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Concepts of value in the archival appraisal literature : an historical and critical analysis 1988

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CONCEPTS OP VALUE IN THE ARCHIVAL APPRAISAL LITERATURE AN HISTORICAL AND CRITICAL ANALYSIS bv RICHARD KLUMPENHOUWER B.A., Calv i n College/ 1981 M.A., Univer s i t y of Western Ontario, 1982 A THESIS SUBMITTED IN PARTIAL FULFILLMENT OF THE REQUIREMENTS FOR THE DEGREE OF MASTER OF ARCHIVAL STUDIES i n THE FACULTY OF ARTS School of Library, A r c h i v a l , and Information Studies and the Department of History We accept t h i s t h e s i s as conforming to the required standard THE UNIVERSITY OF BRITISH COLUMBIA October 1988 © Richard Klumpenhouwer, 1988 In presenting this thesis in partial fulfilment of the requirements for an advanced degree at the University of British Columbia, I agree that the Library shall make it freely available for reference and study. 1 further agree that permission for extensive copying of this thesis for scholarly purposes may be granted by the head of my department or by his or her representatives. It is understood that copying or publication of this thesis for financial gain shall not be allowed without my written permission. Department of The University of British Columbia Vancouver, Canada DE-6 (2/88) ABSTRACT A r c h i v a l a p p r a i s a l i s t h e most c h a l l e n g i n g and a t t h e same t i m e t h e most i m p r o t a n t t a s k p e r f o r m e d by a r c h i v i s t s . The c o m p l e x m e a n i n g , v a r i e d f o r m , and m a s s i v e v olume o f modern d o c u m e n t a r y i n f o r m a t i o n , w h i c h now o c c u p i e s t h e l i o n ' s s h a r e o f a r c h i v i s t s ' a t t e n t i o n , p r e s e n t immense c h a l l e n g e s d u r i n g t h e a p p r a i s a l p r o c e s s . Y e t i t i s p r e c i s e l y t h e s e f a c t o r s w h i c h make a r c h i v a l a p p r a i s a l s u c h an i m p o r t a n t a c t i v i t y , f o r i t i s t h e r e s p o n s i b i l i t y o f a r c h i v i s t s t o p r e s e r v e and make a v a i l a b l e a d o c u m e n t a r y r e c o r d t h a t i s b o t h u s a b l e and c o m p l e t e . T h i s t h e s i s works on t h e p r e m i s e t h a t a r c h i v a l a p p r a i s a l i n v o l v e s a p r o c e s s o f a p p l y i n g v a l u e c o n c e p t s t o t h e p r e s e r v a t i o n o r d e s t r u c t i o n o f r e c o r d s . T h e r e f o r e , i t i s a c r i t i c a l e x a m i n a t i o n o f t h e n a t u r e a n d d e v e l o p m e n t o f v a l u e c o n c e p t s t h r o u g h o u t t h e h i s t o r y o f a r c h i v e s i n w e s t e r n c i v i l i z a t i o n f r o m t h e M i d d l e Ages t o t h e r e c e n t p a s t . The p r e s e r v a t i o n o f a r c h i v e s b e f o r e t h e l a t e n i n e t e e n t h c e n t u r y d e p e n d e d u p o n t h e p o l i t i c a l , l e g a l , a nd m i l i t a r y v a l u e s o f t h e o r i g i n a l r e c o r d - c r e a t o r s w h i c h p e r s i s t e d o v e r a r e l a t i v e l y l o n g p e r i o d of. t i m e . From t h e 18 80s t o t h e 19 3 0s, t h e v a l u e o f a r c h i v e s a s h i s t o r i c a l s o u r c e s became d o m i n a n t and a p p r a i s a l f o l l o w e d t h e o r i e s o f a r c h i v a l a d m i n i s t a t i o n b a s e d on h i s t o r i c i s t c o n c e p t s . From 1930 t o 1980, t h e q u a l i t y and q u a n t i t y o f r e c o r d s b e i n g g e n e r a t e d by i n s t i t u t i o n s f o r c e d a r c h i v i s t s t o d e v e l o p management s y s t e m s f o r a p p r a i s a l and t o d e f i n e v a l u e w h i c h b e s t c o n f o r m e d t o t h e s t r u c t u r e s and p r o c e s s e s o f s u c h s y s t e m s . E s p e c i a l l y i n t h e l a s t two c h a p t e r s , w h i c h d e a l w i t h modern a r c h i v a l a p p r a i s a l i n t h e U n i t e d S t a t e s and E u r o p e r e s p e c t i v e l y , t h e a n a l y s i s o f t h e o r i e s a n d p r a c t i c e s s e r v e s t o r e v e a l i n c o n s i s t e n c i e s a n d p r o b l e m s i n t h e a p p l i c a t i o n o f v a l u e c o n c e p t s . From s u c h an e x a m i n a t i o n , c e r t a i n p a t t e r n s emerge w h i c h s u g g e s t d i r e c t i o n s f o r t h e f u t u r e d e v e l o p m e n t o f a r c h i v a l a p p r a i s a l t h e o r y . - i i i - TABLE OF CONTENTS A b s t r a c t i i A c k n o w l e d g e m e n t s v I n t r o d u c t i o n 1 C h a p t e r I : The V a l u e o f Documents and T h e i r P r e s e r v a t i o n B e f o r e t h e T w e n t i e t h C e n t u r y 5 C h a p t e r I I : A p p r a i s a l a n d t h e R i s e o f A r c h i v a l T h e o r y , 1880-1930 35 C h a p t e r I I I : A r c h i v a l A p p r a i s a l as a Management F u n c t i o n , 1930-1980: The U n i t e d S t a t e s 61 C h a p t e r IV: A r c h i v a l A p p r a i s a l a s a Management F u n c t i o n , 1930-1980: G r e a t B r i t a i n , F r a n c e , and Germany 10 5 C o n c l u s i o n 152 B i b l i o g r a p h y 156 - i v - ACKNOWLEDGEMENTS I w o u l d l i k e t o a c k n o w l e d g e t h e e n c o u r a g e m e n t , i n s i g h t s , a n d s u g g e s t i o n s p r o v i d e d by my c o l l e a g u e s i n t h e MAS program, my t h e s i s s u p e r v i s o r T e r r y E a s t w o o d , and my w i f e M i n n i e J o l d e r s m a . - v - INTRODUCTION 1 A r c h i v a l a p p r a i s a l , as a s e l f - c o n s c i o u s , p r o f e s s i o n a l a r c h i v a l f u n c t i o n , i s e s s e n t i a l l y a t w e n t i e t h - c e n t u r y c o n c e p t and p r a c t i c e . Y e t , t h e d o c u m e n t a r y r e c o r d l e f t t o us by s o c i e t i e s b e f o r e t h i s c e n t u r y i s a l s o p r i m a r i l y t h e p r o d u c t o f a p r o c e s s w h e r e b y documents j u d g e d v a l u a b l e h a v e b e e n p r e s e r v e d a n d t h o s e j u d g e d v a l u e l e s s d e s t r o y e d . The t h i n k i n g and m o t i v e s w h i c h l a y b e h i n d t h i s p r o c e s s as i t was a p p l i e d i n e a r l i e r t i m e s may a p p e a r a r b i t r a r y , u n s e l f c o n s c i o u s , o r s i m p l y i n c o r r e c t t o p r e s e n t - d a y a r c h i v i s t s , b u t t h e e f f e c t s h a v e b e e n t h e same. I n f a c t , t h e k e y t o u n d e r s t a n d i n g t h e s e c h a n g e s i n t h e r e a s o n i n g b e h i n d a r c h i v a l a p p r a i s a l i n a l l p e r i o d s i n t h e h i s t o r y o f modern a r c h i v e s w i l l be f o u n d i n i d e n t i f y i n g t h e i m p l i c i t o r e x p l i c i t s t a n d a r d s o f v a l u e t o w h i c h t h e a p p r a i s e r s n e c e s s a r i l y r e f e r r e d . I t becomes c l e a r t h a t t h e h i s t o r y o f a p p r a i s a l t h e o r y a n d p r a c t i c e f o l l o w s c l o s e l y t h e c h a n g i n g a n d d e v e l o p i n g r o l e o f a r c h i v e s , t h e a r c h i v i s t and a r c h i v a l i n s t i t u t i o n s w i t h i n modern s o c i e t y . T h e r e f o r e , a r c h i v a l a p p r a i s a l , w h i c h h a s as i t s p u r p o s e t h e i d e n t i f i c a t i o n and p r e s e r v a t i o n o f d o c u m e n t a r y r e c o r d s w h i c h h a v e an e n d u r i n g and c o n s t a n t v a l u e , i s an h i s t o r i c a l l y r e l a t i v e p r o c e s s . N e v e r t h e l e s s , i t i s p o s s i b l e t o p e r c e i v e c e r t a i n h i s t o r i c a l p a t t e r n s i n t h e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n a r c h i v i s t s , on t h e one h a n d , an d t h e r e c o r d s c r e a t o r s and s o c i e t y on t h e o t h e r o p e r a t i n g w i t h i n t h e a p p r a i s a l p r o c e s s . 2 From t h e s e p e r c e p t i o n s , a more p r o f o u n d i n s i g h t i n t o p r e s e n t - day t h e o r e t i c a l p r o b l e m s s u r r o u n d i n g a p p r a i s a l may emerge. The h i s t o r y o f a r c h i v a l a p p r a i s a l c a n be d i v i d e d i n t o t h r e e m a j o r p e r i o d s : 1) t h e p r e m o d e r n p e r i o d t o 1880, 2) 1880- 1930, a n d 3) 1930-1980." T h e s e p e r i o d i z a t i o n s r e p r e s e n t p h a s e s i n t h e d e v e l o p m e n t o f a r c h i v i s t s as c o n t r o l l e r s o f t h e a p p r a i s a l p r o c e s s and, i n c r e a s i n g l y , as c o n s c i o u s i n t e r p r e t e r s o f a r c h i v a l v a l u e . More i m p o r t a n t l y , e a c h p e r i o d i s c h a r a c t e r i z e d b y m a j o r c h a n g e s i n a t t i t u d e s t o w a r d d e t e r m i n i n g a r c h i v a l v a l u e r e l a t e d t o t h e h i s t o r i c a l c o n t e x t w i t h i n w h i c h t h e y o c c u r r e d . I n d e a l i n g w i t h t h e s u b j e c t o f a r c h i v a l a p p r a i s a l , one i s i m m e d i a t e l y a n d c o n s t a n t l y i n d a n g e r o f b e i n g o v e r w h e l m e d by t h e b o t h p h y s i c a l a n d c o n c e p t u a l p r o p o r t i o n s o f t h e p r o b l e m . T h e r e f o r e , i n an e f f o r t t o a v o i d t h e w o r s t e f f e c t s ' o f t h i s s i t u a t i o n , i t h a s b e e n n e c e s s a r y t o d e f i n e t h e t e r m i n o l o g y a n d l i m i t s o f t h e t o p i c . F i r s t o f a l l , t h e t e r m " a p p r a i s a l " as u s e d w i l l c o r r e s p o n d t o t h e d e f i n i t i o n g i v e n i n t h e D i c t i o n a r y o f A r c h i v a l T e r m i n o l o g y : " a b a s i c a r c h i v a l f u n c t i o n o f d e t e r m i n i n g t h e e v e n t u a l d i s p o s a l o f r e c o r d s b a s e d u p o n t h e i r a r c h i v a l v a l u e ; a l s o r e f e r r e d t o as e v a l u a t i o n , r e v i e w , s e l e c t i o n , o r s e l e c t i v e r e t e n t i o n . " 1 The c o n c e p t o f a p p r a i s a l as i t i s u n d e r s t o o d i n t h i s t h e s i s s h o u l d t h e r e f o r e n o t be c o n f u s e d w i t h t h e a p p r a i s a l o f a r c h i v e s t o d e t e r m i n e m o n e t a r y v a l u e , w h i c h i s a c o m p l e t e l y s e p a r a t e p r o c e s s c a r r i e d o u t f o r 1 P e t e r Walne, e d . (Miinchen: K. G. S a u r , 1 9 8 4 ) , p. 21. 3 much d i f f e r e n t p u r p o s e s . A l o n g t h e same l i n e s , " a r c h i v a l v a l u e s " c a n be d e f i n e d s i m p l y as t h o s e v a l u e s u s e d t o j u s t i f y t h e i n d e f i n i t e o r p e r m a n e n t r e t e n t i o n o f documents o r r e c o r d s . S e c o n d l y , i t s h o u l d be e m p h a s i z e d t h a t t h e m a j o r c o n c e r n i s w i t h c o n c e p t s o r t h e o r i e s o f a r c h i v a l v a l u e as o p p o s e d t o t h e t e c h n i q u e s o r methods u s e d i n t h e a p p r a i s a l p r o c e s s . To be s u r e , i t i s n o t a l w a y s p o s s i b l e o r d e s i r a b l e t o s e p a r a t e v a l u e c o n c e p t s f r o m m e t h o d o l o g y -- i n d e e d , an i m p o r t a n t p o i n t i n t h e a n a l y s i s o f modern a p p r a i s a l t h e o r i e s i s t h a t a p p r a i s a l t e c h n i q u e s t h e m s e l v e s d e t e r m i n e d t h e n a t u r e o f t h e v a l u e c r i t e r i a u s e d -- b u t i t s h o u l d be c l e a r t h a t e x p l a n a t i o n s o f t e c h n i q u e s o r s y s t e m s i n t h i s t h e s i s a r e made o n l y f o r t h e p u r p o s e o f r e v e a l i n g t h e i n h e r e n t a r c h i v a l v a l u e s u s e d by a r c h i v i s t s i n i m p l e m e n t i n g s u c h s y s t e m s . T h i r d l y , a l t h o u g h t h e t e m p o r a l a n d g e o g r a p h i c a l s c o p e o f t h e t h e s i s i s q u i t e b r o a d , t h e t h e s i s i s b y no means an e x h a u s t i v e t r e a t m e n t o f t h e l i t e r a t u r e r e l a t i n g t o a r c h i v a l v a l u e a n d a p p r a i s a l . M a t e r i a l w h i c h p r e s e n t s f o r m a t i v e i d e a s o r c l e a r s t a t e m e n t s on a r c h i v a l v a l u e h a v e b e e n s e l e c t e d a n d t h a t w h i c h i s d e r i v a t i v e , d e s c r i p t i v e , a n d c o n c e r n s i t s e l f t o t a l l y w i t h p r a c t i c a l t e c h n i q u e s , e x c l u d e d . As a r e s u l t , t h e t h e o r i e s a n d e x a m p l e s m a i n l y r e f e r t o t h e m a n u a l l y - p r o d u c e d t e x t u a l r e c o r d s a n d a r c h i v e s o f g o v e r n m e n t i n s t i t u t i o n s . T h i s i s n o t t o d i s m i s s t h e i m p o r t a n c e and u n i q u e n e s s o f a p p r a i s a l p r o b l e m s r e l a t i n g t o n o n - t e x t u a l m e d i a o r documents p r o d u c e d by p r i v a t e i n d i v i d u a l s and o r g a n i z a t i o n s , b u t t h e q u a n t i t y o f t h e l i t e r a t u r e d e a l i n g w i t h s u c h m a t e r i a l i s s m a l l , t h e t o p i c s 4 c o n f i n e d t o p r a c t i c a l methods o f a p p r a i s a l a n a l y s i s , and t h e v a l u e c r i t e r i a p r e s e n t e d by a n d l a r g e s i m i l a r t o t h o s e d e v e l o p e d i n g o v e r n m e n t a r c h i v e s . 5 CHAPTER I THE VALUE OF DOCUMENTS AND THEIR PRESERVATION BEFORE THE TWENTIETH CENTURY R e c o r d - k e e p i n g i s a s o l d as c i v i l i z a t i o n i t s e l f . However, i t i s n e i t h e r p o s s i b l e n o r d e s i r a b l e f o r u s t o c o n s i d e r a n c i e n t a r c h i v e s a n d t h e v a l u e t h e y h e l d f o r t h e s o c i e t i e s w h i c h t h e y s e r v e d : f o r one t h i n g , w h i l e a r c h i v a l h i s t o r i a n s s u c h as E r n s t P o s n e r h a v e c o m p l e t e d i m p o r t a n t w o r k s on a r c h i v e s i n t h e a n c i e n t w o r l d , 1 t h e s o u r c e s f o r a s t u d y o f a r c h i v a l v a l u e i n t h e a n c i e n t p e r i o d a r e v e r y s c a r c e , a n d o u r u n d e r s t a n d i n g o f t h e c u l t u r a l c o n t e x t v e r y l i m i t e d ; f o r a n o t h e r , E u r o p e a n r e c o r d - k e e p i n g a c t i v i t y i n t h e m i d d l e a g e s r e p r e s e n t s a c l e a r e r a n d l o g i c a l s t a r t i n g - p o i n t i n t h e p r o c e s s o f l i n k i n g t h e s t r u c t u r e s , p r i n c i p l e s , a n d v a l u e s o f modern a r c h i v a l p r a c t i c e w i t h t h o s e o f t h e p a s t . The p e r i o d f r o m a b o u t 1200 t o t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y i s v a s t , a n d t h e c h a n g e s i n t h e n a t u r e and v a l u e o f a r c h i v e s d u r i n g t h i s p e r i o d a r e p r o p o r t i o n a l l y b r o a d a n d c o m p l e x . Y e t , s u c h a n o v e r v i e w p r o v i d e s t h e n e c e s s a r y c o n t e x t f o r a d i s c u s s i o n o f i s s u e s , p o l i c i e s , a n d p r a c t i c e s o f a r c h i v a l a p p r a i s a l i n t h e modern p e r i o d . 1 E r n s t P o s n e r , A r c h i v e s i n t h e A n c i e n t W o r l d ( C a m b r i d g e , Mass.: H a r v a r d U n i v . P r e s s , 1 9 7 2 ) . 6 R e c o r d e d d o c u m e n t a t i o n f u l f i l l e d an i m p o r t a n t f u n c t i o n i n t h e t r a n s i t i o n f r o m o r a l t o w r i t t e n c o m m u n i c a t i o n i n m e d i e v a l s o c i e t y . S u c h r e c o r d s were v a l u e d n o t so much f o r t h e t e x t u a l i n f o r m a t i o n t h e y c a r r i e d as f o r t h e power t h e y p o s s e s s e d as a r t i f a c t s w h i c h e v o k e d t h e memory o f an e v e n t o r t r a n s a c t i o n c o m p l e t e d i n t h e p a s t . The a c t o f r e c o r d i n g i t s e l f became p a r t o f t h e r i t u a l i s t i c c e remony s u r r o u n d i n g t h e c o n v e y a n c e t o w h i c h i t r e f e r r e d ; h e n c e , t h e r e c o r d was v a l u e d as a r e l i c o r s y m b o l i c m e m o r i a l w h i c h , t h r o u g h i t s p h y s i c a l f o r m , m a i n t a i n e d t h e e f f i c a c y o f t h e o r i g i n a l e v e n t . W r i t t e n r e c o r d s a c q u i r e d s u c h c h a r a c t e r i s t i c s when t h e y b e g a n t o be r e g a r d e d as a means o f b r i n g i n g more d u r a b i l i t y t o what h a d p r e v i o u s l y b e e n t r a n s m i t t e d a l m o s t e x c l u s i v e l y b y o r a l t r a d i t i o n . As s u c h , t h e y s u p p l e m e n t e d r a t h e r t h a n r e p l a c e d human s p e e c h a n d memory. 2 T h i s c l o s e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n t h e r e c o r d a n d t h e e v e n t meant t h a t a g r e a t d e a l o f s i g n i f i c a n c e was p l a c e d on t h e p h y s i c a l p ermanence o f m e d i e v a l c h a r t e r s . A l r e a d y a t t h e t i m e o f c r e a t i o n , s u c h documents were c o n s i d e r e d " a r c h i v a l " i n t h e s e n s e t h a t t h e y were c o n s c i o u s l y p r o d u c e d i n o r d e r t o be p r e s e r v e d f o r f u t u r e g e n e r a t i o n s . F i r s t o f a l l , t h e p a r c h m e n t an d i n k s u s e d i n r e c o r d i n g r e n d e r e d m e d i e v a l r e c o r d s e x t r e m e l y d u r a b l e a n d w e l l s u i t e d t o s u r v i v e t h e r a v a g e s of. t i m e . F u r t h e r m o r e , b e g i n n i n g i n t h e t w e l f t h c e n t u r y , c i v i l and e c c l e s i a s t i c a l i n s t i t u t i o n s b e g a n e s t a b l i s h i n g " t r e a s u r i e s o f 2 M i c h a e l T. C l a n c h y , " ' T e n a c i o u s L e t t e r s ' : A r c h i v e s a n d Memory i n t h e M i d d l e A g e s , " A r c h i v a r i a 11 ( 1 9 8 0 - 8 1 ) , 116-118. 7 c h a r t e r s " t o p r e s e r v e s u c h r e c o r d s and c o n s o l i d a t e d t h o s e c h a r t e r s t h a t were most f r e q u e n t l y c o n s u l t e d i n t o c a r t u l a r i e s f o r r e f e r e n c e p u r p o s e s . d T h e i r p h y s i c a l p e r m a n e n c e , i n t u r n , e n s u r e d t h a t , w h i l e t h e documents s u r v i v e d , t h e o r i g i n a l v a l u e t h e y p o s s e s s e d a t t h e t i m e t h e y were c r e a t e d c o u l d n e v e r d i m i n i s h - - t h e r e was n e v e r a p o i n t i n t i m e when t h e y c o u l d be d e s i g n a t e d " d e a d " o r " i n a c t i v e " i n t h e modern s e n s e o f t h o s e t e r m s . M i c h a e l C l a n c h y ' s o b s e r v a t i o n s on f o r g e r y among m e d i e v a l c h a r t e r s i l l u s t r a t e t h e e x t e n t t o w h i c h p e r m a n e n c e o f f o r m was v a l u e d a n d p r e s e r v e d : when t h e w r i t t e n i n f o r m a t i o n was no l o n g e r c o n s i d e r e d r e l e v a n t t o new c i r c u m s t a n c e s , i t was s i m p l y a l t e r e d a c c o r d i n g l y . As C l a n c h y e x p l a i n s , C o n c e r n f o r p o s t e r i t y a n d p r i d e i n t h e t e n a c i o u s n e s s o f l e t t e r s g ave monks a d i f f e r e n t a t t i t u d e t o c h a r t e r s f r o m modern a r c h i v i s t s a n d h i s t o r i a n s , who a r e c o m m i t t e d t o t h e p r i n c i p l e t h a t documents s h o u l d n o t be t a m p e r e d w i t h a n d t h a t t h e y s h o u l d be a l l o w e d t o s p e a k f o r t h e m s e l v e s . T h e s e p r i n c i p l e s w o u l d h a v e seemed n o n s e n s i c a l t o m e d i e v a l monks, b e c a u s e a l l " s c r i p t u r e " n e e d e d i n t e r p r e t a t i o n a n d m e m o r y - r e t a i n i n g o b j e c t s d i d n o t s p e a k f o r t h e m s e l v e s : t h e r e m e m b r a n c e r v o i c e d t h e c o r r e c t m e a n i n g , j u s t as t h e c a n t o r c h a n t e d t h e t r u e g o s p e l f r o m h i s i l l u m i n a t e d p a r c h m e n t . * The c o n c e p t o f t h e m e d i e v a l w r i t t e n r e c o r d as a memory- e v o k i n g o b j e c t f o r o r a l t r a n s m i s s i o n h e l d c o n s e q u e n c e s f o r t h e t y p e s o f r e c o r d s c o n s i d e r e d w o r t h y o f p e r m a n e n t p r e s e r v a t i o n . 3 R o b e r t - H e n r i B a u t i e r , " L e s A r c h i v e s , " i n L ' H i s t o i r e e t Ses M e t h o d e s ( P a r i s : B i b l i o t h e q u e de l a P e i a d e , 1 9 6 1 ) , p. 1125. k C l a n c h y , p. 125. 8 D u r i n g t h e h i g h M i d d l e A g e s , t h e m a j o r i n s t i t u t i o n s i n w e s t e r n s o c i e t y , t h e C h u r c h and t h e S t a t e , p r o d u c e d and k e p t r e c o r d s m a i n l y as e v i d e n c e o f l e g a l t i t l e and p o l i t i c a l p r i v i l e g e , n o t as s t o r e h o u s e s o f i n f o r m a t i o n on p a s t a d m i n i s t r a t i v e t r a n s a c t i o n s . M e d i e v a l " t r e a s u r i e s " r e t a i n e d o n l y l e g a l c h a r t e r s w h i c h were s y s t e m a t i c a l l y c l a s s i f i e d as p e r m a n e n t m e m o r i a l s o f a f o r m a l t r a n s a c t i o n s i n t h e p a s t meant t o be e f f e c t i v e f o r f u t u r e g e n e r a t i o n s . R o b e r t B a u t i e r p r o v i d e s a l i s t o f documents m o s t commonly f o u n d i n s u c h c o l l e c t i o n s : p r i v i l e g e s p o n t i f i c a u x , c o n t r a t s de m a r r i a g e e t t e s t a m e n t s , t r a i t e s , a c t e s d'hommage e t d ' i n v e s t i t u r e , r e c o n n a i s a n c e s d o m a i n a l e s , e t a t s de d r o i t s e t , b i e n t o t , e n q u e t e s e t c o mptes, t o u s d o c u m e n t s a u x q u e l s on p o u r r a r e c o u r i r p o u r i n f o r m a t i o n ou p o u r p r e u v e . 5 The c l o s e s t modern e q u i v a l e n t s t o s u c h r e c o r d s a r e c e r t a i n l e g a l d o c u m e n t s , a n d t h e s e a l s u s e d t o e n h a n c e t h e a u t h o r i t y o f m e d i e v a l c h a r t e r s and g r a n t s a r e s t i l l t o be f o u n d on l e g a l p e t i t i o n s , c o n v e y a n c e s , o r c o n t r a c t s t o d a y . The d i f f e r e n c e i s t h a t t h e w o r d i n g o f t h e l e g a l document i s now more i m p o r t a n t f o r i t s e v i d e n t i a r y v a l u e t h a n t h e d ocument's a c t u a l p a r t i c i p a t i o n i n , f o r i n s t a n c e , t h e c o n v e y a n c i n g ceremony. S u c h a n c i e n t l e g a l documents t o g e t h e r c o n s t i t u t e d t h e e f f e c t i v e r i g h t s , c u s t o m s , a n d p r i v i l e g e s g o v e r n i n g t h e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n t h e Crown, t h e C h u r c h , a n d t h e community an d f o r m e d t h e f o u n d a t i o n o f t h e s o c i e t a l o r d e r . I n E n g l a n d , l e g a l d o c u m e n t s were " p u b l i c r e c o r d s " i n t h a t t h e y were r e g a r d e d as a c c e s s i b l e t o t h e p u b l i c as " t h e p e o p l e ' s 5 B a u t i e r , p. 1125. 9 e v i d e n c e s . " 6 T h e y made up t h e c o r e o f t h e h o l d i n g s o f what w o u l d emerge as t h e P u b l i c R e c o r d O f f i c e i n t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y . T a k e n as a w h o l e , a r c h i v e s i n m e d i e v a l s o c i e t y were e s s e n t i a l l y t r e a s u r i e s o f l e g a l documents w h i c h , b e c a u s e t h e y s e r v e d t o s u p p o r t and m a i n t a i n t h e s t r u c t u r e o f s o c i e t y , r e t a i n e d t h e i r p r i m a r y l e g a l v a l u e r e g a r d l e s s o f t h e i r age o r u s e . As s u c h , t h e y w o u l d n o t c o n s c i o u s l y be d e s t r o y e d as v a l u e l e s s i n t h e n o r m a l c o u r s e o f a d m i n i s t r a t i o n , , a l t h o u g h t h e y c o u l d o f c o u r s e s u f f e r f r o m n e g l e c t o r d i s a s t e r i n t h e many c o u r t o f f i c e s i n w h i c h t h e y were k e p t . O t h e r t y p e s o f d o c u m e n t s , however, b e g a n t o be p r o d u c e d i n s i g n i f i c a n t q u a n t i t i e s as a r e s u l t o f t h e e m e r g i n g a d m i n i s t r a t i v e b u r e a u c r a c i e s i n E u r o p e a f t e r 1400. T h e s e a d m i n i s t r a t i v e r e c o r d s c o n s i s t e d o f docu m e n t s u s e d t o r e c o r d and i n i t i a t e i n t e r n a l f u n c t i o n s and t r a n s a c t i o n s o f s t a t e a n d c h u r c h o f f i c e s : t h e y f a c i l i t a t e d a nd were p a r t o f t h e i n s t i t u t i o n a l a c t i v i t i e s t o w h i c h t h e y r e f e r r e d w h e r e a s s t a t u t e s a n d l e g a l c h a r t e r s r e p r e s e n t e d t h e f i n a l p r o d u c t s o f s u c h a c t i v i t i e s . I n e f f e c t , t h e s e new c l a s s e s o f documents were l e s s " p u b l i c " t h a n l e g a l r e c o r d s i n t h a t t h e y were p r o d u c e d a n d k e p t e s s e n t i a l l y f o r t h e r e f e r e n c e p u r p o s e s o f a g e n c i e s w h i c h emerged, a f t e r t h e s i x t e e n t h c e n t u r y , as s e l f - s u f f i c i e n t g o v e r n m e n t i n s t i t u t i o n s l a r g e l y i n d e p e n d e n t f r o m 6 O l i v e r W. Holmes, " P u b l i c R e c o r d s : Who Knows What T h e y A r e ? , " A m e r i c a n A r c h i v i s t 23 ( 1 9 6 0 ) , 21-2 3. . 10 t h e d i r e c t c o n t r o l o f t h e r o y a l h o u s e h o l d . T h e s e a d m i n i s t r a t i v e d o c u m e n t s , n o t s u r p r i s i n g l y , were by and l a r g e i n a c c e s s i b l e t o p e r s o n s o u t s i d e o f t h e g o v e r n m e n t c i r c l e e x c e p t p e r h a p s t h r o u g h s p e c i a l p e r m i s s i o n . C o n s e q u e n t l y , t h e o f f i c i a l s w h i c h p r o d u c e d a n d k e p t them, as R. B. W i l l i a m s o b s e r v e s , "came t o l o o k u p o n t h e i r o f f i c e s a l m o s t as f r e e h o l d s and t o r e g a r d t h e i r a r c h i v e s , i f n o t e x a c t l y as p r i v a t e p r o p e r t y , a t l e a s t a s s t r i c t l y o f f i c e m u n i m e n t s . " 3 The i m p l i c a t i o n s o f t h i s v i e w f o r t h e d i s p o s i t i o n o f a g e n c y a r c h i v e s a r e d i f f i c u l t t o e s t a b l i s h , b u t t h e r e a r e i n d i c a t i o n s t h a t t h e k e e p e r s o f e a r l y a d m i n i s t r a t i v e d ocuments d i d n o t h e s i t a t e t o p r a c t i c e some f o r m o f a p p r a i s a l when c o n d i t i o n s w a r r a n t e d . F o r i n s t a n c e , i n t h e 13 8 7 i n v e n t o r y f o r t h e D u c a l A r c h i v e s o f F l a n d e r s , t h e r e c o r d - k e e p e r m a r k e d t h o s e documents " q u i p e a u ou n e a n t p u e n t v a l o i r de p r e s e n t , " p r e s u m a b l y w i t h t h e u n d e r s t a n d i n g t h a t t h e s e c o u l d be d i s p o s e d o f when n e c e s s a r y . 7 R o b e r t - H e n r i B a u t i e r m a i n t a i n s t h a t , i n t h e m e d i e v a l " T r e s o r s d e s c h a r t e s " o f F r a n c e , a l l documents " q u i e s t de v a l e u r ephemere e t q u i ne p e u t s e r v i r a e t a b l i r un d r o i t , s e r a r a p i d e m e n t e l i m i n e . " l y I n c l u d e d among s u c h 7 G e o f f r e y R, E l t o n , E n g l a n d 1200-1640: The S o u r c e s o f H i s t o r y ( L o n d o n : H o u d e r & S t o u g h t o n , 1 9 6 9 ) , p. 69. 8 R o b e r t B. W i l l i a m s , "The P u b l i c R e c o r d s i n t h e S i x t e e n t h a n d S e v e n t e e n t h C e n t u r y " i n E n g l i s h H i s t o r i c a l S c h o l a r s h i p i n t h e S i x t e e n t h a n d S e v e n t e e n t h C e n t u r i e s , e d . L e v i F o x ( L o n d o n : O x f o r d U n i v . P r e s s , 1 9 5 6 ) , p. 14. ' C. W y f f e l s , " D e t o e s t a n d i n B e l g i e t e n a a n z i e n v a n h e t p r o b l e m v a n de s e l e k t i e e n e l i m i n a t i e v a n h e d e n d a a g s e a r c h i e v e n , " N e d e r l a n d s A r c h i e v e n b l a d 74 ( 1 9 7 0 ) , 349. 1 0 B a u t i e r , p. 1125. 11 " v a l u e l e s s " d ocuments, t h e n , w o u l d be w r i t t e n c o m m u n i c a t i o n s e x c h a n g e d b e t w e e n o f f i c i a l s f o r p u r p o s e s o f i n t e l l i g e n c e , o r i n t h e p r o c e s s o f t r a n s a c t i n g o f f i c i a l b u s i n e s s . A d o l f B r e n n e k e c l a i m s t h a t p r e - n i n e t e e n t h c e n t u r y a g e n c i e s i n Germany o f t e n s i m p l y r e m o v e d t h e o l d e s t d o c u m e n t s - - t h o s e c o n s i d e r e d l e a s t r e l e v a n t t o t h e c u r r e n t a f f a i r s o f t h e o f f i c e s - - f r o m t h e i r r e g i s t r i e s w h e n e v e r s p a c e t o s t o r e them became s c a r c e . 1 1 I n any c a s e , i t a p p e a r s t h a t , b e c a u s e t h e y were v i e w e d as t h e p r i v a t e documents o f t h e o f f i c e s w h i c h p r o d u c e d them, as o p p o s e d t o l e g a l r e c o r d s , a n d b e c a u s e t h e y were c r e a t e d a n d u s e d f o r i n t e r n a l a d m i n i s t r a t i v e p u r p o s e s , t h e i r d i s p o s i t i o n was c o n t r o l l e d b y t h e r e c o r d s - k e e p e r s i n t h e o f f i c e s a c c o r d i n g t o t h e i r own, o f t e n a r b i t r a r y , u t i l i t a r i a n c r i t e r i a . I t w o u l d seem, f u r t h e r m o r e , t h a t t h e k e e p e r s o f a d m i n i s t r a t i v e a r c h i v e s f r o m a b o u t 1400 onwards i n c r e a s i n g l y b e g a n t o e n c o u n t e r t h e p r o b l e m o f d e a l i n g w i t h d ocuments whose p r i m a r y v a l u e , b a s e d on t h e p u r p o s e s f o r w h i c h t h e y were o r i g i n a l l y c r e a t e d , h a d l a p s e d . What d i d e n s u r e t h e p r e s e r v a t i o n o f many o f t h e s e a d m i n i s t r a t i v e r e c o r d s was a n i n c r e a s i n g a w a r e n e s s , as s o c i e t a l i n s t i t u t i o n s became more c e n t r a l i z e d a n d c o m p l ex, t h a t , c o l l e c t i v e l y , t h e r e c o r d s o f p a s t a d m i n i s t r a t i v e a c t s c o u l d s e r v e as an " a r s e n a l " o f i n f o r m a t i o n f o r p r e s e n t and f u t u r e i n s t i t u t i o n a l a c t i v i t i e s . W i t h i n t h e body o f a d m i n i s t r a t i v e p a p e r s , t h e r e f o r e , c e r t a i n g r o u p s , s e r i e s , o r 1 1 A d o l f B r e n n e k e , A r c h i v k u n d e : e i n B e i t r a g z u r T h e o r i e u n d G e s c h i c h t e d e s e u r o p a i s c h e n A r c h i v w e s e n s , e d . W o l f g a n g L e e s c h ( L e i p z i g : K o e h l e r & Amelang, 1 9 5 3 ) , p. 39. 12 c l a s s e s were c o l l e c t e d , s e g r e g a t e d f r o m o t h e r r e c o r d s , and p r e s e r v e d as most v a l u a b l e f o r l o n g - t e r m p o l i t i c a l o r a d m i n i s t r a t i v e p u r p o s e s . The g o v e r n m e n t a l a n d c o m m e r c i a l i n s t i t u t i o n s o f t h e c i t i e s o f t h e M e d i t e r r a n e a n a n d t h e low c o u n t r i e s i n n o r t h - w e s t E u r o p e b e g a n k e e p i n g r e c o r d s o f a d m i n i s t r a t i v e a c t i o n s a n d d e c i s i o n s a l r e a d y i n t h e t h i r t e e n t h c e n t u r y . A l o n g w i t h l e g a l c h a r t e r s a n d t i t l e s e v i d e n c i n g p o l i t i c a l o r c o m m e r c i a l p r i v i l e g e , t h e town l e a d e r s a l s o k e p t r e g i s t e r s o f c o u n c i l d e l i b e r a t i o n s , r e c o r d s o f t h e d e c i s i o n s o f t h e v a r i o u s m u n i c i p a l a g e n c i e s , and, a f t e r a b o u t 1300, j u d i c i a l r e p o r t s and g e n e r a l c o r r e s p o n d e n c e . The g r e a t s t a t e a r c h i v e s o f E u r o p e d i d n o t emerge, however, u n t i l t h e l a t t e r h a l f o f t h e s i x t e e n t h c e n t u r y : a c e n t r a l i z e d a r c h i v e s o f a d m i n i s t r a t i v e d o c u m e n t s was e s t a b l i s h e d u n d e r P h i l i p I I o f S p a i n i n 1567, u n d e r t h e R e n a i s s a n c e P o p e s o f Rome i n 1568, a n d u n d e r t h e S e c r e t a r y o f S t a t e o f E n g l a n d i n 1578. 1 , 2 The c e n t r a l E u r o p e a n k i n g d o m s o f P r u s s i a a n d H a b s b u r g A u s t r i a d i d n o t e s t a b l i s h c e n t r a l i z e d s t a t e a r c h i v e s u n t i l t h e s e v e n t e e n t h and e i g h t e e n c e n t u r i e s r e s p e c t i v e l y , when d i p l o m a t i c a n d s t r a t e g i c i n f o r m a t i o n p r o v e d i m p o r t a n t f o r war p u r p o s e s . However, i n t h e s i x t e e n t h c e n t u r y a s o p h i s t i c a t e d s y s t e m o f r e g i s t r a t i o n was i n t r o d u c e d i n t h e s e a r e a s w h i c h g r o u p e d a l l a d m i n i s t r a t i v e r e c o r d s , r e g a r d l e s s o f f o r m , i n t o f i l e s r e l a t i n g t o s p e c i f i c c a s e s w h i c h were t h e n c l a s s i f i e d s c h e m a t i c a l l y . T h i s a l l o w e d f o r b e t t e r r e t r i e v a l b y g o v e r n m e n t o f f i c i a l s t h a n t h e o l d 1 2 B a u t i e r , pp. 1126-1129. 13 c h r o n o l o g i c a l s y s t e m , a n d r e f l e c t e d t h e g r o w i n g v a l u e s u c h r e c o r d s h e l d f o r p o l i t i c a l a d m i n i s t r a t o r s . 1 3 T h e s e s t a t e a r c h i v e s were c o l l e c t e d a n d k e p t s e p a r a t e f r o m t h e s m a l l e r a r c h i v e s w h i c h h a d a c c u m u l a t e d i n t h e v a r i o u s o f f i c e s o f t h e s t a t e a s t i m e went on. I n s e v e n t e e n t h - and e i g h t e e n t h - c e n t u r y P r u s s i a , f o r example, t h e r e emerged a d i s t i n c t i o n b e t w e e n t h e A u s l e s e a r c h i v , o r s e l e c t e d a r c h i v e s , w h i c h were k e p t a n d u s e d b y t h e h i g h e r e x e c u t i v e o f f i c e s o f g o v e r n m e n t , a n d t h e B e h o r d e n a r c h i v . o r a g e n c y a r c h i v e s , w h i c h r e m a i n e d w i t h t h e l o w e r o f f i c e s . The m a t e r i a l i n t h e s e l e c t e d a r c h i v e s , i n a d d i t i o n t o t h e p a p e r s p r o d u c e d b y t h e h i g h e r o f f i c e s , c o n s i s t e d o f doc u m e n t s s e l e c t e d f r o m t h e v a r i o u s d e p a r t m e n t a l r e g i s t r i e s w h i c h were deemed p e r m a n e n t l y v a l u a b l e as e v i d e n c e o f a d m i n i s t r a t i v e , p o l i t i c a l , a n d d i p l o m a t i c p r e c e d e n t f o r f o r e i g n a n d d o m e s t i c p o l i c y - m a k i n g . The a g e n c y a r c h i v e s , t h e r e f o r e , r e t a i n e d w h a t e v e r r e m a i n e d f r o m t h e s e l e c t i o n , a n d s i n c e t h e y were r e g a r d e d as u s e f u l o n l y f o r l o w e r o f f i c e s w h i c h p r o d u c e d them, t h e y were d i s p o s e d o f when t h e i r s h o r t - t e r m a d m i n i s t r a t i v e u s e f u l n e s s h a d c l e a r l y r u n o u t . l H C o m p a r a b l e c i r c u m s t a n c e s o b t a i n e d i n E n g l a n d a f t e r t h e m i d d l e o f t h e s i x t e e n t h c e n t u r y , when t h e S t a t e P a p e r O f f i c e , w h i c h h o u s e d t h e p a p e r s o f t h e i n c r e a s i n g l y p o w e r f u l S e c r e t a r y o f S t a t e , was e s t a b l i s h e d as a s p e c i a l r e p o s i t o r y d i s t i n c t f r o m t h e a r c h i v e s o f t h e l e s s e r d e p a r t m e n t s . Among t h e S t a t e P a p e r s c o u l d a l s o be f o u n d documents p r o d u c e d i n t h e l o w e r 1 3 B a u t i e r , p. 1130; B r e n n e k e , p. 13 2. 1 4 B r e n n e k e , pp. 101-102. 14 o f f i c e s , i n d i c a t i n g t h a t p e r h a p s some s e l e c t i o n and r e q u i s i t i o n i n g o f documents s i m i l a r t o t h a t u n d e r t a k e n i n t h e P r u s s i a n g o v e r n m e n t a r c h i v e s t o o k p l a c e i n E n g l a n d as w e l l . i J The b o d i e s o f documents h o u s e d i n s t a t e a r c h i v e s were r e c o g n i z e d a s e s p e c i a l l y v a l u a b l e t o t h e g o v e r n m e n t , e v e n a f t e r t h e a d m i n i s t r a t i v e t r a n s a c t i o n w h i c h t h e y e v i d e n c e d h a d c e a s e d t o be o p e r a t i v e . I m p l i c i t i n s u c h a d i s t i n c t i o n i s t h e v i e w t h a t some a r c h i v a l r e c o r d s c o u l d be i d e n t i f i e d a s v a l u a b l e f o r p e r m a n e n t p r e s e r v a t i o n w h i l e o t h e r s c o u l d be e i t h e r c o n s c i o u s l y d e s t r o y e d o r s e t a s i d e as o f l e s s o r no c o n t i n u i n g v a l u e . W h i l e , s t r i c t l y s p e a k i n g , t h e s e s t a t e p a p e r s were s t i l l b e i n g u s e d f o r t h e p o l i t i c a l p u r p o s e s o f t h e g o v e r n m e n t , s u c h p u r p o s e s w e r e d i s t i n c t f r o m t h o s e o f t h e o f f i c e r s who c r e a t e d a n d o r i g i n a l l y u s e d them. E a r l y a d m i n i s t r a t i v e d o c u m e n t s , u n l i k e l e g a l d o c u m e n t s , d i d n o t r e t a i n t h e i r o r i g i n a l v a l u e a s r e c o r d s much b e y o n d t h e e v e n t o f w h i c h t h e y f o r m e d a p a r t ; y e t , p r e - n i n e t e e n t h c e n t u r y i n s t i t u t i o n a l a d m i n i s t r a t i o n s d i d r e c o g n i z e t h e c o n t i n u i n g , l o n g - t e r m v a l u e o f a d m i n i s t r a t i v e r e c o r d s a s e v i d e n c e o f p o l i t i c a l a n d d i p l o m a t i c p r e c e d e n c e , a n d c r e a t e d i n d e p e n d e n t , c e n t r a l i z e d r e p o s i t o r i e s t o p r e s e r v e them f o r t h a t p u r p o s e . T h e r e i s l i t t l e e v i d e n c e t h a t t h e k e e p e r s o f a d m i n i s t r a t i v e r e c o r d s r e c o g n i z e d t h e " h i s t o r i c a l " v a l u e o f a d m i n i s t r a t i v e a r c h i v e s f o r i n d e p e n d e n t r e s e a r c h e r s and s o u g h t t o p r e s e r v e them f o r s u c h p u r p o s e s . C e r t a i n l y , t h e f a c t t h a t 1 5 H u b e r t H a l l , S t u d i e s i n O f f i c i a l H i s t o r i c a l Documents (1908; r p t . New Y o r k : B u r t F r a n k l i n , 1969; ), p. 44. 15 s u c h r e c o r d s were c o n s i d e r e d p r i v a t e , e v e n s e c r e t , p r e c l u d e d t h e i r u s e b y o u t s i d e s c h o l a r s . B u t b e s i d e s t h i s o b v i o u s o b s t a c l e , t h e v e r y n a t u r e o f p r e - n i n e t e e n t h c e n t u r y h i s t o r i c a l s c h o l a r s h i p d i d l i t t l e t o e n h a n c e t h e v a l u e o f s u c h a d m i n i s t r a t i v e r e c o r d s as s o u r c e s f o r h i s t o r i c a l s t u d i e s ; r a t h e r , i t r e i n f o r c e d t h e v a l u e o f a n c i e n t l e g a l r e c o r d s o v e r o t h e r s . H i s t o r i c a l r e s e a r c h e r s a n d w r i t e r s who made u s e o f a r c h i v e s d u r i n g t h i s p e r i o d were m o s t o f t e n c o n c e r n e d w i t h p r o b l e m s o f l e g a l s c h o l a r s h i p a n d i n t e r p r e t a t i o n . I n F r a n c e , t h e m o s t i m p o r t a n t d e v e l o p m e n t s i n t h e w r i t i n g o f h i s t o r y d e r i v e d f r o m t h e mos g a l l i c u s j u r i s d o c e n d i t r a d i t i o n o f l e g a l s t u d i e s w h i c h d e v e l o p e d i n t h e s i x t e e n t h c e n t u r y . I n Germany, g r o u n d - b r e a k i n g work u s i n g a r c h i v a l d o c u m e n t a t i o n was u n d e r t a k e n i n t h e e i g h t e e n t h c e n t u r y b y p r o f e s s o r s o f l a w a t t h e U n i v e r s i t y o f G o t t i n g e n who r e g a r d e d a n c i e n t l a w s as p r i m a r y e v i d e n c e o f t h e d e v e l o p m e n t o f German l i f e . I n E n g l a n d , a n t i q u a r i a n s a n d e r u d i t e h i s t o r i a n s c o n c e n t r a t e d i n t h e same way on c u s t o m s a n d t r a d i t i o n s p r e s e r v e d i n m e d i e v a l c h a r t e r s as t h e b a s i s f o r t h e i r s t u d i e s . 1 6 As a c o n s e q u e n c e , l e g a l o r " p u b l i c " r e c o r d s r a t h e r t h a n a d m i n i s t r a t i v e r e c o r d s r e m a i n e d t h e m o s t i m p o r t a n t s o u r c e s f o r h i s t o r i c a l r e s e a r c h p u r p o s e s a n d t h i s r e i n f o r c e d t h e p r e v a l e n t p r a c t i c e among r e c o r d k e e p e r s o f v a l u e i n g t h e f o r m e r o v e r t h e l a t t e r . T h e r e was v e r y l i t t l e p u b l i c p r e s s u r e , t h e r e f o r e , t o r e c o g n i z e t h e " h i s t o r i c a l " v a l u e o f o l d e r a d m i n i s t r a t i v e d o c u m e n t s . 1 6 E r n s t B r e i s a c h , H i s t o r i o g r a p h y : A n c i e n t . M e d i e v a l , a n d Modern, ( C h i c a g o : U n i v . o f C h i c a g o P r e s s , 1 9 8 3 ) , pp. 161-220. 16 The F r e n c h R e v o l u t i o n marks a w a t e r s h e d i n t h e h i s t o r y o f modern a r c h i v e s . A l t h o u g h , i n many ways, i t r e p r e s e n t s t h e c u l m i n a t i o n o f i d e a s , movements, and f o r c e s t h a t h a d b e e n g a i n i n g s t r e n g t h t h r o u g h o u t t h e e i g h t e e n t h c e n t u r y , t h e p e r i o d o f t h e F r e n c h R e v o l u t i o n b r o u g h t s i g n i f i c a n t c h a n g e s t o t r a d i t i o n a l i n s t i t u t i o n s t h r o u g h o u t E u r o p e as p a r t o f a c o n s c i o u s e f f o r t t o c r e a t e a new p o l i t i c a l , l e g a l , e c o n o m i c , and s o c i a l o r d e r . S u c h c h a n g e s a l s o h a d a n e f f e c t on t h e n a t u r e a n d v a l u e o f r e c o r d s p r o d u c e d , u s e d , a n d k e p t by i n s t i t u t i o n s . F i r s t o f a l l , t h e new n a t i o n a l i s m and l i b e r a l i s m w h i c h i n f u s e d p o l i t i c a l p o l i c y d u r i n g t h i s t i m e r e q u i r e d t h a t d i s p o s i t i o n o f a l l " r e c o r d s o f t h e n a t i o n , " i n t h e b r o a d e s t p o s s i b l e s e n s e o f t h e p h r a s e , n e e d e d t o be c o n t r o l l e d i n a c e n t r a l i z e d , r a t i o n a l i z e d manner. W i t h t h e s u b s e q u e n t e s t a b l i s h m e n t o f c e n t r a l i z e d c o n t r o l , a p p r a i s a l b e g a n t o be s e e n as a c o n s c i o u s p r o c e s s f o r w h i c h some i n s t i t u t i o n o r i n d i v i d u a l n e e d e d t o be a s s i g n e d r e s p o n s i b i l i t y . S e c o n d l y , s i n c e t h e F r e n c h R e v o l u t i o n r e p r e s e n t e d a c o n s c i o u s b r e a k w i t h t h e p a s t , t h e c u l t u r a l a n d a d m i n i s t r a t i v e c o n t i n u i t y , u p o n w h i c h t h e o l d e r a d m i n i s t r a t i v e a n d l e g a l r e c o r d s o f s t a t e a n d c h u r c h r e l i e d f o r t h e i r c o n t i n u i n g v a l u e t o s o c i e t y , was l o s t . What t o o k i t s p l a c e was t h e e m e r g i n g i d e a t h a t d o c u m e n t s , a f t e r a c e r t a i n p e r i o d , a c q u i r e d " h i s t o r i c a l " v a l u e s t h a t were d i s t i n c t f r o m t h o s e t o t h e o r i g i n a l a g e n c y w h i c h p r o d u c e d them. The r e s u l t was t h a t " h i s t o r i c a l " a r c h i v e s were i n c r e a s i n g l y d i v o r c e d f r o m t h e i r o r i g i n s as " a g e n c y " a r c h i v e s . The p r o b l e m s e v i d e n t i n 17 a r c h i v a l a p p r a i s a l d u r i n g t h i s p e r i o d r e l a t e d i r e c t l y t o t h e s e two d e v e l o p m e n t s . The e s t a b l i s h m e n t o f t h e A r c h i v e s NaJbio.nales de_Franc_e i n 17 8 9 s e t two m a j o r p r e c e d e n t s o f t e n c i t e d as m o s t s i g n i f i c a n t f o r t h e f u t u r e d e v e l o p m e n t o f a r c h i v e s i n E u r o p e : t h e c e n t r a l i z e d p r e s e r v a t i o n o f a l l g o v e r n m e n t d o c u m e n t s , b o t h l e g a l a n d a d m i n i s t r a t i v e , i n one i n s t i t u t i o n , a n d a r e c o g n i t i o n o f t h e p u b l i c ' s r i g h t o f a c c e s s t o t h o s e d o c u m e n t s . 1 7 B u t what i s o f t e n o v e r l o o k e d i s t h e i n t e n s e i d e o l o g i c a l i m p o r t a n c e w h i c h t h e r e v o l u t i o n a r i e s a t t a c h e d t o t h e c o n t r o l o f F r a n c e ' s d o c u m e n t a r y r e c o r d s , a n d t h e c o n s e q u e n c e s o f s u c h c o n t r o l f o r d e t e r m i n i n g w h i c h a r c h i v e s were v a l u a b l e a n d t o be p r e s e r v e d and w h i c h were v a l u e l e s s a n d t o be d e s t r o y e d . F i r s t o f a l l , i n c e n t r a l i z i n g a l l t h e n a t i o n a l r e c o r d s u n d e r t h e c o n t r o l o f a s e p a r a t e g o v e r n m e n t a g e n c y , t h e r e p u b l i c a n s a l s o t r a n s f e r r e d r e s p o n s i b i l i t y f o r t h e d i s p o s i n g o f d o c u m e n t s f r o m r e c o r d - c r e a t i n g i n d i v i d u a l s , i n s t i t u t i o n s , a n d o f f i c e s t o t h e new n a t i o n a l r e p o s i t o r y . I n 1789, r e c o r d s o f t h e r o y a l g o v e r n m e n t a n d t h e c h u r c h e s w e r e s c a t t e r e d among more t h a n 1200 r e p o s i t o r i e s t h r o u g h o u t F r a n c e , 405 i n P a r i s a l o n e . The r e v o l u t i o n a r y g o v e r n m e n t a t f i r s t w i s h e d t o b r i n g a l l o f t h i s m a t e r i a l t o g e t h e r i n t o A r c h i v e s N a t i o n a l e s , b u t 1 7 E r n s t P o s n e r , "Some A s p e c t s o f A r c h i v a l D e v e l o p m e n t s i n c e t h e F r e n c h R e v o l u t i o n , " i n A r c h i v e s and t h e P u b l i c I n t e r e s t : S e l e c t e d E s s a y s by E r n s t P o s n e r , e d . K e n Munden ( W a s h i n g t o n , D.C.: P u b l i c A f f a i r s P r e s s , 1 9 6 7 ) , pp. 25-27; T h e o d o r e R. S c h e l l e n b e r g , M o d e r n A r c h i v e s : P r i n c i p l e s and T e c h n i q u e s (1956; r p t . C h i c a g o : U n i v . o f C h i c a g o P r e s s , 1 9 7 5 ) , pp. 4-5. 18 t h e l o c a l r e c o r d s o f t h e p r o v i n c e s were l a t e r , by a law o f 17 96, p l a c e d u n d e r t h e c o n t r o l o f t h e A r c h i v e s Dejpartment ;ales.. By t h e l a w o f 2 November 1793, t h e A r c h i v e s N a t i o n a l e s was d i v i d e d i n t o two l a r g e s e c t i o n s : t h e d o m a i n a l , w h i c h h e l d t h e a d m i n i s t r a t i v e , l e g i s l a t i v e , a n d l a n d t i t l e r e c o r d s , and the- j u d i c i a l , c o n t a i n i n g r e c o r d s o f t h e c o u r t s o f law, a l l o f w h i c h were c o n s i d e r e d v a l u a b l e f o r t h e f u t u r e a c t i v i t i e s o f t h e s t a t e . I n 1794, two s p e c i a l c o m m i s s i o n s were e s t a b l i s h e d t o a p p r a i s e a l l t h e p r e - r e v o l u t i o n a r y r e c o r d s o f s t a t e a n d e c c l e s i a s t i c a l i n s t i t u t i o n s . 1 8 S e c o n d l y , t h e h e i g h t e n e d r e p u b l i c a n i d e o l o g y s u r r o u n d i n g t h e e s t a b l i s h m e n t o f t h e A r c h i v e s N a t i o n a l e s g a v e p r e - r e v o l u t i o n a r y d ocuments a n i n s t a n t " h i s t o r i c a l " q u a l i t y w h i c h f o r c e d t h e g o v e r n m e n t t o r e c o g n i z e new v a l u e s . To be s u r e , t h e c e n t r a l i z e d a r c h i v a l a p p r a i s a l s t r u c t u r e was, i n many ways, i n s t i t u t e d t o s e r v e t h e i d e o l o g i c a l e n d s o f t h e r e v o l u t i o n a r y r e g i m e . As b u i l d e r s o f a new p o l i t i c a l o r d e r , and, b y t h e same t o k e n , d e s t r o y e r s o f t h e o l d , t h e r e p u b l i c a n s a p p e a l e d t o what t h e y c o n s i d e r e d t o be n a t u r a l a n d s e l f - e v i d e n t p o l i t i c a l a n d s o c i a l v a l u e s w h i c h t h e y s o u g h t t o a p p l y t o t h e management a n d e v a l u a t i o n o f a r c h i v e s now u n d e r t h e i r c o n t r o l . T h i s h e l d a number o f c o n s e q u e n c e s : n o t o n l y were t h e a r c h i v e s c l a s s i f i e d a c c o r d i n g t o a p r e s c r i b e d , r a t i o n a l scheme d e s i g n e d t o r e f l e c t t h e n a t u r a l o r d e r o f r e a l i t y r a t h e r t h a n g r o w t h a n d t r a d i t i o n ; b u t a l s o , a l l d o c u m e n t s were c o n s c i o u s l y a p p r a i s e d f o r p r e s e r v a t i o n a n d d e s t r u c t i o n 1 8 P o s n e r , p. 25. 