assesses proposals related to the creation, expansion, or modification of its programs. Personnel Division The continued increasing growth and complexity of the personnel administration function was reflected in the addition of five new positions during the year 1973-1974. Two of these positions were utilized for administrative trainees in an effort to provide a future resource of trained administrators. The Official Languages Identification and Designation Program led to all but two of the Division's positions being identified as bilingual. Of the 24 bilingual positions, the Division was fortunate in having 12 of them filled with bilingual staff, thus enabling it to provide the standard of bilingual service required. During the year several organizational adjustments were made. The former Staffing and Manpower Planning Section was divided into two, one part to serve the Public Archives and the other to serve the National Library. The Classification, Compensation and Staff Relations Section created a full-time Staff Relations Officer position and, as well, a Program Development Officer position was set up. The latter, reporting to the Chief of the Division, has the primary role of increasing the efficiency of the Division by improving the information and work flow systems. TRAINING AND DEVELOPMENT SECTION — A total of seven in-house courses and seminars were given by the Section during the year. Most of them were of a .- skills-teaching nature and covered areas such as staffing, interviewing, supervising and classification. From 1 April 1973 to 31 January 1974 509 man- days were expended for training, other than for language courses and educational leave. The breakdown for the 509 man-days was: internal Departmental courses, 121; government courses, 338; nongovernment courses, 50. Persons on educational leave during this period utilized 116 man-days. STAFFING AND MANPOWER PLANNING SECTION — This Section is responsible for recruiting, selecting and placing applicants for employment, for administering the Data Stream Program and the Departmental Appraisal and Performance Review System, for advising managers on the effective utilization of staff and for providing a personal counselling service. In addition, the Section maintains and provides management information data and statistics. The following statistics cover the period 1 April 1973 to 25 February 1974: Personnel taken on strength 197 Personnel struck off strength 139 Promotions 225 Total competitions held 32 Total appointments made by Department 333 Total appointments made by Public Service Commission . 83 118 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 CLASSIFICATION, COMPENSATION AND STAFF RELATIONS SECTION — This Section is responsible for the administration of classification, compensation and staff relations programs for the Public Archives and the National Library. The Section consists of five officers and seven support staff. During the year the Section evaluated 261 continuous positions and 35 term positions in the Public Archives. The workload also included the evaluation of 257 positions in the National Library. The Section also participated in a French language Orientation Course in Classification. In the field of staff relations, this Section is responsible for the administration of 18 collective agreements as well as for providing suggestions to Treasury Board regarding contract demands for groups of prime concern to the Public Archives and the National Library. It also proposes and updates Managerial and Confidential Exclusions. By encouraging prior consultation and by good communications with employees and their unions through methods such as the Union Management Consultation Committee, many potential grievances were resolved without recourse to the formal grievance process. Two formal grievances were initiated during the year, one was upheld at the first level and the other was withdrawn. The Personnel Services Unit is responsible for the documentation and induction of new employees, and in the processing of documents relating to the administration of salaries, superannuation, unemployment insurance, workmen's compensation and other entitlements and benefits, attendance and leave records, transfers, separations and hours of work. It also prepares numerous reports for the Public Archives, the National Library, the Department of Supply and Services, Treasury Board, and answers Parliamentary inquiries on aspects relating to pay and benefits for employees of the Department. Technical Division The Technical Division offers operational and advisory microfilm services to all government departments and agencies. It also provides both the Public Archives and National Library with services involving reproduction, photography and the conservation of records and pictures. The work of the Division is performed by the Central Microfilm Unit, the Micrographie Advisory Section, the Micrographie Evaluation and Development Unit, the Picture Conservation Section, the Records Conservation Section and the Reprography Section. Micrographie Evaluation and Development Unit — The Unit evaluates microfilm equipment to establish the capabilities of the devices in relation to their application in microfilm systems. Electrical components and optical systems are examined to determine quality and operating limitations. Assistance is offered to the Micrographie Advisory Section by recommending suitable equipment for microfilm applications. The Unit examined and reviewed 298 purchase requisitions submitted by government departments to ensure that the proper choice of microfilm equipment had been made. Along these lines, the Technical Division is proceeding with plans to produce a publication containing micrographie evaluation information. ADMINISTRATION AND TECHNICAL SERVICES BRANCH 119 CENTRAL MICROFILM UNIT — The Unit offers a wide range of microfilm services not only to the Public Archives, but to all departments and agencies of the federal government. Financed by a working capital advance, the Unit operates on a cost-recovery basis. Services to the Public Archives include microfilm in 16 millimetre and 35 millimetre formats, duplicating of roll film and microfiche and the production of microfiche in the 72-GP-2 and 72-GP-4 formats. Roll to roll 105 millimetre duplicators and automatic microfiche cutters acquired during the past year have greatly increased the Unit's production. Computer Output Microfilm facilities now available through the Unit have been extended to accommodate the variable tape densities and all microfilm formats-. Archival material microfilmed for the Public Archives during 1973-1974 included: Immigration Records; Royal Commission on the Status of Women Records; Post Office Records; R.B. Bennett Papers; P.F. Cooper Papers; Parish Registers; Yukon Territorial Records. Following is a statistical report showing the Unit's production in 1973-1974: 16mm. Rotary (images) 4,608,310 35mm. Rotary (images) 222,379 16mm. Flatbed (images) 4,315,316 35mm. Flatbed (images) 1,139,555 16mm. developing (feet) 1,410,802 35mm. developing (feet) 851,435 16mm. and 35mm. positive prints (feet) 1,230,059 16mm. and 35mm. Kalvar (feet) 408,105 16mm. and 35mm. Diazo (feet) 2,810,228 Preparation microfiche (images) 6,553 Duplicate microfilm (images) 202,333 Other microfilming (images) 5,273,016 Card mounting 30,774 Card duplicates 3,626 Jackets 9,361 Magazine loading 12,156 MICROGRAPHIC ADVISORY SECTION — The Micrographie Advisory Section is responsible for the following activities in the field of micrographics for the federal government: developing and promoting new micrographie techniques; providing consultative and advisory services; recommending systems for approval; and conducting training courses. At the request of government departments, the Section directs the application of micrographics as an active information retrieval tool for: public records; library holdings; engineering, architectural and archival systems. In 1973-1974 the Section received 60 requests to design and implement micrographie systems. In addition, 64 microfilm systems were submitted for evaluation. The microfilming submissions reviewed represented a 52 per cent increase over the previous year. The Section's staff presented the 7th annual 10-day Microrecording Technology Course providing training in microfilm techniques for 30 persons from federal, provincial and municipal levels of government. Also, a two-week course 120 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 was designed and presented to 22 regional microfilm coordinators of the Ministry of Transport. PICTURE CONSERVATION SECTION — A number of conservation services are provided to the Public Archives and the National Library by this Section including the handling of irreplaceable works of art. This requires knowledge of organic and inorganic chemistry, instrumental methods of analysis, microchemistry, photography (photomacrography, photomicrography and darkroom work), radiography, art history and studio art (oils, water-colours and graphics). Becoming established in new quarters during the year, the Section was able to install a laminator to be used for special projects involving maps and photographs. A conservator assembler employed by the Section will use the newly acquired mat-cutter for matting and mounting projects such as the RCMP Souris River photograph collection which is to be completed during 1974. Following is a statistical report showing the Section's production for 1973-1974: Oil paintings 5 Water-colours and prints 164 Books 16 Maps, parchments, manuscripts 35 Photographs 132 Medals, ivory and seals 12 Examinations and exhibitions 145 Special projects 1 Storage and handling 117 Analysis 111 Documentation 200 RECORDS CONSERVATION SECTION — The Section is responsible for restoring and conserving rare books, manuscripts, maps, atlases and other material for the Public Archives and the National Library. Service to the Public Archives included the continuing conservation of Series "C" British Military and Naval Records. This project, undertaken by the Section in November 1970, involves approximately 450,000 manuscripts; 53,500 of the most seriously deteriorated manuscripts have been restored; 25 per cent of the remaining manuscripts will require complete restoration. This project should be completed in 1980. In the coming year the Section plans to start conservation treatment on Prime Ministers' Papers. The deteriorated condition of the Macdonald and Laurier Papers indicates a need for immediate restoration. During the year additional deacidifying facilities were installed resulting in a substantial increase in the number of deacidified book pages and manuscripts. Following is a statistical report showing the Section's production for 1973-1974: Manuscripts (sheets) 23,622 Maps and posters 2,550 Atlases 21 ADMINISTRATION AND TECHNICAL SERVICES BRANCH 121 Books 2,297 Pamphlets 188 Parchments 15 Finding aids bound 154 Protective cases 284 Lettering of certificates and other items 744 Book pages and other documents deacidified 157,000 Book pages laminated 33,900 REPROGRAPHY SECTION — Specialized photography involving historic paintings and manuscripts, photographic preservation and centralized duplicating services are the functions of this Section. Demand for these services is directly related to programs prepared by the Public Archives and the National Library, and to requests from such patrons of the two Departments as libraries, universities, researchers, private individuals and companies, and provincial and municipal government departments and agencies. During the year the Section was restructured; a production supervisor was appointed and three subsections representing the special operations of the Section were formed. Increased interest by institutions and the public created a greater demand on the services of the Section resulting in a 14 per cent increase in production over the previous year. Following is a statistical report showing the Section's production for 1973-1974: Xerox copies 1,300,000 Photostats 21,000 Black and white negatives 19,000 Black and white prints 36,600 Colour transparencies 790 Negatives preserved 29,500 Negative file cards 19,500 Displays and Publicity Division Exhibitions — The Displays and Publicity Division launched its exhibition program with the opening of Alberta at the Turn of the Century. This exhibition provided a glimpse of the people and activities that were a part of Alberta. It was prepared and circulated by the Provincial Museum and Archives of Alberta, and was officially opened to the public on 18 April 1973. On 24 May 1973 the exhibition Pictured Opinions: A Display of Editorial Cartoons was mounted and opened at the Château Laurier Hotel. The exhibition was a joint undertaking between the Public Archives of Canada and the Association of American Editorial Cartoonists on the occasion of the Association's annual meeting. The exhibition consisted of a blend of historical cartoons from the holdings of the Public Archives of Canada and contemporary cartoons provided by members of the Association. On 6 June 1973 the exhibition moved to the Public Archives and remained there until the end of September. PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 The Rt. Hon. John G. Diefenbaker speaks with cartoonists at the opening Public Archives exhibition entitled Pictured Opinions. On 21 June 1973 the exhibition The W.H. Coverdale Collection of Canadiana was officially opened by the Honourable Hugh Faulkner, Secretary of State. The exhibition consisted of 100 selections of paintings, drawings, maps and water- colours from the Coverdale Collection of some 2,500 works. The Collection was assembled in the 1930's under the guidance of the president of the Canada Steamship Lines. The Government of Canada purchased the Collection in 1970 and presented the bulk of its treasures to the Public Archives with the stipulation that the works be made accessible to the people of Canada. The exhibition remained in the Public Archives until late August 1973, and was then circulated to several art galleries and museums in Canada. On 11 September 1973, General Jacques A. Dextraze, Chief of the Defence Staff, opened the exhibition Relentless Verity: Canadian Military Photographers since 1885. The exhibition featured photographic work by 13 military photographers. The exhibition was prepared and mounted entirely by the Public Archives. It was shown at the Public Archives until the end of November. It was then handed over to the Department of National Defence and will be touring the ADMINISTRATION AND TECHNICAL SERVICES BRANCH 123 country until late 1975 under the auspices of the Canadian Armed Forces. A small display of War Posters was also produced and shown in conjunction with the Relentless Verity exhibition. On 15 December 1973 the exhibition Western Odyssey: To the Canadian Northwest with the Marquis of Lome, 1881 was opened at the Public Archives. This exhibition of 40 drawings by Sydney Prior Hall portrayed the artist's impressions of people, landscapes and events which greeted Lome's party along the route. The major thrust in new activities by the Division for the year was undoubtedly in the area of travelling exhibitions. The Division had, in previous years, been involved in travelling the occasional exhibition but in 1973-1974 almost every exhibition prepared by the Division left the Public Archives to travel to select locations or throughout the major cities of Canada. In addition to the major exhibitions, the Division prepared six booths displaying Archival holdings and services. Also mounted were 13 smaller displays for various embassies, cultural (nonprofit) institutions and government departments and agencies. During the year two staff members of the Division presided over a seminar on exhibitions sponsored by the University of Toronto Archives. This seminar was attended by representatives from different museums, archives and libraries in the Toronto area. As in previous years, the Division has been responsible for the production of all National Library exhibitions. Publicity — During the year the Public Archives received a considerable amount of publicity on both local and national levels. This included a feature story in the English and French editions of Reader's Digest and in the weekly Canadian PUBLIC ARCHIVES REPORT 1973-1974 The title panel of the Public Archives exhibition Western Odyssey: To the Canadian Northwest with the Marquis of Lome, 1881. Magazine. National media coverage was given to the exhibitions, Relentless Verity, The Coverdale Collection, Pictured Opinions and the drawings of S.P. Hall. New acquisitions receiving national coverage were: the Pearson Papers; a series of Napoleonic letters; Laurier House furniture. A corporate advertising campaign was undertaken in the ethnic press, with advertisements appearing in 100 different newspapers. Laurier House — The thrust of renovating and improving Laurier House continued throughout the year. Two rooms are being structurally changed and redecorated to accommodate the new Pearson study. The constant exposure of Laurier House in the local newspapers, and on radio and television, resulted in an increase of visitors from 13,000 in 1972-1973 to 18,000 in 1973-1974. National Medal Collection — Approximately 500 medals and badges were acquired during the year, bringing the total number in the Collection to about 8,500. ADMINISTRATION AND TECHNICAL SERVICES BRANCH 125 Visitors and Tours — Approximately 180,000 persons visited the building during the year. Of this number, 2,245 persons were given escorted tours. Publications Division It was during the 1973-1974 fiscal year that the Publications Division experienced a supervisory transformation. The change became effective on 14 January 1974 with the appointment of Yvonne Boivin as Division Chief. Throughout the year the Division continued its involvement in many programs and activities initiated outside the Division as well as continuing with projects originally assigned to it. Most important was the publishing of a revised and updated edition of its major reference work for students of Canadian history, Guide to Canadian Ministries since Confederation. The new text, compiled by Jack L. Cross, Assistant Clerk of the Privy Council, and by Carole Stelmack of the Public Archives, provides information concerning the governments of Canada from Macdonald to Trudeau. The Division was again involved with the preparation of exhibition catalogues and brochures. These publications, often of an illustrated nature, complement the many displays and exhibits prepared by the Public Archives. Publications falling within this category included Pictured Opinions: A Display of Editorial Cartoons, The Trails of '98 and The W.H. Coverdale Collection of Canadiana. Other brochures and booklets on various aspects of the Public Archives were also published. They included a revised edition of Canadian Photography? Who Cares\, a general description of the aims of the National Photography Collection; List of Map Series in the Foreign Section, second in a series published for the National Map Collection; National Ethnic Archives, a general introduction to the activities of the National Ethnic Archives; and Guide des sources généalogiques au Canada, a revised reprint in French of the English publication Tracing Your Ancestors in Canada. For the Records Management Branch the Division published a revised edition of the publication Mail Management in Government Departments and Agencies. This publication has been translated for the first time into French and is presently àt the printers. A new "Archives Canada Microfiches" project has been conceived by the Picture Division which will involve the printing of brochures listing artists and their works. The Publications Division has coordinated the designing of a logo to identify this project and will handle the printing of the various brochures. The collation and editing of the Public Archives Annual Reports is also the responsibility of the Publications Division. During the year the Annual Report 1971/72 was published, the editing of the Annual Report 1972/73 was completed and work on the Annual Report 1973/74 was begun. I* rapport annuel 1973/1974 .:SA1-1973/1974 Sommaire Introduction Direction de la gestion des documents Division du dépôt central des archives Division des dépôts régionaux Bureau de la gestion des documents — Division des services 19 Direction des archives historiques Division des manuscrits Division des archives fédérales Collection nationale de cartes et plans Division des gravures et photos Bibliothèque Division des archives nationales du film Division des archives ordinolingues 83 102 109 114 Direction de l'administration et des services techniques 115 Bureau d'établissement des programmes Bureau des études technologiques Division des services administratifs Division des services de gestion Division du personnel Division des services techniques Division des expositions et de la publicité Division des publications 115 116 Bureau du conseiller en bilinguisme et en biculturalisme 117 117 120 121 123 126 130 Introduction L'année financière 1973-1974 fut, pour les Archives publiques du Canada, une autre année de développement et de progrès. À la Direction de la gestion des documents, ce développement a été marqué par l'ouverture de deux dépôts régionaux : l'un à Winnipeg, en novembre 1973, et le second à Halifax, en janvier 1974. C'est donc dire que les services de gestion des documents fédéraux s'étendent maintenant d'un océan à l'autre. L'ouverture d'un autre dépôt régional, à Edmonton, est prévue pour bientôt. À Ottawa, la Division des services du bureau de la gestion des documents a réalisé cette année autant de projets d'aide technique aux ministères fédéraux qu'au cours des six dernières années. Selon un groupe de travail spécial sur le traitement électronique de l'information au gouvernement fédéral et selon les lignes de conduite approuvées par un comité interministériel, la responsabilité des Archives publiques en matière de gestion des documents s'étend aux archives fédérales produites par ordinateur (documents officiels informatiques), lesquelles doivent être visées par les dispositions habituelles de conservation, d'évaluation, d'entreposage et de consultation. La Direction de la gestion des documents a reçu les ressources suffisantes pour inventorier cette catégorie de documents et mettre sur pied les services requis à leur égard. Le premier cours d'informatique pour les gestionnaires de documents a été donné en janvier 1974. À la suite de discussions menées avec les responsables du Conseil du Trésor et les gestionnaires de dossiers dans les ministères, discussions qui portaient sur l'opportunité de créer un groupe de travail sur la gestion de l'information, il fut établi que les fonctions actuelles des Archives publiques en ce qui concerne la gestion des documents répondent aux besoins. Il fut aussi décidé que le rapport annuel sur la situation de la gestion des documents que présente l'archiviste fédéral au Conseil du Trésor sera le moyen dont on se servira pour signaler les problèmes et recommander les mesures à prendre. Des guides français de gestion des documents seront bientôt disponibles et on est à préparer un cours en français pour les gestionnaires de documents. À la Direction des archives historiques, deux nouvelles divisions ont été officiellement créées : la Division des archives fédérales et la Division des archives ordinolingues. Au cours de l'année financière, la Division des archives fédérales a bénéficié de ressources additionnelles pour organiser, indexer et microfilmer les documents de la Direction des affaires indiennes dont il est fait grand usage pour les recherches sur les revendications des Indiens. En juin 1973, le Cabinet émettait une directive définissant le mode de transfert et les conditions d'accès aux archives fédérales. Le transfert des documents ministériels aux Archives publiques sera généralement régi par les délais de conservation approuvés par 1 2 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 l'archiviste fédéral. Les documents vieux de trente ans sont normalement accessibles et les ministères sont incités à rendre leurs dossiers accessibles avant ce délai. La Division des archives fédérales a entamé des discussions avec plusieurs ministères au sujet de l'application de la directive du Cabinet. La Division des archives ordinolingues voit à l'acquisition des documents ordinolingues de l'administration fédérale et du secteur privé, les décrit et fournit des services de référence à leur sujet. La première année a été presque entièrement consacrée au recrutement du personnel et à l'élaboration de principes et lignes de conduite. De création récente, la Division des archives nationales du film continue à se développer peu à peu. Son chef a été nommé en septembre 1973 et ses rôle et programme ont été étudiés aux réunions du comité des Archives nationales du film et avec des représentants d'organismes cinématographiques du secteur privé. Une entente avec CTV fait des Archives publiques le dépôt d'archives de ce réseau de télévision. La Division des manuscrits a été complètement réorganisée et.plusieurs nouvelles sections créées dont l'une, la Section des archives ethniques nationales, a reçu des fonds supplémentaires dans le cadre du programme multicultural du gouvernement fédérai. L'acquisition la plus importante de l'année, dans la division, est sans doute celle des papiers de l'ancien premier ministre, Lester B. Pearson, que Mms Maryon Pearson a présentés aux Archives publiques en juin 1973. Pour que le public puisse voir les objets compris dans ce don, il a été décidé de reconstituer en entier, dans la maison Laurier, le cabinet de travail de M. Pearson. Les discussions entourant le Programme de diffusion ont constitué l'une des caractéristiques majeures du centenaire des Archives publiques en 1972. Ce domaine a connu un progrès remarquable au cours de la dernière année financière. Les archives provinciales ont toutes reçu une copie sur microfilm des papiers de Sir Wilfrid Laurier, le programme des expositions a été élargi, la plupart des expositions ayant été présentées dans plusieurs villes du Canada, et . des ententes avec les presses universitaires de Laval et de Toronto ont donné lieu à la coédition de deux volumes fondés sur une exposition des Archives publiques, Des Indiens et des bisons. Aquarelles et textes de A. J. Miller (1810-1874) et Irréductible vérité. Les photographes militaires canadiens depuis 1885. Au cours de l'année, les Archives publiques du Canada ont continué à refléter l'importance croissante des relations internationales en archivistique. L'archiviste fédéral a été élu président de la Society of American Archivists; il est membre du comité exécutif du Conseil international des archives (CI.A.), du Bureau de la table ronde internationale des archives et secrétaire du Comité consultatif international de la documentation, des bibliothèques et des archives de l'Unesco. L'archiviste fédéral adjoint a été élu président de la section des archives de l'Institut panaméricain de géographie et d'histoire. Le chef de la Division des archives ordinolingues a été secrétaire du groupe de travail du C.I.A. pour les archives informatiques et rédacteur du bulletin de ce groupe : ADPA. Le conseiller supérieur pour les études technologiques a été membre du comité de microreproduction du CI.A., membre de l'exécutif du Conseil international de reprographie et membre de plusieurs comités du Congrès international de microreproduction et de la Society of American Archivists. Un accord culturel INTRODUCTION 3 entre le Canada et l'U.R.S.S. permet l'échange d'archivistes; une autre entente prévoit l'échange d'archivistes avec l'Australie. Des archivistes de l'étranger ont continué à suivre les cours d'archivistique et de gestion des documents aux Archives publiques et ils ont poursuivi leur formation spéciale en techniques de conservation et de microphotographie. Le manque d'espace dans l'édifice de la rue Wellington ne cesse de préoccuper les Archives publiques. Plusieurs divisions ont été relogées dans nombre d'édifices de la région d'Ottawa, des deux côtés de la rivière des Outaouais. Également, faute d'espace, la Division des archives fédérales a dû refuser près de 10 000 pieds cubes d'archives fédérales et la situation ne fera qu'empirer tant qu'un nouvel édifice ne sera pas construit. La planification de celui-ci va bon train. Un architecte-conseil a été choisi et un agent de gestion des locaux a été engagé à plein temps et chargé de coopérer avec le ministère des Travaux publics. L'année a été assombrie par le décès de plusieurs membres exceptionnels de notre personnel. Deux d'entre eux, anciens archivistes fédéraux adjoints, ont consacré ensemble 85 années aux Archives publiques. Norman Fee, né à Ottawa en 1889, a fait ses études à l'université Queen's; il est entré aux Archives publiques en 1907. Officier d'artillerie sur le front de l'Ouest en 1917 et en 1918, il reçut la Croix militaire. De retour aux Archives publiques, il remplit plusieurs fonctions, dont celle de chef de la Division des cartes et plans, avant d'accéder en 1945 au poste d'archiviste fédéral adjoint, poste qu'il occupe jusqu'à sa nomination, en 1956, comme adjoint spécial à l'archiviste fédéral. En 1957, il fut l'un des rares récipiendaires de la médaille commemorative accordée aux fonctionnaires justifiant plus de cinquante années se service. Il fut pendant plusieurs années trésorier de la Société historique du Canada. De M. Fee, on conserve le souvenir d'un vrai gentilhomme qui incarnait la sereine dignité et la serviabilité caractéristiques des Archives d'alors; sa connaissance intime de l'histoire des Archives a rendu d'immenses services aux membres du personnel moins anciens. Pierre Brunet est né à Québec en 1898. Il a fait ses études au collège Sainte- Anne-de-la-Pocatière et à l'université d'Ottawa, et il a servi sous les drapeaux pendant la Première Guerre mondiale; entre 1921 et 1925, il est journaliste au Soleil et, jusqu'en 1931, secrétaire particulier du solliciteur général du Canada, l'honorable Lucien Cannon. Il entre aux Archives publiques en 1932 où il remplit plusieurs fonctions, dont celles de chef de la Division des gravures et photographies, de directeur de la Numismatique et du musée des Archives et d'archiviste français principal, avant sa nomination comme archiviste fédéral adjoint en 1956, poste qu'il occupe jusqu'à sa retraite en 1966. Le major Brunet fut commandant en second au Régiment de Hull durant la Seconde Guerre mondiale. Ses articles et ses causeries radiophoniques à Radio-Canada sur des centaines de sujets d'histoire sont bien connus. Il a activement participé, en 1948, à la fondation de la Société canadienne de numismatique. Le personnel déplore aussi le décès du chef de la Division des expositions et de la publicité, Robert Rosewarne. M. Rosewarne est entré aux Archives en 1968 et s'est avant tout occupé des programmes d'expositions des Archives publiques et de la Bibliothèque nationale. Au moment de sa mort, il étudiait les possibilités d'élargir le programme des expositions, particulièrement des expositions itinérantes au Canada. L'on regrette vivement la disparition subite de M. Rosewarne, collègue aimé et compétent, et autorité reconnue dans son domaine. RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Après 25 années de service à la Division des cartes, dont il était le chef depuis 1955, Theodore Layng a pris sa retraite à la fin de 1973. Il a établi les assises de l'actuelle Collection nationale de cartes et plans qui a connu, sous sa gouverne, un essor considérable : le nombre des pièces est passé de 20 000 à environ 500 000 et le personnel, de 4 à 28 membres. Son apport à la cartographie canadienne est des plus imposant. En plus de Cartes géographiques du seizième siècle se rapportant au Canada : Liste préliminaire et bibliographie, il a écrit nombre d'articles sur les débuts de la cartographie canadienne et sur le soin et la conservation des cartes. Il a élaboré pour les cartes et plans un système de classification que plusieurs cartothèques du Canada ont adopté; on lui doit aussi le catalogue collectif des cartes et plans. Fondateur de l'organisme national des cartothécaires, qui est devenu l'Association des cartothèques canadiennes dont il fut élu le premier président en 1967, M. Layng jouit d'une renommée internationale dans le domaine de la cartographie historique et il est largement responsable de l'excellent renom de la Collection nationale de cartes et plans. Je désire exprimer mes remerciements sincères à tous ceux qui ont participé aux travaux des Archives publiques: le personnel, dont l'initiative et l'enthousiasme garantissent une qualité de travail toujours croissante, les collègues des autres dépôts d'archives, les gestionnaires des documents et autres personnes dont la collaboration nous est si précieuse, et tous les donateurs. Tous ont ainsi contribué à la conservation de notre héritage. le 31 t > 1974 L'Archiviste fédéral Wilfred I. Smith Direction de la gestion des documents L'exercice financier 1973-1974 correspondait à la huitième année d'existence de la Direction de la gestion des documents et à la dix-huitième de celle du Dépôt central des archives à Ottawa. Il marquait une neuvième année de fonctionnement pour le dépôt de Toronto, une huitième pour celui de Montréal, une deuxième pour celui de Vancouver et une première pour deux nouveaux dépôts : ceux de Halifax et de Winnipeg. Le Décret sur les documents publics (C.P. 1966-1749 du 9 septembre 1966) autorise la Direction de la gestion des documents à fournir, à Ottawa et dans les grands centres urbains du Canada, la gamme complète de ses services aux ministères fédéraux et organismes gouvernementaux. Ces services comprennent les installations d'entreposage et de consultation d'archives, les conseils et l'aide en matière de conservation et d'élimination des documents, les cours de formation, la rédaction de recueils de normes et de manuels de gestion des documents ainsi que les enquêtes, vérifications et évaluations concernant les documents et, enfin, l'aide dans d'autres domaines connexes à la gestion des documents — notamment en ce qui a trait au Programme des documents essentiels du gouvernement fédéral. Le tableau I indique la répartition des fonds de tous les dépôts d'archives de la Direction de la gestion des documents, de Halifax à Vancouver. TABLEAU I Ensemble des fonds de la Direction de la gestion des documents au 31 mars 1974 Dépôts d'archives Pieds cubes de documents Rayonnage occupé (arrondi au mille) 901 119 496 549 603 131 712 11 417 45 171 Montréal Ottawa Toronto Winnipeg Vancouver 22.5 104 25 2 8.5 Total 858 300 162 Division du dépôt central des archives Cette division a été remaniée le 1er avril 1972 et divisée en trois sections, dont deux portent le nom de dépôt : le Dépôt des documents généraux, le Dépôt des archives des Forces canadiennes et le Service des dossiers du personnel. Les h 8 > IE 2 DIRECTION DE LA GESTION DES DOCUMENTS 7 sections ont élaboré des méthodes de rapports qui sont maintenant appliquées intégralement. On a établi des indicateurs de performance s'avérant acceptables à la Division de la mise en pratique des systèmes de gestion et qui, il est-à souhaiter, constitueront un jour des normes valables. Projets et observations d'importance — Après trois ans de négociations, la Société centrale d'hypothèques et de logement a finalement consenti à transférer environ 6 500 pieds cubes de dossiers d'hypothèques. Le taux de consultation est assez élevé, la moyenne quotidienne étant de 100 demandes et de 100 intercalations. Comme ces documents sont surtout requis à brève échéance pour des affaires judiciaires, ils doivent être retirés, mis de côté et intercalés le jour même de la demande. Le transfert de la dernière tranche de ce versement devrait se faire avant la fin de mai 1974. L'ensemble le plus important de documents reçus chaque année vient de la Division du contrôle du remboursement des chèques du ministère des Approvisionnements et Services. Le nombre de chèques ainsi versés étant très grand, le dépôt dévie parfois de la pratique courante de ne pas déplacer les rayons. Comme la période de conservation des chèques a été portée de cinq à six ans, on s'efforce d'uniformiser le format des chèques et des boîtes à chèques pour assurer plus d'espace de rangement dans le sous-sol du dépôt d'archives. L'uniformisation du format entraînerait un gain d'espace de quelque 17 600 pieds cubes. La zone d'entreposage aurait alors 87 600 pieds cubes, ce qui permettrait d'entreposer tous les chèques dans le sous-sol plutôt que de les répartir sur divers étages au dépôt d'archives. Il convient aussi de noter les progrès réalisés grâce au microfilm. Le microfilmage de tous les répertoires de la Première et de la Seconde Guerres mondiales a libéré, à la Sous-section de consultation du Dépôt des archives des Forces canadiennes, 600 pieds carrés de bureau dont on avait grand besoin. Formation — En raison de la forte demande de service et des activités internes, l'on a porté une attention toute spéciale à la formation au sein de la division. Lorsque cela a été jugé nécessaire pour permettre l'acquisition de connaissances techniques, le personnel bénéficia de cours de perfectionnement dispensés par des organismes de l'extérieur. Ces cours ont été les suivants : 1) un cours sur la mesure de la performance des opérations ; 2) un cours sur la rationalisation des choix budgétaires ; 3) un cours d'initiation à la gestion pour les superviseurs ; 4) des cours de français ainsi que 5) un cours d'analyse de problèmes et de processus décisionnel. En tout, neuf semaines ont été consacrées à la formation de cadres supérieurs de la division et quatre semaines à la formation de cadres intermédiaires. Modifications à l'Annexe du dépôt des archives — On a fait des modifications pour mieux aménager le bureau du chef de la division, celui du chef du Service des dossiers du personnel et celui du chef du Dépôt des archives des Forces canadiennes. Les bureaux sont assez grands pour qu'on puisse y tenir des réunions de plus de trois personnes, tout en assurant un cachet d'intimité, ce qui manquait auparavant. Un mur construit dans la pièce H assure maintenant la sécurité des documents et sert à la réception des documents. RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Conseiller à la Direction de Le personnel de la Section du dépôt des dossiers civils a quitté l'immeuble principal du dépôt d'archives pour s'installer dans la salle de consultation nouvellement rénovée de l'Annexe. Une réceptionniste permanente a été embauchée et installée à l'entrée, dans une pièce isolée, ce qui a amélioré le service aux clients en plus d'assurer une plus grande sécurité. DÉPÔT DES DOCUMENTS GÉNÉRAUX — Acquisitions — Au cours de l'année, 52 526 pieds cubes de documents d'intérêt général ou spécialisé ont été acquis, de même que 1 153 pieds cubes de documents de l'Organisation des mesures d'urgence et 4 187 pieds cubes de dossiers du personnel civil et militaire, y compris les radiographies. Consultation — Les demandes de consultation des dossiers généraux sont passées de 109 137 à 131 945. La Société centrale d'hypothèques et de logement (S.C.H.L.) a été l'objet du plus grand nombre de demandes (35 157), suivie par Revenu Canada (28 347) et le ministère des Approvisionnements et Services (19 383). L'augmentation de 27 701 intercalations est attribuable au manque d'espace de la S.C.H.L., qui a transféré 43 247 articles. Grâce à l'amélioration constante des méthodes, le nombre d'heures de recherche est resté le même que l'an passé, soit 155. DIRECTION DE LA GESTION DES DOCUMENTS 9 Élimination — Rebuts — Aucun retard n'est à signaler dans l'élimination des papiers de rebut, sauf pour ce qui est des documents financiers, lesquels ont été conservés à la suite de la modification du délai de conservation, qui est passé de cinq à six ans. Employés de la Direction de la gestion des documents préparant l'élimination de documents périmés dans une salle d'entreposage typique du parc Tunney. Documents classifies — La Corporation de disposition des biens de la Couronne a donné l'autorisation de vendre les documents classifies directement à une papeterie. Après de longues recherches, nous avons trouvé une papeterie disposée à acheter le papier, à fournir le transport, à détruire les documents 10 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 immédiatement et à en garantir la destruction complète et confidentielle sous la surveillance de la direction. Entre les mois d'août et d'octobre, des dispositions ont été prises pour liquider tous les documents classifies. Environ 16 000 pieds cubes de documents ont donc rapporté $ 1 167.10 à la Corporation de disposition des biens de la Couronne. La question de l'élimination des documents classifies a été soulevée par le Conseil consultatif des documents publics, et un sous-comité a été créé pour étudier tout le problème. Éliminations irrégulières — Plusieurs ministères desservis par le Dépôt des documents généraux éprouvent des difficultés à éliminer leurs documente classifies. Le dépôt a donc accepté des documents non versables, mais seulement aux fins d'élimination. Au cours de l'année, 577 pieds cubes de documents non versés ont été détruits pour les ministères suivants : Approvisionnements et Services, Énergie, Mines et Ressources, Revenu Canada et Transports Canada. Transferts — Au cours de l'année, on a consacré beaucoup de temps au transfert de 5 920 pieds cubes de documents : 3 139 pieds cubes ont été envoyés à divers ministères et 2 781 pieds cubes à la Direction des archives historiques des Archives publiques du Canada. En raison du manque d'espace à l'édifice principal, quelque 4 000 pieds cubes de documents de la Direction des archives historiques resteront au dépôt jusqu'à ce qu'on puisse obtenir des rayonnages supplémentaires. Travaux spéciaux — Un total de 41 jours-hommes ont été utilisés pour aider le Bureau des services de gestion des documents à transférer des documents de cours, pour desservir les principaux dépôts et pour aider la Bibliothèque nationale à transporter, dans les nouveaux locaux, les livres se trouvant dans la salle T de l'Annexe. De plus, le dépôt a consacré un nombre record de jours-hommes, au cours de l'année, au transport de documents. Fumigation — Pendant les mois de décembre et de janvier, un total de 160 pieds cubes de documents ont été désinfectés pour la Direction des archives historiques. Nouveaux clients — Pour la première fois, des documents ont été versés par l'Office de stabilisation des prix agricoles, le ministère d'État aux sciences et à la technologie et par la Commission de révision de l'impôt, ce qui porte à 77 le total des ministères ou organismes, conseils et commissions clients. Déplacements — Cette année, on a terminé et le déplacement des documents qui se trouvaient encore dans l'ancien Centre des données fiscales et l'installation, dans la salle 1, de rayonnages solides pour le rangement des documents volumineux comme les cartes en rouleaux, les grands livres et les boîtes I.B.M. Tous les documents déplacés ont été convertis au système d'alcôves et des instruments de recherche révisés ou modifiés ont été préparés pour indiquer les nouveaux emplacements, le volume en pieds cubes et, au besoin, un résumé de toutes les mesures d'élimination prises. En tout, 40 versements comprenant 9 199 pieds cubes de documents ont ainsi été déplacés, ce qui a entraîné une augmentation totale nette de 1 794 pieds cubes pour le fonds du Dépôt des documents généraux. DIRECTION DE LA GESTION DES DOCUMENTS 11 DÉPÔT DES ARCHIVES DES FORCES CANADIENNES — Le dépôt a obtenu d'excellents résultats, comme en font foi les données statistiques élevées, lesquelles poursuivront leur montée et atteindront peut-être un sommet vers 1978. Ce phénomène est attribuable au fait que des anciens combattants prennent leur retraite ou meurent et que la nouvelle loi visant le ministère des Anciens combattants augmente les prestations dont bénéficient les anciens combattants ou leurs familles. Ainsi, les demandes faites par les ministères clients ont atteint ie chiffre de 80 583, en plus des 22 351 demandes reçues — via la poste — de particuliers, d'agences privées ou de services. Des progrès importants ont été réalisés dans le domaine des clichés radiographiques. Une nouvelle enveloppe pour rayons X a été conçue qui permettra au dépôt de reconnaître les clichés à conserver pendant une longue période ou une courte période. Plus de six millions de fiches sur les effectifs de la Première et de la Seconde Guerres mondiales ont été microfilmées et puis détruites, ce qui a libéré 600 pieds carrés d'espace à bureau dont on avait grand besoin. SECTION DES SERVICES DES DOSSIERS DU PERSONNEL — Cette année encore, la section a dépassé ses objectifs dans la plupart des secteurs. Malgré une rotation importante du personnel, le rendement a été excellent. Le mérite en revient aux surveillants, qui ont su motiver leurs employés et maintenir la production à un niveau élevé. Statistiques — Le nombre des dossiers du personnel traités s'est élevé à 395 152, comparativement à 282 866 l'an dernier. Le programme des dossiers du personnel comprend cinq opérations situltanées. Voici ces opérations avec la production totale pour chacune : Dossiers de démobilisation en temps de guerre et de licenciements courants (automatisés) 165 917 Dossiers des forces de réserve (manuels) 147 722 Dossiers du personnel civil (manuels) 56 386 Dossiers du personnel de la G.R.C. (a.Jtomatisés) 25 127 Conversion (manuel en automatisé) 186 187 fiches Total 395 152 Dossiers du personnel civil : Demandes 9 005 (1 908 de moins qu'en 1972-1973) Intercalations 28 591 (16 177 de plus qu'en 1972-1973) Heures de recherche 2 296 (674 de plus qu'en 1972-1973) Dossiers traités 56 386 (15 366 de plus qu'en 1972-1973) Automatisation du matériel — On a modernisé le matériel pour permettre le traitement d'un volume plus important de documents. La trieuse 082 a été remplacée par le modèle 083 et la collationneuse 087 a été remplacée par le modèle 188. Ces changements ont permis de quadrupler la vitesse de traitement. Véhicule spécial — Comme on ne trouvait pas de camion approprié, on a conçu un véhicule spécial pour le transport des dossiers du personnel civil entre le Dépôt des Archives publiques et l'Annexe. Cette réalisation est une idée originale de M. Ted Van Leyen et elle lui a valu une prime à l'initiative. 