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D E V E L O P I N G A P R O G R A M M E T O E D U C A T E A R C H I V I S T S IN SRI L A N K A B y N A Y A N I S A M A R A S I N G H E B . A . (Hons.), University of Colombo, Sri Lanka, 1984 P h . D , University of Leeds, United Kingdom, 1989 A T H E S I S S U B M I T T E D I N P A R T I A L F U L F I L L M E N T O F T H E R E Q U I R E M E N T S F O R T H E D E G R E E O F M A S T E R O F A R C H I V A L S T U D I E S in T H E F A C U L T Y O F G R A D U A T E S T U D I E S School of Library, Archival and Information Studies We accept this thesis as conforming to the required standard T H E U N I V E R S I T Y © J : - ^ I T I S H N : ; Q L | U M B I A May 1994 © Nayani Samarasinghe, 1994 In p r e s e n t i n g this thesis in part ial fu l f i lment o f t h e requ i remen ts fo r an advanced d e g r e e at t h e Univers i ty o f Brit ish Co lu iub ia , I agree that t h e Library shall make it f ree ly available f o r re ference and study. I f u r the r agree that pe rmiss ion fo r extensive c o p y i n g o f this thesis f o r scholar ly pu rposes may be g ran ted b y t h e head o f m y d e p a r t m e n t or by his o r her representat ives. It is u n d e r s t o o d that c o p y i n g or p u b l i c a t i o n o f this thesis for f inancial gain shall n o t b e a l l owed w i t h o u t my w r i t t e n pe rm iss ion . D e p a r t m e n t o f The Univers i ty o f Brit ish C o l u m b i a Vancouver , Canada Da te ff I l9t^ DE-6 (2/88) ABSTRACT T h i s s t u d y i n v e s t i g a t e s t h e p o s s i b i l i t i e s o f e d u c a t i n g a n d t r a i n i n g a r c h i v i s t s i n S r i L a n k a . I t a i m s t o d e t e r m i n e t h e v i a b i l i t y o f e d u c a t i n g a r c h i v i s t s a n d t o p r o p o s e t h e l o c a t i o n , r e q u i r e m e n t s , a n d c u r r i c u l u m s u i t a b l e t o t h e S r i L a n k a n c i r c u m s t a n c e . The f i r s t p a r t o f t h e s t u d y e x a m i n e s a s p e c t s o f t h e S r i L a n k a n c o n t e x t t h a t a f f e c t t h e q u e s t i o n o f a r c h i v a l e d u c a t i o n , i n p a r t i c u l a r t h e c o n s t i t u t i o n a l a n d p o l i t i c a l e v o l u t i o n o f t h e c o u n t r y , t h e h i s t o r y o f i t s a r c h i v e s and t h e i r p r e s e r v a t i o n a n d t r e a t m e n t , t o g e t h e r w i t h a n a c c o u n t o f p a s t e d u c a t i o n a n d t r a i n i n g o f a r c h i v i s t s a n d r e c o r d s p e r s o n n e l . I t t h e n s y n t h e s i z e s t h e i n t e r n a t i o n a l l i t e r a t u r e on a r c h i v a l e d u c a t i o n i n o r d e r t o s e e t h e v a r i o u s p a t t e r n s o f e d u c a t i o n w h i c h h a v e emerged t h e w o r l d o v e r i n o r d e r t o r e f l e c t on t h e b e s t m o d e l f o r S r i L a n k a . A l t h o u g h a s p e c t s o f s e v e r a l d i f f e r e n t p a t t e r n s a r e a p p l i c a b l e t o t h e S r i L a n k a n s i t u a t i o n , i t i s p r o p o s e d a programme o f s t u d i e s i n p u r e l y p r o f e s s i o n a l a r e a s s h o u l d be l o c a t e d i n a S r i L a n k a n u n i v e r s i t y , i n a manner more a n d more b e c o m i n g t h e norm t h e w o r l d o v e r . T h i s l i t e r a t u r e a l s o i d e n t i f i e s c e r t a i n i s s u e s o f l o c a t i o n i n t h e u n i v e r s i t y a n d r e l a t e d t o t h e c u r r i c u l u m w h i c h a r e a d d r e s s e d i n l a t e r c h a p t e r s . The n e x t two c h a p t e r s s u p p o r t t h e i d e a o f e s t a b l i s h i n g a d i p l o m a prograirane a t t h e p o s t - g r a d u a t e l e v e l l a s t i n g one y e a r a n d l o c a t e d i n c o n j u n c t i o n w i t h l i b r a r y a n d i n f o r m a t i o n s t u d i e s . The p a r t i c u l a r r e q u i r e m e n t s o f S r i L a n k a a r e t a k e n i n t o a c c o u n t , b u t i n t e r n a t i o n a l t r e n d s a n d s t a n d a r d s a r e a l s o o b s e r v e d . The s t u d y c o n c l u d e s t h a t i t i s b o t h p o s s i b l e a n d d e s i r a b l e t o t a k e a g r a d u a l i s t a p p r o a c h b y f i r s t b u i l d i n g a d i p l o m a p r o g r a m o f p u r e l y p r o f e s s i o n a l c o u r s e s t o e d u c a t e a r c h i v i s t s a n d r e c o r d s p e r s o n n e l f o r b o t h p u b l i c a n d p r i v a t e e mployment i n t h e S r i L a n k a n c o n t e x t . Table of Contents A b s t r a c t i i T a b l e o f C o n t e n t s i v L i s t o f T a b l e s v L i s t o f Maps v i A c k n o w l e d g e m e n t s v i i I n t r o d u c t i o n 1 C h a p t e r One: The S r i L a n k a n C o n t e x t 4 S r i L a n k a S o c i e t y a n d i t s O r g a n i z a t i o n 6 S o c i a l , E c o n o m i e , a n d G o v e r n m e n t S y s t e m 8 H i s t o r y o f R e c o r d s P r e s e r v a t i o n 15 D u t c h A r c h i v e s 16 B r i t i s h A r c h i v e s 19 H i s t o r y o f A r c h i v e P r e s e r v a t i o n 20 A r c h i v a l L e g i s l a t i o n i n S r i L a n k a 21 C h a p t e r Two: P r i n c i p a l i s s u e s i n A r c h i v a l E d u c a t i o n . . 27 C h a p t e r T h r e e : U n i v e r s i t y E d u c a t i o n : O p t i o n s 48 U n i v e r s i t y o f S r i L a n k a : H i s t o r i c a l D e v e l o p m e n t . . 49 A r c h i v a l E d u c a t i o n : L e v e l o f E d u c a t i o n 59 D u r a t i o n 6 0 F a c u l t y o r D e p a r t m e n t 61 T e a c h e r s 67 L a n g u a g e o f I n s t r u c t i o n 69 C h a p t e r F o u r : D e s i g n i n g a Programme 72 A d m i s s i o n R e q u i r e m e n t s 73 C u r r i c u l u m 77 C h a p t e r F i v e : C o n c l u s i o n 96 S e l e c t e d B i b l i o g r a p h y 100 L i s t o f Tables T a b l e 1 S o c i a l I n d i c a t o r s : S r i L a n k a c o m p a r e d w i t h s e l e c t e d c o u n t r i e s T a b l e 2 U n i v e r s i t y E d u c a t i o n 1984-1990 L i s t : of Maps Map 1 S r i L a n k a 5 Map 2 H i g h e r E d u c a t i o n a l I n s t i t u t i o n s o f S r i L a n k a Acknowledgements T h e r e a r e many p e o p l e who d e s e r v e t h a n k s f o r t h e i r k i n d n e s s a n d h e l p d u r i n g t h i s p r o j e c t . F i r s t o f a l l , I w o u l d l i k e t o t h a n k T e r r y E a s t w o o d , my t h e s i s s u p e r v i s o r f o r a l l t h e h e l p he g a v e me, e s p e c i a l l y , f o r g e n e r o u s l y m a k i n g a v a i l a b l e h i s e x t e n s i v e c o l l e c t i o n o f a r c h i v a l e d u c a t i o n m a t e r i a l . He was a s o u r c e o f c o n s t a n t e n c o u r a g e m e n t a n d he made t h e w r i t i n g o f t h i s t h e s i s a t r u e l e a r n i n g e x p e r i e n c e . My a p p r e c i a t i o n f o r t h e g u i d a n c e a n d h e l p g i v e n b y P r o f e s s o r N a n c y W a x i e r - M o r r i s o n o f t h e D e p a r t m e n t o f A n t h r o p o l o g y , who s h a r e d w i t h me, h e r many y e a r s o f e x p e r i e n c e a t a S r i L a n k a n U n i v e r s i t y . T h a n k s a l s o t o P r o f e s s o r P e t e r Simmons, f o r a g r e e i n g t o be i n my t h e s i s c o m m i t t e e . A S p e c i a l w o r d o f t h a n k s t o D r . S.K.K. W i c k r a m a n a y a k e , t h e d e p u t y d i r e c t o r o f t h e S r i L a n k a N a t i o n a l A r c h i v e s f o r h i s h e l p . Warmest t h a n k s t o D r . D a v i d P a u l S h a p i r o , my b r o t h e r - i n - l a w , f o r p r o o f r e a d i n g a n d f o r v a l u a b l e comments o f f e r e d a t v a r i o u s s t a g e s o f t h i s t h e s i s . O n l y a p e r s o n w i t h a deep i n t e r e s t i n S r i L a n k a c o u l d do i t . A U n i v e r s i t y g r a d u a t e f e l l o w s h i p f r o m t h e U n i v e r s i t y o f B r i t i s h C o l u m b i a , f o r two c o n s e c u t i v e a c a d e m i c y e a r s e n a b l e d me t o s t u d y i n C a n a d a . To my h u s b a n d a n d b e s t f r i e n d , N a l i n , who p u t up w i t h a s t u d e n t w i f e f r o m t h e f i r s t d a y o f o u r m a r r i a g e , f o r a l l h i s k i n d n e s s a n d l o v e , t h i s t h e s i s i s l o v i n g l y d e d i c a t e d . I n t r o d u c t i o n I t i s c r i t i c a l l y i m p o r t a n t t o e v e r y c i v i l i z e d s o c i e t y t h a t d o c u m e n t a r y e v i d e n c e o f i t s a c t i v i t i e s be i d e n t i f i e d , p r e s e r v e d , a n d a c c e s s i b l e . As a D e m o c r a t i c S o c i a l i s t R e p u b l i c , S r i L a n k a h a s a l r e a d y a c k n o w l e d g e d i t s r e s p o n s i b i l i t y a n d b e g u n t o make p r o v i s i o n f o r p r e s e r v i n g i t s a r c h i v a l h e r i t a g e . P a r t o f t h e p r o c e s s o f e x t e n d i n g t h e r a n g e a n d c o g e n c y o f a r c h i v a l a d m i n i s t r a t i o n i n v o l v e s e d u c a t i n g a r c h i v i s t s t o c a r e f o r t h e r e c o r d o f t h e n a t i o n . By e n s u r i n g t h a t a r c h i v a l d o c u m e n t s a r e p r o p e r l y p r e s e r v e d a n d made a v a i l a b l e f o r a l l o f s o c i e t y ' s p u r p o s e s , S r i L a n k a c a n d e e p e n i t s s e n s e o f i t s c u l t u r a l h e r i t a g e a n d p r o t e c t t h e r i g h t s a n d p r i v i l e g e s o f i t s c i t i z e n s . A r c h i v i s t s a n d o t h e r r e c o r d s p e r s o n n e l p l a y a v i t a l r o l e i n p r o t e c t i n g t h e n a t i o n ' s h e r i t a g e . T h e i r p r o f e s s i o n a l c o m p e t e n c e must be s e c u r e d b y a t h o r o u g h g r o u n d i n g i n t h e i r d i s c i p l i n e . E v e n t h o u g h S r i L a n k a h a s a r e c o r d k e e p i n g t r a d i t i o n g o i n g b a c k o v e r 2500 y e a r s o l d , i t , l i k e many o t h e r d e v e l o p i n g c o u n t r i e s , h a s n o t y e t e s t a b l i s h e d a means o f e d u c a t i n g i t s own a r c h i v i s t s a n d r e c o r d s m a n a g e r s . I n t h e p a s t , e d u c a t i o n h a s b e e n p r o v i d e d e i t h e r f i r s t b y t r a i n i n g p e r s o n n e l on t h e j o b i n t h e i n s t i t u t i o n w h e r e t h e y w o r k o r b y s e n d i n g p e o p l e o v e r s e a s t o B r i t a i n a n d o t h e r c o u n t r i e s f o r p o s t g r a d u a t e c o u r s e s i n t h e f i e l d . A s a r a p i d l y d e v e l o p i n g c o u n t r y i n t h e S o u t h A s i a , w i t h one o f h i g h e s t l i t e r a c y r a t e i n t h e r e g i o n , S r i L a n k a h a s t h e c a p a b i l i t y t o e d u c a t e i t s own a r c h i v i s t s a n d r e c o r d s m a n a g e r s . W h e t h e r i t w i l l do so i s a q u e s t i o n o n l y t i m e w i l l t e l l , b u t a n i n v e s t i g a t i o n o f what i s i n v o l v e d i n e s t a b l i s h i n g s u c h a p r o g r a m o f s t u d i e s may h e l p t h e p r o c e s s . T h e r e f o r e , t h i s t h e s i s a i m s t o c h a r a c t e r i z e t h e c o n d i t i o n s , n e e d s , a n d o p t i o n s o p e n t o S r i L a n k a t o d e v e l o p p r o f e s s i o n a l e d u c a t i o n i n t h e f i e l d . I t b e g i n s b y e x a m i n i n g t h e b r o a d e r c o n t e x t o f S r i L a n k a n s o c i e t y , i t s h i s t o r y , a n d t h e h i s t o r y o f i t s a r c h i v e s t o s e t t h e s t a g e f o r a d i s c u s s i o n o f e d u c a t i o n a l i s s u e s . I t t h e n s u r v e y s t h e l i t e r a t u r e on a r c h i v a l e d u c a t i o n t o d e t e r m i n e t h e v a r i o u s p a t t e r n s o f n a t i o n a l d e v e l o p m e n t f r o m w h i c h S r i L a n k a may draw c o u n s e l . W i t h b r o a d e r c o n t e x t s e t i n t h e s e two ways, i t t h e n l o o k s a t t h e p e r e n n i a l q u e s t i o n o f w h e r e a r c h i v a l e d u c a t i o n s h o u l d be l o c a t e d , i t s i n s t i t u t i o n a l a n d i n t e l l e c t u a l m i l i e u . F i n a l l y , as i n a n y e d u c a t i o n a l e n d e a v o u r , a p r i m e i s s u e i s what s h o u l d be i n s t r u c t e d . The t h e s i s t h e r e f o r e e x a m i n e s t h e n a t u r e a n d e x t e n d o f t h e c u r r i c u l u m t o meet S r i L a n k a ' s n e e d s a n d move i t a l o n g t h e p a t h t o g r e a t e r e f f e c t i v e n e s s i n i t s a r c h i v a l e n d e a v o u r s . The m a i n s o u r c e s o f t h i s t h e s i s a r e s e c o n d a r y , f a l l i n g e q u a l l y i n t o w o r k s a b o u t S r i L a n k a i n g e n e r a l , on t h e one h a n d , a n d a b o u t a r c h i v a l s c i e n c e a n d e d u c a t i o n , on t h e o t h e r . The t a s k was v e r y much one c a l l i n g u p o n t h e a u t h o r t o p u t k n o w l e d g e o f S r i L a n k a , i t s s o c i e t y , a n d i t s i n s t i t u t i o n s t o g e t h e r w i t h k n o w l e d g e o f a r c h i v e s a n d a r c h i v a l e d u c a t i o n t o d e v i s e o r p r o p o s e a n a p p r o p r i a t e scheme o f a r c h i v a l e d u c a t i o n f o r h e r n a t i v e c o u n t r y . I n t h a t s e n s e , t h e t h e s i s h a s a v e r y p r a c t i c a l a i m , b u t i n f a c t t h e p r o c e s s c a u s e d h e r t o d r a w t o g e t h e r t h e s t r a n d s o f a l i f e l o n g i n t e r e s t i n h e r c o u n t r y ' s h e r i t a g e a n d h e r n e w f o u n d p r o f e s s i o n a l k n o w l e d g e o f a r c h i v e s . The e d u c a t i o n o f a r c h i v i s t s e v e r y w h e r e i n t h e w o r l d h a s b e e n a c o n t e n t i o u s m a t t e r , b u t e v e r y w h e r e i t a d v a n c e s due t o t h e e f f o r t s o f a r c h i v i s t s t o c o n c e i v e o f ways t o p r o v i d e a s o l i d f o r m a t i o n o f new members o f t h e p r o f e s s i o n . I t i s p e r h a p s u n u s u a l f o r a new member o f t h e p r o f e s s i o n t o t a k e on t h a t t a s k , b u t , i t i s h o p e d , n o n e t h e l e s s i n s t r u c t i v e f o r a l l t h a t . CHAPTER 1 THE SRI LANKAN CONTEXT S r i L a n k a i s an i s l a n d o f 65,610 s q u a r e K i l o m e t r e s i n e x t e n t , r o u g h l y o f t h e same s i z e a s T a s m a n i a o r t h e I r i s h R e p u b l i c , l y i n g o f f t h e s o u t h e r n t i p o f t h e I n d i a n s u b - c o n t i n e n t . I t i s s e p a r a t e d f r o m t h e I n d i a n s u b - c o n t i n e n t by s t r i p o f s e a w h i c h , a t i t s n a r r o w e s t i s a b o u t 45 K i l o m e t r e s w i d e . B e c a u s e o f i t s c e n t r a l l o c a t i o n i n t h e I n d i a n Ocean i t h a s b e e n f o r many c e n t u r i e s a f o c a l p o i n t o f s e a r o u t e s . I t h a d l i n k s w i t h t h e a n c i e n t c i v i l i z a t i o n s o f t h e M e d i t e r r a n e a n , a n d i n m e d i e v a l t i m e s , some o f i t s p o r t s became m a j o r c o m m e r c i a l c e n t r e s o f t h e I n d i a n O c e a n t h a t w e r e f r e q u e n t e d b y t r a d i n g f l e e t s f r o m A r a b i a a n d C h i n a . ^ S r i L a n k a h a s A s i a ' s l a r g e s t n a t u r a l h a r b o u r i n T r i n c o m a l e e ( s e e map o f S r i L a n k a on p a g e 5 ) . The i m p o r t a n c e o f T r i n c o m a l e e i n t h e d a y s b e f o r e t h e s t e a m e r was r e l a t e d t o t h e n e e d s o f n a v a l s t r a t e g y . D u r i n g t h e monsoons, a s q u a d r o n d e f e n d i n g I n d i a h a d t o l i e t o t h e w i n d w a r d o f t h e s u b - c o n t i n e n t ; i t r e q u i r e d a s a f e h a r b o u r f o r s h e l t e r d u r i n g t h e v i o l e n t w e a t h e r . T r i n c o m a l e e f u l f i l l e d t h i s r e q u i r e m e n t n i c e l y a n d became c r u c i a l t o t h e n a v a l d e f e n c e o f I n d i a . The s t r a t e g i c i m p o r t a n c e t o t h e c o n t r o l o f t h e M a l a b a r a n d ^ C.W. N i c h o l a s a n d S. P a r a n a v i t a n a , A Concise History of Ceylon (Colombo: C e y l o n U n i v e r s i t y P r e s s , 1 9 6 1 ) , 9-10. Map 1 Sri Lanka Soiarce: The Times Atlas of the World, 9th ed. (London: Times books, 1992), plate 26. i n p e n i n s u l a r I n d i a . B e c a u s e o f t h e i s l a n d ' s g e o - s t r a t e g i c v a l u e i n t h e I n d i a n Ocean, S r i L a n k a was s u b j e c t e d t o W e s t e r n i m p e r i a l i s m l o n g e r t h a n any o t h e r A s i a n c o u n t r y . S r i L a n k a e x p e r i e n c e d W e s t e r n r u l e u n d e r t h r e e s u c c e s s i v e E u r o p e a n c o l o n i a l p o w e r s : t h e P o r t u g u e s e ( 1 5 0 5 - 1 6 5 6 ) , t h e D u t c h ( 1 6 5 6 - 1 7 9 6 ) , a n d t h e B r i t i s h ( 1796-1948) . I n 1505, t h e P o r t u g u e s e f o r m e d s e t t l e m e n t s i n t h e w e s t a n d s o u t h , w h i c h w e r e t a k e n f r o m them a b o u t t h e m i d d l e o f t h e n e x t c e n t u r y by t h e D u t c h . I n 1796, t h e B r i t i s h G o v e r n m e n t a n n e x e d t h e i s l a n d t o t h e p r e s i d e n c y o f M a d r a s . I n 1802, C e y l o n was c o n s t i t u t e d a s e p a r a t e c o l o n y . The B r i t i s h t e r r i t o r i a l c o n t r o l o v e r C e y l o n was c o n f i r m e d by t h e T r e a t y o f A m i e n s b e t w e e n G r e a t B r i t a i n a n d F r a n c e i n t h e same y e a r . ^ A G o v e r n o r was a p p o i n t e d t o a d m i n i s t e r t h e i s l a n d , he was a l s o t h e p r e s i d e n t o f t h e Supreme C o u r t o f j u d i c a t u r e c o n s i s t i n g o f t h e G o v e r n o r , t h e o f f i c e r commanding t r o o p s , a n d t h e C h i e f S e c r e t a r y . The C h i e f S e c r e t a r y was t h e p r e s i d e n t o f t h e b o a r d o f r e v e n u e a n d t r a d e . A g e n t s o f R e v e n u e w e r e a p p o i n t e d t o c o l l e c t t a x e s a n d d u t i e s . The C e y l o n C i v i l S e r v i c e was a l s o e s t a b l i s h e d f r o m t h e b e g i n n i n g o f t h e B r i t i s h r u l e . D u r i n g t h e e a r l y y e a r s p o s t a l , s u r v e y , a u d i t , e d u c a t i o n a n d m e d i c a l d e p a r t m e n t s w e r e s e t up. The o l d e s t n e w s p a p e r i n S r i L a n k a , The Ceylon Government Gazette, was s t a r t e d i n ^ Z e y l a n i c u s , Ceylon Between Orient and the Occident ( L o n d o n : E l e k , 1970) , 82 . 1802.^ The B r i t i s h a l s o s e t up f i v e c o u r t s w i t h c i v i l a n d c r i m i n a l j u r i s d i c t i o n a n d by 1809 t r i a l b y j u r y was i n t r o d u c e d , t h e f i r s t i n t r o d u c t i o n o f t h i s p r o c e d u r e i n t o A s i a . * F u s i n g t h e B r i t i s h l e g a l s y s t e m t o t h a t o f D u t c h l a w g a v e t h e i s l a n d a j u d i c a t u r e w h i c h e m p h a s i z e s t h e e q u a l i t y o f t h e i n d i v i d u a l b e f o r e t h e l a w , i r r e s p e c t i v e o f c o n s i d e r a t i o n s o f c a s t e , c r e e d , a n d c o m m u n i t y . T h i s l e g a l s y s t e m , one o f t h e c h i e f l e g a c i e s o f e a r l y B r i t i s h r u l e , p r o v i d e s t h e f o u n d a t i o n f o r t o d a y ' s e g a l i t a r i a n s o c i e t y . U n t i l 1815, C e y l o n was s t i l l a g e o g r a p h i c a l e n t i t y a n d n o t a p o l i t i c a l u n i t u n d e r t h e B r i t i s h . B r i t i s h p o w e r was d o m i n a n t o n l y o v e r t h e m a r i t i m e p r o v i n c e s . I n c e n t r a l C e y l o n , t h e i n d i g e n o u s m o n a r c h i c a l f o r m o f g o v e r n m e n t c o n t i n u e d . P o l i t i c a l u n i t y w o u l d a w a i t t h e s u b j u g a t i o n o f t h e K a n d y a n K i n g d o m i n c e n t r a l C e y l o n b y t h e B r i t i s h , who w e r e a n x i o u s t o c o n t r o l t h e i s l a n d m i l i t a r i l y . The B r i t i s h a t t e m p t e d t o c o n q u e r t h e K a n d y a n K i n g d o m s e v e r a l t i m e s , b u t f a i l e d when t h e t r o o p s w e r e m a s s a c r e d i n t h e m o u n t a i n o u s d e f i l e s a n d d e v a s t a t e d b y m a l a r i a . Then t h e y e s t a b l i s h e d c o n t a c t s w i t h t h e S i n h a l e s e c h i e f s i n t h e hope t h a t d i p l o m a c y w o u l d e n a b l e them t o c o n t r o l t h e K a n d y a n Kingdom. A n o t a b l e o r i e n t a l s c h o l a r , J o h n D ' O y l y , who a c t e d as t h e c h i e f t r a n s l a t o r t o t h e B r i t i s h g o v e r n m e n t , s t a r t e d a ' I b i d . , 83. * I b i d . , 85. s t e a d y c o r r e s p o n d e n c e i n S i n h a l e s e w i t h t h e K a n d y a n c h i e f s . T h e s e l e t t e r s w e r e i n s c r i b e d on o l a o r d r i e d p a l m l e a v e s . ^ C o l l u s i o n b e t w e e n D ' O y l y a n d t h e c h i e f m i n i s t e r o f t h e K i n g l e d t o a r e v o l t a g a i n s t t h e K i n g . When i t f a i l e d , t h e c h i e f t a i n t o o k r e f u g e w i t h t h e B r i t i s h . The K i n g t h e n b u t c h e r e d t h e C h i e f t a i n ' s w i f e a n d c h i l d r e n a n d s e v e r a l M u s l i m t r a d e r s who w e r e a c c u s e d o f b e i n g B r i t i s h s p i e s . The B r i t i s h u s e d t h i s a c t as a casus b e l l i a n d m a r c h e d i n t o K andy i n 1815, c a p t u r e d t h e l a s t S r i L a n k a n k i n g , a n d made C e y l o n a s i n g l e p o l i t i c a l u n i t . * ^ The B r i t i s h e s t a b l i s h e d E x e c u t i v e a n d L e g i s l a t i v e C o u n c i l s t o g o v e r n t h e i s l a n d . L o c a l r e p r e s e n t a t i v e s w e r e a d m i t t e d t o t h e L e g i s l a t i v e C o u n c i l , composed o f t h e C h i e f J u s t i c e , t h e C o l o n i a l S e c r e t a r y , t h e C o l o n i a l T r e a s u r e r , two p r o v i n c i a l a g e n t s , a n d two h e a d s o f g o v e r n m e n t d e p a r t m e n t s . From t i m e t o t i m e , t h e number o f u n o f f i c i a l r e p r e s e n t a t i v e s was i n c r e a s e d . U n i v e r s a l a d u l t s u f f r a g e was i n t r o d u c e d t o t h e c o u n t r y i n 1931. The e n d o f c o l o n i a l r u l e i n S r i L a n k a was s m o o t h a n d p e a c e f u l i n c o n t r a s t w i t h t h e v i o l e n c e t h a t r a g e d o v e r B r i t i s h I n d i a a n d Burma. I n 1948, t h e l a s t g o v e r n o r became t h e g o v e r n o r g e n e r a l o f t h e new d o m i n i o n . The W e s t m i n s t e r s t y l e p a r l i a m e n t c o n s i s t e d o f e l e c t e d members f r o m n i n e t y f i v e = I b i d . , 87. " I b i d . c o n s t i t u e n c i e s . The P a r l i a m e n t was composed o f two c h a m b e r s , t h e S e n a t e a n d t h e House o f R e p r e s e n t a t i v e s . The l e a d e r o f t h e l a r g e s t g r o u p i n t h e House o f R e p r e s e n t a t i v e s became t h e p r i m e m i n i s t e r . The P r i m e M i n i s t e r s e l e c t e d members o f t h e c a b i n e t f r o m among t h e e l e c t e d r e p r e s e n t a t i v e s . ' ^ I n 1956, S i n h a l e s e was d e c l a r e d b y l e g i s l a t i o n t o be t h e o f f i c i a l l a n g u a g e o f t h e c o u n t r y . I n May 1972, C e y l o n became a r e p u b l i c , a n d i t s name was c h a n g e d t o S r i L a n k a . The new c o n s t i t u t i o n e s t a b l i s h e d a u n i - c a m e r a l l e g i s l a t u r e , a n d a c e n t r a l i s e d d e m o c r a c y i n w h i c h t h e d o m i n a n t e l e m e n t was t h e p o l i t i c a l e x e c u t i v e . The N a t i o n a l S t a t e A s s e m b l y was d e s c r i b e d as t h e supreme i n s t r u m e n t o f t h e s t a t e p o w e r o f t h e r e p u b l i c * The c o n s t i t u t i o n b r o u g h t t h e e n t i r e a d m i n i s t r a t i v e s t r u c t u r e o f t h e c o u n t r y u n d e r t h e c o n t r o l o f t h e C o u n c i l o f M i n i s t e r s who w e r e a n s w e r a b l e t o t h e N a t i o n a l S t a t e A s s e m b l y . The C o u n c i l o f M i n i s t e r s was v e s t e d w i t h t h e a u t h o r i t y t o a p p o i n t , t r a n s f e r , d i s c i p l i n e , a n d d i s m i s s members o f t h e p u b l i c s e r v i c e . A new c o n s t i t u t i o n f o r t h e D e m o c r a t i c S o c i a l i s t R e p u b l i c o f S r i L a n k a was p r o m u l g a t e d i n S e p t e m b e r 1978. The m a j o r f e a t u r e o f t h e p r e s e n t c o n s t i t u t i o n o f S r i L a n k a i s t h e d i v i s i o n o f p o w e r s among t h e t h r e e d i f f e r e n t o r g a n s o f E.F.C. Ludowyk, The Modern History of Ceylon ( L o n d o n : W e i d e n f e l d & N i c h o l s o n , 1 9 6 6 ) , 205-9. ® K.M. de S i l v a , A History of Sri Lanka ( L o n d o n : C. H u r s t , 1 9 8 1 ) , 548. g o v e r n m e n t . The c o n s t i t u t i o n r e f e r s t o t h e t h r e e b r a n c h e s o f g o v e r n m e n t -- t h e l e g i s l a t i v e , e x e c u t i v e , a n d j u d i c i a r y as f o r m i n g t h e b a s i c p o l i t i c a l s t r u c t u r e o f t h e s t a t e . The r e l a t i o n s h i p b e t w e e n t h e e x e c u t i v e a n d l e g i s l a t i v e o r g a n s i n S r i L a n k a i s b a s e d on a p e c u l i a r c o m b i n a t i o n o f t h e p r e s i d e n t i a l a n d p a r l i a m e n t a r y s y s t e m o f g o v e r n m e n t . The P r e s i d e n t o f t h e R e p u b l i c i s e l e c t e d i n d e p e n d e n t l y o f t h e l e g i s l a t u r e , a n d t h e r e f o r e h a s a d i r e c t m a n d a t e f r o m t h e p e o p l e t o h e a d t h e p o l i t i c a l e x e c u t i v e . ' The t e r m o f o f f i c e i s s i x y e a r s w i t h no p e r s o n a b l e t o h o l d t h e o f f i c e f o r more t h a n two c o n s e c u t i v e t e r m s . The P r e s i d e n t i s a l s o t h e h e a d o f t h e s t a t e , t h e C o m m a n d e r - i n - C h i e f o f t h e Armed F o r c e s , a n d p r e s i d e s a t m e e t i n g s o f t h e C a b i n e t o f M i n i s t e r s . The P r e s i d e n t a p p o i n t s t h e p r i m e m i n i s t e r , c a b i n e t m i n i s t e r s , a n d d e p u t y m i n i s t e r s . ^ " P a r l i a m e n t c o n s i s t s o f one chamber composed o f 225 members. The t e r m o f P a r l i a m e n t i s s i x y e a r s . The p r i m e m i n i s t e r s p e a k s i n P a r l i a m e n t on b e h a l f o f t h e g o v e r n m e n t on most i m p o r t a n t m a t t e r s . The i m p o r t a n c e o f t h e p r i m e m i n i s t e r h a s b e e n g r e a t l y r e d u c e d b y t h e 1978 c o n s t i t u t i o n . The o f f i c e d o e s n o t i n anyway compare w i t h h i s c o u n t e r p a r t u n d e r t h e p r e v i o u s c o n s t i t u t i o n s o f S r i L a n k a . R a t h e r , i t i s t h e ' H.M. Z a f r u l l a h , Sri Lanka's Hybrid P r e s i d e n t i a l and Parliamentary System and the Separation of Powers Doctrine ( K u a l a Lumpur: U n i v e r s i t y o f M a l a y a P r e s s , 1 9 8 1 ) , 33. °̂ I b i d . , 33-35 . p r e s i d e n t , t h r o u g h h i s a u t h o r i t y t o a p p o i n t m i n i s t e r s , d i r e c t a l l e x e c u t i v e a f f a i r s , h e a d t h e m i l i t a r y , a n d a c t as h e a d o f s t a t e , who h a s c o n s o l i d a t e d power i n h i s h a n d s . The p r e s e n t a d m i n i s t r a t i o n h a s a p p r o x i m a t e l y t w e n t y s e v e n p e r s o n s h o l d i n g p o r t f o l i o s a t t h e c e n t r a l l e v e l , t w e n t y f o u r d i s t r i c t members, an d t w e n t y s e v e n d e p u t y m i n i s t e r s . The d i s t r i c t m i n i s t e r s a r e i n c h a r g e o f r