CONTENTdm
[Report on Canadian archives]
Les Archives Publiques du Canada rapport 1970-1971
British Columbia Historical Books Collection
Report on Canadian Archives
Public Archives of Canada
"Title varies: 1881-1905, Report on Canadian Archives; 1908-1912, Report of the work of the Archives Branch; 1913-1914/15, Report of the work of the Public Archives. No reports issued for 1906-1907, 1911, 1916, 1927. Also found in Canada. Parliament. Sessional Papers, 1873-1924, and in the Annual Departmental Reports, 1925-1929/30. Reports for 1872-1880 were not issued separately but included in the Reports of the Minister of Agriculture. Some reports reprint the text of newly acquired documents. 1886, 1889, 1890 and especially 1892, contain material found significant by Hume Wrong for his biography of Alexander Mackenzie (no.623); 1891 contains important documents concerning Beckwith's secret mission to the U.S.A. re Nootka; 1928 has a copy of Duncan McGiIIivray's Some account of the trade carried on by the North West Company, first published in 1811 as On the origin and progress of the North-West Company (no.421)." -- Strathern, G. M., & Edwards, M. H. (1970). Navigations, traffiques & discoveries, 1774-1848: A guide to publications relating to the area now British Columbia. Victoria, BC: University of Victoria, p. 47.
57, 60 pages : tables, photographs ; 26 cm
application/pdf
THE LIBRARY THE UNIVERSITY OF BRITISH COLUMBIA PUBLIC ARCHIVES OF CANADA REPORT 1970-1971 Information Canac Ottawa, 1972 Cat. No.: SA1-19' CONTENTS Introduction Page 1 Records Management Branch 5 Accessions and Reference Division 5 Regional Records Centres Division 6 Advisory Services Division Historical Branch 8 13 Manuscript Division 13 Public Archives Library 28 Map Division—National Map CoUection 30 Picture Division Administration and Technical Services Branch 34 45 Technical Division 45 Administrative Services Division 49 Management Services Division 51 Personnel Division 52 Displays and Publicity Division 54 PubUcations Division 57 INTRODUCTION Strictly speaking, this is not an annual report. Since it marks a transition from the calendar year to the fiscal year as a basis for reports it covers a period of fifteen months. It consists of separate reports of the Historical, Records Management, and Administration and Technical Services Branches but some comments of a general nature may be useful. Much of the activities and plans of the Public Archives are encompassed by two concepts which were presented as desirable goals at an international archives conference a few months ago. The first is "total archives", which means not only that it is desirable for at least national archives to preserve all types of archival material but also that the archives system should integrate control over the management of current records, provision of records centres for dormant records and central microfilm services as well as the conventional archival functions of acquiring, preserving and making available for use materials which have permanent value as a cultural resource and national heritage. The Public Archives of Canada is perhaps the most prominent example of total archives in practice. In the past it has been considered unusual if not unique among national archives, but it may well be a model illustrating the trend of world developments in the field of archives. A second concept is that of "total utilization of archives". By this is meant the use of archival materials by or for the benefit of the greatest possible number of persons. This is a revolutionary concept, since the conventional use of archives has been limited to a relatively small number of researchers. The Public Archives of Canada is particularly well adapted to the implementation of a policy^of popularization of archives because of the variety and wealth of its holdings, particularly audio-visual materials such as paintings, prints, photographs, motion picture films and sound recordings which are suitable for dissemination by various media. Recent developments at the Public Archives can be considered in the context of the concepts of total archives and total utilization. ACOUISITION Acquisition programs of most national archives are relatively passive, often being limited to the transfer of selected records of government departments. While such records constitute a major portion of our annual accessions (more than 5,000 cu. ft. in 1970) the Public Archives has always been active in seeking out and acqubing or copying other archival material in Canada and abroad. Recently a more aggressive and systematic acquisition program has been initiated, designed to ensure the preservation of all archival materials which have national value and to emphasize the acqmsition of records of aspects of Canadian Ufe which have been inadequately represented in archival holdings. Two aspects of this program are particularly important. The first is the approach to active individuals and associations to point out the importance of preventing much of the destruction of sigmficant records which has left many gaps in our history. Often the results are not shown in immediate transfers but in arrangements for subsequent donations. The second aspect is a large scale involvement of the public in co-operative projects to preserve our cultural heritage. Examples are the National Architectural Archives projed in co-operation with the Royal Canadian Architectural Institute, the Labour Archives projed in co-operation with labour organizations 1 2 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-1971 and historians, the Ethnic Archives project in co-operation with the Citizenship Branch and most ethnic organizations in Canada, several of which have in formal agreements designated the Public Archives as the repository of their documentary records, the Medical and Scientific Archives project in co-operation with the Canadian Medical Association and other associations and individuals, the Sports Archives project in co-operation with the Sports Directorate of the Department of National Health and Welfare, the Canadian Olympic Association and Halls of Fame, the various projects relating to the acquisition of historical photographs with the co-operation of the Professional Photographers of Canada Inc., major newspapers and other sources. The wealth and variety of accessions in the period under review can be indicated by reference to the Manoir Richelieu Collection of more than 2,000 paintings, prints and maps, the photographic collections of Expo '67 (50,000) and Duncan Cameron (90,000), the films which now total nearly 15,000,000 feet, the sound recordings which now total more than 2,700 hours, the papers of two Prime Ministers, Mr. St. Laurent and Mr. Pearson and those of former Governor General Vanier; also papers of distinguished public servants such as Sir Joseph Pope, Sir Lyman Duff and A. D. P. Heeney, of military figures such as General H. D. G. Crerar, of educators such as George M. Grant and H. M. Tory, authors such as Stephen Leacock, Frank Packard and Madge MacBeth, artists such as J. E. H. MacDonald and leaders in broadcasting such as Gladstone Murray and E. A. Weir; the records of such associations as the Canadian Congress of Labour (200 feet), the Canadian Teachers Association (150 feet), Frontier College (135 feet) and the Y.M.C.A.; as well public records such as those of the Departments of External Affairs (400 feet), Labour (952 feet), Trade and Commerce (794 feet), the National Research Council (113 feet) and the Royal Commission on Bilingualism and Biculturalism (1,215 feet). CATALOGUING In order t0 be accessiDle for the purposes for which it is preserved archival material must be catalogued. The préparât^» of finding aids to the various collections of the Public Archives is a most important activity, increasing in extent and urgency as the increases in accessions outstrip increases in staff, as the mounting demands for reference occupy an increasing proportion of staff time and as the demands for rapid retrieval such as those for television, publications and exhibitions increase in volume. Four aspects of cataloguing can be listed; the enormous task of coping with cataloguing backlogs for the major collections, particularly public records, photographs and motion picture film; the progress in producing guides, of which the General Inventory of Manuscripts is the major achievement in the last year; the j national co-operative projects such as the Union List of Manuscripts in Canadian Repositories, \ the National Union Catalogue of Maps and the directory and index of oral history and sound archives in Canada, all of which are prepared and maintained by staff of the Public Archives; and the progress of studies and pilot projects in regard to the use of automation for the production of finding aids and information retrieval. It is apparent that no single cataloguing j method is suitable for the various types of archival material but that methods must be | developed for each type of material—original documents, books, maps, photographs, film, etc., and that co-operation with other repositories in Canada and abroad in regard to cataloguing standards for each type of material is important. Continued progress in all aspects of cataloguing will govern to a considerable extent the effective use of archival material. INTRODUCTION 3 POPULARIZATION The recent increase in the preparation of exhibitions and particularly the sending of exhibitions to other parts of the country as in the cases of the centenmal exhibitions for Manitoba in 1970 and British Columbia in 1971, is proving to be an effective method of bringing selected archival material to the general public, while the related publicity and exhibition catalogues, covering an even wider range, inform the public of the resources of theb national archives and help to promote a better knowledge and understanding of Canadian history. We intend to increase the number of exhibitions and the volume of publicity within the limits of available resources. More attention is being given to popular publications. Also we are exploring other methods of dissemination and popularization in an attempt to bring the archives to the large proportion of the population which is not engaged in serious research but, according to all indications, have an active or latent interest in our history. Several series of coloured slides have been prepared to inform the public of the activities and resources of the Public Archives, while the feasibility of producing facsimiles of significant items and audio-visual kits for educational purposes is being explored. An increased interest in the use of archival material by television networks is evident. During the last year the Dominion Archivist has participated in several conferences with the object of studying and promoting the expanded use of archival materials. RECORDS The most notable event in respect to the Records Management l\/f A XT \ r^flV/f I71VT Branch in the last year was the establishment of a Canadian tVl AJ> AItHJVIUJN 1 Forces Records Centre for the integration of all records relating to armed forces personnel. Another significant development is the completion of plans for a Vancouver Records Centre in 1971. Important subjects which are receiving attention at present are the extension of the provisions of the Public Records Order to all public records, induding machine readable records, the relationships between conventional records management practices and personnel, and developments which are a result of technological advances in the areas of microfilm and automation, the matter of access to public records and the storage of magnetic tape. In the Administration and Technical Services Branch important developments have been made in the provision of Computer Output Microfilm (COM) services and the study of a method of using microfilm as an input medium to the computer (MOC); increased attention to the physical preservation of archival materials; the increased workload imposed by the delegation of responsibilities to the Public Archives and National Library in staffing, financial management and training, and a serious space problem which has resulted hi the occupation of large areas in other buildings. The relationships which link the Public Archives with other archival repositories, assodations and individuals in Canada and abroad continue to expand. The annual meetings with provincial archivists, commenced in 1970, have proved to be a valuable medium for discussion, co-ordination of policies and practices and planning joint projects; the close association with the Archives Section of the Canadian Historical Association continues to be fruitful and is represented by the Union List of Manuscripts, the subcommittee on oral history, the work of other committees and the annual traimng courses on archives administration. There is close co-operation with the Canadian Association of Map Librarians. Courses are given in records management and microfilm technology, archivists from develop- 4 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-1971 ing countries are given various types of training in Canada and there is an increasing demand for the employment of Canadian archivists and records managers (especially francophones) in developing countries and international organizations. In 1970 the Dominion Archiv» was appointed to the UNESCO International Advisory Committee on Documentation i Libraries and Archives and named Canadian representative on the Archives Committee of I the Pan American Institute on Geography and History. The Assistant Dominion Archivist was Chairman of the Archives Committee of the Canadian Historical Assodation; he attended a meeting of the International Coundl on Archives in Jerusalem and a meeting of the Commission Mixte Franco-Canadienne in Paris to develop plans for co-operative projects in archives and history between France and Canada. The Chief of our Technical Division was appointed Corresponding Member of the Microfilm Committee of the International Council on Archives, President of the Canadian Microfilm Association and Chairman of the Program Committee of the International Council on Reprography. Sincere appreciation is expressed to the many persons who donated archival material and to the individuals and associations who have co-operated in the development of cooperative acquisition programs, to the archives in Canada and abroad whose co-operation is appreciated, to the records managers and others in government departments whose co-operation in regard to records management and microfilm is so important to the effective operation of a co-ordinated system. Wilfred I. Smith 31 March 1971 Dominion Archivist RECORDS Under the terms of the Public Records Order (P.C. 1966-1749, 9 September 1966) >-^ -»-"i m _ _ , m the Records Management Branch pro- j^^ A 1^ yVfrr ^l Wv 1^ 1^ v^es a comPrebensive records manage- L1 ■**■£*■■*- inVJUIVIJj11 X ment servi— to fefierai îovernmeni BRANCH ment service to federal government departments and agencies in Ottawa and other large centres across Canada. This service includes the use of records centre storage and service facUities, advice and assistance in records scheduling and disposal, the [provision of training courses, printed standards and guides on records management, records surveys and audits, and any other assistance in related aspects of records management. In addition to the Ottawa Records Centre, regional centres are now in operation in Toronto and Montreal, and one is soon to open in Vancouver. Table I below gives the total records centres' holdings of the Records Management Branch. TABLE I Total holdings of Ottawa, Toronto and Montreal Records Centres as of 31 March 1971 Records Centre Cubic Feet Ottawa 374,903 Toronto 105,428 Montreal 77,312 557,643 During the past fifteen months there have been some achievements worthy of special mention. An Ad Hoc Committee worked with officers of the Department of Veterans Affairs to arrange for the transfer of the War Service Records Division from Veterans Affairs to the Public Archives, and for the establishment of a Canadian Forces Records Centre early in the 1971-72 fiscal year, By March 31, 1971 the transfer arrangements were nearing completion. The Ottawa Records Centre accessioned a total of 87,529 cubic feet of general and personnel files during the period and reference requests totalled 148,891. Some 118,000 personnel files, both civUian and military, were also processed. The activities of the Regional Records Centres Division exceeded those of preceding years in almost every aspect and the Advisory Services Division disposed of some 51,509 cubic feet of records, another high- water mark. Plans are progressing for the opening of the Vancouver Records Centre, and a survey of the Winnipeg area indicated that a records centre in that city would be a justifiable and I logical future development. ACCESSIONS AND ! REFERENCE DIVISION In accordance with the Public Records Order, the Accessions and Reference Division provides economical storage facilities for the dormant records of all government departments and I agencies in the Ottawa area. Low-cost storage at the Records Centre releases prime office ■ space, costly equipment and departmental staff from the care and disposal of these records. 6 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-1971 The Division also provides a complete reference service to departments on the approximately 375,000 cubic feet of records thus stored and is responsible for the physical destructio^H obsolete, useless records by their pulping, burning or despatch to waste paper contracte™ Another major activity of the Division is the integration, .on an annual basis, of ex-militaff personnel files as well as those of former public servants, and the creation of reference and disposal indices to these records. Thus an efficient reference service is maintained, and at the same time useless, obsolete files are destroyed while those of particular historical interest are transferred to the Historical Branch of the Public Archives. ACCESSIONS SECTION—The busiest single calendar year of accessioning activity in « history of the Ottawa Records Centre was 1969 when the total volume of accessions reached 57,396 cubic feet. The 1970 total of 57,214 cubic feet was 182 cubic feet less than the record- breaking 1969 figure. During the fifteen-month period now under review 87,529 cubic feet were accessioned, and the total holdings of the Ottawa Records Centre as of March 31, 1971 stood at 374,903 cubic feet. Several organizational changes within and between departments in recent years have had a bearing on the Section's activities. Accessions from the former Department of the Comptroller of the Treasury faltered briefly while other departments and the newly created Department of Supply and Services were working out records handling and custody procedures. Accessions of these financial records should pick up in the next one or two fiscal years. Departmental moves to new buildings in the Ottawa area have slowed accessions in some instances. Some departments now have more space allotted for records storage purposes, and will utilize all this space before resuming annual transfers to the Records Centre. In addition, the development of more efficient records schedules has reduced the retention periods of some records below which time transfer to a records centre is a logical proposition. 1 Although there has been some levelling off of accessions from certain departments in the past year, indications are that this is only temporary and that the annual volume of accessions will resume a steady increase in the next few years until the backlog of dormant records in the Ottawa area has been properly scheduled for storage in the Records Centre, transferred there and ultimately destroyed. REFERENCE SECTION—The plateau of accessioning activity mentioned above has proved to be of value to the Reference Section. From January 1, 1970 to March 31, 1971 reference requests reached an all-time high of 148,891, interfiles soared to 135,067, and staff research hours mounted to 7,857. All of these figures were higher than in any previous year. The largest single advance, however, was in the area of personnel files, both civilian and militam where 118,544 files were processed being 27,945 more than the combined total of 90,599 for the two previous years. The staff was also able to make inroads on the integration and coding of large backlogs of military personnel files. With the additional staff authorized for the 1971-72 fiscal year, further substantial backlog reductions should result. REGIONAL RECORDS The responsibilities of the Regional Records Centres PïïNTRïïS nTVKSTfllVr DiviS'°n generalIy corr^Pond to those of the v^jmi x rvr^ ux v isiwi^ Accessions and Reference Division, namely, the provision of storage facilities for departmental dormant records, reference services, and the destruction of obsolete records to allow re-use of space. Regional Records Centres service metropolitan areas across Canada where the Federal Government has its main centres of activity. Two such centres now exist in Montreal and Toronto, and plans are well under way for the opening of a third in Vancouver in 1971-72. RECORDS MANAGEMENT BRANCH h i r i i« I i 1 iï i ! Ii a m lis ïrt i ! 41 M P 5 = X S E Hilf I !•s g S ill 1 S Bill uni ? ç « « k ? S ! 11 mil mi? 11111 i'IIXJ ! ! ! 15 K S K S! S rW«! 8 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-1971 Sites and buildings have been investigated by staff members, and official approval for the opening has been secured. Other possible areas for regional records centres, namely Winnipeg and Halifax, have been examined. A staff member from the Records Management Branch has made an extensive survey of the Winnipeg area, and his report indicates that a Winnipeg Regional Records Centre should soon become a reality, finances permitting. TORONTO REGIONAL RECORDS CENTRE—The Toronto Regional Records Centre, now completing its sixth year of operation, has had a good year. Both accessions and disposal volumes were higher than in any previous year; 41,042 cubic feet were accessioned and 20,446 cubic feet were destroyed. As of March 31, 1971 the total holdings of the Toronto Centre stood at 105,428 cubic feet, the establishment totalled nine full-time staff and the Centre was servicing sixteen departments. (See table on page 9.) MONTREAL REGIONAL RECORDS CENTRE—The Montreal Regional Records Centre, now completing its fourth year of operation, has also had a successful year. Some 37,670 cubic feet of records were accessioned, more than the combined total of the two previous years. Disposals totalled 10,834 cubic feet, exceeding the previous three years' total. As of March 31, 1971 the total holdings of the Montreal Centre reached 77,312 cubic feet, six full-time staff were employed, and nineteen departments were being serviced. (See table on page 9.) 1 ADVISORY ^ne acuvbies and responsibilities of this Division are varied and multiple, but have as their basis the provision and maintenance of an Mif-lv V IV^liiO efficient and economical records management program. It is this DIVISION Division which assists government departments and agencies in the development and implementation of records schedules, and makes recommendations regarding the disposal of records to the Dominion Archivist. It maintains an inventory of records holdings, equipment and staff, and surveys and audits the performance of departments in records management. From these surveys and studies reports are prepared for departments, the Dominion Archivist, and Treasury Board, and requirements for additional records centres across Canada are identified. The Division provides an advisory service for departments and agencies in records management and assists them in projects designed to improve records management efficiency. Regular training courses are also conducted to provide formal instruction in records management. In addition to advice and formal training, the Advisory Services Division prepares and publishes manuals and guides to be used by government departments in establishing and maintaining uniform procedures and standards in records management, and promotes the use of records centres by government departments and agencies in the interest of efficiency and economy. Another area of responsibility is servicing the government's Essential Records Program to ensure the protection of valuable and vital records against nuclear or natural disaster. Finally, the Division must provide for the eventual physical destruction or disposal of all records held at the Records Centre, so that space can be re-used and more records relocated. On March 31, 1971 the authorized establishment of the Division was eleven people. The major activities of the Division are described below topically not necessari|W order of importance. Records Scheduling and Microfilm Submissions—Table V on p. 10 shows the number of submissions concerning records schedules, records destruction proposals, and microfilm submissions from 1961, when the Public Archives took over the responsibility for the examination of these submissions, to March 31, 1971. The drop in the number of submissions from 1969 reflects the big effort made by departments to meet the May 1,1969 compulsory scheduling deadline. RECORDS MANAGEMENT BRANCH (5 ai O O H | I o M2 Sg g £ 1 1 1 1 1 1 s i 8 1 1 I 1 3 1 I I 1 ! 1 i 1 1 1 I 1 H PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-1971 TABLE V Number of submissions of records schedules Number of Total numberl or destruction microfilm of proposals submissions* submissions 1961-65 incl. 176 53 229 1966 45 9 54 1967 47 3 50 1968 77 12 89 1969 164 17 181 1970-71 53 17 70 562 111 673 ♦Includes also proposals for microfilm equipment, from 1961 to 1966 inclusive. Records Disposal, Ottawa Records Centre—One of the responsibilities of the Advisory Services Division is to schedule the Public Archives holdings of dormant departmental records. Table VI below outlines the disposal activities of the Ottawa Records Centre since the time of its opening in 1956. The total volume of general and personnel files disposed of between 1956 and March 31, 1971 is 325,285 cubic feet, the approximate capacity of the main Ottawa Records Centre Building or enough records to fill over 61 miles of shelving. This total plus the present total holdings adds up to approximately 700,000 cubic feet of records which have entered the doors of the Ottawa Records Centre since 1956. In the fifteen-month period here under review 51,509 cubic feet of records were disposed of—1,110 cubic feet of personnel files and 50,399 cubic feet of general files. TABLE VI OTTAWA RECORDS CENTRE—Cubic feet disposed of, 1956 to March 31, 1971 Years (calendar) General Files Personnel Files Five-Year Total Cumulative Total 1 1956-1960 21,091 153 21,244 21,244 | 1961-1965 92,401 1,617 94,018 115,262 1966 36,930 533 Annual Total 37,463 152,725 1967 47,293 443 47,736 200,461 I 1968 39,380 519 39,899 240,360 | 1969 33,314 102 33,416 273,776 1970-71* 50,399 1,110 51,509 325,285 320,808 4,477 325,285 325,285 ♦Includes the period from January 1, 1970 to March 31, 1971. PubUcations and Directives on Records Management—During the year, the Advisory Services Division produced two annual amendments to Government of Canada Disposal Arrangements for Business Records (1968), and prepared the first major amendment to General Records Disposal Schedule of the Government of Canada (1968) which will be issued in the 1971-72 fiscal year. In addition, draft revisions to the Records Management Branch's Organiz^m RECORDS MANAGEMENT BRANCH j j and Operations Manual are in progress. The French language edition of the Subject Classification Guide for Housekeeping Records (1968) has been distributed under the title Guide de classement idélogique des dossiers administratifs. Training—From January 1970, to March 31, 1971 the Advisory Services Division conducted three four-week Records Management Courses, numbers 13, 14 and 15, with an enrollment of approximately ninety students from headquarters and field establishments of the Government of Canada, plus the usual sprinkling of students from outside the Federal Government. In addition, the Division has contributed resource people to External Aid training programs, to an archives course sponsored by the Public Archives of Canada, Carleton University and the Archives Section of the Canadian Historical Association, to Public Service Commission courses, and to "in-house" sessions on records management conducted by various departments, agencies and other organizations. Essential Records—The total holdings of records essential to the continuity of government in the event of a nuclear or natural disaster have increased to approximately 9,800 cubic feet. These are maintained at a storage site outside Ottawa. Departmental and Other Projects—As usual the Advisory Services Division was deeply involved with federal government departments and agendes in various areas of records management. The staff made seven comprehensive surveys and reports on all or some of theb records management problems. They also performed thirteen records classification exercises for departments including the preparation of completely new classification systems, the conversion of existing systems to revised ones, the installation of systems and in a few instances, offered advice on the installation of new systems. The staff performed these same services for departments in the area of mail management. In addition to scrutinizing all newly submitted schedules, the staff prepared or assisted departments in the preparation of twelve other records schedules. Organizational assistance to departments in the areas of staffing, equipment and space was given hi three instances. Two complete audits of records inventories were made and three records management manuals were written for departments. Staff members sat on fifteen selection boards for records management personnel at the request of departments or the Public Service Commission. Staff members also served on the Ad Hoc Committee investigating the proposal to establish a Canadian Forces Records Centre under the jurisdiction of the Dominion Archivist. This Centre will probably be established officially early in the 1971-72 fiscal year. The Division was also represented on the Public Archives Legislation Committee which is engaged in the preparation of a draft National Archives and Records Act. During the year, too, staff members attended meetings and discussions concerning various drafts of the yet unresolved Access Order. Finally, on request, the Advisory Services Division has provided a back-up service on many miscellaneous items to branches and divisions of the Public Archives and to other federal departments. General Comments—Under the Public Records Order, departments and agencies were required to schedule all their records by May 1, 1969. They have not completed this task. Only seventy-five percent by volume of the 2,500,000 cubic feet of government records holdings have been scheduled. Demands upon the Division for scheduling assistance have been heavy, and will no doubt increase as departmental reorganization continues to take place. Demands are also increasing for help, as required under the Public Records Order, to ensure proper documentation of policies and programs of the departments. Likewise, survey and audit activities are on the rise. Training activities now involve at least two and sometimes three records management courses a year where before there had been only one. This increase, too, is because of departments' demands for training which only the Public Archives provides. There is much work to be done. HISTORICAL BRANCH The outstanding event of the last fifteen months has been the receipt of the Manoir Richelieu Collection, which was purchased by the Government of Canada. The report of the Picture Division gives some idea of its scope, importance, and interest. Accessions have been voluminous and interesting in all Divisions. This, coupled with a continued increase in demands for services from government officials, scholars, and the general public continued to strain the capabilities of our staff. Detailed cataloguing therefore cannot keep up, and backlogs in that area continue to accumulate. It is interesting to note the completion of the first volume of the General Inventory of the holdings of the Manuscript Division, the progress of the union list of Canadian and foreign maps in Canadian repositories, and the start of the catalogue of our rare foreign atlases. The co-operative effort of institutions in describing their manuscript and map holdings is advantageous to the institutions and to the public they serve. It is hoped some similar effort could be made in relation to other types of documents, particularly audio-visual ones. A first step in that direction is the survey of oral history programs just completed. The activities of the Divisions and Sections are described in their individual reports. MANUSCRIPT '^ne work °f me Division increases steadily as can be seen in the ¥Yr\7TCirY\T review of selected services. Notable amongst the developments LHVl3lvlIN of the last fifteen months is the completion of the first volume of the General Inventory Manuscripts which brings together the revised and up-to-date preliminary inventories of the first ten manuscript groups. It is estimated that seven or eight volumes of the General Inventory will be required. They will be pubUshed in the next three years and will cover the entire holdings of the Manuscript Division—federal records, papers of individuals and societies, and copies from other repositories. Supplements will be published from time to time to cover recent accessions. Thus a program launched in 1951 will finally be completed by 1974. The Systematic National Acquisition Programme has proved successful, and the assistance of many groups and persons is gratefully acknowledged. We are quite happy with progress made in the field of automation of finding aids. The Key Word Out of Context (KWOQ System appears, from the tests conducted, not only easier but also more economical than was first anticipated. It should prove a very useful tool for indexing subject files. The reports of the four Sections give in greater detail the work performed and the most important accessions. PRE-CONFEDERATION SECTION—During the past fifteen months the Pre-Confedera- tion Section has been concerned not only with the traditional archival functions of acquisition, arrangement, description, and reference services for records and manuscripts, but also with the revision and publication of the General Inventory. Work on the first volume was completed in February 1971 and the manuscript groups contained in this edition are: Archives des Colonies, Paris (MG 1) Archives de la Marine, Paris (MG 2) Archives nationales, Paris (MG 3) Archives de la Guerre, Paris (MG 4) Archives du ministère des Affaires étrangères, Paris (MG 5) Archives départementales, municipales, maritimes et de Bibliothèques, France (MG 6) 13 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-1971 1 £. -o « u 8 2^ T3 11 •a o i o" o o" 1 o o i o o" ©^ ■* o o ^r 8 11 O B o s VO O -3- o rt g g •O <» c -a r/> ri S* ,_ 45 VO a> O E 'A si S p *" E i m" m" £2 ° ni ^ S § t^ ^ OS VO © VO VO £ § ES 1- « h oo" O' 0~ tN m o fc Ë $ £ jg cv," tsf fs" ri (N m O co 4> l-i ,-i VOVOtN^ONmvo—ilOO— VO * 3 m r4vo™ooo-*mmt~-osvo On £ i c'on o\ o\ o\ o\ p\ o\ o\ o\ o\ f> 0\ cd<^ HISTORICAL B 15 Bibliothèques de Paris (MG 7) Documents relating to New France and Quebec, 17th to 20th Centuries (MG 8) Provincial, Local and Territorial Records (MG 9) Records of Foreign Governments (MG 10) The "C" Series has now been microfilmed in its entirety and the process of unbinding and repairing the originals has begun. This will probably take from seven to ten years to complete. The unbinding of the "S" Series has been completed and arranging, numbering, boxing, labelling and microfilming is proceeding. Finding aids have been written for the Governor General's Office, Miscellaneous Records, 1774-1914, (RG7, G14) volumes 1-19 and for parts of the Archives départementales (MG 6). An author index for Admiralty 1, New General Series was also prepared and several of the War Office finding aids have been expanded. The Canada West Census Records, 1842, have been microfilmed and a check-list of Manitoba Census Returns, 1831-1870 has been prepared. Meanwhile work on the Upper Canada Sundries calendar continues. A finding aid for the Customs and Plantations Papers is also in progress as is a long term project to locate, describe and explain the use of all Public Record Office finding aids. A major display commemorating Manitoba's entrance into Confederation was coordinated by a member of this Section. Accessions BRITISH OFFICIALS Head, Sir Francis Bond was Lieutenant-Governor of Upper Canada, 1836-1838. Correspondence of various members of the Head family, 1835-1840, was microfilmed from originals in the Bland-Burges Collection, Bodleian Library, Oxford, England (1 reel). Sherbrooke, Sir John Coape was Lieutenant-Governor of Nova Scotia, 1811-1816, and Governor of Lower Canada, 1816-1818. Additional correspondence, 1812-1818, has been acquired (8 inches). CANADIAN ADMINISTRATIVE AND BUSINESS FIGURES Johnson, Sir John was Superintendent-General of Indian Affairs, 1782-1830. Photocopies of the correspondence of Sir John Johnson and other officials of the Indian Department, 1770-1807, were obtained from the Thomas Gilcrease Institute of American History and Art, Tulsa, Oklahoma (111 pages). Barrie, Robert was commissioner of the dockyard at Kingston. A letterbook kept by him, 1819-1825, and by his deputy, Capt. H. D. Byng, 1825-1827, was presented by the estate of Katherine Helena Jackson, Welland, Ontario (2 inches). Thompson, Samuel (1810-1886) of Toronto and Quebec was a journalist and editor who published Thompson's Mirror of Parliament, a forerunner of Hansard. Correspondence concerning business, political and family affairs, 1787-1938, was acquired from Mr. R. F. T. Thompson of Victoria, B.C. (8 inches). j Stevenson, James was a Crown Timber Agent at Bytown and a representative of the Commercial Bank of Upper Canada, 1839-1851. Letters, accounts and records of timber berths were presented by Mr. O. G. Whelan of Ottawa, acting for Col. D. Lindsay of North Bay, Ont. (1 foot 8 inches). PERSONAL AND FAMILY PAPERS Gemmill Family. The miscellaneous records of John Raeside Gemmill (1808-1891), founder of the Lambton and Sarnia Observer, who was also active in local politics, were presented by Mr. and Mrs. Glen Lambert of Sarnia, Ont. (4 inches). 16 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-19'B Ridout Family. The correspondence, primarily of Thomas Gibbs Ridout (1810-1859) and his wife Matilda, was loaned for copying by Mr. C. Merry of Ottawa. The actual ownS is Mr. W. R. Wadsworth of Toronto (174 pages). Verreau Family. Genealogy of the family of Barthélémy Verreau dit le Bourguignon wB presented by Mrs. Georges Dessaint de Saint-Pierre of Beauport, P.Q. (29 pages). | Ames, Henry St. Vincent (1833-1901) was an amateur photographer who travelled widely in North America during the years 1857-1864. His diaries (1857-1864), which include a family tree of the Lawford family, were microfilmed from originals in the possession of Miss P. K. Ames, Windyridge, Upton, Didcot, Berks, England (2 reels). Barnley, Reverent George (1816-1904) was a Wesleyan minister who was sent as a missionary and chaplain to Moose Fort and surrounding area. His Journal which contains a day by day account of events in the period 1840-1845 was microfilmed from originals in the possession of Mr. W. S. Moralee, Yorkshbe, England (1 reel). Lanaudière, Xavier Roch Tarieu de. "Explication de la Coutume de Paris faite d'après cette coutume rédigée pour l'information des Conseillers d'alors, par les ordres du Très Honorable Guy Lord Dorchester en l'année 1772". Copied for his own use c. 1793-1801. Acquired from Mr. Gustave Lanctôt of Kirk's Ferry, P.Q. (1 inch). Additional private and family papers include the following: Eldon family; Wadsworm family; Smith family; Dorland family; Dickie family; Pinhey family; Ermatinger family; Curran family; Anne Amelia Gugy Monk; Jacob Corrigal; James Duncan Graham (U.S. Topographical Engineer, engaged on the Maine-New Brunswick boundary) ; Walter Thompson McKinstery (copied from the Ontario Archives); John Cochrane; George Cooke; Aitcheson Brown. GOVERNMENT RECORDS Governor General's Office, Miscellaneous Records (RG7, G18, Volume 119). A cypher book used in 1812, presented to the Parliamentary Library in 1911 by the Secretary of State of Great Britain, was transferred to the Public Archives (1 inch). Executive Council, MisceUaneous Records (RG 1, E14, Volume 41). Various letters, memoranda, orders and accounts largely relating to newspaper patronage, 1845-1866, were collected by W. H. Lee, Clerk of the Council (36 pages). PUBLIC RECORD OFFICE, LONDON Colonial Office 323: Colonies General, (20 reels); Board of Trade, Shipping Registers (5 reels). PARIS OFFICE Archives des Colonies: Series D2C, Troupes des colonies (1 reel); Series G1, Registres de l'état civU, recensements et documents divers (1 reel). Archives de la Marine: Series C7, Personnel individuel (6 reels). Transcripts of documents in French repositories relating to New France include documents in Archives des Colonies, Archives nationales and Bibliothèque nationale. OTHER SOURCES Saint-Ours, 1781-1940. Documents relating to the seigniory of Saint-Ours were acqubed from Mrs. Roch Rolland of Saint-Ours, P.Q. (8 inches). HISTORICAL BRANCH j-t ffewhouse, Seth (Da-yo-de-ka-ne). "Cosmogony of De-ka-na-wi-das' Government....". a History, constitution and chants of the Six Nations of the Grand River, with an incomplete "aboriginal dictionary", 1885. Copied from the original in the possession of the Mohawks of the Mohawk Reserve, Ogdensburg, N.Y. (312 pages). Evans, Thomas. Report to the War Office on the Battle of Queenston Heights, written from Fort George, 1812. Photocopies of a transcript in the City of Liverpool Museum have been acqubed (12 pages). Nova Scotia Census, 1767-1851. Microfilm was obtained from the Provincial Archives of Nova Scotia, Halifax (9 reels). BelTs Corners Union Church. Minute book, 1853-1860, miscellaneous accounts, 1853-1857, 1865-1872, 1885, and lists were presented by Judge J. A. Dawson of Ottawa (21 pages.) Red River. An index to parish registers of St. Andrew's, St. Boniface, and St. John's, 1820- 1883 was acquired from Mr. C. Kipling of Winnipeg (approximately 2,500 cards). Trinity, Newfoundland. St. Paul's (Anglican) Church. Parish registers, 1753-1867, were microfilmed from the originals in the custody of the Anglican Diocese of Newfoundland (1 reel). Huntley Township. Minutes of the municipal council of Huntley, 1850-1868, 1895-1950, were microfilmed from originals loaned by Mr. D. B. Malvie of Carp, Ont. (2 reels). Shelburne, Nova Scotia. Register of writs issued, received and served in Shelburne County, 1787-1807, were purchased at Christie's Canada (93 pages). Michipicoten, Rupert's Land. Letters written to various chief traders of the Hudson's Bay Company Post, 1856-1858, 1877, were presented by Mr. E. A. Campbell of Windsor, Ont., through the courtesy of Mr. E. Bush of Bell's Corners, Ont. (10 pages). Montreal Light Infantry, 1864-1867. Acquittance rolls, receipts of arms, volunteer inspection rolls, and reports on inspection of stores and arms of several companies of the Montreal Light Infantry Battalion, Volunteer Militia of the Province of Canada. Xerox copy was presented by the National Library of Quebec (30 pages). AUanLine, 1898-1902. Books of clippings concerning shipwrecks and inquiries, with shipping notices from various newspapers of Montreal, Glasgow, Liverpool and New York were transferred from Dr. Lamb's Office (4 inches). POST-CONFEDERATION SECTION—The Post-Confederation Section is organized into four project units—the Macdonald Period, the Laurier-Borden Period, the King-Bennett Period and Contemporary Manuscripts. A summary of accessions and major projects foUows. Accessions POST-CONFEDERATION POLITICAL FIGURES Abbott, Hon. Douglas Charles (b. 1899) was Minister of National Defence, 1945-1946, Minister of Finance, 1946-1954, and was appointed Puisne Judge of the Supreme Court of Canada in 1954. He presented his papers, 1940-1961, consisting of correspondence, memoranda, speeches and clippings (6 feet 4 inches). Borden, Sir Robert Laird (1854-1937). Eighteen volumes of papers concerning the Paris Peace Conference, 1919, were transferred from the Department of External Affaires (6 feet). 18 iVES REPORT 1 970-1971 Coldwell, Major James William (b. 1888) presented his papers in 1970. He played a majof role in the development of the Co-operative Commonwealth Federation (C.C.F.) as a national party, serving as National Secretary, 1934-1937, as National Chairman, 1938§J 1942, and as National President and Parliamentary Leader, 1942-1958. The papers, 1926-1969, consist of correspondence files, subject files, speeches, addresses, press releases, broadcast scripts and clippings (51 feet). Gowan, Sir James Robert (1815-1909) was a member of the Senate, 1885-1909, and was for many years Chairman of the Senate Committee on Divorce. Microfilm copies of his papers, 1823-1921, consisting of personal, political, legal and financial files were acquire» (8 reels). Laurier, Sir Wilfrid (1863-1919). Letters from Laurier to his wife on personal matters and policies, and letters to Laurier from Canadian political figures and others on a vari^H of subjects, along with three letters from Carolus Laurier, were acquired in 197^ (263 letters). Pearson, Hon. Lester Bowles (b. 1897) presented his papers, c. 1935-1969 (c. 960 feet). 