19 a c c o r d i n g t o t h e s e new p o l i t i c a l a n d s o c i a l v a l u e s . T h i s c o n s c i o u s m a n i p u l a t i o n o f t h e d o c u m e n t a r y r e c o r d meant t h a t u n i f o r m , r a t i o n a l a p p r a i s a l c r i t e r i a n e e d e d t o be f o r m u l a t e d . A t t h e b e g i n n i n g o f t h e R e v o l u t i o n , t h e a r c h i v e s o f t h e m a j o r i n s t i t u t i o n s o f t h e a n c i e n r e g i m e . t h e m o n a r c h y an d t h e c h u r c h , were i n d a n g e r o f b e i n g s wept away as t h r e a t s t o t h e new o r d e r s t r u g g l i n g t o a s s e r t i t s i d e n t i t y : b e t w e e n 17 92 a n d 1794, h u n d r e d s o f v o l u m e s o f m o n a s t i c r e c o r d s , a r i s t o c r a t i c g e n e a l o g i e s , a n d f e u d a l t i t l e s were b u r n e d u n d e r o f f i c i a l s a n c t i o n . 1 9 I t i s c l e a r t h a t t h e r e v o l u t i o n a r y g o v e r n m e n t s t i l l r e g a r d e d t h e a r c h i v e s as t h o u g h t h e p u r p o s e s f o r w h i c h t h e y were o r i g i n a l l y c r e a t e d a n d u s e d by t h e i n s t i t u t i o n s o f t h e a n c i e n r e g i m e a l o n e d e t e r m i n e d t h e i r v a l u e . T h e y c o n t i n u e d t o v i e w a r c h i v e s as r e c o r d s i n t h e m e d i e v a l s e n s e , as r e l i c s o r m e m o r i a l s w h i c h r e t a i n e d t h e o r i g i n a l powers o f t h e o l d o r d e r t o w h i c h t h e y r e f e r r e d so l o n g as t h e y were a l l o w e d t o e x i s t . As C a r l L o k k e o b s e r v e s , b y d e s t r o y i n g t h e g e n e a l o g i e s , t i t l e s , a n d o t h e r r e c o r d s o f t h e a n c i e n r e g i m e . " t h e r e v o l u t i o n a r i e s h o p e d t o make more d i f f i c u l t any r e t u r n t o t h e p a s t . " 2 0 U n d e r more c o n t r o l l e d c i r c u m s t a n c e s , h o w e v e r , o t h e r v i e w s o f t h e v a l u e o f p r e - r e v o l u t i o n a r y a r c h i v e s b e g a n t o p r e v a i l . T h r o u g h t h e l a w o f 25 J u l y 1794 (7 M e s s i d o r I I ) , e n a c t e d a t t h e h e i g h t o f t h e R e i g n o f T e r r o r , t h e r e p u b l i c a n g o v e r n m e n t 1 9 C a r l L o k k e , " A r c h i v e s a n d t h e F r e n c h R e v o l u t i o n , " A m e r i c a n A r c h i v i s t 31 ( 1 9 6 8 ) , 27-28. 2 0 L o k k e , p. 28. 20 a p p o i n t e d an Ag e n c e T e m p o r a i r e des T i t r e s . l a t e r - c a l l e d t h e B u r e a u de T r i a g e d es T i t r e s , t o a p p r a i s e a l l p r e - r e v o l u t i o n a r y r e c o r d s . The i n s t r u c t i o n s a c c o m p a n y i n g t h i s l a w r e v e a l t h e r e v i s e d t h i n k i n g o f t h e r e v o l u t i o n a r i e s w i t h r e g a r d t o t h e a r c h i v e s o f t h e a n c i e n r e g i m e : D e p u i s l o n g t e m p s i l s ' e l e v o i t de t o u t e s p a r t s de j u s t e s r e c l a m a n t s c o n t r e 1 ' e x i s t e n c e de t i t r e s q u i ne d o i v e n t p a s s u r v i v r e a l a t y r a n n i e m o narche ou f e o d a l e . Ce ne s o n t a l a v e r i t e que d e s ossemens d e s s e c h e s e t s a n s v i e , m a i s q u i , de l a p o u s s i e r e de tombeaux, p a r o i s s e n t a t t e n d r e qu'on v o i x p u i s s e l e s r a s s e m b l e r e t l e s r a n i m e r ; i l f a l l o i t done se h a t e r de m i n e r une e s p e r a n c e n o n mo i n s i n s e n s e e que c o u p a b l e e t de r a s s u r e r l e p a t r i o t i s m e c o n t r e l e s p r e v o y a n c e s meme l e s m o i n s f o n d e e s . M a i s p o u r ne r i e n c o n s e r v e r de p e r n i c i e u x , c o n v i e n t - i l de t o u t e p r o s c r i r e s a n s examen e t d ' e n v e l o p p e r i n d i s t i n c t e m e n t d a n s une meme c o n d e m n a t i o n l e s monuments h o n t e a u x de l a s e r v i t u d e a v e c l e s m a t e r i a u x p r e c i e u x dans l e s q u e l s nous p o u v o n s p u i s e r , o u d e s l u m i e r e s p o u r l ' h i s t o i r e , ou d e s armes p o u r a t t a q u e r l e s u s u r p a t i o n s du domaine n a t i o n a l e? 2* I n s p i t e o f t h e f a c t t h a t t h e y were c r e a t e d a n d u s e d f o r t h e s e r v i c e s o f t h e o l d o r d e r , some a d m i n i s t r a t i v e c o n t i n u i t y , e s p e c i a l l y w i t h r e g a r d t o l a n d t i t l e s , r e q u i r e d t h a t t h e y be r e t a i n e d p r e c i s e l y t o p r o t e c t t h e r e p u b l i c f r o m r o y a l i s t e n e m i e s . B u t , m o r e o v e r , t h e r e was a r e c o g n i t i o n t h a t t h e p r e - r e v o l u t i o n a r y documents h e l d v a l u e f o r "des l u m i e r e s p o u r 1 1 h i s t o i r e . " The l a w s p e c i f i e d c a t e g o r i e s f o r t h e s e l e c t i o n o f p r e - r e v o l u t i o n a r y r e c o r d s . A r t i c l e V I I I p r e s c r i b e d t h a t " t i t r e s 2 1 i n M a r q u i s de L a b o r d e , L e s A r c h i v e s de l a F r a n c e : l e u r s v i c i s s i t u d e s p e n d a n t l a R e v o l u t i o n , l e u r r e g e n e r a t i o n s o u s 1 ' E m p i r e ( P a r i s : L i b r a i r i e V v e Renoud, 1 8 6 7 ) , pp. 279-280. 21 d o m a i n i a u x q u i peuvervt s e r v i r a u r e c o u v r e m e n t d e s p ' r o p r i e t e s n a t i o n a l e s " were t o be p r e s e r v e d t o s e r v e t h e f i s c a l , l e g a l , a n d a d m i n i s t r a t i v e n e e d s o f t h e s t a t e . T h o s e documents t o be d e s t r o y e d , l i s t e d i n a r t i c l e IX, i n c l u d e d : 1) f e u d a l t i t l e s , 2) t h o s e a n n u l l e d b y a c o n t r a d i c t o r y j u d g e m e n t t h r o u g h d e c r e e s o f t h e r e v o l u t i o n a r y g o v e r n m e n t , 3) t h o s e r e l a t i n g o n l y t o do m a i n s a l r e a d y r e c o v e r e d o r a l i e n a t e d , a n d 4). t h o s e w h i c h c o n t r o l l e d d o mains d e f i n i t e l y a w a r d e d a f t e r 1 7 9 0 . 2 2 S u c h c r i t e r i a r e f l e c t e d a v i e w o f a r c h i v e s a s v a l u a b l e i n s o f a r as t h e y c o n t r i b u t e d t o t h e o v e r a l l l e g a l a n d f i s c a l p u r p o s e s o f t h e s t a t e a d m i n i s t r a t i o n . The i d e n t i f i c a t i o n o f v a l u e l e s s d ocuments e v e n s e r v e d t h e p r e s s i n g m i l i t a r y n e e d s o f t h e s t a t e as much o f t h e p a p e r s l a t e d f o r d e s t r u c t i o n was s h i p p e d t o m u n i t i o n s f a c t o r i e s m a n u f a c t u r i n g c a r t r i d g e s f o r t h e r e v o l u t i o n a r y a r m i e s . 2 3 Y e t , t h e l a w o f 17 96 d i d r e c o g n i z e f o r t h e f i r s t t i m e t h a t some p r e - r e v o l u t i o n a r y d ocuments were o f v a l u e f o r h i s t o r i c a l , a r t i s t i c , a n d e d u c a t i o n a l p u r p o s e s , and s c r e e n i n g c o m m i t t e e s were i n s t r u c t e d t o p r e s e r v e d o c u m e n t s o f s u c h v a l u e a s w e l l . 2 * 1 T h e s e d o c u m e n t s , among w h i c h were i n c l u d e d t h e T r e s o r d e s C h a r t e s o f t h e F r e n c h m o n a r c h y a n d t h e r e c o r d s o f t h e P a r l e m e n t de P a r i s , were p l a c e d i n a s p e c i a l " s e c t i o n h i s t o r i q u e " a s a r c h i v e s s e v e r e d f o r e v e r f r o m t h e p r i m a r y " F r a n c e , B u l l e t i n d e s L o i s , no. 58, 7 M e s s i d o r I I [17943. 2 3 L o k k e , 28-31. i h 7 M e s s i d o r I I , a r t i c l e X I I . 22 f u n c t i o n f o r w h i c h t h e y were c r e a t e d . " H i s t o r i c a l d o c u m e n t s " were t h e r e f o r e i m p l i c i t l y d e f i n e d as c l o s e d fp_nds o r i g i n a t i n g i n o f f i c e s w h i c h h a d s u d d e n l y c e a s e d t o e x i s t . I t i s a l s o s i g n i f i c a n t t h a t m o s t o f t h e members o f t h e B u r e a u de T r i a g e . a f t e r c o m p l e t i n g t h e i r a p p r a i s a l o f p r e - r e v o l u t i o n a r y r e c o r d s , were a p p o i n t e d i n 1800 a s a r c h i v i s t s i n t h e h i s t o r i c a l s e c t i o n o f t h e A r c h i v e s N a t i o n a l e s . The a p p r a i s a l p r o c e s s , i t seems, was t h e r e f o r e o n l y n e c e s s a r y f o r h i s t o r i c a l d o c u m e n t s - - t h o s e c l o s e d fonds. c r e a t e d b e f o r e 1789--and n o t f o r t h e o t h e r o p e n f o n d s c r e a t e d b y t h e r e p u b l i c a n g o v e r n m e n t a f t e r 1789. I t i s t r u e , t h e n , t h a t t h e r e v o l u t i o n a r y r e g i m e d i d r e c o g n i z e h i s t o r i c a l v a l u e s f o r a r c h i v e s , b u t t h e s e seemed t o a p p l y o n l y t o d o c u m e n t s f r o m an age w h i c h i t c o n s i d e r e d t o be c o m p l e t e l y a n d r a d i c a l l y s e v e r e d f r o m i t s own. T h e y s e r v e d m e r e l y as a r t i f a c t s o f a l o s t c i v i l i z a t i o n , n o t as v a l u a b l e r e c o r d s o f a t r a d i t i o n c o n t i n u i n g i n t o t h e p r e s e n t . The i d e a t h a t d ocuments o f t h e r e p u b l i c a l s o n e e d e d t o be a p p r a i s e d a c c o r d i n g t o s i m i l a r c r i t e r i a d o e s n o t seem t o h a v e b e e n c o n s i d e r e d . I t was n o t , i n f a c t , u n t i l 18 3 5 t h a t o r d e r s were i s s u e d w h i c h r e q u i r e d i n v e n t o r i e s t o be made o f a l l c u r r e n t g o v e r n m e n t documents s l a t e d f o r d e s t r u c t i o n a n d t h a t t h e s e be p r e s e n t e d t o t h e M i n i s t e r o f t h e I n t e r i o r f o r a p p r o v a l . I n s t r u c t i o n s o f 1844 were more p r e c i s e a n d o r d e r e d t h e M i n i s t e r s o f F i n a n c e , War, a n d P u b l i c Works t o examine t h e 2 5 C h a r l e s V. L a n g o i s a n d H. S t e i n , L e s A r c h i v e s de l ' H i s t o i r e de F r a n c e ( P a r i s : A l p h o n s e P i c a r d , 1 8 9 1 ) , p. 7. 23 i n v e n t o r i e s a n d s e l e c t c e r t a i n t y p e s o f r e c o r d s f o r p r e s e r v a t i o n : a l l t i t l e s , a c t s , o r d e c i s i o n s o f i n t e r e s t t o t h e s t a t e , t h e d e p a r t m e n t s , t h e p a r i s h e s , f a c t o r i e s , t h e c h u r c h , c h a r i t a b l e i n s t i t u t i o n s as w e l l as t h o s e o f l i k e l y i n t e r e s t t o h i s t o r y , s c i e n c e , a r t , p a l e o g r a p h y , t o p o g r a p h y , o r s t a t i s t i c s . I n s t e a d o f b e i n g e l i m i n a t e d o n l y a few y e a r s a f t e r b e i n g r e g i s t e r e d , t h e s u p p o r t i n g d o c u m e n t s i n a g e n c i e s were t o be k e p t f o r t h i r t y y e a r s t o a l l o w f o r o f f i c i a l a p p r a i s a l . 2 6 A m e a s u r e o f c o n t r o l o v e r t h e d i s p o s i t i o n o f p o s t - r e v o l u t i o n a r y r e c o r d s was i n t h i s way e s t a b l i s h e d , a l t h o u g h a c o n c e p t u a l a p p r o a c h t o i d e n t i f y i n g v a l u e i n a r c h i v e s a p p e a r s t o h a v e r e m a i n e d u n a r t i c u l a t e d . O t h e r w e s t e r n E u r o p e a n c o u n t r i e s d e v e l o p e d s i m i l a r s t r u c t u r e s f o r t h e a d m i n i s t r a t i v e c o n t r o l o f r e c o r d s deemed t o be o f n a t i o n a l i m p o r t a n c e . However, t h e German s t a t e s , The N e t h e r l a n d s , a n d E n g l a n d d i d d i f f e r s i g n i f i c a n t l y f r o m t h e i r L a t i n c o u n t e r p a r t s ( F r a n c e , I t a l y , a n d S p a i n ) i n t h e i r u s e o f a w e l l - e s t a b l i s h e d r e g i s t r y s y s t e m . T h e s e r e g i s t r i e s , o p e r a t i n g b y t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y as s p e c i a l i z e d and i n d e p e n d e n t o f f i c e s b e t w e e n t h e a g e n c i e s a n d t h e a r c h i v e s , p r o v i d e d o r g a n i z a t i o n a n d r e t r i e v a l s e r v i c e s f o r t h e a g e n c i e s whose c u r r e n t c o r r e s p o n d e n c e t h e y managed. t i The e x i s t e n c e o f t h e r e g i s t r i e s i n t h e G e r m a n i c c o u n t r i e s n o t o n l y i n f l u e n c e d 2 6 M a r c e l B a u d o t , " L e s T r i a g e s e t E l i m i n a t i o n s , " i n M i n i s t r e des A f f a i r s C u l t u r e l l e s , D i r e c t i o n d e s A r c h i v e s de F r a n c e , M a n u e l d' A r c h i v i s t i c r u e ( P a r i s : S.E.V.P.E.N., 19 7 0 ) , p. 163 . t 7 P o s n e r , "The R o l e o f R e c o r d s i n German A d m i n i s t r a t i o n , " i n A r c h i v e s a n d t h e P u b l i c I n t e r e s t , pp. 8 7-89. 24 t h e a p p l i c a t i o n o f a r c h i v a l a r r a n g e m e n t p r i n c i p l e s d e v e l o p e d l a t e r i n t h e c e n t u r y , b u t a l s o s e r v e d as a s t r o n g p o t e n t i a l r i v a l t o a r c h i v e s f o r c o n t r o l o v e r r e c o r d s a p p r a i s a l . As a c o n s e q u e n c e , a r c h i v e s t e n d e d t o o p e r a t e as p a s s i v e i n s t i t u t i o n s so f a r as a p p r a i s a l was c o n c e r n e d , and r e g i s t r i e s , a s t h e b u i l d e r s a n d d e s t r o y e r s o f t h e c u r r e n t r e c o r d s o f a g e n c i e s . I n G e r m a n i c c o u n t r i e s , t h e b o u n d a r i e s b e t w e e n " h i s t o r i c a l " v a l u e s a n d " a g e n c y " v a l u e s , b e t w e e n a r c h i v e s , w h i c h c o n t a i n e d n o n - c u r r e n t d o c u m e n t s , an d r e g i s t r i e s , w h i c h a d m i n i s t e r e d documents i n c u r r e n t u s e , were t h e r e f o r e more c l e a r l y d e f i n e d t h a n i n F r a n c e . I n Germany, t h e s e p a r a t i o n o f v a l u e s f o r p r i m a r y o r " a g e n c y " r e p o s i t o r i e s a n d s e c o n d a r y o r " h i s t o r i c a l " r e p o s i t o r i e s c o r r e s p o n d e d t o t h e e i g h t e e n t h - c e n t u r y d i s t i n c t i o n b e t w e e n t h e a g e n c y a r c h i v e s ( B e h o r d j e j n a r c h i v ) a n d t h e s e l e c t e d a r c h i v e s ( A u s l e s e a r c h i v ) . B e c a u s e t h e y were s e l e c t e d a n d k e p t f o r t h e i r p o l i t i c a l / h i s t o r i c a l i m p o r t a n c e t o t h e h i g h e r o f f i c e s o f g o v e r n m e n t , t h e s e l e c t e d a r c h i v e s were c o n s i d e r e d o f g r e a t e r i n t e r e s t t o e a r l y n i n e t e e n t h - c e n t u r y s c h o l a r s , a n d t h e r e f o r e were v a l u e d and p r e s e r v e d l a t e r as a n " h i s t o r i c a l " c o l l e c t i o n . 2 3 The g e n e r a l r e l a t i o n s h i p b e t w e e n t h e v a l u e s o f t h e o r i g i n a l r e g i s t r i e s a n d t h o s e o f a r c h i v e s was, i n f a c t , t h e s u b j e c t o f a d e b a t e c a r r i e d o u t i n t h e p a g e s o f t h e Z e i t s c h r i f t f u r A r c h i v k u n d e . D i p l o m a t i k , u n d G e s c h i c h t e b e t w e e n 1834 a n d 1836. H e i n r i c h A u g u s t E r h a r d , a r c h i v i s t i n 2 3 B r e n n e k e , pp. 101-102. 25 M i i n s t e r , i n s i s t e d t h a t a r c h i v e s were c l o s e r i n t h e i r n a t u r e t o l i b r a r i e s t h a n r e g i s t r i e s s i n c e t h e y a r e p r e s e r v e d f o r r e s e a r c h p u r p o s e s . He c o n c l u d e d t h a t o n l y when t h e a g e n c y w h i c h p r o d u c e d t h e r e c o r d s h a d c e a s e d t o e x i s t (as i n t h e c a s e o f t h e F r e n c h m o n a r c h y a f t e r t h e R e v o l u t i o n ) d i d t h e i r p a p e r s become " a r c h i v a l " as c l o s e d f o n d s . L. F. H o e f e r o f B e r l i n , on t h e o t h e r h a n d , s o u g h t a c l o s e r r e l a t i o n s h i p t o t h e o r i g i n a l r e g i s t r i e s , a n d he w i s h e d t o r e s t o r e a r c h i v e s t o t h e i r f o r m e r p l a c e i n t h e o r i g i n a l a g e n c i e s who w o u l d a l s o d e t e r m i n e s e l e c t i o n v a l u e s . c ' I n a n y c a s e , t h e Germans f o u n d i t d i f f i c u l t t o r e c o n c i l e t h e v a l u e s a n d r o l e s o f t h e a r c h i v e s and t h e r e g i s t r i e s i n t h e e a r l y n i n e t e e n t h c e n t u r y and, f o r a l l i n t e n t s a n d p u r p o s e s , a u t h o r i z e d d i s p o s i t i o n o f p u b l i c r e c o r d s , e s t a b l i s h e d t h r o u g h a n a d m i n i s t r a t i v e o r d e r i n 1833, r e m a i n e d o u t s i d e t h e c o n t r o l o f a n i n d e p e n d e n t a r c h i v a l a u t h o r i t y . ^ E v i d e n t l y , t h e n e e d t o c o n t r o l r e c o r d s d i s p o s i t i o n was r e c o g n i z e d , b u t t h e u l t i m a t e v a l u e s w h e r e b y r e c o r d s c o u l d be j u d g e d a r c h i v a l r e m a i n e d v a g u e an d u n e x p r e s s e d . D u t c h a n d B e l g i a n a r c h i v e s a l s o u n d e r t o o k t o r a t i o n a l i z e d i s p o s i t i o n o f t h e i r a r c h i v e s d u r i n g t h i s p e r i o d , a n d a r c h i v i s t s i n t h e s e c o u n t r i e s e x p e r i e n c e d s i m i l a r p r o b l e m s a p p r a i s i n g v a l u e s a c c o r d i n g t o d i s t i n c t a d m i n i s t r a t i v e a n d d V B r e n n e k e , pp. 54-60. 3 0 Hans Booms, " S o c i e t y a n d t h e F o r m a t i o n o f a D o c u m e n t a r y H e r i t a g e : I s s u e s i n t h e A p p r a i s a l o f A r c h i v a l S o u r c e s , " e d . and t r a n s . H e r m i n a J o l d e r s m a a n d R i c h a r d Klumpenhouwer, A r c h i v a r i a 24 (1987), p. 77. 26 h i s t o r i c a l c r i t e r i a . I n t h e N e t h e r l a n d s , t h e g r o w t h o f r e c o r d s i n g o v e r n m e n t d e p a r t m e n t s l e d t o o f f i c i a l o r d e r s p r e s c r i b i n g a t l e a s t t h e m ethods o f a p p r a i s a l . I n 1873, e a c h d e p a r t m e n t was o r d e r e d t o mark w i t h a s p e c i a l p e n t h o s e p a p e r s no l o n g e r u s e f u l t o t h e a g e n c y , a n d t o p r e s e r v e t h o s e c o n s i d e r e d t o be o f h i s t o r i c a l v a l u e . I n 1877, t h e m a r k e d p a p e r s were d e s t r o y e d u n d e r t h e s u p e r v i s i o n o f t h e S e c r e t a r y - G e n e r a l . j 1 A s i m i l a r u t i l i t a r i a n a p p r o a c h t o a p p r a i s a l was a d o p t e d b y t h e B e l g i a n g o v e r n m e n t a f t e r i n d e p e n d e n c e i n 1840. T h o s e documents n o t c o n s i d e r e d u s e f u l f o r t h e new a d m i n i s t r a t i o n were s e g r e g a t e d a n d g a t h e r e d t o g e t h e r i n t o a n " o l d a r c h i v e s , " a p r o c e s s w h i c h c l o s e l y r e s e m b l e d t h a t u n d e r t a k e n by t h e F r e n c h r e v o l u t i o n a r i e s w i t h r e g a r d t o t h e a r c h i v e s o f t h e a n c i e n r e g i m e . I n 1852, t h e M i n i s t e r o f t h e I n t e r i o r , r e s p o n d i n g t o t h e g r o w t h o f " u s e l e s s r e c o r d s , " o r d e r e d t h a t t h o s e c r e a t e d b e f o r e 18 51 be s e l e c t e d f r o m among t h e v a l u a b l e r e c o r d s s o r t e d i n t o two c a t e g o r i e s : t h o s e w h i c h c o u l d be s o l d w i t h o u t o b j e c t i o n , a n d t h o s e w h i c h , b e c a u s e o f t h e i r c o n f i d e n t i a l i t y , h a d t o be d e s t r o y e d . The o n l y g u i d e l i n e o f f e r e d f o r s u c h s e l e c t i o n was t h a t t h e a p p r a i s e r s were t o c a r r y o u t t h e i r work c a r e f u l l y . I n some i n s t a n c e s , d e p a r t m e n t a l o f f i c i a l s w ere a l s o i n s t r u c t e d t o p r e s e v e r e c o r d s c o n s i d e r e d t o be o f h i s t o r i c a l v a l u e , b u t , i n p r a c t i c e , as B e l g i a n a r c h i v i s t C. W y f f e l s n o t e s , t h i s l a s t c r i t e r i o n 3 1 H. J . v a n M e e r e n d o n k , "De D r i e h o e k s v e r h o u d i n g a l s B a s i s v o o r L e g i t i m i t e i t , " N e d e r l a n d s A r c h i e v e n b l a d 74 ( 1 9 7 0 ) , 376- 377 . 27 r e c e i v e d s c a n t a t t e n t i o n b y t h e a p p r a i s e r s . " I t was o n l y i n 18 7 7 t h a t a r c h i v i s t s f r o m t h e A l g e m e e n R i i k s a r c h i _ e f b e g a n t o be d i r e c t l y i n v o l v e d i n a p p r a i s a l when t h e y c o m p l e t e d i n s p e c t i o n s o f s m a l l e r s t a t e a r c h i v e s t o e n s u r e t h a t r e c o r d s s l a t e d f o r d i s p o s a l d i d n o t c o n t a i n t h o s e o f a r c h i v a l v a l u e . A y e a r l a t e r , L o u i s G a c h a r d , t h e A r c h i v i s t - G e n e r a l , e v e n a t t e m p t e d t o c r e a t e a n a d m i n i s t r a t i v e d i v i s i o n t o w h i c h d e p a r t m e n t s c o u l d p e r i o d i c a l l y s e n d t h e i r " u s e l e s s p a p e r s " f o r i n s p e c t i o n b e f o r e d e s t r o y i n g them. However, t h i s p r o g r e s s i v e c o n c e p t , a l l o w i n g a r c h i v i s t s e f f e c t i v e c o n t r o l o f c o n t e m p o r a r y m a t e r i a l , was n e v e r r e a l i z e d . " I n G r e a t B r i t a i n , t h e c o m m i s s i o n s an d r e p o r t s s u r r o u n d i n g t h e e s t a b l i s h m e n t o f t h e P u b l i c R e c o r d s O f f i c e (PRO) i n 18 38 d e a l t i n many i n s t a n c e s w i t h p r o b l e m s o f i d e n t i f y i n g a r c h i v a l v a l u e w i t h i n t h e mass o f g o v e r n m e n t d o c u m e n t s . I n i t i a l l y c o n c e r n e d w i t h p r e s e r v a t i o n a n d a c c e s s t o p u b l i c r e c o r d s , t h e g o v e r n m e n t b e g a n t o e s t a b l i s h a more r a t i o n a l i z e d a n d c e n t r a l i z e d c o n t r o l o v e r r e c o r d - k e e p i n g ; w i t h t h i s c o n t r o l , h o w e v e r , a l s o came t h e p r o b l e m o f r e c o r d s a p p r a i s a l w h i c h i n v o l v e d r e c o n c i l i n g t h e o l d l e g a l a n d a g e n c y v a l u e s w i t h new h i s t o r i c a l v a l u e s . B e g i n n i n g i n 1800, t h e B r i t i s h P a r l i a m e n t a p p o i n t e d t h e f i r s t o f a s e r i e s o f R e c o r d C o m m i s s i o n s a s s i g n e d t o r e v i e w t h e n a t u r e , e x t e n t , a n d c o n d i t i o n o f p u b l i c d ocuments i n t h e v a r i o u s r e p o s i t o r i e s o f t h e r e a l m . A l t h o u g h t h e c o m m i s s i o n s 3 2 W y f f e l s , "De t o e s t a n d i n B e l g i e , " p. 349. 3 3 W y f f e l s , p. 349. 28 h a d no power t o c o n t r o l t h e d i s p o s i t i o n o f s u c h d o c u m e n t s , t h e y were g i v e n t h e t a s k o f s e l e c t i n g f o r p u b l i c a t i o n what t h e y c o n s i d e r e d were t h e m o s t v a l u a b l e . G i v e n t h e c o n d i t i o n s u n d e r w h i c h t h e r e c o r d s were b e i n g k e p t - - t h e y were s c a t t e r e d t h r o u g h o u t h u n d r e d s o f r e p o s i t o r i e s whose k e e p e r s c h a r g e d a s e r i e s o f f e e s b e f o r e t h e y c o u l d be v i e w e d - - s u c h a s e l e c t i o n was, i n e f f e c t , an a p p r a i s a l e x e r c i s e . 3 ' I n r e s p o n s e t o t h e r e f o r m movement t h e n b e g i n n i n g t o i n v a d e B r i t i s h i n s t i t u t i o n s , a S e l e c t P a r l i a m e n t a r y C o mmittee was f o r m e d i n 18 3 6 t o i n v e s t i g a t e c h a r g e s o f mismanagement i n t h e R e c o r d C o m m i s s i o n s . As a l i b e r a l r e f o r m i n g f o r c e , t h e C o m m i t t e e c o n c e n t r a t e d o n p r e s e r v a t i o n a n d a c c e s s t o p u b l i c r e c o r d s a s " t h e p e o p l e ' s e v i d e n c e s , " as t h e c u m u l a t i v e l e g a l m a n i f e s t a t i o n o f t h e a n c i e n t B r i t i s h C o n s t i t u t i o n . I n d o i n g s o , t h e i r r e p o r t a l s o r a i s e d i s s u e s o f t h e r e l a t i v e v a l u e o f a r c h i v e s a n d methods o f e f f i c i e n t l y d i s t i n g u i s h i n g t h e u s e f u l f r o m t h e u s e l e s s . The r e p o r t , t h e r e f o r e , n o t e d t h e " g r e a t a n d i n d i s p e n s a b l e v a l u e " o f p u b l i c r e c o r d s " f o r t h e a d m i n i s t r a t i o n o f j u s t i c e , . . . t h e i r i m p o r t a n c e i n t h e d e t e r m i n a t i o n o f a l l r i g h t s o f p r o p e r t y , o f a l l l o c a l Customs, E x t e n t s , B o u n d a r i e s , a n d R i g h t s o f S o i l , a n d o f s e v e r a l M a n o r a l R i g h t s . " T h o u g h t h e C o m mittee r e c o g n i z e d t h a t t h e i r o v e r a l l i m p o r t a n c e as l e g a l e v i d e n c e h a d b e e n somewhat d i m i n i s h e d b y c o n s t i t u t i o n a l 3* G r e a t B r i t a i n , P a r l i a m e n t , Committee on D e p a r t m e n t a l R e c o r d s , R e p o r t . Cmd. 9163 ( L o n d o n : HMSO, 1 9 5 4 ) , p. 9 [ h e r e a f t e r c i t e d as t h e G r i g g R e p o r t ] . 29 r e f o r m s , i t m a i n t a i n e d t h a t v a l u e o f p u b l i c r e c o r d s " i n an h i s t o r i c a l v i e w r e m a i n e d w h o l l y u n d i m i n i s h e d . " 3 1 5 I n c o n s i d e r i n g t h e s e l e g a l a n d h i s t o r i c a l v a l u e s , t h e c o m m i t t e e c r i t i c i z e d t h e c r i t e r i a u s e d by t h e R e c o r d C o m m i s s i o n s i n s e l e c t i n g d ocuments f o r p u b l i c a t i o n . The c o m m i s s i o n e r s h a d c o n f i n e d t h e i r work, t h e r e p o r t c l a i m e d , t o " t h o s e o f f i c e s where t h e r e a r e c o l l e c t i o n s o f r e c o r d s o f a n c i e n t d a t e , v a l u a b l e f o r h i s t o r i c a l , a n t i q u a r i a n , g e n e a l o g i c a l , a n d t o p o g r a p h i c a l , r a t h e r t h a n f o r l e g a l p u r p o s e s . " 3 6 C l e a r l y , w h i l e t h e c o m m i t t e e r e c o g n i z e d t h e h i s t o r i c a l c h a r a c t e r o f o l d e r r e c o r d s , t h e y a s s i g n e d v a l u e a c c o r d i n g t o u s e f u l n e s s f o r t h e p u b l i c as a w h o l e , n o t f o r t h e n a r r o w e r h i s t o r i c a l i n t e r e s t s o f a few. T h e r e f o r e , s e l e c t i o n f o r p u b l i c a t i o n , t h e r e p o r t m a i n t a i n e d , was t o be s e c o n d a r y t o t h e p r o p e r d e s c r i p t i o n o f a l l t h e r e c o r d s , m a i n l y b e c a u s e s u c h s e l e c t i o n c o u l d n o t s e r v e t h e i n t e r e s t s o f a l l a n d f u t u r e u s e r s . The c o m m i t t e e p o i n t e d o u t t h a t " t h e i n f o r m a t i o n c o n t a i n e d i n t h e m o s t v a l u a b l e R e c o r d s f o r m a s m a l l p r o p o r t i o n o f t h a t , w h i c h l e g a l o r h i s t o r i c a l e n q u i r e r s m i g h t e x t r a c t f r o m t h e w h o l e m a s s " - - t h e r e r e m a i n e d many o t h e r r e c o r d s s u c h as " n o t i c e s o f p a s t e v e n t s , o f t h e s o c i a l s t a t e a n d manners o f f o r m e r t i m e s , o f s t i l l - e x i s t i n g r i g h t s , " w h i c h were h o u s e d i n l e s s o b v i o u s p l a c e s as p a r t o f v a s t s e r i e s o f " l e a s t i n t e r e s t i n g R e c o r d s . " S u c h l e s s o b v i o u s r e c o r d s p o s s e s s e d - 5 G r e a t B r i t a i n , P a r l i a m e n t , " R e p o r t o f t h e S e l e c t C o m mittee on t h e R e c o r d C o m m i s s i o n , " S e s s i o n a l P a p e r s , v o l . XVI, s e c 1-11 ( L o n d o n : HMSO, 1 8 3 6 ) , p. i i i . 2 6 " R e p o r t o f t h e S e l e c t C o m m i t t e e " ( 1 8 3 6 ) , p. v i i . 30 e q u a l o r g r e a t e r v a l u e f o r t h e p u b l i c t h a n t h o s e s e l e c t e d by t h e c o m m i s s i o n e r s a c c o r d i n g t o t h e i r own a n t i q u a r i a n and p a r o c h i a l i n t e r e s t s . 3 7 The c o m m i t t e e a l s o r e c o g n i z e d , h owever, t h a t t h e number o f t h e s e [ l e s s o b v i o u s r e c o r d s ] , . . . , i s so s m a l l , a n d t h e v a l u e o f e a c h so u n c e r t a i n u n t i l t h e o c c a s i o n f o r t u r n i n g i t t o a c c o u n t a c t u a l l y a r r i v e s , t h a t i t w o u l d be i m p o s s i b l e t o make a s a t i s f a c t o r y s e l e c t i o n w i t h o u t a t h o r o u g h p r e l i m i n a r y i n v e s t i g a t i o n , a n d w a s t e f u l a n d i n c o n v e n i e n t t o p r i n t t h e w h o l e e x t e n t o f t h e R e c o r d s , i n t h e d i f f e r e n t p a r t s o f w h i c h s u c h i n f o r m a t i o n i s o r may be c o n t a i n e d . 3 8 The j u d g e m e n t s p r e s e n t e d i n t h e c o m m i t t e e ' s r e p o r t on s e l e c t i o n c r i t e r i a , i t m u s t be remembered, r e l a t e d t o s e l e c t i o n f o r p u b l i c a t i o n n o t f o r p r e s e r v a t i o n i n t h e a r c h i v e s . Y e t , e l s e w h e r e i n t h e r e p o r t , t h e c o m m i t t e e members c l a i m e d t h a t t h e c o s t o f j u s t m a i n t a i n i n g m a s s e s o f p a p e r s i n t h e a r c h i v e s was a l s o p r o h i b i t i v e . W h i l e t h e c o m m i t t e e h a d some d i f f i c u l t y w i t h t h e i d e a o f e x t r a c t i n g t h e m o s t v a l u a b l e r e c o r d s f o r p u b l i c a t i o n , t h e y f o u n d t h e t a s k o f i d e n t i f y i n g v a l u e l e s s p a p e r s l e s s d i s c o n c e r t i n g . " I n a l m o s t e v e r y o f f i c e , " t h e r e p o r t c l a i m e d , " t h e r e a r e l a r g e m a s s e s o f d o cuments u t t e r l y u s e l e s s t o a n y b o d y f o r any p u r p o s e . . . . The k e e p i n g o f t h e s e t a k e s up v a l u a b l e r oom a n d i m p o s e s u s e l e s s t r o u b l e . U n d e r p r o p e r p r e c a u t i o n s , t h e R e c o r d C o m m i s s i o n w o u l d do g r e a t s e r v i c e b y d e s t r o y i n g them." 3' By 3 7 " R e p o r t o f t h e S e l e c t C o m m i t t e e " ( 1 8 3 6 ) , p. v i . 3 8 " R e p o r t o f t h e S e l e c t C o m m i t t e e " ( 1 8 3 6 ) , p. v i . 3 9 " R e p o r t o f t h e S e l e c t C o m m i t t e e " ( 1 8 3 6 ) , p. x l i i . 31 c o n c e n t r a t i n g on t h e d i s p o s a l o f u s e l e s s p a p e r s r a t h e r t h a n t h e i d e n t i f i c a t i o n o f t h e most v a l u a b l e f o r p r i n t i n g , on t h e r e d u c t i o n o f r e c o r d s r a t h e r t h a n on t h e i r a c q u i s i t i o n , t h e Committee a d o p t e d an a p p r o a c h t o a p p r a i s i n g t h e i r r e c o r d s w h i c h a r c h i v i s t s t h r o u g h o u t t h e n i n e t e e n t h a n d e a r l y t w e n t i e t h c e n t u r y w o u l d g e n e r a l l y e m p l o y . As s t r i c t l y l e g a l d o c u m e n t s , however, p u b l i c r e c o r d s i n G r e a t B r i t a i n c o u l d n o t be d i s p o s e d o f , a n d i t was c o n s i d e r e d " t o o c o n t e n t i o u s " a n i s s u e t o i n c l u d e d e p a r t m e n t a l p a p e r s , s u c h as t h o s e h o u s e d i n t h e S t a t e P a p e r O f f i c e , w i t h i n t h e s c o p e o f a n y new l e g i s l a t i o n on p u b l i c r e c o r d s . M o s t o b s e r v e r s d i d n o t s e e t h e s e documents as " r e c o r d s " i n t h e same s e n s e as l e g a l d o c u m e n t s , b u t as h i s t o r i c a l o r l i t e r a r y m a t e r i a l w h i c h s h o u l d be p r o p e r l y d e p o s i t e d i n t h e B r i t i s h Museum.^ T h e r e f o r e , t h e r e p e r s i s t e d a t t h i s t i m e t h e c l e a r d i s t i n c t i o n b e t w e e n l e g a l o r " p u b l i c " r e c o r d s a n d a d m i n i s t r a t i v e p a p e r s , b e t w e e n t h e u s e o f r e c o r d s f o r t h e p r i m a r y p u r p o s e s f o r w h i c h t h e y were c r e a t e d a n d t h e i r u s e f o r s e c o n d a r y p u r p o s e s by w h i c h t h e y s e r v e o t h e r u s e r s , b e t w e e n " a g e n c y " a r c h i v e s a n d " h i s t o r i c a l " a r c h i v e s . As a r e s u l t , t h e 18 3 8 P u b l i c R e c o r d s O f f i c e A c t o n l y gave t h e M a s t e r o f t h e R o l l s " c h a r g e a n d s u p e r i n t e n d e n c e " o f t h e l e g a l r e c o r d s h o u s e d i n d e p a r t m e n t s , a n d " c u s t o d y " o f s u c h r e c o r d s o n l y u pon t h e i r t r a n s f e r t o a y e t t o be c o n s t r u c t e d P u b l i c R e c o r d O f f i c e (PRO). w J o h n C a n t w e l l , "The P u b l i c R e c o r d O f f i c e A c t and i t s A f t e r m a t h : A New P e r s p e c t i v e , " J o u r n a l o f t h e S o c i e t y o f A r c h i v i s t s 7 ( 1 9 8 4 ) , 277 . 32 A d m i n i s t r a t i v e p r a c t i c e , however, s l o w l y b e g a n n o t o n l y t o e r o d e s u c h d i s t i n c t i o n s , b u t t o s h i f t r e s p o n s i b i l i t y f o r a p p r a i s a l t o t h e PRO. I n 1841, a p r e c e d e n t was s e t when t h e M a s t e r o f t h e R o l l s t o o k i n t o h i s c u s t o d y A d m i r a l t y documents r e l a t i n g o n l y t o a d m i n i s t r a t i v e m a t t e r s w h i c h were i n d a n g e r o f b e i n g d e s t r o y e d . ^ The p r e s s u r e f r o m h i g h v o l u m e p a p e r - p r o d u c i n g d e p a r t m e n t s s u c h as T r e a s u r y a n d A d m i r a l t y t o t r a n s f e r t h e i r o l d a d m i n i s t r a t i v e d ocuments t o t h e PRO c o n t i n u e d t o i n c r e a s e . I n 1845, t h e T r e a s u r y b e g a n a p r o c e d u r e o f d e c l a r i n g some o f t h e i r n o n - c u r r e n t documents " h i s t o r i c a l " a n d s e n d i n g them r o u t i n e l y t o t h e PRO. F i n a l l y , i n 1852, an O r d e r - i n - C o u n c i l p l a c e d a l l d e p a r t m e n t a l d ocuments u n d e r t h e " c h a r g e a n d s u p e r i n t e n d e n c e " o f t h e M a s t e r o f t h e R o l l s , a n d t h e f l o o d b e g a n , t h i s t i m e u n d e r l e g i s l a t i v e s a n c t i o n . * 2 A l t h o u g h t h i s a s s u r e d t h e PRO i t s r o l e as t h e u l t i m a t e p r e s e r v e r o f a l l n o n - c u r r e n t d o c u m e n t a t i o n , i t r e m a i n e d a r a t h e r p a s s i v e a c q u i r e r , n o t an a c t i v e a p p r a i s e r , o f g o v e r n m e n t d o c u m e n t s . D e p a r t m e n t a l p a p e r s c o n t i n u e d t o be a d m i n i s t e r e d i n t h e same manner as u n d e r t h e 1845 a g r e e m e n t w i t h t h e T r e a s u r y w i t h d e p a r t m e n t s s u b m i t t i n g t r a n s f e r s u n d e r t h e i r own i n i t i a t i v e a n d r e t a i n i n g c u s t o d y o f t h e i r a r c h i v e s e v e n w h i l e h o u s e d i n t h e PRO. O v e r t h e n e x t c e n t u r y , d e s p i t e t h e p a s s i n g o f l e g a l i n s t r u m e n t s g i v i n g t h e PRO a u t h o r i t y o v e r a d m i n i s t r a t i v e r e c o r d s , d e p a r t m e n t s c o n t i n u e d t o m a i n t a i n t h e u p p e r h a n d where a p p r a i s a l was c o n c e r n e d . As t h e G r i g g r e p o r t ^ G r i g g R e p o r t , p. 13. ^ C a n t w e l l , p. 284. 33 o b s e r v e d i n 19 54, " i n law, D e p a r t m e n t a l r e g i s t r i e s a r e b r a n c h e s o r p a r t s o f t h e P u b l i c R e c o r d O f f i c e ; i n p r a c t i c e , t h e P u b l i c R e c o r d O f f i c e a c t s as an e x t e n s i o n o f t h e Departments." £> 3 U n d e r t h i s s t a t e o f a f f a i r s , t h e PRO i n h e r i t e d a l l t h e b u r d e n s o f a d m i n i s t e r i n g p u b l i c documents a n d v e r y few o f t h e powers t o make a n i n d e p e n d e n t a p p r a i s a l o f t h e i r a r c h i v a l v a l u e i n d e p e n d e n t o f t h e u t i l i t a r i a n p r i o r i t i e s o f t h e d e p a r t m e n t s . To be s u r e , v a r i o u s a d h o c c o m m i t t e e s w h i c h i n c l u d e d PRO o f f i c i a l s d i d a u t h o r i z e d e s t r u c t i o n o f l e g a l as w e l l a s a d m i n i s t r a t i v e d o c u m e n t s a f t e r 1858, b u t t h e c r i t e r i a u s e d a n d m e t h o d o l o g y a p p l i e d c o n t i n u e d t o be i n c o n s i s t e n t and i l l - d e f i n e d . O n l y i n 1877 was t h e M a s t e r o f t h e R o l l s g i v e n t h e a u t h o r i t y t o d e s t r o y r e c o r d s d e p o s i t e d i n t h e PRO u n d e r h i s c u s t o d y ; t h e d e p a r t m e n t s , however, were g i v e n t h e same powers f o r r e c o r d s s t i l l u n d e r t h e i r c u s t o d y , b o t h i n t h e i r own o f f i c e s a n d i n t h e PRO. L i s t s o f d o c u m e n t s t o be d e s t r o y e d were t o be made up a n d s u b m i t t e d t o P a r l i a m e n t . As w e l l , r u l e s i n s t r u c t i n g a l l d e p a r t m e n t a l r e c o r d s - k e e p e r s t o i d e n t i f y r e c o r d s o f h i s t o r i c a l v a l u e were a l s o i n s t i t u t e d . ^ The somewhat weak a r c h i v a l c o n t r o l o v e r t h e d i s p o s i t i o n o f g o v e r n m e n t r e c o r d s , t h e r e f o r e , was a c c o m p a n i e d o n l y by a s e c o n d - h a n d a u t h o r i t y o v e r a p p r a i s a l . T h i s p r o c e d u r e , t o o , p e r s i s t e d u n t i l t h e l a t e 1950s, when t h e r e c o m m e n d a t i o n s o f * 3 G r i g g R e p o r t , p. 15. ^ G r e a t B r i t a i n , P a r l i a m e n t , " F i r s t R e p o r t o f t h e R o y a l C o m m i s s i o n o n P u b l i c R e c o r d s , " S e s s i o n a l P a p e r s , v o l . 44, cmd. 6361 ( L o n d o n : HMSO, 1 9 1 2 - 1 3 ) , pp. 15-16. 34 t h e G r i g g R e p o r t on d e p a r t m e n t a l r e c o r d s o f t h e g o v e r n m e n t were i m p l e m e n t e d . By t h e 1880s, t h e n , m o s t E u r o p e a n c o u n t r i e s h a d p l a c e d t h e d i s p o s i t i o n o f r e c o r d s o f a t l e a s t t h e m o s t i m p o r t a n t r e c o r d - p r o d u c i n g i n s t i t u t i o n , t h e S t a t e , u n d e r some k i n d o f c e n t r a l c o n t r o l . A l t h o u g h n a t i o n a l a r c h i v e s a d m i n i s t r a t i o n s b e n e f i t e d f r o m t h i s c o n t r o l , i t was o f t e n o t h e r s t a t e a g e n c i e s o r d e p a r t m e n t s w h i c h r e t a i n e d t h e f i n a l a p p r a i s a l d e c i s i o n . A l t h o u g h s e c o n d a r y , m a i n l y h i s t o r i c a l , v a l u e s were r e c o g n i z e d , s u c h d e c i s i o n s were made a c c o r d i n g t o a s t r i c t d i s t i n c t i o n b e t w e e n t h e d o c u m e n t s ' v a l u e as p a r t o f an " a g e n c y " a r c h i v e s o r as p a r t o f a n " h i s t o r i c a l " a r c h i v e s . M o r e o v e r , when c e r t a i n r e c o r d s were d e s i g n a t e d v a l u e l e s s , no i n d i c a t i o n was g i v e n a s t o why a n d how t h e s e were i d e n t i f i e d as s u c h . Y e t , as a more r a t i o n a l s y s t e m o f r e c o r d s d i s p o s i t i o n b e g a n t o be i m p l e m e n t e d , t h e p r o b l e m s a c c o m p a n y i n g t h e v a s t i n c r e a s e s i n r e c o r d v o l u m e b e g a n t o make t h e m s e l v e s e v i d e n t t o a r c h i v i s t s . And, e s p e c i a l l y i n B r i t a i n , i t was c l e a r t h a t t h e t a s k o f r e c o r d s a p p r a i s a l was s h i f t i n g away f r o m t h e r e c o r d s c r e a t o r s t o t h e r e c o r d s k e e p e r s i n t h e a r c h i v e s . A f t e r 1880, t h e s e a d m i n i s t r a t i v e c h a l l e n g e s , c o m b i n e d w i t h t h e g r o w i n g i m p o r t a n c e o f a r c h i v e s as c e n t r e s o f r e s e a r c h , e l i c i t e d f r o m a r c h i v i s t s t h e f i r s t i d e a s on a p p r a i s a l as an a r c h i v a l f u n c t i o n . 3 5 CHAPTER I I APPRAISAL AND THE R I S E OF ARCHIVAL THEORY, 1880-1930 W i t h t h e a d v a n c e m e n t o f a r c h i v e s i n t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y a s c e n t r a l i z e d , r a t i o n a l i z e d , a n d i n d e p e n d e n t r e c o r d - k e e p i n g a g e n c i e s , t h e p r o b l e m o f d e f i n i n g t h e n a t u r e and f u n c t i o n o f a r c h i v e s a n d a r c h i v a l work a l s o became a p p a r e n t . T h r o u g h o u t t h i s p e r i o d , a r c h i v a l a g e n c i e s were g a i n i n g s t a t u s n o t o n l y a s c e n t r e s o f s c h o l a r s h i p , b u t as c u l t u r a l i n s t i t u t i o n s i m p o r t a n t t o t h e n a t i o n a l i d e n t i t y o f E u r o p e a n s t a t e s . D u r i n g t h e l a t e n i n e t e e n t h a n d e a r l y t w e n t i e t h c e n t u r i e s , t h i s e l e v a t e d r o l e o f a r c h i v e s w i t h i n s o c i e t y s e r v e d a s t h e b a c k g r o u n d f o r a r c h i v i s t s t o f o r m u l a t e t h e b a s i c t h e o r i e s o f modern a r c h i v e s a d m i n i s t r a t i o n . T h i s new b o d y o f a r c h i v a l t h e o r y h e l p e d t o r e c o n c i l e what h a d b e e n r e g a r d e d t h r o u g h o u t t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y a s c o n f l i c t i n g v a l u e s o f a r c h i v e s - - t h o s e o f t h e o r i g i n a l a d m i n i s t r a t i o n a n d t h o s e o f h i s t o r i c a l s c h o l a r s h i p . W i t h s u c h t h e o r e t i c a l a m m u n i t i o n , a r c h i v i s t s , a s k e e p e r s o f t h e c o l l e c t i v e memory o f t h e n a t i o n , a l s o b e g a n t o a d d r e s s t h e p r o b l e m o f a r c h i v a l a p p r a i s a l w h i c h t h i s new r o l e h a d g i v e n them. By t h e 1880s, t h e v a l u e o f b o t h l e g a l a n d a d m i n i s t r a t i v e a r c h i v e s as e v i d e n c e f o r h i s t o r i c a l s c h o l a r s h i p h a d b e e n f i r m l y e s t a b l i s h e d . S c h o l a r s t h r o u g h o u t t h e e a r l y modern 36 p e r i o d d i d c o n s u l t a r c h i v e s , b u t c e r t a i n l y n o t o f t e n e n o u g h .to p r e s s u r e r e c o r d - c r e a t i n g a g e n c i e s t o p r e s e r v e them f o r h i s t o r i c a l p u r p o s e s . T h o s e g r o u p s w h i c h d i d v a l u e d ocuments as s o u r c e s f o r h i s t o r i c a l r e s e a r c h were m o s t c o n c e r n e d w i t h l e g a l d o c u m e n t s and c h a r t e r s : t h e s t u d y o f h i s t o r y and t h e s t u d y o f l a w r e m a i n e d c l o s e l y c o n n e c t e d up t o t h e end o f t h e e i g h t e e n t h c e n t u r y , a t l e a s t i n t e r m s o f d o c u m e n t a r y c r i t i c i s m . By t h e m i d d l e o f t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y , however, h i s t o r i c a l s c h o l a r s h i p h a d a t t a i n e d t h e s t a t u s o f an i n d e p e n d e n t d i s c i p l i n e w i t h i t s own " s c i e n t i f i c " m e t h o d o l o g y b a s e d on t h e a n a l y s i s o f b o t h l e g a l a n d a d m i n i s t r a t i v e d o c u m e n t a r y s o u r c e s . I n t h e l a t e n i n e t e e n t h a n d e a r l y t w e n t i e t h c e n t u r i e s , h i s t o r i a n s ' a c h i e v e m e n t s b r o u g h t them t o p o s i t i o n s o f p u b l i c e s t e e m a n d i n f l u e n c e g r e a t e r t h a n t h e y a t t a i n e d b e f o r e o r s i n c e , w h i c h l e a d s E r n s t B r i e s a c h t o c h a r a c t e r i z e t h i s p e r i o d as t h e " ' G o l d e n Age' o f h i s t o r i o g r a p h y . " 1 The n a t u r e a n d p r o m i n e n c e o f h i s t o r y d u r i n g t h i s p e r i o d h e l d i m p o r t a n t c o n s e q u e n c e s f o r t h e v a l u e a n d a p p r a i s a l o f a r c h i v e s . The n i n e t e e n t h c e n t u r y w i t n e s s e d t h e r i s e o f a more c o m p r e h e n s i v e an d c o m p l e x a p p r o a c h t o h i s t o r i c a l s c h o l a r s h i p , one w h i c h e l e v a t e d h i s t o r y t o a c e n t r a l p o s i t i o n i n E u r o p e a n c u l t u r a l , i n t e l l e c t u a l , a n d p o l i t i c a l l i f e . T h i s h i s t o r i o - g r a p h i c a l movement, w h i c h h a s g e n e r a l l y b e e n t e r m e d 1 E r n s t B r e i s a c h , H i s t o r i o g r a p h y : A n c i e n t , M e d i e v a l , a n d M o d e r n ( C h i c a g o : U n i v . o f C h i c a g o P r e s s , 1 9 8 3 ) , pp. 261-265. " h i s t o r i c i s m " developed t o i t s f u l l e s t e x p r e s s i o n i n Germany. There, a l r e a d y i n the e i g h t e e n t h century, p h i l o s o p h e r s such as Johann G o t t f r i e d von Herder r e j e c t e d the r a t i o n a l i s t views of Enlightenment h i s t o r i a n s which p o r t r a y e d h i s t o r y as a c o n t i n u a l p r o g r e s s towards the r e a l i z a t i o n of s e l f - e v i d e n t n a t u r a l laws, i n f a v o u r of an o r g a n i c approach, which viewed h i s t o r i c a l events and i n s t i t u t i o n s as unique t o themselves and to t h e i r time. G o t t f r i e d Wilheim F r i e d r i c h Hegel expanded the meaning of h i s t o r i c a l p r o c e s s t o encompass the e n t i r e t y of human knowledge: o n l y through the d i a l e c t i c of h i s t o r i c a l development, Hegel p o s i t e d , can the g e n e r a t i n g f o r c e of Reason or S p i r i t , which i s i n a c o n s t a n t s t a t e of becoming, r e a l i z e i t s e l f . c With t h i s view, h i s t o r i c a l u n d e r s t a n d i n g , r a t h e r t han an a p r i o r i s c i e n t i f i c s t r u c t u r e , r e p r e s e n t s the key t o human u n d e r s t a n d i n g , as Georg Iggers e x p l a i n s : H i s t o r y thus becomes the o n l y guide t o an un d e r s t a n d i n g o f t h i n g s human. There i s no c o n s t a n t human natu r e ; r a t h e r , the c h a r a c t e r of each man r e v e a l s i t s e l f o n l y i n h i s development. The a b s t r a c t , c l a s s i f i c a t o r y methods of the n a t u r a l s c i e n c e s are t h e r e f o r e inadequate models f o r the study of the human. H i s t o r y r e q u i r e s methods which take i n t o account t h a t the h i s t o r i a n i s c o n f r o n t e d by co n c r e t e persons and groups who once were a l i v e and po s s e s s e d unique p e r s o n a l i t i e s t h a t c a l l e d f o r _ t h e i n t u i t i v e u n d e r s t a n d i n g of the h i s t o r i a n . d £ G. W. F. Hegel, " P h i l o s o p h i c a l H i s t o r y , " i n T h e o r i e s of H i s t o r y , ed. P a t r i c k G a r d i n e r (New York: Free P r e s s , 1959), pp. 58-73. 3 Georg Iggers, The German Conception of H i s t o r y : The N a t i o n a l T r a d i t i o n of H i s t o r i c a l Thought from Herder t o the Pre s e n t , r e v . ed. (Middletown, Conn.: Wesleyan Univ. P r e s s , 198 3), p. 5. 