12 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Service de soutien et d'intégration des dossiers — Cette sous-section a intégré 12 033 pieds cubes de dossiers et donné 11 120 heures de soutien aux autres sous-sections au cours de l'année. Outre ses fonctions normales, le personnel de la sous-section a déménagé la Sous-section des clichés radiographiques du rez- de-chaussée au sous-sol ; il a mis en boîtes et enlevé de la salle A1, 17 000 pieds cubes de dossiers de la marine concernant la Seconde Guerre mondiale, pour permettre l'installation de rayons dans cette salle ; il a enlevé des milliers d'agrafes aux fiches portant sur la guerre, peur sn faciliter le microfilmage ; il a joué un rôle de premier plan dans la centralisation de tous les dossiers du Perforeuse enregistrant des informations de la Direction de la gestion des documents en vue de leur utilisation future. DIRECTION DE LA GESTION DES DOCUMENTS 13 personnel dans un seul édifice ; enfin, il a trié, classé et intercalé 155 566 feuilles de paye reçues de 28 bases militaires au pays. Services automatisés — Le projet qui a exigé le plus de travail, cette année, a été la création d'un système de dossiers du personnel de la G.R.C. Il s'agissait de déterminer le format des cartes perforées et des bordereaux de données, de mettre au point les cartes de programme nécessaires pour la vérification et de monter les connexions de tableaux. Douze versements couvrant la période 1876-1971 ont été effectués. Le nombre des dossiers traités a été de 25 127, dont 6 088 intercalations. Lors du traitement, les dossiers dont le délai de conservation était expiré (232 pieds cubes) ont été retirés et renvoyés à la G.R.C. aux fins d'élimination, selon qu'il avait été convenu. On a de plus établi des statistiques sur les années de naissance (combien de personnes sont nées telle année) pour aider la G.R.C. à planifier ses besoins en main-d'oeuvre pour son programme d'élimination. Il a fallu six mois pour réaliser ce projet. On a terminé, au cours de l'année, le traitement des dossiers de l'aviation se rattachant à la Seconde Guerre mondiale. La moitié des dossiers de la marine datant de la Seconde Guerre mondiale ont été traités, ainsi que les dossiers de licenciements courants. Sur les 214 000 fiches du répertoire manuel des forces régulières (démobilisations de 1946 à 1971), 186 187 ont été converties au Employé de la Direction de la gestion des documents extrayant des informations à l'aide du système automatisé d'emmagasinage des fiches. 14 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 système automatisé. Il restait 162 pieds cubes de documents de l'ancien versement n° 3 à traiter. Ceux-ci ont été examinés et en partie détruits, ou incorporés aux documents appropriés, ou désignés comme documents dont le délai de conservation était expiré ou comme archives historiques. Un nombre important, soit 25 pieds cubes ou 15 %, a été jugé de valeur historique. Ce chiffre se situe habituellement à 5 % dans les autres groupes. Division des dépôts régionaux La Division des dépôts régionaux a trois fonctions principales correspondant à peu près à celles, décrites dans les pages précédentes, de la Division du dépôt central des archives. Ces divisions ne diffèrent en effet que par leur situation géographique et la nature des documents qui leur sont confiés. Ces fonctions sont donc les suivantes : 1. entreposer à bon marché les documents ministériels inactifs des catégories « généralités » ou « matières » dans les régions urbaines constituant les principaux centres d'activité du gouvernement fédéral, c'est-à-dire Halifax, Montréal, Toronto, Winnipeg et Vancouver ; cette fonction ne comprend pas le traitement des dossiers du personnel (civil ou militaire), qui sont tous centralisés à Ottawa et peuvent être consultés grâce à des index automatisés. 2. fournir aux ministères et autres organismes intéressés un service complet de références sur les documents d'intérêt local conservés par les dépôts régionaux. 3. assurer la destruction matérielle des documents inactifs, périmés ou inutiles en les incinérant, déchiquetant, mettant en balles et en les envoyant aux entrepreneurs de papiers de rebut. Le but de ces opérations est d'obtenir de l'argent en vendant ces papiers, d'aider les ministères qui ont besoin d'espace et de libérer les dépôts d'archives. 4. outre ces tâches, la division offre des services de coordination à d'autres sous-sections des Archives publiques. Ces services se rapportent aux dispositions et mesures de contrôle en vue de la destruction des documents de sécurité envoyés périodiquement à la région de Montréal par la Division du dépôt central des archives, à la réception et à l'entreposage temporaire dans les dépôts régionaux des documents d'intérêt local déclarés historiques par la Direction des archives historiques, ainsi qu'à la protection de ces documents jusqu'à leur transfert aux Archives publiques, à Ottawa, en vue de leur conservation permanente. Généralités — Malgré de nombreux obstacles, notamment des problèmes imprévus de main-d'oeuvre, l'exercice financier 1973-1974 a été marqué de progrès importants en ce qui concerne les dépôts régionaux existants ou projetés. Comme il avait été annoncé dans le dernier Rapport annuel, deux nouveaux dépôts d'archives (Halifax et Winnipeg) ont ouvert leurs portes la même année, un fait sans précédent dans les annales de la Direction de la gestion des documents, créée en 1966. DIRECTION DE LA GESTION DES DOCUMENTS 15 La demande croissante de services dans les diverses régions du pays a entraîné une augmentation de la charge de travail dans tous les secteurs des acquisitions, des demandes et des éliminations. Ainsi, malgré les efforts déployés pour réaliser et maintenir un équilibre entre les documents reçus et envoyés, le secteur de l'acquisition a tellement pris le pas sur les programmes d'élimination qu'il a fallu songer à l'aggrandissement immédiat des deux plus anciens dépôts, Montréal et Toronto. Il a aussi fallu, pour cette raison, décider d'agrandir le dépôt de Vancouver en avril 1975. Par suite du besoin de services supplémentaires dans les provinces de l'Ouest, spécialement en Alberta, une demande a été adressée au Conseil du Trésor en vue d'obtenir l'autorisation et les fonds nécessaires pour l'établissement, au cours de l'exercice financier 1975-1976, d'un dépôt d'archives à Edmonton. Une étude a révélé la viabilité d'un tel centre. On espère que les installations d'Edmonton pourront être aménagées selon le même principe qui prévaut au Dépôt d'archives de Winnipeg. La conception de celui-ci se prête particulièrement bien à la conservation des documents, en grande partie parce que l'édifice n'est pas occupé par d'autres ministères. L'expérience a montré que l'occupation d'un même édifice par les Archives et par d'autres ministères entraîne facilement des retards importants dans l'inauguration d'un dépôt d'archives et donne lieu, par la suite, à une foule de problèmes d'ordre administratif (sécurité, locaux, stationnement, etc.). Le chef de la Division des dépôts régionaux, qui habite Ottawa, n'a pu se rendre dans les dépôts plus anciens aussi souvent qu'il l'avait prévu ou l'aurait voulu, en grande partie à cause des problèmes auxquels a donné lieu la mise en route des nouveaux dépôts de Halifax et de Winnipeg. L'expansion soutenue et l'activité croissante de tous les dépôts actuels ou futurs exigeront sans doute, du chef de la division, de plus en plus de temps et d'efforts. Nous espérons par conséquent que du personnel supplémentaire sera embauché pour s'occuper de certaines tâches et empêcher que le travail ne s'accumule pendant les absences périodiques du chef, appelé à se rendre dans différentes régions du pays. DÉPÔT D'ARCHIVES DE HALIFAX — Ce dépôt régional devait, à l'origine, commencer à fonctionner au cours de l'exercice financier 1972-1973. Une étude de faisabilité et de disponibilité des locaux dans la région de Halifax a été menée par le chef de la Division des dépôts régionaux en 1970, et des discussions ont été entreprises en vue de la création d'un dépôt dans cette région. Pour diverses raisons, les progrès ont été très lents. Le Conseil du Trésor n'a approuvé le projet que le 28 février 1973, la date d'achèvement étant fixée au 30 novembre 1973. De plus, les grèves syndicales ont eu pour effet de différer l'achèvement de l'édifice au 15 février 1974. Les rayons, promis pour le début de décembre 1973, ne furent livrés et installés que la dernière semaine de mars 1974. Malgré ce retard, plus de 900 pieds cubes de documents avaient été reçus et placés sur le sol. Le dépôt n'a vraiment commencé à fonctionner qu'aux derniers jours de l'exercice financier 1973-1974. Le chef du dépôt s'est activement occupé des diverses démarches qui précèdent l'entrée en service de tout dépôt. Il a communiqué avec les bureaux du gouvernement fédéral de la région, il s'est entretenu avec des groupes de préposés aux documents sur les installations et méthodes des dépôts d'archives et, surtout, il s'est mis en liaison avec le bureau local de la Commission de la 16 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 fonction publique pour choisir le personnel à affecter au dépôt de Halifax. Les premières acquisitions, peu volumineuses, durent être expédiées au dépôt par les ministères clients eux-mêmes, car le véhicule demandé pour le dépôt n'était pas arrivé à temps. Malgré certains handicaps, le dépôt entreprit d'envoyer environ 6 000 boîtes à divers ministères et de fournir des instructions écrites ou verbales aux commis des ministères sur la façon de préparer et de mettre leurs documents en boîtes pour obtenir le meilleur service possible. La dotation en personnel constituait, à la fin de l'année, le problème le plus grave, surtout à cause de la difficulté de trouver des candidats bilingues compétents pour les deux postes clés de commis à l'administration et de commis aux documents. DÉPÔT D'ARCHIVES DE MONTRÉAL — Ce dépôt a été sans chef pendant quatre mois de l'année, ce poste n'ayant été comblé que le 1er octobre 1973. L'année a été marquée par un accroissement général des activités. En tout, 39 145 pieds cubes de documents ont été versés et 31 660 pieds cubes de documents éliminés. Le chef actuel et l'ancien chef du dépôt de Montréal se sont tous deux rendus à Québec et en d'autres endroits de la province pour trouver des documents inactifs et en négocier l'acquisition. Parmi les ministères et organismes contactés lors de ces voyages, on compte la Commission canadienne des libérations conditionnelles, le ministère des Transports, le ministère de la Santé et du Bien- être social, le ministère des Affaires des anciens combattants, Environnement Canada, le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien, la Commission d'assurance-chômage, le Canadien National, etc. Ces rencontres ont eu pour résultat d'augmenter de cinq le nombre des clients du dépôt. Parmi les quelques découvertes intéressantes, mentionnons celle de plans et bleus originaux remontant à 1700, concernant la construction de bateaux à Sorel. D'autres blocs importants de documents pourraient être transférés au dépôt de Montréal, après certaines négociations. Ils consistent en 20 000 pieds cubes de documents d'allocations familiales et de pensions de vieillesse, en 10 000 pieds cubes de documents du Canadien National et, peut-être bien, en 2 500 pieds cubes par année de documents de la Commission d'assurance-chômage. L'augmentation générale du volume des documents acquis pendant cette seule année a nécessité une demande d'agrandissement du dépôt de Montréal. Le 30 mars et le 13 juin 1973, le chef de la division a saisi le ministère des Travaux publics de ce besoin de locaux supplémentaires. On s'attend que 16 000 pieds carrés seront ajoutés, ce qui fera éventuellement passer la capacité totale d'entreposage du Dépôt d'archives de Montréal de 131 712 pieds cubes à 240 000 pieds cubes. effectif de 15 employés à plein temps, dessert Ce dépôt, qui possède u 23 ministères ou organismes. DÉPÔT D'ARCHIVES DE TORONTO — L'année 1973-1974 a été une année de records pour ce dépôt, les chiffres ayant dépassé ceux des années précédentes dans tous les secteurs importants. Les versements ont augmenté de 16 %, les références d'environ 3 % et les éliminations de 7 %. Le chiffre total de récupération du papier est passé de 223 tonnes l'an dernier à 311 tonnes cette année. Le dépôt a desservi 19 ministères ou organismes de la Couronne. DIRECTION DE LA GESTION DES DOCUMENTS 17 Après un inventaire complet des documents conservés au dépôt, l'on a mis en oeuvre, cette année, un programme intensif de destruction des documents périmés. Tous les documents qui pouvaient être éliminés (quelque 31 600 pieds cubes) ont été détruits. On a pu ainsi libérer bien des rayons et retarder d'une année complète l'acquisition de nouveaux locaux. Le 20 juin 1973, une demande d'agrandissement du dépôt, pour la fin de 1974, a été adressée au ministère des Travaux publics. L'accroissement inattendu de l'activité sur le plan de l'acquisition a été tel qu'on a dû présenter une nouvelle demande aux Travaux publics, le 30 novembre 1973, en vue d'accélérer le programme d'agrandissement. Le ministère des Travaux publics met actuellement la dernière main aux plans de construction d'un second étage qui donnerait à l'édifice actuel 34 000 pieds carrés de plus. Le plan d'aménagement des rayons établi par le chef de division révèle que le projet d'agrandissement augmentera de 100 000 pieds cubes la capacité d'entreposage de l'édifice, ce qui en portera la capacité totale à 240 000 pieds cubes. Au cours de l'année, le dépôt s'est servi des indicateurs de performance établis par la Division de mise en pratique des systèmes de gestion des Archives publiques. Il convient aussi de signaler la création de deux sous-sections, mesure qui a porté à quinze le nombre d'employés à plein temps du dépôt. DÉPÔT D'ARCHIVES DE WINNIPEG — Le dépôt de Winnipeg, l'un des deux nouveaux dépôts qui ont ouvert leurs portes au cours de l'exercice financier, a commencé à fonctionner le 1er août 1973. Cependant, l'inauguration officielle a été fixée au 13 novembre 1973 pour donner le temps de prendre toutes les dispositions nécessaires et pour entourer l'événement de toute la publicité qu'il méritait. M. W.l. Smith, archiviste fédéral, qui présidait la cérémonie, était accompagné du directeur de la Direction de la gestion des documents et du chef de la Division des dépôts régionaux. Quelque 90 invités représentaient 17 ministères et organismes fédéraux ; étaient aussi présents des membres de la presse parlée et écrite de l'endroit. Après six mois de fonctionnement, les statistiques indiquent clairement que le dépôt est maintenant établi sur des bases solides. Les versements faits à ce jour (31 mars 1974) représentent 11 612 pieds cubes. Les demandes auxquelles on a donné suite s'élèvent à 5 072, les documents détruits représentent 195 pieds cubes et le volume des documents présentement conservés au dépôt s'élève à 11 417 pieds cubes. Six employés à plein temps y travaillent et le dépôt dessert actuellement quelque dix ministères ou organismes. Le chef du dépôt de Winnipeg s'est rendu à divers endroits, de Thunder Bay (Ontario) jusqu'à Regina, pour s'entretenir avec des représentants des ministères ou des organismes qu'il dessert. Les personnes ainsi pressenties ont déjà envoyé ou songent à envoyer leurs documents à Winnipeg aux fins d'entreposage et de service. Le programme d'amélioration du service de gestion des documents du dépôt de Winnipeg est sur la bonne voie. DÉPÔT D'ARCHIVES DE VANCOUVER — Au cours de l'exercice financier 1973-1974, le dépôt de Vancouver a acquis 14 415 pieds cubes de documents. Ceci représente une diminution, d'ailleurs prévue, par rapport à la première année complète de fonctionnement (1972-1973). Le dépôt avait alors reçu l'arriéré énorme de 30 853 pieds cubes de documents, lequel augmentait à mesure que 18 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 » S m_ §>£££ SS^" >s 8 ®.° '"'" ||| «JO»^ r» at 111! to«5i- «0 E Sja? £885 CO » |S» ... *- CO f» o > Iff c gags • jE°S 3 "O » K 3 _ a = c o < ™ i ^«OOO -i ce s al s o •- >• T> 5 o • XI 1 b_ ™ » £ > si^ois n 8 I XI gî "SI 3iC§° S |2 1 °œSS o- S 1 °J Q.1 S§~!P 3 es • »i2 i£| «ogl Q lêis DIRECTION DE LA GESTION DES DOCUMENTS 19 l'ouverture du dépôt était retardée. La moyenne annuelle des versements dans toute la région de la Colombie-Britannique desservie par le dépôt devrait se situer entre 14 000 et 15 000 pieds cubes. Après ses deux premières années complètes de fonctionnement, le dépôt se voit encore obligé d'empiler les boîtes sur le sol, les rayons supplémentaires dont il a besoin se faisant attendre. Un total de 83 476 demandes et de 20 363 intercalations ont été traitées au cours de l'année. On a accordé la priorité à la formation du personnel : cinq employés ont suivi divers cours sur la gestion des documents. Cet été, le directeur du dépôt a passé plusieurs semaines à faire — sur demande spéciale — un relevé préliminaire des documents des bureaux du gouvernement fédéral dans les grandes villes de l'Alberta. L'on voulait confirmer et mettre à jour une étude de faisabilité faite précédemment sur la viabilité d'un dépôt d'archives à Edmonton. Ce projet a maintenant été retenu et il ne manque que l'approbation du Conseil du Trésor. Des pourparlers ont été entrepris avec le ministère des Travaux publics en vue de la construction de ce dépôt d'après le même plan que le nouveau dépôt de Winnipeg. En somme, le personnel du dépôt de Vancouver a fait un travail impressionnant et digne de mention cette année. Entre autres, à la demande du ministère des Transports (services maritimes — bureau régional), il a effectué une étude sur sa gestion des documents en vue d'en améliorer les procédures et pratiques. Tout ce travail est l'oeuvre de sept employés à plein temps. Bureau de la gestion des documents Division des services Le Bureau de la gestion des documents, Division des services, assume les responsabilités fondamentales suivantes : 1. Il aide les ministères du gouvernement à mettre au point les délais de conservation des dossiers manuels et automatisés, il traite et applique ces délais et il fait des recommandations à l'archiviste fédéral sur l'élimination des dossiers. 2. Il examine et vérifie la façon dont les ministères gèrent leurs dossiers, il rédige des rapports à l'intention des ministères, de l'archiviste fédéral et du Conseil du Trésor, et il fait l'inventaire des fonds de documents, du matériel et du personnel. 3. Il donne des conseils en gestion des documents aux ministères du gouvernement et il les aide à mettre sur pied des projets destinés à rendre plus efficace la façon dont ils gèrent leurs documents. 4. Il donne régulièrement des cours de formation en gestion des documents au personnel des ministères et organismes du gouvernement et il fournit par d'autres moyens des directives dans ce domaine. 5. Il rédige et publie des manuels et guides dont pourront se servir les ministères du gouvernement pour établir et maintenir des procédures et des normes uniformes en gestion des documents. 20 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 6. Il appuie le Programme des documents essentiels du gouvernement destiné à empêcher que les dossiers soient détruits par un désastre naturel ou nucléaire. 7. Dans le cadre de l'activité citée au n° 2 ci-dessus, il détermine les besoins en dépôts nouveaux dans tout le Canada. 8. Il s'occupe de l'élimination finale de tous les dossiers conservés au dépôt d'archives d'Ottawa. 9. Il encourage les ministères et organismes du gouvernement à utiliser, pour des raisons d'efficacité et d'économie, les dépôts d'archives. Demandes de délais de conservation et de microfilmage — On indique au tableau IV le nombre de demandes de délais de conservation, de propositions d'élimination et de demandes de microfilmage reçues depuis 1961, année au cours de laquelle les Archives publiques ont assumé la responsabilité d'examiner ces demandes, jusqu'au 31 mars 1974. TABLEAU IV Nombre de demandes de délais ou propositions Nombre de Total Année Période d'élimination demandes de Total des financière quinquennale soumises microfilmage* quinquennal demandes - 1961-1966 (mars) 194 58 252 252 — 1966-1971 (mars) 373 52 425 677 1971-1972 50 28 755 1972-1973 — 40 41 — 836 1973-1974 — 26 59 — 921 Total 13 ans 683 238 - 921 andes de matériel de microfilmage reçues d l Bien que le nombre des demandes de microfilmage reçues au cours de l'année ait augmenté d'environ 50 %, le nombre des demandes de délais de conservation a diminué pour la deuxième année consécutive, ce qui indique que le programme d'établissement des délais imposé par le Décret sur les documents publics tire à sa fin. Le Bureau de la gestion des documents, Division des services, étudie encore la possibilité de produire un pendant au volume Plans généraux d'élimination des documents du gouvernement du Canada (lequel volume ne vise que les dossiers administratifs), qui couvrirait les dossiers d'exploitation. Les ministères de création récente ou nouvellement réorganisés auraient ainsi à leur disposition un tableau prêt à utiliser pour les guider dans l'élimination de leurs dossiers d'exploitation. En tout, 89 jours-hommes ont été consacrés à l'examen des demandes de délais et de microfilmage et à la rédaction de rapports à leur sujet. DIRECTION DE LA GESTION DES DOCUMENTS 21 Élimination des documents — Le Bureau de la gestion des documents, Division des services, est chargé d'appliquer les délais de conservation approuvés aux documents ministériels inactifs conservés aux Archives publiques. Le tableau V donne le volume total des documents éliminés aux dépôts d'Ottawa (dossiers généraux et du personnel civil) pour les années indiquées. Les quinze premières années étudiées sont divisées en blocs de cinq ans. Les années suivantes sont étudiées individuellement pour fins de comparaison. Au cours de la période de douze mois, allant du 1" avril 1973 au 31 mars 1974, 36 470 pieds cubes de documents ont été éliminés, y compris 249 pieds cubes de dossiers sur le personnel civil et 36 221 pieds cubes de dossiers généraux. Entre 1956 et le 31 mars 1974, un volume total de 437 564 pieds cubes de documents ont été éliminés, ce qui excède la capacité de l'immeuble du dépôt d'Ottawa et représente suffisamment de dossiers pour remplir près de 83 milles de rayonnages. Au cours de l'année financière, l'élimination des documents a absorbé 448.5 jours- hommes. TABLEAU V Dépôt central des archives d'Ottawa Documents éliminés (en pieds cubes) de 1956 au 31 mars 1974* Année Période Dossiers Dossiers du Total Total Total financière quinquennale généraux personnel** annuel quinquennal cumulatif _ 1956-1960 21 091 153 _ 21 244 21 244 — 1961-1965 92 401 1 617 — 94 018 115 262 c*:frê3vfr-« 1966-1971* (mars) 207 316 2 707 - 210 023 325 285 1971-1972 — 37 001 465 37 466 — 362 751 1972-1973 — 38 274 69 38 343 — 401 094 1973-1974 — 36 221 249 36 470 — 437 564 Total 18 ans 432 304 5 260 - - 437 564 * Le 1" avril système f< M son système de rapport à u niquement le Publications et directives sur la gestion des documents — Pendant l'année, le Bureau de la gestion des documents, Division des services, a travaillé en étroite collaboration avec la Division des publications des Archives publiques et le Bureau des traductions du Secrétariat d'État à réviser et à traduire des publications sur la gestion des documents. Au cours de l'année, la publication Mail Management in Government Departments and Agencies a été révisée et traduite en français sous le titre La gestion du courrier au sein des ministères et organismes gouvernementaux. La publication Records Scheduling and Disposai a été traduite en français sous le titre Plan de conservation et d'élimination des documents. Ont également été traduites les publications General Records Disposal Schedules of the Government of Canada sous le titre Plans généraux d'élimination des documents du gouvernement du Canada, et Records Organization and Operations, sous le titre Organisation et opérations relatives à la gestion des documents. On prévoit que toutes les publications susmentionnées seront imprimées au début de la prochaine année financière. 22 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 La division compte également réviser à fond, au cours de la prochaine année financière, la publication Subject Classification Guide for Housekeeping Records, traduite sous le titre Guide de classement idéologique des dossiers administratifs. La Division des préparatifs d'urgence de la Direction des services de sécurité du ministère des Approvisionnements et Services a publié les éditions anglaise et française de la brochure Essential Records for Industry, traduite sous le titre Archives essentielles dans l'industrie. Le Bureau de la gestion des documents, Division des services, avait rédigé cette brochure en 1964, en vue de sa publication par la Division de la planification relative à l'approvisionnement d'urgence du ministère de la Production de défense, et il l'avait revue en 1972. En tout, 128.5 jours-hommes ont été consacrés à la publication au cours de l'année financière. Formation — Au cours de l'année financière 1973-1974, la Division a donné deux cours (n°* 20 et 21) de quatre semaines en gestion des documents, auxquels se sont inscrits 61 étudiants, dont 43 des administrations centrales, 15 des bureaux régionaux des ministères, deux des gouvernements provinciaux et un du Nigeria, sous les auspices de l'Agence canadienne de développement international. En outre, des spécialistes de la division ont participé à des mini-cours en gestion des documents offerts par d'autres organismes et ont donné des mini-séminaires dans les ministères qui en ont fait la demande. La division a également participé, avec la Division des documents ordinolingues de la Direction des archives historiques et la Control Data Corporation, à la présentation du premier cours en gestion des documents informatiques donné par les Archives publiques à l'intention des gestionnaires des documents. On compte donner à nouveau ce cours vers la fin de la prochaine année financière. On prépare actuellement des aides à l'enseignement, entre autres des publications et des conférences, pour un cours français en gestion des documents. Les réponses de 35 des 45 ministères à avoir reçu un questionnaire envoyé en janvier 1974, laisse ressortir qu'un total de 21 candidats seront admissibles au cours français en gestion des documents pendant la prochaine année financière. Le cours comprend normalement de 30 à 35 étudiants. En tout, 309.75 jours-hommes ont été consacrés à la formation au cours de l'année financière. Archives essentielles — Le fonds des archives essentielles à la marche du gouvernement, dans le cas d'un désastre naturel ou nucléaire, atteint actuellement environ 8 970 pieds cubes, soit 570 pieds cubes de plus que l'année précédente. Les installations d'entreposage ont été améliorées de façon à respecter les normes d'humidité, de température et de propreté applicables à la conservation des documents inactifs sur microfilms et sur rubans magnétiques. Le nombre de documents informatiques s'est sensiblement accru. Au cours de l'année financière, 196 jours-hommes ont été consacrés aux archives essentielles. Projets ministériels — Les Archives publiques, en vertu du Décret sur les documents publics, veillent à ce que les ministères conservent suffisamment de documentation sur leurs programmes et leurs politiques. En outre, les ministères confient aux Archives publiques bon nombre de leurs problèmes en gestion des documents. En conséquence, le Bureau de la gestion des documents, Division des DIRECTION DE LA GESTION DES DOCUMENTS 23 services, a activement participé, au cours de l'année, à divers projets concernant des ministères. Ces projets consistaient, entre autres, à faire des enquêtes et à rédiger des rapports ; à mettre au point de nouveaux cadres de classement ou à réviser les anciens ; à rédiger des manuels de procédure ; à faire des enquêtes sur la gestion du courrier ; à fournir de l'aide et à donner des conseils au sujet de l'organisation des services de dossiers du personnel, du matériel, de l'aménagement et de l'espace requis. On indique, au tableau VI, l'accroissement de l'aide technique fournie aux ministères et organismes depuis 1967. Au cours de l'année financière 1973-1974, le nombre de projets a dépassé le total des projets exécutés au. cours des six années précédentes. En tout, 1 208 jours-hommes ont été consacrés à cette activité. TABLEAU VI Aide technique fournie aux ministères et organismes Année financière Total des projets 1967-1968 10 1968-1969 13 1969-1970 15 1970-1971 13 1971-1972 16 1972-1973 18 1973-1974 94 Autres projets — La division a non seulement aidé des ministères particuliers, mais elle a aussi participé à des projets destinés à améliorer de façon générale la gestion des documents au sein du gouvernement fédéral. Au cours de l'année, le Conseil consultatif des documents publics a formé plusieurs sous-comités, dont le Sous-comité de l'élimination des documents classifies, le Sous-comité de la classification des postes du service des dossiers, le Sous-comité des formules du service des dossiers. La division a également participé activement à trois comités principaux des Archives publiques : le Comité de la gestion des documents informatiques, le Comité de législation et le Comité spécial de la gestion des écritures — groupe de travail sur la gestion des écritures proposé par le Conseil du Trésor. Les projets cités ont absorbé 220 jours-hommes. Visiteurs — Outre les visiteurs du gouvernement fédéral et de ses organismes, la division a accueilli des visiteurs du Nigeria, des îles Cayman, du Brésil, du gouvernement de l'Ontario et du secteur privé afin d'échanger des informations, de donner des conseils et de travailler à des projets d'intérêt commun. Comités de sélection — Au cours de l'année, le personnel de la division a participé à divers comités de sélection afin d'aider les ministères à recruter les employés les plus compétents dans le domaine de la gestion des documents. En tout, 27 comités ont choisi environ 33 personnes et absorbé 64.5 jours-hommes. Système de la mesure de la performance des opérations — Ce fut la première année de l'implantation du Système de la mesure de la performance des opérations au sein de la division. Voici une liste de quelques statistiques intéressantes : i Activité Cours de formation Projets ministériels Archives essentielles Demande de délais de conservation et de microfilmage Élimination des documents Comités de sélection Préparation en vue de la publication ... Réunions avec les ministères Fonctions auxiliaires de l'administration Temps non productif (congés, congés de maladie, cours, etc.) * Arrondi au chiffre RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Pourcentage des jours- hommes Extrants Jours-hommes disponibles* •* Sur < I, 220 je it été o 309.75 34 s projets » décrits plus tôt. Observations générales — L'effectif autorisé de la division au cours de l'année financière 1973-1974 était de 15 années-hommes. Au cours de l'année, on a consacré beaucoup de temps à des questions de réorganisation et de reclassification. L'on était prêt à soumettre à l'approbation des Archives, vers la fin de l'année, une ferme proposition concernant la réorganisation. Direction des archives historiques Cette année, deux nouvelles divisions ont été créées, par suite de l'expansion et de la diversification des programmes de la direction. La Section des archives fédérales, qui était rattachée à la Division des manuscrits lors de sa création en 1965, a été élevée au rang de division. Elle comporte trois sections : la Section des archives militaires et d'État, la Section des archives du commerce et des communications et la Section des archives des ressources. Une Division des archives ordinolingues a aussi été mise sur pied pour acquérir et conserver les documents officiels traités par ordinateur, ainsi que les documents similaires venant du secteur privé et ayant une valeur permanente. La direction fait donc l'acquisition de tous les genres de documents d'archives, des parchemins aux bandes magnétiques. Les attributions étendues des Archives publiques, qui ont permis cet état de choses et qui ont si bien aidé la direction dans le passé, se révéleront aussi extrêmement avantageuses au processus d'universalisation de la recherche documentaire à partir de documents d'archives, tant aux Archives publiques que dans les autres dépôts du Canada. Le programme de diffusion, exposé brièvement dans le rapport de l'année dernière, prend de plus en plus d'ampleur (voir le résumé à la fin du présent rapport). La vente et le dépôt de microfilms, de microfiches et de diapositives de manuscrits, et de cartes historiques préfigurent peut-être la transmission de ces documents, d'ici quelques années, par procédés en ligne. Plusieurs programmes automatisés d'inventaire et de recherche documentaire sont maintenant utilisés, et chaque division revoit ses systèmes en fonction de leur automatisation éventuelle. Nous entrons déjà dans une ère de « réseaux » d'information, où usagers et centres de dépôt devront travailler en collaboration plus étroite encore. Cette nouvelle façon de procéder se reflète aussi dans les guides thématiques et les inventaires qui rassemblent les documents portant sur un sujet étendu et qui se présentent sous diverses formes. Toutefois, la direction fait face à deux problèmes majeurs qui l'empêchent d'offrir à ses clients des services aussi parfaits qu'elle le voudrait. Faute d'espace, elle ne peut accepter, pour le moment, d'importantes séries de documents officiels et elle doit conserver des collections entières ailleurs que dans l'édifice principal. Les documents les plus fréquemment consultés seront gardés dans l'immeuble principal, mais la consultation des autres souffrira peut-être de quelque retard. Tout sera tenté pour que le personnel ne soit pas déplacé, mais il peut arriver que des divisions soient transférées à d'autres endroits. Actuellement, les Archives nationales du film sont situées dans l'Édifice commémoratif de l'Ouest, tandis que les Archives ordinolingues sont à Hull. Tant que les Archives ne disposeront pas d'un nouvel immeuble, la Direction des archives historiques en entier ne pourra fonctionner sous un même toit. 25 26 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Le deuxième problème de conséquence a trait à la conservation des documents eux-mêmes. Il faudra retirer de la circulation de plus en plus d'originaux, en raison de l'usage intensif qu'on en fait, avant et après leur acquisition par les Archives publiques, et en raison de la détérioration du support de papier. On devra se contenter de copies xérox ou de microfilms jusqu'à ce qu'une méthode de restauration économique et rapide, acceptable du point de vue de l'archivistique, ait été mise au point. On continuera d'utiliser les méthodes traditionnelles de restauration, mais seulement pour ce qui est d'un nombre relativement restreint de documents dont l'original est absolument requis pour la recherche et les expositions. Cours sur les principes et la méthodologie de l'archivistique — Dix-huit étudiants se sont inscrits à ce cours dirigé par Harold Naugler et donné en collaboration avec la Section des archives de la Société historique du Canada. Cette année, ie Québec et les provinces des Prairies n'ayant pas envoyé de représentants, seulement trois des cinq régions du pays y étaient représentées. Des visites aux différentes divisions des Archives et aux Archives de l'université Queen's ont complété les séminaires pour lesquels des documents de travail avaient, dans la majorité des cas, été distribués à l'avance. Le cours est destiné aux archivistes diplômés ayant une année d'expérience pratique. Division des manuscrits i En avril 1973, la Division des manuscrits s'est départie des papiers de l'administration fédérale. La division a été réorganisée en six sections et trois sous-sections dont voici les responsabilités : La Section des archives antérieures à 1867 conserve tous les manuscrits privés et tous les documents d'entreprises privées et publiques antérieurs à la Confédération, y compris les documents des gouvernements britanniques et français qui ont administré le Canada et les diverses colonies et provinces de l'Amérique du Nord. La Section des archives des premiers ministres est responsable de tous les papiers des premiers ministres canadiens et de leurs correspondants. La Section des affaires publiques est chargée d'archives privées et d'archives d'organismes et d'institutions participant activement aux affaires publiques à l'échelon national : fonctionnaires publics élus ou nommés, magistrats, militaires, partis politiques, etc. La Section socio-économique est responsable des manuscrits et documents reçus du secteur privé et portant entre autres, sur les arts et lettres, les affaires, le travail, la philanthropie, les sports, l'éducation, etc. La Section des archives ethniques nationales conserve les papiers privés de particuliers et les documents d'associations et d'institutions desservant les diverses communautés culturelles du Canada. La Section de la recherche et des renseignements coordonne la correspondance reçue et les recherches entreprises en vue de répondre aux demandes de renseignements historiques du public. Elle coordonne également DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 27 les demandes de renseignements concernant les dossiers du gouvernement fédéral. La Sous-section de la salle des instruments de recherche met divers annuaires, index et autres instruments de recherche à la disposition du public. Elle coordonne également le service de consultation offert au public par le personnel technique et de soutien de la salle de référence. La Sous-section du catalogue collectif des manuscrits compile, révise et publie le Catalogue collectif des manuscrits conservés dans les dépôts d'archives canadiens et assure la liaison avec d'autres dépôts. La Sous-section des services techniques et de la diffusion est chargée d'administrer le programme de diffusion et de coordonner les programmes de conservation ainsi que le microfilmage qui incombent à la division. La division a continué de publier des inventaires généraux de manuscrits. Le volume 3, comprenant les groupes MG 17-MG 21, a été envoyé à l'imprimeur en mars 1974. Le Programme systématique d'acquisitions nationales a continué d'occuper les archivistes dans les domaines de la politique, la magistrature, la guerre, les affaires publiques, l'éducation, la Culture, les explorations dans l'Arctique, les groupes ethniques, les sports, etc. Les nouveaux domaines que l'on cherche à approfondir sont les arts et lettres (littérature, théâtre), les affaires et le travail. On s'occupe également des documents ayant trait à la protection de l'environnement et aux droits de la femme. SECTION DES ARCHIVES ANTÉRIEURES À 1867. — Cette section comprend trois sous-sections : les Archives françaises, les Archives britanniques et les Archives canadiennes. La Sous-section des archives françaises se spécialise dans les documents ayant trait au régime français, y compris les documents de l'administration coloniale, des autorités militaires et des affaires étrangères ainsi que les papiers privés provenant des colonies elles-mêmes. La Sous-section des archives britanniques est responsable des documents relatifs au régime colonial britannique en Amérique du Nord et comprend, par exemple, les archives de VAdmiratty, du Colonial Office, du War Office, des Customs and Plantations, du Treasury, etc. Elle englobe les domaines de la traite des fourrures, de l'administration coloniale et des affaires militaires et économiques. La Sous-section des archives canadiennes conserve les documents publics, antérieurs à 1867, des divers gouvernements coloniaux et provinciaux de l'Amérique du Nord britannique ainsi que les documents d'entreprises et les manuscrits privés des années 1760 à 1867. La sous-section se spécialise dans les affaires politiques, sociales et religieuses ainsi que dans l'ethnologie, la généalogie et les administrations locales. Projets spéciaux Le projet principal consiste à réviser les inventaires existants. On a préparé la publication, au printemps de 1974, du volume 3 de ['Inventaire général, manuscrits, MG17-MG21 (Archives religieuses, Documents antérieurs à la cession, Documents relatifs aux Indiens et au commerce des fourrures, Hudson's 28 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Bay Company et British Museum). La Sous-section des archives britanniques â commencé à réviser les groupes MG 11-MG 16 (Colonial Office Papers, Admiralty and War Office, Foreign Office, Audit Office and Treasury, Post Office, Customs and Plantations and Other Offices) dont la publication est fixée au printemps de 1975. La Sous-section des archives canadiennes est en train de préparer un Guide des documents publics antérieurs à 1867. Des recherches ont été entreprises dans les archives espagnoles afin de trouver des documents d'intérêt pour le Canada. De nombreuses sources documentaires sur la participation des Basques à la pêche à la morue et à la baleine dans le golfe du Saint-Laurent et au large de Terre-Neuve ont été dépistées et seront copiées, une fois leur inventaire terminé. Les Archives publiques ont commencé à acquérir, de concert avec l'université Saint-Paul à Ottawa et le collège St. Paul's (université du Manitoba), des copies sur microfilm de certains documents des archives de la congrégation de la Propagation de la Foi des XVIIe, XVIII" et XIXe siècles. On compte poursuivre le microfilmage de ces collections et d'autres documents conservés aux Archives du Vatican, à Rome. Des instruments de recherche seront également créés. La Compagnie de la baie d'Hudson a décidé de transférer ses archives à Winnipeg en 1975, ce qui permettra aux chercheurs d'y consulter ses documents originaux. Les Archives publiques ont reconnu l'importance de cette exceptionnelle collection en publiant un inventaire des documents de la Compagnie de la baie d'Hudson, qu'elles possèdent sur microfilm (MG 20). Elles ont également obtenu l'autorisation de la compagnie de xérographier sept registres qui fournissent des catalogues topographiques détaillés des archives antérieures à 1870. Les Archives ont aussi fait l'acquisition d'une copie sur microfilm du catalogue des cartes, plans et cartes marines des archives de la compagnie. Mme Shirlee Smith, archiviste de la Compagnie de la baie d'Hudson, a promis que les archives postérieures à 1870 seraient microfilmées dès que leur transfert à Winnipeg sera terminé et que des copies en seraient déposées aux Archives publiques. En vertu de l'accord, les Archives publiques deviendront le dépôt des microfilms des archives de la compagnie. De plus, les négatifs des documents antérieurs à 1870 seront transférés à Ottawa où une copie positive complète sera tirée au cours de la prochaine année financière et déposée au Public Records Office de Londres. Si la compagnie en fait la demande, des copies supplémentaires seront par la suite exécutées pour les autres dépôts d'archives de l'Amérique du Nord. Une petite exposition intitulée Titles of Honour/Titres honorifiques a été montée dans la vitrine du corridor du troisième étage. Des pièces justificatives de titres honorifiques accordés du XVIIe au XXe siècle ont été exposées, en particulier les lettres patentes accordant le titre de baronnet de la Nouvelle-Ecosse à Sir Duncan Campbell, le 29 mai 1625. Ce brevet, deuxième document de la sorte à être émis, est digne d'attention car il est l'un des premiers à porter la mention du mot « Canada ». La reconstitution et le microfilmage du groupe RG 8, British Military Records, sont en bonne voie. Plusieurs petites collections ont été retirées de la circulation. Des xérographies et des microfilms en ont été tirés et seront communiqués aux chercheurs à la place des originaux. Les fonds Brant Family Papers (MG 19, F 6), DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 29 Journals of Walter Butler Cheadle (MG 24, H 40) et Upper Canada Marriage Bonds (RG 5, B9) ont également été microfilmés et seront prêtés sous cette forme à d'autres bibliothèques. Instruments de recherche Lors de la révision de l'inventaire, un certain nombre d'instruments de recherche pour les archives britanniques ont été modifiés, mis à jour et améliorés par l'addition de tables de concordance, de descriptions de nouveaux documents, d'index, etc. Ces instruments de recherche sont le I.R. 645, Colonial Office 323 (MG 11 ) ; le I.R. 174, War Office 34, les papiers de Sir Jeffrey Amherst (MG 12, B) ; I.R. 661, Admiralty 1 (MG 12, A) ; et le I.R. 930, Colonial Office 1 (MG 11). Tous les instruments de recherche des collections du British Museum ont été regroupés dans le I.R. 599. Les annuaires, les tables des matières, les index, les catalogues topographiques, les tables de concordance des microfilms qu'il contient, ont été réorganisés. Le classement suit actuellement celui de l'inventaire révisé et il simplifie l'accès aux collections. On a établi une liste descriptive pour le fonds Customs-Plantations (MG 16 — 68 bobines) et on prépare actuellement une table des matières (I.R. 929) pour la série du Cabinet 41. Un programme d'automation de la consultation des archives françaises a été soumis et discuté. L'auteur a étudié la possibilité d'appliquer le système de classification décimale universelle à l'indexage des manuscrite historiques. Il a rédigé un autre document intitulé Traitement de l'information de la série D2C (Troupes des colonies) du fonds des colonies (MG 1). Des inventaires analytiques ont été complétés par la Sous-section des archives françaises. Ils décrivent les séries Amérique du Nord (I.R. 840 : MG 1, C 11C) ; contrôle général des finances (I.R. 852 : MG 3, I, G 7) ; commissions extraordinaires du Conseil (I.R. 895 : MG 3, I, V 7) ; Bayonne : Chambre de commerce (I.R. 912 : MG 6, B 17) ; et municipalité (I.R. 913 : MG 6, B 18). À partir des notes de recherche de M. René Godh et, on a préparé un guide des sources relatives aux navires bayonnais venus au Canada (I.R. 914). On a complété l'inventaire analytique t'es Upper Canada Sundries (RG 5, A 1), projet d'envergure des dernières années. L'inventaire (I.R. 881) sera microfilmé, ainsi que l'a été la série complète de l'an dernier, et distribué par l'entremise du programme de diffusion. On a également préparé des instruments de recherche pour un certain nombre de nouvelles acquisitions et plusieurs collections anciennes. Ils comprennent la série I.R. 908, James Poole (MG 24, K 49) ; I.R. 740, collection Kupp, addition (MG 18, O 12) ; I.R. 452, famille Russell, addition (MG 23, H 1 2) ; I.R. 898, famille Gemmill (MG 24, K 44) ; I.R. 899, James Duncan Graham (MG 24, F 83) ; I.R. 866, famille Wilson (MG 24,1162) ; I.R. 860, collection Ayer (MG 18, N 50) ; I.R. 845, famille Caldwell (MG 24, B 147) ; I.R. 924, David D. Keenan (MG 24,1 163) ; I.R. 925, J.E. Landry (MG 24, K 50) ; I.R. 869, P.