4 Pouliot, Jean-François (1890-1969) was a Member of Parliament, 1924-1955, and a Senator, 1955-1968. A collection of personal and political papers, 1850-1969, was acquired (14 feet 5 inches). H Laurent, Hon. Louis Stephen (b. 1882) presented his papers, 1941-1958 (183 feet). Vanier, Rt. Hon. George P. (1888-1967). Papers, 1916-1967, presented by Mrs. Vanier, consisting of correspondence, memoranda, diaries and speeches (54 feet). They are closed until 1988. Papers of the following political figures are on deposit at the Archives and are closed; Baker, L.-c. 1945-1964-68 feet Chevrier, L.-c. 1935-1964-c. 80 feet Churchill, Gordon - c. 1947-1968 - c. 79 feet Diefenbaker, Rt. Hon. John G.-c. 1935-1968-1,300 feet Dinsdale, W. G.-c. 1952-1963-49 feet Drew, G. ,4.-1908-1957-142 feet Drury, C. M.-c. 1963-1968-30 feet Fleming, D. M.-c. 1945-1963-c. 279 feet Fulton, E. Davie-c. 1945-1968-c. 80 feet Hamilton, F. A. G.-c. 1955-1963-c. 278 feet Hamilton, W. M.-c. 1953-1963-c. 107 feet Harkness, D. S. -1957-1963 -83 feet Martin, PaulJ. J.-c. 1925-1968-c. 241 feet Monteith,J. W.-1957-1962-13 feet Sharp, M. W.-c. 1963-1967-24 feet Winters, Robert H. —n.d. -70 feet PUBLIC SERVANTS, DIPLOMATS AND JUDICIARY Beaudry, Laurent M. A. (b. 1886) served in the Department of E; 1948. Papers, 1924-1946, accumulated during his career ferred by the Department (5 feet). Affairs from 192f| External Affairs were transi HISTORICAL BRANCH 19 Blount, Austin Ernest (1870-1954) was private secretary to Sir Charles Tupper and Sir Robert Borden and later served as Clerk of the Senate, Clerk of the Parliaments, and Master of Chancery of the Dominion of Canada. Copies of correspondence and miscellaneous papers, 1896-1919, were made from originals in the possession of Mr. J. A. Blount of Ottawa (8 inches). Bourinot, Sir John George (1837-1902) was Chief Clerk of the House of Commons, 1880-1902. Papers, 1860, 1881-1921, relating to personal matters and constitutional questions, were transferred from the National Library (4 inches). Christie, Loring Cheney (1885-1941) was a legal advisor and diplomat in the Department of External Affairs and was also assistant to Sir Robert Borden at the Imperial War Cabinet meetings, the Paris Peace Conference and the Washington Disarmament Conference. An additional portion of his papers, 1919-1941, consisting of correspondence, memoranda, and drafts of speeches for Mackenzie King, was transferred from the Department of External Affairs (4 inches). Duff, Sir Lyman Poore (1865-1955) was Puisne Judge of the Supreme Court of Canada, 1906-1933, and Chief Justice of Canada, 1933-1934. The papers, 1877-1965, consisting of general correspondence, family correspondence, financial records and subject files, were presented by Dr. Richard Gosse (5 feet 4 inches). Halliday, William E. D. presented papers, 1925-1970, which he accumulated as Secretary of the Historical Advisory Committee of the National Capital Commission (8 inches). Heeney, Arnold Danforth Patrick (1902-1970) was Clerk of the Privy Council and Secretary to the Cabinet, 1940-1949, Ambassador and Permanent Representative to the North Atlantic Treaty Organization and Organization for European Economic Co-operation, 1949-1952, Ambassador to the United States, 1953-1957 and 1959-1962, Chairman of the Civil Service Commission, 1957-1959, Chairman of the Preparatory Committee of Collective Bargaining in the Public Service, 1963-1967, and Chairman and Canadian Secretary of the International Joint Commission, 1962-1970. Papers transferred to the Archives in 1970 consist of material relating to the Merchant-Heeney Report, the International Development Centre and the Public Service (1 foot 1 inch). Kirkwood, Kenneth Porter (1899-1968) was a Canadian diplomat and author. A portion of his papers, 1930-1935, consisting of bound typescript journals illustrated with photos and press clippings of his wartime experiences and early diplomatic travels were presented by Mrs. K. P. Kirkwood (2 feet). LePan, Douglas Valentine (b. 1914). Papers, 1945-1959, consisting of correspondence, despatches, telegrams, speeches, memoranda and clippings accumulated during his career with the Department of External Affairs were transferred by the Department (8 feet). MacKay, Robert Alexander (b. 1894). Papers, 1941-1955, consisting of correspondence, and memoranda accumulated during his career with the Department of External Affairs were transferred by the Department (4 feet). Pope, Sir Joseph (1854-1926) was secretary to Sir John A. Macdonald, 1882-1891, Under- Secretary of State, 1896-1909, and Under-Secretary of State for External Affairs, 1909- 1925. Papers, 1814-1926, consisting of semi-official correspondence, memoranda and reports collected by him during his career were transferred from the Department of External Affairs in 1970 (7 feet 4 inches). 20 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-1 971 Read, John Erskine (b. 1888) was legal advisor to the Department of External Affairs, 19|M 1946. He was Council to the Canadian Government in relation to the Internationa* Joint Commission and served as a judge on the International Court of Justice, 1946- 1948. Papers, 1919-1969, consisting of correspondence, memoranda and reports relating i to his career in External Affairs were transferred from the Department of External Affairs in 1970 (3 feet). Reid, Escott Meredith (b. 1905) held various senior posts in the Department of External Affairs, 1932-1950. He was High Commissioner to India, 1952-1957, and Ambassade! to Germany, 1958-1962. From 1962-1965 he was Director of Operations in South Asia- and the Middle East for the World Bank. Papers, 1939-1962, were transferred from the Department of External Affairs in 1970 (4 feet). Wrong, Hume (1894-1954) was a public servant and diplomat. Papers, 1927-1953, consisting of files accumulated by Wrong during his diplomatic career in Washington, Geneva;; London and Ottawa were transferred from the Department of External Affairs in 1970 (2 feet 7 inches). MILITARY FIGURES Crerar, Henry Duncan Graham (1888-1965) was the General Officer commanding the First Canadian Army in the Second World War. The papers consist of copies of field messages, orders and instructions and a few items of correspondence, together with a number of instructional pamphlets and leaflets, all bearing on Great War operations, 1915-1919 (4 inches). Adamson, Agar Stewart Allan Masterton (1865-1929) was a Canadian businessman and army officer. After distinguished service in World War I, he was Acting Summary Court Judge in the Bonn region of occupied Germany. In 1970, Mr. Anthony Adamson presented- papers consisting of personal war letters, memoranda, army despatches and translated German documents, 1914-1919 (2 feet). CULTURAL FIGURES Burt, Alfred Le Roy (b. 1888) taught history at the University of Alberta, 1913-1930 and was Professor of History at the University of Minnesota, 1930-1957. Papers consisting of correspondence, speeches and clippings, 1918-1930, were presented by Mrs. S. E. Jenness in 1970 (4 inches). Glazebrook, Arthur James (1861-1940) was successively a banker, exchange broker and university professor. He was also very active in the Round Table Movement and in adult education. The papers consisting of correspondence and memoranda, 1896-1931, were presented by Dr. G. de T. Glazebrook of Toronto in 1970 (4 inches). Grant, George Munro (1835-1902) a Presbyterian clergyman was Principal of Queen's University, 1878-1902. Additional papers, 1876-1886, consisting of personal correspondence were presented by Mrs. Geoffrey Andrew in 1970 (8 feet 2 inches). Greenwood, Thomas (1901-1963) was head of the Department of English Studies at the University of Montreal, 1944-1961. Papers, 1918-1968, consisting of correspondence, memoranda, definitions of mathematical terms and other related documents were acquired in 1970 (2 feet 3 inches). HISTORICAL BRANCH 21 Leacock, Stephen Butler (1869-1944) was an author and educator. Two autograph letters, 1916, were purchased in 1970. Microfilm copies of originals, 1864-1960, in the possession of the Stephen Leacock Memorial Home Board, were acquired in 1970 (30 reels, 21 pages of photostats, and 33 pages of xerox). Microfilm copy of originals in the possession of the Orillia Public Library and the Leacock Associates was acqubed in 1970 (1 reel). Microfilm copy of 1943 papers in the possession of Mrs. Elizabeth Kimball of Toronto was acqubed in 1970 (1 reel). Microfilm copy of papers (n.d.) in the possession of Mr. Allan Duffy of Orillia was acquired in 1970 (1 reel). MacBeth, Madge (b. 1883) was an author and journalist. Papers, 1899-1955, consisting of correspondence, subject files, manuscripts, clippings and diary were presented in 1970 (5 feet 2 inches). MacDonald, James Edward Hervey (1873-1932) was one of the original members of the Group of Seven. Papers, 1900-1932, consisting of correspondence, notebooks and speeches were presented by Thoreau MacDonald in 1970 (4 inches). Murray, William Ewart Gladstone (1892-1970) was a radio broadcaster. Papers, 1915-1970, consisting of correspondence, memoranda, clippings, speeches, scrap-book and publications, transferred in 1970 by Mrs. W. E. G. Murray of Toronto (4 feet 6 inches). Packard, Frank (1877-1942) was an author of numerous popular novels. Papers, 1893-1956 consisting of correspondence, manuscripts, clippings and photographs were presented in 1970 (10 feet). Tory, Henry Marshall (1864-1947) taught at McGill University, and aided in the founding of McGill University College of British Columbia, the University of Alberta and Carle- ton University. The papers, 1901-1946, consist of correspondence, mainly concerning the University of British Columbia, the University of Alberta, and the Khaki University of Canadian Overseas Forces, memoranda, reports, speeches and addresses (9 feet 8 inches). Weir, Ernest Austin (1886-1968) was a broadcaster, whose papers, 1923-1967, were presented to the Public Archives of Canada in 1970 (11 feet). LABOUR LEADERS Eady, Francis K. served on the staff of the Ontario Hydro Employees' Union and the Canadian Union of Public Employees. Papers, 1956-1970, relating to his career, along with some personal correspondence and memoranda were presented by Mr. Eady in 1970 (9 feet 8 inches). Forsey, Eugene Alfred (b. 1904) is a constitutional historian and labour leader. Papers, 1921-1969, consisting of general correspondence and miscellaneous items were presented in 1970 (2 feet). CORPORATE BODIES Alberta Farm Radio Forum presented an additional body of records, 1950-1962, in 1970 (2 feet). Association of Universities and Colleges of Canada presented records of the Bladen Commission on the Financing of Higher Education in Canada, 1963-1967 (7 feet 4 inches). 22 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-1971 Canadian Congress of Labour was established in 1940 when a number of unions expelled from the Trades and Labour Congress of Canada joined with the All-Canadian Con- gress of Labour (established in 1927). In 1956 it combined again with the Trades and Labour Congress to form the Canadian Labour Congress. The records, c. 1921-Mm. of the Canadian Congress of Labour were transferred by the Canadian Labour CongK I in 1970 (c. 200 feet). Canadian Guards, Regiment of. Minute books, scrap-books, dress books and other records, 1953-1970, were presented by the Regiment in 1970 (14 feet). Canadian Labour Congress was formed in 1956 by the union of the Canadian Congress of Labour and the Trades and Labour Congress of Canada. In 1970 the Canadian Labour Congress presented records covering the period 1955-1968 (c. 45 feet). Canadian Teachers Federation was organized in 1920 and became incorporated in 1946. The records, c. 1920-1968, of the Federation were transferred to the Archives in lS (c. 150 feet). Canadian Union of Students presented mimeograph material, 1964-1969, including news- I letters, questionnaires, pamphlets, seminar material, operational reports and memo- j randa in 1970 (4 feet 4 inches). Dominion Drama Festival was organized in 1932 and was incorporated in 1936. In 1970 the national office of the festival transferred its correspondence and business papers, j 1960-1963 (8 feet 4 inches). Frontier College was founded in 1900 to bring opportunities for study to workers in isolated mining, lumber and construction camps. Papers, 1899-1960, consisting of correspondence and subject files were given to the Archives in 1970 by the College (c. 135 feet). Hockey Hall of Fame. Microfilm copies of scrap-books, 1887-1957, of outstanding sports personalities and organizations were prepared in 1970 from originals in the possession of the Hockey Hall of Fame (4 reels). Humanities Research Council of Canada was formed in 1943 to promote research in the humanities. Records, 1943-1969, were presented in 1970 (24 feet 4 inches). International Alliance of-Theatrical Stage Employees Local 95 (Ottawa) was organizeaBl Ottawa in 1902. Records, 1893-1934, including minutes, correspondence and other documents were transferred in 1970 (3 feet 4 inches). Ordre de Jacques Cartier founded in 1926 and dissolved in 1965 was devoted to promoting social and economic interests of French Canadian Roman Catholics. Records, 1902- 1967, were presented to the Archives in 1970 by L'Association culturelle canadjew d'Ottawa (117 feet). Order of St. John, Canadian branch, was formed in 1910 and the Association was incorporated in 1914 by Act of Parliament. Papers, 1916-1970, consisting of biographies of members of the Order were presented in 1970 (8 inches). Rowat Commission on Relations between Universities and Governments. Papers, 1968-1970, were presented in 1970 by Professor Donald Rowat of Ottawa (c. 20 feet). Royal Bank of Canada. Microfilm copies of minute books, 1869-1969, made by the Royal Bank were presented to the Archives in 1970 (12 reels). Social Science Research Council of Canada was established in 1940 to promote research in the social sciences. Papers, 1959-1969, were presented to the Archives in 1970 (6 feet 8 inches). HISTORICAL BRANCH 23 Trades and Labour Congress was estabUshed in 1886, and in 1956 amalgamated with the Canadian Congress of Labour. Records, c. 1950-1957, were presented by the Canadian Labour Congress in 1970 (c. 25 feet). University Women's Club of Ottawa was formed in 1910 to advance the interests of women and to serve the community. Records, 1910-1970, consisting of general correspondence, subject files, minute books, account books, applications for membership, scrap-books and pamphlets were presented in 1970 by the Club (7 feet 8 inches). Young Men's Christian Association National CouncU. Microfilm copies of minute books, 1900-1967 were prepared by the PubUc Archives in 1970 (8 reels). Major Projects—The care of the papers of the Prime Ministers continues to be one of the primary responsibilities of the Post-Confederation Section. This includes such various functions as arranging, numbering, protective microfilming, restoration, and the preparation of finding aids and indexes. The revised computer print-out of the index to the papers of the Rt. Hon. Sir John A. Macdonald has been completed and made available for public use. We now have complete chronological, nominal, and subject lists of about 149,000 entries each. A series of Mac- donald's accounts and receipts was sorted and renumbered for microfilming and indexing. Preparations are also being made for a systematic restoration program for these papers. A feasibility study is being made for producing a subject index for the papers of the Rt. Hon. Sir Wilfrid Laurier by electronic data processing, using the entries in present author index as the input. The revised computer print-out of the index to the papers of the Rt. Hon. Sir Robert L. Borden has been completed and made available for public use. The microfilming of these papers has also been completed. The new microfilm will have numbered pages and the sequence of the documents will coincide exactly with the shelf arrangement of the originals. The last 22 volumes of the papers of the Rt. Hon. Arthur Meighen were indexed and the information was keypunched onto cards for data processing. The preliminary print-out has been edited and revised and we are now waiting for the Department of National Revenue to complete the final print-out. The Primary Series (1940 Correspondence) of the papers of the Rt. Hon. William Lyon Mackenzie King was microfilmed for the opening of this material to researchers on January 1, 1971. Sixty-one of one hundred and seventy-nine volumes of memoranda and notes, 1940- 1950, have been numbered and the numbering of Speeches, 1933-1940, has begun in preparation for microfilming. A microfilm shelf list has been prepared to facilitate reference to these copies. The papers of the Rt. Hon. R. B. Bennett, temporarily in our custody, are being numbered, microfilmed and indexed. Two hundred and seventy-nine volumes (162,000 pages) were indexed during the past fifteen months. There are still 180 volumes of political papers to be done. A study has been undertaken to determine the feasibility of using electronic data processing facilities to generate author, subject and chronological lists from the index data we have assembled. The sorting of the personal papers has been completed and they are now ready for numbering. 24 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-l^H The papers of the Rt. Hon. Louis S. St. Laurent have been arranged in several chronological series. A file list has been prepared and nominal indexes are available for most of the correspondence series. Preliminary Inventories—The program of inventory revision continues and inventories to the following manuscript groups were readied for publication: Manuscript Group 26: Prime Ministers' Papers Manuscript Group 27: Post-Confederation Political Figures, 1867-1948 Manuscript Group 28: Records of Post-Confederation Corporate Bodies Acquisitions Programme—Several members of the Section have been involved in the Systematic National Acquisitions Programme. They have drafted correspondence to potential donors, followed up these approaches by personal contacts, conducted negotiations for the transfer of papers, and appraised potential acquisitions. Two special programs have been undertaken to extend and escalate the basic program. These are the Ethnic Archives and Labour Archives projects. Increasing concern for the preservation of records and manuscripts of the many ethnic elements of Canada's population has led to the establishment of an Ethnic Archives Programme. A member of the Post-Confederation Section has been assigned to plan and to co-ordinate this effort, and close co-operation is maintained with the Citizenship Branch of the Department of the Secretary of State. The first major accomplishment in this area was the negotiation of an agreement with the Trans-Canada Alliance of German Canadians which designates the Public Archives as the official repository for their records and provides for the systematic transfer of older records to our custody. Also during 1970 a special program, co-ordinated by a member of the Post-Confederation Section, was initiated to search out and acquire material relating to the history of the labour movement in Canada^ The foundation of this program was laid when the Canadian Labour Congress transferred approximately 300 feet of dormant records to the Public Archives. Other unions and labour leaders of national significance are being invited to participate in the Labour Archives project. Another program directed toward the acquisition of documents relating to the history of sports in Canada is presently in the planning stage. British Columbia Exhibition—A member of the Section was assigned to co-ordinate the documentary exhibition commemorating the British Columbia Centennial. This exhibition will open in Ottawa and will then be shown in Victoria and Vancouver. PUBLIC RECORDS SECTION—Accessions—During the fifteen-month period the Section received 194 accessions consisting of 5,535 feet of records and 53 reels of microfilm. At the same time 47 recommendations for destruction were submitted and a total of 1 ,-301 feet of material was destroyed. This accounts for an over-all addition to our holdings of about 4,200 feet. HISTORICAL BRANCH The following lists some of the larger accessions: Department of Justice 238 feet, 7 accessions Department of the Interior 122 feet, 4 accessions Department of Finance 162 feet, 5 accessions Department of Trade and Commerce 794 feet, 7 accessions Department of National Defence 81 feet, 11 accessions Department of External Affairs 400 feet, 7 accessions Department of Labour 952 feet, 19 accessions Department of Munitions and Supply 193 feet, 4 accessions Bilingualism and Biculturalism Commission 1,215 feet, 3 accessions Department of Railways and Canals 135 feet, 3 accessions Immigration Branch 111 feet, 3 accessions National Research Council 113 feet, 7 accessions Finding Aids—Some finding aids have been prepared for these accessions, but a large amount of the material still has not been listed or indexed in any way. Two finding aids were experimentally produced with the use of Electronic Data Processing equipment for the records of the Registrar General and the Wartime Prices and Trade Board. Although initial difficulties were encountered, the projects were in the end successful and produced useful finding aids. The KWOC (key word out of context) system was employed and should provide the basis for similar finding aids for other record groups. Seven new record groups have been created, six relating to natural resources and one for the National Battlefields Commission, bringing the total to 90 record groups. A number of preliminary inventories have been revised and re-written, including such major ones as National Health and Welfare, Department of the Interior, Department of National Defence and the Wartime Prices and Trade Board. These should be prepared for pubUcation during the next fiscal year. Automation—An intensive feasibility study has been conducted to determine the merits and uses of automative practices in facilitating the work of the Section. The Spindex System, which is employed in the United States, was considered but eventually rejected as being unsatisfactory. Later, in co-operation with the Computer Services Bureau and the Records Management Branch, a pilot project was undertaken to devise a program broad enough to meet not only our needs but the records management needs of all government departments as well. A program was written and tests were run during the fall which proved suitable to our requirements. It now remains to be seen whether the system will be acceptable to other departments as a records management tool. A task force has been established to study the matter and a number of further tests have been suggested. Publications—A second Access Programme to Public Records Bulletin was printed and distributed during the summer. This listed significant accessions received from July 1969 to August 1970. The next bulletin will probably be issued when further progress is made toward the passage of the Public Records Order. A representative of the Section served on the departmental committee for the revision of the Public Archives Act. A submission was drafted and submitted in July. 26 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-197f Statistical Summary—The following is a summary of projects which were still outstanding as of 31 March 1971. The figures, which are given for the five project areas into which the work of the Section is divided, are approximate. Unprocessed Organization Boxing Processed and and Material Selection Listing Labelling Total Military and Cultural Affairs 5,300 2,500 7,800 8,000 14,800 Judicial and Legislative Affairs 6,300 700 1,300 2,800 9,900 Finance, Commerce and Industry 2,400 1,600 1,000 2,700 5,200 Manpower and Natural Resources 4,100 2,500 2,200 3,200 8,300 Public Works and Transportation 6,300 300 800 1,300 7,100 Totals 24,400 7,600 13,100 18,000 45,300 These figures indicate that over the past year, the volume of records fully processed has increased by 3,300 feet, the amount to be organized and /or selected and the amount to be listed have each decreased by 200 feet. During the same period the backlog of material to be boxed has increased by 3,500 feet. AUXILIARY SERVICES SECTION—This Section co-ordinates clerical and adminisjB tive support functions, assumes responsibility for such special programs as the Union List of Manuscripts in Canadian Repositories, the Register of Dissertations, and the Systematic National Acquisition Programme, prepares documentary displays and trains archivists. The special programs are co-ordinated through the Special Projects Unit. The Clerical Unit, which consists of six sub-sections, takes care of accessions, secretarial services, custodial services, microfilm services, photoduplication, and the registration of researchers. Union List of Manuscripts in Canadian Repositories—During 1970 a revised "Guide for the Preparation of Returns" was written. The English edition has been published and the French edition is nearing completion. Letters have been sent to the 124 repositories that contributed to the first edition, as well as to non-contributing repositories, requesting returns for d» material. Several have promised co-operation and some returns have already been received. So far, approximately 1,000 forms have been revised, exclusive of entries for the Public Archives of Canada. Target date for publication of the revised edition is 1973. Register of Dissertations—To date five annual editions of the Register of Dissertations have been published since the project was undertaken in the fall of 1965. As coverage continues to improve, the number of entries continues to increase. Since the Register was first published HISTORICAL BRANCH 27 in 1966, the number of entries has almost tripled, the 1970 edition containing 1,590. More and more scholars are becoming aware of the publication's existence and its use as a reliable reference. Sales of the booklet now approximately balance the cost of the publication. Although this growth is gratifying, it has caused a number of administrative problems. The original system of collecting and controlling information, adequate in the beginning, has now become cumbersome. As a result much more clerical time is required to produce the Register and the publication date becomes later each year. A number of alternatives are currently being considered and it is hoped that within the next year a less time-consuming system will be in operation. The use of data processing methods was suggested but had to be discounted, for the immediate future at least, because of the costs involved. At present it appears that the solution is a re-designed form which would allow more flexibility and cut typing and filing time. A number of people have suggested that the current practice of listing entries under broad chronological, geographical and subject headings could be improved. With this in mind, consideration is being given to possible format changes. The editor examined the system employed by the American Historical Association in the production of their List of Doctoral Theses. Although their system is quite similar to ours they do not seem to share our problems. Their booklet is published at three-year intervals rather than annually, and the work is done by a full-time editorial staff. Systematic National Acquisition Programme—During 1970 the Acquisition Programme was expanded. Several staff members from the Post-Confederation Section have been recruited to search for documentation in areas of Canadian history hitherto underrepresented in our holdings. These archivists are busy acquiring material for ethnic, labour, literary and sports archives programs. A booklet describing the Acquisition Programme and policies of the Public Archives of Canada has been prepared for distribution to potential donors of archival papers. Successful efforts were made to acquire the papers of more than 200 distinguished Canadians and Canadian organizations by means of letters, telephone calls, visits, and interviews. Negotiations with 51 other potential donors are currently in progress. Many of these papers have already arrived in the Manuscript Division, including those of: The Hon. D. C. Abbott, former Cabinet Minister and Judge; Agar S. A. M. Adamson, soldier; Sir Lyman P. Duff, Chief Justice; J. R. Gemmill, nineteenth century journalist; J. Grant Glassco, Royal Commissioner; A. J. Glazebrook, financier; A. D. P. Heeney, diplomat; W. E. G. Murray, radio broadcaster; J. E. H. MacDonald, artist; Frank Packard, novelist; Escott Reid, diplomat; R. Watson Sellar, public servant; Samuel Thompson, nineteenth century publisher and journalist; W. D. Powell; the Canadian Labour Congress and the Royal Bank of Canada. Archives Training Courses—In 1970 Carleton University, in association with the Public Archives of Canada and the Archives Section of the Canadian Historical Association, offered a course in Archives Principles and Administration. It was designed to cover basic archival techniques and also to give special attention to archival problems peculiar to this country. This course included both theoretical and practical work, with an opportunity for students to concentrate their studies in either the field of archives or of records management. Authorities on archives and records management included specialists from the Public Archives of Canada, and from provincial, municipal, business, church, and university archives. A certificate endorsed by the three sponsoring bodies was awarded to students who successfully completed the course. A one-day course on genealogical inquiries was conducted for some members of the clerical staff and a similar course was given to a number of outside genealogical researchers. 28 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-197] ' PUBLIC ARCHIVES LIBRARY The last fifteen months has been a period of progress for the Public Archives Library. All functions and duties relating to each Section have been completely reviewed, resulting in the creation of the Circulation and Extension Services Section. The Library has greatly benefited from the assistance of very | well qualified and hard working summer students. All material stored in boxes and accufi lated during the previous year has been sorted, classified, and shelved—the books by author, the pamphlets by date. Although their listing and accessioning is far from being complete, they are now readily accessible. The Public Archives Library has received several gifts, including local histories, reports ' and genealogies, from associations, companies, and private individuals. Several outstanding reference works have been bought : a selective list is given here. A report from each Section describes its activities and a table gives a statistical résumé of the Library's operations. RESEARCH AND REFERENCE SECTION—The reference and research services provided by this Section are increasing proportionately to the rate of university expansion across the country. Many of the questions received by Information Canada are referred to this Section for reply. Inquiries addressed to the Archives Library from high school students are answered by a clerk specially trained for this purpose, while librarians concentrate on the more involved and specialized research problems. We have added data found in appendices of vol. XXII of the Champlain Society and of vol. I to XII of the Hudson's Bay Company Record Society to our Biographical Index. Two thousand entries were added to our Inland Seas Index. CATALOGUING AND BINDERY SECTION—Work is progressing normally in the Cataloguing Section with its one cataloguer. A complete review of uncatalogued volumes listed on access cards was conducted with the help of summer students. All these were checKEd against Canadiana, the Library of Congress, and the National Library Catalogue. Entries were noted and are being copied as needed. The result should be felt gradually in our catalogue statistics, but in spite of this a backlog continues to accumulate because of new accfi- sions. The Public Archives Library collection is deteriorating very quickly with usage. The repair and binding of books and pamphlets is a slow process which requires thorough checking and judgment. A systematic repair program has been established to preserve our rare volumes. Whenever possible a reprint is bought and used in lieu of the original copy. In the case of rare pamphlets xerox copies are produced as needed for consultation. PERIODICALS AND GOVERNMENT DOCUMENTS SECTION—Perhaps the most significant advance made during the period was the placement on Kardex of all periodicals and federal government annual reports received by this Section. There were 480 entries compiled for government documents and 1,077 entry adjustments and additions to the periodical files. While the Kardex files were being updated the Linedex, a fingertip reference tool which lists periodicals alphabetically, was placed in the reference room for researchers. During 1969-70, 1,666 entries were added to the Linedex. HISTORICAL BRANCH 29 Many of the studies submitted by the Royal Commission on Bilingualism and Bicultural- ism have been received by the Section, and an inventory of these studies is being prepared. The Section has also been sending, systematically, whole runs of material to the Bindery. The Journals of the House of Assembly for Upper Canada and the Annual Reports of the Department of the Interior are two examples of the volumes being repaired. The Sessional Papers of the House of Commons are being sent on a selective basis. CIRCULATION AND EXTENSION SERVICES SECTION—The need for better control of books on loan for indefinite periods to other Divisions within the Public Archives led to the creation of the Circulation and Extension Services Section in October 1970. Its responsibility is to see to the proper classification of all books, periodicals and pamphlets kept in the Divisions and to institute standard procedure for their circulation. A survey of the entire circulation operations was conducted leading to procedural changes. The result is an accelerated service to the pubUc and a more realistic compilation of statistics. Rare Pamphlets Project—The cataloguing of the rare pamphlet collection is progressing satisfactorily. Those covering the years 1867 to 1900 inclusive have almost been completed. Some 160 of these pamphlets appear to be unique, as they have not been located anywhere in Canada or the United States. It is hoped that work on the 1867-1900 portion of the project will be terminated in a few months. Microfiche Project—Microfiche reproduction of the pamphlets listed in the Catalogue of Pamphlets..., Ottawa, 1931, vol. 1, is progressing slowly. The project entails hours of research for the identification and full bibliographical description of each pamphlet. Some, too, are found to be incomplete and cannof~be reproduced. Six lots, representing 391 pamphlets on 668 microfiches, have been completed since January 1968. During 1970,153 microfiches were done, representing 104 pamphlets. AU the preliminary research work on the seventh lot has been done. Selected Acquisitions Anselme de Sainte-Marie, Pierre de Guibours, 1625-1694. Histoire de la maison royale de France et des grands officiers de la couronne. Paris, Editions du palais royale; New York and London, Johnson Reprint Corp. [1967] 9 v. Réimpression en fac-sim. de la 3e éd., 1726-33. Boston Athenaeum. Catalogue of the Library of the Boston Athenaeum, 1807-1871. Boston, 1874-82. [Boston, Mass., G. H. Hall, 1969] 5 v. Brunet, Jacques-Charles, 1780-1867. Manuel du Ubraire et de l'amateur de livres, contenant: 1° Un nouveau dictionnaire bibUographique; 2° Une table en forme de catalogue raisonné. Copenhague, Rosenkilde et Bagger, 1966-68. 9 v. Réimpression en fac-sim. de j l'éd. de 1860-80. Michigan. University. William L. Cléments Library. Catalog of Americana, 1493-1860, in the Wiltiam L. Clements Library, University of Michigan, Ann Arbor, Michigan. Boston, Mass., G. K. Hall, 1970. 7 v. U.S. Dept. of the Interior. Biographical and historical index of American Indians and persons involved in Indian affabs. Boston, 1966. 8 v. PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-1971 Public Archives Library Statistical Review 1970 January March 1971 1970-71 Acquisitions Books Periodicals and Government Documents 3,474 10,410 643 3,535 3,275 8,000 Cataloguing Items catalogued 2,594 300 2,788 Researchers Registrations 8,521 2,100 8,166 Reference Inquiries 2,922 940 3,143 Circulation Items circulated 53,872 14,360 54,611 Copying Pages reproduced Microfiches 36,862 331 15,288 38,521 281 jyj^p NATIONAL MAP COLLECTION—The highlights of the last fifteen TTCiT/"kiwr months are the receipt of 215 interesting maps from the Manoir Richelieu JJ1V l3l\JIN Collection, the publication of County Atlases of Canada, the signifflWl exchange agreements for foreign maps, the start of the cataloguing of the Division's rare atlases, and the establishment of the National Architectural Archives. CANADIAN SECTION—In December, the establishment of the National Architectural Archives, with the co-operation of the Royal Institute of Architecture of Canada, resulted in the receipt of plans submitted for The Toronto City Hall competition. This was followed by the gift from the Ottawa firm of Massey and Flanders of all their documentation which included 45 packets of flat material and 126 rolls or bundles of plans. Thirty-eight plans of buildings in Ontario and ninety-two architectural plans of historical buildings in Nova Scotia were also received. Some 215 old Canadian maps were received as part of the Manoir Richelieu Collection. On his retirement, Mr. E. D. Baldock of the Department of Energy, Mines and Resources presented the Archives with volume 3 of Atlas Novus of Jansson, and a Patrick MacKellar map of Quebec. Several maps from the Mossom Boyd Co. were transferred from the Manuscript Division, as well as 2,286 maps relating to Orders-in-Council, 1907-1930 and 1950- 1959. Copies were obtained from depositories in England and the United States and some 180 repositories in Canada were asked for copies of maps absent from our collections whose existence was made known to us by the Union List in preparation. It is intended to insure the transfer to the Public Archives of maps no longer in use in government departments and to apply more consistently the provisions of the Public Records Order in relation to County Atlases of Canada, compiled by the Cataloguing Unit, was pubUshed in 1,000 copies. Some 500 copies were circulated with questionnaires to major libraries, historical HISTORICAL BRANCH 31 societies and interested individuals. The initial response was very good; 100 questionnaires being returned with reports on holdings. The catalogue has received favourable reviews and notices which it is hoped will stimulate further interest in the resources and work of the National Map Collection. The Canadian portion of the 1969 Bibliographie cartographique internationale, completed in September, consisted of 334 entries for 1,646 maps. Other publications in preparation include a guide to the National Map Collection and a report on the DesBarres Charts. An article by Hon. Fabian O'Dea entitled 17th Century Cartography of Newfoundland has been edited for publication by Courtney J. Bond, and will appear as monograph No. 1 of Cartographica. Major moves and rearrangement of furniture were made to improve work flow and to place atlases in more suitable cases and in a more logical order. It should be noted that the above work was additional to the usual program of accessioning and the limited cataloguing projects carried out by the Map Control Unit. In the fifteen-month period 30,695 items were accessioned, prepared for filing, and filed. All series maps published in Canada during 1970 were described for inclusion in the International Carto-Bibliography, and substantial progress was made on a project for cataloguing the closed Canadian series maps for inclusion in the Union List of Maps. The usual task of filing and re-filing thousands of maps weekly was performed chiefly by the clerical assistant in the Control Unit, who not surprisingly has not been able to give complete satisfaction to all during the year. Filing maps is primarily a two-man job, and the difficulties of one man maintaining control in the face of the several moves engaged in during the year were of such proportions that the clerk cannot be held blameworthy. In effect the work of the Accessioning and Map Control Unit has now reached such dimensions and involves so many auxiliary services to the whole Division and direct contacts with the Division Chief that it is proposed to strengthen the Unit whenever opportunity offers. Reversion to its former status as a divisional unit under the direction of the Division Chief, would allow the Unit to come to the support of the Foreign Section which is most certainly going to need assistance during the present year. A select list of statistics relating to the activities of the Section follows : 1970 January-March 1971 1970-71 Accessions 24,335 6,360 27,040 Researchers 1,032 352 1,129 Letters answered 583 172 605 Telephone inquiries 418 74 376 Photo reproductions 6,478 2,033 6,828 Catalogue and main entries 1,758 655 1,812 FOREIGN SECTION—The stability and progress of this Section is dependent to a large extent on maintaining a strong, direct association among the relevant agencies of three government departments—National Defence, Energy, Mines and Resources and the Public Archives. During 1970, in contrast to previous years, the Section established official and definite working relationships with its associates. Already this has resulted in a satisfactory increase in accessions which augurs well for the (growth of) the National Map Collection. 