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The appraisal of Canadian military personnel files of the First World War 1984

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THE APPRAISAL OF CANADIAN MILITARY PERSONNEL F I L E S OF THE FIRST WORLD WAR By GARY A. MITCHELL B.A., The U n i v e r s i t y of B r i t i s h C o l u m b i a , 1976 A THESIS SUBMITTED IN PARTIAL FULFILLMENT OF THE REQUIREMENTS FOR THE DEGREE OF MASTER OF ARCHIVAL STUDIES i n THE FACULTY OF ARTS A d m i n i s t e r e d by The S c h o o l of L i b r a r i a n s h i p and the Department of H i s t o r y We a c c e p t t h i s t h e s i s as c o n f o r m i n g t o the r e q u i r e d s t a n d a r d THE UNIVERSITY OF BRITISH COLUMBIA O c t o b e r 1984 © . Gary A. M i t c h e l l , 1984 22 In presenting t h i s thesis i n p a r t i a l f u l f i l m e n t of the requirements for an advanced degree at the University of B r i t i s h Columbia, I agree that the Library s h a l l make i t f r e e l y available for reference and study. I further agree that permission for extensive copying of t h i s thesis for scholarly purposes may be granted by the head of my department or by h i s or her representatives. I t i s understood that copying or publication of t h i s thesis for f i n a n c i a l gain s h a l l not be allowed without my written permission. history Department of . The University of B r i t i s h Columbia 1956 Main Mall Vancouver, Canada V6T 1Y3 D a t e 20 A p r i l 1985 »E-6 (3/81) - i i - A B S T R A C T F a c e d w i t h t h e g r e a t a n d e x p a n d i n g v o l u m e o f m o d e r n r e c o r d s c r e a t e d b y g o v e r n m e n t a n d o t h e r b o d i e s , a r c h i v i s t s h a v e n e c e s s a r i l y h a d t o m a k e c h o i c e s a b o u t w h a t t o p r e s e r v e a n d w h a t t o d e s t r o y . T h e c o n c e p t u a l b a s i s f o r a p p r a i s a l a n d p r a c t i c a l i m p l e m e n t a t i o n o f a p p r a i s a l i n a n y g i v e n b o d y o f r e c o r d s a r e s t i l l m a t t e r s n o t t h o r o u g h l y w o r k e d o u t b y a r c h i v i s t s a n d a r c h i v e s . T h i s t h e s i s e x a m i n e s t h e c o n c e p t u a l b a s i s o f a p p r a i s a l a s i t h a s b e e n r e v e a l e d i n t h e l i t e r a t u r e o n t h e s u b j e c t , a n d a p p l i e s t o c o n c e p t s f o u n d i n t h e l i t e r a t u r e t o a p p r a i s a l o f W o r l d W a r I m i l i t a r y p e r s o n n e l f i l e s . T h e r e s e a r c h s t r a t e g y i n v o l v e s a r e a d i n g o f t h e p r o f e s s i o n a l l i t e r a t u r e o n a p p r a i s a l t o d e t e r m i n e t h e c o n c e p t s w h i c h h a v e b e e n d e v e l o p e d t o r u l e t h e a p p r a i s a l p r o c e s s , a s u r v e y o f t h e d i s p o s i t i o n o f m i l i t a r y p e r s o n n e l r e c o r d s b y s e v e r a l c o m b a t t a n t s t a t e s d u r i n g W o r l d W a r I , a n d a n a n a l y s i s o f C a n a d i a n m i l i t a r y p e r s o n n e l r e c o r d s o f t h e C a n a d i a n E x p e d i t i o n a r y F o r c e d u r i n g W o r l d W a r I . S o m e a t t e n t i o n h a s b e e n p a i d t o t h e m i l i t a r y h i s t o r i o g r a p h y a n d i n p a r t i c u l a r t o s t u d i e s t h a t a p p e a r t o b e r e l e v a n t t o a d i s c u s s i o n o f a p p r a i s a l o f m i l i t a r y p e r s o n n e l r e c o r d s . I t w a s f o u n d t h a t b y a n d l a r g e m i l i t a r y p e r s o n n e l r e c o r d s w e r e n o t t r e a t e d a s a r e o t h e r p e r s o n n e l o r c a s e f i l e s , w h i c h h a v e r a r e l y b e e n p r e s e r v e d i n t h e i r e n t i r e t y b y a r c h i v e s . - i i i - A l t h o u g h t h e r e a s o n s f o r t h i s a r e n o t e n t i r e l y c l e a r , a s t u d y o f t h e C E F m i l i t a r y p e r s o n n e l r e c o r d s s u g g e s t s t h a t t h e y c a n b e o b j e c t i v e l y a n a l y s e d i n t h e w a y a r c h i v i s t s h a v e p r o p o s e d f o r o t h e r r e c o r d s . I t i s p r o p o s e d t h a t a n i n i t i a l a n a l y s i s b a s e d o n s t a n d a r d s c o n t e m p o r a r y w i t h t h e r e c o r d s c a n b e u n d e r t a k e n , a n d a f u r t h e r , l a t e r a p p r a i s a l c a n b e m a d e b a s e d o n t h e r e s e a r c h u s e t o w h i c h t h e r e c o r d s a r e p u t i n t h e i n t e r v a l . A s w e l l , t h e v a r i o u s o p t i o n s o p e n t o t h e P u b l i c A r c h i v e s o f C a n a d a , w h i c h h o l d s t h e C E F m i l i t a r y p e r s o n n e l r e c o r d s , a r e d i s c u s s e d . - i v - T A B L E O F C O N T E N T S C h a p t e r P a g e I . I n t r o d u c t i o n 1 I I . T h e C h a n g i n g C o n c e p t s o f A r c h i v a l A p p r a i s a l . . . . 4 I I I . T h e D i s p o s i t i o n o f M i l i t a r y P e r s o n n e l F i l e s : A M u l t i n a t i o n a l P e r s p e c t i v e 5 5 I V . C a n a d i a n M i l i t a r y P e r s o n n e l F i l e s : A n A n a l y s i s . 7 6 V . C o n c l u s i o n 8 9 N o t e s 1 0 8 B i b l i o g r a p h y 1 1 9 -1- C H A P T E R O N E I N T R O D U C T I O N I n 1 9 8 3 , t h e p e r s o n n e l f i l e s o f t h e C a n a d i a n E x p e d i t o n a r y F o r c e w e r e d e p o s i t e d i n t o t h e c u s t o d y o f t h e P u b l i c A r c h i v e s o f C a n a d a . W i t h t h e C h a n g e o f c u s t o d i a n s h i p f r o m t h e D e p a r t m e n t o f N a t i o n a l D e f e n s e t o t h e P u b l i c A r c h i v e s , a p r o c e s s o f a p p r a i s a l a n d s e l e c t i o n w a s u n d e r t a k e n t o e v a l u a t e t h e f u t u r e d i s p o s i t i o n o f t h e s e f i l e s . T h e a p p r a i s a l d e c i s i o n r e a c h e d b y t h e P u b l i c A r c h i v e s w a s t o r e t a i n a l l t h e p e r s o n n e l f i l e s p e r m a n e n t l y . I n t h e p a s t , t h e i n i t i a l a p p r a i s a l d e c i s i o n , i n t h i s c a s e t h a t o f p e r m a n e n t r e t e n t i o n , w o u l d h a v e b e e n a c c e p t e d w i t h o u t r e s - e r v a t i o n . B u t r e c e n t t r e n d s w i t h i n t h e a r c h i v a l c o m m u n i t y h a v e p l a c e d i n t o q u e s t i o n t h e s t a n d a r d s a n d g u i d e l i n e s u s e d i n t h e a p p r a i s a l o f m a t e r i a l . T h e w i d e s p r e a d u s e o f " p e r m a n e n t r e t e n t i o n " a s a n a p p r a i s a l c l a s s i f i c a t i o n h a s b e e n c h a l l e n g e d b y m a n y a r c h i v a l a u t h o r i t i e s . T h e y h a v e d e c l a r e d t h a t t h e t e r m h a s b e c o m e o n e w h i c h s t a n d s f o r t h e p o s t p o n e m e n t o f a n a r c h i v a l d e c i s i o n , r a t h e r t h a n o n e w h i c h s t a n d s f o r a d e c i s i v e a n d c o n - f i d e n t a p p r a i s a l j u d g e m e n t . T h e p e r s o n n e l f i l e s o f t h e C E F r e p r e s e n t , a s f a r a s c a n b e d e t e r m i n e d , a b o d y o f m a t e r i a l w h i c h c o n t a i n s p e r s o n a l d a t a o n a w i d e g r o u p o f C a n a d i a n s w h o , i n t h e p e r i o d 1 9 1 4 - 1 9 1 9 , f o r m a r e p r e s e n t a t i v e c r o s s - s e c t i o n o f C a n a d i a n s o c i e t y . T h e i r i m p o r t a n c e t o t h e n a t i o n a n d i t s h i s t o r y , t h e r e f o r e , c a n n o t b e u n d e r e s t i m a t e d . C o n s i d e r i n g t h e i m p o r t a n c e w h i c h t h e f i l e s h a v e -2- a n d t h e r e c e n t t r e n d s a w a y f r o m a c c e p t a n c e o f t h e b l a n k e t u s e o f p e r m a n e n t r e t e n t i o n , w h a t a r e t h e o p t i o n s a v a i l a b l e t o t h e a r c h i v i s t i f a r e - c o n s i d e r a t i o n o f t h e P u b l i c A r c h i v e s ' i n i t i a l a p p r a i s a l i s u n d e r t a k e n ? I n a n a t t e m p t t o r e a c h s o m e v i a b l e c o n c l u s i o n s r e g a r d i n g a n y f u t u r e a p p r a i s a l o f t h e C E F p e r s o n n e l f i l e s , o u r s t u d y w i l l c o n c e n t r a t e o n t h r e e a r e a s o f d i s c u s s i o n : t h e a r c h i v a l l i t e r a t u r e o n a p p r a i s a l ; t h e p o l i c i e s o f t h e i n t e r n a t i o n a l c o m m u n i t y t o w a r d s t h e a p p r a i s a l o f m i l i t a r y p e r s o n n e l f i l e s ; a n d a n a n a l y s i s o f t h e C E F p e r s o n n e l f i l e s . T h e n e x t c h a p t e r w i l l e x a m i n e t h e l i t e r a t u r e o n a p p r a i s a l . A l t h o u g h t h e l i t e r a t u r e o n a p p r a i s a l i s l i m i t e d , t h e t h r u s t o f t h e d i s c u s s i o n w i l l c o n c e n t r a t e o n t h e i d e a s p r e s e n t e d b y v a r i o u s a r c h i v i s t s o v e r t i m e a n d t h e i m p l i c a t i o n s o f t h e s e c o n c e p t s f o r t h e a p p r a i s a l o f m i l i t a r y p e r s o n n e l f i l e s . I n - c l u d e d i n t h e d i s c u s s i o n w i l l b e t h e m a j o r t r e a t i s e b y T . R . S c h e l l e n b e r g a n d t h e r e c e n t l y p u b l i s h e d s t u d y o f s a m p l i n g b y B r i t i s h a r c h i v i s t F e l i x H u l l . T h e o b j e c t o f t h e d i s c u s s i o n w i l l b e t o e x a m i n e t h e v a r i o u s a p p r a i s a l i d e a s a n d m e t h o d s w h i c h o v e r t i m e h a v e g a i n e d t h e p o p u l a r s u p p o r t o f t h e a r c h i v a l c o m - m u n i t y . B y p r e s e n t i n g t h e s e i d e a s a n d m e t h o d s i n a c h r o n o l o g i c a l f a s h i o n , t h e t r e n d s a n d c h a n g e s i n t h e a p p l i c a t i o n o f a p p r a i s a l c a n b e s e e n a n d c o m p a r e d , s o t h a t t h e p r e s e n t s i t u a t i o n i n a p p r a i s a l c a n b e p l a c e d i n i t s h i s t o r i c a l p e r s p e c t i v e . T h e t h i r d c h a p t e r w i l l d e a l w i t h t h e p r a c t i c a l a p p l i c a t i o n -3- of appraisal, specifically concerning military personnel files. A survey was undertaken of the treatment of military personnel files by the national archives of the World War I combattant states. Special attention was paid to the policies of the national archives to see if the military personnel files are treated in a unique fashion or if they are treated as ordinary c a s e f i 1 e s . With the background supplied by the literature and the practical policies highlighted by the international archives' survey, the fourth capter will concentrate on the personnel files of the CEF. No proper appraisal of material can occur without an in-depth analysis of the documents concerned. Once the archivist has investigated the nature of the files, he can consider the various options which may be open to him to determine disposition of the files. Using a small sample of files, an analysis of the various documents present and their informational content was undertaken. The final chapter will present the various options which an archivist may consider in the appraisal of the CEF personnel files. Drawing on the trends and methods highlighted by the literature, the practical applications presented by the inter- national survey, and by using the analysis of the files themselves, we can then examine at least hypothetically the options open to archives. Although the discussion of the various appraisal options will deal specifically with the personnel files of the CEF, the approach taken in this study should be applicable to analysis of the value of all case files. -4- C H A P T E R TWO T H E C H A N G I N G C O N C E P T S O F A R C H I V A L A P P R A I S A L F o r o v e r f i v e m i l l e n n i u m s t h e s a c r e d t a s k o f t h e a r c h i v i s t w a s t o p r e s e r v e t h e r e c o r d s i n h i s c h a r g e . H e w a s d e d i c a t e d t o t h e p r e s e r v a t i o n o f t h e c u n e i f o r m t a b l e t s , t h e p a p y r u s s c r o l l s , t h e p a r c h m e n t a n d p a p e r r e c o r d s f r o m t h e r a v a g e s o f t i m e . I t w o u l d h a v e b e e n i n c o n c e i v a b l e t o h i m t h a t o n e d a y a r c h i v i s t s w o u l d s e l e c t w h i c h r e c o r d s w e r e t o b e p r e s e r v e d . T o s u g g e s t t h a t a r c h i v i s t s w o u l d d e s t r o y r e c o r d s w o u l d h a v e b e e n s a c r i l e g i o u s . Y e t t h e t w e n t i e t h c e n t u r y h a s s e e n t h e a p p r a i s a l o f r e c o r d s f o r r e t e n t i o n o r d e s t r u c t i o n e v o l v e i n t o a m a j o r f u n c t i o n o f t h e a r c h i v i s t , f o r c i n g a c h a n g e i n h i s d e f i n i t i o n o f h i s r o l e f r o m t h a t o f p r e s e r v e r - d u s t o d i a n t o s e l e c t o r - d e s t r o y e r . C o n t r a r y t o p o p u l a r b e l i e f , t h e a p p r a i s a l o f r e c o r d s d i d n o t s i m p l y e m e r g e a s a n i s s u e w i t h t h e i m p l e m e n t a t i o n o f m o d e r n r e c o r d s m a n a g e m e n t p r a c t i c e s i n t h e p o s t - S e c o n d W o r l d W a r p e r i o d . T h e i s s u e o f a p p r a i s a l , w h i c h h a d b e e n s i m m e r i n g s i n c e t h e t u r n o f t h e c e n t u r y , m e r e l y b e g a n t o b o i l a t t h e s a m e t i m e t h a t r e c o r d s m a n a g e m e n t p r o g r a m s w e r e i n t r o d u c e d . T h e s u b s e q u e n t c h a n g e s i n t h e d e f i n i t i o n a n d m a n a g e m e n t o f a r c h i v e s , a n d t h e r o l e o f t h e p r o f e s s i o n , s h o u l d n o t h a v e b e e n a s u r p r i s e t o a r c h i v a l p r a c t i t i o n e r s . I n t h i s c h a p t e r , w e s h a l l t r a c e t h e f o u r m a j o r p h a s e s i n a p p r a i s a l l i t e r a t u r e , w i t h a n e m p h a s i s o n s a m p l i n g a s a n a p p r a i s a l t o o l . T h e f i r s t p h a s e e n c o m p a s s e s t h e l i t e r a t u r e - 5 - w h i c h a p p e a r e d p r i o r t o t h e p u b l i c a t i o n o f A m e r i c a n a r c h i v i s t T . R . S c h e l 1 e n b e r g 1 s t r e a t i s e o n p u b l i c r e c o r d a p p r a i s a l i n 1 9 5 6 . ( 1 ) T h e s e c o n d p h a s e o f t h e l i t e r a t u r e d e a l s w i t h t h e w o r k o f S c h e l l e n b e r g a n d h i s c o l l e a g u e P a u l L e w i n s o n a s t h e y c o d i f i e d a p p r a i s a l t h e o r y a n d g u i d e l i n e s . T h e t h i r d p h a s e c o v e r s t h e y e a r s 1 9 6 0 t o 1 9 8 1 , a p e r i o d i n w h i c h f e w a r t i c l e s w e r e p r e s e n t e d c o n c e r n i n g t h e i s s u e s o f a p p r a i s a l t h e o r y a n d t e c h n i q u e s . T h e m o s t r e c e n t i s c h a r a c t e r i s e d b y B r i t i s h a r c h i v i s t F e l i x H u l l ' s 1 9 8 1 r e p o r t f o r t h e U n i t e d N a t i o n s E d u c a t i o n a l S c i e n t i f i c a n d C u l t u r a l O r g a n i z a t i o n ( U N E S C O ) o n s a m p l i n g a n d h i s r e - a s s e s s m e n t o f a p p r a i s a l t h e o r i e s a n d g u i d e l i n e s . T h e f i r s t a d m i n i s t r a t i v e - r e g u l a t i o n s f o r s e l e c t i o n o f a r c h i v e s w e r e i s s u e d b y t h e F r e n c h M i n i s t r y o f t h e I n t e r i o r a s e a r l y a s 1 8 3 5 . T h e c r i t e r i a , a p p l i c a b l e t o t h e n o n - c u r r e n t p r e f e c t u r a l r e c o r d s , r e q u i r e d a r e c o r d s i n v e n t o r y b e f o r e t r a n s f e r a n d p r o h i b i t e d t h e d e s t r u c t i o n o f r e c o r d s r e l a t i n g t o l i t i g a t i o n , a w a r d s o f d o m a i n , a n d i n t e r e s t s i n r e a l e s t a t e . ( 2 ) I n 1 9 1 0 , a B r i t i s h R o y a l C o m m i s s i o n w a s a p p o i n t e d , u n d e r t h e c h a i r m a n s h i p o f S i r F r e d e r i c k P o l l o c k , t o i n v e s t i g a t e t h e s t a t e o f p u b l i c r e c o r d s w i t h i n E n g l a n d a n d W a l e s . F o r t h e f i r s t t i m e s i n c e i t s e s t a b l i s h m e n t i n 1 8 3 8 , t h e P u b l i c R e c o r d O f f i c e ( P R O ) a s c u s t o d i a n o f t h e p u b l i c r e c o r d s w a s u n d e r r e v i e w . T h e C o m m i s s i o n ' s f i r s t r e p o r t , i s s u e d i n 1 9 1 2 , w a s h i g h l y c r i t i c a l o f t h e P R O ' s m e t h o d s r e g a r d i n g t h e a p p r a i s a l a n d d e s t r u c t i o n - 6 - o f " v a l u e l e s s " r e c o r d s , a n d t h e l a c k o f s t a t e ' s a w a r e n e s s o f r e c o r d s h e l d i n d e p a r t m e n t a l o f f i c e s . I n t h e i r e x a m i n a t i o n , t h e C o m m i s s i o n f o u n d t h a t s p e c i f i c p r o v i s i o n s o f t h e l e g i s - l a t i o n g o v e r n i n g t h e P R O w e r e b e i n g n e g l e c t e d . A l t h o u g h t h e C o m m i s s i o n f o u n d t h a t i n 1 8 5 8 " t h e f i r s t s y s t e m a t i c e x a m i n - a t i o n s o f r e c o r d s o f d o u b t f u l v a l u e w a s u n d e r t a k e n b y a s m a l l o f f i c i a l c o m m i t t e e , u n d e r t h e A s s i s t a n t R e c o r d K e e p e r , w h i c h w a s a t w o r k b e t w e e n 1 8 6 1 - 1 8 6 5 a n d d e s t r o y e d n e a r l y 4 0 0 t o n s o f W a r O f f i c e a n d A d m i r a l t y r e c o r d s , " n o s y s t e m a t i c m e t h o d o f a p p r a i s a l h a d b e e n i n s t i t u t e d t o e n c o m p a s s t h e e n t i r e b u r e a u c - r a c y . ( 3 ) B e t w e e n 1 8 6 1 a n d 1 8 7 7 , d e p a r t m e n t a l r e c o r d o f f i c i a l s i m p l e m e n t e d a p o l i c y o f " w e e d i n g " , u s i n g s k i l l e d a n d u n s k i l l e d s t a f f , f o r t h e T r e a s u r y P a p e r s a n d t h e A d m i r a l t y c o r r e s p o n d e n c e f r o m 1 8 3 9 t o 1 8 6 0 . T h e C o m m i s s i o n d e s c r i b e d t h e A d m i r a l t y r e c o r d s a s - b e i n g " r u t h l e s s l y d e s t r o y e d " b y t h e w e e d i n g p r o c e d u r e . F o r t u n a t e l y , t h e T r e a s u r y P a p e r s h a d b e e n p l a c e d i n t h e c a r e o f a n o f f i c i a l w h o w a s a w a r e o f t h e i r h i s t o r i c a l v a l u e a n d l i t t l e m a t e r i a l o f v a l u e w a s d e s t r o y e d . ( 4 ) I n t h e o p i n i o n o f t h e C o m m i s s i o n " t h e u l t e r i o r o b j e c t o f t h e o f f i c i a l a c t i o n t a k e n i n 1 8 7 7 a n d 1 8 9 8 f o r s t a t u t o r y a c t i o n t o d e s t r o y v a l u e l e s s d o c - u m e n t s w a s t o m a k e s p a c e f o r t h e r e c e p t i o n o f f r e s h t r a n s f e r s . " ( 5 ) E v i d e n c e r e l a t i n g t o t h e R o y a l A f r i c a n C o m p a n y a n d t h e S l a v e C o m p e n s a t i o n C o m m i s s i o n r e v e a l e d t h e r e p e a t e d e f f o r t s o f ' o f f i c i a l s t o d e s t r o y t h e s e r e c o r d s i n s p i t e o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s o f o t h e r o f f i c i a l s a s t o t h e i r i m p o r t a n c e a n d v a l u e t o t h e h i s t o r i c a l - 7 - c o m m u n i t y . T h e C o m m i s s i o n f o u n d t h a t s e v e r a l p r o v i s i o n s o f t h e f o r m a l i z e d p r o c e d u r e f o r d e s t r u c t i o n w e r e n o t b e i n g f o l l o w e d , a n d t h a t t h e r e w a s n o e v i d e n c e t h a t a ) e v e r y d o c u m e n t s c h e d u l e d f o r d e s t r u c t i o n h a d b e e n e x a m i n e d ; b ) l i s t s o f d o c u m e n t s d e s t r o y e d h a d b e e n c o m p i l e d ; c ) t h e p r e s - e r v a t i o n o f s p e c i m e n s f r o m t h e c l a s s o f d o c u m e n t s d e s t r o y e d h a d b e e n t a k e n ; d ) a n a c c r e d i t e d o f f i c i a l w a s p r e s e n t a t t h e d e s t r u c t i o n s i t e ; e ) e x a m i n a t i o n s o f a r c h i v e s h a d b e e n c o n d u c t e d i n o r d e r t o r e g u l a t e t h e t r a n s f e r o f , m a t e r i a l t o t h e P R O . ( 6 ) I n t h e i r c o n c l u d i n g r e m a r k s , t h e C o m m i s s i o n e r s i n s i s t e d t h a t a " f u l l e r , m o r e s y s t e m a t i c a n d a m o r e e x p e r t e x a m i n a t i o n o f d o c u m e n t s s u p p o s e d t o b e v a l u e l e s s s h o u l d b e c a r r i e d o u t . S u c h d o c u m e n t s s h o u l d b e c o n s i d e r e d i n t h e i r r e l a t i o n w i t h o t h e r c l a s s e s o f r e c o r d s a n d a l s o i n r e s p e c t o f t h e u s e t h a t h a s b e e n o r m i g h t b e m a d e o f t h e m . " ( 7 ) F o l l o w i n g t h e C o m m i s s i o n ' s f i n a l r e p o r t i n 1 9 1 9 , t h e B r i t i s h a r c h i v i s t H i l a r y J e n k i n s o n w r o t e , i n 1 9 2 2 , t h e f i r s t E n g l i s h m a n u a l o n a r c h i v a l p r i n c i p l e s . J e n k i n s o n b e l i e v e d t h a t t h e a d m i n i s t r a t o r o f t h e r e c o r d s s h o u l d b e t h e " m o d e r n D e s t r o y e r " o f h i s r e c o r d s . H e r e g a r d e d t h e s u b j e c t i v e i n t r u s i o n s o f a r c h i v i s t s a n d h i s t o r i a n s i n t o t h e p r o c e s s o f s e l e c t i o n a s b e i n g a t h r e a t t o t h e i m p a r t i a l i t y o f t h e r e c o r d s . A s h e p u t i t , f o r a n A d m i n i s t r a t i v e b o d y t o d e s t r o y w h a t i t n o l o n g e r n e e d s i s a m a t t e r e n t i r e l y w i t h i n -8- i t s c o m p e t e n c e and an a c t i o n w h i c h f u t u r e ages ... c a n n o t p o s s i b l y c o n s t r u e as i l l e g i m a t e o r as a f f e c t i n g t h e s t a t u s o f t h e r e m a i n i n g A r c h i v e s . ( 8 ) I t s h o u l d be n o t e d t h a t J e n k i n s o n b e l i e v e d t h a t t h e a r c h i v e s o f e v e r y a d m i n i s t r a t i o n s h o u l d c o n t a i n s u f f i c i e n t r e c o r d s t o document t h e a c t i v i t y o f t h e a d m i n i s t r a t i o n , w h i c h was h i s g o l d e n r u l e . The J e n k i n s o n i a n n o t i o n o f a r c h i v a l s e l e c t i o n m i g h t have s t o o d t h e t e s t s o f t i m e i f t h r e e n i n e t e e n t h c e n t u r y d e v e l o p m e n t s , w h i c h had begun t o a l t e r g o v e r n m e n t and i t s b u r e a u c r a c y , had n o t a c c e l e r a t e d a f t e r 1914. As s u m m a r i z e d by H u l l , t h e s e t r e n d s w e r e : a) t h e r a p i d e x p a n s i o n o f g o v e r n m e n t i n t e r m s o f f u n c t i o n and i n t h e c o m p l e x i t y o f a d m i n i s t r a t i v e o r g a n i z a t i o n r e s u l t i n g t h e r e f r o m ; b) t h e i n c r e a s i n g a b i l i t y o v e r t h e p e r i o d t o p r o l i f e r a t e r e c o r d s by means o f c a r b o n c o p i e s , p h o t o g r a p h i c and x e r o g r a p h i c c o p y i n g a n d , l a t t e r l y , a l l t h e p a r a p h e r n a l i a o f m a c h i n e r e a d a b l e d o c u m e n t a t i o n ; c ) t h e g r o w i n g t e n d e n c y f o r p u b l i c a c c e s s f o r r e s e a r c h p u r p o s e s t o be s p e e d e d - u p , and t h e i n c r e a s e i n open g o v e r n m e n t i n many, t h o u g h n o t a l l , a r e a s o f a c t i v i t y . ( 9 ) The J e n k i n s o n i a n b e l i e f t h a t w e l l - i n t e n t i o n e d w o u l d s c h e d u l e f o r d e s t r u c t i o n o n l y t h e d u p l i c a t e s e v a n t and t h e n o n - i m p o r t a n t h i s t o r i c a l r e c o r d s wou b u r e a u c r a t s , t h e i r r e l - l d seem, i n - 9 - h i n d s i g h t , t o b e o v e r o p t i m i s t i c . T h e P o l l o c k C o m m i s s i o n f o u n d t h a t p o o r l y - t r a i n e d , l o w - l e v e l c l e r k s h a n d l e d t h e s e c u r i t y o f t h e n o n - c u r r e n t d e p a r t m e n t a l r e c o r d s w i t h l i t t l e r e f e r e n c e t o t h e r e g u l a t i o n s a s s e t d o w n i n t h e P u b l i c R e c o r d s A c t a s t h e y w e e d e d a n d d e s t r o y e d t h e r e c o r d s i n t h e i r c h a r g e . ( 1 0 ) T h e n e e d f o r a r c h i v a l a p p r a i s a l w o u l d a p p e a r t o b e i n e v i t a b l e u n d e r t h e s e c i r c u m s t a n c e s i n o r d e r t o s a f e g u a r d t h e v a l u a b l e r e c o r d s f o r f u t u r e r e s e a r c h . Y e t i t w a s n o t u n t i l t h e 1 9 5 0 s t h a t a c o d - i f i c a t i o n o f a p p r a i s a l g u i d e l i n e s a n d p r o c e d u r e s w a s a r t i c u l a t e d b y T . R . S c h e l l e n b e r g a n d b y a n o t h e r r o y a l c o m m i s i o n i n G r e a t B r i t a i n . P r i o r t o t h e 1 9 5 0 ' s , t h e m a j o r i t y o f a r c h i v i s t s f a i l e d t o a c k n o w l e d g e t h e s e r i o u s n e s s o f t h e q u e s t i o n o f a p p r a i s a l o f r e c o r d s i n t h e i r w r i t i n g s . S e v e r a l f a c t o r s m a y h a v e b e e n r e s - p o n s i b l e f o r t h i s f a i l u r e . F i r s t l y , t h e E u r o p e a n a n d o l d e r A m e r i c a n a r c h i v e s m a y h a v e t u r n e d a b l i n d e y e t o t h e p r o b l e m s o f b u l k a n d e x t e n t a s s o c i a t e d w i t h t h e m o d e r n r e c o r d a n d b u r - e a u c r a c y . T h e y o u n g e r a r c h i v e s , e s p e c i a l l y t h e U n i t e d S t a t e s N a t i o n a l A r c h i v e s , m a y h a v e c o n c e n t r a t e d t h e i r e a r l y e f f o r t s o n e s t a b l i s h i n g t h e f o u n d a t i o n s t o n e s o f a r c h i v a l l e g i s l a t i o n , p r o p e r a r c h i v a l r e p o s i t o r i e s a n d f a c i l i t i e s a n d q u a l i f i e d s t a f f . B u t , u n l i k e t h e o l d e r E u r o p e a n n a t i o n a l a r c h i v e s , t h e U . S . N a t i o n a l A r c h i v e s d i d n o t h a v e t o d e a l w i t h m e d i e v a l c h a r t e r s a n d s c r o l l s . C o n s e q u e n t l y , t h e i s s u e s a r i s i n g f r o m t h e v o l u m e o f r e c o r d s b e c a m e e v i d e n t s o o n e r . T h e l a s t f a c t o r w h i c h c o u l d h a v e b e e n p a r t i a l l y r e s p o n s i b l e i s t h e i n s u l a r a n d i n d i v i d u a l - 1 0 - n a t u r e o f a r c h i v e s a n d a r c h i v i s t s . E a c h i n s t i t u t i o n , b e l i e v i n g t h a t i t w a s c o n f r o n t e d b y u n i q u e p r o b l e m s a n d d i l e m m a s , s o u g h t u n i q u e r e s o l u t i o n s . T h e s e e k i n g o f s e p a r a t e s o l u t i o n s d o e s n o t f a c i l i t a t e i n t e r - a c t i o n b e t w e e n i n s t i t u t i o n s o r a r c h i v i s t s . T h e f a i l u r e t o r e a l i z e t h e i m p o r t a n c e o f a p p r a i s a l i s c l e a r l y i l l u s t r a t e d b y t h e f a c t t h a t t h e I n t e r n a t i o n a l C o n g r e s s o f L i b r a r i a n s a n d A r c h i v i s t s h e l d i n B r u s s e l s i n 1 9 1 0 d i d n o t d i s c u s s t h e a p p r a i s a l q u e s t i o n d e s p i t e a p l e a t h a t i t d o s o . A q u a r t e r o f a c e n t u r y l a t e r , a t t h e f i r s t m e e t i n g o f t h e S o c i e t y o f A m e r i c a n A r c h i v i s t s i n W a s h i n g t o n D . C . i n 1 9 3 7 , a p p r a i s a l w a s a l s o i g n o r e d . ( 1 1 ) H o w e v e r , t h e i n n o v a t i v e s t a f f o f t h e n e w l y c r e a t e d U . S . N a t i o n a l A r c h i v e s o f t h e U n i t e d S t a t e s s h o n e a n e w l i g h t o n a p p r a i s a l . T h e i m p l e m e n t a t i o n o f a r e c o r d s m a n a g e m e n t p r o g r a m i n t h e 1 9 4 0 s b e g a n t h e p r o c e s s o f b u i l d i n g a s o l i d f o u n d a t i o n f o r t h e a c c e p t a n c e o f s y s t e m a t i c a p p r a i s a l a s a t o o l f o r a r c h i v i s t s . T h e a r c h i v i s t s o f t h e N a t i o n a l A r c h i v e s d i s r e g a r d t h e J e n k i n s o n i a n d i c t u m a n d f o r g e d a n a p p r a i s a l p o l i c y b a s e d o n t h e a c t i v e i n t e r v e n t i o n o f t h e a r c h i v i s t - h i s t o r i a n . T h e n e w a p p r o a c h e m p h a s i z e d t h e r o l e o f t h e a r c h i v i s t a s t h e a c t i v e a p p r a i s e r o f t h e r e c o r d s i n c o n j u n c t i o n w i t h d e p - a r t m e n t a l o f f i c e r s . T h e a r c h i v i s t w o u l d n o t w a i t , w i t h a p p r e h e n s i o n , t h e d e l i v e r y o f r e c o r d s t o t h e a r c h i v e s ; t h e a r c h i v i s t w o u l d o v e r s e e a p p r a i s a l o f r e c o r d s w h i l e t h e y w e r e s t i l l -11 - s e r v i n g a n a d m i n i s t r a t i v e f u n c t i o n . I n t h i s p h a s e o f t h e l i t e r a t u r e o n a p p r a i s a l , t h e a r t i c l e s e m a n a t e d f r o m t h e N a t i o n a l A r c h i v e s w h i c h h a d , b y d e f a u l t , a s s u m e d t h e m a n t l e o f p i o n e e r a s i t b l a z e d i n t o t h e w i l d e r n e s s o f a p p r a i s a l . T h e r e f o r e i t s h o u l d n o t b e s u r p r i s i n g t h a t s t a f f m e m b e r s o f t h e N a t i o n a l A r c h i v e s c o n t r i b u t e d a r t i c l e s o n a p p r a i s a l t o t h e j o u r n a l s . T h e i r a r t i c l e s c o n c e n t r a t e d o n t w o a s p e c t s o f a p p r a i s a l t e c h n i q u e s : t h e a b i l i t y t o c o n d e n s e a r c h i v a l h o l d i n g s w i t h t h e a i d o f m i c r o f i l m i n g ; a n d r e d u c t i o n o f t h e n u m b e r o f r e c o r d s . I t i s a t t h i s p o i n t t h a t t h e d u a l m e a n i n g o f a p p r a i s a l p r e s e n t s i t s e l f . A l t h o u g h n o t e x p l i c i t l y s t a t e d i n t h e l i t e r a t u r e , a p p r a i s a l h a s t w o f o r m s o f a p p l i c a t i o n i n r e c o r d s e l e c t i o n . A s a g e n e r a l r u l e , i n i t i a l a p p r a i s a l a p p l i e s t o e n t i r e s e r i e s o r g r o u p s o f r e c o r d s , d e t e r m i n i n g w h e t h e r o r n o t t h e e n t i r e s e r i e s o r g r o u p i s t o b e r e t a i n e d f o r p o s t e r i t y i n a r c h i v a l r e p o s i t o r i e s . T h e s e c o n d a p p l i c a t i o n c a n b e t e r m e d a s a r e a p p r a i s a l o r r e c o n s i d e r a t i o n o f t h e r e c o r d s . A f t e r a b o d y o f r e c o r d s h a s b e e n t r a n s f e r r e d t o t h e a r c h i v e s f o r p e r m a n e n t r e t e n t i o n , t h e c o s t s o f h a n d l i n g a n d s t o r i n g c o m b i n e d w i t h l o w a c t u a l o r p o t e n t i a l r e s e a r c h u s a g e c a n a l t e r t h e a r c h i v i s t ' s p r e v i o u s o p i n i o n o f t h e r e c o r d s ' v a l u e . W i t h t h e f a c t o r s o f c o s t a n d u s a g e c o n f r o n t i n g h i m , t h e a r c h i v i s t m u s t c h o o s e e i t h e r d i s c a r d i n g a l l t h e r e c o r d s i n t h e g r o u p o r . s e l e c t i n g a m e t h o d o f r e d u c t i o n . T h e r e d u c t i o n m e t h o d s o p e n -12- to t h e a r c h i v i s t a r e m i c r o f i l m i n g o r s a m p l i n g . The f i r s t a p p r a i s a l a c t i v i t y o c c u r s w i t h i n t h e a d m i n i s t r a t i v e r e a l m o f t h e r e c o r d , w i t h t h e a r c h i v i s t and t h e r e c o r d o f f i c i a l s d e c i d i n g on v a l u e and p o t e n t i a l u s e . The s e c o n d a p p r a i s a l , t h e r e - c o n s i d e r a t i o n , o c c u r s o n l y w i t h i n t h e a r c h i v e s , w i t h t h e a r c h i v i s t s i n c o n s u l t a t i o n w i t h t h e r e s e a r c h c o m m u n i t y s e l e c t i n g t h e method o r m e t h o d s t o be i m p l e m e n t e d . Among t h e e a r l y w r i t e r s on a p p r a i s a l , O l i v e r W. H o l m e s , who was on t h e s t a f f o f t h e U n i t e d S t a t e s N a t i o n a l A r c h i v e s , a p t l y d e s c r i b e d t h e mood and e x h i l a r a t i o n o f h i s c o l l e a g u e s as t h e y f a c e d t h e c h a l l e n g e o f s e l e c t i n g and p r e s e r v i n g t h e A m e r i c a n modern r e c o r d s : I f we w a n t e d f u t u r e g e n e r a t i o n s t o know j u s t how t r a i n s were o p e r a t e d , we m i g h t f i l m t h e d i s p a t c h e s o v e r a w e e k , t h e t r a i n m e n ' s r e c o r d s f o r a week and w h a t - e v e r e l s e m i g h t be n e c e s s a r y to c o m p l e t e t h e p i c t u r e . The same t h i n g c o u l d be done f o r an o c e a n l i n e r , o r f o r a s t e e l m i l l . To show d e v e l o p m e n t o r c h a n g e i n a d m i n i s t r a t i v e o r o p e r a t i o n a l c o n t r o l o f a p l a n t , s a m p l e s o f c o m p a r a b l e d a t a c o u l d be t a k e n a t s i g n i f i c a n t i n t e r v a l s . . . . T h r o u g h p l a n n e d s a m p l i n g and t h e use o f modern t e c h n i c a l i n n o v a t i o n s , s u c h as m i c r o f i l m i n g , t h e r e e x i s t s now, f o r t h e t i m e , an o p p o r t u n i t y t o b e q u e a t h t o t h e f u t u r e an a d e q u a t e p i c t u r e o f p r e s e n t ways o f l i f e , and t h a t d e s p i t e t h e g r o w i n g c o m p l e x i t i e s o f t h e modern a g e .(12) M i c r o f i l m i n g was s e e n as a g r e a t i n n o v a t i o n f o r i t a l l o w e d f o r the r e t e n t i o n of h i t h e r t o u n r e t a i n a b l e r e c o r d s . A l t e r n a t i v e l y , the a r c h i v i s t c o u l d take "snap s h o t " samples of the r e c o r d s of agencies of government or b u s i n e s s to p r e s e r v e a p i c t u r e of the o p e r a t i o n a l s i d e of t h e i r a c t i v i t i e s . B u t , i f m i c r o f i l m i n g served to p r e s e r v e the i n f o r m a t i o n in r e c o r d s and to reduce the s i z e of the r e c o r d h o l d i n g s , sampling was a method of r e d u c t i o n which saw some of the m a t e r i a l d e s t r o y e d . The e a r l y l i t e r a t u r e on a p p r a i s a l advocated three methods of r e d u c t i o n : t r a n s f e r to o u t s i d e a r c h i v a l a g e n c i e s ; m i c r o f i l m i n g and r e p r e s e n t a t i v e samp 1 ing . (13 ) The cheapest and s a f e s t method was found to be t r a n s f e r s . M a t e r i a l deemed u n s u i t a b l e f o r n a t i o n a l d e p o s i t was made a v a i l a b l e to l o c a l and r e g i o n a l a r - c h i v e s . The main advantage was that no d e s t r u c t i o n of r e c o r d s o c c u r r e d and the r e c o r d s were a c c e s s i b l e in l o c a l and r e g i o n a l r e p o s i t o r i e s where they were of i n t e r e s t . M i c r o f i l m i n g was, as Holmes s t a t e d , the great s a v i o u r ; r e c o r d s which were c o n s i d e r e d b o r d e r l i n e cases c o u l d be f i l m e d as the a r c h i v i s t walked the t h i n edge of a p p r a i s a l . The r e c o r d s in t h e i r o r i g i n a l s t a t e were d e s t r o y e d thereby r e d u c i n g t h e i r volume, but t h e i r i n f o r - mational content was s a v e d . T r a n s f e r and m i c r o f i l m i n g appear to be s t r a i g h t forward o p e r a t i o n s , but i n f a c t r e c o r d s f o r which there was no r e p o s i t o r y w i l l i n g to take them would be d e s t r o y e d , and i n h e r e n t to m i c r o - f i l m i n g was a p p r a i s a l of the worth of expending money to p r e s e r v e r e c o r d s . However, sampling was another m a t t e r . No forum e x i s t e d -14- for the discussion of appraisal techniques and one may inquire i f the community realized the advantages of sampling. Emmett Leahy, an early advocate of records management in the National Archives, believed that operational records could be sampled to r e f l e c t the administration of government programs.