38 T h i s h i s t o r i c i s t p h i l o s o p h y d o m i n a t e d t h e work o f n i n e t e e n t h - c e n t u r y German h i s t o r i a n s who h a v e o f t e n b e e n h a i l e d as t h e f o u n d e r s o f " s c i e n t i f i c h i s t o r y " i n t h e i r c r i t i c a l u s e o f documents an d what has b e e n p e r c e i v e d as t h e i r commitment t o " o b j e c t i v i t y . " Y e t , t h e u l t i m a t e g o a l o f d o c u m e n t a r y h i s t o r i a n s s u c h a s L e o p o l d v o n Ranke was t o f i n d m e a n i n g a n d m o r a l v a l u e s o p e r a t i n g t h r o u g h a n d a b o v e h i s t o r y . T h r o u g h h i s e f f o r t s t o w r i t e h i s t o r y i n o r d e r t o show "how i t a c t u a l l y was" ( w i e es e i g e n t l i c h g e w e s e n ) . Ranke a l s o s t r o v e t o p e r c e i v e a d i v i n e , a l m o s t p r o v i d e n t i a l "hand o f God" w o r k i n g t h r o u g h t h e h i s t o r i c a l p r o c e s s as t h e e x p r e s s i o n o f m o r a l w i l l . Ranke o f t e n r e f e r r e d t o Ahnen, o r i n t u i t i v e k n o w l e d g e , as a means o f a t t a i n i n g t h i s h i g h e r p e r c e p t i o n . ' ' H i s t o r i c i s t m e t h o d o l o g y was d e v e l o p e d f u r t h e r b y t h e " P r u s s i a n s c h o o l " o f h i s t o r i a n s , o f whom J o h a n n G u s t a v D r o y s e n a n d H e i n r i c h v o n S y b e l were m o s t p r o m i n e n t . D r o y s e n c l a i m e d t h a t t h e m e a n i n g o f h i s t o r y , a n d h e n c e human n a t u r e , c o u l d o n l y be g r a s p e d t h r o u g h a s u b j e c t i v e a n d p e r s o n a l y e r s t e h e n ( u n d e r s t a n d i n g ) a c h i e v e d b y d i r e c t l y i n v o l v i n g o n e s e l f i n t h e e n t i r e o r g a n i c c o n t e x t o f t h e s u b j e c t - m a t t e r . 5 T h r o u g h t h i s h i s t o r i c i s t a p p r o a c h t o t h e i r r e s e a r c h , t h e German h i s t o r i a n s o f t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y , as o p p o s e d t o t h e i r E n l i g h t e n m e n t c o u n t e r p a r t s , t e n d e d t o v i e w t h e s t a t e as * L e o p o l d v o n Ranke, f r o m H i s t o r i e s o f t h e L a t i n and G e r m a n i c N a t i o n s f r o m 1494-1514 (18 3 2 ) , as q u o t e d i n What i s H i s t o r y - - F a c t o r F a n c y ? , e d . B r i a n T i e r n e y , D o n a l d Kagan, and L. P e a r c e W i l l i a m s , 3 r d . e d . (New Y o r k : Random House, 1 9 7 7 ) , pp. 6 - 7. 5 I g g e r s , p. 111. t h e p r i m a r y m a n i f e s t a t i o n o f h i s t o r i c a l m e a n i n g . T h i s i d e a l i s t c o n c e p t v i e w e d t h e s t a t e as a s e l f - c o n t a i n e d , i n d i v i d u a l e n t i t y w h i c h , t h r o u g h t h e s e e m i n g l y t i m e - b o u n d m o t i v a t i o n s a n d a c t i o n s o f i t s members, c o n t r i b u t e d t o t h e r e a l i z a t i o n o f t h e t r u e p u r p o s e s o f h i s t o r y . Ranke d e c l a r e d t h a t s t a t e s r e p r e s e n t "an i d e a o f God" a n d m a i n t a i n e d t h a t " i t w o u l d be f o o l i s h t o c o n s i d e r them as so many i n s t i t u t i o n s e x i s t i n g f o r t h e p r o t e c t i o n o f t h e i n d i v i d u a l s who h a v e j o i n e d t o g e t h e r , l e t us s a y , t o s a f e g u a r d t h e i r p r o p e r t y . ' 0 M o r e o v e r , h i s t o r i a n s were p r o m i n e n t p o l i t i c a l f i g u r e s n o t o n l y i n Germany, b u t i n o t h e r E u r o p e a n s t a t e s , p r e c i s e l y b e c a u s e t h e y v i e w e d e x i s t i n g power s t r u c t u r e s as p o s i t i v e f o r c e s i n s o c i e t y . 7 On a c c o u n t o f t h i s v i e w o f t h e s t a t e , t h e German h i s t o r i a n s , as I g g e r s p o i n t s o u t , "were r e m a r k a b l y i n a t t e n t i v e t o t h e g r e a t s o c i a l a n d e c o n o m i c c h a n g e s b r o u g h t a b o u t by i n d u s t r i a l i z a t i o n . H i s t o r y t o them r e m a i n e d p r i m a r i l y t h e i n t e r p l a y o f t h e g r e a t p o w e r s , and d i p l o m a t i c a n d p o l i t i c a l d o c u m e n t s c o n t i n u e d t o o f f e r t h e p r i m e s o u r c e s f o r h i s t o r i c a l s t u d y . " 8 The h i s t o r i c i s t p h i l o s o p h y o f t h e m o s t i m p o r t a n t d o c u m e n t a r y h i s t o r i a n s h e l d v a s t c o n s e q u e n c e s f o r t h e d e v e l o p m e n t o f a r c h i v a l t h e o r y and c o n c e p t s o f a r c h i v a l a p p r a i s a l . I n t h e f i r s t p l a c e , t h e a r c h i v e s o f g o v e r n m e n t came i n c r e a s i n g l y u n d e r t h e c o n t r o l o f h i s t o r i a n s . By t h e b i n I g g e r s , p. 8. 7 B r e i s a c h , p. 262. 8 I g g e r s , p. 12. 40 1880s, h i s t o r i a n s s u c h as S y b e l , F r i e d e r i c h M e i n e c k e , and Max Lehmann h e l d t h e h i g h e s t p o s i t i o n s i n t h e P r u s s i a n S t a t e A r c h i v e s . 9 B e c a u s e t h e s t a t e was s u c h a s i g n i f i c a n t f o r c e i n h i s t o r i c i s t h i s t o r y , i t s a r c h i v e s were t o o i m p o r t a n t t o be l e f t t o r e g i s t r y o f f i c i a l s . The s e l e c t i o n o f documents f o r d e s t r u c t i o n , a t t h e same t i m e , was t r a n s f e r r e d o u t o f t h e h a nds o f t h e a g e n c y o f f i c i a l s who c r e a t e d them p r e c i s e l y b e c a u s e , i t was a r g u e d , t h e y were n o t h i s t o r i a n s . 1 ^ I n many ways, t h e d e v e l o p m e n t o f c e n t r a l s t a t e a r c h i v e s as p r o m i n e n t c u l t u r a l i n s t i t u t i o n s i n n i n e t e e n t h - c e n t u r y s o c i e t y was b a s e d on t h i s i d e a l i s t c o n c e p t o f t h e s t a t e ' s p l a c e i n h i s t o r y . I n t h e s e c o n d p l a c e , t h e h i s t o r i c i s t i d e a s o f t h e a r c h i v i s t / h i s t o r i a n s i n f l u e n c e d t o a g r e a t e x t e n t t h e f o r m u l a t i o n o f p r o v e n i e n z p r i n z i p . o r t h e p r i n c i p l e o f p r o v e n a n c e , a n d i t s i n t r o d u c t i o n i n t o t h e P r u s s i a n S t a t e A r c h i v e s i n 1881. T h i s new c o n c e p t o f a r c h i v a l a r r a n g e m e n t r e q u i r e d t h a t r e c o r d s be o r g a n i z e d a c c o r d i n g t o t h e i r p r o v e n a n c e , t h e o r i g i n a l s t r u c t u r e w h i c h t h e y h a d a c q u i r e d i n t h e a g e n c i e s w h i c h p r o d u c e d them, r a t h e r t h a n a c c o r d i n g t o an a r t i f i c i a l l y i m p o s e d c l a s s i f i c a t i o n scheme. I n p r a c t i c e , t h i s m eant p r e s e r v i n g o r r e c r e a t i n g t h e o r i g i n a l i n t e r n a l a r r a n g e m e n t o f t h e a g e n c y r e g i s t r i e s ; h e n c e t h e c l o s e a s s o c i a t i o n a t t h i s s t a g e b e t w e e n r e g i s t r a t u r p r i n z i p , o r t h e 9 P o s n e r , "Max Lehmann a n d t h e G e n e s i s o f t h e P r i n c i p l e o f P r o v e n a n c e , " i n A r c h i v e s a n d t h e P u b l i c I n t e r e s t : S e l e c t e d E s s a y s by E r n s t P o s n e r ( W a s h i n g t o n , D.C.: P u b l i c A f f a i r s P r e s s , 1 9 6 7 ) , pp. 37-38. 1 0 Woldemar L i p p e r t , "Das V e r f a h r e n b e i A k t e n k a s s a t i o n i n S a c h s e n , " D e u t s c h e G e s c h i c h t s b l a t t e r ( 1 9 0 1 ) , pp. 249-264. 41 p r i n c i p l e o f o r i g i n a l o r d e r , and p r o v e n i e n z p r i n z i p . By r e c r e a t i n g , i n t h e v e r y s t r u c t u r e o f t h e a r c h i v e s , t h e o r g a n i c , h i s t o r i c a l p r o c e s s e s i n w h i c h t h e y p a r t i c i p a t e d , t h e German a r c h i v i s t s s o u g h t t o e n h a n c e g r e a t l y t h e h i s t o r i c a l q u a l i t y , a n d h e n c e t h e u l t i m a t e v a l u e , o f t h e S t a t e A r c h i v e s : s u c h a n a p p r o a c h , as G r e g g K i m b a l l h a s p o i n t e d o u t , was more i n l i n e w i t h h i s t o r i c i s t p h i l o s o p h y . " F r i e d e r i c k M e i n e c k e gave e x p r e s s i o n t o t h i s v i e w when he o b s e r v e d t h a t , b y a p p l y i n g t h e p r i n c i p l e o f p r o v e n a n c e t o t h e S t a t e A r c h i v e s , " t h e r e g i s t r y o f e v e r y s i n g l e a g e n c y . . . now became a l i v i n g o r g a n i s m o f i t s own w i t h i t s p e c u l i a r p r i n c i p l e o f l i f e , a n d t h e d i f f e r e n t p e r s o n s w i t h t h e i r i n d i v i d u a l t r a d i t i o n s a n d i m p u l s e s now came t o l i g h t . "12 • I t i s t r u e t h a t s i m p l e a d m i n i s t r a t i v e n e c e s s i t y a l s o l a y a t t h e f o u n d a t i o n o f t h i s new p r i n c i p l e o f a r c h i v a l a r r a n g e m e n t b a s e d on p r o v e n a n c e b u t t h e German c o n c e p t was m o s t c o n c e r n e d t o p r e s e r v e t h e r e c o r d as a s o u r c e f o r h i s t o r i c i s t s t u d i e s . I n f a c t , a number o f a n t e c e d e n t s t o t h i s a r r a n g e m e n t p r i n c i p l e were d e v e l o p e d as a more p r a c t i c a l , a n d s o m e t i m e s t h e o n l y , a l t e r n a t i v e t o s u b j e c t c l a s s i f i c a t i o n . As e a r l y as 18 26, a D u t c h l a w y e r , G e r r i t D e d e l , d e c i d e d t h a t i t w o u l d n o t be p r a c t i c a l t o a r r a n g e t h e a r c h i v e s o f v a r i o u s e c c l e s i a s t i c a l c h a p t e r s i n U t r e c h t a c c o r d i n g t o a p r e d e t e r m i n e d g e o g r a p h i c a l a n d s u b j e c t scheme s i n c e i n d i v i d u a l 1 1 G r e g g K i m b a l l , "The B u r k e - C a p p o n D e b a t e : Some F u r t h e r C r i t i c i s m s a n d C o n s i d e r a t i o n s f o r A r c h i v a l T h e o r y , " A m e r i c a n A r c h i v i s t 48 ( 1 9 8 5 ) , 373-378. 1 2 i n P o s n e r , "Max Lehmann," pp. 41-42. 42 r e g i s t e r s c o n t a i n e d i n f o r m a t i o n on many d i f f e r e n t s u b j e c t s and l o c a l i t i e s . 1 - ' The famous c i r c u l a r i s s u e d by t h e F r e n c h M i n i s t e r o f t h e I n t e r i o r i n 18 41 i n s t r u c t e d t h e A r c h i v e s D e p a r t m e n t a l e s t o a r r a n g e t h e i r r e c o r d s a c c o r d i n g t o a p r i n c i p l e of r e s p e c t d e s f o n d s . w h e r e b y t h e b o d y o f r e c o r d s o f a s i n g l e , i n d e p e n d e n t a g e n c y , f a m i l y , o r i n d i v i d u a l ( f o n d s ) w o u l d n o t be i n t e r m i x e d w i t h r e c o r d s o f a n o t h e r f o n d s . I t i s c l e a r t h a t t h e m a i n m o t i v a t i o n b e h i n d s u c h a p r i n c i p l e was a d m i n i s t r a t i v e e x p e d i e n c y : N a t a l i s de W a i l l y , a member o f t h e F r e n c h A r c h i v e s C o m m i s s i o n , c o n t e n d e d t h a t t h e c h i e f a d v a n t a g e o f a r r a n g e m e n t b y f o n d s l a y i n i t s e a s e o f a p p l i c a t i o n s i n c e " i t c o n s i s t s o f n o t h i n g more t h a n b r i n g i n g t o g e t h e r i t e m s , o n l y t h e o r i g i n o f w h i c h i t i s n e c e s s a r y t o d e t e r m i n e . T h i s p r i n c i p l e i s s i m i l a r t o t h e l a t e r German f o r m u l a t i o n e x c e p t t h a t r e s p e c t d e s f o n d s does, not- i n s i s t on o r i g i n a l o r d e r o f r e c o r d s w i t h i n t h e f o n d s as r e q u i r e d b y r e g i s t r a t u r p r i n z i p . a f u r t h e r i n d i c a t i o n t h a t e v i d e n c e o f o r g a n i c d e v e l o p m e n t was n o t t h e m a i n c o n c e r n o f t h e e a r l y F r e n c h p r a c t i c e s . The a d v e n t o f a new h i s t o r i c i s t - i n s p i r e d a p p r o a c h t o a r c h i v e s as f o r m u l a t e d i n t h e t h e o r y o f p r o v e n a n c e o f f e r e d , i n t u r n , a s y s t e m o f v a l u e s a c c o r d i n g t o w h i c h a p p r a i s a l d e c i s i o n s c o u l d be made. C e r t a i n l y , h i s t o r i c a l c r i t e r i a b a s e d on t h e s u b j e c t i v e j u d g e m e n t o f t h e h i s t o r i a n / a r c h i v i s t s o f t h e 1 3 H. H a r d e n b e r g , "The A d m i n i s t r a t i v e P r a c t i c e u n d e r l y i n g t h e D u t c h M a n u a l f o r t h e A r r a n g e m e n t a n d D e s c r i p t i o n o f A r c h i v e s , " A r c h i v e s a n d M a n u s c r i p t s 3, No. 4 ( 1 9 6 8 ) , 6. i n T h e o d o r e R. S c h e l l e n b e r g , M o d e r n A r c h i v e s : P r i n c i p l e s a n d T e c h n i q u e s (19 56; r p t . C h i c a g o : U n i v . o f C h i c a g o P r e s s , 1 9 7 5 ) , p. 172. 43 t i m e h a d b e e n u s e d t o a p p r a i s e r e c o r d s b e f o r e t h e 1880s, s o m e t i m e s w i t h u n f o r t u n a t e r e s u l t s f o r f u t u r e r e s e a r c h e r s . I n 18 40, f o r e x ample, L o u i s G a c h a r d , t h e B e l g i a n A r c h i v i s t - G e n e r a l , o r d e r e d a l l t h e s i x t e e n t h - c e n t u r y c o m m e r c i a l r e c o r d s o f t h e A n t w e r p m e r c h a n t s d e s t r o y e d as h i s t o r i c a l l y v a l u e l e s s ' 1 " I n t h e e a r l y n i n e t e e n t h c e n t u r y , F r e n c h a r c h i v i s t s a l s o u s e d h i s t o r i c a l c r i t e r i a t o i d e n t i f y p e r m a n e n t v a l u e s , as M a r c e l B a u d o t h a s o b s e r v e d : M a l h e u r e u s e m e n t l a c o n c e p t i o n qu'on a v a i t a l o r s de l a r e c h e r c h e h i s t o r i q u e e t a i t b i e n d i f f e r e n t de l a n o t r e , e t c e r t a i n e s e l i m i n a t i o n s a u t o r i s e e s , t e l l e s que c e l l e des l i s t e s e l e c t o r a l e s e t des l i s t e s d e s p l u s i m p o s e s , e t a i e n t f a c h e u s e s p o u r l e s h i s t o r i e n s d' a u j o u r d - h u i . 1 6 H i s t o r i c i s m , h owever, o f f e r e d a d e f i n i t e a n d c o n s i s t e n t p h i l o s o p h i c a l f o u n d a t i o n f o r a p r o v e n a n c e - b a s e d a p p r a i s a l m e t h o d o l o g y . The h i s t o r i c i s t c o n c e p t o f v e r s t e h e n a l l o w e d a r c h i v i s t s , a s h i s t o r i a n s now i n v o l v e d i n m a i n t a i n i n g e v i d e n c e o f o r g a n i c p r o c e s s w i t h i n a r c h i v e s , t o j u s t i f y t h e i r a p p r a i s a l p r a c t i c e s t o a n i n c r e a s i n g l y s k e p t i c a l h i s t o r i c a l community. A t t h e S e c o n d German A r c h i v e s C o n g r e s s h e l d i n D r e s d e n i n 1900, r e s e a r c h - m i n d e d h i s t o r i a n s h a d come i n t o c o n f l i c t w i t h p r a c t i c a l l y - m i n d e d a r c h i v i s t s o v e r w h e t h e r a n y a r c h i v a l d o c u m e n t s s h o u l d be d i s p o s e d o f a t a l l . I n a n s w e r i n g t h e i r 1 5 Renee D o e h a e r d , "Remarks on C o n t e m p o r a r y A r c h i v e s , " A m e r i c a n A r c h i v i s t 14 ( 1 9 5 0 ) , 325. i o i n M a r c e l B a u d o t , " L e s T r i a g e s e t E l i m i n a t i o n s , " i n M i n i s t r e d e s A f f a i r s C u l t u r e l l e s , D i r e c t i o n d e s A r c h i v e s de F r a n c e , M a n u e l d ' A r c h i v i s t i a u e ( P a r i s : S.E.V.P.E.N., 1970), p. 169. 44 h i s t o r i a n c r i t i c s , t h e German a r c h i v i s t s p u t f o r w a r d h i s t o r i c i s t r a t i o n a l e i n an e f f o r t t o r e n d e r a r c h i v a l a p p r a i s a l a l e g i t i m a t e a c t i v i t y : F r i e d e r i c k M e i n e k e d e c l a r e d t h a t a r c h i v i s t / h i s t o r i a n s p o s s e s s a " f e e l i n g f o r h i s t o r i c a l l i f e , " a n i n t u i t i v e i n s i g h t i n t o t h e p r o g r e s s i v e d e v e l o p m e n t o f s o c i e t y w h i c h a l l o w s them t o m e a s u r e r e l a t i v e a r c h i v a l v a l u e ; Woldemar L i p p e r t saw a p p r a i s a l as a m a t t e r o f F i n g e r s p i t z e n g e f u h l b a s e d on t h e i n t u i t i v e , s u b j e c t i v e y e r s t e h e n w h i c h , he c l a i m e d , a r c h i v i s t s a l s o a c q u i r e d t h r o u g h l e a r n i n g a n d p r a c t i c i n g h i s t o r y . 1 7 The e n t i r e p h i l o s o p h y o f h i s t o r i c i s m h a d b e e n d e v e l o p e d as a r e a c t i o n t o s c i e n t i f i c , p r e - d e t e r m i n e d t h e o r i e s o f h i s t o r i c a l v a l u e ; as s u c h , h i s t o r i c i s t c o n c e p t s o f v a l u e c o u l d n e v e r be p r e s c r i b e d o r d e s c r i b e d - - t h e y were e x p e r i e n c e d . The a r c h i v i s t o f t h i s p e r i o d , t h e r e f o r e , as W i l h e l m R o h r c o n c l u d e s , s t r o v e t o f i n d t h e a n s w e r t o q u e s t i o n s o f r e l a t i v e a r c h i v a l v a l u e "on t h e b a s i s o f h i s h i s t o r i c a l e d u c a t i o n a n d p r o f e s s i o n a l e x p e r i e n c e f r o m c a s e t o c a s e . " 1 3 W h i l e v e r s t e h e n j u s t i f i e d t h e e s s e n t i a l l y s u b j e c t i v e a c t i v i t y o f a p p r a i s a l i n t h e e y e s o f h i s t o r i a n s , i t a l s o d e p e n d e d f o r i t s e f f e c t i v e n e s s on t h e a b i l i t y o f a r c h i v i s t s t o immerse t h e m s e l v e s i n t h e o r g a n i c p r o c e s s o f h i s t o r y t h r o u g h 1 Hans B o o m s , " S o c i e t y a n d t h e F o r m a t i o n o f a D o c u m e n t a r y H e r i t a g e : I s s u e s i n t h e A p p r a i s a l o f A r c h i v a l S o u r c e s , " e d . a n d t r a n s . H e r m i n a J o l d e r s m a an d R i c h a r d Klumpenhouwer, A r c h i v a r i a 24 ( 1 9 8 7 ) , p. 84. 1 8 W i l h e l m R o h r , " Z u r P r o b l e m a t i k de s m o d e r n e n A k t e n w e s e n s , " A r c h i v a l i s c h e Z e i t s c h r i f t 75 ( 1 9 5 8 ) , 75 [my t r a n s l a t i o n ] . 45 t h e d o c u m e n t a r y e v i d e n c e . A r r a n g e m e n t by p r o v e n a n c e p r o v i d e d a c o n c r e t e c o n t e x t f o r t h e s u b j e c t i v e e x p e r i e n c e f r o m w h i c h h i s t o r i c a l i n t u i t i o n c o u l d d e v e l o p : t h e o r i g i n a l o r d e r o f t h e a r c h i v a l f o n d s r e v e a l e d , l i k e a f o s s i l , t h e p r o g r e s s i v e d e v e l o p m e n t o f a l i v i n g o r g a n i s m and, as s u c h , s e r v e d as a s u r r o g a t e f o r t h e p r o c e s s o f d e v e l o p m e n t i t s e l f . The e m p h a s i s on p r e s e r v i n g t h e o r g a n i c n a t u r e o f t h e a r c h i v e s a s e v i d e n c e o f h i s t o r i c a l p r o c e s s a l l o w e d a r c h i v i s t s , f u r t h e r m o r e , t o t r a n s c e n d h i s t o r i o g r a p h y i t s e l f . I t i s t r u e t h a t a p p r a i s a l b y h i s t o r i c i s t i n t u i t i o n , w h i l e i t r e m a i n e d a s u b j e c t i v e , a n t i - t h e o r e t i c a l a c t i v i t y , d i d r e l y t o a g r e a t e x t e n t u p o n a h i s t o r i c a l c o n s e n s u s c o n c e r n i n g t h e i n e v i t a b i l i t y o f human p r o g r e s s a n d t h e a b i l i t y o f i n t e l l e c t u a l s t o p e r c e i v e c e r t a i n l a w s g o v e r n i n g human h i s t o r y . I n d e e d , i n t u i t i v e a p p r a i s a l a ssumed t h a t , by e x p e r i e n c i n g h i s t o r i c a l p r o c e s s , one c o u l d a l s o p r e d i c t f u t u r e l i n e s o f d e v e l o p m e n t a n d h e n c e f u t u r e v a l u e s f o r h i s t o r i c a l d o c u m e n t s . F r i e d e r i c k M e i n e k e ' s a s s e r t i o n s a b o u t t h e a r c h i v i s t ' s " f e e l i n g f o r h i s t o r i c a l l i f e " a nd h i s a b i l i t y t o d e t e r m i n e v a l u e a c c o r d i n g l y d e p e n d e d , as H a n s - U l r i c h W e h l e r o b s e r v e s , on a " r a t h e r u n s c e p t i c a l b e l i e f i n s t e a d y human p r o g r e s s , t h e b l e s s i n g s o f t h e l i b e r a l n a t i o n - s t a t e , a n d a r i c h l y u n f o l d i n g c u l t u r e . " ' ' E v e n as i n t e l l e c t u a l s k e p t i c i s m r e p l a c e d t h i s c o n s e n s u s o f o p t i m i s m a f t e r t h e F i r s t W o r l d War t h e p r i n c i p l e o f p r o v e n a n c e r e m a i n e d as t h e t h e o r e t i c a l b a s i s f o r a p p r a i s a l . I n d e e d , as Booms o b s e r v e s , a s s k e p t i c i s m i n 1 9 i n Booms, p. 84. 46 a r c h i v a l work c o r r e s p o n d i n g t o a g e n e r a l i n t e l l e c t u a l i n s t a b i l i t y b e t w e e n t h e wars i n c r e a s e d , so d i d t h e German a r c h i v i s t s ' a t t a c h m e n t t o t h e p r i n c i p l e o f p r o v e n a n c e . i y The r e a s o n f o r t h i s i s t h a t t h e a r c h i v i s t ' s e s s e n t i a l t a s k i n p r o v e n a n c e - b a s e d a p p r a i s a l i n v o l v e d p r e s e r v i n g t h e o r i g i n a l s t r u c t u r e o f a r c h i v e s as e v i d e n c e o f o r g a n i c p r o c e s s , a n d n o t n e c e s s a r i l y p r e d i c t i n g f u t u r e h i s t o r i c a l v a l u e s . The r e q u i r e m e n t s o f f u t u r e h i s t o r i a n s were a u t o m a t i c a l l y s e r v e d by s u c h a n a p p r a i s a l a p p r o a c h s i n c e i t r e n d e r e d t h e e v i d e n c e o f o r g a n i c p r o c e s s c l e a r e r b y f r e e i n g t h e " a r c h i v a l b o d y " f r o m u n n e c e s s a r y o r i r r e l e v a n t m a t e r i a l . The s t a t e m e n t s o f German a r c h i v i s t s on t h e e s s e n t i a l f u n c t i o n o f a p p r a i s a l may h e l p t o c l a r i f y t h e n a t u r e o f t h i s p r o v e n a n c e - b a s e d a p p r o a c h . I n 1901, Woldemar L i p p e r t , w h i l e he r e c o g n i z e d t h e n e e d t o d i s p o s e o f r e c o r d s f o r b u d g e t a r y r e a s o n s , r e m a i n e d c o n v i n c e d t h a t a p p r a i s a l "was a b l e s s i n g t o f u t u r e h i s t o r i a n s who w o u l d o t h e r w i s e h a v e t o d r i n k f r o m an ' u n f a t h o m a b l e s e a o f m a t e r i a l . " 2 * A f i r m p r o p o n e n t o f o r i g i n a l o r d e r as an a p p r a i s a l t o o l t h r o u g h o u t h i s l o n g c a r e e r as a n a r c h i v i s t , A d o l f B r e n n e k e e x p l a i n e d t h e e s s e n t i a l g o a l s o f t h i s a p p r o a c h i n one o f h i s l a t e r w o r k s : As a p p r a i s a l f r e e s t h e r e g i s t r y f r o m d e a d w e i g h t [ B a l l a s t ] . e x t r a c t s t h e e s s e n t i a l m a t e r i a l o f t h e o r g a n i s m and t h e r e b y e n h a n c e s i t s c l a r i t y a n d u s a b i l i t y , so i s i t , i n t h e f i n a l a n a l y s i s , a p a r t o f t h o s e a c t i v i t i e s Booms, pp. 86-87. L i p p e r t , p. 258 [my t r a n s l a t i o n ] . 47 w h i c h t r a n s f o r m _ t h e r e g i s t r y i n t o an " a r c h i v a l b o dy. " c : i The v a l u e o f o r g a n i c e v i d e n c e as t h e o b j e c t o f p r o v e n a n c e - b a s e d a p p r a i s a l was r e i n f o r c e d b y a number o f f a c t o r s . F i r s t o f a l l , t h e e x i s t e n c e o f r e g i s t r i e s , i n t h e German c a s e , p r o v i d e d a c l e a r a n d p r a c t i c a l g u i d e f o r a p p r a i s a l a n d made v a l u e b y v i r t u e o f t h e o r i g i n a l s t r u c t u r e ( p r o v e n i e n z ) much e a s i e r t o i d e n t i f y t h a n b y s u b j e c t - m a t t e r o f t h e c o n t e n t ( p e r t i n e n z ) : t h e p e r m a n e n t l y v a l u a b l e e n t i t y , t h e f o n d s , was a l r e a d y f o r m e d i n t h e r e g i s t r y s y s t e m a n d t h e i n f o r m a t i o n c o n t a i n e d i n t h e r e c o r d s were a u t o m a t i c a l l y v a l u a b l e so l o n g as t h e y c o n t r i b u t e d t o t h e o r g a n i c w h o l e n e s s o f t h e f o n d s . S e c o n d l y , t h e h i s t o r i c i s t / i d e a l i s t v i e w o f t h e s t a t e as t h e m o s t i m p o r t a n t m a n i f e s t a t i o n o f h i s t o r i c a l m e a n i n g , a n d as a n i n d e p e n d e n t , a b s o l u t e e n t i t y , r e n d e r e d t h e r e c o r d s i t p r o d u c e d a u t o m a t i c a l l y o f v a l u a b l e p r o v e n a n c e ; what r e m a i n e d was t o make t h i s e v i d e n c e o f t h e s t a t e ' s a c t i v i t i e s more u s e a b l e b y a p p r a i s i n g t h e r e c o r d s a c c o r d i n g t o t h e h i e r a r c h i c a l a u t h o r i t y s t r u c t u r e o f t h e s t a t e b u r e a u c r a c y - - f r o m t h e m o s t p o w e r f u l o f f i c e s , i t was assumed, came t h e m o s t i m p o r t a n t r e c o r d s . 2 3 The p r a c t i c a l c o n s e q u e n c e o f t h e p r o v e n a n c e a p p r o a c h t o a p p r a i s a l was t h a t a r c h i v i s t s became v e r y r e l u c t a n t t o d e s t r o y l a r g e numbers o f r e c o r d s w i t h i n a f o n d s f o r f e a r o f a f f e c t i n g 2 2 A d o l f B r e n n e k e , A r c h i v k u n d e : e i n B e i t r a g z u r T h e o r i e u n d G e s c h i c h t e d e s e u r o p a i s c h e n A r c h i v w e s e n s , e d W o l f g a n g L e e s c h ( L e i p z i g : K o e h l e r & Amelang, 1 9 5 3 ) , p. 38 [my t r a n s l a t i o n ] . 2 3 Booms, pp. 87-88. 48 i t s o r g a n i c u n i t y . F o l l o w i n g a t o u r o f a r c h i v a l i n s t i t u t i o n s i n 1920, S o u t h A f r i c a n a r c h i v i s t C. Graham B o t h a r e p o r t e d t h a t "many c o u n t r i e s a r e r a t h e r r e l u c t a n t t o d e s t r o y a ny o f t h e m i n i s t e r i a l o r d e p a r t m e n t a l a r c h i v e s . " ^ The i n f l u e n t i a l 1898 D u t c h m a n u a l on a r c h i v e s w r i t t e n b y M u l l e r , F e i t h , and F r u i n , p e r h a p s t h e mos t c o n s i s t e n t a n d i n s i g h t f u l s t a t e m e n t on a r c h i v a l m e t h o d o l o g y b a s e d on p r o v e n a n c e , d o e s n o t e v e n c o n s i d e r a p p r a i s a l a s an a r c h i v a l f u n c t i o n . S e c t i o n s 3 3 t o 3 5 o f t h e m a n u a l e v e n w a r n a g a i n s t d e s t r o y i n g d u p l i c a t e s o f o r i g i n a l s s i n c e t h e y may be u s e f u l f o r l e g a l o r r e f e r e n c e p u r p o s e s . I n t h e end, a l l t h a t i s o f f e r e d , i n t h e c a s e s where a p p r a i s a l i s n e c e s s a r y , i s t h e s t a t e m e n t t h a t "common s e n s e s h o u l d a l w a y s d e c i d e a n d one s h o u l d n o t d e s t r o y a n y t h i n g w i t h o u t t h e a d v i c e o f e x p e r t s . " 2 5 The h i s t o r i c i s t a p p r o a c h t o a p p r a i s a l r e m a i n e d a m a t t e r o f p r e s e r v i n g o r g a n i c u n i t y t h r o u g h p r o v e n a n c e ; w h e n e v e r t h e s h e e r number o f documents t h r e a t e n e d t o o b s c u r e s u c h a n o r g a n i c u n i t y , a r c h i v i s t s i n t h i s p e r i o d c o u l d o n l y r e l y o n p r a c t i c a l e x p e r i e n c e t o make s u c h a p p r a i s a l d e c i s i o n s . S i m i l a r l y , t h e a p p r a i s a l s t a n d a r d s f o r m u l a t e d i n 1901 b y G e o r g H i l l e , t h e s t a t e a r c h i v i s t o f S c h l e s w i g , a n d r e - i s s u e d b y H. O. M e i s n e r i n 193 9 r e m a i n e d v a g u e on a c t u a l v a l u e c r i t e r i a a n d f o c u s s e d i n s t e a d on v e r y p r a c t i c a l methods f o r ^ C. Graham B o t h a , R e p o r t o f a V i s i t t o V a r i o u s A r c h i v e s C e n t r e s i n E u r o p e . U n i t e d S t a t e s o f A m e r i c a , a n d Canada ( P r e t o r i a : G o v e r n m e n t S t a t i o n a r y O f f i c e , 1 9 2 1 ) , p. 44. 2 5 Samuel M u l l e r , J a c o b A. F e i t h , and R o b e r t F r u i n , M a n u a l f o r . t h e A r r a n g e m e n t a n d D e s c r i p t i o n o f A r c h i v e s , t r a n s . A r t h u r H. L e a v i t t , (New Y o r k : H. W. W i l s o n , 1940 ), p. 96. 49 e s t a b l i s h i n g o r i g i n s and d e f i n i t e l e g a l v a l u e s . U n d e r " G e n e r a l D i s p o s i t i o n , " H i l l e o f f e r e d a number o f b r o a d maxims f o r g u i d i n g t h e a r c h i v i s t i n a p p r a i s a l , s u c h as " e x t r e m e s a r e t o be a v o i d e d , " " o l d age i s t o be r e s p e c t e d , " " a r c h i v e s c r e a t e d f o r a s p e c i f i c p a s t p u r p o s e , so l o n g as t h a t p u r p o s e i s f u l f i l l e d , c a n be d i s p o s e d o f , " and " t o o g r e a t an a b s t r a c t i o n i s e v i l . " T h i s l a s t s t a t e m e n t e s p e c i a l l y r e f l e c t s t h e h i s t o r i c i s t a v e r s i o n t o a p r i o r i c r i t e r i a f o r d e t e r m i n i n g v a l u e , a n d s t r e s s e s t h e u n i q u e n e s s o f e a c h c a s e . The s e c t i o n " D i s p o s i t i o n a c c o r d i n g t o t h e O r i g i n o f t h e R e c o r d s " c o n t a i n s g e n e r a l methods f o r e s t a b l i s h i n g t h e p r o p e r p l a c e o f e a c h document w i t h i n t h e a d m i n i s t r a t i v e h i e r a r c h y so t h a t d u p l i c a t e s c o u l d be more e a s i l y i d e n t i f i e d . " G e n e r a l f i l e s , " H i l l e i n s t r u c t e d , " a r e p r e s e r v e d b y t h e c e n t r a l o f f i c e a t t h e p o i n t where t h e y a r e g e n e r a t e d , " a n d r e c o r d s o f i n t e r m e d i a t e a n d l o w e r a g e n c i e s a r e k e p t o n l y i f t h e y r e f e r t o t h e a d m i n i s t r a t i o n o f t h e l o w e r o f f i c e s . The s e c t i o n t h a t r e l a t e s t o t h e a c t u a l d o c u m e n t a r y v a l u e o f a r c h i v e s , " D i s p o s i t i o n a c c o r d i n g t o t h e S u b j e c t o f t h e A r c h i v e s , " b e s i d e s u p h o l d i n g t h e v a l u e o f r e c o r d s f o r m a i n t a i n i n g r i g h t s o f p r o p e r t y , o f f e r s o n l y a c u r s o r y s t a t e m e n t a b o u t t h e p o t e n t i a l s i g n i f i c a n c e o f i n f o r m a t i o n o n s o c i e t y as a w h o l e : " F i l e s on t h e r i g h t s o f p r i v a t e p e r s o n s i n n o n - s t a t e i n s t a n c e s o f p u b l i c r i g h t " a r e t o be p r e s e r v e d " i f t h e y p e r t a i n t o s i g n i f i c a n t a f f a i r s , i f t h e y r e p r e s e n t t y p i c a l r i g h t s , o r i f t h e y document a n o t a b l e p e r s o n . " 2 o A l t o g e t h e r , H i l l e ' s a p p r a i s a l s t a n d a r d s -° B r e n n e k e , pp. 40-41. / 50 r e f l e c t an h i s t o r i c i s t a p p r o a c h t o a p p r a i s a l i n t h e i r c o n c e r n w i t h m a i n t a i n i n g t h e o r g a n i c u n i t y o f t h e r e c o r d s . Due t o t h e i r g e n e r a l i t y , s u c h g u i d e l i n e s n e c e s s a r i l y r e l i e d more on p r a c t i c a l e x p e r i e n c e t h a n t h e o r e t i c a l a n a l y s i s f o r t h e i r e f f e c t i v e n e s s . The d e v e l o p m e n t o f a r c h i v a l a p p r a i s a l t h e o r y i n o t h e r E u r o p e a n c o u n t r i e s f o l l o w e d c l o s e l y t h e s c h o l a r l y i n f l u e n c e o f German h i s t o r i o g r a p h y i n t h e s e c o u n t r i e s . The German d o c u m e n t a r y a p p r o a c h t o s c h o l a r s h i p , a n d t h e h i s t o r i c i s t p h i l o s o p h y w h i c h s u p p o r t e d i t , g r e a t l y i n f l u e n c e d h i s t o r i o g r a p h y i n B r i t a i n , F r a n c e , a n d t h e U n i t e d S t a t e s . F r e q u e n t c o n t a c t s and e x c h a n g e s w i t h t h e g r e a t h i s t o r i c a l f a c u l t i e s o f Germany made O x f o r d a n d C a m b r i d g e c e n t r e s o f G e r m a n - s t y l e " h i s t o r i c a l s c i e n c e . " As B r e i s a c h d e s c r i b e s i t , " t h e German h i s t o r i c a l s e m i n a r s were t h e t r a i n i n g g r o u n d s f o r m i s s i o n a r i e s o f G e s c h i c h t s w i s s e n s c h a f t a n d t h e German h i s t o r i c a l w o r k s were i t s m i s s i o n a r y t r a c t s . " 2 ' The B r i t i s h h a d a l w a y s r e t a i n e d t h e i r own u n i q u e l i t e r a r y a n d a n t i q u a r i a n s t y l e o f h i s t o r i c a l w r i t i n g , b u t German h i s t o r i c i s m , w h i c h e x a l t e d t h e u n i q u e c u l t u r a l t r a d i t i o n s o f any n a t i o n as w o r t h w h i l e h i s t o r i c a l m a n i f e s t a t i o n s , a d a p t e d e a s i l y t o t h e B r i t i s h s e t t i n g . i 3 As a r e s u l t , a p p r a i s a l c o n c e p t s i n B r i t a i n f o l l o w e d l i n e s o f d e v e l o p m e n t c o m p a r a b l e t o t h o s e i n Germany a n d c u l m i n a t e d i n t h e work o f S i r H i l a r y J e n k i n s o n , t h e m o s t c o m p r e h e n s i v e 2 / B r e i s a c h , p. 263. 2 3 B r e i s a c h , pp. 285-286. 51 and s o p h i s t i c a t e d a r c h i v a l t h e o r i s t o f t h i s p e r i o d . As d o c u m e n t a r y h i s t o r y g a i n e d i n i m p o r t a n c e i n B r i t a i n , so t o o d i d t h e v a l u e o f g o v e r n m e n t an d p r i v a t e r e c o r d s f o r h i s t o r i c a l r e s e a r c h . B r i t i s h v i e w s on t h e r e s e a r c h v a l u e o f a r c h i v e s a n d t h e i r i d e a s on a p p r a i s a l c a r r i e d t h e c o n c e p t o f p r e s e r v i n g t h e o r i g i n a l o r g a n i c c o n t e x t as e v i d e n c e t o i t s f u r t h e s t e x t e n t . I n 1910, a r o y a l c o m m i s s i o n was a p p o i n t e d u n d e r S i r F r e d e r i c k P o l l o c k t o i n q u i r e i n t o t h e s t a t e o f b o t h p u b l i c a n d l o c a l r e c o r d s i n B r i t a i n . I n t h e i r f i r s t r e p o r t , r e l e a s e d i n 1912, t h e c o m m i s s i o n e r s p a i d s p e c i a l a t t e n t i o n t o t h e methods and r a t i o n a l e f o r t h e d e s t r u c t i o n o f r e c o r d s . I n t h e i r r e v i e w o f t h e work o f v a r i o u s c o m m i t t e e s a p p o i n t e d b e t w e e n 1852 a n d 1900 t o s e l e c t a n d recommend b o t h l e g a l a n d d e p a r t m e n t a l r e c o r d s f o r d e s t r u c t i o n , t h e c o m m i s s i o n e r s c r i t i c i z e d p a s t a p p r a i s a l s f o r p u t t i n g a d m i n i s t r a t i v e e x p e d i e n c y o v e r h i s t o r i c a l r e s e a r c h . I n d e e d , t h e y q u e s t i o n e d t h e e n t i r e m o t i v e s b e h i n d l e g i s l a t i o n w h i c h gave a r c h i v i s t s and r e c o r d s k e e p e r s t h e power t o o r d e r d e s t r u c t i o n o f r e c o r d s : The u l t e r i o r o b j e c t o f t h e o f f i c i a l a c t i o n t a k e n i n 1877 a n d 1898 f o r s t a t u t o r y a u t h o r i t y t o d e s t r o y v a l u e l e s s d o c u m e n t s was t o make s p a c e f o r t h e r e c e p t i o n o f f r e s h t r a n s f e r s . . . . I t i s d i f f i c u l t t o p e r u s e t h e s e o f f i c i a l documents w i t h o u t some m i s g i v i n g s i n r e s p e c t o f t h e s w e e p i n g a s s e r t i o n s made by t h e a u t h o r i t i e s o f t h e R e c o r d s O f f i c e as t o t h e u t t e r l y u s e l e s s n a t u r e o f a g r e a t mass o f D e p a r t m e n t a l R e c o r d s u n d e r t h e i r c a r e . 2 ' 2 9 G r e a t B r i t a i n , P a r l i a m e n t , " F i r s t R e p o r t o f t h e R o y a l C o m m i s s i o n on P u b l i c R e c o r d s , " S e s s i o n a l P a p e r s , v o l . 44, Cmd. 6361 ( L o n d o n : HMSO, 191 2 - 1 9 1 3 ) , p. 16 [ h e r e a f t e r c i t e d as P o l l o c k C o m m i s s i o n I ] . 52 The r e p o r t a l s o q u e s t i o n e d t h e q u a l i f i c a t i o n s o f t h e s e l e c t i o n c o m m i t t e e s s i n c e t h e i r members were n o t a p p o i n t e d a c c o r d i n g t o " t h e i r g e n e r a l k n o w l e d g e o f h i s t o r y . " V a r i o u s c a s e s were c i t e d w h i c h i l l u s t r a t e d how s e v e r a l c l a s s e s o f r e c o r d s w h i c h were s c h e d u l e d f o r d e s t r u c t i o n were f o u n d l a t e r t o be v a l u a b l e . 3 y C l e a r l y , t h e c o m m i s s i o n e r s were c a l l i n g f o r a new a p p r a i s a l p o l i c y w h i c h c o n f o r m e d t o a p r o f e s s i o n a l , h i s t o r i c a l u n d e r s t a n d i n g o f t h e i r r e s e a r c h v a l u e . A r c h i v i s t s , i n t h i s v i e w , c o u l d o n l y u n d e r t a k e a p p r a i s a l u s i n g a n h i s t o r i c i s t a p p r o a c h as t o t h e i r r e l a t i v e v a l u e . The r e p o r t t h e r e f o r e p r o p o s e d "a more s y s t e m a t i c a n d more e x p e r t e x a m i n a t i o n " o f a l l e g e d l y u s e l e s s d o c u m e n t s , "1) i n t h e i r r e l a t i o n w i t h o t h e r c l a s s e s , 2) i n r e s p e c t o f t h e u s e t h a t h a s b e e n o r m i g h t be made o f them b y s t u d e n t s . " 3 1 T h e s e r e c o m m e n d a t i o n s were b a s e d on t h e same k i n d o f a s s u m p t i o n s u p o n w h i c h t h e German a r c h i v i s t s r e l i e d i n l e g i t i m i z i n g t h e i r r o l e as a p p r a i s e r s , n a m e l y , t h a t t h e e v i d e n c e o f h i s t o r i c a l p r o c e s s p r e s e r v e d i n t h e o r i g i n a l s t r u c t u r e o f t h e r e c o r d s a n d t h e e x p e r t i s e a n d e x p e r i e n c e o f t h e a r c h i v i s t as h i s t o r i a n p r o v i d e d r e l i a b l e f o u n d a t i o n s f o r a r c h i v a l v a l u e j u d g e m e n t s . The P o l l o c k C o m m i s s i o n c o n f i r m e d t h e r o l e o f t h e a r c h i v i s t as one most c o n c e r n e d , n o t w i t h t h e e f f i c i e n t c o n t r o l a n d management o f g o v e r n m e n t documents as " t h e p e o p l e ' s e v i d e n c e s , " b u t w i t h t h e i r p r e s e r v a t i o n as h i s t o r i c a l 3 0 P o l l o c k C o m m i s s i o n I , pp. 17-19. 3' P o l l o c k C o m m i s s i o n I , p. 20. 53 e v i d e n c e . The a p p r a i s a l i d e a s o f D e p u t y - K e e p e r S i r H i l a r y J e n k i n s o n , as f o r m u l a t e d i n h i s 1922 M a n u a l o f , A r c h i v e A d m i n i s t r a t i o n . c a r r i e d t h e German p r o v e n a n c e a p p r o a c h t o i t s f u r t h e s t l i m i t s i n o r d e r t o p r e s e r v e t h e v a l u e o f a r c h i v e s as h i s t o r i c a l e v i d e n c e . J e n k i n s o n ' s a r g u m e n t s must be d e a l t w i t h i n d e t a i l b e f o r e t h e y c a n be s i t u a t e d w i t h i n t h e g e n e r a l c o n t e x t o f t h i s p e r i o d . I n h i s d e f i n i t i o n o f t h e n a t u r e o f a r c h i v e s , J e n k i n s o n a d o p t e d t h e German v i s i o n o f o r g a n i c , w h o l e u n i t y . " A r c h i v e s a r e n o t c o l l e c t e d , " he d e c l a r e d i n a l a t e r e s s a y ; " I w i s h t h e w o r d ' C o l l e c t i o n ' c o u l d be b a n i s h e d f r o m t h e a r c h i v i s t ' s v o c a b u l a r y , i f o n l y t o e s t a b l i s h t h a t i m p o r t a n t f a c t . . . . T h e y a r e n o t t h e r e b e c a u s e someone b r o u g h t them t o g e t h e r w i t h t h e i d e a t h a t t h e y w o u l d be u s e f u l t o s t u d e n t s o f t h e f u t u r e , o r p r o v e a p o i n t o r i l l u s t r a t e a t h e o r y . T h e y came t o g e t h e r , a n d r e a c h e d t h e i r f i n a l a r r a n g e m e n t , by a n a t u r a l p r o c e s s : a r e a g r o w t h ; a l m o s t , y o u m i g h t s a y , as much an o r g a n i s m as a t r e e o r a n i m a l . " 3 c As a c o n s e q u e n c e o f t h e i r p a r t i c i p a t i o n i n t h i s o r g a n i c p r o c e s s , a r c h i v e s , J e n k i n s o n c l a i m e d i n h i s Manual., " s t a t e no o p i n i o n * v o i c e no c o n j e c t u r e ; t h e y a r e s i m p l y w r i t t e n m e m o r i a l s , a u t h e n t i c a t e d by t h e f a c t o f t h e i r o f f i c i a l p r e s e r v a t i o n , o f e v e n t s w h i c h a c t u a l l y o c c u r r e d a n d o f w h i c h t h e y t h e m s e l v e s f o r m e d a p a r t . " 3 3 3 2 H i l a r y J e n k i n s o n , "The E n g l i s h A r c h i v i s t : A New P r o f e s s i o n " ( 1 9 4 7 ) , i n R o g e r H. E l l i s a n d P e t e r Walne, e d s . , S e l e c t e d W r i t i n g s o f S i r H i l a r y J e n k i n s o n ( G l o u c e s t e r : A l a n S u t t o n , 1 9 8 0 ) , p. 238. 3 3 J e n k i n s o n , M a n u a l o f A r c h i v e A d m i n i s t r a t i o n , 3 r d e d . ( L o n d o n : P. Lund, H u m p h r i e s & Co., 1 9 6 5 ) , p.. 4. 54 The f a c t t h a t a r c h i v e s a r e e v i d e n c e o f an o r g a n i c p r o c e s s i n w h i c h t h e y t h e m s e l v e s p a r t i c i p a t e d g ave them, i n J e n k i n s o n ' s v i e w , a s p e c i a l q u a l i t y e s s e n t i a l t o t h e i r v a l u e as h i s t o r i c a l d o c u m e n t s . S i n c e t h e y were p r o d u c e d a s p a r t o f an a c t i v i t y , t h e i n f o r m a t i o n r e c o r d e d i n a r c h i v a l documents c o u l d n o t c o n s c i o u s l y be m a n i p u l a t e d w i t h a v i e w t o i n f l u e n c i n g f u t u r e i n t e r p r e t a t i o n s f o r t h e p u r p o s e s o f r e s e a r c h . T h e r e f o r e , J e n k i n s o n c o n c l u d e d , t h e i n f o r m a t i o n t h e y c o n t a i n i s " i m p a r t i a l . " T h i s c o n c e p t o f i m p a r t i a l i t y i s c e n t r a l t o J e n k i n s o n ' s e n t i r e t h e o r y o f a r c h i v e s as h i s t o r i c a l e v i d e n c e , a n d i s b e s t r e l a t e d i n h i s own w o r d s . The o r i g i n a l 1922 f o r m u l a t i o n s t a t e d t h a t " t h e o n l y S a f e p r e d i c t i o n . . . c o n c e r n i n g t h e R e s e a r c h e n d s w h i c h a r c h i v e s may be made t o s e r v e i s t h a t . . . t h e s e w i l l n o t be t h e p u r p o s e s w h i c h were c o n t e m p l a t e d b y t h e p e o p l e b y whom t h e a r c h i v e s were drawn up a n d p r e s e r v e d . " 3 I i J e n k i n s o n o f f e r e d a c l e a r e r e x p l a n a t i o n o f t h e c o n c e p t i n a l a t e r e s s a y : The p u r p o s e f o r w h i c h t h e y [ a r c h i v e s ] a r e u s e d i s n o t o n c e i n a h u n d r e d t i m e s . . . t h e p u r p o s e s f o r w h i c h t h e y were o r i g i n a l l y c o m p i l e d a n d p r e s e r v e d . . . . I t i s t h e i n d i f f e r e n c e o f t h e O f f i c i a l C u s t o d i a n t o t h e i n t e r e s t s i n w h i c h h i s documents come t o be u s e d w h i c h g i v e a r c h i v e s p r o p e r l y p r e s e r v e d one o f t h e i r o u t s t a n d i n g c h a r a c t e r i s t i c s - - t h e i r u n b i a s e d q u a l i t y : t h e r e i s no q u e s t i o n i n g t h e i m p a r t i a l i t y o f a w i t n e s s who knows n o t h i n g o f t h e p o i n t , n o r o f i t s i m p o r t a n c e , w h i c h h i s e v i d e n c e w i l l be u s e d t o e s t a b l i s h ; who made h i s s t a t e m e n t i n a t o t a l l y d i f f e r e n c e [ s i c ] c o n n e x i o n . " J e n k i n s o n , M a n u a l . p. 12. 3 5 J e n k i n s o n , "The E n g l i s h A r c h i v i s t , " p. 241. 55 J e n k i n s o n t h e r e f o r e went b e y o n d s e e i n g v a l u e i n t h e o r i g i n a l s t r u c t u r e o f t h e a r c h i v e s as e v i d e n c e o f o r g a n i c a c t i v i t y as t h e Germans h a d done; he p e r c e i v e d a r c h i v a l v a l u e as d e p e n d e n t u p o n t h e v e r y i n t e n t i o n a n d m o t i v e s o f t h e o r i g i n a l r e c o r d c r e a t o r . So l o n g as t h i s o r i g i n a l i n t e n t i o n r e m a i n e d u n c o m p r o m i s e d i n t h e r e c o r d , so l o n g as i t s a u t h e n t i c i t y as a n u n a l t e r e d r e c o r d c o u l d be e s t a b l i s h e d , i t s v a l u e f o r h i s t o r i c a l r e s e a r c h was a l s o assumed. J e n k i n s o n 1 s i d e a s on a r c h i v a l a p p r a i s a l were v e r y much b o u n d up i n h i s c o n c e p t o f i m p a r t i a l i t y . As t h e o r i g i n a l a g e n c i e s h a d c r e a t e d an i m p a r t i a l r e c o r d b y r e m a i n i n g u n c o n s c i o u s o f l a t e r r e s e a r c h u s e s , so t o o c o u l d i m p a r t i a l i t y o n l y be a s s u r e d when t h e s e l e c t i o n o f t h o s e t o be d e s t r o y e d f o l l o w e d t h e same o r i g i n a l , i m p a r t i a l c r i t e r i a . I f a p p r a i s a l w ere c a r r i e d o u t o n l y b y a n d f o r t h e p u r p o s e s o f t h e o r i g i n a l a g e n c i e s , a n d n o t f o r r e s e a r c h p u r p o s e s , so J e n k i n s o n a r g u e d , f u t u r e g e n e r a t i o n s w o u l d h a v e no g r o u n d s t o q u e s t i o n t h e s e l e c t i o n . To be s u r e , J e n k i n s o n r e a l i z e d t h a t a l l o w i n g o n l y t h e o r i g i n a l i n t e n t i o n s o f t h e r e c o r d c r e a t o r s t o g o v e r n t h e a p p r a i s a l p r o c e s s w o u l d r e s u l t i n d i s a p p o i n t m e n t s f o r f u t u r e r e s e a r c h e r s , b u t t h e a l t e r n a t i v e s were much more d a n g e r o u s . J e n k i n s o n c o n t e n d e d t h a t "we a r e n o t i n t h i s a c c o u n t t o b l a m e o v e r m u c h t h e j u d g e m e n t o f e a r l i e r p e r i o d s ; t h e t r u t h i s s i m p l y t h a t t h e y were u n a b l e t o p r e d i c t t h e d i r e c t i o n s w h i c h w o u l d be t a k e n by t h e h i s t o r i c a l i n t e r e s t s o f t h e n e x t h u n d r e d y e a r s . " J i Y e t , p r e d i c t i n g h i s t o r i c a l v a l u e t h r o u g h a k i n d o f v e r s t e h e n 3 6 J e n k i n s o n , M a n u a l , p. 148. 56 c o u l d n e v e r s e r v e as a r e l i a b l e a p p r a i s a l g u i d e s i n c e i t c o m p r o m i s e d t h e i m p a r t i a l i t y o f t h e e n t i r e f o n d s : F o r t h e A r c h i v i s t t o d e s t r o y a document b e c a u s e he t h i n k s i t u s e l e s s i s t o i m p o r t i n t o t h e c o l l e c t i o n u n d e r h i s c h a r g e what we h a v e b e e n t h r o u g h o u t m o s t a n x i o u s t o k e e p o u t o f i t , a n e l e m e n t o f h i s p e r s o n a l j u d g e m e n t ; f o r t h e H i s t o r i a n t o d e s t r o y b e c a u s e he t h i n k s a document u s e l e s s may be s a f e r a t t h e moment ( s i n c e he p r e s u m a b l y knows more h i s t o r y t h a n t h e A r c h i v i s t ) , b u t i s e v e n more d e s t r u c t i v e o f t h e A r c h i v e s ' r e p u t a t i o n f o r i m p a r t i a l i t y i n t h e f u t u r e : b u t f o r an A d m i n i s t r a t i v e b o d y t o d e s t r o y what i s no l o n g e r n e e d e d i s a m a t t e r e n t i r e l y w i t h i n i t s c o m p e t e n c e a n d a n a c t i o n w h i c h f u t u r e a g e s ( e v e n t h o u g h t h e y may f i n d r e a s o n t o d e p l o r e i t ) c a n n o t p o s s i b l y c r i t i c i z e as i l l e g i t i m a t e o r as a f f e c t i n g t h e s t a t u s o f t h e r e m a i n i n g A r c h i v e s ; 1 , 3 7 J e n k i n s o n ' s t h i n k i n g on a p p r a i s a l l e d h i m t o p r a c t i c a l c o n c l u s i o n s v e r y d i f f e r e n t f r o m t h o s e o f h i s German c o u n t e r p a r t s . J e n k i n s o n c l e a r l y saw t h e r i s i n g b u l k o f a r c h i v a l m a t e r i a l as a s e r i o u s p r o b l e m i n t e r m s o f b o t h a d m i n i s t r a t i v e a n d i n t e l l e c t u a l c o n t r o l : " T h e r e i s a r e a l d a n g e r , " he o b s e r v e d , " t h a t t h e H i s t o r i a n o f t h e f u t u r e , n o t t o m e n t i o n t h e A r c h i v i s t , may be b u r i e d u n d e r t h e mass o f t h e m a n u s c r i p t a u t h o r i t i e s . " 3 8 Was t h e r e any way t h e a r c h i v i s t c o u l d h e l p t o r e l i e v e t h e p r e s s u r e o f o v e r a b u n d a n c e ? J e n k i n s o n c o n s i d e r e d d e s t r u c t i o n by t h e a r c h i v i s t l e g i t i m a t e o n l y i n t h e c a s e o f w o r d - f o r - w o r d d u p l i c a t e s , b u t e v e n w i t h s u c h d o c u m e n t s , he d o u b t e d w h e t h e r t h e l a b o u r i n v o l v e d i n w e e d i n g them o u t j u s t i f i e d t h e s m a l l r e d u c t i o n t h i s w o u l d ' J e n k i n s o n , M a n u a l . p. 149. 8 J e n k i n s o n , M a n u a l , p. 138. 