32 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-1971 In February the Directorate of Mapping and Charting, Department of National Defence; submitted a Treasury Board Minute and Order-in-Council which allows the Directorate to transfer gratuitously to the Public Archives that cartographical material which can be obtained under exchange agreement with other countries. This was followed by a modus operandi agreement between National Defence and the Public Archives. An agreement involving a mutual arrangement to secure maps of foreign countries on an exchange basis was also concluded with the Director of the Surveys and Mapping Branch, Department of Energy, Mines and Resources. Another highlight was the depository arrangement whereby the National Map Collection is the sole custodian in Canada of certain unrestricted maps produced by the United States Army Topographic Command. Another depository agreement was made with the British Directorate of Overseas Surveys which produces medium and large scale maps of many developing areas of the world. The following is a summary of the more important non-commercial sources of acquisition during the past fifteen months : Department of National Defence, Canada Donation Army Topographic Command, U.S.A. Depository Directorate of Overseas Surveys, U.K. Depository Directorate of Military Survey, U.K. Depository Geological Survey, U.S.A. Depository Division of National Mapping, Australia Exchange National Library of Australia Exchange Institut Géographique Militaire, Belgium Exchange Norges Geografiske Oppmaling, Norway Exchange Institut Géographique National, France Exchange Service Topographique Fédéral, Switzerland Exchange Instituto Geografico Militar, Argentina Exchange Several Canadian Universities Surplus Twenty national and thematic atlases, several significant thematic maps, and sixty-five city plans were purchased at a cost of $769.50. This figure represents the actual cost outlay for accessions from all sources—a total of 26,430 items. The accessions have been assorted and processed, a complete inventory made of the Collection (148,064 items as of March 31, 1971), and 20,295 maps distributed on a priority basis to other map libraries in Canada. '% The form and content of the National Union Catalogue for current maps was agreed upon by the Association of Canadian Map Libraries and the Section has assumed central management control for correlating and distributing the end product. The University of Toronto Press printed 20,000 cards which are now being distributed in packages of 200. Approximately 1,200 cards for current foreign maps have been completed and returned by participating map collections. During 1970, 265 enquiries were processed and an additional 75 answered during the first quarter of 1971. This figure is low relative to the number received by the Canadian Section. However, the Foreign Section is still in an early stage of development, and its existeijH virtually unknown to the public. The planning and work behind the accessioning and processing of 28,903 items in a fifteen-month period, the disposal of over 20,000 maps on a priority basis to other instij^B tions, the processing of 340 enquiries, and the overall custodianship of 148,064 items of which a detailed inventory was made during the period, has been a sufficient task for a staff of two. To date, because of the classification scheme and the splendid work of an experienced senior clerk, it has been possible to keep physical control over the Collection. During the HISTORICAL BRANCH 33 present year, however, the Section will not be able to cope effectively with the increased work-load resulting from normal growth factors. In 1972, unless more staff is added only a partial control will be maintained. A table showing details of the Section's accessions for the past fifteen months follows: 1970 January-March 1971 1970-71 Maps received 25,389 2,025 24,248 Maps added to inventory 6,979 856 6,221 Atlases 29 3 20 Indexes and catalogues 560 355 758 Related material 452 90 438 Rare Atlases CoUection—In May 1970, Mr. Lou Seboek was transferred from the Foreign Section to take charge of the rare atlases, classical geographies and related cartographical material, under the professional direction of the Chief of the Division. Canadian atlases—atlases published in Canada or those whose total content is of Canadian interest—wtil remain in the custody of the Canadian Section; current foreign atlases will remain in the custody of the Foreign Section. The Division Chief has been aware for several years that the Collection has been bypassed by international authorities in the field of carto-bibliography because it has not been properly presented. This has been a matter of great concern and some embarrassment. The task of analysing in depth and describing the Collection has been postponed time and time again because of an inadequacy of resources within the Division. Never was it considered a job where second best or a tentative approach would do. Perhaps tins is not the occasion to give a full appreciation of the program involved. Sufficient to stress that most of the atlases must be thoroughly examined, signature by signature, page by page, map by map, to test the authenticity of the collation of each atlas, to establish incontrovertible evidence of its originality, authorship and date, and to determine its particular state in relation to the history of its pubUcation, and lastly to investigate the development of individual maps as they underwent several reprints and editions. Many of the atlases have already shown to be possibly unique in that they present variations not noted in any known bibliographies. The job of analysing them individually and engaging in a variety of comparative studies is further complicated of course because of the multi-lingual text of the atlases themselves and the bibliographical literature pertaining to them. Two summer employees, one a post-graduate geographer and the other a second-year student, worked on the project during the past summer copying and checking thousands of individual map titles. The Collection will shortly be housed in a new custom built oak case, designed so that all the atlases will be laid flat on individual shelves. It is proposed to publish a descriptive catalogue of the entire CoUection in stages and at times convenient to the resources of the Division. The first section relates to Dutch atlases and awaits only final editing before pubUcation. Dutch atlases have been given priority for two reasons: the Dutch produced the first atlases, and Koeman's magnificent four-volume bibliographical work on atlases published hi the Netherlands has just been completed. A catalogue of the Dutch atlases in the National Map CoUection wtil be an important postscript correcting some of theinaccuracies that inevitably appear in such a large work as Koeman's. Incidentally, Koeman was only able to examine our Collection in the most cursory fashion 34 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-197f and his recording of our holdings reflects this—another reason why we cannot further postpone presenting our true account. It is a source of immense satisfaction to the Chief of the Division that the task is now being done in a most capable fashion. The scholarship here involved cannot but lend itself to the best traditions of the Department. PICTURE DIVISION Following is a statistical table showing the activities of the Picture Division from January 1, 1970 to March 31, 1971: Services to the Public Persons registered Enqubies Reproductions supplied 958 2,923 19,484 | Arrangement Evaluation and research (items) Storage (items) Preservation (items) Organization (items) 89,390 192,065 512 71,554 1 Cataloguing Preparation and research (items) Typing and filing (items) 11,012 69,694 J Acquisitions Paintings Drawings Prints and engravings Photo negatives and photo prints Motion picture film reels Magnetic tapes and discs (hours) 672 2,798 235,318 930 14 The holdings of the Division as of April 1, 1971 are as follows: Paintings Drawings Prints and Engravings Photo Negatives and Photo Prints Motion Picture Film Reels Magnetic Tapes and Discs (hours) 1,539 5,690 73,625 1,399,005 15,450 2,710 PAINTINGS, DRAWINGS AND PRINTS SECTION—The main activities of the Paintings, Drawings and Prints Section were oriented towards the development of the following projects: evaluation and negotiations through the office of the Secretary of State for the acquisition of the Manoir Richelieu Collection, new accessions, storage, retrieval automation, revision of the Section's priorities and the preparation of exhibitions. HISTORICAL BRANCH 35 The Manob Richelieu CoUection—This CoUection of Canadiana was assembled prior to 1930 by the Canada Steamship Lines under the direction of William H. Coverdale, with a view to establishing a fine coUection of works illustrating early days in Canada which would at the same time adorn the walls of the firm's Manob Richelieu Hotel at Murray Bay, Quebec. Purchased by the Canadian Government hi 1970, the Collection includes over 2,000 originals, prints and maps which document early Canada from Newfoundland to British Columbia. The largest part of the Collection, however, concerns the pre-Confederation period east of the Lakehead. The most valuable and interesting part of the Collection consists of well over three hundred original items, including many by well-known artists, as weU as some which are as yet intriguingly anonymous. The foUowing is merely a brief survey of some by the more familiar artists represented in the CoUection. The Manob Richelieu Collection contains more than forty water-colours by the military artist, John Pattison Cockburn (1778-1847), many of which are clearly identified as to iconography, apparently in the artiste's own hand. These include "Looking Down Hope Street from the Market Place, Quebec, 10th June 1830", "The Old Ferry, Niagara", and other views of Quebec and Kingston. One painting in particular, "Cutting Ice in Winter at Quebec" (14 1/2' X 19 3/8'), deserves special note as it is in Cockburn's more finished style. The figures in the foreground are carefully painted in strong, varied tones, rather than the usual pale washes. The cracks and shadows on the ice are thoroughly indicated. In the distance, the afternoon sun gleams on the snow-covered roofs. The painting is signed, once on the front and twice on the back. Coke Smyth (d. 1867) is represented in the Collection by an impressive water-colour depicting Indians shooting the rapids (11 3/4* X 16 1/4*). The picture is developed with layers of transparent colours, resulting in the full, sombre effect of the approaching storm and swirling green water. Thin, angular brush strokes are used to describe the gaunt, twisted trees and tense figures. The painting is signed in brushpoint at the lower left. The Manob Richelieu Collection also includes several excellent water-colours by Robert Hood done during the Franklin Expedition in 1819. They are coloured in pale, transparent washes of grey, blue and brown, with great attention paid to detail, and especially to light and reflection. Hood did not himself survive the Expedition, but his water-colours remain as some of the finest illustrations of Arctic exploration. There are two very pleasing water-colours of Niagara FaUs, signed " JHC", and presumed to be done by John H. Caddy. They are both very crisp and airy, with fine use of the white paper to give the effect of clouds and spray. Auguste Kôllner (1813-1870) was also at Niagara in 1848, and the CoUection contains two sepia drawings of the suspension bridge, signed and dated. Another of the more well-known artists represented is Denis Gale (1828-1903). His water-colours deal with subjects in and around French Canada, and the habitants and Indians are depicted in the style of Krieghoff, with whom Gale was associated. The Manob Richelieu Collection also includes several night scenes by Gale, one being a rather dramatic picture of a moose swimming from a forest fire, and another representing two moose battling by moonlight. The nineteenth century water-colourist James Duncan (1806-1881) is well represented in the Collection. His paintings, in various sizes, of Quebec landscapes and elsewhere are all done in a finished, competent style. These are accompanied by works of his pupils, done in his style or sometimes after Krieghoff, including a large number by A. F. Dyneley as well as some by a Miss Fulford and a Sidney Farrell. Mention should also be made of the nineteen water-colours by the scholar, Sir Daniel Wilson (1816-1892). His scenes of Murray Bay, the St. Lawrence, Lake Superior, and else- 36 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-1971 where are handled in his usual confident style with clear bold colours washed over a solid pencil outline. C. W. Jefferys (1869-1952) is well-represented in the Manoir Richelieu Collection by both water-colours and drawings. These include studies for large oils depicting historical events ("Captain John Nairn at Murray Bay"), as well as some earlier works done from life. One early drawing, "Old Houses at the Coves, Quebec, 1889", exemplifies his lively, vigorous pen and ink work. Another interesting item in the Collection is a disassembled 9* X 13" sketch-book by Augustus Terrick Hamilton. The book contains twenty-seven water-colour views, which trace the movement of Hamilton's regiment and includes sketches of St. Helen's Island, Niagara, Chambly, and the St. Lawrence. Some are dated 1842. The title page of the little booklet is signed in brushpoint. Other works by more well-known artists include some pastels by Holdstock executed in his usual soft style, four water-colours inscribed "Henry Rudyerd" dated 1788, several water- colours by William Armstrong, and a large painting of Thunder Cape, Lake Superior. There is an interesting view of Quebec City clearly signed "A. Killaly", and also a group of water- colours by James Archibald Hope done at Quebec and Niagara, c. 1838. A water-colour of Felon's Falls by S. Stretton, 40th Regiment, is signed and bears a lengthy inscription verso. The Falls are painted in sombre greens and browns and the entire picture is neatly bordered with a black margin. This is only a selection of the original works in the Manoir Richelieu Collection; a large number await further study and identification. It would take too much space to provide full documentation for the prints contained in the Manoir Richelieu Collection, but it is worthwhile mentioning some of the more well- known sets. Present in the Collection is a series of twelve early views of Quebec, engraved c. 1761, taken by Short, as well as his views of Halifax (after Serres), published in 1764. There is also a good selection of the excellent etchings by DesBarres, hand-coloured in soft washes. Six views of Montreal, after R. A. Sproule, published in 1830, Hunter's colour lithographs, "Ottawa Scenery" (1855) and "Eastern Townships Scenery" (1860), and the Pye Gaspé Views (1860) are also included. There are a large number of engravings from the Eastern Provinces and both the Canadas, most hand-coloured, after W. H. Bartlett, used to illustrate "Canadian Scenery" c. 1840. The famous set of lithographs, after Captain H. Warre, "Sketches in North America and the Oregon Territory", a set of aquatints, hand-coloured, after Cockburn (1833), and the set of coloured lithographs, "Sketches in the Canadas", after Coke Smyth, form part of the CoUection. Other notables include an amusing series of highly imaginary hand-coloured engravings of Quebec by François Haberman, the set of photogravures by Carlisle and Martindale, "Recollections of Canada" (1873), the Fisher and Edy set of hand-coloured aquatints of Quebec (c. 1796), and "Sketches in Nova Scotia and New Brunswick" (1837) by Lieut. Petley. The Manob Richelieu Collection contains a number of Audubon birds and quadrupeds. Unfortunately no series is complete because of the collector's policy of selecting only Canadian species. There are 179 birds out of a possible 435, and 98 quadrupeds out of a possible 150, in varying conditions from poor to excellent. The North American Indian theme is expressed in a set of twenty-five Catlin lithographs, all of which unfortunately have been laid down, and a few prints after Bodner, published in 1839 to illustrate his American journey with Prince Maximilian in the years 1832-34. The importance of Bodner's prints in pictorially preserving the culture of tribes later decimated by war or disease requires no further comment. The Collection also contains some 152 of the large coloured lithographs of North American Indian Portraits published by Key and Biddle, HISTORICAL BRANCH 37 Rice and Clark, and others. Many are fine attractive items, but unfortunately some of these too have suffered from being laid down. It should also be mentioned that the Manob Richelieu Collection contained some 215 maps relating to Canada, which have subsequently been transferred to the Map Division. Interest in the CoUection was such that a lively but amicable discussion ensued between the Public Archives and the National GaUery on the most suitable repository: the Public Archives stressing the documentary value of the items, the National GaUery theb artistic merit. The result was the transfer to the National Gallery of some 62 items Usted below, while the Public Archives retained the rest of the Collection. Those items transferred to the National Gallery include: 4 drawings by C. W. Jefferys 1 water-colour by E. E. Vidal 1 water-colour by J. B. Wilkinson 3 water-colours by Henry Sandham 1 water-colour by James Duncan 1 water-colour by Henry Davis 1 water-colour by James Peachey 1 water-colour by A. Brown 1 water-colour by William Berczy Jr. 1 water-colour by G. Tobin 4 water-colours by George Heriot 5 water-colours by J. P. Cockburn 7 water-colours by Bartlett 7 water-colours by G R. Forrest 1 water-colour by E. Walsh 1 water-colour by G. Hallewell 1 oil by G. Hallewell 1 oil by A. Bierstadt 1 oil by G. H. Hughes 2 oils by E. C. Coates 1 pastel by Holdstock 1 lithograph after Paul Kane 15 anonymous water-colours It can be seen, from this brief survey, how important the purchase of the Manob Richelieu Collection by the Canadian Government is to the preservation of Canada's cultural heritage, both historically and artistically. Further research is required on the CoUection, but meanwhile it will be made accessible for study and exhibition in the Public Archives and the National Gallery of Canada. FuU records of the Collection are retained m the Picture Division. Through a private source in Great Britain the Paintings, Drawings and Prints Section acquired some 100 engraved portraits at a very reasonable cost. Attendance at the Christie's and Sotheby's sales allowed the Division to purchase several important items including proofs of views and portraits by the Montreal illustrator, J. H. Walker, four original water- colours by Colonel R. W. Rutherford, a volume of illustrations of 18th century British infantry uniforms, an etching by T. M. Martin of a 19th century rural view, a drawing of a depression family by E. Newman, and a portrait of J. Macdonald by J. B. Wandesford. The Gaviller Collection, donated by Mr. C. F. Gaviller of Gaviller and Co., Owen Sound, Ontario, consists of two family albums. The first album, largely completed by Alexander Gaviller, contains photographs and sketches (mostly pencil) dating from 1828 to 1898. 38 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-1971 I The pictures are of villages in the south of England, Bond Head, Hamilton, Orillia, the Maritimes, Vermont, Quebec and Lake Superior. The second album, largely completed by Maurice Gaviller, contains photographs and sketches of the south of England, Bond Head, Red River, Nova Scotia, Minnesota and Lake Superior dating between 1857 and 1880. Loans for copying provided important visual documentation for permanent record. Included in this group are: E. Roper Sketch-book (Muskoka, Peterborough, and British j Columbia content, c. 1885); W. H. E. Napier Water-Colour Collection (Quebec and Mani- toba material, 1850-1870); the Lambert Collection (Prairie agricultural documentation | associated with letters for the pre-World War I period); and the Stary Collection (Arctic Areas, 1950's). Special mention should be made, too, of the Canadian Illustrated News, Hamilton, for 1862-63. In addition to processing the Manoir Richelieu Collection, the cataloguer has made ' considerable progress in clearing up a year's backlog of uncatalogued material which has I now been typed and filed. Uncatalogued water-colours in the Collection are now being approached in a methodical way, but unfortunately since there is no functioning inventory it is difficult to see how much has been accomplished. Our summer student was of great assistance in preparing and stabilizing the permanent ' storage facilities for the main part of the Collection. Once established, it is expected that | the system will remain fixed indefinitely and the location will eventually become the key j inventory notation, permitting easy accessibility to and quick surveys of the Collection. The physical requirements of the Section were further advanced with the installation of 350 units of metal shelving in the main stack core of the building thus providing storage under best conditions for the more valuable but usually less stable documentation. In an effort to add efficiency to our reference operation fairly extensive discus^H were held with IBM and the Department of Supply and Services regarding automated retrieval of subject information. Call—360 and CMS—360 have so far been considered. This will necessitate the preparation of an inventory of the Section's holdings keyed to the storage system and physically represented by an aperture card file which can be used to make quick identification reproductions for researchers. Both surveys have shown that the Division as a whole has an excellent application for automation. And with automation two valuable Historical Research Officer positions could be released for necessary research for the preparation of a published catalogue. Further direction regarding budgeting for the project is still required but in the interim plans can be made by preparing an inventory of the Paintings, Drawings and Prints Section's Collection. Considerable time has been devoted to the future direction the activities of the Section will take. It can be anticipated that the statement to this effect will mention (1) the consolidation of the Section's reference activities to materials held in the Collection, and (2) concentration of the Section's cataloguing resources on specific blocks of material in order to expedite the initial cataloguing of the Collection in the new catalogue format. The Section has successfully participated in the preparation of two exhibitions during the period. These are the "Peter Rindisbacher Exhibition" organized by the Amon Carter museum of Western Art, Fort Worth, Texas, and "150 Years of Art in Manitoba", assembled by the Winnipeg Art Gallery. Now under consideration is the selection of water-colours from our collections for the 1972 Archives Centennial. Few institutions in Canada can look back to 100 years of collecting and preserving—a history which has produced a very significant collection both from a documentary and an art historical point of view. Heraldry Unit—The Heraldry Unit accepted with gratitude the specialized heraldry library and a set of figurines representing the King's Beasts from the estate of the late F. Thrasher, M.B.E. It also added to its Collection Sir John A. Macdonald's legalized coat of armsj^M HISTORICAL BRANCH 39 was presented to the Canadian Government by Lt.-Col. Gordon D. Leggett, President of the Toronto Branch of the Clan Donald Society of Canada. HISTORICAL PHOTOGRAPHS SECTION—The Historical Photographs Section and its Units have enjoyed a marked degree of success. However, it is to be noted that in all areas budgetary restraints have affected the operational efficiency of the Section, curtailing in part aspirations and plans for the development of a wider scope of activities relating to audiovisual records. Negotiations for the transfer of government collections have been satisfying. We have reached a successful agreement for the transfer of valuable photo albums and prints from the Department of Public Works Library, and for the copying of portions of the massive Department of Public Works photo negative holdings. From the Geological Survey has come a series of photo albums, supplementing the valuable negatives transferred previously. Energy, Mines and Resources forwarded a copy of the first aerial photo taken in Canada (1883). Additional material has been transferred from the Department of Transport (Edmonton District Airports, 1940-1961), Trade and Commerce (1920's), Canadian National Railways (early railway facilities and equipment) and from the National Library (Grosse Isle Quarantine Station album). Aerial views of coastal areas have come from the Atlantic Tidal Power Programming Board, and photos relating to the Hon. John Turner's 1965 Russian visit have been transferred from the Office of the Minister of Justice. The Department of Transport has also transferred photographs of the erection of the Quebec Bridge and views of the Carillon and Grenville Canals. In addition, special mention should be made of the following departments: Agriculture, Labour, National Defence, Indian Affairs and Northern Development, and Forestry and Rural Development. The Expo '67 Still Photo Collection was transferred after prolonged negotiations with the National Film Board. The 50,000 items include colour and black and white coverage for the period 1964 to 1967 documenting initial planning, construction, the Expo site and its pavilions and facilities, and all major and minor events and activities. Regimental photo files have been received from the Canadian Guards Regiment upon its disbandment. We have also acquired collections from the YMCA National Council and the National Ski Museum, as well as the Hirtle Collection of Lunenburg, Nova Scotia. Other private collections were received from H. J. Woodside, W. E. Halliday, C. B. Sissons, A. G. L. McNaughton, and Senator J. A. MacKinnon. Negotiations for the acquisition of photo collections from private institutions and sources have been most successful because of the systematic photo acquisition program. Many important collections of special historical interest have in this way been received. Current photo negatives which are of no further use to the Toronto Globe and Mail are now arriving on a monthly basis. Other acquisitions are from the Canadian National Exhibition, the Toronto Telegram, the Hockey and Sport Halls of Fame, the Alexandria Studio (Toronto sporting and political events, 1875-1945), and G. Frazer of Frazer Audiovision Limited. Negotiations concerning the acquisition of the Duncan Cameron Collection (the holdings of Capital Press Limited) were successfully concluded. The Collection contains some 90,000 colour and black and white photographs which document most of the important political and social events that have occurred in Ottawa and across Canada, 1948-1968—elections, royal commissions, ceremonies and visits, and conferences and meetings. Also included are portraits of major political figures, public servants, celebrities, and the Royal Family. From the estate of the late H. P. Davis has come an interesting collection documenting early prospecting and mining developments in northern Ontario. The recently acquired Rolland Roch Collection contains some excellent unique early photographic types. Photo- 40 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-1971 graphs from the C. A. Magrath Papers document the communities of southern Newfoundland and Labrador, 1933-34. Several significant collections were loaned to the Public Archives of Canada for copying. The Canadian Vickers Corporation has aUowed access to its files and to date some 800 photographs showing the construction and repair of merchant ships, warships and aircraft, World War I shipyards, and the fabrication of heavy industrial machinery, 1912-1967, have been copied. The Western Development Museum of Saskatoon continues to loan excellent series of photographs, while Mr. D. Millar has transferred several hundred reproductions relating to Western political, labour and social developments, 1900-1920, including excellent coverage of the Winnipeg General Strike of 1919. We should also mention portraits of Victoria Cross recipients collected by the War Museum, prints of early skiing activities collected by the National Ski Museum, a collection from the Six Nations Indian Agency, Brantford, a valuable series of 1920's views of western Canada and the North-West Territories from the Institute of Northern Studies, University of Saskatchewan, and a documentary series on merchant shipping from the Canadian Transport Commission. Reference services continue to show an increase as more reproductions are supplied and diverse subjects requested. Federal departments and agencies continue as major^^B and provincial government departments, particularly those of Ontario, have also sent researchers. Most numerous have been requests from publishers and the faculties and students of Canadian and American universities. The Section's facilities are also used by educa^M boards, private museums, and television and film producers. In addition other varied requests have come from Great Britain and the United States. Public relations have centered around two major activities: the systematic photo acquisition program and photo exhibits. The exhibition "Reflections on a Capital: 12 Ottawa Photographers" was considered a major success drawing thousands of visitors and most favourable comments from national and international sources. During the opening ceremonies, His Excellency the Rt. Hon. Roland Michener commended our efforts. As a result of the exhibition several leading photographers have transferred their collections. Indeed, it can be said that the exhibition has given the Public Archives and Canada exposure and recognition of its resources. Despite budgetary restrictions for 1971-72 the Section anticipates increased availability of photo collections from government and private repositories and an increase in the demand for its services and facilities. Historical Sound Recordings Unit—Recordings held and acquired by the Historical Sound Recordings Unit are grouped into collections according to source—public or private. Prominent among the collections acquired from public or governmental sourcel^E the House of Commons debates of the Second Session of the 28th Parliament, October 1969 to October 1970, and the meeting of the House and Senate Joint Committee on the Constitution, 28 January 1971, from the House of Commons; an interview with Rt. Hon. P. I Trudeau in New Zealand, 14 May 1970, and his Vancouver press conference, May 1970, from the Prime Minister's Office; proceedings of the preliminary, regional, and formal hearings of the Royal Commission on Bilingualism and Biculturalism, 1963-1965, from the Royal Commission; speeches by King Edward VIII and Albert Lebrun at the unveiling of the Vimy War Memorial, 26 July 1936, speech by W. Bishop at Utica, 23 January 1941, surrender of German troops under General Blaskowitz to the 1st Canadian Corps under General Foulkes at Wageningen, Holland, 5 May 1945, and talks (in English and in French! by General H. D. G. Crerar, 8 May 1945, from the Department of National Defence; speeches by Rt. Hon. W. L. Mackenzie King, Rt. Hon. Louis St. Laurent, and General Cha|B? Gaulle in Ottawa, 7 July 1944, from Radio-Canada; interview with Métis guide,Gabriel Léveillé, recorded in 1957, from Public Service Commission historical files; intervies|^B HISTORICAL BRANCH 41 department officials, John J. Lamb, 1967, and Harry V. Dempsey, 1967-1969, from the Department of Fisheries; taped copies of various commercially produced phonograph discs relating to Canadian history, 1924-1967, from the National Library of Recorded Sound; and a speech delivered by Hon. R. S. Bowles, Lieutenant-Governor of Manitoba, at the opening of the Public Archives' exhibition, "The Birth of Manitoba", 1 April 1970, and inaugural speech by Dr. W. I. Smith to the staff of the Public Archives, 8 January 1971, from the Public Archives of Canada. From private sources the following recordings were accessioned: speeches and talks by Hon. James A. MacKinnon, 1944-1949, and speeches by Rt. Hon. W. L. Mackenzie King, 1945, and Hon. T. C. Douglas, 1957, from Hon. James A. MacKinnon; talk by Rt. Hon. W. L. Mackenzie King, August 1945, and an election speech by Rt. Hon. Louis St. Laurent, 1949, from Jean François Pouliot; remarks by Brooke Claxton at the time of Air Vice Marshall Lloyd S. Breadner's death, 14 March 1952, from Brooke Claxton; proceedings of the 1968 Liberal Leadership Convention from the Liberal Federation of Canada; public debate on the taxation white paper, Ottawa, 6 October 1970, from Canadians for Responsible Government; proceedings of its annual meetings, conferences, and seminars, 1960-1967, from the Canadian Citizenship Council; two phonograph disc albums entitled "England Before the Fbst Great War" and "The Wonder of the Age, Mr. Edison's New Talking Phonograph", each including among other historic sound recordings the 1888 recording attributed to Sb Henry Morton Stanley but certainly made by Sir Frederick Arthur Stanley, Governor-General of Canada, 1888-1893, various disc recordings of royal messages, 1927-1957, and a disc of extracts from historic broadcasts by radio station CFRB, 1927-1957, from Rose, Court and Company; a message by Sb Henry Morton Stanley, 1890, and speeches by the Earl of Bessborough, the Rt. Hon. R. B. Bennett and the Rt. Hon. Stanley Baldwin at the opening of the Imperial Economic Conference, Ottawa, 21 July 1932, from the British Broadcasting Corporation; speeches by Jack Blumberg, Stanley Knowles, Fred Tipping, and William Ivens at a testimonial dinner for WiUiam Ivens, Winnipeg, 31 May 1953, from J. B. Gladstone; farewell speech by Boris Hambourg at the Hart House String'Quartette's final recital, 26 April 1946, from Boris Hambourg; and a talk by Frank UnderhUl about Edward Blake, delivered January 1970, from the Public Archives History Club. The following interviews and reminiscences have also been acqubed; interviews by David Millar with citizens of Lunenburg about Lunenburg and the Bluenose, recorded February to November 1963, with retired union officials about labour history in Canada, recorded July to September 1969, and with Senator Eugene Forsey, recorded 16 September 1970, from David Millar; interviews by David Bercuson about the Winnipeg General Strike, 1919, recorded May 1969, from David Bercuson; interviews by Don Montgomery with John Bruce, retired union official, recorded February 1963 and March 1965, from Don Montgomery; interviews of Max Tessler, socialist, recorded 1966 and 1967, from Max Tessler; interviews by Dolores MacFarlane with Alberta pioneers about Alberta history, recorded 1958 to 1965, from Dolores MacFarlane; interviews by Mr. and Mrs. Grant Johnson with Annie Atwood, Barbara Morrow, Mary Traill, and Jane Redpath, recorded November 1970, from Grant Johnson; interview with Sir Hubert Wtikins, explorer and adviser to the U.S. Armed Forces, recorded 9 August 1954, from the Columbia Broadcasting System; reminiscences by Miss Dolores Card about Saskatchewan homesteading, recorded 3 September 1963, from Miss Dolores Card; and reminiscences by Philip Palmer about surveying in Canada, recorded March 1968, from Phitip Palmer. It can be seen that a good number of historical sound recordings are being acqubed and preserved by the Public Archives of Canada. However, there is yet a greater volume of valuable items in other locations, some of which are deteriorating and possibly in danger 42 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-lS of total destruction. So far no agressive acquisition program has been conducted because of the limited financial and human resources at our disposal. Without the Unit's having publicized its holdings and activities reference has shown a marked increase during 1970 and the early part of 1971. The publication in the May 1971 issue of Electron magazine will surely draw more requests. The completion of more detailed inventories and the preparation of a detailed and comprehensive card index will allow the Unit to partially meet the requests received from the public and from government departments. Much of the work accomplished by the Standing Committee on Oral History^H directed by its chairman and secretary, both of whom are Public Archives officials. The findings and recommendations resultant of this comprehensive survey of oral history and sound archives in Canada will be published in the coming issue of the Canadian Archivist. It has been recommended that the Committee's secretariat be located at the Public Archives and that it maintain a complete and up-to-date directory of oral history and sound archives in Canada and serve as a centre for information and advice. It also recommended that a nominal index or collective catalogue of all oral history interviews be prepared and maS- tained here. The Sound Recordings Unit is already performing some of these tasks, wht|h hopefully will be more clearly recognized and supported in the near future. As presem^H todians, the Unit has developed progressive methods for the preservation and use of oral history documents, but it must in future concern itself, too, with the further acquisition of much non-recorded information from retired civil servants, politicians and prom^W Canadians. It is expected that more interviews will be conducted and recorded through this office during the next fiscal year. National Film Collection—The activities of the National Film Collection included the prejg- ration of a catalogue of film holdings, the negotiation for and acquisition of several collectijm the selection of and arrangements for the copying of valuable deteriorating nitrate footage and the subsequent examination of the new copies, and the discussion of the aims and activities of the National Film Collection as a result of the Secretary of State's request for reports on "The Film Situation in Canada and Federal Policy". The preparation of a catalogue of the National Film Collection's holdings was begun in January. To date a guide and index to the holdings for the periods 1897-1909 and 1910-1919 have been completed, as well as the Associated Screen News Collection. Other portions^ the Collection, including the Julian Roffman Collection were also catalogued with the assistance of casual help. Of the numerous successfully negotiated acquisitions The Viking is perhaps the most spectacular, as the original negative of this film had been lost for many years. Equally important has been the acquisition of The North West Passage, a uocumentary on the voyage of the St. Roch in 1942, and the transfer of film footage showing the last interview with Sir Hubert Wilkins, Arctic Explorer, in 1951. Air Canada has transferred a valuable collection of footage relating to Canadian military operations during the Second World War. Film lias also come from the Royal Commission on Bilingualism and Biculturalism, the Science Filrii Unit of the National Film Board, and the estate of the Hon. Brooke Claxton. In addition to film the Public Archives has also acquired many still photo collections. The following lists have been prepared from the selected footage acquired by the Nal^B Film Collection : NEWS AND DOCUMENTARY 1. The Sneeze, 1894 2. Unveiling the Statue of Wolfe, Quebec City, 1897 3. Hockey Match on Ice, 1898 pSTORICAL BRANCH 43 . Canadian Infantry Embarking for South Africa, 1899 , Montreal Fire Department on Runners, 1900 Pack Train on the Chilkoot Pass, 1901 Rocking Gold in the Klondike, 1901 Fraser Canyon, 1902 , Skating in Montreal, 1902 Shooting the Long-Sault Rapids, P.Q., 1903 International Contest for the Heavyweight Championship: Squires vs Bruins, July 4, 1907 Stalking and Shooting Caribou in Newfoundland, 1907 Bull Moose Special, Newfoundland, 1908 Indian Camp, 1915 Isle aux Coudres, P.Q. Primitive Farming, 1918 Quesnel, British Columbia. Horses Rounded up for Russia, 1920 Ottawa. Duke of Devonshire Opens Parliament, 1920 Coalhurst, Alberta. World's Greatest Wheat Crop Harvest, 1920 Rockland, Ont. Maple Syrup Industry, 1920 Montreal, P.Q. Skiing on Old Mount Royal, 1921 Winnipeg, Man. The Largest Party of Scandinavian Immigrants in 50 Years is Arriving, 1921 Montreal, P.Q. Canadian Company Makes Dresses from Paper, 1922 Quebec, P.Q. Hon. L. A. Taschereau Sworn in as New Premier of Quebec, 1922 Halifax, N.S. Bluenose Wins First Race, 1923 Washington, D.C. Canada Presents Memorial to U.S.A. to Commemorate World War I, 1927 Montreal, P.Q. New CPR Train Speeds Across Canada, 1929 Stony Indians Get $10.00 per Head per Year for Oil Lease Rights onTheir Reserve, 1929 , Montreal, P.Q. Billy Bishop, World War I Leading Ace Learns to Fly on a Tiger Moth at Cartierville Airport, 1934 Fort William, Ont. Trans Canada Highway Opens, 1937 Vancouver, B.C. Preliminary Flight to Vancouver in order to Establish a Canadian National Airline, 1937 , Vancouver, B.C. Trans-Canada Air Lines Opens an Airmail Route Between Vancouver and Winnipeg, 1938 . Ottawa, Ont. 62 Ton Granite is Quarried for New Monument in Ottawa, 1938 . Regina, Sask. Fbst Trans-Canada Air Lines Plane Crash, 1938 . Halifax, N.S. Athenia Survivors Arrive in Halifax, 1939 , Halifax, N.S. First Contingent of Canadians Leave for the United Kingdom, 1939 . Toronto, Ont. This is Canada's First Subway, 1940 , Halifax, N.S. First German Prisoners of War Arrive, 1941 . J. A. D. McCurdy Assists Canada in her All Out War Effort, 1941 . Callander, Ont. Lowell Thomas Interviews the Five Famous Canadian Quintuplets, 1941 , Dieppe, France. The First Pictures of the Dieppe Raid, 1942 . Winnipeg, Man. Dr. J. W. Dafoe is Honoured on his 60th Anniversary, 1943 . Ottawa, Ont. Canadian Parliament Called to Deal with Draftees Issue, 1944 . Ottawa, Ont. Mackenzie King Receives his Citizenship Papers, 1947 , Washington, D.C. President Eisenhower Signs Seaway Bill, 1954 . Montreal, P.Q. The Saint Lawrence Seaway is Officially Opened, 1959 . General De Gaulle Visits Canada, 1967 PUBUC ARCHIVES REPORT 1970-1971 FEATURES AND FEATURETTES 1. Acadian Elopement, 1907 2. The Curtain Pole, 1909 3. Her First Biscuits, 1909 4. The Lonely Villa, 1909 5. Resurrection, 1909 6. Rescue of Steffanson Expedition, 1913 7. The Violin Maker of Cremona, 1913 8. A Vanishing Race, 1917 9. Northern Code, 1920 10. Lure of the Wilds, 1926 11. The Lure of Labrador, 1927 12. The Great Seal Hunt, 1928 13. God's Country and the Law, 1930 14. The Land of the Maple Leaf, 1937 15. Lucky Corrigan, 1938 16. Call of Canada, 1941 17. The North-West Passage, 1942 18. Evergreen Land, 1942 19. Valley of Blossoms, 1942 20. Nova Scotia, 1945 Due to the availability of additional departmental funds, selection, examination^» conversion of nitrate films for preservation has been carried out. The printing was executed by the National Film Board and Fox-Movietone Laboratories. The total motion picture holdings stand at approximately 15,340 reels and the total footage of nitrate film converted during 1970-71 amounts to 50,000 feet. Storage facilities in the Archives Building remain adequate for safety stock, however, nitrate storage rooms available at Explosive Bunker 35 and at Rockcliffe Station are nearing full capacity. Another activity of significance has been staff participation in assisting Mr. G. Côté to prepare a report on a National Film Archives. Later serious discussions with three renowned film archives and libraries were organized in order to review the major problems of film preservation and diffusion. As a result careful organizational planning has been achieved, thus permitting our film program to be established on a sound basis in the light of past experiences of others. The Administration and Technical Services Branch is responsible for providing central management and publication services for the Public Archives. ADMINISTRATION AND TECHNICAL SERVICES BRANCH It is also responsible for common administrative, financial, and personnel services, administrative and technical support services and a display and publicity service for both the Public Archives and the National Library. Microfilm operational and advisory services are made available by this Branch to other government departments and agencies. Since areas of responsibility have increased during the period covered by this report, some organizational changes have occured. The former Administration Division was divided into two new organizations on 1 April 1970-the Management Services Division and the Administrative Services Division. On 1 September 1970 the Public Archives Publications Section was transferred from the Dominion Archivist's Office to this Branch and was elevated to divisional status with increased responsibilities. The Displays and Publicity Section was also elevated to divisional status at this time due to its increased activities in the interests of the Public Archives and the National Library. The reorganization and expansion within the Branch necessitated changes in the divisional management staff. Three new division chiefs and a branch administration officer were appointed. The former Administration Division Chief was appointed Chief of the new Management Services Division, and a new Chief of Personnel was appointed in December 1970. The Branch, including the Dominion Archivist's Office, operated in the 1970-71 fiscal | year on a budget of $1,139,000 with an authorized staff of 100 man-years. Increased responsibilities and staff have necessitated an accommodation expansion which included the acquisition of additional space in another government building. TECHNICAL Tne Tecnnical Division provides a technical advisory service to TATCrvovrkXT government departments and agencies where microfilm applica- DIVIMUJM tions are involved and an operational microfilm service to these government departments and agencies as well. Services involving reproduction and records and picture conservation are provided for the Public Archives and the National Library. MICROGRAPHIC ADVISORY SECTION—The Micrographie Advisory Section encompasses three categories of activity: studies, education, and projects. The studies, carried out at the request of government departments, concern the application of microfilming in automated processes and records management, as well as the development of techniques for microfilming processes. Most of the work involves organizing and supervising studies carried put in departments by microfilm representatives who have received training at the annual Microrecording Technology Courses conducted by staff from this Section. In 1970-71, 36 studies were undertaken. Examination of increasing numbers of equipment requisitions and the influx of new j equipment in the microfilm industry has resulted in the need for an evaluation program which will provide detailed, practical information concerning microfilm equipment, particularly its application. One hundred and two requisitions for new equipment were processed 45 46 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-1971 from January 1, 1970 to March 31, 1971. The Section also analyses all microfilm applications submitted to the Dominion Archivist by other governments to ensure that all technical criteria are met. Seventeen such applications were reviewed in 1970-71. The annual 10-day Microrecording Technology Course conducted by the Micrographie Advisory Section personnel, trains a maximum of 35 persons from all government departments and agencies in microfilm techniques and applications. It is hoped to begin work on certain necessary projects this year, such as the publication of a drafting instruction booklet, a quarterly Micrographie Bulletin, a modification of the Canadian Coat-of-Arms for microfilming clarity, and the writing of general job descriptions for the micrographie industry. CENTRAL MICROFILM UNIT—The Central Microfilm Unit, which provides microfilm services to government departments, is also responsible for testing microfilms and microfilm equipment, preparing samples and test runs on request for proposed programs, and investigating new systems and techniques. The Unit has expanded and updated its facilities to meet increasing requirements resultant of the great technological advances in the records area. Facilities have been incorporated into the Unit's program to train supervisory and operational personnel in all facets of microfilm technology, both in-house and in those departments which have set up their own microfilm operations under the guidance of this Unit. The popularity of microfiche has led to a need within government services for a unitized microfilm record. The Central Microfilm Unit has set up facilities to offer microfiche in several formats to comply with various international standards. A Computer Output Microfilmer (COM) is also in demand, and is currently under consideration. Departments using computers require a more rapid method of