(14) Among the early writers, only P h i l i p Brooks, a colleague of Leahy, raised serious points of debate. Citing Morris Copeland's address to the Society of American Archivists on the significance of archives to the economist, he raised three new issues. F i r s t l y , he be 1 ieveld that appraisers had to view the entire body of records in their relation to other bodies of records to ensure accurate assessments. F i l e by f i l e investigation by ar c h i v i s t s did not r e f l e c t the whole series and depended on very subjective c r i t e r i a . Regarding sampling, Brookes found that newer governmental a c t i v i t i e s were highly susceptible to archival sampling. F i n a l l y he found that the archival community had to begin to view non-historians as potential archival researchers.(15) This a r t i c l e was the only American work to go beyond the practical application of appraisal and stress the importance of broadening the archival process to include the non-historan and the contemporary records of government. The l i t e r a t u r e published during the Second World War and immediate post-war period concentrated on i l l u s t r a t i o n s of practical application of appraisal techniques. Oliver W. Holmes discussed the retention of Fuel Administration records in three - 1 5 - s t a t e s - M i n n e s o t a , M i c h i g a n a n d M a s s a c h u s e t t s . ( 1 6 ) T h i s r e t e n - t i o n w a s t o p r o v i d e f u t u r e e v i d e n c e f o r o r g a n i z i n g s t a t e - w i d e p r o g r a m s b u t n o d i s c u s s i o n w a s u n d e r t a k e n t o p r o v i d e t h e r e a s o n i n g b e h i n d t h e s e l e c t i o n c r i t e r i a . W h y , f o r i n s t a n c e , w e r e S o u t h e r n a n d W e s t e r n s t a t e s n o t s e l e c t e d ? A c o l l e a g u e o f H o l m e s , C a r l K u l s r u d , p r o v i d e d a n i l l u s t r a t i o n o f s a m p l i n g u s i n g t h e R u r a l R e h a b i l i t a t i o n r e c o r d s o f t h e F a r m S e c u r i t y A d m i n i s t r a t i o n . F o r t h e s e r e c o r d s , t h e i m p l e m e n t a t i o n o f a p e r c e n t a g e m e t h o d , e i t h e r t h e s e l e c t i o n o f o n e f i l e f r o m e v e r y 1 0 0 o r t h e s e l e c t i o n o f t h e r e c o r d s f r o m p a r t i c u l a r c o u n t i e s a c r o s s t h e U n i t e d S t a t e s , w a s f o u n d t o p r o v i d e a d e q u a t e d o c u m e n t a t i o n o f t h e r e h a b i l i t a t i o n f u n c t i o n o f t h e p r o g r a m b u t t h e s a m p l e d i d n o t r e f l e c t t h e f a c t o r s w h i c h m a d e t h e p r o g r a m n e c e s s a r y . I n o r d e r t o o b r a i n a s a m p l e w h i c h r e f l e c t e d b o t h t h e a g r i c u l t u r a l p r o b l e m s a n d t h e r e m e d i e s a p p l i e d , t h e N a t i o n a l A r c h i v e s , u s i n g d a t a p r o v i d e d b y t h e F a r m S e c u r i t y A d m i n i s t r a t i o n , i d e n t i f i e d 1 3 4 d i f f e r e n t a g r i c u l t u r a l a r e a s w i t h i n t h e U n i t e d S t a t e s . F r o m w i t h i n e a c h o f t h e s e a r e a s a t y p i c a l c o u n t y w a s s e l e c t e d f o r r e c o r d r e t e n t i o n . T h e t o t a l v o l u m e w a s r e d u c e d f r o m 2 0 , 0 0 0 c u b i c f e e t t o 6 0 0 c u b i c f e e t . ( 1 7 ) A n o t h e r a r c h i v i s t a t t h e N a t i o n a l A r c h i v e s , R o b e r t L o v e t t , w r o t e o n t h e p r o b l e m s o f a p p r a i s i n g b u s i n e s s r e c o r d s . E m p h a s i s i n g t h e s a m p l i n g t e c h n i q u e ' s a b i l i t y t o r e f l e c t a n a g e n c y ' s a d m i n i s t r a t i v e a n d o p e r a t i o n a l h i s t o r y w h i l e r e d u c i n g t h e t o t a l v o l u m e , L o v e t t i l l u s t r a t e d t h e u s e o f t i m e s a m p l e s . I n s a m p l i n g t h e y a r n - 1 6 - b i l l s o f t h e L a w r e n c e M a n u f a c t u r i n g C o m p a n y f o r t h e y e a r s 1 8 9 7 t o 1 9 2 1 , t h e r e c o r d s f o r 1 9 0 0 , 1 9 1 0 a n d 1 9 2 0 w e r e r e t a i n e d , r e d u c i n g t h e b u l k b y a b o u t 80%. P a y r o l l r e c o r d s w e r e s a m p l e d b y r e t a i n i n g t h e f o u r m o n t h s J a n u a r y , A p r i l , J u l y a n d O c t o b e r f o r e v e r y y e a r . ( 1 8 ) A l t h o u g h t h e r e d u c t i o n o f t h e m a t e r i a l i s a d e q u a t e l y s h o w n , n o s p e c i f i c j u s t i f i c a t i o n o f t h e c r i t e r i a o r t h e v a l i d i t y o f r e p r e s e n t a t i v e s a m p l i n g w a s o f f e r e d b y L o v e t t . T h e e a r l y l i t e r a t u r e h i g h l i g h t s t h e p r a c t i c a l i t y o f s a m p l i n g a n d t h e e x a m p l e s c l e a r l y i l l u s t r a t e t h e r e d u c t i o n c a p a b i l i t i e s o f t h e t e c h n i q u e . T h e e m p h a s i s o n t h e " r e c o n s i d e r a t i o n " a s p e c t o f a p p r a i s a l c a n b e r e a d i l y u n d e r s t o o d . T h e w a r - t i m e b u r e a u c r a c y a n d t h e N e w D e a l p r o g r a m s o f t h e D e p r e s s i o n s a w g o v e r n m e n t s e r - v i c e s r a p i d l y e x p a n d i n t o n e w a r e a s o f t h e e c o n o m y a n d s o c i a l l i f e o f t h e c i t i z e n r y . T h e a m o u n t o f d o c u m e n t a t i o n c r e a t e d b y t h e b u r e a u c r a c y h a d t o b e r e d u c e d . N o a r c h i v a l i n s t i t u t i o n c o u l d b e e x p e c t e d t o h a n d l e a l l t h e m a t e r i a l p r o d u c e d d u r i n g t h i s e x t r a o r d i n a r y p e r i o d o f h i s t o r y . H o w e v e r , t h e a r t i c l e s d o n o t a d d r e s s a n y g e n e r a l r u l e s o r g u i d e l i n e s o f a p p r a i s a l . O n e m u s t s u r m i s e t h a t d i s c u s s i o n s o f a p p r a i s a l t e c h n i q u e s w e r e u n d e r w a y i n t h e U . S . N a t i o n a l A r c h i v e s b u t t h a t t h e p r e s s i n g m a t t e r s o f a r c h i v a l l e g i s l a t i o n , p r i m a r y s u r v e y s o f r e c o r d h o l d i n g s a n d p h y s i c a l f a c i l i t i e s w e r e c o n s i d e r e d m o r e i m p o r t a n t a t t h i s t i m e t h a n f u r t h e r t h e o r e t i c a l p r o b i n g o f t h e q u e s t i o n o f a p p r a i s a l t e c h n i q u e s . I n t e r e s t i n g l y , t h e p o s t - w a r l i t e r a t u r e c o n t a i n e d t w o t r a n s - - 1 7 - l a t e d a r t i c l e s p u b l i s h e d i n 1 9 5 0 i n t h e A m e r i c a n A r c h i v i s t b y B e l g i a n a r c h i v i s t s d i s c u s s i n g c o n t e m p o r a r y a r c h i v e s . L e o p o l d G e n i c o t w r o t e o f t h e p r a c t i c a l s o l u t i o n s t o t h e p r o b l e m s o f a p p r a i s i n g m o d e r n r e c o r d s w h i l e R e n e e D o e h a r d s p o k e g e n e r a l l y o f t h e i m p o r t a n t i s s u e s c o n f r o n t i n g m o d e r n a r c h i v e s i n t h e a r e a o f a p p r a i s a l . G e n i c o t r e i t e r a t e d t h e b a s i c n e e d s f o r a p p r a i s a l : t h e n e e d t o d e s t r o y o r i g i n a l d o c u m e n t s i f s t a t i s t i c a l s u m m a r i e s e x i s t e d a n d t h e n e e d t o d e s t r o y r e c o r d s w h i c h d i d n o t p o s s e s s h i s t o r i c a l i n t e r e s t . U s i n g B e l g i a n e x a m p l e s , h e i l l u s t r a t e d p r o c e d u r e s t h a t a c k n o w l e d g e d r e g i o n a l a n d i n d u s t r i a l d i f f e r e n c e s . B y s e l e c t i n g f o r r e t e n t i o n t h e t a x r e t u r n s o f a v i l l a g e i n t h e A r g o n n e , a n a g r i c u l t u r a l v i l l a g e i n t h e N o r t h , a n d a n i n d u s t r i a l t o w n i n t h e B a s s e - S a m b r e , t h e a r c h i v i s t h a d r e p r e s e n t e d t h e s p e c t r u m o f B e l g i a n s o c i e t y a n d i t s d e v e l o p m e n t . R e g a r d i n g t h e t e c h n i q u e o f t i m e p e r i o d s a m p l i n g , G e n i c o t f o u n d t h a t t h e s t a n d a r d a c c e p t a n c e o f r e t a i n i n g t h e f i r s t y e a r o f e a c h d e c a d e w a s n o t r e s p o n s i v e t o c r i s e s o r m a j o r f l u c t u a t i o n s i n t h e s o c i e t y . T o a v o i d h a v i n g a s k e w e d d a t a b a s e , h e r e c o m m e n d e d t h a t r e c o r d s f o r y e a r s o f m a j o r e c o n o m i c d e p r e s s i o n s a n d c o n f l i c t b e r e t a i n e d a s w e l l a s t h e u s u a l f i r s t y e a r s a m p l e . B y a n a l y z i n g t h e c r i m i n a l c o u r t c a s e f i l e s s i n c e 1 8 7 0 , i t w a s f o u n d t h a t t h r e e d e p r e s s i o n y e a r s , 1 8 7 1 , 1 8 8 4 , 1 9 0 2 , a n d t h e F i r s t W o r l d W a r ( 1 9 1 4 - 1 9 1 8 ) o u g h t t o b e a d d e d . ( 1 9 ) R e s e a r c h e r s c o u l d t h e n i n v e s t i g a t e t h e m a j o r c r i s i s a n d t h e i r i m p a c t o n t h e s o c i e t y a s w e l l a s l o n g t e r m t r e n d s e x e m p l i f i e d b y t h e r e g u l a r f i r s t y e a r - 1 8 - i n e v e r y d e c a d e s a m p l e . I n p e r f o r m i n g s u c h w o r k , G e n i c o t b e l i e v e d t h a t " a n a r c h i v i s t w i l l c e a s e t o b e a m e r e h i s t o r i a n " a s t h e p r e s s u r e a n d d e m a n d s o f p u b l i c r e c o r d s m o u n t e d . I n h i s v i e w , t h e a r c h i v i s t w o u l d n e e d t o d e v e l o p h i s o w n s p e c i a l i z e d k n o w l e d g e o f a d m i n i s t r a t i v e h i s t o r y a n d g o v e r n m e n t o r g a n i z a t i o n i n o r d e r t o c a r r y o u t h i s a p p r a i s a l o f r e c o r d s p r o p e r l y . ( 2 0 ) W r i t i n g i n 1 9 5 0 , G e n i c o t ' s c o l l e g u e R e n e e D o e h a r d d e s c r i b e d a p p r a i s a l i n t e r m s r e l a t i n g t o t h e R o m a n g o d J a n u s . T h e o b j e c t o f a p p r a i s a l w a s t o p r e s e r v e r e c o r d s o f a d m i n i s t r a t i v e a n d h i s t o r i c a l v a l u e , b u t i t s r e v e r s e w a s d e s t r u c t i o n . D o e h a r d r e c o g n i z e d t h a t t h e u n e a s i n e s s o f a r c h i v i s t s t o d e s t r o y w a s a n a t u r a l r e a c t i o n f o r a p r o f e s s i o n w h i c h h a d p r i d e d i t s e l f a s p r e s e r v e r s o f t h e r e c o r d s . T h e c o m m u n i t y c o u l d l e s s e n t h e s t r a i n i f , a s D o e h a r d p o i n t s o u t , a s u p p o r t i v e s e l e c t i o n c r i t e r i o n e x i s t e d w h i c h e x h a u s t e d o r a t t e m p t e d t o e x h a u s t a l l t h e p o s s i b l e a r e a s o f a c a d e m i c c r i t i c i s m s a g a i n s t a p p r a i s a l t e c h n i q u e s . B y c a r e f u l l y d e v e l o p i n g j u s t i f i a b l e t e c h n i q u e s t e s t e d f o r t h e i r v a l i d i t y , t h e a r c h i v i s t c o u l d a v o i d f u t u r e c r i t i c i s m s o f h i s m e t h o d s o f a p p r a i s a l . I n a t h o u g h t f u l a n d p e r c e p t i v e a n a l y s i s , D o e h a r d s e t s o u t t h e n e e d f o r q u a n t i t a t i v e h i s t o r y a n d a r c h i v e s . T h e a r c h i v i s t c h o o s e s t h e p i c t u r e o f s o c i e t y w h i c h r e s e a r c h e r s w i l l s c a n f o r t h e i r r e s e a r c h m a t e r i a l b y h i s s e l e c t i o n p o l i c i e s . P a s t p r a c t i c e s a l l o w e d a r c h i v e s t o s u p p l y t h e r e s e a r c h e r w i t h q u a l i t a t i v e i n f o r m a t i o n f o r p o r t r a y i n g i n d i v i d u a l s a n d e v e n t s o f t h e p a s t , b u t n o a g g r e g a t e a r c h i v e s e x i s t e d t o m e e t t h e - 1 9 - d e m a n d s o f t h e n e w r e s e a r c h e r s w h o w e r e s e e k i n g t o p a i n t t h e b r o a d b r u s h s t r o k e s o f t h e p i c t u r e . Q u a n t i t a t i v e d a t a w o u l d g i v e t h e a r c h i v a l r e c o r d a d e p t h w h i c h i t l a c k e d b y t h e s t r e s s o n q u a l i t a t i v e i n f o r m a t i o n . ( 2 1 ) U n l i k e t h e A m e r i c a n w r i t e r s , t h e B e l g i a n s w e r e i n a d v a n c e o f t h e a r c h i v a l c o m m u n i t y w h e n t h e y s p o k e o f n e w i d e a s a n d c h a n g e s i n a r c h i v e s . T h e a s s e r t i o n t h a t t h e a r c h i v i s t w o u l d h a v e t o c h a n g e h i s s t a n c e a n d d e v e l o p n e w m e t h o d o l o g i e s w a s a m a j o r s t e p f o r w a r d . T h e i r d i s c u s s i o n o f a r c h i v e s a s t h e s o u r c e s f o r q u a n - t i t a t i v e s t u d y f o r e s a w f u t u r e t r e n d s i n h i s t o r i o g r a p h y a n d t h e n e e d f o r a r c h i v i s t s t o r e t a i n t h o s e r e c o r d s w h i c h c o u l d b e a d a p t e d t o t h i s n e w m e t h o d o f h i s t o r y . I n G r e a t B r . W a i n , a R o y a l C o m m i s s i o n w a s a p p o i n t e d i n 1 9 5 2 , u n d e r t h e c h a i r m a n s h i p o f S i r J a m e s G r i g g , a n o t e d p o l i t i c i a n , t o " r e v i e w t h e a r r a n g e m e n t s f o r t h e p e r s e r v a t i o n o f t h e r e c o r d s o f G o v e r n m e n t D e p a r t m e n t s . " ( 2 2 ) S i n c e t h e e a r l i e r s t u d y b y t h e P o l l o c k C o m m i s s i o n , t h e e x p a n s i o n o f g o v e r n m e n t s e r v i c e s a n d t h e a c c e p t a n c e o f s u c h i n v e n t i o n s a s t h e t y p e w r i t e r a n d d u p l i c a t i n g m a c h i n e s h a d g r e a t l y i n c r e a s e d t h e b u r e a u c r a c y ' s a b i l i t y t o p r o d u c e r e c o r d s . T h e s i t u a t i o n i n G r e a t B r i t a i n h a d r e a c h e d , b y t h e 1 9 5 0 ' s , t h e p o i n t w h e r e o n l y o n e q u a r t e r o f t h e r e c o r d s m a r k e d f o r p e r m a n e n t r e t e n t i o n w e r e i n t h e c u s t o d y o f t h e P R O . T h e r e m a i n d e r o f t h e r e c o r d s , o v e r 1 2 0 m i l e s o f s h e l f s p a c e , w e r e i n t h e h a n d s o f t h e c r e a t i n g d e p a r t m e n t s . ( 2 3 ) T h e n e e d t o r e d u c e a n d s t r e a m l i n e t h e p r o c e d u r e s o f t r a n s f e r a n d r e t e n t i o n c r e a t e d t h e c l i m a t e i n w h i c h t h e G r i g g C o m m i s s i o n - 2 0 - w a s t o w o r k . I n t h e i r r e c o m m e n d a t i o n s , i s s u e d i n 1 9 5 4 , t h e C o m m i s s i o n e r s p r o p o s e d t h e c r e a t i o n o f a r e c o r d s m a n a g e m e n t s y s t e m a n d t h e i m p l e m e n t a t i o n o f a n e w s e l e c t i o n p r o c e d u r e b y c a l l i n g f o r t h e e s t a b l i s h m e n t i n e a c h d e p a r t m e n t o f a n o f f i c e t o o v e r s e e t h e c r e a t i o n , s e l e c t i o n a n d r e t e n t i o n o f r e c o r d s . T h i s n e w l y c r e a t e d o f f i c e w o u l d a s s i g n r e c o r d s o f f i c e r s t o w o r k i n t h e d e p a r t m e n t s t o i n s u r e t h e r e c o r d s w e r e r e v i e w e d a n d s c h e d u l e d f o r r e t e n t i o n o r d e s t r u c t i o n . T h e C o m m i s s i o n ' s m o s t i n t e r e s t i n g r e c o m m e n d a t i o n w a s f o r a s e l e c t i o n p r o c e d u r e w h i c h c o n s i s t e d o f t w o r e v i e w p h a s e s . T h e C o m m i s s i o n e r s d e c i d e d t h a t t h e . f i r s t r e v i e w o f t h e r e c o r d s w o u l d b e u n d e r t a k e n b y t h e c r e a t i n g d e p a r t m e n t a n d i t s R e c o r d s O f f i c e r n o t l a t e r t h a n f i v e y e a r s a f t e r t h e r e c o r d s h a d p a s s e d f r o m a c t i v e u s e . T h o s e r e c o r d s w h i c h w o u l d b e n e e d e d f o r f u r t h e r D e p a r t m e n t a l p u r p o s e s w o u l d b e r e t a i n e d , t h e r e m a i n d e r c o u l d b e d e s t r o y e d a f t e r o b t a i n i n g P R O a p p r o v a l . T h e s e c o n d r e v i e w o f t h e r e c o r d s w o u l d o c c u r w h e n t h e y w e r e 2 5 y e a r s o l d , a t w h i c h t i m e t h o s e c o n s i d e r e d n o t o f f u r t h e r h i s t o r i c a l o r a d m i n i s t r a t i v e i m p o r t a n c e w o u l d b e d e s t r o y e d . T h e s e c o n d r e v i e w d e c i s i o n w o u l d b e c o n s u l - t a t i v e v e n t u r e b e t w e e n t h e d e p a r t m e n t a n d t h e P R O ' s o f f i c e r s . T h o s e r e c o r d s r e t a i n e d a f t e r t h e s e c o n d r e v i e w w o u l d b e t r a n s f e r r e d t o t h e c u s t o d y o f t h e P R O . ( 2 4 ) T h e C o m m i s s i o n e r s , i n t h e i r d e l i b e r a t i o n s , r e c o g n i z e d t h a t - 2 1 - " p a r t i c u l a r i n s t a n c e " . o r " c a s e " p a p e r s w e r e o f a s p e c i a l n a t u r e a n d i n t e r e s t . W h i l e t h e y f o u n d t h a t e a c h d o c u m e n t w a s o f l i t t l e i m p o r t a n c e b y i t s e l f , t a k e n a s a w h o l e o r a s a s a m p l e t h e s e p a p e r s e n a b l e d " b r o a d c o n c l u s i o n s a s t o h i s t o r i c a l , e c o n o m i c , o r s o c i a l t r e n d s t o b e d r a w n . " ( 2 5 ) T h e i r r e c o m m e n d a t i o n s f o r t h e h a n d l i n g o f p a r t i c u l a r i n s t a n c e p a p e r s r e v o l v e d a r o u n d t h e e s t a b l i s h m e n t o f a c o m m i t t e e w h i c h w o u l d : a ) c o n d u c t a c e n s u s t o i d e n t i f y a l l p a r - t i c u l a r i n s t a n c e p a p e r s i n g o v e r n m e n t . b ) d e t e r m i n e w h a t p a p e r s w o u l d r e n d e r t h e g r e a t e s t a m o u n t o f i n f o r m a t i o n f o r t h e s m a l l e s t s t o r a g e c o s t . c ) d e c i d e w h i c h p a p e r s , a n d i n w h a t q u a n t i t i e s , s h o u l d b e p r e s e r v e d . d ) c o n s i d e r t h e i s s u e o f c o n f i d e n t i a l i t y . ( 2 6 ) T h e G r i g g C o m m i s s i o n ' s r e c o m m e n d a t i o n f o r a r e c o r d s m a n - a g e m e n t s y s t e m w i t h i n t h e B r i t i s h g o v e r n m e n t p l a c e d g r e a t e m p h a s i s o n a p p r a i s a l a n d t h e a b i l i t y o f t h e d e p a r t m e n t a l r e c o r d s o f f i c e r s a n d t h e a r c h i v i s t s t o d e v i s e a n d i m p l e m e n t s o u n d a p p r a i s a l t e c h n i q u e s a n d t o p r e s e r v e t h o s e r e c o r d s o f h i s t o r i c a l a n d a d m i n i s t r a t i v e i m p o r t a n c e . A t t h i s j u n c t u r e , t h e s p e c t r e o f a p p r a i s a l h a d b e e n b r o u g h t t o t h e a t t e n t i o n o f t h e a r c h i v a l c o m m u n i t y . T h e n e e d t o b r o a d e n t h e c o m m u n i t y ' s p e r c e p t i o n o f i t s c l i e n t e l e w a s r e c o g n i z e d . T h e r e q u i r e m e n t o f a p p r a i s i n g t h e r e c o r d s i n t h e i r e n t i r e t y a n d i n t h e i r c o n t e x t w a s a c k n o w l e d g e d . T h e q u e s t i o n o f a p p r a i s a l a n d - 2 2 - i t s m e t h o d s h a d p a s s e d a n i n i t i a l e x p e r i m e n t a l s t a g e i n i t s d e v e l o p m e n t . B u t a c o d i f i c a t i o n o f t h e o r i e s a n d g u i d e l i n e s w a s n e e d e d t o f a c i l i t a t e a c c e p t a n c e . T h e n e e d f o r a t h e o r e t i c a l , d e f i n i t i v e w o r k w a s c l e a r ; w h o w a s t o c a r r y t h e t o r c h ? T h e r e s u l t i n g a t t e m p t s t o c r e a t e a c o n s o l i d a t i o n o f a p p r a i s a l i d e a s m a r k s t h e b e g i n n i n g o f t h e s e c o n d p h a s e . T . R . S c h e l 1 e n b e r g , t h e g r e a t a d v o c a t e o f a r c h i v i s t a s a p p r a i s e r , a n d h i s c o l l e a g u e s a t t h e N a t i o n a l A r c h i v e s r e a l i z e d b y t h e 1 9 5 0 s t h a t r e c o r d s m a n a g e m e n t w a s e n c r o a c h i n g u p o n t h e f u n c t i o n o f a r c h i v e s . I n 1 9 4 9 , a s a r e s u l t o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s f r o m t h e H o o v e r C o m m i s s i o n o n t h e o r g a n i z a t i o n o f t h e f e d e r a l g o v e r n m e n t , t h e N a t i o n a l A r c h i v e s w a s i n c o r p o r a t e d i n t o t h e n e w l y c r e a t e d G e n e r a l S e r v i c e s A d m i n i s t r a t i o n . W i t h t h e r e s u l t i n g l o s s o f a r c h i v a l a u t o n o m y , a n a w a r e n e s s g r e w t h a t t h e r e c o r d s m a n a g e m e n t b u r e a u c r a c y w a s c o n s i d e r e d m o r e r e l e v a n t t o t h e a d m i n i s t r a t i o n o f t h e s t a t e t h a n a r c h i v e s . T h e a r c h i v i s t w a s n o t a s s u r e d o f h i s r o l e a s r e c o r d a p p r a i s e r o r o f h i s i n f l u e n c e o n t h e r e c o r d s m a n a g e m e n t p r o c e s s . T h e s c e n a r i o o f r e c o r d m a n a g e r s d e c i d i n g o n t h e r e t e n t i o n o f r e c o r d s , t h e i r d e s t r u c t i o n a n d t h e i r t r a n s f e r t o a r c h i v e s w h i l e t h e a r c h i v i s t s m u t e l y a c c e p t e d t h e s i t u a t i o n w a s a d i s t i n c t p o s s i b i l i t y . T h i s o v e r - w h e l m i n g i s s u e o f w h o w a s u l t i m a t e l y r e s p o n s i b l e f o r r e c o r d s a n d a r c h i v e s w a s p a r a m o u n t t o t h e a r c h i v a l c o m m u n i t y a n d w a s , n a t u r a l l y , p a r a m o u n t t o S c h e l 1 e n b e r g . I n h i s a t t e m p t t o s e t - 2 3 - d o w n t h e u n - w r i t t e n g u i d e l i n e s a n d t h e o r i e s t h a t w o u l d g u i d e t h e N a t i o n a l A r c h i v e s , S c h e l l e n b e r g r e a s s e r t e d t h e r o l e o f t h e a r c h i v i s t i n a p p r a i s a l . O n e c o u l d s a y t h a t h e w a s r e s p o n d i n g t o t h e c h a l l e n g e s r a i s e d b y R e n e e D o e h a r d t o p r o v i d e t h e s u p p o r t i v e c r i t e r i a o f a p p r a i s a l . C h a l l e n g i n g h i s t o r i a n W . J . W i l s o n ' s a s s e r t i o n t h a t " u n l e s s t h e m a s s e s o f a d m i n i s t r a t i v e a n d o p e r a t i n g f i l e s a r e s u m m a r i z e d i n i n t e l l i g i b l e n a r r a t i v e s , t h e y a r e a l m o s t u s e l e s s f o r h i s t o r i c a l w o r k . " ( 2 7 ) S c h e l l e n b e r g c l e a r l y s t a t e d t h a t a r c h i v a l a c t i v i t y w a s " t o p r e s e r v e t h e e v i d e n c e o n w h i c h r e - i n t e r p r e t a t i o n [ o f h i s t o r y ] c a n b e b a s e d , n o t m e r e l y t o p r e s e r v e o f f i c i a l i n t e r - p r e t a t i o n s o f e v i d e n c e ; a n d t o p r e s e r v e t h i s e v i d e n c e i m p a r t i a l l y w i t h o u t b i a s o f a n y s o r t a n d a s f u l l y a s p u b l i c r e c o r d s w i l l p e r m i t . " ( 2 8 ) T o a s s e s s t h e p u b l i c r e c o r d s a c c u r a t e l y , a m e t h o d o f a p p r a i s a l s u p p o r t e d b y g e n e r a l r u l e s a n d p r i n c i p l e s h a d t o b e e s t a b l i s h e d . S c h e l l e n b e r g f o u n d t h a t t w o v a l u e s w e r e i n h e r e n t i n m o d e r n r e c o r d s : " p r i m a r y v a l u e s f o r t h e o r i g i n a t i n g a g e n c y a n d s e c o n d a r y v a l u e s f o r o t h e r a g e n c i e s a n d p r i v a t e u s e r s . " ( 2 9 ) T h e p u b l i c r e c o r d s w e r e c r e a t e d t o s e r v e t h e a d m i n i s t r a t i v e n e e d s o f t h e a g e n c y a n d t h a t t h e s e n e e d s w e r e o f p r i m a r y i m p o r t a n c e t o t h e a g e n c y . B u t r e c o r d s h e l d i n a r c h i v a l r e p o s i t o r i e s h a d a n o t h e r v a l u e , a s e c o n d a r y v a l u e , b e y o n d t h e i r a d m i n i s t r a t i v e u s e s . T h e s e r e c o r d s c o u l d b e u t i l i z e d b y o t h e r a g e n c i e s a n d i n d i v i d u a l s a s t h e y s e e k i n f o r - m a t i o n o n a v a r i e t y o f c o n c e r n s b e y o n d t h o s e a d d r e s s e d d u r i n g - 2 4 - r e c o r d s ' a c t i v e a d m i n i s t r a t i v e l i f e . F o r d i s c u s s i o n p u r p o s e s , S c h e l l e n b e r g s p l i t t h e s e c o n d a r y v a l u e o f r e c o r d s i n t o t w o a r e a s o f c o n c e r n - e v i d e n t i a l a n d i n f o r m a t i o n a l . E v i d e n t i a l v a l u e c a n b e d e f i n e d a s t h e v a l u e o f t h o s e r e c o r d s o f a n a g e n c y t h a t a r e " n e c e s s a r y t o p r o v i d e a n a u t h e n t i c a n d a d e q u a t e d o c - u m e n t a t i o n o f i t s o r g a n i z a t i o n a n d f u n c t i o n i n g . " ( 3 0 ) I n f o r m a t i o n a l v a l u e r e f e r s t o t h e v a l u e d e r i v e d f r o m t h e i n f o r m a t i o n c o n t a i n e d i n r e c o r d s " o n p e r s o n s , p l a c e s , s u b j e c t s a n d t h e l i k e w i t h w h i c h p u b l i c a g e n c i e s d e a l ; n o t f r o m t h e i n f o r m a t i o n t h a t i s i n s u c h r e c o r d s o n t h e p u b l i c a g e n c i e s t h e m s e l v e s . " ( 3 1 ) B y u s i n g a n u m b e r o f p r a c t i c a l e x a m p l e s , S c h e l l e n b e r g i l l u s t r a t e d , f o r t h e f i r s t t i m e , t h a t t h e e v i d e n t i a l a n d i n f o r m a t i o n a l v a l u e o f r e c o r d s a r e n o t m u t u a l l y e x c l u s i v e . H a v i n g e s t a b l i s h e d h i s t h e o r e t i c a l d e f i n i t i o n s , S c h e l l e n b e r g t u r n e d t o t h e a p p l i c a t i o n o f h i s a p p r a i s a l i d e a s . H e c l e a r l y p o i n t e d o u t t h a t t h e a r c h i v i s t m u s t p a y a t t e n t i o n t o s o c i a l s c i e n t i s t s a n d b r o a d e n s e r v i c e t o i n c l u d e s t u d e n t s o f l o c a l h i s t o r y , g e n e a l o g i s t s , a n d a n t i q u a r i a n s . ( 3 2 ) H i s t o r i a n s c o u l d n o l o n g e r b e v i e w e d a s t h e o n l y c l i e n t a l e o f a n a r c h i v e s ; t h e m o d e r n r e c o r d s h a d o p e n e d u p t h e a r c h i v e s t o a w i d e r a n g e o f s t u d i e s i n o t h e r d i s c i p l i n e s . S c h e l l e n b e r g s t a t e s t h a t : t h e f i n a l d e c i s i o n r e g a r d i n g a r c h i v a l r e t e n t i o n r e m a i n s t h e a r c h i v - i s t ' s d e s p i t e t h e c h a n g e i n t h e s c o p e o f t h e i n s t i t u t i o n ' s s e l e c t i o n p o l i c y . T h e c h a n g e s i n t e c h n o l o g y a n d - i n t h e n a t u r e o f t h e r e c o r d s r e s u l t e d i n t h e u n d e n i a b l e f a c t t h a t m a n y -25- a r c h i v i s t s w o u l d n o t be s p e c i a l i s t s i n t h e s u b j e c t s o f t h e r e c o r d s . In t h e s e c a s e s , a r c h i v i s t s must t u r n t o a c o n s u l t a t i v e g r o up o f e x p e r t s f r o m t h e b u r e a u c r a c y and a c a d e m i a f o r i n f o r m a - t i o n b e f o r e a f i n a l d e c i s i o n i s made. The c o - o p e r a t i o n between b u r e a u c r a t , s c h o l a r and a r c h i v i s t w o u l d , i n Sche11enberg 1 s v i e w , p r o t e c t a g a i n s t t h e d e s t r u c t i o n o f v a l u a b l e i n f o r m a t i o n . S c h e l l e n b e r g e m p h a s i s e d t h a t t h e s e l e c t i o n o f r e c o r d s f o r t h e i r e v i d e n t i a l v a l u e s must n o t be made on a p i e c e m e a l b a s i s . The a r c h i v i s t must have a k n o w l e d g e o f a l l t h e d o c u m e n t a t i o n o f an a g e n c y and i t s a d m i n i s t r a t i v e h i s t o r y b e f o r e any a p p r a i s a l d e c i s i o n s can be made. Once t h e o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e and t h e f u n c t i o n i n g o f t h e a g e n c y ' s p r o g r a m s a r e u n d e r s t o o d , t h e a r c h i v i s t can s e l e c t t h e r e l e v a n t r e c o r d s d e p i c t i n g t h e o r i g i n s and a d m i n i s t r a t i v e d e t a i l s o f t h e a g e n c y . In S c h e l 1 e n b e r g 1 s v i e w , t h o s e r e c o r d s w o r t h y o f p r e s e r v a t i o n w o u l d i n c l u d e b u d g e t a r y r e c o r d s , l e g a l and r e s e a r c h r e c o r d s , and p o l i c y and p r o g r a m d i r e c t i v e s . However, i n h i s d i s c u s s i o n o f i n t e r n a l management o r " h o u s e k e e p i n g " r e c o r d s , S c h e l l e n b e r g f o u n d t h a t t h e p r o c e d u r e s f o l l o w e d i n h a n d l i n g p r o p e r t y and s u p p l y m a t t e r s were p e r f o r m e d " p r e t t y much t h e same way i n a l l a g e n c i e s " and t h a t t h e s e r e c o r d s s e l d o m p r o v i d e d e s s e n t i a l e v i d e n c e f o r an u n d e r s t a n d i n g o f t h e f u n c t i o n i n g o f a p a r t i c u l a r agency.(33) T h e r e f o r e , S c h e l l e n b e r g recommended t h a t t h e s e r e c o r d s s h o u l d n o t be p r e s e r v e d u n l e s s t h e y were o f a d i s t i n c t i v e n a t u r e o r h i g h l i g h t e d u n i q u e p r o b l e m s e x p e r i e n c e d by t h e a g e n c y . 2 6 - T u r n i n g t o t h e i n f o r m a t i o n a l v a l u e o f r e c o r d s , S c h e l l e n b e r g i n d i c a t e d t h a t m a n y o f t h e m o d e r n p u b l i c r e c o r d s w e r e s e l e c t e d f o r a r c h i v a l p r e s e r v a t i o n b e c a u s e o f t h e i n f o r m a t i o n t h e y c o n - t a i n e d o n e v e n t s , p e o p l e a n d s o c i a l c o n d i t i o n s . I n c l u d e d i n t h i s c a t e g o r y o f r e c o r d s w o u l d b e c e n s u s r e c o r d s , l a n d g r a n t s , m i l i t a r y s e r v i c e r e c o r d s a n d o t h e r t y p e s o f c a s e f i l e s . D i s c u s s i n g t h e s e l e c t i o n o f r e c o r d s f o r t h e i r i n f o r m a t i o n a l v a l u e s , S c h e l l e n b e r g d e f i n e d t w o a l t e r n a t i v e s o f a c t i o n . T h e f i r s t c o u r s e o f a c t i o n i n v o l v e d t h e s e l e c t i o n o f r e c o r d s w h i c h h a d " c o n c e n t r a t i o n s o f i n f o r m a t i o n , s u c h a s c e n s u s s c h e d u l e s , i n w h i c h s i n g l e d o c u m e n t s p r o v i d e e x t e n s i v e , i n t e n s i v e o r d i v - e r s i f i e d i n f o r m a t i o n i n a c o n c e n t r a t e d f o r m . " ( 3 4 ) . T h e s e c o n d a l t e r n a t i v e w a s " t o s e l e c t a l i m i t e d n u m b e r o f d o c u m e n t s o r c a s e f o l d e r s t h a t a r e r e p r e s e n t a t i v e o r i l l u s t r a t i v e o f t h e w h o l e o r t h a t a r e a d e q u a t e t o t h r o w l i g h t o n t h e p h e n o m e n a u n d e r i n v e s t i g a t i o n . " ( 3 5 ) F o r t h e l a t t e r a l t e r n a t i v e , S c h e l l e n b e r g s t a t e d t w o p r i n c i p l e s c o u l d b e f o l l o w e d : a ) s p e c i a l s e l e c t i o n a n d b ) s t a t i s t i c a l s a m p l i n g . S p e c i a l s e l e c t i o n w a s d e s c r i b e d a s a p p l y i n g t o m o r e r e c e n t r e c o r d s r e l a t i n g t o i n d i v i d u a l s o f i m p o r t a n d t o d o c u m e n t a t i o n o f s o c i a l o r o t h e r p h e n o m e n a . ( 3 6 ) S i m p l y s t a t e d , s p e c i a l s e l e c t i o n m e a n t t h a t " a f e w r e c o r d s a r e s e l e c t e d f o r p r e s e r v a t i o n b e c a u s e t h e y c o n t a i n d a t a t h a t a r e r e p r e s e n t a t i v e o r i l l u s t r a t i v e o f t h e w h o l e , b e c a u s e t h e y d e a l w i t h a n i m p o r t a n t o r s i g n i f i c a n t e v e n t o r a c t i o n , o r b e c a u s e t h e y c o n t a i n d a t a t h a t a r e c o n s i d e r e d a d e q u a t e f o r a s t u d y o f - 2 7 - p a r t i c u l a r s o c i a l o r e c o n o m i c c o n d i t i o n s . " ( 3 7 ) S t a t i s t i c a l s a m p l i n g w a s , a c c o r d i n g t o S c h e l l e n b e r g , a f i e l d w h e r e f e w a r c h i v i s t s p o s s e s s e d a n u n d e r s t a n d i n g o f i t s t e c h n i q u e s a n d m e t h o d s . T h e r e f o r e i f s t a t i s t i c a l s a m p l i n g w a s t o b e u s e d a s a n a r c h i v a l t o o l , t h e a s s i s t a n c e a n d k n o w l e d g e o f e x p e r t s w o u l d b e n e e d e d t o i m p l e m e n t t h e p r o c e d u r e . T h e m a j o r d i f f e r e n c e s b e t w e e n t h e a r c h i v i s t a n d t h e s t a t i s t i c i a n w e r e t h a t " t h e a r c h i v i s t p r e s e r v e s r e c o r d s f o r u n k n o w n u s e s ; t h e s t a t i s t i c i a n m u s t k n o w i n a d v a n c e t h e p a r t i c u l a r w a y s i n w h i c h h i s s a m p l e i s t o b e u s e d . T h e a r c h i v i s t s e l e c t s r e c o r d s t h a t h a v e c h a r a c t e r i s t i c s i l l u s t r a t i v e o f t h e w h o l e ; t h e s t a t i s t i c i a n , i n a c c o r d a n c e w i t h w e l l - d e f i n e d m a t h e m a t i c a l f o r m u l a e , s e l e c t s a s a m p l e t h a t p r e s e n t s i n f o r m a t i o n o f m e a s u r a b l e r e l i a b i l i t y o n p a r t i c u l a r c h a r a c t e r i s t i c s o f t h e u n i v e r s e f r o m w h i c h i t i s t a k e n . " ( 3 8 ) A l t h o u g h S c h e l l e n b e r g a d m i t s t h a t m a n y a r c h i v i s t s w e r e n o t c a p a b l e o f s t a t i s t i c a l s a m p l i n g , h e s t a t e s t h a t i t i s a m o r e e x a c t f o r m o f s a m p l i n g t h a n t h e r e p r e s e n t a t i v e s a m p l e s p r e s e r v e d b y a r c h i v e s . I n h i s c o n c l u s i o n , S c h e l l e n b e r g s t r e s s e d t h a t t h e s t a n d a r d s u s e d i n t h e a p p r a i s a l o f r e c o r d s c a n n o t b e e x a c t n o r c a n t h e y b e a p p l i e d w i t h a b s o l u t e c o n s i s t e n c y . M o d e r a t i o n a n d c o m m o n s e n s e w e r e t h e k e y s t o a r c h i v a l a p p r a i s a l . F u r t h e r m o r e , h e r e i t e r a t e d t h a t t h e a p p r a i s a l o f r e c o r d s s h o u l d n o t b e s u b j e c t t o i n t u i t i o n o r a r b i t r a r y s u p p o s i t i o n s o f v a l u e ; i t s h o u l d b e b a s e d o n t h e a n a l y s i s o f w h a t t h e r e c o r d s d o c u m e n t e d . -28- S c h e l l e n b e r g c o n s i d e r e d a n a l y s i s t o b e t h e e s s e n c e o f a r c h i v a l a p p r a i s a l w i t h o u t w h i c h t h e a r c h i v i s t c o u l d n o t a r r i v e a t a n i n f o r m e d o p i n i o n o n t h e v a l u e o f t h e r e c o r d s . ( 3 9 ) I f t h e a r c h i v i s t f a i l s , t h r o u g h a n a l y s i s , t o p r o d u c e t h e n e e d e d i n - f o r m a t i o n u p o n w h i c h t o b a s e a n o p i n i o n , t h e n h e m u s t s e e k e x p e r t h e l p . T h e c r e d i t o f w r i t i n g d o w n t h e f i r s t s e t o f s e l e c t i o n g u i d e l i n e s f o r t h e a r c h i v i s t m u s t g o t o S c h e l l e n b e r g . I n h i s t i m e a n d p l a c e , t h i s a c c o m p l i s h m e n t c a n n o t b e o v e r l o o k e d o r r i d i c u l e d b y l a t e r a r c h i v i s t s o r r e s e a r c h e r s . H i s a c k n o w - l e d g e m e n t f o r c h a n g i n g t i m e s i n t h e b r o a d e r s c o p e o f a r c h i v e s a n d h i s r e f i n e m e n t a n d d e f i n i t i o n o f a r c h i v a l t h e o r y a n d p r i n c i p l e s h a v e b e c o m e t h e f o u n d a t i o n s t o n e s o f a r c h i v a l a p p r a i s a l . F o l l o w i n g S c h e l 1 e n b e r g 1 s s t u d y , P a u l L e w i n s o n w r o t e a f o r m a t i v e a r t i c l e o n a r c h i v a l s a m p l i n g . F o r L e w i n s o n , " s a m p l i n g o f G o v e r n m e n t a r c h i v e s c o n s i s t e d i n t h e s e l e c t i o n o f s o m e p a r t o f a b o d y o f h o m o g e n e o u s r e c o r d s s o t h a t s o m e a s p e c t o f t h e G o v e r n m e n t ' s w o r k o r t h e i n f o r m a t i o n r e c e i v e d o r d e v e l o p e d b y t h e S t a t e m a y b e r e p r e s e n t e d o r i l l u s t r a t e d t h e r e b y . " ( 4 0 ) T h i s a p p r o a c h , w h i c h h e c a l l e d a r c h i v a l s a m p l i n g , r e q u i r e s n o m e a s u r e o f r e l i a b i l i t y a s n e e d e d i n s t a t i s t i c a l s a m p l e s . F u r t h e r m o r e , L e w i n s o n e m p h a s i s e d t h a t t h e r e c o r d s m u s t p o s s e s s h o m o g e n e i t y i n t h e i r g e n e r a l f o r m , i n t h e m a n n e r i n w h i c h t h e y a r e c r e a t e d , a n d i n t h e i r s u b j e c t m a t t e r b e f o r e a n y s a m p l i n g c a n o c c u r . L e w i n s o n i d e n t i f i e d t h r e e t y p e s o f r e c o r d s t o w h i c h - 2 9 - s a m p l i n g c o u l d b e a p p l i e d : a ) c a s e f i l e s ; b ) s u b m i s s i o n s ; a n d c ) m i s c e l l a n e o u s . H e d e f i n e d c a s e f i l e s a s " a b o d y o f r e c o r d s , k e p t t o g e t h e r , d e a l i n g w i t h a p a r t i c u l a r t r a n s a c t i o n o r w i t h c l o s e l y r e l a t e d t r a n s a c t i o n s ; o r i g i n a l l y , s u c h a b o d y o f r e c o r d s p e r t a i n i n g t o a j u d i c i a l o r q u a s i - j u d i c i a l c a s e , b u t - i n c r e a s i n g l y - p e r t a i n i n g t o a n a d m i n i s t r a t i v e d e c i s i o n o r s e r i e s o f d e c i s i o n s ( a s i n a p e r s o n n e l c a s e f i l e ) , o r t o a w o r k p r o j e c t o r s e r i e s o f w o r k p r o j e c t s ( a s i n a l o a n c a s e f i l e o r a c o n s t r u c t i o n c a s e f i l e . ) " ( 4 1 ) S u b m i s s i o n s w e r e d e f i n e d a s r e c o r d s " h a v i n g i n c o m m o n t h a t t h e y g i v e t h e G o v e r n m e n t r e q u e s t e d o r r e q u i r e d i n f o r m a t i o n , " s u c h a s a p p l i c a t i o n s , r e t u r n s , s c h e d u l e s a n d q u e s t i o n n a i r e s . ( 4 2 ) A t t h e t i m e , t h e N a t i o n a l A r c h i v e s r a r e l y s a m p l e d s u b m i s s i o n s . M i s c e l l a n e o u s r e c o r d s c o u l d b e t h e f o r m l e t t e r s o f a p o l i t i c i a n , t h e r e c o r d s o f s p e c i a l p r o g r a m s a n d t h e m i n u t e s o f l o c a l b o a r d s . ( 4 3 ) T h e s e t h r e e c a t e g o r i e s o f f i l e s a r e u s u a l l y h o m o g e n e o u s i n c h a r a c t e r a n d a r e f u r t h e r l i n k e d b y h a v i n g a l o w c o n c e n t r a t i o n o f i n t e r e s t a n d v a l u e i n c o m p a r i s o n t o t h e i r b u l k . B y e m p h a s i z i n g t h e n e e d " f o r h o m o g e n e i t y , L e w i n s o n e x p a n d e d o n S c h e l 1 e n b e r g 1 s t r e a t m e n t o f c a s e f i l e s . A s t o p r e s e r v i n g t h e e v i d e n t i a l a n d i n f o r m a t i o n a l v a l u e s o f r e c o r d s t h r o u g h s a m p l i n g , L e w i n s o n i n d i c a t e s t h a t t h e s a m p l i n g f o r e v i d e n t i a l v a l u e i n v o l v e s t y p i c a l r e c o r d s , r e c o r d s w h i c h d o c u m e n t t h e a d m i n i s t r a t i v e o p e r a t i o n s o f a n a g e n c y . I n t h e s a m p l i n g o f r e c o r d s f o r t h e i r i n f o r m a t i o n a l v a l u e , t h e p r o c e d u r e - 3 0 - concentrates on the non-typical records which possess information on important or significant matters. In defining the specific methods of selection, Lewinson indicates that "archival sampling is sometimes akin to stat- istical sampling when it aims at the preservation of typical or representative records but that it is often quite different in its objectives when it aims at the preservation of signif- icant and atypical records only."