e g i o n a l d e v e l o p m e n t . The j u d i c i a l a d m i n i s t r a t i o n i s s t r u c t u r e d i n a h i e r a r c h i c a l f a s h i o n . The c o u r t s o f l a w a r e t h e M a g i s t r a t e ' s C o u r t s , D i s t r i c t C o u r t s , H i g h C o u r t s , a n d a Supreme C o u r t . The C o n s t i t u t i o n o f 1978 p r o v i d e d f o r t h e e s t a b l i s h m e n t o f two s u p e r i o r c o u r t s , t h e Supreme C o u r t a n d t h e C o u r t o f A p p e a l . The Supreme C o u r t i s t h e h i g h e s t a n d f i n a l s u p e r i o r c o u r t o f r e c o r d . I t e x e r c i s e s j u r i s d i c t i o n f o r t h e p r o t e c t i o n o f f u n d a m e n t a l r i g h t s , f i n a l a p p e l l a t e j u r i s d i c t i o n i n e l e c t i o n p e t i t i o n s , a n d j u r i s d i c t i o n i n r e s p e c t o f a n y b r e a c h o f t h e p r i v i l e g e s o f P a r l i a m e n t . The C o u r t o f A p p e a l h a s a p p e l l a t e j u r i s d i c t i o n t o c o r r e c t a l l e r r o r s i n f a c t o r l a w c o m m i t t e d b y a n y c o u r t , t r i b u n a l , o r i n s t i t u t i o n . ^ ^ I n S r i L a n k a , as e l s e w h e r e i n S o u t h a n d S o u t h E a s t A s i a , p o l i t i c a l i n d e p e n d e n c e d i d n o t n e c e s s a r i l y b r i n g a b o u t c h a n g e s i n t h e e x i s t i n g e c o n o m i c s t r u c t u r e . The p e r i o d o f B r i t i s h r u l e w i t n e s s e d t h e e m e r g e n c e a n d f i r m e s t a b l i s h m e n t o f B r i a n H u n t e r , e d . . The Statesman's Year Book, 1 2 9 t h e d i t i o n ( L o n d o n : C. H u r s t , 1 9 9 2 ) , 1225. I b i d . , 1226-27 . a n e x p o r t economy w h i c h r e v o l v e d p r i n c i p a l l y a r o u n d t h e p r o d u c t i o n o f t h r e e c r o p s t e a , r u b b e r , a n d c o c o n u t . " S t a t e m e n t s o f g o v e r n m e n t p o l i c y a n d p l a n s a n d programmes o f e c o n o m i c d e v e l o p m e n t o f t h e p a s t d e c a d e o r s o h a v e r e p e a t e d l y e m p h a s i z e d t h e n e e d f o r s a f e g u a r d i n g t h e economy o f S r i L a n k a f r o m t h e v u l n e r a b i l i t y w h i c h stems f r o m i t s o v e r d e p e n d e n c e on t h e t h r e e s t a p l e e x p o r t p r o d u c t s . T o d a y t h e t e x t i l e i n d u s t r y i s t h e h i g h e s t f o r e i g n i n c o m e e a r n e r , o t h e r i n d u s t r i a l e x p o r t s f o l l o w a n d t e a i s t h e t h i r d m a i n i n c o m e s o u r c e . ^ * The r a t e o f g r o w t h o f t h e G r o s s N a t i o n a l P r o d u c t (GNP) i n r e a l t e r m s was a b o u t 4.4% i n 1992. F o r t h e same y e a r , p e r c a p i t a G r o s s N a t i o n a l P r o d u c t was US $494. A t p r e s e n t , t h e c o u n t r y h a s a p o p u l a t i o n o f 17.4 m i l l i o n a n d t h e e s t i m a t e d g r o w t h r a t e o f t h e p o p u l a t i o n i s 1.0%." T a b l e one g i v e s some s o c i a l f a c t s a b o u t S r i L a n k a n s o c i e t y i n c o m p a r i s o n w i t h o t h e r c o u n t r i e s o f t h e r e g i o n w h i c h e x p e r i e n c e d B r i t i s h C o l o n i a l r u l e i n t h e p a s t . " L.A. W i c k r e m e r a t n e , "The Economy i n 1948," i n Sri Lanka: A Survey e d . , K.M. de S i l v a ( L o n d o n : C. H u r s t , 1 9 7 7 ) , 131. *̂ " B a s i c E c o n o m i c I n d i c a t o r s , " i n Central Bank of Sri Lanka Annual Report (Colombo, 1 9 9 2 ) , 1. " I b i d . T a b l e 1 S o c i a l I n d i c a t o r s : S r i L a n k a c o m p a r e d w i t h s e l e c t e d c o u n t r i e s I t e m R e f S r i L a n k a I n d i a P a k i s t a n M a l a y s i a Hong Kong Y e a r L i t e r a c y R a t e % 1985 87 43 30 73 88 P o p u l a t i o n o f W o r k i n g age (15-64 y e a r s ) % 1989 62.3 58.6 52.2 59 69.6 T o t a l D e p e n d e n c y R a t i o % 1980 82.8 86.7 97.2 81.5 47.0 No. o f P e r s o n s p e r P h y s i c i a n 1985 7364 2647 2229 3175 1117 No. o f P e r s o n s p e r h o s p i t a l b e d 1985 358 1143 1694 408 222 No. o f D a i l y N e w s p a p e r s p e r 1000 p e r s o n s 1985 106 20 18 173 560 E c o n o m i c a l l y A c t i v e p o p u l a t i o n o f t h e T o t a l p o p u l a t i o n % 1985 38 38 29 39 48 S o u r c e : Economic and Social S t a t i s t i c s of Sri Lanka ( S t a t i s t i c s D e p a r t m e n t , C e n t r a l Bank o f S r i L a n k a , 1 9 9 2 ) , 94. S r i L a n k a h a s a h i g h l i t e r a c y r a t e c o m p a r e d w i t h t h e many S o u t h A s i a n c o u n t r i e s . I n 1990, t h e r e w e r e a b o u t 10,382 p r i m a r y a n d s e c o n d a r y s c h o o l s a n d 4.11 m i l l i o n s t u d e n t s a t t e n d i n g s c h o o l i n y e a r s one t o t h i r t e e n . E d u c a t i o n i s a d m i n i s t e r e d b y e i g h t p r o v i s i o n a l e d u c a t i o n d i r e c t o r s . O v e r a l l Statesman's Year Book, 1221. c o n t r o l o f e d u c a t i o n r e g i o n s i s v e s t e d i n t h e M i n i s t r y o f E d u c a t i o n a n d H i g h e r E d u c a t i o n . E d u c a t i o n i s f r e e f r o m t h e f i r s t s c h o o l y e a r t h r o u g h u n i v e r s i t y . T h e r e a r e n i n e u n i v e r s i t i e s i n t h e c o u n t r y : P e r a d e n i y a , C o l o m b o , J a f f n a , S r i J a y a w a r d e n e p u r a , M o r a t u w a , K e l a n i y a , E a s t e r n , Ruhuna, a n d t h e Open U n i v e r s i t y . I n 1990 t h e r e w e r e 28,923 s t u d e n t s a n d 1,811 t e a c h e r s i n t h e e i g h t u n i v e r s i t i e s e x c l u d i n g t h e Open University.^® I n t h e u n i v e r s i t i e s , u n d e r g r a d u a t e a n d g r a d u a t e d e g r e e s a r e o f f e r e d i n t h e d i s c i p l i n e s o f a r t s a n d o r i e n t a l s t u d i e s , e d u c a t i o n , commerce a n d management s t u d i e s , l a w , s c i e n c e , e n g i n e e r i n g , m e d i c i n e , d e n t a l s u r g e r y , a g r i c u l t u r e , v e t e r i n a r y s c i e n c e , a n d a r c h i t e c t u r e . " T h e r e i s a d i p l o m a c o u r s e i n l i b r a r y a n d i n f o r m a t i o n s c i e n c e o f f e r e d a t U n i v e r s i t y o f K e l a n i y a , a n d a m a s t e r o f l i b r a r y s c i e n c e d e g r e e o f f e r e d a t t h e U n i v e r s i t y o f Colombo. E d u c a t i o n i n t h e s e n s e o f f o r m a l i n s t r u c t i o n a n d l e a r n i n g h a s h a d a l o n g h i s t o r y i n S r i L a n k a . R e l i g i o u s i n s t r u c t i o n f o r n o v i c e s i n B u d d h i s t t e m p l e s s t a r t e d w e l l b e f o r e t h e C h r i s t i a n e r a , a n d b a s i c i n s t r u c t i o n i n r e a d i n g , w r i t i n g , a n d r e l i g i o n a p p e a r s t o h a v e b e e n g i v e n t o i n t e r e s t e d l a y m e n b y B u d d h i s t monks f r o m a b o u t t h e same p e r i o d . T h u s , f r o m e a r l y t i m e s t h e r e was i n t h e i s l a n d a c o n s i d e r a b l e I b i d . " " H i g h e r E d u c a t i o n 1 9 8 3 - 1 9 9 1 , " i n Economics and Social S t a t i s t i c s of Sri Lanka ( S t a t i s t i c s D e p a r t m e n t , C e n t r a l Bank o f S r i L a n k a , 1992) , 96 . l i t e r a t e l a y public.^° The a c a d e m i c n a t u r e o f t e m p l e e d u c a t i o n was s t r e n g t h e n e d b e c a u s e i t met t h e n e e d f o r l i t e r a t e o f f i c i a l s who c o u l d m a i n t a i n r e v e n u e a n d o t h e r r e c o r d s f o r p u r p o s e s o f a d m i n i s t r a t i o n . The t r a d i t i o n o f r e c o r d k e e p i n g p r a c t i c e s i n S r i L a n k a r u n s b a c k t o t h e i n t r o d u c t i o n o f B u d d h i s m i n t h e t h i r d c e n t u r y B.C. D u r i n g t h e p e r i o d o f n a t i v e m o n a r c h s f r o m t h e t h i r d c e n t u r y B.C. t o n i n e t e e n t h c e n t u r y A.D., r o y a l a r c h i v e s w e r e i n e x i s t e n c e , a s e v i d e n c e d by i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e i n i n s c r i p t i o n s , c h r o n i c l e s , o l a m a n u s c r i p t s ( p a l m l e a v e s ) , a n d o t h e r l i t e r a r y s o u r c e s . F r om t h e t h i r d c e n t u r y B.C. u n t i l 1815, t h e c o u n t r y ' s a c t i v i t i e s w e r e r e c o r d e d i n t h e h i s t o r i c a l c h r o n i c l e s o f t h e i s l a n d . The Mahavamsa^^ a n d i t s c o n t i n u a t i o n t h e C u l a v a m s a w e r e t h e w o r k o f B u d d h i s t monks. T h e s e w o r k s h a v e b e e n e x t e n s i v e l y c o r r o b o r a t e d by l i t h i c d o c u m e n t s , a r c h a e o l o g i c a l e v i d e n c e , a n d f o r e i g n w r i t i n g s . I t i s known t h a t t h e s e c h r o n i c l e s w e r e w r i t t e n u s i n g m o n a s t i c a r c h i v e s o f °̂ C.R. de S i l v a , " E d u c a t i o n , " i n Sri Lanka: A Survey, 403. S.S.K. W i c k r a m a n a y a k e , " E v o l u t i o n o f t h e R e c o r d K e e p i n g P r a c t i c e s i n S r i L a n k a , " i n H i s t o r i c a l Research and National Archives (Colombo: G o v e r n m e n t P r e s s , 1 9 9 2 ) , 24. Mahavamsa, t h e o l d e s t c h r o n i c l e h a s b e e n c o n s i d e r e d a w o r k o f t h e s i x t h c e n t u r y A.D. C e n t u r i e s l a t e r G e o r g e T u r n o u r p u b l i s h e d a t r a n s l a t i o n o f t h e Mahavamsa u n d e r t h e t i t l e The Mahavamso in Roman character with the t r a n s l a t i o n subjoined and an i n t r o d u c t o i r y essay on Pali Buddhistical l i t e r a t u r e ( C e y l o n , 1 8 3 7 ) . See A.W.P. Gu r u g e , Mahavamsa (Colombo, 19 8 9 ) . v a r i o u s t r a d i t i o n s , b u t t h o s e a r c h i v e s s i n c e a p p e a r t o h a v e b e e n l o s t o r d e s t r o y e d . P e r h a p s t h e y d i s a p p e a r e d i n t h e many f o r e i g n i n v a s i o n s t o w h i c h t h e c o u n t r y was s u b j e c t e d . One o f t h e r e a s o n s f o r t h e abandonment o f f i r s t c a p i t a l a t A n u r a d h a p u r a (377 B.C. t o A.D. 1052) a s w e l l as t h a t o f i t s s u c c e s s o r c a p i t a l a t P o l o n n a r u w a (1065-1236) was f o r e i g n i n v a s i o n s . L a t e r , t h e s e a r c h f o r s e c u r i t y l e d t h e k i n g s o f S r i L a n k a t o D a m d e n i y a ( 1 2 3 6 - 1 2 7 7 ) , t o Yapahuwa ( 1 2 7 7 - 1 2 8 8 ) , K u r u n e g a l a ( 1 2 9 3 - 1 3 4 7 ) , Gampola ( 1 3 4 7 - 1 3 5 1 ) , K o t t e (1410-1581) a n d f i n a l l y t o Kandy ( 1 6 0 4 - 1 8 1 5 ) . I n t h e s e many movements o f t h e s e a t o f g o v e r n m e n t t h e r e was a m p l e o p p o r t u n i t y f o r n e g l e c t o f a r c h i v e s . M o s t n o t a b l y , t h e l a s t o f t h e s e c a p i t a l s , Kandy, was r a n s a c k e d t i m e a n d a g a i n b y t h e P o r t u g u e s e , D u t c h , a n d B r i t i s h o v e r a p e r i o d o f two h u n d r e d y e a r s f r o m t h e s e v e n t e e n t h c e n t u r y o n w a r d s . Numerous r e f e r e n c e s t o t h e d e s t r u c t i o n o f t h e i s l a n d ' s e a r l y a r c h i v e s a r e a v a i l a b l e i n b o t h l o c a l a n d f o r e i g n l i t e r a t u r e . The b e g i n n i n g s o f modern r e c o r d k e e p i n g p r a c t i c e a r e g e n e r a l l y a s s o c i a t e d w i t h t h e c o m i n g o f t h e D u t c h t o S r i L a n k a . The b u l k o f t h e r e c o r d s o f t h e P o r t u g u e s e w e r e b u r n t b e f o r e t h e y s u r r e n d e r e d t o t h e D u t c h i n 1656."'* T h e r e f o r e , G.P.S.H. de S i l v a , " A r c h i v e s i n d e v e l o p i n g c o u n t r i e s : S r i L a n k a , a c a s e s t u d y w i t h i n A s i a , " Unesco journal of Information science, l i b r a r i a n s h i p and archives administration 4, no. 2 ( A p r i l - J u n e 1 9 8 2 ) : 81-82. J.H.O. P a u l u s z , " H i s t o r y o f t h e C e y l o n G o v e r n m e n t A r c h i v e s , " The Journal of the Ceylon Branch of the Royal A s i a t i c Society of Great B r i t a i n and Ireland 97 ( 1 9 4 4 ) : 210. r e c o r d s b e a r i n g on P o r t u g u e s e a d m i n i s t r a t i o n o f S r i L a n k a a r e o n l y a v a i l a b l e a t t h e C e n t r a l S t a t e A r c h i v e s o f P o r t u g a l ( A r q u i r o N a t i o n a l do Tombo), a n d t h e A r q u i r o H i s t o r i c o U l t r a m a r i n e , w h i c h h o u s e s t h e m e t r o p o l i t a n r e c o r d s o f P o r t u g u e s e c o l o n i a l a d m i n i s t r a t i o n , a n d i n t h e Goa A r c h i v e s i n I n d i a . D u r i n g t h e P o r t u g u e s e p e r i o d t h e c h a n g e f r o m an i n d i g e n o u s t o a c o l o n i a l s y s t e m o f a d m i n i s t r a t i o n was c h a r a c t e r i z e d by t h e e s t a b l i s h m e n t o f a t o p l a y e r o f o f f i c i a l s -- t h e C a p t a i n G e n e r a l , C o n t r o l l e r o f R e v e n u e , a n d C h i e f J u d i c i a l O f f i c e r , who i n f a c t t o g e t h e r e x e r c i s e d t h e v a r i o u s f u n c t i o n s t h a t h a d b e e n t h e p r e r o g a t i v e o f t h e k i n g a n d t h e c o u n c i l o f o l d . A n o t h e r s i g n i f i c a n t c h a n g e was t h a t r e v e n u e c o l l e c t i o n was s e p a r a t e d f r o m c i v i l a d m i n i s t r a t i o n . T h i s l e d t o t h e c r e a t i o n o f document s e r i e s named f o r a i s o r l a n d r e g i s t e r s . The D u t c h who e x p e l l e d t h e P o r t u g u e s e i n 1658 f o l l o w e d t h e p a t t e r n o f P o r t u g u e s e f o r a i s a n d s t a r t e d t h e c o m p i l a t i o n o f l a n d r e g i s t e r s named Tombus. Tombu o r d e s c r i p t i o n o f l a n d s w e r e p l a c e d i n t h e c u s t o d y o f t h e Tombu K e e p e r ( t h e modern da y a r c h i v i s t ) He was a n s w e r a b l e d i r e c t l y t o t h e G o v e r n o r . No a l t e r a t i o n s t h e r e f o r e c o u l d be made i n t h e b o d y o f t h e s e v o l u m e s w i t h o u t t h e s p e c i a l s a n c t i o n o f t h e W i c k r a m a n a y a k e , " E v o l u t i o n o f R e c o r d K e e p i n g , " 25. P a u l u s z , " H i s t o r y o f C e y l o n G o v e r n m e n t A r c h i v e s , " 212. G o v e r n o r o r a n o r d e r f r o m t h e L a n d C o u r t b a s e d on a j u d g e m e n t . S e c o n d l y , t h e r e a r e t h e c l a s s o f s e c r e t a r i a l p a p e r s f o r m e d a t e a c h a d m i n i s t r a t i v e c e n t r e , w h e t h e r t h e c a p i t a l i t s e l f o r any o f t h e p r o v i n c i a l s e a t s o f g o v e r n m e n t . T h e s e c o l l e c t i o n s w e r e i n t h e c u s t o d y o f t h e P o l i t i c a l S e c r e t a r y a s s i s t e d by t h e F i r s t S worn C l e r k . T h e r e was a r u l e t h a t e a c h o u t g o i n g e x e c u t i v e c h i e f s h o u l d h a n d t o h i s s u c c e s s o r an i n v e n t o r y o f a l l t h e r e c o r d s l e f t b e h i n d . T h i r d l y , t h e r e a r e t h e p a r i s h r e g i s t e r s o r s c h o o l tombus, w h i c h r e c o r d b i r t h s , d e a t h s , a n d m a r r i a g e s , a n d a t t e n d a n c e a t t h e v a r i o u s v i l l a g e schools."^® The s y s t e m a t i c r e c o r d s p r a c t i c e s o f t h e D u t c h a r e e v i d e n t f r o m t h e i n s t r u c t i o n s g i v e n f r o m t i m e t o t i m e f o r t h e p r o p e r management a n d s a f e c u s t o d y o f o f f i c i a l r e c o r d s b y t h e D u t c h G o v e r n o r s . T h r e e g r e a t h i s t o r i c a l a n d d e s c r i p t i v e w o r k s on S r i L a n k a , d e r i v e d f r o m t h e s e o f f i c i a l r e c o r d s , w e r e p r o d u c e d d u r i n g t h e l a t e s e v e n t e e n t h a n d e a r l y e i g h t e e n t h c e n t u r i e s . P h i l i p B a l d a e u s p u b l i s h e d h i s b o o k i n 1672.^' P i e t e r v a n Dam's mo n u m e n t a l w o r k on t h e D u t c h E a s t I n d i a Company was c o m p l e t e d i n 1701."^° F r a n c o i s V a l e n t y n p u b l i s h e d e i g h t v o l u m e s 2^ I b i d . 2« I b i d . P h i l i p B a l d a e u s , Naaukeurige Beschrijvlnge van Malabar en Choromandel en het machtlge Eyland Ceylon (Amsterdam, 1 6 7 2 ) . °̂ Handed t o t h e D i r e c t o r s o f t h e E a s t I n d i a Company i n 1701, p u b l i s h e d l a t e r i n 1927. d u r i n g t h e p e r i o d 1724 t o 1726.^^ The D u t c h k e p t t h e i r r e c o r d s i n a n e x c e l l e n t s t a t e o f p r e s e r v a t i o n . T o d a y t h e S r i L a n k a N a t i o n a l A r c h i v e s h o l d t h e toitibus a n d m i n u t e s o f t h e D u t c h p o l i t i c a l c o u n c i l f r o m 1640 t o 1796. The t h i r d E u r o p e a n power t o r u l e S r i L a n k a , t h e B r i t i s h , c a p t u r e d t h e m a r i t i m e p r o v i n c e s f r o m t h e D u t c h i n 1796, a n d t h e Crown C o l o n y a d m i n i s t r a t i o n commenced i n 1802. The m e t h o d i c a l l y a c c u m u l a t e d a r c h i v e s o f t h e D u t c h a d m i n i s t r a t i o n o f c o a s t a l S r i L a n k a w e r e t a k e n o v e r by t h e B r i t i s h t o f o r m p a r t o f t h e r e c o r d s o f C h i e f S e c r e t a r y ' s O f f i c e t o s e r v e c o n t i n u i n g a d m i n i s t r a t i v e n e e d s . T h i s s t a t e o f a f f a i r s was b r o u g h t t o a n end a s a r e s u l t o f p r e s s u r e f r o m two d i r e c t i o n s d u r i n g t h e y e a r 1901. The B r i t i s h c o l o n i a l s e c r e t a r y i n L o n d o n , s e n t o u t a c i r c u l a r t o r o u s e v a r i o u s p a r t s o f t h e E m p i r e t o a b e t t e r m a i n t e n a n c e o f t h e i r d o r m a n t f i l e s . " A b o u t t h e same t i m e , C.J.R. Le M e s u r i e r , a r e t i r e d c i v i l s e r v a n t , l a u n c h e d a s e r i e s o f l a n d a c t i o n s a g a i n s t t h e Crown. He c l a i m e d huge t r a c t s o f p r o p e r t y on t h e b a s i s o f a number o f D u t c h d o c u m e n t s , a l l e g e d t o be F r a n c o i s V a l e n t y n , Oud en nieuw Oost Indien, 8 v o l s ( Amsterdam & D o r d r e c h t , 1 7 2 4 - 1 7 2 6 ) . de S i l v a , " A r c h i v e s i n D e v e l o p i n g C o u n t r i e s , " 82. " C e y l o n , D e p a r t m e n t o f N a t i o n a l A r c h i v e s , Administrative Report of the Government A r c h i v i s t for 1947-1950 (Colombo, 1 9 5 1 ) , 3 . l a n d g r a n t s . The g o v e r n m e n t was u n w i l l i n g t o a d m i t t h e s e e x o r b i t a n t demands, b u t p r o v e d u n a b l e t o r e f u s e them w i t h o u t r e c o u r s e t o t h e r e l e v a n t D u t c h o r i g i n a l s , e n f o l d e d among i t s i m p e n e t r a b l e a r c h i v e s . I n t h i s s i t u a t i o n , a g o v e r n m e n t a r c h i v i s t was a p p o i n t e d i n 1902.^* The g o v e r n m e n t a l s o t o o k s t e p s t o i n t r o d u c e a d m i n i s t r a t i v e p r o c e d u r e s t o m a i n t a i n r e c o r d s . A r e p o r t on t h e i m p r o v e m e n t o f t h e o f f i c e s y s t e m i n t h e K a c h c h e r i s ^ - ' o f C e y l o n made s u g g e s t i o n s f o r i n t r o d u c t i o n o f an u n i f o r m s y s t e m o f r e c o r d k e e p i n g . I t was n o t u n t i l 1947 t h a t the Ceylon Government Manual of Procedure p r o v i d e d r u l e s a n d r e g u l a t i o n s f o r t h e p r e s e r v a t i o n a n d d e s t r u c t i o n o f g o v e r n m e n t r e c o r d s . " The a r c h i v e s o f t h e B r i t i s h p e r i o d h e l d i n S r i L a n k a c o n t a i n d o c u m e n t s f r o m t h e b e g i n n i n g o f t h e B r i t i s h r u l e , i n c l u d i n g o r d i n a n c e s a n d r e g u l a t i o n s s i n c e 1796, Gove r n m e n t G a z e t t e s f r o m 1802 o n w a r d s , a d m i n i s t r a t i v e r e p o r t s o f v a r i o u s k i n d s f r o m 186 0 o n w a r d s , a n d d e s p a t c h e s t o t h e G o v e r n o r G e n e r a l f r o m t h e C o l o n i a l O f f i c e i n L o n d o n , t o name b u t a f e w s e r i e s . I n 1948 S r i L a n k a r e g a i n e d i t s i n d e p e n d e n c e . U n d e r 2' I b i d . K a c h c h e r i s a r e t h e e q u i v a l e n t o f C o u n t y C o u n c i l i n G r e a t B r i t a i n . L . J . B . T u r n e r , Report on the Improvement of the Office System in the Kachcheris of Ceylon (Colombo: G o v e r n m e n t P r e s s , 1 9 2 5 ) , 1. C e y l o n , The Ceylon Government Manual of Procedure (Colombo: G o v e r n m e n t P r e s s , 1 9 4 7 ) . t h e new c o n s t i t u t i o n a s e p a r a t e A r c h i v e s D e p a r t m e n t was c r e a t e d i n t h e M i n i s t r y o f E d u c a t i o n . The f u n c t i o n o f t h e d e p a r t m e n t was t o e n s u r e " o f f i c i a l c u s t o d y " o f t h e r e c o r d s , w i t h a l l i t s i m p l i c a t i o n s , so t h a t t h e s a f e t y o f t h e i r e s s e n t i a l q u a l i t i e s may be guaranteed.^® I n 1973 , a l a w was e n a c t e d t o p r o v i d e f o r t h e e s t a b l i s h m e n t o f a D e p a r t m e n t o f N a t i o n a l A r c h i v e s . The N a t i o n a l A r c h i v e s was g i v e n p o w e r s t o p r o v i d e f o r t h e t r a n s f e r o f p u b l i c r e c o r d s t o i t s c a r e a n d t o make b e t t e r p r o v i s i o n f o r t h e c u s t o d y a n d p r e s e r v a t i o n o f p u b l i c a r c h i v e s a n d p u b l i c r e c o r d s . ^ ' A d i r e c t o r i s i n c h a r g e o f t h e N a t i o n a l A r c h i v e s . The p o w e r s a n d t h e d u t i e s o f t h e d i r e c t o r a l l o w h i m t o t a k e a l l m e a s u r e s a s a r e n e c e s s a r y f o r t h e p r e s e r v a t i o n o f p u b l i c archives.''° More s p e c i f i c a l l y , t h e d i r e c t o r h a s t h e p o w e r u n d e r t h e a c t (a) t o make a v a i l a b l e a n d p u b l i s h l i s t s , i n d i c e s , g u i d e s , i n v e n t o r i e s , c a l e n d a r s , t e x t s , t r a n s l a t i o n s a n d s u c h o t h e r t h i n g s as may be n e c e s s a r y as a i d s t o t h e p u b l i c a r c h i v e s i n h i s c u s t o d y ; (b) s u b j e c t t o s u c h t e r m s a n d c o n d i t i o n s , i f any, on w h i c h any r e c o r d s o r m a n u s c r i p t s a r e t r a n s f e r r e d t o o r a c q u i r e d b y t h e N a t i o n a l A r c h i v e s , p r o d u c e , e d i t , p r i n t o r make a n y o t h e r p u b l i c u s e o f a n y p u b l i c a r c h i v e s i n h i s c u s t o d y ; (c) p r o v i d e f o r t h e r e s t o r a t i o n a n d c o n s e r v a t i o n o f ^® Report of the Government A r c h i v i s t 1947-1951, 4. S t a t u e s o f S r i L a n k a , National Archives Law No. 48 of 1973. '° I b i d . , s e c t i o n 8 (1) . p u b l i c a r c h i v e s i n a s u i t a b l e manner a n d make p h o t o g r a p h i c r e p r o d u c t i o n s o r d u p l i c a t e c o p i e s o f any p u b l i c a r c h i v e s w h e r e n e c e s s a r y ; (d) p r o d u c e o r c a u s e t o be p r o d u c e d f o r i n s p e c t i o n by any i n d i v i d u a l , a n y p u b l i c a r c h i v e s o p e n t o p u b l i c i n s p e c t i o n ; (e) a c q u i r e by p u r c h a s e , d o n a t i o n , b e q u e s t , c o n t r a c t , o r o t h e r w i s e o r t a k e on l o a n , a n y r e c o r d , m a n u s c r i p t o r document o r a n y o t h e r m a t e r i a l w h i c h , i n h i s o p i n i o n , s h o u l d be d e p o s i t e d i n t h e N a t i o n a l A r c h i v e s f o r p e r m a n e n t p r e s e r v a t i o n ; ( f ) e x a m i n e any r e c o r d o r a n y o t h e r m a n u s c r i p t o r document c o n t a i n i n g r e f e r e n c e s t o S r i L a n k a o r w h i c h h a d i t s o r i g i n i n S r i L a n k a b u t l y i n g o u t s i d e S r i L a n k a , w i t h a v i e w t o s e c u r i n g e i t h e r on l o a n o r b y p u r c h a s e , t h e o r i g i n a l o r any c o p y t h e r e o f ; (g) e x a m i n e any c o l l e c t i o n o f r e c o r d s o r p r i n t e d m a t e r i a l i n p r i v a t e p o s s e s s i o n f o r p u r p o s e s o f l i s t i n g a n d r e c o r d i n g a n d r e n d e r s u c h t e c h n i c a l a i d o r a s s i s t a n c e as may be n e c e s s a r y f o r t h e c o n s e r v a t i o n a n d p r e s e r v a t i o n o f s u c h r e c o r d s o r p r i n t e d m a t e r i a l ; a n d (h) h o l d p u b l i c e x h i b i t i o n s o r e x p o s i t i o n s o f a n y c l a s s o r d e s c r i p t i o n o f p u b l i c a r c h i v e s , p r i v a t e d o c u m e n t s , m a n u s c r i p t s o r p r i n t e d m a t e r i a l d e p o s i t e d i n t h e N a t i o n a l A r c h i v e s , e i t h e r i n t h e p r e m i s e s o f t h e N a t i o n a l A r c h i v e s o r e l s e w h e r e . * ^ An a d v i s o r y c o u n c i l was f o r m e d t o a d v i s e t h e M i n i s t e r on a l l m a t t e r s r e l a t i n g t o t h e N a t i o n a l A r c h i v e s . The a r e a s o f r e s p o n s i b i l i t y i n c l u d e l o c a t i o n , p r e s e r v a t i o n a n d t h e u s e o f p u b l i c a r c h i v e s , t h e c u s t o d y a n d t r a n s f e r o f p u b l i c r e c o r d s , i n s p e c t i o n a n d p r e s e r v a t i o n o f d o c u m e n t s a n d m a n u s c r i p t s o f h i s t o r i c a l o r c u l t u r a l o r l i t e r a r y v a l u e i n p r i v a t e p o s s e s s i o n , i n s p e c t i o n by members o f t h e p u b l i c o f p u b l i c a r c h i v e s , a n d e d i t i n g a n d p u b l i s h i n g o f p u b l i c a r c h i v e s a n d I b i d . , s e c t i o n 2 (a) t o ( h ) . p r i v a t e m a n u s c r i p t s . ' * ^ The i m p l e m e n t a t i o n o f N a t i o n a l A r c h i v e s Law i n 1973 s o l v e d t h e p r o b l e m s c a u s e d b y t h e l a c k o f a u t h o r i t y e x i s t i n g f o r t h e f i r s t two d e c a d e s s i n c e i n d e p e n d e n c e i n r e g a r d s t h e d i s p o s i t i o n o f r e c o r d s . The m a i n o b j e c t i v e s o f t h e d e p a r t m e n t w e r e s t a t e d i n t h e A d m i n i s t r a t i v e R e p o r t o f t h e D i r e c t o r o f N a t i o n a l A r c h i v e s i n 1989. They a r e , 1) a c c e s s i o n i n g o f s t a t e r e c o r d s f o r p e r m a n e n t p r e s e r v a t i o n a n d t h e i r c o n s e r v a t i o n , 2) r e s e a r c h a n d p u b l i c a t i o n t o f a c i l i t a t e p u b l i c u s e o f t h e r e c o r d s , 3) s e r v i n g as t h e p r i n c i p a l d e p o s i t o r y f o r a l l m a t e r i a l p u b l i s h e d i n S r i L a n k a a n d r e c e i v i n g s u c h f o r d e p o s i t . I n t h e l a t t e r c a s e , t h e N a t i o n a l a r c h i v e s h a s assumed r e s p o n s i b i l i t y f o r an a c t i v i t y u s u a l l y c o n d u c t e d by n a t i o n a l l i b r a r i e s . E v e n t h o u g h r e f o r m s h a v e b e e n c a r r i e d o u t f r o m t i m e t o t i m e , p r o p e r a t t e n t i o n h a s n o t b e e n p a i d t o t h e c a r d i n a l i s s u e s p e r t a i n i n g t o t h e management o f p u b l i c r e c o r d s . T h i s c a n be a t t r i b u t e d p e r h a p s t o t h e l a c k o f a w a r e n e s s among t h e a d m i n i s t r a t o r s a n d t h e p u b l i c o f t h e v a l u e a n d t h e n e c e s s i t y o f k e e p i n g a r c h i v e s . W i t h o n l y n i n e t e e n p r o f e s s i o n a l a n d t h r e e p a r a - p r o f e s s i o n a l s t a f f members s e r v i n g i n t h e department,*"' i t i s e x t r e m e l y d i f f i c u l t t o c o n d u c t an y programmes t o e d u c a t e *2 I b i d . , s e c t i o n 7 . *̂  S r i L a n k a , N a t i o n a l A r c h i v e s , Administrative Report of the Director, National Archives for the year 1989 (Colombo, 1 9 9 0 ) , 9. a d m i n i s t r a t o r s a n d t h e p u b l i c w h i l e c o p i n g w i t h t h e d a i l y demands o f r u n n i n g t h e d e p a r t m e n t . A t p r e s e n t , t h e r e i s o n l y one p e r s o n i n t h e N a t i o n a l A r c h i v e s q u a l i f i e d t o i m p l e m e n t r e c o r d s management programmes . ** D u r i n g t h e y e a r 1989 o n l y one s e m i n a r was h e l d f o r t h e m i d d l e l e v e l P u b l i c O f f i c e r s i n t h e P u b l i c S e c t o r i n R e c o r d s Management i n o r d e r t o o r i e n t them t o t h e l e g a l r e q u i r e m e n t s o f t h e N a t i o n a l A r c h i v e s Law.