retrieving information from the computer and a means of reducing the large amounts of paper produced by the computers. The Central Microfilm Unit can accommodate both these needs through the COM system. The Unit is at present considering the Compuscan system, which is a method of using microfilm as an input medium to the computer, known as MOC (micr|l| film-onto-computer). Following is a statistical report showing production in 1970-71 : Microfilming (millions of images) 10 Developing of microfilm (millions of feet) 3 Duplication of microfilm (millions of feet) 3.5 Aperture and Duplicate Card Mounting (000's) 75 Microfiche, duplicates and jackets (000's) 25 Magazine loading (000's) 10 Computer Output Microfilm (millions of images) 2.5 REPROGRAPHY SECTION—The Reprography Section is engaged in specialized copy photography, negative duplication, photostat and electrostat copying. The demands on this Section are directly related to programs of the various branches and divisions of the Public Archives and requests for service by patrons of the Department, such as libraries, universities, private companies, provincial and municipal departments and agencies, researchers, and private individuals. ADMINISTRATION AND TECHNICAL SERVICES BRANCH 47 During the 1969-70 fiscal period, the production of black and white photographs of rare and valuable historic documents and electrostat copying increased unexpectedly, with only normal increases occurring in the other operations. Following are some production volumes from January 1, 1970 to March 31, 1971 : Photo negatives 6,360 Photostats 26,644 Microfilm enlargements 6,363 Xerox 778,150 Negative file cards 28,598 Photo prints (8 x 10) 26,751 Colour negatives 208 Colour positives (8 x 10) 330 RECORDS CONSERVATION SECTION—One of the functions of the Records Conservation Section is to bind, rebind and restore rare books, manuscripts, maps, atlases and other archival and historical material for the Public Archives. A critical problem facing the Section is the rapid deterioration of paper. An ever- increasing number of manuscripts, books, maps and other material require immediate attention, and the Section is making every effort to prevent their complete disintegration. Deacidification of paper is known to reduce the rate of deterioration and to save the country's historical records. The Records Conservation Section has installed deacidification and lamination equipment. At present concentration centres on the conservation of material requbing immediate attention. Because of ever-increasing backlogs, only material considered most historically important can be treated. The following list shows total production by the Records Conservation Section during the period January 1, 1970 to March 31, 1971. Rare books restored 416 Protective cases for rare books 405 Special deluxe binding 66 Library binding 5,224 Pamphlet binding 1,492 Post binding 82 Book pages and other documents deacidified and laminated 52,850 Restoration of manuscript Series 'S' 19,060 Preparation of manuscripts for microfilming, Series 'C 45,770 Maps mounted and laminated 2,250 Gold lettering on certificates and other items 654 48 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-1971 One of the major projects undertaken for the Manuscript Division was unbinding and restoring manuscripts from 450 volumes of Civil and Provincial Records of Lower Canada, Series 'S', comprising approximately 130,000 manuscripts. This project was completed in November 1970. Most of the manuscripts processed required the removal of près- sure sensitive tapes, such as scotch tape, which have a highly detrimental effect on paper. Another major project started in November 1970 was the conservation of Series 'C, British Military and Naval Records, involving 2,000 volumes, or approximately 600,000 manuscripts. All the manuscripts must be cleaned, deacidified, repaired and laminated. Four thousand manuscripts of this series have already been processed. With new acquisitions and the rapid deterioration of records, the backlog of wor||| expected to grow at approximately 50% each year. The Section is planning to install additional deacidification and lamination equipment to cope with this problem. Further improvements in the deacidification of books and other documents may soon be available through research and experiments conducted at various institutions. The existing problem of unavailability of qualified personnel in this field can only increase due to the demand for skilled personnel by similar institutions, such as provincial archives and university libraries. To somewhat alleviate this problem, it is planned to develop an apprenticeship program. PICTURE CONSERVATION SECTION—The Picture Conservation Section was established to provide adequate conservation techniques for valuable historical paintings, documents and archival material. In modern terms, conservation work involves the application of scientific knowledge and techniques in the protection, restoration, and preservation of valuable holdings inherited from the past. One of the characteristics of this highly specialized work is that individual treatment must be applied in almost every case. There is no such thing as a standard treatment, for each item requires its own examination, tests and preliminary reports. A decision can then be made, followed by adequate photographic recording. After the necessary treatment is performed a photographic record of the results and a treatment report will conclude the proceedings. In the case of paintings, these steps are necessary for each item treated. Sometimes pictures, water-colours, prints or documents can be treated as a group as far as photography and reports are concerned, but the treatments must be applied individually. Artifacts, books, old photographs and maps require essentially the same approach. Photographic records made before and after treatment are considered to be of primary importance and involve the use of such sophisticated techniques as raking light, transmitted light, ultra violet luminescense, infra-red, radiography, and very soon it is hoped, thin layer chromatography analysis. It is easy to understand that the number of items conserved in any given period of time is relative to the amount of restoration required and the complexity of the work. Some cases can be treated hi a matter of weeks, while others might call for months of attention. Following is a production report for January 1, 1970 to March 31, 1971 : Oil paintings 20 Water-colours and prints 625 Books, maps, manuscripts and parchments 280 Photographs 200 Examinations, exhibitions 8 Special projects 6 ADMINISTRATION AND TECHNICAL SERVICES BRANCH 49 ADMINISTRATIVE The Administrative Services Division was officiaUy dTUVTCFC created on April 1, 1970. It provides a support service MtKVICli-» for the Public Archives and the National Library in the DIVISION following areas: Records Management, Matériel Manage ment, Property Management, Telecommunications, Accommodation and Building Maintenance. Other services include the provision of a security staff for the Public Archives and the National Library Building, the appointment of a Safety Officer, the allocation of parking facilities, the co-ordination of departmental campaigns and the Suggestion Award Program, and the supervision and implementation of identification card systems. The Division also makes available to all Federal Departments and private non- profitable organizations the use of the Building's auditorium and meeting rooms for receptions, meetings, conferences, concerts and films. Audio-Visual Services—During the past year an apprentice projectionist has been trained to the Ontario License Standard, our technician has attended a television video-tape course, and Vi-inch video-tape equipment has been added to the existent projection and sound equipment already offered for the use of our patrons. The audio-visual technician advises the Picture Division in such areas as storage of video-tape and nitrate film and has conducted a complete study for them so that they wiU be able to accession millions of feet of video-tape expected to arrive in the Department in the new fiscal year. He also services all the audio and visual equipment used by the two Departments. Transcribing Unit—This relatively new Unit, originally intended to serve only the Administration and Technical Services Branch, has met with a much wider need and has had great success. Flexibility is required by the small staff whose varied duties stem from general administrative, technical, personnel and financial activities. RECORDS SERVICES SECTION—Effective April 1, 1970 this Section was reorganized and the responsibility for stationery stores assumed by the Matériel Management Section. The new terms of reference for the Section are to plan, organize and control the Public Archives and the National Library Records Management Program. Areas involved are file classification, scheduling, disposal, creation of filing systems, and mail and messenger Owing to expansion, the appointments of a Records Manager and a Mail and Messenger Supervisor have become necessary. The Section has also introduced various bilingual records forms, and training sessions have been continued with apparent success. File Classification Manual—The administrative records have been completely reviewed and schedules are now listed in the manual according to G.R.D.S. An alphabetical index is available to help determine the existence of certain subjects in the system. The pros and cons of conversion from an alpha-numeric to a subject classification system in the operational series is presently under discussion with the Divisions. Central Records Office conducted a study to extract common subjects which could serve as a basis for a subject classification system. File System Studies—The establishment of uniform records-keeping practices has involved discussions with various Divisions. These Divisions were assisted by the Records Services Section in order to implement recommendations. During the past year areas consulted include the Finance and Procurement Section, where a sub-records office is scheduled to begin operations April 1,1971, the Displays and Publicity Division, the Technical Services Division, whose transfer of records to the Central Records Office is under consideration, and the Personnel Division. 50 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-1971 Records Retbement—A systematic records disposal program has been introduced resulting in the establishment of a central depository in the main building for semi-active records. A complete inventory exists for files held in this location. The next edition of the file classification manual will list retention periods for the operational files. From the central depository, records are either transferred to the Historical Branch, the Public Archives Records Centre, or they are destroyed. FILES (in cubic feet) CLOSED AND TRANSFERRED: JANUARY TO DECEMBER 1970 To Semi-Active Storage To Public Archives Records Centre To Historical Branch ACCOMMODATION AND BUILDING SERVICES SECTION—This Section has had a very active year having handled hundreds of complaints and requests for services ranging from repairing locks and moving furniture, to assisting with all the displays held for the Public Archives and the National Library. It has also co-ordinated and supervised the work on some 225 requisitions, work which was performed by contractors supplied to us by the Department of Public Works. All furniture and equipment within the present quarters of the Map Division have been relocated and new accommodation supplied in and material moved to the West Memorial Building. In the Picture Division, the wooden shelving for picture storage was replaced with metal shelving, additional storage space was procured within the West Memorial Building, and many internal moves of pictures to the Tunney's Pasture storage area have taken place. The Manuscript Division has been provided with security lock-up areas in their stacks and supplied with additional storage space in the West Memorial Building. Various renovations have been co-ordinated and records have been moved into the basement of the Data Centre for the Records Management Branch. The Central Microfilm Unit has had their power system changed and a new filtration system for film processing units has been initiated and co-ordinated. The Section is also responsible for co-ordinating the supply of a new high volume ventilation system and a new higher volume hot and cold water system for the Reprography Section as well as co-ordinating the supply of a direct ventilation system for gaseous fumes for the Picture Conservation Section. The departmental stationery stores have been relocated in the West Memorial Building, a new dust and sawdust collection system has been installed for the carpentry shop, and a new lighting system installed in. the auditorium. ' In addition some stack areas have been converted to staff areas, partitions and offices have been erected, waste space has been converted to usable storage areas, and a new alarm system has been installed in the Public Archives and the National Library Building. Other renovations include an improved lighting system, the conversion of a study room to a Music Room for the use of researchers, and the repainting of Laurier House. In conjunction with these activities all Divisions and Branches receive continual assistance with their accommodation requirements. ADMINISTRATION AND TECHNICAL SERVICES BRANCH 51 MATÉRIEL MANAGEMENT SECTION—Departmental reorganization has necessitated the creation of a Matériel Management Section. Although total organization is not yet complete it is well on the way to becoming an efficient operation. A matériel management advisory service is offered to both Departments, procedures manuals are being written, the Administrative Representative Procedures has been revised, and various forms have been designed to assist both the customer and the Section. The stationery stores have been transferred from the Central Records Office and placed under this Section, and the stores area relocated in the West Memorial Building. A new system for recording stock control has been adopted, customers are advised of their expenditures, and the receiving function is now responsible to the stores area. MANAGEMENT SERVICES DIVISION Expansion and divi demands for improved n The Management Services Division was established on April 1, 1970, and is responsible for co-ordinating and analyzing program forecasts and estimates, providing bookkeeping, financial accounting and procurement services and management improvement services for the Public Archives and the National Library, sity of functions in the Departments, larger budgets, increasing inagement systems and procedures, the delegation of more responsibility and accountability to Departments by Treasury Board and the preparation of the necessary data for the Public Accounts Reports necessitated the formation of a Management Services Division. The Division is comprised of the Program Planning and Budget Section, the Management Improvement Section and the Finance and Procurement Section. PROGRAM PLANNING AND BUDGET SECTION—The Program Planning and Budget Section co-ordinates and analyses the program forecasts and estimates of the two Departments. These forecasts and estimates are prepared annually to reflect the expenditures of eight activities and thirty-eight sub-activities. The Section is also responsible for advising departmental management on financial matters. The Section was operated by the Section Head until October when two finance officers were recruited. During the period the two Departments' estimates have been analyzed, compiled and submitted for Parliamentary approval. The expenditure pattern for the departmental budgets has been reviewed monthly and cash flow forecasts prepared for the forty-six responsibility centres. A cost analysis study of the Central Microfilm Unit Revolving Fund was commenced in late fall and recommendations for the new selling price structure for microfilm should be completed by February. MANAGEMENT IMPROVEMENT SECTION—The Management Improvement Section is responsible for implementing an organization and methods program, for providing a management improvement advisory service to managers and officials, for planning and carrying out organization and methods studies, and for forms management and information systems. Since the Section's establishment attention has been directed to the organization of the Unit's activities, and its role restricted to the area of forms management—ensuring that correct specifications accompany purchase documents, preparing new designs and specifications as they become necessary, and auditing forms received off purchase contracts against 52 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-1971 specifications for corrective action where indicated. A co-ordinated Forms Management Programme is being developed to provide a more effective departmental service. Currently departmental forms processed through this Section exceed 500, and these, of course, are progressively becoming made available in both official languages. The Section represents both Departments on the Forms Management Council and the Committee on Standardization of Forms. FINANCE AND PROCUREMENT SECTION—The Finance and Procurement Section provides financial bookkeeping, accounting and procurement services for the Public Archives and the National Library whose recent budgets were $2,817,000 and $2,600,000 respectively. The Section also maintains a complete profit and loss accounting system for the Central Microfilm Unit Revolving Fund whose sales estimated $325,000 during the 1970-71 fiscal year. The delegation of responsibility to departments for commitment and expenditure control and for the pre-audit of accounts has increased the functions of this Section. It is estimated that 8,200 invoices for expenditures incurred by the two Departments will have been processed for payment during the current fiscal year. The accounts receivable sub-section handles the revenue received for microfilming services, estimated at $325,000 annually, and reproduction services, estimated at $30,000 annually, and in the process will prepare and mail an estimated 4,600 invoices to customers for services rendered. The procurement sub-section will have prepared approximately 2,290 orders for supplies and equipment which include shelving, motor vehicles, film, film processing chemicals, cardboard boxes, pens, pencils, mail contracts, laundry services, and floral display contracts to name only a few. PERSONNEL ^ne Personnel Division consists of three Sections: Classification and Staff Relations, Staffing and Manpower Planning, and Training and Development. The Division has 17 employees, including 7 personnel officers and 10 support staff, to serve the needs of the ever-increasing staff of the Public Archives and the National Library. DIVISION CLASSIFICATION AND STAFF RELATIONS SECTION—This Section is responsible for evaluating all positions in the Public Archives and the National Library. On September 1, 1970, Treasury Board changed our classification from a "Serviced" to a "Selected" Department for those occupational categories for which we do not have delegated authority, j During the year various meetings were held with officials of Treasury Board and depart; mental management to review drafts of the proposed Library Science classification standard which will be used for the conversion of this group effective July 1, 1971. An evaluating committee from Treasury Board commenced the evaluation of positions in this group on February 22, 1971. The Physical Science Group will also be converted on July 1, 1971, and evaluation of positions in this group will commence in the latter part of April 1971. After repeated representations by the Department to Treasury Board regarding the difficulty of properly evaluating non-supervisory positions in the Records Conservation Section against the existing Printing Operations (Bindery Sub Group) classification standard, Treasury Board has agreed to identify two additional job descriptions in the standard so that positions in this Section can be properly compensated. ADMINISTRATION AND TECHNICAL SERVICES BRANCH During the year 192 positions were evaluated in the Public Archives with the folio breakdown: Historical Research—(HR) * (a)18 *(b) 6 24 Library Science—(LS) (a) 4 (b)Nil 4 Photography—(PY) (a) 1 (b) 1 2 Social Science Support—(SI) (a) 2 (b)2 4 General Technical—(GT) (a) 1 (b)Nil 1 Administrative Services—(AS) (a) 9 (b) 3 12 Personnel Administration—(PE) (a) 3 (b)3 6 Financial Administration—(FI) (a) 1 (b)2 3 Information Services—(IS) (a) 2 (b)Nil 2 Organization and Methods—(OM) (a)Nil (b)3 3 Computer Systems Analyst—(CS) (a) 1 (b)Nil 1 Clerical and Regulatory—(CR) (a)78 (b)32 110 Secretarial, Stenographic and Typing—(ST) (a) 7 (b) 1 8 Office Equipment—(OE) (a)Nil (b) 1 1 Elemental—(ELE) (a) 2 (b)Nil 2 Machine Driving Operator—(MDO) (a) 1 (b)2 3 Woodworking—(WOW) (a) 1 (b)Nil 1 Precision Working—(PRW) (a) 1 (b)Nil 1 Messenger—(MES) (a)Nil (b) 1 1 Storeman—(STS) (a) 1 (b)2 3 192 The workload of this Section also included an evaluation of 252 positions in the National Library during the year. The head of this Section is responsible for the administration of 18 collective agreements covering employees in the Public Archives. During the year contract demands covering 11 groups (HR, LS, PC, SI, PY, AS, FI, PM, CR, OE, ST) were reviewed and our comments and suggestions concerning them were submitted to Treasury Board. Grievances put forth during the year were resolved at the first level and a number of potential grievances were resolved by informal discussion. The Section includes the Personnel Services Unit which provides services in pay, leave, attendance, superannuation, insurance benefits, and the documentation of employees (preparing and maintaining personnel records for each employee). 54 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-1971 The Section prepares numerous reports for the Public Archives and the National Library and Treasury Board and answers Parliamentary inquiries on all aspects relating to the employees of both Departments. STAFFING AND MANPOWER PLANNING SECTION—This Section provides staffing and manpower planning services for the Public Archives and the National Library. It is responsible for recruiting, selecting and placing employees in both Departments. In addition^ administers the Data Stream Program and the Departmental Appraisal and Performance Review System. To meet the personnel needs of the Departments, the Section must determine and develop sources of supply of potential candidates. At present, the Section consists of three staffing officers and two staffing clerks. The following figures are for the period January 1, 1970 to January 31, 1971. Public Archives National Library Taken on Strength 132 171 Struck Off Strength 114 121 Intra-departmental Competitions 8 19 Inter-departmental Competitions 7 2 Promotions 85 86 Work Sharing Competitions 3 3 TRAINING AND DEVELOPMENT SECTION—The principal responsibilities of this Section are: to provide for out-service training through the Public Service Commission and other departments; to develop in-house courses to fulfill departmental needs; to assist the Departmental Education Committee with the concept of educational leave, course reimbursement and other related activities in the training area; to prepare reports related to training and personnel research. In 1970-71, 6.44 man-years were spent in training away from the Department. This figure includes educational leave granted during that period. Employees were placed on language courses, Public Service Commission Courses, and other courses offered by such outside agencies as the Computer Services Bureau. Several employees attended evening courses at various institutions and received reimbursement of up to 100% for courses directly related to their work and up to 50% in otpf cases. An in-house seminar on basic modern management was conducted and proved to be very successful. It is hoped that four in-house seminars will be given in such areas as classification, staff relations, effective supervision and financial management during the 1971-72 fiscal year. DISPLAYS AND PUBLICITY DIVISION On September 1, 1970 the Displays and Publicity Section was elevated to divisional status. The Section, established in 1968, was initially organized within the Historical Branch and later transferred to the Administration Branch. Its function originated in the activities of the Archives Museum and Laurier House to which was added the new responsibility of presenting the collections, services, and activities of the Archives to the public. ADMINISTRATION AND TECHNICAL SERVICES BRANCH 55 The principal method used by the Division to achieve its objectives is the exhibition. These exhibitions, created primarily from the vast holdings of the Department, serve as events to direct the attention of the public to the Department, and permit the public to see their national treasures. The Public Archives and Laurier House are staffed with trained guides who conduct tours of the public areas and exhibition rooms. A public relations officer makes known to the public the Division's activities on behalf of the Department. It should be noted that major and minor exhibitions are mounted annually by this Division for the National Library as well. These exhibits receive the same attention as those of the Public Archives. A point for consideration is that most foyer displays, mounted and sponsored by outside agencies, are more related to the functions of the National Library than those of the PubUc Archives. A point of complexity arises when dealing with the general public and the communications media on behalf of two Departments by the same personnel. An extra effort must be made at all times to ensure specifically that the Department being represented on a given occasion is not confused with the other Department. At least half of this Division's man-years is devoted to the service of the National Library's interests. This includes all Divisional staff excepting the Curator of Laurier House. Following is a summary of the displays mounted by the Division for the Public Archives. THE BIRTH OF MANITOBA—The exhibit commemorating the 100th anniversary of Manitoba's entry into Confederation was opened by Manitoba's Lieutenant-Governor, The Honourable R. S. Bowles, Q.C. The exhibit outlined the growth of the province from the time the first European put foot on the land to the time of its creation as a province. The events of these 250 years were illustrated by pertinent documents, maps, pictures, photographs and books, most of which were taken from the Archives' collections. Other material included in the exhibition was loaned by : the Hudson's Bay Company, the Deputy Keeper of Public Records for Northern Ireland, the Archives of Manitoba, the Provincial Library of Alberta, the Library of Victoria University, the Royal Ontario Museum, the Department of Indian Affairs and Northern Development, National Historic Sites Service, and the Archives of the Archbishopric of St. Boniface. The material used in the exhibition was selected by Mr. R. D. Watt of the Manuscript Division, who also wrote the accompanying catalogue. The exhibition was designed and constructed by Information Canada, Expositions. With the financial assistance of the Secre- | tary of State the display was moved in the fall from Ottawa to the Manitoba Museum of Man and Nature in Winnipeg where it was on view until the end of the year. BEHIND THE SCENES—An important part of the Department's operation is the repro- ! duction and conservation of archival material. To illustrate this importance, an exhibition was prepared by the Technical Division. The four Sections of the Division—Reprography, Central Microfilm Unit, Picture Conservation and Records Conservation—each prepared a part of the display. The story of their work was told by pictures and various articles in the process of being conserved or duplicated. Several kinds of machines used in their work were in operation during the exhibit. REFLECTIONS ON A CAPITAL: 12 Ottawa Photographers—The Historical Photographs Section of the Picture Division chose the 231 photographs composing this exhibit which was j opened by His Excellency the Governor-General. These photographs, the majority of which were taken from the Department's collection, represented the work of 12 photographers who have worked or are working in Ottawa. The opening was attended by a number of I Ottawa photographers. A well illustrated catalogue was prepared for the exhibit. 56 PUBLIC ARCHIVES REPORT 1970-19P In addition to these major exhibitions, the Division also arranged a number of displays in the foyer of the auditorium. These displays were prepared by the following organizations: South African Embassy. An exhibit of woven Tapestries from Rorke's Drift and photographs of South Africa. The Embassy of France. An exhibition of French Postage Stamps and Travel Posters. I Department of Energy, Mines and Resources. An exhibition of maps entitled "The International Exhibition of Topographic Mapping at the Scale of 1:250,000". Professional Photographers of Canada Inc. An exhibition of photographs, entitled "National Print Show". The Embassy of Japan. An exhibition entitled "Japanese Colour Photographs". New Zealand High Commission. An exhibition of New Zealand Postage Stamps. Public Archives-National Library Association. An exhibition of Arts and Crafts by members of the Association and their families. National Museums of Canada. The Museum of Man, History Division, displayed the cande- labrum-epergne of Sir John Pelly. The Embassy of Germany. An exhibition entitled "Durer, the Man and his Times", consisting of documentary facsimiles. The Division also assisted the Manuscript Division with their display case on the third floor. The Division has organized and executed a number of publicity campaigns. The three major exhibitions were intensively promoted locally in all media. This publicity has resulted in an extensive number of new acquisitions to the Historical Photograph Collection. The Department worked closely with the Secretary of State informing the public of the appointment of Dr. W. I. Smith as Dominion Archivist. A special Canadian Press interview with Dr. Smith after the news of his appointment was released received broad national coverage. The Division has also organized and conducted two special Public Archives If^M receptions. The establishment of the National Architectural Archives received coast-to-coast media pick-up as did Dr. Smith's visit to Toronto, where a number of ethnic groups were approached with the eventual hope of establishing an Ethnic Archives within the Department. The National Medal Collection—During the summer an inventory of the Collection was started. About 70% of the Collection has been processed and it is anticipated that the project will be finished this coming year. Some 380 medals have been added to the Collection. The outstanding additions are the Indian Affairs Group of twenty-three medals, including the 1901 Royal Visit medals, treaty medals for Victoria, Edward VII and George V, and Chiefs and Councillors Badges for Treaty No. 9, and the Clifford Johnston Group of twenty-two Awards for Excellency in Photography. This collection of international photographic awards, won by the late Clifford Johnston of Ottawa, was presented by his heirs. Tours—For the period of the report tours of the exhibition rooms and the public areas were formally arranged for over 500 groups averaging about 40 persons each, most of whom were school children. Laurier House—Laurier House has undergone many improvements during the year 1970-71. Exterior improvements include a new porch on the west side, two new screen doors at the front and verandah entrances and painting of the double windows. The driveway has been covered with a new asphalt surface. Interior renovations completed include the painting of J ADMINISTRATION AND TECHNICAL SERVICES BRANCH 57 the butler's pantry, the side exit-room, and the laundry-room in the basement. Safety precautions were taken when new quarter-cut oak railings were installed on all stairways. New rubber treads were also ordered and placed on all the main stairs. New white lace curtains for nine rooms were selected and made and a velvet swag- curtain was chosen and hung in the Laurier Room. Other improvements include the installation of nine new window blinds, the repair and upholstery of chairs, the purchase of two new rugs and the repair of other rugs, and the repab and restoration of the fire-side bench in the salon. During the year Laurier House was presented with two chairs which had formerly belonged to Sir Wilfrid and Lady Laurier. The chairs were part of the Canadiana Collection of the late Honourable Mr. Justice Edgar Chevrier and were presented to Laurier House by his daughter, Louise. The number of visitors to Laurier House continues to increase every year. During the year 1970-71, over 12,000 visitors signed the guest book. Interesting groups who visited Laurier House included senior citizens from the Bronson Home, doctors' wives, convention delegates and one hundred members of the Womens' Liberal Federation of Quebec. Hundreds of school pupils from Montreal, Lucerne, Hull, I Ottawa, Ashbury College, Deep River, Toronto, Upper Canada College, Hamilton, Horne- payne, Kapuskasing, Thunder Bay and many other cities and institutions also toured Laurier House. A group of university students from Wells College, Aurora, New York, were also visitors. PUBLICATIONS 0n SePtember 1 1970 tne Publications Division became part of the Administration and Technical Services Branch of the "A ▼ 15IUIM Public Archives. Since that time plans have been laid to publish a Public Archives bulletin every two months commencing in the new fiscal year. In addition a number of brochures or booklets on various aspects of the Archives are also in the initial stages of preparation. During the past fifteen months, work has continued on the major publications project of the Division, The Papers of the Prime Ministers. The English edition of Volume II of the series, The Letters of Sir John A. Macdonald 1858-1861, was published in April 1970. The manuscript for the French edition of Volume I, Les Lettres de sir John A. Macdonald 1836- 1857, has been completed and forwarded to the Department of Public Printing and Stationery. Work on the third volume, which will probably appear as a bilingual edition, has been started. Other publications issued include a revised informational brochure on the Public Archives and a Selected List of Canadian Anniversaries. The Division was also responsible for the editing and collation of the Report of the Public Archives, 1959-1969. Besides the preparation of publications, the Division is responsible for the answering of oral and written enquiries concerning content, availability and sale of all Public Archives publications. In the case of The Canadian Directory of Parliament, 1867-1967 enquiries and comments have led to the preparation of an errata and addenda supplement to this volume. Work on a French edition concurrently remains in progress. The display of Recent Canadian Archival Publications continues to grow. Copies of the periodical, Saskatchewan History, have been received on a regular basis and the Provincial Archives of Newfoundland and Labrador has forwarded a copy of their latest publication which is a Preliminary Inventory of their holdings. Death of Tecumseh, Battle of the Thames, 1813, Mort de Técumsé, bataille de la rivière Thames, 1811, Selected from the Manoir Richelieu Collection. provenant de la Collection du Manoir Richelieu. J. P. Cockburn, Merrickville, Upper Canada, c. 1825, /. P. Cockburn, Merrickville, Haut-Canada, v. 1825, Selected from the Manoir Richelieu CoUection. provenant de la Collection du Manoir Richelieu. CANADA LES ARCHIVES PUBLIQUES DU CANADA RAPPORT 1970-1971 Information Canada Ottawa, 1972 N" de cat. SA1-1971 SOMMAIRE Introduction Page 1 Direction de la gestion des documents Division des acquisitions et de la référence Division des dépôts régionaux Division des services consultatifs Direction des archives historiques 13 ^3 ~28 ^35 Division des manuscrits BibUothèque des archives pubUques Division des cartes—Collection nationale de cartes et plans Division des gravures et photos Direction de l'administration et des services techniques Division des services techniques 47 Division des services administratifs 51 Division des services de gestion 53 Division du personnel 54 Division des expositions et de la pubUcité 57 Division des pubUcations INTRODUCTION À proprement parler, ce document n'est pas un rapport annuel. Il marque la transition entre les rapports rédigés pour l'année civile et ceux rédigés pour l'exercice fiscal et couvre donc une période de quinze mois. Il se compose de rapports distincts de la Direction des archives historiques, de la Direction de la gestion des documents et de la Directipn de l'administration et des services techniques; certains commentaires d'ordre général peuvent cependant se révéler utiles. Nombre des activités et des projets des Archives publiques s'appuient sur deux concepts, qu'on a qualifiés de buts souhaitables au cours d'une conférence internationale sur les archives, tenue il y a quelques mois. Le premier est celui d'«archives totales», ce qui signifie qu'il est non seulement souhaitable, du moins en ce qui concerne les archives nationales, de conserver toutes sortes de documents, mais que l'archivage devrait comprendre le contrôle de la gestion de documents courants, la création de dépôts d'archives pour les dossiers inactifs et le service central du microfilm ainsi que les fonctions conventionnelles d'acquisition, de conservation et de mise en consultation des documents de valeur permanente en tant que ressource culturelle et héritage national. Les Archives publiques du Canada constituent peut-être l'illustration la plus remarquable d'archives totales en fonctionnement. Par le passé, on les a considérées comme un cas exceptionnel sinon unique parmi les archives nationales, mais elles pourraient bien être un modèle mettant en lumière la tendance universelle dans le domaine de l'archivage. Le second concept est celui de 1'«utilisation totale des archives», ce qui signifie l'utilisation de documents d'archives par ou pour le plus grand nombre possible de personnes. Ce concept est révolutionnaire, l'usage conventionnel des archives s'étant jusqu'ici limité à un nombre relativement restreint de chercheurs. Les Archives publiques du Canada sont particulièrement bien adaptées à la mise en œuvre d'une politique de vulgarisation des archives, en raison de la variété et de la richesse de leurs documents, en particulier du matériel audiovisuel comprenant tableaux, estampes, photos, films et enregistrements sonores, qui conviennent à la diffusion par divers moyens. On peut considérer les progrès récents des Archives publiques en fonction des concepts d'archives totales et d'utilisation totale. ACQUISITIONS Les programmes d'acquisition de la plupart des archives nationales sont plutôt passifs, se limitant bien souvent aux versements de documents classés des ministères gouvernementaux. Bien que la plupart de nos acquisitions annuelles se composent de documents de cette sorte (plus de 5,000 pi.3 en 1970), les Archives publiques ont toujours recherché et acquis ou reproduit d'autres documents d'archives au Canada et à l'étranger. Nous avons récemment mis au point un programme plus agressif et systématique, visant à assurer la conservation de tout document d'intérêt public et à accentuer l'acquisition de documents relatifs à des aspects de la vie canadienne improprement représentés dans les collections. Deux aspects de ce programme sont particulièrement importants. Le premier consiste à signaler aux personnes et aux associations intéressées l'intérêt de prévenir le gros des destructions de documents importants, cause de nombreuses lacunes dans notre histoire. Les résultats ne sont pas toujours probants dès les premiers dépôts, mais ils apparaissent dans les dispositions prises en vue de donations ultérieures. Le deuxième aspect concerne la participation active Hrpublic à des programmes collectifs en vue de préserver notre héritage culturel. On peut 1 2 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 citer l'exemple du programme des archives nationales d'architecture en collaboration avec j l'Institut royal canadien d'architecture, du programme des archives syndicales en collaboration avec des organismes syndicaux et des historiens, de celui des archives ethniques en colla-\ boration avec la Dbection de la citoyenneté et la plupart des organisations ethniques du' Canada, dont plusieurs ont officiellement désigné les Archives publiques comme dépositaire de leurs pièces à valeur documentaire, du programme des archives médicales et scientifiques en collaboration avec l'Association médicale canadienne et d'autres associations et individus, de celui des archives du sport en collaboration avec la Dbection du sport amateur du ministère de la Santé nationale et du Bien-être social, de l'Association olympique canadienne et les temples de la renommée, des divers programmes visant à l'acquisition de photographies historiques avec la collaboration de la Professional Photographers of Canada Inc., des principaux journaux et d'autres sources. On peut se faire une idée de la richesse et de la variété des acquisitions pour la période considérée en faisant l'inventaire de la collection du Manob. Richelieu, qui comprend plus de 2,000 tableaux, estampes et cartes, des collections de photographies d'Expo 67 (50,000) et de Duncan Cameron (90,000), des films totalisant maintenant près de 15,000,000 de pieds, des enregistrements sonores permettant plus de 2,700 heures d'écoute, des documents de deux premiers ministres, MM. Saint-Laurent et Pearson, et de ceux de l'ancien gouverneur général, M. Vanier; des documents aussi de grands serviteurs de l'État, tels sir Joseph Pope, sb Lyman Duff et A. D. P. Heeney, de personnalités mtiitabes tel le général H. D. G. Crerar, d'éducateurs comme George M. Grant et H. M. Tory, d'auteurs tels Stephen Leacock, Frank Packard et Madge MacBeth, d'artistes tel J. E. H. MacDonald et de célébrités de la radiodiffusion comme Gladstone Murray et E. A. Web; des dossiers d'associations tels le Congrès du travail du Canada (200 pi.), la Fédération canadienne des enseignants (150 pi.), le Frontier CoUege (135 pi;), l'U.C. J.G. (Y.M.C.A.); également des documents publics comme ceux des ministères des Affaires extérieures (400 pi.), du Travail (952 pi.), de l'Industrie et du Commerce (794 pi.), du Conseil national de recherches (113 pi.) et de la Commission royale d'enquête sur le bilinguisme et le biculturalisme (1,215 pi.). CATALOGAGE **' 'on veut c*ue 'es arcn'ves puissent servir à l'usage auquel on les destine, il faut les cataloguer. La préparation des bistruments de recherche des diverses collections des Archives pubUques est une activité très importante, dont l'ampleur et l'urgence croissent à mesure que l'augmentation des acquisitions dépasse celle du personnel, que la demande accrue de références mobilise une part plus grande des activités des employés et que les exigences de recherches rapides, comme pour la télévision, les pubUcations et les expositions deviennent plus nombreuses. On peut définir quatre aspects du catalogage; la tâche écrasante de rattraper le retard dans le catalogage des principales coUections, particulièrement des archives publiques, des photographies et des films; les progrès dans la pubUcation de guides, dont l'inventaire général des manuscrits a été la principale réalisation l'année dernière; les opérations collectives à l'échelon national, tels le catalogue collectif des manuscrits des archives canadiennes, le catalogue coUectif national des cartes, et le répertoire index d'histobe orale et d'archives sonores du Canada, toutes organisées et gérées par le personnel des Archives publiques; enfin le progrès des études et des projets pilotes relatifs à l'automatisation dans la production des instruments de recherche et d'information. Il est évident qu'on ne peut apphquer une seule méthode de catalogage aux différents types de documents d'archives mais qu'il faut déterminer une méthode particuUère par espèce—documents originaux, livres, cartes géographiques, photographies, films, etc.