(44) In his discussion on archival sampling, two methods of selection were mentioned: the random sample and the selected sample. Random sampling was described as "removing from the files every fifth, tenth, twentieth, etc., case depending upon the percentage required." (45) The archivist's chief concern in using random sampling is the size of the sample required to represent adequately thw whole series of records. However, in selected sampling, the archivist establishes a criterion of significance. By indicating priorities of importance, the archivist decides on what files are to be retained for preservation. The size of the sample is not a major concern of the archivist. The concern is that all t'.h.ei if hTKes of importance relating to significant events and the like be retained. When Lewinson's thoughts turned to the method of statistical sampling, he admitted that few statistical samples had been undertaken. But he argues that archivists should acquaint themselves with the method, because future developments - 3 1 - m a y m a k e i t s u s e f e a s i b l e a s a n a r c h i v a l t o o l . L e w i n s o n f o u n d t h a t i n s e l e c t i n g a s t a t i s t i c a l , m a t h e m a t i c a l l y - b a s e d s a m p l e o n e w a s p r i m a r i l y c o n c e r n e d w i t h r e l i a b i l i t y . A n u n r e l i a b l e s a m p l e w i l l n o t b e o f u s e t o a n y r e s e a r c h e r o r a r c h i v i s t . T h e r e l i a b i l i t y f o t h e s t a t i s t i c a l s a m p l e d e p e n d s o n i t s r a n d o m n e s s a n d i t s s i z e . T h e r a n d o m n e s s o f t h e s a m p l e i s v i t a l f o r i t i n s u r e s t h a t n o s u b j e c t i v e c r i t e r i a e x i s t w h i c h c o u l d p r e j u d i c e t h e s a m p l e - e a c h r e c o r d m u s t h a v e a n e q u a l c h a n c e o f b e i n g s e l e c t e d f o r p r e s e r v a t i o n . T h e s i z e o f t h e s a m p l e d e p e n d s o n t h e d e g r e e o f r e l i a b i l i t y , d e c i d e d b y t h e s t a t i s t i c i a n , n e e d e d t o r e p r e s e n t t h e w h o l e a d e q u a t e l y . I n a d d i t i o n , L e w i n s o n e m p h a s i s e s t h a t t h e c o s t f a c t o r s f o r c e t h e s t a t i s t i c i a n t o c o m p r o m i s e d e g r e e s o f r e l i a b i l i t y w i t h t h e a v a i l a b i l i t y o f f u n d i n g . T h e r e f o r e , t h e s t a t i s t i c i a n a n d t h e a r c h i v i s t m u s t b a l a n c e t h e c o s t o f s a m p l i n g a g a i n s t t h e p o s s i b i l i t i e s o f p o t e n t i a l r e s e a r c h u s e s i n t h e i r d e c i s i o n t o s a m p l e o r n o t t o s a m p l e a r c h i v a l r e c o r d s . ( 4 6 ) W i t h t h e p u b l i c a t i o n o f L e w i n s o n ' s a r t i c l e o n s a m p l i n g t h e s e c o n d p h a s e , t h e c o d i f i c a t i o n o f a p p r a i s a l t h e o r y a n d g u i d e - l i n e s , w a s c o m p l e t e . L e w i n s o n ' s a p p l i c a t i o n o f S c h e 1 1 e n b e r g i a n i d e a s t o t h e s t u d y o f s a m p l i n g c r e a t e d a w o r k w h i c h h a s b e c o m e t h e f o r m a t i v e A m e r i c a n a r t i c l e o n a r c h i v a l s a m p l i n g . M a y n a r d B r i c h f o r d u s e d L e w i n s o n ' s d e f i n i t i o n s w h e n h e c o m p i l e d h i s 1 9 7 7 m a n u a l o n a p p r a i s a l a n d a c c e s s i o n i n g . B r i c h f o r d ' s w o r k i l l u s t r a t e s t h e l a c k o f a t t e n t i o n t o t h i s a r e a o f s t u d y d u r i n g -32- r e c e n t y e a r s a n d t h e c o n t i n u i n g d o m i n a n c e o f L e w i n s o n ' s w o r k . T h e l i t e r a t u r e o f t h e s i x t i e s a n d e a r l y s e v e n t i e s c o n c e n t r a t e d o n a p p r a i s a l i n t h e c o n t e x t o f r e c o r d s m a n a g e m e n t . I n a p r o g r a m o f r e c o r d s m a n a g e m e n t a p p r a i s a l o c c u r s i n i t i a l l y d u r i n g t h e p r o c e s s o f s c h e d u l i n g t o d e t e r m i n e t h e d i s p o s i t i o n o f r e c o r d s . R e c o r d s m a n a g e r s a n d a r c h i v i s t s u s e t h e i r k n o w l e d g e o f r e c o r d s ' a d m i n i s t r a t i v e a n d a r c h i v a l v a l u e s t o s e t s p e c i f i c t i m e p e r i o d s f o r t h e r e t e n t i o n o f r e c o r d s i n a c t i v e u s e a n d t h e i r d i s p o s i t i o n t o r e c o r d s s t o r a g e , a r c h i v e s , o r d e s t r u c t i o n . T h e t i m e p e r i o d s a r e t h e n a p p l i e d t o a l l r e c o r d s e r i e s t h r o u g h - o u t t h e a g e n c y . T h e a r c h i v a l c o m m u n i t y f o c u s s e d o n t h e d i f f e r e n c e s b e t w e e n r e c o r d s m a n a g e r s a n d a r c h i v i s t s . W h o w a s t o a p p r a i s e ? W h o w a s m o r e q u a l i f i e d t o a p p r a i s e ? A r c h i v i s t s b e g a n t o r e d e f i n e t h e i r r o l e s i n t h i s t h i r d p h a s e o f a p p r a i s a l , t h e n e w a g e o f r e c o r d s m a n a g e m e n t . I n t h i s c o n n e c t i o n , W . K . L a m b , f o r m e r l y t h e D o m i n i o n A r c h i v i s t o f C a n a d a , b e l i e v e d t h a t t h e a r c h i v i s t h a s c e a s e d t o b e p r i m a r i l y a c u s t o d i a n a n d h a s b e c o m e a g a t h e r e r o f r e c o r d s a n d m a n u s c r i p t s . ( 4 7 ) A c c o r d i n g t o L a m b , t h e m a j o r i n f l u e n c e o n t h i s c h a n g e w a s t h e i n t r o d u c t i o n o f r e c o r d s m a n a g e m e n t p r o g r a m s w h i c h a l l o w e d t h e a r c h i v i s t t o t a k e p a r t i n p l a n n e d d i s p o s i t i o n o f r e c o r d s . ( 4 8 ) T h e a r c h i v i s t w a s n o w d y n a m i c a n d a c t i v e a n d n o l o n g e r a p a s s i v e e l e m e n t i n t h e l i f e s p a n o f a r e c o r d . W i l f r e d S m i t h , t h e n A s s i s t a n t D o m i n i o n A r c h i v i s t o f -33- C a n a d a , d e c l a r e d t h a t t h e c o m p r o m i s e o f t h e J e n k i n s o n i a n t h e o r y w a s i n e v i t a b l e . A d m i n i s t r a t o r s s i m p l y w e r e n o t i n a p o s i t i o n t o j u d g e t h e v a l u e o f a r c h i v e s . T h e a r c h i v i s t w a s t h e o n l y o f f i c i a l w h o c o u l d b e r e s p o n s i b l e f o r a p p r a i s a l b e c a u s e o f h i s h i s t o r i c a l t r a i n i n g a n d t h e b r o a d o v e r s i g h t h e b r o u g h t t o a l l p u b l i c r e c o r d s . S m i t h a l s o r e j e c t e d t h e u s e o f m i c r o - f i l m i n g a s a n e f f e c t i v e t o o l o f a p p r a i s a l . M i c r o f i l m i n g w a s t o o c o s t l y a n d i t d e m a n d e d a d d i t i o n a l s t a f f t i m e t o a r r a n g e t h e r e c o r d s a n d c r e a t e t h e f i n d i n g a i d s . ( 4 9 ) S m i t h ' s r e f u t a t i o n o f m i c r o f i l m i n g a s a p a n a c e a w a s p a r t i c u l a r l y d i r e c t e d a t i t s u s e i n t h e a p p r a i s a l o f e n t i r e s e r i e s o f r e c o r d s . A l t h o u g h t h e n u m b e r o f a r t i c l e s o n a p p r a i s a l d u r i n g t h i s i n t e r l u d e p e r i o d w e r e f e w , t h e d i r e c t i o n o f a p p r a i s a l w a s s e t . T h e r e c o r d s m a n a g e m e n t f u n c t i o n o f a r c h i v e s w a s n o w c o n s i d e r e d t o b e e s s e n t i a l t o t h e a d m i n i s t r a t i o n o f r e c o r d s . A r c h i v i s t s h a d c o n f i r m e d t h e i r r o l e a s a p p r a i s e r s o f t h e u l t i m a t e d i s p o s i t i o n o f r e c o r d s . L a s t l y , m i c r o f i l m i n g w a s r e j e c t e d a s a n e f f i c i e n t m e t h o d o f p r e s e r v a t i o n a n d r e c o r d s w e r e n o w t o b e s t o r e d i n r e c o r d s c e n t r e s u n t i l t h e i r t r a n s f e r t o a r c h i v a l i n s t i t u t i o n s o r t h e i r d e s t r u c t i o n . A s t h e r e c o r d s h e l d b y t h e r e c o r d s m a n a g e m e n t c e n t r e s w e r e d e c l a r e d a r c h i v a l a n d e l i g i b l e f o r t r a n s f e r t o a r c h i v a l r e p o s i t o r i e s , t h e v o l u m e o f m o d e r n r e c o r d s b e g a n t o s t r a i n s t o r a g e f a c i l i t i e s a n d s t a f f t i m e , a n d t h e r e f o r e t h r e a t e n r e s e a r c h a c c e s s i b i l i t y . T h e : c r i t i c i s m s o f a p p r a i s a l b e g a n t o a p p e a r i n -34- t h e l i t e r a t u r e a s t h e a r c h i v a l a n d r e s e a r c h c o m m u n i t i e s r e a l i z e d t h e d i l e m m a t h e y f a c e d a n d i t s i m p a c t o n t h e i r t i m e a n d s e r v i c e s . I n 1 9 6 9 , o n e o f t h e a c a d e m i c c r i t i c s , h i s t o r i a n D a v i d L e w i s , d e c l a r e d t h a t a l l t h e p a y r o l l s , l e d g e r s a n d p u n c h c a r d s h e l d i n a r c h i v e s o u g h t t o b e d e s t r o y e d e n m a s s e . I n h i s o p i n i o n , t h e a r c h i v a l c o m m u n i t y w a s c o l l e c t i n g r e c o r d s w h i c h w o u l d n o t r e f l e c t t h e s o c i a l c h a n g e s t h a t t h e r e s e a r c h c o m m u n i t y w i s h e d t o s t u d y . L e w i s d e s i r e d t h a t a r c h i v i s t s t a k e a m o r e c o n s e r - v a t i v e s t a n d i n t h e i r a p p r a i s a l a n d p r e s e r v a t i o n o f r e c o r d s . H e b e l i e v e d t h a t t h e a r c h i v a l p r o f e s s i o n h a d a d o p t e d t h e s o c i a l h i s t o r y t r e n d w h o l e h e a r t e d l y a n d w e r e n o t b e i n g c r i t i c a l e n o u g h i n t h e i r a s s e s s m e n t s o f p o t e n t i a l u s a g e a n d s i g n i f i c a n c e . ( 5 0 ) I n 1 9 7 0 , i n a c o m m e n t a r y o r j t h e a p p r a i s a l o f n a t i o n a l r e c o r d s , A m e r i c a n a r c h i v i s t M e y e r F i s h b e i n f o u n d t h a t t h e a u t o m a t i o n o f r e c o r d s k e e p i n g i n t h e w o r k p l a c e a n d t h e a d v e n t o f c o m p u t e r s i n q u a n t i t a t i v e r e s e a r c h f o r c e s a r c h i v i s t s t o r e v i e w t h e i r a p p r a i s a l p r o c e d u r e s . ( 5 1 ) N o l o n g e r c a n a r c h i v i s t s c l a i m t h a t v o l u m e d e t e r s r e s e a r c h o r t h a t s c i e n t i f i c o r e c o n o m i c d a t a s h o u l d b e d e s t r o y e d a f t e r a g g r e g a t e t a b u l a t i o n s h a v e b e e n c o m p i l e d . I n f a c t , F i s h b e i n f o u n d t h a t t h e t e c h n o l o g i c a l c h a n g e s w e r e o u t d i s t a n c i n g t h e a b i l i t i e s o f a r c h i v i s t s a n d r e c o r d s m a n a g e r s t o c o n t r o l t h e e v e r - i n c r e a s i n g v o l u m e o f m a t e r i a l . A c k n o w l e d g i n g t h e s u c c e s s e s o f t h e r e c o r d s m a n a g e m e n t p r o g r a m i n s o l v i n g t h e p r o b l e m s o f t h e p a s t , F i s h b e i n r e v e a l s t h a t t h e n e w e r p r o b l e m s c r e a t e d b y t e c h n o l o g i c a l c h a n g e a r e - 3 5 - o n l y s l o w l y b e i n g a d d r e s s e d . D e s p i t e t h e c l e a r e v i d e n c e t h a t p r o f o u n d c h a n g e s a r e o c c u r r i n g i n t h e c r e a t i o n o f r e c o r d s , F i s h b e i n f o u n d t h a t m a n y a r c h i v i s t s w e r e c l i n g i n g t o t h e b e l i e f t h a t h i s t o r i a n s w e r e t h e i r c h i e f n o n - g o v e r n m e n t c l i e n t e l e . I n h i s a t t e m p t t o p r o v i d e a s o l u t i o n t o t h e d i f f i c u l t i e s f a c i n g a r c h i v i s t s d o i n g a p p r a i s a l , F i s h b e i n a r g u e s f o r t h e p r o f e s s i o n t o s e t q u a l i t y s t a n d a r d s f o r t h e s e l e c t i o n o f a r c h i v i s t s a n d t o s e t g u i d e l i n e s f o r t h e a p p r a i s a l o f r e c o r d s . A m o n g h i s p r o p o s a l s f o r s t a n d a r d s o f p r o f e s s i o n a l c o m p e t e n c e F i s h b e i n d e s i r e d t o s e e a r c h i v i s t s w h o h a d d e m o n s t r a t e d a s k i l l f o r a d m i n i s t r a t i v e h i s t o r y a n d p o l i t i c a l a f f a i r s d o i n g a p p r a i s a l w o r k . W i t h b e t t e r s t a n d a r d s a n d e d u c a t i o n , s e v e r a l o f t h e q u e s t i o n s F i s h b e i n p o s e d c o u l d f i n d s o l u t i o n s . B u t h e q u e s t i o n e d t h e c o m m o n a s s u m p t i o n t h a t " s o u r c e m a t e r i a l f o r s p e c i a l s t u d i e s a r e m o r e v a l u a b l e t h a n s o u r c e m a t e r i a l f o r r e c u r r i n g s t u d i e s " a n d " t h a t b i o g r a p h i c a l i n f o r m a t i o n i n n a t i o n a l r e c o r d s i s o f m a r g i n a l a r c h i v a l v a l u e " b y a s k i n g " w h e r e d o e s t h a t l e a v e t h e a p p r a i s a l o f c a s e f i l e s , s u b m i s s i o n s , p e r s o n n e l r e c o r d s , a n d t h e l i k e ? " ( 5 2 ) T h e n e e d f o r r e a s s e s s m e n t o f a p p r a i s a l w a s e v i d e n t . T h e q u e s t i o n s r a i s e d b y r e s e a r c h e r s a n d a r c h i v i s t s a l i k e d e m a n d e d a n s w e r s . I t w a s n o t u n t i l t h e p r e s e n t a t i o n b y t h e S w e d i s h o a r c h i v i s t D r . A k e K r o m n o v o n c o n t e m p o r a r y r e c o r d s a t t h e I n t e r n a t i o n a l C o n g r e s s o f A r c h i v i s t s ( I C A ) t h a t t h e s e i s s u e s - 3 6 - w e r e o p e n l y d i s c u s s e d i n a n i n t e r n a t i o n a l f o r u m . I n K r o m o n y ' s v i e w , a l t h o u g h t h e a p p r a i s a l o f r e c o r d s i s o n e o f t h e m o s t i m p o r t a n t a n d s e n s i t i v e p r o b l e m s o f a r c h i v a l s c i e n c e , t h e a m o u n t o f l i t e r a t u r e h a s n o t b e e n i n p r o p o r t i o n t o i t s s i g n i f i c a n c e . T h r o u g h o u t t h e w o r l d t h e d i f f i c u l t i e s o f t e r m i n o l o g y h a s p r o v i d e d t h e b a r r i e r o f u n d e r - s t a n d i n g . A l s o t h e p r o f e s s i o n h a s t e n d e d t o c o n c e n t r a t e o n p r a c t i c a l m a t t e r s r a t h e r t h a n t h e t h e o r e t i c a 1 . ( 5 3 ) A p p r a i s a l h a d , i n K r o m n o v ' s o p i n i o n , t w o r e a s o n s f o r i t s e x i s t e n c e : o n e b e i n g t h a t t h e e n o r m o u s f l o o d o f r e c o r d s w a s t o o g r e a t f o r a n y a r c h i v e s t o a c c o m m o d a t e ; a n d t h e o t h e r t h a t t h e e c o n o m i c c o n s e q u e n c e o f m a i n t e n a n c e i n t h e a g e o f r e c e s s i o n w a s t o o g r e a t t o o v e r l o o k . T h e p r e s s u r e s o n g o v e r n m e n t t o d e s t r o y r e c o r d s s o a s t o r e d u c e c o s t s w e r e i n c r e a s i n g . ( 5 4 ) T h e o r d e r l y d e s t r u c t i o n o f r e c o r d s p r o m i s e d t o s a v e t h e c o s t s o f s t o r a g e a n d a l l o w m a n p o w e r a n d f a c i l i t i e s t o b e u t i l i z e d f o r o t h e r p u r p o s e s . C u t t i n g a g a i n s t t h e g r a i n o f g o v e r n m e n t e c o n o m y m e a s u r e s w a s a n e w t r e n d . A s K r o m n o v s a w i t , m a t e r i a l s o n c e c o n s i d e r e d e x p e n d a b l e b e - c a u s e o f l a c k o f d e m a n d a n d t h e b e l i e f t h a t t h e c o n t e n t s w e r e u n - m a n a g e a b l e w e r e n o w a c t i v e l y s o u g h t b y q u a n t i t a t i v e S o c i a l S c i e n t i s t s a n d S o c i a l - H i s t o r i a n s . ( 5 5 ) -37- Kromnov i d e n t i f i e d two elements Vviitail to the solution of the problems of appraising this sort of material: f a i t h in experience- based judgement of the a r c h i v i s t and the need to find more objective c r i t e r i a for appraisal and selection . (56) He acknowledged that the ar c h i v i s t ' s experience with h i s t o r i c a l questions is invaluable, but, in the long run, his limitations must cause him to develop more objective c r i t e r i a . An interesting point raised by Kromnov is the theory promoted by German a r c h i v i s t Hans Boom. Boom proposed that "after fundamental study, records should be preserved which are judged to be valuable by the standards which, are contemporary to the origins of the materia 1."(57) Kromnov admits that the d i f f i c u l t y with Boom's theory is that certain areas of later research, such as environmental concerns, are not immediately noticed at the time records are created and even when their disposition is being determined.(58) Kromnov's presentation to the ICA signals a renewal of appraisal l i t e r a t u r e . Recent writers have concentrated on the. question of reappraisal, and have mixed practical examples with theoretical ideas in their approach to the problem. In her discussion of the papers of American congressmen and sen- ators, Eleanor MacKay found that the overwhelming volume combined with small s t a f f resources and a small budget created an intolerable condition. Using examples from her acquisitions, she i l l u s t r a t e d her concerns for volume: Hubert Humphrey had - 3 8 - t r a n s f e r r e d 1 5 4 c a r t o n s o f c o r r e s p o n d e n c e , m o s t o f w h i c h w e r e f o r m l e t t e r r e p l i e s ; S e n a t o r A l e x W i l e y o f W i s c o n s i n t r a n s f e r r e d 8 0 5 H o l l i n g e r b o x e s c o v e r i n g h i s 2 4 - y e a r C o n g r e s s i o n a l c a r e e r . ( 5 9 ) W h a t t o d o w i t h t h e s e r e c o r d s ? T h e i r i m p o r t a n c e t o t h e i r l o c a l r e g i o n s a n d t o h i s t o r i c a l r e s e a r c h a r e u n d i s p u t e d b u t t h e t o t a l v o l u m e c r e a t e d a p r o b l e m t h a t c a l l e d o u t f o r s o m e r a t i o n a l s o l u t i o n . I n a n a t t e m p t t o f i n d a r a t i o n a l s o l u t i o n , M a c K a y a n d s e v e r a l c o l l e a g u e s i n v e s t i g a t e d r e s e a r c h d e m a n d s a n d t h e s t a t i s t i c a l r e q u i r e m e n t s f o r t h e s a m p l i n g o f C o n g r e s s i o n a l r e c o r d s . T h e y c o n c l u d e d t h a t " t h e r e t e n t i o n o f a s m u c h a s 2 0 p e r c e n t o f a l a r g e , h o m o g e n e o u s s e r i e s . . . w o u l d p r e s e r v e a l a r g e e n o u g h u n i v e r s e f o r m o s t s t a t i s t i c a 1 s t u d i e s . ( 6 0 ) T h e r e s e a r c h e r s n o t e d t h a t s c h o l a r s o f t e n n e e d e d a s l i t t l e a s " 2 o r 3 p e r c e n t s a m p l e s f r o m a t o t a l b o d y o f r e c o r d s , " t h e r e f o r e t h e p r o p o s e d 2 0 p e r c e n t s a m p l e w o u l d p r o v i d e a m p l e r e s e a r c h d a t a . ( 6 1 ) W h e n t h e m e t h o d w a s a p p l i e d t o t h e p a p e r s o f f o r m e r C o n g r e s s m a n G e o r g e W . G r i d e r , t h e a r c h i v i s t s r e t a i n e d t h e n o n - s e l e c t e d m a t e r i a l a s a p r e c a u t i o n . I n t h e i r p o s t - s e l e c t i o n a n a l y s i s o f t h e n o n - s e l e c t e d m a t e r i a l , f e w i t e m s o f a v a l u a b l e a n d u n i q u e n a t u r e w e r e d i s c o v e r e d . T h e r e f o r e , t h e a r c h i v i s t s d e c i d e d t o d i s c a r d t h e n o n - s e l e c t e d m a t e r i a l a n d r e t a i n e d o n l y t h e o r i g i n a l t w e n t y p e r c e n t s a m p l e . T h e h i s t o r i a n - a r c h i v i s t ' s f e a r o f d e s t r o y i n g v a l u a b l e m a t e r i a l b y r a n d o m s a m p l i n g c o u l d b e s e t a s i d e a n d n e w a r c h i v a l o p t i o n s c o u l d b e d i s c u s s e d . - 3 9 - M a c K a y c l a i m e d t h a t i f e v e r y a r c h i v a l i n s t i t u t i o n r e d u c e d c e r t a i n s e r i e s o f p a p e r s b y 8 0 p e r c e n t , r e s e a r c h e r s w o u l d f i n d l i t t l e d i f f e r e n c e b e t w e e n a r c h i v a l c o l l e c t i o n s . B y u s i n g t h e 2 0 p e r c e n t s a m p l e , M a c K a y p r o p o s e d t h a t c o - o p e r a t i v e r e t e n t i o n p o l i c i e s c o n c e r n i n g h o m o g e n e o u s f i l e s c o u l d b e i m p l e m e n t e d . T h r o u g h t h e i r c o - o p e r a t i v e p o l i c i e s , a r c h i v a l i n s t i t u t i o n s c o u l d s p e c i a l i z e i n c e r t a i n a r e a s o f r e s e a r c h , i n a f a s h i o n s i m i l a r t o l i b r a r i e s , w h i c h h a v e i n s t i t u t e d i n t e r - i n s t i t u t i o n a l c o l l e c t i o n p o l i c i e s f o r r a r e b o o k s a n d p e r i o d i c a l h o l d i n g s . M a c K a y c a u t i o n s t h a t t h e a r e a o f a r c h i v a l a p p r a i s a l r e q u i r e s t h e h i g h e s t p r o f e s s i o n a l j u d g e m e n t o f t h e a r c h i v i s t . T o a i d a n d g u i d e i n t h e a r c h i v a l d e c i s i o n s o f r e t e n t i o n a n d s e l e c t i o n , M a c K a y u r g e d t h e p r o f e s s i o n t o d e v e l o p a p p r a i s a l s t a n d a r d s t o p r e p a r e a r c h i v i s t s t o h a n d l e a n d c o n t r o l t h e i n c r e a s i n g d o c u m e n t a r y r e s o u r c e s o f t h e n a t i o n . I n 1 9 7 9 , t h e P u b l i c R e c o r d s C o m m i t e e o f t h e B r i t i s h R e c o r d A s s o c i a t i o n r e s u r r e c t e d s e v e r a l a p p r a i s a l a l t e r n a t i v e s i n t h e i r s u b m i s s i o n t o t h e C o m m i t t e e o n M o d e r n P u b l i c R e c o r d s , c h a i r e d b y S i r D u n c a n W i l s o n . ( 6 2 ) T h e A s s o c i a t i o n ' s c o m m i t t e e s t r o n g l y e n d o r s e d t h e i d e a o f t r a n s f e r t o o t h e r a r c h i v a l r e - p o s i t o r i e s o f p u b l i c r e c o r d s d e e m e d u n s u i t a b l e f o r d e p o s i t i n t h e P R O . B u t , i n c o n t r a s t t o t h e A m e r i c a n m e t h o d o f t r a n s f e r r i o n l y t h a t n o t r e t a i n e d b y t h e N a t i o n a l A r c h i v e s , t h e c o m m i t t e e m e m b e r s r e c o m m e n d e d t h a t a r e c o r d g r o u p s h o u l d b e t r a n s f e r r e d i n i t s e n t i r e t y t o a r e p o s i t o r y w h i c h s p e c i a l i z e s i n t h e a r e a - 4 0 - r e l a t i n g t o t h e r e c o r d s . M o d e r n m e t h o d s o f c o m p u t e r i z e d t e s t i n g o f r e c o r d s c o u l d p r o v i d e t h e l i n k a g e b e t w e e n t h e r e p o s i t o r y a n d t h e n a t i o n a l a r c h i v e s . T h e m a i n p o i n t s t r e s s e d w a s t h a t n o s a m p l e s h o u l d b e t a k e n b y t h e n a t i o n a l a r c h i v e s w h i l e t h e r e m a i n i n g m a t e r i a l i s h o u s e d e l s e w h e r e . T h e s e p a r a t i o n o f t h e m a t e r i a l w o u l d n o t b e c o n v e n i e n t f o r t h e r e s e a r c h e r s w h o w o u l d b e r e q u i r e d t o v i s i t t w o r e p o s i t o r i e s i f t h e y w i s h e d t o u s e t h e e n t i r e b o d y o f r e c o r d s . I f t h e c o m m i t t e e e n d o r s e d t h e t r a n s f e r i d e a , t h e y r e j e c t e d m i c r o f i l m i n g a s a m e a n s o f r e d u c t i o n . T h e c o m m i t t e e a r g u e d f o r a s y s t e m o f h a l f - w a y h o u s e s . T h e s e a r c h i v a l r e c o r d c e n t r e s w o u l d h o u s e a r c h i v a l m a t e r i a l i n l o w - c o s t s t o r a g e , n o t n e c e s s a r i e n v i r o n m e n t a l l y c o n t r o l l e d , u n t i l t h e f i n a l d e c i s i o n f o r r e t e n t i o n o r d i s p o s a l w a s r e a c h e d . A s s o c i a t e d w i t h t h e i r p l a n f o r s t o r a g e w a s t h e r e t e n t i o n o f r e c o r d s f o r o n l y s e t t i m e p e r i o d s . T h i s w o u l d a l l o w r e s e a r c h e r s t o u s e t h e m a t e r i a l b u t w o u l d s a v e t h e g o v e r n m e n t m o n e y i n a r c h i v a l s t o r a g e a n d p e r m a n e n t p r e s e r v a t i o n . ( 6 3 ) T h e B r i t i s h c o m m i t t e e d i d n o t a d d r e s s t h e m s e l v e s t o t h e i s s u e o f s a m p l i n g a n d w e r e c o n t e n t o n l y t o a d v a n c e a r g u m e n t s w h i c h w o u l d a i d t h e d i s p o s i t i o n o f a d m i n i s t r a t i v e r e c o r d s . T h e i r i d e a s w e r e n o t n e w b u t w e r e f r e s h i n t h e c o n t e x t o f t h e r e c e s s i o n - m i n d e d b u r e a u c r a c i e s o f g o v e r n m e n t . I n A m e r i c a , a r c h i v i s t s F r a n k B o l e s a n d R . J o s e p h A n d e r s o n r e e x a m i n e d s a m p l i n g a s a n a p p r a i s a l m e t h o d . B o l e s r e i t e r a t e d - 4 1 - L e w i n s o n ' s c a s e t h a t s t a t i s t i c a l s a m p l i n g n e e d e d a h i g h m e a s u r e o f r e l i a b i l i t y . T o h i s d i s a m y , B o l e s f o u n d t h a t t h e t e c h n o l o g y a n d t h e t e r m i n o l o g y o f t h e c o m p u t e r a g e h a d f r i g h t e n e d a r c h i v i s t s a w a y f r o m i m p l e m e n t i n g s t a t i s t i c a l s a m p l e s . S t r e s s i n g S c h e l 1 e n b e r g 1 s s t a t e m e n t t h a t t h e a r c h i v i s t w o u l d b e r e q u i r e d t o s e e k e x p e r t o p i n i o n s a n d a i d i n h a n d l i n g m o d e r n r e c o r d s , B o l e s s t a t e s t h a t t h e a r c h i v i s t s h o u l d o n l y l a y d o w n t h e g u i d e l i n e s a n d r e q u i r e - m e n t s o f t h e s a m p l e . E x p e r t s i n s t a t i s t i c s c o u l d b e c a l l e d i n t o h a n d l e a l l t h e d e l i c a t e d e t a i l s . B o l e s d e f i n e s t w o s a m p l i n g t e c h n i q u e s : r a n d o m s a m p l i n g i n w h i c h e a c h d o c u m e n t h a s a u n i q u e n u m b e r ; a n d s y s t e m a t i c s a m p l i n g o r s e l e c t i v e s a m p l i n g . T o u s e r a n d o m s a m p l i n g , " e a c h e l e m e n t o f t h e p o p u l a t i o n t o b e s a m p l e d m u s t b e a r a u n i q u e i d e n t i f i c a t i o n n u m b e r . " ( 6 4 ) D u e t o t h e d i f f i c u l t i e s a n d c o s t o f i m p l e m e n t i n g r a n d o m s a m p l i n g a r c h i v i s t s h a v e t e n d e d t o r e l y o n a n a l t e r n a t i v e t e c h n i q u e - s y s t e m a t i c s a m p l i n g . " I n s t e a d o f r a n d o m t a b l e s f o r c h o o s i n g e l e m e n t s , i n s y s t e m a t i c s a m p l i n g e l e m e n t s a r e p i c k e d b y t h e i r l o c a t i o n w i t h i n t h e t o t a l p o p u l a t i o n . " ( 6 5 ) F o r e x a m p l e , a s y s t e m a t i c s a m p l e c o u l d b e b a s e d o n s e l e c t i n g e v e r y 1 , 0 0 0 t h e l e m e n t f r o m t h e t o t a l p o p u l a t i o n , t h e r e s t b e i n g s c h e d u l e d f o r d e s t r u c t i o n . C o m b i n a t i o n s o f t h e t w o m e t h o d s c o u l d r e f l e c t r e f i o n a l c o n c e r n s o r m a j o r i s s u e s t h u s s a t i s f y i n g q u a l i t a t i v e c r i t i c i s m s . B o l e s d i d n o t a d d r e s s h i m s e l f t o t h i s i s s u e o f q u a l i t a t i v e s e l e c t i o n ; o n e m a y s u r m i s e t h a t t h i s w a s n o t w i t h i n h i s a r e a o f c o n c e r n a s t h e s e s a m p l e s w o u l d n o t h a v e a m e a s u r e o f r e l i a b i l i t y t o t h e i r s e l e c t i o n . - 4 2 - R . J o s e p h A n d e r s o n s u r v e y e d t h e s t a t e a r c h i v e s o f t h e U n i t e d S t a t e s w i t h r e f e r e n c e t o t h e i r a p p r a i s a l o f p u b l i c w e l f a r e c a s e r e c o r d s . ( 6 6 ) O f t h e 4 6 r e s p o n d e n t s , 11 s t a t e s d e n i e d t h e a r c h i v a l v a l u e o f t h e r e c o r d s . Y e t o f t h e 3 5 s t a t e s w h o a d m i t t e d v a l u e , o n l y s e v e n h a d a c c e s s i o n e d c a s e r e c o r d s . C o n f i d e n t i a l l y a n d b u l k w e r e t h e m a i n d r a w b a c k s t o t h e a c c e p t a n c e o f t h e r e c o r d s . O f t h e s t a t e s w h i c h h a d a c c e s s i o n e d s o c i a l w e l f a r e c a s e f i l e s , f i v e u s e d s o m e f o r m o f s a m p l i n g , o n e s t a t e m i c r o f i l m e d a l l t h e r e c o r d s a n d t h e l a s t s t a t e k e p t a l l t h e o r i g i n a l d o c u m e n t s . O n e s t a t e , W i s c o n s i n , w a s p l a n n i n g t o c r e a t e a d a t a b a s e w h i c h w o u l d s t o r e t h e m a j o r f i e l d s o f i n f o r m a t i o n g l e a n e d f r o m t h e f i l e s . A n d e r s o n d i d n o t d i s c u s s i n d e t a i l t h e m e t h o d s o f s a m - p l i n g u s e d b u t h e d i d c l e a r l y i l l u s t r a t e t h e l a c k o f c o m m u n i c a t i o n b e t w e e n a r c h i v a l i n s t i t u t i o n s , w h i c h K r o m n o v h a d a l s o n o t e d . I n v i e w o f t h e f a c t t h a t o v e r a d e c a d e a f t e r m i c r o f i l m i n g w a s r e j e c t e d a s a m e a n s o f s t o r i n g r e c o r d s o n e o f t h e s e s t a t e s w a s s t i l l i n v o l v e d i n t h e p r o g r a m , o n e m a y i n q u i r e h o w w e l l t h e a r c h i v a l n e t w o r k i n t h e U n i t e d S t a t e s i s w o r k i n g a n d h o w w e l l t h e n a t i o n a l a n d s t a t e a r c h i v e s c o m m u n i c a t e w i t h e a c h o t h e r . T h e l a c k o f a p p l i c a t i o n o f s a m p l i n g b y t h e s a t e a r c h i v e s s h o w s t h a t t h e m i s g i v i n g s e x p r s s e d b y R e n e e D o e h a r d s t i l l p e r s i s t . N o c r i t e r i a e x i s t t o p r o v i d e s u p p o r t o t t h e a r c h i v i s t f a c e d w i t h s a m p l i n g , t h e r e f o r e n o s a m p l i n g i s u n d e r t a k e n . A l l o f t h e a p p r a i s a l i s s u e s a n d p r o b l e m s r a i s e d b y t h e a r c h i v a l c o m m u n i t y i n t h e p o s t S e c o n d W o r l d W a r p e r i o d w e r e -43- c o n v e n i e n t l y b r o u g h t t o g e t h e r b y F e l i x H u l l i n h i s s t u d y o f s a m p l i n g c o m m i s s i o n e d b y t h e I n t e r n a t i o n a l C o u n c i l o n A r c h i v e s ( I C A ) a n d p u b l i s h e d i n 1 9 8 1 . ( 6 7 ' ) H u l l ' s s t u d y u s h e r s i n t h e m o s t r e c e n t p h a s e o f d i s c u s s i o n o f a p p r a i s a l . T h e H u l . l r e p o r t m a y b e r e g a r d e d a s t h e m a j o r w o r k o n a p p r a i s a l s a m p l i n g s i n c e t h e p i o n e e r i n g d a y s o f S c h e l l e n b e r g a n d L e w i n s o n . B y s u r v e y i n g t h e m e m b e r s o f t h e I C A , s e v e r a l i m p o r t a n t r e a s s e s s m e n t s w e r e p r e s e n t e d i n t h e t h e o r e t i c a l d i s - c u s s i o n o f s a m p l i n g . H u l l d e f i n e d s a m p l i n g , i n t h e a r c h i v a l s e n s e , a s t h e " d e l i b e r a t e s e l e c t i o n o f c e r t a i n u n i t s ( f i l e s , v o l u m e s o r w h a t e v e r i s t h e n o r m a l f o r m a t w i t h i n t h e c l a s s o r s e r i e s ) a s a n e x a m p l e o f t h a t c l a s s o r s e r i e s f o r p e r m a n e n t p r e s e r v a t i o n . " ( 6 8 ) R e c o g n i z i n g t h a t t h e s e l e c t i o n o f r e c o r d s a t a n y s t a g e i n a r e c o r d s l i f e c y c l e i s a f o r m o f s a m p l i n g , H u l l c l e a r l y s t a t e s t h a t s a m p l i n g i s a v e r y s p e c i f i c m e t h o d o f s e l e c t i o n e m p l o y e d b y " t h e s t a t i s t i c i a n t o a n s w e r p r o b l e m s i n q u a n t i t a t i v e a n a l y s i s , a n d a l s o a d e t e r m i n a b l e p r o c e s s w h e r e b y t h e a r c h i v i s t a t t e m p t s t o r e d u c e b u l k , n o t a t a n e a r l y s t a g e o f t h e m a n a g e m e n t p r o c e s s , b u t a s p a r t o f t