-E. Leclere (MG 24, B 148). L'instrument de recherche pour les papiers Louis-Joseph Papineau (I.R. 292) a été modifié et augmenté à lar suite du classement et de l'insertion des documents acquis l'année dernière. Lors de la révision des inventaires, plusieurs instruments de recherche ont été rédigés, modifiés ou augmentés. Ceux-ci comprennent les séries I.R. 266, Ontario Department of Crown Lands (MG 9, D 4) ; I.R. 870, Petitions and Addresses to the Executive 30 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Council (RG 1, E 16) ; I.R. 915, Customs Records of the Provincial Secretary, Lower Canada (RG 4, B 58) ; I.R. 918, Temperance Petitions, Lower Canada (RG 4, B 70) ; I.R. 910, Sources documentaires sur la Rébellion de 1837-1838. RÉGIME BRITANNIQUE Cabinet 2 : Imperial Defence Committee (microfilm, 4 bobines, B-3820 à B-3823) ; procès-verbaux des réunions et index des matières ; 1902-1938. Copiés des volumes 1 à 7. Cabinet23: procès-verbaux du cabinet (microfilm, 60 bobines, B-3837 à B-3896) ; procès-verbaux, ordres du jour, conclusions et autres documents du British Cabinet, Imperial War Cabinet et organismes connexes, avec index ; 1917-1939. Copiés des volumes 1 à 101. Cabinet 41 : correspondance (microfilm, 13 bobines, A-894 à 906) ; lettres ayant trait aux discussions du cabinet avant l'établissement d'un secrétariat du cabinet et à la pratique de préparer des procès-verbaux officiels ; 1868-1916. Copiées des volumes 1 à 40, dont les originaux sont conservés aux Royal Archives à Windsor. L'Instrument de recherche FA 929 fournit une liste du contenu de chaque bobine. Colonial Office 5 : papiers coloniaux, série générale (microfilm, 34 bobines, B- 3800 à B-3819, B-3897 à B-3910) ; extraits tirés des volumes 1054 à 1141, correspondance du Board of Trade, livres de copies de lettres et autres documents ayant trait à New York; 1664-1782. Customs 17 : States of Navigation, Commerce and Revenue (microfilm, 9 bobines, B-3911 à B-3919); comptes, rapports et documents connexes tirés des volumes 1 à 30, avec index ; 1772-1809. Vice-Admiralty Court, Halifax (originaux, 55 pieds et 4 pouces) ; les documents ont trait aux décisions du Conseil des prises ; 1784-1818. La liste des prises et des vaisseaux capteurs constitue un instrument de recherche de la série. Transférés de la Division des archives fédérales ; les documents étaient auparavant dans le groupe RG 13, ministère de la Justice. RÉGIME FRANÇAIS Archives des Colonies (MG 1, série E), dossiers personnels (microfilm, 8 bobines, F-781 à F-785, F-828 à F-830) ; cartons 147 à 246, Dufreney à La Gautrais. Bayonne, Chambre de commerce (MG 6, B 17) (microfilm, 1 bobine) ; un choix de documents relatifs aux activités commerciales des Basques en Amérique ; 1641-1871. Les principaux sujets concernent le commerce et l'industrie, la piraterie et la pêche de la morue et de la baleine. L'instrument de recherche n° 912 est en quelque sorte un index thématique des pièces microfilmées. Bayonne, municipalité de (MG 6, B 18) (microfilm, 1 bobine) ; documents concernant les activités économiques des Basques en Amérique ; 1519-1789. L'instrument de recherche n° 913 est un inventaire analytique des pièces reproduites. DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 31 Bayonne, Musée basque (MG 6, B 19) (photographies, 11 pages) ; trois chansons basques concernant les voyages à Terre-Neuve et les difficultés de l'endroit ; s.d. Nouvelle-France, correspondance officielle (MG 8, A 1) 1663-1679 (transcriptions, 1 pouce) ; volume 2 de la deuxième série des copies de documents obtenues, vers 1851-1852, des archives de divers ministères à Paris par G.-B. Faribault ; 1663-1679. Transféré de la Bibliothèque nationale. Des archivistes ont proposé des projets d'acauisition systématique touchant l'histoire de la Nouvelle-France. EXPÉDITIONS ET VOYAGES Gazel, l'abbé Pierre (MG 23, G IV 11) (1763-vers 1830, prêtre) (microfilm, 1 bobine, F-182) ; huit petits cahiers contenant des notes de voyage au Canada (1792-1793), et en Angleterre (1796-1800), des résumés d'ouvrages sur les États-Unis et la province de Québec, enfin un petit traité de navigation ; 1792-1820. Copie microfilmée en 1973 des originaux au grand séminaire d'Annecy en France. Lefroy, Sir John Henry (MG 24, H 25) (1817-1890, officier de l'armée, arpenteur et scientifique) (microfilm, 1 bobine, M-2314) ; journal d'une expédition au fort Bonne-Espérance ; 1843-1844. Copié des originaux conservés à la Yale University Library, New Haven (Connecticut). D1 Vincent (MG 24, H 65) (actif : 1856, médecin) (originaux, 29 pages) ; journal d'un voyage d'Angleterre jusqu'à Simcoe (Canada-Ouest) ; 1856. Offert en 1973 par Mlle Lulu Dodds de Beaverton (Ontario). TRAITE DES FOURRURES ET PÊCHES Collection Kupp, addition (MG 18, O 12) (xérox, 4 pouces) ; volumes 9 et 10 des documents tirés des archives notariales hollandaises ayant trait à la participation des Hollandais à la pêche à la morue et à la traite des fourrures à Terre-Neuve; 1607-1768. Copies offertes par M. Jan Kupp, de Victoria (Colombie-Britannique). L'instrument de recherche n° 740 est une liste descriptive des documents. Masquaro, Labrador (MG 19, D 19) (originaux, 1 pouce) ; un Journal of Daily Occurances... tenu par Leslie MacFarlane Bryson au poste de Masquaro de la Compagnie de la baie d'Hudson ; 1842-1846. Acquis en 1973. Rupert's House (MG 19, D 20) (originaux, Vz pouce) ; journal tenu par Henry Connolly à Rupert's House ; 1838-1839. Acquis en 1973. ARCHIVES COMMERCIALES ET FINANCIÈRES Banque d'épargne de la cité et du district de Montréal (MG 24, D 77) (photocopies, 61 pages ; microfilm, 1 bobine, M-2814) ; le premier livre de la caisse de la banque, accompagné d'une liste alphabétique des noms des clients ; 1846-1850. Copies originales réalisées en 1973 au musée historique Charles Le Moyne de Longueuil (Québec). Famille Ellice, addition (MG 24, A 2) (microfilm, 1 bobine, A-886) ; livres de copies de lettres indexées appartenant à Edward Ellice; 1817-1832. Copiées en 1973 à partir des originaux conservés à la Bibliothèque nationale d'Ecosse. 32 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Fountain, Stephen (MG 23, C 27) (mort en 1819? forgeron) (microfilm, 1 bobine, M-2313) ; registre de comptabilité de Stephen Fountain, forgeron à Sandy Cove (Nouvelle-Ecosse), accompagné de notes sur le règlement de sa succession ; 1770-1885. Copié en 1973 des originaux en la possession de M"* Lonika Ensor de Sandy Cove. Poole, James (MG 24, K 49) (né vers 1825, rédacteur en chef) (originaux, 8 pouces) ; correspondance adressée à James Poole lorsqu'il était rédacteur en chef du Herald de Carleton Place au sujet de la disposition des annonces ; 1856-1865. Transférée en 1970 de la BibUothèque nationale. L'instrument de recherche n° 908 donne une liste des dates et numéros de publication auxquels se rapporte la correspondance. ARCHIVES MILITAIRES ET NAVALES Collection Ayer (MG 18, N 50) (microfilm, 1 bobine, M-1680) ; documents choisis concernant la guerre franco-britannique en Amérique du Nord ; 1638-1894. Copiés en 1970 des originaux de la Collection Ayer, conservée à la bibliothèque Newberry de Chicago. Bell, Matthew (MG 24, G 75) (1769-1849, officier de milice) (xérox, 17 pages) ; registre d'ordres de la troupe de cavalerie légère de Matthew Bell ; 1813-1814. Copié en 1973 des originaux en la possession de M. Fabian Paul de Saint-Hubert (Québec). Famille Campbell of Barbreck and Auchindoun (MG 24, F 89) (originaux, 8 pouces) ; rapports mensuels du 74* régiment en garnison au fort George (Penobscott) (1778-1782), et livre de copies de lettres de Colin Campbell, commissaire du régiment (1782-1783); commissions navales, correspondance et papiers de succession (1798-1846), de la famille Donald Campbell of Barbreck and Auchindon, registre d'ordres de l'amiral Colin Yorke Campbell (1851-1853); comptes et notes d'Alexandre Dugald Campbell (1871-1883) ; divers autres papiers ; 1745-1883. Acquis en 1973. Famille Douglas, addition (MG 24, A 3) (originaux, 8 pouces) ; correspondance, comptes et journaux accumulés par Sir Howard Douglas pendant la Guerre péninsulaire ; carnet du capitaine William Douglas du Corps des fusilliers marins décrivant une expédition contre la Martinique et la Guadeloupe (1759) et carnets de James Sholton Douglas (vers 1754-1759) lorsqu'il étudiait la médecine à Edimbourg ; vers 1754-1828. Collection Horn (MG 18, N 51) (originaux, 4 pouces) ; correspondance, coupures, gravures et estampes sur la carrière de James Wolfe, la prise de Québec et l'érection de monuments à la mémoire de Wolfe ; 1757-1922. Rassemblées par M. J. Horn. Acquises en 1973. Mackenzie, Frederick (MG 23, K 34) (actif: 1755-1791, officier de l'armée) (originaux, 4 pouces) ; journaux, registres d'ordres, carnets et correspondance officielle accumulés par Mackenzie, sous-adjudant général du commandant des forces armées de l'Amérique du Nord britannique ; 1748-1778. Acquis en 1973. Mercer, Alexander Cavalié (MG 24, K 51 ) (1783-1868, officier de l'armée et artiste- topographe) (microfilm, 1 bobine, A-885) ; souvenirs de la vie militaire, journaux et papiers connexes; 1783-1889. Copiés en 1972 des originaux conservés à la Royal Artillery Institution, Woolwich (Angleterre). DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 33 Thompson, James, Sr. (MG 23, K 2) (1733-1830, surveillant des travaux à Québec) (microfilm, 1 bobine, M-2312) ; journaux tenus par James Thompson pendant les campagnes militaires et pendant son séjour à titre de surveillant des travaux à Québec, accompagnés de correspondance, requêtes, rapports et papiers connexes dont une partie a été accumulée par sa famille ; 1758-1867. Copiés en 1972 des originaux conservés aux Archives nationales du Québec. Wetherall, Sir George Augustus (MG 24, F 90) (1798-1868, officier de l'armée) (xérox, 11 pages) ; correspondance se rapportant au rôle qu'il a joué avant et après la Rébellion de 1837-1838 ; 1837-1838. Copiée en 1973 des originaux conservés aux Archives nationales du Québec. VIE POLITIQUE Leclere, Pierre-Edouard (MG 24, B 148) (1798-1866, homme politique et homme d'affaires) (originaux, 85 pages ; xérox, 12 pages) ; correspondance et autres documents concernant le poste de chef de police de Montréal, les affaires politiques, commerciales et personnelles de même que le voyage de Leclere en Europe (1852-1853); 1833-1863. Copiés des originaux aux Archives nationales du Québec. Originaux acquis en 1973. Nouveau-Brunswick, Bureau du lieutenant-gouverneur, addition (MG 9, A 2) (photostat, 2 pouces) ; copies de correspondance, rapports et délibérations de l'assemblée législative du Nouveau-Brunswick relativement aux frontières réclamées par le Maine et la province du Canada ; 1842-1848. Transférés en 1972 de la Bibliothèque nationale. Famille Russell, addition (MG 23, H I 2) (originaux, 106 pages) ; livre de copies de lettres de Peter Russell, renfermant de la correspondance, des directives, discours et autres documents relatifs aux affaires indiennes; 1796-1799. L'instrument de recherche n° 452 donne une liste descriptive du contenu. Acquis en 1973. Sherbrooke, Sir John Coape, addition (MG 24, A 57) (1764-1830, soldat et homme politique) (microfilm, 1 bobine, A-887) ; livre de copies de lettres envoyées en 1813-1814 ; 1813-1814. Copié en 1973 des originaux en la possession d'un membre de la famille en Angleterre. VIE SOCIALE ET CULTURELLE Galt, John, addition (MG 24, I 4) (1779-1839, poète, romancier et spéculateur foncier) (originaux, un pied) ; notes généalogiques et biographiques et documents connexes sur John Galt et sa famille ; 1838-1947. Acquis en 1974. Hawkins, Ann, née Douglas (MG 24, C 42) (1805-1886) (microfilm, 1 bobine, A-881 ) ; souvenirs de Ann Douglas Hawkins, y compris des anecdotes de sa vie avec son père, Sir Howard Douglas; vers 1905-1926. Copiés en 1973 des originaux que possède M. Berkely Portman, Angleterre. Joseph, Abraham, addition (MG 24, I 61) (1815-1866, financier et importateur) (originaux, 4 pouces) ; dix-sept journaux tenus par Abraham Joseph ; 1837-1849. Offerts en 1972 par M. Edward C. Joseph de Québec. Labrie, Jacques (MG 24, K 52) (1784-1837, médecin et homme politique) (photocopies, 14 pages); notes relevées par l'abbé Arthur Maheux comprenant une chronologie de la vie de Labrie, une liste des sources 34 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 manuscrites et des études imprimées sur Labrie, des notes sur ses opinions et ses oeuvres ; s.d. Reçues en 1973 de la bibliothèque des Archives publiques. March Township, Ontario, Township Council (MG 9, D 8 à 56) (originaux, Vz pouce) ; registre des procès-verbaux du conseil; 1822-1859. Offert en 1973 par M. C.W. Younghusband de Hazeldean (Ontario). Waddington, Alfred (MG 24, E 44) (1801-1872, ingénieur) (microfilm, 1 bobine, A-884) ; notes biographiques et généalogiques sur Waddington et sa famille ; 1703-1872. Copiées en 1973 des originaux en la possession de Mme Charles De Bunsen de Londres. REGISTRES PAROISSIAUX Allumette Island, Quebec ; Allumette Island Wesleyan Methodist Circuit (MG 8, G 48) (microfilm, 1 bobine, M-2823) ; registre paroissial du Circuit; 1858-1887. Copié des originaux de l'Église unie de Campbell's Bay, grâce à M. Gordon Crouse. Campbell's Bay, Quebec, St George's (Anglican) Church (MG 8, G 56) (microfilm, 1 bobine, M-2520) ; registres de l'église St. George's et de ses prédécesseurs, les missions de Portage-du-Fort, Litchfield et Mansfield (Fort Coulonge) ; 1857-1920. Copiés des originaux prêtés par le révérend Charles Boole de St. George's, grâce à M. Gordon Crouse de ShawviUe (Québec). Clarendon, Quebec, Clarendon Anglican Mission, addition (MG 8, G 47) (microfilm, 1 bobine, M-2819) ; registre de la mission de North Clarendon ; 1864- 1873. Copié des originaux en la possession du révérend M. K. Roberts, archidiacre de l'Ouest du Québec et recteur de la paroisse de Clarendon. Morrisburg, Ontario, St. Lawrence (Lutheran) Church (MG 9, D 7-39) (microfilm, 1 bobine, M-2981) ; registres de la congrégation luthérienne de Williamsburg (plus tard, St. John's) (1826-1895) et de l'église luthérienne St. Paul's, à Morrisburg (1843-1972). Copiés des originaux en la possession du révérend F.L. Howald de Morrisburg (Ontario). Offawa, Ontario, St. Andrew's (Presbyterian) Church (MG 9, D 7-35) (microfilm, 2 bobines, M-2365 et M-2366) ; registres de l'église St. Andrew's (1829-1964) et Elders' Roll Book (1831-1973). Copiés des originaux déposés par l'église aux Archives publiques. Richmond, Ontario, St. Philip's (Roman Catholic) Church (MG 9, D7-38) (microfilm, 1 bobine, M-2818) ; registres des églises St. Philip's, à Richmond (1836-1969), et St. Clare's, à Dwyer Hill (1891-1969). Copiés des originaux conservés à l'église St. Philip's. ShawviUe, Quebec, ShawviUe United Church (MG 8, G 53) (microfilm, 1 bobine, M-2374) ; registre de l'église baptiste Clarendon (1877-1939) et registre des procès-verbaux de la congrégation (1877-1919); 1877-1939. Copiés des originaux prêtés par le révérend Alistair J. Macintosh de l'Église unie de ShawviUe, grâce à M. Gordon Grouse. Thunder Bay, Ontario, St. John the Evangelist et St. Ansgarius (MG 9, D 7 à 37) (microfilm, 2 bobines, M-2820 et M-2821); registres de l'église anglicane St. John's (1872-1926), et de l'église luthérienne St. Ansgarius (1906-1912), DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 35 cette dernière paroisse ayant été absorbée par la première ; on y trouve des notes historiques et le recensement de la paroisse des années 1877,1903 et 1907. Copiés des originaux prêtés par le révérend Canon Alvin J. Thomson de l'église St. John's de Thunder Bay. Toronto, Ontario, United Church of Canada (MG 9, D 7 à 41) (xérox, 80 pages) ; registre des mariages tenu par Robert T.D. Simpson à Toronto ; 1923-1956. Copié des originaux que possède M"* Reda M. Simpson d'Ottawa. GÉNÉALOGIES Le fonds MG 25 s'est enrichi de notes et d'arbres généalogiques et de papiers connexes ayant trait aux familles suivantes : Famille Porter (n° 141), addition. Offerts par M™ Bertha J. Brocklesby d'Ottawa. Famille Van Cortland (n° 149). Offerts par M"* Margaret E. Moffat d'Ottawa. Famille Lett (n° 152). Copiés des originaux en la possession de M"e Gladys Stuart de Willowdale (Ontario). Famille Souris (n° 155). Copiés des originaux en la possession de M. E.R. Souris de Toronto. Famille McDougall-Wilson (n° 156). Copiés des originaux en la possession de Mme Marian Wilson de Toronto. Famille Mcintosh (n° 157). Copiés des originaux en la possession de M. Keith Mcintosh de Monkland (Ontario). Famille Stone (n° 158). Offerts par M. H.P. Stone d'Ottawa. Famille Milliken (n° 159). Offerts par M. A.T. Ante de Penticton (Colombie- Britannique). Famille Coburn (n° 160). Offerts par Mme B. Humphreys d'Ottawa. Famille Gordon (n° 161). Copiés d'un document dactylographié en la possession de Mme K.B. Campbell de Rockcliffe Park (Ontario). Famille Miville (n° 162). Copiés des originaux en la possession de M. Raymond Ouimet de Hull (Québec). Famille McMillan (n° 163). Offerts par Mme D. Warner d'Ottawa. Famille Nantel (n° 164). Manuscrits offerts par Mm Régine Chevrier Marsh d'Ottawa. ARCHIVES DE CIMETIÈRES ET DE FUNERAILLES Ontario, Grenville County cemeteries (MG 9, D 7-36) (microfilm, 1 bobine, M- 2375) ; épitaphes rassemblées par les membres des sociétés historiques du comté de Grenville et de Merrickville. Copiées des originaux conservés par la Grenville County Historical Society. Ontario, inscriptions on tombstones (MG 9, D 7-37) (xérox, Vfe pouce) ; épitaphes de quatorze cimetières de l'Est de l'Ontario. Copiées des originaux en la possession de M. W.J. Kearns d'Ottawa. 36 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Quebec funeral notices (MG 8, G 55) (originaux, 38 pages) ; notices se rapportant principalement aux habitants de Montréal ; 1790-1856. Acquises en 1973. Quebec, inscriptions on tombstones (MG 8, G 54) (copies dactylographiées, 1 Vz pouce) ; inscriptions funéraires des cimetières des comtés de Lotbinière et Mégantic. Copiées des originaux que possède M. W.T.L. Harper de Willowdale (Ontario). INSTRUMENTS DE RECHERCHE D'AUTRES INSTITUTIONS (MG 36) Abbaye de Saint-Paul, Rome (xérox, 43 pages) ; instrument de recherche pour les documents sur le Canada conservés aux archives de l'abbaye ; 1851-1888. Copié de l'original établi par le père Antoine Debevec, prêté par le Centre de recherches en histoire religieuse (C.R.H.R.) de l'université Saint-Paul, Ottawa. Archives de la paroisse de Saint-Roch de Québec (xérox, 67 pages) ; inventaire des archives de la paroisse, dressé en 1966 par Jean-Marc Paradis. Copie originale réalisée au C.R.H.R. de l'université Saint-Paul, Ottawa. Archives de Notre-Dame-de-Québec (xérox, 160 pages) ; répertoire des archives de la cathédrale. Copié en 1973 à partir de l'original établi par Paul-V. Charland, prêtre. L'original se trouve au C.R.H.R. de l'université Saint-Paul, Ottawa. English College Archives, Rome (xérox, 45 pages) ; instrument de recherche pour les documents sur le Canada conservés dans les Regestes (registres) de l'English College ; 1817-1888. Copié de l'original établi par le père Antoine Debevec, prêté par le C.R.H.R. de l'université Saint-Paul, Ottawa. Propaganda Fide Archives, Rome (xérox, 1 pouce) ; instrument de recherche pour les documents sur le Canada conservés dans les Propaganda Fide Archives ; 1618-1763. Copié à partir de l'original établi par le père Antoine Debevec, prêté par le C.R.H.R. de l'université Saint-Paul, Ottawa. Université Saint-Paul, Ottawa (xérox, 5 pages) ; liste des documents publiés dans la série « Congrégation des rites, positions ». Copiée des originaux en la possession de l'université Saint-Paul, Ottawa. SECTION DES ARCHIVES DES PREMIERS MINISTRES — Cette section a été créée par suite de la réorganisation de l'ancienne Section des archives postérieures à 1867. La section est chargée d'acquérir les papiers des premiers ministres, de leurs familles, amis et collaborateurs, y compris de leurs secrétaires et adjoints administratifs, spéciaux et particuliers ; de classer et de décrire ces documents d'archives ; de rédiger des instruments de recherche détaillés en vue de faciliter la recherche documentaire dans ces vastes collections largement utilisées ; d'assurer des services de référence et de renseignements spécialisés en ce qui a trait aux papiers des premiers ministres et d'assurer la conservation du groupe de manuscrits MG 36 (inventaires et instruments de recherche correspondant aux fonds d'autres dépôts). L'année dernière, des projets précis d'acquisition furent mis sur pied pour obtenir les papiers des collaborateurs des premiers ministres St-Laurent, Diefenbaker et Pearson et les efforts dans ce sens reçurent un accueil favorable. DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 37 Acquisitions Bennett, le très honorable R.B. Les papiers Bennet originaux sont la propriété de l'université du Nouveau-Brunswick. En 1965, ils furent transférés aux Archives publiques afin d'être numérotés, microfilmés et indexés. La numérotation a été achevée il y a plusieurs années et, cette année, les cent volumes de la série de documents personnels ont été microfilmés. Reste l'importante tâche d'indexer en détail la collection. Un index de tous les titres, noms principaux, collectivités et sujets de la collection a été établi. Ces vedettes sont présentement éditées à l'aide de méthodes informatiques, en vue de leur mise en ordinateur. Jusqu'ici, 65 % du travail d'édition est fait, mais la mise en ordinateur accuse un fort retard en raison du manque de personnel. La Data Logic Canada Limited est chargée du contrat depuis la fermeture du Bureau des services d'ordinateur du gouvernement. On a entamé des pourparlers avec celle-ci pour la mise au point finale du format du programme concernant les papiers Bennett. Le projet devrait être achevé en 1975. Borden, Sir R.L. Plusieurs additions, y compris les Letters to Limbo, série de 75 lettres rédigées par Sir Robert Borden de 1933 à 1937 sur divers sujets, ont été reçues et enregistrées. (4 pouces) Diefenbaker, le très honorable J.G. Des lettres, notes, photographies et souvenirs supplémentaires ont été déposés aux Archives par mesure de sécurité. (10 pieds) King, le très honorable W.L.M. L'indexation détaillée de la Primary Correspondence Series (J1), de 1922 à 1950, s'est poursuivie et s'étend maintenant jusqu'à la fin de 1926. Des plans ont été arrêtés en vue de l'élaboration d'un projet-pilote regroupant les vedettes d'auteur et les vedettes-matières pour la période allant de 1922 à 1924. Une fois complétée, cette partie de l'instrument de recherche sera mise à la disposition des chercheurs. Le microfilmage des papiers King s'est poursuivi et celui de la série J1, qui couvre les années 1942 et 1943, est terminé. Avec l'approbation des exécuteurs littéraires, les restrictions concernant certaines parties des papiers ont été atténuées afin d'en faciliter l'accès pour fins de recherche. Laurier, Sir Wilfrid. La Section des archives des premiers ministres a préparé une petite exposition de manuscrits originaux des papiers Laurier à l'intention de l'université luthérienne de Waterloo (devenue l'université Sir Wilfrid Laurier) qui célébrait son changement de nom et de statut. La bibliothèque de l'université offrit en retour aux Archives des copies de 24 lettres originales de la correspondance entre Laurier et Ulric Barthe (1889-1890), qu'elle a en sa possession. Les papiers Laurier originaux conservés aux Archives publiques, à l'instar des papiers Macdonald originaux, ne sont plus communiqués aux chercheurs qui doivent plutôt utiliser des photocopies ou des microfilms de ces papiers. Dans le cadre du programme de diffusion, le microfilm des papiers Laurier conservés aux Archives a été envoyé à toutes les archives provinciales. Mackenzie, l'honorable Alexander. On a procédé à des tests sur les livres de copies de lettres de Mackenzie (10 000 pages) afin d'évaluer les possibilités de restauration des parties en état de détérioration avancée. Il a été jugé 38 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 possible de restaurer l'écriture des livres de copies de lettres pour leur microfilmage, sans endommager davantage les originaux. Cette opération devrait être menée à bonne fin l'année prochaine. Pearson, le très honorable L.B. En octobre 1973, M™ Maryon Pearson a officiellement offert les papiers Pearson aux Archives publiques. Une partie de la collection a été mise à la disposition des chercheurs, ce qui comprend tous les discours et coupures, ainsi que les lettres antérieures à 1948. Le classement, la description et le répertoriage d'un certain nombre de séries de la collection se sont poursuivis. En outre, plusieurs versements importants de papiers Pearson ont été reçus, y compris des lettres, notes et discours relatifs aux activités de M. Pearson de 1968 à 1972, alors qu'il n'était plus premier ministre ; y compris des ouvrages de référence et des travaux de recherche utilisés dans la rédaction des Pearson Memoirs, volumes I et II ; et y compris une collection de coupures de journaux canadiens rassemblées lors du décès de M. Pearson. La collection mesure maintenant 1 200 pieds. Sf. Laurent le très honorable L.S. La liste des dossiers des papiers St. Laurent a été complétée, dactylographiée, reliée et mise à'la disposition des chercheurs. Plusieurs versements supplémentaires, correspondant en tout à environ 40 pieds, ont été reçus. L'un d'entre eux provient de Mme G.F. Lafferty, fille de M. St. Laurent, et comprend de la correspondance, des photographies, des coupures et des souvenirs de la résidence de l'ancien premier ministre à Québec. Une collection de coupures de journaux, compilée par le Service de coupures de la Presse canadienne, a également été reçue et enregistrée. Les papiers St. Laurent occupent présentement 275 pieds. I SECTION DES AFFAIRES PUBLIQUES — Cette section, créée en juin 1973, remplace l'ancienne Section des archives postérieures à 1867. Elle est chargée de conserver tous les manuscrits postérieurs à 1867 concernant les Forces armées, la justice, la diplomatie, la politique (abstraction faite des archives des premiers ministres) et la fonction publique. Elle est également chargée de conserver les papiers politiques des groupes MG 27 et MG 32 ainsi que des parties pertinentes des groupes MG 28, MG 29, MG 30 et MG 31, tout en fournissant des services de référence à leur sujet. La section est chargée d'acquérir des documents dans chacun des domaines sus-mentionnés. Elle dirige déjà un programme d'acquisition d'archives navales et militaires et a commencé à acquérir des documents d'archives ayant trait à la justice et à la fonction publique. Dans le domaine des archives politiques, la section a jugé préférable de s'en tenir à des projets à court terme et à entrepris d'identifier et d'acquérir les archives de personnages importants dans les gouvernements Diefenbaker et Pearson. La section a continué à encourager les ministres, députés et fonctionnaires à accepter que les Archives conservent, par mesure de sécurité, leurs documents inactifs. Le public n'a pas accès à ces documents. Dans le cadre de ce programme, les documents suivants ont été reçus au cours de l'année : de l'honorable Robert Andras, 330 pieds ; de l'honorable Alastair Gillespie, 33 pieds ; de Pierre Juneau, 7 pieds ; de l'honorable A.W. Roebuck, addition, 5 pieds. DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 39 Acquisitions GOUVERNEURS GÉNÉRAUX ET COLLABORATEURS Papiers de la famille Massey. Correspondance, discours et publications de Vincent Massey ; 1920-1960. Offerts par M. Hart Massey. (5 pouces, addition) Vanier, le très, honorable Georges-P. (1888-1967). Correspondance et notes de M. Robert Speaight, lesquelles ont servi à la rédaction de la biographie de Vanier. Offertes par M. Speaight. (6 pouces, addition) Papiers de la famille Willis-O'Connor. Correspondance, notes, journaux personnels, coupures et publications de Daniel O'Connor (1796-1858), du colonel Henry Willis-O'Connor et de Mme Hyacinth Willis-O'Connor. Offerts par Mme Mélodie Massey et M. H.R. Willis-O'Connor. (2 pieds et 4 pouces, addition) ORGANISMES POLITIQUES Cooperative Commonwealth Federation (fondée en 1932). Correspondance, coupures et brochures de propagande anti-C.C.F., et correspondance concernant les activités communistes et le Parti communiste du Canada ; 1933-1956. Offertes par W.D. Yôung de Vancouver. (1 pied). Coupures, brochures et correspondance relatives à la C.C.F. ; 1940-1959. Offertes par le Nouveau parti démocratique. (7 pieds, addition) Liberal Federation of Canada (Fédération libérale du Canada) (fondée en 1932). Correspondance, mémoires et imprimés relatifs aux activités de la Fédération libérale, y compris des documents de la Fédération nationale des femmes libérales du Canada; 1940-1972. Offerts par le Parti libéral du Canada. (38 pieds, addition) New Democratic Party (Nouveau parti démocratique) (fondé en 1960). Correspondance, rapports et mémoires sur les premières années d'activité du parti ; 1960-1968. Offerts par le Nouveau parti démocratique (15 pieds, addition) Progressive Conservative Party (Parti progressiste conservateur). Correspondance, mémoires et imprimés relatifs à tous les aspects de l'activité et de l'organisation du parti ; 1920-1969. Offerts par le Parti progressiste conservateur du Canada. (450 pieds, addition) PERSONNAGES POLITIQUES Black, Martha Louise (1886-1957). Auteur et politicienne. Photocopies de sa correspondance (et celle de sa famille) avec M. Otto Nordling ; 1950-1965. Offertes par M. Otto Nordling. (32 pages, addition) Blair, D. Gordon (né en 1919). Député. Dossiers sur la carrière de Blair au sein du Parti libéral de l'Ontario et comme député du comté de Grenville-Carleton ; 1960-1970. Offerts par M. Gordon Blair. (50 pieds) Desmarais, Stanislas-E. (1872-1948). Député. Correspondance, notamment au sujet de la Huot Rifle Automatic Attachment Company Limited et de la carrière politique de S.-E. Desmarais, dont des lettres de Taschereau, Mackenzie King et Godbout. Offerte par M. John Desmarais. (1 pouce). RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Sélection de pièces couvrant la période 1936-1972, tirées des Papiers du Parti progressiste conservateur. Drew, l'honorable George (1894-1973). Chef de l'opposition. Correspondance (1941-1972); coupures (1928-1972); discours (1943-1948); journaux personnels, notes, albums, prix. Offerts par la famille Drew. (18 pieds). Fergusson, l'honorable Muriel (née en 1899). Présidente du Sénat. Albums relatifs à la carrière du sénateur Fergusson et à la situation de la femme ; 1943-1972. Offerts par le sénateur Fergusson. (3 pieds) Francis, C. Lloyd (né en 1920). Député. Dépliants et brochures sur la carrière politique de Llyod Francis comme député des comtés de Carleton et d'Ottawa-Ouest; 1965-1972. Offerts par Lloyd Francis. (3 pieds) Green, l'honorable Howard C. (né en 1895). Ministre. Dossiers sur la politique extérieure du Canada; 1959-1963. Offerts par M. Green de Vancouver. (6 pieds) Heaps, Abraham A. (1889-1954). Député. Correspondance et coupures sur la carrière de A.A. Heaps, député indépendant du Parti travailliste, comté de Winnipeg-Nord (1913-1954), y compris des notes sur la grève générale de Winnipeg en 1919. Offertes par Leo Heaps. (6 pouces) Kierans, l'honorable Eric (né en 1914). Ministre. Correspondance, discours, notes et publications. Offerts par M. Kierans. (34 pieds) DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 41 MacNaughton, l'honorable Alan A. (né en 1903). Orateur de la Chambre des communes. Les documents comprennent des lettres, mémoires, discours, albums, livres d'or et imprimés ayant trait à la carrière politique du sénateur MacNaughton comme député, orateur de la Chambre des communes et président du Sénat. Offerts par M. MacNaughton. (10 pieds et 8 pouces) MacPherson, Robert G. (1889-1926). Député. Correspondance, album et coupures portant surtout sur l'immigration des orientaux. Offerts par M. Grant Deachman. (4 pouces) MacRae, John Chester (né en 1912). Député. Correspondance et dossiers- matières sur la carrière de MacRae à la Chambre des communes. Offerts en 1973 par J. Chester MacRae. (6 pouces) Martin, l'honorable Paul (né en 1903). Ministre. Correspondance, mémoires, notes, discours, articles, coupures de presse sur lui-même et sur certains sujets ; 1925-1968. Offerts par le sénateur Paul Martin. (250 pieds) Stanbury, Richard J. (né en 1923). Sénateur. Les papiers comprennent sa correspondance de 1968 à 1973, alors qu'il était président de la Fédération libérale du Canada. Offerts par le sénateur R.J. Stanbury. (1 pied et 4 pouces) Stevens, l'honorable H.H. (1878-1973). Ministre. Dossiers sur la carrière de Stevens dans le milieu de la politique et des affaires. Offerts par la famille Stevens de Vancouver. (25 pieds, addition) Thomas, Gladys (Mm" W.H.A.) (née en 1895). Photographies d'enfance de Mme Thomas, prises sur un ranch de l'Alberta, et albums de coupures sur la carrière parlementaire de son mari. Offerts par M™ Thomas. (1 pied) Tweed, Thomas (1852-1906). Législateur. Journal relatant le voyage de Thomas Tweed en Europe ; 1905-1906. Offert par Mme T.W. Tweed, de Toronto. (Va pouce) Wahn, lan (né en 1916). Député. Dossiers-matières et par noms sur sa circonscription électorale, les affaires extérieures, le Comité de la défense nationale et le gouvernement ; 1963-1972. Offerts par M. lan Wahn. (6 pieds) Famille Wallace. Copie sur microfilm de la correspondance de la famille Wallace, y compris quelques lettres à caractère politique de N. Clarke et Thomas Wallace, et des papiers d'affaires de Thomas Wallace ; 1826-1902. Microfilms des originaux en la possession de William Young, (microfilm, 1 bobine) Woodsworth, James Shaver (1874-1942). Chef du parti C.C.F. Correspondance, albums, publications par et sur Woodsworth, et photographies. Journal intime de Lucy L. Woodsworth ; 1934. Offerts par Mme Grace Maclnnis. (1 pied, addition) FONCTION PUBLIQUE ET MAGISTRATURE Abbott, l'honorable Douglas C. (né en 1899). Ministre et juge. Correspondance et rapports sur les activités d'Abbott comme juge de la Cour suprême du Canada ; 1969-1973. Offerts par M. Abbott. (11 pieds, addition) Heeney, Arnold D.P. (1902-1970). Diplomate. Journaux personnels ; 1962-1969. (8 pouces, addition) 42 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Lambart, Frederick. Fonctionnaire. Journaux personnels de F.H.J. Lambart, ingénieur et membre de la Commission géodésique du Canada; 1905- 1939. Offerts par M"e Evelyn Lambart. (2 pieds) Parkinson, Joseph F. (né en 1904). Fonctionnaire. Ce fonds comprend des lettres, mémoires, allocutions et discours, rapports imprimés et communiqués de presse sur les activités de M. Parkinson au sein de la Commission des prix et du commerce en temps de guerre, de la Banque mondiale et du Fonds monétaire international. Offerts par J.F. Parkinson. (8 pouces) ARCHIVES MILITAIRES Burns, lieutenant général E.L.M. Manuscrits de ses livres, y compris Manpower in the Canadian Army et Megamurder. Offerts par E.L.M. Burns. (11 pieds, addition) Gariépy, Léo (né en 1912). Collectionneur et soldat. Correspondance, photographies et coupures relatives au projet de Gariépy qui voulait ériger un char d'assaut canadien en monument commémoratif à Courseulles-sur-Mer (Normandie). (4 pouces) Hall, Henry F. (1896-1937). Officier de l'armée. Deux journaux de tranchées recueillis par le major H.F. Hall, M.C., pendant qu'il combattait sur le front occidental ; 1915-1916. Offerts par M. John Hall d'Ottawa, par l'entremise de la Direction générale des archives historiques du ministère de la Défense nationale. (1 pouce) Holder, lieutenant-colonel G.G.K. (né en 1894). Officier de l'armée. Archives du 28e bataillon, F.E.C., conservées par l'unité à son retour au Canada ; livret de solde et correspondance personnelle ; correspondance de l'Association des bataillons sur les victoires. Offerts par G.G.K. Holder, par l'entremise de M. S.D. MacGowan. (1 pied) Howland, Harry H. (né en 1889). Soldat et auteur. Les documents comprennent une copie dactylographiée d'un livre intitulé March Wfth Me, autobiographie de Harry Howland relative à son expérience au sein du 7e bataillon du 1er régiment de Colombie-Britannique au cours de la Première Guerre mondiale. Offerts par Harry Howland. (2 pouces) McNaughton, l'honorable A.G.L. (1887-1966). Officier de l'armée et ministre. Copie d'un discours prononcé par Andrew G.L. McNaughton, le 24 mars 1914, devant l'Association des électriciens de Montréal. Offerte par W.R. Meredith, C.R., d'Ottawa. (23 pages, addition) Murray, contre-amiral Leonard Warren (1896-1971). Officier de la marine. Correspondance, mémoires, notes, certificats et coupures relatifs à la carrière navale de l'amiral Murray, y compris le rôle qu'il a joué comme commandant en chef de l'Atlantique Nord-Ouest canadien et lors de l'émeute du V.E. Day à Halifax ; 1910-1972. Les originaux ont été transférés du Musée de la guerre. (1 pied et 8 pouces, addition) Papineau, Talbot Mercer (1883-1917). Officier de l'armée. Lettres de Papineau à sa mère, ainsi que des lettres reçues de tierces personnes; 1914-1921. Acquises avec la collection Papineau. (8 pouces) DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 43 Pullen, major E.F. Officier de l'armée. Xérographie du journal personnel tenu par Pullen au cours de la guerre des Boers et de la Première Guerre mondiale. Copies de lettres, coupures et mémoires ayant trait à la découverte et à l'exploitation de la compagnie minière Alexo du Nord de l'Ontario. Offertes par Mme J.N. Brough d'Ottawa. (2 pouces) Spilett, Ernest Jasper (1887-1964). Soldat. Copies dactylographiées d'une lettre et de souvenirs rédigés par le sergent E.J. Spilett du 46e bataillon (Section des pionniers), F.E.C., concernant son séjour en France ; 1917-1919. Offertes par Mme Kathleen F. Gibson d'Edmonton, par l'entremise de la Direction générale des archives historiques du ministère de la Défense nationale. (17 r. Wallace, lieutenant John Francis (né en 1921). Officier de l'armée. Compte rendu de la campagne de Sicile (1943), rédigé par le lieutenant Wallace en 1945. Offert par M. Wallace par l'entremise de la Direction générale des archives historiques du ministère de la Défense nationale. (34 pages) SECTION SOCIO-ÉCONOMIQUE — Cette section a été créée au mois de juin 1973 par suite de la réorganisation de la Section des archives postérieures à 1867. En général, ses responsabilités d'acquisition, de conservation et de référence englobent tous les manuscrits privés à caractère non politique de l'époque postérieure à 1867. La section est ainsi responsable de la conservation et des services de référence connexes de la plupart des groupes MG 28, MG 29, MG 30 et MG 31. Au cours de l'année financière 1973-1974, la section a élargi son programme d'acquisition déjà très actif. Elle a enrichi, par de nombreux documents de recherche, les collections nationales dans les domaines des arts et lettres, des affaires, du travail, des sports, de la médecine et des sciences au Canada. En outre, les archivistes ont consacré beaucoup de temps à l'acquisition de documents dans les domaines de l'exploration et du développement du Nord canadien, de l'aviation canadienne, de la protection de l'environnement, de l'éducation et de documents de recherche sur le rôle des femmes dans l'histoire du Canada. La révision et la publication d'inventaires se sont poursuivies. Les inventaires des groupes MG 26 et MG 27 ont été révisés et publiés l'année dernière. Cette année, une équipe d'archivistes a révisé le groupe MG 29 et la publication du nouvel inventaire est prévue pour la fin de 1974. On compte également commencer la révision du groupe MG 30. Au cours de l'année 1973-1974, la section a acquis un grand nombre de fonds dans les domaines suivants : arts et lettres, affaires, travail, sports, médecine et sciences, ainsi que des documents d'archives dans d'autres domaines. Acquisitions ARTS ET LETTRES Aitken, Kate (1890-1971). Radiophoniste. Correspondance, scripts, photographies et imprimes sur la carrière de Kate Aitken offerts par les filles de Mme Aitken, M™ C. Thompson de London (Ontario) et Mme R. Hortop de Mississauga (Ontario), (environ 25 pieds) 44 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Canadian Conference of the Arts (Conférence canadienne sur les arts) (fondée en 1945). Les documents de la Conférence canadienne sur les arts ont été offerts par la Conférence et par M™ E. Ransom de Toronto, (environ 40 pieds) Cuthbertson, George Adrian (1898-1969). Artiste. Manuscrit et illustrations pour son Canadian Transportation Catalogue (non publié). Offerts par Mme J.D. Gardner d'Ottawa, en 1973. (6 pieds) Empry, Gino. Relations publiques. Papiers ayant trait aux productions de la revue Spring Thaw. Offerts par Gino Empry de Toronto, (environ 5 pieds) Festival of Underground Theatre, 1970 et Renaissance, 1971. Les documents sur ces deux festivals de Toronto ont été offerts par M. Ken Gass de Toronto. (2 pieds) Glassco, John (né en 1909). Écrivain. Correspondance, manuscrits, traductions et imprimés relatifs à la carrière littéraire et à la vie privée de John Glassco ; 1924-1971. Acquis de la Montreal Book Auctions. (2 pieds et 3 pouces) Grandbois, Alain (né en 1900). Écrivain. Manuscrits autographes de deux livres et de cent causeries radiophoniques d'Alain Grandbois ; 1950-1952. Acquis de M. Alain Grandbois. (16 pouces) Gustafson, David (né en 1941). Directeur et écrivain. Correspondance, manuscrits et copies dactylographiées, rapports sur le théâtre, programmes de théâtre et documents de promotion ; 1965-1973. Acquis de M. Gustafson de Toronto. (1 pied et 4 pouces, addition) Hamel, Guy F. Claude (né en 1935). Patriarche et auteur. Les manuscrits et imprimés sur les carrières de Claude Hamel comme auteur et comme Claudius I, patriarche universel de l'ancienne Église catholique romaine ont été présentés par Claude Hamel. (environ 7 pieds) Klein, Abraham Moses (1909-1972). Poète. Correspondance, manuscrits, documents de recherche et coupures ayant trait à la carrière