—et qu'il convient, en ce qui concerne les normes de catalogage pour chaque type de document, de s'assurer la coUaboration des autres dépôts d'archives INTRODUCTION 3 canadiens et étrangers. L'utilisation efficace du matériel d'archives dépendra en grande partie du progrès continu de tous les domaines du catalogage. VULGARISATION Par l'ampleur qu'elle a prise récemment, l'organisation d'expositions, et plus particulièrement de tournées dans le pays, comme ce fut le cas pour le centenaire du Manitoba en 1970 et de la Colombie-Britannique en 1971, est un moyen efficace de faire connaître au grand public des documents d'archives choisis, cependant que la publicité et les catalogues de ces expositions, portant sur un domaine plus vaste encore, donnent des renseignements sur les ressources des archives nationales et favorisent une meilleure connaissance et une plus grande compréhension de l'histoire du Canada. Nous entendons, dans la limite de nos possibilités, augmenter le nombre de ces expositions et le volume de la publicité. Nous nous attachons plus particulièrement aux éditions populaires. Nous explorons également d'autres moyens de diffusion et de vulgarisation pour faire connaître les archives à la grande masse de la population qui ne se préoccupe pas sérieusement de recherche mais qui, de toute évidence, s'intéresse ouvertement ou intérieurement à notre histoire. On a mis en circulation plusieurs séries de diapositives en couleur pour informer le public des activités et des ressources des archives publiques ; on explore aussi les moyens de reproduire des documents importants et d'installer des équipements audio-visuels à vocation éducative. Les réseaux de télévision ^Réressent de plus en plus aux possibilités offertes par le matériel d'archives. L'année der- Kère, l'archiviste fédéral a participé à plusieurs conférences portant sur l'étude et le développement de la diffusion du matériel d'archives. GESTION DES DOCUMENTS En ce qui concerne la Direction de la gestion des documents, l'événement le plus marquant l'année dernière a été la création d'un dépôt des archives des Forces canadiennes dans le but de centraliser tous les documents relatifs au personnel des forces armées. Un autre effort important est la réalisa- tion, en 1971, d'un projet de dépôt d'archives à Vancouver. Les autres points saillants à l'heure actuelle sont l'application des dispositions du décret sur les documents publics à tous les documents publics, y compris ceux qui sont rédigés en langage-machine, les relations entre les méthodes conventionnelles de gestion des documents et le personnel, les développements résultant de progrès techniques dans les domaines du microfilm et de l'automatisa- tion, le problème de la consultation des archives publiques et l'entreposage des bandes magnétiques. M L'administration et les services techniques ont fait des efforts importants pour la mise au Emnt d'un service d'écriture électronique sur microfilm (C.O.M.) et l'étude d'une méthode ■utilisation du microfilm comme donnée d'entrée pour l'ordinateur (M.O.C.) ; ils ont porté un plus grand intérêt à la conservation matérielle des archives, ont étudié le problème du Hyrcroît de travail imposé aux Archives publiques et à la Bibliothèque nationale en raison d'une délégation de responsabilités en matière de dotation en personnel, de gestion finan- Kère et de formation et la grave question de l'espace de travail, qui a entraîné l'occupation de vastes locaux dans d'autres édifices. Les relations qui lient les Archives publiques aux autres dépôts d'archives, associations et personnes au Canada et à l'étranger continuent de s'étendre. Les rencontres annuelles Rirchivistes provinciaux, inaugurées en 1970, fournissent une excellente occasion de discuter, de coordonner les politiques et les usages et d'élaborer des projets collectifs; la collaboration Etroite avec la section des archives de la Société historique du Canada continue de porter 4 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 ses fruits; elle est représentée par le catalogue collectif des manuscrits, le sous-comité sur l'histoire orale, le travail des autres comités et les cours annuels de formation sur la gestion des archives. Les Archives publiques coopèrent étroitement avec la Canadian Association of Map Librarians. EUes offrent des cours de gestion des documents et de technique du microfilm; des archivistes provenant de pays en voie de développement reçoivent divers cours de formation au Canada et il existe une demande croissante d'archivistes et de documentalistes canadiens (particulièrement de francophones) dans les pays émergents et les organismes internationaux. En 1970, l'archiviste fédéral a été nommé membre du Comité consultatif international de bibliographie, documentation et terminologie de l'UNESCO et représentant canadien du Comité sur les archives de l'Institut panaméricain de géographie et d'histoire. L'archiviste fédéral adjoint a été élu président du Comité sur les archives de la Société historique du Canada; il a pris part à une conférence du Conseil international des archives à Jérusalem et à une assemblée de la Commission mixte franco-canadienne à Paris portant sur des programmes communs à la France et au Canada en matière d'archives et d'histoire. Le chef de la Direction des services techniques a été nommé membre correspondant du Comité sur le microfilm du Conseil international des archives, président de la Canadian Microfilm Association et président du Comité des programmes du Conseil international de reprographie. Nous remercions sincèrement les nombreuses personnes qui nous ont fait don de documents d'archives et les particuliers et associations qui ont participé à la création de programmes collectifs d'acquisition, les archives du Canada et d'ailleurs dont nous apprécions la coopération, les documentaUstes et autres employés du gouvernement, dont la collaboration à la gestion des documents et des microfilms est d'une telle importance pour le fonctionnement efficace d'un système coordonné. Wilfred I. Smith 31 mars 1971 Archiviste fédéral Aux termes du décret relatif aux documents publics (C.P. 1966- 1749, 9 septembre 1966), la Direction de la gestion des documents assure un DIRECTION DE LA GESTION DES DOCUMENTS service complet de gestion des documents au bénéfice des ministères et organismes fédéraux du gouvernement situés à Ottawa et dans d'autres grandes villes du Canada. Elle procure des locaux d'entreposage et l'usage de ses services dans les dépôts d'archives, fournit consultation et assistance en matière de programmation de gestion et de destruction des documents, organise des cours de formation, publie des normes et des guides de gestion, inspecte et vérifie les documents, et accorde toute l'aide souhaitée dans les domaines connexes. Outre le dépôt d'Ottawa, des dépôts régionaux fonctionnent à Toronto et à Montréal, et un troisième ouvrira bientôt ses portes à Vancouver. Le tableau I ci-dessous indique le volume total des pièces et documents conservés dans les dépôts d'archives par la Direction de la gestion des documents. TABLEAU I Volume total des pièces se trouvant dans les dépôts d'archives d'Ottawa, de Toronto et de Montréal au 31 mars 1971 Dépôt d'archives Pieds cubes Ottawa 374,903 Toronto 105,428 Montréal 77,312 557,643 Certaines réalisations des quinze derniers mois sont dignes d'une mention spéciale. En collaboration avec le ministère des Affaires des anciens combattants, un comité spécial a préparé un programme de transfert aux Archives publiques de sa Division des archives des services de guerre et organisé la création, pour le début de l'année financière 1971-1972, d'un dépôt d'archives des Forces armées canadiennes. Au 31 mars 1971, les préparatifs du déménagement étaient presque terminés. Au cours de cette période, le dépôt d'archives d'Ottawa a fait l'acquisition de 87,529 pieds cubes de dossiers généraux et personnels, les demandes de référence s'élevant à 148,891. De plus, quelque 118,000 dossiers personnels, civils et militabes, ont été traités. Dans presque tous les domaines, la Division des dépôts régionaux a été plus active que lors des années précédentes. À la Division des services consultatifs, on procédait pendant ce temps à la destruction d'environ 51,509 pieds cubes de dossiers, ce qui représente un nouveau record. Les plans d'inauguration du dépôt d'archives de Vancouver vont bon train. Par ailleurs, une enquête menée dans la région de Winnipeg a montré qu'il serait logique et justifié de prévoir l'établissement d'un dépôt d'archives dans cette ville. J DIVISION DES ACQUISITIONS ET DE LA RÉFÉRENCE RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 Conformément au décret relatif aux documents publics, la Division des acquisitions et de la référence assure à tous les ministères et organismes gouvernementaux de la région d'Ottawa un entreposage économique de leurs dossiers inactifs, qui rend à leur destination première des locaux de travail, supprime l'emploi de matériel coûteux et libère le personnel du soin et de la destruction de ces dossiers. La Division fournit également aux ministères un service de référence complet portant sur les quelque 375,000 pieds cubes de dossiers et se charge de la destruction des documents périmés ou inutiles qu'elle fait transformer en pâte à papier, brûler ou expédier à des sociétés exploitant le papier de rebut. Une autre tâche importante de la Division consiste dans l'intégration annuelle des dossiers personnels des anciens combattants et des anciens fonctionnaires, et dans l'établissement d'index de référence et d'élimination de ces dossiers. On assure ainsi la tenue à jour d'un service de référence efficace en même temps que la destruction des dossiers inutiles ou périmés et le transfert des documents d'un intérêt historique particulier à la Direction des archives historiques. SERVICE DES ACQUISITIONS—Depuis la fondation du dépôt d'archives d'Ottawa, c'est au cours de l'année civile 1969 que le volume d'acquisitions a été le plus considérable: 57,396 pieds cubes. En 1970, il a atteint 57,214 pieds cubes, soit une diminution de 182 par rapport au chiffre record de 1969. Au cours des quinze mois considérés, on a fait l'acquisition de 87,529 pieds cubes de documents, élevant ainsi à 374,903 pieds cubes le volume total du matériel détenu au 31 mars 1971 par le dépôt d'archives d'Ottawa. Plusieurs modifications apportées au cours des dernières années à l'articulation des ministères et à leur organisation interne ont influé sur l'activité du service. Les acquisitions de l'ancien ministère du Contrôleur du trésor ont accusé une baisse momentanée pendant que les autres ministères et le nouveau ministère des Approvisionnements et Services mettaient au point des méthodes de traitement et de garde des dossiers. Le rythme d'acquisition de ces dossiers financiers devrait s'accélérer d'ici deux ans. Dans certains cas, les déménagements dans les nouveaux immeubles de la région d'Ottawa entraînent une diminution du nombre de dossiers venant des ministères. Certains d'entre eux disposent maintenant de locaux d'entreposage plus vastes, qu'ils se proposent de remplir avant de reprendre les transferts annuels au dépôt d'archives. En outre, l'amélioration des programmes de gestion des dossiers a contribué, dans certains cas, à raccourcir la période pendant laquelle les dossiers demeurent au service des acquisitions avant d'être expédiés à un dépôt d'archives. L'accroissement des acquisitions venant de certains ministères a été moins rapide au cours de l'année dernière, mais il semble que ce phénomène soit temporaire et que le rythme d'augmentation doive se stabiliser dans les années qui viennent, jusqu'à ce qu'on ait fixé une date appropriée pour l'entreposage au dépôt d'archives des dossiers inactifs en souffrance dans la région d'Ottawa, qu'on les y ait transférés et qu'ils soient finalement détruits. SERVICE DE LA RÉFÉRENCE—Ce ralentissement de l'activité s'est avéré opportun pour le service de la référence. Du 1er janvier 1970 au 31 mars 1971, les demandes de référence ont atteint un plafond de 148,891, les intercalations montant à 135,067 et les heures de recherche du personnel à 7,857. Tous ces chiffres-constituent des records, l'avance la plus, considérable ayant été réalisée par les dossiers personnels, civils et militaires: on a traitéI 118,544 dossiers, soit 27,945 de plus que pendant les deux années précédentes réunies. On ai également pu rattraper une bonne partie des retards accumulés dans le catalogage et le codage des dossiers militaires. L'accroissement du personnel autorisé pour l'année financière 1971-1972 devrait permettre de réduire encore sensiblement la masse des dossiers non traités. DIRECTION DE LA GESTION DES DOCUMENTS g RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 DIVISION ^ r°k de 'a ^vision ^es dépôts régionaux est analogue à celui FM7C nïTPATS de Ia Division des acQuisitions e* de la référence et consiste, DES Dhj"\J 1 S notamment, à fournir des services d'entreposage et de référence RÉGIONAUX et a détruire les dossiers périmés pour libérer les locaux. Les dépôts régionaux desservent les agglomérations urbaines où sont situés les principaux centres d'activité du gouvernement fédéral. À l'heure actuelle, il en existe deux, à Montréal et à Toronto. L'établissement d'un troisième dépôt à Vancouver, en 1971-1972, est en bonne voie de réalisation. Les emplacements et les édifices ont fait l'objet d'un examen par des membres du personnel et l'autorisation officielle d'ouverture a été accordée. On a également songé à créer des dépôts d'archives dans d'autres régions, dont celles de Winnipeg et de Halifax. Un employé de la Direction de la gestion des documents a étudié en détail le cas de Winnipeg et recommande dans son rapport qu'on y établisse bientôt un dépôt régional d'archives, si le budget le permet. DÉPÔT RÉGIONAL D'ARCHIVES DE TORONTO—Le dépôt régional d'archives de Toronto, qui existe depuis bientôt six ans, a connu une bonne année. Les volumes d'acquisitions (41,042 pi.3) et de destruction (20,446 pi.3) ont été plus élevés que jamais. Au 31 mars 1971, le dépôt contenait 105,428 pieds cubes de pièces et documents; il comptait neuf employés permanents et assurait le service de seize ministères. (Voir p. 9.) DÉPÔT RÉGIONAL D'ARCHIVES DE MONTRÉAL—Le bilan d'exploitation du dépôt régional d'archives de Montréal, qui boucle sa quatrième année, est également favorable. On y a fait l'acquisition de 37,670 pieds cubes de dossiers, soit plus que la somme des acquisitions des deux dernières années, et procédé à l'élimination de 10,834 pieds cubes de documents, soit plus du volume global détruit pendant les trois années précédentes. Au 31 mars 1971, le volume total des pièces conservées au dépôt atteignait 77,312 pieds cubes; six personnes y étaient employées à temps plein, et dix-neuf ministères bénéficiaient de ses s< DIVISION Les tâches et fonctions propres à cette Division sont nom- TVI7C QT?T>\71tT,T?v breuses et variées, mais elles se rapportent toutes à la mise DrLa SrJvVlCLS au point et à l'application d'un programme de gestion des CONSULTATIFS dossiers à la fois efficace et économique. La Division aide les ministères et organismes gouvernementaux à établir et à faire respecter les délais dans la gestion des documents, et fait des recommandations à l'archiviste fédéral en matière de destruction des dossiers. Elle tient l'inventaire des pièces et documents conservés, du matériel et du personnel employés, examine et contrôle les opérations ministérielles de gestion des dossiers. À partir de ses études et travaux, elle prépare des rapports pour les ministères, l'archiviste fédéral et le Conseil du trésor, et définit les exigences de création de nouveaux dépôts d'archives au Canada. La Division fournit aux ministères et organismes un service consultatif en matière de gestion des dossiers et collabore à l'élaboration de programmes d'amélioration de leurs procédés de gestion. Elle donne régulièrement des cours de formation dans ce domaine. De plus, elle met au point et publie, à l'intention des ministères du gouvernement, des manuels et des guides pour l'établissement et l'application de méthodes et de normes constantes en matière de gestion des documents, et encourage les ministères et organismes de l'État à recourir aux dépôts d'archives par souci d'efficacité et d'économie. Une autre tâche de la Division consiste à servir les objectifs du programme gouvernemental des archives essentielles qui vise à garantir la protection des dossiers précieux et des documents d'importance capitale contre les catastrophes d'origine 1IRECTI0N DE LA GESTION DES DOCUMENTS ■aSSSft 1-8 3 g 11 a g s s s * vo- i i o a a a o c © r-i r- o\ © © © 2sy $«! a | « I S 2 1 188 1 °°" 111 S 2ÎÎÎH 10 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 naturelle ou nucléaire. En dernier lieu, la Division doit assurer la destruction ou l'élimination finale de tous les documents conservés au dépôt d'archives de façon que de nouveaux dossiers puissent être logés dans les locaux ainsi libérés. Le 31 mars 1971, l'effectif autorisé de la Division s'élevait à onze personnes. Nous exposons ci-dessous, par sujet et sans respecter nécessairement un ordre d'importance, les principales fonctions de la Division. Propositions relatives aux délais et aux microfilms—Le tableau qui suit indique le nombre de propositions relatives aux délais, à l'élimination des dossiers et aux microfilms soumises depuis 1961, date où les Archives publiques se sont vu confier l'examen de ces propositions, jusqu'au 31 mars 1971. La baisse du nombre de propositions présentées depuis 1969 traduit les efforts considérables qu'ont déployés les ministères pour respecter l'échéance obligatoire du 1er mai 1969 sur les délais. TABLEAU V Nombre de propositions pour délais et liquidations Nombre de projets de Nombre total de microfilmage* propositions 1961-1965 incl. 176 53 229 1966 45 9 54 1967 47 yv&i 50 1968 77 12 89 1969 164 17 181 1970-1971 53 17 70 562 m 673 *Y compris les propositions touchant le matériel de microfilmage (1961 à 1966 inclusivement). Élimination de dossiers au dépôt d'archives d'Ottawa—U incombe à la Division des services consultatifs d'établb le plan d'élimination des dossiers ministériels inactifs conservés aux Archives publiques. Le tableau VI montre la quantité de documents éliminés du dépôt d'archives d'Ottawa depuis son ouverture en 1956. Jusqu'au 31 mars 1971, on a détruit 325,285 pieds cubes de dossiers généraux et personnels, soit de quoi remplir l'édifice prin-' cipal du dépôt d'archives d'Ottawa ou couvrir des étagères sur une longueur de 61 milles. Si l'on ajoute à cela les pièces et documents détenus actuellement, le volume total de dossiers ayant séjourné au dépôt d'archives d'Ottawa depuis 1956 s'élève à quelque 700,000 pieds I cubes. Au cours de la période de quinze mois qui nous intéresse, on a procédé à la liquidation de 51,509 pieds cubes de dossiers, de nature personnelle (1,110 pi.3) ou d'intérêt général! (50,399 pi.3). DIRECTION DE LA GESTION DES DOCUMENTS TABLEAU VI DÉPÔT D'ARCHIVES D'OTTAWA Volume en pieds cubes de dossiers éliminés de 1956 au 31 mars 1971 Année (civile) Dossiers généraux Dossiers personnels Total pour cinq ans Total cumulatif 1956-1960 21,091 153 21,244 21,244 1961-1965 92,401 j 1.617 94,018 115,262 1966 36,930 533 Total annuel 37,463 152,725 1967 47,293 443 47,736 200,461 1968 39,380 519 39,899 240,360 1969 33,314 102 33,416 273,776 1970-1971* 50,399 1,110 51,509 325,285 320,808 4,477 325,285 325,285 ^Komprend la période allant du 1er janvier 1970 au 31 mars 1971. Publications et directives relatives à la gestion des dossiers—Au cours de l'année, la Division des services consultatifs a fait paraître deux versions annuelles modifiées des Government mÇanada Disposai Arrangements for Business Records (1968), et a préparé la première modi- feàtion importante du General Records Disposal Schedule of the Government of Canada (1968) qui doit être publié au cours de l'année financière 1971-1972. De plus, la révision ffiamanuel d'organisation et d'exploitation (Organization and Operations Manual) de la Direction de la gestion des documents est en cours. Enfin, la version française du Subject Classification Guide for Housekeeping Records (1968) a été distribuée sous le titre de Guide de classement idéologique des dossiers administratifs. Formation—Du 1er janvier 1970 au 31 mars 1971, la Division des services consultatifs a organisé trois séries de cours (nos 13, 14 et 15) de quatre semaines chacune sur la gestion des documents. Y ont pris part environ 90 employés des administrations centrales et locales ^Bbûvernement du Canada et, comme de coutume, quelques personnes étrangères à ces «hismes. De plus, la Division a délégué des membres de son personnel en vue de stimuler te programmes de formation de l'Aide extérieure, le cours d'archivistique organisé par KArchives publiques du Canada, l'Université Carleton et la section des archives de la Société historique du Canada, les cours dispensés par la Commission de la fonction publiée et les sessions d'étude internes tenues par divers ministères et autres organismes sur la gestion des documents. Archives essentielles—Les archives essentielles à la poursuite des affaires de l'État en cas de M«rophe nucléaire ou naturelle atteignent un volume total d'environ 9,800 pieds cubes et sont entreposées à l'extérieur d'Ottawa. «grammes ministériels et autres travaux—Comme toujours, plusieurs aspects de la gestion & documents ont fait l'objet d'une collaboration étroite entre la Division des services consultatifs et les ministères et organismes du gouvernement fédéral. La Division a effec- '■ué une étude complète et préparé un rapport détaillé des difficultés de gestion, globales 12 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 ou particulières, de sept d'entre eux. Elle a aussi exécuté treize opérations de classement des documents pour le compte des ministères, dont l'élaboration de systèmes entièrement nouveaux, la transposition vers les systèmes révisés des procédés traditionnels et la mise en place de systèmes; dans certains cas, elle a joué le rôle de conseiller. Le personnel de la Division a rempli des tâches analogues en matière de gestion du courrier. Outre l'étude approfondie qu'elle a faite de toutes les nouvelles propositions d'échéances, la Division a préparé douze autres programmes de gestion des documents ou contribué à leur élaboration par les ministères. Elle a accordé son aide à ces derniers en matière d'organisation du personnel, du matériel et des locaux dans trois cas, a effectué deux vérifications complètes d'inventaires et rédigé à leur intention trois manuels de gestion des documents. La Commission de la fonction publique et les ministères ont fait appel quinze fois à des membres de ses cadres pour faire partie de conseils de sélection du personnel de gestion des documents. Des employés de la Division ont également siégé au comité spécial d'enquête sur l'établissement d'un dépôt d'archives des Forces armées canadiennes qui relèverait de l'archiviste fédéral. L'ouverture officielle de ce dépôt aura probablement lieu au début de l'année financière 1971-1972. La Division a délégué un représentant au Comité législatif des Archives publiques, qui prépare un projet de loi sur les archives et les documents nationaux. Au cours de l'année, des membres du personnel ont assisté à des réunions et participé à des discussions ayant trait aux divers projets du décret, toujours pendant, sur les mesures propres à assurer la disponibilité des documents. Enfin, elle a effectué sur demande un service général de rattrapage pour d'autres directions et divisions des Archives publiques ainsi qu'au bénéfice d'autres ministères fédéraux. Remarques d'ordre général—Aux termes du décret relatif aux documents publics, ministères et organismes devaient avoir établi le programme de gestion de tous leurs documents pour le 1er mai 1969. Ce travail n'est pas terminé. Les délais n'ont été fixés que pour 75 p.c. des 2,500,000 pieds cubes de documents de l'État. La Division a été maintes fois sollicitée à cet égard et cette tendance s'accentuera sans doute à mesure que se poursuivra la réorganisation des ministères. Les demandes d'aide visant à assurer une documentation appropriée sur les lignes de conduite et les programmes adoptés par les ministères vont également croissant. De la même façon, les travaux d'étude et de contrôle augmentent. Au chapitre de la formation, il existe au moins deux, parfois trois séries annuelles de cours de gestion des documents, alors qu'il n'y en avait qu'une auparavant. Cette multiplication résulte, elle aussi, des exigences ministérielles, les Archives publiques étant les seules à donner cette formation. Ce n'est pas le travail qui manque. DIRECTION L'événement saillant des quinze derniers mois a été l'arrivée de la collection du TV IJ1 O A TV /"^TTT"\J I i1 CJ Manoir Richelieu, maintenant propriété du a\Ja-J \3 x\J\v/lll Y M-J i3 gouvernement du Canada. Le rapport de la IJTCÎTrr^TlT^lT TIT C1 Division des gravures et des photos peut xlAi^ X \J M\.A.\J vJ wTj ^ donner une idée de sa portée et de son importance, sans parler de son intérêt. Toutes les Divisions ont fait un grand nombre d'acquisitions intéressantes, ce qui, avec l'augmentation soutenue des demandes de services provenant de fonctionnaires, d'étudiants et du grand public, a contribué à imposer des exigences trop grandes à notre personnel. Dans ce domaine, il est donc impossible de tenir à jour un catalogue détaillé et les retards s'accu- mulent sans cesse. Il est intéressant de mentionner la fin du premier volume de l'Inventaire général des collections de la Division des manuscrits, les progrès accomplis dans le catalogue collectif des cartes canadiennes et étrangères réunies dans les répertoires canadiens, et la mise en chantier du catalogue de nos cartes étrangères rares. L'effort de coUaboration des établissements qui signalent leurs collections de manuscrits et de cartes sert leurs propres intérêts et celui de leurs utilisateurs. On espère qu'un effort semblable portera sur d'autres types de documents, notamment dans le domaine audio-visuel. Un premier pas a été accompli dans cette voie avec le récent achèvement de l'enquête sur les programmes d'histoire orale. Les activités des Divisions et des Sections figurent dans leurs rapports individuels. DIVISION DES MANUSCRITS Le travail de la Division s'accroît de façon soutenue comme en témoigne l'examen des services sélectionnés. Entre autres travaux effectués au cours des quinze derniers mois, il faut souligner l'achèvement du premier volume de l'Inventaire génSral des manuscrits, qui rassemble les inventaires préliminaires révisés et mis à jour des dix premiers groupes de manuscrits. On croit que l'ouvrage se composera de sept ou huit volumes. Destinés à être publiés au cours des trois prochaines années, ils réunbont la totalité des collections de la Division des manuscrits (dossiers fédéraux, documents appartenant à des particuliers ou à des sociétés et exemplabes d'autres répertoires). De temps à autre, on publiera des suppléments pour rendre compte des acquisitions récentes. Le programme lancé en 1951 sera donc achevé d'ici 1974. Le Programme systématique d'acquisitions nationales s'est déroulé avec succès et nous sommes reconnaissants aux nombreux groupements et particuliers de l'aide qu'ils nous ont apportée. Nous sommes assez satisfaits du progrès accompli dans le domaine de l'automatisation des instruments de recherche. À la lumière des essais effectués, il appert que le système de répertoire des mots clés hors du contexte (KWOC) est non seulement plus facile mais également beaucoup plus économique qu'on ne l'avait d'abord cru. Il pourra rendre de grands services dans le classement des dossiers idéologiques. Les rapports de nos quatre Sections expliquent plus en détail le travail qui a été fait et signalent les acquisitions les plus importantes. SECTION DES ARCHIVES ANTÉRIEURES À LA CONFÉDÉRATION—Au cours des [quinze derniers mois, la Section des archives antérieures à la Confédération s'est acquittée non seulement des fonctions traditionneUes d'archivage, consistant dans l'acquisition, le classement, la description et la référence des dossiers et des manuscrits, mais eUe a révisé et 13 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971! g 6 s i J J i s«2-P-5- ^ *-~ ^s-2-s« ?- I laissas s a » as ss i §î o S VO O 22 •* S^ E | 2 S 8 s Sa P « o E % g •§ g S S v) tS ^ K S w S S ÎS £ 5 o _ _, « <s <n c^ <s * s E o *jj rn ^ <3\ VO © VO vo I « I *' ** ^ °° 2 2 •* C "O "S ^ ■O"OP~00f)VOO'-ic^<OV0 t— 5 c a < ■<t o 1 S ; ■* ■* <£ VO 1 Os VO* 1 si £ 6 ■ERECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 15 publié l'Inventaire général des manuscrits. On a terminé le premier tome en février 1971 ; cette édition contient les séries de manuscrits suivantes: ^m Archives des Colonies, Paris (MG 1) Archives de la Marine, Paris (MG 2) ■£jà. Archives nationales, Paris (MG 3) Archives de la Guerre, Paris (MG 4) Archives du ministère des Affaires étrangères, Paris (MG 5) I Archives départementales, municipales, maritimes et de Bibliothèques, France (MG 6) Bibliothèques de Paris (MG 7) I Documents relatifs à la Nouvelle-France et au Québec, du XVIIe au XXe siècle (MG 8) Archives provinciales, locales et territoriales (MG 9) Archives des gouvernements étrangers (MG 10) On a maintenant entièrement microfilmé la série C et commencé à désassembler et réparer les documents originaux. Cette opération nous occupera sans doute pendant sept à dix ans. On a fini de désassembler la série S, que l'on classe, numérote, met en boîtes, étiquette et microfilme à l'heure actuelle. On a préparé des instruments de recherche pour les Documents variés du cabinet du Gouverneur général, 1774-1914, (RG 7, G 14) tomes 1 à 19, et pour une partie des Archives départementales (MG 6). On a également préparé un index par auteur pour Amirauté 1, nouvelle série générale et complété plusieurs fiches des Archives du ministère de la Guerre britannique. Les Archives du recensement de 1842 pour le Canada-Ouest ont été microfilmées et l'on a préparé un Répertoire des recensements du Manitoba, 1831-1870. On continue à travailler à un inventaire de la série Upper Canada Sundries, ainsi qu'à un instrument de recherche pour la série Customs and Plantations Papers. On poursuit également un projet à long terme qui consiste à localiser et à décrbe tous les instruments de recherche du Public Record Office et à en expliquer l'usage> W Un membre de notre Section a organisé une grande exposition pour commémorer l'entrée du Manitoba dans la Confédération. NouveUes acquisitions HAUTS FONCTIONNAIRES BRITANNIQUES Head, sir Francis Bond fut lieutenant-gouverneur du Haut-Canada de 1836 à 1838. On a I microfilmé la correspondance de plusieurs membres de la famille Head à partir des H documents originaux, conservés dans la coUection Bland-Burges, bibliothèque Bodleian, Oxford, Angleterre (1 bobine). Sherbrooke, sir John Coape fut lieutenant-gouverneur de la Nouvelle-Ecosse de 1811 à 1816 W. et gouverneur du Bas-Canada de 1816 à 1818. On a acquis un complément de correspondance portant sur la période 1812-1818 (8 pouces). PERSONNAGES CANADIENS DE L'ADMINISTRATION ET DES AFFAIRES Johnson, sir John fut surintendant général des Affabes indiennes de 1782 à 1830. On a obtenu du Thomas Gilcrease Institute of American History and Art, Tulsa (Oklahoma) des p photocopies de la correspondance de sir John Johnson et d'autres membres du mi- f» nistère des Affaires indiennes de 1770 à 1807 (111 pages). Barrie, Robert fut commissaire de l'arsenal maritime de Kingston. La succession de Katherine I Helena Jackson de Welland (Ontario) a offert une copie de lettres tenue par le com- m: missaire de 1819 à 1825 et par son assistant, le capitaine H. D. Byng, de 1825 à 1827 (2 pouces). 16 RAPPORT DES ARCHIVES PUBUQUES 1970-1971 Thompson, Samuel (1810-1886) de Toronto et de Québec, fut journaliste et éditeur du Thompson's Mirror of Parliament, précurseur du Hansard. On a acquis de M. R. F. T. Thompson de Victoria (C.-B.) sa correspondance concernant les affaires commerciales, poUtiques et familiales de 1787 à 1938 (8 pouces). Stevenson, James fut agent des bois de la Couronne à Bytown et représentant de la Banque commerciale du Haut-Canada de 1839 à 1851. Agissant au nom du colonel D. Lindsay de North Bay (Ontario), M. O. G. Whelan d'Ottawa a offert des lettres, des comptes et des relevés relatifs aux emplacements des coupes (1 pied 8 pouces). DOCUMENTS PERSONNELS ET FAMILIAUX Famille Gemmill. M. et NP Glen Lambert, de Sarnia (Ontario) ont offert des documents divers ayant appartenu à John Raeside Gemmiti (1808-1891), fondateur du Lambton and Sarnia Observer et politicien local (4 pouces). Famille Ridout. M. C. Merry d'Ottawa a prêté, pour en permettre la copie, la correspondance de famille, qui émane principalement de Thomas Gibbs Ridout (1810-1859) et de son épouse Matilda. Ce courrier est la propriété de M. W. R. Wadsworth de Toronto (174 L Famille Verreau. WPne Georges Dessaint de Saint-Pierre de Beauport (Québec) a offert la généalogie de la famille Barthélémy Verreau, dit le Bourguignon (29 pages). Ames, Henry Saint-Vincent (1833-1901), photographe amateur, a beaucoup voyagé en Amérique du Nord entre 1857 et 1864. On a microfilmé son journal (1857-1864), qui comprend un arbre généalogique de la famille Lawford, à partir des documents originaux se trouvant en possession de MUe P. K. Ames, de Windyridge, Upton, Didcot, Berks (Angleterre). (2 bobines.) Barnley, le rSvSrend George (1816-1904) fut un pasteur wesleyen envoyé comme missionnaire et aumônier à Moose Fort et ses environs. On a microfilmé son journal qui relate au jour le jour les événements de la période 1840-1845, à partir des documents originaux se trouvant en possession de M. W. S. Moralee, Yorkshire (Angleterre). (1 bobine.) Lanaudière, Xavier Roch Tarieu de. «Explication de la Coutume de Paris faite d'après cette coutume rédigée pour l'information des Conseillers d'alors, par les ordres du Très Honorable Guy Lord Dorchester en l'année 1772». Document copié pour son propre usage vers 1793-1801. Offert par M. Gustave Lanctôt de Kbk's Ferry (Québec). (1 pouce.) Les autres documents personnels et famUiaux comprennent: la famitie Eldon; la famtile Wadsworth; la famtile Smith; la famtile Dorland; la famille Dickie; la famtile Pinhey; la famiUe Ermatinger; la famtile Curran; Anne Amelia Gugy Monk; Jacob Corrigal; James Duncan Graham (topographe américain ayant travaillé sur la frontière entre le Maine et le Nouveau-Brunswick); Walter Thompson McKinstery (copié d'après les archives de l'Ontario); John Cochrane; George Cooke; Aitcheson Brown. DOCUMENTS GOUVERNEMENTAUX Gouverneur gSnSral (RG 7, G 18, tome 119). On a déposé aux Archives pubUques un manuel de codage utilisé en 1812, offert à la BibUothèque du Parlement en 1911 par le secrétaire d'État de Grande-Bretagne (1 pouce). Conseil exScutif, documents divers (RG 1, E 14, tome 41). M. W. H. Lee, greffier du Conseil, a rassemblé divers décrets, lettres, notes et comptes relatifs à la protection de la presse de 1845 à 1866 (36 pages). I DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 17 PUBLIC RECORD OFFICE, LONDRES Colonial Office 323: Colonies General, (20 bobines); ministère du Commerce, registres de l'Inscription maritime (5 bobines). BUREAU DE PARIS Archives des Colonies: série D2C, Troupes des colonies (1 bobine); série G1, Registres de l'état civil, recensements et documents divers (1 bobine). Archives de la Marine: série C7, Personnel individuel (6 bobines). Les copies de documents relatifs à la Nouvelle-France, conservés dans des dépôts français, comprennent des documents des Archives des Colonies, des Archives nationales et de la Bibliothèque nationale. AUTRES SOURCES Saint-Ours, 1781-1940. Mme Roch Rolland de Saint-Ours (Québec) a fourni des documents relatifs à la seigneurie de Saint-Ours (8 pouces). Newhouse, Seth (Da-yo-de-ka-ne). «Cosmogonie du gouvernement des De-ka-na-wi-das ». Histoire, constitution et chants des Six-Nations de la Grande Rivière, avec un «dic- I tionnaire aborigène» incomplet, 1885. Copié d'après l'original se trouvant en posses- ||. sion des Mohawks de la réserve Mohawk d'Ogdensburg (N.Y.). (312 pages.) Evans, Thomas. Rapport au ministère de la Guerre britannique sur la bataille de Queenston <t Heights, rédigé au fort George en 1812. On a fait l'acquisition de photocopies d'une transcription du musée de Liverpool (12 pages). Recensements en Nouvelle-Ecosse, 1767-1851. On a obtenu au microfilm des Archives pro- jL. vinciales de Nouvelle-Ecosse à Halifax (9 bobines). Bell's Corners Union Church. Le registre de l'église de 1853 à 1860, divers comptes de 1853 I à 1857, de 1865 à 1872 et en 1885, ainsi que des listes ont été offerts par le juge J. A. Dawson d'Ottawa (21 pages). Rivière Rouge. On a acquis de M. C. Kipling de Winnipeg un index des registres paroissiaux de Saint-André, Saint-Boniface et Saint-Jean, de 1820 à 1883 (2,500 fiches environ). Trinity, Terre-Neuve. L'église anglicane Saint-Paul. Les registres paroissiaux de 1753 à 1867 ont été microfilmés à partir des originaux placés sous la garde du diocèse anglican de Terre-Neuve (1 bobine). Commune de Huntley. Les procès-verbaux du conseil municipal de Huntley de 1850 à 1868 I et de 1895 à 1950 ont été microfilmés à partir des originaux prêtés par M. D. B. Malvie de Carp (Ontario). (2 bobines.) Shelburne, Nouvelle-Ecosse. On a acheté chez Christie's Canada le registre des exploits dressés, reçus et signifiés dans le comté de Shelburne de 1787 à 1807 (93 pages). Michipicoten, terre de Rupert. Avec le concours de M. E. Bush de Bell's Corners (Ontario), H M. E. A. Campbell de Windsor (Ontario) a offert des lettres écrites par divers négo- W ciants en chef du poste de la Compagnie de la baie d'Hudson, de" 1856 à 1858 et en 1877 (10 pages). Infanterie légère de Montréal, 1864-1867. Quittances, accusés de réception d'armes, rôles il d'inspection des volontaires et rapports d'inspection de dépôts et d'armes de plusieurs f|S compagnies du bataillon d'infanterie légère de Montréal, milice volontaire de la province du Canada. Les photocopies ont été offertes par la Bibliothèque nationale de Québec (30 pages). 18 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 i Allan Line, 1898-1902. On a transféré du bureau de M. Lamb des recueils de coupures concernant des naufrages et des enquêtes, accompagnées de nouvelles maritimes tirées j de journaux divers de Montréal, Glasgow, Liverpool et New York (4 pouces). SECTION DES ARCHIVES POSTÉRIEURES À LA CONFÉDÉRATION—La Section des archives postérieures à 1867 se divise en quatre parties: la période Macdonald, la période Laurier-Borden, la période King-Bennett et la période contemporaine. Nous donnons ci- dessous un résumé des nouvelles acquisitions et des principaux programmes. NouveUes acquisitions PERSONNALITÉS POLITIQUES POSTÉRIEURES À LA CONFÉDÉRATION Abbott, Thon. Douglas Charles (né en 1899) a été ministre de la Défense nationale de 1945 à 1946, ministre des Finances de 1946 à 1954, et nommé juge puîné de la Cour suprême du Canada en 1954. U a offert des documents recueillis entre 1940 et 1961, qui se composent de correspondance, de notes, de discours et de coupures de journaux (6 pieds 4 pouces). Borden, sir Robert Laird (1854-1937). On a transféré dix-huit volumes de documents provenant du ministère des Affaires extérieures et concernant la conférence de la paix tenue à Paris en 1919 (6 pieds). Coldwell, le major James William (né en 1888) a fait don de ses documents en 1970. Il a joué un rôle important dans le développement du parti social démocratique (P.S.D.) en tant que parti national, s'acquittant des fonctions de secrétaire national de 1934 à 1937, de président national de 1938 à 1942, et de président national et de leader parlementaire de 1942 à 1958. Les documents, qui couvrent la période 1926-1969, se composent de correspondance, de dossiers idéologiques, de discours, d'allocutions, de communiqués, de textes, d'émissions radiodiffusées et de coupures de journaux (51 pieds). Gowan, sir James Robert (1815-1909) fut sénateur de 1885 à 1909 et, pendant de nombreuses années, président du Comité sénatorial sur le divorce. On a fait l'acquisition de copies sur microfilm de ses documents rédigés entre 1823 et 1921, qui comprennent des dossiers personnels, politiques, juridiques et financiers (8 bobines). Laurier, sir Wilfrid (1863-1919). On a fait l'acquisition en 1970 de lettres écrites par Laurier à sa femme sur des sujets personnels et politiques, et du courrier que lui ont adressé des personnalités politiques canadiennes et d'autres personnes sur des sujets variés, ainsi que de trois lettres écrites par Carolus Laurier (263 lettres). Pearson, Thon. Lester Bowles (né en 1897) a offert ses documents, rédigés entre 1935 (env.) et 1969 (approx. 960 pieds). Pouliot, Jean-François (1890-1969), fut député de 1924 à 1955 et sénateur de 1955 à 1968. On a fait l'acquisition d'une collection de documents personnels et politiques rédigés entre 1850 et 1969 (14 pieds 5 pouces). Saint-Laurent, Thon. Louis Stephen (né en 1882) a fait don de ses documents, datant des années 1941 à 1958 (183 pieds). Vanier, le Très hon. Georges P. (1888-1967). Mme Vanier a offert des documents couvrant la période 1916-1967, composés de correspondance, de notes, de journaux intimes et de discours (54 pieds). Us ne peuvent être divulgués avant 1988. DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 19 Les documents des personnalités politiques suivantes sont déposés aux Archives et ne peuvent être divulgués: Baker, L.-env. 1945-1964-68 pieds I Chevrier, L.-env. 1935-1964-approx. 80 pieds Churchill, Gordon—env. 1947-1968—approx. 79 pieds Diefenbaker, le Très hon. John G.-env. 1935-1968-1,300 pieds Dinsdale, W. G.-env. 1952-1963-49 pieds Drew, G. A.-1908-1957-142 pieds I Drury, C. M-env. 1963-1968-30 pieds Fleming, D. M—env. 1945-1963—approx. 279 pieds Fulton, E. Davie-em. 1945-1968-approx. 80 pieds Hamilton, F. A. G.-env. 1955-1963-approx. 278 pieds Hamilton, W. M.—env. 1953-1963—approx. 107 pieds Harkness, D. S.-1957-1963-83 pieds Martin, Paul J. /.-env. 1925-1968-approx. 241 pieds Monteith, J. W.-env. 1957-1962-13 pieds Sharp, M. W. -env. 1963-1967 -24 pieds Winters, Robert H.—non daté—70 pieds FONCTIONNAIRES, DIPLOMATES ET MAGISTRATS Beaudry, Laurent M. A. (né en 1886) a travaillé au ministère des Affabes extérieures de 1927 I à 1948. Le ministère a transféré ses documents, recueillis au cours de sa carrière dans les I Affaires extérieures, entre 1924 et 1946 (5 pieds). Blount, Austin Ernest (1870-1954) fut le secrétaire privé de sir Charles Tupper et de sir Robert W Borden; il exerça ensuite les fonctions de greffier du Sénat, de greffier du Parlement et de conseiller à la cour de la Chancellerie du dominion du Canada. On a tbé des originaux & appartenant à M. J. A. Blount, d'Ottawa, des copies de sa correspondance et de docu- W ments divers rédigés entre 1896 et 1919 (8 pouces). Bourinot, sir John George (1837-1902) fut premier greffier de la Chambre des communes de :?