h e f i n a l s t a g e o f c o n t r o l . " ( 6 9 ) I n o t h e r w o r d s , s a m p l i n g i s n o t a n a d m i n i - s t r a t i v e t o o l b u t i s a t e c h n i q u e w h i c h d e t e r m i n e s t h e f u t u r e s t a t u s o f a r e c o r d b a s e d o n r e f e r e n c e a n d r e s e a r c h n e e d s a n d o n h i s t o r i c a l a n d s i m i 1 a r . c r i t e r i a . ( 7 0 ) F o r H u l l , t h e a r c h i v i s t a n d n o t t h e a d m i n i s t r a t o r s o f t h e r e c o r d s , m u s t d e c i d e o n t h e a d o p t i o n o f s a m p l i n g f o r a n y r e c o r d s e r i e s . -44- I d e a l l y , a l l r e c o r d s s h o u l d b e r e t a i n e d f o r p r e s e r v a t i o n . B u t i f t h i s p r o v e s i m p o s s i b l e , w h a t m e t h o d s o f s a m p l i n g a r e a v a i l a b l e t o t h e a r c h i v i s t ? H u l l i d e n t i f i e d f o u r m e t h o d s o f s a m p l i n g u s e d i n t h e a r c h i v a l c o m m u n i t y : a ) t h e t a k i n g o f s p e c i m e n s ; b ) p u r p o s i v e s a m p l i n g o r q u a l i t a t i v e s a m p l i n g o n a p r e - d e t e r m i n e d p a t t e r n o r b a s i s ; c ) s y s t e m a t i c s a m p l i n g a l s o o n a p r e - d e t e r m i n e d b a s i s ; a n d d ) r a n d o m s a m p l i n g e m p l o y i n g a s p e c i f i c a n d s c i e n t i f i c o b j e c t i v e p r o c e s s ; b o t h ( c ) a n d ( d ) m a y a t t i m e s b e r e f e r r e d t o a s q u a n t i t a t i v e s a m p l i n g . ( 7 1 ) T h e t a k i n g o f s p e c i m e n s i s , a c c o r d i n g t o H u l l , " s i m p l y t h e s e l e c t i o n f r o m a n e p h e m e r a l s e r i e s o f p a p e r s t o s o m e s p e c i m e n s t o i l l u s t r a t e a d m i n i s t r a t i v e p r a c t i c e a t a p a r t i c u l a r d a t e . " ( 7 2 ) T h i s m e t h o d w a s d e s c r i b e d a s h a v i n g l i m i t e d h i s t o r i c a l m e r i t w i t h u n c e r t a i n r e s e a r c h p o t e n t i a l ; i t c o u l d o n l y b e u s e d a s a n i n d i c a t o r o f a s e r i e s a n d n e v e r f o r s t a t i s t i c a l o r c o m p a r a t i v e s t u d i e s . ( 7 3 ) P u r p o s i v e s a m p l i n g i s a m o r e s y s t e m a t i z e d m e t h o d o f q u a l i t a t i v e s a m p l i n g . T h i s m e t h o d o f s a m p l i n g o c c u r s " w h e n a s e l e c t i o n i s m a d e o n a p r e - c o n c e i v e d s e t o f c r i t e r i a , t h e i n t e n t i o n b e i n g t o r e t a i n t h e m o s t s i g n i f i c a n t o r i m p o r t a n t r e c o r d s o f a c l a s s o r s e r i e s . " ( 7 4 ) H u l l a d m i t s t h a t a b i a s e d s a m p l e r e s u l t s f r o m t h i s s u b j e c t i v e a p p l i c a t i o n o f c r i t e r i a b u t i t a l l o w s f o r t h e r e t e n t i o n o f i m p o r t a n t i n f o r m a t i o n f r o m s e r i e s o f g e n e r a l s i g n i f i c a n c e . - 4 5 - S y s t e m a t i c s a m p l i n g d e p e n d s u p o n t h e a r c h i v i s t " e s t a b l i s h i n g a p a r t i c u l a r p a t t e r n o f s e l e c t i o n i n t h a t e i t h e r e v e r y n t h f i l e i s p r e s e r v e d o r e l s e a l l t h e p a p e r s f o r a p a r t i c u l a r m o n t h , y e a r o r o t h e r c h r o n o l o g i c a l u n i t . " ( 7 5 ) H u l l e m p h a s i s e s t h a t p r e v i o u s w r i t e r s h a d t e r m e d t h i s m e t h o d a s b e i n g " r a n d o m " . B u t w i t h t h e a d o p t i o n o f s t a t i s t i c a l t e r m i n o l o g y b y a r c h i v i s t s , r a n d o m s a m p l i n g a c q u i r e d a n e w d e f i n i t i o n , a d e f i n i t i o n t h a t r e q u i r e s t h a t e v e r y p i e c e i n a s e r i e s h a s a n e q u a l c h a n c e o f b e i n g s e l e c t e d f o r p r e s e r v a t i o n . ( 7 6 ) H u l l i n d i c a t e s t h a t r e s e a r c h e r s f i n d t h i s m e t h o d u n s a t i s f a c t o r y f o r t h e p r o v i s i o n o f a n o b j e c t i v e d a t a b a s e . A r c h i v i s t s , o n t h e o t h e r h a n d , f a v o u r s y s t e m a t i c s a m p l i n g b e c a u s e o f i t s e a s y a p p l i c a t i o n . R a n d o m s a m p l i n g , a s p r e v i o u s l y m e n t i o n e d , i s b a s e d o n t h e p r i n c i p l e t h a t e v e r y p i e c e i n a s e r i e s h a s a n e q u a l c h a n c e o f r e p r e s e n t i n g t h e s e r i e s . S e l e c t i o n b a s e d o n p a r t i c u l a r i n t e r e s t s , p a t t e r n s w i t h i n a s e r i e s o r a n y o t h e r s u b j e c t i v e c r i t e r i a m u s t b e a v o i d e d i f t h e r a n d o m s a m p l i n g i s t o b e u s e d i n q u a n t i t a t i v e o r s t a t i s t i c a l s t u d i e s . H u l l i n d i c a t e s t h a t t h e s i z e o f t h e r a n d o m s a m p l e d e p e n d s o n t h e d e g r e e o f a c c u r a c y d e s i r e d b y t h e a r c h i v i s t . I t s h o u l d b e r e m e m b e r e d t h a t a b s o l u t e s i z e o f a s a m p l e i s m o r e i m p o r t a n t t h a n p r o p o r t i o n a l s i z e . O n l y i n t h e d e t e r m i n a t i o n o f t h e s a m p l e ' s s i z e i s t h e s u b j e c t i v e j u d g e m e n t o f t h e a r c h i v i s t b r o u g h t t o b e a r . T h i s a r c h i v a l d e c i s i o n m u s t w e i g h t h e f u t u r e r e s e a r c h p o t e n t i a l w i t h t h e c o s t s o f m a i n t e n a n c e a n d t h e i n i t i a l c o s t o f s a m p l i n g . - 4 6 - H u l l s e t s f o r t h , f o r t h e f i r s t t i m e , t h e r e q u i r e m e n t t h a t a l l i n f o r m a t i o n o n t h e s a m p l i n g p r o c e d u r e s m u s t b e p r e s e n t e d w i t h t h e s a m p l e d m a t e r i a l . T h e a r c h i v i s t m u s t r e c o r d t h e d e c i s i o n s m a d e , t h e m a t e r i a l a n d v o l u m e d e s t r o y e d , a n d t h e e x a c t m e a s u r e s u s e d t o c r e a t e t h e s a m p l e . B y p r o v i d i n g t h i s i n f o r m a t i o n , t h e r e s e a r c h c o m m u n i t y w i l l a t l e a s t b e a b l e t o j u d g e w h e t h e r t h e s a m p l e i s o f a n y u s e f o r a p a r t i c u l a r p u r p o s e . B y a c k n o w l e d g i n g t h e d e m a n d s f o r q u a n t i t a t i v e d a t a a n d t h e " n a t u r a l t e n d e n c y " f o r a r c h i v i s t s t o b e q u a l i t a t i v e , H u l l r e a l i s t i c a l l y p o r t r a y s r e c e n t t r e n d s . H e a l s o i n d i c a t e s t h a t a p p r a i s a l i n i t s r e a p p r a i s a l a s p e c t i s n o t w i d e l y a c c e p t e d . H u l l i m p l i e s , f o l l o w i n g K r o m n o v ' s d i s c u s s i o n , t h a t t h e r e a l i t y o f t h e c u r r e n t a r c h i v a l s i t u a t i o n i s o n e w h e r e f i n a n c e s a r e o f p r i m e i m p o r t a n c e . T h e h i s t o r i c a l t r a i n i n g o f t h e " m a i n s t r e a m " a r c h i v i s t s c a n n o t c o m b a t t h e t e n d e n c i e s f o r c o s t a n d s t o r a g e s a v i n g s . S a m p l i n g i s a n a r c h i v a l t o o l t h a t i s u s e d o u t o f n e c e s s i t y . T h e e c o n o m i c d o w n t u r n i n g o v e r n m e n t r e v e n u e s h a s f o r c e d t h e s a m p l i n g i s s u e t o t h e f o r e f r o n t o f t h e a r c h i v a l c o m m u n i t y . H u l l h a s , i n h i s r e p o r t , m a d e a s a d s i t u a t i o n c l e a r e r a n d m o r e r e l e v e n t b y h i s e x a c t i n g d e f i n i t i o n s a n d g u i d e l i n e s f o r u s a g e . T h e B o l e s a s s e r t i o n o f f r i g h t e n e d a r c h i v i s t s w a r y o f a r c a n e t e r m i n o l o g y a n d m e t h o d o l o g y c a n b e s h e l v e d a s H u l l ' s d e f i n i t i o n s a n d g u i d e l i n e s a r e e x p r e s s e d i n a r c h i v a l t e r m s a n d n o t " c o m p u t e r - e s e " . -47- The separation of the report into the theoretical and the practical applications of appraisal i l l u s t r a t e s the Kromnov beli e f that a r c h i v i s t s are more practical than i n s i g h t f u l . Hull's examples closely resemble those found in the l i t e r a t u r e of the f o r t i e s when i11ustrations were the only method used to communicate sampling techniques. It would seem that i f the practical application of a technique can be shown to the archival community then a theoretical discussion w i l l follow. So, as Schellenberg and Lewinson provided a foundation of ideas grounded in practical examples for their generation, Hull has b u i l t another p i l l a r to the structure which addresses the issues faced by his generation. The c r i t i c i s m s of appraisal sampling w i l l not be silenced by the report. Rather the archival community and their research c l i e n t e l e now have a s o l M work to assail or to reinforce. The issues raised by the previous writers cannot be resolved because many of them relate to ideal situations or to perceptions and attitudes held by the community. The verdict on quantitative sampling and i t s benefits to the h i s t o r i c a l community is s t i l l out. In a recent a r t i c l e , B r i t i s h historian G.M. Moss c r i t i c i z e d the notion that sampling wi l l result in a body of records useable for quantitative research.(77) Questions rel a t i n g to the optimal l i m i t of a sample were raised as the author took a very conservative stand. What was the exact number of case f i l e s needed to be researched - 4 8 - b e f o r e a n y a c c u r a t e t r e n d s c o u l d b e s t a t e d ? W a s i t 5 , 0 0 0 f i l e s ? O r 5 0 , 0 0 0 ? T h e i s s u e o f t h e s i z e o f s a m p l e s t o b e p r e s e r v e d t o a c c o m m o d a t e t h e e s s e n t i a l s e r v i c e o f a n a r c h i v i s t t o a r e s e a r c h e r w i l l b e o n e o f t h e m a j o r t o p i c s o f t h i s d e c a d e . T h e a c c e s s i b i l i t y o f t h e m a t e r i a l s a m p l e d t o t h e r e s e a r c h e r w i l l b e a n o t h e r h o t l y d e b a t e d i s s u e . S h o u l l d a r c h i v e s c r e a t e d a t a b a s e s f o r r e s e a r c h u s e f r o m t h e i r a r c h i v a l m a t e r i a l ? I s t h i s a v i o l a t i o n o f p r o v e n a n c e ? O r i s i t m e r e l y a n o t h e r m e t h o d o f a l l o w i n g e a s i e r a c c e s s t o h i s t o r i c a l i n f o r m a t i o n ? I n 1 9 8 1 , A m e r i c a n a r c h i v i s t L e o n a r d R a p p o r t w r o t e a n a r t i c l e a t t a c k i n g t h e l a c k o f r e a p p r a i s a l m e t h o d s f o r a r c h i v a l h o i d i n g s . ( 7 8 ) H i s a r g u m e n t r e v o l v e s a r o u n d t h e r e a l i z a t i o n t h a t t h e s p a c e , t h e m a t e r i a l , a n d t h e f u n d i n g n e e d e d b y a r c h i v e s i s b e c o m i n g m o r e e x p e n s i v e . T h e s t o r a g e , p r e s e r v a t i o n , a n d s e r v i n g o f r e c o r d s i s n o t f r e e n o r i s t h e f u n d i n g l i m i t l e s s . W i t h t h e s e m o u n t i n g c o s t s , R a p p o r t b e l i e v e s t h a t a r c h i v i s t s m u s t f a c e ' - t h e c r u c i a l d e c i s i o n a s t o " w h a t r e c o r d s w e a r e g o i n g t o b e a b l e t o a f f o r d t o p r e s e r v e . " ( 7 9 ) F u r t h e r m o r e , R a p p o r t a s s e r t s t h a t t h e s e r e c o r d s a r e n o t t h e s o l e p r e s e r v e o f a n y i n t e r e s t g r o u p , s u c h a s h i s t o r i a n s , g e n e a l o g i s t s a n d a r c h i v i s t s ; t h e y b e l o n g t o e a c h a n d e v e r y c i t i z e n . ( 8 0 ) T h e a r c h i v i s t m u s t b e g i n t o j u s t i f y t h e p r e s e r v a t i o n o f a r c h i v a l h o l d i n g s b a s e d o n t h e i r u t i l i t y a n d r e s e a r c h u s e t o a c l i e n t e l e w h i c h i s l a r g e r t h a n t h e t r a d i t i o n a l a r c h i v a l u s e r s . -49- I n h i s d i s c u s s i o n a s t o h o w a n d w h y r e c o r d s o f q u e s t i o n a b l e v a l u e w e r e a c c e s s i o n e d , R a p p o r t l i s t s s e v e r a l p o s s i b i l i t i e s : a ) t h e r e c o r d s c o u l d h a v e b e e n a c c e s s i o n e d a f t e r a f a u l t y a p p r a i s a l , t h e a p p r a i s i n g a r c h i v i s t n e g l e c t i n g t o u s e t h e c o n t e m p o r a r y s t a n d a r d s ; b ) t h e a p p r a i s i n g a r c h i v i s t c o u l d h a v e i m p l e m e n t e d t h e s t a n d a r d s o f t h e t i m e b u t t h e s t a n d a r d s h a v e c h a n g e d r e n d e r i n g t h e r e c o r d s v a l u e l e s s ; o r c ) t h e r e c o r d s m a y h a v e b e e n a c q u i r e d w i t h o u t a n y a p p r a i s a l c r i t e r i a b e i n g a p p l i e d , a s w a s t h e c a s e i n t h e e a r l y y e a r s o f t h e N a t i o n a l A r c h i v e s o f t h e U n i t e d S t a t e s w h e n s t o r a g e s p a c e a n d f u n d i n g w e r e a b u n d a n t . ( 8 1 ) R a p p o r t f o u n d i t e a s i e r t o u n d e r s t a n d h o w t h e r e c o r d s w e r e a c c e s s i o n e d t h a n t o u n d e r s t a n d t h e i n a b i l i t y a n d r e l u c t a n c e o f t h e a r c h i v a l p r o f e s s i o n t o r e a p p r a i s e t h e m . T h e i n a b i l i t y t o d i s p o s e o f v a l u e l e s s r e c o r d s , a c c o r d i n g t o R a p p o r t , i n v o l v e d a ) a s e n s e o f p e r m a n e n c e e s t a b l i s h e d o v e r t i m e b y t h e r e c o r d s ' i n c l u s i o n i n t h e p u b l i s h e d g u i d e s a n d c a t a l o g s o f t h e i n s t i t - u t i o n ; b ) t h e m i s g i v i n g s o f p o s s i b l e r e p e r c u s s i o n s i f d e s i r e d m a t e r i a l i s d e s t r o y e d ; c ) t h e f e a r o f c o n f l i c t w i t h f e l l o w s t a f f m e m b e r s i f t h e i r a p p r a i s a l j u d g e m e n t s a r e r e v e r s e d a n d , f i n a l l y , d ) a s e n s e o f m y s t i q u e s u r r o u n d i n g c e r t a i n t y p e s o f r e c o r d s , s u c h a s m a r i t i m e a n d m i l i t a r y r e c o r d s , s e e m t o b e e n d o w e d b y o u r s o c i e t y w i t h a s e n s e o f i m m o r t a l i t y . T h i s s e n s e c r e a t e s a s i t u a t i o n w h e r e o b j e c t i v e a p p r a i s a l i s d i f f i c u l t i f n o t i m p o s s i b l e . H e f r a n k l y s t a t e s t h a t h e d o e s n o t " k n o w h o w -50- anybody gets r i d of any records re l a t i n g to a warship, whether or not the vessel ever f i r e d a round in anger."(83) Although Rapport sets no s p e c i f i c recommendation as to the implementation of reappraisal methods, he stressed that the reappraisal methods must allow time for the public to become aware of the records through published inventories, guides and catalogues; and to allow time for analysis of the uses of the records. Challenging Sch'el 1 enberg 1 s emphasis on the importance of evidential value, Rapport claims that a r c h i v i s t s have retained too many records on the basis of their having evidential value. The need to record the r e s p o n s i b i l i t i e s and duties of public agencies is important, as Schellenberg stated, but the retention of so many records from so many agencies must be questioned. Some of the records have never been used, and many were used once for an administrative history and have remained unused ever since. The retention of these unused records raises the issue of permanence. Rapport advocates the dropping of the d e f i n i t i o n "permanent value" from the archival glossary and in i t s place a term such as "worthy of continued preserv- ation" should be adopted. This term or one similar to i t would indicate that the l i f e of some records is something less than eternal. The change in terminology would permit a r c h i v i s t s to "entertain the thought that appraisal standards can change."(84) Describing appraisal as "at best an inexact science - 5 1 - p e r h a p s m o r e a n a r t : , R a p p o r t r a i s e d t h r e e q u e s t i o n s w h i c h a n y r e a p p r a i s a l p r o g r a m m u s t c o n s i d e r . ( 8 5 ) F i n d i n g t h a t r e s e a r c h e r s o f t e n c o n s i d e r u n i q u e i n f o r m a t i o n a n d i m p o r t a n t i n f o r m a t i o n t o b e s y n o n y m o u s w h e n t h e y a r e n o t n e c e s s a r i l y s o , R a p p o r t s t a t e s t h a t r e s e a r c h e r s w i l l s e e k t o r e t a i n e v e r y b i t o f a v a i l a b l e i n f o r m a t i o n o n p a r t i c u l a r v e s s e l s , o f f i c i a l s , a n d a g e n c i e s r e g a r d l e s s o f t h e i n f o r m a t i o n ' s i m p o r t a n c e . A n a r c h i v i s t m u s t d e t e r m i n e w h e t h e r s c h o l a r s h i p w i l l s u f f e r i f i n f o r m a t i o n i s d e s t r o y e d a n d n o t w h e t h e r t h e i n f o r m a t i o n i s u n i q u e . S e c o n d l y , t h e a r c h i v i s t m u s t d e c i d e , i f t h e r e a p p r a i s e d r e c o r d s a r e t o b e r e t a i n e d , i s t h e r e a r e a s o n a b l e e x p e c t a t i o n t h a t r e s e a r c h w i l l o c c u r ? T h e f i n a l q u e s t i o n w h i c h a n a p p r a i s a l a r c h i v i s t m u s t a s k i s i f t h e r e c o r d s w e r e o f f e r e d t o d a y , w o u l d t h e y b e r e t a i n e d ? T h e s e t h r e e q u e s t i o n s r e f l e c t t h e i s s u e s w h i c h c o n f r o n t t h e a r c h i v i s t d o i n g r e a p p r a i s a l a n d t h e i m p o r t a n c e o f t h a t t a s k . R a p p o r t ' s a r t i c l e i s t h e f i r s t s e r i o u s a r t i c l e t o a d d r e s s t h e i s s u e o f r e a p p r a i s a l . A l t h o u g h H u l l m e n t i o n e d r e a p p r a i s a l , h e a c k n o w l e d g e d t h a t t h e p r o f e s s i o n h a d n o t y e t e m b r a c e d t h e c o n c e p t . T h i s i s s u e w i l l b e o n e o f t h e m a j o r a r e a s o f d i s c u s s i o n i n t h e c o m i n g d e c a d e s a n d m o r e a r t i c l e s a r e l i k e l y t o a p p e a r a d v o c a t i n g t h e i m p l e m e n t a t i o n o f s y s t e m a t i c r e a p p r a i s a l . I n 1 9 8 3 , t h e P r i n c i p a l A s s i s t a n t K e e p e r o f t h e P R O , A . A . H . K n i g h t s b r i d g e , r a i s e d a n e w i s s u e i n h i s p r e s e n t a t i o n t o t h e C i v i l S e r v i c e C o l l e g e i n L o n d o n , w h e n h e s p o k e o f t h e n o n - u s e o f s a m p l e d m a t e r i a l . T h e P u b l i c R e c o r d O f f i c e h a s o v e r 7 0 0 -52- classes of particular instance papers (PIPS) or case f i l e s , many of which are of potential use to the social s c i e n t i s t s . Yet genealogical researchers have been the main users and not the academic researchers. As Knightsbridge summed i t up: The experienye of other national archives which have taken samples of PIP has been very s i m i l a r . User interest in them for s t a t i s t i c a l use is reported as negligible or non-existent; they are used, i f at a l l , in searches for genealogical or other s p e c i f i c items of information which may happen to have been preserved in the sample. This is largely because quantit- ative studies require substantial funding to reduce the information contained in the PIP to machine-readable form for computer analysis; costs arising mainly from the work of preparing the data and inputting i t to the computer ... are so expensive that even a small sample would be too big for study unless very substantial funding was available to reduce them to machine-readable form.(86) Knightsbridge 1 s comments raise a very important issue for contem- porary archives. Sampling assumes a user c l i e n t e l e but i f the researchers who are intended to use the sampled material are not using the material, the reasoning behind the procedure is placed in question. With the high costs of maintenance and the pressures of Government to cut expenditures, archives may be forced to i n s t i t u t e reappraisal procedures for their sampled holdings. After a l l , i f the material is not used by i t s intended c l i e n t e l e , i t s usefulness must be challenged. Knightsbridge 1 s -53- comments reinforce Rapport's demand for systematic reappraisal of all archival holdings. Furthermore, his comments place in question the entire policy of sampling material for research use. Is sampling fulfilling the goals set by the archivist or has the archivist miscalculated the worth of sampled materials? Like the issue of reappraisal, the value of sampling material is likely to be another major area of discussion in the coming decades . Although the literature of appraisal is not extensive, several general issues relevant to the preservation of military personnel files have been discussed in it. The nature of the personnel files, as a form of case files, has not been examined in any detail and no specific guidelines have been created to aid archivists in selecting and preservingthem. Questions relating to the importance of an -individual's records over a sample of the records remain unclear. Should archivists retain , samples which represent or illustrate the personnel files and their subject matter or should they retain all the files? Furthermore, if sampling is found applicable, which method should be adopted: qualitative or quantitative? The present literature does not strongly suggest any method which is universally acceptable for case files. Moreover, Knightbridge ' s assertion that sampled collections are not being used by their intended clientele raises serious questions as to the validity of the suppositons behind sampling as an appraisal method. -54- L e o n a r d R a p p o r t ' s a r g u m e n t f o r r e a p p r a i s a l p r o c e d u r e s e v o k e s a n o t h e r i s s u e w h i c h m u s t c o n c e r n t h e a r c h i v i s t a p p r a i s i n g m i l i t a r y p e r s o n n e l f i l e s . T h e s e f i l e s a r e c l a s s i f i e d a s h i s t o r i c a l , b u t , b y t h e i r n a t u r e , t h e y h a v e r e m a i n e d i n t h e c u s t o d y o f t h e m i l i t a r y u n t i l r e c e n t l y . W i t h t h e i r r e l e a s e t o t h e a r c h i v e s , w i l l f u t u r e r e s e a r c h p o t e n t i a l b e m e t ? W i l l t h e a r c h i v e s r e t a i n t h e f i l e s p e r m a n e n t l y ? O r w i l l t h e y a c c e p t t h e i d e a t h a t t h e a r c h i v a l v a l u e o f t h e p e r s o n n e l f i l e s m a y d e c r e a s e o v e r t i m e , a n d t h u s i n s t i t u t e ' a r e a p p r a i s a l p r o g r a m ? I f t h e s e i s s u e s w e r e n o t e n o u g h f o r t h e a r c h i v i s t t o c o n - s i d e r , t h e r e i s t h e m a t t e r o f s o c i e t y ' s e m o t i o n a l f e e l i n g s a b o u t w a r s e r v i c e . D o p e r s o n n e l f i l e s , l i k e o t h e r m i l i t a r y r e c o r d s n o t e d b y R a p p o r t , p o s s e s s a n a u r a o f m y s t i q u e ? H a v e t h e p e r s o n n e l f i l e s b e e n a c c o r d e d a u n i q u e p l a c e i n a r c h i v a l r e p o s i t o r i e s ? T o e x a m i n e w h e t h e r o r n o t m i l i t a r y p e r s o n n e l f i l e s h a v e b e e n a c c o r d e d a u n i q u e p l a c e w i t h i n a r c h i v a l r e p o s i t o r i e s a n d t h e o t h e r i s s u e s m e n t i o n e d , w e s h o u l d f i r s t t u r n t o a s u r v e y o f t h e a p p r a i s a l p o l i c i e s i m p l e m e n t e d b y t h e v a r i o u s n a t i o n a l a r c h i v e s f o r t h e W o r l d W a r I m i l i t a r y p e r s o n n e l f i l e s . -55- CHAPTER THREE DISPOSITION OF MILITARY PERSONNEL FILES: A MULTINATIONAL PERSPECTIVE Within the mi l i t a r y establishment, records are created to document the workings of the mili t a r y system, namely the a c t i v i t i e s of units and the duties and location of personnel. To accomplish this task, the mi l i t a r y record o f f i c e s keep f i l e s bearing on a wide range of m i l i t a r y a c t i v i t i e s , such as the c o l l e c t i o n and custodial care of sol d i e r s ' documents; the reporting of casualties; the maintenance of a complete record of a l l honours and awards gained by mi l i t a r y personnel; the compilation of s t a t i s t i c a l data covering strength and casual- ties of units, supplies and quarter-master stores, wastage returns, and so on; and the custody of unit diaries and the proceedings of boards of mili t a r y inquiry. Although a l l the d i v e r s i f i e d a c t i v i t i e s of the records o f f i c e s are of intere s t , the creation and preservation of milit a r y personnel f i l e s are important to our discussion. The personnel f i l e of the serviceman can be described as tha mi 1 i tary establishment's history of a serviceman's career. When a c i v i l i a n enters mi l i t a r y service, his enlistment and medical documents create the beginnings of a personnel f i l e . Through- out the duration of service the mi l i t a r y record o f f i c e w i l l preserve the details and incidents of mili t a r y importance connected with the l i f e or death of the serviceman so that at -56- t h e e n d o f t h e s e r v i c e , t h e p e r s o n n e l f i l e w i l l c o n t a i n d o c u m - e n t a t i o n r e l a t i n g t o t h e s e r v i c e m a n ' s e n l i s t m e n t o r c o n s c r i p t i o n , t r a i n i n g , s t a t i o n i n g , s e r v i c e t i m e , c o n d u c t , h e a l t h , a n d d i s c h a r g e o r d e a t h . T h e m i l i t a r y a d m i n i s t r a t i o n p o s s e s s e s a p e r s o n n e l f i l e o n e a c h a n d e v e r y s e r v i c e m a n i n o r d e r t o k n o w t h e W h e r e a b o u t s o f i t s p e r s o n n e l . A s e c o n d a s p e c t o f t h e a d m i n i s t r a t i v e u s e o f t h e p e r s o n n e l f i l e s i s t h a t t h e f i l e r e c o r d s t h e d o c u m e n t a t i o n o f t h e c o n t r a c t u a l a g r e e m e n t b e t w e e n t h e s e r v i c e m a n a n d t h e s t a t e . W h i l e t h e m i l i t a r y ' s i m m e d i a t e a d m i n i s t r a t i v e n e e d t o k n o w t h e d e t a i l s o f a s e r v i c e m a n ' s r e c o r d l a p s e s u p o n c o m p l e t i o n o f m i l i t a r y s e r v i c e , t h e s e c o n d a s p e c t , t h a t o f t h e o b l i g a t i o n s o f t h e c o n t r a c t , d o e s n o t l a p s e u n t i l t h e d e a t h o f t h e s e r v i c e - m a n . P e r s o n n e l f i l e s a r e u s e d b y o t h e r g o v e r n m e n t d e p a r t m e n t s t o e s t a b l i s h t h e b e n e f i t s a n d e n t i t l e m e n t s o f t h e c i v i l i a n v e t e r a n s . I n e s s e n c e , t h e n , p e r s o n n e l f i l e s c a n o n l y b e c o n s i d e r e d a d m i n i s t r a t i v e l y d e a d w h e n t h e s e r v i c e m a n h a s d i e d . A s o n e c a n s e e , t h e i m p o r t a n c e o f t h e m i l i t a r y ' s p e r s o n n e l f i l e s e x t e n d s i n t o b o t h t h e m i l i t a r y a n d c i v i l i a n a s p e c t s o f a s e r v i c e m a n ' s l i f e . Y e t d e s p i t e t h e i m p o r t a n c e o f t h e s e f i l e s , t h e a r c h i v a l l i t e r a t u r e o n t h e a p p r a i s a l a n d p r e s e r v a t i o n o f t h e s e t y p e s o f f i l e s i s n o n e x i s t e n t , s o t h a t t h e o n l y w a y t o d i s c o v e r t h e a c t u a l a p p r a i s a l p o l i c i e s i m p l e m e n t e d b y g o v - e r n m e n t s a n d t h e i r a r c h i v a l a g e n c i e s i s t o c o n d u c t a s u r v e y o f n a t i o n a l a r c h i v e s o n a n i n t e r n a t i o n a l b a s i s . A s t h e s p e c i f i c r e c o r d s u n d e r o u r c o n s i d e r a t i o n a r e t h e p e r s o n n e l f i l e s o f t h e - 5 7 - C a n a d i a n E x p e d i t i o n a r y F o r c e ( C E F ) , a s u r v e y o f t h e o t h e r W o r l d W a r I c o m b a t a n t s w i l l p r o v i d e a m e a s u r e o f c o m p a r i s o n a s t o t h e t r e a t m e n t a n d p r e s e r v a t i o n o f t h e f i l e s . E a c h s t a t e c o m b a t a n t i n W o r l d W a r I w a s c o n t a c t e d f o r i n f o r m a t i o n a b o u t p o l i c i e s r e g a r d i n g t h e d i s p o s i t i o n a n d a p p r a i s a l o f 1 9 1 4 - 1 9 1 9 m i l i t a r y p e r s o n n e l f i l e s . R e s p o n s e s w e r e r e c e i v e d f r o m t h e U n i t e d K i n g d o m , t h e U n i t e d S t a t e s , A u s t r a l i a , N e w Z e a l a n d , F r a n c e , F e d e r a l R e p u b l i c o f G e r m a n y , A u s t r i a a n d C a n a d a . U n i t e d K i n g d o m P r i o r t o t h e p u b l i c a t i o n o f t h e r e p o r t o f t h e G r i g g C o m m i s s i o n o n t h e s t a t e o f p u b l i c r e c o r d s , t h e m i l i t a r y e s t a b - l i s h m e n t h a d m a i n t a i n e d a p o l i c y o f p l a c i n g a l l m i l i t a r y s e r v i c e r e c o r d s o n p e r m a n e n t r e t e n t i o n . ( 1 ) E a c h R o y a l N a v y s h i p o r s t a t i o n k e p t a s h i p ' s l e d g e r , w i t h i n w h i c h t h e p e r s o n a l c h a r a c t e r i s t i c s o f e a c h c r e w m a n w e r e r e c o r d e d . I n a d d i t i o n , t h e A d m i r a l t y m a i n t a i n e d a c e n t r a l r e g i s t r y o f a l l s e r v i c e m e n i n t h e R o y a l N a v y . T h e i n f o r m a t i o n i r e c o r d e d i n t h e r e g i s t e r c o r r e s p o n d e d t o t h a t f o u n d i n e a c h s h i p ' s l e d g e r . ( 2 ) T h e W a r O f f i c e r e t a i n e d f o r e a c h s e r v i c e m a n ( A r m y p e r s o n n e l ) , h i s a t t e s t a t i o n p a p e r s a n d h i s M e d i c a l H i s t o r y S h e e t . T h e R o y a l F l y i n g C o r p s / R o y a l A i r F o r c e r e c o r d e d o n l e d g e r s h e e t s t h e p e r s o n a l f a c t s o f i t s o f f i c e r s a n d u s e d r e c o r d c a r d s f o r i t s a i r m e n . ( 3 ) T h e R F C / R A F c a r d s w e r e m o r e d e t a i l e d t h a n t h e A d m i r a l t y o r W a r O f f i c e r e c o r d s . - 5 8 - T h e G r i g g C o m m i s s i o n w a s i n f o r m e d t h a t a d m i n i s t r a t i v e i n t e r e s t i n t h e p e r s o n n e l r e c o r d s o f a n i n d i v i d u a l c e a s e d s e v - e r a l y e a r s a f t e r h i s d e a t h . I t w a s p r o p o s e d b y t h e A d m i r a l t y a n d W a r O f f i c e t h a t p e r s o n n e l r e c o r d s b e k e p t f o r a p e r i o d o f s i x t y y e a r s a f t e r c r e a t i o n . ( 4 ) I n i t s r e p o r t , t h e C o m m i s s i o n r e c o m m e n d e d t h a t p u b l i c r e c o r d s s h o u l d p a s s t h r o u g h a s y s t e m o f r e v i e w s t o i n s u r e t h e r e t e n t i o n o f v a l u a b l e r e c o r d s . H o w e v e r , f o r t h e c l a s s o f r e c o r d s d e f i n e d a s " p a r t i c u l a r i n s t a n c e p a p e r s " o r P I P s , a s p e c i a l s y s t e m o f r e v i e w w a s t o b e e s t a b l i s h e d . T h e s o l u t i o n p r o p o s e d w a s t h e c r e a t i o n o f a c o m m i t t e e t o t a k e a c e n s u s o f a l l P I P s i n t h e g o v e r n m e n t , o n w h i c h t h e a r c h i v i s t s a n d r e c o r d s o f f i c i a l s c o u l d b a s e t h e i r d e c i s i o n s o n p r e s e r v a t i o n . F u r t h e r m o r e , t h e C o m m i s s i o n r e c o m m e n d e d t h a t , d u e t o t h e m a s s i v e b u l k o f P I P s , o n l y t h o s e s e r i e s c a p a b l e o f r e d u c t i o n i n t o s t a t i s t i c a l s a m p l e s s h o u l d b e r e t a i n e d . ( 5 ) T h e C o m m i s s i o n s t r e s s e d t h a t n o e f f o r t s h o u l d b e m a d e t o p r e s e r v e P I P s s o l e l y f o r t h e i r b i o g r a p h i c a l o r g e n e a l o g i c a l i n f o r m a t i o n . ( 6 ) I n 1 9 5 7 , t h e P I P s C o m m i t t e e ( P I P C ) b e g a n i t s m e e t i n g s t o i n v e s t i g a t e t h e s t a t u s a n d e x t e n d o f P I P s w i t h i n t h e G o v e r n m e n t . I t e x a m i n e d 1 1 8 m a j o r s e r i e s a n d s e v e r a l m i n o r s e r i e s . B y 1 9 6 5 , t h e w o r k o f t h e c o m m i t t e e w a s s e e n t o b e l o s i n g i t s e f f e c t i v e n e s s b e c a u s e d e p a r t m e n t a l r e c o r d o f f i c i a l s h a d b e g u n t o p e r f o r m m a n y o f t h e c o m m i t t e e ' s d u t i e s a s p a r t o f t h e i r r e c o r d s m a n a g e m e n t f u n c t i o n . T h e a d h o c a p p r o a c h w h i c h w a s t a k e n b y t h e C o m m i t t e e e s p e c i a l l y w i t h r e g a r d t o a c a d e m i c c o n s u l t a t i o n c r e a t e d a s i t u a t i o n w h e r e n o f o r m a l i z e d r u l e s o f b e h a v i o r w e r e s e t f o r t h e P u b l i c R e c o r d O f f i c e ( o r f o r a n y - 5 9 - o t h e r g o v e r n m e n t a g e n c y ) t o f o l l o w . Q u e s t i o n s as t o t h e c o m m i t t e e ' s e f f e c t i v e n e s s were b e i n g r a i s e d by t h e a r c h i v a l community b e c a u s e i t a p p e a r e d t h a t t h e o r i g i n a l r e c o m m e n d a t i o n s by t h e G r i g g C o m m i s s i o n were n o t b e i n g f o l l o w e d . ( 7 ) The PIPC abandoned r e g u l a r m e e t i n g s , w i t h o u t t h e f o r m a l p e r m i s s i o n o f t h e L o r d C h a n c e l l o r , so t h a t i n 1965 i t e f f e c t i v e l y c e a s e d t o e x i s t . No r e p l a c e m e n t c o m m i t t e e was a p p o n t e d b u t t h e A d v i s o r y C o m m i t t e e on P u b l i c R e c o r d s m a i n t a i n s an eye on t h e s i t u a t i o n o f P I P s w i t h i n t h e g o v e r n m e n t b u r e a u c r a c y . In t h e same y e a r as t h e P I P s C o m m i t t e e was d i s b a n d e d , t h e A d v i s o r y C o m m i t t e e recommended t h a t m i l i t a r y d e p a r t m e n t s p o s s e s s i n g l a r g e b o d i e s o f p e r s o n a l o r i n d i v i d u a l r e c o r d s c r e a t e d s i n c e 1900 s h o u l d see t o t h e i r p r o p e r d i s p o s i t i o n a t t h e end o f t h e i r a d m i n i s t r a t i v e l i f e . T h i s r e c o m m e n d a t i o n was i n a c c o r d a n c e w i t h t h e p h i l o s o p h y o f t h e G r i g g C o m m i s s i o n as seen i n t h e i r r e s o l u t i o n r e g a r d i n g b i o g r a p h i c a l and g e n e a l o g i c a l m a t e r i a l . The 1900 c u t o f f d a t e had no s p e c i a l s i g n i f i c a n c e ; i t m e r e l y r e f l e c t e d t h e t e r m i n u s ad quern o f s e r v i c e r e c o r d s h e l d i n t h e P u b l i c R e c o r d O f f i c e i n 1 9 6 5 . ( 8 ) In 1976, p r o d d e d by c h a n g e s i n t h e r e s e a r c h methods and i n t h e s c o p e o f h i s t o r i c a l i n q u i r y , t h e A d v i s o r y C o m m i t t e e r e c o n - s i d e r e d t h e m a t t e r and recommended t h a t : a) a l l r e c o r d s o f s e r v i c e o f s o l d i e r s who were d i s c h a r g e d o r who d i e d between 1901 and 1913 s h o u l d be t r a n s f e r r e d t o t h e PRO. -60- b) t h e f i r e damaged s e r i e s o f W o r l d War I r e c o r d s o f s e r v i c e s h o u l d be d e s t r o y e d when t h e i r a d m i n i s t r a t i v e v a l u e c e a s e s , i n a c c o r d a n c e w i t h a G r i g g r e c o m m e n d a t i o n . c) a s e p a r a t e c o l l e c t i o n o f undamaged d o c - uments o f some s o l d i e r s d i s c h a r g e d between 1914 and 1920 who r e c e i v e d d i s a b i l i t y p e n s i o n s s h o u l d be t r a n s f e r r e d t o t h e PRO, as a s a m p l e , 75 y e a r s a f t e r t h e d a t e t h e l a s t s o l d i e r became n o n - e f f e c t i v e ( i . e . 