57 a f f o r d . - 1 I n s t e a d , he m a i n t a i n e d t h a t t h e a n s w e r t o t h e p r o b l e m o f a p p r a i s a l l a y w i t h t h e r e c o r d - c r e a t o r s t h e m s e l v e s : t h e p r o c e s s o f " a r c h i v e m a k i n g , " as J e n k i n s o n t e r m e d i t , c o u l d be i m p r o v e d a n d a d a p t e d t o make s u r e t h a t t h e a g e n c y w o u l d n o t d e s t r o y e i t h e r t o o l i t t l e o r t o o much. H i s " r u l e s f o r a r c h i v e m a k i n g " i n s t r u c t e d a g e n c y o f f i c i a l s t o l e a v e m e m o r i a l s o f a l l i m p o r t a n t p r o c e e d i n g s , t o p r e s e r v e as l i t t l e as p o s s i b l e , a n d t o a r r a n g e r e c o r d s as c l e a r l y a n d c o n s i s t e n t l y as p o s s i b l e . A l t o g e t h e r , J e n k i n s o n ' s " g o l d e n r u l e " f o r a r c h i v e - m a k i n g was t o k e e p f i l e s i n s u c h a s t a t e o f c o m p l e t e n e s s a n d o r d e r t h a t , s u p p o s i n g h i m s e l f a n d h i s s t a f f t o be b y a c c i d e n t o b l i t e r a t e d , a s u c c e s s o r t o t a l l y i g n o r a n t o f t h e work o f t h e o f f i c e w o u l d be a b l e t o t a k e i t up a n d c a r r y i t o n t h e s t r e n g t h o f a s t u d y o f t h e O f f i c e F i l e s . 1 4 0 I n t h i s way, t h e i n t e r e s t s a n d i n t e n t i o n s o f t h e o r i g i n a l a g e n c y w o u l d be c l a r i f i e d , t h e i m p a r t i a l i t y o f t h e r e c o r d p r e s e r v e d , a n d m a t e r i a l e p h e m e r a l t o t h e e s s e n t i a l c h a r a c t e r o f t h e a r c h i v a l b o d y s i p h o n e d o f f . J e n k i n s o n ' s c o n c e p t o f a p p r a i s a l i n t h e s e r v i c e o f p r e s e r v i n g t h e i m p a r t i a l r e c o r d as h i s t o r i c a l e v i d e n c e i s an e x t e n s i o n r a t h e r t h a n a n a l t e r n a t i v e t o t h e German a p p r o a c h . J e n k i n s o n ' s u l t i m a t e g o a l , a f t e r a l l , was t o r e c r e a t e a n d p r e s e r v e t h e o r i g i n a l , o r g a n i c a c t i v i t y w h i c h p r o d u c e d t h e r e c o r d s a n d i n w h i c h t h e r e c o r d s p a r t i c i p a t e d . C o n s i s t e n t w i t h h i s t o r i c i s t t h i n k i n g o f t h e t i m e , he e s s e n t i a l l y v i e w e d J e n k i n s o n , M a n u a l , p. 147. J e n k i n s o n , M a n u a l , pp. 152-153. 58 r e c o r d - c r e a t i n g o r g a n i z a t i o n s s u c h as t h e S t a t e as i n d i v i d u a l , s e l f - c o n t a i n e d e n t i t i e s a b l e t o d e f i n e t h e i r own n e e d s . H i s t h e o r i e s , t h e r e f o r e , f o l l o w e d t h e p r i n c i p l e o f p r o v e n a n c e i n a p p r a i s a l t o i t s l o g i c a l c o n c l u s i o n ; he d i v e r g e d f r o m t h e German a p p r o a c h i n t h a t he c l e a r l y e m p h a s i z e d t h e q u a l i t y o f t h e r e c o r d s a s i m p a r t i a l e v i d e n c e a b o v e t h e s t r u c t u r a l u n i t y o f t h e r e c o r d s a s e v i d e n c e o f o r g a n i c g r o w t h . The u n i q u e emphases i n J e n k i n s o n ' s v e r s i o n o f a p p r a i s a l w i t h r e f e r e n c e t o t h e o r i g i n a l o r g a n i c n a t u r e o f a r c h i v e s p r o b a b l y d e r i v e f r o m t h e B r i t i s h t r a d i t i o n o f r e c o r d - k e e p i n g i t s e l f : i n c o m p l e t e n e s s o f E n g l i s h r e g i s t r i e s i n o r g a n i z i n g a l l s u p p o r t i n g d ocuments a c c o r d i n g t o a d m i n i s t r a t i v e f u n c t i o n made i t d i f f i c u l t f o r a r c h i v i s t s t o p e r c e i v e t h e o r g a n i c s t r u c t u r e f r o m t h e f i l e s y s t e m i t s e l f , 4 1 a n d t h e s t r o n g B r i t i s h t r a d i t i o n o f v i e w i n g p u b l i c r e c o r d s a s l e g a l e v i d e n c e r a i s e d t h e i m p o r t a n c e o f e v i d e n t i a l i m p a r t i a l i t y i n t h e i r use.'"- Y e t , i n p l a c i n g t h e r e s p o n s i b i l i t y f o r a p p r a i s a l i n t h e h a n d s o f t h e r e c o r d c r e a t o r s a n d o u t o f t h o s e o f t h e r e c o r d k e e p e r s , J e n k i n s o n ' s m a i n o b j e c t i v e was t o p r o v i d e t h e mos t e f f i c i e n t a n d l o g i c a l m e t hod o f f r e e i n g t h e " a r c h i v a l b o d y " f r o m i r r e l e v a n t and o b s c u r i n g m a t e r i a l ; a f t e r a l l , a g e n c y o f f i c i a l s , as u n s e l f c o n s c i o u s - c o n s c i o u s a p p r a i s e r s , r e m a i n e d o u t s i d e o f t h e many c o n f l i c t i n g a n d c o m p l e x i n t e r e s t s w i t h w h i c h t h e h i s t o r i a n / a r c h i v i s t , as a c r i t i c a l s c h o l a r , w o u l d have t o h 1 S c h e 1 1 e n b e r g , M o d e r n A r c h i v e s , pp. 178-179. * 2 s e e C h a p t e r I a b o v e ; R i c h a r d S t a p l e t o n , " J e n k i n s o n a n d S c h e l l e n b e r g : A C o m p a r i s o n , " A r c h i v a r i a 17 ( 1 9 8 3 - 8 4 ) , 70. 59 d e a l . I n t h i s way, J e n k i n s o n c o n f o r m e d to' t h e h i s t o r i c i s t c o n c e p t s o f a p p r a i s a l d o m i n a n t a t t h e t i m e . The p e r i o d b e t w e e n 18 80 a n d 1930 r e p r e s e n t s a k i n d o f " g o l d e n a g e " i n t h e h i s t o r y o f a r c h i v e s a n d i n t h e d e v e l o p m e n t o f a p p r a i s a l c o n c e p t s : o f f i c i a l m e a s u r e s t o c o n t r o l t h e d i s p o s i t i o n o f p u b l i c r e c o r d s a n d t h e p r e s e r v a t i o n o f p r i v a t e m a n u s c r i p t s h a d b e e n s e t i n p l a c e ; t h e s t u d y o f h i s t o r y , as a n a c t i v i t y c e n t r a l t o E u r o p e a n i n t e l l e c t u a l l i f e i n t h e l a t e n i n e t e e n t h c e n t u r y , a l s o e l e v a t e d t h e s t a t u s o f a r c h i v e s as s o u r c e s f o r s u c h h i s t o r y i n w e s t e r n s o c i e t y ; h i s t o r i c i s t p h i l o s o p h y a n d m e t h o d o l o g y p r o v i d e d a c o n s e n s u s f o r t h e e s t a b l i s h m e n t o f a c o n s i s t e n t , s o p h i s t i c a t e d a r c h i v a l t h e o r y w h i c h seemed t o r e c o n c i l e , o n c e a n d f o r a l l , t h e i n t e r e s t s o f t h e o r i g i n a l a d m i n i s t r a t i o n a n d o f h i s t o r i c a l s c h o l a r s h i p i n t h e s e l e c t i o n o f a r c h i v a l d ocuments f o r p e r m a n e n t p r e s e r v a t i o n . A p p r a i s a l a c c o r d i n g t o p r o v e n a n c e , w i t h p r i m a r y r e f e r e n c e t o t h e o r i g i n a l s t r u c t u r e a n d u s e o f t h e d ocuments as s e l f - d e f i n i n g , o r g a n i c u n i t i e s , seemed t o o f f e r a c o n v i n c i n g , p r a c t i c a l , a n d a b o v e a l l , i n f i n i t e l y a d a p t a b l e a p p r o a c h t o t h e e v e r - g r o w i n g c h a l l e n g e s o f d e t e r m i n i n g a n d i d e n t i f y i n g a r c h i v a l v a l u e i n t h e r e c o r d s . However, b y t h e 1930s, i t was b e c o m i n g a p p a r e n t t h a t p r o v e n a n c e - b a s e d c o n c e p t s o f a p p r a i s a l a l s o d e p e n d e d , t o a l a r g e e x t e n t , on c e r t a i n a s s u m p t i o n s a b o u t t h e r e c o r d p r o d u c e r s , t h e r e c o r d s t h e y p r o d u c e d , a n d b o t h t h e p r i m a r y a n d s e c o n d a r y u s e f u l n e s s o f t h e r e c o r d s . T h i s s e t t h e s t a g e f o r t h e d e v e l o p m e n t o f a x - c h i v a l a p p r a i s a l as a management p r o b l e m f o r w h i c h c o n c r e t e m o d e l s 60 a n d t h e o r i e s n e e d e d t o be d e v e l o p e d . 61 CHAPTER I I I ARCHIVAL APPRAISAL AS A MANAGEMENT FUNCTION, 1930-1980: THE UNITED STATES The g r e a t a d v a n c e s made b y a r c h i v i s t s d u r i n g t h e l a t e n i n e t e e n t h a n d e a r l y t w e n t i e t h c e n t u r i e s i n d e v e l o p i n g t h e o r i e s f o r a d m i n i s t e r i n g a n d p r e s e r v i n g a r c h i v e s as u n i q u e s o u r c e s o f d o c u m e n t a t i o n h e l d l a s t i n g c o n s e q u e n c e s f o r t h e f u t u r e . The d e f i n i t i o n o f a r c h i v e s as s e l f - c o n t a i n e d , s e l f - a c t u a l i z e d , o r g a n i c u n i t i e s as e m b o d i e d i n t h e p r i n c i p l e o f p r o v e n a n c e meant t h a t t h e i r v a l u e , e v e n f o r p u r p o s e s o f s e c o n d a r y r e s e a r c h , was i n e x t r i c a b l y l i n k e d t o t h e i n s t i t u t i o n s o r i n d i v i d u a l s w h i c h c r e a t e d them an d p r o v i d e d t h e c o n d i t i o n s f o r t h e i r o r i g i n a l u s e . B u t a f t e r 1930, a s s u m p t i o n s a b o u t t h e n a t u r e a n d i n h e r e n t v a l u e o f a r c h i v e s a s h i s t o r i c a l e v i d e n c e b e g a n t o be s e r i o u s l y e r o d e d i n t h e f a c e o f t h e c h a n g i n g q u a l i t y a n d q u a n t i t y o f c o n t e m p o r a r y a r c h i v e s . The o r g a n i z a t i o n s w h i c h p r o d u c e d r e c o r d s were e x p a n d i n g a n d d i v e r s i f y i n g , c r e a t i n g new f o r m s an d f u n c t i o n s f o r d o c u m e n t a t i o n w i t h i n t h e i r o p e r a t i o n s . F o r m e r l y t h e p r o d u c t s o f a d i r e c t a n d s i m p l e c o m m u n i c a t i v e e v e n t , r e c o r d s now became p a r t o f s y s t e m s w h i c h n e e d e d t o be c o n s c i o u s l y managed i n o r d e r t o m a x i m i z e e f f i c i e n c y a n d e f f e c t i v e n e s s . I n o r d e r t o a p p l y s t a n d a r d s o f a r c h i v a l v a l u e t o s u c h new f o r m s o f d o c u m e n t a t i o n , a r c h i v i s t s were c o m p e l l e d t o i n i t i a t e and p a r t i c i p a t e i n a p r o c e s s o f s y s t e m a t i c r e c o r d s c r e a t i o n a n d c o n t o l . U l t i m a t e l y , t h e y b e g a n t o a d o p t s u c h s y s t e m a t i c management t e c h n i q u e s i n t h e i r own a d m i n i s t r a t i o n s ; a p p r a i s a l , a l o n g w i t h a r r a n g e m e n t and d e s c r i p t i o n , became a management f u n c t i o n w i t h i n t h e o v e r a l l p r o c e s s o f b r i n g i n g d o c u m e n t s t h r o u g h a l i f e c y c l e o f o r i g n a l a d m i n i s t r a t i v e u s e t o l a t e r a r c h i v a l u s e . T h i s management a p p r o a c h was b o t h an i n c e n t i v e a n d a t o o l f o r a n a l y z i n g p e r s i s t e n t p r o b l e m s i n a r c h i v a l a p p r a i s a l w h i c h i n v o l v e d q u e s t i o n s s u c h a s : t h e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n t h e o r i g i n a l a n d a r c h i v a l v a l u e s o f d o c u m e n t s ; t h e d e g r e e t o w h i c h t h e f o r m a n d s t r u c t u r e o f a r c h i v e s d e t e r m i n e v a l u e ; a n d t h e p o s s i b i l i t i e s f o r a r c h i v i s t s t o p e r c e i v e p e r m a n e n t a r c h i v a l v a l u e s b a s e d on t h e n e e d s o f f u t u r e g e n e r a t i o n s o f a r c h i v e s u s e r s . I n many ways, t h e a n s w e r s t o s u c h q u e s t i o n s o f f e r e d , f i r s t o f a l l , by A m e r i c a n a r c h i v i s t s a f t e r 1930 were assumed t o be f o u n d w i t h i n t h e v e r y w o r k i n g s o f t h e p r o c e s s i t s e l f . I t h a s b e e n w i d e l y a c c e p t e d t h a t t h e e a r l y t w e n t i e t h c e n t u r y w i t n e s s e d a v e r i t a b l e r e v o l u t i o n i n r e c o r d s and r e c o r d - k e e p i n g . F r e n c h a r c h i v a l t h e o r i s t M i c h e l D u c h e i n c o n t e n d s t h a t , w h i l e t h e r e h a v e c e r t a i n l y b e e n i m p o r t a n t d e v e l o p m e n t s b e f o r e t h e t w e n t i e t h c e n t u r y , c h a n g e s i n t h e way r e c o r d s were c r e a t e d , u s e d , a n d k e p t a f t e r 1930 were so d r a m a t i c " t h a t we a r e j u s t i f i e d i n s p e a k i n g o f a r e a l a r c h i v a l r e v o l u t i o n . " ! T h i s r e v o l u t i o n , b o t h q u a n t i t a t i v e a n d 1 M i c h e l D u c h e i n , "The A r c h i v a l R e v o l u t i o n : The C h a l l e n g e o f M o d e r n A r c h i v e s t o t h e A r c h i v i s t , " S o u t h e a s t J k s i a n A r c h i v e s 5 ( J u l y , 1 9 7 2 ) , p. 4. 63 q u a l i t a t i v e i n n a t u r e , i s d i r e c t l y r e l a t e d t o t h e c h a n g i n g s t r u c t u r e a n d f u n c t i o n o f o r g a n i z a t i o n s w i t h i n modern s o c i e t y . T w e n t i e t h - c e n t u r y g o v e r n m e n t , b u s i n e s s , a n d s o c i a l i n s t i t u t i o n s h a v e n o t o n l y i n c r e a s e d t h e i r c a p a c i t y t o c r e a t e ( t h r o u g h t h e u s e o f t y p e w r i t e r s and, l a t e r , w o r d p r o c e s s o r s ) , t o r e p r o d u c e (by means o f c a r b o n c o p i e s , s t e n c i l s , and p h o t o c o p i e s ) , a n d t o manage ( w i t h t h e i n t r o d u c t i o n o f f i l i n g s y s t e m s ) l a r g e r amounts o f r e c o r d s , b u t h a v e a l s o e x p a n d e d t h e s c o p e a n d c o m p l e x i t y o f t h e o p e r a t i o n s w h i c h r e q u i r e d o c u m e n t a t i o n . As a r e s u l t , t h e v o l u m e a n d v a r i e t y o f r e c o r d s t h e y p r o d u c e h a v e i n c r e a s e d a t a phenomenal r a t e . One n e e d o n l y compare i n v e n t o r i e s o f g o v e r n m e n t , b u s i n e s s , o r c h u r c h r e c o r d s f r o m t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y w i t h t h o s e o f t h e same o r g a n i z a t i o n s t o d a y t o a p p r e c i a t e t h e q u a n t i t a t i v e m a g n i t u d e o f t h i s i n c r e a s e . A s p e c i f i c e x ample p r o v i d e d b y D u c h e i n i l l u s t r a t e s t h e p o i n t m o s t e f f e c t i v e l y . I n 1882, t h e y e a r i t was e s t a b l i s h e d as a g o v e r n m e n t d e p a r t m e n t , t h e F r e n c h M i n i s t r y o f A g r i c u l t u r e p r o d u c e d a b o u t 15,000 l i n e a r f e e t o f d o c u m e n t s , t h e r e s u l t o f i t s a c t i v i t i e s i n t h e a r e a s o f a g r i c u l t u r a l e d u c a t i o n , v e t e r i n a r y s e r v i c e s , a g r i c u l t u r a l s t a t i s t i c s , p r o d u c t i o n i n c e n t i v e s , h y d r a u l i c s , f o r e s t r y , a n d h o r s e - b r e e d i n g . By t h e 1970s, t h e same d e p a r t m e n t was c r e a t i n g a n d u s i n g o v e r 170,000 l i n e a r f e e t o f r e c o r d s a n n u a l l y - - a n i n c r e a s e o f 1100 p e r c e n t - - a n d i t s r e s p o n s i b i l i t i e s h a d w i d e n e d t o i n c l u d e n a t i o n a l and i n t e r n a t i o n a l a g r i c u l t u r a l p o l i c y a n d p l a n n i n g , f i x i n g a nd c o n t r o l l i n g p r o d u c t i o n a n d p r i c i n g l e v e l s , c o m m e r c i a l 64 m a r k e t i n g f o r a g r i c u l t u r a l p r o d u c t s , a n d c o u n t l e s s r u r a l s o c i a l a n d e n v i r o n m e n t a l p r o g r a m s . t I n q u a l i t a t i v e t e r m s , new f o r m s o f r e c o r d s a n d r e c o r d s s y s t e m s h a v e r e n d e r e d i t more d i f f i c u l t t o p e r c e i v e d i r e c t l y t h e m e a n i n g o f t h e i n f o r m a t i o n c a r r i e d b y t h e document. The m o s t o b v i o u s m a n i f e s t a t i o n o f t h i s c h a n g e i s t h e a p p e a r a n c e o f n o n - p a p e r documents s u c h as p h o t o g r a p h s , w h i c h a r e p r o d u c t s o f a u n i q u e p r o c e s s , a n d f i l m s , t a p e s , m i c r o f o r m s , a n d c o m p u t e r d a t a , w h i c h c a n o n l y be u s e d a n d i n t e r p r e t e d t h r o u g h m e c h a n i c a l o r e l e c t r o n i c i n t e r m e d i a r i e s . W i t h s u c h r e c o r d s , t h e p r o c e s s o f t h e i r c r e a t i o n , o r i g i n a l a r r a n g e m e n t , an d p r i m a r y u s e i s more c o m p l e x t h a n f o r p a p e r d o c u m e n t s i n t h a t t h e y must c o n f o r m t o t h e c o n v e n t i o n s o f t h e i r r e s p e c t i v e m e d i a i n o r d e r f o r them t o be e f f e c t i v e . However, s u c h s p e c i a l m e d i a r e c o r d s r e p r e s e n t o n l y p a r t o f t h e t o t a l number o f d o c u m e n t s p r o d u c e d s i n c e 1960, a n d a v e r y s m a l l p r o p o r t i o n o f t h o s e p r o d u c e d b e t w e e n 1930 a n d 1960. T h e y a r e , i n a d d i t i o n , o n l y symptoms o f a much l a r g e r r e v o l u t i o n i n t h e q u a l i t y o f r e c o r d s g e n e r a t e d by o r g a n i z a t i o n s d u r i n g t h i s p e r i o d . As o r g a n i z a t i o n s grew i n s i z e a n d c o m p l e x i t y a f t e r 1900, new m ethods an d f u n c t i o n s f o r t h e c r e a t i o n a n d u s e o f r e c o r d s were a l s o i n t r o d u c e d t o h e l p c o n t r o l a n d c o o r d i n a t e b o t h i n t e r n a l a n d e x t e r n a l a c t i v i t i e s . I n c r e a s i n g l y , t h e f o r m s an d f u n c t i o n s o f r e c o r d s were d e f i n e d b y t h e o b j e c t i v e s and s t r u c t u r e s o f s c i e n t i f i c a l l y managed c o m m u n i c a t i o n s y s t e m s w h i c h made t r a d i t i o n a l a s s u m p t i o n s a b o u t t h e r e l a t i o n s h i p o f 2 D u c h e i n , p. 5. 65 t h e document t o t h e o r i g i n a l a g e n c y o b s o l e t e . J o A n n Y a t e s ' s t u d i e s o f t w e n t i e t h - c e n t u r y c o m m u n i c a t i o n s y s t e m s i n A m e r i c a n b u s i n e s s o r g a n i z a t i o n s r e v e a l t h e n a t u r e o f t h e s e d e v e l o p m e n t s . R e l y i n g on t h e work o f b u s i n e s s h i s t o r i a n A l f r e d C h a n d l e r , Y a t e s c o n t e n d s t h a t d u r i n g t h e l a t e n i n e t e e n t h a n d e a r l y t w e n t i e t h c e n t u r i e s , a s h i f t o c c u r r e d w h i c h t r a n s f o r m e d many s m a l l , o w n e r - o p e r a t e d e n t e r p r i s e s i n t o l a r g e , d e p a r t m e n t a l i z e d , m a n a g e r - o p e r a t e d c o r p o r a t i o n s . W i t h i n t h e s m a l l , o w n e r - o p e r a t e d b u s i n e s s , w r i t t e n c o m m u n i c a t i o n s were g e n e r a l l y l i m i t e d t o a c c o u n t i n g r e c o r d s a n d s e r i e s o f i n c o m i n g a n d o u t g o i n g c o r r e s p o n d e n c e r e l a t i n g t o a w i d e v a r i e t y o f s u b j e c t s . I n t e r n a l c o m m u n i c a t i o n s b e t w e e n t h e owner and s u p e r v i s o r s w i t h i n t h e company wer e t r a n s m i t t e d a l m o s t e x c l u s i v e l y t h r o u g h v e r b a l o r d e r s . What i s more, c o r r e s p o n d e n c e a n d a c c o u n t r e c o r d s were s i m p l y a r r a n g e d c h r o n o l o g i c a l l y i n i n d e x e d v o l u m e s , r e f l e c t i n g a v e r y d i r e c t , u n s t r u c t u r e d s y s t e m o f c o m m u n i c a t i o n . I n c o n t r a s t , l a r g e , m a n a g e r - o p e r a t e d b u s i n e s s e s n e e d e d t o t r a n s m i t t h e i r i n t e r n a l c o m m u n i c a t i o n s on p a p e r b o t h l a t e r a l l y ( t o o t h e r d e p a r t m e n t s w i t h i n t h e company) and downward ( t o s u b o r d i n a t e s ) . More i m p o r t a n t l y , " s c i e n t i f i c management" p r i n c i p l e s , f i r s t d e v e l o p e d b y F r e d e r i c k T a y l o r t o i n c r e a s e p r o d u c t i o n e f f i c i e n c y , were a p p l i e d t o t h e o r g a n i z a t i o n as a w h o l e , an d r e c o r d - k e e p i n g i n p a r t i c u l a r . The i n t r o d u c t i o n o f v e r t i c a l f i l i n g a l l o w e d o r g a n i z a t i o n s t o c l a s s i f y s e p a r a t e documents 66 a c c o r d i n g t o f u n c t i o n a l a n d t o p i c a l g r o u p s r a t h e r t h a n c h r o n o l o g i c a l l y i n b o u n d v o l u m e s . 0 As a r e s u l t o f t h i s s y s t e m a t i c management r e v o l u t i o n , w h i c h o c c u r r e d w i t h i n p u b l i c as w e l l as p r i v a t e i n s t i t u t i o n s , new t y p e s o f documents were c r e a t e d a n d t h e i r f u n c t i o n s w i t h i n t h e o r g a n i z a t i o n c h a n g e d : i n t e r n a l memoranda, c i r c u l a r - l e t t e r s , a n d s u p e r v i s o r y r e p o r t s were u s e d t o c o o r d i n a t e and a p p r a i s e i n t e r n a l o p e r a t i o n s t o e n s u r e g r e a t e r e f f i c i e n c y ; t e c h n i c a l r e p o r t s a n d r e s e a r c h d a t a were c o m p i l e d t o h e l p p l a n a n d d e v e l o p s t r a t e g i e s f o r f u t u r e g r o w t h ; a n d c a s e f i l e s on c e r t a i n i n d i v i d u a l s , o r g a n i z a t i o n s , p r o g r a m s , o r s u b j e c t s c o u l d be r e l a t e d t o d i f f e r e n t c i r c u m s t a n c e s as t h e y a r o s e . * E v e n t h e a c t u a l w r i t i n g o f b u s i n e s s l e t t e r s became more f o r m a l a n d s t a n d a r d i z e d t o f i t t h e c o m m u n i c a t i o n s y s t e m : r e c o r d c r e a t o r s were l i m i t e d t o one t o p i c p e r l e t t e r , a n d s t a n d a r d f o r m s were d e v e l o p e d t o e n s u r e t h a t i n f o r m a t i o n r e m a i n e d d J o A n n Y a t e s , "From P r e s s Book and P i g e o n h o l e t o V e r t i c a l F i l i n g : R e v o l u t i o n i n S t o r a g e a n d A c c e s s S y s t e m s f o r C o r r e s p o n d e n c e , " J o u r n a l o f B u s i n e s s C o m m u n i c a t i o n 19 , No. 3 ( 1 9 8 2 ) , 5-26; Y a t e s , " I n t e r n a l C o m m u n i c a t i o n S y s t e m s i n A m e r i c a n B u s i n e s s S t r u c t u r e : A Framework t o A i d A p p r a i s a l , " A m e r i c a n A r c h i v i s t 48 ( 1 9 8 5 ) , 141-158. * The c a s e f i l e , common t o many modern o r g a n i z a t i o n s , h a s b e e n d e f i n e d as " a f o l d e r o r o t h e r f i l e u n i t c o n t a i n i n g m a t e r i a l r e l a t i n g t o a s p e c i f i c a c t i o n , e v e n t , p e r s o n , p l a c e , p r o j e c t , o r o t h e r s u b j e c t . " F r a n k B. E v a n s , et.. a l . , comps, W i l l i a m s L. R o f e s , e d . , "A B a s i c G l o s s a r y f o r A r c h i v i s t s , M a n u s c r i p t C u r a t o r s , a n d R e c o r d s M a n a g e r s , " A m e r i c a n A r c h i v i s t 37 ( 1 9 7 4 ) , 416. The B r i t i s h c o n c e p t o f " p a r t i c u l a r i n s t a n c e p a p e r s , " w h i c h h a s a somewhat b r o a d e r m e a n i n g , r e f e r s t o " s e r i e s o f p a p e r s w h i c h h a v e t h e same g e n e r a l s u b j e c t m a t t e r , b u t r e l a t e i t t o d i f f e r e n t i n s t a n c e s . " M i c h a e l Cook, A r c h i v e s A d m i n i s t r a t i o n ( F o l k s t o n e , K e n t : Dawson, 1 9 7 7 ) , p . 72. 67 c o n s i s t e n t a n d p r e d i c t a b l e . " ' W i t h t h i s movement t o w a r d s s y s t e m a t i z i n g t h e c r e a t i o n a n d u s e o f d o c u m e n t s , " r e c o r d k e e p i n g , " a s F r a n c i s B l o u i n o b s e r v e s , " t h u s s h i f t e d f r o m s e r v i n g a d e s c r i p t i v e f u n c t i o n t o s e r v i n g as a n a n a l y t i c t o o l . " 0 R e c o r d s no l o n g e r s e r v e d o n l y as m e m o r i a l s o f p a s t a c t i o n s f o r t h e o r g a n i z a t i o n ; t h e y were p r o d u c e d , c o l l e c t e d , m a n i p u l a t e d , o r c o n s u l t e d t o h e l p make d e c i s i o n s on i n t e r n a l a n d e x t e r n a l o p e r a t i o n s . The i m p l i c a t i o n s f o r a r c h i v i s t s were p r o f o u n d . The i n c r e a s e d v o l u m e a n d v a r i e t y o f r e c o r d s t h r e a t e n e d t o o v e r w h e l m n o t o n l y e x i s t i n g s t o r a g e c a p a c i t i e s o f a r c h i v a l r e p o s i t o r i e s , b u t a l s o t h e s i m p l e c o n t r o l m e a s u r e s d e v e l o p e d t o e n s u r e t h a t a r c h i v a l r e p o s i t o r i e s w o u l d r e c e i v e p e r m a n e n t l y v a l u a b l e d o c u m e n t s . A p p r a i s a l , as a p r o c e s s b y w h i c h t h e o r g a n i c u n i t y o f a r c h i v a l f o n d s i s made more c o h e r e n t a n d p e r c e p t i b l e t h r o u g h t h e d e s t r u c t i o n o f n o n - e s s e n t i a l m a t e r i a l , t h e r e f o r e became a n e v e r more i m p o r t a n t component o f a r c h i v a l work. However, a r c h i v i s t s b e f o r e t h e 1930s assumed t h a t t h e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n t h e i n f o r m a t i o n c a r r i e d i n a r c h i v e s a n d t h e a g e n c y w h i c h g e n e r a t e d them was f a i r l y d i r e c t and s p o n t a n e o u s ; t h a t t h e c r e a t i o n a n d s t r u c t u r i n g o f a r c h i v e s , a s p a r t o f o r g a n i c , h i s t o r i c a l phenomena, i s a " n a t u r a l " p r o c e s s w h i c h p r o v i d e s i t s own j u s t i f i c a t i o n s f o r what i t p r o d u c e s ; a n d t h a t , u l t i m a t e l y , t h e a p p r a i s a l o f a r c h i v e s must f o l l o w 5 Y a t e s , " V e r t i c a l F i l i n g , " p. 21. 0 F r a n c i s X. B l o u i n , J r . , "A New P e r s p e c t i v e on t h e A p p r a i s a l o f B u s i n e s s R e c o r d s : A R e v i e w , " A m e r i c a n A r c h i v i s t . 42 ( 1 9 7 9 ) , 318. c r i t e r i a o f v a l u e i n h e r e n t i n t h e f o r m a n d s t r u c t u r e o f t h e a r c h i v e s t h e m s e l v e s . No l o n g e r was t h e o r g a n i c d e v e l o p m e n t o f a g e n c i e s c l e a r l y e v i d e n t i n t h e s t r u c t u r e o f a r c h i v e s o n c e t h e i r c u r r e n t u s e h a d b e e n e x h a u s t e d ; no l o n g e r , t o o , c o u l d t h e o r i g i n a l a g e n c i e s , i n t h e i r c r e a t i o n a n d u s e o f r e c o r d s , be c o u n t e d on a l o n e t o f o r m a c o m p l e t e an d c o h e r e n t body o f d o c u m e n t a t i o n c o n f o r m i n g t o t h e p u r p o s e s o f a r c h i v a l i n s t i t u t i o n s . What i s more, t w e n t i e t h - c e n t u r y r e c o r d s r e l a t e d a s much t o t h e r e q u i r e m e n t s o f c o m m u n i c a t i o n s y s t e m s , be t h e y f o r m a l l y o r i n f o r m a l l y d e f i n e d , as t o t h e i n t e n t i o n s a n d a c t i v i t i e s o f t h e r e c o r d s c r e a t o r s t h e m s e l v e s . T h i s meant, i n c r e a s i n g l y , t h a t , f i r s t o f a l l , a r c h i v i s t s n e e d e d t o be a c t i v e p a r t i c i p a n t s i n t h e p r o c e s s o f r e c o r d s c r e a t i o n i t s e l f i n o r d e r t o i d e n t i f y t h e a r c h i v a l l y v a l u a b l e o r v a l u e l e s s r e c o r d s . S e c o n d l y , as o r g a n i z a t i o n s were r e q u i r e d t o u s e s y s t e m a t i c management s y s t e m s t o c o n t r o l a n d u s e t h e i r r e c o r d s , so t o o d i d a r c h i v i s t s n e e d t o d e v e l o p a p p r a i s a l as a management f u n c t i o n t o g a i n a d m i n i s t r a t i v e a n d i n t e l l e c t u a l c o n t r o l o v e r documents b e i n g t r a n s f e r r e d t o t h e i r r e p o s i t o r i e s . A m e r i c a n a r c h i v i s t s were a t t h e f o r e f r o n t o f a g e n e r a l movement t o w a r d s d e v e l o p i n g s y s t e m a t i c a p p r a i s a l t e c h n i q u e s f o r a r c h i v e s a f t e r 1930. A l t h o u g h t h e a r c h i v i s t s w o r k i n g w i t h f e d e r a l p u b l i c r e c o r d s a t t h e N a t i o n a l A r c h i v e s q u i c k l y b e g a n t o d o m i n a t e t h e f i e l d a f t e r 1930, I l l i n o i s s t a t e a r c h i v i s t M a r g a r e t C r o s s N o r t o n f o r m u l a t e d t h e i n i t i a l c o n c e p t s o f a r c h i v a l a p p r a i s a l w h i c h s e t t h e t o n e f o r a l l f u t u r e d e b a t e s 69 on t h e s u b j e c t . H e r i d e a s were a t f i r s t c o n s i d e r e d r a d i c a l and, f o r some, u n a c c e p t a b l e , y e t t h e b a s i c e l e m e n t s o f h e r p r o p o s a l s e v e n t u a l l y became w i d e l y a c c e p t e d b y h e r a r c h i v a l c o l l e a g u e s a n d s u c c e s s o r s . N o r t o n o f f e r e d h e r i d e a s on a r c h i v e s as a r e a c t i o n t o t h e v i e w , d o m i n a n t i n t h e U.S. a n d i n E u r o p e a t t h i s t i m e , t h a t a r c h i v e s s h o u l d be a d m i n i s t e r e d p r i m a r i l y t o s e r v e t h e i n t e r e s t s o f h i s t o r i a n s . W r i t i n g i n 1930, N o r t o n b l a m e d t h e v i e w o f a r c h i v e s as h i s t o r i c a l r e c o r d s " v a g u e l y b e l i e v e d t o be o f v a l u e b e c a u s e h i s t o r i a n s k e e p s a y i n g t h e y a r e v a l u a b l e " f o r t h e " s l o w m a t e r i a l p r o g r e s s " o f a r c h i v a l i n s t i t u t i o n s i n t h e U.S. 7 N o r t o n m a i n t a i n e d t h a t a r c h i v e s , a n d e s p e c i a l l y p u b l i c a r c h i v e s , a r e e s s e n t i a l l y l e g a l r e c o r d s t h a t n e e d t o be k e p t f o r i m p o r t a n t a d m i n i s t r a t i v e p u r p o s e s . E f f i c i e n t methods o f a d m i n i s t e r i n g r e c o r d s e n s u r e t h a t t h e r e c o r d s p r o v i d e p r o p e r l e g a l e v i d e n c e r e g a r d l e s s o f w h e t h e r t h e d o c u m e n t s a r e f r e q u e n t l y c o n s u l t e d , a n d h e n c e a r e c u r r e n t , o r v e r y i n f r e q u e n t l y , a n d t h e r e f o r e a r e n o n c u r r e n t . The a r r a n g e m e n t o f a r c h i v e s a c c o r d i n g t o p r o v e n a n c e was a n i m p o r t a n t p r i n c i p l e f o r N o r t o n , n o t b e c a u s e i t p r e s e r v e d e v i d e n c e o f h i s t o r i c a l g r o w t h , b u t b e c a u s e i t e n h a n c e d t h e l e g a l a u t h e n t i c i t y o f t h e d o c u m e n t s a f t e r t h e y h a d b e e n t r a n s f e r r e d t o an a r c h i v a l i n s t i t u t i o n . N o r t o n w r o t e i n 1943 t h a t " t h e n e c e s s i t y f o r a c c e p t a b l e c e r t i f i c a t i o n i s t h e b a s i s f o r t h e a d o p t i o n o f 7 M a r g a r e t C r o s s N o r t o n , i n h e r N o r t o n on A r c h i v e s : The W r i t i n g s o f M a r g a r e t C r o s s N o r t o n on A r c h i v a l a n d R e c o r d s Management, e d . T h o r n t o n W. M i t c h e l l ( C a r b o n d a l e , 111.: S o u t h e r n I l l i n o i s U n i v . P r e s s , 1 9 7 5 ) , p. 4. 70 p r o v e n a n c e as t h e b a s i s f o r t h e c l a s s i f i c a t i o n of a r c h i v e s . O t h e r w i s e , a u t h e n t i c i t y c o u l d be q u e s t i o n e d i n c o u r t . " - To be s u r e , t h i s p r i m a r y c o n c e r n w i t h t h e l e g a l u s e s o f a r c h i v e s f o r t h e o r i g i n a l a g e n c y w o u l d a l s o b e s t s e r v e t h e n e e d s of f u t u r e h i s t o r i a n s u s i n g t h e r e c o r d s : " U n l e s s t h e a r c h i v i s t c a n f o r g e t more o r l e s s t e m p o r a r i l y h i s p e r s o n a l e n t h u s i a s m f o r h i s t o r y , " N o r t o n c o n c l u d e d , "and work f o r t h e b u i l d i n g up o f a r e a l a r c h i v e s d e p a r t m e n t f u n c t i o n i n g as an e f f i c i e n c y p r o p o s i t i o n i n s t a t e a d m i n i s t r a t i o n , he i s n e g l e c t i n g b o t h h i s d u t y as a h i s t o r i a n a n d as a p u b l i c o f f i c i a l . " 9 A t f i r s t g l a n c e , N o r t o n ' s i d e a s seem t o be v e r y s i m i l a r t o t h o s e o f t h e B r i t i s h a r c h i v i s t S i r H i l a r y J e n k i n s o n , whom she c i t e s o f t e n i n h e r w r i t i n g s . J e n k i n s o n a l s o d e f i n e d a r c h i v e s p r i m a r i l y as d o c u m e n t s s e r v i n g t h e a d m i n i s t r a t i v e p u r p o s e s o f t h e o f f i c i a l s who p r o d u c e d them, n o t t h o s e o f h i s t o r i a n s , a n d t h a t , b y p r e s e r v i n g t h e l e g a l a u t h e n t i c i t y a n d a n d i m p a r t i a l i t y o f a r c h i v e s , a r c h i v i s t s a l s o f u l f i l l t h e i r r o l e as k e e p e r s o f h i s t o r i c a l e v i d e n c e . However, J e n k i n s o n ' s c o n c e r n w i t h i m p a r t i a l i t y l e d h i m t o t h e c o n c l u s i o n t h a t a r c h i v i s t s s h o u l d be m i n i m i z e t h e i r p a r t i c i p a t i o n i n t h e f o r m a t i o n o f a r c h i v e s t h r o u g h a p p r a i s a l ; r a t h e r , t h e r e c o r d s c r e a t o r s t h e m s e l v e s a r e t h e o n l y ones c a p a b l e o f s e l e c t i n g r e c o r d s s i n c e o n l y t h e i r s e l e c t i o n w o u l d r e m a i n t r u e t o t h e p u r p o s e s f o r w h i c h t h e y were o r i g i n a l l y kept. 1'-' The 3 N o r t o n , p. 28. 9 N o r t o n , p. 8. 1 5 s e e pp. 54-59 a b o v e . 71 d i f f e r e n c e s b e t w e e n N o r t o n and J e n k i n s o n on t h i s p o i n t r e v e a l an e n t i r e l y new a p p r o a c h t o a p p r a i s a l . N o r t o n c l a i m e d t h a t , w h i l e t h e a r g u m e n t t h a t a r c h i v e s s h o u l d be p r e s e r v e d p r i m a r i l y as h i s t o r i c a l e v i d e n c e may h a v e b e e n a c c e p t a b l e i n t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y , t h e i n c r e a s i n g " m u l t i p l i c i t y a n d c o m p l e x i t y " o f t h e f u n c t i o n s o f o r g a n i z a t i o n s i n s o c i e t y a n d t h e r e s u l t a n t c h a n g e s i n r e c o r d - k e e p i n g h a d made s u c h a n a p p r o a c h o b s o l e t e b y t h e 1930s. She c i t e d a n e xample f r o m h e r own work t o i l l u s t r a t e : f r o m 1818 t o 18 31, t h e o f f i c i a l c o r r e s p o n d e n c e o f a l l t h e g o v e r n o r s o f I l l i n o i s amounted t o 132 p a g e s i n a s i n g l e , s m a l l v o l u m e ; by t h e 1930s, t h e s t a t e h o u s e n e e d e d i t s own p o s t o f f i c e t o h a n d l e t h e n i n e t r u c k l o a d s o f l e t t e r s r e c e i v e d a n d d e l i v e r e d i n one day.' 1 F u r t h e r m o r e , t h i s g r e a t b u l k o f d o c u m e n t s r e p r e s e n t s an i n f e r i o r r e c o r d b e c a u s e t h e o f f i c e s p r o d u c i n g them a r e no l o n g e r c o n s t r a i n e d b y t h e l i m i t a t i o n s o f t h e t e c h n o l o g y t o o r g a n i z e a n d s e l e c t d o c u m e n t s a c c o r d i n g t o t h e i r own s t r i c t l y d e f i n e d a d m i n i s t r a t i v e p u r p o s e s . F o r m e r l y , N o r t o n c l a i m e d , r e c o r d s were n o t c r e a t e d u n l e s s t h e y were i m p o r t a n t so t h a t , f o r t h e a r c h i v i s t , i t was " b o t h n e c e s s a r y a n d p o s s i b l e t o p r e s e r v e them a l l " . New t e c h n i q u e s i n document p r o d u c t i o n a n d r e p r o d u c t i o n c a u s e d a d m i n i s t r a t o r s t o s h i r k t h e i r r e s p o n s i - b i l i t i e s f o r m a i n t a i n i n g a u s e a b l e r e c o r d : "The f a c t , " N o r t o n c o n t e n d e d i n 1945, " t h a t i t i s e a s i e r f o r an e x e c u t i v e t o o r d e r a l l r e c o r d s t o t h e f i l e s f o r s t o r a g e t h a n t o s e l e c t t h e 1 1 N o r t o n , pp. 7-8. 72 more i m p o r t a n t ones f o r p r e s e r v a t i o n h a s b r o u g h t a c h a o t i c s i t u a t i o n i n most s t a t e o f f i c e s . " 1 " I n c o n t r a s t t o J e n k i n s o n , t h e r e f o r e , N o r t o n p l a c e d no c o n f i d e n c e i n m o d e m o r g a n i z a t i o n s t o d e f i n e t h e p u r p o s e s f o r w h i c h t h e y k e e p r e c o r d s , l e t a l o n e d e v i s e e f f i c i e n t ways t o c r e a t e a n d m a i n t a i n r e c o r d s f o r s u c h p u r p o s e s . B e c a u s e o f t h i s , she v i e w e d as one o f t h e m o s t i m p o r t a n t t a s k s o f t h e a r c h i v i s t t h e a r r a n g e m e n t a n d a p p r a i s a l o f r e c o r d s n o t o n l y when t h e y a r e t r a n s f e r r e d t o a r c h i v a l r e p o s i t o r i e s , b u t a l s o d u r i n g t h e p e r i o d o f t h e i r c u r r e n t u s e , e v e n t o t h e p o i n t o f t h e i r c r e a t i o n . W r i t i n g i n 1930, N o r t o n o b s e r v e d t h a t t h e a r c h i v i s t i s n a t u r a l l y i n c l i n e d t o be ah a c t i v e p a r t i c i p a n t i n p r e - a r c h i v a l r e c o r d - k e e p i n g b e c a u s e o f " h i s p e s s i m i s t i c k n o w l e d g e t h a t t h e d e p a r t m e n t s l e f t t o t h e m s e l v e s w i l l c o n t i n u e t o make a mess o f t h i n g s as t h e y h a v e i n t h e p a s t , f o r t h e y w i l l h a v e f i l i n g d e p a r t m e n t s , n o t a r c h i v e s d e p a r t m e n t s . " F i l i n g c l e r k s , N o r t o n m a i n t a i n e d , m e r e l y c l e a r e d away t h e d ocuments i n t o f i l e s w i t h no c o n c e r n f o r l a t e r r e t r i e v a l a n d u s e ; a r c h i v i s t s , on t h e o t h e r h a n d , p o s s e s s a " s e n s e o f p e r s p e c t i v e " w h i c h a l l o w s them t o a p p r e c i a t e , f i r s t o f a l l , t h e c o n t i n u i n g v a l u e o f d ocuments as r e c o r d s b e y o n d t h e i r i n i t i a l u s e , a n d s e c o n d l y , t h e i n t e r r e l a t i o n s b e t w e e n a g e n c i e s i n t h e o r g a n i z a t i o n w h i c h p r o d u c e d them t o a l l o w f o r an e f f i c i e n t , i n t e g r a t e d r e c o r d r e t r i e v a l s y s t e m . 1 0 I n v i e w o f t h i s a n d t h e a r c h i v i s t ' s 1 £ N o r t o n , p. 13 2. 1 3 N o r t o n , p. 9-10. 7 3 " k n owledge o f d e p a r t m e n t a l d e v e l o p m e n t and o f p o l i t i c a l s c i e n c e a n d h i s t o r y , " N o r t o n c o n t e n d e d t h a t t h e a r c h i v i s t s h o u l d h a v e v e t o power o v e r d e c i s i o n s c o n c e r n i n g t h e d i s p o s i t i o n o f r e c o r d s . * 1 * A l t o g e t h e r , w i t h t h e i r " s p e c i a l i s e d t r a i n i n g a n d e x p e r t i s e " i n t h e f i e l d o f d o c u m e n t a t i o n , a r c h i v i s t s a r e t h e p e r s o n s b e s t q u a l i f i e d t o o r g a n i z e a n d s e l e c t r e c o r d s so t h a t t h e y a r e u s e a b l e f o r b o t h t h e a d m i n i s t r a t o r a n d t h e f u t u r e r e s e a r c h e r . 1 5 N o r t o n ' s i d e a s on a p p r a i s a l r e q u i r e d t h a t t h e a r c h i v i s t a p p r o a c h a p p r a i s a l as a manager o f r e c o r d s r a t h e r t h a n as a k e e p e r o f h i s t o r i c a l e v i d e n c e . S i n c e t h e a r c h i v i s t i s m o s t c o n c e r n e d w i t h p r e s e r v i n g a p r o p e r l e g a l r e c o r d o f a d m i n i s t r a t i o n , t h e p r o c e s s o f t h e d e t e r m i n i n g v a l u e o f r e c o r d s o p e r a t e s on a c o n t i n u u m b e t w e e n t h e a g e n c y and t h e a r c h i v e s : a p p r a i s a l , a l o n g w i t h a r r a n g e m e n t , s h o u l d be a c o n c e r n o f t h e a r c h i v i s t r i g h t f r o m t h e p o i n t o f c r e a t i o n . F o r N o r t o n , a document's e n t r a n c e i n t o a n a r c h i v e s d o e s n o t a u t o m a t i c a l l y t r a n s f o r m i t i n t o a n h i s t o r i c a l r e c o r d ; t h e o n l y c r i t e r i o n f o r t r a n s f e r r i n g r e c o r d s t o a n a g e n c y a r c h i v e s i s f r e q u e n c y o f u s e , n o t h i s t o r i c a l v a l u e . A l r e a d y b y 1930, N o r t o n h a d i m p l e m e n t e d a r u l e f o r t h e I l l i n o i s A r c h i v e s D e p a r t m e n t t h a t , g e n e r a l l y , o n l y r e c o r d s r e f e r r e d t o l e s s t h a n o n c e e v e r y s i x months s h o u l d be t r a n s f e r r e d t o t h e a r c h i v e s . ' 2 By 1936, N o r t o n h a d e x p a n d e d t h i s s y s t e m i n t o t h r e e ^ N o r t o n , p. 16. 1 5 N o r t o n , p. 234. 1 6 N o r t o n , p. 11. c l a s s i f i c a t i o n s f o r r e c o r d s w h i c h r e q u i r e t h r e e l e v e l s o f a r c h i v a l c o n t r o l a n d a d m i n i s t r a t i o n : c u r r e n t r e c o r d s , s t i l l r e q u i r e d f o r t h e d a y - t o - d a y o p e r a t i o n s o f t h e a g e n c y , w h i c h a r e k e p t i n a g e n c y o f f i c e s ; s e m i c u r r e n t r e c o r d s , l e s s f r e q u e n t l y c o n s u l t e d , w h i c h a r e k e p t i n a l t e r n a t e s t o r a g e u n d e r t h e c o n t r o l o f t h e a g e n c y ; a n d n o n c u r r e n t r e c o r d s , no l o n g e r r e g u l a r l y u s e d f o r c u r r e n t a d m i n i s t r a t i o n , w h i c h a r e p u t u n d e r t h e c u s t o d y o f t h e a r c h i v i s t . 1 7 T h i s m e thod o f a r c h i v a l c o n t r o l a n d d i s p o s i t i o n e v e n t u a l l y s e r v e d as t h e b a s i s f o r i n t e g r a t e d s y s t e m s o f r e c o r d s management a n d a r c h i v e s a d m i n i s t r a t i o n d e v e l o p e d l a t e r i n t h e N a t i o n a l A r c h i v e s . I n 1944, N o r t o n p r e s e n t e d a c o m p r e h e n s i v e management a p p r o a c h t o a r c h i v a l a p p r a i s a l w h i c h i n v o l v e d t h r e e s i m u l t a n e o u s p r o c e s s e s . F i r s t o f a l l , a t t h e p o i n t o f o r i g i n a l c r e a t i o n a n d u s e , t h e a r c h i v i s t s e e k s b o t h t o p r e v e n t u n n e c e s s a r y r e c o r d s f r o m b e i n g p r o d u c e d a n d t o e n s u r e t h a t a d m i n i s t r a t i v e a c t i v i t i e s a r e p r o p e r l y documented.. T h i s i n v o l v e s d e t e r m i n i n g t h e p o t e n t i a l f u n c t i o n , f o r m , c o n t e n t , an d r e l a t i o n o f t h e r e c o r d t o o t h e r r e c o r d s . S e c o n d l y , t h e a r c h i v i s t f i n d s ways t o r e d u c e t h e s i z e o f t h e r e c o r d t h r o u g h t e c h n i q u e s s u c h as m i c r o p h o t o g r a p h y . And t h i r d l y , t h e a r c h i v i s t c a r r i e s o u t a " s c i e n t i f i c s e l e c t i o n o f r e c o r d s w h i c h c a n be d e s t r o y e d as h a v i n g no f u r t h e r v a l u e f o r a d m i n i s t r a t i v e o r r e s e a r c h p u r p o s e s . " 1 8 1 7 N o r t o n , p. 18. 1 8 N o r t o n , pp. 233-238. 75 I t i s i n t h i s t h i r d p r o c e s s t h a t N o r t o n e n c o u n t e r e d t h e most d i f f i c u l t p r o b l e m s o f a p p r a i s a l . " I t i s c o m p a r a t i v e l y e a s y t o s e l e c t r e c o r d s o f p e r m a n e n t v a l u e , r e l a t i v e l y e a s y t o d e c i d e on t h o s e o f no v a l u e , " N o r t o n o b s e r v e d . "The g r e a t b u l k o f r e c o r d s a r e b o r d e r l i n e . " 1 ' ' H e r a p p r o a c h t o a p p r a i s a l o f e x i s t i n g d ocuments r e q u i r e d a c o m p r e h e n s i v e a n a l y s i s o f t h e r e c o r d s ' f u n c t i o n , c o n t e n t , f o r m , and r e l a t i o n s h i p t o o t h e r d o c u m e n t a t i o n -- p r e c i s e l y t h o s e e l e m e n t s w h i c h N o r t o n i d e n t i f i e d a s i m p o r t a n t i n t h e c r e a t i o n a n d u s e o f r e c o r d s . She d i d recommend a number o f c o n v e n t i o n a l , common-sense t e c h n i q u e s s u c h as p r e s e r v i n g a l l r e c o r d s o f a c e r t a i n age a n d d e s t r o y i n g m o s t " h o u s e k e e p i n g " r e c o r d s as r e l a t i v e l y v a l u e l e s s . 2 0 I n t h e m a i n , h o w e v e r , N o r t o n b y p a s s e d t h e c e n t r a l p r o b l e m o f d e v e l o p i n g c r i t e r i a o f v a l u e f o r m a k i n g a p p r a i s a l j u d g e m e n t s ; s h e s i m p l y c o n c e n t r a t e d on e s t a b l i s h i n g a n i n t e g r a t e d a n d e f f i c i e n t s y s t e m o f r e c o r d s management and a r c h i v e s a d m i n i s t r a t i o n t h r o u g h w h i c h s u c h v a l u e c r i t e r i a c o u l d be s y s t e m a t i c a l l y a p p l i e d . W h i l e t h e i d e a s o f M a r g a r e t C r o s s N o r t o n were h i g h l y a d v a n c e d , t h e p r o g r e s s made b y A m e r i c a n a r c h i v e s a t t h e f e d e r a l l e v e l b e f o r e 1930 was d e c i d e d l y meagre. C o n s i d e r i n g t h i s , t h e many i m p o r t a n t c o n t r i b u t i o n s made by f e d e r a l a r c h i v i s t s a f t e r 1930 t o t h e d e v e l o p m e n t o f a s y s t e m a t i c management a p p r o a c h t o a r c h i v a l a p p r a i s a l i s q u i t e s u r p r i s i n g . I t was n o t u n t i l 18 8 9 t h a t l e g i s l a t i o n was p a s s e d w h i c h 1 9 N o r t o n , p. 239. 2 0 N o r t o n , pp. 239-246. 76 r e q u i r e d d e p a r t m e n t h e a d s t o s u b m i t l i s t s o f r e c o r d s recommended f o r d e s t r u c t i o n t o C o n g r e s s f o r a u t h o r i z a t i o n . O n l y i n 1912 was t h e L i b r a r i a n o f C o n g r e s s g i v e n t h e power t o p r e v e n t t h e d e s t r u c t i o n o f r e c o r d s he c o n s i d e r e d t o be o f " h i s t o r i c a l v a l u e . " 2 1 I n d e e d , t h e N a t i o n a l A r c h i v e s was n o t e s t a b l i s h e d as a n i n d e p e n d e n t a g e n c y u n t i l 1934. I r o n i c a l l y , t h e i r r a t h e r l a t e s t a r t h e l p e d t o make t h e a c c o m p l i s h m e n t s o f t h e A m e r i c a n s a f t e r 1930 t h a t much more s p e c t a c u l a r , f o r a number o f r e a s o n s . F i r s t o f a l l , when a r c h i v i s t s a t t h e N a t i o n a l A r c h i v e s b e g a n t h e i r work, t h e y s u d d e n l y f o u n d t h e m s e l v e s r e s p o n s i b l e f o r a v o l u m i n o u s an d b y a n d l a r g e v e r y p o o r l y o r g a n i z e d mass o f r e c o r d s w h i c h h a d a c c u m u l a t e d o v e r t h e n i n e t e e n t h a n d e a r l y t w e n t i e t h c e n t u r i e s . E u r o p e a n a r c h i v a l t h e o r i e s were o f t e n d e v e l o p e d w i t h m e d i e v a l r e c o r d s i n m i n d , and c o u l d r e l y on e s t a b l i s h e d r e g i s t r y s y s t e m s t o f o r m c o m p a r a t i v e l y c o m p l e t e an d o r g a n i z e d a r c h i v a l f o n d s • A m e r i c a n a r c h i v i s t s , c o n s i d e r i n g t h e i r s i t u a t i o n , f e l t a g r e a t e r n e e d t o d e v e l o p s y s t e m a t i c a p p r a i s a l t e c h n i q u e s w h i c h i n v o l v e d them i n t h e p r o c e s s o f r e c o r d s c r e a t i o n as w e l l as r e c o r d s k e e p i n g . S e c o n d l y , A m e r i c a n a r c h i v i s t s were n o t as b o u n d t o e x i s t i n g r e c o r d - k e e p i n g s t r u c t u r e s a n d t e c h n i q u e s as were t h e i r E u r o p e a n c o l l e a g u e s . T h e y c o u l d t h e r e f o r e more e a s i l y f o r m u l a t e a n d i m p l e m e n t new t h e o r i e s a n d p r a c t i c e s 2 1 C a r m e l i t a S. Ryan, " S p e c i a l S t u d y o f t h e A p p r a i s a l o f I n d i a n R e c o r d s , " i n I n d i a n - W h i t e R e l a t i o n s : A P e r s i s t e n t P a r a d o x . e d . J a n e F. S m i t h a n d R o b e r t M. K v a s n i c k a ( W a s h i n g t o n , D.C.: Howard U n i v . P r e s s , 1 9 7 6 ) , 34 77 w i t h o u t t o o much r e s i s t a n c e f r o m t h e g o v e r n m e n t b u r e a u c r a c i e s w h i c h h a d p r o d u c e d t h e r e c o r d s ." I n t h e f i r s t i s s u e o f t h e B u l l e t i n s o f t h e N a t i o n a l A r c h i v e s . i t was c o n t e n d e d t h a t a r c h i v e s p o s s e s s a t w o f o l d v a l u e , a d m i n i s t r a t i v e a n d h i s t o r i c a l . i 6 T h i s t w o f o l d c o n c e p t o f a r c h i v a l v a l u e c o m b i n e d N o r t o n ' s i d e a o f an a r c h i v e s as t h e r e p o s i t o r y o f a s p o n s o r i n g i n s t i t u t i o n ' s l e g a l a n d a d m i n i s t r a t i v e e v i d e n c e w i t h t h e o l d e r c o n c e p t as a r e p o s i t o r y o f h i s t o r i c a l e v i d e n c e a n d i m p l i e d t h a t t h e y were somehow c o m p l e m e n t a r y . R a t h e r t h a n r e m a i n i n g d i s t i n c t a n d s e p a r a t e a c t i v i t i e s , t h e e f f e c t i v e management o f r e c o r d s f o r a d m i n i s t r a t i v e p u r p o s e s n e c e s s a r i l y c o m p l e m e n t e d t h e f o r m a t i o n o f a r c h i v e s . The a p p r a i s a l o f r e c o r d s a c c o r d i n g t o t h e s e two s o r t s o f v a l u e s was p a r t o f a c o n t i n u u m o f a c t i v i t y w h i c h c o u l d be s y s t e m a t i c a l l y i n t e g r a t e d a n d managed by t h e a r c h i v i s t . The f i r s t s o p h i s t i c a t e d a n a l y s i s o f t h e n a t u r e o f a r c h i v a l a p p r a i s a l f o l l o w i n g t h i s a p p r o a c h was a 1940 a r t i c l e b y P h i l i p C. B r o o k s , a s e n i o r a r c h i v i s t a t t h e N a t i o n a l A r c h i v e s . I n o r d e r t o a p p r a i s e r e c o r d s e f f e c t i v e l y , B r o o k s i n s i s t e d t h a t i t i s n e c e s s a r y t o a n a l y z e w h a t he c a l l e d t h e " l i f e c y c l e " o f t h e r e c o r d f r o m t h e t i m e o f b i r t h t h r o u g h t h e p e r i o d o f o r i g i n a l a c t i v i t y t o dormancy i n t h e a r c h i v e s . 