*^ The c u r r e n t m e t h o d o f t r a i n i n g a l s o l i m i t s t h e a v a i l a b i l i t y o f t h e i r p r o f e s s i o n a l s t a f f . P e r s o n s h o l d i n g a t l e a s t a b a c h e l o r ' s d e g r e e i n h u m a n i t i e s a n d p r e f e r a b l y an h o n o u r s d e g r e e a r e r e c r u i t e d t o t h e d e p a r t m e n t , a n d t h e n s e n t o v e r s e a s f o r p o s t a p p o i n t m e n t t r a i n i n g i n a r c h i v e s management. So a t a n y g i v e n p o i n t o f t i m e , t h e a b s e n c e o f one o r two p r o f e s s i o n a l a n d two t o t h r e e p a r a - p r o f e s s i o n a l i s t o be e x p e c t e d . Of t h e r e c o r d s o f t h e p r i v a t e s e c t o r l i t t l e i s known. T h e r e a r e many l a r g e p r i v a t e c o m p a n i e s i n S r i L a n k a . B r i t i s h c o m p a n i e s s u c h as L i p t o n , L e v e r , S i n g e r , Thomas Cook, a n d b a n k s s u c h as t h e S t a n d a r d C h a r t e r e d Bank h a v e b e e n i n o p e r a t i o n s i n c e t h e l a t e n i n e t e e n t h c e n t u r y . T h e r e i s no e v i d e n c e o f a n y p r o v i s i o n s b e i n g made t o s a f e g u a r d t h e i r a r c h i v e s . I n t h e p r i v a t e s e c t o r , b o t h i n t e r n a t i o n a l a n d The p o s i t i o n i s c u r r e n t l y h e l d b y S.K.K. W i c k r a m a n a y a k e , t h e D e p u t y D i r e c t o r o f t h e N a t i o n a l A r c h i v e s , who c o m p l e t e d a Ph.D i n A r c h i v e s a n d R e c o r d s Management a t t h e U n i v e r s i t y C o l l e g e L o n d o n i n 1992 . I b i d . , 4. d o m e s t i c c o m p a n i e s u s e modern t e c h n o l o g y e x t e n s i v e l y i n m a n a g i n g r e c o r d s a n d i n f o r m a t i o n t o a f a r g r e a t e r d e g r e e t h a n i n t h e p u b l i c s e c t o r , w h e r e t h e r e i s no d o u b t a n e e d f o r p e r s o n n e l k n o w l e d g a b l e o f o f f i c e a u t o m a t i o n a n d e l e c t r o n i c r e c o r d s k e e p i n g . S i n c e i n d e p e n d e n c e , a l l t h e p r o f e s s i o n a l s t a f f a t t h e N a t i o n a l A r c h i v e s h a v e h a d t h e i r p r o f e s s i o n a l t r a i n i n g o v e r s e a s i n c o u n t r i e s s u c h a s I n d i a , U n i t e d K ingdom, I t a l y , N e t h e r l a n d s , A u s t r a l i a a n d M a l a y s i a . * ^ C o n t i n u i n g t o s e n d s t u d e n t s t o t h e s e c o u n t r i e s , w h e r e u n d e r i d e a l c i r c u m s t a n c e s t h e y g e t g o o d t r a i n i n g , s e e e x c e l l e n t s t a n d a r d s i n o p e r a t i o n , a n d f i n d a b o u t t h e l a t e s t t e c h n o l o g y , a l s o h a s d i s a d v a n t a g e s . M o s t o f t h e t r a i n i n g c o u r s e s i n t h e s e c o u n t r i e s a r e g e a r e d t o meet t h e n e e d s o f t h e n a t i o n a l s o f t h e c o u n t r y i n w h i c h t h e programme i s h e l d . Raymond I r w i n i n h i s a r t i c l e t i t l e d "The e d u c a t i o n o f an a r c h i v i s t " o b s e r v e d t h a t s t u d e n t s f r o m o v e r s e a s c o u n t r i e s a r e w e l c o m e d a t t h e U n i v e r s i t y o f L o n d o n s c h o o l , b u t t h e f a c t t h a t t h e D i p l o m a c o u r s e i s e x p r e s s l y d e s i g n e d f o r t h o s e h o p i n g t o w o r k i n E n g l i s h R e c o r d O f f i c e s makes i t i n a p p r o p r i a t e f o r them . . . . S r i L a n k a n a r c h i v i s t s must know t h e h i s t o r y o f S r i L a n k a a n d o f t h e i n s t i t u t i o n s t h a t c r e a t e d r e c o r d s i n o r d e r t o t a k e c a r e o f them. They a l s o must be c o m p e t e n t i n a l l t h r e e l a n g u a g e s o f C o m p i l e d f r o m t h e A d m i n i s t r a t i v e R e p o r t s o f D i r e c t o r o f N a t i o n a l A r c h i v e s f r o m 1957 t o 1990. Raymond I r w i n , " E d u c a t i o n o f a n A r c h i v i s t , " Essays in Memory of S i r Hilary Jenkinson, e d . , E . J . H o l l a n d e r ( S u s s e x , 1 9 6 2 ) , 187. t h e c o u n t r y , S i n h a l e s e , T a m i l , a n d E n g l i s h . I t i s a l s o d e s i r a b l e t h a t some o f them l e a r n D u t c h i n o r d e r t o w o r k w i t h t h e v a s t number o f D u t c h r e c o r d s i n t h e A r c h i v e s . F o r t h e s e r e a s o n s , i t i s n e c e s s a r y t o e x a m i n e t h e v a r i o u s i s s u e s w h i c h w i l l come up i n d e v i s i n g a p r o g r a m t o e d u c a t e a r c h i v i s t s a n d o t h e r r e c o r d s p e r s o n n e l i n t h e c o u n t r y t o meet i t s n e e d s . E v e n f r o m a p u r e l y p r a c t i c a l p o i n t o f v i e w , some c h a n g e i n t h e e x i s t i n g s i t u a t i o n w o u l d a p p e a r t o be i n o r d e r . By s e n d i n g p e o p l e a b r o a d t o t r a i n , t h e g o v e r n m e n t i s s p e n d i n g v a l u a b l e f o r e i g n e x c h a n g e i t c a n h a r d l y s p a r e . The g o v e r n m e n t a l s o k e e p s p a y i n g i t s e m p l o y e e s t h e i r f u l l s a l a r y d u r i n g t h e d u r a t i o n o f t h e i r s t u d i e s . T h i s money c a n be p u t t o b e t t e r u s e , a n d more c o u l d be s a v e d b y i m p l e m e n t i n g an e d u c a t i o n a l programme f o r S r i L a n k a n a r c h i v i s t s i n t h e c o u n t r y . S r i L a n k a t o d a y e d u c a t e i t s own e n g i n e e r s , d o c t o r s l a w y e r s , l i b r a r i a n s a n d o t h e r p r o f e s s i o n a l s i n t h e n i n e u n i v e r s i t i e s i n t h e c o u n t r y . I t i s t i m e t h a t i t b e g a n e d u c a t i n g i t s own a r c h i v i s t s i n a s i m i l a r manner i n t h e u n i v e r s i t y t o meet t h e n e e d s o f p u b l i c a n d p r i v a t e b o d i e s f o r e f f e c t i v e management o f b o t h c u r r e n t a n d h i s t o r i c a l a r c h i v e s . CHAPTER 2 PRINCIPAL ISSUES IN ARCHIVAL EDUCATION T h i s c h a p t e r w i l l e x a m i n e a n d a n a l y z e t h e E n g l i s h l i t e r a t u r e on t h e e d u c a t i o n a n d t r a i n i n g o f a r c h i v i s t s , w i t h t h e a i m o f i d e n t i f y i n g t h e p r i n c i p a l i s s u e s t h a t must be r e s o l v e d i n d e v e l o p i n g an a r c h i v a l e d u c a t i o n scheme. W i t h t h e l a r g e r c o n t e x t o f e x i s t i n g a r c h i v a l e d u c a t i o n a n d t r a i n i n g i n m i n d , i t w i l l be e a s i e r t o e s t a b l i s h t h e b e s t way t o e d u c a t e S r i L a n k a n a r c h i v i s t s . The p e r s o n s who l o o k s a f t e r a n a t i o n ' s d o c u m e n t a t i o n r e q u i r e s p e c i a l i z e d k n o w l e d g e a n d s k i l l s . T h i s f a c t was r e c o g n i z e d b y e a r l y c i v i l i z a t i o n s . I n a n c i e n t M e s o p o t a m i a , b e f o r e a man " c o u l d become u s e f u l a s an a r c h i v i s t " he h a d t o " m a s t e r f u l l y t h e d i f f i c u l t a r t o f w r i t i n g . " T h e r e f o r e w r i t i n g was t a u g h t i n r e g u l a r s c h o o l s , most o f them a t t a c h e d t o t e m p l e s , a n d t h e r i g o r o u s t r a i n i n g t h e y p r o v i d e d p l a c e d g r e a t e m p h a s i s on t h e p r e p a r a t i o n o f l e g a l a n d o t h e r a d m i n i s t r a t i v e d o c u m e n t s . ^ A l t h o u g h a r c h i v i s t s no l o n g e r f u l f i l a s c r i b a l r o l e , t h e y must t h o r o u g h l y u n d e r s t a n d t h e g e n e r a t i o n o f a l l f o r m s o f a d m i n i s t r a t i v e d o c u m e n t a t i o n a n d t h e i r p r o p e r management a n d u s e f o r m a n i f o l d s o c i e t a l p u r p o s e s . Nowadays, many d i f f e r e n t schemes e x i s t t o e d u c a t e a r c h i v i s t s a n d o t h e r r e c o r d s p e r s o n n e l . F rom t h e a n a l y s i s o f i n t e r n a t i o n a l ^ E r n e s t P o s n e r , Archives in the Ancient World ( C a m b r i d g e : H a r v a r d U n i v e r s i t y P r e s s , 1 9 7 2 ) , 67. l i t e r a t u r e on t h e s u b j e c t , one c a n s e e s e v e r a l p a t t e r n s o f a r c h i v a l e d u c a t i o n a n d t r a i n i n g . I t a l y i s v i r t u a l l y t h e o n l y e x a m p l e o f t h e f i r s t p a t t e r n . The f i r s t s c h o o l f o r a r c h i v i s t s i n E u r o p e was c r e a t e d i n I t a l y i n 1765." I n I t a l i a n p r a c t i c e , p e r s o n s h o l d i n g a f i r s t d e g r e e i n a r t s , p h i l o s o p h y , p o l i t i c a l s c i e n c e , o r l a w , e a c h o f w h i c h r e q u i r e s some s t u d y i n h i s t o r y , may p a r t i c i p a t e i n an o p e n c o m p e t i t i o n f o r a r c h i v a l p o s i t i o n s i n s t a t e a r c h i v e s . ^ Hence, a r c h i v a l e d u c a t i o n b e g i n s i n I t a l y when t h e g r a d u a t e s p r e p a r e f o r t h e c o m p e t i t i v e e n t r a n c e exam. I n p r e p a r i n g f o r t h e exam, c a n d i d a t e s o f t e n t a k e u n i v e r s i t y c o u r s e s i n t h e v a r i o u s d i s c i p l i n e s w h i c h w i l l be i n c l u d e d i n t h e c o m p e t i t i o n . * I t i s r e a s o n a b l e t o assume t h a t c a n d i d a t e s who h a v e a d e g r e e i n l a w w i l l do some f u r t h e r s t u d i e s i n p o l i t i c a l s c i e n c e , t h o s e who h a v e a d e g r e e i n h i s t o r y w i l l t a k e a c o u r s e i n l a w i n o r d e r t o p r e p a r e f o r t h i s e x a m i n a t i o n . The e n t r a n c e e x a m i n a t i o n i s i n two p a r t s , one a w r i t t e n e x a m i n a t i o n a n d t h e o t h e r an o r a l e x a m i n a t i o n . T h i s p r o c e s s i s s i m i l a r t o t h e S r i L a n k a A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e e n t r a n c e e x a m i n a t i o n . The g r a d u a t e s o f a n y d i s c i p l i n e who a r e u n d e r t w e n t y f i v e y e a r s o f age a r e e l i g i b l e t o s i t f o r t h e ^ L u c i a n a D u r a n t i , " E d u c a t i o n a n d t h e R o l e o f t h e A r c h i v i s t s i n I t a l y , " American A r c h i v i s t 51, no. 3 (Summer 1988) : 347. ' I b i d . , 349. * I b i d . c o m p e t i t i v e e x a m i n a t i o n t o e n t e r t h e c i v i l s e r v i c e i n S r i L a n k a . I n I t a l y , t h e w r i t t e n e x a m i n a t i o n i s h e l d s e v e r a l m o nths a f t e r t h e announcement o f a c o m p e t i t i o n . T h e r e i s a n o t h e r gap o f s e v e n t o e i g h t months b e f o r e t h e o r a l e x a m i n a t i o n t a k e s p l a c e . As i s t h e c a s e i n t h e S r i L a n k a n a d m i n i s t r a t i v e s e r v i c e , o n l y c a n d i d a t e s who p a s s t h e w r i t t e n e x a m i n a t i o n may t a k e t h e o r a l e x a m i n a t i o n . The w r i t t e n e x a m i n a t i o n c o n s i s t s o f e x a m i n a t i o n s on h i s t o r y a n d on t h e h i s t o r y o f I t a l i a n i n s t i t u t i o n s a n d l a w , w i t h q u e s t i o n s c o v e r i n g t h e p e r i o d f r o m t h e f a l l o f t h e w e s t e r n Roman E m p i r e t o t h e p r e s e n t . The o r a l e x a m i n a t i o n c o v e r s many more s u b j e c t s , n a m e l y , h i s t o r y , t h e h i s t o r y o f I t a l i a n i n s t i t u t i o n s a n d l a w , c o n s t i t u t i o n a l l a w , a d m i n i s t r a t i v e l a w , a c c o u n t i n g m e t h o d s o f s t a t e g o v e r n m e n t , a r c h i v a l s c i e n c e , h i s t o r y o f a r c h i v e s , a r c h i v a l l a w a n d o r g a n i z a t i o n , t h e o r g a n i z a t i o n o f t h e M i n i s t r y o f C u l t u r a l a n d E n v i r o n m e n t a l P r o p e r t i e s , l e g i s l a t i o n on c u l t u r a l p r o p e r t i e s , L a t i n , a n d one o r more f o r e i g n l a n g u a g e s . ^ A f t e r s e c u r i n g a p o s t b y t h e c o m p e t i t i v e e n t r a n c e e x a m i n a t i o n t o t h e I t a l i a n s t a t e a r c h i v e s , a r c h i v i s t s u n d e r g o a p r o b a t i o n a r y p e r i o d d u r i n g w h i c h t h e y a r e t r a i n e d b y s e n i o r a r c h i v i s t s i n a r c h i v a l p r a c t i c e s a n d t e c h n i q u e s . A f t e r t h i s p r o b a t i o n a r y p e r i o d t h e y a r e a s s i g n e d t o a p a r t i c u l a r s e c t i o n . I n o r d e r t o a d v a n c e i n t h e a r c h i v a l p r o f e s s i o n b e y o n d t h e ' I b i d . , 349-50 e n t r y l e v e l t h e y h a v e t o h a v e a m a s t e r ' s d e g r e e f r o m one o f t h e s c h o o l s o f s t a t e a r c h i v e s o r f r o m a u n i v e r s i t y a r c h i v a l s c h o o l . ^ S i n c e t h e e i g h t e e n t h c e n t u r y t h e r e h a s b e e n a number o f a r c h i v a l s c h o o l s i n I t a l y , p l a c e d u n d e r t h e d i r e c t i o n o f t h e s t a t e a r c h i v e s . T h e r e a r e c u r r e n t l y s e v e n t e e n s u c h s c h o o l s , g e n e r a l l y known as " S c h o o l s o f A r c h i v a l S c i e n c e , P a l a e o g r a p h y a n d D i p l o m a t i c s . " ' ^ B o t h t h e U n i v e r s i t y o f Rome and t h e U n i v e r s i t y o f F l o r e n c e h a v e l o n g h a d a c o m b i n e d s c h o o l f o r a r c h i v i s t s a n d l i b r a r i a n s . T h e s e two s c h o o l s i n i t i a t e d t h e f i r s t u n i v e r s i t y d e g r e e s i n a r c h i v a l s c i e n c e i n Italy.® The g e n e r a l p a t t e r n o f a l l I t a l i a n s c h o o l s c o n s i s t s o f c o u r s e s o f s t u d y i n g e n e r a l a r c h i v a l s c i e n c e ( a r c h i v a l t h e o r y ) , s p e c i a l a r c h i v a l s c i e n c e ( h i s t o r y o f i n s t i t u t i o n s , i n t e n d e d a s t h e h i s t o r y o f t h e ways i n w h i c h i n s t i t u t i o n s e x p r e s s t h e i r a c t i v i t i e s a n d f u n c t i o n s i n document s e r i e s ) , t h e h i s t o r y o f a r c h i v e s , a r c h i v a l l e g i s l a t i o n , c o n s e r v a t i o n , L a t i n p a l a e o g r a p h y , a n d d i p l o m a t i c s . S e r i e s o f l e c t u r e s a r e g i v e n i n c h r o n o l o g y , s i g i l l o g r a p h y , h e r a l d r y , n u m i s m a t i c s , a n d o t h e r a l l i e d d i s c i p l i n e s . ' ' I b i d . , 350. D o n a t e T a m b l e , "The T e a c h i n g o f A r c h i v a l S c i e n c e i n I t a l y a n d t h e R o l e o f t h e S c h o o l s o f t h e S t a t e A r c h i v e s , " Archivaria 19 ( W i n t e r 1984-85) : 247. ® I b i d . , 3 51. ' D u r a n t i , " E d u c a t i o n a n d t h e R o l e o f t h e A r c h i v i s t i n I t a l y , " T h i s p a t t e r n , r e f e r r e d t o b y M i c h a e l Cook as t h e I t a l o - H i s p a n i c t r a d i t i o n , i l l u s t r a t e s how a r c h i v a l e d u c a t i o n c a n be i n c o r p o r a t e d i n t o c e n t r a l i z e d a n d h i g h l y d e v e l o p e d a r c h i v e s s y s t e m . °̂ The m e t h o d o f o p e n c o m p e t i t i o n i n s u r e s t h a t p e r s o n s e n t e r i n g t h e p r o f e s s i o n w i l l h a v e s u f f i c i e n t k n o w l e d g e o f t h e i r c o u n t r y ' s h i s t o r y , i n s t i t u t i o n s , a n d j u r i d i c a l s y s t e m t o w o r k w i t h r e c o r d s f r o m an y p e r i o d . I t a l s o r e q u i r e s s t u d e n t s t o h a v e s t u d i e d t h e l a n g u a g e s a n d s p e c i a l i z e d h i s t o r i c a l s u b - d i s c i p l i n e s n e e d e d i n t h e I t a l i a n c o n t e x t . The s t a t e a r c h i v e s s c h o o l s c o n c e n t r a t e o n t e a c h i n g s t u d e n t s a p p l i c a t i o n o f a r c h i v a l p r i n c i p l e s a n d m e t h o d s . The u n i v e r s i t y s c h o o l s e x i s t t o d i s s e m i n a t e a r c h i v a l k n o w l e d g e t o p e r s o n s o u t s i d e t h o s e w i t h a r c h i v a l p o s t s , a n d t o a d v a n c e i t t h r o u g h r e s e a r c h . E v e n t h o u g h S r i L a n k a i s f a m i l i a r w i t h c o m p e t i t i v e p u b l i c s e r v i c e e x a m i n a t i o n s , i t h a s n e i t h e r t h e n e t w o r k o f a r c h i v e s t o s u p p o r t an I t a l i a n - s t y l e scheme n o r t h e n e e d f o r e x t e n s i v e s t u d y o f h i s t o r y a n d i t s s u b - d i s c i p l i n e s t o c o p e w i t h v a s t q u a n t i t i e s o f v e r y o l d r e c o r d s . R a t h e r , S r i L a n k a n e e d s t o i n i t i a t e v i r t u a l l y a l l f a c e t s o f p r o f e s s i o n a l s t u d i e s t o p r e p a r e a r c h i v i s t s f o r b o t h p u b l i c a n d p r i v a t e s e c t o r e mployment and w o r k w i t h modern a n d c o n t e m p o r a r y r e c o r d s o f t h e n i n e t e e n t h a n d t w e n t i e t h c e n t u r i e s . The s e c o n d p a t t e r n c a n be s e e n i n c o u n t r i e s s u c h as F r a n c e , Germany, a n d t h e N e t h e r l a n d s . L i k e t h e f i r s t p a t t e r n , ^° ALA Wold Encyclopedia of Library and Information Services, s.v. " A r c h i v e s - P r o f e s s i o n a l T r a i n i n g , " 52. i t g rows o u t o f t r a d i t i o n o f e d u c a t i o n i n t h e h i s t o r i c a l s c i e n c e s o n t o w h i c h p r o f e s s i o n a l t r a i n i n g a n d e d u c a t i o n h a s b e e n g r a f t e d , b u t a s Cook p u t s i t , " t h e t r a i n i n g s c h o o l s o f [ t h i s ] t r a d i t i o n a r e u s u a l l y e i t h e r a utonomous i n s t i t u t e s . . . , a t t a c h e d t o p r i n c i p a l a r c h i v e s s e r v i c e s . . . , o r a s s o c i a t e d w i t h t h e h i s t o r i c a l f a c u l t y o f a u n i v e r s i t y " . F r e q u e n t l y , t h e r e i s more t h a n one g r a d e o f a r c h i v i s t , t h e g r a d e d e p e n d i n g on t h e a c a d e m i c a t t a i n m e n t s o f a p p o i n t e e s t o a r c h i v a l p o s i t i o n , w i t h p r o f e s s i o n a l a r c h i v a l k n o w l e d g e most o f t e n d i s p e n s e d a f t e r a p p o i n t m e n t . I n F r a n c e , L ' E c o l e N a t i o n a l e d e s C h a r t e s , e s t a b l i s h e d i n 1 821, e d u c a t e s a r c h i v i s t s f o r p u b l i c a n d p r i v a t e e m ployment. I t s p r o g r a m t o e d u c a t e " a r c h i v i s t - p a l e o g r a p h e r s " a i m s p r i m a r i l y t o d i s p e n s e f u n d a m e n t a l k n o w l e d g e , m u l t i d i s c i p l i n a r y m e t h o d s , a n d r e s e a r c h e x p e r i e n c e w h i c h a r e i n d i s p e n s a b l e t o a r c h i v i s t s t o u n d e r s t a n d , c r i t i c i z e , i n t e r p r e t , e x p l o i t , p r e s e r v e , a n d c o m m u n i c a t e t h e m a t e r i a l s i n t h e i r c a r e , a n d s e c o n d a r i l y t o p r o v i d e p r e - p r o f e s s i o n a l f o r m a t i o n f o r p e r s o n s who w i l l w o r k as a r c h i v i s t s . P e r s o n s e n t e r i n g L ' E c o l e must h a v e a f i r s t u n i v e r s i t y d e g r e e a n d two a d d i t i o n a l y e a r s s p e c i a l h i s t o r i c a l s t u d y . A d m i s s i o n i s by c o m p e t i t i v e e x a m i n a t i o n , a n d s t u d e n t s a r e r e g a r d e d as b u r e a u c r a t s i n t r a i n i n g who r e c e i v e a l i v i n g a l l o w a n c e . S t u d i e s i n c l u d e g e n e r a l s u b j e c t s s u c h a s l a w a n d e c o n o m i c s . " I b i d . a r c h a e o l o g y , h i s t o r y o f a r t , l i t e r a t u r e ; a r c h i v a l s u b j e c t s s u c h as a r c h i v a l t h e o r y a n d t h e h i s t o r y o f a r c h i v e s t o g e t h e r w i t h d i p l o m a t i c s a n d p a l a e o g r a p h y ; a n d p r a c t i c a l w o r k . O t h e r s t u d i e s i n c l u d e L a t i n , h i s t o r i c a l l i n g u i s t i c s w i t h r e f e r e n c e t o t h e F r e n c h l a n g u a g e , a n d F r e n c h l e g a l a n d i n s t i t u t i o n a l h i s t o r y . " T h e r e i s e v i d e n c e t h a t L ' E c o l e d e s C h a r t e s c o n c e n t r a t e s on t u r n i n g o u t e x p e r i e n c e d h i s t o r i c a l r e s e a r c h e r s , a s i t s v e r y a i m s w o u l d i n d i c a t e . Y v e s P e r o t i n n o t e d t h i s t e n d e n c y a f t e r m a k i n g a v i s i t t o L ' E c o l e i n t h e l a t e 1 9 6 0 ' s . He w r o t e : A f t e r s p e a k i n g w i t h two p r o f e s s o r s , " I a s k e d f o r . . . a m e e t i n g w i t h t h e s t u d e n t c o u n c i l . . . I h a d d i s c o v e r e d w i t h s t u p e f a c t i o n : f i r s t , t h a t t h e w h o l e a m b i t i o n o f t h e s e y o u n g a s p i r i n g a r c h i v i s t s was t o become p r o f e s s i o n a l r e s e a r c h e r s , a t e r m d e s i g n a t i n g f o r me "des e r u d i t s - n e g r e s , " p e o p l e who do w o r k w h i c h i s d i f f i c u l t , t h a n k l e s s , a n d p o o r l y p a i d i n o r d e r t o a l l o w g r a n d m a s t e r s t o b u i l d t h e i r b r i l l i a n t s y n t h e s e s ; s e c o n d t h a t e v e n i n t h i s p e r s p e c t i v e -- w h i c h I f i r m l y d i s p a r a g e w h e r e a s t h e y t h e m s e l v e s t h i n k i t i s most n o b l e -- t h e y h a r d l y s e e t h e v a l u e o f a r c h i v a l e d u c a t i o n . I f I h a v e u n d e r s t o o d them, t h e y w o u l d a c c e p t , i f a b s o l u t e l y n e c e s s a r y f o r t h e s u r v i v a l o f t h e S c h o o l , t e a c h i n g o f t h a t s o r t a s a n a p p e n d i x t o t h e i r s t u d i e s ( i n t h e f o r m o f s u p p l e m e n t a r y y e a r o r p r o f e s s i o n a l s c h o o l ) f o r t h o s e who, b e i n g o f f e e b l e m i n d , d e c i d e , f o r want o f s o m e t h i n g b e t t e r , t o become b u r e a u c r a t s , t h a t i s t o s a y , a r c h i v i s t s . " " I n t e r n a t i o n a l C o u n c i l on A r c h i v e s , S e c t i o n f o r A r c h i v a l E d u c a t i o n a n d T r a i n i n g , Directory of Schools and Courses of Professional Training for A r c h i v i s t s ( K o b l e n z , 1 9 9 2 ) , 98-100. D o r o t h y M a c k a y Quynn, "The E c o l e des C h a r t e s , " The Indian Archives 4 ( J u l y - D e c e m b e r 1 9 5 1 ) : 147-59. " Y v e s P e r o t i n , "Les a r c h i v e s e t l e mépris," La gazette des archives 68 ( 1 9 7 0 ) : 13, q u o t e d f r o m E l i o L o d o l i n i , "The War o f I n d e p e n d e n c e o f A r c h i v i s t s , " Archivaria 28 (Summer 1 9 8 9 ) : 44. I n f a c t , a s M i c h a e l Cook o b s e r v e s , t h e d e f i c i e n c i e s on t h e s c o r e o f p r o f e s s i o n a l k n o w l e d g e c a u s e d t h e A r c h i v e s N a t i o n a l e s de F r a n c e , w h i c h e m p l o y s t h e b u l k o f t h e g r a d u a t e s o f t h e a r c h i v i s t - p a l a e o g r a p h e r programme o f t h e s c h o o l , t o s e t up a s e p a r a t e c o u r s e o f t h r e e months d u r a t i o n , "Le S t a g e T e c h n i q u e I n t e r n a t i o n a l e des A r c h i v e s " t o i n s t r u c t i t s e m p l o y e e s a n d f o r e i g n e r s i n modern a r c h i v a l s c i e n c e . I n Germany, t h e f i r s t s c h o o l , t h e B a y e r i s c h e A r c h i v s c h u l e i n M u n i c h , was f o u n d e d i n 1821 a n d c u r r e n t l y p r o v i d e s p o s t - a p p o i n t m e n t t r a i n i n g o f a r c h i v i s t s f o r t h e p u b l i c a n d p r i v a t e s e c t o r s i n B a v a r i a . The c o u r s e l a s t s f o r two y e a r s , e i g h t e e n months o f w h i c h i s p r a c t i c a l t r a i n i n g i n a r e p o s i t o r y . A s e c o n d s c h o o l , t h e A r c h i v s c h u l e M a r b u r g , f o u n d e d i n 1949, e d u c a t e s a r c h i v i s t s f o r t h e r e s t o f Germany. I t h a s one programme f o r a r c h i v i s t s h o l d i n g a d o c t o r a t e i n h i s t o r i c a l s c i e n c e s o r t h e l a w w h i c h l a s t s two y e a r s , w i t h 80% o f t h e s t u d i e s i n a c a d e m i c c o u r s e s a n d 2 0 % i n p r a c t i c a l w o r k . I t h a s a n o t h e r programme f o r h i g h s c h o o l g r a d u a t e s w h i c h l a s t s one a n d h a l f y e a r s , w i t h 9 0 % i n c l a s s r o o m s t u d i e s a n d 10% p r a c t i c a l w o r k . T h i s d i v i s i o n r e f l e c t s t h e two g r a d e s o f p o s t s i n German a r c h i v a l i n s t i t u t i o n s . I n t h e f o r m e r programme, s t u d e n t s s t u d y : h i s t o r y , l a w a n d e c o n o m i c s , a r c h a e o l o g y a n d h i s t o r i c a l monuments; a r c h i v a l d o c t r i n e a n d h i s t o r y , p a l a e o g r a p h y a n d d i p l o m a t i c s , a r c h i v a l m e t h o d s ALA Encyclopedia, s.v. " A r c h i v e s - P r o f e s s i o n a l T r a i n i n g . " 78. ( a r c h i v i s t i q u e ) , r e p r o g r a p h y , c o n s e r v a t i o n , a n d p r e s e r v a t i o n , p u b l i c s e r v i c e , a n d a r c h i v a l l e g i s l a t i o n ; w i t h p r a c t i c a l w o r k r e a d i n g o l d m e d i e v a l d o c u m e n t s , a r r a n g i n g a n d d e s c r i b i n g a r c h i v e s , a n d t h e s i x m onths p r a c t i c a l t r a i n i n g i n a n i n s t i t u t i o n . The s t u d i e s f o r s e c o n d g r a d e a r c h i v i s t s a r e v e r y much t h e same, e x c e p t t h a t more t i m e i s s p e n t on h i s t o r y a n d on a r c h i v a l t h e o r y a n d h i s t o r y , a n d much l e s s on a u x i l i a r y s c i e n c e s o f h i s t o r y . " The t e a c h i n g s t a f f a t M a r b u r g c o n s i s t s o f t h r e e p e r m a n e n t a p p o i n t m e n t s , i n c l u d i n g t h e h e a d o f t h e s c h o o l , a n d h e a d s o f d e p a r t m e n t s o f t h e S t a t e A r c h i v e s a t M a r b u r g , s e v e r a l p r o f e s s o r s f r o m M a r b u r g U n i v e r s i t y , a s w e l l as v i s i t i n g l e c t u r e r s f r o m Germany a n d o t h e r c o u n t r i e s . " The v i s i t i n g s t a f f i n t h e p a s t i n c l u d e d d i r e c t o r s o f a r c h i v e s o f many E u r o p e a n c o u n t r i e s . " D u t c h p r o f e s s i o n a l e d u c a t i o n f o r a r c h i v i s t s h a s e x i s t e d s i n c e t h e e a r l y p a r t o f t h i s c e n t u r y . The programme o f t h e D u t c h a r c h i v e s s c h o o l ( R i j k s A r c h i e f s c h o o l ) , f o u n d e d i n 1919, i s b a s e d on t h e p r i n c i p l e t h a t a r c h i v i s t s must f i r s t know t h e h i s t o r y o f t h e N e t h e r l a n d s a n d t h e i n s t i t u t i o n s t h a t " ICA, Directory of Schools, 106-120. " I b i d . " D i e t m a r R o l h e r m u n d , "The T r a i n i n g o f A r c h i v i s t s i n Germany, The Indian Archives 14 ( J a n u a r y 1961 - December 1 9 6 2 ) : 66-68. c r e a t e d i t s a r c h i v a l documents.