1 9 9 6 ) . d) r e c o r d s o f s e r v i c e i n t h e R o y a l Navy and t h e R o y a l A i r F o r c e f o r t h e i r p e r i o d 1 9 0 1 - 1918 s h o u l d be t r e a t e d i n a s i m i l a r manner. But due t o t h e i r r e l a t i v e l y s m a l l q u a n t i t y , t h e r e c o r d s o f t h e RAF s h o u l d be p r e s e r v e d i n t h e i r e n t i r e t y . ( 9 ) In 1980, t h r o u g h i t s A d v i s r o r y P a n e l , t h e M i n i s t r y o f D e f e n c e recommended t h a t a l l s e r v i c e r e c o r d s o f t h e armed f o r c e s s h o u l d be r e t a i n e d f o r a p e r i o d o f 85 y e a r s f r o m d a t e o f c r e a t i o n , a f t e r w h i c h t r a n s f e r t o t h e PRO c o u l d o c c u r ; and t h a t a common s t a n d a r d f o r r e t e n t i o n and d i s p o s a l s h o u l d be d e v e l o p e d w i t h r e g a r d t o t h e s e r e c o r d s . In t h e f o l l o w i n g y e a r , t h e D e f e n c e M i n i s t r y r e s t a t e d t h e i r r e c o m m e n d a t i o n f o r a common p r a c t i c e and n o t e d t h a t w i t h t h e 85 y e a r r u l e t h e p o s t - 1 9 1 4 r e c o r d s w o u l d n o t be due f o r a d e c i s i o n u n t i l 1 9 9 9 . ( 1 0 ) The a c k n o w l e d g e m e n t by t h e D e f e n c e P a n e l t h a t t h e a r c h i v a l community has u n t i l 1999 t o c r e a t e a common s t a n d a r d i s v e r y i m p o r t a n t . The r e a l i z a t i o n t h a t f o r f i f t e e n y e a r s t h e r e c o r d s o f m i l i t a r y p e r s o n n e l may n o t be u n d e r c o n s i d e r a t i o n a l l o w s f o r more s t u d i e s w h i c h may r e s u l t i n s p e c i f i c r e c o m m e n d a t i o n s as t o t h e f u t u r e - 6 1 - p r e s e r v a t i o n o f t h e s e r v i c e r e c o r d s . U n i t e d S t a t e s T h e m i l i t a r y p e r s o n n e l r e c o r d s o f t h e U n i t e d S t a t e s a r e h e l d i n t h e N a t i o n a l R e c o r d C e n t r e - i n S t . L o u i s , M i s s o u r i b u t l e g a l c u s t o d i a n s h i p r e m a i n s w i t h t h e m i l i t a r y e s t a b l i s h m e n t . ( 1 1 ) T h e N a t i o n a l A r c h i v e s a n d R e c o r d s S e r v i c e ( N A R S ) h a s d e l a y e d m a k i n g a n y d e f i n i t e a p p r a i s a l d e c i s i o n s u n t i l 7 5 y e a r s a f t e r a n i n d i v i d u a l ' s d i s c h a r g e f r o m a c t i v e s e r v i c e . I n f a c t , d u e t o t h e i n t e r f i l i n g o f p o s t - 1 9 3 9 p e r s o n n e l f i l e s i n t o t h e p r e - 1 9 3 9 p e r s o n n e l f i l e s , t h e a r c h i v a l d e c i s i o n o n a p p r a i s a l c a n b e d e l a y e d u n t i l t h e 2 1 s t C e n t u r y , w h e n a c c o r d i n g t o A s s i s t a n t A r c h i v i s t D a v i d P e t e r s o n o f t h e F e d e r a l R e c o r d s C e n t e r , " m i n i a t u r i z a t i o n m a y p e r m i t t h e i r r e t e n t i o n i n t o t o . " ( 1 2 ) A f i r e i n 1 9 7 3 a t t h e S t . L o u i s P e r s o n n e l C e n t e r d e s t r o y e d a s i g n i f i c a n t n u m b e r o f A r m y r e c o r d s d a t i n g f r o m 1 9 1 2 - 1 9 5 9 a n d a s m a l l p o r t i o n o f A i r F o r c e r e c o r d s . T h i s u n f o r t u n a t e f i r e m a y h a v e e l i m i n a t e d t h e n e e d f o r a n a r c h i v i s t t o i m p o s e s a m p l i n g c r i t e r i a . C o m m o n w e a l t h o f A u s t r a l i a T h e p e r s o n n e l f i l e s o f t h e A u s t r a l i a n A r m y a r e h e l d i n t h e C e n t r a l A r m y R e c o r d O f f i c e ( C A R 0 ) . ( 1 3 ) I n 1 9 8 2 , t h e C o m m o n w e a l t h A r c h i v e s a n d C A R O r e a c h e d a d i s p o s a l a g r e e m e n t w h i c h a u t h o r i z e d t h e r e t e n t i o n o r d e s t r u c t i o n o f v a r i o u s - 6 2 - m i l i t a r y r e c o r d s e r i e s a f t e r s t i p u l a t e d t i m e p e r i o d s . The m i l i t a r y p e r s o n n e l f i l e s f r o m t h e F i r s t and S e c o n d W o r l d Wars have been d e s i g n a t e d f o r p e r m a n e n t r e t e n t i o n . However, p e r m a n e n t r e t e n t i o n o f p o s t - 1 9 4 7 p e r s o n n e l f i l e s was a b a n d o n e d due t o t h e c o s t o f s t o r a g e and t h e volume o f t h e f i l e s . ( 1 4 ) W i t h t h e d e c i s i o n n o t t o p l a c e p o s t - 1 9 4 7 p e r s o n n e l f i l e s on p e r m a n e n t r e t e n t i o n , t h e A r c h i v e s , f a c e d w i t h t h e r e a l i z a t i o n t h a t i t h e s e r e c o r d s had a d m i n i s t r a t i v e and r e s e a r c h v a l u e , d e v e l o p e d c o m p r e h e n s i v e c r i t e r i a f o r w e e d i n g f i l e s . S a m p l i n g was n o t even c o n s i d e r e d . I n s t e a d t h e b a s i c c a t e g o r i e s o f docum- e n t s c o n t a i n e d i n e a c h f i l e were i d e n t i f i e d on t h e b a s i s o f a d m i n i s t r a t i v e a n d / o r r e s e a r c h v a l u e . A f t e r some e x p e r i m e n t a t i o n , two b r o a d c a t e g o r i e s were d e v i s e d : C l a s s 'A' documents E s s e n t i a l s e r v i c e r e c o r d s o r s u b s t i t u t e d ocuments and documents r e q u i r e d f o r a d m i n i s t r a t i o n o f c o n t i n u i n g r i g h t s and e n t i t l e m e n t s o f s e r v i c e p e r s o n n e l a f t e r d i s c h a r g e . C l a s s 'B' documents Documents o f e p h e m e r a l v a l u e r e q u i r e d o n l y f o r i n - s e r v i c e a d m i n i s t r a t i o n . Each r e c o r d s s c h e d u l e t h e n i n d i c a t e s a r e t o be weeded ( C l a s s B) and w h i c h h i s t o r i c a l and a d m i n s t r a t i v e u s e s . w h i c h c a t e g o r i e s o f d ocuments r e t a i n e d ( C l a s s A) f o r -63- The Commonwealth A r c h i v e s does n o t use s t a t i s t i c a 1 s a m p l i n g b e c a u s e o f t h e h i g h c o s t s i n c u r r e d i n d e s i g n i n g a v a l i d p r o c e d u r e . In i t s p l a c e , t h e method used a t t e m p t s t o c a p t u r e t h e main e l e m e n t s i n t h e s e r i e s . The r e c o r d s o f p e r m a n e n t v a l u e a r e i d e n t i f i e d and r e t a i n e d , w h i l e t h e r e m a i n d e r a r e s a m p l e d . A t e n p e r c e n t s a m p l e o f t h i s r e m a i n d e r was f o u n d t o be a d e q u a t e b u t p r o v i s i o n s have been made f o r a r e a p p r a i s a l o f t h e s a m p l e a t a l a t e r d a t e t o d e t e r m i n e w h e t h e r i t can be f u r t h e r r e d u c e d . The A r c h i v e s does n o t s a m p l e f i l e s on an a l p h a b e t i c a l , t o p o g r a p h i c a l o r a g e n c y b a s i s b u t r a t h e r u s e s c h r o n o l o g i c a l and s p e c i a l i z e d s y s t e m a t i c s a m p l i n g i n t h e i r r e d u c t i o n t e c h n i q u e s . In a d d i t i o n , s p e c i m e n s a m p l e s a r e t a k e n i n o r d e r t o p r o v i d e e v i d e n c e o f g o v e r n m e n t r e c o r d s p r o c e d u r e s . The e x a c t r e s u l t s o f t h e A u s t r a l i a n methods a r e n o t c l e a r as t h e y have n o t been e m p l o y e d o v e r any g r e a t p e r i o d o f t i m e . New Z e a l a n d The W o r l d War I p e r s o n n e l f i l e s o f New Z e a l a n d ' s m i l i t a r y : f o r c e s a r e h e l d i n t h e N a t i o n a l A r c h i v e s i n Wei 1 i n g t o n . (15 ) The N a t i o n a l A r c h i v e s and t h e D e f e n c e M i n i s t r y have s c h e d u l e d t h e m i l i t a r y p e r s o n n e l f i l e s o f W o r l d War I , a l o n g w i t h t h o s e d a t i n g back t o t h e S o u t h A f r i c a n War and a l l t h e i r p o s t - 1 9 1 8 p e r s o n n e l f i l e s . The New Z e a l a n d a r c h i v a l a u t h o r i t i e s d i d n o t e l a b o r a t e on t h e i r s c h e d u l i n g methods o r on t h e m a t e r i a l r e t a i n e d i n t h e p e r s o n n e l f i l e s . In t h e 1 9 6 0 s , t h e S o u t h A f r i c a n and W o r l d War I p e r s o n n e l f i l e s u n d e r s e n t e x t e n s i v e m i c r o f i l m i n g , t h e e x a c t n a t u r e and s c o p e o f w h i c h were n o t d i s c u s s e d by t h e - 6 4 - a r c h i v a l a u t h o r i t i e s . I t i s known t h a t t h e m i l i t a r y r e c o r d s r e l a t i n g t o t h e M a o r i Wars o f t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y have been r e t a i n e d i n t h e i r e n t i r e t y . ( 1 6 ) F r a n c e The W o r l d War I p e r s o n n e l f i l e s o f t h e F r e n c h m i l i t a r y a r e d i v i d e d among s e v e r a l a r c h i v a l a g e n c i e s . ( 1 7 ) The f i l e s on o f f i c e r s a r e h e l d by t h e H i s t o r i c a l S e c t i o n o f t h e Army. Those o f t h e n o n - c o m m i s s i o n e d o f f i c e r s and o t h e r r a n k s b o r n a f t e r 1892 a r e h e l d i n t h e M i l i t a r y A r c h i v e s a t Pau. F o r t h o s e b o r n b e f o r e 1 892, r e c o r d s a r e h e l d i n t h e a r c h i v e s o f t h e " d e p a r t m e n t " where t h e s o l d i e r r e s i d e d on h i s 2 0 t h b i r t h d a y . The M i l i t a r y A r c h i v e s a t Pau has r e s p o n s i b i l i t y f o r t h e o t h e r m i l i t a r y r e c o r d s , s u c h as r e g i m e n t a l d i a r i e s , u n i t and combat r e p o r t s as w e l l as t h e r e c o r d s c i t i n g i n d i v i d u a l d e c o r a t i o n s and c i t a t i o n s . C o r r e s p o n d e n c e f r o m F r e n c h a r c h i v a l a u t h o r i t i e s d i d n o t i n c l u d e any m e n t i o n o f s a m p l i n g r e l a t e d t o t h e s e r e c o r d s . ( 1 8 ) Germany The German E m p i r e , w i t h t h e P r u s s i a n K i n g a c t i n g as t h e German Emperor and War L o r d , f i e l d e d s e v e n a r m i e s as p a r t s o f an " I m p e r i a l Army" i n t h e F i r s t W o r l d W a r . ( 1 9 ) The P r u s s i a n Army f o r m e d t h e l a r g e s t p a r t o f t h e I m p e r i a l Army, i n c o r p o r a t i n g many o f t h e s m a l l e r n o r t h e r n German s t a t e s s u c h as Saxony and - 6 5 - H a n o v e r u n d e r i t s m i l i t a r y u m b r e l l a . T h e s o u t h e r n k i n g d o m s o f W u r t t e m b e r g a n d B a v a r i a a n d t h e D u c h y o f B a d e n s e n t t h e i r s m a l l a r m i e s t o f o r m p a r t o f t h e I m p e r i a l A r m y , w h i c h w a s u n d e r t h e c o m m a n d o f P r u s s i a n o f f i c e r s . A t t h e e n d o f t h e w a r , t h e m o n a r c h i e s a n d a r t i s t o c r a c i e s o f G e r m a n y w e r e o v e r t h r o w n i n f a v o u r o f a r e p u b l i c a n f o r m o f g o v e r n m e n t a n d t h e i r a r m i e s w e r e c o m b i n e d i n t o a s i n g l e n a t i o n a l f o r c e . T h e p e r s o n n e l f i l e s a n d m i l i t a r y r e c o r d s o f t h e P r u s s i a n A r m y w e r e d e s t r o y e d d u r i n g t h e S e c o n d W o r l d W a r . ( 2 0 ) T h e m i l i t a r y r e c o r d s f o r t h e W u r t t e b b e r g A r m y a r e h e l d i n t h e H a u p t s t a a t s a r c h i v i n S t u t t g a r t . T h e f i l e s o n o f f i c e r s a n d o t h e r r a n k s c o m p r i s e s 5 0 m e t r e s o f h o l d i n g s a n d a r e a r r a n g e d i n a l p h a b e t i c a l o r d e r b y s u r n a m e . I n a d d i t i o n , t h e H a u p t s t a a t s a r c h i v h a d t h e a d m i n s t r a t i v e f i l e s , s u c h a s c o m b a t a n d u n i t d i a r i e s , t h e e x t e n t o f w h i c h e x c e e d s 3 0 0 m e t r e s . ( 2 1 ) T h e m i l i t a r y a r c h i v e s o f B a v a r i a a r e m a i n t a i n e d i n t h e H a u p t s t a a t a r c h i v - K r i e g s a r c h i v i n M u n i c h . T h e n a m e s o f t h e 1 , 4 0 0 , 0 0 0 m e n w h o s e r v e d w i t h i n t h e B a v a r i a n a r m y a r e r e g i s t e r e d i n 2 3 , 0 0 0 v o l u m e s a c c o r d i n g t o u n i t d i s i g n a t i o n s . T h e a r c h i v e s h a s n o t c o m p i l e d a c o m p l e t e i n d e x o f a l l p e r s o n n e l f o r t h i s p e r i o d ; t h e r e f o r e , a c c e s s t o t h e s e r e g i s t e r s i s d i f f i c u l t i f t h e e x a c t v o l u m e a n d u n i t d e s i g n a t i o n a r e n o w k n o w n . F o r t h e 5 0 0 , 0 0 0 s e r v i c e m e n l i s t e d a s m i s s i n g i n a c t i o n , k i l l e d i n a c t i o n o r h a v i n g d i e d o f w o u n d s , r e g i s t e r s e x i s t w h i c h a r e s i m i l a r t o o u r h o n o u r r o l l s . F o r m e m b e r s o f t h e B a v a r i a n o f f i c e r - 6 6 - c o r p s , a f i n d i n g a i d e x i s t s w h i c h d i r e c t s t h e r e s e a r c h e r t o t h e l o c a t i o n o f i n d i v i d u a l p e r s o n n e l f i l e s . ( 2 2 ) A u s t r i a T h e m i l i t a r y r e c o r d s o f t h e f o r m e r A u s t r i o - H u n g a r i a n E m p i r e a r e h e l d i n t h e s t a t e o f a r c h i v e s i n V i e n n a . ( 2 3 ) H o w e v e r , w i t h t h e b r e a k u p o f t h e A u s t r i o - H u n g a r i a n E m p i r e a f t e r 1 9 1 8 , m a n y o f t h e m i l i t a r y r e c o r d s d e s t i n e d f o r t h e a r c h i v e s w e r e s c a t t e r e d , d e s t r o y e d , o r l o s t p r i o r t o t h e i r t r a n s f e r o r t h e i r s u r r e n d e r t o t h e s u c c e s s o r s t a t e s . ( 2 4 ) W i t h i n t h e s t a t e a r c h i v e s , t h e W a r A r c h i v e s o r K r e i g s a r c h i v i s r e s p o n s i b l e f o r t h o s e m i l i t a r y r e c o r d s w h i c h w e r e s a f e l y t r a n s f e r r e d o r w e r e d e s i g n a t e d a s b e l o n g i n g t o t h e n e w s t a t e o f A u s t r i a . T h i s b e i n g t h e c a s e , t h e a r c h i v e s p o s s e s s e s o n l y t h e r e c o r d s o f t h e g e n e r a l m i l i t a r y c o m m a n d s o f V i e n n a , G r a z a n d I n n s b r u c k ; t h e r e m a i n d e r a r e h e l d i n t h e a r c h i v e s o f t h e s u c c e s s o r s t a t e s o r h a v e b e e n l o s t . T h e K r e i g s a r c h i v h a s w i t h i n i t s c o l l e c t i o n t h e r e c o r d s o f t h e M i n i s t r y o f W a r f o r t h e p e r i o d 1 6 0 6 - 1 9 1 8 , t h e j u d i c i a l c o u r t s o f t h e m i l i t a r y , t h e m i l i t a r y i n s t i t u t i o n s a n d c o m m a n d s , t h e n a v y , I m p e r i a l d e c o r a t i o n s a n d a w a r d s , a s w e l l a s t h e m e m o i r s a n d m a n u s c r i p t s o f n o t e d m i l i t a r y p e r s o n a l i t i e s . T h e c o l l e c t i o n s u f f e r e d h e a v y l o s s e s w i t h t h e d e l i v e r y o f d o c u m e n t s t o t h e s u c c e s s o r s t a t e s a f t e r 1 9 1 8 a n d d u r i n g t h e c o u r s e o f - 6 7 - r e m o v a l f r o m V i e n n a i n t h e S e c o n d W o r l d W a r . T h e K r i e g s a r c h i v . h o l d s 4 0 , 0 0 0 f a s c i c l e s ( b u n d l e s ) a n d 5 , 5 0 0 v o l u m e s o f p e r s o n n e l r e c o r d s , r a n g i n g f r o m r a n k t a b l e s a n d m u s t e r r o l l s t o p e n s i o n r e c o r d s o f t h e I m p e r i a l - R o y a l a r m i e s f r o m 1 7 4 0 t o 1 9 1 8 . F o r t h e y e a r s b e f o r e 1 8 6 9 , t h e m a t e r i a l i s a r r a n g e d a c c o r d i n g t o t r o o p s a n d i n s t i t u t i o n s ; t h e r e a f t e r , a c c o r d i n g t o t h e p r o p e r n a m e s o f t h e i n d i v i d u a l s c o n c e r n e d . T o f i n d a c c e s s t o t h e d o s s i e r s c o n t a i n i n g i n f o r m a t i o n a b o u t a s p e c i f i c i n d i v i d u a l , o n e m u s t k n o w a p e r s o n ' s b i r t h d a t e , h i s p l a c e o f r e s i d e n c e , a n d t h e t r o o p c o r p s i n w h i c h h e s e r v e d . A l a r g e n u m b e r o f p e r s o n n e l r e c o r d s o f t h e F i r s t W o r l d W a r ( t h o s e , c o n c e r n i n g p e o p l e b o r n a f t e r 1 8 6 4 ) r e m a i n e d i n t h e s u c c e s s o r s t a t e s a f t e r 1 9 1 8 o r w e r e s u r r e n d e r e d t o t h e m . S u p p l e m e n t a r y i n f o r m a t i o n o n m i l i t a r y p e r s o n n e l c a n b e f o u n d i n t h e a w a r d s a n d d e c o r a t i o n r e c o r d s ( B e l o h n u n g s A k t e n ) . T h e a r c h i v e s s e t a s i d e t h e s e r e c o r d s , w h i c h r a n g e f r o m 1 7 8 9 t o 1 9 1 8 , a s a s e p a r a t e h o l d i n g . T h e r e c o r d s o f t h e m i l i t a r y ' s t r a i n i n g a n d e d u c a t i o n a l i n s t i t u t i o n s h a v e p r o v e n i n v a l u a b l e t o t h e s t u d y o f m i l i t a r y p e r s o n n e l . T h e s i c k n e s s m e m o r a n d a o f t h e s e i n s t i t u t i o n s h a v e c o m e t o s e r v e a s a s u b s t i t u t e f o r p e r s o n n e l r e c o r d s t h a t h a v e b e e n l o s t . I n f o ' o m a t i o n o n t h e e d u c a t i o n a n d c o m p o s i t i o n o f t h e o f f i c e r c o r p s i s a l s o a v a i l - a b l e f r o m t h e s e r e c o r d s . T h e r e c o r d s o f r e g i m e n t a l a n d h i g h e r f i e l d c o m m a n d s w e r e t o b e p a r t o f t h e K r e i g s a r c h i v h o l d i n g s , b u t , a s a r e s u l t o f - 6 8 - t h e e v e n t s o f 1 9 1 8 , m a n y o f t h e r e c o r d s w e r e d e s t r o y e d o r l o s t d u r i n g t h e t r a n s f e r o f p o w e r a n d a u t h o r i t y t o t h e s u c c e s s o r s t a t e s . ( 2 5 ) C o r r e s p o n d e n c e w i t h t h e A u s t r i a n a r c h i v a l a u t h o r i t i e s i n d i c a t e s t h a t n o c o m p r e h e n s i v e s t u d y h a s b e e n u n d e r t a k e n t o e x a m i n e t h e e x t e n t o f t h e A u s t r o - H u n g a r i a n m i l i t a r y r e c o r d s i n t h e c u s t o d y o f t h e a r c h i v e s o f t h e s u c c e s s o r s t a t e s . C a n a d a T h e i m p a c t o f t h e F i r s t W o r l d W a r o n C a n a d i a n s a n d t h e i r s o c i e t y h a s b e e n w e l l d o c u m e n t e d , b u t f e w r e a l i z e t h e e x a c t s c o p e o r e x t e n t o f o u r n a t i o n ' s m i l i t a r y i n v o l v e m e n t i n t h i s e x p e r i e n c e . W i t h a p o p u l a t i o n o f o v e r s e v e n m i l l i o n a n d a p e a c e t i m e m i l i t a r y e s t a b l i s h m e n t o f 7 4 , 2 1 3 p e r s o n n e l , t h e e n r o l l m e n t f o r m i l i t a r y s e r v i c e f r o m 1 9 1 4 t o 1 9 1 9 w a s 6 1 9 , 6 3 6 C a n a d i a n s i n t o t h e C a n a d i a n E x p e d i t i o n a r y F o r c e . C a n a d i a n N a v a l e n l i s t m e n t s n u m b e r e d a b o u t 1 0 , 0 0 0 b u t t h e i r s e r v i c e w a s i n t h e R o y a l N a v y a n d n o t a s a s e p a r a t e n a v a l f o r c e . T h e R o y a l A i r C o r p s h a d a C a n a d i a n c o n t i n g e n t o f r o u g h l y 2 4 , 0 0 0 . D u r i n g t h e p e r i o d o f h o s t i l i t i e s , 2 3 2 , 4 9 4 C a n a d i a n s w e r e l i s t e d a s c a s u a l t i e s , o f w h o m o v e r 6 0 , 0 0 0 d i e d . O f t h e s u r v i v i n g v e t e r a n s , 9 1 , 5 2 1 w e r e c l a s s i f i e d a s i n v a l i d e d a n d o n m i l i t a r y p e n s i o n s a t t h e e n d o f 1 9 1 9 . V o c a t i o n a l s c h o o l t r a i n i n g p r o g r a m s h a d e n r o l l m e n t s o f o v e r 2 0 , 0 0 0 v e t e r a n s b y t h e e n d o f 1 9 1 9 . O v e r a l l , e i g h t p e r c e n t o f a l l C a n a d i a n s e n l i s t e d , o f w h o m o n e - 6 9 - o f e v e r y f o u r w a s w o u n d e d a n d o n e o f e v e r y t e n d i e d i n m i l i t a r y s e r v i c e . T h e s h e e r n u m b e r o f d e a t h s a n d c a s u a l t i e s h a d a n i m p a c t o n C a n a d i a n s o c i e t y w i t h o u t p r e c e d e n t i n o u r h i s t o r y . I t i s f r o m w i t h i n t h i s f r a m e w o r k o f s t a t i s t i c s t h a t t h e a r c h i v a l c o m m u n i t y m u s t a t t e m p t t o a p p r a i s e m i l i t a r y p e r s o n n e l r e c o r d s . T h e m i l i t a r y r e c o r d s o f t h e C a n a d i a n A r m e d F o r c e s a n d i t s p r e d e c e s s o r s , t h e R o y a l C a n a d i a n N a v y , t h e R o y a l C a n a d i a n A i r F o r c e a n d t h e C a n a d i a n A r m y w h i c h h a v e b e e n d e c l a r e d a r c h i v a l a r e h e l d i n t h e c u s t o d y o f t h e P u b l i c A r c h i v e s o f C a n a d a ( P A C ) . T h e m i l i t a r y r e c o r d s c o v e r i n g t h e a c t i v i t i e s o f m i l i t a r y u n i t s a n d m i l i t a r y b a s e s s u c h a s r e g i m e n t a l d i a r i e s a n d s t a t i o n r e p o r t s a r e i n t h e c u s t o d y o f t h e F e d e r a l A r c h i v e s D i v i s i o n o f t h e P A C . T h e p e r s o n n e l f i l e s o f a l l C a n a d i a n m i l i t a r y s e r v i c e m e n ( a s w e l l a s t h e r e c o r d s o f c i v i l s e r v i c e p e r s o n n e l ) a r e k e p t i n t h e N a t i o n a l P e r s o n n e l R e c o r d s C e n t r e , a s e p a r a t e b r a n c h o f t h e P A C . ( 2 6 ) T h e s e f i l e s r e m a i n u n d e r t h e a d m i n i s t r a t i v e c o n t r o l o f t h e i r c r e a t i n g d e p a r t m e n t s . I t i s o n l y r e c e n t l y t h a t t h e p e r s o n n e l f i l e s o f t h e C a n a d i a n E x p e d i t i o n a r y F o r c e , 1 9 1 4 - 1 9 1 9 , w e r e d e c l a r e d a r c h i v a l . W i t h t h e c h a n g e i n c u s t o d y f r o m t h e D e p a r t m e n t o f N a t i o n a l D e f e n s e t o t h e P u b l i c A r c h i v e s o f C a n a d a , t h e F e d e r a l A r c h i v e s D i v i s i o n w a s f a c e d w i t h t h e i s s u e o f a p p r a i s a l a n d r e t e n t i o n o f t h e f i l e s i n t h e i r e n t i r e t y o r r e t a i n i n g a s a m p l e o f t h e w h o l e . A f t e r c o n s u l t a t i o n w i t h t h e D e p a r t m e n t o f N a t i o n a l D e f e n s e , t h e P u b l i c A r c h i v e s d e c i d e d t o p l a c e t h e p e r s o n n e l f i l e s o f t h e F i r s t W o r l d W a r , a s w e l l a s t h o s e o f t h e S e c o n d W o r l d W a r - 7 0 - a n d t h e K o r e a n c o n f l i c t , o n p e r m a n e n t r e t e n t i o n . T h e p e r s o n n e l f i l e s o f s e r v i c e m e n s e r v i n g d u r i n g p e a c e t i m e w i l l b e s a m p l e d , d u e t o c o s t a n d s t o r a g e f a c t o r s . A p p r a i s a l c r i t e r i a f o r t h i s p r o c e d u r e h a v e n o t y e t b e e n f u l l y d e v i s e d . W h e n o n e s u r v e y s t h e v a r i o u s a p p r a i s a l p o l i c i e s d i s c u s s e d , o n e f e a t u r e i n h e r e n t i n a l l t h e p o l i c i e s s t a n d s o u t . E a c h o f t h e a r c h i v a l r e p o s i t o r i e s h a s d e c i d e d t o k e e p i t s f i r s t W o r l d W a r m i l i t a r y p e r s o n n e l f i l e s i n t h e i r e n t i r e t y . T h e o n l y f i l e s w h i c h a r e m i s s i n g a r e t h o s e w h i c h h a v e b e e n l o s t o r d e s t r o y e d i n a d v e r t e n t l y . T h e s e n s e o f m y s t i q u e , i d e n t i f i e d b y L e o n a r d R a p p o r t i n h i s r e a p p r a i s a l a r t i c l e , w o u l d a p p e a r t o a p p l y t o m i l i t a r y r e c o r d s a s i t d o e s t o s h i p s ' r e c o r d s . T h e u n i v e r s a l d e c i s i o n t o r e t a i n v i r t u a l l y a l l e x t a n t F i r s t W o r l d W a r p e r s o n n e l f i l e s r a i s e s q u e s t i o n s a s t o w h y t h e s e f i l e s a r e k e p t i n t h e i r e n t i r e t y a n d w h e t h e r t h e y n e e d t o b e k e p t . A r e t h e y k e p t f o r s c h o l a r s h i p ? O r f o r p a t r i o t i c r e a s o n s ? O n e c a n o n l y s p e c u l a t e a s t o t h e p o s s i b l e r e a s o n s . T h e a c t i v i t i e s a n d t h e e x p l o i t s o f t h e m i l i t a r y h a v e l o n g b e e n a f a v o u r e d s u b j e c t o f h i s t o r i c a l r e s e a r c h . E v e n t o d a y , s c h o l a r s c o n t i n u e t o b e f a s c i n a t e d w i t h t h e d e t a i l s a n d p o l i c i e s s u r r o u n d i n g m i l i t a r y o p e r a t i o n s . O f t e n t h e o f f i c i a l h i s t o r i e s o f m i l i t a r y s e r v i c e a n d e v e n t s a r e w r i t t e n b e f o r e t h e m i l i t a r y r e c o r d s h a v e c e a s e d t o b e a d m i n i s t r a t i v e l y a c t i v e . A c a d e m i c s c h o l a r s h a v e c o n t i n u e d t o r e v i s e a n d a l t e r t h e h i s t o r i c a l p i c t u r e o f t h e a r m e d f o r c e s a s t i m e h a s d i s t a n c e d t h e a u t h o r f r o m t h e a c t u a l e v e n t . I n a d d i t i o n t o t h e s c h o l a r l y w o r k s , - 7 1 - t h e r e e x i s t s a d i f f e r e n t t y p e o f h i s t o r i c a l w o r k o f i m p o r t a n c e - t h a t o f t h e r e g i m e n t a l o r u n i t h i s t o r i e s . C E . D o r n b u s c h , i n h i s c o m p i l a t i o n o f C a n a d i a n r e g i m e n t a l h i s t o r i e s s t a t e d t h a t t h e h i s t o r i e s o f r e g i m e n t a l a n d o t h e r m i l i t a r y u n i t s a r e o f t e n t h e w o r k o f d e d i c a t e d a m a t e u r h i s t o r i a n s . ( 2 7 ) U n l i k e t h e s c h o l a r l y w o r k w h i c h s e l d o m d e a l s w i t h s p e c i f i c m i l i t a r y u n i t s , t h e r e g i m e n t a l a n d u n i t h i s t o r i e s c o n c e n t r a t e o n t h e a c t i v i t i e s a n d p e r s o n n e l o f a p a r t i c u l a r u n i t . T h e s e h i s t o r i e s a r e n o t d i r e c t e d t o a n a t i o n a l a u d i e n c e b u t t o t h e c o m m u n i t y a n d r e g i o n d i r e c t l y a f f e c t e d b y t h e a c t i o n s o f t h e r e g i m e n t o r u n i t i n v o l v e d . T h e w r i t i n g o f t h e s e t y p e s o f m i l i t a r y h i s t o r y r e l i e s if h e a v i l y o n t h e o f f i c i a l r e p o r t s , t h e c o m m u n i q u e s , a n d t h e p e r s o n n e l r e c o r d s f i l e d i n t h e m i l i t a r y r e c o r d s o f f i c e s . I t i s d i f f i c u l t t o d e t e r m i n e w h e t h e r o r n o t s p e c i f i c r e c o r d s a r e u s e d m o r e t h a n o t h e r s o r i f c e r t a i n t y p e s o f m i l i t a r y r e c o r d s a r e n e v e r u s e d i n t h e c o m p i l a t i o n o f d a t a . H o w e v e r , o n e c a n s a f e l y s t a t e t h a t t h e w r i t i n g o f r e g i m e n t a l a n d u n i t h i s t o r i e s r e l i e s o n t h e i n d i v i d u a l p e r s o n n e l f i l e s f o r i t s i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g t h e a c t i v i t i e s o f t h e m e n i n t h e u n i t s . W i t h i n r e c e n t y e a r s , t h e h i s t o r i c a l c o m m u n i t y h a s d r i f t e d a w a y f r o m m i l i t a r y h i s t o r i e s b a s e d o n b a t t l e s a n d s t r a t e g i e s i n t o a r e a s o f q u a n t i t a t i v e s t u d y a n d a n a l y s e s o f t h e s o c i a l c o n d i t i o n s , e d u c a t i o n , a n d b a c k g r o u n d o f t h e m i l i t a r y . F o r e x a m p l e , S . F . W i s e , i n T h e O f f i c i a l H i s t o r y o f t h e R o y a l C a n a d i a n A i r F o r c e , u s e s s t a t i s t i c a l a n a l y s e s t o d e s c r i b e t h e C a n a d i a n s w h o s e r v e d w i t h t h e R o y a l F l y i n g C o r p s , t h e R o y a l N a v a l A i r S e r v i c e , a n d t h e R o y a l A i r F o r c e . ( 2 8 ) - 7 2 - P r i o r t o t h e c r e a t i o n o f W i s e ' s d a t a b a s e , n o c o m p r e h e n s i v e b o d y o f i n f o r m a t i o n e x i s t e d o n C a n a d i a n s e r v i c e m e n i n t h e B r i t i s h f l y i n g s e r v i c e s . A c o m p u t e r i z e d d a t a b a s e o f s o m e 1 3 , 0 0 0 n a m e s w i t h b r i e f b i o g r a p h i c a l d e t a i l s o n k n o w n C a n a d i a n s w a s c r e a t e d . F o r t h i s i n f o r m a t i o n , t h e a n a l y s i s c o n c e n t r a t e d o n t h e f i e l d s o f o r i g i n s ( c i t y , p r o v i n c e ) , d a t e s a n d m e t h o d s o f e n l i s t m e n t , a n d n u m b e r o f c a s u a l t i e s . O t h e r a r e a s o f i n t e r e s t , s u c h a s a g e a t e n l i s t m e n t , t r a d e s b e f o r e e n l i s t m e n t , a n d a w a r d s a n d d e c o r a t i o n s w e r e n o t c o n s i d e r e d f o r i n c l u s i o n d u e t o b i a s e d o r s k e t c h y i n f o r m a t i o n . T h r o u g h t h i s s t u d y , W i s e h a s r e v e a l e d s o m e h i t h e r t o u n k n o w n c h a r a c t e r i s t i c s o f t h e C a n a d i a n e l e m e n t i n t h e R o y a l F l y i n g C o r p s . A l t h o u g h q u a n t i t a t i v e s t u d i e s o f m i l i t a r y p e r s o n n e l h a v e b e e n d o n e i n E u r o p e a n h i s t o r i c a l c i r c l e s , o n l y o n e N o r t h A m e r i c a n h i s t o r i a n h a s e v e r w r i t t e n a n a r t i c l e s p e c i f i c a l l y o n t h e p o t e n t i a l u s a g e s o f / m i l i t a r y r e c o r d s f o r s o c i a l h i s t o r y . I n 1 9 8 1 a r t i c l e p u b l i s h e d i n t h e A m e r i c a n H i s t o r i c a l R e v i e w , R i c h a r d K o h n a d d r e s s e s t h e i s s u e s o f " o l d f a s h i o n e d " m i l i t a r y h i s t o r y a n d t h e a r e a s o f e x p l o r a t i o n o p e n e d u p b y t h e " n e w " s o c i a l h i s t o r y . ( 2 9 ) A l t h o u g h t h e d r i f t a w a y f r o m " d r u m a n d b u g l e " m i l i t a r y h i s t o r y i s c l e a r , K o h n p r o t e s t s t h a t f e w s o c i a l h i s t o r i a n s h a v e l o o k e d a t t h e m i l i t a r y i n a n a t t e m p t f u r t h e r t o d e s c r i b e t h e A m e r i c a n e x p e r i e n c e . A c c o r d i n g t o K o h n , t h e s t e r e o t y p e d i m a g e o f t h e A m e r i c a n s o l d i e r h a s b e e n f o s t e r e d b y t h e g o v e r n m e n t , t h e v e t e r a n s , a n d t h e h i s t o r i c a l c o m m u n i t y a l i k e t o t h e p o i n t w h e r e - 7 3 - A m e r i c a n s b e l i e v e " t h a t h o w t h e y b e h a v e i n s e r v i c e a n d i n b a t t l e r e f l e c t s t h e i r c h a r a c t e r a s a p e o p l e a n d t h e i r n a t u r e a s a n a t i o n . " ( 3 0 ) T h e m y t h o l o g y a n d l e g e n d s o f t h e A m e r i c a n f i g h t i n g m a n h a v e b e e n c h a l l e n g e d i n r e c e n t y e a r s b y s t u d i e s a n d b y n e w s o u r c e m a t e r i a l s . T h e h o m o g e n e i t y o f t h e f o r c e s h a s b e e n q u e s t i o n e d b y n e w s t u d i e s w h i c h r e v e a l t h a t a s m a n y a s 2 5 % o f t h e e n l i s t e d r a n k s i n t h e U n i t e d S t a t e s A r m y w e r e i m m i g r a n t s p r i o r t o 1 8 9 0 s . T h e p e r c e p t i o n t h a t A m e r i c a n s w e r e w i l l i n g t o f i g h t f o r t h e i r b e l i e f s h a s b e e n s h a t t e r e d b y e v i d e n c e t h a t t h e m i l i t i a s o f N e w E n g l a n d r e f u s e d t o f i g h t i n t h e W a r o f 1 8 1 2 , a n d t h a t e l e v e n p e r c e n t o f a l l d r a f t e e s i n t h e F i r s t W o r l d W a r e v a d e d s e r v i c e . U s i n g t h i s t y p e o f e v i d e n c e a n d ' s t a t i s t i e s , K o h n a r g u e s t h a t t h e t y p i c a l A m e r i c a n s e r v i c e m a n a s p o r t r a y e d i n p a t r i o t i c a c c o u n t s h a s n e v e r a n d w i l l n e v e r e x i s t . J o f i n d o u t w h o t h e A m e r i c a n s o l d i e r i s , w h a t h e h a d d o n e a n d f r o m w h e r e h e c a m e , K o h n s e t s o u t t h r e e g o a l s o f r e s e a r c h f o r s o c i a l h i s t o r i a n s : t o d i s c o v e r w h o s e r v e d a n d w h o d i d n o t ; t o r e c o n s t r u c t t h e m i l i t a r y l i f e a n d e n v i r o n m e n t ; a n d t o f u l l y i n v e s t i g a t e t h e i n t e r a c t i o n b e t w e e n t h e m i l i t a r y a n d i t s s o c i e t y . T o a t t a i n t h e s e g o a l s , t h e " a c a d e m i c c o m m u n i t y m u s t l o o k b e y o n d t h e m e m o i r s , t h e d i a r i e s a n d s u c h o f t h e l i t e r a t e s o l d i e r , w h o h a s f o r s o l o n g p r o v i d e d t h e s o u r c e m a t e r i a l f o r s t u d y , a n d s e a r c h t h e m i l i t a r y r e c o r d s w i t h i t s e n l i s t m e n t p a p e r s a n d p e r s o n n e l d o c u m e n t s s o a s t o r e v e a l t h e " u n k n o w n s o l d i e r s " . I n t h i s c e n t u r y , s c h o l a r s h a v e t u r n e d a w a y f r o m t h e " d r u m - 7 4 - and bugle" romance of military history to a more s t a t i s t i c a l objective, style of m i l i t a r y history. Yet d i s t i n c t i o n s among the various types of mi l i t a r y records are not generally made by historians, or the general public. M i l i t a r y records appear to be viewed as one series of records, particulari1y those which involve the a c t i v i t i e s of the mi l i t a r y during periods of h o s t i l i t i e s . One can surmise that the archival profession, steeped as i t is in the methods of principles of history, would be reluctant to view mil i t a r y records c r i t i c a l l y when for so long they have played an important role in h i s t o r i c a l writing and have seemingly gained a sense of permanence, a mystique. One may speculate that a r c h i v i s t s believe that society possesses emotional attachment to the mi l i t a r y records. For those servicemen who were involved in the cauldron of war, the records of that experience are very spe c i a l , p a r t i c u l a r l y their own personnel f i l e and the f i l e s of their l i v i n g and dead comrades. Veterans organizations, such as the Royal Canadian Legion, have been very vocal against government p o l i c i e s which seem to endanger the records of the war or the memory of the dead. Genealogists who are seeking their family roots have a special attachment to the mi l i t a r y records, in particular those records which possess personal details of the l i v e s of the servicemen. The personnel f i l e s and muster r o l l s would be of great importance for any research into the background of service personnel. Any scheme which involves the destruction of material or the f a i l u r e to preserve material would create i l l - w i l l between genealogist -75- a n d a r c h i v i s t . O n e m a y s p e c u l a t e t h a t f o r t h e m a j o r i t y o f p e o p l e , t h e r e c o r d s m a y b e s e e n t o r e p r e s e n t t h e s a c r i f i c e , t h e h a r d s h i p s , a n d t h e m e m o r y o f t h o s e w h o s e r v e d i n w a r . I f t h e p r e s e n c e o f t h i s s e n t i m e n t i s c o r r e c t , a n y a d m i n i s t r a t i v e a c t i o n w h i c h c o u l d b e s e e n a s e n d a n g e r i n g t h e r e c o r d s w o u l d c r e a t e a p o l i t i c a l f u r o r w h i c h c o u l d s e r i o u s l y h u r t t h e g o v e r n m e n t ' s i m a g e . T h e r e m u s t b e s o m e t r u t h t o t h i s b e l i e f s i n c e t h e g o v e r n m e n t a r c h i v e s o f A u s t r a l i a a n d C a n a d a h a v e p r o p o s e d t h e s a m p l i n g o f t h e i r p e a c e - t i m e m i l i t a r y r e c o r d s , w h i c h a p p a r e n t l y d o n o t e x c i t e t h e s a m e s e n t i m e n t s a s w a r t i m e r e c o r d s . A n o t h e r r e a s o n f o r u n i v e r s a l r e t e n t i o n i s t h a t ; t h e a r c h i v a l c o m m u n i t y t h e r e b y p o s t p o n e s a n a p p r a i s a l d e c i s i o n o n t h e r e c o r d s , p e r h a p s i n t h e h o p e t h a t t e c h n o l o g y w i l l p r o v i d e a c h e a p a n d e a s y m e t h o d t o r e d u c e t h e r e c o r d s o n t o s o m e t y p e o f m i