2 3 E r n s t P o s n e r , "The N a t i o n a l A r c h i v e s a n d t h e A r c h i v a l T h e o r i s t . " A m e r i c a n A r c h i v i s t 18 ( 1 9 5 5 ) , 209-210. 2 3 U.S. N a t i o n a l A r c h i v e s , "The N a t i o n a l A r c h i v e s o f t h e U n i t e d S t a t e s , " B u l l e t i n s o f t h e N a t i o n a l A r c h i v e s 1 ( W a s h i n g t o n , D.C.: N a t i o n a l A r c h i v e s , 1 9 3 6 ) , pp. 2-3. 78 B r o o k s p r o v i d e d a d e t a i l e d d e s c r i p t i o n o f t h e many m a t e r i a l and i d e o l o g i c a l f a c t o r s w h i c h d e t e r m i n e w h e t h e r t h e r e c o r d s u r v i v e s t o r e a c h t h e a r c h i v a l s t a g e a n d t h e e f f e c t t h a t s u c h f a c t o r s h a v e on t h e c h a r a c t e r o f t h e r e c o r d . The components o f B r o o k s ' l i f e c y c l e c o n c e p t a r e b e s t i l l u s t r a t e d t h r o u g h t h e u s e o f a d i a g r a m : 2 * p u r p o s e , h i s t o r y , p o l i c i e s , s t r u c t u r e o f a g e n c y c r e a t i o n o f = r e c o r d f i led II informal, n o t f i led m a t e r i a l o r i g i n s o f document f i l i n g r e d u c t i o n s y s t e m s t r a n s f e r A r c h i v e s s a m p l i n g n o n - c u r r e n t , m i c r o f i l m v a l u e l e s s W i t h h i s a n a l y s i s , B r o o k s w i s h e d t o e m p h a s i s e t h a t a p p r a i s a l i s t h e r e s u l t o f a s e r i e s o f d e c i s i o n s made under- c e r t a i n c i r c u m s t a n c e s a n d t h a t , t h e r e f o r e , i t i s a p r o c e s s . B u t , u n l i k e J e n k i n s o n , who i n s i s t e d t h a t t h e a r c h i v i s t r e m a i n r e m o v e d f r o m t h i s p r o c e s s , B r o o k s f o u n d i t i m p e r a t i v e t h a t a r c h i v a l c o n s i d e r a t i o n s a p p l y t o t h e s e l e c t i v e management o f r e c o r d s a t e v e r y s t a g e o f t h e l i f e c y c l e . A t t h e t i m e o f c r e a t i o n , t h e f o r m , c o n t e n t , and d i s t r i b u t i o n o f t h e r e c o r d i s d e t e r m i n e d . B r o o k s c l a i m e d t h a t , s i n c e s u c h d e c i s i o n s c o n c e r n i n g t h e c r e a t i o n o f t h e r e c o r d " a r e b a s e d on t h e i n t e n t i o n t h a t c e r t a i n o f t h e docume n t s s h o u l d be r e t a i n e d f o r t h e f u t u r e , . . . t h e more ^ P h i l i p C. B r o o k s , "The S e l e c t i o n o f R e c o r d s f o r P r e s e r v a t i o n , " A m e r i c a n A r c h i v i s t 4 ( 1 9 4 0 ) , 223-227. 79 t h a t i n t e n t i o n i s t a k e n i n t o a c c o u n t by t h e a u t h o r o f t h e i n s t r u c t i o n m a n u a l s t h e b e t t e r o f f a l l o f us are."-"' A t t h e t i m e o f f i l i n g , t h e r e c o r d s a r e o r g a n i z e d t o a l l o w f o r f u t u r e r e f e r e n c e . B r o o k s a c k n o w l e d g e d t h a t many f i l i n g s y s t e m s i n u s e a t t h a t t i m e v i o l a t e d t h e o r i g i n a l i n t e g r i t y o f t h e f i l e b y c o p y i n g a n d i n t e r s p e r s i n g l e t t e r s b y name o r s u b j e c t . C o n t r a r y t o t h i s p r a c t i c e , B r o o k s e n v i s i o n e d an " i d e a l p r o g r a m " f o r a f i l i n g s y s t e m s t r u c t u r e d f o r , a p p r a i s a l a n d d i s p o s a l p u r p o s e s . T h i s meant t h a t m a t e r i a l w o u l d be f i l e d b y t h e d a t e a t w h i c h i t s o r i g i n a l u s e f u l n e s s e x p i r e d . I t i s a t t h e f i l i n g s t a g e , B r o o k s m a i n t a i n e d , t h a t t h e a r c h i v i s t m ust become d i r e c t l y i n v o l v e d i n t h e p r o c e s s o f r e c o r d - k e e p i n g : " A p p r a i s a l i s made when t h e r e c o r d s a r e f i l e d , a n d c o n s u l t a t i o n a t t h a t t i m e w i t h r e p r e s e n t a t i v e s o f t h e a r c h i v a l a g e n c y w i l l a l l o w t h e a r c h i v i s t t o make t h e i r s t u d y when f u l l i n f o r m a t i o n as t o t h e f u n c t i o n r e p r e s e n t e d b y t h e r e c o r d s i s a v a i l a b l e . " 2 ' 1 I n l i n e w i t h h i s v i e w o f a p p r a i s a l a s a p r o c e s s o p e r a t i n g w i t h i n t h e e n t i r e l i f e c y c l e o f t h e r e c o r d , B r o o k s c l a i m e d t h a t t h e f i n a l a p p r a i s a l u n d e r t a k e n b y t h e a r c h i v i s t a t t h e t i m e o f t r a n s f e r h a d b e e n o v e r v a l u e d , p a r t l y due t o t h e p r e s s u r e t o r e d u c e a r c h i v a l s t o r a g e c o s t s / ' B r o o k s d i d n o t deny, however, t h a t when a r e c o r d e n t e r s t h e d o r m a n t o r a r c h i v a l s t a g e o f i t s l i f e , new c o n s i d e r a t i o n s must be t a k e n 2 5 B r o o k s , p. 223. 2 6 B r o o k s , p. 22 5. 2 7 B r o o k s , p. 226. 80 i n t o a c c o u n t i n any f u r t h e r management o f t h e r e c o r d . M e t h o d s o f r e d u c i n g b u l k t h r o u g h t r a n s f e r t o o t h e r a r c h i v e s , m i c r o f i l m i n g , a n d s a m p l i n g , B r o o k s c o n t e n d e d , were n o t s o l u t i o n s t o t h e b a s i c p r o b l e m o f a r c h i v a l a p p r a i s a l , n a m e l y , t h e d e v e l o p m e n t o f a r c h i v a l v a l u e c r i t e r i a . I n d e f i n i n g s u c h v a l u e s , B r o o k s e x p a n d e d t h e t w o f o l d n o t i o n o f a r c h i v a l v a l u e o u t l i n e d i n t h e f i r s t i s s u e o f t h e N a t i o n a l A r c h i v e s B u l l e t i n s i n t o t h r e e c o m p o n e n t s : v a l u e f o r t h e p u r p o s e s o f e f f i c i e n t a d m i n i s t r a t i o n a n d l e g a l p r o t e c t i o n t o t h e a g e n c y o f o r i g i n ; v a l u e f o r t h e s t u d y o f t h e a d m i n i s t r a t i v e h i s t o r y o f t h e r e c o r d c r e a t i n g b o d y as i t p r o v i d e s e v i d e n c e o f a d m i n i s t r a t i v e p r e c e d e n t f o r a d m i n i s t r a t o r s , o r g a n i z a t i o n a l o p e r a t i o n s f o r p o l i t i c a l s c i e n t i s t s , a n d t h e f u n c t i o n a l c o n t e x t o r p r o v e n a n c e o f t h e r e c o r d s f o r a r c h i v i s t s ; a n d " h i s t o r i c a l v a l u e " f o r i n f o r m a t i o n on p e o p l e , p l a c e s , a n d e v e n t s w i t h w h i c h t h e a g e n c y d e a l t p o t e n t i a l l y u s e f u l f o r a w i d e v a r i e t y o f r e s e a r c h a c t i v i t i e s . ^ ' By i d e n t i f y i n g v a l u e as e v i d e n c e o f a d m i n i s t r a t i v e h i s t o r y b e t w e e n t h e c o n t i n u i n g a d m i n i s t r a t i v e v a l u e a n d p o t e n t i a l r e s e a r c h v a l u e , B r o o k s r e i n f o r c e d t h e i d e a o f a p p r a i s a l as a s e r i e s o f a c t i v i t i e s w h i c h r e l y u p o n e a c h o t h e r f o r t h e i r u l t i m a t e e f f e c t i v e n e s s . I n o r d e r , t h e r e f o r e , t o a p p l y t h e t h r e e a r c h i v a l v a l u e s t o a p p r a i s a l , a r c h i v i s t s must n o t w a i t f o r one s e t o f v a l u e s t o e x p i r e a n d a n o t h e r t o emerge o v e r t i m e ; t h e y must become i n v o l v e d i n t h e l i f e c y c l e o f t h e r e c o r d s as s o o n as p o s s i b l e : 2 9 B r o o k s , pp. 230-232. 81 The w h o l e a p p r a i s a l f u n c t i o n i s one u n d e r t a k i n g , a n d i t c a n b e s t be p e r f o r m e d w i t h a c o m p l e t e u n d e r s t a n d i n g o f t h e r e c o r d s o f a n a g e n c y i n t h e i r r e l a t i o n s h i p t o e a c h o t h e r as t h e y a r e c r e a t e d r a t h e r t h a n a f t e r t h e y h a v e l a i n f o r g o t t e n a n d d e t e r i o r a t i n g f o r t w e n t y y e a r s . . . t h e e a r l i e r i n t h e l i f e h i s t o r y o f t h e documents t h e s e l e c t i o n p r o c e s s b e g i n s , t h e b e t t e r f o r a l l c o n c e r n e d . And t h e e a r l i e r i n t h a t l i f e h i s t o r y t h a t c o - o p e r a t i o n b e t w e e n t h e a g e n c y o f o r i g i n a n d t h e a r c h i v i s t c a n be e s t a b l i s h e d , t h e e a s i e r w i l l be t h e work o f a l l . 2 ? A l t h o u g h B r o o k s ' c o n c e p t r e t a i n e d t h e i m p o r t a n c e o f a r c h i v a l t h e o r y a n d t h e u s e o f v a l u e c o n c e p t s , one o f t h e r e s u l t s o f t h i s a p p r o a c h was t h a t a r c h i v i s t s b e g a n t o p l a c e an e m p h a s i s on d e v e l o p i n g o r i m p r o v i n g a d m i n i s t r a t i v e methods f o r r e d u c i n g r e c o r d v o l u m e . M o s t o f t h e i m p o r t a n t components o f s y s t e m a t i c r e d u c t i o n w e r e o u t l i n e d i n a 1940 s t u d y b y Emmet J . L e a h y o f t h e N a t i o n a l A r c h i v e s , c o n s i d e r e d b y many t o be t h e " f a t h e r " o f m odern r e c o r d s management. L e a h y a n a l y z e d t h e d e v e l o p m e n t o f d i s p o s i t i o n t e c h n i q u e s f o r p u b l i c a r c h i v e s i n b o t h E u r o p e a n d t h e U n i t e d S t a t e s . H i s a n a l y s i s r e v e a l e d t h a t , w i t h t h e p r e s s u r e o f r e c o r d v o l u m e i n c r e a s i n g t h r o u g h o u t t h e l a t e n i n e t e e n t h a n d e a r l y t w e n t i e t h c e n t u r i e s , g o v e r n m e n t s b e g a n t o i m p l e m e n t s y s t e m s w i t h i n t h e i r a g e n c i e s w h i c h c o n t r o l l e d a n d s i m p l i f i e d t h e p r o c e s s o f s e g r e g a t i n g v a l u a b l e r e c o r d s f r o m t h e v a l u e l e s s . The g e n e r a l h i s t o r i c a l t e n d e n c y was t o r e d u c e t h e b u l k o f r e c o r d s b y 2 ? B r o o k s , p. 22 6. 82 m a n a g i n g them i n a s y s t e m a t i c way, t h u s m a k i n g t h e j o b o f a p p r a i s a l more e f f e c t i v e . i 0 L e a h y i d e n t i f i e d some o f t h e m o s t i m p o r t a n t components o f what he c o n s i d e r e d t o be a n e f f e c t i v e r e d u c t i o n p r o g r a m b a s e d on m e t h o d s b e i n g u s e d i n t h e U n i t e d S t a t e s a t t h a t t i m e . F i r s t o f a l l , t h o u g h t h e a d m i n i s t r a t o r i s g i v e n r e s p o n s i b i l i t y f o r t h e i n i t i a l s e l e c t i o n o f r e c o r d s , t h e a r c h i v i s t s u p e r v i s e s a n d a p p r o v e s p r o p o s a l s f o r d e s t r u c t i o n . S e c o n d l y , l a r g e s e r i e s o f r e c o r d s p r o d u c e d i n a c e r t a i n f o r m f o r s p e c i f i c p u r p o s e s c o u l d be r o u t i n e l y d e s t r o y e d a f t e r a c e r t a i n p e r i o d o f t i m e w i t h o u t o b t a i n i n g l e g i s l a t i v e a p p r o v a l f o r e a c h s e r i e s . S u c h p r o g r a m s r e q u i r e d t h a t a r c h i v i s t s a n d a d m i n i s t r a t o r s draw up s c h e d u l e s o f r e c o r d s t h u s i d e n t i f i e d w h i c h i n c l u d e d a d a t e o f f i n a l d i s p o s i t i o n . I t a l s o r e q u i r e d , L e a h y c o n t e n d e d , more e f f e c t i v e s y s t e m s o f r e c o r d c r e a t i o n a n d f i l i n g c o n f o r m i n g t o s u c h r e d u c t i o n s c h e d u l e s ; p r o p e r r e c o r d s management was, f o r L e a h y , an e s s e n t i a l p r e r e q u i s i t e f o r e f f i c i e n t a p p r a i s a l . T h i r d l y , L e a h y m a i n t a i n e d t h a t a s y s t e m a t i c m e thod f o r t r a n s f e r r i n g r e c o r d s t o a r c h i v e s " t e n d s t o t h r o w t h e s p o t l i g h t o f a t t e n t i o n on c o l l e c t i o n s o f d o u b t f u l o r o f no v a l u e " a n d w o u l d e n s u r e t h a t t h e " s p e c i a l k n o w l e d g e and a d v i c e o f f o r m e r c u s t o d i a n s " w o u l d be a c c e s s i b l e t o a r c h i v i s t s p e r f o r m i n g t h e f i n a l a p p r a i s a l . F o u r t h l y , r e d u c t i o n c o u l d be f u r t h e r a c h i e v e d by m i c r o f i l m i n g b u l k y d o cuments o r m a k i n g s c i e n t i f i c s a m p l e s o r a b s t r a c t s o f c e r t a i n 3 0 Emmet J . L e a h y , "The R e d u c t i o n o f P u b l i c R e c o r d s , " A m e r i c a n A r c h i v i s t 3 ( 1 9 4 0 ) , 14-31. s e r i e s o f documents.'' A l t o g e t h e r , s y s t e m a t i c methods f o r d i s p o s i t i o n c o u l d , i n t h e m s e l v e s , s o l v e many o f t h e p r o b l e m s o f a p p r a i s a l s i n c e t h e y e l i m i n a t e d n e e d l e s s r e p e t i t i o n o f a n a l y s i s a n d p r o v i d e d f a v o u r a b l e c o n d i t i o n s f o r m a k i n g v a l u e j u d g e m e n t s a b o u t r e c o r d s . The U n i t e d S t a t e s ' e n t r a n c e i n t o t h e S e c o n d W o r l d War i n 1941 i n t e n s i f i e d e f f o r t s t o i m p l e m e n t r e c o r d s management t e c h n i q u e s i n a l l g o v e r n m e n t a g e n c i e s . The N a t i o n a l A r c h i v e s , b e c a u s e o f i t s l i m i t e d r e s o u r c e s o f s t a f f a n d s p a c e , f e l t e v e n more p r e s s u r e t o c o n t r o l e v e r i n c r e a s i n g number o f r e c o r d s p r o d u c e d b y a g e n c i e s i n v o l v e d i n t h e war e f f o r t w h i l e k e e p i n g c o s t s t o a minimum. A R e c o r d s D i s p o s a l A c t was p a s s e d i n 1943, w h i c h a l l o w e d f o r t h e u s e o f r e c o r d s c h e d u l e s a u t h o r i z i n g d e s t r u c t i o n o f c e r t a i n r e c u r r i n g s e r i e s o f r e c o r d s . A 1945 amendment made t h e u s e o f g e n e r a l s c h e d u l e s c o v e r i n g a l l a g e n c i e s o f g o v e r n m e n t p e r m i s s i b l e . However, t h e s e d i s p o s a l methods r e l i e d f o r t h e i r e f f e c t i v e n e s s on a c o n s i s t e n t a n d i n t e g r a t e d r e c o r d s c r e a t i o n a n d f i l i n g s y s t e m w h i c h v e r y few o f t h e d e p a r t m e n t s were e i t h e r w i l l i n g o r a b l e t o a d o p t . - 2 W h i l e t h e c o o p e r a t i o n o f t h e r e c o r d - c r e a t i n g a g e n c i e s i n a r e c o r d s management s y s t e m r e m a i n e d e l u s i v e , a r c h i v i s t s b e g a n a d v o c a t i n g t h e a p p l i c a t i o n o f p r i n c i p l e s o f e f f i c i e n c y and e f f e c t i v e n e s s t o t h e a d m i n i s t r a t i o n o f r e c o r d s as t h e y 3 1 L e a h y , pp. 131-138. 3 2 D o n a l d R. McCoy, The N a t i o n a l Archives,,: A m e r i c a ' s M i n i s t r y o f Documents, 1934-1968 ( C h a p e l H i l l : U n i v . o f N o r t h C a r o l i n a P r e s s , 1 9 7 8 ) , pp. 155~-163. 84 r e c e i v e d them a t t h e e n d o f t h e l i f e c y c l e . G. P h i l i p B a u e r p r e s e n t e d t h e e x t r e m e v i e w t h a t t h e r e l a t i v e v a l u e o f r e c o r d s c o m i n g i n t o an a r c h i v e s s h o u l d be compared w i t h p r o c e s s i n g a n d s t o r a g e c o s t s t h a t t h e a r c h i v a l i n s t i t u t i o n i t s e l f w o u l d i n c u r b y a c c e p t i n g them. T h i s meant t h a t t h e N a t i o n a l A r c h i v e s s h o u l d u s e c o s t - a c c o u n t i n g s t a n d a r d s t o d e t e r m i n e t h e l i m i t s o f i t s c a p a c i t y f o r t a k i n g i n new a c c e s s i o n s . G i v e n s u c h l i m i t s t o i t s r e s o u r c e s , a r c h i v i s t s w o u l d t h e n n e e d t o j u s t i f y t h e r e t e n t i o n o f i n c o m i n g r e c o r d s , n o t t h e i r d i s p o s a l . B a u e r i n f a c t c a l c u l a t e d t h a t , a c c o r d i n g t o s u c h a d m i n i s t r a t i v e s t a n d a r d s , t h e N a t i o n a l A r c h i v e s c o u l d o n l y j u s t i f y k e e p i n g 1,000 c u b i c f e e t o f r e c o r d s . " 3 B a u e r ' s s t a t e m e n t s , p r e s e n t e d t o a c o n f e r e n c e o f a r c h i v i s t s i n 1944, were c o n t r o v e r s i a l a n d e l i c i t e d many r e s p o n s e s o p p o s i n g s u c h a n a p p r a i s a l method. Herman Kahn o f t h e D e p a r t m e n t o f t h e I n t e r i o r A r c h i v e s D i v i s i o n , f o r i n s t a n c e , i n s i s t e d t h a t t h e m o r a l a n d c u l t u r a l s t a n d a r d s o f c i v i l i z e d man i s t h e m o s t i m p o r t a n t c r i t e r i a f o r j u d g i n g t h e v a l u e o f r e c o r d s , n o t t h e r e l a t i v e m o n e t a r y c o s t o f p r e s e r v a t i o n i n t h e a r c h i v a l i n s t i t u t i o n . " 1 * Y e t , B a u e r ' s g e n e r a l a p p r o a c h , t h a t t h e r e q u i r e m e n t s o f a n i n s t i t u t i o n ' s own a d m i n i s t r a t i v e s y s t e m , by w h i c h i t makes e f f i c i e n t u s e o f i t s a l l o c a t e d r e s o u r c e s , i s a m a j o r f a c t o r i n d e t e r m i n i n g 3 3 G. P h i l i p B a u e r , "The A p p r a i s a l o f C u r r e n t and R e c e n t R e c o r d s , " N a t i o n a l A r c h i v e s S t a f f I n f o r m a t i o n C i r c u l a r 13 ( W a s h i n g t o n , D.C.: N a t i o n a l A r c h i v e s , 1 9 4 6 ) , pp. 11-20. i n B a u e r , pp. 23-25. 85 a r c h i v a l v a l u e , r e m a i n e d a n i m p o r t a n t component o f l a t e r t h e o r i e s on a p p r a i s a l . Two f e d e r a l c o m m i s s i o n s on g o v e r n m e n t o r g a n i z a t i o n a n d e f f i c i e n c y g ave t h i s management a p p r o a c h t o a p p r a i s a l c o n c r e t e f o r m . The " H o o v e r C o m m i s s i o n s " o f 1947-1949 a n d 19 53-19 55, c h a i r e d b y f o r m e r p r e s i d e n t H e r b e r t H o o v e r , recommended i m p l e m e n t i n g t h e p r o p o s a l s o f Emmet L e a h y as h e a d o f t h e c o m m i s s i o n ' s r e c o r d s management t a s k f o r c e s . The r e s u l t was t h a t t h e s t r o n g e m p h a s i s on e f f i c i e n t h o u s e k e e p i n g a c t i v i t i e s i n h e r e n t i n t h e l i f e - c y c l e c o n c e p t o f a p p r a i s a l b e g a n t o d o m i n a t e t h e e n t i r e s t r u c t u r e a n d f u n c t i o n o f t h e N a t i o n a l A r c h i v e s . The N a t i o n a l A r c h i v e s was subsumed u n d e r a n e w l y - c r e a t e d G e n e r a l S e r v i c e s A d m i n i s t r a t i o n c h a r g e d w i t h c o o r d i n a t i n g a n d m a i n t a i n i n g t h e e f f i c i e n c y o f a l l f e d e r a l g o v e r n m e n t o f f i c e s a n d o p e r a t i n g u n d e r t h e o b j e c t i v e o f "maximum s e r v i c e a t minimum c o s t . " i Z ! F o r c u r r e n t o r a c t i v e r e c o r d s , a p r o g r a m o f " p a p e r w o r k management" was i n s t i t u t e d w h i c h p r e s c r i b e d t h e c r e a t i o n o f c o n c i s e a n d c o n s i s t e n t f o r m s , l e t t e r s , a n d r e p o r t s a n d t h e d e v e l o p m e n t o f b e t t e r s y s t e m s f o r c o n t r o l l i n g t h e f i l i n g , t y p i n g , a n d d u p l i c a t i o n o f r e c o r d s . F e d e r a l r e c o r d s c e n t r e s were e s t a b l i s h e d t h r o u g h o u t t h e c o u n t r y t o h o u s e s e m i - a c t i v e r e c o r d s b e f o r e t h e y r e a c h e d t h e a r c h i v e s w i t h t h e g o a l o f b r i n g i n g up t o 50 p e r c e n t o f a l l f e d e r a l r e c o r d s u n d e r t h e i r c o n t r o l . The h e a d o f t h e G e n e r a l S e r v i c e s A d m i n i s t r a t i o n d e c i d e d w h i c h r e c o r d s were t o be a c c e p t e d " b y t h e N a t i o n a l A r c h i v e s u p o n t h e r e c o m m e n d a t i o n s o f 3 5 McCoy, pp. 220-231. 86 t h e a r c h i v i s t s , a l t h o u g h C o n g r e s s r e t a i n e d i t s a u t h o r i t y t o a p p r o v e t h e d i s p o s a l o f f e d e r a l r e c o r d s . - ' 0 A l t h o u g h a d m i n i s t r a t i v e mechanisms f o r m a n a g i n g t h e c r e a t i o n , o r g a n i z a t i o n , a n d d i s p o s i t i o n o f U.S. g o v e r n m e n t r e c o r d s were b e i n g s e t i n p l a c e by t h e e a r l y 1950s, A m e r i c a n a r c h i v i s t s s t i l l l a c k e d c o h e r e n t v a l u e c r i t e r i a t o make a p p r a i s a l d e c i s i o n s a t v a r i o u s p o i n t s i n t h i s a d m i n i s t r a t i v e p r o c e s s . A management a p p r o a c h t o a p p r a i s a l r e q u i r e d v a l u e c r i t e r i a t h a t a r e s y s t e m a t i c a l l y p r e s e n t e d a n d c o u l d be s y s t e m a t i c a l l y a p p l i e d . S u c h a s y s t e m o f a p p r a i s a l v a l u e s were p r o v i d e d b y p e r h a p s t h e m o s t i n f l u e n t i a l a r c h i v a l t h e o r i s t o f t h e p o s t - w a r p e r i o d : N a t i o n a l A r c h i v e s a d m i n i s t r a t o r T h e o d o r e R. S c h e l l e n b e r g . H i s i d e a s , as f o r m u l a t e d i n v a r i o u s a r t i c l e s a n d m a n u a l s , c o n t i n u e t o i n f l u e n c e N o r t h A m e r i c a n t h i n k i n g on a r c h i v a l a p p r a i s a l . S c h e l l e n b e r g ' s a p p r a i s a l c o n c e p t s were f i r s t s e t o u t i n a h i g h l y - s t r u c t u r e d a n d a n a l y t i c p r o c e d u r e s m a n u a l p u b l i s h e d as one o f t h e B u l l e t i n s o f t h e N a t i o n a l A r c h i v e s i n 19 5 6 a n d t i t l e d "The A p p r a i s a l o f M o d e r n P u b l i c R e c o r d s " . " " U n l i k e h i s p r e d e c e s s o r s , S c h e l l e n b e r g a p p r o a c h e d t h e p r o b l e m o f a p p r a i s a l b y d e f i n i n g v a l u e s f i r s t a n d d e r i v i n g a m e t h o d o l o g y f o r a p p r a i s a l f r o m t h o s e v a l u e s . He d i v i d e d a p p r a i s a l v a l u e s i n t o two l e v e l s : " p r i m a r y v a l u e s , " w h i c h t h e r e c o r d s h o l d f o r t h e a g e n c y t h a t p r o d u c e d them a n d u s e d them f o r t h e i r own 3 6 McCoy, pp. 236-238, 275-278. 3 7 T h e o d o r e S. S c h e l l e n b e r g , "The A p p r a i s a l o f M o d e r n P u b l i c R e c o r d s , " B u l l e t i n s o f t h e N a t i o n a l A r c h i v e s 8 ( O c t o b e r , 1 9 5 6 ) . 87 a d m i n i s t r a t i v e , o p e r a t i o n a l , and l e g a l p u r p o s e s ; and " s e c o n d a r y v a l u e s , " w h i c h t h e r e c o r d s h o l d f o r u s e r s o t h e r t h a n t h e c r e a t i n g a g e n c y a f t e r t h e y h a v e s e r v e d t h e i r o r i g i n a l p u r p o s e s . S c h e l l e n b e r g c l a i m e d t h a t a r c h i v i s t s were c o n c e r n e d o n l y w i t h s e c o n d a r y v a l u e s , w h i c h he d i v i d e d f u r t h e r i n t o " e v i d e n t i a l " a n d " i n f o r m a t i o n a l " v a l u e s . E v i d e n t i a l v a l u e s a r e t h o s e w h i c h t h e r e c o r d s h o l d as e v i d e n c e o f t h e o r g a n i z a t i o n a n d f u n c t i o n i n g o f t h e a g e n c y w h i c h p r o d u c e d them. I n f o r m a t i o n a l v a l u e s a r e t h o s e w h i c h t h e r e c o r d s h o l d as s o u r c e s o f i n f o r m a t i o n on p e r s o n s , t h i n g s , a n d phenomena w i t h w h i c h t h e o r i g i n a t i n g a g e n c y d e a l t d u r i n g t h e c o u r s e o f i t s a c t i v i t y . 3 5 To be s u r e , S c h e l l e n b e r g ' s v a l u e s a r e v e r y s i m i l a r t o t h e l a s t two v a l u e c o n c e p t s w h i c h P h i l l i p C. B r o o k s p r o p o u n d e d e a r l i e r i n 1940. 3 9 However, B r o o k s d e v o t e d more o f h i s a n a l y s i s t o t h e a c t u a l l i f e - c y c l e o f r e c o r d s t h a n t o a p p l y i n g h i s a p p r a i s a l v a l u e s t o t h e r e c o r d s . F o r S c h e l l e n b e r g , a n a l y s e s a n d d e c i s i o n s a b o u t t h e v a l u e o f t h e r e c o r d s were c e n t r a l t o t h e . p r o c e s s o f a r c h i v a l a p p r a i s a l . H i s p u r p o s e was t o p r o v i d e j u s t i f i c a t i o n f o r p o s i t i n g b o t h e v i d e n t i a l a n d i n f o r m a t i o n a l v a l u e s , p r a c t i c a l t e c h n i q u e s f o r a p p l y i n g " t e s t s " f o r e a c h , a n d c o n c r e t e g u i d e l i n e s f o r d e t e r m i n i n g w h i c h r e c o r d s p r o d u c e d b y a n a g e n c y a r e m o s t l i k e l y t o p a s s s u c h t e s t s . 3 3 S c h e l l e n b e r g , " A p p r a i s a l , " pp. 6-7. 3 9 B r o o k s , pp. 230-232. 88 The r e a s o n s f o r p l a c i n g v a l u e i n r e c o r d s p r o v i d i n g i n f o r m a t i o n on p e r s o n s , t h i n g s , and phenomena i s i n d i s p u t a b l e s i m p l y by v i r t u e o f i t s c o m p r e h e n s i v e n e s s ; t h e q u e s t i o n t h a t r e m a i n s h o w e v e r i s , w h i c h p e r s o n s , t h i n g s , a n d phenomena s h o u l d be d o c u m e n t e d b y t h e a r c h i v a l r e c o r d ? R a t h e r t h a n a n s w e r i n g t h i s q u e s t i o n d i r e c t l y , S c h e l l e n b e r g c o n c e n t r a t e d on t h e q u a l i t i e s a n d c h a r a c t e r i s t i c s o f r e c o r d s m o s t l i k e l y t o p o s s e s s i n f o r m a t i o n a l v a l u e , r a t h e r t h a n t h e p e r s o n s , t h i n g s , o r phenomena t h e y document. He i d e n t i f i e d t h r e e c h a r a c t e r i s t i c s w h i c h may s e r v e as t e s t s f o r i n f o r m a t i o n a l v a l u e : u n i q u e n e s s , f o r m , a n d i m p o r t a n c e . The t e s t s o f u n i q u e n e s s a n d f o r m r e f e r b o t h t o t h e r e c o r d s t h e m s e l v e s a n d t o t h e i n f o r m a t i o n t h e y c o n t a i n . I n o t h e r w o r d s , t h e t e s t s s e r v e t o d e t e r m i n e t h e d e g r e e t o w h i c h t h e i n f o r m a t i o n i s u n i q u e a n d c o n c e n t r a t e d , a n d w h e t h e r t h e r e c o r d s a r e p h y s i c a l l y d u p l i c a t e d o r i n a u s a b l e f o r m a n d arrangement.' 1 1 D e t e r m i n i n g t h e i n f o r m a t i o n v a l u e o f r e c o r d s a c c o r d i n g t o t h e i r u n i q u e n e s s o r f o r m i s a p r o c e s s w h i c h r e l i e s on f a i r l y s t r a i g h t f o r w a r d s t a n d a r d s o f c o m p a r i s o n . However, " i n a p p l y i n g t h e t e s t o f i m p o r t a n c e , " S c h e l l e n b e r g a d m i t t e d , " t h e a r c h i v i s t i s i n t h e r e a l m o f t h e i m p o n d e r a b l e , f o r who c a n s a y d e f i n i t e l y i f a g i v e n b o dy o f r e c o r d s i s i m p o r t a n t , and f o r what p u r p o s e , a n d t o whom?"*' T h e r e f o r e , i n d e a l i n g w i t h t h e i n f o r m a t i o n a l v a l u e o f r e c o r d s a c c o r d i n g t o t h e i r i m p o r t a n c e , S c h e l l e n b e r g s i m p l y r e s o r t e d t o t h e t r a d i t i o n a l a s s e r t i o n s o f w S c h e l l e n b e r g , " A p p r a i s a l , " pp. 22-2 5. 4 1 S c h e l l e n b e r g , " A p p r a i s a l , " p. 25. 89 h i s p r e d e c e s s o r s t h a t t h e r e s e a r c h i n t e r e s t s o f p r e s e n t - d a y u s e r s a n d q u a s i - m y t h i c a l , s e n t i m e n t a l v a l u e s o f s o c i e t y ( t o j u s t i f y , f o r i n s t a n c e , k e e p i n g l e t t e r s b e a r i n g t h e s i g n a t u r e o f a famous h i s t o r i c a l f i g u r e ) s h o u l d s e r v e as a g u i d e . A r c h i v i s t s , he c o n t e n d e d , a c q u i r e i n s i g h t i n t o s u c h i n t e r e s t s a n d v a l u e s t h r o u g h t h e i r own g e n e r a l k n o w l e d g e , t h e i r c o n t a c t s w i t h r e s e a r c h e r s w h i l e p r o v i d i n g r e f e r e n c e s e r v i c e s , a n d t h e i r c o n s u l t a t i o n s w i t h v a r i o u s s u b j e c t - m a t t e r s p e c i a l i s t s . ^ The r e m a i n d e r o f S c h e l l e n b e r g ' s a n a l y s i s was a n a t t e m p t t o show how t h e t e s t s f o r i n f o r m a t i o n a l v a l u e c o u l d be a p p l i e d t o s p e c i f i c g r o u p s o f p u b l i c r e c o r d s r e l a t i n g t o e i t h e r p e r s o n s , t h i n g s , o r phenomena. S c h e l l e n b e r g h e r e c o n c e n t r a t e d on t h e t y p e s o f r e c o r d s p r o d u c e d by m o d e r n - d a y f e d e r a l g o v e r n m e n t s i n t h e U n i t e d S t a t e s : c e n s u s d a t a , p e r s o n n e l r e c o r d s , i m m i g r a t i o n r e c o r d s , r e c o r d s o f c i v i l r e g i s t r a t i o n , l a n d t i t l e s , m i l i t a r y o r c i v i l s e r v i c e r e c o r d s , a n d i n v e s t i g a t i o n a n d r e g u l a t o r y r e c o r d s on i n d u s t r i e s and c o r p o r a t i o n s f o r i n f o r m a t i o n on p e r s o n s ; l a n d r e c o r d s , g e o g r a p h i c a l e x p l o r a t i o n r e c o r d s and s u r v e y s , a r c h i t e c t u r a l d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s , s h i p r e g i s t r i e s , a n d p a t e n t r e g i s t r i e s f o r i n f o r m a t i o n o n t h i n g s ; e c o n o m i c an d s o c i a l s t a t i s t i c s , r e c o r d s o f v a r i o u s s p e c i a l f e d e r a l g o v e r n m e n t p r o g r a m s , a n d s c i e n t i f i c r e c o r d s f o r i n f o r m a t i o n on phenomena. I n s h o w i n g how i n f o r m a t i o n a l v a l u e s a r e a p p l i e d t o s p e c i f i c t y p e s o f r e c o r d s , S c h e l l e n b e r g e f f e c t i v e l y i l l u s t r a t e d v a r i o u s t e c h n i q u e s o f a p p r a i s a l , some o f w h i c h , p a r t i c u l a r l y t h e h l S c h e l l e n b e r g , " A p p r a i s a l , " pp. 26-27. 90 a p p l i c a t i o n o f s t a t i s t i c a l s a m p l i n g , were h i g h l y i n n o v a t i v e . " - ' Y e t , t h e y r e m a i n e d t e c h n i q u e s and e x a m p l e s w h i c h m e r e l y i l l u s t r a t e d t h e p r o c e s s o f a p p r a i s a l b u t d i d n o t d e f i n e t h e c o n t e n t o f t h e v a l u e d e c i s i o n . By a n d l a r g e , S c h e l l e n b e r g ' s a t t e m p t s t o d e f i n e i n f o r m a t i o n a l v a l u e i n a c o n c r e t e and u s a b l e f o r m d i d n o t a d v a n c e a r c h i v a l t h e o r y much b e y o n d t h e l e v e l a l r e a d y a t t a i n e d b y h i s p r e d e c e s s o r s . T he q u e s t i o n o f t h e r e l a t i v e i m p o r t a n c e o f t h e r e c o r d s a n d t h e i n f o r m a t i o n t h e y c o n t a i n , a q u e s t i o n w h i c h f o r m s t h e v e r y h e a r t o f t h e p r o b l e m o f d e t e r m i n i n g a r c h i v a l v a l u e , e l u d e d h i m as i t h a d h i s p r e d e c e s s o r s . S c h e l l e n b e r g was much more s u c c e s s f u l , a n d i n f l u e n t i a l , i n d e v e l o p i n g h i s i d e a s on e v i d e n t i a l v a l u e . T h i s i s m a i n l y b e c a u s e a r c h i v a l a p p r a i s e r s , i n s e e k i n g o u t r e c o r d s o f e v i d e n t i a l v a l u e , do n o t n e e d t o e n t e r t h a t " r e a l m o f t h e i m p o n d e r a b l e " w h i c h t h e y f a c e when a p p l y i n g t h e t e s t o f i n f o r m a t i o n a l i m p o r t a n c e t o a n i n f i n i t e u n i v e r s e o f p e r s o n s , phenomena, o r t h i n g s . F o r i n p o s i t i n g e v i d e n t i a l v a l u e , S c h e l l e n b e r g h a d a l r e a d y i d e n t i f i e d t h e p e r s o n , phenomena, o r t h i n g t o be d o c u m e n t e d -- t h e s t r u c t u r e a n d f u n c t i o n i n g o f t h e a g e n c y w h i c h p r o d u c e d t h e r e c o r d s -- a n d a s s e r t e d i t s a r c h i v a l i m p o r t a n c e a b o v e o t h e r e l e m e n t s . As s u c h , t h e c o n c e p t o f e v i d e n t i a l v a l u e a l l o w e d S c h e l l e n b e r g t o d e v e l o p much more c o n c r e t e g u i d e l i n e s f o r a p p l y i n g t h i s v a l u e t o t h e r e c o r d s t h a n f o r t h e c o n c e p t o f i n f o r m a t i o n a l v a l u e . S c h e l l e n b e r g , " A p p r a i s a l , " pp. 27-44. 91 R i c h a r d S t a p l e t o n , i n h i s a n a l y s i s o f a r c h i v a l t h e o r i e s o f S c h e l l e n b e r g , has c l a r i f i e d t h e n a t u r e o f S c h e l l e n b e r g ' s i d e a o f e v i d e n t i a l v a l u e b y e x t r a c t i n g t h r e e b a s i c r u l e s f r o m S c h e l l e n b e r g ' s g e n e r a l e x p l a n a t i o n . The f i r s t r u l e i s t h a t t h o s e r e c o r d s w h i c h document t h e s t r u c t u r e o r o r g a n i z a t i o n o f t h e a g e n c y s h o u l d be p r e s e r v e d . T h e s e i n c l u d e r e c o r d s on t h e o r i g i n s o f t h e a g e n c y a n d o r g a n i z a t i o n a l c h a r t s . The s e c o n d r u l e i s t h a t t h o s e r e c o r d s w h i c h document t h e s u b s t a n t i v e f u n c t i o n s o f t h e a g e n c y s h o u l d be p r e s e r v e d a b o v e t h o s e w h i c h document t h e f a c i l i t a t i v e . T h e s e i n c l u d e : summary n a r r a t i v e a c c o u n t s s u c h as a n n u a l r e p o r t s a n d a g e n c y h i s t o r i e s ; r e c o r d s t h a t e s t a b l i s h p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s s u c h as m i n u t e s , r e g u l a t i o n s , o r d i r e c t i v e s ; r e s e a r c h a n d i n v e s t i g a t i v e r e p o r t s , c o r r e s p o n d e n c e a n d o p i n i o n s on l e g a l m a t t e r s , summary b u d g e t d o c u m e n t s , a n d p u b l i c i t y r e l e a s e s a n d m a t e r i a l ; a n d summaries o r s e l e c t i o n s o f r e c o r d s on t h e a c t u a l e x e c u t i o n o f a g e n c y p o l i c i e s and p r o g r a m s . The t h i r d r u l e i s t h a t t h o s e r e c o r d s p r o d u c e d b y o f f i c e s o c c u p y i n g t h e h i g h e r l e v e l s o f t h e a d m i n i s t r a t i v e h i e r a r c h y g e n e r a l l y h a v e more e v i d e n t i a l v a l u e t h a n t h o s e o c c u p y i n g t h e l o w e r l e v e l s . ' 4 4 W h i l e t h e p r o c e s s o f d e t e r m i n i n g e v i d e n t i a l v a l u e as o u t l i n e d b y S c h e l l e n b e r g p r o v i d e d a r c h i v i s t s w i t h a h i g h l y p r a c t i c a l a n d s e e m i n g l y o b j e c t i v e m e thod f o r u n d e r t a k i n g a p p r a i s a l , i t a l s o r e q u i r e d a much more s o p h i s t i c a t e d 4 4 R i c h a r d S t a p l e t o n , "The I d e a s o f T.R. S c h e l l e n b e r g on t h e A p p r a i s a l , A r r a n g e m e n t , a n d D e s c r i p t i o n o f A r c h i v e s , " M a s t e r o f A r c h i v a l S t u d i e s T h e s i s , U n i v e r s i t y o f B r i t i s h C o l u m b i a 1985, pp. 67-69; S c h e l l e n b e r g , " A p p r a i s a l , " pp. 13- 22 . 92 t h e o r e t i c a l j u s t i f i c a t i o n f o r p o s i t i n g i t as an a b s o l u t e v a l u e i n t h e f i r s t p l a c e . To t h i s end, S c h e l l e n b e r g c i t e d t h r e e " r e a s o n s " f o r k e e p i n g r e c o r d s w h i c h document t h e s t r u c t u r e a n d f u n c t i o n o f t h e r e c o r d - c r e a t i n g a g e n c y . F i r s t o f a l l , t h e o r i g i n a l a g e n c y i t s e l f may r e q u i r e s u c h r e c o r d s t o h e l p e s t a b l i s h a d m i n i s t r a t i v e p r e c e d e n t , m a i n t a i n a d m i n i s t r a t i v e c o n t i n u i t y , a n d a f f o r d a m e a s u r e o f p u b l i c a c c o u n t a b i l i t y . S e c o n d l y , s u c h r e c o r d s a r e i n d i s p e n s a b l e s o u r c e s f o r a d m i n i s t r a t i v e h i s t o r i a n s a n d s t u d e n t s o f p u b l i c a d m i n i s t r a t i o n . T h i r d l y , a p p l y i n g t h e t e s t o f e v i d e n t i a l v a l u e i s a r e l a t i v e l y " d e f i n i t e " a n d " o b j e c t i v e " p r o c e s s f o r w h i c h a p p r a i s a l d e c i s i o n s w i l l v a r y o n l y on t h e d e g r e e o f d o c u m e n t a r y c o m p l e t e n e s s , n o t s u b j e c t - m a t t e r . F o u r t h l y , r e c o r d s o f e v i d e n t i a l v a l u e p r o v i d e m e a n i n g t o t h e r e c o r d s as a w h o l e a n d make them u n d e r s t a n d a b l e t o a l l r e s e a r c h e r s s i n c e t h e y r e p r e s e n t a v i t a l a n d o f t e n e x c l u s i v e s o u r c e o f i n f o r m a t i o n on t h e p r o v e n a n c e o f t h e r e c o r d s . * 5 A n o t h e r j u s t i f i c a t i o n f o r p o s i t i n g e v i d e n t i a l v a l u e r e l a t e s t o t h e r e l a t i v e i m p a r t i a l i t y o f t h e i n f o r m a t i o n p r e s e r v e d . S c h e l l e n b e r g o r i g i n a l l y c l a i m e d t h a t h i s i d e a o f e v i d e n t i a l v a l u e h a d n o t h i n g t o do w i t h t h e l e g a l i m p a r t i a l i t y o f t h e e v i d e n c e b y v i r t u e o f i t h a v i n g b e e n i n t h e " u n b r o k e n c u s t o d y " o f a p e r s o n o r a g e n c y , as p r o p o u n d e d by t h e B r i t i s h a r c h i v i s t H i l a r y J e n k i n s o n . "The q u a l i t y o f t h e e v i d e n c e p e r s e i s t h u s n o t t h e i s s u e h e r e , " S c h e l l e n b e r g e x p l a i n e d , " b u t 5 S c h e l l e n b e r g , " A p p r a i s a l , " pp. 7-9. "the c h a r a c t e r o f t h e m a t t e r e v i d e n c e d . " 1 * 6 I n l a t e r w r i t i n g s on a r r a n g e m e n t o f a r c h i v e s , h owever, S c h e l l e n b e r g c i t e d i m p a r t i a l i t y as an i m p o r t a n t component o f e v i d e n t i a l v a l u e : S i n c e t h e y [ t h e r e c o r d s ] w e r e c r e a t e d i n c o n s e q u e n c e o f t h e a c t i o n s t o w h i c h t h e y r e l a t e d , t h e y o f t e n c o n t a i n a n u n c o n s c i o u s a n d t h e r e f o r e i m p a r t i a l r e c o r d o f t h e a c t i o n . . . R e c o r d s , however, a l s o h a v e a v a l u e f o r t h e e v i d e n c e t h e y c o n t a i n o f t h e a c t i o n s t h a t r e s u l t e d i n t h e i r p r o d u c t i o n . . . T h e s e a d d e d v a l u e s - - v a l u e s b e c a u s e o f t h e i r p r o d u c t i o n d u r i n g a c t i o n a n d t h e i r e v i d e n c e o f a c t i o n - - w i l l be r e f e r r e d t o as e v i d e n t i a l v a l u e s . H ? H e r e , S c h e l l e n b e r g seems t o be c o m b i n i n g v a l u e as i m p a r t i a l r e c o r d s w i t h v a l u e as e v i d e n c e o f t h e f u n c t i o n s a n d s t r u c t u r e s w h i c h p r o d u c e d t h e r e c o r d s u n d e r t h e s i n g l e c o n c e p t o f e v i d e n t i a l v a l u e . A l t h o u g h t h e c o n n e c t i o n b e t w e e n i m p a r t i a l i t y a n d e v i d e n c e o f o r i g i n a l f u n c t i o n a d v o c a t e d by t h i s s t a t e m e n t i s o b s c u r e , S c h e l l e n b e r g may h a v e b e e n c l a i m i n g t h a t t h e o r i g i n a l a c t i o n s n e e d e d t o be d o c u m e n t e d i n o r d e r f o r t h e i m p a r t i a l i t y o f t h e r e c o r d s t o be p r e s e r v e d : i f t h e i n f o r m a t i o n c o n t a i n e d i n t h e r e c o r d s i s t o be u n d e r s t o o d as i n f o r m a t i o n p r o d u c e d b y a g e n t s u n c o n s c i o u s o f l a t e r a r c h i v a l u s e s , t h e f u n c t i o n s a n d s t r u c t u r e s w h i c h f o r m e d t h e c o n t e x t o f t h a t p r o d u c t i o n must a l s o be d o c u m e n t e d . I t i s d i f f i c u l t t o u n d e r e s t i m a t e t h e i n f l u e n c e o f S c h e l l e n b e r g 1 s i d e a s on a p p r a i s a l on a r c h i v a l s c i e n c e n o t o n l y i n N o r t h A m e r i c a , b u t w o r l d - w i d e . P e r h a p s t h e b e s t S c h e l l e n b e r g , " A p p r a i s a l , " p. 7. H" S c h e l l e n b e r g , " A r c h i v a l P r i n c i p l e s o f A r r a n g e m e n t , " A m e r i c a n A r c h i v i s t 28 ( 1 9 6 5 ) , . 3 9 - 4 1 . 94 i l l u s t r a t i o n o f t h e e x t e n t o f t h i s i n f l u e n c e i s t h a t t h e t e r m s " i n f o r m a t i o n a l " a n d " e v i d e n t i a l " v a l u e become a l m o s t synonymous w i t h t h e c o n c e p t o f a r c h i v a l a p p r a i s a l i t s e l f i n t h e p r o f e s s i o n a l a r c h i v a l t e r m i n o l o g y : t h e t e r m s f o r m s e p a r a t e e n t r i e s i n t h e b a s i c g l o s s a r y p r e p a r e d b y A m e r i c a n a r c h i v i s t s i n 1974 a n d i n t h e d i c t i o n a r y o f a r c h i v a l t e r m i n o l o g y p r o d u c e d b y t h e I n t e r n a t i o n a l C o u n c i l on A r c h i v e s i n 19 84.*° U n t i l r e c e n t l y , N o r t h A m e r i c a n a r c h i v i s t s , a n d g o v e r n m e n t a r c h i v i s t s i n p a r t i c u l a r , h a v e g e n e r a l l y a c c e p t e d a n d u s e d S c h e l l e n b e r g ' s a n a l y s i s a n d g u i d e l i n e s , e s p e c i a l l y t h o s e r e l a t i n g t o e v i d e n t i a l v a l u e , s i n c e t h e y seemed t o o f f e r a w o r k a b l e c o n c e p t u a l a p p r o a c h t o a e x t r e m e l y c o m p l e x and. p r e s s i n g p r o b l e m . S c h e l l e n b e r g ' s v a l u e c o n c e p t s , a n d t h e methods he o u t l i n e d f o r a p p l y i n g them, c o m p l e m e n t e d t h e l i f e - c y c l e management s y s t e m s f o r t h e c o n t r o l o f r e c o r d s w h i c h were b e i n g p u t i n p l a c e i n many g o v e r n m e n t a r c h i v e s . I t i s p e r h a p s b e c a u s e o f t h i s t h a t h i s t w o f o l d t h e o r y f o u n d s u c h a w i d e r e c e p t i o n . From t h i s p e r s p e c t i v e , i t was t h e p r o c e s s S c h e l l e n b e r g d e s c r i b e d w h i c h was m o s t i n f l u e n t i a l r a t h e r t h a n h i s i d e n t i f i c a t i o n o f what c o n s t i t u t e s v a l u a b l e a r c h i v a l m a t e r i a l . H i s " v a l u e s " were more c a t e g o r i e s f o r a n a l y z i n g r e c o r d s i n a l i f e - c y c l e p r o c e s s o f d i s p o s i t i o n t h a n s t a t e m e n t s o f v a l u e . F i r s t o f a l l , t h e s t r i c t d e l i n e a t i o n b e t w e e n p r i m a r y a n d s e c o n d a r y v a l u e s were c l e a r l y f o r m u l a t e d t o s e r v e * 8 E v a n s , pp. 422, 424; P e t e r Walne, ed, D i c t i o n a r y o f A r c h i v a l T e r m i n o l o g y (Miinchen: K.G. S a u r , 1 9 8 4 ) , pp. 70, 92. 95 a management p r o c e s s w h i c h r e q u i r e s s e p a r a t e a d m i n i s t r a t i v e p e r s o n n e l , p r o c e d u r e s , a n d f a c i l i t i e s f o r r e c o r d s as t h e y a r e u s e d b y o f f i c i a l s o f t h e r e c o r d - c r e a t i n g a g e n c y and f o r t h e r e c o r d s as t h e y a r e u s e d l a t e r b y r e s e a r c h e r s i n a r c h i v e s . S e c o n d l y , t h e c o n c e p t o f e v i d e n t i a l v a l u e , w h i l e c l e a r l y d e f i n e d , s i n g l e s o u t t h e s t r u c t u r e a n d f u n c t i o n s o f t h e r e c o r d - c r e a t i n g a g e n c y as s o m e t h i n g o f s p e c i a l s i g n i f i c a n c e , m a i n l y b e c a u s e i t h e l p s t o document t h e a d m i n i s t r a t i v e l i f e - c y c l e o f t h e r e c o r d s as w e l l . T h i r d l y , c o n c e p t o f i n f o r m a t i o n a l v a l u e , w h i c h d o e s d e a l w i t h r e a l i t y o u t s i d e o f t h e w o r k i n g s o f t h e o r i g i n a l a g e n c y a n d t h e l i f e - c y c l e management p r o c e s s , n e c e s s a r i l y r e q u i r e s a d e f i n i t i o n o f t h e r e l a t i v e i m p o r t a n c e o f t h e p e r s o n , p l a c e , o r t h i n g w h i c h i s t o be d o c u m e n t e d , an d i n s o f a r as S c h e l l e n b e r g f a i l e d t o o f f e r s u c h a d e f i n i t i o n , t h e c o n c e p t r e m a i n s t o o v a g u e an d g e n e r a l t o be v e r y u s e f u l . The p e r i o d b e g i n n i n g w i t h i n t h e e s t a b l i s h m e n t o f t h e N a t i o n a l A r c h i v e s i n 19 34 a n d c u l m i n a t i n g w i t h t h e p u b l i c a t i o n o f S c h e l l e n b e r g ' s t h e o r y i n 1956 was a p e r i o d o f i n t e n s e , a l m o s t u r g e n t a c t i v i t y i n t h e a r e a o f a r c h i v a l a p p r a i s a l . The 1960s a n d 1970s, by c o n t r a s t , w i t n e s s e d a v e r i t a b l e d e a r t h o f new a p p r a i s a l c o n c e p t s w i t h i n t h e N o r t h A m e r i c a n a r c h i v a l community. I t i s d i f f i c u l t t o a s s e s s w h e t h e r t h i s i n d i c a t e s t h a t a r c h i v i s t s i n t h e U n i t e d S t a t e s a n d C a n a d a were s a t i s f i e d w i t h o r s i m p l y i n d i f f e r e n t t o t h e t w o f o l d c o n c e p t o f e v i d e n t i a l a n d i n f o r m a t i o n a l v a l u e s s y s t e m a t i c a l l y a p p l i e d d u r i n g s t a g e s i n a l i f e - c y c l e p r o c e s s o f r e c o r d s d i s p o s i t i o n 96 as d e v e l o p e d by S c h e l l e n b e r g and h i s c o l l e a g u e s a t t h e N a t i o n a l A r c h i v e s . The i d e a s on a p p r a i s a l w h i c h were a d v a n c e d d u r i n g t h i s p e r i o d t e n d e d , i f a n y t h i n g , t o e r o d e t h e s t r i c t d i c h o t o m i e s b e t w e e n p r i m a r y a n d s e c o n d a r y v a l u e s a n d e v i d e n t i a l a n d i n f o r m a t i o n a l v a l u e s . T h o r n t o n W. M i t c h e l l , i n h i s 1970 a r t i c l e on a p p r a i s a l , was m i l d l y c r i t i c a l o f w h a t he v i e w e d as t h e h i s t o r y - o r i e n t e d , o v e r l y r i g i d n a t u r e o f S c h e l l e n b e r g ' s c o n c e p t o f s e c o n d a r y v a l u e . M i t c h e l l s u g g e s t e d t h a t a r c h i v i s t s s h o u l d be more aware o f t h e t o t a l d o c u m e n t a t i o n p r o d u c e d by t h e r e c o r d - c r e a t i n g a g e n c y , t h e s t r u c t u r e a n d o p e r a t i o n s o f t h e a g e n c y , a n d t h e f o r m a n d v olume o f t h e r e c o r d s b e f o r e m a k i n g an a p p r a i s a l d e c i s i o n a n d w a r n e d a g a i n s t e s t a b l i s h i n g t h e o r e t i c a l g e n e r a l i z a t i o n s a b o u t v a l u e , m a i n t a i n i n g t h a t " i t i s p r e f e r a b l e t o e v a l u a t e r e c o r d s on t h e b a s i s o f t h e i r own m e r i t s . " H i s was "a p r a g m a t i c a p p r o a c h t o a p p r a i s a l t h a t h a s as i t s g o a l a c l e a n - c u t d e c i s i o n a b o u t t h e r e c o r d s a p p r a i s e d . R e c o r d s c a n n o t be m e a s u r e d i n d e g r e e s o f v a l u e , a n d d e c i s i o n s a b o u t t h e i r r e t e n t i o n c a n n o t be made by b a l a n c i n g one t y p e o f v a l u e a g a i n s t a n o t h e r . " * ' M i t c h e l l was i n e f f e c t a d v o c a t i n g a r e t u r n t o t h e p r a c t i c a l c o n c e r n s o f e n s u r i n g a n e f f i c i e n t a p p r a i s a l d e c i s i o n p r o c e s s o p e r a t i n g a t a l l p o i n t s i n t h e l i f e - c y c l e a t t h e e x p e n s e o f g e n e r a l , d e f i n e d a p p r a i s a l v a l u e s a p p l i e d a t v a r i o u s s t a g e s . ^ T h o r n t o n W. M i t c h e l l , "New V i e w p o i n t s on E s t a b l i s h i n g P e r m a n e n t - V a l u e s o f S t a t e A r c h i v e s , " A m e r i c a n A r c h i v i s t 3 3 ( 1 9 7 0 ) , 163-174. 