^' The s t u d i e s , w h i c h a r e t a k e n by e i t h e r p e r s o n s h o l d i n g a u n i v e r s i t y d o c t o r a l d e g r e e o r h i g h s c h o o l e d u c a t i o n who h o l d a p o s i t i o n i n D u t c h a r c h i v e s (as i n Germany t h e r e a r e two g r a d e s ) , l a s t f o r a y e a r , a n d c o n s i s t i n c o u r s e s i n a r c h i v a l s c i e n c e , a u x i l i a r y s c i e n c e s o f h i s t o r y , h i s t o r i c a l - i n s t i t u t i o n a l s t u d i e s , a n d s t u d y o f t h e j u r i d i c a l s y s t e m s i n t h e N e t h e r l a n d s . °̂ The e x a m i n a t i o n f o r s e n i o r a r c h i v i s t s o f t h e f i r s t g r a d e i s s t r u c t u r e d d i f f e r e n t l y a nd i s l o n g e r t h a n t h a t f o r s e c o n d g r a d e a r c h i v i s t s . T h e r e i s a l s o an i n t e r n s h i p as p a r t o f t h e programme, s e r v e d a t t h e p l a c e o f employment o f t h e s t u d e n t . P e r s o n s w i t h o u t a p o s i t i o n a r e p l a c e d a t v a r i o u s g o v e r n m e n t a r c h i v e s u n d e r t h e d i r e c t i o n o f a q u a l i f i e d a r c h i v i s t . I n t h i s s e c o n d p a t t e r n , a s i n g l e , o r a t most two, s t a t e s u p p o r t e d s c h o o l s d i s p e n s e b o t h g e n e r a l a n d p r o f e s s i o n a l k n o w l e d g e i n t h e p o s t - a p p o i n t m e n t mode, o r i n a s y s t e m c l o s e l y l i n k e d t o employment t o r e g u l a t e s u p p l y a n d demand. T h e r e r e m a i n s a h e a v y e m p h a s i s on a u x i l i a r y s c i e n c e s o f h i s t o r y o f s t u d y o f l a w a n d a d m i n i s t r a t i v e h i s t o r y , t h e f o r m e r t o p r o v i d e s t u d e n t s w i t h i n t e r p r e t i v e s k i l l s f o r i d e n t i f i c a t i o n o f d o c u m e n t s a n d t h e l a t t e r t o p l a c e d o c u m e n t s i n t h e i r " M a j o r i e Rabe B a r r i t t , " A r c h i v a l T r a i n i n g i n t h e L a n d o f M u l l e r , F e i t h , a n d F r u i n : The D u t c h N a t i o n a l A r c h i v e s S c h o o l , " American A r c h i v i s t 51, no. 3 (Summer 19 8 8 ) : 338. °̂ ICA, Directory of Schools, 2 0 6 - 2 1 1 . B a r r i t t , " A r c h i v a l T r a i n i n g , " 339. h i s t o r i c a l , i n s t i t u t i o n a l , a n d j u r i d i c a l c o n t e x t . T h i s s y s t e m i s e a s i e r t o e n v i s a g e b e i n g a d a p t e d t o t h e S r i L a n k a n s i t u a t i o n t h a n t h e I t a l i a n one, b u t i t i s p e r h a p s d o u b t f u l t h a t a s e p a r a t e i n s t i t u t e o f h i s t o r i c a l a n d a r c h i v a l s t u d i e s c o u l d be s e t up. M o r e o v e r , t o r e p l i c a t e t h i s E u r o p e a n p a t t e r n w o u l d r e q u i r e a w e l l - d e v e l o p e d p r o f e s s i o n a l c o m m u n i t y t o s u p p o r t t h e i n s t r u c t i o n a n d e x a m i n a t i o n o f new e n t r a n t s . The r e l a t i v e s m a l l n e s s a n d u n d e r d e v e l o p m e n t o f t h e p r o f e s s i o n i n S r i L a n k a p r e s e n t s i t , a n d o t h e r s l i k e i t , w i t h a conundrum. S e n d i n g a r c h i v i s t s o v e r s e a s i s n o t a s a t i s f a c t o r y s o l u t i o n , a n d n e i t h e r i s d e v e l o p i n g a E u r o p e a n - s t y l e c o m b i n a t i o n o f e d u c a t i o n a n d t r a i n i n g i n a p o s t - a p p o i n t m e n t mode. I s t h e r e n o t a n o t h e r a l t e r n a t i v e ? A t h i r d p a t t e r n c a n be o b s e r v e d i n c o u n t r i e s s u c h as A u s t r a l i a , C a n a d a , t h e U n i t e d Kingdom, a n d t h e U n i t e d S t a t e s o f A m e r i c a . T h e s e c o u n t r i e s h a v e a l l d e v e l o p e d i n - s e r v i c e t r a i n i n g programmes f o r t h e s t a f f s o f n a t i o n a l a r c h i v e s a n d some o f t h e l a r g e r i n s t i t u t i o n s , b u t t h i s m e t h o d h a s g r a d u a l l y g i v e n way t o p r e - a p p o i n t m e n t e d u c a t i o n t a k e n i n programmes r u n a t u n i v e r s i t i e s . I n t h e U n i t e d K i n g d o m , t h e l a r g e r i n s t i t u t i o n s , l i k e t h e P u b l i c R e c o r d O f f i c e a n d S c o t t i s h R e c o r d O f f i c e , s t i l l h a v e t h e i r own i n - s e r v i c e t r a i n i n g p rogrammes. S t a f f members b o t h w i t h a n d w i t h o u t a p r o f e s s i o n a l q u a l i f i c a t i o n u n d e r t a k e a t w o - y e a r programme w h i c h t a k e s them t o e a c h s e c t i o n o f t h e o f f i c e , w h e r e t h e y a r e i n t r o d u c e d t o i t s w o r k , a n d p e r f o r m , u n d e r s u p e r v i s i o n , a p p r o p r i a t e t a s k s a s p a r t o f t h e i r t r a i n i n g . However, t h e m a i n p a t h o f e n t r y i n t o t h e p r o f e s s i o n i n B r i t a i n t o d a y i s t h r o u g h one o f t h e g r a d u a t e u n i v e r s i t y c o u r s e s l e a d i n g t o a d i p l o m a o r m a s t e r ' s d e g r e e . The U n i v e r s i t y C o l l e g e L o n d o n , t h e U n i v e r s i t y o f L i v e r p o o l , U n i v e r s i t y C o l l e g e o f W a l e s , A b e r y s t w y t h , t h e U n i v e r s i t y C o l l e g e o f N o r t h W a l e s , B a n g o r , a n d t h e U n i v e r s i t y C o l l e g e D u b l i n o f f e r c o u r s e s l e a d i n g e i t h e r t o a d i p l o m a o r a m a s t e r ' s d e g r e e o r b o t h i n a r c h i v a l s t u d i e s . E v e n t h o u g h t h e y c a r r y d i f f e r e n t t i t l e s , t h e m a i n c o u r s e s o f s t u d y i n a r c h i v e s i n t h e s e u n i v e r s i t i e s a r e c o m p r i s e d o f s t u d y o f a r c h i v e a d m i n i s t r a t i o n , r e c o r d s management, a r r a n g e m e n t a n d d e s c r i p t i o n , a d m i n i s t r a t i v e a n d l e g a l h i s t o r y , p a l a e o g r a p h y , a n d d i p l o m a t i c s . ^ ^ I n C a n a d a , i n s e r v i c e t r a i n i n g was s u p p l e m e n t e d b y a c o u r s e d e v e l o p e d b y t h e P u b l i c A r c h i v e s o f C a n a d a i n 1956, a n d o f f e r e d y e a r l y i n r e c e n t y e a r s t o members o f i t s own s t a f f a n d s t a f f members o f o t h e r a r c h i v e s . I t s t i l l f i l l s t h e n e e d s o f p e r s o n s who do n o t h o l d a p r o f e s s i o n a l q u a l i f i c a t i o n , b u t s i n c e t h e e a r l y 1 9 8 0 ' s u n i v e r s i t y g r a d u a t e e d u c a t i o n f o r a r c h i v i s t s h a s b e e n a v a i l a b l e . The f i r s t programme, e s t a b l i s h e d a t t h e U n i v e r s i t y o f B r i t i s h C o l u m b i a i n 1981, i n e f f e c t r e s p o n d e d t o a c a l l f r o m M i c h a e l R o p e r , " A r c h i v a l E d u c a t i o n i n B r i t a i n , " American A r c h i v i s t 50, no. 4 ( F a l l 1 9 8 7 ) : 588-89. " I b i d . , 586-87. t h e A s s o c i a t i o n o f C a n a d i a n A r c h i v i s t s f o r a g r a d u a t e programme i n a r c h i v a l s t u d i e s . The programme i s a t w o - y e a r , f u l l - t i m e programme o f s t u d i e s l o c a t e d i n t h e S c h o o l o f L i b r a r y , A r c h i v a l a n d I n f o r m a t i o n S t u d i e s . The f i r s t c h a i r m a n o f t h e programme h a s r e c o u n t e d i t s e a r l y d a y s a n d d e v e l o p m e n t o f t h e c u r r i c u l u m i n s e v e r a l a r t i c l e s . ^ * C u r r e n t l y , t h e s t u d i e s c o v e r a l l a s p e c t s o f a r c h i v a l t h e o r y a n d method, i n c l u d i n g c o u r s e s on t h e m a i n f u n c t i o n s o f t h e a r c h i v i s t , on r e c o r d s management, on t h e C a n a d i a n j u r i d i c a l s y s t e m , on t h e h i s t o r y o f a r c h i v e s a n d a r c h i v a l c o n c e p t s , on p r e s e r v a t i o n , r e s e a r c h m e t h o d s , a n d s p e c i a l i z e d a r e a s l i k e e l e c t r o n i c r e c o r d s management. The f o r m e r c o u r s e on h i s t o r i o g r a p h y h a s b e e n d r o p p e d , a n d t h e f o r m e r r e q u i r e m e n t f o r a t h e s i s a n d a p r a c t i c u m h a v e become o p t i o n a l i n c h a n g e s made i n 1994. C o n c e n t r a t i o n s o f a r c h i v a l s t u d i e s a l s o e x i s t s i n t h e H i s t o r y D e p a r t m e n t a t t h e U n i v e r s i t y o f M a n i t o b a , t h e f a c u l t y o f L i b r a r y a n d I n f o r m a t i o n S c i e n c e a t t h e U n i v e r s i t y o f T o r o n t o , a n d i n s e v e r a l u n i v e r s i t i e s i n Quebec. 24 r^Qj~j~y E a s t w o o d , "The O r i g i n s a n d A i m s o f t h e M a s t e r o f A r c h i v a l S t u d i e s Programme a t t h e U n i v e r s i t y o f B r i t i s h C o l u m b i a , " Archivaria 16 (Summer 1 9 8 3 ) : 35-52; T e r r y E a s t w o o d , " N u r t u r i n g A r c h i v a l E d u c a t i o n i n t h e U n i v e r s i t y , " American A r c h i v i s t 51, no. 3 (Summer 1 9 8 8 ) : 2 2 8 - 5 1 ; a n d a l s o b y T e r r y E a s t w o o d , " R e v i s i o n s t o t h e MAS P r o g r a m , " ACA B u l l e t i n (May 1994) , f o r t h c o m i n g . I am i n d e b t e d t o P r o f e s s o r E a s t w o o d f o r s h o w i n g me a p r e - p u b l i c a t i o n c o p y o f h i s a r t i c l e . F o r d e t a i l s o f t h e c o u r s e s o f s t u d y a t M a n i t o b a a n d T o r o n t o s e e S o c i e t y o f A m e r i c a n A r c h i v i s t s , Directory of Archival Education, 1993-94 ( C h i c a g o , 1 9 9 2 ) , 8. F o r t h e Quebec c o u r s e s , s e e ICA, Directory of Schools, 51-63. I n A u s t r a l i a , t h e A u s t r a l i a n [ N a t i o n a l ] A r c h i v e s h a s a t r a i n i n g scheme. I n 1973, t h e f i r s t p o s t g r a d u a t e c o u r s e l e a d i n g t o a D i p l o m a i n A r c h i v e s A d m i n i s t r a t i o n a t t h e S c h o o l o f L i b r a r i a n s h i p a t t h e U n i v e r s i t y o f New S o u t h W a l e s , A u s t r a l i a was e s t a b l i s h e d . ^ ^ The s t u d e n t s h a v i n g a d e g r e e i n any a p p r o v e d u n i v e r s i t y w e r e a d m i t t e d t o t h e programme. T h o s e who h a v e n o t s t u d i e d A u s t r a l i a n h i s t o r y a n d p o l i t i c s f a c e t h e p o s s i b i l i t y o f h a v i n g t o do q u a l i f y i n g s t u d i e s o r c o n c u r r e n t s t u d i e s t o make up t h e d e f i c i e n c y . ^ ' ' I n a l l , a t o t a l o f s i x s u b j e c t s a r e r e q u i r e d t o be t a k e n w i t h i n a p e r i o d o f one y e a r ' s f u l l - t i m e s t u d y . T h r e e s u b j e c t s a r e t a k e n f r o m among c o u r s e s i n t h e D i p l o m a o f L i b r a r i a n s h i p , w i t h o u t s i g n i f i c a n t m o d i f i c a t i o n f o r a r c h i v a l s t u d e n t s . ^ ' ' I n t h e m i d 1 9 8 0 ' s , t h e S c h o o l b e g a n t o o f f e r a m a s t e r ' s d e g r e e , w h i c h r e q u i r e s a n a d d i t i o n a l y e a r ' s s t u d y a n d a t h e s i s . I n t h e U n i t e d S t a t e s , t h e S o c i e t y o f A m e r i c a n A r c h i v i s t s , f o r m e d i n 193 6, i m m e d i a t e l y t o o k s t e p s t o f o r m a A u s t r a l i a n A r c h i v e s , The Australian Archives Technical Training Scheme: Handbook ( C a n b e r r a , 1992) g i v e s d e t a i l s o f t h i s scheme. '̂̂  P e t e r O r l o v i c h , "Some B a s i c A s s u m p t i o n s U n d e r l y i n g t h e E d u c a t i o n a n d T r a i n i n g o f A r c h i v i s t s , " Archives and Manuscripts (The j o u r n a l o f t h e A u s t r a l i a n S o c i e t y o f A r c h i v i s t s ) 6, no. 6 ( F e b r u a r y 1 9 7 6 ) : 206. I b i d . , 215 . 2' I b i d . , 214 . C o m m i t t e e on t h e T r a i n i n g o f A r c h i v i s t s. °̂ I n 1937, a t t h e a n n u a l c o n f e r e n c e o f t h e A m e r i c a n L i b r a r y A s s o c i a t i o n M a r g a r e t C r o s s N o r t o n , s t a t e a r c h i v i s t o f I l l i n o i s , l e d a d i s c u s s i o n on a r c h i v a l t r a i n i n g . " S i n c e t h a t t i m e t h e S o c i e t y o f A m e r i c a n A r c h i v i s t s h a s t a k e n v a r i o u s s t e p s , t o a d d r e s s t h e e d u c a t i o n a l i s s u e , s u c h a s s e t t i n g up e d u c a t i o n c o m m i t t e e s a n d i s s u i n g g u i d e l i n e s f o r a d e g r e e programme. Though t h e r e a r e s e v e r a l e d u c a t i o n a l o p p o r t u n i t i e s f o r a r c h i v i s t s i n t h e u n i v e r s i t i e s t h e r e i s no e s t a b l i s h e d d i p l o m a o r m a s t e r ' s d e g r e e programme i n a r c h i v a l s t u d i e s , s u c h as t h e o n e s a t t h e U n i v e r s i t y o f New S o u t h W a l e s i n A u s t r a l i a o r a t t h e U n i v e r s i t y o f B r i t i s h C o l u m b i a i n C a n a d a . M o s t programmes a r e i n f a c t c o n c e n t r a t i o n s o f a r c h i v a l s t u d y i n t h e c o u r s e o f t a k i n g a h i s t o r y o r l i b r a r y s c i e n c e d e g r e e . R e c e n t l y , R i c h a r d Cox, a l e a d i n g A m e r i c a n a r c h i v a l e d u c a t o r , h a s c a l l e d f o r e s t a b l i s h m e n t o f m a s t e r ' s d e g r e e programmes i n t h e U n i t e d S t a t e s . " To sum up, t h e e d u c a t i o n o f c o n t i n e n t a l E u r o p e a n a r c h i v i s t s g rew f r o m s t u d y o f t h e h i s t o r i c a l s c i e n c e s . T h e s e °̂ R i c h a r d C. B e r n e r , " A r c h i v a l E d u c a t i o n a n d T r a i n i n g i n t h e U n i t e d S t a t e s , 1937 t o p r e s e n t , " Journal of Education and L i b r a r i a n s h i p 22, no. 1&2 ( S u m m e r / F a l l 1 9 8 1 ) : 9. I b i d . , 7 . SAA, D i r e c t o i r y of Archival Education, g i v e s d e t a i l s o f t h e s e c o n c e n t r a t i o n s . R i c h a r d J . Cox, "The M a s t e r o f A r c h i v a l S t u d i e s a n d A m e r i c a n E d u c a t i o n S t a n d a r d s : An A r g u m e n t f o r t h e C o n t i n u e d D e v e l o p m e n t o f G r a d u a t e A r c h i v a l E d u c a t i o n i n t h e U n i t e d S t a t e s , " Archivaria 36 (Autumn 1 9 9 3 ) : 228. a r c h i v i s t s n e e d e d k n o w l e d g e a n d s k i l l s t o a n a l y s e d o c u m e n t s whose c o n t e x t a n d m e a n i n g w e r e n o t o b v i o u s o r e a s i l y u n c o v e r e d . By c o n t r a s t , c o u n t r i e s i n t h i s t h i r d p a t t e r n t e n d e d t o a d o p t some f o r m o f o n - t h e - j o b t r a i n i n g c o m p l e m e n t e d as t i m e p a s s e d b y f o r m a l i z e d p o s t - a p p o i n t m e n t e d u c a t i o n r u n by a r c h i v a l i n s t i t u t i o n s a n d e v e n t u a l l y b y p r e - a p p o i n t m e n t e d u c a t i o n c o n d u c t e d i n u n i v e r s i t i e s i n p u r e l y p r o f e s s i o n a l s u b j e c t s . I n E u r o p e , t h e s t a t e , p r o d d e d b y a r c h i v i s t s , t o o k i t upon i t s e l f t o p r o v i d e a scheme o f e d u c a t i o n f o r a r c h i v i s t s , a n d s e t t h e s t a n d a r d s f o r employment i n c o n j u n c t i o n w i t h t h a t i n i t i a t i v e . I n t h e r e s t o f t h e w o r l d , t h e s t a t e h a s d e c l i n e d t o p r o v i d e f o r e d u c a t i o n f o r a r c h i v i s t s d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y b y s e t t i n g u n i v e r s a l s t a n d a r d s f o r p r o f e s s i o n a l e mployment, s o t h a t a r c h i v i s t s a n d t h e i r p r o f e s s i o n a l a s s o c i a t i o n s h a v e b e e n f o r c e d t o a p p e a l t o u n i v e r s i t i e s t o e s t a b l i s h programmes o f g r a d u a t e e d u c a t i o n f o r a r c h i v i s t s . The i d e a i s t h a t t h e g e n e r a l k n o w l e d g e a r c h i v i s t s n e e d w i l l be o b t a i n e d i n t h e f i r s t d e g r e e , a n d p r o f e s s i o n a l k n o w l e d g e w i l l be i m p a r t e d i n t h e a r c h i v a l programme o f s t u d i e s . T h i s p a t t e r n o f d e v e l o p m e n t h a s g r a d u a l l y p r o g r e s s e d f r o m s m a l l c o n c e n t r a t i o n s o f s t u d i e s , o f t e n t a u g h t b y p a r t - t i m e i n s t r u c t o r s t o a l a r g e r c l u s t e r s o f a r c h i v a l l y r e l a t e d c o u r s e s , a n d i n a few c a s e s , t o d e g r e e programmes. The e a r l y e m p h a s i s on t r a i n i n g h a s g i v e n way t o t h e a c a d e m i c m o u l d o f many o t h e r p r o f e s s i o n s , w h e r e t h e s t u d e n t i s e x p e c t e d t o t a k e a t h e o r e t i c a l a p p r o a c h t o t h e s t u d y o f a p r o f e s s i o n a l d i s c i p l i n e a n d c o n t r i b u t e t o i t s s c h o l a r s h i p . The e f f o r t t o e s t a b l i s h a r c h i v a l e d u c a t i o n i n t h e u n i v e r s i t y h a s o f t e n r u n i n t o t h e q u e s t i o n o f what e x i s t i n g s u b j e c t s o r d i s c i p l i n e s i t s h o u l d be a s s o c i a t e d w i t h . I n many c a s e s , c o u r s e s on a r c h i v e s e x i s t a s c o n c e n t r a t i o n o f s t u d i e s i n a s s o c i a t i o n w i t h s t u d y i n some o t h e r d i s c i p l i n e . T h i s s i t u a t i o n c a n be s e e n i n S p a i n , f o r example."*^ I n t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y , S p a i n h a d a n e d u c a t i o n s y s t e m f o r t h e a r c h i v i s t s a t t h e E s c u e l a de D i p l o m a t i c a ( S c h o o l o f D i p l o m a t i c s ) w h i c h t r a i n e d a r c h i v i s t s a n d l i b r a r i a n s f o r t h e g o v e r n m e n t . Then i n 1900 t h e D e p a r t m e n t o f H i s t o r y o f t h e U n i v e r s i t y o f M a d r i d a s s u m e d r e s p o n s i b i l i t y f o r a r c h i v a l e d u c a t i o n . " The s t u d e n t s w e r e t a u g h t p a l a e o g r a p h y , d i p l o m a t i c s , e p i g r a p h y , a r c h i v a l t h e o r y , h i s t o r y o f a r c h i v e s , l e g i s l a t i o n , p h i l o l o g y , a n d i n s t i t u t i o n s . The S p a n i s h C i v i l War d i s r u p t e d a r c h i v a l a n d l i b r a r y e d u c a t i o n . I n t h e 1 9 5 0 ' s , t h e S p a n i s h n a t i o n a l l i b r a r y b e g a n o f f e r i n g c o u r s e s t o meet t h e n e e d s o f p e r s o n s t a k i n g s e p a r a t e c o m p e t i t i v e e x a m i n a t i o n s f o r g o v e r n m e n t p o s i t i o n s as l i b r a r i a n s a n d a r c h i v i s t s . The N a t i o n a l L i b r a r y ' s S c h o o l o f D o c u m e n t a l i s t s was d i s c o n t i n u e d F r a n k B. E v a n s , "The O r g a n i z a t i o n a n d S t a t u s o f A r c h i v a l T r a i n i n g : An H i s t o r i c a l P e r s p e c t i v e , " Archivum 34 ( 1 9 8 8 ) : 77. See a l s o E a s t w o o d , " N u r t u r i n g A r c h i v a l E d u c a t i o n . " V i c e n t a C o r t e s A l o n s o , " A r c h i v a l E d u c a t i o n i n S p a i n , " American A r c h i v i s t 51, no. 3 (Summer 19 8 8 ) : 3 3 1 . " I b i d . i n 1986, a n d e d u c a t i o n o f a r c h i v i s t s , l i b r a r i a n s , a n d d o c u m e n t a l i s t s was g i v e n o v e r t o t h e p r o f e s s i o n a l a s s o c i a t i o n o f t h o s e g r o u p s . A c o u r s e l a s t i n g f o u r months was p u t on f o r a r c h i v i s t s . S i n c e t h e m i d 1980's some e d u c a t i o n a l o p p o r t u n i t i e s f o r t h e s e p r o f e s s i o n s h a v e b e e n a v a i l a b l e i n S p a n i s h u n i v e r s i t i e s . T h i s " l e s s t h a n i d e a l s i t u a t i o n , " i n t h e w o r d s o f V i c e n t a C o r t e s A l o n s o , i s made w o r s e by t h e f a c t t h a t S p a n i s h e m p l o y e r s no l o n g e r r e q u i r e s p e c i a l i z e d p r o f e s s i o n a l k n o w l e d g e when h i r i n g a r c h i v i s t s . One o t h e r i n i t i a t i v e n e e d s t o be e x a m i n e d . T h e r e a r e a r c h i v a l e d u c a t i o n a l programmes w h i c h h a v e b e e n t r i e d on t h e i n t e r n a t i o n a l s t a g e . The I n t e r n a t i o n a l C o u n c i l on A r c h i v e s (ICA) f o r m e d a c o m m i t t e e on a r c h i v a l d e v e l o p m e n t i n 197 0 w i t h f i n a n c i a l a s s i s t a n c e f r o m UNESCO. I t e s t a b l i s h e d t h e R e c o r d s a n d A r c h i v e s Management Programme [RAMP], whose p r i m a r y o b j e c t i s t o p r o v i d e o p p o r t u n i t i e s f o r t r a i n i n g a n d e d u c a t i o n o f a r c h i v i s t s . W i t h t h e a s s i s t a n c e o f UNESCO's G e n e r a l I n f o r m a t i o n Programme ( P G I ) , I C A ' s RAMP o r g a n i z e s e x p e r t m e e t i n g s a n d s e m i n a r s on a r c h i v a l t r a i n i n g . A m e e t i n g o f e x p e r t s o n t h e h a r m o n i z a t i o n o f a r c h i v a l t r a i n i n g programmes was h e l d i n P a r i s i n 1979. T h a t same y e a r a r e g i o n a l s e m i n a r on a r c h i v a l t r a i n i n g n e e d s i n S o u t h a n d West A s i a was h e l d i n Colombo, S r i L a n k a . " F r a n k B. E v a n s , "Unesco a n d A r c h i v e s D e v e l o p m e n t , " Unesco Journal of Information Science, L i b r a r i a n s h i p and Archives Administration, 4, no. 2 ( J u l y - S e p t e m b e r 1982) : 171. The c o n c e p t o f r e g i o n a l t r a i n i n g c e n t r e s was p u t i n t o p r a c t i c e i n 1971 b y t h e U n e s c o w i t h t h e a s s i s t a n c e o f t h e ICA a n d U n i t e d N a t i o n s D e v e l o p m e n t Programme (UNDP). I t was s t a f f e d by f o r e i g n e x p e r t s a n d u s e d c o o p e r a t i v e l y by t h e v a r i o u s c o u n t r i e s o f a s p e c i f i c r e g i o n . One s u c h programme was e s t a b l i s h e d by t h e S c h o o l o f L i b r a r i a n s , A r c h i v i s t s a n d D o c u m e n t a l i s t s (EBAD) o f t h e U n i v e r s i t y o f D a k a r , S e n e g a l t o meet t h e t r a i n i n g n e e d s o f t h e F r e n c h s p e a k i n g A f r i c a n countries.^® A s e c o n d r e g i o n a l was s e t up f o r t h e E n g l i s h s p e a k i n g A f r i c a n c o u n t r i e s . I t was e s t a b l i s h e d i n 1975 w i t h i n t h e D e p a r t m e n t o f L i b r a r y a n d A r c h i v a l S t u d i e s o f t h e U n i v e r s i t y o f G h a n a . " A n o t h e r , t h e E a s t A f r i c a n S c h o o l o f L i b r a r i a n s h i p (EASL) a t M a k e r e r e U n i v e r s i t y , was s u p p o r t e d by U n e s c o f o r t h e t r a i n i n g a n d e d u c a t i o n o f i n f o r m a t i o n w o r k e r s i n t h e E n g l i s h s p e a k i n g c o u n t r i e s o f A f r i c a . *° U n e s c o a l s o o b t a i n e d f i n a n c i a l a s s i s t a n c e f o r t h e N a t i o n a l A r c h i v e s o f I n d i a f o r a f a c u l t y s t u d y g r a n t a n d f o r i n s t r u c t i o n a l m a t e r i a l s . * ^ T h e s e f u n d s w e r e u s e d t o p u r c h a s e n e c e s s a r y " Ousmane Sane, " A r c h i v e s a d m i n i s t r a t i o n i n t h e F r e n c h s p e a k i n g c o u n t r i e s o f b l a c k A f r i c a : EBAD's c u r r i c u l u m , " Unesco Journal of Information Science, L i b r a r i a n s h i p and Archives Administration, 1, no. 4 ( O c t o b e r - D e c e m b e r 1 9 7 9 ) : 2 6 0 - 6 3 . E v a n s , "The O r g a n i z a t i o n a n d S t a t u s o f A r c h i v a l T r a i n i n g , " 88. ''° I.M.N. K i g o n g o - B u k e n y a , " E d u c a t i o n a n d T r a i n i n g o f A r c h i v i s t s a t t h e E a s t A f r i c a n S c h o o l o f L i b r a r i a n s h i p i n t h e 1 9 90's a n d B e y o n d , " American A r c h i v i s t , 56, no. 2 ( S p r i n g 19 9 3 ) : 359. E v a n s , "Unesco a n d A r c h i v e s D e v e l o p m e n t , " 89. e q u i p m e n t t o h e l p t o t r a n s f o r m i t s t r a i n i n g programme i n t o an a c a d e m i c a l l y a c c r e d i t e d s c h o o l o f a r c h i v a l s t u d i e s . * ^ T h e s e t r a i n i n g a n d e d u c a t i o n a l programmes f a i l e d a f t e r t h e w i t h d r a w a l o f f u n d i n g i n t h e 1 9 8 0 ' s . They p r o v e d d i f f i c u l t t o f i n a n c e a n d manage w i t h o u t t h e g r a n t s . The r e g i o n a l c e n t r e s e f f e c t i v e l y became n a t i o n a l s c h o o l s . * ^ P e r h a p s t h e i d e a o f r e g i o n a l c e n t r e s was doomed. B e s i d e s t h e f u n d i n g q u e s t i o n , t h e r e a r e i n e v i t a b l y d i f f e r e n t n e e d s a n d d i f f e r e n t t r a d i t i o n s i n t h e c o u n t r i e s i n a n y g i v e n r e g i o n . P a r t i c u l a r l y i f a r c h i v a l programmes t a k e r e s p o n s i b i l i t y f o r e d u c a t i n g a l l r e c o r d s p e r s o n n e l , e a c h c o u n t r y w i l l n e e d t o go i t s own way t o c u l t i v a t e a c c e p t a n c e o f t h e n e e d e d s t a n d a r d s o f e d u c a t i o n . I n summary, t h e n , S r i L a n k a c l e a r l y f o l l o w s i n t o t h e t h i r d c a t e g o r y o f c o u n t r y w h i c h must d e v e l o p some i n d i g e n o u s means o f e d u c a t i n g a r c h i v i s t s a n d r e c o r d s p e r s o n n e l . F rom t h e c o n t i n e n t a l E u r o p e a n e x p e r i e n c e , i t c a n b r i n g a s e n s e o f t h e i m p o r t a n c e o f l e a r n i n g a b o u t t h e h i s t o r i c a l , a d m i n i s t r a t i v e , a n d l e g a l c o n t e x t o f i t s a r c h i v e s . From, t h e e x p e r i e n c e o f t h o s e c o u n t r i e s w h i c h h a v e t u r n e d t o t h e u n i v e r s i t y , i t c a n *̂  The a l u m n i o f t h i s s c h o o l i n c l u d e t h e D i r e c t o r o f A r c h i v e s M a l a y s i a , a n d t h e D e p u t y D i r e c t o r o f A r c h i v e s , B a n g l a d e s h , b e s i d e s many p r o f e s s i o n a l s i n S r i L a n k a , N e p a l , S i n g a p o r e , B a n g l a d e s h , A f g h a n i s t a n , Burma, T h a i l a n d , A u s t r a l i a , K e n y a , B o t s w a n a , N i g e r i a a n d Uganda, s e e R.K. P e r t i , "A P e r s o n n e l R e s o u r c e D e v e l o p m e n t i n A r c h i v e s : P r e s e n t S t a t u s a n d F u t u r e D e v e l o p m e n t , " Archivum 35 ( 1 9 8 9 ) : 175. " Anne T h u r s t o n , "The T r a i n i n g o f A r c h i v i s t s f r o m D e v e l o p i n g C o u n t r i e s : A Commonwealth P e r s p e c t i v e , " Archivaria 20 (Summer 1 9 8 5 ) : 118. d r a w t h a t l e s s o n t h a t a d e d i c a t e d programme o f s t u d i e s i n t h e u n i v e r s i t y must be d e v e l o p e d , e v e n i f i t i s p l a c e d i n c o n j u n c t i o n w i t h some o t h e r d i s c i p l i n e . A r c h i v i s t s a n d r e c o r d s p e r s o n n e l n e e d t o h a v e t h e i r own i d e n t i t y , t o d e v e l o p t h e i r own s t u d i e s a n d s c h o l a r s h i p , a n d d e f i n e t h e t e r m s f o r t h e f o r m a t i o n o f new members o f t h e p r o f e s s i o n t o s e r v e t h e n e e d s o f s o c i e t y . We n e e d , t h e n , t o l o o k a t t h e u n i v e r s i t y s i t u a t i o n i n S r i L a n k a , a n d e x a m i n e t h e o p t i o n s a v a i l a b l e t h e r e , f o r no c o u n t r y c a n s i m p l y a d o p t t h e p a t t e r n o r t r a d i t i o n o f a n o t h e r i n a n y s p h e r e . As Anne T h u r s t o n , t h e h e a d o f a r c h i v a l s t u d i e s programme a t U n i v e r s i t y C o l l e g e L o n d o n , h a s o b s e r v e d : T h o s e c o n c e r n e d w i t h e s t a b l i s h i n g new programmes h a v e t h e s c o p e t o a d d r e s s t h e s e p r o b l e m s i n a c r e a t i v e new way. They a r e i n a p o s i t i o n t o b u i l d u p o n t h e g u i d i n g p r i n c i p l e s o f t h e p r o f e s s i o n b u t t o b y p a s s t h e h a b i t o f t r a d i t i o n , w h i c h c a n s o m e t i m e s a c t as a c o n s t r a i n t t o t h e d e v e l o p m e n t o f new s o l u t i o n s . T h e i r f r e e d o m t o d r a w on t h e k n o w l e d g e o f a w i d e r a n g e o f p r o f e s s i o n a l s and t o l i n k t h e i r programmes t o t r a i n i n g a t d i f f e r e n t management l e v e l s i n g o v e r n m e n t o r i n b u s i n e s s c o u l d w e l l i n s p i r e d r a m a t i c new a p p r o a c h e s t o m a n a g i n g modern r e c o r d s . * * ** Anne T h u r s t o n , "New D i r e c t i o n s i n A r c h i v a l T r a i n i n g , " Janus, (1990) : 49 . CHAPTER 3 UNIVERSITY EDUCATION: OPTIONS T h i s c h a p t e r l o o k s a t t h e q u e s t i o n o f t h e b e s t s e t t i n g i n t h e S r i L a n k a n s y s t e m o f h i g h e r e d u c a t i o n f o r an a r c h i v a l e d u c a t i o n p r o g r a m . I t d i s c u s s e s t h e o p t i o n s a v a i l a b l e f o r a n e d u c a t i o n a n d t r a i n i n g p r o g r a m f o r t h e a r c h i v i s t s i n t h e u n i v e r s i t i e s . U n t i l t h e m i d d l e o f t h e t w e n t i e t h c e n t u r y S r i L a n k a n s t u d e n t s h a d t o d e p e n d on i n s t i t u t i o n s o v e r s e a s f o r t h e i r u n i v e r s i t y e d u c a t i o n . D e s p i t e t h e e x i s t e n c e o f a w e l l d e v e l o p e d s y s t e m o f p r i m a r y a n d s e c o n d a r y s c h o o l s b y t h e end o f t h e n i n e t e e n t h c e n t u r y , S r i L a n k a h a d no u n i v e r s i t i e s . H ence t h e c h i l d r e n o f t h e w e a l t h i e r c l a s s e s w e r e s e n t t o B r i t i s h u n i v e r s i t i e s f o r t h e i r e d u c a t i o n , a n d t h e l e s s a f f l u e n t went t o u n i v e r s i t i e s i n I n d i a . Owing t o t h e demand f o r u n i v e r s i t y e d u c a t i o n , t h e c o l o n i a l a u t h o r i t i e s p e r m i t t e d t h e U n i v e r s i t y o f L o n d o n t o c o n d u c t e x t e r n a l d e g r e e e x a m i n a t i o n i n A r t s , Law, a n d S c i e n c e i n 1905 a n d i n M e d i c i n e a n d S u r g e r y i n 1910-11.