c r o f o r m t h u s a v o i d i n g a n y p u b l i c p r o t e s t o v e r t h e d e s t r u c t i o n o f r e c o r d s . R e g a r d l e s s o f t h e r e a s o n s f o r t h e u n i v e r s a l r e t e n t i o n o f t h e p e r s o n n e l f i l e s , t h e v a r i o u s a r c h i v a l a g e n c i e s h a v e a c c o r d e d t h e m a u n i q u e s t a t u s a m o n g c a s e f i l e s . T h e s e f i l e s l i k e t h e o t h e r m i l i t a r y f i l e s h a v e g a i n e d a n a u r a o f i m m o r t a l i t y o v e r t i m e . I s t h i s i m m o r t a l i t y o f t h e s e f i l e s j u s t i f i e d ? T o u n d e r s t a n d t h i s q u e s t i o n , a c l o s e e x a m i n a t i o n o f t h e p e r s o n n e l f i l e s o f ' , t h e C E F i s n e c e s s a r y t o s e e j u s t w h a t i n f o r m a t i o n i s r e c o r d e d i n o r d e r t o d i s c u s s t h e v a l u e o f p r e s e r v i n g t h e f i l e s p e r m a n e n t l y . M o r e o v e r , a r e t h e r e a n y o p t i o n s o p e n t o a r c h i v a l a u t h o r i t i e s o t h e r t h a n c o m p l e t e r e t e n t i o n o r d e s t r u c t i o n ? - 7 6 - C H A P T E R F O U R C A N A D I A N M I L I T A R Y P E R S O N N E L F I L E S : A N A N A L Y S I S A s S c h e l l e n b e r g h a s n o t e d , t h e e s s e n c e o f a r c h i v a l a p p r a i s a l i s f o u n d i n a t h o r o u g h g o i n g a n a l y s i s o f t h e c o n t e x t i n w h i c h r e c o r d s a r e c r e a t e d a n d u s e d a n d t h e i r c o n t e n t . We h a v e s e e n w h y m i l i t a r y p e r s o n n e l r e c o r d s a r e c r e a t e d a n d h o w t h e y h a v e b e e n t r e a t e d b y s e v e r a l a d m i n i s t r a t i o n s . H o w e v e r , t h e l o n g t e r m p r e s e r v a t i o n o f m i l i t a r y c a s e r e c o r d s w i l l p r o b a b l y d e p e n d o n a n a n a l y s i s o f t h e i r c o n t e n t , t h a t i s , t h e i r i n f o r m a t i o n a l v a l u e , a n d i t i s t h a t q u e s t i o n t o w h i c h w e m u s t n o w t u r n . I n t h i s c h a p t e r , t h e p e r s o n n e l f i l e s o f t h e C E F w i l l b e e x a m i n e d t o r e v e a l t h e t y p e s o f f o r m s w h i c h w e r e u s e d b y t h e C a n a d i a n m i l i t a r y f r o m 1 9 1 4 t o 1 9 1 9 , a n d t o d e s c r i b e t h e i n f o r m a t i o n w h i c h t h e c o m p l e t e d f o r m s c o n t a i n . U s i n g t h i s i n f o r m a t i o n , w e c a n t h e n b r i n g o u t t h e f a c t o r s t o b e t a k e n i n t o a c c o u n t a n d o p t i o n s t o b e c o n s i d e r e d i n d e v e l o p i n g a p p r a i s a l c r i t e r i a f o r t h e e n t i r e s e r i e s . A s m a l l s a m p l e o f t e n o f t h e o r i g i n a l f i l e s h e l d i n t h e N a t i o n a l P e r s o n n e l R e c o r d C e n t r e i n O t t a w a w a s a c q u i r e d f o r t h i s a n a l y s i s i n c o m p l i a n c e w i t h t h e f e d e r a l P r i v a c y A c t . N o p e r s o n a l i n f o r m a t i o n t a g s r e m a i n o n t h e f i l e s s u c h t h a t i d e n t i f i c a t i o n o f i n d i v i d u a l s i s i m p o s s i b l e . F o r o u r p u r p o s e s , t h e c e n s o r e d m a t e r i a l i s n o t i m p o r t a n t a s w e a r e c o n c e r n e d w i t h t h e d o c u m e n - t a t i o n i n e a c h f i l e a n d t h e i n f o r m a t i o n a l v a l u e o f t h o s e d o c u m e n t s . T h e p e r s o n n e l f i l e c a n b e b e s t d e s c r i b e d a s t h e m i l i t a r y e s t a b l i s h m e n t ' s h i s t o r y o f a s e r v i c e m a n ' s m i l i t a r y c a r e e r . - 7 7 - D o c u m e n t a t i o n c o n c e r n i n g e n l i s t m e n t , t r a i n i n g , s t a t i o n i n g , a p p o i n t m e n t s a n d d e m o t i o n s , s e r v i c e t i m e , p a y l i s t s a n d a l l o w a n c e p a y m e n t s , a n d d i s c h a r g e c a n b e f o u n d i n e a c h i n d i v i d u a l f i l e . T a k e n c o l l e c t i v e l y , t h e 6 1 9 , 0 0 0 f i l e s c o n s t i t u t e t h e m o s t d e t a i l e d d o c u m e n t a t i o n a v a i l a b l e t o s t u d e n t s o f t h e e x p e r i e n c e s o f a n e n t i r e g e n e r a t i o n o f C a n a d i a n s w h o s e r v e d d u r i n g t h e y e a r s 1 9 1 4 - 1 9 1 9 . U p o n e x a m i n a t i o n , t h e c o n t e n t s o f t h e p e r s o n n e l f i l e s c a n b e d i v i d e d i n t o f o u r a r e a s , e a c h r e p r e s e n t i n g a n i m p o r t a n t a s p e c t o f m i l i t a r y s e r v i c e : 1 ) e n l i s t m e n t ; 2 ) c a r e e r a n d s e r v i c e ; 3 ) m e d i c a l h i s t o r y ; a n d 4 ) d i s c h a r g e . T h e e n l i s t m e n t a s p e c t c o n t a i n s t h e a t t e s t a t i o n p a p e r s w h i c h r e p r e s e n t t h e c o n t r a c t b e t w e e n t h e e n l i s t e e a n d t h e C r o w n f o r m i l i t a r y s e r v i c e . T h e c a r e e r a n d s e r v i c e d o c u m e n t a t i o n c a n i n c l u d e c o n d u c t r e p o r t s , t h e f i n d i n g s o f m i l i t a r y c o u r t s o f i n q u i r y , c i v i l p u n i s h m e n t s , a n d c a s u a l t y f o r m s . T h e m e d i c a l i n f o r m a t i o n t h a t a f i l e m a y c o n t a i n r a n g e s f r o m m e d i c a l a n d d e n t a l h i s t o r i e s , t h e f i n d i n g s o f m e d i c a l b o a r d s o f i n q u i r y , a n d " i n v a l i d e d h i s t o r i e s " , t o r e p o r t s f r o m f i r s t a i d s t a t i o n s a n d m i l i t a r y h o s p i t a l s . T h e f o u r t h a n d l a s t a s p e c t r e l a t e s t o t h e d i s c h a r g e p r o c e s s o f a n i n d i v i d u a l f r o m m i l i t a r y s e r v i c e , t h e s e v e r i n g o f t h e c o n t r a c t u a l a g r e e m e n t . T h e d o c u m e n t a t i o n c a n i n c l u d e k i t i n v e n t o r y , l a s t p a y c e r t i f i c a t e s , a l l o w a n c e p a y m e n t s , " P r o c e e d i n g s t o d i s c h a r g e " p a p e r s a n d c o p i e s o f t h e d i s c h a r g e p a r c h m e n t . A f i l e m a y p o s s e s s t h e s e d o c u m e n t s o r i t m a y n o t ; a f i l e m a y p o s s e s s o t h e r - 7 8 - miseel 1aneous documents rel a t i n g to change of name, last w i l l and testament, desertions, inquiries into pension benefits and papers r e l a t i n g to service in the B r i t i s h armed forces. To begin, a composite picture of the documents in the sample of ten f i l e s was created as displayed in Table A. It should be noted that the actual contents of the f i l e s do not correspond to the l i s t of discharge documents marked on each docket cover. The most s t r i k i n g example is that the docket covers indicate that each f i l e at one time possessed conduct forms of a regimental, f i e l d or company nature, as shown in Table B. The absence of the conduct forms, as i l l u s t r a t e d in Table A, would indicate that a weeding process was undertaken by mil i t a r y personnel after the cessation of h o s t i l i t i e s . The housekeeping nature of the conduct forms may have f a c i l i t a t e d their destruction after the termination of m i l i t a r y service. At the present time, the Canadian Armed Forces destroys: conduct forms after set time periods have elapsed. As Table A.indicates, attestation papers, medical histories and discharge papers are to be found in each f i l e . The policy of the CEF was that for discharge the minimum documents required were the attestation papers, the "Proceedings to Discharge" form, and the medical histories such as were completed at the time of discharge. For enlistees who were rejected at the enlistment hall after medical examinations, the medical histories may not have been completed for inclusion into the personnel f i l e s . For service of longer duration, a medical history would have - 7 . 9 - T a b l e A * I N F O R M A T I O N A L A R E A S F I L E # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 ) E N L I S T M E N T A T T E S T A T I O N P A P E R S x x x x . x x x x x x 2 ) C A R E E R A N D S E R V I C E C A S U A L T Y F O R M S x x x x x x x x x x T R A I N I N G H I S T O R Y _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ F I E L D C O N D U C T _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ R E G I M E N T A L C O N D U C T - _ - _ - _ _ _ _ _ C O M P A N Y C O N D U C T _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 3 ) M E D I C A L M E D I C A L H I S T O R Y x x x x x x x x x x ~ D E N T A L H I S T O R Y x - x - - x x - - x I N V A L I D E D H I S T O R Y - x x x - x - x x - M E D I C A L E X A M I N A T I O N x - - - - - - x M E D I C A L R E P O R T - - x - x x - - - x 4 ) D I S C H A R G E K I T I N V E N T O R Y x - - ~ ^ = - = = ^ ~ L A S T P A Y C E R T I F I C A T E - x x - x x x - x D I S C H A R G E x x x x x x x x x x T a b l e B * 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 F I E L D C O N D U C T ( M F W 1 7 8 ) x R E G I M E N T A L C O N D U C T ( M F B 2 6 3 ) C O M P A N Y C O N D U C T ( M F B 2 6 3 a ) x x X X * ( x ) i n d i c a t e s t h a t d o c u m e n t a t i o n i s p r e s e n t w i t h i n t h e c a t e g o r y . -80- b e e n c o m p l e t e d a n d w o u l d h a v e b e e n e s s e n t i a l t o t h e i n d i v i d u a l a n d t o t h e M e d i c a l C o r p s . W h e n s e a r c h i n g t h e m e d i c a l a r e a o f t h e t e n f i l e s , e a c h i n d i v i d u a l w a s f o u n d t o h a v e a m e d i c a l h i s t o r y b u t , i n a d d i t i o n , h a l f o f t h e f i l e s p o s s e s s e d d e n t a l h i s t o r i e s . I t w a s t h e p o l i c y o f t h e C E F t h a t p e r s o n s a s s i g n e d f o r o v e r s e a s d u t y w e r e t o h a v e a d e n t a l e x a m i n a t i o n p r i o r t o t h e i r t r a n s f e r , a n d t h a t d e n t a l h i s t o r i e s w e r e t o b e u p d a t e d u p o n d i s c h a r g e f r o m m i l i t a r y s e r v i c e . S i x o f t h e f i l e s c o n t a i n e d i n v a l i d e d h i s t o r i e s , w h i c h w o u l d , o n t h e s u r f a c e , i n d i c a t e t h a t b e i n g r e n d e r e d a n i n v a l i d w a s d u e t o i n j u r i e s s u s t a i n e d w h i l e o n a c t i v e s e r v i c e . H o w e v e r , i t w a s t h e p o l i c y o f t h e C E F t o u s e i n v a l i d e d h i s t o r i e s f o r r e c e n t l y e n l i s t e d m e n w h o w e r e d e c l a r e d m e d i c a l l y u n f i t f o r m i l i t a r y s e r v i c e u p o n c l o s e m e d i c a l e x a m i n a t i o n . F o r e x a m p l e , m e n w i t h f a l l e n a r c h e s o r a b l i n d n e s s i n o n e e y e w h o h a d p a s s e d t h e i n i t i a l m e d i c a l e x a m i n a t i o n w o u l d h a v e b e e n d i s c h a r g e d a s b e i n g m e d i c a l l y u n f i t , a n d t h i s w o u l d h a v e b e e n r e c o r d e d i n t h e i r i n v a l i d e d h i s t o r i e s . H e n c e t h e p r e s e n c e o f a n i n v a l i d e d f o r m d o e s n o t n e c e s s a r i l y i n d i c a t e w a r r e l a t e d i n j u r i e s . T u r n i n g t o t h e d i s c h a r g e a s p e c t , k i t i n v e n t o r i e s w e r e l i s t e d o n t h e d o c k e t c o v e r s b u t n o t o n t h e d i s c h a r g e l i s t . T h e k i t i n - v e n t o r y w a s a c h e c k l i s t o f a s e r v i c e m a n ' s m i l i t a r y e q u i p m e n t r e t u r n e d t o m i l i t a r y s t o r e s u p o n d e m o b i l i z a t i o n . T h e s e c h e c k - l i s t s w e r e c o m p l e t e d b y t h e s e r v i c e m e n a t t h e c o n c e n t r a t i o n c a m p s i n t h e U n i t e d K i n g d o m p r i o r t o t r a n s p o r t t o C a n a d i a n - 8 1 - d e m o b i l i z a t i o n c e n t r e s . ( 1 ) T h e h o u s e k e e p i n g n a t u r e o f t h e i n v e n t o r y w o u l d h a v e m a d e t h e i r r e t e n t i o n i n t h e f i l e s h i g h l y u n l i k e l y a n d w e c a n a s s u m e t h a t t h e p r e s e n c e o f i n v e n t o r i e s w i t h i n t h e f i l e s w i l l b e b y c h a n c e . H o w e v e r , t h e l a s t p a y c e r t i f i c a t e s a n d t h e " P r o c e e d i n g s t o D i s c h a r g e " p a p e r s a r e i m p o r t a n t t o t h e i n d i v i d u a l s e r v i c e m a n a n d t o t h e m i l i t a r y f o r t h e y r e p r e s e n t t h e t e r m i n a t i o n o f t h e m i l i t a r y c o n t r a c t b e t w e e n t h e s e r v i c e m a n a n d t h e C r o w n . W i t h i n e a c h f i l e , m i s c e l l a n e o u s d o c u m e n t s c a n b e f o u n d a n d c a n b e c o n s i d e r e d a s s u p p l e m e n t a r y t o t h e e s s e n t i a l d o c u - m e n t s r e t a i n e d . C o p i e s o f p a y l e d g e r s , a l l o w a n c e p a y m e n t s , a n d w a r g r a t u i t y a p p l i c a t i o n s a r e e x a m p l e s o f t h e d o c u m e n t s w h i c h c a n b e p r e s e n t . T h e l a c k o f u n i f o r m r e p r e s e n t a t i o n o f t h e s e d o c u - m e n t s i n d i c a t e s t h a t t h e y a r e n o t e s s e n t i a l i n e s t a b l i s h i n g o r m a i n t a i n i n g t h e c o n t r a c t u a l a g r e e m e n t b e t w e e n t h e s e r v i c e m a n a n d t h e C r o w n . T h e y c a n b e d e e m e d a s h o u s e k e e p i n g d o c u m e n t s a n d t h e i r r e t e n t i o n c a n b e l i k e n e d t o t h a t f o r t h e k i t i n v e n t o r y . T a b l e A r e v e a l s t h a t c e r t a i n d o c u m e n t s c a n b e c o n s i d e r e d a s e s s e n t i a l t o t h e p e r s o n n e l f i l e i n t h a t t h e y e s t a b l i s h t h e c o n t r a c t u a l c o m m i t t m e n t o f t h e s e r v i c e m a n a n d t h e C r o w n . A n i n v e s t i g a t i o n o f t h e d o c u m e n t s t h e m s e l v e s w i l l r e v e a l t h e i n f o r m a t i o n p o s s e s s e d i n a t y p i c a l f i l e . T h e a t t e s t a t i o n p a p e r s u s e d d u r i n g t h e F i r s t W o r l d W a r c o n s i s t e d o f t h r e e f o r m s : a ) t h e C E F ( v o l u n t e e r ) e n l i s t m e n t f o r m - M i l i t i a F o r m W . 2 3 ; b ) " P a r t i c u l a r s o f e n l i s t e d p e r s o n n e l i n t h e C E F " - M i l i t i a F o r m W . 6 7 ; a n d c ) t h e d r a f t f o r m u s e d u n d e r - 8 2 - t h e M i l i t a r y A c t 1 9 1 7 f r o m J a n u a r y , 1 9 1 8 t o t h e c e s s a t i o n o f h o s t i l i t i e s - M i l i t i a F o r m W . 1 3 3 . W i t h i n t h e t e n f i l e s a n a - l y s e d , e i g h t p o s s e s s e d t h e v o l u n t e e r f o r m a n d t w o h a d d r a f t f o r m s . W i t h i n t h e C E F , o v e r 1 4 0 , 0 0 0 C a n a d i a n s w e r e d r a f t e d i n t o m i l i t a r y s e r v i c e o u t o f t h e 2 0 0 , 0 0 0 c a l l e d u p . T h e M i l i t i a F o r m W . 6 7 w a s a s s o c i a t e d w i t h t h e M . F . W . 2 3 f o r m a n d n o t w i t h t h e M . F . W . 1 3 3 f o r m a s M i l i t i a F o r m W . 6 7 a p p l i e d t o v o l u n t e e r o r r e g u l a r s e r v i c e m e n a n d n o t t o t h o s e c o n s c r i p t e d i n t o s e r v i c e . T h r e e d a t a c l u s t e r s c a n b e r e c o g n i s e d a s b e i n g c o m m o n t o e a c h o f t h e a t t e s t a t i o n d o c u m e n t s . T h e s e c o m m o n c l u s t e r s a r e p r e s e n t i n e a c h f o r m b u t t h e i r c o r r e s p o n d i n g e l e m e n t s m a y d i f f e r i n v e r y s u b t l e w a y s . T h e f i r s t c l u s t e r c o n s i s t s o f t h e s e r v i c e m a n ' s n a m e , b i r t h p l a c e , b i r t h d a t e , n e x t - o f - k i n , t r a d e a n d m a r i t a l s t a t u s , w h i c h c o n s t i t u t e w h a t c o u l d b e t e r m e d t h e p e r s o n a l d a t a c l u s t e r . T h e s e c o n d c l u s t e r i s r e l a t e d t o t h e p h y s i c a l d e s c r i p - t i o n o f t h e s e r v i c e m a n . I t s d a t a e l e m e n t s a r e a g e , h e i g h t , c h e s t m e a s u r e m e n t s , c o m p l e x i o n , c o l o u r o f e y e s a n d h a i r , d i s t i n c t i v e m a r k s , a n d i n t h e m i l i t a r y ' s t e r m s , r e l i g i o u s d e n o m i n a t i o n . T h e l a s t c l u s t e r i s o f t e n f o u n d b y e x a m i n i n g t h e m i l i t a r y s t a m p s w h i c h v a l i d a t e t h e d o c u m e n t s , t h i s m i l i t a r y c l u s t e r i n d i c a t e s t h e m i l i t a r y d i s t r i c t a n d e n l i s t m e n t h a l l w h e r e t h e a t t e s t a t i o n p a p e r s w e r e f i l e d , t h e m i l i t a r y u n i t b e i n g o r g a n i s e d a n d t h e n a m e s o f t h e o f f i c e r c o m m a n d i n g a n d t h e m e d i c a l e x a m i n e r . T h e p r e s e n c e o f e a c h c l u s t e r w i t h i n t h e d o c u m e n t s d o e s n o t m e a n t h a t e a c h d a t a e l e m e n t i s t o b e f o u n d b u t t h e p r e s e n c e o f t h e m a j o r i t y o f e l e m e n t s i s h i g h l y l i k e l y . -83- T h e V o l u n t e e r f o r m ( M i l i t i a F o r m W . 2 3 ) h a s u n i q u e i n f o r m a t i o n r a n g i n g f r o m a n a c c o u n t o f t h e p r e v i o u s m i l i t a r y e x p e r i e n c e o f t h e e n l i s t e e t o w h e t h e r o r n o t t h e e n l i s t e e a p p r o v e s o f v a c - c i n a t i o n . T h e P a r t i c u l a r s f o r m ( M i l i t i a F o r m w . 6 7 ) r e q u e s t s d e t a i l e d i n f o r m a t i o n c o n c e r n i n g t h e e n l i s t e e ' s f a m i l y m e m b e r s s u c h a s t h e a g e s a n d n a m e s o f c h i l d r e n a n d p a r e n t s . T h e D r a f t f o r m ( M i l i t i a F o r m W . 1 3 3 ) i s t h e s h o r t e s t f o r m o f t h e t h r e e a n d i t s u n i q u e a r e a s a r e t h o s e r e l a t e d t o t h e d r a f t n u m b e r a n d t o t h e d r a f t e e ' s v o l u n t a r y o r i n v o l u n t a r y p r e s e n c e a t t h e e n l i s t - m e n t d e p o t . W i t h i n t h e s e c o n d i n f o r m a t i o n a l s e c t i o n o f t h e t e n f i l e s , o n l y t h e C a s u a l t y f o r m ( M i l i t i a F o r m W . 5 4 o r A . F . B . 1 0 3 ) i s u s u a l l y p r e s e n t . T h i s f o r m r e c o r d s t h e s e r v i c e m a n ' s c o m p l e t e t o u r o f m i l i t a r y s e r v i c e . C o n t a i n i n g t h e b a s i c i n f o r m a t i o n o f t h e p e r s o n a l d a t a c l u s t e r , t h i s f o r m h a s d e t a i l e d i n f o r m a t i o n o n t r a n s f e r s t o u n i t s , o n a r r i v a l s i n t o t h e a t r e s o f a c t i v i t y , r e - a s s i g n m e n t , s t a t i o n s , p u n i s h m e n t s , c a s u a l t i e s , h o s p i t a l i z a - t i o n , c h a r a c t e r r e m a r k s , d e m o b i l i z a t i o n t r a n p o r t s , d e i s g n a t e d d e p o t s a n d t h e d i s c h a r g e d a t e . T h e c a s u a l t y f o r m s w o u l d b e f u n d a m e n t a l i n t h e r e c o n s t r u c t i o n o f a s e r v i c e m a n ' s a c t u a l , m i l i t a r y d u t i e s a n d s e r v i c e . W h e n e x a m i n i n g t h e m e d i c a l s e c t i o n o f t h e f i l e c o n t e n t s , o n e m a y a s s u m e t h a t e a c h s e r v i c e m a n h a d a m e d i c a l e x a m i n a t i o n p r i o r t o o r s h o r t l y a f t e r e n t r a c e i n t o t h e C E F . T h e f i l e s h o u l d c o n t a i n e i t h e r a m e d i c a l h i s t o r y ( M i l i t i a F o r m B . 3 1 3 o r A . F . B . 1 7 8 ) o r a n i n v a l i d e d h i s t o r y ( M i l i t i a F o r m B . 2 2 7 ) . - 8 4 - A s m e n t i o n e d p r e v i o u s l y , t h e i n v a l i d e d h i s t o r y f o r m w a s o f t e n u s e d f o r t h o s e w h o w e r e j u d g e d m e d i c a l l y u n f i t a t t h e t i m e o f e n l i s t m e n t . H o w e v e r , t h e i s s u a n c e o f t h e i n v a l i d e d f o r m w a s u p o n t h e r e c o m m e n d a t i o n o f m e d i c a l b o a r d s o f i n q u i r y . T h e r e - f o r e , i n m a n y c a s e s , m e d i c a l b o a r d f i n d i n g s ( A . F . B . 1 7 9 . o r A . F . A . 4 5 ) a r e t o b e f o u n d i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e i n v a l i d e d h i s t o r y . F o r i n d i v i d u a l c a s e s r e l a t i n g t o s e p a r a t e m e d i c a l a i l m e n t s o r t o i n j u r i e s , m e d i c a l r e p o r t s ( M . F . W . 1 2 9 o r D . M . S . 1 3 7 5 ) w e r e f i l e d a s e v i d e n c e f o r t h e c o n s i d e r a t i o n o f t h e m e d i c a l b o a r d s . C a s e s o f s e r i o u s i n j u r y r e s u l t e d i n t h e a c c u m u l a t i o n o f m o r e m e d i c a l d o c u m e n t s i n t h e p e r s o n n e l f i l e . T h e m e d i c a l h i s t o r y s h e e t ( M . F . B . 3 1 3 o r A . F . B . 1 7 8 ) c o n t a i n s t h e p h y s i c a l d e s c r i p t i o n o f t h e s e r v i c e m a n i n a m a n n e r s i m i l a r t o t h a t i n t h e a t t e s t a t i o n p a p e r s . B u t , i n a d d i t i o n t o t h i s i n f o r m a t i o n , t h e f o r m c o n t a i n s i n f o r m a t i o n o n v a c c i n a t i o n r e s u l t s a n d m a r k s , t h e f i n d i n g s o f m e d i c a l b o a r d s o f i n q u i r y , t h e r e c o r d o f h o s p i t a l i z a t i o n w i t h t h e l i s t i n g o f t r e a t m e n t s a n d m e i d c a l r e m a r k s r e l a t i n g t o t h e d i s e a s e o r i n j u r y . T h e f o r m s a r e v e r y s i m i l a r t o t h e c a s u a l t y f o r m ( M . F . W . 5 4 o r A . F . B . 1 0 3 ) i n t h a t t h e m e d i c a l h i s t o r y s h e e t a t t e m p t s t o f u l l y r e c o r d t h e m e d i c a l c o n d i t i o n a n d t r e a t m e n t o f e a c h s e r v i c e m a n . T h e d e n t a l h i s t o r y s h e e t ( M . F . B . 4 6 5 ) r e c o r d s t h e c o n d i t i o n o f t h e i n d i v i d u a l ' s t e e t h u p o n n o t i f i c a t i o n o f o v e r s e a s a s s i g n - m e n t a n d u p o n d i s c h a r g e . T h e s h e e t c o n t a i n s a d i a g r a m o f a s e t o f t e e t h u p o n w h i c h t h e e x a m i n e r m a r k s i n r e d i n k t h e c o n d i t i o n b e f o r e a s s i g n m e n t a n d e v e r y d e n t a l t r e a t m e n t t h e r e a f t e r . -85- U p o n d i s c h a r g e , t h e s e r v i c e m e n w o u l d f i l l o u t o n e o f t w o m e d i c a l f o r m s . F o r t h o s e s e r v i c e m e n w h o h a d n o d i s a b i l i t y , a s h o r t f o r m ( M . F . W . 1 2 9 ) r e q u i r e s t h e i n d i v i d u a l t o r e c o r d h i s p h y s i c a l c o n d i t i o n u p o n d i s c h a r g e a n d t o s i g n t h a t n o s e r i o u s h e a l t h p r o b l e m s a r e p r e s e n t a s a r e s u l t o f m i l i t a r y s e r v i c e . T h e i n f o r m a t i o n s o l i c i t e d r e s e m b l e s t h e p h y s i c a l d a t a c l u s t e r o f t h e a t t e s t a t i o n p a p e r s w i t h p r o v i s i o n f o r r e c o r d i n g o f s c a r s o r m a r k s r e c e i v e d a s a r e s u l t o f h o s t i l i t i e s . F o r t h o s e w i t h d i s a b i l i t i e s , a n i n v a l i d e d h i s t o r y ( M . F . B . 2 2 7 ) w o u l d b e c o m p l e t e d . T h e i n v a l i d e d h i s t o r y s h e e t c o n t a i n s p e r s o n a l a n d p h y s i c a l i n f o r m a t i o n a s w e l l a s t h e m i l i t a r y s e r v i c e t i m e o f t h e p e r s o n b y u n i t a n d p e r i o d o f a s s i g n m e n t . T h e f o r m h a s a r e a s f o r d e s c r i p - t i o n o f p h y s i c a l a n d m e n t a l c o n d i t i o n i n a s u b j e c t i v e a n d o b j e c t i v e m a n n e r a n d f o r f i n d i n g s o f m e d i c a l b o a r d s o f i n q u i r y o r o f t h e m e d i c a l o f f i c e r i n c h a r g e o f t h e c a s e . F o r t h o s e i n j u r e d d u e t o h o s t i l i t i e s , r e c o r d s o f t r e a t m e n t a n d t h e e x t e n t o f i n j u r y a r e i n c l u d e d . T h e i n v a l i d e d f o r m r e q u e s t s t h a t t h e c i v i l i a n a d d r e s s o f t h e d i s c h a r g e d i n d i v i d u a l b e l i s t e d s o t h a t t h e B o a r d o f P e n s i o n B e n e f i t s h a s a c o n t a c t p o i n t . U p o n e x a m i n a t i o n o f e a c h f i l e ' s m e d i c a l c o n t e n t s , t h e i n t e r - r e l a t i o n s h i p s a m o n g t h e d o c u m e n t s b e c o m e c l e a r . T h e s u p p o r t i n g d o c u m e n t s a r e i n t e g r a l p a r t s o f t h e m e d i c a l h i s t o r y s h e e t , e a c h e x p a n d i n g o n t h e m e d i c a l c o n d i t i o n o f t h e i n d i v i d u a l a n d r e c o r d i n g t h e m e d i c a l t r e a t m e n t o f e a c h a i l m e n t . T h e i m p o r t a n c e o f t h e s e d o c u m e n t s l i e s i n e s t a b l i s h i n g t h e i n j u r i e s o f p e r s o n n e l a n d i n e s t a b l i s h i n g t h e r i g h t o f a s e r v i c e m a n t o p e n s i o n b e n e f i t s . - 8 6 - T h e r e f o r e , o n e m a y s u r m i s e t h a t t h e m e d i c a l d o c u m e n t s w i t h i n e a c h f i l e h a v e n o t b e e n w e e d e d e x c e p t , p e r h a p s , t h e M . F . W . 1 2 9 f o r m w h i c h d e a l s w i t h s e r v i c e m e n w i t h n o d i s a b i l i t i e s . A l l i n j u r y r e l a t e d o r m e d i c a l l y u n f i t c a s e s w o u l d b e r e t a i n e d d u e t o t h e r i g h t s o f a n i n d i v i d u a l t o c l a i m g o v e r n m e n t a s s i s t a n c e i n h e a l t h m a t t e r s r e l a t i n g t o m i l i t a r y s e r v i c e . A s w i t h a t t e s t a t i o n , t h e d i s c h a r g e d o c u m e n t s a r e o f e x t r e m e i m p o r t a n c e t o t h e i n d i v i d u a l a n d t o t h e C r o w n . W i t h t h e c o m p l e t i o n o f t h e d i s c h a r g e p r o c e s s , t h e c o n t r a c t u a l a g r e e m e n t b e t w e e n t h e C r o w n a n d t h e i n d i v i d u a l f o r m i l i t a r y s e r v i c e i s t e r m i n a t e d . L i k e t h e a t t e s t a t i o n f o r m s , t h e " P r o c e e d i n g s t o d i s c h a r g e " f o r m ( M . F . B . 2 1 8 o r M . F . B . 2 1 8 a ) r e c o r d e d t h e p e r s o n a l a n d m i l i t a r y d a t a c l u s t e r s . T h e h o m e a d d r e s s o f t h e s e r v i c e m a n i s r e c o r d e d f o r f u t u r e r e f e r e n c e . T h e f o r m r e c o r d s t h e s e r v i c e - m a n ' s m i l i t a r y c h a r a c t e r , h i s a w a r d s a n d d e c o r a t i o n s , h i s t r a i n i n g c e r t i f i c a t e s , a n d w h e t h e r o r n o t t h e i n d i v i d u a l w a s p a i d o u t . I n s o m e c a s e s , c o p i e s o r o r i g i n a l s o f t h e d i s c h a r g e p a r c h - m e n t a r e i n c l u d e d w i t h i n t h e f i l e . T h e d i s c h a r g e p a r c h m e n t i s t h e s e r v i c e m a n ' s e v i d e n c e o f m i l i t a r y s e r v i c e a n d h i s r i g h t t o w e a r d e c o r a t i o n s a n d a w a r d s f o r m i l i t a r y s e r v i c e . T h e d i s c h a r g e p a r c h m e n t c a n b e r e g a r d e d a s a s h o r t v e r s i o n o f t h e d i s c h a r g e f o r m . W i t h t h e c o n t r a c t u a l e n d o f t h e m i l i t a r y a g r e e m e n t , l a s t p a y c e r t i f i c a t e s ( M i l i t i a F o r m W . 4 4 ) d e c l a r e t h a t t h e s e r v i c e - m a n h a s b e e n p a i d i n f u l l f o r m i l i t a r y s e r v i c e a n d t h e r e i s n o b a c k p a y o u t s t a n d i n g . T h e f o r m i n d i c a t e s t h e r a t e o f p a y p e r - 8 7 - d a y a n d t h e c o m b a t a l l o w a n c e , g r a t u i t y p a y m e n t s a n d a l l o w a n c e s f o r d e p e n d e n t s . C o p i e s o f m i l i t a r y l e d g e r s c a n b e f o u n d a t t a c h e d i n d i c a t i n g p a y r e c e i p t s a n d d a t e s . W i t h i n t h i s a r e a , m i s c e l - l a n e o u s d o c u m e n t s r e l a t i n g t o d e p e n d e n t a l l o w a n c e s a n d w a r g r a t u i t i e s m a y b e f o u n d w h e n a s e r v i c e m a n h a d a p p l i e d f o r s p e c i a l b e n e f i t s . F r o m t h e a n a l y s i s o f t h e f i l e s , f o u r d o c u m e n t s c a n b e d e c l a r e d a s b e i n g v i t a l t o t h e p e r s o n n e l f i l e s . T h e a t t e s t a t i o n p a p e r s , t h e c a s u a l t y f o r m s , t h e m e d i c a l d o c u m e n t a t i o n , a n d t h e d i s c h a r g e d o c u m e n t s a r e t h e m a j o r o n e s a s i n d i c a t e d i n T a b l e A o n p.< 7 9 . F r o m w i t h i n t h e s e f o u r d o c u m e n t s , t h r e e d a t a c l u s t e r s r e l a t i n g t o t h e s e r v i c e m a n ' s p e r s o n a l h i s t o r y , p h y s i c a l s t a t e a n d m i l i t a r y s e r v i c e c a n b e r e c o g n i s e d . T h e a b s e n c e o f t h e o t h e r d o c u - m e n t s s u c h a s c o n d u c t f o r m s i l l u s t r a t e s t h a t t h e y w e r e n o t c o n s i d e r e d a s i m p o r t a n t t o t h e m i l i t a r y a s t h e o t h e r f o r m s . T h e r e t e n t i o n o f t h e m a j o r f o r m s c a n b e r e a d i l y u n d e r s t o o d f o r t h e y i d e n t i f y t h e p e r i o d o f s e r v i c e , t h e m e d i c a l c o n d i t i o n , a n d t h e c a r e e r o f e a c h s e r v i c e m a n . T h e y r e p r e s e n t i t e m s w h i c h a r e o f i m p o r t a n c e t o t h e c i v i l i a n e x - s e r v i c e m a n w h e n f u t u r e c l a i m s a r e m a d e a g a i n s t t h e C r o w n f o r i n j u r i e s s u f f e r e d d u r i n g m i l i t a r y s e r v i c e . T h e a d m i n i s t r a t i v e a n d l e g a l v a l u e o f t h o s e d o c u m e n t s l a p s e s w h e n t h e s e r v i c e m a n d i e s . T h e m a i n t e n a n c e d u e t o l e g a l a n d m o r a l o b l i g a t i o n s i s t h e r e b y t e r m i n a t e d , o n l y t h e a r c h i v a l v a l u e r e m a i n s t o b e d e t e r m i n e d . I n 1 9 8 0 , s l i g h t l y . o v e r 2 5 , 0 0 0 v e t e r a n s o f t h e 1 9 1 4 - 1 9 1 9 w a r -88- survive from the over half m i l l i o n who saw serv ice . (2) The value of these f i l e s remains but those of the i r departed comrades-in-arms are now adminis t rat ive ly dead. The passing of th is generation of- Canadians leaves to the archival custodians of these f i l e s the decision of appraisal and of what techniques must be employed to confront the issues of volume, h i s t o r i c a l evidence, and potent ia l research value - a most d i f f i c u l t task for i t must combine archival p r inc ip les and f i n a n c i a l res t ra in t of storage with the emotional attachment of a people who, acting as a nat ion , were bloodied in combat. -89- CHAPTER FIVE CONCLUSION During the past decade, the l i t e r a t u r e on the appraisal of case f i l e s has concentrated on the issues relating to the volume of the f i l e s , the costs of preservation, and the viab- i l i t y of "permanent retention" as a proper archival option. Faced with the r i s i n g costs of preservation and the ever- increasing volume of records flooding into archives, a r c h i v i s t s have begun to reassess the concepts underlying appraisal. Appraisal, as an archival function solely associated with the accessioning of material, has been challenged. In i t s place, a r c h i v i s t s have begun to view appraisal as an archival a c t i v i t y which must be conducted p e r i o d i c a l l y throughout the l i f e cycle of the records. Therefore, the decision of the Public Archives of Canada to retain the personnel f i l e s of the CEF permanently is not the end to the appraisal process. Because this decision reinforces patterns set by the international community, some arch i v i s t s might argue that any further discussion of the ultimate disposition of the f i l e s is merely an academic exercise. However, current trends in archival l i t e r a t u r e indicate that a r c h i v i s t s are w i l l i n g to entertain reappraisal of decisions which were once apparently made f i n a l l y . As Kromnov stressed before the International Congress of A r c h i v i s t s , the pressure of modern government to reduce expenditure and the massive volumes of modern records have forced archiva1agencies to look towards alternative methods of appraisal and preservation. The reappraisal of - 9 0 - e x i s t i n g h o l d i n g s c a n b e c o n s i d e r e d a s a p o s s i b l e s o l u t i o n t o t h e p r o b l e m . N o a r c h i v i s t o r h i s t o r i a n c a n c h a l l e n g e t h e d e c i s i o n t h a t m i l i t a r y r e c o r d s , w i t h t h e p e r s o n n e l f i l e s b e i n g a d i s t i n c t b o d y w i t h i n t h o s e r e c o r d s , a r e h i s t o r i c a l l y a n d a r c h i v a l l y i m p o r t a n t . F u r t h e r m o r e , f e w i f a n y w i l l d e n y t h a t i n o u r s o c i e t y m i l i t a r y r e c o r d s d o p o s s e s s t h e a u r a o f m y s t i q u e o r " i m m o r t a l i t y " t h a t R a p p o r t a t t r i b u t e s t o t h e m . ( l ) P e r s o n n e l f i l e s a n d o t h e r m i l i t a r y r e c o r d s a r e s e e n a n d a r e t r e a t e d i n a d i f f e r e n t l i g h t t h a n a r e o t h e r r e c o r d s a n d c a s e f i l e s . Y e t , t o t h e c o n s c i e n t i o u s a r c h i v i s t , m a j o r q u e s t i o n s r e m a i n . W a s t h e c h o i c e o f " p e r m a n e n t r e t e n t i o n " a v a l i d a r c h i v a l d e c i s i o n ? W i l l t h e r e s e a r c h u s e j u s t i f y r e t e n t i o n o f a l l t h e f i l e s ? T o r e l y s i m p l y o n t h e o r i g i n a l a p p r a i s a l d e c i s i o n t o r e t a i n t h e p e r s o n n e l f i l e s i s t o d e n y t h a t s t a n d a r d s a n d c o n - d i t i o n s c h a n g e . F o r t h e a r c h i v a l c o m m u n i t y t o c l i n g t o t h e o l d p o l i c y o f n o r e a p p r a i s a l i s t o a d v o c a t e a t b e s t t h e s t a t u s q u o a n d , t h e r e f o r e , a s t a g n a n t p o s i t i o n f o r a r c h i v e s . A t t h i s t i m e , i t w o u l d b e i m p o s s i b l e f o r a n a r c h i v i s t o r h i s t o r i a n t o c h a l l e n g e o r d e f e n d t h e a p p r o p r i a t e n e s s o f t h e " p e r m a n e n t r e t e n t i o n " d e s i g n a t i o n t h a t h a s b e e n a s s i g n e d t o W o r l d W a r I m i l i t a r y c a s e f i l e s . A s R a p p o r t i n d i c a t e s , a s u i t a b l e p e r i o d o f t i m e m u s t l a p s e b e f o r e a n y r e a p p r a i s a l a n d n e w j u d g e m e n t s c a n b e m a d e . A l t h o u g h t h e C E F f i l e s h a v e e x i s t e d f o r n e a r l y 7 0 y e a r s , t h e y h a v e r e m a i n e d i n t h e c u s t o d y -91 - o f t h e D e p a r t m e n t o f N a t i o n a l D e f e n s e and a c c e s s t o t h e f i l e s has been r e s t r i c t e d . T h e r e f o r e upon t r a n s f e r t o t h e P u b l i c A r c h i v e s o f C a n a d a , a t i m e p e r i o d must be s e t t o a l l o w t h e p u b l i c and r e s e a r c h c o m m u n i t i e s t o become aware o f t h e f i l e s ' new s t a t u s and a l s o f o r t h e a r c h i v a l o f f i c i a l s t o measure t h e r e s e a r c h u s e s o f t h e f i l e s . O n l y t h e n can t h e a r c h i v i s t d e t e r m i n e w h e t h e r "permanent r e t e n t i o n " i s j u s t i f i e d o r n o t . I f j u s t i f i c a t i o n i s n o t f o r t h c o m i n g , t h e a r c h i v a l a g e n c y s h o u l d r e a s s e s s i t s o r i g i n a l d e c i s i o n . To t h o s e a r c h i v i s t s who deny t h e u s e f u l n e s s o f a r e a p p r a i s a l p r o c e d u r e , one may q u e r y t h e e x a c t meaning o f "permanent r e t e n t i o n " . W i t h r e g a r d t o