97 The f i r s t m a j o r m a n u a l on a p p r a i s a l t o a p p e a r a f t e r S c h e l l e n b e r g was w r i t t e n by M a y n a r d B r i c h f o r d i n 1977 as p a r t o f t h e S o c i e t y o f A m e r i c a n A r c h i v i s t s ' B a s i c M a n u a l S e r i e s . L i k e h i s p r e d e c e s s o r s , he v i e w e d a p p r a i s a l as a p r o c e s s i n v o l v i n g r e s e a r c h a n d a n a l y s i s o f t h e r e c o r d s , t h e s u c c e s s i v e c o n s i d e r a t i o n o f c e r t a i n v a l u e s , a n d t h e a p p l i c a t i o n o f v a r i o u s t e c h n i q u e s . __In B r i c h f o r d ' s a p p r a i s a l p r o c e s s , t h e c h a r a c t e r i s t i c s o f t h e r e c o r d s must f i r s t be d e f i n e d . B e s i d e s age, v o l u m e , f o r m , a n d f u n c t i o n , B r i c h f o r d c o n s i d e r e d S c h e l l e n b e r g ' s c o n c e p t s o f e v i d e n t i a l a n d i n f o r m a t i o n v a l u e t o be c h a r a c t e r i s t i c s o f r e c o r d s t o w h i c h no v a l u e was n e c e s s a r i l y a t t a c h e d . B r i c h f o r d ' s a p p r a i s a l v a l u e s were b a s e d r a t h e r o n t h e n e e d s an d c o n s i d e r a t i o n s o f p o t e n t i a l u s e r s a n d k e e p e r s o f t h e r e c o r d s : a d m i n i s t r a t i v e v a l u e d e r i v e s f r o m t h e u s e f u l l n e s s o f t h e r e c o r d s f o r c o n t i n u i n g a d m i n i s t r a t i v e a c t i v i t i e s ; r e s e a r c h v a l u e d e p e n d s on t h e d o c u m e n t a r y q u a l i t y o f t h e r e c o r d s f o r r e s e a r c h e r s o t h e r t h a n t h e o r i g i n a l a d m i n i s t r a t i o n ; a n d a r c h i v a l v a l u e i s d e t e r m i n e d by c o m p a r i n g t h e p r e v i o u s v a l u e s w i t h t h e c o s t t o t h e a r c h i v a l i n s t i t u t i o n t o p r o c e s s a n d p r e s e r v e t h e r e c o r d s . 5 0 T h i s l a s t v a l u e c r i t e r i o n r e i n t r o d u c e d P h i l l i p B a u e r ' s 1946 p r o p o s a l t h a t a r c h i v e s must b a l a n c e t h e v a l u e o f r e c o r d s w i t h t h e c o s t s i n c u r r e d t o k e e p them. A l t o g e t h e r , B r i c h f o r d c o n c e n t r a t e d on d e s c r i b i n g an a p p r a i s a l p r o c e s s c o m b i n i n g a number o f f a c t o r s o f w h i c h t h e a p p l i c a t i o n o f v a l u e s i s m e r e l y one. The 5 0 M a y n a r d J . B r i c h f o r d , A r c h i v e s a n d M a n u s c r i p t s : A p p r a i s a l a n d A c c e s s i o n i n g ( C h i c a g o : S o c i e t y o f A m e r i c a n A r c h i v i s t s , 197 7 ) , pp. 2-10.' 98 t e c h n i c a l t h o r o u g h n e s s a n d c o n s i s t e n c y u s e d b y a r c h i v i s t s i n t h i s p r o c e s s was as i m p o r t a n t as t h e v a l u e s u s e d t o make a p p r a i s a l d e c i s i o n s . A l t h o u g h i t r e l a t e s more t o t e c h n i q u e t h a n v a l u e c o n c e p t s , t h e d e v e l o p m e n t o f s a m p l i n g as an a r c h i v a l a p p r a i s a l m e t h o d s e r v e s t o i l l u s t r a t e f u r t h e r how A m e r i c a n a r c h i v i s t s a t t e m p t e d t o s o l v e t h e p r o b l e m o f a r c h i v a l v a l u e b y a l l o w i n g a s y s t e m a t i c , c o n t r o l l e d p r o c e s s t o make t h e d e c i s i o n s f o r them. However, a s w i t h o t h e r m ethods e m p l o y e d t o h e l p r e d u c e t h e s i z e o f r e c o r d s t h r o u g h management s y s t e m s o f d i s p o s i t i o n , s a m p l i n g s t i l l n e e d e d t o be c a r r i e d o u t f o r a s t a t e d p u r p o s e , an d t h i s o n c e a g a i n b e g g e d t h e q u e s t i o n o f a r c h i v a l v a l u e . S a m p l i n g i s a m e t h o d u s e d b y s o c i a l s c i e n t i s t s t o s e l e c t a n d a n a l y z e r e s e a r c h d a t a , b u t i t h a s many d i f f e r e n t v a r i a t i o n s d e p e n d i n g u p o n t h e n a t u r e o f t h e d a t a a n d t h e t y p e o f r e s e a r c h i n q u i r y . A r c h i v i s t s a t t h e N a t i o n a l A r c h i v e s h a d a l r e a d y i n 1947 i m p l e m e n t e d a k i n d o f s a m p l i n g t e c h n i q u e t o s e l e c t R u r a l R e h a b i l i t a t i o n r e c o r d s b a s e d on a g e o g r a p h i c c l a s s i f i c a t i o n d e v e l o p e d p r e v i o u s l y b y t h e B u r e a u o f A g r i c u l t u r a l E c o n o m i c s . 3 1 However, t h i s s i n g l e c a s e s t u d y d i d l i t t l e t o a d v a n c e a r c h i v i s t s ' u n d e r s t a n d i n g o f t h e m e t h o d o l o g y and t h e o r y o f s a m p l i n g as an a r c h i v a l a p p r a i s a l t o o l . P a u l L e w i n s o n o f f e r e d t h e f i r s t c o m p r e h e n s i v e e x p l a n a t i o n o f t h e u s e o f s a m p l i n g t e c h n i q u e s f o r a r c h i v a l a p p r a i s a l i n a 1957 a r t i c l e . He d e f i n e d a r c h i v a l s a m p l i n g i n g o v e r n m e n t 5 1 K u l s r u d , C a r l J . , " S a m p l i n g R u r a l R e h a b i l i t a t i o n R e c o r d s f o r T r a n s f e r t o t h e N a t i o n a l A r c h i v e s , " AmejrjLcan A r c h i v i s t 10 ( 1 9 4 7 ) , 328-334. 99 a r c h i v e s a s " t h e s e l e c t i o n o f some p a r t o f a b o d y o f homogeneous r e c o r d s , so t h a t some a s p e c t o f t h e G o v e r n m e n t ' s work o r t h e i n f o r m a t i o n r e c e i v e d o r d e v e l o p e d by t h e Go v e r n m e n t may be r e p r e s e n t e d o r i l l u s t r a t e d t h e r e b y " and d i s t i n g u i s h e d t h i s f r o m " c o m m e r c i a l s a m p l i n g , " w h i c h i s s o l e l y c o n c e r n e d w i t h r e v e a l i n g t h a t w h i c h i s t y p i c a l o f t h e w h o l e , and " s t a t i s t i c a l s a m p l i n g " w h i c h r e q u i r e s a m e a s u r e o f r e l i a b i l i t y n o t p o s s i b l e i n a r c h i v a l s a m p l i n g . 0 1 - L e w i n s o n v i e w e d s a m p l i n g o f a r c h i v a l m a t e r i a l , t h e r e f o r e , as a u n i q u e p r o c e s s c a r r i e d o u t f o r t h e u n i q u e d o c u m e n t a r y r e q u i r e m e n t s o f a r c h i v e s . To be s u r e , methods o f random s e l e c t i o n t o r e v e a l t h e t y p i c a l a n d s t a n d a r d s o f r e l i a b i l i t y a r e i m p o r t a n t c o n s i d e r a t i o n s i n a r c h i v a l s a m p l i n g , b u t L e w i n s o n i n s i s t e d t h a t i t must f i r s t be d e c i d e d w h a t p r e v i o u s l y - d e f i n e d a r c h i v a l v a l u e s s u c h a sample w i l l s e r v e . S c h e l l e n b e r g ' s c o n c e p t o f e v i d e n t i a l a n d i n f o r m a t i o n a l v a l u e s p r o v i d e d h i m w i t h t h e n e c e s s a r y c r i t e r i a f o r j u d g i n g w h e t h e r s a m p l i n g i s a p p r o p r i a t e : he s u g g e s t e d t h a t , i n o r d e r t o p r e s e r v e r e c o r d s o f e v i d e n t i a l v a l u e , a r a n d o m s a m p l e c o n f o r m i n g t o s t a t i s t i c a l s t a n d a r d s o f s i z e a n d p r o b a b i l i t y w o u l d be m o s t e f f e c t i v e s i n c e i t w o u l d s e r v e t o r e v e a l t y p i c a l a s p e c t s o f t h e s t r u c t u r e a n d f u n c t i o n o f t h e r e c o r d s - c r e a t i n g a g e n c y ; i n o r d e r t o p r e s e r v e r e c o r d s o f i n f o r m a t i o n a l v a l u e , a s e l e c t e d s a m p l e w h i c h c o n f o r m s t o p r e c o n c e i v e d s t a n d a r d s o f i m p o r t a n c e j 2 P a u l L e w i n s o n , " A r c h i v a l S a m p l i n g , " A m e r i c a n A r c h i v i s t 20 ( 1 9 5 7 ) , 292. 100 w o u l d be u s e d t o so t h a t a t y p i c a l o r s i g n i f i c a n t p e r s o n s , t h i n g s , o r phenomena w i t h w h i c h t h e a g e n c y d e a l t w i l l be d o c u m e n t e d . 5 3 W h e t h e r t h i s s u g g e s t i o n e f f e c t i v e l y f o l l o w e d an a c c e p t a b l e v a l u e c r i t e r i a c o u l d be o p e n t o d e b a t e , b u t L e w i n s o n made i t c l e a r t h a t t h e s a m p l i n g p r o c e s s i n i t s e l f c o u l d n o t p r o v i d e an o b j e c t i v e m e thod f o r s e l e c t i n g r e c o r d s , e v e n i f " a l l t h e p h y s i c a l r e q u i r e m e n t s a r e met; i n t h e end, t h e s a m p l e c a n o n l y s e r v e a s p e c i f i c d o c u m e n t a r y p u r p o s e w h i c h t h e a r c h i v i s t h a s d e t e r m i n e d t o be v a l u a b l e : The a r c h i v i s t m ust b e a r i n m i n d t h a t t h e r e i s no s u c h t h i n g as a d e m o n s t r a b l y u n i v e r s a l s a m p l e t h a t w o u l d s e r v e a l l c o n c e i v a b l e r e s e a r c h p u r p o s e s w i t h i n a g i v e n u n i v e r s e . The o v e r a l l a p p r o p r i a t e n e s s , t h e r e f i n e m e n t , a n d t h e r e l i a b i l i t y o f a s a m ple a r i s e o u t o f t h e p a r t i c u l a r r e s e a r c h p r o b l e m t h a t t h e s a m p l e i s t o i l l u m i n a t e . 5 * E l e a n o r McKay's more r e c e n t d i s c u s s i o n o f r andom s a m p l i n g as a n a p p r a i s a l t o o l r e f l e c t e d t h e g e n e r a l s h i f t e m p h a s i s i n a p p r a i s a l p r a c t i c e o f t h e 1960s an d 1970 away f r o m S c h e l l e n b e r g ' s l a r g e c o n c e p t u a l f r a m e w o r k b a s e d on e v i d e n t i a l a n d i n f o r m a t i o n a l v a l u e s t o w a r d s a more f l e x i b l e , c a s e - b y - c a s e p r o c e s s . However, t h e i s s u e o f a r c h i v a l v a l u e c r i t e r i a r e m a i n e d a l a r g e f a c t o r i n d e t e r m i n i n g t h e s u c c e s s o f a s a m p l i n g p r o j e c t . McKay u s e d t h e example o f b u l k y and homogeneous s e r i e s o f U.S. c o n g r e s s m e n ' s a n d s e n a t o r ' s r e c o r d s t o i l l u s t r a t e how a r andom s a m p l i n g m e t h o d c o u l d be a p p l i e d t o a r c h i v a l m a t e r i a l . She p o i n t e d o u t , i n a g r e e m e n t w i t h L e w i n s o n , 299-310. L e w i n s o n , 312. 101 L e w i n s o n , t h a t , w h i l e a s e l e c t i v e s a m p l e p r e s e r v e s a t y p i c a l a n d s i g n i f i c a n t f i l e s i n s u c h a s e r i e s , t h e random sample r e t a i n s a s m a l l , t y p i c a l p o r t i o n o f t h e s e r i e s . However, sh e d i d n o t a p p e a l t o t h e c a t e g o r i e s o f e v i d e n t i a l o r i n f o r m a t i o n a l v a l u e t o j u s t i f y t h e d e c i s i o n t o s a m p l e and t h e p r e f e r r e d t e c h n i q u e ; r a t h e r , s h e r e l i e d on t h e o p i n i o n s o f p o l i t i c a l s c i e n t i s t s a n d h i s t o r i a n s e n g a g e d i n q u a n t i t a t i v e r e s e a r c h t o d e t e r m i n e w h e t h e r random s a m p l i n g o f s u c h s e r i e s w o u l d b e s t s e r v e t h e i r r e s e a r c h i n t e r e s t s . I n t h i s way, McKay a p p e a l e d t o t h e v a l u e s o f s p e c i f i c f i e l d s a n d m e t h o d o l o g y o f q u a n t i t a t i v e r e s e a r c h , w h i c h r e p r e s e n t s o n l y one means o f i n t e r p r e t i n g s o c i a l s c i e n c e d a t a , t o j u s t i f y t h e h e r a p p r a i s a l o f t h e r e c o r d s ; t h e random s a m p l i n g p r o c e s s c o u l d n o t i n a n d o f i t s e l f p r o v i d e t h e s e v a l u e s . 5 5 I n t h e end, t h e u s e o f s a m p l i n g t e c h n i q u e s i n a r c h i v a l a p p r a i s a l p r o v i d e d A m e r i c a n a r c h i v i s t s w i t h y e t a n o t h e r p o s s i b l e m e t h o d f o r r e d u c i n g t h e s i z e o f r e c o r d s p r o d u c e d b y m o d e r n g o v e r n m e n t a g e n c i e s . B u t , as w i t h o t h e r a p p r a i s a l a n d d i s p o s i t i o n management s y s t e m s i n s t i t u t e d t o h e l p c o n t r o l t h e amount o f m a t e r i a l e n t e r i n g a r c h i v e s , s a m p l i n g m e t h o d o l o g y must s t i l l be d i r e c t e d t o w a r d s a s t a t e d p u r p o s e a n d i n t h e c a s e o f a r c h i v e s , t h i s r e q u i r e s a p r e c o n c e i v e d i d e a o f what i s a r c h i v a l l y v a l u a b l e . The i n t r o d u c t i o n o f s a m p l i n g t e c h n i q u e s i n a r c h i v a l a d m i n i s t r a t i o n a f t e r 1945 c a n t h e r e f o r e be v i e w e d as one a s p e c t o f t h e g e n e r a l s i t u a t i o n i n A m e r i c a n a p p r a i s a l 5 5 E l e a n o r McKay, "Random S a m p l i n g T e c h n i q u e s : A M e t h o d o f R e d u c i n g L a r g e , Homogeneous S e r i e s i n C o n g r e s s i o n a l P a p e r s , " A m e r i c a n A r c h i v i s t 41 ( 1 9 7 8 ) , 281-28 9. 102 t h e o r y : a r c h i v i s t s h a d a n a l y s e d and d e f i n e d t h e f a c t o r s o f a s y s t e m a t i c management p r o c e s s f o r a p p r a i s a l , b u t w i t h o u t a c c e p t e d v a l u e s t a n d a r d s , t h e u l t i m a t e o b j e c t i v e o f s u c h a p r o c e s s , a n d i t s e f f e c t i v e n e s s as an a p p r a i s a l t o o l , r e m a i n e d e l u s i v e . The h i s t o r y o f a r c h i v e s a f t e r 1930 i s d o m i n a t e d by t h e q u e s t i o n o f a r c h i v a l a p p r a i s a l . R e v o l u t i o n a r y c h a n g e s i n t h e v o l u m e , q u a l i t y , a n d u s e o f d o c u m e n t a r y r e c o r d s f o r c e d a r c h i v i s t s t o a b a n d o n t h e p a s s i v e , i n t u i t i v e a p p r o a c h i n a c q u i r i n g a n d d i s p o s i n g o f m a t e r i a l w h i c h h a d b e e n b a s e d u p o n t r a d i t i o n a l a s s u m p t i o n s a b o u t t h e p r o v e n a n c e an d s t r u c t u r e o f r e c o r d s . A m e r i c a n a r c h i v i s t s , b e c a u s e o f t h e l a t e d e v e l o p m e n t o f l a r g e g o v e r n m e n t a r c h i v e s i n t h e U.S., f e l t t h e e f f e c t s o f t h e s e d e v e l o p m e n t s p e r h a p s more i m m e d i a t e l y a n d w i t h more f o r c e t h a n t h e i r E u r o p e a n c o l l e a g u e s . I n r e s p o n s e , t h e y f o r m u l a t e d c o n c e p t s a n d t e c h n i q u e s w h i c h p r o v i d e d a r c h i v i s t s w i t h a s y s t e m a t i c management f r a m e w o r k f o r b e c o m i n g a c t i v e a p p r a i s e r s o f r e c o r d s i n o r d e r t o r e d u c e t h e v o l u m e and i n c r e a s e t h e q u a l i t y o f m a t e r i a l e n t e r i n g a r c h i v a l r e p o s i t o r i e s . The l i f e - c y c l e c o n c e p t o f r e c o r d s a n d t h e s y s t e m s o f r e c o r d s management w h i c h were i m p l e m e n t e d t o s e r v e t h i s c o n c e p t a l l o w e d b o t h r e c o r d - c r e a t i n g a n d a x - c h i v a l a g e n c i e s t o g a i n a m e a s u r e o f a d m i n i s t r a t i v e a n d i n t e l l e c t u a l c o n t r o l o v e r t h e v a s t a n d c o m p l e x b o d y o f r e c o r d s g e n e r a t e d by m o dern o r g a n i z a t i o n s . T h e s e management p r o c e s s e s , however, a l s o r e q u i r e d a r c h i v i s t s t o make o v e r t d e c i s i o n s a b o u t what i s o f a r c h i v a l 10 3 v a l u e a n d what i s n o t , a n d A m e r i c a n a r c h i v i s t s were much l e s s s u c c e s s f u l i n t h e i r e f f o r t s t o d e v e l o p v a l u e c r i t e r i a f o r t h e s e d e c i s i o n s . A p p e a l s t o t h e n e e d s o f p r e s e n t - d a y h i s t o r i c a l r e s e a r c h e r s a n d t h e h i s t o r i c a l e x p e r i e n c e o f a r c h i v i s t s t o h e l p i n t e r p r e t t h e s e n e e d s f o r t h e f u t u r e m e r e l y e c h o e d t h e i d e a s o f n i n e t e e n t h - c e n t u r y a r c h i v i s t s : i t was a l r e a d y c l e a r i n 193 0 t h a t i m p o r t a n t c h a n g e s h a d t a k e n p l a c e i n h i s t o r i o g r a p h y a n d h i s t o r i c a l m e t h o d o l o g y s i n c e t h e t u r n o f t h e c e n t u r y . T. R. S c h e l l e n b e r g ' s c o n c e p t o f e v i d e n t i a l a n d i n f o r m a t i o n a l v a l u e s was t h e m o s t s o p h i s t i c a t e d o f t h e A m e r i c a n e f f o r t s i n t h i s a r e a , b u t w h i l e s u c h v a l u e c a t e g o r i e s c o m p l e m e n t e d t h e l i f e - c y c l e p r o c e s s o f d i s p o s i t i o n i n t h e way t h e y a r e t o be a p p l i e d , t h e y were t o o v a g u e a n d t o o much t i e d i n t o a n a d m i n i s t r a t i v e p r o c e s s t o be u s e f u l : t h e c o n c e p t o f i n f o r m a t i o n a l v a l u e , w h i c h r e l a t e s t o r e c o r d s as t h e y d ocument p e r s o n s , t h i n g s , o r phenomena w i t h w h i c h t h e r e c o r d - c r e a t i n g a g e n c y d e a l t , r e l i e s on a d e f i n i t i o n o f t h e r e l a t i v e s i g n i f i c a n c e o f s u c h p e r s o n s , t h i n g s , o r phenomena, and S c h e l l e n b e r g f a i l e d t o p r o v i d e t h i s d e f i n i t i o n ; t h e c o n c e p t o f e v i d e n t i a l v a l u e , w h i c h r e l a t e s t o r e c o r d s as t h e y document t h e s t r u c t u r e a n d f u n c t i o n i n g o f t h e r e c o r d - c r e a t i n g a g e n c y , r e l i e s on t h e a s s u m p t i o n t h a t t h e h i s t o r y o f t h e r e c o r d - c r e a t i n g a g e n c y as r e v e a l e d i n i t s own r e c o r d s i s o f s p e c i a l s i g n i f i c a n c e , a n d t h i s i m p l i e d a b i a s t o w a r d s t h e v a l u e s a n d c o n c e r n s o f a d m i n i s t r a t i v e s t r u c t u r e s . I n t h e end, A m e r i c a n a r c h i v i s t s seemed t o p u t t h e i r f a i t h i n a managed and s y s t e m t i c p r o c e s s o f a p p r a i s a l a n d t r u s t e d t h a t , t h r o u g h t h e 10 w o r k i n g s o f t h i s p r o c e s s , t h e n e c e s s a r y v a l u e d e c i s i o n s c o u l d be made. 105 CHAPTER IV ARCHIVAL APPRAISAL AS A MANAGEMENT FUNCTION, 1930-1980: GREAT BRITAIN, FRANCE, AND GERMANY As a r c h i v i s t s i n t h e U n i t e d S t a t e s were d e v e l o p i n g c o m p r e h e n s i v e s y s t e m s f o r m a n a g i n g t h e a p p r a i s a l o f p u b l i c r e c o r d s , E u r o p e a n a r c h i v i s t s were m a k i n g g r e a t s t r i d e s t o w a r d c o n s t r u c t i n g t h e i r own s y s t e m o f c o n t r o l l e d a r c h i v a l d i s p o s i t i o n . The c r i s i s b r o u g h t a b o u t b y t h e immense i n c r e a s e i n t h e vo l u m e o f r e c o r d p r o d u c t i o n , and t h e d i v e r s i f i c a t i o n o f s u b j e c t m a t t e r a n d q u a l i t y o f i n f o r m a t i o n s u c h r e c o r d s c o n t a i n e d was f e l t no l e s s a c u t e l y b y E u r o p e a n a r c h i v e s . B u t , w h i l e t h e A m e r i c a n s w o r k e d t o f i l l a vacuum l e f t b y y e a r s o f o f f i c i a l n e g l e c t , a r c h i v i s t s i n B r i t a i n , F r a n c e , a n d Germany c h o s e t o i n c o r p o r a t e o f a s p e c t s o f t h e i r own r e c o r d - k e e p i n g t r a d i t i o n s i n t o new a p p r a i s a l s y s t e m s t o e s t a b l i s h t r u l y u n i q u e a p p r o a c h e s and c o n c e p t s o f a r c h i v a l v a l u e . Much o f t h e t r a d i t i o n o f modern a r c h i v a l a d m i n i s t r a t i o n i n G r e a t B r i t a i n , a n d t h e ways i n w h i c h B r i t i s h a r c h i v i s t s d e a l t w i t h t h e p r o b l e m o f r e c o r d v o l u m e , h a d b e e n d e f i n e d by H i l a r y J e n k i n s o n i n t h e 1920s a n d 1930s. As h a s b e e n shown, 1 J e n k i n s o n c o n t e n d e d t h a t , i n o r d e r t o p r e s e r v e t h e i m p a r t i a l i t y o f a r c h i v e s as h i s t o r i c a l e v i d e n c e , t h e a r c h i v i s t s h o u l d l e a v e any a p p r a i s a l o f r e c o r d s t o t h e o r i g i n a l r e c o r d - ' s e e a b o v e , pp. 54-59. 106 c r e a t o r s . A m e r i c a n a r c h i v i s t s , a nd e s p e c i a l l y S c h e l l e n b e r g , r e j e c t e d t h i s v i s i o n o f q u i e s c e n t a n d d i s i n t e r e s t e d a r c h i v i s t s r e c e i v i n g a n d k e e p i n g w h a t e v e r f o r c e s a n d d e c i s i o n s i n s o c i e t y h a d deemed s h o u l d be t r a n s f e r r e d t o t h e i r c u s t o d y . R e c o r d s management a n d v a l u e a n a l y s i s f o r t h e c o n s c i o u s a p p r a i s a l o f r e c o r d s i n a r c h i v e s were i m p o r t a n t c o n c e p t s i n S c h e l l e n b e r g ' s 1956 m a n u a l M o d e r n A r c h i v e s , and J e n k i n s o n ' s comments i n a r e v i e w o f t h e m a n u a l r e v e a l e d t h e s e r i o u s d i f f e r e n c e s b e t w e e n t h e two a p p r o a c h e s : To make t h e f a c t t h a t A r c h i v e s h a v e b e e n s u b j e c t t o s e l e c t i o n o f t h i s k i n d an e s s e n t i a l p a r t o f A r c h i v e q u a l i t y i s t o make t h e s a d c o n c l u s i o n t h a t o u r g e n e r a t i o n i s b r i n g i n g A r c h i v e s a l o n g s t e p n e a r e r t o t h e s t a t u s o f t h o s e a r t i f i c i a l " C o l l e c t i o n s " t o w h i c h w h i c h D r . S c h e l l e n b e r g . . . a s s i g n s , i n a g r e e m e n t w i t h me, an i n f e r i o r q u a l i t y as e v i d e n c e ; a n d t h a t i n d o i n g so i t s u r r e n d e r s one o f t h e m o s t v a l u a b l e o f m a r c h i v e c h a r a c t e r i s t i c s - - t h e i r i m p a r t i a l i t y . t J e n k i n s o n ' s c o n c e r n s f o l l o w e d t h e t r a d i t i o n a l v i e w t h a t e v e r y a s p e c t o f t h e f o r m o f a r c h i v e s d i r e c t l y r e f l e c t e d t h e i r p r o v e n a n c e , a n d h e n c e t h e i r m e a n i n g ; t h e A m e r i c a n a p p r o a c h was b a s e d on t h e a s s u m p t i o n t h a t t h e o r g a n i z a t i o n a n d c o m p o s i t i o n o f a r c h i v e s n e e d e d t o be a n a l y z e d and c o n t r o l l e d by a r c h i v i s t s o r e l s e t h e y w o u l d r e f l e c t n o t h i n g b u t c h a o s . T h i s i s s u e o f a p p r a i s a l r e m a i n e d t h e c e n t r a l f o c u s o f d i s a g r e e m e n t b e t w e e n J e n k i n s o n a n d S c h e l l e n b e r g t h r o u g h o u t t h e i r c a r e e r s . " 2 J e n k i n s o n , "Modern A r c h i v e s : Some R e f l e c t i o n s on T.R. S c h e l l e n b e r g , " i n S e l e c t e d W r i t i n g s , p. 341. 3 F o r a g e n e r a l c o m p a r i s o n o f t h e i d e a s o f J e n k i n s o n a n d S c h e l l e n b e r g , s e e R i c h a r d S t a p l e t o n , " J e n k i n s o n a n d S c h e l l e n b e r g : A C o m p a r i s o n , " A r c h i v a r i a 17 ( W i n t e r 1 9 8 3 - 8 4 ) , pp. 75-8 5. 107 I n s p i t e o f J e n k i n s o n ' s immense i n f l u e n c e on B r i t i s h a r c h i v a l t h e o r y and p r a c t i c e , t h e p r e s s u r e s e x e r t e d by w a r t i m e demands f o r economy an d e f f i c i e n c y b e g a n t o e r o d e t h e B r i t i s h p r o f e s s i o n ' s s t r i c t a d h e r e n c e t o h i s p r i n c i p l e s . I n 1943, t h e B r i t i s h R e c o r d s A s s o c i a t i o n , i n an e f f o r t t o meet p a r t o f t h e u r g e n t w a r t i m e n e e d f o r p a p e r s a l v a g e , i s s u e d a p a m p h l e t w h i c h f o r t h e f i r s t t i m e d e f i n e d a p p r a i s a l p r i n c i p l e s f o r B r i t i s h a r c h i v i s t s . B e s i d e s t h e v a l u e t h a t r e c o r d s h o l d f o r t h e a g e n c y t h a t p r o d u c e d them, w h i c h J e n k i n s o n r e g a r d e d as t h e s o l e c r i t e r i o n f o r r e c o r d s d i s p o s a l , t h e p a m p h l e t a l s o r e c o g n i z e d t h r e e " h i s t o r i c a l o r g e n e r a l u s e s " o f r e c o r d s : 1) t o document t h e h i s t o r y o f t h e a g e n c y , 2) t o document u n i q u e an d i m p o r t a n t t e c h n i c a l methods an d o p e r a t i o n s , 3) t o meet t h e demands o f p r e s e n t a n d f u t u r e r e s e a r c h e r s f o r any i n f o r m a t i o n i n c i d e n t a l l y o r a c c i d e n t a l l y p r e s e r v e d i n t h e r e c o r d s . The f i r s t u s e c o r r e s p o n d e d r o u g h l y w i t h t h e u s e f u l n e s s o f t h e r e c o r d s f o r t h e o r i g i n a l a g e n c y , a n d so i n p r a c t i c a l t e r m s d i d n o t c o n f l i c t w i t h J e n k i n s o n ' s " g o l d e n r u l e f o r a r c h i v e m a k i n g . " The s e c o n d a n d t h i r d u s e s , h owever, r e q u i r e d t h e a p p l i c a t i o n o f v a l u e j u d g e m e n t s b e y o n d t h o s e o f t h e o r i g i n a l r e c o r d s c r e a t o r s . F o r i d e n t i f y i n g t h e s e u s e s , however, t h e p a m p h l e t m e r e l y o f f e r e d g u i d e l i n e s f o r e l i m i n a t i n g r o u t i n e a n d d u p l i c a t e i n f o r m a t i o n . * B u t , i n s p i t e o f i t s s h o r t c o m i n g s , t h i s document d i d e n c o u r a g e a r c h i v i s t s t o e n g age i n c o n s c i o u s * G r e a t B r i t a i n . P u b l i c R e c o r d O f f i c e , P r i n c i p l e s g o v e r n i n g t h e E l i m i n a t i o n o r E p h e m e r a l o r U n i m p o r t a n t Documents i n P u b l i c o r P r i v a t e A r c h i v e s ( L o n d o n , u n d a t e d ) , as o u t l i n e d i n S c h e l l e n b e r g , M o d e r n A r c h i v e s , pp. 137-139. 108 a n a l y s i s o f t h e v a l u e o f r e c o r d s f o r o t h e r t h a n t h e o r i g i n a l p u r p o s e s f o r w h i c h t h e y were c r e a t e d . Much more momentous f o r t h e d e v e l o p m e n t o f an a p p r a i s a l s y s t e m on t h e s c a l e o f t h e A m e r i c a n e f f o r t s , "an e v e n t o f c e n t r a l i m p o r t a n c e t o a r c h i v e s a n d r e c o r d s management i n B r i t a i n a n d e l s e w h e r e , " as M i c h a e l Cook d e s c r i b e d i t , " J was t h e 1954 B r i t i s h G o v e r n m e n t r e p o r t on d e p a r t m e n t a l r e c o r d s commonly known as t h e " G r i g g R e p o r t " p r e p a r e d b y a c o m m i t t e e u n d e r t h e c h a i r m a n s h i p o f S i r James G r i g g . s The mandate o f t h e c o m m i t t e e was t o r e v i e w t h e p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s o f B r i t i s h a r c h i v e s i n t h e i r e f f o r t s t o p r e s e r v e d e p a r t m e n t a l r e c o r d s ( a s o p p o s e d t o j u s t l e g a l r e c o r d s ) , a n d t h i s p l a c e d t h e r e p o r t i n t h e l i n e o f a l o n g s e r i e s o f r e p o r t s on a r c h i v e s w h i c h a p p e a r e d t h r o u g h o u t t h e n i n e t e e n t h a n d e a r l y t w e n t i e t h c e n t u r i e s . B u t i n a d d i t i o n , a n d i n k e e p i n g w i t h t h e p o s t - 19305 r e v o l u t i o n i n g r o w t h a n d q u a l i t y o f i n f o r m a t i o n a n d t h e management s y s t e m s d e v i s e d t o c o n t r o l t h i s r e v o l u t i o n , t h e G r i g g R e p o r t s e t o u t a d e t a i l e d s t r u c t u r e f o r t h e e f f i c i e n t i d e n t i f i c a t i o n a n d d i s p o s i t i o n o f a r c h i v a l l y v a l u a b l e m a t e r i a l . The c o m m i t t e e ' s c o n c l u s i o n s , drawn f r o m a n i n - d e p t h s t u d y o f p a s t a n d p r e s e n t p r a c t i c e , and t h e j u s t i f i c a t i o n s p u t f o r w a r d f o r i m p l e m e n t i n g v a r i o u s a s p e c t s o f t h e i r r e p o r t , r e v e a l e d r a t h e r u n i q u e c o n c e p t s o f a r c h i v a l v a l u e . 5 M i c h a e l Cook, A r c h i v e s A d m i n i s t r a t i o n ( F o l k s t o n e , K e n t : Dawson, 1 9 7 7 ) , p. 63. 6 G r e a t B r i t a i n , P a r l i a m e n t , Committee on D e p a r t m e n t a l R e c o r d s , R e p o r t , Cmd. 9163 ( L o n d o n : HMSO, 1954) [ h e r e a f t e r c i t e d as t h e G r i g g R e p o r t ] . 109 As was e v i d e n t by t h e s e l e c t i o n p o l i c i e s a d o p t e d d u r i n g t h e war, t h e p r a c t i c a l p r o b l e m s i n v o l v e d i n t r y i n g t o c o n t r o l t h e v a s t b u i l d - u p o f modern d e p a r t m e n t a l r e c o r d s h a d e r o d e d t h e e f f e c t i v e n e s s o f t r a d i t i o n a l p r a c t i c e s and t h e c o n c e p t o f t h e a r c h i v i s t as p a s s i v e r e c i p i e n t . The G r i g g R e p o r t c o n f i r m e d t h e i n a d e q u a c y o f t h e t h e s e p r a c t i c e s a n d c o n c e p t s . W h i l e j u d g e m e n t s a b o u t t h e v a l u e o f r e c o r d s t o t h e o r i g i n a t i n g d e p a r t m e n t s c o u l d be made b y t h e d e p a r t m e n t s t h e m s e l v e s , j u d g e m e n t s a b o u t h i s t o r i c a l r e s e a r c h v a l u e were much more d i f f i c u l t . As a r e s u l t , b o t h t h e d e p a r t m e n t s , i n c o m p i l i n g t h e i r d e s t r u c t i o n s c h e d u l e s , a n d t h e a r c h i v i s t s , i n r e v i e w i n g t h e s c h e d u l e s b e f o r e f i n a l a p p r o v a l b y P a r l i a m e n t , h a d i n p r a c t i c e a v o i d e d m a k i n g any k i n d o f a p p r a i s a l d e c i s i o n a t a l l , and t h e j u d g e m e n t was u l t i m a t e l y r e f e r r e d b a c k t o t h e d e p a r t m e n t s a t s u c h a l a t e d a t e a s t o make e v e n t h e t a s k o f d e t e r m i n i n g a d m i n i s t r a t i v e v a l u e d i f f i c u l t . 7 The r e p o r t v i e w e d t h i s s i t u a t i o n t o be m a i n l y t h e c o n s e q u e n c e o f a d m i n i s t r a t i v e p r e c e d e n t e s t a b l i s h e d i n 1845-46 w h e r e b y t h e P u b l i c R e c o r d s O f f i c e s e r v e s a s a s t o r e h o u s e f o r n o n - c u r r e n t r e c o r d s s t i l l u n d e r t h e c u s t o d y o f t h e d e p a r t m e n t s , w h i c h i n v a r i a b l y p o s t p o n e d m a k i n g a s e l e c t i o n f o r a r c h i v a l p u r p o s e s i n f a v o u r o f c u r r e n t a d m i n i s t r a t i v e t a s k s . 3 B u t t h e r e p o r t a l s o r e c o g n i z e d t h e f o r c e o f t r a d i t i o n a l B r i t i s h a r c h i v a l t h e o r y on a p p r a i s a l and t h e f a c t t h a t " t h e p r e s e n t D e p u t y K e e p e r o f t h e R e c o r d s [ J e n k i n s o n ] once 7 G r i g g R e p o r t , pp. 18-25. 8 s e e a b o v e , Chap I . r e : 1845-46 a g r e e m e n t 110 e x p r e s s e d t h e v i e w t h a t a r c h i v i s t s , l i k e h i s t o r i a n s , s h o u l d n o t be c o n c e r n e d i n t h e s e l e c t i o n o f r e c o r d s f o r p r e s e r v a t i o n - - a t a s k w h i c h s h o u l d be l e f t t o t h e a d m i n i s t r a t o r s . " ? W h a t e v e r t h e m e r i t s o f s u c h a t h e o r y , and t h e j u s t i f i c a t i o n f o r s u c h p r a c t i c e s , t h e c o m m i t t e e c l e a r l y v i e w e d them t o be i n a d e q u a t e t o meet t h e demands o f modern a d m i n i s t r a t i o n a n d h i s t o r i c a l r e s e a r c h . The c o m m i t t e e p r o p o s e d c h a n g e s t o t h e s y s t e m o f r e c o r d s d i s p o s i t i o n t h a t were c l e a r , p r e c i s e , a n d no l e s s t h a n r e v o l u t i o n a r y . E s s e n t i a l l y , t h e r e p o r t recommended t h a t j u d g e m e n t s a b o u t a d m i n i s t r a t i v e v a l u e a n d h i s t o r i c a l r e s e a r c h v a l u e be made s e p a r a t e l y i n two " r e v i e w s . " I n t h e f i r s t r e v i e w , s p e c i a l l y - t r a i n e d d e p a r t m e n t a l r e c o r d s o f f i c e r s , s u p e r v i s e d b y o f f i c i a l s o f t h e P u b l i c R e c o r d D e p a r t m e n t , make a s e l e c t i o n o f r e c o r d s b a s e d on t h e q u e s t i o n " I s t h i s D e p a r t m e n t l i k e l y t o r e q u i r e t h i s p a p e r any l o n g e r f o r i t s own D e p a r t m e n t a l P u r p o s e s ? " , s u c h p u r p o s e s i n c l u d i n g t h e n e e d t o document a d m i n i s t r a t i v e p r e c e d e n t a n d t h e s t r u c t u r e and f u n c t i o n s o f t h e d e p a r t m e n t . I n t h e s e c o n d r e v i e w , d e p a r t m e n t a l r e c o r d s o f f i c e r s , i n c o n j u n c t i o n w i t h a r c h i v a l o f f i c i a l s o f t h e P u b l i c R e c o r d s D e p a r t m e n t , make a s e l e c t i o n , b a s e d a g a i n on t h e c r i t e r i o n o f a d m i n i s t r a t i v e v a l u e , o f t h e r e c o r d s w h i c h s u r v i v e d t h e f i r s t r e v i e w b u t a l s o now u s i n g t h e c r i t e r i o n o f w h e t h e r t h e y w o u l d be o f v a l u e f o r t h e p u r p o s e s o f h i s t o r i c a l r e s e a r c h . I t was f u r t h e r r e q u i r e d t h a t t h e f i r s t r e v i e w be u n d e r t a k e n no more t h a n f i v e y e a r s a f t e r t h e 9 G r i g g R e p o r t , p. 22. I l l r e c o r d s became n o n - c u r r e n t , and t h e s e c o n d r e v i e w , when t h e r e c o r d s a r e t w e n t y - f i v e y e a r s o l d . 1 " ' I n o r d e r t o make t h i s s y s t e m o f r e v i e w s as e f f i c i e n t a n d e f f e c t i v e as p o s s i b l e , t h e r e p o r t a l s o o f f e r e d g u i d e l i n e s f o r d e p a r t m e n t a l r e c o r d s o f f i c e r s i n t h e p r o p e r r e g i s t r a t i o n and c l a s s i f i c a t i o n o f r e c o r d s , a n d methods f o r d e a l i n g w i t h s p e c i a l t y p e s o f r e c o r d s , s u c h as " p a r t i c u l a r i n s t a n c e p a p e r s " [ c a s e f i l e s ] , p h o t o g r a p h s , f i l m s , a n d s o u n d r e c o r d i n g s . 1 1 The t h e o r e t i c a l g r o u n d s f o r t h i s management s y s t e m o f a p p r a i s a l r e s t e d on two b a s i c a s s u m p t i o n s . F i r s t o f a l l , i n s e t t i n g t h e t i m e p e r i o d s f o r e a c h r e v i e w , t h e c o m m i t t e e c o n t e n d e d t h a t a c c u r a t e j u d g e m e n t s a b o u t a d m i n i s t r a t i v e v a l u e c a n o n l y be made when t h e o r i g i n a l f u n c t i o n s w h i c h c r e a t e d t h e r e c o r d s a r e s t i l l o p e r a t i v e o r v e r y r e c e n t l y d i s c o n t i n u e d , a n d t h a t j u d g e m e n t s a b o u t h i s t o r i c a l r e s e a r c h v a l u e r e q u i r e t h e " p e r s p e c t i v e " a c h i e v e d o n l y a f t e r a c e r t a i n l a p s e o f t i m e . l c To be s u r e , t h e f i r s t p a r t o f t h i s c o n t e n t i o n makes a g r e a t d e a l o f s e n s e , s i n c e i t w o u l d a l w a y s be o f a n a d v a n t a g e t o h a v e t h e o b j e c t o f d o c u m e n t a t i o n , i n t h i s c a s e t h e d e p a r t m e n t a l p r o g r a m s , s t r u c t u r e , and o r g a n i s a t i o n w i t h w h i c h t h e r e c o r d s d e a l t , as c l e a r i n t h e p e r c e p t i o n o f t h e a p p r a i s e r as p o s s i b l e . The s e c o n d p a r t s u g g e s t s t h a t , w i t h t h e d i s t a n c e o f t i m e , one i s a b l e t o b e t t e r p e r c e i v e t h e s i g n i f i c a n c e o f c e r t a i n a c t i o n s , e v e n t s , o r p e o p l e w h i c h may n o t h a v e b e e n 1 0 G r i g g R e p o r t , pp. 28-38, 50-52. 1 1 G r i g g R e p o r t , pp. 34-45, 55-58, 71-80. 1 2 G r i g g Report," pp. 3 5, 38. 112 c l e a r a t o r n e a r t o t h e t i m e o f t h e r e c o r d s ' c r e a t i o n . T h i s a l l o w s , f o r example, f o r t h e d o c u m e n t a t i o n o f t h e g e n e s i s a n d / o r c o n t i n u i t y o f e v e n t s , phenomena, o r p r o g r a m s w h i c h g a i n e d much g r e a t e r i m p o r t a n c e w i t h t h e p a s s a g e o f t i m e , w i t h l i n e s o f c o n t i n u i t y e x t e n d i n g i n t o t h e f u t u r e . However, i n some d e g r e e t h e q u e s t i o n o f what i s i m p o r t a n t i s s t i l l n o t a d e q u a t e l y a d d r e s s e d b y t h i s a s s u m p t i o n , f o r t i m e m e r e l y r e p l a c e s t h e r e l a t i v e r e s e a r c h v a l u e s a s c e n d e n t a t t h e t i m e t h e r e c o r d s were c u r r e n t w i t h new, e q u a l l y r e l a t i v e v a l u e s . The s e c o n d a s s u m p t i o n , w h i l e much s i m p l e r , r e s t s on e v e n s h a k i e r g r o u n d and, b e c a u s e o f i t s e x p e c t e d a p p l i c a t i o n , i s much more c r u c i a l t o t h e w h o l e s y s t e m . A l t h o u g h t h e f i r s t r e v i e w i s t o be u n d e r t a k e n b y t h e d e p a r t m e n t s t h e m s e l v e s u s i n g o n l y t h e c r i t e r i o n o f a d m i n i s t r a t i v e v a l u e , b e c a u s e some r e c o r d s were b e i n g d e s t r o y e d b e f o r e t h e y c o u l d be j u d g e d . f o r t h e i r h i s t o r i c a l r e s e a r c h v a l u e i n t h e s e c o n d r e v i e w thex^e h a d t o be a n a s s u r a n c e t h a t r e c o r d s j u d g e d t o be o f no a d m i n i s t r a t i v e v a l u e a n d d e s t r o y e d w o u l d n o t i n c l u d e any r e c o r d s o f h i s t o r i c a l r e s e a r c h v a l u e . The r e p o r t p u t t h e p r o b l e m i n t h e f o l l o w i n g t e r m s : We c o n s i d e r t h a t t h e s o l u t i o n t o t h e p r o b l e m must l i e i n t h e a p p l i c a t i o n o f t h i s [ h i s t o r i c a l ] c r i t e r i o n b y i n d i r e c t means. I f t h e q u e s t i o n t o be a n s w e r e d b y t h e D e p a r t m e n t ' s r e v i e w i n g o f f i c e r i s p u t i n t h e f o r m , " I s t h i s ' p a p e r l i k e l y t o be o f h i s t o r i c a l o r l e g a l i m p o r t a n c e , o r t o be u s e f u l f o r s o c i a l o r e c o n o m i c r e s e a r c h ? " i t i s d i f f i c u l t t o s e e what t h e g r o u n d s f o r h i s a n s w e r c a n be; f o r he i s u n l i k e l y t o h a v e h a d any e x p e r i e n c e t o w h i c h he c o u l d p o s s i b l y r e l a t e s u c h a q u e s t i o n . B u t i f t h e q u e s t i o n i s p u t i n t h e f o r m , " I s t h i s D e p a r t m e n t l i k e l y t o r e q u i r e t h i s p a p e r a n y l o n g e r f o r 113 i t s own D e p a r t m e n t a l p u r p o s e s ? " i t i m m e d i a t e l y becomes i n t e l l i g i b l e i n t e r m s o f t h e e x p e r i e n c e g a i n e d by a D e p a r t m e n t a l O f f i c e r i n t h e c o u r s e o f h i s n o r m a l work. S u c h a s u b s t i t u t i o n c a n o f c o u r s e be j u s t i f i e d o n l y i f t h e two f o r m s o f t h e q u e s t i o n a r e i n p r a c t i c e synonymous; t h a t i s , i f t h e p a p e r s r e t a i n e d as a r e s u l t o f a n s w e r i n g t h e q u e s t i o n i n i t s s e c o n d f o r m w i l l i n p r a c t i c e i n c l u d e t h o s e w h i c h w o u l d be r e t a i n e d i f i t were p o s s i b l e t o g i v e a c o r r e c t a n s w e r t o t h e q u e s t i o n i n i t s f i r s t form.'' 3 S u b j e c t t o t h e p r o v i s o s t h a t " d e p a r t m e n t a l p u r p o s e s " t a k e i n a d m i n i s t r a t i v e p r e c e d e n t a n d o r g a n i z a t i o n a l h i s t o r y a n d t h a t t h e r e v i e w be u n d e r t a k e n v e r y s o o n a f t e r t h e r e c o r d h a s become i n a c t i v e , t h e c o m m i t t e e s t a t e d s i m p l y , "we b e l i e v e t h a t t h e y w i l l . " I n many ways, t h e a s s e r t i o n t h a t t h e n e e d s an d v a l u e s o f t h e a d m i n i s t r a t o r s who c r e a t e d t h e r e c o r d s a u t o m a t i c a l l y t a k e i n t h e n e e d s an d v a l u e s o f h i s t o r i c a l r e s e a r c h e r s r e s e m b l e s t h e b a s i c a t t i t u d e o f J e n k i n s o n t o w a r d s a p p r a i s a l . T h i s s y s t e m s t i l l l e a v e s t h e f i r s t a n d most c r u c i a l a c t o f a p p r a i s a l i n t h e h a n d s o f t h e a d m i n i s t r a t o r s , a c t i n g i n t h e i r own i n t e r e s t s , a n d J e n k i n s o n h i m s e l f i n s i s t e d t h a t t h e G r i g g r e p o r t g u i d e l i n e s were w h o l l y c o n s i s t e n t w i t h h i s s t r o n g l y h e l d p r i n c i p l e t h a t t h e a r c h i v i s t r e m a i n o u t s i d e o f any a p p r a i s a l p r o c e s s . 1 4 However, w i t h s u c h an a p p r o a c h , J e n k i n s o n was m a i n l y c o n c e r n e d w i t h p r e s e r v i n g t h e i m p a r t i a l q u a l i t y .....of t h e r e c o r d s ; t h e a r c h i t e c t s o f t h e G r i g g s y s t e m o f r e v i e w s 3 G r i g g R e p o r t , p. 29. 1 4 J e n k i n s o n , " R o o t s , " (1960) i n R o g e r H. E l l i s and P e t e r Walne, e d s . , S e l e c t e d W r i t i n g s o f S i r H i l a r y J e n k i n s o n ( G l o u c e s t e r : A l a n S u t o n , 1 9 8 0 ) , p. 378. 114 were c o n v i n c e d t h a t t h e f i r s t r e v i e w w o u l d p r e s e r v e r e c o r d s w h i c h b y t h e i r i n f o r m a t i o n a l c_o.nt.ent. were v a l u a b l e f o r h i s t o r i c a l r e s e a r c h p u r p o s e s . T h i s i s an i m p o r t a n t d i s t i n c t i o n t o make, s i n c e i t e x p o s e s t h e o b v i o u s ' l o o p h o l e s i n G r i g g r e p o r t ' s - a s s u m p t i o n : t h e a p p l i c a t i o n o f t h e v a l u e s o f t h e a d m i n i s t r a t o r d o e s n o t g u a r a n t e e t h a t a l l i n f o r m a t i o n v a l u a b l e f o r p u r p o s e s o f l a t e r h i s t o r i c a l r e s e a r c h e r s w i l l be accommodated any more t h a n t h e u s e o f S c h e l l e n b e r g ' s e v i d e n t i a l v a l u e s w i l l i n a l l c a s e s p r e s e r v e d o c u m e n t a t i o n w h i c h i s o f i n f o r m a t i o n a l v a l u e , a n d t h e r e i s no l o g i c a l r e a s o n why i t s h o u l d . The f i r s t g u i d e p u b l i s h e d by t h e P u b l i c R e c o r d O f f i c e i n 1958 f o r u s e b y D e p a r t m e n t a l R e c o r d s O f f i c e a t t h e f i r s t r e v i e w c o n f i r m s a n d c l a r i f i e s t h e n a t u r e o f t h e c o n t i n u i n g p r o b l e m o f v a l u e i n h e r e n t i n t h e G r i g g s y s t e m . The g u i d e s t a t e s t h a t t h e t h r e e v a l u e s o f a r c h i v e s , "a) t o t h e G o v e r n m e n t f o r a d m i n i s t r a t i v e p u r p o s e s , b) t o t h e o r d i n a r y members o f t h e p u b l i c t o s u p p l y i n f o r m a t i o n o f p r a c t i c a l v a l u e t o them, c) t o a c a d e m i c r e s e a r c h w o r k e r s , " do n o t n e c e s s a r i l y c o i n c i d e . 1 5 I t t h e n embarks on a c o m p r e h e n s i v e a n a l y s i s o f t h e n a t u r e a n d p r o b l e m s o f a p p l y i n g t h e s e v a l u e s , e s p e c i a l l y t h o s e r e l a t i n g t o h i s t o r i c a l r e s e a r c h , w h i c h e x p l a i n s why t h e y c a n n o t a l w a y s c o i n c i d e : The i n f o r m a t i o n w h i c h t h e r e s e a r c h w o r k e r r e q u i r e s may be f o u n d i n a D e p a r t m e n t ' s r e c o r d s b e c a u s e t h e D e p a r t m e n t ' s work i s d i r e c t l y c o n c e r n e d w i t h t h e s u b j e c t i n w h i c h 1 5 G r e a t B r i t a i n , P u b l i c R e c o r d O f f i c e , A G u i d e f o r D e p a r t m e n t a l R e c o r d s O f f i c e r s (HMSO, 1 9 5 8 ) , p. 31. 115 he i s i n t e r e s t e d , o r i t may be f o u n d t h e r e f o r t u i t o u s l y . . . The i m p o r t a n c e o f t h e d i s t i n c t i o n . . . i s t h i s : a n y o n e f a m i l i a r w i t h a D e p a r t m e n t ' s work an d h i s t o r y i s i n a p o s i t i o n t o s e l e c t r e c o r d s w h i c h w i l l be u s e f u l t o t h e f i r s t t y p e o f r e s e a r c h w o r k e r b e c a u s e he w i l l s h a r e h i s v i e w p o i n t . . . The same i s n o t t r u e o f t h e s e c o n d t y p e o f r e s e a r c h w o r k e r . H i s s e n s e o f v a l u e s i s n o t t h e one s h a r e d b y t h e D e p a r t m e n t , a n d i t may be n o t e d t h a t he i s l i k e l y t o be t h e c h i e f p e r s o n t o s u f f e r u n d e r t h e p r o c e d u r e o u t l i n e d i n t h e G r i g g r e p o r t . . . M o r e o v e r , t h e i n t e r e s t s o f t h i s t y p e o f r e s e a r c h w o r k e r p r e s e n t a f u r t h e r d i f f i c u l t y i n t h a t t h e y c a n n o t be e a s i l y f o r e s e e n e v e n by t h o s e f a m i l i a r w i t h c u r r e n t r e s e a r c h w o r k . 1 5 The c o n s e q u e n c e o f t h i s p r o b l e m was t h a t e f f e c t i v e r e s p o n s i b i l i t y f o r a p p r a i s i n g r e c o r d s i n t h e G r i g g s y s t e m b e g a n t o s h i f t a l m o s t i m m e d i a t e l y t o w a r d s a r c h i v i s t s i n t h e P u b l i c R e c o r d O f f i c e , w h e t h e r t h a t meant i n v o l v i n g them a t t h e f i r s t r e v i e w o r s i m p l y d e f e r r i n g a p p r a i s a l t o t h e s e c o n d r e v i e w . " S e l e c t i o n o f m a t e r i a l u n d e r t h i s h e a d [ h i s t o r i c a l r e s e a r c h v a l u e ] , " s t a t e d t h e 1958 g u i d e , " w i l l be v e r y l a r g e l y a t a s k f o r t h e I n s p e c t i n g O f f i c e r , who w i l l be a b l e t o t u r n t o c o l l e a g u e s i n t h e P u b l i c R e c o r d O f f i c e f o r a d v i c e . " ' 7 R e v i s i o n s t o . t h e g u i d e f o r d e p a r t m e n t a l r e c o r d o f f i c e r s i n 1962 a n d 1971 l e f t o u t much o f t h e a n a l y t i c a l d i s c u s s i o n o f v a l u e s , n o t b e c a u s e d e p a r t m e n t a l a d m i n i s t r a t o r s h a d g a i n e d t h e e x p e r t i s e t o a p p r a i s e r e c o r d s f o r r e s e a r c h v a l u e w i t h o u t t h e u s e o f g u i d e l i n e s , b u t b e c a u s e a r c h i v i s t s a t t h e P u b l i c R e c o r d O f f i c e h a d t a k e n o v e r t h i s t a s k f o r them. By t h e m i d - 1 9 7 0 s , t h i s s h i f t h a d b e e n c o m p l e t e d , a n d M i c h a e l Cook c o u l d o b s e r v e 1 6 G u i d e , p. 34. 1 7 G u i d e , p. 34. 