^ The U n i v e r s i t y o f C e y l o n was e s t a b l i s h e d u n d e r t h e C e y l o n U n i v e r s i t y O r d i n a n c e No. 20 o f 1942. I t was e s t a b l i s h e d as a n au t o n o m o u s , r e s i d e n t i a l i n s t i t u t i o n . The i d e a t h a t a u n i v e r s i t y s h o u l d be autonomous f o u n d w i d e a c c e p t a n c e among a l l s e c t i o n s o f p o l i t i c a l o p i n i o n i n t h e c o u n t r y , i n c l u d i n g ^ B i k a s C. S a n y a l e t a l l . University Education and Graduate Employment in Sri Lanka (Colombo: T i s a r a , 1 9 8 3 ) , 112. t h e l e a d i n g i n t e l l e c t u a l s a n d e c o n o m i c f i g u r e s o f C e y l o n e s e s o c i e t y . ^ The U n i v e r s i t y commenced w i t h 942 s t u d e n t s , a n d w i t h f a c u l t i e s o f A r t s , O r i e n t a l S t u d i e s , S c i e n c e , a n d M e d i c i n e . A F a c u l t y o f A g r i c u l t u r e a n d V e t e r i n a i r y S c i e n c e was s e t up i n 1947.^ U n t i l 1948 t h e U n i v e r s i t y was l o c a t e d i n Colombo. The t r a n s f e r o f t h e U n i v e r s i t y t o P e r a d e n i y a , n e a r Kandy, t o o k p l a c e s l o w l y o v e r t h e n e x t two d e c a d e s . U n t i l 1958, when t h e two m a i n c e n t r e s o f B u d d h i s t l e a r n i n g i n C e y l o n w e r e c o n v e r t e d o v e r n i g h t i n t o u n i v e r s i t i e s , i t was t h e o n l y u n i v e r s i t y i n t h e c o u n t r y . I n 1967, t h e U n i v e r s i t y o f Col o m b o was e s t a b l i s h e d a t t h e o l d U n i v e r s i t y o f C e y l o n p r e m i s e s . The l a n g u a g e o f i n s t r u c t i o n r e m a i n e d E n g l i s h u n t i l 1960, a n d w e l l i n t o 1 970's t h e v a s t m a j o r i t y o f s t u d e n t s c o n t i n u e d t o f o l l o w t h e i r c o u r s e s i n E n g l i s h . * D u r i n g t h e p e r i o d 1972 t o 1978 f u r t h e r e x p a n s i o n i n u n i v e r s i t y e d u c a t i o n was made by o p e n i n g two new u n i v e r s i t y c a m p u s e s , a t K a t u b e d d a a n d J a f f n a . D u r i n g t h e same p e r i o d t h e o p e n i n g o f t h r e e new u n d e r g r a d u a t e i n s t i t u t e s , A y u r v e d i c m e d i c i n e , a e s t h e t i c s t u d i e s , a n d w o r k e r ' s e d u c a t i o n , a n d a l s o o f f o u r p o s t g r a d u a t e i n s t i t u t e s o f a g r i c u l t u r e , B u d d h i s t ^ K i n g s l e y de S i l v a , "The U n i v e r s i t i e s a n d t h e G o v e r n m e n t i n S r i L a n k a , " Minerva: A Review of Science, Learning and P o l i c y 16, n o . l ( S p r i n g , 1 9 7 8 ) : 2 5 1 . ^ D.L. J a y a s u r i y a , " D e v e l o p m e n t s i n U n i v e r s i t y E d u c a t i o n : The G r o w t h o f t h e U n i v e r s i t y o f C e y l o n ( 1 9 4 2 - 1 9 6 5 ) , " University of Ceylon Review 23, no. 1&2 ( A p r i l - O c t o b e r 1 9 6 5 ) : 84-100. * C.R. de S i l v a , " E d u c a t i o n , " i n Sri Lanka: A Survey, 424. s t u d i e s , d e m o g r a p h i c s t u d i e s , a n d m e d i c i n e , f u r t h e r e x p a n d e d h i g h e r e d u c a t i o n o p p o r t u n i t i e s . A number o f new n o n - d e g r e e a n d p o s t g r a d u a t e c e r t i f i c a t e a n d d i p l o m a p r o g r a m s e m e r g e d f r o m t h e s e new i n s t i t u t e s . ^ One s u c h p r o g r a m i s a l i b r a r y s c i e n c e d e g r e e c o u r s e a t U n i v e r s i t y o f K e l a n i y a , w h i c h was p r o m p t e d by a r e q u e s t f r o m t h e E d u c a t i o n M i n i s t r y . T h i s c o u r s e d e a l s w i t h a l l a s p e c t s o f l i b r a r i a n s h i p a n d l i b r a r y management.^ A n o t h e r programme l e a d i n g t o M a s t e r o f L i b r a r y S c i e n c e D e g r e e was s t a r t e d a t t h e F a c u l t y o f G r a d u a t e S t u d i e s a t t h e U n i v e r s i t y o f C olombo i n 1994. The p u r p o s e o f t h e s e l i b r a r y s c i e n c e programmes i s t o p r o v i d e t r a i n e d l i b r a r y s t a f f f o r s c h o o l l i b r a r i e s , p u b l i c l i b r a r i e s , l o c a l g o v e r n m e n t b o d i e s , a n d r e s e a r c h l i b r a r i e s . D u r i n g t h e p e r i o d 1979 t o 1981 t h e r e w e r e f u r t h e r d e v e l o p m e n t s i n t h e u n i v e r s i t y e d u c a t i o n s c e n e i n S r i L a n k a . The new Rhuna U n i v e r s i t y C o l l e g e a t M a t a r a a n d t h e Dumbra Campus a t P o l g o l l a w e r e s t a r t e d i n 1979. An Open U n i v e r s i t y was e s t a b l i s h e d i n 1980, a n d a U n i v e r s i t y C o l l e g e was s e t up i n B a t t i c a l o a i n 1981. The map o f S r i L a n k a (p. 51) shows w h e r e t h e u n i v e r s i t i e s a r e l o c a t e d . The f o l l o w i n g s c h e d u l e ( i n summary) h a s b e e n p r e p a r e d b y t h e U n i v e r s i t y G r a n t s C o m m i s s i o n (UGC) f o r t h e g u i d a n c e o f t h e U n i v e r s i t i e s a n d c o l l e g e s i n S r i ^ S a n y a l , University Education, 121. ^ I b i d . , 156. ' I b i d . , 122. Map 2 Higher Educational Institutions of S r i Lankao Source: Survey Department, Sri Lanka, The National Atlas of Sri Lanka (Colombo: Survey Department, 1988), map 5,5» L a n k a : U n i v e r s i t y o f Colombo F a c u l t y o f A r t s - Commerce a n d Management S t u d i e s , E c o n o m i c s , E n g l i s h , G e o g r a p h y , H i s t o r y a n d P o l i t i c a l S c i e n c e , S i n h a l a , S o c i o l o g y . F a c u l t y o f E d u c a t i o n - E d u c a t i o n a l P s y c h o l o g y , H u m a n i t i e s , E d u c a t i o n , S c i e n c e a n d T e c h n i c a l E d u c a t i o n , S o c i a l S c i e n c e E d u c a t i o n . F a c u l t y o f Law - Law F a c u l t y o f M e d i c i n e - Anatomy, B a c t e r i o l o g y , B i o - c h e m i s t r y , Community M e d i c i n e , D e n t a l S u r g e r y , F o r e n s i c M e d i c i n e , M e d i c i n e , O b s t e t r i c s a n d G y n a e c o l o g y , P a e d i a t r i c s , P a r a s i t o l o g y , P a t h o l o g y , P h a r m a c o l o g y , P h y s i o l o g y , P s y c h i a t r y , S u r g e r y . F a c u l t y o f S c i e n c e - B o t a n y , C h e m i s t r y , M a t h e m a t i c s , P h y s i c s , Z o o l o g y . U n i v e r s i t y o f P e r a d e n i y a F a c u l t y o f A g r i c u l t u r e - A g r i c u l t u r a l B i o l o g y , A g r i c u l t u r a l C h e m i s t r y , A g r i c u l t u r a l E c o n o m i c s a n d F a r m Management, A g r i c u l t u r a l E n g i n e e r i n g , A n i m a l S c i e n c e , C r o p S c i e n c e . F a c u l t y o f A r t s - A r a b i c a n d I s l a m i c C i v i l i z a t i o n , A r c h a e o l o g y , C l a s s i c a l L a n g u a g e s , E c o n o m i c s , E d u c a t i o n , E n g l i s h , G e o g r a p h y , H i s t o r y , P a l i a n d B u d d h i s t S t u d i e s , P h i l o s o p h y , P o l i t i c a l S c i e n c e , S i n h a l a , S o c i o l o g y , T a m i l . F a c u l t y o f E n g i n e e r i n g - C h e m i c a l E n g i n e e r i n g , C i v i l E n g i n e e r i n g , E l e c t r i c a l a n d E l e c t r o n i c E n g i n e e r i n g , E n g i n e e r i n g M a t h e m a t i c s , M e c h a n i c a l E n g i n e e r i n g , P r o d u c t i o n E n g i n e e r i n g . F a c u l t y o f M e d i c i n e - As i n C o l ombo. F a c u l t y o f S c i e n c e - As i n C olombo p l u s G e o l o g y . F a c u l t y o f V e t e r i n a r y M e d i c i n e & A n i m a l S c i e n c e - A n i m a l S c i e n c e , V e t e r i n a r y P r e - c l i n i c a l S t u d i e s , P a r a c l i n i c a l S t u d i e s , C l i n i c a l S t u d i e s . Dumbara Campus ( U n i v e r s i t y o f P e r a d e n i v a ) As i n P e r a d e n i y a , l e s s F a c u l t y o f A r t s A r c h a e o l o g y . U n i v e r s i t y o f S r i J a y a w a r d e n e p u r a ( f o r m e r l y V i d y o d a y a ) F a c u l t y o f A p p l i e d S c i e n c e - B i o l o g i c a l S c i e n c e , C h e m i s t r y , M a t h e m a t i c s , P h y s i c s . F a c u l t y o f A r t s - E c o n o m i c s , G e o g r a p h y , H i s t o r y , L a n g u a g e s a n d C u l t u r a l S t u d i e s , P a l i a n d B u d d h i s t S t u d i e s , S i n h a l a a n d S o c i o l o g y . F a c u l t y o f Management S t u d i e s a n d Commerce B u s i n e s s A d m i n i s t r a t i o n , Commerce, P u b l i c A d m i n i s t r a t i o n . U n i v e r s i t y o f K e l a n i y a - ( f o r m e r l y V i d y a l a n k a r a ) F a c u l t y o f H u m a n i t i e s - C l a s s i c a l S t u d i e s , E n g l i s h , F i n e A r t s , L i n g u i s t i c s , M o d e r n L a n g u a g e s , P a l i a n d B u d d h i s t S t u d i e s , S a n s k r i t , S i n h a l a . F a c u l t y o f S o c i a l S c i e n c e - A r c h a e o l o g y , B u d d h i s t a n d C o m p a r a t i v e P h i l o s o p h y , Commerce, E c o n o m i c s , G e o g r a p h y , H i s t o r y , L i b r a r y S c i e n c e , Mass C o m m u n i c a t i o n . F a c u l t y o f S c i e n c e - As i n P e r a d e n i y a p l u s I n d u s t r i a l Management. U n i v e r s i t y o f M o r a t u w a ( f o r m e r l y K a t u b e d d e ) F a c u l t y o f A r c h i t e c t u r e - A r c h i t e c t u r e , Town a n d C o u n t r y P l a n n i n g , B u i l d i n g E c o n o m i c s . F a c u l t y o f E n g i n e e r i n g - A p p l i e d S c i e n c e , C i v i l E n g i n e e r i n g , E l e c t r i c a l E n g i n e e r i n g , E l e c t r o n i c s a n d T e l e c o m m u n i c a t i o n E n g i n e e r i n g , M a t h e m a t i c s , M e c h a n i c a l E n g i n e e r i n g . U n i v e r s i t y o f J a f f n a F a c u l t y o f A r t s - E c o n o m i c s , E d u c a t i o n , F i n e A r t s , G e o g r a p h y , H i n d u C i v i l i z a t i o n , H i s t o r y , l a n g u a g e a n d C u l t u r a l S t u d i e s , P h i l o s o p h y , S a n s k r i t , S i n h a l a a n d T a m i l . F a c u l t y o f S c i e n c e - As i n Colombo, w i t h a c o m b i n e d D e p a r t m e n t o f M a t h e m a t i c s a n d S t a t i s t i c s . F a c u l t y o f M e d i c i n e - Anatomy, B i o c h e m i s t r y , Community M e d i c i n e , M e d i c i n e , O b s t e t r i c s a n d G y n a e c o l o g y , P a e d i a t r i c s , P a t h o l o g y , P h y s i o l o g y , S u r g e r y . Rhuna U n i v e r s i t y C o l l e g e F a c u l t y o f A g r i c u l t u r e - A g r i c u l t u r a l E c o n o m i c s , Agronomy, A n i m a l S c i e n c e . F a c u l t y o f A r t s - E c o n o m i c s , G e o g r a p h y , H i s t o r y , S o c i o l o g y , S i n h a l a . F a c u l t y o f M e d i c i n e - As i n J a f f n a . F a c u l t y o f S c i e n c e - As i n Colombo. T a b l e 2 g i v e s a n i n d i c a t i o n o f u n i v e r s i t y e d u c a t i o n d u r i n g t h e y e a r s 1984 t o 1990. T a b l e 2 U n i v e r s i t y E d u c a t i o n 1984-1990 1984 1986 1988 1990 No. o f U n i v e r s i t i e s 9 9 9 9 No. o f S t u d e n t s 18 , 496 18,913 29,781 28,365 No. o f T e a c h e r s 1941 1683 1683 1700 New A d m i s s i o n s 5463 6054 6143 8970 No. G r a d u a t e d 4468 3997 614 4625 A r t s & O r i e n t a l S t u d i e s B.A/B.A. ( H o n s ) . 2008 1764 221 1807 E d u c a t i o n N/A N/A N/A N/A Commerce a n d Management S t u d i e s 753 718 159 822 Law L.L.B 46 61 N/A 88 S c i e n c e B.Sc. 703 759 164 827 E n g i n e e r i n g B.Sc. (Eng ) 340 286 N/A 454 M e d i c i n e M.B.B.S. 387 156 70 360 D e n t a l S u r g e r y B. D.S. 42 63 N/A 27 A g r i c u l t u r e B.Sc. 144 142 N/A 167 V e t . S c i e n c e B.V. Sc . 23 20 N/A 34 A r c h i t e c t u r e B.Sc . (BE ) 22 28 N/A 39 S o u r c e : C o m p i l e d f r o m " H i g h e r E d u c a t i o n 1 9 8 3 - 1 9 9 1 " , Economic and Social S t a t i s t i c s of Sri Lanka, S t a t i s t i c s D e p a r t m e n t , C e n t r a l Bank o f S r i L a n k a , (Colombo, 1 9 9 2 ) , 96. The g r a d u a t e s o f t h e s e u n i v e r s i t i e s u s u a l l y f i n d e mployment i n t h e p u b l i c s e c t o r . T h e r e i s a s h o r t a g e o f g r a d u a t e s i n s u c h c a t e g o r i e s a s e n g i n e e r s , d o c t o r s , a n d s c i e n t i s t s i n S r i L a n k a due t o i m m i g r a t i o n o f g r a d u a t e s t o b o t h d e v e l o p i n g a n d d e v e l o p e d c o u n t r i e s . F o r t h e o t h e r s t h e p u b l i c s e c t o r h a s b e e n l o n g c o n s i d e r e d as t h e c h i e f e m p l o y e r o f g r a d u a t e s . The t e a c h i n g s e r v i c e , w h i c h i s s o l e l y g o v e r n m e n t c o n t r o l l e d , p r o v i d e s t h e s i n g l e l a r g e s t a r e a f o r t h e employment o f u n i v e r s i t y g r a d u a t e s i n S r i L a n k a . The p r e s e n t r e q u i r e m e n t s w i t h r e g a r d t o g r a d u a t e t e a c h e r s p o i n t t o a n o v e r s u p p l y o f g r a d u a t e s i n s o c i a l s c i e n c e d i s c i p l i n e s , w h i l e g r a d u a t e s s p e c i a l i z i n g i n commerce a n d a e s t h e t i c s t u d i e s a r e i n s h o r t s u p p l y . T h e r e i s a n a c u t e s h o r t a g e o f g r a d u a t e s i n m a t h e m a t i c s , l i f e s c i e n c e s , a n d p h y s i c a l s c i e n c e s . The S r i L a n k a A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e (SLAS) i s a n o t h e r p o t e n t i a l e m p l o y e r . The u n i v e r s i t y g r a d u a t e s h a v e t o c o mpete w i t h t h o s e a l r e a d y e m p l o y e d i n t h e p u b l i c s e r v i c e f o r p o s i t i o n s . The g o v e r n m e n t s e c t o r , w h i c h c o v e r s a l l c o r p o r a t i o n s , b o a r d s , a n d o t h e r s t a t u t o r v b o d i e s e s t a b l i s h e d b y t h e l e g i s l a t u r e , a n d a l s o e x t e n d s t o t h e N a t i o n a l B a n k s , p r o v i d e s employment o p p o r t u n i t i e s f o r u n i v e r s i t y g r a d u a t e s . P o s i t i o n s a r e g e n e r a l l y a t t h r e e l e v e l s : P r o f e s s i o n a l l e v e l - p o s i t i o n s a t t h i s l e v e l w o u l d r e q u i r e s p e c i a l i s a t i o n a n d s k i l l , a n d w o u l d t h e r e f o r e be c o n f i n e d t o p r o f e s s i o n a l g r a d u a t e s ; E x e c u t i v e / A d m i n i s t r a t i v e l e v e l s - o p e n t o a l l c a t e g o r i e s o f g r a d u a t e s i n t h e A r t s a n d S c i e n c e s ; C l e r i c a l g r a d e s - e n t r y i n t o t h i s g r a d e w o u l d g e n e r a l l y r e q u i r e s e c o n d a r y l e v e l q u a l i f i c a t i o n s , b u t u n d e r t h e p r e s e n t employment s i t u a t i o n u n i v e r s i t y g r a d u a t e s , e s p e c i a l l y i n a r t s o r i e n t e d s u b j e c t s , a r e i n c r e a s i n g l y b e i n g a b s o r b e d i n t o c l e r i c a l positions.® The demand f o r S r i L a n k a n g r a d u a t e s i n t h e p r i v a t e s e c t o r i s v e r y s m a l l , i f n o t n e g l i g i b l e . I t i s r e a s o n a b l e t o assume t h a t v e r y few g r a d u a t e s embark on s e l f employment v e n t u r e s . The m a j o r i t y o f t h e s e l f e m p l o y e d a r e g r a d u a t e s i n l a w . T h e r e i s a l s o a s m a l l number o f s e l f e m p l o y e d m e d i c a l d o c t o r s . W i t h t h e i n c r e a s e i n t h e number o f u n i v e r s i t i e s i n t h e c o u n t r y f r o m f o u r i n I 9 6 0 ' s t o s i x u n i v e r s i t i e s a n d two u n i v e r s i t y c o l l e g e s i n 1 9 8 0 ' s , a g r e a t e r number o f s t u d e n t s h a s e n t e r e d t h e a r t s f a c u l t y . T h i s c r e a t e s a s t r o n g demand f o r t h e l i m i t e d number o f j o b s f o r w h i c h a r t s g r a d u a t e s a r e q u a l i f i e d . ' As a r e s u l t , t h e r e a r e t h o u s a n d s o f u n e m p l o y e d a r t s g r a d u a t e s . To s o l v e t h e p r o b l e m o f u n e m p l o y e d a r t s g r a d u a t e s , i t i s g e n e r a l l y r e c o g n i z e d t h a t t h e p o s t s e c o n d a r y e d u c a t i o n s y s t e m s h o u l d be more r e s p o n s i v e t o t h e c h a l l e n g e s o f d e v e l o p m e n t . S t u d y o f a c a d e m i c d i s c i p l i n e s n e e d s t o be c o m p l e m e n t e d by programmes c a p a b l e o f t r a n s f o r m i n g t h e g r a d u a t e s i n t o a g e n t s o f d e v e l o p m e n t . D e v e l o p i n g c o u n t r i e s n e e d p e r s o n s s c h o o l e d i n a l l d i s c i p l i n e s a n d p r o f e s s i o n s , n o t o n l y u t i l i t a r i a n a r e a s l i k e e s t a t e management o r p u b l i c f i n a n c e , t o i n f u s e t h e d e v e l o p m e n t p r o c e s s w i t h a s t e a d y ® I b i d . , 189. ' S e p a l i k a F e r n a n d o , " S o c i a l E n v i r o n m e n t a n d t h e Unemployment o f A r t s G r a d u a t e s , " Economic Review 8 ( J u l y 1 9 8 2 ) : 27. s t r e a m o f i n t e l l e c t u a l c a p i t a l . P r o f e s s i o n a l d e v e l o p m e n t i s b a d l y n e e d e d i n S r i L a n k a i n t h e b r o a d a r e a o f i n f o r m a t i o n management. The o n l y s p h e r e o f i n f o r m a t i o n s t u d i e s c u r r e n t l y p r o v i d i n g p r o f e s s i o n a l e d u c a t i o n a n d t r a i n i n g i n S r i L a n k a i s i n l i b r a r y s c i e n c e . L i t t l e h a s b e e n done t o e d u c a t e a c a d r e o f a r c h i v e s p e r s o n n e l . E v e r y c o m p l e x o r g a n i z a t i o n g e n e r a t e s r e c o r d s , a n d t h e y a r e a b a s i c t o o l o f a d m i n i s t r a t i o n . They a r e t h e means by w h i c h many o p e r a t i o n a l p r o c e s s e s a n d f u n c t i o n s a r e p e r f o r m e d . They i n c l u d e a l l r e c o r d e d i n f o r m a t i o n c r e a t e d o r r e c e i v e d by an o r g a n i z a t i o n i n t h e c o u r s e o f p e r f o r m i n g i t s b u s i n e s s . ̂ ° C e r t a i n n o n - c u r r e n t r e c o r d s h a v e c o n t i n u i n g o r p e r m a n e n t v a l u e s o f one k i n d o r a n o t h e r . P e r m a n e n t r e c o r d s a r e p r e s e r v e d i n a r c h i v a l r e p o s i t o r i e s . T h e s e n o r m a l l y amount t o o n l y a s m a l l p e r c e n t a g e o f t h e g r e a t mass o f r e c o r d s f r o m w h i c h t h e y a r e s e l e c t e d , b u t t h e y a r e u s e f u l a n d v a l u a b l e i n an a l m o s t i n f i n i t e v a r i e t y o f w a y s . " A r c h i v e s s e r v e a s t h e n a t i o n ' s memory, a n d e n a b l e a s o c i e t y t o p l a n i n t e l l i g e n t l y f o r t h e f u t u r e b a s e d on a n a w a r e n e s s o f p a s t e x p e r i e n c e . They a r e an e s s e n t i a l a n d s i g n i f i c a n t p a r t o f a n a t i o n ' s i n f o r m a t i o n r e s o u r c e s , a n d t h a t programmes f o r t h e i r management a n d u s e a r e , o r s h o u l d b e , i n t e g r a l p a r t s o f t h e n a t i o n a l i n f o r m a t i o n °̂ M i c h a e l Cook, The Management of Information from Archives ( L o n d o n : Gower, 1 9 8 6 ) , 8. " James B. R h o a d s , The Role of Archives and Records Management In National Information Systems ( P a r i s : U n e s c o , 1 9 8 3 ) , 1. s y s t e m . I n o t h e r w o r d s , as M i c h a e l C o o k s s a y s , t h e l i b r a r i e s , d o c u m e n t a t i o n c e n t r e s , a n d a r c h i v a l r e p o s i t o r i e s t o g e t h e r l o o k a f t e r , m a i n t a i n , a n d e x p l o i t t h e i n f o r m a t i o n s t o c k o f o r g a n i s a t i o n s o r o f a c o m m u n i t y . I n S r i L a n k a w h e r e s o c i a l a n d e c o n o m i c l i f e h a s b e e n s u b j e c t t o much p o l i t i c a l v i o l e n c e i n t h e p a s t d e c a d e o r s o , i t i s e x t r e m e l y n e c e s s a r y t o s a f e g u a r d a l l k i n d s o f p u b l i c a n d p r i v a t e r e c o r d s a n d a r c h i v e s b y t r a i n e d p e o p l e . P u b l i c r e c o r d s s u c h as t h e p o l i c e d e p a r t m e n t r e c o r d s , e l e c t i o n r e c o r d s , a n d s c h o o l r e c o r d s , t o name a few, a r e o f v i t a l i m p o r t a n c e f o r t h e p r e s e n t a n d f u t u r e g o v e r n m e n t s t o j u s t i f y t h e i r a c t i o n s . A r c h i v e s p r e s e r v e a r e c o r d o f t h e o b l i g a t i o n s a n d co m m i t m e n t s o f t h e g o v e r n m e n t a n d e v i d e n c e o f t h e r i g h t s a n d e n t i t l e m e n t s o f t h e c i t i z e n s . C o l l e c t i v e l y , t h e a r c h i v e s c o n t a i n a v a s t amount o f i n f o r m a t i o n a b o u t p e o p l e , o r g a n i z a t i o n s , s o c i a l a n d e c o n o m i c d e v e l o p m e n t , n a t u r a l phenomena, a n d e v e n t s i n v a l u a b l e p r i m a r y s o u r c e m a t e r i a l f o r w r i t i n g a b o u t a l l f a c e t s o f t h e n a t i o n ' s h i s t o r y . As a s o u r c e o f n a t i o n a l h i s t o r y t h e a r c h i v e s c a n become a p o w e r f u l i n f l u e n c e i n f o s t e r i n g a p e o p l e ' s u n d e r s t a t i n g o f i t s e l f i n c r e a t i n g a s e n s e o f n a t i o n a l i d e n t i t y . " M i c h a e l Cook, The Management of Information from Archives, 8 . " R h o a d s , The Role of Archives and Records Management In National Information Systems, 1. L e v e l of E d u c a t i o n I t i s a l s o p o s s i b l e t o a r g u e t h a t i n t r o d u c i n g a u n i v e r s i t y a r c h i v a l s t u d i e s programme i n S r i L a n k a w i l l c o n t r i b u t e t o t h e s o l u t i o n o f t h e p r o b l e m o f unemployment among g r a d u a t e s i n t h e a r t s . G r a d u a t e s who o b t a i n a q u a l i f i c a t i o n i n a r c h i v a l s t u d i e s c o u l d be p u t t o w o r k d e v e l o p i n g a n d m a n a g i n g p r o g r a m s t o k e e p a n d e x p l o i t t h e r e c o r d s o f b o t h p u b l i c a n d p r i v a t e b o d i e s . F o r t h e s e p r a c t i c a l r e a s o n s , a programme o f a r c h i v a l e d u c a t i o n must be e s t a b l i s h e d a t p o s t g r a d u a t e l e v e l . The u n d e r g r a d u a t e s t u d i e s i n a r c h i v e s , l i k e t h e b a c h e l o r o f a r c h i v e s d e g r e e s o f f e r e d i n K e n y a , Uganda, a n d Z a m b i a a r e n o t a d v i s a b l e . A r c h i v i s t s a n d r e c o r d s p e r s o n n e l , as we h a v e s e e n , a r e g e n e r a l l y r e g a r d e d t o n e e d a c o m p r e h e n s i v e u n d e r s t a n d i n g o f t h e o f t h e c o n s t i t u t i o n a l , a d m i n i s t r a t i v e , a n d l e g a l s y s t e m o f a c o u n t r y , a n d o f i t s h i s t o r i c a l d e v e l o p m e n t , p a r t i c u l a r l y i t s i n s t i t u t i o n a l d e v e l o p m e n t . T h i s k n o w l e d g e c a n o n l y be g o t i n a c a r e f u l l y d e v i s e d p l a n o f u n d e r g r a d u a t e s t u d i e s . The E u r o p e a n , N o r t h A m e r i c a n , A u s t r a l i a n , a n d o t h e r e x p e r i e n c e s t r o n g l y e n d o r s e s t h i s v i e w . I n a d d i t i o n , o n l y a t t h e p o s t - g r a d u a t e l e v e l c o u l d one e x p e c t t o e n c o u r a g e a n d e v e n t u a l l y d e v e l o p n e e d e d r e s e a r c h i n t o S r i L a n k a n r e c o r d s , t h e i r management, a n d t h e i r u t i l i z a t i o n . D u r a t i o n K e e p i n g t h e g r a d u a l i s m o f d e v e l o p m e n t o f o t h e r c o u n t r i e s i n m i n d , i t i s r e a s o n a b l e t o t h i n k o f b e g i n n i n g w i t h o n e - y e a r d i p l o m a programme t o s e r v e t h e n e e d s o f p u b l i c a n d p r i v a t e b o d i e s . The o n e - y e a r d i p l o m a c o u r s e w i l l be e a s i e r t o d e v e l o p w i t h i n a s h o r t p e r i o d o f t i m e t h a n a M a s t e r ' s d e g r e e c o u r s e . I t f o l l o w s t h e l i b r a r y s c i e n c e e x a m p l e i n S r i L a n k a . The U n i v e r s i t y o f L o n d o n s t i l l o f f e r s a d i p l o m a c o u r s e o f one- y e a r , as d o e s U n i v e r s i t y o f New S o u t h W a l e s i n A u s t r a l i a . The d i p l o m a c o u r s e s h o u l d be a f i r s t s t e p i n d e v e l o p i n g p r o f e s s i o n a l e d u c a t i o n i n t h e f i e l d . The e v e n t u a l a i m s h o u l d be t o t r a i n p r o f e s s i o n a l a r c h i v i s t s w i t h m a s t e r ' s q u a l i f i c a t i o n s . F a c u l t y or Department The n e x t q u e s t i o n t o a r i s e i s , w h i c h f a c u l t y o r d e p a r t m e n t i n t h e u n i v e r s i t y i s b e s t e q u i p p e d t o s p o n s o r s u c h an a r c h i v a l s t u d i e s programme. T r a d i t i o n a l l y , a r c h i v a l s t u d i e s h a v e b e e n a s s o c i a t e d e i t h e r w i t h l i b r a r y s t u d i e s o r w i t h h i s t o r i c a l s t u d i e s . E i t h e r o p t i o n i s a v a i l a b l e i n S r i L a n k a , so i t w i l l be u s e f u l t o r e v i e w t h e a r g u m e n t s s u p p o r t e