o u r s p e c i f i c f i l e s , t h e p e r s o n n e l f i l e s o f t h e CEF, t h e i n f o r m a t i o n s t o r e d i n t h e o r i g i n a l f o r m s w i l l be s u b j e c t t o d e t e r i o r a t i o n as t h e documents t h e m s e l v e s age. I s "permanent r e t e n t i o n " a p p l i e d i n t h e s e n s e t h a t t h e i n f o r m a t i o n w i l l be p r e s e r v e d o n l y i n i t s o r i g i n a l s t a t e , o r does i t i m p l y t h a t t h e i n f o r m a t i o n w i l l be o f c o n t i n u i n g v a l u e and p r e s e r v e d r e g a r d l e s s o f t h e p h y s i c a l s t a t e o f t h e o r i g i n a l r e c o r d s ? Any s o l u t i o n s t o t h e s e q u e s t i o n s w i l l c o n s t i t u t e a r e a s s e s s m e n t o r r e a p p r a i s a l o f t h e f i l e s ' s t a t u s . W i l l t h e i n f o r m a t i o n be c o n v e r t e d o n t o m i c r o f o r m s ? I s s a m p l i n g a more s u i t a b l e s o l u t i o n ? What a r e t h e o p t i o n s , w h i c h r e m a i n a f t e r t h e i n i t i a l a p p r a i s a l , t o p r e s e r v e t h e i n f o r m a t i o n f o r f u t u r e r e s e a r c h n e e d s ? S e v e r a l o p t i o n s can be p r o p o s e d w h i c h c o u l d be c o n s i d e r e d when t h e n e c e s s a r y r e a p p r a i s a l w i l l o c c u r . They a r e : - 9 2 - C o m p l e t e r e t e n t i o n w i t h i n a r c h i v e s - a ) w i t h o u t c o n s e r v a t i o n ; b ) w i t h c o n s e r v a t i o n ; c ) o n m i c r o f o r m s . S a m p l i n g w i t h i n a r c h i v e s - a ) q u a l i t a t i v e s a m p l i n g ; b ) q u a n t i t a t i v e s a m p l i n g ; c ) c o m b i n a t i o n s o f a a n d b . C o n v e r s i o n t o a m a c h i n e r e a d a b l e d a t a b a s e D e s t r u c t i o n . T h e i n f o r m a t i o n a l v a l u e o f t h e p e r s o n n e l f i l e s i s u n d i s - p u t e d . T h e a n a l y s i s o f t h e f i l e s ' c o n t e n t s c l e a r l y i n d i c a t e s t h a t i n f o r m a t i o n r e l e v a n t t o r e s e a r c h i n g t h e p a r t i c u l a r s o f m i l i t a r y s e r v i c e , p e r s o n a l b a c k g r o u n d a n d m e d i c a l h i s t o r y e x i s t s . T o t a l d e s t r u c t i o n i s t h e r e f o r e u n d e s i r a b l e , a n d t h e e x a m i n a t i o n o f t h e o p t i o n s w i l l c o n c e n t r a t e o n h o w t o p r e s e r v e t h e i n f o r m a t i o n a n d i n w h a t v o l u m e t h e i n f o r m a t i o n w i l l b e r e t a i n e d . I f t h e r e a p p r a i s a l a r c h i v i s t o p t s f o r t h e f i r s t s o l u t i o n , t h a t o f r e t a i n i n g a l l t h e f i l e s w i t h o u t a n y f o r m o f c o n s e r v a t i o n , t h e s t a t u s q u o w i l l c o n t i n u e i n e f f e c t . T h i s w o u l d p r o v i d e a c c e s s t o t h e i n f o r m a t i o n o n l y u n t i l a d e g e n e r a t i o n o f t h e f i l e s ' p h y s i c a l p r o p e r t i e s m a k e s c o n s u l a t i o n i m p o s s i b l e . C o n s i d e r i n g t h a t t h e f i l e s a r e a l r e a d y o v e r s i x t y y e a r s o l d , t h e d e t e r i o r a t i o n o f t h e m a t e r i a l w i l l b e q u i t e s u b s t a n t i a l b y t h e t u r n o f t h e c e n t u r y . T h i s c o u r s e o f a c t i o n w o u l d r a i s e t h e i s s u e o f w h e t h e r t h e m a t e r i a l i s o f a c o n t i n u i n g v a l u e o r i f t h e v a l u e i s p e r m a m e n t o n l y a s l o n g a s t h e o r i g i n a l f o r m s e x i s t ? I f t h e i n f o r m a t i o n i s o f e n d u r i n g - 9 3 - v a l u e , t h e n t h i s f i r s t o p t i o n can o n l y be a d o p t e d as a t e m p o r a r y measure u n t i l s u f f i c i e n t f u n d i n g i s f o u n d t o c o n v e r t t h e i n f o r m a t i o n i n t o a more s t a b l e f o r m . But i f t h e f i r s t o p t i o n i s a d o p t e d o n l y f o r t h e i n t e r v a l b e f o r e c o n v e r s i o n t o m i c r o f o r m , t h e d a n g e r e x i s t s t h a t t h e p h y s i c a l p r o p e r t i e s w i l l d e c a y t o t h e p o i n t where i n f o r m a t i o n l o s s w i l l o c c u r p r i o r t o m i c r o f i l m i n g . The g r e a t e s t d r a w b a c k t o t h i s s o l u t i o n i s t h a t i f no a c t i o n i s t a k e n t o c o n v e r t t h e i n f o r m a t i o n , i t w i l l be p e r m a n e n t l y l o s t . One must n o t e t h a t o f t h e n a t i o n a l a r c h i v e s s u r v e y e d o n l y New Z e a l a n d has u n d e r - t a k e n a m i c r o f i l m i n g p r o j e c t . The g r e a t c o s t s i n v o l v e d t o p r e s e r v i n g t h e i n f o r m a t i o n i n a more p e r m a n e n t f o r m f o r c e s a r c h i v e s t o d e l a y t h e p r o c e s s . So f a r , most a r c h i v e s have o n l y r e f r a i n e d f r o m d e s t r o y i n g m a t e r i a l and have n o t begun t h e n e c e s s a r y c o s t - b e n e f i t a n a l y s i s o f m i c r o f i l m i n g o r o t h e r methods o f p r e s e r v a t i o n . As t o t h e s e c o n d o p t i o n , t h a t o f r e t e n t i o n w i t h c o n s e r v a t i o n , t h e c o s t o f c o n s e r v a t i o n t r e a t m e n t s f o r t h e e n t i r e c o l l e c t i o n o f o v e r 600,000 f i l e s ( o r r o u g h l y 10 k i l o m e t r e s o f l i n e a r s h e l v i n g ) w o u l d be s t a g g e r i n g . I f t h e a r c h i v e s b e l i e v e d t h a t c e r t a i n s p e c i f i c f o r m s were o f v a l u e , t h e n s p e c i m e n s c o u l d be c o n s e r v e d t o i l l u s t r a t e t h e f o r m t y p e s . However, t h e c o n s e r v a - t i o n o f a l l t h e a c t u a l documents i s n o t t h e p r o p e r a r c h i v a l c o u r s e o f a c t i o n . A l t h o u g h t h e o r i g i n a l f o r m s may have an e m o t i o n a l v a l u e t o t h e v e t e r a n c o n s i d e r e d , t h e y do n o t have a - 9 4 - n a t i o n a l v a l u e , a s w o u l d t h e C o n s t i t u t i o n o r t h e B r i t i s h N o r t h A m e r i c a n A c t . F o r t h e a r c h i v i s t , t h e i n f o r m a t i o n c o n t a i n e d i n t h e d o c u m e n t s i s t h e k e y a n d t h a t i s b e s t p r e s e r v e d b y o t h e r m e a n s . A s w i t h c o n s e r v a t i o n t r e a t m e n t , t h e c o s t o f m i c r o f i l m i n g t h e e n t i r e c o l l e c t i o n w o u l d r e q u i r e m a s s i v e a m o u n t s o f f u n d i n g a n d i n t e n s i v e w o r k b y a r c h i v a l s t a f f m e m b e r s . W i t h o u t t h e a s s i g n m e n t o f f i l e n u m b e r s a n d t h e c r e a t i o n o f f i n d i n g a i d s a n d i n d e x e s , r e s e a r c h a c c e s s w o u l d b e s e v e r e l y i m p a i r e d . A n o t h e r m a j o r c o n c e r n f o r t h e a r c h i v i s t w o u l d b e t h e m i c r o f i l m i n g o f m a t e r i a l w h i c h w a s n o t o f c o n t i n u i n g v a l u e . M u c h m a t e r i a l h a s r e m a i n e d o n t h e f i l e s d u e t o t h e l a c k o f p r o p e r s c h e d u l i n g b e f o r e a c c e s s i o n i n g a n d t o t h e l a c k o f a n i n t e n s i v e s u r v e y o f t h e f i l e s t o i n s u r e a l l d u p l i c a t i v e m a t e r i a l w a s d i s c a r d e d . A l t h o u g h m i c r o f i l m i n g w o u l d r e d u c e t h e s t a g g e r i n g b u l k i n t o a m o r e m a n a g e a b l e s i z e , t h e d a n g e r o f p r e s e r v i n g m a t e r i a l h a v i n g l i t t l e u t i l i t y i s g r e a t i f u n a c c o m p a n i e d b y w e e d i n g . T h e f o u r t h o p t i o n , t h e r e t e n t i o n o f s e l e c t e d m a t e r i a l f r o m e a c h f i l e , w o u l d b e a n a d o p t i o n o f t h e A u s t r a l i a n a p p r a i s a l s y s t e m . T h e A u s t r a l i a n A r c h i v e s s c h e d u l e d t h e d o c u m e n t s w i t h i n t h e i r p o s t 1 9 4 7 p e r s o n n e l f i l e s i n t o t w o c l a s s e s , C l a s s A f o r d o c u m e n t s o f a d m i s t r a t i v e a n d h i s t o r i c a l i m p o r t a n c e , a n d C l a s s B f o r d o c u m e n t w h i c h w o u l d n o t b e r e t a i n e d b y o n d t h e i r a d m i n i s t r a t i v e 1 i f e . W i t h i n t h e C E F p e r s o n n e l f i l e s , f o u r a r e a s o f r e c o r d s h a v i n g i n f o r m a t i o n a l v a l u e c a n b e d e t e c t e d . T h e a r e a s , p r e v i o u s l y - 9 5 - m e n t i o n e d i n t h e t h i r d c h a p t e r , a r e t h e e n l i s t m e n t p a p e r s , t h e m e d i c a l d o c u m e n t s , t h e d i s c h a r g e d o c u m e n t s a n d t h e c a s u a l t y f o r m s . F r o m t h e s e f o u r a r e a s , t h e m a j o r d o c u m e n t s t o b e r e t a i n e d s h o u l d b e : a ) e i t h e r e n l i s t m e n t f o r m M . F . W . 2 3 ( v o l u n t e e r ) o r M . F . W . 1 3 3 ( d r a f t ) a n d M . F . W . 6 7 ( P a r t i c u l a r s o f e n l i s t m e n t ) i f p r e s e n t ; b ) a n y m e d i c a l d o c u m e n t a t i o n ( i n c l u d i n g d e n t a l ; c ) t h e " P r o c e e d i n g s t o d i s c h a r g e " f o r m , M . F . B . 2 1 8 o r M . F . B . 2 1 8 a , b u t n o t t h e d i s c h a r g e p a r c h m e n t w h i c h d u p l i c a t e s t h e s a m e i n f o r m a t i o n i n l e s s d e t a i l ; a n d d ) t h e c a s u a l t y f o r m , M . F . W . 5 4 o r A . F . B . 1 0 3 . I t s h o u l d b e m e n t i o n e d t h a t c e r t a i n d o c u m e n t s w h i c h a r e n o t f o u n d i n t h e a v e r a g e f i l e m a y b e m a r k e d f o r r e t e n t i o n w h e n d i s c o v e r e d , f o r e x a m p l e , a n y c o u r t m a r t i a l p r o c e e d i n g s . T h e r e m a i n d e r o f t h e d o c u m e n t a t i o n c a n b e d e s t r o y e d f o r t h e a b o v e f o r m s r e p r e s e n t t h e m a j o r c a t e g o r i e s o f i n f o r m a t i o n r e l a t i n g t o a s e r v i c e m a n ' s c a r e e r . T h e a d v a n t a g e s t o t h i s m e t h o d a r e t h a t e a c h a n d e v e r y f i l e i s r e t a i n e d w i t h d o c u m e n t a t i o n w h i c h r e p r e s e n t s t h e m a j o r f i e l d s o f i n f o r m a t i o n . H i s t o r i c a l r e s e a r c h w i l l n o t s u f f e r s e v e r e l y a s t h e m a j o r i n f o r m a t i o n a l a r e a s r e l a t e d t o s e r v i c e , p e r s o n n e l a n d m e d i c a l d e t a i l s a r e r e t a i n e d . R e g i m e n t a l h i s t o r i e s a n d m o r e g e n e r a l h i s t o r i e s w i l l n o t s u f f e r b e c a u s e e a c h s e r v i c e m a n ' s f i l e h a s b e e n r e t a i n e d . O n l y d u p l i c a t e d a n d m i n o r i n f o r m a t i o n w i l l b e r e m o v e d f r o m t h e f i l e s . A s e x t e n s i o n o f t h e a b o v e o p t i o n o f s e l e c t i n g c e r t a i n s p e c i f i e d d o c u m e n t s f r o m e a c h f i l e f o r r e t e n t i o n , o n e m i g h t r e t a i n a f u r t h e r s a m p l e o f t h o s e d o c u m e n t s w h i c h w e r e n o t a u t o m a t i c a l l y r e t a i n e d . - 9 6 - T h i s f o l l o w s t h e A u s t r a l i a n p r a c t i c e i n w h i c h , o n c e t h e m a j o r d o c u m e n t s h a v e b e e n r e t a i n e d , t h e r e m a i n d e r a r e s a m p l e d r a n d o m l y t o g i v e t h e r e s e a r c h e r a n i d e a o f t h e n a t u r e o f t h e t y p i c a l f i l e s . A n y f i l e r e t a i n i n g m o r e t h a n t h e e s s e n t i a l d o c u m e n t s s h o u l d b e s o i d e n t i f i e d . I f t h e a r c h i v i s t d e c i d e s t o i m p l e m e n t t h e s e l e c t i o n o f s p e c i f i c d o c u m e n t s f r o m e a c h f i l e t h e n a s t r o n g e f f o r t s h o u l d b e m a d e t o c o n v e r t t h e i n f o r m a t i o n i n t o a m o r e s t a b l e f o r m . W i t h o u t c o n v e r s i o n , t h e d e t e r i o r a t i o n o f t h e o r i g i n a l d o c u m e n t s w i l l r e s u l t i n a f u r t h e r l o s s o f t h e i n f o r m a t i o n . I f , h o w e v e r , t h e a p p r a i s a l a r c h i v i s t f i n d s t h a t t h e c o s t o f m a i n t a i n i n g e a c h f i l e , e v e n i f n o t c o m p l e t e l y , i s t o o g r e a t f o r i t s p o t e n t i a l r e s e a r c h u s e , t h e f o l l o w i n g o p t i o n s d e a l w i t h t h e s a m p l i n g o f t h e f i l e s , t h o s e s e l e c t e d t o b e r e t a i n e d i n w h o l e o r ( a s i n t h e e a r l i e r d i s c u s s e d o p t i o n ) i n p a r t . U n l e s s o t h e r w i s e m e n t i o n e d , a l l m a t e r i a l s n o t s e l e c t e d f o r r e t e n t i o n w i l l b e d e s t r o y e d . I t h a s b e e n a s s u m e d t h a t i f t h e i n s t i t u t i o n h a s g o n e t o t h e c o s t a n d t i m e t o d e v i s e s a m p l i n g p r o c e d u r e s , a p e r m a n e n t f o r m o f s t o r i n g t h e r e s u l t a n t i n f o r m a t i o n s h o u l d b e c o n s i d e r e d a s a p a r t o f t h e d e c i s i o n . F i r s t l y , t h e a r c h i v i s t c a n e n t e r t a i n t h e i d e a o f q u a l i t a t i v e s a m p l i n g . A s S c h e l l e n b e r g a n d H u l l i n d i c a t e , q u a l i t a t i v e s a m p l i n g i s a s u b j e c t i v e m e t h o d o f a p p r a i s a l i n w h i c h t h e a r c h i v i s t a s s e s s e s t h e h i s t o r i c a l i m p o r t a n c e o f a r e a s o f i n f o r m a t i o n a n d t h e i r p o t e n t i a l u s e i n h i s t o r i o g r a p h y a n d t h e s o c i a l s c i e n c e s b e f o r e d e s i g n a t i n g s p e c i f i c a r e a s o f i n f o r m a t i o n f o r r e t e n t i o n . ( 2 ) - 9 7 - The following are examples of c r i t e r i a for qua l i t a t i v e sampling which could be applied to the CEF personnel f i l e s : a. the retention of a l l personnel f i l e s of o f f i c e r s who were above the. rank of major within the CEF.(3) b. the retention of personnel f i l e s for those k i l l e d or l i s t e d as missing in action. This sub- area may be rendered impractical i f the archives, the military and the veterans organization's indicate that the Honour Rolls w i l l s uffice in re f l e c t i n g the memory of the f a l l e n . c. the retention of personnel f i l e s for men who rose to positions of national prominence within the governments of Canada. This category would include men such as John Diefenbaker, a former Prime Minister; George Pearkes, a former Canadian General and Minister of Defence, George Drew, a former Leader of the Opposition; George Black, a former Speaker of the Commons; Senators such as Ar i s t i d e B l a i s , William MacDonald, Stanley McKean, to name a few.(4) d. the retention of the personnel f i l e s of the CEF battlions which served in s p e c i f i c battles, such as Vimy, Ypres, or Amiens. These battles, p a r t i c u l a r l y Vimy, are revered and honoured as the places where the Canadian nation was tested and our identity as a people secured in much the same way that Australians honour the memory of Gal 1 i p o l i . ( 5 ) e. the retention of a l l personnel f i l e s of those who were gassed on the front. The medical d i f - f i c u l t i e s that these men faced during and after the c o n f l i c t set them apart from the other servicemen. The retention of their f i l e s could be combined with the selection of their f i l e s from the Department of Veterans A f f a i r s where their post-service medical h i s t o r i e s are located, to provide a complete medical history of the venteran.(6) f. the retention of a l l personnel f i l e s of the men from selected battalions, either on a regional basis or for their contribution to the war e f f o r t . For instance, the a r c h i v i s t could choose one of the 20 battalions raised in B r i t i s h Columbia or perhaps a battalion from the Canadian Railway Troop or the Forestry Corps.(7) - 9 8 - g . t h e r e t e n t i o n o f a l l p e r s o n n e l f i l e s o f s e r v i c e m e n a w a r d e d d e c o r a t i o n s d o m e s t i c o r f o r e i g n . A t p r e s e n t , t h e D e p a r t m e n t o f V e t e r a n s A f f a i r s m a i n t a i n s a n A w a r d s O f f i c e w h e r e t h e r e g i s t e r s f o r m e d a l s a w a r d e d a r e k e p t . T h e a r c h i v i s t c o u l d a s c e r t a i n w h e t h e r o r n o t t h e m a t e r i a l k e p t b y t h e D e p a r t m e n t o f V e t e r a n s A f f a i r s i s d u p l i c a t e d i n t h e p e r s o n n e l f i l e s . I f s o , t h e n a r r a n g e m e n t s c o u l d b e m a d e t o c u l l o n e o r t h e r o t h e r t o p r e s e r v e t h e m o s t c o m p l e t e r e c o r d . ( 8 ) h . t h e r e t e n t i o n o f a l l p e r s o n n e l f i l e s o f w h o s e w h o w e r e d r a f t e d u n d e r t h e p r o v i s i o n s o f t h e M i l i t a r y A c t 1 9 1 7 . ( 9 ) i . t h e r e t e n t i o n o f a l l p e r s o n n e l f i l e s o f e t h n i c m i n o r i t i e s s u c h a s J a p a n e s e C a n a d i a n s , A m e r i c a n s o r I r i s h . ( 1 0 ) S e c o n d l y , t h e a r c h i v i s t c o u l d a p p l y q u a n t i t a t i v e s a m p l i n g i n r e s p o n s e t o t h e s i g n i f i c a n t i n c r e a s e i n s t a t i s t i c a l r e s e a r c h p r o j e c t s u n d e r t a k e n i n t h e s o c i a l s c i e n c e s . T h i s m e t h o d i s b a s e d o n t h e s c i e n t i f i c s a m p l i n g o f f i l e s a n d r e l i e s o n r a n d o m - n e s s a n d r e l i a b i l i t y a s i t s k e y f a c t o r s . E a c h f i l e m u s t h a v e a u n i q u e n u m b e r , w h i c h i s n o t a t p r e s e n t t h e c a s e f o r t h e C E F f i l e s . T h e m e t h o d d o e s n o t s e l e c t s p e c i a l c a t e g o r i e s a n d t h e r e f o r e e a c h f i l e h a s a n e q u a l c h a n c e o f b e i n g s e l e c t e d , t h u s r e t a i n i n g t h e c h a r a c t e r i s t i c s o f t h e w h o l e s e r i e s . A s B o l e s a n d H u l l i n d i c a t e i n t h e i r w r i t i n g s , t h e a r c h i v i s t m u s t e m p l o y s o u n d s t a t i s t i c a l m e t h o d s t o d e v i s e t h e s a m p l e f o l l o w i n g t h e g u i d e l i n e s s e t d o w n b y t h e a r c h i v i s t . ( 1 1 ) T h e s i z e o f t h e s a m p l e w i l l d e p e n d o n t h e e c o n o m i c c o n s t r a i n t s a n d t h e m i n i m u m l e v e l a l l o w a b l e f o r r e l i a b i l i t y . M a c K a y a d v o c a t e d a 2 0 p e r c e n t s a m p l e , w h i c h w o u l d r e s u l t i n p r e s e r v a t i o n o f 1 2 0 , 0 0 0 C E F f i l e s . S h e e s t i m a t e d t h a t a t w o t o t h r e e p e r c e n t s a m p l e w o u l d b e u s e d o n a n y s i n g l e p r o j e c t . ( 1 2 ) I t w o u l d b e h i g h l y u n l i k e l y t h a t t h e -99- s a m p l e w o u l d b e l a r g e r t h a n 2 0 p e r c e n t . A n a l t e r n a t i v e w h i c h i s a v a i l a b l e t o t h e a r c h i v i s t w h e n c o n s i d e r i n g s a m p l i n g i s t h e u s e o f a c o m b i n a t i o n o f t h e q u a l i t a - t i v e a n d q u a n t i t a t i v e o p t i o n s t o a t t e m p t t o s a t i s f y t h e t r a d i t i o n a l i s t a n d t h e q u a n t i t a t i v e h i s t o r i a n . F o r i n s t a n c e , a q u a n t i t a t i v e s a m p l e o f e i g h t p e r c e n t ( 4 8 , 0 0 0 C E F f i l e s ) c o u l d b e c o m b i n e d w i t h q u a l i t a t i v e o p t i o n s , s u c h a s 6 e , t h e r e t e n t i o n o f t h e p e r s o n n e l f i l e s o f t h o s e w h o w e r e g a s s e d a t t h e f r o n t ; o r 6 g , t h e r e t e n t i o n o f t h e p e r s o n n e l f i l e s o f s e r v i c e m e n w h o w e r e a w a r d e d d e c o r a t i o n s . T h e i m p l e m e n t a t i o n o f a n y t y p e o f s a m p l i n g p r o c e d u r e w i l l r e s u l t i n a r e d u c t i o n o f b u l k a n d , u n a v o i d a b l y , t h e d e s t r u c t i o n o f t h e m a t e r i a l n o t c h o s e n . T h e a r c h i v i s t m u s t w e i g h t h e g a i n s i n s p a c e a n d c o s t v e r s u s t h e l o s s o f h i s t o r i c a l i n f o r m a t i o n . T h e r e t e n t i o n o f 1 0 0 , 0 0 0 o f t h e p e r s o n n e l f i l e s i n t h e i r e n t i r e t y w o u l d r e d u c e t h e s t o r a g e a r e a f r o m 1 0 k i l o m e t r e s t o r o u g h l y 2 k i l o m e t r e s o f l i n e a r s h e l v i n g . B u t t h e d r a w b a c k o f t h i s s a v i n g i s t h e l o s s o f a n y a b i l i t y t o w r i t e t h e r e g i m e n t a l o r l o c a l h i s t o r i e s o f t h e C E F b a t t a l i o n s . C a n a d i a n h i s t o r i a n J e a n - P i e r r e G a g n o n , i n h i s i n v e s t i g a t i o n o f t h e 2 2 n d B a t t a l i o n o f t h e C E F , f o u n d r a n d o m s a m p l i n g t o b e i n a d e q u a t e . " I t d i d n o t a l l o w h i m t o i n c l u d e t h e u n i q u e d i m e n s i o n o f i n d i v i d u a l c a s e s t h a t g a v e f l e s h a n d b l o o d t o t h e B a t t a l i o n . " ( 1 3 ) I n p l a c e o f r a n d o m s a m p l i n g , G a g n o n u n d e r - t o o k a n i n t e n s i v e e x a m i n a t i o n o f a l l t h e p e r s o n n e l f i l e s o f t h e 2 2 n d B a t t a l i o n , t h e e v i d e n c e f r o m w h i c h w i l l f o r m t h e b a s i s f o r h i s h i s t o r y o f t h e u n i t . F o r t h e e a s t e r n r e g i o n s o f C a n a d a , - 1 0 0 - w h e r e s e t t l e m e n t w a s f i r m l y e n t r e n c h e d b y t h e 1 9 0 0 s , t h e l o s s o f t h e i n f o r m a t i o n m a y n o t h i n d e r h i s t o r i a n s a n d t h e i r r e s e a r c h . B u t f o r W e s t e r n C a n a d a , w h e r e m a s s i v e s e t t l e m e n t a n d i m m i g r a t i o n w a s j u s t b e g i n n i n g , t h e l o s s o f t h e p e r s o n n e l f i l e s w o u l d d e s t r o y i n f o r m a t i o n r e l a t i n g t o t h e p i o n e e r i n g f a m i l i e s a n d t h e i r s o c i e t y . W i t h r e g a r d t o r e g i m e n t a l h i s t o r i e s , p a s t h i s t o r i c a l t r e n d s i n d i c a t e t h a t f e w h i s t o r i e s h a v e b e e n w r i t t e n o n t h e C E F b a t t a l i o n s s i n c e t h e 1 9 3 0 s . I n h i s 1 9 6 5 b o o k o n r e g i m e n t a l l i n e a g e s , C E . D o r n b u s c h i n d i c a t e d t h a t o n l y 3 7 o f t h e 2 0 4 b a t t a l i o n s i n t h e C a n a d i a n A r m y h a v e h a d t h e i r h i s t o r i e s w r i t t e n . I n r e c e n t y e a r s , a s t h e a n n i v e r s a r i e s o f t h e S e c o n d W o r l d W a r b a t t l e s n e a r , a r e n e w e d i n t e r e s t i n r e g i m e n t a l h i s t o r i e s h a s e m e r g e d . R e c e n t p u b l i c a t i o n s h a v e a c k n o w l e d g e d t h e i r r e g i m e n t a l l i n e a g e s b u t h a v e t e n d e d t o c o n c e n t r a t e o n t h e e v e n t s a n d p e r s o n a l i t i e s o f t h e 1 9 3 9 - 1 9 4 5 w a r , w h i c h p e r h a p s r e f l e c t s t h e w a n i n g a u d i e n c e f o r h i s t o r i e s o f F i r s t W o r l d W a r u n i t s . T h e D i r e c t o r a t e o f H i s t o r y m a y f o c u s i t s a t t e n t i o n o n t h o s e C E F b a t t a l i o n s w i t h o u t a d e q u a t e h i s t o r i e s b u t i t m u s t b e a s s u m e d t h a t t h e p r i m a r y c o n c e r n w i l l l i e w i t h t h o s e r e g i m e n t s o n a c t i v e s e r v i c e . I t w o u l d s e e m h i g h l y u n l i k e l y t h a t t h e h i s t o r i e s o f s p e c i f i c C E F b a t t a l i o n s w i l l b e w r i t t e n i n t h e f u t u r e ; t h e e v e n t s a r e t o o d i s t a n t i n o u r p a s t . A n o t h e r o p t i o n w h i c h i s o p e n t o t h e a r c h i v e s i s t h e c r e a t i o n o f d a t a b a s e s w h i c h w o u l d h o u s e t h e i n f o r m a t i o n f i e l d s s e l e c t e d f o r p r e s e r v a t i o n . T h e i n f o r m a t i o n i n t h e t h r e e d a t a c l u s t e r s -101 - f o u n d i n t h e f i l e s c o u l d be s t o r e d i n a d a t a base as w e l l as t h e i n f o r m a t i o n on c a s u a l t y f o r m s so t h a t t h e m a j o r a r e a s o f i n f o r m a t i o n w o u l d be c o v e r e d . The f i e l d s s e l e c t e d c o u l d r e a c h as h i g h as f o r t y t o f i f t y i f a c o m p r e h e n s i v e d a t a base were d e v i s e d . The key i s s u e i s w h e t h e r o r n o t a r c h i v e s s h o u l d c r e a t e d a t a b a s e s ? The c u r r e n t t r e n d s t o w a r d s c o m p u t e r i z a t i o n may f o r c e a r c h i v a l a g e n c i e s t o c r e a t e d a t a b a s e s so t h a t r e s e a r c h e r s w i l l be a b l e t o o b t a i n t h e g r e a t e s t amount o f m a t e r i a l . However, b e f o r e a r c h i v a l r e s o u r c e s can be c o m m i t t e d t o s u c h p r o j e c t s , an e x t e n s i v e a n a l y s i s o f t h e c o s t s and t h e u s e f u l n e s s o f t h e i n f o r - m a t i o n and i t s methods o f a c c e s s w i l l be n e e d e d . The c o s t s o f c o m p u t e r f a c i l i t i e s and s t a f f a r e o f t e n p r o h i b i t i v e , a n d , l i k e m i c r o f i l m i n g p r o j e c t s , a r e p r o b a b l y beyond t h e f i n a n c i a l r e s o u r c e s o f even l a r g e n a t i o n a l a r c h i v e s . Q u e s t i o n s r e g a r d i n g t h e u s e f u l n e s s o f d a t a b a s e s a l s o a r i s e . The l a s t a l t e r n a t i v e f o r any a r c h i v i s t d o i n g a p p r a i s a l i s d e s t r u c t i o n . I f , a f t e r a p e r i o d o f m o n i t o r i n g , t h e r e a p p r a i s a l a r c h i v i s t f i n d s t h a t t h e r e c o r d s have n o t been used by t h e r e s e a r c h community o r t h a t t h e i n f o r m a t i o n a l v a l u e o f t h e r e c o r d s i s d u p l i c a t e d i n o t h e r d o c u m e n t s , t h e n t h e a r c h i v i s t may recommend d e s t r u c t i o n . As l o n g as t h e a r c h i v e s has m o n i t o r e d t h e u s e r s and u s e s o f t h e r e c o r d s f o r a r e a s o n a b l e t i m e , as R a p p o r t recommends, t h e n t h e d e c i s i o n t o d e s t r o y w i l l be b a s e d on sound e v i d e n c e and d o c u m e n t a t i o n . When t h e d e c i s i o n f o r d e s t r u c t i o n i s made, t h e n t h e d e c i s i o n t o d e s t r o y w i l l be b a s e d - 1 0 2 - o n s o u n d e v i d e n c e a n d d o c u m e n t a t i o n . W h e n t h e d e c i s i o n f o r d e s t r u c t i o n i s m a d e , i n f o r m a t i o n r e l a t i n g t o t h e d e s t r u c t i o n o f t h e r e c o r d s s h o u l d b e p l a c e d i n t h e f i n d i n g a i d s s o t h a t f u t u r e r e s e a r c h e r s w i l l b e a w a r e o f t h e d i s p o s i t i o n o f t h e f i l e s . S o f a r , t h e d i s c u s s i o n h a s r e v o l v e d a r o u n d t h e o p t i o n s a v a i l a b l e t o a n a r c h i v i s t d u r i n g a r e a p p r a i s a l e x a m i n a t i o n . E a c h o f t h e o p t i o n s , s a v e t h a t o f d e s t r u c t i o n , a s s u m e s t h a t a t l e a s t s o m e o f t h e r e c o r d s h a v e s o m e c o n t i n u i n g v a l u e . B u t w h a t t e s t s m a y b e a p p l i e d t o d e t e r m i n e s u c h v a l u e ? A c c o r d i n g t o S c h e l l e n b e r g , t h e a r c h i v i s t m a k e s h i s i n i t i a l a s s e s s m e n t t a k i n g i n t o a c c o u n t t h r e e a r e a s o f c o n c e r n : a ) t h e u n i q u e n e s s o f t h e m a t e r i a l a n d t h e r e c o r d s , b ) t h e f o r m o f t h e i n f o r m a t i o n a n d o f t h e r e c o r d s ; a n d c ) t h e i m p o r t a n c e o f t h e i n f o r m a t i o n . ( 1 4 ) T h e f i r s t t w o a r e a s , u n i q u e n e s s a n d f o r m , a r e e a s i l y t e s t e d a n d a s s e s s e d . B u t " i n a p p l y i n g t h e t e s t o f i m p o r t a n c e , t h e a r c h i v i s t i s i n t h e r e a l m o f t h e i m p o n d e r a b l e , f o r w h o c a n s a y d e f i n i t e l y i f a g i v e n b o d y o f r e c o r d s i s i m p o r t a n t , a n d f o r w h a t p u r p o s e , a n d t o w h o m ? " ( 1 5 ) T h e i m p o n d e r a b i l i t y o f a s s e s s i n g i m p o r t a n c e m a k e s a p p r a i s a l s u b j e c t i v e . T h e a r c h i v i s t m u s t w e i g h r e s e a r c h m e t h o d s , h i s t o r i c a l t r e n d s a n d p o t e n t i a l u s e r s a g a i n s t t h e c o s t s o f p r e s e r v a t i o n a n d s t o r a g e t o f o r m h i s a p p r a i s a l d e c i s i o n . T h e d e c i s i o n o f a p p r a i s a l i n e v i t a b l y r e l i e s o n t h e j u d g e m e n t o f t h e a r c h i v i s t . I n s u c h a c i r c u m s t a n c e , i t i s i n c u m b e n t o n a r c h i v i s t s t o p e r f o r m a n a l y s i s o f t h e a c t u a l u s e a n d t h e r e f o r e s o c i a l a n d c u l t u r a l v a l u e o f t h e r e c o r d s i n o r d e r - 1 0 3 - t o g i v e s o m e s u b s t a n c e t o t h e j u d g e m e n t s . A t t h e I n t e r n a t i o n a l C o n g r e s s o f A r c h i v i s t s , h e l d i n W a s h i n g t o n , D . C . i n 1 9 7 6 , G e r m a n a r c h i v i s t H a n s B o o m ' s i d e a s o n a p p r a i s a l w e r e d i s c u s s e d . B o o m c o n t e n d e d t h a t r e c o r d s s h o u l d b e a p p r a i s e d u s i n g a n a l y s i s o f t h e c o n t e m p o r a r y s i t u a t i o n o f r e c o r d s . T o d e a l w i t h t h e p r o b l e m o f b u l k , t h e a r c h i v i s t m u s t n e c e s s a r i l y i n t e r v e n e a c t i v e l y t o a p p r a i s e r e c o r d s . B o o m ' s t h e o r y o f a c t i v e a p p r a i s a l d e p e n d s o n t w o a s s u m p t i o n s . F i r s t , h e a s s u m e s t h a t t h e c o s t s o f p r e s e r v i n g a l l a r c h i v e s w h i c h m i g h t p o t e n t i a l l y b e v a l u a b l e i s s i m p l y t o o h i g h . S e c o n d , h e a s s u m e s t h a t t h e r e i s a s o c i e t a l l i m i t a t i o n t o t h e a m o u n t o f i n f o r m a t i o n t h a t c a n b e d i g e s t e d . I n s u c h c i r c u m s t a n c e s , t h e o n l y c o u r s e o f a c t i o n i s t o p r e s e r v e l e s s i n f o r m a t i o n s o t h a t a t l e a s t s o m e m a y b e p r o d u c t i v e l y u s e d . I n B o o m ' s v i e w , a r c h i v i s t s m u s t a n a l y s e c u r r e n t s o c i a l s t r u c t u r e s a n d t h e r e c o r d s t h e y c r e a t e t o i d e n t i f y a s o c i a l l y u s e f u l a n d c o m p r e h e n - s i v e r e s i d i u m o f d o c u m e n t a t i o n t o t r a n s m i t t o p o s t e r i t y . ( 1 6 ) A l t h o u g h h i s p r o p o s a l h a s b e e n c h a l l e n g e d b y a r c h i v i s t s w h o f a v o u r a m o r e s p e c u l a t i v e a p p r o a c h , i t s a p p l i c a t i o n t o t h e p e r s o n n e l f i l e s a n d t o o t h e r s i m i l a r c a s e f i l e s m a y s o l v e s o m e o f t h e a p p r a i s a l d i l e m m a s f a c i n g a r c h i v i s t s . T o i m p l e m e n t B o o m ' s t h e o r y o n a p p r a i s a l , t h e a r c h i v i s t m u s t b a s e h i s a p p r a i s a l d e c i s i o n o n a n a n a l y s i s o f t h e f i l e s ' o r i g i n s , a d m i n i s t r a t i v e u s e s , c o m p o s i t i o n , i n f o r m a t i o n a l c o n t e n t , a n d c o m p l e t e n e s s . T h e g u e s s w o r k a b o u t f u t u r e r e s e a r c h n e e d s c a n b e r e p l a c e d b y a n i n - d e p t h s t u d y o f t h e r e c o r d s a n d t h e i r -104- use by a d m i n i s t r a t i o n . In the case of the CEF f i l e s , the a r c h i v i s t w i l l have to study the e n t i r e range of documentat ion about m i l i t a r y a f f a i r s i n order to p l a c e the f i l e s i n t h e i r proper c o n t e x t . In doing s o , the a r c h i v i s t w i l l gain an under - s t a n d i n g as to the c r e a t i n g a g e n c y ' s purpose in c r e a t i n g the f i l e s and t h e i r a d m i n i s t r a t i v e u s e s . An a n a l y s i s of the f i l e s ' c o m p o s i t i o n w i l l r e v e a l the completeness of the f i l e s , the i n - f o r m a t i o n a l content present and whether or not the i n f o r m a t i o n i s r e l i a b l e . As to the problem of emotional attachment or m y s t i q u e , the a r c h i v i s t cannot o b j e c t i v e l y deal with the i s s u e . By a t t e m p t i n g to p l a c e a va lue on the emotional aspect of the f i l e s , the a r c h i v i s t becomes s u b j e c t i v e i n h i s judgement. The a r c h i v i s t , t h e r e f o r e , must c o n c e n t r a t e h i s e f f o r t s on the a n a l y s i s of the r e c o r d s in q u e s t i o n i n order to g i v e evidence o f r any a p p r a i s a l d e c i s i o n t a k e n , and leave the i s s u e of the mystique s u r r o u n d i n g the r e c o r d s to o t h e r s . A f t e r the a n a l y s i s and the a p p r a i s a l d e c i s i o n to r e t a i n the f i l e s i n one form or a n o t h e r , the q u e s t i o n of the u s e f u l n e s s of p r e s e r v i n g the f i l e s r e m a i n s . In order to answer t h i s q u e s t i o n of u t i l i t y , the a n a l y s i s of the f i l e s should be f o l l o w e d up by a r e a p p r a i s a l p r o c e d u r e . F o l l o w i n g R a p p o r t ' s recommendations, the f i l e s should be r e a p p r a i s e d a f t e r a set time p e r i o d . In the i n t e r v e n i n g p e r i o d between a p p r a i s a l s , the r e s e a r c h uses of the f i l e s should be m o n i t o r e d , thus p r o v i d i n g the e v i d e n c e of an assessment of the s o c i a l u t i l i t y of c o n t i n u i n g to expend money to preserve the f i l e s . -105- A l t h o u g h i t i s a p p a r e n t t h a t t h e d e c i s i o n o f t h e P u b l i c A r c h i v e s o f C a n a d a t o p r e s e r v e t h e C E F f i l e s i n t h e i r e n t i r e t y w a s n o t b a s e d o n a s e a r c h i n g a n a l y s i s o f t h e f i l e s ' o r i g i n s , u s e s , a n d i n f o r m a t i o n a l c o n t e n t , t h e f a i l u r e t o u s e o b j e c t i v e a p p r a i s a l t e c h n i q u e s d o e s n o t s e e m u n i q u e . A l l o f t h e c o u n t r i e s s u r v e y e d s e e m n o t t o h a v e m a d e a n y o b j e c t i v e s t u d y o f t h e v a l u e o f F i r s t W o r l d W a r m i l i t a r y p e r s o n n e l f i l e s , o r a t l e a s t h a v e n o t r e v e a l e d w h a t s t u d y o f t h e q u e s t i o n t h e y h a v e m a d e . A r c h i v a l a p p r a i s a l i s n o l o n g e r s o l e l y a n a c t i v i t y a s s o c i a t e d w i t h t h e f u n c t i o n o f a c c e s s i o n i n g . I t h a s b e c o m e a r e c u r r i n g a r c h i v a l f u n c t i o n w h i c h s e r v e s t o r e e x a m i n e t h e b e n e f i t s a n d d r a w b a c k s o f e a c h a r c h i v a l h o l d i n g . A s t h e c o n c e p t s a n d p r i n c i p l e s r e l a t i n g t o a p p r a i s a l h a v e c h a n g e d , t h e t w o f a c e t s o f a p p r a i s a l , t h a t o f i n i t i a l a p p r a i s a l u p o n e n t r y t o t h e a r c h i v e s a n d r e a p p r a i s a l a f t e r e n t r y , h a v e b e c o m e m o r e c l e a r l y d e f i n e d . I n t h e i n i t i a l a p p r a i s a l o f r e c o r d s , B o o m ' s c o n c e p t o f u s i n g c o n t e m p o r a r y s t a n d a r d s i n t h e a p p r a i s a l o f t h e r e c o r d s i s s o u n d a n d h a s m e r i t . I t w i l l p r o v i d e t h e a r c h i v i s t w i t h a n a p p r o a c h w h i c h p l a c e s e m p h a s i s o n a n a l y s i s o f t h e r e c o r d s ' o r i g i n s , u s e a n d c o n t e n t t h u s p l a c i n g t h e r e c o r d s i n t h e c o n t e x t o f t h e i r t i m e a n d s o c i e t y . M o r e o v e r , i m p l e m e n t a t i o n o f r e a p p r a i s a l p r o c e d u r e s b y a r c h i v e s i s l o n g o v e r d u e . R a p p o r t ' s r e c o m m e n d a t i o n s c o n c e r n i n g t h e e s t a b l i s h m e n t o f m o n i t o r i n g s y s t e m s t o e v a l u a t e r e s e a r c h u s e a n d p e r i o d i c r e a p p r a i s a l e v a l u a t i o n s m u s t b e i m p l e - m e n t e d i f a r c h i v e s a r e t o b e r e s p o n s i b l e f o r i n s u r i n g t h a t o n l y - 1 0 6 - r e c o r d s o f s i g n i f i c a n c e a r e p r e s e r v e d f o r f u t u r e u s e . T h e e m p h a s i s o f r e a p p r a i s a l i s o n t h e u s e s a n d b e n e f i t s t h a t r e c o r d s h a v e f o r s o c i e t y . R e a p p r a i s a l f o r c e s a r c h i v e s t o b e m o r e a c c o u n t a b l e f o r t h e i r h o l d i n g s a n d , t h e r e f o r e , m o r e r e s p o n s i v e t o t h e i r s o c i e t y . T h e g o a l , a s A m e r i c a n a r c h i v i s t N a n c y P e a c e p u t s i t , i s " a r a t i o n a l l y s t r u c t u r e d t o t a l s o c i a l d o c u m e n t a t i o n o f p u b l i c l i f e i n a l l i t s v a r i e t i e s . . ' " ( 1 7 ) T h e a c c e p t a n c e o f B o o m ' s a n d R a p p o r t ' s i d e a s o n a p p r a i s a l a r e o n l y t h e b e g i n n i n g o f a c h a n g e i n a r c h i v a l c o n c e p t s r e g a r d i n g a p p r a i s a l . T h e c h a n g e s i n a p p r a i s a l a p p r o a c h e s a n d p o l i c i e s w i l l c o n t i n u e a s a r c h i v i s t s s e e k m o r e o b j e c t i v e w a y s t o e v a l u a t e a n d p r e s e r v e o u r d o c u m e n t a r y h e r i t a g e . -107- l_EAF 107 MISSED IN NUMBERING i - 1 0 8 - N O T E S F O R C H A P T E R I I 1 . T h e o d o r e R . S c h e l l e n b e r g , T h e A p p r a i s a l o f M o d e r n P u b l i c R e c o r d s . N a t i o n a l A r c h i v e s B u l l e t i n N o . 