et à la vie privée de M. Klein; 1922-1969. Acquis de Colman Klein et Sandor J. Klein de Montréal. (10 pieds) McCurry, M"" Harold (décédée en 1973). Des papiers et photographies sur Mme McCurry et sa famille — y compris des documents de son oncle, le poète Archibald Lampman — ont été offerts par sa fille, Mme A. Johnston d'Ottawa, (environ 1 pied et 6 pouces) Morawetz, Oskar (né en 1917). Compositeur. Manuscrits, programmes, albums et copies de lettres sur la carrière de M. Morawetz. Offerts par M. Oskar Morawetz de Toronto, (environ 2 pieds et 6 pouces) Newman, Archibald Hamilton (né en 1905). Journaliste et agent de relations publiques. Correspondance, articles publiés et non publiés, documents divers relatifs à la compagnie Polymer; quartier Gloucester, Ottawa; Magazine Digest et Elson Club ; 1918-1973. Offerts par Archibald Newman d'Ottawa. (8 pouces) Parkin, G. Raleigh (né en 1896). Les papiers relatifs aux diverses activités de M. Parkin, y compris une collection de documents sur la vie de son père, Sir George Parkin, ont été acquis de M. G. Raleigh Parkin de Montréal. (16 pieds) DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES Le poète A.M. Klein en juillet 1926, l'été précédant sa première année à l'université McGill. Professional Photographers of Canada (Photographes professionnels du Canada) (fondée en 1947). Correspondance générale, archives et documents d'organisation et de finances sur l'expansion de l'organisme. Acquis des Photographes professionnels du Canada par l'entremise de la Division des gravures et photos. (7 pieds) Schull, Joseph (né en 1910). Écrivain. Correspondance et manuscrits de pièces pour la radio, de pièces pour la télévision, de livres et de nouvelles ; 1941-1971 environ. Offerts par M. Schull. (47 pieds) 46 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Stursberg, Peter (né en 1913). Journaliste. Copies dactylographiées d'interviews faites par M. Stursberg lorsqu'il faisait des recherches en vue d'écrire un livre sur la période Diefenbaker ; 1968 et 1971-1973. Offertes par M. Stursberg. (5 pouces) Theatre Canada (Dominion Drama Festival). Des additions ont été reçues des bureaux d'Ottawa et de Toronto du Theatre Canada, (environ 25 pieds) Toronto Camera Club (fondé en 1885). Les archives du Toronto Camera Club, y compris des listes de diapositives de projection pour des expositions, des catalogues d'expositions, agendas, livres de caisse, albums et coupures de presse ; 1888-1966. Transférés du Toronto Camera Club par les soins de la Division des gravures et photos. (4 pieds et 4 pouces) Tweed, Tommy (1908-1971). Auteur et acteur. Des additions, y compris des manuscrits et notes, ont été offertes par Mme T.W. Tweed de Toronto. (6 pouces) Wilson, Marian. Directeur artistique. Documents relatifs à ses activités au sein de divers organismes artistiques, offerts par M1™ Marian Wilson de Toronto, (environ 8 pieds) ARCHIVES COMMERCIALES Canadian Freight Association (Montréal). Procès-verbaux du Freight Committee de l'association et d'autres comités, dossiers des réunions du comité, circulaires et autres papiers de l'association. Quelques documents sur la Eastern Canadian Passenger Association. Reçus en 1973 de l'université Western Ontario. (23 pieds) Canadian Pacific Airlines (C.P. Air, depuis 1942, Vancouver). Microfilm de deux albums contenant de la correspondance, des notes de service, des brochures, des photographies, des communiqués publicitaires, des dessins et coupures historiques, et un photostat d'un article de journal consacré à Grant McConachie ; 1925-1973. Prêtés en 1973 par la CP* Air pour fins de photocopie. (2 bobines et 1 photostat) Canadian Passenger Association (Montréal). Importants dossiers-matières sur la prestation de services aux passagers par les compagnies canadiennes de chemin de fer et sur l'application des tarifs ferroviaires. Index sur fiches établi par l'association. Acquis de l'association par l'intermédiaire du CN. en 1972. (38 pieds) Dominion Glass Company Limited (depuis 1913, Montréal). Registres de procès- verbaux, rapports annuels, catalogues, inventaires, documents juridiques, dossiers de vente, titres de biens-fonds et conventions collectives. Ce fonds comprend également les dossiers des compagnies précédentes, notamment Sydenham Glass, Diamond Glass, Diamond Flint Glass et Jefferson Glass ; 1866-1959. Offerts en 1973 par la Dominion Glass Company Limited. (10 pieds) Home Bank of Canada (1903-1923, Toronto). Registres de procès-verbaux, dossiers du siège social, grands livres, registres, dossiers de la succursale, correspondance, documents relatifs à la liquidation de la banque, dépositions faites à la Commission royale d'enquête sur la Home Bank, dossiers de la DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 47 Home Bank Depositors Relief Association et de I.E. Weldon, C.R. ; 1878-1936. Offerts en 1972 par l'université de Waterloo. (450 pieds) Industrial Mortgage and Savings Company (depuis 1889, Sarnia). Après 1928, la compagnie a adopté le nom de Industrial Mortgage and Trust Company. Correspondance commerciale et personnelle de MM. J.S. Symington et D.N. Sinclair, administrateurs de la compagnie ; 1891-1931. Ce fonds a été versé aux Archives publiques en 1962 par M. George Smith de Brights Grove (Ontario). (15 pieds) Montreal Board of Trade (depuis 1822, Montréal). Registres des procès-verbaux du comité exécutif et d'autres comités, comptes rendus des assemblées générales et annuelles, et rapports annuels de la Chambre de commerce de Montréal ; registres de procès-verbaux et livre de copies de lettres de la Chambre de commerce du Dominion ; 1822-1952. Copiés en 1973 des originaux conservés par la Chambre de commerce de Montréal. (28 bobines) Familles Reid et Christie (comté de Cumberland [Nouvelle-Ecosse]). Xérographies de dossiers personnels et d'affaires relatifs aux familles Reid et Christie du comté de Cumberland en Nouvelle-Ecosse et à leurs entreprises établies dans plusieurs petites communautés de la région ; 1836-1913. Ce fonds comprend également des lettres et des factures. Offertes en 1973, par Mm* Helen Roberta Elliott de Londres. (4 pieds) Robert Reford Company (depuis 1876, Montréal). Collection de livres de copies de lettres personnelles et commerciales, comptes et accords d'expédition de la William Ross Company de Toronto (1852-1865), de la Reford and Dillon Company de Toronto et Montréal (1866-1876) et de la Robert Reford Company de Montréal (1876-1911). Ce fonds comprend également un livre de copies de lettres relatif à la Commission royale d'enquête sur les transports (1905-1907). Donnée aux Archives en 1973 par M. Eric Reford. (8 pieds) Robson-Lang Leathers Limited (depuis 1865, Oshawa). Divers dossiers historiques ; ce fonds comprend des livres de copies de lettres, des livres de comptes, des photographies et des coupures de presse ; 1865-1925. Offerts en 1973 par Mme Charles Robson. (8 pieds) ARCHIVES DU TRAVAIL Co-operative Press Association (fondée en 1945). Communiqués de presse ; 1961-1971. Déposés aux Archives par M. Morden Lazarus. (3 pieds et 6 pouces) Forsey, Eugene A. (né en 1904). Politicologue et sénateur. Correspondance et dossiers-matières, mémoires et projets du troisième rapport du Comité spécial mixte du Sénat et de la Chambre des communes sur la constitution du Canada ; 1944-1972. Offerts par M. Eugene A. Forsey. (1 pied et 5 pouces, addition) Jacques, Norman. Documents de travail, rapports, feuillets électoraux et journaux réunis lorsque M. Jacques oeuvrait au sein du local 598 de l'Union internationale des travailleurs de mines, bocards et fonderies d'Amérique, et plus particulièrement entre 1952 et 1959, alors qu'il était trésorier du local ; 1947-1960. Offerts par M. Jacques. (10 pouces) 48 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Kearnes, William D. (1866-1971). Dossiers réunis pendant sa carrière au sein du mouvement syndical de Toronto et comprenant de la documentation sur le local 280 de la Beverage Dispensers International Union, sur le Toronto District Trades and Labour Council, sur le Labour Participation Project of the Community Chest of Greater Toronto et sur le Labour Council of Metropolitan Toronto. Offerts en 1973 par M. E. Chmielewski. (2 pieds) Ontario Federation of Labour (fondée en 1957). Procès-verbaux du conseil exécutif et du conseil, délibérations des congrès, rapports et états. Dossiers du président et du secrétaire-trésorier. Dossiers de la Ontario Provincial Federation of Labour (affiliée au Congrès des métiers et du travail du Canada [C.M.T.C.]) et dossiers-matières sur la fusion du Congrès du travail du Canada et du C.M.T.C. ; 1944-1971. Offerts par la fédération. (6 pieds et 3 pouces) Printing Pressmen and Assistants Union, Local 10 (fondé en 1880). Microfilm du registre des procès-verbaux du local 10 de Toronto de l'Union internationale des pressiers et des aides-pressiers ; 1880-1890. Dispositions pour le microfilmage prises par M. Edward Seymour de l'Union des travailleurs du textile d'Amérique. (2 pieds) Rea, J.E. (né en 1931). Transcriptions d'entrevues avec Marshall J. Gouvin, Michael Harris, Chester King, Stanley Knowles, Michael Korab, Norman Penner, Mitch Sago, CE. Simonite et Fred Tipping ; 1969-1970. Copiées des originaux conservés par M. Rea, de Winnipeg. (137 pages) Toronto District Labour Council (fondé en 1881). Dossiers de correspondance générale, procès-verbaux et rapports des comités et dossiers-matières ; 1956-1972. Donnés par le conseil, (environ 35 pieds, addition). United Packinghouse, Food and Allied Workers of America (fondée en 1934). Dossiers des sièges sociaux du district canadien, comprenant les procès- verbaux des réunions du conseil exécutif international, des rapports des organisateurs et des locaux, des dossiers de négociations et de griefs, et des albums. Ce fonds comprend également des exemplaires reliés du United Packinghouse Worker et des exemplaires du bulletin du personnel ; 1943-1967. Offerts en 1973 par la Canadian Food and Allied Workers Union. i 40 pieds) ARCHIVES DU SPORT Amateur Athletic Union of Canada (1884-1970). Xérographies et originaux des comptes rendus annuels de l'union ; 1884-1898, 1908-1936 et 1938-1969. Offerts au nom de l'union par M. John Andru de la Canadian Fencing Association. (1 pied, addition) Canadian Amateur Football Association (Association canadienne du football amateur) (fondée en 1967). Correspondance, procès-verbaux, documents financiers et rapports concernant divers groupes provinciaux et les séries éliminatoires des ligues junior et senior du pays. Dossiers de correspondance des divers comités de la Canadian Rugby Union ; 1949-1973. Offerts par l'Association canadienne du football amateur. (6 pieds et 4 pouces) DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 49 Canadian Figure Skating Association (Association canadienne de patinage artistique) (fondée en 1914). Procès-verbaux, rapports, états financiers, correspondance, publications, livres de règlements, résultats de championnats et photographies; 1913-1950 et 1953-1972. Transférés aux Archives par le directeur administratif de l'Association canadienne de patinage artistique. (8 pieds) Canadian Intercollegiate Athletic Union (CIAU) (fondée en 1961). Procès-verbaux, correspondance, rapports, états financiers et dossiers-matières de la CIAU ; 1957-1971. Transférés aux Archives par le directeur administratif de la CIAU. (3 pieds et 4 pouces) Canadian Water Ski Association (fondée en 1950). Correspondance, dossiers- matières, bulletins et procès-verbaux de l'association. Ce fonds comprend également des dossiers de correspondance, des résultats de compétitions et des photographies des ixe et xe championnats mondiaux; 1950-1972. Transférés aux Archives par le directeur administratif de la Canadian Water Ski Association. (2 pieds) Federation of Canadian Archers (fondée en 1927). Procès-verbaux, correspondance et directives du bureau, dossiers relatifs aux nominations, aux élections et au statut d'amateur et de professionnel, résultats de championnats et dossiers concernant les cours d'initiation à la direction et les programmes d'instruction ; 1951-1971. Transférés aux Archives par la Federation of Canadian Archers. (2 pieds et 4 pouces, addition) Gladish, William M. Journaliste. Coupures de journaux, brochures et album sur le cyclisme, la crosse et les épreuves de piste et pelouse. Ce fonds comprend également des numéros anciens du Quebec Mercury, du Canadian Aviation Magazine et des Canadian Motion Picture Yearbooks ; 1814, 1910, 1932-1933, et 1950-1955. Offerts par M. William Gladish d'Ottawa. (1 pied, addition). Gorman, Thomas Patrick (1886-1961). Promoteur sportif, gérant et entraîneur. Correspondance, photographies, programmes et dossiers financiers témoignant des multiples facettes de la longue carrière de T. P. Gorman dans le domaine sportif. Offerts aux Archives par M. Frank Gorman. (14 pouces) Hitchman, Fred Lionel (1901-1961). Joueur de hockey. Albums de coupures, programmes, photographies, correspondance et Hockey Yearbook de 1923 ; 1920-1969. Offerts par Mme Claude Col burn d'Ottawa. (3 pieds) Hockey Hall of Fame (Temple de la renommée du hockey) (fondé en 1961). Microfilms d'albums illustrant les carrières de « Newsy » Lalonde, Tom Flanagan, Harry Watson, John L. Scholes et Leila Brooks. Ce fonds comprend également un album de coupures sur l'ancienne Association nationale de hockey compilées par M. Hugh Joseph de Québec ; 1890-1955. Copiés des originaux conservés au Temple de la renommée du hockey, à Toronto. (2 bobines, addition) ARCHIVES MÉDICALES ET SCIENTIFIQUES Canadian Sociology and Anthropology Association (CSAA) (fondée en 1965). Procès-verbaux des réunions du comité exécutif et des assemblées générales annuelles, rapports du comité exécutif, états financiers, mémoires, 50 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 bulletins et un exemplaire des statuts de la CSAA et de ses modifications. Offerts par l'association. (4 pouces) Daw'es, Frank T. (né en 1904). Géophysicien. Copies du journal de bord et du journal intime que F.T. Davis tenait pendant l'expédition de l'année polaire canadienne ; 1932-1933. Offertes par M. Frank T. Davies. (1 Vz pouce) Hanna, docteur William Fielding (1892-1972). Spécialiste de la phytopathologie. Correspondance ayant trait aux relations du docteur Hanna avec diverses sociétés savantes nationales et internationales et correspondance relative à l'exposition agricole de l'U.R.S.S. en 1954, et au IX8 congrès international de botanique; 1946-1958. Transférée du ministère de l'Agriculture en 1972. (1 pied) Herzberg, Gerhard (né en 1904). Physicien. Correspondance administrative relative à ses recherches, à des questions d'ordre administratif et à son départ d'Allemagne pour le Canada; 1928-1940 et 1950-1962. Offerte en 1972 par M. Herzberg. (11 pieds) Macphail, Sir Andrew (1864-1938). Pathologiste et auteur. Correspondance avec des amis, collègues et personnages bien connus du monde littéraire et politique, notamment Marjorie Pickthall, Robert Tait McKenzie, Archibald MacMechan, E.W. Thompson, William E. Marshall, John St. Loe Strachey, Sir Robert Borden, Lord Grey et Lord Beaverbrook ; 1890-1939. Offerte par Mme Lindsay de Montréal. (16 pouces, addition) McDougal, John A. (1868-1935). Ingénieur minier. Copies du journal de John McDougal relatant son voyage dans les gisements aurifères du Klondike et rapport sur les conditions minières au Yukon ; 1898,1906. Reproduction des originaux en la possession de M"8 Mary McDougal de Vancouver. (1 pouce) Military Engineers Association of Canada. Procès-verbaux, correspondance, mémoires et souvenirs relatifs aux activités de l'association. Offerts par l'association. (12 pieds, addition) Collection de la Royal Geographical Society. Microfilms de correspondance, photographies, cartes, croquis et mémoires sur l'exploration de l'Arctique. Ce fonds comprend également de la correspondance et des mémoires relatifs à l'expédition Palliser ; 1804 et 1830-1862. Reproduction des originaux conservés à la Royal Geographical Society. (2 bobines, addition) Simpson, John. Ingénieur civil. Soumissions, devis estimatifs et cahiers des charges pour la construction du chemin de fer Canadien Pacifique, du Scottish Central Railway, du Toronto Grey and Bruce Railway, de l'Atlantic and Northwest Railway, des chemins de fer du Québec et de l'Ontario, etc. Ce fonds comprend également des cahiers des charges et des soumissions du Toronto Engineers Office ; 1859-1892. Acquis de la Montreal Book Auctions. (1 pied) DOCUMENTS DE RECHERCHE CONCERNANT D'AUTRES DOMAINES Arctic Institute of North America (créé en 1944). Correspondance générale, procès-verbaux des réunions et publications. Ce fonds comprend également des dossiers du bureau de l'éditeur d'Arctic ; 1959-1969. Offerts par l'institut. (32 pieds) DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 51 Barker, lieutenant-colonel William George (1894-1930). Aviateur. Xérographies du journal de combats de la Première Guerre mondiale, carnet de vol du pilote, dossiers sur les combats aériens et rapports de W.G. Barker, C.V. Ce fonds comprend également un rapport d'une page sur Barker, rédigé par le vice-maréchai de l'Air R. Brooke-Popham, et des extraits de la Gazette de Londres sur les nombreuses décorations décernées à Barker ; 1916-1919 et 1926. Reproduction des originaux en la possession de Mmo Gerald Greene de Toronto. (4 pouces) Bell, Alexander Graham (1847-1922). Inventeur. Albums prêtés par le Brant Historical Museum pour microfilmage. (4 pouces) Caldwell, John F. (né en 1892). Avocat. Notes, diagrammes et listes de termes esquimaux. Texte dactylographié, avec photographies, intitulé Ungava ; 1913-1920, 1949. Offerts par M. John F. Caldwell de Belfast (Irlande du Nord). (1 pouce) Association canadienne des consommateurs/Canadian Association of Consumers (fondée en 1947). Procès-verbaux et documents connexes des assemblées annuelles et des réunions des conseils exécutif et d'administration ; 1947-1968 ; résolutions et documents éducatifs à l'intention des consommateurs. Offerts par l'association. (4 pieds et 8 pouces) Canadian Association of Latin American Studies (CALAS) (fondée en 1969). Copies des documents présentés aux réunions de la CALAS à Winnipeg, Montréal et Mexico. Ce fonds comprend également des documents relatifs à la direction pour 1970, le Newsletter de l'association, ses statuts et procès- verbaux, des listes de membres, des brochures et des coupures ; 1969-1972. Offerts par la Canadian Association of Latin American Studies, par l'intermédiaire de Myron J. Frankham, du Département d'économie de l'université McGill. (8 pouces) Canadian Association of University Teachers. Dossiers de l'association offerts par l'association même, (environ 130 pieds) Canadian Federation of University Women (fondée en 1919). Correspondance, dossiers-matières, rapports annuels et triennaux, procès-verbaux, albums, bulletins et brochures ; 1919-1972. Offerts par la fédération. (14 pieds) Canadian Forestry Association/Association forestière canadienne (fondée en 1900). Procès-verbaux des assemblées de 1900 à 1964, documents financiers et dossiers-matières ; photographies et documents de promotion. Offerts par l'association, (environ 30 pieds) Cleverdon, Catherine L. Écrivain. Correspondance, coupures et brochures acquises par M"e Cleverdon dans le cadre des recherches entreprises pour son livre, The Woman Suffrage Movement in Canada ; 1941-1949. Offertes par MMe Catherine L. Cleverdon, de Bronxville (New York). (4 pouces) Dallyn, Gordon Mealey (né en 1891). Forestier et éditeur. Rapports, essais, discours, articles et albums relatifs à la carrière de Gordon Dallyn, forestier et agent de l'Association forestière canadienne ; 1914-1938. Offerts par Gordon Dallyn, Jr. (1 pied et 8 pouces) Famille Dunlop. Agriculteurs. Photocopies d'un journal intime racontant la vie sur une ferme du Sud de la Saskatchewan ; 1922-1945. Reproduction des originaux en la possession de M. CD. Dunlop. (2 pouces) 52 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Federal War Services Commission of the Churches of Canada (1918-1926). Correspondance, procès-verbaux et rapports relatifs à l'institution et à la dissolution de la commission, aux dépenses et à la coopération avec le Chaplain Service of Canada and Overseas; 1918-1926. Transférés de la bibliothèque des Archives. (4 pouces) Fullerton, Elmer G. (1893-1968). Aviateur. Copies de lettres et d'articles sur le vol effectué pour l'Impérial Oil à Fort Norman en 1921, carnet de vol de Fullerton et autres pièces sur les débuts de l'aviation ; 1936-1960. Reproduction des originaux en la possession de M™ Elmer Fullerton de Calgary (Alberta). (200 pages) Hill and Hill Law Firm (fondée en 1857). Papiers consistant en testaments, actes, transmissions, cessions, affaires judiciaires et autres documents juridiques ; 1870-1960. Offerts par Charles Hill. (25 pieds) Jaworski, Jack. Commandant d'aviation (à la retraite). Copies des souvenirs du commandant d'aviation Jaworski, Cleared to Land, et photographies illustrant sa carrière; vers 1972. Reproduction des originaux conservés par M. Jaworski. (2 pouces) Larsen, Henry A. (1899-1964). Correspondance, notes, photographies, coupures, publications et cartes ; 1935-vers 1964. Offerts par M. Gordon Larsen. (6 pieds). Ce fonds comprend également une transcription de l'oeuvre de Larsen, The Big Ship. Offerte par M. Frank Sheer. (3 }/z pouces) Legg, Herbert. Écrivain. Dossiers de recherche et de correspondance sur les divers postes de douane de l'Ouest canadien, des Territoires du Nord-Ouest et du Yukon ; 1913-1970. Offerts par M. Herbert Legg. (2 pieds et 4 pouces) McLean, Alexander Daniel (1896-1969). Contrôleur aérien et aviateur. Correspondance, rapports, photographies, albums et carnets de vol ; 1914-1972. Offerts par Mme A.D. McLean. (1 pied et 6 pouces) McMillan, Stanley R. (né en 1905). Aviateur. Copies de l'album de McMillan, dossiers de correspondance et articles divers ; 1929-1969. Reproduction des originaux en la possession de M. S.R. McMillan d'Edmonton. (2 pouces) Norrish, Wilbert H. (1892-1972). Ingénieur arpenteur. Correspondance, notes, photographies et publications relatives à son travail au ministère de l'Intérieur, à l'université Queen's et à l'Ottawa Film Productions Ltd. ; 1908-1941. Offerts par Mme Eleanor Graham d'Ottawa. (8 pouces) Oaks, Harold Anthony (1896-1968). Ingénieur minier et aviateur. Correspondance, journaux intimes, papiers militaires et d'affaires, brouillons d'articles, allocutions et coupures sur des actualités ; 1917-1968. Offerts par Mme H.A. Oaks de Toronto. (8 pouces) Ottawa Field-Naturalists Club (fondé en 1863). Procès-verbaux des réunions du conseil et des réunions annuelles ; 1863-1969. Offerts par le Ottawa Field- Naturalists Club. (1 pied et 4 pouces) Payne, Walter L. Publicitaire pour le CP. Brochures, albums et programmes illustrant la carrière de Payne, publicitaire chargé de promouvoir les voyages et l'immigration au Canada ; 1921-1959. Offerts par R.W. Payne de Montréal. (1 pied) DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 53 Rochester, Lloyd B. (né en 1893). Ingénieur minier et prospecteur. Liste des avions et des carnets de vol utilisés par la Prospectors Airways Ltd. ; 1929-1935. Ce fonds comprend également des articles sur la Prospectors Airways Ltd., écrits par Rochester ; 1929-1973. Offerts par M. L.B. Rochester d'Ottawa. (138 pages) Sims, A.G. Aviateur. Copies d'albums de photographies, de revues et des rapports illustrant la carrière de M. Sims et les débuts de l'aviation commerciale au Canada; 1909, 1924, 1930-1931, 1939-1959. Reproduction des originaux en la possession de M. A.G. Sims de Montréal. (6 pouces) Young Women's Christian Association (YWCA) (fondée en 1893). Registres de procès-verbaux, rapports, correspondance, dossiers-matières, brochures et publications de la National YWCA ; 1895-1968. Offerts par la YWCA. (environ 50 pieds) Des soldâtes et leurs cavaliers au centre de permission du YMCA à Saint-Jean (Nouveau- Brunswick) pendant la Seconde Guerre mondiale. Papiers de la Young Women's Christian Association of Canada. SECTION DES ARCHIVES ETHNIQUES NATIONALES — Cette section, qui, depuis 1972, est un élément de la Section des archives antérieures à 1867, est l'une des nouvelles sections créées au sein de la Division des manuscrits dans le cadre de la réorganisation effectuée au cours de l'année. Au début de la présente année financière, elle comptait quatre employés, mais l'activité accrue du gouvernement fédéral dans le domaine du multiculturalisme a justifié une augmentation de personnel et de fonds pour la collecte et la conservation des archives des minorités culturelles du Canada. 54 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Les archives ethniques nationales ont pour objectif de préserver, de classer, de décrire et de mettre à la disposition des chercheurs tous les documents d'intérêt national relatifs aux minorités culturelles canadiennes. En outre, la section incite les particuliers et les organismes à conserver leurs documents historiques. Son travail consiste donc en grande partie à mieux faire connaître l'importance, la nature et la nécessité des documents d'archives. Elle encourage chaque communauté à prendre des mesures pour protéger son héritage documentaire, même si ce dernier peut, pour un certain temps, demeurer en la possession de particuliers. La section est divisée en sous-sections dirigées par des coordonnateurs chargés de localiser, d'acquérir et de mettre à la disposition des chercheurs, les collections d'archives relatives aux groupes culturels originaires d'Europe septentrionale, d'Europe centrale et d'Europe de l'Est ou du Sud-Ouest, et ceux d'origine afro-asiatique. Les coordonnateurs responsables de ces deux derniers groupes s'occupent également des groupes originaires de l'Amérique latine et des Caraïbes. Les collections ne se limitant pas toujours à des textes, la section collabore étroitement avec les autres divisions des Archives à qui elle communique les acquisitions qui les intéressent. La section projette, entre autres, de transférer sur bande magnétique d'ordinateur les données microfilmées sur les immigrants arrivés aux ports canadiens. Il sera ainsi possible de retracer automatiquement ces données qui seront certainement d'une grande utilité pour les historiens, les sociologues et les généalogistes. Acquisitions Barbera, Vito. M. Barbera est copropriétaire de FARO Film de Toronto qui produit des émissions de télévision en langue italienne. Il a fait don de seize bobines de films portant sur la communauté italienne des années 50 et a promis d'autres documents. Les films ont été transférés aux Archives nationales du film. Canadian Polish Congress. Le premier transfert comprend des procès-verbaux de réunions, les dossiers des congrès, de la correspondance et des états financiers ; 1943-1966. (1 pied et 8 pouces) Canadian Ukrainian Youth Association, National Executive (fondée en 1931). Procès-verbaux des réunions, correspondance, un accord financier et autres documents de l'organisme coordonnateur de la Canadian Ukrainian Youth Association au Canada; 1929-1969. (18 pieds et 8 pouces) Cardinal, Kurt Von. Dossiers personnels et coupures de journaux ayant trait à rétablissement de la Trans-Canada Alliance of German Canadians en 1952, la communauté allemande du Canada et l'immigration ; 1950 aux années 70. (6 pieds et 6 pouces, non classés) Dragan, George E. Mme Dragan a entrepris le transfert de l'importante collection de photographies de M. Dragan. À ce jour, la Collection nationale de photographies a acquis plusieurs centaines de photographies et en recevra d'autres d'ici peu. Ces photographies illustrent l'histoire de la communauté ukrainienne du Canada, de la médecine et de l'Ouest canadien. Grittani, Joseph, Sr. M. Gritanni a oeuvré au sein de la communauté italienne de Toronto et a encouragé les relations commerciales avec l'Italie. Il a cédé DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES M. Casimir G. Stanczykowski, eminent radiodiffuseur montréalais et l'un des principaux défenseurs de la cause des minorités culturelles, offre une partie de sa collection personnelle à l'archiviste fédéral, M. W.l. Smith. notamment des papiers personnels et des photographies ; ces dernières ont été transférées à la Collection nationale de photographies. D'autres dons suivront. (4 pouces) Ignatieff, Paul et Natalie. Mémoires écrits par le comte et la comtesse Ignatieff. Le comte Ignatieff fut ministre de l'Éducation en Russie tsariste d'où il émigra, après la révolution, en Angleterre puis au Canada. Don de son fils, Vladimir Ignatieff. (4 pouces) // Giornale di Toronto. Documentation complète sur les sources et le travail de rédaction de ce journal de langue italienne pour l'année 1972, illustrant certaines des opérations concrètes de la presse ethnique. D'autres documents seront transférés l'an prochain. (3 pieds) Lamberti, Carlo (né en 1882). M. Lamberti s'est établi au Canada en 1910 et y a exercé plusieurs métiers, dont celui de professeur de chant à Toronto. Il a écrit ses mémoires, un long manuscrit sur la théorie vocale et divers ouvrages 56 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 de fiction dont il a fait ou fera don aux Archives. Interviewé par John Grohovaz il a fait preuve d'une mémoire vive et nette. Ces enregistrements, d'une vingtaine d'heures, seront transférés à la Section des archives sonores. (1 500 pages) Macioce, Aldo. M. Macioce est imprimeur et membre actif de la communauté italienne de Toronto. Il a fait don du journal // Progresso Italo-Canadese (1929-1932) et doit aussi verser des papiers personnels. (4 pouces) Maltese Canadian Society of Toronto (depuis 1922). Les Archives publiques ont entrepris le microfilmage des procès-verbaux des réunions, de la correspondance et des documents financiers. Orfo Estonian Publishing House. Orto était, à l'extérieur de l'Union soviétique, la plus grande maison d'édition d'ouvrages en langue estonienne pendant les années 50 et 60. La première partie de la collection se compose de manuscrits de romans et d'autres livres, y compris des traductions en estonien d'auteurs canadiens-anglais, ainsi que de quelques papiers d'affaires. (1 pied et 8 pouces) Ottawa Vaad Ha'ir (Conseil communautaire juif). Procès-verbaux des réunions, correspondance, documents financiers et autres des congrégations Agudath Achim et Adath Jeshurun (1928-1955), registres des mariages (1899-1946) et dossiers d'organismes communautaires apparentés, notamment de la Ottawa Hebrew Benevolent Society (1902-1957). (4 pieds et 4 pouces) Rudnyckyj, J.B. Linguiste et professeur d'université. Fondateur du département d'études slaves à l'université du Manitoba et membre de la Commission royale d'enquête sur le bilinguisme et le biculturaUsme. M. Rudnyckyj a fait don des papiers relatifs à sa carrière de chercheur, d'écrivain, d'administrateur et d'activiste au sein de la communauté ukrainienne mondiale. Ces papiers sont présentement triés et classés. (65 pieds) SECTION DE LA RECHERCHE ET DES RENSEIGNEMENTS — Cette section a été mise sur pied en août 1972 en vue de coordonner, dans un bureau central, toutes les recherches entreprises par le personnel de bureau et le personnel professionnel en réponse aux demandes écrites reçues à la Division des manuscrits et, plus récemment, à celle des archives fédérales. Le nombre de demandes écrites adressées à ces deux divisions au cours de l'année 1973-1974 a augmenté d'environ 2 % par rapport à l'année 1972-1973. Environ 40 % des demandes traitées par la section portaient sur la généalogie. Le reste provenait des professeurs et d'étudiants universitaires, des spécialistes chargés de projets particuliers, d'archivistes, d'écrivains, d'historiens- chroniqueurs, de rédacteurs et de journalistes. Sous-section de la salle des instruments de recherche — Cette salle contient le fichier central des fonds, les inventaires, les index sur fiches et d'autres instruments de recherche. Un archiviste est toujours à la disposition des chercheurs pendant les heures de travail et un commis préposé au bureau des renseignements s'occupe de leur inscription. Présentement, le fichier central des Fonds fournit le titre de chaque article, la cote topographique, les dates extrêmes, les dimensions et la nature de la DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 57 collection ainsi qu'une courte note sur son classement, sa provenance et l'identité de son créateur. Il contient quelque 7 000 vedettes dont 500 ont été incorporées cette année. Les inventaires décrivent les principales caractéristiques d'un fond auquel ils servent d'introduction générale. Ils contiennent le titre de chaque article, la nature, les dates extrêmes, les dimensions, la provenance, des notes sur l'origine et le classement de la collection, ainsi qu'un renvoi à tout instrument de recherche plus détaillé. Jusqu'ici, on a dressé 35 inventaires de groupes de fonds MG. Le nombre d'instruments de recherche pour les fonds de la Division des manuscrits s'élève actuellement à 900. Chacun d'entre eux est une description détaillée du contenu d'un fonds ou de l'une de ses parties et leur rédaction s'échelonne sur un certain nombre d'années ; aussi leur structure et leur qualité varient-elles. On s'efforce présentement d'établir des normes de rédaction pour obtenir des instruments de recherche de premier ordre. Les index de la salle des instruments de recherche ne cessent de s'accroître et comptent maintenant 1.8 millions de fiches. Le plus important contient 500 000 fiches de la Série « C » des archives militaires britanniques (Groupe d'archives fédérales RG 8). L'index général de 100 000 fiches continue à s'accroître au fur et à mesure qu'augmentent les acquisitions et les instruments de recherche. Il contient des sujets à renvois multiples et des vedettes de noms propres permettant d'accéder des inventaires aux nouvelles acquisitions, ainsi que des index sur fiches se rapportant à quelque 150 instruments de recherche. Cependant, ce système manuel ne suffit plus et l'adoption d'un système automatisé de recherche documentaire s'impose. Quatre catégories de personnes ont demandé à utiliser les installations de recherche de la Division des manuscrits : des spécialistes chargés de projets particuliers, des archivistes, des écrivains, des historiens-chroniqueurs, des rédacteurs et des journalistes (41 %) ; des étudiants et des professeurs universitaires (36%); des généalogistes (16%) et des employés du gouvernement fédéral (7 %). Pour satisfaire au besoin croissant d'établir des critères pour la normalisation et la rédaction des instruments de recherche et des index pour la salle des instruments de recherche de la Division des manuscrits, le poste de coordonnateur a été créé et comblé vers la fin de l'année financière. Ce dernier entreprendra l'intégration et l'amélioration du fichier central des fonds, du jeu des instruments de recherche et des index sur fiches. Sous-section du catalogue collectif des manuscrits — Le Catalogue collectif des manuscrits des archives canadiennes répertorie des documents manuscrits non publiés conservés dans les dépôts d'archives du Canada. La première édition, parue en 1968, contenait plus de 11 000 notices provenant de 124 dépôts, y compris des dépôts d'archives fédéraux, provinciaux et municipaux, des bibliothèques et archives d'universités, des archives d'églises, de sociétés historiques, de musées et de bibliothèques publiques. Depuis un certain temps déjà, on est à préparer la seconde édition de ce catalogue. Au début de 1973, il fut décidé que cette édition révisée devait être traitée par ordinateur, d'où le choix du système Alphatext pour réaliser le projet. Certaines propriétés de ce système l'ont rendu particulièrement 58 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 attrayant à nos yeux : les erreurs peuvent être corrigées sans retranscription d'importantes portions de texte ; les données sont triées automatiquement selon l'ordre alphabétique des titres ; les index des renvois et du répertoire peuvent être préparés à partir des données brutes qu'on lui a transmises ; enfin, les inventaires des fonds des dépôts participants peuvent être préparés dans le cas où de tels inventaires s'avéreraient nécessaires. Deux terminaux Alphatext ont été installés et deux opérateurs engagés à contrat en assureront le fonctionnement. Six rédacteurs, trois anglophones et trois francophones et deux correcteurs d'épreuves (un anglophone et un francophone) ont été engagés de la même façon. L'entrée des données a débuté vers la fin de juin 1973. Sur un total d'environ 30 000 notices, 21 360 avaient été introduites à la fin de février 1974. Près de 200 institutions seront représentées dans l'édition révisée qui comprendra probablement trois volumes. Sous-section des services techniques et de la diffusion — Conformément à la politique relative à la diffusion des ouvrages culturels du Secrétariat d'État, les Archives publiques ont mis en oeuvre un programme visant à mieux faire connaître ses ressources et à les rendre plus accessibles aux chercheurs et au grand public. L'un des aspects du programme de diffusion a été la distribution aux archives provinciales de copies microfilmées d'ouvrages historiques choisis. Cette année, une copie des papiers de Sir Wilfrid Laurier a été communiquée à tous les dépôts d'archives provinciaux. Cette collection, totalisant 216 000 pages réparties sur 208 bobines de microfilm, constitue une excellente source d'information sur la fin du xix" siècle et le début du xxe siècle, période de croissance prodigieuse pour le Canada. Le microfilmage des archives fédérales continuera de constituer une facette importante du programme de diffusion. Chaque province recevra une copie des documents parlementaires non imprimés de la Chambre des communes, couvrant les années 1916 à 1958, soit environ 500 000 pages en tout. Cette année, les documents de 1923 ont été microfilmés. Les trois provinces des Prairies ont reçu 77 bobines, soit environ 180 000 pages de dossiers de la Direction de l'immigration. Le reste des documents divers du Haut-Canada ont été reproduits et communiqués aux Archives provinciales de l'Ontario. Nous avons commencé le microfilmage des rapports des inspecteurs des postes à l'intention de la Colombie-Britannique et des provinces maritimes. Ces archives fournissent de nombreux renseignements sur les communautés établies dans ces provinces. En ce qui concerne le Québec, le microfilmage de la correspondance du secrétaire provincial pour le Canada-Est a été commencé. Le microfilmage de ces archives sera échelonné sur plusieurs années. En tout, plus de 400 000 pages ont été microfilmées dans le cadre du programme de diffusion et 2 978 bobines de film ont été envoyées aux archives provinciales. Microfilmage et restauration — Le microfilmage de documents historiques en vue de sauvegarder tant les originaux que les informations qu'ils renferment, s'est poursuivi à un rythme accéléré. Plus de 350 000 pages ont été microfilmées. La restauration de la Série « C » s'est poursuivie. Quelque 15 000 pages ont été nettoyées, réparées, désacidifiées et laminées. Nous avons également réparé 18 chartes et 355 pages de manuscrits, réparé et monté 77 affiches et relié ■] 607 volumes. DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 59 Répertoire des thèses — L'édition de 1974 du Répertoire des thèses indique une baisse du taux de croissance des recherches universitaires dans le domaine de l'histoire du Canada. C'est la première fois depuis la création du Répertoire, en 1966, que le nombre de notices accuse une baisse, passant de 2 161 en 1973 à 2 121 en 1974. L'ouvrage n'en demeure pas moins une publication utile. Les réponses à un récent questionnaire révèlent que les chercheurs le consultent pour connaître les tendances qui se dégagent des recherches, pour s'assurer qu'aucun travail n'a déjà été fait sur un certain sujet, pour connaître le sujet de thèse d'un étudiant quelconque ou le directeur d'une thèse particulière. TABLEAU VIII Division des manuscrits et des archives fédérales Inventaire de services choisis, de 1970 à 1974 1970-1971 1971-1972 1972-1973 1973-1974 Manuscrits acquis (nombre) 387 Manuscrits acquis (pieds) 2 035 Documents officiels acquis (nombre) . 153 Documents officiels acquis (pieds) ... 3 371 Microfilms acquis (bobines) 2 097 Demandes (écrites) 7 024 Inscriptions de chercheurs 2 786 Prêts de manuscrits et de documents (volumes) 47 139 Prêts de microfilms (bobines) 19 612 Prêts entre bibliothèques de microfilms (bobines) 2 639 Copies de documents sur papier (pages) 105 742 Copies de documents sur microfilms négatifs (pages) 37 150 2 899 7 190 2 235 1 234 1 799 3 856 7 873 8 182 8 365 3 370 3 546 3 871 55 836 49 383 68 040 20 040 20 259 15 754 3 136 3 456 3 981 97 714 132 110 199 152 24 171 29 355 43 015 Division des archives fédérales La Division des archives fédérales a été formée le 1er avril 1973, par la fusion de deux éléments de la Division des manuscrits : la Section des archives fédérales et les services au public de la Section des services auxiliaires. Elle se compose de quatre sections et d'une sous-section. Trois de ces sections remplissent les mêmes fonctions mais s'occupent des archives d'organismes différents ; ce sont la Section des archives militaires et d'État, la Section des archives du commerce et des communications et la Section des archives des ressources. La quatrième, soit la Section du service public, est au service et de la Division des archives fédérales et de la Division des manuscrits. De plus, la Sous-section du traitement des données dresse la liste des dossiers et établit un index détaillé des listes de dossiers ; elle s'occupe aussi des publications de la division. Le chef de la division est M. J. Atherton. La Division des archives fédérales est chargée de l'évaluation, de l'acquisition, de la garde et de l'entretien des archives historiques non publiées, créées ou reçues par les divers ministères et organismes du gouvernement canadien et par les prédécesseurs de ce dernier. Les fonds de la division, qui occupent 60 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 plus de dix milles de rayonnages, concernent et décrivent tous les aspects de l'histoire du Canada, du xvni- siècle à nos jours. On y retrouve des cartons, des dossiers, des livres de copies de lettres, des registres, des index et autres documents semblables, manuscrits et dactylographiés. Certains autres types de documents sont transférés aux diverses divisions chargées de leur sauvegarde ; par exemple, la bibliothèque des Archives, la Collection nationale de cartes et plans, la Division des gravures et photos, les Archives nationales du film et la Division des archives ordinolingues. Le rôle de la division est de voir à ce que tous les dossiers des ministères n'ayant plus d'utilité administrative soient étudiés et que tous les documents revêtant une certaine valeur pour la recherche soient transférés de façon régulière et continue à la Direction des archives historiques des Archives publiques. À cette fin, la division coopère étroitement et entretient des relations suivies avec le personnel de la Direction de la gestion des documents et les gestionnaires des documents des divers ministères. De plus, elle rédige et met à la disposition des chercheurs, des inventaires, listes, index et autres instruments de recherche appropriés. Elle s'occupe de la même façon, des archives d'un nombre croissant de sociétés de la Couronne (notamment, le Canadien National) et de commissions royales d'enquête. Toutes les archives placées sous sa garde ont été réunies, d'après leur origine, en quelque 100 « record groups (RG, groupes d'archives fédérales) » qui représentent respectivement un bureau gouvernemental distinct. En décembre 1973, la division a entrepris de retrouver tous les documents officiels non inclus dans des calendriers de conservation ou d'élimination et que les ministères et organismes du gouvernement fédéral conservent à l'administration centrale ou dans les bureaux régionaux. Si une valeur historique est reconnue à ces documents de plus de trente ans qui n'ont plus de valeur administrative pour leurs bureaux créateurs, on négociera leur transfert aux Archives publiques. Dans le cadre de ce projet, R. Peter Gillis et André Martineau, membres du personnel, ont visité les dépôts régionaux de Montréal et de Winnipeg pour en examiner les dossiers inactifs. M. Gillis a en outre visité les Archives provinciales du Manitoba et diverses autres institutions en vue de localiser les dossiers créés par l'ancien ministère de l'Intérieur. En mars, il a visité avec M. B. Corbett, plusieurs dépôts de l'Alberta et de la Saskatchewan. Acquisitions — Le nombre des acquisitions au cours de l'année 1973-1974 a été restreint par le manque d'espace dans l'édifice des Archives publiques. (La situation sera cependant rectifiée au début de 1974-1975, car la division disposera alors de rayonnages dans un autre édifice de la région d'Ottawa.) Au cours de l'année financière, la division a reçu en tout, 95 acquisitions totalisant 2 235 pieds de documents et 1 104 bobines de microfilms (comparativement à 130 acquisitions de 7 190 pieds et de 1 162 bobines en 1972-1973). À la fin de l'année, environ 10 000 pieds supplémentaires étaient prêts à être transférés au dépôt d'archives et des ministères. Voici les principales acquisitions de l'année : Commission canadienne des transports. Cartons numérotés créés par la Commission des transports du Canada, la Commission des transports aériens et la Commission maritime canadienne ; 1904-1957. (340 pieds) Comité d'enquête sur l'organisation et le travail de la Commission canadienne des pensions. Dossiers sur l'organisation et les activités du comité, incluant des procès-verbaux, la correspondance, des mémoires et des exposés ; 1965-1968. (8 pieds) DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 61 Affaires extérieures. Dossiers d'exploitation de l'ambassade canadienne à Washington; 1927-1963 (93 pieds). La série « AR »» (classifiée) des documents de la maison du Canada; 1936-1955 (42 pieds). Dossiers des séries « 1939 »> et « 1940 » du service central des dossiers ainsi que deux pieds des British Daily War Telegrams ; 1939-1945 (27 pieds). Finances. Dossiers du service des dossiers ayant trait aux programmes de développement de l'économie et des ressources; 1950-1970 (22 pieds). Dossiers relatifs aux programmes internationaux et aux relations économiques internationales ; 1962-1969 (25 pieds). Direction des affaires indiennes. Documents du Maniwaki Agency Office (1868-1967), du Sept-lles District Office (1923-1970), du Restigouche Agency Office (1925-1971) et du Fort Smith Agency Office (1946-1969) (34 pieds). Documents du Maritime Provinces Field Office illustrant divers aspects de l'administration de l'agence Miramichi (1923-1969), de l'Agence de la rivière Saint-Jean (1935-1971), de l'agence Eskasoni (1939-1970), de la région d'Amherst (1942-1970) et de l'agence Shubénacadie (1948-1969) (93 pieds). Travail. Conventions collectives entre syndicats et compagnies; 1919-1962 (92 pieds). Documents du Bureau de la main-d'oeuvre féminine ; rapports sur divers comités, commissions, conseils et programmes des Nations unies ; dépêches et correspondance portant sur les questions de travail dans le monde; 1941-1972 (18 pieds). Milice et Défense. Dossier non numéroté portant sur le recrutement en Angleterre pour la Marine royale canadienne et un livre de contrôle de la Ve compagnie de campagne (Brighton) ; 1895-1903 et 1912. (4 pouces) Santé nationale et Bien-être social. Dossiers de la Division de la nutrition concernant les services de santé, les politiques, le Comité de l'analyse des aliments, l'Association nationale des restaurants, les enquêtes, etc. ; dossiers de la Division de l'hygiène maternelle et infantile contenant des procès- verbaux, de la correspondance et des rapports relatifs aux organismes traitant avec la division ; 1920-1971. (58 pieds) Conseil national de recherches. Dossiers présidentiels de M. C.J. Mackenzie ayant trait aux débuts de l'exploitation de l'énergie atomique au Canada ; 1942-1947. (1 pied) Direction de l'administration du Nord. Dossiers relatifs à la Yukon Gold Company, à la Loi sur les forces hydrauliques du Canada, aux expositions, aux stations radiophoniques, aux rennes, aux hôpitaux, à la ligne DEW; au logement des Esquimaux et aux projets du centenaire ; 1897-1970. (9 pieds) Chemins de fer et Canaux/Travaux publics /Transport Livres de référence relatifs à des transcriptions de documents juridiques, registres et index de la Direction juridique, y compris un livre des procès-verbaux de la Commission pour l'amélioration de la navigation sur le fleuve Saint-Laurent (1833-1835) et un registre des actes et baux conclus, dans le cadre de projets mixtes de défense, par le Canada et les États-Unis (1934-1954) ; 1791-1957. (27 pieds) Chemins de fer et Canaux /Transport Dossiers numérotés de la Direction des chemins de fer du ministère des Chemins de fer et Canaux, et dossiers sur le transport (3206-3 à 3920-9) contenant de la correspondance numérotée des RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 l ministères des Travaux publics et des Chemins de fers et Canaux ; 1866-1936 (660 pieds). Les catalogues sur fiches de ces dossiers, totalisant 30 pieds, ont fait l'objet d'une acquisition distincte. Commission royale d'enquête sur le bilinguisme et le biculturaUsme. Dossiers additionnels de la commission, incluant des mémoires, des documents de travail, des dossiers-matières, etc. ; 1963-1970. (29 pieds) Transport. Dossiers concernant les opérations de la Canadian National Steamships Company Limited (Indes occidentales), créés par un agent de la compagnie qui était également employé au ministère des Transports ; 1925-1958.