d i n f a v o u r o f e a c h o f them. I n h i s m a j o r w o r k Modern Archives: P r i n c i p l e s and Techniques p u b l i s h e d i n 1956, T.R. S c h e l l e n b e r g d i s c u s s e d t h e n e e d f o r u n i f o r m i t y i n m e t h o d o l o g y f o r a d m i n i s t e r i n g p u b l i c a r c h i v e s . He d e c l a r e d t h a t l i b r a r y s c h o o l s a r e c o n c e r n e d w i t h m e t h o d o l o g y a n d t h a t t h e y a r e t h e o n l y p l a c e i n w h i c h a t t e n t i o n i s l i k e l y t o be g i v e n t o m e t h o d o l o g i c a l t r a i n i n g . ^ * I n h i s s e c o n d m a j o r work. The Management of Archives he a r g u e d t h a t " l i b r a r y S c h o o l s a r e t h e p r o p e r p l a c e s i n w h i c h t o p r o v i d e a r c h i v a l t r a i n i n g . " " On t h e o t h e r h a n d , S c h e l l e n b e r g r e c o g n i z e d what he c a l l e d t h e " d a n g e r s i n h e r e n t i n h a v i n g m e t h o d o l o g i c a l t r a i n i n g g i v e n b y l i b r a r i a n s . " He f e e l s t h a t l i b r a r i a n s m i g h t " m i s t a k e n l y a p p l y [ l i b r a r y ] t e c h n i q u e s ... t o a r c h i v a l m a t e r i a l , " become " p r e o c c u p i e d w i t h s i n g l e r e c o r d i t e m , " o r t r e a t a r c h i v e s as d i s c r e t e i t e m s r a t h e r t h a n i n t e l l e c t u a l a g g r e g a t i o n s . He i s a l s o c o n c e r n e d t h a t d i f f e r e n t a p p r o a c h , f u n c t i o n a l a p p r o a c h t o a r c h i v a l s t u d i e s . " The U n i v e r s i t y o f K e l a n i y a a n d t h e U n i v e r s i t y o f C olombo h a v e a l r e a d y e s t a b l i s h e d l i b r a r y s c h o o l s . A t K e l a n i y a U n i v e r s i t y f r o m O c t o b e r 1994, t h e r e h a s b e e n a c o u r s e i n r e c o r d s management t a u g h t a t t h e l i b r a r y s c h o o l t o o . The U n i v e r s i t y o f Colombo h a s two y e a r m a s t e r ' s programme i n L i b r a r y S c i e n c e . I t w o u l d be f a i r l y e a s y t o i n c o r p o r a t e an a r c h i v a l s t u d i e s programme i n t o one o f t h e s e s c h o o l s . The a l t e r n a t i v e i s t o e s t a b l i s h a n a r c h i v a l s t u d i e s programme i n T.R. S c h e l l e n b e r g , Modern Archives: P r i n c i p l e s and Techniques ( C h i c a g o : U n i v e r s i t y o f C h i c a g o P r e s s , 1 9 5 6 ) . T.R. S c h e l l e n b e r g , The Management of Archives (New Y o r k : C o l u m b i a U n i v e r s i t y P r e s s , 1 9 6 5 ) , 70. T . R . S c h e l l e n b e r g , " A r c h i v a l T r a i n i n g i n L i b r a r y S c h o o l s , " American A r c h i v i s t 3 1 , no.2 ( A p r i l 1 9 6 8 ) : 162. " I b i d . c o n j u n c t i o n w i t h h i s t o r i c a l s t u d i e s . I n f a c t , S c h e l l e n b e r g ' s i d e a t o a b a n d o n t h e t r a d i t i o n a l r e l i a n c e u p o n g r a d u a t e h i s t o r y d e p a r t m e n t s f o r a r c h i v a l t r a i n i n g was c h a l l e n g e d b y t h e some o f t h e o t h e r a r c h i v i s t s i n t h e U n i t e d S t a t e s . One o f t h e p e r s o n s who c h a l l e n g e d e d u c a t i n g a r c h i v i s t s i n l i b r a r y s c h o o l s was D r . H.G. J o n e s , t h e n S t a t e A r c h i v i s t o f N o r t h C a r o l i n a . J o n e s p r o p o s e d t o t r a i n a r c h i v i s t s i n g r a d u a t e s c h o o l s i n h i s t o r y i n c o o p e r a t i o n w i t h t h e h e a d s o f l e a d i n g a r c h i v a l a g e n c i e s . " He a r g u e s t h a t a s t r o n g b a c k g r o u n d i n h i s t o r y a n d h i s t o r i c a l m e t h o d i s e s s e n t i a l . H i s t o r i c a l b a c k g r o u n d c a n be a c q u i r e d i f n e c e s s a r y t h r o u g h e x p e r i e n c e , i t i s t r u e , b u t i t s most o b v i o u s p l a c e i s i n t h e g r a d u a t e s c h o o l s o f h i s t o r y . " J o n e s w r o t e i n a f o o t n o t e i n h i s p a p e r on " A r c h i v a l T r a i n i n g i n A m e r i c a n U n i v e r s i t i e s , 1 9 3 8 - 6 8 " t h a t t h i s p a p e r s h o u l d n o t be c o n s t r u e d as a n o b j e c t i o n t o l i b r a r y t r a i n i n g f o r a r c h i v i s t s . ^ " He a d m i t t e d t h a t a r c h i v i s t w o u l d g r e a t l y b e n e f i t f r o m s u c h t r a i n i n g . H i s p o i n t was t h a t : " w h i l e l i b r a r y e d u c a t i o n may be d e s i r a b l e , a s o l i d f o u n d a t i o n i n h i s t o r y a n d t h e h i s t o r i c a l m e t h o d i s e s s e n t i a l . U n f o r t u n a t e l y , few p e r s o n s w i t h a d v a n c e d w o r k i n h i s t o r y e n r o l l i n l i b r a r y s c h o o l s , a n d few l i b r a r i a n s e n r o l l i n g r a d u a t e s c h o o l s o f h i s t o r y . A c o m b i n a t i o n o f l i b r a r y a n d h i s t o r i c a l e d u c a t i o n , c o u p l e d w i t h f o r m a l t r a i n i n g i n a r c h i v e s a d m i n i s t r a t i o n , w o u l d be t h e i d e a l " H.G. J o n e s , " A r c h i v a l T r a i n i n g i n A m e r i c a n U n i v e r s i t i e s , 1 9 3 8 - 1 9 6 8 , " American A r c h i v i s t 3 1 , no. 2 ( A p r i l 1 9 6 8 ) : 1 5 2 . " I b i d . , 1 5 0 . 2° I b i d . , f o o t n o t e 5 0 . p r e p a r a t i o n f o r a n a r c h i v a l p o s i t i o n . " ^ ^ I n S r i L a n k a , s e v e r a l o f t h e u n i v e r s i t i e s h a v e w e l l e s t a b l i s h e d s c h o o l s i n h i s t o r y w i t h w e l l q u a l i f i e d a n d e x p e r i e n c e d f a c u l t y . S r i L a n k a h a s a l o n g e r r e c o r d e d h i s t o r y t h a n i n t h e U n i t e d S t a t e s m a k i n g a k n o w l e d g e o f p a l a e o g r a p h y , d i p l o m a t i c s , a n d o t h e r a u x i l i a r y s c i e n c e s o f h i s t o r y v a l u a b l e t o t h e a r c h i v i s t . I t i s p o s s i b l e w i t h t h i s b a c k g r o u n d t o s t a r t an a r c h i v a l s t u d i e s programme i n a s c h o o l o f h i s t o r y . E v e n S c h e l l e n b e r g a s s e r t e d h i s b e l i e f t h a t : " t h e b e s t p r e l i m i n a r y t r a i n i n g t h a t an a r c h i v i s t c a n h a v e , i n my o p i n i o n , i s a d v a n c e d t r a i n i n g i n h i s t o r y . T h i s p r o v i d e s h i m w i t h a k n o w l e d g e o f t h e d e v e l o p m e n t o f h i s c o u n t r y a n d i t s g o v e r n m e n t , w h i c h i s b a s i c t o a n y e v a l u a t i o n o f t h e r e s e a r c h v a l u e s t h a t a r e t o be f o u n d i n i t s p u b l i c r e c o r d s . I t p r o v i d e s h i m w i t h t r a i n i n g i n r e s e a r c h m e t h o d o l o g y , w h i c h i s n e e d e d i n a l l t h e w o r k he d o e s i n r a t i o n a l i z i n g p u b l i c r e c o r d s , i n a r r a n g i n g t hem i n p r o p e r r e l a t i o n w i t h e a c h o t h e r , a n d i n d e s c r i b i n g them i n t e r m s o f o r g a n i z a t i o n a n d f u n c t i o n . S i n c e t h e f o r m u l a t i o n o f t h e b a s i c a r c h i v a l p r i n c i p l e o f p r o v e n a n c e i n t h e m i d d l e o f t h e l a s t c e n t u r y , a r c h i v a l i n s t i t u t i o n s i n a l l c o u n t r i e s h a v e s t r e s s e d t h e i m p o r t a n c e o f h i s t o r i c a l t r a i n i n g f o r a r c h i v i s t s . " By t h e a b o v e s t a t e m e n t S c h e l l e n b e r g meant t h a t b a s i c o r p r e l i m i n a r y t r a i n i n g i n h i s t o r y i s a g o o d f o u n d a t i o n f o r a w o u l d be a r c h i v i s t . W h i l e he a c k n o w l e d g e d t h a t h i s t o r i a n s , as p r i m a r y u s e r s , h a d a " r e a l i n t e r e s t i n a r c h i v e s , " b u t w a r n e d 2^ I b i d . S c h e l l e n b e r g , Modern Archives : P r i n c i p l e s and Practices, o f " d a n g e r s i n h e r e n t i n h a v i n g m e t h o d o l o g i c a l " t r a i n i n g g i v e n by h i s t o r i a n s . One o f t h e d a n g e r s t h a t i n d i s c u s s i n g m e t h o d o l o g y t h e y w o u l d " e x c e s s i v e l y e m p h a s i z e h i s t o r i c a l d e v e l o p m e n t s " w i t h o u t a d e q u a t e c o n c e r n f o r m e t h o d o l o g y . He a d d e d t h a t " t h e y a r e p r o n e t o c o n s i d e r t e c h n i q u e s e i t h e r as u n i m p o r t a n t o r as a k i n d o f r e s t r a i n t t h a t w o u l d s t i f l e s c h o l a r l y i n i t i a t i v e . " T h e o t h e r d a n g e r , i n h i s o p i n i o n , was t h a t h i s t o r i c a l l y t r a i n e d a r c h i v i s t s w o u l d e x c e s s i v e l y e m p h a s i z e t h e h i s t o r i c a l w o r k r e q u i r e d i n a p p r a i s i n g , a r r a n g i n g , a n d d e s c r i b i n g a r c h i v a l m a t e r i a l . ^ * I t i s a n a c c e p t e d f a c t t h a t h i s t o r i a n s a r e c o n c e r n e d w i t h i n t e r p r e t i n g d o c u m e n t s a n d h i s t o r i o g r a p h y r a t h e r t h a n w i t h q u e s t i o n s o f p r o f e s s i o n a l t h e o r y , m e t h o d , a n d p r a c t i c e . I n S r i L a n k a a n o t h e r p r o b l e m o f a c o m p l e t e l y d i f f e r e n t n a t u r e a t t a c h e d t o h a v i n g an a r c h i v a l e d u c a t i o n programme i n a s c h o o l o f h i s t o r y a r i s e s . D u r i n g t h e l a s t t h r e e d e c a d e s , t h e l a r g e s t number o f u n e m p l o y e d g r a d u a t e s h a v e come f r o m t h e s c h o o l s o f h i s t o r y , p o l i t i c a l s c i e n c e , p a l i a n d b u d d h i s t s t u d i e s , a n d f i n e a r t s . To i n t r o d u c e a n a r c h i v a l s t u d i e s programme i n s c h o o l whose g r a d u a t e s h a v e a h i g h u nemployment r e c o r d m i g h t h a v e u n a t t r a c t i v e c o n s e q u e n c e s . I t w i l l be d i f f i c u l t t o p e r s u a d e p e o p l e t o r e a d f o r h i g h e r d e g r e e i n s u c h a d e p a r t m e n t a n d c o n v i n c e them o f p o s s i b l e employment S c h e l l e n b e r g , " A r c h i v a l T r a i n i n g i n L i b r a r y S c h o o l s , " 160. 2* I b i d . , 158. u p o n g r a d u a t i o n . A l i b r a r y s c h o o l i s t h e b e s t s e t t i n g f o r an a r c h i v a l e d u c a t i o n programme i n a S r i L a n k a n u n i v e r s i t y . U n l i k e a s c h o o l o f h i s t o i r y w h i c h i s a c a d e m i c i n i t s o u t l o o k , a l i b r a r y s c h o o l i s p r o f e s s i o n a l i n o r i e n t a t i o n . A l i b r a r y s c h o o l w o u l d be d e v o t e d t o d e v e l o p m e n t o f t h e p r o f e s s i o n a l k n o w l e d g e . T h e r e i s a l s o a b o d y o f k n o w l e d g e t h e l i b r a r y p r o f e s s i o n c a n s h a r e w i t h t h e a r c h i v a l p r o f e s s i o n . F o r e x a m p l e , s t u d i e s o f u s e a n d t h e u s e r s o f l i b r a r i e s h a v e b e e n v a l u a b l e i n u n d e r s t a n d i n g how i n f o r m a t i o n i s m a t c h e d w i t h t h e n e e d s o f i n d i v i d u a l s . A r c h i v i s t s may n e e d t o a d a p t some o f t h e t e c h n i q u e s u s e d i n t h e s e s t u d i e s b y l i b r a r i a n s i n o r d e r t o u n d e r s t a n d t h e i r own c l i e n t s a n d b e t t e r s a t i s f y t h e i r n e e d s . A n o t h e r i s , l i b r a r y management, w h i c h i s c o n c e r n e d w i t h p u r p o s e f u l l y m a n a g i n g a l l a r e a s o f i n f o r m a t i o n s e r v i c e . Management a s a c o u r s e d o e s n o t f e a t u r e p r o m i n e n t l y i n many a r c h i v a l e d u c a t i o n a l programmes."^ T h i s may be one a r e a i n w h i c h t h e a r c h i v a l p r o f e s s i o n m i g h t c o n s u l t t h e l i b r a r i a n s f o r i n s i g h t s . T hen t h e r e a r e o t h e r a r e a s s u c h as a u t o m a t e d a c c e s s s y s t e m s , d e s c r i p t i v e s t a n d a r d s a n d many more, w h i c h t h e a r c h i v i s t s c a n b e n e f i t . A t t h i s p r e l i m i n a r y s t a g e , t h e r e a r e many a d v a n t a g e s i n j o i n i n g f o r c e s w i t h l i b r a r y s c h o o l . The o u t l o o k i s t h e same i n b o t h , i n t h e p r o f e s s i o n a l s e n s e , e v e n i f t h e k n o w l e d g e n e e d e d i s d i f f e r e n t . G a b r i e l O. A l e g b e l e y e , " D e s i g n i n g t h e A r c h i v a l E d u c a t i o n C u r r i c u l u m ; What E x p e r i e n c e s f r o m What D i s c i p l i n e s , Why a n d How ?, " Archivum 39 ( S e p t e m b e r 1 9 9 2 ) : 2 9 1 . I n b o t h t h e s h o r t a n d l o n g r u n , h o w e v e r , t h e a r c h i v a l s t u d i e s programme n e e d s t o be d i s t i n c t , a n d e v e n autonomous i n t h e s e n s e t h a t i t h a s i t s own d i s c i p l i n e t o d e v e l o p . E v e n t h o u g h t h e r e a r e s i m i l a r i t i e s i n t h e l i b r a r y a n d t h e a r c h i v a l p r o f e s s i o n , i t i s i m p o r t a n t t o know t h e d i f f e r e n c e i n t h e w o r k o f t h e a r c h i v i s t a n d t h e w o r k o f t h e l i b r a r i a n . T h a t i s , w h e r e a s , t h e a r c h i v i s t i s c o n c e r n e d w i t h d o c u m e n t s t h a t e x i s t i n o n l y one c o p y a n d t h e i r r e l a t i o n s h i p s , t h e l i b r a r i a n d e a l s w i t h p u b l i c a t i o n s t h a t e x i s t i n many b u t as s i n g l e i t e m s . W h i l e t h e a r c h i v i s t , d e p e n d e n t on t h e g o v e r n m e n t o f f i c e s t h a t t r a n s f e r t h e i r d o c u m e n t s t o t h e a r c h i v e s , h a s no c h o i c e i n r e g a r d t o t h e c o n t e n t s o f h o l d i n g a n d f i l e s , t h e l i b r a r i a n i s t h e c u s t o d i a n o f f i n i s h e d p r o d u c t s . The p r i m a r y f u n c t i o n s e r v e d b y t h e a r c h i v i s t i s a l e g a l one.^^ I t i s t r u e t h a t t h e l i b r a r i a n e x e r c i s e s j u d g e m e n t , a n d e x e r c i s e s i t i n a most i m p o r t a n t way, when he s e l e c t s t h e b o o k s t h a t a r e t o be a d d e d t o h i s l i b r a r y . B u t t h i s i s r a r e l y f i n a l o r i r r e v o c a b l e j u d g e m e n t . The b o o k s he d e c i d e s n o t t o buy w i l l n o t be d e s t r o y e d , n o r a r e l i k e l y t o be u n i q u e . He c a n c h a n g e h i s m i n d a n d b u y them l a t e r i f he w i s h e s t o do s o . The a r c h i v i s t , b y c o n t r a s t , i s c a l l e d u p o n c o n t i n u a l l y t o d e c i d e what p a p e r s o r r e c o r d s a r e t o be k e p t a n d w h i c h s h o u l d be d e s t r o y e d , d e t e r m i n i n g w h e t h e r p a p e r s s h a l l s u r v i v e o r w h e t h e r B. D e l m a s , The Training of A r c h i v i s t s ( P a r i s : U n e s c o , 1 9 7 9 ) , t h e y s h a l l d i s a p p e a r . '̂̂  The s t u d e n t s i n b o t h l i b r a r y a n d a r c h i v a l programmes s h o u l d be made a w a r e o f t h e s e b a s i c d i f f e r e n c e s . Teachers As t o t h e q u e s t i o n o f t h e c u r r i c u l u m , w h i c h s u b j e c t s s h o u l d be t a u g h t i n t h e d i p l o m a i n a r c h i v a l s t u d i e s c o u r s e , i s an i s s u e f o r a l e n g t h y d i s c u s s i o n i t w i l l be t a k e n up i n t h e n e x t c h a p t e r . I t i s t i m e , h o w e v e r , t o l o o k a t t h e i s s u e o f t h e t e a c h i n g s t a f f . Who i s g o i n g t o t e a c h t h e s e c o u r s e s ? Any s u b j e c t t a u g h t i n t h e u n i v e r s i t i e s s h o u l d be b y t e a c h e r s o f a c a d e m i c c o m p e t e n c e a n d r e s p e c t a b i l i t y . I t i s r e a s o n a b l e t o assume t h a t i n S r i L a n k a , a t l e a s t a t t h e e a r l y s t a g e s , s u c h p e r s o n s c o u l d o n l y be f o u n d i n p r a c t i o n e r s . I t i s a l s o d e s i r a b l e t o t e a c h p r a c t i c a l s u b j e c t s b y a s k i n g a p p r o p r i a t e p r a c t i t i o n e r s t o g i v e p a r t - t i m e l e c t u r e r s . ^ ' ' I n t h i s way, one c a n c a p i t a l i z e on t h e g r e a t e x p e r i e n c e o f s u c h p e o p l e . I n t h e h e a l t h s c i e n c e s , a l l o f t h e f a c u l t y o u t s i d e o f t h e l a b o r a t o r y h a v e c l i n i c a l a p p o i n t m e n t s . The u n d e r s t a n d i n g i s t h a t t h e i r t e a c h i n g i s more u s e f u l a n d more v i t a l b e c a u s e t h e y a r e a t t h e same t i m e p r a c t i t i o n e r s o f t h e i r a r t . I n t h e same way, i t s h o u l d be made r e q u i r e d t h a t t h e d i r e c t o r s o f a r c h i v a l t r a i n i n g p r o g r a m s s h o u l d be p r a c t i c i n g a r c h i v i s t s o f '̂̂  W. Kaye Lamib, "The M o d e r n A r c h i v i s t : F o r m a l l y T r a i n e d o r S e l f E d u c a t e d ? " American A r c h i v i s t 31, no. 2 ( A p r i l 1 9 6 8 ) : 176. ®̂ M i c h a e l Cook, " P r o f e s s i o n a l T r a i n i n g : I n t e r n a t i o n a l P e r s p e c t i v e s , " Archivaria 7 ( W i n t e r 1 9 7 8 ) : 39. r e s p o n s i b l e e x p e r i e n c e . ^ ' The s t u d e n t s o f t h i s programme n e e d s a r c h i v i s t s as r o l e m o d e l s , ( v e r y few p e o p l e know a b o u t a r c h i v i s t s i n S r i L a n k a ) as c o m p e t e n t , i n t e r e s t i n g , i n v o l v e d p r o f e s s i o n a l s . They c a n l e a r n more t h a n t h e o r y ; t h e y a c q u i r e a t t i t u d e s o f d e d i c a t i o n , c o n c e r n , a n d o b l i g a t i o n i f t h e y a r e t a u g h t b y p r o f e s s i o n a l a r c h i v i s t s who w o r k w i t h " d e d i c a t i o n , c o n c e r n , a n d obligation."^° The o b v i o u s a n s w e r t o t h e q u e s t i o n o f who i s b e s t q u a l i f i e d t o t e a c h i n t h e p r o f e s s i o n i s , t h e r e f o r e , a r e p r a c t i o n e r s who know t h e p r o f e s s i o n . I n o t h e r w o r d s , " a r c h i v i s t s s h o u l d t e a c h a r c h i v i s t s . " ^ ^ A t t h e S r i L a n k a N a t i o n a l A r c h i v e s , t h e r e a r e a l r e a d y t h r e e s e n i o r a r c h i v i s t s w i t h Ph.D d e g r e e s i n R e c o r d s Management, A r c h i v e s A d m i n i s t r a t i o n , a n d P a p e r C o n s e r v a t i o n . T h e r e i s a l s o a f o u r t h p e r s o n , f r o m t h e N a t i o n a l A r c h i v e s , c u r r e n t l y r e a d i n g f o r a Ph.D i n a r c h i v e s a d m i n i s t r a t i o n i n t h e U n i v e r s i t y o f New S o u t h W a l e s . T h e r e f o r e , i t i s r e a s o n a b l e t o assume t h a t a t l e a s t one f u l l - t i m e s t a f f member c o u l d be f o u n d among t h e s e h i g h l y q u a l i f i e d p e o p l e . I t i s n e c e s s a r y t o h a v e a t l e a s t one f u l l - t i m e a p p o i n t m e n t f r o m t h e b e g i n n i n g o f t h e programme. A f u l l - t i m e s t a f f member i s n e e d e d t o a c t a s c o o r d i n a t o r b e t w e e n t h e s t u d e n t s a n d t h e o t h e r p a r t - t i m e s t a f f members. I n t h e l o n g "' R u t h W. H e l m u t h , " E d u c a t i o n f o r A m e r i c a n A r c h i v i s t s : A V i e w f r o m t h e T r e n c h e s , " American A r c h i v i s t 44, no. 3 ( F a l l 1 9 8 1 ) : 301-2 . " I b i d . , 302. " I b i d . r u n , i t i s n e c e s s a r y t o f i n d few more f u l l - t i m e a c a d e m i c f a c u l t y . P e r h a p s t h e y c o u l d be f o u n d among t h e p r a c t i o n e r s who a r e l o o k i n g f o r a c a r e e r c h a n g e . Language of I n s t r u c t i o n The n e x t q u e s t i o n w h i c h a r i s e s i s t h e l a n g u a g e o f i n s t r u c t i o n f o r t h e programme. E v e n t h o u g h o f f i c i a l l y t h e l a n g u a g e o f i n s t r u c t i o n i n t h e u n i v e r s i t i e s i s S i n h a l e s e , a l l t h e s c i e n c e s , e n g i n e e r i n g , a n d m e d i c i n e c o u r s e s a r e c o n d u c t e d i n E n g l i s h . I t h a s b e e n r e a l i s e d b y s t u d e n t s a n d g r a d u a t e s t h a t h i g h p r o f i c i e n c y i n E n g l i s h i s v i t a l t o i m p r o v e t h e i r a c a d e m i c p e r f o r m a n c e a n d t o s e c u r e l u c r a t i v e g r a d u a t e - l e v e l e mployment. T h i s i s t r u e f o r b o t h p u b l i c a n d p r i v a t e s e c t o r s . A n o t h e r r e a s o n t o c o n s i d e r E n g l i s h a s t h e l a n g u a g e o f i n s t r u c t i o n i s t h a t , a t l e a s t d u r i n g t h e i n i t i a l s t a g e s o f t h e programme, i t w i l l h a v e t o d e p e n d r a t h e r h e a v i l y u p o n t h e l i t e r a t u r e p u b l i s h e d i n t h a t l a n g u a g e . U n t i l t h e a r c h i v a l p r o f e s s i o n d e v e l o p s i n S r i L a n k a , one c a n n o t h o p e t o f i n d r e s e a r c h a r t i c l e s p u b l i s h e d i n S i n h a l e s e i n S r i L a n k a n j o u r n a l s . T h e r e f o r e , i t i s r e a s o n a b l e t o assume t h a t a l l t h e t e x t b o o k s a n d o t h e r r e a d i n g s w i l l be i n E n g l i s h f o r q u i t e a l o n g t i m e . I t i s p o s s i b l e t h a t t h i s c a n be c h a n g e d i f n e e d e d i n t h e f u t u r e o n c e t h e p r o f e s s i o n i s f u l l y d e v e l o p e d i n t h e c o u n t r y . A f t e r l o o k i n g a t a l l t h e o p t i o n s a v a i l a b l e , i t c a n be e s t a b l i s h e d now t h a t t h e a r c h i v a l e d u c a t i o n programme s h o u l d be a p o s t g r a d u a t e , o n e - y e a r d i p l o m a c o u r s e i n a s c h o o l o f l i b r a r y a n d i n f o r m a t i o n s t u d i e s . As t h e A s s o c i a t i o n o f C a n a d i a n A r c h i v i s t s (ACA) g u i d e l i n e s p u t i t , " a r c h i v a l s t u d i e s a r e p a r t o f t h e b r o a d f i e l d o f i n f o r m a t i o n s t u d i e s , " a n d so w o u l d most p r o p e r l y be a s s o c i a t e d w i t h o t h e r a s p e c t s o f t h a t f i e l d . I t i s a l s o e s t a b l i s h e d t h a t t e a c h e r s s c h o o l e d i n a r c h i v a l s t u d i e s a n d w i t h p r o f e s s i o n a l e x p e r i e n c e a r e t h e b e s t f o r a p r o f e s s i o n a l s t u d y c o u r s e . The l a n g u a g e o f i n s t r u c t i o n o f t h e c o u r s e w i l l h a v e t o be i n E n g l i s h . I t i s t i m e now t o l o o k a t , what s u b j e c t s s h o u l d be t a u g h t i n t h e d i p l o m a c o u r s e , a n d t o l o o k g e n e r a l l y a t c u r r i c u l u m q u e s t i o n s . CHAPTER 4 DESIGNING A PROGRAMME The p r i m a r y p u r p o s e o f t h i s c h a p t e r i s t o i d e n t i f y a n d e s t a b l i s h t h e r e q u i r e m e n t s o f a c o u r s e o f s t u d y l e a d i n g t o a d i p l o m a i n a r c h i v e s a n d r e c o r d s a d m i n i s t r a t i o n . S e c o n d l y , i t w i l l e s t a b l i s h a s u i t a b l e c u r r i c u l u m f o r t h e programme. To do t h i s , i t w i l l c l o s e l y e x a m i n e t h e c u r r i c u l u m g u i d e l i n e s o f t h e A s s o c i a t i o n o f C a n a d i a n A r c h i v i s t s (ACA) f o r t h e d e v e l o p m e n t o f a t w o - y e a r c u r r i c u l u m f o r a m a s t e r o f a r c h i v a l s t u d i e s programme ( 1 9 8 8 ) , ^ t h e S o c i e t y o f A m e r i c a n A r c h i v i s t s (SAA) g u i d e l i n e s f o r t h e d e v e l o p m e n t o f a c u r r i c u l u m f o r a m a s t e r o f a r c h i v a l s t u d i e s ( 1 9 9 3 ) , ^ a n d g u i d e l i n e s f o r c u r r i c u l u m d e v e l o p m e n t i n r e c o r d s management a n d t h e a d m i n i s t r a t i o n o f modern a r c h i v e s b y M i c h a e l Cook (1982) T h e s e a r e t h e t h r e e most ^ A s s o c i a t i o n o f C a n a d i a n A r c h i v i s t s , E d u c a t i o n C o m m i t t e e , " G u i d e l i n e s f o r t h e D e v e l o p m e n t o f a Two-Year C u r r i c u l u m f o r a M a s t e r o f A r c h i v a l S t u d i e s Programme ( 1 9 8 8 ) . T h i s document r e p l a c e s t h e 197 6 "ACA G u i d e l i n e s T o w a r d s a C u r r i c u l u m f o r G r a d u a t e A r c h i v a l T r a i n i n g L e a d i n g t o a M a s t e r ' s D e g r e e i n A r c h i v a l S c i e n c e , " p r e p a r e d b y Hugh T a y l o r a n d E d w i n W e l c h p u b l i s h e d i n Archivaria 16 (Summer 1 9 8 3 ) : 4 4 - 5 1 . ^ The S o c i e t y o f A m e r i c a n A r c h i v i s t s , " D r a f t G u i d e l i n e s f o r t h e D e v e l o p m e n t o f a C u r r i c u l u m f o r a M a s t e r o f A r c h i v a l S t u d i e s , " ( 1 9 9 3 ) : 1-12. ^ M i c h a e l Cook, Guidelines for Curriculum Development in Records Management and the Administration of Modern Archives, ( P a r i s : U n e s c o , 1 9 8 2 ) . T h e r e i s a l s o c u r r i c u l u m g u i d e l i n e s on an e a r l i e r RAMP s t u d y b y B. Delmas on Analysis of the Study Programmes of Different Countries and Thoughts on the r e c e n t g u i d e l i n e s a v a i l a b l e , a n d no o t h e r g u i d e l i n e s h a v e b e e n p u t f o r w a r d b y a n y o t h e r c o u n t r i e s . T h i s c h a p t e r f u r t h e r e x a m i n e s two e d u c a t i o n programmes. One i s a t t h e U n i v e r s i t y o f L o n d o n , w h e r e t h e r e a r e b o t h a m a s t e r ' s d e g r e e a n d a d i p l o m a i n A r c h i v e S t u d i e s . T h e s e a r e s t u d i e d b e c a u s e t h e commonwealth a r c h i v i s t s a r e m a i n l y t r a i n e d h e r e . The s e c o n d e d u c a t i o n programme i s a t t h e U n i v e r s i t y o f B r i t i s h C o l u m b i a . I t i s a M a s t e r ' D e g r e e i n A r c h i v a l S t u d i e s , i t i s e x a m i n e d b e c a u s e i t i s t h e o n l y m a s t e r ' s d e g r e e i n N o r t h A m e r i c a . A l l t h i s i s c o n s i d e r e d i n o r d e r t o i d e n t i f y t h e n e c e s s a r y e n t r y r e q u i r e m e n t s a n d t o e s t a b l i s h a s u i t a b l e c u r r i c u l u m f o r t h e d i p l o m a c o u r s e i n S r i L a n k a i n t h e l i g h t o f p r o v i d i n g b a s i c a r c h i v a l e d u c a t i o n f o r S r i L a n k a n g r a d u a t e s w i t h l i t t l e o r no a r c h i v a l e x p e r i e n c e . Admission requirements The f i r s t s t e p b e f o r e d e s i g n i n g a c u r r i c u l u m i s t o d e t e r m i n e e n t r a n c e q u a l i f i c a t i o n s . The C a n a d i a n g u i d e l i n e s recommend g r a d u a t e s w i t h a s t r o n g b a c k g r o u n d i n h i s t o r y who h a v e some e x p e r i e n c e w o r k i n g a t an a r c h i v e s as t h e i d e a l c a n d i d a t e s . I t s t a t e s t h a t : B e c a u s e a r c h i v e s a r e c r e a t e d i n a s p e c i f i c h i s t o r i c a l c o n t e x t , some b a c k g r o u n d i n t h e s t u d y o f C a n a d i a n h i s t o r y i s e x t r e m e l y h e l p f u l as p r e p a r a t i o n f o r a number o f s u b j e c t s w h i c h w i l l be t a u g h t i n t h e programme. A p p l i c a n t s s h o u l d t h e r e f o r e be s t r o n g l y a d v i s e d t o c o m p l e t e one o r two u n i v e r s i t y c o u r s e s i n P o s s i b i l i t i e s of Harmonization ( P a r i s : U n e s c o , 1 9 7 9 ) . C a n a d i a n h i s t o r y b e f o r e r e g i s t e r i n g i n t h e programme.