8 . ( W a s h i n g t o n : N a t i o n a l A r c h i v e s a n d R e c o r d s S e r v i c e , 1 9 5 6 ) . 2 . M a y n a r d J . B r i c h f o r d , A r c h i v e s & M a n u s c r i p t s : A p p r a i s a l & A c c e s s i o n i n g ( C h i c a g o : S o c i e t y o f A m e r i c a n A r c h i v i s t s , 1 9 7 7 ), p . 1 3 . G r e a t B r i t a i n , P a r l i a m e n t a r y P a p e r s , v o l . 4 4 ( R e p o r t s f r o m C o m m i s s i o n e r s , I n s p e c t o r s a n d O t h e r s , v o ~ l . 3 5 ) , " F i r s t R e p o r t o f t h e R o y a l C o m m i s s i o n A p p o i n t e d t o I n q u i r e i n t o a n d R e p o r t o n t h e S t a t e o f P u b l i c R e c o r d s a n d L o c a l R e c o r d s o f a P u b l i c N a t u r e o f E n g l a n d a n d W a l e s . " V o l u m e I , P a r t I , C m d . 6 3 6 1 , 1 9 1 2 - 1 9 1 3 , p . 1 5 . 4 . I b i d . 5 . I b i d . 6 . I b i d . 7 . I b i d . , p . 2 0 . 8 . H i l a r y J e n k i n s o n , A M a n u a l o f A r c h i v e A d m i n i s t r a t i o n ( L o n d o n : P e r c y L u n d , H u m p h r i e s & C o . , 1 9 2 2 ) , p . 1 4 7 . 9 . F e l i x H u l l , T h e U s e o f S a m p l i n g T e c h n i q u e s i n t h e R e t e n t i o n o f R e c o r d s : A R A M P s t u d y w i t h g u i d e l i n e s ( P a r i s : U N E S C O , 1 9 8 1 ) , p . 2 . 1 0 . G r e a t B r i t a i n , P a r l i a m e n t a r y P a p e r s , " R o y a l C o m m i s s i o n o n P u b l i c R e c o r d s i n E n g l a n d a n d W a l e s , " 1 9 1 2 - 1 9 1 3 , p . 1 5 . 1 1 . E m m e t t L e a h y , " R e d u c t i o n o f P u b l i c R e c o r d s I , " A m e r i c a n A r c h i v i s t 3 ( 1 9 4 0 ) : 1 3 . [ h e r e a f t e r t h e A m e r i c a n A r c h i v i s t w i l l b e c i t e d a s A A ] 1 2 . O l i v e r W . H o m e s , " T h e E v a l u a t i o n a n d P r e s e r v a t i o n o f B u s i n e s s A r c h i v e s , " A A 1 ( 1 9 3 8 ) : 1 8 3 - 1 8 4 1 3 . L e a h y , p . 2 1 . 1 4 . I b i d . 1 5 . P h i l i p C . B r o o k s , " T h e S e l e c t i o n o f R e c o r d s f o r P r e s e r v a t i o n , " A A 3 ( 1 9 4 0 ) : 2 2 4 . 1 6 . O l i v e r W . H o m e s , " P l a n n i n g a P e r m a n e n t P r o g r a m f o r F e d e r a l R e c o r d s i n t h e S t a t e s , " A A 6 ( 1 9 4 3 ) : 8 3 . - 1 0 9 - 1 7 . C a r l K u l s r u d , " S a m p l i n g R u r a l R e h a b i l i t a t i o n R e c o r d s f o r T r a n s f e r t o t h e N a t i o n a l A r c h i v e s , " A A 1 0 ( 1 9 4 7 ) : 3 2 8 . 1 8 . R o b e r t L o v e t t , " T h e A p p r a i s a l o f O l d e r B u s i n e s s R e c o r d s , " A A 1 5 ( 1 9 5 2 ) : 2 3 5 . 1 9 . L e o p o l d G e n i c o t , " T h e P r o b l e m o f M o d e r n A r c h i v e s , " A A 1 3 ( 1 9 5 0 ) : 3 3 4 . 2 0 . I b i d . , p . 3 2 9 - 3 3 0 . 2 1 . R e n e e D o e h a r d , " R e m a r k s o n C o n t e m p o r a r y A r c h i v e s , " A A 1 3 ( 1 9 5 0 ) : 3 2 6 - 3 2 7 . 2 2 . G r e a t B r i t a i n , P a r l i a m e n t a r y P a p e r s , v o l . 1 1 ( R e p o r t s f r o m C o m m i s s i o n e r s , I n s p e c t o r s , a n d O t h e r s , v o l . 4 ) , " T h e R e p o r t o f t h e C o m m i t t e e o n D e p a r t m e n t a l R e c o r d s , " C m d . 9 1 6 3 , 1 9 5 4 , p . 2 . 2 3 . I b i d . , p . 5 . 2 4 . I b i d . , p p . 3 5 - 3 8 . 2 5 . I b i d . , p . 3 0 . 2 6 . I b i d . , p . 4 3 . 2 7 . T h e o d o r e R . S c h e l l e n b e r g , T h e A p p r a i s a l o f M o d e r n P u b l i c R e c o r d s . N a t i o n a l A r c h i v e s B u l l e t i n N o . 8~. ( W a s h i n g t o n : N a t i o n a l A r c h i v e s a n d R e c o r d s S e r v i c e , 1 9 5 6 ) , p . 1 5 . 2 8 . I b i d . 2 9 . I b i d . , p . 1 7 . 3 0 . T . R . S c h e l l e n b e r g , M o d e r n A r c h i v e s : P r i n c i p l e s a n d T e c h n i q u e s ( C h i c a g o : U n i v e r s i t y o f C h i c a g o P r e s s , 1 9 5 6 ) , p . 1 4 8 . 3 1 . I b i d . , p . 1 4 0 . 3 2 . S c h e l l e n b e r g , A p p r a i s a l o f M o d e r n P u b l i c R e c o r d s , p . 1 6 . 3 3 . I b i d . , p . 2 0 . 3 4 . I b i d . , p . 3 0 . 3 5 . I b i d . 3 6 . I b i d . , p . 3 1 . - 1 1 0 - 3 7 . I b i d . 3 8 . I b i d . » P - 4 1 . 3 9 . I b i d . P . 4 5 . 4 0 . P a u l L e w i n s o n , " A r c h i v a l S a m p l i n g , " A A 2 0 ( 1 9 5 7 ) : 2 9 2 . 4 1 . I b i d . P . 2 9 3 . 4 2 . I b i d . » P - 2 9 4 . 4 3 . I b i d . 4 4 . I b i d . J P - 3 0 4 . 4 5 . I b i d . 4 6 . I b i d . 5 P - 3 1 2 . 4 7 . w . K . ( 1 9 6 6 ) : 4 . L a m b , " T h e C h a n g i n g R o l e o f t h e A r c h i v i s t , " A A 2 9 4 8 . I b i d . P - 5 . 4 9 . W i l f r e d I . S m i t h , " A r c h i v a l S e l e c t i o n : A C a n a d i a n V i e w , " J o u r n a l o f t h e S o c i e t y o f A r c h i v i s t s 3 ( 1 9 6 4 ) : 8 3 . 5 0 . D a v i d L . L e w i s , " A p p r a i s a l C r i t e r i o n f o r R e t e n t i o n a n d D i s p o s a l o f B u s i n e s s R e c o r d s , " A A 3 2 ( 1 9 6 9 ) : 2 1 . 5 1 . M e y e r H . F i s h b e i n , " A V i e w p o i n t o n A p p r a i s a l o f N a t i o n a l R e c o r d s , " A A 3 3 ( 1 9 7 0 ) : 1 7 5 - 8 7 . 5 2 . I b i d . 5 3 . A k e K r o m n o v , " T h e A p p r a i s a l o f C o n t e m p o r a r y R e c o r d s , " A r c h i v u m 2 6 ( 1 9 7 6 ) : 4 5 . 5 4 . I b i d . , p . 4 5 . 5 5 . I b i d . , p . 4 7 . 5 6 . I b i d . , p . 4 8 . 5 7 . I b i d . 5 8 . I b i d . 5 9 . E l e a n o r M a c K a y , " R a n d o m S a m p l i n g T e c h n i q u e s : A M e t h o d o f R e d u c i n g L a r g e H o m o g e n e o u s S e r i e s i n C o n g r e s s i o n a l P a p e r s , " A A ( 1 9 7 8 ) : 2 8 2 . 6 0 . I b i d . , p . 2 8 5 . 6 1 . I b i d . 6 2 . O n 1 8 A u g u s t 1 9 7 8 t h e B r i t i s h g o v e r n m e n t a p p o i n t e d a n i n q u i r y u n d e r t h e c h a i r m a n s h i p o f S i r D u n c a n W i l s o n , t o r e v i e w e v e r y a s p e c t o f t h e w o r k o f t h e P u b l i c R e c o r d s O f f i c e . T h e c o m m i t t e e i n t e r p r e t e d t h e t e r m s o f r e f e r e n c e a s a p p l y i n g t o m o d e r n d e - p a r t m e n t a l r e c o r d s o n l y . T h e C o m m i t t e e ' s f i n d i n g s w e r e p u b l i s h e d i n M a r c h 1 9 8 1 a s C m d . 8 2 0 4 , M o d e r n P u b l i c R e c o r d s : S e l e c t i o n a n d A c c e s s . 6 3 . " P u b l i c R e c o r d s C o m m i t t e e o f t h e B r i t i s h R e c o r d A s s o c i a t i o n : S u b m i s s i o n s t o t h e W i l s o n R e p o r t , " A r c h i v e s 1 4 ( 1 9 7 9 ) : 9 2 . 6 4 . F r a n k B o l e s , " S a m p l i n g i n A r c h i v e s , " A A 4 4 ( 1 9 8 1 ) : 1 2 7 . 6 5 . I b i d . 6 6 . R . J o s e p h A n d e r s o n , " P u b l i c W e l f a r e C a s e R e c o r d s : A S t u d y o f A r c h i v a l P r a c t i c e , " A A 4 3 ( 1 9 8 0 ) : 1 7 1 . 6 7 . F e l i x H u l l , T h e U s e o f S a m p l i n g T e c h n i q u e s i n t h e R e t e n t i o n o f R e c o r d s : A R A M P s t u d y w i t h g u i d e l i n e s ( P a r i s : : U N E S C O , 1 9 8 1 ) . 6 8 . I b i d . . P- 9 6 9 . I b i d . 7 0 . I b i d . 71 . I b i d . . P- 1 0 . 7 2 . I b i d . > P- 1 1 . 7 3 . I b i d . 7 4 . I b i d . 7 5 . I b i d . . P- 1 2 . 7 6 . I b i d . . P- 1 3 . 7 7 . M . S . M o s s , " P u b l i c R e c o r d O f f i c e : G o o d o r B a d ? " J o u r n a l o f t h e S o c i e t y o f A r c h i v i s t s 7 ( 1 9 8 0 ) 7 8 . L e o n a r d R a p p o r t , " N o G r a n d f a t h e r C l a u s e : R e a p p r a i s i n g A c c e s s i o n e d R e c o r d s . " A A 4 4 ( 1 9 8 1 ) : 1 4 3 . 7 9 . I b i d . 8 0 . I b i d . , p . 1 4 4 . - 1 1 2 - 8 1 . I b i d . 8 2 . I b i d . 8 3 . I b i d . , p . 1 4 5 . 8 4 . I b i d . , p . 1 4 8 . . 8 5 . I b i d . 8 6 . A . A . H . K n i g h t s b r i d g e , " P a r t i c u l a r I n s t a n c e P a p e r s . " ( P a p e r d e l i v e r e d a t t h e C i v i l S e r v i c e C o l l e g e , L o n d o n , E n g l a n d , S e p t . 2 8 , 1 9 8 3 ) , p . 8 . - 1 1 3 - N O T E S F O R C H A P T E R I I I 1 . W i t h i n t h i s c e n t u r y , o v e r t w e n t y m i l l i o n s e r v i c e m e n h a v e s e e n d u t y i n t h e B r i t i s h m i l i t a r y . I n t h e F i r s t W o r l d W a r , 5 , 7 0 4 , 4 1 6 w e r e i n t h e s e r v i c e s , o f w h o m 2 , 6 2 6 , 7 4 3 w e r e l i s t e d a s c a s u a l t i e s O v e r o n e m i l l i o n w e r e k i l l e d i n a c t i o n , d i e d o f w o u n d s o r l i s t e d a s m i s s i n g . T h e s e f i g u r e s d o n o t i n c l u d e t h e a r m e d f o r c e s o f t h e D o m i n i o n s o r t h e c o l o n i e s w h o w e r e p a r t o f t h e B r i t i s h I m p e r i A r m y . 2 . G r e a t B r i t a i n . P a r l i a m e n t a r y P a p e r s , v o l . 1 1 ( R e p o r t s f r o m C o m m i s s i o n e r s , I n s p e c t o r s , a n d O t h e r s , v o l . 4 ) , " T h e R e p o r t o f t h e C o m m i t t e e o n D e p a r t m e n t a l R e c o r d s , " C m d . 9 1 6 3 , 1 9 5 4 , p . 3 7 . 3 . I b i d . , p . 3 8 . 4 . I b i d . 5 . I b i d . , p . 4 0 . 6 . I b i d . , p . 3 8 . 7 . L e t t e r f r o m A . A . H . K n i g h t s b r i d g e , P r i n c i p a l A s s i s t a n t K e e p e r , P u b l i c R e c o r d O f f i c e , L o n d o n , t o t h e a u t h o r , 4 N o v e m b e r 1 9 8 3 . 8 . I b i d . 9 . I b i d . 1 0 . I b i d . 1 1 . T h e U n i t e d S t a t e s m o b i l i z e d 4 , 3 5 5 , 0 0 0 p e r s o n n e l , o f w h o m o v e r 2 5 0 , 0 0 0 w e r e k i l l e d o r w o u n d e d . 1 2 . L e t t e r f r o m D a v i d F . P e t e r s o n , A s s i s t a n t A r c h i v i s t , F e d e r a l R e c o r d s C e n t r e , N a t i o n a l A r c h i v e s a n d R e c o r d s S e r v i c e , W a s h i n g t o n D . C , t o t h e a u t h o r , 2 8 N o v e m b e r 1 9 8 3 . 1 3 . T h e A u s t r a l i a n I m p e r i a l F o r c e c o n s i s t e d o f 4 1 6 , 8 0 7 m e n a n d w o m e n , o f w h o m 3 3 0 , 0 0 0 w e r e t r a n s f e r e d t o t h e a t r e s o f w a r . C a s u a l t i e s w i t h i n t h e A I F n u m b e r e d 2 2 6 , 0 7 3 , o f w h o m 5 9 , 2 5 8 w e r e k i l l e d i n a c t i o n o r d i e d o f w o u n d s . T h e c o r r e s p o n d e n c e f r o m t h e A r c h i v e s d e a l t o n l y w i t h a r m y r e c o r d s a s t h e y d o n o t h a v e a n y e x t e n s i v e d e a l i n g s w i t h t h e o t h e r b r a n c h e s o f t h e A u s t r a l i a n M i l i t a r y F o r c e s . 1 4 . L e t t e r f r o m K . P e n n y , A s s i s t a n t D i r e c t o r - G e n e r a l , F e d e r a l R e c o r d s , A u s t r a l i a n N a t i o n a l A r c h i v e s , t o t h e a u t h o r , 0 3 J a n u a r y 1 9 8 4 . - 1 1 4 - 1 5 . N e w Z e a l a n d m o b i l i z e d 1 0 5 , 6 2 9 p e r s o n n e l f o r t h e F i r s t W o r l d W a r , o f w h o m 9 9 , 8 2 2 w e r e s h i p p e d o v e r s e a s . C a s u a l t i e s f o r t h e c o n f l i c t w e r e 5 7 , 8 8 7 , o f w h o m 1 6 , 4 8 3 w e r e k i l l e d i n a c t i o n o r d i e d o f w o u n d s . 1 6 . L e t t e r f r o m B . S y m o n d s o n , A r c h i v i s t , R e c o r d s D i v i s i o n , N e w Z e a l a n d N a t i o n a l A r c h i v e s , W e l l i n g t o n , t o t h e a u t h o r , 1 9 M a r c h , 1 9 8 4 . 1 7 . F r a n c e m o b i l i z e d 8 , 4 1 0 , 0 0 0 p e r s o n n e l , o f w h o m 1 , 3 5 7 , 8 0 0 w e r e k i l l e d , a n d 4 , 2 6 6 , 0 0 0 w e r e w o u n d e d . 1 8 . L e t t e r f r o m D i r e c t o r D e l m a s , C h i e f o f H i s t o r i c a l S e r v i c e B r a n c h , M i n i s t r y o f D e f e n s e , F r a n c e , t o t h e a u t h o r , 2 1 F e b r u a r y , 1 9 8 4 . 1 9 . T h e G e r m a n I m p e r i a l A r m y c o n s i s t e d o f r o u g h l y 1 1 , 0 0 0 , 0 0 0 p e r s o n n e l , o f w h o m 1 , 8 0 8 , 5 4 6 w e r e k i l l e d , 4 , 2 4 7 , 1 4 3 w e r e w o u n d e d . 2 0 . L e t t e r f r o m D r . K e h r i g , D i r e c t o r o f M i l i t a r y A r c h i v e s i n t h e G e r m a n N a t i o n a l A r c h i v e s , K o b l e n z , t o t h e a u t h o r , 1 0 F e b r u a r y , 1 9 8 4 . 2 1 . L e t t e r f r o m D r . C o r d e s , D i r e c t o r o f t h e W a r A r c h i v e s , W u r t t e m b e r g S t a t e A r c h i v e s , S t u t t g a r t , t o t h e a u t h o r , 1 2 M a r c h , 1 9 8 4 . 2 2 . L e t t e r f r o m D r . H e l y , D i r e c t o r o f t h e W a r A r c h i v e s , B a v a r i a n S t a t e A r c h i v e s , M u n i c h , t o t h e a u t h o r , 2 0 M a r c h , 1 9 8 4 . 2 3 . T h e A u s t r o - H u n g a r i a n e m p i r e m o b i l i z e d 7 , 8 0 0 , 0 0 0 m e n f o r t h e F i r s t W o r l d W a r , o f w h o m 3 , 6 2 0 , 0 0 0 w e r e l i s t e d a s c a s u a l t i e s a n d 9 2 2 , 0 0 0 w e r e k i l l e d i n a c t i o n . 2 4 . T h e t e r m s u c c e s s o r s t a t e s a p p l i e s t o t h e n a t i o n s w h i c h w e r e c r e a t e d , a f t e r t h e p e a c e t r e a t i e s o f 1 9 1 8 , f r o m t h e r e m a i n s o f t h e D u a l M o n a r c h y o f A u s t r i a - H u n g a r y . 2 5 . L e t t e r f r o m D r . W a g n e r , D i r e c t o r o f t h e W a r A r c h i v e s , A u s t r i a n N a t i o n a l A r c h i v e s , V i e n n a , t o t h e a u t h o r , 1 3 M a r c h , 1 9 8 4 . 2 6 . T h e f i l e s o f C a n a d i a n s w h o s e r v e d i n t h e R o y a l N a v y o r t h e R o y a l F l y i n g C o r p s a r e i n L o n d o n a n d i n O t t a w a , a l t h o u g h t h e f i l e s m a y n o t b e a s d e t a i l e d a s t h o s e o f C a n a d i a n s s e r v i n g w i t h i n C a n a d i a n u n i t s . T h e f i l e s o f t h e p e r s o n n e l o f t h e " R o y a l N e w f o u n d l a n d R e g i m e n t " w e r e t r a n s f e r r e d t o t h e P u b l i c A r c h i v e s i n 1 9 4 9 w h e n t h e c o l o n y j o i n e d C a n a d a . T h e f i l e s a r e n o t c o n s i d e r e d p a r t o f t h e C E F f i l e s a s t h e ' R N R ' w a s p a r t o f t h e I m p e r i a l A r m y a n d w a s c o n s i d e r e d a s p a r t o f t h e c o l o n i a l c o n t r i b u t i o n . - 1 1 5 - L e t t e r f r o m O . A . C o o k e , S e n i o r A r c h i v i s t , D i r e c t o r a t e o f H i s t o r y , D e p a r t m e n t . o f N a t i o n a l D e f e n c e , C a n a d a , t o t h e a u t h o r , M a r c h 2 2 , 1 9 8 4 . 2 7 . C E . D o r n b u s c h , T h e C a n a d i a n A r m y 1 8 5 5 - 1 9 6 5 . ( C o r n w a l 1 v i 1 1 e , N . Y . : H o p e F a r m P r e s s , 1 9 6 6 ) . 2 8 . S . F . W i s e , T h e O f f i c i a l H i s t o r y o f t h e R o y a l C a n a d i a n A i r F o r c e , V o l u m e 1 . ( T o r o n t o : U n i v e r s i t y o f T o r o n t o P r e s s , 1 9 8 0 ) , p p . 6 3 3 - 6 3 5 . 2 9 . R i c h a r d K o h n , " T h e S o c i a l H i s t o r y o f t h e A m e r i c a n S o l d i e r : A R e v i e w a n d P r o s p e c t u s f o r R e s e a r c h , " A m e r i c a n H i s t o r i c a l R e v i e w 8 6 ( 1 9 8 1 ) : 5 3 3 - 5 6 7 . 3 0 . I b i d . , p . 5 5 5 . - 1 1 6 - N O T E S F O R C H A P T E R I V 1 . G . W . L . N i c o l s o n , C a n a d i a n E x p e d i t i o n a r y F o r c e , 1 9 1 4 - 1 9 1 9 . ( O t t a w a : Q u e e n ' s P r i n t e r , 1 9 6 2 ) , p . 5 3 1 . 2 . W o r l d A l m a n a c 1 9 8 4 , p . 5 7 8 . - 1 1 7 - N O T E S F O R C H A P T E R V 1 . L e o n a r d R a p p o r t , " N o G r a n d f a t h e r C l a u s e : R e a p p r a i s i n g A c c e s s i o n e d R e c o r d s , " A A 4 4 ( 1 9 8 1 ) : 1 4 3 . 2 . T h e o d o r e R . S c h e l l e n b e r g , T h e A p p r a i s a l o f M o d e r n P u b l i c R e c o r d s . N a t i o n a l A r c h i v e s B u l l e t i n N o . 8~. ( W a s h i n g t o n : N a t i o n a l A r c h i v e s a n d R e c o r d s S e r v i c e , 1 9 5 6 ) , p . 3 0 - 3 1 ; F e l i x H u l l , T h e U s e o f S a m p l i n g T e c h n i q u e s i n t h e R e t e n t i o n o f R e c o r d s : A R A M P s t u d y w i t h g u i d e l i n e s . ( P a r i s : U N E S C O , 1 9 8 1 ) , p . 9 . 3 . O v e r 1 , 0 0 0 a p p o i n t m e n t s w e r e m a d e t o p o s i t i o n s o f c o m m a n d w i t h i n t h e C a n a d i a n F o r c e s O v e r s e a s . 4 . T h e R i g h t H o n o u r a b l e J o h n D i e f e n b a k e r s a t i n t h e H o u s e o f C o m m o n s f r o m 1 9 4 0 t o h i s d e a t h i n 1 9 7 9 , s e r v i n g a s P r i m e M i n i s t e r f r o m 1 9 5 7 t o 1 9 6 3 . M a j o r - G e n e r a l G e o r g e R . P e a r k e s , B . C . s a t i n t h e C o m m o n s f r o m 1 9 4 5 t o 1 9 6 0 , s e r v i n g a s M i n i s t e r o f N a t i o n a l D e f e n s e f r o m 1 9 5 7 t o 1 9 6 0 . I n l a t e 1 9 6 0 , h e w a s a p p o i n t e d L t . - G o v e r n o r o f B r i t i s h C o l u m b i a w h e r e h e w a s t h e Q u e e n ' s R e p r e s e n t a t i v e u n t i l 1 9 6 8 . H i s F i r s t W o r l d W a r s e r v i c e w a s w i t h t h e 2 n d C a n a d i a n M o u n t e d R i f l e s ( V i c t o r i a ) a n d t h e 1 1 6 t h B a t t a l i o n w h i c h h e c o m m a n d e d . G e o r g e B l a c k s e r v e d a s t h e S p e a k e r o f t h e H o u s e o f C o m m o n s f r o m 1 9 3 0 t o 1 9 3 5 , h i s P a r l i a m e n t a r y s e r v i c e e x t e n d i n g f r o m 1 9 2 1 - 3 5 , 1 9 4 0 - 4 9 a s t h e M e m b e r f r o m Y u k o n . G e o r g e D r e w s a w a c t i o n w i t h t h e 1 6 t h B a t t e r y , C E F a n d c o m m a n d e d t h e 6 4 t h B a t t e r y a f t e r b e i n g i n v a l i d e d h o m e i n 1 9 1 7 . H i s p u b l i c s e r v i c e b e g a n i n O n t a r i o w h e r e h e w a s a M P P f r o m 1 9 3 9 t o 1 9 4 8 a n d P r e m i e r a n d M i n i s t e r o f E d u c a t i o n f r o m 1 9 4 3 t o 1 9 4 8 . E l e c t e d l e a d e r o f t h e C o n s e r v a t i v e P a r t y , h e r a n f o r f e d e r a l p a r l i a m e n t i n 1 9 4 9 a n d r e m a i n e d u n t i l h i s r e s i g n a t i o n i n 1 9 5 7 . A r i s t i d e B l a i s w a s a M e d i c a l O f f i c e r ( M a j o r ) w i t h a N o . 6 C a s u a l t y C l e a r i n g H o s p i t a l i n t h e ' G r e a t W a r ' a n d w a s s u m m o n e d t o t h e S e n a t e i n 1 9 4 0 , w h e r e h e r e m a i n e d u n t i l h i s d e a t h i n 1 9 6 4 . W i l l i a m R o s s M a c D o n a l d w a s a M e m b e r f o P a r l i a m e n t f r o m 1 9 3 5 t o 1 9 5 3 , w h e n h e w a s a p p o i n t e d t o t h e S e n a t e . A f t e r s e r v i n g a s a M i n i s t e r a n d G o v e r n m e n t L e a d e r i n t h e S e n a t e , M a c D o n a l d r e s i g n e d i n 1 9 6 7 . I n t h e f o l l o w i n g y e a r , h e w a s a p p o i n t e d L t . - G o v e r n o r o f O n t a r i o a n d s e r v e d i n t h a t p o s t u n t i l 1 9 7 4 . D u r i n g t h e 1 9 1 4 - 1 9 1 8 w a r , M a c D o n a l d s a w s e r v i c e w i t h t h e 2 n d C y c l e C o r p , 4 t h B a t t a l i o n . S t a n l e y S t e w a r d M c K e e n w a s w i t h t h e R o y a l F l y i n g C o r p s i n t h e F i r s t W a r . I n 1 9 4 7 , h e w a s s u m m o n e d t o t h e S e n a t e f r o m V a n c o u v e r , a n d r e m a i n e d i n t h e U p p e r H o u s e u n t i l h i s d e a t h i n 1 9 6 6 . 5 . O v e r 9 7 , 0 0 0 C a n a d i a n s w e r e i n v o l v e d i n t h e V i m y R i d g e a r e a o n A p r i l 9 t h , 1 9 1 7 . 6 . O v e r 1 2 , 0 0 0 C a n a d i a n s e r v i c e m e n w e r e g a s s e d i n F r a n c e a n d B e l g i u m . t - 1 1 8 - 7 . T h e n a m e s o f t h e C E F b a t t a l i o n s , t h e i r o r i g i n a t i n g c i t i e s a n d t h e i r p r e s e n t d e s i g n a t i o n a r e t a k e n f r o m C h a r l e s H . S t e w a r t ' s , " O V E R S E A S " . 8 . T h e t o t a l n u m b e r o f C a n a d i a n s s e r v i n g w i t h i n t h e C E F w h o r e c e i v e d d e c o r a t i o n s a n d a w a r d s w a s 2 8 , 5 4 9 . 9 . O v e r 1 4 0 , 0 0 0 w e r e d r a f t e d f o r m i l i t a r y s e r v i c e , w h i c h i n c l u d i n g a p p r o x i m a t e l y 2 8 , 0 0 0 w h o r e f u s e d t o r e p o r t f o r s e r v i c e . 1 0 . A l t h o u g h J a p a n e s e C a n a d i a n s d i d n o t f o r m a s e p a r a t e C E F B a t a l l i o n , t h e A m e r i c a n s r e s i d e n t i n C a n a d a f o r m e d f i v e u n i t s , t h e 9 7 t h " T o r o n t o A m e r i c a n s " , t h e 2 1 1 t h " A l b e r t a A m e r i c a n s " t h e 2 1 2 t h " W i n n i p e g A m e r i c a n s " , t h e 2 1 3 t h " T o r o n t o A m e r i c a n s " , a n d t h e 2 3 7 t h " N e w B r u n s w i c k A m e r i c a n s " . T h e I r i s h i n C a n a d a f o r m e d t h r e e d i s t i n c t b a t t a l i o n s f o r o v e r s e a s a c t i o n , t h e s e b e i n g t h e 1 2 1 s t " W e s t e r n I r i s h " f r o m N e w W e s t m i n s t e r , t h e 2 0 8 t h " C a n a d i a n I r i s h " f r o m T o r o n t o , a n d t h e 2 1 8 t h " E d m o n t o n I r i s h " f r o m E d m o n t o n . 1 1 . F r a n k B o l e s , " S a m p l i n g i n A r c h i v e s , " A A 4 4 ( 1 9 8 1 ) : 1 2 7 ; F e l i x H u l l , T h e U s e o f S a m p l i n g T e c h n i q u e s , p . 9 - 1 1 . 1 2 . E l e a n o r M a c K a y , " R a n d o n S a m p l i n g T e c h n i q u e s : A M e t h o d o f R e d u c i n g L a r g e H o m o g e n e o u s S e r i e s i n C o n g r e s s i o n a l P a p e r s , " A A 4 1 ( 1 9 7 8 ) : 2 8 2 . 1 3 . L e t t e r f r o m W . A . B . D o u g l a s , D i r e c t o r , D i r e c t o r a t e o f H i s t o r y , D e p a r t m e n t o f N a t i o n a l D e f e n c e t o J . A t h e r t o n , D i r e c t o r - G e n e r a l , R e c o r d s M a n a g e m e n t B r a n c h , P u b l i c A r c h i v e s o f C a n a d a , A u g u s t 3 0 , 1 9 8 2 . 1 4 . T h e o d o r e R . S c h e l l e n b e r g , T h e A p p r a i s a l o f M o d e r n P u b l i c R e c o r d s . N a t i o n a l A r c h i v e s B u l l e t i n N o . W. ( W a s h i n g t o n : N a t i o n a l A r c h i v e s a n d R e c o r d s S e r v i c e , 1 9 5 6 ) , p . 2 2 - 2 6 . 1 5 . A b i d . , p . 2 5 . 1 6 . N a n c y E . P e a c e ( e d . ) , " D e c i d i n g W h a t t o S a v e : F i f t y Y e a r s o f T h e o r y a n d P r a c t i c e , " i n A r c h i v a l C h o i c e s ( T o r o n t o : L e x i n g t o n B o o k s , 1 9 8 4 ) , p . 1 0 . 1 7 . I b i d . , p . 1 1 . - 1 1 9 - B I B L I O G R A P H Y 1 . - U n p u b l i s h e d . ' S o u r c e s . K n i g h t s b r i d g e , A . A . H . " P a r t i c u l a r I n s t a n c e P a p e r s . " ( P a p e r p r e s e n t e d t o t h e C i v i l S e r v i c e C o l l e g e , L o n d o n ) , 2 8 S e p t e m b e r 1 9 8 3 . P u b l i c A r c h i v e s o f C a n a d a . R e c o r d G r o u p 2 4 . ( T h e P u b l i c A r c h i v e s p r o v i d e d p h o t o c o p i e s o f t e n p e r s o n n e l f i l e s f r o m t h e C a n a d i a n E x p e d i t i o n a r y F o r c e f o r a n a l y s i s . ) 1 1 . C o r r e s p o n d e n c e O . A . C o o k e , S e n i o r A r c h i v i s t , D i r e c t o r a t e o f H i s t o r y , D e p a r t m e n t o f N a t i o n a l D e f e n s e , C a n a d a , t o t h e a u t h o r , 2 2 M a r c h 1 9 8 4 . D r . C o r d e s , D i r e c t o r o f t h e W a r A r c h i v e s , W u r t t e m b e r g S t a t e A r c h i v e s , S t u t t g a r t , t o t h e a u t h o r , 1 2 M a r c h 1 9 8 4 . D i r e c t o r D e l m a s , C h i e f o f H i s t o r i c a l S e r v i c e B r a n c h , M i n i s t r y o f D e f e n s e , F r a n c e , t o t h e a u t h o r , 2 1 F e b r u a r y 1 9 8 4 . W . A . B . D o u g l a s , D i r e c t o r , D i r e c t o r a t e o f H i s t o r y , D e p a r t m e n t o f N a t i o n a l D e f e n s e t o J . A t h e r t o n , D i r e c t o r - G e n e r a l , R e c o r d s M a n a g e m e n t B r a n c h , P u b l i c A r c h i v e s o f C a n a d a , 3 0 A u g u s t 1 9 8 2 . D r . H e y l - , D i r e c t o r o f t h e W a r A r c h i v e s , B a v a r i a n S t a t e A r c h i v e s , M u n i c h , t o t h e a u t h o r , 2 0 M a r c h 1 9 8 4 . D r . K e h r i g , D i r e c t o r o f t h e M i l i t a r y A r c h i v e s i n t h e G e r m a n N a t i o n a l A r c h i v e s , K o b l e n z , t o t h e a u t h o r , 1 0 F e b r u a r y 1 9 8 4 . A . A . H . K n i g h t s b r i d g e , P r i n c i p a l A s s i s t a n t K e e p e r , P u b l i c R e c o r d O f f i c e , L o n d o n , t o t h e a u t h o r , 4 N o v e m b e r 1 9 8 3 . K . P e n n y , A s s i s t a n t D i r e c t o r - G e n e r a l , F e d e r a l R e c o r d s , A u s t r a l i a n N a t i o n a l A r c h i v e s , t o t h e a u t h o r , 0 3 J a n u a r y 1 9 8 4 . D a v i d F . P e t e r s o n , A s s i s t a n t A r c h i v i s t , F e d e r a l R e c o r d s C e n t r e , N a t i o n a l A r c h i v e s a n d R e c o r d s S e r v i c e , W a s h i n g t o n , D . C . , t o t h e a u t h o r , 2 8 N o v e m b e r 1 9 8 3 . B . S y m o n d s o n , A r c h i v i s t , R e c o r d s D i v i s i o n , N e w Z e a l a n d N a t i o n a l A r c h i v e s , W e l l i n g t o n , t o t h e a u t h o r , 1 9 M a r c h 1 9 8 4 . D r . W a g n e r , D i r e c t o r o f t h e W a r A r c h i v e s , A u s t r i a n N a t i o n a l A r c h i v e s , V i e n n a , t o t h e a u t h o r , 1 3 M a r c h 1 9 8 4 . - 1 2 0 - I I I . P u b l i s h e d W o r k s A n d e r s o n , R . J o s e p h . " P u b l i c W e l f a r e C a s e R e c o r d s : A S T u d y o f A r c h i v a l P r a c t i c e . " A m e r i c a n A r c h i v i s t 4 3 ( 1 9 8 0 ) : 1 6 9 - 1 7 9 , B e r g e r , C a r l . T h e W r i t i n g o f C a n a d i a n H i s t o r y : A s p e c t s o f E n g l i s h - C a n a d i a n H i s t o r i c a l W r i t i n g , 1 9 0 0 - 1 9 7 0 . T o r o n t o : O x f o r d U n i v e r s i t y P r e s s , 1 9 7 6 . B o l e s , F r a n k . " S a m p l i n g i n A r c h i v e s . " A m e r i c a n A r c h i v i s t 4 4 ( 1 9 8 1 ; ) : : 1 2 5 - 1 3 0 . B r i c h f o r d , M a y n a r d J . A r c h i v e s & M a n u s c r i p t s : A p p r a i s a l & A c c e s s i o n i n g . C h i c a g o : S o c i e t y o f A m e r i c a n A r c h i v i s t s , 1 9 7 7 B r o o k s , P h i l l i p C . " T h e S e l e c t i o n o f R e c o r d s f o r P r e s e r v a t i o n . " A m e r i c a n A r c h i v i s t 3 ( 1 9 4 0 ) : 2 2 1 - 2 3 4 . C a n a d a i n t h e G r e a t W o r l d W a r : A n A u t h e n t i c A c c o u n t o f t h e M i l i t a r y H i s t o r y o f C a n a d a f r o m t h e E a r l i e s t D a y s ~ t o t h e C l o s e o f t h e W a r o f t h e N a t i o n s , b y V a r i o u s A u t h o r i t i e s . T o r o n t o : U n i t e d P u b l i s h e r s , 1 9 1 7 - 2 1 . 6 v o l s . C o o k e , O . A . T h e C a n a d i a n M i 1 i t a r y E x p e r i e n c e , 1 8 6 7 - 1 9 6 7 : A B i b l i ; o g r a p h y . O c c a s i o n a l P a p e r N o . 2 , D i r e c t o r a t e o f H i s t o r y , D e p a r t m e n t o f N a t i o n a l D e f e n s e . H u l l , Q u e b e c : C a n a d i a n G o v e r n m e n t P u b l i s h i n g C e n t r e , 1 9 7 9 . D o e h a r d , R e n e ' e . " R e m a r k s o n C o n t e m p o r a r y A r c h i v e s . " A m e r i c a n A r c h i v i s t 1 3 ( 1 9 5 0 ) : 3 2 3 - 3 2 8 . " D o r n b u s c h , C E . T h e C a n a d i a n A r m y 1 8 5 5 - 1 9 6 5 . C o r n w a l T v i 1 1 e , N . Y . : H o p e F a r m P r e s s , 1 9 6 6 . F i s h b e i n , M e y e r H . " A V i e w p o i n t o n A p p r a i s a l o f N a t i o n a l R e c o r d s . ' A m e r i c a n A r c h i v i s t 3 3 ( 1 9 7 0 ) : 1 7 5 - 1 8 7 G e n i c o t , L e o p o l d . " T h e P r o b l e m o f M o d e r n A r c h i v e s . " A m e r i c a n A r c h i v i s t 1 3 ( 1 9 5 0 ) : 3 2 9 - 3 4 0 G r e a t B r i t a i n , P a r l i a m e n t a r y P a p e r s , v o l . 4 4 ( R e p o r t s f r o m C o m m i s s i o n e r s , I n s p e c t o r s a n d O t h e r s , v o l . 3 5 ) , " F i r s t R e p o r t o f t h e R o y a l C o m m i s s i o n A p p o i n t e d t o I n q u i r e i n t o a n d R e - p o r t o n t h e S t a t e o f P u b l i c R e c o r d s a n d L o c a l R e c o r d s o f a P u b l i c N a t u r e o f E n g l a n d a n d W a l e s . " V o l u m e I , P a r t I , C m d . 6 3 6 1 , 1 9 1 2 - 1 9 1 3 . , P a r l i a m e n t a r y P a p e r s , v o l . 11 ( R e p o r t s f r o m C o m - m i s s i o n e r s , I n s p e c t o r s a n d O t h e r s , v o l . 4 ) , " T h e R e p o r t o f t h e C o m m i t t e e o n D e p a r t m e n t a l R e c o r d s , " C m d . 9 1 6 3 , 1 9 5 4 . - 1 2 1 - H o l m e s , O l i v e r W . " T h e E v a l u a t i o n a n d P r e s e r v a t i o n o f B u s i n e s s A r c h i v e s . " A m e r i c a n A r c h i v i s t 1 ( 1 9 3 8 ) : 1 7 1 - 1 8 5 . " P l a n n i n g a P e r m a n e n t P r o g r a m f o r F e d e r a l R e c o r d s i n t h e S t a t e s . " A m e r i c a n A r c h i v i s t 6 ( 1 9 4 3 ) : 8 1 - 1 0 3 . H u l l , F e l i x . T h e U s e o f S a m p l i n g T e c h n i q u e s i n t h e R e t e n t i o n o f R e c o r d s : A R A M P s t u d y w i t h g u i d e l i n e s . P a r i s : U N E S C O , 1 9 8 1 . J e n k i n s o n , H i l a r y . A M a n u a l o f A r c h i v e A d m i n i s t r a t i o n . L o n d o n : P e r c y L u n d , H u m p h r i e s & C o . , 1 9 2 2 . 2 n d . e d . 1 9 6 5 K o h n , R i c h a r d . " T h e S o c i a l H i s t o r y o f t h e A m e r i c a n S o l d i e r : A R e v i e w a n d P r o s p e c t u s f o r R e s e a r c h . " A m e r i c a n H i s t o r i c a l R e v i e w 8 6 ( 1 9 8 1 ) : 5 3 3 - 5 6 7 . K r o m n o v , A k e . " T h e A p p r a i s a l o f C o n t e m p o r a r y R e c o r d s . " A r c h i v u m 2 6 ( 1 9 7 6 ) : 4 5 - 5 7 . K u l s r u d , C a r l . " S a m p l i n g R u r a l R e h a b i l i t a t i o n R e c o r d s f o r T r a n s f e r t o t h e N a t i o n a l A r c h i v e s . " A m e r i c a n A r c h i v i s t 1 0 ( 1 9 4 7 ) : 3 2 8 - 3 3 4 . L a m b , W . K a y e . " T h e C h a n g i n g R o l e o f t h e A r c h i v i s t . " A m e r i c a n A r c h i v i s t 3 ( 1 9 4 0 ) : 3 - 1 6 . ~ L e a h y , E m m e t t . " R e d u c t i o n o f P u b l i c R e c o r d s I . " A m e r i c a n A r c h i v i s t 3 ( 1 9 4 0 ) : 1 3 - 3 8 . L e w i n s o n , P a u l . " A r c h i v a l S a m p l i n g . " A m e r i c a n A r c h i v i s t 2 0 ( 1 9 5 7 ) : 2 9 1 - 3 1 2 . L e w i s , D a v i d L . " A p p r a i s a l C r i t e r i o n f o r R e t e n t i o n a n d D i s p o s a l o f B u s i n e s s R e c o r d s . " A m e r i c a n A r c h i v i s t 3 2 ( 1 9 6 9 ) : L o v e t t , R o b e r t . " T h e A p p r a i s a l o f O l d e r B u s i n e s s R e c o r d s . " A m e r i c a n A r c h i v i s t 1 5 ( 1 9 5 2 ) : 2 3 1 - 2 4 0 . M a c K a y , E l e a n o r . " R a n d o m S a m p l i n g T e c h n i q u e s : A M e t h o d o f R e d u c i n g L a r g e H o m o g e n e o u s S e r i e s i n C o n g r e s s i o n a l P a p e r s . " A m e r i c a n A r c h i v i s t 4 1 ( 1 9 7 8 ) : 2 8 1 - 2 9 0 . M o s s , M . S . " P u b l i c R e c o r d O f f i c e : G o o d o r B a d ? " J o u r n a l o f t h e S o c i e t y o f A m e r i c a n A r c h i v i s t s 7 ( 1 9 8 0 ) : 1 5 6 - 1 6 6 . N i c o l s o n , G . W . L . C a n a d i a n E x p e d i t i o n a r y F o r c e , 1 9 1 4 - 1 9 1 9 ( O f f i c i a l H i s t o r y o f t h e C a n a d i a n A r m y i n t h e F i r s t W o r l d W a r ) O t t a w a : Q u e e n ' s P r i n t e r , 1 9 6 2 . - 1 2 2 - P e a c e , N a n c y E . ( e d . ) A r c h i v a l C h o i c e s . T o r o n t o : L e x i n g t o n B o o k s , 1 9 8 4 . P u b l i c R e c o r d s C o m m i t t e e o f t h e B r i t i s h R e c o r d A s s o c i a t i o n . " P u b l i c R e c o r d s C o m m i t t e e o f t h e B r i t i s h R e c o r d A s s o c i a t i o n : S u b m i s s i o n s t o t h e W i l s o n R e p o r t . " A r c h i v e s 1 4 ( 1 9 7 9 ) : 9 2 - 1 0 0 . R a p p o r t , L e o n a r d . " N o G r a n d f a t h e r C l a u s e : R e a p p r a i s i n g A c c e s s i o n e d R e c o r d s . " A m e r i c a n A r c h i v i s t 4 4 ( 1 9 8 1 ) : 1 4 3 - 1 5 0 . S c h e l l e n b e r g , T h e o d o r e R . T h e A p p r a i s a l o f M o d e r n P u b l i c R e c o r d s . : N a t i o n a l A r c h i v e s B u l l e t i n N o . 8 . W a s h i n g t o n : N a t i o n a l A r c h i v e s a n d R e c o r d s S e r v i c e , 1 9 5 6 . , M o d e r n A r c h i v e s : P r i n c i p l e s a n d T e c h n i q u e s . C h i c a g o : U n i v e r s i t y o f C h i c a g o P r e s s , 1 9 5 6 . S m i t h , W i l f r e d I . " A r c h i v a l S e l e c t i o n : A C a n a d i a n V i e w . " J o u r n a l o f t h e S o c i e t y o f A r c h i v i s t s 3 ( 1 9 6 5 - 1 9 6 9 ) : ' 2 7 5 - 2 8 0 . S t a n l e y , G e o r g e F . G . C a n a d a ' s S o l d i e r s , 1 6 0 4 - 1 9 5 4 : T h e M i l i t a r y H i s t o r y o f a n U n m i l i t a r y P e o p l e . T o r o n t o : M a c M i 1 1 a n , 1 9 5 4 . S t e w a r t , C h a r l e s H . ( c o m p . ) ' " O v e r s e a s " : T h e L i n e a g e s a n d I n s i g n i a o f t h e C a n a d i a n E x p e d i t i o n a r y F o r c e , 1 9 1 4 - 1 9 1 9 . T o r o n t o : L i t t l e a n d S t e w a r t , 1 9 7 0 . W i s e , S . F . T h e O f f i c i a l H i s t o r y o f t h e R o y a l C a n a d i a n A i r F o r c e , V o l u m e T i T o r o n t o : T h e U n i v e r s i t y o f T o r o n t o P r e s s T n c o - o p e r a t i o n w i t h t h e D e p a r t m e n t o f N a t i o n a l D e f e n s e a n d t h e C a n a d i a n G o v e r n m e n t P u b l i s h i n g C e n t r e , S u p p l y a n d S e r v i c e s C a n a d a , 1 9 8 0 .

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