- 1880 à 1902. On a transféré les documents, primitivement déposés à la Bibliothèque m; nationale, qu'U a rédigés en 1860 et de 1881 à 1921 ; ils concernent sa vie privée et des questions constitutionnelles (4 pouces). Christie, Loring Cheney (1885-1941) fut conseiller légal et diplomate du ministère des Affaires extérieures, et aussi l'assistant de sir Robert Borden lors des réunions du cabinet de I guerre impérial, de la conférence de la paix de Paris et de la conférence sur le désarme- F'- ment de Washington. On a transféré, du ministère des Affaires extérieures, un complé- fe ment de documents rédigés entre 1919 et 1941, qui se compose de correspondance, de notes et de projets de discours pour Mackenzie King (4 pouces). Duff, sir Lyman Poore (1865-1955) fut juge puîné de la Cour suprême du Canada de 1906 à 1933 et juge en chef du Canada de 1933 à 1934. M. Richard Gosse a fait don de docu- K. ments datant de la période 1877-1965, qui comprennent de la correspondance générale, familiale, des dossiers financiers et idéologiques (5 pieds 4 pouces)'. Halliday, William E. D. a offert ses documents, accumulés entre 1925 et 1970, alors qu'il était secrétaire du Comité consultatif d'histoire de la Commission de la capitale nationale (8 pouces). Heeney, Arnold Danforth Patrick (1902-1970) fut greffier du Conseil privé et secrétaire du i-. Cabinet de 1940 à 1949, ambassadeur et représentant permanent auprès de l'Organisation 20 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 I du traité de l'Atlantique Nord et de l'Organisation européenne de coopération écono- I mique de 1949 à 1952, ambassadeur aux États-Unis de 1953 à 1957 et de 1959 à 1962, président de la Commission de la fonction publique de 1957 à 1959, président du Comité préparatoire aux negotiations collectives de la fonction publique de 1963 à 1967, et I président et secrétaire canadien de la Commission mixte internationale de 1962 à 1970. I En 1970, on a transféré aux Archives des documents relatifs au rapport Merchant- I Heeney, au Centre de développement international et à la Fonction publique (1 pied I 1 pouce). Kirkwood, Kenneth Porter (1899-1968) fut un diplomate et un auteur canadien. Mme K. P. I Kirkwood a offert une partie de ses documents recueillis entre 1930 et 1935, qui consistent I en journaux dactylographiés et reliés, illustrés de photographies et de coupures de I journaux relatant ses faits de guerre et ses premières missions diplomatiques (2 pieds). I LePan, Douglas Valentine (né en 1914). Le ministère des Affaires extérieures a transféré I des documents composés de correspondance, de dépêches, de télégrammes, de discours, de notes et de coupures de journaux, recueillis au cours de sa carrière au ministère entre 1945 et 1959 (8 pieds). MacKay, Robert Alexander (né en 1894). La ministère des Affabes extérieures a transféré I des documents composés de correspondance et de notes accumulées au cours de sa I carrière dans le ministère entre 1941 et 1955 (4 pieds). Pope, sir Joseph (1854-1926) fut le secrétaire de sir John A. Macdonald de 1882 à 1891, j sous-secrétaire d'État de 1896 à 1909 et sous-secrétaire d'État aux Affaires extérieures I de 1909 à 1925. On a transféré en 1970 des documents provenant du ministère des Affabes extérieures, formés de correspondance semi-officielle, de notes et de rapports j qu'il a recueiUis au cours de sa carrière entre 1814 et 1926 (7 pieds 4 pouces). Read, John Erskine (né en 1888) a été conseiller légal auprès du ministère des Affabes ex- ! térieures de 1919 à 1946, consetiler du gouvernement du Canada auprès de la Commission mixte internationale et juge de la Cour internationale de justice de 1946 à 1948. On a transféré en 1970 des documents réunis entre 1919 et 1969; ils proviennent du ministère des Affaires extérieures et comprennent de la correspondance, des notes et des rapports relatifs à sa carrière dans le ministère (3 pieds). Reid, ILscott Meredith (né en 1905) a exercé diverses fonctions au ministère des Affaires extérieures de 1932 à 1950. Il a été haut-commissaire en Inde de 1952 à 1957 et ambassadeur en Allemagne de 1958 à 1962. De 1962 à 1965, il a été directeur des opérations de la Banque mondiale pour l'Asie du Sud et le Moyen-Orient. On a transféré en 1970 des documents en provenance du ministère des Affabes extérieures, qui couvrent la période 1939-1962 (4 pieds). Wrong, Hume (1894-1954) fut fonctionnaire et diplomate. En 1970, on a transféré des do- j cuments provenant du ministère des Affabes extérieures, qui consistent en dossiers recueillis au cours de sa carrière diplomatique à Washington, Genève, Londres et Ottawa, entre 1927 et 1953 (2 pieds 7 pouces). PERSONNALITÉS MILITAIRES Crerar, Henry Duncan Graham (1888-1965) commanda la lère armée canadienne au cours : de la Seconde Guerre mondiale. Les documents se composent de copies de messages, ' d'ordres et d'instructions de campagne et de quelques lettres, ainsi que de brochures et feuillets d'instructions, ayant tous trait aux opérations mtiitabes de la Première Guerre mondiale, de 1915 à 1919 (4 pouees). w DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 21 Adamson, Agar Stewart Allan Masterton (1865-1929) fut un homme d'affabes et un officier de l'armée canadienne. Après s'être distingué au cours de la Première Guerre mondiale, il fut nommé juge suppléant du tribunal des poursuites sommabes dans le district de Bonn de l'Allemagne occupée. En 1970, M. Anthony Adamson a offert des documents rédigés entre 1914 et 1919, qui consistent en lettres de guerre personnelles, notes, dépêches d'état-major et traductions de papiers allemands (2 pieds). PERSONNALITÉS CULTURELLES Burt, Alfred Le Roy (né en 1888) a enseigné l'histoire à l'Université de l'Alberta de 1913 à 1930 et à l'Université de Minnesota de 1930 à 1957. Mme S. E. Jenness a offert en 1970 des documents se composant de correspondance, de discours et de coupures de journaux, et couvrant la période 1918-1930 (4 pouces). Glazebrook, Arthur James (1861-1940) fut successivement banquier, agent de change et professeur d'université. Il participa activement au mouvement de la Table ronde et s'occupa d'éducation des adultes. M. G. de T. Glazebrook, de Toronto, a fait don en 1970 de documents relatifs à la période 1896-1931, qui comprennent de la correspondance et des notes (4 pouces). Grant, George Munro (1835-1902), pasteur presbytérien, fut recteur de l'Université Queen's de 1878 à 1902. Mme Geoffrey Andrew a offert en 1970 des documents complémentaires couvrant la période 1876-1886, formés de correspondance personnelle (8 pieds 2 pouces). Greenwood, Thomas (1901-1963) dirigea le département d'études anglaises de l'Université de Montréal de 1944 à 1961. On a fait l'acquisition en 1970 de matériel couvrant la période 1918-1968, constitué par de la correspondance, des notes, des définitions de termes mathématiques et d'autres documents connexes (2 pieds 3 pouces). Uacock, Stephen Butler (1869-1944) fut un auteur et un éducateur. On a acheté en 1970 deux lettres autographes datant de 1916 et fait l'acquisition, également en 1970, de copies sur microfilm d'originaux rédigés entre 1864 et 1960, appartenant au Stephen Leacock Memorial Home Board (30 bobines, 21 pages de photostats et 33 pages photocopiées). Toujours en 1970, on a également procédé à l'acquisition de copies sur microfilm d'originaux appartenant à la bibliothèque municipale d'Orillia et aux Leacock Associates (1 bobine), de documents datant de 1943, appartenant à Mme Elizabeth Kimball, de Toronto (1 bobine), et de papiers non datés appartenant à M. Allan Duffy d'Orillia (1 bobine). MacBeth, Madge (née en 1883) a été auteur et journaliste. On nous a offert en 1970 des documents rédigés entre 1899 et 1955, qui se composent de correspondance, de dossiers idéologiques, de manuscrits, de coupures de journaux et d'un journal intime (5 pieds 2 pouces). MacDonald, James Edward Hervey (1873-1932) fut l'un des créateurs du groupe des Sept. I Thoreau MacDonald a fait don en 1970 de documents rédigés entre 1900 et 1932, et formés de correspondance, de carnets et de textes de discours (4 pouces). Murray, William Ewart Gladstone (1892-1970) fut animateur de radio. Mme W. E. G. Murray, de Toronto, a fait transférer en 1970 des documents couvrant la période 1915-1970, qui comprennent de la correspondance, des notes, des coupures de journaux, des textes de discours, un album et des publications (4 pieds 6 pouces). Packard, Frank (1877-1942) fut l'auteur de nombreux romans populaires. On nous a offert en 1970 des documents portant sur les années 1893-1956, et constitués par de la correspondance, des manuscrits, des coupures de journaux et des photographies (10 pieds). 22 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 Tory, Henry Marshall (1864-1947) enseigna à l'Université McGill et fut cofondateur du collège de l'Université McGill en Colombie-Britannique, de l'Université de 1'Alberta et de l'Université Carleton. Les documents recueillis, qui couvrent la période 1901- 1946, se composent de correspondance relative surtout à l'Université de la Colombie- Britannique, à l'Université de 1'Alberta et à l'Université Kaki des Forces canadiennes d'outre-mer, de notes, de rapports et de textes de discours et d'allocutions (9 pieds 8 pouces). Weir, Ernest Austin (1886-1968) fut animateur de radio. En 1970, on a offert aux Archives ses documents, qui s'étendent sur la période 1923-1967 (11 pieds). LEADERS SYNDICAUX Eady, Francis K. a fait partie de la dbection du syndicat ouvrier de l'Ontario Hydro et du Syndicat canadien de la fonction publique. M. Eady a fait don en 1970 de documents relatifs à sa carrière, ainsi que de lettres et notes personneUes couvrant les années j 1956 à 1970 (9 pieds 8 pouces). Forsey, Eugene Alfred (né en 1904) est un historien spécialiste de la constitution et un leader syndical. Il a offert en 1970 des documents rédigés entre 1921 et 1969, qui se I composent de correspondance générale et d'articles divers (2 pieds). CORPORATIONS L'Alberta Farm Radio Forum a offert en 1970 une documentation complémentaire ayant j trait à la période 1950-1962 (2 pieds). L'Association des universités et collèges du Canada a fait don des documents concernant I la Commission Bladen sur le financement de l'enseignement supérieur au Canada, I portant sur la période 1963-1967 (7 pieds 4 pouces). Le Congrès canadien du travail est fondé en 1940 lorsqu'un certain nombre de syndicats, I expulsés du Congrès des métiers et du travail du Canada, se joignent à l'AU-Canadian I Congress of Labour, lui-même créé en 1927. En 1956, U fusionne à nouveau avec le I Congrès des métiers et du travail pour former le Congrès du travail du Canada. Ce I dernier a transféré en 1970 les dossiers du Congrès canadien du travail compilés ap- I proximativement entre* 1927 et 1956 (env. 200 pieds). Canadian Guards, régiment des. Le régiment a offert en 1970 des registres de procès-verbaux, I des albums de découpures, des catalogues d'uniformes et d'autres documents, com- I piles entre 1953 et 1970 (14 pieds). Le Congrès du travail du Canada a été créé en 1956 par la fusion du Congrès canadien du I travail et du Congrès des métiers et du travail du Canada. En 1970, il a fait don de documents couvrant la période 1955-1968 (env. 45 pieds). La Fédération canadienne des enseignants, fondée en 1920, s'est constituée en société en j 1946. En 1970, on a transféré aux Archives les documents de la Fédération recueillis I entre 1920 et 1968 approx. (env. 150 pieds). L'Association canadienne des étudiants a offert en 1970 des stencils portant sur les années I 1964 à 1969, et comprenant des bulletins d'information, des questionnaires, des bro- I chures, du matériel de conférence, des rapports d'exploitation et des notes (4 pieds 4 j pouces). • Le Festival d'art dramatique du Canada, créé en 1932, a été constitué en société en 1936. En 1970, le bureau national du festival a transféré sa correspondance et ses documents commerciaux pour la période 1960-1963 (8 pieds 4 pouces). DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 23 ^Efrontier College a été fondé en 1900 pour donner aux travailleurs des camps isolés de ^■mineurs, de bûcherons et de construction une chance de poursuivre leurs études. En «1970, le collège a fait don aux Archives des documents couvrant la période 1899-1960, qui consistent en correspondance et en dossiers idéologiques (env. 135 pieds). le Temple de la renommée du hockey. On a tiré en 1970 des copies sur microfilm d'albums «appartenant au Temple de la renommée du hockey, qui portent sur les années 1887 à I 1957 et ont trait aux étoiles du sport et aux organisations sportives marquantes (4 bobines). Le Conseil canadien de recherche sur les humanités a été fondé en 1943 pour promouvoir la recherche sur les humanités. On nous a offert en 1970 des documents relatifs à la période 1943-1969 (24 pieds 4 pouces). ïïRlliance internationale des employés de théâtre (I.A.T.S.E.), local 95 (Ottawa) a été créée gjk en 1902 à Ottawa. On a transféré en 1970 du matériel se rapportant à la période 1893- 1934 et qui comprend des procès-verbaux, de la correspondance et d'autres documents (3 pieds 4 pouces). Wwrdre de Jacques Cartier, fondé en 1926 et dissous en 1965, s'était consacré à la promo- Ife tion des intérêts sociaux et économiques des Canadiens-français catholiques. En 1970, l'Association culturelle canadienne d'Ottawa a offert aux Archives des documents relatifs aux années 1902 à 1967 (117 pieds). L'Ordre de Saint-Jean, section canadienne, a été fondé en 1910 et l'association autorisée en 1914 en vertu d'un acte au Parlement. Nous avons reçu en 1970 des documents couvrant la période 1916-1970, qui consistent en des biographies de membres de l'Ordre (8 pouces). ^Commission Rowat sur les rapports entre les universités et les gouvernements. Le professeur Donald Rowat, d'Ottawa, a offert en 1970 des documents recuetilis entre 1968 et 1970 (env. 20 pieds). La Banque royale du Canada. En 1970, on a fait don aux Archives des copies sur microfUm de registres de procès-verbaux dressés entre 1869 et 1969 (12 bobines). \WÊÉfùnseil canadien de recherche en sciences sociales a été créé en 1940 pour promouvob JP-la recherche en sciences sociales. En 1970, les Archives ont reçu des documents relatifs à la période 1959-1969 (6 pieds 8 pouces). Le Congrès des métiers et du travail, fondé en 1886, a fusionné en 1956 avec le Congrès canadien du travail. Le Congrès du travail du Canada a offert en 1970 des documents compilés entre 1950 et 1957 approx. (env. 25 pieds). gmkiversity Women's Club of Ottawa a été instauré en 1910 pour défendre les intérêts de H la femme et servb la communauté. Le Club a fait don en 1970 de documents s'étendant sur les années 1910 à 1970, et qui comprennent de la correspondance générale, des jjg^ dossiers idéologiques, des registres de procès-verbaux, de comptabilité, des demandes d'affiliation, des albums de découpures et des brochures (7 pieds 8 pouces). Le Conseil national des Unions chrétiennes de jeunes gens (Y.M.C.A.). Les Archives ont tiré en 1970 des copies sur microfilm des registres de procès-verbaux rédigés entre 1900 et 1967 (8 bobines). Principales réalisations—L'une des premières responsabilités de la Section des archives fflferieures à la Confédération est le traitement de documents relatifs aux premiers ministres. Cette tâche comprend des fonctions telles que le classement, la numérotation, le flsrofilmage de sécurité, la restauration et la préparation d'instruments de recherche et d'index. 24 RAPPORT DES ARCHIVES PUBUQUES 1970-1971 On a terminé et rendu public l'imprimé d'ordinateur révisé de l'index relatif aux documents du Très hon. sir John A. Macdonald. Nous disposons maintenant d'une série complète de listes chronologiques, nominales et idéologiques comprenant chacune environ 149,000 titres. On a trié et renuméroté une série de comptes et de reçus de Macdonald en vue de les microfilmer et de les indexer. On se livre également à des travaux préparatoires à un programme de restauration systématique de ces documents. Nous avons entrepris l'étude des possibilités que présente la création d'un index-matières des documents concernant le Très hon. sir Wûfrid Laurier, où, par traitement électronique, l'on prendrait comme entrées les notices de l'index par auteurs actuellement utilisé. L'imprimé d'ordinateur de l'index relatif aux documents du Très hon. sir Robert L. Borden a été achevé et rendu public. On a aussi fini de remicrofilmer ces documents. Le nouveau microfilm aura des pages numérotées, et l'ordre des documents suivra exactement la disposition topographique des originaux. On a dressé un index des 22 derniers volumes des documents se rapportant au Très hon. Arthur Meighen, et mis l'information sur fiches perforées pour traitement par ordinateur. Nous avons rédigé et révisé l'imprimé provisoire et nous attendons que le ministère du Revenu national termine l'imprimé définitif. Nous avons microfilmé la série principale (correspondance de 1940) des documents du Très hon. William Lyon Mackenzie King afin de les mettre à la disposition des chercheurs à compter du 1er janvier 1971. Nous avons numéroté 61 des 179 volumes de mémorandums et notes diverses relatifs à la période 1940-1950, et nous avons commencé de numéroter les discours de la période 1933-1940 en vue de les microfilmer. Pour faciliter la recherche de ces documents, nous avons dressé un répertobe topographique des microfilms. En ce moment nous numérotons, microfilmons et indexons les documents du Très hon. R. B. Bennett, qui nous sont confiés temporairement. Au cours des quinze derniers mois, nous avons répertorié 279 volumes (162,000 pages). Il reste 180 volumes de documents politiques à traiter. Nous avons entrepris l'étude des possibilités qu'offre le matériel de traitement électronique pour l'établissement de fiches par auteurs, par matières et chronologiques à partb des index que nous avons compUés. Nous avons fini de trier les documents personnels, que l'on peut maintenant numéroter. Nous avons classé les documents du Très hon. Louis S. Saint-Laurent en plusieurs séries chronologiques. Nous avons dressé une Uste par dossiers et des index nominaux sont maintenant disponibles pour la plupart des séries sur la correspondance. Inventabes provisoires—Le programme de révision des inventaires se poursuit et les inventaires des groupes de manuscrits suivants sont prêts pour la publication: Groupe de manuscrits 26: documents relatifs aux premiers ministres Groupe de manuscrits 27: personnalités politiques postérieures à la Confédération, 1867-1948 Groupe de manuscrits 28: dossiers des corporations postérieures à la Confédération Le programme d'acquisitions—Plusieurs membres de la Section s'occupent du Programme systématique d'acquisitions nationales. Us ont correspondu avec des donateurs possibles, fait suivre ces ouvertures d'entretiens personnels, mené des négociations en vue du transfert de documents et évalué les acquisitions éventuelles. Nous avons mis en oeuvre deux programmes spéciaux, destinés à développer et accélérer le programme original. Ils concernent les archives ethniques et les archives syndicales. Un souci grandissant de préservation des documents et des manuscrits relatifs aux nombreux groupes ethniques de la population canadienne a conduit à l'élaboration du programme sur les archives ethniques. Un membre de la Section des archives postérieures à la Confédération est chargé d'organiser et de coordonner le programme, et reste en collabora- DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 25 ^Mproite avec la Direction de la citoyenneté du Secrétariat d'État. La première grande réalisation en ce domaine a été la négociation d'une entente avec la Trans-Canada Alliance JfflSerman Canadians, qui a désigné les Archives publiques comme le dépositaire officiel dèjses documents et se charge du transfert systématique de ses dossiers anciens, confiés à notre garde. |0n a également mis en œuvre en 1970 un programme spécial, coordonné par un membre de la Section des archives postérieures à la Confédération, de recherche et d'acquisition des Mbnents relatifs à l'histoire du mouvement syndical au Canada. La décision de créer ce programme est venue quand le Congrès du travail du Canada a déposé chez nous environ 300 pieds de dossiers inactifs. Nous avons invité d'autres syndicats et leaders syndicaux d^envergure nationale à participer au programme des archives syndicales. Un autre programme visant à l'acquisition de documents concernant l'histoire des sports au Canada est actuellement en cours d'étude. L'exposition sur la Colombie-Britannique—Un membre de la Section a été chargé de coordonner l'exposition documentaire commémorant le centenabe de la Colombie-Britannique. Gène exposition ouvrira ses portes à Ottawa et se rendra ensuite à Victoria et à Vancouver. SECTION DES ARCHIVES PUBLIQUES FÉDÉRALES—Acquisitions—Au cours de cette période de quinze mois, les acquisitions de la Section se sont élevées à 194 et comptaient 5,535 pieds de dossiers de même que 53 bobines de microfilms. Quarante-sept propositions ^^ptruction ont été présentées et 1,301 pieds de matériel détruits, ce qui porte l'augmentation totale du volume de pièces conservées à 4,200 pieds. Les organismes suivants figurent parmi les sources principales d'acquisitions : Pieds Nombre Ministère de la Justice 238 7 Ministère de l'Intérieur 122 4 Ministère des Finances 162 5 Ministère de l'Industrie et du Commerce 794 7 Ministère de la Défense nationale 81 11 Ministère des Affaires extérieures 400 7 Ministère du Travail 952 19 Ministère des Munitions et Approvisionnements 193 4 Commission royale d'enquête sur le bilinguisme et le biculturalisme 1,215 3 ^pstère des Chemins de fer et des Canaux 135 3 Dbection de l'immigration 111 3 Conseil national de recherches 113 7 Instruments de recherche—On a commencé à préparer des instruments de recherche pour ces «mmp.nts mais un grand nombre d'entre eux ne figurent encore dans aucun catalogue ou répertoire. Deux procédés de repérage obtenus par le traitement électronique de l'information ont été mis au point à titre expérimental pour les dossiers du Registraire général et de la 26 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 Commission des prix et du commerce en temps de guerre. Malgré quelques difficultés initiales, le résultat de l'opération a été positif et s'est traduit par la création d'instruments de recherche utiles. Le système du KWOC (mot clé pris hors contexte) employé à cette occasion devrait pouvob être utilisé pour d'autres groupes de dossiers. On a créé sept nouveaux groupes de dossiers, dont six ont trait aux ressources naturelles, le dernier intéressant la Commission des champs de bataille nationaux; ceci porte à 90 le nombre total des groupes. On a procédé à la révision et à une deuxième rédaction de plusieurs inventabes provisobes, notamment ceux des ministères de la Santé nationale et du Bien-être social, de l'Intérieur, de la Défense nationale, et celui de la Commission des prix et du commerce en temps de guerre. La préparation de ces textes pour la publication s'effectuera au cours de la prochaine année financière. Automatisation—On a fait une étude complète de rentabilité en vue de déterminer les avantages de l'automatisation et l'emploi qu'on pourrait en faire pour faciliter le travail de la Section. Après examen, le système Spindex utUisé aux États-Unis a été finalement rejeté. Après cela, on a entrepris pour la première fois, en collaboration avec le Bureau des services informatiques et la Dbection de la gestion des documents, d'élaborer un programme assez vaste pour couvrb tant les besoins des Archives en matière de gestion des dossiers que ceux de tous les ministères du gouvernement. À l'automne, le programme a été énoncé et mis à l'essai. Nous en avons été satisfaits, mais il reste à savob si les autres ministères le trouveront aussi efficace. On a formé un groupe de travail pour étudier la question et il a été proposé de poursuivre les essais. PubUcations—Au cours de l'été, on a imprimé et distribué un deuxième bulletin portant sur les programmes de consultation des pièces officielles. Il contient la liste des acquisitions importantes faites de juillet 1969 à août 1970. Le prochain bulletin paraîtra probablement quand on aura progressé dans la voie de la proclamation du décret sur les documents officiels. Un membre du personnel de la Section a siégé au comité ministériel de révision de la Loi sur les Archives publiques, dont une nouveUe version a été rédigée et proposée en jutilet. Résumé statistique—Voici, en résumé, une liste des projets encore en suspens au 31 mars 1971. Les chiffres intéressent les cinq domaines d'activité de la Section et sont approximatifs. Organi- Mise en Documents sation et cartons et traités sélection Catalogage étiquetage Total Affabes mtiitabes et culturelles 5,300 2,500 7,800 8,000 14,800 Questions juridiques 6,300 700 1,300 2,800 9,900 Finances, Commerce et Industrie 2,400 1,600 1,000 2,700 5,200 Ressources humaines et naturelles 4,100 2,500 2,200 3,200 8,300 Travaux publics et transports 6,300 300 800 1,300 7,100 Totaux 24,400 7,600 13,100 18,000 45,300 DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 27 m Ces statistiques indiquent que le volume des dossiers expédiés au cours de l'année der- nière a augmenté de 3,300 pieds, tandis que celui des documents attendant le classement et/ou «élection, ainsi que la masse des pièces à cataloguer ont tous deux diminué de 200 pieds. Au cours de la même période, la réserve de matériel attendant la mise en cartons s'est accrue de 3,500 pieds. ficTION DES SERVICES AUXILIAIRES—Cette Section a pour fonctions de coordonner Ijjis travaux d'administration et de secrétariat, d'assumer des responsabilités pour des projets spéciaux tels le Catalogue collectif des manuscrits des archives canadiennes, le Répertoire des msej, le Programme systématique d'acquisitions nationales, de préparer des expositions de fflfeaments et de former des archivistes. Les programmes spéciaux sont coordonnés par les Svices des projets spéciaux. Composés de six sous-sections, les services de bureau s'occupent ^Requisitions, de la correspondance, de la préservation et de l'entretien, des microfilms, de la photocopie et de l'inscription des chercheurs. Catalogue coUectif des manuscrits des archives canadiennes—Au cours de l'année 1970, on a procédé à une révision du guide intitulé Comment dresser votre relevé. L'édition anglaise a mj»publiée et la version française est presque terminée. On a envoyé des lettres aux 124 dépôts qui avaient contribué à la première édition ainsi qu'aux non-participants, pour leur fciander de remplir des formules sur leurs nouveaux documents. Bon nombre d'entre eux ^Hbromis leur collaboration et on a déjà reçu quelques relevés. Jusqu'ici, on a révisé envbon 1,000 questionnâmes, à l'exclusion des notices destinées aux Archives publiques du Canada. On a fixé la date de la publication de l'édition révisée à 1973. Répertoire des thèses—Cinq éditions annuelles du Répertoire des thèses ont été publiées depuis la mise en œuvre du programme à l'automne 1965. La couverture continue de s'améliorer, ®ime va grandissant le nombre des thèses. Depuis la première publication du Répertoire en 1966, le nombre des notices a presque triplé si l'on considère que l'édition de 1970 en apprenait 1,590. De plus en plus d'érudits s'avisent de l'existence de cette publication ^KitUisent comme source de référence sûre. Maintenant la vente de la brochure équilibre approximativement les frais de publication. Si cette expansion est encourageante, elle a posé un certain nombre de problèmes ^Hfaistratifs. Adéquat au début, le système original de rassemblement et de vérification dgs renseignements est devenu gênant. Il en résulte que le secrétariat prend beaucoup plus dÊemps pour rédiger le Répertoire et que la date de publication est retardée chaque année. On envisage en ce moment plusieurs solutions et l'on espère pouvob appliquer avant l'an prochain un système plus expéditif. On a dû écarter, du moins pour l'avenb immédiat, les méthodes de traitement électronique des données en raison des frais que cela entraînerait. Pour l'instant il apparaît que la solution consiste à modifier la formule pour lui donner plus de souplesse et diminuer le travail de dactylographie et de classement. Beaucoup ont proposé que l'on améliore la pratique actuelle d'inscription des notices sous de larges vedettes chronologiques, géographiques et idéologiques. En fonction de cela, on envisage d'éventuels changements de format. HpL'éditeur a étudié le système employé par l'American Historical Association pour leur List of Doctoral Theses. Bien que celui-ci s'apparente fortement au nôtre, ils ne semblent pas être aux prises avec nos difficultés. Leur plaquette trisannuelle est l'œuvre d'une équipe rédactionnelle employée à plein temps. Programme systématique d'acquisitions nationales—En 1970, le programme d'acquisitions a été élargi. On a recruté plusieurs membres du personnel de la Section des archives posté- rieures à la Confédération pour rechercher de la documentation dans des domaines de 28 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 l'histoire du Canada qui, jusqu'à présent, n'ont pas été suffisamment représentés dans nos pièces et documents. Ces archivistes s'occupent de faire l'acquisition de pièces pour les programmes d'archives touchant les communautés ethniques, les matières syndicales, la littérature et les sports. On a préparé un opuscule décrivant le programme d'acquisitions et la politique des Archives publiques du Canada en vue de le distribuer aux donateurs éventuels. Le succès a couronné les efforts déployés par lettres, appels téléphoniques, visites et entrevues pour acquérir les documents de plus de deux cents Canadiens éminents et d'organisations canadiennes. Les démarches entreprises auprès de 51 autres sources possibles s'annoncent bien. Bon nombre de ces pièces sont déjà parvenues à la Division des manuscrits, dont celles de: l'hon. D. C. Abbott, ancien membre du Cabinet et juge; M. Agar S. A.M. Adamson, soldat; sb Lyman P. Duff, juge en chef; M. J. R. Gemmill, journaliste du XIXe siècle; M. J. Grant Glassco, commissaire; M. A. J. Glazebrook, financier; M. A. D. P. Heeney, diplomate; M. W. E. G. Murray, animateur de radio; M. J. E. H. MacDonald, artiste; M. Frank Packard, romancier; M. Escott Reid, diplomate; M. R. Watson Sellar, fonctionnabe; M. Samuel Thompson, éditeur et journaUste du XLXe siècle; M. W. D. Powell'; le Congrès du travati du Canada et la Banque royale du Canada. Cours d'archivistique—En 1970, l'Université Carleton, en collaboration avec les Archives publiques du Canada et la Section des archives de l'Association historique du Canada, a organisé un cours d'archivistique et d'administration, conçu pour l'étude des techniques fondamentales d'archivage et mettant en lumière les problèmes d'archives particuUers à notre pays. Ce cours embrassait la théorie et les travaux pratiques, et offrait aux étudiants la possibilité de se concentrer sur le domaine des archives ou celui de la gestion des dossiers. Les autorités en ces matières comprenaient des spécialistes des Archives publiques du Ca- nada et d'archives provinciales, municipales, commerciales, religieuses et universitabes. On a décerné aux étudiants qui ont suivi le cours avec succès un certificat parafé par les ! représentants des trois organismes. On a donné à quelques membres du personnel de bureau un cours d'une journée sur I les recherches généalogiques. Plusieurs chercheurs généalogistes de l'extérieur ont bénéficié d'un cours semblable. BIBLIOTHEQUE DES ARCHIVES PUBLIQUES La bibUothèque des Archives publiques a accompli bien des progrès au cours des quinze derniers mois. On a revu j de fond en comble toutes les fonctions et les activités relatives à chaque Section, ce qui a donné Ueu à la création | de la Section de la cbculation et des services annexes. La bibliothèque a tbé grand profit, l'été dernier, de l'aide apportée par des étudiants très compétents et travailleurs. On a trié, classé et rangé tous les documents qui s'étaient empilés dans des boîtes tout au long de l'année précédente, les livres par auteurs et les brochures par ordre chronologique. On est loin d'en avob achevé l'inscription et le catalogage, j mais ils peuvent dès à présent être consultés sans difficulté. La bibliothèque des Archives publiques a hérité de plusieurs dons provenant d'asso- j dations, de sociétés et de particuUers, et qui consistent en histobes, généalogies et rapports locaux. EUe a fait l'acquisition de plusieurs excellents ouvrages de référence, dont nous j donnons plus loin une liste sélective. Les activités de chaque Section sont décrites dans un rapport distinct et un tableau | donne un résumé statistique des opérations de la bibliothèque. DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 29 SECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA RÉFÉRENCE—Les services de référence et de recherche fournis par cette Section s'accroissent en fonction de l'expansion des établissements universitaires dans le pays. Nombre des questions posées à Information Canada sont transmises à cette Section pour y recevoir une réponse. Un employé, qui a reçu une formation spéciale à cet effet, répond aux questions posées à la bibliothèque des Archives par des étudiants des établissements secondaires, tandis que les bibliothécaires se penchent sur des problèmes de recherche plus précis et plus spécialisés. Nous avons ajouté à l'index biographique les renseignements découverts dans les appendices du vol. XXII de la Société Champlain et des vol. I à XII de la Société des archives de la Compagnie de la baie d'Hudson. Nous avons ajouté deux mille notices à notre index de Inland Seas. SECTION DU CATALOGUE ET DE LA RELIURE—Le travail avance normalement dans la Section du catalogue, qui n'emploie qu'un seul catalogueur. Avec la collaboration d'étudiants, nous avons passé en revue pendant l'été tous les ouvrages non catalogués ins- Hps sur les fiches de consultation. Nous avons vérifié toutes les références dans les catalogues du Canadiana, de la bibliothèque du Congrès et de la Bibliothèque nationale. Nous avons noté les entrées, que l'on copie suivant les besoins. Les résultats devraient s'en faire sentir peu à peu dans nos statistiques sur le catalogage, mais les retards continuent de s'accumuler en raison des nouvelles acquisitions. La collection de la bibliothèque des Archives publiques se détériore très rapidement en raison de son emploi fréquent. La réparation et la reliure des livres et des brochures est une opération lente, qui nécessite de nombreuses vérifications et beaucoup de jugement. Nous avons créé un programme de restauration systématique pour préserver nos ouvrages rares. Lorsque c'est possible, nous achetons une nouvelle édition des ouvrages, dont nous nous servons à la place de l'édition originale. Dans le cas de brochures rares, nous tirons des photocopies pour consultation. KECTION DES PÉRIODIQUES ET DES DOCUMENTS D'ÉTAT—Le progrès le plus important sans doute accompli au cours de cette période a été le report sur Kardex de tous ffi& périodiques et des rapports annuels du gouvernement fédéral reçus par la Section. On a compilé 480 notices pour les documents fédéraux et corrigé ou ajouté 1,077 notices pour les périodiques. Pendant cette mise à jour, on a disposé, à l'intention des chercheurs, un Linedex dans la salle de consultation; cet outil de référence à commande manuelle donne le répertoire alphabétique des périodiques. En 1969-1970, le Linedex s'est enrichi de 1,666 notices. La Section a reçu un grand nombre des études soumises par la Commission royale d'enquête sur le bilinguisme et le biculturalisme; on en dresse actuellement l'inventaire. La Section a également envoyé de manière systématique des séries entières de documents à la reliure. Les Journaux de l'Assemblée législative du Haut-Canada et les Rapports annuels du ministère de l'Intérieur ne sont que deux exemples d'ouvrages restaurés. On envoie maintenant des extraits choisis des Documents sessionnels de la Chambre des communes. SECTION DE LA CIRCULATION ET DES SERVICES ANNEXES—La nécessité d'un meilleur contrôle des livres prêtés pour une période indéterminée aux autres services des Archives publiques est à l'origine de la création de la Section de la circulation et des services annexes, en octobre 1970. Cette Section est responsable du classement adéquat de tous les livres, périodiques et brochures prêtés aux autres services et de l'instauration d'une méthode Kiïorme de circulation. 30 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 On a entrepris une étude de l'ensemble des opérations de circulation, qui a entraîné des modifications de méthode. Il en résulte un service plus rapide envers le public et des analyses statistiques plus réalistes. Catalogage des brochures rares—Le catalogage de la collection de brochures rares se poursuit de manière satisfaisante. On a presque fini de cataloguer celles qui concernent les années 1867 à 1900 inclusivement. Cent soixante de ces brochures semblent être uniques; on n'en a trouvé trace ailleurs ni au Canada ni aux États-Unis. Nous espérons terminer dans quelques mois le travail entrepris sur la tranche 1867-1900 du programme. Reproduction sur microfiches—La reproduction sur microfiches des brochures dont la liste figure au Catalogue des brochures . . ., Ottawa, 1931, vol. 1, se poursuit lentement. Ce programme impose des heures de recherche afin d'identifier chaque brochure et d'en donner une description bibliographique complète. Certains de ces opuscules sont incomplets et ne peuvent donc être reproduits. Depuis janvier 1968, on a terminé six séries, qui représentent 391 brochures et 668 microfiches. En 1970, on a tiré 153 microfiches, qui correspondent à 104 brochures. Nous avons achevé tout le travail préliminaire de recherche pour la septième série. Rapport statistique de la bibliothèque des Archives publiques 1970 Janvier- mars 1971 1970-1971 Acquisitions Livres Périodiques et documents d'État 3,474 10,410 643 3,535 3,275 8,000 Catalogage Documents catalogués 2,594 300 2,788 Recherche Inscriptions 8,521 2,100 8,166 Référence Demandes 2,922 940 3,143 Circulation Documents distribués 53,872 14,360 54,611 Reproduction Pages reproduites Microfiches 36,862 331 15,288 38,521 281 L Choix de nouveUes acquisitions Anselme de Sainte-Marie, Pierre de Guibours, 1625-1694. Histobe de la maison royale de France et des grands officiers de la Couronne. Paris, Éditions du Palais-Royal; New York et Londres, Johnson Reprint Corp. (1967). 9v. Réimpression en fac-sim. de la 3e éd., 1726-33. Boston Athenaeut 1874-82 (Bo< . Catalogue de la BibUothèque du Boston Athenaeum on, Mass., G. H. Hall, 1969). 5v. 1807-1871. Boston, ERECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 31 Brunet, Jacques-Charles, 1780-1867. Manuel du libraire et de l'amateur de livres, contenant: R 1° Un nouveau dictionnaire bibliographique; 2° Une table en forme de catalogue raisonné. Copenhague, Rosenkilde et Bagger, 1966-68. 9 v. Réimpression en fac-sim. de I l'éd. de 1860-80. adversité du Michigan. Bibliothèque William L. Clements. Catalog of Americana, 1493- P 1860, dans la Bibliothèque William L. Clements, Université du Michigan, Ann Arbor, Michigan. Boston, Mass., G. K. Hall, 1970. 7 v. Département américain de l'Intérieur. Index biographique et historique des Indiens d'Amérique et des personnes mêlées aux affaires indiennes. Boston, 1966. 8 v. DIVISION DES CARTES COLLECTION NATIONALE DE CARTES ET PLANS—Les quinze derniers mois ont été marqués, notamment, par l'arrivée de 215 cartes de grand intérêt appartenant à la collection du Manoir Richelieu, la publication de Atlas canadiens des wmtés, la signature d'accords portant sur l'échange de cartes et de plans avec l'étranger, le début du catalogage des atlas rares détenus par la Division et la création des archives nationales d'architecture. SECTION DES CARTES CANADIENNES—Les archives nationales d'architecture, créées en collaboration avec l'Institut royal d'architecture du Canada, s'enrichissaient en décembre des plans du concours pour la construction de l'hôtel de ville de Toronto. Par la suite, la société Massey and Flanders d'Ottawa faisait don à la Section de toute sa documentation, comprenant 45 paquets de documents plats et 126 rouleaux ou liasses de plans. Les acquisitions comptent également trente-huit plans d'immeubles de l'Ontario et quatre-vingt-douze plans d'édifices historiques en Nouvelle-Ecosse. Nous avons reçu quelque 215 cartes canadiennes anciennes appartenant à la collection du Manoir Richelieu. D'autre part, M. E.D. Baldock du ministère de l'Énergie, des Mines et des Ressources offrait aux Archives, au moment de prendre sa retraite, le troisième volume de l'Atlas Novus de Jansson ainsi qu'une carte du Québec de Patrick MacKellar. Plusieurs documents cartographiques de la Mossom Boyd Co. sont venus de la Division des manuscrits, en même temps que 2,286 cartes et plans relatifs aux décrets du Conseil rendus de 1907 à 1930 et de 1950 à 1959. On a obtenu des copies de pièces appartenant à des dépositaires anglais et américains, et quelque 180 fonds canadiens ont reçu des demandes d'exemplaires de cartes manquant à nos collections et dont l'existence nous a été révélée lors de la préparation du Catalogue collectif. La Section désire aussi assurer le transfert aux Archives publiques des cartes et plans dont les ministères n'ont plus besoin et l'application plus uniforme des dispositions du décret sur les documents publics relatives aux cartes et plans. Les Atlas canadiens des comtés, préparé par la Section du catalogue, à été tiré à 1,000 exemplaires, dont la moitié, accompagnés de questionnaires, ont été distribués aux principales bibliothèques, aux sociétés historiques ainsi qu'à des particuliers intéressés par ces matières. La première réaction a été très encourageante; cent questionnaires ont été renvoyés qui contenaient des renseignements sur diverses collections. Le catalogue a suscité des critiques et des mentions favorables qui, nous l'espérons, éveilleront encore plus d'intérêt pour les ressources et les travaux de la Collection nationale de cartes et plans. La section canadienne de la Bibliographie cartographique internationale de 1969, terminée en septembre, compte 334 notices sur un total de 1,646 cartes. Parmi les publications en voie de préparation se trouvent un guide de la Collection nationale de cartes et plans ainsi qu'un rapport sur les cartes 32 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 marines de DesBarres. Un article de l'hon. Fabian O'Dea intitulé 17th Century Cartography \ of Newfoundland, préparé pour la publication par Courtney J. Bond, sera placé en tête des monographies de Cartographica. On a réaménagé considérablement les locaux de façon à accélérer le travail et à permettre ! un rangement mieux approprié et plus logique des atlas. Soulignons que les travaux précités sont venus s'ajouter au programme d'acquisition j régulier et aux quelques travaux de catalogage de la Section du contrôle des cartes. En quinze j mois, on a fait l'acquisition, préparé et effectué le classement de 30,695 documents. La i description de toutes les cartes de série publiées au Canada en 1970 et qui doivent figurer dans i la Bibliographie cartographique internationale est terminée, et le plan de catalogage, en vue j de leur insertion dans le Catalogue collectif des cartes, des documents canadiens de séries ; épuisées est très avancé. Le classement et le reclassement hebdomadaire des monceaux de cartes incombaient : principalement au commis de bureau de la Section du contrôle, qui n'a pas réussi à satisfaire complètement tout le monde au long de l'année; cela n'a rien d'étonnant, puisque cette tâche ! est essentiellement le fait de deux employés. De plus, les nombreux déménagements effectués au cours de l'année ont rendu le maintien de l'ordre par un seul homme tellement difficile j qu'on ne saurait jeter la pierre au commis. En fait, l'activité de la Section des acquisitions et du contrôle des cartes a maintenant atteint une telle ampleur et implique tant de services de soutien à toute la Division et de contacts directs avec le chef de la Division, qu'on se propose de renforcer ses effectifs à la première occasion. Le retour de la Section à son statut antérieur de département relevant ! directement du chef de division lui permettrait de venir en aide à la Section des cartes étrangères qui, plus que certainement, aura grand besoin d'appui cette année. Choisissons quelques statistiques relatives aux travaux de la Section : 1970 Janvier à mars 1971 1970-1971 Acquisitions 24,335 6,360 27,040 Recherche 1,032 352 1,129 Réponses aux lettres 583 172 605 Demandes par téléphone 418 74 376 Reproductions photographiques 6,478 2,033 6,828 Catalogue et notices principales 1,758 655 1,812 SECTION DES CARTES ÉTRANGÈRES—La stabilité et le progrès de cette Section sont fonction, dans une large mesure, de la solidité des liens qui unissent les services compétents de trois ministères du gouvernement: Défense nationale, Énergie, Mines et Ressources, et Archives publiques. Contrairement à ce qui s'était produit les années précédentes, la Section a établi en 1970 des relations de travail officielles et précises avec ses partenabes. On constate déjà une augmentation satisfaisante des acquisitions, ce qui est de bon augure pour l'essor de la Collection nationale de cartes et plans. En février, la Direction du service de la cartographie du ministère de la Défense nationale I présentait une décision du Conseil du trésor ainsi qu'un décret du Conseil l'autorisant à I transférer gratuitement aux Archives publiques le matériel cartographique provenant d'ac- j cords d'échange avec l'étranger. Les deux organismes intéressés ont ensuite réglé les modalités j DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 33 d'exécution de l'opération. Les Archives ont également pris accord avec la Dbection des levés et de la cartographie du ministère de l'Énergie, des Mines et des Ressources sur l'échange de cartes avec l'étranger. Autre point saillant: les arrangements qui font de la Collection nationale de cartes et plans le seul gardien au Canada de certains documents non confidentiels de l'Army Topographie Command des États-Unis. Enfin, un accord de dépôt est intervenu avec la Direction des levés topographiques d'outre-mer qui dresse des cartes à moyenne et grande échelle de plusieurs régions du monde en voie de développement. m. Résumons la liste des organismes à but non lucratif qui ont fourni le plus grand nombre d'acquisitions au cours des quinze derniers mois: Ministère de la Défense nationale, Canada Don Army Topographie Command, États-Unis Dépôt Directorate of Overseas Surveys, Grande-Bretagne Dépôt Directorate of Military Survey, Grande-Bretagne Dépôt Geological Survey, États-Unis Dépôt Division of National Mapping, Australie Échange National Library, Australie Échange Institut géographique militaire, Belgique Échange Norges Geografiske Oppmaling, Norvège Échange Institut géographique national, France Échange Service topographique fédéral, Suisse Échange Instituto geografico militar, Argentine Échange Universités canadiennes Surplus On a acheté vingt atlas nationaux et thématiques, plusieurs documents thématiques importants et soixante-cinq plans de villes pour la somme de $769.50, soit le montant effectivement déboursé pour un chiffre total d'acquisitions de 26,430 documents de toutes provenances. On a classé et traité ces acquisitions avant de préparer un inventaire complet de la collection—elle comptait 148,064 pièces au 31 mars 1971—et de distribuer 20,295 cartes à d'autres bibliothèques cartographiques du Canada suivant un ordre de priorités. Le format et le contenu du Catalogue collectif national des cartes récentes ont été approuvés par l'Association canadienne des bibliothèques cartographiques, la Section assumant la centralisation du contrôle de la coordination des divers éléments et de la distribution de l'ouvrage final. Les presses de l'Université de Toronto ont imprimé 20,000 cartes qui sont en cours de distribution par paquets de 200. Les collections cartographiques participantes ont renvoyé environ 1,200 demandes de cartes étrangères récentes. On a donné suite à 265 demandes en 1970 et à 75 autres au cours du premier trimestre de 1971, ce qui est peu, comparativement au nombre de demandes adressées à la Section des cartes canadiennes. La Section des cartes étrangères en est encore à ses débuts, ne l'oublions pas, et le public ignore en fait son existence. On n'a employé que deux personnes pour organiser et assurer en quinze mois l'acquisition et le traitement de 28,903 pièces, le transfert selon un ordre de priorité de plus de 20,000 cartes à d'autres établissements, la réponse à 340 demandes et la garde générale de 148,064 pièces, inventoriées en détail pendant cette période. Jusqu'ici, on a pu avoir le contrôle physique de la collection-grâce au plan de classement et au magnifique travail accompli par un commis principal expérimenté. La Section ne sera cependant pas en mesure de montrer la même efficacité cette année, devant l'accroissement de travail qu'entraînent les facteurs normaux d'expansion. À moins d'une augmentation du personnel, on ne pourra exercer en 1972 qu'un contrôle partiel sur les documents. 