* The U n i v e r s i t y o f L o n d o n ' s D i p l o m a i n A r c h i v e s S t u d i e s r e q u i r e s c a n d i d a t e s t o h a v e a f i r s t o r s e c o n d c l a s s H o n o u r s d e g r e e . I t c a n be f r o m a n y d i s c i p l i n e . I t d o e s n o t s p e c i f i c a l l y recommend, as t h e C a n a d i a n g u i d e l i n e s , t h a t t h e s t u d e n t s h a v e a b a c k g r o u n d i n h i s t o r y . What i t does do, h o w e v e r , i s t o make i t c o m p u l s o r y f o r a l l s t u d e n t s t o p a s s a t l e a s t one e x a m i n a t i o n i n a d m i n i s t r a t i v e h i s t o r y . ^ The Cook g u i d e l i n e s a n d t h e SAA g u i d e l i n e s do n o t s p e c i f i c a l l y m e n t i o n a n y a d m i s s i o n r e q u i r e m e n t s , b u t t h e y b o t h p u t e m p h a s i s o n t h e n e e d o f h i s t o r i c a l k n o w l e d g e f o r t h e a r c h i v i s t s . The SAA c u r r i c u l u m , w h i c h c a l l s i t " c o n t e x t u a l k n o w l e d g e , " i n c l u d e s a c o u r s e i n U n i t e d S t a t e s o r g a n i z a t i o n a l h i s t o r y . ^ M i c h a e l Cook, s i m p l y s t a t e s t h a t A r c h i v i s t s must emerge f r o m t h e i r t r a i n i n g a b l e a n d c o n f i d e n t i n u n d e r t a k i n g r e s e a r c h w h i c h u s e s d o c u m e n t a r y e v i d e n c e . I f t h i s t r a i n i n g h a s n o t b e e n a c q u i r e d d u r i n g t h e f i r s t d e g r e e e x p e r i e n c e , t h e n i t must be p r o v i d e d d u r i n g t h e s p e c i a l i s t t r a i n i n g c o u r s e . ^ I n t h e U n i v e r s i t y o f B r i t i s h C o l u m b i a M a s t e r ' s d e g r e e c o u r s e , t h e m a j o r i t y o f c a n d i d a t e s h a v e come w i t h a h i s t o r y o r h i s t o r i c a l l y o r i e n t e d m a j o r i n t h e i r f i r s t a n d / o r * ACA c u r r i c u l u m g u i d e l i n e s , 132. ^ U n i v e r s i t y C o l l e g e L o n d o n , " D i p l o m a i n A r c h i v e s S t u d i e s , L i b r a r y , A r c h i v e a n d I n f o r m a t i o n S t u d i e s " , ( 1 9 8 5 ) , 19-20. ^ SAA g u i d e l i n e s , 5. M i c h a e l Cook, Guidelines for Curriculum Development, 31. s u b s e q u e n t d e g r e e s . I n t h e e a r l y y e a r s , C a n a d i a n h i s t o r i o g r a p h y a n d g e n e r a l m e t h o d s o f h i s t o r i c a l s t u d y c o m p r i s e d t h e s u b s t a n c e o f a r e q u i r e d c o u r s e i n t h e f i r s t y e a r . The i m p o r t a n c e a n d t h e r a t i o n a l e b e h i n d t h i s c o u r s e i s e x p l a i n e d by T e r r y E a s t w o o d , t h e C h a i r m a n o f t h e M a s t e r o f A r c h i v a l S t u d i e s Programme a t U n i v e r s i t y o f B r i t i s h C o l u m b i a : A r c h i v i s t s c a n n e v e r know a l l t h e h i s t o r y t h e y m i g h t be c a l l e d u p o n t o know b y a l l t h e p r o f e s s i o n a l e x i g e n c i e s w h i c h t h e y may f a c e o v e r a c a r e e r , b u t t h e y s h o u l d u n d e r s t a n d t h e h i s t o r i o g r a p h i c a l t r a d i t i o n s a n d t h e s c h o l a r l y m e t h o d s h i s t o r i a n s u s e t o b u i l d t h e i r k n o w l e d g e . E v e r y o n e who h a s p r a i s e d t h e v a l u e o f t h e s t u d y o f h i s t o r y i n t h e i n t e l l e c t u a l m a k i n g o f a r c h i v i s t s i s r i g h t , b u t l i k e o t h e r s e n s i b i l i t i e s o f a r c h i v i s t s , t h e h i s t o r i c a l one p e r m e a t e s t h e i r h a b i t a n d t h e r e f o r e i s c u l t i v a t e d t h r o u g h o u t a p r o p e r l y d e s i g n e d a n d i n s t r u c t e d a r c h i v a l curriculum.® They a l l r e c o g n i z e t h a t t h i s k n o w l e d g e , w h i c h ACA c a l l s " f o u n d a t i o n c o u r s e s " a n d t h e SAA c a l l s " c o n t e x t u a l k n o w l e d g e , " c a n n o t be t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e a r c h i v a l s t u d i e s programme a l o n e . I t c a n t e a c h a d m i n i s t r a t i v e a n d i n s t i t u t i o n a l h i s t o r y a n d t h e j u r i d i c a l c o n t e x t o f a r c h i v e s w h i c h s t u d e n t s n e e d t o u n d e r s t a n d t o do t h e i r w o r k , b u t a p p l i c a n t s t o a r c h i v a l s t u d i e s must come e q u i p p e d w i t h g e n e r a l k n o w l e d g e o f s o c i e t y a n d i t s h i s t o r y . The k n o w l e d g e o f h i s t o r y o f t h e c o u n t r y i s c r u c i a l f o r t h e S r i L a n k a n a r c h i v i s t who h a s t o c o p e w i t h a r c h i v e s d a t i n g b a c k t o t h e s e v e n t e e n t h c e n t u r y . The c o n t e x t o f t h e ® E a s t w o o d , " N u r t u r i n g A r c h i v a l E d u c a t i o n i n t h e U n i v e r s i t y , " 243-244. a r c h i v e s a n d t h e i n s t r u m e n t s a n d p r o c e d u r e g e n e r a t i n g them r e q u i r e a g o o d k n o w l e d g e o f t h e c o u n t r y ' s h i s t o r y a n d p a r t i c u l a r l y i t s a d m i n i s t r a t i v e h i s t o j r y . S i n c e t h e p r o p o s e d e d u c a t i o n p r o g r a m f o r t h e a r c h i v i s t s i n S r i L a n k a i s a o n e - y e a r d i p l o m a c o u r s e , t h e r e s o u r c e s a n d t h e l i m i t e d t i m e w o u l d be s p e n t m o s t l y on c o r e a r c h i v a l a n d r e c o r d s management, a n d a u t o m a t i o n c o u r s e s . T h e r e f o r e , c a n d i d a t e s s h o u l d a c q u i r e t h e k n o w l e d g e o f h i s t o r y o f t h e c o u n t r y a n d i t s i n s t i t u t i o n s b e f o r e e m b a r k i n g on t h e a r c h i v a l e d u c a t i o n programme. Hence, t h e e n r o l l m e n t r e q u i r e m e n t s f o r t h e c a n d i d a t e s must b e , t o h a v e o b t a i n e d a n h o n o u r s d e g r e e w i t h a g o o d h i s t o r i c a l k n o w l e d g e o f t h e c o u n t r y . I t s h o u l d be f r o m a u n i v e r s i t y i n S r i L a n k a . T h i s s h o u l d be t h e g e n e r a l r u l e . I n t h e e x t r e m e c i r c u m s t a n c e s , w h e r e t h e c a n d i d a t e shows a d e d i c a t i o n t o t h e p r o f e s s i o n b u t i s w i t h o u t t h e n e c e s s a r y b a c k g r o u n d i n h i s t o r y , t h e c a n d i d a t e s h o u l d be a d m i t t e d t o t h e programme on c o n d i t i o n t h a t a d e d i c a t e d s t u d y o f S r i L a n k a n h i s t o r y be u n d e r t a k e n a t t h e same t i m e . A g o o d s t a n d i n g i n t h e l a s t d e g r e e i s a l s o e s s e n t i a l . The U n i v e r s i t y o f B r i t i s h C o l u m b i a programme r e q u i r e s a t l e a s t a g o o d s e c o n d c l a s s s t a n d i n g ( h i g h B a v e r a g e ) i n t h e l a s t two y e a r s o f u n d e r g r a d u a t e s t u d i e s . ' The U n i v e r s i t y C o l l e g e L o n d o n r e q u i r e s a f i r s t o r s e c o n d ' I b i d . , 2 4 1 . c l a s s i n a n H o n o u r s d e g r e e . I n S r i L a n k a , e n t r a n c e q u a l i f i c a t i o n must be s e t a t t h e minimum l e v e l o f s e c o n d c l a s s l o w e r d i v i s i o n p a s s . L i k e a n y o t h e r p o s t g r a d u a t e d e g r e e c o u r s e t h e c a n d i d a t e s s h o u l d h a v e a c a d e m i c r e f e r e n c e s t o a t t e s t t o t h e i r c a p a c i t y f o r s u p e r i o r p r o f e s s i o n a l p e r f o r m a n c e . A p a r t f r o m k n o w l e d g e o f t h e o f f i c i a l l a n g u a g e s o f t h e c o u n t r y , S i n h a l e s e a n d T a m i l , a k n o w l e d g e o f E n g l i s h i s r e q u i r e d a s t h e l a n g u a g e o f i n s t r u c t i o n . A n o t h e r d e s i r e d e n r o l l m e n t r e q u i r e m e n t s h o u l d be a k n o w l e d g e o f f o r e i g n l a n g u a g e . As t h e N a t i o n a l A r c h i v e s a n d s e v e r a l c h u r c h m i s s i o n a r y a r c h i v e s c o n t a i n s c o n s i d e r a b l e number o f D u t c h a r c h i v e s , c a n d i d a t e s w i t h t h e a b i l i t y t o r e a d a n d w r i t e D u t c h , P a l i , o r S a n s k r i t , s h o u l d be g i v e n p r e f e r e n c e i n t h e s e l e c t i o n p r o c e s s , t h e o t h e r t h i n g s b e i n g e q u a l . A d m i s s i o n t o t h e U n i v e r s i t y o f B r i t i s h C o l u m b i a m a s t e r o f a r c h i v a l s t u d i e s p r o g r a m e n c o u r a g e s t h e c a n d i d a t e s t o h a v e a r e a d i n g k n o w l e d g e o f a f o r e i g n l a n g u a g e . ^ " The U n i v e r s i t y C o l l e g e L o n d o n ' s d i p l o m a a l s o r e q u i r e s , a n a d v a n c e d k n o w l e d g e o f L a t i n , f o r t h o s e who w i s h t o s p e c i a l i z e i n m e d i e v a l r e c o r d s . " C u r r i c u l u m The n e x t q u e s t i o n a n d t h e most v i t a l one i s what " I b i d . , 2 4 1 . U n i v e r s i t y C o l l e g e L o n d o n , D i p l o m a i n A r c h i v e s S t u d i e s , t h e s t u d e n t s h o u l d l e a r n . I t i s g e n e r a l l y a g r e e d t h a t t h e q u a l i t y o f t h e s t a f f l o o k i n g a f t e r t h e n a t i o n s a r c h i v e s d e p e n d s on t h e q u a l i t y o f t h e t r a i n i n g t h e y r e c e i v e . The o b j e c t i v e s h o u l d be t o g i v e them p r o f e s s i o n a l c o m p e t e n c e . A r o u n d t h e w o r l d , a d o m i n a n t f a c t o r i n t h e f i e l d o f a r c h i v a l e d u c a t i o n a n d t r a i n i n g i s s t i l l t h e o v e r r i d i n g i m p o r t a n c e o f n a t i o n a l a n d l i n g u i s t i c t r a d i t i o n s . " T h e r e a r e no u n i v e r s a l s t a n d a r d s f o r d i p l o m a s o r m a s t e r ' s d e g r e e s d e s p i t e t h e e f f o r t o f t h e U n e s c o a n d t h e ICA on h a r m o n i z a t i o n o f a r c h i v a l e d u c a t i o n a n d t r a i n i n g p r ogrammes. T e r r y E a s t w o o d , i n o u t l i n i n g t h e p u r p o s e s o f t h e U n i v e r s i t y o f B r i t i s h C o l u m b i a ' s a r c h i v a l programme, w r o t e t h a t t h e r e a r e t h r e e d e s i r e d e l e m e n t s i n t h e l e a r n i n g a n d m e t h o d o l o g y o f a p r o f e s s i o n a l e d u c a t i o n . The f i r s t i s f o r s t u d e n t s t o l e a r n t h e g e n e r a l p r i n c i p l e s a n d t h e t h e o r e t i c a l f r a m e w o r k w h i c h s u p p o r t s a n d g u i d e s t h e a c t u a l p r a c t i c e o f t h e p r o f e s s i o n . S t u d e n t s must know t h e p r i n c i p l e s o f t h e p r o f e s s i o n i n o r d e r t o p r e p a r e f o r s o u n d p r a c t i c e . T h i s way t h e s t u d e n t s knows t h e n a t u r e , p u r p o s e s , a n d u s e s o f a r c h i v e s b e f o r e t h e y embark on p r a c t i c a l w o r k . T h i s i s a l s o t h e m a i n d i f f e r e n c e b e t w e e n a u n i v e r s i t y e d u c a t i o n programme " M i c h a e l Cook, The Education and Training of A r c h i v i s t s - Status Report of Archival Training Programmes and Assessment of Manpower Needs ( U n e s c o , 1 9 7 9 ) , 2. " E a s t w o o d , "The O r i g i n s a n d t h e A i m s o f t h e M a s t e r o f A r c h i v a l S t u d i e s Programme a t t h e U n i v e r s i t y o f B r i t i s h C o l u m b i a , " 40. a n d on t h e j o b t r a i n i n g . A t t h e u n i v e r s i t y s t u d e n t s l e a r n why t h i n g s a r e done; t h e y c r i t i c a l l y e x a m i n e t h e way t h i n g s a r e done. I n an a p p r e n t i c e s h i p s i t u a t i o n , t h e a p p r e n t i c e i s o n l y t a u g h t how t h e t h i n g s a r e done. The f i r s t e l e m e n t t h e r e f o r e , i s t h e l e a r n i n g o f t h e o r y , t h e n a t u r e o f a r c h i v e s , g e n e r a t i o n o f r e c o r d s i n o f f i c e s y s t e m s , a n d t h e j u r i d i c a l s y s t e m i n w h i c h t h e y a r e g e n e r a t e d . The t h e o r y , t h e r e f o r e , i s t h e i n t e l l e c t u a l f r a m e w o r k o f u n d e r s t a n d i n g a r c h i v e s . The s e c o n d e l e m e n t i s t o g i v e s t u d e n t t h e o p p o r t u n i t y t o g a i n k n o w l e d g e o f a v a r i e t y o f s u b j e c t s r e l a t i n g t o t h e m e t h o d s . They w i l l n e e d t h i s k n o w l e d g e o f d i f f e r e n t s u b j e c t s when t h e y d e a l w i t h a l l k i n d s o f m a t t e r s on t h e j o b . ^ * The s t u d e n t s s h o u l d be g i v e n t h e o p p o r t u n i t y t o l e a r n a l l t h e y c a n a b o u t t h e u s e o f a r c h i v e s , t h e d e v e l o p m e n t o f t h e a r c h i v a l p r o f e s s i o n , a n d w o r k i n g o f a r c h i v i s t s a n d a r c h i v a l i n s t i t u t i o n s i n t h e w o r l d . M o s t i m p o r t a n t l y t h e y must know a b o u t t h e b a s i c a r c h i v a l f u n c t i o n s , t h e management, a n d r e s e a r c h m e t h o d s . The m e t h o d o f a p p l i c a t i o n i s e a s y t o c o m p r e h e n d when y o u know t h e t h e o r y . M e t h o d s a r e t h e means by w h i c h t h e o r y i s t r a n s l a t e d i n t o p r a c t i c e . The t h i r d a n d t h e f i n a l e l e m e n t a c c o r d i n g t o E a s t w o o d i s t o b u i l d s k i l l s . E v e n i n a t o t a l l y a c a d e m i c I b i d . , 4 1 . a t m o s p h e r e , s t u d e n t s must be g i v e n some o p p o r t u n i t y t o a p p l y t h e i r k n o w l e d g e . An a r c h i v i s t c a n n o t p r a c t i c e w i t h o u t k n o w i n g how t o i d e n t i f y r e c o r d s , a r r a n g e a b o d y o f m a n u s c r i p t s , c o n s t r u c t a n i n v e n t o r y , a n d t r e a t a l l t h e v a r i o u s f o r m s o f m a t e r i a l he o r s h e w i l l e n c o u n t e r . T h i s i s t h e p r a c t i c a l e l e m e n t . I t c a n be t a u g h t b y way o f an i n t e r n s h i p a t a n a r c h i v e s d u r i n g t h e programme. E v e n i f i t i s n o t p o s s i b l e p r o v i d e a n i n t e r n s h i p , p r a c t i c a l e x p e r i e n c e c a n be a c h i e v e d b y c l a s s a s s i g n m e n t s s u c h as d e s c r i p t i o n a n d a r r a n g e m e n t o f m a t e r i a l s a n d r e c o r d s s u r v e y s . James O ' T o o l e o f f e r s a n o t h e r way o f l o o k i n g a t c u r r i c u l u m q u e s t i o n . W o r k i n g f r o m t h e 1 9 8 8 SAA g u i d e l i n e s a n d some o f t h e w o r k o f d e f i n i n g t h e a r e a s o f a r c h i v a l k n o w l e d g e , he i d e n t i f i e s s e v e r a l b r o a d c u r r i c u l u m a r e a s t h a t a r c h i v a l e d u c a t i o n s h o u l d c o v e r . He c a l l s them c l u s t e r s . " A d e t a i l e d d e s c r i p t i o n o f t h e c l u s t e r s i s g i v e n b e l o w . A r c h i v a l C u r r i c u l u m C l u s t e r s ^ ^ 1 I n t r o d u c t i o n t o A r c h i v e s C l u s t e r I n t r o d u c t i o n t o A r c h i v a l T h e o r y a n d P r a c t i c e 2 T h e o r y a n d P r a c t i c e C l u s t e r R e s e a r c h S e m i n a r i n A r c h i v a l A d m i n i s t r a t i o n H i s t o r y o f A r c h i v e s a n d t h e A r c h i v e s P r o f e s s i o n I b i d . James M. O ' T o o l e , " C u r r i c u l u m D e v e l o p m e n t i n A r c h i v a l E d u c a t i o n : A P r o p o s a l , " American A r c h i v i s t 5 3 , no. 3 (Summer 1 9 9 0 ) : 4 6 4 . " I b i d . , 4 6 5 . D e v e l o p m e n t o f A r c h i v a l Theojry C u r r e n t A r c h i v a l I s s u e s I n d e p e n d e n t R e a d i n g s a n d R e s e a r c h 3 A r c h i v a l F u n c t i o n s C l u s t e r A p p r a i s a l A r r a n g e m e n t , D e s c r i p t i o n , a n d R e f e r e n c e R e f e r e n c e S e r v i c e i n A r c h i v e s P r e s e r v a t i o n A d m i n i s t r a t i o n C u r r e n t R e c o r d s Management a n d A r c h i v e s A r c h i v a l P u b l i c P r o g r a m s 4 I n s t i t u t i o n s a n d R e p o s i t o r i e s C l u s t e r Management o f P u b l i c R e c o r d s P r i v a t e M a n u s c r i p t s a n d R a r e B o o k s I n s t i t u t i o n a l a n d O r g a n i z a t i o n a l A r c h i v e s 5 Management C l u s t e r I n t r o d u c t i o n t o Management P r i n c i p l e s a n d T e c h n i q u e s B u d g e t i n g a n d P e r s o n n e l Management S p a c e a n d F a c i l i t i e s P l a n n i n g P r o g r a m P l a n n i n g a n d D e v e l o p m e n t L e g a l I s s u e s f o r A r c h i v i s t s A r c h i v a l E t h i c s 6 R e c o r d F o r m a t s C l u s t e r M a c h i n e - R e a d a b l e R e c o r d s M i c r o g r a p h i c s P h o t o g r a p h i c a n d V i s u a l R e c o r d s A u r a l R e c o r d s a n d O r a l H i s t o r y 7 P r a c t i c u m C l u s t e r D i r e c t e d A r c h i v a l I n t e r n s h i p E x t e n d e d S t u d e n t P r o j e c t A r c h i v e s T h e s i s T h e r e a r e t w e n t y f i v e e l e m e n t s a l t o g e t h e r e x c l u d i n g t h e i n t e r n s h i p , e x t e n d e d s t u d e n t p r o j e c t a n d t h e t h e s i s . Some o f t h e s e e l e m e n t s a r e c o n s t r u e d as c o u r s e s , f o r e x a m p l e t h e s e m i n a r on a r c h i v a l a d m i n i s t r a t i o n , a n d o t h e r s c o u l d be e l e m e n t s o f a s i n g l e c o u r s e , s u c h as t h e management t o p i c s i n c l u s t e r f i v e . O ' T o o l e ' s l i s t a l s o r e f l e c t s c e r t a i n c i r c u m s t a n c e s i n t h e U n i t e d S t a t e s , w h i c h do n o t a p p l y i n S r i L a n k a , w h e r e , f o r i n s t a n c e t h e r e w o u l d be no n e e d t o i n c o r p o r a t e s t u d y o r r a r e b o o k s o r o r a l h i s t o r y i n t o an a r c h i v a l c u r r i c u l u m . S t i l l he h a s s i m i l a r e l e m e n t s i n g e n e r a l t e r m s t o t h a t o f E a s t w o o d : C o u r s e s d w e l l i n g on t h e o r y , m e t h o d s ( a r c h i v a l management c o u r s e s ) a n d p r a c t i c e ( p r a c t i c u m c l u s t e r ) . The U n i v e r s i t y o f B r i t i s h C o l u m b i a ' s m a s t e r ' s d e g r e e c u r r i c u l u m i s b r o k e n down i n t o t h r e e b r o a d c a t e g o r i e s , c o r e a r c h i v a l s u b j e c t s , a r c h i v a l m e t h o d o l o g y , an d p r a c t i c e . The o r i g i n a l c u r r i c u l u m h a s b e e n c h a n g e d o v e r t i m e , a nd, w i t h t h r e e f u l l t i m e f a c u l t y members, t h e l a t e s t r e v i s e d c u r r i c u l u m " o f t h e programme h a s t h r e e m a i n t h e o r y c o u r s e s . They a r e t h e n a t u r e o f a r c h i v a l m a t e r i a l s , r e c o r d s i n o f f i c e s y s t e m s , a n d t h e j u r i d i c a l c o n t e s t o f C a n a d i a n a r c h i v e s . The c o u r s e s on m e t h o d c o n s i s t s o f a r r a n g e m e n t a n d d e s c r i p t i o n o f a r c h i v a l m a t e r i a l s , i n d e x i n g , s e l e c t i o n a n d a c q u i s i t i o n o f a r c h i v a l d o c u m e n t s , a c c e s s a n d r e t r i e v a l s y s t e m s , management o f e l e c t r o n i c r e c o r d s , a n d a r c h i v a l s y s t e m s a n d t h e p r o f e s s i o n . The p r a c t i c e s e c t i o n o f t h e c u r r i c u l u m f a l l s i n t o t h e now o p t i o n a l i n t e r n s h i p . P r a c t i c a l k n o w l e d g e i s a l s o g a i n e d b y t h e v a r i o u s c l a s s a s s i g n m e n t s . " The U n i v e r s i t y o f B r i t i s h C o l u m b i a , S c h o o l o f L i b r a r y , A r c h i v a l a n d I n f o r m a t i o n S t u d i e s , M a s t e r o f A r c h i v a l S t u d i e s , c o u r s e d e s c r i p t i o n s ( W i n t e r 1 9 9 4 - 9 5 ) . Some o f t h e s e c o u r s e s s u c h a s r e s e a r c h m e t h o d s a n d management o f l i b r a r i e s a n d a r c h i v e s a r e o f f e r e d t o b o t h a r c h i v a l s t u d i e s s t u d e n t s a n d l i b r a r y s c i e n c e s t u d e n t s . The U n i v e r s i t y C o l l e g e L o n d o n ' s M a s t e r s d e g r e e i n O v e r s e a s R e c o r d s Management a n d A r c h i v e s A d m i n i s t r a t i o n c o n s i s t s o f c o r e s u b j e c t s a n d a MA r e p o r t . The c o r e s u b j e c t s ( f o u n d a t i o n o r t h e o r e t i c a l k n o w l e d g e ) t a u g h t o v e r one a c a d e m i c y e a r , a r e R e c o r d s Management, R e c o r d s O f f i c e Management, t h e Use o f C o m p u t e r s i n R e c o r d O f f i c e s , O v e r s e a s H i s t o r i c a l S o u r c e s , O v e r s e a s A d m i n i s t r a t i v e H i s t o r y , D e s c r i p t i o n o f Documents, a n d P r e p a r a t i o n o f F i n d i n g A i d s . The l a s t two c o u r s e s a r e t a u g h t e n t i r e l y a t t h e P u b l i c R e c o r d O f f i c e (PRO) i n d a y - l o n g s u p e r v i s e d p r a c t i c a l s e s s i o n s h e l d o n c e a week. The MA r e p o r t (method) i s a p i e c e o f r e s e a r c h done r e l e v a n t t o t h e c o u n t r y w h e r e t h e s t u d e n t i s g o i n g t o be employed.^' I t c a n a l s o be s t u d y o f r e c o r d s r e l a t i n g t o t h e i r c o u n t r i e s h e l d a t t h e PRO. R e s e a r c h c a n be u n d e r t a k e n o u t s i d e B r i t a i n . ̂ ° The D i p l o m a i n A r c h i v e s S t u d i e s a t t h e same i n s t i t u t i o n h a s f o u r c o r e c o u r s e s c o m p u l s o r y f o r a l l s t u d e n t s . They a r e R e c o r d O f f i c e Management, R e c o r d s " T h u r s t o n , "The T r a i n i n g o f A r c h i v i s t s f r o m D e v e l o p i n g C o u n t r i e s , " 125. "° U n i v e r s i t y C o l l e g e L o n d o n , S c h o o l o f L i b r a r y , A r c h i v e a n d I n f o r m a t i o n S t u d i e s , MA i n O v e r s e a s R e c o r d s Management a n d A r c h i v e s A d m i n i s t r a t i o n , ( 1 9 8 7 ) . Some r e v i s i o n s h a v e t a k e n p l a c e s i n c e t h e n . Management, P r e p a r a t i o n o f F i n d i n g A i d s , a n d D e s c r i p t i o n o f Documents. Then t h e r e a r e f o u r o t h e r c o u r s e s t h e s t u d e n t s h a v e t o do. They c a n c h o o s e one f r o m among c o u r s e s on E n g l i s h A d m i n i s t r a t i v e H i s t o r y f r o m c. 1100 t o c. 1800, E n g l i s h A d m i n i s t r a t i v e H i s t o r y f r o m c. 1800, o r O v e r s e a s A d m i n i s t r a t i v e H i s t o r y ; one f r o m among M e d i e v a l P a l a e o g r a p h y a n d D i p l o m a t i c ; M e d i e v a l L a t i n o r P o s t - m e d i e v a l P a l a e o g r a p h y , a n d D i p l o m a t i c o r H i s t o r i c a l B i b l i o g r a p h i c a l S o u r c e s , O v e r s e a s ; a n d two o t h e r c o u r s e s . The o t h e r o p t i o n a l c o u r s e s a r e R e a d i n g a n d I n t e r p r e t a t i o n o f Documents (non- E u r o p e a n l a n g u a g e s ) . L o c a l G o v e r n m e n t O r g a n i z a t i o n , H i s t o r i c a l B i b l i o g r a p h i c a l S o u r c e s i n E n g l a n d a n d W a l e s , H i s t o r i c a l B i b l i o g r a p h i c a l S o u r c e s ( o v e r s e a s ) , B u s i n e s s A r c h i v e s , o r t h e Use o f C o m p u t e r s i n R e c o r d O f f i c e s . The C a n a d i a n a n d A m e r i c a n g u i d e l i n e s p r o v i d e t h e most c o m p r e h e n s i v e a t t e m p t t o c o n c e i v e a n a r c h i v a l c u r r i c u l u m . The ACA g u i d e l i n e s g r o u p s u b j e c t s w h i c h s h o u l d be t a u g h t i n a M a s t e r ' s d e g r e e a r c h i v a l c u r r i c u l u m i n t o f o u r c a t e g o r i e s . The f i r s t i s t h e f o u n d a t i o n c o u r s e s , f o l l o w e d b y s u b s t a n t i v e o r c o r e c o u r s e s d e s i g n e d t o p r o v i d e t h e a r c h i v i s t w i t h d e p t h o f p r o f e s s i o n a l k n o w l e d g e . The t h i r d g r o u p a r e metho d s c o u r s e s , a n d f i n a l l y t h e r e a r e s u b j e c t s i n common w i t h o t h e r p r o f e s s i o n s t o p r e p a r e a r c h i v i s t s a s U n i v e r s i t y C o l l e g e L o n d o n , D i p l o m a i n A r c h i v e S t u d i e s , a d m i n i s t r a t o r s a n d m a n a g e r s . A c c o r d i n g t o t h e s e f o u r c a t e g o r i e s t h e f o l l o w i n g l i s t o f s u b j e c t a r e a s h a v e b e e n recommended by t h e ACA. ACA g r a d u a t e c u r r i c u l u m ^ ^ A. S u b j e c t s f o r F o u n d a t i o n C o u r s e s A . l . I n t e l l e c t u a l h i s t o r y A.2. A d m i n i s t r a t i v e h i s t o r y o f C a n a d a A.3. E l e m e n t s o f l a w f o r a r c h i v i s t s B. S u b j e c t s f o r S u b s t a n t i v e , o r C o r e C o u r s e s B . l . A r c h i v a l s c i e n c e a n d h i s t o r y o f a r c h i v e s B.2. R e c o r d s Management B.3. O r g a n i z a t i o n a n d a d m i n i s t r a t i o n o f N o r t h A m e r i c a n a r c h i v e s C. S u b j e c t s f o r M e t h o d C o u r s e s C . l . D i p l o m a t i c s C.2. A u t o m a t i o n a n d a r c h i v e s C. 3. S p e c i a l m e t h o d s f o r d e s c r i p t i o n o f a r c h i v a l h o l d i n g s D. S u b j e c t s f o r C o u r s e s i n Common w i t h O t h e r P r o f e s s i o n s D . l . P r e v e n t i v e c o n s e r v a t i o n D.2. Management s c i e n c e s D.3. F i n a n c i a l a c c o u n t i n g The SAA g u i d e l i n e s h a s t h r e e k n o w l e d g e a r e a s t h a t a r e d e f i n e d as c o n t e x t u a l k n o w l e d g e , a r c h i v a l k n o w l e d g e , a n d c o m p l e m e n t a r y k n o w l e d g e . I n a d d i t i o n p r a c t i c e g i v e n by a p r a c t i c u m o r i n t e r n s h i p e x p e r i e n c e . A t h e s i s i s a l s o -2 ACA g u i d e l i n e s , 135. " I b i d . i n c l u d e d i n o r d e r f o r s t u d e n t s t o u n d e r t a k e o r i g i n a l r e s e a r c h . ^ * The f o l l o w i n g i s an o v e r v i e w o f t h e SAA c u r r i c u l u m . C u r r i c u l u m o f a n A r c h i v a l S t u d i e s Proaram^^ 1. C o n t e x t u a l k n o w l e d g e I A . U.S. O r g a n i z a t i o n a l h i s t o r y I B . U.S. L e g a l s y s t e m I C . U.S. F i n a n c i a l s y s t e m s 2. A r c h i v a l k n o w l e d g e 2A. The h i s t o r y o f a r c h i v e s , a r c h i v a l o r g a n i z a t i o n s a n d l e g i s l a t i o n , a n d t h e c h a r a c t e r o f t h e a r c h i v a l p r o f e s s i o n 2B. R e c o r d s management 2C. A r c h i v a l s c i e n c e 3. C o m p l e m e n t a r y k n o w l e d g e 3A. P r e s e r v a t i o n 3B. L i b r a r y a n d I n f o r m a t i o n S c i e n c e 3C. Management s c i e n c e 3D. R e s e a r c h m e t h o d o l o g y 4. P r a c t i c u m 5. T h e s i s M i c h a e l Cook g u i d e l i n e s recommends f o u r m a i n c a t e g o r i e s a n d two s u p p l e m e n t a r y c a t e g o r i e s . The f o u r m a i n ones a r e t h e p r o f e s s i o n a l c o r e s u b j e c t s ( t h e o r y ) , c o u r s e s i n common w i t h o t h e r i n f o r m a t i o n t r a i n i n g ( m e t h o d ) , c o u r s e i n common w i t h o t h e r s e c t o r s ( m e t h o d ) , a n d p r a c t i c a l s t u d y ( p r a c t i c e ) . The s u p p l e m e n t a r y c o u r s e s a r e t h e g e n e r a l 2* SAA G u i d e l i n e s , 4. 