(8 pouces) Affaires des anciens combattants, Administration des terres des anciens combattants. Rapports sur diverses activités de l'administration ; 1937-1967. (2 pieds) SECTION DES ARCHIVES MILITAIRES ET D'ÉTAT — Cette section est chargée des archives créées et réunies par les ministères et organismes gouvernementaux s'occupant de l'administration centrale du gouvernement ou des questions d'ordre militaire, de défense et autres questions connexes. Les archives les plus importantes sont constituées des décrets du conseil et d'autres documents du Conseil privé du Canada remontant à 1867, des documents parlementaires originaux du Parlement canadien, remontant à 1916, et des documents du Conseil du Trésor, du ministère du Revenu national et du ministère des Finances. Les personnes qui s'intéressent aux relations extérieures du Canada consultent fréquemment les archives du Bureau du gouverneur général et du ministère des Affaires extérieures. Les sources militaires incluent les archives du ministère de la Défense nationale et de son prédécesseur, le ministère de la Milice et de la Défense. Le personnel de la section se compose de quatre archivistes, d'un archiviste-adjoint et de deux commis ; son chef est J.W. O'Brien. Le nombre des nouvelles acquisitions de la section ayant sensiblement diminué cette année, la section en a profité pour réduire l'arriéré de documents non traités et pour réorganiser les documents qu'elle conserve depuis quelque temps déjà. Le programme de publication d'inventaires de la division incluait les inventaires d'un grand nombre des fonds de la section, lesquels furent tous révisés en vue de leur publication éventuelle. L'amélioration des instruments de recherche de certaines archives très anciennes de quelques-uns des groupes a également progressé. On accorde la priorité à la rédaction d'instruments de recherche adéquats, sous forme d'imprimés dactylographiés ou d'imprimés d'ordinateur. Production de défense. Plus de 600 pieds de dossiers de ce groupe ont été mis en boîte au cours de l'année et près de la moitié de ces dossiers a été répertoriée. Affaires extérieures. Environ 670 pieds de documents, de 1909 à 1939, provenant du Service central des dossiers ont été mis en boîte au début de l'année. Au cours du dernier trimestre, on a amorcé la rédaction d'un instrument de recherche automatisé pour tous les documents de ce groupe. Justice. Le triage et la mise en boîte de près de 700 pieds de dossiers provenant ■ du Service central des dossiers et couvrant la période 1853-1934 ont été terminés au cours de l'année. DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 63 Milice et Défense. L'inventaire de toutes les archives de la milice appartenant à ce groupe a été refait en entier et les archives et instruments de recherche réorganisés en conséquence. On a entrepris la description et le classement définitifs de plus de 3 000 pieds de dossiers du Corps expéditionnaire canadien, de 1914 à 1919. Défense nationale. On a rédigé un instrument de recherche consistant en une liste des dossiers du Service central des dossiers des trois services, enregistrés sur 156 bobines de microfilms. La liste de quelque 1 000 bobines de ce genre reste encore à établir. Archives publiques et Bibliothèque nationale. On a réorganisé les archives de ce groupe et rédigé à leur sujet un instrument de recherche complet. Archives du Parlement. Le microfilmage des documents parlementaires non imprimés de 1916 à 1958 a été entrepris pendant le troisième trimestre de l'année. On a terminé celui de tous les documents antérieurs à 1925. Le microfilmage des documents parlementaires fait partie du programme de diffusion des Archives publiques. G.R.C. La réorganisation de ce groupe de documents officiels ainsi que la rédaction d'un inventaire révisé et d'instruments de recherche ont été terminées pendant l'année. L'inventaire de ce groupe doit être publié au tout début de l'année financière 1974-1975. Commissions royales d'enquête. Au cours du second trimestre, les études non publiées de la Commission royale d'enquête sur la situation de la femme ont été microfilmées. Le président a permis que ces microfilms soient prêtés aux bibliothèques sous certaines réserves. Les transcriptions et mémoires de quatre autres commissions royales d'enquête ont également été microfilmés pendant l'année. Il s'agit des commissions royales d'enquête sur les relations entre le Dominion et les provinces, sur la fiscalité, sur la radiodiffusion et sur l'énergie. À la fin de l'année financière, les archives de l'enquête sur l'usage des drogues à des fins non médicales (Le Dain) ont été transférées aux Archives publiques. SECTION DES ARCHIVES DU COMMERCE ET DES COMMUNICATIONS — Cette section est chargée des documents créés et réunis par les ministères et organismes du gouvernement qui s'intéressent à la promotion et à la réglementation du commerce et des communications. Au nombre des fonds importants qui relèvent de cette section, on retrouve ceux des Postes (RG 3), des Travaux publics (RG 11), des Transports (RG 12), du Commerce (RG 20), du Canadien National (RG 30), de Statistique Canada (RG 31), de la Marine (RG 42), d'Air Canada (RG 70), de la Commission des expositions du gouvernement canadien (RG 72) et de la Direction des corporations du ministère de la Consommation et des Corporations (RG 95). La section a été arbitrairement divisée en plusieurs domaines d'intérêt, tous dotés de spécialistes : commerce, chemins de fer, communications par air et par eau. Le personnel de la section se compose de quatre archivistes, d'un archiviste-adjoint et de deux commis. Son chef est M. André Martineau. Postes. Au cours de l'année dernière, le microfilmage des livres d'empreintes postales du ministère des Postes a été terminé et des copies ont été envoyées au musée national des Postes. Dans le cadre du programme de diffusion de la 64 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Direction des archives historiques, on a entrepris le microfilmage des archives des inspecteurs de division. La direction en remettra des copies aux Archives du Nouveau-Brunswick, de la Nouvelle-Ecosse, de l'île-du-Prince- Édouard et de la Colombie-Britannique. Il s'agit surtout de rapports et de livres de copies de lettres datant de 1851 à 1902. Travaux publics. En 1973, le ministère des Travaux publics a entrepris l'étude de ses vastes fonds de dossiers inactifs. Un employé de la Section des archives du commerce et des communications a travaillé en étroite collaboration avec les fonctionnaires de ce ministère en vue d'examiner, dossier par dossier, le registre de 1910 à 1950 et, série par série, celui de 1950 à 1966. Près de 300 pieds du premier registre ont été examinés et l'étude de tous les dossiers « Édifice » ou « Construction » du second est terminée. Il ne reste que le bloc « Marine » ou « Génie » à traiter. Statistique Canada. Les archives du recensement de 1871 ont été préparées en vue d'un nouveau microfilmage. On procédera à un second microfilmage des questionnaires du recensement nominal et, en même temps, au microfilmage des questionnaires 2 à 9. Commerce. En 1972, un index de mots-clés des dossiers du Service central des dossiers a été rédigé à l'aide du programme d'automatisation RECODEX de la section. Cette dernière a entrepris cette année de réviser l'instrument de recherche correspondant et de préparer l'introduction des autres séries dans le groupe. Le ministère du Commerce fait présentement parvenir à la division des copies de listes de dossiers inactifs conservés au Dépôt d'archives. Ces listes seront également traitées en vue d'assurer au ministère, aux Archives publiques et au public un meilleur service de référence. SECTION DES ARCHIVES DES RESSOURCES — Cette section est chargée des documents créés par les ministères et organismes qui s'occupent de l'expansion et de la réglementation des ressources naturelles et humaines. Un grand nombre de ces documents ont été créés par le ministère de l'Intérieur et ses nombreux successeurs, notamment le ministère des Mines et des Relevés techniques et le ministère du Nord canadien et des Ressources nationales ainsi que les diverses directions issues de ces ministères : les directions des mines, des ressources minérales, de l'administration du Nord, des levés et de la cartographie, des parcs nationaux et bien d'autres. Les chercheurs utilisent considérablement les archives de la Direction des affaires indiennes, de la Direction de l'immigration et du ministère du Travail, et trouvent nombre de renseignements précieux dans les archives des ministères de l'Agriculture et, de la Santé nationale et du Bien-être social. Le personnel de la section se compose de quatre archivistes, de trois archivistes-adjoints et d'un commis ; son chef est M. Harold A. Naugler. Immigration. La Division des archives fédérales contribue au Programme des archives-ethniques nationales et la Section des archives des ressources a entrepris, pour sa part, la rédaction d'un Guide des sources des fonds (de la division) qui ont trait à l'immigration et à la colonisation. Le Guide comportera deux parties. La première sera un inventaire imprimé renfermant des renseignements sur les divers organismes et ministères qui ont eu des responsabilités dans ce domaine et sur les documents qu'ils possèdent. La deuxième sera une liste des dossiers-matières qui comportent un index des mots-clés du fonds de la division. L'imprimé d'ordinateur de l'index des mots- J DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 65 clés sera microfilmé et distribué. Les deux parties du Guide seront mises à la disposition du plus grand nombre possible de chercheurs par l'intermédiaire, entre autres, des bibliothèques universitaires et des archives provinciales. Ce programme nécessite des recherches détaillées sur l'organisation et les responsabilités des divers organismes et ministères en vue d'évaluer le An Exceptional ..OPPORTUNITY FOR AIVIBITIOUS MEN. The Canadian Government has thrown the g-ates of WESTERN CANADA ■wide open and offers 160 ACRES FREE to every man of 18 years and over. The Best Land on Earth ! ~ ~ WESTERN CANADA. H. V. NkINNES. Gen. Can. Got. Agent. SEE THE FINEST NEW OXFORD HOTEL GRAIN ON EARTH. OXFORD. Samples of the Grains and All Day THURSDAY, January 17th, IftOI. Grasses of "Western Canada HARRINGTON HOUSE. will be on exhibition. BROWN CITY. Map*. Pimphtol^.tCQ.van away. FRIDAY, January 18th, 1901 CHEAP RATES "• "■ *" ■SEESSEESSr "" """""" To go and see the Country. M.V. MaclNNES, «jSaSSs- Detroit, Mich. Affiche produite en 1901 par M. V. Maclnnes, agent du gouvernement canadien à Détroit (Michigan), en vue d'inciter les Américains à venir s'établir dans l'Ouest canadien. (RG 76, vol. 140, dossier 33674, partie 1). RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Colons ! Sportsmen! Touristes! Camtalistes! En Route pour la Suisse Canadienne? wmmm Société d'Immigration et de Colonisation No. 1 d'Ontario. œLACTEMISCAMINGUE LUNDI, LE 2 SEPTEMBnOoT SheK..i-.<e ■ St Jean Affiche produite par la Société I d'immigration et de colonisation n° 1 d'Ontario, en 1901, annonçant une excursion dans le Nouvel-Ontario. On cherchait par ce moyen à rapatrier les - Canadiens français établis aux États- I Unis. (RG 76, vol. 241, dossier 150301) DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 67 rôle joué par ces derniers en matière d'immigration et de colonisation. Il faut également dresser une liste des ressources particulières de chaque groupe d'archives fédérales de la Division des archives fédérales, qui se rapporte au sujet. Le répertoriage d'à peu près la moitié des fonds est déjà terminé. L'inventaire des archives de la Direction de l'immigration (RG 76) a été terminé et il doit être publié à l'automne 1975. Les diverses acquisitions comprises dans ce fonds ont été intégrées et la liste complète de tous ces dossiers est maintenant disponible. Affaires indiennes. Le Cabinet et le Conseil du Trésor ont approuvé en novembre 1973 une demande spéciale de crédits pour la mise sur pied d'un vaste programme de microfilmage et d'indexation des archives des affaires indiennes conservées aux Archives publiques. Le principal but du programme est, d'une part, de mettre le plus efficacement possible ces archives à la disposition du plus grand nombre possible de chercheurs et, d'autre part, de protéger les originaux contre tout dommage sérieux ou destruction dus à des manipulations trop fréquentes. Une partie des fonds devait également être affectée à l'aménagement d'installations aptes à répondre à la demande accrue de reproductions au cours des quatre prochaines années. Il a été convenu que la meilleure façon de réaliser ces objectifs était, d'un côté, de microfilmer toutes les archives pertinentes aux affaires indiennes conservées aux Archives publiques (environ 4 000 pieds) pour fins de protection et de diffusion et, d'un autre côté, de rédiger des index détaillés propres à répondre aux besoins des nombreux chercheurs consultant ces archives. En prévision de l'accroissement des demandes de reproductions, on a également prévu l'acquisition d'appareils de xérographie et de lecteurs-reproducteurs de microfilms additionnels, et l'engagement de personnes pour les faire fonctionner. Grâce à cette affectation de crédits, les Archives publiques ont pu assurer la sécurité d'un bloc d'archives historiques, importantes à la fois pour la recherche et leur teneur culturelle. Elles constituent en fait les annales des populations indigènes du Canada et à ce titre, doivent être sauvegardées. Le programme de microfilmage et d'indexation doit durer du 1er avril 1974 jusqu'à l'automne de 1977. En juin 1951, les Archives publiques publièrent {'Inventaire préliminaire du Groupe d'archives fédérales (RG) 10, soit les archives de la Direction des :. affaires indiennes. Étant donné qu'un grand nombre d'archives importantes des affaires indiennes ont été transférées depuis aux Archives publiques, il a été décidé de publier à nouveau le RG 10. Le personnel de la Section des archives des ressources a consacré beaucoup de temps à ce projet prioritaire et l'inventaire devrait paraître à l'été de 1974. Au mois d'août 1973, le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien a convenu avec les Archives publiques qu'un groupe de travail composé de quatre personnes entreprendrait l'étude des dossiers réservés des affaires indiennes dans le but d'en rendre le plus grand nombre possible communicable à des fins de recherche. À la fin de mars 1974, environ 650 des 1 800 pieds de documents que le ministère avait transférés aux Archives publiques à l'automne de 1973, avaient été examinés. Une grande partie des dossiers, auparavant réservée, est maintenant accessible aux chercheurs. RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 K S o w .*.*• ■i --Sral i Traité numéro 2 (pour l'Est) signé à Détroit (province de Québec) le 19 mai 1790 avec les chefs des Ottawas, des Chippewas, des Potawatomis et des Wyandotts. Bien que les totems ressortent clairement, une grande partie du texte est estompée et à peine lisible. C'est un exemple frappant des problèmes de conservation auxquels se heurtent les Archives publiques. (RG 10, vol. 1840, Traité de l'Est, n° 2) Les nombreuses acquisitions susmentionnées, illustrant toutes les facettes de l'administration des affaires indiennes, ont été répertoriées, remises en boîte et éditées en vue de leur automatisation. Intérieur. À l'automne 1972, le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien a transféré aux Archives publiques quantité de documents relatifs DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 69 aux Métis : affidavits, reçus, scrips, certificats, procurations, etc. Sur réception d'un scrip, les récipiendaires originaux, les banquiers qui achetaient ces scrips ou les personnes mandatées par les bénéficiaires originaux pour contrôler leurs scrips signaient un reçu qu'ils retournaient au gouvernement. Nombre de ces scrips ne portent pas le nom du premier bénéficiaire, de sorte que pour indexer correctement les 55 000 scrips conservés aux Archives publiques, il a fallu commencer par indexer les reçus où figurent le nom de chaque personne admissible à en recevoir un. L'indexation des reçus s'est terminée au mois de mars 1974. Au nombre des acquisitions susmentionnées se trouvaient 828 bobines de microfilms renfermant des copies d'environ 500 000 lettres patentes délivrées par le gouvernement entre 1883 et 1930 pour le Manitoba, la Saskatchewan, l'Albertaet la Colombie-Britannique. Les livres originaux de lettres patentes sont actuellement au dépôt du parc Tunney. En faisaient également partie quelque 50 000 cartes à fenêtre contenant des copies de la documentation suivante : 1) une liste alphabétique des noms de personnes ou de compagnies qui ont reçu des lettres patentes pour un lot de terre entre 1883 et 1930 et donnant une description de la terre en question, la nature de la concession, la date de la lettre patente, le numéro de l'autorisation, le numéro du dossier, ainsi que le livre et la page où la terre est enregistrée ; 2) une liste des terres concédées à la Compagnie de la baie d'Hudson au Manitoba, en Saskatchewan et en Alberta, portant une description de la terre et les numéros des concessions (ainsi qu'une liste numérique des concessions, avis ou lettres patentes) ; 3) une liste alphabétique des soldats qui ont reçu des certificats de prime pour services rendus pendant l'insurection de la Rivière-Rouge et la rébellion de Riel (de même qu'une liste numérique de ces certificats) ; 4) une liste alphabétique des membres de la Police montée du Nord-Ouest qui ont reçu des certificats de prime pour leurs services (également, une liste numérique de ces certificats) ; 5) une liste alphabétique des soldats qui ont reçu des certificats pour services rendus pendant la guerre des Boers (ainsi qu'une liste numérique de ces certificats) ; 6) 74 registres relatifs aux Métis, incluant : a) une liste alphabétique des terres distribuées aux enfants métis nés au Manitoba avant le 15 juillet 1870, accompagnée d'une description de la terre (de même qu'une liste numérique de ces droits de propriété) ; b) une liste alphabétique des chefs de famille métis qui ont reçu un scrip de $160 pour l'achat d'une terre dans n'importe laquelle des provinces de l'Ouest ; c) une liste alphabétique des affidavits des requérants et chefs de famille à l'appui de leurs droits de propriété ; d) une liste alphabétique des premiers colons blancs qui ont reçu une terre conformément à l'Acte du Manitoba ; e) une liste alphabétique des enfants métis, des chefs de famille métis, et des premiers colons blancs ou de leurs enfants décédés, autres que ceux susmentionnés, et leurs dates de naissance ; 70 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 f) une liste alphabétique des Métis auxquels les Half Breed Commissions (commissions des droits des Métis) de 1885 et 1887 ont accordé un scrip (de même qu'une liste numérique de ces titres de propriété) ; g) une liste alphabétique des Métis auxquels la Saskatchewan Half- Breed Commission de 1900 a octroyé un scrip (de même qu'une liste numérique de ces titres de propriété) ; h) une liste alphabétique des Métis auxquels les Alberta Half-Breed Commissions de 1900 et 1901 ont accordé un scrip (ainsi qu'une liste numérique de ces titres de propriété) ; /') une liste numérique des réclamations supplémentaires des Métis du Nord-Ouest et du Manitoba ; /) une liste alphabétique des réclamations de r Athabasca de 1900, 1901, 1903, 1905, 1907 et 1908 ; k) une liste alphabétique de tous les Métis qui ont reçu un scrip sur lequel figure la date d'émission, le numéro du scrip et le nom de la personne à qui il est destiné ; /) une liste alphabétique des Métis du District de Mackenzie (Territoires du Nord-Ouest) ; m) une liste numérique des scrips de 1900 cédés à d'autres personnes qui ont reçu des lettres patentes en leur faveur ; 7) subventions accordées aux chemins de fer, en l'occurence les registres de subventions consenties aux diverses compagnies de chemin de fer des provinces des Prairies ; 8) une liste des terres des provinces des Prairies et de la bande de terres en Colombie-Britannique sur lesquelles les compagnies de chemin de fer avaient droit de passage ; 9) documents ayant trait aux paroisses du Manitoba ; 10) « registres de livraison ». Lorsque les premières concessions furent envoyées aux bénéficiaires au Manitoba et en Colombie-Britannique et aux registraires de district en Saskatchewan et en Alberta, elles furent portées à différents registres où l'on inscrivait la description de la terre, les noms des bénéficiaires, les dates d'émission, leur destination ou le nom de la personne à qui elles étaient envoyées. Ces « registres de livraison » datent de 1873 à 1910. La Section des archives des ressources a entamé un autre projet d'envergure en octobre 1973 : la reconstitution de l'histoire administrative de l'ancien ministère de l'Intérieur et la récupération des dossiers créés par les nombreuses directions et divisions de ce ministère. À cette fin, la section fouillera les sous-sols et les services de dossiers des divers ministères qui lui ont succédé, ici à Ottawa. De plus, bon nombre de dossiers du ministère de l'Intérieur ont été transférés aux provinces de l'Ouest en 1930. On a perdu la trace de ces dossiers, lesquels seraient d'une utilité considérable pour le personnel des Archives publiques travaillant en vue de réorganiser et de réintégrer les archives du ministère de l'Intérieur récemment acquises. La section a, en outre, l'intention de rédiger un inventaire détaillé des dossiers du ministère de l'Intérieur, tant à Ottawa que dans les provinces de l'Ouest. Le relevé des dossiers a commencé en décembre. Un archiviste de la section a passé plusieurs jours à Winnipeg pour déterminer quels dossiers du ministère DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 71 de l'Intérieur avaient été versés au gouvernement du Manitoba en 1930 et au cours des années suivantes. Au mois de mars, deux archivistes consacrèrent deux semaines à visiter divers dépôts de l'Alberta et de la Saskatchewan. Ces efforts ont mis à jour un vaste éventail de documents historiques relatifs à la colonisation et au développement de l'Ouest canadien entre 1873 et 1930. TABLEAU IX Statistiques Arriéré Arriéré de d'organisation mise en boîtes Documents et de sélection et de listes traités Section (pieds) (pieds) (pieds) Total Archives militaires et d'État .... 2 047 3 788 23 567 29 402 Archives du commerce et des 988 1 476 11 055 13 519 Archives des ressources 1 353 1 488 9 111 11 952 Totaux (31 mars 1974) 4 388 6 752 43 733 54 873 Le volume relativement peu élevé des versements au cours de l'année (faute d'espace) a permis à la division de réduire son arriéré et de traiter 80 % de ses fonds. La situation s'améliorera sensiblement au cours de la prochaine année financière, grâce à l'acquisition de nouveaux rayonnages. SOUS-SECTION DU TRAITEMENT DE L'INFORMATION — Cette sous-section est chargée de produire des index détaillés et d'autres instruments de recherche pour les listes de dossiers, au moyen du programme automatisé RECODEX (Records Control and Indexing). À la fin de l'année, elle s'était également chargée de la préparation d'inventaires topographiques des publications de la division. Le personnel se compose de trois commis et d'une dactylo. La surveillante de la sous-section est M™ Joyce Oison. Projets d'automatisation (RECODEX) — Au cours de l'année, la sous-section a entrepris le traitement de deux groupes (Direction des parcs nationaux et Direction de l'administration du Nord) et a maintenant terminé l'étape de la réception et de la mise à jour des index préliminaires de mots-clés. À la fin de l'année, les nouvelles données étaient prêtes à être dactylographiées et les données de la moitié des archives du ON. avaient été mises à jour. On terminera le traitement de ces archives lorsque le reste des données sur le CN. auront été révisées et préparées pour la dactylographie. Bien que les deux principales séries de documents du service des dossiers du ministère du Commerce aient déjà été traitées, elles passeront de nouveau en machine avec le reste du groupe pour permettre l'addition de plusieurs acquisitions encore conservées par ce ministère. Le 31 mars 1974, toutes les étapes de correction avaient été menées à bien et ce groupe d'archives était prêt à être dactylographié. On avait également amorcé la révision des archives du ministère des Affaires extérieures (30 % d'entre elles avaient été révisées à la fin de l'année) et de la Direction des affaires indiennes (90 % avaient été révisées à la fin de l'année). L'index des mots-clés sur microfilm du ministère de la Défense nationale se révélant peu maniable et ralentissant la marche du travail, une version imprimée sur COPYFLO a été réalisée. 72 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Au cours de l'année, le ministère des Affaires indiennes et du Nord fut incité à adopter le programme RECODEX, ce qui lui permettrait d'exercer un contrôle bibliographique plus complexe sur les archives dont il a la garde. On s'attend que la question soit plus amplement étudiée en 1974-1975. Inventaires topographiques — En dépit d'une pénurie de personnel, la division a néanmoins produit les inventaires topographiques de quelques groupes de documents officiels fréquemment consultés. Les priorités et lignes directrices concernant la dactylographie des autres inventaires topographiques ont été arrêtées et on s'attend que le nombre des inventaires produits augmente sensiblement au cours de la prochaine année financière. Publications — Au cours de l'année 1973-1974, un programme de publication visant la production des inventaires de la division a été mis sur pied. Les inventaires seront dactylographiés de façon compacte pour faciliter les mises à jour et les récapitulations. Le coordonnateur du projet est M. R.P. Gillis, de la Section des archives des ressources. La Sous-section du traitement de l'information doit produire les clichés typographiques et à cette fin, s'est procuré au mois de mars un matériel de traitement des mots. Les trois premiers groupes que l'on prépare pour la publication sont les suivants : Affaires indiennes (RG 10), G.R.C. (RG 18) et Commerce (RG 20). SECTION DU SERVICE PUBLIC — Cette section de la Division des manuscrits et de la Division des archives fédérales, s'occupe des services au public. Elle inscrit les chercheurs, s'occupe de la sortie et du retour des documents, de la photocopie des fonds d'archives ainsi que du contrôle et du prêt entre bibliothèques des fonds de microfilms. Le tableau VIII à la page 59 indique une augmentation sensible du nombre de services fournis au public au cours des cinq dernières années. La comparaison des chiffres de 1973-1974 à ceux de 1972-1973 permet de constater que le nombre d'inscriptions s'est accru de 325 (9 %) et celui des volumes communiqués sur place de 18 657 (38%), que le nombre de prêts de microfilms entre bibliothèques est passé à 525 bobines, soit une augmentation de 11 %, et que le total des photocopies (celles qui sont fournies au bureau du prêt et par le service de photocopie, y compris les microfilms négatifs) a enregistré une hausse de 80 702 pages (50 %). Seul le nombre de microfilms communiqués sur place a accusé une baisse, 4 505 bobines (22 %), par rapport à 1972-1973. La cause en est sans doute la nouvelle orientation des recherches qui portent de plus en plus sur les archives fédérales, particulièrement sur les revendications des Indiens. BUREAU DE LONDRES — Le Bureau de Londres a poursuivi sa quête de manuscrits touchant le Canada dans les dépôts officiels et privés. Il a lui-même microfilmé bon nombre des documents ainsi obtenus. En outre, le bureau a répondu à un grand nombre de demandes de renseignements et a aidé la Division l des gravures et photos à établir l'identité des artistes britanniques ayant travaillé au Canada. Au nombre des reproductions réalisées au Public Records Office, on compte des documents choisis dans : C.O. 5, volumes 1091 à 1276 (23 bobines) ; CO. ; 323, volumes 934 à 942 (1 bobine) ; Cab. 23. volumes 1 à 101 (62 bobines); Douanes 17, volumes 1 à 30 (9 bobines). Le Bureau de Londres a également I DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 73 obtenu des reproductions des papiers Ellice, de la Bibliothèque nationale d'Ecosse, (1 bobine) ; des reproductions des papiers Hutton, des lettres de Sir George Parkin au général Sir Edward Hutton et des lettres adressées à Sir William et à Sir John Johnson, du British Museum (2 bobines) ; de même que les copies des lettres de Sir George Parkin de la bibliothèque Bodleian d'Oxford. Il a choisi et copié des documents de l'Army Museum Ogilvy Trust (8 bobines), de la Royal Geographical Society (2 bobines), de la Compagnie de la baie d'Hudson (5 bobines), de la bibliothèque du Colonial Office (1 bobine), de M. Bernardo (17 bobines) et de plusieurs autres particuliers (3 bobines). Statistiques Demandes de renseignements (par téléphone, par lettre ou sur place) 700 Visites par des chercheurs 150 Microfilms obtenus d'institutions (bobines) 98 Microfilms réalisés au Bureau de Londres (bobines) 36 BUREAU DE PARIS — Au cours de l'année 1973-1974, la recherche systématique de documents relatifs au Canada dans les archives de France s'est poursuivie. Les activités se sont concentrées dans le Sud-Ouest de la France, où l'on a trouvé de nombreuses pièces intéressant le Canada et qui jusqu'à présent n'avaient fait l'objet d'aucune attention particulière. Les renseignements trouvés dans les dépôts d'archives visités mettent en lumière le rôle joué par les Basques dans l'histoire de la navigation dans l'Atlantique Nord. La pêche occupait naturellement une place primordiale, bien que non exclusive, dans leur vie. Il a été possible de dresser une liste de 400 morutiers et de 100 baleiniers venus pêcher le long des côtes de Terre-Neuve et dans le Golfe Saint-Laurent entre le xvi« et le xvin» siècles. Les dizaines de milliers de documents découverts permettront aux historiens de procéder à des analyses quantitatives de la pêche dans ces régions. Ils renferment également des renseignements sur les Basques venus à Louisbourg, sur la construction de navires commerciaux et de navires de guerre destinés à Louisbourg et à Québec, sur le transport des biens des Canadiens retournant en France après la conquête et sur de nombreux autres sujets. On examinera également les fonds des archives du Sud-Ouest et plus particulièrement les fonds très importants du département de la Gironde, à Bordeaux. Parallèlement, l'examen minutieux des pièces de la Série E « Archives personnelles » des Archives des colonies se poursuit. Comme par le passé, le Bureau de Paris ne s'est pas restreint à l'acquisition de documents intéressant le Canada. Il a aidé le personnel diplomatique de l'ambassade canadienne qui a souvent besoin de renseignements d'ordre historique ; il a répondu aux demandes de recherche provenant du Canada et de diverses régions de la France ; il a fourni de l'aide aux étudiants qui préparaient des thèses ou effectuaient des travaux rattachés à l'histoire du Canada ; il a participé à l'établissement des relations franco-canadiennes dans le domaine de l'archivistique. Le catalogage des quelque 2 000 ouvrages de la bibliothèque du 74 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 bureau a permis d'étendre les services offerts aux chercheurs, qui sont d'autant plus heureux de cette amélioration qu'il est extrêmement difficile de trouver à Paris des ouvrages spécialisés sur le Canada. Statistiques Demandes de renseignements (par téléphone, par lettre ou sur place) 300 Visites par des chercheurs 150 Prêts d'ouvrages de référence au Centre culturel canadien .... 500 Nombre de bobines de microfilms réalisés (à l'exclusion des documents déjà découverts mais qui ne peuvent être microfilmés avant 1974-1975) (bobines) 20 Collection nationale de cartes et plans L'année 1973-1974 a été, pour la Collection nationale de cartes et plans, une année d'expansion et de changements. La retraite de M. Théodore E. Layng, en décembre 1973, a marqué la fin d'une époque ; ce dernier dirigeait la division depuis 1955 et y travaillait depuis 1948. Le chef de la Section des cartes canadiennes, M™ Betty Kidd, a été nommée chef intérimaire de la division. En M. Theodore E. Layng formule des observations sur la Carte des nouvelles découvertes... de J.N. Delisle et P. Buache, que les Archives publiques lui ont offerte à l'occasion de sa retraite. DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES Vingt des vingt-cinq membres du personnel de la Division figurent sur cette photographie de groupe prise lors de la retraite de M. Layng. février 1974, Mme Karen Lochhead, qui depuis 1968 était chef de la Section des cartes étrangères, a également décidé de prendre sa retraite. Le 16 mars 1974, M. E.R. (Ted) Bateman, chef intérimaire d i la Section des cartes étrangères et l'un des membres les plus respectés du personnel, est décédé subitement. C'était la première fois, dans toute son histoire, q ie la division était aussi durement frappée. La division a activement participé au programme de diffusion, particulièrement dans le domaine de la publication, bien qu'en fait très peu d'articles aient été publiés au cours de l'année financière. La Section des cartes étrangères a publié deux listes de ses collections, soit une liste des collections de cartes européennes, y compris l'U.R.S.S. (volume I), et une liste des collections de cartes africaines (volume II), toutes deux dressées par Vivien Cartmell. Le troisième volume, Australie, Nouvelle-Zélande, etc., préparé en 1973-1974, sera imprimé en avril 1974. Les manuscrits préparés pour la publication en 1973-1974 sont : Ottawa par les cartes par Thomas Nagy ; Winnipeg par les cartes par Alan Artibise et Edward Dahl ; Atlas français de la collection d'atlas rares par Lou Seboek ; L'histoire par les cartes : les affaires Riel par William Oppen. Les manuscrits dont la rédaction a été amorcée en 1973-1974 et terminée en 1974-1975 sont : Bird's Eye View of Canada (Vues à vol d'oiseau du Canada) par Edward Dahi et Betty Kidd ; Cartes de comtés du Canada par Heather Maddick ; Cartes de l'fle-du-Prince-Êdouard par Louis Cardinal ; et Plans des cantons de l'Ouest canadien par Guy Poulin et Francine Cadieux. 