34 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 Le tableau ci-dessous donne quelques précisions sur les acquisitions de la Section au cours des quinze derniers mois : 1970 Janvier à mars 1971 1970-1971 Cartes reçues 25,389 2,025 24,248 Cartes ajoutées à l'inventaire 6,979 856 6,221 Atlas 29 3 20 Indexs et catalogues 560 355 758 Documents connexes 452 90 438 Collection d'atlas rares—En mai 1970, on a confié à M. Lou Seboek, employé jusque-là à la Section des cartes étrangères, la garde des atlas rares, des géographies classiques et des documents cartographiques connexes, sous la direction d'un spécialiste, le chef de la Division. Les atlas canadiens—publiés au Canada ou intéressant exclusivement le Canada- demeureront sous la garde de la Section des cartes canadiennes et les atlas étrangers modernes sous celle de la Section des cartes étrangères. Le chef de la Division est conscient depuis plusieurs années du fait que les autorités internationales en matière de bibliographie cartographique ne font pas grand cas de la collection en raison de sa présentation médiocre. Cette situation ne manque pas de provoquer beaucoup d'inquiétude et quelque embarras. On a constamment remis à plus tard l'analyse approfondie et la description détaillée de la collection parce qu'on n'était pas en mesure de les effectuer à la Division. Et l'on s'est toujours refusé à accomplir un travail de second ordre ou à se lancer dans l'expérimentation en cette matière. Peut-être n'est-ce pas le moment d'évaluer en profondeur le programme qui nous occupe. Qu'il nous suffise de faire valoir la nécessité d'examiner presque tous les atlas avec grand soin, signature par signature, page par page, carte par carte, afin d'éprouver l'authenticité de chacune des collations et d'établir la preuve incontestable de son originalité, de sa filiation et de son ancienneté, de situer ces documents dans le contexte historique de leur publication et en dernier lieu de suivre l'évolution de certaines cartes au long de leurs éditions et réimpressions. Il semble que nous soyons en possession d'un grand nombre d'exemplaires uniques, car les variations qu'ils présentent ne se retrouvent dans aucune bibliographie connue. L'analyse individuelle et comparative est rendue plus difficile encore par le caractère polyglotte des atlas et de la documentation bibliographique qui s'y rapporte. Deux employés saisonniers, l'un géographe diplômé, l'autre étudiant de deuxième année, ont compilé et vérifié des milliers de titres de cartes au cours de l'été dernier. La collection sera bientôt logée dans un nouveau meuble de chêne construit sur mesure, où chacun des atlas sera disposé à plat sur sa propre étagère. On se propose de publier en plusieurs étapes et au rythme correspondant aux possibilités de la Division, un catalogue descriptif de toute la collection. La première partie, consacrée aux atlas hollandais, est prête pour une dernière révision avant la publication. Deux raisons mtiitent en faveur de la priorité accordée aux documents hollandais: les premiers atlas sont d'origine hollandaise et la magnifique bibliographie de Koeman sur les atlas, en quatre volumes, vient d'être publiée aux Pays-Bas. Le catalogue des atlas hollandais de la Collection nationale de cartes et plans constituera une manière de postface importante qui corrigera quelques-unes des erreurs inévitables dans tout travaU de pareille envergure. Mentionnons en passant que Koeman n'a jeté qu'un coup d'oeil très superficiel sur notre collection, pas différei Lèche pétente. Le 35 qu'il consacre à son contenu. Raison de plus pour ne i nos états véritables. ; de vob le travail accompli d'une manière aussi com- 1 témoigne se prête aux meilleures traditions du Minis- DIVISION DES GRAVURES ET PHOTOS La liste su au 31 mar: s est un énoncé s stique des activités de la Division du 1er janvier 1970 1971 Services rendus au pubUc Nombre de chercheurs Demandes de renseignements Reproductions fournies Disposition Estimation et recherche (articles) Entreposage (articles) Préservation (articles) Organisation (articles) Catalogage I Préparation et recherche (articles) Dactylographie et classement (articles) 2,923 19,484 89,390 192,065 11,012 69,694 Peintures Dessins Estampes et gravures Négatifs et épreuves photographiques positives Bobines de film Bandes magnétiques et disques (en heures) Le 1er avril 1971, la Division avait en mains: I Tableaux Dessins Estampes et gravures Négatifs et épreuves photographiques pos Bobii Band îfili êtiqu< t disques (en heures) 38 672 2,798 235,318 930 14 1,539 5,690 73,625 ,399,005 15,450 2,710 SECTION DES TABLEAUX, DESSINS ET ESTAMPES- dessins et estampes a consacré le plus clab de son temps à la ré l'estimation de la collection du Manoir Richelieu et les négo par l'intermédiaire du Secrétariat d'État, les nouvelles acquis rage automatique et la préparation d'expositions; elle s'est révision de ses priorités. a des s projets 36 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 La coUection du Manoir Richelieu—Cette collection on ne peut plus canadienne a été réunie avant 1930 sous la direction de William H. Coverdale pour le compte de la société Canada Steamship Lines, dans le but de créer un bel ensemble d'œuvres représentant les premiers jours du Canada et destinées à orner les murs d'un hôtel de la compagnie, le Manoir Richelieu, à la Malbaie, au Québec. En 1970, le gouvernement canadien a acheté la collection, qui compte plus de 2,000 originaux,.estampes et cartes, soit une véritable mine de renseignements sur le Canada à ses débuts, d'un océan à l'autre. La collection est particulièrement riche en ce qui concerne la période d'avant la Confédération de l'Atlantique à l'ouest des Grands Lacs. Le véritable joyau de la collection, c'est ce groupe de plus de trois cent originaux dont beaucoup ont été réalisés par des artistes connus, alors que certaines œuvres anonymes font l'objet d'une recherche intense. Faute d'espace, on ne peut parler ici que des plus célèbres parmi ces artistes. La collection du Manoir Richelieu compte plus de quarante aquarelles du peintre militaire John Pattison Cockburn (1778-1847), et le sujet de ces œuvres est souvent clabement indiqué, de la main de l'artiste, semble-t-il. C'est le cas de «Looking Down Hope Street from the Market Place (Rue de Québec) Quebec, 10th June 1830», «The Old Ferry, Niagara» (Le vieux bac, Niagara) et d'autres vues de Québec et de Kingston. L'une des aquarelles, «Cutting Ice in Winter at Quebec» (Les Coupeurs de glace), d'assez grande dimension (14J X 19f po.), mérite toute notre attention, car elle constitue un bon exemple du style «fini» de l'artiste. Les personnages de Pavant-plan sont peints de couleurs vives et variées plutôt qu'esquissés au lavis, comme à l'ordinaire. Les fissures et les ombres de la glace sont reproduites dans leurs moindres détails et, au loin, le soleil de l'après-midi brille sur les toits couverts de neige. Le dessin est signé une fois au recto et deux fois au verso. Coke Smyth, décédé en 1867, est représenté par une aquarelle impressionnante, où l'on voit des Indiens sauter les rapides (llf X 16i po.). La couleur a été appliquée par couches transparentes, créant ainsi l'atmosphère sombre de la tempête qui s'approche et des eaux vertes bouillonnantes. Les arbres chétifs et tordus, les personnages tendus sont rendus par la touche légère et anguleuse du pinceau, et l'œuvre est signée au pinceau, en bas, à gauche. On trouve également dans la collection plusieurs belles aquarelles de Robert Hood, peintes durant l'expédition Franklin de 1819. Ces dessins sont caractérisés par des lavis transparents de gris, de bleu et de brun, par une représentation méticuleuse des détails, tout particulièrement de la lumière et des reflets. L'artiste n'est pas revenu de l'expédition, mais ses aquarelles demeurent parmi les plus belles illustrations de la découverte de l'Arctique. Deux charmantes aquarelles représentant Niagara Falls et signées «JHC» sont généralement attribuées à John H. Caddy. Toutes deux sont d'une facture pleine de force et d'espace, et l'artiste se sert avec profit du papier blanc pour les effets de nuages et d'écume. Auguste Kollner (1813-1870) a lui aussi passé à Niagara, en 1848, et la collection possède deux de ses dessins à la sépia, signés et datés, représentant le pont suspendu. Denis Gale (1828-1903) est un autre de ces artistes bien connus. Il puise la matière de ses aquarelles au Canada français, sans trop s'en éloigner, et les habitants et les Indiens dont il peuple ses œuvres sont représentés dans le style de Krieghoff, que Gale connaissait bien. L'artiste a également donné plusieurs nocturnes, dont l'une, assez dramatique, représente un orignal fuyant un feu de forêt à la nage; dans une autre œuvre, on voit deux orignaux combattant au clab de lune. James Duncan (1806-1881), l'aquareUiste, est bien représenté dans la collection. La facture de ses dessins de différentes dimensions est toujours minutieuse et professionnelle, qu'il s'agisse de paysages du Québec ou d'ailleurs. Ses élèves ont également donné des œuvres DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 37 en s'inspbant de son style ou de celui de Krieghoff; on trouve ainsi un grand nombre de pièces de A. F. Dyneley et quelques œuvres d'une demoiselle Fulford et d'un nommé Sidney Farrell. Il ne faudrait pas négliger les dix-neuf aquarelles de l'érudit sir Daniel Wilson (1816- 1892). Ses vues de La Malbaie, du Saint-Laurent, du lac Supérieur et d'ailleurs témoignent de son style habituel, plein d'assurance, avec ses lavis de couleurs vives et brillantes sur un tracé au graphite. Les aquarelles et les dessins de C. W. Jefferys (1869-1952) lui assurent une bonne place dans la collection du Manoir Richelieu. On y trouve par exemple des études pour de grandes peintures à l'huile représentant des événements historiques, (Le Capitaine John Nabn à La Malbaie) et d'autres œuvres plus anciennes, peintes d'après nature. Un dessin de jeunesse, intitulé Vieilles maisons au bord de l'eau, à Québec, 1889, donne un bon exemple du travail extrêmement vivant et puissant de Jefferys à la plume et à l'encre. Les feuilles de 9 x 13 po. du carnet de croquis d'Augustus Terrick Hamilton sont l'un des articles les plus intéressants de la collection. Il s'agit de vingt-sept aquarelles qui retracent l'histoire du déplacement du régiment de Hamilton, par exemple à l'île Sainte-Hélène, à Niagara, à Chambly et sur le Saint-Laurent. Quelques-unes de ces œuvres sont datées de 1842, et la page de titre du petit carnet est signée au pinceau. Il y a également des œuvres d'artistes plus célèbres. Citons par exemple quelques pastels de Holdstock, réalisés comme toujours dans un style plein de douceur, quatre aquarelles portant le nom de Henry Rudyerd et datées de 1788, plusieurs aquarelles de William Armstrong et une grande peinture représentant le Cap du Tonnerre, sur la rive nord du lac Supérieur. On trouve également dans la coUection une vue assez intéressante de Québec, portant clairement la signature de «A. KiUaly» et un ensemble d'aquarelles de James Archibald Hope peintes à Québec et à Niagara vers 1838. S. Stretton, du 40e régiment, a représenté les chutes de Felon dans une aquarelle signée, portant une longue inscription au verso. Les verts et les bruns sombres dominent dans ce dessin entouré d'une marge noire. Cette liste n'est évidemment pas complète; un grand nombre des originaux de la collection devront encore faire l'objet de recherches si l'on veut les identifier. Faute d'espace, il est impossible de parler en détail des estampes de la collection du Manoir Richelieu, mais rien n'empêche de citer quelques-uns des ensembles les mieux connus. Short, par exemple, a donné une série de douze vues du vieux Québec, gravées vers 1761, ainsi que des vues de Halifax d'après Serres publiées en 1764. Il y a également un bon choix des belles eaux-fortes de DesBarres coloriées à la main de lavis très délicats. On trouve également six vues de Montréal, d'après R. A. Sproule, publiées en 1830, les lithographies en couleur de Hunter, «Ottawa Scenery» (1855) et «Eastern Townships Scenery» (1860), ainsi que les vues de la Gaspésie (1860), de Pye. Nombre de gravures représentant les provinces de l'Est et les deux Canadas, pour la plupart coloriées à la main, d'après W. H. Bartlett, ont servi à illustrer l'ouvrage intitulé «Canadian Scenery», paru vers 1840. Le célèbre ensemble de lithographies intitulé «Sketches in North America and the Oregon Territory», d'après le Capitaine H. Warre, un ensemble d'aquatintes coloriées à la main d'après Cockburn (1833) et l'ensemble de lithographies coloriées «Sketches in the Canadas», d'après Coke Smyth, font tous partie de la collection. Parmi les œuvres intéressantes, soulignons également une série amusante de gravures coloriées à la main et témoignant d'une imagination très vive dans leur représentation du Québec, réalisée par François Haberman, l'ensemble de photogravures de Carliste et Martindale, «Recollections of Canada» (1873), la série d'aquatintes coloriées à la main et représentant le Québec (v. 1796) de Fisher et Edy, ainsi que les «Sketches in Nova Scotia and New Brunswick» (1837) du lieutenant Petley. La collection s'enorgueillit d'un certain nombre des oiseaux et des animaux d'Audubon. Malheureusement, aucune de ces séries n'est complète, étant donné que le collectionneur RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 avait pour politique de ne choisb que les espèces vivant au Canada. On ne trouve donc que 179 oiseaux sur 435 et 98 quadrupèdes sur 150. L'état de ces œuvres varie; il peut aussi bien être pauvre qu'excellent. Le thème de l'Améridien est abondamment illustré dans un ensemble de vingt-cinq lithographies de Catlin, toutes malheureusement collées en plein, et dans quelques estampes d'après Bodner, publiées en 1839 pour commémorer le voyage de l'artiste en Amérique avec le Prince Maximilien de 1832 à 1834. Il n'est plus nécessaire d'insister sur l'importance des estampes de Bodner en tant qu'archives picturales de la culture de tribus décimées plus tard par la guerre ou la maladie. On trouve également dans la collection 152 des grandes lithographies en couleur de portraits d'Indiens d'Amérique du Nord publiées par Key et Biddle, Rice et Clark et d'autres. Beaucoup sont fort belles mais, là encore, quelques-unes de ces œuvres ont souffert d'avoir été collées en plein. Il ne faudrait pas oublier de fabe mention des cartes de la coUection qui ont trait au Canada. Au nombre de 215, elles tombent maintenant sous la juridiction de la Division des cartes et plans. La collection a suscité tellement d'intérêt que les Archives publiques et la Galerie nationale ont beaucoup discuté pour savoir qui devait la prendre en main; les Archives insistaient sur la valeur documentabe des œuvres, la Galerie, elle, sur leur mérite artistique. En fin de compte, les Archives ont conservé la plus grande partie de la collection et ont remis à la Galerie nationale les 62 œuvres suivantes: 4 dessins de C. W. Jefferys 1 aquareUe de E. E. Vidal 1 aquarelle de J. B. Wilkinson 3 aquarelles de Henry Sandham 1 aquarelle de James Duncan 1 aquarelle de Henry Davis 1 aquarelle de James Peachey 1 aquarelle de A. Brown 1 aquarelle de William Berczy, fils 1 aquarelle de G. Tobin 4 aquarelles de George Heriot 5 aquarelles de J. P. Cockburn 7 aquarelles de Bartlett 7 aquarelles de C. R. Forrest 1 aquarelle de E. Walsh 1 aquarelle de G. Hallewell 1 peinture à l'huile de G. Hallewell 1 peinture à l'huile de A. Bierstadt 1 peinture à l'huile de G. H. Hughes 2 peintures à l'huile de E. C. Coates 1 pastel de Holdstock 1 lithographie d'après Paul Kane 15 aquarelles anonymes Ce résumé témoigne de l'extrême importance de l'achat de la collection du Manob Richelieu par le gouvernement canadien pour la préservation de l'héritage culturel du Canada tant au point de vue historique qu'artistique. Certes, il faudra continuer à faire des recherches sur la collection mais celle-ci sera ouverte aux chercheurs et exposée aux Archives publiques et à la Galerie nationale du Canada. La Division des gravures et photos détient tous les dossiers de la collection. DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 39 La Section des tableaux, dessins et estampes a réussi à se procurer une centaine de portraits gravés pour un prix très raisonnable auprès d'un particulier en Grande-Bretagne. Grâce à ses représentants aux ventes de chez Christie et de chez Sotheby, la Division a pu acheter plusieurs articles importants, notamment des épreuves de paysages et de portraits par l'illustrateur de Montréal, J. H. Walker, quatre aquarelles originales du Colonel R. W. Rutherford, un volume d'illustrations d'uniformes de l'infanterie britannique du XVIIIe siècle, une eau forte de T. M. Martin, représentant un paysage du XIXe siècle, le dessin d'une famille de la Crise, par E. Newman ainsi qu'un portrait de J. Macdonald par J. B. Wandes- ford. La collection Gaviller, présentée par M. C. F. Gaviller, de la société Gaviller and Co., d'Owen Sound, en Ontario, consiste en deux albums de famille. Le premier, que l'on doit largement à Alexander Gaviller, contient des photographies et des croquis, généralement au graphite, datant de 1828 à 1898. On y trouve des scènes de villages du sud de l'Angleterre, de Bond Head, d'Hamilton, d'Orillia, des Maritimes, du Vermont, du Québec et du lac Supérieur. Le second album, en grande partie réalisé par Maurice Gaviller, renferme des photographies et des croquis du sud de l'Angleterre, de Bond Head, de la rivière Rouge, de la Nouvelle-Ecosse, du Minnesota et du lac Supérieur pris entre 1857 et 1880. Les prêts pour copie ont été une source abondante de documentation visuelle destinée à la conservation permanente. Sous cette rubrique, on peut citer le carnet de croquis de E. Roper (Muskoka, Peterborough et Colombie-Britannique, v. 1885), la collection d'aquarelles de W. H. E. Napier (Québec et Manitoba, 1850-1870), la collection Lambert (documentation sur l'agriculture des Prairies et lettres couvrant la période d'avant la Première Guerre mondiale) et la collection Stary (Arctique, années 1950). Les exemplaires de 1862-1863 du Canadian Illustrated News, de Hamilton, méritent une mention spéciale. ' Le préposé au catalogue a fait l'inscription des œuvres de la collection du Manoir Richelieu et réduit de beaucoup l'arriéré d'un an de documents qui n'avaient pas encore été inscrits au catalogue en les classant selon leur nature. Maintenant, les aquarelles de la collection qui ne figurent pas au catalogue font l'objet de travaux méthodiques, mais, étant donné que l'on ne dispose pas d'un inventaire adéquat, il est difficile déjuger des progrès accomplis. L'étudiant employé pour l'été a beaucoup aidé à la préparation et à la stabilisation des installations d'entreposage permanent de la principale partie de la collection. Quand le système sera établi, on espère qu'il restera indéfiniment en vigueur et qu'il facilitera considérablement l'accès aux documents de la collection et permettra des recherches rapides. L'installation de 350 rayonnages en métal dans la principale zone de rangement de l'immeuble a contribué à satisfaire aux besoins de la Section, en permettant d'entreposer les documents les plus précieux, qui sont ordinairement les plus fragiles, dans les meilleures conditions ^^Ëiibles. Afin de rendre les travaux de référence plus efficaces, on a discuté assez longuement avec la société IBM et le ministère des Approvisionnements et Services du repérage automatique des données. Jusqu'à présent, on a songé aux systèmes Call - 360 et CMS - 360. Bien entendu, l'adoption d'un tel système suppose la préparation d'un inventaire des documents de la Section basée sur le système d'entreposage, dont la représentation physique sera une carte perforée utilisée pour donner rapidement aux chercheurs des reproductions permettant d'identifier les documents. La recherche préparatoire à l'installation du système a démontré que, dans l'ensemble, la Division pouvait fort bien se prêter à l'automation, ce qui permettrait de libérer deux postes importants d'agents de la recherche historique pour les recherches nécessaires à la préparation d'un catalogue, par exemple. Il faudra encore attendre de connaître le budget requis pour un tel changement mais, entre-temps, on pourra s'y préparer en dressant l'inventaire de la collection de la Section des tableaux, dessins et estampes. 40 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 On a longuement réfléchi à l'orientation future des activités de la Section. On peut s'attendre que la directive émise à cet effet enjoindra celle-ci de limiter ses activités de référence aux documents qu'elle détient et proposera la concentration des ressources de catalogage de la Section sur des ensembles de documents bien précis, de façon à expédier le premier catalogage de la collection selon le nouveau type de catalogue. Au cours de la période à l'étude, la Section a pris part avec succès à la préparation de deux expositions, à savoir Peter Rindisbacher Exhibition, montée par l'Amon Carter Museum of Western Art, de Fort Worth, Texas et 750 Years of Art in Manitoba, organisée par la Winnipeg Art Gallery. Nous nous préparons maintenant à choisir les aquarelles de nos collections qui serviront à illustrer le catalogue du Centenaire des Archives, en 1972. Au Canada, rares sont les organismes qui possèdent une tradition de 100 ans de collection et de préservation, tradition qui aboutit finalement à une collection très importante, tant au point de vue documentaire qu'à celui de l'histoire de l'art. Service d'héraldique—Le Service d'héraldique se félicite d'avoir obtenu une bibliothèque spécialisée dans son domaine et il est très reconnaissant à la succession de F. Thrasher, M.B.E., d'un ensemble de figurines représentant les animaux mythiques de la Maison royale. Il a également ajouté à sa collection les armoiries accordées à titre d'honneur posthume à sir John A. Macdonald et présentées au gouvernement canadien par le lieutenant-colonel Gordon D. Leggett, président de la loge torontoise de la Clan Donald Society of Canada. SECTION DES ARCHIVES PHOTOGRAPHIQUES—La Section elle-même et ses services ont remporté de grands succès. Cependant, l'efficacité de la Section a souffert de restrictions budgétaires dans tous les domaines qui ont quelque peu nuit à ses désbs et à ses projets d'en arriver à un champ d'action beaucoup plus large dans le domaine des documents de l'audio-visuel. La Section n'a qu'à se louer des négociations en vue du dépôt des collections gouvernementales. On est arrivé à un accord pour le dépôt d'albums de photos et d'estampes de grande valeur de la bibliothèque du ministère des Travaux publics ainsi que pour la copie d'une partie des importants dossiers de négatifs photographiques du ministère. La Commission géologique a déposé une série d'albums de photos qui viennent s'ajouter aux précieux négatifs déjà déposés. Le ministère de l'Énergie, des Mines et des Ressources nous a fait parvenir une copie de la première photo aérienne prise au Canada, en 1883. D'autres documents nous viennent des ministères des Transports (aéroport du district d'Edmonton, 1940-1961), de l'Industrie et du Commerce (années vingt), de la société Canadien National (installations et équipements ferroviaires de l'époque des pionniers) et de la Bibliothèque nationale (album du poste de quarantaine de Grosse île). Le Conseil des possibilités d'exploitation de l'énergie marémotrice de la baie de Fundy nous a fait parvenir des vues aériennes des régions côtières et le bureau du ministre de la Justice a déposé des photographies rappelant le voyage de l'honorable John Turner en Russie, en 1965. En outre, le ministère des Transports a déposé des photos de la construction du pont de Québec ainsi que des vues des canaux de Carillon et de Grenville. Les ministères de l'Agriculture, du Travail, de la Défense nationale, des Affaires indiennes et du Nord canadien et des Forêts et du Développement rural méritent également toute notre reconnaissance. La collection de photos de l'Expo 67 est maintenant déposée aux Archives, après de j longues négociations avec l'Office national du film. Les 50,000 photos en noir et blanc et en j couleurs de cette collection constituent une excellente documentation sur la période allant de 1964 à 1967 au point de vue de la planification initiale, de la construction, du site d'Expo, ■ de ses pavillons et de ses installations ainsi que de tous les événements et de toutes les activités importantes. TOCTCON DES ARCHIVES HISTORIQUES Le régiment Canadian Guards nous a remis ses dossiers photographiques au moment de ffllicenciement. Nous avons également acquis les collections du Conseil national du YMCA I du Musée national du Ski ainsi que la collection Hirtle, de Lunenburg, Nouvelle-Ecosse. Koutre, nous avons obtenu des collections privées de MM. H. J. Woodside, W. E. Halliday, Cl B. Sissons, A. G. L. McNaughton, et du sénateur J. A. MacKinnon. ■ Les négociations en vue de l'acquisition de collections de photographies d'organismes privés et de particuliers ont été couronnées de succès, en raison du programme d'acquisition Wématique de photos. C'est ainsi que nous avons obtenu nombre de collections importantes, Ri intérêt historique tout particulier. Les négatifs d'actualité dont le Globe and Mail de MTOnto ne se sert plus nous parviennent maintenant tous les mois. Nous détenons en outre ^documents de l'Exposition nationale du Canada, du Telegram de Toronto, du Temple de Renommée du hockey et de celui des sports, de l'Alexandria Studio (événements politiques eœportifs de Toronto, 1875-1945), et de M. G. Frazer, de la société Frazer Audiovision Waited. m Les négociations relatives à l'acquisition de la collection Duncan Cameron (propriété ffilla société Capital Press Limited) se sont heureusement terminées. La collection, riche djinviron 90,000 photographies en noir et blanc et en couleurs, constitue un excellent dossier djila plupart des grands événements politiques et sociaux, élections, commissions royales, (Smonies, visites, conférences et assemblées qui ont eu lieu à Ottawa et dans l'ensemble du Canada de 1948 à 1968. On y trouve également des portraits des grands personnages politiques et des hauts fonctionnaires ainsi que des célébrités et de la famille royale. I La succession de H. P. Davis nous a donné une collection intéressante sur les premières tëfitatives de prospection et les débuts de l'exploitation minière du Nord de l'Ontario. Mçquisition récente de la collection Rolland Rock nous apporte des épreuves photographiques primitives uniques. Les photos des dossiers de C. A. Magrath constituent une excellente documentation sur les villes et les villages du Sud de Terre-Neuve et du Labrador en 1933 et 1934. |c Les Archives publiques se sont vu prêter plusieurs collections importantes afin d'en prendre copie. La Canadian Vickers Corporation nous a ouvert ses dossiers et, jusqu'à pipent, on a fait des reproductions d'environ 800 photographies illustrant la construction et Préparation d'unités de la marine marchande, de navires de guerre et d'avions ou représentant des chantiers maritimes de la Première Guerre mondiale et la fabrication d'équipement industriel lourd de 1912 à 1967. >;: Le Western Development Museum de Saskatoon continue de prêter d'excellentes séries de photographies et M. D. Millar a déposé plusieurs centaines de reproductions ayant trait à l'évolution politique et sociale de l'Ouest, ainsi qu'à la croissance des mouvements de travail dans cette région, de 1900 à 1920; on trouve notamment dans cette collection déportants documents sur la grève générale de Winnipeg de 1919. Les Archives ont également reçu des portraits de militaires décorés de la Croix Victoria provenant de la collection digîMusée de Guerre, ainsi que des estampes rassemblées par le Musée national du ski et remontant aux débuts du ski au Canada. Citons également une collection provenant de l'Agence indienne des Six Nations, de Brantford, Ontario, un précieux ensemble de vues de l'0uest du Canada et des Territoires du Nord-Ouest des années vingt, prêt de l'Institute of Northern Studies de l'Université de la Saskatchewan et une série de documents sur la mari marchande provenant de la Commission canadienne des Transports. La tâche des services de références continue de s'accroître, à mesure que l'on fournit davantage de reproductions et que les demandes deviennent de plus en plus variées. Les principaux usagers du service demeurent les ministères et les organismes du gouvernement fédéral, mais les ministères provinciaux, particulièrement ceux de l'Ontario, ont également envoyé des 42 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 j chercheurs sur place. Les demandes les plus nombreuses sont celles d'éditeurs, de facultés j universitaires et d'étudiants canadiens et américains. Commissions scolaires, musées privés, I producteurs de télévision et de films ont également recours aux services de la Section. En outre, des demandes de toute nature sont venues de Grande-Bretagne et des États-Unis. ! Les relations publiques sont axées sur deux activités d'envergure, à savoir le programme d'acquisition systématique de photos et l'organisation d'expositions photographiques, dont l'une, Reflets d'une capitale: 12 photographes d'Ottawa, est un grand succès qui a attiré des milliers de visiteurs et suscité des commentaires extrêmement favorables tant au Canada qu'à l'étranger. Au moment de l'ouverture, son Excellence le très honorable Roland Michener a félicité les organisateurs. Après l'exposition, plusieurs photographes de premier plan ont déposé leur collection aux Archives. Il n'est certes pas exagéré de dire que l'exposition a donné aux Archives publiques et au Canada de la publicité et fait connaître leurs ressources. En dépit d'un budget réduit pour 1971-1972, la Section s'attend à recevoir un nombre plus considérable de collections de photographies du gouvernement ou de particuliers; elle devra sans doute ouvrir davantage l'accès à ses installations et accroître ses services. Service des Archives sonores—Les enregistrements appartenant déjà au Service des Archives ou acquis par celui-ci sont réunis en collections d'après leur provenance publique ou privée. Parmi les collections acquises d'organismes gouvernementaux, les plus importantes sont : Les débats de la Chambre des communes pour la deuxième session de la XXVIIIe législature, d'octobre 1969 à octobre 1970, et l'enregistrement de la réunion du 28 janvier 1971 du Comité mixte de la constitution, ces deux documents provenant de la Chambre des communes; une entrevue accordée par le très hon. Pierre Elliott Trudeau en Nouvelle-Zélande, le 14 mai 1970, ainsi que la bande de la conférence de presse donnée à Vancouver en mai 1970, provenant du Cabinet du premier ministre; les minutes des audiences préliminaires, régionales et officielles de 1963 à 1965 de la Commission royale d'enquête sur le bilinguisme et le biculturalisme, déposées par celle-ci; plusieurs documents sonores remis par le ministère de la Défense nationale à savob des discours prononcés par le roi Edouard VIII et Albert Lebrun au moment du dévoilement du monument aux morts de Vimy, le 26 juillet 1936, le discours de William Bishop à Utica, le 23 janvier 1941, la reddition des troupes allemandes sous le commandement du général Blaskowitz au premier Corps de l'armée canadienne commandé par te général Foulkes à Wageningen, Hollande, le 5 mai 1945, ainsi que l'enregistrement de causeries données en français et en anglais par le général H. D. G. Crerar le 8 mai 1945; les conférences prononcées par 1e trèshon. William L. Mackenzie, le très hon. Louis Saint-Laurent et le général Charles de GauUe à Ottawa, le 7 juillet 1944, nous viennent de la Société Radio-Canada; une interview du guide métis Gabriel Léveillé, enregistrée en 1957, provenant des dossiers historiques de la Commission de la fonction publique; des enregistrements d'interviews de hauts fonctionnaires (John J. Lamb, en 1967 et Harry V. Dempsey, de 1967 à 1969), déposés par le ministère des Pêches et Forêts; des copies enregistrées sur bande de différents disques commerciaux touchant l'histoire du Canada et réalisés de 1924 à 1967, présentées par la Phonotèque nationale; l'enregistrement d'un discours de l'honorable R. S. Bowles, lieutenant-gouverneur du Manitoba, à l'occasion de l'inauguration de l'exposition des Archives publiques intitulé «La Naissance du Manitoba», le 1er avril 1970, ainsi que le discours inaugural de M. W. I. Smith au personnel des Archives publiques, le 8 janvier 1971, dépôt des Archives publiques du Canada. Plusieurs particuliers ont également enrichi la collection d'enregistrements. Ainsi, l'hon. James A. MacKinnon a donné ses discours et ses causeries faits de 1944 à 1949, ainsi que des discours en 1945 par le très hon. W. L. Mackenzie King et, en 1957, par l'hon. T. C. Douglas; Jean-François Pouliot a remis une causerie donnée par le très hon. W. L. Mackenzie King en août 1945 et un discours électoral prononcé en 1949 par le très hon. Louis Saint- DIRECTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 43 Laurent. Brooke Claxton a transmis au Service un enregistrement de remarques qu'il a faites au moment de la mort du vice-maréchal de l'air Lloyd S. Breadner, le 14 mars 1952. La Fédération libérale du Canada, elle, nous a fait parvenir les minutes de la convention au leadership de 1968. L'organisme Canadians for Responsible Government nous a transmis le dëbat public traitant du Livre blanc sur la fiscalité tenu à Ottawa le 6 octobre 1970. Le Conseil canadien de la citoyenneté a déposé les minutes de ses assemblées annuelles, de ses réunions et de ses séminaires de 1960 à 1967. Rose, Court and Company nous ont fait tenir deux albums de disques intitulés «England Before the First Great War» et «The Wonder of the Age, Mr. Edison's New Talking Phonograph»; chacun de ces albums comprenait, entre autres documents sonores d'importance historique, l'enregistrement de 1888 attribué à sir Henry Morton Stanley, mais qui a certainement été réalisé par sir Frederick Arthur Stanley, gouverneur général du Canada de 1888 à 1893. Plusieurs enregistrements de causeries royales enregistrés sur disques de 1927 à 1957 et un disque d'extraits des émissions historiques de la station CFRP au cours de la même période nous parviennent également de la société déjà mentionnée. La B.B.C. nous a remis une allocution donnée par sir Henry Morton Stanley en 1890 ainsi que des discours prononcés par le comte de Bessborough, le très hon. R. B. Bennett et le très hon. Stanley Baldwin lors de l'ouverture de la Conférence économique impériale à Ottawa, le 21 juillet 1932. J. B. Gladstone nous a transmis les discours de Jack Blumberg, Stanley Knowles, Fred Tipping et William Ivens à l'occasion d'un dîner organisé en l'honneur de William Ivens, qui a eu lieu à Winnipeg le 31 mai 1953. Boris Hambourg nous a donné un enregistrement de son discours d'adieu prononcé à l'occasion du dernier récital du quatuor à cordes de Hart House, le 28 avril 1946, et le cercle d'histoire des Archives publiques a déposé une causerie sur Edward Blake prononcée par Frank Underhill en janvier 1970. I Signalons également les acquisitions d'entrevues et de souvenirs. M. David Millar a remis les entrevues qu'il a réalisées de février à novembre 1963 avec les habitants de Lunenburg au sujet de la ville et du Bluenose, des entrevues de représentants syndicaux à la retraite au sujet de l'histoire syndicale du Canada enregistrées de juillet à septembre 1969 ainsi que la bande d'une entrevue avec le sénateur Eugene Forsey, le 16 septembre 1970. David Bercuson nous a fait tenir des entrevues qu'il avait faites en mai 1969 à propos de la grève générale de Winnipeg de 1919. Don Montgomery nous a fait parvenir les enregistrements qu'il avait réalisés en février 1963 et en mars 1965 à l'occasion d'entrevues avec John Bruce, représentant syndical à la retraite. Les entrevues du socialiste Max Tessler, réalisées en 1966 et 1967, nous ont été communiquées par celui-ci, alors que Dolores MacFarlane nous envoyait des enregistrements des entrevues qu'elle avait réalisées en 1958 et en 1965 avec des pionniers de l'Alberta au sujet de l'histoire de cette province. Grant Johnson nous a fait tenir des enregistrements réalisés en 1970 d'entrevues que son épouse et lui-même ont faites avec Annie Atwood, Barbara Morrow, Mary Traill et Jane Redpath. La Société C.B.S. nous a envoyé fîkenregistrement réalisé le 9 août 1954, lors d'une entrevue de sir Hubert Wilkins, explorateur et conseiller des Forces armées américaines. Mlle Dolores Card nous a communiqué ïfbe bande réalisée le 3 septembre 1963, alors qu'elle relatait ses souvenirs de la colonisation de la Saskatchewan, et Philip Palmer a fait de même pour un enregistrement de ses souvenirs d'arpentage au Canada réalisé en 1968. m. On constate que les Archives publiques du Canada font l'acquisition d'une grande quantité de documents sonores pour ensuite les préserver. Toutefois, d'autres organismes #ritent encore une masse d'archives beaucoup plus importante, dont une partie est en train de se détériorer et risquerait même d'être entièrement détruite. Jusqu'à présent, on n'a pas eîtrepris de programme d'acquisition sur une grande échelle en raison des ressources finan- ^Œglimitées et du personnel réduit dont on dispose. 44 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 I Le Service n'a pas eu besoin de fabe de publicité au sujet de ses collections ou de ses I activités; la demande de renseignements a beaucoup augmenté en 1970 et au début de 1971,1 et la publication parue dans le numéro de mai 1971 du magazine Electron la fera sûrement I monter encore. La réalisation d'inventaires plus détaillés et la préparation d'un index sur I fiches exhaustif permettront au Service de répondre en partie du moins aux demandes du I public et des différents ministères. Le Comité permanent de l'histobe orale est redevable d'une grande partie du travail I accompli à son président et à son secrétabe, tous deux fonctionnaires des Archives. Lesl découvertes et les propositions résultant de cette étude exhaustive de l'histoire orale et des I archives sonores du Canada seront publiées dans le prochain numéro de L'Archiviste canadien. I On a proposé d'installer le secrétariat du Comité dans l'immeuble des Archives, de façon à I pouvoir maintenir à jour un catalogue complet des dossiers de l'histoire orale des archives I sonores canadiennes tout en répondant aux demandes de renseignements ou de conseils..! On a également proposé d'établir et de tenir à jour un index des noms ou un catalogue collectif J de toutes les entrevues portant sur l'histoire orale. Le Service des Archives sonores remplit I déjà certaines de ces fonctions et il espère qu'on les reconnaîtra dans un avenu rapproché en I lui donnant les crédits nécessaires. Dans son rôle actuel de conservateur, le personnel du I Service a adopté des méthodes très modernes pour la préservation et l'utilisation des docu-1 ments de l'histobe orale mais, à l'avenir, il doit se pencher sur la question de l'acquisition I d'une masse de renseignements inédits auprès des fonctionnaires, des politiciens et des grands I hommes du pays qui sont maintenant à leur retraite. Le Service espère accroître considéra-1 blement le nombre d'entrevues au cours de la prochaine année financière. CoUection de films canadiens—Le personnel chargé de la CoUection de films canadiens n'a I pas manqué de travail: il a préparé un catalogue des films en mains, mené des négociations I en vue de l'obtention de plusieurs collections qu'il a effectivement acquises, fait une sélection I de films nitrate de grande valeur qui se détérioraient et pris des dispositions pour en faire I tirer copie, en faisant l'examen de celles-ci par la suite. Il a également réfléchi longuement I aux objectifs et aux activités que l'on pouvait choisir pour la Collection de films canadiens, I répondant ainsi à la demande du Secrétariat d'État, qui a réclamé des rapports sur «Une j politique fédérale des archives cinématographiques». C'est en janvier qu'on a commencé à préparer un catalogue de la Collection de films I canadiens. Jusqu'à présent, on a réalisé un guide et un index des films en mains pour les : périodes 1897-1909 et 1910-1919, de même que pour la collection de l'Associated Screen News, j Des employés surnumérabes sont venus en aide au personnel, ce qui a permis de cataloguer I certaines autres parties de la collection, notamment la collection Julian Roffman. Le film The Viking est sans doute la plus spectaculaire des nombreuses acquisitions qu'il I a fallu négocier, car le négatif original de cette production était perdu depuis plusieurs années. I L'acquisition du documentabe Le Passage du Nord-Ouest, retraçant le voyage du St. Roch I en 1942, est un événement au moins aussi important, comme d'ailleurs le dépôt du métrage I où l'on trouve la dernière entrevue accordée par sir Hubert Wilkins, l'explorateur de l'Arc-1 tique, en 1951. La société Air Canada a déposé une précieuse collection de films ayant trait I aux opérations mtiitabes des forces canadiennes au cours de la Deuxième Guerre mondiale, f La Commission royale d'enquête sur le bilinguisme et le biculturalisme est également la I source de films, comme d'ailleurs le Service scientifique de l'Office national du Film et la I succession de l'honorable Brooke Claxton. Les Archives publiques ont également réussi à I se procurer un nombre impressionnant de coUections de photographies. ^pBCTION DES ARCHIVES HISTORIQUES 45 La Collection de films canadiens a acquis les films suivants: NOUVELLES ET DOCUMENTAIRES: 1. Éternuement, 1894 2. Dévoilement de la statue de Wolfe, à Québec, 1897 3. Le hockey, 1898 4. Fantassins canadiens s'embarquant pour l'Afrique du Sud, 1899 5. Pompiers de Montréal, 1900 6. Train de marchandises dans le défilé de Chilkoot, 1901 I 7. Laveur d'or au Klondyke, 1901 8. Canyon du Fraser, 1902 9. Patineur à Montréal, 1902 10. Le passage des rapides du Long-Sault, Québec, 1903 11. Rencontre internationale pour le championnat poids lourd: Squires vs Bruins, 4 juillet 1907 : I 12. Chasse au caribou à Terre-Neuve, 1907 13. Bull Moose Special, Terre-Neuve, 1908 14. Campement indien, 1915 15. Exploitation agricole primitive à l'île aux Coudres, province de Québec, 1918 16. Rassemblement de chevaux pour la Russie, Quesnel, Colombie-Britannique, 1920 17. Le duc de Devonshire préside à l'ouverture du Parlement d'Ottawa, 1920 18. Moisson de la plus grande récolte de blé du monde, Coalhurst, Alberta, 1920 19. Industrie du sirop d'érable, Rockland, Ontario, 1920 , 20. Skieur du Mont-Royal, Montréal, Québec, 1921 21. Arrivée à Winnipeg, Manitoba, du groupe d'immigrants Scandinaves le plus important depuis 50 ans, 1921 22. Une société canadienne fabrique des robes en papier à Montréal, Québec, 1922 23. L'hon. L. A. Taschereau, nouveau premier ministre de la province de Québec, prête le serment d'office à Québec, 1922 24. Halifax, Nouvelle-Ecosse: le Bluenose remporte sa première course, 1923 25. Washington, D.C. : le Canada présente aux États-Unis une œuvre commemorative de la Première Guerre mondiale, 1927 26. Montréal, Québec: Un nouveau train du Canadien Pacifique traverse le Canada, 1929 27. Les Stonies touchent $10 par tête et par an en louant les droits de prospection pétrolière de leur réserve, 1929 28. Montréal, Québec: Billy Bishop l'as des as de la Grande Guerre, apprend à piloter un Tiger Moth à l'aéroport de Cartierville, 1934 29. Fort William, Ontario: Ouverture de la route trans-canadienne, 1937 30. Vancouver, Colombie-Britannique: Envolée en direction de Vancouver, prélude à la création d'une Compagnie aérienne nationale, 1937 31. Vancouver, Colombie-Britannique: La société Trans-Canada Air Lines inaugure une ligne postale reliant Vancouver et Winnipeg, 1938 32. Ottawa, Ontario: 62 tonnes de granit destinées à un nouveau monument d'Ottawa, 1938 33. Regina, Saskatchewan: Premier écrasement d'un appareil de la société Trans-Canada , Air Lines, 1938 34. Halifax, Nouvelle-Ecosse: Les survivants de l'Athenia arrivent à Halifax, 1939 35. Halifax, Nouvelle-Ecosse: Le premier contingent de soldats canadiens s'embarque pour le Royaume-Uni, 1939 136. Le premier métro du Canada, Toronto, Ontario, 1940 J 46 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 37. Les premiers prisonniers de guerre allemands arrivent à Halifax, Nouvelle-Ecosse, 1941 38. J. A. D. McCurdy apporte sa contribution à l'effort de guerre du Canada, 1941 39. Lowell Thomas interviewe les célèbres jumelles Dionne, Callander, Ontario, 1941 40. Premier reportage du débarquement de Dieppe, 1942 41. Winnipeg, Manitoba: J. W. Dafoe est honoré à l'occasion de son soixantième anni- versabe, 1943 42. Ottawa, Ontario: Le Parlement est appelé à régler la question des appelés, 1944 43. Ottawa, Ontario: Mackenzie King reçoit son certificat de citoyenneté, 1947 44. Washington, D.C. : Le président Eisenhower signe le projet de loi de la Voie maritime, 1954 45. Ouverture officielle de la Voie maritime du Saint-Laurent, Montréal, Québec, 1959 46. Visite du général De Gaulle, 1967 LONGS ET COURTS MÉTRAGES 1. Acadian Elopement, 1907 2. The Ciirtain Pole, 1909 3. Her Fbst Biscuits, 1909 4. The Lonely Villa, 1909 5. Resurrection, 1909 6. Rescue of Steffanson Expedition, 1913 7. The Violin Maker of Cremona, 1913 8. A Vanishing Race, 1917 9. Northern Code, 1920 10. Lure of the Wilds, 1926 11. The Lure of Labrador, 1927 12. The Great Seal Hunt, 1928 13. God's Country and the Law, 1930 14. The Land of the Maple Leaf, 1937 15. Lucky Corrigan, 1938 16. Call of Canada, 1941 17. Le Passage du Nord-Ouest, 1942 18. Evergreen Land, 1942 19. VaUey of Blossoms, 1942 20. Nova Scotia, 1945 L'augmentation du budget a rendu possible la sélection, l'examen et la conversion des films nitrate en vue de leur préservation. L'impression a été assurée par l'Office national du film et les laboratobes Fox-Movietone. À l'heure actueUe, on possède envbon 15,340 bobines de films et l'on a converti 50,000 pieds de films nitrate au cours de la période 1970-1971. Les instaUations d'entreposage de l'immeuble des Archives répondent encore aux exigences de la sécurité, mais, les locaux réservés à l'entreposage des films nitrate dans le bunker d'explosifs 35 et à la base de RockcUffe seront bientôt remplis à craquer. Outre ses activités normales, le personnel a pris part à une tâche de grande envergure en aidant M. G. Côté à établb un rapport sur les Archives nationales du film. Par la suite, on a organisé des rencontres avec trois importants organismes d'archives cinématographiques et avec des cinémathèques de façon à passer en revue les principaux problèmes que posent la préservation et la diffusion de la pellicule cinématographique. Ces études ont permis d'aboutir à une planification bien pensée de l'organisation qui nous permet de fonder nos activités dans le domaine du film sur des bases solides, en profitant de l'expérience des autres. DIRECTION DE L'ADMINISTRATION ET DES SERVICES TECHNIQUES La Direction de l'administration et des services techniques fournit aux Archives publiques des services centraux de gestion et de publication. Elle assure aussi certains services communs aux Archives publiques et à la Bibliothèque nationale dans les domaines suivants: administration, finance, gestion du personnel, soutien administratif et technique, expositions et publicité. Dans le domaine du microfilm, elle met ses services et ses conseils à la disposition des autres ministères et organismes de l'État. Il La Direction a connu, au cours de la période à l'étude, des changements de structure nécessités par un élargissement de ses fonctions. L'ancienne Division de l'administration a été remplacée, le 1er avril 1970, par deux nouvelles divisions: celle des services de gestion et celle des services administratifs. Le 1er septembre 1970, le Service des publications des Archives publiques a été détaché du cabinet de l'archiviste fédéral et rattaché à cette Direction; en même temps, il a été élevé au rang de division et assumé de nouvelles fonctions. La Section expositions et publicité a été, elle aussi, élevée au rang de division à la même date à cause de l'augmentation de ses activités tant pour le compte des Archives publiques que de la Bibliothèque nationale. La réorganisation et l'expansion de la Direction ont nécessité des changements aux échelons supérieurs. Trois nouveaux chefs de division et un agent d'administration sont entrés en fonctions. Le chef de l'ancienne division de l'administration est devenu chef de la nouvelle Division des services de gestion, et un nouveau chef du personnel a été nommé en décembre 1970. La Direction, y compris le cabinet de l'archiviste fédéral, disposait pour l'exercice 1970-1971 d'un budget de $1,139,000 et d'un effectif autorisé de 100 années-hommes. L'augmentation des charges et du personnel de la Direction l'ont obligé à se loger plus grandement, et à acquérir des locaux supplémentaires dans un autre immeuble du gouvernement. Cette Division fournit des conseils techniques aux ministères et organismes gouvernementaux quant aux applications du microfilm, et met ses services d'exploitation à leur disposition. Elle s'occupe aussi, pour le compte des Archives publiques et de la Bibliothèque nationale, des services de DIVISION DES SERVICES TECHNIQUES reprographie et de la conservation des documents et des peintures et estampes. EXPERTS-CONSEILS EN MICROGRAPHIE—L'activité de cette Section se divise en trois catégories : études, éducation et projets. Les études, exécutées à la demande des ministères, portent sur les possibilités d'utilisation du microfilm dans les systèmes automatiques et la gestion des dossiers, et sur l'amélioration des procédés de micro-photographie. Le travail consiste surtout à organiser et à surveiller les études exécutées dans les ministères par les spécialistes qui ont suivi les cours annuels de micrographie appliquée donnés par des employés de la Section. En 1970-1971, il y a eu 36 de ces études. 