2= I b i d . , 5 . f o u n d a t i o n c o u r s e s a n d t h e électives. The f o l l o w i n g b r o a d d i s t i n c t i o n s h a v e b e e n r e c o g n i z e d b y M i c h a e l Cook. M i c h a e l C o o k ' s a n a l y s i s o f t h e c o m p o n e n t s o f a n a r c h i v a l t r a i n i n g programme. A. G e n e r a l f o u n d a t i o n c o u r s e s B. P r o f e s s i o n a l c o r e s u b j e c t s R e c o r d s management; a r c h i v e s management I n t e r p r e t a t i v e s c i e n c e s a n d s k i l l s ; a d m i n i s t r a t i v e h i s t o r y C. C o u r s e s i n common w i t h o t h e r i n f o r m a t i o n t r a i n i n g R e p r o g r a p h i c ; i n f o r m a t i o n s t o r a g e , r e t r i e v a l a n d d i s s e m i n a t i o n ; b i b l i o g r a p h y a n d s o u r c e s o f i n f o r m a t i o n ; u s e r s t u d i e s ; e x h i b i t i o n ; l e g i s l a t i o n ; s e c u r i t y ; b u i l d i n g d e s i g n a n d e n v i r o n m e n t a l c o n t r o l ; s y s t e m s d e s i g n a n d a u t o m a t i o n D. C o u r s e s i n common w i t h o t h e r s e c t o r s ; Management s c i e n c e s , s t a t i s t i c a l m e t h o d s L a n g u a g e s R e s e a r c h m e t h o d o l o g y a n d e n v i r o n m e n t E. P r a c t i c a l s a n d s p e c i a l s t u d y F. The q u e s t i o n o f électives - e d u c a t i o n c o n s e r v a t i o n p u b l i c a t i o n s p e c i a l f o r m a t s o r a l e v i d e n c e F o r a d i p l o m a c o u r s e i n S r i L a n k a , i t i s p o s s i b l e t o f o l l o w t h i s p a t t e r n o f c o u r s e s on t h e o r y , m e thod, a n d p r a c t i c e . Some o f t h e c o u r s e s on m e t h o d s u c h as i n d e x i n g a n d r e s e a r c h m e t h o d s c o u r s e s c a n be s e l e c t e d f r o m t h e M a s t e r o f L i b r a r y S c i e n c e P r o g r a m i n t h e c a s e o f U n i v e r s i t y o f Colombo a n d Cook g u i d e l i n e s , 38. f r o m t h e D i p l o m a c o u r s e i n t h e c a s e o f U n i v e r s i t y o f K e l a n i y a . As t h e d u r a t i o n o f t h e d i p l o m a i s one a c a d e m i c y e a r , t h e c l a s s e s a n d f i e l d t r i p s w i l l t a k e p l a c e f r o m O c t o b e r t o J u n e . T h e r e a r e t h r e e t e r m s ( s e m e s t e r ) i n a n a c a d e m i c y e a r . F i n a l exams w o u l d be h e l d i n J u l y , f o l l o w i n g t h e u s u a l p a t t e r n i n S r i L a n k a n u n i v e r s i t i e s . D r a w i n g on t h e ACA, SAA, a n d Cook g u i d e l i n e s as w e l l as t h e U n i v e r s i t y o f B r i t i s h C o l u m b i a a n d U n i v e r s i t y o f L o n d o n e x a m p l e s , i t i s p o s s i b l e t o e x t r a c t t h e n e c e s s a r y e l e m e n t s f o r a o n e - y e a r d i p l o m a c o u r s e . S i m i l a r t o t h e M a s t e r o f L i b r a r y S c i e n c e programme a t t h e U n i v e r s i t y o f Colombo, w h i c h c o m p r i s e s f o u r c o m p u l s o r y c o u r s e s , two o p t i o n a l c o u r s e s , a n d an e x t e n d e d e s s a y , t h e d i p l o m a i n a r c h i v e s s t u d i e s s h o u l d a l s o h a v e a s e v e n c o u r s e c u r r i c u l u m , w i t h a l l c o u r s e s b e i n g c o m p u l s o r y . The t h e o r y c o u l d be t a u g h t i n two f o u n d a t i o n c o u r s e s d u r i n g t h e f i r s t t e r m . The f i r s t c o u r s e b e i n g t h e b a s i c f o u n d a t i o n o f a r c h i v a l t h e o r y . The c o n c e p t s , a n e x p l o r a t i o n o f t h e n a t u r e o f a r c h i v e s , t h e s t u d y o f h i s t o r i c a l d e v e l o p m e n t o f a r c h i v a l i n s t i t u t i o n s a n d p r a c t i c e s i n E u r o p e a n d N o r t h A m e r i c a , most p a r t i c u l a r l y i n t h e B r i t i s h t r a d i t i o n . S r i L a n k a h a s s t r o n g e d u c a t i o n a l , c u l t u r a l , a n d e c o n o m i c l i n k s w i t h B r i t a i n a n d t h e Commonwealth c o u n t r i e s . T h r o u g h t h e B r i t i s h C o u n c i l L i b r a r i e s o p e r a t e d b y t h e B r i t i s h H i g h C o m m i s s i o n i n S r i L a n k a , s t u d e n t s w i l l h a v e e a s y a c c e s s v a r i o u s B r i t i s h , p r o f e s s i o n a l , a n d e d u c a t i o n a l j o u r n a l s , m a g a z i n e s , a n d o t h e r p u b l i s h e d s o u r c e s . The o t h e r c h i e f s o u r c e s o f l i t e r a t u r e i n E n g l i s h on a r c h i v e s . The American A r c h i v i s t ( p u b l i s h e d by t h e SAA) a n d Archivaria ( p u b l i s h e d by t h e ACA) a r e c u r r e n t l y o n l y a v a i l a b l e a t L i b r a r y o f t h e D e p a r t m e n t o f N a t i o n a l A r c h i v e s w h i c h o n l y s e r v e s as a l i b r a r y t o t h e s t a f f . No a c c e s s i s u s u a l l y g i v e n t o t h e p u b l i c . U l t i m a t e l y , t h e u n i v e r s i t y w h e r e t h e programme i s p l a c e d w i l l h a v e t o d e v e l o p l i b r a r y h o l d i n g s r e l e v a n t t o a r c h i v a l s t u d i e s . The o t h e r t h e o r y c o u r s e o f f e r e d i n t h e f i r s t t e r m s h o u l d c o v e r g e n e r a t i o n o f a r c h i v e s i n t h e c o n t e x t o f t h e S r i L a n k a n l e g a l a n d p o l i t i c a l s i t u a t i o n , a d m i n i s t r a t i v e h i s t o r y , a r c h i v a l l a w s a n d r e g u l a t i o n s , a n d t h e c u r r e n t , s e m i - c u r r e n t management o f r e c o r d s . I t i s n e c e s s a r y f o r t h e a r c h i v i s t t o u n d e r s t a n d t h e v a r i o u s c o n t e x t u a l a n d d o c u m e n t a r y r e l a t i o n s h i p s f o u n d i n S r i L a n k a n a r c h i v e s , a n d t o be p r e p a r e d t o e l u c i d a t e them a s n e e d e d i n t h e c o u r s e o f a r c h i v a l f u n c t i o n s . T h i s c o u r s e w o u l d a l s o t e a c h t h e b a s i c e l e m e n t s o f r e c o r d s management a c c o r d i n g t o t h e most r e c e n t t h i n k i n g a b o u t t h e r e c o r d s c o n t i n u u m . ̂'̂ A c o u r s e i n a u t o m a t i o n s h o u l d a l s o be t a u g h t d u r i n g t h e f i r s t t e r m , u n d e r f o u n d a t i o n c o u r s e s . A u t o m a t i o n i s a s u b j e c t w h i c h c a n n o t be l e f t o u t o f t h e c u r r i c u l u m a n y '̂̂  F o r more d e t a i l s b e t w e e n t h e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n a r c h i v e s a n d r e c o r d s management s e e J a y A t h e r t o n , "From L i f e C y c l e t o C o n t i n u u m : Some T h o u g h t s on t h e R e c o r d s Management A r c h i v e s R e l a t i o n s h i p , " Archivaria 21 ( W i n t e r 1 9 8 5 - 8 6 ) : 4 3 - 5 1 . l o n g e r . A u t o m a t i o n i s a c u r r e n t e d u c a t i o n a l i s s u e i n e v e r y f i e l d o f a c a d e m i c a n d p r o f e s s i o n a l s t u d i e s t h r o u g h o u t t h e w o r l d ; s t u d e n t s s h o u l d be w i l l i n g t o t u r n t o t h e c o m p u t e r s as a n e d u c a t i o n a l a i d a n d t o o l f o r practice.^® T e r r y E a s t w o o d w r o t e i n an a r t i c l e t i t l e d " E d u c a t i n g A r c h i v i s t s a b o u t I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y " t h a t t e a c h i n g o f i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y f o r a r c h i v i s t s s h o u l d be i n t e g r a t e d a c r o s s a c u r r i c u l u m . ^ ' He a l s o recommends how t h e t e a c h i n g a n d l e a r n i n g o f a u t o m a t i o n s h o u l d be done. He w r i t e s : The f i r s t s t e p i s t o d e v e l o p a component o f i n s t r u c t i o n f o r t h o s e who n e e d t h e b a s i c s o f l i t e r a c y , d i v o r c e d e n t i r e l y f r o m q u e s t i o n s o f a r c h i v a l a p p l i c a t i o n . The n e x t s t o p i s t o wo r k o u t a f u n d a m e n t a l l e v e l o f i n s t r u c t i o n on t h e n a t u r e o f e l e c t r o n i c r e c o r d s , d o v e t a i l e d w i t h s t u d y o f a r c h i v a l f u n d a m e n t a l s i n g e n e r a l . Then, t h e r e s h o u l d be a component o f s p e c i a l i z e d s t u d y o f t h e management o f e l e c t r o n i c r e c o r d s a l l a l o n g t h e c o n t i n u u m o f t h e i r e x i s t e n c e . A d v a n c e d s t u d y o f h i g h l y s p e c i a l i z e d q u e s t i o n s , s u c h as t r e a t m e n t o f s h a r e d d a t a b a s e s , m i g h t e v e n t u a l l y be w o r k e d i n t o t h e scheme. On t h e a u t o m a t e d t e c h n i q u e s s i d e , one b u i l d s on b a s i c l i t e r a c y ( t h e common f o u n d a t i o n o f t h e two a s p e c t s ) b y m e l d i n g t h e b a s i c s o f a r r a n g e m e n t , d e s c r i p t i o n , a n d a r c h i v a l a d a p t a t i o n o f me t h o d s o f b i b l i o g r a p h i c a l c o n t r o l w i t h i n s t r u c t i o n i n t h e c o n c e p t s r u l i n g a u t o m a t i o n o f t h e a r c h i v a l o f f i c e . " T h i s i s q u i t e t r u e f o r t h e S r i L a n k a n s i t u a t i o n . E v e n b a s i c k n o w l e d g e o f w o r d p r o c e s s i n g i s n o t common among t h e S r i ®̂ F o r more d e t a i l s s e e , W i l l i a m H. G r a v e s , ed. Computing Across the Curriculum: Academic Perspectives ( U n i t e d S t a t e s : EDUCOM, The I n t e r - U n i v e r s i t y C o m m u n i c a t i o n s C o u n c i l , I n c . a n d A c a d e m i c C o m p u t i n g P u b l i c a t i o n s , I n c . , 1 9 8 9 ) . 29 T e r r y E a s t w o o d , " E d u c a t i n g A r c h i v i s t s A b o u t I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y , " American A r c h i v i s t 55, no. 3 (Summer 1 9 9 3 ) : 462. " I b i d . , 463. L a n k a u n i v e r s i t y s t u d e n t s , a s c l a s s a s s i g n m e n t s a n d t e r m p a p e r s a r e s t i l l h a n d w r i t t e n . I t i s p o s s i b l e a t b o t h U n i v e r s i t y o f Colombo a n d a t U n i v e r s i t y o f K e l a n i y a w h e r e a r e t h e r e a r e c o m p u t e r l a b o r a t o r i e s t o p r o v i d e s t u d e n t s w i t h a c c e s s t o c o m p u t i n g l a b s . Then more a d v a n c e d i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y s h o u l d be i n t r o d u c e d t o t h e s t u d e n t s . The a r c h i v a l r e p o s i t o r i e s t o d a y h a v e t o h a n d l e n o t o n l y t r a d i t i o n a l a u d i o t e c h n o l o g y , b u t a v a r i e t y o f m e d i a . The c o m p u t e r ' s a b i l i t y t o i n t e g r a t e a l l k i n d s o f m e d i a , s u c h as t h e c o m pact d i s k , t h e v i d e o d i s c , a n d v a r i o u s d e v i c e s f o r v o i c e r e c o g n i t i o n , a n d s y n t h e s i s w i l l g e n e r a t e a l l k i n d s o f e l e c t r o n i c m e d i a a r c h i v e s t h e a r c h i v i s t w i l l h a v e t o l o o k a f t e r a n d p r o v i d e a c c e s s t o . T h i s c o u r s e w i l l d e v e l o p , i n a l l s t u d e n t s , a l e v e l o f c o m p u t e r f l u e n c y n e c e s s a r y t o assume a l e a d e r s h i p r o l e i n t h e u t i l i z a t i o n o f c o m p u t e r s a n d c o m m u n i c a t i o n s t e c h n o l o g y . T h e r e f o r e , t h e f u n d a m e n t a l g o a l o f t h i s c o u r s e i s t o p r e p a r e s t u d e n t s f o r s u c c e s s f u l c a r e e r i n a r a p i d l y a d v a n c i n g t e c h n o l o g i c a l w o r l d . A r c h i v a l f u n c t i o n s (methods) c o u l d be t a u g h t d u r i n g t h e n e x t two t e r m s . F i r s t , d u r i n g t h e s e c o n d t e r m a c o u r s e on a r r a n g e m e n t a n d d e s c r i p t i o n o f a r c h i v e s w h i c h must a l s o d e a l w i t h i n t e r n a t i o n a l r u l e s a n d s t a n d a r d s must be t a u g h t . E v e n t h o u g h t h e c o u r s e i s t a u g h t i n E n g l i s h , a n d t h e d e s c r i p t i o n a n d a r r a n g e m e n t w o r k i s done i n E n g l i s h , t h e s t u d e n t s a n d t h e f a c u l t y s h o u l d j o i n t l y u n d e r t a k e i n d e v e l o p i n g a a r c h i v a l g l o s s a r y i n S i n h a l e s e i n o r d e r t o d e s c r i b e a n d p r e p a r e i n v e n t o r i e s i n S i n h a l e s e . The m a j o r i t y o f t h e p u b l i c u s i n g t h e a r c h i v e s i n S r i L a n k a o n l y u s e S i n h a l e s e . S t u d e n t s s h o u l d be e n c o u r a g e d t o do t h e same i n T a m i l t o o . The t h e o r y a n d metho d s o f a r r a n g e m e n t a n d d e s c r i p t i o n a r e w e l l s u i t e d t o v a r i o u s k i n d s o f p r a c t i c a l w o r k , s u c h as p r e p a r i n g i n v e n t o r i e s . I t i s h e r e t h a t t h e s p e c i a l l a n g u a g e a b i l i t i e s o f t h e s t u d e n t s come u s e f u l . As p a r t o f t h e i r c o u r s e w o rk, t h e s t u d e n t s who a r e p r o f i c i e n t i n D u t c h c a n p r e p a r e i n v e n t o r i e s u s i n g t h e c o n s i d e r a b l e D u t c h a r c h i v e s a t t h e N a t i o n a l A r c h i v e s . The n e x t c o u r s e t o be t a k e n d u r i n g t h e s e c o n d t e r m s h o u l d be a c o u r s e on a p p r a i s a l f o r a c q u i s i t i o n a n d s e l e c t i o n . As t h e r e i s no c o u r s e on a r c h i v e s management on t h i s c u r r i c u l u m , t h e management i s s u e s c o u l d be c o v e r e d i n t h e a b o v e c o u r s e . F o r t h e t h i r d t e r m t o o two c o u r s e s on a r c h i v a l f u n c t i o n s s h o u l d be t a u g h t . One c o u l d be a c o u r s e on p r e s e r v a t i o n . S r i L a n k a b e i n g a t r o p i c a l c o u n t r y i t i s a n e c e s s i t y f o r a r c h i v i s t s t o know t h e p r e s e r v a t i o n o f a r c h i v a l m a t e r i a l . T h e r e i s a t p r e s e n t , a q u a l i f i e d c o n s e r v a t o r s p e c i a l i z e d i n p a p e r c o n s e r v a t i o n c u r r e n t l y w o r k i n g a t t h e N a t i o n a l A r c h i v e s who may be a b l e t o t e a c h t h i s c o u r s e . The o t h e r c o u r s e f o r t h e t h i r d a n d f i n a l t e r m Ms. S a r o j a W e t t a s i n g h e o b t a i n e d h e r Ph.D ( P a p e r C o n s e r v a t i o n ) f r o m t h e U n i v e r s i t y C o l l e g e L o n d o n , U n i v e r s i t y o f L o n d o n i n 1990. s h o u l d be a c o u r s e d e a l i n g w i t h a c c e s s t o a r c h i v e s a n d a l l f a c e t s o f p u b l i c s e r v i c e s o f a r c h i v a l r e p o s i t o r i e s . T h e r e a r e l i m i t a t i o n s t o a s e v e n c o u r s e d i p l o m a l a s t i n g o n l y one y e a r . The m a j o r d e f i c i e n c y i s t h a t l i t t l e a t t e n t i o n i s p a i d t o s t u d i e s o f management o f a r c h i v e s a n d r e c o r d s s e r v i c e s . T h i s s u b j e c t c o u l d be a d d e d t o t h e c u r r i c u l u m as t h e d i p l o m a i s d e v e l o p e d i n t o a m a s t e r ' s d e g r e e . A c o u r s e i n r e s e a r c h m e t h o d s c o u l d be a d d e d t o o . Many e l e c t i v e c o u r s e s c a n a l s o be a d d e d f r o m t h e c o u r s e s o f f e r e d i n t h e l i b r a r y s c i e n c e programme. I n t h e c a s e o f U n i v e r s i t y o f C o lombo, t h e r e a r e o p t i o n a l c o u r s e s i n t h e M a s t e r o f L i b r a r y S c i e n c e programme s u c h a s D a t a C o m m u n i c a t i o n N e t w o r k s , a n d I n f o r m a t i o n S y s t e m s a n d N e t w o r k s c u r r e n t l y b e i n g o f f e r e d . The o t h e r c o u r s e s c o u l d be a d d e d t o a m a s t e r ' s d e g r e e c u r r i c u l u m a r e a m a j o r e s s a y a n d a d i r e c t e d s t u d y c o u r s e . H a v i n g a m a j o r e s s a y i n t h e c u r r i c u l u m w i l l e n a b l e t h e s t u d e n t s who may want t o p u r s u e f u r t h e r s t u d i e s i n t h e f i e l d t o d e v e l o p t h e i r own a r e a o f s p e c i a l i n t e r e s t , s u c h a s T e m p l e a r c h i v e s . B u s i n e s s A r c h i v e s , F i n a n c i a l A r c h i v e s , o r D u t c h A r c h i v e s . S t u d e n t s w i l l a l s o o b t a i n w o r k r e l a t e d e x p e r i e n c e b y u s i n g p r i m a r y a n d s e c o n d a r y s o u r c e s f o r t h e i r e s s a y s . Some e l e m e n t s o f s c h o l a r l y e n d e a v o u r n e e d s t o be i n c l u d e d t o e n c o u r a g e " U n i v e r s i t y o f Colombo, F a c u l t y o f G r a d u a t e S t u d i e s , "The C u r r i c u l u m o f t h e M a s t e r ' s D e g r e e i n L i b r a r y a n d I n f o r m a t i o n S c i e n c e , " ( 1 9 9 4 - 1 9 9 5 ) . s t u d e n t s t o s e e t h e n e e d s a n d e x p e r i e n c e , t h e means o f d e v e l o p i n g new k n o w l e d g e o f a r c h i v e s . The o t h e r l i m i t a t i o n i n t h i s p r o p o s e d d i p l o m a c o u r s e i s t h a t t h e s t u d e n t s a r e n o t g i v e n a c h a n c e t o a c q u i r e p r a c t i c a l k n o w l e d g e by way o f a c a d e m i c i n t e r n s h i p a t an a r c h i v e s . I t i s q u i t e d i f f i c u l t a t t h i s s t a g e t o h a v e t h i s h i g h l y d e s i r e d e l e m e n t o f s k i l l b u i l d i n g b y way o f a n i n t e r n s h i p i n c o r p o r a t e d i n t o t h e c u r r i c u l u m . F o r one r e a s o n , t h e r e a r e n e i t h e r e n o u g h q u a l i f i e d a r c h i v i s t s t o s u p e r v i s e t h e s t u d e n t s on a n a c a d e m i c i n t e r n s h i p programme n o r a r e t h e r e a d e q u a t e numbers o f o p e n a r c h i v a l r e p o s i t o r i e s . I t i s a l s o f a r b e y o n d t h e s c o p e o f a d i p l o m a programme t o h a v e an a c a d e m i c i n t e r n s h i p i n c o r p o r a t e d i n t o o n e - y e a r e d u c a t i o n a l programme. F o r t h e moment a t l e a s t , t h e S r i L a n k a n a r c h i v i s t s w i l l h a v e t o do w i t h o u t t h e p r a c t i c a l t r a i n i n g u n t i l t h e y f i n d e m p l o y m e n t . T h i s i s an a r e a w h i c h c o u l d be d e v e l o p e d i n t h e f u t u r e , e s p e c i a l l y i f t h e e d u c a t i o n programme i s g r a d u a l l y d e v e l o p e d t o a m a s t e r ' s d e g r e e l e v e l . The d e v e l o p m e n t o f an a r c h i v a l e d u c a t i o n programme i s n o t a n e a s y t a s k . The c a s e o f e d u c a t i o n programmes i n t h e U n i t e d S t a t e s p r o v e s t h e f a c t . A f t e r d e c a d e s o f d i s c u s s i o n s a n d s e v e r a l g u i d e l i n e s on a r c h i v a l e d u c a t i o n programmes none o f t h e U n i v e r s i t i e s i n t h e U n i t e d S t a t e s y e t o f f e r a m a s t e r d e g r e e l e v e l e d u c a t i o n programme. Y e t , i n C a n a d a , t h e U n i v e r s i t y o f B r i t i s h C o l u m b i a h a s b e e n s u c c e s s f u l l y e d u c a t i n g a r c h i v i s t s f o r o v e r a d e c a d e . The s u c c e s s o f t h i s p e r h a p s i s due t o g r a d u a l i m p r o v e m e n t o f t h e programme. The e d u c a t o r s i n t h e S c h o o l o f L i b r a r y , A r c h i v a l a n d I n f o r m a t i o n S c i e n c e a t t h e U n i v e r s i t y o f B r i t i s h C o l u m b i a k e e p up w i t h t h e c h a n g e s a n d a d j u s t t h e c u r r i c u l u m o f t h e a r c h i v a l e d u c a t i o n programme. L i k e w i s e i n S r i L a n k a , i t i s n o t p o s s i b l e t o b e g i n a n e d u c a t i o n a l programme w i t h a l l t h e q u e s t i o n s a n s w e r e d . Q u e s t i o n s w i l l come up f r e q u e n t l y , t h e y h a v e t o be a n s w e r e d a s t h e p r o f e s s i o n a t t a i n s m a t u r i t y i n t h e c o u n t r y . CHAPTER 5 CONCLUSION The a r c h i v a l p r o f e s s i o n u n l i k e t h e l i b r a r y p r o f e s s i o n i s l i t t l e known i n S r i L a n k a a t p r e s e n t . Y e t t h e t r a i n i n g o f t h i s b r a n c h o f i n f o r m a t i o n s p e c i a l i s t s i s a m a t t e r w h i c h c a n n o t be i g n o r e d a n y l o n g e r . N o t o n l y must t h e r e be p r o p e r l y t r a i n e d p r o f e s s i o n a l s t o l o o k a f t e r t h e a r c h i v e s a l r e a d y w e l l p r e s e r v e d , b u t t h e r e must a l s o b e a r c h i v i s t s a n d r e c o r d s m a n a g e r s t o e v a l u a t e , s e l e c t , a n d p r e s e r v e r e c o r d s o f modern t i m e s f o r t h e f u t u r e g e n e r a t i o n s . I t c a n n o t be l e f t t o c h a n c e f o r r e c o r d s t o s u r v i v e f o r p o s t e r i t y . T h e r e f o r e , t h e n e c e s s i t y o f e d u c a t i o n a n d t r a i n i n g o f a r c h i v i s t s i s a n e x t r e m e l y i m p o r t a n t i s s u e i n t h e t r a i n i n g o f i n f o r m a t i o n s p e c i a l i s t s i n S r i L a n k a . The c u r r e n t e c o n o m i c a n d p o l i t i c a l s i t u a t i o n a l o n e w a r r a n t s a r e a l n e e d f o r r e c o r d s m a n a g e r s a n d a r c h i v i s t s . The economy i n S r i L a n k a t o d a y h a s s t e a d y a n d f a s t g r o w t h . The s t o c k m a r k e t i n Colombo i s r a p i d l y g r o w i n g , a n d a number o f i n d u s t r i e s s u c h as t o u r i s m a n d c l o t h m a n u f a c t u r i n g t o name b u t two h a v e d e v e l o p e d d u r i n g t h e l a s t d e c a d e o r s o . A l l t h e s e i n d u s t r i e s g e n e r a t e v a r i o u s k i n d s o f r e c o r d s w h i c h n e e d p r o p e r c a r e . The p o l i t i c a l s i t u a t i o n i n t h e c o u n t r y a l s o s u g g e s t s a n e e d f o r a b e t t e r c a r e o f r e c o r d s . D e s p i t e t h e e x i s t e n c e o f t e r r o r i s t a t t a c k s , bomb e x p l o s i o n s . p o l i t i c a l l y m o t i v a t e d v i o l e n c e a n d d e s t r u c t i o n , i t may be h o p e d t h a t S r i L a n k a w i l l emerge f r o m c u r r e n t d i f f i c u l t i e s . When t h a t h a p p e n s , a l l s i d e s w i l l w ant t o h a v e r e c o r d s v i t a l t o s o c i e t y ' s c o n t i n u i n g o p e r a t i o n a n d f o r a n u n d e r s t a n d i n g o f what h a s h a p p e n e d . F o r t h i s , t h e c o u n t r y w i l l n e e d w e l l e d u c a t e d p e r s o n s t o c a r e f o r a r c h i v e s i n t h e p r o p e r manner. The c h a r a c t e r o f a r c h i v e s a n d t h e s y s t e m s w h i c h g e n e r a t e them a r e so d e e p l y r o o t e d i n t h e c u l t u r a l a n d a d m i n i s t r a t i v e t r a d i t i o n s o f i n d i v i d u a l c o u n t r i e s , i t i s e s s e n t i a l f o r e v e r y c o u n t r y t o h a v e i t s own e d u c a t i o n a n d t r a i n i n g programmes f o r a r c h i v i s t s . The a r c h i v e s a l w a y s r e m a i n u n i q u e , a n d t h i s makes v e r y d i f f i c u l t t o e d u c a t e a r c h i v i s t s r e m o t e f r o m t h e p a r t i c u l a r p o l i t i c a l , a d m i n i s t r a t i v e , a n d l e g a l c o n t e x t i n w h i c h t h e y w i l l w o r k . T h e r e f o r e , t h e e d u c a t i o n a n d t r a i n i n g o f a r c h i v i s t s o v e r s e a s s h o u l d be r e p l a c e d b y a d o p t i o n o f n a t i o n a l e d u c a t i o n a n d t r a i n i n g programmes i n e v e r y c o u n t r y . I n S r i L a n k a , t h e few q u a l i f i e d a r c h i v i s t s h a v e b e e n a l l t r a i n e d o v e r s e a s . They a r e o n l y f ew f o r a c o u n t r y w i t h s u c h a l a r g e p o p u l a t i o n . T h e r e s h o u l d be more q u a l i f i e d a r c h i v i s t s t r a i n e d i n t h e c o u n t r y t o s e r v e t h e n e e d s o f t h e c o u n t r y . The o n l y common a s p e c t o f i n t e r n a t i o n a l t r a i n i n g i s t h a t a l l a r c h i v e s a n d r e c o r d s s e r v i c e s do s h a r e t h e c h a r a c t e r i s t i c t h a t t h e y s h o u l d be u s e r o r i e n t e d . H ence, t h e i n t e r n a t i o n a l g u i d e l i n e s c a n be u s e d b o t h t o r a i s e p r o f e s s i o n a l s t a n d a r d s a n d t o s y s t e m a t i s e t h o s e s t a n d a r d s a s b e t w e e n n a t i o n s . I t w i l l be n e c e s s a r y t h a t some t r a i n i n g t o be done o v e r s e a s i n c e r t a i n c a s e s . A t t h e l e a d e r s h i p l e v e l , p e r s o n s s h o u l d be s e n t t o d e v e l o p e d c o u n t r i e s f o r c o n t i n u i n g s t u d i e s . T h a t way, t h e y w i l l g a i n t h e a b i l i t y t o c ompare a n d t o h a v e d i r e c t k n o w l e d g e o f a l t e r n a t i v e s y s t e m s , a n d g a i n d e e p e r u n d e r s t a n d i n g o f i m p o r t a n c e o f i n t e r n a t i o n a l s t a n d a r d s . The n o r m a l e n t r y t o t h e p r o f e s s i o n s h o u l d be by a p o s t g r a d u a t e q u a l i f i c a t i o n i n a r c h i v a l s t u d i e s . The e s t a b l i s h m e n t o f t h e d i p l o m a w i l l a l s o be t h e b e g i n n i n g o f t h e d e v e l o p m e n t o f a p r o f e s s i o n a l b o d y i n t h e c o u n t r y . The g r a d u a t i o n o f t h e f i r s t b a t c h o f s t u d e n t s f r o m t h i s c o u r s e may r e s u l t i n t h e e s t a b l i s h m e n t o f t h e f i r s t a r c h i v i s t s p r o f e s s i o n a l a s s o c i a t i o n i n t h e c o u n t r y . Once a p r o f e s s i o n a l b o d y i s e s t a b l i s h e d , i t c a n w o r k t o i m p r o v e s t a n d a r d s , o f e d u c a t i o n a t more a d v a n c e d l e v e l s . However, a g r e a t d e a l d e p e n d s on t h e e s t a b l i s h m e n t o f t h e f i r s t e d u c a t i o n a n d t r a i n i n g programme f o r S r i L a n k a n a r c h i v i s t s , f o r much w i l l f o l l o w f r o m t h i s i n i t i a t i v e . The two m a i n r e c o m m e n d a t i o n s f l o w i n g f r o m t h i s s t u d y a r e t h a t S r i L a n k a b e g i n w i t h a d i p l o m a a n d c o n c e n t r a t e on d e v e l o p i n g a c o r e o f p r o f e s s i o n a l s t u d i e s g i v i n g s t u d e n t s t h e r e q u i s i t e k n o w l e d g e o f t h e S r i L a n k a n c o n t e x t a n d o f a r c h i v a l f u n c t i o n s , t o g e t h e r w i t h t h e most e s s e n t i a l t e c h n i c a l k n o w l e d g e , s u c h a s o f p r e s e r v a t i o n a n d c o n s e r v a t i o n o f a r c h i v a l m a t e r i a l s . S r i L a n k a n e e d n o t l o o k a t i t s c o n t r i b u t i o n a s b e i n g p u r e l y s e l f - i n t e r e s t e d o r i s o l a t e d i n i t s o b j e c t i v e s . As Ann T h u r s t o n h a s n o t e d : T h o s e c o u n t r i e s w h i c h a r e a n d w i l l be i n t h e p r o c e s s o f d e v e l o p i n g new t r a i n i n g programmes h a v e a v i t a l r o l e t o p l a y i n t h e e v o l u t i o n o f a r c h i v a l t r a i n i n g . T r a i n e r s i n t h e s e c o u n t r i e s , f a c e d w i t h t h e c h a l l e n g e o f d r a w i n g up programmes t o u t i l i s e l o c a l e x p e r t i s e , a n d w i l l be i n a p o s i t i o n t o t a k e a more w h o l i s t i c a p p r o a c h t h a n h a s b e e n p o s s i b l e i n more t r a d i t i o n a l i n s t i t u t i o n s . T hey w i l l , t h e r e f o r e , h a v e a n i m p o r t a n t r o l e t o p l a y i n h e l p i n g t h e p r o f e s s i o n e v o l v e t o meet t h e n e e d s o f a new i n f o r m a t i o n age.^ F i n a l l y , i t i s h o p e d t h a t t h i s t h e s i s w i l l c o n t r i b u t e t o t h a t p r o c e s s . ^ Anne T h u r s t o n , "New D i r e c t i o n s i n A r c h i v a l T r a i n i n g , " Janus ( 1 9 9 0 ) : 52. SELECT BIBLIOGRAPHY LEGISLATION S t a t u e s o f S r i L a n k a , N a t i o n a l A r c h i v e s Law, No. 4 8 o f 1 9 7 3 . The C o n s t i t u t i o n o f t h e D e m o c r a t i c S o c i a l i s t R e p u b l i c o f S r i L a n k a , 7 S e p t e m b e r 1 9 7 8 . ADMINISTRATIVE REPORTS C e y l o n . D e p a r t m e n t o f N a t i o n a l A r c h i v e s , Administrative Report of the Government A r c h i v i s t for the years 1947-1972, Colombo, S r i L a n k a . 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