76 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Les travaux concernant le Catalogue collectif national des cartes et plans ont progressé sensiblement grâce à la nomination au mois d'août d'un employé à temps plein, M. Hugo L.P. Stibbe, comme chef du Bureau de l'inventaire canadien des cartes et plans. Les règles catalographiques pour les cartes thématiques publiées séparément furent rédigées et étudiées, au début de mars 1974, par le Comité du catalogue collectif national des cartes et plans. Basées en partie sur les règlements internes de la Collection nationale de cartes et plans, qui sont en fait les premières directives détaillées à être rédigées à ce sujet dans le monde, ces règles reçurent un accueil enthousiaste. Les règles visant les cartes en série, les atlas et les autres documents cartographiques seront sans doute rédigées d'ici un an ou deux. Les activités de la Collection nationale de cartes et plans en matière d'acquisition et de référence indiquent une croissance prononcée dans tous les secteurs sauf celui des prêts consentis par la Section des cartes étrangères. Le total des acquisitions pour 1973-1974 a augmenté d'environ 2 000, comparé à la précédente année financière, et il se chiffre maintenant à 45 217. Le nombre total de demandes de renseignements, pour sa part, s'est accru d'environ 650. TABLEAU X Acquisitions, demandes de renseignements, photocopies et prêts Section Section des cartes des cartes canadiennes étrangères Total Acquisitions 27 440 17 777 45 217 Demandes de renseignements partéléphone 642 219 861 par écrit 1 277 80 1 357 par les chercheurs et les visiteurs 1641 176 1817 Demandes totales 3 560 475 4 035 Photocopies 15 108* — 15 108* Prêts — 424 424 * Les photocopies comprennent les nouveaux négatifs retenus aux Archives publiques en plus des photocopies fournies aux chercheurs. SECTION DES CARTES CANADIENNES — La Section des cartes canadiennes a pris une part active au programme de diffusion et a fait des progrès considérables dans le domaine des activités techniques au cours de l'année financière. Les fonctions de la section en 1973-1974, ont continué à être divisées en trois groupes : acquisitions et contrôle, catalogage et référence. Comme plusieurs employés consacrèrent de plus en plus de temps aux fonctions rattachées à l'acquisition, cette activité est devenue plus spécialisée. Un catalographe, M. James Knight, s'est joint au personnel au cours de l'année. Trois nouveaux archivistes ont été acceptés au cours d'archivistique de 1973. MM. Gilles Langelier (de la Sous-section de la référence), Thomas Nagy et William Oppen (de la Sous-section du catalogage) ont trouvé le cours des plus utiles. Le personnel de la Section des cartes canadiennes a assisté à un certain nombre de conférences internationales, nationales et régionales en 1973-1974. Betty Kidd a assisté à la V* conférence internationale sur l'histoire de la cartographie, qui se tenait à Varsovie-Jadwisin en Pologne, en septembre 1973, et à laquelle 18 nations étaient représentées. DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 77 M. Gilles Langelier était à la conférence de l'Association des Archivistes du Québec à Trois-Rivières et M. Robert Hayward, à celle de l'Association canadienne des géographes, à Thunder Bay. Plusieurs membres du personnel étaient présents à Kingston, à la conférence de la Société historique du Canada, et à Banff, à celle de l'Association des cartothèques canadiennes. Robert Hayward a également assisté, au nom des Archives publiques, à plusieurs réunions de l'Ontario Historical Geographers et il a rédigé pour VUrban Historical Review un article intitulé Sources for urban historical research: insurance plans and land use atlases. D'autres employés de la Collection nationale de cartes et plans ont collaboré à l'organisation de plusieurs réunions régionales de l'Association des cartothèques canadiennes. À la première de ces réunions, en mai, les orateurs invités ont parlé des programmes de cartographie du gouvernement fédéral. À la deuxième, en décembre, on a rendu hommage à M. T.E. Layng, à l'occasion de sa retraite. Betty Kidd est la présidente de l'association, Hugo Stibbe est le président du Comité du Catalogue collectif national des cartes et plans, et Edward Dahl est le président du Comité des publications. La Section des cartes canadiennes de la Collection nationale de cartes et plans a participé à l'exposition Heritage Kingston au Agnes Etherington Arts Centre de l'université Queen's, en prêtant des documents et en contribuant à l'établissement des notices catalographiques. Cette exposition a permis de mieux faire connaître les fonds des Archives publiques. Acquisitions — La Section des cartes canadiennes a ajouté 27 440 cartes, plans, atlas et autres documents à sa collection, comparativement à 26 027 lors de l'année financière précédente. Parmi ces acquisitions, on compte un grand nombre de documents d'archives importants que la division a achetés ou reçus en don. M. Schneider, du Conseil national de recherches, nous a fait don de huit plans originaux du canal Rideau dressés par John By et accompagnés de six feuilles de rapport. Ce don précieux suivait de près l'acquisition faite, à la fin de 1972-1973, d'un autre groupe de documents By. Nous avons également reçu des documents de H. Hinchley, de Renfrew (Ontario) ; de M. et Mme S. Geggie, de Wakefield (Québec) ; de M. F. Graves, d'Elgin (Ontario) ; de Mme W. Pelletier, de Buckingham (Québec) ; de M"e E. Lambert, de Pierrefonds (Québec) ; de Mme A. Hope, d'Ottawa ; et de M. G. Smith, de Bright's Grove (Ontario). M. B. MacKay, du musée Bytown, a gracieusement permis à la division de photographier, pour ses dossiers, le document The Diary of John Burrows 1827. Quelques ministères ont transféré des documents à la Collection nationale de cartes et plans. Certains de ces documents présentent un intérêt spécial, notamment les nombreux plans d'aéroport du ministère des Transports et les plans de l'Organisation des mesures d'urgence. Les deux plus importants achats ont été les atlas et les plans d'assurance- incendie de la Charles E. Goad Company de Londres et les cartes de la collection Robert Reford. Les documents Goad, qui comprennent plus de 1 000 planches ou feuilles distinctes, comportent des plans de grandes villes — telles Toronto, Montréal et RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 * _J L 33HJ.S SIVN3HXUV DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 79 Vancouver — et de plus de 90 centres urbains du Canada. On y trouve en outre des plans d'entreprises privées, d'élévateurs à grains, d'entrepôts, de verreries et de brasseries. Plusieurs journaux des activités de la compagnie entre 1890 et 1910 furent également reçus et ensuite transférés à la Division des manuscrits. Cet achat a considérablement enrichi la collection, déjà importante, de sources sur l'histoire urbaine du Canada. La Collection Reford comprend des cartes dressées par des cartographes renommés, tels que J. Cary, J. Wyld, H. Moll, T. Jefferys, W. Faden, J. Bouchette et T. Kitchin. Les historiens et généalogistes locaux seront heureux d'apprendre que nous avons fait l'achat d'une carte de 1896 du comté d'Oxford (Ontario) et sur laquelle sont inscrits les noms des propriétaires fonciers, ce qui se révélera certainement d'un très grand intérêt. Pour la première fois de son existence, la collection a acheté une carte qu'elle savait être une habile contrefaçon. Acquise en même temps que d'autres pièces originales des xvii- et xvm- siècles, elle est intitulée Recens édita totius Novi Belgii in America Septentrionali... de Mathew Seutter (vers 1740). Seule la clarté de l'impression et l'absence d'imperfections de la gravure trahissent son origine ; le papier est similaire à celui qu'on utilisait au xvin* siècle et les couleurs ont été soigneusement appliquées à la main. La Collection a acheté de diverses sources, entre autres cartes, celles de Cornelius Wytfliet, 1597 ; de C.J. Visscher, 1652 ; de J. Van Loon, 1680 ; et de J. Jaillot, 1694. TABLEAU XI Acquisitions de la Section des cartes canadiennes Source Nombre Organismes fédéraux 22 035 Organismes provinciaux 1 398 Municipalités 297 Dons de particuliers 178 Marchands de cartes et livres, entreprises commerciales 1 472 Universités 1 393 Autres divisions (des Archives) 620 Toutes autres sources 47 Total 27 440 Soixante pour cent environ des acquisitions étalent des documents courants et tandis que des documents d'archives complétaient le total. La Collection nationale de cartes et plans a continué de correspondre avec les fabricants de cartes du pays. Les organismes cartographiques fédéraux et provinciaux ainsi que les municipalités et les compagnies privées déposent volontairement des copies de toutes les cartes, plans et autres documents connexes au fur et à mesure qu'ils sont publiés ou imprimés. Ces contacts seront probablement consolidés au moyen de visites au cours de l'année prochaine. RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Carte de 1597 tirée de la Descriptionis Ptolemaicae Augmentum de Cornelius Wytfliet, considérée comme la première publication portant sur la géographie de l'Amérique du Nord. Renseignements — Le nombre des demandes de renseignements est passé de 2 867 en 1972-1973 à 3 560 en 1973-1974, ce qui représente une hausse d'environ 20 %. TABLEAU XII Reproductions photographiques Type Photostats Photographies Xérographies Microfilms Diapositives grand format Nouveaux négatifs de photostats Nouveaux négatifs photographiques . Total 7 569 1 583 2 276 Il faut également tenir compte du fait que dans diverses circonstances spéciales, par exemple pour les photographies en couleurs et pour la télévision, des photographes ont photographié des documents de la collection. DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 81 Le nombre croissant des demandes de renseignements et la hausse correspondante du nombre de photocopies fournies démontrent que la Collection nationale de cartes et plans est considérée comme le centre national de recherche et de documents cartographiques. Outre le nombre des demandes, il faut, pour apprécier pleinement le rôle grandissant de la Collection nationale de cartes et plans, considérer la diversité et la complexité des renseignements demandés par écrit, en personne, par téléphone ou par quelque autre moyen. On a de plus en plus recours aux cartes pour illustrer les publications, ce qui démontre que les auteurs et éditeurs prennent de plus en plus conscience de la valeur des cartes et de leur attrait pour les lecteurs. Chaque année, un nombre important de groupes universitaires et plusieurs classes du niveau secondaire avancé visitent la Collection nationale de cartes et plans. En 1973-1974, en plus des groupes venus visiter l'ensemble des Archives, la division a accueilli des classes qu'elle a initiées aux méthodes de recherche relatives aux cartes anciennes. Catalogage — Au début de 1973-1974, le personnel de la Sous-section du catalogage a rédigé des lignes directrices pour l'élaboration d'un manuel interne de catalogage. Ce projet a été coordonné par le chef intérimaire de la sous- section, M. William Oppen. En 1973-1974, on a rédigé pour le catalogue principal 3 520 notices de cartes, plans et autres documents cartographiques, ce qui représente une hausse de plus de 100% sur 1972-1973. Pour la première fois, on a compilé des données statistiques sur la date des documents. Des 3 520 cartes décrites, 680 sont antérieures à 1850, 836 datent de 1851 à 1950 et 2 004 sont postérieures à 1951. En 1973-1974, nous avons conservé, dans le cadre d'une étude sur la mesure des performances, des données sur le nombre de fiches catalographiques traitées par le commis au catalogage ; ce nombre a atteint le total étonnant de 98 224. La Section des cartes canadiennes a préparé, pour les éditions de 1972 et 1973, les notices qu'elle envoie annuellement à la Bibliographie cartographique internationale. En ce qui a trait à l'édition de 1972, elle a expédié 570 notices décrivant 2 029 pièces cartographiques, soit 94 pages en tout. Sa contribution pour 1973 s'élève à 204 notices décrivant 1 437 pièces cartographiques, soit 57 pages. En 1973, on a distribué le premier d'une série de catalogues provisoires décrivant les atlas rares, par pays d'origine. Ce catalogue qui s'intitule Atlas publiés aux Pays-Bas se trouvant dans la collection d'atlas rares a été rédigé par Lou Seboek qui a également publié un article sur les atlas hollandais dans l'édition de décembre 1973 du Canadian Cartographer. Enfin, on a terminé le premier volume des Atlas français de la collection d'atlas rares. Acquisitions et contrôle — Les 27 440 pièces acquises par la Section des cartes canadiennes ont été portées au registre des acquisitions et elles ont reçu un indice classificateur approprié. L'inventaire fait état de ces opérations. L'achat de nouveaux classeurs horizontaux a permis d'alléger les tiroirs des anciens classeurs. La section a non seulement classé et traité les nouvelles acquisitions, mais elle a aussi classé et ajouté 37 996 cartes au répertoire. RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 *a34S mÊÊmWmP0m li wÊ&g&M DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 83 TABLEAU XIII Travaux effectués par la Section de la restauration des documents, 1973-1974 Cartes laminées (mylar) 1 081 Application sur verso de coton (procédé humide) 335 Application sur verso de coton — Lamatec 265 Application sur verso de Permalife 17 Application sur verso de Permalife-Lamatec 29 Cartes restaurées avec du nylon 13 Livres et dictionnaires géographiques reliés 27 Atlas reliés 7 Atlas étiquetés 32 Ajouts 31 Bordures enlevées 1 Relieurs et cartons 6 Réparations 4 Total 1 848 Le nombre minime des pièces traitées est la raison pour laquelle la division demande constamment que la restauration des cartes occupe une plus grande place dans le programme global des Archives. SECTION DES CARTES ÉTRANQÈRES — Le nombre des acquisitions a légèrement augmenté ; de 17 108 qu'il était en 1972-1973, il est passé à 17 777 en 1973-1974. La majorité des pièces viennent encore des dépôts officiels ou des surplus de cartes des collections universitaires et gouvernementales. Le nombre total des demandes de renseignements reçues par la division est passé de 515 à 475 ; 219 de ces demandes ont été faites par téléphone, 176 ont été formulées en personne par les chercheurs et 80 ont été faites par écrit. La Section des cartes étrangères a également prêté 424 cartes. Le programme de redistribution de la section s'est poursuivi et un grand nombre de collections universitaires se sont enrichies de certaines cartes excédentaires de la Collection nationale de cartes et plans, ce qui leur a permis de couvrir de façon plus complète certaines régions géographiques. Comme il a déjà été mentionné, Vivien Cartmell, catalographe nouvellement arrivée à la section, a compilé deux listes des collections de cartes de la Section des cartes étrangères : la première concernant l'Europe (y compris l'U.R.S.S.) et la seconde, l'Afrique. La réorganisation et l'augmentation des rayonnages à la section ont permis d'emmagasiner plus de cartes étrangères de façon compacte. La Section des cartes canadiennes a également bénéficié de ces changements, car 300 pieds carrés de rayonnages ont été libérés pour son usage. Division des gravures et photos Les tableaux et pages qui suivent permettront de mieux apprécier le travail accompli dans les deux sections qui constituent présentement la Division des gravures et photos. L'année qui vient de s'écouler fut marquée par une plus 84 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 grande participation au programme de la diffusion de la culture. De plus, grâce au travail de notre artiste en héraldique, des contacts enrichissants furent établis avec les divers groupes ethniques qui forment notre mosaïque nationale. Leur contribution à l'armoriai ethnique des Archives publiques du Canada dénote un riche patrimoine historique que l'on se doit de conserver. Inventaire 1971-1972 1972-1973 1973-1974 Tableaux Dessins Estampes et gravures Négatifs et épreuves 1 938 9 031 73 685 2 545 800 2 205 12 736 78 173 2 742 052 2 505 12 841 81 812 3 313 435 Services rendus au public Nombre de chercheurs Demandes de renseignements ... Reproductions fournies 628 2 234 16 350 1 038 2 652 25 217 1 254 6 700 31 477 SECTION DES TABLEAUX, DESSINS ET ESTAMPES — Comme elle disposait de ressources additionnelles pour son programme de diffusion de 1973-1974, la section a cherché à mieux faire connaître ses documents. De nouveaux projets se sont ajoutés aux programmes d'expositions et de publications déjà en place et un chargé de recherches a été affecté à plein temps à la collection du manoir Richelieu. Deux de ces projets, relatifs aux microfiches et aux diapositives grand format (35 millimètres), mettront à la disposition des étudiants et du grand public de tout le pays la plupart des documents auxquels ne pouvaient accéder jusqu'ici que le personnel et les chercheurs autorisés à Ottawa. Projet de microfiches — La demande croissante, depuis nombre d'années, de reproductions des documents de recherche de la Section des tableaux, dessins et estampes a incité les Archives à étendre leurs services de reproduction. Les chercheurs pouvaient obtenir des reproductions par la poste, mais ils devaient consulter sur place la collection permanente de la section. On chercha donc une façon économique de produire des fac-similés d'oeuvres d'art ; de concert avec la Section d'experts-conseils en microphotographie, on opta pour les microfiches. L'oeuvre d'art est photographiée à l'aide d'un appareil à enregistrement fixe (de 35 mm), puis une copie positive sur pellicule d'argent est insérée dans une pochette de microfiches 35 mm à deux couloirs. Ces pochettes sont groupées et étiquetées par artiste, la collection complète d'un artiste formant un « jeu ». Le dernier cadre de chaque pochette est réservé à l'insertion d'une copie microfilmée de la liste des documents contenus dans chacune d'entre elles. Des copies diazoïques des pochettes de microfiches pourront ensuite être réalisées et distribuées. Le projet en était encore au state de la planification l'an dernier et le premier jeu de microfiches produit devait être distribué en avril 1974. En 1974-1975, les oeuvres des artistes suivants seront ainsi reproduites : H.F. Ainslie, A.E. Boultbee, F. Holloway, J. Hunter, A.J. Miller, J. Peachey, W.G.B. Willis et J. Mères. Le tout comprend 243 oeuvres d'art. On projette de reproduire éventuellement 21 000 pièces sur microfiches. DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 85 Pareil projet mettant en cause une grande partie des tableaux, dessins et estampes des Archives publiques du Canada, à notre connaissance, est sans précédent. Son succès devrait encourager l'utilisation des microfiches pour la reproduction d'oeuvres d'art et contribuer à mettre plus de documents à la disposition des chercheurs. En plus d'être économique, le système peut être mis à jour sans modifications importantes, ce qui permet de toujours donner une idée exacte de la collection. Projet d'histoire nationale — Le chef de la division a engagé d'importantes discussions en vue de la diffusion des expositions et collections documentaires des Archives publiques par des méthodes audio-visuelles ; il pressentit à cet effet l'Office national du film et le secteur privé. À la fin de 1973, la Direction des archives historiques et l'Office national du film ont conclu un accord par lequel l'on distribuera aux archives provinciales, aux centres de recherche et aux écoles, un plus grand nombre de reproductions de qualité et des documents, parmi les plus intéressants des Archives publiques du Canada, sous forme de diapositives ou de films. Toutes les diapositives sont réalisées en collaboration avec la Direction des archives historiques dans le cadre du projet intitulé National History Project / Le projet d'histoire nationale, portera en outre le titre de « Série Archives du Canada ». De temps à autre, pour cette série, on accordera la priorité aux expositions et aux thèmes retenus à cette fin. Pour les jeux de diapositives destinés aux écoles, l'Office national du film produira un manuel du professeur. Le produit définitif sera constitué, en plus du manuel, d'une enveloppe de plastique transparent pouvant contenir jusqu'à 40 diapositives. Services de référence — Les demandes de renseignements ont été non seulement plus nombreuses cette année, mais aussi plus complexes ; ceci est dû, en partie, à l'importance croissante de l'histoire sociale. La demande de photographies illustrant la vie quotidienne est très forte. Par conséquent, le personnel scrute soigneusement les documents illustrés pour y trouver des détails sur les costumes, les moyens de transport, les métiers, les divertissement, les groupes ethniques, etc. Les étudiants en histoire de l'art consultent de plus en plus les collections de la section. De ce fait, le nombre des demandes de renseignements spécialisés sur le support, les dimensions et la provenance des pièces et des collections s'est accru. Conformément à la politique qu'elle a adoptée l'an dernier, la section s'est efforcée de renseigner le public sur les droits d'auteur. En maintes occasions, elle a dirigé les chercheurs vers d'autres institutions lorsque ses fonds d'archives ne couvraient pas adéquatement leur sujet de recherche. En réponse à la demande croissante de reproductions en couleurs, la Section des tableaux, dessins et estampes a mis en oeuvre des programmes de diffusion des meilleures photographies en couleurs sous forme de diapositives 35 mm et de grand format (4 pouces sur 5 pouces). Ces programmes en sont encore à l'étape de l'élaboration, le travail ayant progressé très lentement au cours de l'année, faute de personnel. Le nombre croissant de demandes de renseignements indique que le public s'intéresse de plus en plus aux ressources de la section. De l'avis unanime du personnel de référence, les demandes de renseignements deviennent de plus en 86 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 plus représentatives du pays dans son ensemble. De nombreuses demandes de renseignements viennent d'autres pays, particulièrement des États-Unis. Pour évaluer l'incidence du programme de diffusion des Archives, il serait sans aucun doute utile de tenir des statistiques sur la provenance des demandes, par région et par pays. Le personnel de la section a participé activement à la série de cours offerts par les Archives. Le Service de l'éducation permanente du CEGEP Notre- Dame-de-Foy, à Cap-Rouge (Québec), a organisé des cours spécialisés dans le cadre d'une série de conférences et de séminaires sur les principes de l'archivistique. Programme d'expositions — Conformément à la politique de démocratisation et de décentralisation adoptée par le Secrétariat d'État, le personnel a consacré beaucoup de temps à organiser des expositions itinérantes. Les quatre expositions suivantes, L'Actualité en images : Exposition de caricatures politiques, La Ruée vers l'or de '98, La Collection Coverdale et Odyssée à travers le Nord- Ouest canadien, en 1881, prouvent amplement que nous .avons relevé le défi avec succès. L'Actualité en images: Exposition de caricatures politiques, passées et présentes, a été montée par M. A. Vachon à l'occasion de l'assemblée annuelle de l'Association of American Editorial Cartoonists (AAEC), à Ottawa, en mai 1973. On espère que cette exposition, oeuvre commune des Archives publiques et de l'AAEC, sera suivie de plusieurs autres expositions du genre. Organisée par J. Bunting, La Ruée vers l'or de '98 relate de façon imagée et originale l'épopée de deux hommes hardis, Frederick Gardiner (actif: 1898- vers 1925) et Alfred E. Boultbee, fils (actif : 1875-1929), partis à la recherche de l'or du Klondike. Les dessins à l'encre et au crayon de Gardiner, sur la piste Chilkoot, naïfs mais assurés, contrastent vivement avec les aquarelles, plus raffinées, de Boultbee sur la piste Stikine. Ayant emprunté des routes différentes, les deux hommes devaient néanmoins atteindre leur destination : Dawson et les gisements aurifères. Les résultats furent apparemment maigres et tous deux repartirent pour Toronto en 1899, enrichis par l'expérience, mais non par l'or. Présentée d'abord à Edmonton, l'exposition s'est ensuite rendue dans le Nord, jusqu'à Whitehorse. La Collection Coverdale, exposition tant attendue de 100 aquarelles, dessins et gravures a été inaugurée officiellement en juin 1973 par le secrétaire d'État, l'honorable Hugh Faulkner. Le gouvernement canadien a acquis, en 1970, cette collection qui ornait auparavant les murs du manoir Richelieu — hôtel de la Canada Steamship Lines à La Malbaie (Québec). « La collection comprend plus de 2 000 peintures à l'huile, aquarelles, gravures, lithographies et cartes qui illustrent la topographie, les événements sociaux et militaires, les personnages et la faune du Canada, de Saint-Jean (Terre-Neuve) à Victoria (Colombie- Britannique). Une bonne partie des oeuvres illustre naturellement le Canada d'avant la Confédération, à l'est, des Grands lacs. Certains des artistes représentés sont bien connus des collectionneurs : James Peachey (actif : 1774-1797), James Pattison Cockburn (1778-1847), W.H. Bartlett (1809-1854), William Armstrong (1822-1914) et C.W. Jefferys (1869-1951), pour ne nommer que ceux-là. » DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES Inauguration du Congrès de l'Association of American Editorial Cartoonists, au Château Laurier à Ottawa. Le premier ministre Trudeau s'entretient avec M. Ben Wicks, caricaturiste politique. Michael Bell, ancien chef de la Section des tableaux, gravures et estampes, a fait le choix définitif des oeuvres de l'exposition qui, selon lui, « tente de présenter divers thèmes de l'histoire et de la topographie du Canada telles qu'on les observait aux xvm* et xix* siècles. » L'exposition a été si bien accueillie en Ontario qu'un deuxième projet d'exposition Coverdale sera présenté en 1976. L'année s'est terminée en beauté avec l'Odyssée à travers le Nord-Ouest canadien en 1881, exposition de dessins de Sydney Prior Hall (1842-1922). On avait demandé à Hall, « artiste spécial » au service du journal londonien The Graphie, de se joindre à la suite du gouverneur général du Canada, le Marquis de Lorne. Le but du voyage était d'encourager l'immigration britannique dans le Nord-Ouest canadien, encore faiblement colonisé, pour faire contrepoids aux visées expansionnistes de l'Allemagne, de la Russie et surtout des États-Unis. Les dessins de Hall, très spontanés, furent gravés sur bois pour le Graphie, a Londres, et contribuèrent énormément à répandre une image moins rébarbative du Canada et à attirer des colons dans l'Ouest. Après sa tournée dans l'Ouest, y compris 88 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Banff (Alberta), Saskatoon (Saskatchewan) et Winnipeg (Manitoba), l'exposition s'arrêtera à Kingston (Ontario) puis se rendra à Halifax (Nouvelle-Ecosse) et à Saint-Jean (Nouveau-Brunswick). La section a en outre accepté avec empressement de pouvoir collaborer à la célébration du tricentenaire de Kingston en prêtant 23 peintures et aquarelles à l'exposition Heritage Kingston qui s'est tenue à l'été de 1973 au Agnes Etherington Art Centre. Elle a prêté, par la suite, les aquarelles bien connues d'Alfred Jacob Miller (1810-1874), qui ont également reçu un très bon accueil et qui furent récemment publiées dans Des Indiens et des bisons, série « Archives du Canada ». En collaboration avec la Galerie nationale du Canada, la Section des tableaux, gravures et estampes a fourni le pastel intitulé Silver Islet seen from the Mainland, de William Armstrong, à l'exposition Canadian Landscape Painting, 1670-1930: The Artist and the Land, inaugurée au Elvehjem Art Centre de l'université du Wisconsin. La section a également-accepté de prêter à L'art populaire l'amusante lithographie en couleurs de A. Cameron, A Canadian Gentleman Going to a Frolic. Les aquarelles et dessins de James Pattison Cockburn sur Québec et les oeuvres de Henry James Warre dépeignant son voyage dans l'Oregon, en 1845-1846, seront exposés l'an prochain et devraient susciter un tout aussi grand intérêt. Acquisitions TABLEAUX La Verendrye, Canada's Farthest West, 1732. Peinture à l'huile de John Innés (1863-1941). Don de W.E. Gale. Colonel La Corne St. Luc. Peinture à l'huile de Sir Joshua Reynolds (1723-1792). Don de A.M.S. Lighthall. Canada's Tribute : The Great War 1914-1919. Étude préliminaire à l'huile de E.M.B. Warren dépeignant la mise des couleurs du 38* bataillon, F.E.C., sur le monument Wolfe, à l'abbaye de Westminster. Don de Mme D.M. McRae. Professeur James T. Shotwell. Peinture à l'huile par sa fille, Helen Shotwell. Don de la Famille Shotwell. L'honorable John Simpson et Andrew Russel. Deux portraits au fusain par Jenny Russell Simpson (1847-1936), fille d'Andrew Russell. Don de D.E. Simpson. Le juge en chef Peter Livius et sa femme. Deux portraits à l'huile, anonymes. Achat. La coUection Doucet. Cinq portraits à l'huile du xix- siècle, de M. et M™ René Kimber, de Madame Toussaint Pothier, de Nicholas Benjamin Doucet et de sa femme Euphrosine, et une aquarelle de Théodore Doucet par Henry Sandham (1842-1910). Achetés de H.ET. Doucet. DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 89 AQUARELLES, DESSINS ET ESTAMPES A Halfcast and his two Wives. Aquarelle de Peter Rindisbacher (1806-1834). Cette acquisition importante réalisée vers 1825-1826 illustre bien le style de l'artiste ; elle démontre son souci du détail ainsi que sa façon fidèle et pittoresque de rendre les personnes qu'il a rencontrées lorsqu'il vivait à la Rivière-Rouge. Ce n'est que récemment, grâce à des expositions de ses oeuvres, que Rindisbacher a commencé à être reconnu — à l'instar d'Alfred Miller, George Catlin et Paul Kane — comme important peintre de la vie des Indiens et des pionniers. Achat. Effect of a Snow Storm at Quebec. Aquarelle de A.C. Mercer (1783-1868). Achat. Snow Shed in the Canadian Pacific Railway. Aquarelle de W.F. Friend (vers 1820- après 1886). Achat. William Aikens, carriage maker. Portrait à la plume et à l'encre de David Milne (1882-1953), transféré des Papiers Milne (MG 30, D 38), Division des manuscrits. E.B. Eddy's Manufacturing and Lumbering Establishments. Lithographie datant de la fin du xix-siècle. Don de la compagnie E.B. Eddy. Sketchbook of J.E.H. MacDonald. (1873-1932). Cet album de croquis, terminé en 1923, contient 42 pages d'aquarelles et de dessins au crayon, et plusieurs pages de notes de l'auteur sur la décoration intérieure de l'église anglicane St. Anne's de Toronto. L'artiste s'en servait comme ouvrage de référence et on y retrouve des copies de peintures et de motifs byzantins tirées de diverses sources. Don de T. MacDonald. Onze aquarelles et dessins au sépia, à la plume et à l'encre du XIXe siècle. Exécutés par J.H. Caddy, Sir J. Ross, E.T. Adney, A.D. Patterson, A.M. Skene, W. Bengough et F.A. Grant. Achetés de T. Lande. Collection Canadiana Robert W. Reford. Quatre cent trente-trois articles, dont des aquarelles, des dessins, des croquis au sépia et de nombreuses gravures. Ces dernières forment le gros de la collection et illustrent des personnalités et événements importants de l'histoire du Canada ainsi que des villes et cités canadiennes du xix«siècle. Achetés de la succession Reford. DOCUMENTATION HISTORIQUE SUR L'ART Hayward Inventory of Canadian Sculptors. Vaste collection de photographies, de diapositives et de notes biographiques portant sur plus de 20 sculpteurs canadiens dont F.N. Loring, P. Hébert, L. Vallière, F. Wyle, G. Laliberté et R. Tait McKenzie. Réservée. Achetée de L. Hayward. AFFICHES Notre collection d'affiches s'est enrichie d'environ 150 pièces cette année, notamment d'un grand nombre d'affiches des grands et petits théâtres et compagnies théâtrales du Canada. Ces dernières proviennent en grande partie des archives de l'art de la Division des manuscrits. Nous avons également acquis des affiches du gouvernement et des institutions privées. Outre les renseignements précieux qu'elles fournissent, ces affiches sont souvent de qualité artistique exceptionnelle. RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 93 SECTION DES ARCHIVES PHOTOGRAPHIQUES — La section a connu une année de consolidation et d'expansion modérée. Conformément à la politique du gouvernement et des Archives, la section s'est fixé comme objectif de promouvoir et d'entretenir la Collection nationale de photographies, et d'assurer des services de conservation et de diffusion pour le patrimoine photographique du Canada. Au cours de l'année, la section s'est restructurée et réorganisée selon ses fonctions et elle comprend maintenant cinq sous-sections : le Bureau du chef de section, les services des acquisitions et de la recherche, de la conservation, du catalogage et de la référence. Cette répartition fonctionnelle de ses opérations permet à la section d'offrir des services plus spécialisés dans le domaine de la conservation et de la diffusion des archives photographiques. Elle permet aussi, sous la direction de surveillants supérieurs, de former et d'orienter plus efficacement le personnel qui acquerra ainsi la compétence et les connaissances spécialisées tant nécessaires dans les méthodes modernes de conservation des documents visuels. Enquêtes et négociations — L'une des principales responsabilités de la section consiste à pouvoir déterminer l'état du patrimoine photographique canadien, tâche dont elle s'acquitte de plus d'une façon. La pression exercée par les nombreux projets de recherche historique au Canada amène les agents des Archives à fouiller le passé pour retracer les créateurs, collectionneurs et \ utilisateurs de documents photographiques. Le personnel mène des enquêtes par tout le Canada afin de découvrir quelle portion de notre héritage photographique a survécu, de la localiser et de se renseigner sur la façon dont elle est protégée et utilisée. En se tenant au courant et en entretenant des contacts suivis dans le domaine de la photographie contemporaine au Canada, la section vise à protéger les archives photographiques actuelles. Elle communique continuellement par le biais de contacts personnels et de visites, d'appels téléphoniques et de lettres, avec les photographes, collectionneurs, ministères et organismes du gouvernement, entreprises privées et une multitude d'archives, de musées, de galeries, de sociétés et de particuliers. Lorsque ces enquêtes ou contacts lui font découvrir des archives photographiques qui devraient faire partie de la Collection nationale de photographies, ou dont elle pourrait assurer le traitement approprié, la section entame des négociations en vue de leur acquisition, leur emprunt ou leur protection. Tout comme l'an dernier, la section s'est efforcée d'entrer en contact avec des photographes afin de leur expliquer le travail qu'elle effectue et afin de les inciter à déposer leurs négatifs et épreuves aux Archives. À cet effet, elle leur a I rendu visite, a assisté à leurs congrès et a pris la parole à diverses conférences et réunions. L'entente conclue par la section avec la Professional Photographers of Canada a continué de porter fruit. Plusieurs boîtes de documents ainsi que de nombreuses épreuves ayant fait partie d'expositions annuelles antérieures, ont été transférées à la Collection nationale de photographies. Après le congrès annuel de cette association à Halifax, où un kiosque avait été aménagé dans le salon des fournisseurs, A. Birrell fut prié d'exposer au conseil fédéral, les plans mis de l'avant pour la protection des épreuves de l'Exposition annuelle de photographies. M. Birrell a également soumis, en février, un rapport sur les plans concernant la présentation et la protection de l'exposition en déplacement. Le 94 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 conseil a fortement appuyé toutes les propositions de la section, lesquelles devaient être mises en pratique au congrès et à l'exposition annuelle de 1974. Outre ces communications officielles faites à la Professional Photographers of Canada (PPOC), de nombreux contacts ont été établis avec les photographes qui se sont arrêtés au kiosque. Claude Minotto s'est acquitté de fonctions semblables au congrès annuel de l'Association des photographes professionnels de la province de Québec, à Montréal, au mois d'octobre. À la suite du Congrès de la PPOC à Halifax, MM. A. Birrell et C. Minotto ont rendu visite à des photographes d'Halifax, de Saint-Jean (Nouveau-Brunswick), de Charlottetown et de Saint-Jean (Terre-Neuve). Ils ont communiqué avec le Studio Wilson qui possède la collection Isaac Erb et avec Maurice Crosby, propriétaire de la célèbre collection McAskill. Claude Minotto a examiné les collections du Studio Impact et du Studio Marcil en vue d'achats possibles au cours de la prochaine année financière. Il s'est également entendu avec M. P.L. Bank, de la Dominion Bridge Company de Lachine (Québec), pour le transfert d'environ 5 000 négatifs sur verre illustrant les activités de cette compagnie, lesquelles remontent jusqu'au siècle dernier. Il a entamé des discussions avec le ministère des Affaires indiennes en vue du transfert de ses dossiers de photographies, soit environ 60 000 pièces. Claude Minotto a également organisé le transfert d'une autre collection de plaques de verre appartenant à M. Gérald Michaud du ministère des Transports. Cette collection illustre la construction de plusieurs canaux du Québec. L'un des principaux projets de l'année a été la mise en oeuvre d'un programme concernant l'héritage multiculturel du Canada. Étant donné le grand nombre de photographes contemporains célèbres et estimés au Canada, dont le passé témoigne de la diversité de nos racines culturelles, il a été jugé opportun de faire l'acquisition non seulement de photographies illustrant l'histoire des groupes ethniques du Canada, mais aussi d'oeuvres choisies de quelques-uns d'entre eux. À cet effet, A. Birrell et C. Minotto ont pressenti certains de ces photographes et leur ont demandé de réunir, pour la Collection nationale de photographies, une série de 25 à 30 épreuves de qualité qui, de leur avis, représentent bien leur travail et dont la sauvegarde ne sera pas ainsi laissée au hasard. Nous avons, dans certains cas, également reçu des négatifs. Nakash, de Montréal, a fait don aux Archives de toute sa collection. Au cours de ses pérégrinations, le personnel de la section s'est rendu compte que nombre d'institutions du pays possédaient d'importantes collections de photographies, mais qu'elles n'avaient pas les ressources voulues pour les conserver de façon appropriée. Les Archives publiques ont décidé, cette année, de contribuer dans une certaine mesure à la sauvegarde de ces documents et ont offert aux organismes qui le veulent, un service de reproductions sur négatifs, mesure importante pour la préservation de toute collection. Dans tous les cas, les originaux sont retournés avec un jeu de copies négatives. Lynn Ogden des Archives de Vancouver, Catherine Hennessy de la Heritage Foundation de l'île-du* Prince-Edouard, Burnham Gill, archiviste de la province de Terre-Neuve et John Sursa de la Toronto Harbours Commission sont parmi ceux avec qui l'on a discuté du projet. Cette coopération a le double avantage de préserver d'importantes collections et de mettre celles-ci à la disposition du public, sans que les originaux risquent d'être endommagés. DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 95 La section a aussi rejoint les photographes amateurs et professionnels en expliquant, lors de conférences et dans les universités et écoles, le rôle qu'elle joue dans la préservation de notre héritage photographique. M. Richard Huyda a pris la parole devant des groupes d'étudiants de la Nova Scotia School of Design et du Collège Algonquin d'Ottawa. Andrew Birrell s'est pour sa part adressé à un groupe d'étudiants en photographie de l'université York et à une importante réunion d'amateurs et de professionnels dans le cadre de « Semina '74 », conférence tenue à Toronto au cours d'une fin de semaine. On lui a également demandé de présenter une courte communication aux membres de l'Ordre d'Icare, organisation regroupant les aviateurs vivants les plus importants du Canada. Cette démarche se greffe à l'entente conclue entre les Archives et le Temple de la renommée de l'aviation canadienne, ce qui a permis d'acquérir un nombre considérable de photographies et de manuscrits relatifs à l'histoire de l'aviation canadienne. Acquisitions — Au cours de l'exercice financier 1973-1974, les acquisitions se sont chiffrées à 471 collections totalisant 357 802 photographies. Ces collections nous sont venues des secteurs gouvernemental et privé à titre de dons, de prêts ou d'achats. En ce qui concerne le secteur gouvernemental, 135 collections ont été transférées de divers ministères et organismes, dont l'ancien ministère de l'Immigration et de la Colonisation, les ministères des Affaires des anciens combattants, des Affaires extérieures, des Transports, des Affaires indiennes et du Nord canadien et l'ancien ministère des Mines et des Ressources. Les autres '., acquisitions de sources non gouvernementales sont le fruit des recherches actives des employés et de notre participation à divers programmes, autant internes qu'externes, ou constituent des dons non sollicités de particuliers, de sociétés et d'organisations. ACQUISITIONS GOUVERNEMENTALES — La diversité des genres et des sources des photographies acquises du gouvernement reflète l'éventail des responsabilités de celui-ci au Canada. L'acquisition la plus intéressante est sans doute le versement, par la Gendarmerie royale du Canada, des photographies de la Commission frontalière nord-américaine (1872-1875). Le ministère de l'Immigration a pour sa part transféré une collection de photographies des édifices gouvernementaux de l'immigration à Québec (vers 1910), ce qui devrait constituer une source valable de renseignements d'ordre architectural. Les suites de l'explosion qui ébranla Halifax en 1917 sont très bien illustrées par une collection rare d'épreuves du ministère de l'Environnement, et, une série de photographies diverses de l'Organisation des mesures d'urgence du ministère de la Défense nationale illustrent, par simulation, les conséquences d'une explosion atomique à Ottawa. Du point de vue géographique, les collections gouvernementales dépeignent le Canada, de Terre-Neuve à la Colombie-Britannique, cette dernière étant illustrée par des photographies de la collection du ministère des Transports, prises entre 1898 et 1900. L'une des collections du ministère de l'Immigration et de la Colonisation traite de l'agriculture dans l'Ouest canadien. Le Nord canadien est représenté par la collection du ministère des Mines et des Ressources qui compte 422 photographies des îles de Baffin et d'Ellesmere, prises pendant les années 20, et par les photographies plus récentes de l'Arctique et du Nord-Ouest, 96 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 que nous a remises le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien. Du Musée de la guerre du Canada nous est parvenue la collection Wilson-Croft sur le canton de Lanark. À l'intérieur même des Archives publiques, la Division des manuscrits nous a cédé un certain nombre de collections historiques et culturelles très intéressantes, dont la collection Willis-O'Connor. Aide-de-camp de cinq gouverneurs généraux, Willis-O'Connor a réuni les portraits autographies de ses employeurs et a remis aux Archives une précieuse documentation sur les représentants de la reine. Les photographies incluses dans les Papiers John F. Caldwell, de 1890 à 1914, illustrent la vie dans les régions de l'Ungava au Québec et constituent une bonne source de renseignements sur les divers postes de traite de la Compagnie de la baie d'Hudson. Les photographies du Frontier College sont indubitablement les plus intéressantes ; elles nous donnent une idée de la vie des immigrants dans les chantiers canadiens des premières décennies du siècle, et dans les mines, camps de bûcherons et chantiers de construction de chemins de fer à des époques plus récentes. La collection David Gustafson (directeur et auteur canadien) a été transférée ; elle comprend une série de photographies sur le théâtre canadien. Parmi les pièces de la collection de la famille Traill (de Catherine Parr Traill) se trouvent les portraits de quelques grands noms de la littérature canadienne : Susanna Moodie, Robertson Davies et les soeurs Strickland. ACQUISITIONS DE SOURCES NON GOUVERNEMENTALES — Deux types d'acquisitions nous sont venues de sources privées : les collections reçues de particuliers et d'organisations s'intéressant à la société, et les photographies recueillies dans le cadre du programme systématique d'acquisitions des Archives ethniques nationales. La section a reçu des fonds dans un but précis : dans le cadre du Programme d'acquisitions multiculturelles mené par la Direction des archives historiques, elle doit réunir des photographies représentant l'élément multiculturel de la société canadienne. Le programme a un double objectif. Tout d'abord, avec les Archives ethniques nationales, la section sert de dépôt national pour les photographies illustrant l'histoire, les moeurs et la contribution des divers groupes ethniques du Canada. Parmi les récentes acquisitions, on compte la collection de l'historien canadien bien connu, d'origine ukrainienne, M. V.J. Kaye, celle de M. Roco d'Angelo, sur la vie des Italiens à Toronto, et celle de la Jewish Historical Society d'Ottawa. Deuxièmement, dans le cadre du projet de la Collection nationale de photographies, quelques photographes, pour la plupart d'origine européenne, ont été invités à réunir une série d'épreuves de leur création dont la qualité en fait des pièces d'exposition ou d'archives. Les photographes choisis sont reconnus dans le domaine de la photographie et représentent différentes conceptions de travail, dans diverses disciplines photographiques : le portrait, le paysage, la photographie commerciale et la photographie de presse. On y retrouve des photographes professionnels aussi célèbres que Cavouk, Nakash, Laslow Varkony, Johann Krieber, Karl Sommerer, Al Gilbert, Boris Spremo, Bert Hoferichter, Malak, Karsh et Michael Semak. Les* DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 97 collections ainsi acquises comprennent entre autres d'émouvantes photographies sur l'intégration des immigrants dans l'économie de Montréal, des illustrations très pénétrantes de la pollution de l'environnement, de Hoferichter, et des images très humaines de Michael Semak. Les autres acquisitions provenant du secteur privé couvrent une grande diversité de sujets, autant historiques que contemporains. Le plus fréquemment traité est celui de l'aviation. Grâce à la collaboration du Temple de la renommée de l'aviation canadienne, la Section des photographies historiques a reçu des photographies de nombreux aviateurs canadiens bien connus dont Matt Berry, H.A. Oaks, A.G. Sims, W.R. May, E.G. Fullerton, T.M. Reid, Don Watson et Max Ward. Max Ward, président de Wardair Canada Ltd, nous a fait don de photographies d'avions qu'il a pilotés ou possédés. Roméo Vachon, l'un des pionniers de l'aviation canadienne et le premier à avoir assuré le service postal aérien (sans aide) au-dessus du fleuve Saint-Laurent, est un autre des grands noms du Temple de la renommée. En ce qui concerne l'aviation moderne, la compagnie C.P. Air nous a prêté une série d'albums de photographies portant sur les avions, le personnel et les administrateurs du Canadien Pacifique. Maison du surintendant, canal Saint-Ours (province de Québec), 1 Canaux du Québec. juillet 1903. Collection Toujours dans le domaine du transport, les canaux du Québec — notamment ceux de Soulanges, Beauharnois, Lachine, Sainte-Anne et Saint-Ours — sont représentés dans la collection du ministère des Transports. M. A. Pollard, de Victoria (Colombie-Britannique), a ajouté une série de photographies de bateaux à vapeur ayant navigué sur la côte Ouest entre 1880 et 1949. Les sports amateurs et professionnels occupent une place importante dans nos récentes acquisitions. M. H. Reid, conservateur du Temple de la renommée 98 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 du hockey, à Toronto, nous a prêté 152 photographies. M. Ernie Fitzsimmons, du Nouveau-Brunswick, a de nouveau fourni la plus grande parti de notre collection sur le hockey. La collection Charles Mayer illustre le sport au Canada entre 1925 et 1962 et, entre autres, la première réunion du Conseil consultatif national de la santé et du sport amateur. La collection du Congrès du travail du Canada (1951-1965), la collection Percy Bengough et celle du Ontario Labour Committee for Human Rights sont venues enrichir nos sources sur l'histoire du travail au Canada. Percy Bengough était président du Congrès des métiers et du travail ; ses papiers, reçus dans le cadre du programme d'acquisition de la Division des manuscrits, relatent la croissance du mouvement syndicaliste à l'échelle nationale et internationale entre 1935 et 1954. La collection du Ontario Labour Committee couvre les grèves des employés de l'alimentation, la CCF Summer School et le Jewish Labour Committee. Les collections Lapointe de l'Union catholique des cultivateurs (1929-1956), évoquant la colonisation du Nord du Québec, méritent également d'être signalées. Les industries canadiennes sont représentées par les photographies de la Robson Lang Leathers Ltd, qui ont trait à la tannerie d'Oshawa, de 1870 à 1900. M. A.G. Muirhead nous a communiqué des photographies de la Heron-Gillies Mill à Lanark et la collection E. Curran illustre la vague de prospérité qu'a connue la ville minière de Cobalt (Ontario), en 1905. Importantes sont les collections concernant les personnalités politiques. La collection J.S. Woodsworth, reçue par l'intermédiaire de Grace Mclnnis (fille de Woodsworth), contient une série de photographies familiales et de documents sur la All People's Mission. Les photographies prises par Duncan Cameron pour Capital Press représentent les nouveaux députés et Son Excellence le gouverneur générai Roland Michener. Les papiers de famille de deux personnalités d'Ottawa, Sir George Burn, président de la Banque d'Ottawa, et de Arthur Ames, administrateur de Instruments Ltd, ont été gracieusement offerts aux Archives. Nous avons continué à recevoir régulièrement des épreuves et des négatifs de journaux canadiens, notamment de Capital Press, du Toronto Star, du Montreal Gazette, du Globe and Mail et du Windsor Star. Enfin, nous avons satisfait à l'une des priorités de notre programme d'acquisition, l'histoire de la photographie au Canada. Pour illustrer la photographie au xix° siècle, nous avons acquis une série de daguerréotypes, notamment ceux de Seth Park, qui nous ont été donnés à des fins de restauration. M. S.B. Nicolson nous a offert un daguerréotype de George Keefer et nous avons acheté d'un marchand américain deux photographies au collodion réalisées par C.W. Hamilton à la fin de la décennie 1850. La plus importante acquisition de l'année est un superbe daguerréotype de Louis-Joseph Papineau, oeuvre d'un photographe anonyme. Récemment achetée par les Archives publiques, cette pièce est une acquisition inestimable pour la Collection nationale de photographies. Services de conservation — Les services de conservation de la section ont réussi à faire face au flot des nouvelles acquisitions et à se tenir au courant des nouvelles techniques en matière d'archives photographiques. L'augmentation