47 48 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 Devant l'augmentation du nombre de commandes de matériel et la diversité toujours plus grande du matériel produit par l'industrie du microfilm, il est devenu nécessaire d'instituer un programme d'appréciation qui permettra de fournir des renseignements détaillés et pratiques sur les appareils micrographiques et sur leurs applications. Du 1er janvier 1970 au 31 mars 1971, la Section a eu à analyser 102 commandes de nouveau matériel. Elle analyse aussi toutes les demandes de microfilms présentées à l'Archiviste fédéral par d'autres gouvernements pour s'assurer que tous les critères techniques sont respectés. Dix-sept de ces commandes ont été étudiées au cours de l'année 1970-1971. Le cours de dix jours en technologie micrographique, organisé par la Section experts- conseils en micrographie, permet à un maximum de 35 employés des divers services et organismes gouvernementaux de s'initier aux techniques et aux applications du microfilm. La Section espère s'attaquer cette année à certains travaux nécessabes, comme la publication d'une brochure d'instructions sur la rédaction et d'un bulletin trimestriel de micrographie, la modification des armoiries du Canada pour permettre une reproduction micrographique plus nette, et la rédaction de descriptions d'emploi, de caractère général, pour l'industrie micrographique. SERVICE CENTRAL DU MICROFILM—En plus de fournb des microfilms aux niinis- tères, ce Service fait des essais de microfilms et de matériel micrographique, prépare sur demande des échantillons et des tirages d'essai, et se tient au courant des nouveaux systèmes et techniques. Il s'est élargi et modernisé pour répondre aux besoins engendrés par les progrès techniques considérables réalisés dans le domaine des archives. Le Service a pris les dispositions nécessaires, dans le cadre de son programme, pour enseigner au personnel de survetilance et d'exploitation toutes les techniques de la micrographie, tant dans ses propres locaux que dans les ministères qui, sous sa direction, se sont dotés eux-mêmes d'un atelier de microfilm. À cause de la vogue de la microfiche, les services gouvernementaux ont senti le besoin d'adopter des normes communes en cette matière. Le Service central du microfilm a pris des dispositions, en conséquence, pour offrir des microfiches en plusieurs formats correspondant à divers modèles internationaux. L'acquisition d'une imprimante d'ordinateur (COM) est à l'étude. Les ministères qui utilisent des ordinateurs cherchent en effet un moyen plus rapide de récupérer les informations de l'ordinateur et de réduire la quantité de papier produite par celui-ci. Le Service central du microfilm pourrait résoudre ces deux problèmes à la fois grâce au système COM. Il étudie actueUement le système Compuscan, qui permet d'utiliser le microfibn pour introdube les informations dans l'ordinateur; ce système est connu sous le sigle MOC (microfilm-onto-computer). Voici un tableau statistique de la production en 1970-1971: Microfilms (millions d'images) 10 Développement de microfilms (millions de pieds) Reproduction de microfilms (millions de pieds) Montage de cartes à fenêtres et de doubles (milliers d'u Microfiches, doubles et jaquettes (milliers) Chargement de cartouche de microfilm (milliers) Microfilms produits par l'ordinateur (millions d'images) DIRECTION DE L ADMINISTRATION ET DES SERVICES TECHNIQUES 49 REPROGRAPHIE;—Services spécialisés de reproduction de photographies, tirage de négatifs, copie photostatique et électrostatique: tels sont les domaines d'activité de cette Section. Le volume de cette activité est directement lié aux programmes des diverses Directions et Divisions des Archives publiques et aux besoins exprimés par la clientèle des Archives : bibliothèques, universités, entreprises privées, ministères et organismes provinciaux et muni- Bpaux, chercheurs et particuliers. I Au cours de l'année financière 1969-1970, la production de photographies en noir et blanc de documents historiques rares et précieux, et la production de copies électrostatiques ont accusé une augmentation inattendue, alors que l'augmentation de volume ne dépassait pas la normale dans les autres domaines d'activité. Voici des chiffres sur le volume de production du 1er janvier 1970 au 31 mars 1971: Négatifs de photographies 6,360 Photostats 26,644 Agrandissements de microfilms 6,363 Xerox 778,150 Négatifs de fiches 28,598 Épreuves photographiques (8 X 10) 26,751 Négatifs en couleur 208 Positifs en couleur (8 X 10) 330 CONSERVATION DES DOCUMENTS—Une des fonctions de cette Section, consiste à relier et à restaurer les livres rares, manuscrits, cartes, atlas et autres documents d'intérêt Bgtorique, pour le compte des Archives publiques. La détérioration rapide du papier constitue, pour cette Section, un problème d'une gravité particulière, car la masse des manuscrits, livres, cartes et autres documents nécessitant une attention immédiate ne cesse d'augmenter. En désacidifiant le papier, il est possible de ralentir le rythme de la détérioration, et c'est pourquoi la Section de la conservation des documents a fait installer des appareils de désacidification et de contre-collage. Elle doit cependant, parce que la quantité de documents à traiter augmente sans cesse, concentrer ses efforts sur les documents qui nécessitent une intervention immédiate et qui présentent le plus grand intérêt historique. I À la demande de la Division des manuscrits, la Section s'est attaquée à un travail monumental : le démembrement et la restauration de 450 volumes d'archives civiles et provinciales du Bas-Canada, série «S», comprenant quelque 130,000 manuscrits. Cette tâche s'est terminée en novembre 1970. La plupart des manuscrits étaient revêtus de bandes encollées du genre «scotch tape», qui détériorent fortement le papier et qui ont dû être enlevées. Un autre grand travail de conservation a été commencé en novembre 1970: il s'agit des dossiers militaires et navals britanniques, série «C», le tout formant 2,000 volumes et comprenant envbon 600,000 manuscrits. Tous les manuscrits doivent être nettoyés, désacidifiés, réparés et contre-collés. Quatre mille de ces manuscrits ont déjà été traités. 50 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 Voici un tableau de la production de la Section de la conservation des documents pour la période comprise entre le 1er janvier 1970 et le 31 mars 1971 : Livres rares restaurés 416 Étuis protecteurs pour les livres rares 405 Reliures de luxe 66 Reliures amateur 5,224 Reliures de brochures 1,492 Reliure pour feuilles mobiles 82 Pages de livres et autres documents désacidifiés et contre-collés 52,850 Restauration de manuscrits de la série «S» 19,060 Préparation de manuscrits à microfilmer, série «C» 45,770 Cartes montées et contre-collées 2,250 Lettrage d'or sur des certificats et autres articles 654 Si l'on en juge par les nouvelles acquisitions et le rythme de détérioration des documents, l'accumulation des documents à traiter est appelée à augmenter d'envbon 50 p.c. par année. La Section se propose, pour fabe face à ce problème, d'accroître ses installations de désacidi- fication et de contre-collage. Elle espère d'autre part que les recherches et les expériences menées dans diverses institutions déboucheront bientôt sur des progrès dans les procédés de désacidification de documents. Les employés compétents dans ce domaine sont à peu près introuvables, et cette pénurie ne pourra que s'aggraver si l'on en juge par la demande qui existe dans les institutions analogues: archives provinciales et bibliothèques universitaires. Pour résoudre ce problème dans une certaine mesure, il est question d'établb un programme d'apprentissage. RESTAURATION DES PEINTURES ET ESTAMPES—Cette Section a pour rôle d'assurer les services techniques nécessaires à la conservation des peintures, documents et pièces d'archives offrant un intérêt historique. À notre époque, le travail de conservation consiste à utiliser les acquisitions de la science et de la technique pour protéger, restaurer et préserver des pièces précieuses héiitées du passé. Ce qui caractérise ce travail très spécialisé, c'est que chaque cas d'espèce, ou à peu près, nécessite un traitement particuUer. Il n'existe pas de traitement «normal», car chaque article doit être examiné et doit faire l'objet d'épreuves et de rapports prélbninabes. C'est alors seulement que la décision peut être prise. Les objets sont d'abord photographiés, et une fois j traités, sont photographiés de nouveau, avant la rédaction du rapport réglementabe. Dans le cas des peintures, ces dispositions sont obligatobes pour chaque article. Il arrive parfois que l'on puisse grouper un certain nombre de peintures, d'aquarelles, d'estampes ou de documents aux fins de la photographie et des rapports, mais le traitement I doit demeurer individuel. Les objets fabriqués, les livres, les vieilles photographies prises avant et après le traitement sont de la plus haute importance et comportent l'utilisation de techniques spécialisées: éclairage oblique, éclairage transmis, luminescence ultra-violette, infra-rouge, radiographie, et très prochainement, espérons-nous, l'analyse chromatogra- phique par couches minces. On comprendra facilement que le nombre d'articles traités dans un laps de temps donné dépend de l'importance des restaurations requises et de la complexité du travail. CertahiS articles peuvent être restaurés en quelques semaines, d'autres exigent des mois de travail. | «ERECTION DE L ADMINISTRATION ET DES SERVICES TECHNIQUES 51 L Voici un résumé de la production pour la période comprise entre le 1er janvier 1970 et 1§31 mars 1971: Peintures à l'huile 20 Aquarelles et estampes 625 Livres, cartes, manuscrits et parchemins 280 Photographies 200 Examens, expositions 8 Travaux spéciaux 6 DIVISION DES SERVICES ADMINISTRATIFS fie l'édifice. Elle s'occupe i Cette Division, créée officiellement le 1er avril 1970, dessert à la fois les Archives publiques et la Bibliothèque nationale dans les domaines suivants: gestion des dossiers, gestion du matériel, gestion des immeubles, télécommunications, aménagement et entretien du personnel de sécurité qui garde l'édifice des Archives publiques et de la Bibliothèque nationale, de la nomination d'un agent de sécurité, de l'attribution des aires de stationnement, de la coordination des campagnes organisées au sein des départements, du programme des primes à l'initiative, et de l'émission et du contrôle des cartes d'identité. Elle met aussi à la disposition de tous les ministères fédéraux et des organismes privés non lucratifs l'auditorium de l'immeuble et les salles de réunions, pour des Exceptions, rencontres, conférences, concerts et séances de cinéma. Services audio-visuels—Au cours de l'année, un apprenti projectionniste a reçu la formation ^«ssaire pour obtenb le brevet de l'Ontario, notre technicien a suivi un cours de magné- toscopie, et un appareil magnétoscopique d'un demi-pouce a été ajouté au matériel de projection et de reproduction sonore déjà à la disposition de notre clientèle. Le technicien joue un rôle consultatif auprès de la Division des gravures et photos en ce qui a trait, par exemple, à l'entreposage des bandes magnétoscopiques et des films au nitrate, et il a fait une étude complète pour permettre à cette Division de recevoir des millions de pieds de bandes magnétoscopiques qui doivent être livrées au Département au cours du prochain exercice financier. Il s'occupe aussi de l'entretien de tout le matériel sonore et visuel utilisé par les deux départements. Service de transcription—Ce service relativement nouveau n'avait été conçu, à l'origine, que pour répondre aux besoins de la Direction de l'Administration et des services techniques, Biais il s'est révélé si utile que son rôle a été considérablement élargi. Les quelques employés de ce service doivent faire preuve de souplesse, car leurs fonctions touchent à la fois les do- tbaines de l'administration, des services techniques, du personnel et des finances. ADMINISTRATION DES DOSSIERS—À la suite d'une réorganisation qui est entrée en vigueur le 1er avril 1970, cette Section a cédé à la Section de la Gestion du matériel la responsabilité des magasins de papeterie. En vertu de son nouveau mandat, elle a pour rôle d'élaborer et de mettre en œuvre le programme de gestion des dossiers des Archives publiques et de la ^Bibliothèque nationale. Son secteur d'activité englobe la classification des dossiers, l'établissement d'échéanciers, la disposition des dossiers, la création de systèmes de classement et le Service du courrier et des messagers. 52 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 Il a fallu, par suite de l'expansion de ce service, nommer un responsable des dossiers et un surveiUant du courrier et des messagers. La Section a d'autre part mis en circulation diverses formules bilingues, et a continué avec succès d'organiser des séances de formation. Guide de classification des dossiers—Les dossiers administratifs ont été complètement revus, et les échéanciers sont maintenant mentionnés dans le guide conformément au G.R.D.S. Un index alphabétique aide à repérer les sujets. Les avantages et les inconvénients de remplacer le système alpha-numérique par un système de classification par sujet dans la série opérationnelle font actuellement l'objet de discussions avec les Divisions. Le Bureau central des dossiers a fait une étude en vue de dégager un certain nombre de sujets communs qui pourraient constituer la base d'un système de classification par sujets. Études sur les systèmes de dossiers—La nécessité d'établir des pratiques uniformes pour la tenue des dossiers a fait l'objet d'entretiens avec plusieurs Divisions. Celles-ci ont reçu l'aide de la Section Administration des dossiers pour la mise en œuvre des recommandations. Au cours de l'année, il y a eu des consultations auprès de la Section Finances et approvisionnements (où un dépôt secondaire de dossiers doit commencer à fonctionner le 1er avril 1971), de la Division des Expositions et de la publicité, de la Division des Services techniques (dont on envisage de transférer les dossiers au Bureau central des dossjers), et de la Division du Personnel. Disposition des dossiers—L'adoption d'un programme systématique de disposition des dossiers a nécessité la création d'un dépôt central, logé dans l'immeuble principal, pour les dossiers semi-actifs. Il existe un répertoire complet des dossiers conservés dans ce dépôt. La prochaine édition du guide de classification des dossiers mentionnera les périodes de conservation des dossiers opérationnels. Lorsqu'ils quittent le dépôt central, les dossiers sont ou bien transférés à la Direction des archives historiques ou au Dépôt des Archives publiques, ou bien sont détruits. DOSSIERS (en pieds cubes) FERMÉS ET TRANSFÉRÉS: JANVIER À DÉCEMBRE 1970 À l'entreposage semi-actif Dépôt Archives publiques À la Direction des archives historiques LOCAUX ET AMÉNAGEMENT—Cette Section a eu une année très chargée. Elle s'est occupée de plusieurs centaines de plaintes et de demandes de services: réparations de serrures, déplacements de meubles et collaboration à la mise en place de toutes les expositions offertes par les Archives publiques et la Bibliothèque nationale. Elle a d'autre part coordonné et surveillé l'exécution de quelque 225 commandes confiées à des entrepreneurs désignés par le Ministère des Travaux publics. Tous les meubles et le matériel qui se trouvaient dans des locaux actuellement occupés par la Division des Cartes ont été transportés dans de nouveaux locaux aménagés dans l'édifice West Memorial. À la Division des Gravures et photos, on a remplacé les rayonnages de bois par des rayonnages métalliques, et aménagé de nouvelles salles d'entreposage à l'édifice West Memorial et de nombreuses photographies ont été transportées à Tunney's Pasture. À la Division des Manuscrits, on a installé, dans certaines zones d'entreposage, des serrures de sécurité, et aménagé de nouvelles salles d'entreposage à l'édifice West Memorial. Il y a eu aussi divers travaux de rénovation, et certains dossiers de la Direction de la Gestion DIRECTION DE L ADMINISTRATION ET DES SERVICES TECHNIQUES 53 des documents ont été transportés au sous-sol du Centre des données. Le système d'électricité du Service central du microfilm a été remplacé, et l'on a fait installer un nouveau système de filtration pour le traitement des films. La Section s'occupe aussi de contrôler le débit d'un nouveau système de ventilation à grand volume et d'un nouveau système d'eau chaude et d'eau froide à volume supérieur pour la Section de la Reprographie, de même que le débit d'un système de ventilation directe contre les émanations gazeuses provenant de la Section de la Restauration des peintures et estampes. Les magasins de papeterie ont déménagé dans de nouveaux locaux à l'édifice West Memorial; on a installé un nouveau système pour recueillir la poussière et le bran de scie à l'atelier de menuiserie, et un nouveau système d'éclairage dans l'auditorium. I D'autre part, certains locaux affectés à l'entreposage ont été transformés en bureaux, des cloisons et des bureaux ont été construits, certaines aires inutilisées ont été affectées à l'entreposage, et un nouveau système d'alarme a été installé à l'édifice des Archives publiques et de la Bibliothèque nationale. Parmi les autres travaux de rénovation, mentionnons l'amélioration du système d'éclairage, la transformation d'une salle d'étude en salle de musique à l'usage des chercheurs, et le repeinturage de la Maison Laurier. De plus, la Section prête constamment son concours à toutes les divisions et directions en ce qui concerne l'aménagement des locaux. GESTION DU MATÉRIEL—La réorganisation des deux départements a entraîné la création d'une Section de la Gestion du matériel. Celle-ci n'est pas encore complètement organisée, mais sera bientôt en mesure de fonctionner normalement. Déjà elle joue auprès des deux départements un rôle consultatif en matière de gestion du matériel et rédige des guides à leur usage. Elle a revisé les Procédures de représentation administrative et conçu un certain nombre de formules à l'usage de la clientèle et des employés de la Section. Les magasins de papeterie, qui se trouvaient au dépôt central des dossiers, ont été transportés à l'édifice West Memorial et placés sous l'autorité de la Section. Grâce à l'adoption d'un nouveau système de contrôle des stocks, les clients tenus au courant de leurs dépenses, et les responsables de la réception doivent désormais rendre des comptes aux responsables des magasins. DIVISION DES SERVICES DE GESTION La Division des services de gestion a été créée le 1er avril 1970. Son rôle est de coordonner et d'analyser les prévisions en matière de budgets, et de s'occuper de la tenue des livres, de la comptabilité financière, de l'approvisionnement et de l'amélioration des services gestionnaires à la fois pour les Archives publiques et la Bibliothèque nationale. La nécessité de créer cette Division découlait de plusieurs facteurs: expansion et diversité des fonctions des départements, budgets accrus, besoin toujours plus grand d'améliorer les systèmes et méthodes de gestion, augmentation des responsabilités déléguées aux ministères par te Conseil du Trésor, et nécessité de rassembler les données nécessaires à la préparation des comptes publics. La Division comprend les Sections suivantes: Planification financière et analyse des programmes, Amélioration des systèmes et Finances et Approvisionnement. PLANIFICATION FINANCIÈRE ET ANALYSE DES PROGRAMMES—Cette Section coordonne et analyse les prévisions et estimations des deux départements en matière de programmes. Celles-ci portent chaque année sur huit secteurs d'activité et trente-huit sous- secteurs. La Section s'occupe aussi de conseiller la direction des départements en ce qui touche les questions financières. 54 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 Le chef de Section travaillait seul jusqu'au mois d'octobre, date d'entrée en fonctions de deux agents financiers. Durant la période à l'étude, les prévisions budgétaires des deux départements ont été analysées, rassemblées et soumises à l'approbation du Parlement. Chaque mois, la Section a analysé le surplus monétabe des départements en regard des budgets, et fait des prévisions pour le compte des 46 centres d'activité quant à l'argent liquide dont Us disposaient. Elle a commencé à la fin de l'automne une étude des coûts du Fonds renouvelable du Service central du microfibn et sera sans doute en mesure, d'ici le mois de février, de proposer un nouveau tarif pour les services de microfilm. AMÉLIORATION DES SYSTÈMES—Le rôle de cette Section consiste à assurer l'exécution d'un programme concernant les méthodes et l'organisation, à conseiller les gestionnaires et les cadres en vue de l'amélioration des systèmes, à préparer et exécuter des études sur les méthodes et l'organisation, et à s'occuper de la gestion des formules et des systèmes d'information. Depuis sa création, la Section s'est employée à organiser ses équipes de travaU et n'est intervenue que dans le domaine de la gestion des formulaires, où eUe s'assure de l'exactitude des devis qui accompagnent les commandes, prépare au besoin de nouveaux modèles de formules, et s'assure que les formules reçues des fournisseurs sont bien conformes aux devis. EUe est à mettre au point un programme intégré de gestion des formulaires pour les deux départements. ActueUement, elle est responsable de plus de 500 formules, qui sont graduellement mises à la disposition des usagers dans les deux langues. La Section représente les deux départements auprès du Conseil de gestion des formules et du Comité de normalisation des formules. FINANCES ET APPROVTSIONNEMENT-Gette Section s'occupe de la comptabitité financière, de la tenue des livres et de l'approvisionnement des Archives publiques et de la BibUothèque nationale, dont les récents budgets étaient de $2,817,000 et $2,600,000 respectivement. Elle tient aussi un système de comptabtiité de profits et pertes pour le Fonds de roulement du Service central du microfilm, dont le chiffre de ventes a été de $325,000 pour l'exercice financier 1970-1971. Les fonctions de cette Section ont augmenté depuis qu'on a délégué aux départements le travail de contrôle des engagements et des dépenses, et la vérification préliminaire des comptes. Au cours de l'exercice financier, le nombre de factures contrôlées et payées pour les deux départements s'est élevé à envbon 8,200. La sous-section des comptes recevables s'occupe des recettes provenant des services de microfilm (environ $325,000 par année) et des services de reproduction (envbon $30,000 par année); ce travail comporte la préparation et l'expédition d'environ 4,600 factures. La sous-section de l'approvisionnement aura préparé envbon 2,290 commandes de fournitures et de matériel : rayonnages, véhicules automobiles, films, produits chimiques pour le traitement des films, caisses de carton, stylos, crayons, contrats d'expédition postale, buanderie et arrangements floraux, pour ne mentionner que quelques exemples. DIVISION DU PERSONNEL s'occupent des employ de plus en plus nombreux. La Division du personnel comprend trois Sections: Classement et relations de travaU, Dotation en personnel et planification, et Formation et perfectionnement. Ses j 17 employés, dont 7 agents du personnel et 10 auxiliaires, des Archives publiques et de la Bibliothèque nationale, toujours | DIRECTION DE L ADMINISTRATION ET DES SERVICES TECHNIQUES 55 CLASSEMENT ET RELATIONS DE TRAVAIL—Cette Section est chargée d'évaluer tous les postes des Archives publiques et de la Bibliothèque nationale. Le 1er septembre 1970, le Conseil du Trésor a modifié notre classement en ce qui concerne les catégories d'emplois pour lesquels nous n'avons pas d'autorité déléguée: Nous étions un département «desservi», nous sommes maintenant un département «choisi». Au cours de l'année, la Section a eu plusieurs rencontres avec des représentants du ^paseil du Trésor et des dirigeants du département afin de mettre au point le projet de normes de classement des bibliothéconomistes, texte qui sera utilisé pour la conversion de ce groupe à compter du 1er juillet 1971. Un comité d'évaluation formé par le Conseil du Trésor a commencé à évaluer les postes de ce groupe le 22 février 1971. Le groupe des Sciences physiques fera lui aussi l'objet d'une conversion le 1er juillet 1971, et l'évaluation des postes de ce groupe commencera vers la fin d'avril 1971. Le département ayant fait valoir à plusieurs reprises au Conseil du Trésor la difficulté d'évaluer convenablement les postes de non- Brveillants de la Section de Conservation des documents en se fondant sur la norme définie pour les Services d'imprimerie (sous-groupe Reliure), le Conseil du Trésor a consenti à ajouter à la norme deux descriptions d'emplois afin que les postes de ce service puissent être Convenablement rémunérés. Au cours de l'année, la Section a évalué aux Archives publiques un total de 192 postes, Épnt voici le détail : Recherche historique (HR) * (a)18 *(b) 6 24 Bibliothéconomie (LS) (a) 4 (b)nul 4 Photographie (PY) (a) 1 (b) 1 2 Soutien, sciences sociales (SI) (a) 2 (b) 2 4 Bechniciens divers (GT) (a) 1 (b)nul 1 Mrvices administratifs (AS) (a) 9 (b) 3 12 pestion du personnel (PE) (a) 3 (b) 3 6 option des finances (FI) (a) 1 (b) 2 3 Services d'information (IS) (a) 2 (b)nul 2 Organisation et méthodes (OM) (a)nul (b) 3 3 Analyste des systèmes d'ordinateurs (CS) (a) 1 (b)nul 1 Ktmmis aux écritures et aux règlements (CR) (a)78 (b)32 110 Secrétariat, sténographie et dactylographie (ST) (a) 7 (b) 1 8 ^canographie (OE) (a)nul (b) 1 1 Fonctions élémentaires (ELE) (a) 2 (b)nul 2 Conducteur de machines (MDO) (a) 1 (b)2 3 Menuiserie (WOW) (a) 1 (b)nul 1 ffiavail de précision (PRW) (a) 1 (b)nul 1 Messager (MES) (a)nul (b) 1 1 Jlasinier (STS) (a) 1 (b)2 3 192 56 RAPPORT DES ARCHIVES PUBUQUES 1970-1971 De plus, la Section a évalué 252 postes de la Bibliothèque nationale au cours de l'année. Le chef de la Section est responsable de l'exécution de 18 contrats collectifs touchant les employés des Archives publiques. Au cours de l'année, des demandes relatives aux contrats de 11 groupes (HR, LS, PC, SI, PY, AS, FI, PM, CR, OE, ST) ont été étudiées et ont fait l'objet d'observations et de propositions au Conseil du Trésor. Les réclamations reçues au cours de l'année ont été résolues au premier niveau, et nombre de difficultés qui auraient pu donner lieu à des réclamations ont été aplanies grâce à des interventions officieuses. Au sein de la Section, l'équipe responsable des services du personnel s'occupe des questions de salaires, de congés, de présences, de pension, de prestations d'assurance et de la tenue des dossiers personnels des employés. La Section prépare de nombreux rapports à l'adresse des Archives pubUques, de la BibUothèque nationale et du Conseil du Trésor, et répond aux questions posées par des parlementaires sur tout ce qui a trait aux employés des deux départements. DOTATION EN PERSONNEL ET PLANIFICATION—En plus de s'occuper du recrutement, de la sélection et du placement des employés des deux départements, cette Section est responsable du programme «Data Stream» et de l'analyse périodique du rendement des employés. Pour répondre aux besoins des deux départements en matière de personnel, elle doit se renseigner sur les sources de candidats éventuels et étabtir des contacts avec elles. Actuellement, son effectif comprend trois agents de recrutement et deux commis. Les chiffres suivants se rapportent à la période comprise entre le 1er janvier 1970 et le 31 janvier 1971. Archives publiques Bibliothèque nationale Employés embauchés 132 171 Employés qui ont quitté 114 121 Concours à l'intérieur des départements 8 19 Concours entre départements 7 2 Promotions 85 86 Concours de partage du travail 3 3 FORMATION ET PERFECTIONNEMENT—Les principales fonctions de cette Section consistent à s'occuper de la formation des employés à l'extérieur, par l'entremise de la Commission de la fonction publique et des ministères; à instituer des cours de formation en cours d'emploi à l'intérieur des deux départements; à prêter son concours au Comité départemental d'éducation en ce qui a trait aux congés d'étude, aux remboursements de frais de scolarité et aux autres activités relatives à la formation du personnel ; et à rédiger des rapports touchant la formation et la recherche en matière de personnel. En 1970-1971, le temps consacré à la formation des employés à l'extérieur de l'établis-j sèment, y compris les congés d'étude, a été de 6.44 années-hommes. Les employés en cause ont suivi des cours de langue, des cours de la Commission de la fonction publique et d'autres cours offerts notamment par le Bureau des services d'informatique. Plusieurs employés ont suivi des cours du soir dans divers établissements et se sont fait rembourser leurs frais de scolarité jusqu'à concurrence de 100 p.c. dans le cas des cours directement liés à leur travail, et de 50 p.c. dans les autres cas. Un colloque maison sur les DIRECTION DE L ADMINISTRATION ET DES SERVICES TECHNIQUES 57 principes de base de la gestion moderne a remporté un vif succès. On projette d'organiser, au cours de l'exercice 1971-1972, quatre colloques du même genre sur des sujets comme le classement, les relations de travail, la supervision et la gestion financière. DIVISION DES La Section des expositions et de la publicité a uVDnCTTTrwrc l?T> acquis, le 1er septembre 1970, le statut de division. LArUM 1 HJINà EL 1 g Fondée en 1968, la Section relevait à l'origine de la DE LA PUBLICITÉ Direction des archives historiques; elle fut par la suite rattachée à la Direction de l'administration. Au début, elle s'occupait du Musée des Archives et de la maison Laurier. Plus tard, on lui confia aussi la tâche de faire connaître les collections, services et activités des Archives au public. <|: La principale fonction de la Division consiste à organiser des expositions. Celles-ci, constituées surtout d'éléments empruntés aux fonds du département, attirent l'attention du public en lui donnant l'occasion de voir les trésors du pays. Les Archives publiques et la maison Laurier ont à leur service des guides compétents qui font visiter les salles d'exposition et les autres endroits accessibles au public. Un agent d'information renseigne les visiteurs sur les activités de la Division. Il est à noter que la Division monte aussi, avec autant de soin, des expositions, petites et grandes, pour la Bibliothèque nationale. La plupart des expositions présentées dans le foyer par des organismes extérieurs se rattachent davantage aux fonctions de la Bibliothèque nationale qu'à celles des Archives publiques. Il y a certes danger de confusion lorsqu'un même personnel doit faire affaire, au nom de deux départements, avec le grand public et les représentants de la presse. Il faut toujours, en conséquence, prendre des précautions particulières pour éviter que le département représenté ne soit pas confondu avec l'autre. Les employés de la Division sauf le conservateur de la maison Laurier, consacrent au moins la moitié de leur temps à la Bibliothèque nationale. I Vous trouverez ci-dessous un bref compte rendu des expositions organisées par la Division pour le compte des Archives publiques. LA NAISSANCE DU MANITOBA—L'exposition marquant le 100e anniversaire de l'entrée du Manitoba dans la Confédération a été inaugurée par le lieutenant-gouverneur de la province, l'hon. R. S. Bowles, C.R. Elle a souligné le progrès de la province à partir de l'arrivée du premier européen jusqu'au jour où elle fut constituée en province. À l'aide de documents, de cartes, d'images, de photographies et de livres, on a reconstitué l'histoire de ces 250 années d'existence. La plupart des pièces exposées provenaient des collections des Archives; les autres avaient été prêtées par la Compagnie de la baie d'Hudson, le conservateur adjoint des archives publiques de l'Irlande du Nord, les Archives du Manitoba, la bibliothèque provinciale de 1'Alberta, la bibliothèque de l'Université Victoria, le Royal Ontario Museum de Toronto, le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien, le Service des lieux historiques nationaux, les archives de l'archevêché de St-Boniface. Les pièces exposées ont été choisies par M. R. D. Watt, de la Division des manuscrits, qui a aussi rédigé le catalogue. L'exposition a été conçue et réalisée par Information Canada (^positions). Avec le concours financier du Secrétariat d'État, l'exposition fut transférée en automne au Manitoba Museum of Man and Nature, à Winnipeg, où elle est restée à l'affiche jusqu'à la fin de l'année. DANS LES COULISSES—La reproduction et la conservation des pièces archivistiques occupent une place importante dans les activités du département. La Division des services 58 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 techniques a préparé une exposition qui soulignait cette importance. Les quatre Sections de la Division—Reprographie, Service central du microfilm, Conservation des documents et Restauration des peintures et estampes—ont toutes participé à cette exposition. Leur travail était iUustré par des photos et par des articles en voie de restauration ou de reproduction. Durant l'exposition, le public pouvait voir fonctionner certaines machines qui servent à ce travail. REFLETS D'UNE CAPITALE: 12 PHOTOGRAPHES D'OTTAWA—La Section des archives photographiques de la Division des gravures et photos a choisi les 231 photos constituant cette exposition, qui a été inaugurée par son Excellence le gouverneur général. Ces photos, tbées pour la plupart de la collection du département, représentaient les œuvres de 12 photographes qui ont travaillé ou qui travatilent encore à Ottawa. Un certain nombre de photographes d'Ottawa étaient présents à l'inauguration. À cette occasion, on avait préparé un catalogue bien illustré. En plus de ces grandes expositions, la Division s'est occupée de quelques expositions plus modestes qui ont eu lieu dans le foyer de l'auditorium. Ces expositions étaient préparées par les institutions suivantes: Ambassade de l'Afrique du sud. Tapisseries tissées de Rorke's Drift et photographies de l'Afrique du Sud. Ambassade de France. Timbres-poste français et affiches touristiques. Ministère de l'Énergie, des Mines et des Ressources. «Exposition internationale de cartes topographiques à Péchelle 1:250,000». Professional Photographers of Canada Inc. «Exposition nationale de photographies». Ambassade du Japon. «Photographies en couleur du Japon». Haut Commissariat de Nouvelle-Zélande. Timbres-poste de Nouvelle-Zélande. Association des Archives publiques et de la Bibliothèque nationale. Une exposition de travaux manuels par les membres de l'association et leur famille. Musées Nationaux du Canada. La Division historique du Musée de l'homme a exposé le candelabrum-epergne de sir John Pelly. Ambassade d'Allemagne. «Durer, l'homme et son temps», une exposition de fac-similés documentaires. La Division a aussi aidé la Division des manuscrits à préparer sa vitrine du 3e étage. La Division a organisé et mené plusieurs campagnes publicitaires. Les trois grandes expositions ont fait l'objet d'une publicité intensive dans la région par la voie des journaux et de la presse électronique; ce qui a suscité un apport important de nouveUes acquisitions à la Section des archives photographiques. Le département a collaboré étroitement avec le Secrétariat d'État pour faire connaître au public la nomination de M. W. I. Smith au poste d'archiviste fédéral. À cette occasion, la Presse canadienne a diffusé à travers le pays une entrevue du nouveau titulaire. D'autre part, la Division a organisé deux conférences de presse pour le compte des I Archives publiques. La fondation des Archives d'architecture canadiennes a eu des échos dans tous les organes d'information, qui ont aussi fait état de la visite de M. Smith à Toronto, où il y a pris contact avec différents groupes ethniques dans le but de créer un dépôt d'archives ethnographiques. Cabinet national de médailles—L'inventaire déjà permis de répertorié environ 70 p.c terminé dans l'année qui vient. de la collection commencé au cours de l'été a des pièces. Ce travail sera vraisemblablement DIRECTION DE L ADMINISTRATION ET DES SERVICES TECHNIQUES 59 #■ La collection s'est enrichie de quelques 380 médailles. Signalons un groupe de 23 | médailles des Affaires indiennes qui comprend les médailles de la visite royale de 1901, les | médailles frappées sous Victoria, Edouard VII et George V pour marquer les traités, les i insignes de chefs et de conseillers en vertu du traité n° 9, et les vingt-deux médailles d'excellence en photographie remportées par Clifford Johnston, d'Ottawa à la suite de concours inter- ( nationaux. Cette collection a été offerte par les héritiers de M. Johnston. Visites guidées—Pendant la période à l'étude, plus de 500 groupes comprenant en moyenne ] 40 personnes chacun (dont la plupart étaient des écoliers) ont visité les salles d'exposition et j les salles accessibles au public. Maison Laurier—Durant l'année 1970-1971, on a apporté à la maison Laurier de nombreuses I améliorations: à l'extérieur, du côté ouest, on a construit un nouveau perron; en avant, on a posé deux nouvelles contre-portes; on a remplacé les entrées de galeries et peint les contre- I fenêtres. On a enduit l'entrée du garage d'une nouvelle couche d'asphalte. À l'intérieur, on a ] peint le garde-manger du maître d'hôtel, le portique latéral, et au sous-sol, la buanderie. j Par mesure de précaution, dans tous les escaliers on a installé de nouvelles rampes de chêne débité en quart de rond. On a posé de nouveaux gbons en caoutchouc sur les principales marches d'escalier. On a fait faire des rideaux de dentelle pour neuf chambres, choisi et installé un rideau 1 de velours dans la salle Laurier. Parmi les autres améliorations, mentionnons l'installation de neuf nouveaux stores de fenêtres, la réparation et le rembourrage de chaises, l'achat de deux r' nouveaux tapis, la réparation de quelques autres tapis, la réparation et la restauration du banc près du foyer dans le salon. Au cours de l'année, la maison Laurier a reçu en don deux chaises qui avaient appartenu à sir Wilfrid et à Lady Laurier. Ces chaises faisaient partie de la collection de canadiana du I regretté ministre de la justice, M. Edgar Chevrier, et ont été offertes à la maison Laurier par sa fille Louise. Le nombre de visiteurs à la maison Laurier s'accroît chaque année. En 1970-1971, plus de 12,000 personnes ont signé le livre des visiteurs. Parmi les groupes qui ont visité la maison Laurier, mentionnons les personnes âgées de Bronson Home, les délégués au congrès des femmes de médecins et cent membres de la Fédération des femmes libérales du Québec. Des centaines d'élèves sont venus de Montréal, Lucerne, Hull, Ottawa, Ashbury College, Deep River, Toronto, Upper Canada College, Hamilton, Hornepayne, Kapuskasing, Thunder Bay et de plusieurs autres villes et institutions pour visiter la maison. Un groupe d'étudiants universitaires de Wells College, à Aurora (New York) ont aussi été reçus à la maison Laurier. DIVISION DES I PUBLICATIONS Le 1er septembre 1970, la Division des publications a été rattachée à la Direction des services administratifs et techniques des Archives publiques. Depuis lors, on a formé te projet de lancer un bulletin bimestriel au cours de la nouvelle /année financière. On a commencé aussi à préparer un certain nombre de brochures et d'opuscules. Au cours des quinze derniers mois, la Division a poursuivi son grand travail d'édition des papiers des premiers ministres. L'édition anglaise du Volume II de la série intitulée The Letters of Sir John A. Macdonald 1858-1861, a paru en avril 1970. Le manuscrit de l'édition française du Volume I, Les Lettres de sir John A. Macdonald 1836-1857, a été envoyé au Département des impressions et de la papeterie publiques. On a commencé à travailler au troisième volume, qui paraîtra probablement en version bilingue. 60 RAPPORT DES ARCHIVES PUBLIQUES 1970-1971 Parmi les autres réalisations de la Division, mentionnons la revision d'une brochure d'information sur les Archives publiques, et le Répertoire sélectif d'anniversaires canadiens. La Division s'est occupée aussi de rassembler et de reviser les divers éléments du Rapport des Archives publiques, 1959-1969. En plus de préparer des publications, la Division répond aux demandes écrites ou orales portant sur le sujet, l'accessibilité et la vente de toutes les publications des Archives publiques. Quant au répertoire The Canadian Directory of Parliament, 1867-1967, il a suscité tant de commentabes et de demandes qu'il a fallu en préparer un supplément pour corriger les erreurs et compléter les renseignements. La préparation de la version française se poursuit. L'étalage PUBLICATIONS RÉCENTES DES ARCHIVES CANADIENNES se développe constamment. Le périodique Saskatchewan History est livré régulièrement, et les Archives provinciales de Terre-Neuve et du Labrador ont envoyé leur dernière publication, Preliminary Inventory, un premier inventaire de leurs fonds.
Includes English and French reports. First alternative title from cover page of 1882 report. Other copies: http://www.worldcat.org/oclc/40314844
Annual reports
FC152 .C13
English ; French
Vancouver : University of British Columbia Library
Ottawa : Government Printing Bureau
Images provided for research and reference use only. For permission to publish, copy, or otherwise distribute these images please contact digital.initiatives@ubc.ca.
Original Format: University of British Columbia. Library. Rare Books and Special Collections. FC152 .C13
Canada--History--Sources
Archives--Canada
Public Archives of Canada report 1970-1971
Text