116 i n 197 7 t h a t " i t i s no l o n g e r c o n s i d e r e d n e c e s s a r y t o t e a c h d e p a r t m e n t a l r e c o r d o f f i c e r s t o r e c o g n i z e p o t e n t i a l r e s e a r c h v a l u e , s i n c e t h e i n s p e c t i n g o f f i c e r s , some o f whom a r e now s p e c i a l i s t s i n c e r t a i n t e c h n i c a l a r e a s o f k n o w l e d g e , have i n e f f e c t s h o u l d e r e d t h i s b u r d e n . The e s t a b l i s h m e n t o f r e s e a r c h v a l u e s h a s come i n t o t h e p r o f e s s i o n a l a r e a o f t h e a r c h i v i s t s . " i 3 T h i s p r o c e s s n o t o n l y s e r i o u s l y c o n t r a v e n e d J e n k i n s o n i a n p r i n c i p l e s o f i m p a r t i a l i t y , b u t i n a p r a c t i c a l way s u b v e r t e d t h e o r i g i n a l a s s u m p t i o n s o f t h e G r i g g r e p o r t . D e p a r t m e n t a l r e c o r d o f f i c e r s c o u l d no l o n g e r be c o u n t e d u p o n t o p r e s e r v e a l l d o c u m e n t s o f a r c h i v a l v a l u e m e r e l y by a p p l y i n g t h e v a l u e o f c o n t i n u i n g a d m i n i s t r a t i v e u s e f u l n e s s a t t h e f i r s t r e v i e w . The P u b l i c R e c o r d O f f i c e was e f f e c t i v e l y g i v e n t h i s t a s k a n d became a c t i v e l y i n v o l v e d i n i d e n t i f y i n g h i s t o r i c a l r e s e a r c h v a l u e s f o r a l l d e p a r t m e n t a l r e c o r d s a t b o t h t h e f i r s t a n d s e c o n d r e v i e w s . T h i s r e v e a l e d a p r a c t i c a l a c c e p t a n c e o f t h e i d e a , o u t l i n e d a l r e a d y i n t h e f i r s t g u i d e f o r d e p a r t m e n t a l r e c o r d o f f i c e r s , t h a t t h e p r e s e r v a t i o n o f r e c o r d s o f h i s t o r i c a l r e s e a r c h v a l u e was n o t e n s u r e d by i m p l e m e n t i n g a s t r i c t l y managed s y s t e m w h i c h i n e s s e n c e m e r e l y i m i t a t e s , a l b e i t more e f f i c i e n t l y , t h e " n a t u r a l " p r o c e s s o f s e l e c t i o n by a d m i n i s t r a t o r s t h a t J e n k i n s o n p r e s c r i b e d ; t h i s r e q u i r e d j u d g e m e n t s b e y o n d t h e c a p a c i t i e s o f d e p a r t m e n t a l a d m i n i s t r a t o r s and t h e t a s k o f j u d g i n g r e c o r d s f o r t h e i r r e s e a r c h v a l u e i n t h e e n d p a s s e d t o a r c h i v i s t s . As i n t h e 1 8 Cook, p. 67. 117 U n i t e d S t a t e s , t h i s managed s y s t e m o f s e l e c t i o n made t h e p r o c e s s o f a p p r a i s a l more c o n t r o l l e d and o r g a n i z e d , b u t t h e a p p r a i s a l p r o c e s s s t i l l l a c k e d c o n c r e t e v a l u e p r i n c i p l e s b y w h i c h t o make a p p r a i s a l d e c i s i o n s . A r c h i v e s a n d a r c h i v a l i n s t i t u t i o n s i n F r a n c e h o l d as r i c h a n d l o n g a l e g a c y as t h o s e o f G r e a t B r i t a i n , b u t t h e u n i q u e F r e n c h r e c o r d - k e e p i n g t r a d i t i o n l e d t o an a p p r o a c h t o t h e management o f t h e a p p r a i s a l p r o c e s s w h i c h was more c l o s e l y r e l a t e d t o t h e A m e r i c a n r e c o r d s management s y s t e m . As F r e n c h a r c h i v a l t h e o r i s t M i c h e l D u c h e i n h a s p o i n t e d o u t , t h e a r c h i v e s p r o d u c e d b y i n s t i t u t i o n s i n " L a t i n " c o u n t r i e s ( F r a n c e , S p a i n , a n d I t a l y ) , i n c o n t r a s t t o t h e r e c o r d s o f " G e r m a n i c " c o u n t r i e s (Germany, The N e t h e r l a n d s , S c a n d i n a v i a , a n d B r i t a i n ) , w ere n o t u n d e r t h e a d m i n i s t r a t i v e c o n t r o l o f s e p a r a t e r e g i s t r y o f f i c e s d u r i n g t h e p e r i o d o f t h e i r e a r l y u s e . The r e c o r d s - c r e a t i n g o f f i c e s t h e m s e l v e s p r o d u c e d , o r g a n i z e d , a n d d i s p o s e d o f t h e i r r e c o r d s a c c o r d i n g t o t h e i r own i d i o s y n c r a t i c methods and c r i t e r i a . 1 9 As a r e s u l t , when t h e p r e s e r v a t i o n a n d a p p r a i s a l o f a l l p u b l i c r e c o r d s was made t h e i r r e s p o n s i b i l i t y t h r o u g h l e g i s l a t i o n i n 1936, F r e n c h a r c h i v i s t s were f a c e d w i t h a mass o f d o c u m e n t s p o s s e s s i n g a much l e s s d i s c r e t e a n d p r e d i c t a b l e f o r m t h a n t h e r e c o r d s o f t h e i r G e r m a n i c c o l l e a g u e s . T h i s h e l d two c o n s e q u e n c e s f o r t h e d e v e l o p m e n t o f F r e n c h a p p r o a c h e s t o t h e management o f s t i l l - a c t i v e r e c o r d s o r p r e - a r c h i v a g e : f i r s t o f a l l , F r e n c h a r c h i v i s t s were much more i n c l i n e d t o c o n s t r u c t 1 9 M i c h e l D u c h e i n , " T h e o r e t i c a l P r i n c i p l e s a n d P r a c t i c a l P r o b l e m s o f R e s p e c t des F o n d s i n A r c h i v a l S c i e n c e , " A r c h i v a r i a 16 (Summer 1 9 8 3 ) , p. 77. 113 a t h e o r e t i c a l c o n t i n u u m o f u s e and v a l u e b e t w e e n c u r r e n t r e c o r d s a n d a r c h i v e s ; a n d s e c o n d l y , t h e y were much more f r e e t o p a r t i c i p a t e i n t h e o r g a n i z a t i o n a n d a p p r a i s a l o f r e c o r d s a t v a r i o u s s t a g e s o f t h e i r u s e t h a n t h e i r W e s t e r n E u r o p e a n c o u n t e r p a r t s . 2 0 The i d e a s e x p r e s s e d by F r e n c h a r c h i v i s t s i n t h e i r e f f o r t s t o d e v e l o p a management s y s t e m o f a p p r a i s a l i n t h e 1960s a n d 70s b e a r o u t t h e s e o b s e r v a t i o n s . The n a t i o n a l a n d d e p a r t m e n t a l a r c h i v e s i n F r a n c e h a d become i n v o l v e d i n p r e - a r c h i v a g e i n t h e 1950s when m i s s i o n a i r e s f r o m t h e a r c h i v e s were a s s i g n e d t o v a r i o u s g o v e r n m e n t m i n i s t r i e s as c o n s u l t a n t s on t h e o r g a n i z a t i o n a n d d i s p o s i t i o n o f t h e i r r e c o r d s . 2 * The n a t u r e a n d e x t e n t o f t h e i r work, however, r e m a i n e d i n f o r m a l a n d l a c k i n g a t h e o r e t i c a l d i r e c t i o n . B u t i n 1961, Y v e s P e r o t i n , t h e n D i r e c t o r o f t h e A r c h i v e s o f t h e S e i n e a n d t h e C i t y o f P a r i s , o f f e r e d a t h e o r y o f t h e n a t u r e a n d d i s p o s i t i o n o f a d m i n i s t r a t i v e a r c h i v e s b a s e d on a n i d e a o f t h e " t h r e e a g e s " o f a r c h i v e s . P e r o t i n c o n t e n d e d , a s h a d t h e A m e r i c a n a r c h i v i s t P h i l l i p B r o o k s i n 1940, t h a t r e c o r d s go t h r o u g h a l i f e c y c l e b e g i n n i n g w i t h c r e a t i o n , p r o c e e d i n g t h r o u g h u s e b y t h e o r i g i n a l a g e n c y , t h e n a p e r i o d o f o b s o l e s c e n c e , a n d c u l m i n a t i n g i n d i s p o s a l o r p e r m a n e n t p r e s e r v a t i o n i n a r c h i v e s f o r u s e b y h i s t o r i c a l r e s e a r c h e r s . He p r o p o s e d a management s y s t e m t h a t a l l o w e d f o r d U A l i c e G u i l l e m a i n , " L e s a r c h i v e s en f o r m a t i o n e t l e p r e - a r c h i v a g e : r e f l e x i o n s a p r o p o s d'un c h a p i t r e du 'Manuel d ' a r c h i v i s t i q u e , ' " G a z e t t e d e s A r c h i v e s 71 ( 1 9 7 0 ) , 252. 2 1 James B. Rhoads, "New A r c h i v a l T e c h n i q u e s , " A r c h i y u m 24 ( 1 9 7 4 ) , p. 86. 119 a c o n t r o l l e d , managed s t a g e o f r e c o r d s d i s p o s i t i o n a t t h e " s e c o n d a g e " b e t w e e n t h e " f i r s t a g e " o f a d m i n i s t r a t i v e u s e and c u s t o d y a n d t h e " t h i r d a g e " o f h i s t o r i c a l u s e a n d a r c h i v a l c u s t o d y . 2 2 T h i s i n t e r m e d i a r y s e c o n d s t a g e p r o v i d e s an a d m i n i s t r a t i v e f r a m e w o r k f o r t h e p r e s e r v a t i o n a n d d i s p o s i t i o n o f r e c o r d s d u r i n g a p e r i o d when t h e d e c l i n i n g c u r v e o f a d m i n i s t r a t i v e v a l u e i n t e r s e c t s w i t h t h e a s c e n d i n g c u r v e o f h i s t o r i c a l r e s e a r c h v a l u e . As P e r o t i n e x p l a i n e d , t h e c o i n c i d i n g i n t e r e s t s o f a d m i n i s t r a t i o n s a n d a r c h i v e s n e e d t o be accommodated by r e c o g n i z i n g a n d i m p l e m e n t i n g an a d m i n i s t r a t i v e s t r u c t u r e f o r d e a l i n g w i t h r e c o r d s w h i c h h a v e r e a c h e d t h e s e c o n d age: We h a v e s e e n t h a t A d m i n i s t r a t i o n a t t h i s s t a g e o f t e n h a s t h e t e n d e n c y n o t t o r e c o g n i z e i t s o f f s p r i n g . I t e x p e l s them p r e m a t u r e l y f r o m t h e home o r h o u s e s them i n g a r r e t s u n d e r d e p l o r a b l e c o n d i t i o n s . A r c h i v a l S e r v i c e s , on t h e i r p a r t , h e s i t a t e a t t h i s s t a g e t o a c c e p t t h e s e p a p e r s , w h i c h - - p r o p e r l y c l a s s i f i e d - - w o u l d s t i l l be o f u s e t o t h e b u r e a u s , w h i c h c a n n o t y e t be made a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c , w h i c h h a v e n o t y e t b e e n s c r e e n e d , a n d w h i c h a r e t h e r e f o r e v e r y cumbersome. I t i s i n t h i s s t a t e o f abandonment t h a t l o s s a n d damage o c c u r . To g e t away f r o m t h i s s i t u a t i o n some i n t e r m e d i a t e d e p o s i t o r i e s s h o u l d be c r e a t e d , g r o u p i n g b y l a r g e a d m i n i s t r a t i v e a r e a s e v e r y t h i n g t h a t i s b e y o n d t h e i m m e d i a t e u s e o f t h e b u r e a u s an d t h a t i s t o be r e t a i n e d n o t f a r away. 2 3 . A l t h o u g h t h e n o t i o n o f t h e " t h r e e a g e s " o f a r c h i v e s a n d t h e d e v e l o p m e n t o f i n t e r m e d i a t e s t o r a g e d e p o t s w o u l d seem t o b r i n g t h e i n t e r e s t s o f a d m i n i s t r a t o r and t h e a r c h i v i s t 2 2 Y v e s P e r o t i n , " A d m i n i s t r a t i o n a n d t h e ' T h r e e A g e s ' o f A r c h i v e s , " A m e r i c a n A r c h i v i s t 29, No. 3, 3 68. P e r o t i n , p. 3 69. 120 " t o g e t h e r , i n a c t u a l i t y t h e o r i g i n a l a d m i n i s t r a t i v e v a l u e and t h e l a t e r a r c h i v a l v a l u e o f r e c o r d s r e m a i n e d c o m p l e t e l y s e p a r a t e a n d sometimes c o n f l i c t i n g c o n c e r n s i n F r e n c h a r c h i v a l s c i e n c e . As a r e s u l t , F r e n c h a r c h i v i s t s e x p e n d e d most of t h e i r e n e r g i e s a f t e r 1960 i n i d e n t i f y i n g who s h o u l d h a v e c o n t r o l o v e r t h e r e c o r d l i f e - c y c l e r a t h e r t h a n d e f i n i n g v a l u e s b y w h i c h r e c o r d s s h o u l d be k e p t o r d e s t r o y e d . I n 1970, two p r o m i n e n t F r e n c h a r c h i v i s t s o f f e r e d c r i t i c i s m s o f t h e s y s t e m o f p r e - a r c h i v a g e b a s e d on t h e n o t i o n o f " t h r e e a g e s . " M i c h e l D u c h e i n a c c e p t e d t h e t h e o r y , b u t s u g g e s t e d t h a t t h e i n t e r m e d i a t e s t a g e be b r o k e n down i n t o two s e p a r a t e s t a g e s a d m i n i s t e r e d b y two s e p a r a t e i n s t i t u t i o n s : t h e f i r s t , s e r v i n g t h e c o n t i n u i n g n e e d s o f a d m i n i s t r a t i o n f o r t h e r e c o r d s u n t i l s u c h r e q u i r e m e n t s a r e e x h a u s t e d ; t h e s e c o n d , t h e c r i t e r i a o f a r c h i v e s f o r d e t e r m i n i n g p e r m a n e n t h i s t o r i c a l v a l u e . 2 4 A l t h o u g h he made no o v e r t r e f e r e n c e t o i t , D u c h e i n ' s p r o p o s a l r e s e m b l e s t h e s y s t e m o f two r e v i e w s i m p l e m e n t e d i n G r e a t B r i t a i n f o l l o w i n g t h e 19 54 G r i g g R e p o r t w h e r e b y t h e o r i g i n a l a g e n c i e s make t h e f i r s t s e l e c t i o n a c c o r d i n g t o t h e i r a d m i n i s t r a t i v e n e e d s a n d t h e v a l u e s o f h i s t o r i c a l r e s e a r c h a r e o n l y b r o u g h t t o b e a r l a t e r b y a r c h i v i s t s i n a s e c o n d r e v i e w . D u c h e i n d i d i n s i s t , h o wever, t h a t t h e F r e n c h a r c h i v a l t r a d i t i o n c o u l d n o t accommodate t h e A m e r i c a n s y s t e m of r e c o r d s management. He r e g a r d e d A m e r i c a n r e c o r d s m a n a g ers as autonomous o f f i c i a l s s p e c i a l i z i n g i n t h e d i s p o s i t i o n o f " D u c h e i n , "Le p r e - a r c h i v a g e : q u e l q u e s c l a r i f i c a t i o n s n e c e s s a i r e s , " G a z e t t e d e s A r c h i v e s 71 ( 1 9 7 0 ) , 226-236. 121 r e c o r d s b e t w e e n a d m i n i s t r a t i o n s a n d a r c h i v e s . By s t r i c t l y d e f i n i n g t h e r e s p o n s i b i l i t i e s o f t h e o f f i c i a l s who c r e a t e d t h e r e c o r d s a n d a r c h i v i s t s i n t h e p r o c e s s o f a p p r a i s a l t h r o u g h o u t t h e r e c o r d l i f e - c y l c e , D u c h e i n h o p e d t o a v o i d t h e emergence o f a n o t h e r g r o u p o f r e c o r d s a d m i n i s t r a t o r s o p e r a t i n g b e t w e e n t h e m . z 5 On t h e o t h e r h a n d , A l i c e G u i l l e m a i n , h e r s e l f a m i s s i o n a i r e i n t h e M i n i s t r y o f E c o n o m i c s an d F i n a n c e , c o n t e n d e d t h a t u s i n g i d e a o f " t h r e e a g e s " as a m o d e l f o r m a n a g i n g t h e d i s p o s i t i o n o f r e c o r d s p l a c e d a r c h i v i s t s o u t s i d e o f t h e m o s t i m p o r t a n t a s p e c t s o f r e c o r d - k e e p i n g a n d r e s e a r c h . She c l a i m e d t h a t t h e F r e n c h a r c h i v i s t s who w r o t e t h e M a n u e l d ' a r c h i v i s t i Q u e b e t w e e n 196 5 a n d 197 0 d e a l t w i t h t h e a c q u i s i t i o n a n d a p p r a i s a l o f r e c o r d s o n l y f r o m a n i n e t e e n t h - c e n t u r y o p t i q u e h i s t o r i q u e . 2 o She m a i n t a i n e d t h a t t h e t h r e e - s t a g e s y s t e m o f d i s p o s i t i o n , w i t h a r c h i v i s t s b e c o m i n g i n v o l v e d o n l y a f t e r t h e r e c o r d s a r e no l o n g e r u s e f u l t o t h e a d m i n i s t r a t i o n , f a i l e d t o s e r v e t h e new k i n d s o f s o c i a l s c i e n c e r e s e a r c h w h i c h r e q u i r e more c u r r e n t i n f o r m a t i o n . G u i l l e m a i n a l s o p o i n t e d o u t t h a t a d v a n c e s i n i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y n e c e s s i t a t e a r c h i v i s t s b e c o m i n g i n v o l v e d i n t h e a p p r a i s a l a n d p r e s e r v a t i o n o f r e c o r d s much e a r l i e r i n t h e p r o c e s s . i 7 d 5 D u c h e i n , p. 236 E o G u i l l e m a i n , pp. 252-253. 2 7 G u i l l e m a i n , pp. 253-258. "'2 2 The i d e a s o f P e r o t i n , D u c h e i n , a n d G u i l l e m a i n were c o n f i n e d t o an a n a l y s i s o f t h e d i s p o s i t i o n p r o c e s s and t h e n a t u r e o f management s y s t e m s f o r m a k i n g t h i s p r o c e s s more e f f i c i e n t . L i k e t h e i r A m e r i c a n a n d B r i t i s h c o l l e a g u e s , F r e n c h a r c h i v i s t s e f f e c t i v e l y a v o i d e d d e a l i n g w i t h t h e c o n c e p t u a l and e t h i c a l p r o b l e m s i n h e r e n t i n d e f i n i n g c o n c r e t e v a l u e s f o r m a k i n g a p p r a i s a l d e c i s i o n s d u r i n g t h e d i s p o s i t i o n p r o c e s s . I n t h i s way, t h e i d e a s o f F r e n c h a r c h i v a l s c i e n t i s t s a f t e r 193 0 f i t t h e p a t t e r n o f d e v e l o p m e n t a l r e a d y e s t a b l i s h e d i n o t h e r c o u n t r i e s . I n Germany d u r i n g t h i s p e r i o d , t h e p r o b l e m o f v a l u e c o n c e p t s f o r a r c h i v a l a p p r a i s a l e l i c i t e d e x t e n s i v e t h e o r e t i c a l as w e l l as p r a c t i c a l i n q u i r i e s . German a r c h i v a l t h e o r i s t s , when w r i t i n g a b o u t t h e s u b j e c t o f a r c h i v a l a p p r a i s a l , were more i n c l i n e d t o a d d r e s s t h e t h e o r e t i c a l , c o n c e p t u a l , and p h i l o s o p h i c a l i s s u e s b e f o r e p r o c e e d i n g t o w a r d s a p r a c t i c a l s o l u t i o n , and, as a r e s u l t , g e n e r a t e d i m p o r t a n t a n d u n i q u e i d e a s o f a r c h i v a l v a l u e . I n t h e 1930s, t h e German a r c h i v a l community f o u n d i t s e l f a t a c r u c i a l p o i n t i n i t s d e v e l o p m e n t . German a r c h i v a l s c i e n c e a t t h i s t i m e was b a s e d on a n e n d u r i n g t r a d i t i o n o f a r c h i v a l t h e o r y a n d p r a c t i c e w h i c h h a d b e e n f o r m e d i n t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y . As e x p l a i n e d i n C h a p t e r I I , t h i s t r a d i t i o n a l a p p r o a c h t o a p p r a i s a l r e l i e d u p o n t h e h i s t o r i c a l v e r s t e h e n o r i n t u i t i o n o f t h e a r c h i v i s t i n j u d g i n g t h e v a l u e o f r e c o r d s . The o p e r a t i o n o f v e r s t e h e n was b e s t s e r v e d i f t h e r e c o r d s were a r r a n g e d a c c o r d i n g t o t h e p r i n c i p l e o f 123 p r o v e n a n c e so t h a t t h e i r o r g a n i c i n t e g r i t y a n d o r i g i n a l c o n t e x t a r e p r e s e r v e d . However, l i k e o t h e r w e s t e r n E u r o p e a n c o u n t r i e s i n t h i s p e r i o d , t h e v o lume an d c o m p l e x i t y o f d o cuments p r o d u c e d by German i n s t i t u t i o n s , c o u p l e d w i t h t h e r e l e a s e o f l a r g e numbers o f r e c o r d s p r e v i o u s l y k e p t by t h e r u l i n g a r i s t o c r a t i c e l i t e b e f o r e a n d d u r i n g t h e F i r s t W o r l d War, r e n d e r e d s u c h an i n t u i t i v e , s u b j e c t i v e a p p r o a c h t o a p p r a i s a l u n w o r k a b l e . 2 8 On a n o t h e r l e v e l , as Hans Booms has p o i n t e d o u t , much o f t h e f a i t h o f a r c h i v i s t s a n d h i s t o r i a n s i n t h e p r o v e n a n c e - b a s e d , i n t u i t i v e a p p r o a c h r e s t e d on a v e r y p o s i t i v e , p r o g r e s s i v e , a n d I d e a l i s t v i s i o n o f German s o c i e t y and t h e s t a t e , a n d i t was t h i s v i s i o n w h i c h was p e r h a p s t h e m ost s i g n i f i c a n t c a s u a l t y o f t h e w a r . 2 9 German a r c h i v i s t s a t t e m p t e d t o make t h e p r o c e s s more e f f i c i e n t b y i d e n t i f y i n g d u p l i c a t e a n d e p h e m e r a l documents e a r l y on t h r o u g h t h e u s e o f g e n e r a l g u i d e l i n e s w h i c h c o u l d be a p p l i e d t o l a r g e g r o u p s o f r e c o r d s i n i n d i v i d u a l d e p a r t m e n t s , b r a n c h e s , o r o f f i c e s [ G r u p p e n g r u n d s a t z e ] . T h i s s e r v e d , i n A d o l f B r e n n e k e ' s v i e w , t o make t h e o r g a n i c u n i t y a n d o r g a n i z a t i o n o f t h e r e c o r d s c l e a r e r b y f r e e i n g t h e e s s e n t i a l 8 8 W i l h e i m R o h r , " Z u r P r o b l e m a t i k d e s m o d e r n e n A k t e n w e s e n s , " A r c h i v a l i s c h e Z e i t s c h r i f t 54 ( 1 9 5 8 ) , p. 75. 2 9 Hans Booms, " S o c i e t y a n d t h e F o r m a t i o n o f a D o c u m e n t a r y H e r i t a g e : I s s u e s i n t h e A p p r a i s a l o f A r c h i v a l S o u r c e s , " e d . a n d t r a n s . H e r m i n a J o l d e r s m a a n d R i c h a r d Klumpenhouwer, A r c h i v a r i a 24 ( 1 9 8 7 ) , p. 79. 124 b o d y o f a r c h i v a l d ocuments o f i r r e l e v a n t material.- 1'-' B u t s u c h a t t e m p t s a t a p p r a i s a l p r i n c i p l e s were n o t c o m p r e h e n s i v e a n d c o n c r e t e e n o u g h t o a l l e v i a t e t h e m a j o r p r a c t i c a l a n d c o n c e p t u a l p r o b l e m s f a c e d b y German a r c h i v i s t s . I n r e s p o n s e t o t h e c r i s i s , a c o m m i s s i o n was a p p o i n t e d i n 19 3 6 t o s t u d y and d e v e l o p s o l u t i o n s t o t h e p r o b l e m o f a r c h i v a l a p p r a i s a l . Two members o f t h e c o m m i s s i o n , Hermann M e i n e r t a n d E r n s t M e i s n e r , o f f e r e d t h e r e s u l t s o f t h e i r work a t t h e German A r c h i v e s C o n f e r e n c e i n G o t h a i n 1939. The n a t u r e o f t h e d i s c u s s i o n a t t h i s c o n f e r e n c e c l a r i f i e d and, p a r t l y , d e t e r m i n e d t h e d i r e c t i o n o f f u t u r e German a r c h i v a l t h e o r y on a p p r a i s a l . B o t h M e i s n e r a n d M e i n e r t r e j e c t e d o n c e an d f o r a l l t h e t r a d i t i o n a l , i n t u i t i v e p r i n c i p l e s o f F i j i g e r s p J ^ as a m e t hod f o r a p p r a i s i n g m o d e r n documents a n d u r g e d a s h i f t i n a p p r o a c h f r o m a n e g a t i v e a n a l y s i s , w h i c h i d e n t i f i e s t h e v a l u e l e s s , i n f a v o u r o f a p o s i t i v e a n a l y s i s , w h i c h i d e n t i f i e s t h e v a l u a b l e . M e i s n e r , b u i l d i n g on t h e g e n e r a l g u i d e l i n e s d e v e l o p e d b y e a r l i e r c o l l e a g u e s , o f f e r e d t h r e e c a t e g o r i e s f o r j u d g i n g t h e v a l u e o f d o c u m e n t s : 1) age ( u s i n g a c u t - o f f d a t e ) , 2) v a l u e o f c o n t e n t s , a n d 3) r e l a t i o n o f t h e documents t o t h e o r i g i n a l f u n c t i o n o f t h e a g e n c y w h i c h c r e a t e d them. T h e s e c a t e g o r i e s r e m a i n e d b r o a d e n o u g h t o a l l o w f o r c o n s i d e r a b l e l e e w a y i n m a k i n g a v a l u e d e c i s i o n . M e i n e r t a g r e e d t h a t t h e J | J A d o l f B r e n n e k e , pp. 38-42; A r t u r Z e c h e l , " W e r t t h e o r i e u n d K a s s a t i o n : Hermann M e i n e r t zum 70. G e b u r t s t a g gewidmet," P e r A r c h i v a r 18 ( F e b r u a r y 1 9 6 5 ) , c o l . 3.; a l s o d i s c u s s e d i n Booms, p; 86. 125 v a l u e o f r e c o r d s must a l w a y s be d e t e r m i n e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e v a l u e t h e y h o l d f o r t h e r e c o r d - c r e a t i n g o f f i c e and t h e s t a t u s o f t h a t o f f i c e i n c o m p a r i s o n t o o t h e r o f f i c e s . M e i n e r t a l s o e x p a n d e d on M e i s n e r ' s s e c o n d c r i t e r i o n o f d e t e r m i n i n g v a l u e b y t h e i n f o r m a t i o n a l c o n t e n t o f t h e r e c o r d s w h i c h , he c o n t e n d e d , i s " a v a l u a t i n g p r o c e s s , f o r w h i c h c o n c r e t e v a l u e norms must be f o u n d . " M e i n e r t s u g g e s t e d t h a t s u c h norms o r s t a n d a r d s m u s t be d e r i v e d f r o m s o c i e t y i t s e l f a n d t h e r e f o r e must s e r v e t o document t h r e e g e n e r a l a r e a s o f s o c i e t a l s t r u c t u r e : t h e p e o p l e [ V o l k ] , t h e s t a t e C S t a a t ] , a n d c u l t u r e [ K u l j t u r ] . 3 1 A l t h o u g h t h e i d e a s o f M e i s n e r and M e i n e r t were t o o b r o a d a n d p r e l i m i n a r y f o r t h e p u r p o s e s o f d e v e l o p i n g p r a c t i c a l a p p r a i s a l s t a n d a r d s f o r German a r c h i v e s , t h e y s e t o u t t h e two m a i n a r e a s o f c o n c e n t r a t i o n f o r f u t u r e a r c h i v a l t h e o r y on a p p r a i s a l . I n t h e f i r s t a r e a , a r c h i v i s t s a n a l y z e d t h e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n t h e n a t u r e a n d s t a t u s o f r e c o r d - c r e a t i n g o r g a n i z a t i o n s o r i n d i v i d u a l s a n d t h e v a l u e o f t h e r e c o r d s t h e y c r e a t e . I n t h e s e c o n d a r e a , a r c h i v i s t s e x a m i n e d ways i n w h i c h t o d e t e r m i n e t h e v a l u e o f d o c u m e n t s b a s e d on t h e i n f o r m a t i o n a l c o n t e n t o f t h e r e c o r d s a n d t h e u s e f u l n e s s o f t h i s i n f o r m a t i o n t o s o c i e t y i n g e n e r a l . The f i r s t e f f o r t s made t o w a r d s d e v e l o p i n g a t h e o r y o f a p p r a i s a l i n Germany a f t e r t h e S e c o n d W o r l d War d i d n o t t a k e p l a c e u n t i l t h e t h i r t y - f i f t h German A r c h i v e s C o n f e r e n c e i n K o b l e n z i n 1957. A t t h i s c o n f e r e n c e , W i l h e i m R o h r , G e o r g 3 1 Z e c h e l , c o l . 3; i n B r e n n e k e , p. 42. 126 W i l h e l m S a n t e , an d F r i t z Zimmerman p r e s e n t e d p a p e r s w h i c h e x a m i n e d t h e p r o b l e m o f a p p r a i s a l e x t e n s i v e l y and o f f e r e d s o l u t i o n s . G e o r g W i l h e l m S a n t e d e v e l o p e d h i s i d e a s on a p p r a i s a l b a s e d on t h e a s s u m p t i o n t h a t t h e aims an d o b j e c t i v e s o f a r c h i v i s t s a r e c l o s e l y l i n k e d w i t h t h o s e o f t h e a d m i n i s t r a t i o n w h i c h p r o d u c e d t h e r e c o r d s . He a t t e m p t e d t o show t h a t t h r o u g h o u t t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y , a r c h i v e s a n d a d m i n i s t r a t i o n s were w o r k i n g t o w a r d s common g o a l s and, b e c a u s e o f t h i s , a n d t h e f a c t t h a t t h e p r o d u c t i o n o f r e c o r d s r e m a i n e d a t a m a n a g e a b l e l e v e l , t h e t a s k o f d e c i d i n g w h i c h r e c o r d s s h o u l d be p r e s e r v e d was n o t o n l y s h a r e d , b u t a l s o f a i r l y s t r a i g h t f o r w a r d a n d u n p r o b l e m a t i c . T h e n , b e g i n n i n g i n t h e l a t e n i n e t e e n t h c e n t u r y , b o t h t h e f u n c t i o n s a n d r e c o r d - c r e a t i n g a c t i v i t i e s o f i n s t i t u t i o n s b e g a n t o e x p a n d . The c o n s e q u e n c e o f t h i s , o f c o u r s e , was t h a t a d m i n i s t r a t i o n s were l o s i n g i n t e l l e c t u a l c o n t r o l o f t h e i r own r e c o r d s and t h u s n e g l e c t i n g t o weed o u t e p h e m e r a l m a t e r i a l f r o m t h e i r r e c o r d s . A t t h e same t i m e , as h i s t o r i a n s a n d h i s t o r i c a l s c h o l a r s h i p b e g a n t o d o m i n a t e t h e work o f German a r c h i v i s t s , a r c h i v a l i n s t i t u t i o n s were b e c o m i n g i n c r e a s i n g l y a l i e n a t e d f r o m c o n t e m p o r a r y a d m i n i s t r a t i o n s : t h e h i s t o r i a n / a r c h i v i s t s o f t h i s p e r i o d c o n c e n t r a t e d t h e i r e f f o r t s on a c q u i r i n g and s t u d y i n g m e d i e v a l r e c o r d s w h i l e t h e modern r e c o r d - c r e a t i n g i n s t i t u t i o n s m e r e l y s t o c k p i l e d t h e g r o w i n g v o l u m e o f r e c o r d s i n t h e i r own r e g i s t r i e s . As a r e s u l t , a r c h i v i s t s r e a l i z e d t o o l a t e t h a t t h e y were a c t u a l l y f a l l i n g h o p e l e s s l y b e h i n d i n t h e i r w ork a n d 127 when t h e s e s t o c k p i l e d r e c o r d s were t r a n s f e r r e d t o a r c h i v e s e n m.S_s.s_e._after 1918, a r c h i v i s t s were i l l - p r e p a r e d t o d e a l w i t h them. From t h i s a n a l y s i s , S a n t e c o n c l u d e d t h a t t h e k e y t o s o l v i n g t h e p r o b l e m o f a p p r a i s i n g modern a r c h i v a l r e c o r d s must l i e i n t h e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n a r c h i v e s a n d a d m i n i s t r a t i o n s . ^ I n l i g h t o f t h e s e o b s e r v a t i o n s , S a n t e o f f e r e d f o u r p r o p o s i t i o n s u pon w h i c h a c o m p r e h e n s i v e a p p r a i s a l p o l i c y s h o u l d be b a s e d . F i r s t o f a l l , he r e j e c t e d t h e t r a d i t i o n a l v i e w t h a t a l l t h e r e c o r d s o f a l l a g e n c i e s w i t h i n a g i v e n a r c h i v a l j u r i s d i c t i o n a r e n e c e s s a r i l y w o r t h y o f p r e s e r v a t i o n . I n s t e a d , t h e a r c h i v i s t m u s t d e t e r m i n e t h e r e l a t i v e i m p o r t a n c e o f t h e a g e n c i e s t h e m s e l v e s i n c o m p a r i s o n w i t h t h e w h o l e s t r u c t u r e . " O n l y t h o s e a g e n c i e s w i l l be c h o s e n , " S a n t e p r o p o s e d , " w h i c h a r e o f g r e a t e r s i g n i f i c a n c e , w h i c h f o r m t h e s u p p o r t i n g f r a m e w o r k o f t h e a d m i n i s t r a t i o n , so t o s p e a k , and n o t j u s t t h e mere s t u f f i n g , a n d w h i c h s e t t h e m s e l v e s a p a r t b y t h e i r c r e a t i v e a c t i v i t y . O n l y s u c h a g e n c i e s a r e v a l u a b l e f o r a r c h i v a l p u r p o s e s a n d w i l l be c a l l e d u p o n t o s u b m i t t h e i r r e c o r d s . " " 3 The s e c o n d p r o p o s i t i o n , t h a t o n l y t h e m o s t i m p o r t a n t d i v i s i o n s w i t h i n t h e a g e n c i e s a r e w o r t h y o f d o c u m e n t a t i o n , m e r e l y f o l l o w e d t h e l o g i c o f t h e f i r s t . S a n t e ' s t h i r d c o n d i t i o n i n t r o d u c e d t h e c o n c e p t o f a d m i n i s t e r i n g r e c o r d s a c c o r d i n g t o l e n g t h o f t i m e a r e c o r d r e t a i n s i t s v a l u e . He c o n t e n d e d t h a t o n l y t h o s e r e c o r d s w h i c h 3 3 G e o r g W i l h e i m S a n t e , " B e h o r d e n -- A k t e n -- A r c h i v e : A l t e T a k t i k u n d neue S t r a t e g i e , " A r c h i v a l i s c h e Z e i t s c h r i f t 54 ( 1 9 5 8 ) , pp. 91-93. 3 3 S a n t e , p. 93. 128 h a v e a n e n d u r i n g v a l u e s h o u l d be a d m i t t e d i n t o t h e a r c h i v e s and t h a t a l l r e c o r d s w h i c h must be k e p t o n l y f o r a l i m i t e d t i m e f o r t h e u s e o f t h e a g e n c y , e v e n i f t h i s i s a r e l a t i v e l y l o n g t i m e p e r i o d , must r e m a i n t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e a g e n c y . ^ F o u r t h l y , S a n t e q u e s t i o n e d t h e t r a d i t i o n a l n o t i o n t h a t t h e j u r i s d i c t i o n o f a g i v e n a r c h i v e s i s l i m i t e d t o a s i n g l e , a n d o f t e n a g o v e r n m e n t , i n s t i t u t i o n . I n s t e a d , a r c h i v a l a c q u i s i t i o n a n d a p p r a i s a l a c t i v i t y m ust be e x p a n d e d t o t a k e i n a l l i m p o r t a n t p r i v a t e i n s t i t u t i o n s i n s o c i e t y as w e l l . I t c o u l d no l o n g e r be a s s e r t e d , he i n s i s t e d , t h a t t h e r e c o r d s o f t h e s t a t e i n s t i t u t i o n s a r e s u f f i c i e n t t o document s o c i e t y as a w h o l e . A t t h e same t i m e , S a n t e d i d n o t t h i n k t h a t c e n t r a l o r s t a t e a r c h i v e s s h o u l d n e c e s s a r i l y t a k e o v e r t h e a d m i n i s t r a t i o n o f p r i v a t e r e c o r d s , b u t r a t h e r s h o u l d e n c o u r a g e an d d i r e c t p r i v a t e i n s t i t u t i o n s t o p r e s e r v e t h e i r own r e c o r d s . He u s e d t h e e xample o f e a s t e r n E u r o p e a n a r c h i v e s t o p o i n t o u t t h a t e x t e n s i v e s t a t e c o n t r o l o v e r e c o n o m i c an d s o c i a l l i f e o f t h e n a t i o n a c t u a l l y e x a c e r b a t e s t h e p r o b l e m o f a p p r a i s a l s i n c e i t r e s u l t s i n e v e n h i g h e r numbers o f r e c o r d s b e i n g p r o d u c e d due t o t h e e x t e n s i v e b u r e a u c r a t i c s t r u c t u r e o f i n s p e c t i o n a n d r e g u l a t i o n w h i c h s u c h a s y s t e m r e q u i r e s . -J I n t h e end, S a n t e w i s h e d t o r e s t o r e t h e c l o s e a s s o c i a t i o n b e t w e e n a r c h i v e s a n d r e c o r d s - c r e a t i n g a d m i n i s t r a t i o n s t o a l l o w a more i n f o r m e d a n d s y s t e m a t i c s e l e c t i o n o f r e c o r d s b a s e d on 3 h S a n t e , pp. 93-94. 3 5 Sante', pp. 94-95. 129 t h e f u n c t i o n o f t h e s e a d m i n i s t r a t i o n s . He u r g e d a r c h i v i s t s t o v e n t u r e o u t b e y o n d t h e i r n a r r o w h i s t o r i c a l i n t e r e s t s and s t u d y t h e f u n c t i o n a n d s t r u c t u r e o f a d m i n i s t r a t i o n s . I n t h i s way, s y s t e m s c o u l d be i m p l e m e n t e d w h e r e b y " t h e f l o o d [ o f r e c o r d s ] . . . c o u l d be i n t e r c e p t e d r i g h t a t i t s s o u r c e a n d c h a n n e l e d i n t o c a n a l s w h i c h p a r t i a l l y b y p a s s t h e a r c h i v e s . " 3 6 As s u c h , S a n t e was c l e a r l y a member o f t h a t s c h o o l o f German a p p r a i s a l t h e o r y w h i c h l i n k e d t h e v a l u e o f a r c h i v e s w i t h t h e i r p r o v e n a n c e o r a d m i n i s t r a t i v e c o n t e x t . S a n t e s e t o u t d i r e c t i o n s f o r German a r c h i v i s t s i n v o l v e d i n d e v e l o p i n g a p p r a i s a l . s t a n d a r d s , b u t d i d n o t h i m s e l f o f f e r any s p e c i f i c c r i t e r i a f o r j u d g i n g t h e r e l a t i v e i m p o r t a n c e o f t h e a g e n c i e s p r o d u c i n g a r c h i v a l r e c o r d s . S a n t e ' s c o l l e a g u e W i l h e l m R o h r , however, o f f e r e d more d e t a i l e d g u i d e l i n e s f o r t h e a p p l i c a t i o n o f a t l e a s t t h e f i r s t two o f S a n t e ' s p r o p o s i t i o n s . He s i m p l y r a t e d t h e v a l u e o f r e c o r d s p r o d u c e d by, f o r e x a m p l e , t h e f e d e r a l g o v e r n m e n t a c c o r d i n g t o t h e s t a t u s o f t h e d e p a r t m e n t , d i v i s i o n , o r o f f i c e w i t h i n t h e h i e r a r c h y o f a d m i n i s t r a t i o n . 3 7 I n t h i s way, t h e v a l u e w h i c h a c e r t a i n a g e n c y o r f u n c t i o n h o l d s f o r t h e i n s t i t u t i o n as a w h o l e s e r v e s t o d e t e r m i n e t h e a r c h i v a l v a l u e o f t h e r e c o r d s i t p r o d u c e s . S a n t e a n d R o h r ' s c o l l e a g u e a t t h e 1957 c o n f e r e n c e , F r i t z Zimmerman, a c c e p t e d t h e v a l i d i t y o f t h e i r s c i e n t i f i c methods f o r p r o v e n a n c e - b a s e d a p p r a i s a l b u t saw a g r e a t e r n e e d t o 3 6 S a n t e , p. 95. 3 7 R o h r , pp. 79-80. 130 d e v e l o p v a l u e s a c c o r d i n g t o t h e i n f o r m a t i o n a l c o n t e n t o f t h e r e c o r d s . He c o n t e n d e d t h a t a p p r a i s a l b a s e d on t h e age o f t h e m a t e r i a l o r on t h e s t r u c t u r e a n d f u n c t i o n o f t h e r e c o r d - c r e a t i n g a g e n c y i s e s s e n t i a l l y s t i l l a n e g a t i v e a p p r a i s a l . A t r u l y p o s i t i v e s t a t e m e n t o f v a l u e s i s o n l y p o s s i b l e , Zimmerman c l a i m e d , when t h e v a l u e o f t h e c o n t e n t o f r e c o r d s i s compared w i t h t h e n e e d s a n d v a l u e s o f s o c i e t y i n g e n e r a l : "The v a l u e o f a document depends u p o n t h e p r i n c i p l e o f w h e t h e r i t p o s s e s s e s a n e n d u r i n g s i g n i f i c a n c e f o r us."' 3 0' Zimmerman t h e r e f o r e v i e w e d a r c h i v a l v a l u e as d e t e r m i n e d n o t j u s t b y t h e a g e n c i e s w h i c h c r e a t e d them, a c c o r d i n g t o t h e i r own s t r u c t u r a l and f u n c t i o n a l c h a r a c t e r i s t i c s , b u t f i r s t o f a l l b y t h e n e e d s a n d a c t i v i t i e s o f t h e s o c i e t y as a w h o l e i n w h i c h t h e r e c o r d - c r e a t i n g a g e n c y o p e r a t e s . W i t h i n t h e c o n c e p t o f a r c h i v a l v a l u e , Zimmerman d i s t i n g u i s h e d b e t w e e n two k i n d s : " g e n e r a l v a l u e s " w h i c h a p p l y t o a l l a r c h i v a l l y v a l u a b l e r e c o r d s ; a n d " g r a d e d v a l u e s " b y w h i c h r e c o r d s a r e r a n k e d on a k i n d o f v a l u e s c a l e . G e n e r a l v a l u e s a r e d e t e r m i n e d on t h e s i m p l e s t l e v e l b y " o u t e r " p h y s i c a l a n d e c o n o m i c f a c t o r s s u c h as p h y s i c a l m a t e r i a l , a e s t h e t i c w o r t h , r a r i t y , o r a n t i q u a r i a n i n t e r e s t . The " i n n e r " f a c t o r s o f g e n e r a l v a l u e a r e d e t e r m i n e d b y t h e i n f o r m a t i o n a l c o n t e n t o f t h e r e c o r d s . - 7 I t i s t h i s " i n n e r " v a l u e w h i c h i s - 8 F r i t z Zimmerman, "Wesen u n d E r m i t t l u n g d e s A r c h i v w e r t e s : Z u r T h e o r i e e i n e r a r c h i v a l i s c h e n W e r t l e h r e s , " A r c h i v a l i s c h e Z e i t s c h r i f t 54 ( 1 9 5 8 ) , pp. 104-107 [my t r a n s l a t i o n ] . J 7 Zimmerman, pp. 108-110. 131 t h e k e y t o Zimmerman's c o n c e p t o f a p p r a i s a l a n d i t i s b e s t e x p l a i n e d i n h i s own w o r d s : I n t h e p r a c t i c a l a p p l i c a t i o n o f i n n e r a r c h i v a l v a l u e , t h e a r c h i v i s t must a l w a y s a s k h i m s e l f w h i c h s i g n i f i c a n t a r e a s o f l i f e w i t h i n t h e p e r t i n e n t r e c o r d s w i l l c o n t i n u e t o p r o v i d e a n s w e r s t o f u t u r e i n q u i r i e s . 4 ' ' The o b v i o u s p r o b l e m w i t h t h i s a p p r o a c h , as Zimmerman a l s o r e c o g n i z e d , i s t h a t i t r e q u i r e s t h e a r c h i v i s t t o make p r e d i c t i o n s a b o u t f u t u r e u s e . B u t he a l s o p o i n t e d o u t t h a t t h e f u t u r e i s n o t c o m p l e t e l y "an u n w r i t t e n p a g e , f o r t h e p r e s e n t h a s a l r e a d y l e f t i t s mark on i t . The f u t u r e h a s a l r e a d y b e g u n i n t h e p r e s e n t . " 4 . W i t h t h i s p h i l o s o p h y , Zimmerman s e t o u t t o d e v e l o p methods f o r a t t a i n i n g a t l e a s t p a r t i a l k n o w l e d g e o f f u t u r e a r c h i v a l v a l u e . Zimmerman f i r s t o f a l l c l a i m e d t h a t a r c h i v i s t s c a n g a i n i n s i g h t i n t o p o s s i b l e f u t u r e u s e s o f r e c o r d s b y d e t e r m i n i n g how t h e m a t e r i a l was u s e d b y r e s e a r c h e r s i n t h e p a s t . By k e e p i n g s t a t i s t i c s w h i c h show w h i c h r e c o r d s a r e b e i n g u s e d t h e m o s t a n d f o r what r e s e a r c h p u r p o s e s , a r c h i v i s t s a r e made aware o f t h e r e c o r d s t h a t a r e m o s t i m p o r t a n t f o r p r e s e n t - d a y r e s e a r c h . S i n c e f u t u r e r e s e a r c h t r e n d s must n e c e s s a r i l y b u i l d on t h e work o f p r e s e n t - d a y a r c h i v a l r e s e a r c h e r s , Zimmerman s u g g e s t e d t h a t s u c h s t a t i s t i c s , a n a l y z e d o v e r a p e r i o d o f y e a r s , w o u l d i n d i c a t e w h i c h r e c o r d s w i l l m o s t l i k e l y be u s e d e x t e n s i v e l y i n t h e f u t u r e . 4 d 4'J Zimmerman, p. 110 [my t r a n s l a t i o n ] . 4 1 Zimmerman, p. 110 [my t r a n s l a t i o n ] . 4 2 Zimmerman, pp. 110-111. Zimmerman o f c o u r s e r e a l i z e d t h a t t h e c r i t e r i o n o f r e s e a r c h u s e c a n n o t a l o n e s e r v e as an a p p r a i s a l c r i t e r i o n s i n c e any number o f s o c i a l , a c a d e m i c , o r t e c h n i c a l f a c t o r s c o u l d c a u s e r e s e a r c h e r s t o c o n c e n t r a t e on c e r t a i n t y p e s o f a r c h i v a l m a t e r i a l w h i l e v i r t u a l l y i g n o r i n g o t h e r p o t e n t i a l l y v a l u a b l e r e c o r d s . B e c a u s e o f t h i s , a r c h i v i s t s must d e v e l o p a r c h i v a l a p p r a i s a l v a l u e s i n d e p e n d e n t f r o m a n d s u p p l e m e n t a r y t o t h o s e s u g g e s t e d b y r e s e a r c h e r u s e , a n d Zimmerman i d e n t i f i e d two k i n d s : t h o s e b a s e d o n " p r a c t i c a l i n t e r e s t s " a n d t h o s e b a s e d on " i d e a l i n t e r e s t s . " By " p r a c t i c a l i n t e r e s t s , " Zimmerman meant s i m p l y t h e p r e s e n t - d a y a n d f u t u r e u s e f u l n e s s f o r a d m i n i s t r a t i v e , l e g a l , o r t e c h n i c a l p u r p o s e s . A r c h i v i s t s must t h e r e f o r e be aware o f t h e d o c u m e n t a r y v a l u e o f r e c o r d s as e v i d e n c e f o r o n g o i n g l e g a l m a t t e r s , f o r o n g o i n g a d m i n i s t r a t i v e a c t i v i t y , a n d f o r c e r t a i n t e c h n i c a l p r o j e c t s and p r o c e s s e s w h i c h a r e s t i l l b e i n g d e v e l o p e d . I n o r d e r t o d e t e r m i n e what t h e s e p r a c t i c a l i n t e r e s t s a r e , a r c h i v i s t s m ust work c l o s e l y w i t h a d m i n i s t r a t o r s , l e g i s l a t o r s , a n d t e c h n i c i a n s . 1 * " I n p o s i t i n g a n a r c h i v a l v a l u e b a s e d on " i d e a l i n t e r e s t s , " Zimmerman w i s h e d t o b a l a n c e t h e i n t e r e s t s o f t h e s t a t e i n p r e s e r v i n g r e c o r d s w i t h t h e r e s e a r c h i n t e r e s t s o f s o c i e t y as a w h o l e . To a c c o m p l i s h t h i s , he s u g g e s t e d t h a t a k i n d o f c o m m i s s i o n be f o r m e d w h i c h - r e p r e s e n t s t h e v a r i o u s a r e a s o f s c h o l a r s h i p , s u c h as h i s t o r y , s o c i o l o g y , a r t , l i t e r a t u r e , t h e o l o g y , j u r i s p r u d e n c e , e c o n o m i c s , g e o g r a p h y , m e d i c i n e , a n d * 3 Zimmerman, pp. 112-113. e n g i n e e r i n g . S u c h a c o m m i s s i o n w o u l d a l l o w s p o k e s p e r s o n s f o r " p u b l i c i n t e r e s t s " an o p p o r t u n i t y t o make a c a s e f o r p r e s e r v i n g r e c o r d s e s s e n t i a l t o t h e i r i m p o r t a n t i n t e l l e c t u a l r e s e a r c h . W i t h a c l e a r e r u n d e r s t a n d i n g o f t h e n e e d s o f s c h o l a r s h i p i n t h e t h e o r e t i c a l and a r t i s t i c d i s c i p l i n e s , a r c h i v i s t s c o u l d , o v e r a p e r i o d o f t i m e , d e v e l o p an i n s i g h t i n t o w h i c h r e c o r d s w i l l be n e e d e d t o s e r v e s u c h r e s e a r c h e r s i n t h e f u t u r e . ^ Zimmerman went on f u r t h e r t o a t t e m p t t o p o s i t a " g r a d e d a r c h i v a l v a l u e " b y w h i c h t o r a n k t h e v a l u e o f r e c o r d s a c c o r d i n g t o a r e l a t i v e s c a l e . H e r e he was f o l l o w i n g t h e m e t h o d o l o g y o f S a n t e a n d R o h r i n t r y i n g t o i d e n t i f y a n d e x p r e s s a r c h i v a l v a l u e s u s i n g a c o m p a r a t i v e a p p r o a c h . However, he d i s a g r e e d s i g n i f i c a n t l y w i t h h i s c o l l e a g u e s i n t h a t he d i d n o t r e g a r d t h e p r o v e n a n c e v a l u e o f t h e r e c o r d s , t h a t i s , t h e s t a t u s o f t h e r e c o r d s - c r e a t i n g a g e n c y w i t h i n t h e o v e r a l l a d m i n i s t r a t i v e s t r u c t u r e , as t h e k e y d e t e r m i n a n t . He r e g a r d e d t h e k i n d o f v a l u e s c a l e w h i c h p l a c e s t h e r e c o r d s o f h i g h e r a d m i n i s t r a t i v e o f f i c e s a b o v e t h o s e a t t h e l o w e r e c h e l o n s as s e r v i n g m a i n l y t h e i n t e r e s t s o f t r a d i t i o n a l p o l i t i c a l a n d m i l i t a r y h i s t o r y . R a t h e r , t h e v a l u e o f d o cuments s h o u l d be j u d g e d a c c o r d i n g t o t h e i m p o r t a n c e o f t h e i n f o r m a t i o n t h e y c a r r y . C o n s e q u e n t l y , r e c o r d s t h a t a r e r e l a t e d t o i m p o r t a n t h i s t o r i c a l e v e n t s a n d p r o v i d e new i n f o r m a t i o n o n i m p o r t a n t p e o p l e o r i n t e r e s t i n g phenomena a r e h i g h e r on t h e s c a l e o f a r c h i v a l v a l u e t h a n t h o s e w h i c h 4 4 Zimmerman, pp. 114-116. 134 document t h e e v e r y d a y , t h e o b v i o u s , and t h e r e p e t i t i v e . F u r t h e r m o r e , a r c h i v i s t s must d e s i g n a t e t h e t y p e s o f r e c o r d s w h i c h a r e more l i k e l y t o c a r r y v a l u a b l e i n f o r m a t i o n , d i s t i n g u i s h i n g f o r i n s t a n c e b e t w e e n " g e n e r a l f i l e s " and " c a s e f i l e s . "*5 Zimmerman's c o n c e p t o f a p p r a i s a l was b a s e d on an a n a l y s i s o f t h e v a l u e o f t h e i n f o r m a t i o n a l c o n t e n t o f r e c o r d s f o r r e s e a r c h p u r p o s e s . H i s i d e a s d e p a r t e d r a d i c a l l y f r o m t h e o r i e s o f a p p r a i s a l b a s e d on t h e a n a l y s i s o f t h e a d m i n i s t r a t i v e f u n c t i o n s a n d s t r u c t u r e s w h i c h c r e a t e d t h e r e c o r d s . However, w h i l e h i s i d e a s s w e p t away t h e r e l a t i v e l y c o n c r e t e and c o m p r e h e n s i v e c a t e g o r i e s o f p r o v e n a n c e - b a s e d a p p r a i s a l , t h e y v f a i l e d t o r e p l a c e t h e s e c a t e g o r i e s w i t h u s a b l e v a l u e c r i t e r i a . Zimmerman v i e w e d t h e o r i e s s u c h as S a n t e ' s as " t o o s c h e m a t i c " a n d p r e s e n t e d h i s own i d e a s m e r e l y as an a p p r o a c h f r o m w h i c h v a l u e c r i t e r i a c o u l d p o s s i b l y d e v e l o p . * 0 I n e f f e c t , Zimmerman s h i f t e d t h e s o u r c e f o r d e t e r m i n i n g a r c h i v a l v a l u e away f r o m t h e r e l a t i v e l y f o r m a l a n d s t a b l e e n v i r o n m e n t o f a d m i n i s t r a t i v e s t r u c t u r e s t o w a r d s t h e c o m p l e x a n d e v e r - c h a n g i n g f o r u m o f s o c i e t a l a c t i v i t y i n g e n e r a l , w i t h t h e r e s e a r c h community s e r v i n g as a k i n d o f i n t e r p r e t e r . I n t h e 1960s, t h e German a r c h i v a l t h e o r i s t s who t a c k l e d t h e p r o b l e m o f a p p r a i s a l seemed t o o p t f o r t h e p r o v e n a n c e - b a s e d a p p r o a c h . One o f t h e m o s t s o p h i s t i c a t e d a n d t h o r o u g h o f t h e s e t h e o r i s t s was J o h a n n e s P a p r i t z , who a t t e m p t e d t o d e v e l o p 4 5 Zimmerman, pp. 116-118. *° Zimmerman, p. 103. 135 a p r a c t i c a l a n d s y s t e m a t i c m ethod o f a p p r a i s a l a c c o r d i n g t o t h e f o r m an d s t r u c t u r e o f t h e r e c o r d s t h e m s e l v e s . He i n s i s t e d t h a t one c a n n o t do a p p r a i s a l w i t h o u t f i r s t o f a l l a s c e r t a i n i n g t h e v o l u m e and f o r m o f t h e m a t e r i a l a n d s t u d y i n g t h e r e c o r d "body" as a w h o l e o r g a n i s m . T h i s meant t h a t s e l e c t i o n c r i t e r i a m ust be d e v e l o p e d f o r e a c h d i f f e r e n t i d e n t i f i a b l e r e c o r d f o r m an d w i t h a n u n d e r s t a n d i n g o f i t s r e l a t i o n s h i p t o t h e w h o l e r e c o r d body. 4' P a p r i t z t h e n went on t o p r e s e n t a d e t a i l e d h i s t o r y o f t h e German r e g i s t r y s y s t e m w i t h a n a n a l y s i s o f t h e t y p e s o f r e c o r d s s e r i e s a n d f i l e s b u i l t up a n d k e p t by o r g a n i z a t i o n s f r o m t h e e i g h t e e n t h t o t h e t w e n t i e t h c e n t u r i e s a n d t h e d e s c r i p t i v e a n d i n d e x i n g s y s t e m u s e d f o r r e t r i e v a l . I n h i s a n a l y s i s , he d e s c r i b e d t h e p r o c e s s o f a p p r a i s a l as e s s e n t i a l l y a component o f t h e p r o c e s s o f a r r a n g e m e n t a n d d e s c r i p t i o n . 4 3 P a p r i t z 1 s c o n c e p t o f a p p r a i s a l was n o t h i n g more t h a n a s o p h i s t i c a t e d a n d s y s t e m a t i c a p p l i c a t i o n o f t h e R e g i s t r a t u r p r i n z i p as a n a p p r a i s a l t o o l . As s u c h , i t was a n a t t e m p t t o b r i n g c o n c r e t e t h e o r y t o t h e t r a d i t i o n a l i d e a s o f p r o v e n a n c e - b a s e d a p p r a i s a l a d v o c a t e d by t h e German a r c h i v i s t s o f t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y a n d d e v e l o p e d f u r t h e r b y o t h e r s s u c h as A d o l f B r e n n e k e . I n t h e end, P a p r i t z c o u l d o f f e r o n l y a m e t h o d o l o g y f o r s t u d y i n g t h e f o r m an d s t r u c t u r e o f r e c o r d s w i t h t h e i m p l i c a t i o n t h a t s e l e c t i o n c r i t e r i a w o u l d n a t u r a l l y 4" J o h a n n e s P a p r i t z , " M e t h o d i k d e r a r c h i v i s c h e n A u s l e s e und K a s s a t i o n b e i z w e i S t r u k t u r t y p e n d e r M a s s e n a k t e n , " D e r A r c h i v a r . 