rapide du DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 99 nombre des acquisitions et l'insuffisance des installations, de la main-d'oeuvre et des ressources financières nous ont amenés à repenser la plupart de nos méthodes. Un inventaire systématique des collections emmagasinées nous fournit une idée exacte de la nature des collections et de leurs besoins en fait de conservation. Bien que toutes requièrent un traitement approprié, le caractère unique et l'importance de certaines justifient un traitement plus spécialisé. Nous sommes à mettre au point des critères qui permettront d'établir ce genre de distinctions entre les collections et de déterminer les priorités. Des contenants spéciaux assurant une meilleure protection ont été étudiés, conçus et achetés. Les procédures de manipulation et de circulation ont été modifiées, tant pour la protection que pour l'accessibilité dés collections. Huit collections importantes ont été organisées, identifiées et indexées. Comme par le passé, certaines ont été sélectionnées, évaluées et rephotographiées à des fins de préservation et de référence. Les services de restauration à la disposition de la section ont encore été minimes et inadéquats. Services de catalogage — Les services de catalogage ont accueilli deux nouveaux employés. Plus de 20 collections renfermant au-delà de 13 000 photographies ont été cataloguées. En prévision d'une hausse éventuelle de la demande, nous avons étudié la valeur possible de divers systèmes de traitement des données pour la recherche documentaire. Services de référence — Les services de référence de la section ont de nouveau été très occupés l'an dernier et ils ont reçu encore plus de demandes de renseignements et de reproductions que l'année précédente. Quelque 50 maisons d'édition et éditeurs de périodiques et de journaux du Canada et de l'étranger ont sollicité leur aide. Les facultés et les étudiants de 40 universités, collèges, écoles primaires et secondaires, commissions scolaires et organismes canadiens et étrangers ont commandé un nombre important de reproductions. Ils ont en outre reçu de nombreuses demandes de renseignements de musées, sociétés, galeries, organismes ethniques et sociétés historiques du Canada. Par suite des règlements du Conseil de la radio-télévision canadienne sur le contenu canadien des films et des émissions, 25 sociétés cinématographiques et réseaux de télévision ont fréquemment fait appel aux services de référence. La section a contribué dans une grande mesure aux émissions télévisées Images du Canada, The Days Before Yesterday et Un grand défi qui ont été produites par Radio- Canada et ont fait l'objet de critiques élogieuses. Plus de 30 ministères et organismes fédéraux ainsi qu'un certain nombre d'administrations et d'organismes provinciaux et municipaux ont eu recours à la section qui a aidé des chercheurs de toutes les parties du Canada et de sept pays étrangers tels la Suisse et l'Australie. Elle a fournit des photographies sur des sujets aussi populaires que la vie des Indiens, les activités militaires, l'immigration, les activités des femmes, les syndicats et le développement du Nord. Publication et diffusion — La publication d'Irréductible vérité. Les photographes militaires canadiens depuis 1885 a constitué cette année l'une des principales contributions de la section au programme de publication et de diffusion des Archives publiques. Réalisée et rédigée par Peter Robertson de la Section des archives photographiques, cette étude des oeuvres de 13 photographes militaires 100 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 l canadiens — de la rébellion du Nord-Ouest à nos jours — a été publiée conjointement par les Presses de l'université de Toronto et les Presses de l'université Laval. Cette étude constitue le volume 2 de la série « Archives du Canada ». Un grand nombre de journaux et de périodiques canadiens et internationaux ont fait la critique de cette publication qui complète l'exposition du même nom. Dans son numéro de décembre 1973, le Canadian Magazine a publié un article de fond sur le livre qui sera probablement suivi d'autres volumes sur la photographie canadienne. Les travaux de recherche de deux autres membres du personnel ont été publiés dans le périodique national Canadian Photography; celui de M. R. Huyda portant sur H.L. Hime a paru dans le numéro de juillet 1973 et l'étude de M. A. Birrell sur Charles Horetsky, dans celui de mars 1974. M. William Rider-Rlder, photographe officiel canadien en France pendant la Première Guerre mondiale, à l'inauguration de l'exposition Irréductible vérité. Les photographes militaires canadiens depuis 1885, le 11 septembre 1973. Irréductible vérité. Les photographes militaires canadiens depuis 1885 a été la plus importante exposition de la section l'an dernier. Inaugurée en septembre par le général Jacques Dextraze, chef de l'état-major de la Défense, elle réunissait 250 oeuvres photographiques de 13 photographes militaires. La section a également pris part à trois autres expositions. Elle a coopéré avec le musée DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 101 d'Archéologie de l'Est du Québec à Rivière-du-Loup et a fourni 30 épreuves à l'exposition D'hier à aujourd'hui par la photographie qui a débuté en juillet. Quelques oeuvres du photographe d'Ottawa, Duncan Cameron, ont été présentées au mois d'août à l'Édifice national de la Presse à Ottawa. Enfin, la section a prêté 16 épreuves originales à l'université Sir Wilfrid Laurier de Waterloo, dans le cadre d'une exposition d'objets ayant appartenu à Laurier et qui fut mise sur pied pour marquer le changement de nom de cette institution ; elle a aussi participé à un certain nombre d'expositions ministérielles et gouvernementales. Publicité — La publicité, d'origine interne et externe, a efficacement fait connaître la Collection nationale de photographies, de même que le travail et les objectifs de la section. La presse, la radio et la télévision du Canada entier ont toute l'année attiré l'attention sur les expositions et publications de la section. L'exposition et publication Irréductible vérité. Les photographes militaires canadiens depuis 1885 a fait l'objet de nombreux reportages tant à la télévision que dans les journaux et revues du Canada. La publication est vendue par les principales librairies du pays ; l'exposition, par les soins du ministère de la Défense nationale, circule actuellement dans tout le pays. Les articles et photographies publiés dans Canadian Photography ont mieux fait connaître aux photographes canadiens le travail de la section qui a pour sa part publié deux nouvelles brochures sur ses buts et activités et qui a participé aux expositions annuelles de la Professional Photographers of Canada et de l'Association des photographes professionnels de la province de Québec. Ces activités ont contribué à améliorer l'image des Archives publiques et à montrer l'intérêt de celles-ci pour la photographie contemporaine canadienne. D'importantes émissions télévisées à l'échelle nationale dont Un grand défi et Images du Canada ainsi que divers films, expositions, exposés audiovisuels, réclames commerciales et publications spécialisées et populaires, tant nationales qu'internationales, ont également fait usage et mention des fonds de la section. Citons, entre autres, la photographie de Ken Bell dans l'annonce d'Eaton du Canada qui a paru dans les journaux du pays à l'occasion du Jour du Souvenir, et la présentation officielle, par le premier ministre Trudeau, d'une photographie (du Frontier College) du docteur Norman Bethune au premier ministre de la République populaire de Chine, Chou En-lai. Conférences, recherches et services consultatifs — Le personnel de la section consacre une bonne partie de son temps à donner des conférences et à organiser des cours et visites guidées pour faire connaître l'héritage photographique du Canada. L'an dernier, MM. R. Huyda, A. Birrell et C. Minotto ont donné des conférences et organisé des séances d'étude à l'intention de groupes de photographes professionnels et d'étudiants en photographie dans divers collèges techniques, instituts et universités. Le personnel a contribué activement aux cours d'archivistique donnés conjointement par les Archives publiques du Canada et la Société historique du Canada ainsi qu'au cours sur les archives religieuses et les conservateurs d'archives religieuses organisé par le collège St. Michael. M. A. Birrell a présenté une communication sur les documents photographiques lors de la conférence annuelle sur les ressources historiques et M. R. Huyda a parlé de H.L. Hime devant la Manitoba Historical Society. Le personnel a aussi adressé la parole aux nombreux groupes universitaires et autres qui ont visité les Archives publiques. 102 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Le nombre de projets de recherche sur la photographie canadienne a sensiblement augmenté au cours de l'année. M. P. Robertson a terminé ses recherches sur la photographie militaire canadienne. A. Birrell, assisté de M. Phemister, M. Psutka et J. Williams, a entrepris un important projet de recherche sur les photographes de l'Ouest canadien et la photographie canadienne d'arpentage. C. Minotto a poursuivi son étude d'un certain nombre de collections privées et de la photographie d'exploration dans l'Arctique et le Nord canadiens. R. Huyda a entrepris des recherches sur S. McLaughlin, premier photographe du gouvernement du Canada. Deux excellents rapports ont été rédigés par des employés occasionnels. J. Burant a soumis une étude sur les photographes de Saint-Jean (Nouveau-Brunswick), de 1845 à 1865, et S. Franklin, un rapport sur le Canadian Photographie Journal, de 1892 à 1897. Un certain nombre de projets de recherche moins importants ont appuyé les travaux d'acquisition et d'évaluation de la section et l'établissement de l'index des photographes canadiens s'est poursuivi. À titre de principal dépôt de photographies au Canada et de dépôt d'archives photographiques internationalement reconnu, la section est souvent appelée à fournir des conseils. L'an dernier, elle a reçu des demandes de renseignements et d'assistance d'archives, de musées, de ministères, de dépôts de photographies, d'organismes et de particuliers du Canada, des États-Unis, du Royaume-Uni, de l'Australie et de divers autres pays. Elle a aussi largement contribué au Colloque sur le soin et l'entretien des collections de photographies, organisé par l'Association des musées canadiens. Notes sur le personnel — R. Huyda a repris en juillet ses fonctions de chef de section et de conservateur de la Collection nationale de photographies après avoir occupé pendant dix-huit mois le poste de chef intérimaire de la division. A. Birrell, anciennement chef de section intérimaire, dirige maintenant le nouveau service des acquisitions et de la recherche. P. Robertson, W. Ewers et B. La Rose ont été nommés respectivement chefs des services de conservation, de catalogage et de référence. La formation et le perfectionnement du personnel sont essentiels à l'efficacité de la section. L'an dernier, A. Birrell et C. Minotto se sont vu accorder un congé d'études pour terminer leur maîtrise. D'autres employés ont suivi divers cours de secrétariat, de supervision, de langues et de gestion. Six chargés de recherches professionnels ont assisté à Photo History '73, colloque qui a eu lieu au International Museum of Photography, à Rochester (New York), et devaient participer en avril 1974 au Colloque sur le soin et l'entretien des collections de photographies, organisé par l'Association des musées canadiens. Bibliothèque En 1973-1974, la Bibliothèque des Archives publiques a pris conscience du rôle de plus en plus important qu'elle joue au sein de l'organisme. L'augmentation sensible des acquisitions dans toutes les divisions de la Direction des archives historiques, le nombre croissant des demandes de conseils adressées à la Direction de l'administration et des services techniques ainsi qu'à la Direction de la gestion des documents, sont autant de facteurs qui ont provoqué une hausse DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 103 importante des demandes d'acquisition d'ouvrages imprimés dans divers domaines pour étayer les nombreux types de services maintenant offerts par les Archives publiques du Canada. La reproduction sur microfiches des documents cités dans le premier volume du Catalogue des brochures... (Ottawa, 1931), a connu un ralentissement temporaire pour les besoins d'une réévaluation. Les travaux ont repris à un rythme accéléré et les résultats se feront sentir vers la fin de 1974. La bibliothèque tient à remercier M"* Edith Firth de la Metropolitan Toronto Centrai Library qui lui a gracieusement prêté des brochures rares pour remplacer celles de sa propre collection qui étaient incomplètes, endommagées ou autrement impropres à la reproduction. La rédaction du catalogue révisé des brochures va bon train. Toutes les brochures datant de 1547 à 1900 ont été cataloguées, à l'exception de celles qui ont été publiées entre 1867 et 1900 et ajoutées à la collection depuis 1972 par voie de dons ou d'achats. La bibliothèque était représentée aux réunions annuelles de la Canadian Library Association, de l'Association canadienne des bibliothécaires de langue française, de la Société historique du Canada et de la Fédération internationale des associations de bibliothécaires. Le bibliothécaire en chef a assisté au colloque de la Société bibliographique du Canada et a participé à l'atelier sur l'éducation organisé par la section montréalaise de la Special Libraries Association et intitulé From Naming to Networks : Identification to Distribution. Le personnel du Bureau de Paris a entrepris la reproduction d'articles d'intérêt historique parus dans les périodiques européens, pour fournir à la bibliothèque de précieuses données de référence dont les sources se trouvent dans divers dépôts d'archives européens. Bien que le programme en soit encore à ses débuts, le travail de base se fait à la Bibliothèque nationale de Paris dont on utilise les sources. La bibliothèque a prêté des livres et des affiches pour l'exposition Heritage Kingston présentée au Agnes Etherington Art Centre de l'université Queen's à Kingston, ainsi que pour l'exposition de livres pour enfants de la Bibliothèque nationale du Canada. Pour la deuxième année consécutive, la Division de la bibliothèque a appliqué le système de mesure de la performance des opérations, qui consiste en une étude et une évaluation des tâches accomplies par le personnel des Archives. Également dans le cadre de ce programme, elle a prêté une année-homme à la Section de la mise en pratique des systèmes de gestion. La bibliothèque a répertorié et révisé les principaux articles et livres sur l'histoire canadienne publiés au Canada en 1972 en vue de les incorporer à la prochaine édition de la Bibliographie internationale des sciences historiques. Le personnel de la bibliothèque a collaboré à un cours de formation d'une durée de six semaines donné à trois groupes consécutifs d'étudiants du CEGEP de Hull qui poursuivent des études en bibliotechnique. Il a également participé activement à la préparation du cours sur les principes de l'archivistique et de l'administration des archives offert par les Archives publiques du Canada. 104 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 SERVICE DU PRÊT ET DE L'EXTENSION — Statistiques — L'application du système de mesure de la performance des opérations a entraîné l'élaboration d'une nouvelle structure d'extrants et d'intrants. Sans pour autant modifier les attributions, le système permet de définir plus clairement les opérations et d'obtenir des données statistiques plus significatives et plus fonctionnelles. Visites 10 307 Documents mis en circulation 38 731 Demandes de prêts entre bibliothèques 193 Demandes de reproductions 3 329 Diffusion Interne de périodiques 2 608 Évolution des services et contexte opérationnel — Pendant sa deuxième année d'autonomie, la section a concentré ses efforts sur les services d'extension. Une succursale a été mise sur pied à la Division des gravures et photos ; ce projet pilote a permis de définir de meilleures procédures et, qui plus est, d'établir la marche à suivre pour la création de succursales semblables dans les autres divisions. À ce jour, 1 595 volumes ont été prêtés en permanence à la Division des gravures et photos et 44 périodiques circulent parmi son personnel professionnel. Un mode d'opération a été mis au point à la Collection nationale de cartes et plans et au sein de la Division des services techniques de la Direction de l'administration et des services techniques. Actuellement, 285 périodiques circulent parmi le personnel des Archives publiques du Canada et leur nombre atteindra environ 350 au cours de l'année financière 1974-1975. Projets spéciaux — La section a pris des mesures pour faire reproduire sur fiches de 5 pouces sur 8 pouces les affiches historiques de la collection de la bibliothèque. On peut maintenant consulter un catalogue chronologique sur fiches de 800 de ces reproductions. SECTION DE LA RÉFÉRENCE — Au cours de l'année, le personnel de la Section de la référence a, entre autres activités, adressé la parole aux étudiants en visite du Département d'histoire de l'université d'Ottawa, de l'École de bibliothéconomie de l'université McGill, et du Département de géographie de l'université Brock, de même qu'à des membres de l'Association des archivistes du Québec, de la Ottawa Valley Historical Society, de la Ontario Genealogical Society et de la Société généalogique canadienne-française. La Section de la référence a répondu à 2 680 demandes de renseignements orales et écrites sur des sujets aussi variés que la Alberta's Alasand Oil Ltd, la St Lawrence River Bridge Company, la construction de cabanes de bois, le mouvement Chautauqua, l'architecture de la province de Québec, les avis faits au nom de la compagnie frauduleuse British Columbia Overland Transit et le commerce du ginseng. La section a reçu en 1973, à l'occasion du centenaire de la Gendarmerie royale du Canada, un nombre élevé de demandes de renseignements sur les premiers uniformes et sur les origines de cet organisme. Elle reçoit toujours des demandes pour les publications qui existent encore de la Commission du centenaire. La Section de la référence a également consacré plusieurs semaines à la préparation du cours de 1973 sur les principes de l'archivistique et l'administration des archives. Le programme de rédaction d'instruments de recherche se poursuit et 1 143 notices ont été ajoutées à l'index biographique. DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 106 SECTION DES ACQUISITIONS ET DE LA RELIURE — Créée au cours de l'année financière 1973-1974, la Section des acquisitions et de la reliure est chargée de la sélection, de l'acquisition et de l'enregistrement des livres, brochures, affiches, microfiches, microfilms, périodiques et publications officielles obtenus par voie d'achat ou de don, ainsi que de la conservation et de la restauration de ces divers documents. Voici un tableau statistique des activités de la section : Documents commandés 890 Documents enregistrés 5 244 Documents envoyés à la reliure 888 Documents reçus de la reliure 1 235 Fiches temporaires classées 11 610 Elle a en outre réorganisé les annuaires téléphoniques et les annuaires des villes, dressé l'inventaire d'un certain nombre de volumes ne figurant jusqu'ici sur aucune liste, entrepris l'inventaire des publications en série et continué à participer aux services de l'extension SECTION DU CATALOGAGE — La Section du catalogage a concentré ses efforts sur le catalogage des livres destinés à l'usage des divisions et sections des Archives. La mise sur pied de ce service a créé un nouveau besoin, celui d'établir des sous-sections de catalogue pour accompagner ces collections. Les travaux à cet effet vont bon train. L'arrivée d'un nouveau catalographe a permis à la section de terminer le catalogage des documents non catalogués de la collection accumulée dans la bibliothèque originale, à l'exception de ceux de la section biographique. On a fini de dactylographier et de classer les fiches de la collection de brochures antérieures à 1910. Voici les statistiques résumant les activités de la section pendant l'année financière 1973-1974 : Documents catalogués 3 971 Documents traités 6 675 Fiches traitées 35 661 Fiches classées 27 371 Acquisitions importantes Bossu, N., Nouveaux voyages aux Indes occidentales..., Paris, Chez Le Jay, 1768, 2 part, en 1 vol. Canada, Ministère des terres de la Couronne, Information for immigrants, settlers and purchasers of public lands..., Québec, Imprimé par Hunter, Rose & Lemieux, 1863, 20 p. Cellarius, Christoph, Christophori Cellarii Smalcaldiensis Geographia nova..., Halae Magdeburgicae, Sumtu lo., Bielkii, 1968, 20, 470, 69 p. Duchesne, Henri-Gabriel, Dictionnaire de l'industrie ; ou, Collection raisonnée des procédés utiles dans les sciences et dans les arts ; contenant nombre de secrets curieux et intéressants pour l'économie et les besoins de la vie... Ferrière, Claude-Joseph, Dictionnaire de droit et de pratique, contenant l'explication des termes de droit, d'ordonnance, des coutumes et de pratique, Paris, Chez Brunet, 1749, 2 vol. 106 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Forsyth, Joseph, Government publications relating to Alberta ; a bibliography..., Tylers Green, Angleterre, University Microfilms, 1972, 8 v. Glenbow-Alberta Institute, Bibliothèque, Catalogue de la Glenbow Historical Library, bibliothèque du Glenbow-Alberta Institute, Calgary, Alberta, Boston, Mass., G.K. Hall, 1973, 4 v. Hindenlang, Charles, Déclaration volontaire de M. Charles Hindenlang, général de brigade dans l'armée des rebelles, Montréal, Imprimerie de l'Ami du peuple, 1838, 3 p. Commission de la frontière internationale (Canada et les États-Unis), Joint report upon the survey and demarcation of the boundary between the United States and Canada from the Gulf of Georgia to the north-westernmost point of Lake of the Woods..., Washington, D.C, 1937, 477 p. Journal de ce qui s'est passé au Canada depuis le mois d'octobre 1755 jusqu'au mois de juin 1756, s. L, 1756. La Roche, Frank, En route to the Klondike ; Chilkoot Pass and Skaguay Trail, Seattle, Wash., 1897. The Literature of photography, New York, Arno Press, 1973, 62 v. Montizambert, Edward Lewis, A lecture on the mercantile law of Lower Canada, delivered before the Mercantile Library Association of Montreal on the 27th January, 1848, Montréal, Imprimé par Lovell and Gibson, 1848, 22 p. Mountain, G.J., A letter to Mr. S.C. Blyth, occasioned by the recent publication of the narrative of his conversion to the Romish faith, Montréal, Imprimé par Nahum Mower, 1822, 288 p. Numismatic and Antiquarian Society of Montreal, Constitution and bylaws of the...., Montréal, Daniel Rose, 1866, 15 p. Painchaud, Joseph, Petition of Joseph Painchaud and others of the city of Quebec, Québec, Imprimé par John Lovell, 1852, 2 p. Parke-Bernet Galleries, Inc., The celebrated collection of Americana formed by the late Thomas Winthrop Streeter, Morristown, N.J., sold by order of the trustees, New York, de 1966 à 1970, 8 v. Playfair, A.W., Suggestions on the defence of the Canadas.., s. I., 1865, 13 p. Roy, J.JE., Histoire des colonies françaises et des établissements français en Amérique..., Tours, Marne, 1864. Strubberg, Friedrich Armand, Mes aventures en Amérique chez les Peaux- Rouges, Paris, Firmin Didot, 1880, 2 vol. Thieme, U. et F. Becker, Allgmeines Lexikon der bildenden KUnstler von der Antike biszurGegenwart..., Zwickau/Sa., Photomechanischer Nachdruck von F. Ullman, de 1969 à 1972, 37 v. Time-Life Books, Life library of photography. Times, Londres, Coupures tirées du Times [sur le Canada, de janvier 1909 à février 1967], Tylers Green, Angleterre, University Microfilms, 1973, 20 v. DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 107 Toronto, City Council, Select Committee Appointed to Inquire into the Issue and Sale of City Debentures, Report of the... in 1852, with evidence, Toronto, Geo. E. Thomas, 1853, 60 p. Valin, René-Josué, Commentaire sur l'ordonnance de la marine du mois d'août 1681, Poitiers, F.-A. Saurin, 1829, 644 p. Wagner, Henry R., The Plains and the Rockies; a bibliography of original narratives of travel and adventure, 1800-1865, Columbus, Ohio, Long's College Book Co., 1953, 601 p. Imprimés tirés des collections d'archives transférées à la Bibliothèque Papiers d'Action Canada (MG 28, IV 5) Papiers de Bell Canada Papiers Bell (R.A.) (MG 32, B 1) Papiers Bengough (MG 30, B 47) Papiers Brown (H.L.) (MG 31, D 17) Papiers de la Canada Foundation (MG 28, I 179) Canada. Collection de la Commission des prix et des revenus (RG 36/30) Papiers de la Canadian Archery Association Papiers du Congrès du Travail du Canada (MG 28, I 103) Papiers du Canadien National Papiers Churchill (G.) (MG 32, B 9) Papiers Cohen (J.L.) (MG 30, E 69) Papiers Curran (J.E.G.) (MG 30, K 5) Papiers Dallyn (G.M.) (MG 30, B 46) Papiers Gray (CF.) (MG 30, D 44) Papiers Hill Papiers Lloyd (F.) (MG 35, A 6) Papiers Mayer (C.) (MG 30, K 7) Papiers Newman (A.H.) (MG 30, D 172) Papiers Norrish (W.H.) (MG 30, E 72) Papiers Oaks (H.A.) (MG 30, B 50) Papiers du Ontario Labour Committee on Human Rights (MG 28, I 173) Papiers Reford (R.) Papiers Underhill (F.H.) (MG 30, D 11) Papiers Willis-O'Connor (MG 30, E 23) Papiers Woodside (H.J.) (MG 30, I 11) Papiers de la Yukon Consolidated Gold Corp. Liste des donateurs, 1973-1974 Ambassade de France, Ottawa Prof. John Andreassen, université McGill Howard C. Applegate, The Balch Intitute, Philadelphie Ambassade De La République Arabe D'Egypte, Ottawa Mme Diane Armstrong L.-C. Audette André Beaulieu Michael Bell Bell Canada P.-l.-E. Belmont Dr A.E. Blanchette, ministère des Affaires extérieures Mm" R. Boult, Commission canadienne des transports M. et M"1" E. Brossard M" E. Bujea Mme F. Buxton Canada. Consommation et corporations (Claude G. Jarry) Canada. Ministère de la Santé nationale et du Bien-être social (Md Louise Brommell) Canadian Council on Rural Development/Conseil canadien de l'aménagement rural Banque de commerce canadienne impériale (H.G. Kettle) Canadian Medical Association (D.A. Geekie) Gary Carroll James Crafton Carter John E. Coderre Comité international des sciences historiques W.M. Connor Council of Ontario Universities Georges Dargaud 108 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Dominion Glass Company Ltd. Rev. F.S. Dowe R.H. Durrell Conseil économique du Canada (Md I. Lackner) Family Planning Federation of Canada/Fédération pour la planification familiale du Canada Farm Credit Corporation/Société du crédit agricole C.W. Ferguson John E. Fetzer First Baptist Church France. Direction des archives Orland Gingerich, Western Ontario Mennonite Conference Inc. Mm" Y. Goldenberg, Musée de la monnaie, Paris Benoit-Beaudry Gourd Hamilton P. Greenough Mme Irene Halliday Harry Hinchley Alfred A. House John Howells, Houston Civil War Round Table Inde. Archives nationales Israël. Archives d'État Joseph Kapacinskas Kingston (Ontario). Committee on Architectural Review Kingston Public Library Board R. Kreen M.S. Kuhring Yvan Lamonde Donald G. Lane Frank Lavinskas Jean-Jacques Lefebvre, Société royale du Canada Bibliothèque du Parlement (Md Pamela Hardistry) N.G.M. Lougheed Mme D.H. Lowry D' Earle D. MacPhee Thomas G.M. McDade Lester W. McLennan Manitoba. Archives provinciales R.E. Manning Hart Massey J. Mazik N. Mika, Mika Silk Screening Ltd. J.M. Milne Brasserie Molson du Canada Ltée (M™ M.T. Good) Montreal Star, La bibliothèque L'abbé Robert Morin William F.E. Morley Mount Allison University, Sackville (N.-B.) Mount Royal Cemetery Company Lieutenant-colonel R.K. Muir National Indian Brotherhood Nouvelle-Ecosse. Bibliothèque législative (Md S. Elliott) Ontario. Cabinet du premier ministre Oshawa Curling Club Ottawa. Cabinet du maire Our Country Publications Company Payette Radio Ltée Mme Fred J. Peister William Penn Washington A.E.H. Pétrie Edward Phelps G.G. Phillips Québec (ville). Service des loisirs et des parcs Mme Frances K. Smith, Agnes Etherington Art Centre, Archives de l'université Queen's Frederick A. Rahmer Résidence Deschatelets John Rose Rev. R. Rowat Séminaire de Chicoutimi, Comité du centenaire Université Simon Fraser M"e B. Soublière, Radio-Canada Son honneur le maire George N. Speal, Cabinet du maire, Kingston (Ontario) Erik Spicer, bibliothèque du Parlement Statistique Canada (Md G. Phelan, bibliothécaire en chef) Mmo John Grier Stevens Md Gladys Stuart Toronto Symphony Université Trent, bibliothèque Thomas J. Bâta Ukrainian Canadian Committee Université d'Ottawa, Département d'histoire (Pierre Savard) Université Saint-Paul (F.-G. Morrissey, o.m.i., doyen) DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 109 Université du Nouveau-Brunswick, Mme A.M. Ward Département d'information The Whaling and Marine Manuscript Université Western Ontario, School of Archives Library and Information Science Md Ruth Whitley Auguste Vachon Division des archives nationales du film Organisation — La création de nouveaux postes, la nomination de nouveaux employés, l'achat de matériel additionnel, la perspective de locaux supplémentaires et, surtout, l'acquisition d'importantes archives sonores, cinématographiques et magnétoscopiques mettent la Division des archives nationales du film en mesure de mieux satisfaire à la demande croissante d'archives sonores et visuelles. La fusion de la collection nationale d'archives historiques sonores et de ses services de référence avec les collections nationales de films et de bandes magnétoscopiques conservées dans l'Édifice commémoratif Ouest, constituera l'étape finale de l'organisation. Les plans de rénovation des locaux supplémentaires situés dans ce dernier édifice sont terminés et la réorganisation devrait s'effectuer pendant l'année financière 1974-1975. La Section des archives sonores a procédé à trois déménagements, améliorant ainsi l'organisation des locaux et du personnel tout en assurant sa séparation de la Division des photos et gravures. En premier lieu, tous les fonds de la section ont été transférés dans une chambre forte, à température contrôlée, de l'Édifice commémoratif Ouest ; en second lieu, le studio d'enregistrement a emménagé dans une pièce insonorisée du même édifice. Enfin, le personnel professionnel, le personnel de bureau, les dossiers et les fournitures de bureau ont été provisoirement réunis dans trois bureaux attenants de l'édifice principal. La fusion complète des services de référence et de catalogage avec les services techniques d'emmagasinage de la section se fera lorsque l'Édifice commémoratif Ouest sera prêt à recevoir les Archives nationales du film. Ces trois déménagements reflètent la demande accrue pour les services de la section, demande qui a exigé à la fois une augmentation et une plus grande spécialisation du matériel et du personnel. En juin 1973, un technicien a été embauché et chargé de s'occuper du nouveau matériel d'enregistrement et d'effectuer toutes les opérations techniques reliées aux enregistrements et réenregistrements produits dans la pièce insonorisée. Le nouveau matériel comprend un appareil professionnel d'enregistrement de bobines par contact Metrotech, muni d'un indicateur de temps et d'un dispositif de lecture. Nous avons également acheté un appareil de transcription de dictée pour aider la dactylo chargée de transcrire les entrevues de Peter Stursberg. Personnel — Sam Kuia a été nommé chef de la Division des archives nationales du film en septembre 1973. Il entrera en fonction en avril 1974 après avoir terminé son cours de langues. En mars 1974, un archiviste adjoint a été affecté à la Section des archives sonores pour faire un relevé des projets d'histoire orale au Canada et rédiger un guide de ces projets, en particulier ceux qui ont trait aux archives ethniques. 110 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 COLLECTION D'ENREGISTREMENTS SONORES — Recherche et publications — Au cours de l'année financière 1973-1974, plusieurs articles du personnel de la Section des archives sonores ont paru dans des publications. LaClare, Léo, Lord Stanley and the Demonstration of the Edison Perfected Phonograph in Canada, 1888, dans Recorded Sound, avril-juillet 1973. LaClare, Léo. Oral History In Canada : an overview, dans Oral History Review, 1973. LaClare Léo. Sound Recordings in the Public Archives of Canada — Les enregistrements sonores aux Archives publiques du Canada, dans Phonographic Bulletin, mai 1973. Lochead, Richard. Labour History, Oral History and the Ginger Goodwin Case, dans Reynoldston Research and Studies, 1973. Diffusion — Outre les publications susmentionnées, diverses expositions et entrevues ont fait connaître la collection d'enregistrements sonores. Un kiosque de démonstration a été installé au congrès annuel de l'Association canadienne des radiodiffuseurs qui a eu lieu au Château Laurier, du 30 avril au 2 mai 1973 ; des documents choisis d'histoire orale ont été exposés au congrès de la Société historique du Canada, qui s'est tenu à Kingston en juin 1973. Léo LaClare a décrit le travail de la Section des archives sonores à l'émission Radio Noon, sur les ondes de Radio-Canada en juillet 1973, et à l'occasion de deux entrevues diffusées en juillet 1973 et en février 1974 par Skyline Cablevision. Demandes de renseignements et services — Ce sont les radiodiffuseurs qui de loin nous ont demandé le plus grand nombre d'archives sonores. Plusieurs enregistrements ont été utilisés lors d'émissions radiophoniques traitant de sujets historiques, notamment la série rétrospective et un documentaire sur l'histoire du Canada réalisés par la station radiophonique CHUM de Toronto et la série Sounds of History présentée par Radio-Canada dans le cadre de l'émission As It Happens. On s'est également servi de nos enregistrements dans deux documentaires radiophoniques sur Terre-Neuve, diffusés en avril 1974. Le premier, réalisé par M. Peter Neary, a été présenté par la station CEPL de London (Ontario) et le second, de George Baker, par le réseau de Radio-Canada. Les demandes émanant du secteur universitaire ont porté en grande partie sur l'histoire orale et leur nombre a augmenté depuis que la division s'intéresse de plus près à ce domaine. Histoire orale — Les activités de la section dans le domaine de l'histoire orale revêtent deux formes. Elle a tout d'abord fait office de centre de conservation et d'information à l'égard de toute la documentation et des réalisations récentes dans le domaine de l'histoire orale au Canada. À cette fin, elle a engagé un archiviste adjoint qui dressera un répertoire complet de tous les projets d'histoire orale terminés ou en cours au Canada. À titre de président du comité d'histoire orale de la Section des archives de la Société historique du Canada, Léo LaClare a jeté les bases d'une association nationale d'histoire orale et a coordonné la publication du deuxième numéro d'une nouvelle revue canadienne d'histoire orale. Enfin, le personnel de la section s'est tenu au courant de ce qui se fait dans le domaine de l'histoire orale aux États-Unis en assistant à la conférence de la Oral DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 111 History Association (OHA) qui a eu lieu à West Point (New York), en novembre 1973, et au cours de laquelle des négociations ont été engagées pour que la conférence de la OHA ait lieu au Québec ou en Ontario en 1976. Deuxièmement, la section a stimulé l'intérêt pour l'histoire orale en vue d'enrichir les fonds des Archives dans ce domaine. Elle a fourni une aide technique et professionnelle à des groupes locaux et régionaux désireux de mettre sur pied leurs propres programmes d'histoire orale et Léo LaClare a entretenu de ce sujet divers groupes intéressés. La section a directement contribué à la réalisation des entrevues d'histoire orale de Peter Stursberg avec diverses personnalités politiques importantes de l'époque Diefenbaker, dont une entrevue de dix-neuf heures avec M. Diefenbaker lui-même. Plusieurs collections de grande valeur sont également venues enrichir les fonds d'histoire orale de la section l'an dernier, notamment celle du radiodiffuseur Lyai D. Brown qui illustre la vie lors de la colonisation de l'Ouest canadien. Fonds et acquisitions — La principale acquisition en 1973-1974 a été la collection des enregistrements radiophoniques d'As It Happens, émission primée d'affaires publiques qui a été diffusée sur les ondes de Radio-Canada du 4 octobre 1971 au 30 novembre 1973. La section a aussi négocié avec Radio-Canada l'acquisition des bandes sonores de toutes les entrevues enregistrées dans le cadre des séries Tenth Decade, First Person Singular et Days Before Yesterday. Ces collections de Radio-Canada et celle de Stursberg donneront aux fonds déjà importants des partis Libéral et Progressiste conservateur du Canada une « perspective analytique » très intéressante. En 1973-1974, 126 acquisitions, soit 3 339 heures de nouveaux enregistrements sonores, sont venues enrichir les fonds de la Section des archives sonores qui comptent présentement quelque 14 500 heures d'enregistrement. Le travail qu'a requis le fonds de la section se répartit comme suit : Enregistrements catalogués (heures) 537 Enregistrements indexés (heures) 585 Enregistrements réenregistrés (heures) 936 Enregistrements transcrits (heures) 36.5 COLLECTIONS DE FILMS ET DE BANDES MAGNÉTOSCOPIQUES — Recherche et publications — Robert McKeown a écrit, dans le Weekend Magazine du 21 juillet 1973, un article de fond sur les activités et les collections des Archives nationales du film. Cet article, qui n'était en somme qu'un aperçu très général, a donné lieu à de nombreuses demandes de renseignements, à quelques indications sur l'emplacement d'anciens films et même, dans certains cas, à des dons de films. Diffusion — Dans le cadre de Festival Canada 1973, les Archives nationales du film ont présenté à l'auditorium des Archives publiques une série de films pendant tout le mois de juillet. Les quatre programmes (un par semaine) présentés à cette occasion donnaient une idée de la diversité des fonds des Archives nationales du film. Au mois de juin, William Galloway a donné au réseau Skyline Cablevision un aperçu de ces programmes et a décrit le travail des Archives. 112 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Les collections de films et de bandes magnétoscopiques ont fait en moyenne l'objet d'au moins dix demandes sérieuses par mois et ont permis à la section de répondre à environ 75 % d'entre elles. Elle a fournit des films à Radio-Canada, à la Ontario Educational Communications Association, au réseau CTV et à de nombreux producteurs indépendants. La communication du matériel requis n'a pas été sans difficulté, étant donné qu'une très faible proportion des films est cataloguée ou indexée. L'identification, le choix et la préparation des documents demandés ont dû être faits autant par le directeur de projet et le chef des services techniques que par les techniciens. Il faudra l'an prochain accorder la priorité à l'établissement d'un catalogue des films et bandes magnétoscopiques et à l'affectation de personnel professionnel au traitement et à la communication des collections. Programme de bandes magnétoscopiques — En août 1973, un technicien en magnétoscopie a été chargé de superviser l'utilisation du matériel d'enregistrement sur bandes magnétoscopiques et d'amorcer le programme de production de copies de référence par repiquage des films d'archives sur cassettes magnétoscopiques. En mars 1974, 200 productions, soit 150 heures, avaient été repiquées, dont : Collection de l'Unité de photographie des Forces canadiennes 100 productions (15 heures) Collection Associated Screen News .... 27 productions (10 heures) Graphie Consultants (Ontario Motion Picture Bureau) 15 productions (10 heures) Collection Alcan 35 productions (15 heures) Fonds et acquisitions — Au cours de l'année 1973-1974, la division a communiqué avec plus de 150 particuliers et organismes dans le but d'examiner ou de solliciter des films, et acquis plus de 3 millions de pieds de pellicule, dont une collection d'anciens films d'actualités 35 mm sur nitrate, portant entre autres sur le voyage du duc et de la duchesse de Dufferin à Victoria (Colombie- Britannique), en 1904, et plusieurs « histoires » illustrant l'entraînement et l'embarquement des troupes canadiennes pendant la Première Guerre mondiale. Voici en détail quelques acquisitions faites au cours de l'année financière : The Iron Curtain, 1948 (16 mm, noir et blanc). Cette production de la Twentieth Century Fox s'inspire de l'affaire de l'espion Igor Gouzenko. Le film a été tourné à Ottawa, notamment au Conseil national de recherches et à l'ambassade de i'U.R.S.S. Tra/7 of the Royal Mounted, 1932 (16 mm, noir et blanc). Il s'agit du premier film sonore fragmenté qui soit basé sur le travail de la G.R.C. (10 épisodes). The Heart ot Humanity, 1918 (35 mm, teinté). Ce film d'orientation pacifiste, produit par Cari Laemmle pour Jewel Productions et réalisé par Allen Holubar, joint avec art, mélodrame et propagande. The Confession, 1920 (16 mm, noir et blanc). Réalisé par Walter Griffon et mettant en vedette Henry B. Walthall, ce film est la première version cinématographique du roman de Hal Reid qui raconte l'histoire d'un prêtre catholique à qui le secret de la confession interdit de dévoiler l'identité d'un meurtrier. DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 113 Renfrew on the Great White Trail, 1938 (35 mm, noir et blanc). L'une des versions cinématographiques des romans Renfrew de Laurie York Erskine (celle-ci a été tirée de Renfrew Rides North). Il s'agit d'une version musicale produite et réalisée par Al Herman. North of '49, 1929 (35 mm, teinté). Cet ancien film sonore dont l'action se déroule au Canada a été réalisé par Neal Hart qui en est également la vedette principale. La publicité promettait « des dialogues, des chansons et des effets sonores. » Blue Blazes Rawden, 1918 (35 mm, noir et blanc). Le grand William S. Hart dans l'un de ses westerns classiques. Offert par Thomas H. Ince, le film est réalisé par Hart lui-même et J.G. Hawks. The Great White Trail, 1917 (16 mm, noir et blanc). Ce mélodrame produit par Wharton Felius a été tourné dans le nord de l'état de New York et dans la région des Cantons de l'Est, au Québec. La Collection Alan Taylor (6 000 pieds, 35 mm, noir et blanc). Collection de films documentaires et d'actualités portant principalement sur Victoria (Colombie- Britannique) et datant de 1907 à 1929. Entre autres sujets traités on retrouve : (1) Chinese Funeral Parade, 1918 — alors que le cortège funèbre avance sur la rue Yates, divers dignitaires de Victoria se joignent à une importante délégation de Sino-Canadiens qui viennent rendre leurs derniers devoirs au mort ; (2) Duke and Duchess of Connaught Visit Vancouver and Kamloops, 1912 — scènes locales et dignitaires sur le parcours des défilés auxquels assiste le couple royal qui circule dans les rues décorées ; (3) 777e Great War Home Front, 1914 — scènes illustrant le recrutement militaire à Toronto et le départ du 48e régiment de Highlanders pour l'Europe ; (4) Victoria Waterfront, 1914 — la mer vue de l'Édifice de la compagnie de chemin de fer Grand Tronc ; (5) War Comes to Victoria, 1914 — manifestation germanophobe : la foule saccage les magasins allemands ; le régiment du Yukon à Victoria ; réquisition et inspection de chevaux devant être expédiés outre-mer ; (6) Victoria Views, 1907 — The Colonist, l'un des plus anciens journaux canadiens, rend honneur à ses camelots ; rassemblement politique ; arrivée de touristes et travail du Visitors Bureau ; (7) Malahat Highway, 1911 — visite de la toute nouvelle route Malahat à travers les forêts de pins Douglas, le long de la côte et dans Victoria ; (8) Good Old Fashioned Picnic, 1914 — « le pique-nique de Sir Richard McBride » à Victoria est un rassemblement annuel et tous les divertissements propres aux pique-niques y sont offerts. Les Archives provinciales de la Colombie-Britannique (10 000 pieds). Films d'actualités, et documentaires relatifs à la Colombie-Britannique, 1911-1933. Films Onyx. Films et enregistrements sonores allant des longs métrages aux messages publicitaires télévisés. Bell Canada. Copies positives des films produits par Bell Canada avant 1950, notamment : Magic of Communication, You, Your Company and the War et Fifty Years of Telephone Progress. En outre, les Archives nationales du film ont commencé à acquérir des bandes magnétoscopiques originales dont : Time Touched Me Gently. Thèse sur bande magnétoscopique produite à l'université Carleton et portant sur le professeur Mel Thistle. 