18, No. 2 (1965 ), c o l s . 117-118 4 8 P a p r i t z , c o l s . 119-126. 1 f l o w f r o m t h i s p r o c e s s . H i s o n l y r e f e r e n c e t o g e n e r a l a r c h i v a l v a l u e s was an o b s e r v a t i o n o f t h e b r o a d c r i t e r i a u s e d by a r c h i v i s t s when a p p l y i n g t h i s m e t h o d o l o g y , namely, t h a t a r c h i v i s t s t e n d t o s e e k o u t , on t h e one h a n d , " t h e s p e c i a l , m e a n i n g f u l , i m p o r t a n t , u n i q u e , a n d s t r i k i n g , " and, on t h e o t h e r hand, " t h e t y p i c a l . " P a p r i t z e x p l a i n e d how t h e p r o p e r u s e o f s a m p l i n g t e c h n i q u e s on t y p e s o f r e c o r d s w h i c h document r e p e t i t i v e a n d homogeneous a c t i v i t i e s c o u l d p r o v i d e a p r a c t i c a l a n d e f f e c t i v e a p p r a i s a l t e c h n i q u e f o r t h e s e c o n d c a t e g o r y o f r e c o r d s . * v The m o s t c o m p r e h e n s i v e , i n c i s i v e , a n d i n f l u e n t i a l t h e o r e t i c a l a n a l y s i s a d v o c a t i n g t h e i n f o r m a t i o n a l c o n t e n t a p p r o a c h t o a p p r a i s a l was d e l i v e r e d by Hans Booms, P r e s i d e n t o f t h e B u n d e s a r c h i v , a t t h e German A r c h i v e s C o n f e r e n c e i n Dortmund i n 1971. I n i t i a l l y c o n c e i v e d as a c r i t i q u e o f M a r x i s t - L e n i n i s t a r c h i v a l t h e o r i e s on a p p r a i s a l as p r a c t i s e d i n t h e German D e m o c r a t i c R e p u b l i c , Booms' p r e s e n t a t i o n was i n f a c t a t h o r o u g h g o i n g , c r i t i c a l d i s c u s s i o n o f t h e r o l e o f a r c h i v e s as s o u r c e s o f h i s t o r i c a l d o c u m e n t a r y e v i d e n c e , t h e n a t u r e o f t h e s o c i e t y w h i c h a r c h i v i s t s s e e k t o document, t h e d e v e l o p m e n t o f German a p p r a i s a l t h e o r y , a n d a l t e r n a t i v e a p p r a i s a l m e t h o d s . Booms c h o s e t o p l a c e h i s a n a l y s i s o f a r c h i v a l a p p r a i s a l w i t h i n t h e w i d e s t p o s s i b l e c o n t e x t a n d so b e g a n w i t h a d i s c u s s i o n o f what he c o n s i d e r e d t o be t h e two m a i n e l e m e n t s i n a n y c o n s i d e r a t i o n o f v a l u e c o n c e p t s i n a p p r a i s a l t h e o r y : * 9 P a p r i t z , c o l . 12 7. / 137 " s o c i e t y " a n d " t h e f o r m a t i o n o f a d o c u m e n t a r y h e r i t a g e . " Ke s u g g e s t e d t h a t , a l t h o u g h i n d i v i d u a l s e x e r c i s e a d e g r e e o f i n d e p e n d e n t j u d g e m e n t , i t i s n o t o n l y more m e a n i n g f u l , b u t a c t u a l l y e s s e n t i a l , t o v i e w t h e a c t i v i t y o f t h e a r c h i v i s t i n r e l a t i o n s h i p t o t h e s o c i e t a l o r d e r , s i n c e i t seems c l e a r t h a t t h e r e e x i s t s a n i n d i s s o l u b l e c o n n e c t i o n b e t w e e n t h e v a l u e s h e l d b y s o c i e t y a n d t h o s e h e l d b y t h e i n d i v i d u a l . 5 0 The a r c h i v i s t , t o o , p a r t i c i p a t e s a s a member o f s o c i e t y , c o n f o r m s t o t h e b a s i c v a l u e s h e l d b y t h a t s o c i e t y ( as v a r i e d a n d s o m e t i m e s c o n t r a d i c t o r y a s t h e y may b e ) , a n d i s u l t i m a t e l y r e s p o n s i b l e t o s o c i e t y f o r t h e work t h a t he o r s h e d o e s . I n s e r v i n g t o f o r m t h e d o c u m e n t a r y h e r i t a g e t h r o u g h t h e p r o c e s s o f a p p r a i s a l , a r c h i v i s t s a r e e x p e c t e d t o t r a n s f o r m t h e c o m p l e x mass o f d o c u m e n t a r y e v i d e n c e p r o d u c e d b y i n d i v i d u a l s a n d i n s t i t u t i o n s i n t o a c o h e r e n t , u s a b l e , and, a b o v e a l l , o b j e c t i v e l y - f o r m e d d o c u m e n t a r y s o u r c e f r o m w h i c h t o r e a l i z e an a c c u r a t e h i s t o r i c a l image o f s o c i e t y . 5 ' From t h e s e o b s e r v a t i o n s , Booms c o n c l u d e d t h a t i t i s t h e s o c i a l r e s p o n s i b i l i t y o f a r c h i v i s t s t o g i v e a c c o u n t o f t h e i r a p p r a i s a l d e c i s i o n s t o p r a c t i t i o n e r s o f h i s t o r i c a l r e s e a r c h i n t e r m s w h i c h a r e as c l e a r a n d o b j e c t i v e a s p o s s i b l e : I t i s up t o h i s t o r i a n s , n o t a r c h i v i s t s , t o r e v i s e t h e c r i t i c a l methods o f h i s t o r i c a l s c h o l a r s h i p s o t h a t t h e " i d e o l o g i c a l r e l a t i v i t y o f t h e d o c u m e n t a t i o n " c a n be i d e n t i f i e d a n d c o n t r o l l e d . B u t i t i s t h e t a s k , i f n o t t h e s o c i e t a l d u t y , o f t h e a r c h i v i s t t o p r o v i d e t h e r e q u i r e d Booms, p. 75. Booms, pp. 75-81. p r e c o n d i t i o n s f o r s u c h a r e a s s e s s m e n t o f h i s t o r i c a l m e t h o d o l o g y . Due t o t h e s c i e n t i f i c n a t u r e o f h i s t o r i c a l e n t e r p r i s e , t h e h i s t o r i a n h a s a r i g h t , i n t u r n b a s e d on t h e h i s t o r i a n ' s r e s p o n s i b i l i t y t o s o c i e t y , t o an a r c h i v a l d o c u m e n t a r y r e c o r d t h a t h as b e e n s y s t e m a t i c a l l y c r e a t e d f o l l o w i n g p r i n c i p l e s g r o u n d e d i n a r c h i v a l t h e o r y . T h e r e f o r e , a r c h i v i s t s must o b j e c t i f y t h e i r n o t i o n s o f a r c h i v a l v a l u e a n d f o r m u l a t e t h e i r v a l u e c o o r d i n a t e s so t h a t t h e i r c o n t r i b u t i o n as a c o n s t i t u t i v e e l e m e n t o f t h e d o c u m e n t a r y h e r i t a g e c a n be m e a s u r e d a n d c o n t r o l l e d . — H a v i n g d i s c u s s e d a n d c l a r i f i e d t h e s o c i a l s i g n i f i c a n c e a n d r e s p o n s i b i l i t i e s a t t a c h e d t o t h e f u n c t i o n o f a r c h i v a l a p p r a i s a l , Booms went on t o examine t h e p r o c e s s o f d e t e r m i n i n g a r c h i v a l v a l u e i t s e l f . He f i r s t o f a l l n o t e d t h a t a r c h i v a l v a l u e c a n n o t be p o s i t e d as an a b s o l u t e ; i n o t h e r w o rds, t h e v a l u e o f s o m e t h i n g c a n o n l y be e s t a b l i s h e d c o m p a r a t i v e l y i n r e l a t i o n t o s o m e t h i n g e l s e . F o l l o w i n g t h i s l o g i c , t h e v a l u e o f d o c u m e n t a r y r e c o r d s c a n n o t be i d e n t i f i e d a s a n a b s o l u t e c h a r a c t e r i s t i c o f t h e r e c o r d s t h e m s e l v e s ; r a t h e r , t h e y "become v a l u a b l e o n l y when t h e a r c h i v i s t a c c o r d s them v a l u e d u r i n g t h e a p p r a i s a l p r o c e s s . " T h e r e f o r e , Booms i n s i s t e d t h a t t h e v a l u e o f d o c u m e n t s c a n o n l y be e s t a b l i s h e d w i t h r e f e r e n c e t o t h i n g s , phenomena, a n d c o n c e p t s w h i c h h a v e a l r e a d y b e e n d e s i g n a t e d a s v a l u a b l e . T h i s c o m p a r a t i v e p r o c e s s t h e n a l l o w s a r c h i v i s t s t o r e c o g n i z e a n d d e f i n e c o m p r e h e n s i v e a n d c o n c r e t e " v a l u e c o o r d i n a t e s " f o r t h e i r w o r k . 5 j N e x t , w i t h t h e s t a t e d i n t e n t i o n o f d e t e r m i n i n g w h e t h e r s u c h v a l u e c o o r d i n a t e s h a d i n f a c t b e e n i d e n t i f i e d , Booms Booms, p. 81. Booms, p. 82. 139 c o m p l e t e d an e x t e n s i v e r e v i e w o f t h e h i s t o r y o f a p p r a i s a l t h e o r y i n Germany s i n c e t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y . I t was i n f a c t a d e v a s t a t i n g c r i t i q u e o f f o r m e r a n d p r e v a i l i n g a p p r a i s a l methods c o n c l u d i n g w i t h t h e a s s e r t i o n t h a t German a r c h i v a l s c i e n c e h a d f a i l e d t o s o l v e t h e p r o b l e m o f a r c h i v a l v a l u e as he d e f i n e d i t . Booms showed how t h e i n i t i a l b e l i e f o f German a r c h i v i s t s i n i n t u i t i v e k n o w l e d g e o r v e r s t e h e n c r u m b l e d i n t h e f a c e o f t h e p h i l o s o p h i c a l c r i s i s o f s c e p t i c i s m a n d t h e p r a c t i c a l c r i s i s o f r e c o r d v o l u m e w h i c h f o l l o w e d t h e c o l l a p s e o f t h e German E m p i r e i n W o r l d War I . The r e s p o n s e o f a r c h i v i s t s t o t h i s c r i s i s was t o e x p a n d t h e a r c h i v a l a r r a n g e m e n t p r i n c i p l e o f p r o v e n a n c e [ P r o v e n i e n z p r i n z i p ] i n t o a p r i n c i p l e o f a r c h i v a l a p p r a i s a l w h i l e v e h e m e n t l y d e n o u n c i n g any a p p l i c a t i o n o f a p r i n c i p l e b a s e d on s u b j e c t m a t t e r [ P e r t i n e n z p r i n z i p ] ) , e s p e c i a l l y i n a p p r a i s a l , s i n c e i t p r e s e n t e d a c o m p l e x mass o f phenomena s e e m i n g l y l a c k i n g i n any p r e s c r i b e d o r d e r o f v a l u e : F a c e d w i t h t h e t a s k o f a p p r a i s i n g d ocuments u n d e r t h e s e c o n d i t i o n s , a r c h i v i s t s saw t h e m s e l v e s p i n n e d b e t w e e n t h e S c y l l a o f a n a i v e a n d t r o u b l e d f a i t h i n i n t u i t i o n on t h e one hand, a n d t h e C h a r v b d i s o f a n a r c h i v a l w o r l d d e v o i d o f p r i n c i p l e s o f v a l u e on t h e o t h e r . I n r e s p o n s e , t h e y s o u g h t r e f u g e i n s t r u c t u r a l a n d f u n c t i o n a l c r i t e r i a . A d i s p o s a l p r o c e s s b a s e d on t h e Proy_ejnie_nzp^^ o b s c u r e d t h e n e e d f o r c o n c r e t e v a l u e c o n c e p t s i n t h e a p p r a i s a l p r o c e s s . T h i s s i t u a t i o n p e r s i s t e d a s l o n g as s o c i e t y c o n t i n u e d t o s a n c t i o n t h e o v e r e s t i m a t i o n o f g o v e r n m e n t i n s t i t u t i o n s a t t h e e x p e n s e o f more i n f o r m a l i n s t i t u t i o n s o f s o c i e t y . J l * Booms, p. 88. 140 T h e r e f o r e , when t h e v a l u e s o f s o c i e t y c h a n g e so t h a t t h e w o r k i n g s o f s t a t e i n s t i t u t i o n s a r e no l o n g e r c o n s i d e r e d t o be t h e o n l y a c t i v i t y i n s o c i e t y w o r t h y o f d o c u m e n t a t i o n , as h a s o c c u r r e d i n r e c e n t d e c a d e s , o r when t h e s i z e , s t r u c t u r e , and a d m i n i s t r a t i v e v a l u e s o f r e c o r d - p r o d u c i n g a g e n c i e s t h e m s e l v e s c h a n g e , t h e b a s i c j u s t i f i c a t i o n f o r a c o m p r e h e n s i v e a p p r a i s a l t h e o r y u s i n g a p r o v e n a n c e - b a s e d v a l u e s y s t e m must come i n t o q u e s t i o n a s w e l l . F o r t h e s e r e a s o n s , Booms c o n c l u d e d t h a t S a n t e , R o h r , a n d P a p r i t z , who a d v o c a t e d a p p r a i s a l v a l u e s b a s e d u p o n a n a n a l y s i s o f t h e s t r u c t u r e a n d f u n c t i o n s o f t h e r e c o r d - c r e a t i n g a d m i n i s t r a t i o n s a n d t h e i r r e g i s t r y s y s t e m s , were u l t i m a t e l y " u n s u c c e s s f u l i n t h e i r e f f o r t s t o d e v e l o p c o m p r e h e n s i v e and, a t t h e same t i m e , c o n c r e t e c r i t e r i a f o r a r c h i v a l a p p r a i s a l . " 5 5 I n a d d i t i o n , Booms showed how t h e a p p r a i s a l t h e o r i e s o f a r c h i v i s t s i n communist c o u n t r i e s were f a u l t y f o r p r e c i s e l y t h e same r e a s o n s , i n s p i t e o f t h e i r c l a i m s t h a t M a r x i s t - L e n i n i s m p r o v i d e d them w i t h an a b s o l u t e s y s t e m f o r d e t e r m i n i n g a r c h i v a l v a l u e : c o n c r e t e v a l u e p r i n c i p l e s r e f l e c t i n g t h e b r o a d commitment t o d o c u m e n t i n g t h e h i s t o r i c a l p r o c e s s o f d i a l e c t i c a l m a t e r i a l i s m c o u l d n o t be d e f i n e d i n any p r a c t i c a l way a n d i n t h e end, l i k e t h e i r c a p i t a l i s t c o l l e a g u e s , e a s t e r n E u r o p e a n a r c h i v i s t s t u r n e d t o p r o v e n a n c e - b a s e d a p p r a i s a l s y s t e m s . 5 6 Booms a l s o d i s c u s s e d t h e i d e a s o f t h o s e German a r c h i v i s t s who h a d a t t e m p t e d t o d e v e l o p a p p r a i s a l c r i t e r i a b a s e d on a n 5 5 Booms, pp. 88-91. 5 i Booms, pp. 94-100. 141 a n a l y s i s o f t h e i n f o r m a t i o n a l c o n t e n t o f t h e r e c o r d s t h e m s e l v e s . He a c k n o w l e d g e d t h e i m p o r t a n t c o n t r i b u t i o n o f Hermann M e i n e r t i n p r e c i p i t a t i n g a " C o p e r n i c a n r e v o l u t i o n " i n a r c h i v a l a p p r a i s a l b y a d v o c a t i n g t h e u s e o f p o s i t i v e , c o n t e n t - o r i e n t e d s t a n d a r d s f o r i d e n t i f y i n g a r c h i v a l v a l u e . B u t M e i n e r t ' s p r i n c i p l e s o f V o l k . S t a a t . a n d K u l t u r e were much t o o b r o a d a n d i l l - d e f i n e d t o s e r v e as p r a c t i c a l s t a n d a r d s f o r a p p r a i s a l . By t h e 1950s, Booms o b s e r v e d , M e i n e r t was p r o c l a i m i n g t h a t t h e g o a l o f d e f i n i n g u s e a b l e v a l u e s t a n d a r d s was u n a c h i e v a b l e and r e v e r t e d t o t h e o l d f a i t h i n t h e i n t u i t i v e a b i l i t i e s o f e x p e r i e n c e d a r c h i v i s t s . 5 ' I n t h e same way, Booms commended F r i t z Zimmerman f o r p o i n t i n g o u t t h e f a u l t s o f t h e p r o v e n a n c e - b a s e d a p p r a i s a l t h e o r i e s , b u t d e c l a r e d Zimmerman's t h e o r y , b a s e d on t h e p r e s e n t a n d f u t u r e n e e d s o f r e s e a r c h e r s , as e v e n l e s s s a t i s f a c t o r y . A c c o r d i n g t o Booms, Zimmerman's p r e o c c u p a t i o n w i t h t h e f u t u r e n e e d s o f h i s t o r i a n s a s a v a l u e c r i t e r i o n was a n e x t e n s i o n o f t h e " h i s t o r i c a l t h e o l o g y " o f t h e German I d e a l i s t t r a d i t i o n w h i c h d o m i n a t e d a r c h i v a l s c i e n c e i n t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y . The e f f o r t s o f Zimmerman, l i k e t h o s e o f h i s e a r l i e r a r c h i v a l c o l l e a g u e s , " t o f o r m t h e a r c h i v a l d o c u m e n t a r y h e r i t a g e o f t h e p r e s e n t f r o m e v i d e n c e o f t h e p a s t u s i n g v a l u e s t a n d a r d s o f t h e f u t u r e n e c e s s a r i l y e n d i n s p e c u l a t i o n , e s p e c i a l l y s i n c e t h e b a s i c c o n d i t i o n s o f human e x i s t e n c e f o g o u r p e r c e p t i o n o f t h e f u t u r e . "-s 5 7 Booms, p. 93. 5 8 Booms, pp. 91-92. Booms' s y s t e m a t i c r e j e c t i o n o f e a r l i e r German i d e a s s e r v e d t o c l e a r t h e g r o u n d a n d s e t t h e s t a g e f o r h i s own a t t e m p t a t a n a p p r a i s a l t h e o r y . I n d e v e l o p i n g h i s i d e a s , Booms' b a s i c p r e m i s e was t h a t "we s h o u l d no l o n g e r s e e k t o d e r i v e n e c e s s a r y a n d u s e f u l p r i n c i p l e s f o r a p p r a i s a l f r o m a n a l y s e s o f f u n c t i o n ; we s h o u l d s t r i v e , r a t h e r , t o t a k e them d i r e c t l y f r o m t h e s o c i a l p r o c e s s t o w h i c h we a r e r e s p o n s i b l e . " 5 9 F o r t h i s t o be done, i t i s f i r s t o f a l l n e c e s s a r y t o make an e m p i r i c a l e x a m i n a t i o n o f t h e s o c i e t a l p r o c e s s i t s e l f . What i s more, t h i s e x a m i n a t i o n o r a n a l y s i s m ust n o t be made u s i n g a " p r e d e t e r m i n e d i d e o l o g i c a l scheme" s u c h a s M a r x i s m o r L i b e r a l i s m , b u t s h o u l d s e e k t o r e v e a l a n d u s e t h e v a l u e r e l a t i o n s h i p s p r e d o m i n a n t i n t h e s o c i e t a l s t r u c t u r e w h i c h i s b e i n g e x a m i n e d . The p r o b l e m w i t h t h i s a p p r o a c h , o f c o u r s e , i s t h a t s o c i e t y i s so c o m p l e x an d c h a n g i n g t h a t i t seems t o p o s s e s s no i n n e r i n t e r p r e t i v e a n d r e l a t i o n a l s t r u c t u r e ; a r c h i v i s t s a r e t h e r e f o r e l e f t w i t h a s o u r c e f r o m w h i c h t o d e r i v e t h e i r a p p r a i s a l v a l u e s t h a t seems t o t r a n s c e n d d e f i n i t i o n . As Booms o b s e r v e d , The a r c h i v i s t m u s t d e c i d e w h i c h s p e c i f i c e v e n t s a n d d e v e l o p m e n t p a t t e r n s s h o u l d be p r e s e r v e d i n d o c u m e n t s , y e t t h e v a l u e o f s u c h e v e n t s and p a t t e r n s c a n o n l y be d e t e r m i n e d when t h e a r c h i v i s t h a s a t t a i n e d - a c o m p r e h e n s i v e v i e w o f t h e t o t a l s o c i e t a l d e v e l o p m e n t p r o c e s s a n d an i n t e r p r e t a t i o n o f t h e way a l l o f s o c i e t y h a s a c t u a l l y d e v e l o p e d . ^ 5 9 Booms, p. 101. 6 0 Booms, p. 103. 143 W h i l e Booms c o u l d n o t c l a i m t o h a v e f o u n d an c o m p r e h e n s i v e , o b j e c t i v e i n t e r p r e t i v e f r a m e w o r k f o r j u d g i n g t h e v a l u e o f s o c i e t a l s t r u c t u r e s , he d i d o f f e r some means f o r a c h i e v i n g a f a i r l y r e l i a b l e m e thod o f l i n k i n g s o c i e t a l v a l u e w i t h a p p r a i s a l v a l u e . F i r s t o f a l l , he s u g g e s t e d t h a t a s o c i a l s c i e n c e s m e t h o d o l o g y , w h e r e b y s m a l l e r u n i t s and s t r u c t u r e s a r e s t u d i e d i n d i v i d u a l l y a n d t h e n p i e c e d t o g e t h e r t o f o r m l a r g e r p a t t e r n s , c o u l d s e r v e s u c h a p u r p o s e . U s i n g s u c h a m e t h o d o l o g y , " t h e a r c h i v i s t s c a n f o r m a c o n c e p t i o n o f a c e r t a i n p e r i o d i n t h e d e v e l o p m e n t o f t h e e n t i r e s e c t i o n o f s o c i e t y f o r w h i c h he o r s h e i s r e s p o n s i b l e . " From t h i s , a " c o a r s e g r i d r e p r e s e n t i n g an h i s t o r i c a l p r o t o t y p e o r m o d e l " c o u l d be c o n s t r u c t e d w h i c h w o u l d a l l o w a r c h i v i s t s " t o a r r a n g e g r o u p s o f r e c o r d s w i t h i n a h i e r a r c h y o f v a l u e t h a t p a r a l l e l s a g r a d i e n t o f h i s t o r i c a l e v e n t s s c a l e d a c c o r d i n g t o s o c i e t a l s i g n i f i c a n c e . " 0 1 F u r t h e r m o r e , i n o r d e r t o e n s u r e t h a t s u c h a s c a l e o f v a l u e a c c u r a t e l y r e f l e c t s t h e s o c i e t y w h i c h a r c h i v i s t s w i s h t o document, Booms i n s i s t e d t h a t " a r c h i v i s t s m u s t n o t f o l l o w t h e v a l u e c o n c e p t s o f t h e i r own t i m e p e r i o d , b u t r a t h e r , t h o s e o f t h e t i m e f r o m w h i c h t h e m a t e r i a l o r i g i n a t e d " s i n c e s u c h a s t a n d a r d o f v a l u e " i s n o t a p r o d u c t o f s p e c u l a t i o n o r i d e o l o g i c a l b e l i e f s ; i t do e s n o t do v i o l e n c e t o s o u r c e m a t e r i a l b y a p p l y i n g v a l u e s t a n d a r d s o f t h e p r e s e n t w h i c h i n t h e n e a r f u t u r e may p r o v e t o be i n a d e q u a t e . " T h i s a p p r o a c h , Booms m a i n t a i n e d , e n s u r e s t h a t a r c h i v i s t s w i l l be more 6 1 Booms, p. 103. a c c o u n t a b l e t o s o c i e t y i n m a k i n g t h e i r a p p r a i s a l d e c i s i o n s i n c e t h e y must f o l l o w t h e o p i n i o n s and v a l u e s o f s o c i e t y d o m i n a n t a t t h e t i m e p e r i o d w h i c h t h e r e c o r d s s e r v e t o d o c u m e n t . " A r c h i v i s t s c a n a t t a i n a n u n d e r s t a n d i n g o f what was c o n s i d e r e d i m p o r t a n t a t t h e t i m e when t h e d ocuments b e i n g a p p r a i s e d were c r e a t e d b y s t u d y i n g c o n t e m p o r a r y p u b l i c a t i o n s a n d o t h e r p u b l i c s t a t e m e n t s a n d a c t i o n s . T u r n i n g t o t h e d o c u m e n t s t h e m s e l v e s , i t r e m a i n s f o r t h e a r c h i v i s t " t o d e t e r m i n e w h i c h d o c u m e n t s , r e g a r d l e s s o f p r o v e n a n c e , p o s s e s s t h e optimum c o n c e n t r a t i o n o f d e s i r e d i n f o r m a t i o n so t h a t a maximum o f d o c u m e n t a t i o n i s a c h i e v e d w i t h a minimum o f d o c u m e n t s . " 6 3 The o b j e c t i v e o f s u c h a p r o c e s s w o u l d be t o d e v e l o p , w i t h t h e c o l l e c t i v e p a r t i c i p a t i o n o f a r c h i v i s t s a n d p e r h a p s an a d v i s o r y c o u n c i l r e p r e s e n t i n g v a r i o u s p u b l i c i n t e r e s t s , a " d o c u m e n t a t i o n p l a n " f o r d i f f e r e n t j u r i s d i c t i o n s and h i s t o r i c a l p e r i o d s o f s o c i e t y . Once d e f i n e d i n a w r i t t e n o r p u b l i s h e d f o r m a n d u s e d t o a p p r a i s e r e c o r d s , t h e d o c u m e n t a t i o n p l a n i t s e l f becomes p a r t o f t h e d o c u m e n t a r y r e c o r d . 6 4 Booms' s t a t e m e n t t h a t t h e v a l u e s o f t h e s o c i e t y a t t h e t i m e t h e r e c o r d s were c r e a t e d must s e r v e as t h e b a s i s f o r d e t e r m i n i n g a r c h i v a l v a l u e s i s p e r h a p s t h e m o s t i n t e r e s t i n g o f h i s p r o p o s a l s . S u c h a n i d e a seems t o be an a t t e m p t t o 6 3 Booms, p. 104. 6 3 Booms, p. 105. 6 4 Booms, p. 106. 145 r e c o n c i l e e l e m e n t s o f t h e t r a d i t i o n a l p r o v e n a n c e - b a s e d a p p r o a c h w i t h t h o s e o f h i s own c o n t e n t - b a s e d c o n c e p t . E s s e n t i a l l y , as i n t h e p r o v e n a n c e - b a s e d t h e o r i e s , Booms f o l l o w e d t h e v a l u e s o f t h e c o n t e x t o r e n v i r o n m e n t w i t h i n w h i c h t h e r e c o r d s were o r i g i n a l l y g e n e r a t e d a n d u s e d t o d e f i n e a r c h i v a l a p p r a i s a l v a l u e s . However, Booms' c o n c e p t i s d i f f e r e n t i n two c r u c i a l r e s p e c t s . F i r s t o f a l l , t h e o r i g i n a l e n v i r o n m e n t o r c o n t e x t f r o m w h i c h Booms i n s i s t s a r c h i v i s t s m u st d e r i v e t h e i r a p p r a i s a l v a l u e s e m b r a ces n o t o n l y t h e n a r r o w w o r l d o f t h e a d m i n i s t r a t i v e o r g a n i z a t i o n and i t s i n f o r m a t i o n s y s t e m s -- i t t a k e s i n e v e r y a s p e c t o f t h e s o c i e t y w i t h i n w h i c h t h a t o r g a n i z a t i o n o p e r a t e d . S e c o n d l y , t h e v a l u e s t a n d a r d s t h u s a r r i v e d a t w i l l be u s e d n o t t o a p p r a i s e t h e documents d i r e c t l y , as t h o u g h t h e y w o u l d be t h e v a l u e s o f a r c h i v i s t s o r a r c h i v a l r e s e a r c h e r s a t t h e t i m e t h e docu m e n t s were c r e a t e d , b u t t o c o n s t r u c t a d o c u m e n t a t i o n p l a n o f t h e most s i g n i f i c a n t e l e m e n t s o f t h a t s o c i e t y ; d e c i s i o n s a s t o w h i c h r e c o r d s b e s t document t h o s e e l e m e n t s a r e made a c c o r d i n g t o s t a n d a r d a n a l y s i s o f t h e f o r m a n d c o n t e n t o f t h e r e c o r d s . I n Booms' t h e o r y , t h e r e f o r e , t h e p r o v e n a n c e o f t h e r e c o r d s , a n d t h e v a l u e s i n h e r e n t t h e r e i n , r e t a i n s a n i m p o r t a n t p o s i t i o n , b u t i t i s a much b r o a d e r d e f i n i t i o n o f t h e c o n c e p t a n d r e l a t e s t o t h e a c t u a l a p p r a i s a l o f docu m e n t s i n an i n d i r e c t way. I n p r e s e n t i n g h i s a l t e r n a t i v e m e t h o d s , Booms s t r e s s e d t h a t he was n o t s e e k i n g t o make a r c h i v a l a p p r a i s a l " o b j e c t i v e " i n a n y a b s o l u t e s e n s e - - h e c o n s i d e r e d t h i s "an i m p o s s i b l e 146 g o a l . " R a t h e r , he w a n t e d t o d e v e l o p an a p p r a i s a l p r o c e s s w h e r e b y a r c h i v i s t s c o u l d " d i s t a n c e t h e m s e l v e s f r o m t h e i r s u b j e c t i v i t y t o t h e g r e a t e s t p o s s i b l e e x t e n t " s i n c e t h e v a l u e p r i n c i p l e s u s e d t o make a p p r a i s a l d e c i s i o n s a r e c l e a r l y d e f i n e d a n d h e n c e s u b j e c t t o e v a l u a t i o n a n d r e v i s i o n : I f s u c h a p r o g r a m i s i n s t i t u t e d , t h e f i n a l p r o d u c t w i l l be a m o d e l f o r f o r m i n g t h e d o c u m e n t a r y h e r i t a g e w h i c h h a s b e e n d e v e l o p e d b y a r c h i v i s t s , i s s a n c t i o n e d a n d c o n t r o l l e d b y s o c i e t y a t l a r g e , and c a n be a n a l y z e d u s i n g t h e ^ h i s t o r i c a l m e thod o f d o c u m e n t a r y c r i t i c i s m . 0 D The v e r y e x p a n s i v e n e s s o f Booms' p r e s e n t a t i o n on t h e p r o b l e m s a n d p o s s i b l e f u t u r e d i r e c t i o n o f a r c h i v a l a p p r a i s a l i n i t s e l f m a r k e d i t as a r a d i c a l d e p a r t u r e f r o m t h e a p p r a i s a l l i t e r a t u r e o f h i s c o n t e m p o r a r i e s . Y e t t h e v a s t n e s s o f t h e c o n c e p t u a l t h e a t r e w i t h i n w h i c h Booms c h o s e t o p l a y o u t h i s i d e a s a l l o w e d h i m t o b r e a k o u t o f t h e t e c h n i c a l a n d o f t e n e s o t e r i c c o n f i n e s o f p r e v i o u s a r c h i v a l t h e o r i e s on t h e s u b j e c t o f a p p r a i s a l t o a n a l y z e t h e i r s o c i a l , p o l i t i c a l , a nd p h i l o s o p h i c a l f o u n d a t i o n s . What Booms f o u n d was a t r a d i t i o n o f a p p r a i s a l p r a c t i c e w h i c h d e r i v e d i t s l e g i t i m a c y f r o m e i t h e r a c o n s c i o u s o r u n c o n s c i o u s a p p e a l t o a g e n e r a l s o c i a l c o n f i d e n c e i n h i s t o r i c a l i n t u i t i o n l o n g s i n c e d i s i n t e g r a t e d ; o r e l s e f r o m s t r u c t u r a l t h e o r i e s w h i c h e s s e n t i a l l y a p p l i e d t h e s c a l e o f a d m i n i s t r a t i v e i m p o r t a n c e g o v e r n i n g o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e s t o t h e a p p r a i s a l o f t h e r e c o r d s t h e s e o r g a n i z a t i o n s p r o d u c e d , t h e r e b y i g n o r i n g t h e w i d e r a r c h i v a l r e s p o n s i b i l i t y t o document a l l a s p e c t s o f s o c i a l a c t i v i t y . However much ° 5 Booms, p. 106. 147 Booms r e c o g n i z e d t h e n e e d f o r a n a l y s e s o f t h e p r o v e n a n c e o f r e c o r d s a s a p r e r e q u i s i t e f o r t h e a r c h i v a l d e s c r i p t i o n o f r e c o r d s , he i n s i s t e d t h a t o n l y a n a l y s e s o f t h e i n f o r m a t i o n a l c o n t e n t o f t h e r e c o r d s w h i c h r e v e a l how w e l l t h e r e c o r d s document t h e s o c i e t y as a w h o l e a t t h e t i m e t h e y were c r e a t e d w i l l l e a d t o t r u l y u s e f u l , a c c o u n t a b l e , a n d c o n t r o l l e d a p p r a i s a l s t a n d a r d s . I n t h i s way, Booms, l i k e h i s c o n t e m p o r a r i e s , was w o r k i n g t o a p p l y a s y s t e m a t i c management a p p r o a c h t o a p p r a i s a l p r a c t i c e . U n l i k e h i s c o l l e a g u e s , h o wever, he m a i n t a i n e d t h a t m e r e l y s e t t i n g o u t t h e m e t h o d o l o g y f o r a s y s t e m a t i c p r o c e s s o f a p p r a i s a l i s n o t enough; t h e v a l u e s u s e d i n m a k i n g d e c i s i o n s i n t h i s p r o c e s s must a l s o be s y s t e m a t i c a l l y d e v e l o p e d a n d d e f i n e d so t h a t t h e y r e f l e c t t h e v a l u e s o f t h e s o c i e t y w h i c h t h e a r c h i v i s t s e r v e s . I n s p i t e o f t h e b o l d s t e p s t a k e n b y Booms t o w a r d s a c o m p r e h e n s i v e t h e o r y o f a p p r a i s a l , many G e r m a n - s p e a k i n g a r c h i v i s t s r e m a i n e d s k e p t i c a l t h a t s u c h an a l l - e n c o m p a s s i n g , t h e o r e t i c a l a p p r o a c h c o u l d e v e r l e a d t o p r a c t i c a l m e t h o d s . I n 1974, G e r h a r d G r a n i e r p r o c l a i m e d t h a t a r c h i v a l a p p r a i s a l r e m a i n e d "an u n s o l v e d p r o b l e m " a n d l a u n c h e d i n t o a c r i t i q u e o f t h e m a j o r p o i n t s o f Booms' p r e s e n t a t i o n . Booms e m p h a s i z e d a d e d u c t i v e a p p r o a c h b a s e d on t h e o r y , G r a n i e r m a i n t a i n e d , o v e r a n d a b o v e a n i n d u c t i v e a p p r o a c h b a s e d on e x p e r i e n c e . B u t so l o n g as Booms' a l l - i n c l u s i v e t h e o r y r e m a i n e d v a g u e and i n c o m p l e t e , G r a i n i e r c o n t e n d e d t h a t i t i s b e t t e r t o r e l y on t h e t r a d i t i o n a l c a s e - b y - c a s e methods o f R o h r , S a n t e , Zimmerman, and P a p r i t z . 1 0 F u r t h e r m o r e , G r a n i e r t o o k i s s u e w i t h Booms' c l a i m t h a t p r o v e n a n c e - b a s e d a p p r a i s a l t h e o r i e s o v e r v a l u e d t h e r o l e o f t h e s t a t e i n s o c i e t y : f i r s t o f a l l , s t a t e a r c h i v i s t s h a v e a p r i m a r y r e s p o n s i b i l i t y t o document t h e s t r u c t u r e a n d f u n c t i o n s o f t h e a d m i n i s t r a t i o n w h i c h s p o n s o r s t h e i r a c t i v i t i e s ; s e c o n d l y , i n s p i t e o f t h e m a j o r p o l i t i c a l c h a n g e s w h i c h h a v e o c c u r r e d s i n c e t h e b e g i n n i n g o f t h e t w e n t i e t h c e n t u r y , t h e s t a t e r e m a i n s t h e m o s t i m p o r t a n t a n d m o s t p e r v a s i v e i n s t i t u t i o n i n s o c i e t y . 0 7 A more s e r i o u s m a t t e r was G r a n i e r ' s c r i t i c i s m o f Booms' i d e a t h a t j u d g e m e n t s as t o what s h o u l d be d o c u m e n t e d must be made u s i n g t h e v a l u e s o f t h e s o c i e t y a t t h e t i m e t h e d ocuments were c r e a t e d . Booms s u g g e s t e d t h a t an a n a l y s i s o f c o n t e m p o r a r y p u b l i c a t i o n s a n d p u b l i c s t a t e m e n t s w i l l r e v e a l t h e " p u b l i c o p i n i o n " w h i c h was d o m i n a n t a t t h e t i m e . I n G r a n i e r ' s v i e w , Booms' s u g g e s t i o n l e a d s a r c h i v i s t s f r o m t h e f r y i n g p a n i n t o t h e f i r e f o r t h e y a r e l e f t t o d e t e r m i n e w h i c h among t h e many c o n f l i c t i n g o p i n i o n s e x p r e s s e d i n s u c h p u b l i c a t i o n s a r e m o s t s i g n i f i c a n t . T h i s i s d i f f i c u l t e n o u g h i n s o c i e t i e s where t h e r e i s a f r e e p r e s s , b u t u n d e r t o t a l i t a r i a n r e g i m e s , s u c h as t h e German T h i r d R e i c h , t h e p r e s s w i l l o n l y r e f l e c t t h e o p i n i o n s a n d v a l u e s o f t h e s t a t e - s a n c t i o n e d i d e o l o g y . 6 8 a c G e r h a r d G r a n i e r , " D i e a r c h i v a r i s c h e B e w e r t u n g v o n D o k u m e n t a t i o n s g u t - - e i n e u n g e l o s t e A u f g a b e , " Der...Archivar 27, No. 2 ( 1 9 7 4 ) , c o l . 2 34. 6 7 G r a n i e r , c o l . 23 5. 6 8 G r a n i e r , c o l . 237. 149 M o r e o v e r , G r a n i e r n o t e d t h a t l a t e r g e n e r a t i o n s have f o u n d c e r t a i n d ocuments v e r y v a l u a b l e w h i c h a c c o r d i n g t o t h e o p i n i o n o f t h e t i m e i n w h i c h t h e y were c r e a t e d were c o n s i d e r e d i n s i g n i f i c a n t . He gave as a n example t h e s e e m i n g l y v a l u e l e s s a c c o u n t i n g r e c o r d s p r o d u c e d d u r i n g t h e l a t e m i d d l e a g e s an d e a r l y m o d e r n p e r i o d w h i c h a r e now one o f t h e m o s t i m p o r t a n t s o u r c e s f o r t h e s t u d y o f l a t e m e d i e v a l a n d e a r l y modern e c o n o m i c h i s t o r y . 0 ' W h i l e t h i s l a s t p o i n t i s c e r t a i n l y t r u e , i t c a n n o t s e r v e as a c r i t i c i s m o f Booms' c o n c e p t o f t h e r o l e o f c o n t e m p o r a r y v a l u e s i n a r c h i v a l a p p r a i s a l : Booms a d v o c a t e d f o l l o w i n g s u c h v a l u e s t o a p p r a i s e t h e s i g n i f i c a n c e o f t h e p e r s o n s , t h i n g s , a n d phenomena t o be d o c u m e n t e d , n o t t o a p p r a i s e t h e d ocuments d i r e c t l y . N e v e r t h e l e s s , t h e q u e s t i o n s r a i s e d b y G r a n i e r c o n c e r n i n g t h e s o u r c e s f o r d e t e r m i n i n g p u b l i c o p i n i o n s a n d t h e s t a n d a r d s f o r e v a l u a t i n g t h e i r r e l a t i v e s i g n i f i c a n c e - - t h e f o u n d a t i o n u p o n w h i c h t h e d o c u m e n t a t i o n p l a n s a r e t o be c o n s t r u c t e d - - r e v e a l e d s e r i o u s w e a k n e s s e s i n Booms' a r g u m e n t s . I n r e j e c t i n g Booms' c o m p r e h e n s i v e , s u b j e c t - b a s e d t h e o r y o f a p p r a i s a l , G r a n i e r r e t u r n e d t o t h e more t r a d i t i o n a l a p p r o a c h e s w h i c h he r e g a r d e d as more p r a c t i c a l a n d comraon- s e n s i c a l . He i d e n t i f i e d t h r e e a p p r a i s a l t e c h n i q u e s w h i c h h a d s e r v e d a n d c o n t i n u e d t o s e r v e a r c h i v i s t s i n t h e i r a t t e m p t s t o manage r e c o r d s : i d e n t i f y i n g and p r e s e r v i n g t h o s e r e c o r d s w h i c h a r e i n e v e r y c a s e c l e a r l y o f p e r m a n e n t v a l u e ; i d e n t i f y i n g a n d d i s p o s i n g o f t h o s e w h i c h a r e u n q u e s t i o n a b l y w o r t h l e s s ; m a k i n g ° 9 G r a n i e r , c o l . 238. 150 s e r v i c e s a v a i l a b l e t o n o n - g o v e r n m e n t i n s t i t u t i o n s t o e n s u r e t h a t t h e i r v a l u a b l e r e c o r d s a r e p r e s e r v e d ; a n d t h e d e v e l o p m e n t an d i m p l e m e n t a t i o n o f s a m p l i n g t e c h n i q u e s f o r f i l e s e r i e s o f a s i m i l a r s t r u c t u r e a n d f o r m . l(> G r a n i e r c o n c l u d e d t h a t a r c h i v i s t s " s h o u l d s t i l l a c c e p t what i s a t t a i n a b l e , a t l e a s t u n t i l t h e d a y comes when t r u l y b e t t e r s o l u t i o n s a r e f o u n d w h i c h a r e n o t o n l y u s e f u l , b u t a l s o meet a l l t h e n e c e s s a r y t h e o r e t i c a l r e q u i r e m e n t s . ' " * I n many ways, German a r c h i v i s t s a f t e r 1930 were much more e x t e n s i v e a n d c o n c i s e i n t h e i r a n a l y s e s o f t h e c o m p l e x p r o b l e m o f d e t e r m i n i n g a r c h i v a l v a l u e s f o r a p p r a i s a l t h a n t h e i r c o l l e a g u e s i n N o r t h A m e r i c a and E u r o p e . R e l y i n g on t h e t h e o r e t i c a l c a t e g o r i e s e s t a b l i s h e d by German a r c h i v a l s c i e n c e i n t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y , German a r c h i v i s t s s e t o u t t o d e v e l o p o b j e c t i v e a n d s y s t e m a t i c s t a n d a r d s f o r a p p r a i s a l u s i n g two d i f f e r e n t a p p r o a c h e s t o t h e p r o b l e m : t h e p r o v e n a n c e - b a s e d a p p r o a c h , w h i c h was an e x t e n s i o n o f p r i n c i p l e s u s e d t o a r r a n g e a n d d e s c r i b e r e c o r d s ; a n d t h e i n f o r m a t i o n c o n t e n t - b a s e d a p p r o a c h , w h i c h a p p r a i s e d r e c o r d s a c c o r d i n g t o t h e s u b j e c t - m a t t e r d o c u m e n t e d i n t h e r e c o r d s . N o t c o n t e n t m e r e l y t o o f f e r - s y s t e m a t i c management p r o c e s s e s fox- a p p r a i s a l , t h e y p r e s e n t e d c r i t e r i a f o r m a k i n g v a l u e j u d g e m e n t s w i t h i n t h i s p r o c e s s a n d o f f e r e d c l e a r j u s t i f i c a t i o n s f o r p o s i t i n g t h e s e c r i t e r i a . B e t w e e n 1930 a n d 1980, a r c h i v e s i n G r e a t B r i t a i n , F r a n c e , a n d Germany f a c e d a r e v o l u t i o n i n t h e q u a n t i t y and q u a l i t y o f 7 0 G r a n i e r , c o l . 240. 7 1 G r a n i e r , c o l . 240. 151 r e c o r d s e v e r y b i t as p r o f o u n d as t h a t e x p e r i e n c e d i n N o r t h A m e r i c a n . L i k e t h e A m e r i c a n s , E u r o p e a n a r c h i v i s t s t u r n e d t o management s y s t e m s o f d i s p o s i t i o n t o a l l e v i a t e t h e p r e s s u r e o f v o l u m e an d c o m p l e x i t y w h i c h was t h r e a t e n i n g t o e x p l o d e t r a d i t i o n a l s y s t e m s , p r a c t i c e s , a n d t h e o r i e s o f a r c h i v e s a d m i n i s t r a t i o n . B u t w h i l e t h e new s i t u a t i o n i n a r c h i v e s c l e a r l y c a l l e d f o r more e f f i c i e n t , c o m p r e h e n s i v e , and c o n s i s t e n t methods o f a p p r a i s a l , a r c h i v i s t s i n e a c h c o u n t r y a t t e m p t e d t o r e t a i n a n d b u i l d u p o n t h e v a l u e a s s u m p t i o n s w h i c h u n d e r l a y t h e i r own u n i q u e r e c o r d - k e e p i n g t r a d i t i o n s . 152 CONCLUSION The o b j e c t i v e s o f t h i s s t u d y were t o e l u c i d a t e and c r i t i c a l l y e x amine t h e v a l u e c r i t e r i a a r c h i v i s t s and r e c o r d s - k e e p e r s h a v e u s e d t h r o u g h o u t t h e h i s t o r y o f a r c h i v e s t o d e c i d e w h i c h r e c o r d s w i l l be p r e s e r v e d f o r p o s t e r i t y a n d w h i c h w i l l be d e s t r o y e d . The t e m p o r a l a n d t h e o r e t i c a l d i m e n s i o n s o f t h e t o p i c a l l a n d s c a p e w h i c h h a s b e e n t r a v e r s e d i s v a s t and c o m p l e x , b u t a number o f b r o a d h i s t o r i c a l a n d c o n c e p t u a l p a t t e r n s i n t h e g e o g r a p h y h a v e emerged. I n t e r m s o f an h i s t o r i c a l s u r v e y , t h r e e g e n e r a l p e r i o d s i n t h e d e v e l o p m e n t o f a r c h i v a l v a l u e c o n c e p t s c a n be i d e n t i f i e d . I n t h e p r e - m o d e r n p e r i o d b e f o r e 1880, r e c o r d s were k e p t b y t h e r e c o r d s - c r e a t i n g o f f i c e s f o r t h e p u r p o s e s f o r w h i c h t h e y were c r e a t e d , y e t some documents were s e l e c t e d f o r s p e c i a l p r e s e r v a t i o n , w i t h o u t r e f e r e n c e t o t h e i r o r i g i n a l u s e a n d v a l u e , t o s e r v e p o l i t i c a l , m i l i t a r y , o r d i p l o m a t i c p u r p o s e s . From t h e 1880s t o t h e 1930s, h i s t o r i a n / a r c h i v i s t s g a i n e d a s i g n i f i c a n t d e g r e e o f c o n t r o l o v e r t h e a p p r a i s a l p r o c e s s f r o m t h e r e c o r d s p r o d u c e r s , i n t r o d u c e d a d i c h o t o m y b e t w e e n t h e a d m i n i s t r a t i v e a n d h i s t o r i c a l u s e o f a r c h i v e s , a n d d e v e l o p e d a r c h i v a l t h e o r i e s b a s e d on h i s t o r i c i s t c o n c e p t s w h i c h p l a c e d an i n h e r e n t v a l u e i n o r i g i n a l s t r u c t u r e and u s e o f a r c h i v e s as o r g a n i c u n i t i e s . I n t h e p e r i o d f r o m 1930 t o 1980, i n r e p o n s e t o c h a n g e s i n b o t h t h e q u a l i t y a n d q u a n t i t y o f r e c o r d s p r o d u c e d , a r c h i v i s t s c o n s t r u c t e d c o m p r e h e n s i v e - 153 management s y s t e m s f o r r e c o r d s d i s p o s i t i o n i n an e f f o r t t o c o n t r o l t h e l i f e - c y c l e o f r e c o r d s u s e ; as a r e s u l t , a r c h i v a l a p p r a i s a l v a l u e s were d e f i n e d so a s t o c o n f o r m t o t h e a d m i n i s t r a t i v e and a n a l y t i c a l c a t e g o r i e s o f t h e s e s y s t e m s , b u t i m p o r t a n t a s p e c t s o f t h e r e c o r d s - k e e p i n g t r a d i t i o n s o f e a c h c u l t u r a l j u r i s d i c t i o n c o n t i n u e d t o i n f l u e n c e t h e d e v e l o p m e n t o f v a l u e c r i t e r i a . M o v i n g b e y o n d t h e h i s t o r i c a l s y n t h e s i s w h i c h t h i s s t u d y h a s g e n e r a t e d , i t i s p o s s i b l e t o p e r c e i v e g e n e r a l p a t t e r n s i n t h e way a r c h i v i s t s a n d r e c o r d s - k e e p e r s h a v e d e v e l o p e d a r c h i v a l v a l u e c o n c e p t s . I t c a n be a r g u e d t h a t , f r o m an a n a l y s i s o f t h e s e h i s t o r i c a l d e v e l o p m e n t s , t h r e e b r o a d c o n c e p t u a l a c t i v i t i e s , o p e r a t i n g s i m u l t a n e o u s l y i n t h e a p p r a i s a l p r o c e s s , h a v e c o n s i s t e n t l y b e e n s i g n i f i c a n t f a c t o r s i n d e t e r m i n i n g t h e a r c h i v a l v a l u e o f r e c o r d s . F i r s t o f a l l , a r c h i v i s t s a n a l y z e a n d d e t e r m i n e t h e a s p e c t s o f r e a l i t y i t i s m o s t i m p o r t a n t t o document. T h e r e a r e , i n a r c h i v a l t e r m s , two d i m e n s i o n s t o t h i s r e a l i t y . S i n c e a r c h i v a l r e c o r d s a r e p r o d u c e d by i n d i v i d u a l s a n d g r o u p s o f i n d i v i d u a l s f o r a s p e c i f i c f u n c t i o n , t h e w o r l d o f t h e o r i g i n a l r e c o r d c r e a t o r s i s m o s t o b v i o u s a n d i m m e d i a t e l y p e r c e i v a b l e ; t h i s r e a l i t y c o m p r i s e s t h e c l i e n t s o r c u s t o m e r s , p r o j e c t s a n d p r o g r a m s , e v e n t s a n d c i r c u m s t a n c e s , f r i e n d s a n d r e l a t i v e s , e m p l o y e e s a n d e m p l o y e r s , a u t h o r i t y s t r u c t u r e s a n d r e l a t i o n s h i p s a c t i v e o r o p e r a t i n g w i t h i n t h e i m m e d i a t e e n v i r o n m e n t o f t h e r e c o r d c r e a t o r . T h e r e i s a l s o t h e l a r g e r r e a l i t y o f p e o p l e , t h i n g s , a n d phenomena e x i s t i n g and e v o l v i n g 154 o u t s i d e o f t h e n a r r o w e r r e s p o n s i b i l i t i e s o f t h e r e c o r d c r e a t o r w h i c h may be e q u a l l y o r more i m p o r t a n t t o document. I n m a k i n g s u c h an a n a l y s i s , j u r i s d i c t i o n s , c a t e g o r i e s , a n d l i n e s o f d e v e l o p m e n t a r e d e f i n e d s o t h a t t h e y may be compared and e v a l u a t e d i n a c o m p r e h e n s i v e a n d r e l i a b l e manner. T h i s i s a c a t e g o r i z i n g a n d d e s c r i p t i v e p r o c e s s and, a l t h o u g h t h e o r g a n i z a t i o n a n d p r e s e n t a t i o n o f a s p e c t s o f r e a l i t y i n i t s e l f c a n i n f l u e n c e a v a l u e c o m p a r i s o n , i t i s n o t meant t o p l a c e g r e a t e r i m p o r t a n c e i n , f o r i n s t a n c e , t h e s t r u c t u r e s a n d f u n c t i o n s o f t h e g o v e r n m e n t a g e n c y p r o d u c i n g t h e r e c o r d s o v e r a g a i n s t t h e s o c i e t y w i t h i n w h i c h t h e a g e n c y o p e r a t e d . S e c o n d l y , a r c h i v i s t s d e t e r m i n e w h i c h r e c o r d s w i t h i n t h e u n i v e r s e o f d o c u m e n t a t i o n g e n e r a t e d b e s t document t h e m o s t s i g n i f i c a n t a s p e c t s o f r e a l i t y . An u n d e r s t a n d i n g o f t h e f o r m , s t r u c t u r e , a n d o r i g i n a l c o n t e x t o r p r o v e n a n c e o f t h e d o c u m e n t a t i o n p r o v i d e s t h e f r a m e w o r k o f m e a n i n g f o r e s t a b l i s h i n g t h e d o c u m e n t a r y v a l u e o f t h e i n f o r m a t i o n . T h i s k i n d o f a n a l y s i s h a s o v e r s h a d o w e d an d s o m e t i m e s r e p l a c e d t h e a c t i v i t y o f a n a l y z i n g t h e e l e m e n t s o f r e a l i t y w h i c h t h e r e c o r d s s e r v e t o document. T h i r d l y , a n d t h i s i s p e r h a p s t h e m o s t p r o f o u n d and d i f f i c u l t c o n c e p t u a l a c t i v i t y i n t h i s p r o c e s s , a r c h i v a l v a l u e s a r e f o r m u l a t e d a c c o r d i n g t o p e r c e p t i o n s o f a n d i n r e f e r e n c e t o a v a l u e a u t h o r i t y . The e c o n o m i c , p o l i t i c a l , a d m i n i s t r a t i v e , a n d c u l t u r a l r e l a t i o n s h i p s among a r c h i v i s t s , t h e i n d i v i d u a l s o r o r g a n i z a t i o n s w h i c h c r e a t e d t h e r e c o r d s , a n d t h e r e s e a r c h community h a v e t r a d i t i o n a l l y b e e n t h e m o s t c r i t i c a l f a c t o r s i n 155 d e t e r m i n i n g a r c h i v a l v a l u e . Y e t i t i s i m p o r t a n t t o r e a l i z e t h a t d e s c r i p t i v e a n d p r a c t i c a l a n a l y s e s o f t h e r e c o r d s , t h e r e c o r d - c r e a t o r s , o r t h e r e c o r d u s e r s c a n n o t i n t h e m s e l v e s p r o v i d e a v a l u e a u t h o r i t y - - t h i s a r i s e s f r o m t h e a p p r a i s e r s ' p e r c e p t i o n o f t h e i r r o l e i n s o c i e t y a n d who t h e y a r e s e r v i n g i n f u l f i l l i n g t h i s r o l e . I n t h e p a s t , d e s c r i p t i v e and p r a c t i c a l p r o p o s i t i o n s a b o u t t h e n a t u r e o f t h e r e c o r d s a n d p a t t e r n s o f t h e i r u s e h a v e j u s t i f i e d a p p r a i s a l d e c i s i o n s , b u t t h e s e d e c i s i o n s c a n n o t be s u p p o r t e d b y e x i s t e n t i a l j u d g e m e n t s ; u l t i m a t e l y , a p p r a i s a l d e c i s i o n s a r e b a s e d on v a l u e p r o p o s i t i o n s d e r i v e d f r o m an a u t h o r i t a t i v e v a l u e p e r s p e c t i v e . To be s u r e , t h e v a l u e a u t h o r i t y o f a r c h i v i s t s i s r e s t r i c t e d i n i t s s c o p e b y t h e t i m e a n d c u l t u r e i n w h i c h i t o p e r a t e s . However, t h e a r c h i v a l community i s d e v e l o p i n g an a w a r e n e s s o f i t s u n i q u e i d e n t i t y as a p r o f e s s i o n w i t h a r e p o n s i b i l i t y t o s e r v e a w i d e an d d i v e r s e c o n s t i t u e n c y a n d t o a v o i d n a r r o w a l l e g i e n c e s t o s p e c i f i c s o c i a l i n s t i t u t i o n s a n d g r o u p s . T h i s d e v e l o p m e n t may p r o v i d e t h e f o u n d a t i o n s f o r a more u n i v e r s a l , o v e r a r c h i n g f r a m e w o r k o f r e f e r e n c e f o r d e f i n i n g a r c h i v a l v a l u e s . 156 BIBLIOGRAPHY B a u d o t , M a r c e l . " L es T r i a g e s e t E l i m i n a t i o n s . " I n M i n i s t r e d e s A f f a i r s C u l t u r e l l e s . D i r e c t i o n d e s A r c h i v e s de F r a n c e . M a n u e l d ' A r c h i v i s t i q u e . P a r i s : S.E.V.P.E.N., 1970, 161-185. B a u e r , P h i l i p G. 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