114 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Dr. G. Watson, President of the Ontario Archaeology Society. Causerie sur certains aspects de la vallée de l'Outaouais, produite par Skyline Cablevision. Liberal Party of Canada. Série de 24 messages politiques dont la durée varie de 30 secondes à 5 minutes. Division des archives ordinolingues Au cours de l'année, la Direction des archives historiques a établi, conjointement avec la Direction de la gestion des documents et la Direction de l'administration et des services techniques, un programme de collecte, d'organisation, de conservation et de consultation des archives produites par ordinateur. Une demande spéciale de crédits a été soumise au Conseil du Trésor et une partie des ressources nécessaires à l'application du programme a été consentie. À l'aide de ressources affectées à la Direction des archives historiques, était créée, le 1" août 1974, la Division des archives ordinolingues, dont l'objet est d'acquérir, de préserver et de communiquer les archives ordinolingues à caractère historique émanant du gouvernement fédéral et les archives d'importance nationale produites par le secteur privé. La division compte être en pleine activité d'ici la fin de 1974-1975 en ce qui concerne les archives ordinolingues du gouvernement fédéral. Entre temps, elle remplira ses fonctions selon les besoins pour que toutes les archives ordinolingues reçues soient préservées. La plus importante activité à cet égard a été l'acquisition des fichiers de recherche ordinolingues de la Commission royale d'enquête sur le bilinguisme et le biculturaUsme. Le traitement de ces dossiers, entrepris en 1972-1973, sera terminé en 1974-1975. Direction de l'administration et des services techniques La Direction de l'administration et des services techniques fournit aux Archives publiques des services de gestion, de publicité et de publication. Elle assure aussi certains services communs aux Archives publiques et à la Bibliothèque nationale dans les domaines de l'administration, des réformes administratives, des finances, du personnel, des opérations techniques et des expositions. Elle met ses services techniques et consultatifs en microfilmage à la disposition des autres ministères et organismes de l'État. Le budget de la direction pour l'année financière 1973-1974, y compris celui du Bureau de l'archiviste fédéral, s'est élevé à $2 395 000 et le nombre d'années- hommes, à 170. Le Service central du microfilm, qui fournit ses services contre remboursement, s'est vu attribuer 33 années-hommes. Au cours de l'année, plusieurs faits importants sont survenus au sein de la direction. Mentionnons, en premier lieu, l'engagement d'une firme d'architectes- conseils et d'un agent de l'aménagement (à plein temps), lesquels verront à établir les plans du nouvel immeuble des Archives publiques. L'affaire est déjà en bonne voie : un emplacement a été proposé, les installations d'autres dépôts d'archives ont été étudiées, les besoins en locaux et autres exigences particulières ont été définis, et un projet de demande de crédits au Conseil du Trésor a été préparé. Le besoin urgent de nouveaux locaux a été mis en lumière lorsque plusieurs services de la Direction des archives historiques, tout comme ceux de la Direction de l'administration et des services techniques, ont dû l'an dernier quitter l'édifice principal. La Direction de l'administration et des services techniques a trouvé de nouveaux locaux pour la Division du personnel, pour la Division des services de gestion, pour la Division des publications et pour le Bureau du conseiller en bilinguisme et en biculturaUsme. L'expansion considérable de cette direction, tout comme celle des Archives, devrait se poursuivre pendant quelque temps, ce qui entraînera d'autres remaniements et déménagements. Bureau d'établissement des programmes Le Bureau d'établissement des programmes, créé au cours de la deuxième moitié de l'année, doit coordonner les besoins en fait d'élaboration de programmes, spécialement dans le domaine de la planification et des politiques à long terme. Le bureau s'occupera surtout de mettre au point des méthodes et des façons de procéder, en plus de fournir des conseils et de l'aide. 115 116 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Bureau des études technologiques De création récente, le Bureau des études technologiques représente, en la personne du conseiller supérieur, les intérêts canadiens sur la scène internationale dans le domaine de la microphotographie, de la conservation et des normes connexes. Il joue en outre le rôle de centre d'information technique où les Archives publiques peuvent puiser des renseignements concernant la conservation et l'automatisation des documents officiels. En ce qui concerne la fonction précédente, le conseiller supérieur a participé — en tant que membre du Comité du microfilm du Conseil international des archives — à la Conférence de Rome, où l'on a accordé une attention toute spéciale à l'aide à apporter aux pays en voie de développement. En qualité de membre du comité de direction du Conseil international de la reprographie, il participe à l'élaboration et à la mise en oeuvre de projets internationaux pour la diffusion des connaissances en matière de reprographie. Il a pris une part active aux travaux des comités de cadres du Congrès international de microphotographie, de la Society of American Archivists et de la Société micrographique du Canada. Récemment nommé président du comité de microfilmage de l'Office des normes du gouvernement canadien, le conseiller supérieur aura l'occasion de contribuer à l'élaboration de meilleures normes canadiennes en matière de microfilms, et ce, de concert avec les activités de l'Organisation internationale de normalisation. On a fait, l'an passé, une étude d'orientation sur la gestion de la conservation des archives aux Archives publiques. Les recommandations approuvées devraient être mises en application l'an prochain. On jeté les bases d'une étude plus approfondie sur la microphotographie, étude qui portera plus particulièrement sur la responsabilité directe des Archives publiques en ce domaine et sur la situation de la micrographie au Canada. Ce dernier aspect revêt une importance particulière pour l'élaboration des programmes des Archives publiques. Le conseiller supérieur a pris l'initiative de certaines démarches concernant des questions d'intérêt national dans le domaine des aspects légaux du microfilmage. L'on a cherché à tenir les responsables des plans préliminaires du nouvel immeuble des Archives publiques au courant des dernières méthodes de construction des dépôts d'archives, ainsi que des techniques et services modernes dans ce domaine. Pour y parvenir, le conseiller supérieur, à l'occasion accompagné d'agents d'administration des Archives, a visité certains dépôts d'archives européens de construction récente. Le rapport de leurs conclusions, assorti d'illustrations, devrait se révéler utile aux personnes chargées de la difficile tâche de dresser les plans du nouvel immeuble. Au cours de sa première année d'existence, le bureau a eu une influence déterminante sur les activités des organisations internationales et a efficacement représenté le Canada dans le domaine des archives. L'an prochain, ces programmes seront poursuivis et l'accent sera mis sur l'orientation de la grande étude sur la microphotographie, laquelle devrait influer sur les futures politiques des Archives publiques en matière de microphotographie. DIRECTION DE L'ADMINISTRATION ET DES SERVICES TECHNIQUES 117 Bureau du conseiller en bilinguisme et en biculturalisme Cette année, de nombreux événements ont marqué le domaine du bilinguisme, par suite de la création et de la mise en application, par le Conseil du Trésor, de l'Organisation administrative des langues officielles. Peu après la publication des directives du Conseil du Trésor, le Bureau du conseiller en bilinguisme et en biculturalisme a commencé à identifier et à désigner les postes bilingues, travail qui devait se terminer le 31 décembre 1973. Les résultats furent les suivants : sur un total de 596 postes aux Archives publiques, 28 postes furent désignés français unilingues, 55 anglais unilingues, 360 bilingues et 153 français ou anglais. En raison du grand nombre de postes bilingues, le Bureau du conseiller en bilinguisme et en biculturalisme dut organiser, sur une grande base, des tests pour vérifier si les employés visés satisfaisaient aux exigences linguistiques de leurs postes. Plus de la moitié des employés occupant des postes bilingues furent reconnus comme bilingues. Des cours d'apprentissage de la langue seconde sont actuellement dispensés sur place et 30 employés des Archives publiques les suivent. L'expansion du programme des langues officielles a nécessité le recrutement de nouveaux employés : le bureau compte maintenant 12 personnes, y compris les professeurs et les moniteurs. Un poste d'une durée d'un an a été créé pour permettre la rédaction de glossaires dans des domaines hautement spécialisés où le vocabulaire français est peu abondant et très technique, comme c'est le cas pour la technologie du microfilm. Division des services administratifs La Division des services administratifs dessert les Archives publiques et la Bibliothèque nationale dans les domaines de la gestion des documents, du matériel et des immeubles, et dans ceux des communications, des locaux, de la sûreté, de la prévention des incendies, de la sécurité et du stationnement. Elle régit aussi l'utilisation de l'auditorium et des salles de réunion, et elle s'occupe du Programme des primes à l'initiative. Auditorium et salles de réunion — Le secteur de l'auditorium et des salles de réunion a connu une année très active en 1973-1974. La série de diapositives des Archives publiques a été en forte demande dans les diverses régions du pays ainsi que dans l'édifice principal lui-même. Les Archives ont apporté leur contribution lors de toutes les inaugurations d'expositions, la plus importante ayant été Irréductible vérité, pour laquelle a été initié l'usage du magnétoscope à cassettes et de l'écran de télévision. Des émissions télévisées mensuelles ont continué à être produites pour la série « Arts in Ottawa ». Le film Mirror of Canada Past a été projeté au-delà de soixante fois et vu par quelque 2 800 étudiants dans le cadre du programme Éducanada. La demande pour l'usage de l'auditorium et des salles de réunion, qui sont réservés au moins une année à l'avance, est demeurée très forte. 118 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Sous-section de la transcription — Cette sous-section, originalement constituée pour desservir la Direction de l'administration et des services techniques, a plusieurs fois été appelée à dactylographier des rapports pour le personnel de soutien du directeur général de la Bibliothèque. Son personnel, peu nombreux, doit pouvoir exécuter divers genres d'activités dans les domaines de l'administration, de la technique, du personnel et des finances. La sous-section a dactylographié 31 769 documents au cours de l'année 1973-1974, 6 183 de plus que l'an dernier. L'adoption du matériel de traitement des mots a augmenté considérablement la production : une dactylo ordinaire écrit entre 700 et 800 lignes par jour alors qu'un opérateur de machine de traitement des mots en produit régulièrement de 1 800 à 2 000 par jour. Généralités — Plusieurs campagnes de souscription ont été menées avec succès l'an dernier. Mentionnons, en premier lieu, celle de la Fédération des oeuvres et celle des Obligations d'épargne du Canada. Le bureau du coordonnateur des primes à l'initiative a étudié 37 suggestions au cours de l'exercice financier. La qualité des suggestions s'est améliorée considérablement ces dernières années. Dix personnes se sont déjà vu décerner des primes tandis que cinq suggestions sont encore à l'étude par le Conseil des primes d'encouragement. Le coordonnateur du programme a assisté à un congrès de quatre jours organisé par la National Association of Suggestion Systems, à Chicago. Après plusieurs années d'attente, la division a enfin obtenu quelque 23 000 pieds carrés d'entreposage dans l'édifice Larivière et 18 000 pieds carrés dans la Succursale postale « B ». Les chambres fortes (de Rockcliffe) pour la conservation des films ont été officiellement cédées par le ministère de la Défense nationale et le ministère des Travaux publics, ce qui donne plus de place à la division pour l'entreposage de ses documents. SECTION DES SERVICES DES DOCUMENTS — Cette section conçoit, organise et contrôle le programme de gestion des documents des Archives publiques. Celui-ci comprend le classement, les délais de conservation et l'élimination des dossiers, la création de systèmes de classement ainsi que le service de courrier et de messagers. L'an dernier, la Section des services des documents a mis sur pied un programme destiné à assurer un contrôle complet des documents des Archives et à doter celles-ci d'un système unique. L'expansion rapide qu'ont connue les Archives au cours des cinq dernières années a nécessité une refonte complète du système de classement des dossiers. Cinquante pour cent des dossiers d'exploitation ont été intégrés au nouveau système. Lorsque le reste des dossiers aura été converti, un service auxiliaire, chargé de la conservation des dossiers, sera créé au sein de la Direction des archives historiques. Les dossiers du Bureau des dossiers du personnel et du Bureau du conseiller en bilinguisme et en biculturalisme sont maintenant classés selon le nouveau système et ils sont sous le contrôle du Dépôt central des dossiers. Il en est de même pour la moitié des dossiers de la Section de la gestion du matériel. Un service auxiliaire des dossiers a été créé pour la Division des services de gestion et on a entrepris la conversion au nouveau système, des dossiers de la Section des finances et des achats de même que celle des dossiers de la Division des publications. DIRECTION DE L'ADMINISTRATION ET DES SERVICES TECHNIQUES 119 Une autre réalisation importante a été la rédaction du manuel d'instructions bilingue destiné à la Section des services des documents. Deux cours internes d'une semaine sur la gestion des documents ont été dispensés pendant l'année financière 1973-1974. Ces cours s'adressaient aux nouveaux employés de la Section des services des documents, ainsi qu'aux employés chargés de la tenue de dossiers dans d'autres secteurs. Un programme perfectionné de formation comportant un cours d'orientation et un calendrier de cours de formation a été mis en oeuvre à l'intention du personnel de la Section des services des documents. On a aussi instauré le système de rotation des tâches, qui permet aux employés de s'initier aux diverses activités de la gestion des dossiers. Quinze enquêtes sur les dossiers ont été menées au cours des douze derniers mois. Trois visites aux services de dossiers d'autres ministères gouvernementaux ont été organisées à l'intention du personnel de la Section des services des documents. Le service du courrier et des messagers a pris beaucoup d'importance, autant au point de vue de la portée de ses activités que de sa productivité, afin de satisfaire aux exigences toujours croissantes des Archives. Celles-ci ont acheté deux nouveaux véhicules : une voiture destinée à l'usage exclusif des Archives nationales du film, et un gros camion pour faire face au volume croissant des livraisons. On a établi un service de navette pour le transport et la livraison du courrier à l'intention du personnel travaillant dans d'autres immeubles. La Section des services des documents contrôle actuellement 3 536 dossiers actifs, soit au-delà de 1 000 de plus que l'année précédente. La Section des dossiers semi-actifs gère environ 700 dossiers fermés. Le nombre de pièces du courrier d'arrivée est passé de 36 000 à 44 000 tandis que celui du courrier expédié, précédemment de 156 200, a atteint 176 900. Les Archives ont fait 400 réservations de véhicules, comparativement à 300 l'année précédente, et le nombre des livraisons à l'extérieur est passé de 7 700 à 10 500. Cette section est chargée des e, du stationnement et de la SECTION DES SERVICES DE L'IMMEUBLE communications, de l'entretien de l'immeut prévention des incendies. De nombreuses demandes de changements dans le service téléphonique ont été étudiées et de nouveaux systèmes ont été proposés, approuvés et installés. La section a coordonné et supervisé 718 projets confiés à des entrepreneurs de l'extérieur et au ministère des Travaux publics, en plus des 825 projets réalisés par les Archives elles-mêmes. Projets importants 1. Les employés de l'atelier de menuiserie ont surtout travaillé à la conception et à la construction de mobilier sur mesure destiné à de nombreuses divisions des Archives. 2. Plusieurs divisions ont changé de locaux dans l'édifice principal et d'autres ont emménagé à la Succursale postale « B ». 3. Quelque 13 000 pieds de livres conservés à l'Annexe du dépôt des archives ont été transférés à l'entrepôt de l'avenue Bentley et au centre d'informatique de la Défense nationale. J 120 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 4. Les employés de l'atelier de menuiserie ont consacré quelque cinq cents heures à l'installation d'expositions. 5. Toute la toile recouvrant les murs de l'édifice principal a été remplacée par un revêtement de vinyle. SECTION DE LA GESTION DU MATÉRIEL — Cette section planifie, organise et contrôle la fourniture de matériel au Archives. Au cours de l'année, elle a donné suite, au nom des Archives publiques, à 2 899 demandes d'achat évaluées à environ $2 887 850. Diverses pièces d'équipement ont été achetées pour les nouveaux dépôts régionaux de Winnipeg et de Halifax, notamment des presses à balles, des déchiqueteuses, des rayonnages, des fourgons et des camions à ridelles. La Division des services administratifs a aussi été dotée de nouveaux véhicules. En raison de leur déménagement, de l'ameublement et du matériel nouveaux ont été achetés pour la Division des services techniques, la Division des services de gestion, la Division du personnel, le Bureau du conseiller en bilinguisme et en biculturalisme et la Division des publications. L'an dernier, au- delà de 15.5 tonnes de matériel étaient reçues aux Archives publiques, tandis qu'environ 2 tonnes en étaient expédiées. Les ventes de papeterie sont passées de $32 766 à $50 800. Les registres d'inventaire faisaient état de 1 308 articles distincts, 831 d'entre eux étant des articles ne figurant pas au catalogue et 477 portaient des numéros de stock du ministère des Approvisionnements et Services. Division des services de gestion La division est chargée de coordonner et d'analyser les prévisions de programmes et le budget des dépenses, et d'assurer aux Archives publiques et à la Bibliothèque nationale des services financiers, de comptabilité et de réformes administratives. L'augmentation des activités de cette division s'explique par l'importance et la diversité croissantes de ses fonctions au sein des Archives, par l'augmentation des crédits consacrés à chaque activité, par la demande de plus en plus forte de réformes dans les systèmes et méthodes de gestion, par la délégation aux ministères — par le Conseil du Trésor — de responsabilités et obligations plus étendues de rendre compte de leurs activités et par la compilation des données nécessaires aux fins de publication dans les Comptes publics. La division comprend la Section de la rationalisation des choix budgétaires, celle des réformes administratives, celle des finances et celle de la mise en pratique des systèmes de gestion. SECTION DE LA RATIONALISATION DES CHOIX BUDGÉTAIRES — Cette section coordonne, analyse et établit les prévisions annuelles des programmes et le budget des dépenses des Archives. Ces prévisions et ce budget, qui indiquent les dépenses de neuf activités, sont soumises chaque année à l'approbation du Parlement. Chaque mois, la section revoit les dépenses des Archives en regard des budgets et prévoit quelles seront les liquidités des centres de responsabilité. La section conseille également la gestion des Archives en ce qui a trait aux questions financières. DIRECTION DE L'ADMINISTRATION ET DES SERVICES TECHNIQUES 121 SECTION DES RÉFORMES ADMINISTRATIVES — Cette section fournit un service interne de consultation en gestion aux Archives publiques. Son rôle consiste à mettre en pratique un programme d'organisation et de méthodes, à conseiller tes gestionnaires et les cadres en matières de réformes administratives, à concevoir et à mettre en oeuvre des études sur l'organisation et les méthodes, et à s'occuper de la gestion des formulaires et des systèmes d'information. Un programme de gestion des directives a récemment été mis sur pied pour mieux faire connaître les politiques, systèmes et procédures des Archives. SECTION DES FINANCES — Cette section fournit des services financiers aux Archives publiques dont le budget pour 1973-1974 s'est élevé à $6 965 000. Ces services comprennent la tenue de divers fonds de fiducie. SECTION DE LA MISE EN PRATIQUE DES SYSTÈMES DE GESTION — Cette section est chargée de mettre au point, d'évaluer et d'assurer la mise en oeuvre des systèmes efficaces de planification et de rapports en matière de gestion — tels les systèmes de rationalisation des choix budgétaires, les systèmes d'information de gestion et les systèmes de mesure de la performance des opérations. Ces divers systèmes ont pour but d'établir, à l'intention de la haute direction, un lien entre la recherche et la planification des activités à venir, en vue de contrôler l'utilisation des ressources et d'évaluer les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs des Archives. La section conseille en outre, la haute direction sur la mise au point de techniques de prévision et d'établissement du budget pour les Archives, et elle évalue les recommandations portant sur la création, l'extension ou la modification de ses programmes. Division du personnel L'importance et la complexité croissantes de l'administration du personnel se sont traduites par la création de cinq nouveaux postes au cours de l'année 1973-1974. Deux d'entre eux étaient des postes de stagiaire en administration, permettant ainsi de constituer une réserve d'administrateurs compétents pour l'avenir. Selon les normes du Programme d'identification et de désignation des postes aux fins de langues officielles, tous les postes de la division, sauf deux, ont été identifiés comme bilingues. Sur les 24 postes bilingues, 12 sont occupés par des personnes bilingues — ce qui permet à la division de respecter les normes fixées dans ce domaine. Plusieurs modifications ont été apportées, au cours de l'année, à l'organisation de la division. L'ancienne Section de dotation en personnel et de planification de la main-d'oeuvre a été divisée en deux, une partie s'occupant des Archives publiques, l'autre de la Bibliothèque nationale. La Section de la classification, de la rémunération et des relations de travail a créé un poste à plein temps d'agent des relations de travail et un poste d'agent d'établissement des programmes. Ce dernier, qui relève du chef de la division, a comme tâche principale d'augmenter l'efficacité de la division en améliorant les systèmes d'information et de coordination de travail. 122 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 SECTION DE LA FORMATION ET DU PERFECTIONNEMENT — Cette section a organisé un total de sept cours et séminaires internes pendant l'année. La plupart d'entre eux consistaient en une formation pratique dans des domaines comme la dotation en personnel, l'art d'interviewer, la surveillance et la classification. Du 1" avril 1973 au 31 janvier 1974, un total de 509 jours-hommes ont été consacrés à la formation autre que les cours de langue et les congés d'études. Voici la répartition de ces 509 jours-hommes : 121 pour les cours internes dispensés par les Archives, 338 pour les cours donnés par le gouvernement et 50 pour des cours dispensés par d'autres organismes. Les personnes en congé d'études durant cette période ont utilisé 116 jours-hommes. SECTION DE LA DOTATION EN PERSONNEL ET DE LA PLANIFICATION DE LA MAIN-D'OEUVRE — Cette section est chargée de recruter, de choisir et d'affecter les candidats, d'appliquer le programme Permatri et le système d'appréciation du rendement des employés des Archives, de conseiller les cadres sur l'utilisation rationnelle du personnel et d'assurer un service d'orientation. Elle tient et fournit en outre des données et des statistiques pour l'information de la gestion. Les statistiques suivantes visent la période du 1er avril 1973 au 25 février 1974: Employés embauchés 197 Employés rayés de l'effectif 139 Promotions 225 Concours 32 Nominations faites par les Archives 333 Nominations faites par la Commission de la fonction publique 83 SECTION DE LA CLASSIFICATION, DE LA RÉMUNÉRATION ET DES RELATIONS DE TRAVAIL — Cette section est chargée de l'administration des programmes de classification, de rémunération et de relations de travail pour les Archives publiques et la Bibliothèque nationale. Elle compte cinq agents et sept employés de soutien. Au cours de l'année, la section a évalué 261 postes permanents et 35 postes temporaires des Archives publiques, ainsi que 257 postes de la Bibliothèque nationale. Elle a aussi participé à l'organisation d'un cours d'orientation sur la classification, donné en français. Dans le domaine des relations de travail, la section est chargée d'administrer 18 conventions collectives et de faire des suggestions au Conseil du Trésor au sujet des demandes contractuelles des groupes de grande importance aux Archives publiques et à la Bibliothèque nationale. En outre, elle dresse et tient à jour la liste des employés devant être exclus de ces conventions parce qu'ils sont préposés à la gestion ou à des fonctions les tenant au secret. Bien des griefs ont été réglés sans qu'on ait recours à la procédure officielle, grâce à des consultations préalables et à de bonnes communications avec les employés et leurs syndicats par l'entremise d'organismes comme le Comité de consultation patron-employés. Deux griefs en bonne et due forme ont été présentés cette année : l'un d'eux a été accueilli au premier palier et l'autre a été retiré. DIRECTION DE L'ADMINISTRATION ET DES SERVICES TECHNIQUES 123 La Sous-section des services du personnel s'occupe de la documentation et de l'installation des nouveaux employés, ainsi que du traitement des documents concernant l'administration des salaires, de la pension de retraite, de l'assurance- chômage, des prestations pour accidents du travail et autres droits et avantages, des registres des présences et des congés, des mutations, des cessations d'emploi et des heures de travail. Elle prépare en outre de nombreux rapports pour les Archives publiques, la Bibliothèque nationale, le ministère des Approvisionnements et Services, le Conseil du Trésor, etc., et elle répond aux questions posées au Parlement sur la rémunération et les avantages sociaux des employés des Archives. Division des services techniques Cette division offre aux ministères et organismes gouvernementaux des services de consultation et d'exécution en matière de microfilmage. Elle fournit également, aux Archives publiques et à la Bibliothèque nationale, des services de reproduction, de photographie et de conservation des documents, tableaux et gravures. Elle comprend les services suivants : le Service central du microfilm, la Section d'experts-conseils en microphotographie, la Sous-section du développement et de l'évaluation microphotographiques, la Section de restauration des peintures, la Section de la conservation des documents et la Section de la reprographie. Sous-section du développement et de l'évaluation microphotographiques — Cette sous-section a pour fonction d'étudier le matériel technique pour en établir les capacités par rapport à son application aux systèmes de microfilms. Les limites des composants électriques et des systèmes optiques sont étudiées au point de vue qualitatif et opérationnel. La sous-section vient en aide à la Section d'experts-conseils en microphotographie en la conseillant sur le matériel à utiliser pour les différents usages des microfilms. La sous-section a étudié 298 demandes d'achat présentées par des ministères gouvernementaux pour s'assurer qu'on avait choisi le matériel de microfilmage qui convenait. Dans ce contexte, la Division des services techniques est à établir des plans en vue de la publication d'un ouvrage d'information sur l'évaluation microphotographique. SERVICE CENTRAL DU MICROFILM — Celui-ci met un large éventail de services de microfilm à la disposition des Archives publiques, ainsi que de tous les ministères et organismes du gouvernement fédéral. Il fournit ses services contre remboursement grâce à un fonds renouvelable. Les services offerts aux Archives publiques comprennent la production de microfilms en 16 ou 35 mm, la reproduction de films en bobine et de microfiches, et la production de microfiches en formats 72-GP-2 ou 72-GP-4. Les reproducteurs de films en 105 mm et les appareils de montage de microfiches acquis cette année ont permis d'augmenter considérablement la production du service. Les installations de sorties d'ordinateur sur microfilm dont dispose le service ont été améliorées de façon à permettre le traitement de diverses densités de bande et de tous les formats de microfilm. 124 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Au cours de l'année 1973-1974, le service a microfilmé, pour les Archives publiques, les documents suivants : les documents sur l'immigration, les documents de la Commissions royale d'enquête sur la situation de la femme, les documents des Postes, les papiers de R.B. Bennett, les papiers de P.F. Cooper, les registres paroissiaux et les documents du Territoire du Yukon. Voici un compte rendu statistique de la production du service en 1973-1974 : Dynamique 16 mm (images) ; 4 608 310 Dynamique 35 mm (images) 222 379 Statique 16 mm (images) 4 315 316 Statique 35 mm (images) 1 139 555 Développement 16 mm (pieds) 1 410 802 Développement 35 mm (pieds) 851 435 Copies positives 16 mm et 35 mm (pieds) 1 230 059 Kalvar 16 mm et 35 mm (pieds) 408 105 Diazo 16 mm et 35 mm (pieds) 2 810 228 Préparation de microfiches (Images) 6 553 Duplication de microfilms (images) : 202 333 Autres microfilms (images) 5 273 016 Montage de cartes 30 774 Doubles de cartes 3 626 Pochettes 9 361 Montage en chargeurs 12 156 SECTION D'EXPERTS-CONSEILS EN MICROPHOTOGRAPHIE — Cette section exerce les activités suivantes dans le domaine de la microphotographie : elle met au point et préconise des nouvelles techniques de microphotographie, elle fournit des services consultatifs et spécialisés, elle recommande l'adoption de systèmes et elle dispense des cours de formation. Les travaux, exécutés à la demande des ministères, concernent l'application de la microphotographie comme instrument de recherche documentaire en ce qui a trait aux documents officiels, aux fonds des bibliothèques, au génie, à l'architecture et aux archives. En 1973-1974, la section a reçu 60 demandes de conception et d'implantation de systèmes. Elle a de plus analysé 64 systèmes de microfilmage. Les demandes de microfilmage étudiées représentaient une augmentation de 52 % par rapport à l'année précédente. Le septième cours annuel de dix jours en technique microphotographique, donné par le personnel de la section, a permis à 30 employés des gouvernements fédéral et provinciaux et des administrations municipales de s'initier aux techniques du microfilmage. Un cours de deux semaines a également été organisé et dispensé à 22 coordonnateurs régionaux, en matière de microfilms, du ministère des Transports. SECTION DE LA RESTAURATION DES PEINTURES — Cette section assure aux Archives publiques et à la Bibliothèque nationale un certain nombre de services de restauration, y compris le traitement d'oeuvres d'art irremplaçables. C'est un travail qui exige la connaissance de la chimie organique et inorganique, des diverses méthodes d'analyse à l'aide d'instruments, de la microchimie, de la photographie (particulièrement la photomacrographie, la photomicrographie et les techniques de chambre noire), de la radiographie, de l'histoire de l'art et des DIRECTION DE L'ADMINISTRATION ET DES SERVICES TECHNIQUES 125 diverses techniques de peinture, dont celles de la peinture à l'huile, de l'aquarelle et du dessin. Ayant emménagé dans de nouveaux locaux au cours de l'année, la section a pu installer un laminoir devant servir pour des projets spéciaux où entrent des cartes et des photographies. Un assembleur-restaurateur travaillant pour la section se servira du coupe-passe-partout nouvellement acquis pour réaliser les passe-partout et monter des collections comme celle des photographies de la G.R.C. sur la rivière Souris, qui doit être prête en 1974. Voici un compte rendu statistique de la production de la section pour 1973-1974 : Peintures à l'huile .*.;.. 5 Aquarelles et gravures 164 Livres 16 Cartes, parchemins, manuscrits 35 Photographies 132 Médailles, ivoires, sceaux 12 Examens et expositions 145 Travaux spéciaux 1 Entreposage et manipulation 117 Analyses 111 Documentation 200 SECTION DE LA CONSERVATION DES DOCUMENTS — Cette section est chargée de la restauration et de la conservation des livres, manuscrits, cartes, plans, atlas et autres documents rares pour le compte des Archives publiques et de la Bibliothèque nationale. Parmi les travaux effectués par cette section pour les Archives publiques, on notera la restauration ininterrompue de la série C des Archives militaires et navales britanniques. Entrepris en novembre 1970, ce travail implique quelque 450 000 manuscrits ; 53 500 des pièces manuscrites les plus endommagées ont déjà été restaurées ; 25% des manuscrits restants nécessiteront une restauration complète. Ce projet devrait se terminer en 1980. La section projette de commencer cette année le travail de restauration des papiers des premiers ministres. Le mauvais état des papiers de Macdonald et de Laurier nécessite une restauration immédiate. Au cours de l'année, d'autres installations de désacidification ont été aménagées, ce qui a permis de désacidifier un plus grand nombre de pages de livres et de manuscrits. Voici un compte rendu statistique de la production de la section pour 1973-1974: Feuilles de manuscrits 23 622 Cartes et affiches 2 550 Atlas iaQ 21 Livres 2 297 Brochures 188 Parchemins 15 Instruments de recherche reliés 154 126 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Étuis protecteurs 284 Lettrage de certificats et autres documents 744 Pages de livres et autres documents désacidifiés 157 000 Pages de livres laminées 33 900 SECTION DE LA REPROGRAPHIE — Les travaux photographiques spécialisés portant sur des tableaux historiques et des manuscrits, la conservation des photographies et la reproduction sont les domaines d'activité de cette section. Sa production est reliée aux programmes des Archives publiques et de la Bibliothèque nationale, et aux besoins exprimés par la clientèle de ces deux départements. Cette clientèle comprend notamment les bibliothèques, les universités, les chercheurs, les particuliers, les compagnies privées, ainsi que les ministères et organismes provinciaux et municipaux. La section a été restructurée au cours de l'année : un responsable de la production a été désigné et trois sous-sections ont été créées pour représenter les opérations spéciales de la section. Les institutions et le public ont fait plus souvent appel aux services de la section, ce qui s'est traduit, par rapport à l'année précédente, par une augmentation de 14 % de la production. Voici un compte rendu statistique de la production de la section pour 1973-1974: Copies xérographiées 1 300 000 Photostats 21 000 Négatifs en noir et blanc 19 000 Épreuves en noir et blanc 36 600 Diapositives grand format en couleurs . IVfK 790 Négatifs conservés 29 500 Fiches négatives de classeur 19 500 Division des expositions et de la publicité Expositions — La première exposition présentée par la Division des expositions et de la publicité, L'Alberta au début du siècle, donnait un aperçu de la vie des habitants de cette province à cette époque. Montée et mise en circulation par le musée provincial et les Archives de l'Alberta, l'exposition a été inaugurée officiellement le 18 avril 1973. Le 24 mai 1973 avait lieu, au Château Laurier, l'inauguration de l'exposition L'Actualité en images. Exposition des caricatures politiques. Organisée conjointement par les Archives publiques du Canada et l'Association of American Editorial Cartoonists, cette exposition a été présentée à l'occasion de la réunion annuelle de l'association. Il s'agissait d'une collection de caricatures de personnalités politiques du passé, tirées du fonds des Archives publiques du Canada, et de caricatures de personnalités politiques contemporaines, fournies DIRECTION DE L'ADMINISTRATION ET DES SERVICES TECHNIQUES I Le très honorable John G. Diefenbaker s'entretient avec des caricaturistes dans le cadre des cérémonies d'inauguration de l'exposition des Archives publiques intitulée L'Actualité en images. K par des membres de l'association. Le 6 juin 1973, l'exposition a été transférée aux Archives publiques, où elle a pu être visitée jusqu'à la fin de septembre. Le 21 juin 1973, l'honorable Hugh Faulkner, secrétaire d'État, inaugurait officiellement l'exposition La Collection Coverdale. Elle comprenait un choix de 100 tableaux, dessins, cartes et aquarelles tirés de quelque 2 500 oeuvres dont se compose la collection Coverdale. Cette collection a été rassemblée au cours des vannées 30 avec l'aide du président de la compagnie Canada Steamship Lines. Le gouvernement canadien l'a achetée en 1970 et l'a remise presque en entier aux Archives publiques, en précisant que les oeuvres devaient être accessibles à tous les Canadiens. L'exposition est demeurée aux Archives publiques jusqu'à la fin d'août 1973, puis elle a ensuite été montrée dans plusieurs galeries d'art et musées du Canada. Le 11 septembre 1973, le général Jacques A. Dextraze, chef de l'état-major i de la Défense, a inauguré l'exposition Irréductible vérité. Les photographes militaires canadiens depuis 1885, où étaient présentées des oeuvres RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Section de l'exposition La Collection Coverdale présentée par les Archives publiques. photographiques de 13 photographes militaires. Préparée et montée entièrement par les Archives publiques, l'exposition a pu être visitée dans l'immeuble des Archives jusqu'à la fin de novembre. Elle a ensuite été confiée au ministère de la Défense nationale et elle fera le tour du pays jusqu'à la fin de 1975, sous l'égide des Forces armées canadiennes. Une petite exposition d'affiches de guerre a aussi été montée et présentée au même moment. Le 15 décembre 1973, l'exposition Odyssée du Marquis de Lome à travers le Nord-Ouest canadien en 1881 était inaugurée aux Archives publiques. Quarante dessins de Sydney Prior Hall traduisent les impressions qu'avaient laissées à l'artiste les gens, les paysages et certains faits, lors du voyage du marquis de Lorne. Le phénomène le plus important, en ce qui a trait aux nouvelles activités de la division pendant l'année, concerne incontestablement les expositions itinérantes. Il y en avait eu, à l'occasion, au cours des années précédentes. Cependant, en 1973-1974, c'est la presque totalité des expositions organisées par la division qui a été présentée, après un séjour aux Archives publiques, dans divers endroits choisis ou dans les grandes villes canadiennes. En plus des grandes expositions, la division a monté six kiosques illustrant les fonds et les services des Archives. Elle a aussi organisé treize petites expositions pour diverses ambassades, associations culturelles (sans but lucratif) et certains ministères ou organismes gouvernementaux. Au cours de l'année, deux employés de la division ont dirigé un séminaire sur les expositions, organisé par les Archives de l'université de Toronto. Des représentants de différents musées, dépôts d'archives et bibliothèques de la région de Toronto assistaient à ce séminaire. DIRECTION DE L'ADMINISTRATION ET DES SERVICES TECHNIQUES 129 Comme par les années passées, la division a été chargée d'organiser toutes I les expositions de la Bibliothèque nationale. Publicité — Au cours de l'année, les activités des Archives publiques ont été entourées d'une grande publicité, autant au niveau local que national. Mentionnons entre autres, les articles de fond qui ont paru dans les éditions anglaise et française du Reader's Digest et dans l'hebdomadaire Canadian Magazine. Des organes d'information de tout le pays ont fait connaître les expositions Irréductible vérité, La Collection Coverdale, L'Actualité en images et les dessins de S.P. Hall. Parmi les nouvelles acquisitions qui ont fait l'objet de reportages à l'échelle du pays, mentionnons les papiers Pearson, une série de lettres napoléoniennes et l'ameublement de la maison Laurier. Une campagne de publicité sur les Archives publiques a été menée auprès des divers groupes ethniques du pays, des annonces ayant été publiées dans une centaine de journaux différents. 130 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1973-1974 Maison Laurier — La rénovation et l'amélioration de la maison Laurier se sont poursuivies au cours de l'année. On travaille actuellement à modifier et à redécorer deux pièces pour aménager le cabinet de travail Pearson. Les reportages très fréquents dont a fait l'objet la maison Laurier dans les journaux de la région, ainsi qu'à la radio et à la télévision, ont fait passer le nombre des visiteurs de 13 000 en 1972-1973, à 18 000 en 1973-1974. Cabinet national des médailles — La collection du Cabinet national des médailles s'est enrichie d'environ 500 médailles et insignes au cours de l'année, ce qui en porte le nombre à environ 8 500. Visites ordinaires ou guidées — Environ 180 000 personnes ont visité l'édifice des Archives publiques au cours de l'année. De ce nombre, 2 245 étaient accompagnées de guides. Division des publications La Division des publications a connu, au cours de l'exercice financier 1973-1974, un changement de direction : le 14 janvier 1974, Yvonne Boivin devenait officiellement chef de la division. La division a continué, au cours de l'année, à participer à nombre de programmes et d'activités mis en oeuvre par d'autres services et a poursuivi la réalisation des projets dont elle est responsable. L'un des plus importants est la publication d'une édition, revue et mise à jour, de son important ouvrage de consultation destiné aux étudiants en histoire du Canada : Répertoire deà ministères canadiens depuis la Confédération : 1" juillet 1867-1" avril 1973. La nouvelle version, oeuvre de Jack L. Cross, greffier adjoint du Conseil privé, et de Carole Stelmack, des Archives publiques, fournit des renseignements sur les différents cabinets canadiens de Macdonald à Trudeau. La division s'est encore occupée de la publication de catalogues et de brochures accompagnant les expositions. Ces documents, comportant souvent des illustrations, complètent les nombreuses expositions organisées par les Archives publiques. Parmi les publications faisant partie de cette catégorie, mentionnons L'Actualité en images. Exposition de caricatures politiques, La Ruée vers l'or de 1898 et La Collection Coverdale. D'autres brochures et dépliants portant sur diverses activités des Archives publiques ont aussi été publiés, dont une édition révisée de Les photographies. Il faut les garder et les regarder, une description générale des objectifs de la Collection nationale de photographies ; Liste des séries de cartes dans la Section des cartes étrangères, deuxième d'une série publiée pour la Collection nationale des cartes et plans ; Archives ethniques nationales exposé général sur les activités des Archives ethniques nationales ; et enfin, Guide des sources généalogiques au Canada, version française révisée de la publication Tracing Your Ancestors in Canada. La division a publié, pour le compte de la Direction de la gestion des documents, une édition révisée de la publication Mail Management in DIRECTION DE L'ADMINISTRATION ET DES SERVICES TECHNIQUES Government Departments and Agencies. Comportant pour la première fois une | version française, Gestion du courrier au sein des ministères et organismes gouvernementaux, ce document est en cours d'impression. La Division des gravures et photos a mis sur pied un projet appelé Microfiches Archives Canada, qui comportera la publication de brochures renfermant des listes d'artistes et de leurs oeuvres. C'est la Division des publications qui a coordonné la conception du symbole destiné à identifier le projet et qui s'occupera de la publication des diverses brochures. La Division des publications est en outre chargée de la compilation et de I l'édition du rapport annuel des Archives publiques. Au cours de l'année, le rapport ^annuel 1971/1972 a été publié, le rapport annuel 1972/1973 a été préparé en vue de l'impression et le rapport annuel 1973/1974 a été mis en chantier.
Includes English and French reports. First alternative title from cover page of 1882 report. Other copies: http://www.worldcat.org/oclc/40314844
Annual reports
FC152 .C13
English ; French
Vancouver : University of British Columbia Library
Ottawa : Government Printing Bureau
Images provided for research and reference use only. For permission to publish, copy, or otherwise distribute these images please contact digital.initiatives@ubc.ca.
Original Format: University of British Columbia. Library. Rare Books and Special Collections. FC152 .C13
Canada--History--Sources
Archives--Canada
Public Archives of Canada report 1973/1974
Text